Sätt att förbättra effektiviteten i skolledningen. Förbättra effektiviteten i förskoleutbildningsledningen. Konceptet och strukturen i organisationens ledningssystem

Avsnitt: Arbetar med förskolebarn

Introduktion

Relevans. För att chefen för förskoleutbildningsinstitutionens chefsaktivitet ska vara effektiv måste den vara strukturerad. Lita på analys utbildningssituation i byn, distriktet och föräldrarnas önskemål, att vara transformerande (enligt forskningsresultaten från L.I. Falyushina) - att syfta till att förbättra Professionella Färdigheter i syfte att förändra och omvandla pedagogisk verksamhet, och det är absolut nödvändigt att förena alla anställda vid förskolan. Samtidigt blir det viktigt organisationsstruktur ledning av förskolans utbildningsinstitution.

Ledning av en utbildningsinstitution är en särskild aktivitet där dess ämnen genom planering, organisation, ledarskap och kontroll säkerställer organisationen av gemensamma aktiviteter för barn, lärare, föräldrar, servicepersonal och dess fokus på att uppnå utbildningsmål och utvecklingsmål för en läroanstalt.

Enligt definitionen av M.M. Potashnik, organisationsstrukturen för ledningen i en förskoleinstitution är en uppsättning individuella och kollektiva ämnen, mellan vilka befogenheter och ansvar för utförandet av chefsfunktioner fördelas. Det finns regelbundet reproducerbara kopplingar och relationer, d.v.s. ledningsorganisationsstrukturen är ett sätt att dela upp ledningssystemet i delar och samtidigt integrera det i en helhet.

För att analysera kvalitetsledningssystemet i en förskoleutbildningsinstitution och förskolechefens inflytande på det kan du använda J. Nissinens och E. Vodtilainens metodik med uppskattningar. Metoden för att bedöma effektiviteten av utbildningsledning av I.K. Shalaeva, utvecklad på grundval av motiverande programstyrd förvaltning (MPTsU), som inkluderar fördelarna med de rationalistiska och beteendemässiga riktningarna inom managementvetenskap. Inom ramen för kurser hade jag möjlighet att ta del av utvecklingen av en modell för verksamheten i en förskoleutbildningsinstitution. Kriterieegenskaperna för dagischefens funktionella uppgifter och kriteriekarakteristiken för de slutliga resultaten av dagisaktiviteten utvecklades. Med hjälp av den kvalimitriska regeln för bedömning av den integrerande indikatorn, utvecklad av I.K.

Mål: Förbättra förvaltningseffektiviteten för förskoleutbildningsinstitutioner baserade på MPCU.

Uppgifter:

1. Tänka funktionella ansvar i form av kvalimetriska standarder.
2. Utveckla kriteriekarakteristika för de slutliga resultaten från förskoleutbildningsinstitutionen.
3. Bedöma effektiviteten av ledningen genom expertis från förskoleutbildningsinstitutionen.

Ett objekt: Dagis

Artikel: chefen för förskolans utbildningsinstitution

Forskningsmetoder:

1. Metod för MPCU.
2. Metoden för expertbedömningar.

Kapitel 1. Program-mål självcertifiering av en förskoleutbildningsinstitution

1.1. Systemanalys av utbildningsprocessen för en förskoleutbildningsinstitution

Strategisk analys

Taktisk analys

Traditionell analys:

Vi överväger de uppgifter som ställts in för året tillsammans med innehållet, vi analyserar de positiva och negativa resultaten och, utifrån detta, utsikterna som följer för fortsatta aktiviteter.

1.2. DOE -modell

Problemet med att skaffa en modell av ett verkligt system var och förblir relevant. Modeller bör återspegla verkliga system, inte bara med vissa parametrar, utan också beskriva de kvantitativa förhållandena för deras funktion. När de används för kontrollprocesser bör kvantitativa modeller möjliggöra numerisk utvärdering av resultaten av en kontrollåtgärd. Modellen för förskoleutbildningsinstitutionens verksamhet utvecklades av doktor i pedagogiska vetenskaper, professor I.K. Shalaev.

För framgångsrik ledning och för att uppnå höga resultat i ledningsverksamhet måste en ledare ha vissa egenskaper. Som särskilda studier och övningar av genomförandet av motiverande program-målhantering visar, efterfrågas följande egenskaper:

• självaktualisering (A);
• ledarens ideologiska och personliga värderingar, övertygelser, vilja, mod, hårt arbete, initiativ, organisation, mänsklighet (I);
• erudition och tillväxt av professionalism, djup och praktiska sinnen, kunskap (E);
• organisatoriska färdigheter och förmåga att hantera sig själv, organisatoriska färdigheter och färdigheter, förmågan att läsa en person, förmågan att påverka människor (O);
• mänsklighet och personliga mål, sällskaplighet (H);
• ledningsstil och kunskap om moderna ledningsmetoder (C);
• ledarlig empati och reflektion (R).

Kvalimetriska standarder för professionella och personliga egenskaper utvecklades av doktor i pedagogiska vetenskaper, professor I.K. Shalaev.

Vilken organisations effektivitet som helst beror på hur effektivt hanteringsprocessen genomförs. Vissa ledare (mestadels vänster hjärna) väljer rationalistisk teknik, andra (mestadels höger hjärna)-beteendesteknik. Jag valde de tekniska parametrarna för MPCU som en integrativ utbildning av rationalistiska och beteendemässiga tillvägagångssätt: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cf.

MPCU -tekniken kan uttryckas med en sekvens av hanteringsfunktioner:

• ess- strategisk analys, vars ämne är teamets socio-psykologiska tillstånd (inställning till arbete, till medarbetare, till sig själv);
• på- taktisk analys, vars ämne är grunden för övertygelser om nya ledningsuppgifter och nivån för genomförandet av socio-psykologiska ledningsfunktioner;
• a- traditionell analys, vars ämne är den pedagogiska (produktions) processen;
• PDC- bygga ett träd av ledningsmål;
• Vila i frid- Utveckling av ett exekverande program;
• ps- strategisk planering, vars resultat är konstruktion av stimulanssituationer som är tillräckliga för indikationerna på AC;
• Fre- taktisk planering som är tillräcklig för indikationerna på am;
• NS- traditionell planering, tillräckligt för indikationerna och;
• getingar– strategisk organisation syftar till implementering av ps;
• från- organisationen är taktisk, inriktad på implementering av PT;
• O- organisationen är traditionell, inriktad på genomförandet av p;
• polis- strategisk kontroll, vars ämne är processen att uppnå målet för en stimulanssituation;
• kt- taktisk kontroll, vars ämne är processen att uppnå basen för övertalning för nya ledningsuppgifter.
• Till- traditionell kontroll, vars ämne är att undervisnings- och utbildningsarbete följer statliga standarder.
• st- Strategisk reglering som syftar till att genomföra den socio-psykologiska strategin.
• rt- taktisk reglering, som syftar till att genomföra socio-psykologisk taktik;
• R- traditionell reglering som en del av ledningscykeln i relation till utbildningsprocessen.

Kvalimetriska standarder för kontrollprocessen utvecklades av doktor i pedagogiska vetenskaper, professor I.K. Shalaev.

Det är känt att den sociala ordningen och funktionella arbetsuppgifter inte beror på ämnet ledning - de förskrivs honom samtidigt med ordern om utnämning till tjänsten. Därför passar parametrarna för funktionellt ansvar (f1 - f10) in i modellen för ledningens ämnen enligt nivåerna. De kvalimetriska standarderna för funktions- och resursstöd för förskoleutbildning som utvecklats av oss, se i Bilaga 1, och de kvalimetriska standarder för pedagogisk aktivitet som utvecklats av oss, se i Bilaga 2 .

För närvarande sätter jag inte upp ett mål att utveckla en examenmodell, men i framtiden kommer en sådan modell att efterfrågas i praktiken, eftersom det kommer att säkerställa målmedvetenheten hos varje gruppmedlems aktiviteter om bildandet av vissa kvaliteter hos examen, och kommer också att säkerställa kontinuiteten i "DOU - skolan", vilket kommer att öka effektiviteten i aktiviteter förskoleutbildningsinstitution.

DOW -examensmodellprojekt

1.3. Undersökning av förskolans utbildningsinstitution

Med program-mål självcertifiering menar jag självcertifiering, där de uppmätta parametrarna bestäms av målträdet (se målträdet), och kriteriekarakteristiken bestäms av det utförande programmet (se kriteriekarakteristiken). Samtidigt ställer de gamla frågorna "mäter vi?" och "Är det så här vi mäter?" i kraft av MPCU: s lagar och reglerna för kvalimetri får de sitt positiva tillstånd.

Prestationsindikatorer för självcertifiering av chefen för MDOU d / dagis "Raketa" c. Galbstadt i tyska nationalregionen - ARZ

1 / Utveckling av yrkesmässiga och personliga egenskaper hos ledningsämnen:

Total: 65

2. Tekniskt stöd för utbildningsledning:

Total: 319

3. Funktions- och resursstöd från en utbildningsinstitution:

Total: 89 2 = 178

4. ADR - Kvalimetrisk regel för bedömning av den integrerade indikatorn för de slutliga resultaten, dagislagets aktiviteter.

Total: 312

340 ARA 289 - intervallet mellan indikatorer för det optimala betyget (laget förtjänar uppmuntran)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - intervallet mellan indikatorer för det optimala betyget (dagischefen förtjänar uppmuntran).

Slutsats

- Så, som ett resultat av undersökningen av prestationsindikatorerna för chefen för dagis "Raketa", identifierades följande problem som faller:

• förhållandet mellan "praktikanter" och yngre kollegor; överdriven önskan att hävda sig själv; brist på yttre eller inre motivation för vissa lärare etc. För att lösa problem är det möjligt att skapa stimulerande situationer med hjälp av MPCU: s metoder, såsom en situation med kritisk självbedömning, en situation med delegering av initiativ, en attitydssituation, etc. dessa metoder låter dig ta bort motsättningen, förena laget och skapa ett gynnsamt klimat i laget.

Forskningssättet är avsett att tjäna syftet med optimering och förbättring av ledningens effektivitet. Denna ram för forskningshantering hjälper mig att se till att ledningsbeslut fattas mer informerade. Det är beslutet som utgör ledningens kärna, eftersom ledningsverksamhet är ett handlingssystem för förberedelse, antagande och genomförande av ledningsbeslut. Objektiviteten i bedömningen av den pedagogiska information som samlats in på dagis, bevisen för slutsatserna och antagandet av ett adekvat beslut i enlighet med det uppsatta målet är möjligt på forskningsbasis.

T.I. Shamova formulerar kraven för skolledaren, nödvändiga för genomförandet av detta tillvägagångssätt i ledningen, jag tror att dessa krav kan tillämpas på cheferna för förskoleutbildningsinstitutioner:

• tillräcklig yrkeskompetens;
• kunskap om kärnan i kontrollerade processer, hanteringslagar, psykologiska grunder för samarbete;
• innehav av metoder för insamling, analys och utvärdering av information om framsteg och resultat av kontrollerade processer;
• efterlevnad av objektivitetsprinciperna och bevis för ledningsinformation;
• förmågan att genomföra systemisk vision pedagogisk process rent generellt;
• förmågan att peka ut huvudlänken och agera utifrån den, att avslöja detta inflytandes inflytande på förbindelser, och därför på det hela, i vilket det ingår.

Ovanstående metoder har en sak gemensamt - att lösa problemet med att öka effektiviteten i dagisförvaltningen. En grundläggande ny lösning på detta problem är kanske inte den autonoma användningen av en av ledningsmetoderna, utan deras integration. Denna lösning föreslogs av IK Shalaev i sitt koncept om motiverande program-målhantering (MPTsU).

Bibliografi

1. Aralova M.A. Bildande av ett team av förskoleutbildningsinstitutioner. Psykologiskt stöd. - Moskva: Creative Center, 2006.
2. Vinogradova N.A., Miklyaeva N.V. Kvalitetsstyrning av utbildningsprocessen vid en förskoleutbildningsinstitution. Verktygssats. - Moskva: Iris press, 2007.
3. Penkova L.A., Kalinkina V.M., Kazakova V.N., Serebrova D.V. Ledning i praktiken förskola... Metodisk guide. - Moskva: Creative Center, 2007.
4. Shalaev I.K. Effektivisering av utbildningsledningen. - Barnaul: GODPO AKIPKRO, 2007.
5. Shalaev I.K. Programmål psykologi för ledning. Handledning... - Barnaul: BSPU, 2007.
6. Shalaev I.K. Metod för bedömning av utbildningsledningens effektivitet: programinriktad strategi. - Barnaul: BSPU, 2005.
7. Modern School Management: En guide för skolans rektor. Redigerad av M.M. Potashnik - Moskva, 1992.
8. Läsare om utbildningsledningens effektivitet: en motiverande målinriktad programmetod. Redigerad av Shalaev I.K. - Barnaul: BSPU, 2003.
9. Shamova T.I. Ett utforskande tillvägagångssätt för skolledning. - Moskva, 1992.
10. Shalaev I.K. Vetenskapliga grunder för motiverande målorienterad programhantering. - Barnaul: BSPU, 2005.
11. Shalaev I.K. Målprogrammerat tillvägagångssätt för att hantera lärarpersonalen i en grundskola. - M: MGPI, 1987.
12. Shalaev I.K. Målprogrammerad strategi för lärarpersonalledning: forskningsresultat och deras användning i skolor Altai -territoriet... - Barnaul: BGPI, 1989.
13. Shalaev I.K. Vetenskapliga grunder för motiverande målorienterad programhantering. - Barnaul: BGPI, 1995.
14. Shalaev I.K. Motiverande programinriktat stöd för utbildningsledning. - Barnaul: BSPU, 2000.
15. Shalaev I.K. Motiverande målorienterad programledning: teorins grunder och undersökning av effektivitet: En lärobok om ledningspsykologi. - Barnaul: BSPU, 2003.

Artikeln ger en översikt över modern utbildningsteknik. Utvecklingsteknik för kritiskt tänkande, pedagogisk verkstad, dialoginteraktionsteknik, som är inriktade på utvecklingen av universella utbildningsinsatser hos studenter.

Ladda ner:

Förhandsvisning:

Modern utbildningsteknik ett verktyg för att förbättra utbildningsprocessens effektivitet

"Tre kvaliteter - omfattande kunskap, vana att tänka och känslornas adel - är nödvändiga för att en person ska utbildas i ordets fulla bemärkelse."

Chernyshevsky N.G.

Modernisering Rysk utbildning förutsätter att det skapas förutsättningar för ytterligare humanisering av utbildning, utvecklingsinlärning, som bidrar till förbättrad kunskapskvalitet och förstärkning av elevens personliga aktivitet i utbildningsprocessen. I detta avseende får bildandet av sådana tänkande och personlighetskvaliteter som oberoende, ansvar, självförtroende, frånvaron av rädsla för misslyckande, baserat på elevernas behärskning av medlen för självreglering av tänkande och beteende, särskild betydelse .

Ny teknik krävs för att matcha den nya utbildningsstandarder och kommer att tillåta studenter i oberoende sökning att upptäcka ny kunskap. De kunskaper, färdigheter och förmågor som förvärvas under självupptäckten kommer att vara mer fasta och medvetna och därför av högre kvalitet.

Under perioden med kardinalomvandlingar ställs ökade krav på personligheten. Därför, i konstruktionen av utbildningsprocessen och interaktionen mellan en lärare och en elev, är det inte assimilering av utbildningsprocessen som lyfts fram, utan bildandet av intellektuella färdigheter, beslutsfattande erfarenhet, bildandet av elevernas ansvar för sitt lärande, förmågan att kontrollera utbildningsprocessen.Ny pedagogisk teknik för utbildning ger upphov till självförverkligande av studenter, skapar en atmosfär av samarbete, ökar lärarnas ansvar för resultatet av deras arbete.

Läraren måste vara flytande i modern utbildningsteknik så att inlärningsprocessen håller hög kvalitet och ökar barnets intresse för att förvärva ny kunskap. Numera, när personlighetsorienterat lärande väljs som prioriterad inriktning på utbildningen, har läraren målet att göra det å ena sidan meningsfullt och praktiskt och å andra sidan tillgängligt och intressant.

Metakognitiv utbildningsteknik innebär en högre kognitionsnivå, vilket anger förmågan för introspektion och självkontroll av kognition och uppfattning av information, översättning av extern information till intern.

En elev i inlärningsprocessen konstruerar själv denna process, baserat på verkliga och specifika mål, han följer själv utvecklingsriktningarna, han bestämmer själv det slutliga resultatet. Å andra sidan syftar användningen av denna strategi till att utveckla färdigheterna i tankeväckande arbete med information.

Moderna forskare inom metoder för utveckling av kritiskt tänkande, både i väst (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter, etc.) och i Ryssland (MV Clarin, S I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, IV Mushtavinskaya m.fl.) under kritiskt tänkande förstås som en uppsättning kvaliteter och färdigheter som bestämmer en hög forskningskultur hos en elev och lärare.

Den metodologiska aspekten av bildandet av kritiskt tänkande är det denna teknikär ett system av strategier som kombinerar tekniker utbildningsarbete efter utbildningstyp.

Denna teknik innefattar användning av tre steg (steg) i lektionen: utmaningsstadiet, det semantiska stadiet och reflektionsstadiet.

Steg 1 - "Challenge" (avveckling av en tom skiffer). Barnet ställer sig frågan "Vad vet jag?" gällande denna fråga.

Steg 2 - "Förståelse" (förverkligande av förståelse).

På detta stadium kommer barnet, under lärarens vägledning och med hjälp av sina kamrater, att svara på de frågor som han själv ställde för sig själv i det första steget (vad jag vill veta).

Steg 3 - "Reflektion" (reflektion).

Reflektion och generalisering av vad barnet lärt sig i lektionen om denna fråga.

Huvudmålet med tekniken är att utveckla elevernas intellektuella färdigheter, reflektion och förmåga att arbeta med information.

Filosofer och lärare var de första som visade intresse för problemet med dialoginteraktion i utbildningen:

Idén om dialog utvecklades av Sokrates, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, den humanistiska orienteringen av dialogstrategin visades av Platon, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ushinsky.

Varje deltagare i gemensam dialoginteraktion inser inte bara behovet av att förvärva de grundläggande färdigheterna hos en kommunikativ-aktiv personlighet, utan förstår också hur de utvecklas.

I det skede av införandet av ett nytt material med denna teknik bör två länkar utarbetas, formulering av problemet och sökandet efter dess lösning.

Genom att arbeta med text kan varje barn välja en arbetstempo som passar honom och som formar hans förmåga att aktivt uppfatta och tillgodogöra sig den information som tas emot. I nästa steg i lektionen utbyts uppgifter. Det tredje steget i lektionen syftar till att arbeta med nya texter. Tack vare den föreslagna tekniken ökar lektionens intensitet, varje elevs ansvar för att arbeta i en grupp och färdigheterna i företagskommunikation bildas.

Det moderna samhället behöver människor som tar en aktiv livsposition, som kan tänka kreativt, fatta beslut i en valfri situation och förutsäga konsekvenserna av sina handlingar. Särskilt efterfrågad är en person som självständigt kan bygga och förändra sitt eget liv, kapabel till självreglering i olika situationer.

En av de effektiva utbildningsteknologierna är också en pedagogisk workshop för att bygga kunskap. Workshopen är en syntetisk, mångdimensionell integrerad reflexiv utbildningsteknik med ett sannolikhetsresultat, fokuserat på en personlig aktivitet.Pedagogisk verkstad som form, metod och sådanaläranologi uppstod inte ur ingenstans.

Idéer gratis utbildning L.N. Tolstoy, praktiskaktivitet av S.A. Rachinsky, forskning av L.S. VygotSkogo, det teoretiska arvet från A.S. Makarenko, liksomgrunden för den filosofiska doktrinen J.-J. Russo och modern Franska epistemologer  anhängare av theoTeorier om Gastons kunskap Vashlyara  blev grunden för praktisk modellering, först franska och sedanPetersburg pedagogiska workshops deras.

Orientering av den pedagogiska verkstaden holistisk personlighetsutveckling, övervägande av detta mål över den pedagogiska. Kärnan i utbildningsmålen sökning och självbyggande av kunskap. Mitt i denna teknik är personlighet.

De viktigaste blocken för byggandet av en pedagogisk verkstad för att bygga kunskap är följande:

Induktion ("vägledning", väcker personligt intresse, skapar en känslomässig stämning);

Själv- och socio-konstruktion (skapa din egen produkt, skapa en intellektuell produkt i en grupp);

Socialisering 9 (presentation av lektion 9 skapad av en annan deltagare i ett par, i en grupp för hela laget);

Reflektion ("reflektion", påminnelse om hans erfarenhet i workshopen: känslor, förnimmelser, känslor, tillstånd, raster).

Huvudmålet med den pedagogiska verkstaden för att bygga kunskap är den holistiska utvecklingen av personligheten, förekomsten av detta mål framför den pedagogiska.

Lärarens nya målsättning ger ett sannolikhetsresultat och ändrar målsättningen för eleven, där hans ansvar för att använda de givna möjligheterna växer. Resultatets beroende av kvaliteten på interaktionen mellan workshopdeltagarna ökar.

Den föreslagna tekniken använder grupparbetsmetoder, vilket gör det möjligt att skapa en bekvämare miljö för elevernas arbete och lindrar intern stress från barn som inte är säkra på sina förmågor.

När de organiserar utbildningsaktiviteter med hjälp av denna teknik behärskar eleverna olika sätt att integrera information, lär sig att utveckla sina egna åsikter, förvärva färdigheter för att bygga slutsatser, lära sig att uttrycka sina tankar tydligt, självsäkert, korrekt i förhållande till andra.

Att arbeta inom ramen för denna teknik kommer att hjälpa elever och lärare att göra processen att utveckla metakognitiva färdigheter mer fokuserade och effektiva, och att studera ämnen kreativa och intressanta.

Bibliografi:

1. Begreppet federal statliga standarder för allmän utbildning - projekt - Ros.acad. utbildning ed. A.M. Kondakova, A.A. Kuznetsova.-M .: Education, 2008.- (Standards of the second generation).
2. Kuljutkin Yu.N., Mushtavinskaya IV, "Utbildningsteknik och pedagogiska reflektioner", SPb.: SPbGUPM, 2002.
3. Ivanshina E.V., Mushtavinskaya I.V. “Kritiskt tänkande i vetenskapliga lektioner. Vetenskap i skolan " - 2004 - №3.
4. Ivanshina E.V. Användning av utbildningsteknik i studiet av kursen "Vetenskap" på gymnasiet. Academic Bulletin - 2009 - №3 -SPbAPPO.
5. Selevko G.K. Encyclopedia of education technology in 2 volumes. Vol. 1-M. Research Institute shk. Teknik 2006
6. Stepikhova V.A. Pedagogisk i erfarenhet av lärare. Workshops metodguide4: e upplagan Lägg till. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Kazachkova T.B. Teknik för dialoginteraktion som ett medel för individuell och personlig utveckling av elever och lärare: Material från den sjätte interregionala pedagogiska läsningen tillägnad minnet av I.Ya. Lerner på 2 timmar - Vladimir: VGGU2010 - Del 1.

