Modalități de îmbunătățire a eficienței managementului școlii. Îmbunătățirea eficienței managementului educației preșcolare. Conceptul și structura sistemului de management al organizației

Secțiuni: Lucrul cu preșcolarii

Introducere

Relevanţă. Pentru ca activitatea managerială a conducătorului instituţiei de învăţământ preşcolar să fie eficientă, aceasta trebuie să fie structurată. Bazează-te pe analiză situație educaționalăîn sat, raion și cererile părinților, să fie transformatoare (conform rezultatelor cercetării lui L.I. Falyushina) - să aibă ca scop îmbunătățirea Abilități profesionale pentru a schimba și transforma activitățile pedagogice și este imperativă unirea tuturor angajaților instituției de învățământ preșcolar. În același timp, devine important structura organizationala conducerea instituţiei de învăţământ preşcolar.

Conducerea unei instituții de învățământ este o activitate specială în care subiecții acesteia, prin planificare, organizare, conducere și control, asigură organizarea de activități comune ale copiilor, profesorilor, părinților, personalului de serviciu și concentrarea acesteia pe atingerea scopurilor educaționale și a obiectivelor de dezvoltare ale unei instituții de învățământ. instituție educațională.

Conform definiției lui M.M. Potashnik, structura organizatorică a managementului într-o instituție preșcolară este un set de subiecte individuale și colective, între care sunt distribuite puterile și responsabilitatea pentru îndeplinirea funcțiilor manageriale. Există în mod regulat conexiuni și relații reproductibile, de ex. structura organizatorica a managementului este o modalitate de impartire a sistemului de management in parti si in acelasi timp de integrare a acestuia intr-un tot.

Pentru a analiza sistemul de management al calității într-o instituție de învățământ preșcolar și influența șefului grădiniței asupra acestuia, puteți utiliza metodologia lui J. Nissinen și E. Vodtilainen cu estimări. Cu toate acestea, metoda de evaluare a eficacității managementului educației de către I.K. Shalaev, dezvoltat pe baza managementului motivațional orientat pe programe (MPTsU), care include avantajele direcțiilor raționaliste și comportamentale ale științei managementului. În cadrul cursurilor, am avut ocazia să particip la elaborarea unui model pentru activitățile unei instituții de învățământ preșcolar. Au fost elaborate caracteristicile criteriale ale atribuțiilor funcționale ale șefului de grădiniță și caracteristicile criteriale ale rezultatelor finale ale activității de grădiniță. Folosind regula qualimitrică de evaluare a indicatorului integrativ, elaborată de I.K.Shalaev, am determinat ratingul de certificare a grădiniței și a activităților mele de management, care asigură planificarea adecvată și îmbunătățirea eficienței instituțiilor de învățământ preșcolar.

Ţintă:Îmbunătățirea eficienței managementului instituțiilor de învățământ preșcolar bazate pe MPCU.

Sarcini:

1. Imagina responsabilități funcționale sub forma standardelor calimetrice.
2. Elaborați caracteristici criteriale ale rezultatelor finale ale instituției de învățământ preșcolar.
3. Evaluarea eficacității managementului prin expertiza instituției de învățământ preșcolar.

Un obiect: Grădiniţă

Articol: activităţile conducătorului instituţiei de învăţământ preşcolar

Metode de cercetare:

1. Metodologia MPCU.
2. Metoda evaluărilor experților.

Capitolul 1. Autocertificare program-ţintă a unei instituţii de învăţământ preşcolar

1.1. Analiza sistemului educațional proces educațional Preşcolar

Analiza strategica

Analiza tactica

Analiza traditionala:

Luăm în considerare sarcinile stabilite pentru anul împreună cu conținutul, analizăm rezultatele pozitive și negative și, pe baza acestora, perspectivele care urmează pentru activități ulterioare.

1.2. Model DOE

Problema obținerii unui model de sistem real a fost și rămâne actuală. Modelele ar trebui să reflecte sisteme reale nu numai cu anumiți parametri, ci și să descrie relațiile cantitative ale funcționării lor. Atunci când sunt aplicate proceselor de control, modelele cantitative ar trebui să permită evaluarea numerică a rezultatelor unei acțiuni de control. Modelul activității instituției de învățământ preșcolar a fost elaborat de doctorul în științe pedagogice, profesor I.K. Şalaev.

Pentru un management de succes si obtinerea de rezultate ridicate in activitatile de management, un lider trebuie sa aiba anumite calitati. După cum arată studiile speciale și practica implementării managementului programului motivațional-țintă, sunt solicitate următoarele calități:

• autoactualizare (A);
• valorile ideologice și personale ale liderului, convingeri, voință, curaj, muncă asiduă, inițiativă, organizare, umanitate (I);
• erudiția și creșterea profesionalismului, profunzimea și caracterul practic al minții, cunoașterea (E);
• abilități organizaționale și capacitatea de a se gestiona, abilități și abilități organizatorice, capacitatea de a citi o persoană, capacitatea de a influența oamenii (O);
• umanitate și scopuri personale, sociabilitate (H);
• stilul de management și cunoașterea abordărilor moderne de management (C);
• empatie și reflecție managerială (R).

Standardele qualimetrice ale calităților profesionale și personale au fost elaborate de doctorul în științe pedagogice, profesorul I.K. Şalaev.

Eficacitatea oricărei organizații depinde de cât de eficient este desfășurat procesul de management. Unii lideri (în cea mai mare parte a creierului stâng) aleg tehnologii raționaliste, alții (în cea mai mare parte a creierului drept) - tehnologii comportamentale. Am ales parametrii tehnologici ai MPCU ca educație integrativă a abordărilor raționaliste și comportamentale: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cf.

Tehnologia MPCU poate fi exprimată printr-o succesiune de funcții de management:

• as- analiza strategică, al cărei subiect este starea socio-psihologică a echipei (atitudine faţă de muncă, faţă de colegi, faţă de sine);
• la- analiza tactică, al cărei subiect este baza de convingeri pentru noi sarcini de management și nivelul de implementare a funcțiilor socio-psihologice ale managementului;
• A- analiza tradiţională, al cărei subiect este procesul educaţional (de producţie);
• Pdc- construirea unui arbore de obiective de management;
• RIP- elaborarea unui program de executare;
• ps– planificare strategica, al cărei rezultat este construcția unor situații de stimul, adecvate indicațiilor de ac;
• vineri- planificare tactică, adecvată indicațiilor am;
• NS- planificare traditionala, adecvata indicatiilor si;
• viespi– organizare strategică care vizează implementarea ps;
• din- organizarea este tactică, vizând implementarea PT;
• O- organizarea este tradiţională, vizând implementarea p;
• poliţist- control strategic, al cărui subiect este procesul de realizare a scopului unei situaţii de stimul;
• kt- controlul tactic, al cărui subiect este procesul de realizare a bazei de persuasiune pentru noi sarcini de conducere;
• La- controlul tradițional, al cărui subiect este conformarea activității didactice și educaționale la standardele statului;
• pc- reglementarea strategică, care vizează procesul de implementare a strategiei socio-psihologice;
• rt- reglementarea tactică, care vizează procesul de implementare a tacticilor socio-psihologice;
• R- reglementarea tradiţională ca componentă a ciclului de management în raport cu procesul de învăţământ.

Standardele qualimetrice ale procesului de control au fost elaborate de doctorul în științe pedagogice, prof. I.K. Şalaev.

Se știe că ordinea socială și responsabilitățile funcționale nu depind de subiectul managementului - ele îi sunt prescrise concomitent cu ordinul de numire în funcție. Așadar, parametrii pentru responsabilitățile funcționale (f1 - f10) se încadrează în modelul subiecților de management în funcție de niveluri. Standardele calimetrice elaborate de noi pentru suportul funcțional și de resurse al învățământului preșcolar, vezi Anexa 1, și standardele qualimetrice ale activității pedagogice dezvoltate de noi, vezi în Anexa 2 .

În prezent, nu îmi propun să dezvolt un model de absolvent, dar în viitor un astfel de model va fi solicitat în practică, deoarece va asigura scopul activităților fiecărui membru al echipei privind formarea anumitor calități ale absolvent, și va asigura, de asemenea, continuitatea „DOE – Școala”, care va spori eficiența activităților instituției de învățământ preșcolar.

Proiect model de absolvent DOW

1.3. Examinarea instituţiei de învăţământ preşcolar

Prin autocertificare program-țintă mă refer la autocertificare, în care parametrii măsurați sunt determinați de arborele obiectivului (vezi arborele obiectivului), iar caracteristicile criteriului sunt determinate de programul de execuție (vezi caracteristicile criteriului). În același timp, vechile întrebări „măsurăm?” și „Așa măsurăm?” în virtutea legilor MPCU și a regulilor calimetriei își primesc permisiunea pozitivă.

Indicatori de performanță de autocertificare a șefului MDOU d / grădiniță „Raketa” c. Galbstadt din Regiunea Națională Germană - ARZ

1/ Dezvoltarea calităților profesionale și personale ale subiecților de management:

Total: 65

2. Suport tehnologic al managementului educației:

Total: 319

3. Sprijinul funcțional și de resurse al unei instituții de învățământ:

Total: 89 2 = 178

4. ADR - Regula qualimetrică de apreciere a indicatorului integrat al rezultatelor finale, a activităților echipei de grădiniță.

Total: 312

340 ARA 289 - intervalul indicatorilor de rating optim (echipa merită încurajată)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - intervalul indicatorilor evaluării optime (șeful grădiniței merită încurajat).

Concluzie

- Deci, în urma examinării indicatorilor de performanță a șefului grădiniței „Raketa”, au fost identificate următoarele probleme, care se încadrează:

• relația dintre „stagiari” și colegii mai tineri; dorinta excesiva de a se afirma; lipsa motivaţiei externe sau interne a unor profesori etc. Pentru rezolvarea problemelor se pot crea situații de stimulare folosind metodele MPCU, precum o situație de autoevaluare critică, o situație de delegare a inițiativei, o situație de atitudine etc. aceste metode vă permit să eliminați contradicția, să uniți echipa și să creați un climat favorabil în echipă.

Abordarea cercetării este menită să servească scopurilor de optimizare și îmbunătățire a eficienței managementului. Acest cadru de management al cercetării mă ajută să mă asigur că deciziile de management sunt luate mai informat. Este decizia care constituie nucleul managementului, întrucât activitatea de management este un sistem de acțiuni pentru pregătirea, adoptarea și implementarea deciziilor de management. Obiectivitatea evaluării informațiilor pedagogice culese în grădiniță, evidența concluziilor trase și adoptarea unei decizii adecvate în conformitate cu scopul stabilit este posibilă pe bază de cercetare.

T.I. Shamova formulează cerințele pentru directorul școlii, necesare pentru implementarea acestui demers în management, cred că aceste cerințe pot fi aplicate șefilor instituțiilor de învățământ preșcolar:

• competență profesională suficientă;
• cunoașterea esenței proceselor controlate, a modelelor de management, a fundamentelor psihologice ale cooperării;
• detinerea de metode de colectare, analiza si evaluare a informatiilor privind progresul si rezultatele proceselor controlate;
• respectarea principiilor obiectivității și evidenței informațiilor de management;
• capacitatea de a implementa o viziune sistemică asupra procesului pedagogic în ansamblu;
• capacitatea de a evidenția legătura principală și de a acționa asupra acesteia, de a dezvălui influența acestei influențe asupra conexiunilor și, prin urmare, în ansamblu, în care este inclusă.

Abordările de mai sus au un lucru în comun - să rezolve problema creșterii nivelului de eficiență a managementului grădiniței. O soluție fundamental nouă la această problemă poate să nu fie utilizarea autonomă a uneia dintre abordările de management, ci integrarea acestora. Această soluție a fost propusă de I.K. Shalaev în conceptul său de management motivațional program-țintă (MPTsU).

Bibliografie

1. Aralova M.A. Formarea unei echipe de instituții de învățământ preșcolar. Suport psihologic. - Moscova: Centrul de creație, 2006.
2. Vinogradova N.A., Miklyaeva N.V. Managementul calității procesului de învățământ la o instituție de învățământ preșcolar. Trusa de instrumente... - Moscova: Iris Press, 2007.
3. Penkova L.A., Kalinkina V.M., Kazakova V.N., Serebrova D.V. Managementul în practică preşcolar... Ghid metodologic. - Moscova: Centrul de creație, 2007.
4. Shalaev I.K.Îmbunătățirea eficienței managementului educației. - Barnaul: GODPO AKIPKRO, 2007.
5. Shalaev I.K. Programul-țintă psihologia managementului. Tutorial... - Barnaul: BSPU, 2007.
6. Shalaev I.K. Metodologia de evaluare a eficacității managementului educației: abordare orientată pe program. - Barnaul: BSPU, 2005.
7. Managementul școlii moderne: un ghid pentru directorul școlii. Editat de M.M. Potashnik - Moscova, 1992.
8. Cititor despre eficacitatea managementului educației: o abordare motivațională a programului orientată către țintă. Editat de Shalaev I.K. - Barnaul: BSPU, 2003.
9. Shamova T.I. O abordare exploratorie a managementului școlar. - Moscova, 1992.
10. Shalaev I.K. Fundamentele științifice ale managementului programelor motivaționale orientate către țintă.- Barnaul: BSPU, 2005.
11. Shalaev I.K. Abordare programată țintă în managementul personalului didactic al unei școli complete. - M: MGPI, 1987.
12. Shalaev I.K. Abordare programată țintă a managementului personalului didactic: rezultatele cercetării și utilizarea lor în școli Teritoriul Altai... - Barnaul: BGPI, 1989.
13. Shalaev I.K. Bazele științifice ale managementului programelor motivaționale orientate către țintă. - Barnaul: BGPI, 1995.
14. Shalaev I.K. Sprijin motivațional orientat către programul de management al educației. - Barnaul: BSPU, 2000.
15. Shalaev I.K. Managementul programului motivațional orientat către țintă: fundamentele teoriei și examinarea eficacității: un manual despre psihologia managementului. - Barnaul: BSPU, 2003.

Articolul oferă o privire de ansamblu asupra tehnologiilor educaționale moderne. Tehnologia de dezvoltare a gândirii critice, atelier pedagogic, tehnologie de interacțiune a dialogului, care sunt axate pe dezvoltarea acțiunilor educaționale universale ale elevilor.

Descarca:

Previzualizare:

Tehnologii educaționale moderne un instrument de îmbunătățire a eficienței procesului educațional

„Trei calități – cunoștințe extinse, obiceiul de a gândi și noblețea sentimentelor – sunt necesare pentru ca o persoană să fie educată în sensul deplin al cuvântului”.

Chernyshevsky N.G.

Modernizare Învățământul rusesc presupune crearea condițiilor pentru umanizarea ulterioară a educației, învățarea dezvoltării, contribuind la îmbunătățirea calității cunoștințelor și întărirea activității personale a elevului în procesul de învățământ. În acest sens, formarea unor calități de gândire și personalitate precum independența, responsabilitatea, încrederea în sine, absența fricii de eșec, pe baza stăpânirii de către elevi a mijloacelor de autoreglare a gândirii și comportamentului, capătă o semnificație specială. .

Sunt necesare tehnologii noi pentru a se potrivi cu noul standardele educaționaleși va permite studenților aflați în căutare independentă să ajungă la descoperirea de noi cunoștințe. Cunoștințele, abilitățile și abilitățile care sunt dobândite în timpul autodescoperirii vor fi mai solide și mai conștiente și, prin urmare, de calitate superioară.

În perioada transformărilor cardinale, personalității se impun cerințe sporite. Așadar, nu asimilarea procesului de învățământ este pusă în prim-plan în construcția procesului de învățământ și interacțiunea profesorului și elevului, ci formarea deprinderilor intelectuale, experiența în luarea deciziilor, formarea de responsabilitatea elevilor pentru învăţarea lor, capacitatea de a controla procesul educaţional.Noile tehnologii pedagogice ale educației dau impuls autorealizării elevilor, creează o atmosferă de cooperare, cresc responsabilitatea profesorilor pentru rezultatele muncii lor.

Profesorul trebuie să cunoască fluent tehnologiile educaționale moderne pentru ca procesul de învățare să fie de înaltă calitate și să sporească interesul copilului pentru dobândirea de noi cunoștințe. În zilele noastre, când învățarea orientată spre personalitate este aleasă ca direcție prioritară de formare, profesorul are scopul de a o face, pe de o parte, semnificativă și practică și, pe de altă parte, accesibilă și interesantă.

Tehnologiile educaționale metacognitive presupun un nivel superior de cunoaștere, denotă capacitatea de introspecție și autocontrol a cunoașterii și percepției informațiilor, translatarea informațiilor externe în internă.

Un elev în procesul de învățare construiește însuși acest proces, pe baza unor obiective reale și specifice, el însuși urmărește direcțiile dezvoltării sale, el însuși determină rezultatul final. Pe de altă parte, utilizarea acestei strategii are ca scop dezvoltarea abilităților de lucru atent cu informația.

Cercetători moderni în domeniul metodelor de dezvoltare a gândirii critice, atât în ​​Occident (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter etc.), cât și în Rusia (MV Clarin, S. . Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya și alții) sub gândirea critică este înțeles ca un set de calități și abilități care determină un nivel înalt de cultură de cercetare a unui student și profesor.

Aspectul metodologic al formării gândirii critice este că această tehnologie este un sistem de strategii care combină tehnici munca educațională după tipul de activitate educaţională.

Această tehnologie presupune utilizarea a trei etape (etape) în lecție: etapa provocării, etapa semantică și etapa reflecției.

Etapa 1 - „Provocare” (lichidarea unei tablă goală). Copilul își pune întrebarea „Ce știu eu?” asupra acestei probleme.

Etapa 2 - „Comprehensiune” (realizarea comprehensiunii).

În această etapă, copilul, sub îndrumarea profesorului și cu ajutorul camarazilor săi, va răspunde la întrebările pe care el însuși și le-a pus în prima etapă (ceea ce vreau să știu).

Etapa 3 - „Reflecție” (reflecție).

Reflecție și generalizare a ceea ce a învățat copilul în lecția despre această problemă.

Scopul principal al tehnologiei este de a dezvolta abilitățile intelectuale ale elevilor, reflecția și capacitatea de a lucra cu informații.

Filosofii și profesorii au fost primii care s-au arătat interesați de problema interacțiunii dialogului în educație:

Ideea dialogului a fost dezvoltată de Socrate, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, orientarea umanistă a strategiei dialogului a fost arătată de Platon, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ushinsky.

Fiecare participant la interacțiunea dialogului comun nu numai că își dă seama de nevoia de a dobândi abilitățile de bază ale unei personalități comunicativ-active, dar înțelege și modalitățile de dezvoltare a acestora.

În etapa de introducere a unui nou material folosind această tehnologie, ar trebui elaborate 2 legături, formularea problemei și căutarea soluției acesteia.

Lucrul cu textul permite fiecărui copil să aleagă un ritm de lucru care îi este convenabil și îi formează capacitatea de a percepe și asimila în mod activ informațiile primite. În următoarea etapă a lecției, sarcinile sunt schimbate. A treia etapă a lecției vizează lucrul cu texte noi. Datorită tehnologiei propuse, intensitatea lecției crește, responsabilitatea fiecărui student de a lucra în grup și se formează abilitățile de comunicare în afaceri.

Societatea modernă are nevoie de oameni care să ocupe o poziție de viață activă, care să fie capabili să gândească creativ, să ia decizii într-o situație de alegere și să prezică consecințele acțiunilor lor. În special, este solicitată o persoană care este capabilă să-și construiască și să-și transforme în mod independent propria viață, capabilă să se autoregleze în diferite situații.

De asemenea, una dintre tehnologiile educaționale eficiente este un atelier pedagogic pentru construirea cunoștințelor. Atelierul este o tehnologie educațională reflexivă integrată, sintetică, multidimensională, cu rezultat probabilistic, axată pe o abordare a activității personale.Atelierul pedagogic ca formă, metodă și aceleanologia educației nu a apărut din senin.

Idei invatamant gratuit L.N. Tolstoi, practicactivitatea S.A. Rachinsky, cercetarea L.S. VygotSkogo, moștenirea teoretică a lui A.S. Makarenko, precum șifundamentele doctrinei filozofice a lui J.-J. Rus și modern epistemologi francezi  adepții lui theoTeorii ale cunoașterii lui Gaston Vashlyara  a devenit baza modelării practice, mai întâi franceză, apoiateliere pedagogice din Petersburg al lor.

Orientarea atelierului pedagogic dezvoltarea holistică a personalității, predominarea acestui scop asupra celui educațional. Esența obiectivelor educaționale căutarea și autoconstrucția cunoștințelor. Centrul acestei tehnologii este personalitatea.

Principalele blocuri ale construcției unui atelier pedagogic pentru construirea cunoștințelor sunt următoarele:

Inducție („îndrumare”, trezirea interesului personal, crearea unei dispoziții emoționale);

Autoconstrucție și socio-construcție (crearea propriului produs, crearea unui produs intelectual într-un grup);

Socializare 9 (prezentarea lecției 9 creată de un alt participant în pereche, în grup la întreaga echipă);

Reflecție („reflecție”, rememorare a experienței sale în atelier: sentimente, senzații, emoții, stări, pauze).

Scopul principal al atelierului pedagogic de construire a cunoștințelor este dezvoltarea holistică a personalității, prevalența acestui scop asupra celui educațional.

Noua stabilire de obiective a profesorului oferă un rezultat probabilistic și modifică stabilirea scopurilor elevului, în care responsabilitatea acestuia de a folosi oportunitățile oferite crește. Dependența rezultatului de calitatea interacțiunii participanților la atelier este în creștere.

Tehnologiile propuse folosesc metode de lucru în grup, ceea ce face posibilă crearea unui mediu mai confortabil pentru munca elevilor și ameliorează stresul intern de la copiii care nu au încredere în abilitățile lor.

Atunci când organizează activități educaționale folosind aceste tehnologii, elevii stăpânesc diverse modalități de integrare a informațiilor, învață să-și dezvolte propriile opinii, dobândesc abilitățile de a construi inferențe, învață să-și exprime gândurile clar, cu încredere, corect în relația cu ceilalți.

Lucrul în cadrul acestor tehnologii va ajuta elevii și profesorul să facă procesul de dezvoltare a abilităților metacognitive mai concentrat și mai eficient, precum și studiul subiectelor. creativ și interesant.

Bibliografie:

1. Conceptul standardelor de stat federal pentru invatamantul general - proiect - Ros.acad. educație ed. A.M. Kondakova, A.A. Kuznetsova.-M.: Educație, 2008.- (Standarde ale celei de-a doua generații).
2. Kuljutkin Yu.N., Mushtavinskaya IV, „Tehnologii educaționale și reflecții pedagogice”, SPb .: SPbGUPM, 2002.
3. Ivanshina E.V., Mushtavinskaya I.V. „Gândirea critică în lecțiile de știință. Știința la școală „- 2004 - №3.
4. Ivanshina E.V. Utilizarea tehnologiilor educaționale în studiul cursului „Știință” în liceu. Buletinul Academic - 2009 - №3-SPbAPPO.
5. Selevko G.K. Enciclopedia tehnologiilor educaţionale în 2 volume Vol. 1-M. Institutul de Cercetare shk. Tehnologii 2006
6. Stepikhova V.A. Pedagogic în experienţa profesorilor. Ghid metodologic al atelierelora 4-a ed. Adăuga. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Kazachkova T.B. Tehnologii ale interacțiunii dialogului ca mijloc de dezvoltare individuală și personală a elevilor și profesorilor: Materiale ale celei de-a șasea Lecturi Pedagogice Interregionale dedicate memoriei lui I.Ya. Lerner în 2 ore - Vladimir: VGGU2010 - Partea 1.

Adnotare: Articolul oferă o privire de ansamblu asupra unui număr de surse privind evaluarea eficacității sistemelor de management. Ca orice alt sistem, sistemul de management al întreprinderii constă din elemente care sunt combinate între ele în scopul funcționării, în timp ce este deosebit de important să se evidențieze subiectul și obiectul managementului, elementele principale ale sistemului de management. Autorii arată că fiecare element este supus cercetării pentru a asigura integritatea cercetării sistemului de management.

