Начини за подобряване на ефективността на управлението на училището. Подобряване на ефективността на управлението на предучилищното образование. Концепцията и структурата на системата за управление на организацията

Секции: Работа с деца в предучилищна възраст

Въведение

Уместност. За да бъде ефективна управленската дейност на ръководителя на предучилищното образователно заведение, тя трябва да бъде структурирана. Разчитайте на анализ образователна ситуацияв селото, областта и исканията на родителите, да бъдат преобразуващи (според резултатите от изследването на Л. И. Фалюшина) - да бъдат насочени към подобряване професионални уменияс цел промяна и трансформиране на педагогическите дейности и е наложително да се обединят всички служители на предучилищната образователна институция. В същото време става важно организационна структурауправление на предучилищната образователна институция.

Управлението на образователна институция е специална дейност, в която нейните субекти, чрез планиране, организация, ръководство и контрол, осигуряват организирането на съвместни дейности на деца, учители, родители, обслужващ персонал и фокуса му върху постигането на образователни цели и цели за развитие на образователна институция.

Според определението на М.М. Поташник, организационната структура на управлението в предучилищна институция е съвкупност от индивидуални и колективни субекти, между които са разпределени правомощия и отговорност за изпълнение на управленски функции. Има редовно възпроизводими връзки и отношения, т.е. организационната структура на управлението е начин за разделяне на системата за управление на части и в същото време интегрирането й в едно цяло.

За да анализирате системата за управление на качеството в предучилищна образователна институция и влиянието на ръководителя на детската градина върху нея, можете да използвате методологията на J. Nissinen и E. Vodtilainen с оценки. Методът за оценка на ефективността на управлението на образованието от И.К. Шалаева, разработена на базата на мотивационно програмно насочено управление (MPTsU), което включва предимствата на рационалистичните и поведенчески насоки на управленската наука. В рамките на курсовата работа имах възможност да участвам в разработването на модел за дейността на предучилищна образователна институция. Разработени са критерийните характеристики на функционалните задължения на ръководителя на детската градина и критерийните характеристики на крайните резултати от дейността на детската градина. Използвайки квалимитричното правило за оценка на интегративния показател, разработено от I.K.

Мишена:Подобряване на ефективността на управление на предучилищните образователни институции на базата на MPCU.

Задачи:

1. Въведете функционални отговорностипод формата на качествени стандарти.
2. Разработване на критерийни характеристики на крайните резултати от предучилищната образователна институция.
3. Оценете ефективността на управлението чрез експертния опит на предучилищната образователна институция.

Предмет:детска градина

Вещ:дейности на ръководителя на предучилищната образователна институция

Изследователски методи:

1. Методология на MPCU.
2. Методът на експертни оценки.

Глава 1. Програмно целево самосертифициране на предучилищна образователна институция

1.1. Системен анализ на образователния процес на предучилищна образователна институция

Стратегически анализ

Тактически анализ

Традиционен анализ:

Разглеждаме поставените за годината задачи заедно със съдържанието, анализираме положителните и отрицателните резултати и въз основа на това перспективите, които следват за по -нататъшни дейности.

1.2. Модел DOE

Проблемът за получаване на модел на реална система беше и остава актуален. Моделите трябва да отразяват реални системи не само с определени параметри, но и да описват количествените взаимоотношения на тяхното функциониране. Когато се прилагат към контролните процеси, количествените модели трябва да позволяват числена оценка на резултатите от контролно действие. Моделът на дейност на предучилищната образователна институция е разработен от доктора на педагогическите науки, професор И.К. Шалаев.

За успешно управление и постигане на високи резултати в управленските дейности лидерът трябва да притежава определени качества. Както показват специални проучвания и практика на прилагане на мотивационна програма-целево управление, се изискват следните качества:

• самоактуализация (А);
• идеологически и лични ценности на лидера, убеждения, воля, смелост, упорита работа, инициативност, организация, човечност (I);
• ерудиция и израстване на професионализма, дълбочина и практичност на ума, знания (Д);
• организационни умения и способност за управление на себе си, организационни умения и умения, способност да чете човек, способност да влияе на хората (О);
• човечност и лични цели, общителност (H);
• стил на управление и познаване на съвременните подходи за управление (В);
• управленска емпатия и размисъл (R).

Качествените стандарти за професионални и лични качества са разработени от доктор на педагогическите науки, професор И.К. Шалаев.

Ефективността на всяка организация зависи от това колко ефективно се осъществява управленският процес. Някои лидери (предимно леви мозъци) избират рационалистични технологии, други (предимно десен мозък)-поведенчески технологии. Избрах технологичните параметри на MPCU като интегративно образование на рационалистични и поведенчески подходи: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cf.

Технологията MPCU може да бъде изразена чрез последователност от функции за управление:

• ас- стратегически анализ, предмет на който е социално-психологическото състояние на екипа (отношение към работата, към колегите, към себе си);
• при- тактически анализ, чийто предмет е основата на убежденията за нови управленски задачи и нивото на изпълнение на социално-психологическите функции на управлението;
• но- традиционен анализ, предмет на който е образователният (производствения) процес;
• Pdc- изграждане на дърво на управленските цели;
• Почивай в мир- разработване на изпълняваща програма;
• пс- стратегическо планиране, резултатът от което е изграждането на стимулиращи ситуации, адекватни на показанията на АС;
• Пт- тактическо планиране, адекватно на показанията на am;
• NS- традиционно планиране, адекватно на показанията и;
• оси– стратегическа организациянасочени към прилагането на пс;
• от- организацията е тактическа, насочена към внедряване на ПТ;
• О- организацията е традиционна, насочена към изпълнение на р;
• ченге- стратегически контрол, предмет на който е процесът на постигане на целта на стимулираща ситуация;
• кт- тактически контрол, предмет на който е процесът на постигане на базата на убеждаване за нови управленски задачи;
• Да се- традиционен контрол, предмет на който е съответствието на преподавателската и възпитателната работа с държавните стандарти;
• настолен компютър- стратегическо регулиране, насочено към процеса на прилагане на социално-психологическата стратегия;
• rt- тактическа регулация, насочена към процеса на прилагане на социално-психологическа тактика;
• R- традиционното регулиране като компонент на управленския цикъл във връзка с образователния процес.

Качествените стандарти за контролния процес са разработени от доктор на педагогическите науки, професор И.К. Шалаев.

Известно е, че социалният ред и функционалните отговорности не зависят от субекта на управление - те му се предписват едновременно със заповедта за назначаване на длъжността. Следователно параметрите за функционални отговорности (f1 - f10) се вписват в модела на субектите на управление според нивата. Квалиметричните стандарти за функционална и ресурсна подкрепа на предучилищното образование, разработени от нас, вижте в Приложение 1, и квалиметричните стандарти за педагогическа дейност, разработени от нас, вижте в Приложение 2 .

Понастоящем не си поставям за цел да разработя възпитаник модел, но в бъдеще такъв модел ще бъде търсен на практика, тъй като ще гарантира целенасочеността на дейностите на всеки член на екипа по формирането на определени качества на завършил, а също така ще позволи да се осигури приемственост на „DOE - училище“, което ще повиши ефективността на дейностите на предучилищна образователна институция.

Проект за завършен модел DOW

1.3. Изпит на предучилищната образователна институция

Под самосертифициране по програма-цел имам предвид самосертифициране, при което измерените параметри се определят от дървото на целите (вижте дървото на целите), а характеристиките на критерия се определят от изпълняващата програма (вижте характеристиките на критерия). В същото време вековните въпроси "измерваме ли?" и "Така ли измерваме?" по силата на законите на MPCU и правилата за квалиметрия те получават положителното си разрешение.

Показатели за ефективност на самосертифицирането на ръководителя на MDOU d / детска градина „Ракета“ в. Галбщат от Германския национален регион - ARZ

1 / Развитие на професионални и лични качества на управленските субекти:

Обща сума: 65

2. Технологична подкрепа на управлението на образованието:

Обща сума: 319

3. Функционално и ресурсно подпомагане на образователна институция:

Обща сума: 89 2 = 178

4. ADR - Калиметрично правило за оценка на интегрирания показател за крайните резултати, дейностите на екипа на детската градина.

Обща сума: 312

340 ARA 289 - интервалът от показатели за оптимален рейтинг (екипът заслужава поощрение)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - интервалът от показатели за оптимален рейтинг (ръководителят на детската градина заслужава поощрение).

Заключение

- И така, в резултат на проверката на показателите за изпълнение на ръководителя на детска градина „Ракета“ бяха идентифицирани следните проблеми, които попадат:

• връзката между „стажанти“ и по -млади колеги; прекомерно желание да се утвърди; липса на външна или вътрешна мотивация за някои учители и др. За решаване на проблеми е възможно да се създадат стимулиращи ситуации, използвайки методите на MPCU, като ситуация на критична самооценка, ситуация на делегиране на инициатива, ситуация на отношение и т.н. тези методи ви позволяват да премахнете противоречието, да обедините екипа и да създадете благоприятен климат в екипа.

Изследователският подход е предназначен да служи за оптимизиране и подобряване на ефективността на управлението. Тази рамка за управление на научните изследвания ми помага да гарантирам, че управленските решения се вземат по -информирани. Решението е ядрото на управлението, тъй като управленската дейност е система от действия за подготовка, приемане и изпълнение на управленски решения. Обективността на оценката на педагогическата информация, събрана в детската градина, доказателствата за направените заключения и приемането на адекватно решение в съответствие с поставената цел е възможна на изследователска основа.

Т.И. Шамова формулира изискванията към директора на училището, необходими за прилагането на този подход в управлението, мисля, че тези изисквания могат да бъдат приложени към ръководителите на предучилищни образователни институции:

• достатъчна професионална компетентност;
• познаване на същността на контролираните процеси, моделите на управление, психологическите основи на сътрудничеството;
• притежаване на методи за събиране, анализиране и оценяване на информация за напредъка и резултатите от контролираните процеси;
• спазване на принципите на обективност и доказателства за управленска информация;
• способността за прилагане на системна визия педагогически процесв общи линии;
• способността да се отдели основната връзка и да се въздейства върху нея, да се разкрие влиянието на това влияние върху връзките и следователно като цяло, в което то е включено.

Горепосочените подходи имат едно общо нещо - решаването на проблема за повишаване нивото на ефективност на управлението на детската градина. Принципно ново решение на този проблем може да не е автономното използване на един от подходите за управление, а тяхната интеграция. Това решение е предложено от И. К. Шалаев в неговата концепция за мотивационно програмно-целево управление (MPTsU).

Библиография

1. Аралова М.А.Формиране на екип от предучилищни образователни институции. Психологическа подкрепа. - Москва: Творчески център, 2006.
2. Виноградова Н.А., Микляева Н.В.Управление на качеството на образователния процес в предучилищна образователна институция. Инструментариум. - Москва: Iris press, 2007.
3. Пенкова Л.А., Калинкина В.М., Казакова В.Н., Сереброва Д.В.Управление на практика предучилищна... Методическо ръководство. - Москва: Творчески център, 2007.
4. Шалаев И.К.Подобряване на ефективността на управлението на образованието. - Барнаул: GODPO AKIPKRO, 2007.
5. Шалаев И.К.Програмно-целева психология на управлението. Урок... - Барнаул: БДПУ, 2007.
6. Шалаев И.К.Методология за оценка на ефективността на управлението на образованието: програмно-насочен подход. - Барнаул: БДПУ, 2005.
7. Съвременното училищно управление: Ръководство за училищния директор. Редактирано от М. М. Поташник - Москва, 1992.
8. Читател за ефективността на управлението на образованието: мотивационен целево ориентиран програмен подход. Под редакцията на Шалаев И.К. - Барнаул: БДПУ, 2003.
9. Шамова Т.И.Изследователски подход към управлението на училището. - Москва, 1992.
10. Шалаев И.К.Научни основи на мотивационно целево ориентирано управление на програмите. - Барнаул: БДПУ, 2005.
11. Шалаев И.К.Целево програмиран подход при управлението на преподавателския състав на общообразователно училище. - М: MGPI, 1987.
12. Шалаев И.К.Целево програмиран подход към управлението на преподавателския персонал: резултати от изследванията и тяхното използване в училищата Алтайска територия... - Барнаул: BGPI, 1989.
13. Шалаев И.К.Научни основи на мотивационно целево ориентирано управление на програмата. - Барнаул: BGPI, 1995.
14. Шалаев И.К.Мотивационна програмно-насочена подкрепа на управлението на образованието. - Барнаул: БДПУ, 2000.
15. Шалаев И.К.Мотивационно целево ориентирано управление на програмата: основите на теорията и изследването на ефективността: Учебник по психология на управлението. - Барнаул: БДПУ, 2003.

Статията предоставя преглед на съвременните образователни технологии. Технология за развитие на критично мислене, педагогическа работилница, технология за диалогово взаимодействие, които са насочени към развитието на универсални образователни действия на учениците.

Изтегли:

Визуализация:

Съвременни образователни технологии инструмент за подобряване на ефективността на образователния процес

"Три качества - обширни знания, навикът да мисли и благородството на чувствата - са необходими, за да може човек да бъде образован в пълния смисъл на думата."

Чернишевски Н.Г.

Модернизация Руско образованиепредполага създаване на условия за по -нататъшно хуманизиране на образованието, учене в развитие, което допринася за подобряване на качеството на знанията и засилване на личната активност на ученика в образователния процес. В тази връзка формирането на такива качества на мислене и личност като независимост, отговорност, самочувствие, липса на страх от провал, основано на овладяването на учениците от средствата за саморегулиране на мисленето и поведението, придобива особено значение .

Изискват се нови технологии, които да съответстват на новите образователни стандартии ще позволи на учениците в независимо търсене да стигнат до откриването на нови знания. Знанията, уменията и способностите, придобити по време на самооткриване, ще бъдат по-солидни и съзнателни и следователно с по-високо качество.

В периода на кардинални трансформации се налагат повишени изисквания към личността. Следователно при изграждането на образователния процес и взаимодействието на учител и ученик на преден план се извежда не усвояването на образователния процес, а формирането на интелектуални умения, опит при вземане на решения, формиране на отговорността на учениците за тяхното обучение, способността да контролират учебния процес.Новите педагогически технологии на обучение дават тласък на самореализацията на учениците, създават атмосфера на сътрудничество, повишават отговорността на учителите за резултатите от тяхната работа.

Учителят трябва да владее съвременни образователни технологии, така че учебният процес да е с високо качество и да повишава интереса на детето към усвояване на нови знания. В днешно време, когато обучението, ориентирано към личността, е избрано като приоритетна посока на обучение, учителят има за цел да го направи, от една страна, смислен и практичен, а от друга страна, достъпен и интересен.

Метакогнитивните образователни технологии предполагат по-високо ниво на познание, обозначаващо способността за интроспекция и самоконтрол на познанието и възприемането на информация, превод на външна информация във вътрешна.

Ученик в процеса на обучение сам конструира този процес, основан на реални и конкретни цели, той сам проследява посоките на своето развитие, сам определя крайния резултат. От друга страна, използването на тази стратегия има за цел да развие уменията за внимателна работа с информация.

Съвременни изследователи в областта на методите за развитие на критическото мислене, както на Запад (Д. Халперн, К. Мередит, Д. Стил, К. Темпъл, С. Уолтър и др.), Така и в Русия (М. В. Кларин, С. I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya и др.) Под критично мислене се разбира като набор от качества и умения, които определят високо ниво на изследователска култура на ученик и учител.

Методологическият аспект на формирането на критическо мислене е, че тази технологияе система от стратегии, които комбинират техники образователна работапо вид образователна дейност.

Тази технология включва използването на три етапа (етапа) в урока: етап на предизвикателство, семантичен етап и етап на размисъл.

Етап 1 - „Предизвикателство“ (ликвидиране на празен лист). Детето си задава въпроса "Какво знам?" по този въпрос.

Етап 2 - „Разбиране“ (реализация на разбиране).

На този етап детето под ръководството на учителя и с помощта на своите другари ще отговори на въпросите, които той сам си постави на първия етап (това, което искам да знам).

Етап 3 - „Отражение“ (отражение).

Размисъл и обобщение на наученото от детето в урока по този въпрос.

Основната цел на технологията е да развие интелектуалните умения на учениците, рефлексията и способността да работят с информация.

Философи и учители бяха първите, които проявиха интерес към проблема за диалоговото взаимодействие в образованието:

Идеята за диалог е разработена от Сократ, Х. Гадамер, А. Камю, М. Хайдегер, хуманистичната насоченост на стратегията за диалог е показана от Платон, Я. А. Коменски, И. Г. Песталоци, Ж.-Ж. Русо, В. А. Дистервег , К. Д. Ушински.

Всеки участник в съвместно диалогово взаимодействие не само осъзнава необходимостта от придобиване на основни умения на комуникативно-активна личност, но и разбира начините за тяхното развитие.

На етапа на въвеждане на нов материал, използващ тази технология, трябва да бъдат разработени 2 връзки, формулирането на проблема и търсенето на неговото решение.

Работата с текст позволява на всяко дете да избере удобно за него темпо на работа и формира способността му активно да възприема и усвоява получената информация. На следващия етап от урока се разменят задачи. Третият етап от урока е насочен към работа с нови текстове. Благодарение на предложената технология се увеличава интензивността на урока, формира се отговорността на всеки ученик за работа в група и уменията за бизнес комуникация.

Съвременното общество се нуждае от хора, които заемат активна житейска позиция, способни да мислят творчески, да вземат решения в ситуация на избор и да предвиждат последиците от действията си. Особено търсен е човек, който знае как самостоятелно да изгради и трансформира собствения си живот, способен да се саморегулира в различни ситуации.

Също така, една от ефективните образователни технологии е педагогическа работилница за изграждане на знания. Семинарът е синтетична, многоизмерна интегрирана рефлексивна образователна технология с вероятностен резултат, фокусиран върху подхода на лична дейност.Педагогическа работилница като форма, метод и тезинологията на образованието не е възникнала от нищото.

Идеи безплатно образование L.N. Толстой, практичендейност на С.А. Рачински, изследване на Л.С. ВиготСкого, теоретичното наследство на А.С. Макаренко, както иосновите на философската доктрина на Ж.-Ж. Руско и модерноФренски епистемолози  последователи на ТеоТеории за знанието на ГастонВашляра  стана основа за практическо моделиране, първо френски, а след товаПетербургски педагогически работилницитях.

Ориентация на педагогическата работилница цялостно развитие на личността, преобладаването на тази цел над образователната. Същността на образователните цели търсене и самостоятелно изграждане на знания. Центърът на тази технология е личността.

Основните блокове на изграждането на педагогическа работилница за изграждане на знания са, както следва:

Индукция („насочване“, пробуждане на личен интерес, създаване на емоционално настроение);

Самостоятелно и социално изграждане (създаване на собствен продукт, създаване на интелектуален продукт в група);

Социализация 9 (представяне на урок 9, създаден от друг участник в двойка, в група пред целия екип);

Отражение („размисъл“, припомняне на преживяното в работилницата: чувства, усещания, емоции, състояния, паузи).

Основната цел на педагогическата работилница за изграждане на знания е цялостното развитие на личността, преобладаването на тази цел над образователната.

Новото определяне на целите на учителя дава вероятностен резултат и променя целеполагането на ученика, при което нараства неговата отговорност за използване на предоставените възможности. Зависимостта на резултата от качеството на взаимодействието на участниците в семинара се увеличава.

Предложените технологии използват групови методи на работа, което прави възможно създаването на по -комфортна среда за работа на учениците и облекчава вътрешния стрес от деца, които не са уверени в способностите си.

Когато организират образователни дейности, използвайки тези технологии, учениците овладяват различни начини за интегриране на информация, научават се да развиват собствено мнение, придобиват умения за изграждане на изводи, научават се да изразяват мислите си ясно, уверено, правилно по отношение на другите.

Работата в рамките на тези технологии ще помогне на учениците и учителя да направят процеса на развитие на метакогнитивните умения по -фокусиран и ефективен и изучаването на предмети творчески и интересни.

Библиография:

1. Концепцията за федералните държавни стандарти за общо образование - проект - Ros.acad. образование изд. А. М. Кондакова, А. А. Кузнецова.-М .: Образование, 2008.- (Стандарти от второ поколение).
2. Кулюткин Ю. Н., Муштавинская И. В., „Образователни технологии и педагогически разсъждения“, СПб.: СПбГУПМ, 2002.
3. Иваншина Е.В., Муштавинская И.В. „Критично мислене в уроците на науката. Наука в училище " - 2004 - №3.
4. Иваншина Е.В. Използването на образователни технологии при изучаването на курс „Наука“ в гимназията. Академичен бюлетин - 2009 - №3 -СПбАППО.
5. Селевко Г.К. Енциклопедия на образователните технологии в 2 тома. Т. 1-М. Изследователски институт шк. Технологии 2006
6. Степихова В.А. Педагогически в опита на учителите. Методическо ръководство на семинарите4 -то изд. Добавяне. SPb: S Pb APPO 2005.
7. Казачкова Т.Б. Технологии на диалоговото взаимодействие като средство за индивидуално и личностно развитие на учениците и учителите: Материали от Шестото междурегионално педагогическо четене, посветено на паметта на И. Я. Лернер за 2 часа - Владимир: VGGU2010 - Част 1.

