Modi per migliorare l'efficienza della gestione scolastica. Migliorare l'efficienza della gestione dell'istruzione prescolare. Il concetto e la struttura del sistema di gestione dell'organizzazione

Sezioni: Lavorare con i bambini in età prescolare

introduzione

Rilevanza. Affinché l'attività manageriale del capo dell'istituto di istruzione prescolare sia efficace, deve essere strutturata. Affidati all'analisi situazione educativa nelle richieste del villaggio, del distretto e dei genitori, per essere trasformativi (secondo i risultati della ricerca di L.I. Falyushina) - per essere finalizzati al miglioramento abilità professionali con l'obiettivo di cambiare e trasformare le attività pedagogiche, ed è imperativo unire tutti i dipendenti dell'istituto di istruzione prescolare. Allo stesso tempo, diventa importante struttura organizzativa gestione dell'istituto di istruzione prescolare.

La gestione di un'istituzione educativa è un'attività speciale in cui i suoi soggetti, attraverso la pianificazione, l'organizzazione, la direzione e il controllo, assicurano l'organizzazione di attività congiunte di bambini, insegnanti, genitori, personale di servizio e la sua attenzione al raggiungimento degli obiettivi educativi e degli obiettivi di sviluppo di un Istituto d'Istruzione.

Secondo la definizione di M.M. Potashnik, la struttura organizzativa della gestione in un'istituzione prescolare è un insieme di soggetti individuali e collettivi, tra i quali sono distribuiti poteri e responsabilità per lo svolgimento di funzioni manageriali. Ci sono connessioni e relazioni regolarmente riproducibili, ad es. la struttura organizzativa della gestione è un modo per dividere il sistema di gestione in parti e allo stesso tempo integrarlo in un tutto.

Per analizzare il sistema di gestione della qualità in un istituto di istruzione prescolare e l'influenza del capo dell'asilo su di esso, è possibile utilizzare la metodologia di J. Nissinen ed E. Vodtilainen con stime. Tuttavia, il metodo di valutazione dell'efficacia della gestione dell'istruzione di I.K. Shalaeva, sviluppato sulla base della gestione mirata al programma motivazionale (MPTsU), che include i vantaggi delle direzioni razionalistiche e comportamentali della scienza del management. Nell'ambito dei corsi, ho avuto l'opportunità di prendere parte allo sviluppo di un modello per le attività di un'istituzione educativa prescolare. Sono state sviluppate le caratteristiche del criterio dei compiti funzionali del capo dell'asilo e le caratteristiche del criterio dei risultati finali dell'attività dell'asilo. Utilizzando la regola qualimitrica per la valutazione dell'indicatore integrativo, sviluppata da I.K.

Obbiettivo: Migliorare l'efficienza della gestione delle istituzioni educative prescolari basate sul MPCU.

Compiti:

1. Introdurre responsabilità funzionali sotto forma di standard qualimetrici.
2. Sviluppare le caratteristiche dei criteri dei risultati finali dell'istituto di istruzione prescolare.
3. Valutare l'efficacia della gestione attraverso l'esperienza dell'istituto di istruzione prescolare.

Un oggetto: asilo

Articolo: attività del capo dell'istituto di istruzione prescolare

Metodi di ricerca:

1. Metodologia della MPCU.
2. Il metodo delle perizie.

Capitolo 1. Autocertificazione dell'obiettivo del programma di un istituto di istruzione prescolare

1.1. Analisi del sistema del processo educativo di un'istituzione educativa prescolare

Analisi strategica

Analisi tattica

Analisi tradizionale:

Consideriamo i compiti fissati per l'anno insieme ai contenuti, analizziamo i risultati positivi e negativi e, sulla base di questi, le prospettive che ne conseguiranno per ulteriori attività.

1.2. Modello DOE

Il problema di ottenere un modello di un sistema reale era e rimane rilevante. I modelli dovrebbero riflettere i sistemi reali non solo con determinati parametri, ma anche descrivere le relazioni quantitative del loro funzionamento. Quando applicati ai processi di controllo, i modelli quantitativi dovrebbero consentire la valutazione numerica dei risultati di un'azione di controllo. Il modello dell'attività dell'istituto di istruzione prescolare è stato sviluppato dal dottore in scienze pedagogiche, il professor I.K. Shalaev.

Per una gestione di successo e ottenere risultati elevati nelle attività di gestione, un leader deve possedere determinate qualità. Come dimostrano gli studi e la pratica speciali dell'attuazione del programma motivazionale-gestione degli obiettivi, sono richieste le seguenti qualità:

• autorealizzazione (A);
• valori ideologici e personali del leader, convinzioni, volontà, coraggio, duro lavoro, iniziativa, organizzazione, umanità (I);
• erudizione e crescita della professionalità, profondità e praticità d'animo, conoscenza (E);
• capacità organizzative e capacità di autogestirsi, capacità e capacità organizzative, capacità di leggere una persona, capacità di influenzare le persone (O);
• umanità e obiettivi personali, socialità (H);
• stile di gestione e conoscenza dei moderni approcci gestionali (C);
• empatia manageriale e riflessione (R).

Gli standard qualimetrici delle qualità professionali e personali sono stati sviluppati dal dottore in scienze pedagogiche, il professor I.K. Shalaev.

L'efficacia di qualsiasi organizzazione dipende dall'efficacia con cui viene svolto il processo di gestione. Alcuni leader (per lo più del cervello sinistro) scelgono tecnologie razionalistiche, altri (principalmente del cervello destro) - tecnologie comportamentali. Ho scelto i parametri tecnologici del MPCU come educazione integrativa di approcci razionalistici e comportamentali: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cfr.

La tecnologia MPCU può essere espressa da una sequenza di funzioni di gestione:

• asso- analisi strategica, il cui oggetto è lo stato socio-psicologico dell'équipe (attitudine al lavoro, ai colleghi, a se stessi);
• in- analisi tattica, il cui oggetto è la base delle convinzioni per i nuovi compiti di gestione e il livello di attuazione delle funzioni socio-psicologiche di gestione;
• ma- analisi tradizionale, il cui oggetto è il processo educativo (produttivo);
• Pdc- costruire un albero degli obiettivi gestionali;
• Strappare- sviluppo di un programma in esecuzione;
• ps- pianificazione strategica, il cui risultato è la costruzione di situazioni di stimolo, adeguate alle indicazioni dell'AC;
• ven- pianificazione tattica, adeguata alle indicazioni dell'am;
• NS- progettazione tradizionale, adeguata alle indicazioni e;
• vespe– organizzazione strategica finalizzato alla realizzazione di ps;
• a partire dal- l'organizzazione è tattica, finalizzata all'attuazione del PT;
• oh- l'organizzazione è tradizionale, finalizzata all'attuazione di p;
• poliziotto- controllo strategico, il cui oggetto è il processo di raggiungimento dell'obiettivo di una situazione di stimolo;
• kt- controllo tattico, il cui oggetto è il processo di raggiungimento della base di persuasione per nuovi compiti di gestione;
• a- controllo tradizionale, il cui oggetto è la conformità dell'insegnamento e del lavoro educativo agli standard statali;
• pc- regolazione strategica, finalizzata al processo di attuazione della strategia socio-psicologica;
• rt- regolazione tattica, finalizzata al processo di attuazione di tattiche socio-psicologiche;
• R- la regolamentazione tradizionale come componente del ciclo gestionale in relazione al processo educativo.

Gli standard qualimetrici del processo di controllo sono stati sviluppati dal dottore in scienze pedagogiche, il professor I.K. Shalaev.

È noto che l'ordine sociale e le responsabilità funzionali non dipendono dal soggetto della gestione: gli sono prescritti contemporaneamente all'ordine di nomina alla posizione. Pertanto, i parametri per le responsabilità funzionali (f1 - f10) si inseriscono nel modello dei soggetti di gestione secondo i livelli. Gli standard qualimetrici da noi sviluppati per il supporto funzionale e delle risorse dell'educazione prescolare, cfr Allegato 1, e gli standard qualimetrici dell'attività pedagogica da noi sviluppati, vedi in Allegato 2 .

Al momento, non miro a sviluppare un modello di laurea, ma in futuro tale modello sarà richiesto nella pratica, in quanto assicurerà l'intenzionalità delle attività di ciascun membro del team sulla formazione di determinate qualità del laureato, e garantirà anche la continuità del "DOE - Scuola", che aumenterà l'efficienza delle attività dell'istituzione educativa prescolare.

Progetto modello per laureati DOW

1.3. Esame dell'istituto di istruzione prescolare

Per autocertificazione programma-obiettivo intendo l'autocertificazione, in cui i parametri misurati sono determinati dall'albero degli obiettivi (vedi l'albero degli obiettivi), e le caratteristiche del criterio sono determinate dal programma in esecuzione (vedi le caratteristiche del criterio). Allo stesso tempo, le domande secolari "misuriamo?" e "È così che misuriamo?" in virtù delle leggi del MPCU e delle regole di qualimetria, ricevono il loro permesso positivo.

Indicatori di prestazione dell'autocertificazione del capo del MDOU d / kindergarten "Raketa" c. Galbstadt della regione nazionale tedesca - ARZ

1/ Sviluppo delle qualità professionali e personali dei soggetti di gestione:

Totale: 65

2. Supporto tecnologico alla gestione dell'istruzione:

Totale: 319

3. Supporto funzionale e di risorse di un'istituzione educativa:

Totale: 89 2 = 178

4. ADR - Regola qualimetrica per la valutazione dell'indicatore integrato dei risultati finali, delle attività dell'équipe del Nido.

Totale: 312

340 ARA 289 - l'intervallo degli indicatori della valutazione ottimale (la squadra merita incoraggiamento)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850 - l'intervallo degli indicatori della valutazione ottimale (il capo dell'asilo merita incoraggiamento).

Conclusione

- Quindi, a seguito dell'esame degli indicatori di prestazione del capo dell'asilo "Raketa", sono stati identificati i seguenti problemi, che cadono:

• il rapporto tra “tirocinanti” e colleghi più giovani; desiderio eccessivo di affermarsi; mancanza di motivazione esterna o interna per alcuni insegnanti, ecc. Per risolvere i problemi è possibile creare situazioni stimolanti utilizzando i metodi del MPCU, come una situazione di autovalutazione critica, una situazione di delega di iniziativa, una situazione di atteggiamento, ecc. questi metodi consentono di rimuovere la contraddizione, unire la squadra e creare un clima favorevole nella squadra.

L'approccio della ricerca è inteso a servire gli scopi di ottimizzazione e miglioramento dell'efficienza gestionale. Questo quadro di gestione della ricerca mi aiuta a garantire che le decisioni di gestione siano prese in modo più informato. È la decisione che costituisce il nucleo della gestione, poiché l'attività di gestione è un sistema di azioni per la preparazione, l'adozione e l'attuazione delle decisioni di gestione. L'obiettività della valutazione delle informazioni pedagogiche raccolte nella scuola materna, l'evidenza delle conclusioni tratte e l'adozione di una decisione adeguata in conformità con l'obiettivo prefissato è possibile sulla base della ricerca.

T.I. Shamova formula i requisiti per il direttore della scuola, necessari per l'attuazione di questo approccio nella gestione, penso che questi requisiti possano essere applicati ai capi delle istituzioni educative prescolari:

• sufficiente competenza professionale;
• conoscenza dell'essenza dei processi controllati, delle leggi di gestione, dei fondamenti psicologici della cooperazione;
• possesso di modalità di raccolta, analisi e valutazione delle informazioni sull'andamento e sui risultati dei processi controllati;
• rispetto dei principi di obiettività e evidenza dell'informativa gestionale;
• la capacità di attuare una visione sistemica processo pedagogico in genere;
• la capacità di individuare l'anello principale e, agendo su di esso, di rivelare l'influenza di tale influenza sulle connessioni, e quindi sull'insieme, in cui si inserisce.

Gli approcci di cui sopra hanno una cosa in comune: risolvere il problema di aumentare il livello di efficienza della gestione della scuola materna. Una soluzione fondamentalmente nuova a questo problema potrebbe non essere l'uso autonomo di uno degli approcci gestionali, ma la loro integrazione. Questa soluzione è stata proposta da I.K.Shalaev nel suo concetto di gestione del target del programma motivazionale (MPTsU) ..

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L'articolo fornisce una panoramica delle moderne tecnologie educative. Tecnologia di sviluppo del pensiero critico, laboratorio pedagogico, tecnologia di interazione del dialogo, focalizzata sullo sviluppo di azioni educative universali degli studenti.

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Tecnologie educative moderne uno strumento per migliorare l'efficienza del processo educativo

"Tre qualità - la conoscenza estesa, l'abitudine di pensare e la nobiltà dei sentimenti - sono necessarie perché una persona sia educata nel senso pieno della parola".

Chernyshevsky N.G.

Modernizzazione educazione russa presuppone la creazione di condizioni per l'ulteriore umanizzazione dell'educazione, l'apprendimento evolutivo, contribuendo al miglioramento della qualità della conoscenza e al rafforzamento dell'attività personale dello studente nel processo educativo. A questo proposito, la formazione di tali qualità di pensiero e personalità come indipendenza, responsabilità, fiducia in se stessi, assenza di paura del fallimento, basate sulla padronanza degli studenti dei mezzi di autoregolamentazione del pensiero e del comportamento, acquista un significato speciale .

Le nuove tecnologie sono necessarie per abbinare il nuovo standard educativi e consentirà agli studenti in ricerca indipendente di venire alla scoperta di nuove conoscenze. Le conoscenze, le abilità e le abilità che si acquisiranno durante la scoperta di sé saranno più solide e consapevoli, e quindi di qualità superiore.

Nel periodo delle trasformazioni cardinali, vengono imposti requisiti maggiori alla personalità. Pertanto, nella costruzione del processo educativo e nell'interazione di un insegnante e uno studente, non è l'assimilazione del processo educativo che viene messa in primo piano, ma la formazione delle capacità intellettuali, l'esperienza decisionale, la formazione di la responsabilità degli studenti per il loro apprendimento, la capacità di controllare il processo educativo.Le nuove tecnologie pedagogiche dell'educazione danno impulso all'autorealizzazione degli studenti, creano un'atmosfera di cooperazione, aumentano la responsabilità degli insegnanti per i risultati del loro lavoro.

L'insegnante deve essere fluente nelle moderne tecnologie educative in modo che il processo di apprendimento sia di alta qualità e aumenti l'interesse del bambino nell'acquisizione di nuove conoscenze. Al giorno d'oggi, quando l'apprendimento orientato alla personalità viene scelto come direzione prioritaria della formazione, l'insegnante ha l'obiettivo di renderlo, da un lato, significativo e pratico e, dall'altro, accessibile e interessante.

Le tecnologie educative metacognitive implicano un livello più elevato di cognizione, che denota la capacità di introspezione e autocontrollo della cognizione e percezione delle informazioni, traduzione di informazioni esterne in interne.

Uno studente nel processo di apprendimento costruisce lui stesso questo processo, sulla base di obiettivi reali e specifici, traccia lui stesso le direzioni del suo sviluppo, determina lui stesso il risultato finale. D'altra parte, l'uso di questa strategia è finalizzato allo sviluppo delle capacità di lavoro ponderato con le informazioni.

Ricercatori moderni nel campo dei metodi per lo sviluppo del pensiero critico, sia in Occidente (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter, ecc.) che in Russia (MV Clarin, S . I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya e altri) sotto il pensiero critico è inteso come un insieme di qualità e abilità che determinano un alto livello di cultura della ricerca di uno studente e di un insegnante.

L'aspetto metodologico della formazione del pensiero critico è che questa tecnologiaè un sistema di strategie che combinano tecniche lavoro educativo per tipologia di attività educativa.

Questa tecnologia prevede l'uso di tre fasi (fasi) nella lezione: la fase di sfida, la fase semantica e la fase di riflessione.

Fase 1 - "Sfida" (liquidazione di una lista vuota). Il bambino si pone la domanda "Cosa so?" riguardo questo argomento.

Fase 2 - "Comprensione" (realizzazione della comprensione).

In questa fase, il bambino, sotto la guida dell'insegnante e con l'aiuto dei suoi compagni, risponderà alle domande che lui stesso si è posto nella prima fase (cosa voglio sapere).

Fase 3 - "Riflessione" (riflessione).