Cuvinte cheie: sistem, sistem de management, subsistem, întreprindere, funcții de management, metode de management, decizii de management

Abstract:În clauză este prezentată trecerea în revistă a unor surse referitoare la o estimare a eficienței sistemelor de control. Ca și orice alt sistem, un sistem de control al întreprinderii constă din elemente care sunt încorporate împreună prin scopul funcționării, de aceea este deosebit de importantă alocarea subiectului și obiectului managementului, elemente de bază ale unui sistem de control. Autorii arată că fiecare element este un subiect de cercetare pentru a asigura integritatea cercetării unui sistem de control.

Cuvinte cheie: sistem, sistem de control, subsistem, întreprindere, funcții de conducere, metode de management, decizii administrative

Skopin Oleg Viktorovici
Candidat la Științe Economice, conferențiar
Natalia Nazarova

Universitatea de Stat Vyatka
[email protected]

Conceptul de sistem de management al întreprinderii

Managementul este înțeles ca un anumit proces al unei astfel de influențe intenționate a subiectului asupra obiectului managementului în vederea obținerii unor rezultate, pe care E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Chepurin.

Trebuie remarcat faptul că managementul și dezvoltarea sa se datorează în primul rând definirii misiunii, strategiei, valorilor întreprinderii pe baza analizei experienței trecute și a viziunii asupra viitorului, iar aceasta este principala cerință pentru crearea unei sistem de management al întreprinderii, după cum au spus Yu. Lekhto, A. Matveenko...

Pentru a crea un sistem eficient de management al întreprinderii, este necesar să se țină seama de faptul că statul reglementează și controlează dreptul tuturor cetățenilor la utilizarea deplină a abilităților și proprietăților de funcționare. activitate antreprenorialăîn cadrul legislației, așa cum este menționat în Legea federală din 14 iunie 1995 N 88-FZ, care vorbește despre libera alegere și crearea unei structuri de conducere pentru conducerea unei anumite întreprinderi.

Eficacitatea funcționării oricărui obiect economic, datorită creșterii complexității, complexității și întăririi interconexiunilor, potrivit lui I. Galushka, depinde din ce în ce mai mult de calitatea sistemului de management.

Îmbunătățirea calității sistemului de management al întreprinderii poate fi realizată prin efectuarea unui studiu al tuturor aspectelor activităților, inclusiv studiul atât a unui sistem controlat, cât și a subsistemelor de control, și anume, studiul și luarea în considerare a punctelor forte, puncte slabeîntreprindere, proces de producție și marketing, starea financiara, personal, marketing.

Este necesar să se definească sistemul de management al întreprinderii pentru a înțelege baza pentru proiectarea și studiul sistemului de management.

Stanley Young definește sistemul de management ca un subsistem al întreprinderii, părțile constitutive sunt grupuri de oameni care interacționează, în timp ce funcțiile sistemului de management sunt percepția intrărilor întreprinderii (anumite probleme) și ieșirilor (implementarea unui set). de acțiuni, procese, al căror rezultat vor fi anumite decizii), în timp ce veniturile ar trebui să crească datorită optimizării relației tuturor intrărilor și ieșirilor din activitățile întregii întreprinderi.

În lucrarea lui V.V. Glushchenko, I.I. intelegem sistemul de control ca pe un sistem care este conceput sa influenteze obiectul de control, transpunand in acelasi timp acest obiect in starea dorita, conferind parametrilor si proceselor acestuia anumite valori cantitative sau calitative, fiind totodata o versiune hardware specifica, normativa, functionala a implementarii tehnologii pentru rezolvarea unor probleme specifice de management.

După cum a menționat I. Aktashkina, B. Mishin, sistemul de management al întreprinderii este un sistem independent, dar poate face parte dintr-un sistem de ordin superior, în timp ce compoziția elementelor fiecărui subsistem al sistemului de management al întreprinderii este diversă și depinde de conţinutul specific al sistemului de organizare.

Ca orice alt sistem, sistemul de management al întreprinderii constă din elemente care sunt combinate între ele în scopul funcționării, în timp ce este deosebit de important să se evidențieze subiectul și obiectul managementului, elementele principale ale sistemului de management. Fiecare element este supus cercetării pentru a asigura integritatea cercetării sistemului de control.

Elemente ale sistemului de management al întreprinderii și studiul acestora

Sistemul de management al întreprinderii include elemente precum funcțiile de management, structura organizatorică a managementului, personalul de conducere, mijloacele tehnice de management, informațiile, metodele de management, tehnologia, finanțele, deciziile de management.

Studiul unui astfel de element al sistemului de management ca funcții are o mare importanță practică, deoarece acestea determină structura organelor de conducere ale întreprinderii, așa cum este descris în articolul „Funcțiile de management”, în timp ce există functii generale management, care sunt obligatorii pentru funcționarea de succes a oricărei organizații (planificare, organizare, motivare și control), precum și funcții specifice de management (specifice), determinate de obiectul managementului.

Funcțiile de management ale unei întreprinderi moderne includ: planificare, marketing, antreprenoriat, finanțe, organizare, producție, inovare, informare și dezvoltare socială.

Orice funcție de management, așa cum se indică în articolul „Esența funcției de management”, este implementată „într-un complex de sarcini de management, a cărui soluție asigură atingerea obiectivelor de producție și menținerea proceselor în stări specificate”.

De asemenea, este important să se țină seama de faptul că studiul implementării practice a funcțiilor de management la întreprindere este asociat cu studiul acelor sarcini care urmează să fie rezolvate în cursul efectuării acțiunilor secvențiale de către aparatul de management corespunzător, notează BA Raizberg. , L.Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
De asemenea, este necesar să se investigheze un astfel de element al sistemului de management al întreprinderii precum structura organizatorică a managementului. Este necesar să se dea o definiție, referindu-se la N.I. Kabușkin, G.A. Bondarenko. că structura organizatorică a managementului întreprinderii este un astfel de ansamblu de elemente interconectate și interdependente care se află în relații stabile între ele, iar aceasta, la rândul său, asigură funcționarea lor în ansamblu.

Structura organizatorică a managementului întreprinderii include componența structurii organizaționale, raportul dintre elementele de structură, precum și locația subsistemelor individuale interconectate ale întreprinderii, în timp ce crearea unei astfel de structuri are ca scop distribuirea efectivă a drepturilor și responsabilităților. printre tot personalul de conducere al întreprinderii, care este, de asemenea, un element al sistemului de management și este supus cercetării...

După cum remarcă Goldstein G.Ya., că în timp ce investigăm un astfel de element al sistemului de management precum structura organizatorică a managementului pentru a-l optimiza și raționaliza, este necesar să se analizeze (diagnostica) structura de management existentă și să sintetizeze (proiecteze) managementul. structura, în timp ce sarcina analizei este de a stabili necesarul nivelului de corespondență între structura organizatorică a managementului întreprinderii și condițiile mediului de operare, sinteza este utilizată ca o determinare a numărului și compoziției unităților structurale de management și anumite metode care le leagă în interacțiune.

Structura organizatorică a întreprinderii trebuie îmbunătățită constant proporțional cu dezvoltarea acesteia, care poate fi facilitată de personalul de conducere al întreprinderii, ca unul dintre elementele sistemului de management al întreprinderii care necesită cercetare și studiu.

Satoru Takaynagi notează că o întreprindere ar trebui să se concentreze pe participarea personalului de conducere la deciziile luate direct la toate nivelurile de management, în cursul utilizării tehnicilor de management al întreprinderii și ale sistemului care vizează maximizarea utilizării talentelor și abilităților angajaților.

Studiul personalului de conducere, așa cum a menționat S. Silchenko, ar trebui luat în considerare din punctul de vedere al eficienței utilizării și gestionării timpului de lucru prin planificare și pentru interacțiunea cu alte elemente ale sistemului de management, deoarece este principiul sistemic. care poate asigura o mai mare atingere a obiectivelor întregului sistem de management al întreprinderii.

De asemenea, este necesară investigarea controalelor tehnice. În articolul „Mijloacele tehnice de management” joacă un rol important în luarea deciziilor de management, în timp ce pentru a obține o eficiență mai mare este necesară utilizarea mijloacelor tehnice complexe: comunicare, desfășurarea de ședințe, echipamente demonstrative, mijloace de dotare a locului de muncă al managerului, mijloace de Control. Cercetarea mijloacelor tehnice de control, după cum remarcă V.I. Knorring contribuie la creșterea eficienței tehnologiei de management, a organizării muncii manageriale și a procesului de management la întreprindere, folosind o tehnologie mai avansată și o utilizare competentă a acesteia de către manager.
D. Yampolskaya, M. Zonis notează că informațiile de management nu ar trebui să se refere doar la sarcinile managerului, ci și să se potrivească și să fie combinate cu modelele aplicate de procese, în timp ce informațiile ar trebui să fie semnificative, adică să influențeze deciziile luate. Pentru toate acestea, trebuie organizat un sistem de management al informației, care să crească eficiența sistemului de management al întreprinderii.

Nevoia de informare a diferitelor subiecte și legături ale sistemului de management al întreprinderii nu este aceeași, dar este determinată de sarcinile care sunt rezolvate în procesul de gestionare a subiectului managementului: șeful sau angajatul aparatului de management, care V. notează Popov.

În studiul informațiilor de management, după cum a menționat B.A. Chub. trebuie avut în vedere că în cursul studiului: „volume mari de informații trebuie prelucrate în intervale de timp strict limitate; informația inițială este supusă prelucrărilor repetate din diverse puncte de vedere ale producției și ținând cont de cerințele consumatorilor; datele inițiale și rezultatele calculelor sunt stocate pentru o lungă perioadă de timp”.
De asemenea, atunci când se efectuează un studiu al informațiilor de management ca element al sistemului de management al întreprinderii, după cum notează VP Nesterov, baza pentru luarea deciziilor corecte în sferele externe, interne ale întreprinderii este „disponibilitatea informațiilor fiabile necesare unei analize corecte. ."

Metodele de management sunt unul dintre elementele fundamentale ale sistemului de management, deoarece cu ajutorul lor este posibil să se realizeze atât studiul sistemului de management al întreprinderii, cât și metodele care asigură atingerea scopurilor și obiectivelor pentru afacere.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. rețineți că „eficacitatea studiului sistemelor de control este determinată în mare măsură de metodele de cercetare selectate și utilizate”.

Pentru ca managementul întreprinderii să fie cel mai eficient, este necesar să se aplice o metodologie sistematică, adică metode abordarea sistemelor la organizarea activităţilor de conducere la întreprindere. După cum remarcă autorul articolului „Metode de management”, în funcție de varietatea funcțiilor manageriale, pentru implementarea cărora se folosesc anumite metode, cum ar fi metodele de gestionare a subsistemelor funcționale ale întreprinderii, îndeplinirea funcțiilor de conducere și luarea deciziilor manageriale. .

După cum notează autorii articolului „Metode pentru cercetarea sistemelor de management”, atunci când se efectuează cercetări asupra sistemelor de management al întreprinderii, se poate folosi „un arsenal extrem de larg de metode diverse: teoretice, empirice, teoretice și empirice”.

Un alt element al sistemului de management al întreprinderii care face obiectul cercetării este tehnologia de management. Tehnologia managementului este definită ca un ansamblu de procese de management interconectate care vizează justificarea, dezvoltarea, luarea și implementarea deciziilor în procesele de management. Tehnologia managementului constă în „operații informaționale, computaționale, organizaționale și logice efectuate de manageri și specialiști de diverse profiluri după un algoritm specific manual sau folosind mijloace tehnice”, tocmai aceste componente sunt supuse cercetării.

După cum notează D. Plotnikov, analiza financiarași cercetarea tuturor activitati financiareîntreprinderea, și în special sistemul de management al întreprinderii, poate ajuta la o evaluare eficientă și obiectivă a solvabilității, eficienței și rentabilității întreprinderii, precum și la identificarea perspectivelor de dezvoltare și, ca urmare, la luarea unor decizii informate.

Și, desigur, deciziile de management luate în domeniul sistemului de management sunt supuse cercetării. După cum notează V. Tsyplukhin, majoritatea deciziilor sunt luate de manageri, dar, de asemenea, adesea specialiștii sunt mult mai versați în industrie decât managerul, prin urmare, studiul deciziilor manageriale ar trebui să ofere o delimitare clară a domeniilor deciziilor luate și, prin urmare, în cele din urmă crește eficacitatea acestora, în caz contrar greșelile de management pot duce la ineficiența sistemului de management al întreprinderii și la imposibilitatea dezvoltării acestuia.

Principalele caracteristici ale cercetării sistemului de management sunt: ​​metodologia cercetării, organizarea cercetării, resursele cercetării, obiectul cercetării, subiectul cercetării, tipul cercetării, rezultatul cercetării, eficiența cercetării.

Avdoshina Z.A. indică faptul că pentru atingerea scopurilor stabilite ale studiului sistemelor de control trebuie determinat obiectul, subiectul, noutatea, semnificație practică, metode de cercetare, restricții și condiții pentru utilizarea diferitelor metode de tehnologie de management, definirea problemelor în studiul proceselor și sistemelor de control, implementarea unei analize de sistem a factorilor direcți și indirecti, eficiență.

Combinând toate elementele sistemului de management al întreprinderii, se poate ajunge la concluzia că managementul modern al întreprinderii are nevoie de o abordare de cercetare, care să contribuie la dinamism, perspectivele de management, creșterea potențialului, creșterea profesionalismului în luarea deciziilor manageriale, managementul științific. .

Structura procesului și metodele de cercetare și proiectare a unui sistem de management al întreprinderii

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. acordați atenție faptului că eficiența oricărei întreprinderi depinde în mare măsură de studiul sistemelor de management create și construite rațional folosind investiția necesară. Cercetarea sistemelor de management vă permite să identificați cea mai profitabilă și eficientă opțiune de investiție resurse financiareîn sistemul de control.

Studiul sistemului de management al întreprinderii, în general, este, de asemenea, un studiu și, prin urmare, corespunde definiției date de A.K. Zaitsev. , cercetarea ca tip de activitate umană, constând în recunoașterea problemelor, situațiilor, precum și în determinarea originii acestora, identificarea proprietăților, conținutului, modelelor de dezvoltare și comportament, stabilirea unui loc în sistemul cunoștințelor acumulate, găsirea căilor, mijloacelor și oportunităților. să folosească idei noi, cunoștințe despre problemă în practica rezolvării problemei.

„Cercetarea sistemelor de management este un tip de activitate care vizează dezvoltarea și îmbunătățirea managementului în conformitate cu condițiile externe și interne în continuă schimbare” îl definesc astfel. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov spune că „este necesar să se investigheze nu numai procesele obiectului de control, ci și procesele de funcționare și dezvoltare a controlului în sine”.

Z. A. Avdoshina spune că atunci când se efectuează cercetări la întreprinderi se stabilesc anumite obiective, pentru realizarea cărora este necesară analizarea și identificarea problemelor existente, precum și recomandări pentru rezolvarea acestora. Eficacitatea cercetării sistemului de management al întreprinderii va fi asigurată datorită viziunii sistemice a deținerii aparatului științific categoric al cercetării, adică „evaluarea stării, diagnosticarea, prevenirea tendințelor negative, căutarea” blocajele„În sistemul de management, definirea de noi domenii de activitate”.

V. A. Dolyatovskiy, V. N. Dolyatovskaya au prezentat o schemă a domeniului de cercetare a sistemului de control în prezent (Schema 1).

Schema 1 - Structura studiului sistemelor de control

Schema 1 prezintă un arsenal dezvoltat de metode pentru studierea sistemelor de control, folosind aceste metode, este posibil să construiți un model al unui sistem de control, să evaluați și să diagnosticați starea unui sistem de control, să calculați caracteristicile unui sistem de control, să faceți o diagnoză , identificarea și eliminarea problemelor organizatorice, care vor constitui o metodologie de cercetare a sistemelor de control.

Shutilov FV remarcă un fapt atât de important precum faptul că studiul sistemelor de management are ca obiectiv principal dezvoltarea de măsuri pe termen lung care vizează îmbunătățirea organizației, structurii, metodelor modelelor de management, care ar trebui efectuate pe baza unui sistem sistematic. abordare, iar rezultatele obținute vor deveni baza pentru restructurare sistemul existent management.

Este necesar să se țină cont de ceea ce spune AB Bushuev, și anume, „fiecare element al sistemului transformă o influență externă (conexiunea de la un alt element) care ajunge la el într-o influență de ieșire care intră în următorul element al sistemului”.

Procesul de cercetare a sistemelor de management al întreprinderii are etape succesive:

„1. Alocarea obiectului cercetării (firmă, subsistem, divizie).

2. Determinarea scopului cercetării, adică ce rezultat ne interesează.

3. Alocarea variabilelor de control și caracteristice.

4. Determinarea funcţiilor de analizat.

5. Determinarea criteriilor de evaluare a rezultatelor cercetării.

6. Determinarea criteriilor de evaluare a soluțiilor propuse pentru îmbunătățirea managementului.”

Z. A. Avdoshina definește o metodă de cercetare ca o modalitate de obținere a unor noi cunoștințe, un instrument direct, cu ajutorul căruia se realizează cercetările necesare.
În funcție de nivelul problemei studiate, de scopurile și obiectivele studiului, studiul sistemelor de control reflectă un caracter global (sistemic, interdisciplinar, investigat prin metode științifice generale) sau local (probleme de scară mică, cu specificitate pronunțată, sunt investigate folosind metode științifice specifice).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya disting existența a patru grupuri de metode pentru studierea sistemelor de control:

1. Metode practice de cercetare a sistemelor de control: logice; grafic; sociologic; parametrice; analiza factorilor; analiză de specialitate; modelare prin simulare; metode de cercetare reflexivă; testarea sistemului de control.

2. Metodologie generală: analiza sistemului; ipoteze și concepte; abordare dialectică; tehnici de construire a procedeelor ​​de cercetare.

3. Planificarea și organizarea cercetării sistemului de management: stabilirea și structurarea scopurilor; planificarea cercetării; analiza de sensibilitate; organizarea procesului de cercetare.

4. Evaluarea rezultatelor cercetării, diagnosticarea stării sistemului de control: calculul indicatorilor de eficacitate a sistemului de control; organizarea diagnosticelor economice şi organizaţionale.

ZA Avdoshina se referă la metodele generale de cercetare științifică: „controlul și diagnosticarea problemelor, analiza de sistem, metodele de cercetare expertă, modelarea și cercetarea statistică, analiza morfologică și reprezentarea funcțional-descompunere sub formă de agregat, analiza și sinteza conceptelor”. La metode științifice private: „eșantionare și metode de cercetare sociologică, Delphi, metode de criterii medii ponderate de evaluare a furnizorilor, metoda Monte Carlo, testare, metoda parametrică, analiză factorială, analiză funcțională și de cost, analiză financiară, bugetare, calcul, calendarizare, fotografia timpului unui muncitor, metoda Pareto și multe alte metode utilizate în subsistemele de management funcțional”.

Korotkov E.M. subliniază o astfel de caracteristică a studiului, încât nu este doar o funcție a managementului modern, ci și stilul de funcționare și anumit tip privind organizarea activitatilor personalului intregului sistem de management al intreprinderii, in timp ce studiul actioneaza ca functie principala, o abordare manageriala care poate asigura calitatea deciziilor de management si ca mijloc de posibila imbunatatire.

Este posibil să se evidențieze principiile de bază care trebuie respectate de toate subsistemele sistemului de management al întreprinderii în formarea, dezvoltarea și funcționarea, precum și în studiul sistemului de management al întreprinderii: principiul legalității de stat a conducerii organizației. sistem; principiul reglementării legale în crearea, funcționarea și dezvoltarea în cadrul organizației; principiul unității teoriei practicii manageriale; principii de unificare a elementelor; principiul specializării, universalizării tuturor proceselor de management; principiul integrității subiectului și obiectului managementului; principiul deciziilor de management multivariate; principiul stabilității în raport cu mediul extern; principiul mobilității (adaptabilității) procesului; principiul automatizării controlului; principiul dezvoltării sistemului de management.

În procesul de cercetare și analiză a activității întreprinderii, se studiază starea producției și activitatea economică a întreprinderii; structura de producție a întreprinderii; sistemul de management și structura lui organizatorică; particularitățile interacțiunii întreprinderii cu consumatorii, furnizorii și alți participanți la piață și alții aspecte importante activităţile şi mai ales sistemul de management al întreprinderii.

Lista bibliografica:

Bushuev A.B. Cercetarea sistemelor de control. - Sankt Petersburg 2002.

Glușcenko V.V., Glușcenko I.I. Cercetarea sistemelor de control, Zheleznodorozhny, regiunea Moscova: OOO NPT-uri „Aripi”, 2000.

Doliatovskiy V.A., Doliatovskaya V.N. Cercetarea sistemelor de control: Ghid de studiu. - Moscova: ICC „Mart”, Rostov n/a: Centrul de editură „Mart”, 2003 - 256 p.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Dicționar economic modern.

Legea federală „Cu privire la sprijinirea de stat a întreprinderilor mici în Federația Rusă„(din data de 14 iunie 1995 N 88-FZ)

Yampolskaya D.O., Zonis M.M. management. - Editura - Neva; Olma-Press - 2003.

Young S. Managementul sistemic al organizaţiei. Pe. din engleza ed. S. P. Nikanorova, S. A. Batasova. - M., „Radioul sovietic”, 1972, p. 456.

INTRODUCERE

CAPITOLUL 1. TEHNOLOGII DE DOCUMENTARE DE ORGANIZARE ŞI MANAGEMENT

1 Concepte de bază și terminologie ale documentației de management

2 Tehnologii tipice pentru organizarea muncii cu documente

3 Tehnologia organizării muncii cu documente în școala lingvistică „Succes” la KGOU SPO KPK

4 posibilități de utilizare a modernului tehnologia calculatoarelorîn munca de birou

CAPITOLUL 2. UTILIZAREA PERSPECTIVELOR MS PENTRU ORGANIZAREA PRELUCRĂRII AFACERILOR ȘI A CIRCULĂRII DOCUMENTELOR

1 Mijloace moderne de organizare a muncii de birou și a fluxului de lucru

2 Implementarea circulației documentelor a școlii lingvistice „Succes”, ca unitate structurală a KGOU SPO KPK, în mediul „MS Outlook”

2.1 Caracteristicile sistemului „Microsoft Outlook”

2.2 Rezolvarea problemelor de contabilitate și control al execuției documentelor în mediul „MS Outlook”

CONCLUZIE

BIBLIOGRAFIE

INTRODUCERE

Îmbunătățirea managementului sistemelor de producție și economice, creșterea nivelului de organizare și eficiență a muncii manageriale astăzi depinde în mare măsură de cât de rațional este pusă munca de birou în instituții și întreprinderi. Managementul întreprinderii necesită inevitabil crearea a mai multor tipuri de documente de management, fără de care este imposibil să se rezolve problemele de planificare, finanțare, creditare, contabilitateși raportare, management operațional, personal al întreprinderii etc.

Principalul subiect de muncă al angajaților aparatului administrativ este informația, iar procesul de management în sine în sens tehnologic poate fi reprezentat ca un proces de circulație a informațiilor. Principalul purtător de informații în aparatul modern de stat este un document. Implementarea funcțiilor oricărui organ de conducere este asociată cu pregătirea, primirea, conducerea diferitelor documente. În consecință, eficacitatea activităților lor de management este asociată cu organizarea muncii cu documente. Viteza de obținere a informațiilor necesare pentru luarea unei decizii depinde de claritatea și eficiența procesării și deplasării documentului. Prelucrarea cu întârziere a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, se acordă întotdeauna o mare atenție organizării raționale a fluxului de lucru, vitezei și clarității procesării și transferului documentelor pentru execuție.