Anteckning: Artikeln ger en översikt över ett antal källor för bedömning av effektiviteten hos ledningssystem. Liksom alla andra system består företagsledningssystemet av element som kombineras tillsammans för att fungera, medan det är särskilt viktigt att särskilja ämnet och objektet för ledningen, huvudelementen i ledningssystemet. Författarna visar att varje element är föremål för forskning för att säkerställa integriteten i ledningssystemforskningen.

Nyckelord: system, ledningssystem, delsystem, företag, ledningsfunktioner, hanteringsmetoder, ledningsbeslut

Abstrakt: I klausulen presenteras översynen av några källor om en uppskattning av effektiviteten hos styrsystem. Förutom alla andra system består ett företags kontrollsystem av element som integreras tillsammans i syfte att fungera, så det är särskilt viktigt att tilldela ämnet och syftet med ledningen, grundläggande element i ett kontrollsystem. Författare visar att varje element är föremål för forskning för att ge integritet i forskning i ett kontrollsystem.

Nyckelord: system, kontrollsystem, delsystem, företag, ledningsfunktioner, förvaltningsmetoder, administrativa beslut

Oleg Skopin
Kandidat för ekonomisk vetenskap, docent
Natalia Nazarova

Vyatka State University
[e -postskyddad]

Konceptet med ett företagsledningssystem

Ledning förstås som en viss process med ett så målmedvetet inflytande av ämnet på ledningsobjektet för att uppnå vissa resultat, vilket sägs av E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Chepurin.

Det bör noteras att ledningen och dess utveckling främst beror på definitionen av företagets uppdrag, strategi, värderingar baserat på analys av tidigare erfarenheter och framtidsvisioner, och detta är huvudkravet för att skapa en effektiv företagsledningssystem, som sagt av Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

För att skapa ett effektivt företagsledningssystem är det nödvändigt att ta hänsyn till att staten reglerar och kontrollerar alla medborgares rätt till full användning av förmågor och egendom för att driva entreprenörsverksamhet inom ramen för lagstiftningen, som anges i den federala lagen av den 14 juni 1995 N 88-FZ, som talar om det fria valet och skapandet av en ledningsstruktur för ledningen av ett visst företag.

Effektiviteten hos alla ekonomiska objekt, på grund av den ökande komplexiteten, komplexiteten och förstärkningen av sammankopplingar, som I. Galushka hävdar, beror allt mer på ledningssystemets kvalitet.

Förbättring av kvaliteten på företagsledningssystemet kan uppnås genom att genomföra en studie av alla aspekter av aktiviteter, inklusive studier av både ett kontrollerat system och kontrollundersystem, nämligen studier och övervägande av styrkorna, svagheter företag, produktions- och försäljningsprocess, ekonomiskt skick, personal, marknadsföring.

Det är nödvändigt att definiera ett företagsledningssystem för att förstå grunden för utformningen och studien av ett ledningssystem.

Stanley Young definierar ledningssystemet som ett delsystem i företaget, de ingående delarna är grupper av interagerande människor, medan ledningssystemets funktioner är uppfattningen av företagets insatser (vissa problem) och utgångar (implementering av en uppsättning av åtgärder, processer, vars resultat kommer att bli vissa beslut), medan inkomsten bör öka på grund av optimeringen av förhållandet mellan alla insatser och utgångar från hela företagets verksamhet.

I arbetet av V.V. Glushchenko, I.I. förstå styrsystemet som ett system som är utformat för att påverka kontrollobjektet, samtidigt som det översätter detta objekt till önskat tillstånd, ger dess parametrar och processer vissa kvantitativa eller kvalitativa värden, samtidigt som det är en specifik hårdvara, normativ, funktionell version av implementeringen av teknik för att lösa specifika hanteringsproblem.

Som noterats av I. Aktashkina, B. Mishin, är företagsledningssystemet ett oberoende system, men det kan vara en del av ett högre ordningssystem, medan sammansättningen av elementen i vart och ett av företagsledningssystemets delsystem är olika och beror på det specifika innehållet i organisationssystemet.

Liksom alla andra system består företagsledningssystemet av element som kombineras tillsammans för att fungera, medan det är särskilt viktigt att särskilja ämnet och objektet för ledningen, huvudelementen i ledningssystemet. Varje element är föremål för forskning för att säkerställa integriteten i undersökningen av kontrollsystemet.

Delar av företagsledningssystemet och deras studie

Företagsledningssystemet innehåller sådana element som ledningsfunktioner, ledningsorganisationsstruktur, ledningspersonal, tekniska ledningsmetoder, information, ledningsmetoder, teknik, ekonomi, ledningsbeslut.

Studiet av ett sådant element i ledningssystemet som funktioner är av stor praktisk betydelse, eftersom de bestämmer strukturen för företagets ledningsorgan, som beskrivs i artikeln "Ledningsfunktioner", medan det finns allmänna ledningsfunktioner som är obligatoriska för varje organisations framgångsrika arbete (planering, organisation, motivation och kontroll), liksom specifika ledningsfunktioner (specifika), bestämda av ledningsobjektet.

För att styra funktioner modernt företag inkluderar: planering, marknadsföring, entreprenörskap, ekonomi, organisation, produktion, innovation, information och social utveckling.

Varje ledningsfunktion, som anges i artikeln "Kärnan i ledningsfunktionen", implementeras "i ett komplex av ledningsuppgifter, vars lösning säkerställer uppnåendet av produktionsmål och underhåll av processer i angivna tillstånd."

Det är också viktigt att ta hänsyn till det faktum att studien av det praktiska genomförandet av ledningsfunktioner i företaget är associerad med studiet av de uppgifter som ska lösas under utförandet av sekventiella åtgärder av lämplig ledningsapparat, not BA Raizberg , L.Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
Det är också nödvändigt att undersöka ett sådant element i företagsledningssystemet som ledningsorganisationsstrukturen. Det är nödvändigt att ge en definition med hänvisning till N.I. Kabushkin, G.A. Bondarenko. att organisationsstrukturen för företagsledning är en sådan uppsättning sammanhängande och beroende beroende element som har stabila relationer med varandra, och detta säkerställer i sin tur deras funktion som helhet.

Företagsledningens organisationsstruktur innefattar sammansättningen av organisationsstrukturen, förhållandet mellan strukturelement samt placeringen av sammankopplade enskilda delsystem i företaget, medan skapandet av en sådan struktur syftar till en effektiv fördelning av rättigheter och ansvar bland all ledningspersonal i företaget, som också är en del av ledningssystemet och är föremål för forskning ...

Som Goldstein G.Ya. noterar att medan man undersöker ett sådant element i ledningssystemet som ledningens organisatoriska struktur för att optimera och rationalisera det, är det nödvändigt att analysera (diagnostisera) den befintliga ledningsstrukturen och syntetisera (utforma) ledningen struktur, medan analysens uppgift är att fastställa den nödvändiga korrespondensnivån mellan företagsledningens organisationsstruktur och förhållandena i den fungerande miljön, används syntes som en bestämning av antalet och sammansättningen av strukturella ledningsenheter och vissa metoder som kopplar dem till interaktion.

Företagets organisationsstruktur bör ständigt förbättras i proportion till dess utveckling, vilket kan underlättas av företagets ledningspersonal, som en av elementen i företagsledningssystemet som kräver forskning och studier.

Satoru Takaynagi noterar att ett företag bör fokusera på ledningspersonalens deltagande i beslut som fattas direkt på alla ledningsnivåer, i samband med att använda företag och systemhanteringstekniker som syftar till att maximera användningen av talanger och förmågor hos anställda.

Studien av ledningspersonal, som noterats av S. Silchenko, bör övervägas ur effektivitetsanvändning och hantering av arbetstid genom planering och interaktion med andra delar av ledningssystemet, eftersom det är systemprincipen som kan säkerställa att målen för hela företagsledningssystemet uppnås.

Det är också nödvändigt att undersöka de tekniska kontrollerna. I artikeln "Tekniska ledningsmetoder" spelar en stor roll för att fatta ledningsbeslut, medan för att uppnå högre effektivitet är det nödvändigt att använda komplexa tekniska medel: kommunikation, möten, demonstrationsutrustning, utrustning för chefens arbetsplats, kontrollmedel . Forskning av tekniska kontrollmedel, enligt V.I. Knorring bidrar till att effektivisera ledningstekniken, organisera ledararbetet och ledningsprocessen på företaget, samtidigt som den använder mer avancerad teknik och kompetent användning av den av chefen.
D. Yampolskaya, M. Zonis noterar att ledningsinformation inte bara bör relatera till chefens uppgifter, utan också passa och kombineras med de tillämpade processmodellerna, medan informationen bör vara betydande, det vill säga påverka de fattade besluten. För allt detta måste ett informationshanteringssystem organiseras, vilket kommer att öka effektiviteten i företagsledningssystemet.

Behovet av information om olika ämnen och länkar i företagsledningssystemet är inte detsamma, utan bestäms av de uppgifter som löses i processen att hantera ämnet ledning: chefen eller medarbetaren i ledningsapparaten, som V. Popov anteckningar.

I studien av ledningsinformation, som noterats av BA Chub. det är nödvändigt att ta hänsyn till att under studiens gång: ”stora mängder information måste bearbetas inom strikt begränsade tidsramar; den ursprungliga informationen utsätts för upprepad behandling ur olika produktionssynpunkter och med hänsyn till konsumenternas krav. initiala data och beräkningsresultat lagras under lång tid ”.
Vid genomförande av en studie av ledningsinformation som ett element i företagsledningssystemet, som VP Nesterov noterar, är grunden för att fatta korrekta beslut inom företagets externa, interna sfärer "tillgången till tillförlitlig information som är nödvändig för en korrekt analys . "

Hanteringsmetoder är en av de grundläggande elementen i ledningssystemet, eftersom det är med deras hjälp som man kan genomföra både studien av företagsledningssystemet och det är metoderna som säkerställer uppnåendet av mål och mål för företaget.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. notera att "effektiviteten av studiet av kontrollsystem bestäms till stor del av de utvalda och använda forskningsmetoderna."

För att företagsledningen ska vara mest effektiv är det nödvändigt att tillämpa en systematisk metodik, det vill säga metoder systemmetod för organisationen av ledningsverksamheten vid företaget. Som författaren till artikeln "Management Methods" noterar, beroende på olika förvaltningsfunktioner, för vilka vissa metoder används, till exempel metoder för att hantera ett företags funktionella delsystem, utföra ledningsfunktioner och fatta ledningsbeslut.

Som författarna till artikeln "Metoder för forskning av ledningssystem" noterar, när man bedriver forskning om företagsledningssystem kan man använda "en extremt bred arsenal av olika metoder: teoretiska, empiriska, teoretiska och empiriska."

En annan del av företagsledningssystemet som är föremål för forskning är ledningsteknik. Ledningsteknik definieras som en uppsättning sammanhängande hanteringsprocesser som syftar till att motivera, utveckla, fatta och genomföra beslut i ledningsprocesser. Ledningstekniken består av "informations-, beräknings-, organisatoriska och logiska operationer som utförs av chefer och specialister i olika profiler enligt en specifik algoritm manuellt eller med tekniska medel", det är dessa komponenter som är föremål för forskning.

Som D. Plotnikov noterar, den finansiella analysen och studiet av hela den finansiella verksamheten i företaget, och särskilt företagets ledningssystem, kan hjälpa till med en effektiv och objektiv bedömning av företagets solvens, effektivitet och lönsamhet, samt identifiera utvecklingsutsikter och därmed, fatta välgrundade beslut.

Och naturligtvis är de ledningsbeslut som fattas inom ledningssystemet föremål för forskning. Som V. Tsyplukhin noterar, de flesta besluten fattas av chefer, men också ofta är specialister mycket bättre insatta i branschen än chefen, därför bör studiet av chefsbeslut ge en tydlig avgränsning av de områden som fattas och därigenom slutligen öka deras effektivitet, annars kan ledningsfel leda till ineffektivitet i företagsledningssystemet och omöjligheten att utveckla det.

De viktigaste egenskaperna hos ledningssystemforskningen är: forskningsmetodik, forskningsorganisation, forskningsresurser, forskningsobjekt, forskningsämne, forskningstyp, forskningsresultat, forskningseffektivitet.

Avdoshina Z.A. indikerar att för att uppnå de uppsatta målen för studiet av kontrollsystem, objektet, ämnet, nyheten, praktisk betydelse, forskningsmetoder, begränsningar och villkor för användning av olika metoder för kontrollteknologi, definitionen av ett problem i studien av processer och styrsystem, implementering av en systemanalys av direkta och indirekta faktorer, effektivitet.

Genom att kombinera alla element i företagsledningssystemet kan vi dra slutsatsen att modern ledning företaget behöver en forskningsmetod som kommer att bidra till dynamiken, möjligheterna till ledning, tillväxt av potential, ökad professionalism när det gäller att fatta ledningsbeslut, vetenskaplig ledning.

Strukturen för processen och metoderna för forskning och design av ett företagsledningssystem

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. uppmärksamma det faktum att effektiviteten hos alla företag i stor utsträckning beror på studiet av ledningssystem som skapats och rationellt konstruerats med hjälp av erforderlig investering. Forskning av ledningssystem gör att du kan identifiera det mest lönsamma och effektiva investeringsalternativet finansiella resurser in i styrsystemet.

Studien av företagsledningssystemet är i allmänhet också en studie, och därför motsvarar den definitionen som ges av A.K. Zaitsev. , forskning som en typ av mänsklig aktivitet, bestående av att känna igen problem, situationer, samt bestämma deras ursprung, identifiera egenskaper, innehåll, utvecklings- och beteendemönster, etablera en plats i systemet med ackumulerad kunskap, hitta sätt, medel och möjligheter att använda nya idéer, kunskap om problemet i praktiken att lösa problemet.

"Forskning av ledningssystem är en typ av aktivitet som syftar till utveckling och förbättring av ledningen i enlighet med de ständigt föränderliga yttre och interna förhållandena" definierar det enligt följande. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov säger att "det är nödvändigt att undersöka inte bara processobjektets kontrollobjekt, utan också processerna för funktion och utveckling av själva kontrollen."

Z. A. Avdoshina säger att när man bedriver forskning på företag sätts vissa mål, för vilka det är nödvändigt att analysera och identifiera befintliga problem, samt rekommendationer för deras lösning. Effektiviteten av forskningen i företagsledningssystemet kommer att säkerställas på grund av den systemiska visionen om innehav av den vetenskapliga kategoriska apparaten för forskningen, det vill säga "bedömning av staten, diagnostik, förebyggande av negativa trender, sökning" flaskhalsar"I ledningssystemet, definiera nya verksamhetsområden."

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya presenterade ett schema för ämnesområdet för forskning av kontrollsystemet för närvarande (schema 1).

Schema 1 - Struktur för studier av styrsystem

Schema 1 visar en utvecklad arsenal av metoder för att studera styrsystem, med hjälp av dessa metoder är det möjligt att bygga en modell av ett styrsystem, bedöma och diagnostisera tillståndet i ett kontrollsystem, beräkna egenskaperna hos ett kontrollsystem, ställa en diagnos , identifiera och eliminera organisatoriska problem, som kommer att utgöra en metod för att undersöka styrsystem.

Shutilov FV noterar ett så viktigt faktum som att studiet av kontrollsystem har det huvudsakliga målet att utveckla långsiktiga åtgärder som syftar till att förbättra organisationen, strukturen, metoder för hanteringsmodeller, som bör utföras på grundval av en systematisk tillvägagångssätt, och de uppnådda resultaten kommer att bli grunden för omstrukturering det befintliga systemet förvaltning.

Det är nödvändigt att ta hänsyn till vad AB Bushuev säger, nämligen "varje element i systemet omvandlar det yttre inflytandet (anslutning från ett annat element) som når det till ett utgångsinflytande som går till nästa element i systemet."

Processen att undersöka företagsledningssystem har sekventiella stadier:

"1. Tilldelning av forskningsobjektet (företag, delsystem, division).

2. Bestämning av forskningsmålen, det vill säga vilket resultat vi är intresserade av.

3. Tilldelning av kontroll och karakteristiska variabler.

4. Bestämning av de funktioner som ska analyseras.

5. Fastställande av kriterier för utvärdering av forskningsresultat.

6. Fastställande av kriterier för utvärdering av de föreslagna lösningarna för att förbättra hanteringen. "

Z. A. Avdoshina definierar forskningsmetoden som ett sätt att skaffa ny kunskap, ett direkt verktyg, med hjälp av vilken nödvändig forskning utförs.
Beroende på nivån på problemet som studeras, forskningens mål och mål, undersöker studiet av kontrollsystem en global (systemisk, tvärvetenskaplig, undersökt med allmänna vetenskapliga metoder) eller lokala (småskaliga problem med uttalad specificitet). med specifika vetenskapliga metoder).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya särskiljer förekomsten av fyra grupper av metoder för att studera styrsystem:

1. Praktiska metoder för forskning av styrsystem: logiska; grafisk; sociologisk; parametrisk; faktoranalys; expertanalys; simuleringsmodellering; reflekterande forskningsmetoder; testa styrsystemet.

2. Allmän metod: systemanalys; hypoteser och begrepp; dialektiskt förhållningssätt; tekniker för att konstruera forskningsprocedurer.

3. Planering och organisation av ledningssystemforskning: målsättning och målstrukturering; forskningsplanering; känslighetsanalys; forskningsprocessens organisation.

4. Utvärdering av forskningsresultat, diagnostik av kontrollsystemets tillstånd: beräkning av indikatorer för kontrollsystemets effektivitet; organisation av ekonomisk och organisatorisk diagnostik.

ZA Avdoshina hänvisar till de allmänna vetenskapliga forskningsmetoderna: "kontroll och diagnos av problem, systemanalys, expertforskningsmetoder, modellering och statistisk forskning, morfologisk analys och funktionell-sönderdelningsrepresentation i form av ett aggregat, analys och syntes av begrepp." Till privata vetenskapliga metoder: ”provtagning och metoder för sociologisk forskning, Delphi, metoder för vägda genomsnittskriterier för utvärdering av leverantörer, Monte Carlo -metod, testning, parametrisk metod, faktoranalys, funktions- och kostnadsanalys, ekonomisk analys, budget, beräkning, timing, fotografi av arbetstid, Pareto -metoden och många andra metoder som används i delsystem för funktionell hantering ”.

Korotkov E.M. pekar på en sådan egenskap i studien att den inte bara är en funktion av modern ledning, utan också funktionsstilen och viss typ om organiseringen av personalen i hela företagets ledningssystem, medan studien fungerar som huvudfunktionen, en ledningsmetod som kan säkerställa kvaliteten på ledningsbeslut och som ett sätt att möjliggöra förbättring.

Det är möjligt att urskilja de grundläggande principer som måste följas av alla delsystem i företagsledningssystemet vid bildandet, utvecklingen och driften, liksom i studien av företagsledningssystemet: principen om statlig laglighet i organisationens ledning systemet; principen om rättslig reglering vid skapande, funktion och utveckling inom organisationen; principen om enhetlighet i teorin om ledningspraxis; principer för enande av element; specialiseringsprincipen, universalisering av alla ledningsprocesser; principen om ämnets integritet och ledningsobjektet; principen om multivariata ledningsbeslut; stabilitetsprincipen i förhållande till den yttre miljön; principen om rörlighet (anpassningsbarhet) i processen; principen för styrautomatisering; principen för utveckling av ledningssystemet.

I processen att utföra forskning och analysera företagets arbete studeras företagets produktionsläge och ekonomiska aktivitet; företagets produktionsstruktur; ledningssystem och dess organisationsstruktur; särdrag hos företagets interaktion med konsumenter, leverantörer och andra marknadsaktörer och andra viktiga aspekter av verksamheten, och särskilt företagsledningssystemet.

Bibliografisk lista:

Bushuev A.B. Forskning av styrsystem. - Sankt Petersburg 2002.

Glushchenko V.V., Glushchenko I.I. Forskning av styrsystem, Zheleznodorozhny, Moskva -regionen: OOO NPTs "Wings", 2000.

Doliatovskiy V.A., Doliatovskaya V.N. Forskning av styrsystem: Studieguide. - Moskva: ICC "Mart", Rostov n / a: Publishing center "Mart", 2003 - 256 sid.

Raizberg BA, Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Modern ekonomisk ordbok.

Federal Law "On State Support of Small Business in Ryska Federationen"(daterad 14 juni 1995 N 88-FZ)

Yampolskaya D.O., Zonis M.M. Förvaltning. - Förlag - Neva; Olma -Press - 2003.

Young S. Systemisk ledning av organisationen. Per. från engelska red. S. P. Nikanorova, S. A. Batasova. - M., "Sovjetradion", 1972, s. 456.

INTRODUKTION

KAPITEL 1. ORGANISATION OCH FÖRVALTNINGSDOKUMENTATIONSTEKNIK

1 Grundläggande begrepp och terminologi för hanteringsdokumentation

2 Typiska tekniker för att organisera arbete med dokument

3 Teknik för att organisera arbete med dokument i språkskolan "Framgång" på KGOU SPO KPK

4 Möjligheter att använda modern datorteknik i kontorsarbete

KAPITEL 2. ANVÄNDNING AV MS UTSIKTER FÖR ORGANISATION AV AFFÄRSBEHANDLING OCH DOKUMENTCIRKULERING

1 Moderna sätt att organisera kontorsarbete och arbetsflöde

2 Implementering av dokumentcirkulation av språkskolan "Framgång", som en strukturell enhet för KGOU SPO KPK, i miljön för "MS Outlook"

2.1 Funktioner i systemet "Microsoft Outlook"

2.2 Lösa problemen med redovisning och kontroll av körning av dokument i miljön "MS Outlook"

SLUTSATS

BIBLIOGRAFI

INTRODUKTION

Att förbättra hanteringen av produktions- och ekonomiska system, öka organisationsnivån och effektiviteten i chefsarbetet idag beror till stor del på hur rationellt kontorsarbetet läggs i institutioner och företag. Företagsledning kräver oundvikligen skapandet av många typer av hanteringsdokument, utan vilka det är omöjligt att lösa problemen med planering, finansiering, utlåning, bokföring och rapportering, operativ ledning, företagets personal etc.

Huvudämnet för arbetskraft för anställda i den administrativa apparaten är information, och själva ledningsprocessen i teknisk mening kan representeras som en process för informationscirkulation. Den viktigaste informationsbäraren i den moderna statsapparaten är ett dokument. Genomförandet av funktionerna hos alla styrande organ är förknippat med förberedelse, mottagning, riktning av olika dokument. Följaktligen är effektiviteten av deras ledningsverksamhet förknippad med organisationen av arbetet med dokument. Hastigheten att få den information som är nödvändig för att fatta ett beslut beror på tydligheten och effektiviteten vid behandling och förflyttning av dokumentet. Försenad behandling av dokument, särskilt ekonomiska, kan leda till negativa ekonomiska konsekvenser. Det är därför rationell organisation arbetsflöde, snabbhet och tydlighet vid bearbetning och överföring av dokument för körning är alltid mycket uppmärksam.

