Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizienz des Schulmanagements. Verbesserung der Effizienz des Vorschulbildungsmanagements. Das Konzept und die Struktur des Managementsystems der Organisation

Abschnitte: Arbeit mit Vorschulkindern

Einführung

Relevanz. Damit die Leitungstätigkeit des Leiters der vorschulischen Bildungseinrichtung effektiv ist, muss sie strukturiert sein. Verlassen Sie sich auf Analyse Bildungssituation im Dorf, im Bezirk und in den Anforderungen der Eltern, transformativ zu sein (gemäß den Forschungsergebnissen von L.I. Falyushina) - auf Verbesserung ausgerichtet sein professionelle Fähigkeiten um pädagogische Aktivitäten zu verändern und zu transformieren, und es ist zwingend erforderlich, alle Mitarbeiter der vorschulischen Bildungseinrichtung zu vereinen. Gleichzeitig wird es wichtig organisatorische Struktur Leitung der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Die Leitung einer Bildungseinrichtung ist eine besondere Tätigkeit, bei der ihre Untertanen durch Planung, Organisation, Leitung und Kontrolle die Organisation der gemeinsamen Aktivitäten von Kindern, Lehrern, Eltern, Servicepersonal und ihre Ausrichtung auf die Erreichung von Bildungs- und Entwicklungszielen einer Bildungseinrichtung.

Nach der Definition von M.M. Potashnik, die Organisationsstruktur des Managements in einer Vorschuleinrichtung, besteht aus einer Reihe von individuellen und kollektiven Fächern, zwischen denen Befugnisse und Verantwortung für die Ausübung von Führungsfunktionen verteilt sind. Es bestehen regelmäßig reproduzierbare Verbindungen und Beziehungen, d.h. Die Organisationsstruktur des Managements ist eine Möglichkeit, das Managementsystem in Teile aufzuteilen und gleichzeitig in ein Ganzes zu integrieren.

Um das Qualitätsmanagementsystem in einer vorschulischen Bildungseinrichtung und den Einfluss der Kindergartenleitung darauf zu analysieren, können Sie die Methodik von J. Nissinen und E. Vodtilainen mit Schätzungen anwenden. Die Methode zur Bewertung der Wirksamkeit des Bildungsmanagements von I.K. Shalaeva, entwickelt auf der Basis von motivational program-targeted management (MPTsU), das die Vorteile der rationalistischen und verhaltenswissenschaftlichen Richtungen der Managementwissenschaft einbezieht. Im Rahmen von Lehrveranstaltungen hatte ich die Möglichkeit, an der Entwicklung eines Modells für die Aktivitäten einer vorschulischen Bildungseinrichtung mitzuwirken. Es wurden die Kriterienmerkmale der Funktionspflichten der Kindergartenleitung und die Kriterienmerkmale der Endergebnisse der Kindergartentätigkeit entwickelt. Unter Verwendung der Qualitric Regel zur Bewertung des integrativen Indikators, entwickelt von I.K.

Ziel: Verbesserung der Managementeffizienz von vorschulischen Bildungseinrichtungen auf der Grundlage der MPCU.

Aufgaben:

1. Sich vorstellen funktionale Verantwortlichkeiten in Form von qualimetrischen Standards.
2. Entwickeln Sie Kriterienmerkmale der Endergebnisse der vorschulischen Bildungseinrichtung.
3. Beurteilen Sie die Wirksamkeit des Managements durch die Expertise der vorschulischen Bildungseinrichtung.

Ein Objekt: Kindergarten

Artikel: Aktivitäten des Leiters der vorschulischen Bildungseinrichtung

Forschungsmethoden:

1. Methodik der MPCU.
2. Die Methode der Expertenbewertung.

Kapitel 1. Programmbezogene Selbstzertifizierung einer vorschulischen Bildungseinrichtung

1.1. Systemanalyse des Bildungsprozesses einer vorschulischen Bildungseinrichtung

Strategische Analyse

Taktische Analyse

Traditionelle Analyse:

Wir betrachten die für das Jahr gestellten Aufgaben mit den Inhalten, analysieren die positiven und negativen Ergebnisse und darauf aufbauend die sich daraus ergebenden Perspektiven für weitere Aktivitäten.

1.2. DOE-Modell

Das Problem, ein Modell eines realen Systems zu erhalten, war und bleibt aktuell. Modelle sollten reale Systeme nicht nur mit bestimmten Parametern widerspiegeln, sondern auch die quantitativen Zusammenhänge ihrer Funktionsweise beschreiben. Bei der Anwendung auf Kontrollprozesse sollten quantitative Modelle die numerische Bewertung der Ergebnisse einer Kontrollmaßnahme ermöglichen. Das Modell der Tätigkeit der vorschulischen Bildungseinrichtung wurde vom Doktor der Pädagogik, Professor I.K. Schalajew.

Für erfolgreiches Management und Erzielung hoher Ergebnisse in der Managementtätigkeit muss eine Führungskraft bestimmte Qualitäten mitbringen. Wie spezielle Studien und Praxis der Umsetzung des Motivations-Programm-Zielmanagements zeigen, sind gefragte Qualitäten:

• Selbstverwirklichung (A);
• ideologische und persönliche Werte des Führers, Überzeugungen, Wille, Mut, Fleiß, Initiative, Organisation, Menschlichkeit (I);
• Gelehrsamkeit und Wachstum von Professionalität, Tiefe und Praktikabilität des Geistes, Wissen (E);
• organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, sich selbst zu führen, organisatorische Fähigkeiten und Fähigkeiten, die Fähigkeit, eine Person zu lesen, die Fähigkeit, Menschen zu beeinflussen (O);
• Menschlichkeit und persönliche Ziele, Geselligkeit (H);
• Führungsstil und Kenntnisse moderner Managementansätze (C);
• Empathie und Reflexion des Managements (R).

Qualimetrische Standards für berufliche und persönliche Qualitäten wurden vom Doktor der Pädagogischen Wissenschaften, Professor I.K. Schalajew.

Die Effektivität einer Organisation hängt davon ab, wie effektiv der Managementprozess durchgeführt wird. Einige Führungskräfte (meistens linke Gehirnhälfte) wählen rationalistische Technologien, andere (meistens rechte Gehirnhälften) - Verhaltenstechnologien. Als integrative Ausbildung rationalistischer und verhaltensorientierter Ansätze habe ich die technologischen Parameter der MPCU gewählt: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, vgl.

Die MPCU-Technologie kann durch eine Reihe von Managementfunktionen ausgedrückt werden:

• As- strategische Analyse, deren Gegenstand der sozialpsychologische Zustand des Teams ist (Einstellung zur Arbeit, zu Kollegen, zu sich selbst);
• bei- taktische Analyse, deren Gegenstand die Überzeugungsgrundlage für neue Führungsaufgaben und der Grad der Umsetzung sozialpsychologischer Führungsfunktionen ist;
• ein- traditionelle Analyse, deren Gegenstand der Bildungs-(Produktions-)Prozess ist;
• Pdc- Aufbau eines Baumes von Managementzielen;
• Ruhe in Frieden- Entwicklung eines Ausführungsprogramms;
• ps- strategische Planung, deren Ergebnis die Konstruktion von Reizsituationen ist, die den Vorgaben des AC angemessen sind;
• Freitag- taktische Planung, die den Angaben von am angemessen ist;
• NS- traditionelle, den Indikationen angemessene Planung und;
• Wespen– strategische Organisation auf die Implementierung von ps ausgerichtet;
• von- die Organisation ist taktisch und zielt auf die Umsetzung von PT ab;
• Ö- die Organisation ist traditionell, auf die Umsetzung von p ausgerichtet;
• Polizist- strategische Steuerung, deren Gegenstand der Prozess der Zielerreichung einer Reizsituation ist;
• kt- taktische Kontrolle, deren Gegenstand es ist, die Überzeugungsgrundlage für neue Führungsaufgaben zu schaffen;
• Zu- traditionelle Kontrolle, deren Gegenstand die Übereinstimmung der Lehr- und Bildungsarbeit mit staatlichen Standards ist;
• pc- strategische Regulierung, die auf den Prozess der Umsetzung der sozialpsychologischen Strategie abzielt;
• rt- taktische Regulierung, die auf den Prozess der Umsetzung sozialpsychologischer Taktiken abzielt;
• R- traditionelle Regulierung als Bestandteil des Managementzyklus in Bezug auf den Bildungsprozess.

Qualimetrische Standards des Kontrollprozesses wurden vom Doktor der Pädagogischen Wissenschaften, Professor I.K. Schalajew.

Es ist bekannt, dass die soziale Ordnung und die funktionalen Verantwortlichkeiten nicht vom Thema der Führung abhängen - sie werden ihm gleichzeitig mit der Bestellung zur Position vorgeschrieben. Daher passen die Parameter für funktionale Verantwortlichkeiten (f1 - f10) entsprechend den Ebenen in das Modell der Führungsthemen. Die von uns entwickelten qualimetrischen Standards der Funktions- und Ressourcenförderung der Vorschulerziehung, siehe in Anhang 1, und die von uns entwickelten qualitativen Standards der pädagogischen Tätigkeit, siehe in Anhang 2 .

Derzeit setze ich mir nicht das Ziel, ein Absolventenmodell zu entwickeln, aber in Zukunft wird ein solches Modell in der Praxis gefragt sein, da es die Zielgerichtetheit der Aktivitäten jedes Teammitglieds zur Bildung bestimmter Qualitäten der Absolvent, und wird auch die Kontinuität der "DOU - School" gewährleisten, die die Effizienz der Aktivitäten der vorschulischen Bildungseinrichtung erhöhen wird.

DOW-Absolventenmodellprojekt

1.3. Prüfung der vorschulischen Bildungseinrichtung

Unter Programmziel-Selbstzertifizierung verstehe ich eine Selbstzertifizierung, bei der die gemessenen Parameter durch den Zielbaum (siehe Zielbaum) und die Kriteriumsmerkmale durch das ausführende Programm (siehe Kriteriumsmerkmale) bestimmt werden. Gleichzeitig stellen sich die uralten Fragen "Messen wir?" und "Messen wir so?" aufgrund der Gesetze der MPCU und der Regeln der Qualimetrie erhalten sie ihre positive Zustimmung.

Leistungsindikatoren der Selbstzertifizierung des Leiters des MDOU d / Kindergarten "Raketa" c. Galbstadt der Deutschen Nationalregion - ARZ

1 / Entwicklung der fachlichen und persönlichen Qualitäten von Führungsthemen:

Gesamt: 65

2. Technologische Unterstützung des Bildungsmanagements:

Gesamt: 319

3. Funktions- und Ressourcenunterstützung einer Bildungseinrichtung:

Gesamt: 89 2 = 178

4. ADR - Qualimetrische Regel zur Bewertung des integrierten Indikators der Endergebnisse, der Aktivitäten des Kindergartenteams.

Gesamt: 312

340 ARA 289 - das Intervall der Indikatoren der optimalen Bewertung (das Team verdient Ermutigung)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - das Intervall der Indikatoren der optimalen Bewertung (der Leiter des Kindergartens verdient Ermutigung).

Abschluss

- Als Ergebnis der Überprüfung der Leistungsindikatoren des Kindergartenleiters "Raketa" wurden folgende Probleme festgestellt, die fallen:

• das Verhältnis zwischen "Azubis" und jüngeren Kollegen; übermäßiger Wunsch, sich durchzusetzen; Mangel an externer oder interner Motivation bei einigen Lehrern usw. Zur Problemlösung können mit den Methoden der MPCU Anreizsituationen geschaffen werden, wie z.B. eine Situation der kritischen Selbsteinschätzung, eine Situation der Delegation von Initiative, eine Situation der Einstellung etc. Mit diesen Methoden können Sie den Widerspruch beseitigen, das Team vereinen und ein günstiges Klima im Team schaffen.

Der Forschungsansatz soll der Optimierung und Verbesserung der Managementeffizienz dienen. Dieses Forschungsmanagement-Framework hilft mir sicherzustellen, dass Managemententscheidungen fundierter getroffen werden. Es ist die Entscheidung, die den Kern des Managements bildet, da die Managementtätigkeit ein System von Maßnahmen zur Vorbereitung, Annahme und Umsetzung von Managemententscheidungen ist. Die Objektivität der Auswertung der im Kindergarten erhobenen pädagogischen Informationen, der Nachweis der gezogenen Schlussfolgerungen und die adäquate Entscheidung entsprechend dem gesetzten Ziel ist forschungsbasiert möglich.

T.I. Shamova formuliert die Anforderungen an den Schulleiter, die für die Umsetzung dieses Ansatzes im Management erforderlich sind. Ich denke, diese Anforderungen können auf die Leiter von vorschulischen Bildungseinrichtungen angewendet werden:

• ausreichende fachliche Kompetenz;
• Kenntnis des Wesens kontrollierter Prozesse, der Gesetze des Managements, der psychologischen Grundlagen der Zusammenarbeit;
• Besitz von Methoden zum Sammeln, Analysieren und Auswerten von Informationen über den Fortschritt und die Ergebnisse von kontrollierten Prozessen;
• Einhaltung der Grundsätze der Objektivität und des Nachweises von Managementinformationen;
• die Fähigkeit, systemische Visionen umzusetzen pädagogischer Prozess im Allgemeinen;
• die Fähigkeit, das Hauptglied herauszugreifen und darauf zu reagieren, um den Einfluss dieses Einflusses auf die Verbindungen und damit auf das Ganze, in das es eingeschlossen ist, aufzudecken.

Eines haben die oben genannten Ansätze gemeinsam – das Problem der Effizienzsteigerung der Kindergartenleitung zu lösen. Eine grundsätzlich neue Lösung dieses Problems ist möglicherweise nicht die eigenständige Nutzung eines der Managementansätze, sondern deren Integration. Diese Lösung wurde von I.K.Shalaev in seinem Konzept des motivierenden Programm-Ziel-Managements (MPTsU) vorgeschlagen.

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Der Artikel gibt einen Überblick über moderne Bildungstechnologien. Kritisches Denken Entwicklungstechnologie, pädagogischer Workshop, Dialog-Interaktionstechnologie, die auf die Entwicklung universeller pädagogischer Handlungen von Schülern ausgerichtet sind.

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Vorschau:

Moderne Bildungstechnologien ein Instrument zur Verbesserung der Effizienz des Bildungsprozesses

"Drei Qualitäten - umfassendes Wissen, Denkweise und edle Gefühle - sind notwendig, um im wahrsten Sinne des Wortes erzogen zu werden."

Chernyshevsky N. G.

Modernisierung Russische Bildung setzt die Schaffung von Bedingungen für eine weitere Humanisierung der Bildung, ein entwicklungsorientiertes Lernen voraus, das zur Verbesserung der Wissensqualität und zur Stärkung der persönlichen Aktivität des Schülers im Bildungsprozess beiträgt. In diesem Zusammenhang kommt der Ausbildung von Denk- und Persönlichkeitseigenschaften wie Selbständigkeit, Verantwortung, Selbstvertrauen, Abwesenheit von Versagensängsten, basierend auf der Beherrschung der Mittel der Selbstregulation des Denkens und Verhaltens durch die Studierenden, eine besondere Bedeutung zu .

Neue Technologien sind erforderlich, um den neuen gerecht zu werden Bildungsstandards und ermöglicht es den Schülern, bei der selbstständigen Suche zur Entdeckung neuen Wissens zu kommen. Das Wissen, die Fähigkeiten und die Fähigkeiten, die während der Selbstfindung erworben werden, werden solider und bewusster und daher von höherer Qualität sein.

In der Zeit der Kardinaltransformationen werden erhöhte Anforderungen an die Persönlichkeit gestellt. Bei der Konstruktion des Bildungsprozesses und der Interaktion von Lehrer und Schüler steht daher nicht die Assimilation des Bildungsprozesses im Vordergrund, sondern die Bildung intellektueller Fähigkeiten, Entscheidungserfahrungen, die Bildung von Verantwortung der Schüler für ihr Lernen, die Fähigkeit, den Bildungsprozess zu kontrollieren.Neue pädagogische Technologien der Bildung geben Impulse zur Selbstverwirklichung der Schüler, schaffen eine Atmosphäre der Zusammenarbeit, erhöhen die Verantwortung der Lehrer für die Ergebnisse ihrer Arbeit.

Der Lehrer muss moderne Bildungstechnologien fließend beherrschen, damit der Lernprozess von hoher Qualität ist und das Interesse des Kindes an neuem Wissen steigt. Wenn heute persönlichkeitsorientiertes Lernen als vorrangige Ausbildungsrichtung gewählt wird, hat der Lehrer das Ziel, dieses einerseits sinnvoll und praxisnah, andererseits zugänglich und interessant zu gestalten.

Metakognitive Bildungstechnologien implizieren ein höheres Kognitionsniveau, was die Fähigkeit zur Selbstbeobachtung und Selbstkontrolle der Kognition und Wahrnehmung von Informationen sowie der Übersetzung externer in interne Informationen bezeichnet.

Ein Schüler im Lernprozess konstruiert diesen Prozess selbst, basierend auf realen und spezifischen Zielen, er verfolgt selbst die Richtungen seiner Entwicklung, er selbst bestimmt das Endergebnis. Andererseits zielt der Einsatz dieser Strategie darauf ab, die Fähigkeiten zum durchdachten Umgang mit Informationen zu entwickeln.

Moderne Forscher auf dem Gebiet der Methoden zur Entwicklung des kritischen Denkens, sowohl im Westen (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter, etc.) als auch in Russland (MV Clarin, S Zair-Bek, I. O. Zagashev, I. V. Mushtavinskaya und andere) unter kritischem Denken wird als eine Reihe von Qualitäten und Fähigkeiten verstanden, die ein hohes Maß an Forschungskultur eines Schülers und Lehrers bestimmen.

Der methodische Aspekt der Bildung kritischen Denkens ist, dass diese Technologie ist ein System von Strategien, die Techniken kombinieren Bildungsarbeit nach Art der pädagogischen Tätigkeit.

Bei dieser Technologie werden drei Stufen (Stufen) im Unterricht verwendet: die Stufe der Herausforderung, die semantische Stufe und die Stufe der Reflexion.

Stufe 1 - "Herausforderung" (Liquidation einer leeren Tafel). Das Kind stellt sich die Frage "Was weiß ich?" zu diesem Thema.

Stufe 2 - "Verstehen" (Verstehen des Verstehens).

In dieser Phase wird das Kind unter Anleitung des Lehrers und mit Hilfe seiner Kameraden die Fragen beantworten, die es sich in der ersten Phase selbst gestellt hat (was ich wissen möchte).

Stufe 3 - "Reflexion" (Reflexion).

Reflexion und Verallgemeinerung dessen, was das Kind im Unterricht zu diesem Thema gelernt hat.

Das Hauptziel der Technologie besteht darin, die intellektuellen Fähigkeiten, die Reflexion und die Fähigkeit, mit Informationen zu arbeiten, der Schüler zu entwickeln.

Philosophen und Lehrer waren die ersten, die sich für das Problem der dialogischen Interaktion in der Bildung interessierten:

Die Idee des Dialogs wurde von Sokrates, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger entwickelt, die humanistische Ausrichtung der Dialogstrategie zeigten Platon, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ushinsky.

Jeder Teilnehmer der gemeinsamen Dialoginteraktion erkennt nicht nur die Notwendigkeit, die Grundkompetenzen einer kommunikativ-aktiven Persönlichkeit zu erwerben, sondern versteht auch die Wege ihrer Entwicklung.

In der Phase der Einführung eines neuen Materials mit dieser Technologie sollten 2 Verknüpfungen erarbeitet werden, die Formulierung des Problems und die Suche nach seiner Lösung.

Die Arbeit mit Text ermöglicht es jedem Kind, ein für ihn geeignetes Arbeitstempo zu wählen und seine Fähigkeit zu bilden, die erhaltenen Informationen aktiv wahrzunehmen und zu verarbeiten. In der nächsten Unterrichtsphase werden Aufgaben ausgetauscht. Die dritte Stufe der Lektion ist auf die Arbeit mit neuen Texten ausgerichtet. Dank der vorgeschlagenen Technologie erhöht sich die Intensität des Unterrichts, die Verantwortung jedes Schülers für die Arbeit in einer Gruppe und die Fähigkeiten der Geschäftskommunikation werden gebildet.

Die moderne Gesellschaft braucht Menschen, die eine aktive Lebensposition einnehmen, in der Lage sind, kreativ zu denken, Entscheidungen in einer Situation der Wahl zu treffen und die Konsequenzen ihres Handelns vorherzusagen. Besonders gefragt ist eine Person, die in der Lage ist, ihr eigenes Leben selbstständig aufzubauen und zu verändern, die in verschiedenen Situationen zur Selbstregulation fähig ist.

Eine der effektivsten Bildungstechnologien ist auch ein pädagogischer Workshop zum Aufbau von Wissen. Der Workshop ist eine synthetische, multidimensionale integrierte reflexive Bildungstechnologie mit einem probabilistischen Ergebnis, die auf einen persönlichen Aktivitätsansatz ausgerichtet ist.Pädagogischer Workshop als Form, Methode und soDie Erziehungswissenschaft ist nicht aus dem Nichts entstanden.

Ideen kostenlose Bildung L.N. Tolstoi, praktischTätigkeit von S.A. Rachinsky, Forschung von L. S. VygotSkogo, das theoretische Erbe von A.S. Makarenko, sowiedie Grundlagen der philosophischen Lehre von J.-J. Russo und Modern Französische Erkenntnistheoretiker  Anhänger von theoTheorien von Gastons Wissen Vashlyara wurde die Grundlage für das praktische Modellieren, zuerst Französisch und dannPetersburger pädagogischer Workshops ihr.

Ausrichtung der Lehrerwerkstatt ganzheitliche Persönlichkeitsentwicklung, die Vorrangstellung dieses Ziels gegenüber dem pädagogischen. Das Wesen der Bildungsziele Suche und Selbstkonstruktion von Wissen. Im Zentrum dieser Technologie steht die Persönlichkeit.

Die Hauptbausteine ​​des Aufbaus einer pädagogischen Werkstatt für Wissensaufbau sind wie folgt:

Induktion ("Anleitung", persönliches Interesse wecken, emotionale Stimmung erzeugen);

Selbst- und Sozialkonstruktion (Erstellung eines eigenen Produkts, Schaffung eines intellektuellen Produkts in einer Gruppe);

Sozialisation 9 (Präsentation von Lektion 9 erstellt von einem anderen Teilnehmer in einem Paar, in einer Gruppe vor dem gesamten Team);

Reflexion ("Reflexion", Erinnerung an seine Erfahrungen im Workshop: Gefühle, Empfindungen, Emotionen, Zustände, Brüche).

Das Hauptziel der pädagogischen Werkstatt zum Wissensaufbau ist die ganzheitliche Entwicklung der Persönlichkeit, die Vorrangstellung dieses Ziels gegenüber dem pädagogischen.

Die neue Zielsetzung des Lehrers liefert ein probabilistisches Ergebnis und verändert die Zielsetzung des Schülers, in der seine Verantwortung für die Nutzung der gebotenen Möglichkeiten wächst. Die Abhängigkeit des Ergebnisses von der Qualität der Interaktion der Workshop-Teilnehmer steigt.

Die vorgeschlagenen Technologien verwenden Gruppenarbeitsmethoden, die es ermöglichen, eine angenehmere Umgebung für die Arbeit der Schüler zu schaffen und den inneren Stress von Kindern zu lindern, die sich nicht auf ihre Fähigkeiten verlassen.

Bei der Organisation von Bildungsaktivitäten mit diesen Technologien beherrschen die Schüler verschiedene Arten der Integration von Informationen, lernen, ihre eigenen Meinungen zu entwickeln, erwerben die Fähigkeit, Schlussfolgerungen zu ziehen, ihre Gedanken klar, selbstbewusst und korrekt in Bezug auf andere auszudrücken.

Die Arbeit im Rahmen dieser Technologien wird Schülern und Lehrern helfen, den Prozess der Entwicklung metakognitiver Fähigkeiten fokussierter und effektiver zu gestalten und das Studium von Fächern kreativ und interessant.

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Anmerkung: Der Artikel gibt einen Überblick über eine Reihe von Quellen zur Bewertung der Wirksamkeit von Managementsystemen. Das Unternehmensmanagementsystem besteht wie jedes andere System aus Elementen, die zum Zweck des Funktionierens miteinander kombiniert werden, wobei es besonders wichtig ist, das Thema und den Zweck der Führung, die Hauptelemente des Managementsystems, herauszustellen. Die Autoren zeigen, dass jedes Element einer Untersuchung unterzogen wird, um die Integrität der Managementsystemforschung zu gewährleisten.

Stichworte: System, Managementsystem, Subsystem, Unternehmen, Managementfunktionen, Managementmethoden, Managemententscheidungen

Abstrakt: Im Abschnitt wird die Überprüfung einiger Quellen zur Einschätzung der Effizienz von Kontrollsystemen vorgestellt. Wie jedes andere System besteht auch ein Kontrollsystem des Unternehmens aus Elementen, die nach dem Zweck des Funktionierens zusammengefügt sind, daher ist es besonders wichtig, dem Gegenstand und dem Zweck der Führung grundlegende Elemente eines Kontrollsystems zuzuordnen. Die Autoren führen vor, dass jedes Element Gegenstand der Forschung ist, um die Integrität der Forschung des Kontrollsystems zu gewährleisten.

Schlüsselwörter: System, Kontrollsystem, Teilsystem, Unternehmen, Managementfunktionen, Managementmethoden, Verwaltungsentscheidungen

Skopin Oleg Viktorovich
Kandidat der Wirtschaftswissenschaften, außerordentlicher Professor
Natalia Nazarova

Staatliche Universität Vyatka
[E-Mail geschützt]

Das Konzept eines Enterprise Management Systems

Unter Management versteht man einen bestimmten Prozess einer solchen zielgerichteten Einflussnahme des Subjekts auf den Führungsgegenstand, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen, wie es von E.V. Libkind, N. E. Ryabikova, V. A. Tschepurin.

Es sei darauf hingewiesen, dass das Management und seine Entwicklung in erster Linie auf der Definition der Mission, der Strategie und der Werte des Unternehmens basierend auf der Analyse der Erfahrungen der Vergangenheit und der Zukunftsvision beruht, und dies ist die Hauptvoraussetzung für die Schaffung eines effektiven Unternehmensverwaltungssystem, wie von Yu Lekhto, A. Matveenko ...

Um ein effektives Unternehmensführungssystem zu schaffen, muss berücksichtigt werden, dass der Staat das Recht aller Bürger auf die volle Nutzung der Fähigkeiten und des Eigentums für den Betrieb regelt und kontrolliert unternehmerische Tätigkeit im Rahmen der Gesetzgebung, wie im Bundesgesetz vom 14. Juni 1995 N 88-FZ festgelegt, das von der freien Wahl und Schaffung einer Führungsstruktur für die Leitung eines bestimmten Unternehmens spricht.

Die Effizienz des Funktionierens jedes Wirtschaftsobjekts hängt aufgrund der zunehmenden Komplexität, Komplexität und Stärkung der Verbindungen, wie I. Galushka behauptet, zunehmend von der Qualität des Managementsystems ab.