Riflessione e generalizzazione di ciò che il bambino ha imparato nella lezione su questo tema.

L'obiettivo principale della tecnologia è sviluppare le capacità intellettuali, la riflessione e la capacità di lavorare con le informazioni degli studenti.

Filosofi e insegnanti sono stati i primi a mostrare interesse per il problema dell'interazione dialogica nell'educazione:

L'idea del dialogo è stata sviluppata da Socrate, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, l'orientamento umanistico della strategia di dialogo è stato mostrato da Platone, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K.D. Ushinsky.

Ogni partecipante all'interazione di dialogo congiunto non solo realizza la necessità di acquisire le competenze di base di una personalità comunicativa-attiva, ma comprende anche le modalità del loro sviluppo.

Nella fase di introduzione di un nuovo materiale che utilizza questa tecnologia, dovrebbero essere elaborati 2 collegamenti, la formulazione del problema e la ricerca della sua soluzione.

Lavorare con il testo consente a ogni bambino di scegliere un ritmo di lavoro a lui conveniente e forma la sua capacità di percepire e assimilare attivamente le informazioni ricevute. Nella fase successiva della lezione, vengono scambiati i compiti. La terza fase della lezione è finalizzata a lavorare con nuovi testi. Grazie alla tecnologia proposta, l'intensità della lezione aumenta, si formano la responsabilità di ogni studente per il lavoro in gruppo e le capacità di comunicazione aziendale.

La società moderna ha bisogno di persone che assumano una posizione di vita attiva, che siano in grado di pensare in modo creativo, prendere decisioni in una situazione di scelta e prevedere le conseguenze delle loro azioni. Particolarmente richiesta è una persona che sa costruire e trasformare autonomamente la propria vita, capace di autoregolarsi in diverse situazioni.

Inoltre, una delle tecnologie educative efficaci è un laboratorio pedagogico per la costruzione della conoscenza. Il workshop è una tecnologia educativa riflessiva integrata, sintetica e multidimensionale con un risultato probabilistico, focalizzata su un approccio di attività personale.Laboratorio pedagogico come forma, metodo e quelliLa nologia dell'educazione non è sorta dal nulla.

Idee istruzione gratuita L.N. Tolstoj, praticoattività di S.A. Rachinsky, ricerca di L.S. VygotSkogo, l'eredità teorica di A.S. Makarenko, così comei fondamenti della dottrina filosofica di J.-J. Russo e moderno epistemologi francesi seguaci di theoTeorie della conoscenza di Gaston Vashlyara divenne la base per la modellazione pratica, prima francese, e poiLaboratori pedagogici di San Pietroburgo loro.

Orientamento del laboratorio del docente sviluppo olistico della personalità, la predominanza di questo obiettivo su quello educativo. L'essenza degli obiettivi educativi ricerca e autocostruzione della conoscenza. Il centro di questa tecnologia è la personalità.

I blocchi principali della costruzione di un laboratorio pedagogico per la costruzione della conoscenza sono i seguenti:

Induzione ("guida", risveglio dell'interesse personale, creazione di uno stato d'animo emotivo);

Auto e socio-costruzione (creare il proprio prodotto, creare un prodotto intellettuale in un gruppo);

Socializzazione 9 (presentazione della lezione 9 creata da un altro partecipante in coppia, in gruppo a tutta la squadra);

Riflessione ("riflessione", ricordo della sua esperienza in officina: sentimenti, sensazioni, emozioni, stati, rotture).

L'obiettivo principale del laboratorio pedagogico per la costruzione della conoscenza è lo sviluppo olistico della personalità, la prevalenza di questo obiettivo su quello educativo.

La nuova definizione degli obiettivi dell'insegnante fornisce un risultato probabilistico e cambia la definizione degli obiettivi dello studente, in cui cresce la sua responsabilità nell'utilizzo delle opportunità fornite. La dipendenza del risultato dalla qualità dell'interazione dei partecipanti al workshop è in aumento.

Le tecnologie proposte utilizzano metodi di lavoro di gruppo, che consentono di creare un ambiente più confortevole per il lavoro degli studenti e alleviano lo stress interno dei bambini che non sono sicuri delle proprie capacità.

Quando organizzano attività educative utilizzando queste tecnologie, gli studenti padroneggiano vari modi di integrare le informazioni, imparano a sviluppare le proprie opinioni, acquisiscono le abilità per costruire inferenze, imparano ad esprimere i propri pensieri in modo chiaro, sicuro e corretto in relazione agli altri.

Lavorare nell'ambito di queste tecnologie aiuterà gli studenti e l'insegnante a rendere più mirato ed efficace il processo di sviluppo delle abilità metacognitive e lo studio delle materie creativo e interessante.

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Annotazione: L'articolo fornisce una panoramica di una serie di fonti sulla valutazione dell'efficacia dei sistemi di gestione. Come ogni altro sistema, il sistema di gestione d'impresa è costituito da elementi che sono combinati insieme ai fini del funzionamento, mentre è particolarmente importante individuare il soggetto e l'oggetto della gestione, gli elementi principali del sistema di gestione. Gli autori mostrano che ogni elemento è oggetto di ricerca per garantire l'integrità della ricerca del sistema di gestione.

Parole chiave: sistema, sistema di gestione, sottosistema, impresa, funzioni di gestione, metodi di gestione, decisioni di gestione

Astratto: Nella clausola viene presentata la rassegna di alcune fonti riguardanti una stima dell'efficienza dei sistemi di controllo. Così come ogni altro sistema, un sistema di controllo dell'impresa è costituito da elementi che sono incorporati tra loro dallo scopo del funzionamento, quindi è particolarmente importante assegnare il soggetto e l'oggetto della gestione, elementi fondamentali di un sistema di controllo. Gli autori mostrano che ogni elemento è oggetto di ricerca per fornire l'integrità della ricerca di un sistema di controllo.

Parole chiave: sistema, sistema di controllo, sottosistema, impresa, funzioni di gestione, metodi di gestione, decisioni amministrative

Oleg Skopin
Candidato di Scienze Economiche, Professore Associato
Natalia Nazarova

Università statale di Vyatka
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Il concetto di un sistema di gestione aziendale

La gestione è intesa come un determinato processo di tale influenza intenzionale del soggetto sull'oggetto della gestione al fine di ottenere determinati risultati, che E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Chepurin.

Va notato che la gestione e il suo sviluppo è principalmente dovuto alla definizione della missione, della strategia, dei valori dell'impresa basata sull'analisi dell'esperienza passata e della visione del futuro, e questo è il requisito principale per creare un efficace sistema di gestione aziendale, come detto da Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

Per creare un efficace sistema di gestione d'impresa, è necessario tener conto che lo Stato regola e controlla il diritto di tutti i cittadini al pieno utilizzo delle capacità e dei beni per l'esecuzione attività imprenditoriale nell'ambito della legislazione, come affermato nella legge federale del 14 giugno 1995 N 88-FZ, che parla della libera scelta e della creazione di una struttura di gestione per la gestione di una determinata impresa.

L'efficienza del funzionamento di qualsiasi oggetto economico, a causa della crescente complessità, complessità e rafforzamento delle interconnessioni, come afferma I. Galushka, dipende sempre più dalla qualità del sistema di gestione.

Il miglioramento della qualità del sistema di gestione aziendale può essere ottenuto conducendo uno studio di tutti gli aspetti delle attività, compreso lo studio sia di un sistema controllato che di sottosistemi di controllo, vale a dire lo studio e la considerazione dei punti di forza, debolezze impresa, processo di produzione e vendita, condizione finanziaria, personale, marketing.

È necessario definire il sistema di gestione aziendale per comprendere le basi per la progettazione e lo studio del sistema di gestione.

Stanley Young definisce il sistema di gestione come un sottosistema dell'impresa, le parti costitutive sono gruppi di persone interagenti, mentre le funzioni del sistema di gestione sono la percezione degli input dell'impresa (alcuni problemi) e degli output (l'implementazione di un insieme di azioni, processi, il cui risultato saranno determinate decisioni), mentre il reddito dovrebbe aumentare a causa dell'ottimizzazione del rapporto di tutti gli input e gli output delle attività dell'intera impresa.

Nel lavoro di V.V. Glushchenko, I.I. comprendere il sistema di controllo come un sistema progettato per influenzare l'oggetto di controllo, traducendo questo oggetto nello stato desiderato, dando i suoi parametri e processi determinati valori quantitativi o qualitativi, pur essendo una versione hardware, normativa e funzionale specifica dell'implementazione di tecnologie per la risoluzione di specifici problemi di gestione.

Come notato da I. Aktashkina, B. Mishin, il sistema di gestione aziendale è un sistema indipendente, ma può essere parte di un sistema di ordine superiore, mentre la composizione degli elementi di ciascun sottosistema del sistema di gestione aziendale è diversa e dipende da il contenuto specifico del sistema organizzativo.

Come ogni altro sistema, il sistema di gestione d'impresa è costituito da elementi che sono combinati insieme ai fini del funzionamento, mentre è particolarmente importante individuare il soggetto e l'oggetto della gestione, gli elementi principali del sistema di gestione. Ogni elemento è oggetto di ricerca per garantire l'integrità della ricerca del sistema di controllo.

Elementi del sistema di gestione aziendale e loro studio

Il sistema di gestione aziendale include elementi quali funzioni di gestione, struttura organizzativa di gestione, personale di gestione, mezzi tecnici di gestione, informazioni, metodi di gestione, tecnologia, finanza, decisioni di gestione.

Lo studio di un tale elemento del sistema di gestione come funzioni è di grande importanza pratica, poiché determinano la struttura degli organi di gestione dell'impresa, come descritto nell'articolo "Funzioni di gestione", mentre esistono funzioni di gestione generali che sono obbligatorie per il successo del lavoro di qualsiasi organizzazione (pianificazione, organizzazione, motivazione e controllo), nonché funzioni di gestione specifiche (specifiche), determinate dall'oggetto della gestione.

Per controllare le funzioni impresa moderna comprendono: pianificazione, marketing, imprenditorialità, finanza, organizzazione, produzione, innovazione, informazione e sviluppo sociale.

Qualsiasi funzione di gestione, come indicato nell'articolo "L'essenza della funzione di gestione", è implementata "in un complesso di compiti di gestione, la cui soluzione garantisce il raggiungimento degli obiettivi di produzione e il mantenimento dei processi in stati specificati".

È anche importante tenere conto del fatto che lo studio dell'attuazione pratica delle funzioni di gestione presso l'impresa è associato allo studio di tali compiti da risolvere nel corso dell'esecuzione di azioni sequenziali da parte dell'apparato di gestione appropriato, nota BA Raizberg , L. Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
È anche necessario indagare su un elemento del sistema di gestione aziendale come la struttura organizzativa della gestione. È necessario dare una definizione, facendo riferimento a N.I. Kabushkin, G.A. Bondarenko. che la struttura organizzativa della gestione dell'impresa è un tale insieme di elementi interconnessi e interdipendenti che sono in relazioni stabili tra loro e questo, a sua volta, garantisce il loro funzionamento nel suo insieme.

La struttura organizzativa della gestione dell'impresa comprende la composizione della struttura organizzativa, il rapporto tra gli elementi della struttura, nonché l'ubicazione dei singoli sottosistemi interconnessi dell'impresa, mentre la creazione di tale struttura è finalizzata all'effettiva distribuzione di diritti e responsabilità tra tutto il personale dirigente dell'impresa, che è anche un elemento del sistema di gestione ed è oggetto di ricerca ...

Come osserva Goldstein G.Ya., mentre si indaga su un elemento del sistema di gestione come la struttura organizzativa di gestione per ottimizzarlo e razionalizzarlo, è necessario analizzare (diagnosticare) la struttura di gestione esistente e sintetizzare (progettare) la gestione struttura, mentre il compito dell'analisi è stabilire il necessario livello di corrispondenza tra la struttura organizzativa della gestione dell'impresa e le condizioni dell'ambiente di funzionamento, la sintesi viene utilizzata come determinazione del numero e della composizione delle unità strutturali di gestione e di alcune metodi che li legano all'interazione.

La struttura organizzativa dell'impresa dovrebbe essere costantemente migliorata in proporzione al suo sviluppo, che può essere facilitato dal personale dirigente dell'impresa, come uno degli elementi del sistema di gestione dell'impresa che richiede ricerca e studio.

Satoru Takaynagi osserva che un'impresa dovrebbe concentrarsi sulla partecipazione del personale dirigente alle decisioni prese direttamente a tutti i livelli di gestione, nel corso dell'utilizzo di tecniche di gestione aziendale e di sistema volte a massimizzare l'uso dei talenti e delle capacità dei dipendenti.

Lo studio del personale dirigente, come rilevato da S. Silchenko, va considerato dal punto di vista dell'efficienza nell'uso e nella gestione del tempo di lavoro attraverso la pianificazione e per l'interazione con altri elementi del sistema di gestione, poiché è il principio sistemico che possono garantire il maggior raggiungimento degli obiettivi dell'intero sistema di gestione aziendale.

È inoltre necessario indagare sui controlli tecnici. Nell'articolo "I mezzi tecnici di gestione" svolgono un ruolo importante nel prendere decisioni gestionali, mentre per ottenere una maggiore efficienza, è necessario utilizzare mezzi tecnici complessi: comunicazione, riunioni, attrezzature dimostrative, mezzi per attrezzare il posto di lavoro del manager, mezzi di controllo. Ricerca di mezzi tecnici di controllo, come rilevato da V.I. Knorring contribuisce ad aumentare l'efficienza della tecnologia di gestione, l'organizzazione del lavoro manageriale e il processo di gestione dell'impresa, utilizzando la tecnologia più avanzata e l'uso competente di essa da parte del manager.
D. Yampolskaya, M. Zonis osservano che le informazioni di gestione non dovrebbero corrispondere solo ai compiti del manager, ma anche essere adatte e combinate con i modelli applicati di processi, mentre le informazioni dovrebbero essere significative, cioè influenzare le decisioni prese. Per tutto ciò, deve essere organizzato un sistema di gestione delle informazioni, che aumenterà l'efficienza del sistema di gestione aziendale.

La necessità di informazioni di diversi soggetti e collegamenti del sistema di gestione aziendale non è la stessa, ma è determinata dai compiti che vengono risolti nel processo di gestione del soggetto della gestione: il capo o il dipendente dell'apparato di gestione, che V. Note di Popov.

Nello studio delle informazioni gestionali, come notato da B.A. Chub. va tenuto presente che nel corso dello studio: “grandi volumi di informazioni devono essere trattati in tempi strettamente limitati; le informazioni iniziali sono sottoposte a ripetute elaborazioni da vari punti di vista produttivi e tenendo conto delle esigenze dei consumatori; i dati iniziali e i risultati dei calcoli vengono conservati a lungo”.
Inoltre, quando si conduce uno studio sulle informazioni di gestione come elemento del sistema di gestione aziendale, come osserva il VP Nesterov, la base per prendere decisioni corrette nelle sfere esterne e interne dell'impresa è "la disponibilità di informazioni affidabili necessarie per un'analisi corretta ."

I metodi di gestione sono uno degli elementi fondamentali del sistema di gestione, poiché è con il loro aiuto che è possibile effettuare sia lo studio del sistema di gestione dell'impresa, sia i metodi che assicurano il raggiungimento di scopi e obiettivi per il impresa.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. si noti che "l'efficacia dello studio dei sistemi di controllo è in gran parte determinata dai metodi di ricerca selezionati e utilizzati".

Affinché la gestione aziendale sia più efficace, è necessario applicare una metodologia sistematica, ovvero metodi approccio sistemico all'organizzazione delle attività di gestione dell'impresa. Come osserva l'autore dell'articolo "Metodi di gestione", allo stesso tempo, a seconda della varietà di funzioni di gestione, per l'attuazione dei quali vengono utilizzati determinati metodi, come i metodi di gestione dei sottosistemi funzionali di un'impresa, l'esecuzione della gestione funzioni e prendere decisioni gestionali.

Come notano gli autori dell'articolo "Metodi per la ricerca sui sistemi di gestione", quando si conducono ricerche sui sistemi di gestione aziendale, è possibile utilizzare "un arsenale estremamente ampio di vari metodi: teorici, empirici, teorici ed empirici".

