Načini poboljšanja učinkovitosti upravljanja školom. Poboljšanje učinkovitosti upravljanja predškolskim odgojem. Pojam i struktura sustava upravljanja organizacijom

Odjeljci: Rad s predškolcima

Uvod

Relevantnost. Da bi menadžerska aktivnost voditelja predškolske odgojne ustanove bila učinkovita, mora se strukturirati. Oslonite se na analizu obrazovna situacija u selu, okrugu i zahtjevima roditelja, da budu transformativni (prema rezultatima istraživanja L.I. Falyushine) - da budu usmjereni na poboljšanje profesionalne vještine radi promjene i transformacije pedagoških aktivnosti, a imperativ je ujediniti sve zaposlenike predškolske odgojne ustanove. Istodobno, postaje važno organizacijska struktura uprava predškolske odgojne ustanove.

Upravljanje obrazovnom ustanovom posebna je djelatnost u kojoj njezini subjekti, planiranjem, organizacijom, vodstvom i kontrolom, osiguravaju organizaciju zajedničkih aktivnosti djece, učitelja, roditelja, uslužnog osoblja i usmjerenost na postizanje obrazovnih ciljeva i razvojnih ciljeva obrazovna ustanova.

Prema definiciji M.M. Potashnik, organizacijska struktura upravljanja u predškolskoj ustanovi skup je individualnih i kolektivnih subjekata, između kojih su podijeljene ovlasti i odgovornost za obavljanje menadžerskih funkcija. Redovito postoje ponovljive veze i odnosi, tj. organizacijska struktura upravljanja način je podjele sustava upravljanja na dijelove i istodobnu integraciju u cjelinu.

Za analizu sustava upravljanja kvalitetom u predškolskoj odgojnoj ustanovi i utjecaja voditeljice vrtića na njega možete koristiti metodologiju J. Nissinena i E. Vodtilainena s procjenama. Međutim, metoda procjene učinkovitosti upravljanja obrazovanjem I.K. Shalaeva, razvijena na temelju motivacijskog programski usmjerenog upravljanja (MPTsU), koji uključuje prednosti racionalističkih i bihevioralnih pravaca znanosti o upravljanju. U okviru kolegija imao sam priliku sudjelovati u razvoju modela djelovanja predškolske odgojne ustanove. Razvijene su kriterijske karakteristike funkcionalnih dužnosti voditeljice vrtića i kriterijske karakteristike konačnih rezultata vrtićke aktivnosti. Koristeći kvalimitričko pravilo za procjenu integrativnog pokazatelja, koje je razvio I. K. Shalaev, odredio sam certifikacijsku ocjenu vrtića i svoje upravljačke aktivnosti, što osigurava odgovarajuće planiranje i poboljšanje učinkovitosti predškolskih odgojno -obrazovnih ustanova.

Cilj: Poboljšanje učinkovitosti upravljanja predškolskim odgojnim ustanovama na temelju MPCU -a.

Zadaci:

1. Zamisliti funkcionalne odgovornosti u obliku kvalimetrijskih standarda.
2. Razviti karakteristike kriterija konačnih rezultata predškolske odgojne ustanove.
3. Procijenite učinkovitost upravljanja kroz stručnost predškolske odgojne ustanove.

Objekt: Dječji vrtić

Artikal: aktivnosti voditelja predškolske odgojne ustanove

Metode istraživanja:

1. Metodologija MPCU -a.
2. Metoda stručnih procjena.

Poglavlje 1. Programsko ciljana samoovjera predškolske odgojne ustanove

1.1. Sistemska analiza odgojno -obrazovnog procesa predškolske odgojne ustanove

Strateška analiza

Taktička analiza

Tradicionalna analiza:

Uzimamo u obzir zadatke postavljene za godinu zajedno sa sadržajem, analiziramo pozitivne i negativne rezultate te na temelju toga izglede koji slijede za daljnje aktivnosti.

1.2. DOE model

Problem dobivanja modela stvarnog sustava bio je i ostao relevantan. Modeli bi trebali odražavati stvarne sustave ne samo s određenim parametrima, već i opisivati ​​kvantitativne odnose njihovog funkcioniranja. Kada se primjenjuju na procese upravljanja, kvantitativni modeli trebali bi omogućiti numeričku procjenu rezultata kontrolne radnje. Model djelovanja predškolske odgojne ustanove razvio je doktor pedagoških znanosti, profesor I.K. Shalaev.

Za uspješno upravljanje i postizanje visokih rezultata u upravljačkim aktivnostima, vođa mora imati određene kvalitete. Kako pokazuju posebne studije i praksa provedbe motivacijskog programsko-ciljnog upravljanja, traže se sljedeće kvalitete:

• samoaktualizacija (A);
• ideološke i osobne vrijednosti vođe, uvjerenja, volja, hrabrost, naporan rad, inicijativa, organizacija, humanost (I);
• erudicija i rast profesionalizma, dubina i praktičnost uma, znanje (E);
• organizacijske vještine i sposobnost upravljanja samim sobom, organizacijske vještine i vještine, sposobnost čitanja osobe, sposobnost utjecaja na ljude (O);
• humanost i osobni ciljevi, društvenost (H);
• stil upravljanja i poznavanje suvremenih pristupa upravljanju (C);
• menadžerska empatija i refleksija (R).

Kvalimetrijske standarde profesionalnih i osobnih kvaliteta razvio je doktor pedagoških znanosti, profesor I.K. Shalaev.

Učinkovitost svake organizacije ovisi o tome koliko se učinkovito vodi proces upravljanja. Neki vođe (uglavnom lijevog mozga) biraju racionalističke tehnologije, drugi (uglavnom desnog mozga)-tehnologije ponašanja. Odabrao sam tehnološke parametre MPCU -a kao integrativno obrazovanje racionalističkih i bihevioralnih pristupa: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cf.

Tehnologija MPCU može se izraziti nizom upravljačkih funkcija:

• as- strateška analiza čiji je predmet socio-psihološko stanje tima (odnos prema poslu, prema kolegama, prema sebi);
• na- taktička analiza čiji je predmet temelj uvjerenja za nove upravljačke zadatke i razinu provedbe socio-psiholoških funkcija upravljanja;
• a- tradicionalna analiza čiji je predmet obrazovni (proizvodni) proces;
• Pdc- izgradnja stabla ciljeva upravljanja;
• Počivao u miru- razvoj izvršnog programa;
• p.s- strateško planiranje, čiji je rezultat izgradnja poticajnih situacija, primjerena pokazateljima AC -a;
• Pet- taktičko planiranje, primjereno pokazateljima am;
• NS- tradicionalno planiranje, primjereno naznakama i;
• ose– strateška organizacija usmjeren na provedbu ps;
• iz- organizacija je taktička, usmjerena na provedbu PT -a;
• O.- organizacija je tradicionalna, usmjerena na provedbu p;
• policajac- strateška kontrola, čiji je predmet proces postizanja cilja poticajne situacije;
• kt- taktičko upravljanje čiji je predmet proces postizanja temelja uvjeravanja za nove upravljačke zadatke;
• Do- tradicionalna kontrola, čiji je predmet usklađenost nastavnog i odgojno -obrazovnog rada s državnim standardima;
• PC- strateška regulacija, usmjerena na proces provedbe socio-psihološke strategije;
• rt- taktička regulacija, usmjerena na proces provedbe socio-psihološke taktike;
• R- tradicionalna regulacija kao sastavnica upravljačkog ciklusa u odnosu na obrazovni proces.

Kvalimetrijske standarde procesa upravljanja razvio je doktor pedagoških znanosti, profesor I.K. Shalaev.

Poznato je da društveni poredak i funkcionalne odgovornosti ne ovise o subjektu upravljanja - propisane su mu istodobno sa nalogom za imenovanje na radno mjesto. Stoga se parametri za funkcionalne odgovornosti (f1 - f10) uklapaju u model subjekata upravljanja prema razinama. Kvalimetrijske standarde funkcionalne i resursne potpore predškolskog odgoja koje smo razvili, vidi u Prilog 1, i kvalimetrijske standarde pedagoške djelatnosti koje smo razvili, vidi u Prilog 2 .

Trenutačno ne postavljam cilj razvijati diplomski model, ali u budućnosti će takav model biti tražen u praksi jer će osigurati svrhovitost aktivnosti svakog člana tima na formiranju određenih kvaliteta diplomirati, a također će osigurati kontinuitet „DOU - škole“, što će povećati učinkovitost aktivnosti predškolske odgojne ustanove.

Projekt diplomskog modela DOW

1.3. Ispit predškolske odgojne ustanove

Pod samopotvrđivanjem programa-cilja mislim na samopotvrđivanje, u kojem su izmjereni parametri određeni stablom ciljeva (vidi stablo ciljeva), a karakteristike kriterija određene su izvršnim programom (vidi karakteristike kriterija). Istodobno, stara pitanja "mjerimo li?" i "Je li tako mjerimo?" na temelju zakona MPCU -a i pravila kvalimetrije, dobivaju svoje pozitivno dopuštenje.

Pokazatelji uspješnosti samopotvrđivanja voditelja MDOU d / vrtića "Raketa" c. Galbstadt njemačke nacionalne regije - ARZ

1 / Razvoj profesionalnih i osobnih kvaliteta subjekata upravljanja:

Ukupno: 65

2. Tehnološka podrška obrazovnog menadžmenta:

Ukupno: 319

3. Funkcionalna i resursna potpora obrazovne ustanove:

Ukupno: 89 2 = 178

4. ADR - Kvalimetrično pravilo za procjenu integriranog pokazatelja konačnih rezultata, aktivnosti tima vrtića.

Ukupno: 312

340 ARA 289 - interval pokazatelja optimalne ocjene (tim zaslužuje poticaj)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - interval pokazatelja optimalne ocjene (voditeljica vrtića zaslužuje poticaj).

Zaključak

- Dakle, kao rezultat ispitivanja pokazatelja uspješnosti voditeljice dječjeg vrtića "Raketa", identificirani su sljedeći problemi koji padaju:

• odnos između "pripravnika" i mlađih kolega; pretjerana želja za samopotvrđivanjem; nedostatak vanjske ili unutarnje motivacije za neke nastavnike itd. Za rješavanje problema moguće je stvoriti poticajne situacije metodama MPCU-a, poput situacije kritičke samoprocjene, situacije delegiranja inicijative, situacije stava itd. ove vam metode omogućuju uklanjanje kontradikcija, ujedinjavanje tima i stvaranje povoljne klime u timu.

Istraživački pristup služi u svrhu optimizacije i poboljšanja učinkovitosti upravljanja. Ovaj okvir upravljanja istraživanjem pomaže mi da osiguram da se odluke o upravljanju donose bolje. Odluka čini jezgru menadžmenta, budući da je upravljačka aktivnost sustav radnji za pripremu, donošenje i provedbu upravljačkih odluka. Objektivnost procjene pedagoških podataka prikupljenih u vrtiću, dokazi izvedenih zaključaka i donošenje odgovarajuće odluke u skladu sa postavljenim ciljem moguća je na temelju istraživanja.

T.I. Shamova formulira zahtjeve za ravnatelja škole, nužne za provedbu ovog pristupa u upravljanju, mislim da se ti zahtjevi mogu primijeniti na voditelje predškolskih odgojnih ustanova:

• dovoljna stručna osposobljenost;
• poznavanje suštine kontroliranih procesa, zakona upravljanja, psiholoških temelja suradnje;
• posjedovanje metoda za prikupljanje, analiziranje i vrednovanje informacija o napretku i rezultatima kontroliranih procesa;
• poštivanje načela objektivnosti i dokaza o upravljačkim podacima;
• sposobnost implementacije sistemske vizije pedagoški proces općenito;
• sposobnost izdvajanja glavne karike i djelovanja na nju, za otkrivanje utjecaja tog utjecaja na veze, a time i na cjelinu, u koju je uključen.

Navedeni pristupi imaju jednu zajedničku stvar - riješiti problem povećanja razine učinkovitosti upravljanja vrtićem. Temeljno novo rješenje ovog problema možda nije autonomna uporaba jednog od pristupa upravljanja, već njihova integracija. Ovo rješenje predložio je I. K. Shalaev u svom konceptu motivacijskog programsko-ciljnog upravljanja (MPTsU).

Bibliografija

1. Aralova M.A. Formiranje tima predškolskih odgojnih ustanova. Psihološka podrška. - Moskva: Kreativni centar, 2006 (monografija).
2. Vinogradova N.A., Miklyaeva N.V. Upravljanje kvalitetom odgojno -obrazovnog procesa u predškolskoj odgojno -obrazovnoj ustanovi. Priručnik. - Moskva: Iris press, 2007 (zbornik).
3. Penkova L.A., Kalinkina V.M., Kazakova V.N., Serebrova D.V. Upravljanje u praksi predškolski... Metodološki vodič. - Moskva: Kreativni centar, 2007 (monografija).
4. Shalaev I.K. Poboljšanje učinkovitosti upravljanja obrazovanjem. - Barnaul: GODPO AKIPKRO, 2007. (monografija).
5. Shalaev I.K. Programsko-ciljna psihologija menadžmenta. Vodič... - Barnaul: BSPU, 2007. (monografija).
6. Shalaev I.K. Metodologija procjene učinkovitosti upravljanja obrazovanjem: programski usmjereni pristup. - Barnaul: BSPU, 2005. (monografija).
7. Suvremeni školski menadžment: Vodič za ravnatelje škola. Uredio M.M. Potashnik - Moskva, 1992.
8. Čitatelj o učinkovitosti upravljanja obrazovanjem: motivacijski programski pristup usmjeren na ciljeve. Uredio Shalaev I.K. - Barnaul: BSPU, 2003. (zbornik).
9. Shamova T.I. Istraživački pristup upravljanju školom. - Moskva, 1992.
10. Shalaev I.K. Znanstveni temelji motivacijskog upravljanja ciljanim programom - Barnaul: BSPU, 2005.
11. Shalaev I.K. Ciljano programirani pristup u upravljanju nastavnim osobljem sveučilišne škole. - M: MGPI, 1987.
12. Shalaev I.K. Ciljano programirani pristup upravljanju nastavnim osobljem: rezultati istraživanja i njihova uporaba u školama Altajski teritorij... - Barnaul: BGPI, 1989. (monografija).
13. Shalaev I.K. Znanstveni temelji motivacijskog upravljanja ciljanim programom. - Barnaul: BGPI, 1995. (monografija).
14. Shalaev I.K. Motivacijska programsko usmjerena podrška obrazovnom menadžmentu. - Barnaul: BSPU, 2000. (monografija).
15. Shalaev I.K. Motivacijski ciljno usmjereni programski menadžment: temelji teorije i ispitivanje učinkovitosti: Udžbenik o psihologiji upravljanja. - Barnaul: BSPU, 2003. (zbornik).

U članku se daje pregled suvremenih obrazovnih tehnologija. Tehnologija za razvoj kritičkog mišljenja, pedagoška radionica, tehnologija interakcije dijaloga, koje su usmjerene na razvoj univerzalnih obrazovnih akcija učenika.

Preuzimanje datoteka:

Pregled:

Suvremene obrazovne tehnologije alat za poboljšanje učinkovitosti obrazovnog procesa

"Tri su kvalitete - opsežno znanje, navika razmišljanja i plemenitost osjećaja - neophodne da bi se osoba obrazovala u punom smislu te riječi."

Chernyshevsky N.G.

Modernizacija Rusko obrazovanje pretpostavlja stvaranje uvjeta za daljnju humanizaciju obrazovanja, razvojno učenje, pridonoseći poboljšanju kvalitete znanja i jačanju osobne aktivnosti učenika u odgojno -obrazovnom procesu. S tim u vezi, posebnu važnost dobiva formiranje takvih kvaliteta mišljenja i osobnosti kao što su neovisnost, odgovornost, samopouzdanje, odsutnost straha od neuspjeha, na temelju ovladavanja učenika sredstvima samoregulacije mišljenja i ponašanja .

Nove tehnologije potrebne su za usklađivanje s novim obrazovni standardi te će omogućiti studentima u samostalnoj potrazi da dođu do otkrića novih znanja. Znanje, vještine i sposobnosti koje se steknu tijekom samootkrivanja bit će čvršći i svjesniji, a time i kvalitetniji.

U razdoblju kardinalnih transformacija osobnosti se nameću povećani zahtjevi. Stoga se u izgradnji odgojno-obrazovnog procesa i interakciji učitelja i učenika ne stavlja u prvi plan asimilacija obrazovnog procesa, već formiranje intelektualnih vještina, iskustva u odlučivanju, formiranje odgovornosti učenika za svoje učenje, sposobnost kontrole obrazovnog procesa.Nove pedagoške tehnologije obrazovanja daju poticaj samoostvarenju učenika, stvaraju ozračje suradnje, povećavaju odgovornost učitelja za rezultate svog rada.

Učitelj mora poznavati suvremene obrazovne tehnologije kako bi proces učenja bio kvalitetan i povećao djetetov interes za stjecanje novih znanja. U današnje vrijeme, kada je učenje usmjereno na osobnost odabrano kao prioritetni smjer obuke, učitelj ima za cilj učiniti ga, s jedne strane, smislenim i praktičnim, a s druge strane pristupačnim i zanimljivim.

Metakognitivne obrazovne tehnologije podrazumijevaju višu razinu spoznaje, označavajući sposobnost introspekcije i samokontrole spoznaje i percepcije informacija, prevođenje vanjskih informacija u unutarnje.

Učenik u procesu učenja sam konstruira ovaj proces, temeljen na stvarnim i specifičnim ciljevima, sam prati smjerove svog razvoja, sam određuje konačni rezultat. S druge strane, upotreba ove strategije ima za cilj razvoj vještina promišljenog rada s informacijama.

Suvremeni istraživači na području metoda za razvoj kritičkog mišljenja, kako na Zapadu (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter itd.), Tako i u Rusiji (MV Clarin, S I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya i drugi) pod kritičkim razmišljanjem shvaća se kao skup kvaliteta i vještina koje određuju visoku razinu istraživačke kulture učenika i nastavnika.

Metodološki aspekt formiranja kritičkog mišljenja je taj ovu tehnologiju je sustav strategija koje kombiniraju tehnike odgojno -obrazovni rad prema vrsti obrazovne djelatnosti.

Ova tehnologija uključuje korištenje tri stupnja (stupnja) u lekciji: faza izazova, semantička faza i faza razmišljanja.

Faza 1 - "Izazov" (likvidacija praznog lista). Dijete si postavlja pitanje "Što ja znam?" po ovom pitanju.

2. faza - "Razumijevanje" (realizacija razumijevanja).

U ovoj će fazi dijete pod vodstvom učitelja i uz pomoć svojih drugova odgovoriti na pitanja koja je sam sebi postavio u prvoj fazi (ono što želim znati).

Faza 3 - "Refleksija" (refleksija).

Razmišljanje i generalizacija onoga što je dijete naučilo na lekciji o ovom pitanju.

Glavni cilj tehnologije je razviti intelektualne sposobnosti učenika, razmišljanje i sposobnost rada s informacijama.

Filozofi i učitelji prvi su pokazali interes za problem interakcije dijaloga u obrazovanju:

Ideju dijaloga razvili su Sokrat, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, humanističko usmjerenje strategije dijaloga pokazali su Platon, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ušinski.

Svaki sudionik zajedničke dijaloške interakcije ne samo da uviđa potrebu stjecanja osnovnih vještina komunikativno-aktivne osobnosti, već razumije i načine njihovog razvoja.

U fazi uvođenja novog materijala pomoću ove tehnologije, potrebno je razraditi 2 poveznice, formulirati problem i tražiti njegovo rješenje.

Rad s tekstom omogućuje svakom djetetu da odabere tempo rada koji mu odgovara i oblikuje njegovu sposobnost aktivne percepcije i asimilacije primljenih informacija. U sljedećoj fazi lekcije razmjenjuju se zadaci. Treća faza lekcije usmjerena je na rad s novim tekstovima. Zahvaljujući predloženoj tehnologiji povećava se intenzitet sata, formira se odgovornost svakog učenika za rad u grupi i vještine poslovne komunikacije.

Suvremeno društvo treba ljude koji zauzimaju aktivnu životnu poziciju, koji su sposobni kreativno razmišljati, donositi odluke u situaciji izbora i predviđati posljedice svojih postupaka. Posebno je tražena osoba koja je sposobna samostalno izgraditi i transformirati vlastiti život, sposobna za samoregulaciju u različitim situacijama.

Također, jedna od učinkovitih obrazovnih tehnologija je i pedagoška radionica za izgradnju znanja. Radionica je sintetička, višedimenzionalna integrirana refleksivna obrazovna tehnologija s vjerojatnim rezultatom, usredotočena na pristup osobne aktivnosti.Pedagoška radionica kao oblik, metoda i onenologija obrazovanja nije nastala niotkuda.

Ideje besplatno obrazovanje L.N. Tolstoj, praktičandjelatnost S.A. Račinski, istraživanje L.S. VygotSkogo, teorijsko naslijeđe A.S. Makarenko, kao itemelji filozofskog nauka J.-J. Rusko i moderno Francuski epistemolozi  sljedbenici TheaTeorije Gastonovog znanja Vashlyara  postala je osnova za praktično modeliranje, prvo francusko, a zatimPeterburške pedagoške radionice njihov.

Orijentacija učiteljske radionice cjelovit razvoj osobnosti, prevlast ovog cilja nad obrazovnim. Bit obrazovnih ciljeva traženje i samoizgradnja znanja. Središte ove tehnologije je osobnost.

Glavni blokovi izgradnje pedagoške radionice za izgradnju znanja su sljedeći:

Indukcija („usmjeravanje“, buđenje osobnog interesa, stvaranje emocionalnog raspoloženja);

Samo-i društvena izgradnja (stvaranje vlastitog proizvoda, stvaranje intelektualnog proizvoda u grupi);

Socijalizacija 9 (prezentacija lekcije 9 koju je napravio drugi sudionik u paru, u grupi cijelom timu);

Refleksija („refleksija“, prisjećanje na svoje iskustvo u radionici: osjećaji, osjećaji, emocije, stanja, stanke).

Glavni cilj pedagoške radionice za izgradnju znanja je cjelovit razvoj osobnosti, prevaga tog cilja nad obrazovnim.

Novo postavljanje ciljeva učitelja daje vjerojatni rezultat i mijenja postavljanje cilja učenika, u kojem raste njegova odgovornost za korištenje pruženih mogućnosti. Ovisnost rezultata o kvaliteti interakcije polaznika radionice se povećava.

Predložene tehnologije koriste grupne metode rada, što omogućuje stvaranje ugodnijeg okruženja za rad učenika i ublažava unutarnji stres djece koja nisu sigurna u svoje sposobnosti.

Prilikom organiziranja obrazovnih aktivnosti pomoću ovih tehnologija učenici ovladavaju različitim načinima integriranja informacija, uče razvijati vlastito mišljenje, stječu vještine građenja zaključaka, uče izražavati svoje misli jasno, samouvjereno, ispravno u odnosu na druge.

Rad u okviru ovih tehnologija pomoći će učenicima i nastavniku da proces razvoja metakognitivnih vještina učine usredotočenijim i učinkovitijim, te proučavanjem predmeta kreativno i zanimljivo.

Bibliografija:

1. Koncept saveznih državnih standarda općeg obrazovanja - projekt - Ros.acad. obrazovanje izd. A.M. Kondakova, A.A. Kuznetsova.-M .: Obrazovanje, 2008.- (Standardi druge generacije).
2. Kuljutkin Yu.N., Mushtavinskaya IV, "Obrazovne tehnologije i pedagoška razmišljanja", SPb.: SPbGUPM, 2002.
3. Ivanshina E.V., Mushtavinskaya I.V. „Kritičko razmišljanje u lekcijama znanosti. Znanost u školi " - 2004. - №3.
4. Ivanshina E.V. Korištenje obrazovnih tehnologija u studiju kolegija "Znanost" u srednjoj školi. Akademski bilten - 2009. - №3 -SPbAPPO.
5. Selevko G.K. Enciklopedija obrazovnih tehnologija u 2 sveska. Svezak 1-M. Istraživački institut shk. Tehnologije 2006
6. Stepikhova V.A. Pedagoški u iskustvu učitelja. Metodološki vodič radionica4. izd. Dodati. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Kazachkova T.B. Tehnologije dijaloške interakcije kao sredstvo individualnog i osobnog razvoja učenika i učitelja: Materijali Šestog međuregionalnog pedagoškog čitanja posvećenog sjećanju na I.Ya. Lernera u 2 sata - Vladimir: VGGU2010 - 1. dio.