Die Verbesserung der Qualität des Unternehmensmanagementsystems kann durch die Durchführung einer Untersuchung aller Aspekte der Tätigkeit erreicht werden, einschließlich der Untersuchung sowohl eines kontrollierten Systems als auch der Kontrollteilsysteme, nämlich der Untersuchung und Berücksichtigung der Stärken, Schwächen Unternehmen, Produktions- und Verkaufsprozess, Finanzlage, Personal, Marketing.

Es ist notwendig, das Unternehmensmanagementsystem zu definieren, um die Grundlage für die Gestaltung und das Studium des Managementsystems zu verstehen.

Stanley Young definiert das Managementsystem als Teilsystem des Unternehmens, dessen Bestandteile Gruppen interagierender Personen sind, während die Funktionen des Managementsystems die Wahrnehmung der Inputs des Unternehmens (bestimmte Probleme) und Outputs (die Umsetzung einer Menge) sind von Handlungen, Prozessen, deren Ergebnis bestimmte Entscheidungen sein werden), während die Einnahmen aufgrund der Optimierung des Verhältnisses aller Inputs und Outputs aus den Aktivitäten des gesamten Unternehmens steigen sollten.

In der Arbeit von V.V. Glushchenko, I.I. verstehen das Steuerungssystem als ein System, das dazu bestimmt ist, das Steuerungsobjekt zu beeinflussen, indem es dieses Objekt in den gewünschten Zustand überführt, seinen Parametern und Verarbeitungen bestimmte quantitative oder qualitative Werte gibt, während es eine spezifische hardwaremäßige, normative, funktionale Version der Implementierung von . ist Technologien zur Lösung eines spezifischen Managementproblems.

Wie von I. Aktashkina, B. Mishin bemerkt, ist das Unternehmensverwaltungssystem ein unabhängiges System, kann jedoch Teil eines Systems höherer Ordnung sein, während die Zusammensetzung der Elemente jedes Teilsystems des Unternehmensverwaltungssystems unterschiedlich ist und von den spezifischen Inhalt des Organisationssystems.

Das Unternehmensmanagementsystem besteht wie jedes andere System aus Elementen, die zum Zweck des Funktionierens miteinander kombiniert werden, wobei es besonders wichtig ist, das Thema und den Zweck der Führung, die Hauptelemente des Managementsystems, herauszugreifen. Jedes Element wird einer Untersuchung unterzogen, um die Integrität der Untersuchung des Kontrollsystems zu gewährleisten.

Elemente des Unternehmensmanagementsystems und deren Studium

Das Managementsystem des Unternehmens umfasst Elemente wie Managementfunktionen, Organisationsstruktur des Managements, Managementpersonal, technische Managementmittel, Informationen, Managementmethoden, Technologie, Finanzen, Managemententscheidungen.

Die Untersuchung eines solchen Elements des Managementsystems als Funktionen ist von großer praktischer Bedeutung, da sie die Struktur der Leitungsorgane des Unternehmens bestimmen, wie im Artikel "Managementfunktionen" beschrieben, während allgemeine Managementfunktionen obligatorisch sind für die erfolgreiche Arbeit jeder Organisation (Planung, Organisation, Motivation und Kontrolle) sowie spezifische Führungsfunktionen (spezifisch), bestimmt durch den Zweck der Führung.

Um Funktionen zu steuern modernes Unternehmen umfassen: Planung, Marketing, Unternehmertum, Finanzen, Organisation, Produktion, Innovation, Information und soziale Entwicklung.

Jede Managementfunktion, wie im Artikel "Das Wesen der Managementfunktion" angegeben, wird "in einem Komplex von Managementaufgaben umgesetzt, deren Lösung die Erreichung der Produktionsziele und die Aufrechterhaltung von Prozessen in bestimmten Zuständen gewährleistet".

Es ist auch wichtig zu berücksichtigen, dass das Studium der praktischen Umsetzung von Managementfunktionen im Unternehmen mit dem Studium der Aufgaben verbunden ist, die im Zuge der Durchführung sequenzieller Aktionen durch den entsprechenden Managementapparat gelöst werden müssen, bemerkt BA Raizberg , L. Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
Es ist auch notwendig, ein solches Element des Unternehmensführungssystems wie die Organisationsstruktur des Managements zu untersuchen. Es ist notwendig, eine Definition zu geben, die sich auf N. I. Kabushkin, G. A. Bondarenko bezieht. dass die Organisationsstruktur der Unternehmensführung aus einer Reihe miteinander verbundener und voneinander abhängiger Elemente besteht, die in stabilen Beziehungen zueinander stehen, und dies wiederum gewährleistet ihr Funktionieren als Ganzes.

Die Organisationsstruktur der Unternehmensführung umfasst die Zusammensetzung der Organisationsstruktur, das Verhältnis von Strukturelementen sowie die Lage der miteinander verbundenen einzelnen Teilsysteme des Unternehmens, während die Schaffung einer solchen Struktur auf eine effektive Verteilung von Rechten und Verantwortlichkeiten ausgerichtet ist unter allen Führungskräften des Unternehmens, die auch Bestandteil des Managementsystems sind und der Forschung unterliegen ...

Wie Goldstein G.Ya. feststellt, ist es bei der Untersuchung eines solchen Elements des Managementsystems wie der Organisationsstruktur des Managements, um es zu optimieren und zu rationalisieren, notwendig, die vorhandene Managementstruktur zu analysieren (diagnostizieren) und das Management zu synthetisieren (zu gestalten). Struktur, während es die Aufgabe der Analyse ist, den notwendigen Grad der Übereinstimmung zwischen der Organisationsstruktur der Unternehmensführung und den Bedingungen des funktionierenden Umfelds zu ermitteln, wird die Synthese als Bestimmung der Anzahl und Zusammensetzung von Struktureinheiten der Unternehmensführung und bestimmter Methoden, die sie zu Interaktionen verbinden.

Die Organisationsstruktur des Unternehmens sollte im Verhältnis zu seiner Entwicklung ständig verbessert werden, was durch das Führungspersonal des Unternehmens als eines der Elemente des Unternehmensführungssystems, das Forschung und Studium erfordert, unterstützt werden kann.

Satoru Takaynagi weist darauf hin, dass ein Unternehmen sich auf die Beteiligung des Managementpersonals an Entscheidungen konzentrieren sollte, die direkt auf allen Managementebenen getroffen werden, im Zuge der Anwendung von Unternehmens- und Systemmanagementtechniken, die darauf abzielen, die Talente und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu maximieren.

Die Studie des Managementpersonals, wie von S. Silchenko bemerkt, sollte unter dem Gesichtspunkt der Effizienz der Nutzung und des Managements der Arbeitszeit durch die Planung und für die Interaktion mit anderen Elementen des Managementsystems betrachtet werden, da es sich um das systemische Prinzip handelt die eine bessere Erreichung der Ziele des gesamten Unternehmensmanagementsystems gewährleisten können.

Es ist auch notwendig, die technischen Kontrollen zu untersuchen. In dem Artikel "Technische Mittel des Managements" spielen eine große Rolle bei der Entscheidungsfindung des Managements, während für eine höhere Effizienz der Einsatz komplexer technischer Mittel erforderlich ist: Kommunikation, Besprechungen, Demonstrationsgeräte, Mittel zur Ausstattung des Arbeitsplatzes des Managers, Kontrollmittel . Erforschung technischer Kontrollmittel, wie von V.I. Knorring trägt zur Steigerung der Effizienz der Managementtechnologie, der Organisation der Führungsarbeit und des Managementprozesses im Unternehmen durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien und deren kompetenten Einsatz durch den Manager bei.
D. Yampolskaya, M. Zonis weisen darauf hin, dass Managementinformationen nicht nur den Aufgaben des Managers entsprechen sollten, sondern auch geeignet sein und mit den angewandten Prozessmodellen kombiniert werden sollten, während die Informationen signifikant sein sollten, dh die getroffenen Entscheidungen beeinflussen sollten. Für all dies muss ein Informationsmanagementsystem organisiert werden, das die Effizienz des Unternehmensmanagementsystems erhöht.

Der Informationsbedarf verschiedener Themen und Verknüpfungen des Unternehmensverwaltungssystems ist nicht gleich, sondern wird durch die Aufgaben bestimmt, die im Prozess der Verwaltung des Managements gelöst werden: der Leiter oder Mitarbeiter des Managementapparats, die V. Popov-Notizen.

Im Studium der Managementinformationen, wie von B.A. Chub. zu beachten ist im verlauf der studie: „große informationsmengen müssen innerhalb streng begrenzter zeiträume verarbeitet werden; die Ausgangsinformationen werden unter verschiedenen Produktionsgesichtspunkten und unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Verbraucher wiederholt verarbeitet; Ausgangsdaten und Berechnungsergebnisse werden lange gespeichert ”.
Auch bei der Durchführung einer Untersuchung von Managementinformationen als Element des Unternehmensmanagementsystems, wie VP Nesterov feststellt, ist die Grundlage für das Treffen korrekter Entscheidungen in den externen, internen Bereichen des Unternehmens "die Verfügbarkeit zuverlässiger Informationen, die für eine korrekte Analyse erforderlich sind". ."

Managementmethoden sind eines der grundlegenden Elemente des Managementsystems, da mit ihrer Hilfe sowohl das Studium des Unternehmensmanagementsystems durchgeführt werden kann als auch die Methoden, die die Erreichung von Zielen und Zielen für das Unternehmen sicherstellen Unternehmen.

Ignatieva A. V., Maksimtsov M. M. stellen fest, dass "die Wirksamkeit der Untersuchung von Kontrollsystemen weitgehend durch die ausgewählten und verwendeten Forschungsmethoden bestimmt wird".

Damit die Unternehmensführung am effektivsten ist, ist es notwendig, eine systematische Methodik anzuwenden, d.h. Methoden systemischer Ansatz zur Organisation der Managementtätigkeiten im Unternehmen. Wie der Autor des Artikels "Managementmethoden" feststellt, werden je nach Vielfalt der Managementfunktionen bestimmte Methoden verwendet, für deren Umsetzung bestimmte Methoden verwendet werden, z .

Wie die Autoren des Artikels "Methoden zur Erforschung von Managementsystemen" anmerken, kann man bei der Forschung zu Unternehmensmanagementsystemen "ein extrem breites Arsenal verschiedener Methoden nutzen: theoretisch, empirisch, theoretisch und empirisch".

Ein weiteres zu erforschendes Element des Unternehmensführungssystems ist die Managementtechnologie. Managementtechnologie ist definiert als eine Reihe von miteinander verbundenen Managementprozessen, die darauf abzielen, Entscheidungen in Managementprozessen zu begründen, zu entwickeln, zu treffen und umzusetzen. Die Managementtechnologie besteht aus "informatischen, rechnerischen, organisatorischen und logischen Operationen, die von Managern und Spezialisten verschiedener Profile nach einem bestimmten Algorithmus manuell oder mit technischen Mitteln durchgeführt werden", diese Komponenten sind Gegenstand der Forschung.

Wie D. Plotnikov bemerkt, die Finanzanalyse und die Untersuchung der gesamten Finanztätigkeit des Unternehmens, insbesondere des Unternehmensführungssystems, zu einer effektiven und objektiven Beurteilung der Zahlungsfähigkeit, Leistungsfähigkeit und Rentabilität des Unternehmens sowie zur Ermittlung von Entwicklungsperspektiven und infolgedessen fundierte Entscheidungen treffen.

Und natürlich werden die Managemententscheidungen im Bereich des Managementsystems recherchiert. Wie V. Tsyplukhin feststellt, dass die meisten Entscheidungen von Managern getroffen werden, aber auch oft Spezialisten in der Branche viel besser versiert sind als der Manager, sollte die Untersuchung von Managemententscheidungen daher eine klare Abgrenzung der getroffenen Entscheidungsbereiche und damit ermöglichen letztendlich ihre Wirksamkeit erhöhen, da sonst Managementfehler zur Ineffizienz des Unternehmensmanagementsystems und zur Unmöglichkeit seiner Entwicklung führen können.

Die Hauptmerkmale der Managementsystemforschung sind: Forschungsmethodik, Forschungsorganisation, Forschungsressourcen, Forschungsgegenstand, Forschungsgegenstand, Forschungstyp, Forschungsergebnis, Forschungseffizienz.

Avdoshina Z.A. weist darauf hin, dass zur Erreichung der gesetzten Ziele des Studiums der Regelungstechnik Gegenstand, Gegenstand, Neuheit, praktische Bedeutung, Forschungsmethoden, Grenzen und Bedingungen für den Einsatz verschiedener Methoden der Regelungstechnik, die Definition eines Problems in der Studie von Prozessen und Kontrollsystemen, Durchführung einer Systemanalyse direkter und indirekter Faktoren, Effizienz.

Durch die Kombination aller Elemente des Unternehmensmanagementsystems können wir zu dem Schluss kommen, dass modernes Management Das Unternehmen braucht einen Forschungsansatz, der zur Dynamik, Perspektiven des Managements, Potenzialwachstum, erhöhter Professionalität bei der Entscheidungsfindung des Managements und wissenschaftlichem Management beiträgt.

Die Struktur des Prozesses und die Methoden der Erforschung und Gestaltung eines Unternehmensführungssystems

Mylnik V. V., Titarenko B. P., Volochienko V. A. Achten Sie darauf, dass die Effizienz eines Unternehmens weitgehend von der Untersuchung von Managementsystemen abhängt, die mit dem erforderlichen Investitionsbetrag erstellt und rational konstruiert wurden. Die Untersuchung von Managementsystemen ermöglicht es Ihnen, die rentabelste und effektivste Anlageoption zu identifizieren finanzielle Resourcen zum Kontrollsystem.

Die Untersuchung des Unternehmensmanagementsystems ist im Allgemeinen auch eine Studie und entspricht daher der Definition von A. K. Zaitsev. , Forschung als eine Art menschlicher Tätigkeit, bestehend aus dem Erkennen von Problemen, Situationen sowie der Bestimmung ihrer Entstehung, der Identifizierung von Eigenschaften, Inhalten, Entwicklungs- und Verhaltensmustern, der Etablierung eines Platzes im System des angesammelten Wissens, dem Finden von Wegen, Mitteln und Möglichkeiten um neue Ideen, Wissen über das Problem in der Praxis der Problemlösung zu verwenden.

"Die Erforschung von Managementsystemen ist eine Art von Tätigkeit, die auf die Entwicklung und Verbesserung des Managements gemäß den sich ständig ändernden externen und internen Bedingungen abzielt" definiert es wie folgt. Ignatieva A. V., Maksimtsov M. M.

E. M. Korotkov sagt, dass "nicht nur die Prozesse des Kontrollobjekts, sondern auch die Funktions- und Entwicklungsprozesse der Kontrolle selbst untersucht werden müssen."

Z. A. Avdoshina sagt, dass bei der Durchführung von Forschungen in Unternehmen bestimmte Ziele gesetzt werden, zu deren Erreichung es notwendig ist, bestehende Probleme zu analysieren und zu identifizieren sowie Empfehlungen zu deren Lösung zu geben. Die Wirksamkeit der Forschung des Unternehmensmanagementsystems wird durch die systemische Vision des Besitzes des wissenschaftlich-kategorialen Apparates der Forschung, dh "Bewertung des Staates, Diagnostik, Prävention negativer Trends, Suche" sichergestellt. Engpässe"Im Managementsystem neue Handlungsfelder definieren."

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya präsentierten ein Schema des Themenbereichs der Forschung des Kontrollsystems zum gegenwärtigen Zeitpunkt (Schema 1).

Schema 1 - Struktur des Studiums von Kontrollsystemen

Schema 1 zeigt ein entwickeltes Arsenal von Methoden zum Studium von Steuerungen. Mit diesen Methoden ist es möglich, ein Modell eines Steuerungssystems zu erstellen, den Zustand eines Steuerungssystems zu bewerten und zu diagnostizieren, die Eigenschaften eines Steuerungssystems zu berechnen, eine Diagnose zu erstellen , organisatorische Probleme zu identifizieren und zu beseitigen, was eine Methodik für die Erforschung von Kontrollsystemen darstellt.

Shutilov FV stellt eine so wichtige Tatsache fest, dass das Studium der Kontrollsysteme das Hauptziel hat, langfristige Maßnahmen zur Verbesserung der Organisation, Struktur und Methoden von Managementmodellen zu entwickeln, die auf der Grundlage einer systematischen Ansatz und die erzielten Ergebnisse werden Grundlage für die Restrukturierung das bestehende System Verwaltung.

Es ist zu berücksichtigen, was AB Bushuev sagt, nämlich "jedes Element des Systems wandelt einen externen Einfluss (Verbindung von einem anderen Element), der bei ihm ankommt, in einen Output-Einfluss um, der in das nächste Element des Systems eindringt."

Der Prozess der Erforschung von Enterprise-Management-Systemen umfasst sequentielle Phasen:

"1. Zuordnung des Forschungsgegenstandes (Firma, Teilsystem, Abteilung).

2. Bestimmung des Studienzwecks, d. h. an welchem ​​Ergebnis wir interessiert sind.

3. Zuweisung von Kontroll- und Kenngrößen.

4. Bestimmung der zu analysierenden Funktionen.

5. Festlegung von Kriterien zur Bewertung von Forschungsergebnissen.

6. Festlegung der Kriterien zur Bewertung der vorgeschlagenen Lösungen zur Verbesserung des Managements.“

Z. A. Avdoshina definiert eine Forschungsmethode als einen Weg, um neues Wissen zu gewinnen, ein direktes Werkzeug, mit dessen Hilfe die notwendige Forschung durchgeführt wird.
Abhängig von der Ebene des untersuchten Problems, den Zielen und Zielen der Forschung spiegelt die Untersuchung von Kontrollsystemen eine globale (systemische, interdisziplinäre, mit allgemeinwissenschaftlichen Methoden untersuchte) oder lokale (kleinräumige Probleme mit ausgeprägter Spezifität, werden untersucht) wider mit spezifischen wissenschaftlichen Methoden).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya unterscheiden die Existenz von vier Gruppen von Methoden zum Studium von Kontrollsystemen:

1. Praktische Methoden der Untersuchung von Kontrollsystemen: logisch; Grafik; soziologische; parametrisch; Faktorenanalyse; Expertenanalyse; Simulationsmodellierung; reflexive Forschungsmethoden; das Kontrollsystem testen.

2. Allgemeine Methodik: Systemanalyse; Hypothesen und Konzepte; dialektischer Ansatz; Techniken zur Konstruktion von Forschungsverfahren.

3. Planung und Organisation der Managementsystemforschung: Zielsetzung und Zielstrukturierung; Forschungsplanung; Sensitivitätsanalyse; Organisation des Forschungsprozesses.

4. Auswertung der Forschungsergebnisse, Diagnose des Zustands des Kontrollsystems: Berechnung von Indikatoren für die Wirksamkeit des Kontrollsystems; Organisation der Wirtschafts- und Organisationsdiagnostik.

ZA Avdoshina bezieht sich auf die allgemeinen wissenschaftlichen Forschungsmethoden: "Kontrolle und Diagnose von Problemen, Systemanalyse, Expertenforschungsmethoden, Modellierung und statistische Forschung, morphologische Analyse und funktionale Zerlegungsdarstellung in Form eines Aggregats, Analyse und Synthese von Konzepten." Zu privaten wissenschaftlichen Methoden: „Sampling und Methoden der soziologischen Forschung, Delphi, Methoden gewichteter Durchschnittskriterien zur Lieferantenbewertung, Monte-Carlo-Methode, Testing, parametrische Methode, Faktorenanalyse, Funktions- und Kostenanalyse, Finanzanalyse, Budgetierung, Kalkulation, Timing, Foto einer Arbeiterzeit, die Pareto-Methode und viele andere Methoden, die in funktionalen Management-Subsystemen verwendet werden.

Korotkov E.M. weist auf ein solches Merkmal der Studie hin, dass es nicht nur eine Funktion des modernen Managements ist, sondern auch der Arbeitsstil und bestimmte Art auf die Organisation der Aktivitäten des Personals des gesamten Managementsystems des Unternehmens, während die Studie als Hauptfunktion fungiert, ein Managementansatz, der die Qualität der Managemententscheidungen und als Mittel zur möglichen Verbesserung sicherstellen kann.

Es lassen sich die Grundprinzipien herausgreifen, die von allen Teilsystemen des Unternehmensführungssystems bei der Gründung, Entwicklung und dem Betrieb sowie beim Studium des Unternehmensführungssystems beachtet werden müssen: das Prinzip der staatlichen Legalität der Unternehmensführung System; das Prinzip der gesetzlichen Regelung bei der Schaffung, Funktionsweise und Entwicklung innerhalb der Organisation; das Einheitsprinzip der Theorie der Managementpraxis; Prinzipien der Vereinigung von Elementen; das Prinzip der Spezialisierung, Universalisierung aller Managementprozesse; das Prinzip der Integrität des Subjekts und des Managements; das Prinzip der multivariaten Managemententscheidungen; das Prinzip der Stabilität gegenüber der äußeren Umgebung; das Prinzip der Mobilität (Anpassungsfähigkeit) des Prozesses; das Prinzip der Steuerungsautomatisierung; das Prinzip der Entwicklung des Managementsystems.

Bei der Durchführung von Recherchen und der Analyse der Arbeit des Unternehmens werden der Produktionszustand und die wirtschaftliche Tätigkeit des Unternehmens untersucht; Produktionsstruktur des Unternehmens; Managementsystem und seine Organisationsstruktur; Besonderheiten der Interaktion des Unternehmens mit Verbrauchern, Lieferanten und anderen Marktteilnehmern und andere wichtige Aspekte der Aktivitäten, insbesondere das Unternehmensmanagementsystem.

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EINLEITUNG

KAPITEL 1. ORGANISATION UND MANAGEMENT DOKUMENTATIONSTECHNOLOGIEN

1 Grundbegriffe und Terminologie der Managementdokumentation

2 Typische Technologien zur Organisation der Arbeit mit Dokumenten

3 Technologie der Arbeitsorganisation mit Dokumenten in der Sprachschule "Erfolg" bei KGOU SPO KPK

4 Möglichkeiten des Einsatzes moderner Computertechnologien in der Büroarbeit

KAPITEL 2. VERWENDUNG VON MS OUTLOOK FÜR DIE ORGANISATION DER GESCHÄFTSVERARBEITUNG UND DES DOKUMENTENVERKEHRS

1 Moderne Mittel zur Organisation von Büroarbeit und Arbeitsabläufen

2 Implementierung des Dokumentenflusses der Sprachschule "Success", als Struktureinheit der KGOU SPO KPK, im Umfeld von "MS Outlook"

2.1 Funktionen des Systems "Microsoft Outlook"

2.2 Lösung der Probleme der Buchhaltung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten in der Umgebung "MS Outlook"

FAZIT

REFERENZLISTE

EINLEITUNG

Die Verbesserung des Managements von Produktions- und Wirtschaftssystemen, die Erhöhung des Organisationsgrades und der Effizienz der Führungsarbeit hängt heute weitgehend davon ab, wie rational die Büroarbeit in Institutionen und Unternehmen eingesetzt wird. Die Unternehmensführung erfordert unweigerlich die Erstellung vieler Arten von Managementdokumenten, ohne die es unmöglich ist, die Probleme der Planung, Finanzierung, Kreditvergabe, Buchhaltung und Berichterstattung, Betriebsführung, Personalausstattung des Unternehmens usw.

Der Hauptarbeitsgegenstand der Angestellten des Verwaltungsapparates ist Information, und der Managementprozess selbst im technologischen Sinne kann als Prozess der Informationszirkulation dargestellt werden. Der Hauptinformationsträger im modernen Staatsapparat ist ein Dokument. Die Umsetzung der Funktionen eines Leitungsgremiums ist mit der Vorbereitung, dem Empfang und der Leitung verschiedener Dokumente verbunden. Folglich ist die Wirksamkeit ihrer Managementaktivitäten mit der Organisation der Arbeit mit Dokumenten verbunden. Die Geschwindigkeit, mit der die für die Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen erhalten werden, hängt von der Klarheit und Effizienz der Verarbeitung und Bewegung des Dokuments ab. Eine verspätete Bearbeitung von Dokumenten, insbesondere von finanziellen, kann zu negativen wirtschaftlichen Folgen führen. Deshalb rationale Organisation Workflow, Schnelligkeit und Übersichtlichkeit bei der Bearbeitung und Übergabe der Dokumente zur Ausführung wird immer groß geschrieben.

Die klassischen „Papier“-Methoden der Büroarbeit und des Dokumentenflusses verlieren jedoch an Bedeutung. Der Wettbewerb ist anspruchsvoll. Jeder Anfrage eines potenziellen Kunden muss umgehend nachgekommen werden, jede getroffene Managemententscheidung muss rechtzeitig umgesetzt werden und die Verarbeitung und Übertragung eines Papierdokuments ist normalerweise viel langsamer als ein elektronisches Dokument. Daher ist das Problem der Einführung von Automatisierungssystemen für die Erstellung, Speicherung und Bewegung von Dokumenten in vielen Organisationen sehr akut.

Somit ist die Relevanz des Themas These aufgrund der Notwendigkeit, die Büroarbeit für zu verbessern effektive Lösung Verwaltungsaufgaben.

Heute wird das manuelle Arbeiten mit Dokumenten überall durch die rationellste Papierarbeit am Computer ersetzt, deren Grundlage natürlich die Technologien von Dokumentenmanagementsystemen sind.

In der Tat, moderne Welt Informationstechnologie ist ohne den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaum vorstellbar. Fast alle Systeme sind in gewisser Weise mit den Funktionen der langfristigen Speicherung und Verarbeitung von Informationen verbunden. Tatsächlich werden Informationen zu einem Faktor, der die Wirksamkeit eines jeden Tätigkeitsbereichs bestimmt. Der Informationsfluss hat zugenommen und die Anforderungen an die Dsind gestiegen, und jetzt können die meisten Operationen nicht manuell ausgeführt werden, sondern erfordern den Einsatz der vielversprechendsten Computertechnologien. Alle Verwaltungsentscheidungen erfordern eine klare und genaue Einschätzung der aktuellen Situation und der möglichen Perspektiven für ihre Veränderung. Und wenn früher bei der Bewertung der Situation mehrere Dutzend Faktoren manuell berechnet werden konnten, gibt es jetzt Hunderte und Hunderttausende solcher Faktoren, und die Situation ändert sich nicht innerhalb eines Jahres, sondern in wenigen Minuten, und der Besitz von die angewandten Lösungen erfordern viel, denn die Reaktion ist und Fehlentscheidungen sind schwerwiegender, schneller und schlagkräftiger als zuvor. Und natürlich ist ein Informationsmodell für die Erstellung von Dokumentenmanagementsystemen nicht mehr wegzudenken.

Der Einsatz moderner Computertechnologien und Technologien des Dokumentenmanagementsystems in der Büroarbeit einer Organisation ermöglicht bereits heute:

Registrieren von Dokumenten an verschiedenen Arbeitsplätzen unter Verwendung lokaler Netzwerktechnologien und Verteilung des Dokumentenmanagementsystems;

organisieren Sie die Vereinheitlichung von Informationen über Dokumente (sowohl interne als auch empfangene) verschiedener struktureller Abteilungen in einem einzigen Dokumentenmanagementsystem von Organisationen;

Informations- und Nachschlagewerke auf Basis breiter Möglichkeiten der Informationssuche im Dokumentenmanagementsystem zu organisieren;

organisieren die Kontrolle über die Ausführung und den Transport von Dokumenten.