Un altro elemento del sistema di gestione aziendale oggetto di ricerca è la tecnologia di gestione. La tecnologia di gestione è definita come un insieme di processi di gestione correlati volti a giustificare, sviluppare, prendere e attuare decisioni nei processi di gestione. La tecnologia di gestione consiste in "operazioni informative, computazionali, organizzative e logiche eseguite da manager e specialisti di vari profili secondo un algoritmo specifico manualmente o utilizzando mezzi tecnici", sono questi componenti che sono oggetto di ricerca.

Come nota D. Plotnikov, l'analisi finanziaria e lo studio dell'intera attività finanziaria dell'impresa, e in particolare del sistema di gestione dell'impresa, può aiutare in una valutazione efficace e obiettiva della solvibilità, efficienza e redditività dell'impresa, nonché identificare le prospettive di sviluppo e, di conseguenza, prendere decisioni informate.

E, naturalmente, le decisioni gestionali prese nel campo del sistema di gestione sono oggetto di ricerca. Come osserva V. Tsyplukhin che la maggior parte delle decisioni sono prese dai manager, ma spesso anche gli specialisti sono molto più esperti nel settore rispetto al manager, quindi lo studio delle decisioni manageriali dovrebbe fornire una chiara delimitazione delle aree delle decisioni prese e quindi infine aumentare la loro efficacia, altrimenti errori di gestione possono portare all'inefficienza del sistema di gestione aziendale e all'impossibilità del suo sviluppo.

Le caratteristiche principali della ricerca del sistema di gestione sono: metodologia di ricerca, organismo di ricerca, risorse di ricerca, oggetto di ricerca, soggetto di ricerca, tipo di ricerca, risultato della ricerca, efficienza della ricerca.

Avdoshina Z.A. indica che al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati dello studio dei sistemi di controllo, l'oggetto, il soggetto, la novità, il significato pratico, i metodi di ricerca, le limitazioni e le condizioni per l'uso di vari metodi di tecnologia di controllo, la definizione di un problema nello studio dei processi e dei sistemi di controllo, l'implementazione di un sistema di analisi dei fattori diretti e indiretti, l'efficienza.

Combinando tutti gli elementi del sistema di gestione aziendale, possiamo giungere alla conclusione che gestione moderna l'impresa ha bisogno di un approccio di ricerca, che contribuisca al dinamismo, alle prospettive di gestione, alla crescita del potenziale, all'aumento della professionalità nelle decisioni manageriali, alla gestione scientifica.

La struttura del processo e i metodi di ricerca e progettazione di un sistema di gestione d'impresa

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. prestare attenzione al fatto che l'efficienza di qualsiasi attività aziendale dipende in gran parte dallo studio di sistemi di gestione creati e costruiti razionalmente utilizzando la quantità di investimento richiesta. La ricerca dei sistemi di gestione consente di identificare l'opzione di investimento più redditizia ed efficace risorse finanziarie nel sistema di controllo.

Lo studio del sistema di gestione aziendale, in generale, è anche uno studio, e quindi corrisponde alla definizione data da A.K. Zaitsev. , ricerca come tipo di attività umana, consistente nel riconoscere problemi, situazioni, nonché nel determinarne l'origine, identificare proprietà, contenuti, modelli di sviluppo e comportamento, stabilire un posto nel sistema delle conoscenze accumulate, trovare modi, mezzi e opportunità usare nuove idee, conoscenza del problema nella pratica di risolvere il problema.

"La ricerca dei sistemi di gestione è un tipo di attività finalizzata allo sviluppo e al miglioramento della gestione in conformità con le condizioni esterne ed interne in continua evoluzione" la definiscono come segue. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov afferma che "è necessario investigare non solo i processi dell'oggetto di controllo, ma anche i processi di funzionamento e sviluppo del controllo stesso".

Z. A. Avdoshina afferma che quando si effettuano ricerche nelle imprese, vengono fissati determinati obiettivi, per il cui raggiungimento è necessario analizzare e identificare i problemi esistenti, nonché raccomandazioni per la loro risoluzione. L'efficacia della ricerca del sistema di gestione aziendale sarà garantita dalla visione sistemica del possesso dell'apparato scientifico categoriale della ricerca, ovvero "valutazione dello stato, diagnostica, prevenzione delle tendenze negative, ricerca" colli di bottiglia"Nel sistema di gestione, definizione di nuove aree di attività".

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya ha presentato uno schema dell'area tematica della ricerca del sistema di controllo al momento (Schema 1).

Schema 1 - Struttura dello studio dei sistemi di controllo

Lo schema 1 mostra un arsenale sviluppato di metodi per studiare i sistemi di controllo, utilizzando questi metodi è possibile costruire un modello di un sistema di controllo, valutare e diagnosticare lo stato di un sistema di controllo, calcolare le caratteristiche di un sistema di controllo, fare una diagnosi , identificare ed eliminare i problemi organizzativi, che costituiranno una metodologia per la ricerca dei sistemi di controllo.

Shutilov FV rileva un fatto così importante come il fatto che lo studio dei sistemi di controllo ha l'obiettivo principale di sviluppare misure a lungo termine volte a migliorare l'organizzazione, la struttura, i metodi dei modelli di gestione, che dovrebbero essere eseguiti sulla base di una sistematica approccio e i risultati ottenuti diventeranno la base per la ristrutturazione il sistema esistente gestione.

È necessario tener conto di ciò che dice AB Bushuev, e cioè, "ogni elemento del sistema converte un'influenza esterna (connessione da un altro elemento) che arriva ad esso in un'influenza di uscita che entra nell'elemento successivo del sistema".

Il processo di ricerca dei sistemi di gestione aziendale ha fasi sequenziali:

"uno. Allocazione dell'oggetto della ricerca (impresa, sottosistema, divisione).

2. Determinazione dello scopo dello studio, ovvero quale risultato ci interessa.

3. Assegnazione delle variabili di controllo e caratteristiche.

4. Determinazione delle funzioni da analizzare.

5. Determinazione dei criteri per la valutazione dei risultati della ricerca.

6. Determinazione dei criteri di valutazione delle soluzioni proposte per migliorare la gestione”.

Z. A. Avdoshina definisce un metodo di ricerca come un modo per ottenere nuove conoscenze, uno strumento diretto, con l'aiuto del quale viene svolta la ricerca necessaria.
A seconda del livello del problema studiato, degli scopi e degli obiettivi della ricerca, lo studio dei sistemi di controllo riflette un approccio globale (sistemico, interdisciplinare, indagato con metodi scientifici generali) o locale (problemi di piccola scala con spiccata specificità, sono indagati utilizzando metodi scientifici specifici).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya distinguono l'esistenza di quattro gruppi di metodi per studiare i sistemi di controllo:

1. Metodi pratici di ricerca dei sistemi di controllo: logici; grafico; sociologico; parametrico; analisi fattoriale; analisi di esperti; modellazione di simulazione; metodi di ricerca riflessiva; testare il sistema di controllo.

2. Metodologia generale: analisi di sistema; ipotesi e concetti; approccio dialettico; tecniche per la costruzione di procedure di ricerca.

3. Pianificazione e organizzazione della ricerca sui sistemi di gestione: definizione degli obiettivi e strutturazione degli obiettivi; pianificazione della ricerca; analisi di sensibilità; organizzazione del processo di ricerca.

4. Valutazione dei risultati della ricerca, diagnostica dello stato del sistema di controllo: calcolo di indicatori di efficacia del sistema di controllo; organizzazione della diagnostica economica e organizzativa.

ZA Avdoshina si riferisce ai metodi di ricerca scientifica generale: "controllo e diagnosi dei problemi, analisi di sistema, metodi di ricerca esperta, modellazione e ricerca statistica, analisi morfologica e rappresentazione della scomposizione funzionale sotto forma di aggregato, analisi e sintesi di concetti". Ai metodi scientifici privati: “campionamento e metodi della ricerca sociologica, Delphi, metodi della media ponderata, criteri di valutazione dei fornitori, metodo Monte Carlo, collaudo, metodo parametrico, analisi fattoriale, analisi funzionale e dei costi, analisi finanziaria, budgeting, calcolo, tempistica, fotografia del tempo di un lavoratore, il metodo paretiano, e molti altri metodi utilizzati nei sottosistemi di gestione funzionale”.

Korotkov E.M. indica una tale caratteristica dello studio che non è solo una funzione della gestione moderna, ma anche lo stile di funzionamento e certo tipo sull'organizzazione delle attività del personale dell'intero sistema di gestione dell'impresa, mentre lo studio funge da funzione principale, un approccio gestionale che può garantire la qualità delle decisioni gestionali e come mezzo di possibile miglioramento.

È possibile individuare i principi di base che devono essere osservati da tutti i sottosistemi del sistema di gestione aziendale nella formazione, nello sviluppo e nel funzionamento, nonché nello studio del sistema di gestione aziendale: il principio della legalità statale della gestione dell'organizzazione sistema; il principio della regolamentazione giuridica nella creazione, nel funzionamento e nello sviluppo all'interno dell'organizzazione; il principio di unità della teoria della pratica manageriale; principi di unificazione degli elementi; il principio di specializzazione, universalizzazione di tutti i processi di gestione; il principio dell'integrità del soggetto e dell'oggetto della gestione; il principio delle decisioni gestionali multivariate; il principio di stabilità rispetto all'ambiente esterno; il principio di mobilità (adattabilità) del processo; il principio dell'automazione del controllo; il principio di sviluppo del sistema di gestione.

Nel processo di ricerca e analisi del lavoro dell'impresa, viene studiato lo stato della produzione e l'attività economica dell'impresa; struttura produttiva dell'impresa; sistema di gestione e sua struttura organizzativa; peculiarità dell'interazione dell'impresa con consumatori, fornitori e altri partecipanti al mercato e altri aspetti importanti delle attività, in particolare il sistema di gestione dell'impresa.

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INTRODUZIONE

CAPITOLO 1. TECNOLOGIE DELLA DOCUMENTAZIONE DELL'ORGANIZZAZIONE E DELLA GESTIONE

1 Concetti di base e terminologia della documentazione di gestione

2 Tecnologie tipiche per organizzare il lavoro con i documenti

3 Tecnologia di organizzazione del lavoro con documenti nella scuola linguistica "Success" presso KGOU SPO KPK

4 Possibilità di utilizzare le moderne tecnologie informatiche nel lavoro d'ufficio

CAPITOLO 2. UTILIZZO DI MS OUTLOOK PER L'ORGANIZZAZIONE DI ELABORAZIONE AZIENDALE E CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI

1 Mezzi moderni per organizzare il lavoro d'ufficio e il flusso di lavoro

2 Implementazione del flusso documentale della scuola linguistica "Success", come unità strutturale di KGOU SPO KPK, nell'ambiente di "MS Outlook"

2.1 Caratteristiche del sistema "Microsoft Outlook"

2.2 Risoluzione dei problemi di contabilità e controllo dell'esecuzione dei documenti nell'ambiente "MS Outlook"

CONCLUSIONE

BIBLIOGRAFIA

INTRODUZIONE

Migliorare la gestione dei sistemi produttivi ed economici, aumentare il livello di organizzazione e di efficienza del lavoro manageriale oggi dipende in gran parte da quanto razionalmente viene svolto il lavoro d'ufficio nelle istituzioni e nelle imprese. La gestione d'impresa richiede inevitabilmente la creazione di molti tipi di documenti gestionali, senza i quali è impossibile risolvere i problemi di pianificazione, finanziamento, prestito, contabilità e reporting, gestione operativa, personale dell'impresa, ecc.

Il soggetto principale del lavoro dei dipendenti dell'apparato amministrativo è l'informazione e il processo di gestione stesso in senso tecnologico può essere rappresentato come un processo di circolazione delle informazioni. Il principale vettore di informazioni nel moderno apparato statale è un documento. L'attuazione delle funzioni di qualsiasi organo di governo è associata alla preparazione, ricezione, direzione di vari documenti. Di conseguenza, l'efficacia delle loro attività di gestione è associata all'organizzazione del lavoro con i documenti. La velocità di ottenere le informazioni necessarie per prendere una decisione dipende dalla chiarezza e dall'efficienza dell'elaborazione e della circolazione del documento. L'elaborazione tardiva dei documenti, in particolare quelli finanziari, può portare a conseguenze economiche negative. Perciò organizzazione razionale flusso di lavoro, velocità e chiarezza di elaborazione e trasferimento dei documenti per l'esecuzione è sempre data grande attenzione.

Tuttavia, i classici modi "cartacei" di svolgere il lavoro d'ufficio e il flusso di documenti stanno diventando irrilevanti. La concorrenza è esigente. Ogni richiesta di un potenziale cliente deve essere prontamente soddisfatta, ogni decisione gestionale presa deve essere tempestivamente attuata e l'elaborazione e la movimentazione di un documento cartaceo è solitamente molto più lenta di un documento elettronico. Pertanto, la questione dell'introduzione di sistemi di automazione per la creazione, l'archiviazione e lo spostamento di documenti in molte organizzazioni è molto acuta.

Pertanto, la rilevanza del tema è tesi a causa della necessità di migliorare il lavoro d'ufficio per soluzione efficace compiti di gestione.

Oggi, il sistema manuale di lavoro con i documenti viene sostituito ovunque dal lavoro di ufficio più razionale su un computer, la cui base, ovviamente, sono le tecnologie dei sistemi di gestione dei documenti.

Davvero, mondo moderno la tecnologia dell'informazione è difficile da immaginare senza l'uso di sistemi di gestione dei documenti. Quasi tutti i sistemi in un modo o nell'altro sono associati alle funzioni di archiviazione ed elaborazione a lungo termine delle informazioni. L'informazione, infatti, diventa un fattore determinante per l'efficacia di qualsiasi campo di attività. I flussi di informazioni sono aumentati e i requisiti per la velocità di elaborazione dei dati sono aumentati e ora la maggior parte delle operazioni non può essere eseguita manualmente, richiedono l'uso delle tecnologie informatiche più promettenti. Eventuali decisioni amministrative richiedono una valutazione chiara e accurata della situazione attuale e delle possibili prospettive di cambiamento. E se prima diverse dozzine di fattori che potevano essere calcolati manualmente prendevano parte alla valutazione della situazione, ora ci sono centinaia e centinaia di migliaia di tali fattori e la situazione non cambia entro un anno, ma dopo pochi minuti, e il la proprietà delle soluzioni applicate richiede molto, perché la reazione è e le decisioni sbagliate sono più serie, più veloci e più potenti di prima. E, naturalmente, è impossibile fare a meno di un modello informativo per la produzione di sistemi di gestione documentale.

L'uso delle moderne tecnologie informatiche e delle tecnologie del sistema di gestione documentale nel lavoro d'ufficio di un'organizzazione già oggi consente:

registrare i documenti in vari luoghi di lavoro utilizzando le tecnologie di rete locale e la distribuzione del sistema di gestione dei documenti;

organizzare l'unificazione delle informazioni sui documenti (sia interni che ricevuti) di diverse divisioni strutturali in un unico sistema di gestione dei documenti delle organizzazioni;

organizzare le informazioni e il lavoro di riferimento sulla base di ampie possibilità di ricerca delle informazioni nel sistema di gestione dei documenti;

organizzare il controllo sull'esecuzione e sulla circolazione dei documenti.

La creazione di un sistema di gestione dei documenti per un'organizzazione nel suo insieme ha le sue caratteristiche positive rispetto ai tradizionali modi cartacei di svolgere il lavoro d'ufficio.

Lo scopo di questo lavoro è organizzare il sistema informativo "Documenti organizzativi" nell'ambiente MS Outlook per migliorare l'efficienza della documentazione.

L'oggetto della ricerca è la scuola linguistica "Success" presso KGOU SPO KPK.

Oggetto della ricerca è il flusso di lavoro della scuola linguistica "Success".

In questo lavoro, il compito era creare un sistema tale che in il prima possibile e con un investimento minimo di risorse finanziarie e umane per software e hardware è possibile migliorare la documentazione. Sono stati inoltre fissati i seguenti obiettivi di ricerca:

Studiare la letteratura teorica generale e speciale sul tema della ricerca.

Studiare i materiali dell'area disciplinare.

Analizzare il lavoro della scuola linguistica "Success" nello svolgimento del lavoro d'ufficio.

Implementare il flusso di lavoro della scuola linguistica "Success", come suddivisione strutturale di KGOU SPO KPK, nell'ambiente "MS Outlook".