Men de klassiska "pappers" sätten att göra kontorsarbete och dokumentflöde blir nu irrelevanta. Konkurrens är krävande. Varje begäran från en potentiell klient måste omedelbart tillgodoses, alla beslut som fattas av ledningen måste utföras i tid och behandlingen och förflyttningen av ett pappersdokument är som regel mycket långsammare än ett elektroniskt dokument. Därför är frågan om att införa automatiseringssystem för skapande, lagring och förflyttning av dokument i många organisationer mycket akut.

Således är ämnets relevans avhandling på grund av behovet av att förbättra kontorsarbetet för effektiv lösning ledningsuppgifter.

Idag ersätts det manuella systemet för att arbeta med dokument överallt med det mest rationella pappersarbetet på en dator, vars grund naturligtvis är teknikerna för dokumenthanteringssystem.

Verkligen, modern värld informationsteknik är svårt att föreställa sig utan att använda dokumenthanteringssystem. Nästan alla system i en eller annan grad är associerade med funktionerna för långsiktig lagring och behandling av information. Faktum är att information blir en faktor som bestämmer effektiviteten hos alla verksamhetsområden. Informationsflöden har ökat och kraven på databehandlingshastighet har ökat, och nu kan de flesta operationerna inte utföras manuellt, de kräver användning av de mest lovande datorteknikerna. Alla administrativa beslut kräver en tydlig och korrekt bedömning av den nuvarande situationen och möjliga utsikter för dess förändring. Och om tidigare i utvärderingen av situationen flera dussin faktorer som kan beräknas manuellt, nu finns det hundratals och hundratusentals sådana faktorer, och situationen förändras inte inom ett år, utan på några minuter, och ägandet av de tillämpade lösningarna kräver mycket, eftersom reaktionen är och felaktiga beslut är allvarligare, snabbare och kraftfullare än tidigare. Och det är naturligtvis omöjligt att klara sig utan en informationsmodell för framställning av dokumenthanteringssystem.

Användningen av modern datorteknik och teknik för dokumenthanteringssystemet i kontorsarbetet i en organisation redan idag möjliggör:

registrera dokument på olika arbetsplatser med hjälp av lokal nätverksteknik och distribution av dokumenthanteringssystemet;

organisera förening av information om dokument (både interna och mottagna) från olika strukturella avdelningar i ett enda dokumenthanteringssystem av organisationer;

att organisera information och referensarbete utifrån breda möjligheter till informationssökning i dokumenthanteringssystemet;

organisera kontrollen över utförande och förflyttning av dokument.

Skapandet av ett dokumenthanteringssystem för en organisation som helhet har sina positiva egenskaper i jämförelse med traditionella pappersbaserade sätt att utföra kontorsarbete.

Syftet med detta arbete är att organisera informationssystemet "Organisationsdokument" i MS Outlook -miljön för att förbättra dokumentationens effektivitet.

Syftet med forskningen är den språkliga skolan ”Success” på KGOU SPO KPK.

Forskningens ämne är arbetsflödet för den språkliga skolan ”Framgång”.

I detta arbete var uppgiften att skapa ett sådant system som i Så snart som möjligt och med en minimal investering av ekonomiska och mänskliga resurser för programvara och hårdvara kan förbättra dokumentationen. Följande forskningsmål fastställdes också:

Studera allmän teoretisk och speciallitteratur om forskningsämnet.

Studera ämnesområdets material.

Analysera arbetet i den språkliga skolan "Framgång" i genomförandet av kontorsarbete.

Implementera arbetsflödet för den språkliga skolan "Framgång", som en strukturell underavdelning av KGOU SPO KPK, i "MS Outlook" -miljön.

Avhandlingens struktur bestäms av forskningens mål, mål, logik och förutsätter att det finns en introduktion, två kapitel bestående av 4 stycken i varje kapitel, en slutsats, en referenslista.

Det första kapitlet ägnas åt teoretiska frågor om kontorsarbete. Här ges de grundläggande begreppen och terminologin för dokumentationsstöd, typiska tekniker för att arbeta med dokument ges, inklusive analys av arbete med dokument i den språkliga skolan "Framgång", och möjligheterna för modern datorteknik i kontorsarbete ges också.

Det andra kapitlet ägnas åt implementeringen av "MS Outlook" -tekniken i språkskolan "Success". Den beskriver de viktigaste stadierna för att organisera arbetsflödet i "MS Outlook" -miljön, avslöjar systemets funktioner.

Slutsats - resultaten av det utförda arbetet har sammanfattats, utsikterna för utvecklingen av informationssystemet har fastställts.

Listan över använd litteratur innehåller 26 källor.

KAPITEL 1. ORGANISATION OCH FÖRVALTNINGSDOKUMENTATIONSTEKNIK

.1 Grundläggande begrepp och terminologi för hanteringsdokumentation

Grunden för någon vetenskaplig disciplin bildas av begrepp-idéer om det allmänna, det mest väsentliga och speciella i de studerade fenomenen och föremålen. Den disciplin som studerar mönstren för bildande och funktion av system för dokumenthanteringsstöd kallas dokumenthantering. Terminologin för registerhantering inkluderar villkoren för dokumenthantering (DOM), som anger allt som rör processerna för att skapa dokument, bearbeta dem, söka, lagra och använda. Traditionellt kallas verksamhetsområdet för dokumentbehandling kontorsarbete. Termen "kontorsarbete" uppstod i Ryssland, enligt ordböckerna i det ryska språket, under andra halvan av XV111 -talet. och bildas av kombinationen av orden "produktion av ärendet". Dess mening blir tydlig om vi tänker på att termen "fall" ursprungligen innebar en fråga (rättslig eller administrativ) som avgjordes av det styrande organet. Följaktligen kallades kontorsarbete först och främst för behandling och lösning av ärenden (frågor). Begreppet "företag" i betydelsen "insamling av dokument" relaterat till alla frågor började användas senare.

Den terminologiska standarden definierar kontorsarbete som en gren av verksamheten som tillhandahåller dokumentation och organisation av arbete med officiella dokument. Termen "kontorsarbete" i enlighet med GOST R 51141-98 är synonymt med termen "dokumentationsstöd för ledningen", som kom in i den vetenskapliga cirkulationen för mer än 10 år sedan i samband med en förändring av det organisatoriska och tekniska underlaget för kontorsarbete och metodiska tillvägagångssätt för dess förbättring på grund av aktivt genomförande inom arbetet med dokument av datorteknik och framväxten av ny informationsteknik för skapande, insamling, bearbetning, ackumulering, lagring, sökning och användning av information. Termen "hanteringsdokumentation" betonar i den moderna organisationen av kontorsarbete och bildas i analogi med termer som "programvara", "informationsstöd", "språkligt stöd", etc.

Kontorsarbete (DOW) innebär först och främst skapande av dokument eller dokumentation, vilket förstås att spela in information på olika medier enligt fastställda regler. Dokumentation är en reglerad process för registrering av information på papper eller andra medier, vilket säkerställer dess rättsliga kraft. Dokumentation utförs alltid enligt vissa regler som fastställs genom lag föreskrifter eller utvecklad av tradition.

Dokumentation kan utföras på naturligt språk och på konstgjorda språk med hjälp av nya medier. Vid dokumentation på naturligt språk skapas textdokument - dokument som innehåller talinformation som spelats in av någon typ av skrift eller något ljudinspelningssystem. Ett textdokument skapat genom att skriva är ett traditionellt pappersdokument eller ett videogram av ett dokument - en bild av ett dokument på en skärm.

Vid dokumentation på konstgjorda språk skapas dokument på maskinmedia - dokument som skapats med hjälp av media och inspelningsmetoder som säkerställer behandling av information med en elektronisk dator (dator).

Dokumentationsverktyg är viktiga när du skapar dokument - verktyg som används av en person för att skapa dokument:

enkla verktyg (pennor, pennor, etc.);

mekanisk och elektromekanisk (skrivmaskiner, bandspelare,

röstinspelare, foto-, film- och videoutrustning, etc.);

automationsutrustning - datorteknik.

Beroende på vilka dokumentationsverktyg som används, skiljer sig dokumentationsmetoderna åt (textdokumentation, bio, foto, ljudinspelning, elektronisk dokumentation) och de typer av dokument som skapats i det här fallet.

Vid användning av enkla verktyg skapas handskrivna skriftliga dokument (textdokument vars information spelas in med vilken typ av skrift som helst), grafiska dokument (som innehåller information uttryckt genom bilden av ett objekt) och grafiska dokument (där bilden av en objektet erhålls genom linjer, slag, chiaroscuro) ... Vid användning av fotografisk utrustning skapas fotografiska dokument, vid användning av ljudinspelningsutrustning - phono (eller ljud) dokument, vid användning av film- eller videoutrustning - filmdokument, med hjälp av datorteknik - skrivna dokument på papper och videogram, samt dokument på maskinmedia.

Resultatet av dokumentationen är ett dokument - information registrerad på en materialbärare med detaljer som gör att den kan identifieras. En bärare är ett materialobjekt som används för att fixa och lagra tal, ljud eller visuell information om den, inklusive i en transformerad form. För närvarande är den vanligaste bäraren av dokumentär information papper; Tillsammans med det används också nya medier i stor utsträckning - magnetiska, vilket gör det möjligt att använda datorteknik för dokumentation.

Dokumentation förutsätter att de fastställda reglerna för registrering av information följs, vilket ger rättslig kraft åt de dokument som skapas. Rättskraft är en egendom som tillhör ett officiellt dokument, som meddelas det av den nuvarande lagstiftningen, behörigheten hos det organ som utfärdade det och det fastställda förfarandet för dess registrering.

Dokumentets rättskraft tillhandahålls av den etablerade. för varje typ av dokument, en uppsättning detaljer - obligatoriska element i dokumentkörning (namnet på dokumentets författare, adressat, signatur, datum, dokumentnummer, godkännandestämpel, sigill, etc.). Moderna krav på pappersarbete är fastställda i statliga standarder, i synnerhet reglerna för upprättande av organisatoriska och administrativa dokument fastställs i GOST R 6.30-2003 ”Unified documentation systems. Ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete ". Statens standard fastställer inte bara sammansättningen av kraven (det finns bara 30 stycken), utan också zonerna och sekvensen för deras placering på dokumentet (se bilaga nr 1). En uppsättning detaljer för ett officiellt skriftligt dokument, arrangerat i en viss sekvens, utgör dokumentformuläret. Formuläret regleras också av den statliga standarden, därför är det nödvändigt att veta inte bara dokumentets detaljer utan också sekvensen för deras placering på dokumentet för korrekt förberedelse av dokumentet. Förekomsten av formuläret som fastställs av den statliga standarden säkerställer dokumentationens enhet och dokumentets enhet både inom ramen för en institution och i landet som helhet.

I samhället är dokument de viktigaste bärarna av lednings-, vetenskaplig, teknisk, statistisk och annan socialt viktig information. Dokument är bärare av primär information, det är i dem som information registreras för första gången. Denna egenskap gör det möjligt att skilja dokument från andra informationskällor - böcker, tidningar, tidskrifter, etc., som innehåller bearbetad, sekundär information.

Alla dokument som skapas i samhället är ett element i ett högre system och ingår i motsvarande dokumentationssystem som en del av det. Ett dokumentationssystem förstås som en uppsättning dokument som är sammankopplade enligt ursprungets egenskaper, syfte, typ, verksamhetsområde, enhetliga krav för deras registrering. Precis som bokstäverna på ett språk utgör alfabetet, så utgör vissa typer och varianter av dokument ett dokumentationssystem. Fram till nu finns det ingen konsekvent klassificering av dokumentationssystem, typer och varianter av dokument inom dokumentvetenskap, men den empiriskt etablerade uppdelningen av dokument i dokumentationssystem används. Tilldelningen av dokument till ett visst system börjar med att alla dokument delas in i officiella och dokument av personligt ursprung. Det senare inkluderar handlingar som skapats av en person utanför ramen för hans officiella verksamhet eller utförande av offentliga uppgifter; det är det minsta när det gäller typer och sorter av dokumentationssystem, det innehåller personlig korrespondens, memoarer (memoarer), dagböcker.

Officiella dokument beroende på det område de tjänar mänsklig aktivitetär indelade i ledning, vetenskaplig, teknisk (design), teknologisk, produktion, etc. Det är hanteringsdokumenten som säkerställer hantering av objekt inom både staten och en separat organisation. Dessa dokument representeras av ett komplex av system, vars huvudsakliga är:

organisatorisk och juridisk dokumentation;

planeringsdokumentation;

administrativ dokumentation;

information och referens och referens och analytisk dokumentation;

rapporteringsdokumentation;

avtalsdokumentation;

dokumentation för tillhandahållande av personal (heltidspersonal);

ekonomisk supportdokumentation (redovisning och rapportering);

logistikdokumentation;

Dokumentation om dokumentation och informationsstöd för institutionens verksamhet;

dokumentation som återspeglar huvudverksamheten för en institution, organisation eller företag (hos ett tillverkande företag är detta produktionsdokumentation, i medicinsk institution- ett system för journaler, vid ett universitet - ett system för journaler för högre utbildning, etc.).

De dokument som utgör ett dokumentationssystem kännetecknas av enhetens avsiktliga syfte och som helhet tillhandahåller dokumentation av en viss ledningsfunktion eller typ av aktivitet.

Dokumentationsstöd för dokument innebär inte bara skapandet av dokument, utan också organisationen av arbetet med dem. Organisation av arbete med dokument är organisationen av en institutions arbetsflöde, lagring av dokument och deras användning i pågående aktiviteter. En organisations dokumentcirkulation är en uppsättning sammanhängande förfaranden som säkerställer förflyttning av dokument i en institution från det att de skapas eller tas emot och tills genomförandet eller sändningen är klar. För en rationell organisation av arbetsflödet fördelas alla dokument i dokumentflöden: registrerade och oregistrerade dokument, inkommande, utgående och interna dokument, dokument som kommer eller skickas till högre organisationer, dokument som skickas eller kommer från underordnade organisationer, etc. Ett dokument flöde förstås som en uppsättning dokument som utför ett specifikt syfte i arbetsflödesprocessen.

Egenskapen för arbetsflödet är dess volym. Volymen av arbetsflöde avser antalet dokument som organisationen har tagit emot och skapat inom en viss tidsperiod (vanligtvis ett år). Volymen av arbetsflöde är en viktig indikator som används som kriterium när du väljer den organisatoriska formen av kontorsarbete, organiserar ett informationshämtningssystem enligt dokument från en institution, fastställer strukturen för kontorsledningstjänsten, dess bemanning etc. En av de viktigaste funktionerna för att organisera arbetet med dokument är dokumentredovisning, som säkerställs genom deras registrering - registrering av referenser om dokumentet i den föreskrivna formen, fastställande av att dokumentet skapades, skickades eller mottogs. Dessutom tillåter registrering dig att kontrollera utförandet av dokument, samt söka efter dokument på begäran av avdelningar och anställda vid institutionen.

Tillsammans med organisationen av dokumentcirkulation inkluderar begreppet "organisering av arbete med dokument" lagring av dokument och deras användning i institutionens verksamhet. Ett dokumentlagringssystem är en uppsättning verktyg, metoder och tekniker för att spela in och organisera dokument för att söka efter dem och använda dem i en institutions nuvarande verksamhet. För ett dokumentarkivsystem är de viktigaste begreppen begreppen "fallnomenklatur" och "ärende". Nomenklaturen av ärenden är en systematiserad lista över rubriker av ärenden som bildas i ett kontorsarbete på en institution, arrangerade i en viss sekvens med en indikation på deras lagringstid, och ett ärende är en samling dokument som rör en fråga eller ett område av Aktivitet och placeras i ett separat lock.

De termer som diskuteras i detta avsnitt utgör grunden
terminologisystem för dokumentationsstöd för ledning (kontorsarbete).

1.2 Typisk teknik för att organisera arbete med dokument

Informations- och dokumentationsstöd, som är den viktigaste tjänstehanteringsfunktionen, behöver en noggrann, genomtänkt organisation. Denna funktion utförs antingen av särskilda strukturella enheter (företagsekonomi, allmänna avdelningar, sekretariat, kontor) i stora institutioner eller av sekreterare där den administrativa apparaten inte är stor.

Dokument är informationsbasen för organisationens verksamhet, eftersom det är i dem som mer än 80% av dess informationsresurser är koncentrerade. Hastigheten att få den information som är nödvändig för att fatta ett beslut beror på tydligheten och effektiviteten vid behandling och förflyttning av dokumentet. Försenad behandling av dokument, särskilt ekonomiska, kan leda till negativa ekonomiska konsekvenser. Därför ägnas alltid stor uppmärksamhet åt den rationella organisationen av arbetsflödet, hastigheten och tydligheten vid behandling och överföring av dokument för utförande.

All dokumentation av institutionen är uppdelad i tre dokumentflöden:

inkommande (inkommande) dokument;

utgående (skickade) dokument;

interna dokument.

Var och en av dokumentflödena har sin egen särart i komposition, kvantitet, bearbetning och rörelse.

Antalet dokument för alla flöden per år kommer att vara volymen av institutionens arbetsflöde. Storleken på arbetsflödet behövs för att beräkna det nödvändiga antalet kontorspersonal, för att beräkna effektiviteten i användningen av mekaniserings- och kontorsautomatiseringsverktyg. I allmänhet visar det arbetsbelastningen för hela ledningsapparaten, eftersom alla dess anställda måste hantera dokument.

I den tekniska kedjan för behandling och förflyttning av dokument kan följande steg skiljas:

mottagning och primär behandling av dokument;

preliminär behandling och distribution av dokument;

registrering;

kontroll över utförandet;

information och referensarbete;

utförande av dokument och sändning.

Mottagning och primär behandling av dokument. Operationen är mestadels teknisk. Det utförs centralt av sekreterarassistenten och i stora institutioner - av expeditioner eller en särskilt tilldelad anställd (speditör). Dokument kan tas emot med post, levereras med kurir eller besökare, mottas via teletyp, fax, e-post.

Vid mottagandet av dokument kontrolleras först och främst om leveransen är korrekt. Korrespondens som tas emot av misstag returneras till avsändaren eller vidarebefordras till adressaten. Efter att kuverten öppnats kontrolleras om kapslingen är korrekt och dess integritet, d.v.s. förekomsten av alla sidor i dokumentet och alla bilagor. För ett fax kontrollerar det också både det totala antalet mottagna sidor, deras korrespondens med numret som anges på faxets första blad och deras läsbarhet. Vid ofullständigt mottagande av ett faxmeddelande eller dålig kvalitet på enskilda sidor meddelas avsändaren om detta.

Om dokumenten mottogs med post öppnas alla kuvert, förutom dem med inskriptionen "personligen". Efter öppnandet förstörs kuvert, med undantag för brev från privatpersoner, eftersom returadressen endast kan anges på kuvertet. Kuvert bevaras också från redan mottagna dokument. I detta fall kan stämpeln på kuvertet tjäna som bevis på datumet för mottagandet av dokumentet. Dessutom, när du får ett förfallet ekonomiskt dokument via post, måste du utarbeta en handling på dagen för mottagandet av dokumentet, undertecknad av två anställda i organisationen (företaget) och en postarbetare.

Alla inkommande dokument måste markeras vid mottagandet av dokumentet i organisationen. Det består av mottagningsdatum och kontonummer. Dessutom kan det innehålla det förkortade namnet på mottagarinstitutionen. Kontoserienumret för det senaste dokumentet som mottogs under innevarande år visar det totala antalet mottagna dokument.

Ett typiskt misstag vid behandling av inkommande dokument är att bara markera kvittot på dokument som är föremål för ytterligare registrering. Resten av dokumenten (reklam- och informationsbrev, inbjudningar och många andra) finns fortfarande utan redovisning, men när de mottogs ägnades tid åt att öppna kuvertet, bekanta sig med innehållet, avgöra vilken av de anställda som kan behöva den information som mottagits, och överföra dokumentet till den här medarbetaren. I detta fall indikeras det inkommande dokumentflödet som avsevärt reducerat, och tiden för behandling av icke redovisad korrespondens kan inte beräknas.

Kvittot stämplas vanligtvis för hand eller med en elektrisk stämpel.

Dokumentet mottaget via fax har redan ett mottagningsdatum. Med tanke på att faxet vanligtvis matas ut på ljuskänsligt papper, texten som snabbt bleknar, tas en kopia av viktiga dokument.

Nyligen har faxmaskiner dykt upp som gör att du kan ta emot ett dokument på vanligt papper och därför inte behöver kopieras. På samma sätt löses problemet när du tar emot faxmeddelanden på en dator som är utrustad med ett faxmodem och sedan, om det behövs, skriver ut fax på en vanlig skrivare. Den primära behandlingen av dokument slutar med att sortera dem i registrerade och oregistrerade. Oregistrerade dokument sorteras omedelbart efter exekutör eller avdelning för leverans. Organisationen måste ha en lista över dokument som inte är registreringspliktiga. Det är vanligtvis placerat som en bilaga till de administrativa instruktionerna.

Distribution av mottagna dokument. Preliminär övervägning och distribution av dokument avgör det direkta flödet av deras rörelse och följaktligen hastigheten för att leverera dokumentet till en specifik utförare, det är faktiskt tiden för att lösa problemet. Vanligtvis på företaget utförs detta arbete av sekreteraren-assistenten.

För att i förväg kunna kvalificera dig för att granska och distribuera dokument måste du känna till strukturella enheters funktioner och ansvarsfördelning mellan artister. Institutionen måste ha en klassificerare av aktivitetsfrågor med en uppgift om artisterna för varje nummer. Assistentsekreterarens uppgift i detta skede är att befria chefen från ett överdrivet flöde av dokument, övervägande av sekundära frågor.

Chefen bör ta emot dokument som rör institutionens verksamhet som helhet, om grundläggande frågor eller med ny information, administrativa dokument från högre organisationer. Resten av dokumenten måste överlämnas direkt till specialisterna.

Bearbetning, behandling och överföring av dokument till artister utförs dagen för mottagandet.

Om ett dokument är avsett för utförande av flera strukturella avdelningar eller personer, görs en kopia av det eller ordningen för utförandet fastställs.

Registrering av dokument. Registrering av dokument är det viktigaste steget i arbetet med dokument och definieras som "bokföring av bokföringsdata om dokumentet i den föreskrivna formen, som fixar det faktum att det skapades, skickades eller mottogs."

Såsom följer av definitionen ger registrering först och främst rättslig kraft för ett dokument, eftersom det fixar det faktum att det skapades eller mottogs. Tills dokumentet har registrerats, inte har fått sitt nummer, det inte har upprättats, verkar det inte finnas ännu. Till exempel en order, dekret, etc. Om det mottagna dokumentet inte är registrerat är institutionen inte ansvarig för det, eftersom mottagandet inte är bekräftat.