Der Aufbau eines Dokumenten-Management-Systems für eine Gesamtorganisation hat seine positiven Eigenschaften gegenüber der traditionellen papierbasierten Büroarbeit.

Ziel dieser Arbeit ist es, das Informationssystem "Organisationsdokumente" im MS-Outlook-Umfeld zu organisieren, um die Dokumentationseffizienz zu verbessern.

Forschungsgegenstand ist die Sprachschule "Erfolg" der KGOU SPO KPK.

Gegenstand der Untersuchung ist der Workflow der Sprachschule "Erfolg".

In dieser Arbeit bestand die Aufgabe darin, ein solches System zu schaffen, das in so schnell wie möglich und mit einem minimalen Einsatz von finanziellen und personellen Ressourcen für Soft- und Hardware kann die Dokumentation verbessert werden. Darüber hinaus wurden folgende Forschungsziele festgelegt:

Studieren Sie allgemeine theoretische und spezielle Literatur zum Forschungsthema.

Studieren Sie die Materialien des Fachgebiets.

Analysieren Sie die Arbeit der Sprachschule "Success" zur Durchführung von Büroarbeiten.

Implementieren Sie den Workflow der Sprachschule "Success", als strukturelle Unterabteilung der KGOU SPO KPK, in der "MS Outlook" Umgebung.

Der Aufbau der Arbeit wird durch das Ziel, die Zielsetzung und die Logik der Forschung bestimmt und setzt das Vorhandensein einer Einleitung, zwei Kapiteln mit je 4 Absätzen in jedem Kapitel, einer Schlussfolgerung und einem Literaturverzeichnis voraus.

Das erste Kapitel widmet sich theoretischen Fragen der Büroarbeit. Hier werden die Grundkonzepte und Terminologie der Dokumentationsunterstützung vermittelt, typische Technologien zum Arbeiten mit Dokumenten einschließlich der Analyse des Arbeitens mit Dokumenten in der Sprachschule "Erfolg" sowie die Möglichkeiten moderner Computertechnologien in der Büroarbeit vermittelt.

Das zweite Kapitel widmet sich der Implementierung der Technologie "MS Outlook" in der Sprachschule "Success". Es beschreibt die wichtigsten Phasen der Organisation des Workflows in der Umgebung von "MS Outlook" und zeigt die Funktionen des Systems auf.

Fazit - Die Ergebnisse der geleisteten Arbeit wurden zusammengefasst, die Perspektiven für die Entwicklung des Informationssystems wurden festgelegt.

Die Liste der verwendeten Literatur umfasst 26 Quellen.

KAPITEL 1. ORGANISATION UND MANAGEMENT DOKUMENTATIONSTECHNOLOGIEN

.1 Grundbegriffe und Terminologie der Managementdokumentation

Die Grundlage jeder wissenschaftlichen Disziplin bilden Begriffe – Ideen über das Allgemeine, Wesentlichste und Besondere an den untersuchten Phänomenen und Objekten. Die Disziplin, die die Muster der Entstehung und Funktionsweise von Systemen zur Unterstützung des Dokumentenmanagements untersucht, wird Dokumentenmanagement genannt. Die Terminologie des Dokumentenmanagements umfasst die Begriffe des Dokumentenmanagements (DOM) und bezeichnet alles, was mit den Prozessen des Erstellens von Dokumenten, deren Verarbeitung, Suchen, Speichern und Verwenden zusammenhängt. Traditionell wird das Tätigkeitsfeld der Dokumentenverarbeitung als Büroarbeit bezeichnet. Der Begriff "Büroarbeit" entstand in Russland nach den Wörterbüchern der russischen Sprache in der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts. und wird aus der Kombination der Wörter "Herstellung des Gehäuses" gebildet. Seine Bedeutung wird klar, wenn man bedenkt, dass der Begriff „Fall“ ursprünglich eine (gerichtliche oder administrative) Frage bezeichnete, die von der leitenden Körperschaft entschieden wurde. Folglich wurde die Büroarbeit in erster Linie als Betrachtung und Lösung von Fällen (Problemen) bezeichnet. Der Begriff "Geschäft" im Sinne von "Sammeln von Dokumenten" im Zusammenhang mit einem Problem wurde später verwendet.

Die terminologische Norm definiert Büroarbeit als einen Tätigkeitszweig, der die Dokumentation und Organisation der Arbeit mit amtlichen Dokumenten vorsieht. Der Begriff „Büroarbeit“ gemäß GOST R 51141-98 ist gleichbedeutend mit dem Begriff „Dokumentationsunterstützung des Managements“, der vor mehr als 10 Jahren im Zusammenhang mit einer Veränderung der organisatorischen und technischen Grundlagen der Büroarbeit in den wissenschaftlichen Umlauf gelangt ist und methodische Ansätze zu ihrer Verbesserung durch aktive Umsetzung im Bereich der Arbeit mit Dokumenten der Computertechnologie und das Aufkommen neuer Informationstechnologien zur Erstellung, Sammlung, Verarbeitung, Ansammlung, Speicherung, Suche und Nutzung von Informationen. Der Begriff „Managementdokumentation“ betont die informationstechnische Komponente in der modernen Büroorganisation und wird in Analogie zu Begriffen wie „Software“, „Informationsunterstützung“, „Sprachunterstützung“ etc.

Unter Büroarbeit (DOW) versteht man zunächst die Erstellung von Dokumenten bzw. Dokumentationen, worunter die Erfassung von Informationen auf verschiedenen Medien nach festgelegten Regeln verstanden wird. Die Dokumentation ist ein geregelter Prozess der Aufzeichnung von Informationen auf Papier oder anderen Medien, um deren Rechtskraft zu gewährleisten. Die Dokumentation erfolgt immer nach bestimmten Regeln, die von der Rechtsabteilung festgelegt wurden Vorschriften oder aus Tradition entwickelt.

Die Dokumentation kann in natürlicher Sprache und in künstlichen Sprachen unter Verwendung neuer Medien erfolgen. Bei der Dokumentation in natürlicher Sprache werden Textdokumente erstellt - Dokumente, die Sprachinformationen enthalten, die von jeder Art von Schrift oder einem Tonaufzeichnungssystem aufgezeichnet wurden. Ein durch Schreiben erstelltes Textdokument ist ein traditionelles Papierdokument oder ein Videogramm eines Dokuments - ein Bild eines Dokuments auf einem Bildschirm.

Bei der Dokumentation in künstlichen Sprachen werden Dokumente auf maschinellen Medien erstellt - Dokumente, die mit Medien und Aufzeichnungsverfahren erstellt wurden, die die Verarbeitung von Informationen durch einen elektronischen Computer (Computer) gewährleisten.

Dokumentationswerkzeuge sind beim Erstellen von Dokumenten wichtig - Werkzeuge, die von einer Person zum Erstellen von Dokumenten verwendet werden:

einfache Werkzeuge (Stifte, Bleistifte usw.);

mechanisch und elektromechanisch (Schreibmaschinen, Tonbandgeräte,

Diktiergeräte, Foto-, Film- und Videogeräte usw.);

Automatisierungsgeräte - Computertechnik.

Je nach eingesetzten Dokumentationswerkzeugen unterscheiden sich die Dokumentationsmethoden (Textdokumentation, Kino, Foto, Tonaufnahme, elektronische Dokumentation) und die dabei erstellten Dokumentenarten.

Mit einfachen Werkzeugen werden handschriftliche schriftliche Dokumente erstellt (Textdokumente, deren Informationen durch jede Art von Schrift festgehalten werden), grafische Dokumente (die Informationen enthalten, die durch das Bild eines Objekts ausgedrückt werden) und grafische Dokumente (in denen das Bild eines Objekt wird durch Linien, Striche, Hell-Dunkel erhalten) ... Bei der Verwendung von Fotogeräten werden Fotodokumente erstellt, bei Verwendung von Tonaufzeichnungsgeräten - Phono- (oder Ton-)Dokumente, bei Verwendung von Film- oder Videogeräten - Filmdokumente, mit Hilfe der Computertechnik - schriftliche Dokumente auf Papier und Videogramme sowie Dokumente auf Maschinenmedien.

Das Ergebnis der Dokumentation ist ein Dokument – ​​auf einem Materialträger aufgezeichnete Informationen mit identifizierbaren Details. Ein Träger ist ein materieller Gegenstand, der verwendet wird, um Sprache, Ton oder visuelle Informationen darauf zu fixieren und zu speichern, auch in transformierter Form. Derzeit ist Papier der gebräuchlichste Träger von dokumentarischen Informationen; daneben sind auch neue Medien weit verbreitet - magnetisch, die es ermöglichen, Computertechnik zur Dokumentation einzusetzen.

Die Dokumentation setzt die Einhaltung der festgelegten Regeln für die Erfassung von Informationen voraus, die den zu erstellenden Dokumenten Rechtskraft verleihen. Die Rechtskraft ist Eigentum eines offiziellen Dokuments, das ihm durch die geltende Gesetzgebung, die Zuständigkeit der Stelle, die es ausgestellt hat, und das festgelegte Verfahren für seine Registrierung mitgeteilt wird.

Die Rechtskraft des Dokuments wird von den etablierten zur Verfügung gestellt. für jede Art von Dokumenten eine Reihe von Details - obligatorische Elemente der Dokumentenausführung (Name des Autors des Dokuments, Adressat, Unterschrift, Datum, Dokumentennummer, Genehmigungsstempel, Siegel usw.). Moderne Anforderungen an die Papierarbeit sind in staatlichen Standards festgelegt, insbesondere die Regeln für die Erstellung von Organisations- und Verwaltungsdokumenten sind in GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an den Papierkram". Der staatliche Standard legt nicht nur die Zusammensetzung der Anforderungen fest (es gibt nur 30 davon), sondern auch die Zonen und die Reihenfolge ihrer Platzierung auf dem Dokument (siehe Anhang Nr. 1). Eine Reihe von Details eines offiziellen schriftlichen Dokuments, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind, bilden das Dokumentformular. Das Formular wird auch durch den staatlichen Standard geregelt. Für die korrekte Erstellung des Dokuments ist es daher erforderlich, nicht nur die Details des Dokuments, sondern auch die Reihenfolge ihrer Position auf dem Dokument zu kennen. Das Vorhandensein des durch den staatlichen Standard festgelegten Formulars gewährleistet die Einheit der Dokumentation und die Einheit der Dokumentation sowohl im Rahmen einer Institution als auch im ganzen Land.

In der Gesellschaft sind Dokumente die wichtigsten Träger von betriebswirtschaftlichen, wissenschaftlichen, technischen, statistischen und anderen gesellschaftlich bedeutsamen Informationen. Dokumente sind Träger von Primärinformationen, in ihnen werden Informationen zum ersten Mal aufgezeichnet. Diese Eigenschaft ermöglicht es, Dokumente von anderen Informationsquellen zu unterscheiden - Bücher, Zeitungen, Zeitschriften usw., die verarbeitete Sekundärinformationen enthalten.

Jedes in der Gesellschaft erstellte Dokument ist Bestandteil eines übergeordneten Systems und wird als dessen Bestandteil in das entsprechende Dokumentationssystem aufgenommen. Unter einem Dokumentationssystem wird ein Satz von Dokumenten verstanden, die nach den Merkmalen Herkunft, Zweck, Art, Tätigkeitsbereich, einheitlichen Anforderungen an ihre Registrierung miteinander verbunden sind. So wie die Buchstaben einer Sprache das Alphabet bilden, so bilden bestimmte Arten und Arten von Dokumenten ein Dokumentationssystem. Bisher gibt es im Dokumentenmanagement keine einheitliche Klassifizierung von Dokumentationssystemen, Dokumentenarten und -varianten, sondern es wird die empirisch etablierte Einteilung von Dokumenten in Dokumentationssysteme verwendet. Die Zuordnung von Dokumenten zu einem bestimmten System beginnt mit der Aufteilung aller Dokumente in amtliche und persönliche Urkunden. Zu letzteren gehören Dokumente, die von einer Person außerhalb ihrer dienstlichen Tätigkeit oder der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben erstellt wurden; es ist das kleinste in Bezug auf Arten und Varianten des Dokumentationssystems, es umfasst persönliche Korrespondenz, Memoiren (Memoiren), Tagebücher.

Offizielle Dokumente je nach Gebiet, für das sie zuständig sind Menschliche Aktivität sind in Management, Wissenschaft, Technik (Design), Technologie, Produktion usw. unterteilt. Es sind die Managementdokumente, die die Verwaltbarkeit von Objekten im Rahmen des Staates und einer separaten Organisation gewährleisten. Diese Dokumente werden durch einen Komplex von Systemen repräsentiert, von denen die wichtigsten sind:

organisatorische und rechtliche Dokumentation;

Planungsdokumentation;

Verwaltungsdokumentation;

Informationen und Referenzen sowie Referenz- und analytische Dokumentationen;

Berichtsdokumentation;

Vertragsdokumentation;

Dokumentation für die Bereitstellung von Personal (Vollzeitpersonal);

Dokumentation der finanziellen Unterstützung (Buchhaltung und Berichterstattung);

Logistikdokumentation;

Dokumentation zur Dokumentation und Informationsunterstützung der Tätigkeit der Institution;

Dokumentation, die die Haupttätigkeiten einer Institution, Organisation oder eines Unternehmens widerspiegelt (bei einem produzierenden Unternehmen ist dies die Produktionsdokumentation, in medizinische Einrichtung- ein System von Krankenakten an einer Universität - ein System von Akten für die Hochschulbildung usw.).

Die Dokumente, aus denen ein Dokumentationssystem besteht, zeichnen sich durch die Einheit ihres Verwendungszwecks aus und dokumentieren in ihrer Gesamtheit eine bestimmte Managementfunktion oder -art.

Die Dokumentationsunterstützung von Dokumenten umfasst nicht nur die Erstellung von Dokumenten, sondern auch die Organisation der Arbeit mit ihnen. Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist die Organisation des Arbeitsablaufs einer Institution, die Aufbewahrung von Dokumenten und deren Verwendung in laufenden Aktivitäten. Der Dokumentenumlauf einer Organisation ist eine Reihe miteinander verbundener Verfahren, die den Transport von Dokumenten in einer Institution vom Zeitpunkt ihrer Erstellung oder ihres Erhalts bis zum Abschluss der Ausführung oder des Versands sicherstellen. Zur rationellen Organisation des Arbeitsablaufs werden alle Dokumente in Dokumentenflüsse verteilt: registrierte und nicht registrierte Dokumente, eingehende, ausgehende und interne Dokumente, eingehende oder an übergeordnete Organisationen gesendete Dokumente, gesendete oder von untergeordneten Organisationen stammende Dokumente usw. Ein Dokument Flow wird als eine Reihe von Dokumenten verstanden, die einen bestimmten Zweck im Workflow-Prozess erfüllen.

Charakteristisch für den Workflow ist sein Volumen. Das Workflow-Volumen bezieht sich auf die Anzahl der Dokumente, die die Organisation innerhalb eines bestimmten Zeitraums (in der Regel ein Jahr) erhalten und von ihr erstellt hat. Das Arbeitsvolumen ist ein wichtiger Indikator, der als Kriterium bei der Wahl der Organisationsform der Büroarbeit, der Organisation eines Informationsabrufsystems nach den Dokumenten einer Institution, der Festlegung der Struktur des Büromanagementdienstes, seiner Personalausstattung usw. dient Die wichtigsten Funktionen bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist die Dokumentenbuchhaltung, die durch ihre Registrierung sichergestellt wird - die Erfassung von Anmeldeinformationen über das Dokument in der vorgeschriebenen Form, die die Tatsache der Erstellung des Dokuments, seines Sendens oder Empfangens festlegt. Darüber hinaus können Sie mit der Registrierung die Ausführung von Dokumenten steuern sowie auf Anfrage von Abteilungen und Mitarbeitern der Institution nach Dokumenten suchen.

Der Begriff „Organisation der Arbeit mit Dokumenten“ umfasst neben der Organisation des Dokumentenumlaufs auch die Aufbewahrung von Dokumenten und deren Verwendung im Rahmen der Tätigkeit der Institution. Ein Dokumentenspeichersystem ist ein Satz von Werkzeugen, Methoden und Techniken zum Aufzeichnen und Organisieren von Dokumenten, um sie in den laufenden Aktivitäten einer Institution zu finden und zu verwenden. Für ein Dokumentenablagesystem sind die wichtigsten Konzepte die Konzepte "Fallnomenklatur" und "Fall". Die Nomenklatur der Fälle ist eine systematisierte Liste von Fallüberschriften, die in der Büroarbeit einer Institution gebildet und in einer bestimmten Reihenfolge mit Angabe ihrer Aufbewahrungszeit angeordnet sind, und ein Fall ist eine Sammlung von Dokumenten zu einem Thema oder einem Bereich von ​​Aktivität und in einem separaten Umschlag platziert.

Die in diesem Abschnitt diskutierten Begriffe bilden die Grundlage
Terminologiesysteme zur Dokumentationsunterstützung des Managements (Büroarbeit).

1.2 Typische Technologien zur Organisation der Arbeit mit Dokumenten

Die Informations- und Dokumentationsunterstützung als wichtigste Service-Management-Funktion bedarf einer sorgfältigen und durchdachten Organisation. Diese Funktion wird entweder von speziellen Struktureinheiten (Betriebswirtschaft, Generaldirektionen, Sekretariate, Büros) in großen Institutionen oder von Sekretärinnen bei geringem Verwaltungsapparat wahrgenommen.

Dokumente sind die Informationsgrundlage für die Aktivitäten der Organisation, da in ihnen mehr als 80% ihrer Informationsressourcen konzentriert sind. Die Geschwindigkeit, mit der die für die Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen erhalten werden, hängt von der Klarheit und Effizienz der Verarbeitung und Bewegung des Dokuments ab. Eine verspätete Bearbeitung von Dokumenten, insbesondere von finanziellen, kann zu negativen wirtschaftlichen Folgen führen. Daher wird der rationellen Organisation des Arbeitsablaufs, der Geschwindigkeit und Präzision der Verarbeitung und Übergabe der Dokumente zur Ausführung immer große Aufmerksamkeit geschenkt.

Die gesamte Dokumentation der Institution gliedert sich in drei Dokumentenflüsse:

eingehende (eingehende) Dokumente;

ausgehende (gesendete) Dokumente;

interne Dokumente.

Jeder der Dokumentenflüsse hat seine eigene Besonderheit in Zusammensetzung, Menge, Verarbeitung und Bewegung.

Die Anzahl der Dokumente aller Ströme pro Jahr entspricht dem Volumen des Arbeitsablaufs der Institution. Die Größe des Workflows wird benötigt, um die erforderliche Anzahl von Büropersonal zu berechnen, um die Effektivität des Einsatzes von Mechanisierungs- und Büroautomatisierungsmitteln zu berechnen. Im Allgemeinen zeigt es die Arbeitsbelastung des gesamten Verwaltungsapparates, da alle seine Mitarbeiter mit Dokumenten zu tun haben.

In der technologischen Kette der Verarbeitung und Bewegung von Dokumenten lassen sich folgende Phasen unterscheiden:

Empfang und Erstverarbeitung von Dokumenten;

Vorprüfung und Verteilung von Dokumenten;

Anmeldung;

Kontrolle über die Ausführung;

Informationen und Nachschlagewerke;

Ausführung von Dokumenten und Versand.

Empfang und Erstbearbeitung von Dokumenten. Die Bedienung ist überwiegend technisch. Es wird zentral von der Sekretärin-Assistentin und in großen Institutionen durchgeführt - von Expeditionen oder einem speziell zugewiesenen Mitarbeiter (Spediteur). Dokumente können per Post, per Kurier oder Besucher zugestellt, per Fernschreiben, Fax, E-Mail empfangen werden.

Nach Erhalt der Unterlagen wird zunächst die Richtigkeit der Zustellung überprüft. Versehentlich eingegangene Korrespondenz wird an den Absender zurückgesandt oder an den Adressaten weitergeleitet. Nach dem Öffnen der Umschläge wird die Korrektheit der Beilage und deren Unversehrtheit überprüft, d.h. das Vorhandensein aller Seiten des Dokuments und aller Anhänge. Bei einem Fax überprüft es außerdem sowohl die Gesamtzahl der empfangenen Seiten, ihre Übereinstimmung mit der auf dem ersten Faxblatt angegebenen Nummer als auch ihre Lesbarkeit. Bei unvollständigem Empfang einer Faxnachricht oder schlechter Qualität einzelner Seiten wird der Absender darauf hingewiesen.

Wenn die Unterlagen per Post eingegangen sind, werden alle Umschläge geöffnet, außer denen mit der Aufschrift "persönlich". Briefumschläge werden nach dem Öffnen vernichtet, mit Ausnahme von Briefen von Privatpersonen, da die Rücksendeadresse nur auf dem Briefumschlag angegeben werden kann. Auch Umschläge von bereits überfälligen Dokumenten bleiben erhalten. In diesem Fall kann der Stempel auf dem Umschlag als Nachweis des Eingangsdatums des Dokuments dienen. Wenn Sie ein überfälliges Finanzdokument per Post erhalten, müssen Sie außerdem am Tag des Erhalts des Dokuments eine Urkunde erstellen, die von zwei Mitarbeitern der Organisation (Unternehmen) und einem Postangestellten unterzeichnet wird.

Alle eingehenden Dokumente müssen bei Eingang des Dokuments in der Organisation gekennzeichnet werden. Sie besteht aus dem Eingangsdatum und der Kontoseriennummer. Außerdem kann es den abgekürzten Namen der Empfängerinstitution enthalten. Die Kontoseriennummer des letzten im laufenden Jahr eingegangenen Belegs zeigt die Gesamtzahl der eingegangenen Belege.

Ein typischer Fehler bei der Bearbeitung von Eingangsdokumenten besteht darin, den Eingang nur auf Dokumenten zu kennzeichnen, die einer weiteren Registrierung unterliegen. Die übrigen Dokumente (Werbe- und Informationsschreiben, Einladungen und vieles mehr) bleiben unberücksichtigt, obwohl bei ihrem Eingang Zeit damit verbracht wurde, den Umschlag zu öffnen, sich mit dem Inhalt vertraut zu machen, festzustellen, welcher der Mitarbeiter die erhaltenen Informationen benötigen könnte, und Übergabe des Dokuments an diesen Mitarbeiter. In diesem Fall wird der Eingangsbelegfluss als deutlich reduziert angezeigt und die Zeit für die Bearbeitung der nicht abgerechneten Korrespondenz kann nicht berechnet werden.

Die Quittung wird in der Regel von Hand oder mit einem Elektrostempel abgestempelt.

Das per Fax empfangene Dokument hat bereits ein Eingangsdatum. Da das Fax in der Regel auf lichtempfindlichem Papier ausgegeben wird, dessen Text schnell verblasst, wird von wichtigen Dokumenten eine Fotokopie angefertigt.

In letzter Zeit sind Faxgeräte erschienen, mit denen Sie ein Dokument auf Normalpapier empfangen können und daher nicht kopiert werden müssen. Ebenso wird das Problem gelöst, wenn Faxnachrichten auf einem mit einem Faxmodem ausgestatteten Computer empfangen und dann, falls erforderlich, Faxnachrichten auf einem normalen Drucker gedruckt werden. Die primäre Verarbeitung von Dokumenten endet mit der Sortierung in registrierte und nicht registrierte. Nicht registrierte Dokumente werden sofort nach Testamentsvollstrecker oder Abteilung für die Zustellung sortiert. Die Organisation muss über eine Liste der nicht registrierungspflichtigen Dokumente verfügen. Es wird in der Regel als Anhang zu den klerikalen Anweisungen beigefügt.

Verteilung der erhaltenen Dokumente. Die vorläufige Prüfung und Verteilung von Dokumenten bestimmt den direkten Fluss ihrer Bewegung und dementsprechend die Geschwindigkeit der Zustellung des Dokuments an einen bestimmten Ausführenden, dh tatsächlich die Zeit für die Lösung des Problems. Normalerweise wird diese Arbeit in der Firma von der Sekretärin-Assistentin ausgeführt.

Um Dokumente im Vorfeld qualifiziert prüfen und verteilen zu können, müssen Sie die Funktionen von Struktureinheiten und die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den ausübenden Personen gut kennen. Die Institution muss über einen Klassifikator der Tätigkeitsbereiche mit Angabe der ausübenden Künstler für jeden Bereich verfügen. Die Aufgabe des stellvertretenden Sekretärs in dieser Phase besteht darin, den Manager von einem übermäßigen Dokumentenfluss zu befreien und sekundäre Fragen zu berücksichtigen.

Der Leiter sollte Dokumente erhalten, die sich auf die Tätigkeit der Institution als Ganzes beziehen, zu grundlegenden Fragen oder mit neuen Informationen, Verwaltungsdokumenten höherer Organisationen. Die restlichen Unterlagen sind direkt an die Fachdarsteller auszuhändigen.

Die Bearbeitung, Prüfung und Übermittlung der Unterlagen an die ausübenden Künstler erfolgt am Tag ihres Eingangs.

Ist ein Dokument zur Ausführung durch mehrere Strukturabteilungen oder Personen bestimmt, wird davon eine Kopie angefertigt oder die Ausführungsreihenfolge festgelegt.

Registrierung von Dokumenten. Die Registrierung von Dokumenten ist die wichtigste Phase der Arbeit mit Dokumenten und wird definiert als "die Aufzeichnung von Buchhaltungsdaten über das Dokument in der vorgeschriebenen Form, die die Tatsache seiner Erstellung, Versendung oder Empfang festlegt".

Wie aus der Definition hervorgeht, verleiht die Registrierung einem Dokument zunächst Rechtskraft, da sie die Tatsache seiner Erstellung oder seines Empfangs festlegt. Bis das Dokument registriert ist, seine Nummer nicht erhalten hat, es nicht ausgefüllt wurde, es scheint noch nicht zu existieren. Zum Beispiel eine Anordnung, ein Dekret usw. Wenn das erhaltene Dokument nicht registriert wird, ist die Institution dafür nicht verantwortlich, da der Eingang nicht bestätigt wird.

Die Registrierung hat drei Zwecke: die Aufzeichnung von Dokumenten, die Kontrolle über deren Ausführung und das Nachschlagen von Dokumenten.

Alle Dokumente, die einer besonderen Abrechnung, Ausführung und Verwendung zu Referenzzwecken bedürfen, unabhängig vom Zugangsweg, sind registrierungspflichtig. Der Registrierungsprozess selbst ist das Entfernen von Indikatoren (Details) aus dem Dokument, um eine Datenbank mit Dokumenten der Institution zu erstellen.

Dokumente werden einmal registriert. In einer kleinen Institution, einer Firma, werden alle Dokumente zentral von einer Sekretärin erfasst. In einer Einrichtung mit Abteilungen erfolgt die Erfassung interner Dokumente dezentral nach Gruppen: in der Buchhaltung, der Personalabteilung, der Geschäftsstelle. In diesem Fall müssen interne Dokumente am Tag der Unterzeichnung oder Genehmigung registriert werden, einschließlich am Tag des Eingangs, ausgehend - am Tag des Versands.

In der Regel werden bei der Registrierung folgende Informationen aus dem Dokument ausgeschrieben:

Datum des Erhalts;

eingehende Nummer (Index);

Datum des Dokuments;

Titel (Worum es in dem Dokument geht);

Auflösung; Dauer der Ausführung;

Darsteller (der mit ihm arbeitet);

Fortschritt der Ausführung (alle Übertragungen des Dokuments werden aufgezeichnet und wie es ausgeführt wurde);

Fall-Nr. (wo das Dokument nach der Ausführung platziert wird).

