Mënyrat për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të shkollës. Përmirësimi i efikasitetit të menaxhimit të arsimit parashkollor. Koncepti dhe struktura e sistemit të menaxhimit të organizatës

Seksionet: Puna me fëmijët parashkollorë

Prezantimi

Rëndësia Në mënyrë që aktiviteti menaxherial i drejtuesit të institucionit arsimor parashkollor të jetë efektiv, ai duhet të jetë i strukturuar. Mbështetuni në analizë situata arsimore në fshat, rreth dhe kërkesat e prindërve, të jenë transformuese (sipas rezultateve të hulumtimit të L.I. Falyushina) - të synojnë përmirësimin aftesi profesionale për të ndryshuar dhe transformuar aktivitetet pedagogjike, dhe është e domosdoshme të bashkohen të gjithë punonjësit e institucionit arsimor parashkollor. Në të njëjtën kohë, bëhet e rëndësishme Struktura organizative menaxhimi i institucionit arsimor parashkollor.

Menaxhimi i një institucioni arsimor është një aktivitet i veçantë në të cilin subjektet e tij, përmes planifikimit, organizimit, udhëheqjes dhe kontrollit, sigurojnë organizimin e aktiviteteve të përbashkëta të fëmijëve, mësuesve, prindërve, personelit të shërbimit dhe fokusimin e tij në arritjen e qëllimeve arsimore dhe qëllimeve të zhvillimit të një institucion arsimor.

Sipas përkufizimit të M.M. Potashnik, struktura organizative e menaxhimit në një institucion parashkollor është një grup lëndësh individuale dhe kolektive, midis të cilave shpërndahen kompetencat dhe përgjegjësia për kryerjen e funksioneve menaxheriale. Ka rregullisht lidhje dhe marrëdhënie të riprodhueshme, d.m.th. struktura organizative e menaxhimit është një mënyrë për të ndarë sistemin e menaxhimit në pjesë dhe në të njëjtën kohë duke e integruar atë në një tërësi.

Për të analizuar sistemin e menaxhimit të cilësisë në një institucion arsimor parashkollor dhe ndikimin e drejtuesit të kopshtit në të, mund të përdorni metodologjinë e J. Nissinen dhe E. Vodtilainen me vlerësime. Sidoqoftë, metoda e vlerësimit të efektivitetit të menaxhimit të arsimit nga I.K. Shalaev, i zhvilluar në bazë të menaxhimit të synuar nga programi motivues (MPTsU), i cili përfshin avantazhet e drejtimeve racionaliste dhe të sjelljes të shkencës së menaxhimit. Brenda kuadrit të lëndës, pata mundësinë të marr pjesë në zhvillimin e një modeli për aktivitetet e një institucioni arsimor parashkollor. U zhvilluan karakteristikat kriter të detyrave funksionale të drejtuesit të kopshtit dhe karakteristikat kriter të rezultateve përfundimtare të veprimtarisë së kopshtit. Duke përdorur rregullin cilësor për vlerësimin e treguesit integrues, të zhvilluar nga I.K.

Synimi: Përmirësimi i efikasitetit të menaxhimit të institucioneve arsimore parashkollore bazuar në MPCU.

Detyrat:

1. Prezantoj përgjegjësitë funksionale në formën e standardeve cilësore.
2. Zhvilloni karakteristikat kriter të rezultateve përfundimtare të institucionit arsimor parashkollor.
3. Vlerësoni efektivitetin e menaxhimit përmes ekspertizës së institucionit arsimor parashkollor.

Nje objekt: kopsht fëmijësh

Artikulli: aktivitetet e drejtuesit të institucionit arsimor parashkollor

Metodat e kërkimit:

1. Metodologjia e MPCU.
2. Metoda e vlerësimeve të ekspertëve.

Kapitulli 1. Vetë-certifikimi i synuar nga programi i një institucioni arsimor parashkollor

1.1. Analiza e sistemit të procesit arsimor të një institucioni arsimor parashkollor

Analiza strategjike

Analiza taktike

Analiza tradicionale:

Ne i konsiderojmë detyrat e vendosura për vitin së bashku me përmbajtjen, analizojmë rezultatet pozitive dhe negative dhe, bazuar në këtë, perspektivat që pasojnë për aktivitetet e mëtejshme.

1.2 Modeli DOE

Problemi i marrjes së një modeli të një sistemi të vërtetë ishte dhe mbetet i rëndësishëm. Modelet duhet të pasqyrojnë sistemet reale jo vetëm me parametra të caktuar, por gjithashtu të përshkruajnë marrëdhëniet sasiore të funksionimit të tyre. Kur aplikohen në proceset e kontrollit, modelet sasiore duhet të lejojnë vlerësimin numerik të rezultateve të një veprimi kontrolli. Modeli i veprimtarisë së institucionit arsimor parashkollor u zhvillua nga doktori i shkencave pedagogjike, profesori I.K. Shalaev.

Për një menaxhim të suksesshëm dhe për të marrë rezultate të larta në aktivitetet e menaxhimit, një udhëheqës duhet të ketë cilësi të caktuara. Siç tregojnë studimet dhe praktikat speciale të zbatimit të menaxhimit të synuar të programit motivues, cilësi të tilla që janë në kërkesë:

• vetë-aktualizimi (A);
• vlerat ideologjike dhe personale të udhëheqësit, bindjet, vullneti, guximi, puna e palodhur, iniciativa, organizimi, njerëzimi (I);
• erudicioni dhe rritja e profesionalizmit, thellësia dhe prakticiteti i mendjes, njohuritë (E);
• aftësitë organizative dhe aftësia për të menaxhuar veten, aftësitë dhe aftësitë organizative, aftësia për të lexuar një person, aftësia për të ndikuar tek njerëzit (O);
• njerëzimi dhe qëllimet personale, shoqërueshmëria (H);
• stili i menaxhimit dhe njohja e qasjeve moderne të menaxhimit (C);
• ndjeshmëria dhe reflektimi menaxherial (R).

Standardet cilimetrike të cilësive profesionale dhe personale u zhvilluan nga Doktor i Shkencave Pedagogjike, Profesor I.K. Shalaev.

Efektiviteti i çdo organizate varet nga sa efektiv është kryer procesi i menaxhimit. Disa drejtues (kryesisht truri i majtë) zgjedhin teknologji racionaliste, të tjerë (kryesisht truri i djathtë)-teknologji të sjelljes. Zgjodha parametrat teknologjikë të MPCU si një edukim integrues i qasjeve racionaliste dhe të sjelljes: sa, Pdc, Rip, cn, kështu, ck, cf.

Teknologjia MPCU mund të shprehet me një sekuencë të funksioneve të menaxhimit:

• ace- analiza strategjike, tema e së cilës është gjendja socio-psikologjike e ekipit (qëndrimi ndaj punës, ndaj kolegëve të punës, ndaj vetes);
• në- analiza taktike, tema e së cilës është baza e besimeve për detyrat e reja të menaxhimit dhe niveli i zbatimit të funksioneve socio-psikologjike të menaxhimit;
• por- analiza tradicionale, subjekt i së cilës është procesi arsimor (prodhues);
• Pdc- ndërtimi i një peme të qëllimeve të menaxhimit;
• Prehu ne paqe- zhvillimin e një programi ekzekutues;
• ps- planifikimi strategjik, rezultati i të cilit është ndërtimi i situatave stimuluese, të përshtatshme me indikacionet e KA;
• E Premte- planifikimi taktik, i përshtatshëm me indikacionet e am;
• NS- planifikimi tradicional, i përshtatshëm me indikacionet dhe;
• grerëzat– organizimi strategjik që synon zbatimin e ps;
• nga- organizimi është taktik, që synon zbatimin e PT;
• O- organizimi është tradicional, që synon zbatimin e p;
• polic- kontrolli strategjik, subjekt i të cilit është procesi i arritjes së qëllimit të një situate stimuluese;
• kt- kontrolli taktik, subjekt i të cilit është procesi i arritjes së bazës së bindjes për detyrat e reja të menaxhimit;
• Te- kontrolli tradicional, subjekt i të cilit është përputhshmëria e punës mësimore dhe edukative me standardet shtetërore;
• pc- rregullimi strategjik, që synon procesin e zbatimit të strategjisë socio-psikologjike;
• rt- rregullimi taktik, që synon procesin e zbatimit të taktikave socio-psikologjike;
• R- rregullimi tradicional si një komponent i ciklit të menaxhimit në lidhje me procesin arsimor.

Standardet cilimetrike të procesit të kontrollit u zhvilluan nga Doktor i Shkencave Pedagogjike, Profesor I.K. Shalaev.

Dihet që rendi shoqëror dhe përgjegjësitë funksionale nuk varen nga tema e menaxhimit - ato i përshkruhen atij njëkohësisht me urdhrin për emërimin në pozicion. Prandaj, parametrat për përgjegjësitë funksionale (f1 - f10) përshtaten në modelin e lëndëve të menaxhimit sipas niveleve. Standardet cilësore të zhvilluara nga ne për mbështetjen funksionale dhe burimore të arsimit parashkollor, shih Shtojca 1, dhe standardet cilësore të veprimtarisë pedagogjike të zhvilluara nga ne, shihni në Shtojca 2 .

Aktualisht, unë nuk vendos një qëllim për të zhvilluar një model të diplomuar, por në të ardhmen një model i tillë do të jetë në kërkesë në praktikë, pasi do të sigurojë qëllimin e aktiviteteve të secilit anëtar të ekipit në formimin e cilësive të caktuara të të diplomuar, dhe gjithashtu do të lejojë të sigurojë vazhdimësinë e "Shkollës DOE", e cila do të rrisë efikasitetin e aktiviteteve institucioni arsimor parashkollor.

Projekti i modelit të diplomuar DOW

1.3 Ekzaminimi i institucionit arsimor parashkollor

Me vetë-certifikim të synuar të programit nënkuptoj vetë-certifikim, në të cilin parametrat e matur përcaktohen nga pema e qëllimit (shiko pemën e qëllimit), dhe karakteristikat e kriterit përcaktohen nga programi ekzekutues (shiko karakteristikat e kriterit). Në të njëjtën kohë, pyetjet shekullore "a masim?" dhe "A e matim këtë?" në bazë të ligjeve të MPCU dhe rregullave të kualifikimit, ata marrin lejen e tyre pozitive.

Treguesit e performancës të vetë -certifikimit të drejtuesit të MDOU d / kopshti "Raketa" c. Galbstadt të Rajonit Kombëtar Gjerman - ARZ

1 / Zhvillimi i cilësive profesionale dhe personale të subjekteve të menaxhimit:

Total: 65

2. Mbështetja teknologjike e menaxhimit të arsimit:

Total: 319

3. Mbështetje funksionale dhe burimore e një institucioni arsimor:

Total: 89 2 = 178

4. ADR - Rregulli cilimetrik për vlerësimin e treguesit të integruar të rezultateve përfundimtare, aktivitetet e ekipit të kopshtit.

Total: 312

340 ARA 289 - intervali i treguesve të vlerësimit optimal (ekipi meriton inkurajim)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - intervali i treguesve të vlerësimit optimal (drejtuesi i kopshtit meriton inkurajim).

Përfundim

- Pra, si rezultat i ekzaminimit të treguesve të performancës së drejtuesit të kopshtit "Raketa", u identifikuan problemet e mëposhtme, të cilat bien:

• marrëdhëniet midis "praktikantëve" dhe kolegëve më të rinj; dëshira e tepërt për të pohuar veten; mungesa e motivimit të jashtëm ose të brendshëm për disa mësues, etj. Për të zgjidhur problemet, është e mundur të krijohen situata stimuluese duke përdorur metodat e MPCU, të tilla si një situatë e vetëvlerësimit kritik, një situatë e delegimit të iniciativës, një situatë qëndrimi, etj. këto metoda ju lejojnë të hiqni kontradiktën, të bashkoni ekipin dhe të krijoni një klimë të favorshme në ekip.

Qasja kërkimore ka për qëllim t'i shërbejë qëllimeve të optimizimit dhe përmirësimit të efikasitetit të menaxhimit. Ky kuadër i menaxhimit të kërkimit më ndihmon të siguroj që vendimet e menaxhimit të bëhen më të informuara. Theshtë vendimi që përbën thelbin e menaxhimit, pasi aktiviteti i menaxhimit është një sistem veprimesh për përgatitjen, miratimin dhe zbatimin e vendimeve të menaxhimit. Objektiviteti i vlerësimit të informacionit pedagogjik të mbledhur në kopshtin e fëmijëve, dëshmia e përfundimeve të nxjerra dhe miratimi i një vendimi adekuat në përputhje me qëllimin e përcaktuar është i mundur në bazë kërkimore.

T.I. Shamova formulon kërkesat për drejtorin e shkollës, të nevojshme për zbatimin e kësaj qasjeje në menaxhim, mendoj se këto kërkesa mund të zbatohen për drejtuesit e institucioneve arsimore parashkollore:

• kompetencë të mjaftueshme profesionale;
• njohuri për thelbin e proceseve të kontrolluara, ligjet e menaxhimit, bazat psikologjike të bashkëpunimit;
• posedimi i metodave për mbledhjen, analizimin dhe vlerësimin e informacionit mbi progresin dhe rezultatet e proceseve të kontrolluara;
• pajtueshmërinë me parimet e objektivitetit dhe dëshminë e informacionit të menaxhimit;
• aftësia për të zbatuar vizionin sistemik procesi pedagogjik në përgjithësi;
• aftësia për të veçuar lidhjen kryesore, dhe duke vepruar mbi të, për të zbuluar ndikimin e këtij ndikimi në lidhjet, dhe për këtë arsye në tërësi, në të cilat përfshihet.

Qasjet e mësipërme kanë një gjë të përbashkët - të zgjidhin problemin e rritjes së nivelit të efikasitetit të menaxhimit të kopshtit. Një zgjidhje thelbësisht e re për këtë problem mund të mos jetë përdorimi autonom i një prej qasjeve të menaxhimit, por integrimi i tyre. Kjo zgjidhje u propozua nga I.K. Shalaev në konceptin e tij të menaxhimit të synuar të programit motivues (MPTsU) ..

Bibliografi

1. Aralova M.A. Formimi i një ekipi të institucioneve arsimore parashkollore. Mbështetje psikologjike. - Moskë: Qendra Krijuese, 2006.
2. Vinogradova N.A., Miklyaeva N.V. Menaxhimi cilësor i procesit arsimor në një institucion arsimor parashkollor. Kutia e veglave. - Moskë: Shtypi Iris, 2007.
3. Penkova L.A., Kalinkina V.M., Kazakova V.N., Serebrova D.V. Menaxhimi në praktikë parashkollor... Udhëzues metodologjik. - Moskë: Qendra Krijuese, 2007.
4. Shalaev I.K. Përmirësimi i efikasitetit të menaxhimit të arsimit. - Barnaul: GODPO AKIPKRO, 2007.
5. Shalaev I.K. Psikologjia e menaxhimit të synuar nga programi. Tutorial... - Barnaul: BSPU, 2007.
6. Shalaev I.K. Metodologjia për vlerësimin e efektivitetit të menaxhimit të arsimit: qasje e synuar nga programi. - Barnaul: BSPU, 2005.
7. Menaxhimi modern i shkollës: Një udhëzues për drejtorin e shkollës. Redaktuar nga M.M. Potashnik - Moskë, 1992.
8. Lexues mbi efektivitetin e menaxhimit të arsimit: një qasje motivuese e programit e orientuar drejt synimeve. Redaktuar nga Shalaev I.K. - Barnaul: BSPU, 2003.
9. Shamova T.I. Një qasje eksploruese ndaj menaxhimit të shkollës. - Moskë, 1992.
10. Shalaev I.K. Bazat shkencore të menaxhimit të programit të orientuar drejt synimeve motivuese. - Barnaul: BSPU, 2005.
11. Shalaev I.K. Qasje e programuar me synim në menaxhimin e stafit mësimor të një shkolle gjithëpërfshirëse. - M: MGPI, 1987.
12. Shalaev I.K. Qasja e programuar nga synimi për menaxhimin e stafit mësimor: rezultatet e hulumtimit dhe përdorimi i tyre në shkolla Territori i Altait... - Barnaul: BGPI, 1989.
13. Shalaev I.K. Themelet shkencore të menaxhimit të programit të orientuar drejt synimeve motivuese. - Barnaul: BGPI, 1995.
14. Shalaev I.K. Mbështetje e drejtuar nga programi motivues i menaxhimit të arsimit. - Barnaul: BSPU, 2000.
15. Shalaev I.K. Menaxhimi i programit i orientuar drejt objektivit motivues: bazat e teorisë dhe ekzaminimi i efektivitetit: Një libër shkollor mbi psikologjinë e menaxhimit. - Barnaul: BSPU, 2003.

Artikulli ofron një përmbledhje të teknologjive moderne arsimore. Teknologjia e zhvillimit të të menduarit kritik, punëtoria pedagogjike, teknologjia e ndërveprimit të dialogut, të cilat janë të fokusuara në zhvillimin e veprimeve arsimore universale të studentëve.

Shkarko:

Parapamje:

Teknologjitë moderne arsimore një mjet për të përmirësuar efikasitetin e procesit arsimor

"Tre cilësi - njohuri të gjera, zakoni i të menduarit dhe fisnikëria e ndjenjave - janë të nevojshme për një person që të arsimohet në kuptimin e plotë të fjalës."

Chernyshevsky N.G.

Modernizimi Arsimi rus presupozon krijimin e kushteve për humanizimin e mëtejshëm të arsimit, mësimin zhvillimor, i cili kontribuon në përmirësimin e cilësisë së njohurive dhe forcimin e veprimtarisë personale të studentit në procesin arsimor. Në këtë drejtim, formimi i cilësive të tilla të të menduarit dhe personalitetit si pavarësia, përgjegjësia, vetëbesimi, mungesa e frikës nga dështimi, bazuar në zotërimin e studentëve në mjetet e vetë-rregullimit të të menduarit dhe sjelljes, merr një rëndësi të veçantë .

Kërkohen teknologji të reja që të përputhen me ato të reja standardet arsimore dhe do t'i lejojë studentët në kërkim të pavarur të vijnë në zbulimin e njohurive të reja. Njohuritë, aftësitë dhe aftësitë që fitohen gjatë vetë-zbulimit do të jenë më solide dhe të ndërgjegjshme, dhe për këtë arsye me cilësi më të lartë.

Në periudhën e transformimeve kardinal, kërkesat e shtuara i imponohen personalitetit. Prandaj, nuk është asimilimi i procesit arsimor që vihet në plan të parë në ndërtimin e procesit arsimor dhe ndërveprimin e mësuesit dhe studentit, por formimi i aftësive intelektuale, përvoja në vendimmarrje, formimi të përgjegjësisë së nxënësve për mësimin e tyre, aftësinë për të kontrolluar procesin arsimor.Teknologjitë e reja pedagogjike të edukimit i japin shtysë vetë-realizimit të studentëve, krijojnë një atmosferë bashkëpunimi, rrisin përgjegjësinë e mësuesve për rezultatet e punës së tyre.

Mësuesi duhet të jetë i rrjedhshëm në teknologjitë moderne arsimore në mënyrë që procesi i të mësuarit të jetë i një cilësie të lartë dhe të rrisë interesin e fëmijës për të marrë njohuri të reja. Në ditët e sotme, kur mësimi i orientuar drejt personalitetit zgjidhet si drejtimi prioritar i trajnimit, mësuesi ka për qëllim ta bëjë atë, nga njëra anë, kuptimplotë dhe praktik, dhe, nga ana tjetër, të arritshëm dhe interesant.

Teknologjitë arsimore metakognitive nënkuptojnë një nivel më të lartë të njohjes, duke treguar aftësinë për introspeksion dhe vetëkontroll të njohjes dhe perceptimit të informacionit, përkthimin e informacionit të jashtëm në të brendshëm.

Një student në procesin mësimor vetë e ndërton këtë proces, bazuar në qëllimet reale dhe specifike, ai vetë gjurmon drejtimet e zhvillimit të tij, ai vetë përcakton rezultatin përfundimtar. Nga ana tjetër, përdorimi i kësaj strategjie ka për qëllim zhvillimin e aftësive të punës së menduar me informacionin.

Studiuesit modernë në fushën e metodave për zhvillimin e të menduarit kritik, si në Perëndim (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter, etj.) Dhe në Rusi (MV Clarin, S I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya dhe të tjerët) nën të menduarit kritik kuptohet si një grup cilësish dhe aftësish që përcaktojnë një nivel të lartë të kulturës kërkimore të një studenti dhe mësuesi.

Aspekti metodologjik i formimit të të menduarit kritik është ai kjo teknologjiështë një sistem strategjish që kombinojnë teknikat punë edukative sipas llojit të veprimtarisë arsimore.

Kjo teknologji përfshin përdorimin e tre fazave (etapave) në mësim: faza e sfidës, faza semantike dhe faza e reflektimit.

Faza 1 - "Sfida" (likuidimi i një pllake të zbrazët). Fëmija i bën vetes pyetjen "Çfarë di?" mbi këtë çështje.

Faza 2 - "Kuptimi" (realizimi i të kuptuarit).

Në këtë fazë, fëmija, nën drejtimin e mësuesit dhe me ndihmën e shokëve të tij, do t'i përgjigjet pyetjeve që ai vetë i bëri vetes në fazën e parë (atë që dua të di).

Faza 3 - "Reflektimi" (reflektim).

Reflektimi dhe përgjithësimi i asaj që fëmija ka mësuar në mësim për këtë çështje.

Qëllimi kryesor i teknologjisë është të zhvillojë aftësitë intelektuale të studentëve, reflektimin dhe aftësinë për të punuar me informacion.

Filozofët dhe mësuesit ishin të parët që treguan interes për problemin e ndërveprimit të dialogut në arsim:

Ideja e dialogut u zhvillua nga Sokrati, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, orientimi humanist i strategjisë së dialogut u tregua nga Platoni, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ushinsky.

Secili pjesëmarrës në bashkëveprimin e dialogut të përbashkët jo vetëm që kupton nevojën për të fituar aftësitë themelore të një personaliteti komunikues-aktiv, por gjithashtu kupton mënyrat e zhvillimit të tyre.

Në fazën e prezantimit të një materiali të ri duke përdorur këtë teknologji, duhet të përpunohen 2 lidhje, formulimi i problemit dhe kërkimi i zgjidhjes së tij.

Puna me tekstin i lejon secilit fëmijë të zgjedhë një ritëm të punës që është i përshtatshëm për të dhe formon aftësinë e tij për të perceptuar dhe asimiluar në mënyrë aktive informacionin e marrë. Në fazën tjetër të mësimit, shkëmbehen detyrat. Faza e tretë e mësimit synon të punojë me tekste të reja. Falë teknologjisë së propozuar, intensiteti i mësimit rritet, përgjegjësia e secilit student për të punuar në një grup dhe aftësitë e komunikimit të biznesit formohen.

Shoqëria moderne ka nevojë për njerëz që marrin një pozicion aktiv të jetës, të aftë të mendojnë në mënyrë krijuese, të marrin vendime në një situatë të zgjedhur dhe të parashikojnë pasojat e veprimeve të tyre. Sidomos në kërkesë është një person i cili është në gjendje të ndërtojë dhe transformojë në mënyrë të pavarur jetën e tij, të aftë për vetë-rregullim në situata të ndryshme.

Gjithashtu, një nga teknologjitë efektive arsimore është një punëtori pedagogjike për ndërtimin e njohurive. Punëtoria është një teknologji sintetike, shumëdimensionale e integruar edukative refleksive me një rezultat probabilist, e fokusuar në një qasje të veprimtarisë personale.Punëtoria pedagogjike si formë, metodë dhe atonologjia e arsimit nuk doli nga askund.

Idetë arsim falas L.N. Tolstoy, praktikaktiviteti i S.A. Rachinsky, hulumtimi nga L.S. VygotSkogo, trashëgimia teorike e A.S. Makarenko, si dhebazat e doktrinës filozofike të J.-J. Ruso dhe moderne Epistemologët francezë ndjekësit e teosTeoritë e Njohurisë së Gastonit Vashlyara u bë baza për modelimin praktik, së pari frëngjisht, dhe më pasPunëtori pedagogjike në Petersburg ato.

Orientimi i punëtorisë së mësuesit zhvillimi holistik i personalitetit, mbizotërimi i këtij qëllimi mbi atë arsimor. Thelbi i qëllimeve arsimore kërkimi dhe vetë-ndërtimi i njohurive. Qendra e kësaj teknologjie është personaliteti.

Blloqet kryesore të ndërtimit të një punëtorie pedagogjike për ndërtimin e njohurive janë si më poshtë:

Induksioni ("udhëzim", zgjimi i interesit personal, krijimi i një gjendje emocionale);

Vetë-dhe ndërtimi socio (krijimi i produktit tuaj, krijimi i një produkti intelektual në një grup);

Socializimi 9 (prezantimi i mësimit 9 të krijuar nga një pjesëmarrës tjetër në një çift, në një grup për të gjithë ekipin);

Reflektim ("reflektim", kujtim i përvojës së tij në punëtori: ndjenja, ndjesi, emocione, gjendje, pushime).

Qëllimi kryesor i punëtorisë pedagogjike për ndërtimin e njohurive është zhvillimi holistik i personalitetit, mbizotërimi i këtij qëllimi mbi atë arsimor.

Vendosja e re e qëllimeve të mësuesit siguron një rezultat probabilistik dhe ndryshon përcaktimin e qëllimit të studentit, në të cilin rritet përgjegjësia e tij për përdorimin e mundësive të ofruara. Varësia e rezultatit nga cilësia e ndërveprimit të pjesëmarrësve të seminarit po rritet.

Teknologjitë e propozuara përdorin metoda të punës në grup, gjë që bën të mundur krijimin e një mjedisi më të rehatshëm për punën e studentëve dhe lehtëson stresin e brendshëm nga fëmijët që nuk janë të sigurt në aftësitë e tyre.

Kur organizojnë aktivitete edukative duke përdorur këto teknologji, studentët zotërojnë mënyra të ndryshme të integrimit të informacionit, mësojnë të zhvillojnë opinionet e tyre, fitojnë aftësi për të ndërtuar konkluzione, mësojnë të shprehin mendimet e tyre në mënyrë të qartë, të sigurt, të saktë në lidhje me të tjerët.

Puna brenda kornizës së këtyre teknologjive do t'i ndihmojë studentët dhe mësuesin të bëjnë procesin e zhvillimit të aftësive metakognitive më të fokusuar dhe efektiv, dhe studimin e lëndëve krijuese dhe interesante.

Bibliografi:

1. Koncepti i standardeve të shtetit federal për arsimin e përgjithshëm - projekt - Ros.acad. arsim ed. A.M. Kondakova, A.A. Kuznetsova.-M .: Arsimi, 2008.- (Standardet e brezit të dytë).
2. Kuljutkin Yu.N., Mushtavinskaya IV, "Teknologjitë arsimore dhe reflektimet pedagogjike", SPb.: SPbGUPM, 2002.
3. Ivanshina E.V., Mushtavinskaya I.V. "Mendimi kritik në mësimet shkencore. Shkenca në shkollë " - 2004 - №3.
4. Ivanshina E.V. Përdorimi i teknologjive arsimore në studimin e kursit "Shkencë" në shkollën e mesme. Buletini Akademik - 2009 - №3 -SPbAPPO.
5. Selevko G.K. Enciklopedia e teknologjive arsimore në 2 vëllime. Vol. 1-M. Instituti i Kërkimit shk. Teknologjitë 2006
6. Stepikhova V.A. Pedagogjike në përvojën e mësuesve. Udhëzues metodologjik i punëtoriveEdicioni i 4 -të Shto. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Kazachkova T.B. Teknologjitë e ndërveprimit të dialogut si një mjet për zhvillimin individual dhe personal të studentëve dhe mësuesve: Materialet e leximeve të gjashta ndërrajonale pedagogjike kushtuar kujtimit të I.Ya. Lerner në 2 orë - Vladimir: VGGU2010 - Pjesa 1.

Shënim: Artikulli ofron një pasqyrë të një sërë burimesh mbi vlerësimin e efektivitetit të sistemeve të menaxhimit. Ashtu si çdo sistem tjetër, sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes përbëhet nga elementë që kombinohen së bashku për qëllimin e funksionimit, ndërsa është veçanërisht e rëndësishme të veçoni subjektin dhe objektin e menaxhimit, elementët kryesorë të sistemit të menaxhimit. Autorët tregojnë se secili element i nënshtrohet kërkimit për të siguruar integritetin e kërkimit të sistemit të menaxhimit.