Registrering har tre syften: journalföring av dokument, kontroll över deras utförande och referensarbete på dokument.

Alla dokument som kräver särskild redovisning, utförande och användning för referensändamål, oavsett mottagningsmetod, är föremål för registrering. Registreringsprocessen i sig är att ta bort indikatorer (detaljer) från dokumentet för att skapa en databas över institutionens dokument.

Dokument registreras en gång. På en liten institution, ett företag, registreras alla dokument centralt av en sekreterare. På en institution som har avdelningar utförs registrering av interna dokument på ett decentraliserat sätt av grupper: på bokföringsavdelningen, på personalavdelningen, på kontoret. I detta fall måste interna dokument registreras på dagen för undertecknandet eller godkännandet, inkluderat på mottagningsdagen, utgående dokument - på avsändningsdagen.

I regel skrivs följande information ut från dokumentet under registreringsprocessen:

datum för mottagande;

inkommande nummer (index);

datum för dokumentet;

titel (vad dokumentet handlar om);

upplösning; utförandeperiod;

artist (som arbetar med honom);

genomförande (alla överföringar av dokumentet registreras och hur det utfördes);

Ärende nr (där dokumentet placeras efter utförandet).

Vid registrering vissa typer dokument, till exempel medborgarnas överklaganden, interna och utgående dokument, ändras och kompletteras informationen som anges i registreringsformuläret. Till exempel, vid registrering av medborgares överklaganden, registreras deras adress.

Institutionen har rätt att, med hänsyn till dess specifika egenskaper, komplettera information om det registrerade inkommande dokumentet. Till exempel tas ofta hänsyn till antalet ark, förekomsten av bilagor etc.

Typiska registreringsformulär kan vara av två typer: tidning och kort.

Ett journalregistreringssystem behövs bara när registrering av dokument kommer först, förhindrar anspråk från medborgare, konfliktsituationer. Till exempel vid utfärdande av utbildningsdokument, arbetsböcker, passerar. Dessa är som regel dokument vars registreringsindex består av ett serienummer.

Du kan lämna journalsystemet även när ett mycket litet antal dokument tas emot.

I alla andra fall är denna registreringsform föråldrad, eftersom den försvårar kontrollen över utförandet av dokument och referensarbete kring dem.

Kortsystemet för registrering av dokument är bekvämare. Kortets form (RKK - registrerings- och kontrollkort) och platsen för detaljerna i det kan fastställas i institutionen själv och registreras i instruktionerna för kontorsarbete.

Efter att ha ritat en sådan form av kortet i A5- eller A6 -formatet kopieras det på en kopiator och väljer ett ganska tjockt papper. För olika registrerade grupper av dokument kan du använda kort i olika färger, färgränder längs den övre marginalen eller diagonalt.

För att upprätthålla ett kortregistreringssystem i manuellt läge är det nödvändigt att ha en cirkulation av kort i ett år och minst två arkivlådor för lagring av kort: i deadline -kontrollkortindex och referenskortindex.

Antalet kopior av färdiga registreringskort (de brukar kallas registrerings- och kontrollkort - RCC) bestäms av institutionen. Som regel fylls minst två sådana kort.

Kortet för dokumentet kan fyllas i ofullständigt först, innan dokumentet överlämnas till chefen, d.v.s. utan upplösning, deadline och artist. Efter att ha granskat dokumentet av huvudet kompletteras kortet, d.v.s. denna information skrivs in i den.

Med tydlig interaktion mellan sekreteraren-assistenten och chefen, om huvudet tittar igenom den mottagna korrespondensen på morgonen, kan du först ge dokumenten till huvudet för granskning och sedan, med sin resolution, fylla i hela registreringsformuläret.

Efter att ha fyllt i kortet placeras en av dem i deadline -kortindexet, den andra i informations- och referensfilen och dokumentet överlämnas till entreprenören för att arbeta med honom.

Kontroll över utförandet av dokument. Övervakning av utförandet av den tilldelade uppgiften är en av hanteringsfunktionerna. I kontroll kan man skilja kontroll på fördelarna med att lösa problemet och kontroll över tidpunkten för uppdraget. Kontroll av fördelarna med genomförandet av ordern, lösningen av frågan utförs av chefen (institution eller avdelning) eller särskilt auktoriserade personer. Kontroll är i huvudsak en bedömning av hur korrekt, framgångsrikt och fullständigt problemet är löst. Kontrollen över tidsfristerna för utförande av dokument utförs av sekreteraren eller förvaltningens dokumentationstjänst. Termkontroll kan delas in i rutin och förebyggande.

Att genomföra kontroll kräver kunskap om enkla metoder, tekniker och tillgång till tekniska medel.

Med tanke på den fortfarande lågpresterande disciplinen i landet bör alla dokument som kräver utförande och svar sättas under kontroll.

Tidsfristerna för verkställande av handlingar kan bestämmas genom lag. Till exempel för genomförandet av medborgarnas önskemål. I dokument som tas emot från högre organisationer och som innehåller alla beställningar anges vanligtvis termen i själva dokumenten. I administrativa handlingar och beslut från kollegiala organ anges termen för varje post. På dokumenten som chefen överväger finns tidsfristen för deras genomförande i resolutionen. För att lösa återkommande problem i institutionen bör standardvillkor för utförandet av sådana dokument fastställas och återspeglas i instruktionerna.

I bilagan till "Statligt system för dokumentationsstöd för förvaltning" finns en lista över typiska tidsfrister för utförande av dokument, som måste användas vid upprättande av instruktioner för kontorsarbetet vid en viss institution.

För dokument som innehåller en komplex uppgift kan långa tidsfrister sättas (flera månader, sex månader, ett år). I det här fallet är det nödvändigt att dela upp ordern i etapper och styra utförandet av uppgiften i etapper.

Kontrollformen väljs utifrån institutionens möjligheter. Det kan vara en manuell tidsfil.

Termkortindex. För manuell kontroll används registreringskort och arkivskåp med 32 rörliga (kartong eller plast) avdelare. 31 separatorer är dagarna i månaden (31 dagar). För den 32: e avgränsaren läggs kort på dokument, vars tidsfrist infaller nästa månad. Under de sista dagarna i månaden (2-3 dagar i förväg) kommer dessa kort att placeras enligt datumen för den nya månaden. Försenade kort placeras framför den första avgränsaren. De stannar här tills ett nytt, förlängt förfallodatum anges.

Efter att ha registrerat dokumenten i sin helhet ordnar sekreteraren korten enligt tidsfristerna, det vill säga sätter varje kort på det nummer på vilket dokumentet ska köras. Alla poster i administrativa dokument utfärdas också på separata kort. I vilken form som helst kan du skriva ner på kortet och muntliga instruktioner från ledningen.

Således kan sekreteraren för tidsfristen för arkivskåp enkelt veta vad som beror på vilken dag.

En av sekreterarens huvuduppgifter i början av arbetsdagen är att ta bort korten för alla uppgifter på den aktuella dagen från deadline -kortindexet och kontrollera om de kommer att slutföras idag. Detta kan vara en personlig undersökning, en telefonundersökning, etc. Om någon uppgift störs och det är nödvändigt att skjuta upp tidsfristen, rapporteras detta till chefen. Prestationstiden kan endast ändras av den person som tidigare etablerade den.

Förutom löpande övervakning måste sekreteraren genomföra förebyggande övervakning. För att göra detta kommer han att ta kort för uppgifter, vars tidsfrist löper ut om 3 dagar och varnar varje utövare om detta. Daglig övervakning (rutin och förebyggande) skapar en normal arbetsmiljö på kontoret. Medarbetarna lär sig att varje uppgift kommer att krävas i tid.

En systematisk kontroll av utförandet, skickligt och korrekt utfört av sekreteraren, som taktfullt påminner om att dokumentet behövs i tid, att företagets välstånd beror på att frågan löses i tid, etc., betonar hela tiden behovet för denna medarbetare och hans arbete. Dessutom hjälper deadline -kortfilen till att planera chefens arbetsdag, eftersom den speglar alla aktiviteter och uppgifter för ett visst datum.

När dokumentet har körts görs en anteckning på baksidan av kortet som anger hur problemet löstes, för vilket nummer och när dokumentet skickades. Dokumentet anses utfört när de uppgifter som anges i dokumentet eller som anges i upplösningen är fullständigt slutförda. Om dokumentet överfördes från en artist till en annan under processen för att lösa problemet, registreras allt detta också på kortets baksida. Efter att dokumentet har tagits bort från kontrollen tas kontrollkortet ut ur deadline -kortindexet och ordnas om i referenskortet. Kontroll över tidpunkten för utförandet bör utföras i varje strukturell enhet.

Då och då (i stora institutioner varje månad) upprättas analytiska rapporter som anger hur många dokument som togs för kontroll, hur många som inte slutfördes i tid, varav av giltiga och respektlösa skäl.

Information och referensarbete. Ett av huvudsyftena med registrering är att skapa en databas med institutionens dokument. Sekreterarassistenten (i en stor institution, informations- och dokumentationsstöd från ledningen) på grundval av denna databank är skyldig att besvara två typer av frågor på några minuter:

vem, var, i vilket arbetsskede är något dokument och - i vilka dokument kan du hitta information om en specifik fråga.

Innehav av hela uppsättningen informations- och dokumentationsresurser - den viktigaste uppgiften sekreterare (förskoleutbildningsinstitution). Och först och främst, för denna uppgift, registreras alla uppgifter om dokument i registreringsformulär.

En referenskortfil är byggd av registreringskort. Ett arkivskåp behöver en lång låda eller flera lådor, eftersom kort, till skillnad från en tidsfristkontrollfil, kommer att samlas under hela året.

Separatorerna i referensfilen kommer att vara namnen på strukturella enheter (om sådana finns) eller verksamhetsområden i institutionen. Inuti dessa sektioner är det mest bekvämt att placera kort i alfabetisk ordning för korrespondenter eller frågor om aktivitet (varor, produkter etc.). En separat fil för medborgarnas överklaganden (förslag, uttalanden, klagomål) sparas. Det är också bra att ha ett separat kortindex för lagstiftnings-, reglerings- och administrativa dokument, som är byggt på en tematisk grund.

Vid registreringstillfället, som redan anges ovan, måste två kort upprättas: det ena placeras i deadline -kontrollkortets fil, det andra i referensen. Detta måste göras eftersom en begäran om ett dokument kan komma när det fortfarande är i arbete och det inte kommer att vara möjligt att snabbt leta upp informationen i deadline -filen. En sådan begäran under de tilldelade 3 minuterna kan endast utföras med hjälp av referensfilen. Följaktligen, medan dokumentet är i arbete, finns det två kort för det - i deadline och referenskortindex.

Efter genomförandet av dokumentet, ordnas kortet från termen kortindex, som mer komplett och med alla märken på lösningen på problemet i dokumentet, om i referenskortindexet och ett liknande kort från referenskortet index tas ut och förstörs eller används för att skapa ett ytterligare referenskortindex för att söka i dokument med en annan sökmotor. attribut (till exempel om huvudkortindexet är byggt på en tematisk basis kan de extra korten ordnas alfabetiskt av korrespondenter ).

I det operativa arbetet finns arkivskåp för innevarande och förra året. Den allmänna lagringstiden för kort är 3 år. I kortindexet för lagstiftnings- och reglerings- och administrativa dokument finns korten kvar tills dokumenten ersätts med nya.

Möjligheterna för information och referenstjänster har utökats avsevärt med införandet av ett automatiserat registreringssystem.

Skicka dokument. Behandling och sändning av utgående dokument, samt mottagning och behandling av inkommande dokument, utförs centralt eller av en sekreterare eller i en expedition (speditör).

Efter att ha mottagit ett dokument för leverans kontrollerar de först och främst att dess utförande är korrekt:

närvaro av en signatur;

närvaron av ett datum (om det inte finns på det dokument som skickas, är det anbringat);

närvaron av en titel;

närvaron av ett märke om artisten;

korrekt adressering;

om dokumentet är avsett för en engångskorrespondent, närvaron av en adress;

förekomsten av alla sidor i dokumentet och alla angivna bilagor.

Dessa designelement krävs när du skickar ett dokument både via post och fax. Om dokumentet utförs felaktigt eller inte presenteras i en komplett uppsättning, returneras det till entreprenören för revision.

När ett dokument skickas via post konverteras det. Dokument som skickas till en adress läggs ihop i ett kuvert. Kuvert är adresserade, märkta. För vanliga korrespondenter förbereds kuvert i förväg. All registrering av dokument avsedda för porto utförs i strikt överensstämmelse med kraven i postreglerna.

Men i senaste åren Med utvecklingen av överföringen av dokument via telefonkommunikationskanaler (fax, e-post) minskar mängden korrespondens som skickas med traditionell post ständigt.

Överföring av dokument med e-post minskar avsevärt tiden för överföring av information och ökar tillförlitligheten vid leverans.

Samtidigt bör man inte glömma att överföring av dokument via e-post utgör problemet med att intyga signaturens äkthet (dokumentautorisation), det vill säga användningen av ett specialprogram " elektronisk signatur"och ingå ett särskilt auktorisationsavtal med varje korrespondent.

1.3 Teknik för att organisera arbete med dokument i språkskolan "Framgång" på KGOU SPO KPK

I den språkliga skolan "Framgång" tilldelas kontorsledningen chefen. språkskola (som en strukturell enhet). Det fungerar direkt med alla typer av dokument (inkommande, utgående, interna utom bokföring) och säkerställer deras behandling och redovisning.

Proceduren för att arbeta med dokument, liksom deras förberedelse och utförande, beskrivs tillräckligt detaljerat i reglerings- och metoddokumenten. För den språkliga skolan fungerar "Success" som en strukturell enhet i KGOU SPO KPK allmän ståndpunkt utvecklad på grundval av Ryska federationens lag "Om utbildning" och högskolans stadga.

Denna förordning reglerar verksamheten för "Språkskolans" framgång "som en strukturell enhet i KPC. Den normativa grundläggande språkliga skolan är Ryska federationens lag "On Education" av den 10 juni 1992. Nr 3266-1 (ändrad genom federala lagar), en standardförordning om en utbildningsinstitution för gymnasial yrkesutbildning, godkänd av RF-regeringsdekretet av den 3 mars 2001 nr 160, andra regler som reglerar verksamheten vid en utbildningsinstitution. I sin verksamhet styrs den språkliga skolan av Ryska federationens lagstiftning, dekret och order från Ryska federationens regering, beslut från utbildningsministeriet i Khabarovsk -territoriet, KPC: s stadga, denna förordning. Språkskolan tillhandahåller ytterligare utbildningstjänster i undervisning av främmande språk till barn i förskole- och skolåldern, elever, elever på utbildningsinstitutioner. Den språkliga skolan genomför intensiva, författarskapande program och moderna metoder för att lära ut främmande språk.

Målen och målen är att skapa gynnsamma förutsättningar för individens mångsidiga utveckling, bland annat genom att tillgodose behoven hos elever inom egen utbildning och få ytterligare utbildning inom ett främmande språk. Fördjupning av främmande språk, historia och litteratur i länderna i det studerade språket, kulturen och regionala studier. Undervisning av främmande språk med kreativa och intensiva metoder, förberedelse för antagning till Susa och universitet. Organisering av utbytesprogram med utländska skolor, praktikplatser för studenter och skollärare, deltagande i Internationella tävlingar och olympiader. Samarbete med utländska utbildningsinstitutioner, stiftelser. Genomför seminarier för lärare i främmande språk.

All skolverksamhet utförs i enlighet med de utvecklade programmen som godkänts av utbildningsministeriet i Khabarovsk -territoriet, på ett pedagogiskt grundat val av medel, metoder och utbildningsformer, med hänsyn till elevernas intressen, benägenheter och åldersegenskaper på en betald grund. Skolan övar gruppundervisning. Grupputrymmet är 10-12 personer. Klasserna är 2-3 gånger i veckan (4-6 akademiska timmar), vilket inkluderar övning av att tala och skriva, lyssna, läsa utländsk litteratur och ytterligare specialerbjudanden. kurser om kommunikation, affärer, arbete med press, drama etc. Betalning per månad enligt kontrakt, beroende på intensiteten i klasserna. Betalningen kan komma att ändras under året på grund av inflation. Alla lärare på skolan har högre pedagogisk utbildning, erfarenhet av att undervisa i främmande språk, arbetar enligt ett anställningsavtal (kontrakt). Skolårets varaktighet, kvartal, veckor och semesterperioder bestäms av ordningen för skolchefen i början av läsåret eller efter termin. Eleverna tar tester 2 gånger om året för att kontrollera tillägnandet av utbildningsmaterial, få möjlighet att delta i skolans kulturliv, hålla semester och arbeta med enskilda projekt.

Skolan ligger i KPK: s utbildningsbyggnad på Krasnorechenskaya 114A och använder högskolans egendom på grundval av operativ ledning. Finansieringskällan för skolan är:

budget- och extrabudgetära medel;

kostnadsfria och välgörenhetsbidrag;

andra källor i enlighet med Ryska federationens lagstiftning.

Medel från medborgare för utbildning riktas till en särskild konto för COD och fördelas i enlighet med ett avtal mellan högskolans direktör och skolans chef. Kontrollen över skolans finansiella och ekonomiska verksamhet utförs av KPK: s chef.

Skolan sköts av en chef som utses av KPC: s direktör på villkoren anställningsavtal... Skolchefen rekryterar och planerar strategin för skolans utveckling. Skollärare bedriver organisatorisk och pedagogisk verksamhet i enlighet med stadgan för KPC och denna förordning, vilket säkerställer den nödvändiga yrkesmässiga nivån av deras verksamhet.

Skolan omorganiseras, avvecklas på grundval av rådets beslut läroanstalt COD på order av direktören vid överträdelse av denna bestämmelse eller COD -stadgan.

Organisationens huvuddokument är en licens (1) med en lista över professionella utbildningsprogram, enligt vilka statens utbildningsinstitution för gymnasial yrkesutbildning "Khabarovsk Pedagogical College" har rätt att bedriva utbildningsverksamhet (2), samt reglerna för tillhandahållande av betaltjänster från Khabarovsk pedagogiska högskola också baserade på allmänna bestämmelser ...

Regler för tillhandahållande av betalda utbildningstjänster COD.

Allmänna bestämmelser:

Dessa regler är utvecklade i enlighet med lagen i R.F. "On Education", ändrat genom federal lag nr 12-F3, daterad 13.01.96 (artikel 45); Modellregler om en utbildningsinstitution för gymnasial yrkesutbildning; Lagen i Khabarovsk -territoriet "Om förfarandet för införande av betaltjänster av statliga och lokala myndigheter, statliga och kommunala organisationer" daterad 31.10.96 nr 73; Beslut från chefen för Khabarovsk territorialförvaltning "Om godkännande av förordningarna om förfarandet för införande av betaltjänster av statliga och lokala myndigheter, statliga och kommunala organisationer" av 01.09.97 nr 383; College -stadga; andra regleringsakter av R.F.

Reglerna avgör ordningen, betalda typer utbildningstjänster, villkoren och förfarandet för deras tillhandahållande, studenternas skyldigheter.

Betalda ytterligare utbildningstjänster tillhandahålls för att möta elevernas utbildningsbehov, förbättra kvaliteten på utbildningsprocessen.

Möjligheten att tillhandahålla tjänster av denna typ tillhandahålls av högskolans stadga och utförs på bekostnad av extrabudgetfonder från sponsorer, organisationer, enskilda, inkl. föräldrar.

Reglerna är bindande för alla anställda och studenter på COD.

Typer av betalda utbildningstjänster (3).

Villkor för tillhandahållande av betalda utbildningstjänster:

Kollegiet tillhandahåller betalda utbildningstjänster till befolkningen med tillstånd att utföra relevant utbildning.

Utbildningstjänster kan inte tillhandahållas i utbyte mot och inom ramen för grundläggande utbildningsverksamhet som finansieras via budgeten.

Intäkterna från högskolans specifika verksamhet återinvesteras i denna utbildningsinstitution efter eget gottfinnande, inklusive för ökade kostnader för lön högskolearbetare. Denna verksamhet gäller inte entreprenörsverksamhet.

Det huvudsakliga arbetsflödet består av order baserade på ingående av kontrakt "om tillhandahållande av betalda utbildningstjänster" (4). Beställningar reglerar:

sammansättning av studiegrupper;

Undervisande personal;

skolschema;

betalning för klasser;

och så vidare. organisatoriska frågor (helgdagar etc.).

Och det finns också en journal för att registrera närvaro och framsteg genom vilka arbetet med utbildningsprocessen övervakas, och lärarens tidrapport, enligt vilken de anställda betalas.

Tidrapporter och order överförs till bokföringsavdelningen, som i sin tur kontrollerar skolans arbete och betalar för skolpersonalen.

1.4 Möjligheter att använda modern datorteknik i kontorsarbete

När de pratar om kontorsautomatisering eller arbetsflöde, betyder de vanligtvis alla informationsteknologi relaterad till dokumentbehandling - från användning av ordbehandlare till arbetsflödeshanteringssystem och databashantering. I en modern institution är de viktigaste tekniska verktygen för att arbeta med dokument datorer installerade på arbetsstationer för artister och anslutna till ett nätverk. Om ett datanätverk täcker åtminstone alla arbetsplatser för kontorspersonal i strukturella avdelningar i en organisation, blir det möjligt att använda nätverket för att flytta dokument och centralt spåra kontorsprocessens framsteg - ända fram till utförare av dokument på kl. deras arbetsplatser.

I den språkliga skolan "Framgång" på KGOU SPO KPK täcker datanätverket inte alla arbetsplatser för kontorspersonal, så det är svårt att spåra förflyttning av dokument och övervaka deras utförande. I grund och botten är alla dokument förberedda med hjälp av text- och grafiska redaktörer, vars funktioner diskuteras nedan och sedan överförs till utövarna i den tryckta versionen. Således blir det ganska svårt att kontrollera deras genomförande. För att förenkla kontrolluppgiften har vi utvecklat ett system för automatiserad registrering och kontroll av körning av dokument baserat på Outlook -programmet. Fördelarna med att utveckla vårt informationssystem specifikt i Outlook diskuteras också i detalj nedan. Införandet av ett datoriserat dokumentregistreringssystem säkerställer insamling och lagring av omfattande data om alla dokument i organisationen, möjliggör effektiv kontroll och genomför information och referensarbete. Arbeta med dokument i Microsoft Word

Modernt kontorsarbete kännetecknas av införandet av datorteknik i processen att arbeta med dokument. Utvecklingen av teknik och ny informationsteknik gör det möjligt att lösa en av huvuduppgifterna för kontorsarbete - skapa dokument - med hjälp av olika textredigerare. Denna miljö gör det möjligt att snabbt redigera dokument, använda färdiga formulär (mallar) vid beredning av grundläggande typer av dokument, multipel kopiering av skapade dokument och mycket mer.