La struttura della tesi è determinata dall'obiettivo, dagli obiettivi, dalla logica della ricerca e presuppone la presenza di un'introduzione, due capitoli composti da 4 paragrafi in ogni capitolo, una conclusione, un elenco di riferimenti.

Il primo capitolo è dedicato alle questioni teoriche del lavoro d'ufficio. Qui vengono forniti i concetti di base e la terminologia del supporto alla documentazione, vengono fornite le tecnologie tipiche per lavorare con i documenti, inclusa l'analisi del lavoro con i documenti nella scuola linguistica "Success", e vengono fornite anche le possibilità delle moderne tecnologie informatiche nel lavoro d'ufficio.

Il secondo capitolo è dedicato all'implementazione della tecnologia "MS Outlook" nella scuola linguistica "Success". Descrive le fasi principali dell'organizzazione del flusso di lavoro nell'ambiente "MS Outlook", rivela le caratteristiche del sistema.

Conclusione: sono stati riassunti i risultati del lavoro svolto, sono state determinate le prospettive per lo sviluppo del sistema informativo.

L'elenco della letteratura utilizzata comprende 26 fonti.

CAPITOLO 1. TECNOLOGIE DELLA DOCUMENTAZIONE DELL'ORGANIZZAZIONE E DELLA GESTIONE

.1 Concetti di base e terminologia della documentazione di gestione

La base di ogni disciplina scientifica è costituita da concetti-idee sul generale, il più essenziale, speciale nei fenomeni e negli oggetti studiati. La disciplina che studia i modelli di formazione e funzionamento dei sistemi di supporto alla gestione documentale è denominata gestione documentale. La terminologia della gestione dei documenti include i termini di gestione dei documenti (DOM), che denotano tutto ciò che è associato ai processi di creazione di documenti, elaborazione, ricerca, archiviazione e utilizzo. Tradizionalmente, il campo di attività relativo all'elaborazione dei documenti è chiamato lavoro d'ufficio. Il termine "lavoro d'ufficio" è sorto in Russia, secondo i dizionari della lingua russa, nella seconda metà del XV111 secolo. ed è formato dalla combinazione delle parole "produzione del caso". Il suo significato diventa chiaro se si tiene presente che il termine "causa" originariamente indicava una questione (giudiziaria o amministrativa) decisa dall'organo di governo. Di conseguenza, il lavoro d'ufficio è stato chiamato, prima di tutto, l'esame e la soluzione dei casi (problemi). Il termine "affari" nel significato di "raccolta di documenti" relativo a qualsiasi questione iniziò ad essere utilizzato in seguito.

Lo standard terminologico definisce il lavoro d'ufficio come un ramo di attività che fornisce documentazione e organizzazione del lavoro con documenti ufficiali. Il termine "lavoro d'ufficio" in conformità con GOST R 51141-98 è sinonimo del termine "supporto documentale di gestione", che è entrato nella circolazione scientifica più di 10 anni fa in connessione con un cambiamento nella base organizzativa e tecnica del lavoro d'ufficio e approcci metodologici al suo miglioramento a causa dell'attuazione attiva nel campo del lavoro con documenti di tecnologia informatica e l'emergere di nuove tecnologie dell'informazione per la creazione, la raccolta, l'elaborazione, l'accumulo, l'archiviazione, la ricerca e l'uso delle informazioni. Il termine "documentazione gestionale" enfatizza la componente informatica nella moderna organizzazione del lavoro d'ufficio ed è formato per analogia con termini come "software", "supporto informativo", "supporto linguistico", ecc.

Il lavoro d'ufficio (DOW) comporta, prima di tutto, la creazione di documenti, o documentazione, con cui si intende la registrazione di informazioni su vari supporti secondo regole stabilite. La documentazione è un processo regolamentato di registrazione delle informazioni su carta o altro supporto, che ne garantisce la forza legale. La documentazione viene sempre effettuata secondo determinate regole stabilite dalla legge regolamenti o sviluppato dalla tradizione.

La documentazione può essere realizzata in linguaggio naturale e in lingue artificiali utilizzando i nuovi media. Quando si documenta in linguaggio naturale, vengono creati documenti di testo: documenti contenenti informazioni vocali registrate da qualsiasi tipo di scrittura o da qualsiasi sistema di registrazione del suono. Un documento di testo creato scrivendo è un documento cartaceo tradizionale o un videogramma di un documento: un'immagine di un documento sullo schermo di un monitor.

Quando si documenta in lingue artificiali, i documenti vengono creati su supporti macchina: documenti creati utilizzando supporti e metodi di registrazione che garantiscono l'elaborazione delle informazioni da parte di un computer elettronico (computer).

Gli strumenti di documentazione sono importanti durante la creazione di documenti: strumenti utilizzati da una persona per creare documenti:

strumenti semplici (penne, matite, ecc.);

meccanici ed elettromeccanici (macchine da scrivere, registratori,

registratori vocali, apparecchiature fotografiche, cinematografiche e video, ecc.);

apparecchiature di automazione - tecnologia informatica.

A seconda degli strumenti di documentazione utilizzati, differiscono i metodi di documentazione (documentazione testuale, cinema, foto, registrazione audio, documentazione elettronica) e i tipi di documenti creati in questo caso.

Quando si utilizzano strumenti semplici si creano documenti scritti manoscritti (documenti di testo, le cui informazioni sono registrate da qualsiasi tipo di scrittura), documenti grafici (contenenti informazioni espresse attraverso l'immagine di un oggetto) e documenti grafici (in cui l'immagine di un oggetto si ottiene attraverso linee, pennellate, chiaroscuri)... Quando si utilizzano apparecchiature fotografiche, vengono creati documenti fotografici, quando si utilizzano apparecchiature di registrazione del suono - documenti fono (o audio), quando si utilizzano apparecchiature cinematografiche o video - documenti cinematografici, con l'aiuto della tecnologia informatica - documenti scritti su carta e videogrammi, nonché documenti sui supporti della macchina.

Il risultato della documentazione è un documento - informazioni registrate su un supporto materiale con dettagli che ne consentono l'identificazione. Un vettore è un oggetto materiale utilizzato per fissare e memorizzare su di esso informazioni vocali, sonore o visive, anche in una forma trasformata. Attualmente, il supporto più comune di informazioni documentarie è la carta; insieme ad esso, sono ampiamente utilizzati anche i nuovi media: magnetici, che consentono di utilizzare la tecnologia informatica per la documentazione.

La documentazione presuppone il rispetto delle regole stabilite per la registrazione delle informazioni, che conferisce forza legale ai documenti in fase di creazione. La forza giuridica è una proprietà di un atto ufficiale, ad esso comunicata dalla normativa vigente, la competenza dell'ente che lo ha emesso e la procedura stabilita per la sua registrazione.

La forza legale del documento è fornita dal stabilito. per ogni tipo di documento, un insieme di dettagli - elementi obbligatori dell'esecuzione del documento (nome dell'autore del documento, destinatario, firma, data, numero del documento, timbro di approvazione, sigillo, ecc.). I requisiti moderni per le pratiche burocratiche sono fissati negli standard statali, in particolare, le regole per la redazione di documenti organizzativi e amministrativi sono fissate in GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per le pratiche burocratiche”. La norma statale stabilisce non solo la composizione dei requisiti (ce ne sono solo 30), ma anche le zone e la sequenza della loro collocazione sul documento (vedi Appendice n. 1). Un insieme di dettagli di un documento scritto ufficiale, disposti in una certa sequenza, costituisce il modulo del documento. Il modulo è anche regolato dallo standard statale, quindi, per la corretta preparazione del documento, è necessario conoscere non solo i dettagli del documento, ma anche la sequenza della loro posizione sul documento. La presenza del modulo, stabilito dallo standard statale, garantisce l'unità della documentazione e l'unità della documentazione sia nell'ambito di un'istituzione che nel paese nel suo insieme.

Nella società, i documenti sono i principali vettori di informazioni gestionali, scientifiche, tecniche, statistiche e altre informazioni socialmente significative. I documenti sono portatori di informazioni primarie, è in essi che le informazioni vengono registrate per la prima volta. Questa proprietà consente di distinguere i documenti da altre fonti di informazione - libri, giornali, riviste, ecc., contenenti informazioni elaborate e secondarie.

Qualsiasi documento creato nella società è un elemento di un sistema di livello superiore ed è incluso nel sistema di documentazione corrispondente come elemento di esso. Per sistema documentale si intende un insieme di documenti interconnessi secondo le caratteristiche di origine, finalità, tipo, ambito di attività, requisiti uniformi per la loro registrazione. Proprio come le lettere di una lingua costituiscono l'alfabeto, così certi tipi e varietà di documenti costituiscono un sistema di documentazione. Fino ad ora, non esiste una classificazione coerente dei sistemi di documentazione, dei tipi e delle varietà di documenti nella scienza dei documenti, ma viene utilizzata la divisione dei documenti stabilita empiricamente in sistemi di documentazione. L'assegnazione di documenti a un particolare sistema inizia con la divisione di tutti i documenti in documenti ufficiali e di origine personale. Questi ultimi includono documenti creati da una persona al di fuori dell'ambito della sua attività ufficiale o dell'esercizio di compiti pubblici; è il più piccolo in termini di tipi e varietà di sistema di documentazione, include corrispondenza personale, memorie (memorie), diari.

Documenti ufficiali a seconda della zona che servono attività umana sono divisi in gestionali, scientifici, tecnici (disegno), tecnologici, di produzione, ecc. Sono i documenti di gestione che garantiscono la gestibilità degli oggetti sia all'interno dello stato che di un'organizzazione separata. Tali documenti sono rappresentati da un complesso di sistemi, i principali dei quali sono:

documentazione organizzativa e legale;

documentazione di pianificazione;

documentazione amministrativa;

informazioni e riferimenti e documentazione di riferimento e analitica;

documentazione di segnalazione;

documentazione contrattuale;

documentazione per la fornitura di personale (personale a tempo pieno);

documentazione di supporto finanziario (contabilità e rendicontazione);

documentazione logistica;

Documentazione sulla documentazione e supporto informativo delle attività dell'ente;

documentazione che riflette le principali attività di un'istituzione, organizzazione o impresa (in un'impresa manifatturiera, questa è la documentazione di produzione, in istituto medico- un sistema di cartelle cliniche, presso un'università - un sistema di cartelle cliniche per l'istruzione superiore, ecc.).

I documenti che compongono un sistema di documentazione si caratterizzano per l'unità della loro destinazione d'uso e, nel loro insieme, documentano una particolare funzione gestionale o tipo di attività.

Il supporto alla documentazione dei documenti implica non solo la creazione di documenti, ma anche l'organizzazione del lavoro con essi. L'organizzazione del lavoro con i documenti è l'organizzazione del flusso di lavoro di un'istituzione, l'archiviazione dei documenti e il loro utilizzo nelle attività correnti. La circolazione dei documenti di un'organizzazione è un insieme di procedure interconnesse che garantiscono la circolazione dei documenti in un'istituzione dal momento in cui vengono creati o ricevuti e fino al completamento dell'esecuzione o dell'invio. Ai fini dell'organizzazione razionale del flusso di lavoro, tutti i documenti sono distribuiti in flussi documentali: documenti registrati e non registrati, documenti in entrata, in uscita e interni, documenti in arrivo o in via di invio a organizzazioni superiori, documenti inviati o provenienti da organizzazioni subordinate, ecc. Un documento flusso è inteso come un insieme di documenti, che svolgono uno scopo specifico nel processo del flusso di lavoro ..

La caratteristica del flusso di lavoro è il suo volume. Il volume del flusso di lavoro si riferisce al numero di documenti ricevuti dall'organizzazione e da essa creati entro un certo periodo di tempo (di solito un anno). Il volume del flusso di lavoro è un indicatore importante utilizzato come criterio nella scelta della forma organizzativa del lavoro d'ufficio, nell'organizzazione di un sistema di recupero delle informazioni in base ai documenti di un'istituzione, nella definizione della struttura del servizio di gestione dell'ufficio, del suo personale, ecc. Uno dei le funzioni più importanti nell'organizzazione del lavoro con i documenti è la contabilità dei documenti, che è garantita dalla loro registrazione - registrando le credenziali del documento nella forma prescritta, che fissa il fatto della creazione del documento, del suo invio o ricezione. Inoltre, la registrazione consente di controllare l'esecuzione dei documenti, nonché la ricerca di documenti su richiesta di dipartimenti e dipendenti dell'istituzione.

Insieme all'organizzazione della circolazione dei documenti, il concetto di "organizzazione del lavoro con i documenti" include l'archiviazione dei documenti e il loro utilizzo nelle attività dell'istituzione. Un sistema di archiviazione dei documenti è un insieme di strumenti, metodi e tecniche per la registrazione e l'organizzazione dei documenti al fine di ricercarli e utilizzarli nelle attività correnti di un'istituzione. Per un sistema di archiviazione di documenti, i concetti più significativi sono i concetti di "nomenclatura del caso" e "caso". La nomenclatura dei casi è un elenco sistematizzato di intestazioni di casi formati nel lavoro d'ufficio di un'istituzione, disposti in una certa sequenza con l'indicazione del loro tempo di conservazione, e un caso è una raccolta di documenti relativi a un problema o area di ​attività e collocato in una copertina separata.

I termini discussi in questa sezione costituiscono la base
sistemi terminologici a supporto della documentazione di gestione (lavoro d'ufficio).

1.2 Tecnologie tipiche per organizzare il lavoro con i documenti

Il supporto informativo e documentale, essendo la più importante funzione di gestione del servizio, necessita di un'organizzazione attenta e ben ponderata. Tale funzione è svolta o da apposite unità strutturali (amministrazione aziendale, dipartimenti generali, segreterie, uffici) in istituzioni di grandi dimensioni o da segretarie ove l'apparato amministrativo non sia ampio.

I documenti sono la base informativa per le attività dell'organizzazione, poiché è in essi che si concentra più dell'80% delle sue risorse informative. La velocità di ottenere le informazioni necessarie per prendere una decisione dipende dalla chiarezza e dall'efficienza dell'elaborazione e della circolazione del documento. L'elaborazione tardiva dei documenti, in particolare quelli finanziari, può portare a conseguenze economiche negative. Pertanto, grande attenzione è sempre rivolta alla razionale organizzazione del flusso di lavoro, alla velocità e precisione di elaborazione e trasferimento dei documenti per l'esecuzione.

Tutta la documentazione dell'ente è suddivisa in tre flussi documentali:

documenti in entrata (in entrata);

documenti in uscita (inviati);

documenti interni.

Ciascuno dei flussi documentali ha una sua peculiarità nella composizione, quantità, elaborazione e movimentazione.

Il numero di documenti di tutti i flussi all'anno sarà il volume del flusso di lavoro dell'istituzione. La dimensione del flusso di lavoro è necessaria per calcolare il numero richiesto di personale dell'ufficio, per calcolare l'efficacia dell'uso della meccanizzazione e degli strumenti di automazione dell'ufficio. In generale, mostra il carico di lavoro dell'intero apparato di gestione, poiché tutti i suoi dipendenti hanno a che fare con i documenti.

Nella catena tecnologica di elaborazione e movimentazione dei documenti si possono distinguere le seguenti fasi:

ricezione ed elaborazione primaria dei documenti;

esame preliminare e distribuzione dei documenti;

registrazione;

controllo sull'esecuzione;

informazione e lavoro di riferimento;

esecuzione di documenti e invio.

Ricezione ed elaborazione primaria dei documenti. L'operazione è per lo più tecnica. Viene svolto centralmente da un assistente di segreteria e nelle grandi istituzioni - da spedizioni o da un dipendente appositamente incaricato (spedizioniere). I documenti possono essere ricevuti per posta, consegnati tramite corriere o visitatore, ricevuti tramite telescrivente, fax, e-mail.

Al ricevimento dei documenti, prima di tutto, viene verificata la correttezza della loro consegna. La corrispondenza ricevuta per errore viene rispedita al mittente o inoltrata al destinatario. Dopo l'apertura delle buste, viene verificata la correttezza della custodia e la sua integrità, ad es. la presenza di tutte le pagine del documento e di tutti gli allegati. Per un fax, inoltre, verifica sia il numero totale di pagine ricevute, sia la loro corrispondenza con il numero indicato sul primo foglio del fax, sia la loro leggibilità. In caso di ricezione incompleta di un messaggio fax o di scarsa qualità delle singole pagine, ne viene data comunicazione al mittente.