Bei der Registrierung bestimmte Typen B. Bürgeraufrufe, interne und ausgehende Dokumente, Angaben in Meldeformularen werden teilweise geändert und ergänzt. Beispielsweise wird bei der Registrierung von Bürgerbeschwerden deren Adresse erfasst.

Die Institution hat das Recht, unter Berücksichtigung ihrer Besonderheiten Informationen über das registrierte Eingangsdokument zu ergänzen. Beispielsweise werden oft die Anzahl der Blätter, das Vorhandensein von Anhängen usw. berücksichtigt.

Typische Registrierungsformulare können von zwei Arten sein: Zeitschrift und Karte.

Das Journalregistrierungssystem wird nur benötigt, wenn die Registrierung von Dokumenten an erster Stelle steht, verhindert Ansprüche von Bürgern, Konfliktsituationen. Zum Beispiel bei der Ausstellung von Bildungsdokumenten, Arbeitsbücher, geht vorbei. Dies sind in der Regel Dokumente, deren Registrierungsindex aus einer Seriennummer besteht.

Sie können das Journalsystem auch bei sehr wenigen Belegen verlassen.

In allen anderen Fällen ist diese Form der Registrierung veraltet, da sie die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und Nachschlagewerken auf ihnen erschwert.

Komfortabler ist das Kartensystem zum Registrieren von Dokumenten. Die Form der Karte (RKK - Registrierungs- und Kontrollkarte) und der Ort der darin enthaltenen Angaben können in der Einrichtung selbst bestimmt und in der Anleitung zur Büroarbeit festgehalten werden.

Nachdem Sie eine solche Form der Karte im A5- oder A6-Format gezeichnet haben, wird sie auf einen Fotokopierer kopiert, wobei ein ziemlich dickes Papier gewählt wird. Für verschiedene registrierte Dokumentengruppen können Sie Karten unterschiedlicher Farbe, Farbstreifen am oberen Rand oder diagonal verwenden.

Um ein Kartenregistrierungssystem im manuellen Modus aufrechtzuerhalten, sind ein Kartenumlauf für ein Jahr und mindestens zwei Ablagefächer zur Aufbewahrung der Karten erforderlich: in der Stichtagskartei und der Referenzkartei.

Die Anzahl der Kopien der ausgefüllten Registrierungskarten (in der Regel als Registrierungskontrollkarten - RCC bezeichnet) wird von der Institution festgelegt. In der Regel werden mindestens zwei solcher Karten ausgefüllt.

Die Karte für das Dokument kann zunächst unvollständig ausgefüllt werden, bevor das Dokument an den Vorgesetzten übergeben wird, d.h. ohne Beschluss, Frist und Ausführenden. Nach Prüfung des Dokuments durch den Leiter wird die Karte ergänzt, d.h. diese Informationen werden darin eingetragen.

Bei einer klaren Interaktion zwischen der Sekretärin und dem Leiter können Sie, wenn der Leiter morgens die eingegangene Korrespondenz durchsieht, die Dokumente zuerst dem Leiter zur Überprüfung übergeben und dann nach seiner Entscheidung das gesamte Registrierungsformular ausfüllen.

Nach dem Ausfüllen der Karte wird eine davon in die Terminkartei, die andere in die Informations- und Referenzdatei aufgenommen und das Dokument dem Auftragnehmer zur Zusammenarbeit übergeben.

Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten. Die Überwachung der Ausführung der zugewiesenen Aufgabe ist eine der Managementfunktionen. Bei der Kontrolle kann man die Kontrolle über die Essenz der Lösung des Problems und die Kontrolle über den Zeitpunkt der Zuweisung unterscheiden. Die Kontrolle über die Ausführung des Auftrags, die Lösung des Problems erfolgt durch den Leiter (Institution oder Abteilung) oder besonders befugte Personen. Kontrolle ist im Wesentlichen eine Bewertung, wie richtig, erfolgreich und vollständig das Problem gelöst wird. Die Kontrolle der Fristen für die Ausführung von Dokumenten erfolgt durch das Sekretariat oder den Dienst zur Unterstützung der Verwaltungsdokumentation. Die Terminkontrolle kann in routinemäßige und präventive unterteilt werden.

Die Durchführung von Kontrollen erfordert Kenntnisse über einfache Methoden, Techniken und die Verfügbarkeit technischer Mittel.

Angesichts der nach wie vor schwachen Disziplin im Land sollten alle Dokumente, die eine Ausführung und Reaktion erfordern, unter Kontrolle gebracht werden.

Die Fristen für die Ausführung von Dokumenten können gesetzlich festgelegt werden. Zum Beispiel für die Ausführung von Bürgeranfragen. In Dokumenten, die von höheren Organisationen erhalten werden und eine beliebige Reihenfolge enthalten, wird der Begriff normalerweise in den Dokumenten selbst angegeben. In Verwaltungsdokumenten und Beschlüssen von Kollegialorganen wird der Begriff für jede Position angegeben. Bei den vom Leiter berücksichtigten Dokumenten ist die Frist für ihre Ausführung im Beschluss enthalten. Um wiederkehrende Probleme im Institut zu lösen, sollten Standardbedingungen für die Ausführung solcher Dokumente festgelegt und in den Anweisungen berücksichtigt werden.

Im Anhang zum „Staatlichen System der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung“ finden Sie eine Auflistung typischer Fristen für die Ausführung von Dokumenten, die bei der Erstellung von Weisungen für die Büroarbeit einer bestimmten Institution zu beachten sind.

Für Dokumente mit komplexen Aufgaben können lange Fristen (mehrere Monate, sechs Monate, ein Jahr) gesetzt werden. In diesem Fall ist es notwendig, den Auftrag in Etappen zu unterteilen und die Ausführung der Aufgabe in Etappen zu steuern.

Die Form der Kontrolle wird nach den Fähigkeiten der Institution ausgewählt. Es könnte eine manuelle Zeitdatei sein.

Begriff Kartei. Für die manuelle Kontrolle werden Meldekarten und ein Aktenschrank mit 32 beweglichen Trennwänden (Karton oder Kunststoff) verwendet. Einunddreißig Trennzeichen sind die Tage des Monats (31 Tage). Für das 32. Trennzeichen werden Karten auf Dokumente gelegt, deren Frist der nächste Monat ist. In den letzten Tagen des Monats (2-3 Tage im Voraus) werden diese Karten entsprechend den Daten des neuen Monats platziert. Überfällige Karten werden vor das erste Trennzeichen gelegt. Sie bleiben hier, bis eine neue, verlängerte Frist angezeigt wird.

Nach vollständiger Registrierung der Dokumente ordnet die Sekretärin die Karten gemäß den Fristen an, dh ordnet jede Karte der Nummer zu, auf der das Dokument ausgeführt werden muss. Alle Verwaltungsdokumente werden auch auf separaten Karten ausgeschrieben. In beliebiger Form können Sie auf der Karte und mündliche Anweisungen der Geschäftsleitung niederschreiben.

So kann die Sekretärin der Stichtagsablage schnell erkennen, was an welchem ​​Tag fällig ist.

Zu den Hauptaufgaben der Sekretärin zu Beginn des Arbeitstages gehört es, die Karten für alle Aufgaben des aktuellen Tages aus dem Terminarchiv zu entnehmen und zu prüfen, ob sie heute erledigt werden. Dies kann eine persönliche Umfrage, eine telefonische Umfrage usw. sein. Wird die Erfüllung einer Aufgabe gestört und muss der Termin verschoben werden, wird dies dem Vorgesetzten gemeldet. Die Frist kann nur von der Person geändert werden, die sie zuvor festgelegt hat.

Neben der laufenden Überwachung muss die Sekretärin eine präventive Überwachung durchführen. Dazu nimmt er Karten für Aufgaben, deren Frist in 3 Tagen abläuft, und warnt jeden Darsteller darüber. Die tägliche Überwachung (routinemäßig und präventiv) schafft eine normale Arbeitsatmosphäre im Büro. Den Mitarbeitern wird beigebracht, dass die Erledigung jeder Aufgabe rechtzeitig erforderlich ist.

Eine systematische Prüfung der Ausführung, die geschickt und korrekt von der Sekretärin durchgeführt wird, die taktvoll daran erinnert, dass das Dokument rechtzeitig benötigt wird, dass der Erfolg des Unternehmens von der rechtzeitigen Lösung des Problems abhängt usw., unterstreicht die Notwendigkeit ständig zum dieser Mitarbeiter und seine Arbeit. Darüber hinaus hilft die Terminkartei bei der Planung des Arbeitstages der Führungskraft, da sie alle Aktivitäten und Aufgaben für einen bestimmten Termin abbildet.

Wenn das Dokument ausgeführt wurde, wird auf der Rückseite der Karte vermerkt, wie das Problem gelöst wurde, für welche Nummer und wann das Dokument gesendet wurde. Das Dokument gilt als ausgeführt, wenn die im Dokument festgelegten oder in der Auflösung festgelegten Aufgaben vollständig erledigt sind. Wenn das Dokument bei der Lösung des Problems von einem Künstler auf einen anderen übertragen wurde, wird dies alles auch auf der Rückseite der Karte vermerkt. Nach der Entnahme des Dokuments aus der Kontrolle wird die Kontrollkarte aus der Terminkartei entnommen und in die Referenzkarte umgeordnet. Die Kontrolle über den Zeitpunkt der Ausführung sollte in jeder Struktureinheit erfolgen.

Von Zeit zu Zeit (in großen Instituten monatlich) werden Analyseberichte erstellt, aus denen hervorgeht, wie viele Dokumente zur Kontrolle genommen wurden, wie viele nicht fristgerecht ausgefüllt wurden, davon aus triftigen und respektlosen Gründen.

Informationen und Nachschlagewerke. Einer der Hauptzwecke der Registrierung besteht darin, eine Datenbank mit Dokumenten der Institution zu erstellen. Die Sekretärin-Assistentin (in einer großen Institution der Informations- und Dokumentationsdienst der Geschäftsführung) auf der Grundlage dieser Datenbank ist verpflichtet, in wenigen Minuten zwei Arten von Fragen zu beantworten:

wer, wo, in welchem ​​Arbeitsstadium befindet sich ein Dokument und - in welchen Dokumenten finden Sie Informationen zu einem bestimmten Thema.

Besitz der gesamten Informations- und Dokumentationsressourcen - die wichtigste aufgabe Sekretärin (vorschulische Bildungseinrichtung). Um genau diese Aufgabe zu erfüllen, werden zunächst alle Daten zu Dokumenten in Registrierungsformularen erfasst.

Eine Referenzkartendatei wird aus Registrierungskarten erstellt. Ein Aktenschrank benötigt einen langen Karton oder mehrere Kartons, da sich Karten im Gegensatz zu einer Fristenkontrollakte das ganze Jahr über ansammeln.

Die Trennzeichen in der Referenzdatei sind die Namen von Struktureinheiten (sofern vorhanden) oder Tätigkeitsbereichen der Institution. In diesen Abschnitten ist es am bequemsten, die Karten in alphabetischer Reihenfolge der Korrespondenten oder der Aktivitätsfragen (Waren, Produkte usw.) zu platzieren. Für Bürgerbeschwerden (Vorschläge, Stellungnahmen, Beschwerden) wird eine gesonderte Akte geführt. Es ist auch gut, eine separate Kartei für Gesetzes-, Regulierungs- und Verwaltungsdokumente zu haben, die thematisch aufgebaut ist.

Bei der Registrierung müssen, wie oben bereits erwähnt, zwei Karten erstellt werden: eine wird in die Fristenkontrollkartei, die andere in die Referenz aufgenommen. Dies muss erfolgen, da eine Anforderung eines Dokuments erfolgen kann, während es noch in Arbeit ist und es nicht möglich ist, die Informationen in der Fristendatei schnell nachzuschlagen. Eine solche Anfrage in den dafür vorgesehenen 3 Minuten kann nur mit der Referenzdatei durchgeführt werden. Folglich gibt es, während das Dokument in Arbeit ist, zwei Karten dafür - in der Termin- und Referenzkartei.

Nach der Ausführung des Dokuments wird die Karte aus der Begriffskartei, da sie vollständiger ist und alle Markierungen zur Lösung des im Dokument aufgeworfenen Problems enthält, in die Referenzkartei und eine ähnliche Karte aus der Referenzkarte umgeordnet Kartei wird entnommen und vernichtet oder zur Erstellung einer zusätzlichen Referenzkartei für die Suche nach Dokumenten durch eine andere Suchmaschine verwendet. Attribut (wenn beispielsweise die Hauptkartei thematisch aufgebaut ist, können die Zusatzkarten alphabetisch nach Korrespondenten geordnet werden ).

Im operativen Betrieb gibt es Aktenschränke für das laufende und letzte Jahr. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Karten beträgt 3 Jahre. In der Kartei von Gesetzes- und Regulierungs- und Verwaltungsdokumenten werden die Karten aufbewahrt, bis die Dokumente durch neue ersetzt werden.

Mit der Einführung eines automatisierten Registrierungssystems wurden die Möglichkeiten der Auskunfts- und Auskunftsdienste deutlich erweitert.

Senden von Dokumenten. Die Bearbeitung und der Versand von Ausgangsdokumenten sowie der Empfang und die Bearbeitung von Eingangsdokumenten erfolgen zentral oder durch ein Sekretariat oder in einer Expedition (Spediteur).

Nachdem sie ein Dokument für den Versand erhalten haben, überprüfen sie zunächst die Richtigkeit der Ausführung:

Vorhandensein einer Unterschrift;

das Vorhandensein eines Datums (wenn es sich nicht auf dem gesendeten Dokument befindet, wird es angebracht);

das Vorhandensein eines Titels;

das Vorhandensein einer Markierung über den Darsteller;

richtige Adressierung;

wenn das Dokument für einen einmaligen Korrespondenten bestimmt ist, das Vorhandensein einer Adresse;

das Vorhandensein aller Seiten im Dokument und aller angegebenen Anhänge.

Diese Gestaltungselemente werden beim Versenden eines Dokuments sowohl per Post als auch per Fax benötigt. Wird das Dokument falsch ausgeführt oder nicht vollständig präsentiert, wird es an den Auftragnehmer zur Überarbeitung zurückgesandt.

Wenn ein Dokument per Post gesendet wird, wird es konvertiert. Dokumente, die an eine Adresse gesendet werden, werden in einem Umschlag zusammengefasst. Umschläge werden adressiert, markiert. Für regelmäßige Korrespondenten werden Umschläge im Voraus vorbereitet. Die gesamte Registrierung von Dokumenten, die für den Versand bestimmt sind, erfolgt in strikter Übereinstimmung mit den Anforderungen der Postvorschriften.

Allerdings in letzten Jahren Mit der Entwicklung der Übermittlung von Dokumenten über telefonische Kommunikationskanäle (Fax, E-Mail) nimmt die Zahl der Korrespondenzen, die auf dem klassischen Postweg versandt werden, stetig ab.

Die Übermittlung von Dokumenten per E-Mail verkürzt die Zeit für die Übermittlung von Informationen erheblich und erhöht die Zustellsicherheit.

Gleichzeitig sollte man nicht vergessen, dass bei der Übermittlung von Dokumenten per E-Mail das Problem der Echtheitsprüfung der Signatur (Dokumentenautorisierung), also der Einsatz eines speziellen Programms, besteht. elektronische Unterschrift"und mit jedem Korrespondenten eine besondere Genehmigungsvereinbarung abzuschließen.

1.3 Die Technologie der Organisation der Arbeit mit Dokumenten in der Sprachschule "Erfolg" bei KGOU SPO KPK

In der Sprachschule „Erfolg“ ist die Büroleitung dem Leiter zugeordnet. Sprachschule (als strukturelle Einheit). Es arbeitet direkt mit allen Arten von Dokumenten (eingehend, ausgehend, intern außer Buchhaltung) und stellt deren Verarbeitung und Abrechnung sicher.

Die Vorgehensweise bei der Arbeit mit Dokumenten sowie deren Erstellung und Durchführung ist in den regulatorischen und methodischen Dokumenten ausreichend detailliert beschrieben. Für die Sprachschule "Erfolg" ist als Struktureinheit der KGOU SPO KPK tätig allgemeine Position entwickelt auf der Grundlage des Gesetzes der Russischen Föderation "Über Bildung" und der Charta der Hochschule.

Diese Ordnung regelt die Tätigkeit der „Sprachschule „Erfolg““ als Struktureinheit des KPC. Die normative sprachliche Grundschule ist das Gesetz der Russischen Föderation "Über Bildung" vom 10. Juni 1992. Nr. 3266-1 (in der durch Bundesgesetze geänderten Fassung), eine Standardverordnung über eine Bildungseinrichtung der beruflichen Sekundarschulbildung, genehmigt durch den Regierungsbeschluss der RF vom 3. März 2001 Nr. 160, andere Regelungen, die die Tätigkeit einer Bildungseinrichtung regeln. Bei ihrer Tätigkeit richtet sich die Sprachschule nach den Gesetzen der Russischen Föderation, den Dekreten und Anordnungen der Regierung der Russischen Föderation, den Beschlüssen des Bildungsministeriums der Region Chabarowsk, der Charta des KPC, dieser Verordnung. Die Sprachschule bietet zusätzliche Bildungsdienstleistungen im Fremdsprachenunterricht für Kinder im Vorschul- und Schulalter, Schüler und Studenten von Bildungseinrichtungen. Die Sprachschule setzt intensive, kreative Programme von Autoren und moderne Methoden des Fremdsprachenunterrichts um.

Ziele und Zielsetzungen sind, günstige Voraussetzungen für die vielseitige Entwicklung des Einzelnen zu schaffen, auch indem den Bedürfnissen der Studierenden im Selbststudium Rechnung getragen wird und eine fremdsprachliche Zusatzausbildung erhalten wird. Vertiefendes Studium der Fremdsprachen, Geschichte und Literatur der Studienländer Sprach-, Kultur- und Landeskunde. Fremdsprachenunterricht mit kreativen und intensiven Methoden, Vorbereitung auf die Zulassung zu Susa und Universitäten. Organisation von Austauschprogrammen mit ausländischen Schulen, Praktika für Schüler und Lehrer, Teilnahme an Internationale Wettbewerbe und Olympiaden. Organisation der Zusammenarbeit mit ausländischen Bildungseinrichtungen, Stiftungen. Durchführung von Seminaren für Fremdsprachenlehrer.

Alle schulischen Aktivitäten werden gemäß den entwickelten Programmen durchgeführt, die vom Bildungsministerium der Region Chabarowsk genehmigt wurden, auf einer pädagogisch fundierten Wahl der Mittel, Methoden und Formen der Bildung unter Berücksichtigung der Interessen, Neigungen und Altersmerkmale der Schüler eine bezahlte Basis. Die Schule praktiziert Gruppenunterricht. Die Belegung von Gruppen beträgt 10-12 Personen. Die Unterrichtsform ist 2-3 mal pro Woche (4-6 Unterrichtsstunden), die das Üben von Sprechen und Schreiben, Hören, Lesen ausländischer Literatur und zusätzliche Specials beinhaltet. Kurse zu Kommunikation, Wirtschaft, Pressearbeit, Schauspiel etc. Bezahlung pro Monat laut Vertrag, je nach Intensität des Unterrichts. Die Zahlung kann sich im Laufe des Jahres aufgrund der Inflation ändern. Alle Lehrer der Schule haben eine höhere pädagogische Ausbildung, Erfahrung im Fremdsprachenunterricht, arbeiten im Rahmen eines Arbeitsvertrages (Vertrag). Die Dauer des Schuljahres, der Quartale, Wochen und die Dauer der Ferien wird durch Anordnung der Schulleitung zu Beginn des Schuljahres bzw. nach Semester festgelegt. Die Schülerinnen und Schüler legen 2 mal im Jahr Prüfungen ab, um die Aufnahme von Lehrmaterial zu überprüfen, haben die Möglichkeit, am kulturellen Leben der Schule teilzunehmen, Ferien zu machen und an individuellen Projekten zu arbeiten.

Die Schule befindet sich im Bildungsgebäude der KPK in der Krasnorechenskaya 114A und nutzt das Eigentum der Hochschule auf der Grundlage der Betriebsführung. Die Finanzierungsquelle der Schule ist:

Haushalts- und außerbudgetäre Mittel;

unentgeltliche und wohltätige Beiträge;

andere Quellen gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation.

Die von den Bürgern für den Unterricht erhaltenen Gelder werden auf ein spezielles Konto des COD geleitet und gemäß einer Vereinbarung zwischen dem Direktor der Hochschule und der Schulleitung verteilt. Die Kontrolle über die finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten der Schule übernimmt der Direktor der KPK.

Die Schule wird von einem Leiter geleitet, der vom Direktor des KPC zu den Bedingungen ernannt wird Arbeitsvertrag... Der Schulleiter rekrutiert und plant die Strategie für die Entwicklung der Schule. Die Schullehrer führen organisatorische und pädagogische Aktivitäten in Übereinstimmung mit der Charta des KPC und dieser Verordnung durch und stellen das erforderliche professionelle Niveau ihrer Aktivitäten sicher.

Die Schule wird reorganisiert, auf der Grundlage eines Beschlusses des Rates liquidiert Bildungseinrichtung COD auf Anordnung des Direktors im Falle eines Verstoßes gegen diese Bestimmung oder die Charta von COD.

Das Hauptdokument der Organisation ist eine Lizenz (1) mit einer Liste von Berufsbildungsprogrammen, nach denen die staatliche Bildungseinrichtung für die Sekundarschulbildung "Pädagogische Hochschule Khabarovsk" das Recht hat, Bildungsaktivitäten durchzuführen (2), sowie die Regeln für die Erbringung von bezahlten Dienstleistungen der Pädagogischen Hochschule Chabarowsk, die auch auf allgemeinen Bestimmungen basieren ...

Regeln für die Bereitstellung von bezahlten Bildungsdienstleistungen COD.

Allgemeine Bestimmungen:

Diese Regeln werden in Übereinstimmung mit dem Gesetz der R.F. "Über Bildung" in der Fassung des Bundesgesetzes Nr. 12-F3 vom 13.01.96 (Artikel 45); Musterregelungen für eine Bildungseinrichtung der beruflichen Sekundarstufe; Gesetz des Gebiets Chabarowsk "Über das Verfahren zur Einführung bezahlter Dienste durch staatliche und lokale Behörden, staatliche und kommunale Organisationen" vom 31.10.96 Nr. 73; Beschluss des Leiters der Verwaltung des Gebiets Chabarowsk „Über die Genehmigung der Verordnungen über das Verfahren zur Einführung von entgeltlichen Dienstleistungen durch staatliche und lokale Behörden, staatliche und kommunale Organisationen“ vom 01.09.97 Nr. 383; College-Charta; andere Regulierungsakte von R.F.

Die Regeln bestimmen die Reihenfolge, die Zahlungsarten Bildungsdienstleistungen, die Bedingungen und das Verfahren für ihre Bereitstellung, die Pflichten der Studierenden.

Bezahlte zusätzliche Bildungsdienstleistungen werden bereitgestellt, um den Bildungsbedürfnissen der Schüler gerecht zu werden und die Qualität des Bildungsprozesses zu verbessern.

Die Möglichkeit der Erbringung von Dienstleistungen dieser Art ist in der Satzung des Kollegiums vorgesehen und erfolgt auf Kosten außerbudgetärer Mittel von Sponsoren, Organisationen, Einzelpersonen, inkl. Eltern.

Die Regeln sind für alle Mitarbeiter und Studenten von COD bindend.

Arten von bezahlten Bildungsdienstleistungen (3).

Bedingungen für die Erbringung bezahlter Bildungsdienstleistungen:

Das College bietet der Bevölkerung mit einer Lizenz zur Durchführung der entsprechenden Bildungsaktivitäten bezahlte Bildungsdienstleistungen an.

Bildungsdienstleistungen können nicht im Austausch für und im Rahmen von aus dem Haushalt finanzierten Grundbildungsaktivitäten erbracht werden.

Die Einnahmen aus den genannten Tätigkeiten der Hochschule werden in diese Bildungseinrichtung nach eigenem Ermessen reinvestiert, auch für eine Erhöhung der Aufwendungen für Löhne College-Beschäftigte. Diese Tätigkeit gilt nicht für unternehmerische Tätigkeit.

Den Hauptworkflow bilden Aufträge aufgrund des Abschlusses von Verträgen „über die Erbringung von entgeltlichen Bildungsleistungen“ (4). Bestellungen regeln:

Zusammensetzung der Studiengruppen;

Lehrerschaft;

Stundenplan;

Bezahlung für den Unterricht;

usw. organisatorische Fragen (Ferien, etc.).

Außerdem gibt es ein Journal zur Aufzeichnung der Anwesenheit und des Fortschritts, durch das die Arbeit des Bildungsprozesses überwacht wird, und die Stundenzettel des Lehrers, nach denen die Mitarbeiter bezahlt werden.

Stundenzettel und Aufträge werden an die Buchhaltung weitergeleitet, die wiederum die Arbeit der Schule kontrolliert und die Arbeit des Schulpersonals bezahlt.

1.4 Möglichkeiten des Einsatzes moderner Computertechnologien in der Büroarbeit

Wenn sie über Büroautomatisierung oder Workflow sprechen, meinen sie normalerweise alle Informationstechnologie rund um die Dokumentenverarbeitung - vom Einsatz von Textverarbeitungssystemen über Workflow-Management-Systeme bis hin zum Datenbankmanagement. In einer modernen Institution sind die wichtigsten technologischen Werkzeuge für die Arbeit mit Dokumenten Computer, die an den Arbeitsplätzen der Darsteller installiert und mit einem Netzwerk verbunden sind. Wenn ein Computernetzwerk mindestens alle Arbeitsplätze von Büropersonal in Strukturbereichen einer Organisation abdeckt, dann wird es möglich, Dokumente über das Netzwerk zu verschieben und den Fortschritt des Büroprozesses zentral zu verfolgen - bis hin zur Arbeit von Darstellern an Dokumenten bei ihre Arbeitsplätze.

In der Sprachschule "Erfolg" der KGOU SPO KPK deckt das Computernetzwerk nicht alle Arbeitsplätze des Büropersonals ab, so dass es schwierig ist, die Bewegung von Dokumenten zu verfolgen und deren Ausführung zu überwachen. Grundsätzlich werden alle Dokumente mit Text- und Grafikeditoren erstellt, deren Möglichkeiten im Folgenden erläutert werden, und dann in der gedruckten Version an die Interpreten übergeben. Daher wird es ziemlich schwierig, ihre Implementierung zu kontrollieren. Um die Kontrollaufgabe zu vereinfachen, haben wir ein System zur automatisierten Registrierung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten basierend auf dem Outlook-Programm entwickelt. Auch die Vorteile einer Entwicklung unseres Informationssystems speziell in Outlook werden im Folgenden ausführlich erläutert. Die Einführung eines computergestützten Dokumentenerfassungssystems gewährleistet die Sammlung und Speicherung umfassender Daten zu allen Dokumenten der Organisation, ermöglicht eine effektive Kontrolle sowie die Durchführung von Informationen und Nachschlagewerken. Arbeiten mit Dokumenten in Microsoft Word

Die moderne Büroarbeit zeichnet sich durch die Einführung der Computertechnologie in den Prozess der Arbeit mit Dokumenten aus. Die Entwicklung von Technologien und neuen Informationstechnologien ermöglicht es, eine der Hauptaufgaben der Büroarbeit - das Erstellen von Dokumenten - mit verschiedenen Texteditoren zu lösen. Diese Umgebung ermöglicht die schnelle Bearbeitung von Dokumenten, die Verwendung vorgefertigter Formulare (Templates) bei der Erstellung grundlegender Dokumententypen, das mehrfache Duplizieren von erstellten Dokumenten und vieles mehr.