De viktigaste programvaruprodukterna som används för att lösa detta problem är Microsoft Word, Lexicon för Windows, WordPerfect för Windows. Det mest optimala arbetet verkar vara i Microsoft Word.

Word -textredigeraren är en mångsidig programvarumiljö för att arbeta med textdokument, utformad för att göra det enklare att arbeta med olika typer av dokument. Det ger en mängd olika möjligheter, både vid beredning av texter och vid manipulation av färdiga textdokument som sparats på olika medier. Nya texter kan bildas av fragment av färdiga texter; olika objekt som skapats i andra applikationer kan bäddas in i texterna; textdokument kan överföras över kommunikationslinjerna i lokala och globala datornätverk.

För Word -redigeraren kan följande funktioner i regel noteras i andra ordbehandlare:

användningen av en mängd olika teckensnitt och deras stilar;

använd i ett dokument symboler för alfabet på olika språk (kyrilliska, latin, grekiska, arabiska, hebreiska, etc.);

redigera text och kontrollera stavning (stavning och grammatik);

automatisk paginering av dokument, introduktion av sidtitlar (sidhuvud och sidfot), fotnoter;

inbyggd affärsgrafikverktygssats (låter dig inkludera diagram, ritningar, diagram i texten);

olika verktyg för att formatera den färdiga texten (justering, kolumner, numrering);

upprätthålla en stegvis innehållsförteckning på flera nivåer;

hitta och ersätta en textbit;

arbeta med flera dokument samtidigt, inklusive dokument från olika miljöer (text, kalkylblad, grafik, databaser).

Dessutom har Word -redigeraren ett brett utbud av automatiseringsverktyg för att förenkla vanliga uppgifter:

arbeta med makrosekvenser av karaktärer;

autokorrigera skrivfel;

automatisk textformatering medan du skriver (autoformat);

automatiskt förslag på fullständig version av datumet, liksom ord eller fraser från autotextlistan efter att ha skrivit in de första bokstäverna (automatisk komplettering);

automatisk analys av dokumentet för att lyfta fram dess nyckelbestämmelser, på grundval av vilka författarens abstrakt utarbetas;

förmågan att skapa stilar;

automatisk rådgivning och hjälpinformation som du kan behöva under uppgiften (assistent);

närvaron av en guide för brev, kalendrar, agendor, CV, kuvert, fax, vilket underlättar arbetet med att skapa dokument.

De listade funktionerna i MSWord förenklar avsevärt arbetet för kontorspersonal vid skapande och redigering av textdokument.

Arbeta med dokument i MS EXCEL -programmet

Informationsstöd för ledningsverksamhet inkluderar teknik för utarbetande och behandling av olika typer av dokument, där en betydande plats intas av information i numerisk form (ekonomi, redovisning, planering och analys, etc.), upprättad i form av olika typer av tabeller, former av uttalanden, formulär, listor. I sådana fall är användningen av Excel -kalkylblad mycket användbar, med hjälp av vilken du kan: arbeta med tabeller och utföra beräkningar, inklusive mycket komplexa; bygga grafer baserat på data i tabellerna; skapa databaser och bearbeta dem.

Många publikationer ägnas åt att beskriva funktionerna i MS Excel. Här kommer vi bara att ge några rekommendationer som kan vara användbara när du skapar dokument och arbetar med dem i MS Excel.

Skapandet av alla dokument i MS Excel, oavsett vilken version av detta program som används, är det lämpligt att börja med en beskrivning av de allmänna egenskaperna med kommandot Arkiv, Egenskaper, Fyll i fälten, Titel, Ämne, Författare, Sökord tillåter för att spara tid när du söker efter utvecklade dokument.

Tabelluppställning av data. Huvudegenskapen för ett kalkylblad i Excel är möjligheten att lagra olika typer av data i sammanhängande celler: text, siffror eller formler. Det räcker med att göra cellen aktiv och skriva på tangentbordet vad du behöver. Typen av inmatad data bestäms automatiskt. Den är inte bara avsedd för lagring av numerisk och icke-numerisk data, utan för att utföra alla typer av operationer med denna data. Formler är essensen i Excel. De kan byggas på olika sätt.

Grafisk presentation av statistiska data. I dokumentationen, tillsammans med tabeller, används diagram ofta. De är ett bekvämt medel för visuell presentation av data och kompletterar framgångsrikt tabeller eller till och med ersätter dem, hjälper till med analys och jämförelse av data för att underlätta deras uppfattning och tolkning.

Excel har två olika sätt bygga diagram som skiljer sig åt i hur de lagras i datorns minne: inbäddade diagram och individuella diagram. Inbäddade diagram är diagram överlagrade på arbetssidan och sparas i samma fil (de upptar en del av kalkylarket). Individuella diagram är oberoende grafiska objekt (upptar hela skärmen).

För att skapa ett diagram måste du ange data, som sedan kommer att presenteras i en grafisk form. Det enklaste sättet att skapa ett inbäddat diagram är att använda diagramguiden. Efter att ha klickat på knappen Chart Wizard visas en dialogruta på skärmen, där vi efter att ha specificerat all data får ett färdigt diagram.

Arbeta med användarmallar. För att spara tid på att skapa dokument är det lämpligt att systematiskt analysera innehållet i dokument och utveckla deras standardformulär. Mallen är grunden för att skapa ett standarddokument. Körning av filen, nytt i Microsoft Excel -kommandot åberopar erbjudandet att välja en av mallarna för att skapa ett nytt dokument.

Sidhuvud och sidfot i Excel. För att förenkla arbetet med tryckta dokument är det lämpligt att använda sidhuvuden och sidfötter. En sidfot är ett fält där du kan ange referens- eller förklaringsmaterial, till exempel filnamn, kalkylblad, sidnummer, aktuellt datum och tid, avdelningsnamn och annan serviceinformation. Information som anges i sidhuvudet och sidfoten på bara en sida visas i sidhuvud och sidfot på alla sidor. Sidhuvud och sidfot finns högst upp eller längst ner på sidan. I Excel kan du använda de inbyggda sidhuvud- och sidfotformaten eller skapa dina egna. Innan du skriver ut kan du ställa in deras position i förhållande till sidans kant.

De övervägda exemplen på användning av text och grafiska redaktörer används huvudsakligen som ett sätt att skapa dokument. Men det är mycket svårt, med ett stort dokumentflöde i en organisation, att söka efter nödvändig information, att spåra förhållandet mellan det skapade dokumentet och andra relaterade dokument. Därför använder de för närvarande, för informationsstöd från en modern institution, alltmer databashanteringssystem (DBMS) .ACCESS, som ett sätt att skapa och driva en databas.

För närvarande används flera av de mest populära (DBMS) för att skapa databaser i små organisationer, men det mest populära av många skäl är Microsoft Access DBMS (eller MS Access). Beroende på kapaciteten hos en viss dator och versionen av det installerade operativsystemet (Windows 98, Me, 2000, XP) används olika versioner av DBMS (Access 97, 2000, XP).

Access implementerar fullt ut relationsdatabashantering. Systemet stöder primära och främmande nycklar och säkerställer dataintegritet på kärnnivå (vilket förhindrar inkompatibel uppdatering eller radering). Dessutom är tabeller i Access utrustade med datavalideringsverktyg för att förhindra felaktig inmatning, oavsett hur det utförs, och varje tabellfält har sitt eget format och standardbeskrivningar, vilket i hög grad förenklar datainmatning. De grundläggande egenskaperna för alla DBMS är de typer av data som den kan lagra och bearbeta. Access DBMS låter dig använda följande datatyper i poster:

Räknare: Detta fält ställs in automatiskt när en ny post läggs till i databasen. Värdena i dessa fält är otillgängliga för användaren och kan inte uppdateras: om några poster raderas, fortsätter räknaren den befintliga numreringen.

Text: Detta fält kan innehålla upp till 255 tecken fri text. Om fältlängden inte är angiven är standard 50 tecken: det här fältet kan innehålla en godtycklig uppsättning tecken upp till 64K.

Numeriskt: innehåller heltal och / eller bråktal och upptar från en till åtta byte, beroende på typ (värde) för numret.

Datum/tid: innehåller datumet i olika format (till exempel kortformat är 31/12/2004, fullständigt format är 31/12/04 23:59:59, etc.).

Valuta: detta fält anger hur mycket pengar med en noggrannhet på 15 hela och 4 bråkdecimaler (i detta fall visas vanligtvis bara två decimaler på skärmen).

Boolean: Dessa fält innehåller booleska värden JA eller NEJ.

OLE -objekt: Dessa fält lagrar objekt som har överförts från andra program (bilder, tabeller).

Om inga värden hittas i fälten under specialbehandling ger systemet fullt stöd för nollvärden.

Relationsbaserad databehandling i Access på grund av systemets flexibla arkitektur kan tillgodose alla behov. Samtidigt kan Access användas som ett fristående DBMS i filserverläget eller som en klientkomponent i produkter som SQL Server. Förutom. Access stöder Open Database Connectivity (ODBC) -protokollet, som låter dig ansluta till databaser i många olika format, till exempel SQL Server, Oracle, Sybase och till och med DB / 2 -huvudramar från IBM.

Access stöder transaktionsbehandling med garanterad integritet. Dessutom tillhandahålls säkerhet på användarnivå, som låter dig styra åtkomst till data för enskilda användare och hela grupper.

Microsofts hjälpsystemorganisation fortsätter att vara den bästa i branschen för både nybörjare och erfarna användare. Access ger kontextkänslig hjälp som kan nås genom att klicka , och skärmen visar omedelbart hjälpinformation om det problem som intresserar användaren för tillfället. I det här fallet kan du enkelt gå till innehållssystemets innehållsförteckning, specifik information, tidigare samtal och bokmärken.

Guiden kan göra timmar av arbete till minuter. Trollkarlarna ställer ledande frågor om innehållet, stilen och formatet på objektet som skapas; då bygger de automatiskt det önskade objektet. Access har cirka hundra guider som hjälper dig att designa databaser, applikationer, tabeller, formulär, rapporter, diagram, postetiketter, kontroller och egenskaper. Du kan till och med anpassa guiderna för olika uppgifter. Låter dig importera och exportera filer från många välkända format, inklusive dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, många ASCII-textformat (inklusive med en fast radlängd eller en specificerad avgränsare), och Se även HTML -data. Importen skapar en Access -tabell; exportera en Access -tabell skapar en fil i det angivna formatet.

Länka (tidigare kallad bilaga) innebär att du kan använda extern data utan att skapa en Access -tabell. Du kan göra en liknande länk till data från dBASE, FoxPro, Excel, ASCII och SQL. En mycket kraftfull funktion - att länka Access -tabeller till sina externa tabeller och sedan dela dem - gäller Access -tabeller, dBASE, FoxPro och SQL Server.

Form- och rapportdesignfönster har samma gränssnitt och ger användaren många alternativ. Formuläret eller rapporten är utformad enligt WYSIWYG -principen (What You See Is What You Get). Genom att lägga till en annan kontroll ser användaren hur den skapade formen ändras.

Formulär och rapporter kan innehålla etiketter, textdatafält, alternativknappar, kryssrutor, rader och rektanglar och utforma dem genom att markera objekt med färg och skugga. Dessutom kan du inkludera hela bilder, diagram, delformulär och delrapporter. Samtidigt förblir alla parametrar för datapresentation helt under kontroll av användaren.

Blanketter kan sträcka sig över många sidor, och rapporter kan ha många nivåer av gruppering och sammanfattning av data.

Blanketter och rapporter kan förhandsgranskas för fågelperspektiv genom att zooma in. I designläge kan du se rapporten med dummy -data så att du inte behöver vänta på att en stor verklig fil ska bearbetas.

Report Designer är ett mycket kraftfullt verktyg med upp till tio nivåer av gruppering och sortering. Det låter dig skapa rapporter som visar procentsatser och totalsumma på bara två pass.

En av de mest kraftfulla funktionerna i Access är också den viktigaste. Med relationer kan du länka tabeller grafiskt. Du kan till och med länka tabeller som representerar olika filtyper (till exempel en Access -tabell och en dBASE -tabell). Efter en sådan länkning fungerar tabellerna som en helhet, och nu kan du bygga frågor om data i dem. Du kan välja specifika fält, definiera en sorteringsordning, skapa beräknade uttryck och ange kriterier för att välja de poster du vill ha. Du kan visa resultaten av att köra en fråga som en tabell, ett formulär eller en rapport. Användaren behöver inte ställa in länkar i förväg: istället räcker det med att ange frågedesignern (till exempel när du behöver bygga en specifik rapport).

Frågor gäller också i andra fall. Du kan skapa frågor som beräknar totaler, visa grupperade tabeller och bygga nya tabeller. Du kan till och med använda en fråga för att uppdatera data i tabeller, ta bort poster och lägga till en tabell i en annan.

Access använder samma grafikprogram som Microsoft Word, Excel, PowerPoint och Project. Det låter dig skapa hundratals typer av grafer och diagram, anpassa dem utifrån dina specifika behov. Du kan skapa staplar, staplar, pajer, ytor och andra diagram i både 2D och 3D. De kan godtyckligt åtföljas av text, dekorerad olika färger och mönster. Värden kan visas i staplar eller segment av cirkeldiagram. Du kan rotera diagrambilderna så att de visas från valfri vinkel. Allt detta tillhandahålls av programmet Access Graph.

Med DDE (Dynamic Data Exchange) och OLE (Object Linking and Embedding) kan du lägga till alla möjliga nya objekt i Access -formulär och rapporter. Dessa objekt kan vara ljud, bilder, diagram och till och med videoklipp. Du kan bädda in OLE -objekt (t.ex. bitmappar) eller ordbehandlingsdokument (Word eller WordPerfect) eller länka till Excel -kalkylblad. Genom att länka dessa objekt till sin databas kan användaren skapa dynamiska formulär och rapporter och använda samma information i olika Windows -program.

Access ger nu alla funktioner som gör att en applikation kan kommunicera med Internet / intranät. Med ett klick kan du spara tabeller, frågor, formulär och rapporter i HTML -format. En guide gör att även en nybörjare kan överföra HTML -koder från ett objekt till en webbsida, vilket gör dem tillgängliga för alla som surfar på Internet. Hyperlänkar ger dig tillgång till data som finns på en webbsida direkt från Access-formulär. Innehåller över hundra funktioner (små inbyggda program som returnerar ett värde som ett resultat av körning) som utför många olika uppgifter. Det finns funktioner för att manipulera databaser, strängar, siffror i datum- och tidsformat, matematisk, affärsmässig och ekonomisk. De kan användas för att skapa beräknade uttryck i formulär, rapporter och frågor.

För icke-programmerare (eller kraftanvändare som helt enkelt inte vill programmera) tillhandahåller Access makron. De låter dig automatisera vissa uppgifter. Ett femtiotal makron gör det möjligt att manipulera data, skapa menyer och dialogrutor, öppna formulär och rapporter, i ett ord, automatisera nästan vilken uppgift som helst. Med hjälp av makron kan du lösa cirka 90% av alla databehandlingsuppgifter. Detta är en seriös applikationsutvecklingsmiljö med ett komplett programmeringsspråk. Visual Basic for Applications - VBA (tidigare kallat Access Basic) har ett objektorienterat förhållningssätt till programmering och låter programmeraren göra nästan allt man kan tänka sig. Det är ett kraftfullt strukturerat programmeringsspråk.

Den kompletta utvecklingsmiljön stöder många kraftfulla moderna funktioner: flerfönsterläge för redigering och felsökning, automatisk syntaxkontroll, brytpunkter, steg-för-steg-körning och till och med syntaxhjälp som visar alternativ för inmatningskommandon på skärmen.

I affärer eller personlig sfär ofta måste du arbeta med data från olika källor som var och en är associerad med en specifik typ av aktivitet. Vissa kunskaper och organisatoriska färdigheter krävs för att samordna all denna data. Microsoft Access kombinerar information från olika källor i en enda relationsdatabas. Formulär, frågor och rapporter du skapar gör att du snabbt och effektivt kan uppdatera data, få svar på frågor, söka efter den information du behöver, analysera data och skriva ut rapporter.

I databasen lagras information från varje källa i en separat tabell. När du arbetar med data från flera tabeller upprättas relationer mellan tabeller.

För att söka och välja data som uppfyller vissa villkor skapas en fråga. Frågor låter dig också uppdatera eller radera flera poster samtidigt, utföra inbyggda eller ad-hoc-beräkningar.

Formulär används för att visa, ange eller ändra data direkt i tabellen. Formuläret låter dig välja data från en eller flera tabeller och visa dem på skärmen med en standard eller användarskapad layout.

Du kan använda en rapport för att analysera data eller skriva ut den på ett specifikt sätt, till exempel kan du skapa och skriva ut en rapport som grupperar data och beräknar totaler.

För att utföra vissa operationer automatiskt används makron som innehåller en uppsättning av ett eller flera makron, till exempel att öppna formulär eller skriva ut rapporter. Makron kan vara användbara för att automatisera ofta utförda uppgifter. När användaren till exempel klickar på en knapp kan du köra ett makro som skriver ut en rapport.

Ibland är det nödvändigt att skapa din egen procedur, som bör startas från alla fönster i databasen, eller ett förfarande som är utformat för att hantera en specifik händelse. En uppsättning sådana procedurer på Visual Basic -språket, samlade i en programenhet, kallas en modul. Det finns två huvudtyper av moduler: klassmoduler och standardmoduler. Klassmoduler är formulärmoduler och rapportmoduler associerade med ett specifikt formulär eller en rapport. De innehåller ofta händelserutiner (t.ex. en knapptryckning) och genereras automatiskt när den första händelserutinen skapas. Standardmoduler innehåller allmänna procedurer som inte är associerade med något objekt, liksom vanliga procedurer som kan startas från alla fönster i databasen.

KAPITEL 2. ANVÄNDNING AV MS UTSIKTER FÖR ORGANISATION AV AFFÄRSBEHANDLING OCH DOKUMENTCIRKULERING

.1 Moderna sätt att organisera kontorsarbete och dokumentflöde

Krav för modernt kontorsarbete och dokumentflöde. Varje dokument måste snabbt nå adressaten (annars är det helt enkelt inte meningsfullt). I många fall tilldelas uppgiften att leverera dokumentet en viktig statlig myndighet - postkontoret. Det krävs dock fortfarande av dokumentet att det alltid skulle vara användbart och att det snabbt kunde hittas vid rätt tidpunkt.

När du arbetar med ett dokument måste du följa vissa regler. Naturligtvis kan sådana regler inte vara komplicerade, men man bör komma överens om att sådana regler ska vara, och de bör följas. Ingen kommer att argumentera med den här tesen, men tyvärr finns det i praktiken i någon organisation tillräckligt många irriterande (och dyra) exempel på att grundläggande kontorsarbete inte uppfylls.

Alla anställda ska inte förväntas vara extremt disciplinerade hela tiden och att gå prästhjälpmedel. Men en smart medarbetare bör alltid veta var man kan få svar på sina frågor.

Erfarenheten har visat att även på ett litet kontor måste affärsregler skrivas. Om du kräver och förväntar dig ordning från dina underordnade, bör du inte lita på dina medarbetares kollektiva minne. Det är bättre att spendera två timmar en gång på att utarbeta en uppsättning allmänna regler än att ständigt bli upprörd över bristen på nödvändiga dokument och "dumhet" hos anställda.

Grunderna för kontorsarbete. Vad bör återspeglas i de interna reglerna för kontorsarbete? Det är omöjligt att förutse allt och det finns ingen anledning att sträva efter detta, men det rekommenderas att fastställa vissa standardkrav i dessa regler.

Först av allt - själva listan över företagets eller divisionens angelägenheter, deras beteckningar och namn.

Det är nödvändigt att ange vem som är personligt ansvarig för vart och ett av fallen och var dessa fall ska lagras. För att undvika förvirring bör du installera önskad lista tjänstemän som måste godkänna handlingarna i varje ärende.

Det bör fastställas på vilka datorer och i vilka mappar dokumentfilerna i varje ärende ska lagras, vilka som kan ha åtkomst till filerna i varje ärende.

Arbetsordningen för ett dokument behöver inte alltid regleras, men god praxis kräver att en förutbestämd mapp tilldelas på varje dator för arbete med aktuella dokument. Detta är mycket användbart när du snabbt måste hitta en fil i frånvaro av dess ägare. Det bör särskilt föreskrivas att efter godkännande av dokumentet ska dess versioner raderas för att undvika missförstånd, och dokumentfilen ska flyttas från den aktuella dokumentmappen till den mapp som är avsedd för den.

Lagringstiden för dokument och tillhörande filer bör också avtalas.

Det är lämpligt att på förhand bestämma förfarandet för tillfällig borttagning av dokument från ärenden (till exempel kräver god praxis att i stället för ett beslag tagit ett papper i filen som anger vem, när och varför tog dokumentet ur filen).

Förfarandet för registrering av dokument och förfarandets obligatoriska karaktär bör definitivt specificeras. Vanligtvis registreras handlingar genom att bilda dokumentnumret från ärendenumret och själva registreringsnumret, inte att glömma registreringsdatumet.

En kopia av dokumentet som finns i filen måste som regel vara signerad av utvecklaren och alla nödvändiga visum.

I synnerhet bör förfarandet och tidpunkten för distribution av dokument inom företaget fastställas, inklusive operativa beslut (beslut och order från chefer, protokoll från operativa möten, etc.). Vem som är ansvarig för detta bör anges.

I reglerna för kontorsarbete rekommenderas det att ange en lista över åtgärder som måste dokumenteras med hjälp av handlingar av etablerad form - pedantyr av detta slag kommer inte att främja samvetsgranna ledare. Det är användbart att bifoga prover av standarddokument till reglerna för kontorsarbete och, när erfarenhet skaffats, även ange namn och plats för motsvarande mallfiler för standarddokument på datordiskar - detta kommer att spara tid, disciplinera personal och bidra till formationen företagsidentitet arbeta med dokument.

Kontorsarbete och dokumenthantering med hjälp av elektroniska kommunikationssystem. Vidarebefordran av dokument är vanligtvis betrodda via post. Men utvecklingen av datorteknik under de senaste decennierna har lett till att alla länders postkontor har tappat sitt monopol på överföring av information. Mindre omutrustning av alla datorer gör den till ett kraftfullt kommunikationsverktyg.

Den här boken beskriver inte det komplicerade med elektronisk kommunikation - detta är proffsens verksamhet, och dussintals företag erbjuder sina kompetenta tjänster inom detta område. Det är viktigt för oss att förstå vilka möjligheter som döljs i elektroniska kommunikationssystem.

Det finns två fundamentalt olika typer av elektroniska kommunikationsenheter. Även om skillnaden mellan de två kan vara helt subtil för användaren, är det bra att veta om dem.

Den första gruppen är utformad för att stödja lokala nätverk av datorer, avståndet mellan vilka kan vara från meter till kilometer. Dessutom måste var och en av datorerna i det lokala nätverket vara utrustad med en speciell elektronisk enhet - det så kallade nätverkskortet. Dessutom ingår allt i lokalt nätverk datorer måste anslutas till varandra med en speciell kabel, och lite extra utrustning krävs. Dess sammansättning beror starkt på längden på det lokala nätverket.