Fjalë kyçe: sistemi, sistemi i menaxhimit, nënsistemi, ndërmarrja, funksionet e menaxhimit, metodat e menaxhimit, vendimet e menaxhimit

Abstrakt: Në klauzolë paraqitet rishikimi i disa burimeve në lidhje me vlerësimin e efikasitetit të sistemeve të kontrollit. Ashtu si çdo sistem tjetër, një sistem kontrolli i ndërmarrjes përbëhet nga elementë të cilët janë të përfshirë së bashku me qëllimin e funksionimit, kështu që është veçanërisht e rëndësishme të ndahen subjekti dhe objekti i menaxhimit, elementët bazë të një sistemi kontrolli. Autorët tregojnë se secili element i nënshtrohet kërkimit për të siguruar integritetin e kërkimit të një sistemi kontrolli.

Fjalë kyçe: sistemi, sistemi i kontrollit, nënsistemi, ndërmarrja, funksionet e menaxhimit, metodat e menaxhimit, vendimet administrative

Skopin Oleg Viktorovich
Kandidat i Shkencave Ekonomike, Profesor i Asociuar
Natalia Nazarova

Universiteti Shtetëror Vyatka
[email -i i mbrojtur]

Koncepti i një sistemi të menaxhimit të ndërmarrjes

Menaxhimi kuptohet si një proces i caktuar i një ndikimi të tillë të qëllimshëm të subjektit në objektin e menaxhimit për të arritur rezultate të caktuara, të cilat E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Chepurin.

Duhet të theksohet se menaxhimi dhe zhvillimi i tij është kryesisht për shkak të përcaktimit të misionit, strategjisë, vlerave të ndërmarrjes bazuar në analizën e përvojës së kaluar dhe vizionit të së ardhmes, dhe kjo është kërkesa kryesore për krijimin e një efektiviteti sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes, siç tha Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

Për të krijuar një sistem efektiv të menaxhimit të ndërmarrjes, është e nevojshme të merret parasysh se shteti rregullon dhe kontrollon të drejtën e të gjithë qytetarëve për përdorimin e plotë të aftësive dhe pronës për drejtimin veprimtari sipërmarrëse brenda kuadrit të legjislacionit, siç thuhet në Ligjin Federal të 14 qershorit 1995 N 88-FZ, i cili flet për zgjedhjen e lirë dhe krijimin e një strukture menaxhimi për menaxhimin e një ndërmarrje të veçantë.

Efikasiteti i funksionimit të çdo objekti ekonomik, për shkak të kompleksitetit në rritje, kompleksitetit dhe forcimit të ndërlidhjeve, siç pohon I. Galushka, varet gjithnjë e më shumë nga cilësia e sistemit të menaxhimit.

Përmirësimi i cilësisë së sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes mund të arrihet duke kryer një studim të të gjitha aspekteve të aktiviteteve, përfshirë studimin e një sistemi të kontrolluar dhe nënsistemeve të kontrollit, domethënë studimin dhe marrjen parasysh të pikave të forta, dobësitë ndërmarrja, procesi i prodhimit dhe shitjes, gjendja financiare, personeli, marketingu.

Isshtë e nevojshme të përcaktohet sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes në mënyrë që të kuptohet baza për hartimin dhe studimin e sistemit të menaxhimit.

Stanley Young përcakton sistemin e menaxhimit si një nënsistem të ndërmarrjes, pjesët përbërëse janë grupe njerëzish që ndërveprojnë, ndërsa funksionet e sistemit të menaxhimit janë perceptimi i inputeve të ndërmarrjes (probleme të caktuara) dhe rezultateve (zbatimi i një grupi të veprimeve, proceseve, rezultati i të cilave do të jenë vendime të caktuara), ndërsa të ardhurat duhet të rriten për shkak të optimizimit të marrëdhënies së të gjitha hyrjeve dhe daljeve nga aktivitetet e të gjithë ndërmarrjes.

Në punën e V.V. Glushchenko, I.I. kuptoni sistemin e kontrollit si një sistem i krijuar për të ndikuar në objektin e kontrollit, ndërsa e përktheni këtë objekt në gjendjen e dëshiruar, duke i dhënë parametrave dhe proceseve të tij vlera të caktuara sasiore ose cilësore, duke qenë një version specifik harduerik, normativ, funksional i zbatimit të teknologji për zgjidhjen e problemeve specifike të menaxhimit.

Siç u vu re nga I. Aktashkina, B. Mishin, sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes është një sistem i pavarur, por mund të jetë pjesë e një sistemi të rendit më të lartë, ndërsa përbërja e elementeve të secilit nënsistem të sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes është e larmishme dhe varet nga përmbajtjen specifike të sistemit të organizatës.

Ashtu si çdo sistem tjetër, sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes përbëhet nga elementë që kombinohen së bashku me qëllimin e funksionimit, ndërsa është veçanërisht e rëndësishme të veçoni subjektin dhe objektin e menaxhimit, elementët kryesorë të sistemit të menaxhimit. Çdo element i nënshtrohet kërkimit për të siguruar integritetin e kërkimit të sistemit të kontrollit.

Elementet e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes dhe studimi i tyre

Sistemi i menaxhimit të ndërmarrjes përfshin elementë të tillë si funksionet e menaxhimit, strukturën organizative të menaxhimit, personelin menaxhues, mjetet teknike të menaxhimit, informacionin, metodat e menaxhimit, teknologjinë, financat, vendimet e menaxhimit.

Studimi i një elementi të tillë të sistemit të menaxhimit si funksione ka një rëndësi të madhe praktike, pasi ato përcaktojnë strukturën e organeve drejtuese të ndërmarrjes, siç përshkruhet në artikullin "Funksionet e menaxhimit", ndërsa ka funksione të përgjithshme të menaxhimit që janë të detyrueshme për punën e suksesshme të çdo organizate (planifikimi, organizimi, motivimi dhe kontrolli), si dhe funksionet specifike të menaxhimit (specifike), të përcaktuara nga objekti i menaxhimit.

Për të kontrolluar funksionet ndërmarrje moderne përfshijnë: planifikimin, marketingun, sipërmarrjen, financën, organizimin, prodhimin, inovacionin, informacionin dhe zhvillimin social.

Çdo funksion menaxhimi, siç tregohet në artikullin "Thelbi i funksionit të menaxhimit", zbatohet "në një kompleks të detyrave të menaxhimit, zgjidhja e të cilave siguron arritjen e qëllimeve të prodhimit dhe mirëmbajtjen e proceseve në gjendje të caktuara".

Isshtë gjithashtu e rëndësishme të merret parasysh fakti që studimi i zbatimit praktik të funksioneve të menaxhimit në një ndërmarrje shoqërohet me studimin e atyre detyrave që do të zgjidhen gjatë kryerjes së veprimeve të njëpasnjëshme nga aparati i duhur i menaxhimit, shënoni BA Raizberg , L.Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
Alsoshtë gjithashtu e nevojshme të hetohet një element i tillë i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes si struktura organizative e menaxhimit. Definitionshtë e nevojshme të jepet një përkufizim, duke iu referuar N. I. Kabushkin, G.A. Bondarenko. që struktura organizative e menaxhimit të ndërmarrjes është një grup i tillë i elementeve të ndërlidhur dhe të ndërvarur që janë në marrëdhënie të qëndrueshme me njëri -tjetrin, dhe kjo, nga ana tjetër, siguron funksionimin e tyre në tërësi.

Struktura organizative e menaxhimit të ndërmarrjes përfshin përbërjen e strukturës organizative, raportin e elementeve të strukturës, si dhe vendndodhjen e nënsistemeve individuale të ndërlidhura të ndërmarrjes, ndërsa krijimi i një strukture të tillë synon shpërndarjen efektive të të drejtave dhe përgjegjësive në mesin e të gjithë personelit drejtues të ndërmarrjes, i cili është gjithashtu një element i sistemit të menaxhimit dhe i nënshtrohet kërkimeve ...

Siç vëren Goldstein G.Ya. duke hetuar një element të tillë të sistemit të menaxhimit si struktura organizative e menaxhimit për ta optimizuar dhe racionalizuar atë, është e nevojshme të analizohet (diagnostikohet) struktura ekzistuese e menaxhimit dhe të sintetizohet (dizajnohet) menaxhimi struktura, ndërsa detyra e analizës është të përcaktojë nivelin e nevojshëm të korrespondencës midis strukturës organizative të menaxhimit të ndërmarrjes dhe kushteve të mjedisit funksionues, sinteza përdoret si përcaktim i numrit dhe përbërjes së njësive strukturore të menaxhimit dhe të caktuara metoda që i lidhin ato në ndërveprim.

Struktura organizative e ndërmarrjes duhet të përmirësohet vazhdimisht në përpjesëtim me zhvillimin e saj, e cila mund të lehtësohet nga personeli drejtues i ndërmarrjes, si një nga elementët e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes që kërkon kërkime dhe studime.

Satoru Takaynagi vëren se një ndërmarrje duhet të përqëndrohet në pjesëmarrjen e personelit drejtues në vendimet e marra drejtpërdrejt në të gjitha nivelet e menaxhimit, gjatë përdorimit të teknikave të menaxhimit të ndërmarrjes dhe sistemit që synojnë maksimizimin e përdorimit të talenteve dhe aftësive të punonjësve.

Studimi i personelit drejtues, siç është vërejtur nga S. Silchenko, duhet të konsiderohet nga pikëpamja e efikasitetit të përdorimit dhe menaxhimit të kohës së punës përmes planifikimit dhe ndërveprimit me elementë të tjerë të sistemit të menaxhimit, pasi është parimi sistemik që mund të sigurojnë arritje më të madhe të qëllimeve të të gjithë sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes.

Alsoshtë gjithashtu e nevojshme të hetohen kontrollet teknike. Në artikullin "Mjetet teknike të menaxhimit" luajnë një rol të madh në marrjen e vendimeve të menaxhimit, ndërsa për të marrë efikasitet më të lartë, është e nevojshme të përdoren mjete komplekse teknike: komunikimi, mbajtja e takimeve, pajisjet e demonstrimit, mjetet e pajisjes së vendit të punës të menaxherit, mjetet e kontroll. Hulumtimi i mjeteve teknike të kontrollit, siç vërehet nga V.I. Knorring kontribuon në rritjen e efikasitetit të teknologjisë së menaxhimit, organizimin e punës menaxheriale dhe procesin e menaxhimit në ndërmarrje, duke përdorur teknologji më të përparuar dhe përdorimin kompetent të saj nga menaxheri.
D. Yampolskaya, M. Zonis vërejnë se informacioni i menaxhimit nuk duhet të lidhet vetëm me detyrat e menaxherit, por gjithashtu të përshtatet dhe të kombinohet me modelet e aplikuara të proceseve, ndërsa informacioni duhet të jetë domethënës, domethënë të ndikojë në vendimet e marra. Për të gjitha këto, duhet të organizohet një sistem i menaxhimit të informacionit, i cili do të rrisë efikasitetin e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes.

Nevoja për informacione për lëndë të ndryshme dhe lidhje të sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes nuk është e njëjtë, por përcaktohet nga detyrat që zgjidhen në procesin e menaxhimit të lëndës së menaxhimit: kreu ose punonjësi i aparatit të menaxhimit, të cilin V. Vëren Popov.

Në studimin e informacionit të menaxhimit, siç vërehet nga B.A. Chub. është e nevojshme të merret parasysh se gjatë studimit: “vëllime të mëdha informacioni duhet të përpunohen brenda afateve kohore të kufizuara rreptësisht; informacioni fillestar i nënshtrohet përpunimit të përsëritur nga pikëpamjet e ndryshme të prodhimit dhe duke marrë parasysh kërkesat e konsumatorëve; të dhënat fillestare dhe rezultatet e llogaritjeve ruhen për një kohë të gjatë ”.
Gjithashtu, kur kryeni një studim të informacionit të menaxhimit si një element i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, siç vëren VP Nesterov, baza për marrjen e vendimeve të sakta në sferat e jashtme, të brendshme të ndërmarrjes është "disponueshmëria e informacionit të besueshëm të nevojshëm për një analizë të saktë "

Metodat e menaxhimit janë një nga elementët themelorë të sistemit të menaxhimit, pasi me ndihmën e tyre është e mundur të kryhet studimi i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, dhe janë metodat që sigurojnë arritjen e qëllimeve dhe objektivave për ndërmarrje.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. vini re se "efektiviteti i studimit të sistemeve të kontrollit përcaktohet kryesisht nga metodat e zgjedhura dhe të përdorura të kërkimit".

Që menaxhimi i ndërmarrjes të jetë më efektivi, është e nevojshme të aplikohet një metodologji sistematike, domethënë metoda qasja e sistemeve për organizimin e aktiviteteve të menaxhimit në ndërmarrje. Siç vëren autori i artikullit "Metodat e menaxhimit", në varësi të shumëllojshmërisë së funksioneve të menaxhimit, për zbatimin e të cilave përdoren metoda të caktuara, të tilla si metodat e menaxhimit të nënsistemeve funksionale të ndërmarrjes, kryerjen e funksioneve të menaxhimit dhe marrjen e vendimeve menaxheriale .

Siç vërejnë autorët e artikullit "Metodat për hulumtimin e sistemeve të menaxhimit", kur kryeni kërkime mbi sistemet e menaxhimit të ndërmarrjeve, mund të përdorni "një arsenal jashtëzakonisht të gjerë të metodave të ndryshme: teorike, empirike, teorike dhe empirike".

Një element tjetër i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes që i nënshtrohet kërkimit është teknologjia e menaxhimit. Teknologjia e menaxhimit përcaktohet si një grup procesesh të ndërlidhura të menaxhimit që synojnë justifikimin, zhvillimin, marrjen dhe zbatimin e vendimeve në proceset e menaxhimit. Teknologjia e menaxhimit përbëhet nga "operacione informative, llogaritëse, organizative dhe logjike të kryera nga menaxherë dhe specialistë të profileve të ndryshme sipas një algoritmi specifik me dorë ose duke përdorur mjete teknike", janë këta përbërës që i nënshtrohen kërkimit.

Siç vëren D. Plotnikov, analiza financiare dhe studimi i të gjithë aktivitetit financiar të ndërmarrjes, dhe veçanërisht sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, mund të ndihmojë në një vlerësim efektiv dhe objektiv të aftësisë paguese, efikasitetit dhe përfitimit të ndërmarrjes, si dhe të identifikojë perspektivat e zhvillimit dhe, si rezultat, marrin vendime të informuara.

Dhe, natyrisht, vendimet e menaxhimit të marra në fushën e sistemit të menaxhimit i nënshtrohen kërkimit. Siç vëren V. Tsyplukhin, shumica e vendimeve merren nga menaxherët, por gjithashtu shpesh specialistët janë shumë më të aftë në industri sesa menaxheri, prandaj, studimi i vendimeve menaxheriale duhet të sigurojë një përcaktim të qartë të fushave të vendimeve të marra dhe në këtë mënyrë përfundimisht rrisin efektivitetin e tyre, përndryshe gabimet në menaxhim mund të çojnë në joefikasitet të sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes dhe pamundësi të zhvillimit të tij.

Karakteristikat kryesore të kërkimit të sistemit të menaxhimit janë: metodologjia e kërkimit, organizimi i kërkimit, burimet e kërkimit, objekti i hulumtimit, subjekti i hulumtimit, lloji i hulumtimit, rezultati i hulumtimit, efikasiteti i kërkimit.

Avdoshina Z.A. tregon se për të arritur qëllimet e përcaktuara të studimit të sistemeve të kontrollit, objekti, subjekti, risia, rëndësia praktike, metodat e kërkimit, kufizimet dhe kushtet për përdorimin e metodave të ndryshme të teknologjisë së kontrollit, përcaktimi i një problemi në studim të proceseve dhe sistemeve të kontrollit, zbatimi i një analize të sistemit të faktorëve të drejtpërdrejtë dhe të tërthortë, efikasitetit.

Duke kombinuar të gjithë elementët e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, mund të arrijmë në përfundimin se menaxhim modern ndërmarrja ka nevojë për një qasje kërkimore, e cila do të kontribuojë në dinamizmin, perspektivat e menaxhimit, rritjen e potencialit, rritjen e profesionalizmit në marrjen e vendimeve menaxheriale, menaxhimin shkencor.

Struktura e procesit dhe metodave të kërkimit dhe projektimit të një sistemi të menaxhimit të ndërmarrjes

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. kushtojini vëmendje faktit se efikasiteti i çdo ndërmarrje varet kryesisht nga studimi i sistemeve të menaxhimit të krijuara dhe të ndërtuara në mënyrë racionale duke përdorur sasinë e kërkuar të investimit. Hulumtimi i sistemeve të menaxhimit ju lejon të identifikoni opsionin më fitimprurës dhe efektiv të investimit burimet financiare në sistemin e kontrollit.

Studimi i sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, në përgjithësi, është gjithashtu një studim, dhe për këtë arsye, ai korrespondon me përkufizimin e dhënë nga A.K. Zaitsev. , hulumtimi si një lloj aktiviteti njerëzor, i përbërë nga njohja e problemeve, situatave, si dhe përcaktimi i origjinës së tyre, identifikimi i vetive, përmbajtjes, modeleve të zhvillimit dhe sjelljes, krijimi i një vendi në sistemin e njohurive të grumbulluara, gjetja e mënyrave, mjeteve dhe mundësive për të përdorur ide të reja, njohuri për problemin në praktikën e zgjidhjes së problemit.

"Hulumtimi i sistemeve të menaxhimit është një lloj aktiviteti që synon zhvillimin dhe përmirësimin e menaxhimit në përputhje me kushtet e jashtme dhe të brendshme që ndryshojnë vazhdimisht" përcaktoni atë si më poshtë. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov thotë se "është e nevojshme të hetohen jo vetëm proceset e objektit të kontrollit, por edhe proceset e funksionimit dhe zhvillimit të vetë kontrollit".

Z. A. Avdoshina thotë se kur kryhen kërkime në ndërmarrje, përcaktohen qëllime të caktuara, për arritjen e të cilave është e nevojshme të analizohen dhe identifikohen problemet ekzistuese, si dhe rekomandimet për zgjidhjen e tyre. Efektiviteti i hulumtimit të sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes do të sigurohet për shkak të vizionit sistemik të zotërimit të aparatit kategorik shkencor të kërkimit, domethënë "vlerësimit të gjendjes, diagnostikimit, parandalimit të tendencave negative, kërkimit" ngushticat"Në sistemin e menaxhimit, përcaktimi i fushave të reja të veprimtarisë."

V. A. Dolyatovskiy, V. N. Dolyatovskaya paraqiti një skemë të fushës së studimit të sistemit të kontrollit në kohën e tanishme (Skema 1).

Skema 1 - Struktura e studimit të sistemeve të kontrollit

Skema 1 tregon një arsenal të zhvilluar të metodave për studimin e sistemeve të kontrollit, duke përdorur këto metoda, është e mundur të ndërtohet një model i një sistemi kontrolli, të vlerësohet dhe diagnostikohet gjendja e një sistemi kontrolli, të llogariten karakteristikat e një sistemi kontrolli, të bëhet një diagnozë , identifikojnë dhe eliminojnë problemet organizative, të cilat do të përbëjnë një metodologji për hulumtimin e sistemeve të kontrollit.

Shutilov FV vëren një fakt kaq të rëndësishëm si fakti që studimi i sistemeve të kontrollit ka si qëllim kryesor zhvillimin e masave afatgjata që synojnë përmirësimin e organizimit, strukturës, metodave të modeleve të menaxhimit, të cilat duhet të kryhen në bazë të një sistematike qasja, dhe rezultatet e marra do të bëhen bazë për ristrukturimin sistemin ekzistues menaxhimi.

Necessaryshtë e nevojshme të merret parasysh ajo që thotë AB Bushuev, domethënë, "secili element i sistemit konverton ndikimin e jashtëm (lidhjen nga një element tjetër) duke arritur në të në një ndikim dalës që shkon në elementin tjetër të sistemit."

Procesi i hulumtimit të sistemeve të menaxhimit të ndërmarrjes ka faza të njëpasnjëshme:

"nje. Alokimi i objektit të kërkimit (firma, nënsistemi, ndarja).

2. Përcaktimi i qëllimit të hulumtimit, domethënë cili rezultat na intereson.

3. Alokimi i kontrollit dhe ndryshoreve karakteristike.

4. Përcaktimi i funksioneve që do të analizohen.

5. Përcaktimi i kritereve për vlerësimin e rezultateve të hulumtimit.

6. Përcaktimi i kritereve për vlerësimin e zgjidhjeve të propozuara për të përmirësuar menaxhimin. "

Z. A. Avdoshina përcakton një metodë kërkimore si një mënyrë për të marrë njohuri të reja, një mjet i drejtpërdrejtë, me ndihmën e të cilit kryhen kërkimet e nevojshme.
Në varësi të nivelit të problemit që studiohet, qëllimet dhe objektivat e hulumtimit, studimi i sistemeve të kontrollit pasqyron një global (sistemik, ndërdisiplinor, të hetuar duke përdorur metoda të përgjithshme shkencore) ose lokal (probleme në shkallë të vogël me specifikë të theksuar, janë hetuar duke përdorur metoda specifike shkencore).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya dallojnë ekzistencën e katër grupeve të metodave për studimin e sistemeve të kontrollit:

1. Metodat praktike të kërkimit të sistemeve të kontrollit: logjike; grafike; sociologjike; parametrike; analiza e faktorëve; analiza e ekspertëve; modelimi i simulimit; metodat reflektuese të kërkimit; testimi i sistemit të kontrollit.

2. Metodologjia e përgjithshme: analiza e sistemit; hipotezat dhe konceptet; qasja dialektike; teknikat për ndërtimin e procedurave të kërkimit.

3. Planifikimi dhe organizimi i hulumtimit të sistemit të menaxhimit: përcaktimi i synimeve dhe strukturimi i qëllimeve; planifikimi i kërkimit; analiza e ndjeshmërisë; organizimi i procesit të kërkimit.

4. Vlerësimi i rezultateve të kërkimit, diagnostifikimi i gjendjes së sistemit të kontrollit: llogaritja e treguesve të efektivitetit të sistemit të kontrollit; organizimi i diagnostikimit ekonomik dhe organizativ.

ZA Avdoshina i referohet metodave të përgjithshme të kërkimit shkencor: "kontrolli dhe diagnostikimi i problemeve, analiza e sistemit, metodat e hulumtimit të ekspertëve, modelimi dhe kërkimi statistikor, analiza morfologjike dhe përfaqësimi funksional-dekompozues në formën e një agregati, analize dhe sinteze të koncepteve". Tek metodat shkencore private: “marrja e mostrave dhe metodat e kërkimit sociologjik, Delphi, metodat e kritereve mesatare të ponderuara për vlerësimin e furnizuesve, metoda Monte Carlo, testimi, metoda parametrike, analiza e faktorëve, analiza funksionale dhe e kostos, analiza financiare, buxhetimi, llogaritja, koha, fotografi të kohës së një punëtori, metoda Pareto dhe shumë metoda të tjera të përdorura në nënsistemet funksionale të menaxhimit ”.

Korotkov E.M. tregon për një tipar të tillë të studimit që nuk është vetëm një funksion i menaxhimit modern, por edhe stili i funksionimit dhe lloj i caktuar mbi organizimin e aktiviteteve të personelit të të gjithë sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes, ndërsa studimi vepron si funksioni kryesor, një qasje menaxhimi që mund të sigurojë cilësinë e vendimeve të menaxhimit dhe si një mjet për përmirësimin e mundshëm.

Principlesshtë e mundur të veçohen parimet themelore që duhet të respektohen nga të gjitha nënsistemet e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes në formimin, zhvillimin dhe funksionimin, si dhe në studimin e sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes: parimi i ligjshmërisë shtetërore të menaxhimit të organizatës sistemi; parimi i rregullimit ligjor në krijimin, funksionimin dhe zhvillimin brenda organizatës; parimi i unitetit të teorisë së praktikës së menaxhimit; parimet e unifikimit të elementeve; parimi i specializimit, universalizimi i të gjitha proceseve të menaxhimit; parimi i integritetit të subjektit dhe objektit të menaxhimit; parimi i vendimeve të menaxhimit me shumë ndryshime; parimi i stabilitetit në raport me mjedisin e jashtëm; parimi i lëvizshmërisë (përshtatshmëria) e procesit; parimi i automatizimit të kontrollit; parimi i zhvillimit të sistemit të menaxhimit.

Në procesin e kryerjes së hulumtimit dhe analizimit të punës së ndërmarrjes, studiohet gjendja e prodhimit dhe aktivitetit ekonomik të ndërmarrjes; struktura e prodhimit të ndërmarrjes; sistemi i menaxhimit dhe struktura e tij organizative; veçoritë e ndërveprimit të ndërmarrjes me konsumatorët, furnizuesit dhe pjesëmarrësit e tjerë të tregut dhe aspekte të tjera të rëndësishme të aktiviteteve, dhe veçanërisht sistemin e menaxhimit të ndërmarrjes.

Lista bibliografike:

Bushuev A.B. Hulumtimi i sistemeve të kontrollit. - Shën Petersburg 2002.

Glushchenko V.V., Glushchenko I.I. Hulumtimi i sistemeve të kontrollit, Zheleznodorozhny, rajoni i Moskës: OOO NPTs "Wings", 2000.

Doliatovskiy V.A., Doliatovskaya V.N. Hulumtimi i sistemeve të kontrollit: Udhëzues studimi. - Moskë: ICC "Mart", Rostov n / a: Qendra botuese "Mart", 2003 - 256 f.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Fjalor modern ekonomik.

Ligji Federal "Për Mbështetjen Shtetërore të Biznesit të Vogël në Federata Ruse"(datë 14 qershor 1995 N 88-FZ)

Yampolskaya D.O., Zonis M.M. Menaxhimit. - Shtëpia Botuese - Neva; Olma -Press - 2003.

Young S. Menaxhimi sistematik i organizatës. Për nga anglishtja ed. S. P. Nikanorova, S. A. Batasova. - M., "Radio Sovjetike", 1972, f. 456.

PREZANTIMI

KAPITULLI 1. TEKNOLOGJIT E DOKUMENTIMIT TG ORGANIZIMIT DHE MENAXHIMIT

1 Konceptet themelore dhe terminologjia e dokumentacionit të menaxhimit

2 Teknologji tipike për organizimin e punës me dokumente

3 Teknologjia e organizimit të punës me dokumente në shkollën gjuhësore "Suksesi" në KGOU SPO KPK

4 Mundësitë e përdorimit të teknologjive moderne kompjuterike në punën e zyrës

KAPITULLI 2. P USRDORIMI I V OSHTRIMIT T MS MS për ORGANIZIMIN E P PRORPUNIMIT TUS BIZNESIT DHE QARKULLIMIT T D DOKUMENTEVE

1 Mjete moderne për organizimin e punës në zyrë dhe rrjedhën e punës

2 Zbatimi i rrjedhës së dokumenteve të shkollës gjuhësore "Suksesi", si njësi strukturore e KGOU SPO KPK, në mjedisin e "MS Outlook"

2.1 Karakteristikat e sistemit "Microsoft Outlook"

2.2 Zgjidhja e problemeve të kontabilitetit dhe kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve në mjedisin "MS Outlook"

P CONRFUNDIM

BIBLIOGRAFI

PREZANTIMI

Përmirësimi i menaxhimit të sistemeve të prodhimit dhe ekonomisë, rritja e nivelit të organizimit dhe efikasitetit të punës menaxheriale sot në masë të madhe varet nga sa racionalisht vendoset puna e zyrës në institucione dhe ndërmarrje. Menaxhimi i ndërmarrjes kërkon në mënyrë të pashmangshme krijimin e shumë llojeve të dokumenteve të menaxhimit, pa të cilat është e pamundur të zgjidhen problemet e planifikimit, financimit, huadhënies, Kontabiliteti dhe raportimi, menaxhimi operacional, stafi i ndërmarrjes, etj.

Subjekti kryesor i punës së punonjësve të aparatit administrativ është informacioni, dhe vetë procesi i menaxhimit në kuptimin teknologjik mund të përfaqësohet si një proces i qarkullimit të informacionit. Transportuesi kryesor i informacionit në aparatin shtetëror modern është një dokument. Zbatimi i funksioneve të çdo organi drejtues shoqërohet me përgatitjen, marrjen, drejtimin e dokumenteve të ndryshme. Rrjedhimisht, efektiviteti i aktiviteteve të tyre të menaxhimit shoqërohet me organizimin e punës me dokumente. Shpejtësia e marrjes së informacionit të nevojshëm për marrjen e një vendimi varet nga qartësia dhe efikasiteti i përpunimit dhe lëvizjes së dokumentit. Përpunimi i vonshëm i dokumenteve, veçanërisht atyre financiarë, mund të çojë në pasoja negative ekonomike. prandaj organizim racional rrjedhës së punës, shpejtësisë dhe qartësisë së përpunimit dhe transferimit të dokumenteve për ekzekutim i kushtohet gjithmonë vëmendje e madhe.