Se i documenti sono stati ricevuti per posta, vengono aperte tutte le buste, ad eccezione di quelle con la scritta "di persona". Dopo l'apertura, le buste vengono distrutte, ad eccezione delle lettere di privati ​​cittadini, poiché l'indirizzo del mittente può essere indicato solo sulla busta. Vengono inoltre conservate le buste dei documenti ricevuti già scaduti. In questo caso, il timbro sulla busta può servire come prova della data di ricezione del documento. Inoltre, quando ricevi un documento finanziario scaduto per posta, devi redigere un atto il giorno del ricevimento del documento, firmato da due dipendenti dell'organizzazione (azienda) e un impiegato delle poste.

Tutti i documenti in entrata devono essere contrassegnati al ricevimento del documento nell'organizzazione. Consiste nella data di ricezione e nel numero di serie del conto. Inoltre, può contenere il nome abbreviato dell'istituzione beneficiaria. Il numero di serie del conto dell'ultimo documento ricevuto nell'anno in corso mostra il numero totale di documenti ricevuti.

Un tipico errore commesso nell'elaborazione dei documenti in entrata è quello di contrassegnare la ricevuta solo su documenti soggetti a ulteriore registrazione. Il resto dei documenti (lettere pubblicitarie e informative, inviti e molti altri) rimangono dispersi, anche se quando sono stati ricevuti, il tempo è stato speso per aprire la busta, familiarizzare con il contenuto, determinare quale dei dipendenti potrebbe aver bisogno delle informazioni ricevute, e trasferire il documento a questo dipendente. In questo caso, il flusso di documenti in entrata viene indicato come significativamente ridotto e non è possibile calcolare il tempo per l'elaborazione della corrispondenza non contabilizzata.

La ricevuta viene solitamente timbrata a mano o con timbro elettrico.

Il documento ricevuto via fax ha già una data di ricezione. Considerando che il fax viene solitamente emesso su carta fotosensibile, il cui testo sbiadisce rapidamente, i documenti importanti vengono fotocopiati.

Di recente sono comparsi fax che consentono di ricevere un documento su carta comune e, quindi, non ha bisogno di essere copiato. Allo stesso modo, il problema viene risolto quando si ricevono messaggi fax su un computer dotato di modem fax e quindi, se necessario, si stampano fax su una normale stampante. L'elaborazione primaria dei documenti termina ordinandoli in registrati e non registrati. I documenti non registrati vengono immediatamente ordinati per esecutore o dipartimento per la consegna. L'organizzazione deve disporre di un elenco di documenti che non sono soggetti a registrazione. Di solito è posto come appendice alle istruzioni clericali.

Distribuzione dei documenti ricevuti. L'esame preliminare e la distribuzione dei documenti determina il flusso diretto del loro movimento e, di conseguenza, la velocità di consegna del documento a uno specifico esecutore, ovvero il tempo per la risoluzione del problema. Di solito in azienda questo lavoro è svolto dal segretario-assistente.

Per qualificarsi in anticipo alla revisione e alla distribuzione dei documenti, è necessario conoscere bene le funzioni delle unità strutturali e la distribuzione delle responsabilità tra esecutori. L'ente deve disporre di un classificatore delle emissioni di attività con l'indicazione degli esecutori per ciascuna emissione. Compito del vicesegretario in questa fase è quello di liberare il dirigente da un eccessivo flusso di documenti, considerando questioni secondarie.

Il capo dovrebbe ricevere documenti relativi alle attività dell'istituzione nel suo insieme, su questioni fondamentali o portare nuove informazioni, documenti amministrativi di organizzazioni superiori. Il resto dei documenti deve essere consegnato direttamente agli artisti specializzati.

L'elaborazione, l'esame e il trasferimento dei documenti agli esecutori sono effettuati il ​​giorno del loro ricevimento.

Se un documento è destinato all'esecuzione da parte di più divisioni o persone strutturali, ne viene fatta una copia o viene stabilito l'ordine di esecuzione.

Registrazione dei documenti. La registrazione dei documenti è la fase più importante del lavoro con i documenti ed è definita come "la registrazione dei dati contabili sul documento nella forma prescritta, che fissa il fatto della sua creazione, invio o ricezione".

Come risulta dalla definizione, la registrazione conferisce in primo luogo forza giuridica a un documento, poiché fissa il fatto della sua creazione o ricezione. Fino a quando il documento non è registrato, non ha ricevuto il suo numero, non è stato completato, non sembra esistere ancora. Ad esempio, un ordine, decreto, ecc. Se il documento ricevuto non è registrato, l'istituzione non ne è responsabile, poiché il fatto di ricezione non è confermato.

La registrazione ha tre scopi: conservazione dei documenti, controllo sulla loro esecuzione e lavoro di riferimento sui documenti.

Tutti i documenti che richiedono una contabilità speciale, esecuzione e utilizzo a fini di riferimento, indipendentemente dal metodo di ricezione, sono soggetti a registrazione. Il processo di registrazione stesso è la rimozione di indicatori (dettagli) dal documento per creare un database dei documenti dell'istituzione.

I documenti vengono registrati una volta. In una piccola istituzione, un'impresa, tutti i documenti sono registrati centralmente da una segretaria. In un'istituzione che ha dipartimenti, la registrazione dei documenti interni viene effettuata in modo decentralizzato per gruppi: nell'ufficio contabilità, nell'ufficio del personale, nell'ufficio. In questo caso, i documenti interni devono essere registrati il ​​giorno della firma o dell'approvazione, incluso il giorno del ricevimento, in uscita - il giorno della spedizione.

Di norma, le seguenti informazioni vengono scritte dal documento durante il processo di registrazione:

data di ricezione;

numero in entrata (indice);

data del documento;

titolo (di cosa tratta il documento);

risoluzione; periodo di esecuzione;

performer (che lavora con lui);

stato di avanzamento dell'esecuzione (tutti i trasferimenti del documento sono registrati e come è stato eseguito);

Caso n. (dove il documento viene posizionato dopo l'esecuzione).

Al momento della registrazione alcuni tipi documenti, ad esempio ricorsi cittadini, documenti interni e in uscita, le informazioni inserite nei moduli di registrazione sono parzialmente modificate e integrate. Ad esempio, quando si registrano i ricorsi dei cittadini, viene registrato il loro indirizzo.

L'istituzione ha il diritto, tenendo conto delle sue specificità, di integrare le informazioni sul documento in entrata oggetto di registrazione. Ad esempio, vengono spesso presi in considerazione il numero di fogli, la presenza di allegati, ecc.

Tipici moduli di registrazione possono essere di due tipi: rivista e tessera.

Il sistema di registrazione del giornale è necessario solo quando la registrazione dei documenti viene prima, impedisce rivendicazioni da parte dei cittadini, situazioni di conflitto. Ad esempio, quando si rilasciano documenti di istruzione, libri di lavoro, passa. Questi sono, di regola, documenti, il cui indice di registrazione è costituito da un numero di serie.

È possibile uscire dal sistema journal anche quando viene ricevuto un numero molto ridotto di documenti.

In tutti gli altri casi, questa forma di registrazione è obsoleta, poiché complica il controllo sull'esecuzione dei documenti e il lavoro di riferimento su di essi.

Il sistema di carte per la registrazione dei documenti è più conveniente. Il modulo della carta (RKK - scheda di registrazione e controllo) e la posizione dei dettagli in essa contenuti possono essere determinati nell'istituzione stessa e registrati nelle istruzioni per il lavoro d'ufficio.

Avendo disegnato una tale forma della carta sul formato A5 o A6, viene copiata su una fotocopiatrice, scegliendo una carta abbastanza spessa. Per diversi gruppi di documenti registrati, è possibile utilizzare schede di diversi colori, strisce colorate lungo il margine superiore o in diagonale.

Per mantenere un sistema di registrazione delle carte in modalità manuale, è necessario avere una circolazione delle carte per un anno e almeno due caselle di archiviazione per la conservazione delle carte: nell'indice delle carte di controllo scadenza e nell'indice delle carte di riferimento.

Il numero di copie delle carte di registrazione completate (di solito sono chiamate carte di registrazione e controllo - RCC) è determinato dall'istituzione. Di norma, vengono compilate almeno due di queste carte.

La scheda per il documento può essere inizialmente compilata in modo incompleto, prima che il documento venga consegnato al gestore, ad es. senza risoluzione, scadenza ed esecutore. Dopo aver esaminato il documento dal capo, la carta viene completata, ad es. questa informazione è inserita in esso.

Con una chiara interazione tra il segretario-assistente e il capo, se il capo sfoglia la corrispondenza ricevuta al mattino, puoi prima consegnare i documenti al capo per la revisione, quindi, con la sua risoluzione, compilare l'intero modulo di registrazione.

Dopo aver compilato la scheda, una di esse viene inserita nell'indice della scheda di scadenza, l'altra nel file di informazioni e di riferimento e il documento viene consegnato al contraente per lavorare con lui.

Controllo sull'esecuzione dei documenti. Il monitoraggio dell'esecuzione del compito assegnato è una delle funzioni di gestione. Nel controllo, si può distinguere il controllo sull'essenza della risoluzione del problema e il controllo sui tempi dell'assegnazione. Il controllo nel merito dell'esecuzione dell'ordine, la risoluzione della questione è svolto dal capo (istituto o dipartimento) o da persone appositamente autorizzate. Il controllo in sostanza è una valutazione di quanto correttamente, con successo e completamente il problema viene risolto. Il controllo sulle scadenze per l'esecuzione degli atti è svolto dalla segreteria o dal servizio documentazione gestionale. Il controllo a termine può essere suddiviso in routinario e preventivo.

La conduzione del controllo richiede la conoscenza di metodi e tecniche semplici e la disponibilità di mezzi tecnici.

Data la disciplina ancora scarsamente performante nel paese, tutti i documenti che richiedono l'esecuzione e la risposta dovrebbero essere messi sotto controllo.

I termini per l'esecuzione degli atti possono essere determinati dalla legge. Ad esempio, per l'esecuzione delle richieste dei cittadini. Nei documenti ricevuti da organismi superiori e contenenti qualsiasi ordine, di solito il periodo è indicato nei documenti stessi. Negli atti amministrativi e nelle decisioni degli organi collegiali il termine è indicato per ciascuna voce. Sugli atti considerati dal capo, nella delibera è contenuto il termine per la loro esecuzione. Per risolvere problemi ricorrenti nell'ente, le condizioni standard per l'esecuzione di tali documenti dovrebbero essere stabilite e rispecchiate nelle istruzioni.

Nell'appendice al "Sistema statale di supporto alla documentazione per la gestione" c'è un elenco di scadenze tipiche per l'esecuzione dei documenti, che devono essere utilizzate quando si elaborano le istruzioni per il lavoro d'ufficio di una determinata istituzione.

Per i documenti che contengono un compito complesso, è possibile fissare scadenze lunghe (diversi mesi, sei mesi, un anno). In questo caso, è necessario dividere l'ordine in fasi e controllare l'esecuzione dell'attività in fasi.

La forma di controllo è selezionata in base alle capacità dell'istituzione. Può essere un file orario manuale.

Indice delle tessere. Per il controllo manuale vengono utilizzate schede di registrazione e uno schedario con 32 divisori mobili (cartone o plastica). Trentuno separatori sono i giorni del mese (31 giorni). Per il 32° separatore, le carte vengono posizionate sui documenti, la cui scadenza cade il mese successivo. Negli ultimi giorni del mese (2-3 giorni in anticipo), queste carte verranno posizionate secondo le date del nuovo mese. Le carte scadute vengono poste davanti al primo separatore. Rimangono qui fino a quando non viene indicata una nuova scadenza prorogata.

Dopo aver registrato i documenti per intero, il segretario dispone le carte secondo le scadenze, cioè mette ciascuna carta sul numero su cui deve essere eseguito il documento. Tutti gli elementi dei documenti amministrativi vengono emessi anche su carte separate. In qualsiasi forma, puoi annotare sulla scheda e le istruzioni orali della direzione.

Pertanto, il segretario per l'archiviazione delle scadenze può facilmente sapere cosa è dovuto in quale giorno.

Uno dei compiti principali del segretario all'inizio della giornata lavorativa è estrarre le carte per tutte le attività della giornata corrente dall'archivio delle scadenze e controllare se saranno completate oggi. Questo può essere un sondaggio personale, un sondaggio telefonico, ecc. Se l'adempimento di qualsiasi compito è interrotto ed è necessario posticipare il termine, questo viene segnalato al capo. Il termine di esecuzione può essere modificato solo dalla persona che lo ha stabilito in precedenza.

Oltre al monitoraggio continuo, il segretario deve condurre un monitoraggio preventivo. Per fare ciò, prenderà le carte per le attività, il cui termine scade tra 3 giorni e avviserà ogni artista di questo. Il monitoraggio quotidiano (di routine e preventivo) crea una normale atmosfera di lavoro in ufficio. Ai dipendenti viene insegnato che il completamento di qualsiasi attività sarà richiesto in tempo.

Un controllo sistematico dell'esecuzione, abilmente e correttamente eseguito dal segretario, che ricorda con tatto che il documento è necessario in tempo, che la prosperità dell'azienda dipende dalla tempestiva risoluzione del problema, ecc., sottolinea sempre la necessità per questo dipendente e il suo lavoro. Inoltre, il file della scheda delle scadenze aiuta a pianificare la giornata lavorativa del manager, poiché riflette tutte le attività e le attività per una determinata data.

Quando il documento è stato eseguito, viene fatta una nota sul retro della carta, indicando come è stata risolta la questione, per quale numero e quando è stato inviato il documento. Il documento si considera eseguito quando i compiti fissati nel documento o specificati nella delibera sono stati integralmente completati. Se, nel processo di risoluzione del problema, il documento è stato trasferito da un esecutore all'altro, tutto ciò viene registrato anche sul retro della carta. Dopo aver rimosso il documento dal controllo, la scheda di controllo viene estratta dall'indice delle schede di scadenza e riorganizzata nella scheda di riferimento. Il controllo sui tempi di esecuzione dovrebbe essere effettuato in ciascuna unità strutturale.

Di volta in volta (nei grandi istituti con cadenza mensile) vengono redatti rapporti analitici, che indicano quanti documenti sono stati presi per controllo, quanti non sono stati completati in tempo, di cui per validi e irrispettosi motivi.

Informazioni e lavoro di riferimento. Uno degli scopi principali della registrazione è creare un database di documenti dell'istituzione. Il segretario-assistente (in un grande istituto, il servizio di supporto informativo e documentale di gestione), sulla base di questa banca dati, è obbligato a rispondere in pochi minuti a due tipi di domande:

chi, dove, in quale fase del lavoro si trova un documento e - in quali documenti è possibile trovare informazioni su un problema specifico.

Possesso dell'intero insieme di risorse informative e documentali - il compito più importante segretaria (istituto di istruzione prescolare). E prima di tutto, per questo compito, tutti i dati sui documenti sono registrati nei moduli di registrazione.

Un file di schede di riferimento viene creato dalle schede di registrazione. Uno schedario ha bisogno di una lunga scatola o di più scatole, poiché le carte, a differenza di un file di controllo delle scadenze, si accumuleranno durante tutto l'anno.

I separatori nel file di riferimento saranno i nomi delle unità strutturali (se presenti) o delle aree di attività dell'istituto. All'interno di queste sezioni è più conveniente posizionare le schede in ordine alfabetico di corrispondenti o domande di attività (merci, prodotti, ecc.). Viene conservato un fascicolo separato per i ricorsi dei cittadini (proposte, dichiarazioni, reclami). È inoltre utile disporre di un indice separato delle carte per i documenti legislativi, regolamentari e amministrativi, che sia costruito su base tematica.

Al momento dell'iscrizione, come già accennato in precedenza, devono essere redatte due schede: una è inserita nel file della scheda di controllo scadenza, l'altra nel file di riferimento. Questo deve essere fatto perché la richiesta di un documento può arrivare quando è ancora in lavorazione e non sarà possibile effettuare rapidamente richieste sul file di scadenza. Tale richiesta nei 3 minuti assegnati può essere eseguita solo utilizzando il file di riferimento. Di conseguenza, mentre il documento è in lavorazione, ci sono due carte per esso: negli indici delle scadenze e delle carte di riferimento.