Die wichtigsten Softwareprodukte, die zur Lösung dieses Problems verwendet werden, sind Microsoft Word, Lexicon für Windows, WordPerfect für Windows. Die optimalste Arbeit scheint in Microsoft Word zu sein.

Der Word-Texteditor ist eine vielseitige Softwareumgebung für die Arbeit mit Textdokumenten, die die Arbeit mit verschiedenen Dokumenttypen erleichtern soll. Es bietet vielfältige Möglichkeiten, sowohl bei der Aufbereitung von Texten als auch bei der Manipulation von vorgefertigten Textdokumenten, die auf verschiedenen Medien gespeichert sind. Aus Fragmenten vorgefertigter Texte können neue Texte gebildet werden; verschiedene Objekte, die in anderen Anwendungen erstellt wurden, können in die Texte eingebettet werden; Textdokumente können über Kommunikationsleitungen von lokalen und globalen Computernetzwerken übertragen werden.

Für den Word-Editor sind in der Regel die folgenden Funktionen zu beachten, die anderen Textverarbeitungen innewohnen:

die Verwendung einer Vielzahl von Schriftarten und deren Stilen;

Verwendung von Symbolen von Alphabeten verschiedener Sprachen in einem Dokument (Kyrillisch, Latein, Griechisch, Arabisch, Hebräisch usw.);

Text bearbeiten und Rechtschreibung prüfen (Rechtschreibung und Grammatik);

automatische Paginierung des Dokuments, Einführung von Seitenköpfen (Kopf- und Fußzeilen), Fußnoten;

integriertes Toolkit für Geschäftsgrafiken (ermöglicht das Einfügen von Diagrammen, Zeichnungen und Diagrammen in den Text);

verschiedene Werkzeuge zum Formatieren des fertigen Textes (Ausrichtung, Spalten, Nummerierung);

Pflegen eines gestuften Inhaltsverzeichnisses mit mehreren Ebenen;

Suchen und Ersetzen eines Textstücks;

gleichzeitig mit mehreren Dokumenten arbeiten, einschließlich Dokumenten aus unterschiedlichen Umgebungen (Text, Tabellenkalkulationen, Grafiken, Datenbanken).

Darüber hinaus verfügt der Word-Editor über eine Vielzahl von Automatisierungswerkzeugen, um gängige Aufgaben zu vereinfachen:

mit Makrosequenzen von Zeichen arbeiten;

Tippfehler automatisch korrigieren;

automatische Textformatierung während der Eingabe (Autoformat);

automatischer Vorschlag der Vollversion des Datums sowie von Wörtern oder Phrasen aus der Autotextliste nach Eingabe der ersten Buchstaben (Auto-Vervollständigung);

automatische Analyse des Dokuments, um seine wichtigsten Bestimmungen hervorzuheben, auf deren Grundlage die Zusammenfassung des Autors erstellt wird;

die Fähigkeit, Stile zu erstellen;

automatische Bereitstellung von Tipps und Referenzinformationen, die Sie während der Aufgabe benötigen (Assistent);

das Vorhandensein eines Assistenten für Briefe, Kalender, Tagesordnungen, Lebensläufe, Umschläge, Faxe, der die Erstellung von Dokumenten erleichtert.

Die aufgeführten Funktionen von MSWord vereinfachen die Arbeit des Sachbearbeiters beim Erstellen und Bearbeiten von Textdokumenten erheblich.

Arbeiten mit Dokumenten im MS EXCEL-Programm

Die Informationsunterstützung für Managementaktivitäten umfasst Technologien zur Vorbereitung und Verarbeitung verschiedener Arten von Dokumenten, in denen Informationen in numerischer Form (Finanz-, Rechnungswesen, Planung und Analyse usw.) einen bedeutenden Platz einnehmen, die in Form verschiedener Arten von Dokumenten erstellt werden Tabellen, Formulare von Aussagen, Formulare, Listen. In solchen Fällen ist die Verwendung von Excel-Tabellen sehr nützlich, mit deren Hilfe Sie: mit Tabellen arbeiten und Berechnungen durchführen können, auch sehr komplexe; Erstellen von Diagrammen basierend auf den in den Tabellen enthaltenen Daten; Datenbanken erstellen und verarbeiten.

Zahlreiche Publikationen widmen sich der Beschreibung der Möglichkeiten von MS Excel. Hier geben wir nur einige Empfehlungen, die beim Erstellen von Dokumenten und beim Arbeiten mit ihnen in MS Excel nützlich sein können.

Die Erstellung eines beliebigen Dokuments in MS Excel, unabhängig von der verwendeten Version dieses Programms, ist es ratsam, mit einer Beschreibung der allgemeinen Eigenschaften mit dem Befehl Datei, Eigenschaften, Ausfüllen der Felder, Titel, Betreff, Autor, Schlüsselwörter zu beginnen Sie sparen Zeit bei der Suche nach entwickelten Dokumenten.

Tabellarische Darstellung der Daten. Die Haupteigenschaft eines Excel-Arbeitsblatts ist die Möglichkeit, verschiedene Datentypen in zusammenhängenden Zellen zu speichern: Text, Zahlen oder Formeln. Es reicht aus, die Zelle zu aktivieren und auf der Tastatur einzugeben, was Sie benötigen. Die Art der eingegebenen Daten wird automatisch bestimmt und ist nicht nur zum Speichern von numerischen und nicht-numerischen Daten gedacht, sondern zum Ausführen aller Arten von Operationen mit diesen Daten. Formeln sind die Essenz von Excel. Sie können auf verschiedene Weise gebaut werden.

Grafische Darstellung statistischer Daten. In der Dokumentation werden neben Tabellen häufig Diagramme verwendet. Sie sind ein komfortables Mittel zur visuellen Präsentation von Daten und ergänzen erfolgreich Tabellen oder ersetzen sie sogar, helfen bei der Analyse und dem Vergleich von Daten, um deren Wahrnehmung und Interpretation zu erleichtern.

Excel hat zwei verschiedene Wege Erstellen von Diagrammen, die sich in der Art und Weise unterscheiden, wie sie im Computerspeicher gespeichert werden: eingebettete Diagramme und individuelle Diagramme. Eingebettete Diagramme sind Diagramme, die auf der Arbeitsseite überlagert und in derselben Datei gespeichert werden (sie nehmen einen Teil der Tabelle ein). Einzelne Diagramme sind eigenständige grafische Objekte (besetzen den gesamten Bildschirm).

Um ein Diagramm zu erstellen, müssen Sie die Daten angeben, die dann in grafischer Form dargestellt werden. Die einfachste Möglichkeit, ein eingebettetes Diagramm zu erstellen, ist die Verwendung des Diagrammassistenten. Nachdem Sie auf die Schaltfläche Diagrammassistent geklickt haben, erscheint auf dem Bildschirm ein Dialogfeld, in dem wir nach Angabe aller Daten ein fertiges Diagramm erhalten.

Arbeiten mit Benutzervorlagen. Um Zeit bei der Erstellung von Dokumenten zu sparen, empfiehlt es sich, den Inhalt von Dokumenten systematisch zu analysieren und deren Standardformulare zu entwickeln. Die Vorlage ist die Grundlage für die Erstellung eines Standarddokuments. Die Ausführung des Befehls Datei, Neu in Microsoft Excel ruft das Angebot auf, eine der Vorlagen zum Erstellen eines neuen Dokuments auszuwählen.

Kopf- und Fußzeilen in Excel. Um die Arbeit mit gedruckten Dokumenten zu vereinfachen, empfiehlt es sich, Kopf- und Fußzeilen zu verwenden. Eine Fußzeile ist ein Feld, in das Sie Referenz- oder Erläuterungsmaterial eingeben können, z. B. Dateiname, Arbeitsblattname, Seitenzahl, aktuelles Datum und Uhrzeit, Abteilungsname und andere Serviceinformationen. Informationen, die nur in der Kopf- und Fußzeile einer Seite eingegeben wurden, erscheinen in den Kopf- und Fußzeilen aller Seiten. Kopf- und Fußzeilen befinden sich oben oder unten auf der Seite. In Excel können Sie die integrierten Kopf- und Fußzeilenformate verwenden oder eigene Formate erstellen. Vor dem Drucken können Sie ihre Position relativ zum Seitenrand festlegen.

Die betrachteten Beispiele für die Verwendung von Text- und Grafikeditoren dienen hauptsächlich der Erstellung von Dokumenten. Bei einem großen Dokumentenfluss in einer Organisation ist es jedoch sehr schwierig, nach den erforderlichen Informationen zu suchen und die Beziehung des erstellten Dokuments zu anderen verwandten Dokumenten zu verfolgen. Zur Informationsunterstützung einer modernen Einrichtung werden daher heute zunehmend Datenbankmanagementsysteme (DBMS) .ACCESS als Mittel zur Erstellung und zum Betrieb einer Datenbank eingesetzt.

Derzeit werden mehrere der beliebtesten Office-Datenbankverwaltungssysteme (DBMS) verwendet, um Datenbanken in kleinen Organisationen zu erstellen, aber das beliebteste ist aus vielen Gründen das Microsoft Access DBMS (oder MS Access). Abhängig von den Fähigkeiten eines bestimmten Computers und der Version des installierten Betriebssystems (Windows 98, Me, 2000, XP) werden unterschiedliche Versionen des DBMS verwendet (Access 97, 2000, XP).

Access implementiert vollständig das relationale Datenbankmanagement. Das System unterstützt Primär- und Fremdschlüssel und gewährleistet die Datenintegrität auf Kernel-Ebene (was inkompatible Aktualisierungs- oder Löschvorgänge verhindert). Darüber hinaus sind Tabellen in Access mit Datenvalidierungstools ausgestattet, um eine falsche Eingabe zu verhindern, unabhängig davon, wie sie ausgeführt wird, und jedes Tabellenfeld hat sein eigenes Format und Standardbeschreibungen, was die Dateneingabe erheblich vereinfacht. Die grundlegenden Merkmale eines DBMS sind die Datentypen, die es speichern und verarbeiten kann. Access DBMS ermöglicht Ihnen die Verwendung der folgenden Datentypen in Datensätzen:

Zähler: Dieses Feld wird automatisch gesetzt, wenn der Datenbank ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Die Werte in diesen Feldern sind für den Benutzer nicht zugänglich und können nicht aktualisiert werden: Wenn Datensätze gelöscht werden, setzt der Zähler die bestehende Nummerierung fort.

Text: Dieses Feld kann bis zu 255 Zeichen freien Text enthalten. Wenn die Feldlänge nicht angegeben wird, beträgt der Standardwert 50 Zeichen: Dieses Feld kann einen beliebigen Satz von Zeichen bis zu 64 KB enthalten.

Numerisch: enthält ganze Zahlen und / oder Bruchzahlen und belegt je nach Typ (Wert) der Zahl ein bis acht Byte.

Datum / Uhrzeit: enthält das Datum in verschiedenen Formaten (z. B. Kurzformat 31.12.2004, Vollformat 31.12.04 23:59:59 usw.).

Währung: Dieses Feld gibt den Geldbetrag mit einer Genauigkeit von 15 ganzen und 4 Nachkommastellen an (in diesem Fall werden normalerweise nur zwei Nachkommastellen auf dem Bildschirm angezeigt).

Boolean: Diese Felder enthalten Boolesche Werte JA oder NEIN.

OLE-Objekt: Diese Felder speichern Objekte, die von anderen Anwendungen übernommen wurden (Bilder, Tabellen).

Wenn bei der Sonderverarbeitung keine Werte in den Feldern gefunden werden, bietet das System volle Unterstützung für Nullwerte.

Die relationale Datenverarbeitung in Access ist aufgrund der flexiblen Architektur des Systems in der Lage, jeden Bedarf zu befriedigen. Gleichzeitig kann Access als eigenständiges DBMS im Dateiservermodus oder als Clientkomponente von Produkten wie SQL Server verwendet werden. Außerdem. Access unterstützt das Open Database Connectivity (ODBC)-Protokoll, mit dem Sie eine Verbindung zu Datenbanken in vielen verschiedenen Formaten herstellen können, z. B. SQL Server, Oracle, Sybase und sogar DB/2-Mainframes von IBM.

Access unterstützt die Transaktionsverarbeitung mit garantierter Integrität. Darüber hinaus wird eine Sicherheit auf Benutzerebene bereitgestellt, mit der Sie den Zugriff auf Daten für einzelne Benutzer und ganze Gruppen steuern können.

Die Organisation des Hilfesystems von Microsoft ist sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Benutzer weiterhin die beste in der Branche. Access bietet kontextbezogene Hilfe, die durch Klicken auf . aufgerufen werden kann , und auf dem Bildschirm werden sofort Hilfeinformationen zu dem Problem angezeigt, das den Benutzer gerade interessiert. In diesem Fall können Sie ganz einfach zum Inhaltsverzeichnis des Hilfesystems, zu bestimmten Informationen, zum Verlauf früherer Anrufe und zu Lesezeichen wechseln.

Der Wizard kann stundenlange Arbeit in Minuten verwandeln. Die Assistenten stellen leitende Fragen zu Inhalt, Stil und Format des zu erstellenden Objekts; dann bauen sie automatisch das gewünschte Objekt. Access verfügt über etwa hundert Assistenten, die Ihnen beim Entwerfen von Datenbanken, Anwendungen, Tabellen, Formularen, Berichten, Diagrammen, Adressetiketten, Steuerelementen und Eigenschaften helfen. Sie können sogar Assistenten für verschiedene Aufgaben anpassen.Ermöglichen den Import und Export von Dateien vieler bekannter Formate, darunter dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, viele ASCII-Textformate (auch mit fester Zeilenlänge oder a angegebenes Trennzeichen) und Siehe auch HTML-Daten. Der Import erstellt eine Access-Tabelle; Beim Exportieren einer Access-Tabelle wird eine Datei im angegebenen Format erstellt.

Verknüpfen (früher als Anhang bezeichnet) bedeutet, dass Sie externe Daten verwenden können, ohne eine Access-Tabelle zu erstellen. Sie können eine ähnliche Verknüpfung zu dBASE-, FoxPro-, Excel-, ASCII- und SQL-Daten herstellen. Eine sehr leistungsstarke Funktion – das Verknüpfen von Access-Tabellen mit ihren externen Tabellen und das anschließende Freigeben – gilt für Access-Tabellen, dBASE, FoxPro und SQL Server.

Formular- und Berichtsentwurfsfenster haben die gleiche Oberfläche und bieten dem Benutzer viele Optionen. Das Formular bzw. der Bericht ist nach dem WYSIWYG-Prinzip (What You See Is What You Get) gestaltet. Durch Hinzufügen eines weiteren Steuerelements sieht der Benutzer, wie sich das erstellte Formular ändert.

Formulare und Berichte können Beschriftungen, Textdatenfelder, Optionsfelder, Kontrollkästchen, Linien und Rechtecke enthalten und sie mit Farbe und Schatten auf Elementen gestalten. Darüber hinaus können Sie ganze Bilder, Diagramme, Unterformulare und Unterberichte einfügen. Gleichzeitig bleiben alle Parameter der Datenpräsentation vollständig unter der Kontrolle des Benutzers.

Formulare können viele Seiten umfassen, und Berichte können viele Ebenen zum Gruppieren und Zusammenfassen von Daten aufweisen.

Formulare und Berichte können durch Heranzoomen aus der Vogelperspektive angezeigt werden. Im Entwurfsmodus können Sie den Bericht mit Dummy-Daten anzeigen, damit Sie nicht auf die Verarbeitung einer großen realen Datei warten müssen.

Der Report Designer ist ein sehr mächtiges Werkzeug mit bis zu zehn Gruppierungs- und Sortierebenen. Es ermöglicht Ihnen, in nur zwei Durchgängen Berichte zu erstellen, die Prozentsätze und Summen anzeigen.

Eine der leistungsstärksten Funktionen von Access ist auch die wichtigste. Mit Beziehungen können Sie Tabellen grafisch verknüpfen. Sie können sogar Tabellen verknüpfen, die unterschiedliche Dateitypen darstellen (z. B. eine Access-Tabelle und eine dBASE-Tabelle). Nach einer solchen Verknüpfung fungieren die Tabellen als Ganzes, und Sie können jetzt Abfragen in Bezug auf alle darin enthaltenen Daten erstellen. Sie können bestimmte Felder auswählen, eine Sortierreihenfolge definieren, berechnete Ausdrücke erstellen und Kriterien eingeben, um die gewünschten Datensätze auszuwählen. Sie können die Ergebnisse der Ausführung einer Abfrage als Tabelle, Formular oder Bericht anzeigen. Der Benutzer muss keine Beziehungen vorab einrichten: Stattdessen reicht es aus, den Abfragedesigner aufzurufen (z. B. wenn Sie einen bestimmten Bericht erstellen müssen).

Anfragen gelten auch in anderen Fällen. Sie können Abfragen erstellen, die Summen berechnen, gruppierte Tabellen anzeigen und neue Tabellen erstellen. Sie können sogar eine Abfrage verwenden, um Daten in Tabellen zu aktualisieren, Datensätze zu löschen und eine Tabelle zu einer anderen hinzuzufügen.

Access verwendet dieselbe Grafikanwendung wie Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Project. Es ermöglicht Ihnen, Hunderte von Arten von Grafiken und Diagrammen zu erstellen und sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Sie können Balken-, Balken-, Kreis-, Flächen- und andere Diagramme sowohl in 2D als auch in 3D erstellen. Sie können beliebig von Text begleitet, dekoriert werden verschiedene Farben und Muster. Werte können in Balken oder Segmenten von Tortendiagrammen angezeigt werden. Sie können die Diagrammbilder so drehen, dass sie aus jedem beliebigen Winkel angezeigt werden. All dies wird vom Programm Access Graph bereitgestellt.

Mit DDE (Dynamic Data Exchange) und OLE (Object Linking and Embedding) können Sie alle Arten neuer Objekte zu Access-Formularen und -Berichten hinzufügen. Diese Objekte können Ton, Bilder, Diagramme und sogar Videoclips sein. Sie können OLE-Objekte (wie Bitmaps) oder Textverarbeitungsdokumente (Word oder WordPerfect) einbetten oder mit Excel-Tabellen verknüpfen. Durch die Verknüpfung dieser Objekte mit ihrer Datenbank kann der Benutzer dynamische Formulare und Berichte erstellen und dieselben Informationen in verschiedenen Windows-Anwendungen verwenden.

Access bietet jetzt alle Funktionen, die es einer Anwendung ermöglichen, mit dem Internet / Intranet zu kommunizieren. Mit einem Klick speichern Sie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte im HTML-Format. Ein Assistent ermöglicht es sogar einem Neuling, HTML-Codes von einem Objekt auf eine Webseite zu übertragen und sie für jeden, der im Internet surft, verfügbar zu machen. Hyperlinks ermöglichen den direkten Zugriff auf Daten, die auf einer Webseite gehostet werden, direkt aus Access-Formularen Enthält über hundert Funktionen (kleine integrierte Programme, die bei der Ausführung einen Wert zurückgeben), die viele verschiedene Aufgaben ausführen. Es gibt Funktionen zum Manipulieren von Datenbanken, Strings, Zahlen im Datums- und Zeitformat, Mathematik, Wirtschaft und Finanzen. Sie können verwendet werden, um berechnete Ausdrücke in Formularen, Berichten und Abfragen zu erstellen.

Für Nicht-Programmierer (oder Power-User, die einfach nicht programmieren möchten) bietet Access Makros. Sie ermöglichen es Ihnen, einige Aufgaben zu automatisieren. Etwa fünfzig Makros ermöglichen es, Daten zu manipulieren, Menüs und Dialogfelder zu erstellen, Formulare und Berichte zu öffnen, kurz gesagt, fast jede Aufgabe zu automatisieren. Mit Makros können Sie etwa 90% aller Datenverarbeitungsaufgaben lösen.Dies ist eine ernsthafte Anwendungsentwicklungsumgebung mit einer vollwertigen Programmiersprache. Visual Basic for Applications - VBA (früher bekannt als Access Basic) verfolgt einen objektorientierten Ansatz bei der Programmierung und ermöglicht dem Programmierer fast alles, was er sich vorstellen kann. Es ist eine mächtige strukturierte Programmiersprache.

Die Entwicklungsumgebung mit vollem Funktionsumfang unterstützt viele leistungsstarke moderne Funktionen: Mehrfenstermodus zum Bearbeiten und Debuggen, automatische Syntaxprüfung, Haltepunkte, schrittweise Ausführung und sogar Syntaxhilfe, die Optionen für Eingabebefehle auf dem Bildschirm anzeigt.

Im Geschäft oder persönliche Sphäre oft muss man mit Daten von . arbeiten verschiedene Quellen, die jeweils einer bestimmten Art von Aktivität zugeordnet sind. Um all diese Daten zu koordinieren, sind einige Kenntnisse und organisatorische Fähigkeiten erforderlich. Microsoft Access kombiniert Informationen aus verschiedenen Quellen in einer einzigen relationalen Datenbank. Mit den von Ihnen erstellten Formularen, Abfragen und Berichten können Sie Daten schnell und effizient aktualisieren, Antworten auf Fragen erhalten, nach den benötigten Daten suchen, die Daten analysieren und Berichte drucken.

In der Datenbank werden Informationen aus jeder Quelle in einer separaten Tabelle gespeichert. Beim Arbeiten mit Daten aus mehreren Tabellen werden Beziehungen zwischen Tabellen hergestellt.

Um Daten zu suchen und auszuwählen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, wird eine Abfrage erstellt. Abfragen ermöglichen Ihnen auch, mehrere Datensätze gleichzeitig zu aktualisieren oder zu löschen, integrierte oder Ad-hoc-Berechnungen durchzuführen.

Formulare werden verwendet, um Daten direkt in der Tabelle anzuzeigen, einzugeben oder zu ändern. Mit dem Formular können Sie Daten aus einer oder mehreren Tabellen auswählen und in einem Standard- oder benutzerdefinierten Layout auf dem Bildschirm anzeigen.

Sie können einen Bericht verwenden, um die Daten zu analysieren oder auf eine bestimmte Weise auszudrucken, z. B. können Sie einen Bericht erstellen und drucken, der Daten gruppiert und Summen berechnet.

Um einige Vorgänge automatisch auszuführen, werden Makros verwendet, die einen Satz von einem oder mehreren Makros enthalten, wie z. B. das Öffnen von Formularen oder das Drucken von Berichten. Makros können nützlich sein, um häufig ausgeführte Aufgaben zu automatisieren. Wenn der Benutzer beispielsweise auf eine Schaltfläche klickt, können Sie ein Makro ausführen, das einen Bericht druckt.

Manchmal ist es notwendig, eine eigene Prozedur zu erstellen, die aus einem beliebigen Fenster in der Datenbank gestartet werden soll, oder eine Prozedur, die für die Behandlung eines bestimmten Ereignisses entwickelt wurde. Eine Menge solcher Prozeduren in der Sprache Visual Basic, die in einer Programmeinheit zusammengefasst sind, wird als Modul bezeichnet. Es gibt zwei Haupttypen von Modulen: Klassenmodule und Standardmodule. Klassenmodule sind Formularmodule und Berichtsmodule, die einem bestimmten Formular oder Bericht zugeordnet sind. Sie enthalten häufig Ereignisroutinen (z. B. einen Tastendruck) und werden automatisch generiert, wenn die erste Ereignisroutine erstellt wird. Standardmodule enthalten allgemeine Prozeduren, die keinem Objekt zugeordnet sind, sowie häufig verwendete Prozeduren, die von jedem Fenster in der Datenbank gestartet werden können.

KAPITEL 2. VERWENDUNG VON MS OUTLOOK FÜR DIE ORGANISATION DER GESCHÄFTSVERARBEITUNG UND DES DOKUMENTENVERKEHRS

.1 Moderne Mittel zur Organisation der Büroarbeit und des Dokumentenflusses

Anforderungen an moderne Büroarbeit und Dokumentenfluss. Jedes Dokument muss schnell beim Adressaten ankommen (sonst macht es einfach keinen Sinn). In vielen Fällen wird die Aufgabe der Zustellung des Dokuments einer wichtigen Regierungsbehörde übertragen - der Post. Dennoch wird von dem Dokument verlangt, dass es immer nützlich ist und zum richtigen Zeitpunkt schnell gefunden werden kann.

Beim Arbeiten mit einem Dokument müssen Sie bestimmte Regeln beachten. Natürlich können solche Regeln nicht kompliziert sein, aber man sollte sich darauf einigen, dass solche Regeln sein sollten, und sie sollten befolgt werden. Niemand wird dieser These widersprechen, aber leider gibt es in der Praxis jeder Organisation genug nervige (und teure) Beispiele für die Nichterfüllung elementarer Büroarbeitsanforderungen.

Es sollte nicht von allen Mitarbeitern erwartet werden, dass sie immer extrem diszipliniert sind und kaufmännische Handbücher wandeln. Aber ein smarter Mitarbeiter sollte immer wissen, wo er Antworten auf seine Fragen bekommt.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass auch in einem kleinen Büro Geschäftsregeln geschrieben werden müssen. Wenn Sie von Ihren Untergebenen Ordnung verlangen und erwarten, sollten Sie sich nicht auf das kollektive Gedächtnis Ihrer Mitarbeiter verlassen. Es ist besser, einmal zwei Stunden damit zu verbringen, ein allgemeines Regelwerk aufzustellen, als sich ständig über das Fehlen notwendiger Dokumente und die "Dummheit" der Mitarbeiter zu ärgern.

Grundlagen der Büroarbeit. Was sollte sich in den internen Regeln der Büroarbeit widerspiegeln? Es ist unmöglich, alles vorherzusehen und es ist nicht erforderlich, dies anzustreben, aber es wird empfohlen, einige Standardanforderungen in diesen Regeln festzulegen.

Zuallererst - die Liste der Angelegenheiten des Unternehmens oder der Abteilung, deren Bezeichnungen und Namen.

Es muss angegeben werden, wer für jeden der Fälle persönlich verantwortlich ist und wo diese Fälle aufbewahrt werden sollen. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie installieren erforderliche Liste Beamte, die die Dokumente der einzelnen Fälle bestätigen müssen.

Es sollte festgelegt werden, auf welchen Rechnern und in welchen Ordnern die Akten des jeweiligen Falls abgelegt werden sollen, wer Zugriff auf die Akten des jeweiligen Falles hat.

Die Arbeitsreihenfolge an einem Dokument muss nicht immer geregelt werden, aber eine gute Praxis erfordert, dass auf jedem Computer ein vorgegebener Ordner für die Bearbeitung aktueller Dokumente zugewiesen wird. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie dringend eine Datei in Abwesenheit ihres Besitzers finden müssen. Es sollte speziell festgelegt werden, dass nach Freigabe des Dokuments dessen Versionen gelöscht werden, um Missverständnisse zu vermeiden, und die Dokumentendatei aus dem aktuellen Dokumentenordner in den dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden sollte.