Sidoqoftë, mënyrat klasike, "letra" për të bërë punë në zyrë dhe rrjedhjen e dokumenteve tani po bëhen të parëndësishme. Konkurrenca është e kërkuar. Çdo kërkesë nga një klient potencial duhet të plotësohet menjëherë, çdo vendim menaxhimi i marrë duhet të zbatohet në kohë, dhe përpunimi dhe lëvizja e një dokumenti në letër është zakonisht shumë më i ngadalshëm se një dokument elektronik. Prandaj, çështja e futjes së sistemeve të automatizimit për krijimin, ruajtjen dhe lëvizjen e dokumenteve në shumë organizata është shumë akute.

Kështu, rëndësia e temës është teza për shkak të nevojës për të përmirësuar punën e zyrës për zgjidhje efektive detyrat e menaxhimit.

Sot, sistemi manual i punës me dokumente po zëvendësohet kudo me dokumentet më racionale në një kompjuter, baza e të cilave, natyrisht, janë teknologjitë e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve.

Me të vërtetë, bota moderne teknologjia e informacionit është e vështirë të imagjinohet pa përdorimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve. Pothuajse të gjitha sistemet në një shkallë ose në një tjetër lidhen me funksionet e ruajtjes dhe përpunimit afatgjatë të informacionit. Në fakt, informacioni bëhet një faktor që përcakton efektivitetin e çdo fushe të veprimtarisë. Rrjedhat e informacionit janë rritur dhe kërkesat për shpejtësinë e përpunimit të të dhënave janë rritur, dhe tani shumica e operacioneve nuk mund të kryhen me dorë, ato kërkojnë përdorimin e teknologjive kompjuterike më premtuese. Çdo vendim administrativ kërkon një vlerësim të qartë dhe të saktë të situatës aktuale dhe perspektivave të mundshme për ndryshimin e saj. Dhe nëse më parë disa dhjetëra faktorë që mund të llogariteshin me dorë merrnin pjesë në vlerësimin e situatës, tani ka qindra e qindra mijëra faktorë të tillë, dhe situata nuk ndryshon brenda një viti, por pas disa minutash, dhe pronësia e zgjidhjeve të aplikuara kërkon shumë, sepse reagimi është dhe vendimet e gabuara janë më serioze, më të shpejta dhe më të fuqishme se më parë. Dhe, natyrisht, është e pamundur të bëhet pa një model informacioni për prodhimin e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve.

Përdorimi i teknologjive dhe teknologjive moderne kompjuterike të sistemit të menaxhimit të dokumenteve në punën në zyrë të një organizate tashmë sot lejon:

regjistroni dokumente në vende të ndryshme pune duke përdorur teknologjitë e rrjetit lokal dhe shpërndarjen e sistemit të menaxhimit të dokumenteve;

organizoni unifikimin e informacionit në lidhje me dokumentet (të brendshëm dhe të marrë) të ndarjeve të ndryshme strukturore në një sistem të vetëm të menaxhimit të dokumenteve të organizatave;

organizimi i informacionit dhe punës referuese në bazë të mundësive të gjera të kërkimit të informacionit në sistemin e menaxhimit të dokumenteve;

organizojnë kontroll mbi ekzekutimin dhe lëvizjen e dokumenteve.

Krijimi i një sistemi të menaxhimit të dokumenteve për një organizatë në tërësi ka karakteristikat e saj pozitive në krahasim me mënyrat tradicionale të punës në zyrë të bazuara në letër.

Qëllimi i kësaj pune është të organizojë sistemin e informacionit "Dokumentet e organizatës" në mjedisin MS Outlook për të përmirësuar efikasitetin e dokumentacionit.

Objekti i hulumtimit është shkolla gjuhësore "Suksesi" në KGOU SPO KPK.

Subjekti i kërkimit është rrjedha e punës e shkollës gjuhësore "Suksesi".

Në këtë punë, detyra ishte të krijonte një sistem të tillë që në sa me shpejt te jete e mundur dhe me një investim minimal të burimeve financiare dhe njerëzore për softuer dhe harduer mund të përmirësojë dokumentacionin. Objektivat e mëposhtëm kërkimor u përcaktuan gjithashtu:

Studioni literaturë të përgjithshme teorike dhe speciale mbi temën e kërkimit.

Studioni materialet e fushës lëndore.

Analizoni punën e shkollës gjuhësore "Suksesi" në kryerjen e punës në zyrë.

Zbatoni rrjedhën e punës të shkollës gjuhësore "Suksesi", si një nënndarje strukturore e KGOU SPO KPK, në mjedisin "MS Outlook".

Struktura e tezës përcaktohet nga qëllimi, objektivat, logjika e hulumtimit dhe supozon praninë e një hyrjeje, dy kapituj të përbërë nga 4 paragrafë në secilin kapitull, një përfundim, një listë referencash.

Kapitulli i parë i kushtohet çështjeve teorike të punës në zyrë. Ai jep konceptet dhe terminologjinë themelore të dokumentacionit, siguron teknologji tipike për të punuar me dokumente, përfshirë analizën e punës me dokumente në shkollën gjuhësore "Suksesi", dhe gjithashtu paraqet aftësitë e teknologjive kompjuterike moderne në punën e zyrës.

Kapitulli i dytë i kushtohet zbatimit të teknologjisë "MS Outlook" në shkollën gjuhësore "Suksesi". Ai përshkruan fazat kryesore të organizimit të rrjedhës së punës në mjedisin "MS Outlook", zbulon tiparet e sistemit.

Përfundim - rezultatet e punës së bërë janë përmbledhur, janë përcaktuar perspektivat për zhvillimin e sistemit të informacionit.

Lista e literaturës së përdorur përfshin 26 burime.

KAPITULLI 1. TEKNOLOGJIT E DOKUMENTIMIT T OR ORGANIZIMIT DHE MENAXHIMIT

.1 Konceptet bazë dhe terminologjinë e dokumentacionit të menaxhimit

Baza e çdo disipline shkencore përbëhet nga koncepte-ide për të përgjithshme, më thelbësore, të veçanta në fenomenet dhe objektet e studiuara. Disiplina që studion modelet e formimit dhe funksionimit të sistemeve të mbështetjes së menaxhimit të dokumenteve quhet menaxhim dokumentesh. Terminologjia e menaxhimit të dokumenteve përfshin kushtet e menaxhimit të dokumenteve (DOM), që tregojnë gjithçka që lidhet me proceset e krijimit të dokumenteve, përpunimit të tyre, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit. Tradicionalisht, fusha e veprimtarisë që lidhet me përpunimin e dokumenteve quhet punë zyre. Termi "punë zyre" u shfaq në Rusi, sipas fjalorëve të gjuhës ruse, në gjysmën e dytë të shekullit XV111. dhe formohet nga kombinimi i fjalëve "prodhimi i rastit". Kuptimi i tij bëhet i qartë nëse kemi parasysh se termi "rast" nënkuptonte fillimisht një pyetje (gjyqësore ose administrative) të vendosur nga organi drejtues. Si pasojë, puna klerike u quajt, para së gjithash, shqyrtimi dhe zgjidhja e rasteve (çështjeve). Termi "biznes" në kuptimin e "mbledhjes së dokumenteve" që lidhet me çdo çështje filloi të përdoret më vonë.

Standardi terminologjik përcakton punën e zyrës si një degë e veprimtarisë që siguron dokumentimin dhe organizimin e punës me dokumente zyrtare. Termi "punë në zyrë" në përputhje me GOST R 51141-98 është sinonim me termin "mbështetje e dokumentacionit të menaxhimit", e cila hyri në qarkullimin shkencor më shumë se 10 vjet më parë në lidhje me një ndryshim në bazën organizative dhe teknike të punës në zyrë dhe qasjet metodologjike për përmirësimin e tij për shkak të zbatimit aktiv në fushën e punës me dokumente të teknologjisë kompjuterike dhe shfaqjes së teknologjive të reja të informacionit për krijimin, grumbullimin, përpunimin, grumbullimin, ruajtjen, kërkimin dhe përdorimin e informacionit. Termi "dokumentacion i menaxhimit" thekson komponentin e teknologjisë së informacionit në organizimin modern të punës në zyrë dhe formohet në analogji me terma të tillë si "softuer", "mbështetje informacioni", "mbështetje gjuhësore", etj.

Puna në zyrë (DOW) përfshin, para së gjithash, krijimin e dokumenteve ose dokumentacionit, i cili kuptohet si regjistrimi i informacionit në media të ndryshme sipas rregullave të përcaktuara. Dokumentimi është një proces i rregulluar i regjistrimit të informacionit në letër ose media të tjera, duke siguruar forcën e tij ligjore. Dokumentacioni kryhet gjithmonë sipas rregullave të caktuara të përcaktuara me ligj rregulloret ose të zhvilluara nga tradita.

Dokumentacioni mund të bëhet në gjuhën natyrore dhe në gjuhët artificiale duke përdorur media të reja. Kur dokumentoni në gjuhën natyrore, krijohen dokumente teksti - dokumente që përmbajnë informacione të të folurit të regjistruara nga çdo lloj shkrimi ose ndonjë sistem regjistrimi të zërit. Një dokument teksti i krijuar me shkrim është një dokument letre tradicional ose një videogram i një dokumenti - një imazh i një dokumenti në ekranin e monitorit.

Kur dokumentoni në gjuhë artificiale, dokumentet krijohen në media makine - dokumente të krijuara duke përdorur media dhe metoda regjistrimi që sigurojnë përpunimin e informacionit nga një kompjuter elektronik (kompjuter).

Mjetet e dokumentacionit janë të rëndësishme kur krijoni dokumente - mjete të përdorura nga një person për të krijuar dokumente:

mjete të thjeshta (stilolapsa, lapsa, etj.);

mekanike dhe elektromekanike (makina shkrimi, magnetofon,

regjistrues zëri, pajisje fotografike, filmike dhe video, etj.);

pajisje automatizimi - teknologji kompjuterike.

Në varësi të mjeteve të dokumentimit të përdorura, metodat e dokumentimit ndryshojnë (dokumentimi i tekstit, kinema, fotografi, regjistrimi i zërit, dokumentimi elektronik) dhe llojet e dokumenteve të krijuara në këtë rast.

Kur përdorni mjete të thjeshta, krijohen dokumente të shkruara me dorë (dokumente teksti, informacioni i të cilave regjistrohet nga çdo lloj shkrimi), dokumente grafike (që përmbajnë informacion të shprehur përmes imazhit të një objekti) dhe dokumente grafike (në të cilat imazhi i një objekti merret përmes linjave, goditjeve, kiaroskurit) ... Kur përdorni pajisje fotografike, krijohen dokumente fotografike, kur përdorni pajisje për regjistrimin e zërit - dokumente fono (ose zanore), kur përdorni pajisje filmike ose video - dokumente filmi, me ndihmën e teknologjisë kompjuterike - dokumente të shkruara në letër dhe videogram, si dhe dokumente në media makineri.

Rezultati i dokumentacionit është një dokument - informacion i regjistruar në një transportues material me detaje që lejojnë identifikimin e tij. Transportuesi është një objekt material i përdorur për të rregulluar dhe ruajtur informacionin e të folurit, të shëndoshë ose vizual në të, përfshirë në një formë të transformuar. Aktualisht, bartësi më i zakonshëm i informacionit dokumentar është letra; së bashku me të, mediat e reja përdoren gjithashtu gjerësisht - magnetike, të cilat bëjnë të mundur përdorimin e teknologjisë kompjuterike për dokumentim.

Dokumentacioni supozon respektimin e rregullave të vendosura për regjistrimin e informacionit, i cili i jep fuqi ligjore dokumenteve që krijohen. Forca juridike është një pronë e një dokumenti zyrtar, i komunikuar atij nga legjislacioni aktual, kompetenca e organit që e ka lëshuar atë dhe procedura e përcaktuar për regjistrimin e tij.

Fuqia juridike e dokumentit sigurohet nga ajo e krijuar. për secilin lloj dokumentesh, një sërë detajesh - elementë të detyrueshëm të ekzekutimit të dokumentit (emri i autorit të dokumentit, adresuesi, nënshkrimi, data, numri i dokumentit, vula e miratimit, vula, etj.). Kërkesat moderne për dokumentet janë të fiksuara në standardet shtetërore, në veçanti, rregullat për hartimin e dokumenteve organizative dhe administrative janë fiksuar në GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për shkresa ”. Standardi shtetëror përcakton jo vetëm përbërjen e kërkesave (ka vetëm 30 prej tyre), por edhe zonat dhe sekuencën e vendosjes së tyre në dokument (shiko Shtojcën Nr. 1). Një grup detajesh të një dokumenti të shkruar zyrtar, të rregulluar në një sekuencë të caktuar, përbëjnë formularin e dokumentit. Formulari rregullohet gjithashtu nga standardi shtetëror, prandaj, për përgatitjen e saktë të dokumentit, është e nevojshme të njihni jo vetëm detajet e dokumentit, por edhe sekuencën e vendndodhjes së tyre në dokument. Prania e formularit, e krijuar nga standardi shtetëror, siguron unitetin e dokumentacionit dhe unitetin e dokumentacionit si brenda një institucioni ashtu edhe në vend në tërësi.

Në shoqëri, dokumentet janë bartësit kryesorë të informacionit menaxherial, shkencor, teknik, statistikor dhe të tjera të rëndësishme shoqërore. Dokumentet janë bartës të informacionit parësor, është në to që informacioni regjistrohet për herë të parë. Kjo pronë bën të mundur dallimin e dokumenteve nga burimet e tjera të informacionit - libra, gazeta, revista, etj., Që përmbajnë informacione të përpunuara, dytësore.

Çdo dokument i krijuar në shoqëri është një element i një sistemi të nivelit më të lartë dhe përfshihet në sistemin përkatës të dokumentacionit si një element i tij. Një sistem dokumentacioni kuptohet si një grup dokumentesh të ndërlidhur sipas karakteristikave të origjinës, qëllimit, llojit, fushës së veprimtarisë, kërkesave uniforme për regjistrimin e tyre. Ashtu si shkronjat e një gjuhe përbëjnë alfabetin, ashtu lloje dhe lloje të caktuara të dokumenteve përbëjnë një sistem dokumentimi. Deri më tani, nuk ka një klasifikim të qëndrueshëm të sistemeve të dokumentacionit, llojeve dhe llojeve të dokumenteve në shkencën e dokumenteve, por përdoret ndarja e vendosur në mënyrë empirike e dokumenteve në sisteme dokumentacioni. Caktimi i dokumenteve në një sistem të veçantë fillon me ndarjen e të gjitha dokumenteve në zyrtare dhe dokumente me origjinë personale. Këto të fundit përfshijnë dokumente të krijuara nga një person jashtë fushës së veprimtarisë së tij zyrtare ose kryerjes së detyrave publike; është më i vogli për nga llojet dhe varietetet e sistemit të dokumentacionit, përfshin korrespondencë personale, kujtime (kujtime), ditarë.

Dokumentet zyrtare në varësi të zonës së cilës i shërbejnë aktiviteti njerëzor ndahen në menaxhim, shkencor, teknik (dizajn), teknologjik, prodhues, etj. Janë dokumentet e menaxhimit që sigurojnë menaxhueshmërinë e objekteve brenda kornizës së shtetit dhe një organizate të veçantë. Këto dokumente përfaqësohen nga një kompleks sistemesh, kryesore prej të cilave janë:

dokumentacionin organizativ dhe ligjor;

dokumentacionin e planifikimit;

dokumentacionin administrativ;

informacion dhe referencë dhe referencë dhe dokumentacion analitik;

dokumentacion raportues;

dokumentacionin kontraktual;

dokumentacion për sigurimin e personelit (personel me kohë të plotë);

dokumentacioni i mbështetjes financiare (kontabiliteti dhe raportimi);

dokumentacion logjistik;

Dokumentacion mbi dokumentacionin dhe mbështetjen e informacionit të aktiviteteve të institucionit;

dokumentacion që pasqyron aktivitetet kryesore të një institucioni, organizate ose ndërmarrje (në një ndërmarrje prodhuese, ky është dokumentacioni i prodhimit, në institucion mjekësor- një sistem i të dhënave mjekësore, në një universitet - një sistem i regjistrave për arsimin e lartë, etj.).

Dokumentet që përbëjnë një sistem dokumentacioni karakterizohen nga uniteti i qëllimit të tyre të synuar dhe, në tërësi, sigurojnë dokumentacionin e një funksioni ose lloji të veçantë të menaxhimit.

Mbështetja e dokumentacionit të dokumenteve përfshin jo vetëm krijimin e dokumenteve, por edhe organizimin e punës me to. Organizimi i punës me dokumente është organizimi i rrjedhës së punës së një institucioni, ruajtja e dokumenteve dhe përdorimi i tyre në aktivitetet aktuale. Qarkullimi i dokumenteve të një organizate është një grup procedurash të ndërlidhura që sigurojnë lëvizjen e dokumenteve në një institucion që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre dhe deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit. Me qëllim të organizimit racional të rrjedhës së punës, të gjitha dokumentet shpërndahen në rrjedha dokumentesh: dokumente të regjistruara dhe të paregjistruara, dokumente hyrëse, dalëse dhe të brendshme, dokumente që mbërrijnë ose dërgohen në organizata më të larta, dokumente të dërguara ose që vijnë nga organizata vartëse, etj. Një dokument rrjedha kuptohet si një grup dokumentesh, që kryejnë një qëllim specifik në procesin e rrjedhës së punës ..

Karakteristika e rrjedhës së punës është vëllimi i saj. Vëllimi i rrjedhës së punës i referohet numrit të dokumenteve të marra nga organizata dhe të krijuara prej saj brenda një periudhe të caktuar kohore (zakonisht një vit). Vëllimi i rrjedhës së punës është një tregues i rëndësishëm i përdorur si kriter kur zgjedh formën organizative të punës në zyrë, organizimin e një sistemi të marrjes së informacionit sipas dokumenteve të një institucioni, krijimin e strukturës së shërbimit të menaxhimit të zyrës, stafit të tij, etj. Një nga funksionet më të rëndësishme në organizimin e punës me dokumente është kontabiliteti i dokumenteve, i cili sigurohet nga regjistrimi i tyre - regjistrimi i kredencialeve në lidhje me dokumentin në formën e përshkruar, fiksimi i faktit të krijimit të dokumentit, dërgimit ose marrjes së tij. Për më tepër, regjistrimi ju lejon të kontrolloni ekzekutimin e dokumenteve, si dhe të kërkoni dokumente me kërkesë të departamenteve dhe punonjësve të institucionit.

Së bashku me organizimin e qarkullimit të dokumenteve, koncepti i "organizimit të punës me dokumente" përfshin ruajtjen e dokumenteve dhe përdorimin e tyre në aktivitetet e institucionit. Sistemi i ruajtjes së dokumenteve është një grup mjetesh, metodash dhe teknikash për regjistrimin dhe organizimin e dokumenteve në mënyrë që t'i kërkoni dhe t'i përdorni ato në aktivitetet aktuale të një institucioni. Për një sistem të regjistrimit të dokumenteve, konceptet më domethënëse janë konceptet e "nomenklaturës së çështjes" dhe "rastit". Nomenklatura e rasteve është një listë e sistemuar e titujve të rasteve të formuara në punën e zyrës së një institucioni, të rregulluar në një sekuencë të caktuar me një tregues të kohës së ruajtjes së tyre, dhe një rast është një koleksion dokumentesh që lidhen me një çështje ose fushë të Aktiviteti dhe vendoset në një kapak të veçantë.

Termat e diskutuar në këtë pjesë formojnë bazën
sistemet e terminologjisë për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit (punë në zyrë).

1.2 Teknologjitë tipike për organizimin e punës me dokumente

Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit, duke qenë funksioni më i rëndësishëm i menaxhimit të shërbimit, ka nevojë për një organizatë të kujdesshme dhe të menduar mirë. Ky funksion kryhet ose nga njësi të veçanta strukturore (administrata e biznesit, departamentet e përgjithshme, sekretariatet, zyrat) në institucione të mëdha ose nga sekretarët ku aparati administrativ nuk është i madh.

Dokumentet janë baza e informacionit për aktivitetet e organizatës, pasi në to janë përqendruar më shumë se 80% e burimeve të saj të informacionit. Shpejtësia e marrjes së informacionit të nevojshëm për marrjen e një vendimi varet nga qartësia dhe efikasiteti i përpunimit dhe lëvizjes së dokumentit. Përpunimi i vonshëm i dokumenteve, veçanërisht atyre financiarë, mund të çojë në pasoja negative ekonomike. Prandaj, gjithmonë i kushtohet vëmendje e madhe organizimit racional të rrjedhës së punës, shpejtësisë dhe qartësisë së përpunimit dhe transferimit të dokumenteve për ekzekutim.

I gjithë dokumentacioni i institucionit ndahet në tre rrjedha dokumentesh:

dokumentet hyrëse (hyrëse);

dokumentet dalëse (të dërguara);

dokumentet e brendshme.

Secila prej rrjedhave të dokumenteve ka veçantinë e vet në përbërje, sasi, përpunim dhe lëvizje.

Numri i dokumenteve të të gjitha flukseve në vit do të jetë vëllimi i rrjedhës së punës së institucionit. Madhësia e rrjedhës së punës është e nevojshme për të llogaritur numrin e kërkuar të personelit të zyrës, për të llogaritur efektivitetin e përdorimit të mjeteve të mekanizimit dhe automatizimit të zyrës. Në përgjithësi, ai tregon ngarkesën e punës të të gjithë aparatit të menaxhimit, pasi të gjithë punonjësit e tij duhet të merren me dokumente.

Në zinxhirin teknologjik të përpunimit dhe lëvizjes së dokumenteve, mund të dallohen fazat e mëposhtme:

marrja dhe përpunimi parësor i dokumenteve;

shqyrtimi paraprak dhe shpërndarja e dokumenteve;

regjistrimi;

kontroll mbi ekzekutimin;

informacion dhe punë referimi;

ekzekutimi i dokumenteve dhe dërgimi.

Pranimi dhe përpunimi parësor i dokumenteve. Operacioni është kryesisht teknik. Ajo kryhet në mënyrë qendrore nga sekretari -asistent, dhe në institucione të mëdha - nga ekspedita ose një punonjës i caktuar posaçërisht (transportues mallrash). Dokumentet mund të merren me postë, të dorëzuara me korrier ose vizitor, të marra me teletype, faks, e-mail.

Me marrjen e dokumenteve, para së gjithash, kontrollohet korrektësia e dorëzimit të tyre. Korrespondenca e marrë gabimisht i kthehet dërguesit ose i përcillet adresuesit. Pas hapjes së zarfeve, kontrollohet korrektësia e mbylljes dhe integriteti i saj, d.m.th. prania e të gjitha faqeve të dokumentit dhe të gjitha bashkëngjitjeve. Për një faks, ai gjithashtu kontrollon si numrin e përgjithshëm të faqeve të marra, korrespondencën e tyre me numrin e treguar në fletën e parë të faksit, ashtu edhe lexueshmërinë e tyre. Në rast të marrjes jo të plotë të një mesazhi faksi ose cilësie të dobët të faqeve individuale, dërguesi njoftohet për këtë.

Nëse dokumentet janë marrë me postë, të gjitha zarfet hapen, përveç atyre me mbishkrimin "personalisht". Pas hapjes, zarfet shkatërrohen, me përjashtim të letrave nga qytetarët privatë, pasi adresa e kthimit mund të tregohet vetëm në zarf. Zarfat ruhen gjithashtu nga dokumentet e marra tashmë të vonuara. Në këtë rast, vula në zarf mund të shërbejë si dëshmi e datës së marrjes së dokumentit. Për më tepër, kur merrni një dokument financiar të vonuar me postë, duhet të hartoni një akt në ditën e marrjes së dokumentit, të nënshkruar nga dy punonjës të organizatës (kompanisë) dhe një punonjësi postar.

Të gjitha dokumentet në hyrje duhet të shënohen me marrjen e dokumentit në organizatë. Ai përbëhet nga data e marrjes dhe numri serik i llogarisë. Përveç kësaj, mund të përmbajë emrin e shkurtuar të institucionit përfitues. Numri serik i llogarisë i dokumentit të fundit të marrë në vitin aktual tregon numrin e përgjithshëm të dokumenteve të pranuara.

Një gabim tipik i bërë në përpunimin e dokumenteve në hyrje është shënimi i faturës vetëm në dokumentet që i nënshtrohen regjistrimit të mëtejshëm. Pjesa tjetër e dokumenteve (reklama dhe letra informacioni, ftesa dhe shumë të tjera) mbeten të panumërta, megjithëse kur u morën, koha u shpenzua për hapjen e zarfit, njohjen me përmbajtjen, përcaktimin se cili prej punonjësve mund të ketë nevojë për informacionin e marrë, dhe transferimin e dokumentit te ky punonjës. Në këtë rast, rrjedha e dokumentit në hyrje tregohet si e reduktuar ndjeshëm, dhe koha për përpunimin e korrespondencës së pa llogaritur nuk mund të llogaritet.

Dëftesa zakonisht vuloset me dorë ose me një vulë elektrike.

Dokumenti i marrë me faks tashmë ka një datë marrjeje. Duke marrë parasysh që faksi zakonisht del në letër të ndjeshme ndaj dritës, teksti mbi të cilin shpejt zbehet, merret një fotokopje e dokumenteve të rëndësishme.

Kohët e fundit, janë shfaqur makina faksi që ju lejojnë të merrni një dokument në letër të thjeshtë dhe, për këtë arsye, nuk ka nevojë të kopjohet. Në mënyrë të ngjashme, problemi zgjidhet kur merrni mesazhe faksi në një kompjuter të pajisur me një modem faksi, dhe pastaj, nëse është e nevojshme, printoni fakse në një printer të zakonshëm. Përpunimi parësor i dokumenteve përfundon duke i renditur ato në të regjistruara dhe të paregjistruara. Dokumentet e paregjistruara renditen menjëherë nga ekzekutuesi ose departamenti për dorëzim. Organizata duhet të ketë një listë të dokumenteve që nuk i nënshtrohen regjistrimit. Zakonisht vendoset si një shtojcë e udhëzimeve klerikale.

Shpërndarja e dokumenteve të marra. Shqyrtimi dhe shpërndarja paraprake e dokumenteve përcakton rrjedhën e drejtpërdrejtë të lëvizjes së tyre dhe, në përputhje me rrethanat, shpejtësinë e dorëzimit të dokumentit tek një interpretues specifik, domethënë, në fakt, koha për të zgjidhur çështjen. Zakonisht në firmë kjo punë kryhet nga sekretari-asistent.

Për t'u kualifikuar paraprakisht për rishikimin dhe shpërndarjen e dokumenteve, duhet të njihni mirë funksionet e njësive strukturore dhe shpërndarjen e përgjegjësive midis interpretuesve. Institucioni duhet të ketë një klasifikues të çështjeve të veprimtarisë me një tregues të interpretuesve për secilën çështje. Detyra e sekretarit ndihmës në këtë fazë është të çlirojë menaxherin nga një rrjedhë e tepërt e dokumenteve, duke marrë parasysh çështjet dytësore.

Kreu duhet të marrë dokumente që lidhen me aktivitetet e institucionit në tërësi, për çështje themelore ose që mbajnë informacione të reja, dokumente administrative të organizatave më të larta. Pjesa tjetër e dokumenteve duhet t'u dorëzohen drejtpërdrejt interpretuesve specialistë.

Përpunimi, shqyrtimi dhe transferimi i dokumenteve tek interpretuesit kryhet në ditën e marrjes së tyre.

Nëse një dokument është menduar për ekzekutim nga disa divizione ose persona strukturorë, atëherë bëhet një kopje prej tij ose vendoset rendi i ekzekutimit.

Regjistrimi i dokumenteve. Regjistrimi i dokumenteve është faza më e rëndësishme e punës me dokumente dhe përcaktohet si "regjistrimi i të dhënave kontabël në lidhje me dokumentin në formën e përshkruar, duke rregulluar faktin e krijimit, dërgimit ose marrjes së tij".

Siç vijon nga përkufizimi, regjistrimi para së gjithash i jep fuqi ligjore një dokumenti, pasi ai rregullon faktin e krijimit ose marrjes së tij. Derisa dokumenti të jetë i regjistruar, nuk ka marrë numrin e tij, nuk është hartuar, duket se nuk ekziston ende. Për shembull, një urdhër, dekret, etj. Nëse dokumenti i marrë nuk është i regjistruar, institucioni nuk është përgjegjës për të, pasi fakti i marrjes nuk konfirmohet.

Regjistrimi ka tre qëllime: mbajtjen e regjistrave të dokumenteve, kontrollin mbi ekzekutimin e tyre dhe punën referuese në dokumente.