Napomena: U članku se daje pregled niza izvora o procjeni učinkovitosti sustava upravljanja. Kao i svaki drugi sustav, sustav upravljanja poduzećem sastoji se od elemenata koji se kombiniraju zajedno u svrhu funkcioniranja, dok je posebno važno izdvojiti subjekt i objekt upravljanja, glavne elemente sustava upravljanja. Autori pokazuju da je svaki element predmet istraživanja kako bi se osigurao integritet istraživanja sustava upravljanja.

Ključne riječi: sustav, sustav upravljanja, podsustav, poduzeće, funkcije upravljanja, metode upravljanja, upravljačke odluke

Sažetak: U klauzuli je prikazan pregled nekih izvora koji se odnose na procjenu učinkovitosti upravljačkih sustava. Kao i svaki drugi sustav, kontrolni sustav poduzeća sastoji se od elemenata koji su zajedno integrirani u svrhu funkcioniranja, stoga je posebno važno izdvojiti subjekt i objekt upravljanja, osnovne elemente kontrolnog sustava. Autori pokazuju da je svaki element predmet istraživanja kako bi se osigurao integritet istraživanja upravljačkog sustava.

Ključne riječi: sustav, sustav upravljanja, podsustav, poduzeće, funkcije upravljanja, metode upravljanja, upravne odluke

Oleg Skopin
kandidat ekonomskih znanosti, izvanredni profesor
Natalia Nazarova

Državno sveučilište Vyatka
[zaštićena e -pošta]

Koncept sustava upravljanja poduzećem

Menadžment se shvaća kao određeni proces takvog svrhovitog utjecaja subjekta na objekt upravljanja radi postizanja određenih rezultata, što E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Čepurin.

Valja napomenuti da je upravljanje i njegov razvoj prvenstveno posljedica definiranja misije, strategije, vrijednosti poduzeća na temelju analize prošlih iskustava i vizije budućnosti, a to je glavni uvjet za stvaranje učinkovite sustav upravljanja poduzećem, kako su rekli Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

Za stvaranje učinkovitog sustava upravljanja poduzećem potrebno je uzeti u obzir da država uređuje i kontrolira pravo svih građana na potpuno korištenje sposobnosti i imovine za vođenje poduzetnička aktivnost u okviru zakonodavstva, kako je navedeno u Saveznom zakonu od 14. lipnja 1995. N 88-FZ, koji govori o slobodnom izboru i stvaranju upravljačke strukture za upravljanje određenim poduzećem.

Učinkovitost funkcioniranja bilo kojeg gospodarskog objekta, zbog sve veće složenosti, složenosti i jačanja međusobnih veza, kako tvrdi I. Galushka, sve više ovisi o kvaliteti sustava upravljanja.

Poboljšanje kvalitete sustava upravljanja poduzećem može se postići provođenjem studije o svim aspektima aktivnosti, uključujući proučavanje i kontroliranog sustava i podsustava upravljanja, naime, proučavanje i razmatranje prednosti, slabosti poduzeće, proizvodni i prodajni proces, financijsko stanje, osoblje, marketing.

Potrebno je definirati sustav upravljanja poduzećem kako bi se razumjele osnove za projektiranje i proučavanje sustava upravljanja.

Stanley Young definira sustav upravljanja kao podsustav poduzeća, sastavni dijelovi su grupe ljudi u interakciji, dok su funkcije sustava upravljanja percepcija inputa poduzeća (određeni problemi) i izlaza (implementacija skupa radnji, procesa, čiji će rezultat biti određene odluke), dok bi se prihod trebao povećati zbog optimizacije odnosa svih inputa i outputa iz aktivnosti cijelog poduzeća.

U djelu V.V. Glushchenko, I.I. razumjeti upravljački sustav kao sustav koji je osmišljen tako da utječe na upravljački objekt, dok ovaj objekt prevodi u željeno stanje, dajući njegovim parametrima i procesima određene kvantitativne ili kvalitativne vrijednosti, a pritom je i specifična hardverska, normativna, funkcionalna verzija implementacije tehnologije za rješavanje određenih upravljačkih problema.

Kao što su primijetili I. Aktashkina, B. Mishin, sustav upravljanja poduzećem neovisan je sustav, ali može biti dio sustava višeg reda, dok je sastav elemenata svakog podsustava sustava upravljanja poduzećem raznolik i ovisi o specifičan sadržaj organizacijskog sustava.

Kao i svaki drugi sustav, sustav upravljanja poduzećem sastoji se od elemenata koji se kombiniraju zajedno u svrhu funkcioniranja, dok je posebno važno izdvojiti subjekt i objekt upravljanja, glavne elemente sustava upravljanja. Svaki element podliježe istraživanju kako bi se osigurao integritet istraživanja upravljačkog sustava.

Elementi sustava upravljanja poduzećem i njihovo proučavanje

Sustav upravljanja poduzećem uključuje takve elemente kao što su upravljačke funkcije, organizacijska struktura upravljanja, rukovodeće osoblje, tehnička sredstva upravljanja, informacije, metode upravljanja, tehnologija, financije, upravljačke odluke.

Proučavanje takvog elementa sustava upravljanja kao što su funkcije od velike je praktične važnosti budući da oni određuju strukturu upravljačkih tijela poduzeća, kako je opisano u članku "Upravljačke funkcije", dok postoje opće upravljačke funkcije koje su obvezne za uspješan rad bilo koje organizacije (planiranje, organizacija, motivacija i kontrola), kao i posebne upravljačke funkcije (specifične), određene objektom upravljanja.

Za kontrolu funkcija moderno poduzeće uključuju: planiranje, marketing, poduzetništvo, financije, organizaciju, proizvodnju, inovacije, informiranje i društveni razvoj.

Svaka funkcija upravljanja, kako je naznačeno u članku "Bit funkcije upravljanja", provodi se "u kompleksu zadataka upravljanja, čije rješenje osigurava postizanje proizvodnih ciljeva i održavanje procesa u određenim stanjima".

Također je važno uzeti u obzir činjenicu da je proučavanje praktične implementacije upravljačkih funkcija u poduzeću povezano sa proučavanjem onih zadataka koje treba riješiti tijekom izvršavanja uzastopnih radnji odgovarajućim upravljačkim aparatom, napominje BA Raizberg , L.Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
Također je potrebno istražiti takav element sustava upravljanja poduzećem kao što je organizacijska struktura upravljanja. Potrebno je dati definiciju, pozivajući se na N. I. Kabushkina, G. A. Bondarenka. da je organizacijska struktura upravljanja poduzećem takav skup međusobno povezanih i međusobno ovisnih elemenata koji su u međusobno stabilnim odnosima, a to, pak, osigurava njihovo funkcioniranje u cjelini.

Organizacijska struktura upravljanja poduzećem uključuje sastav organizacijske strukture, omjer elemenata strukture, kao i lokaciju međusobno povezanih pojedinačnih podsustava poduzeća, dok je stvaranje takve strukture usmjereno na učinkovitu raspodjelu prava i odgovornosti među svim upravljačkim osobljem poduzeća, koje je također element sustava upravljanja i podložno je istraživanju ...

Kao što Goldstein G.Ya napominje da je prilikom istraživanja takvog elementa sustava upravljanja kao što je organizacijska struktura upravljanja radi njegove optimizacije i racionalizacije potrebno analizirati (dijagnosticirati) postojeću upravljačku strukturu i sintetizirati (osmisliti) menadžment strukturu, dok je zadatak analize uspostaviti potrebnu razinu korespondencije između organizacijske strukture upravljanja poduzećem i uvjeta funkcionalnog okruženja, sinteza se koristi kao određivanje broja i sastava strukturnih jedinica upravljanja i određenih metode koje ih povezuju u interakciju.

Organizacijsku strukturu poduzeća treba stalno poboljšavati proporcionalno njegovom razvoju, što može olakšati i rukovodeće osoblje poduzeća, kao jedan od elemenata sustava upravljanja poduzećem koji zahtijeva istraživanje i proučavanje.

Satoru Takaynagi napominje da bi se poduzeće trebalo usredotočiti na sudjelovanje upravljačkog osoblja u odlukama koje se donose izravno na svim razinama upravljanja, tijekom korištenja tehnika upravljanja poduzećem i sustavom čiji je cilj maksimiziranje korištenja talenata i sposobnosti zaposlenika.

Studiju upravljačkog osoblja, kako je primijetio S. Silchenko, treba promatrati sa stajališta učinkovitosti korištenja i upravljanja radnim vremenom kroz planiranje i za interakciju s drugim elementima sustava upravljanja, budući da je to sistemsko načelo koji može osigurati veće postizanje ciljeva cijelog sustava upravljanja poduzećem.

Također je potrebno istražiti tehničke kontrole. U članku "Tehnička sredstva upravljanja" imaju veliku ulogu u donošenju upravljačkih odluka, dok je za postizanje veće učinkovitosti potrebno koristiti složena tehnička sredstva: komunikaciju, održavanje sastanaka, pokaznu opremu, sredstva za opremanje radnog mjesta menadžera, sredstva kontrolirati. Istraživanje tehničkih sredstava kontrole, kako je primijetio V.I. Knorring pridonosi povećanju učinkovitosti tehnologije upravljanja, organizaciji menadžerskog posla i procesa upravljanja u poduzeću, koristeći napredniju tehnologiju i kompetentnu uporabu od strane menadžera.
D. Yampolskaya, M. Zonis napominju da upravljačke informacije ne bi trebale odgovarati samo zadaćama menadžera, već i biti prikladne i kombinirane s primijenjenim modelima procesa, dok bi informacije trebale biti značajne, odnosno utjecati na donesene odluke. Za sve to mora se organizirati sustav upravljanja informacijama, koji će povećati učinkovitost sustava upravljanja poduzećem.

Potreba za informacijama o različitim subjektima i poveznicama sustava upravljanja poduzećem nije ista, već je određena zadaćama koje se rješavaju u procesu upravljanja subjektom upravljanja: voditeljem ili zaposlenikom aparata upravljanja, što V. Napominje Popov.

U proučavanju informacija o upravljanju, kako je primijetio B.A. Chub. potrebno je uzeti u obzir da se tijekom istraživanja: „velike količine informacija moraju obraditi u strogo ograničenim vremenskim okvirima; početne informacije podliježu ponovljenoj obradi s različitih proizvodnih gledišta i uzimajući u obzir zahtjeve potrošača; početni podaci i rezultati izračuna dugo se pohranjuju ”.
Također, prilikom provođenja studije upravljačkih informacija kao elementa sustava upravljanja poduzećem, kako primjećuje VP Nesterov, osnova za donošenje ispravnih odluka u vanjskim, unutarnjim sferama poduzeća je „dostupnost pouzdanih informacija neophodnih za ispravnu analizu. . "

Metode upravljanja jedan su od temeljnih elemenata sustava upravljanja, jer se uz njihovu pomoć može provesti i proučavanje sustava upravljanja poduzećem, a metode osiguravaju postizanje ciljeva i zadataka poduzeća.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. imajte na umu da je "učinkovitost proučavanja upravljačkih sustava uvelike određena odabranim i korištenim istraživačkim metodama".

Da bi upravljanje poduzećem bilo najučinkovitije, potrebno je primijeniti sustavnu metodologiju, odnosno metode sistemski pristup organizaciji upravljačkih aktivnosti u poduzeću. Kako primjećuje autor članka "Metode upravljanja", ovisno o raznolikosti upravljačkih funkcija, za čiju se provedbu koriste određene metode, poput metoda upravljanja funkcionalnim podsustavima poduzeća, obavljanja upravljačkih funkcija i donošenja upravljačkih odluka.

Kako primjećuju autori članka "Metode istraživanja sustava upravljanja", pri provođenju istraživanja o sustavima upravljanja poduzećem može se koristiti "iznimno širok arsenal različitih metoda: teorijskih, empirijskih, teorijskih i empirijskih".

Drugi element sustava upravljanja poduzećem koji je predmet istraživanja je tehnologija upravljanja. Tehnologija upravljanja definirana je kao skup međusobno povezanih procesa upravljanja usmjerenih na opravdanje, razvoj, donošenje i provedbu odluka u procesima upravljanja. Tehnologija upravljanja sastoji se od "informacijskih, računskih, organizacijskih i logičkih operacija koje izvode rukovoditelji i stručnjaci različitih profila prema određenom algoritmu ručno ili pomoću tehničkih sredstava", upravo su te komponente predmet istraživanja.

Kako primjećuje D. Plotnikov, financijsku analizu i proučavanje cjelokupne financijske aktivnosti poduzeća, a posebno sustava upravljanja poduzećem, može pomoći u djelotvornoj i objektivnoj procjeni solventnosti, učinkovitosti i profitabilnosti poduzeća, kao i identificirati izglede za razvoj i, kao rezultat toga, donositi informirane odluke.

I, naravno, upravljačke odluke donesene na području sustava upravljanja podliježu istraživanju. Kao što napominje V. Tsyplukhin, većinu odluka donose menadžeri, ali i često su stručnjaci puno bolje upućeni u industriju od menadžera, stoga bi proučavanje menadžerskih odluka trebalo omogućiti jasno razgraničenje područja donošenja odluka i time u konačnici povećati njihovu učinkovitost, u protivnom pogreške u upravljanju mogu dovesti do neučinkovitosti sustava upravljanja poduzećem i nemogućnosti njegovog razvoja.

Glavne karakteristike sustava upravljanja istraživanjem su: metodologija istraživanja, organizacija istraživanja, izvori istraživanja, objekt istraživanja, predmet istraživanja, vrsta istraživanja, rezultat istraživanja, učinkovitost istraživanja.

Avdoshina Z.A. ukazuje da se radi postizanja postavljenih ciljeva proučavanja upravljačkih sustava, predmeta, predmeta, novosti, praktičnog značaja, metoda istraživanja, ograničenja i uvjeta za korištenje različitih metoda upravljačke tehnologije, definira problem u studiji procesa i sustava upravljanja, provedba analize sustava izravnih i neizravnih čimbenika, učinkovitost.

Kombinirajući sve elemente sustava upravljanja poduzećem, možemo doći do zaključka da suvremeni menadžment poduzeću je potreban istraživački pristup koji će pridonijeti dinamici, izgledima upravljanja, rastu potencijala, povećanoj profesionalnosti u donošenju menadžerskih odluka, znanstvenom upravljanju.

Struktura procesa i metode istraživanja i projektiranja sustava upravljanja poduzećem

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. obratite pozornost na činjenicu da učinkovitost svakog poduzeća uvelike ovisi o proučavanju sustava upravljanja stvorenih i racionalno izgrađenih korištenjem potrebne količine ulaganja. Istraživanje sustava upravljanja omogućuje vam da identificirate najisplativiju i najučinkovitiju opciju ulaganja financijska sredstva na upravljački sustav.

Proučavanje sustava upravljanja poduzećem općenito je također studija, pa stoga odgovara definiciji koju je dao A.K. Zaitsev. , istraživanje kao vrsta ljudske aktivnosti, koje se sastoji od prepoznavanja problema, situacija, kao i utvrđivanja njihovog podrijetla, identificiranja svojstava, sadržaja, obrazaca razvoja i ponašanja, uspostavljanja mjesta u sustavu akumuliranog znanja, pronalaženja načina, sredstava i mogućnosti koristiti nove ideje, znanja o problemu u praksi rješavanja problema.

"Istraživanje sustava upravljanja vrsta je aktivnosti usmjerena na razvoj i unaprjeđenje upravljanja u skladu sa stalno mijenjajućim vanjskim i unutarnjim uvjetima" definiraju ga na sljedeći način. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov kaže da je "potrebno istražiti ne samo procese upravljačkog objekta, već i procese funkcioniranja i razvoja same kontrole".

Z. A. Avdoshina kaže da se pri provođenju istraživanja u poduzećima postavljaju određeni ciljevi za čije je postizanje potrebno analizirati i identificirati postojeće probleme, kao i preporuke za njihovo rješavanje. Učinkovitost istraživanja sustava upravljanja poduzećem osigurat će se zbog sustavne vizije posjedovanja znanstvenog kategorijalnog aparata istraživanja, odnosno "procjene stanja, dijagnostike, sprječavanja negativnih trendova, pretraživanja" uska grla"U sustavu upravljanja definiranje novih područja djelovanja."

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya predstavili su shemu predmetnog područja istraživanja upravljačkog sustava u današnje vrijeme (shema 1).

Shema 1 - Struktura proučavanja upravljačkih sustava

Shema 1 prikazuje razvijeni arsenal metoda za proučavanje upravljačkih sustava, pomoću ovih metoda moguće je izgraditi model upravljačkog sustava, procijeniti i dijagnosticirati stanje upravljačkog sustava, izračunati karakteristike upravljačkog sustava, postaviti dijagnozu , identificirati i ukloniti organizacijske probleme koji će predstavljati metodologiju za istraživanje sustava upravljanja.

Shutilov FV primjećuje tako važnu činjenicu kao što je činjenica da proučavanje sustava upravljanja ima glavni cilj razvoja dugoročnih mjera usmjerenih na poboljšanje organizacije, strukture, metoda modela upravljanja, koje bi trebalo provesti na temelju sustavnog pristup, a dobiveni rezultati postat će temelj za restrukturiranje postojećeg sustava upravljanje.

Potrebno je uzeti u obzir ono što AB Bushuev kaže, naime, "svaki element sustava pretvara vanjski utjecaj (veza iz drugog elementa) koji dolazi do njega u izlazni utjecaj koji ulazi u sljedeći element sustava."

Proces istraživanja sustava upravljanja poduzećem ima uzastopne faze:

"1. Dodjela predmeta istraživanja (tvrtka, podsustav, podjela).

2. Određivanje svrhe istraživanja, odnosno koji nas rezultat zanima.

3. Dodjela kontrolnih i karakterističnih varijabli.

4. Određivanje funkcija koje će se analizirati.

5. Određivanje kriterija za ocjenjivanje rezultata istraživanja.

6. Određivanje kriterija za ocjenjivanje predloženih rješenja za poboljšanje upravljanja. "

Z. A. Avdoshina definira metodu istraživanja kao način stjecanja novih znanja, izravno oruđe, uz pomoć kojega se provode potrebna istraživanja.
Ovisno o razini problema koji se proučava, ciljevima i zadacima istraživanja, proučavanje upravljačkih sustava odražava globalnu (sustavnu, interdisciplinarnu, istraživanu općenito znanstvenim metodama) ili lokalnu (problemi male razmjere s izraženom specifičnošću, istražuju se posebnim znanstvenim metodama).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya razlikuju postojanje četiri skupine metoda za proučavanje upravljačkih sustava:

1. Praktične metode istraživanja upravljačkih sustava: logičke; grafički; sociološki; parametarski; faktorska analiza; stručna analiza; simulacijsko modeliranje; reflektirajuće metode istraživanja; ispitivanje upravljačkog sustava.

2. Opća metodologija: analiza sustava; hipoteze i pojmovi; dijalektički pristup; tehnike za konstruiranje istraživačkih postupaka.

3. Planiranje i organizacija istraživanja sustava upravljanja: postavljanje ciljeva i strukturiranje ciljeva; planiranje istraživanja; analiza osjetljivosti; organizaciju istraživačkog procesa.

4. Vrednovanje rezultata istraživanja, dijagnostika stanja upravljačkog sustava: izračun pokazatelja učinkovitosti upravljačkog sustava; organizacija ekonomske i organizacijske dijagnostike.

ZA Avdoshina upućuje na opće znanstvene istraživačke metode: "kontrola i dijagnostika problema, analiza sustava, metode stručnih istraživanja, modeliranje i statističko istraživanje, morfološka analiza i funkcionalno-dekompozicijska reprezentacija u obliku agregata, analiza i sinteza pojmova." Privatnim znanstvenim metodama: „uzorkovanje i metode sociološkog istraživanja, Delphi, metode ponderiranih prosječnih kriterija za ocjenjivanje dobavljača, Monte Carlo metoda, testiranje, parametarska metoda, faktorska analiza, funkcionalna i analiza troškova, financijska analiza, proračun, izračun, mjerenje vremena, fotografija radnog vremena, Pareto metoda i mnoge druge metode koje se koriste u podsustavima funkcionalnog upravljanja ”.

Korotkov E.M. ukazuje na takvu značajku studije da to nije samo funkcija suvremenog upravljanja, već i stil funkcioniranja i određene vrste o organizaciji aktivnosti osoblja cjelokupnog sustava upravljanja poduzećem, dok studija djeluje kao glavna funkcija, pristup upravljanja koji može osigurati kvalitetu odluka uprave i kao sredstvo mogućeg poboljšanja.

Moguće je izdvojiti osnovna načela koja se moraju pridržavati svi podsustavi sustava upravljanja poduzećem pri formiranju, razvoju i radu, kao i pri proučavanju sustava upravljanja poduzećem: načelo državne zakonitosti upravljanja organizacijom sustav; načelo pravne regulacije u stvaranju, funkcioniranju i razvoju unutar organizacije; načelo jedinstva teorije upravljačke prakse; načela objedinjavanja elemenata; načelo specijalizacije, univerzalizacija svih procesa upravljanja; načelo integriteta subjekta i objekta upravljanja; načelo multivarijantnih upravljačkih odluka; načelo stabilnosti u odnosu na vanjsko okruženje; načelo mobilnosti (prilagodljivosti) procesa; princip automatizacije upravljanja; načelo razvoja sustava upravljanja.

U procesu provođenja istraživanja i analize rada poduzeća proučava se stanje proizvodnje i gospodarske aktivnosti poduzeća; proizvodna struktura poduzeća; sustav upravljanja i njegova organizacijska struktura; posebnosti interakcije poduzeća s potrošačima, dobavljačima i drugim sudionicima na tržištu te druge važne aspekte aktivnosti, a posebno sustav upravljanja poduzećem.

Bibliografski popis:

Bushuev A.B. Istraživanje upravljačkih sustava. - Sankt Peterburg 2002.

Glushchenko V.V., Glushchenko I.I. Istraživanje upravljačkih sustava, Zheleznodorozhny, Moskovska regija: OOO NPTs "Wings", 2000.

Doliatovskiy V.A., Doliatovskaya V.N. Istraživanje upravljačkih sustava: Vodič za studije. - Moskva: ICC "Mart", Rostov n / a: Izdavački centar "Mart", 2003. - 256 str.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Suvremeni ekonomski rječnik.

Savezni zakon "O državnoj potpori malom gospodarstvu u Ruska Federacija"(od 14. lipnja 1995. N 88-FZ)

Yampolskaya D.O., Zonis M.M. Upravljanje. - Nakladna kuća - Neva; Olma -Press - 2003.

Young S. Sustavno upravljanje organizacijom. Po. s engleskog izd. S. P. Nikanorova, S. A. Batasova. - M., "Sovjetski radio", 1972., str. 456.

UVOD

POGLAVLJE 1. TEHNOLOGIJE ORGANIZACIJE I DOKUMENTACIJE UPRAVLJANJA

1 Osnovni pojmovi i terminologija upravljačke dokumentacije

2 Tipične tehnologije za organizaciju rada s dokumentima

3 Tehnologija organiziranja rada s dokumentima u jezičnoj školi "Uspjeh" pri KGOU SPO KPK

4 Mogućnosti korištenja suvremenih računalnih tehnologija u uredskom radu

POGLAVLJE 2. KORIŠĆENJE MS PREGLEDA ZA ORGANIZACIJU OBRADE POSLOVANJA I KIRENJE DOKUMENTA

1 Suvremeni načini organiziranja uredskog rada i tijeka rada

2 Implementacija protoka dokumenata lingvističke škole "Uspjeh", kao strukturne jedinice KGOU SPO KPK, u okruženju "MS Outlook"

2.1 Značajke sustava "Microsoft Outlook"

2.2 Rješavanje problema računovodstva i kontrole izvršenja dokumenata u okruženju "MS Outlook"

ZAKLJUČAK

BIBLIOGRAFIJA

UVOD

Poboljšanje upravljanja proizvodnim i gospodarskim sustavima, povećanje razine organizacije i učinkovitosti menadžerskog posla danas uvelike ovisi o tome koliko je racionalno uredski rad stavljen u institucije i poduzeća. Upravljanje poduzećem neizbježno zahtijeva stvaranje mnogih vrsta upravljačkih dokumenata, bez kojih je nemoguće riješiti probleme planiranja, financiranja, kreditiranja, računovodstvo izvještavanje, operativno upravljanje, osoblje poduzeća itd.

Glavni predmet rada zaposlenika upravnog aparata su informacije, a sam proces upravljanja u tehnološkom smislu može se predstaviti kao proces cirkulacije informacija. Glavni nositelj informacija u suvremenom državnom aparatu je dokument. Provedba funkcija bilo kojeg upravnog tijela povezana je s pripremom, primanjem, usmjeravanjem različitih dokumenata. Slijedom toga, učinkovitost njihovih upravljačkih aktivnosti povezana je s organizacijom rada s dokumentima. Brzina dobivanja informacija potrebnih za donošenje odluke ovisi o jasnoći i učinkovitosti obrade i kretanja dokumenta. Kasna obrada dokumenata, osobito financijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Zato racionalna organizacija tijeku rada, brzini i jasnoći obrade i prijenosa dokumenata na izvršenje uvijek se pridaje velika pozornost.