Cu toate acestea, modalitățile clasice „de hârtie” de a face munca de birou și fluxul de documente devin acum irelevante. Concurența este solicitantă. Orice solicitare din partea unui potential client trebuie sa fie satisfacuta cu promptitudine, orice decizie de management luata trebuie implementata in timp util, iar procesarea si deplasarea unui document pe hartie este de obicei mult mai lenta decat a unui document electronic. Prin urmare, problema introducerii sistemelor de automatizare pentru crearea, stocarea și deplasarea documentelor în multe organizații este foarte acută.

Astfel, relevanța subiectului este teza din cauza nevoii de a îmbunătăţi munca de birou pt solutie eficienta sarcini de management.

Astăzi, sistemul manual de lucru cu documente este înlocuit peste tot cu cele mai raționale documente pe un computer, a căror bază, desigur, sunt tehnologiile sistemelor de gestionare a documentelor.

Intr-adevar, lumea modernă tehnologia informației este greu de imaginat fără utilizarea sistemelor de management al documentelor. Aproape toate sistemele într-o măsură sau alta sunt asociate cu funcțiile de stocare și procesare pe termen lung a informațiilor. De fapt, informația devine un factor care determină eficacitatea oricărui domeniu de activitate. Fluxurile de informații au crescut și cerințele pentru viteza de procesare a datelor au crescut, iar acum majoritatea operațiunilor nu pot fi efectuate manual, necesită utilizarea celor mai promițătoare tehnologii informatice. Orice decizie administrativă necesită o evaluare clară și precisă a situației actuale și a posibilelor perspective de schimbare a acesteia. Și dacă mai devreme câteva zeci de factori care puteau fi calculați manual au luat parte la evaluarea situației, acum există sute și sute de mii de astfel de factori, iar situația nu se schimbă într-un an, ci după câteva minute, iar proprietatea asupra soluțiilor aplicate necesită mult, deoarece reacția este și deciziile greșite sunt mai serioase, mai rapide și mai puternice decât înainte. Și, desigur, este imposibil să faci fără un model informațional pentru producerea sistemelor de management al documentelor.

Utilizarea tehnologiilor informatice moderne și a tehnologiilor sistemului de management al documentelor în munca de birou a unei organizații deja astăzi permite:

înregistrarea documentelor la diferite locuri de muncă utilizând tehnologiile de rețea locală și distribuția sistemului de management al documentelor;

organizează unificarea informațiilor despre documentele (atât interne, cât și primite) ale diferitelor divizii structurale într-un singur sistem de management al documentelor al organizațiilor;

să organizeze informații și lucrări de referință pe baza posibilităților largi de căutare a informațiilor în sistemul de management al documentelor;

organizează controlul asupra executării și mișcării documentelor.

Crearea unui sistem de management al documentelor pentru o organizație în ansamblu are caracteristicile sale pozitive în comparație cu modalitățile tradiționale bazate pe hârtie de a face munca de birou.

Scopul acestei lucrări este de a organiza sistemul informațional „Documente de organizare” în mediul MS Outlook pentru a îmbunătăți eficiența documentației.

Obiectul cercetării este școala lingvistică „Succesul” de la KGOU SPO KPK.

Subiectul cercetării este fluxul de lucru al școlii lingvistice „Succesul”.

În această lucrare, sarcina a fost de a crea un astfel de sistem care în cât mai repede posibilși cu o investiție minimă de resurse financiare și umane pentru software și hardware poate îmbunătăți documentația. De asemenea, au fost stabilite următoarele obiective de cercetare:

Studiază literatura teoretică generală și specială pe tema de cercetare.

Studiați materialele materiei.

Analizați activitatea școlii lingvistice „Succesul” în desfășurarea muncii de birou.

Implementați fluxul de lucru al școlii lingvistice „Success”, ca subdiviziune structurală a KGOU SPO KPK, în mediul „MS Outlook”.

Structura tezei este determinată de scopul, obiectivele, logica cercetării, și presupune prezența unei introduceri, două capitole formate din 4 paragrafe în fiecare capitol, o concluzie, o listă de referințe.

Primul capitol este dedicat problemelor teoretice ale muncii de birou. Aici sunt prezentate conceptele de bază și terminologia documentării, sunt prezentate tehnologii tipice pentru lucrul cu documente, inclusiv analiza lucrului cu documente în școala lingvistică „Succesul”, precum și posibilitățile tehnologiilor moderne de calcul în munca de birou.

Al doilea capitol este dedicat implementării tehnologiei „MS Outlook” în școala lingvistică „Succes”. Descrie etapele principale ale organizării fluxului de lucru în mediul „MS Outlook”, dezvăluie caracteristicile sistemului.

Concluzie - au fost rezumate rezultatele muncii depuse, s-au determinat perspectivele de dezvoltare a sistemului informatic.

Lista literaturii utilizate include 26 de surse.

CAPITOLUL 1. TEHNOLOGII DE DOCUMENTARE DE ORGANIZARE ŞI MANAGEMENT

.1 Concepte de bază și terminologie ale documentației de management

Baza oricărei discipline științifice este alcătuită din concepte-idei despre general, cel mai esențial, special în fenomenele și obiectele studiate. Disciplina care studiază modelele de formare și funcționare a sistemelor de suport pentru managementul documentelor se numește managementul documentelor. Terminologia managementului documentelor include termenii managementului documentelor (DOM), desemnând tot ceea ce este asociat cu procesele de creare a documentelor, prelucrare, căutare, stocare, utilizare. In mod traditional, domeniul de activitate legat de prelucrarea documentelor se numeste munca de birou. Termenul de „muncă de birou” a apărut în Rusia, conform dicționarelor limbii ruse, în a doua jumătate a secolului XV111. și este format din combinația cuvintelor „proceduri comerciale”. Sensul acestuia devine clar dacă avem în vedere că termenul „caz” însemna inițial o întrebare (judiciară sau administrativă) decisă de organul de conducere. În consecință, munca clericală a fost numită, în primul rând, luarea în considerare și soluționarea cauzelor (a problemelor). Termenul „afacere” în sensul „colecție de documente” legat de orice problemă a început să fie folosit ulterior.

Standardul terminologic definește munca de birou ca o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. Termenul „muncă de birou” în conformitate cu GOST R 51141-98 este sinonim cu termenul „suport de documentare a managementului”, care a intrat în circulația științifică în urmă cu mai bine de 10 ani în legătură cu o schimbare a bazei organizatorice și tehnice a muncii de birou și abordări metodologice de perfecţionare a acestuia datorită implementării active în domeniul muncii cu documente de tehnologie informatică şi apariţiei noilor tehnologii informaţionale pentru crearea, colectarea, prelucrarea, acumularea, stocarea, căutarea şi utilizarea informaţiei. Termenul „documentație de management” subliniază componenta de tehnologie a informației în organizarea modernă a muncii de birou și se formează prin analogie cu termeni precum „software”, „suport informațional”, „suport lingvistic” etc.

Munca de birou (DOW) presupune, în primul rând, crearea de documente, sau documentație, care este înțeleasă ca înregistrarea informațiilor pe diverse medii conform regulilor stabilite. Documentarea este un proces reglementat de înregistrare a informațiilor pe hârtie sau pe alt suport, asigurându-i forța juridică. Documentarea se realizează întotdeauna în conformitate cu anumite reguli stabilite prin lege reguli sau dezvoltate prin tradiţie.

Documentarea poate fi realizată în limbaj natural și în limbaje artificiale folosind noi media. La documentarea în limbaj natural, se creează documente text - documente care conțin informații de vorbire înregistrate de orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului. Un document text creat prin scriere este un document tradițional de hârtie sau o videogramă a unui document - o imagine a unui document pe un ecran de monitor.

La documentarea în limbaje artificiale, documentele sunt create pe suport de mașină - documente create folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor de către un computer electronic (calculator).

Instrumentele de documentare sunt importante atunci când se creează documente - instrumente utilizate de o persoană pentru a crea documente:

instrumente simple (pixuri, creioane etc.);

mecanice și electromecanice (mașini de scris, magnetofone,

înregistratoare de voce, echipamente foto, film și video etc.);

echipamente de automatizare – tehnologie informatică.

În funcție de instrumentele de documentare utilizate, metodele de documentare diferă (documentare text, cinema, fotografie, înregistrare audio, documentare electronică) și tipurile de documente create în acest caz.

Atunci când se folosesc instrumente simple, se creează documente scrise de mână (documente text, ale căror informații sunt înregistrate prin orice tip de scriere), documente grafice (conțin informații exprimate prin imaginea unui obiect) și documente grafice (în care imaginea unui obiect). obiectul se obține prin linii, linii, clarobscur)... La utilizarea echipamentelor fotografice se creează documente fotografice, la utilizarea echipamentelor de înregistrare a sunetului - documente fono (sau sunet), la utilizarea echipamentelor de film sau video - documente de film, cu ajutorul tehnologiei informatice - documente scrise pe hârtie și videograme, precum și documente pe suportul mașinii.

Rezultatul documentării este un document - informație înregistrată pe un suport de materiale cu detalii care permit identificarea acestuia. Un purtător este un obiect material folosit pentru a fixa și stoca informații de vorbire, sunet sau vizuale pe acesta, inclusiv într-o formă transformată. În prezent, cel mai obișnuit purtător de informații documentare este hârtia; odată cu acesta, sunt utilizate pe scară largă și noile medii - magnetice, care fac posibilă utilizarea tehnologiei informatice pentru documentare.

Documentarea presupune respectarea regulilor stabilite pentru înregistrarea informațiilor, ceea ce dă forță legală documentelor în curs de elaborare. Forța juridică este proprietatea unui document oficial care i-a fost comunicat prin legislația în vigoare, competența autorității emitente și procedura stabilită pentru înregistrarea acestuia.

Forta juridica a actului este asigurata de stabilit. pentru fiecare tip de documente, un set de detalii - elemente obligatorii de executare a documentului (numele autorului documentului, destinatarului, semnătura, data, numărul documentului, ștampila de aprobare, sigiliul etc.). Cerințele moderne pentru documente sunt stabilite în standardele de stat, în special, regulile pentru întocmirea documentelor organizatorice și administrative sunt stabilite în GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru acte”. Standardul de stat stabilește nu numai compoziția cerințelor (există doar 30), ci și zonele și succesiunea plasării acestora pe document (vezi Anexa nr. 1). Un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență, alcătuiesc formularul de document. Forma este reglementată și de standardul de stat, prin urmare, pentru pregătirea corectă a documentului, este necesar să se cunoască nu numai detaliile documentului, ci și succesiunea locației acestora pe document. Disponibilitatea formularului stabilit standard de stat, asigură unitatea documentației și unitatea documentației atât în ​​cadrul unei instituții, cât și în întreaga țară.

În societate, documentele sunt principalii purtători de informații manageriale, științifice, tehnice, statistice și alte informații semnificative din punct de vedere social. Documentele sunt purtătoare de informații primare, în ele sunt înregistrate informații pentru prima dată. Această proprietate face posibilă distingerea documentelor de alte surse de informare - cărți, ziare, reviste etc., care conțin informații prelucrate, secundare.

Orice document creat în societate este un element al unui sistem de nivel superior și este inclus în sistemul de documentare corespunzător ca element al acestuia. Un sistem de documentare este înțeles ca un ansamblu de documente interconectate în funcție de caracteristicile de proveniență, scop, tip, domeniu de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrarea acestora. Așa cum literele unei limbi alcătuiesc alfabetul, la fel și anumite tipuri și varietăți de documente alcătuiesc un sistem de documentare. Până în prezent, nu există o clasificare consecventă a sistemelor de documentare, a tipurilor și a varietăților de documente în știința documentelor, dar se folosește împărțirea stabilită empiric a documentelor în sisteme de documentare. Atribuirea documentelor unui anumit sistem începe cu împărțirea tuturor documentelor în documente oficiale și de origine personală. Acestea din urmă includ documente create de o persoană în afara sferei activităților sale oficiale sau a îndeplinirii îndatoririlor publice; este cel mai mic din punct de vedere al tipurilor și varietăților de sistem de documentare, include corespondența personală, memorii (memorii), jurnale.

Acte oficiale in functie de zona pe care o deservesc activitate umana sunt împărțite în management, științific, tehnic (proiectare), tehnologic, de producție etc. Documentele de management sunt cele care asigură gestionabilitatea obiectelor atât în ​​cadrul statului, cât și al unei organizații distincte. Aceste documente sunt reprezentate de un complex de sisteme, dintre care principalele sunt:

documentație organizatorică și juridică;

documentatia de planificare;

documentatie administrativa;

informații și documentație de referință și analitică;

documentație de raportare;

documentatia contractuala;

documentatie pentru asigurarea personalului (personal full-time);

documentatie de suport financiar (contabilitate si raportare);

documentatie logistica;

Documentație privind documentarea și suportul informațional al activităților instituției;

documentație care reflectă principalele activități ale unei instituții, organizații sau întreprinderi (la o întreprindere de producție, aceasta este documentația de producție, în institutie medicala- un sistem de evidență medicală, la o universitate - un sistem de evidență pentru învățământul superior etc.).

Documentele care alcătuiesc un sistem de documentare se caracterizează prin unitatea scopului vizat și, în ansamblu, furnizează documentarea unei anumite funcții de conducere sau a unui tip de activitate.

Suportul de documentare a documentelor presupune nu numai crearea documentelor, ci și organizarea lucrului cu acestea. Organizarea muncii cu documente este organizarea fluxului de documente al instituției, stocarea documentelor și utilizarea lor în activitati curente... Circulația documentelor unei organizații este un ansamblu de proceduri interdependente care asigură circulația documentelor într-o instituție din momentul în care sunt create sau primite și până la finalizarea executării sau trimiterii. În scopul organizării raționale a fluxului de lucru, toate documentele sunt distribuite în fluxuri de documente: documente înregistrate și neînregistrate, documente de intrare, de ieșire și interne, documente care sosesc sau sunt trimise către organizații superioare, documente trimise sau care vin de la organizațiile subordonate etc. Un document fluxul este înțeles ca un set de documente, care îndeplinesc un scop specific în procesul fluxului de lucru ..

Caracteristica fluxului de lucru este volumul acestuia. Volumul fluxului de lucru se referă la numărul de documente primite de organizație și create de aceasta într-o anumită perioadă de timp (de obicei un an). Volumul fluxului de lucru este un indicator important folosit ca criteriu la alegerea formei organizatorice a muncii de birou, organizarea unui sistem de regăsire a informațiilor conform documentelor unei instituții, stabilirea structurii serviciului de management al biroului, asigurarea personalului acestuia etc. prin înregistrarea acestora - înregistrarea acreditărilor despre document în forma prescrisă, stabilirea faptului creării documentului, trimiterii sau primirii acestuia. În plus, înregistrarea vă permite să controlați execuția documentelor, precum și să căutați documente la solicitarea departamentelor și a angajaților instituției.

Alături de organizarea circulației documentelor, conceptul de „organizare a muncii cu documente” include stocarea documentelor și utilizarea acestora în activitățile instituției. Un sistem de stocare a documentelor este un ansamblu de instrumente, metode și tehnici de înregistrare și organizare a documentelor pentru a le căuta și a le utiliza în activitățile curente ale unei instituții. Pentru un sistem de evidență a documentelor, cele mai semnificative concepte sunt conceptele de „nomenclatură de caz” și „caz”. Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată de rubrici ale cazurilor formate în activitatea de birou a unei instituții, aranjate într-o anumită secvență cu indicarea timpului de depozitare a acestora, iar un caz este o colecție de documente legate de o problemă sau un domeniu al ​activitate și plasat într-o copertă separată.

Termenii discutați în această secțiune formează baza
sisteme terminologice pentru documentarea suport al managementului (munca de birou).

1.2 Tehnologii tipice pentru organizarea muncii cu documente

Suportul de informare și documentare, fiind cea mai importantă funcție de management al serviciilor, necesită o organizare atentă, bine gândită. Această funcție este îndeplinită fie de unități structurale speciale (administrația afacerilor, direcții generale, secretariate, birouri) în instituții mari, fie de secretari în care aparatul administrativ nu este mare.

Documentele reprezintă baza informațională pentru activitățile organizației, deoarece în ele sunt concentrate mai mult de 80% din resursele sale informaționale. Viteza de obținere a informațiilor necesare pentru luarea unei decizii depinde de claritatea și eficiența procesării și deplasării documentului. Prelucrarea cu întârziere a documentelor, în special a celor financiare, poate duce la consecințe economice negative. Prin urmare, se acordă întotdeauna o mare atenție organizării raționale a fluxului de lucru, vitezei și clarității procesării și transferului documentelor pentru execuție.

Toată documentația instituției este împărțită în trei fluxuri de documente:

documente primite (incoming);

documente de ieșire (trimise);

documente interne.

Fiecare dintre fluxurile de documente are propria sa particularitate în compoziție, cantitate, procesare și mișcare.

Numărul de documente al tuturor fluxurilor pe an va fi volumul fluxului de lucru al instituției. Dimensiunea fluxului de lucru este necesară pentru a calcula numărul necesar de personal de birou, pentru a calcula eficacitatea utilizării mijloacelor de mecanizare și automatizare de birou. În general, arată volumul de muncă al întregului aparat de management, deoarece toți angajații săi trebuie să se ocupe de documente.

În lanțul tehnologic de prelucrare și deplasare a documentelor se pot distinge următoarele etape:

recepția și prelucrarea primară a documentelor;

examinarea prealabilă și distribuirea documentelor;

înregistrare;

control asupra executiei;

informare și lucrări de referință;

executarea documentelor si expedierea.

Recepția și prelucrarea primară a documentelor. Operația este în mare parte tehnică. Se desfășoară la nivel central de către un asistent-secretar, iar în instituții mari - prin expediții sau un angajat special desemnat (transitar). Documentele pot fi primite prin poștă, livrate prin curier sau vizitator, primite prin teletip, fax, e-mail.

La primirea documentelor, în primul rând, se verifică corectitudinea livrării acestora. Corespondența primită din greșeală este returnată expeditorului sau transmisă destinatarului. După deschiderea plicurilor se verifică corectitudinea incintei și integritatea acesteia, adică. prezența tuturor paginilor documentului și a tuturor atașamentelor. Pentru un fax, se verifică, de asemenea, atât numărul total de pagini primite, corespondența acestora cu numărul indicat pe prima coală a faxului, cât și lizibilitatea acestora. În cazul primirii incomplete a unui mesaj de fax sau a unei calități slabe a paginilor individuale, expeditorul este informat despre acest lucru.

În cazul în care documentele au fost primite prin poștă, se deschid toate plicurile, cu excepția celor cu inscripția „în persoană”. După deschidere, plicurile sunt distruse, cu excepția scrisorilor de la cetățeni particulari, deoarece adresa de retur poate fi indicată doar pe plic. Plicurile sunt păstrate și din documentele primite deja întârziate. În acest caz, ștampila de pe plic poate servi drept dovadă a datei primirii documentului. În plus, atunci când primiți prin poștă un document financiar restante, trebuie să întocmiți un act în ziua primirii documentului, semnat de doi angajați ai organizației (societății) și un lucrător poștal.

Toate documentele primite trebuie să fie marcate la primirea documentului în organizație. Constă din data primirii și numărul de serie al contului. În plus, poate conține numele prescurtat al instituției destinatare. Numărul de ordine al contului al ultimului document primit în anul curent arată numărul total de documente primite.

O greșeală tipică făcută în procesarea documentelor primite este marcarea chitanței numai pe documentele care fac obiectul unei înregistrări ulterioare. Restul documentelor (scrisori publicitare și de informare, invitații și multe altele) rămân nesocotite, deși la primirea lor s-a cheltuit timp pentru deschiderea plicului, familiarizarea cu conținutul, stabilirea căruia dintre angajați ar putea avea nevoie de informațiile primite, și transferarea documentului către acest angajat. În acest caz, fluxul de documente de intrare este indicat ca fiind redus semnificativ, iar timpul de procesare a corespondenței necontabilizate nu poate fi calculat.

Chitanța este de obicei ștampilată manual sau cu ștampilă electrică.

Documentul primit prin fax are deja o dată de primire. Având în vedere că faxul este de obicei scos pe hârtie sensibilă la lumină, textul pe care se estompează rapid, se face o fotocopie a documentelor importante.

Recent, au apărut aparate de fax care vă permit să primiți un document pe hârtie simplă și, prin urmare, nu trebuie copiat. În mod similar, problema este rezolvată atunci când primiți mesaje fax pe un computer echipat cu un modem fax și apoi, dacă este necesar, imprimați faxuri pe o imprimantă obișnuită. Procesarea primară a documentelor se încheie prin sortarea lor în înregistrate și neînregistrate. Documentele neînregistrate sunt imediat sortate pe executor sau departament pentru livrare. Organizația trebuie să aibă o listă de documente care nu fac obiectul înregistrării. De obicei este plasat ca anexă la instrucțiunile clericale.

Distribuirea documentelor primite. Analiza preliminară și distribuirea documentelor determină fluxul direct al mișcării acestora și, în consecință, viteza de livrare a documentului unui anumit executant, adică, de fapt, timpul pentru rezolvarea problemei. De obicei, în firmă, această activitate este efectuată de secretarul-asistent.

Pentru a vă califica în prealabil să revizuiți și să distribuiți documente, trebuie să cunoașteți bine funcțiile unităților structurale și repartizarea responsabilităților între executanți. Instituția trebuie să aibă un clasificator al problemelor de activitate cu indicarea interpreților pentru fiecare problemă. Sarcina secretarului asistent în această etapă este să elibereze managerul de un flux excesiv de documente, luând în considerare aspectele secundare.

Șeful trebuie să primească documente referitoare la activitățile instituției în ansamblu, pe probleme fundamentale sau purtătoare de informații noi, documente administrative ale organizațiilor superioare. Restul documentelor trebuie predate direct artiștilor specialiști.

Prelucrarea, luarea în considerare și transferul documentelor către artiști interpreți se efectuează în ziua primirii acestora.

Dacă un document este destinat executării de către mai multe divizii structurale sau persoane, atunci se face o copie din acesta sau se stabilește ordinea de executare.

Înregistrarea documentelor. Înregistrarea documentelor este cea mai importantă etapă a lucrului cu documente și este definită ca „înregistrarea datelor contabile despre document în forma prescrisă, care fixează faptul creării, trimiterii sau primirii acestuia”.

După cum reiese din definiție, înregistrarea dă în primul rând forță juridică unui document, deoarece fixează faptul creării sau primirii acestuia. Până când documentul este înregistrat, nu și-a primit numărul, nu a fost completat, nu pare să existe încă. De exemplu, un ordin, un decret etc. În cazul în care documentul primit nu este înregistrat, instituția nu este responsabilă pentru acesta, întrucât faptul primirii nu este confirmat.

Înregistrarea are trei scopuri: evidența documentelor, controlul executării acestora și lucrări de referință asupra documentelor.

Toate documentele care necesită contabilitate, execuție și utilizare specială în scop de referință, indiferent de modalitatea de primire, sunt supuse înregistrării. Procesul de înregistrare în sine este eliminarea indicatorilor (detaliilor) din document pentru a crea o bază de date a documentelor instituției.

Documentele sunt înregistrate o singură dată. Într-o instituție mică, o firmă, toate documentele sunt înregistrate centralizat de un secretar. Într-o instituție care are compartimente, înregistrarea documentelor interne se realizează în mod descentralizat pe grupe: în compartimentul contabilitate, în departamentul personal, în birou. În acest caz, documentele interne trebuie înregistrate în ziua semnării sau aprobării, incluse în ziua primirii, ieșirii - în ziua expedierii.

De regulă, următoarele informații sunt scrise din document în timpul procesului de înregistrare:

data primirii;

numărul de intrare (index);

data documentului;

titlu (despre ce este documentul);

rezoluţie; perioada de executie;

interpret (care lucrează cu el);

progresul execuției (se înregistrează toate transferurile documentului și modul în care a fost executat);

Nr. dosar (unde se plasează documentul după executare).