Të gjitha dokumentet që kërkojnë kontabilitet, ekzekutim dhe përdorim të veçantë për qëllime referimi, pavarësisht nga mënyra e marrjes, i nënshtrohen regjistrimit. Procesi i regjistrimit në vetvete është heqja e treguesve (detajeve) nga dokumenti për të krijuar një bazë të dhënash për dokumentet e institucionit.

Dokumentet regjistrohen një herë. Në një institucion të vogël, një kompani, të gjitha dokumentet regjistrohen në mënyrë qendrore nga një sekretar. Në një institucion që ka departamente, regjistrimi i dokumenteve të brendshëm bëhet i decentralizuar nga grupet: në departamentin e kontabilitetit, departamentin e personelit, zyrën. Në këtë rast, dokumentet e brendshme duhet të regjistrohen në ditën e nënshkrimit ose miratimit, të përfshira në ditën e marrjes, dokumentet dalëse - në ditën e dërgimit.

Si rregull, informacioni i mëposhtëm është shkruar nga dokumenti gjatë procesit të regjistrimit:

data e marrjes;

numri hyrës (indeksi);

data e dokumentit;

titulli (për çfarë bëhet fjalë në dokument);

zgjidhja; periudha e ekzekutimit;

interpretues (i cili punon me të);

përparimi i ekzekutimit (të gjitha transferimet e dokumentit regjistrohen dhe si është ekzekutuar);

Rasti Nr. (Ku dokumenti vendoset pas ekzekutimit).

Gjatë regjistrimit lloje të caktuara dokumente, për shembull, ankesat e qytetarëve, dokumente të brendshme dhe dalëse, informacioni i futur në formularët e regjistrimit ndryshon dhe plotësohet pjesërisht. Për shembull, kur regjistrohen ankesat e qytetarëve, adresa e tyre regjistrohet.

Institucioni ka të drejtë, duke marrë parasysh specifikat e tij, të plotësojë informacionin në lidhje me dokumentin e regjistruar në hyrje. Për shembull, shpesh merren parasysh numri i fletëve, prania e bashkëngjitjeve, etj.

Format tipike të regjistrimit mund të jenë të dy llojeve: revistë dhe kartë.

Sistemi i regjistrimit të ditarit është i nevojshëm vetëm kur regjistrimi i dokumenteve vjen i pari, parandalon pretendimet nga qytetarët, situatat e konfliktit. Për shembull, kur lëshoni dokumente arsimore, libra pune, kalon. Këto janë, si rregull, dokumente, indeksi i regjistrimit i të cilave përbëhet nga një numër serik.

Ju mund të lini sistemin e ditarit edhe kur merrni një numër shumë të vogël dokumentesh.

Në të gjitha rastet e tjera, kjo formë e regjistrimit është e vjetëruar, pasi ndërlikon kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve dhe punës referuese mbi to.

Sistemi i kartave për regjistrimin e dokumenteve është më i përshtatshëm. Forma e kartës (RKK - kartë regjistrimi dhe kontrolli) dhe vendndodhja e detajeve në të mund të përcaktohet në vetë institucionin dhe të regjistrohet në udhëzimet për punën në zyrë.

Pasi të keni tërhequr një formë të tillë të kartës në formatin A5 ose A6, ajo kopjohet në një fotokopjues, duke zgjedhur një letër mjaft të trashë. Për grupe të ndryshme të regjistruara të dokumenteve, mund të përdorni karta me ngjyra të ndryshme, vija ngjyrash përgjatë kufirit të sipërm ose diagonalisht.

Për të ruajtur një sistem regjistrimi të kartave në modalitetin manual, është e nevojshme të keni një qarkullim të kartave për një vit dhe të paktën dy kuti regjistrimi për ruajtjen e kartave: në indeksin e kartës së kontrollit të afatit dhe indeksin e kartës referuese.

Numri i kopjeve të kartave të regjistrimit të përfunduara (ato zakonisht quhen karta kontrolli regjistrimi - RCC) përcaktohet nga institucioni. Si rregull, të paktën dy karta të tilla plotësohen.

Karta për dokumentin mund të plotësohet në mënyrë jo të plotë në fillim, para se dokumenti t'i dorëzohet menaxherit, d.m.th. pa zgjidhje, afat dhe interpretues. Pas shqyrtimit të dokumentit nga kreu, kartela plotësohet, d.m.th. ky informacion futet në të.

Me një ndërveprim të qartë midis sekretarit-asistentit dhe drejtuesit, nëse kreu shikon korrespondencën e marrë në mëngjes, së pari mund t'i jepni dokumentet kreut për rishikim, dhe më pas, duke pasur zgjidhjen e tij, plotësoni të gjithë formularin e regjistrimit.

Pasi të keni mbushur kartën, njëra prej tyre vendoset në indeksin e kartës së afatit, tjetra në dosjen e informacionit dhe referencës, dhe dokumenti i dorëzohet kontraktuesit për të punuar me të.

Kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve. Monitorimi i ekzekutimit të detyrës së caktuar është një nga funksionet e menaxhimit. Në kontroll, mund të dallohet kontrolli mbi thelbin e zgjidhjes së çështjes dhe kontrolli mbi kohën e caktimit. Kontrolli mbi bazueshmërinë e ekzekutimit të urdhrit, zgjidhja e çështjes kryhet nga drejtuesi (institucioni ose departamenti) ose persona të autorizuar posaçërisht. Kontrolli në thelb është një vlerësim se sa saktë, me sukses dhe plotësisht çështja është zgjidhur. Kontrolli mbi afatet për ekzekutimin e dokumenteve kryhet nga sekretari ose shërbimi mbështetës i dokumentacionit të menaxhimit. Kontrolli afatgjatë mund të ndahet në rutinë dhe parandalues.

Kryerja e kontrollit kërkon njohjen e metodave, teknikave të thjeshta dhe disponueshmërinë e mjeteve teknike.

Duke pasur parasysh disiplinën ende me performancë të ulët në vend, të gjitha dokumentet që kërkojnë ekzekutim dhe përgjigje duhet të vihen nën kontroll.

Afatet për ekzekutimin e dokumenteve mund të përcaktohen me ligj. Për shembull, për ekzekutimin e kërkesave të qytetarëve. Në dokumentet e marra nga organizatat më të larta dhe që përmbajnë ndonjë urdhër, zakonisht termi tregohet në vetë dokumentet. Në dokumentet administrative dhe vendimet e organeve kolegjiale, termi tregohet për secilin artikull. Në dokumentet e konsideruara nga kreu, afati për ekzekutimin e tyre përmbahet në rezolutë. Për të zgjidhur çështjet e përsëritura në institucion, kushtet standarde për ekzekutimin e dokumenteve të tilla duhet të përcaktohen dhe të pasqyrohen në udhëzimet.

Në shtojcën "Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin" ekziston një listë e afateve tipike për ekzekutimin e dokumenteve, të cilat duhet të përdoren kur hartohen udhëzimet për punën në zyrë të një institucioni të caktuar.

Për dokumentet që përmbajnë një detyrë komplekse, mund të caktohen afate të gjata (disa muaj, gjashtë muaj, një vit). Në këtë rast, është e nevojshme të ndani rendin në faza dhe të kontrolloni ekzekutimin e detyrës në faza.

Forma e kontrollit zgjidhet bazuar në aftësitë e institucionit. Mund të jetë një skedar manual i kohës.

Indeksi i kartës së afatit. Për kontroll manual, përdoren kartat e regjistrimit dhe një dollap depozitimi me 32 ndarës të lëvizshëm (karton ose plastikë). Tridhjetë e një ndarës janë ditët e muajit (31 ditë). Për ndarësin e 32 -të, kartat vendosen në dokumente, afati për të cilin bie muajin tjetër. Në ditët e fundit të muajit (2-3 ditë më parë), këto karta do të vendosen sipas datave të muajit të ri. Kartat e vonuara vendosen para ndarësit të parë. Ata qëndrojnë këtu derisa të tregohet një afat i ri i zgjatur.

Pasi të ketë regjistruar dokumentet plotësisht, sekretari rregullon kartat sipas afateve, domethënë vendos çdo kartë në numrin në të cilin duhet të ekzekutohet dokumenti. Të gjithë artikujt e dokumenteve administrative lëshohen gjithashtu në karta të veçanta. Në çdo formë, ju mund të shkruani në kartë dhe udhëzimet me gojë nga menaxhmenti.

Kështu, sekretari për kabinetin e depozitimit të afatit mund ta dijë me lehtësi se çfarë është caktuar në cilën ditë.

Një nga detyrat kryesore të sekretarit në fillim të ditës së punës është që të nxjerrë kartat për të gjitha detyrat e ditës aktuale nga kabineti i skedarit të afatit dhe të kontrollojë nëse ato do të përfundojnë sot. Ky mund të jetë një sondazh personal, një sondazh telefonik, etj. Nëse përmbushja e ndonjë detyre është ndërprerë dhe është e nevojshme të shtyhet afati, kjo i raportohet kreut. Afati i performancës mund të ndryshohet vetëm nga personi që e ka krijuar më parë.

Përveç monitorimit të vazhdueshëm, sekretari duhet të kryejë monitorim parandalues. Për ta bërë këtë, ai do të marrë karta për detyrat, afati për të cilat skadon në 3 ditë, dhe do të paralajmërojë secilin interpretues për këtë. Monitorimi ditor (rutinë dhe parandalues) krijon një atmosferë normale pune në zyrë. Punonjësit mësohen se përfundimi i çdo detyre do të kërkohet në kohë.

Një kontroll sistematik i ekzekutimit, i kryer me shkathtësi dhe saktë nga sekretari, i cili me takt kujton se dokumenti është i nevojshëm në kohë, se prosperiteti i kompanisë varet nga zgjidhja në kohë e çështjes, etj., Gjatë gjithë kohës thekson nevojën për ky punonjes dhe puna e tij. Për më tepër, skedari i kartës së afatit ndihmon në planifikimin e ditës së punës së menaxherit, pasi pasqyron të gjitha aktivitetet dhe detyrat për një datë të caktuar.

Kur dokumenti është ekzekutuar, bëhet një shënim në pjesën e pasme të kartës, duke treguar se si është zgjidhur çështja, për cilin numër dhe kur është dërguar dokumenti. Dokumenti konsiderohet i ekzekutuar kur detyrat e vendosura në dokument ose të specifikuara në rezolutë janë përfunduar plotësisht. Nëse, në procesin e zgjidhjes së çështjes, dokumenti u transferua nga një interpretues në tjetrin, e gjithë kjo regjistrohet gjithashtu në pjesën e pasme të kartës. Pas heqjes së dokumentit nga kontrolli, karta e kontrollit nxirret nga skedari i afatit dhe riorganizohet në referencë. Kontrolli mbi kohën e ekzekutimit duhet të kryhet në secilën njësi strukturore.

Herë pas here (në institucionet e mëdha në baza mujore), përpilohen raporte analitike, të cilat tregojnë se sa dokumente janë marrë për kontroll, sa nuk janë plotësuar në kohë, nga të cilat për arsye të vlefshme dhe mosrespektuese.

Informacion dhe punë referimi. Një nga qëllimet kryesore të regjistrimit është krijimi i një baze të dhënash me dokumentet e institucionit. Sekretari-asistent (në një institucion të madh, shërbimi i informacionit dhe mbështetjes së dokumentacionit të menaxhmentit), në bazë të kësaj banke të dhënash, është i detyruar t'u përgjigjet dy llojeve të pyetjeve në pak minuta:

kush, ku, në cilën fazë të punës është ndonjë dokument dhe - në cilat dokumente mund të gjeni informacione për një çështje specifike.

Posedimi i të gjithë grupit të burimeve të informacionit dhe dokumentacionit - detyra më e rëndësishme sekretar (institucion arsimor parashkollor). Dhe para së gjithash, për të kryer këtë detyrë, të gjitha të dhënat mbi dokumentet regjistrohen në format e regjistrimit.

Një skedar karte referimi është ndërtuar nga kartat e regjistrimit. Një kabinet skedarësh ka nevojë për një kuti të gjatë ose disa kuti, pasi kartat, ndryshe nga skedari i kontrollit të afatit, do të grumbullohen gjatë gjithë vitit.

Ndarësit në dosjen e referencës do të jenë emrat e njësive strukturore (nëse ka) ose fushat e veprimtarisë në institucion. Brenda këtyre seksioneve, është më e përshtatshme të vendosni kartat sipas rendit alfabetik të korrespondentëve ose pyetjeve të veprimtarisë (mallra, produkte, etj.). Një dosje e veçantë mbahet për ankesat e qytetarëve (propozime, deklarata, ankesa). Shtë gjithashtu mirë që të ketë një indeks të veçantë kartash për dokumentet legjislative, rregullatore dhe administrative, i cili është ndërtuar mbi baza tematike.

Në kohën e regjistrimit, siç u tregua tashmë më lart, duhet të hartohen dy karta: njëra vendoset në skedarin e kartës së kontrollit të afatit, tjetra në referencë. Kjo duhet të bëhet sepse një kërkesë për një dokument mund të vijë kur është ende në punë dhe nuk do të jetë e mundur që të bëhen shpejt hetime për afatin e paraqitjes së kabinetit. Një kërkesë e tillë në 3 minutat e caktuara mund të kryhet vetëm duke përdorur skedarin e referencës. Rrjedhimisht, ndërsa dokumenti është në punë, ka dy karta për të - në afatet dhe indekset e kartave referuese.

Pas ekzekutimit të dokumentit, karta nga afati kohor, si më e plotë dhe me të gjitha shenjat në zgjidhjen e çështjes së ngritur në dokument, riorganizohet në indeksin e kartës referuese, dhe një kartë e ngjashme nga indeksi i kartës referuese është hiqet dhe shkatërrohet ose përdoret për të krijuar një indeks shtesë të kartës së referencës për kërkimin e dokumenteve nga një motor kërkimi tjetër. atribut (për shembull, nëse indeksi kryesor i kartës është ndërtuar mbi baza tematike, atëherë kartat shtesë mund të organizohen sipas rendit alfabetik të korrespondentëve) .

Në punën operacionale ka kabinete depozitimi për vitin aktual dhe vitin e kaluar. Periudha e përgjithshme e ruajtjes së kartave është 3 vjet. Në indeksin e kartave të dokumenteve legjislative dhe rregullatore dhe administrative, kartat mbeten derisa dokumentet të zëvendësohen me të reja.

Mundësitë e shërbimeve të informacionit dhe referencës janë zgjeruar ndjeshëm me futjen e një sistemi të automatizuar regjistrimi.

Dërgimi i dokumenteve. Përpunimi dhe dërgimi i dokumenteve që dalin, si dhe marrja dhe përpunimi i dokumenteve në hyrje, kryhen në mënyrë qendrore ose nga një sekretar ose në një ekspeditë (përcjellës).

Pasi të kenë marrë një dokument për dërgesë, para së gjithash, ata kontrollojnë korrektësinë e ekzekutimit të tij:

prania e një nënshkrimi;

prania e një date (nëse nuk është në dokumentin që dërgohet, ajo vendoset);

prania e një titulli;

prania e një shenje në lidhje me interpretuesin;

adresimi i saktë;

nëse dokumenti është menduar për një korrespondent një herë, prania e një adrese;

prania e të gjitha faqeve në dokument dhe të gjitha shtojcave të specifikuara.

Këta elementë të projektimit kërkohen kur dërgoni një dokument si me postë ashtu edhe me faks. Nëse dokumenti ekzekutohet gabimisht ose nuk paraqitet në një grup të plotë, ai i kthehet kontraktuesit për rishikim.

Kur një dokument dërgohet me postë, ai konvertohet. Dokumentet e dërguara në një adresë vendosen së bashku në një zarf. Zarfet adresohen, shënohen. Për korrespondentët e rregullt, zarfat përgatiten paraprakisht. I gjithë regjistrimi i dokumenteve të destinuara për postim kryhet në përputhje të rreptë me kërkesat e rregullave postare.

Megjithatë, në vitet e fundit me zhvillimin e transmetimit të dokumenteve përmes kanaleve të komunikimit telefonik (faks, e-mail), sasia e korrespondencës së dërguar me postë tradicionale po zvogëlohet vazhdimisht.

Transmetimi i dokumenteve duke përdorur e-mail zvogëlon ndjeshëm kohën për transferimin e informacionit dhe rrit besueshmërinë e dërgimit.

Në të njëjtën kohë, nuk duhet harruar se transmetimi i dokumenteve me postë elektronike paraqet problemin e vërtetimit të vërtetësisë së nënshkrimit (autorizimi i dokumentit), domethënë përdorimi i një programi të veçantë " nënshkrim elektronik"dhe lidhja e një marrëveshjeje të veçantë autorizimi me secilin korrespondent.

1.3 Teknologjia e organizimit të punës me dokumente në shkollën gjuhësore "Suksesi" në KGOU SPO KPK

Në shkollën gjuhësore "Suksesi", drejtuesi i zyrës caktohet në krye. shkolla gjuhësore (si njësi strukturore). Punon drejtpërdrejt me të gjitha llojet e dokumenteve (hyrëse, dalëse, të brendshme përveç kontabilitetit) dhe siguron përpunimin dhe kontabilizimin e tyre.

Procedura për të punuar me dokumente, si dhe përgatitja dhe ekzekutimi i tyre, përshkruhet në detaje të mjaftueshme në dokumentet rregullatore dhe metodologjike. Për shkollën gjuhësore "Suksesi" si njësi strukturore e KGOU SPO KPK funksionon pozicioni i përgjithshëm zhvilluar në bazë të Ligjit të Federatës Ruse "Për Arsimin" dhe statutit të kolegjit.

Kjo Rregullore rregullon aktivitetet e "Shkollës Gjuhësore" Suksesi "" si njësi strukturore e TMK -së. Shkolla normative bazë gjuhësore është Ligji i Federatës Ruse "Për Arsimin" i datës 10 qershor 1992. Nr. 3266-1 (i ndryshuar me Ligjet Federale), një rregullore standarde për një institucion arsimor të arsimit të mesëm profesional, miratuar me Dekretin e Qeverisë RF të 3 Marsit 2001 Nr. 160, rregullore të tjera që qeverisin aktivitetet e një institucioni arsimor. Në aktivitetet e saj, shkolla gjuhësore udhëhiqet nga legjislacioni i Federatës Ruse, dekretet dhe urdhrat e Qeverisë së Federatës Ruse, vendimet e Ministrisë së Arsimit të Territorit të Khabarovsk, Karta e TMK -së, kjo Rregullore. Shkolla gjuhësore ofron shërbime arsimore shtesë në mësimin e gjuhëve të huaja për fëmijët e moshës parashkollore dhe shkollore, nxënësit, studentët e institucioneve arsimore. Shkolla gjuhësore zbaton programe intensive krijuese të autorit dhe metoda moderne të mësimit të gjuhëve të huaja.

Qëllimet dhe objektivat janë krijimi i kushteve të favorshme për zhvillimin e gjithanshëm të individit, duke përfshirë plotësimin e nevojave të studentëve në vetë-edukim dhe marrjen e arsimit shtesë në fushën e një gjuhe të huaj. Studim i thelluar i gjuhëve të huaja, historisë dhe letërsisë së vendeve të studimit të gjuhës, kulturës dhe studimeve rajonale. Mësimi i gjuhëve të huaja duke përdorur metoda krijuese dhe intensive, duke u përgatitur për pranim në Suzë dhe universitete. Organizimi i programeve të shkëmbimit me shkollat ​​e huaja, praktika për studentët dhe mësuesit e shkollave, pjesëmarrja në Konkurse ndërkombëtare dhe olimpiadat. Organizimi i bashkëpunimit me institucionet arsimore të huaja, fondacionet. Kryerja e seminareve për mësuesit e gjuhëve të huaja.

Të gjitha aktivitetet shkollore kryhen në përputhje me programet e zhvilluara të miratuara nga Ministria e Arsimit e Territorit të Khabarovsk, në një zgjedhje të mjeteve, metodave dhe formave të arsimit të bazuar në arsim pedagogjik, duke marrë parasysh interesat, prirjet dhe karakteristikat e moshës së nxënësve në një bazë e paguar. Shkolla praktikon mësimin në grup. Zënia e grupeve është 10-12 persona. Mënyra e klasave është 2-3 herë në javë (4-6 orë akademike), e cila përfshin praktikën e të folurit dhe të shkruarit, dëgjimin, leximin e literaturës së huaj dhe specialitete shtesë. kurse mbi komunikimin, biznesin, punën me shtypin, dramën, etj. Pagesa në muaj sipas kontratës, në varësi të intensitetit të klasave. Pagesat mund të ndryshojnë gjatë vitit për shkak të inflacionit. Të gjithë mësuesit e shkollës kanë arsim të lartë pedagogjik, përvojë në mësimin e gjuhëve të huaja, punë sipas një marrëveshje pune (kontrate). Kohëzgjatja e vitit shkollor, tremujorët, javët dhe kohëzgjatja e pushimeve përcaktohet me urdhër të drejtuesit të shkollës në fillim të vitit shkollor ose me semestër. Studentët bëjnë teste 2 herë në vit për të kontrolluar asimilimin e materialit edukativ, kanë mundësinë të marrin pjesë në jetën kulturore të shkollës, të mbajnë pushime dhe të punojnë në projekte individuale.

Shkolla është e vendosur në ndërtesën arsimore të KPK -së në Krasnorechenskaya 114A dhe përdor pronën e kolegjit në bazë të menaxhimit operacional. Burimi i financimit për shkollën është:

fondet buxhetore dhe jashtëbuxhetore;

kontribute falas dhe bamirësie;

burime të tjera në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse.

Fondet e marra nga qytetarët për shkollim drejtohen në një llogari të veçantë të COD dhe shpërndahen në përputhje me një marrëveshje midis drejtorit të kolegjit dhe drejtuesit të shkollës. Kontrolli mbi aktivitetet financiare dhe ekonomike të shkollës kryhet nga drejtori i TMK -së.

Shkolla menaxhohet nga një drejtues i caktuar nga drejtori i TMK -së sipas kushteve kontrata e punës... Drejtuesi i shkollës rekruton dhe planifikon strategjinë për zhvillimin e shkollës. Mësuesit e shkollave kryejnë aktivitete organizative dhe edukative në përputhje me statutin e TMK -së dhe këtë rregullore, duke siguruar nivelin e nevojshëm profesional të aktiviteteve të tyre.

Shkolla po riorganizohet, likuidohet në bazë të vendimit të Këshillit institucion arsimor COD me urdhër të drejtorit në rast të shkeljes së kësaj dispozite ose statutit të COD.

Dokumenti kryesor i organizatës është një licencë (1) me një listë të programeve arsimore profesionale, sipas të cilave institucioni arsimor shtetëror i arsimit të mesëm profesional "Kolegji Pedagogjik Khabarovsk" ka të drejtë të kryejë aktivitete edukative (2), si dhe rregullat për ofrimin e shërbimeve të paguara të Kolegjit Pedagogjik Khabarovsk bazuar edhe në dispozitat e përgjithshme ...

Rregullat për ofrimin e shërbimeve arsimore me pagesë COD.

Dispozitat e përgjithshme:

Këto rregulla janë zhvilluar në përputhje me Ligjin e R.F. "Për Arsimin" i ndryshuar me Ligjin Federal Nr. 12-F3, datë 13.01.96 (Neni 45); Rregullore model për një institucion arsimor të arsimit të mesëm profesional; Ligji i Territorit të Khabarovsk "Për procedurën e futjes së shërbimeve të paguara nga autoritetet shtetërore dhe lokale, organizatat shtetërore dhe komunale" të datës 31.10.96 Nr. 73; Rezoluta e Shefit të Administratës së Territorit Khabarovsk "Për Miratimin e Rregulloreve mbi Procedurën e Futjes së Shërbimeve të Paguara nga Organet e Qeverisjes Shtetërore dhe Lokale, Organizatat Shtetërore dhe Komunale" të datës 01.09.97 Nr. 383; Statuti i kolegjit; akte të tjera rregullatore të R.F.

Rregullat përcaktojnë rendin, llojet e pagesave shërbimet arsimore, kushtet dhe procedura për sigurimin e tyre, detyrimet e studentëve.

Ofrohen shërbime arsimore shtesë të paguara për të përmbushur nevojat arsimore të studentëve, për të përmirësuar cilësinë e procesit arsimor.

Mundësia e ofrimit të shërbimeve të këtij lloji parashikohet nga Karta e kolegjit dhe kryhet në kurriz të fondeve jashtë-buxhetore të sponsorëve, organizatave, individëve, përfshirë. prindërit.

Rregullat janë të detyrueshme për të gjithë punonjësit dhe studentët e COD.

Llojet e shërbimeve arsimore të paguara (3).

Kushtet për ofrimin e shërbimeve arsimore të paguara:

Kolegji ofron shërbime arsimore të paguara për popullatën me licencë për të kryer aktivitetet përkatëse arsimore.

Shërbimet arsimore nuk mund të ofrohen në këmbim dhe brenda kornizës së aktiviteteve arsimore bazë të financuara nga buxheti.

Të ardhurat nga aktivitetet e specifikuara të kolegjit riinvestohen në këtë institucion arsimor sipas gjykimit të tij, përfshirë rritjen e shpenzimeve për pagat punëtorët e kolegjit Ky aktivitet nuk vlen për aktivitetin sipërmarrës.

Rrjedha kryesore e punës përbëhet nga urdhra bazuar në lidhjen e kontratave "për ofrimin e shërbimeve arsimore të paguara" (4). Porositë rregullojnë:

përbërja e grupeve studimore;

Stafi i mesuesve;

orari i shkollës;

pagesa për klasat;

dhe etj çështjet organizative (festat, etj.).

Dhe gjithashtu ekziston një revistë për regjistrimin e pjesëmarrjes dhe përparimit përmes së cilës monitorohet puna e procesit arsimor dhe fleta e kohës së mësuesit, sipas së cilës punonjësit paguhen.

Fletët e kohës dhe urdhrat transferohen në departamentin e kontabilitetit, i cili, nga ana tjetër, kontrollon punën e shkollës dhe paguan për punën e stafit të shkollës.

1.4 Mundësitë e përdorimit të teknologjive moderne kompjuterike në punën e zyrës

Kur flasin për automatizimin e zyrës ose rrjedhën e punës, ata zakonisht nënkuptojnë çdo Teknologjia e informacionit lidhur me përpunimin e dokumenteve - nga përdorimi i përpunuesve të tekstit në sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës dhe menaxhimi i bazës së të dhënave. Në një institucion modern, mjetet kryesore teknologjike për të punuar me dokumente janë kompjuterët e instaluar në vendet e punës të interpretuesve dhe të lidhur me një rrjet. Nëse një rrjet kompjuterik mbulon të paktën të gjitha vendet e punës të personelit të zyrës në sektorët strukturorë të një organizate, atëherë bëhet e mundur të përdoret rrjeti për të lëvizur dokumente dhe për të përcjellë në mënyrë qendrore përparimin e procesit të zyrës - deri në punën e interpretuesve në dokumente në vendet e tyre të punës.

Në shkollën gjuhësore "Suksesi" në KGOU SPO KPK, rrjeti kompjuterik nuk mbulon të gjitha vendet e punës të personelit të zyrës, kështu që është e vështirë të gjurmosh lëvizjen e dokumenteve dhe të monitorosh ekzekutimin e tyre. Në thelb, të gjitha dokumentet përgatiten duke përdorur tekst dhe redaktues grafikë, aftësitë e të cilave diskutohen më poshtë, dhe më pas, në versionin e shtypur, u transferohen interpretuesve. Kështu, bëhet mjaft e vështirë të kontrollosh zbatimin e tyre. Për të thjeshtuar detyrën e kontrollit, ne kemi zhvilluar një sistem të regjistrimit të automatizuar dhe kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve bazuar në programin Outlook. Përparësitë e zhvillimit të sistemit tonë të informacionit në mënyrë specifike në Outlook janë diskutuar gjithashtu në detaje më poshtë. Futja e një sistemi të kompjuterizuar të regjistrimit të dokumenteve siguron mbledhjen dhe ruajtjen e të dhënave gjithëpërfshirëse për të gjitha dokumentet e organizatës, lejon kontroll efektiv dhe kryerje të informacionit dhe punës referuese. Puna me dokumente në Microsoft Word

Puna moderne e zyrës karakterizohet nga futja e teknologjisë kompjuterike në procesin e punës me dokumente. Zhvillimi i teknologjisë dhe teknologjive të reja të informacionit lejon zgjidhjen e një prej detyrave kryesore të punës në zyrë - krijimin e dokumenteve - duke përdorur redaktues të ndryshëm të tekstit. Ky mjedis bën të mundur redaktimin e shpejtë të dokumenteve, përdorimin e formave të gatshme (shablloneve) në përgatitjen e llojeve themelore të dokumenteve, dyfishimin e shumëfishtë të dokumenteve të krijuar, dhe shumë më tepër.