Međutim, klasični, "papirnati" načini obavljanja uredskog posla i protoka dokumenata sada postaju nevažni. Konkurencija je zahtjevna. Svaki zahtjev potencijalnog klijenta mora se odmah udovoljiti, sve donesene upravljačke odluke moraju se pravovremeno provesti, a obrada i kretanje papirnatog dokumenta obično su mnogo sporiji od elektroničkog dokumenta. Stoga je pitanje uvođenja sustava automatizacije za stvaranje, pohranu i kretanje dokumenata u mnogim organizacijama vrlo akutno.

Dakle, relevantnost teme je teza zbog potrebe poboljšanja uredskog rada za učinkovito rješenje upravljačke poslove.

Danas se ručni sustav rada s dokumentima posvuda zamjenjuje najracionalnijom papirologijom na računalu, čija su osnova, naravno, tehnologije sustava za upravljanje dokumentima.

Doista, moderni svijet informacijsku tehnologiju teško je zamisliti bez uporabe sustava za upravljanje dokumentima. Gotovo svi sustavi u jednom ili drugom stupnju povezani su s funkcijama dugoročnog pohranjivanja i obrade informacija. Zapravo, informacije postaju čimbenik koji određuje učinkovitost bilo kojeg područja aktivnosti. Povećali su se protoci informacija i povećali su se zahtjevi za brzinom obrade podataka, pa se sada većina operacija ne može izvesti ručno, već zahtijevaju korištenje najperspektivnijih računalnih tehnologija. Sve administrativne odluke zahtijevaju jasnu i točnu procjenu trenutnog stanja i moguće izglede za njegovu promjenu. I ako je ranije u procjeni situacije nekoliko desetaka čimbenika koji bi se mogli ručno izračunati, sada postoje stotine i stotine tisuća takvih čimbenika, a stanje se ne mijenja u roku od godinu dana, već u nekoliko minuta, a vlasništvo nad primijenjena rješenja zahtijevaju mnogo, jer je reakcija i pogrešne odluke ozbiljnije, brže i snažnije nego prije. I, naravno, nemoguće je bez informacijskog modela za proizvodnju sustava za upravljanje dokumentima.

Korištenje suvremenih računalnih tehnologija i tehnologija sustava za upravljanje dokumentima u uredskom radu organizacije već danas omogućuje:

registrirati dokumente na različitim radnim mjestima koristeći tehnologije lokalne mreže i distribuciju sustava za upravljanje dokumentima;

organizirati objedinjavanje informacija o dokumentima (internim i primljenim) različitih strukturnih odjela u jedinstvenom sustavu za upravljanje dokumentima organizacija;

organizirati informativno -referentni rad na temelju širokih mogućnosti traženja informacija u sustavu upravljanja dokumentima;

organizirati kontrolu nad izvršenjem i kretanjem dokumenata.

Stvaranje sustava upravljanja dokumentima za organizaciju u cjelini ima svoje pozitivne značajke u usporedbi s tradicionalnim papirnatim načinima obavljanja uredskog posla.

Svrha ovog rada je organiziranje informacijskog sustava "Organizacijski dokumenti" u okruženju MS Outlook radi poboljšanja učinkovitosti dokumentacije.

Objekt istraživanja je jezična škola "Uspjeh" pri KGOU SPO KPK.

Predmet istraživanja je tijek rada jezične škole "Uspjeh".

U ovom radu zadatak je bio stvoriti takav sustav koji će u čim prije te uz minimalna ulaganja financijskih i ljudskih resursa za softver i hardver može poboljšati dokumentaciju. Također su postavljeni sljedeći ciljevi istraživanja:

Proučite opću teorijsku i posebnu literaturu na temu istraživanja.

Proučite materijale predmetnog područja.

Analizirati rad jezične škole "Uspjeh" na obavljanju uredskih poslova.

Provedite tijek rada jezične škole "Uspjeh", kao strukturnog odjeljenja KGOU SPO KPK, u okruženju "MS Outlook".

Struktura teze određena je ciljem, ciljevima, logikom istraživanja i pretpostavlja prisutnost uvoda, dva poglavlja koja se sastoje od 4 odlomka u svakom poglavlju, zaključka, popisa literature.

Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim pitanjima uredskog rada. Ovdje su dati osnovni pojmovi i terminologija dokumentacije, date su tipične tehnologije za rad s dokumentima, uključujući analizu rada s dokumentima u jezičnoj školi "Uspjeh", a također su date i mogućnosti suvremenih računalnih tehnologija u uredskom radu.

Drugo poglavlje posvećeno je implementaciji tehnologije "MS Outlook" u jezičnoj školi "Uspjeh". Opisuje glavne faze organiziranja tijeka rada u okruženju "MS Outlook", otkriva značajke sustava.

Zaključak - sažeti su rezultati obavljenog posla, utvrđene su mogućnosti razvoja informacijskog sustava.

Popis korištene literature uključuje 26 izvora.

POGLAVLJE 1. TEHNOLOGIJE ORGANIZACIJE I DOKUMENTACIJE UPRAVLJANJA

.1 Osnovni pojmovi i terminologija upravljačke dokumentacije

Temelj svake znanstvene discipline čine pojmovi-ideje o općenitom, najbitnijem, posebnom u proučavanim pojavama i objektima. Disciplina koja proučava zakone koji uređuju formiranje i funkcioniranje sustava za podršku upravljanju dokumentima naziva se upravljanje dokumentima. Terminologija upravljanja dokumentima uključuje pojmove upravljanja dokumentima (DOM), koji označavaju sve što je povezano s procesima stvaranja dokumenata, njihove obrade, pretraživanja, pohranjivanja, korištenja. Tradicionalno, područje aktivnosti vezano za obradu dokumenata naziva se uredski rad. Izraz "uredski rad" nastao je u Rusiji, prema rječnicima ruskog jezika, u drugoj polovici XV111. a nastaje kombinacijom riječi "proizvodnja kućišta". Njegovo značenje postaje jasno ako imamo na umu da je izraz "predmet" izvorno značio pitanje (sudsko ili upravno) o kojem je odlučilo upravno tijelo. Posljedično, uredski rad se prije svega zvao razmatranjem i rješavanjem slučajeva (pitanja). Izraz "posao" u značenju "prikupljanje dokumenata" koji se odnosi na bilo koje pitanje počeo se koristiti kasnije.

Terminološki standard definira uredski rad kao granu djelatnosti koja pruža dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Izraz "uredski rad" u skladu s GOST R 51141-98 sinonim je za izraz "dokumentacijska podrška menadžmenta", koji je u znanstveni promet ušao prije više od 10 godina u vezi s promjenom organizacijske i tehničke osnove uredskog rada i metodološki pristupi njezinom poboljšanju zbog aktivne implementacije na području rada s dokumentima računalne tehnologije i pojave novih informacijskih tehnologija za stvaranje, prikupljanje, obradu, akumulaciju, pohranu, pretraživanje i uporabu informacija. Izraz "upravljačka dokumentacija" naglašava komponentu informacijske tehnologije u suvremenoj organizaciji uredskog posla i nastaje po analogiji s terminima kao što su "softver", "informacijska podrška", "jezična podrška" itd.

Uredski rad (DOW) uključuje, prije svega, izradu dokumenata ili dokumentacije, što podrazumijeva snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima. Dokumentiranje je reguliran postupak bilježenja informacija na papiru ili drugom mediju, čime se osigurava njegova pravna snaga. Dokumentacija se uvijek provodi prema određenim pravilima utvrđenim zakonom propisi ili razvijena tradicijom.

Dokumentacija se može izvesti na prirodnom jeziku i na umjetnim jezicima pomoću novih medija. Prilikom dokumentiranja na prirodnom jeziku stvaraju se tekstualni dokumenti - dokumenti koji sadrže govorne podatke snimljene bilo kojom vrstom pisanja ili bilo kojim sustavom za snimanje zvuka. Tekstualni dokument nastao pisanjem tradicionalni je papirnati dokument ili videogram dokumenta - slika dokumenta na ekranu monitora.

Prilikom dokumentiranja na umjetnim jezicima, dokumenti se stvaraju na strojnim medijima - dokumentima nastalim pomoću medija i metodama snimanja koji omogućuju obradu informacija putem elektroničkog računala (računala).

Alati za dokumentaciju važni su pri stvaranju dokumenata - alati koje osoba koristi za izradu dokumenata:

jednostavni alati (olovke, olovke itd.);

mehanički i elektromehanički (pisaći strojevi, magnetofoni,

snimači glasa, foto, filmska i video oprema itd.);

oprema za automatizaciju - računalna tehnologija.

Ovisno o korištenim alatima za dokumentiranje, metode dokumentiranja se razlikuju (dokumentiranje teksta, kino, fotografija, zvučni zapis, elektroničko dokumentiranje) i vrste dokumenata nastalih u ovom slučaju.

Kad se koriste jednostavni alati, stvaraju se ručno pisani pisani dokumenti (tekstualni dokumenti, čiji se podaci bilježe bilo kojom vrstom pisanja), grafički dokumenti (koji sadrže podatke izražene slikom objekta) i grafički dokumenti (u kojima je slika objekt se dobiva linijama, potezima, chiaroscurom) ... Pri korištenju fotografske opreme stvaraju se fotografski dokumenti, pri upotrebi opreme za snimanje zvuka - fono (ili zvučni) dokumenti, pri korištenju filmske ili video opreme - filmski dokumenti, uz pomoć računalne tehnologije - pisani dokumenti na papiru i videogramima, kao i dokumenti na strojnim medijima.

Rezultat dokumentacije je dokument - informacija snimljena na materijalnom nosaču s pojedinostima koje omogućuju njegovu identifikaciju. Nosač je materijalni objekt koji se koristi za učvršćivanje i pohranjivanje govornih, zvučnih ili vizualnih informacija na njemu, uključujući i u transformiranom obliku. Trenutno je najčešći prijenosnik dokumentarnih informacija papir; uz to, naširoko se koriste i novi mediji - magnetski, koji omogućuju korištenje računalne tehnologije za dokumentaciju.

Dokumentacija pretpostavlja poštivanje utvrđenih pravila za bilježenje podataka, što daje pravnu snagu dokumentima koji se stvaraju. Pravna snaga vlasništvo je službenog dokumenta, koji mu je priopćen važećim zakonodavstvom, nadležnosti tijela koje ga je izdalo i utvrđenog postupka za njegovu registraciju.

Pravnu snagu dokumentu osigurava utvrđeno. za svaku vrstu dokumenata skup detalja - obaveznih elemenata izvršenja dokumenta (ime autora dokumenta, primatelja, potpis, datum, broj dokumenta, pečat odobrenja, pečat itd.). Suvremeni zahtjevi za papirologiju fiksirani su u državnim standardima, osobito su pravila za sastavljanje organizacijskih i administrativnih dokumenata utvrđena u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstven sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Uvjeti za papirologiju ". Državni standard utvrđuje ne samo sastav rekvizita (ima ih samo 30), već i zone i redoslijed njihovog postavljanja na dokument (vidi Dodatak br. 1). Skup detalja službenog pisanog dokumenta, raspoređenih u određenom slijedu, čini obrazac dokumenta. Obrazac je također reguliran državnim standardom, stoga je za ispravnu pripremu dokumenta potrebno znati ne samo pojedinosti o dokumentu, već i redoslijed njihovog smještaja na dokumentu. Prisutnost obrasca utvrđenog državnim standardom osigurava jedinstvo dokumentacije i jedinstvo dokumentacije u okviru jedne institucije i u zemlji u cjelini.

Dokumenti su u društvu glavni nositelji upravljačkih, znanstvenih, tehničkih, statističkih i drugih društveno značajnih informacija. Dokumenti su nositelji primarnih informacija, u njima se prvi put bilježe informacije. Ovo svojstvo omogućuje razlikovanje dokumenata od drugih izvora informacija - knjiga, novina, časopisa itd. Koji sadrže obrađene, sekundarne podatke.

Svaki dokument nastao u društvu element je sustava više razine i uključen je u odgovarajući sustav dokumentacije kao njegov element. Sustav dokumentacije shvaća se kao skup dokumenata međusobno povezanih prema karakteristikama podrijetla, namjeni, vrsti, području djelatnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovu registraciju. Kao što slova jednog jezika čine abecedu, tako i određene vrste i sorte dokumenata čine dokumentacijski sustav. Do sada ne postoji dosljedna klasifikacija dokumentacijskih sustava, vrsta i sorti dokumenata u upravljanju dokumentima, već se koristi empirijski uspostavljena podjela dokumenata na dokumentacijske sustave. Dodjeljivanje dokumenata određenom sustavu počinje podjelom svih dokumenata na službene i dokumente osobnog podrijetla. Potonji uključuju dokumente koje je osoba izradila izvan djelokruga svoje službene djelatnosti ili obavljanja javnih dužnosti; najmanji je po vrstama i vrstama dokumentacijskog sustava, uključuje osobnu korespondenciju, memoare (memoare), dnevnike.

Službeni dokumenti, ovisno o području koje služe ljudska aktivnost dijele se na upravljačke, znanstvene, tehničke (projektiranje), tehnološke, proizvodne itd. Upravljački dokumenti osiguravaju upravljivost objektima unutar države i zasebne organizacije. Ti su dokumenti predstavljeni složenim sustavima, od kojih su glavni:

organizacijsku i pravnu dokumentaciju;

planska dokumentacija;

administrativna dokumentacija;

informacije i referentna i referentna i analitička dokumentacija;

izvještajna dokumentacija;

ugovorna dokumentacija;

dokumentacija za pružanje osoblja (puno radno vrijeme);

dokumentacija o financijskoj podršci (računovodstvo i izvještavanje);

logistička dokumentacija;

Dokumentacija o dokumentaciji i informacijskoj podršci djelatnosti ustanove;

dokumentacija koja odražava glavne aktivnosti institucije, organizacije ili poduzeća (u proizvodnom poduzeću ovo je proizvodna dokumentacija, u medicinska ustanova- sustav medicinske dokumentacije, na sveučilištu - sustav evidencije za visoko obrazovanje itd.).

Dokumente koji čine jedan sustav dokumentacije odlikuje jedinstvo namjene i, u cjelini, pružaju dokumentaciju o određenoj upravljačkoj funkciji ili vrsti djelatnosti.

Dokumentacijska podrška dokumenata ne uključuje samo izradu dokumenata, već i organizaciju rada s njima. Organizacija rada s dokumentima je organizacija tijeka rada institucije, pohrana dokumenata i njihova upotreba u tekućim aktivnostima. Dokument organizacije organizacija je skup međusobno povezanih postupaka koji osiguravaju kretanje dokumenata u instituciji od trenutka kada su stvoreni ili primljeni pa do završetka izvršenja ili slanja. U svrhu racionalne organizacije tijeka rada, svi se dokumenti distribuiraju u tijekove dokumenata: registrirani i neregistrirani dokumenti, dolazni, odlazni i interni dokumenti, dokumenti koji stižu ili šalju se u više organizacije, dokumenti poslani ili dolaze od podređenih organizacija itd. Dokument tok se shvaća kao skup dokumenata koji obavljaju određenu svrhu u procesu tijeka rada.

Karakteristika tijeka rada je njegov volumen. Obujam tijeka rada odnosi se na broj dokumenata koje je organizacija primila i stvorila u određenom vremenskom razdoblju (obično godinu dana). Obujam tijeka rada važan je pokazatelj koji se koristi kao kriterij pri odabiru organizacijskog oblika uredskog rada, organiziranju sustava za traženje informacija prema dokumentima neke institucije, uspostavljanju strukture službe za upravljanje uredom, njezinom osoblju itd. Jedan od najvažnije funkcije u organiziranju rada s dokumentima je knjigovodstvo dokumenata, što se osigurava njihovom registracijom - evidentiranjem vjerodajnica o dokumentu u propisanom obliku, čime se utvrđuje činjenica nastanka dokumenta, njegovo slanje ili primanje. Osim toga, registracija vam omogućuje kontrolu izvršenja dokumenata, kao i pretraživanje dokumenata na zahtjev odjela i zaposlenika ustanove.

Uz organizaciju protoka dokumenata, pojam "organizacija rada s dokumentima" uključuje pohranu dokumenata i njihovu uporabu u aktivnostima ustanove. Sustav za pohranu dokumenata skup je alata, metoda i tehnika za snimanje i organiziranje dokumenata radi njihovog traženja i korištenja u trenutnim aktivnostima institucije. Za sustav podnošenja dokumenata najznačajniji koncepti su koncepti "nomenklature predmeta" i "predmeta". Nomenklatura predmeta sustavni je popis naslova predmeta nastalih u uredskom radu institucije, raspoređenih u određenom slijedu s naznakom njihova vremena čuvanja, a predmet je zbirka dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili područje Aktivnosti i stavljene u zasebnu omotnicu.

Pojmovi razmatrani u ovom odjeljku čine osnovu
terminološki sustavi za dokumentacijsku podršku menadžmenta (uredski rad).

1.2 Tipične tehnologije za organizaciju rada s dokumentima

Informacijska i dokumentacijska podrška, kao najvažnija funkcija upravljanja uslugama, treba pažljivu, dobro promišljenu organizaciju. Ovu funkciju obavljaju ili posebne strukturne jedinice (poslovna administracija, opći odjeli, tajništva, uredi) u velikim institucijama ili tajnici gdje administrativni aparat nije velik.

Dokumenti su informacijska osnova za aktivnosti organizacije, budući da je u njima koncentrirano više od 80% njezinih informacijskih izvora. Brzina dobivanja informacija potrebnih za donošenje odluke ovisi o jasnoći i učinkovitosti obrade i kretanja dokumenta. Kasna obrada dokumenata, osobito financijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Stoga se velika pozornost uvijek pridaje racionalnoj organizaciji tijeka rada, brzini i preciznosti obrade i prijenosa dokumenata na izvršenje.

Sva dokumentacija institucije podijeljena je u tri toka dokumenata:

dolazni (dolazni) dokumenti;

odlazni (poslani) dokumenti;

interni dokumenti.

Svaki od tokova dokumenata ima svoju posebnost u sastavu, količini, obradi i kretanju.

Broj dokumenata svih tokova godišnje bit će obujam tijeka rada institucije. Veličina tijeka rada potrebna je za izračun potrebnog broja uredskog osoblja, za izračunavanje učinkovitosti uporabe mehanizacije i alata za automatizaciju ureda. Općenito, prikazuje opterećenje cijelog upravljačkog aparata, budući da se svi njegovi zaposlenici moraju baviti dokumentima.

U tehnološkom lancu obrade i kretanja dokumenata mogu se razlikovati sljedeće faze:

prijem i primarna obrada dokumenata;

prethodno razmatranje i distribucija dokumenata;

registracija;

kontrola izvršenja;

informativno -referentni rad;

izvršenje dokumenata i slanje.

Prijem i primarna obrada dokumenata. Operacija je uglavnom tehnička. Provodi ga centralno pomoćnik tajnik, a u velikim ustanovama - ekspedicije ili posebno dodijeljen zaposlenik (špediter). Dokumenti se mogu primiti poštom, dostaviti kurirom ili posjetiteljem, primiti putem telefaksa, faksa, e-pošte.

Po primitku dokumenata, prije svega, provjerava se ispravnost njihove dostave. Greškom primljena korespondencija vraća se pošiljatelju ili se prosljeđuje primatelju. Nakon otvaranja kuverti provjerava se ispravnost kućišta i njegov integritet, tj. prisutnost svih stranica dokumenta i svih priloga. Za faks se provjerava i ukupan broj primljenih stranica, njihova podudarnost s brojem navedenim na prvom listu faksa i njihova čitljivost. U slučaju nepotpunog primanja faks poruke ili loše kvalitete pojedinih stranica, pošiljatelj se o tome obavještava.

Ako su dokumenti zaprimljeni poštom, otvaraju se sve koverte, osim onih s natpisom "osobno". Nakon otvaranja, koverte se uništavaju, s izuzetkom pisama privatnih građana, budući da se povratna adresa može naznačiti samo na omotnici. Koverte su također sačuvane iz dokumenata koji su već pristigli. U tom slučaju pečat na omotnici može poslužiti kao dokaz o datumu primitka dokumenta. Osim toga, kada poštom primite dospjeli financijski dokument, morate sastaviti akt na dan primitka dokumenta, potpisan od strane dva zaposlenika organizacije (tvrtke) i poštanskog radnika.

Svi dolazni dokumenti moraju biti označeni pri primitku dokumenta u organizaciji. Sastoji se od datuma primitka i serijskog broja računa. Osim toga, može sadržavati skraćeni naziv institucije primateljice. Serijski broj računa posljednjeg dokumenta primljenog u tekućoj godini prikazuje ukupan broj primljenih dokumenata.

Tipična pogreška pri obradi dolaznih dokumenata je označavanje primitka samo na dokumentima koji podliježu daljnjoj registraciji. Ostatak dokumenata (reklamna i informativna pisma, pozivi i mnogi drugi) i dalje se vode kao nestali, iako je kad su primljeni, vrijeme provedeno na otvaranju omotnice, upoznavanju sa sadržajem, određivanju kome od zaposlenika će možda trebati primljene informacije i prijenos dokumenta na ovog zaposlenika. U tom se slučaju dolazni tok dokumenata označava kao značajno smanjen, a vrijeme za obradu neopisane korespondencije ne može se izračunati.

Račun se obično ovjerava ručno ili električnim žigom.

Dokument primljen faksom već ima datum primitka. S obzirom da se faks obično šalje na papir osjetljiv na svjetlost, tekst na kojem brzo blijedi, izrađuje se fotokopija važnih dokumenata.

Nedavno su se pojavili faks uređaji koji vam omogućuju primanje dokumenta na običnom papiru pa ih stoga nije potrebno kopirati. Slično, problem se rješava pri primanju faks poruka na računalu opremljenom faks modemom, a zatim, ako je potrebno, ispisivanju faksova na običnom pisaču. Primarna obrada dokumenata završava njihovim razvrstavanjem u registrirane i neregistrirane. Neregistrirani dokumenti se odmah sortiraju od strane izvršitelja ili odjela za dostavu. Organizacija mora imati popis dokumenata koji ne podliježu registraciji. Obično se stavlja kao dodatak službenim uputama.

Podjela primljenih dokumenata. Prethodno razmatranje i distribucija dokumenata određuje izravan tijek njihova kretanja i, sukladno tome, brzinu dostave dokumenta određenom izvođaču, odnosno, zapravo, vrijeme za rješavanje problema. Obično u tvrtki taj posao obavlja pomoćnik tajnika.

Kako biste prethodno razmotrili i distribuirali dokumente na kvalificiran način, morate dobro poznavati funkcije strukturnih jedinica i raspodjelu odgovornosti između izvođača. Ustanova mora imati klasifikator pitanja djelatnosti s naznakom izvođača za svako izdanje. Zadatak pomoćnika tajnika u ovoj je fazi osloboditi upravitelja od pretjeranog protoka dokumenata, razmatranja sporednih pitanja.

Čelnik bi trebao primati dokumente koji se odnose na aktivnosti institucije u cjelini, o temeljnim pitanjima ili nošenju novih informacija, administrativne dokumente viših organizacija. Ostatak dokumenata mora se izravno predati izvođačima.

Obrada, razmatranje i prijenos dokumenata izvođačima provodi se na dan njihova primitka.

Ako je dokument namijenjen izvršenju od strane nekoliko strukturnih odjela ili osoba, tada se od njega izrađuje kopija ili se utvrđuje redoslijed izvršenja.

Registracija dokumenata. Registracija dokumenata najvažnija je faza rada s dokumentima i definira se kao "evidencija računovodstvenih podataka o dokumentu u propisanom obliku, kojim se utvrđuje činjenica njegovog nastanka, slanja ili primanja".

Kao što proizlazi iz definicije, registracija prije svega daje pravnu snagu dokumentu, jer fiksira činjenicu njegovog nastanka ili primitka. Sve dok dokument nije registriran, nije dobio svoj broj, nije dovršen, čini se da još ne postoji. Na primjer, naredba, dekret itd. Ako primljeni dokument nije registriran, institucija za to ne odgovara, budući da činjenica primitka nije potvrđena.

Registracija ima tri svrhe: vođenje evidencije o dokumentima, kontrola njihovog izvršenja i referentni rad na dokumentima.