Auch die Aufbewahrungsfrist für Dokumente und zugehörige Dateien sollte vereinbart werden.

Es ist ratsam, das Verfahren für die vorübergehende Entfernung von Dokumenten aus Fällen im Voraus festzulegen (zum Beispiel erfordert die gute Praxis, dass anstelle eines beschlagnahmten Dokuments ein Blatt Papier in die Akte eingefügt werden muss, auf dem angegeben ist, wer, wann und warum das Dokument entnommen hat aus der Datei).

Das Verfahren zur Registrierung von Dokumenten und der obligatorische Charakter dieses Verfahrens sollten genau festgelegt werden. Normalerweise werden Dokumente registriert, indem die Dokumentennummer aus der Aktennummer und der Registrierungsnummer selbst gebildet wird, wobei das Registrierungsdatum nicht vergessen wird.

Eine Kopie des in der Akte aufbewahrten Dokuments muss in der Regel vom Entwickler und allen erforderlichen Visa unterschrieben werden.

Insbesondere sollten Verfahren und Zeitpunkt der innerbetrieblichen Verteilung von Dokumenten einschließlich operativer Entscheidungen (Entscheidungen und Anordnungen von Führungskräften, Protokolle von operativen Besprechungen etc.) festgelegt werden. Wer dafür zuständig ist, sollte angegeben werden.

In den Regeln der Büroarbeit wird empfohlen, eine Liste von Handlungen festzulegen, die durch Handlungen der etablierten Form dokumentiert werden müssen - eine solche Pedanterie wird gewissenhafte Führer nicht entfremden. Es ist sinnvoll, den Regeln der Büroarbeit Muster von Standarddokumenten beizufügen und mit der Erfahrung sogar Namen und Speicherort der entsprechenden Vorlagendateien von Standarddokumenten auf Computerdisketten anzugeben - dies spart Zeit, diszipliniert das Personal und trägt zur Die Formation Unternehmensidentität mit Dokumenten arbeiten.

Büroarbeit und Dokumentenmanagement mit elektronischen Kommunikationssystemen. Der Weiterleitung von Dokumenten wird in der Regel per Post vertraut. Aber die Entwicklung der Computertechnologie in den letzten Jahrzehnten hat dazu geführt, dass die Post aller Länder ihr Monopol auf die Übertragung von Informationen verloren hat. Eine geringfügige Umrüstung eines Computers macht ihn zu einem leistungsstarken Kommunikationswerkzeug.

Dieses Buch beschreibt nicht die Feinheiten der elektronischen Kommunikation - das ist das Geschäft von Profis, und Dutzende von Unternehmen bieten ihre kompetenten Dienste in diesem Bereich an. Für uns ist es wichtig zu verstehen, welche Möglichkeiten sich in elektronischen Kommunikationssystemen verbergen.

Es gibt zwei grundsätzlich unterschiedliche Arten von elektronischen Kommunikationsgeräten. Während der Unterschied zwischen den beiden für den Benutzer völlig subtil sein kann, ist es hilfreich, sie zu kennen.

Die erste Gruppe soll lokale Computernetzwerke unterstützen, deren Entfernung zwischen Metern und Kilometern liegen kann. Darüber hinaus muss jeder der Computer im lokalen Netzwerk mit einem speziellen elektronischen Gerät ausgestattet sein - der sogenannten Netzwerkkarte. Darüber hinaus alles enthalten in lokales Netzwerk Computer müssen mit einem speziellen Kabel miteinander verbunden werden, und einige zusätzliche Geräte sind erforderlich. Seine Zusammensetzung hängt stark von der Länge des lokalen Netzes ab.

Die zweite Gerätegruppe erfordert keine Verlegung spezieller Kabelnetze, sondern konzentriert sich zunächst auf die Nutzung von Standard-Telefonkommunikationskanälen. Um diese Technologie nutzen zu können, muss ein Computer mit einem speziellen Gerät ausgestattet sein - einem Modem, und mit Hilfe dieses Geräts muss er mit Telefonkommunikationskanälen verbunden werden. Bei der Verwendung von Modems spielt die Entfernung zwischen den Computern und ihre Platzierung keine Rolle mehr - Sie benötigen nur Zugriff auf Telefonkommunikationskanäle. Das Weltcomputernetz Internet basiert auf diesem Prinzip. Es ist jedoch notwendig zu verstehen, dass die für das Internet entwickelte Software erfolgreich in lokalen Netzwerken von Computern im Auge funktionieren kann. In Ländern mit der am weitesten entwickelten elektronischen Kommunikation ist eine digitale Signatur in vielen Tätigkeitsbereichen bereits weit verbreitet und sogar beispielsweise in betrieblichen Produktionsmanagementsystemen, in computergestützten Konstruktionssystemen, im Bankensektor. Die elektronische Signatur wurde so Wichtiger Faktor Geschäftsleben, dass die USA bereits ein Gesetz über das Verfahren zu ihrer Verwendung erlassen haben und es unter bestimmten Voraussetzungen einer traditionellen Signatur gleichgesetzt wird (in der US-Gesetzgebung gibt es jedoch nur wenige Rechtsverfahren, bei denen eine digitale Signatur gilt nicht). Wahrscheinlich ist die Verabschiedung eines ähnlichen Gesetzes in Russland nur eine Frage der Zeit.

Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen. Jedes Dokument kann als Datei präsentiert werden. Und die Manipulation von Dateien, deren Verarbeitung und Übertragung ist das, was Computer am besten können. Daher hat die Logik der Entwicklung von Ereignissen, Wettbewerb und menschlichem Genie schnell die Tatsache erreicht, dass das Dokument jetzt erstellt, vereinbart, unterzeichnet, versendet und gelesen werden kann, ohne es auf Papier zu bringen. Da der Computer nichts vergisst, nichts verliert und nichts verwirrt und die Kosten für die Speicherung von Informationen schnell sinken, hat es sich als effektiv erwiesen, den Computern alle Dokumente des Unternehmens vollständig anzuvertrauen.

Die Summe aller Errungenschaften der Informationstechnologie hat zur Entstehung von Dokumentenmanagementsystemen für Unternehmen geführt. Um ein solches System zu schaffen, ist es notwendig, dass die Mitarbeiter des Unternehmens Zugang zu Computern haben, die mit elektronischer Kommunikation und spezieller Software ausgestattet sind. Das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens ermöglicht Ihnen, mit Dokumenten alles zu tun, was in jedem Dokumentenmanagement- und Dokumentenmanagementsystem mit ihnen gemacht wird. Gleichzeitig bietet das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens grundlegend neue Möglichkeiten, die nur Computern zur Verfügung stehen. Das bedeutet, dass Computer innerhalb eines solchen Systems alle ihre besten Eigenschaften zum Wohle des Unternehmens vereinen.

In einem solchen Workflow-System können Sie beispielsweise ein Dokument mit einer elektronischen Signatur versehen, den Zugriff auf das Dokument einschränken, es in einer bestimmten Reihenfolge an bestimmte Mitarbeiter senden, jederzeit feststellen, wo und in welchem ​​​​Stadium der Verarbeitung sich ein Dokument befindet , und sehen Sie sich Notizen zum Dokument der Mitarbeiter an, die seine bearbeitet haben.

Das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens ist in der Lage, die Verarbeitungsprozesse von Unternehmensdokumenten zu verstehen und richtig zu verwenden. Sie ermöglichen es Ihnen, ein typisches Dokument (ein- oder ausgehend), seine charakteristischen Details, die Reihenfolge seiner Verarbeitung und die Rechte der Beteiligten an einem solchen Prozess zu beschreiben. Danach wird der Prozess automatisch streng und genau befolgt. Das Dokument wird sequentiell von einem Beamten zum anderen in Übereinstimmung mit der angewandten Technologie für die Verarbeitung eines Dokuments des entsprechenden Typs übertragen. Jeder Mitarbeiter erhält rechtzeitig eine Benachrichtigung über den Erhalt des ihm zugesandten Dokuments und muss nirgendwo hingehen. Das Dokument wird mit den notwendigen Kommentaren der Mitarbeiter und einem Hinweis darauf versehen, wie dringend dieses Dokument bearbeitet werden muss. Im betrieblichen Workflow-System wird die Erfassung generalisierter Daten erheblich erleichtert, in denen Sie viele Dokumente zu unterschiedlichen Zeiträumen und unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen bearbeiten müssen.

Darüber hinaus wird ein Dokument in solchen Systemen nicht nur das Dokument selbst, eine Tabelle, ein Diagramm, sondern auch ein beliebiges Bild (statisch oder dynamisch), eine Tonaufzeichnung und im Allgemeinen alles, was ein Computer verarbeiten kann. Ein Beispiel für ein statisches Bild kann beispielsweise eine Zeichnung beliebiger Komplexität oder ein elektronisches Modell einer Einheit, eines Produkts oder einer Struktur sein. Ein dynamisches Bild kann eine einfache Werbepräsentation oder sogar ein echtes Video sein. Denken Sie daran, dass das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens distanzunempfindlich ist und es ermöglicht, innerhalb eines einzigen Systems nach einheitlichen Regeln in allen Niederlassungen des Unternehmens (einschließlich beispielsweise der australischen und Magadan-Niederlassungen) so zu arbeiten, als ob alle in einem sitzen würden Nachbarzimmer. Gleichzeitig wird die Arbeit in Echtzeit ausgeführt, d.h. wenige Minuten reichen aus, um ein Dokument über Tausende von Kilometern zu versenden.

Natürlich ist ein Corporate Document Management System kein billiges Vergnügen. Aber wie viel kann ein verlorenes oder falsch verarbeitetes Dokument im Leben kosten, wie viel kann eine rechtzeitige und genaue Information kosten? Manchmal geht es um das Überleben des Unternehmens. Darüber hinaus dürfen wir nicht vergessen, dass die Reduzierung der Kosten für die Computerdatenverarbeitung und das Speichern von Informationen im Computerspeicher einer der dynamischsten positiven Prozesse in der Geschichte der Menschheit ist.

Mehrere bemerkenswerte Arten können erwähnt werden Software Dokumenten-Management-Systemen von Unternehmen, aber einer der unangefochtenen Marktführer auf diesem Markt ist das System Lotus Notes und eine breite Palette von Systemen und Softwareprodukten, die auf seinen charakteristischen Lösungen aufbauen. Dies ist genau das Spektrum an Softwaresystemen und -lösungen, deren Fähigkeiten unter Beteiligung von Händlern und Experten unter Berücksichtigung der Anforderungen eines bestimmten Unternehmens verstanden werden müssen. Es ist wichtig zu wissen, dass die Lotus Notes-Technologien derzeit sowohl Anwendungsentwicklungstools (Programme) für verteilte Computerumgebungen (mehrere Computer) als auch fertige Softwareprodukte für das Dokumentenmanagement im Unternehmen. Ein Beispiel (nicht das einzige) für ein Softwareprodukt, das auf Lotus Notes-Technologien aufbaut und den Dokumentenfluss im Unternehmen unterstützt, ist das Domino.Doc..Doc-System, das sehr umfangreiche Funktionen zum Erstellen und Verwalten von Dokumenten in einer verteilten Computerumgebung bietet und die Zuverlässigkeit, die für moderne Industrielösungen charakteristisch ist, einschließlich der folgenden Funktionen:

Entwicklung von Dokumenten mit beliebigen Windows-Softwareprodukten;

Unterstützung der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten;

Registrierung ein- und ausgehender Dokumente;

Unterstützung in Form von Dokumenten aller Daten, die in elektronischer Form gespeichert werden können;

Speichern von Versionen von Dokumenten;

umfassende Mittel zur Textsuche und zum Abrufen von Dokumenten; Über die Erstellung von Standarddokumenten;

Unterstützung industrieller Mittel zum Schutz und zur Verschlüsselung von Dokumenten;

Sicherstellung der Identifizierung von Benutzern und Arbeitsgruppen von Benutzern gemäß der hierarchischen Struktur der Organisation;

Unterstützung für die Arbeit mit mobilen und nicht verbundenen Benutzern (z. B. mit Verkäufern, die Laptops besitzen und diese regelmäßig mit dem Netzwerk verbinden).

Natürlich erfordert ein solch komplexes Softwaresystem eine geschickte Abstimmung und Wartung durch Spezialisten, aber seine hohe Effizienz und Flexibilität wird eine Lösung für viele der Probleme bieten, die für produktives Arbeiten entscheidend sind. Für diejenigen, die versuchen, erfolgreich zu sein modernes Geschäft Es ist wichtig zu verstehen, dass in einem sich schnell ändernden Umfeld keine Lösung für lange Zeit gut ist. Tools zur Konfiguration von Dokumentenverwaltungssystemen für Unternehmen (und natürlich Domino.Doc) ermöglichen es Ihnen, schnell alle Manöver des Unternehmens sowohl in Bezug auf seine Struktur als auch auf die Besonderheiten der bereitgestellten Dienste sicherzustellen, mit der Gewissheit, dass vertrauliche Informationen erhalten bleiben vertrauliche und genaue und vollständige Informationen - genau und vollständig.

Nach einer kurzen Beschreibung von Corporate Document Management Systemen sollten Sie darauf hinweisen, dass auf diesem Markt schnell neue Softwareprodukte und -lösungen auftauchen und sich bei Interesse unbedingt mit der gesamten Palette an Softwareprodukten und Dienstleistungen auf dem Markt vertraut machen bevor Sie eine Entscheidung treffen.

2.2 Implementierung des Dokumentenflusses der Sprachschule „Success“, als strukturelle Untergliederung der KGOU SPO KPK, im Umfeld von „MS Outlook“

.2.1 Funktionen des „Microsoft Outlook“-Systems

Der Outlook Communication Manager gehört neben dem Präsentationsprogramm Power Point nach wie vor zu den Außenseitern der MS Office-Suite. Heimanwender löschen es während der Installation des "Büros" fast sofort aus der Liste der installierten Programme. Und unter den Mitarbeitern von Firmen und Unternehmen gibt es nur wenige, die die Möglichkeiten dieses wunderbaren Pakets voll ausschöpfen können.

Ein erheblicher Teil der Verantwortung für diese bedauerliche Tatsache liegt auf den Schultern der Entwickler selbst - Outlook blieb bis zur Veröffentlichung der neuesten Version eines der umständlichsten und unpraktischsten MS Office-Module und die wilde Anzahl von Fehlern in der lokalisierten Version ziemlich verdorben die Stimmung der inländischen Benutzer. Und das war umso ärgerlicher, als es nach dem Plan der Macher zum Mittelpunkt einer Office-Suite und zum Alltagswerkzeug für jeden Nutzer werden sollte. Dafür gibt es heute alle Gründe - die Fehler sind behoben und das Arbeiten mit dem Programm ist viel komfortabler geworden als früher.

Das Adressbuch. Kontaktmanager. Wenn Outlook das "Herz" von MS Office ist, dann ist das Herz von Outlook selbst zweifellos der Kontaktmanager. Schließlich werden die Daten aus dem Adressbuch nicht nur von ihm selbst, sondern auch von allen Programmen der MS-Office-Familie genutzt. Im Gegensatz zum einfachen Adressbuch von Outlook Express können Sie mit dem Kontaktmanager ein ganzes Dossier über alle Ihre Kollegen, vertrauten Kollegen, zusammenstellen. Neben rein geschäftlichen Informationen bietet das Adressbuch spezielle Felder für den Namen der Frau, Geburtstag, Hochzeitstag Ihres Kollegen oder Freundes. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken darüber, warum das Programm solche persönlichen Daten abfragen musste - füllen Sie einfach das Adressbuchformular aus. Wir werden später sehen, wie vollständig Outlook alle von Ihnen eingegebenen Informationen verwendet.

Mit Contact Manager können Sie nicht nur separate Datensätze für jeden Empfänger erstellen, sondern diese auch in Gruppen zusammenfassen, sogenannte "Mailing Lists" erstellen - diese Funktion ist praktisch, wenn Sie dieselbe Nachricht oder Datei an alle Mitarbeiter senden müssen einer Abteilung in Ihrem Büro.

E-Mail. Unter Windows verwaltet bekanntlich der Junior-Vertreter der Outlook-Familie, Outlook Express, E-Mails. Und er bewältigt diese Arbeit fast besser als sein "älterer Bruder". Es funktioniert korrekter mit anderen russischen Sprachcodierungen als der Standard-Windows-Codierung; es kann nicht nur persönliche E-Mail-Nachrichten, sondern auch Nachrichten von Newsgroups empfangen ...

Aber der Punkt hier ist nicht, dass Outlook Express gut und Outlook schlecht ist: Es ist nur so, dass die beiden Programme leicht unterschiedliche "Aktivitätsbereiche" haben. Auf die Arbeit in einer Unternehmensnetzwerkumgebung ausgerichtet, ermöglicht Outlook Ihnen, eine Nachricht oder Datei nicht nur an das Internet, sondern auch an Ihren Kollegen im lokalen Netzwerk zu senden.

Sie können Nachrichten nicht nur im integrierten Editor des Programms erstellen, wie es in Outlook Express der Fall war: Jetzt kann jedes MS Office-Paket zu Ihrem "Schreibtisch" werden. Nachdem Sie eine Tabelle in Excel oder ein Textdokument in Word erstellt haben, können Sie diese, ohne das Programm zu verlassen, über das Menü Datei / Senden an den gewünschten Empfänger senden.

Als Paket für den geschäftlichen Gebrauch verfügt Outlook über sehr ausgefeilte Methoden zum Schutz ausgehender Nachrichten durch integrierte Verschlüsselungssysteme und individuelle elektronische Signaturen. Für einen Heimanwender erscheinen all diese Schutzgrade meistens übertrieben, aber seien Sie sicher, dass bei der Übertragung vertraulicher Daten zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen nicht schaden. Es verfügt über Outlook und ein Filtersystem zur Reinigung von Post von allen Arten von "Elektronikmüll" - kommerzielle Werbung, die ohne Zustimmung des Besitzers in Hülle und Fülle in jeden Briefkasten geschüttet wird.

Fax. In den ersten Outlook-Versionen war MS Fax als Fax-Client enthalten, und es war einfach nicht möglich, ohne Tränen damit zu arbeiten. Bei Outlook 2000 beschlossen die Entwickler, dieses Versäumnis zu korrigieren, indem sie ihr hauseigenes Produkt durch eine abgespeckte Version von Symantec Fax ersetzten.

Sie können eine Faxnachricht direkt aus der Outlook-Shell erstellen, aber es ist viel bequemer, dies aus anderen MS Office-Paketen - Word oder Excel - über das bereits bekannte Menü Datei / Senden zu tun. Mit dem Faxnachrichten-Assistenten können Sie Ihrem Dokument eine schöne und informative Kopfzeile hinzufügen, und alle zum Senden erforderlichen Informationen, einschließlich der Faxnummer, werden aus dem Adressbuch übernommen. Neben dem Senden kann Outlook auch für den Faxempfang konfiguriert werden, sowohl im manuellen als auch im automatischen Modus. Einer der wenigen Nachteile des Outlook-Faxassistenten ist die Unfähigkeit, an eine große Anzahl von Benutzern zeitgesteuert zu versenden: Dazu müssen Sie eine zusätzliche Vollversion von Symantec WinFax Pro installieren.

Videokonferenzen. Für den Fall, dass der Computer Ihres Empfängers mit mindestens der einfachsten Web-Kamera ausgestattet ist, können Sie mit dem auf Ihrem Computer installierten Programm Net Meeting jederzeit eine "Videokonferenz" in Echtzeit vereinbaren. Und Sie können Ihr zukünftiges Gegenüber natürlich auch über Outlook für ein virtuelles „Date“ anrufen. Schade nur, dass in der Praxis des Inlandsgeschäfts Videokonferenzen innerhalb des Büros noch relativ selten sind und Chefs es vorziehen, wertvolle Anweisungen sozusagen im Realmodus an ihre Untergebenen zu verteilen.

Kalender - und nicht nur ein Kalender, sondern auch ein detailliertes Tagebuch mit der Möglichkeit, auch für ein ganzes Jahr im Voraus einen Stundenplan zu erstellen. Gleichzeitig lassen sich alle für jeden Tag angesetzten Events und Meetings in Kategorien einteilen, und der Zeitplan für jeden von ihnen kann in Zukunft separat auf dem Bildschirm angezeigt werden. Sie erhalten einen separaten Kalender für "Geschäftstreffen", "Meetings", "Dinner" und "Planung" ... und vielleicht sogar "Liebestermine". Natürlich gibt es keine solche Kategorie, aber nichts hindert den Benutzer daran, sie selbst zu erstellen.

Neben einmaligen Ereignissen können Sie auch wiederkehrende Ereignisse planen. Der resultierende Kalender kann in mehreren Modi angezeigt werden: Ereignisse für den aktuellen Tag, für eine Woche, für einen Monat.

Aufgaben. Neben dem Kalender verfügt Outlook über ein weiteres integriertes Planungstool - die Aufgabenliste. Darin können Sie nicht nur detailliert beschreiben, was wann zu tun ist, sondern auch angeben, wie lange Sie sich treffen möchten, wie hoch der Arbeitsaufwand ist, wie viel die Fertigstellung kosten wird usw.

Ein weiteres kleines, aber wichtiges Detail: Outlook kann den Eingang von Bestellungen und einigen anderen Arten von elektronischen Dokumenten in einem speziellen Ordner namens "Tagebuch" protokollieren.

2.2.2 Lösung der Probleme der Buchhaltung und Kontrolle der Ausführung von Dokumenten in der Umgebung "MS Outlook"

1. Starten Sie Outlook, indem Sie auf die Schaltfläche im Microsoft Office-Panel klicken oder die Schaltfläche Start verwenden:

Start - Programme - Microsoft Outlook

Lassen Sie uns im Programmfenster Gruppen von Arbeitsordnern suchen.

Verfolgen von Personen im Ordner Kontakte. Der Ordner Kontakte ist wie eine Datenbank organisiert. Darin können Sie verschiedenste Informationen speichern: E-Mail-Adresse, Postanschrift, mehrere Telefonnummern und einige persönliche Angaben zum Ansprechpartner, zum Beispiel Geburtstag und Jubiläum einer Veranstaltung. Wenn Sie einen Kontaktnamen oder eine Adresse eingeben, teilt Outlook diese Informationen in Komponenten auf und platziert sie in separaten Feldern. Wir können Kontakte nach beliebigen Teilen des Namens oder der Adresse sortieren, gruppieren und filtern. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche oder wählen Sie einen Menübefehl aus, um diesem Kontakt eine Besprechungsanfrage, E-Mail oder Aufgabe zu senden. Beim Speichern von Informationen zu einem Kontakt in einer Datei kann der Dateiname lauten: Vorname, Nachname, Name der Organisation, Spitzname der Kontaktperson oder jedes andere Wort, das Ihnen hilft, diesen Kontakt schnell zu finden, z. B. "Caterer" . Pro Ansprechpartner können bis zu drei Adressen eingetragen werden. Einer von ihnen kann als postalisch angegeben werden, danach kann er auf Versandetiketten, Umschläge gedruckt und zum Erstellen von Briefen an mehrere Empfänger verwendet werden.

Beim Anlegen von Kontakten im Kalender erscheint auf den entsprechenden Seiten automatisch eine Nachricht über das mit dem Kontakt verknüpfte Ereignis, beispielsweise den Geburtstag der angegebenen Person.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Kontakte".

Lassen Sie uns einen neuen Kontakt erstellen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Erstellen". Es öffnet sich ein Kontaktfenster

Geben Sie Informationen über den Kontakt in die vorgeschlagenen Felder auf der Registerkarte "Allgemein" ein. Einige der Felder verfügen über Schaltflächen, mit denen Sie Informationen genauer eingeben können. Klicken wir zum Beispiel auf die Schaltfläche "Vollständiger Name". Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster zur Namenseingabe. Füllen Sie die mit dem Namen des Kontakts verknüpften Felder aus.

Auf der Registerkarte "Aktionen" werden außerdem alle Aktionen im Zusammenhang mit diesem Kontakt angezeigt: Telefonanrufe, Senden von Nachrichten und andere.

Informationen zu jedem Kontakt werden auf einer separaten Karte gespeichert. Lassen Sie uns das Kontaktfenster schließen und sehen, wie die Informationen im Ordner Kontakte dargestellt werden.

Wir werden mehrere Kontakte von verschiedenen Organisationen herstellen, mit denen unser Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält.

8. Lassen Sie uns mehrere Kontakte mit Mitarbeitern eines Unternehmens herstellen. Dafür:

Doppelklick auf den bestehenden Kontakt;

wählen Sie einen Befehl aus dem Menü "Aktionen" - "Kontakt im selben Unternehmen erstellen"; Es öffnet sich ein Fenster, in dem einige Felder für die Adresse und Telefonnummern des Unternehmens bereits ausgefüllt sind;

wir werden die fehlenden Informationen ergänzen und ggf. auch die bestehenden ändern.

Geben wir die Informationen über die Mitarbeiter unseres Unternehmens in den Ordner "Kontakte" ein und vor allem die Informationen über den Direktor.

Lassen Sie uns die aktuelle Ansicht der Informationen zu Kontakten in einem Ordner ändern, indem Sie den Befehl "Ansicht" - "Aktuelle Ansicht" verwenden und eine Ansicht aus der bereitgestellten Liste auswählen:

Adresskarten

Detaillierte Adresskarten

Telefonliste

Durch Organisation oder andere.

Anruf. Es ist sehr wichtig, den Überblick über geschäftliche Telefonate zu behalten. Früher wurde bei einer guten Arbeitsorganisation ein spezielles Buch verwendet, um Telefonnachrichten aufzuzeichnen, die Informationen widerspiegelten: an wen oder von wem der Anruf war, Datum, Uhrzeit, Text der Nachricht, wer empfangen (übertragen) wurde. In der Outlook-Umgebung können Sie automatisch eine Aufzeichnung der geführten Telefongespräche erstellen.

Wenn Sie über ein Modem verfügen, kann Outlook Kontakttelefonnummern wählen. Gleichzeitig kann die Gesprächszeit in Outlook aufgezeichnet werden, die in das Tagebuch eingetragen wird. Dort können Sie auch Notizen zum Gespräch hinzufügen.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Kontakte". Lassen Sie uns die Kontaktperson auswählen, die Sie anrufen möchten.

Öffnen Sie in der Symbolleiste die Liste durch Klicken auf die Schaltfläche "Autodial" oder wählen Sie im Menü "Aktionen" den Befehl "Kontakt anrufen". Wählen Sie eines der Kontakttelefone aus der Liste aus. Das Fenster "Neuer Anruf" wird geöffnet.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Bei jedem Anruf einen Tagebucheintrag erstellen".

Klicken wir auf die Schaltfläche "Anrufen". Bei vorhandenem Modem wird sofort die Rufnummernwahl gestartet und gleichzeitig das Fenster „Telefonat“ geöffnet. Wenn das Modem eine Verbindung herstellt, können Sie den Hörer abnehmen und das Fenster „Neuer Anruf“ schließen.

Es ist besonders wichtig, die Parameter der Beschäftigung anzugeben, wenn wir in einer Gruppe arbeiten und unsere Pläne über das Netzwerk anderen Teilnehmern mitteilen. Unsere Beschäftigungsmöglichkeiten helfen ihnen bei der Planung ihrer Arbeitszeit.