Анотация:Статията предоставя преглед на редица източници за оценка на ефективността на системите за управление. Както всяка друга система, системата за управление на предприятието се състои от елементи, които са комбинирани заедно по целите на функциониране, докато е особено важно да се отделят субектът и обектът на управление, основните елементи на системата за управление. Авторите показват, че всеки елемент е обект на изследване, за да се гарантира целостта на изследването на системата за управление.

Ключови думи:система, система за управление, подсистема, предприятие, функции за управление, методи за управление, управленски решения

Резюме:В клауза е представен прегледът на някои източници, отнасящи се до оценка на ефективността на системите за управление. Както и всяка друга система, системата за контрол на предприятието се състои от елементи, които са интегрирани заедно с цел функциониране, поради което е особено важно да се разпределят субектът и обектът на управление, основните елементи на системата за контрол. Авторите показват, че всеки елемент е предмет на изследване, за да се осигури цялостност на изследването на системата за управление.

Ключови думи:система, система за управление, подсистема, предприятие, функции на управление, методи на управление, административни решения

Олег Скопин
кандидат на икономическите науки, доцент
Наталия Назарова

Вятски държавен университет
[защитен имейл]

Концепцията за система за управление на предприятието

Управлението се разбира като определен процес на такова целенасочено въздействие на субекта върху обекта на управление с цел постигане на определени резултати, които Е.В. Либкинд, Н.Е. Рябикова, В.А. Чепурин.

Трябва да се отбележи, че мениджмънтът и неговото развитие се дължат преди всичко на дефинирането на мисията, стратегията, ценностите на предприятието въз основа на анализа на миналия опит и визията на бъдещето и това е основното изискване за създаване на ефективна система за управление на предприятието, както казаха Ю. Лехто, А. Матвеенко ...

За да се създаде ефективна система за управление на предприятието, е необходимо да се вземе предвид, че държавата регулира и контролира правото на всички граждани на пълно използване на способностите и имуществото за управление предприемаческа дейноств рамките на законодателството, както е посочено във Федералния закон от 14 юни 1995 г. N 88-FZ, който говори за свободен избор и създаване на управленска структура за управление на конкретно предприятие.

Ефективността на функционирането на всеки икономически обект, поради нарастващата сложност, сложност и засилване на взаимовръзките, както твърди И. Галушка, все повече зависи от качеството на системата за управление.

Подобряването на качеството на системата за управление на предприятието може да бъде постигнато чрез провеждане на проучване на всички аспекти на дейностите, включително изследване както на контролирана система, така и на подсистеми за управление, а именно, проучване и отчитане на силните страни, Слабостипредприятие, производствен и търговски процес, финансово състояние, персонал, маркетинг.

Необходимо е да се дефинира системата за управление на предприятието, за да се разбере основата за проектиране и проучване на системата за управление.

Стенли Йънг определя системата за управление като подсистема на предприятието, съставните части са групи от взаимодействащи хора, докато функциите на системата за управление са възприемането на входовете на предприятието (определени проблеми) и изходите (изпълнението на набор на действия, процеси, резултатът от които ще бъдат определени решения), докато доходът трябва да се увеличи поради оптимизирането на връзката на всички входове и изходи от дейностите на цялото предприятие.

В работата на В. В. Глущенко, И. И. разбират системата за управление като система, която е проектирана да въздейства на обекта за управление, като същевременно превежда този обект в желаното състояние, като дава на неговите параметри и процеси определени количествени или качествени стойности, като същевременно е специфична хардуерна, нормативна, функционална версия на изпълнението на технологии за решаване на конкретни управленски проблеми.

Както отбелязват И. Акташкина, Б. Мишин, системата за управление на предприятието е независима система, но може да бъде част от система от по -висок ред, докато съставът на елементите на всяка подсистема на системата за управление на предприятието е разнообразен и зависи от специфичното съдържание на организационната система.

Подобно на всяка друга система, системата за управление на предприятието се състои от елементи, които са комбинирани заедно с цел функциониране, докато е особено важно да се отделят субектът и обектът на управление, основните елементи на системата за управление. Всеки елемент е обект на изследване, за да се гарантира целостта на изследването на системата за управление.

Елементи на системата за управление на предприятието и тяхното проучване

Системата за управление на предприятието включва такива елементи като управленски функции, организационна структура на управлението, управленски персонал, технически средства за управление, информация, методи за управление, технологии, финанси, управленски решения.

Изследването на такъв елемент от системата за управление като функции е от голямо практическо значение, тъй като те определят структурата на органите за управление на предприятието, както е описано в статията „Функции за управление“, докато има общи функции за управление, които са задължителни за успешната работа на всяка организация (планиране, организация, мотивация и контрол), както и специфични управленски функции (специфични), определени от обекта на управление.

За управление на функциите модерно предприятиевключват: планиране, маркетинг, предприемачество, финанси, организация, производство, иновации, информация и социално развитие.

Всяка управленска функция, както е посочено в статията „Същността на управленската функция“, се реализира „в комплекс от управленски задачи, чието решаване осигурява постигането на производствените цели и поддържането на процесите в определени състояния“.

Важно е също така да се вземе предвид фактът, че изучаването на практическото изпълнение на управленските функции в предприятието е свързано с изучаването на онези задачи, които трябва да бъдат решени в хода на извършване на последователни действия от съответния апарат за управление, отбелязва Б. А. Райзберг , Л.Ш.Лозовски, Е.Б.Стародубцева. ...
Необходимо е също така да се изследва такъв елемент от системата за управление на предприятието като организационната структура на управлението. Необходимо е да се даде определение, позовавайки се на Н. И. Кабушкин, Г. А. Бондаренко. че организационната структура на управлението на предприятието е такъв набор от взаимосвързани и взаимозависими елементи, които са в стабилни отношения помежду си, а това от своя страна осигурява тяхното функциониране като цяло.

Организационната структура на управлението на предприятието включва състава на организационната структура, съотношението на елементите на структурата, както и разположението на взаимосвързани отделни подсистеми на предприятието, докато създаването на такава структура е насочено към ефективното разпределение на правата и отговорностите сред целия управленски персонал на предприятието, което също е елемент от системата за управление и подлежи на изследване ...

Както Голдщайн Г.Я. отбелязва, че докато се изследва такъв елемент от системата за управление като организационната структура на управлението, за да се оптимизира и рационализира, е необходимо да се анализира (диагностицира) съществуващата структура на управление и да се синтезира (проектира) управлението структура, докато задачата на анализа е да установи необходимото ниво на съответствие между организационната структура на управлението на предприятието и условията на операционната среда, синтезът се използва като определяне на броя и състава на структурните звена на управление и определени методи, които ги свързват във взаимодействие.

Организационната структура на предприятието трябва постоянно да се подобрява пропорционално на неговото развитие, което може да бъде улеснено от ръководния персонал на предприятието, като един от елементите на системата за управление на предприятието, който изисква проучване и проучване.

Сатору Такайнаги отбелязва, че предприятието трябва да се съсредоточи върху участието на ръководния персонал в решения, взети директно на всички нива на управление, в хода на използване на техники за управление на предприятието и системата, насочени към максимално използване на талантите и способностите на служителите.

Изследването на управленския персонал, както отбелязва С. Силченко, трябва да се разглежда от гледна точка на ефективността на използване и управление на работното време чрез планиране и за взаимодействие с други елементи на системата за управление, тъй като това е системният принцип което може да осигури по -голямо постигане на целите на цялата система за управление на предприятието.

Необходимо е също така да се проучат техническите контроли. В статията „Технически средства за управление“ играят голяма роля при вземането на управленски решения, докато за постигане на по -висока ефективност е необходимо да се използват сложни технически средства: комуникации, срещи, демонстрационно оборудване, средства за оборудване на работното място на мениджъра, средства за контрол . Изследването на техническите средства за контрол, както отбелязва V.I. Knorring допринася за повишаване на ефективността на технологията за управление, организацията на управленската работа и процеса на управление в предприятието, като се използват по -модерни технологии и компетентното им използване от мениджъра.
Д. Ямполская, М. Зонис отбелязват, че управленската информация трябва не само да се отнася до задачите на мениджъра, но също така да отговаря и да се комбинира с прилаганите модели на процеси, докато информацията трябва да бъде значителна, тоест да влияе на взетите решения. За всичко това трябва да се организира система за управление на информацията, която да повиши ефективността на системата за управление на предприятието.

Необходимостта от информация за различни субекти и връзки на системата за управление на предприятието не е еднаква, но се определя от задачите, които се решават в процеса на управление на субекта на управление: ръководителят или служителят на апарата за управление, който В. Отбелязва Попов.

В изследването на управленската информация, както е отбелязано от B.A. Chub. е необходимо да се вземе предвид, че в хода на изследването: „големи обеми информация трябва да се обработват в строго ограничени срокове; първоначалната информация е подложена на многократна обработка от различни производствени точки и като се вземат предвид изискванията на потребителите; първоначалните данни и резултатите от изчисленията се съхраняват дълго време ”.
Също така, когато се провежда проучване на управленската информация като елемент от системата за управление на предприятието, както отбелязва В. П. Нестеров, основата за вземане на правилни решения във външната, вътрешната сфера на предприятието е „наличието на надеждна информация, необходима за правилен анализ . "

Методите за управление са един от фундаменталните елементи на системата за управление, тъй като с тяхна помощ може да се проведе както изследване на системата за управление на предприятието, така и методите, които осигуряват постигането на целите и задачите пред предприятието.

Игнатиева А.В., Максимцов М.М. отбелязваме, че „ефективността на изследването на системите за управление до голяма степен се определя от избраните и използвани методи на изследване“.

За да бъде управлението на предприятието най -ефективно, е необходимо да се прилага системна методология, тоест методи системен подходкъм организацията на управленските дейности в предприятието. Както отбелязва авторът на статията „Методи на управление“, в същото време, в зависимост от разнообразието от управленски функции, за изпълнението на които се използват определени методи, като например методи за управление на функционалните подсистеми на предприятие, извършващи управление функции и вземане на управленски решения.

Както отбелязват авторите на статията „Методи за изследване на системите за управление“, при провеждане на изследвания върху системите за управление на предприятията може да се използва „изключително широк арсенал от различни методи: теоретични, емпирични, теоретични и емпирични“.

Друг елемент от системата за управление на предприятието, който подлежи на изследване, е технологията за управление. Технологията за управление се определя като съвкупност от взаимосвързани процеси на управление, насочени към обосноваване, разработване, вземане и прилагане на решения в процесите на управление. Технологията за управление се състои от "информационни, изчислителни, организационни и логически операции, изпълнявани от мениджъри и специалисти от различни профили според определен алгоритъм ръчно или с помощта на технически средства", именно тези компоненти са обект на изследване.

Както отбелязва Д. Плотников, финансовия анализи изследването на цялата финансова дейност на предприятието, и по -специално системата за управление на предприятието, може да помогне за ефективна и обективна оценка на платежоспособността, ефективността и рентабилността на предприятието, както и да идентифицира перспективите за развитие и в резултат на това, вземайте информирани решения.

И, разбира се, управленските решения, взети в областта на системата за управление, подлежат на изследване. Както отбелязва В.Циплухин, повечето решения се вземат от мениджъри, но също така често специалистите са много по -добре запознати в индустрията от мениджъра, следователно изучаването на управленски решения трябва да осигури ясно разграничаване на областите на взетите решения и по този начин в крайна сметка увеличават тяхната ефективност, в противен случай грешките в управлението могат да доведат до неефективност на системата за управление на предприятието и невъзможност за нейното развитие.

Основните характеристики на изследването на системата за управление са: методология на изследването, организация на изследването, ресурси за изследване, обект на изследване, обект на изследване, вид изследване, резултат от изследване, ефективност на изследването.

Авдошина З.А. посочва, че с цел постигане на поставените цели на изследването на системите за управление, обекта, предмета, новостта, практическото значение, методите на изследване, ограниченията и условията за използване на различни методи на технологията за управление, дефинирането на проблем в изследването на процеси и системи за управление, внедряване на системен анализ на преки и косвени фактори, ефективност.

Комбинирайки всички елементи на системата за управление на предприятието, можем да стигнем до извода, че модерен мениджмънтпредприятието се нуждае от изследователски подход, който ще допринесе за динамиката, перспективите за управление, нарастване на потенциала, повишен професионализъм при вземане на управленски решения, научен мениджмънт.

Структурата на процеса и методите на изследване и проектиране на система за управление на предприятието

Милник В.В., Титаренко Б.П., Волочиенко В.А. обърнете внимание на факта, че ефективността на всяка дейност на предприятието до голяма степен зависи от изучаването на системи за управление, създадени и рационално изградени, използвайки необходимия размер на инвестициите. Изследването на системите за управление ви позволява да идентифицирате най -печелившия и ефективен инвестиционен вариант финансови ресурсив системата за управление.

Изследването на системата за управление на предприятието като цяло също е изследване и следователно то съответства на определението, дадено от А. К. Зайцев. , изследванията като вид човешка дейност, състоящи се от разпознаване на проблеми, ситуации, както и определяне на техния произход, идентифициране на свойства, съдържание, модели на развитие и поведение, установяване на място в системата на натрупаните знания, намиране на начини, средства и възможности да използват нови идеи, знания за проблема в практиката на решаване на проблема.

„Изследването на системите за управление е вид дейност, насочена към развитие и усъвършенстване на управлението в съответствие с постоянно променящите се външни и вътрешни условия“, го определят по следния начин. Игнатиева А.В., Максимцов М.М.

Е. М. Коротков казва, че „е необходимо да се изследват не само процесите на обекта на управление, но и процесите на функциониране и развитие на самия контрол“.

З. А. Авдошина казва, че при провеждане на изследвания в предприятията се поставят определени цели, за постигането на които е необходимо да се анализират и идентифицират съществуващите проблеми, както и препоръки за тяхното разрешаване. Ефективността на изследването на системата за управление на предприятието ще бъде осигурена чрез системна визия за собствеността върху научния категориален апарат на изследването, тоест „оценка на състоянието, диагностика, предотвратяване на негативните тенденции, търсене“ тесни места"В системата за управление, определяне на нови области на дейност."

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya представиха схема на предметната област на изследване на системата за управление в момента (схема 1).

Схема 1 - Структура на изследването на системите за управление

Схема 1 показва разработен арсенал от методи за изучаване на системи за управление, като с помощта на тези методи е възможно да се изгради модел на система за управление, да се оцени и диагностицира състоянието на системата за управление, да се изчислят характеристиките на система за управление, да се постави диагноза , идентифициране и отстраняване на организационни проблеми, които ще представляват методология за изследване на системите за контрол.

Шутилов Ф. В. отбелязва такъв важен факт като факта, че изучаването на системите за управление има за основна цел разработването на дългосрочни мерки, насочени към подобряване на организацията, структурата, методите на моделите на управление, които трябва да се извършват въз основа на систематично подход и получените резултати ще станат основа за преструктуриране съществуващата системауправление.

Необходимо е да се вземе предвид това, което казва А. Б. Бушуев, а именно, „всеки елемент от системата преобразува външното влияние (връзка от друг елемент), пристигащо при него, в изходно влияние, което отива към следващия елемент на системата“.

Процесът на изследване на системите за управление на предприятието има последователни етапи:

"едно. Разпределение на обекта на изследване (фирма, подсистема, подразделение).

2. Определяне целта на изследването, тоест какъв резултат ни интересува.

3. Разпределяне на контролни и характерни променливи.

4. Определяне на функциите за анализ.

5. Определяне на критерии за оценка на резултатите от изследванията.

6. Определяне на критериите за оценка на предложените решения за подобряване на управлението. "

З. А. Авдошина определя изследователския метод като начин за получаване на нови знания, директен инструмент, с помощта на който се извършват необходимите изследвания.
В зависимост от нивото на изследвания проблем, целите и задачите на изследването, изследването на системите за управление отразява глобален (системен, интердисциплинарен, изследван с помощта на общонаучни методи) или локален характер (проблеми от малък мащаб с изразена специфичност, се изследват с помощта на специфични научни методи).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya разграничават съществуването на четири групи методи за изучаване на системите за управление:

1. Практически методи за изследване на системите за управление: логически; графичен; социологически; параметричен; факторен анализ; експертен анализ; симулационно моделиране; отразяващи методи на изследване; тестване на системата за управление.

2. Обща методология: системен анализ; хипотези и понятия; диалектически подход; техники за изграждане на изследователски процедури.

3. Планиране и организация на изследване на системата за управление: поставяне на цели и структуриране на целите; планиране на научните изследвания; анализ на чувствителността; организация на изследователския процес.

4. Оценка на резултатите от изследванията, диагностика на състоянието на системата за управление: изчисляване на показатели за ефективността на системата за контрол; организация на икономическа и организационна диагностика.

З. А. Авдошина се позовава на общонаучните методи на изследване: „контрол и диагностика на проблеми, системен анализ, експертни методи на изследване, моделиране и статистически изследвания, морфологичен анализ и функционално-разлагащо представяне под формата на агрегат, анализ и синтез на понятия“. Към частни научни методи: „извадка и методи на социологически изследвания, Delphi, методи на среднопретеглени критерии за оценка на доставчици, метод на Монте Карло, тестване, параметричен метод, факторен анализ, функционален и анализ на разходите, финансов анализ, бюджетиране, изчисляване, график, снимка на работно време, методът на Парето и много други методи, използвани в подсистемите за функционално управление ”.

Коротков Е. М. посочва такава особеност на изследването, че то е не само функция на съвременния мениджмънт, но и стила на функциониране и определен типотносно организацията на дейностите на персонала на цялата система за управление на предприятието, докато изследването действа като основна функция, управленски подход, който може да гарантира качеството на управленските решения и като средство за евентуално подобрение.

Възможно е да се откроят основните принципи, които трябва да се спазват от всички подсистеми на системата за управление на предприятието при формирането, развитието и функционирането, както и при изучаването на системата за управление на предприятието: принципът на законността на държавата на ръководството на организацията система; принципът на правно регулиране при създаването, функционирането и развитието в рамките на организацията; принципът на единството на теорията на управленската практика; принципи на унифициране на елементите; принципът на специализация, универсализиране на всички управленски процеси; принципът на почтеността на субекта и обекта на управление; принципът на многовариантни управленски решения; принципът на стабилност по отношение на външната среда; принципът на мобилност (адаптивност) на процеса; принципът на автоматизация на управлението; принципа на развитие на системата за управление.

В процеса на провеждане на изследвания и анализ на работата на предприятието се изследва състоянието на производствената и стопанската дейност на предприятието; производствена структура на предприятието; система за управление и нейната организационна структура; особености на взаимодействието на предприятието с потребители, доставчици и други участници на пазара и други важни аспекти на дейностите, и по -специално системата за управление на предприятието.

Библиографски списък:

Бушуев А.Б. Изследване на системите за управление. - Санкт Петербург 2002.

Глущенко В.В., Глущенко И.И. Изследване на системите за управление, Железнодорожный, Московска област: ООО NPT "Wings", 2000.

Долятовски В.А., Долятовская В.Н. Изследване на системите за управление: Учебно ръководство. - Москва: ICC "Mart", Ростов н / д: Издателски център "Mart", 2003 - 256 стр.

Raizberg B.A., Lozovsky L.Sh., Starodubtseva E.B. Съвременен икономически речник.

Федерален закон „За държавна подкрепа на малкия бизнес в Руска федерация"(от 14 юни 1995 г. N 88-FZ)

Ямполская Д.О., Зонис М.М. Управление. - Издателство - Нева; Олма -Прес - 2003г.

Young S. Системно управление на организацията. Пер. от английски изд. С. П. Никанорова, С. А. Батасова. - М., „Съветско радио“, 1972, с. 456.

ВЪВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

1 Основни понятия и терминология на управленската документация

2 Типични технологии за организиране на работа с документи

3 Технология на организиране на работа с документи в езиковото училище „Успех“ към КГОУ СПО КПК

4 Възможности за използване на съвременни компютърни технологии в офис работа

ГЛАВА 2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ПЕРСПЕКТИВИ НА MS ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА БИЗНЕС ОБРАБОТКА И ДОКУМЕНТАЦИЯ

1 Съвременни средства за организиране на офис работа и работен поток

2 Прилагане на документооборот на езикова школа „Успех“, като структурно подразделение на КГОУ СПО КПК, в средата на „MS Outlook“

2.1 Характеристики на системата "Microsoft Outlook"

2.2 Решаване на проблемите с отчитане и контрол на изпълнението на документи в среда "MS Outlook"

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЯ

ВЪВЕДЕНИЕ

Подобряването на управлението на производствените и икономическите системи, повишаването на нивото на организация и ефективността на управленската работа днес до голяма степен зависи от това колко рационално е поставена офисната работа в институциите и предприятията. Управлението на предприятието неизбежно изисква създаването на много видове документи за управление, без които е невъзможно да се решат проблемите на планирането, финансирането, кредитирането, счетоводствои отчитане, оперативно управление, персонал на предприятието и др.

Основният предмет на труда на служителите на административния апарат е информацията, а самият процес на управление в технологичен смисъл може да бъде представен като процес на информационна циркулация. Основният носител на информация в съвременния държавен апарат е документ. Изпълнението на функциите на всеки ръководен орган е свързано с подготовката, получаването и насочването на различни документи. Следователно ефективността на техните управленски дейности е свързана с организацията на работа с документи. Скоростта на получаване на необходимата информация за вземане на решение зависи от яснотата и ефективността на обработката и движението на документа. Късната обработка на документи, особено финансови, може да доведе до негативни икономически последици. Следователно рационална организацияна работния процес, скоростта и яснотата на обработка и прехвърляне на документи за изпълнение винаги се отделя голямо внимание.