Svi dokumenti koji zahtijevaju posebno računovodstvo, izvršenje i upotrebu u referentne svrhe, bez obzira na način primanja, podliježu registraciji. Sam proces registracije je uklanjanje pokazatelja (pojedinosti) iz dokumenta radi stvaranja baze podataka o dokumentima institucije.

Dokumenti se registriraju jednom. U maloj instituciji, tvrtki, sve dokumente centralno registrira tajnik. U instituciji koja ima odjele, registracija internih dokumenata provodi se decentralizirano po skupinama: u računovodstvu, odjelu za osoblje, uredu. U tom slučaju, interni dokumenti moraju biti registrirani na dan potpisivanja ili odobrenja, uključeni na dan primitka, odlazni dokumenti - na dan otpreme.

U pravilu se tijekom postupka registracije iz dokumenta ispisuju sljedeće informacije:

datum primitka;

dolazni broj (indeks);

datum dokumenta;

naslov (o čemu se radi u dokumentu);

razlučivost; razdoblje izvršenja;

izvođač (koji radi s njim);

napredak izvršenja (svi prijenosi dokumenta se bilježe i kako je izvršen);

Predmet br. (Gdje se dokument stavlja nakon izvršenja).

Prilikom registracije određene vrste dokumenti, na primjer, žalbe građana, interni i odlazni dokumenti, podaci uneseni u registracijske obrasce djelomično se mijenjaju i nadopunjuju. Na primjer, pri registriranju žalbi građana bilježi se njihova adresa.

Ustanova ima pravo, uzimajući u obzir svoje specifičnosti, nadopuniti podatke o registriranom dolaznom dokumentu. Na primjer, često se uzima u obzir broj listova, prisutnost privitaka itd.

Tipični obrasci za registraciju mogu biti dvije vrste: časopis i karton.

Sustav registracije dnevnika potreban je samo kada je registracija dokumenata na prvom mjestu, sprječava zahtjeve građana, konfliktne situacije. Na primjer, prilikom izdavanja obrazovnih dokumenata, radne knjižice, prolazi. To su u pravilu dokumenti čiji se indeks registracije sastoji od serijskog broja.

Sustav dnevnika možete napustiti čak i kad primite vrlo mali broj dokumenata.

U svim ostalim slučajevima ovaj oblik registracije zastario je jer komplicira kontrolu nad izvršenjem dokumenata i referentnim radom na njima.

Sustav kartica za registraciju dokumenata prikladniji je. Oblik kartice (RKK - registraciona i kontrolna iskaznica) i mjesto u njoj pojedinosti mogu se odrediti u samoj ustanovi i zabilježiti u uputama za uredski rad.

Nacrtavši takav oblik kartice na formatu A5 ili A6, kopira se na fotokopirni stroj odabirom prilično debelog papira. Za različite registrirane skupine dokumenata možete koristiti kartice različitih boja, pruge u boji uz gornju marginu ili dijagonalno.

Za održavanje sustava registracije kartica u ručnom načinu rada potrebno je imati godinu dana u optjecaju kartica i najmanje dvije kutije za spremanje kartica: u indeksu kontrolne kartice krajnjeg roka i indeksu referentne kartice.

Broj kopija ispunjenih registracijskih kartica (obično se zovu kontrolne kartice registracije - RCC) određuje ustanova. U pravilu se ispunjavaju najmanje dvije takve kartice.

Kartica za dokument može se isprva popuniti nepotpuno, prije nego što se dokument preda upravitelju, tj. bez rješenja, roka i izvođača. Nakon što je voditelj pregledao dokument, kartica se nadopunjuje, t.j. ti se podaci unose u nju.

Uz jasnu interakciju između tajnika-pomoćnika i pročelnika, ako voditelj ujutro pregleda primljenu korespondenciju, prvo možete dati dokumente voditelju na uvid, a zatim, nakon što dobije njegovo rješenje, ispuniti cijeli obrazac za registraciju.

Nakon što je ispunio karticu, jedan se od njih stavlja u indeks kartice s rokom, drugi u datoteku s podacima i referencama, a dokument se predaje izvođaču na rad s njim.

Kontrola izvršenja dokumenata. Praćenje izvršavanja dodijeljenog zadatka jedna je od upravljačkih funkcija. U kontroli se može razlikovati kontrola nad suštinom rješavanja problema i kontrola nad vremenom dodjele. Kontrolu osnovanosti izvršenja naloga, rješavanje pitanja provodi pročelnik (ustanova ili odjel) ili posebno ovlaštene osobe. Kontrola je u biti procjena koliko je problem ispravno, uspješno i potpuno riješen. Kontrolu rokova za izvršenje dokumenata provodi tajnik ili služba za upravljanje dokumentacijom. Kontrola termina može se podijeliti na rutinsku i preventivnu.

Provođenje kontrole zahtijeva poznavanje jednostavnih metoda, tehnika i dostupnost tehničkih sredstava.

S obzirom na još uvijek nisku disciplinu u zemlji, svi dokumenti koji zahtijevaju izvršenje i odgovor trebaju se staviti pod kontrolu.

Rokovi za izvršenje dokumenata mogu se odrediti zakonom. Na primjer, za izvršavanje zahtjeva građana. U dokumentima primljenim od viših organizacija i koji sadrže bilo koji nalog, obično je izraz naveden u samim dokumentima. U upravnim dokumentima i odlukama kolegijalnih tijela termin je naznačen za svaku stavku. O dokumentima koje voditelj razmatra rok za njihovo izvršenje sadržan je u rezoluciji. Kako bi se riješili ponavljajući problemi u instituciji, potrebno je uspostaviti standardne uvjete za izvršenje takvih dokumenata i odraziti ih u uputama.

U dodatku "Državnom sustavu dokumentacijske podrške upravljanju" nalazi se popis tipičnih rokova za izvršenje dokumenata, koji se moraju koristiti pri sastavljanju uputa za uredski rad određene institucije.

Za dokumente koji sadrže složene zadatke mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U tom je slučaju potrebno podijeliti narudžbu u etape i kontrolirati izvršavanje zadatka u fazama.

Oblik kontrole odabire se na temelju mogućnosti institucije. To može biti ručna datoteka vremena.

Indeks kartice termina. Za ručno upravljanje koriste se registracijske kartice i ormar za arhiviranje s 32 pomična (kartonska ili plastična) razdjelnika. Trideset jedan separator su dani u mjesecu (31 dan). Za 32. separator kartice se stavljaju na dokumente čiji rok pada sljedeći mjesec. Posljednjih dana u mjesecu (2-3 dana unaprijed) ove će se kartice postaviti prema datumima novog mjeseca. Dospjele kartice stavljaju se ispred prvog separatora. Ostaju ovdje dok se ne naznači novi, produženi rok dospijeća.

Nakon što je dokumente u cijelosti registrirao, tajnik razvrstava kartice prema rokovima, odnosno svaku karticu stavlja na broj na kojem se dokument mora izvršiti. Sve stavke administrativnih dokumenata također se izdaju na zasebnim karticama. U bilo kojem obliku možete zapisati na karticu i usmene upute uprave.

Tako tajnica kabineta za podnošenje rokova može lako znati što treba dospjeti koji dan.

Jedna od glavnih dužnosti tajnika na početku radnog dana je izvaditi kartice za sve zadatke tekućeg dana iz kabineta s rokovima i provjeriti hoće li biti dovršene danas. To može biti osobna anketa, telefonska anketa itd. Ako je ispunjenje bilo kojeg zadatka poremećeno i potrebno je odgoditi rok, to se prijavljuje voditelju. Rok izvršenja može promijeniti samo osoba koja ga je prethodno osnovala.

Osim stalnog praćenja, tajnik mora provoditi i preventivni nadzor. Da bi to učinio, uzet će kartice za zadatke, čiji rok ističe za 3 dana, i upozorit će svakog izvođača na to. Svakodnevno praćenje (rutinsko i preventivno) stvara normalnu radnu atmosferu u uredu. Zaposlenike se poučava da će dovršenje bilo kojeg zadatka biti potrebno na vrijeme.

Sustavna provjera izvršenja, vješto i pravilno provedena od strane tajnika, koji taktično podsjeća da je dokument potreban na vrijeme, da prosperitet tvrtke ovisi o pravodobnom rješavanju problema itd., Cijelo vrijeme naglašava potrebu za ovog zaposlenika i njegovo djelo. Osim toga, kartoteka s krajnjim rokom pomaže u planiranju upravnikova radnog dana jer odražava sve aktivnosti i zadatke za određeni datum.

Nakon što je dokument izvršen, na poleđini kartice bilježi se naznaka kako je problem riješen, za koji broj i kada je dokument poslan. Dokument se smatra izvršenim kada su zadaci postavljeni u dokumentu ili navedeni u rješenju u potpunosti dovršeni. Ako je u rješavanju problema dokument premješten s jednog izvođača na drugog, sve se to također bilježi na poleđini kartice. Nakon uklanjanja dokumenta iz kontrole, kontrolna kartica se vadi iz indeksa kartice roka i preuređuje u referentnu karticu. Kontrolu vremena izvršenja treba provoditi u svakoj strukturnoj jedinici.

S vremena na vrijeme (u velikim ustanovama mjesečno) sastavljaju se analitički izvještaji koji pokazuju koliko je dokumenata uzeto na kontrolu, koliko nije dovršeno na vrijeme, od čega iz valjanih i nepoštivanja razloga.

Informativno -referentni rad. Jedna od glavnih svrha registracije je stvaranje baze podataka o dokumentima ustanove. Tajnik-pomoćnik (u velikoj instituciji, služba za informacijsku i dokumentacijsku podršku uprave) na temelju ove banke podataka dužan je u nekoliko minuta odgovoriti na dvije vrste pitanja:

tko, gdje, u kojoj fazi rada je bilo koji dokument i - u kojim dokumentima možete pronaći informacije o određenom pitanju.

Posjedovanje cijelog skupa informacija i dokumentacije - najvažniji zadatak tajnik (predškolska odgojno -obrazovna ustanova). Prije svega, za ovaj se zadatak svi podaci o dokumentima bilježe u registracijske obrasce.

Datoteka referentne kartice izgrađena je od registracijskih kartica. Ormarić s datotekama treba dugu kutiju ili nekoliko kutija, jer će se kartice, za razliku od kontrolne datoteke roka, akumulirati tijekom cijele godine.

Razdjelnici u referentnoj datoteci bit će nazivi strukturnih jedinica (ako ih ima) ili područja djelovanja u ustanovi. Unutar ovih odjeljaka najprikladnije je postavljati kartice po abecednom redu dopisnika ili pitanja o aktivnostima (roba, proizvodi itd.). Za žalbe građana (prijedlozi, izjave, pritužbe) vodi se poseban spis. Također je dobro imati zasebnu kartoteku za zakonodavne, regulatorne i upravne dokumente, koja je izgrađena na tematskoj osnovi.

U vrijeme registracije, kao što je već gore spomenuto, moraju se sastaviti dvije kartice: jedna se stavlja u datoteku kontrolne kartice roka, a druga u referentnu datoteku. To se mora učiniti jer zahtjev za dokument može stići dok je još u radu i neće biti moguće brzo potražiti podatke u datoteci o roku. Takav zahtjev u predviđene 3 minute može se izvršiti samo pomoću referentne datoteke. Slijedom toga, dok je dokument u radu, za njega postoje dvije kartice - u roku i indeksi referentnih kartica.

Nakon izvršenja dokumenta, kartica iz vremenskog okvira, kao potpunija i sa svim oznakama za rješavanje problema postavljenog u dokumentu, preuređuje se u indeks referentne kartice, a slična kartica iz indeksa referentne kartice je ukloniti i uništiti ili upotrijebiti za stvaranje dodatnog indeksa referentne kartice za pretraživanje dokumenata pomoću druge tražilice. atribut (na primjer, ako je glavni indeks kartica izgrađen na tematskoj osnovi, dopisnici mogu rasporediti dodatne kartice po abecednom redu).

U operativnom radu postoje dosijei za tekuću i prošlu godinu. Općenito razdoblje skladištenja kartica je 3 godine. U kartoteci zakonodavnih i regulatornih i administrativnih dokumenata kartice ostaju sve dok se dokumenti ne zamijene novim.

Mogućnosti informacijskih i referentnih usluga značajno su proširene uvođenjem automatiziranog registracijskog sustava.

Slanje dokumenata. Obrada i slanje odlaznih dokumenata, kao i primanje i obrada dolaznih dokumenata, obavlja se centralno ili putem tajnika ili u ekspediciji (špediter).

Nakon što su primili dokument za otpremu, prije svega provjeravaju ispravnost njegova izvršenja:

prisutnost potpisa;

prisutnost datuma (ako nije na dokumentu koji se šalje, pričvršćen je);

prisutnost naslova;

prisutnost oznake o izvođaču;

ispravno adresiranje;

ako je dokument namijenjen jednokratnom dopisniku, prisutnost adrese;

prisutnost svih stranica u dokumentu i svih navedenih priloga.

Ovi elementi dizajna potrebni su pri slanju dokumenta poštom i faksom. Ako je dokument pogrešno izveden ili nije prezentiran u cijelom setu, vraća se izvođaču na reviziju.

Kada se dokument pošalje poštom, on se pretvara. Dokumenti poslani na jednu adresu sastavljeni su u jednu omotnicu. Koverte su adresirane, označene. Za redovne dopisnike koverte se pripremaju unaprijed. Sva registracija dokumenata namijenjenih poštarini vrši se u strogoj skladu sa zahtjevima poštanskih pravila.

Međutim, u posljednjih godina s razvojem prijenosa dokumenata putem telefonskih komunikacijskih kanala (faks, e-pošta), količina korespondencije poslane tradicionalnom poštom stalno se smanjuje.

Prijenos dokumenata putem e-pošte značajno skraćuje vrijeme za prijenos informacija i povećava pouzdanost dostave.

Istodobno, ne treba zaboraviti da prijenos dokumenata putem e-pošte predstavlja problem ovjere autentičnosti potpisa (autorizacija dokumenta), odnosno korištenje posebnog programa " Elektronički potpis"i zaključivanje posebnog ugovora o ovlaštenju sa svakim dopisnikom.

1.3 Tehnologija organiziranja rada s dokumentima u jezičnoj školi "Uspjeh" pri KGOU SPO KPK

U jezičnoj školi "Uspjeh" vodstvo ureda dodjeljuje se voditelju. jezična škola (kao strukturna jedinica). Izravno radi sa svim vrstama dokumenata (dolazni, odlazni, interni osim za računovodstvo) i osigurava njihovu obradu i računovodstvo.

Postupak rada s dokumentima, kao i njihova priprema i izvršenje, dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Za lingvističku školu "Uspjeh" kao strukturna jedinica djeluje KGOU SPO KPK opći položaj razvijen na temelju Zakona Ruske Federacije "O obrazovanju" i povelje fakulteta.

Ova Uredba regulira aktivnosti "Lingvističke škole" Uspjeh "" kao strukturne jedinice TSK -a. Normativna osnovna jezična škola je Zakon Ruske Federacije "O obrazovanju" od 10. lipnja 1992. godine. 3266-1 (sa izmjenama i dopunama saveznim zakonima), standardni propis o obrazovnoj ustanovi srednjeg strukovnog obrazovanja, odobren Uredbom Vlade RF od 3. ožujka 2001. br. 160, drugi propisi koji uređuju djelatnosti obrazovne ustanove. Lingvistička škola se u svom djelovanju vodi zakonodavstvom Ruske Federacije, uredbama i naredbama Vlade Ruske Federacije, odlukama Ministarstva obrazovanja Habarovskog teritorija, Poveljom KZK -a, ovom Uredbom. Lingvistička škola pruža dodatne obrazovne usluge u nastavi stranih jezika djeci predškolske i školske dobi, učenicima, studentima obrazovnih ustanova. Lingvistička škola provodi intenzivne, autorske kreativne programe i suvremene metode poučavanja stranih jezika.

Ciljevi i zadaci su stvaranje povoljnih uvjeta za svestrani razvoj pojedinca, uključujući zadovoljavanjem potreba učenika u samoobrazovanju i dodatnim obrazovanjem iz područja stranog jezika. Dubinsko proučavanje stranih jezika, povijesti i književnosti zemalja proučavanog jezika, kulture i regionalnih studija. Predavanje stranih jezika kreativnim i intenzivnim metodama, priprema za upis na Susu i sveučilišta. Organizacija programa razmjene sa stranim školama, stažiranje učenika i nastavnika škole, sudjelovanje u Međunarodna natjecanja i olimpijade. Organizacija suradnje sa stranim obrazovnim ustanovama, zakladama. Vođenje seminara za nastavnike stranih jezika.

Sve školske aktivnosti provode se u skladu s razvijenim programima koje je odobrilo Ministarstvo obrazovanja Habarovskog teritorija, na pedagoški utemeljenom izboru sredstava, metoda i oblika obrazovanja, uzimajući u obzir interese, sklonosti i dobne karakteristike učenika plaćena osnova. Škola prakticira grupnu nastavu. Popunjenost grupa je 10-12 osoba. Način nastave je 2-3 puta tjedno (4-6 akademskih sati), što uključuje vježbu govorenja i pisanja, slušanja, čitanja strane literature i dodatne specijalitete. tečajevi komunikacije, poslovanja, rada s tiskom, drame itd. Plaćanje mjesečno prema ugovoru, ovisno o intenzitetu nastave. Plaćanja su podložna promjenama tijekom godine zbog inflacije. Svi učitelji škole imaju više pedagoško obrazovanje, iskustvo u nastavi stranih jezika, rade prema ugovoru o radu (ugovoru). Trajanje školske godine, četvrtine, tjedni i trajanje godišnjih odmora određuje se nalogom ravnatelja škole na početku školske godine ili po polugodištu. Učenici 2 puta godišnje polažu testove kako bi provjerili usvojenost obrazovnog materijala, imali priliku sudjelovati u kulturnom životu škole, držati praznike i raditi na pojedinim projektima.

Škola se nalazi u obrazovnoj zgradi KPK na adresi Krasnorechenskaya 114A i koristi imovinu fakulteta na temelju operativnog upravljanja. Izvor financiranja škole je:

proračunska i izvanproračunska sredstva;

besplatni i dobrotvorni prilozi;

drugi izvori u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.

Sredstva primljena od građana za školarinu usmjeravaju se na poseban račun COD -a i raspodjeljuju se u skladu s dogovorom između ravnatelja fakulteta i voditelja škole. Kontrolu nad financijskim i ekonomskim aktivnostima škole vrši direktor KPK.

Školom upravlja ravnatelj kojeg imenuje direktor TSK -a pod uvjetima ugovor o radu... Ravnatelj škole zapošljava i planira strategiju razvoja škole. Školski učitelji provode organizacijske i obrazovne aktivnosti u skladu sa poveljom KZK -a i ovim propisom, osiguravajući potrebnu profesionalnu razinu svojih aktivnosti.

Škola se reorganizira, likvidira na temelju odluke Vijeća obrazovna ustanova KPK po nalogu ravnatelja u slučaju kršenja ove odredbe ili povelje KPK.

Glavni dokument organizacije je licenca (1) s popisom programa stručnog obrazovanja, prema kojoj Državna obrazovna ustanova srednjeg strukovnog obrazovanja "Khabarovsk Pedagoški fakultet" ima pravo provoditi obrazovne aktivnosti (2), kao i pravila pružanja plaćenih usluga Habarovskog pedagoškog učilišta koja se temelje također na općim odredbama ...

Pravila pružanja plaćenih obrazovnih usluga COD.

Opće odredbe:

Ova pravila su razvijena u skladu sa Zakonom Ruske Federacije. "O obrazovanju" sa izmjenama i dopunama Saveznim zakonom br. 12-F3 od 13.01.96 (članak 45); Model propisa o obrazovnoj ustanovi srednjeg strukovnog obrazovanja; Zakon Habarovskog teritorija "O postupku uvođenja plaćenih usluga od strane državnih i lokalnih vlasti, državnih i općinskih organizacija" od 31.10.96 br. 73; Rezolucija čelnika Uprave teritorija Khabarovsk "O odobrenju Pravilnika o postupku uvođenja plaćenih usluga od strane državnih i lokalnih tijela vlasti, državnih i općinskih organizacija" od 01.09.97 br. 383; Povelja fakulteta; drugi regulatorni akti R.F.

Pravila određuju redoslijed, vrste plaćanja obrazovne usluge, uvjete i postupak za njihovo pružanje, obveze učenika.

Plaćene dodatne obrazovne usluge pružaju se kako bi se zadovoljile obrazovne potrebe učenika, poboljšala kvaliteta obrazovnog procesa.

Mogućnost pružanja usluga ove vrste predviđena je Poveljom fakulteta i provodi se na teret izvanproračunskih sredstava sponzora, organizacija, pojedinaca, uklj. roditelji.

Pravila su obvezujuća za sve zaposlenike i studente COD -a.

Vrste plaćenih obrazovnih usluga (3).

Uvjeti za pružanje plaćenih obrazovnih usluga:

Fakultet pruža plaćene obrazovne usluge stanovništvu s licencom za obavljanje relevantnih obrazovnih aktivnosti.

Obrazovne usluge ne mogu se pružati u zamjenu za i unutar okvira osnovnih obrazovnih aktivnosti koje se financiraju iz proračuna.

Prihod od navedenih aktivnosti fakulteta ulaže se u ovu obrazovnu ustanovu po vlastitom nahođenju, uključujući i povećanje troškova plaće fakultetski radnici. Ova se aktivnost ne odnosi na poduzetničku djelatnost.

Glavni tijek rada čine narudžbe temeljene na sklapanju ugovora "o pružanju plaćenih obrazovnih usluga" (4). Narudžbe reguliraju:

sastav studijskih grupa;

Učiteljsko osoblje;

školski raspored;

plaćanje nastave;

i tako dalje. organizacijska pitanja (praznici itd.).

Tu je i dnevnik za bilježenje pohađanja i napretka kroz koji se prati rad obrazovnog procesa, te raspored učitelja, prema kojem se zaposlenici plaćaju.

Radni listovi i nalozi prenose se u računovodstvo, koje pak kontrolira rad škole i plaća rad školskog osoblja.

1.4 Mogućnosti korištenja suvremenih računalnih tehnologija u uredskom radu

Kada govore o automatizaciji ureda ili tijeku rada, obično misle na bilo koji informacijska tehnologija koji se odnose na obradu dokumenata - od uporabe programa za obradu teksta do sustava za upravljanje tijekovima rada i upravljanja bazom podataka. U suvremenoj ustanovi glavni tehnološki alati za rad s dokumentima su računala instalirana na radnim mjestima izvođača i spojena na mrežu. Ako računalna mreža pokriva barem sva radna mjesta uredskog osoblja u strukturnim odjelima organizacije, tada postaje moguće koristiti mrežu za premještanje dokumenata i centralno praćenje napretka uredskog procesa - sve do rada izvođača na dokumentima na njihova radna mjesta.

U jezičnoj školi "Uspjeh" pri KGOU SPO KPK, računalna mreža ne pokriva sva radna mjesta uredskog osoblja, pa je teško pratiti kretanje dokumenata i pratiti njihovo izvršenje. U osnovi, svi se dokumenti pripremaju pomoću tekstualnih i grafičkih uređivača, o čijim se mogućnostima raspravlja u nastavku, a zatim se u tiskanoj verziji prenose na izvođače. Stoga postaje prilično teško kontrolirati njihovu provedbu. Kako bismo pojednostavili zadatak kontrole, razvili smo sustav automatizirane registracije i kontrole izvršavanja dokumenata na temelju programa Outlook. Prednosti razvoja našeg informacijskog sustava posebno u Outlooku također se detaljno razmatraju u nastavku. Uvođenje kompjuteriziranog sustava za registraciju dokumenata osigurava prikupljanje i pohranu sveobuhvatnih podataka o svim dokumentima organizacije, omogućuje učinkovitu kontrolu i obavljanje informacija i referentnog rada. Rad s dokumentima u programu Microsoft Word

Suvremeni uredski rad karakterizira uvođenje računalne tehnologije u proces rada s dokumentima. Razvoj tehnologije i novih informacijskih tehnologija omogućuje rješavanje jednog od glavnih zadataka uredskog posla - stvaranje dokumenata - pomoću različitih uređivača teksta. Ovo okruženje omogućuje brzo uređivanje dokumenata, korištenje gotovih obrazaca (predložaka) u pripremi osnovnih vrsta dokumenata, višestruko umnožavanje izrađenih dokumenata i još mnogo toga.

Glavni softverski proizvodi koji se koriste za rješavanje ovog problema su Microsoft Word, Lexicon za Windows, WordPerfect za Windows. Čini se da je najoptimalniji rad u programu Microsoft Word.