La înregistrare anumite tipuri documente, de exemplu, contestații ale cetățenilor, documente interne și de ieșire, informațiile introduse în formularele de înregistrare sunt parțial modificate și completate. De exemplu, la înregistrarea contestațiilor cetățenilor, adresa acestora este înregistrată.

Instituția are dreptul, ținând cont de specificul său, să completeze informații despre documentul de intrare în curs de înregistrare. De exemplu, se ia în considerare adesea numărul de foi, prezența atașamentelor etc.

Formularele tipice de înregistrare pot fi de două tipuri: revistă și card.

Sistemul de înregistrare a jurnalului este necesar doar atunci când înregistrarea documentelor este pe primul loc, previne pretențiile cetățenilor, situațiile conflictuale. De exemplu, la eliberarea documentelor educaționale, cărți de muncă, trece. Acestea sunt, de regulă, documente, al căror index de înregistrare constă dintr-un număr de serie.

Puteți părăsi sistemul jurnal chiar și atunci când sunt primite un număr foarte mic de documente.

În toate celelalte cazuri, această formă de înregistrare este depășită, deoarece complică controlul asupra executării documentelor și lucrările de referință asupra acestora.

Sistemul de carduri pentru înregistrarea documentelor este mai convenabil. Forma cardului (RKK - card de înregistrare și control) și locația detaliilor din acesta pot fi determinate chiar în instituție și consemnate în instrucțiunile pentru munca de birou.

După ce a desenat o astfel de formă a cardului pe formatul A5 sau A6, acesta este copiat pe un fotocopiator, alegând o hârtie destul de groasă. Pentru diferite grupuri de documente înregistrate, puteți utiliza carduri de diferite culori, dungi de culoare de-a lungul marginii superioare sau în diagonală.

Pentru a menține un sistem de înregistrare a cardurilor în regim manual, este necesar să existe o circulație de carduri pe un an și cel puțin două cutii de evidență pentru depozitarea cardurilor: în indexul cardului de control termen limită și indexul cardului de referință.

Numărul de copii ale cardurilor de înregistrare completate (de obicei se numesc carduri de înregistrare și control - RCC) este determinat de instituție. De regulă, cel puțin două astfel de cărți sunt completate.

Cardul pentru document poate fi completat incomplet la început, înainte ca documentul să fie predat managerului, adică. fără rezoluție, termen și executant. După revizuirea documentului de către șef, cardul este completat, i.e. aceste informații sunt introduse în el.

Cu o interacțiune clară între asistent-secretar și șef, dacă șeful se uită prin corespondența primită dimineața, puteți mai întâi să dați documentele șefului spre revizuire, iar apoi, având rezoluția sa, să completați întregul formular de înregistrare.

După completarea cardului, unul dintre ele este plasat în indexul cardului de termen limită, celălalt în dosarul de informații și referințe, iar documentul este predat antreprenorului pentru a lucra cu acesta.

Controlul asupra executării documentelor. Monitorizarea executării sarcinii atribuite este una dintre funcțiile managementului. În control, se poate distinge controlul asupra esenței rezolvării problemei și controlul asupra calendarului misiunii. Controlul asupra temeiniciei executării ordinului, soluționarea problemei se efectuează de către șef (instituție sau departament) sau persoane special împuternicite. Controlul, în esență, este o evaluare a cât de corect, cu succes și pe deplin este rezolvată problema. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor se realizează de către secretar sau serviciul suport documentație de gestiune. Controlul pe termen poate fi împărțit în rutină și preventiv.

Efectuarea controlului necesită cunoașterea unor metode, tehnici simple și disponibilitatea mijloacelor tehnice.

Având în vedere disciplina încă slabă din țară, toate documentele care necesită executare și răspuns ar trebui puse sub control.

Termenele de executare a documentelor pot fi stabilite prin lege. De exemplu, pentru executarea cererilor cetăţenilor. În documentele primite de la organizații superioare și care conțin orice comandă, de obicei, perioada este indicată în documentele propriu-zise. În actele administrative și hotărârile organelor colegiale, termenul este indicat pentru fiecare articol. Pe actele avute în vedere de conducător, termenul de executare a acestora este cuprins în rezoluție. Pentru a rezolva problemele recurente în instituție, termenii standard pentru executarea unor astfel de documente ar trebui să fie stabiliti și reflectați în instrucțiuni.

În anexa la „Sistemul de stat de suport pentru documentație pentru management” există o listă de termene tipice pentru executarea documentelor, care trebuie să fie utilizate la întocmirea instrucțiunilor pentru munca de birou a unei anumite instituții.

Pentru documentele care conțin o sarcină complexă, se pot stabili termene lungi (câteva luni, șase luni, un an). În acest caz, este necesar să împărțiți ordinea în etape și să controlați execuția sarcinii în etape.

Forma de control este selectată în funcție de capacitățile instituției. Poate fi un fișier de timp manual.

Index card de termen. Pentru controlul manual se folosesc fișe de înregistrare și un dulap de dosar cu 32 de separatoare mobile (carton sau plastic). Treizeci și unu de separatori sunt zilele lunii (31 de zile). Pentru al 32-lea separator, cardurile sunt plasate pe documente, termenul limită pentru care cade luna următoare. In ultimele zile ale lunii (cu 2-3 zile inainte), aceste carduri vor fi plasate in functie de datele noii luni. Cărțile restante sunt plasate în fața primului separator. Ei rămân aici până când este indicat un nou termen prelungit.

După ce au înregistrat actele în întregime, secretarul aranjează cardurile conform termenelor, adică pune fiecare card pe numărul pe care trebuie executat documentul. Toate documentele administrative sunt, de asemenea, emise pe carduri separate. Sub orice formă, puteți nota pe card și instrucțiuni orale de la conducere.

Astfel, secretarul pentru clasamentul termenelor limită poate ști cu ușurință ce este scadent în ce zi.

Una dintre sarcinile principale ale secretarului la începutul zilei de lucru este să scoată fișele pentru toate sarcinile zilei în curs din cabinetul de dosar termen limită și să verifice dacă acestea vor fi finalizate astăzi. Acesta poate fi un sondaj personal, un sondaj telefonic etc. Dacă îndeplinirea oricărei sarcini este întreruptă și este necesară amânarea termenului, acest lucru este raportat managerului. Termenul de executare poate fi modificat numai de persoana care l-a stabilit anterior.

Pe lângă monitorizarea continuă, secretarul trebuie să efectueze monitorizarea preventivă. Pentru a face acest lucru, va lua carduri pentru sarcini, termenul limită pentru care expiră în 3 zile și va avertiza fiecare interpret despre acest lucru. Monitorizarea zilnică (de rutină și preventivă) creează o atmosferă normală de lucru în birou. Angajații sunt învățați că finalizarea oricărei sarcini va fi necesară la timp.

O verificare sistematică a execuției, efectuată cu pricepere și corect de către secretar, care reamintește cu tact că documentul este necesar la timp, că prosperitatea companiei depinde de rezolvarea în timp util a problemei etc., subliniază tot timpul necesitatea pentru acest angajatși munca lui. În plus, fișierul cardului de termen limită ajută la planificarea zilei de lucru a managerului, deoarece reflectă toate activitățile și sarcinile pentru o anumită dată.

Când documentul a fost executat, se face o notă pe spatele cardului, indicând cum a fost rezolvată problema, pentru ce număr și când a fost trimis documentul. Documentul se consideră executat atunci când sarcinile stabilite în document sau specificate în rezoluție sunt îndeplinite în totalitate. Dacă, în procesul de rezolvare a problemei, documentul a fost transferat de la un interpret la altul, toate acestea sunt înregistrate și pe spatele cardului. După scoaterea documentului de sub control, cardul de control este scos din indexul cardului de termen limită și rearanjat în cardul de referință. Controlul asupra calendarului de execuție ar trebui să fie efectuat în fiecare unitate structurală.

Din când în când (în instituțiile mari lunar) se întocmesc rapoarte analitice care indică câte documente au fost luate la control, câte nu au fost completate la timp, dintre care din motive întemeiate și nerespectuoase.

Lucrări de informare și referință. Unul dintre scopurile principale ale înregistrării este crearea unei baze de date a documentelor instituției. Asistentul de secretar (într-o instituție mare, serviciul de informare și documentare suport al managementului) pe baza acestei bănci de date este obligat să răspundă în câteva minute la două tipuri de întrebări:

cine, unde, în ce stadiu al muncii se află orice document și - în ce documente puteți găsi informații despre o anumită problemă.

Deținerea întregului set de resurse de informații și documentare - cea mai importantă sarcină secretar (instituție de învățământ preșcolar). Și, în primul rând, pentru a îndeplini această sarcină, toate datele de pe documente sunt înregistrate în formulare de înregistrare.

Un fișier de card de referință este construit din carduri de înregistrare. Un dulap de fișiere are nevoie de o cutie lungă sau de mai multe cutii, deoarece cardurile, spre deosebire de fișierul de control al termenului limită, se vor acumula pe tot parcursul anului.

Delimitatorii din dosarul de referință vor fi denumirile unităților structurale (dacă există) sau domeniilor de activitate din instituție. În cadrul acestor secțiuni, cel mai convenabil este plasarea cardurilor în ordinea alfabetică a corespondenților sau a întrebărilor de activitate (mărfuri, produse etc.). Se păstrează un dosar separat pentru contestațiile cetățenilor (propuneri, declarații, reclamații). De asemenea, este bine să existe un card index separat pentru actele legislative, de reglementare și administrative, care este construit pe o bază tematică.

În momentul înregistrării, așa cum s-a indicat deja mai sus, trebuie întocmite două legitimații: unul este introdus în dosarul cardului de control termen, celălalt în referință. Acest lucru trebuie făcut deoarece o solicitare pentru un document poate veni atunci când acesta este încă în lucru și nu va fi posibil să căutați rapid informațiile din dosarul de termen limită. O astfel de solicitare în cele 3 minute alocate poate fi efectuată numai folosind fișierul de referință. În consecință, în timp ce documentul este în lucru, există două carduri pentru el - în indexurile de termen și de referință.

După executarea documentului, fișa din indexul cardului de termen, pe cât mai completă și având toate notele pe soluționarea problemei ridicate în document, se rearanjează în indexul cardului de referință, iar o fișă similară din fișa de referință. indexul este scos și distrus sau folosit pentru a crea un index suplimentar de card de referință pentru căutarea documentelor de către un alt motor de căutare.Atribut (de exemplu, dacă indexul principal al cardului este construit pe o bază tematică, atunci cardurile suplimentare pot fi aranjate în ordine alfabetică de corespondenţi).

În muncă operațională există dulapuri pentru anul curent și anul trecut. Perioada generală de stocare a cardurilor este de 3 ani. În indexul de fișe al actelor legislative și de reglementare și administrative cardurile rămân până la înlocuirea documentelor cu altele noi.

Posibilitățile serviciilor de informare și referință au fost extinse semnificativ odată cu introducerea unui sistem automat de înregistrare.

Trimiterea documentelor. Prelucrarea și trimiterea documentelor de ieșire, precum și primirea și prelucrarea documentelor de intrare, sunt efectuate central sau de către un secretar sau în cadrul unei expediții (expeditor).

După ce au primit un document pentru expediere, în primul rând, verifică corectitudinea executării acestuia:

prezența unei semnături;

prezența unei date (dacă nu se află pe documentul trimis, se aplică);

prezența unui titlu;

prezența unui semn despre interpret;

adresarea corectă;

dacă documentul este destinat unui corespondent unic, prezența unei adrese;

prezența tuturor paginilor din document și a tuturor anexelor specificate.

Aceste elemente de design sunt necesare la trimiterea unui document atât prin poștă, cât și prin fax. În cazul în care documentul este executat incorect sau nu este prezentat într-un set complet, acesta este returnat antreprenorului pentru revizuire.

Când un document este trimis prin poștă, acesta este convertit. Documentele trimise la o singură adresă sunt puse împreună într-un singur plic. Plicurile sunt adresate, marcate. Pentru corespondenții obișnuiți, plicurile sunt pregătite din timp. Toată înregistrarea documentelor destinate expedierii se efectuează în strictă conformitate cu cerințele regulilor poștale.

Cu toate acestea, în anul trecut odată cu dezvoltarea transmiterii documentelor prin canale de comunicare telefonică (fax, e-mail), cantitatea de corespondență transmisă prin corespondență tradițională este în continuă scădere.

Transmiterea documentelor prin e-mail reduce semnificativ timpul de transfer al informațiilor și crește fiabilitatea livrării.

În același timp, nu trebuie uitat că transmiterea documentelor prin e-mail pune problema certificării autenticității semnăturii (autorizarea documentului), adică utilizarea unui program special " semnatura electronica„și încheierea unui acord de autorizare specială cu fiecare corespondent.

1.3 Tehnologia organizării muncii cu documente în școala lingvistică „Succes” la KGOU SPO KPK

În școala lingvistică „Succesul”, conducerea biroului este atribuită șefului. scoala lingvistica (ca unitate structurala). Lucrează direct cu toate tipurile de documente (intrare, ieșire, interne cu excepția contabilității) și asigură procesarea și contabilitatea acestora.

Procedura de lucru cu documentele, precum și pregătirea și executarea acestora, este descrisă suficient de detaliat în documentele de reglementare și metodologice. Pentru școala lingvistică funcționează „Succesul” ca unitate structurală a KGOU SPO KPK pozitia generala dezvoltat pe baza Legii Federației Ruse „Cu privire la educație” și a statutului colegiului.

Prezentul Regulament reglementează activitățile „Școlii Lingvistice” Succes „” ca unitate structurală a CPC. Școala lingvistică de bază normativă este Legea Federației Ruse „Cu privire la educație” din 10 iunie 1992. Nr. 3266-1 (modificat prin Legile Federale), reglementări standard privind instituțiile de învățământ de învățământ secundar profesional, aprobate prin Decretul Guvernului RF din 3 martie 2001 nr. 160, alte reglementări care reglementează activitățile unei instituții de învățământ. În activitățile sale, școala lingvistică este ghidată de legislația Federației Ruse, decretele și ordinele Guvernului Federației Ruse, deciziile Ministerului Educației din Teritoriul Khabarovsk, Carta KPC, prezentul regulament. Școala de lingvistică oferă servicii educaționale suplimentare în predarea limbilor străine copiilor de vârstă preșcolară și școlară, elevilor, studenților instituțiilor de învățământ. Școala de lingvistică implementează programe intensive, creative ale autorului și metode moderne de predare a limbilor străine.

Scopurile și obiectivele sunt crearea condițiilor favorabile pentru dezvoltarea versatilă a individului, inclusiv prin satisfacerea nevoilor elevilor în autoeducație și primirea de educație suplimentară în domeniul unei limbi străine. Studiu aprofundat al limbilor străine, istoriei și literaturii țărilor în care se află limba, cultura și studiile regionale studiate. Predarea limbilor străine folosind metode creative și intensive, pregătirea pentru admiterea la Susa și universități. Organizarea de programe de schimb cu școli străine, stagii pentru elevi și profesori, participare la Competiții internaționaleși olimpiade. Organizarea cooperării cu instituții de învățământ, fundații străine. Conducerea de seminarii pentru profesorii de limbi străine.

Toate activitățile școlare se desfășoară în conformitate cu programele dezvoltate aprobate de Ministerul Educației din Teritoriul Khabarovsk, pe o alegere fundamentată pedagogic a mijloacelor, metodelor și formelor de educație, ținând cont de interesele, înclinațiile și caracteristicile de vârstă ale elevilor de pe o bază plătită. Școala practică predarea în grup. Capacitatea grupurilor este de 10-12 persoane. Modul de cursuri este de 2-3 ori pe săptămână (4-6 ore academice), care include practica vorbirii și scrisului, ascultarea, citirea literaturii străine și specializări suplimentare. cursuri de comunicare, business, lucru cu presa, dramaturgie etc. Plata lunara conform contractului, in functie de intensitatea cursurilor. Plata se poate modifica în timpul anului din cauza inflației. Toți profesorii școlii au studii pedagogice superioare, experiență în predarea limbilor străine, lucrează în baza unui contract de muncă (contract). Durata anului școlar, trimestrele, săptămânile și durata vacanțelor se stabilește prin ordinul școlii la începutul anului școlar sau pe semestru. Elevii susțin teste de 2 ori pe an pentru a verifica asimilarea materialului educațional, au posibilitatea de a participa la viața culturală a școlii, de a face vacanțe și de a lucra la proiecte individuale.

Școala este situată în clădirea de învățământ a KPK la Krasnorechenskaya 114A și folosește proprietatea colegiului pe baza managementului operațional. Sursa de finanțare a școlii este:

fonduri bugetare și extrabugetare;

contribuții gratuite și caritabile;

alte surse în conformitate cu legislația Federației Ruse.

Fondurile primite de la cetățeni pentru școlarizare sunt direcționate către un cont special al COD și sunt distribuite în conformitate cu un acord între directorul colegiului și șeful școlii. Controlul asupra activităților financiare și economice ale școlii este efectuat de directorul KPK.

Școala este condusă de un șef numit de directorul KPC în condițiile stabilite contract de muncă... Șeful școlii recrutează și planifică strategia de dezvoltare a școlii. Profesorii școlii desfășoară activități organizatorice și educaționale în conformitate cu carta CPC și cu prezentul regulament, asigurând nivelul profesional necesar activităților lor.

Școala este în curs de reorganizare, lichidare pe baza hotărârii Consiliului instituție educațională COD prin ordin al directorului în caz de încălcare a acestei prevederi sau a chartei COD.

Documentul principal al organizației este o licență (1) cu o listă de programe educaționale profesionale, conform căreia instituția de învățământ de stat de învățământ secundar profesional „Colegiul Pedagogic Khabarovsk” are dreptul de a desfășura activități educaționale (2), precum și regulile pentru furnizarea de servicii plătite ale Colegiului Pedagogic Khabarovsk, bazate și pe dispozițiile generale ...

Reguli de prestare a serviciilor educaționale plătite COD.

Dispoziții generale:

Aceste reguli sunt elaborate în conformitate cu Legea R.F. „Cu privire la educație”, astfel cum a fost modificată prin Legea federală nr. 12-F3 din 13.01.96 (articolul 45); Regulamente tip privind o instituție de învățământ de învățământ secundar profesional; Legea Teritoriului Khabarovsk „Cu privire la procedura de introducere a serviciilor plătite de către autoritățile de stat și locale, organizațiile de stat și municipale” din 31.10.96 nr. 73; Rezoluția șefului Administrației Teritoriului Khabarovsk „Cu privire la aprobarea regulamentelor privind procedura de introducere a serviciilor plătite de către organismele guvernamentale de stat și locale, organizațiile de stat și municipale” din 01.09.97 nr. 383; Carta colegiului; alte acte normative ale R.F.

Regulile determină ordinea, tipurile de plăți servicii educaționale, condițiile și procedura de furnizare a acestora, obligațiile elevilor.

Sunt oferite servicii educaționale suplimentare plătite pentru a răspunde nevoilor educaționale ale elevilor, a îmbunătăți calitatea procesului educațional.

Posibilitatea de a presta servicii de acest tip este prevăzută de Carta colegiului și se realizează pe cheltuiala fondurilor extrabugetare ale sponsorilor, organizațiilor, persoanelor fizice, incl. părinţi.

Regulile sunt obligatorii pentru toți angajații și studenții COD.

Tipuri de servicii educaționale plătite (3).

Condiții pentru prestarea serviciilor educaționale plătite:

Colegiul oferă populației servicii educaționale plătite cu licență de desfășurare a activităților educaționale relevante.

Serviciile educaționale nu pot fi furnizate în schimbul și în cadrul activităților educaționale de bază finanțate de la buget.

Veniturile din activitățile specificate ale colegiului sunt reinvestite în această instituție de învățământ la discreția sa, inclusiv pentru creșterea cheltuielilor pt. salariile muncitori de facultate. Această activitate nu se aplică activității antreprenoriale.

Fluxul principal de lucru este alcătuit din comenzi bazate pe încheierea de contracte „cu privire la prestarea de servicii educaționale plătite” (4). Ordinele reglementează:

alcătuirea grupurilor de studiu;

Profesori;

programul școlar;

plata cursurilor;

si etc. probleme organizatorice (sărbători etc.).

Și, de asemenea, există un jurnal pentru înregistrarea prezenței și a progresului prin care este monitorizată activitatea procesului educațional și foaia de pontaj a profesorului pentru care sunt plătiți angajații.

Foile de pontaj și comenzile sunt transferate departamentului de contabilitate, care, la rândul său, controlează munca școlii și plătește munca personalului școlii.

1.4 Posibilități de utilizare a tehnologiilor informatice moderne în munca de birou

Când vorbesc despre automatizare de birou sau despre fluxul de lucru, de obicei se referă la oricare tehnologia de informație legate de procesarea documentelor – de la utilizarea procesoarelor de text la sistemele de management al fluxului de lucru și managementul bazelor de date. Într-o instituție modernă, principalele instrumente tehnologice de lucru cu documente sunt calculatoarele instalate la stațiile de lucru ale artiștilor interpreți și conectate la o rețea. Dacă o rețea de calculatoare acoperă cel puțin toate locurile de muncă ale personalului de birou din diviziile structurale ale unei organizații, atunci devine posibilă utilizarea rețelei pentru a muta documente și a urmări central progresul procesului de birou - până la munca executanților pe documente la locurile lor de muncă.

În școala lingvistică „Success” de la KGOU SPO KPK, rețeaua de calculatoare nu acoperă toate locurile de muncă ale personalului de birou, așa că este dificil să urmăriți mișcarea documentelor și să monitorizați execuția acestora. Practic, toate documentele sunt pregătite folosind editori de text și grafice, ale căror capacități sunt discutate mai jos, iar apoi, în versiunea tipărită, sunt transferate interpreților. Astfel, devine destul de dificil să controlezi implementarea lor. Pentru a simplifica sarcina de control, am dezvoltat un sistem de înregistrare automată și control al execuției documentelor bazat pe programul Outlook. Avantajele dezvoltării sistemului nostru de informații în mod specific în Outlook sunt, de asemenea, discutate în detaliu mai jos. Introducerea unui sistem computerizat de înregistrare a documentelor asigură colectarea și stocarea datelor cuprinzătoare asupra tuturor documentelor organizației, permite un control eficient și desfășurarea informațiilor și lucrărilor de referință. Lucrul cu documente în Microsoft Word

Munca modernă de birou se caracterizează prin introducerea tehnologiei informatice în procesul de lucru cu documente. Dezvoltarea tehnologiei și a noilor tehnologii informaționale permite rezolvarea uneia dintre principalele sarcini ale muncii de birou - crearea de documente - folosind diverse editori de text. Acest mediu face posibilă editarea rapidă a documentelor, utilizarea formularelor gata făcute (șabloane) în pregătirea tipurilor de bază de documente, duplicarea multiplă a documentelor create și multe altele.

Principalele produse software utilizate pentru a rezolva această problemă sunt Microsoft Word, Lexicon pentru Windows, WordPerfect pentru Windows. Cea mai optimă muncă pare să fie în Microsoft Word.

Editorul de text Word este un mediu software versatil pentru lucrul cu documente text, conceput pentru a facilita lucrul cu diferite tipuri de documente. Oferă o varietate de posibilități, atât în ​​pregătirea textelor, cât și în manipularea documentelor text gata făcute salvate pe diverse medii. Se pot forma texte noi din fragmente de texte gata făcute; diverse obiecte create în alte aplicații pot fi încorporate în texte; documentele text pot fi transmise prin liniile de comunicație ale rețelelor de calculatoare locale și globale.