Produktet kryesore softuerike të përdorura për të zgjidhur këtë problem janë Microsoft Word, Lexicon për Windows, WordPerfect për Windows. Puna më optimale duket se është në Microsoft Word.

Redaktori i tekstit Word është një mjedis softuer i gjithanshëm për të punuar me dokumente teksti, i krijuar për ta bërë më të lehtë punën me lloje të ndryshme të dokumenteve. Ai siguron një sërë mundësish, si në përgatitjen e teksteve ashtu edhe në manipulimin e dokumenteve të gatshëm të tekstit të ruajtur në media të ndryshme. Tekstet e reja mund të formohen nga fragmente të teksteve të gatshme; objekte të ndryshme të krijuara në aplikacione të tjera mund të nguliten në tekste; dokumentet e tekstit mund të transmetohen përmes linjave të komunikimit të rrjeteve kompjuterike lokale dhe globale.

Për redaktorin e Word, tiparet e mëposhtme mund të vërehen, si rregull, të natyrshme në përpunuesit e tjerë të fjalëve:

përdorimi i një sërë fontesh dhe stilet e tyre;

përdorni në një dokument simbolet e alfabeteve të gjuhëve të ndryshme (cirilike, latine, greke, arabe, hebraike, etj.);

redaktimi i tekstit dhe kontrollimi i drejtshkrimit (drejtshkrimi dhe gramatika);

pagëzimi automatik i dokumentit, futja e titujve të faqeve (titujt dhe fundet), fusnotat;

mjet i integruar i grafikëve të biznesit (duke ju lejuar të përfshini diagrame, vizatime, diagrame në tekst);

mjete të ndryshme për formatimin e tekstit të përfunduar (shtrirja, kolonat, numërimi);

mbajtja e një tabele të përmbajtjes me shumë nivele;

gjetja dhe zëvendësimi i një pjese të tekstit;

punoni me disa dokumente në të njëjtën kohë, duke përfshirë dokumente nga mjedise të ndryshme (tekst, spreadsheets, grafikë, baza të dhënash).

Për më tepër, redaktori i Word ka një gamë të gjerë mjetesh automatizimi për të thjeshtuar detyrat e zakonshme:

punoni me sekuenca makro të personazheve;

gabime automatike të shtypjes;

formatimi automatik i tekstit kur shtypni (autoformat);

sugjerim automatik i versionit të plotë të datës, si dhe fjalë ose fraza nga lista e autotekstit pas futjes së shkronjave të para (plotësim automatik);

analiza automatike e dokumentit për të nxjerrë në pah dispozitat kryesore të tij, në bazë të të cilave hartohet abstrakti i autorit;

aftësia për të krijuar stile;

sigurimi automatik i këshillave dhe informacionit referues që mund t'ju nevojiten gjatë detyrës (ndihmës);

prania e një magjistari për letra, kalendarë, agjenda, rezyme, zarfa, fakse, duke lehtësuar punën e krijimit të dokumenteve.

Funksionet e listuara të MSWord thjeshtojnë shumë punën e stafit klerikal kur krijojnë dhe redaktojnë dokumente teksti.

Puna me dokumente në programin MS EXCEL

Mbështetja e informacionit për aktivitetet e menaxhimit përfshin teknologji për përgatitjen dhe përpunimin e llojeve të ndryshme të dokumenteve, në të cilat një vend të rëndësishëm zë informacioni në formë numerike (financiare, kontabiliteti, planifikimi dhe analitiku, etj.), Të hartuara në formën e ndryshme llojet e tabelave, format e deklaratave, format, listat. Në raste të tilla, përdorimi i tabelave Excel është shumë i dobishëm, me ndihmën e të cilave mund të: punoni me tabela dhe të bëni llogaritjet, përfshirë ato shumë komplekse; ndërtoni grafikë bazuar në të dhënat e përfshira në tabela; krijojnë baza të të dhënave dhe i përpunojnë ato.

Publikime të shumta i kushtohen përshkrimit të aftësive të MS Excel. Këtu do të japim vetëm disa rekomandime që mund të jenë të dobishme kur krijoni dokumente dhe punoni me to në MS Excel.

Krijimi i çdo dokumenti në MS Excel, pavarësisht nga versioni i këtij programi të përdorur, këshillohet që të filloni me një përshkrim të vetive të përgjithshme duke përdorur komandën File, Properties, Plotësimi i fushave, Titulli, Subjekti, Autori, Keywords lejon ju për të kursyer kohë kur kërkoni dokumente të zhvilluara.

Paraqitja tabelare e të dhënave. Karakteristika kryesore e një fletë pune të spreadsheet Excel është aftësia për të ruajtur lloje të ndryshme të të dhënave në qelizat ngjitur: tekst, numra ose formula. Mjafton ta bëni qelizën aktive dhe të shkruani në tastierë atë që ju nevojitet. Lloji i të dhënave të futura përcaktohet automatikisht. Ai ka për qëllim jo vetëm për ruajtjen e të dhënave numerike dhe jo-numerike, por për kryerjen e të gjitha llojeve të operacioneve me këto të dhëna. Formulat janë thelbi i Excel -it. Ato mund të ndërtohen në mënyra të ndryshme.

Paraqitja grafike e të dhënave statistikore. Në dokumentacion, së bashku me tabelat, tabelat përdoren gjerësisht. Ato janë një mjet i përshtatshëm për paraqitjen vizuale të të dhënave dhe plotësojnë me sukses tabelat ose madje i zëvendësojnë ato, ndihmojnë në analizën dhe krahasimin e të dhënave për të lehtësuar perceptimin dhe interpretimin e tyre.

Excel ka dy menyra te ndryshme ndërtimi i diagrameve që ndryshojnë në mënyrën e ruajtjes së tyre në kujtesën e kompjuterit: diagrame të ngulitura dhe diagrame individuale. Grafikët e integruar janë tabela të mbivendosura në faqen e punës dhe të ruajtura në të njëjtin skedar (ato zënë një pjesë të spreadsheet). Diagramet individuale janë objekte grafike të pavarura (zënë të gjithë ekranin).

Për të ndërtuar ndonjë diagram, duhet të specifikoni të dhënat, të cilat më pas do të paraqiten në një formë grafike. Mënyra më e lehtë për të krijuar një tabelë të ngulitur është përdorimi i Chart Wizard. Pasi të klikoni në butonin Chart Wizard, në ekran shfaqet një kuti dialogu, ku, pasi të specifikoni të gjitha të dhënat, marrim një tabelë të gatshme.

Puna me modelet e përdoruesit. Për të kursyer kohë të shpenzuar për krijimin e dokumenteve, këshillohet që të analizoni në mënyrë sistematike përmbajtjen e dokumenteve dhe të zhvilloni format e tyre standarde. Modeli është baza për krijimin e një dokumenti standard. Ekzekutimi i skedarit File, New në Microsoft Excel thërret ofertën për të zgjedhur një nga modelet për krijimin e një dokumenti të ri.

Tituj dhe futboll në Excel. Për të thjeshtuar punën me dokumentet e shtypura, këshillohet të përdorni tituj dhe funde. Një footer është një fushë në të cilën mund të futni materiale referuese ose shpjeguese, të tilla si emri i skedarit, emri i fletës së punës, numri i faqes, data dhe ora aktuale, emri i departamentit dhe informacione të tjera të shërbimit. Informacioni i futur në kokën dhe fundin e vetëm një faqe shfaqet në titujt dhe fundet e të gjitha faqeve. Kokat dhe fundet janë të vendosura në krye ose në fund të faqes. Në Excel, mund të përdorni formatet e integruara të kokës dhe të faqes ose të krijoni tuajin. Para printimit, mund të vendosni pozicionin e tyre në lidhje me skajin e faqes.

Shembujt e konsideruar të përdorimit të tekstit dhe redaktuesve grafikë përdoren kryesisht si mjet për krijimin e dokumenteve. Por është shumë e vështirë, me një rrjedhë të madhe dokumentesh në organizatë, të kërkosh informacionin e nevojshëm, të gjurmosh marrëdhënien e dokumentit të krijuar me dokumente të tjerë të lidhur. Prandaj, aktualisht, për mbështetjen e informacionit të një institucioni modern, sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave (DBMS). ACCESS po përdoren gjithnjë e më shumë si një mjet për krijimin dhe funksionimin e një baze të dhënash.

Aktualisht, disa nga sistemet më të njohura të menaxhimit të bazës së të dhënave të zyrës (DBMS) përdoren për të krijuar baza të të dhënave në organizata të vogla, por më i popullarizuari për shumë arsye është Microsoft Access DBMS (ose MS Access). Në varësi të aftësive të një kompjuteri të veçantë dhe në versionin e sistemit operativ të instaluar (Windows 98, Me, 2000, XP), përdoren versione të ndryshme të DBMS (Access 97, 2000, XP).

Qasja zbaton plotësisht menaxhimin e bazës së të dhënave relacionale. Sistemi mbështet çelësat parësorë dhe të huaj dhe siguron integritetin e të dhënave në nivelin e kernelit (gjë që parandalon azhurnimin ose fshirjen e papajtueshme të operacioneve). Për më tepër, tabelat në Access janë të pajisura me mjete të vërtetimit të të dhënave për të parandaluar hyrjen e pasaktë, pavarësisht se si kryhet, dhe secila fushë e tabelës ka formatin e vet dhe përshkrimet standarde, të cilat thjeshtojnë shumë futjen e të dhënave. Karakteristikat themelore të çdo DBMS janë llojet e të dhënave që mund të ruajë dhe përpunojë. Access DBMS ju lejon të përdorni llojet e mëposhtme të të dhënave në regjistrime:

Counter: Kjo fushë vendoset automatikisht kur një rekord i ri i shtohet bazës së të dhënave. Vlerat në këto fusha janë të paarritshme për përdoruesit dhe nuk mund të përditësohen: nëse ndonjë regjistrim fshihet, atëherë numëruesi vazhdon numërimin ekzistues.

Tekst: Kjo fushë mund të përmbajë deri në 255 karaktere tekst falas. Nëse gjatësia e fushës nuk është e specifikuar, atëherë parazgjedhja është 50 karaktere: kjo fushë mund të përmbajë një grup arbitrar të karaktereve deri në 64K.

Numerike: përmban numra të plotë dhe / ose numra të pjesshëm dhe zë nga një deri në tetë bajt, në varësi të llojit (vlerës) së numrit.

Data/Ora: përmban datën në formate të ndryshme (për shembull, format i shkurtër është 12/31/2004, formati i plotë është 12/31/04 23:59:59, etj.).

Monedha: kjo fushë specifikon sasinë e parave me një saktësi prej 15 vendndodhjesh dhjetore të plota dhe 4 pjestore (në këtë rast, zakonisht shfaqen vetëm dy dhjetore në ekran).

Boolean: Këto fusha përmbajnë vlera Boolean PO ose JO.

Objekti OLE: Këto fusha ruajnë objektet që janë transferuar nga aplikacionet e tjera (fotografi, tabela).

Nëse nuk gjenden vlera në fusha gjatë përpunimit special, sistemi siguron mbështetje të plotë për vlerat null.

Përpunimi i të dhënave relacionale në Access për shkak të arkitekturës fleksibël të sistemit është në gjendje të plotësojë çdo nevojë. Në të njëjtën kohë, Access mund të përdoret si një DBMS më vete në modalitetin e serverit të skedarëve ose si një komponent klient i produkteve të tilla si SQL Server. Përveç kësaj. Qasja mbështet protokollin Lidhshmëria e të Dhënave të Hapura (ODBC), e cila ju lejon të lidheni me bazat e të dhënave në shumë formate të ndryshme, të tilla si SQL Server, Oracle, Sybase dhe madje edhe mainframes DB / 2 nga IBM.

Qasja mbështet përpunimin e transaksioneve me integritet të garantuar. Për më tepër, sigurohet siguri në nivelin e përdoruesit, e cila ju lejon të kontrolloni qasjen në të dhëna për përdoruesit individualë dhe grupet e tëra.

Organizimi i sistemit të ndihmës së Microsoft vazhdon të jetë më i miri në industri si për përdoruesit fillestarë ashtu edhe për ata me përvojë. Qasja siguron ndihmë të ndjeshme ndaj kontekstit, e cila mund të arrihet duke klikuar , dhe ekrani do të shfaqë menjëherë informacionin e ndihmës për çështjen që intereson përdoruesin për momentin. Në këtë rast, lehtë mund të shkoni në tabelën e përmbajtjes së sistemit të ndihmës, informacion specifik, historinë e thirrjeve dhe faqeshënuesve të mëparshëm.

Magjistari mund t'i kthejë orët e punës në minuta. Magjistarët bëjnë pyetje kryesore në lidhje me përmbajtjen, stilin dhe formatin e objektit që krijohet; atëherë ata automatikisht ndërtojnë objektin e dëshiruar. Access ka rreth njëqind magjistarë për t'ju ndihmuar të hartoni bazat e të dhënave, aplikacionet, tabelat, format, raportet, tabelat, etiketat postare, kontrollet dhe vetitë. Ju madje mund të personalizoni magjistarët për detyra të ndryshme. Ju lejon të importoni dhe eksportoni skedarë të shumë formateve të njohura, duke përfshirë dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, shumë formate teksti ASCII (përfshirë me një gjatësi fikse të linjës ose një delimiter i specifikuar), dhe Shih gjithashtu të dhënat HTML. Importi krijon një tabelë Access; eksportimi i një tabele Access krijon një skedar në formatin e specifikuar.

Lidhja (e quajtur më parë shtojcë) do të thotë që ju mund të përdorni të dhëna të jashtme pa krijuar një tabelë Access. Ju mund të bëni një lidhje të ngjashme me të dhënat dBASE, FoxPro, Excel, ASCII dhe SQL. Një tipar shumë i fuqishëm - lidhja e tabelave të aksesit me tabelat e tyre të jashtme dhe pastaj ndarja e tyre më vonë - vlen për tabelat e Accessit, dBASE, FoxPro dhe SQL Server.

Dritaret e dizajnit të formës dhe raportit kanë të njëjtën ndërfaqe dhe i ofrojnë përdoruesit shumë mundësi. Formulari ose raporti është hartuar sipas parimit WYSIWYG (Ajo që shihni është ajo që merrni). Duke shtuar një kontroll tjetër, përdoruesi sheh sesi ndryshon forma e krijuar.

Format dhe raportet mund të përfshijnë etiketat, fushat e të dhënave të tekstit, butonat e radios, kutitë e kontrollit, rreshtat dhe drejtkëndëshat, dhe stilojini ato me ngjyra dhe hije në artikuj. Për më tepër, mund të përfshini fotografi të tëra, diagrame, nënforma dhe nënraporte. Në të njëjtën kohë, të gjithë parametrat e paraqitjes së të dhënave mbeten plotësisht nën kontrollin e përdoruesit.

Formularët mund të përfshijnë shumë faqe, dhe raportet mund të kenë shumë nivele të grupimit dhe përmbledhjes së të dhënave.

Format dhe raportet mund të shikohen paraprakisht për shikimin e një zogu duke zmadhuar. Në modalitetin e projektimit, ju mund ta shihni raportin me të dhëna fals, në mënyrë që të mos keni nevojë të prisni që një skedar i madh real të përpunohet.

Projektuesi i Raportit është një mjet shumë i fuqishëm, me deri në dhjetë nivele grupimi dhe renditje. Kjo ju lejon të krijoni raporte që tregojnë përqindje dhe shuma në vetëm dy kalime.

Një nga karakteristikat më të fuqishme të Access është gjithashtu më e rëndësishmja. Marrëdhëniet ju lejojnë të lidhni tabelat në mënyrë grafike. Ju madje mund të lidhni tabela që përfaqësojnë lloje të ndryshme skedarësh (për shembull, një tabelë Access dhe një tabelë dBASE). Pas një lidhjeje të tillë, tabelat veprojnë në tërësi, dhe tani ju mund të ndërtoni pyetje në lidhje me çdo të dhënë në to. Ju mund të zgjidhni fusha të veçanta, të përcaktoni një renditje të renditjes, të krijoni shprehje të llogaritura dhe të futni kritere për zgjedhjen e regjistrimeve që dëshironi. Ju mund të shfaqni rezultatet e ekzekutimit të një pyetjeje si një tabelë, formë ose raport. Përdoruesit nuk i kërkohet të vendosë lidhje paraprakisht: përkundrazi, mjafton të futni projektuesin e pyetjes (për shembull, kur keni nevojë të krijoni një raport specifik).

Pyetjet zbatohen edhe në raste të tjera. Ju mund të krijoni pyetje që llogaritin totalin, shfaqni tabela të grupuara dhe ndërtoni tabela të reja. Ju madje mund të përdorni një pyetje për të azhurnuar të dhënat në tabela, fshini shënimet dhe shtoni një tabelë në tjetrën.

Access përdor të njëjtin aplikacion grafik si Microsoft Word, Excel, PowerPoint dhe Project. Kjo ju lejon të krijoni qindra lloje të grafikëve dhe tabelave, duke i personalizuar ato bazuar në nevojat tuaja specifike. Ju mund të krijoni shirita, shirita, byrek, sipërfaqe dhe tabela të tjera në 2D dhe 3D. Ato mund të shoqërohen në mënyrë arbitrare me tekst, të zbukuruar ngjyra te ndryshme dhe modelet. Vlerat mund të shfaqen në shirita ose feta të tabelave të byrekëve. Ju mund t'i rrotulloni imazhet e diagramit në mënyrë që ato të shfaqen nga çdo kënd i përshtatshëm. E gjithë kjo sigurohet nga programi Access Graph.

Me DDE (Shkëmbimi dinamik i të dhënave) dhe OLE (Lidhja dhe ngulitja e objekteve), ju mund të shtoni të gjitha llojet e objekteve të reja në format dhe raportet e Qasjes. Këto objekte mund të jenë zë, fotografi, diagrame, madje edhe videoklipe. Ju mund të vendosni objekte OLE (të tilla si bitmaps) ose dokumente të përpunuesit të tekstit (Word ose WordPerfect), ose të lidheni me tabelat e Excel -it. Duke i lidhur këto objekte me bazën e të dhënave të tyre, përdoruesi mund të krijojë forma dhe raporte dinamike, dhe të përdorë të njëjtin informacion në aplikacione të ndryshme të Windows.

Qasja tani siguron të gjitha tiparet që mundësojnë një aplikacion të komunikojë me internetin / intranetin. Me një klikim, ju mund të ruani tabelat, pyetjet, format dhe raportet në formatin HTML. Një magjistar lejon edhe një fillestar të transferojë kodet HTML nga një objekt në një faqe në internet, duke i bërë ato të disponueshme për t'u përdorur nga kushdo që lundron në internet. Hyperlinks ju lejojnë të hyni në të dhënat që gjenden në një faqe në internet direkt nga format Access. Përmban mbi njëqind funksione (programe të vogla të integruara që kthejnë një vlerë si rezultat i ekzekutimit) që kryejnë shumë detyra të ndryshme. Ekzistojnë funksione për manipulimin e bazave të të dhënave, vargjet, numrat në formatin e datës dhe kohës, matematikore, biznesore dhe financiare. Ato mund të përdoren për të krijuar shprehje të llogaritura në forma, raporte dhe pyetje.

Për jo-programuesit (ose përdoruesit e energjisë që thjesht nuk duan të programojnë), Access siguron makro. Ato ju lejojnë të automatizoni disa detyra. Rreth pesëdhjetë makro bëjnë të mundur manipulimin e të dhënave, krijimin e menusë dhe kutive të dialogut, hapjen e formave dhe raporteve, me një fjalë, automatizimin e pothuajse çdo detyre. Duke përdorur makro, ju mund të zgjidhni rreth 90% të të gjitha detyrave të përpunimit të të dhënave. Ky është një mjedis serioz i zhvillimit të aplikacionit me një gjuhë programimi të plotë. Visual Basic për Aplikime - VBA (e njohur më parë si Access Basic) merr një qasje të orientuar nga objekti në programim dhe i lejon programuesit të bëjë pothuajse gjithçka që mund të imagjinohet. Shtë një gjuhë e fuqishme programimi e strukturuar.

Mjedisi i zhvillimit me funksion të plotë mbështet shumë karakteristika të fuqishme moderne: modalitetin me shumë dritare për redaktimin dhe korrigjimin, kontrollin automatik të sintaksës, pikat e prishjes, ekzekutimin hap pas hapi dhe madje edhe ndihmën sintaksore që shfaq opsionet për komandat hyrëse në ekran.

Në biznes ose sfera personale shpesh ju duhet të punoni me të dhëna nga burime të ndryshme, secila prej të cilave është e lidhur me një lloj aktiviteti të veçantë. Disa njohuri dhe aftësi organizative kërkohen për të koordinuar të gjitha këto të dhëna. Microsoft Access kombinon informacionin nga burime të ndryshme në një bazë të dhënash të vetme relacionale. Formularët, pyetjet dhe raportet që krijoni ju lejojnë të azhurnoni shpejt dhe me efikasitet të dhënat, të merrni përgjigje në pyetje, të kërkoni të dhënat që ju nevojiten, të analizoni të dhënat dhe të printoni raporte.

Në bazën e të dhënave, informacioni nga secili burim ruhet në një tabelë të veçantë. Kur punoni me të dhëna nga tabela të shumta, krijohen marrëdhënie midis tabelave.

Për të kërkuar dhe zgjedhur të dhëna që plotësojnë kushte të caktuara, krijohet një pyetje. Pyetjet gjithashtu ju lejojnë të azhurnoni ose fshini regjistrime të shumta në të njëjtën kohë, të kryeni llogaritjet e integruara ose ad-hoc.

Formularët përdoren për të parë, futur ose ndryshuar të dhënat drejtpërdrejt në tabelë. Formulari ju lejon të zgjidhni të dhëna nga një ose më shumë tabela dhe t'i shfaqni ato në ekran duke përdorur një paraqitje standarde ose të krijuar nga përdoruesi.

Ju mund të përdorni një raport për të analizuar të dhënat ose për t'i printuar ato në një mënyrë specifike, për shembull, mund të krijoni dhe printoni një raport që grupon të dhënat dhe llogarit shumat.

Për të kryer automatikisht disa operacione, përdoren makro që përmbajnë një grup prej një ose më shumë makro, të tilla si hapja e formave ose printimi i raporteve. Makrot mund të jenë të dobishme për automatizimin e detyrave të kryera shpesh. Për shembull, kur përdoruesi klikon një buton, mund të ekzekutoni një makro që printon një raport.

Ndonjëherë është e nevojshme të krijoni procedurën tuaj, e cila duhet të nisë nga çdo dritare në bazën e të dhënave, ose një procedurë të krijuar për të trajtuar një ngjarje specifike. Një grup i procedurave të tilla në gjuhën Visual Basic, të mbledhura në një njësi programi, quhet modul. Ekzistojnë dy lloje kryesore të moduleve: modulet e klasës dhe modulet standarde. Modulet e klasës janë module të formës dhe module raporti të lidhura me një formë ose raport specifik. Ato shpesh përmbajnë rutinat e ngjarjeve (të tilla si një shtypës kyç) dhe gjenerohen automatikisht kur krijohet rutina e ngjarjes së parë. Modulet standarde përmbajnë procedura të përgjithshme që nuk lidhen me asnjë objekt, si dhe procedura të përdorura zakonisht që mund të nisen nga çdo dritare në bazën e të dhënave.

KAPITULLI 2. P USRDORIMI I V OSHTRIMIT T MS MS për ORGANIZIMIN E P PRORPUNIMIT TUS BIZNESIT DHE QARKULLIMIT T D DOKUMENTEVE

.1 Mjetet moderne të organizimit të punës në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve

Kërkesat për punën moderne të zyrës dhe rrjedhën e dokumenteve. Çdo dokument duhet të arrijë shpejt tek adresuesi (përndryshe thjesht nuk ka kuptim). Në shumë raste, detyra e dorëzimit të një dokumenti i caktohet një agjencie të rëndësishme qeveritare - zyrës postare. Sidoqoftë, dokumentit ende i kërkohet që ai të jetë gjithmonë i dobishëm dhe se mund të gjendet shpejt në kohën e duhur.

Kur punoni me një dokument, duhet të ndiqni rregulla të caktuara. Sigurisht, rregulla të tilla nuk mund të jenë të ndërlikuara, por duhet pranuar që rregulla të tilla duhet të jenë, dhe ato duhet të ndiqen. Askush nuk do të argumentojë me këtë tezë, por për fat të keq, në praktikën e çdo organizate, ka mjaft shembuj të bezdisshëm (dhe të shtrenjtë) të mospërmbushjes së kërkesave elementare të punës në zyrë.

Të gjithë punonjësit nuk duhet të pritet të jenë jashtëzakonisht të disiplinuar gjatë gjithë kohës dhe të jenë ndihma klerikale në këmbë. Por një punonjës i zgjuar duhet të dijë gjithmonë se ku të marrë një përgjigje për pyetjet e tij.

Përvoja ka treguar se edhe në një zyrë të vogël, rregullat e biznesit duhet të shkruhen. Në të vërtetë, nëse kërkoni dhe prisni rregull nga vartësit tuaj, nuk duhet të mbështeteni në kujtesën kolektive të punonjësve tuaj. Bettershtë më mirë të kalosh dy orë një herë në hartimin e një sërë rregullash të përgjithshme sesa të shqetësohesh vazhdimisht nga mungesa e dokumenteve të nevojshme dhe "marrëzia" e punonjësve.

Bazat e punës në zyrë. Çfarë duhet të pasqyrohet në rregullat e brendshme të punës në zyrë? Isshtë e pamundur të parashikosh gjithçka dhe nuk ka nevojë të përpiqesh për këtë, por rekomandohet që të përcaktohen disa kërkesa standarde në këto rregulla.

Para së gjithash - vetë lista e punëve të kompanisë ose divizionit, emërtimet dhe emrat e tyre.

Shtë e nevojshme të tregohet se kush është personalisht përgjegjës për secilën prej rasteve dhe ku këto raste duhet të ruhen. Për të shmangur konfuzionin, duhet të instaloni lista e kërkuar zyrtarë të cilët duhet të miratojnë dokumentet e secilit rast.

Duhet të vendoset në cilët kompjuterë dhe në cilët dosje duhet të ruhen skedarët e dokumenteve të secilit rast, të cilët mund të kenë qasje në dosjet e secilit rast.

Rendi i punës në një dokument nuk ka nevojë gjithmonë të rregullohet, por praktika e mirë kërkon që një dosje e paracaktuar të ndahet në secilin kompjuter për të punuar në dokumentet aktuale. Kjo është shumë e dobishme kur duhet të gjeni urgjentisht një skedar në mungesë të pronarit të tij. Duhet të përcaktohet posaçërisht që pas miratimit të dokumentit, versionet e tij duhet të fshihen për të shmangur keqkuptimet, dhe skedari i dokumentit duhet të zhvendoset nga dosja e dokumenteve aktuale në dosjen e destinuar për të.

Periudha e ruajtjes për dokumentet dhe dosjet shoqëruese gjithashtu duhet të bihet dakord.

Këshillohet që të përcaktohet paraprakisht procedura për heqjen e përkohshme të dokumenteve nga rastet (për shembull, praktika e mirë kërkon që në vend të një dokumenti të konfiskuar, një fletë letre duhet të futet në dosje që tregon kush, kur dhe pse e ka marrë dokumentin jashtë skedarit).

Procedura për regjistrimin e dokumenteve dhe natyra e detyrueshme e kësaj procedure duhet të specifikohen përfundimisht. Zakonisht, dokumentet regjistrohen duke formuar numrin e dokumentit nga numri i rastit dhe vetë numri i regjistrimit, duke mos harruar datën e regjistrimit.

Një kopje e dokumentit të mbajtur në dosje, si rregull, duhet të nënshkruhet nga zhvilluesi dhe të gjitha vizat e nevojshme.

Veçanërisht, procedura dhe koha e shpërndarjes së dokumenteve brenda ndërmarrjes duhet të përcaktohen, duke përfshirë vendimet operacionale (vendimet dhe urdhrat e menaxherëve, procesverbalet e takimeve operacionale, etj.). Kush është përgjegjës për këtë duhet të tregohet.

Në rregullat e punës në zyrë, rekomandohet të përcaktohet një listë e veprimeve që duhet të dokumentohen duke përdorur akte të formës së vendosur - pedantëria e këtij lloji nuk do të tjetërsojë udhëheqësit e ndërgjegjshëm. Usefulshtë e dobishme të bashkëngjitni mostra të dokumenteve standarde në rregullat e punës në zyrë dhe, me fitimin e përvojës, madje të tregoni emrat dhe vendndodhjen e skedarëve model përkatës të dokumenteve standarde në disqet e kompjuterit - kjo do të kursejë kohë, do të disiplinojë stafin dhe do të kontribuojë në formimi Identiteti i korporatës punoni me dokumente.