Uređivač teksta Word svestrano je softversko okruženje za rad s tekstualnim dokumentima, osmišljeno kako bi olakšalo rad s različitim vrstama dokumenata. Pruža različite mogućnosti, kako u pripremi tekstova, tako i u manipulaciji gotovim tekstualnim dokumentima spremljenim na različitim medijima. Novi se tekstovi mogu oblikovati od fragmenata gotovih tekstova; različiti objekti stvoreni u drugim aplikacijama mogu se ugraditi u tekstove; tekstualni dokumenti mogu se prenositi putem komunikacijskih linija lokalnih i globalnih računalnih mreža.

Za uređivač programa Word u pravilu se mogu primijetiti sljedeće značajke svojstvene drugim procesorima teksta:

korištenje različitih fontova i njihovih stilova;

korištenje u jednom dokumentu simbola abeceda različitih jezika (ćirilica, latinica, grčki, arapski, hebrejski itd.);

uređivanje teksta i provjera pravopisa (pravopis i gramatika);

automatska paginacija dokumenta, uvođenje zaglavlja stranica (zaglavlja i podnožja), fusnota;

ugrađeni alat za poslovnu grafiku (omogućuje vam uključivanje dijagrama, crteža, dijagrama u tekst);

razni alati za oblikovanje gotovog teksta (poravnanje, stupci, numeriranje);

održavanje stepenastog višerazinskog sadržaja;

pronalaženje i zamjena dijela teksta;

raditi s više dokumenata istodobno, uključujući dokumente iz različitih okruženja (tekst, proračunske tablice, grafike, baze podataka).

Osim toga, uređivač Word ima širok raspon alata za automatizaciju koji pojednostavljuje uobičajene zadatke:

rad s makro sekvencama znakova;

pogreške pri automatskom ispravljanju;

automatsko oblikovanje teksta dok tipkate (autoformat);

automatski prijedlog pune verzije datuma, kao i riječi ili izraza s popisa autoteksta nakon unosa prvih nekoliko slova (automatsko dovršavanje);

automatska analiza dokumenta kako bi se istaknule njegove ključne odredbe, na temelju kojih se izrađuje autorov sažetak;

sposobnost stvaranja stilova;

automatsko davanje savjeta i informacija za pomoć koje će vam možda trebati tijekom zadatka (pomoćnik);

prisutnost čarobnjaka za pisma, kalendare, dnevnike, životopise, omotnice, faksove, olakšavajući rad na stvaranju dokumenata.

Navedene funkcije MSWorda uvelike pojednostavljuju rad službenika pri stvaranju i uređivanju tekstualnih dokumenata.

Rad s dokumentima u programu MS EXCEL

Informacijska potpora upravljačkim aktivnostima uključuje tehnologije za pripremu i obradu različitih vrsta dokumenata, u kojima informacije u brojčanom obliku (financijske, računovodstvene, planske i analitičke itd.) Zauzimaju značajno mjesto, sastavljene u obliku različitih vrsta tablice, obrasci iskaza, obrasci, popisi. U takvim slučajevima vrlo je korisna uporaba Excel proračunskih tablica pomoću kojih možete: raditi s tablicama i izvoditi izračune, uključujući i one vrlo složene; graditi grafikone na temelju podataka sadržanih u tablicama; stvarati baze podataka i obrađivati ​​ih.

Opisane mogućnosti MS Excela posvećene su brojne publikacije. Ovdje ćemo dati samo neke preporuke koje mogu biti korisne pri izradi dokumenata i radu s njima u MS Excelu.

Stvaranje bilo kojeg dokumenta u MS Excelu, bez obzira na verziju ovog programa koji se koristi, preporučljivo je započeti s opisom općih svojstava pomoću naredbe Datoteka, Svojstva, Ispunjavanje polja, Naslov, Predmet, Autor, Ključne riječi dopuštaju uštedjet ćete vrijeme pri traženju razvijenih dokumenata.

Tablični prikaz podataka. Glavno svojstvo radne tablice programa Excel je mogućnost pohrane različitih vrsta podataka u susjedne ćelije: tekst, brojeve ili formule. Dovoljno je aktivirati ćeliju i upisati na tipkovnicu ono što vam treba. Vrsta unesenih podataka određuje se automatski. Namijenjena je ne samo za pohranu numeričkih i ne-numeričkih podataka, već i za obavljanje svih vrsta operacija s tim podacima. Formule su bit programa Excel. Mogu se graditi na različite načine.

Grafički prikaz statističkih podataka. U dokumentaciji se uz tablice naširoko koriste grafikoni. Prikladno su sredstvo vizualnog predstavljanja podataka i uspješno nadopunjuju tablice ili ih čak zamjenjuju, pomažu u analizi i usporedbi podataka kako bi se olakšala njihova percepcija i interpretacija.

Excel ima dva različiti putevi izgradnja dijagrama koji se razlikuju po načinu na koji su pohranjeni u memoriji računala: ugrađeni dijagrami i pojedinačni dijagrami. Ugrađeni grafikoni su grafikoni koji se postavljaju na radnu stranicu i spremaju u istu datoteku (zauzimaju dio proračunske tablice). Pojedinačni dijagrami neovisni su grafički objekti (zauzimaju cijeli zaslon).

Za izradu bilo kojeg dijagrama morate navesti podatke koji će se zatim prikazati u grafičkom obliku. Najlakši način za stvaranje ugrađenog grafikona je korištenje čarobnjaka za grafikone. Nakon klika na gumb Chart Wizard, na ekranu se pojavljuje dijaloški okvir u kojem nakon specificiranja svih podataka dobivamo gotov grafikon.

Rad s korisničkim predlošcima. Kako biste uštedjeli vrijeme utrošeno na izradu dokumenata, preporučljivo je sustavno analizirati sadržaj dokumenata i razviti njihove standardne obrasce. Predložak je osnova za izradu standardnog dokumenta. Izvođenje naredbe Datoteka, novo u programu Microsoft Excel poziva na ponudu za odabir jednog od predložaka za izradu novog dokumenta.

Zaglavlja i podnožja u Excelu. Kako bi se pojednostavio rad s ispisanim dokumentima, preporučljivo je koristiti zaglavlja i podnožja. Podnožje je polje u koje možete unijeti referentni ili objašnjen materijal, poput naziva datoteke, naziva radnog lista, broja stranice, trenutnog datuma i vremena, naziva odjela i drugih podataka o usluzi. Podaci uneseni u zaglavlje i podnožje samo jedne stranice pojavljuju se u zaglavljima i podnožjima svih stranica. Zaglavlja i podnožja nalaze se pri vrhu ili dnu stranice. U Excelu možete koristiti ugrađene formate zaglavlja i podnožja ili stvoriti vlastite. Prije ispisa možete postaviti njihov položaj u odnosu na rub stranice.

Razmatrani primjeri upotrebe tekstualnih i grafičkih uređivača uglavnom se koriste kao sredstvo za izradu dokumenata. No, vrlo je teško, s velikim protokom dokumenata u organizaciji, tražiti potrebne informacije, pratiti odnos stvorenog dokumenta s drugim povezanim dokumentima. Stoga se trenutno za informacijsku podršku moderne institucije sustavi za upravljanje bazama podataka (DBMS) .ACCESS sve više koriste kao sredstvo za stvaranje i rad s bazom podataka.

Trenutno se nekoliko najpopularnijih sustava za upravljanje uredskim bazama podataka (DBMS) koristi za stvaranje baza podataka u malim organizacijama, ali najpopularniji iz mnogo razloga je Microsoft Access DBMS (ili MS Access). Ovisno o mogućnostima određenog računala i o verziji instaliranog operacijskog sustava (Windows 98, Me, 2000, XP), koriste se različite verzije DBMS -a (Access 97, 2000, XP).

Access u potpunosti implementira upravljanje relacijskom bazom podataka. Sustav podržava primarne i strane ključeve te osigurava integritet podataka na razini jezgre (što sprječava nekompatibilne operacije ažuriranja ili brisanja). Osim toga, tablice u programu Access opremljene su alatima za provjeru valjanosti podataka kako bi se spriječio pogrešan unos, bez obzira na to kako se izvodi, a svako polje tablice ima svoj format i standardne opise, što uvelike pojednostavljuje unos podataka. Temeljne karakteristike bilo kojeg DBMS -a su vrste podataka koje može pohraniti i obraditi. Access DBMS omogućuje vam korištenje sljedećih vrsta podataka u zapisima:

Brojač: Ovo polje se automatski postavlja kada se novi zapis doda u bazu podataka. Vrijednosti u tim poljima su nedostupne korisniku i ne mogu se ažurirati: ako su neki zapisi izbrisani, brojač nastavlja postojeće numeriranje.

Tekst: Ovo polje može sadržavati do 255 znakova slobodnog teksta. Ako duljina polja nije navedena, tada je zadana vrijednost 50 znakova: ovo polje može sadržavati proizvoljan skup znakova do 64K.

Numerički: sadrži cijele brojeve i / ili razlomljene brojeve i zauzima od jedan do osam bajtova, ovisno o vrsti (vrijednosti) broja.

Datum/vrijeme: sadrži datum u različitim formatima (na primjer, kratki format je 31.12.2004., Potpuni format je 31.12.2004. 23:59:59 itd.).

Valuta: ovo polje određuje novčani iznos s točnošću od 15 cijelih i 4 razlomljene decimale (u ovom slučaju na ekranu se obično prikazuju samo dvije decimale).

Logičko: Ova polja sadrže logičke vrijednosti DA ili NE.

OLE objekt: Ova polja pohranjuju objekte koji su preneseni iz drugih aplikacija (slike, tablice).

Ako tijekom posebnih obrada u poljima nisu pronađene vrijednosti, sustav pruža potpunu podršku za nulte vrijednosti.

Relacijska obrada podataka u Accessu zbog fleksibilne arhitekture sustava može zadovoljiti sve potrebe. Istodobno, Access se može koristiti kao samostalni DBMS u načinu poslužitelja datoteka ili kao klijentska komponenta proizvoda kao što je SQL Server. Osim. Access podržava protokol Open Database Connectivity (ODBC), koji vam omogućuje povezivanje s bazama podataka u mnogo različitih formata, kao što su SQL Server, Oracle, Sybase, pa čak i DB / 2 glavna računala IBM -a.

Access podržava obradu transakcija s zajamčenim integritetom. Osim toga, osigurana je sigurnost na razini korisnika koja vam omogućuje kontrolu pristupa podacima za pojedine korisnike i cijele grupe.

Microsoftov sustav pomoći ostaje najbolji u industriji i za početnike i za iskusne korisnike. Access pruža kontekstualnu pomoć kojoj se može pristupiti klikom , a na zaslonu će se odmah prikazati informacije o pomoći o problemu koji trenutno zanima korisnika. U tom slučaju možete jednostavno otići do sadržaja sustava pomoći, specifičnih informacija, povijesti prethodnih poziva i oznaka.

Čarobnjak može sate rada pretvoriti u minute. Čarobnjaci postavljaju vodeća pitanja o sadržaju, stilu i formatu objekta koji se stvara; tada automatski grade željeni objekt. Access ima gotovo stotinu čarobnjaka koji će vam pomoći u dizajniranju baza podataka, aplikacija, tablica, obrazaca, izvješća, grafikona, poštanskih oznaka, kontrola i svojstava. Čak možete prilagoditi čarobnjake za različite zadatke. Omogućuje vam uvoz i izvoz datoteka mnogih dobro poznatih formata, uključujući dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, mnoge formate teksta ASCII (uključujući fiksnu duljinu retka ili naveden razdjelnik), a Pogledajte i HTML podatke. Uvoz stvara Access tablicu; izvoz izvozne tablice stvara datoteku u navedenom formatu.

Povezivanje (prije se nazivalo privitak) znači da možete koristiti vanjske podatke bez stvaranja Accessove tablice. Sličnu vezu možete postaviti na podatke dBASE, FoxPro, Excel, ASCII i SQL. Vrlo snažna značajka - povezivanje Accessovih tablica s vanjskim tablicama i njihovo kasnije dijeljenje - primjenjuje se na Access tablice, dBASE, FoxPro i SQL Server.

Prozori za oblikovanje obrazaca i izvješća imaju isto sučelje i pružaju korisniku mnoge mogućnosti. Obrazac ili izvješće oblikovani su prema načelu WYSIWYG (Ono što vidite je ono što dobijete). Dodavanjem druge kontrole korisnik vidi kako se izrađeni obrazac mijenja.

Obrasci i izvješća mogu uključivati ​​oznake, polja s tekstualnim podacima, radio tipke, potvrdne okvire, linije i pravokutnike te ih oblikovati isticanjem stavki bojom i sjenom. Štoviše, možete uključiti cijele slike, dijagrame, podobrasce i podizvješća. Istodobno, svi parametri prikaza podataka ostaju u potpunosti pod kontrolom korisnika.

Obrasci mogu obuhvaćati mnoge stranice, a izvješća mogu imati različite razine grupiranja i sažimanja podataka.

Obrasci i izvješća mogu se pregledati iz ptičje perspektive zumiranjem. U načinu dizajna možete pregledati izvješće s lažnim podacima tako da ne morate čekati na obradu velike stvarne datoteke.

Dizajner izvješća vrlo je moćan alat s do deset razina grupiranja i razvrstavanja. Omogućuje vam stvaranje izvješća s postocima i zbrojevima u samo dva prolaza.

Jedna od najmoćnijih značajki Accessa je i najvažnija. Odnosi vam omogućuju grafičko povezivanje tablica. Možete čak povezati i tablice koje predstavljaju različite vrste datoteka (na primjer, Access tablicu i dBASE tablicu). Nakon takvog povezivanja tablice djeluju kao cjelina i sada možete graditi upite u odnosu na bilo koje podatke u njima. Možete odabrati određena polja, definirati redoslijed sortiranja, stvoriti izračunate izraze i unijeti kriterije za odabir željenih zapisa. Rezultate izvođenja upita možete prikazati kao tablicu, obrazac ili izvješće. Korisnik nije dužan unaprijed postaviti veze: umjesto toga, dovoljno je unijeti dizajner upita (na primjer, kada trebate sastaviti određeno izvješće).

Upiti se primjenjuju i u drugim slučajevima. Možete stvoriti upite koji izračunavaju ukupne vrijednosti, prikazati grupirane tablice i izgraditi nove tablice. Možete čak koristiti upit za ažuriranje podataka u tablicama, brisanje zapisa i dodavanje jedne tablice u drugu.

Access koristi istu grafičku aplikaciju kao Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project. Omogućuje vam stvaranje stotina vrsta grafikona i grafikona, prilagođavajući ih na temelju vaših specifičnih potreba. Možete stvoriti trake, trake, pite, površine i druge grafikone u 2D i 3D. Mogu biti proizvoljno popraćene tekstom, ukrašene različite boje i uzorci. Vrijednosti se mogu prikazati u trakama ili kriškama grafikona. Slike dijagrama možete rotirati tako da se prikazuju iz bilo kojeg prikladnog kuta. Sve to omogućuje program Access Graph.

Pomoću DDE (dinamička razmjena podataka) i OLE (povezivanje i umetanje objekata) možete dodati sve vrste novih objekata u obrasce i izvješća programa Access. Ti objekti mogu biti zvuk, slike, dijagrami, pa čak i videoisječci. Možete ugraditi OLE objekte (poput bitmapa) ili dokumente za obradu teksta (Word ili WordPerfect) ili se povezati s Excel proračunskim tablicama. Povezivanjem ovih objekata s njihovom bazom podataka korisnik može stvarati dinamičke obrasce i izvješća te koristiti iste podatke u različitim Windows aplikacijama.

Access sada pruža sve značajke koje aplikaciji omogućuju komunikaciju s internetom / intranetom. Jednim klikom možete spremiti tablice, upite, obrasce i izvješća u HTML formatu. Čarobnjak omogućuje čak i početniku prijenos HTML kodova s ​​objekta na web stranicu, čineći ih dostupnima za korištenje svima koji surfaju internetom. Hiperveze omogućuju vam pristup podacima koji se nalaze na web stranici izravno iz Accessovih obrazaca. Sadrži više od stotinu funkcija (mali ugrađeni programi koji vraćaju vrijednost kao rezultat izvršavanja) koji izvršavaju različite zadatke. Postoje funkcije za upravljanje bazama podataka, nizovima, brojevima u formatu datuma i vremena, matematičkim, poslovnim i financijskim. Mogu se koristiti za stvaranje izračunata izraza u obrascima, izvješćima i upitima.

Za programere (ili napredne korisnike koji jednostavno ne žele programirati) Access nudi makronaredbe. Omogućuju vam automatiziranje nekih zadataka. Pedesetak makronaredbi omogućuje manipulaciju podacima, izradu izbornika i dijaloških okvira, otvaranje obrazaca i izvješća, jednom riječju, automatiziranje gotovo svakog zadatka. Pomoću makronaredbi možete riješiti oko 90% svih zadataka obrade podataka.Ovo je ozbiljno okruženje za razvoj aplikacija s potpuno opremljenim programskim jezikom. Visual Basic za aplikacije - VBA (ranije poznat kao Access Basic) ima objektno orijentiran pristup programiranju i omogućuje programeru da učini gotovo sve što se zamisli. To je moćan strukturirani programski jezik.

Potpuno opremljeno razvojno okruženje podržava mnoge moćne moderne značajke: način rada s više prozora za uređivanje i ispravljanje pogrešaka, automatska provjera sintakse, točke prekida, postupno izvršavanje, pa čak i pomoć u sintaksi koja prikazuje opcije za naredbe za unos na zaslonu.

U poslu ili osobna sferačesto morate raditi s podacima iz različitih izvora, od kojih je svaka povezana s određenom vrstom aktivnosti. Za usklađivanje svih ovih podataka potrebno je određeno znanje i organizacijske vještine. Microsoft Access kombinira informacije iz različitih izvora u jednu relacijsku bazu podataka. Obrasci, upiti i izvješća koje stvarate omogućuju vam brzo i učinkovito ažuriranje podataka, dobivanje odgovora na pitanja, traženje potrebnih podataka, analizu podataka i ispis izvješća.

U bazi podataka podaci iz svakog izvora pohranjeni su u zasebnoj tablici. Prilikom rada s podacima iz više tablica uspostavljaju se odnosi između tablica.

Za pretraživanje i odabir podataka koji zadovoljavaju određene uvjete izrađuje se upit. Upiti vam također omogućuju ažuriranje ili brisanje više zapisa istovremeno, izvođenje ugrađenih ili ad-hoc izračuna.

Obrasci se koriste za pregled, unos ili promjenu podataka izravno u tablici. Obrazac vam omogućuje da odaberete podatke iz jedne ili više tablica i prikažete ih na ekranu pomoću standardnog ili korisnički izrađenog izgleda.

Izvješće možete koristiti za analizu podataka ili ispis na određeni način, na primjer, možete stvoriti i ispisati izvješće koje grupira podatke i izračunava ukupne iznose.

Za automatsko izvođenje nekih operacija koriste se makronaredbe koje sadrže skup jedne ili više makronaredbi, poput otvaranja obrazaca ili ispisa izvješća. Makroi mogu biti korisni za automatiziranje često izvršavanih zadataka. Na primjer, kada korisnik klikne gumb, možete pokrenuti makronaredbu koja ispisuje izvješće.

Ponekad je potrebno stvoriti vlastiti postupak koji bi se trebao pokrenuti iz bilo kojeg prozora u bazi podataka ili postupak osmišljen za rukovanje određenim događajem. Skup takvih postupaka u jeziku Visual Basic, prikupljenih u jednoj programskoj jedinici, naziva se modul. Postoje dvije glavne vrste modula: moduli klase i standardni moduli. Moduli razreda su moduli obrasca i moduli izvješća povezani s određenim obrascem ili izvješćem. Često sadrže rutine događaja (poput pritiska tipke) i generiraju se automatski pri stvaranju prve rutine događaja. Standardni moduli sadrže opće procedure koje nisu povezane s bilo kojim objektom, kao i uobičajeno korištene procedure koje se mogu pokrenuti iz bilo kojeg prozora u bazi podataka.

POGLAVLJE 2. KORIŠĆENJE MS PREGLEDA ZA ORGANIZACIJU OBRADE POSLOVANJA I KIRENJE DOKUMENTA

.1 Suvremena sredstva organiziranja uredskog posla i protoka dokumenata

Zahtjevi za suvremeni uredski rad i protok dokumenata. Svaki dokument mora brzo stići do primatelja (inače jednostavno nema smisla). U mnogim slučajevima, zadatak isporuke dokumenta dodijeljen je važnoj državnoj agenciji - pošti. Međutim, od dokumenta se još uvijek traži da bi uvijek bio koristan i da bi se mogao brzo pronaći u pravo vrijeme.

Prilikom rada s dokumentom morate slijediti određena pravila. Naravno, takva se pravila ne mogu komplicirati, ali treba se složiti da takva pravila trebaju biti i da ih se treba pridržavati. S ovom tezom nitko se neće raspravljati, ali nažalost u praksi bilo koje organizacije postoji dovoljno dosadnih (i skupih) primjera neispunjavanja osnovnih zahtjeva za uredski rad.

Ne treba očekivati ​​da su svi zaposlenici iznimno disciplinirani i da hodaju kao pomoćna sredstva. No, pametan zaposlenik uvijek bi trebao znati gdje može dobiti odgovor na svoja pitanja.

Iskustvo je pokazalo da se i u malom uredu moraju napisati pravila poslovanja. Doista, ako tražite i očekujete red od svojih podređenih, ne biste se trebali oslanjati na kolektivno sjećanje svojih zaposlenika. Bolje je jednom potrošiti dva sata na sastavljanje skupa općih pravila nego se stalno uzrujavati zbog nedostatka potrebnih dokumenata i "gluposti" zaposlenika.

Osnove uredskog rada. Što bi se trebalo odraziti na unutarnja pravila uredskog rada? Nemoguće je sve predvidjeti i nema potrebe za tim težiti, ali preporučuje se u ovim pravilima navesti neke standardne zahtjeve.

Prije svega - sam popis poslova tvrtke ili odjeljenja, njihove oznake i nazivi.

Potrebno je naznačiti tko je osobno odgovoran za svaki od predmeta i gdje te predmete treba pohraniti. Da biste izbjegli zabunu, trebali biste instalirati potreban popis dužnosnici koji moraju potvrditi dokumente svakog slučaja.

Treba utvrditi na kojim računalima i u koje mape trebaju biti pohranjene datoteke dokumenata svakog slučaja, tko može imati pristup spisima svakog predmeta.

Redoslijed rada na dokumentu ne mora uvijek biti reguliran, ali dobra praksa zahtijeva da se na svakom računalu dodijeli unaprijed određena mapa za rad na trenutnim dokumentima. Ovo je vrlo korisno kada hitno morate pronaći datoteku u odsutnosti njenog vlasnika. Treba posebno odrediti da se nakon odobrenja dokumenta njegove verzije izbrišu kako bi se izbjegli nesporazumi, a datoteku dokumenta premjesti iz mape s trenutnim dokumentima u mapu koja joj je namijenjena.

Također treba dogovoriti razdoblje čuvanja dokumenata i povezanih datoteka.

Preporučljivo je unaprijed odrediti postupak privremenog uklanjanja dokumenata iz predmeta (na primjer, dobra praksa zahtijeva da se umjesto zaplijenjenog dokumenta u spis mora umetnuti list papira koji pokazuje tko je, kada i zašto uzeo dokument izvan datoteke).

Postupak registracije dokumenata i obveznu prirodu ovog postupka treba definitivno odrediti. Obično se dokumenti registriraju formiranjem broja dokumenta od broja predmeta i samog registracijskog broja, ne zaboravljajući pri tome datum registracije.

Kopiju dokumenta koja se čuva u spisu, u pravilu, mora potpisati programer i sve potrebne vize.

Konkretno, treba utvrditi postupak i vrijeme distribucije dokumenata unutar poduzeća, uključujući operativne odluke (odluke i nalozi menadžera, zapisnici operativnih sastanaka itd.). Treba navesti tko je za to odgovoran.

U pravilima uredskog rada preporučuje se navođenje popisa radnji koje se moraju dokumentirati pomoću djela utvrđenog oblika - pedantnost ove vrste neće otuđiti savjesne vođe. Uzorke standardnih dokumenata korisno je priložiti pravilima uredskog rada, a kako se stječe iskustvo, čak naznačiti nazive i mjesto odgovarajućih datoteka predložaka standardnih dokumenata na računalnim diskovima - to će uštedjeti vrijeme, disciplinirati osoblje i pridonijeti formacija korporativni identitet rad s dokumentima.