Pentru editorul Word, pot fi remarcate următoarele caracteristici, de regulă, inerente altor procesoare de text:

utilizarea unei varietăți de fonturi și stilurile acestora;

utilizarea într-un singur document a simbolurilor alfabetelor diferitelor limbi (chirilic, latin, greacă, arabă, ebraică etc.);

editarea textului și verificarea ortografiei (ortografie și gramatică);

paginarea automată a documentului, introducerea antetelor de pagină (anteturi și subsoluri), note de subsol;

set de instrumente pentru grafică de afaceri încorporat (permițându-vă să includeți diagrame, desene, diagrame în text);

diverse instrumente de formatare a textului finit (aliniere, coloane, numerotare);

menținerea unui cuprins în trepte pe mai multe niveluri;

găsirea și înlocuirea unei bucăți de text;

lucrați cu mai multe documente în același timp, inclusiv documente din medii diferite (text, foi de calcul, grafică, baze de date).

În plus, editorul Word are o gamă largă de instrumente de automatizare pentru a simplifica sarcinile comune:

lucrul cu secvențe macro de simboluri;

corectarea automată a erorilor de tastare;

formatarea automată a textului pe măsură ce introduceți text (format automat);

sugestie automată a versiunii complete a datei, precum și a cuvintelor sau expresiilor din lista autotext după introducerea primelor litere (completare automată);

analiza automată a documentului pentru a evidenția prevederile-cheie ale acestuia, pe baza cărora se întocmește rezumatul autorului;

capacitatea de a crea stiluri;

furnizarea automată de sfaturi și informații de ajutor de care ați putea avea nevoie în timpul sarcinii (asistent);

prezența unui vrăjitor pentru scrisori, calendare, agende, CV-uri, plicuri, faxuri, facilitând munca de creare a documentelor.

Funcțiile enumerate ale MSWord simplifică foarte mult munca personalului de birou atunci când creează și editează documente text.

Lucrul cu documente în programul MS EXCEL

Suportul informațional pentru activitățile de management cuprinde tehnologii pentru întocmirea și prelucrarea diverselor tipuri de documente, în care un loc semnificativ îl ocupă informațiile în formă numerică (financiară, contabilă, planificare și analitică etc.), întocmite sub formă de diverse tipuri de tabele, forme de declarații, formulare, liste. În astfel de cazuri, este foarte utilă folosirea foilor de calcul Excel, cu ajutorul cărora puteți: lucra cu tabele și efectua calcule, inclusiv foarte complexe; construiți grafice pe baza datelor conținute în tabele; creați baze de date și procesați-le.

Numeroase publicații sunt dedicate descrierii capacităților MS Excel. Aici vom oferi doar câteva recomandări care pot fi utile atunci când creați documente și lucrați cu acestea în MS Excel.

Crearea oricărui document în MS Excel, indiferent de versiunea acestui program utilizată, este indicat să începeți cu o descriere a proprietăților generale folosind comanda Fișier, Proprietăți, Completați câmpurile, Titlu, Subiect, Autor, Cuvinte cheie. pentru a economisi timp atunci când căutați documente dezvoltate.

Prezentarea tabelară a datelor. Principala proprietate a unei foi de calcul Excel este capacitatea de a stoca diferite tipuri de date în celule adiacente: text, numere sau formule. Este suficient să activezi celula și să tastați pe tastatură ceea ce aveți nevoie. Tipul de date introduse este determinat automat.Este destinat nu numai stocarii datelor numerice si nenumerice, ci si efectuarii de tot felul de operatii cu aceste date. Formulele sunt esența Excel. Ele pot fi construite într-o varietate de moduri.

Prezentarea grafică a datelor statistice. În documentație, împreună cu tabelele, diagramele sunt utilizate pe scară largă. Sunt un mijloc convenabil de prezentare vizuală a datelor și completează cu succes tabele sau chiar le înlocuiește, ajută la analiza și compararea datelor pentru a facilita percepția și interpretarea acestora.

Excel are două căi diferite construirea de diagrame care diferă prin modul în care sunt stocate în memoria computerului: diagrame încorporate și diagrame individuale. Diagramele încorporate sunt diagrame suprapuse pe pagina de lucru și salvate în același fișier (acestea ocupă o parte a foii de calcul). Diagramele individuale sunt obiecte grafice independente (ocupă întregul ecran).

Pentru a construi orice diagramă, trebuie să specificați datele, care vor fi apoi prezentate într-o formă grafică. Cel mai simplu mod de a crea o diagramă încorporată este să utilizați expertul pentru diagrame. După ce facem clic pe butonul Chart Wizard, pe ecran apare o casetă de dialog, unde, după specificarea tuturor datelor, obținem o diagramă gata făcută.

Lucrul cu șabloane de utilizator. Pentru a economisi timpul petrecut cu crearea documentelor, este recomandabil să analizați în mod sistematic conținutul documentelor și să dezvoltați formularele standard ale acestora. Șablonul este baza pentru crearea unui document standard. Executarea comenzii Fișier, Nou în Microsoft Excel vă solicită să selectați unul dintre șabloanele pentru crearea unui document nou.

Anteturi și subsoluri în Excel. Pentru a simplifica lucrul cu documentele tipărite, este indicat să folosiți anteturi și subsoluri. Un subsol este un câmp în care puteți introduce materiale de referință sau explicative, cum ar fi numele fișierului, numele foii de lucru, numărul paginii, data și ora curentă, numele departamentului și alte informații despre servicii. Informațiile introduse în antetul și subsolul unei singure pagini apar în anteturile și subsolurile tuturor paginilor. Anteturile și subsolurile sunt situate în partea de sus sau de jos a paginii. În Excel, puteți utiliza formatele de antet și subsol încorporate sau puteți crea propriile formate. Înainte de imprimare, puteți seta poziția acestora față de marginea paginii.

Exemplele considerate de utilizare a editorilor de text și grafice sunt utilizate în principal ca mijloc de creare a documentelor. Dar este foarte dificil, cu un flux mare de documente într-o organizație, să cauți informațiile necesare, să urmărești relația documentului creat cu alte documente conexe. Prin urmare, în prezent, pentru suportul informațional al unei instituții moderne, sistemele de management al bazelor de date (DBMS) .ACCESS sunt din ce în ce mai utilizate ca mijloc de creare și operare a unei baze de date.

În prezent, mai multe dintre cele mai populare sisteme de gestionare a bazelor de date de birou (DBMS) sunt folosite pentru a crea baze de date în organizații mici, dar cel mai popular din multe motive este Microsoft Access DBMS (sau MS Access). În funcție de capacitățile unui anumit computer și de versiunea sistemului de operare instalat (Windows 98, Me, 2000, XP), sunt utilizate diferite versiuni ale SGBD (Access 97, 2000, XP).

Access implementează pe deplin gestionarea bazelor de date relaționale. Sistemul acceptă chei primare și străine și asigură integritatea datelor la nivel de kernel (ceea ce previne operațiunile de actualizare sau ștergere incompatibile). În plus, tabelele din Access sunt echipate cu instrumente de validare a datelor pentru a preveni introducerea incorectă indiferent de modul în care este efectuată, iar fiecare câmp de tabel are propriul său format și descrieri standard, ceea ce simplifică foarte mult introducerea datelor. Caracteristicile fundamentale ale oricărui SGBD sunt tipurile de date pe care le poate stoca și procesa. Access DBMS vă permite să utilizați următoarele tipuri de date în înregistrări:

Contor: Acest câmp este setat automat când o înregistrare nouă este adăugată la baza de date. Valorile din aceste câmpuri sunt inaccesibile utilizatorului și nu pot fi actualizate: dacă sunt șterse înregistrări, atunci contorul continuă numerotarea existentă.

Text: acest câmp poate conține până la 255 de caractere de text liber. Dacă lungimea câmpului nu este specificată, atunci valoarea implicită este de 50 de caractere: acest câmp poate conține un set arbitrar de caractere de până la 64K.

Numeric: conține numere întregi și/sau numere fracționale și ocupă de la unu la opt octeți, în funcție de tipul (valoarea) numărului.

Data/Ora: conține data în diferite formate (de exemplu, formatul scurt este 31/12/2004, formatul complet este 31/12/04 23:59:59 etc.).

Moneda: acest câmp specifică suma de bani cu o precizie de 15 zecimale întregi și 4 zecimale fracționale (în acest caz, pe ecran sunt afișate de obicei doar două zecimale).

Boolean: Aceste câmpuri conțin valori booleene DA sau NU.

Obiect OLE: Aceste câmpuri stochează obiecte care au fost transferate din alte aplicații (imagini, tabele).

Dacă nu se găsesc valori în câmpuri în timpul procesării speciale, sistemul oferă suport complet pentru valorile nule.

Prelucrarea datelor relaționale în Access datorită arhitecturii flexibile a sistemului este capabilă să satisfacă orice nevoie. În același timp, Access poate fi utilizat ca DBMS autonom în modul server de fișiere sau ca componentă client a unor produse precum SQL Server. In afara de asta. Access acceptă protocolul Open Database Connectivity (ODBC), care vă permite să vă conectați la baze de date în multe formate diferite, cum ar fi SQL Server, Oracle, Sybase și chiar mainframe DB / 2 de la IBM.

Access acceptă procesarea tranzacțiilor cu integritate garantată. În plus, este asigurată securitatea la nivel de utilizator, care vă permite să controlați accesul la date pentru utilizatori individuali și grupuri întregi.

Sistemul de ajutor Microsoft rămâne cel mai bun din industrie atât pentru utilizatorii începători, cât și pentru cei experimentați. Access oferă ajutor sensibil la context, care poate fi accesat făcând clic , iar ecranul va afișa imediat informații de ajutor cu privire la problema care interesează utilizatorul în acest moment. În acest caz, puteți accesa cu ușurință cuprinsul sistemului de ajutor, informații specifice, istoricul apelurilor anterioare și marcaje.

Expertul poate transforma orele de lucru în minute. Vrăjitorii pun întrebări principale despre conținutul, stilul și formatul obiectului creat; apoi construiesc automat obiectul dorit. Access are aproximativ o sută de vrăjitori pentru a vă ajuta să proiectați baze de date, aplicații, tabele, formulare, rapoarte, diagrame, etichete de corespondență, controale și proprietăți. Puteți chiar să personalizați vrăjitorii pentru diferite sarcini. Vă permite să importați și să exportați fișiere în multe formate cunoscute, inclusiv dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, multe formate de text ASCII (inclusiv cu o lungime fixă ​​de linie sau un delimitator specificat) și Vezi și date HTML. Importul creează un tabel Access; exportarea unui tabel Access creează un fișier în formatul specificat.

Conectarea (denumită anterior atașament) înseamnă că puteți utiliza date externe fără a crea un tabel Access. Puteți face o legătură similară cu datele dBASE, FoxPro, Excel, ASCII și SQL. O caracteristică foarte puternică - conectarea tabelelor Access la tabelele lor externe și apoi partajarea acestora - se aplică tabelelor Access, dBASE, FoxPro și SQL Server.

Ferestrele de proiectare a formularelor și a rapoartelor au aceeași interfață și oferă utilizatorului multe opțiuni. Formularul sau raportul este conceput conform principiului WYSIWYG (What You See Is What You Get). Prin adăugarea unui alt control, utilizatorul vede cum se modifică formularul creat.

Formularele și rapoartele pot include etichete, câmpuri de date text, butoane radio, casete de selectare, linii și dreptunghiuri și le pot stila prin evidențierea elementelor cu culoare și umbră. În plus, puteți include imagini întregi, diagrame, subformulare și subrapoarte. În același timp, toți parametrii de prezentare a datelor rămân complet sub controlul utilizatorului.

Formularele pot cuprinde multe pagini, iar rapoartele pot avea mai multe niveluri de grupare și rezumare a datelor.

Formularele și rapoartele pot fi previzualizate pentru o vedere de pasăre prin mărire. În modul de proiectare, puteți vizualiza raportul cu date fictive, astfel încât să nu trebuie să așteptați ca un fișier real mare să fie procesat.

Report Designer este un instrument foarte puternic, cu până la zece niveluri de grupare și sortare. Vă permite să creați rapoarte care arată procente și totaluri în doar două treceri.

Una dintre cele mai puternice caracteristici ale Access este, de asemenea, cea mai importantă. Relațiile vă permit să legați grafic tabele. Puteți chiar lega tabele care reprezintă diferite tipuri de fișiere (de exemplu, un tabel Access și un tabel dBASE). După o astfel de legătură, tabelele acționează ca un întreg și acum puteți construi interogări în legătură cu orice date din ele. Puteți selecta anumite câmpuri, defini o ordine de sortare, puteți crea expresii calculate și puteți introduce criterii pentru selectarea înregistrărilor dorite. Puteți afișa rezultatele rulării unei interogări ca tabel, formular sau raport. Utilizatorului nu i se cere să configureze legături în prealabil: în schimb, este suficient să intri în designerul de interogări (de exemplu, atunci când trebuie să construiești un anumit raport).

Interogările se aplică și în alte cazuri. Puteți crea interogări care calculează totaluri, să afișeze tabele grupate și să construiască tabele noi. Puteți chiar să utilizați o interogare pentru a actualiza datele din tabele, pentru a șterge înregistrări și pentru a adăuga un tabel la altul.

Access utilizează aceeași aplicație grafică ca și Microsoft Word, Excel, PowerPoint și Project. Vă permite să creați sute de tipuri de grafice și diagrame, personalizându-le în funcție de nevoile dvs. specifice. Puteți crea diagrame cu bare, bare, plăcintă, suprafață și alte diagrame atât în ​​2D, cât și în 3D. Ele pot fi însoțite în mod arbitrar de text, decorate Culori diferiteși modele. Valorile pot fi afișate în bare sau secțiuni de diagrame circulare. Puteți roti imaginile diagramei astfel încât să fie afișate din orice unghi convenabil. Toate acestea sunt furnizate de programul Access Graph.

Cu DDE (Dynamic Data Exchange) și OLE (Object Linking and Embedding), puteți adăuga tot felul de obiecte noi la formularele și rapoartele Access. Aceste obiecte pot fi sunet, imagini, diagrame și chiar clipuri video. Puteți încorpora obiecte OLE (cum ar fi hărți de biți) sau documente de procesor de text (Word sau WordPerfect) sau puteți face link la foi de calcul Excel. Prin conectarea acestor obiecte la baza lor de date, utilizatorul poate crea formulare și rapoarte dinamice și poate utiliza aceleași informații în diferite aplicații Windows.

Acces oferă acum toate caracteristicile care permit unei aplicații să comunice cu Internetul/intranetul. Cu un singur clic, puteți salva tabele, interogări, formulare și rapoarte în format HTML. Un vrăjitor permite chiar și unui începător să transfere coduri HTML de la un obiect pe o pagină Web, făcându-le disponibile pentru utilizare de către oricine navighează pe Internet. Hyperlink-urile vă permit să accesați datele care se află pe o pagină Web direct din formularele Access.Conține peste o sută de funcții (programe mici încorporate care returnează o valoare ca urmare a execuției) care îndeplinesc o varietate de sarcini. Există funcții pentru manipularea bazelor de date, șiruri de caractere, numere în format de dată și oră, matematice, de afaceri și financiare. Ele pot fi folosite pentru a crea expresii calculate în formulare, rapoarte și interogări.

Pentru non-programatori (sau utilizatori cu putere care pur și simplu nu doresc să programeze), Access oferă macrocomenzi. Acestea vă permit să automatizați unele sarcini. Aproximativ cincizeci de macrocomenzi fac posibilă manipularea datelor, crearea de meniuri și casete de dialog, deschiderea formularelor și rapoartelor, într-un cuvânt, automatizarea aproape oricărei sarcini. Folosind macrocomenzi, puteți rezolva aproximativ 90% din toate sarcinile de procesare a datelor. Acesta este un mediu serios de dezvoltare a aplicațiilor, cu un limbaj de programare cu funcții complete. Visual Basic pentru aplicații - VBA (cunoscut anterior ca Access Basic) adoptă o abordare orientată pe obiecte a programării și permite programatorului să facă aproape orice se poate imagina. Este un limbaj de programare structurat puternic.

Mediul de dezvoltare cu funcții complete acceptă multe funcții moderne puternice: modul cu mai multe ferestre pentru editare și depanare, verificare automată a sintaxei, puncte de întrerupere, execuție pas cu pas și chiar ajutor de sintaxă care afișează opțiuni pentru comenzile de intrare pe ecran.

În afaceri sau sfera personală de multe ori trebuie să lucrați cu date de la surse diferite, fiecare dintre acestea fiind asociat cu un anumit tip de activitate. Sunt necesare anumite cunoștințe și abilități organizatorice pentru a coordona toate aceste date. Microsoft Access combină informații din surse diferite într-o singură bază de date relațională. Formularele, interogările și rapoartele pe care le creați vă permit să actualizați rapid și eficient datele, să obțineți răspunsuri la întrebări, să căutați datele de care aveți nevoie, să analizați datele și să imprimați rapoarte.

În baza de date, informațiile din fiecare sursă sunt stocate într-un tabel separat. Când lucrați cu date din mai multe tabele, se stabilesc relații între tabele.

Pentru a căuta și selecta date care îndeplinesc anumite condiții, se creează o interogare. Interogările vă permit, de asemenea, să actualizați sau să ștergeți mai multe înregistrări în același timp, să efectuați calcule încorporate sau ad-hoc.

Formularele sunt folosite pentru a vizualiza, introduce sau modifica date direct în tabel. Formularul vă permite să selectați date dintr-unul sau mai multe tabele și să le afișați pe ecran folosind un aspect standard sau creat de utilizator.

Puteți utiliza un raport pentru a analiza datele sau pentru a le imprima într-un mod specific, de exemplu, puteți crea și tipări un raport care grupează datele și calculează totaluri.

Pentru a efectua automat unele operațiuni, se folosesc macrocomenzi care conțin un set de una sau mai multe macrocomenzi, cum ar fi deschiderea formularelor sau tipărirea rapoartelor. Macro-urile pot fi utile pentru automatizarea sarcinilor efectuate frecvent. De exemplu, atunci când utilizatorul face clic pe un buton, puteți rula o macrocomandă care imprimă un raport.

Uneori este necesar să vă creați propria procedură, care ar trebui să fie lansată din orice fereastră din baza de date, sau o procedură concepută pentru a gestiona un anumit eveniment. Un set de astfel de proceduri în limbajul Visual Basic, colectate într-o unitate de program, se numește modul. Există două tipuri principale de module: module de clasă și module standard. Modulele de clasă sunt module de formular și module de raport asociate unui anumit formular sau raport. Acestea conțin adesea rutine de evenimente (cum ar fi apăsarea unei taste) și sunt generate automat atunci când este creată prima rutină de eveniment. Modulele standard conțin proceduri generale care nu sunt asociate cu niciun obiect, precum și proceduri utilizate în mod obișnuit care pot fi lansate din orice fereastră din baza de date.

CAPITOLUL 2. UTILIZAREA PERSPECTIVELOR MS PENTRU ORGANIZAREA PRELUCRĂRII AFACERILOR ȘI A CIRCULĂRII DOCUMENTELOR

.1 Mijloace moderne de organizare a muncii de birou și a fluxului de documente

Cerințe pentru munca modernă de birou și fluxul de documente. Fiecare document trebuie să ajungă rapid la destinatar (altfel pur și simplu nu are sens). În multe cazuri, sarcina de a preda documentul este încredințată unui important agenție guvernamentală- Poștă. Totuși, se cere în continuare documentului că acesta ar fi întotdeauna util și că ar putea fi găsit rapid la momentul potrivit.

Când lucrați cu un document, trebuie să respectați anumite reguli. Desigur, astfel de reguli nu pot fi complicate, dar ar trebui să fim de acord că astfel de reguli ar trebui să fie și ar trebui urmate. Nimeni nu va contrazice această teză, dar, din păcate, în practica oricărei organizații, există suficiente exemple enervante (și costisitoare) de neîndeplinire a cerințelor elementare de muncă de birou.

Nu ar trebui să se aștepte ca toți angajații să fie extrem de disciplinați în orice moment și să fie ajutoare pentru mers. Dar un angajat inteligent ar trebui să știe întotdeauna de unde să obțină un răspuns la întrebările sale.

Experiența a arătat că, chiar și într-un birou mic, regulile de afaceri trebuie scrise. Într-adevăr, dacă ceri și aștepți ordine de la subordonați, nu ar trebui să te bazezi pe memoria colectivă a angajaților tăi. Este mai bine să petreci două ore o dată la elaborarea unui set de reguli generale decât să fii supărat constant de lipsa documentelor necesare și de „prostia” angajaților.

Fundamentele muncii de birou. Ce ar trebui să se reflecte în regulile interne ale muncii de birou? Este imposibil de prevăzut totul și nu este nevoie să lupți pentru acest lucru, dar se recomandă să stipulezi unele cerințe standard în aceste reguli.

În primul rând - chiar lista de afaceri ale companiei sau diviziei, denumirile și numele acestora.

Este necesar să se indice cine este personal responsabil pentru fiecare dintre cazuri și unde trebuie păstrate aceste cazuri. Pentru a evita confuzia, ar trebui să instalați lista solicitata funcţionarii care trebuie să avizeze documentele fiecăruia dintre cauze.

Ar trebui stabilit pe ce computere și în ce foldere ar trebui să fie stocate fișierele documentelor fiecărui caz, cine poate avea acces la fișierele fiecărui caz.

Ordinea de lucru pe un document nu trebuie întotdeauna reglementată, dar buna practică presupune ca pe fiecare computer să fie alocat un folder prestabilit pentru lucrul la documentele curente. Acest lucru este foarte util atunci când aveți nevoie urgent să găsiți un fișier în absența proprietarului acestuia. Trebuie stipulat în mod special că după aprobarea documentului, versiunile acestuia să fie șterse pentru a evita neînțelegerile, iar fișierul documentului să fie mutat din folderul documentelor curent în folderul destinat acestuia.

Ar trebui convenită și perioada de păstrare a documentelor și a fișierelor asociate.

Este recomandabil să se stabilească în prealabil procedura de scoatere temporară a documentelor din dosare (de exemplu, buna practică impune ca în locul unui document sechestrat să fie introdusă în dosar o coală de hârtie care să indice cine, când și de ce a luat documentul). scos din dosar).

Trebuie specificate cu siguranță procedura de înregistrare a documentelor și caracterul obligatoriu al acestei proceduri. De obicei, documentele se înregistrează prin formarea numărului de document din numărul cauzei și numărul de înregistrare în sine, fără a uita de data înregistrării.

O copie a documentului păstrat la dosar, de regulă, trebuie să fie semnată de dezvoltator și toate vizele necesare.

În special, trebuie stipulate procedura și calendarul de distribuire în cadrul companiei a documentelor, inclusiv deciziile operaționale (decizii și ordine ale managerilor, procese-verbale ale ședințelor operaționale etc.). Cine este responsabil pentru acest lucru ar trebui să fie indicat.

În regulile muncii de birou, se recomandă să se stipuleze o listă de acțiuni care trebuie documentate folosind acte de forma stabilită - pedanteria de acest fel nu va înstrăina liderii conștiincioși. Este util să atașați mostre de documente standard la regulile muncii de birou și, pe măsură ce dobândiți experiență, chiar să indicați numele și locația fișierelor șablon corespunzătoare ale documentelor standard de pe discurile computerului - acest lucru va economisi timp, va disciplina personalul și va contribui la formatia identitate corporativă lucra cu documente.

Munca de birou și gestionarea documentelor folosind sisteme de comunicații electronice. Transmiterea documentelor este de obicei de încredere prin poștă. Dar dezvoltarea tehnologiei informatice în ultimele decenii a dus la faptul că oficiul poștal din toate țările și-a pierdut monopolul asupra transferului de informații. Reechiparea minoră a oricărui computer îl face un instrument de comunicare puternic.

Această carte nu descrie complexitățile comunicațiilor electronice - aceasta este afacerea profesioniștilor, iar zeci de companii își oferă serviciile competente în acest domeniu. Este important pentru noi să înțelegem ce oportunități sunt ascunse în sistemele de comunicații electronice.

Există două tipuri fundamental diferite de dispozitive de comunicații electronice. În timp ce diferența dintre cele două poate fi complet subtilă pentru utilizator, este util să știi despre ele.