Dopo l'esecuzione del documento, la scheda del timeframe, in quanto più completa e con tutti i voti sulla soluzione della questione sollevata nel documento, viene riordinata nell'indice della scheda di riferimento e una scheda simile dall'indice della scheda di riferimento è rimosso e distrutto o utilizzato per creare un indice aggiuntivo delle schede di riferimento per la ricerca di documenti da un altro motore di ricerca.attributo (ad esempio, se l'indice delle schede principale è costruito su base tematica, le schede aggiuntive possono essere ordinate alfabeticamente dai corrispondenti).

Nel lavoro operativo ci sono schedari per l'anno in corso e l'ultimo. Il periodo di conservazione generale delle carte è di 3 anni. Nell'indice delle carte dei documenti legislativi e regolamentari e amministrativi, le carte rimangono fino a quando i documenti non vengono sostituiti con nuovi.

Le possibilità di informazioni e servizi di riferimento sono state notevolmente ampliate con l'introduzione di un sistema di registrazione automatizzato.

Invio documenti. L'elaborazione e l'invio dei documenti in uscita, così come la ricezione e l'elaborazione dei documenti in entrata, sono svolte centralmente o da una segretaria o in una spedizione (spedizioniere).

Dopo aver ricevuto un documento per la spedizione, prima di tutto, controllano la correttezza della sua esecuzione:

presenza di una firma;

la presenza di una data (se non è sul documento inviato, è apposta);

la presenza di un titolo;

la presenza di un segno sull'esecutore;

indirizzo corretto;

se il documento è destinato a un corrispondente occasionale, la presenza di un indirizzo;

la presenza di tutte le pagine del documento e di tutti gli allegati specificati.

Questi elementi di design sono necessari quando si invia un documento sia per posta che per fax. Se il documento viene eseguito in modo errato o non viene presentato in un set completo, viene restituito al contraente per la revisione.

Quando un documento viene inviato per posta, viene convertito. I documenti inviati a un indirizzo vengono raccolti in un'unica busta. Le buste sono indirizzate, contrassegnate. Per i corrispondenti regolari, le buste vengono preparate in anticipo. Tutta la registrazione dei documenti destinati all'affrancatura viene effettuata in stretta conformità con i requisiti delle regole postali.

Tuttavia, in l'anno scorso con lo sviluppo della trasmissione di documenti tramite i canali di comunicazione telefonica (fax, e-mail), la quantità di corrispondenza inviata per posta tradizionale è in costante diminuzione.

La trasmissione di documenti tramite e-mail riduce notevolmente i tempi di trasferimento delle informazioni e aumenta l'affidabilità della consegna.

Allo stesso tempo, non bisogna dimenticare che la trasmissione di documenti via e-mail pone il problema di certificare l'autenticità della firma (autorizzazione del documento), cioè l'uso di un programma speciale " firma elettronica"e stipulando con ciascun corrispondente un apposito contratto di autorizzazione.

1.3 La tecnologia di organizzazione del lavoro con i documenti nella scuola linguistica "Success" presso KGOU SPO KPK

Nella scuola linguistica "Success", la gestione dell'ufficio è assegnata al capo. scuola linguistica (come unità strutturale). Funziona direttamente con tutti i tipi di documenti (in entrata, in uscita, interni ad eccezione della contabilità) e ne garantisce l'elaborazione e la contabilizzazione.

La procedura per lavorare con i documenti, nonché la loro preparazione ed esecuzione, è descritta in modo sufficientemente dettagliato nei documenti normativi e metodologici. Per la scuola linguistica "Success" come unità strutturale di KGOU SPO KPK opera posizione generale sviluppato sulla base della legge della Federazione Russa "On Education" e della carta del college.

Il presente Regolamento disciplina le attività della “Scuola Linguistica” Successo”” quale unità strutturale del KPC. La scuola linguistica di base normativa è la legge della Federazione Russa "On Education" del 10 giugno 1992. No. 3266-1 (come modificato dalle leggi federali), regolamento standard su un istituto di istruzione di istruzione professionale secondaria, approvato dal governo della Federazione Russa del 3 marzo 2001 n. 160, altri regolamenti che disciplinano le attività di un istituto di istruzione . Nelle sue attività, la scuola linguistica è guidata dalla legislazione della Federazione Russa, dai decreti e dagli ordini del governo della Federazione Russa, dalle decisioni del Ministero dell'Istruzione del Territorio di Khabarovsk, dalla Carta del KPC, dal presente regolamento. La scuola linguistica fornisce servizi educativi aggiuntivi nell'insegnamento delle lingue straniere a bambini in età prescolare e scolare, alunni, studenti di istituzioni educative. La scuola linguistica implementa programmi intensivi e creativi dell'autore e metodi moderni di insegnamento delle lingue straniere.

Gli obiettivi e gli obiettivi sono creare condizioni favorevoli per lo sviluppo versatile dell'individuo, anche soddisfacendo le esigenze degli studenti in autoeducazione e ricevendo un'istruzione aggiuntiva nel campo di una lingua straniera. Approfondimento delle lingue straniere, della storia e della letteratura dei paesi della lingua studiata, della cultura e degli studi regionali. Insegnare le lingue straniere con metodi creativi e intensivi, preparandosi all'ammissione a Susa e alle università. Organizzazione di programmi di scambio con scuole estere, stage per studenti e docenti delle scuole, partecipazione a Concorsi internazionali e Olimpiadi. Organizzazione della cooperazione con istituzioni educative straniere, fondazioni. Conduzione di seminari per insegnanti di lingue straniere.

Tutte le attività scolastiche sono svolte in conformità con i programmi sviluppati approvati dal Ministero della Pubblica Istruzione del Territorio di Khabarovsk, su una scelta pedagogicamente fondata di mezzi, metodi e forme di educazione, tenendo conto degli interessi, delle inclinazioni e delle caratteristiche di età degli studenti su una base retribuita. La scuola pratica l'insegnamento di gruppo. L'occupazione dei gruppi è di 10-12 persone. La modalità delle lezioni è 2-3 volte a settimana (4-6 ore accademiche), che include la pratica di parlare e scrivere, ascoltare, leggere letteratura straniera e speciali aggiuntivi. corsi su comunicazione, affari, lavoro con la stampa, teatro, ecc. Pagamento mensile secondo il contratto, a seconda dell'intensità delle lezioni. Il pagamento è soggetto a modifiche durante l'anno a causa dell'inflazione. Tutti gli insegnanti della scuola hanno un'istruzione pedagogica superiore, esperienza nell'insegnamento delle lingue straniere, lavorano con un contratto di lavoro (contratto). La durata dell'anno scolastico, i trimestri, le settimane e la durata delle ferie è determinata con decreto del dirigente scolastico all'inizio dell'anno scolastico o per semestre. Gli studenti sostengono test 2 volte l'anno per verificare l'assimilazione del materiale didattico, avere l'opportunità di partecipare alla vita culturale della scuola, organizzare vacanze e lavorare su progetti individuali.

La scuola si trova nell'edificio educativo del KPK a Krasnorechenskaya 114A e utilizza la proprietà del college sulla base della gestione operativa. La fonte di finanziamento per la scuola è:

fondi di bilancio e fuori bilancio;

contributi gratuiti e caritatevoli;

altre fonti in conformità con la legislazione della Federazione Russa.

I fondi ricevuti dai cittadini per l'istruzione sono inviati su un conto speciale del COD e sono distribuiti secondo un accordo tra il direttore del collegio e il preside della scuola. Il controllo sulle attività finanziarie ed economiche della scuola è svolto dal direttore del KPK.

La scuola è gestita da un capo nominato dal direttore del KPC alle condizioni contratto di lavoro... Il capo della scuola recluta e pianifica la strategia per lo sviluppo della scuola. Gli insegnanti delle scuole svolgono attività organizzative ed educative in conformità con la carta del KPC e il presente regolamento, garantendo il necessario livello professionale delle loro attività.

La scuola è in fase di riorganizzazione, liquidata in base alla decisione del Consiglio Istituto d'Istruzione COD per ordine del direttore in caso di violazione della presente disposizione o dello statuto del COD.

Il documento principale dell'organizzazione è una licenza (1) con un elenco di programmi educativi professionali, in base al quale l'istituto di istruzione statale di istruzione professionale secondaria "Khabarovsk Pedagogical College" ha il diritto di condurre attività educative (2), nonché le regole per la fornitura di servizi a pagamento del Collegio pedagogico di Khabarovsk basate anche su disposizioni generali ...

Norme per l'erogazione dei servizi educativi a pagamento COD.

Disposizioni generali:

Queste regole sono sviluppate in conformità con la legge della Federazione Russa. "Sull'istruzione" come modificata dalla legge federale n. 12-F3 del 13.01.96 (articolo 45); Regolamenti modello su un istituto di istruzione di istruzione professionale secondaria; La legge del territorio di Khabarovsk "Sulla procedura per l'introduzione di servizi a pagamento da parte delle autorità statali e locali, delle organizzazioni statali e municipali" del 31.10.96 n. 73; Risoluzione del capo dell'amministrazione del territorio di Khabarovsk "Sull'approvazione del regolamento sulla procedura per l'introduzione di servizi a pagamento da parte di enti statali e locali, organizzazioni statali e municipali" del 01.09.97 n. 383; statuto del collegio; altri atti normativi di R.F.

Le regole determinano l'ordine, i tipi di pagamento servizi educativi, le condizioni e la procedura per la loro prestazione, gli obblighi degli studenti.

Vengono forniti servizi educativi aggiuntivi a pagamento al fine di soddisfare le esigenze educative degli studenti, migliorare la qualità del processo educativo.

La possibilità di fornire servizi di questo tipo è prevista dallo Statuto del collegio e viene effettuata a spese di fondi fuori bilancio di sponsor, organizzazioni, individui, incl. genitori.

Le regole sono vincolanti per tutti i dipendenti e gli studenti del COD.

Tipologie di servizi educativi a pagamento (3).

Condizioni per la fornitura di servizi educativi a pagamento:

Il collegio fornisce servizi educativi a pagamento alla popolazione con una licenza per svolgere le relative attività educative.

I servizi educativi non possono essere forniti in cambio e nell'ambito di attività educative di base finanziate dal bilancio.

Il reddito derivante dalle attività specificate del collegio viene reinvestito in questa istituzione educativa a sua discrezione, anche per un aumento delle spese per salari lavoratori universitari. Questa attività non si applica all'attività imprenditoriale.

Il flusso di lavoro principale è costituito da ordini basati sulla conclusione di contratti "sulla fornitura di servizi educativi a pagamento" (4). Gli ordini regolano:

composizione dei gruppi di studio;

Personale docente;

orario scolastico;

pagamento per le lezioni;

e così via. questioni organizzative (vacanze, ecc.).

E c'è anche un diario delle presenze e dei progressi attraverso il quale viene monitorato il lavoro del processo educativo e il foglio delle presenze dell'insegnante per il quale vengono pagati i dipendenti.

I fogli di lavoro e gli ordini vengono trasferiti al dipartimento di contabilità, che, a sua volta, controlla il lavoro della scuola e paga il lavoro del personale della scuola.

1.4 Possibilità di utilizzare le moderne tecnologie informatiche nel lavoro d'ufficio

Quando parlano di automazione dell'ufficio o flusso di lavoro, di solito intendono qualsiasi Tecnologie dell'informazione relative all'elaborazione dei documenti - dall'uso di elaboratori di testi ai sistemi di gestione del flusso di lavoro e alla gestione di database. In un'istituzione moderna, i principali strumenti tecnologici per lavorare con i documenti sono i computer installati nelle postazioni di lavoro degli artisti e collegati a una rete. Se una rete di computer copre almeno tutti i luoghi di lavoro del personale d'ufficio nelle divisioni strutturali di un'organizzazione, allora diventa possibile utilizzare la rete per spostare documenti e monitorare centralmente l'avanzamento del processo d'ufficio, fino al lavoro degli artisti sui documenti a loro luoghi di lavoro.

Nella scuola linguistica "Success" presso KGOU SPO KPK, la rete informatica non copre tutti i luoghi di lavoro del personale d'ufficio, quindi è difficile monitorare il movimento dei documenti e monitorarne l'esecuzione. Fondamentalmente, tutti i documenti vengono preparati utilizzando editor di testo e grafici, le cui capacità sono discusse di seguito, e quindi, nella versione stampata, vengono trasferiti agli artisti. Pertanto, diventa piuttosto difficile controllarne l'attuazione. Per semplificare il compito di controllo, abbiamo sviluppato un sistema di registrazione automatizzata e controllo dell'esecuzione dei documenti basato sul programma Outlook. I vantaggi dello sviluppo del nostro sistema informativo specificamente in Outlook sono discussi in dettaglio anche di seguito. L'introduzione di un sistema informatico di registrazione dei documenti garantisce la raccolta e l'archiviazione di dati completi su tutti i documenti dell'organizzazione, consente un controllo efficace e conduce informazioni e lavori di riferimento. Lavorare con i documenti in Microsoft Word

Il lavoro d'ufficio moderno è caratterizzato dall'introduzione della tecnologia informatica nel processo di lavoro con i documenti. Lo sviluppo della tecnologia e delle nuove tecnologie dell'informazione consente di risolvere uno dei compiti principali del lavoro d'ufficio - la creazione di documenti - utilizzando vari editor di testo. Questo ambiente consente di modificare rapidamente i documenti, utilizzare moduli già pronti (modelli) nella preparazione di tipi base di documenti, duplicazioni multiple di documenti creati e molto altro.

I principali prodotti software utilizzati per risolvere questo problema sono Microsoft Word, Lexicon per Windows, WordPerfect per Windows. Il lavoro più ottimale sembra essere in Microsoft Word.

L'editor di testo di Word è un ambiente software versatile per lavorare con documenti di testo, progettato per semplificare il lavoro con diversi tipi di documenti. Fornisce una varietà di possibilità, sia nella preparazione di testi che nella manipolazione di documenti di testo già pronti salvati su vari supporti. Nuovi testi possono essere formati da frammenti di testi già pronti; vari oggetti creati in altre applicazioni possono essere incorporati nei testi; i documenti di testo possono essere trasmessi sulle linee di comunicazione delle reti informatiche locali e globali.

Per l'editor di parole, si possono notare le seguenti funzionalità, di regola, inerenti ad altri elaboratori di testi:

l'uso di una varietà di caratteri e dei loro stili;

uso in un documento di simboli di alfabeti di diverse lingue (cirillico, latino, greco, arabo, ebraico, ecc.);

modifica del testo e controllo ortografico (ortografia e grammatica);

impaginazione automatica del documento, introduzione di intestazioni di pagina (header e footer), note a piè di pagina;

toolkit di grafica aziendale integrato (che consente di includere diagrammi, disegni, diagrammi nel testo);

vari strumenti per formattare il testo finito (allineamento, colonne, numerazione);

mantenere un indice a più livelli a gradini;

trovare e sostituire una parte di testo;

lavorare con più documenti contemporaneamente, inclusi documenti provenienti da ambienti diversi (testo, fogli di calcolo, grafica, database).

Inoltre, l'editor di Word dispone di un'ampia gamma di strumenti di automazione per semplificare le attività comuni:

lavorare con macro sequenze di caratteri;

errori di battitura a correzione automatica;

formattazione automatica del testo durante la digitazione (autoformat);

suggerimento automatico della versione completa della data, nonché di parole o frasi dall'elenco del testo automatico dopo aver inserito le prime lettere (completamento automatico);

analisi automatica del documento al fine di evidenziare le sue disposizioni chiave, sulla base delle quali viene redatto l'abstract dell'autore;

la capacità di creare stili;

fornitura automatica di suggerimenti e informazioni di riferimento di cui potresti aver bisogno durante l'attività (assistente);

la presenza di un wizard per lettere, calendari, agende, curriculum, buste, fax, facilitando il lavoro di creazione dei documenti.

Le funzioni elencate di MSWord semplificano notevolmente il lavoro del personale impiegato durante la creazione e la modifica di documenti di testo.