Puna në zyrë dhe menaxhimi i dokumenteve duke përdorur sistemet e komunikimeve elektronike. Përcjellja e dokumenteve zakonisht besohet me postë. Por zhvillimi i teknologjisë kompjuterike gjatë dekadave të fundit ka çuar në faktin se zyra postare e të gjitha vendeve ka humbur monopolin e saj në transferimin e informacionit. Ri-pajisja e vogël e çdo kompjuteri e bën atë një mjet të fuqishëm komunikimi.

Ky libër nuk përshkruan ndërlikimet e komunikimeve elektronike - ky është biznesi i profesionistëve, dhe dhjetëra kompani ofrojnë shërbimet e tyre kompetente në këtë fushë. Usshtë e rëndësishme për ne të kuptojmë se cilat mundësi fshihen në sistemet e komunikimeve elektronike.

Ekzistojnë dy lloje thelbësisht të ndryshme të pajisjeve të komunikimit elektronik. Ndërsa ndryshimi midis të dyve mund të mos jetë i dukshëm për përdoruesit, është e dobishme të dini për ta.

Grupi i parë është krijuar për të mbështetur rrjetet lokale të kompjuterëve, distanca midis të cilave mund të jetë nga metra në kilometra. Për më tepër, secili prej kompjuterëve në rrjetin lokal duhet të jetë i pajisur me një pajisje elektronike të veçantë - të ashtuquajturën kartë rrjeti. Përveç kësaj, të gjitha të përfshira në rrjet lokal kompjuterët duhet të lidhen me njëri -tjetrin me një kabllo të veçantë, dhe kërkohen disa pajisje shtesë. Përbërja e tij varet fuqimisht nga gjatësia e rrjetit lokal.

Grupi i dytë i pajisjeve nuk kërkon vendosjen e rrjeteve të veçanta kabllore; fillimisht është përqendruar në përdorimin e kanaleve standarde të komunikimit telefonik. Për të përdorur këtë teknologji, një kompjuter duhet të jetë i pajisur me një pajisje të veçantë - një modem, dhe me ndihmën e kësaj pajisjeje duhet të lidhet me kanalet e komunikimit telefonik. Kur përdorni modemë, distanca midis kompjuterëve dhe vendosja e tyre nuk ka më rëndësi - ju duhet vetëm qasje në kanalet e komunikimit telefonik. Rrjeti kompjuterik botëror Internet bazohet në këtë parim. Sidoqoftë, është e nevojshme të kuptohet që softueri i zhvilluar për Internetin mund të funksionojë me sukses në rrjetet lokale të kompjuterëve brenda syrit. Në vendet me komunikimet elektronike më të zhvilluara, një nënshkrim dixhital tashmë përdoret gjerësisht në shumë fusha të veprimtarisë dhe madje, për shembull, në sistemet e menaxhimit të prodhimit të korporatave, në sistemet e projektimit të ndihmuar nga kompjuteri, në sektorin bankar. Nënshkrimi elektronik u bë kështu faktor i rëndësishëm jeta e biznesit, që SHBA tashmë ka miratuar një ligj mbi procedurën e përdorimit të tij, dhe ai, në varësi të kushteve të caktuara, barazohet me një nënshkrim tradicional (megjithatë, në legjislacionin amerikan ka vetëm disa procedura ligjore për të cilat nënshkrimi dixhital nuk do të zbatohet). Ndoshta, miratimi i një ligji të ngjashëm në Rusi është vetëm çështje kohe.

Sistemet e menaxhimit të dokumenteve të korporatës. Çdo dokument mund të paraqitet si skedar. Dhe manipulimi i skedarëve, përpunimi dhe transferimi i tyre është ajo që kompjuterat bëjnë më së miri. Prandaj, logjika e zhvillimit të ngjarjeve, konkurrenca dhe gjeniu njerëzor arriti shpejt faktin se tani dokumenti mund të formohet, bihet dakord, nënshkruhet, dërgohet dhe lexohet pa e vënë atë në letër. Meqenëse kompjuteri nuk harron asgjë, nuk humbet asgjë dhe nuk ngatërron asgjë, dhe kostoja e ruajtjes së informacionit në të po zvogëlohet me shpejtësi, doli të ishte efektive t'i besosh kompjuterëve të gjitha dokumentet e kompanisë plotësisht.

Shuma e të gjitha arritjeve të teknologjisë së informacionit ka çuar në shfaqjen e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve të korporatave. Për të krijuar një sistem të tillë, është e nevojshme që punonjësit e kompanisë të kenë qasje në kompjuterë të pajisur me komunikime elektronike dhe softuer special. Sistemi i menaxhimit të dokumenteve të korporatës ju lejon të bëni me dokumente gjithçka që bëhet me to në çdo punë zyre dhe sistem të menaxhimit të dokumenteve. Në të njëjtën kohë, sistemi i menaxhimit të dokumenteve korporative ofron mundësi thelbësisht të reja të disponueshme vetëm për kompjuterët. Kjo do të thotë që brenda një sistemi të tillë, kompjuterët kombinojnë të gjitha cilësitë e tyre më të mira për të mirën e biznesit.

Për shembull, në një sistem të tillë të rrjedhës së punës, mund të vendosni një nënshkrim elektronik në një dokument, të kufizoni hyrjen në dokument, t'ua dërgoni punonjësve të caktuar në një mënyrë specifike, në çdo kohë të përcaktoni se ku dhe në cilën fazë të përpunimit ndodhet çdo dokument , dhe shikoni shënimet në lidhje me dokumentin e punonjësve që përpunuan të tijin.

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve të korporatës është në gjendje të kuptojë dhe përdoret në mënyrë korrekte në proceset e përpunimit të dokumenteve të kompanisë. Ato ju lejojnë të përshkruani një dokument tipik (hyrës ose dalës), detajet e tij karakteristike, rendin e përpunimit të tij dhe të drejtat e pjesëmarrësve në një proces të tillë. Pas kësaj, procesi do të ndiqet automatikisht në mënyrë rigoroze dhe të saktë. Dokumenti do të transferohet në mënyrë sekuenciale nga një zyrtar në tjetrin në përputhje me teknologjinë e miratuar për përpunimin e një dokumenti të llojit përkatës. Çdo punonjës do të marrë një njoftim në kohë për marrjen e dokumentit të dërguar atij, dhe ai nuk do të duhet të shkojë askund. Dokumenti do të vijë së bashku me komentet e nevojshme nga punonjësit dhe një tregues se sa urgjentisht duhet të përpunohet ky dokument. Në sistemin e punës së korporatës, mbledhja e të dhënave të përgjithësuara lehtësohet shumë, në të cilën ju duhet të përpunoni shumë dokumente që lidhen me periudha të ndryshme kohore dhe fusha të ndryshme të veprimtarisë.

Për më tepër, një dokument në sisteme të tilla bëhet jo vetëm vetë dokumenti, një tabelë, një diagram, por edhe çdo imazh (statik ose dinamik), regjistrimi i zërit, dhe në përgjithësi gjithçka që një kompjuter është i aftë të përpunojë. Një shembull i një imazhi statik mund të jetë, për shembull, një vizatim i çdo kompleksiteti ose një model elektronik i një njësie, produkti ose strukture. Një imazh dinamik mund të jetë një prezantim i thjeshtë reklamues ose edhe një video e vërtetë. Kujtoni që sistemi i menaxhimit të dokumenteve të korporatës është i pandjeshëm ndaj distancave dhe lejon, brenda një sistemi të vetëm, sipas rregullave uniforme, të punojë në të gjitha degët e kompanisë (përfshirë, për shembull, degët Australiane dhe Magadan) sikur të gjithë të ishin ulur në dhoma fqinje. Në këtë rast, puna do të kryhet në kohë reale, domethënë, disa minuta janë të mjaftueshme për të dërguar një dokument mbi mijëra kilometra.

Sigurisht, një sistem i menaxhimit të dokumenteve të korporatave nuk është një kënaqësi e lirë. Por sa mund të kushtojë një dokument i humbur ose i përpunuar gabimisht në një çështje të gjallë, sa mund të kushtojë informacioni në kohë dhe i saktë? Ndonjëherë është çështje e mbijetesës së firmës. Përveç kësaj, të mos harrojmë se ulja e kostos së përpunimit të të dhënave kompjuterike dhe ruajtja e informacionit në kujtesën e kompjuterit është një nga proceset më dinamike pozitive në historinë e njerëzimit.

Mund të përmenden disa lloje të rëndësishme softuer sistemet e menaxhimit të dokumenteve korporative, por një nga udhëheqësit e padiskutueshëm në këtë treg është sistemi Lotus Notes dhe një gamë e gjerë sistemesh dhe produktesh softuerike të ndërtuara mbi zgjidhjet e tij karakteristike. Ky është saktësisht sfera e sistemeve dhe zgjidhjeve softuerike, aftësitë e të cilave do të duhet të kuptohen me pjesëmarrjen e tregtarëve dhe ekspertëve, duke marrë parasysh kërkesat e një kompanie të caktuar. Isshtë e rëndësishme të kuptohet se aktualisht teknologjitë e Lotus Notes përfshijnë mjete (programe) të zhvillimit të aplikacioneve për mjedise kompjuterike të shpërndara (shumëkompjuter), dhe të gatshme produkte softuerike për menaxhimin e dokumenteve të korporatës. Një shembull (jo i vetmi) i një produkti softuerik të ndërtuar në teknologjitë e Lotus Notes dhe që siguron mbështetje për rrjedhën e dokumenteve të korporatave është sistemi Domino.Doc..Doc ka aftësi shumë të gjera për krijimin dhe menaxhimin e dokumenteve në një mjedis kompjuterik të shpërndarë, duke siguruar karakteristikë besueshmërie e zgjidhjeve industriale moderne, duke përfshirë funksionet e mëposhtme:

zhvillimi i dokumenteve duke përdorur çdo produkt softuerik Windows;

mbështetje për punën kolektive në dokumente;

regjistrimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse;

mbështetje në formën e dokumenteve për çdo të dhënë që mund të ruhet në formë elektronike;

ruajtja e versioneve të dokumenteve;

mjete në shkallë të plotë të kërkimit të tekstit dhe marrjes së dokumenteve; Rreth krijimit të dokumenteve standarde;

mbështetja e mjeteve industriale të mbrojtjes dhe kriptimit të dokumenteve;

sigurimi i identifikimit të përdoruesve dhe grupeve të punës të përdoruesve në përputhje me strukturën hierarkike të organizatës;

mbështetje për të punuar me përdoruesit celularë dhe të shkëputur (për shembull, me shitësit që kanë kompjuterë laptopë dhe i lidhin ato periodikisht me rrjetin).

Sigurisht, një sistem i tillë kompjuterik kompleks kërkon akordim dhe mirëmbajtje të aftë nga specialistë, por efikasiteti dhe fleksibiliteti i tij i lartë do të japë një zgjidhje për shumë nga problemet që janë kryesore për punën produktive. Për ata që përpiqen të kenë sukses biznes modern Importantshtë e rëndësishme të kuptohet se në një mjedis që ndryshon me shpejtësi asnjë zgjidhje nuk do të jetë e mirë për shumë kohë. Mjetet për ngritjen e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve korporative (dhe, natyrisht, Domino.Doc) ju lejojnë të siguroni shpejt çdo manovër të kompanisë, si në aspektin e strukturës së saj ashtu edhe në specifikat e shërbimeve të ofruara, me besimin se informacioni konfidencial do të mbetet informacion konfidencial, i saktë dhe i plotë - i saktë dhe i plotë.

Duke përfunduar një përshkrim të shkurtër të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve të korporatave, duhet të vini në dukje se produktet dhe zgjidhjet e reja softuerike po shfaqen me shpejtësi në këtë treg, dhe nëse jeni të interesuar, sigurohuni që të njiheni me të gjithë gamën e produkteve dhe shërbimeve softuerike në treg para marrjes së një vendimi.

2.2 Zbatimi i rrjedhës së dokumenteve të shkollës gjuhësore "Suksesi", si një nënndarje strukturore e KGOU SPO KPK, në mjedisin e "MS Outlook"

.2.1 Karakteristikat e sistemit "Microsoft Outlook"

Së bashku me programin e prezantimit të Power Point, Menaxheri i Komunikimit Outlook është ende një nga të jashtmit e kompletit MS Office. Përdoruesit e shtëpisë pothuajse menjëherë e fshijnë atë nga lista e programeve të instaluara gjatë instalimit të "zyrës". Dhe midis punonjësve të firmave dhe ndërmarrjeve ka pak nga ata që mund të përfitojnë plotësisht nga mundësitë e kësaj pakete të mrekullueshme.

Një pjesë e konsiderueshme e përgjegjësisë për këtë fakt fatkeq qëndron mbi supet e vetë zhvilluesve - deri në lëshimin e versionit të fundit, Outlook mbeti një nga modulet më të rëndë dhe të papërshtatshëm të MS Office, dhe numri i egër i gabimeve në versionin e lokalizuar mjaft prishi disponimin e përdoruesve vendas. Dhe kjo ishte edhe më e bezdisshme sepse, sipas planit të krijuesve, ishte menduar të bëhej qendra e një kompleti zyre dhe një mjet i përditshëm për çdo përdorues. Sot ka çdo arsye për këtë - gabimet janë rregulluar, dhe të punosh me programin është bërë shumë më i përshtatshëm se më parë.

Libri i adresave. Kontaktoni menaxherin. Nëse Outlook është "zemra" e MS Office, atëherë vetë zemra e Outlook është padyshim menaxheri i kontaktit. Në fund të fundit, të dhënat nga libri i adresave do të përdoren jo vetëm nga ai, por edhe nga të gjitha programet e familjes MS Office. Ndryshe nga libri i adresave të thjeshta Outlook Express, menaxheri i kontaktit ju lejon të përpiloni një dosje të tërë për të gjithë kolegët tuaj, kolegë të njohur. Përveç informacionit thjesht të biznesit, libri i adresave siguron fusha të veçanta për emrin e gruas, ditëlindjen, përvjetorin e martesës së kolegut ose mikut tuaj. Tani për tani, mos u shqetësoni pse programi duhej të pyeste për detaje të tilla personale - thjesht plotësoni formularin e librit të adresave. Më vonë do të shohim se sa plotësisht Outlook përdor të gjithë informacionin që futni.

Menaxheri i Kontaktit ju lejon jo vetëm të krijoni regjistrime të veçanta për secilin marrës, por edhe t'i kombinoni ato në grupe, duke krijuar të ashtuquajturat "Lista të Postave" - ​​kjo veçori do të jetë e dobishme kur ju duhet të dërgoni të njëjtin mesazh ose skedar për të gjithë punonjësit të një departamenti në zyrën tuaj.

E -mail. Në Windows, siç e dimë, përfaqësuesi më i vogël i familjes Outlook, Outlook Express, menaxhon e-mail. Dhe ai e përballon këtë punë pothuajse më mirë se "vëllai i tij i madh". Punon më saktë me kodimet në gjuhën ruse të ndryshme nga kodimi standard i Windows; mund të marrë jo vetëm mesazhe personale të postës elektronike, por edhe mesazhe nga grupet e lajmeve ...

Por çështja këtu nuk është se Outlook Express është i mirë, dhe Outlook është i keq: është thjesht se të dy programet kanë "sfera veprimtarie" paksa të ndryshme. I orientuar për të punuar në një mjedis të rrjetit të korporatës, Outlook ju lejon të dërgoni një mesazh ose skedar jo vetëm në internet, por edhe te kolegu juaj në rrjetin lokal.

Mund të krijoni mesazhe jo vetëm në redaktorin e integruar të programit, siç ishte në Outlook Express: tani çdo paketë MS Office mund të bëhet "tavolina" juaj. Pasi të keni krijuar një tabelë në Excel ose një dokument teksti në Word, mundeni, pa lënë programin, t'ia dërgoni marrësit të dëshiruar duke përdorur menunë "File / Send".

Si një paketë për përdorim biznesi, Outlook ka metoda shumë të sofistikuara për të mbrojtur mesazhet dalëse me sisteme të integruara të kriptimit dhe nënshkrime elektronike të personalizuara. Për një përdorues shtëpiak, të gjitha këto shkallë të mbrojtjes, më së shpeshti duken të tepërta, por sigurohuni që kur dërgoni të dhëna konfidenciale, një masë paraprake shtesë nuk do të dëmtojë. Ka Outlook dhe një sistem filtri për pastrimin e postës nga të gjitha llojet e "mbeturinave elektronike" - reklama komerciale, e cila derdhet në çdo kuti postare me bollëk pa pëlqimin e pronarit.

Makinë faksi. Në versionet e para të Outlook, MS Fax u përfshi si klient faksi, dhe ishte thjesht e pamundur të punosh me të pa lot. Me Outlook 2000, zhvilluesit vendosën të korrigjojnë këtë lëshim duke zëvendësuar produktin e tyre në shtëpi me një version të zhveshur të kompletit Symantec Fax.

Mund të krijoni një mesazh faksi direkt nga guaska e Outlook, por është shumë më i përshtatshëm ta bëni atë nga paketat e tjera të MS Office - Word ose Excel - duke përdorur menunë tashmë të njohur File / Send. Magjistari i mesazheve të faksit do t'ju lejojë të shtoni një titull të bukur dhe informues në dokumentin tuaj, dhe të gjitha informacionet e nevojshme për dërgim, përfshirë numrin e faksit, do të merren nga libri i adresave. Përveç dërgimit, Outlook mund të konfigurohet për të marrë fakse, si në mënyrë manuale ashtu edhe në atë automatike. Një nga disavantazhet e pakta të magjistarit të faksit Outlook është pamundësia për të dërguar me orar një numër të madh përdoruesish: për këtë ju duhet të instaloni një version shtesë të plotë të Symantec WinFax Pro.

Video konferenca. Në rast se kompjuteri i marrësit tuaj është i pajisur me të paktën ueb-kamerën më të thjeshtë, në çdo kohë mund të organizoni një "video konferencë" në kohë reale duke përdorur programin Net Meeting të instaluar në kompjuterin tuaj. Dhe ju mund të telefononi homologun tuaj të ardhshëm për një "datë" virtuale, natyrisht, duke përdorur Outlook. Gjynahu i vetëm është se në praktikën e biznesit vendas, videokonferenca brenda zyrës është ende relativisht e rrallë, dhe shefat preferojnë të shpërndajnë udhëzime të vlefshme për vartësit e tyre, për të thënë kështu në mënyrë reale.

Kalendari - dhe jo vetëm një kalendar, por edhe një ditar i detajuar me aftësinë për të hartuar një orar orar edhe për një vit të tërë përpara. Në të njëjtën kohë, të gjitha ngjarjet dhe takimet e planifikuara për çdo ditë mund të ndahen në kategori, dhe në të ardhmen, orari për secilën prej tyre mund të shfaqet në ekran veç e veç. Do të merrni një kalendar të veçantë për "takime biznesi", "takime", "dreka" dhe "planifikim takimesh" ... dhe ndoshta edhe "takime dashurie". Sigurisht, nuk ka një kategori të tillë, por asgjë nuk do ta pengojë përdoruesin që ta krijojë atë vetë.

Përveç ngjarjeve një herë, ju gjithashtu mund të planifikoni ngjarje të përsëritura. Kalendari që rezulton mund të shfaqet në disa mënyra: ngjarje për ditën, javën, muajin aktual.

Detyrat. Përveç kalendarit, Outlook ka një mjet të integruar të planifikimit - listën e detyrave. Në të jo vetëm që mund të përshkruani në detaje se çfarë duhet bërë dhe kur, por gjithashtu të tregoni se sa kohë planifikoni të takoheni, cila është sasia e punës, sa do të kushtojë për të përfunduar, etj.

Një detaj tjetër i vogël, por i rëndësishëm: Outlook mund të regjistrojë marrjen e porosive dhe disa lloje të tjera të dokumenteve elektronike në një dosje të veçantë të quajtur "Ditari".

2.2.2 Zgjidhja e problemeve të kontabilitetit dhe kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve në mjedisin "MS Outlook"

1. Nisni Outlook duke klikuar në butonin në panelin e Microsoft Office ose duke përdorur butonin "Fillimi":

Fillimi - Programet - Microsoft Outlook

Le të gjejmë grupe të dosjeve të punës në dritaren e programit.

Mbajtja e gjurmëve të njerëzve në dosjen e Kontakteve. Dosja e Kontakteve është e organizuar si një bazë të dhënash. Në të, ne mund të ruajmë një larmi informacioni: adresën e-mail, adresën postare, disa numra telefoni dhe disa informacione personale që lidhen me personin e kontaktit, për shembull, ditëlindjen dhe përvjetorin e një ngjarjeje. Kur futni një emër ose adresë kontakti, Outlook e ndan këtë informacion në përbërës dhe e vendos atë në Fusha të veçanta. Ne mund të rendisim, grupojmë dhe filtrojmë kontaktet sipas çdo pjese të emrit ose adresës. Thjesht klikoni butonin ose zgjidhni një komandë menuje për ta dërguar atë kontakt një kërkesë takimi, email ose detyrë. Kur ruani informacionin në lidhje me një kontakt në një skedar, emri i skedarit mund të jetë: emri, mbiemri, emri i organizatës, pseudonimi i personit të kontaktit ose ndonjë fjalë tjetër që do t'ju ndihmojë të gjeni shpejt këtë kontakt, për shembull, "furnizues" . Mund të futen deri në tre adresa për secilin person kontaktues. Njëra prej tyre mund të specifikohet si postare, pas së cilës mund të printohet në etiketa postare, zarfa dhe të përdoret për të krijuar letra për disa marrës.

Kur krijoni kontakte në kalendar, një mesazh në lidhje me ngjarjen e lidhur me kontaktin, për shembull, ditëlindja e personit të specifikuar, shfaqet automatikisht në faqet përkatëse.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Kontaktet".

Le të krijojmë një kontakt të ri. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Krijo" në shiritin e veglave. Do të hapet një dritare kontakti

Le të futim informacion në lidhje me kontaktin në fushat e propozuara në skedën "Të përgjithshme". Disa nga fushat kanë butona që ju lejojnë të futni informacione më saktë. Për shembull, le të klikojmë në butonin "Emri i plotë". Do të hapet një dritare shtesë për futjen e një emri. Plotësoni fushat që lidhen me emrin e kontaktit.

Skeda "Veprimet" do të pasqyrojë më tej të gjitha veprimet që lidhen me këtë kontakt: telefonatat, dërgimin e mesazheve dhe të tjera.

Informacioni për secilin kontakt ruhet në një kartë të veçantë. Le të mbyllim dritaren e kontakteve dhe të shohim se si informacioni paraqitet në dosjen Kontaktet.

Ne do të krijojmë disa kontakte nga organizata të ndryshme me të cilat kompania jonë mban marrëdhënie biznesi.

8. Le të krijojmë disa kontakte me punonjës nga një ndërmarrje. Për këtë:

klikoni dy herë mbi kontaktin ekzistues;

zgjidhni një komandë nga menyja "Veprimet" - "Krijoni një kontakt në të njëjtën ndërmarrje"; do të hapet një dritare në të cilën disa nga fushat që lidhen me adresën dhe numrat e telefonit të kompanisë tashmë do të plotësohen;

ne do të futim informacionin që mungon, dhe gjithashtu ndryshojmë, nëse është e nevojshme, ato ekzistuese.

Le të futim informacionin në lidhje me punonjësit e kompanisë sonë në dosjen "Kontaktet", dhe, para së gjithash, informacionin për drejtorin.

Le të ndryshojmë pamjen aktuale të informacionit në lidhje me kontaktet në një dosje, duke përdorur komandën "Shiko" - "Pamja aktuale" dhe duke zgjedhur një pamje nga lista e dhënë:

Kartat e Adresës

Kartat e detajuara të adresës

Lista e telefonave

Nga organizata ose të tjerët.

Telefonatë. Mbajtja e gjurmëve të thirrjeve telefonike të biznesit është shumë e rëndësishme. Më parë, me një organizim të mirë të punës, një libër i veçantë u përdor për të regjistruar mesazhet telefonike, të cilat pasqyronin informacionin: kujt ose nga kush ishte thirrja, data, ora, teksti i mesazhit, kush mori (transmetoi). Në mjedisin Outlook, mund të krijoni automatikisht një regjistrim të bisedave telefonike të bëra.

Nëse keni një modem, Outlook mund të telefonojë numrat e telefonit të kontaktit. Në të njëjtën kohë, koha e bisedës mund të regjistrohet në Outlook, e cila futet në Ditari. Ju gjithashtu mund të shtoni shënime në lidhje me bisedën atje.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Kontaktet". Le të zgjedhim personin e kontaktit për të telefonuar.

Në shiritin e veglave, hapni listën duke klikuar në butonin "Autodial" ose zgjidhni komandën "Thirrni një kontakt" nga menyja "Veprimet". Zgjidhni një nga telefonat e kontaktit nga lista. Do të hapet dritarja "Thirrja e Re".

Kontrolloni kutinë "Krijoni një shënim në ditar sa herë që telefononi."

Le të klikojmë në butonin "Thirrje". Nëse ka një modem, thirrja e numrit të telefonit do të fillojë menjëherë dhe dritarja "Telefonatë" do të hapet në të njëjtën kohë. Kur modemi bën një lidhje, mund të marrësh celularin dhe të mbyllësh dritaren "Thirrje e re".

Especiallyshtë veçanërisht e rëndësishme të tregoni parametrat e punësimit nëse punojmë në grup dhe u komunikojmë planet tona pjesëmarrësve të tjerë përmes rrjetit. Opsionet tona të punësimit do t'i ndihmojnë ata të planifikojnë orët e tyre të punës.

Në dritaren "Thirrja telefonike", ne do të regjistrojmë temën e bisedës dhe do të përshkruajmë më në detaje përmbajtjen e bisedës. Me kualifikime të mira, sekretari mund të flasë dhe regjistrojë bisedën në të njëjtën kohë.

Mbyllni dritaren pasi regjistroni informacionin në lidhje me thirrjen në të. Kur u pyet nga programi "A doni të ruani ndryshimet që keni bërë?" përgjigjuni në mënyrë pozitive. Pas kësaj, informacioni në lidhje me thirrjen telefonike do të ruhet në kartën e kontaktit dhe në "Ditari".

Bashkoni dosjen Kontaktet me dokumentet Word. Kur dërgojmë letra, ne duhet të shënojmë adresat e marrësit në zarfe, si dhe adresën e kthimit. Kjo punë mund të bëhet automatikisht duke përdorur informacionin nga dosja juaj e Kontakteve. Për ta bërë këtë, përdorni modalitetin "Merge Mail" në mjedisin e programimit Word.

Teknologji pune

Le të hapim një dokument të ri Word.

Le të ekzekutojmë komandën "Shërbimi" - "Zarfa dhe afishe". Hapet dritarja Zarfe dhe Etiketa.

Le të shkojmë në skedën "Zarf". Ne do të shohim fushat për futjen e adresës së marrësit dhe adresën e kthimit. Mbi secilën fushë është një ikonë "Libri i Adresave".

Në fushën e marrësit, klikoni në butonin e librit të adresave. Në dritaren që hapet, zgjidhni marrësin.

Në fushën e adresës së kthimit, klikoni në butonin e librit të adresave. Në dritaren që hapet, zgjidhni emrin e drejtorit ose punonjësit tjetër të kompanisë tuaj, në emër të të cilit dërgohet letra. Hiqni kutinë e zgjedhjes "Mos printo".

Për të zgjedhur madhësinë e zarfit, klikoni në butonin "Opsionet". Zgjidhni madhësinë e kërkuar të zarfit nga lista.

Për të parë mbishkrimin në zarf, klikoni në butonin "Shto" në dritaren "Zarfa dhe Etiketa".

Dosja do të hapet kur fillon Outlook. Kur filloni Outlook, një nga dosjet hapet automatikisht, për shembull, Inbox, i cili përmban informacione rreth e-mail-it në hyrje. Sidoqoftë, përdoruesi mund të përcaktojë në mënyrë të pavarur dosjen që do të hapet kur fillon një program, për shembull, Outlook sot.

Teknologji pune

Le të fillojmë programin Outlook.

Le të shkojmë në skedën "Avancuar" dhe të klikojmë butonin "Opsionet e avancuara".

Në dritaren që hapet, zgjeroni dosjen "Hap" dhe zgjidhni dosjen "Outlook today" që do të hapet kur të fillojë Outlook.

Le të përfundojmë punën me programin.

Le të rihapim programin dhe të sigurohemi që dosja që keni specifikuar të hapet gjatë fillimit.

Konfigurimi i përdoruesit. Mjedisi i softuerit Outlook ju lejon të organizoni si punën personale të secilit punonjës ashtu edhe punën në grup. Puna në grup nënkupton aftësinë për të punuar me të njëjtat dokumente.