Класическите „хартиени“ начини за извършване на офис работа и документооборот сега стават без значение. Конкуренцията е взискателна. Всяко искане от потенциален клиент трябва да бъде незабавно удовлетворено, всяко взето управленско решение трябва да бъде изпълнено своевременно, а обработката и движението на хартиен документ обикновено е много по -бавно от електронен документ. Следователно въпросът за въвеждане на системи за автоматизация за създаване, съхранение и движение на документи в много организации е много остър.

Следователно уместността на темата е тезапоради необходимостта от подобряване на офис работата за ефективно решениеуправленски задачи.

Днес ръчната система за работа с документи се замества навсякъде с най -рационалната документация на компютър, в основата на която, разбира се, са технологиите на системите за управление на документи.

Наистина, модерен святинформационните технологии са трудни за представяне без използването на системи за управление на документи. Почти всички системи в една или друга степен са свързани с функциите за дългосрочно съхранение и обработка на информация. Всъщност информацията се превръща във фактор, определящ ефективността на всяка област на дейност. Информационните потоци се увеличиха и изискванията за скорост на обработка на данни се увеличиха и сега повечето операции не могат да се извършват ръчно, те изискват използването на най -обещаващите компютърни технологии. Всички административни решения изискват ясна и точна оценка на текущата ситуация и възможните перспективи за нейната промяна. И ако по -рано при оценката на ситуацията няколко десетки фактори, които биха могли да бъдат изчислени ръчно, сега има стотици и стотици хиляди такива фактори, и ситуацията не се променя в рамките на една година, а за няколко минути, и собствеността на приложените решения изискват много, защото реакцията е и грешните решения са по -сериозни, по -бързи и по -мощни от преди. И, разбира се, не е възможно да се направи без информационен модел за производството на системи за управление на документи.

Използването на съвременни компютърни технологии и технологии на системата за управление на документи в офис работата на организация вече днес позволява:

регистрирайте документи на различни работни места, използвайки локални мрежови технологии и разпространение на системата за управление на документи;

организира обединяването на информация за документи (както вътрешни, така и получени) на различни структурни подразделения в единна система от документооборот на организации;

да организира информационно -справочна работа въз основа на широки възможности за търсене на информация в системата за управление на документи;

организира контрол върху изпълнението и движението на документи.

Създаването на система за управление на документи за една организация като цяло има своите положителни характеристики в сравнение с традиционните хартиени начини за извършване на офис работа.

Целта на тази работа е да организира информационната система „Организационни документи“ в средата на MS Outlook, за да подобри ефективността на поддръжката на документацията.

Обект на изследването е езиковото училище „Успех“ към КГОУ СПО КПК.

Предмет на изследването е работният процес на езиковото училище „Успех“.

В тази работа задачата беше да се създаде такава система, която в възможно най -скорои с минимални инвестиции на финансови и човешки ресурси за софтуер и хардуер може да подобри документацията. Поставени са и следните изследователски цели:

Изучавайте обща теоретична и специална литература по темата на изследването.

Проучете материалите от предметната област.

Анализирайте работата на езиковото училище „Успех“ при провеждането на офис работа.

Внедрете работния процес на езиковото училище „Успех“, като структурно подразделение на KGOU SPO KPK, в среда „MS Outlook“.

Структурата на дипломната работа се определя от целта, задачите, логиката на изследването и предполага наличието на увод, две глави, състоящи се от 4 параграфа във всяка глава, заключение, списък с препратки.

Първата глава е посветена на теоретичните въпроси на деловодството. Тук са дадени основните понятия и терминология на документационното подпомагане, дадени са типични технологии за работа с документи, включително анализ на работата с документи в езиковото училище „Успех“, както и възможностите на съвременните компютърни технологии в деловодството.

Втората глава е посветена на внедряването на технологията "MS Outlook" в езиковото училище "Успех". Той описва основните етапи на организиране на работния поток в средата "MS Outlook", разкрива характеристиките на системата.

Заключение - резултатите от свършената работа са обобщени, определени са перспективите за развитие на информационната система.

Списъкът на използваната литература включва 26 източника.

ГЛАВА 1. ТЕХНОЛОГИИ ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

.1 Основни понятия и терминология на управленската документация

Основата на всяка научна дисциплина се състои от концепции-идеи за общото, най-същественото, специалното в изследваните явления и обекти. Дисциплината, която изучава моделите на формиране и функциониране на системи за поддръжка на управление на документи, се нарича управление на документи. Терминологията за управление на записи включва термините за управление на документи (DOM), обозначаващи всичко, свързано с процесите на създаване на документи, тяхната обработка, търсене, съхраняване и използване. Традиционно сферата на дейност, свързана с обработката на документи, се нарича офис работа. Терминът "деловодство" възниква в Русия, според речниците на руския език, през втората половина на XV111 век. и се образува от комбинацията от думите „производство на калъфа“. Значението му става ясно, ако имаме предвид, че терминът „дело“ първоначално означава въпрос (съдебен или административен), решен от ръководния орган. Следователно деловодството се нарича преди всичко разглеждане и решаване на дела (проблеми). Терминът "дело" по смисъла на "събиране на документи", свързан с всеки въпрос, започва да се използва по -късно.

Терминологичният стандарт определя деловодството като клон на дейност, който осигурява документация и организация на работата с официални документи. Терминът "деловодство" в съответствие с ГОСТ R 51141-98 е синоним на термина "документационна поддръжка на мениджмънта", който влезе в научното обръщение преди повече от 10 години във връзка с промяна в организационната и техническата основа на деловодството и методологически подходи за нейното усъвършенстване поради активното внедряване в областта на работата с документи на компютърни технологии и появата на нови информационни технологии за създаване, събиране, обработка, натрупване, съхранение, търсене и използване на информация. Терминът „управленска документация“ подчертава компонента на информационните технологии в съвременната организация на офис работата и се формира по аналогия с такива термини като „софтуер“, „информационна поддръжка“, „езикова поддръжка“ и т.н.

Офисската работа (DOW) включва преди всичко създаването на документи или документация, което се разбира като запис на информация на различни носители съгласно установените правила. Документирането е регулиран процес на записване на информация на хартиен или друг носител, гарантиращ нейната правна сила. Документирането винаги се извършва съгласно определени правила, установени от закона регламентиили разработени по традиция.

Документирането може да се извършва на естествен език и на изкуствени езици, като се използват нови носители. Когато се документира на естествен език, се създават текстови документи - документи, съдържащи речева информация, записана от всякакъв вид писане или всяка система за звукозапис. Текстов документ, създаден чрез писане, е традиционен хартиен документ или видеограма на документ - изображение на документ на екрана на монитора.

При документиране на изкуствени езици се създават документи на машинни носители - документи, създадени с помощта на носители и методи за запис, които осигуряват обработка на информация от електронен компютър (компютър).

Инструментите за документиране са важни при създаването на документи - инструменти, използвани от човек за създаване на документи:

прости инструменти (химикалки, моливи и др.);

механични и електромеханични (пишещи машини, магнетофони,

диктофони, фото, филмова и видео техника и др.);

оборудване за автоматизация - компютърни технологии.

В зависимост от използваните инструменти за документиране, методите за документиране се различават (текстово документиране, кино, снимка, звукозапис, електронно документиране) и видовете документи, създадени в този случай.

Когато се използват прости инструменти, се създават ръкописни писмени документи (текстови документи, чиято информация се записва от всякакъв вид писане), графични документи (съдържащи информация, изразена чрез изображението на обект) и графични документи (в които изображението на обектът се получава чрез линии, щрихи, светлочувствие) ... При използване на фотографско оборудване се създават фотографски документи, при използване на звукозаписна техника - фоно (или звукови) документи, при използване на филмова или видео техника - филмови документи, с помощта на компютърни технологии - писмени документи на хартия и видеограми, както и документи на машинен носител.

Резултатът от документацията е документ - информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват идентифицирането му. Носителят е материален обект, използван за фиксиране и съхраняване на речева, звукова или визуална информация върху него, включително в трансформирана форма. В момента най -често срещаният носител на документална информация е хартията; заедно с него широко се използват и нови носители - магнитни, които дават възможност за използване на компютърни технологии за документиране.

Документацията предполага спазване на установените правила за запис на информация, което придава правна сила на създаваните документи. Юридическата сила е собственост на официален документ, съобщен му от действащото законодателство, компетентността на издаващия орган и установената процедура за неговата регистрация.

Правната сила на документа се осигурява от установеното. за всеки вид документи, набор от детайли - задължителни елементи на изпълнение на документа (име на автора на документа, адресат, подпис, дата, номер на документ, печат за одобрение, печат и др.). Съвременните изисквания за документи са фиксирани в държавните стандарти, по-специално правилата за изготвяне на организационни и административни документи са фиксирани в ГОСТ R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документи ". Държавният стандарт установява не само състава на реквизитите (има само 30 от тях), но и зоните и последователността на поставянето им върху документа (вж. Приложение № 1). Набор от подробности за официален писмен документ, подредени в определена последователност, съставляват формата на документа. Формулярът също се регулира от държавния стандарт, следователно, за правилната подготовка на документа е необходимо да се знаят не само детайлите на документа, но и последователността на тяхното местоположение върху документа. Наличието на формуляра, установен от държавния стандарт, осигурява единството на документацията и единството на документацията както в рамките на една институция, така и в страната като цяло.

В обществото документите са основните носители на управленска, научна, техническа, статистическа и друга социално значима информация. Документите са носители на първична информация, именно в тях информацията се записва за първи път. Това свойство дава възможност да се разграничат документи от други източници на информация - книги, вестници, списания и т.н., съдържащи обработена, вторична информация.

Всеки документ, създаден в обществото, е елемент от система от по -високо ниво и е включен в съответната документационна система като негов елемент. Под документационна система се разбира набор от документи, свързани помежду си според характеристиките на произхода, предназначението, вида, сферата на дейност, единните изисквания за тяхната регистрация. Както буквите на един език съставят азбуката, така и някои видове и разновидности на документи съставляват документационна система. Досега не съществува последователна класификация на системите за документиране, видове и разновидности на документите в документознанието, но се използва емпирично установеното разделение на документи на системи за документация. Присвояването на документи към определена система започва с разделянето на всички документи на официални и документи от личен произход. Последните включват документи, създадени от лице извън обхвата на служебната му дейност или изпълнението на обществени задължения; тя е най -малката по видове и разновидности на документационната система, включва лична кореспонденция, мемоари (мемоари), дневници.

Официални документи в зависимост от района, който обслужват човешка дейностсе делят на управленски, научни, технически (проектиране), технологични, производствени и пр. Именно управленските документи осигуряват управляемостта на обекти както в държавата, така и в отделна организация. Тези документи са представени от комплекс от системи, основните от които са:

организационна и правна документация;

планова документация;

административна документация;

информация и справочно -справочна и аналитична документация;

отчетна документация;

договорна документация;

документация за осигуряване на персонал (персонал на пълен работен ден);

документация за финансова подкрепа (счетоводство и отчитане);

логистична документация;

Документация за документация и информационно осигуряване на дейността на институцията;

документация, отразяваща основните дейности на институция, организация или предприятие (в производствено предприятие това е производствена документация, в лечебно заведение- система от медицински досиета, в университет - система от записи за висше образование и др.).

Документите, които съставляват една система от документация, се характеризират с единството на предназначението им и като цяло предоставят документация за определена управленска функция или вид дейност.

Поддържането на документация на документи включва не само създаването на документи, но и организацията на работа с тях. Организацията на работа с документи е организацията на работния процес на институцията, съхранението на документи и използването им в текущи дейности. Документният поток на организацията е набор от взаимосвързани процедури, които осигуряват движението на документи в институция от момента на тяхното създаване или получаване и до завършване на изпълнението или изпращането. За целите на рационалната организация на работния поток всички документи се разпределят в документообороти: регистрирани и нерегистрирани документи, входящи, изходящи и вътрешни документи, документи, пристигащи или изпращани до висши организации, документи, изпратени или идващи от подчинени организации и др. потокът се разбира като набор от документи, изпълняващи определена цел в процеса на работния процес.

Характеристиката на работния процес е неговият обем. Обемът на работния поток се отнася до броя на документите, получени от организацията и създадени от нея в рамките на определен период от време (обикновено една година). Обемът на работния поток е важен показател, използван като критерий при избора на организационна форма на офис работа, организиране на система за извличане на информация според документите на институция, установяване на структурата на службата за управление на офиса, нейния персонал и др. най -важните функции при организирането на работа с документи е счетоводното отчитане, което се осигурява от тяхната регистрация - запис на идентификационни данни за документа в предписаната форма, фиксиране на факта на създаването на документа, неговото изпращане или получаване. В допълнение, регистрацията ви позволява да контролирате изпълнението на документи, както и да търсите документи по искане на отдели и служители на институцията.

Наред с организацията на документооборота понятието „организация на работа с документи“ включва съхранението на документи и тяхното използване в дейността на институцията. Системата за съхранение на документи е набор от инструменти, методи и техники за записване и организиране на документи с цел тяхното търсене и използване в текущите дейности на институция. За системата за подаване на документи най -важните понятия са понятията „номенклатура на делата“ и „дело“. Номенклатурата на делата е систематизиран списък от заглавия на дела, образувани в деловодството на институция, подредени в определена последователност с посочване на времето за тяхното съхранение, а делото е съвкупност от документи, свързани с един въпрос или област на Дейност и поставени в отделна корица.

Условията, обсъдени в този раздел, са в основата
терминологични системи за документационно подпомагане на управлението (офис работа).

1.2 Типични технологии за организиране на работа с документи

Поддръжката на информация и документация, като най-важната функция за управление на услуги, се нуждае от внимателна, добре обмислена организация. Тази функция се изпълнява или от специални структурни звена (бизнес администрация, общи отдели, секретариати, офиси) в големи институции, или от секретари, където административният апарат не е голям.

Документите са информационната основа за дейността на организацията, тъй като именно в тях са концентрирани повече от 80% от нейните информационни ресурси. Скоростта на получаване на необходимата информация за вземане на решение зависи от яснотата и ефективността на обработката и движението на документа. Късната обработка на документи, особено финансови, може да доведе до негативни икономически последици. Затова винаги се обръща голямо внимание на рационалната организация на работния процес, бързината и прецизността на обработката и прехвърлянето на документи за изпълнение.

Цялата документация на институцията е разделена на три документални потока:

входящи (входящи) документи;

изходящи (изпратени) документи;

вътрешни документи.

Всеки от документооборотите има свои особености в състава, количеството, обработката и движението.

Броят на документите на всички потоци на година ще бъде обемът на работния процес на институцията. Размерът на работния процес е необходим за изчисляване на необходимия брой офис персонал, за изчисляване на ефективността от използването на инструменти за механизация и офис автоматизация. Като цяло той показва натовареността на целия апарат за управление, тъй като всички негови служители трябва да се справят с документи.

В технологичната верига за обработка и движение на документи могат да се разграничат следните етапи:

приемане и първична обработка на документи;

предварително разглеждане и разпространение на документи;

Регистрация;

контрол върху изпълнението;

информационна и справочна работа;

изпълнение на документи и изпращане.

Приемане и първична обработка на документи. Операцията е предимно техническа. Извършва се централно от секретаря -помощник, а в големи институции - от експедиции или специално назначен служител (спедитор). Документите могат да бъдат получени по пощата, доставени от куриер или посетител, получени по телетайп, факс, електронна поща.

При получаване на документи на първо място се проверява правилността на тяхната доставка. Кореспонденцията, получена по погрешка, се връща на изпращача или се препраща на адресата. След отваряне на пликовете се проверява правилността на кутията и нейната цялост, т.е. наличието на всички страници на документа и всички прикачени файлове. За факс той проверява и общия брой на получените страници, съответствието им с номера, посочен на първия лист на факса, и тяхната четливост. В случай на непълно получаване на факс съобщение или лошо качество на отделни страници, изпращачът се уведомява за това.

Ако документите са получени по пощата, всички пликове се отварят, с изключение на тези с надпис „лично“. След отваряне пликовете се унищожават, с изключение на писма от частни граждани, тъй като адресът за връщане може да бъде посочен само върху плика. Пликове са запазени и от вече получени документи. В този случай печатът върху плика може да служи като доказателство за датата на получаване на документа. Освен това, когато получите просрочен финансов документ по пощата, трябва да съставите акт в деня на получаване на документа, подписан от двама служители на организацията (фирмата) и пощенски работник.

Всички входящи документи трябва да бъдат маркирани при получаване на документа в организацията. Състои се от датата на получаване и серийния номер на сметката. Освен това той може да съдържа съкратеното наименование на институцията получател. Серийният номер на сметката на последния документ, получен през текущата година, показва общия брой на получените документи.

Типична грешка, допусната при обработката на входящите документи, е да маркирате разписката само върху документи, подлежащи на допълнителна регистрация. Останалите документи (рекламни и информационни писма, покани и много други) остават неизвестни, въпреки че когато са получени, е отделено време за отваряне на плика, запознаване със съдържанието, определяне на кой от служителите може да се нуждае от получената информация, и прехвърляне на документа на този служител. В този случай входящият документооборот се посочва като значително намален и времето за обработка на неотчетена кореспонденция не може да бъде изчислено.

Разписката обикновено се подпечатва на ръка или с електрически печат.

Документът, получен по факс, вече има дата на получаване. Като се има предвид, че факсът обикновено се извежда на чувствителна към светлина хартия, текстът на който бързо избледнява, важни документи се копират.

Наскоро се появиха факс машини, които ви позволяват да получавате документ на обикновена хартия и следователно не е необходимо да се копират. По същия начин проблемът се решава при получаване на факс съобщения на компютър, оборудван с факс модем, и след това, ако е необходимо, отпечатване на факсове на обикновен принтер. Първичната обработка на документи завършва чрез сортирането им на регистрирани и нерегистрирани. Нерегистрираните документи незабавно се сортират от изпълнител или отдел за доставка. Организацията трябва да има списък с документи, които не подлежат на регистрация. Обикновено се поставя като допълнение към духовните инструкции.

Разпространение на получените документи. Предварителното разглеждане и разпространение на документи определя директния поток от тяхното движение и съответно скоростта на доставяне на документа до конкретен изпълнител, тоест всъщност времето за разрешаване на проблема. Обикновено във фирмата тази работа се извършва от секретаря-помощник.

За предварително разглеждане и разпространение на документи по квалифициран начин трябва да знаете добре функциите на структурните звена и разпределението на отговорностите между изпълнителите. Институцията трябва да има класификатор на въпроси от дейността с посочване на изпълнителите за всеки брой. Задачата на помощника секретар на този етап е да освободи мениджъра от прекомерен поток от документи, разглеждане на второстепенни въпроси.

Ръководителят трябва да получава документи, свързани с дейността на институцията като цяло, по основни въпроси или носещи нова информация, административни документи на висши организации. Останалите документи трябва да бъдат предадени директно на специализираните изпълнители.

Обработката, разглеждането и предаването на документи на изпълнители се извършва в деня на получаването им.

Ако документ е предназначен за изпълнение от няколко структурни подразделения или лица, тогава от него се прави копие или се установява редът на изпълнение.

Регистрация на документи. Регистрацията на документи е най -важният етап от работата с документи и се определя като „запис на счетоводни данни за документа в предписаната форма, фиксиращ факта на неговото създаване, изпращане или получаване“.

Както следва от определението, регистрацията на първо място придава юридическа сила на документ, тъй като фиксира факта на неговото създаване или получаване. Докато документът не е регистриран, не е получил своя номер, не е попълнен, изглежда, че все още не съществува. Например заповед, постановление и т.н. Ако полученият документ не е регистриран, институцията не носи отговорност за него, тъй като фактът на получаване не е потвърден.

Регистрацията има три цели: водене на документи, контрол върху тяхното изпълнение и справочна работа по документи.

Всички документи, изискващи специално счетоводство, изпълнение и използване за справочни цели, независимо от начина на получаване, подлежат на регистрация. Самият процес на регистрация е премахването на показатели (подробности) от документа за създаване на база данни с документите на институцията.

Документите се регистрират веднъж. В малка институция, компания, всички документи се регистрират централно от секретар. В институция, която има отдели, регистрацията на вътрешни документи се извършва децентрализирана по групи: в счетоводния отдел, отдела по персонала, офиса. В този случай вътрешните документи трябва да бъдат регистрирани в деня на подписване или одобрение, включени в деня на получаване, изходящите документи - в деня на изпращането.

По правило по време на процеса на регистрация от документа се изписва следната информация:

дата на получаване;

входящ номер (индекс);

дата на документа;

заглавие (за какво става дума в документа);

резолюция; период на изпълнение;

изпълнител (който работи с него);

ход на изпълнение (всички прехвърляния на документа се записват и как е изпълнен);

Дело № (където документът се поставя след изпълнение).

При регистрация определени видоведокументи, например жалби на граждани, вътрешни и изходящи документи, информацията, въведена във формулярите за регистрация, се променя и допълва частично. Например при регистриране на жалби на граждани се записва техният адрес.

Институцията има право, като вземе предвид нейните особености, да допълва информация за регистрирания входящ документ. Например, често се вземат предвид броят на листовете, наличието на прикачени файлове и т.н.