Lavorare con i documenti nel programma MS EXCEL

Il supporto informativo per le attività gestionali comprende le tecnologie per la preparazione e l'elaborazione di vari tipi di documenti, in cui occupano un posto significativo le informazioni in forma numerica (finanziaria, contabile, pianificatoria e analitica, ecc.), redatte sotto forma di vari tipi di tabelle, moduli di dichiarazioni, moduli, elenchi. In questi casi, è molto utile l'uso di fogli di calcolo Excel, con l'aiuto dei quali è possibile: lavorare con tabelle ed eseguire calcoli, anche molto complessi; costruire grafici in base ai dati contenuti nelle tabelle; creare database ed elaborarli.

Numerose pubblicazioni sono dedicate alla descrizione delle capacità di MS Excel. Qui daremo solo alcuni consigli che possono essere utili quando si creano documenti e si lavora con loro in MS Excel.

La creazione di qualsiasi documento in MS Excel, indipendentemente dalla versione di questo programma utilizzata, si consiglia di iniziare con una descrizione delle proprietà generali utilizzando il comando File, Proprietà, Compilazione campi, Titolo, Oggetto, Autore, Parole chiave permette risparmiare tempo durante la ricerca di documenti sviluppati.

Presentazione tabellare dei dati. La proprietà principale di un foglio di lavoro Excel è la capacità di memorizzare diversi tipi di dati in celle contigue: testo, numeri o formule. È sufficiente rendere attiva la cella e digitare sulla tastiera ciò che ti serve. Il tipo di dati inseriti viene determinato automaticamente ed è inteso non solo per memorizzare dati numerici e non numerici, ma per eseguire tutti i tipi di operazioni con questi dati. Le formule sono l'essenza di Excel. Possono essere costruiti in vari modi.

Presentazione grafica dei dati statistici. Nella documentazione, insieme alle tabelle, i grafici sono ampiamente utilizzati. Sono un mezzo conveniente di presentazione visiva dei dati e completano con successo le tabelle o addirittura le sostituiscono, aiutano nell'analisi e nel confronto dei dati per facilitarne la percezione e l'interpretazione.

Excel ne ha due diversi modi costruire diagrammi che differiscono nel modo in cui sono archiviati nella memoria del computer: diagrammi incorporati e diagrammi individuali. I grafici incorporati sono grafici sovrapposti alla pagina di lavoro e salvati nello stesso file (occupano parte del foglio di calcolo). I singoli diagrammi sono oggetti grafici indipendenti (occupano l'intero schermo).

Per costruire qualsiasi diagramma, è necessario specificare i dati, che verranno poi presentati in forma grafica. Il modo più semplice per creare un grafico incorporato consiste nell'utilizzare la Creazione guidata grafico. Dopo aver fatto clic sul pulsante Creazione guidata grafico, sullo schermo viene visualizzata una finestra di dialogo in cui, dopo aver specificato tutti i dati, otteniamo un grafico già pronto.

Lavorare con i modelli utente. Per risparmiare tempo dedicato alla creazione di documenti, è consigliabile analizzare sistematicamente il contenuto dei documenti e sviluppare i loro moduli standard. Il modello è la base per la creazione di un documento standard. L'esecuzione del comando File, Nuovo in Microsoft Excel richiama l'offerta per selezionare uno dei modelli per la creazione di un nuovo documento.

Intestazioni e piè di pagina in Excel. Per semplificare il lavoro con i documenti stampati, si consiglia di utilizzare intestazioni e piè di pagina. Un piè di pagina è un campo in cui è possibile inserire materiale di riferimento o esplicativo, come nome file, nome del foglio di lavoro, numero di pagina, data e ora correnti, nome del reparto e altre informazioni sul servizio. Le informazioni inserite nell'intestazione e nel piè di pagina di una sola pagina vengono visualizzate nelle intestazioni e nei piè di pagina di tutte le pagine. Le intestazioni e i piè di pagina si trovano nella parte superiore o inferiore della pagina. In Excel, puoi utilizzare i formati di intestazione e piè di pagina incorporati o crearne di tuoi. Prima di stampare, puoi impostare la loro posizione rispetto al bordo della pagina.

Gli esempi considerati dell'uso di editor di testo e grafici sono principalmente utilizzati come mezzo per creare documenti. Ma è molto difficile, con un ampio flusso di documenti nell'organizzazione, cercare le informazioni necessarie, tracciare la relazione del documento creato con altri documenti correlati. Pertanto, attualmente, per il supporto informativo di una moderna istituzione, i sistemi di gestione di database (DBMS) .ACCESS sono sempre più utilizzati come mezzo per creare e gestire un database.

Attualmente, molti dei più diffusi sistemi di gestione di database per ufficio (DBMS) vengono utilizzati per creare database in piccole organizzazioni, ma il più popolare per molte ragioni è Microsoft Access DBMS (o MS Access). A seconda delle capacità di un determinato computer e della versione del sistema operativo installato (Windows 98, Me, 2000, XP), vengono utilizzate diverse versioni del DBMS (Access 97, 2000, XP).

Access implementa completamente la gestione del database relazionale. Il sistema supporta chiavi primarie ed esterne e garantisce l'integrità dei dati a livello di kernel (che impedisce operazioni di aggiornamento o eliminazione incompatibili). Inoltre, le tabelle in Access sono dotate di strumenti di convalida dei dati per impedire l'input errato indipendentemente da come viene eseguito e ogni campo della tabella ha il proprio formato e descrizioni standard, che semplificano notevolmente l'immissione dei dati. Le caratteristiche fondamentali di qualsiasi DBMS sono i tipi di dati che può memorizzare ed elaborare. Access DBMS consente di utilizzare i seguenti tipi di dati nei record:

Contatore: questo campo viene impostato automaticamente quando viene aggiunto un nuovo record al database. I valori in questi campi sono inaccessibili all'utente e non possono essere aggiornati: se vengono eliminati dei record, il contatore continua la numerazione esistente.

Testo: questo campo può contenere fino a 255 caratteri di testo libero. Se la lunghezza del campo non è specificata, il valore predefinito è 50 caratteri: questo campo può contenere un insieme arbitrario di caratteri fino a 64K.

Numerico: contiene numeri interi e/o frazionari e occupa da uno a otto byte, a seconda del tipo (valore) del numero.

Data/Ora: contiene la data in vari formati (ad esempio, il formato breve è 31/12/2004, il formato completo è 31/12/04 23:59:59, ecc.).

Valuta: questo campo specifica la quantità di denaro con una precisione di 15 cifre intere e 4 decimali frazionari (in questo caso, di solito vengono visualizzate solo due cifre decimali sullo schermo).

Boolean: questi campi contengono valori booleani S o NO.

Oggetto OLE: questi campi memorizzano oggetti che sono stati trasferiti da altre applicazioni (immagini, tabelle).

Se non vengono trovati valori nei campi durante l'elaborazione speciale, il sistema fornisce il pieno supporto per i valori null.

L'elaborazione dei dati relazionali in Access grazie all'architettura flessibile del sistema è in grado di soddisfare qualsiasi esigenza. Allo stesso tempo, Access può essere utilizzato come DBMS autonomo in modalità file server o come componente client di prodotti come SQL Server. Inoltre. Access supporta il protocollo Open Database Connectivity (ODBC), che consente di connettersi a database in molti formati diversi, come SQL Server, Oracle, Sybase e persino mainframe DB/2 di IBM.

Access supporta l'elaborazione delle transazioni con integrità garantita. Inoltre, viene fornita la sicurezza a livello di utente, che consente di controllare l'accesso ai dati per singoli utenti e interi gruppi.

L'organizzazione del sistema di assistenza di Microsoft continua a essere la migliore del settore sia per gli utenti principianti che per quelli esperti. Access fornisce una guida sensibile al contesto a cui è possibile accedere facendo clic su e lo schermo visualizzerà immediatamente le informazioni di aiuto sul problema che interessa l'utente in questo momento. In questo caso, puoi facilmente andare al sommario del sistema di aiuto, alle informazioni specifiche, alla cronologia delle chiamate precedenti e ai segnalibri.

La procedura guidata può trasformare ore di lavoro in minuti. Le procedure guidate pongono domande importanti sul contenuto, lo stile e il formato dell'oggetto creato; quindi costruiscono automaticamente l'oggetto desiderato. Access ha circa un centinaio di procedure guidate per aiutarti a progettare database, applicazioni, tabelle, moduli, report, grafici, etichette postali, controlli e proprietà. Puoi anche personalizzare le procedure guidate per diverse attività.Consente di importare ed esportare file di molti formati noti, inclusi dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, molti formati di testo ASCII (anche con una lunghezza di riga fissa o un delimitatore specificato) e Vedere anche Dati HTML. L'importazione crea una tabella di Access; l'esportazione di una tabella di Access crea un file nel formato specificato.

Il collegamento (precedentemente chiamato allegato) significa che è possibile utilizzare dati esterni senza creare una tabella di Access. È possibile creare un collegamento simile ai dati dBASE, FoxPro, Excel, ASCII e SQL. Una funzionalità molto potente, collegare le tabelle di Access alle relative tabelle esterne e quindi condividerle, si applica alle tabelle di Access, dBASE, FoxPro e SQL Server.

Le finestre di progettazione di moduli e report hanno la stessa interfaccia e forniscono all'utente molte opzioni. Il modulo o il report è progettato secondo il principio WYSIWYG (What You See Is What You Get). Aggiungendo un altro controllo, l'utente vede come cambia il modulo creato.

Moduli e report possono includere etichette, campi dati di testo, pulsanti di opzione, caselle di controllo, linee e rettangoli e stilizzarli con colori e ombre sugli elementi. Inoltre, puoi includere intere immagini, diagrammi, sottomoduli e sottoreport. Allo stesso tempo, tutti i parametri di presentazione dei dati rimangono completamente sotto il controllo dell'utente.

I moduli possono estendersi su molte pagine e i report possono avere molti livelli di raggruppamento e riepilogo dei dati.

Moduli e report possono essere visualizzati in anteprima per una vista a volo d'uccello ingrandendo. In modalità progettazione, è possibile visualizzare il report con dati fittizi in modo da non dover attendere l'elaborazione di un file reale di grandi dimensioni.

Il Report Designer è uno strumento molto potente, con un massimo di dieci livelli di raggruppamento e ordinamento. Ti permette di creare report che mostrano percentuali e totali in soli due passaggi.

Una delle funzionalità più potenti di Access è anche la più importante. Le relazioni consentono di collegare graficamente le tabelle. Puoi anche collegare tabelle che rappresentano diversi tipi di file (ad esempio, una tabella di Access e una tabella dBASE). Dopo tale collegamento, le tabelle agiscono nel loro insieme e ora puoi creare query in relazione a qualsiasi dato in esse contenuto. È possibile selezionare campi specifici, definire un ordinamento, creare espressioni calcolate e immettere criteri per selezionare i record desiderati. È possibile visualizzare i risultati di una query come tabella, maschera o report. All'utente non è richiesto di impostare preventivamente i link: è invece sufficiente entrare nel query designer (ad esempio, quando è necessario costruire un report specifico).

Le domande si applicano anche in altri casi. È possibile creare query che calcolano i totali, visualizzano tabelle raggruppate e creano nuove tabelle. Puoi anche utilizzare una query per aggiornare i dati nelle tabelle, eliminare i record e aggiungere una tabella a un'altra.

Access utilizza la stessa applicazione grafica di Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Project. Ti permette di creare centinaia di tipologie di grafici e tabelle, personalizzandoli in base alle tue specifiche esigenze. Puoi creare grafici a barre, a barre, a torta, a superficie e di altro tipo sia in 2D che in 3D. Possono essere arbitrariamente accompagnati da testo, decorati colori differenti e modelli. I valori possono essere visualizzati in barre o sezioni di grafici a torta. È possibile ruotare le immagini del diagramma in modo che vengano visualizzate da qualsiasi angolazione conveniente. Tutto questo è fornito dal programma Access Graph.

Con DDE (Dynamic Data Exchange) e OLE (Object Linking and Embedding), puoi aggiungere tutti i tipi di nuovi oggetti a moduli e report di Access. Questi oggetti possono essere suoni, immagini, diagrammi e persino videoclip. È possibile incorporare oggetti OLE (come bitmap) o documenti di elaboratore di testi (Word o WordPerfect) o collegarsi a fogli di calcolo Excel. Collegando questi oggetti al proprio database, l'utente può creare moduli e report dinamici e utilizzare le stesse informazioni in diverse applicazioni Windows.

Access ora fornisce tutte le funzionalità che consentono a un'applicazione di comunicare con Internet/intranet. Con un clic puoi salvare tabelle, query, moduli e report in formato HTML. Una procedura guidata consente anche a un principiante di trasferire codici HTML da un oggetto a una pagina Web, rendendoli disponibili per l'uso da parte di chiunque navighi in Internet. I collegamenti ipertestuali consentono di accedere ai dati che si trovano in una pagina Web direttamente dai moduli di Access. Contiene oltre un centinaio di funzioni (piccoli programmi incorporati che restituiscono un valore come risultato dell'esecuzione) che eseguono una serie di attività. Sono presenti funzioni per la manipolazione di database, stringhe, numeri in formato data e ora, matematico, aziendale e finanziario. Possono essere utilizzati per creare espressioni calcolate in moduli, report e query.

Per i non programmatori (o gli utenti esperti che semplicemente non vogliono programmare), Access fornisce macro. Ti permettono di automatizzare alcune attività. Una cinquantina di macro consentono di manipolare dati, creare menu e finestre di dialogo, aprire moduli e report, in una parola, automatizzare quasi tutte le attività. Utilizzando le macro, puoi risolvere circa il 90% di tutte le attività di elaborazione dei dati.Questo è un serio ambiente di sviluppo di applicazioni con un linguaggio di programmazione completo. Visual Basic for Applications - VBA (precedentemente noto come Access Basic) adotta un approccio alla programmazione orientato agli oggetti e consente al programmatore di fare quasi tutto l'immaginabile. È un potente linguaggio di programmazione strutturato.

L'ambiente di sviluppo completo supporta molte potenti funzionalità moderne: modalità multi-finestra per la modifica e il debug, il controllo automatico della sintassi, i punti di interruzione, l'esecuzione passo passo e persino la guida alla sintassi che visualizza le opzioni per i comandi di input sullo schermo.

In affari o sfera personale spesso devi lavorare con dati provenienti da diverse fonti, ognuno dei quali è associato a un tipo specifico di attività. Alcune conoscenze e capacità organizzative sono necessarie per coordinare tutti questi dati. Microsoft Access combina informazioni provenienti da diverse fonti in un unico database relazionale. I moduli, le query e i report creati consentono di aggiornare i dati in modo rapido ed efficiente, ottenere risposte alle domande, cercare i dati necessari, analizzare i dati e stampare report.

Nel database, le informazioni di ciascuna fonte sono archiviate in una tabella separata. Quando si utilizzano dati di più tabelle, vengono stabilite relazioni tra le tabelle.

Per cercare e selezionare i dati che soddisfano determinate condizioni, viene creata una query. Le query consentono inoltre di aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, eseguire calcoli incorporati o ad hoc.

I moduli vengono utilizzati per visualizzare, inserire o modificare i dati direttamente nella tabella. Il modulo consente di selezionare i dati da una o più tabelle e di visualizzarli sullo schermo utilizzando un layout standard o creato dall'utente.

È possibile utilizzare un report per analizzare i dati o stamparlo in un modo specifico, ad esempio è possibile creare e stampare un report che raggruppa i dati e calcola i totali.

Per eseguire automaticamente alcune operazioni, vengono utilizzate macro che contengono un insieme di una o più macro, come l'apertura di moduli o la stampa di report. Le macro possono essere utili per automatizzare le attività eseguite di frequente. Ad esempio, quando l'utente fa clic su un pulsante, è possibile eseguire una macro che stampa un report.

A volte è necessario creare una propria procedura, che dovrebbe essere lanciata da qualsiasi finestra del database, oppure una procedura progettata per gestire un evento specifico. Un insieme di tali procedure nel linguaggio Visual Basic, raccolte in un'unità di programma, è chiamato modulo. Esistono due tipi principali di moduli: moduli di classe e moduli standard. I moduli di classe sono moduli modulo e moduli report associati a un modulo o un report specifico. Spesso contengono routine di evento (come la pressione di un tasto) e vengono generate automaticamente quando viene creata la prima routine di evento. I moduli standard contengono procedure generali che non sono associate ad alcun oggetto, nonché procedure di uso comune che possono essere avviate da qualsiasi finestra del database.