Den andra gruppen enheter kräver inte uppläggning av speciella kabelnät; den är inledningsvis inriktad på användning av vanliga telefonkommunikationskanaler. För att använda denna teknik måste en dator vara utrustad med en speciell enhet - ett modem, och med hjälp av denna enhet måste den vara ansluten till telefonkommunikationskanaler. När du använder modem spelar avståndet mellan datorer och deras placering ingen roll längre - du behöver bara tillgång till telefonkommunikationskanaler. Världens datanätverk Internet bygger på denna princip. Det är dock nödvändigt att förstå att den programvara som utvecklats för Internet framgångsrikt kan fungera i lokala nätverk av datorer i ögat. I länder med den mest utvecklade elektroniska kommunikationen används en digital signatur redan i stor utsträckning inom många verksamhetsområden och till och med i företagens produktionshanteringssystem, i datorstödda designsystem, i banksektorn. Den elektroniska signaturen blev så här viktig faktor affärsliv, att USA redan har antagit en lag om förfarandet för dess användning, och det, under vissa förutsättningar, likställs med en traditionell underskrift (i amerikansk lagstiftning finns det dock bara några få rättsliga förfaranden för vilka en digital signatur gäller inte). Antagligen är antagandet av en liknande lag i Ryssland bara en tidsfråga.

Företagsdokumenthanteringssystem. Alla dokument kan presenteras som en fil. Och att manipulera filer, bearbeta dem och överföra dem är vad datorer gör bäst. Därför uppnådde logiken för utveckling av händelser, konkurrens och mänskligt geni snabbt det faktum att dokumentet nu kan bildas, komma överens om, undertecknas, skickas och läsas utan att sätta det på papper. Eftersom datorn inte glömmer någonting, inte förlorar något och inte förvirrar någonting, och kostnaden för att lagra information i den snabbt minskar, visade det sig vara effektivt att anförtro datorerna alla företagets dokument i sin helhet.

Summan av alla informationsteknologins prestationer har lett till framväxten av företagsdokumenthanteringssystem. För att skapa ett sådant system är det nödvändigt att företagets anställda har tillgång till datorer utrustade med elektronisk kommunikation och speciell programvara. Fögör att du kan göra med dokument allt som görs med dem i alla kontorsarbete och dokumenthanteringssystem. Samtidigt ger företagets dokumenthanteringssystem grundläggande nya möjligheter som endast är tillgängliga för datorer. Detta innebär att inom ett sådant system kombinerar datorer alla sina bästa egenskaper för företagets bästa.

Till exempel kan du i ett sådant arbetsflödessystem sätta en elektronisk signatur på ett dokument, begränsa åtkomsten till dokumentet, skicka det till vissa anställda i en specifik ordning, när som helst bestämma var och i vilket skede av bearbetning ett dokument befinner sig , och se anteckningar relaterade till dokumentet från anställda som behandlade hans.

Fökan förstå och användas korrekt i processerna för företagsdokumentbehandling. De låter dig beskriva ett typiskt dokument (inkommande eller utgående), dess karakteristiska detaljer, ordningsföljden för behandlingen och rättigheterna för deltagare i en sådan process. Därefter kommer processen att följas automatiskt strikt och noggrant. Dokumentet överförs sekventiellt från en tjänsteman till en annan i enlighet med den antagna tekniken för behandling av ett dokument av motsvarande typ. Varje anställd kommer att få ett meddelande i tid om mottagandet av det dokument som skickats till honom, och han behöver inte gå någonstans. Dokumentet kommer med nödvändiga kommentarer från anställda och en indikation på hur brådskande detta dokument behöver behandlas. I företagets arbetsflödessystem underlättas insamlingen av generaliserad data kraftigt, där du måste bearbeta många dokument relaterade till olika tidsperioder och olika verksamhetsområden.

Dessutom blir ett dokument i sådana system inte bara själva dokumentet, en tabell, ett diagram, utan också någon bild (statisk eller dynamisk), ljudinspelning och i allmänhet allt som en dator kan bearbeta. Ett exempel på en statisk bild kan till exempel vara en ritning av vilken komplexitet som helst eller en elektronisk modell av en enhet, produkt eller struktur. En dynamisk bild kan vara en enkel reklampresentation eller till och med en riktig video. Kom ihåg att föär okänsligt för avstånd och tillåter, inom ett enda system, enligt enhetliga regler, att arbeta i alla grenar av företaget (inklusive till exempel filialerna i Australien och Magadan) som om alla satt i intilliggande rum. Samtidigt kommer arbetet att utföras i realtid, det vill säga att några minuter räcker för att skicka ett dokument över tusentals kilometer.

Naturligtvis är ett företagsdokumenthanteringssystem inte ett billigt nöje. Men hur mycket kan ett förlorat eller felaktigt bearbetat dokument kosta i ett levande ämne, hur mycket kan tidig och korrekt information kosta? Ibland handlar det om företagets överlevnad. Dessutom, låt oss inte glömma att minskning av kostnaderna för databehandling och lagring av information i datorns minne är en av de mest dynamiska positiva processerna i mänsklighetens historia.

Flera anmärkningsvärda arter kan nämnas programvara företagshanteringssystem, men en av de obestridda ledarna på denna marknad är Lotus Notes -systemet och ett brett utbud av system och mjukvaruprodukter som bygger på dess karakteristiska lösningar. Detta är just sortimentet av mjukvarusystem och lösningar, vars kapacitet måste förstås med deltagande av återförsäljare och experter, med hänsyn till önskemål från ett visst företag. Det är viktigt att inse att Lotus Notes-teknik för närvarande inkluderar både applikationsutvecklingsverktyg (program) för distribuerade (multidator) datormiljöer och färdiga programvaruprodukter för företagsdokumenthantering. Ett exempel (inte det enda) på en mjukvaruprodukt som bygger på Lotus Notes -teknik och ger stöd för företagsdokumentflöde är systemet Domino.Doc..Doc har mycket breda möjligheter för att skapa och hantera dokument i en distribuerad datormiljö, vilket ger tillförlitlighet som är karakteristisk för moderna industriella lösningar, inklusive följande funktioner:

utveckling av dokument med alla Windows -programvaruprodukter;

stöd för kollektivt arbete med dokument;

registrering av inkommande och utgående dokument;

stöd i form av dokument av all data som kan lagras i elektronisk form;

spara versioner av dokument;

fullskalig metod för textsökning och hämtning av dokument; Om skapandet av standarddokument;

stöd för industriella skyddsmedel och kryptering av dokument;

säkerställa identifiering av användare och arbetsgrupper av användare i enlighet med organisationens hierarkiska struktur;

stöd för arbete med mobila och frånkopplade användare (till exempel med säljare som har bärbara datorer och regelbundet ansluter dem till nätverket).

Naturligtvis kräver ett så komplext mjukvarusystem skicklig inställning och underhåll av specialister, men dess höga effektivitet och flexibilitet kommer att ge en lösning på många av de problem som är viktiga för produktivt arbete. För dem som försöker lyckas moderna affärer Det är viktigt att förstå att i en miljö som förändras snabbt kommer ingen lösning att vara bra under mycket lång tid. Verktyg för att inrätta företagshanteringssystem (och naturligtvis Domino.Doc) gör att du snabbt kan säkerställa företagets manövrar, både vad gäller dess struktur och de specifika egenskaperna för de tillhandahållna tjänsterna, med förtroendet att konfidentiell information kommer att förbli konfidentiell och korrekt och fullständig information - korrekt och fullständig.

Efter att ha avslutat en kort beskrivning av företagsdokumenthanteringssystem bör du påpeka att nya programvaruprodukter och lösningar snabbt dyker upp på denna marknad, och om du är intresserad, se till att bekanta dig med hela sortimentet av programvaruprodukter och tjänster på marknaden innan du fattar ett beslut.

2.2 Implementering av dokumentflödet för den språkliga skolan "Framgång", som en strukturell underavdelning av KGOU SPO KPK, i miljön för "MS Outlook"

.2.1 Funktioner i "Microsoft Outlook" -systemet

Tillsammans med Power Point -presentationsprogrammet är Outlook Communication Manager fortfarande en av outsiderna i MS Office -paketet. Hemanvändare raderar det nästan omedelbart från listan över installerade program under installationen av "kontoret". Och bland de anställda i företag och företag finns det få av dem som kan dra full nytta av möjligheterna med detta underbara paket.

En stor del av ansvaret för detta olyckliga faktum ligger på utvecklarna själva - fram till den senaste versionen släpptes Outlook en av de mest besvärliga och obekväma MS Office -modulerna och det stora antalet fel i den lokaliserade versionen var ganska förstörde stämningen hos inhemska användare. Och det var desto mer irriterande eftersom det enligt skaparna var tänkt att bli centrum för en kontorsvit och ett vardagligt verktyg för alla användare. Idag finns det all anledning till detta - felen har åtgärdats och arbetet med programmet har blivit mycket bekvämare än tidigare.

Adressboken. Kontaktansvarig. Om Outlook är "hjärta" i MS Office, är hjärtat i Outlook utan tvekan kontaktansvarig. När allt kommer omkring kommer uppgifterna från adressboken att användas inte bara av honom själv utan också av alla program från MS Office -familjen. Till skillnad från den opretentiösa Outlook Express -adressboken tillåter kontakthanteraren dig att sammanställa ett helt underlag för alla dina kollegor, bekanta till kollegor. Förutom ren affärsinformation innehåller adressboken speciella fält för fruens namn, födelsedag, bröllopsdag för din kollega eller vän. För tillfället oroa dig inte över varför programmet behövde fråga om sådana personuppgifter - fyll bara i adressbokens formulär. Vi kommer att se senare hur fullständigt Outlook använder all information du anger.

Med Contact Manager kan du inte bara skapa separata poster för varje mottagare, utan också att kombinera dem i grupper och skapa så kallade "e -postlistor" - den här funktionen kommer att vara till nytta när du behöver skicka samma meddelande eller fil till alla anställda av en avdelning på ditt kontor.

E-post. I Windows, som vi vet, hanterar juniorrepresentanten för Outlook-familjen, Outlook Express, e-post. Och han klarar detta arbete nästan bättre än sin "storebror". Det fungerar mer korrekt med andra ryska kodningar än den vanliga Windows-kodningen, det kan ta emot inte bara personliga e-postmeddelanden, utan också meddelanden från nyhetsgrupper ...

Men poängen här är inte att Outlook Express är bra och Outlook är dåligt: ​​det är bara att de två programmen har lite olika "verksamhetsområden". Outlook är inriktat på att arbeta i en företagsnätverksmiljö och låter dig skicka ett meddelande eller en fil inte bara till Internet utan även till din kollega i det lokala nätverket.

Du kan skapa meddelanden inte bara i den inbyggda redigeraren för programmet, som det var i Outlook Express: nu kan alla MS Office-paket bli ditt "skrivbord". Efter att ha skapat en tabell i Excel eller ett textdokument i Word kan du utan att lämna programmet skicka den till önskad mottagare med hjälp av menyn Arkiv / Skicka.

Som ett paket för affärsbruk har Outlook mycket sofistikerade metoder för att skydda utgående meddelanden med inbyggda krypteringssystem och personliga elektroniska signaturer. För en hemanvändare verkar alla dessa skyddsnivåer oftast överdrivet, men var säker på att vid överföring av konfidentiell data inte kommer extra försiktighet att skada. Den har Outlook och ett filtersystem för rengöring av post från alla typer av "elektroniskt skräp" - kommersiell reklam, som hälls i alla brevlådor i överflöd utan ägarens samtycke.

Fax. I de första versionerna av Outlook inkluderades MS Fax som en faxklient, och det var helt enkelt omöjligt att arbeta med det utan tårar. Med Outlook 2000 beslutade utvecklarna att korrigera denna utelämning genom att ersätta sin egen produkt med en avskalad version av Symantec Fax.

Du kan skapa ett faxmeddelande direkt från Outlook -skalet, men det är mycket mer praktiskt att göra det från andra MS Office -paket - Word eller Excel - med hjälp av "Arkiv / Skicka" -menyn som vi redan känner till. Med faxmeddelandeguiden kan du lägga till en vacker och informativ rubrik i ditt dokument, och all nödvändig information för att skicka, inklusive faxnumret, tas från adressboken. Förutom att skicka kan Outlook konfigureras för att ta emot fax, både i manuellt och automatiskt läge. En av de få nackdelarna med guiden i Outlook-fax är oförmågan att skicka ut ett schema till ett stort antal användare: för detta måste du installera ytterligare en komplett version av Symantec WinFax Pro.

Videokonferenser. Om mottagarens dator är utrustad med åtminstone den enklaste webbkameran kan du när som helst arrangera en "videokonferens" i realtid med Net Meeting-programmet installerat på din dator. Och du kan naturligtvis ringa din framtida motsvarighet för ett virtuellt "datum" med Outlook. Det enda synd är att vid utövandet av inhemska affärer är videokonferenser inom kontoret fortfarande relativt sällsynta och cheferna föredrar att distribuera värdefulla instruktioner till sina underordnade, så att säga i verkligt läge.

Kalender - och inte bara en kalender, utan också en detaljerad dagbok med möjlighet att göra ett timschema även under ett helt år framåt. Samtidigt kan alla händelser och möten som är schemalagda för varje dag delas in i kategorier, och i framtiden kan schemat för var och en av dem visas separat på skärmen. Du får en separat kalender för "affärsmöten", "möten", "luncher" och "planeringsmöten" ... och kanske till och med "kärleksdatum". Naturligtvis finns det ingen sådan kategori, men ingenting kommer att hindra användaren från att skapa den på egen hand.

Förutom engångshändelser kan du också schemalägga återkommande händelser. Den resulterande kalendern kan visas i flera lägen: händelser för den aktuella dagen, en vecka, en månad.

Uppgifter. Förutom kalendern har Outlook ett inbyggt schemaläggningsverktyg - uppgiftslistan. I den kan du inte bara beskriva i detalj vad som ska göras och när, utan också ange hur länge du planerar att träffas, hur mycket arbete, hur mycket det kommer att kosta att slutföra, etc.

En annan liten, men viktig detalj: Outlook kan registrera mottagandet av beställningar och några andra typer av elektroniska dokument i en speciell mapp som heter "Dagbok".

2.2.2 Lösa problemen med redovisning och kontroll av körning av dokument i miljön "MS Outlook"

1. Starta Outlook genom att klicka på knappen på Microsoft Office -panelen eller använda knappen Start:

Start - Program - Microsoft Outlook

Låt oss hitta grupper av arbetsmappar i programfönstret.

Håller koll på personer i mappen Kontakter. Mappen Kontakter är organiserad som en databas. I den kan du spara en mängd olika information: e -postadress, postadress, flera telefonnummer och lite personlig information relaterad till kontaktpersonen, till exempel födelsedag och årsdag för ett evenemang. När du anger ett kontaktnamn eller en adress, delar Outlook informationen i komponenter och placerar den i separata fält. Vi kan sortera, gruppera och filtrera kontakter efter valfri del av namnet eller adressen. Klicka bara på knappen eller välj ett menykommando för att skicka kontakten till en mötesförfrågan, e -post eller uppgift. När du sparar kontaktinformation i en fil kan filnamnet vara: förnamn, efternamn, organisationsnamn, smeknamn på kontaktpersonen eller något annat ord som hjälper dig att snabbt hitta den här kontakten, till exempel "cateringfirma". Upp till tre adresser kan anges för varje kontaktperson. En av dem kan anges som post, varefter den kan skrivas ut på postetiketter, kuvert och användas för att skapa brev till flera mottagare.

När du skapar kontakter i kalendern visas ett meddelande om händelsen som är kopplad till kontakten, till exempel födelsedagen för den angivna personen, automatiskt på motsvarande sidor.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Kontakter".

Låt oss skapa en ny kontakt. För att göra detta, klicka på knappen "Skapa" i verktygsfältet. Ett kontaktfönster öppnas

Låt oss skriva information om kontakten i de föreslagna fälten på fliken "Allmänt". Några av fälten har knappar som gör att du kan ange information mer exakt. Låt oss till exempel klicka på knappen "Fullt namn". Ett extra fönster för att ange ett namn öppnas. Fyll i fälten som är kopplade till kontaktens namn.

Fliken "Åtgärder" kommer att återspegla alla åtgärder som är relaterade till denna kontakt: telefonsamtal, skicka meddelanden och andra.

Information om varje kontakt sparas på ett separat kort. Låt oss stänga kontaktfönstret och se hur informationen presenteras i mappen Kontakter.

Låt oss skapa flera kontakter från olika organisationer som vårt företag har affärsrelationer med.

8. Låt oss skapa flera kontakter med anställda från ett företag. För detta:

dubbelklicka på den befintliga kontakten;

välj kommandot från menyn "Åtgärder" - "Skapa kontakt i samma företag"; ett fönster öppnas där några av fälten relaterade till företagets adress och telefonnummer redan kommer att fyllas i;

vi kommer att ange den saknade informationen och även vid behov ändra den befintliga.

Låt oss skriva informationen om de anställda i vårt företag i mappen "Kontakter" och först och främst informationen om direktören.

Låt oss ändra den aktuella vyn för information om kontakter i en mapp med kommandot "Visa" - "Aktuell vy" och välja en vy från listan:

Adresskort

Detaljerade adresskort

Telefonlista

Av organisation eller andra.

Telefonsamtal. Att hålla reda på företagstelefonsamtal är mycket viktigt. Tidigare, med en bra organisation av arbetet, användes en särskild bok för att spela in telefonmeddelanden, som återspeglade information: till vem eller från vem samtalet var, datum, tid, textmeddelande, vem som mottog (överfördes). I Outlook -miljön kan du automatiskt skapa en registrering av de telefonsamtal som har gjorts.

Om du har ett modem kan Outlook ringa telefonnummer till kontakter. Samtidigt kan samtalstiden spelas in i Outlook, som skrivs in i dagboken. Du kan också lägga till anteckningar om konversationen där.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Kontakter". Låt oss välja kontaktpersonen att ringa.

Öppna listan i verktygsfältet genom att klicka på "Autodial" -knappen eller välj kommandot "Ring en kontakt" från "Åtgärder" -menyn. Välj en av kontakttelefonerna i listan. Fönstret "Nytt samtal" öppnas.

Markera rutan "Skapa en dagbokspost varje gång du ringer."

Låt oss klicka på "Ring" -knappen. Om det finns ett modem startar uppringningen av telefonnumret omedelbart och fönstret "Telefonsamtal" öppnas samtidigt. När modemet gör en anslutning kan du ta upp handenheten och stänga fönstret "Nytt samtal".

Det är särskilt viktigt att ange parametrar för anställning om vi arbetar i en grupp och kommunicerar våra planer till andra deltagare över nätverket. Våra anställningsalternativ hjälper dem att planera sin arbetstid.

I fönstret "Telefonsamtal" kommer vi att spela in konversationens ämne och beskriva mer detaljerat innehållet i konversationen. Med goda kvalifikationer kan sekreteraren tala och spela in konversationen samtidigt.

Låt oss stänga fönstret efter att ha spelat in informationen om samtalet i det. På frågan från programmet "Vill du spara de ändringar du gjorde?" svara jakande. Därefter sparas informationen om telefonsamtalet på kontaktkortet och i "Dagbok".

Slå ihop mappen Kontakter med Word -dokument. När vi skickar brev måste vi skriva in mottagarens adresser på kuvert, samt returadressen. Detta arbete kan utföras automatiskt med information från mappen Kontakter. För att göra detta, använd läget "Mail Merge" i Word -programmeringsmiljön.

Arbetsteknik

Låt oss öppna ett nytt Word -dokument.

Låt oss utföra kommandot "Service" - "Kuvert och klistermärken". Fönstret Kuvert och etiketter öppnas.

Låt oss gå till fliken "Kuvert". Vi kommer att se fält för att infoga mottagarens adress och returadress. Över varje fält finns en "Adressbok" -ikon.

Klicka på adressboksknappen i mottagarfältet. Välj mottagaren i fönstret som öppnas.

Klicka på adressboksknappen i fältet returadress. I fönstret som öppnas väljer du namnet på direktören eller annan anställd i ditt företag, för vars namn brevet skickas. Avmarkera kryssrutan "Skriv inte ut".

För att välja kuvertstorlek, klicka på knappen "Alternativ". Välj önskad kuvertstorlek från listan.

För att se inskriften på kuvertet, klicka på knappen "Lägg till" i fönstret "Kuvert och etiketter".

Mappen som ska öppnas när Outlook startar. När du startar Outlook öppnas en av mapparna automatiskt, till exempel Inbox, som innehåller information om inkommande e-post. Användaren kan dock självständigt ange vilken mapp som ska öppnas när ett program startas, till exempel Outlook idag.

Arbetsteknik

Låt oss starta Outlook -programmet.

Låt oss gå till fliken Avancerat och klicka på knappen Avancerade alternativ.

I fönstret som öppnas, expandera "Öppna" -mappen och välj "Outlook idag" -mappen som öppnas när Outlook startar.

Låt oss avsluta arbetet med programmet.

Låt oss öppna programmet igen och se till att den mapp du angav öppnas vid start.

Användarkonfiguration. Outlook -programvarumiljön låter dig organisera både personligt arbete för varje anställd och grupparbete. Grupparbete förutsätter förmågan att arbeta med samma dokument.

För att organisera grupparbete för anställda är det nödvändigt att företaget har ett nätverk organiserat och allmänna regler för adressering och sändning av filer över nätverket från en anställd till en annan fastställs. Dessa frågor hanteras av en särskild medarbetare - nätverksadministratören, som kommer att instruera dig på en specifik arbetsplats.

Outlook -programvarumiljö erbjuder tre arbetssätt med e -post:

bara Internet;

företag eller för arbetsgrupper;

inget mejl.

I det här avsnittet tar vi en titt på offline -funktionerna samt de grundläggande gruppsamarbetsmöjligheterna med företagets e -post eller Internet.

Innan vi börjar arbeta i Outlook -miljön måste vi definiera oss själva som användare av detta program på den här datorn. Detta görs genom att skapa ett internetanvändarkonto. Denna post definierar dig vidare som standardperson som är ansvarig för alla uppgifter och uppdrag i Outlook -miljön.

Arbetsteknik

I menyn "Service" väljer du "Parametrar".

Låt oss gå till fliken "E -postleverans".

Låt oss klicka på knappen "Ändra konfiguration av e -posttjänster".

Låt oss se till att vår dator är inställd för att fungera med e -post "Endast Internet". Låt oss klicka på knappen "Avbryt".

I menyn "Tjänst" väljer du posten "Konton".