Типичните регистрационни формуляри могат да бъдат два вида: списание и карта.

Система за регистрация на списания е необходима само когато регистрацията на документи е на първо място, предотвратява претенции от граждани, конфликтни ситуации. Например при издаване на образователни документи, работни книжки, преминава. По правило това са документи, чийто индекс за регистрация се състои от сериен номер.

Можете да напуснете системата на дневника дори когато са получени много малък брой документи.

Във всички останали случаи тази форма на регистрация е остаряла, тъй като усложнява контрола върху изпълнението на документи и справочната работа по тях.

По -удобна е картовата система за регистриране на документи. Формата на картата (RKK - регистрационна и контролна карта) и местоположението на данните в нея могат да бъдат определени в самата институция и записани в инструкциите за работа в офиса.

След като изтегли такава форма на картата във формат А5 или А6, тя се копира на фотокопирна машина, като се избира доста дебела хартия. За различни регистрирани групи документи можете да използвате карти с различни цветове, цветни ивици по горния край или по диагонал.

За да се поддържа системата за регистрация на карти в ръчен режим, е необходимо да има обръщение на карти в продължение на една година и поне две кутии за съхранение на карти: в крайния срок контролен индекс на картата и индекс на референтната карта.

Броят на копията от попълнени регистрационни карти (те обикновено се наричат ​​регистрационни и контролни карти - RCC) се определя от институцията. По правило се попълват поне две такива карти.

Картата за документа може да се попълни първоначално непълно, преди документът да бъде предаден на мениджъра, т.е. без резолюция, краен срок и изпълнител. След преглед на документа от ръководителя, картата се допълва, т.е. тази информация се въвежда в него.

При ясно взаимодействие между секретаря-помощник и ръководителя, ако ръководителят прегледа получената кореспонденция сутрин, първо можете да предадете документите на ръководителя за преглед, а след това, като получите неговото решение, да попълните целия формуляр за регистрация.

След като попълните картата, едната от тях се поставя в картотеката на крайния срок, другата в информационно -справочния файл и документът се предава на изпълнителя, за да работи с него.

Контрол върху изпълнението на документи. Наблюдението на изпълнението на възложената задача е една от управленските функции. При контрола може да се разграничи контрола по същество на решаването на проблема и контрола върху времето на възлагане. Контрол по същество на изпълнението на заповедта, разрешаването на въпроса се извършва от ръководителя (институция или отдел) или специално упълномощени лица. Контролът по същество е оценка за това колко правилно, успешно и пълно е решен проблемът. Контролът върху сроковете за изпълнение на документите се извършва от секретаря или службата за управление на документацията. Контролът на термините може да бъде разделен на рутинен и превантивен.

Провеждането на контрол изисква познаване на прости методи, техники и наличието на технически средства.

Предвид все още ниската дисциплина в страната, всички документи, изискващи изпълнение и реакция, трябва да бъдат поставени под контрол.

Сроковете за изпълнение на документите могат да бъдат определени със закон. Например за изпълнение на исканията на гражданите. В документи, получени от висши организации и съдържащи каквато и да е поръчка, обикновено терминът е посочен в самите документи. В административни документи и решения на колегиални органи срокът е посочен за всяка точка. В разглежданите от ръководителя документи срокът за тяхното изпълнение се съдържа в резолюцията. За да се разрешат повтарящи се проблеми в институцията, трябва да се установят стандартни условия за изпълнение на такива документи и да бъдат отразени в инструкциите.

В приложението към „Държавна система за поддръжка на документация за управление“ има списък с типични срокове за изпълнение на документите, които трябва да се използват при съставяне на инструкции за деловодството на определена институция.

За документи, съдържащи сложна задача, могат да се определят дълги срокове (няколко месеца, шест месеца, година). В този случай е необходимо да се раздели поръчката на етапи и да се контролира изпълнението на задачата на етапи.

Формата на контрол се избира въз основа на възможностите на институцията. Това може да е файл с ръчно време.

Индекс на срочна карта. За ръчно управление се използват регистрационни карти и шкаф с 32 подвижни (картонени или пластмасови) разделители. Тридесет и един разделители са дните в месеца (31 дни). За 32 -ия разделител се поставят карти върху документи, крайният срок за които пада следващия месец. В последните дни на месеца (2-3 дни предварително) тези карти ще бъдат поставени според датите на новия месец. Просрочените карти се поставят пред първия разделител. Те остават тук, докато не бъде посочена нова, удължена дата на падежа.

След като регистрира документите изцяло, секретарят подрежда картите според сроковете, тоест поставя всяка карта на номера, на който трябва да се изпълни документът. Всички елементи от административни документи също се издават на отделни карти. Под всякаква форма можете да запишете на картата и устни инструкции от ръководството.

По този начин секретарят на кабинета за подаване на крайния срок може лесно да знае какво се дължи на кой ден.

Едно от основните задължения на секретаря в началото на работния ден е да извади картите за всички задачи от текущия ден от шкафа за документи и да провери дали те ще бъдат изпълнени днес. Това може да бъде лично проучване, телефонно проучване и т.н. Ако изпълнението на която и да е задача е нарушено и е необходимо да се отложи крайният срок, това се докладва на ръководителя. Срокът на изпълнение може да бъде променен само от лицето, което го е установило преди това.

В допълнение към текущия мониторинг, секретарят трябва да извършва превантивен мониторинг. За да направи това, той ще вземе карти за задачи, чийто срок изтича след 3 дни, и ще предупреди всеки изпълнител за това. Ежедневното наблюдение (рутинно и превантивно) създава нормална работна атмосфера в офиса. Служителите се учат, че изпълнението на всяка задача ще се изисква навреме.

Систематична проверка на изпълнението, умело и правилно извършена от секретаря, който тактично напомня, че документът е необходим навреме, че просперитетът на компанията зависи от навременното разрешаване на проблема и т.н., през цялото време подчертава необходимостта за този служители неговата работа. В допълнение, картотеката за крайния срок помага при планирането на работния ден на мениджъра, тъй като отразява всички дейности и задачи за дадена дата.

Когато документът бъде изпълнен, на гърба на картата се прави бележка, показваща как е решен проблемът, за какъв номер и кога е изпратен документът. Документът се счита за изпълнен, когато задачите, поставени в документа или посочени в резолюцията, са напълно изпълнени. Ако в процеса на решаване на проблема документът е прехвърлен от един изпълнител на друг, всичко това също се записва на гърба на картата. След като извадите документа от контролата, контролната карта се изважда от файла с крайния срок и се пренарежда в референцията. Във всяка структурна единица трябва да се извършва контрол върху сроковете за изпълнение.

От време на време (в големи институции на месечна база) се съставят аналитични доклади, които показват колко документи са взети за контрол, колко не са завършени навреме, от които по уважителни и неуважителни причини.

Информационна и справочна работа. Една от основните цели на регистрацията е създаването на база данни с документи на институцията. Секретарят-помощник (в голяма институция, службата за информационна и документационна поддръжка на мениджмънта) въз основа на тази банка данни е длъжен да отговори на два вида въпроси за няколко минути:

кой, къде, на какъв етап от работата е всеки документ и - в кои документи можете да намерите информация по конкретен въпрос.

Притежаване на целия набор от информационни и документационни ресурси - най -важната задачасекретар (предучилищна образователна институция). И на първо място, за тази задача всички данни за документи се записват в регистрационни форми.

Файл с референтна карта се изгражда от регистрационни карти. Кабинетът за файлове се нуждае от дълга кутия или няколко кутии, тъй като картите ще се натрупват през цялата година, за разлика от контролния файл за краен срок.

Разделителите в справочния файл ще бъдат имената на структурни звена (ако има такива) или области на дейност в институцията. Вътре в тези раздели е най -удобно да поставите карти по азбучен ред на кореспонденти или въпроси за дейност (стоки, продукти и т.н.). За жалби на граждани (предложения, изявления, жалби) се съхранява отделен файл. Също така е добре да има отделна картотека за законодателни, регулаторни и административни документи, която да е изградена на тематична основа.

По време на регистрацията, както вече беше споменато по -горе, трябва да бъдат съставени две карти: едната е поставена във файла за контролна карта на крайния срок, другата в референтния файл. Това трябва да се направи, защото искане за документ може да дойде, когато той все още работи и няма да е възможно бързо да потърсите информацията във файла с крайния срок. Такава заявка в отредените 3 минути може да бъде изпълнена само с помощта на референтния файл. Следователно, докато документът е в работа, има две карти за него - в крайния срок и индексите на референтните карти.

След изпълнение на документа, картата от времевата рамка, като по -пълна и с всички белези за решението на проблема, повдигнат в документа, се пренарежда в индекса на референтната карта, а подобна карта от индекса на референтната карта е премахнат и унищожен или използван за създаване на допълнителен индекс на референтна карта за търсене на документи от друга търсачка.

В оперативната работа има картотеки за текущата и миналата година. Общият срок за съхранение на карти е 3 години. В картотеката на законодателни и регулаторни и административни документи картите остават, докато документите се заменят с нови.

Възможностите за информационни и справочни услуги бяха значително разширени с въвеждането на автоматизирана система за регистрация.

Изпращане на документи. Обработката и изпращането на изходящи документи, както и приемането и обработката на входящите документи, се извършват централно или от секретар или в експедиция (спедитор).

След като са получили документ за изпращане, те първо проверяват правилността на неговото изпълнение:

наличие на подпис;

наличието на дата (ако не е в изпращания документ, тя е поставена);

наличието на заглавие;

наличието на знак за изпълнителя;

правилно адресиране;

ако документът е предназначен за еднократен кореспондент, наличието на адрес;

наличието на всички страници в документа и всички посочени приложения.

Тези елементи на дизайна са необходими при изпращане на документ както по пощата, така и по факс. Ако документът е изпълнен неправилно или не е представен в пълен комплект, той се връща на изпълнителя за ревизия.

Когато документ се изпраща по пощата, той се преобразува. Документите, изпратени на един адрес, се събират в един плик. Пликовете са адресирани, маркирани. За редовни кореспонденти пликовете се подготвят предварително. Цялата регистрация на документи, предназначени за пощенски разходи, се извършва в строго съответствие с изискванията на пощенските правила.

Въпреки това, в последните годинис развитието на предаването на документи по телефонни комуникационни канали (факс, електронна поща), количеството кореспонденция, изпращано по традиционна поща, постоянно намалява.

Предаването на документи чрез електронна поща значително намалява времето за предаване на информация и увеличава надеждността на доставката.

В същото време не трябва да забравяме, че предаването на документи по електронна поща поставя проблема за удостоверяване на автентичността на подписа (упълномощаване на документ), тоест използването на специална програма " електронен подпис"и сключване на споразумение за специално упълномощаване с всеки кореспондент.

1.3 Технология на организиране на работа с документи в езиковото училище „Успех“ към КГОУ СПО КПК

В езиковото училище "Успех" управлението на офиса е възложено на ръководителя. езикова школа (като структурна единица). Той работи директно с всички видове документи (входящи, изходящи, вътрешни с изключение на счетоводните) и осигурява тяхната обработка и отчитане.

Процедурата за работа с документи, както и тяхното изготвяне и изпълнение, е описана достатъчно подробно в нормативните и методически документи. За езиковото училище "Успех" като структурно звено на КГОУ СПО функционира КПК обща позицияразработен въз основа на Закона на Руската федерация "За образованието" и устава на колежа.

Настоящият регламент урежда дейността на „Лингвистично училище„ Успех ““ като структурно звено на КЗК. Нормативното основно езиково училище е Законът на Руската федерация "За образованието" от 10 юни 1992 г. № 3266-1 (изменен с федерални закони), стандартни разпоредби за учебните заведения за средно професионално образование, одобрени с Постановление на правителството на РФ от 3 март 2001 г. № 160, други разпоредби, уреждащи дейността на образователна институция. В своята дейност езиковото училище се ръководи от законодателството на Руската федерация, постановления и разпореждания на правителството на Руската федерация, решения на Министерството на образованието на Хабаровска територия, Устава на КПК, настоящия регламент. Лингвистичното училище предоставя допълнителни образователни услуги за преподаване на чужди езици на деца в предучилищна и училищна възраст, ученици, студенти от образователни институции. Лингвистичното училище реализира интензивни, авторски творчески програми и съвременни методи за преподаване на чужди езици.

Целите и задачите са да се създадат благоприятни условия за многостранно развитие на личността, включително чрез задоволяване на нуждите на учениците от самообразование и получаване на допълнително образование в областта на чуждия език. Задълбочено изучаване на чужди езици, история и литература на страните на изучавания език, култура и регионални изследвания. Преподаване на чужди езици по креативни и интензивни методи, подготовка за прием в Суза и университети. Организиране на програми за обмен с чуждестранни училища, стажове за студенти и учители, участие в Международни състезанияи олимпиади. Организиране на сътрудничество с чуждестранни образователни институции, фондации. Провеждане на семинари за учители по чужди езици.

Всички училищни дейности се извършват в съответствие с разработените програми, одобрени от Министерството на образованието на Хабаровска територия, на педагогически обоснован избор на средства, методи и форми на обучение, като се вземат предвид интересите, склонностите и възрастовите характеристики на учениците платена основа. Училището практикува групово преподаване. Заетостта на групите е 10-12 души. Режимът на обучение е 2-3 пъти седмично (4-6 академични часа), което включва практиката на говорене и писане, слушане, четене на чуждестранна литература и допълнителни специални предложения. курсове по комуникация, бизнес, работа с пресата, драма и др. Плащане на месец според договора, в зависимост от интензивността на часовете. Плащането подлежи на промяна през годината поради инфлация. Всички учители на училището имат висше педагогическо образование, опит в преподаването на чужди езици, работят по трудов договор (договор). Продължителността на учебната година, тримесечията, седмиците и продължителността на ваканциите се определят със заповедта на ръководителя на училището в началото на учебната година или по семестър. Учениците полагат тестове 2 пъти годишно, за да проверят усвояването на учебния материал, да имат възможност да участват в културния живот на училището, да провеждат празници и да работят по индивидуални проекти.

Училището се намира в учебната сграда на КПК на Краснореченска 114А и използва имуществото на колежа на базата на оперативно управление. Източникът на финансиране за училището е:

бюджетни и извънбюджетни фондове;

безвъзмездни и благотворителни вноски;

други източници в съответствие със законодателството на Руската федерация.

Средствата, получени от граждани за образование, се изпращат в специална сметка на COD и се разпределят в съответствие със споразумение между директора на колежа и ръководителя на училището. Контролът върху финансово -стопанските дейности на училището се осъществява от директора на КПК.

Училището се ръководи от ръководител, назначен от директора на КПК при условията трудов договор... Ръководителят на училището набира и планира стратегията за развитието на училището. Учителите в училище провеждат организационни и образователни дейности в съответствие с устава на КЗК и този регламент, като осигуряват необходимото професионално ниво на своята дейност.

Училището се реорганизира, ликвидира въз основа на решение на Съвета образователна институцияХПК по заповед на директора в случай на нарушение на тази разпоредба или устава на ХПК.

Основният документ на организацията е лиценз (1) със списък на професионалните образователни програми, съгласно който Държавното учебно заведение за средно професионално образование "Хабаровски педагогически колеж" има право да провежда образователни дейности (2), както и правилата за предоставяне на платени услуги на Хабаровския педагогически колеж, базирани също на общи разпоредби ...

Правила за предоставяне на платени образователни услуги COD.

Общи разпоредби:

Тези правила са разработени в съответствие със Закона на Руската федерация. "За образованието", изменен с Федерален закон № 12-F3 от 13.01.96 г. (член 45); Моделен правилник за образователна институция със средно професионално образование; Законът на Хабаровска територия "За процедурата за въвеждане на платени услуги от държавни и местни власти, държавни и общински организации" от 31.10.96 г. No 73; Резолюция на ръководителя на териториалната администрация на Хабаровск „За одобряване на Правилника за реда за въвеждане на платени услуги от държавни и местни органи на управление, държавни и общински организации“ от 01.09.97 г. № 383; Чартър на колежа; други регулаторни актове на R.F.

Правилата определят реда, видовете заплащане образователни услуги, условията и реда за предоставянето им, задълженията на учениците.

Платените допълнителни образователни услуги се предоставят с цел задоволяване на образователните потребности на учениците, подобряване на качеството на образователния процес.

Възможността за предоставяне на услуги от този тип е предвидена в Устава на колегията и се осъществява за сметка на извънбюджетни средства на спонсори, организации, физически лица, вкл. родители.

Правилата са задължителни за всички служители и студенти от COD.

Видове платени образователни услуги (3).

Условия за предоставяне на платени образователни услуги:

Колежът предоставя платени образователни услуги на населението с лиценз за извършване на съответните образователни дейности.

Образователните услуги не могат да се предоставят в замяна и в рамките на основните образователни дейности, финансирани от бюджета.

Приходите от посочените дейности на колежа се реинвестират в това учебно заведение по негова преценка, включително за увеличаване на разходите за заплатиколежански работници. Тази дейност не се прилага за предприемаческа дейност.

Основният работен процес се състои от поръчки въз основа на сключването на договори „за предоставяне на платени образователни услуги“ (4). Поръчките регулират:

състав на учебни групи;

Преподавателски състав;

училищен график;

заплащане за часове;

и т.н. организационни въпроси (празници и др.).

Има и дневник за отчитане на посещаемостта и напредъка, чрез който се следи работата на образователния процес, и табелата за времето на учителя, според която служителите се заплащат.

Разписанията и заповедите се прехвърлят в счетоводния отдел, който от своя страна контролира работата на училището и плаща за работата на училищния персонал.

1.4 Възможности за използване на съвременни компютърни технологии в офис работа

Когато говорят за офис автоматизация или работен процес, обикновено имат предвид всякакви Информационни технологиисвързани с обработката на документи - от използването на текстообработващи системи до системи за управление на работния поток и управление на бази данни. В съвременната институция основните технологични инструменти за работа с документи са компютри, инсталирани на работните места на изпълнители и свързани към мрежа. Ако компютърна мрежа обхваща поне всички работни места на офис персонал в структурни подразделения на организация, тогава става възможно да се използва мрежата за преместване на документи и централно проследяване на напредъка на офисния процес - чак до работата на изпълнителите по документи на техните работни места.

В езиковото училище „Успех“ към KGOU SPO KPK компютърната мрежа не обхваща всички работни места на офис персонала, така че е трудно да се проследи движението на документите и да се следи тяхното изпълнение. По принцип всички документи се подготвят с помощта на текстови и графични редактори, чиито възможности са разгледани по -долу, а след това в печатната версия се прехвърлят на изпълнителите. По този начин става доста трудно да се контролира тяхното изпълнение. За да опростим задачата за контрол, ние разработихме система за автоматизирана регистрация и контрол на изпълнението на документи въз основа на програмата Outlook. Предимствата на разработването на нашата информационна система специално в Outlook също са разгледани подробно по -долу. Въвеждането на компютърна система за регистрация на документи гарантира събирането и съхранението на изчерпателни данни за всички документи на организацията, позволява ефективен контрол и провеждане на информация и справочна работа. Работа с документи в Microsoft Word

Съвременната офис работа се характеризира с въвеждането на компютърни технологии в процеса на работа с документи. Развитието на технологиите и новите информационни технологии позволява решаването на една от основните задачи на офис работата - създаване на документи - с помощта на различни текстови редактори. Тази среда дава възможност за бързо редактиране на документи, използване на готови формуляри (шаблони) при подготовката на основни видове документи, многократно дублиране на създадени документи и много други.

Основните софтуерни продукти, използвани за решаване на този проблем, са Microsoft Word, Lexicon за Windows, WordPerfect за Windows. Най -оптималната работа изглежда е в Microsoft Word.

Текстовият редактор на Word е универсална софтуерна среда за работа с текстови документи, предназначена да улесни работата с различни видове документи. Той предоставя разнообразни възможности, както при подготовката на текстове, така и при манипулирането на готови текстови документи, записани на различни носители. Нови текстове могат да се формират от фрагменти от готови текстове; различни обекти, създадени в други приложения, могат да бъдат вградени в текстовете; текстови документи могат да се предават по комуникационни линии на локални и глобални компютърни мрежи.

За редактора на Word като правило могат да се отбележат следните функции, присъщи на други текстообработващи програми:

използването на различни шрифтове и техните стилове;

използване в един документ на символи на азбуки на различни езици (кирилица, латиница, гръцки, арабски, иврит и др.);

редактиране на текст и проверка на правописа (правопис и граматика);

автоматично пагиниране на документа, въвеждане на заглавки на страници (заглавки и долни колонтитули), бележки под линия;

вграден инструментариум за бизнес графики (позволява ви да включите диаграми, чертежи, диаграми в текста);

различни инструменти за форматиране на готовия текст (подравняване, колони, номериране);

поддържане на стъпаловидно съдържание на много нива;

намиране и замяна на част от текст;

работа с няколко документа едновременно, включително документи от различни среди (текст, електронни таблици, графики, бази данни).