Për të organizuar punën në grup të punonjësve, është e nevojshme që ndërmarrja të ketë një rrjet të organizuar dhe të vendosen rregulla të përgjithshme për adresimin dhe dërgimin e skedarëve përmes rrjetit nga një punonjës në tjetrin. Këto çështje trajtohen nga një punonjës special - administratori i rrjetit, i cili do t'ju udhëzojë në një vend pune të caktuar.

Mjedisi i softuerit Outlook ofron tre mënyra të punës me postë:

vetëm internetin;

korporative ose për grupe pune;

pa email.

Në këtë pjesë, ne do të hedhim një vështrim në aftësitë offline, si dhe aftësitë themelore të bashkëpunimit në grup duke përdorur email korporative ose internet.

Para fillimit të punës në mjedisin Outlook, ne duhet të përcaktojmë veten si përdorues të këtij programi në këtë kompjuter. Kjo bëhet duke krijuar një llogari të përdoruesit të Internetit. Kjo hyrje do t'ju përcaktojë më tej si personin e paracaktuar përgjegjës për të gjitha detyrat dhe detyrat në mjedisin Outlook.

Teknologji pune

Në menunë "Shërbimi", zgjidhni artikullin "Opsionet".

Le të shkojmë në skedën "Dërgesa e postës".

Le të klikojmë në butonin "Ndrysho konfigurimin e shërbimeve të postës".

Le të sigurohemi që kompjuteri ynë është vendosur të punojë me postë "Vetëm në Internet". Le të klikojmë në butonin "Anulo".

Në menunë "Shërbimi", zgjidhni artikullin "Llogaritë".

Në kutinë e dialogut Llogaritë e Internetit, zgjidhni skedën Mail.

punë zyre perspektiva e teknologjisë kompjuterike

7. Le të shikojmë llogaritë ekzistuese dhe të klikojmë në butonin "Shto". "Magjistari i Lidhjes në Internet" do të fillojë. Pastaj ndiqni hapat e "Magjistarit":

shkruani një emër, për shembull, Anna Ilyina ose emrin tuaj;

ne do të tregojmë adresën e postës elektronike, për shembull [email -i i mbrojtur] ose adresën tuaj;

specifikoni serverin e mesazheve në hyrje: mail.ru ose serverin tuaj;

specifikoni serverin e mesazheve dalëse: mail.ru ose serverin tuaj;

ne do të tregojmë llogarinë (mund të lini atë të sugjeruar nga "Magjistari") dhe, nëse është e nevojshme, fjalëkalimin;

vendosni çelësin "Metoda e lidhjes në internet" me dorë;

përfundoni punën e "Magjistarit" duke klikuar butonin "Përfundo"; kutia e dialogut Llogaritë e Internetit rishfaqet me llogarinë që keni krijuar.

Theksoni llogarinë e krijuar. Le të klikojmë në butonin "Properties". Le të rishikojmë dhe, nëse është e nevojshme, të ndryshojmë vetitë e llogarisë.

Klikoni në butonin "Përdorni si parazgjedhje". Tani ne kemi identifikuar Anna Ilyina (ose veten) si një përdoruese e programit.

Le të mbyllim kutinë e dialogut.

Puna e planifikimit të kohës së punës. Aktivitetet e sekretarit janë shumë të ndryshme. Kjo përfshin përgatitjen e dokumenteve, thirrjeve telefonike, dhe organizimin e pritjes së vizitorëve dhe shumë më tepër. Ky aktivitet në lidhje me zgjidhjen e çështjeve aktuale është i padukshëm për personin e pa inicuar. Sidoqoftë, efikasiteti i ndërmarrjes varet nga sa me sukses dhe me efikasitet është kryer.

Në Outlook, të gjitha takimet kategorizohen në grupet e mëposhtme për të cilat tashmë i njihni: Takimet, Takimet, Ngjarjet, Detyrat dhe Telefonatat.

Takimet. Një takim është një ngjarje që përfshin një ose dy persona. Koha e takimit është rënë dakord mes tyre dhe është e rezervuar në kalendar. Takimi nuk kërkon përfshirjen e burimeve: një dhomë të veçantë, koha e përgatitjes, kostot materiale. Një takim mund të quhet një raport ditor për kokën, një telefonatë dhe marrja e vizitorëve. Gjëja e rëndësishme është që, si rregull, ky është një biznes i vogël, për sa i përket kohës së kaluar për përgatitje; është planifikuar për një kohë të caktuar dhe është e njëanshme (e kryer personalisht nga sekretari) ose e dyanshme (bisedë mes të dyve).

Teknologji pune

Le të klikojmë në shkallën kohore "Momenti", e vendosur jo më herët se gjysmë ore nga koha aktuale;

Le të shkruajmë temën e takimit dhe shtypim "Enter".

Takimi do të shënohet me një ikonë të veçantë alarmi. Programi do të japë automatikisht një sinjal 15 minuta para fillimit të takimit për të paralajmëruar për takimin që po afrohet.

Le të presim për sinjalin e zërit.

Le të ndryshojmë kohëzgjatjen e takimit:

lëvizni treguesin e miut mbi kufirin e sipërm ose të poshtëm të regjistrimit të takimit (treguesi i miut do të ndryshojë formën);

kap dhe lëviz kufirin e takimit.

Le të krijojmë disa takime të tjera me tema të ndryshme për ditët në vijim.

Ndryshoni opsionet e takimit. Kur caktoni një takim, mund ta shoqëroni me një kontakt. Pastaj informacioni për të do të regjistrohet në detajet e kontaktit. Bazuar në këtë informacion, gjithmonë mund të mbani mend kur dhe çfarë takimesh u zhvilluan me kontaktin, për çfarë iu kushtuan. Kur caktoni një takim, ne mund të specifikojmë opsionet e punësimit.

Teknologji pune

Hapni dritaren e opsioneve të takimit duke klikuar dy herë mbi temën ose në një rresht bosh në ditar.

Merrni parasysh skedën Takimi.

Le të bëjmë sa më poshtë:

ndryshoni temën e takimit;

tregoni vendin e takimit;

çaktivizoni flamurin e alarmit;

vendosni parametrat e punësimit: të zënë, të lirë, të diskutueshëm, jo ​​në punë.

Ne do ta lidhim takimin me një kontakt. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Kontaktet" në fund të kutisë së dialogut dhe në listën e kontakteve që hapet, zgjidhni emrin e personit të kontaktit me të cilin është caktuar takimi.

Shënime dhe bashkëngjitje. Zakonisht disa çështje biznesi diskutohen gjatë takimit. Ne mund të bëjmë shënime në dritaren e takimit, shënime, cilat çështje supozohet të diskutohen, sugjerime mbi temat e diskutuara, etj. Nëse një dokument është duke u përgatitur për një takim, atëherë ai ose mund të futet direkt në dritaren e takimit, ose të lidhet me të.

Teknologji pune

Hapni dritaren e takimit

Në fushën e tekstit për shënimet për takimin, shkruani tekstin: "Diskutoni afatet, numrin e pjesëmarrësve dhe gamën e pyetjeve të tyre."

Bashkangjitni skedarin e krijuar dhe të ruajtur në kompjuter në takim:

klikoni në butonin "Shto skedar" (ose menunë Fut - Skedar);

gjeni skedarin e kërkuar në dritaren e shfletimit dhe klikoni në butonin "Fut" (ikona e skedarit do të shfaqet në dritare).

Ne gjithashtu mund të futim përmbajtjen e skedarit:

zgjidhni artikullin "Objekt" nga menyja "Fut";

në kutinë e dialogut, vendosni butonin e radios "Krijo nga skedari";

klikoni në butonin "Shfleto" dhe zgjidhni emrin e skedarit në kutinë e dialogut;

mbyllni kutitë e dialogut duke klikuar në butonin "OK" dhe sigurohuni që përmbajtja e skedarit të shfaqet në fushën e shënimeve.

Caktimi i takimeve të përsëritura. Në punën e sekretarit, ka takime që përsëriten periodikisht. Për shembull, një raport drejtorit bëhet në fillim të çdo dite pune, dokumentet nënshkruhen në fund të ditës së punës, një herë në javë mbahen takime kushtuar planifikimit të punës së ardhshme dhe një raport "Për punën e bërë. " Të gjitha këto lloj takimesh mund të shënohen si të përsëritura në kalendar. Në këtë rast, ato do të regjistrohen automatikisht në ditët e caktuara.

Teknologji pune

Le të krijojmë disa takime në kalendar, të cilëve më pas do t'u caktohet një atribut i përsëritjes (Tabela 1).

Tabela 1 - Ngjarje të përsëritura

Le të vendosim flamurin e përsëritjes për takimin:

klikoni dy herë për të hapur dritaren e takimit;

në shiritin e veglave, klikoni në butonin "Përsëritja";

në kutinë e dialogut "Përsëritja", vendosni parametrat e nevojshëm të përsëritjes;

mbyllni dritaren e takimit dhe gjeni data të tjera në kalendar për të cilat një takim i përsëritur do të regjistrohet automatikisht.

Caktimi i takimeve dhe ngjarjeve. Takimi përfshin ftimin e disa pjesëmarrësve. Outlook ju lejon të zgjidhni anëtarët nga dosja juaj e Kontakteve dhe t'i dërgoni automatikisht ftesa. Ky lloj pune lidhet drejtpërdrejt me mundësinë e punës në grup në rrjet. Një ngjarje është një aktivitet gjithëditor.

Teknologji pune

Le të hapim një takim të përsëritur "Plannerka".

Klikoni në skedën "Në dispozicion për anëtarët". Kur klikoni në këtë skedë, takimi konvertohet automatikisht në një takim.

Për të zgjedhur pjesëmarrësit dhe për t'u dërguar atyre ftesa, klikoni në butonin "Të tjerët". Libri i adresave do të hapet.

Le të zgjedhim pjesëmarrësit e takimit.

Në listën e krijuar, klikoni në ikonën e dërgimit të ftesës pranë secilit pjesëmarrës dhe zgjidhni "dërgoni" ose "mos dërgoni" ftesa.

Kur formoni dosjen "Kontaktet", të gjitha datat e lindjeve dhe përvjetorët regjistrohen automatikisht në ditar për ditët përkatëse si ngjarje. Një hyrje e tillë në ditën e duhur do të na kujtojë nevojën për të uruar një partner, gjë që është një shenjë mirësjelljeje në komunikimin e biznesit. Ngjarja tregohet në kokën e fletës së ditarit. Le të kalojmë nëpër ditar dhe të sigurohemi që shënimi përkatës të bëhet në ditëlindjet e punonjësve dhe partnerëve tuaj.

Le të krijojmë një ngjarje për tërë ditën "Seminari i Menaxherëve":

klikoni dy herë për të hapur një takim të ri;

kontrolloni kutinë "Gjithë ditën";

caktoni pjesën tjetër të parametrave të takimit: tema, vendi, data, ora, pjesëmarrësit.

Krijo një detyrë. Dritarja e dosjes "Kalendar" përmban "Taskbar". Një detyrë, ndryshe nga një takim, nuk ka një datë ose kohë të caktuar. Ka vetëm një datë të caktuar fillimi dhe një datë të caktuar. Detyrat ruhen në një dosje të veçantë me të njëjtin emër. "Shiriti i detyrave" në kalendar është i lidhur me dosjen "Detyrat". Ju mund të vendosni parametrat e mëposhtëm të detyrave:

tregoni temën e problemit;

caktoni datën e fillimit dhe datën e caktuar;

ne do të ndjekim fazat e përfundimit: të pafilluara, në progres, të përfunduara, të shtyra, në pritje;

ne do të tregojmë përqindjen e detyrës së përfunduar;

ia besoni detyrën një interpretuesi tjetër dhe monitoroni ekzekutimin;

lidh detyrën me një kontakt;

bashkëngjitni një skedar ose shkruani shënime;

ndryshoni pamjen e detajeve të detyrës në dritare.

Shumë nga këto opsione janë të ngjashme me opsionet e takimit.

Teknologji pune

Le të marrim parasysh prezantimin e informacionit në lidhje me detyrat në dosjen Kalendar dhe në dosjen Detyrat. Ato mbivendosen në shumë mënyra.

Le të shkojmë në dosjen "Detyrat".

Për të krijuar një detyrë, klikoni në rreshtin e etiketuar "Kliko" - "shtoni një artikull" - "Detyrë". Në këtë mënyrë, ne mund të vendosim temën, "Data e caktuar" dhe disa parametra të tjerë "Detyrat". Ne do të shkruajmë "Urdhrin për miratimin e orarit të pushimeve" dhe do të tregojmë datën e caktuar në drop-down "Calendar", pastaj shtypni "Enter".

Për të futur informacion të detajuar në lidhje me detyrën, klikoni dy herë për të hapur dritaren e parametrave të detyrës.

Le të futim datën e fillimit, gjendjen, përqindjen e përfundimit të detyrës. Le të kontrollojmë kutinë e alarmit.

Le t'i bashkojmë detyrës "Skedarin e Porosisë".

Le të krijojmë disa detyra të tjera për 5 ditët e ardhshme:

mbledh informacione për pushimet;

hartoni një plan për seminarin;

bëni një listë të pjesëmarrësve në seminar;

ne do të dërgojmë mesazhe telefonike për pjesëmarrësit e seminarit.

Caktimi i detyrës një personi tjetër dhe monitorimi i ekzekutimit. Sekretari jo vetëm që kryen në mënyrë të pavarur detyrat e drejtorit, por gjithashtu, me udhëzimet e tij, mund t'i caktojë detyrën një punonjësi tjetër dhe të monitorojë zbatimin.

Outlook ju lejon t'i caktoni një detyrë kujtdo në dosjen tuaj të Kontakteve. Kur caktohet një detyrë, ajo i dërgohet automatikisht përmes rrjetit një punonjësi që bëhet pronar i detyrës. Detyra e caktuar ruhet në dosjen e sekretarit, e cila kështu ka aftësinë për të monitoruar ecurinë e zbatimit të saj.

Teknologji pune

Le të hapim dritaren e detyrave "Dërgoni mesazhe telefonike pjesëmarrësve të seminarit".

Në shiritin e veglave, klikoni në butonin "Cakto detyrën". Linja "Për ..." do të shfaqet.

Le të klikojmë në butonin "Për ...". Do të hapet dritarja për marrësin e porosisë.

Zgjidhni kontaktin e kërkuar duke klikuar dhe zhvendoseni atë në listën e marrësve të mesazheve duke klikuar në butonin "Për ...".

Le të mbyllim dritaren dhe të sigurohemi që kontakti i zgjedhur të tregohet në rreshtin "Për ...".

Le të mbyllim dritaren e detyrave. Outlook do të fillojë të përcjellë detyrën menjëherë. Pasi i kemi caktuar një detyrë një personi tjetër, ne pushojmë së qeni pronar i tij, domethënë nuk mund të ndryshojmë parametrat e tij. E tëra që na mbetet është të kontrollojmë ekzekutimin e detyrës.

Le të shohim në dosjen Tasks sesi ka ndryshuar ikona Tasks. Një ikonë e re do të thotë që detyra i është caktuar një personi tjetër. Detyrat në dosje grupohen nga personi përgjegjës.

Le të krijojmë disa detyra të tjera dhe t'ua caktojmë atyre njerëzve të ndryshëm nga dosja Kontaktet.

Ndryshoni paraqitjen e detajeve të detyrave. Detajet e detyrës paraqiten në formën e një tabele. Titujt e kolonave tregojnë opsionet e shfaqura për detyrën. Mjedisi i softuerit ju lejon të ndryshoni paraqitjen e informacionit në lidhje me detyrën. Për ta bërë këtë, përdorni artikullin "Pamja aktuale" nga menyja "Shiko". Nëse për ndonjë arsye nuk jemi të kënaqur me pikëpamjet e ofruara nga programi, ne vetë mund të vendosim çdo numër kolonash në tabelë, metodat e grupimit dhe renditjes së detyrave.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Detyrat".

Në menunë "Shiko", zgjidhni artikullin "Pamja aktuale" dhe nga menyja shtesë një nga pamjet.

Le të shohim se si ka ndryshuar pikëpamja e problemit.

Le të aplikojmë lloje të tjera të përfaqësimit.

Klikoni me të djathtën në shiritin e titullit.

Në menunë e kontekstit, zgjidhni artikullin "Ndrysho pamjen aktuale". Hapet dritarja View Details.

Le të shikojmë përmbajtjen e butonave. Ndryshoni pamjen duke përdorur kutitë e dialogut të butonave.

Krijo një shënim. Një shënim ngjitës është një memorandum i vogël. Teksti i shënimit mund të jetë shumë i larmishëm: një mendim që nuk doni ta harroni; një kujtesë për diçka për veten ose një punonjës tjetër; një anekdotë të freskët që, me raste, mund t'i tregoni partnerit tuaj; citat dhe më shumë. Në një zyrë jo të kompjuterizuar, ndonjëherë mund ta shihni këtë fotografi. Kudo - në tryezë, në telefon, në mur, në xhamin e dritares, në instrumentin e shkrimit - ka fletë të vogla letre me disa shënime të ngjitura sipër. Këto janë shënime. Pajtohuni që një zyrë e tillë mund t'i japë një të huaji një ide mbi punësimin e fortë të punonjësve, megjithatë, duket shumë rastësisht.

Shënimet në mjedisin e softuerit Outlook janë një analog elektronik i një fletoreje letre me kuponë. Shënimet përdoren për të regjistruar pyetje, përkujtesa dhe më shumë, zakonisht të shkruara në një fletore letre. Për më tepër, shënimet janë të dobishme për ruajtjen e informacionit që mund t'ju nevojitet më vonë, siç janë udhëzimet ose teksti që mund të ngjitni në artikuj ose dokumente të tjerë. Outlook ka një dosje të veçantë në të cilën mund të krijoni dhe ruani një shënim dhe ta përdorni atë me raste. Përveç këtyre veçorive themelore, ju mund të:

shoqëro një shënim me një kontakt;

dërgoni me postë;

lloji;

ndryshoni paraqitjen e shënimit.

Siç mund ta shihni, mund të kryeni veprime të ngjashme me veprimet me elementë të tjerë me një shënim.

Mund të punoni duke i lënë shënimet të hapura në ekran. Ndryshimet e bëra në shënim ruhen automatikisht. Pastaj ekrani ynë do të mbushet me shënime.

Teknologji pune

Hapni dosjen Shënime.

Klikoni në butonin "Krijo". Do të hapet një dritare me shënime të verdha.

Shkruani tekstin e shënimit në dritare.

Mbyll shënimin. Do të shfaqet në formën e një ikone në fushën e punës të dosjes.

Lidhni një shënim me një kontakt:

klikoni dy herë mbi ikonën për të hapur shënimin;

hapni menunë e shënimeve të fshehura;

zgjidhni artikullin "Kontaktet";

në listën e kontakteve që hapen, zgjidhni personin që ju nevojitet.

Kur një shënim shoqërohet me një kontakt, informacioni për këtë pasqyrohet në skedën "Veprimet e kontaktit". Le të hapim në dosjen "Kontaktet" kartën e personit me të cilin keni lidhur shënimin.

Le të shkojmë në skedën "Veprimet" dhe, ndër veprimet e tjera, të gjejmë përmendjen e shënimit.

Le të shqyrtojmë veçoritë e tjera të menusë së shënimeve. Ndër të tjera, do të gjejmë komandën Forward. Kur komanda ekzekutohet, hapet një dritare standarde e mesazheve e-mail. Ne do të njihemi me rregullat për dërgimin e mesazheve më poshtë.

Kontabiliteti për punën e kryer. Një ditar është një dokument që përmban një listë ditore të detyrave dhe ngjarjeve të përfunduara që kanë ndodhur në jetën e një personi të caktuar. Ditarët u mbajtën në kohët e largëta "para-kompjuter" në mënyrë që të ishin në gjendje të rindërtonin rrjedhën e ngjarjeve.

Në punën e ndryshme të sekretarit, është gjithashtu e nevojshme të organizohet llogaritja e punës së kryer. Për këtë, ekziston një dosje e veçantë "Ditari" në mjedisin e softuerit. Lidhjet me të gjithë skedarët me të cilët është kryer puna regjistrohen automatikisht në këtë dosje; ngjarjet e përmendura në dosjet "Kalendar", "Detyra", "Shënime"; Telefonatat e bëra.

Disa informacione rreth punës së kryer mund të regjistrohen në ditar me dorë. Dosja "Ditari" shfaq një orar për të punuar me dokumente. Për secilin element, krijohet një regjistrim, i cili pasqyron datën, kohën e fillimit të punës, kohën e kaluar në punë me elementin. Mund ta hapni elementin duke klikuar dy herë.

Shikimi dhe vendosja e Ditarit. Disa artikuj mund të futen automatikisht në ditar. Këto janë mesazhe, kërkesa për takime, përgjigje ndaj kërkesave për takime, takime të anuluara, detyra, përgjigje për detyrat, telefonata. Ditari mund të regjistrojë automatikisht dokumentet e krijuara në programet e mëposhtme: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word dhe programe të tjera të pajtueshme me Microsoft Office. Ne mund të tregojmë kontaktet për të cilat duhet të bëjmë shënime në ditar.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Ditari". Gjatë kohës që ne ishim duke punuar në mjedisin Outlook, disa shënime në lidhje me punën tonë tashmë janë shfaqur në dosje. Shënimet në Ditari grupohen sipas llojit.

Le të shikojmë grupet e regjistrimeve. Për të parë regjistrimet e të njëjtit lloj, klikoni butonin me shenjën (+). Për të mbyllur grupin, klikoni butonin me shenjën (-).

Për të specifikuar llojet e regjistrimeve, skedarëve dhe kontakteve për të cilat informacioni duhet të ruhet në ditar, në menunë "Mjetet", zgjidhni artikullin "Opsionet".

Në skedën "Cilësimet", shtypni butonin "Opsionet" për ditarin.

Në dritaren "Cilësimet e ditarit", kontrolloni kutitë pranë llojeve të artikujve, kontakteve dhe skedarëve që duhet të merren parasysh në ditar.

Regjistrimi i ngjarjes në Ditari me dorë.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Ditari".

Në shiritin e veglave, klikoni në butonin "Krijo". Hapet dritarja e Regjistrimit të Ditarit të Ri (Pa titull).

Në fushën "Subjekt", futni një përshkrim.

Në listën "Lloji", zgjidhni llojin e hyrjes që do të futet në ditar.

Le të vendosim parametra të tjerë, nëse është e nevojshme.

Përcjellja e mesazheve me email. Këto ditë, e-mail është një mjet i zakonshëm komunikimi si telefoni dhe posta e rregullt. Për më tepër, emaili është edhe më i preferuar për arsyet e mëposhtme:

mesazhi dërgohet direkt nga vendi i punës;

mesazhet arrijnë tek adresuesi shumë shpejt;

nuk kërkohet materiale të shpenzueshme(letër, zarfa, bojë);

mund të dërgoni një letër në disa adresa njëherësh;

për shkak të të gjitha sa më sipër, koha është kursyer ndjeshëm.

Në një zyrë biznesi moderne, e-mail është një atribut thelbësor dhe aftësia për ta përdorur atë është aftësia më e rëndësishme profesionale e një sekretari dhe çdo punonjësi tjetër.

Informacioni i transmetuar me e-mail quhet mesazh (Mail Message). Mesazhet e dërguara me postë elektronike ndahen në katër grupe:

Inbox - marrë me email;

Dalëse - ato që do të dërgohen;

Draftet - mesazhet në përgatitje;

Dërguar.

Ka dosje në panelin kryesor të Outlook që korrespondojnë me këto grupe mesazhesh. Shtë i përshtatshëm t'i organizoni ato në një grup të veçantë dosjesh "Mail". Për të përdorur Outlook për të dërguar dhe marrë postë në internet, na duhet një llogari. Ne diskutuam procedurën për krijimin e një llogarie më lart.

Krijoni dhe dërgoni një mesazh. Mjedisi i softuerit Outlook ka një kuti standarde të mesazheve, në të cilën ne, si në një zarf, duhet të tregojmë kujt i drejtohet, si dhe subjektin dhe përmbajtjen. Përveç kësaj, ne mund t'i bashkëngjitim një skedar të përgatitur më parë mesazhit, të futim një fotografi. Nëse Outlook nuk është vendosur të dërgojë e-mail të menjëhershëm, atëherë të gjitha mesazhet e krijuara do të ruhen në dosjen Outbox.

Në mjedisin Outlook, mund të vendosni që mënyra e dërgimit të mesazheve të jetë e menjëhershme ose me komandë.

Teknologji pune

Vendosni mënyrën e dërgimit të mesazheve:

në menunë "Shërbimi", zgjidhni "Opsionet";

në dritaren "Opsionet" shkoni te skedari "Dërgesa e postës";

kontrolloni ose hiqni kutinë Dërgo mesazhe menjëherë.

Le të hapim dosjen "Outbox" dhe të klikojmë në butonin "New". Do të hapet një kuti mesazhesh. Kjo dritare ju lejon të transferoni informacione në formën e tekstit të thjeshtë, si dhe t'i bashkëngjitni skedarë letrës:

Në dritaren e mesazheve, klikoni në butonin "Për ..." dhe zgjidhni një ose më shumë marrës nga lista e kontakteve. Ne gjithashtu mund të zgjedhim kujt t'i dërgojmë një kopje (butoni Cc) dhe kopje të verbër të karbonit (butoni Bcc).

Në fushën "Subjekt", shkruani shkurtimisht titullin e mesazhit.

Në fushën e punës, futni tekstin e mesazhit.

Për të krijuar një shtojcë, zgjidhni artikullin "File" nga menyja "Insert".

Në dritaren e shfletimit, klikoni dy herë në skedarin e krijuar dhe ruajtur më parë. Shtojca shfaqet si një ikonë e skedarit me emrin e saj në fund të dritares së mesazhit.

Për të dërguar një mesazh, klikoni në butonin "Dërgo" në shiritin e veglave. Mesazhi do të dërgohet menjëherë ose do të vendoset në dosjen Outbox, në varësi të modalitetit të vendosur.

Nëse nuk e kemi vendosur mënyrën e dërgimit të menjëhershëm të mesazheve, duhet të përdorim komandën "Dërgo" nga menyja "Shërbimi". Pasi të jetë përcjellë mesazhi, mesazhi do të zhvendoset automatikisht nga dosja dalëse në dosjen e artikujve të dërguar.

Ju mund të kombinoni veprimet e dërgimit dhe marrjes së mesazheve. Për ta bërë këtë, zgjidhni komandën Dërgo / Merrni nga menyja e Shërbimit. Në listën zbritëse, zgjidhni artikullin e llogarisë (nëse ka disa prej tyre) në të cilën duam të kryejmë veprime. Pas kësaj, kompjuteri do të lidhet me serverin e postës dhe mesazhet do të dërgohen. Nëse serveri i postës ka marrë mesazhe për llogarinë tuaj, ato do të përcillen në kompjuterin tonë.

Le të krijojmë një mesazh të ri me temën "Koordinimi i kushteve të dorëzimit të pajisjeve" dhe t'i drejtohemi kontaktit.

Nëse nuk e kemi përfunduar kompozimin e mesazhit ose nuk do ta dërgojmë në të ardhmen e afërt, do ta ruajmë në dosjen "Draftet". Për ta bërë këtë, zgjidhni komandën "Ruaj" nga menyja "Skedar".

Ne mund të dërgojmë një mesazh në një adresë që nuk është e regjistruar në dosjen "Kontaktet". Për ta bërë këtë, në rreshtin "Për ...", shkruani adresën e postës elektronike në mënyrë eksplicite.

Shikoni dosjet dhe mesazhet e postës. Ndërsa dosjet e postës mbushen, ne mund të shohim një numër pranë emrit të dosjes në panelin Outlook. Ky numër tregon sa artikuj (mesazhe) janë në dosje. Ne mund të hapim një dosje, të shikojmë listën e mesazheve në të, të hapim çdo mesazh, ta transferojmë në një dosje tjetër. Bashkëngjitjet bashkangjitur mesazheve mund të ruhen veçmas në dosje të tjera në kompjuterin tuaj. Isshtë e nevojshme të fshini mesazhet e panevojshme nga dosja herë pas here.

Teknologji pune

Le të shikojmë dosjet e postës në panelin Outlook dhe të përcaktojmë, pa hapur dosjet, sa artikuj janë në to.

Për të marrë mesazhe hyrëse nga serveri, zgjidhni komandën Dërgo / Merrni nga menyja e Shërbimit.

Nëse nuk jemi në gjendje të punojmë me e-mail në zyrë, ne do të kopjojmë disa mesazhe nga dosja Outbox në dosjen Inbox. Për ta bërë këtë, kapni emrin e mesazhit dhe zhvendoseni atë në ikonën Inbox në shiritin Outlook.

Le të hapim dosjen "Inbox".