Primul grup este conceput pentru a susține rețele locale de computere, distanța dintre care poate fi de la metri la kilometri. Mai mult, fiecare dintre computerele rețelei locale trebuie să fie echipat cu un dispozitiv electronic special - așa-numita placă de rețea. În plus, toate incluse în rețea locală calculatoarele trebuie conectate între ele cu un cablu special și sunt necesare unele echipamente suplimentare. Compoziția sa depinde foarte mult de lungimea rețelei locale.

Al doilea grup de dispozitive nu necesită instalarea unor rețele speciale de cablu; inițial se concentrează pe utilizarea canalelor standard de comunicații telefonice. Pentru a utiliza această tehnologie, un computer trebuie să fie echipat cu un dispozitiv special - un modem, iar cu ajutorul acestui dispozitiv trebuie să fie conectat la canalele de comunicare telefonică. Când utilizați modemuri, distanța dintre computere și amplasarea acestora nu mai contează - aveți nevoie doar de acces la canalele de comunicare telefonică. Rețeaua mondială de calculatoare Internet se bazează pe acest principiu. Cu toate acestea, este necesar să înțelegem că software-ul dezvoltat pentru Internet poate funcționa cu succes în rețelele locale de computere din interiorul ochiului. În țările cu cele mai dezvoltate comunicații electronice, semnătura digitală este deja utilizată pe scară largă în multe domenii de activitate și chiar, de exemplu, în sistemele de management al producției corporative, în sistemele de proiectare asistată de computer, în sectorul bancar. Semnătura electronică a devenit așa factor important viața de afaceri, că SUA au adoptat deja o lege privind procedura de utilizare a acesteia, iar aceasta, în anumite condiții, este echivalată cu o semnătură tradițională (totuși, în legislația SUA există doar câteva proceduri legale la care o semnătură digitală nu se va aplica). Probabil, adoptarea unei legi similare în Rusia este doar o chestiune de timp.

Sisteme de management al documentelor corporative. Orice document poate fi prezentat ca dosar. Și manipularea fișierelor, procesarea și transferul lor este ceea ce fac cel mai bine computerele. Prin urmare, logica desfășurării evenimentelor, a competiției și a geniului uman a realizat rapid faptul că acum documentul poate fi format, convenit, semnat, trimis și citit fără a-l pune pe hârtie. Deoarece computerul nu uită nimic, nu pierde nimic și nu încurcă nimic, iar costul stocării informațiilor în el scade rapid, sa dovedit a fi eficient să încredințezi computerelor toate documentele companiei în totalitate.

Suma tuturor realizărilor tehnologiei informației a dus la apariția sistemelor de management al documentelor corporative. Pentru a crea un astfel de sistem, este necesar ca angajații companiei să aibă acces la calculatoare dotate cu comunicații electronice și software special. Sistemul de management al documentelor corporative vă permite să faceți cu documentele tot ceea ce se face cu ele în orice lucru de birou și sistem de management al documentelor. În același timp, sistemul de management al documentelor corporative oferă oportunități fundamental noi disponibile doar computerelor. Aceasta înseamnă că în cadrul unui astfel de sistem, computerele combină toate calitățile lor cele mai bune pentru binele afacerii.

De exemplu, într-un astfel de sistem de flux de lucru, puteți pune o semnătură electronică pe un document, puteți restricționa accesul la document, îl puteți trimite anumitor angajați într-o anumită ordine, puteți determina în orice moment unde și în ce stadiu al procesării se află orice document. , și vizualizați notele legate de documentul angajaților care l-au procesat.

Sistemul de management al documentelor corporative este capabil să înțeleagă și să fie utilizat corect în procesele de procesare a documentelor companiei. Acestea vă permit să descrieți un document tipic (de intrare sau de ieșire), detaliile sale caracteristice, ordinea procesării sale și drepturile participanților la un astfel de proces. După aceea, procesul va fi urmat automat cu strictețe și acuratețe. Documentul va fi transferat secvenţial de la un funcţionar la altul în conformitate cu tehnologia adoptată pentru prelucrarea unui document de tipul corespunzător. Fiecare angajat va primi o notificare în timp util de primire a documentului care i-a fost trimis și nu va trebui să plece nicăieri. Documentul va veni împreună cu comentariile necesare din partea angajaților și o indicație cu cât de urgent trebuie procesat acest document. În sistemul de workflow corporate, colectarea datelor generalizate este mult facilitată, în care trebuie să procesați multe documente legate de diferite perioade de timp și diferite domenii de activitate.

Mai mult, un document în astfel de sisteme devine nu numai documentul în sine, un tabel, o diagramă, ci și orice imagine (statică sau dinamică), înregistrarea sunetului și, în general, tot ceea ce un computer este capabil să proceseze. Un exemplu de imagine statică poate fi, de exemplu, un desen de orice complexitate sau un model electronic al unei unități, produsului sau structurii. O imagine dinamică poate fi o simplă prezentare promoțională sau chiar un videoclip real. Amintiți-vă că sistemul de management al documentelor corporative este insensibil la distanțe și permite, în cadrul unui singur sistem, conform unor reguli uniforme, să lucreze în toate sucursalele companiei (inclusiv, de exemplu, filialele din Australia și Magadan) ca și când toată lumea ar fi stat în camere invecinate. În acest caz, lucrările se vor desfășura în timp real, adică câteva minute sunt suficiente pentru a trimite un document pe mii de kilometri.

Desigur, un sistem de management al documentelor corporative nu este o plăcere ieftină. Dar cât de mult poate costa un document pierdut sau procesat incorect într-o chestiune vie, cât poate costa o informație în timp util și exactă? Uneori este o chestiune de supraviețuire a firmei. În plus, să nu uităm că reducerea costului procesării datelor computerizate și stocării informațiilor în memoria computerului este unul dintre cele mai dinamice procese pozitive din istoria omenirii.

Pot fi menționate mai multe specii demne de remarcat software sisteme de management al documentelor corporative, dar unul dintre liderii de necontestat pe această piață este sistemul Lotus Notes și o gamă largă de sisteme și produse software construite pe soluțiile sale caracteristice. Aceasta este tocmai gama de sisteme și soluții software, ale căror capacități vor trebui înțelese cu participarea dealerilor și experților, ținând cont de solicitările unei anumite companii. Este important să ne dăm seama că în prezent tehnologiile Lotus Notes includ atât instrumente de dezvoltare a aplicațiilor (programe) pentru medii de calcul distribuite (multicomputer), cât și gata făcute. produse software pentru managementul documentelor corporative. Un exemplu (nu singurul) de produs software construit pe tehnologii Lotus Notes și care oferă suport pentru fluxul de documente corporative este sistemul Domino.Doc..Doc are capabilități foarte largi de creare și gestionare a documentelor într-un mediu de calcul distribuit, oferind fiabilitatea caracteristică soluțiilor industriale moderne, inclusiv următoarele funcții:

dezvoltarea documentelor folosind orice software Windows;

sprijin pentru munca colectivă pe documente;

înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire;

suport sub formă de documente a oricăror date care pot fi stocate în formă electronică;

salvarea versiunilor de documente;

mijloace la scară completă de căutare a textului și de regăsire a documentelor; Despre crearea documentelor standard;

suport de mijloace industriale de protecție și criptare a documentelor;

asigurarea identificării utilizatorilor și a grupurilor de lucru de utilizatori în conformitate cu structura ierarhică a organizației;

suport pentru lucrul cu utilizatori mobili și deconectați (de exemplu, cu vânzători care au computere laptop și le conectează periodic la rețea).

Desigur, un astfel de sistem software complex necesită reglare și întreținere calificată de către specialiști, dar eficiența și flexibilitatea sa ridicată vor oferi o soluție la multe dintre problemele care sunt cheia muncii productive. Pentru cei care încearcă să reușească afaceri moderne Este important să înțelegeți că într-un mediu în schimbare rapidă nicio soluție nu va fi bună pentru foarte mult timp. Instrumentele de configurare a sistemelor de management al documentelor corporative (și, bineînțeles, Domino.Doc) vă permit să asigurați rapid orice manevre ale companiei, atât în ​​ceea ce privește structura acesteia, cât și specificul serviciilor oferite, cu încrederea că informațiile confidențiale vor să rămână confidențiale și informații exacte și complete - exacte și complete.

Terminând o scurtă descriere a sistemelor de management al documentelor corporative, ar trebui să subliniați că noi produse și soluții software apar rapid pe această piață și, dacă sunteți interesat, asigurați-vă că vă familiarizați cu întreaga gamă de produse și servicii software de pe piață. înainte de a lua o decizie.

2.2 Implementarea fluxului de documente al școlii lingvistice „Succes”, ca subdiviziune structurală a KGOU SPO KPK, în mediul „MS Outlook”

.2.1 Caracteristici ale sistemului „Microsoft Outlook”.

Alături de programul de prezentare Power Point, Outlook Communication Manager este încă unul dintre cei din afara suitei MS Office. Utilizatorii acasă îl șterg aproape imediat din lista de programe instalate în timpul instalării „birou”. Și printre angajații firmelor și întreprinderilor sunt puțini dintre cei care pot profita din plin de posibilitățile acestui pachet minunat.

O parte considerabilă de responsabilitate pentru acest fapt nefericit revine dezvoltatorilor înșiși - până la lansarea celei mai recente versiuni, Outlook a rămas unul dintre cele mai greoaie și incomode module MS Office, iar numărul sălbatic de erori din versiunea localizată destul de a stricat starea de spirit a utilizatorilor casnici. Și asta era cu atât mai enervant cu cât, conform planului creatorilor, trebuia să devină centrul unei suite de birou și un instrument de zi cu zi pentru orice utilizator. Astăzi există toate motivele pentru aceasta - erorile au fost remediate, iar lucrul cu programul a devenit mult mai convenabil decât înainte.

Agenda de adrese. Contactați managerul. Dacă Outlook este „inima” MS Office, atunci inima Outlook în sine este, fără îndoială, managerul de contacte. La urma urmei, datele din agenda vor fi folosite nu numai de el însuși, ci și de toate programele familiei MS Office. Spre deosebire de simpla agendă de adrese Outlook Express, managerul de contacte vă permite să compilați un dosar întreg despre toți colegii dvs., colegi familiari. Pe lângă informațiile pur comerciale, agenda de adrese oferă câmpuri speciale pentru numele soției, ziua de naștere, aniversarea nunții colegului sau prietenului tău. Deocamdată, nu vă faceți griji cu privire la motivul pentru care programul trebuie să se întrebe despre astfel de detalii personale - trebuie doar să completați formularul de agendă. Vom vedea mai târziu cât de complet folosește Outlook toate informațiile pe care le introduceți.

Contact Manager vă permite nu numai să creați înregistrări separate pentru fiecare destinatar, ci și să le combinați în grupuri, creând așa-numitele „liste de corespondență” - această funcție va fi utilă atunci când trebuie să trimiteți același mesaj sau fișier tuturor angajaților a unui departament din biroul dumneavoastră.

E-mail. În Windows, după cum știm, reprezentantul junior al familiei Outlook, Outlook Express, gestionează e-mailul. Și face față acestei lucrări aproape mai bine decât „fratele său mai mare”. Funcționează mai corect cu codificări în limba rusă, altele decât codarea standard Windows; poate primi nu numai mesaje de e-mail personale, ci și mesaje de la grupuri de știri...

Dar ideea aici nu este că Outlook Express este bun, iar Outlook este rău: doar că cele două programe au „sfere de activitate” ușor diferite. Orientat să lucreze într-un mediu de rețea corporativă, Outlook vă permite să trimiteți un mesaj sau un fișier nu numai către Internet, ci și colegului dvs. din rețeaua locală.

Puteți crea mesaje nu numai în editorul încorporat al programului, așa cum a fost în Outlook Express: acum orice pachet MS Office poate deveni „birou”. După ce ați creat un tabel în Excel sau un document text în Word, puteți, fără a părăsi programul, să îl trimiteți destinatarului dorit folosind meniul „Fișier / Trimitere”.

Ca pachet pentru utilizare în afaceri, Outlook are metode foarte avansate de protejare a mesajelor trimise cu criptare încorporată și semnătură electronică personalizată. Pentru un utilizator casnic, toate aceste grade de protecție, de cele mai multe ori par excesive, dar fiți sigur că atunci când trimiteți date confidențiale, o precauție suplimentară nu va strica. Are Outlook și un sistem de filtrare pentru curățarea corespondenței de tot felul de „gunoi electronic” - reclame comerciale care sunt turnate în fiecare cutie poștală din abundență fără acordul proprietarului.

Fax. În primele versiuni de Outlook, MS Fax a fost inclus ca client de fax și era pur și simplu imposibil să lucrezi cu el fără lacrimi. Cu Outlook 2000, dezvoltatorii au decis să corecteze această omisiune prin înlocuirea produsului lor intern cu o versiune redusă a suitei Symantec Fax.

Puteți crea un mesaj fax direct din shell-ul Outlook, dar este mult mai convenabil să o faceți din alte pachete MS Office - Word sau Excel - folosind meniul deja familiar Fișier / Trimitere. Asistentul pentru mesaje fax vă va permite să adăugați un antet frumos și informativ la documentul dvs., iar toate informațiile necesare pentru trimitere, inclusiv numărul de fax, vor fi preluate din agendă. Pe lângă trimitere, Outlook poate fi configurat să primească faxuri, atât manual, cât și automat. Unul dintre puținele dezavantaje ale vrăjitorului de fax Outlook este incapacitatea de a trimite într-un program la un număr mare de utilizatori: pentru aceasta trebuie să instalați o versiune suplimentară cu funcții complete de Symantec WinFax Pro.

Videoconferinta. În cazul în care computerul destinatarului dumneavoastră este echipat cu cel puțin cea mai simplă cameră Web, puteți oricând organiza o „videoconferință” în timp real folosind programul Net Meeting instalat pe computer. Și poți apela viitorul tău omolog pentru o „întâlnire” virtuală, bineînțeles, folosind Outlook. Singurul păcat este că în practica afacerilor interne, videoconferința în cadrul biroului este încă relativ neobișnuită, iar șefii preferă să distribuie instrucțiuni valoroase subordonaților, ca să spunem așa în mod real.

Calendar - și nu numai un calendar, ci și un jurnal detaliat, cu posibilitatea de a întocmi un program orar chiar și pentru un an întreg înainte. Totodată, toate evenimentele și întâlnirile programate pentru fiecare zi pot fi împărțite pe categorii, iar pe viitor, programul pentru fiecare dintre ele poate fi afișat pe ecran separat. Veți primi un calendar separat pentru „întâlniri de afaceri”, „întâlniri”, „pranzuri” și „întâlniri de planificare”... și poate chiar „întâlniri de dragoste”. Desigur, nu există o astfel de categorie, dar nimic nu va împiedica utilizatorul să o creeze singur.

Pe lângă evenimentele unice, puteți programa și evenimente recurente. Calendarul rezultat poate fi afișat în mai multe moduri: evenimente pentru ziua curentă, pentru o săptămână, pentru o lună.

Sarcini. În plus față de calendar, Outlook are încorporat un instrument de programare - lista de activități. În ea puteți nu numai să descrieți în detaliu ce ar trebui făcut și când, ci și să indicați cât timp intenționați să vă întâlniți, care este cantitatea de muncă, cât va costa finalizarea etc.

Un alt detaliu mic, dar important: Outlook poate înregistra primirea comenzilor și alte tipuri de documente electronice într-un folder special numit „Jurnal”.

2.2.2 Rezolvarea problemelor de contabilitate și control al execuției documentelor în mediul „MS Outlook”

1. Lansați Outlook făcând clic pe butonul de pe panoul Microsoft Office sau folosind butonul Start:

Start - Programe - Microsoft Outlook

Să găsim grupuri de foldere de lucru în fereastra programului.

Urmărirea persoanelor din dosarul Contacte. Dosarul Contacte este organizat ca o bază de date. În acesta, putem salva o mare varietate de informații: adresa de e-mail, adresa poștală, mai multe numere de telefon și unele informații personale legate de persoana de contact, de exemplu, ziua de naștere și aniversarea unui eveniment. Când introduceți un nume sau o adresă de contact, Outlook împarte aceste informații în componente și le plasează în câmpuri separate. Putem sorta, grupa și filtra contactele după orice parte a numelui sau a adresei. Doar faceți clic pe butonul sau selectați o comandă de meniu pentru a trimite contactului respectiv o solicitare de întâlnire, un e-mail sau o sarcină. Când salvați informații de contact într-un fișier, numele fișierului poate fi: prenume, prenume, numele organizației, porecla persoanei de contact sau orice alt cuvânt care vă va ajuta să găsiți rapid acest contact, de exemplu, „catering”. Pot fi introduse până la trei adrese pentru fiecare persoană de contact. Una dintre ele poate fi specificată ca fiind poștală, după care poate fi tipărită pe etichete de corespondență, plicuri și folosită pentru a crea scrisori către mai mulți destinatari.

Când creați contacte în calendar, paginile corespunzătoare afișează automat un mesaj despre evenimentul asociat contactului, de exemplu, ziua de naștere a persoanei specificate.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Contacte”.

Să creăm o nouă persoană de contact. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Creare” din bara de instrumente. Se va deschide o fereastră de contact

Să introducem informații despre contact în câmpurile propuse din fila „General”. Unele dintre câmpuri au butoane care vă permit să introduceți informații mai precis. De exemplu, să facem clic pe butonul „Nume complet”. Se va deschide o fereastră suplimentară pentru introducerea unui nume. Completați câmpurile asociate cu numele persoanei de contact.

Fila „Acțiuni” va reflecta în continuare toate acțiunile legate de acest contact: apeluri telefonice, trimiterea de mesaje și altele.

Informațiile despre fiecare contact sunt salvate într-un card separat. Să închidem fereastra de contact și să vedem cum sunt prezentate informațiile în folderul Contacte.

Vom crea mai multe contacte din diferite organizații cu care compania noastră întreține relații de afaceri.

8. Să creăm mai multe contacte cu angajați dintr-o singură întreprindere. Pentru aceasta:

dublu clic pe contactul existent;

selectați comanda din meniul „Acțiuni” - „Creați contact în aceeași întreprindere”; se va deschide o fereastră în care vor fi deja completate unele dintre câmpurile legate de adresa și numerele de telefon ale companiei;

vom introduce informațiile care lipsesc și, de asemenea, le vom modifica, dacă este necesar, pe cele existente.

Să introducem informațiile despre angajații companiei noastre în folderul „Contacte” și, în primul rând, informațiile despre director.

Să schimbăm vizualizarea curentă a informațiilor despre contactele din dosar, folosind comanda „Vizualizare” - „Vizualizare curentă” și alegând o vizualizare din lista furnizată:

Carduri de Adresă

Cărți de adresă detaliate

Lista de telefon

Prin organizație sau altele.

Apel telefonic. Urmărirea apelurilor telefonice de afaceri este foarte importantă. Anterior, cu o bună organizare a muncii, se folosea o carte specială pentru înregistrarea mesajelor telefonice, care reflectau informații: cui sau de la cine era apelul, data, ora, textul mesajului, cine a primit (transmis). În mediul Outlook, puteți crea automat o înregistrare a convorbirilor telefonice efectuate.

Dacă aveți un modem, Outlook poate forma numere de telefon de contact. În același timp, timpul conversației poate fi înregistrat în Outlook, care este introdus în Jurnal. De asemenea, puteți adăuga note despre conversație acolo.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Contacte”. Să selectăm persoana de contact pe care să o sunăm.

Pe bara de instrumente, deschideți lista făcând clic pe butonul „Apelare automată” sau selectați comanda „Apelați o persoană de contact” din meniul „Acțiuni”. Selectați unul dintre telefoanele de contact din listă. Se va deschide fereastra „Apel nou”.

Bifați caseta „Creați o înregistrare în agendă de fiecare dată când suni”.

Să facem clic pe butonul „Apelați”. Dacă există un modem, apelarea numărului de telefon va începe imediat și se va deschide fereastra „Apel telefonic” în același timp. Când modemul face o conexiune, puteți ridica receptorul și puteți închide fereastra „Apel nou”.

Este deosebit de important să indicăm parametrii de angajare dacă lucrăm în grup și să comunicăm planurile noastre altor participanți prin intermediul rețelei. Opțiunile noastre de angajare îi vor ajuta să-și planifice programul de lucru.

În fereastra „Apel telefonic”, vom face o notă despre subiectul conversației și vom descrie mai detaliat conținutul conversației. Cu bune calificări, secretarul poate vorbi și înregistra conversația în același timp.

Să închidem fereastra după înregistrarea informațiilor despre apel în ea. Când a fost întrebat de program „Doriți să salvați modificările pe care le-ați făcut?” raspunde afirmativ. După aceea, informațiile despre apelul telefonic vor fi salvate în cartela de contact și în „Jurnal”.

Îmbinați folderul Contacte cu documente Word. La trimiterea scrisorilor trebuie să înscriem pe plicuri adresele destinatarilor, precum și adresa de retur. Această lucrare se poate face automat folosind informații din dosarul dvs. Contacte. Pentru a face acest lucru, utilizați modul „Mail Merge” în mediul de programare Word.

Tehnologia muncii

Să deschidem un nou document Word.

Să executăm comanda „Service” - „Plicuri și autocolante”. Se deschide fereastra Plicuri și etichete.

Să mergem la fila „Plicuri”. Vom vedea câmpuri pentru introducerea adresei destinatarului și a adresei de retur. Deasupra fiecărui câmp este o pictogramă „Agendă”.

În câmpul destinatar, faceți clic pe butonul agendă. În fereastra care se deschide, selectați destinatarul.

În câmpul pentru adresa de retur, faceți clic pe butonul agendă. În fereastra care se deschide, selectați numele directorului sau altui angajat al companiei dumneavoastră, în numele căruia este trimisă scrisoarea. Debifați caseta de selectare „Nu imprimați”.

Pentru a selecta dimensiunea plicului, faceți clic pe butonul „Opțiuni”. Selectați dimensiunea dorită a plicului din listă.

Pentru a vizualiza inscripția de pe plic, faceți clic pe butonul „Adăugați” din fereastra „Plici și etichete”.

Dosarul de deschis când pornește Outlook. Când porniți Outlook, unul dintre dosare se deschide automat, de exemplu, Inbox, care conține informații despre e-mailul primit. Cu toate acestea, utilizatorul poate specifica în mod independent folderul care se va deschide la pornirea unui program, de exemplu, Outlook astăzi.

Tehnologia muncii

Să pornim programul Outlook.

Să mergem la fila „Avansat” și să facem clic pe butonul „Opțiuni avansate”.

În fereastra care se deschide, extindeți folderul „Deschidere” și selectați folderul „Outlook today” care se va deschide la pornirea Outlook.

Să terminăm lucrul cu programul.

Să redeschidem programul și să ne asigurăm că folderul specificat se deschide la pornire.

Configurarea utilizatorului. Mediul software Outlook vă permite să organizați atât munca personală a fiecărui angajat, cât și munca în grup. Munca în grup presupune capacitatea de a lucra cu aceleași documente.

Pentru a organiza munca în grup a angajaților, este necesar să se organizeze o rețea la nivelul întreprinderii și să se stabilească reguli generale de adresare și trimitere a fișierelor prin rețea de la un angajat la altul. Aceste probleme sunt tratate de un angajat special - administratorul de rețea, care vă va instrui la un anumit loc de muncă.

Mediul software Outlook oferă trei moduri de lucru cu poșta:

numai internetul;

corporative sau pentru grupuri de lucru;

nici un email.

În această secțiune, vom arunca o privire asupra capacității de a lucra offline, precum și a capabilităților de bază de colaborare în grup folosind e-mailul corporativ sau internetul.

Înainte de a începe lucrul în mediul Outlook, trebuie să ne definim ca utilizator al acestui program pe acest computer. Acest lucru se face prin crearea unui cont de utilizator de Internet. Această intrare vă va defini în continuare ca persoana implicită responsabilă pentru toate sarcinile și sarcinile din mediul Outlook.

Tehnologia muncii

În meniul „Service”, selectați elementul „Parametri”.

Să mergem la fila „Livrare e-mail”.