Uredski rad i tijek rada pomoću elektroničkih komunikacijskih sustava. Prosljeđivanje dokumenata obično se vjeruje poštom. No, razvoj računalne tehnologije posljednjih desetljeća doveo je do činjenice da je pošta svih zemalja izgubila monopol nad prijenosom informacija. Manja ponovna oprema bilo kojeg računala čini ga moćnim komunikacijskim alatom.

Ova knjiga ne opisuje zamršenosti elektroničkih komunikacija - to je posao profesionalaca, a deseci tvrtki nude svoje kompetentne usluge u ovom području. Važno nam je razumjeti koje su mogućnosti skrivene u elektroničkim komunikacijskim sustavima.

Postoje dvije fundamentalno različite vrste elektroničkih komunikacijskih uređaja. Iako razlika između ova dva načina korisniku možda nije očita, korisno je znati o njima.

Prva skupina je dizajnirana za podršku lokalnim računalnim mrežama, udaljenost između kojih može biti od metara do kilometara. Štoviše, svako od računala lokalne mreže mora biti opremljeno posebnim elektroničkim uređajem - takozvanom mrežnom karticom. Osim toga, sve uključeno u lokalna mreža računala moraju biti međusobno povezana posebnim kabelom, a potrebna je i neka dodatna oprema. Njegov sastav jako ovisi o duljini lokalne mreže.

Druga skupina uređaja ne zahtijeva postavljanje posebnih kabelskih mreža; u početku je usredotočena na uporabu standardnih telefonskih komunikacijskih kanala. Za korištenje ove tehnologije računalo mora biti opremljeno posebnim uređajem - modemom, a uz pomoć ovog uređaja mora biti spojeno na kanale telefonske komunikacije. Kada koristite modeme, udaljenost između računala i njihov položaj više nisu bitni - potreban vam je samo pristup telefonskim komunikacijskim kanalima. Svjetska računalna mreža Internet temelji se na ovom principu. Međutim, potrebno je shvatiti da softver razvijen za Internet može uspješno raditi u lokalnim mrežama računala unutar oka. U zemljama s najrazvijenijim elektroničkim komunikacijama, digitalni potpis već se naširoko koristi u mnogim područjima djelovanja, pa čak, na primjer, u sustavima upravljanja proizvodnjom poduzeća, u sustavima za projektiranje s računalnom podrškom, u bankarskom sektoru. Elektronički potpis postao je ovakav važan faktor poslovni život, da su SAD već donijele zakon o postupku za njegovu upotrebu, a on se, pod određenim uvjetima, izjednačava s tradicionalnim potpisom (međutim, u američkom zakonodavstvu postoji samo nekoliko pravnih postupaka prema kojima je digitalni potpis neće se primjenjivati). Vjerojatno je donošenje sličnog zakona u Rusiji samo pitanje vremena.

Sustavi upravljanja korporativnim dokumentima. Svaki dokument može se prikazati kao datoteka. Računala najbolje rade s manipuliranjem datotekama, njihovom obradom i prijenosom. Stoga je logika razvoja događaja, natjecanja i ljudskog genija brzo postigla činjenicu da se sada dokument može oblikovati, dogovoriti, potpisati, poslati i čitati bez stavljanja na papir. Budući da računalo ništa ne zaboravlja, ništa ne gubi i ništa ne zbunjuje, a troškovi pohrane informacija u njemu brzo se smanjuju, pokazalo se da je učinkovito povjeriti računalima sve dokumente tvrtke u cijelosti.

Zbir svih postignuća informacijske tehnologije doveo je do pojave korporativnih sustava za upravljanje dokumentima. Za stvaranje takvog sustava potrebno je da zaposlenici tvrtke imaju pristup računalima opremljenim elektroničkim komunikacijama i posebnim softverom. Korporacijski sustav za upravljanje dokumentima omogućuje vam da s dokumentima radite sve što se s njima radi u bilo kojem sustavu za upravljanje dokumentima i dokumentima. Istodobno, korporacijski sustav upravljanja dokumentima pruža temeljno nove mogućnosti dostupne samo računalima. To znači da unutar takvog sustava računala kombiniraju sve svoje najbolje kvalitete za dobrobit stvari.

Na primjer, u takvom sustavu tijeka rada možete staviti elektronički potpis na dokument, ograničiti pristup dokumentu, poslati ga određenim zaposlenicima određenim redoslijedom, u bilo kojem trenutku odrediti gdje se i u kojoj fazi obrade nalazi bilo koji dokument , i pregledati bilješke u vezi s dokumentom zaposlenika koji su obradili njegov.

Korporacijski sustav upravljanja dokumentima može razumjeti i ispravno se koristiti u procesima obrade dokumenata tvrtke. Omogućuju vam da opišete tipičan dokument (dolazni ili odlazni), njegove karakteristične detalje, redoslijed njegove obrade i prava sudionika u takvom procesu. Nakon toga, proces će se automatski strogo i točno pratiti. Dokument će se uzastopno prenositi s jednog službenika na drugog u skladu s usvojenom tehnologijom za obradu dokumenta odgovarajuće vrste. Svaki će zaposlenik pravovremeno primiti obavijest o primitku poslanog dokumenta i neće morati nikamo ići. Dokument će doći s potrebnim komentarima zaposlenika i naznakom koliko hitno treba obraditi ovaj dokument. U korporacijskom sustavu tijeka rada prikupljanje generaliziranih podataka uvelike je olakšano u kojem morate obraditi mnoge dokumente koji se odnose na različita vremenska razdoblja i različita područja aktivnosti.

Štoviše, dokument u takvim sustavima postaje ne samo sam dokument, tablica, dijagram, već i svaka slika (statička ili dinamička), zvučni zapis i općenito sve što je računalo sposobno obraditi. Primjer statičke slike može biti, na primjer, crtež bilo koje složenosti ili elektronički model jedinice, proizvoda ili strukture. Dinamična slika može biti jednostavna reklamna prezentacija ili čak pravi video. Podsjetimo da je korporacijski sustav upravljanja dokumentima neosjetljiv na udaljenosti i omogućuje, u okviru jednog sustava, prema jedinstvenim pravilima, rad u svim podružnicama tvrtke (uključujući, na primjer, australsku i magadansku podružnicu) kao da svi sjede u susjedne prostorije. Istodobno, radovi će se izvoditi u stvarnom vremenu, odnosno nekoliko minuta je dovoljno za slanje dokumenta na tisuće kilometara.

Naravno, korporacijski sustav upravljanja dokumentima nije jeftino zadovoljstvo. No, koliko izgubljeni ili pogrešno obrađeni dokument može koštati živa materija, koliko mogu koštati pravovremene i točne informacije? Ponekad je to pitanje opstanka tvrtke. Osim toga, ne zaboravimo da je smanjenje troškova računalne obrade podataka i pohrane informacija u memoriju računala jedan od najdinamičnijih pozitivnih procesa u povijesti čovječanstva.

Može se spomenuti nekoliko vrijednih vrsta softver korporacijski sustavi za upravljanje dokumentima, ali jedan od neprikosnovenih lidera na ovom tržištu je sustav Lotus Notes i širok raspon sustava i softverskih proizvoda izgrađenih na njegovim karakterističnim rješenjima. To je upravo niz softverskih sustava i rješenja, čije će se sposobnosti morati razumjeti uz sudjelovanje trgovaca i stručnjaka, uzimajući u obzir zahtjeve određene tvrtke. Važno je shvatiti da trenutno Lotus Notes tehnologije uključuju i alate za razvoj aplikacija (programe) za distribuirana (više računala) računalna okruženja i gotove softverskih proizvoda za upravljanje korporativnim dokumentima. Primjer (ne jedini) softverskog proizvoda izgrađenog na Lotus Notes tehnologijama koji pruža podršku za protok korporativnih dokumenata je sustav Domino.Doc..Doc ima vrlo široke mogućnosti za stvaranje i upravljanje dokumentima u distribuiranom računalnom okruženju, pružajući pouzdanost karakteristična za suvremena industrijska rješenja, uključujući sljedeće funkcije:

razvoj dokumenata pomoću bilo kojeg Windows softvera;

podrška za zajednički rad na dokumentima;

registracija dolaznih i odlaznih dokumenata;

podrška u obliku dokumenata za sve podatke koji se mogu pohraniti u elektroničkom obliku;

spremanje verzija dokumenata;

opsežna sredstva za pretraživanje teksta i dohvaćanje dokumenata; O izradi standardnih dokumenata;

podrška industrijskim sredstvima zaštite i šifriranja dokumenata;

osiguravanje identifikacije korisnika i radnih skupina korisnika u skladu s hijerarhijskom strukturom organizacije;

podrška za rad s mobilnim i nepovezanim korisnicima (na primjer, s prodavačima koji imaju prijenosna računala i povremeno ih povezuju s mrežom).

Naravno, takav složen softverski sustav zahtijeva vješto ugađanje i održavanje od strane stručnjaka, ali njegova visoka učinkovitost i fleksibilnost pružit će rješenje za mnoge probleme koji su ključni za produktivan rad. Za one koji pokušavaju uspjeti moderno poslovanje Važno je shvatiti da u okruženju koje se brzo mijenja nijedno rješenje neće biti dobro jako dugo. Alati za postavljanje korporacijskih sustava za upravljanje dokumentima (i, naravno, Domino.Doc) omogućuju vam brzo osiguravanje bilo kakvih manevara tvrtke, kako u smislu njene strukture, tako i specifičnosti usluga koje pružaju, s povjerenjem da će povjerljive informacije ostati povjerljivi, a točne i potpune informacije - točne i potpune.

Završavajući kratak opis korporacijskih sustava za upravljanje dokumentima, valja istaknuti da se novi softverski proizvodi i rješenja brzo pojavljuju na ovom tržištu, a ako ste zainteresirani, svakako se upoznajte sa cjelokupnom paletom softverskih proizvoda i usluga na tržištu prije donošenja odluke.

2.2 Implementacija protoka dokumenata lingvističke škole "Uspjeh", kao strukturnog pododjela KGOU SPO KPK, u okruženju "MS Outlook"

.2.1 Značajke sustava "Microsoft Outlook"

Uz PowerPoint prezentacijski program, Outlook Communication Manager i dalje je jedan od autsajdera paketa MS Office. Kućni korisnici gotovo ga odmah brišu s popisa instaliranih programa tijekom instalacije "ureda". A među zaposlenicima tvrtki i poduzeća malo je onih koji mogu u potpunosti iskoristiti mogućnosti ovog prekrasnog paketa.

Značajan dio odgovornosti za ovu nesretnu činjenicu snose ramena samih programera - do izdavanja najnovije verzije Outlook je ostao jedan od najzahtjevnijih i najnezgodnijih MS Office modula, a divlji broj pogrešaka u lokaliziranoj verziji prilično pokvario raspoloženje domaćim korisnicima. A to je bilo još neugodnije jer je prema planu stvaratelja trebalo postati središte uredskog paketa i svakodnevni alat za svakog korisnika. Danas za to postoje svi razlozi - pogreške su ispravljene, a rad s programom postao je mnogo prikladniji nego prije.

Adresar. Kontaktirajte upravitelja. Ako je Outlook "srce" MS Officea, onda je srce samog Outlooka nesumnjivo upravitelj kontakata. Uostalom, podatke iz adresara neće koristiti samo on, već i svi programi obitelji MS Office. Za razliku od jednostavnog adresara Outlook Expressa, upravitelj kontakata omogućuje vam sastavljanje cijelog dosjea o svim vašim kolegama, poznatim kolegama. Osim čisto poslovnih podataka, adresar nudi posebna polja za ime supruge, rođendan, godišnjicu braka vašeg kolege ili prijatelja. Za sada, ne brinite zašto se program trebao raspitati o takvim osobnim podacima - samo ispunite obrazac adresara. Kasnije ćemo vidjeti koliko Outlook u potpunosti koristi sve podatke koje unesete.

Contact Manager omogućuje vam ne samo stvaranje zasebnih zapisa za svakog primatelja, već i njihovo kombiniranje u grupe, stvarajući takozvane "Mailing Lists" - ova će vam značajka dobro doći kada trebate poslati istu poruku ili datoteku svim zaposlenicima odjela u vašem uredu.

E -pošta. U sustavu Windows, kao što znamo, mlađi predstavnik obitelji Outlook, Outlook Express, upravlja e-poštom. I s ovim se djelom nosi gotovo bolje od svog "starijeg brata". Radi ispravnije s kodiranjima na ruskom jeziku osim standardnog kodiranja u sustavu Windows; može primati ne samo osobne poruke e-pošte, već i poruke iz vijesti ...

No, nije poanta u tome da je Outlook Express dobar, a Outlook loš: samo dva programa imaju malo različite "sfere aktivnosti". Orijentiran na rad u korporativnom mrežnom okruženju, Outlook vam omogućuje slanje poruke ili datoteke ne samo na Internet, već i svom kolegi na lokalnoj mreži.

Poruke možete stvarati ne samo u ugrađenom uređivaču programa, kao što je to bilo u Outlook Expressu: sada svaki MS Office paket može postati vaš "stol". Nakon što ste stvorili tablicu u Excelu ili tekstualni dokument u Wordu, možete je, bez napuštanja programa, poslati željenom primatelju pomoću izbornika "Datoteka / Pošalji".

Kao paket za poslovnu uporabu, Outlook ima vrlo sofisticirane metode zaštite odlaznih poruka s ugrađenim sustavima za šifriranje i prilagođenim elektroničkim potpisima. Za kućnog korisnika svi ti stupnjevi zaštite najčešće se čine pretjeranima, ali budite sigurni da pri prijenosu povjerljivih podataka dodatna mjera opreza neće naštetiti. Ima Outlook i sustav filtriranja za čišćenje pošte od svih vrsta "elektroničkog smeća" - komercijalnih oglasa, koji se u izobilju ulijevaju u svaki poštanski sandučić bez pristanka vlasnika.

Faks. U prvim verzijama Outlooka, MS Fax je bio uključen kao klijent za faks, pa je jednostavno bilo nemoguće raditi s njim bez suza. S Outlookom 2000, programeri su odlučili ispraviti ovaj propust zamjenom vlastitog proizvoda zamjenskom verzijom Symantec faksa.

Poruku faksa možete stvoriti izravno iz Outlookove ljuske, no mnogo je prikladnije to učiniti iz drugih paketa MS Office - Word ili Excel - pomoću već poznatog nam izbornika "Datoteka / Pošalji". Čarobnjak za slanje poruka o faksu omogućit će vam da svom dokumentu dodate lijepo i informativno zaglavlje, a svi potrebni podaci za slanje, uključujući broj faksa, bit će preuzeti iz adresara. Osim slanja, Outlook se može konfigurirati za primanje faksova, ručno i automatski. Jedan od rijetkih nedostataka Outlook čarobnjaka za faks je nemogućnost slanja prema rasporedu velikom broju korisnika: za to ćete morati instalirati dodatnu potpuno opremljenu verziju Symantec WinFax Pro.

Video konferencija. U slučaju da je računalo vašeg primatelja opremljeno barem najjednostavnijom web kamerom, u bilo kojem trenutku možete organizirati "video konferenciju" u stvarnom vremenu pomoću programa Net Meeting instaliranog na vašem računalu. I možete nazvati svog budućeg kolegu za virtualni "datum", naravno, koristeći Outlook. Šteta je samo što je u praksi domaćeg poslovanja videokonferencije unutar ureda još uvijek relativno rijetke, a šefovi radije dijele vrijedne upute svojim podređenima, da tako kažemo u stvarnom načinu rada.

Kalendar - i ne samo kalendar, već i detaljan dnevnik s mogućnošću sastavljanja satnog rasporeda čak i za cijelu godinu unaprijed. Istodobno, svi događaji i sastanci zakazani za svaki dan mogu se podijeliti u kategorije, a u budućnosti se raspored za svaku od njih može prikazati na zaslonu zasebno. Dobit ćete zaseban kalendar za "poslovne sastanke", "sastanke", "večere" i "planiranje" ... a možda čak i "ljubavne spojeve". Naravno, ne postoji takva kategorija, ali ništa neće spriječiti korisnika da je sam stvori.

Osim jednokratnih događaja, možete zakazati i ponavljajuće događaje. Dobiveni kalendar može se prikazati u nekoliko načina: događaji za tekući dan, tjedan dana, mjesec dana.

Zadaci. Osim kalendara, Outlook ima ugrađen još jedan alat za planiranje - popis zadataka. U njemu ne možete samo detaljno opisati što i kada treba učiniti, već i naznačiti koliko dugo planirate ispuniti, kolika je količina posla, koliko će koštati dovršenje itd.

Još jedan mali, ali važan detalj: Outlook može zabilježiti primitak narudžbi i neke druge vrste elektroničkih dokumenata u posebnu mapu pod nazivom "Dnevnik".

2.2.2 Rješavanje problema računovodstva i kontrole izvršenja dokumenata u okruženju "MS Outlook"

1. Pokrenite Outlook klikom na gumb na ploči Microsoft Office ili pomoću gumba Start:

Start - Programi - Microsoft Outlook

Pronađimo grupe radnih mapa u prozoru programa.

Pratite osobe u mapi Kontakti. Mapa Kontakti organizirana je poput baze podataka. U nju možete spremiti najrazličitije podatke: adresu e -pošte, poštansku adresu, nekoliko telefonskih brojeva i neke osobne podatke vezane za osobu za kontakt, na primjer, rođendan i godišnjicu događaja. Kad unesete ime ili adresu kontakta, Outlook dijeli te podatke na komponente i stavlja ih u zasebna polja. Kontakte možemo sortirati, grupirati i filtrirati prema bilo kojem dijelu imena ili adrese. Samo kliknite gumb ili odaberite naredbu izbornika da biste tom kontaktu poslali zahtjev za sastanak, e -poštu ili zadatak. Prilikom spremanja podataka o kontaktu u datoteku, naziv datoteke može biti: ime, prezime, naziv organizacije, nadimak osobe za kontakt ili bilo koja druga riječ koja će vam pomoći da brzo pronađete ovaj kontakt, na primjer, "ugostitelj". Za svaku kontakt osobu mogu se unijeti najviše tri adrese. Jedan od njih može se odrediti kao poštanski, nakon čega se može ispisati na poštanskim naljepnicama, omotnicama i koristiti za izradu pisama više primatelja.

Prilikom stvaranja kontakata u kalendaru, poruka o događaju povezanom s kontaktom, poput rođendana određene osobe, automatski se pojavljuje na odgovarajućim stranicama.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Kontakti".

Kreirajmo novi kontakt. Da biste to učinili, kliknite gumb "Kreiraj" na alatnoj traci. Otvorit će se prozor za kontakt

Unesite podatke o kontaktu u predložena polja na kartici "Općenito". Neka polja imaju gumbe koji vam omogućuju točniji unos podataka. Na primjer, kliknite gumb "Puno ime". Otvorit će se dodatni prozor za unos imena. Ispunite polja povezana s imenom kontakta.

Kartica "Radnje" dodatno će odražavati sve radnje povezane s ovim kontaktom: telefonske pozive, slanje poruka i druge.

Podaci o svakom kontaktu spremaju se na zasebnu karticu. Zatvorimo prozor za kontakt i vidimo kako su informacije prikazane u mapi Kontakti.

Stvorit ćemo nekoliko kontakata iz različitih organizacija s kojima naša tvrtka održava poslovne odnose.

8. Stvorimo nekoliko kontakata sa zaposlenicima iz jednog poduzeća. Za ovo:

dvaput kliknite na postojeći kontakt;

odaberite naredbu s izbornika "Radnje" - "Kreiraj kontakt u istom poduzeću"; otvorit će se prozor u kojem će neka od polja koja se odnose na adresu i telefonske brojeve tvrtke već biti popunjena;

unijet ćemo podatke koji nedostaju, a prema potrebi i promijeniti postojeće.

Unesite podatke o zaposlenicima naše tvrtke u mapu "Kontakti", a prije svega podatke o direktoru.

Promijenimo trenutni prikaz informacija o kontaktima u mapi koristeći naredbu "Prikaz" - "Trenutni prikaz" i odabirom prikaza s ponuđenog popisa:

Adresne kartice

Detaljne kartice adresa

Popis telefona

Organizacijom ili drugima.

Telefonski poziv. Pratiti poslovne telefonske pozive vrlo je važno. Prije se, uz dobru organizaciju posla, za bilježenje telefonskih poruka koristila posebna knjiga koja je odražavala informacije: kome ili od koga je poziv, datum, vrijeme, tekst poruke, tko je primio (prenio). U Outlook okruženju možete automatski stvoriti zapis o obavljenim telefonskim razgovorima.

Ako imate modem, Outlook može birati telefonske brojeve za kontakt. Istodobno, vrijeme razgovora može se zabilježiti u Outlooku, koji se unosi u dnevnik. Tamo možete dodati i bilješke o razgovoru.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Kontakti". Odaberite osobu za kontakt koju ćete nazvati.

Na alatnoj traci otvorite popis klikom na gumb "Automatsko biranje" ili odaberite naredbu "Pozovi kontakt" s izbornika "Radnje". Odaberite jedan od telefona za kontakt s popisa. Otvorit će se prozor "Novi poziv".

Potvrdite okvir "Izradi dnevnik svaki put kada zovete."

Kliknimo na gumb "Pozovi". Ako postoji modem, biranje telefonskog broja započet će odmah, a prozor "Telefonski poziv" otvorit će se u isto vrijeme. Kad je modem spojen, možete podići slušalicu i zatvoriti prozor "Novi poziv".

Posebno je važno naznačiti parametre zapošljavanja ako radimo u grupi i komuniciramo svoje planove s ostalim sudionicima putem mreže. Naše mogućnosti zapošljavanja pomoći će im u planiranju radnog vremena.

U prozoru "Telefonski poziv" zabilježit ćemo temu razgovora i detaljnije opisati sadržaj razgovora. S dobrim kvalifikacijama, tajnica može govoriti i snimati razgovor u isto vrijeme.

Zatvorimo prozor nakon što u njega unesemo podatke o pozivu. Na upit programa "Želite li spremiti promjene koje ste unijeli?" potvrdan odgovor. Nakon toga će se podaci o telefonskom pozivu spremiti u kontakt karticu i u "Dnevnik".

Spojite mapu Kontakti s dokumentima programa Word. Prilikom slanja pisama moramo na omotnice upisati adrese primatelja, kao i povratnu adresu. Ovaj se posao može obaviti automatski pomoću podataka iz vaše mape Kontakti. Da biste to učinili, upotrijebite način rada "Spajanje pošte" u programskom okruženju Word.

Tehnologija rada

Otvorimo novi Wordov dokument.

Izvršimo naredbu "Servis" - "Omotnice i naljepnice". Otvara se prozor Koverte i naljepnice.

Idemo na karticu "Omotnice". Vidjet ćemo polja za unos adrese primatelja i povratne adrese. Iznad svakog polja nalazi se ikona "Adresar".

U polju primatelj kliknite gumb adresara. U prozoru koji se otvori odaberite primatelja.

U polju za povratnu adresu kliknite gumb adresara. U prozoru koji se otvori odaberite ime direktora ili drugog zaposlenika vaše tvrtke u čije ime se pismo šalje. Poništite okvir "Nemoj ispisivati".

Za odabir veličine omotnice kliknite gumb "Opcije". Odaberite željenu veličinu omotnice s popisa.

Za pregled natpisa na omotnici kliknite gumb "Dodaj" u prozoru "Koverte i naljepnice".

Mapa za otvaranje pri pokretanju programa Outlook. Kada pokrenete Outlook, automatski se otvara jedna od mapa, na primjer Inbox, koja sadrži podatke o dolaznoj e-pošti. Međutim, korisnik može neovisno odrediti mapu koja će se otvoriti pri pokretanju programa, na primjer, Outlook danas.

Tehnologija rada

Pokrenimo program Outlook.

Idemo na karticu "Napredno" i kliknite gumb "Napredne opcije".

U prozoru koji se otvori proširite mapu "Otvori" i odaberite mapu "Outlook danas" koja će se otvoriti kada se Outlook pokrene.

Završimo rad s programom.

Ponovno otvorimo program i provjerimo da li se mapa koju ste naveli otvara pri pokretanju.

Korisnička konfiguracija. Softversko okruženje programa Outlook omogućuje vam organiziranje osobnog rada svakog zaposlenika i grupnog rada. Grupni rad pretpostavlja sposobnost rada s istim dokumentima.

Za organiziranje grupnog rada zaposlenika potrebno je organizirati mrežu u poduzeću i uspostaviti opća pravila za adresiranje i slanje datoteka putem mreže od jednog zaposlenika do drugog. Ovim se pitanjima bavi poseban zaposlenik - administrator mreže, koji će vas uputiti na određeno radno mjesto.

Programsko okruženje programa Outlook nudi tri načina rada s poštom:

samo Internet;

korporativne ili za radne grupe;

nema e -pošte.