Dosja është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e sipërme ka një listë të mesazheve sipas radhës në të cilën janë marrë, dhe disa informacione: nga kush, subjekti, data dhe ora e marrjes. Për të parë mesazhin, klikoni mbi të. Teksti i mesazhit shfaqet në fund. Nëse ka një ikonë të kapëses së letrës pranë mesazhit, atëherë mesazhi përmban një shtojcë.

Le të hapim një mesazh me një shtojcë. Le ta ruajmë bashkëngjitjen veç e veç si një skedar:

klikoni dy herë në vijën e mesazheve për të hapur kutinë e mesazheve;

në dritaren e shfletimit, zgjidhni dosjen ku duam të ruajmë skedarin, futni emrin e skedarit ose lini atë të specifikuar, pastaj klikoni në butonin "Ruaj".

Le ta fshijmë mesazhin nga dosja. Për ta bërë këtë, kapni mesazhin dhe zhvendoseni atë në ikonën e dosjes së artikujve të fshirë.

Kur shumë artikuj grumbullohen në dosjen e Artikujve të Fshirë, ne mund ta zbrazim dosjen, domethënë t'i fshijmë përgjithmonë artikujt. Për ta bërë këtë, klikoni me të djathtën mbi ikonën e dosjes "Artikujt e fshirë" dhe zgjidhni komandën "Bosh" dosjen "Artikujt e fshirë" në menunë e kontekstit.

Përdorimi i nënshkrimit dhe kartës së biznesit. Në korrespondencën e biznesit, frazat standarde shpesh përdoren për të filluar dhe përfunduar një letër. Në Outlook, fraza të tilla quhen nënshkrime, megjithëse në jetën reale ne e quajmë emrin e dërguesit të treguar në fund të letrës një nënshkrim. Këtu koncepti i një nënshkrimi është disi më i gjerë. Nënshkrimi mund të jetë çdo frazë që është e përshtatshme në kontekstin e këtij mesazhi, e cila është përpiluar paraprakisht dhe ruajtur me një emër të caktuar. Ne mund të krijojmë disa nënshkrime për raste të ndryshme dhe t'i fusim ato në mesazh.

Përveç nënshkrimit, ky aplikacion përdor konceptin e një karte biznesi elektronike me informacione për veten tonë, të cilat mund t'i bashkëngjitim mesazhit. Marrësi i mesazhit tonë, në bazë të kësaj karte biznesi, mund të krijojë një kartë me informacion për ne në dosjen Kontaktet. Një kartë biznesi elektronike formohet në bazë të një hyrjeje nga dosja jonë "Kontaktet" dhe, në fakt, është një analog i një karte kontakti me të gjithë informacionin që përmban. Prandaj, nëse duam t'i dërgojmë partnerit jo të gjithë, por vetëm një pjesë të informacionit, duhet të krijojmë një kopje të kartës së kontaktit me të dhënat e zgjedhura:

krijoni dhe futni nënshkrimet në një mesazh;

bashkëngjitni një kartëvizitë mesazhit;

krijoni një kontakt bazuar në kartën e biznesit të dërguar.

Teknologji pune

Le të hapim dosjen "Outbox".

Për të krijuar një ose disa nënshkrime, zgjidhni komandën "Opsionet" nga menyja "Tools".

Le të shkojmë në skedën "Mesazh". Le të klikojmë në butonin "Zgjidh nënshkrimin".

Në dritaren "Zgjidh nënshkrimin" që hapet, kliko në butonin "Krijo". Fillon magjistari i krijimit të nënshkrimit.

Le të futim emrin e nënshkrimit, për shembull, "Ju uroj fat të mirë me kartën tuaj të biznesit" dhe vendosni butonin e radios "Filloni me shabllon bosh". Le të klikojmë në butonin "Tjetër".

Në dritaren "Ndrysho nënshkrimin", futni tekstin.

Le t'i bashkëngjitim një karte biznesi nënshkrimit:

klikoni në butonin "Krijo një kartëvizitë nga lista e kontakteve ...";

zgjidhni emrin e kontaktit në listën që hapet;

klikoni në butonin "Përfundo".

Le të krijojmë një mesazh të ri.

Në menunë "Fut", zgjidhni artikullin "Nënshkrimi". Në listën zbritëse, zgjidhni një nënshkrim.

Ne do të marrim mesazhe të reja duke përdorur komandën "Dërgo / Merr".

Le të hapim një mesazh me një shtojcë të kartës së biznesit.

Le të klikojmë në ikonën "Paperclip" dhe të hapim kartën elektronike të biznesit që na është dërguar. Duket si një kartë kontakti.

Le të shkruajmë një kontakt të ri në dosjen tonë. Për ta bërë këtë, klikoni në butonin "Ruaj dhe Mbyll". Informacioni do të ruhet automatikisht në dosjen tuaj të Kontakteve. Ju mund ta plotësoni më tej këtë kartë me informacion të ri ose të ndryshuar në lidhje me partnerin.

Le të hapim dosjen "Kontaktet" dhe të sigurohemi që ka një regjistrim të ri në lidhje me kontaktin.

Formatimi i mesazhit. Deri më tani, ne kemi krijuar mesazhe të shkruara në tekst të thjeshtë. Shumë mesazhe e-mail, të shkurtra dhe të ngjashme me biznesin, nuk kërkojnë formatim shtesë dhe prandaj janë të shkruara në tekst të thjeshtë, të paformatizuar. Për më tepër, mesazhe të tilla marrin pak kujtesë dhe kërkojnë më pak kohë për t'u transferuar.

Sidoqoftë, ndonjëherë bëhet e nevojshme të dërgoni një mesazh më të ndritshëm dhe më të gjallë. Kjo zakonisht shoqërohet me një lloj festimi. Për këto raste, mjedisi i programimit Outlook ofron mundësi të përparuara për formatimin e tekstit, si dhe për futjen e fotografive, përkatësisht, përdorimin e formateve të Microsoft Outlook ose HTML për përgatitjen e mesazheve. Kur përdorni një nga këto formate, kur kompozoni mesazhin tuaj, shfaqet një panel i ngjashëm me panelin e formatimit të një redaktuesi të tekstit Word. Qëllimi i butonave të formatimit tregohet në këshillat e veglave.

Teknologji pune

Për të futur një fotografi në një mesazh, le ta përgatisim atë paraprakisht dhe ta ruajmë në formatin gif në ndonjë dosje. Në menunë "Fut", zgjidhni artikullin "Figura".

Në dritaren që hapet, klikoni në butonin "Shfleto" dhe në dritaren e shfletimit zgjidhni skedarin e figurës dhe klikoni në butonin "Hap". Emri do të shfaqet në dritaren e futjes së figurës.

Mbyllni dritaren duke klikuar në butonin "Fut". Fotografia do të shfaqet në kutinë e mesazheve.

Le të dërgojmë një mesazh.

Dërgimi i një përgjigje në një mesazh. Isshtë shumë e rëndësishme për çdo person që dërgon postë të dijë nëse mesazhi i tij është marrë. Mjedisi Outlook ofron mundësinë për të dërguar automatikisht njoftime - mesazhe të shkurtra për dërguesin kur të jetë marrë një mesazh. Për ta bërë këtë, duhet të vendosni parametrat e përcjelljes së postës.

Përveç njoftimit, shumë mesazhe kërkojnë një përgjigje. Kur dërgojmë një përgjigje, ne mund t'i bashkojmë mesazhin origjinal ose një pjesë të tij në mënyrë që marrësi të kuptojë menjëherë se cilit mesazh i erdhi përgjigja.

Teknologji pune

Le të hapim komandën "Opsionet" në menunë "Shërbimi".

Në skedën Cilësimet, klikoni butonin Opsionet e Postës.

Në dritaren "Cilësimet e E-mail" që hapet, do të gjejmë një fushë në të cilën tregohet se "kur i përgjigjeni një mesazhi, përfshini dhe zhvendosni tekstin e mesazhit origjinal". Kjo fushë ka një listë zbritëse të opsioneve të tjera. Sidoqoftë, është më mirë të lini atë që ofron programi.

Klikoni në butonin "Opsionet e Ndjekjes".

Le të kontrollojmë kutitë dhe t'i ndryshojmë ato. Këto parametra do të na lejojnë të menaxhojmë automatikisht dërgimin e njoftimeve për mesazhet e marra. Një njoftim i tillë do të tregojë datën dhe kohën e marrjes së mesazhit. Ne gjithashtu mund të zbulojmë kur u mor mesazhi ynë.

Le të sigurohemi që pas vendosjes së parametrave të specifikuar, mjedisi i softuerit Outlook do të përcjellë automatikisht njoftimet për marrjen e mesazheve.

Për t'i dërguar një përgjigje një mesazhi në dosjen Inbox, zgjidhni vijën me kokën e mesazhit.

Në shiritin e veglave, klikoni në butonin "Përgjigju". Do të hapet një dritare e re e mesazhit, në të cilën adresa e dërguesit do të tregohet në rreshtin "Për ...", teksti i mesazhit origjinal do të futet në fushën e mesazhit, rreshti i Subjektit do të tregojë: RE: .

Ne do të futim tekstin e përgjigjes, do të fshijmë një pjesë ose të gjithë mesazhin origjinal.

Ne do të dërgojmë një përgjigje.

Organizimi i punës me dokumente është një teknologji kryesore e menaxhimit në çdo institucion: nga zyra Biznes i vogël në një departament federal ose një korporatë të madhe. Natyrisht, menaxhimi efektiv kërkon një lloj sistemi të menaxhimit të dokumenteve. Sa më i gjerë shtrirja dhe shkalla e aktiviteteve të organizatës, aq më i rëndësishëm dhe i pavarur është sistemi aktual i punës në zyrë.

Deri kohët e fundit, puna me dokumente kryhej kryesisht përmes lëvizjes së dokumenteve në letër dhe mirëmbajtjes së shumë regjistrave të letrës dhe skedarëve të kartave. Përdorimi i teknologjive të reja të informacionit në fushën e edukimit parashkollor na lejon ta trajtojmë punën në zyrë jo si një mekanizëm të ngurtë dhe konservativ, por si një mjet efektiv dhe fleksibël për zbatimin e llojeve të ndryshme të inovacioneve në këtë fushë. Aktualisht, zhvillimi i teknologjisë së informacionit ka çuar në shfaqjen e metodave dhe mjeteve që ofrojnë zgjidhje të integruara për automatizimin e punës në zyrë, duke ju lejuar të automatizoni operacionet manuale dhe të kërkoni dokumente, për të kontrolluar ekzekutimin e urdhrave që lidhen me dokumentet.

Sistemi i informacionit "Dokumentet e organizatës" u zbatua për të përmirësuar efikasitetin e shkollës gjuhësore "Suksesi", si një nënndarje strukturore e KGOU SPO KPK.

Gjatë punës, detyrat u zgjidhën:

studioi literaturë të përgjithshme teorike, speciale mbi temën e kërkimit dhe materialet e fushës lëndore;

njohja dhe studimi i strukturës së organizatës, dokumenteve dhe rrjedhës së dokumenteve;

zbatoi rrjedhën e dokumenteve të shkollës gjuhësore "Suksesi", si një nënndarje strukturore e KGOU SPO KPC bazuar në aplikacionin softuer MS Outlook, i cili bëri të mundur arritjen e rezultateve maksimale në përpunimin dhe kontabilizimin e dokumenteve me kosto minimale për softuer dhe harduer.

Zbatimi i projektit të diplomës bëri të mundur integrimin e të gjitha dokumenteve të organizatës në mjedisin MS Outlook, gjë që bëri të mundur që:

organizoni dokumentet në një mënyrë optimale për përdorim;

nxjerr në pah ngjarjet kryesore dhe i kujtoj ato në kohën e duhur (gjatë procesit arsimor);

automatizoni plotësisht punën e zyrës së organizatës.

Kështu, për të rritur shpejtësinë dhe besueshmërinë e zgjidhjeve për problemet e punës në zyrë brenda një organizate të caktuar. Avantazhi i sistemit është fleksibiliteti i tij, d.m.th. aftësia për ta personalizuar atë për çdo institucion, përfshirë çdo informacion në kartat "Kontaktet" që janë me interes për vetë organizatën, si dhe aftësinë për të punuar me aplikacione të tjera të MS Office.

Përdorimi i teknologjive kompjuterike dhe teknologjive të automatizimit të zyrave është një drejtim premtues dhe ju lejon të organizoni punën me rrjedhën e dokumenteve të institucioneve në një nivel modern.

BIBLIOGRAFI

1. Andreeva V.I. Puna në zyrë: Kërkesat për rrjedhën e dokumenteve të kompanisë. - edicioni i tretë, i rishikuar dhe shtuar. - M., 1996.

2. Andreeva V.I. Puna në zyrë në shërbimin e personelit: Një udhëzues praktik me mostra dokumentesh. Edicioni i tretë, Rev. dhe shtesë - M.: Shkolla e Biznesit Intel -Sintez, 2000.

Andreeva V.I. Puna në zyrë: Një udhëzues praktik me mostra të dokumenteve. Edicioni i 6 -të, Rev. Dhe shtoni. - M.: Shkolla e Biznesit "Intel-Sintez", 1999.

Andreeva V.I. Shembuj të dokumenteve për punë në zyrë. - M.: Shkolla e Biznesit "Intel-Sintez", 1998.

Andreyanova V.V. Si të organizoni punën e zyrës në një ndërmarrje. - M.: INFRA-M, 1998.

Vasiliev D.V. Punë zyre në kompjuter. - M.: Striks, PRIOR, 1999.

Vasilyeva I.N. Bazat e punës në zyrë dhe menaxhimi personal: Një libër mësimi për studentët e universitetit. - M.: Financa dhe Statistika, 1999.

GOST R 51141-98. Puna dhe arkivimi i zyrës. Kushtet dhe përkufizimet.-M.: Shtëpia Botuese e Standardeve IPK, 1998.

Davydova E.N., Rybakov A.E. Puna në zyrë: Udhëzues arsimor dhe praktik. - M.: TetraSystems, 1999.

Elizavetina T. Punë zyre në kompjuter. Edicioni i tretë. - SPb.: Peter, 2004, 304 f.

Informatikë: Libër mësuesi / Ed. prof N.V. Makarova. 4 i rishikuar ed. - M.: Financa dhe Statistika, 2001.

Informatikë: Punëtori mbi teknologjinë e punës në kompjuter / Ed. prof N.F. Makarova. 4 i rishikuar Ed. - M.: Financa dhe Statistika, 2001.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kursi i punës në zyrë: Menaxhimi i dokumentacionit: Libër mësuesi. Edicioni i tretë, Rev. Dhe shtoni. - M.: INFRA-M, Novosibirsk: Marrëveshja siberiane, 2000.

Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Dokumente elektronike në rrjetet e korporatave: Ardhja e dytë e Gutenberg. - M.: Econ-Trendet, 1999.

Koltunova M.V. Letër biznesi: Çfarë duhet të dijë krijuesi. Akad krevat marinari familjet nën qeverinë e Federatës Ruse. - M.: Delo, 1999.

Kompjuter për menaxherin / Ed. V.V. Komyagin. - M.: Triumfi, 1988.

Puna në zyrë kompjuterike: Kurs trajnimi / Ed. N. Makarova et al. SPb.: Peter, 2004 .-- 416 f.

Kudryaev V.A. dhe të tjera Organizimi i punës me dokumente: Libër mësuesi. - M.: INFRA-M, 1999.

Kuznetsov S.L. Punë zyre në kompjuter. - M.: CJSC Shkolla e Biznesit Intel-Sintez, 1999.

Kuznetsov S.L. Kompjuterizimi i punës së zyrës. - M.: CJSC Shkolla e Biznesit Intel-Sintez, 1999.

V. I. Kuperstein Teknologjitë moderne të informacionit në punën dhe menaxhimin e zyrës. SPb., BHV, 1999.

V. I. Kuperstein MS Office dhe Projekti në Menaxhim dhe Menaxhim të Regjistrimeve.-botimi i dytë, i rishikuar. dhe shtoni. - SPb.: BHV-Petersburg, 2001 .-- 400 f.

V.P. Leontiev Enciklopedia më e re e një kompjuteri personal 2003. - M.: OLMA -PRESS, 2003. - 920 f.

Makarova N.V., Nikolaychuk G.S., Titova Yu.F. Puna në zyrë kompjuterike: një kurs trajnimi. - SPb.: Peter, 2004.-411 f.

Moder J., Phillips S. Metoda e planifikimit të rrjetit në organizimin e punës. - M.: Energjia, 1966.

Dispozitat themelore për zhvillimin dhe zbatimin e sistemeve të planifikimit dhe menaxhimit të rrjetit. - M.: Ekonomia, 1967.

2 Marketingu në sistemin arsimor: thelbi, përmbajtja, teknologjia e veprimtarisë / Barazgova E.S., Dolganov A.E., Kozlovskaya O.V. // Mjeshtër. - 2011.- Nr. 3.-P.33-44.

3. Bashkëpunimi ndërkombëtar i universiteteve në interes të përmirësimit të cilësisë së trajnimit / DM Zabrodin. NV Melikhova. // Int. bashkëpunim në rajon. imazh., përgatis. dhe rikualifikimi. e veçantë: përvoja dhe problemet. Mater int shkencore-praktike Konf. - Tambov, 2011. - faqe 3-12.

4. Dinamika ciklike e ndryshimit në llojet strukturore të punësimit të popullsisë / Blinova T.V. // Ciklikiteti si një formë ekoni. dinamike .: Abstraktet. raporti Vseros. shkencore. Konf. - SPb, 2010. - P.9-12.

E.S. Makushnikova

EFIKASIONI I MENAXHIMIT T IN INSTITUCIONEVE ARSIMORE

Fjalët kyçe: efikasitet menaxhimi, institucion arsimor, shërbime arsimore, universitet sipërmarrës.

Resume: Artikulli diskuton qasjet teorike dhe metodologjike për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të organizatave arsimore.

Fjalët kyçe: qeverisje, institucion arsimor, shërbime arsimore, universitet sipërmarrës.

Abstrakt: Artikulli diskuton qasjet teorike dhe metodologjike për përmirësimin e menaxhimit të organizatave arsimore.

Në kontekstin e zhvillimit të menaxhimit të universitetit dhe komercializimit të shërbimeve arsimore, kushtet

një universitet sipërmarrës, një organizatë arsimore e një lloji sipërmarrës dhe të tjerët janë përdorur gjerësisht në literaturën shkencore dhe të biznesit evropiane dhe ruse. Evropa pret rregullisht konferencat ndërkombëtare mbi sipërmarrjen në arsim. Sidoqoftë, midis qarqeve shkencore dhe mësimore vendase, veçanërisht përfaqësuesve të grupmoshave më të vjetra, termi

"Sipërmarrja" në lidhje me arsimin dhe shkencën haset në një reagim negativ. Përvoja e zhvillimit të suksesshëm të universiteteve evropiane dhe ruse tregon se në

kushtet moderne të një tregu shkencor dhe arsimor global, shumë konkurrues, nuk ka asnjë alternativë për komercializimin e aktiviteteve arsimore dhe kërkimit shkencor, dhe, rrjedhimisht, një stil sipërmarrës të punës.

Theksi mbi novacionin në sipërmarrje organizatat arsimore, bëhen jo vetëm nga shkencëtarë të huaj, por edhe nga shkencëtarë të shquar rusë. Midis tyre: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. dhe etj

Kalimi në novator, regjimi sipërmarrës puna e universitetit bën rregullime serioze në aktivitetet e menaxhmentit dhe stafit mësimor. Arritja e këtij qëllimi është e mundur vetëm nëse ka personel profesional dhe pedagogjik që kanë kaluar përmes përzgjedhjes konkurruese dhe rikualifikimit, të cilët janë të ndjeshëm ndaj çdo gjëje të re, të aftë për të krijuar, poseduar strategji për kërkime të pavarura dhe aftësi të punës në grup, duke pasur një ndjenjë përgjegjësie dhe dëshira për të krijuar, një listë të azhurnuar të kompetencave kryesore dhe profesionale.

Vlerësimi i perspektivave për zhvillimin e universiteteve, si

organizatat sipërmarrëse arsimore të një lloji novator, duhet të theksohet se nuk ka alternativë për këtë strategji në kontekstin e krizës së vazhdueshme ekonomike dhe financiare.

Dispozitat kryesore të qasjes së bazuar në kompetenca janë të përshkruara në "Konceptin për modernizimin e arsimit rus për periudhën deri në 2010", ku një nga detyrat kryesore të sistemit arsimor është nevoja për të formuar një sistem integral të aftësive universale , aftësia për të vepruar në mënyrë të pavarur dhe përgjegjësia, domethënë kompetencat kryesore që përcaktojnë cilësinë moderne të arsimit. Koncepti i kompetencës u formua në kontekstin e shfaqjes së një qasjeje të re ndaj burimeve njerëzore në Perëndim, e cila bëri të mundur rregullimin e nevojës në zhvillim për përshtatjen njerëzore ndaj ndryshimeve intensive në teknologji dhe kërkesat për punë. Me këtë qasje, kompetencat karakterizohen si një aftësi e përgjithshme që shfaqet dhe formohet në aktivitet, bazohet në njohuri, vlera, prirje dhe lejon një person të krijojë një lidhje midis njohurisë dhe një situate, të gjejë një procedurë (sistem veprimesh ) për zgjidhjen me sukses të një problemi. Ndryshe nga njohuritë, aftësitë dhe aftësitë që nënkuptojnë veprim në analogji me një model, kompetenca siguron përvojën e veprimtarisë së pavarur të bazuar në njohuritë universale.

Sidoqoftë, të gjithë studiuesit bien dakord se kompetencat përfaqësojnë një strukturë shumë nivele.

Një qasje përgjithësuese, e integruar për të kuptuar kompetencën është paraqitur në veprat e shkencëtarëve rusë. Ndryshe nga kolegët e tyre perëndimorë, ata i konsiderojnë kompetencat si përbërës të kulturës profesionale, përfshirë atë pedagogjike të individit.

Struktura e kompetencës menaxheriale

arsimi përfshin komponentët e mëposhtëm: një komponent njohës, i cili përfshin një sistem të njohurive menaxheriale. Ai supozon praninë e njohurive të caktuara menaxheriale, duke përfshirë themelet e menaxhimit shkencor, i cili ndihmon një specialist të vlerësojë në mënyrë adekuate situatat e vërteta menaxheriale, të përdorë, të gjejë dhe të zbatojë informacionin e nevojshëm për zgjidhjen e tyre, si dhe të zhvillojë kompetencën menaxheriale në procesin e vetë- menaxhimi. Komponenti motivues përfshin motive dhe qëndrime të rëndësishme personalisht, një qëndrim pozitiv ndaj kryerjes së aktiviteteve menaxheriale, entuziazmin e lidershipit, një interes profesional për punën menaxheriale, një qasje krijuese ndaj punës së një menaxheri, nevojën për zhvillim të vazhdueshëm dhe përmirësim të menaxherit kompetenca. Komponenti i aktivitetit përfshin kërkimin, organizimin, aftësitë e projektimit të një specialisti, aftësitë e projektimit të një drejtuesi, duke i lejuar atij të zbatojë teknologji efektive të menaxhimit në hapësirën arsimore. Komponenti personal është një grup karakteristikash personale të udhëheqësit që janë të rëndësishme për menaxhimin efektiv.

Aktiviteti menaxhues i një menaxheri arsimor efektiv, për shkak të kompleksitetit dhe ndryshueshmërisë së vetë procesit të menaxhimit, është gjithmonë krijues, krijues në natyrë. Një qasje e bazuar në kompetenca ndaj menaxhimit jo vetëm që nuk shkel këtë model, por përkundrazi rrit ndjeshëm efikasitetin e punës së personelit drejtues. Arsyeja për këtë qëndron në vetë mekanizmin e zbatimit të kësaj qasjeje, pasi rezultatet e veprimtarisë menaxheriale lidhen drejtpërdrejt jo vetëm me plotësinë dhe qëndrueshmërinë e njohurive menaxheriale, por me shfaqjen e cilësive personale të udhëheqësit, aftësinë për të vepruar në situata të reja të jetës profesionale, personale dhe shoqërore.

Kështu, rritja e efikasitetit të menaxhimit të institucioneve arsimore presupozon zgjidhjen e detyrave të mëposhtme:

Përdorimi i elementeve të mësimit të orientuar nga praktika ekzistues në universitet dhe përshtatja e tyre me mjedisin e biznesit

Modelimi i infrastrukturës organizative të mjedisit të brendshëm të biznesit të universitetit (identifikimi i njësive infrastrukturore, përcaktimi i sekuencës së krijimit të tyre);

Zhvillimi i një rrjeti të njësive infrastrukturore që riprodhojnë infrastrukturën urbane dhe funksionojnë sipas ligjeve të ekonomisë së tregut;

Zhvillimi i një mekanizmi për ndërveprimin e njësive të infrastrukturës së universitetit me njësitë strukturore universitet;

Zhvillimi i mbështetjes edukative dhe metodologjike për përdorimin e një mjedisi të brendshëm biznesi funksional në përputhje me qëllimet e modernizimit të procesit arsimor për të përmbushur kërkesat e universitetit;

Krijimi dhe zhvillimi i institutit të mësuesve që zhvillojnë programe individuale.

Kjo qasje kërkon ndryshime sistemike në përmbajtjen dhe organizimin e procesit arsimor të universitetit dhe zbatimin e një kompleksi të burimeve të ndërlidhura, termat dhe fazat e transformimeve, por do të kontribuojë në formimin e përparësitë konkurruese për shkak të shfaqjes së efekteve sinergjike të ndërveprimit me mjedisin e biznesit.

Bibliografi

1. Glekova N.L., Igolkin S.L. Problemet teorike të rritjes së konkurrencës së sistemit rajonal të arsimit të lartë profesional bazuar në racionalizimin e monitorimit dhe sistemet e informacionit... // Territori i Shkencës. 2007. Nr. 4. S. 442-449.

2. Bagirova M.A., Igolkin S.L., Shinkarchuk A.V. Problemet e planifikimit optimal të shërbimeve të transportit në menaxhimin e një sistemi arsimor të shpërndarë gjeografikisht. // Territori i Shkencës. 2007. Nr. 5. S. 622-628.

3. Igolkin S.L., Bagirova M.A., Shinkarchuk A.V. Krijimi i modeleve për planifikimin optimal të shërbimeve të transportit në menaxhimin e një sistemi arsimor të shpërndarë gjeografikisht // Territori i Shkencës. 2007. Nr. 5. S. 637-648.

4. Kustov A.I., Danilova V.V., Migel I.A. Problemet e arsimit profesional modern dhe drejtimet e modernizimit të tij // Territori i Shkencës. 2013. Nr. 2. S. 38-47.

5. Martynov S.V. Kostot dhe parimet e financimit të sistemit arsimor // Territori i Shkencës. 2013. Nr. 1.C. 28-35.

6. Mikhailovskaya G.N., Zanin A.N. Zbatimi i konceptit të modernizimit të arsimit // Territori i Shkencës. 2013. Nr. 2. S. 47-49.

7. Nazarova G.N. Qeverisja e korporatës si një faktor i zhvillimit të qëndrueshëm të një institucioni arsimor // Territori i Shkencës. 2013. Nr. 2. S. 50-53.

Prerja e Syut.

P IRMIRSIMI I MENAXHIMIT T CO KONKURRENCS S UN UNIVERSITETIT

Instituti i Ekonomisë dhe Ligjit Voronezh

Fjalët kyçe: institucionet e arsimit të lartë, konkurrueshmëria, menaxhimi, diversifikimi.

Resume: Artikulli propozon drejtime premtuese për rritjen e konkurrencës së institucioneve të arsimit të lartë.

Fjalët kyçe: arsimi i lartë, konkurrueshmëria, menaxhimi, diversifikimi.

Abstrakt: Artikulli sugjeron mënyra premtuese për të përmirësuar konkurrencën e institucioneve të arsimit të lartë.

Në kushtet moderne, me një larmi të madhe institucionet arsimore, një universitet i veçantë, si njësi e pavarur, duhet të jetë konkurruese në tregun arsimor. Çdo universitet vendos për veten se si dhe me cilat metoda do të dallohet nga shumë institucione të tjera arsimore.

Zhvillimi i sistemit arsimor në Federatën Ruse është për shkak të dëshirës së universiteteve për të përmbushur kërkesat e reja për cilësinë dhe strukturën e arsimit. Tendencat që pasqyrojnë zhvillimin e sistemit arsimor përfshijnë: diversifikimin e brendshëm të aktiviteteve të universiteteve në fusha; kalimi i bashkëpunimit ndërkombëtar në një nivel të ri, si në fushën e kërkimit shkencor ashtu edhe në fushën e arsimit; zhvillimi i procesit të formimit të katër modeleve bazë të një institucioni të arsimit të lartë; kalimi i sistemit të arsimit të lartë në një strukturë të re me shumë faza.