В допълнение, редакторът на Word има широк набор от инструменти за автоматизация, за да опрости общите задачи:

работа с макро поредици от символи;

автокоректни грешки при въвеждане;

автоматично форматиране на текст, докато пишете (автоформат);

автоматично предлагане на пълната версия на датата, както и думи или фрази от списъка с автотекст след въвеждане на първите няколко букви (автоматично попълване);

автоматичен анализ на документа с цел подчертаване на основните му разпоредби, въз основа на които се съставя авторефератът;

способността за създаване на стилове;

автоматично предоставяне на съвети и справочна информация, които може да ви трябват по време на задачата (помощник);

наличието на съветник за писма, календари, програми, автобиографии, пликове, факсове, улесняващи работата по създаването на документи.

Изброените функции на MSWord значително опростяват работата на служителите при създаването и редактирането на текстови документи.

Работа с документи в програмата MS EXCEL

Информационното подпомагане на управленските дейности включва технологии за подготовка и обработка на различни видове документи, в които значително място заема информация в числова форма (финансова, счетоводна, планираща и аналитична и др.), Съставена под формата на различни видове таблици, форми на изявления, формуляри, списъци. В такива случаи използването на електронни таблици на Excel е много полезно, с помощта на което можете: да работите с таблици и да извършвате изчисления, включително много сложни; изграждане на графики въз основа на данните, съдържащи се в таблиците; създават бази данни и ги обработват.

Многобройни публикации са посветени на описанието на възможностите на MS Excel. Тук ще дадем само някои препоръки, които могат да бъдат полезни при създаването на документи и работата с тях в MS Excel.

Създаването на всеки документ в MS Excel, независимо от използваната версия на тази програма, препоръчително е да започнете с описание на общите свойства, като използвате командата Файл, Свойства, Попълване на полетата, Заглавие, Тема, Автор, Ключови думи позволява можете да спестите време при търсене на разработени документи.

Таблично представяне на данните. Основното свойство на работен лист на електронна таблица на Excel е способността да се съхраняват различни типове данни в съседни клетки: текст, числа или формули. Достатъчно е да направите клетката активна и да напишете на клавиатурата това, от което се нуждаете. Типът въведени данни се определя автоматично. Той е предназначен не само за съхраняване на числови и нечислени данни, но и за извършване на всякакви операции с тези данни. Формулите са същността на Excel. Те могат да бъдат изградени по различни начини.

Графично представяне на статистически данни. В документацията, заедно с таблици, диаграмите се използват широко. Те са удобно средство за визуално представяне на данни и успешно допълват таблици или дори ги заменят, помагат при анализа и сравняването на данни за улесняване на тяхното възприемане и интерпретиране.

Excel има две различни начиниизграждане на диаграми, които се различават по начина, по който се съхраняват в паметта на компютъра: вградени диаграми и индивидуални диаграми. Вградените диаграми са диаграми, наложени върху работната страница и записани в същия файл (те заемат част от електронната таблица). Отделните диаграми са независими графични обекти (заемат целия екран).

За да изградите диаграма, трябва да посочите данните, които след това ще бъдат представени в графична форма. Най -лесният начин да създадете вградена диаграма е да използвате съветника за диаграми. След като щракнете върху бутона Chart Wizard, на екрана се появява диалогов прозорец, където след посочване на всички данни получаваме готова диаграма.

Работа с потребителски шаблони. За да се спести време, изразходвано за създаване на документи, е препоръчително систематично да се анализира съдържанието на документите и да се разработят техните стандартни формуляри. Шаблонът е основата за създаване на стандартен документ. Изпълнението на командата File, New в Microsoft Excel извиква офертата за избор на един от шаблоните за създаване на нов документ.

Заглавни и долни колонтитули в Excel. За да се опрости работата с отпечатани документи, препоръчително е да се използват заглавни и долни колонтитули. Долен колонтитул е поле, в което можете да въведете справочен или обяснителен материал, като име на файл, име на работен лист, номер на страница, текуща дата и час, име на отдел и друга информация за услугата. Информацията, въведена в горния и долния колонтитул само на една страница, се появява в горните и долните колонтитули на всички страници. Заглавните и долните колонтитули се намират в горната или долната част на страницата. В Excel можете да използвате вградените формати на заглавки и долни колонтитули или да създадете свои собствени. Преди да отпечатате, можете да зададете тяхната позиция спрямо ръба на страницата.

Разгледаните примери за използване на текстови и графични редактори се използват главно като средство за създаване на документи. Но е много трудно, с голям поток от документи в една организация, да се търси необходимата информация, да се проследи връзката на създадения документ с други свързани документи. Затова понастоящем, за информационна поддръжка на съвременна институция, системите за управление на бази данни (СУБД) .ACCESS все повече се използват като средство за създаване и работа с база данни.

В момента няколко от най -популярните системи за управление на офис бази данни (СУБД) се използват за създаване на бази данни в малки организации, но най -популярната по много причини е СУБД на Microsoft Access (или MS Access). В зависимост от възможностите на конкретен компютър и от версията на инсталираната операционна система (Windows 98, Me, 2000, XP) се използват различни версии на СУБД (Access 97, 2000, XP).

Access напълно изпълнява управление на релационни бази данни. Системата поддържа първични и чужди ключове и гарантира целостта на данните на ниво ядро ​​(което предотвратява несъвместими операции за актуализиране или изтриване). Освен това таблиците в Access са оборудвани с инструменти за валидиране на данни, за да се предотврати неправилно въвеждане, независимо от начина, по който се извършва, като всяко поле на таблица има свой собствен формат и стандартни описания, което значително опростява въвеждането на данни. Основните характеристики на всяка СУБД са типовете данни, които тя може да съхранява и обработва. Access DBMS ви позволява да използвате следните типове данни в записите:

Брояч: Това поле се задава автоматично, когато в базата данни се добави нов запис. Стойностите в тези полета са недостъпни за потребителя и не могат да бъдат актуализирани: ако изтриете някакви записи, тогава броячът продължава съществуващата номерация.

Текст: Това поле може да съдържа до 255 знака свободен текст. Ако дължината на полето не е посочена, тогава по подразбиране е 50 знака: това поле може да съдържа произволен набор от знаци до 64K.

Числови: съдържа цели числа и / или дробни числа и заема от един до осем байта, в зависимост от типа (стойността) на числото.

Дата/час: съдържа датата в различни формати (например краткият формат е 31.12.04, пълният формат е 31.12.2004 23:59:59 и т.н.).

Валута: това поле определя сумата на парите с точност от 15 цели и 4 дробни десетични знака (в този случай на екрана обикновено се показват само две десетични знака).

Boolean: Тези полета съдържат булеви стойности YES или NO.

OLE обект: Тези полета съхраняват обекти, които са прехвърлени от други приложения (снимки, таблици).

Ако по време на специална обработка не се открият стойности в полетата, системата осигурява пълна поддръжка за нулеви стойности.

Релационната обработка на данни в Access поради гъвкавата архитектура на системата е в състояние да задоволи всяка нужда. В същото време Access може да се използва като самостоятелна СУБД в режим на файлов сървър или като клиентски компонент на продукти като SQL Server. Освен това. Access поддържа протокола Open Database Connectivity (ODBC), който ви позволява да се свързвате с бази данни в много различни формати, като SQL Server, Oracle, Sybase и дори DB / 2 мейнфрейми от IBM.

Access поддържа обработката на транзакции с гарантирана цялост. Освен това е осигурена защита на ниво потребител, която ви позволява да контролирате достъпа до данни за отделни потребители и цели групи.

Помощната система на Microsoft остава най -добрата в индустрията както за начинаещи, така и за опитни потребители. Access предоставя контекстно-чувствителна помощ, до която можете да получите достъп, като щракнете върху , и екранът веднага ще покаже помощна информация по въпроса, който интересува потребителя в момента. В този случай можете лесно да отидете до съдържанието на системата за помощ, конкретна информация, история на предишни повиквания и отметки.

Съветникът може да превърне часовете работа в минути. Съветниците задават водещи въпроси относно съдържанието, стила и формата на създавания обект; след това те автоматично изграждат желания обект. Access има около сто съветника, които да ви помогнат да проектирате бази данни, приложения, таблици, формуляри, отчети, диаграми, пощенски етикети, контроли и свойства. Можете дори да персонализирате съветниците за различни задачи. Позволява ви да импортирате и експортирате файлове от много добре познати формати, включително dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, много текстови формати ASCII (включително с фиксирана дължина на ред или определен разделител) и Вижте също HTML данни. Импортирането създава таблица за достъп; експортирането на таблица на Access създава файл в посочения формат.

Свързването (преди наричано прикачен файл) означава, че можете да използвате външни данни, без да създавате таблица за достъп. Можете да направите подобна връзка към данни dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Много мощна функция - свързване на таблици на Access с техните външни таблици и след това споделянето им - се прилага за таблици на Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

Прозорците за проектиране на формуляри и отчети имат един и същ интерфейс и предоставят на потребителя много опции. Формулярът или докладът са проектирани съгласно принципа WYSIWYG (Това, което виждате е това, което получавате). Чрез добавяне на друга контрола, потребителят вижда как се променя създадената форма.

Формулярите и отчетите могат да включват етикети, полета с текстови данни, бутони за избор, квадратчета за отметка, линии и правоъгълници и да ги оформят с цвят и сянка върху елементите. Освен това можете да включите цели снимки, диаграми, подформи и подотчети. В същото време всички параметри на представяне на данни остават изцяло под контрола на потребителя.

Формулярите могат да обхващат много страници, а отчетите могат да имат много нива на групиране и обобщаване на данни.

Формулярите и докладите могат да се визуализират за птичи поглед чрез увеличаване. В режим на проектиране можете да видите отчета с фиктивни данни, така че да не се налага да чакате да бъде обработен голям истински файл.

Конструкторът на отчети е много мощен инструмент с до десет нива на групиране и сортиране. Тя ви позволява да създавате отчети, показващи проценти и суми само за два преминавания.

Една от най -мощните функции на Access е и най -важната. Взаимоотношенията ви позволяват графично да свързвате таблици. Можете дори да свържете таблици, които представляват различни типове файлове (например таблица на Access и таблица dBASE). След такова свързване таблиците действат като цяло и сега можете да изграждате заявки във връзка с всякакви данни в тях. Можете да изберете конкретни полета, да дефинирате ред за сортиране, да създадете изчислени изрази и да въведете критерии, за да изберете записите, които искате. Можете да покажете резултатите от заявка като таблица, формуляр или отчет. От потребителя не се изисква предварително установяване на връзки: вместо това е достатъчно да въведете дизайнера на заявки (например, когато трябва да създадете конкретен отчет).

Заявките се прилагат и в други случаи. Можете да създавате заявки, които изчисляват суми, да показват групирани таблици и да изграждат нови таблици. Можете дори да използвате заявка за актуализиране на данни в таблици, изтриване на записи и добавяне на една таблица в друга.

Access използва същото графично приложение като Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Тя ви позволява да създавате стотици видове графики и диаграми, като ги персонализирате според вашите специфични нужди. Можете да създавате ленти, ленти, пай, повърхности и други диаграми както в 2D, така и в 3D. Те могат да бъдат произволно придружени с текст, декорирани различни цветовеи модели. Стойностите могат да се показват в ленти или филийки от кръгови диаграми. Можете да завъртите изображенията на диаграмата, така че да се показват от всеки удобен ъгъл. Всичко това се осигурява от програмата Access Graph.

С DDE (динамичен обмен на данни) и OLE (свързване и вграждане на обекти) можете да добавяте всякакви нови обекти към формуляри и отчети на Access. Тези обекти могат да бъдат звук, картини, диаграми и дори видеоклипове. Можете да вграждате OLE обекти (като растерни карти) или текстообработващи документи (Word или WordPerfect) или да се свързвате с електронни таблици на Excel. Чрез свързване на тези обекти към тяхната база данни, потребителят може да създава динамични форми и отчети и да използва една и съща информация в различни приложения на Windows.

Access вече предоставя всички функции, които позволяват на приложение да комуникира с интернет / интранет. С едно щракване можете да запазвате таблици, заявки, формуляри и отчети във формат HTML. Съветникът позволява дори на начинаещ да прехвърля HTML кодове от обект на уеб страница, като ги прави достъпни за използване от всеки, който сърфира в Интернет. Хипервръзките ви позволяват достъп до данни, които се хостват на уеб страница директно от формуляри на Access.Съдържа над сто функции (малки вградени програми, които връщат стойност в резултат на изпълнение), които изпълняват много различни задачи. Има функции за манипулиране на бази данни, низове, числа във формат за дата и час, математически, бизнес и финансови. Те могат да се използват за създаване на изчислени изрази във формуляри, отчети и заявки.

За непрограмисти (или опитни потребители, които просто не искат да програмират), Access предоставя макроси. Те ви позволяват да автоматизирате някои задачи. Около петдесет макроса дават възможност за манипулиране на данни, създаване на менюта и диалогови прозорци, отваряне на формуляри и отчети, с една дума, автоматизиране на почти всяка задача. С помощта на макроси можете да решите около 90% от всички задачи за обработка на данни.Това е сериозна среда за разработка на приложения с пълнофункционален език за програмиране. Visual Basic for Applications - VBA (известен преди като Access Basic) използва обектно -ориентиран подход към програмирането и позволява на програмиста да прави почти всичко, което може да си представи. Това е мощен структуриран език за програмиране.

Пълнофункционалната среда за разработка поддържа много мощни съвременни функции: режим с няколко прозореца за редактиране и отстраняване на грешки, автоматична проверка на синтаксиса, точки на прекъсване, изпълнение стъпка по стъпка и дори помощ за синтаксис, който показва опции за команди за въвеждане на екрана.

В бизнеса или лична сферачесто се налага да работите с данни от различни източници, всеки от които е свързан с определен вид дейност. За координиране на всички тези данни са необходими известни познания и организационни умения. Microsoft Access комбинира информация от различни източници в една единствена релационна база данни. Формулярите, заявките и отчетите, които създавате, ви позволяват бързо и ефективно да актуализирате данни, да получавате отговори на въпроси, да търсите данните, от които се нуждаете, да анализирате данните и да отпечатвате отчети.

В базата данни информацията от всеки източник се съхранява в отделна таблица. При работа с данни от множество таблици се установяват връзки между таблици.

За търсене и избор на данни, които отговарят на определени условия, се създава заявка. Заявките също ви позволяват да актуализирате или изтривате няколко записа едновременно, да извършвате вградени или специални изчисления.

Формулярите се използват за преглед, въвеждане или промяна на данни директно в таблицата. Формулярът ви позволява да избирате данни от една или повече таблици и да ги показвате на екрана, като използвате стандартно или създадено от потребителя оформление.

Можете да използвате отчет, за да анализирате данните или да ги отпечатате по определен начин, например можете да създадете и отпечатате отчет, който групира данни и изчислява суми.

За автоматично извършване на някои операции се използват макроси, които съдържат набор от един или повече макроси, като отваряне на формуляри или отпечатване на отчети. Макросите могат да бъдат полезни за автоматизиране на често изпълнявани задачи. Например, когато потребителят натисне бутон, можете да стартирате макрос, който отпечатва отчет.

Понякога е необходимо да създадете своя собствена процедура, която да се стартира от всеки прозорец в базата данни, или процедура, предназначена да обработва конкретно събитие. Набор от такива процедури на езика на Visual Basic, събрани в една програмна единица, се нарича модул. Има два основни типа модули: модули от клас и стандартни модули. Класовите модули са модули на формуляри и модули на отчети, свързани с конкретна форма или отчет. Те често съдържат подпрограми за събития (като натискане на клавиш) и се генерират автоматично, когато се създаде първата рутина за събитие. Стандартните модули съдържат общи процедури, които не са свързани с никакъв обект, както и често използвани процедури, които могат да се стартират от всеки прозорец в базата данни.

ГЛАВА 2. ИЗПОЛЗВАНЕ НА ПЕРСПЕКТИВИ НА MS ЗА ОРГАНИЗИРАНЕ НА БИЗНЕС ОБРАБОТКА И ДОКУМЕНТАЦИЯ

.1 Съвременни средства за организиране на офис работа и документооборот

Изисквания за съвременна офис работа и документооборот. Всеки документ трябва бързо да достигне до адресата (в противен случай просто няма смисъл). В много случаи задачата за доставка на документа е възложена на важна правителствена агенция - пощата. От документа обаче все още се изисква той винаги да е полезен и да може бързо да бъде намерен в точното време.

Когато работите с документ, трябва да спазвате определени правила. Разбира се, такива правила не могат да бъдат сложни, но човек трябва да се съгласи, че такива правила трябва да бъдат и те трябва да се спазват. Никой няма да спори с тази теза, но за съжаление в практиката на всяка организация има достатъчно досадни (и скъпи) примери за неизпълнение на елементарните изисквания за работа в офиса.

Не трябва да се очаква от всички служители да бъдат изключително дисциплинирани по всяко време и да ходят на чиновнически помощни средства. Но интелигентният служител винаги трябва да знае откъде да получи отговор на въпросите си.

Опитът показва, че дори и в малък офис, бизнес правилата трябва да бъдат написани. Всъщност, ако изисквате и очаквате ред от подчинените си, не трябва да разчитате на колективната памет на вашите служители. По -добре е да отделите два часа веднъж за съставяне на набор от общи правила, отколкото да се разстройвате постоянно от липсата на необходимите документи и „глупостта“ на служителите.

Основи на деловодството. Какво трябва да бъде отразено във вътрешните правила за работа в офиса? Невъзможно е да се предвиди всичко и няма нужда да се стремим към това, но се препоръчва да се предвидят някои стандартни изисквания в тези правила.

На първо място - самият списък с дела на компанията или подразделението, техните обозначения и имена.

Необходимо е да се посочи кой е отговорен лично за всеки от случаите и къде трябва да се съхраняват тези дела. За да избегнете объркване, трябва да инсталирате необходим списъкдлъжностни лица, които трябва да заверят документите на всеки от случаите.

Трябва да се установи на кои компютри и в какви папки трябва да се съхраняват файловете с документи за всеки случай, които могат да имат достъп до файловете на всеки случай.

Редът на работа по документ не винаги трябва да се регулира, но добрата практика изисква предварително зададена папка да бъде разпределена на всеки компютър за работа по текущи документи. Това е много полезно, когато трябва спешно да намерите файл в отсъствието на неговия собственик. Специално трябва да се посочи, че след одобряването на документа, неговите версии трябва да бъдат изтрити, за да се избегнат недоразумения, а файлът с документа трябва да бъде преместен от папката с текущи документи в папката, предназначена за него.

Срокът за съхранение на документи и свързани файлове също трябва да бъде договорен.

Препоръчително е предварително да се определи процедурата за временно изваждане на документи от делата (например добрата практика изисква вместо иззет документ във файла да се вмъкне лист хартия, указващ кой, кога и защо е взел документа извън файла).

Процедурата за регистриране на документи и задължителният характер на тази процедура трябва да бъдат конкретно уточнени. Обикновено документите се регистрират чрез формиране на номера на документа от номера на делото и от самия регистрационен номер, като не се забравя за датата на регистрация.

Копие от документа, съхраняван във файла, по правило трябва да бъде подписано от разработчика и всички необходими визи.

По-специално трябва да се определят процедурата и сроковете за вътрешнофирмено разпространение на документи, включително оперативни решения (решения и заповеди на мениджъри, протоколи от оперативни срещи и др.). Трябва да се посочи кой е отговорен за това.

В правилата за работа в офиса се препоръчва да се посочи списък с действия, които трябва да бъдат документирани, като се използват актове с установена форма - педантизмът от този вид няма да отчужди съвестните лидери. Полезно е да прикачите мостри от стандартни документи към правилата за работа в офиса и с придобиването на опит дори да посочите имената и местоположението на съответните файлове с шаблони на стандартни документи на компютърни дискове - това ще спести време, дисциплинира персонала и ще допринесе за формацията Корпоративна идентичностработа с документи.

Офис работа и управление на документи с помощта на електронни комуникационни системи. Препращането на документи обикновено се вярва по пощата. Но развитието на компютърните технологии през последните десетилетия доведе до факта, че пощенските станции на всички страни са загубили монопола си върху трансфера на информация. Малкото преоборудване на всеки компютър го прави мощен инструмент за комуникация.

Тази книга не описва тънкостите на електронните комуникации - това е бизнесът на професионалистите и десетки компании предлагат своите компетентни услуги в тази област. За нас е важно да разберем какви възможности се крият в електронните комуникационни системи.

Има два коренно различни типа електронни комуникационни устройства. Въпреки че разликата между двете може да бъде напълно фина за потребителя, е полезно да знаете за тях.

Първата група е предназначена да поддържа локални компютърни мрежи, разстоянието между които може да бъде от метри до километри. Освен това всеки от компютрите в локалната мрежа трябва да бъде оборудван със специално електронно устройство - така наречената мрежова карта. Освен това всички включени в локална мрежакомпютрите трябва да бъдат свързани помежду си със специален кабел и е необходимо допълнително оборудване. Съставът му силно зависи от дължината на локалната мрежа.

Втората група устройства не изисква полагане на специални кабелни мрежи; първоначално е фокусирана върху използването на стандартни телефонни комуникационни канали. За да се използва тази технология, компютърът трябва да бъде оборудван със специално устройство - модем и с помощта на това устройство той трябва да бъде свързан към каналите за телефонна комуникация. Когато използвате модеми, разстоянието между компютрите и тяхното разположение вече нямат значение - имате нужда само от достъп до каналите за телефонна комуникация. Световната компютърна мрежа Интернет се основава на този принцип. Необходимо е обаче да се разбере, че разработеният за Интернет софтуер може успешно да работи в локални мрежи от компютри в окото. В страни с най-развитите електронни комуникации цифровият подпис вече се използва широко в много области на дейност и дори, например, в корпоративни системи за управление на производството, в системи за автоматизирано проектиране, в банковия сектор. Електронният подпис стана такъв важен факторбизнес живот, че САЩ вече са приели закон за процедурата за неговото използване и той, при определени условия, се приравнява на традиционен подпис (обаче в законодателството на САЩ има само няколко правни процедури, за които е необходим цифров подпис няма да се прилага). Вероятно приемането на подобен закон в Русия е само въпрос на време.