Välj fliken E -post i dialogrutan Internetkonton.

kontorsarbete datorteknik outlook

7. Låt oss titta på de befintliga kontona och klicka på knappen "Lägg till". "Guiden Internetanslutning" startar. Följ sedan stegen i "Wizard":

ange ett namn, till exempel Anna Ilyina eller ditt namn;

vi kommer att ange e -postadressen, till exempel [e -postskyddad] eller din adress;

ange servern för inkommande meddelanden: mail.ru eller din server;

ange servern för utgående meddelanden: mail.ru eller din egen server;

vi kommer att ange kontot (du kan lämna det som föreslås av "guiden") och, om det behövs, lösenordet;

ställ in omkopplaren "Metod för att ansluta till Internet" manuellt;

avsluta arbetet med "Wizard" genom att klicka på "Finish" -knappen; dialogrutan Internetkonton visas igen med det konto du skapade.

Markera det skapade kontot. Låt oss klicka på knappen "Egenskaper". Låt oss granska och vid behov ändra kontots egenskaper.

Klicka på knappen "Använd som standard". Nu har vi identifierat Anna Ilyina (eller oss själva) som en användare av programmet.

Låt oss stänga dialogrutan.

Arbetstidsplaneringsarbete. Sekreterarens verksamhet är mycket varierande. Detta inkluderar utarbetande av dokument och telefonsamtal och organisering av mottagning av besökare och mycket mer. Denna aktivitet relaterad till lösningen av aktuella frågor är osynlig för den oinvigda personen. Företagets effektivitet beror dock på hur framgångsrikt och effektivt det genomförs.

I Outlook kategoriseras alla möten i följande grupper som du redan känner till: Möten, möten, evenemang, uppgifter och telefonsamtal.

Möten. Ett möte är en händelse som involverar en eller två personer. Tidpunkten för mötet avtalas mellan dem och reserveras i kalendern. Mötet kräver inte inblandning av resurser: ett särskilt rum, förberedelsetid, materialkostnader. Ett möte kan kallas en daglig rapport till huvudet, ett telefonsamtal och ta emot besökare. Det viktiga är att detta som regel är ett litet företag, vad gäller den tid som läggs ner på förberedelser. den är schemalagd för en viss tid och är ensidig (utförd personligen av sekreteraren) eller dubbelsidig (konversation mellan två).

Arbetsteknik

Låt oss klicka på "Moment" tidsskalan, som ligger tidigast en halvtimme från den aktuella tiden;

Låt oss skriva ner ämnet för mötet och tryck på "Enter".

Mötet kommer att markeras med en särskild varningsikon. Programmet kommer automatiskt att avge en signal 15 minuter före mötets start för att varna för mötet som närmar sig.

Låt oss vänta på ljudsignalen.

Låt oss ändra mötets varaktighet:

flytta muspekaren över den övre eller nedre gränsen för mötesposten (muspekaren ändrar form);

ta tag i och flytta mötesgränsen.

Låt oss skapa några fler möten med olika ämnen för de kommande dagarna.

Ändra mötesalternativ. När du bokar ett möte kan du associera det med en kontakt. Då kommer information om henne att registreras i kontaktuppgifterna. Baserat på denna information kan du alltid komma ihåg när och vilka möten som ägde rum med kontakten, vad de ägnades åt. Vid schemaläggning av ett möte kan vi ange anställningsalternativ.

Arbetsteknik

Öppna mötesalternativsfönstret genom att dubbelklicka på ämnet eller på en tom rad i dagboken.

Tänk på fliken Möte.

Låt oss göra följande:

ändra ämnet för mötet;

ange mötesplatsen;

inaktivera varningsflaggan;

ange parametrar för anställning: upptagen, ledig, tveksam, inte på jobbet.

Vi kommer att länka mötet med en kontakt. För att göra detta, klicka på knappen "Kontakter" längst ned i dialogrutan och välj namnet på den kontaktperson som mötet är schemalagt i listan över kontakter som öppnas.

Anteckningar och bilagor. Vanligtvis diskuteras några affärsfrågor under mötet. Vi kan göra anteckningar i mötesfönstret, anteckningar, vilka frågor som ska diskuteras, förslag på de ämnen som diskuteras osv. Om ett dokument förbereds för ett möte kan det antingen infogas direkt i mötesfönstret eller länkas till det.

Arbetsteknik

Öppna mötesfönstret

I textfältet för anteckningarna för mötet skriver du ner texten: "Diskutera tidsfristerna, antalet deltagare och deras frågor."

Bifoga filen som skapats och sparats på datorn till mötet:

klicka på knappen "Lägg till fil" (eller Infoga -menyn - Arkiv);

hitta den önskade filen i bläddringsfönstret och klicka på "Infoga" -knappen (filikonen visas i fönstret).

Vi kan också infoga innehållet i filen:

välj objektet "Objekt" från "Infoga" -menyn;

ställ in alternativknappen "Skapa från fil" i dialogrutan;

klicka på knappen "Bläddra" och välj filnamnet i dialogrutan;

stäng dialogrutorna genom att klicka på "OK" -knappen och se till att innehållet i filen visas i anteckningsfältet.

Schemaläggning av återkommande möten. I sekreterarens arbete finns det möten som regelbundet upprepas. Till exempel görs en rapport till direktören i början av varje arbetsdag, dokument undertecknas i slutet av arbetsdagen, en gång i veckan hålls möten för att planera det kommande arbetet och en rapport "Om det utförda arbetet" . Alla dessa typer av möten kan markeras som återkommande i kalendern. I så fall spelas de automatiskt in på schemalagda dagar.

Arbetsteknik

Låt oss skapa flera möten i kalendern, som sedan tilldelas ett återkommande attribut (tabell 1).

Tabell 1 - Återkommande händelser

Låt oss sätta återkommande flagga för mötet:

dubbelklicka för att öppna mötesfönstret;

i verktygsfältet, klicka på knappen "Repetition";

ställ in nödvändiga parametrar för återkommande i dialogrutan "Återkommande";

stäng mötesfönstret och hitta andra datum i kalendern för vilka ett återkommande möte kommer att spelas in automatiskt.

Planera möten och evenemang. Mötet innebär att bjuda in flera deltagare. Outlook låter dig välja deltagare från mappen Kontakter och automatiskt skicka inbjudningar till dem. Denna typ av arbete är direkt relaterat till möjligheten till grupparbete i nätverket. Ett evenemang är en aktivitet hela dagen.

Arbetsteknik

Låt oss öppna ett återkommande möte “Plannerka”.

Klicka på fliken "Tillgänglig för medlemmar". När du klickar på den här fliken konverteras mötet automatiskt till ett möte.

För att välja deltagare och skicka inbjudningar till dem, klicka på knappen "Övriga". Adressboken öppnas.

Låt oss välja mötesdeltagarna.

I den genererade listan klickar du på ikonen skicka inbjudan bredvid varje deltagare och väljer "skicka" eller "skicka inte" inbjudningar.

När du skapar mappen "Kontakter" registreras alla födelsedatum och årsdagar automatiskt i dagboken för motsvarande dagar som händelser. En sådan post på rätt dag påminner oss om behovet av att gratulera en partner, vilket är ett tecken på artighet i affärskommunikation. Händelsen anges i sidhuvudet på dagboksbladet. Låt oss gå igenom dagboken och se till att motsvarande inmatning görs på dina anställdas och partners födelsedagar.

Låt oss skapa ett evenemang för hela dagen "Seminar of Managers":

dubbelklicka för att öppna ett nytt möte;

kryssa i rutan "Hela dagen";

ställ in resten av mötesparametrarna: ämne, plats, datum, tid, deltagare.

Skapa en uppgift. Mappfönstret "Kalender" innehåller "Aktivitetsfältet". En uppgift, till skillnad från ett möte, har inte ett specifikt förfallodatum eller tidpunkt. Den har bara ett specifikt startdatum och förfallodatum. Uppgifterna lagras i en separat mapp med samma namn. "Aktivitetsfältet" i kalendern är länkat till mappen "Uppgifter". Du kan ställa in följande uppgiftsparametrar:

ange ämnet för problemet;

ange ett startdatum och förfallodatum;

spåra stadierna av färdigställande: inte påbörjat, pågår, avslutat, skjutit upp, väntar;

vi kommer att ange procentandelen av uppgiften som slutförts;

överlåta uppgiften till en annan utförare och övervaka utförandet;

länka uppgiften till en kontakt;

bifoga en fil eller skriva ner anteckningar;

ändra vyn för uppgiftsdetaljerna i fönstret.

Många av dessa alternativ liknar mötesalternativ.

Arbetsteknik

Låt oss överväga presentationen av information om uppgifter i mappen Kalender och i mappen Uppgifter. De överlappar varandra på många sätt.

Låt oss gå till mappen "Uppgifter".

För att skapa en uppgift, klicka på raden märkt "Klicka" - "lägg till ett objekt" - "Uppgift". På detta sätt kan vi ställa in temat "Förfallodatum" och några andra parametrar "Uppgifter". Vi kommer att skriva ner "Beställning för godkännande av semesterplanen" och ange förfallodatum i rullgardinsmenyn "Kalender" och tryck sedan på "Enter".

Om du vill ange detaljerad information om uppgiften dubbelklickar du för att öppna fönstret för uppgiftsparametrar.

Låt oss ange startdatum, tillstånd, procentandel av uppgiften. Låt oss markera varningsrutan.

Låt oss bifoga "Beställningsfil" till uppgiften.

Låt oss skapa några fler uppgifter för de kommande fem dagarna:

samla information om semester;

upprätta en plan för seminariet;

göra en lista över seminariedeltagare;

vi kommer att skicka telefonmeddelanden till seminariets deltagare.

Tilldela uppgiften till en annan person och övervaka utförandet. Sekreteraren utför inte bara självständigt direktörens uppgifter utan kan också, på hans instruktioner, tilldela uppgiften till en annan anställd och övervaka genomförandet.

Outlook låter dig tilldela en uppgift till alla i mappen Kontakter. När en uppgift tilldelas skickas den automatiskt över nätverket till en anställd som blir ägare till uppgiften. Den tilldelade uppgiften lagras i sekreterarens mapp, som därmed har möjlighet att övervaka utvecklingen av dess genomförande.

Arbetsteknik

Låt oss öppna uppgiftsfönstret "Skicka telefonmeddelanden till seminariedeltagare".

Klicka på knappen "Tilldela uppgift" i verktygsfältet. Raden "Till ..." visas.

Låt oss klicka på knappen "Till ...". Fönstret för mottagaren av beställningen öppnas.

Välj önskad kontakt genom att klicka och flytta den till listan över meddelandemottagare genom att klicka på knappen "Till ...".

Låt oss stänga fönstret och se till att den valda kontakten anges i raden "Till ...".

Låt oss stänga uppgiftsfönstret. Outlook börjar vidarebefordra uppgiften omedelbart. Efter att vi har tilldelat en annan person en uppgift upphör vi att vara dess ägare, det vill säga att vi inte kan ändra dess parametrar. Allt som återstår för oss är att kontrollera utförandet av uppgiften.

Låt oss se i mappen Uppgifter hur ikonen Uppgifter har ändrats. En ny ikon innebär att uppgiften har tilldelats en annan person. Uppgifterna i en mapp grupperas efter ansvarig person.

Låt oss skapa några fler uppgifter och tilldela dem till olika personer från mappen Kontakter.

Ändra presentationen av uppgiftsdetaljer. Uppgiftsdetaljerna presenteras i form av en tabell. Kolumnrubriker visar de alternativ som visas för uppgiften. Programvarumiljön låter dig ändra presentationen av information om uppgiften. För att göra detta, använd posten "Aktuell vy" från "Visa" -menyn. Om vi ​​av någon anledning inte är nöjda med de vyer som programmet erbjuder, kan vi själva ange valfritt antal kolumner i tabellen, metoder för gruppering och sortering av uppgifter.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Uppgifter".

I menyn "Visa" väljer du "Aktuell vy" och från den extra menyn en av vyerna.

Låt oss se hur problemvyn har förändrats.

Låt oss tillämpa andra typer av representation.

Högerklicka på rubriken.

Välj snabbmenyn "Ändra aktuell vy". Fönstret Visa detaljer öppnas.

Låt oss titta på innehållet i knapparna. Ändra vyn med knappdialogrutor.

Skapa en anteckning. En klisterlapp är en liten promemoria. Texten i anteckningen kan vara väldigt varierande: en tanke som du inte vill glömma; en påminnelse om något till dig själv eller en annan anställd; en ny anekdot som du ibland kan berätta för din partner; citat och mer. I ett icke-datoriserat kontor kan du ibland se den här bilden. Överallt - på bordet, på telefonen, på väggen, på fönsterglaset, på skrivinstrumentet - finns det små pappersark med några lappar klistrade över. Det här är anteckningar. Håller med om att ett sådant kontor kan ge en utomstående en uppfattning om de anställdas starka anställning, men det ser väldigt slentrianmässigt ut.

Anteckningar i Outlook -programvarumiljön är en elektronisk analog av en pappersbok med kuponger. Anteckningar används för att spela in frågor, påminnelser och mer, vanligtvis skrivet på en pappersanteckningsbok. Dessutom är anteckningar användbara för att lagra information som du kan behöva senare, till exempel vägbeskrivning eller text som du kan klistra in i andra objekt eller dokument. Outlook har en speciell mapp där du kan skapa och spara en anteckning och använda den ibland. Förutom dessa grundläggande funktioner kan du:

associera en anteckning med en kontakt;

skicka med post;

typ;

ändra presentationen av lappen.

Som du kan se kan du utföra åtgärder som liknar åtgärder med andra element med en anteckning.

Du kan arbeta genom att lämna anteckningar öppna på skärmen. Ändringar som görs i anteckningen sparas automatiskt. Då kommer vår skärm att fyllas med anteckningar.

Arbetsteknik

Öppna mappen Notes.

Klicka på knappen "Skapa". Ett gult anteckningsfönster öppnas.

Skriv ner texten i anteckningen i fönstret.

Stäng lappen. Det visas i form av en ikon på mappens arbetsfält.

Länka en anteckning till en kontakt:

dubbelklicka på ikonen för att öppna anteckningen;

öppna den dolda anteckningsmenyn;

välj objektet "Kontakter";

Välj den person du behöver i listan över kontakter som öppnas.

När en anteckning är kopplad till en kontakt återspeglas information om detta på fliken "Kontaktåtgärder". Låt oss öppna i mappen Kontakter kortet för den person som du länkade anteckningen till.

Låt oss gå till fliken "Åtgärder" och bland andra åtgärder hitta anteckningen av anteckningen.

Låt oss utforska andra funktioner i anteckningsmenyn. Bland annat hittar vi kommandot Framåt. När kommandot körs öppnas ett standardfönster för e-postmeddelanden. Vi kommer att bekanta oss med reglerna för att skicka meddelanden nedan.

Redovisning för utfört arbete. En dagbok är ett dokument som innehåller en daglig lista över genomförda uppgifter och händelser som har inträffat i en viss persons liv. Dagböcker fördes i de avlägsna "fördatorerna" för att kunna rekonstruera händelseförloppet.

I sekreterarens olika arbete är det också nödvändigt att organisera redovisningen av det utförda arbetet. För detta finns det en speciell "Diary" -mapp i mjukvarumiljön. Länkar till alla filer som arbetet utfördes med registreras automatiskt i denna mapp; händelser som nämns i mapparna "Kalender", "Uppgifter", "Anteckningar"; Telefonsamtal gjorda.

Viss information om arbetet kan registreras manuellt i dagboken. Mappen "Dagbok" visar ett schema för att arbeta med dokument. För varje element skapas en post som återspeglar datum, tid för arbetets start, tid som läggs på arbetet med elementet. Du kan öppna elementet genom att dubbelklicka.

Visa och ställa in dagboken. Vissa poster kan automatiskt skrivas in i dagboken. Det här är meddelanden, mötesförfrågningar, svar på mötesförfrågningar, inställda möten, uppdrag, svar på uppdrag, telefonsamtal. Dagboken kan automatiskt spela in dokument som skapats i följande program: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word och andra program som är kompatibla med Microsoft Office. Vi kan ange vilka kontakter vi behöver för att skriva in i dagboken.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Dagbok". Under den tid vi arbetade i Outlook -miljön har några poster om vårt arbete redan dykt upp i mappen. Posterna i dagboken grupperas efter typ.

Låt oss titta på grupperna av poster. För att visa poster av samma typ, klicka på knappen med (+) tecknet. För att stänga gruppen, klicka på knappen med (-) tecknet.

För att ange vilka typer av poster, filer och kontakter för vilka informationen ska sparas i dagboken, välj alternativet "Alternativ" i menyn "Verktyg".

På fliken "Inställningar", tryck på "Alternativ" -knappen för dagboken.

I fönstret "Dagbokinställningar" markerar du rutorna bredvid de typer av objekt, kontakter och filer som måste beaktas i dagboken.

Spela in händelsen i dagboken manuellt.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Dagbok".

Klicka på knappen "Skapa" i verktygsfältet. Fönstret New Diary Entry (Untitled) öppnas.

I fältet "Ämne" anger du en beskrivning.

I listan "Typ" väljer du vilken typ av post som ska skrivas in i dagboken.

Låt oss ställa in andra parametrar, om det behövs.

Vidarebefordra meddelanden via e -post. Dessa dagar är e -post ett lika vanligt kommunikationsmedel som telefon och vanlig post. Dessutom är e -post ännu mer att föredra av följande skäl:

meddelandet skickas direkt från arbetsplatsen;

meddelanden når adressaten mycket snabbt;

krävs inte förbrukningsbara material(papper, kuvert, bläck);

du kan skicka ett brev till flera adresser samtidigt;

på grund av allt ovanstående sparas tid betydligt.

I ett modernt företagskontor är e-post ett viktigt attribut, och förmågan att använda det är den viktigaste yrkeskompetensen hos en sekreterare och någon annan anställd.

Informationen som sänds via e-post kallas ett meddelande (e-postmeddelande). Meddelanden som skickas via e-post är indelade i fyra grupper:

Inkorg - mottagen via e -post;

Utgående - de som ska skickas;

Utkast - meddelanden på gång;

Skickat.

Det finns mappar i huvudfönstret i Outlook som motsvarar dessa meddelandegrupper. Det är bekvämt att organisera dem i en separat grupp av mappar "Mail". För att använda Outlook för att skicka och ta emot e -post över Internet behöver vi ett konto. Vi diskuterade proceduren för att skapa ett konto ovan.

Skapa och skicka ett meddelande. Outlook -programvarumiljön har en standardmeddelanderuta där vi, precis som på ett kuvert, måste ange vem den är adresserad, liksom ämnet och innehållet. Dessutom kan vi bifoga en tidigare förberedd fil till meddelandet, infoga en bild. Om Outlook inte är inställd på att skicka omedelbart e-post sparas alla skapade meddelanden i mappen Utkorgen.

I Outlook -miljön kan du ställa in meddelandets sändningsläge omedelbart eller på kommando.

Arbetsteknik

Ställ in meddelandets sändningsläge:

i menyn "Service" väljer du "Alternativ";

i fönstret "Alternativ" går du till fliken "E -postleverans";

markera eller avmarkera rutan Skicka meddelanden omedelbart.

Låt oss öppna mappen "Utkorg" och klicka på "Ny" -knappen. En meddelanderuta öppnas. Detta fönster låter dig överföra information i form av vanlig text, samt bifoga filer till bokstaven:

Klicka på knappen "Till ..." i meddelandefönstret och välj en eller flera mottagare från kontaktlistan. Vi kan också välja vem som ska skicka en kopia till (Cc -knapp) och blindkopia (Bcc -knapp).

I fältet "Ämne" anger vi kort meddelandets titel.

Ange texten i meddelandet i arbetsfältet.

För att skapa en bilaga, välj "File" -objektet från "Insert" -menyn.

I bläddringsfönstret dubbelklickar du på den tidigare skapade och sparade filen. Bilagan visas som en filikon med dess namn längst ner i meddelandefönstret.

För att skicka ett meddelande, klicka på knappen "Skicka" i verktygsfältet. Meddelandet skickas omedelbart eller placeras i mappen Utkorgen, beroende på inställt läge.

Om vi ​​inte har ställt in läget för omedelbar sändning av meddelanden måste vi använda kommandot "Skicka" från "Tjänst" -menyn. När meddelandet har vidarebefordrats flyttas meddelandet automatiskt från mappen Utkorgen till mappen Skickade poster.

Du kan kombinera åtgärderna för att skicka och ta emot meddelanden. För att göra detta, välj kommandot Skicka / ta emot från menyn Service. I den nedrullningsbara listan väljer du den post i kontot (om det finns flera av dem) som vi vill utföra åtgärder på. Därefter ansluter datorn till e -postservern och meddelandena skickas. Om e -postservern har tagit emot meddelanden för ditt konto kommer de att vidarebefordras till vår dator.

Låt oss skapa ett nytt meddelande om ämnet "Samordning av utrustningens leveranstider" och adressera det till kontakten.

Om vi ​​inte har skrivit klart meddelandet eller inte kommer att skicka det inom en snar framtid, kommer vi att spara det i mappen "Utkast". För att göra detta, välj kommandot "Spara" från "Arkiv" -menyn.

Vi kan skicka ett meddelande till en adress som inte är inspelad i mappen "Kontakter". För att göra detta, skriv ner e-postadressen uttryckligen i raden "Till ...".

Visa e -postmappar och meddelanden. När e -postmapparna fylls kan vi se ett nummer bredvid mappnamnet i Outlook -rutan. Detta nummer anger hur många objekt (meddelanden) som finns i mappen. Vi kan öppna en mapp, visa listan över meddelanden i den, öppna alla meddelanden, överföra den till en annan mapp. Bilagor som bifogas meddelanden kan sparas separat i andra mappar på din dator. Det är nödvändigt att radera onödiga meddelanden från mappen då och då.

Arbetsteknik

Låt oss titta på e -postmapparna i Outlook -rutan och bestämma, utan att öppna mapparna, hur många objekt som finns i dem.

För att ta emot inkommande meddelanden från servern, välj kommandot Skicka / ta emot från menyn Tjänst.

Om vi ​​inte kan arbeta med e-post på kontoret kopierar vi flera meddelanden från mappen Utkorgen till mappen Inkorg. För att göra detta, ta namnet på meddelandet och flytta det till ikonen Inkorg i Outlook -fältet.

Låt oss öppna mappen "Inkorg".

Mappen är uppdelad i två delar. I den övre delen finns en lista med meddelanden i den ordning de mottogs och lite information: från vem, ämne, datum och tidpunkt för mottagandet. Klicka på det för att se meddelandet. Meddelandetexten visas längst ner. Om det finns en gem med ikonen bredvid meddelandet innehåller meddelandet en bilaga.

Låt oss öppna ett meddelande med en bilaga. Låt oss spara bilagan separat som en fil:

dubbelklicka på meddelandefältet för att öppna meddelandefältet;

i bläddringsfönstret, välj den mapp där vi vill spara filen, ange filnamnet eller lämna det som anges, klicka sedan på knappen "Spara".

Låt oss ta bort meddelandet från mappen. För att göra detta, ta tag i meddelandet och flytta det till mappen Ikon för borttagna objekt.