U ovom odjeljku ćemo pogledati izvanmrežne mogućnosti, kao i osnovne mogućnosti grupne suradnje koristeći korporativnu e -poštu ili Internet.

Prije početka rada u Outlook okruženju moramo se definirati kao korisnik ovog programa na ovom računalu. To se postiže stvaranjem korisničkog računa za Internet. Ovaj će vas unos dodatno definirati kao zadanu osobu odgovornu za sve zadatke i dodjele u Outlook okruženju.

Tehnologija rada

U izborniku "Usluga" odaberite stavku "Parametri".

Idemo na karticu "Dostava pošte".

Kliknemo na gumb "Promijeni konfiguraciju poštanskih usluga".

Uvjerimo se da je naše računalo postavljeno za rad s poštom "samo za Internet". Kliknimo na gumb "Odustani".

Na izborniku "Usluga" odaberite stavku "Računi".

U dijaloškom okviru Internet računi odaberite karticu Pošta.

uredski rad izgled računalne tehnologije

7. Pogledajmo postojeće račune i kliknite gumb "Dodaj". Pokrenut će se "Čarobnjak za internetsku vezu". Zatim slijedite korake "Čarobnjaka":

unesite ime, na primjer, Anna Ilyina ili svoje ime;

navest ćemo e -adresu, na primjer [zaštićena e -pošta] ili vašu adresu;

navedite poslužitelj dolaznih poruka: mail.ru ili vlastiti poslužitelj;

navedite poslužitelj odlaznih poruka: mail.ru ili vaš poslužitelj;

navest ćemo račun (možete ostaviti onaj koji predlaže "Čarobnjak") i, ako je potrebno, lozinku;

ručno postaviti prekidač "Način povezivanja na Internet";

dovršite rad "Čarobnjaka" klikom na gumb "Završi"; dijaloški okvir Internet računi ponovno se pojavljuje s računom koji ste stvorili.

Istaknite kreirani račun. Kliknimo na gumb "Svojstva". Pregledajmo i po potrebi promijenimo svojstva računa.

Kliknite gumb "Koristi kao zadano". Sada smo identificirali Anu Ilyinu (ili sebe) kao korisnicu programa.

Zatvorimo dijaloški okvir.

Planiranje radnog vremena. Djelatnosti tajnika vrlo su raznolike. To uključuje pripremu dokumenata, telefonske pozive, organizaciju prijema posjetitelja i još mnogo toga. Ova je aktivnost vezana uz rješavanje aktualnih pitanja nevidljiva za neupućenu osobu. Međutim, učinkovitost poduzeća ovisi o tome koliko se uspješno i učinkovito provodi.

U Outlooku su svi sastanci kategorizirani u sljedeće grupe o kojima već znate: Sastanci, sastanci, događaji, zadaci i telefonski pozivi.

Sastanci. Sastanak je događaj koji uključuje jednu ili dvije osobe. Vrijeme sastanka dogovoreno je između njih i rezervirano je u kalendaru. Sastanak ne zahtijeva uključivanje resursa: posebna soba, vrijeme pripreme, materijalni troškovi. Sastanak se može nazvati dnevnim izvještajem šefu, telefonskim pozivom i prijemom posjetitelja. Bitno je da se u pravilu radi o malom poslu, u smislu vremena provedenog na pripremama; zakazan je za određeno vrijeme i jednostran je (osobno obavlja tajnik) ili dvostran (razgovor između dvoje).

Tehnologija rada

Kliknimo na vremensku skalu "Moment" koja se nalazi najranije pola sata od trenutnog vremena;

Zapišimo temu sastanka i pritisnite "Enter".

Sastanak će biti označen posebnom ikonom upozorenja. Program će automatski oglasiti signal 15 minuta prije početka sastanka kako bi upozorio na približavanje sastanka.

Pričekajmo zvučni signal.

Promijenimo trajanje sastanka:

pomaknite pokazivač miša preko gornje ili donje granice zapisa o sastanku (pokazivač miša će promijeniti oblik);

zgrabite i pomaknite granicu sastanka.

Napravimo još nekoliko sastanaka s različitim temama za naredne dane.

Promijenite opcije sastanka. Prilikom zakazivanja sastanka možete ga povezati s kontaktom. Tada će se podaci o njoj zabilježiti u kontakt podacima. Na temelju ovih podataka uvijek se možete sjetiti kada su se i koji sastanci održali s kontaktom, čemu su bili posvećeni. Prilikom zakazivanja sastanka možemo navesti mogućnosti zapošljavanja.

Tehnologija rada

Otvorite prozor sa mogućnostima sastanka dvostrukim klikom na temu ili na prazan red u dnevniku.

Razmotrite karticu Sastanak.

Učinimo sljedeće:

promijeniti temu sastanka;

naznačiti mjesto sastanka;

onemogućite zastavicu upozorenja;

postaviti parametre zapošljavanja: zauzet, slobodan, upitan, nije na poslu.

Sastanak ćemo povezati s kontaktom. Da biste to učinili, kliknite gumb "Kontakti" pri dnu dijaloškog okvira i na popisu kontakata koji se otvori odaberite ime osobe za kontakt s kojom je sastanak zakazan.

Bilješke i prilozi. Obično se na sastanku razgovara o nekim poslovnim pitanjima. U prozoru sastanka možemo bilježiti bilješke, pitanja o kojima se treba raspravljati, prijedloge o temama o kojima se raspravlja, itd. Ako se dokument priprema za sastanak, tada se može umetnuti izravno u prozor sastanka ili povezati s njim.

Tehnologija rada

Otvorite prozor sastanka

U tekstualno polje za bilješke sa sastanka zapišite tekst: "Raspravite o rokovima, broju sudionika i rasponu njihovih pitanja."

Priložite datoteku stvorenu i spremljenu na računalu sastanku:

kliknite gumb "Dodaj datoteku" (ili izbornik Umetanje - Datoteka);

u prozoru za pretraživanje pronađite željenu datoteku i kliknite gumb "Umetni" (u prozoru će se pojaviti ikona datoteke).

Također možemo umetnuti sadržaj datoteke:

odaberite stavku "Objekt" s izbornika "Umetni";

u dijaloškom okviru postavite radio gumb "Kreiraj iz datoteke";

kliknite gumb "Pregledaj" i u dijaloškom okviru odaberite naziv datoteke;

zatvorite dijaloške okvire klikom na gumb "U redu" i provjerite prikazuje li se sadržaj datoteke u polju za bilješke.

Zakazivanje ponavljajućih sastanaka. U radu tajnika postoje sastanci koji se povremeno ponavljaju. Na primjer, izvješće ravnatelju sastavlja se na početku svakog radnog dana, dokumenti se potpisuju na kraju radnog dana, jednom tjedno održavaju se sastanci posvećeni planiranju nadolazećeg posla i izvješće „O obavljenom poslu“ . Sve ove vrste obveza mogu se u kalendaru označiti kao ponavljajuće. U tom će se slučaju automatski zabilježiti u predviđene dane.

Tehnologija rada

Izradimo nekoliko sastanaka u kalendaru, kojima će tada biti dodijeljen atribut ponavljanja (tablica 1).

Tablica 1 - Ponavljajući događaji

Postavimo zastavicu ponavljanja za sastanak:

dvaput kliknite da otvorite prozor sastanka;

na alatnoj traci kliknite gumb "Ponavljanje";

u dijaloškom okviru "Ponavljanje" postavite potrebne parametre ponavljanja;

zatvorite prozor sastanka i u kalendaru pronađite druge datume za koje će se ponavljajući sastanak automatski bilježiti.

Zakazivanje sastanaka i događaja. Sastanak uključuje pozivanje nekoliko sudionika. Outlook vam omogućuje da odaberete članove iz mape Kontakti i automatski im pošaljete pozivnice. Ova vrsta posla izravno je povezana s mogućnošću grupnog rada na mreži. Događaj je cjelodnevna aktivnost.

Tehnologija rada

Otvorimo ponavljajući sastanak "Plannerka".

Kliknite karticu "Dostupno članovima". Kada kliknete na ovu karticu, termin se automatski pretvara u sastanak.

Da biste odabrali sudionike i poslali im pozivnice, kliknite gumb "Ostalo". Otvorit će se adresar.

Odaberemo sudionike sastanka.

Na generiranom popisu kliknite ikonu za slanje pozivnice pored svakog sudionika i odaberite pozivnice "pošalji" ili "ne šalji".

Prilikom formiranja mape "Kontakti" svi datumi rođenja i godišnjice automatski se bilježe u dnevnik za odgovarajuće dane kao događaji. Takav unos u pravi dan podsjetit će nas na potrebu čestitati partneru, što je znak ljubaznosti u poslovnoj komunikaciji. Događaj je naznačen u zaglavlju lista dnevnika. Pogledajmo dnevnik i pobrinimo se da se odgovarajući zapis upiše na rođendane vaših zaposlenika i partnera.

Napravimo događaj za cijeli dan "Seminar menadžera":

dvostruki klik za otvaranje novog sastanka;

označite okvir "Cijeli dan";

postavite ostale parametre sastanka: temu, mjesto, datum, vrijeme, sudionike.

Napravite zadatak. U prozoru mape "Kalendar" nalazi se "Traka zadataka". Zadatak, za razliku od zakazanog termina, nema određeni datum ili vrijeme dospijeća. Ima samo određeni datum početka i datum dospijeća. Zadaci se spremaju u zasebnu mapu s istim imenom. "Traka zadataka" u kalendaru povezana je s mapom "Zadaci". Možete postaviti sljedeće parametre zadatka:

naznačiti temu problema;

postaviti datum početka i datum dospijeća;

pratit ćemo faze završetka: nije započeto, u tijeku, završeno, odgođeno, na čekanju;

naznačit ćemo postotak izvršenog zadatka;

povjeriti zadatak drugom izvođaču i pratiti izvršenje;

povežite zadatak s kontaktom;

priložite datoteku ili zapišite bilješke;

promijenite prikaz detalja zadatka u prozoru.

Mnoge od ovih opcija slične su opcijama sastanka.

Tehnologija rada

Razmotrimo prikaz informacija o zadacima u mapi Kalendar i u mapi Zadaci. Preklapaju se na mnogo načina.

Idemo u mapu "Zadaci".

Da biste izradili zadatak, kliknite na redak s oznakom "Kliknite" - "dodaj stavku" - "Zadatak". Na ovaj način možemo postaviti temu, "Datum dospijeća" i neke druge parametre "Zadaci". Zapisat ćemo “Nalog za odobrenje rasporeda godišnjih odmora” i naznačiti datum dospijeća u padajućem izborniku “Kalendar”, a zatim pritisnite “Enter”.

Da biste unijeli detaljne informacije o zadatku, dvaput kliknite da biste otvorili prozor parametara zadatka.

Unosimo datum početka, stanje, postotak dovršenosti zadatka. Provjerimo okvir upozorenja.

Priložimo zadatku "Datoteku narudžbe".

Izradimo još nekoliko zadataka za sljedećih 5 dana:

prikupljati podatke o godišnjim odmorima;

izraditi plan seminara;

napraviti popis sudionika seminara;

sudionicima seminara poslat ćemo telefonske poruke.

Dodjeljivanje zadatka drugoj osobi i praćenje izvršenja. Tajnik ne samo da samostalno obavlja poslove ravnatelja, već može, prema njegovim uputama, zadatak dodijeliti drugom zaposleniku i pratiti provedbu.

Outlook vam omogućuje da dodijelite zadatak bilo kome u mapi Kontakti. Kad je zadatak dodijeljen, automatski se šalje preko mreže zaposleniku koji postaje vlasnik zadatka. Dodijeljeni zadatak pohranjen je u fasciklu tajnika koja tako ima mogućnost praćenja napretka njegove provedbe.

Tehnologija rada

Otvorimo prozor zadataka "Slanje telefonskih poruka polaznicima seminara".

Na alatnoj traci kliknite gumb "Dodijeli zadatak". Pojavit će se redak "Za ...".

Kliknimo na gumb "Za ...". Otvorit će se prozor za primatelja narudžbe.

Odaberite željeni kontakt klikom i premjestite ga na popis primatelja poruke klikom na gumb "Za ...".

Zatvorimo prozor i provjerimo je li odabrani kontakt naznačen u retku "Za ...".

Zatvorimo prozor zadatka. Outlook će odmah početi prosljeđivati ​​zadatak. Nakon što smo dodijelili zadatak drugoj osobi, prestajemo biti njezin vlasnik, odnosno ne možemo mijenjati njegove parametre. Ostaje nam samo kontrolirati izvršavanje zadatka.

Pogledajmo u mapi Zadaci kako se promijenila ikona Zadaci. Nova ikona znači da je zadatak dodijeljen drugoj osobi. Zadaci u mapi grupirani su prema odgovornoj osobi.

Izradimo još nekoliko zadataka i dodijelimo ih različitim osobama iz mape Kontakti.

Promijenite prikaz pojedinosti zadatka. Pojedinosti o zadatku prikazane su u obliku tablice. Zaglavlja stupaca prikazuju prikazane opcije za zadatak. Softversko okruženje omogućuje vam promjenu prikaza informacija o zadatku. Da biste to učinili, upotrijebite stavku "Trenutni prikaz" s izbornika "Prikaz". Ako iz nekog razloga nismo zadovoljni prikazima koje nudi program, možemo sami postaviti bilo koji broj stupaca u tablici, metode grupiranja i razvrstavanja zadataka.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Zadaci".

Na izborniku "Prikaz" odaberite stavku "Trenutni prikaz", a na dodatnom izborniku jedan od prikaza.

Pogledajmo kako se promijenio pogled na problem.

Primijenimo druge vrste reprezentacije.

Desni klik na naslovnu traku.

U kontekstnom izborniku odaberite stavku "Promijeni trenutni prikaz". Otvara se prozor View Details.

Pogledajmo sadržaj gumba. Promijenite prikaz pomoću dijaloških okvira gumba.

Napravite bilješku. Bilješka je mali memorandum. Tekst bilješke može biti vrlo raznolik: misao koju ne želite zaboraviti; podsjetnik na nešto sebe ili drugog zaposlenika; svježa anegdota koju, povremeno, možete ispričati svom partneru; citat i više. U nekompjuteriziranom uredu ponekad možete vidjeti ovu sliku. Posvuda - na stolu, na telefonu, na zidu, na staklu prozora, na pisaćem alatu - nalaze se mali listovi papira s nekim zalijepljenim bilješkama. Ovo su bilješke. Slažete se da takav ured može autsajderu dati ideju o velikoj zaposlenosti zaposlenika, međutim, izgleda vrlo ležerno.

Bilješke u softverskom okruženju programa Outlook elektronički su analogni papirnati prijenosnik s vaučerima. Bilješke se koriste za bilježenje pitanja, podsjetnika i još mnogo toga, obično zapisanih u papirnatoj bilježnici. Osim toga, bilješke su korisne za spremanje informacija koje će vam kasnije možda zatrebati, poput uputa ili teksta koje možete zalijepiti u druge stavke ili dokumente. Outlook ima posebnu mapu u kojoj možete stvoriti i spremiti bilješku te je povremeno koristiti. Osim ovih osnovnih značajki, možete:

povezati bilješku s kontaktom;

poslati poštom;

tip;

promijeniti prezentaciju bilješke.

Kao što vidite, možete izvršiti radnje slične radnjama s drugim elementima s napomenom.

Možete raditi ostavljajući bilješke otvorene na ekranu. Promjene u bilješci automatski se spremaju. Tada će se naš zaslon ispuniti bilješkama.

Tehnologija rada

Otvorite mapu Notes.

Pritisnite gumb "Kreiraj". Otvorit će se žuti prozor bilješke.

Zapišite tekst bilješke u prozor.

Zatvorite bilješku. Pojavit će se u obliku ikone na radnom polju mape.

Povežite bilješku s kontaktom:

dvaput kliknite na ikonu za otvaranje bilješke;

otvorite izbornik skrivenih bilješki;

odaberite stavku "Kontakti";

na popisu kontakata koji se otvori odaberite osobu koja vam je potrebna.

Kad je bilješka povezana s kontaktom, podaci o tome odražavaju se na kartici "Radnje u vezi s kontaktom". Otvorimo u mapi "Kontakti" karticu osobe s kojom ste povezali bilješku.

Idemo na karticu "Radnje" i, među ostalim radnjama, pronađite spominjanje bilješke.

Istražimo druge značajke izbornika bilješki. Između ostalih, pronaći ćemo naredbu Naprijed. Kada se naredba izvrši, otvara se standardni prozor s porukom e-pošte. U nastavku ćemo se upoznati s pravilima slanja poruka.

Računovodstvo obavljenog posla. Dnevnik je dokument koji sadrži dnevni popis dovršenih zadataka i događaja koji su se dogodili u životu određene osobe. Dnevnici su se vodili u dalekim "predračunarskim" vremenima kako bi se moglo rekonstruirati tijek događaja.

U raznim poslovima tajnika potrebno je organizirati i računovodstvo obavljenog posla. Za to postoji posebna mapa "Dnevnik" u programskom okruženju. Linkovi na sve datoteke s kojima je posao obavljen automatski se registriraju u ovoj mapi; događaji koji se spominju u mapama "Kalendar", "Zadaci", "Bilješke"; Upućeni telefonski pozivi.

Neki podaci o obavljenom poslu mogu se ručno zabilježiti u dnevnik. Mapa "Dnevnik" prikazuje raspored rada s dokumentima. Za svaki element izrađuje se zapis koji odražava datum, vrijeme početka rada, vrijeme provedeno na radu s elementom. Stavku možete otvoriti dvostrukim klikom.

Pregled i postavljanje Dnevnika. Neke se stavke mogu automatski unijeti u dnevnik. To su poruke, zahtjevi za sastanke, odgovori na zahtjeve za sastanak, otkazani sastanci, zadaci, odgovori na zadatke, telefonski pozivi. Dnevnik može automatski bilježiti dokumente stvorene u sljedećim programima: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word i drugi programi kompatibilni s Microsoft Officeom. Možemo naznačiti kontakte za koje moramo unijeti zapise u dnevnik.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Dnevnik". Tijekom vremena dok smo radili u Outlook okruženju, neki unosi o našem radu već su se pojavili u mapi. Zapisi u Dnevniku grupirani su prema vrsti.

Pogledajmo grupe zapisa. Za pregled zapisa iste vrste kliknite gumb sa znakom (+). Za zatvaranje grupe kliknite gumb sa znakom (-).

Da biste odredili vrste zapisa, datoteka i kontakata za koje se podaci trebaju spremiti u dnevnik, u izborniku "Alati" odaberite stavku "Opcije".

Na kartici "Postavke" pritisnite gumb "Opcije" za dnevnik.

U prozoru "Postavke dnevnika" potvrdite okvire pored vrsta stavki, kontakata i datoteka koje se moraju uzeti u obzir u dnevniku.

Ručno bilježenje događaja u Dnevnik.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Dnevnik".

Na alatnoj traci kliknite gumb "Kreiraj". Otvara se prozor New Diary Entry (Untitled).

U polje "Predmet" unesite opis.

Na popisu "Vrsta" odaberite vrstu unosa koji se unosi u dnevnik.

Postavimo druge parametre, ako je potrebno.

Prosljeđivanje poruka e -poštom. Ovih dana e-pošta je uobičajeno sredstvo komunikacije poput telefona i obične pošte. Štoviše, e -pošta je još poželjnija iz sljedećih razloga:

poruka se šalje izravno s radnog mjesta;

poruke vrlo brzo stižu do adresata;

nije obavezno potrošni materijal(papir, omotnice, tinta);

možete poslati pismo na nekoliko adresa odjednom;

zbog svega navedenog vrijeme se značajno štedi.

U suvremenom poslovnom uredu e-pošta je bitan atribut, a sposobnost korištenja najvažnija je profesionalna vještina tajnice i bilo kojeg drugog zaposlenika.

Podaci koji se prenose e-poštom nazivaju se poruka (Mail Message). Poruke poslane e-poštom podijeljene su u četiri grupe:

Inbox - primljeno putem e -pošte;

Odlazni - oni koji se šalju;

Nacrti - poruke u pripremi;

Poslano.

U glavnom oknu programa Outlook postoje mape koje odgovaraju tim grupama poruka. Prikladno ih je organizirati u zasebnu skupinu mapa "Mail". Za korištenje Outlooka za slanje i primanje pošte putem Interneta potreban nam je račun. Gore smo raspravljali o postupku stvaranja računa.

Kreirajte i pošaljite poruku. Programsko okruženje programa Outlook ima standardni okvir za poruke u kojem, poput omotnice, moramo naznačiti kome je upućen, kao i temu i sadržaj. Osim toga, poruci možemo priložiti unaprijed pripremljenu datoteku, umetnuti sliku. Ako Outlook nije postavljen za slanje neposredne e-pošte, tada će se sve stvorene poruke spremiti u mapu Izlazni spremnik.

U Outlookovom okruženju možete postaviti način slanja poruke: odmah ili na naredbu.

Tehnologija rada

Postavite način slanja poruke:

u izborniku "Usluga" odaberite "Opcije";

u prozoru "Opcije" idite na karticu "Dostava pošte";

potvrdite ili poništite okvir Odmah pošalji poruke.

Otvorimo mapu "Outbox" i kliknite gumb "New". Otvorit će se okvir s porukom. Ovaj vam prozor omogućuje prijenos podataka u obliku običnog teksta, kao i dodavanje datoteka uz pismo:

U prozoru poruke kliknite gumb "Za ..." i odaberite jednog ili više primatelja s popisa kontakata. Također možemo odabrati kome ćemo poslati kopiju (gumb Cc) i kopiju na slijepo (gumb Skrivena kopija).

U polje "Predmet" kratko ćemo unijeti naslov poruke.

U radno polje unesite tekst poruke.

Da biste stvorili privitak, odaberite stavku "Datoteka" s izbornika "Umetni".

U prozoru za pregled dvaput kliknite prethodno stvorenu i spremljenu datoteku. Privitak se prikazuje kao ikona datoteke s imenom na dnu prozora poruke.

Da biste poslali poruku, kliknite gumb "Pošalji" na alatnoj traci. Poruka će biti poslana odmah ili stavljena u mapu Outbox, ovisno o postavljenom načinu rada.

Ako nismo postavili način neposrednog slanja poruka, moramo koristiti naredbu "Pošalji" s izbornika "Usluga". Nakon što je poruka proslijeđena, poruka će se automatski premjestiti iz mape Outbox u mapu Sent Items.

Možete kombinirati radnje slanja i primanja poruka. Da biste to učinili, odaberite naredbu Pošalji / primi s izbornika Usluga. Na padajućem popisu odaberite stavku računa (ako ih ima više) na kojoj želimo izvršiti radnje. Nakon toga računalo će se povezati s poslužiteljem pošte, a poruke će se slati. Ako je poslužitelj pošte primio poruke za vaš račun, one će se proslijediti na naše računalo.

Napravimo novu poruku na temu "Koordinacija uvjeta isporuke opreme" i uputimo je kontaktu.

Ako nismo dovršili sastavljanje poruke ili je nećemo poslati u bliskoj budućnosti, spremit ćemo je u mapu "Nacrti". Da biste to učinili, odaberite naredbu "Spremi" s izbornika "Datoteka".

Možemo poslati poruku na adresu koja nije zabilježena u mapi "Kontakti". Da biste to učinili, u redak "Za ..." izričito zapišite adresu e-pošte.

Prikaz mapa i poruka e -pošte. Dok se mape e -pošte popunjavaju, možemo vidjeti broj pored naziva mape u oknu programa Outlook. Ovaj broj označava koliko se stavki (poruka) nalazi u mapi. Možemo otvoriti mapu, pregledati popis poruka u njoj, otvoriti bilo koju poruku, prenijeti je u drugu mapu. Privici priloženi uz poruke mogu se spremiti zasebno u druge mape na vašem računalu. Potrebno je s vremena na vrijeme izbrisati nepotrebne poruke iz mape.

Tehnologija rada

Pogledajmo mape pošte u oknu programa Outlook i utvrdimo, bez otvaranja mapa, koliko stavki ima u njima.

Za primanje dolaznih poruka s poslužitelja odaberite naredbu Pošalji / primi s izbornika Usluga.

Ako ne možemo raditi s e-poštom u uredu, kopirat ćemo nekoliko poruka iz mape Outbox u mapu Inbox. Da biste to učinili, zgrabite naziv poruke i premjestite je na ikonu pristigle pošte na traci programa Outlook.

Otvorimo mapu "Inbox".

Mapa je podijeljena na dva dijela. U gornjem dijelu nalazi se popis poruka redoslijedom kojim su zaprimljene, te neke informacije: od koga, predmet, datum i vrijeme primanja. Za pregled poruke kliknite na nju. Tekst poruke pojavljuje se pri dnu. Ako se pored poruke nalazi ikona spajalice, poruka sadrži privitak.