Корпоративни системи за управление на документи. Всеки документ може да бъде представен като файл. Манипулирането на файлове, обработката им и прехвърлянето им е това, което компютрите правят най -добре. Следователно логиката на развитието на събитията, конкуренцията и човешкия гений бързо постигна факта, че сега документът може да бъде оформен, съгласуван, подписан, изпратен и прочетен, без да го поставя на хартия. Тъй като компютърът не забравя нищо, не губи нищо и не бърка нищо, а разходите за съхранение на информация в него бързо намаляват, се оказа ефективно да се поверят на компютрите всички документи на компанията в пълен размер.

Сумата от всички постижения в информационните технологии доведе до появата на корпоративни системи за управление на документи. За създаването на такава система е необходимо служителите на компанията да имат достъп до компютри, оборудвани с електронни комуникации и специален софтуер. Корпоративната система за управление на документи ви позволява да правите с документи всичко, което се прави с тях във всяка система за управление на документи и документи. В същото време корпоративната система за управление на документи предоставя фундаментално нови възможности, достъпни само за компютрите. Това означава, че в рамките на такава система компютрите съчетават всичките си най -добри качества за доброто на бизнеса.

Например в такава система на работен поток можете да поставите електронен подпис върху документ, да ограничите достъпа до документа, да го изпратите до определени служители в определен ред, по всяко време да определите къде и на какъв етап от обработката се намира всеки документ , и преглед на бележки, свързани с документа на служителите, които са обработили неговия.

Корпоративната система за управление на документи е в състояние да разбира и правилно да се използва в процесите на обработка на документи на компанията. Те ви позволяват да опишете типичен документ (входящ или изходящ), неговите характерни детайли, реда на обработката му и правата на участниците в такъв процес. След това процесът автоматично ще се следва стриктно и точно. Документът ще бъде последователно прехвърлен от едно длъжностно лице на друго в съответствие с възприетата технология за обработка на документ от съответния тип. Всеки служител ще получи своевременно уведомление за получаване на изпратения му документ и няма да се налага да ходи никъде. Документът ще бъде придружен с необходимите коментари от служители и указание колко спешно трябва да се обработи този документ. В корпоративната система за работни потоци значително се улеснява събирането на обобщени данни, при които трябва да обработвате много документи, свързани с различни периоди от време и различни области на дейност.

Нещо повече, документ в такива системи се превръща не само в самия документ, таблица, диаграма, но и във всяко изображение (статично или динамично), звукозапис и като цяло всичко, което компютърът може да обработи. Пример за статично изображение може да бъде например чертеж с всякаква сложност или електронен модел на единица, продукт или структура. Динамичното изображение може да бъде проста рекламна презентация или дори истински видеоклип. Припомнете си, че корпоративната система за управление на документи не е чувствителна към разстоянията и позволява в рамките на една система, съгласно единни правила, да работи във всички клонове на компанията (включително например в австралийския и магаданския клон), сякаш всички седят в съседни стаи. В този случай работата ще се извършва в реално време, тоест няколко минути са достатъчни за изпращане на документ на хиляди километри.

Разбира се, корпоративната система за управление на документи не е евтино удоволствие. Но колко може да струва изгубен или неправилно обработен документ в живо вещество, колко може да струва навременната и точна информация? Понякога това е въпрос на оцеляване на фирмата. Освен това, нека не забравяме, че намаляването на разходите за обработка на компютърни данни и съхранение на информация в компютърната памет е един от най -динамичните положителни процеси в историята на човечеството.

Могат да се споменат няколко забележителни вида софтуеркорпоративни системи за управление на документи, но един от безспорните лидери на този пазар е системата Lotus Notes и широка гама от системи и софтуерни продукти, изградени върху характерните й решения. Това е точно гамата от софтуерни системи и решения, чиито възможности ще трябва да бъдат разбрани с участието на дилъри и експерти, като се вземат предвид исканията на конкретна компания. Важно е да се разбере, че понастоящем технологиите на Lotus Notes включват както инструменти за разработка на приложения (програми) за разпределени (мултикомпютърни) изчислителни среди, така и готови софтуерни продуктиза управление на корпоративни документи. Пример (не единственият) на софтуерен продукт, изграден върху технологии Lotus Notes и осигуряващ поддръжка за корпоративен документооборот, е системата Domino.Doc..Doc с много широки възможности за създаване и управление на документи в разпределена изчислителна среда, осигуряваща характеристика на надеждността на съвременните индустриални решения, включваща следните функции:

разработване на документи с помощта на всеки софтуер за Windows;

подкрепа за колективна работа по документи;

регистрация на входящи и изходящи документи;

поддръжка под формата на документи на всякакви данни, които могат да се съхраняват в електронен вид;

запазване на версии на документи;

пълномащабни средства за текстово търсене и извличане на документи; За създаването на стандартни документи;

поддръжка на промишлени средства за защита и криптиране на документи;

осигуряване на идентификация на потребители и работни групи от потребители в съответствие с йерархичната структура на организацията;

поддръжка за работа с мобилни и изключени потребители (например с продавачи, които имат преносими компютри и периодично ги свързват към мрежата).

Разбира се, такава сложна софтуерна система изисква квалифицирана настройка и поддръжка от специалисти, но нейната висока ефективност и гъвкавост ще осигурят решение на много от проблемите, които са ключови за продуктивната работа. За тези, които се опитват да успеят модерен бизнесВажно е да се разбере, че в бързо променяща се среда нито едно решение няма да бъде добро за много дълго време. Инструментите за конфигуриране на корпоративни системи за управление на документи (и, разбира се, Domino.Doc) ви позволяват бързо да осигурите всякакви маневри на компанията, както по отношение на нейната структура, така и на спецификата на предоставяните услуги, с увереност, че поверителната информация ще остане поверителна и точна и пълна информация - точна и пълна.

Завършвайки кратко описание на корпоративните системи за управление на документи, трябва да се отбележи, че на този пазар бързо се появяват нови софтуерни продукти и решения и ако проявявате интерес, не забравяйте да се запознаете с цялата гама от софтуерни продукти и услуги на пазара, преди да вземете решение.

2.2 Внедряване на документооборот на езикова школа „Успех“, като структурно подразделение на КГОУ СПО КПК, в средата на „MS Outlook“

.2.1 Характеристики на системата "Microsoft Outlook"

Наред с програмата за представяне на Power Point, Outlook Communication Manager все още е един от външните лица на пакета MS Office. Домашните потребители почти веднага го изтриват от списъка с инсталирани програми по време на инсталирането на "офиса". А сред служителите на фирми и предприятия има малко от тези, които могат да се възползват напълно от възможностите на този прекрасен пакет.

Значителен дял от отговорността за този нещастен факт лежи на плещите на самите разработчици - до пускането на последната версия Outlook остава един от най -тромавите и неудобни модули на MS Office и огромния брой грешки в локализираната версия доста развали настроението на местните потребители. И това беше още по -досадно, защото според създателите е трябвало да се превърне в център на офис пакет и ежедневен инструмент за всеки потребител. Днес има всички причини за това - грешките бяха отстранени, а работата с програмата стана много по -удобна от преди.

Адресната книга. Свържете се с мениджъра. Ако Outlook е "сърцето" на MS Office, тогава сърцето на Outlook несъмнено е мениджърът на контакти. В края на краищата данните от адресната книга ще бъдат използвани не само от него, но и от всички програми от семейството на MS Office. За разлика от непретенциозната адресна книга на Outlook Express, мениджърът на контакти ви позволява да съставите цяло досие за всички ваши колеги, познати на колеги. В допълнение към чисто бизнес информация, адресната книга предоставя специални полета за името на съпругата, рождения ден, годишнината от сватбата на вашия колега или приятел. Засега не се притеснявайте защо е необходимо програмата да попита за такива лични данни - просто попълнете формуляра за адресната книга. По -късно ще видим колко пълноценно Outlook използва цялата въведена от вас информация.

Contact Manager ви позволява не само да създавате отделни записи за всеки получател, но и да ги комбинирате в групи, създавайки така наречените „Пощенски списъци“ - тази функция ще бъде полезна, когато трябва да изпратите едно и също съобщение или файл до всички служители на отдел във вашия офис.

Електронна поща. В Windows, както знаем, младият представител на семейството на Outlook, Outlook Express, управлява електронната поща. И той се справя с тази работа почти по -добре от „по -големия си брат“. Той работи по-правилно с кодировки на руски език, различни от стандартното кодиране на Windows; може да получава не само лични имейл съобщения, но и съобщения от групи за новини ...

Но въпросът тук не е, че Outlook Express е добър, а Outlook е лош: просто двете програми имат малко различни „сфери на дейност“. Ориентиран да работи в корпоративна мрежова среда, Outlook ви позволява да изпращате съобщение или файл не само до Интернет, но и до вашия колега в локалната мрежа.

Можете да създавате съобщения не само във вградения редактор на програмата, както беше в Outlook Express: сега всеки пакет на MS Office може да се превърне във вашето „бюро“. След като сте създали таблица в Excel или текстов документ в Word, можете, без да напускате програмата, да я изпратите до желания получател, като използвате менюто „Файл / Изпращане“.

Като пакет за бизнес употреба, Outlook има много сложни методи за защита на изходящите съобщения с вградени системи за криптиране и персонализирани електронни подписи. За домашен потребител всички тези степени на защита най -често изглеждат прекомерни, но бъдете сигурни, че при прехвърляне на поверителни данни допълнителните предпазни мерки няма да навредят. Разполага с Outlook и филтърна система за почистване на поща от всякакви „електронни боклуци“ - търговски реклами, които се изсипват във всяка пощенска кутия в изобилие без съгласието на собственика.

Факс апарат. В първите версии на Outlook MS Fax беше включен като клиент за факс и беше просто невъзможно да се работи с него без сълзи. С Outlook 2000 разработчиците решиха да коригират този пропуск, като заменят собствения си продукт с опростена версия на Symantec Fax.

Можете да създадете факс съобщение директно от черупката на Outlook, но е много по -удобно да го направите от други пакети на MS Office - Word или Excel - с помощта на вече познатото меню Файл / Изпращане. Съветникът за факс съобщения ще ви позволи да добавите красива и информативна заглавка към вашия документ и цялата необходима информация за изпращане, включително номера на факса, ще бъде взета от адресната книга. В допълнение към изпращането, Outlook може да бъде конфигуриран да получава факсове, както ръчно, така и автоматично. Един от малкото недостатъци на съветника за факс на Outlook е невъзможността да се изпраща по график до голям брой потребители: за това трябва да инсталирате допълнителна пълнофункционална версия на Symantec WinFax Pro.

Видеоконференции. Ако компютърът на вашия адресат е оборудван поне с най-простата уеб камера, можете по всяко време да организирате „видеоконференция“ в реално време, като използвате програмата Net Meeting, инсталирана на вашия компютър. И можете да се обадите на бъдещия си колега за виртуална „дата“, разбира се, като използвате Outlook. Единственото жалко е, че в практиката на вътрешния бизнес видеоконференциите в офиса все още са сравнително необичайни и шефовете предпочитат да раздават ценни инструкции на подчинените си, така да се каже в реален режим.

Календар - и не само календар, но и подробен дневник с възможност за съставяне на почасов график дори за цяла година напред. В същото време всички събития и срещи, насрочени за всеки ден, могат да бъдат разделени на категории, а в бъдеще графикът за всяка от тях може да се показва на екрана поотделно. Ще получите отделен календар за „бизнес срещи“, „срещи“, „вечери“ и „планиране“ ... и може би дори „любовни срещи“. Разбира се, няма такава категория, но нищо не пречи на потребителя да я създаде сам.

В допълнение към еднократни събития, можете също да планирате повтарящи се събития. Полученият календар може да бъде показан в няколко режима: събития за текущия ден, за седмица, за месец.

Задачи. В допълнение към календара, Outlook има вграден инструмент за планиране - списък със задачи. В него можете не само да опишете подробно какво и кога трябва да се направи, но и да посочите колко време планирате да изпълнявате, какъв е обемът на работата, колко ще струва завършването и т.н.

Друг малък, но важен детайл: Outlook може да записва получаването на поръчки и някои други видове електронни документи в специална папка, наречена „Дневник“.

2.2.2 Решаване на проблемите с отчитане и контрол на изпълнението на документи в среда "MS Outlook"

1. Стартирайте Outlook, като щракнете върху бутона в панела на Microsoft Office или като използвате бутона Старт:

Старт - Програми - Microsoft Outlook

Нека да намерим групи от работни папки в прозореца на програмата.

Проследяване на хора в папката Контакти. Папката Контакти е организирана като база данни. В него можете да запишете голямо разнообразие от информация: имейл адрес, пощенски адрес, няколко телефонни номера и някои лични данни, свързани с лицето за контакт, например рожден ден и годишнина от събитие. Когато въведете име или адрес на контакт, Outlook разделя тази информация на компоненти и я поставя в отделни полета. Можем да сортираме, групираме и филтрираме контакти по всяка част от името или адреса. Просто щракнете върху бутона или изберете команда от менюто, за да изпратите на този контакт заявка за среща, имейл или задача. Когато записвате информацията за контакт във файл, името на файла може да бъде: име, фамилия, име на организация, псевдоним на лицето за контакт или всяка друга дума, която ще ви помогне бързо да намерите този контакт, например „кетъринг“. За всяко лице за контакт могат да бъдат въведени до три адреса. Една от тях може да бъде посочена като пощенска, след което може да бъде отпечатана върху пощенски етикети, пликове и използвана за създаване на писма до няколко получатели.

Когато създавате контакти в календара, съобщение за събитието, свързано с контакта, например рожденият ден на посоченото лице, се появява автоматично на съответните страници.

Технология на работа

Нека отворим папката „Контакти“.

Нека създадем нов контакт. За да направите това, кликнете върху бутона „Създаване“ в лентата с инструменти. Ще се отвори прозорец за контакт

Нека въведем информация за контакта в предложените полета в раздела „Общи“. Някои от полетата имат бутони, които ви позволяват да въвеждате информация по -точно. Например, нека кликнете върху бутона „Пълно име“. Ще се отвори допълнителен прозорец за въвеждане на име. Попълнете полетата, свързани с името на контакта.

Разделът „Действия“ допълнително ще отразява всички действия, свързани с този контакт: телефонни обаждания, изпращане на съобщения и други.

Информацията за всеки контакт се записва в отделна карта. Нека затворим прозореца за контакти и ще видим как информацията се представя в папката Контакти.

Нека създадем няколко контакта от различни организации, с които нашата компания поддържа бизнес отношения.

8. Нека създадем няколко контакта със служители от едно предприятие. За това:

щракнете двукратно върху съществуващия контакт;

изберете команда от менюто „Действия“ - „Създаване на контакт в същото предприятие“; ще се отвори прозорец, в който вече ще бъдат попълнени някои от полетата, свързани с адреса и телефонните номера на компанията;

ще въведем липсващата информация, а също така ще променим, ако е необходимо, съществуващите.

Нека въведем информацията за служителите на нашата компания в папката „Контакти“ и на първо място информацията за директора.

Нека променим текущия изглед на информация за контактите в папка, като използваме командата „Изглед“ - „Текущ изглед“ и изберете изглед от предоставения списък:

Адресни карти

Подробни адресни карти

Списък с телефони

По организация или други.

Телефонно обаждане. Проследяването на служебните телефонни обаждания е много важно. Преди това при добра организация на работа се използваше специална книга за записване на телефонни съобщения, която отразяваше информация: до кого или от кого е обаждането, дата, час, текст на съобщението, кой е получил (предал). В средата на Outlook можете автоматично да създадете запис на проведените телефонни разговори.

Ако имате модем, Outlook може да набира телефонни номера за контакт. В същото време времето за разговор може да бъде записано в Outlook, който се въвежда в дневника. Можете също да добавите бележки за разговора там.

Технология на работа

Нека отворим папката „Контакти“. Нека изберете лицето за контакт, на което да се обадите.

В лентата с инструменти отворете списъка, като кликнете върху бутона „Автоматично набиране“ или изберете командата „Извикване на контакт“ от менюто „Действия“. Изберете един от телефоните за контакт от списъка. Ще се отвори прозорецът "Ново обаждане".

Поставете отметка в квадратчето „Създавайте дневник всеки път, когато се обаждате“.

Нека да кликнете върху бутона „Обаждане“. Ако има модем, набирането на телефонния номер ще започне веднага и прозорецът „Телефонно обаждане“ ще се отвори едновременно. Когато модемът се свърже, можете да вземете слушалката и да затворите прозореца „Ново обаждане“.

Особено важно е да посочим параметрите на заетост, ако работим в група и съобщаваме плановете си на други участници по мрежата. Нашите възможности за заетост ще им помогнат да планират работното си време.

В прозореца „Телефонно обаждане“ ще запишем темата на разговора и ще опишем по -подробно съдържанието на разговора. С добра квалификация секретарят може да говори и записва разговора едновременно.

Затворете прозореца, след като запишете информацията за повикването в него. Когато бъдете попитани от програмата „Искате ли да запазите направените от вас промени?“ отговорът е положителен. След това информацията за телефонното обаждане ще бъде записана в картата за контакт и в „Дневника“.

Обединете папката Контакти с документи на Word. Когато изпращаме писма, трябва да напишем адресите на получателите върху пликове, както и адреса за връщане. Тази работа може да се извърши автоматично, като се използва информация от папката ви „Контакти“. За да направите това, използвайте режима „Обединяване на поща“ в средата за програмиране на Word.

Технология на работа

Нека отворим нов документ на Word.

Нека изпълним командата "Услуга" - "Пликове и стикери". Отваря се прозорецът пликове и етикети.

Да отидем в раздела „Пликове“. Ще видим полета за вмъкване на адреса на получателя и адреса за връщане. Над всяко поле има икона „Адресна книга“.

В полето за получател щракнете върху бутона на адресната книга. В прозореца, който се отваря, изберете получателя.

В полето за адрес за връщане щракнете върху бутона на адресната книга. В прозореца, който се отваря, изберете името на директора или друг служител на вашата компания, от името на който е изпратено писмото. Премахнете отметката от квадратчето „Не печатайте“.

За да изберете размера на плика, щракнете върху бутона „Опции“. Изберете необходимия размер на плика от списъка.

За да видите надписа върху плика, щракнете върху бутона „Добавяне“ в прозореца „Пликове и етикети“.

Папката за отваряне при стартиране на Outlook. Когато стартирате Outlook, автоматично се отваря една от папките, например Inbox, която съдържа информация за входящата електронна поща. Потребителят обаче може независимо да посочи папката, която ще се отвори при стартиране на програма, например Outlook днес.

Технология на работа

Нека стартираме програмата Outlook.

Нека отидем в раздела „Разширени“ и щракнете върху бутона „Разширени опции“.

В прозореца, който се отваря, разгънете папката „Отваряне“ и изберете папката „Outlook днес“, която ще се отвори при стартиране на Outlook.

Нека завършим работата с програмата.

Нека да отворим отново програмата и да се уверим, че посочената от вас папка се отваря при стартиране.

Потребителска конфигурация. Софтуерната среда на Outlook ви позволява да организирате както лична работа на всеки служител, така и групова работа. Груповата работа предполага способността да се работи със същите документи.

За организиране на групова работа на служители е необходимо предприятието да има организирана мрежа и да се установят общи правила за адресиране и изпращане на файлове по мрежата от един служител на друг. Тези въпроси се решават от специален служител - мрежовия администратор, който ще ви инструктира на определено работно място.

Софтуерната среда на Outlook предлага три режима на работа с поща:

само интернет;

корпоративни или за работни групи;

без имейл.

В този раздел ще разгледаме възможността за работа офлайн, както и основните възможности за групово сътрудничество, използващи корпоративна електронна поща или интернет.

Преди да започнем работа в средата на Outlook, трябва да се определим като потребител на тази програма на този компютър. Това става чрез създаване на потребителски акаунт в Интернет. Този запис допълнително ще ви определи като лице по подразбиране, отговорно за всички задачи и задачи в средата на Outlook.

Технология на работа

В менюто „Услуга“ изберете елемента „Параметри“.

Нека отидем в раздела „Доставка на поща“.

Нека кликнете върху бутона „Промяна на конфигурацията на пощенските услуги“.

Нека се уверим, че компютърът ни е настроен да работи с поща „само за интернет“. Нека кликнете върху бутона „Отказ“.

В менюто „Услуга“ изберете елемента „Профили“.

В диалоговия прозорец Интернет акаунти изберете раздела Поща.