Im Fenster „Telefonat“ machen wir uns eine Notiz zum Gesprächsthema und beschreiben den Gesprächsinhalt genauer. Bei guter Qualifikation kann die Sekretärin gleichzeitig sprechen und das Gespräch aufzeichnen.

Schließen Sie das Fenster, nachdem Sie die Informationen zum Anruf darin aufgezeichnet haben. Auf die Frage des Programms "Möchten Sie die vorgenommenen Änderungen speichern?" bejahen. Danach werden die Informationen zum Telefonat in der Kontaktkarte und im „Tagebuch“ gespeichert.

Führen Sie den Ordner Kontakte mit Word-Dokumenten zusammen. Beim Versenden von Briefen müssen wir auf Umschlägen die Empfängeradressen sowie die Rücksendeadresse vermerken. Diese Arbeit kann automatisch mit Informationen aus Ihrem Kontaktordner durchgeführt werden. Verwenden Sie dazu in der Word-Programmierumgebung den Modus "Seriendruck".

Arbeitstechnik

Öffnen wir ein neues Word-Dokument.

Führen wir den Befehl "Service" - "Umschläge und Aufkleber" aus. Das Fenster Umschläge und Etiketten wird geöffnet.

Gehen wir zur Registerkarte "Umschläge". Wir sehen Felder zum Einfügen der Empfängeradresse und der Rücksendeadresse. Über jedem Feld befindet sich ein "Adressbuch"-Symbol.

Klicken Sie im Empfängerfeld auf die Schaltfläche Adressbuch. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Empfänger aus.

Klicken Sie im Feld für die Rücksendeadresse auf die Schaltfläche Adressbuch. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster den Namen des Direktors oder eines anderen Mitarbeiters Ihres Unternehmens aus, in dessen Namen der Brief versendet wird. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Nicht drucken".

Um die Umschlaggröße auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Wählen Sie das gewünschte Umschlagformat aus der Liste aus.

Um die Beschriftung des Umschlags anzuzeigen, klicken Sie im Fenster „Umschläge und Etiketten“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Der Ordner, der beim Starten von Outlook geöffnet werden soll. Beim Starten von Outlook öffnet sich automatisch einer der Ordner, zB Posteingang, der Informationen über die eingehende E-Mail enthält. Der Benutzer kann jedoch unabhängig den Ordner angeben, der beim Starten eines Programms geöffnet wird, beispielsweise Outlook heute.

Arbeitstechnik

Starten wir das Outlook-Programm.

Gehen wir zur Registerkarte Erweitert und klicken Sie auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen.

Erweitern Sie im sich öffnenden Fenster den Ordner "Öffnen" und wählen Sie den Ordner "Outlook heute", der beim Start von Outlook geöffnet wird.

Beenden wir die Arbeit mit dem Programm.

Öffnen wir das Programm erneut und stellen Sie sicher, dass der von Ihnen angegebene Ordner beim Start geöffnet wird.

Benutzer Konfiguration. Die Outlook-Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, sowohl die persönliche Arbeit jedes Mitarbeiters als auch die Gruppenarbeit zu organisieren. Gruppenarbeit setzt die Fähigkeit voraus, mit den gleichen Dokumenten zu arbeiten.

Um die Gruppenarbeit von Mitarbeitern zu organisieren, ist es erforderlich, dass das Unternehmen über ein organisiertes Netzwerk verfügt und allgemeine Regeln für die Adressierung und das Senden von Dateien über das Netzwerk von einem Mitarbeiter an einen anderen festgelegt sind. Diese Themen werden von einem speziellen Mitarbeiter - dem Netzwerkadministrator - bearbeitet, der Sie an einem bestimmten Arbeitsplatz einweist.

Die Outlook-Softwareumgebung bietet drei Modi für die Arbeit mit E-Mails:

nur das Internet;

Unternehmen oder für Arbeitsgruppen;

keine Email.

In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf die Möglichkeit, offline zu arbeiten, sowie grundlegende Funktionen für die Gruppenzusammenarbeit über Unternehmens-E-Mail oder das Internet.

Bevor wir mit der Arbeit in der Outlook-Umgebung beginnen, müssen wir uns als Benutzer dieses Programms auf diesem Computer definieren. Dies geschieht durch das Anlegen eines Internet-Benutzerkontos. Dieser Eintrag definiert Sie außerdem als Standardverantwortlichen für alle Aufgaben und Zuweisungen in der Outlook-Umgebung.

Arbeitstechnik

Wählen Sie im Menü „Service“ den Punkt „Optionen“.

Gehen wir zum Reiter "Mail-Zustellung".

Klicken wir auf die Schaltfläche "Konfiguration der Maildienste ändern".

Stellen wir sicher, dass unser Computer so eingestellt ist, dass er mit "Nur Internet"-Mail arbeitet. Klicken wir auf die Schaltfläche "Abbrechen".

Wählen Sie im Menü „Service“ den Punkt „Konten“.

Wählen Sie im Dialogfeld Internetkonten die Registerkarte E-Mail aus.

Aussichten für die Büroarbeit Computertechnologie

7. Schauen wir uns die bestehenden Konten an und klicken auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Der "Assistent für die Internetverbindung" wird gestartet. Folgen Sie dann den Schritten des "Assistenten":

Geben Sie einen Namen ein, z. B. Anna Ilyina oder Ihren Namen;

wir geben zum Beispiel die E-Mail-Adresse an [E-Mail geschützt] oder Ihre Adresse;

geben Sie den Server für eingehende Nachrichten an: mail.ru oder Ihr eigener Server;

geben Sie den Server für ausgehende Nachrichten an: mail.ru oder Ihren Server;

wir werden das Konto (Sie können das vom "Assistenten" vorgeschlagene Konto verlassen) und gegebenenfalls das Passwort angeben;

stellen Sie den Schalter "Methode zur Verbindung mit dem Internet" manuell ein;

Beenden Sie die Arbeit des "Assistenten", indem Sie auf die Schaltfläche "Fertigstellen" klicken. Das Dialogfeld Internetkonten wird mit dem von Ihnen erstellten Konto erneut angezeigt.

Markieren Sie das erstellte Konto. Klicken wir auf die Schaltfläche "Eigenschaften". Lassen Sie uns die Eigenschaften des Kontos überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Als Standard verwenden". Jetzt haben wir Anna Ilyina (oder uns) als Benutzerin des Programms identifiziert.

Schließen wir das Dialogfeld.

Arbeitszeitplanungsarbeit. Die Tätigkeiten der Sekretärin sind sehr vielfältig. Dazu gehören die Vorbereitung von Dokumenten und Telefonaten, die Organisation des Besucherempfangs und vieles mehr. Diese Aktivität im Zusammenhang mit der Lösung aktueller Probleme ist für den Laien unsichtbar. Die Effizienz des Unternehmens hängt jedoch davon ab, wie erfolgreich und effizient es durchgeführt wird.

In Outlook werden alle Termine in die folgenden Gruppen eingeteilt, die Sie bereits kennen: Termine, Besprechungen, Ereignisse, Aufgaben und Telefonanrufe.

Treffen. Ein Meeting ist eine Veranstaltung, an der eine oder zwei Personen teilnehmen. Der Zeitpunkt des Treffens wird zwischen ihnen vereinbart und im Kalender reserviert. Das Treffen erfordert keinen Einsatz von Ressourcen: ein spezieller Raum, Vorbereitungszeit, Materialkosten. Ein Meeting kann ein täglicher Bericht an den Chef, ein Telefonat und ein Empfang von Besuchern sein. Wichtig ist, dass es sich in der Regel um ein kleines Unternehmen handelt, was den Zeitaufwand für die Vorbereitung angeht; es ist für einen bestimmten Zeitpunkt geplant und ist einseitig (durchgeführt von der Sekretärin persönlich) oder zweiseitig (Gespräch zwischen zwei).

Arbeitstechnik

Klicken wir auf die Zeitskala "Moment", die sich nicht früher als eine halbe Stunde von der aktuellen Zeit entfernt befindet;

Schreiben wir das Thema des Meetings auf und drücken Sie "Enter".

Die Besprechung wird mit einem speziellen Warnsymbol gekennzeichnet. Das Programm gibt 15 Minuten vor Beginn des Meetings automatisch ein Signal ab, um vor dem bevorstehenden Meeting zu warnen.

Warten wir auf das Tonsignal.

Ändern wir die Dauer des Meetings:

Bewegen Sie den Mauszeiger über den oberen oder unteren Rand des Meeting-Datensatzes (der Mauszeiger ändert seine Form);

greifen und verschieben Sie den Besprechungsrahmen.

Lassen Sie uns für die kommenden Tage noch ein paar Meetings mit unterschiedlichen Themen erstellen.

Besprechungsoptionen ändern. Wenn Sie einen Termin planen, können Sie ihn mit einem Kontakt verknüpfen. Dann werden Informationen über sie in den Kontaktdaten erfasst. Anhand dieser Informationen können Sie sich jederzeit daran erinnern, wann und welche Treffen mit dem Kontakt stattgefunden haben, wofür er sich engagiert hat. Bei der Planung eines Meetings können wir die Anstellungsoptionen angeben.

Arbeitstechnik

Öffnen Sie das Besprechungsoptionen-Fenster, indem Sie auf den Betreff oder auf eine leere Zeile im Tagebuch doppelklicken.

Betrachten Sie die Registerkarte Besprechung.

Lassen Sie uns Folgendes tun:

das Thema des Treffens ändern;

den Treffpunkt angeben;

Deaktivieren des Warnflags;

Stellen Sie die Parameter der Beschäftigung ein: beschäftigt, frei, fragwürdig, nicht bei der Arbeit.

Wir werden das Treffen mit einem Kontakt verknüpfen. Klicken Sie dazu unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche „Kontakte“ und wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste den Namen des Ansprechpartners aus, mit dem das Meeting geplant ist.

Notizen und Anhänge. In der Regel werden während des Meetings einige geschäftliche Themen besprochen. Wir können im Besprechungsfenster Notizen machen, Notizen machen, welche Themen besprochen werden sollen, Vorschläge zu den besprochenen Themen usw. Wird ein Dokument für ein Meeting vorbereitet, kann es entweder direkt in das Meeting-Fenster eingefügt oder damit verlinkt werden.

Arbeitstechnik

Öffne das Besprechungsfenster

Schreiben Sie in das Textfeld für die Besprechungsnotizen den Text: "Besprechen Sie die Fristen, die Anzahl der Teilnehmer und den Umfang ihrer Fragen."

Hängen Sie die erstellte und auf dem Computer gespeicherte Datei an das Meeting an:

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei hinzufügen" (oder das Menü Einfügen - Datei);

Suchen Sie die gewünschte Datei im Suchfenster und klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen" (das Dateisymbol wird im Fenster angezeigt).

Wir können auch den Inhalt der Datei einfügen:

wählen Sie den Punkt "Objekt" aus dem Menü "Einfügen";

Aktivieren Sie im Dialogfeld das Optionsfeld "Aus Datei erstellen".

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wählen Sie den Dateinamen im Dialogfeld aus;

schließen Sie die Dialogfelder durch Klicken auf die Schaltfläche "OK" und stellen Sie sicher, dass der Inhalt der Datei im Notizenfeld erscheint.

Planen von wiederkehrenden Terminen. In der Arbeit des Sekretärs gibt es Sitzungen, die sich regelmäßig wiederholen. Zum Beispiel wird zu Beginn eines jeden Arbeitstages ein Bericht an den Direktor erstellt, Dokumente werden am Ende des Arbeitstages unterzeichnet, einmal pro Woche finden Besprechungen zur Planung der anstehenden Arbeiten und ein Bericht „Über die geleistete Arbeit“ statt. " Alle diese Terminarten können im Kalender als wiederkehrende Termine gekennzeichnet werden. In diesem Fall werden sie automatisch an den vorgesehenen Tagen erfasst.

Arbeitstechnik

Legen wir im Kalender mehrere Termine an, denen dann ein Wiederholungsattribut zugewiesen wird (Tabelle 1).

Tabelle 1 - Wiederkehrende Ereignisse

Legen wir das Wiederholungsflag für das Meeting fest:

Doppelklicken Sie, um das Besprechungsfenster zu öffnen;

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Wiederholung".

im Dialogfeld "Wiederholung" die erforderlichen Wiederholungsparameter einstellen;

Schließen Sie das Besprechungsfenster und suchen Sie im Kalender nach anderen Terminen, für die eine wiederkehrende Besprechung automatisch aufgezeichnet wird.

Planung von Meetings und Events. Das Meeting beinhaltet die Einladung mehrerer Teilnehmer. Outlook ermöglicht es Ihnen, Mitglieder aus Ihrem Kontaktordner auszuwählen und ihnen automatisch Einladungen zu senden. Diese Art von Arbeit steht in direktem Zusammenhang mit der Möglichkeit der Gruppenarbeit im Netzwerk. Eine Veranstaltung ist eine ganztägige Aktivität.

Arbeitstechnik

Lassen Sie uns ein wiederkehrendes Treffen "Plannerka" eröffnen.

Klicken Sie auf den Reiter "Verfügbar für Mitglieder". Wenn Sie auf diese Registerkarte klicken, wird der Termin automatisch in eine Besprechung umgewandelt.

Um Teilnehmer auszuwählen und ihnen Einladungen zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Andere". Das Adressbuch wird geöffnet.

Wählen wir die Besprechungsteilnehmer aus.

Klicken Sie in der generierten Liste neben jedem Teilnehmer auf das Symbol zum Senden von Einladungen und wählen Sie „Senden“ oder „Nicht senden“ Einladungen.

Beim Anlegen des Ordners „Kontakte“ werden alle Geburtsdaten und Jubiläen automatisch für die entsprechenden Tage als Ereignisse im Tagebuch festgehalten. Ein solcher Eintrag am richtigen Tag erinnert uns an die Notwendigkeit, einem Partner zu gratulieren, was in der Geschäftskommunikation ein Zeichen der Höflichkeit ist. Das Ereignis wird in der Kopfzeile des Tagebuchs angegeben. Gehen wir das Tagebuch durch und stellen Sie sicher, dass an den Geburtstagen Ihrer Mitarbeiter und Partner der entsprechende Eintrag erfolgt.

Lassen Sie uns eine Veranstaltung für den ganzen Tag "Seminar of Managers" erstellen:

Doppelklicken Sie, um ein neues Meeting zu öffnen;

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ganztägig";

Legen Sie den Rest der Besprechungsparameter fest: Thema, Ort, Datum, Uhrzeit, Teilnehmer.

Erstellen Sie eine Aufgabe. Im Ordnerfenster "Kalender" befindet sich die "Taskleiste". Eine Aufgabe hat im Gegensatz zu einem Termin kein bestimmtes Fälligkeitsdatum oder eine bestimmte Uhrzeit. Es hat nur ein bestimmtes Start- und Fälligkeitsdatum. Aufgaben werden in einem separaten Ordner mit demselben Namen gespeichert. Die "Taskleiste" im Kalender ist mit dem Ordner "Aufgaben" verknüpft. Sie können die folgenden Aufgabenparameter einstellen:

geben Sie das Thema des Problems an;

Legen Sie ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum fest;

Verfolgen Sie die Phasen der Fertigstellung: nicht begonnen, in Bearbeitung, abgeschlossen, verschoben, ausstehend;

wir geben den Prozentsatz der abgeschlossenen Aufgabe an;

die Aufgabe einem anderen Ausführenden anvertrauen und die Ausführung überwachen;

die Aufgabe mit einem Kontakt verknüpfen;

eine Datei anhängen oder Notizen aufschreiben;

Ändern Sie die Ansicht der Aufgabendetails im Fenster.

Viele dieser Optionen ähneln Besprechungsoptionen.

Arbeitstechnik

Betrachten wir die Präsentation von Informationen zu Aufgaben im Kalenderordner und im Aufgabenordner. Sie überschneiden sich in vielerlei Hinsicht.

Gehen wir zum Ordner "Aufgaben".

Um eine Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf die Zeile "Klick" - "Element hinzufügen" - "Aufgabe". Auf diese Weise können wir das Thema "Fälligkeitsdatum" und einige andere Parameter "Aufgaben" festlegen. Wir schreiben den „Auftrag zur Genehmigung des Urlaubsplans“ auf und geben das Fälligkeitsdatum im Dropdown-Menü „Kalender“ an, dann drücken Sie „Enter“.

Um detaillierte Informationen zur Aufgabe einzugeben, doppelklicken Sie, um das Fenster mit den Aufgabenparametern zu öffnen.

Geben wir das Startdatum, den Status und den Prozentsatz der Aufgabenerledigung ein. Lassen Sie uns das Benachrichtigungsfeld aktivieren.

Hängen wir die "Bestelldatei" an die Aufgabe an.

Lassen Sie uns für die nächsten 5 Tage noch ein paar weitere Aufgaben erstellen:

Informationen über Urlaub sammeln;

einen Plan für das Seminar erstellen;

eine Liste der Seminarteilnehmer erstellen;

Wir werden den Teilnehmern des Seminars telefonische Nachrichten senden.

Zuweisung der Aufgabe an eine andere Person und Überwachung der Ausführung. Der Sekretär nimmt nicht nur die Aufgaben des Direktors selbstständig wahr, sondern kann die Aufgabe auch auf dessen Weisung einem anderen Mitarbeiter übertragen und die Umsetzung überwachen.

Outlook ermöglicht es Ihnen, jedem in Ihrem Kontaktordner eine Aufgabe zuzuweisen. Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, wird sie automatisch über das Netzwerk an einen Mitarbeiter gesendet, der Eigentümer der Aufgabe wird. Die zugewiesene Aufgabe wird in der Sekretariatsmappe gespeichert, die somit die Möglichkeit hat, den Fortschritt ihrer Durchführung zu überwachen.

Arbeitstechnik

Öffnen wir das Aufgabenfenster „Telefonnachrichten an Seminarteilnehmer senden“.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Aufgabe zuweisen". Die Zeile "An ..." wird angezeigt.

Klicken wir auf die Schaltfläche "An ...". Das Fenster für den Empfänger der Bestellung öffnet sich.

Wählen Sie den gewünschten Kontakt durch Anklicken aus und verschieben Sie ihn durch Anklicken der Schaltfläche "An ..." in die Liste der Nachrichtenempfänger.

Schließen wir das Fenster und stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Kontakt in der Zeile "An ..." angezeigt wird.

Schließen wir das Aufgabenfenster. Outlook beginnt sofort mit der Weiterleitung der Aufgabe. Nachdem wir einer anderen Person eine Aufgabe zugewiesen haben, sind wir nicht mehr Eigentümer, dh wir können ihre Parameter nicht ändern. Uns bleibt nur noch die Kontrolle über die Ausführung der Aufgabe.

Sehen wir uns im Ordner Aufgaben an, wie sich das Aufgabensymbol geändert hat. Ein neues Symbol bedeutet, dass die Aufgabe einer anderen Person zugewiesen wurde. Aufgaben im Ordner sind nach verantwortlichen Personen gruppiert.

Lassen Sie uns noch ein paar weitere Aufgaben erstellen und sie verschiedenen Personen aus dem Ordner Kontakte zuweisen.

Ändern Sie die Darstellung der Aufgabendetails. Die Aufgabendetails werden in Form einer Tabelle dargestellt. Spaltenüberschriften geben die angezeigten Optionen für die Aufgabe an. Die Softwareumgebung ermöglicht es Ihnen, die Darstellung von Informationen über die Aufgabe zu ändern. Verwenden Sie dazu den Punkt "Aktuelle Ansicht" aus dem Menü "Ansicht". Wenn wir aus irgendeinem Grund mit den vom Programm angebotenen Ansichten nicht zufrieden sind, können wir selbst eine beliebige Anzahl von Spalten in der Tabelle, Gruppierungsmethoden und Sortieraufgaben festlegen.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Aufgaben".

Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Punkt „Aktuelle Ansicht“ und aus dem Zusatzmenü eine der Ansichten.

Sehen wir uns an, wie sich die Problemansicht geändert hat.

Wenden wir andere Darstellungsarten an.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste.

Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Aktuelle Ansicht ändern". Das Fenster Details anzeigen wird geöffnet.

Schauen wir uns den Inhalt der Schaltflächen an. Ändern Sie die Ansicht über Schaltflächendialogfelder.

Erstellen Sie eine Notiz. Eine Haftnotiz ist ein kleines Memorandum. Der Text der Notiz kann sehr unterschiedlich sein: ein Gedanke, den Sie nicht vergessen möchten; eine Erinnerung an sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter; eine frische Anekdote, die Sie gelegentlich Ihrem Partner erzählen können; Zitat und mehr. In einem nicht computerisierten Büro kann man manchmal dieses Bild sehen. Überall - auf dem Tisch, am Telefon, an der Wand, an der Fensterscheibe, am Schreibgerät - liegen kleine Zettel mit ein paar überklebten Zetteln. Das sind Notizen. Zustimmen, dass ein solches Büro einem Außenstehenden einen Eindruck von der starken Beschäftigung von Mitarbeitern geben kann, sieht jedoch sehr beiläufig aus.

Notizen in der Outlook-Softwareumgebung ist ein elektronisches Analogon eines Papiernotizbuchs mit Gutscheinen. Notizen werden verwendet, um Fragen, Erinnerungen und mehr aufzuzeichnen, normalerweise auf einem Papiernotizbuch. Darüber hinaus sind Notizen nützlich, um Informationen zu speichern, die Sie später möglicherweise benötigen, z. B. Wegbeschreibungen oder Text, den Sie in andere Elemente oder Dokumente einfügen können. Outlook verfügt über einen speziellen Ordner, in dem Sie eine Notiz erstellen und speichern und gelegentlich verwenden können. Zusätzlich zu diesen grundlegenden Funktionen können Sie:

eine Notiz mit einem Kontakt verknüpfen;

per Post senden;

Typ;

die Darstellung der Notiz ändern.

Wie Sie sehen, können Sie ähnliche Aktionen wie Aktionen mit anderen Elementen mit einer Notiz ausführen.

Sie können arbeiten, indem Sie Notizen auf dem Bildschirm geöffnet lassen. An der Notiz vorgenommene Änderungen werden automatisch gespeichert. Dann wird unser Bildschirm mit Notizen gefüllt.

Arbeitstechnik

Öffnen Sie den Ordner Notizen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erstellen". Ein gelbes Notizfenster wird geöffnet.

Schreiben Sie den Text der Notiz in das Fenster.

Schließen Sie die Notiz. Es erscheint in Form eines Symbols im Arbeitsfeld des Ordners.

Verknüpfen Sie eine Notiz mit einem Kontakt:

doppelklicken Sie auf das Symbol, um die Notiz zu öffnen;

öffne das versteckte Notizmenü;

wählen Sie den Punkt "Kontakte";

Wählen Sie in der sich öffnenden Kontaktliste die gewünschte Person aus.

Wenn eine Notiz mit einem Kontakt verknüpft ist, werden Informationen dazu auf der Registerkarte "Kontaktaktionen" angezeigt. Öffnen wir im Ordner "Kontakte" die Karte der Person, mit der Sie die Notiz verknüpft haben.

Gehen wir zur Registerkarte "Aktionen" und suchen Sie unter anderem nach der Erwähnung der Notiz.

Lassen Sie uns andere Funktionen des Notizmenüs erkunden. Unter anderem finden wir den Vorwärts-Befehl. Wenn der Befehl ausgeführt wird, öffnet sich ein Standard-E-Mail-Nachrichtenfenster. Im Folgenden machen wir uns mit den Regeln für das Versenden von Nachrichten vertraut.

Abrechnung der geleisteten Arbeit. Ein Tagebuch ist ein Dokument, das eine tägliche Liste der erledigten Aufgaben und Ereignisse enthält, die im Leben einer bestimmten Person aufgetreten sind. In den fernen "Vor-Computer"-Zeiten wurden Tagebücher geführt, um den Gang der Ereignisse rekonstruieren zu können.

Bei den verschiedenen Tätigkeiten der Sekretärin ist es auch notwendig, die Abrechnung der geleisteten Arbeit zu organisieren. Dafür gibt es in der Softwareumgebung einen speziellen Ordner „Tagebuch“. Links zu allen Dateien, mit denen die Arbeit erledigt wurde, werden automatisch in diesem Ordner registriert; Ereignisse, die in den Ordnern "Kalender", "Aufgaben", "Notizen" erwähnt werden; Anrufe getätigt.

Einige Informationen über die geleistete Arbeit können manuell in das Tagebuch eingetragen werden. Der Ordner "Tagebuch" zeigt einen Zeitplan für die Arbeit mit Dokumenten an. Für jedes Element wird ein Datensatz erstellt, der das Datum, die Uhrzeit des Arbeitsbeginns und die für die Arbeit mit dem Element aufgewendete Zeit widerspiegelt. Sie können das Element durch Doppelklick öffnen.

Anzeigen und Einrichten des Tagebuchs. Einige Elemente können automatisch in das Tagebuch eingetragen werden. Dies sind Nachrichten, Besprechungsanfragen, Antworten auf Besprechungsanfragen, abgesagte Besprechungen, Zuweisungen, Antworten auf Zuweisungen, Telefonanrufe. Das Tagebuch kann automatisch Dokumente aufzeichnen, die in den folgenden Programmen erstellt wurden: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word und andere mit Microsoft Office kompatible Programme. Wir können die Kontakte angeben, für die wir Einträge im Tagebuch vornehmen müssen.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Tagebuch". Während der Zeit, in der wir im Outlook-Umfeld arbeiteten, sind bereits einige Einträge zu unserer Arbeit im Ordner aufgetaucht. Die Einträge im Tagebuch sind nach Typ gruppiert.

Schauen wir uns die Datensatzgruppen an. Um Datensätze desselben Typs anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem (+)-Zeichen. Um die Gruppe zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem (-)-Zeichen.

Um die Arten von Datensätzen, Dateien und Kontakten festzulegen, für die Informationen im Tagebuch gespeichert werden sollen, wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen".

Drücken Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" die Schaltfläche "Optionen" für das Tagebuch.

Aktivieren Sie im Fenster "Tagebucheinstellungen" die Kontrollkästchen neben den Arten von Elementen, Kontakten und Dateien, die im Tagebuch berücksichtigt werden müssen.

Manuelles Aufzeichnen des Ereignisses im Tagebuch.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Tagebuch".

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Erstellen". Das Fenster Neuer Tagebucheintrag (ohne Titel) wird geöffnet.

Geben Sie im Feld "Betreff" eine Beschreibung ein.

Wählen Sie in der Liste "Typ" die Art des Eintrags aus, der in das Tagebuch eingetragen werden soll.

Legen wir bei Bedarf andere Parameter fest.

Weiterleiten von Nachrichten per E-Mail. E-Mail ist heute ein ebenso gängiges Kommunikationsmittel wie Telefon und Post. Darüber hinaus ist E-Mail aus folgenden Gründen noch vorzuziehen:

die Nachricht wird direkt vom Arbeitsplatz gesendet;

Nachrichten erreichen den Adressaten sehr schnell;

nicht benötigt Verbrauchsmaterialien(Papier, Umschläge, Tinte);

Sie können einen Brief an mehrere Adressen gleichzeitig senden;

Aufgrund all der oben genannten Punkte wird Zeit erheblich gespart.