Să facem clic pe butonul „Schimbați configurația serviciilor de e-mail”.

Să ne asigurăm că computerul nostru este setat să funcționeze cu e-mail „doar Internet”. Să facem clic pe butonul „Anulare”.

În meniul „Servicii”, selectați elementul „Conturi”.

În caseta de dialog Conturi de Internet, selectați fila Mail.

Perspectivele tehnologiei informatice pentru munca de birou

7. Să ne uităm la conturile existente și să facem clic pe butonul „Adăugați”. Va porni „Asistentul de conexiune la internet”. Apoi urmați pașii „Vrăjitorului”:

introduceți un nume, de exemplu, Anna Ilyina sau numele dvs.;

vom indica adresa de e-mail, de exemplu [email protected] sau adresa dvs.;

specificați serverul de mesaje primite: mail.ru sau propriul dvs. server;

specificați serverul de mesaje trimise: mail.ru sau propriul dvs. server;

vom indica contul (puteți lăsa pe cel sugerat de „Vrăjitor”) și, dacă este necesar, parola;

setați manual comutatorul „Metoda de conectare la Internet”;

terminați lucrarea „Vrăjitorului” făcând clic pe butonul „Terminare”; caseta de dialog Conturi de Internet reapare cu contul pe care l-ați creat.

Evidențiați contul creat. Să facem clic pe butonul „Proprietăți”. Să revizuim și, dacă este necesar, să modificăm proprietățile contului.

Faceți clic pe butonul „Utilizați implicit”. Acum am identificat-o pe Anna Ilyina (sau pe noi înșine) ca utilizator al programului.

Să închidem caseta de dialog.

Munca de planificare a timpului de lucru. Activitățile secretarului sunt foarte diverse. Aceasta include pregătirea documentelor și a apelurilor telefonice și organizarea primirii vizitatorilor și multe altele. Această activitate legată de soluționarea problemelor actuale este invizibilă pentru persoana neinițiată. Cu toate acestea, eficiența întreprinderii depinde de cât de cu succes și eficiență este realizată.

În mediul Outlook, toate evenimentele sunt clasificate în următoarele grupuri despre care știți deja: Întâlniri, Întâlniri, Evenimente, Sarcini și Apeluri telefonice.

Întâlniri. O întâlnire este un eveniment care implică una sau două persoane. Ora întâlnirii este convenită între ei și este rezervată în calendar. Întâlnirea nu necesită implicarea unor resurse: o sală specială, timp de pregătire, costuri materiale. O întâlnire poate fi numită un raport zilnic către șef, un apel telefonic și primirea vizitatorilor. Important este că, de regulă, aceasta este o afacere mică, în ceea ce privește timpul alocat pregătirii; este programată pentru o anumită oră și este unilaterală (realizat personal de secretară) sau bifață (conversație între doi).

Tehnologia muncii

Să facem clic pe scara de timp „Moment”, aflată nu mai devreme de o jumătate de oră de ora curentă;

Să notăm subiectul întâlnirii și să apăsăm „Enter”.

Întâlnirea va fi marcată cu o pictogramă de alertă specială. Programul va emite automat un semnal cu 15 minute înainte de începerea întâlnirii pentru a avertiza despre întâlnirea care se apropie.

Să așteptăm semnalul sonor.

Să modificăm durata întâlnirii:

mutați indicatorul mouse-ului peste marginea superioară sau inferioară a înregistrării întâlnirii (indicatorul mouse-ului își va schimba forma);

apucă și mută chenarul întâlnirii.

Să mai creăm câteva întâlniri cu diferite subiecte pentru zilele următoare.

Schimbați opțiunile de întâlnire. Când programați o întâlnire, o puteți asocia cu un contact. Apoi informațiile despre ea vor fi înregistrate în datele de contact. Pe baza acestor informații, vă puteți aminti întotdeauna când și ce întâlniri au avut loc cu contactul, la ce au fost dedicate. La programarea unei întâlniri, putem specifica opțiunile de angajare.

Tehnologia muncii

Deschideți fereastra cu opțiuni de întâlnire făcând dublu clic pe subiect sau pe o linie goală din jurnal.

Luați în considerare fila Întâlnire.

Să facem următoarele:

schimbarea subiectului întâlnirii;

indicați locul de întâlnire;

dezactivați indicatorul de alertă;

stabiliți parametrii angajării: ocupat, liber, discutabil, nu la serviciu.

Vom lega întâlnirea cu un contact. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Contacte” din partea de jos a casetei de dialog și în lista de contacte care se deschide, selectați numele persoanei de contact cu care este programată întâlnirea.

Note și atașamente. De obicei, unele probleme de afaceri sunt discutate în timpul întâlnirii. Putem face note în fereastra întâlnirii, note, ce probleme ar trebui să fie discutate, sugestii cu privire la subiectele discutate și așa mai departe. Dacă un document este în curs de pregătire pentru o întâlnire, atunci acesta poate fi fie inserat direct în fereastra întâlnirii, fie legat la aceasta.

Tehnologia muncii

Deschide fereastra întâlnirii

În câmpul de text pentru notele pentru întâlnire, notați textul: „Discutați termenele limită, numărul de participanți și gama de întrebări ale acestora”.

Atașați fișierul creat și salvat pe computer la întâlnire:

faceți clic pe butonul „Adăugați fișier” (sau pe meniul Inserare - Fișier);

găsiți fișierul necesar în fereastra de răsfoire și faceți clic pe butonul „Inserare” (pictograma fișierului va apărea în fereastră).

De asemenea, putem introduce conținutul fișierului:

selectați elementul „Obiect” din meniul „Inserare”;

în caseta de dialog, setați butonul radio „Creați din fișier”;

faceți clic pe butonul „Răsfoiți” și selectați numele fișierului în caseta de dialog;

închideți casetele de dialog făcând clic pe butonul „OK” și asigurați-vă că conținutul fișierului apare în câmpul de note.

Programarea întâlnirilor recurente. În munca secretarului sunt întâlniri care se repetă periodic. De exemplu, se face un raport către director la începutul fiecărei zile de lucru, documentele sunt semnate la sfârșitul zilei de lucru, se țin întâlniri o dată pe săptămână dedicate planificării lucrărilor viitoare și un raport „Despre munca depusă” . Toate aceste tipuri de întâlniri pot fi marcate ca recurente în calendar. În acest caz, acestea vor fi înregistrate automat în zilele programate.

Tehnologia muncii

Să creăm mai multe întâlniri în calendar, cărora li se va atribui apoi un atribut de recurență (Tabelul 1).

Tabelul 1 - Evenimente recurente

Să setăm un indicator de recurență pentru o întâlnire:

dublu clic pentru a deschide fereastra întâlnirii;

pe bara de instrumente, faceți clic pe butonul „Repetiție”;

în caseta de dialog „Recurență”, setați parametrii necesari de recurență;

închideți fereastra întâlnirii și găsiți alte date în calendar pentru care o întâlnire recurentă va fi înregistrată automat.

Programarea de intalniri si evenimente. Întâlnirea presupune invitarea mai multor participanți. Outlook vă permite să selectați participanții din folderul Contacte și să le trimiteți automat invitații. Acest tip de muncă este direct legat de posibilitatea de lucru în grup în rețea. Un eveniment este o activitate de toată ziua.

Tehnologia muncii

Să deschidem o întâlnire recurentă „Plannerka”.

Faceți clic pe fila „Disponibil pentru membri”. Când faceți clic pe această filă, întâlnirea este convertită automat într-o întâlnire.

Pentru a selecta participanții și a le trimite invitații, faceți clic pe butonul „Alții”. Se va deschide agenda de adrese.

Să selectăm participanții la întâlnire.

În lista generată, faceți clic pe pictograma de trimitere a invitației de lângă fiecare participant și selectați „trimite” sau „nu trimite” invitații.

La formarea dosarului „Contacte”, toate datele de naștere și aniversari sunt înregistrate automat în jurnal pentru zilele corespunzătoare ca evenimente. O astfel de intrare în ziua potrivită ne va aminti de necesitatea de a felicita un partener, ceea ce este un semn de curtoazie în comunicarea de afaceri. Evenimentul este indicat în antetul foii de jurnal. Să ne uităm la jurnal și să ne asigurăm că înregistrarea corespunzătoare este făcută la zilele de naștere ale angajaților și partenerilor tăi.

Să creăm un eveniment pentru întreaga zi „Seminarul Managerilor”:

faceți dublu clic pentru a deschide o nouă întâlnire;

bifați caseta „Toată ziua”;

setați restul parametrilor întâlnirii: subiect, loc, dată, oră, participanți.

Creați o sarcină. În fereastra folderului „Calendar” se află „Bara de activități”. O sarcină, spre deosebire de o întâlnire, nu are o anumită dată sau oră. Are doar o anumită dată de începere și o dată limită. Sarcinile sunt stocate într-un folder separat cu același nume. „Bara de activități” din calendar este legată de folderul „Activități”. Puteți seta următorii parametri de activitate:

indicați subiectul problemei;

stabiliți o dată de începere și o dată limită;

vom urmări etapele de finalizare: neînceput, în curs, finalizat, amânat, în așteptare;

vom indica procentul sarcinii îndeplinite;

încredințează sarcina unui alt executant și monitorizează execuția;

legați sarcina la un contact;

atașați un fișier sau notați note;

modificați vizualizarea detaliilor sarcinii în fereastră.

Multe dintre aceste opțiuni sunt similare cu opțiunile de întâlnire.

Tehnologia muncii

Să luăm în considerare prezentarea informațiilor despre sarcini în folderul Calendar și în folderul Sarcini. Ele se suprapun în multe feluri.

Să mergem la folderul „Sarcini”.

Pentru a crea o sarcină, faceți clic pe linia etichetată „Click” - „adăugați un articol” - „Sarcina”. În acest fel, putem seta tema, „Data scadentă” și alți parametri „Sarcini”. Vom nota „Comanda pentru aprobarea programului de vacanță” și vom indica data scadentă în meniul drop-down „Calendar”, apoi apăsăm „Enter”.

Pentru a introduce informații detaliate despre sarcină, faceți dublu clic pentru a deschide fereastra parametrilor sarcinii.

Să introducem data de începere, starea, procentul de finalizare a sarcinii. Să verificăm caseta de alertă.

Să atașăm „Fișierul de comandă” sarcinii.

Să mai creăm câteva sarcini pentru următoarele 5 zile:

colectează informații despre vacanțe;

întocmește un plan pentru seminar;

întocmește o listă a participanților la seminar;

vom trimite mesaje telefonice participanților la seminar.

Atribuirea sarcinii unei alte persoane și monitorizarea execuției. Secretarul nu numai că îndeplinește în mod independent sarcinile directorului, dar poate, la instrucțiunile sale, să atribuie sarcina unui alt angajat și să monitorizeze implementarea.

Outlook vă permite să atribuiți o sarcină oricui din dosarul dvs. Contacte. Când o sarcină este atribuită, aceasta este trimisă automat prin rețea unui angajat care devine proprietarul sarcinii. Sarcina atribuită este stocată în folderul secretarului, care are astfel capacitatea de a monitoriza progresul executării acesteia.

Tehnologia muncii

Să deschidem fereastra de activitate „Trimiteți mesaje telefonice participanților la seminar”.

În bara de instrumente, faceți clic pe butonul „Atribuiți sarcină”. Va apărea linia „Către...”.

Să facem clic pe butonul „Pentru...”. Se va deschide fereastra destinatarului comenzii.

Selectați contactul dorit făcând clic și mutați-l în lista de destinatari a mesajelor făcând clic pe butonul „Către...”.

Să închidem fereastra și să ne asigurăm că contactul selectat este indicat în linia „Către...”.

Să închidem fereastra sarcinii. Outlook va începe imediat să redirecționeze sarcina. După ce am atribuit o sarcină unei alte persoane, încetăm să mai fim proprietarul acesteia, adică nu îi putem modifica parametrii. Tot ce ne rămâne este să controlăm execuția sarcinii.

Să vedem în folderul Sarcini cum s-a schimbat pictograma Sarcini. O pictogramă nouă înseamnă că sarcina a fost atribuită unei alte persoane. Sarcinile dintr-un folder sunt grupate în funcție de persoana responsabilă.

Să mai creăm câteva sarcini și să le atribuim diferitelor persoane din folderul Contacte.

Modificați prezentarea detaliilor sarcinii. Detaliile sarcinii sunt prezentate sub forma unui tabel. Titlurile coloanelor indică opțiunile afișate pentru sarcină. Mediul software vă permite să modificați prezentarea informațiilor despre sarcină. Pentru a face acest lucru, utilizați elementul „Vizualizare curentă” din meniul „Vizualizare”. Dacă din anumite motive nu suntem mulțumiți de vizualizările oferite de program, putem stabili singuri orice număr de coloane în tabel, metode de grupare și sortare a sarcinilor.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Sarcini”.

În meniul „Vizualizare”, selectați elementul „Vizualizare curentă” și din meniul suplimentar una dintre vizualizări.

Să vedem cum s-a schimbat vizualizarea problemei.

Să aplicăm alte tipuri de reprezentare.

Faceți clic dreapta pe bara de titlu.

În meniul contextual, selectați elementul „Schimbați vizualizarea curentă”. Se deschide fereastra Vizualizare detalii.

Să ne uităm la conținutul butoanelor. Schimbați vizualizarea folosind casetele de dialog cu butoane.

Creați o notă. O notă lipicioasă este un mic memorandum. Textul notei poate fi foarte divers: un gând pe care nu vrei să-l uiți; un memento de ceva pentru tine sau alt angajat; o anecdotă proaspătă pe care, uneori, o poți spune partenerului tău; citat și multe altele. Într-un birou necomputerizat, uneori puteți vedea această imagine. Peste tot - pe masă, pe telefon, pe perete, pe geamul ferestrei, pe aparatul de scris - sunt mici foi de hârtie cu niște notițe lipite peste. Acestea sunt note. De acord că un astfel de birou poate oferi unui străin o idee despre angajarea puternică a angajaților, totuși, arată foarte lejer.

Notele din mediul software Outlook este un analog electronic al unui caiet de hârtie cu bonuri. Notele sunt folosite pentru a înregistra întrebări, memento-uri și multe altele, de obicei scrise pe un caiet de hârtie. În plus, notele sunt utile pentru stocarea informațiilor de care ați putea avea nevoie ulterior, cum ar fi instrucțiuni sau text pe care le puteți lipi în alte elemente sau documente. Outlook are un folder special în care puteți crea și salva o notă și o puteți utiliza ocazional. Pe lângă aceste caracteristici de bază, puteți:

asociați o notă cu un contact;

trimite prin posta;

tip;

modificați prezentarea notei.

După cum puteți vedea, puteți efectua acțiuni similare cu acțiunile cu alte elemente cu o notă.

Puteți lucra lăsând notele deschise pe ecran. Modificările aduse notei sunt salvate automat. Apoi ecranul nostru va fi umplut cu note.

Tehnologia muncii

Deschideți folderul Note.

Faceți clic pe butonul „Creați”. Se va deschide o fereastră galbenă pentru notițe.

Notați textul notei în fereastră.

Închideți nota. Va apărea sub forma unei pictograme în câmpul de lucru al folderului.

Legați o notă la o persoană de contact:

faceți dublu clic pe pictogramă pentru a deschide nota;

deschide meniul de note ascunse;

selectați elementul „Contacte”;

în lista de contacte care se deschide, selectați persoana de care aveți nevoie.

Când o notă este asociată unui contact, informațiile despre aceasta sunt reflectate în fila „Acțiuni de contact”. Să deschidem în folderul „Contacte” cardul persoanei cu care ai legat nota.

Să mergem la fila „Acțiuni” și, printre alte acțiuni, să găsim mențiunea notei.

Să explorăm alte caracteristici ale meniului de note. Printre altele, vom găsi comanda Forward. Când comanda este executată, se deschide o fereastră standard de mesaj de e-mail. Ne vom familiariza mai jos cu regulile de trimitere a mesajelor.

Contabilitatea muncii efectuate. Un jurnal este un document care conține o listă zilnică de sarcini și evenimente finalizate care au avut loc în viața unei anumite persoane. Jurnalele au fost ținute în vremurile îndepărtate „pre-computer” pentru a putea reconstitui cursul evenimentelor.

În diferitele activități ale secretarului este necesară și organizarea contabilității muncii prestate. Pentru aceasta, există un folder special „Jurnal” în mediul software. Link-urile către toate fișierele cu care s-a lucrat sunt înregistrate automat în acest folder; evenimentele menționate în folderele „Calendar”, „Sarcini”, „Note”; Apeluri telefonice efectuate.

Unele informații despre munca depusă pot fi înregistrate manual în jurnal. Dosarul „Jurnal” afișează un program de lucru cu documente. Pentru fiecare element este creată o înregistrare, care reflectă data, ora începerii lucrului, timpul petrecut pentru lucrul cu elementul. Puteți deschide elementul făcând dublu clic.

Vizualizarea și configurarea Jurnalului. Unele articole pot fi introduse automat în jurnal. Acestea sunt mesaje, solicitări de întâlnire, răspunsuri la solicitări de întâlnire, întâlniri anulate, sarcini, răspunsuri la sarcini, apeluri telefonice. Jurnalul poate include automat documente create în următoarele programe: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word și alte programe compatibile cu Microsoft Office. Putem indica contactele pentru care trebuie să facem înregistrări în jurnal.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Jurnal”. În timp ce lucram în mediul Outlook, unele intrări despre munca noastră au apărut deja în folder. Înregistrările din Jurnal sunt grupate după tip.

Să ne uităm la grupurile de înregistrări. Pentru a vizualiza înregistrări de același tip, faceți clic pe butonul cu semnul (+). Pentru a închide grupul, faceți clic pe butonul cu semnul (-).

Pentru a specifica tipurile de înregistrări, fișiere și contacte pentru care informațiile ar trebui să fie salvate în jurnal, în meniul „Instrumente”, selectați elementul „Opțiuni”.

În fila „Setări”, apăsați butonul „Opțiuni” pentru jurnal.

În fereastra „Setări jurnal”, bifați casetele de lângă tipurile de articole, contacte și fișiere care trebuie luate în considerare în jurnal.

Înregistrarea manuală a evenimentului în Jurnal.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Jurnal”.

În bara de instrumente, faceți clic pe butonul „Creare”. Se deschide fereastra Noua intrare în jurnal (fără titlu).

În câmpul „Subiect”, introduceți o descriere.

În lista „Tip”, selectați tipul de înregistrare care va fi introdus în jurnal.

Să setăm alți parametri, dacă este necesar.

Redirecționarea mesajelor prin e-mail. În zilele noastre, e-mailul este un mijloc de comunicare la fel de comun ca telefonul și poșta obișnuită. Mai mult, e-mailul este și mai de preferat din următoarele motive:

mesajul este trimis direct de la locul de muncă;

mesajele ajung foarte repede la destinatar;

nu este necesar materiale consumabile(hârtie, plicuri, cerneală);

puteți trimite o scrisoare la mai multe adrese deodată;

datorită tuturor celor de mai sus, timpul se economisește semnificativ.

Într-un birou de afaceri modern, e-mailul este un atribut esențial, iar capacitatea de a-l folosi este cea mai importantă abilitate profesională a unei secretare și a oricărui alt angajat.

Informațiile transmise prin e-mail se numesc mesaj (Mesaj e-mail). Mesajele trimise prin e-mail sunt împărțite în patru grupuri:

Inbox - primit prin email;

Ieșire - cele de trimis;

Ciorne - mesaje în pregătire;

Trimis.

Există foldere în panoul principal Outlook care corespund acestor grupuri de mesaje. Este convenabil să le organizați într-un grup separat de foldere „Mail”. Pentru a folosi Outlook pentru a trimite și primi e-mailuri prin Internet, avem nevoie de un cont. Am discutat mai sus despre procedura de creare a unui cont.

Creați și trimiteți un mesaj. Mediul software Outlook are o casetă de mesaj standard, în care noi, ca pe un plic, trebuie să indicăm cui i se adresează, precum și subiectul și conținutul. În plus, putem atașa mesajului un fișier pregătit anterior, inserăm o poză. Dacă Outlook nu este setat să trimită e-mail imediat, atunci toate mesajele create vor fi salvate în folderul Căsuță de ieșire.

În mediul Outlook, puteți seta modul de trimitere a mesajului: imediat sau la comandă.

Tehnologia muncii

Setați modul de trimitere a mesajului:

în meniul „Service”, selectați „Opțiuni”;

în fereastra „Opțiuni” accesați fila „Livrare e-mail”;

Bifați sau debifați caseta de selectare Trimiteți mesaje imediat.

Să deschidem folderul „Outbox” și să facem clic pe butonul „Nou”. Se va deschide o casetă de mesaj. Această fereastră vă permite să transferați informații sub formă de text simplu, precum și să atașați fișiere la scrisoare:

În fereastra de mesaje, faceți clic pe butonul „Către...” și selectați unul sau mai mulți destinatari din lista de contacte. De asemenea, putem alege cui să trimitem o copie (butonul Cc) și o copie oarbă (butonul Cco).

În câmpul „Subiect”, vom introduce pe scurt titlul mesajului.

În câmpul de lucru, introduceți textul mesajului.

Pentru a crea un atașament, selectați elementul „Fișier” din meniul „Inserare”.

În fereastra de răsfoire, faceți dublu clic pe fișierul creat și salvat anterior. Atașarea este afișată ca o pictogramă de fișier cu numele său în partea de jos a ferestrei de mesaj.

Pentru a trimite un mesaj, faceți clic pe butonul „Trimite” din bara de instrumente. Mesajul va fi trimis imediat sau plasat în folderul Căsuță de ieșire, în funcție de modul setat.

Dacă nu am setat modul de trimitere imediată a mesajelor, trebuie să folosim comanda „Trimite” din meniul „Service”. După ce mesajul a fost redirecționat, mesajul va fi mutat automat din folderul Căsuță de ieșire în folderul Elemente trimise.

Puteți combina acțiunile de trimitere și primire a mesajelor. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Trimitere / Primire din meniul Service. În lista derulantă, selectați elementul contului (dacă sunt mai multe) asupra căruia dorim să efectuăm acțiuni. După aceea, computerul se va conecta la serverul de e-mail, iar mesajele vor fi trimise. Dacă serverul de e-mail a primit mesaje pentru contul dvs., acestea vor fi redirecționate către computerul nostru.

Să creăm un nou mesaj pe tema „Coordonarea timpului de livrare a echipamentelor” și să îl adresăm persoanei de contact.

Dacă nu am terminat de compus mesajul sau nu îl vom trimite în viitorul apropiat, îl vom salva în folderul „Ciorne”. Pentru a face acest lucru, selectați comanda „Salvare” din meniul „Fișier”.

Putem trimite un mesaj la o adresă care nu este înregistrată în folderul „Contacte”. Pentru a face acest lucru, în linia „Către...”, notați în mod explicit adresa de e-mail.

Vizualizați dosarele de e-mail și mesajele. Pe măsură ce folderele de e-mail se umplu, putem vedea un număr lângă numele folderului în panoul Outlook. Acest număr indică câte articole (mesaje) sunt în dosar. Putem deschide un folder, vizualiza lista de mesaje din el, deschide orice mesaj, îl transferăm într-un alt folder. Atașamentele atașate mesajelor pot fi salvate separat în alte foldere de pe computer. Este necesar să ștergeți din când în când mesajele inutile din folder.

Tehnologia muncii

Să ne uităm la folderele de e-mail din panoul Outlook și să stabilim, fără a deschide folderele, câte articole sunt în ele.

Pentru a primi mesaje primite de la server, selectați comanda Trimitere / Primire din meniul Service.

Dacă nu putem lucra cu e-mailul la birou, vom copia mai multe mesaje din folderul Căsuță de ieșire în folderul Căsuță de intrare. Pentru a face acest lucru, apucați numele mesajului și mutați-l în pictograma Inbox din bara Outlook.

Să deschidem folderul „Inbox”.