Otvorimo poruku s privitkom. Spremimo privitak zasebno kao datoteku:

dvaput kliknite na redak poruke da biste otvorili okvir s porukom;

u prozoru za pregled odaberite mapu u koju želimo spremiti datoteku, unesite naziv datoteke ili ostavite onaj koji je naveden, a zatim kliknite gumb "Spremi".

Izbrišimo poruku iz mape. Da biste to učinili, zgrabite poruku i premjestite je u ikonu mape Izbrisane stavke.

Kad se u mapi Izbrisane stavke nakupi mnogo stavki, mapu možemo isprazniti, odnosno trajno izbrisati stavke. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite ikonu mape "Obrisane stavke" i odaberite naredbu "Prazna" mapu "Izbrisane stavke" u kontekstnom izborniku.

Korištenje potpisa i posjetnice. U poslovnoj korespondenciji standardni se izrazi često koriste za početak i završetak slova. U Outlooku se takvi izrazi zovu potpisi, iako u stvarnom životu ime pošiljatelja naznačeno na kraju slova nazivamo potpisom. Ovdje je pojam potpisa nešto širi. Potpis može biti bilo koji izraz prikladan u kontekstu ove poruke, koji je unaprijed sastavljen i spremljen pod određenim imenom. Možemo stvoriti nekoliko potpisa za različite prigode i umetnuti ih u poruku.

Osim potpisa, ova aplikacija koristi koncept elektroničke posjetnice s podacima o nama samima, koje možemo priložiti poruci. Primatelj naše poruke može na temelju ove posjetnice stvoriti karticu s podacima o nama u mapi Kontakti. Elektronička posjetnica formira se na temelju unosa iz naše mape Kontakti i zapravo je analogna posjetnici sa svim podacima koje sadrži. Stoga, ako želimo partneru poslati ne sve, već samo dio podataka, moramo stvoriti duplikat kartice kontakta s odabranim podacima:

stvoriti i umetnuti potpise u poruku;

poruci priložite posjetnicu;

stvoriti kontakt na temelju poslane posjetnice.

Tehnologija rada

Otvorimo mapu "Outbox".

Za stvaranje jednog ili više potpisa odaberite naredbu "Opcije" s izbornika "Alati".

Idemo na karticu "Poruka". Kliknimo na gumb "Odaberi potpis".

U prozoru "Odabir potpisa" koji se otvori kliknite gumb "Kreiraj". Pokreće se čarobnjak za stvaranje potpisa.

Upisimo naziv potpisa, na primjer, "Želim vam puno sreće s posjetnicom" i postavite radio gumb "Počni s praznim predloškom". Kliknimo na gumb "Dalje".

U prozor "Promijeni potpis" unesite tekst.

Uz potpis priložimo posjetnicu:

kliknite gumb "Izradi posjetnicu s popisa kontakata ...";

odaberite ime kontakta na popisu koji se otvori;

kliknite gumb "Završi".

Kreirajmo novu poruku.

U izborniku "Umetni" odaberite stavku "Potpis". Na padajućem popisu odaberite potpis.

Nove ćemo poruke primati pomoću naredbe "Pošalji / primi".

Otvorimo poruku s privitkom posjetnice.

Kliknemo na ikonu "Spajalica" i otvorimo elektroničku posjetnicu koja nam je poslana. Izgleda kao posjetnica.

Napišimo novi kontakt u našu mapu. Da biste to učinili, kliknite gumb "Spremi i zatvori". Podaci će se automatski spremiti u vašu mapu Kontakti. Ovu karticu možete dodatno nadopuniti novim ili promijenjenim podacima o partneru.

Otvorimo mapu "Kontakti" i provjerimo postoji li novi zapis o kontaktu.

Formatiranje poruke. Do sada smo stvarali poruke napisane u običnom tekstu. Mnoge poruke e-pošte, kratke i poslovne, ne zahtijevaju dodatno oblikovanje i stoga su napisane u običnom, neformatiranom tekstu. Osim toga, takve poruke zauzimaju malo memorije i potrebno im je manje vremena za prijenos.

Međutim, ponekad postaje potrebno poslati svjetliju i šareniju poruku. To se obično povezuje s nekom vrstom proslave. U tim slučajevima, programsko okruženje programa Outlook pruža napredne mogućnosti za oblikovanje teksta, kao i za umetanje slika, naime, korištenje Microsoft Outlooka ili HTML formata za pripremu poruka. Kad koristite jedan od ovih formata, kad sastavite poruku, pojavljuje se okno, slično oknu za oblikovanje uređivača teksta programa Word. Svrha gumba za oblikovanje navedena je na opisima alata.

Tehnologija rada

Da biste umetnuli sliku u poruku, pripremite je unaprijed i spremite u gif formatu u neku mapu. U izborniku "Umetanje" odaberite stavku "Slika".

U prozoru koji se otvori kliknite gumb "Pregledaj", a u prozoru za pretraživanje odaberite datoteku slike i kliknite gumb "Otvori". Ime će se pojaviti u prozoru za umetanje slike.

Zatvorite prozor klikom na gumb "Umetni". Slika će se pojaviti u okviru za poruku.

Pošaljimo poruku.

Slanje odgovora na poruku. Vrlo je važno da svaka osoba koja pošalje poštu zna je li primila njezinu poruku. Outlook okruženje nudi mogućnost automatskog slanja obavijesti - kratkih poruka pošiljatelju kada je poruka primljena. Da biste to učinili, morate postaviti parametre praćenja pošte.

Osim obavijesti, mnoge poruke zahtijevaju odgovor. Prilikom slanja odgovora možemo mu priložiti izvornu poruku ili njezin dio tako da primatelj odmah shvati na koju je poruku došao odgovor.

Tehnologija rada

Otvorimo naredbu "Opcije" u izborniku "Usluga".

Na kartici Postavke kliknite gumb Opcije pošte.

U prozoru "Postavke e-pošte" koji se otvori pronaći ćemo polje u kojem se navodi da "kada odgovarate na poruku, uključite i pomaknite tekst izvorne poruke." Ovo polje ima padajući popis drugih opcija. Međutim, bolje je ostaviti ono što program nudi.

Kliknite gumb "Opcije praćenja".

Označimo okvire i uključimo ih. Ti će nam parametri omogućiti automatsko upravljanje slanjem obavijesti o primljenim porukama. Takva obavijest naznačit će datum i vrijeme primitka poruke. Također možemo saznati kada je naša poruka primljena.

Uvjerimo se da će nakon postavljanja navedenih parametara Outlook okruženje automatski prosljeđivati ​​obavijesti o primitku poruka.

Da biste poslali odgovor na poruku u mapi Primljeno, odaberite redak s zaglavljem poruke.

Na alatnoj traci kliknite gumb "Odgovori". Otvorit će se novi prozor s porukom, u kojem će adresa pošiljatelja biti navedena u retku "Za ...", tekst izvorne poruke bit će umetnut u polje za poruku, redak Predmet će označiti: RE: .

Upisat ćemo tekst odgovora, izbrisati dio ili cijelu izvornu poruku.

Poslat ćemo odgovor.

Organizacija rada s dokumentima ključna je tehnologija upravljanja u svakoj instituciji: iz ureda mali posao saveznom odjelu ili velikoj korporaciji. Naravno, učinkovito upravljanje zahtijeva neku vrstu sustava za upravljanje dokumentima. Što je širi opseg i opseg aktivnosti organizacije, važniju i neovisniju ulogu ima stvarni sustav uredskog rada.

Do nedavno se rad s dokumentima uglavnom odvijao kroz kretanje papirnatih dokumenata i održavanje mnogih papirnatih registara i ormara. Korištenje novih informacijskih tehnologija u području predškolskog odgoja omogućuje nam da uredski rad ne tretiramo kao kruti i konzervativni mehanizam, već kao djelotvoran i fleksibilan alat za implementaciju različitih vrsta inovacija u ovom području. Trenutno je razvoj informacijske tehnologije doveo do pojave metoda i alata koji pružaju integrirana rješenja za automatizaciju uredskog rada, omogućujući vam automatiziranje ručnih operacija i traženje dokumenata, kontrolu izvršenja naloga vezanih uz dokumente.

Informacijski sustav "Dokumenti organizacije" implementiran je radi poboljšanja učinkovitosti jezične škole "Uspjeh", kao strukturnog pododjela KGOU SPO KPK.

Tijekom rada riješeni su zadaci:

proučavana je opća teorijska, posebna literatura na temu istraživanja i materijali predmetnog područja;

upoznavanje i proučavanje strukture organizacije, dokumenata i protoka dokumenata;

implementirao protok dokumenata lingvističke škole "Uspjeh", kao strukturni odjel KGOU SPO KPC -a temeljen na softverskoj aplikaciji MS Outlook, što je omogućilo postizanje maksimalnih rezultata u obradi i računovodstvu dokumenata uz minimalne troškove softvera i hardvera.

Provedba diplomskog projekta omogućila je integraciju svih dokumenata organizacije u okruženje MS Outlook, što je omogućilo:

organizirati dokumente na optimalan način za upotrebu;

istaknuti glavne događaje i pravodobno ih podsjetiti (tijekom obrazovnog procesa);

potpuno automatizirati uredski rad organizacije.

Dakle, za povećanje brzine i pouzdanosti rješenja problema uredskog rada unutar određene organizacije. Prednost sustava je njegova fleksibilnost, tj. mogućnost prilagodbe za bilo koju instituciju, uključujući sve podatke na karticama "Kontakti" koji su od interesa za samu organizaciju, kao i mogućnost rada s drugim aplikacijama MS Office.

Korištenje računalnih tehnologija i tehnologija automatizacije ureda obećavajući je smjer i omogućuje vam organiziranje rada s protokom dokumenata institucija na suvremenoj razini.

BIBLIOGRAFIJA

1. Andreeva V.I. Uredski rad: Zahtjevi za protok dokumenata tvrtke. - 3. izd., Revidirano i dodano. - M., 1996. (monografija).

2. Andreeva V.I. Uredski rad u kadrovskoj službi: Praktični vodič s uzorcima dokumenata. 3. izdanje, Rev. i dodatno - M.: Intel -Sintez Business School, 2000.

Andreeva V.I. Uredski rad: Praktični vodič s uzorcima dokumenata. 6. izd., Rev. I dodati. - M.: Poslovna škola "Intel-Sintez", 1999.

Andreeva V.I. Uzorci dokumenata za uredski rad. - M.: Poslovna škola "Intel-Sintez", 1998.

Andreyanova V.V. Kako organizirati uredski rad u poduzeću. - M.: INFRA-M, 1998 (monografija).

Vasiliev D.V. Uredski rad na računalu. - M.: Striks, PRIOR, 1999. (monografija).

Vasiljeva I.N. Osnove uredskog rada i osobnog upravljanja: Udžbenik za studente. - M.: Financije i statistika, 1999. (zbornik).

GOST R 51141-98. Uredski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije.-M.: Nakladništvo IPK Standards, 1998.

Davydova E.N., Rybakov A.E. Uredski rad: Poučni i praktični vodič. - M.: TetraSystems, 1999. (monografija).

Elizavetina T. Uredski rad na računalu. 3. izd. - SPb.: Peter, 2004., 304 str.

Informatika: Udžbenik / Ur. prof. N.V. Makarova. 4. revidirano izd. - M.: Financije i statistika, 2001.

Informatika: Radionica o tehnologiji rada na računalu / Ur. prof. N.F. Makarova. 4. rev. Ed. - M.: Financije i statistika, 2001.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Tečaj uredskog rada: Upravljanje dokumentacijom: Udžbenik. 3. izd., Vlč. I dodati. - M.: INFRA-M, Novosibirsk: Sibirski sporazum, 2000.

Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronički dokumenti o korporativnim mrežama: Gutenbergov drugi dolazak. - M.: Econ-Trends, 1999. (monografija).

Koltunova M.V. Poslovno pismo: Ono što autor mora znati. Akad. krevet na kat kućanstva pod vladom Ruske Federacije. - M.: Delo, 1999. (monografija).

Računalo za upravitelja / Ed. V.V. Komjagin. - M.: Triumph, 1988.

Računalni uredski poslovi: Tečaj obuke / Ur. N. Makarova i sur. SPb.: Peter, 2004.- 416 str.

Kudryaev V.A. i ostalo Organizacija rada s dokumentima: Udžbenik. - M.: INFRA-M, 1999. (monografija).

Kuznetsov S.L. Uredski rad na računalu. - M.: Poslovna škola Intel-Sintez, CJSC, 1999.

Kuznetsov S.L. Informatizacija uredskog rada. - M.: Poslovna škola Intel-Sintez, CJSC, 1999.

V. I. Kuperstein Suvremene informacijske tehnologije u uredskom poslu i upravljanju. SPb., BHV, 1999. godine.

V. I. Kuperstein MS Office i projekt u upravljanju i upravljanju evidencijama.-2. izd., Revidirano. i dodati. - SPb.: BHV-Petersburg, 2001.- 400 str.

V.P. Leontiev Najnovija enciklopedija osobnog računala 2003. - M.: OLMA -PRESS, 2003. - 920 str.

Makarova N.V., Nikolaychuk G.S., Titova Yu.F. Računalni uredski poslovi: tečaj obuke. - SPb.: Peter, 2004.-411 str.

Moder J., Phillips S. Metoda mrežnog planiranja u organizaciji rada. - M.: Energija, 1966.

Temeljne odredbe za razvoj i primjenu sustava mrežnog planiranja i upravljanja. - M.: Ekonomija, 1967.

2. Marketing u obrazovnom sustavu: bit, sadržaj, tehnologija djelovanja / Barazgova E.S., Dolganov A.E., Kozlovskaya O.V. //Ovladati; majstorski. - 2011.- Broj 3.-P.33-44.

3. Međunarodna suradnja sveučilišta u interesu poboljšanja kvalitete osposobljavanja / DM Zabrodin, NV Melikhova. // Int. suradnju u regiji. slika., pripremiti. i prekvalifikaciju. posebno: iskustvo i problemi. Mater. međunarodne znanstveno-praktična konf. - Tambov, 2011. - str. 3-12.

4. Ciklična dinamika promjene strukturnih tipova zaposlenosti stanovništva / Blinova T.V. // Cikličnost kao oblik ekon. dinam .: Sažeci. izvješće Vseros. znanstveni. Konf. - SPb, 2010. - str. 9-12.

E.S. Makushnikova

UČINKOVITOST UPRAVLJANJA OBRAZOVNIM USTANOVAMA

Ključne riječi: učinkovitost upravljanja, obrazovna ustanova, obrazovne usluge, poduzetničko sveučilište.

Životopis: U članku se raspravlja o teorijskim i metodološkim pristupima poboljšanju učinkovitosti upravljanja obrazovnim organizacijama.

Ključne riječi: upravljanje, obrazovna ustanova, obrazovne usluge, poduzetničko sveučilište.

Sažetak: U članku se raspravlja o teorijskim i metodološkim pristupima poboljšanju upravljanja obrazovnim organizacijama.

U kontekstu razvoja sveučilišnog menadžmenta i komercijalizacije obrazovnih usluga, termini

poduzetničko sveučilište, obrazovna organizacija poduzetničkog tipa i drugi naširoko se koriste u europskoj i ruskoj znanstvenoj i poslovnoj literaturi. Europa redovito ugošćuje međunarodne konferencije posvećen poduzetništvu u obrazovanju. Ipak, među domaćim znanstvenim i nastavnim krugovima, osobito predstavnicima starijih dobnih skupina, pojam

"Poduzetništvo" u odnosu na obrazovanje i znanost nailazi na negativnu reakciju. Iskustvo uspješnog razvoja europskih i ruskih sveučilišta pokazuje da je u

suvremenim uvjetima globalnog, visoko konkurentnog znanstvenog i obrazovnog tržišta, nema alternative komercijalizaciji obrazovnih aktivnosti i znanstvenih istraživanja, a posljedično i poduzetničkom stilu rada.

Naglasak na inovativnosti u poduzetništvu obrazovne organizacije, ne rade samo strani, već i istaknuti ruski znanstvenici. Među njima: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. i tako dalje.

Prijelaz na inovativno, poduzetnički režim rad sveučilišta unosi ozbiljne prilagodbe u aktivnosti i vodstva i nastavnog osoblja. Ostvarenje ovog cilja moguće je samo ako postoji stručno i pedagoško osoblje koje je prošlo natječajni odabir i prekvalifikaciju, koje je prijemčivo za sve novo, sposobno za stvaranje, posjeduje strategije za neovisno traženje i vještine timskog rada, ima osjećaj odgovornosti i želja za stvaranjem, ažuriran popis ključnih i profesionalnih kompetencija.

Procjenjujući izglede za razvoj sveučilišta, kako

obrazovnih poduzetničkih organizacija inovativnog tipa, valja napomenuti da ne postoji alternativa ovoj strategiji u kontekstu tekuće gospodarske i financijske krize.

Glavne odredbe pristupa zasnovanog na kompetencijama navedene su u "Konceptu modernizacije ruskog obrazovanja za razdoblje do 2010.", gdje je jedna od glavnih zadaća obrazovnog sustava potreba za formiranjem integralnog sustava univerzalnih vještina , sposobnost samostalnog djelovanja i odgovornost, odnosno ključne kompetencije koje određuju suvremenu kvalitetu obrazovanja. Koncept kompetencije formiran je u kontekstu pojavljivanja novog pristupa ljudskim resursima na Zapadu, koji je omogućio popraviti nastalu potrebu za prilagodbom ljudi intenzivnim promjenama tehnologije i zahtjevima radnih mjesta. Ovim pristupom kompetencije se karakteriziraju kao opća sposobnost koja se očituje i formira u aktivnosti, temelji se na znanju, vrijednostima, sklonostima i omogućuje osobi da uspostavi vezu između znanja i situacije, da pronađe postupak (sustav radnji ) za uspješno rješavanje problema. Za razliku od znanja, vještina i sposobnosti koje uključuju djelovanje po analogiji s modelom, kompetencija uključuje iskustvo neovisne aktivnosti temeljene na univerzalnom znanju.

Ipak, svi se istraživači slažu da kompetencije predstavljaju strukturu na više razina.

Općeniti, integrirani pristup razumijevanju kompetencije predstavljen je u radovima ruskih znanstvenika. Za razliku od zapadnih kolega, kompetencije smatraju komponentama profesionalne, uključujući pedagošku, kulturu pojedinca.

Struktura menadžerske kompetencije

obrazovanje uključuje sljedeće komponente: kognitivnu komponentu koja uključuje sustav menadžerskog znanja. Pretpostavlja prisutnost određenog menadžerskog znanja, uključujući temelje znanstvenog menadžmenta, koji pomaže stručnjaku da adekvatno procijeni stvarne menadžerske situacije, koristi, pronađe i primijeni potrebne informacije za njihovo rješavanje, a također i razvije menadžersku kompetenciju u procesu samopoštovanja. upravljanje. Motivacijska komponenta uključuje osobno značajne motive i vrijednosne stavove, pozitivan stav prema obavljanju menadžerskih aktivnosti, entuzijazam vodstva, profesionalni interes za menadžerski posao, kreativan pristup poslu menadžera, potrebu za stalnim razvojem i usavršavanjem menadžmenta. kompetencija. Komponenta aktivnosti uključuje istraživačke, organizacijske, dizajnerske vještine stručnjaka, dizajnerske vještine vođe, omogućujući mu implementaciju učinkovitih tehnologija upravljanja u obrazovnom prostoru. Osobna komponenta je skup osobnih karakteristika vođe koje su značajne za učinkovito upravljanje.

Upravljačka aktivnost učinkovitog obrazovnog menadžera, zbog složenosti i varijabilnosti samog procesa upravljanja, uvijek ima kreativan, kreativan karakter. Pristup temeljen na kompetencijama u upravljanju ne samo da ne krši ovaj obrazac, već naprotiv značajno povećava učinkovitost rada upravljačkog osoblja. Razlog tome leži u samom mehanizmu provedbe ovog pristupa, budući da su rezultati menadžerske aktivnosti izravno povezani ne samo sa cjelovitošću i dosljednošću menadžerskog znanja, već i s očitovanjem osobnih osobina vođe, sposobnošću djelovanja u novim situacijama profesionalnog, osobnog i društvenog života.

Dakle, povećanje učinkovitosti upravljanja obrazovnim ustanovama pretpostavlja rješavanje sljedećih zadataka:

Korištenje elemenata učenja usmjerenog na praksu koji postoje na sveučilištu i njihovo prilagođavanje poslovnom okruženju

Modeliranje organizacijske infrastrukture unutarnjeg poslovnog okruženja sveučilišta (identificiranje infrastrukturnih jedinica, određivanje slijeda njihovog stvaranja);

Razvoj mreže infrastrukturnih jedinica koje reproduciraju gradsku infrastrukturu i funkcioniraju u skladu sa zakonima tržišnog gospodarstva;

Razvoj mehanizma za interakciju infrastrukturnih jedinica sveučilišta sa strukturne jedinice sveučilište;

Razvoj obrazovne i metodološke potpore za korištenje funkcionalnog unutarnjeg poslovnog okruženja u skladu s ciljevima modernizacije obrazovnog procesa kako bi se ispunili zahtjevi sveučilišta;

Stvaranje i razvoj instituta učitelja za razvoj individualnih programa.

Ovaj pristup zahtijeva sustavne promjene u sadržaju i organizaciji obrazovnog procesa sveučilišta te provedbu kompleksa međusobno povezanih resursa, termina i stupnjeva transformacija, ali će pridonijeti formiranju konkurentska prednost zbog pojave sinergijskih učinaka interakcije s poslovnim okruženjem.

Bibliografija

1. Glekova N.L., Igolkin S.L. Teorijski problemi povećanja konkurentnosti regionalnog sustava visokog stručnog obrazovanja temeljeni na racionalizaciji praćenja i informacijski sustavi... // Teritorij znanosti. 2007. broj 4. S. 442-449.

2. Bagirova M.A., Igolkin S.L., Shinkarchuk A.V. Problemi optimalnog planiranja prometnih usluga u upravljanju geografski raspoređenim obrazovnim sustavom. // Teritorij znanosti. 2007. broj 5. S. 622-628.

3. Igolkin S.L., Bagirova M.A., Shinkarchuk A.V. Stvaranje modela za optimalno planiranje prometnih usluga u upravljanju geografski raspoređenim obrazovnim sustavom // Teritorij znanosti. 2007. broj 5. S. 637-648.

4. Kustov A.I., Danilova V.V., Migel I.A. Problemi suvremenog strukovnog obrazovanja i pravci njegove modernizacije // Teritorij znanosti. 2013. broj 2. S. 38-47.

5. Martynov S.V. Troškovi i načela financiranja obrazovnog sustava // Teritorij znanosti. 2013. broj 1.C. 28-35 (prikaz, stručni).

6. Mikhailovskaya G.N., Zanin A.N. Provedba koncepta modernizacije obrazovanja // Teritorij znanosti. 2013. broj 2. S. 47-49.

7. Nazarova G.N. Korporativno upravljanje kao čimbenik održivog razvoja obrazovne ustanove // ​​Teritorij znanosti. 2013. broj 2. S. 50-53.

Syuin komadić.

POBOLJŠANJE UPRAVLJANJA KONKURENTNOSTI SVEUČILIŠTA

Voronješki institut za ekonomiju i pravo

Ključne riječi: visoka učilišta, konkurentnost, upravljanje, diverzifikacija.

Rezime: Članak nudi obećavajuće smjerove za povećanje konkurentnosti visokih učilišta.

Ključne riječi: visoko obrazovanje, konkurentnost, menadžment, diverzifikacija.

Sažetak: Članak predlaže obećavajuće načine za poboljšanje konkurentnosti visokoškolskih ustanova.

U suvremenim uvjetima, s velikom raznolikošću obrazovne ustanove, zasebno sveučilište, kao neovisna jedinica, mora biti konkurentno na tržištu obrazovanja. Svako sveučilište odlučuje za sebe kako će se i kojim metodama izdvojiti od mnogih drugih obrazovnih ustanova.

Razvoj obrazovnog sustava u Ruskoj Federaciji posljedica je želje sveučilišta da ispune nove zahtjeve za kvalitetu i strukturu obrazovanja. Trendovi koji odražavaju razvoj obrazovnog sustava uključuju: unutarnju diverzifikaciju aktivnosti sveučilišta u područjima; prijelaz međunarodne suradnje na novu razinu, kako u području znanstvenih istraživanja, tako i u području obrazovanja; razvoj procesa formiranja četiri osnovna modela visokoškolske ustanove; prijelaz visokoškolskog sustava u novu višestepenu strukturu.