In einem modernen Geschäftsbüro ist E-Mail ein unverzichtbares Attribut und die Fähigkeit, sie zu nutzen, die wichtigste berufliche Fähigkeit einer Sekretärin und jedes anderen Mitarbeiters.

Die per E-Mail übermittelten Informationen werden als Nachricht (Mail Message) bezeichnet. Per E-Mail versendete Nachrichten werden in vier Gruppen unterteilt:

Posteingang - per E-Mail erhalten;

Ausgehend - die zu sendenden;

Entwürfe - Nachrichten in Vorbereitung;

Gesendet.

Es gibt Ordner im Outlook-Hauptbereich, die diesen Nachrichtengruppen entsprechen. Es ist praktisch, sie in einer separaten Ordnergruppe "Mail" zu organisieren. Um Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mails über das Internet zu verwenden, benötigen wir ein Konto. Wir haben oben das Verfahren zum Erstellen eines Kontos besprochen.

Erstellen und senden Sie eine Nachricht. Die Outlook-Softwareumgebung verfügt über ein Standard-Nachrichtenfeld, in dem wir wie auf einem Umschlag angeben müssen, an wen es adressiert ist, sowie Betreff und Inhalt. Darüber hinaus können wir eine vorbereitete Datei an die Nachricht anhängen, ein Bild einfügen. Wenn Outlook nicht so eingestellt ist, dass es sofort E-Mail sendet, werden alle erstellten Nachrichten im Postausgangsordner gespeichert.

In der Outlook-Umgebung können Sie den Sendemodus für Nachrichten festlegen: sofort oder auf Befehl.

Arbeitstechnik

Stellen Sie den Nachrichtensendemodus ein:

Wählen Sie im Menü "Service" die Option "Optionen" aus;

im Fenster "Optionen" auf die Registerkarte "Mail-Zustellung" gehen;

Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nachrichten sofort senden.

Öffnen wir den Ordner "Postausgang" und klicken auf die Schaltfläche "Neu". Eine Nachrichtenbox wird geöffnet. In diesem Fenster können Sie Informationen in Form von Klartext übertragen sowie Dateien an den Brief anhängen:

Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Schaltfläche "An ..." und wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus der Kontaktliste aus. Wir können auch auswählen, an wen wir eine Kopie senden (Cc-Schaltfläche) und eine Blindkopie (Bcc-Schaltfläche).

Im Feld „Betreff“ geben wir kurz den Titel der Nachricht ein.

Geben Sie im Arbeitsfeld den Text der Nachricht ein.

Um einen Anhang zu erstellen, wählen Sie im Menü "Einfügen" den Punkt "Datei".

Doppelklicken Sie im Suchfenster auf die zuvor erstellte und gespeicherte Datei. Der Anhang wird als Dateisymbol mit seinem Namen am unteren Rand des Nachrichtenfensters angezeigt.

Um eine Nachricht zu senden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden" in der Symbolleiste. Die Nachricht wird je nach eingestelltem Modus sofort gesendet oder in den Postausgangsordner verschoben.

Wenn wir den Modus des sofortigen Sendens von Nachrichten nicht eingestellt haben, müssen wir den Befehl "Senden" aus dem Menü "Service" verwenden. Nachdem die Nachricht weitergeleitet wurde, wird die Nachricht automatisch aus dem Ordner „Ausgang“ in den Ordner „Gesendete Objekte“ verschoben.

Sie können die Aktionen zum Senden und Empfangen von Nachrichten kombinieren. Wählen Sie dazu den Befehl Senden / Empfangen aus dem Menü Service. Wählen Sie in der Dropdown-Liste das Element des Kontos aus (falls es mehrere gibt), für das wir Aktionen ausführen möchten. Danach verbindet sich der Computer mit dem Mailserver und die Nachrichten werden gesendet. Wenn der Mailserver Nachrichten für Ihr Konto erhalten hat, werden diese an unseren Computer weitergeleitet.

Lassen Sie uns eine neue Nachricht zum Thema "Abstimmung der Lieferbedingungen von Geräten" erstellen und an den Kontakt adressieren.

Wenn wir die Nachricht noch nicht fertig verfasst haben oder in naher Zukunft nicht versenden werden, speichern wir sie im Ordner "Entwürfe". Wählen Sie dazu im Menü "Datei" den Befehl "Speichern".

Wir können eine Nachricht an eine Adresse senden, die nicht im Ordner "Kontakte" gespeichert ist. Notieren Sie dazu in der Zeile "An ..." die E-Mail-Adresse explizit.

E-Mail-Ordner und Nachrichten anzeigen. Wenn sich die E-Mail-Ordner füllen, sehen wir im Outlook-Fenster neben dem Ordnernamen eine Zahl. Diese Zahl gibt an, wie viele Elemente (Nachrichten) sich im Ordner befinden. Wir können einen Ordner öffnen, die Liste der darin enthaltenen Nachrichten anzeigen, eine beliebige Nachricht öffnen und in einen anderen Ordner übertragen. An Nachrichten angehängte Anhänge können separat in anderen Ordnern auf Ihrem Computer gespeichert werden. Es ist notwendig, von Zeit zu Zeit unnötige Nachrichten aus dem Ordner zu löschen.

Arbeitstechnik

Sehen wir uns die E-Mail-Ordner im Outlook-Bereich an und ermitteln, ohne die Ordner zu öffnen, wie viele Elemente sich darin befinden.

Um eingehende Nachrichten vom Server zu empfangen, wählen Sie den Befehl Senden / Empfangen aus dem Menü Service.

Wenn wir im Büro nicht mit E-Mail arbeiten können, kopieren wir mehrere Nachrichten aus dem Postausgangsordner in den Posteingangsordner. Greifen Sie dazu nach dem Namen der Nachricht und verschieben Sie ihn auf das Posteingangssymbol in der Outlook-Leiste.

Öffnen wir den Ordner "Posteingang".

Der Ordner ist in zwei Teile gegliedert. Im oberen Teil befindet sich eine Liste der Nachrichten in der Reihenfolge ihres Eingangs und einige Informationen: von wem, Betreff, Datum und Uhrzeit des Eingangs. Um die Nachricht anzuzeigen, klicken Sie darauf. Der Nachrichtentext wird unten angezeigt. Wenn sich neben der Nachricht ein Büroklammersymbol befindet, enthält die Nachricht einen Anhang.

Öffnen wir eine Nachricht mit einem Anhang. Lassen Sie uns den Anhang separat als Datei speichern:

Doppelklicken Sie auf die Nachrichtenzeile, um die Nachrichtenbox zu öffnen;

Wählen Sie im Durchsuchen-Fenster den Ordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll, geben Sie den Dateinamen ein oder lassen Sie den angegebenen Namen stehen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Speichern".

Lassen Sie uns die Nachricht aus dem Ordner löschen. Greifen Sie dazu die Nachricht und verschieben Sie sie in das Ordnersymbol Gelöschte Elemente.

Wenn sich viele Elemente im Ordner Gelöschte Elemente ansammeln, können wir den Ordner leeren, dh die Elemente dauerhaft löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Ordners "Deleted Items" und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Leer" "Deleted Items".

Verwendung von Unterschrift und Visitenkarte. In der Geschäftskorrespondenz werden häufig Standardphrasen verwendet, um einen Brief zu beginnen und zu beenden. In Outlook werden solche Sätze als Signaturen bezeichnet, obwohl wir im wirklichen Leben den am Ende des Briefes angegebenen Namen des Absenders als Signatur bezeichnen. Hier ist der Begriff einer Signatur etwas weiter gefasst. Die Signatur kann eine beliebige Phrase sein, die im Kontext dieser Nachricht geeignet ist, die im Voraus zusammengestellt und unter einem bestimmten Namen gespeichert wurde. Wir können mehrere Signaturen für verschiedene Anlässe erstellen und in die Nachricht einfügen.

Neben der Signatur verwendet diese Anwendung das Konzept einer elektronischen Visitenkarte mit Informationen zu unserer Person, die wir an die Nachricht anhängen können. Der Empfänger unserer Nachricht kann diese Visitenkarte verwenden, um eine Karte mit Informationen über uns im Ordner Kontakte zu erstellen. Eine elektronische Visitenkarte wird auf der Grundlage eines Eintrags aus unserem Kontaktordner erstellt und ist tatsächlich ein Analogon einer Kontaktkarte mit allen darin enthaltenen Informationen. Wenn wir also nicht alle, sondern nur einen Teil der Informationen an den Partner senden möchten, müssen wir ein Duplikat der Kontaktkarte mit ausgewählten Daten erstellen:

Erstellen und Einfügen von Signaturen in eine Nachricht;

eine Visitenkarte an die Nachricht anhängen;

Erstellen Sie einen Kontakt basierend auf der gesendeten Visitenkarte.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Ordner "Postausgang".

Um eine oder mehrere Signaturen zu erstellen, wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen".

Gehen wir zum Tab "Nachricht". Klicken wir auf den Button "Signatur auswählen".

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster "Signatur auswählen" auf die Schaltfläche "Erstellen". Der Assistent zur Signaturerstellung wird gestartet.

Geben wir den Namen der Unterschrift ein, zum Beispiel „Ich wünsche Ihnen viel Glück mit Ihrer Visitenkarte“ und setzen Sie das Optionsfeld „Mit leerer Vorlage beginnen“. Lassen Sie uns auf die Schaltfläche "Weiter" klicken.

Geben Sie im Fenster "Signatur ändern" den Text ein.

Hängen wir eine Visitenkarte an die Unterschrift an:

klicken Sie auf die Schaltfläche "Visitenkarte aus der Kontaktliste erstellen ...";

Wählen Sie den Kontaktnamen in der sich öffnenden Liste aus;

klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertigstellen".

Lassen Sie uns eine neue Nachricht erstellen.

Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Punkt "Signatur". Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Signatur aus.

Wir erhalten neue Nachrichten mit dem Befehl "Senden / Empfangen".

Öffnen wir eine Nachricht mit einem Visitenkarten-Anhang.

Klicken wir auf das „Büroklammer“-Symbol und öffnen die uns zugesandte elektronische Visitenkarte. Es sieht aus wie eine Kontaktkarte.

Schreiben wir einen neuen Kontakt in unseren Ordner. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Speichern und schließen". Die Informationen werden automatisch in Ihrem Kontaktordner gespeichert. Sie können diese Karte mit neuen oder geänderten Angaben zum Partner ergänzen.

Öffnen wir den Ordner "Kontakte" und stellen Sie sicher, dass es einen neuen Datensatz zu dem Kontakt gibt.

Formatieren der Nachricht. Bisher haben wir im Klartext geschriebene Nachrichten erstellt. Viele kurze und geschäftliche E-Mail-Nachrichten erfordern keine zusätzliche Formatierung und werden daher in einfachem, unformatiertem Text geschrieben. Darüber hinaus beanspruchen solche Nachrichten wenig Speicher und benötigen weniger Zeit für die Übertragung.

Manchmal ist es jedoch notwendig, eine hellere und farbenfrohere Nachricht zu senden. Dies ist normalerweise mit einer Art von Feier verbunden. Für diese Fälle bietet die Outlook-Programmierumgebung erweiterte Optionen für die Textformatierung sowie das Einfügen von Bildern, nämlich die Verwendung von Microsoft Outlook- oder HTML-Formaten zum Vorbereiten von Nachrichten. Wenn Sie eines dieser Formate verwenden, wird beim Verfassen einer Nachricht ein Bereich angezeigt, der dem Formatierungsbereich eines Word-Texteditors ähnelt. Der Zweck der Formatierungsschaltflächen ist in den Tooltips angegeben.

Arbeitstechnik

Um ein Bild in eine Nachricht einzufügen, bereiten wir es im Voraus vor und speichern es im GIF-Format in einem Ordner. Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Punkt "Bild".

Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie im Durchsuchen-Fenster die Bilddatei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“. Der Name wird im Bildeinfügefenster angezeigt.

Schließen Sie das Fenster, indem Sie auf die Schaltfläche "Einfügen" klicken. Das Bild wird im Meldungsfeld angezeigt.

Lassen Sie uns eine Nachricht senden.

Senden einer Antwort auf eine Nachricht. Es ist sehr wichtig für jede Person, die eine E-Mail sendet, zu wissen, ob ihre Nachricht angekommen ist. Die Outlook-Umgebung bietet die Möglichkeit, automatisch Benachrichtigungen zu senden – Kurznachrichten an den Absender, wenn eine Nachricht eingegangen ist. Dazu müssen Sie die Mail-Tracking-Parameter einstellen.

Neben der Benachrichtigung erfordern viele Nachrichten eine Antwort. Beim Versenden einer Antwort können wir die Originalnachricht oder einen Teil davon anhängen, sodass der Empfänger sofort versteht, auf welche Nachricht die Antwort eingegangen ist.

Arbeitstechnik

Öffnen wir den Befehl "Optionen" im Menü "Service".

Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche E-Mail-Optionen.

Im sich öffnenden Fenster "E-Mail-Einstellungen" finden wir ein Feld, das besagt, dass "beim Antworten auf eine Nachricht den Text der ursprünglichen Nachricht einschließen und verschieben". Dieses Feld enthält eine Dropdown-Liste mit anderen Optionen. Es ist jedoch besser, das Angebot des Programms zu verlassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Tracking-Optionen".

Lassen Sie uns die Kontrollkästchen aktivieren und umschalten. Mit diesen Parametern können wir das Senden von Benachrichtigungen für empfangene Nachrichten automatisch verwalten. Diese Benachrichtigung enthält das Datum und die Uhrzeit des Empfangs der Nachricht. Wir können auch erfahren, wann unsere Nachricht eingegangen ist.

Stellen wir sicher, dass die Outlook-Softwareumgebung nach dem Festlegen der angegebenen Parameter automatisch Benachrichtigungen über den Empfang von Nachrichten weiterleitet.

Um eine Antwort auf eine Nachricht im Ordner Posteingang zu senden, wählen Sie die Zeile mit dem Nachrichtenkopf aus.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Antworten". Es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster, in dem in der Zeile "An ..." die Absenderadresse angegeben wird, der Text der Originalnachricht in das Nachrichtenfeld eingefügt wird, in der Betreffzeile steht: RE: .

Wir geben den Antworttext ein, löschen einen Teil oder die gesamte ursprüngliche Nachricht.

Wir werden eine Antwort senden.

Die Organisation der Arbeit mit Dokumenten ist eine zentrale Managementtechnologie in jeder Institution: aus dem Büro Kleinunternehmen an ein Bundesministerium oder ein großes Unternehmen. Natürlich erfordert ein effektives Management eine Art Dokumentenmanagementsystem. Je größer der Umfang und Umfang der Aktivitäten der Organisation, desto wichtiger und unabhängiger wird das eigentliche Büroarbeitssystem.

Bis vor kurzem erfolgte die Arbeit mit Dokumenten hauptsächlich durch den Transport von Papierdokumenten und die Führung vieler Papierregister und Aktenschränke. Der Einsatz neuer Informationstechnologien im Bereich der vorschulischen Bildungseinrichtungen ermöglicht es uns, Büroarbeit nicht als starren und konservativen Mechanismus zu betrachten, sondern als effektives und flexibles Instrument zur Umsetzung verschiedener Arten von Innovationen in diesem Bereich. Derzeit hat die Entwicklung der Informationstechnologie zur Entstehung von Methoden und Werkzeugen geführt, die integrierte Lösungen für die Automatisierung der Büroarbeit bieten, mit denen Sie manuelle Vorgänge und die Suche nach Dokumenten automatisieren und die Ausführung von dokumentenbezogenen Aufträgen steuern können.

Das Informationssystem "Dokumente der Organisation" wurde zur Effizienzsteigerung der Sprachschule "Erfolg" als strukturelle Unterabteilung der KGOU SPO KPK implementiert.

Im Zuge der Arbeiten wurden die Aufgaben gelöst:

Studium der allgemeinen theoretischen, speziellen Literatur zum Thema Forschung und Materialien des Fachgebiets;

Kennenlernen und Studieren der Organisationsstruktur, der Dokumente und des Dokumentenflusses;

implementierten den Dokumentenfluss der Sprachschule "Success", als strukturelle Unterteilung der KGOU SPO KPC auf Basis der Softwareanwendung MS Outlook, wodurch maximale Ergebnisse bei der Verarbeitung und Abrechnung von Dokumenten mit minimalen Kosten für Soft- und Hardware erreicht werden konnten.

Die Umsetzung der Diplomarbeit ermöglichte es, alle Dokumente der Organisation in die MS Outlook-Umgebung zu integrieren, was Folgendes ermöglichte:

Dokumente optimal für die Verwendung organisieren;

die wichtigsten Ereignisse hervorheben und rechtzeitig daran erinnern (während des Bildungsprozesses);

die Büroarbeit des Unternehmens vollständig automatisieren.

So können die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit von Lösungen für Büroarbeitsprobleme innerhalb einer bestimmten Organisation erhöht werden. Der Vorteil des Systems ist seine Flexibilität, d.h. die Möglichkeit, es für jede Institution anzupassen, einschließlich aller Informationen in den "Kontakten"-Karten, die für die Organisation selbst von Interesse sind, sowie die Möglichkeit, mit anderen MS Office-Anwendungen zu arbeiten.

Der Einsatz von Computertechnologien und Büroautomatisierungstechnologien ist eine vielversprechende Richtung und ermöglicht es Ihnen, die Arbeit mit dem Dokumentenfluss von Institutionen auf einem modernen Niveau zu organisieren.

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E. S. Makushnikova

EFFIZIENZ DER VERWALTUNG VON BILDUNGSEINRICHTUNGEN

Schlüsselwörter: Managementeffizienz, Bildungseinrichtung, Bildungsdienstleistungen, Unternehmeruniversität.

Zusammenfassung: Der Artikel diskutiert theoretische und methodische Ansätze zur Verbesserung der Effizienz des Managements von Bildungsorganisationen.

Schlüsselwörter: Governance, Bildungseinrichtung, Bildungsdienstleistungen, Unternehmeruniversität.

Zusammenfassung: Der Artikel diskutiert die theoretischen und methodischen Ansätze zur Verbesserung des Managements von Bildungsorganisationen.

Im Kontext der Entwicklung des Hochschulmanagements und der Kommerzialisierung von Bildungsdienstleistungen werden die Begriffe

eine unternehmerische Universität, eine Bildungsorganisation unternehmerischen Typs und andere sind in der europäischen und russischen wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Literatur weit verbreitet. Europa ist regelmäßig Gastgeber internationale Konferenzen zum Thema Unternehmertum in der Bildung. Dennoch wird in einheimischen Wissenschafts- und Lehrkreisen, insbesondere bei Vertretern älterer Altersgruppen, der Begriff

„Entrepreneurship“ in Bezug auf Bildung und Wissenschaft stößt auf eine negative Resonanz. Die Erfahrung der erfolgreichen Entwicklung europäischer und russischer Universitäten zeigt, dass in

modernen Bedingungen eines globalen, hart umkämpften Wissenschafts- und Bildungsmarktes gibt es keine Alternative zur Kommerzialisierung von Bildungsaktivitäten und wissenschaftlicher Forschung und damit zu einer unternehmerischen Arbeitsweise.

Betonung der Innovationskraft im Unternehmertum Bildungsorganisationen, werden nicht nur von ausländischen, sondern auch von prominenten russischen Wissenschaftlern durchgeführt. Unter ihnen: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. usw.

Übergang zu innovativen, unternehmerisches Regime die arbeit der universität führt zu gravierenden anpassungen der tätigkeiten sowohl der leitung als auch des lehrpersonals. Das Erreichen dieses Ziels ist nur möglich, wenn es fachliche und pädagogische Fachkräfte gibt, die einen Auswahl- und Umschulungswettbewerb durchlaufen haben, offen für Neues sind, schöpferisch fähig sind, Strategien für eigenständige Suche und Teamfähigkeit besitzen, Verantwortungsbewusstsein besitzen und Wunsch zu erstellen, eine aktuelle Liste der wichtigsten und beruflichen Kompetenzen zu erstellen.

Einschätzung der Perspektiven für die Entwicklung von Hochschulen, wie

bildungsorientierten Unternehmerorganisationen innovativer Art ist anzumerken, dass es im Kontext der anhaltenden Wirtschafts- und Finanzkrise zu dieser Strategie keine Alternative gibt.

Die wichtigsten Bestimmungen des kompetenzbasierten Ansatzes sind im "Konzept zur Modernisierung des russischen Bildungswesens bis 2010" skizziert, wobei eine der Hauptaufgaben des Bildungssystems die Notwendigkeit ist, ein integrales System universeller Kompetenzen zu bilden , die Fähigkeit zu eigenverantwortlichem Handeln und Verantwortung, also Schlüsselkompetenzen, die moderne Bildungsqualität bestimmen. Der Kompetenzbegriff entstand im Zusammenhang mit der Entstehung eines neuen Human Resources-Ansatzes im Westen, der es ermöglichte, den aufkommenden Anpassungsbedarf des Menschen an den intensiven Wandel der Technologie- und Arbeitsplatzanforderungen zu fixieren. Kompetenzen werden bei diesem Ansatz charakterisiert als eine allgemeine Fähigkeit, die sich in Aktivität manifestiert und ausbildet, auf Wissen, Werten, Neigungen basiert und es einer Person ermöglicht, einen Zusammenhang zwischen Wissen und einer Situation herzustellen, ein Verfahren zu finden (Handlungssystem ) zur erfolgreichen Lösung eines Problems. Im Gegensatz zu Wissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die ein modellanaloges Handeln beinhalten, ermöglicht Kompetenz die Erfahrung selbstständigen Handelns auf der Grundlage universellen Wissens.

Dennoch sind sich alle Forscher einig, dass Kompetenzen eine mehrstufige Struktur darstellen.

Ein generalisierender, integrierter Ansatz zum Verständnis von Kompetenz wird in den Arbeiten russischer Wissenschaftler vorgestellt. Anders als ihre westlichen Kollegen betrachten sie Kompetenzen als Bestandteile der professionellen, einschließlich der pädagogischen Kultur des Einzelnen.

Die Struktur der Führungskompetenz

Bildung umfasst die folgenden Komponenten: eine kognitive Komponente, die ein System von Managementwissen umfasst. Es setzt das Vorhandensein bestimmter Führungskenntnisse einschließlich der Grundlagen des wissenschaftlichen Managements voraus, hilft einer Fachkraft, reale Führungssituationen angemessen einzuschätzen, die notwendigen Informationen zu ihrer Lösung zu finden und anzuwenden sowie Führungskompetenzen im Prozess der Selbständigkeit zu entwickeln. Verwaltung. Die Motivationskomponente umfasst persönlich bedeutsame Motive und Werthaltungen, eine positive Einstellung zur Durchführung von Führungstätigkeiten, Führungsbegeisterung, ein professionelles Interesse an der Führungsarbeit, eine kreative Herangehensweise an die Arbeit einer Führungskraft, das Bedürfnis nach ständiger Weiterentwicklung und Verbesserung der Führungsarbeit Kompetenz. Die Aktivitätskomponente umfasst Forschungs-, Organisations-, Designfähigkeiten eines Spezialisten und Designfähigkeiten eines Leiters, die es ihm ermöglichen, effektive Managementtechnologien im Bildungsbereich zu implementieren. Die persönliche Komponente ist eine Reihe von persönlichen Eigenschaften einer Führungskraft, die für ein effektives Management von Bedeutung sind.

Die Managementtätigkeit eines effektiven Bildungsmanagers ist aufgrund der Komplexität und Variabilität des Managementprozesses selbst immer kreativer, kreativer Natur. Der kompetenzbasierte Führungsansatz verstößt nicht nur nicht gegen dieses Muster, sondern steigert im Gegenteil die Effizienz der Arbeit von Führungskräften deutlich. Der Grund dafür liegt im eigentlichen Mechanismus der Umsetzung dieses Ansatzes, da die Ergebnisse der Führungstätigkeit nicht nur in direktem Zusammenhang mit der Vollständigkeit und Konsistenz des Führungswissens stehen, sondern auch mit der Manifestation der persönlichen Qualitäten der Führungskraft, der Handlungsfähigkeit in neuen Situationen des beruflichen, privaten und sozialen Lebens.

Die Steigerung der Effizienz des Managements von Bildungseinrichtungen setzt daher die Lösung folgender Aufgaben voraus:

An der Hochschule vorhandene Elemente des praxisorientierten Lernens nutzen und an das betriebliche Umfeld anpassen

Modellierung der organisatorischen Infrastruktur des universitätsinternen Geschäftsumfelds (Identifizieren von Infrastruktureinheiten, Festlegung der Reihenfolge ihrer Entstehung);

Aufbau eines Netzes von Infrastruktureinheiten, die städtische Infrastruktur nachbilden und nach den Gesetzen der Marktwirtschaft funktionieren;

Entwicklung eines Mechanismus zur Interaktion der Infrastruktureinheiten der Universität mit Struktureinheiten Universität;

Entwicklung einer pädagogischen und methodischen Unterstützung zur Nutzung eines funktionierenden internen Unternehmensumfelds entsprechend den Zielen der Modernisierung des Ausbildungsprozesses an die Anforderungen der Hochschule;

Gründung und Entwicklung des Lehrerinstituts, das individuelle Programme entwickelt.

Dieser Ansatz erfordert systemische Veränderungen in Inhalt und Organisation des Bildungsprozesses der Universität und die Implementierung eines Komplexes miteinander verbundener Ressourcen, Begriffe und Transformationsstufen, aber er wird zur Bildung von Wettbewerbsvorteile aufgrund der Entstehung synergistischer Effekte der Interaktion mit dem Geschäftsumfeld.

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7. Nazarova G. N. Unternehmensführung als Faktor der nachhaltigen Entwicklung einer Bildungseinrichtung // Territory of Science. 2013. Nr. 2. S. 50-53.

Syus Splitter.

VERBESSERUNG DES WETTBEWERBSMANAGEMENTS DER UNIVERSITÄT

Woronesch Institut für Wirtschaft und Recht

Schlüsselwörter: Hochschulen, Wettbewerbsfähigkeit, Management, Diversifizierung.

Zusammenfassung: Der Artikel schlägt vielversprechende Richtungen zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Hochschulen vor.

Schlüsselwörter: Hochschulbildung, Wettbewerbsfähigkeit, Management, Diversifizierung.

Zusammenfassung: Der Artikel schlägt vielversprechende Wege zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Hochschulen vor.

Unter modernen Bedingungen, mit einer großen Vielfalt Bildungsinstitutionen, muss eine eigene Universität als eigenständige Einheit auf dem Bildungsmarkt wettbewerbsfähig sein. Jede Hochschule entscheidet selbst, wie und durch welche Methoden sie sich von vielen anderen Bildungseinrichtungen abhebt.

Die Entwicklung des Bildungssystems in der Russischen Föderation ist auf den Wunsch der Universitäten zurückzuführen, den neuen Anforderungen an die Qualität und Struktur der Bildung gerecht zu werden. Zu den Trends, die die Entwicklung des Bildungssystems widerspiegeln, gehören: interne Diversifizierung der Aktivitäten der Universitäten in bestimmten Bereichen; der Übergang der internationalen Zusammenarbeit auf ein neues Niveau, sowohl im Bereich der wissenschaftlichen Forschung als auch im Bildungsbereich; Entwicklung des Bildungsprozesses von vier Grundmodellen einer Hochschule; Übergang des Hochschulsystems in eine neue mehrstufige Struktur.