Dosarul este împărțit în două părți. În partea de sus există o listă de mesaje în ordinea în care au fost primite, și câteva informații: de la cine, subiectul, data și ora primirii. Pentru a vizualiza mesajul, faceți clic pe el. Textul mesajului apare în partea de jos. Dacă există o pictogramă de agrafă lângă mesaj, atunci mesajul conține un atașament.

Să deschidem un mesaj cu un atașament. Să salvăm separat atașamentul ca fișier:

faceți dublu clic pe linia de mesaj pentru a deschide caseta de mesaj;

în fereastra de navigare, selectați folderul în care dorim să salvăm fișierul, introduceți numele fișierului sau lăsați-l pe cel specificat, apoi faceți clic pe butonul „Salvare”.

Să ștergem mesajul din folder. Pentru a face acest lucru, apucați mesajul și mutați-l în pictograma dosarului Elemente șterse.

Când se acumulează o mulțime de articole în folderul Elemente șterse, putem goli folderul, adică ștergem definitiv articolele. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe pictograma folderului „Elemente șterse” și selectați folderul „Gol” „Elemente șterse” din meniul contextual.

Folosind semnătura și cartea de vizită. În corespondența de afaceri, expresiile standard sunt adesea folosite pentru a începe și a încheia o scrisoare. În Outlook, astfel de expresii sunt numite semnături, deși în viața reală numim semnătură numele expeditorului indicat la sfârșitul scrisorii. Aici conceptul de semnătură este oarecum mai larg. Semnătura poate fi orice expresie care este convenabilă în contextul acestui mesaj, care a fost compilată în prealabil și salvată cu un anumit nume. Putem crea mai multe semnături pentru diferite ocazii și le putem introduce în mesaj.

Pe lângă semnătură, această aplicație folosește conceptul de carte de vizită electronică cu informații despre noi, pe care le putem atașa mesajului. Destinatarul mesajului nostru poate, pe baza acestei cărți de vizită, să creeze un card cu informații despre noi în dosarul Contacte. O carte de vizită electronică se formează pe baza unei intrări din folderul Contacte și, de fapt, este un analog al unei cărți de contact cu toate informațiile pe care le conține. Prin urmare, dacă dorim să trimitem partenerului nu toate, ci doar o parte a informațiilor, trebuie să creăm o copie a cărții de contact cu datele selectate:

creați și introduceți semnături într-un mesaj;

atașați o carte de vizită la mesaj;

creați un contact pe baza cărții de vizită trimise.

Tehnologia muncii

Să deschidem folderul „Outbox”.

Pentru a crea una sau mai multe semnături, selectați comanda „Opțiuni” din meniul „Instrumente”.

Să mergem la fila „Mesaj”. Să facem clic pe butonul „Selectează semnătura”.

În fereastra „Selectați semnătura” care se deschide, faceți clic pe butonul „Creați”. Vrăjitorul de creare a semnăturii începe.

Să introducem numele semnăturii, de exemplu, „Îți doresc mult noroc cu cartea de vizită” și să setăm butonul radio „Începe cu șablonul gol”. Să facem clic pe butonul „Următorul”.

În fereastra „Schimbare semnătură”, introduceți textul.

Să atașăm o carte de vizită la semnătură:

faceți clic pe butonul „Creați o carte de vizită din lista de contacte...”;

selectați numele contactului din lista care se deschide;

faceți clic pe butonul „Terminare”.

Să creăm un mesaj nou.

În meniul „Inserare”, selectați elementul „Semnătură”. În lista derulantă, selectați o semnătură.

Vom primi mesaje noi folosind comanda „Trimite / Primește”.

Să deschidem un mesaj cu atașamentul unei cărți de vizită.

Să facem clic pe pictograma „Agrafă” și să deschidem cartea de vizită electronică care ne-a fost trimisă. Arată ca o carte de contact.

Să scriem o nouă persoană de contact în dosarul nostru. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul „Salvați și închideți”. Informațiile vor fi salvate automat în folderul Persoane de contact. Puteți completa acest card cu informații noi sau modificate despre partener.

Să deschidem folderul „Contacte” și să ne asigurăm că există o nouă înregistrare despre contact.

Formatarea mesajului. Până acum, am creat postări scrise text simplu... Multe mesaje e-mail, scurte și de tip business, nu necesită formatare suplimentară și, prin urmare, sunt scrise în text simplu, neformatat. În plus, astfel de mesaje ocupă puțină memorie și necesită mai puțin timp pentru a fi transferate.

Cu toate acestea, uneori devine necesar să trimiteți un mesaj mai luminos și mai colorat. Acest lucru este de obicei asociat cu un fel de sărbătoare. Pentru aceste cazuri, mediul de programare Outlook oferă opțiuni avansate de formatare a textului, precum și de inserare a imaginilor, și anume, utilizarea formatelor Microsoft Outlook sau HTML pentru pregătirea mesajelor. Când utilizați unul dintre aceste formate, atunci când compuneți mesajul, apare un panou similar cu panoul de formatare al unui editor de text Word. Scopul butoanelor de formatare este indicat pe sfaturi cu instrumente.

Tehnologia muncii

Pentru a insera o imagine într-un mesaj, pregătiți-o în avans și salvați-o în format gif într-un folder. În meniul „Inserare”, selectați elementul „Imagine”.

În fereastra care se deschide, faceți clic pe butonul „Browse” și în fereastra de răsfoire selectați fișierul cu imagine și faceți clic pe butonul „Open”. Numele va apărea în fereastra de inserare a imaginii.

Închideți fereastra făcând clic pe butonul „Inserare”. Imaginea va apărea în caseta de mesaje.

Să trimitem un mesaj.

Trimiterea unui răspuns la un mesaj. Este foarte important ca fiecare persoană care trimite e-mail să știe dacă mesajul său a fost primit. Mediul Outlook oferă posibilitatea de a trimite automat notificări - mesaje scurte către expeditor atunci când a fost primit un mesaj. Pentru a face acest lucru, trebuie să setați parametrii de urmărire a e-mailurilor.

Pe lângă notificare, multe mesaje necesită un răspuns. Când trimitem un răspuns, putem atașa mesajul original sau o parte a acestuia, astfel încât destinatarul să înțeleagă imediat la ce mesaj a venit răspunsul.

Tehnologia muncii

Să deschidem comanda „Opțiuni” din meniul „Serviciu”.

În fila Setări, faceți clic pe butonul Opțiuni e-mail.

În fereastra „Setări e-mail” care se deschide, vom găsi un câmp care spune că „când răspundeți la un mesaj, includeți și mutați textul mesajului original”. Acest câmp are o listă derulantă cu alte opțiuni. Cu toate acestea, este mai bine să lăsați ceea ce oferă programul.

Faceți clic pe butonul „Opțiuni de urmărire”.

Să verificăm casetele și să le comutăm. Acești parametri ne vor permite să gestionăm automat trimiterea notificărilor pentru mesajele primite. O astfel de notificare va indica data și ora primirii mesajului. De asemenea, putem afla când a fost primit mesajul nostru.

Să ne asigurăm că după setarea parametrilor specificați, mediul software Outlook va redirecționa automat notificările de primire a mesajelor.

Pentru a trimite un răspuns la un mesaj din dosarul Inbox, selectați linia cu antetul mesajului.

În bara de instrumente, faceți clic pe butonul „Răspuns”. Se va deschide o nouă fereastră de mesaj, în care adresa expeditorului va fi indicată în rândul „Către...”, textul mesajului original va fi inserat în câmpul mesajului, linia Subiect va indica: RE: .

Vom introduce textul de răspuns, vom șterge o parte sau tot mesajul original.

Vom trimite un răspuns.

Organizarea muncii cu documente este o tehnologie cheie de management în orice instituție: de la birou mici afaceri unui departament federal sau unei corporații uriașe. Desigur, un management eficient necesită un fel de sistem de management al documentelor. Cu cât sfera și scara activităților organizației sunt mai largi, cu atât rolul mai important și mai independent îl joacă sistemul actual de lucru de birou.

Până nu demult, munca cu documente se desfășura în principal prin deplasarea documentelor pe hârtie și întreținerea multor registre și dulapuri pe hârtie. Utilizarea noilor tehnologii informaționale în domeniul educației preșcolare ne permite să tratăm munca de birou nu ca pe un mecanism rigid și conservator, ci ca pe un instrument eficient și flexibil pentru implementarea diferitelor tipuri de inovații în acest domeniu. În prezent, dezvoltarea tehnologiei informației a dus la apariția unor metode și instrumente care oferă soluții integrate pentru automatizarea muncii de birou, permițându-vă să automatizați operațiunile manuale și căutarea documentelor, să controlați executarea comenzilor legate de documente.

Sistemul informațional „Documentele organizației” a fost implementat pentru a îmbunătăți eficiența școlii lingvistice „Succes”, ca subdiviziune structurală a KGOU SPO KPK.

Pe parcursul lucrărilor au fost rezolvate sarcinile:

s-au studiat literatura teoretică generală, specială pe tema cercetării și materialele domeniului;

familiarizarea și studiul structurii organizației, documentelor și fluxului de documente;

a implementat fluxul de documente al școlii de lingvistică „Succes”, ca subdiviziune structurală a KGOU SPO KPC bazată pe aplicația software MS Outlook, ceea ce a făcut posibilă obținerea de rezultate maxime în procesarea și contabilizarea documentelor cu costuri minime pentru software și hardware.

Implementarea proiectului de diplomă a făcut posibilă integrarea tuturor documentelor organizației în mediul MS Outlook, ceea ce a făcut posibilă:

organizarea documentelor într-un mod optim pentru utilizare;

evidențiați principalele evenimente și reamintiți-le în timp util (în timpul procesului educațional);

automatizează complet munca de birou a organizației.

Astfel, pentru a crește viteza și fiabilitatea soluțiilor la problemele de birou din cadrul unei organizații date. Avantajul sistemului este flexibilitatea acestuia, de ex. posibilitatea de a-l personaliza pentru orice instituție, inclusiv orice informații din cardurile „Contacte” care sunt de interes pentru organizația însăși, precum și capacitatea de a lucra cu alte aplicații MS Office.

Utilizarea tehnologiilor informatice și a tehnologiilor de automatizare de birou este o direcție promițătoare și vă permite să organizați munca cu fluxul de documente al instituțiilor la un nivel modern.

BIBLIOGRAFIE

1. Andreeva V.I. Munca de birou: Cerințe pentru fluxul de documente al companiei. - Ed. a 3-a, revizuită și adăugată. - M., 1996.

2. Andreeva V.I. Munca de birou în serviciul de personal: Ghid practic cu mostre de documente Ed. a III-a, Rev. și suplimentar - M .: Intel-Sintez Business School, 2000.

Andreeva V.I. Munca de birou: un ghid practic cu mostre de documente. Ed. a 6-a, Rev. Si adauga. - M .: Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 1999.

Andreeva V.I. Mostre de documente pentru munca de birou. - M .: Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 1998.

Andreyanova V.V. Cum să organizezi munca de birou într-o întreprindere. - M .: INFRA-M, 1998.

Vasiliev D.V. Munca de birou pe computer. - M .: Greve, PRIOR, 1999.

Vasilyeva I.N. Fundamentele muncii de birou și managementului personal: un manual pentru studenții universitari. - M .: Finanțe și Statistică, 1999.

GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții.-M .: Editura IPK Standards, 1998.

Davydova E.N., Rybakov A.E. Lucrări de birou: Ghid educațional și practic. - M.: TetraSystems, 1999.

Elizavetina T. Lucru de birou la calculator.ed. a III-a. - SPb .: Petru, 2004, 304 p.

Informatică: Manual / Ed. prof. N.V. Makarova. a 4-a rev. ed. - M .: Finanțe și Statistică, 2001.

Informatică: Atelier despre tehnologia lucrului la calculator / Ed. prof. N.F. Makarova. a 4-a rev. Ed. - M .: Finanțe și Statistică, 2001.

Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Curs de birou: Managementul documentației: Manual. Ed. a 3-a, Rev. Si adauga. - M .: INFRA-M, Novosibirsk: Acord siberian, 2000.

Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Documente electronice pe rețelele corporative: a doua venire a lui Gutenberg. - M .: Eco-Trends, 1999.

Koltunova M.V. Scrisoare de afaceri: Ce trebuie să știe inițiatorul. Acad. pat supraetajat gospodăriile aflate sub conducerea Federației Ruse. - M .: Delo, 1999.

Computer pentru manager / Ed. V.V. Komyagin. - M .: Triumf, 1988.

Munca de birou computer: Curs de formare / Ed. N. Makarova şi colab.SPb.: Peter, 2004.-- 416 p.

Kudryaev V.A. şi alte Organizarea muncii cu documente: Manual. - M .: INFRA-M, 1999.

Kuznetsov S.L. Munca de birou pe computer. - M .: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

Kuznetsov S.L. Informatizarea muncii de birou. - M .: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

V. I. Kuperstein Tehnologii moderne de informare în munca de birou și management. SPb., BHV, 1999.

V. I. Kuperstein MS Office și proiect în management și management al înregistrărilor.-ed. a II-a, revizuit. si adauga. - SPb .: BHV-Petersburg, 2001 .-- 400 p.

V.P. Leontiev Cea mai nouă Enciclopedie a unui computer personal 2003. - M .: OLMA-PRESS, 2003. - 920 p.

Makarova N.V., Nikolaychuk G.S., Titova Yu.F. Munca de birou pe calculator: un curs de formare. - SPb .: Petru, 2004.-411 p.

Moder J., Phillips S. Metoda de planificare a rețelei în organizarea muncii. - M .: Energie, 1966.

Prevederi de bază pentru dezvoltarea și aplicarea sistemelor de planificare și management al rețelei. - M .: Economie, 1967.

2. Marketingul în sistemul de învățământ: esența, conținutul, tehnologia activității / Barazgova E.S., Dolganov A.E., Kozlovskaya O.V. //Maestru. - 2011. - Nr 3.-P.33-44.

3. Cooperarea internațională a universităților în interesul îmbunătățirii calității formării / DM Zabrodin.NV Melikhova. // Int. cooperare în regiune. imagine., pregăti. și recalificare. special: experiență și probleme. Mater. int. științific-practic Conf. - Tambov, 2011. - p. 3-12.

4. Dinamica ciclică a schimbării tipurilor structurale de ocupare a populaţiei / Blinova T.V. // Ciclicitatea ca formă de econ. dinam.: Rezumate. raport Vseros. științific. Conf. - SPb, 2010. - P.9-12.

E.S. Makushnikova

EFICIENȚA MANAGEMENTULUI INSTITUȚIILOR DE ÎNVĂȚĂMÂNT

Cuvinte cheie: eficiență managerială, instituție de învățământ, servicii educaționale, universitate antreprenorială.

Rezumat: Articolul discută abordări teoretice și metodologice pentru îmbunătățirea eficienței managementului organizațiilor educaționale.

Cuvinte cheie: guvernare, instituție de învățământ, servicii educaționale, universitatea antreprenorială.

Rezumat: Articolul discută abordările teoretice și metodologice ale îmbunătățirii managementului organizațiilor educaționale.

În contextul dezvoltării managementului universitar și al comercializării serviciilor educaționale, termenii

o universitate antreprenorială, o organizație educațională de tip antreprenorial și altele sunt utilizate pe scară largă în literatura științifică și de afaceri europeană și rusă. Europa găzduiește în mod regulat conferințe internaționale dedicat antreprenoriatului în educație. Cu toate acestea, în cercurile interne științifice și didactice, în special reprezentanții grupelor de vârstă mai înaintate, termenul

„Antreprenoriatul” în raport cu educația și știința este întâmpinat cu o reacție negativă. Experiența dezvoltării cu succes a universităților europene și ruse arată că în

conditii moderne o piață științifică și educațională globală, extrem de competitivă, nu există alternativă la comercializarea activităților educaționale și a cercetării științifice și, în consecință, un stil de lucru antreprenorial.

Accent pe inovație în antreprenoriat organizații educaționale, sunt realizate nu numai de străini, ci și de oameni de știință ruși de seamă. Printre aceștia: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. si etc.

Tranziția către inovație, regimul antreprenorial activitatea universității aduce ajustări serioase atât în ​​activitatea conducerii, cât și a personalului didactic. Atingerea acestui scop este posibilă numai dacă există personal profesionist și educațional care a trecut printr-o selecție și recalificare competitivă, care este receptiv la tot ce este nou, capabil să creeze, să posede strategii. căutarea de sineși abilități de lucru în echipă, cu simțul responsabilității și dorința de a crea, o listă actualizată de competențe cheie și profesionale.

Evaluarea perspectivelor de dezvoltare a universităților, cum

organizațiilor antreprenoriale educaționale de tip inovator, trebuie menționat că nu există nicio alternativă la această strategie în contextul crizei economice și financiare în curs de desfășurare.

Principalele prevederi ale abordării bazate pe competențe sunt conturate în „Conceptul pentru modernizarea învățământului rusesc pentru perioada de până în 2010”, unde una dintre sarcinile principale ale sistemului de învățământ este necesitatea formării unui sistem integral de competențe universale. , capacitatea de a acționa independent și responsabilitate, adică competențe cheie care determină calitatea educației moderne. Conceptul de competență s-a format în contextul apariției unei noi abordări a resurselor umane în Occident, care a făcut posibilă soluționarea nevoii emergente de adaptare umană la schimbările intensive ale tehnologiei și cerințelor postului. Prin această abordare, competențele sunt caracterizate ca o abilitate generală care se manifestă și se formează în activitate, se bazează pe cunoștințe, valori, înclinații și permite unei persoane să stabilească o legătură între cunoștințe și o situație, să găsească o procedură (sistem de acțiuni). ) pentru rezolvarea cu succes a unei probleme. Spre deosebire de cunoștințele, abilitățile și abilitățile care implică acționarea prin analogie cu un model, competența implică experiența unei activități independente bazate pe cunoașterea universală.

Cu toate acestea, toți cercetătorii sunt de acord că competențele reprezintă o structură pe mai multe niveluri.

O abordare generalizată, integrată a înțelegerii competenței este prezentată în lucrările oamenilor de știință ruși. Spre deosebire de colegii lor occidentali, ei consideră competențele ca fiind componente ale culturii profesionale, inclusiv pedagogice, a individului.

Structura competenței manageriale

educația cuprinde următoarele componente: o componentă cognitivă, care include un sistem de cunoștințe manageriale. Presupune prezența unor cunoștințe manageriale, inclusiv a fundamentelor managementului științific, care ajută un specialist să evalueze adecvat situațiile manageriale reale, să utilizeze, să găsească și să aplice informațiile necesare pentru rezolvarea acestora, precum și să dezvolte competența managerială în procesul de auto- management. Componenta motivațională include motive personal semnificative și atitudini valorice, o atitudine pozitivă față de desfășurarea activităților manageriale, entuziasmul de conducere, un interes profesional pentru munca managerială, o abordare creativă a muncii unui manager, nevoia de dezvoltare și îmbunătățire constantă a managementului. competență. Componenta de activitate include abilitățile de cercetare, organizatorice, de proiectare ale unui specialist, abilități de proiectare ale unui lider, permițându-i acestuia să implementeze tehnologii eficiente de management în spațiul educațional. Componenta personală este un set de caracteristici personale ale liderului care sunt semnificative pentru un management eficient.

Activitatea de management a unui manager de educație eficient, datorită complexității și variabilității procesului de management în sine, este întotdeauna de natură creativă, creativă. O abordare a managementului bazată pe competențe nu numai că nu încalcă acest model, ci, dimpotrivă, crește semnificativ eficiența muncii personalului de conducere. Motivul pentru aceasta constă în însuși mecanismul de implementare a acestei abordări, deoarece rezultatele activității manageriale sunt direct legate nu numai de completitudinea și consistența cunoștințelor manageriale, ci și de manifestarea calităților personale ale liderului, capacitatea de a acționa. în situaţii noi ale vieţii profesionale, personale şi sociale.

Astfel, creșterea eficienței managementului instituțiilor de învățământ presupune rezolvarea următoarelor sarcini:

Utilizarea elementelor de învățare orientată spre practică existente la universitate și adaptarea acestora la mediul de afaceri

Modelarea infrastructurii organizatorice a mediului de afaceri intern al universitatii (identificarea unitatilor de infrastructura, determinarea succesiunii de creare a acestora);

Dezvoltarea unei rețele de unități infrastructurale care reproduc infrastructura urbană și funcționează conform legilor unei economii de piață;

Dezvoltarea unui mecanism de interacțiune a unităților de infrastructură ale universității cu unități structurale universitate;

Dezvoltarea suportului educațional și metodologic pentru utilizarea unui mediu de afaceri intern funcțional în conformitate cu obiectivele de modernizare a procesului de învățământ pentru a răspunde cerințelor universității;

Crearea și dezvoltarea institutului de cadre didactice care dezvoltă programe individuale.

Această abordare necesită schimbări sistemice în conținutul și organizarea procesului de învățământ al universității și implementarea unui complex de resurse interconectate, termeni și etape de transformări, dar va contribui la formarea avantaje competitive datorită apariţiei efectelor sinergice ale interacţiunii cu mediul de afaceri.

Bibliografie

1. Glekova N.L., Igolkin S.L. Probleme teoretice de creştere a competitivităţii sistemului regional de învăţământ profesional superior bazat pe raţionalizarea monitorizării şi sisteme de informare... // Teritoriul Științei. 2007. Nr 4. S. 442-449.

2. Bagirova M.A., Igolkin S.L., Shinkarchuk A.V. Probleme de planificare optimă a serviciilor de transport în managementul unui sistem educațional distribuit geografic. // Teritoriul Științei. 2007. Nr 5. S. 622-628.

3. Igolkin S.L., Bagirova M.A., Shinkarchuk A.V. Crearea de modele de planificare optimă a serviciilor de transport în managementul unui sistem educațional distribuit geografic // Teritoriul Științei. 2007. Nr 5. S. 637-648.

4. Kustov A.I., Danilova V.V., Migel I.A. Probleme ale învățământului profesional modern și direcții de modernizare a acestuia // Teritoriul Științei. 2013. Nr 2. S. 38-47.

5. Martynov S.V. Costuri și principii de finanțare a sistemului de învățământ // Teritoriul Științei. 2013. Nr 1.C. 28-35.

6. Mikhailovskaya G.N., Zanin A.N. Implementarea conceptului de modernizare a educației // Teritoriul Științei. 2013. Nr 2. S. 47-49.

7. Nazarova G.N. Guvernanța corporativă ca factor de dezvoltare durabilă a unei instituţii de învăţământ // Teritoriul Ştiinţei. 2013. Nr 2. S. 50-53.

aşchiul lui Syu.

ÎMBUNĂTĂȚIREA MANAGEMENTULUI COMPETITIVITĂȚII UNIVERSITARĂ

Institutul de Economie și Drept Voronezh

Cuvinte cheie: instituții de învățământ superior, competitivitate, management, diversificare.

Rezumat: Articolul propune direcții promițătoare pentru creșterea competitivității instituțiilor de învățământ superior.

Cuvinte cheie: învățământ superior, competitivitate, management, diversificare.

Rezumat: Articolul sugerează modalități promițătoare de îmbunătățire a competitivității instituțiilor de învățământ superior.

În condiții moderne, cu o mare varietate institutii de invatamant, o universitate separată, ca unitate independentă, trebuie să fie competitivă pe piața educației. Fiecare universitate decide singură cum și prin ce metode se va evidenția de multe alte instituții de învățământ.

Dezvoltarea sistemului de învățământ în Federația Rusă se datorează dorinței universităților de a îndeplini noile cerințe pentru calitatea și structura educației. Tendințele care reflectă dezvoltarea sistemului de învățământ includ: diversificarea internă a activităților universităților pe domenii; trecerea cooperării internaționale la un nou nivel, atât în ​​domeniul cercetării științifice, cât și în cel al educației; dezvoltarea procesului de formare a patru modele de bază ale unei instituții de învățământ superior; trecerea sistemului de învățământ superior la o nouă structură în mai multe etape.