När många objekt samlas i mappen Raderade objekt kan vi tömma mappen, det vill säga permanent ta bort objekten. För att göra detta, högerklicka på ikonen för mappen "Raderade objekt" och välj kommandot "Töm" "Raderade objekt" i snabbmenyn.

Användning av signatur och visitkort. I företagskorrespondens används vanliga fraser ofta för att starta och avsluta ett brev. I Outlook kallas sådana fraser för signaturer, även om vi i verkligheten kallar avsändarens namn, som anges i slutet av brevet, som en signatur. Här är konceptet med en signatur något bredare. Signaturen kan vara vilken fras som helst i sammanhanget för detta meddelande, som har sammanställts i förväg och sparats med ett visst namn. Vi kan skapa flera signaturer för olika tillfällen och infoga dem i meddelandet.

Förutom signaturen använder denna applikation begreppet ett elektroniskt visitkort med information om oss själva, som vi kan bifoga till meddelandet. Mottagaren av vårt meddelande kan använda detta visitkort för att skapa ett kort med information om oss i mappen Kontakter. Ett elektroniskt visitkort bildas på grundval av en post från vår kontaktmapp och är faktiskt en analog av ett kontaktkort med all information som den innehåller. Därför, om vi vill skicka till partnern inte alla, men bara en del av informationen, måste vi skapa en kopia av kontaktkortet med vald data:

skapa och infoga signaturer i ett meddelande;

bifoga ett visitkort till meddelandet;

skapa en kontakt baserad på det skickade visitkortet.

Arbetsteknik

Låt oss öppna mappen "Utkorg".

För att skapa en eller flera signaturer, välj kommandot "Alternativ" från "Verktyg" -menyn.

Låt oss gå till fliken "Meddelande". Låt oss klicka på knappen "Välj signatur".

Klicka på knappen "Skapa" i fönstret "Välj signatur". Guiden för skapande av signaturer startar.

Låt oss skriva in namnet på signaturen, till exempel "Jag önskar dig lycka till med ditt visitkort" och ställ in alternativknappen "Börja med tom mall". Låt oss klicka på knappen "Nästa".

Ange texten i fönstret "Ändra signatur".

Låt oss bifoga ett visitkort till signaturen:

klicka på knappen "Skapa ett visitkort från listan över kontakter ...";

välj kontaktnamnet i listan som öppnas;

klicka på knappen "Slutför".

Låt oss skapa ett nytt meddelande.

I menyn "Infoga" väljer du "Signatur". Välj en signatur i listrutan.

Vi kommer att ta emot nya meddelanden med kommandot "Skicka / ta emot".

Låt oss öppna ett meddelande med ett visitkort.

Låt oss klicka på ikonen "Paperclip" och öppna det elektroniska visitkortet som skickades till oss. Det ser ut som ett kontaktkort.

Låt oss skriva en ny kontakt till vår mapp. För att göra detta, klicka på knappen "Spara och stäng". Informationen sparas automatiskt i mappen Kontakter. Du kan komplettera detta kort med ny eller ändrad information om partnern.

Låt oss öppna mappen "Kontakter" och se till att det finns en ny post om kontakten.

Formatera meddelandet. Hittills har vi skapat meddelanden skrivna i klartext. Många e-postmeddelanden, korta och affärsmässiga, kräver inte ytterligare formatering och skrivs därför i ren, oformaterad text. Dessutom tar sådana meddelanden lite minne och tar mindre tid att överföra.

Men ibland blir det nödvändigt att skicka ett ljusare och mer färgstarkt budskap. Detta är vanligtvis förknippat med någon form av fest. I dessa fall erbjuder Outlook -programmeringsmiljön avancerade alternativ för textformatering samt infogning av bilder, nämligen användning av Microsoft Outlook eller HTML -format för att förbereda meddelanden. När du använder ett av dessa format visas en ruta när du skriver ett meddelande, som liknar formateringsfönstret i en Word -textredigerare. Syftet med formateringsknapparna anges på verktygstipsen.

Arbetsteknik

För att infoga en bild i ett meddelande, förbered den i förväg och spara den i gif -format i någon mapp. Välj "Bild" i menyn "Infoga".

I fönstret som öppnas, klicka på "Bläddra" -knappen och välj bildfilen i bläddringsfönstret och klicka på "Öppna" -knappen. Namnet visas i bildfönstret.

Stäng fönstret genom att klicka på knappen "Infoga". Bilden visas i meddelanderutan.

Låt oss skicka ett meddelande.

Skickar ett svar på ett meddelande. Det är mycket viktigt för varje person som skickar e -post att veta om deras meddelande har tagits emot. Outlook -miljön erbjuder möjligheten att automatiskt skicka aviseringar - korta meddelanden till avsändaren när ett meddelande har tagits emot. För att göra detta måste du ställa in parametrar för e -postspårning.

Förutom avisering kräver många meddelanden ett svar. När vi skickar ett svar kan vi bifoga det ursprungliga meddelandet eller en del av det till det så att mottagaren omedelbart förstår vilket meddelande svaret kom till.

Arbetsteknik

Låt oss öppna kommandot "Alternativ" i "Service" -menyn.

Klicka på knappen Alternativ på fliken Inställningar.

I fönstret "E-postinställningar" som öppnas hittar vi ett fält där det anges att "när du svarar på ett meddelande, inkludera och flytta texten i det ursprungliga meddelandet." Detta fält har en rullgardinsmeny med andra alternativ. Det är dock bättre att lämna vad programmet erbjuder.

Klicka på knappen "Spårningsalternativ".

Låt oss markera rutorna och växla dem. Dessa parametrar gör att vi automatiskt kan hantera avsändning av aviseringar för mottagna meddelanden. Sådan underrättelse anger datum och tidpunkt för mottagandet av meddelandet. Vi kan också ta reda på när vårt meddelande togs emot.

Låt oss se till att Outlook -miljön automatiskt vidarebefordrar meddelanden om kvitton efter att de angivna parametrarna har ställts in.

Om du vill skicka ett svar till ett meddelande i mappen Inkorg väljer du raden med meddelandehuvudet.

Klicka på knappen "Svara" i verktygsfältet. Ett nytt meddelandefönster öppnas där avsändarens adress anges i raden "Till ...", texten i det ursprungliga meddelandet infogas i meddelandefältet, ämnesraden kommer att indikera: RE: .

Vi kommer att ange svarstexten, radera delar av eller hela originalmeddelandet.

Vi skickar ett svar.

Organisation av arbete med dokument är en nyckelhanteringsteknik i alla institutioner: från kontoret litet företag till en federal avdelning eller ett stort företag. Naturligtvis kräver effektiv hantering någon form av dokumenthanteringssystem. Ju bredare omfattning och omfattning av organisationens verksamhet, desto viktigare och oberoende roll spelas av det faktiska kontorsarbetet.

Fram till nyligen utfördes arbete med dokument främst genom förflyttning av pappersdokument och underhåll av många pappersregister och arkivskåp. Användningen av ny informationsteknik inom förskoleutbildningsinstitutioner gör att vi inte kan behandla kontorsarbete som en stel och konservativ mekanism, utan som ett effektivt och flexibelt verktyg för att genomföra olika typer av innovationer inom detta område. För närvarande har utvecklingen av informationsteknologi lett till framväxten av metoder och verktyg som tillhandahåller integrerade lösningar för automatisering av kontorsarbete, så att du kan automatisera manuella operationer och söka efter dokument, för att kontrollera utförandet av beställningar relaterade till dokument.

Informationssystemet "Dokument om organisationen" implementerades för att förbättra effektiviteten i den språkliga skolan "Framgång", som en strukturell underavdelning av KGOU SPO KPK.

Under arbetets gång löstes uppgifterna:

allmän teoretisk, speciell litteratur om ämnet forskning och material inom ämnesområdet studerades;

bekanta sig med och studera organisationens struktur, dokument och dokumentflöde;

implementerat dokumentflöde för den språkliga skolan "Framgång", som en strukturell underavdelning av KGOU SPO KPC baserat på programvaran MS Outlook, vilket gjorde det möjligt att uppnå maximala resultat vid bearbetning och redovisning av dokument med minimala kostnader för programvara och hårdvara.

Genomförandet av diplomprojektet gjorde det möjligt att integrera alla dokument från organisationen i MS Outlook -miljön, vilket gjorde det möjligt att:

organisera dokument på ett optimalt sätt för användning;

markera de viktigaste händelserna och påminna dem i tid (under utbildningsprocessen);

helt automatisera organisationens kontorsarbete.

Således för att öka hastigheten och tillförlitligheten i lösningar på kontorsproblem inom en given organisation. Fördelen med systemet är dess flexibilitet, dvs. möjligheten att anpassa den för vilken institution som helst, inklusive all information i "Kontakter" -kort som är av intresse för organisationen själv, liksom möjligheten att arbeta med andra MS Office -applikationer.

Användningen av datorteknik och kontorsautomatiseringsteknik är en lovande riktning och låter dig organisera arbetet med dokumentflödet av institutioner på en modern nivå.

BIBLIOGRAFI

1. Andreeva V.I. Kontorsarbete: Krav för företagets dokumentflöde. - 3: e upplagan, Reviderad och tillagd. - M., 1996.

2. Andreeva V.I. Kontorsarbete i personaltjänsten: En praktisk guide med prover av dokument. 3: e upplagan, Rev. och ytterligare - M.: Intel -Sintez Business School, 2000.

Andreeva V.I. Kontorsarbete: En praktisk guide med exempel på dokument. 6: e upplagan, Rev. Och lägg till. - M.: Business School "Intel-Sintez", 1999.

Andreeva V.I. Prover av dokument för kontorsarbete. - M.: Business School "Intel-Sintez", 1998.

Andreyanova V.V. Hur man organiserar kontorsarbete i ett företag. - M.: INFRA-M, 1998.

Vasiliev D.V. Kontorsarbete på datorn. - M.: Striks, PRIOR, 1999.

Vasilyeva I.N. Grunderna för kontorsarbete och personlig förvaltning: En lärobok för universitetsstudenter. - M.: Finans och statistik, 1999.

GOST R 51141-98. Kontorsarbete och arkivering. Villkor och definitioner.-M.: IPK Standards Publishing House, 1998.

Davydova E.N., Rybakov A.E. Kontorsarbete: Pedagogisk och praktisk guide. - M.: TetraSystems, 1999.

Elizavetina T. Kontorsarbete på datorn. 3: e upplagan. - SPb.: Peter, 2004, 304 s.

Informatik: Textbok / Ed. prof. N.V. Makarova. 4: e varv red. - M.: Finans och statistik, 2001.

Informatik: Workshop om tekniken för att arbeta på en dator / Ed. prof. N.F. Makarova. 4: e varv Ed. - M.: Finans och statistik, 2001.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kontorsarbetskurs: Dokumentationshantering: Lärobok. 3: e upplagan, Rev. Och lägg till. - M.: INFRA-M, Novosibirsk: Sibiriskt avtal, 2000.

Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektroniska dokument på företagsnätverk: Gutenbergs andra ankomst. - M.: Econ-Trends, 1999.

Koltunova M.V. Affärsbrev: Vad upphovsmannen behöver veta. Acad. våningssäng hushåll under Ryska federationens regering. - M.: Delo, 1999.

Dator för chefen / Ed. V.V. Komyagin. - M.: Triumph, 1988.

Datorkontorsarbete: Utbildningskurs / Ed. N. Makarova et al. SPb.: Peter, 2004.- 416 sid.

Kudryaev V.A. och annan organisering av arbetet med dokument: Lärobok. - M.: INFRA-M, 1999.

Kuznetsov S.L. Kontorsarbete på datorn. - M.: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

Kuznetsov S.L. Datorisering av kontorsarbete. - M.: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

V. I. Kuperstein Modern informationsteknik inom kontorsarbete och ledning. SPb., BHV, 1999.

V. I. Kuperstein MS Office och Project in Management and Records Management.-2: a upplagan, Reviderad. och lägg till. - SPb.: BHV-Petersburg, 2001.- 400 sid.

V.P. Leontiev Den senaste encyklopedin om en persondator 2003. - M.: OLMA -PRESS, 2003. - 920 sid.

Makarova N.V., Nikolaychuk G.S., Titova Yu.F. Datorkontorsarbete: en utbildning. - SPb.: Peter, 2004.-411 s.

Moder J., Phillips S. Metod för nätverksplanering i arbetsorganisationen. - M.: Energi, 1966.

Grundläggande bestämmelser för utveckling och tillämpning av nätverksplanerings- och ledningssystem. - M.: Ekonomi, 1967.

2. Marknadsföring i utbildningssystemet: essens, innehåll, aktivitetsteknik / Barazgova E.S., Dolganov A.E., Kozlovskaya O.V. //Bemästra. - 2011.- Nr 3.-S.33-44.

3. Internationellt samarbete mellan universitet för att förbättra kvaliteten på utbildningen / DM Zabrodin. NV Melikhova. // Int. samarbete i regionen. bild., förbereda. och omskolning. special: erfarenhet och problem. Mater. internationell vetenskapligt-praktiskt konf. - Tambov, 2011. - s. 3-12.

4. Cyklisk dynamik i förändringen av befolkningens strukturella anställningsformer / Blinova T.V. // Cyklicitet som en form av ekon. dynam .: Abstrakt. Rapportera Vseros. vetenskaplig. Konf. - SPb, 2010. - S.9-12.

E.S. Makushnikova

EFFEKTIVITET AV HANTERING AV UTBILDNINGSINSTITUTIONER

Nyckelord: ledningseffektivitet, utbildningsinstitution, utbildningstjänster, entreprenörsuniversitet.

Återuppta: Artikeln diskuterar teoretiska och metodiska tillvägagångssätt för att förbättra effektiviteten i förvaltningen av utbildningsorganisationer.

Nyckelord: styrning, utbildningsinstitution, utbildningstjänster, entreprenörsuniversitetet.

Sammanfattning: Artikeln diskuterar de teoretiska och metodologiska metoderna för att förbättra utbildningsorganisationernas ledning.

I samband med utvecklingen av universitetsledning och kommersialisering av utbildningstjänster, villkoren

ett entreprenörsuniversitet, en utbildningsorganisation av entreprenörstyp och andra används ofta i europeisk och rysk vetenskaplig och affärslitteratur. Europa är regelbundet värd internationella konferenser om entreprenörskap inom utbildning. Men bland inhemska vetenskaps- och undervisningskretsar, särskilt representanter för äldre åldersgrupper, är termen

"Entreprenörskap" i relation till utbildning och vetenskap möts av en negativ reaktion. Erfarenheten av den framgångsrika utvecklingen av europeiska och ryska universitet visar att i

moderna förutsättningar för en global, mycket konkurrenskraftig vetenskaplig och utbildningsmarknad, finns det inget alternativ till kommersialisering av utbildningsverksamhet och vetenskaplig forskning, och följaktligen en entreprenörsstil.

Betoning på innovativitet i entreprenörskap utbildningsorganisationer, görs inte bara av utländska, utan också av framstående ryska forskare. Bland dem: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. och så vidare.

Övergång till innovativ, entreprenörsregim universitetets arbete gör seriösa anpassningar av aktiviteterna för både ledarskap och lärarpersonal. Uppnåendet av detta mål är endast möjligt om det finns professionell pedagogisk personal som har genomgått konkurrenskraftigt urval och omskolning, som är mottaglig för allt nytt, som kan skapa, innehar strategier för oberoende sök- och lagarbete, som har en känsla av ansvar och en önskan att skapa, en uppdaterad lista över viktiga och professionella kompetenser.

Bedöma utsikterna för utvecklingen av universitet, hur

utbildningsentreprenörsorganisationer av en innovativ typ bör det noteras att det inte finns något alternativ till denna strategi i samband med den pågående ekonomiska och finansiella krisen.

De viktigaste bestämmelserna i det kompetensbaserade tillvägagångssättet beskrivs i "Koncept för modernisering av rysk utbildning för tiden fram till 2010", där en av utbildningssystemets huvuduppgifter är behovet av att bilda ett integrerat system med universella färdigheter , förmågan att agera självständigt och ansvar, det vill säga nyckelkompetenser som avgör modern utbildningskvalitet. Begreppet kompetens bildades i samband med framväxten av ett nytt tillvägagångssätt för mänskliga resurser i väst, vilket gjorde det möjligt att fixa det framväxande behovet av mänsklig anpassning till intensiva förändringar i teknik och arbetskrav. Med detta tillvägagångssätt karakteriseras kompetenser som en allmän förmåga som manifesterar sig och formas i aktivitet, är baserad på kunskap, värderingar, benägenheter och gör det möjligt för en person att upprätta ett samband mellan kunskap och en situation, att hitta ett förfarande (handlingssystem) ) för att framgångsrikt lösa ett problem. Till skillnad från kunskap, förmågor och färdigheter som innebär handling analogt med en modell, ger kompetens erfarenhet av självständig aktivitet baserad på universell kunskap.

Ändå är alla forskare överens om att kompetens representerar en struktur på flera nivåer.

En generaliserande, integrerad strategi för att förstå kompetens presenteras i ryska forskares arbeten. Till skillnad från sina västerländska kollegor betraktar de kompetens som komponenter i den professionella, inklusive pedagogiska kulturen hos individen.

Strukturen för chefskompetens

utbildning innehåller följande komponenter: en kognitiv komponent, som inkluderar ett system för ledningskunskap. Det förutsätter förekomst av viss chefskunskap, inklusive grunderna för vetenskaplig ledning, som hjälper en specialist att på ett adekvat sätt bedöma verkliga ledarsituationer, använda, hitta och tillämpa nödvändig information för att lösa dem, och även utveckla chefskompetens i processen med självförtroende. förvaltning. Motivationskomponenten inkluderar personligt betydelsefulla motiv och värdeinställningar, en positiv inställning till ledningsverksamhet, ledarskapsentusiasm, ett professionellt intresse för chefsarbete, ett kreativt förhållningssätt till en chefs arbete, behovet av ständig utveckling och förbättring av ledarskapet kompetens. Aktivitetskomponenten inkluderar forskning, organisatoriska, designkunskaper hos en specialist, designkunskaper hos en ledare, så att han kan implementera effektiv ledningsteknik i utbildningsutrymmet. Den personliga komponenten är en uppsättning personliga egenskaper hos ledaren som är viktiga för en effektiv hantering.

På grund av komplexiteten och variationen i själva hanteringsprocessen har ledningsaktiviteten hos en effektiv utbildningschef alltid en kreativ, kreativ karaktär. Ett kompetensbaserat tillvägagångssätt för ledningen bryter inte bara mot detta mönster, utan ökar tvärtom effektiviteten i ledningspersonalens arbete. Anledningen till detta ligger i själva mekanismen för genomförandet av detta tillvägagångssätt, eftersom resultaten av ledarverksamhet inte direkt är relaterade till fullständigheten och konsekvensen i ledarskap, utan till manifestationen av ledarens personliga egenskaper, förmågan att agera i nya situationer i det professionella, personliga och sociala livet.

Att öka effektiviteten i förvaltningen av utbildningsinstitutioner förutsätter därför lösningen av följande uppgifter:

Använda elementen i praktiskt inriktat lärande som finns på universitetet och anpassa dem till företagsklimatet

Modellera den organisatoriska infrastrukturen för universitetets interna affärsmiljö (identifiera infrastrukturella enheter, bestämma sekvensen för deras skapande);

Utveckling av ett nätverk av infrastrukturella enheter som reproducerar stadsinfrastruktur och fungerar i enlighet med lagarna i en marknadsekonomi;

Utveckling av en mekanism för interaktion mellan universitetets infrastrukturenheter med strukturella enheter universitet;

Utveckling av utbildnings- och metodstöd för användning av en fungerande intern affärsmiljö i enlighet med målen att modernisera utbildningsprocessen för att uppfylla universitetets krav;

Skapande och utveckling av lärarinstitut som utvecklar individuella program.

Detta tillvägagångssätt kräver systemiska förändringar i innehållet och organisationen av universitetets utbildningsprocess och genomförandet av ett komplex av sammanhängande resurser, termer och stadier av transformationer, men det kommer att bidra till bildandet av konkurrensfördelar på grund av uppkomsten av synergistiska effekter av interaktion med affärsmiljön.

Bibliografi

1. Glekova N.L., Igolkin S.L. Teoretiska problem med att öka konkurrenskraften i det regionala systemet för högre yrkesutbildning baserat på rationalisering av övervakning och informationssystem... // Vetenskapens territorium. 2007. Nr 4. S. 442-449.

2. Bagirova M.A., Igolkin S.L., Shinkarchuk A.V. Problem med optimal planering av transporttjänster vid hanteringen av ett geografiskt distribuerat utbildningssystem. // Vetenskapens territorium. 2007. Nr 5. S. 622-628.

3. Igolkin S.L., Bagirova M.A., Shinkarchuk A.V. Skapande av modeller för optimal planering av transporttjänster i förvaltningen av ett geografiskt distribuerat utbildningssystem // Vetenskapsområdet. 2007. Nr 5. S. 637-648.

4. Kustov A.I., Danilova V.V., Migel I.A. Problem med modern yrkesutbildning och riktningar för dess modernisering // Vetenskapsområdet. 2013. Nr 2. S. 38-47.

5. Martynov S.V. Kostnader och principer för att finansiera utbildningssystemet // Vetenskapsområdet. 2013. Nr 1.C. 28-35.

6. Mikhailovskaya G.N., Zanin A.N. Implementering av begreppet modernisering av utbildning // Vetenskapsområdet. 2013. Nr 2. S. 47-49.

7. Nazarova G.N. Företagsstyrning som en faktor för hållbar utveckling av en utbildningsinstitution // Vetenskapsområdet. 2013. Nr 2. S. 50-53.

Syus skiva.

FÖRBÄTTRING AV UNIVERSITETENS KONKURRENCESHANTERING

Voronezh Institute of Economics and Law

Nyckelord: lärosäten, konkurrenskraft, ledning, diversifiering.

Återuppta: Artikeln föreslår lovande riktningar för att öka konkurrenskraften för högre utbildningsinstitutioner.

Nyckelord: högre utbildning, konkurrenskraft, ledning, diversifiering.

Sammanfattning: Artikeln föreslår lovande sätt att förbättra högre utbildningsinstitutioners konkurrenskraft.

I moderna förhållanden, med en enorm variation läroanstalter, måste ett separat universitet, som en oberoende enhet, vara konkurrenskraftigt på utbildningsmarknaden. Varje universitet bestämmer själv hur och med vilka metoder det kommer att sticka ut från många andra utbildningsinstitutioner.

Utvecklingen av utbildningssystemet i Ryska federationen beror på universitetens önskan att uppfylla de nya kraven på utbildningens kvalitet och struktur. Trenderna som speglar utvecklingen av utbildningssystemet inkluderar: intern diversifiering av universitetens verksamhet inom områden; övergången av internationellt samarbete till en ny nivå, både inom vetenskaplig forskning och inom utbildningsområdet; utveckling av processen för bildandet av fyra grundläggande modeller av en högskoleinstitution; övergången av högre utbildningssystem till en ny flerstegsstruktur.