офис работа компютърни технологии перспектива

7. Нека разгледаме съществуващите акаунти и кликнете върху бутона „Добавяне“. "Съветникът за интернет връзка" ще стартира. След това следвайте стъпките на „Съветника“:

въведете име, например, Anna Ilyina или вашето име;

ще посочим имейл адреса например [защитен имейл]или вашия адрес;

посочете сървъра на входящите съобщения: mail.ru или вашия собствен сървър;

посочете сървъра на изходящи съобщения: mail.ru или вашия собствен сървър;

ще посочим акаунта (можете да оставите този, предложен от "Съветника") и, ако е необходимо, паролата;

задайте ръчно превключвателя "Метод за свързване към интернет";

завършете работата на "Wizard", като щракнете върху бутона "Finish"; диалоговият прозорец Интернет акаунти се появява отново с акаунта, който сте създали.

Маркирайте създадения акаунт. Нека кликнете върху бутона "Свойства". Нека прегледаме и, ако е необходимо, да променим свойствата на акаунта.

Кликнете върху бутона „Използване по подразбиране“. Сега идентифицирахме Анна Илина (или себе си) като потребител на програмата.

Нека затворим диалоговия прозорец.

Планиране на работно време. Дейностите на секретаря са много разнообразни. Това включва подготовката на документи и телефонни обаждания, както и организацията на приемането на посетители и много други. Тази дейност, свързана с решаването на текущи проблеми, е невидима за непосветения човек. Ефективността на предприятието обаче зависи от това колко успешно и ефикасно се извършва.

В Outlook всички срещи са категоризирани в следните групи, за които вече знаете: Срещи, Срещи, Събития, Задачи и Телефонни обаждания.

Срещи. Срещата е събитие, включващо един или двама души. Часът на срещата се договаря между тях и се запазва в календара. Срещата не изисква участие на ресурси: специално помещение, време за подготовка, материални разходи. Срещата може да бъде ежедневен доклад на ръководителя, телефонно обаждане и прием на посетители. Важното е, че по правило това е малък бизнес, по отношение на времето, отделено за подготовка; той е насрочен за определено време и е едностранен (извършва се лично от секретаря) или двустранен (разговор между двама).

Технология на работа

Нека кликнете върху времевата скала „Момент“, разположена не по -рано от половин час от текущото време;

Нека запишем темата на срещата и натиснете „Enter“.

Срещата ще бъде маркирана със специална икона за предупреждение. Програмата автоматично ще издава сигнал 15 минути преди началото на срещата, за да предупреди за наближаващата среща.

Нека изчакаме звуковия сигнал.

Нека променим продължителността на срещата:

преместете показалеца на мишката над горната или долната граница на записа на срещата (показалецът на мишката ще промени формата);

вземете и преместете границата на срещата.

Нека да създадем още няколко срещи с различни теми за следващите дни.

Променете опциите за срещи. Когато насрочвате среща, можете да я свържете с контакт. Тогава информацията за нея ще бъде записана в данните за контакт. Въз основа на тази информация винаги можете да си спомните кога и какви срещи са се провели с контакта, на какво са били посветени. Когато насрочваме среща, можем да посочим възможностите за заетост.

Технология на работа

Отворете прозореца с опции за събрание, като щракнете двукратно върху темата или върху празен ред в дневника.

Помислете за раздела Среща.

Нека направим следното:

променете темата на срещата;

посочете мястото на срещата;

деактивирайте предупредителния флаг;

задайте параметрите на заетост: зает, свободен, съмнителен, не на работа.

Ще свържем срещата с контакт. За да направите това, кликнете върху бутона „Контакти“ в долната част на диалоговия прозорец и в списъка с контакти, който се отваря, изберете името на лицето за контакт, с което е насрочена срещата.

Бележки и прикачени файлове. Обикновено по време на срещата се обсъждат някои бизнес въпроси. Можем да правим бележки в прозореца на срещата, бележки, какви въпроси трябва да бъдат обсъждани, предложения по обсъжданите теми и т.н. Ако документ се подготвя за среща, той може или да бъде вмъкнат директно в прозореца на събранието, или да бъде свързан с него.

Технология на работа

Отворете прозореца на срещата

В текстовото поле за бележките за срещата запишете текста: „Обсъдете крайните срокове, броя на участниците и обхвата на въпросите им.“

Прикачете създадения и запазен файл на компютъра към срещата:

щракнете върху бутона „Добавяне на файл“ (или менюто Вмъкване - Файл);

намерете необходимия файл в прозореца за преглед и кликнете върху бутона „Вмъкване“ (иконата на файла ще се появи в прозореца).

Също така можем да вмъкнем съдържанието на файла:

изберете елемента "Обект" от менюто "Вмъкване";

в диалоговия прозорец задайте радио бутона „Създаване от файл“;

щракнете върху бутона „Преглед“ и изберете името на файла в диалоговия прозорец;

затворете диалоговите прозорци, като кликнете върху бутона "OK" и се уверете, че съдържанието на файла се появява в полето за бележки.

Планиране на повтарящи се срещи. В работата на секретаря има срещи, които периодично се повтарят. Например в началото на всеки работен ден се прави доклад до директора, в края на работния ден се подписват документи, веднъж седмично се провеждат срещи, посветени на планирането на предстоящата работа и доклад „За свършената работа. " Всички тези видове срещи могат да бъдат маркирани като повтарящи се в календара. В този случай те автоматично ще бъдат записани в планираните дни.

Технология на работа

Нека създадем няколко срещи в календара, на които след това ще бъде присвоен атрибут на повтаряне (Таблица 1).

Таблица 1 - Повтарящи се събития

Нека зададем флага за повторение на срещата:

щракнете двукратно, за да отворите прозореца на срещата;

в лентата с инструменти щракнете върху бутона „Повторение“;

в диалоговия прозорец "Повторение" задайте необходимите параметри за повторение;

затворете прозореца на събранието и намерете други дати в календара, за които повтарящата се среща ще бъде записана автоматично.

Планиране на срещи и събития. Срещата включва покана на няколко участници. Outlook ви позволява да избирате членове от папката си Контакти и автоматично да им изпращате покани. Този вид работа е пряко свързана с възможността за групова работа в мрежата. Събитието е целодневна дейност.

Технология на работа

Нека отворим повтаряща се среща „Plannerka“.

Кликнете върху раздела „На разположение на членовете“. Когато щракнете върху този раздел, срещата автоматично се преобразува в среща.

За да изберете участници и да им изпратите покани, щракнете върху бутона „Други“. Адресната книга ще се отвори.

Нека изберем участниците в срещата.

В генерирания списък кликнете върху иконата за изпращане на покана до всеки участник и изберете „изпрати“ или „не изпращайте“ покани.

При формиране на папката „Контакти“ всички дати на раждане и годишнини се записват автоматично в дневника за съответните дни като събития. Подобно влизане в подходящия ден ще ни напомни за необходимостта да поздравим партньор, което е знак на учтивост в бизнес комуникацията. Събитието е посочено в заглавката на дневника. Нека да преминем през дневника и да се уверим, че съответният запис е направен в рождените дни на вашите служители и партньори.

Нека създадем събитие за целия ден "Семинар на мениджъри":

щракнете двукратно, за да отворите нова среща;

поставете отметка в квадратчето „Цял ден“;

задайте останалите параметри на срещата: тема, място, дата, час, участници.

Създайте задача. Прозорецът на папката "Календар" съдържа "Лента на задачите". Задача, за разлика от срещата, няма конкретна дата или час. Той има само конкретна начална дата и дата на падежа. Задачите се съхраняват в отделна папка със същото име. "Лентата на задачите" в календара е свързана с папката "Задачи". Можете да зададете следните параметри на задачата:

посочете темата на проблема;

задайте начална и крайна дата;

ще проследим етапите на завършване: не е започнало, в процес на изпълнение, завършено, отложено, висящо;

ще посочим процента на изпълнената задача;

поверете задачата на друг изпълнител и следете изпълнението;

свържете задачата с контакт;

прикачете файл или запишете бележки;

променете изгледа на детайлите на задачата в прозореца.

Много от тези опции са подобни на опциите за срещи.

Технология на работа

Нека разгледаме представянето на информация за задачи в папката Календар и в папката Задачи. Те се припокриват по много начини.

Да отидем в папката „Задачи“.

За да създадете задача, щракнете върху реда с надпис „Щракнете“ - „добавете елемент“ - „Задача“. По този начин можем да зададем темата „Краен срок“ и някои други параметри „Задачи“. Ще запишем „Поръчката за одобряване на ваканционния график“ и ще посочим датата на падежа в падащото меню „Календар“, след което натиснете „Enter“.

За да въведете подробна информация за задачата, щракнете двукратно, за да отворите прозореца с параметри на задачата.

Нека въведем начална дата, състояние, процент от изпълнението на задачата. Нека проверим полето за предупреждение.

Нека прикачим „Файл за поръчка“ към задачата.

Нека създадем още няколко задачи за следващите 5 дни:

събира информация за ваканциите;

изготвя план за семинара;

съставете списък на участниците в семинара;

ще изпратим телефонни съобщения до участниците в семинара.

Възлагане на задачата на друго лице и наблюдение на изпълнението. Секретарят не само самостоятелно изпълнява задачите на директора, но също така може, по негово указание, да възложи задачата на друг служител и да следи изпълнението.

Outlook ви позволява да зададете задача на всеки в папката си „Контакти“. Когато задача е възложена, тя автоматично се изпраща по мрежата до служител, който става собственик на задачата. Възложената задача се съхранява в папката на секретаря, която по този начин има възможност да следи напредъка на нейното изпълнение.

Технология на работа

Нека отворим прозореца със задачи „Изпращане на телефонни съобщения до участниците в семинара“.

В лентата с инструменти щракнете върху бутона „Присвояване на задача“. Ще се появи редът „До ...“.

Нека да кликнете върху бутона „До ...“. Ще се отвори прозорецът за получателя на поръчката.

Изберете желания контакт, като щракнете и го преместете в списъка с получатели на съобщения, като щракнете върху бутона „До ...“.

Нека затворим прозореца и се уверим, че избраният контакт е посочен в реда "До ...".

Нека затворим прозореца със задачи. Outlook ще започне незабавно да препраща задачата. След като сме възложили задача на друг човек, ние преставаме да бъдем негов собственик, тоест не можем да променяме неговите параметри. Остава само да контролираме изпълнението на задачата.

Нека да видим в папката „Задачи“ как се е променила иконата „Задачи“. Нова икона означава, че задачата е възложена на друг човек. Задачите в папката са групирани по отговорно лице.

Нека създадем още няколко задачи и да ги възложим на различни лица от папката Контакти.

Променете представянето на детайлите на задачата. Подробностите за задачата са представени под формата на таблица. Заглавията на колоните показват показаните опции за задачата. Софтуерната среда ви позволява да промените представянето на информация за задачата. За да направите това, използвайте елемента "Текущ изглед" от менюто "Изглед". Ако по някаква причина не сме доволни от изгледите, предлагани от програмата, можем сами да зададем произволен брой колони в таблицата, методи за групиране и сортиране на задачи.

Технология на работа

Нека отворим папката „Задачи“.

В менюто "Изглед" изберете елемента "Текущ изглед" и от допълнителното меню един от изгледите.

Нека видим как проблемният изглед се е променил.

Нека приложим други видове представителство.

Щракнете с десния бутон върху заглавната лента.

В контекстното меню изберете елемента „Промяна на текущия изглед“. Отваря се прозорецът View Details.

Нека да разгледаме съдържанието на бутоните. Променете изгледа с помощта на диалогови прозорци с бутони.

Създайте бележка. Залепващата бележка е малък меморандум. Текстът на бележката може да бъде много разнообразен: мисъл, която не искате да забравите; напомняне за нещо на себе си или на друг служител; свеж анекдот, който понякога можете да разкажете на партньора си; цитат и др. В некомпютъризиран офис понякога можете да видите тази картина. Навсякъде - на масата, на телефона, на стената, на стъклото на прозореца, на устройството за писане - има малки листа хартия с лепящи бележки. Това са бележки. Съгласете се, че такъв офис може да даде на външен човек представа за силната заетост на служителите, но изглежда много небрежно.

Бележки в софтуерната среда на Outlook е електронен аналог на хартиена тетрадка с ваучери. Бележките се използват за записване на въпроси, напомняния и други, обикновено написани на хартиена тетрадка. Освен това бележките са полезни за съхраняване на информация, която може да ви потрябва по -късно, като напътствия или текст, които можете да поставите в други елементи или документи. Outlook има специална папка, в която можете да създавате и запазвате бележка и да я използвате понякога. В допълнение към тези основни функции можете:

свързване на бележка с контакт;

изпращам по пощата;

Тип;

променете представянето на бележката.

Както можете да видите, можете да извършвате действия, подобни на действия с други елементи с бележка.

Можете да работите, като оставяте бележки отворени на екрана. Промените, направени в бележката, се запазват автоматично. Тогава нашият екран ще бъде изпълнен с бележки.

Технология на работа

Отворете папката Бележки.

Кликнете върху бутона „Създаване“. Ще се отвори жълт прозорец с бележки.

Запишете текста на бележката в прозореца.

Затворете бележката. Тя ще се появи под формата на икона в работното поле на папката.

Свържете бележка с контакт:

щракнете двукратно върху иконата, за да отворите бележката;

отворете менюто със скрити бележки;

изберете елемента „Контакти“;

в списъка с контакти, който се отваря, изберете човека, от който се нуждаете.

Когато бележка е свързана с контакт, информацията за това се отразява в раздела „Действия при контакт“. Нека отворим в папката „Контакти“ картата на човека, с когото сте свързали бележката.

Нека да отидем в раздела „Действия“ и, наред с други действия, да намерим споменаването на бележката.

Нека разгледаме други функции на менюто за бележки. Сред другите ще намерим командата Forward. Когато командата се изпълни, се отваря стандартен прозорец за имейл съобщение. Ще се запознаем с правилата за изпращане на съобщения по -долу.

Отчитане на извършената работа. Дневникът е документ, съдържащ ежедневен списък на изпълнените задачи и събития, настъпили в живота на определен човек. Дневниците се водеха в далечните „предкомпютърни“ времена, за да могат да възстановят хода на събитията.

В различната работа на секретаря е необходимо също така да се организира счетоводството на извършената работа. За това в софтуерната среда има специална папка "Дневник". Връзките към всички файлове, с които е извършена работата, се регистрират автоматично в тази папка; събития, споменати в папките „Календар“, „Задачи“, „Бележки“; Осъществени телефонни обаждания.

Някои данни за извършената работа могат да бъдат записани ръчно в дневника. Папката "Дневник" показва график за работа с документи. За всеки елемент се създава запис, който отразява датата, часа на започване на работа, времето, прекарано в работа с елемента. Можете да отворите елемента, като щракнете двукратно.

Преглед и настройка на Дневника. Някои елементи могат да бъдат автоматично въведени в дневника. Това са съобщения, заявки за срещи, отговори на заявки за срещи, отменени срещи, задания, отговори на задания, телефонни обаждания. Дневникът може автоматично да включва документи, създадени в следните програми: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word и други програми, съвместими с Microsoft Office. Можем да посочим контактите, за които трябва да направим записи в дневника.

Технология на работа

Нека отворим папката "Дневник". През времето, през което работихме в средата на Outlook, някои записи за нашата работа вече се появиха в папката. Записите в Дневника са групирани по тип.

Нека разгледаме групите записи. За да видите записи от същия тип, щракнете върху бутона със знака (+). За да затворите групата, щракнете върху бутона със знака (-).

За да посочите типовете записи, файлове и контакти, за които трябва да се записва информация в дневника, в менюто "Инструменти" изберете елемента "Опции".

В раздела „Настройки“ натиснете бутона „Опции“ за дневника.

В прозореца „Настройки на дневника“ поставете отметки в квадратчетата до типовете елементи, контакти и файлове, които трябва да се вземат предвид в дневника.

Записване на събитието в Дневника ръчно.

Технология на работа

Нека отворим папката "Дневник".

В лентата с инструменти щракнете върху бутона „Създаване“. Отваря се прозорецът Нов дневник (Без заглавие).

В полето „Тема“ въведете описание.

В списъка "Тип" изберете типа запис, който да бъде въведен в дневника.

Нека зададем други параметри, ако е необходимо.

Препращане на съобщения по имейл. В наши дни електронната поща е също толкова често срещано средство за комуникация като телефона и обикновената поща. Освен това електронната поща е още по -предпочитана поради следните причини:

съобщението се изпраща директно от работното място;

съобщенията достигат до адресата много бързо;

не е задължително разходни материали(хартия, пликове, мастило);

можете да изпратите писмо на няколко адреса едновременно;

поради всичко по -горе, времето се спестява значително.

В съвременния бизнес офис електронната поща е съществен атрибут, а способността да се използва е най-важното професионално умение на секретар и всеки друг служител.

Информацията, предавана по електронна поща, се нарича съобщение (Mail Message). Съобщенията, изпратени по електронна поща, са разделени на четири групи:

Входящи - получени по имейл;

Изходящи - тези, които трябва да бъдат изпратени;

Чернови - съобщения в процес на подготовка;

Изпратено.

В главния прозорец на Outlook има папки, които съответстват на тези групи съобщения. Удобно е да ги организирате в отделна група папки "Поща". За да използваме Outlook за изпращане и получаване на поща през Интернет, се нуждаем от акаунт. Обсъдихме процедурата за създаване на акаунт по -горе.

Създайте и изпратете съобщение. Софтуерната среда на Outlook има стандартна кутия за съобщения, в която ние, подобно на плик, трябва да посочим на кого е адресирана, както и темата и съдържанието. Освен това можем да прикачим предварително подготвен файл към съобщението, да вмъкнем снимка. Ако Outlook не е настроен да изпраща незабавна електронна поща, тогава всички създадени съобщения ще бъдат записани в папката Изходящи.

В средата на Outlook можете да зададете режим на изпращане на съобщение да бъде незабавен или по команда.

Технология на работа

Задайте режим на изпращане на съобщение:

в менюто „Услуга“ изберете „Опции“;

в прозореца "Опции" отидете на раздела "Доставка на поща";

поставете отметка в квадратчето Изпращане на съобщения незабавно.

Нека отворим папката „Изходящи“ и кликнете върху бутона „Нов“. Ще се отвори поле за съобщение. Този прозорец ви позволява да прехвърляте информация под формата на обикновен текст, както и да прикачвате файлове към писмото:

В прозореца на съобщението щракнете върху бутона „До ...“ и изберете един или повече получатели от списъка с контакти. Можем също така да изберем на кого да изпратим копие (бутон Cc) и копие на сляпо копие (бутон Bcc).

В полето „Тема“ ще въведем за кратко заглавието на съобщението.

В работното поле въведете текста на съобщението.

За да създадете прикачен файл, изберете елемента "Файл" от менюто "Вмъкване".

В прозореца за преглед щракнете двукратно върху предварително създадения и запазен файл. Прикаченият файл се показва като икона на файл с името му в долната част на прозореца за съобщение.

За да изпратите съобщение, кликнете върху бутона „Изпращане“ в лентата с инструменти. Съобщението ще бъде изпратено незабавно или поставено в папката Изходящи, в зависимост от зададения режим.

Ако не сме задали режима на незабавно изпращане на съобщения, трябва да използваме командата „Изпращане“ от менюто „Услуга“. След като съобщението бъде препратено, съобщението автоматично ще бъде преместено от папката Изходящи в папката Изпратени.

Можете да комбинирате действията по изпращане и получаване на съобщения. За да направите това, изберете командата Send / Receive от менюто Service. В падащия списък изберете елемента от акаунта (ако има няколко от тях), върху който искаме да извършим действия. След това компютърът ще се свърже с пощенския сървър и съобщенията ще бъдат изпратени. Ако пощенският сървър е получил съобщения за вашия акаунт, те ще бъдат препратени към нашия компютър.

Нека създадем ново съобщение на тема „Координиране на сроковете за доставка на оборудването“ и го адресирайте до контакта.

Ако не сме завършили съставянето на съобщението или няма да го изпратим в близко бъдеще, ще го запишем в папката „Чернови“. За да направите това, изберете командата "Запазване" от менюто "Файл".

Можем да изпратим съобщение до адрес, който не е записан в папката „Контакти“. За да направите това, в реда "До ..." запишете изрично имейл адреса.

Преглед на папки и съобщения с поща. Когато папките с пощата се запълнят, можем да видим номер до името на папката в прозореца на Outlook. Този номер показва колко елементи (съобщения) има в папката. Можем да отворим папка, да видим списъка със съобщения в нея, да отворим всяко съобщение, да го прехвърлим в друга папка. Прикачените файлове, прикрепени към съобщения, могат да бъдат запазени отделно в други папки на вашия компютър. Необходимо е от време на време да изтривате ненужни съобщения от папката.

Технология на работа

Нека да разгледаме папките с пощата в прозореца на Outlook и да определим, без да отваряме папките, колко елемента има в тях.

За да получавате входящи съобщения от сървъра, изберете командата Send / Receive от менюто Service.

Ако не можем да работим с електронна поща в офиса, ще копираме няколко съобщения от папката Изходящи в папката Входящи. За да направите това, вземете името на съобщението и го преместете в иконата Входящи в лентата на Outlook.

Нека отворим папката „Вх. Поща“.

Папката е разделена на две части. В горната част има списък на съобщенията в реда, в който са получени, и малко информация: от кого, тема, дата и час на получаване. За да видите съобщението, щракнете върху него. Текстът на съобщението се появява в долната част. Ако до съобщението има икона на кламер, съобщението съдържа прикачен файл.

Нека отворим съобщение с прикачен файл. Нека запазим прикачения файл отделно като файл:

щракнете двукратно върху реда за съобщение, за да отворите полето за съобщение;

в прозореца за разглеждане изберете папката, в която искаме да запишем файла, въведете името на файла или оставете посоченото, след което щракнете върху бутона „Запазване“.

Нека изтрием съобщението от папката. За да направите това, вземете съобщението и го преместете в иконата на папката Изтрити елементи.

Когато в папката Изтрити елементи се натрупат много елементи, можем да изпразним папката, тоест да изтрием окончателно елементите. За да направите това, щракнете с десния бутон върху иконата на папката „Изтрити елементи“ и изберете командата „Празни“ папка „Изтрити елементи“ в контекстното меню.

Използване на подпис и визитка. В бизнес кореспонденцията стандартните фрази често се използват за започване и завършване на писмо. В Outlook такива фрази се наричат ​​подписи, въпреки че в реалния живот ние наричаме името на подателя, посочено в края на писмото, подпис. Тук понятието за подпис е малко по -широко. Подписът може да бъде всяка фраза, която е удобна в контекста на това съобщение, която е компилирана предварително и записана с определено име. Можем да създадем няколко подписа за различни поводи и да ги вмъкнем в съобщението.

В допълнение към подписа, това приложение използва концепцията за електронна визитка с информация за нас, която можем да прикачим към съобщението. Получателят на нашето съобщение може да използва тази визитка, за да създаде карта с информация за нас в папката Контакти. Електронна визитка се формира въз основа на запис от нашата папка Контакти и всъщност е аналог на карта за контакт с цялата информация, която съдържа. Следователно, ако искаме да изпратим на партньора не цялата, а само част от информацията, трябва да създадем дубликат на картата за контакт с избрани данни:

създаване и вмъкване на подписи в съобщение;

прикачете визитка към съобщението;

създайте контакт въз основа на изпратената визитка.

Технология на работа

Нека отворим папката "Изходящи".

За да създадете един или няколко подписа, изберете командата "Опции" от менюто "Инструменти".

Нека отидем в раздела „Съобщение“. Нека кликнете върху бутона „Избор на подпис“.

В прозореца "Избор на подпис", който се отваря, щракнете върху бутона "Създаване". Съветникът за създаване на подписи се стартира.

Нека въведем името на подписа, например „Желая ви успех с визитката си“ и задайте радио бутона „Започнете с празен шаблон“. Нека кликнете върху бутона "Напред".

В прозореца „Промяна на подписа“ въведете текста.

Нека прикачим визитка към подписа:

кликнете върху бутона „Създаване на визитка от списъка с контакти ...“;

изберете името на контакта в отварящия се списък;

щракнете върху бутона „Край“.

Нека създадем ново съобщение.

В менюто „Вмъкване“ изберете елемента „Подпис“. В падащия списък изберете подпис.

Ще получаваме нови съобщения с помощта на командата „Изпращане / получаване“.

Нека отворим съобщение с прикачен файл с визитка.

Нека кликнете върху иконата „Щипка“ и отворете електронната визитка, която ни беше изпратена. Прилича на карта за контакт.

Нека напишем нов контакт в нашата папка. За да направите това, кликнете върху бутона „Запазване и затваряне“. Информацията ще бъде автоматично записана във вашата папка „Контакти“. Можете допълнително да допълвате тази карта с нова или променена информация за партньора.

Нека отворим папката „Контакти“ и се уверете, че има нов запис за контакта.

Форматиране на съобщението. Досега сме създавали съобщения, написани на обикновен текст. Много имейл съобщения, кратки и подобни на бизнес, не изискват допълнително форматиране и затова са написани в обикновен, неформатиран текст. Освен това такива съобщения заемат малко памет и отнемат по -малко време за прехвърляне.

Понякога обаче се налага да се изпрати по -ярко и цветно съобщение. Това обикновено се свързва с някакъв празник. За тези случаи програмната среда на Outlook предоставя разширени опции за форматиране на текст, както и за вмъкване на снимки, а именно използването на Microsoft Outlook или HTML формати за подготовка на съобщения. Когато използвате един от тези формати, когато съставяте съобщението си, се появява прозорец, подобен на прозореца за форматиране на текстов редактор на Word. Целта на бутоните за форматиране е посочена в подсказките.

Технология на работа

За да вмъкнете картина в съобщение, подгответе я предварително и я запишете във формат gif в някоя папка. В менюто „Вмъкване“ изберете елемента „Картина“.

В прозореца, който се отваря, щракнете върху бутона "Преглед" и в прозореца за преглед изберете файла с картината и кликнете върху бутона "Отвори". Името ще се появи в прозореца за вмъкване на картина.

Затворете прозореца, като кликнете върху бутона "Вмъкване". Картината ще се появи в полето за съобщения.

Нека изпратим съобщение.

Изпращане на отговор на съобщение. Много е важно всеки човек, който изпраща поща, да знае дали съобщението му е получено. Средата на Outlook предлага възможност за автоматично изпращане на известия - кратки съобщения до подателя, когато съобщението е получено. За да направите това, трябва да зададете параметри за проследяване на пощата.

В допълнение към известието, много съобщения изискват отговор. Когато изпращаме отговор, можем да прикачим оригиналното съобщение или част от него, така че получателят веднага да разбере до кое съобщение е дошъл отговорът.

Технология на работа

Нека отворим командата „Опции“ в менюто „Услуга“.

В раздела Настройки щракнете върху бутона Опции за поща.

В прозореца „Настройки на електронната поща“, който се отваря, ще намерим поле, което гласи, че „когато отговаряте на съобщение, включете и изместете текста на оригиналното съобщение“. Това поле има падащ списък с други опции. По -добре е обаче да оставите това, което предлага програмата.

Кликнете върху бутона „Опции за проследяване“.

Нека да поставим отметки в квадратчетата и да ги превключим. Тези параметри ще ни позволят автоматично да управляваме изпращането на известия за получени съобщения. Такова известие ще посочва датата и часа на получаване на съобщението. Можем също така да разберем кога е получено нашето съобщение.

Нека се уверим, че след задаване на посочените параметри, средата на Outlook автоматично ще препраща известията за получаване на съобщения.

За да изпратите отговор на съобщение в папката Входящи, изберете реда с заглавката на съобщението.

В лентата с инструменти щракнете върху бутона „Отговор“. Ще се отвори нов прозорец за съобщение, в който адресът на изпращача ще бъде посочен в реда "До ...", текстът на оригиналното съобщение ще бъде вмъкнат в полето за съобщение, редът Тема ще посочи: RE: .

Ще въведем текста на отговора, ще изтрием част или цялото оригинално съобщение.

Ще изпратим отговор.

Организацията на работа с документи е ключова технология за управление във всяка институция: от офиса малък бизнесдо федерален департамент или огромна корпорация. Естествено, ефективното управление изисква някаква система за управление на документи. Колкото по -широк е обхватът и мащабът на дейността на организацията, толкова по -важна и независима роля играе действителната система за работа в офиса.

Доскоро работата с документи се осъществяваше главно чрез движението на хартиени документи и поддържането на много хартиени регистри и картотеки. Използването на нови информационни технологии в областта на предучилищното образование ни позволява да третираме работата в офиса не като строг и консервативен механизъм, а като ефективен и гъвкав инструмент за внедряване на различни видове иновации в тази област. Понастоящем развитието на информационните технологии доведе до появата на методи и инструменти, които предоставят интегрирани решения за автоматизация на офис работата, позволявайки ви да автоматизирате ръчните операции и да търсите документи, да контролирате изпълнението на поръчки, свързани с документи.

Информационната система „Документи на организацията“ е внедрена за подобряване ефективността на езиковото училище „Успех“, като структурно подразделение на КГОУ СПО КПК.

В хода на работата бяха решени задачите:

изучава общотеоретична, специална литература по темата за изследванията и материалите от предметната област;

запознаване и проучване на структурата на организацията, документите и документооборота;

реализира документооборот на езиковото училище „Успех“, като структурно подразделение на KGOU SPO KPK на базата на софтуерното приложение MS Outlook, което даде възможност за постигане на максимални резултати при обработката и отчитането на документи с минимални разходи за софтуер и хардуер.

Изпълнението на дипломния проект направи възможно интегрирането на всички документи на организацията в средата на MS Outlook, което направи възможно:

организира документите по оптимален начин за използване;

подчертават основните събития и ги напомнят своевременно (по време на образователния процес);

напълно автоматизира офис работата на организацията.

По този начин, за да се увеличи скоростта и надеждността на решенията на проблеми с офис работата в дадена организация. Предимството на системата е нейната гъвкавост, т.е. възможността да го персонализирате за всяка институция, включително всяка информация в картите „Контакти“, които представляват интерес за самата организация, както и възможност за работа с други приложения на MS Office.

Използването на компютърни технологии и технологии за автоматизация на офисите е обещаващо направление и ви позволява да организирате работа с документооборота на институциите на модерно ниво.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Андреева В.И. Офис работа: Изисквания за документооборота на компанията. - 3 -то изд., Преработено и добавено. - М., 1996.

2. Андреева В.И. Офис работа в службата за персонал: Практическо ръководство с мостри от документи. 3 -то изд., Ред. и допълнително - М.: Бизнес училище Intel -Sintez, 2000.

Андреева В.И. Офис работа: Практическо ръководство с мостри от документи. 6 -то издание, Rev. И добавете. - М.: Бизнес училище "Intel-Sintez", 1999.

Андреева В.И. Проби от документи за работа в офиса. - М.: Бизнес училище „Intel-Sintez“, 1998.

Андреянова В.В. Как да организираме офис работа в предприятие. - М.: INFRA-M, 1998.

Василиев Д.В. Офис работа на компютър. - М.: Стачки, ПРИОР, 1999.

Василиева И.Н. Основи на деловодството и личния мениджмънт: Учебник за студенти. - М.: Финанси и статистика, 1999.

ГОСТ R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения.-М.: Издателство за стандарти за IPK, 1998.

Davydova E.N., Rybakov A.E. Офис работа: Образователно и практическо ръководство. - М.: TetraSystems, 1999.

Елизаветина Т. Офис работа на компютъра. 3 -то изд. - СПб.: Петър, 2004, 304 с.

Информатика: Учебник / Под ред. проф. Н.В. Макарова. 4 -ти преработен изд. - М.: Финанси и статистика, 2001.

Информатика: Работилница по технологията на работа на компютър / Под ред. проф. N.F. Макарова. 4 -ти преработен Ed. - М.: Финанси и статистика, 2001.

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Офис работа курс: Управление на документация: Учебник. 3 -то изд., Rev. И добавете. - М.: INFRA-M, Новосибирск: Сибирско споразумение, 2000.

Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Електронни документи за корпоративни мрежи: Второто идване на Гутенберг. - М.: Econ-Trends, 1999.

Колтунова М.В. Делово писмо: Какво трябва да знае авторът. Акад. двуетажно легло домакинства под правителството на Руската федерация. - М.: Дело, 1999.

Компютър за мениджъра / Под ред. В.В. Комягин. - М.: Триумф, 1988.

Компютърна офис работа: Обучение / Под ред. Н. Макарова и др. SPb.: Петър, 2004.- 416 с.

Кудряев В.А. и други Организация на работа с документи: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 1999.

Кузнецов С.Л. Офис работа на компютър. - М.: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

Кузнецов С.Л. Компютъризация на работата в офиса. - М.: CJSC Intel-Sintez Business School, 1999.

В. И. Куперщайн Съвременни информационни технологии в деловодството и управлението. SPb., BHV, 1999 г.

В. И. Куперщайн MS Office и проект в мениджмънта и управлението на записите.-2-ро издание, преработено. и добавете. - СПб.: BHV-Петербург, 2001.- 400 с.

В. П. Леонтиев Най -новата енциклопедия на персонален компютър 2003. - М.: OLMA -PRESS, 2003. - 920 стр.

Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компютърна офис работа: курс за обучение. - СПб.: Петър, 2004.-411 с.

Moder J., Phillips S. Метод на мрежово планиране в организацията на работа. - М.: Енергия, 1966.

Основни разпоредби за разработването и прилагането на мрежови системи за планиране и управление. - М.: Икономика, 1967.

2. Маркетинг в образователната система: същност, съдържание, технология на дейност / Баразгова Е.С., Долганов А.Е., Козловская О.В. // Майстор. - 2011.- No 3.-С.33-44.

3. Международно сътрудничество на университетите в интерес на подобряване качеството на обучение / Д. М. Забродин, Н. В. Мелихова. // Int. сътрудничество в региона. изображение., подгответе. и преквалификация. специални: опит и проблеми. Матер. международни научно-практически Конф. - Тамбов, 2011. - с. 3-12.

4. Циклична динамика на изменението на структурните видове заетост на населението / Блинова Т.В. // Цикличността като форма на екон. динамика .: Резюмета. доклад Всерос. научни. Конф. - СПб, 2010. - С.9-12.

Е. С. Макушникова

ЕФЕКТИВНОСТ НА УПРАВЛЕНИЕТО НА УЧЕБНИТЕ ИНСТИТУЦИИ

Ключови думи: ефективност на управлението, образователна институция, образователни услуги, предприемачески университет.

Резюме: Статията обсъжда теоретични и методологични подходи за подобряване на ефективността на управлението на образователните организации.

Ключови думи: управление, образователна институция, образователни услуги, предприемачески университет.

Резюме: В статията се разглеждат теоретичните и методологическите подходи за подобряване на управлението на образователните организации.

В контекста на развитието на университетското управление и комерсиализацията на образователните услуги, термините

предприемачески университет, образователна организация от предприемачески тип и други са широко използвани в европейската и руската научна и бизнес литература. Европа редовно е домакин международни конференциипосветен на предприемачеството в образованието. Въпреки това сред местните научни и преподавателски среди, особено представители на по -възрастни възрастови групи, терминът

"Предприемачеството" по отношение на образованието и науката се среща с отрицателна реакция. Опитът за успешното развитие на европейските и руските университети показва, че през

съвременните условия на глобален, силно конкурентен научен и образователен пазар, няма алтернатива на комерсиализацията на образователните дейности и научните изследвания и следователно на предприемаческия стил на работа.

Акцент върху иновативността в предприемачеството образователни организации, се правят не само от чуждестранни, но и от видни руски учени. Сред тях: Ахиезер А.С., Лазарев В.С., Поташник М.М., Сухорукова Л.М., Фонотов А.Г. и т.н.

Преход към иновативни, предприемачески режимработата на университета прави сериозни корекции в дейността както на ръководството, така и на преподавателския състав. Постигането на тази цел е възможно само ако има професионален педагогически персонал, преминал през конкурсен подбор и преквалификация, който е чувствителен към всичко ново, способен да създава, притежаващ стратегии за независимо търсене и умения за работа в екип, с чувство за отговорност и желание да създайте, актуален списък с ключови и професионални компетенции.

Оценка на перспективите за развитие на университетите, как

образователни предприемачески организации от иновативен тип, трябва да се отбележи, че няма алтернатива на тази стратегия в контекста на продължаващата икономическа и финансова криза.

Основните разпоредби на компетентностния подход са очертани в „Концепцията за модернизация на руското образование за периода до 2010 г.“, където една от основните задачи на образователната система е необходимостта от формиране на интегрална система от универсални умения , способността да действа самостоятелно и отговорност, тоест ключови компетентности, които определят съвременното качество на образованието. Концепцията за компетентност се формира в контекста на появата на нов подход към човешките ресурси на Запад, който направи възможно да се определи възникващата нужда от човешка адаптация към интензивни промени в технологиите и изискванията за работа. С този подход компетенциите се характеризират като обща способност, която се проявява и се формира в дейността, основава се на знания, ценности, наклонности и позволява на човек да установи връзка между знание и ситуация, да намери процедура (система от действия ) за успешно решаване на проблем. За разлика от знанията, способностите и уменията, които предполагат действие по аналогия с модела, компетентността осигурява опита на независима дейност, основана на универсални знания.

Въпреки това, всички изследователи са съгласни, че компетенциите представляват многостепенна структура.

Обобщаващ, интегриран подход за разбиране на компетентността е представен в трудовете на руски учени. За разлика от западните си колеги, те разглеждат компетентностите като компоненти на професионалната, включително педагогическата, култура на личността.

Структурата на управленската компетентност

образованието включва следните компоненти: познавателен компонент, който включва система от управленски знания. Той предполага наличието на определени управленски познания, включително основите на научния мениджмънт, помагащи на специалист да оцени адекватно реалните управленски ситуации, да използва, намери и приложи необходимата информация за разрешаването им, както и да развие управленска компетентност в процеса на самоуправление. управление. Мотивационният компонент включва лично значими мотиви и ценностни нагласи, положително отношение към изпълнението на управленска дейност, лидерски ентусиазъм, професионален интерес към управленската работа, творчески подход към работата на мениджър, необходимост от постоянно развитие и усъвършенстване на управленските умения компетентност. Компонентът на дейност включва изследователски, организационни, дизайнерски умения на специалист, дизайнерски умения на лидер, позволяващи му да внедри ефективни технологии за управление в образователното пространство. Личният компонент е набор от лични характеристики на лидера, които са значими за ефективното управление.

Управленската дейност на ефективен образователен мениджър, поради сложността и променливостта на самия процес на управление, винаги има творчески, творчески характер. Подходът, основан на компетентности в управлението, не само не нарушава този модел, а напротив, значително повишава ефективността на работата на ръководния персонал. Причината за това се крие в самия механизъм на прилагане на този подход, тъй като резултатите от управленската дейност са пряко свързани не само с пълнотата и последователността на управленските знания, но и с проявлението на личните качества на лидера, способността да действа в нови ситуации на професионален, личен и социален живот.

По този начин повишаването на ефективността на управлението на образователните институции предполага решаването на следните задачи:

Използване на съществуващите в университета елементи на ориентирано към практиката обучение и адаптирането им към бизнес средата

Моделиране на организационната инфраструктура на вътрешната бизнес среда на университета (идентифициране на инфраструктурни единици, определяне на последователността на тяхното създаване);

Развитие на мрежа от инфраструктурни единици, възпроизвеждащи градска инфраструктура и функциониращи съгласно законите на пазарната икономика;

Разработване на механизъм за взаимодействие на инфраструктурните звена на университета с структурни единициуниверситет;

Развитие на образователно -методическа подкрепа за използване на функционираща вътрешна бизнес среда в съответствие с целите за модернизиране на образователния процес, за да отговаря на изискванията на университета;

Създаване и развитие на института на учителите, разработващи индивидуални програми.

Този подход изисква системни промени в съдържанието и организацията на образователния процес на университета и прилагане на комплекс от взаимосвързани ресурси, срокове и етапи на трансформации, но той ще допринесе за формирането на конкурентни предимствапоради появата на синергични ефекти от взаимодействието с бизнес средата.

Библиография

1. Глекова Н.Л., Иголкин С.Л. Теоретични проблеми за повишаване на конкурентоспособността на регионалната система за висше професионално образование въз основа на рационализиране на мониторинга и информационни системи... // Територия на науката. 2007. No 4. С. 442-449.

2. Багирова М.А., Иголкин С.Л., Шинкарчук А.В. Проблеми на оптималното планиране на транспортните услуги при управлението на географски разпределена образователна система. // Територия на науката. 2007. No 5. С. 622-628.

3. Иголкин С.Л., Багирова М.А., Шинкарчук А.В. Създаване на модели за оптимално планиране на транспортните услуги при управлението на географски разпределена образователна система // Територия на науката. 2007. No 5. С. 637-648.

4. Кустов А.И., Данилова В.В., Мигел И.А. Проблеми на съвременното професионално образование и насоки за неговото модернизиране // Територия на науката. 2013. No 2. С. 38-47.

5. Мартинов С.В. Разходи и принципи на финансиране на образователната система // Територия на науката. 2013. No 1.C. 28-35.

6. Михайловская Г. Н., Занин А. Н. Прилагане на концепцията за модернизация на образованието // Територия на науката. 2013. No 2. С. 47-49.

7. Назарова Г.Н. Корпоративно управлениекато фактор за устойчиво развитие на образователна институция // Територия на науката. 2013. No 2. С. 50-53.

Парченцето на Сю.

ПОДОБРЯВАНЕ НА УНИВЕРСИТЕТСКОТО УПРАВЛЕНИЕ КОНКУРЕНТНОСТ

Воронежки институт по икономика и право

Ключови думи: висши учебни заведения, конкурентоспособност, управление, диверсификация.

Резюме: Статията предлага обещаващи насоки за повишаване на конкурентоспособността на висшите учебни заведения.

Ключови думи: висше образование, конкурентоспособност, управление, диверсификация.

Резюме: Статията предлага обещаващи начини за подобряване на конкурентоспособността на висшите учебни заведения.

В съвременните условия, с огромно разнообразие образователни институции, отделен университет, като независима единица, трябва да бъде конкурентоспособен на образователния пазар. Всеки университет сам решава как и по какви методи ще се отличава от много други образователни институции.

Развитието на образователната система в Руската федерация се дължи на желанието на университетите да отговарят на новите изисквания за качество и структура на образованието. Тенденциите, отразяващи развитието на образователната система, включват: вътрешна диверсификация на дейността на университетите в области; преминаването на международното сътрудничество на ново ниво, както в областта на научните изследвания, така и в областта на образованието; разработване на процеса на формиране на четири основни модела на висше учебно заведение; преход на системата на висшето образование към нова многостепенна структура.