CAPITOLO 2. UTILIZZO DI MS OUTLOOK PER L'ORGANIZZAZIONE DI ELABORAZIONE AZIENDALE E CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI

.1 Mezzi moderni per organizzare il lavoro d'ufficio e il flusso di documenti

Requisiti per il lavoro d'ufficio moderno e il flusso di documenti. Ogni documento deve raggiungere rapidamente il destinatario (altrimenti semplicemente non ha senso). In molti casi, il compito di consegnare il documento è assegnato a un'importante agenzia governativa: l'ufficio postale. Tuttavia, è ancora necessario che il documento sia sempre utile e che possa essere trovato rapidamente al momento giusto.

Quando si lavora con un documento, è necessario seguire determinate regole. Naturalmente, tali regole non possono essere complicate, ma si dovrebbe concordare sul fatto che tali regole dovrebbero esserlo e dovrebbero essere seguite. Nessuno discuterà con questa tesi, ma sfortunatamente, nella pratica di qualsiasi organizzazione, ci sono abbastanza fastidiosi (e costosi) esempi di mancato rispetto dei requisiti elementari del lavoro d'ufficio.

Non ci si dovrebbe aspettare che tutti i dipendenti siano sempre estremamente disciplinati e che siano ausili ambulanti. Ma un impiegato intelligente dovrebbe sempre sapere dove trovare una risposta alle sue domande.

L'esperienza ha dimostrato che anche in un piccolo ufficio le regole aziendali devono essere scritte. In effetti, se chiedi e ti aspetti l'ordine dai tuoi subordinati, non dovresti fare affidamento sulla memoria collettiva dei tuoi dipendenti. È meglio dedicare due ore una volta alla stesura di una serie di regole generali piuttosto che essere costantemente turbati dalla mancanza di documenti necessari e dalla "stupidità" dei dipendenti.

Fondamenti del lavoro d'ufficio. Cosa dovrebbe riflettersi nelle regole interne del lavoro d'ufficio? È impossibile prevedere tutto e non è necessario lottare per questo, ma si consiglia di stabilire alcuni requisiti standard in queste regole.

Prima di tutto: l'elenco degli affari della società o della divisione, le loro designazioni e nomi.

È necessario indicare chi è personalmente responsabile per ciascuno dei casi e dove questi casi dovrebbero essere archiviati. Per evitare confusione, dovresti installare elenco richiesto funzionari che devono sottoscrivere i documenti di ciascuno dei casi.

Occorre stabilire su quali computer e in quali cartelle devono essere archiviati i fascicoli di ciascun caso, chi può avere accesso ai fascicoli di ciascun caso.

L'ordine di lavoro su un documento non deve sempre essere regolamentato, ma la buona pratica richiede che su ciascun computer sia assegnata una cartella predeterminata per lavorare sui documenti correnti. Questo è molto utile quando hai bisogno di trovare urgentemente un file in assenza del suo proprietario. Dovrebbe essere espressamente previsto che dopo l'approvazione del documento, le sue versioni dovrebbero essere cancellate per evitare fraintendimenti e il file del documento dovrebbe essere spostato dalla cartella dei documenti corrente alla cartella ad esso destinata.

Dovrebbe essere concordato anche il periodo di conservazione dei documenti e dei file associati.

Si consiglia di stabilire preventivamente la procedura per la rimozione temporanea degli atti dalle pratiche (ad esempio, la buona prassi prevede che al posto di un documento sequestrato, si inserisca nel fascicolo un foglio di carta che indichi chi, quando e perché ha preso il documento fuori dal file).

La procedura per la registrazione dei documenti e l'obbligatorietà di tale procedura dovrebbero essere chiaramente specificate. Di solito, i documenti vengono registrati formando il numero del documento dal numero del caso e il numero di registrazione stesso, senza dimenticare la data di registrazione.

Una copia del documento conservato nel file, di regola, deve essere firmata dallo sviluppatore e tutti i visti necessari.

In particolare, dovrebbero essere stabilite le modalità e le tempistiche della distribuzione infraaziendale dei documenti, comprese le decisioni operative (decisioni e ordini dei dirigenti, verbali di riunioni operative, ecc.). Occorre indicare chi ne è responsabile.

Nelle regole del lavoro d'ufficio, si raccomanda di stabilire un elenco di azioni che devono essere documentate utilizzando atti della forma stabilita: la pedanteria di questo tipo non alienerà i leader coscienziosi. È utile allegare campioni di documenti standard alle regole del lavoro d'ufficio e, man mano che si acquisisce esperienza, anche indicare i nomi e la posizione dei file modello corrispondenti dei documenti standard sui dischi del computer: ciò farà risparmiare tempo, disciplinerà il personale e contribuirà a la formazione identità aziendale lavorare con i documenti.

Lavoro d'ufficio e gestione documentale tramite sistemi di comunicazione elettronica. L'inoltro dei documenti è generalmente attendibile tramite posta. Ma lo sviluppo della tecnologia informatica negli ultimi decenni ha portato al fatto che l'ufficio postale di tutti i paesi ha perso il monopolio sul trasferimento di informazioni. Il piccolo riequipaggiamento di qualsiasi computer lo rende un potente strumento di comunicazione.

Questo libro non descrive le complessità delle comunicazioni elettroniche: questo è compito dei professionisti e decine di aziende offrono i loro servizi competenti in questo settore. Per noi è importante capire quali opportunità si nascondono nei sistemi di comunicazione elettronica.

Esistono due tipi fondamentalmente diversi di dispositivi di comunicazione elettronica. Sebbene la differenza tra i due possa essere completamente sottile per l'utente, è utile conoscerli.

Il primo gruppo è progettato per supportare reti locali di computer, la cui distanza può variare da metri a chilometri. Inoltre, ciascuno dei computer della rete locale deve essere dotato di uno speciale dispositivo elettronico, la cosiddetta scheda di rete. Inoltre, tutto incluso in rete locale i computer devono essere collegati tra loro con un cavo speciale e sono necessarie alcune apparecchiature aggiuntive. La sua composizione dipende fortemente dalla lunghezza della rete locale.

Il secondo gruppo di dispositivi non richiede la posa di reti via cavo speciali, è inizialmente focalizzato sull'uso di canali di comunicazione telefonica standard. Per utilizzare questa tecnologia, un computer deve essere dotato di un dispositivo speciale: un modem e con l'aiuto di questo dispositivo deve essere collegato ai canali di comunicazione telefonica. Quando si utilizzano i modem, la distanza tra i computer e il loro posizionamento non ha più importanza: è necessario solo accedere ai canali di comunicazione telefonica. La rete mondiale di computer Internet si basa su questo principio. Tuttavia, è necessario comprendere che il software sviluppato per Internet può funzionare con successo nelle reti locali dei computer nell'occhio. Nei paesi con le comunicazioni elettroniche più sviluppate, la firma digitale è già ampiamente utilizzata in molti settori di attività e persino, ad esempio, nei sistemi di gestione della produzione aziendale, nei sistemi di progettazione assistita da computer, nel settore bancario. La firma elettronica è diventata così fattore importante business life, che gli USA hanno già varato una legge sulla procedura per il suo utilizzo, ed essa, a determinate condizioni, è equiparata ad una firma tradizionale (tuttavia, nella legislazione statunitense sono pochi i procedimenti legali ai quali una firma digitale non si applicherà). Probabilmente, l'adozione di una legge simile in Russia è solo questione di tempo.

Sistemi di gestione dei documenti aziendali. Qualsiasi documento può essere presentato come file. E manipolare i file, elaborarli e trasferirli è ciò che i computer sanno fare meglio. Pertanto, la logica dello sviluppo degli eventi, della competizione e del genio umano ha rapidamente raggiunto il fatto che ora il documento può essere formato, concordato, firmato, inviato e letto senza metterlo su carta. Poiché il computer non dimentica nulla, non perde nulla e non confonde nulla e il costo di archiviazione delle informazioni al suo interno sta rapidamente diminuendo, si è rivelato efficace affidare ai computer tutti i documenti dell'azienda per intero.

La somma di tutte le conquiste della tecnologia dell'informazione ha portato alla nascita dei sistemi di gestione dei documenti aziendali. Per creare un tale sistema, è necessario che i dipendenti dell'azienda abbiano accesso a computer dotati di comunicazioni elettroniche e software speciali. Il sistema di gestione dei documenti aziendali ti consente di fare con i documenti tutto ciò che viene fatto con loro in qualsiasi lavoro d'ufficio e sistema di gestione dei documenti. Allo stesso tempo, il sistema di gestione dei documenti aziendali offre opportunità fondamentalmente nuove disponibili solo per i computer. Ciò significa che all'interno di un tale sistema, i computer combinano tutte le loro migliori qualità per il bene del business.

Ad esempio, in un tale sistema di flusso di lavoro, è possibile apporre una firma elettronica su un documento, limitare l'accesso al documento, inviarlo a determinati dipendenti in un ordine specifico, determinare in qualsiasi momento dove e in quale fase di elaborazione si trova qualsiasi documento e visualizzare le note relative al documento dei dipendenti che hanno elaborato il suo.

Il sistema di gestione documentale aziendale è in grado di comprendere e correttamente utilizzato nei processi di elaborazione documentale aziendale. Consentono di descrivere un documento tipico (in entrata o in uscita), i suoi dettagli caratteristici, l'ordine del suo trattamento e i diritti dei partecipanti a tale processo. Successivamente, il processo verrà seguito automaticamente in modo rigoroso e accurato. Il documento sarà trasferito in sequenza da un funzionario all'altro secondo la tecnologia adottata per l'elaborazione di un documento del tipo corrispondente. Ogni dipendente riceverà una notifica tempestiva di ricezione del documento che gli è stato inviato e non dovrà andare da nessuna parte. Il documento arriverà con i commenti necessari da parte dei dipendenti e un'indicazione dell'urgenza con cui questo documento deve essere elaborato. Nel sistema di workflow aziendale risulta notevolmente facilitata la raccolta di dati generalizzati, in cui si devono elaborare molti documenti relativi a diversi periodi di tempo e diverse aree di attività.

Inoltre, un documento in tali sistemi diventa non solo il documento stesso, una tabella, un diagramma, ma anche qualsiasi immagine (statica o dinamica), registrazione audio e in generale tutto ciò che un computer è in grado di elaborare. Un esempio di immagine statica può essere, ad esempio, un disegno di qualsiasi complessità o un modello elettronico di un'unità, prodotto o struttura. Un'immagine dinamica può essere una semplice presentazione pubblicitaria o anche un vero e proprio video. Ricordiamo che il sistema di gestione documentale aziendale è insensibile alle distanze e consente, all'interno di un unico sistema, secondo regole uniformi, di lavorare in tutte le filiali dell'azienda (comprese, ad esempio, le filiali australiana e di Magadan) come se tutti fossero seduti in stanze adiacenti. Allo stesso tempo, il lavoro verrà svolto in tempo reale, ovvero bastano pochi minuti per inviare un documento per migliaia di chilometri.

Naturalmente, un sistema di gestione dei documenti aziendali non è un piacere a buon mercato. Ma quanto può costare un documento perso o elaborato in modo errato in una materia vivente, quanto può costare un'informazione tempestiva e accurata? A volte è una questione di sopravvivenza dell'azienda. Inoltre, non dimentichiamo che la riduzione del costo dell'elaborazione dei dati informatici e l'archiviazione delle informazioni nella memoria del computer è uno dei processi positivi più dinamici nella storia dell'umanità.

Si possono citare diverse specie degne di nota Software sistemi di gestione documentale aziendale, ma uno dei leader indiscussi in questo mercato è il sistema Lotus Notes e una vasta gamma di sistemi e prodotti software costruiti sulle sue soluzioni caratteristiche. Questa è proprio la gamma di sistemi e soluzioni software, le cui capacità dovranno essere comprese con la partecipazione di rivenditori ed esperti, tenendo conto delle richieste di una determinata azienda. È importante rendersi conto che attualmente le tecnologie di Lotus Notes includono sia strumenti di sviluppo di applicazioni (programmi) per ambienti di elaborazione distribuiti (multicomputer) sia prodotti già pronti prodotti software per la gestione dei documenti aziendali. Un esempio (non l'unico) di un prodotto software basato su tecnologie Lotus Notes e che fornisce supporto per il flusso di documenti aziendali è il sistema Domino.Doc..Doc ha capacità molto ampie per la creazione e la gestione di documenti in un ambiente informatico distribuito, fornendo il affidabilità caratteristica delle moderne soluzioni industriali, comprendente le seguenti funzioni:

sviluppo di documenti utilizzando qualsiasi software Windows;

supporto al lavoro collettivo sui documenti;

registrazione dei documenti in entrata e in uscita;

supporto in forma documentale di eventuali dati che possono essere conservati in forma elettronica;

salvare le versioni dei documenti;

mezzi completi di ricerca di testo e recupero di documenti; Sulla creazione di documenti standard;

supporto di mezzi industriali di protezione e cifratura dei documenti;

assicurare l'identificazione degli utenti e dei gruppi di lavoro degli utenti in conformità con la struttura gerarchica dell'organizzazione;

supporto per lavorare con utenti mobili e disconnessi (ad esempio, con venditori che dispongono di computer portatili e li connettono periodicamente alla rete).

Naturalmente, un sistema software così complesso richiede una messa a punto e una manutenzione qualificate da parte di specialisti, ma la sua elevata efficienza e flessibilità forniranno una soluzione a molti problemi che sono fondamentali per il lavoro produttivo. Per coloro che stanno cercando di avere successo in affari moderniÈ importante capire che in un ambiente in rapida evoluzione nessuna soluzione sarà valida per molto tempo. Gli strumenti per l'impostazione dei sistemi di gestione documentale aziendale (e, naturalmente, Domino.Doc) consentono di assicurare rapidamente qualsiasi manovra dell'azienda, sia in termini di struttura che di specificità dei servizi forniti, con la certezza che le informazioni riservate saranno rimangono confidenziali e informazioni accurate e complete - accurate e complete.

Terminando una breve descrizione dei sistemi di gestione documentale aziendale, va sottolineato che nuovi prodotti e soluzioni software stanno rapidamente comparendo su questo mercato e, se sei interessato, assicurati di familiarizzare con l'intera gamma di prodotti e servizi software sul mercato prima di prendere una decisione.

2.2 Implementazione del flusso documentale della scuola linguistica "Success", come suddivisione strutturale di KGOU SPO KPK, nell'ambiente di "MS Outlook"

.2.1 Funzionalità del sistema "Microsoft Outlook"

Insieme al programma di presentazione Power Point, Outlook Communication Manager è ancora uno degli outsider della suite MS Office. Gli utenti domestici lo eliminano quasi immediatamente dall'elenco dei programmi installati durante l'installazione dell'"ufficio". E tra i dipendenti di aziende e imprese sono pochi quelli che possono sfruttare appieno le possibilità di questo meraviglioso pacchetto.

Una parte considerevole della responsabilità di questo sfortunato fatto ricade sulle spalle degli stessi sviluppatori: fino al rilascio dell'ultima versione, Outlook è rimasto uno dei moduli MS Office più ingombranti e scomodi e il numero selvaggio di errori nella versione localizzata abbastanza rovinato l'umore degli utenti domestici. E questo era tanto più fastidioso perché, secondo il piano dei creatori, doveva diventare il centro di una suite per ufficio e uno strumento quotidiano per qualsiasi utente. Oggi ci sono tutte le ragioni per questo: gli errori sono stati corretti e lavorare con il programma è diventato molto più conveniente di prima.

La rubrica. Responsabile del contatto. Se Outlook è il "cuore" di MS Office, il cuore di Outlook stesso è senza dubbio il gestore dei contatti. Dopotutto, i dati della rubrica verranno utilizzati non solo da se stesso, ma anche da tutti i programmi della famiglia MS Office. A differenza della modesta rubrica di Outlook Express, il gestore dei contatti ti consente di compilare un intero dossier su tutti i tuoi colleghi, conoscenti di colleghi. Oltre alle informazioni puramente aziendali, la rubrica prevede campi speciali per il nome della moglie, il compleanno, l'anniversario di matrimonio del tuo collega o amico. Per ora, non preoccuparti del motivo per cui il programma aveva bisogno di richiedere informazioni su tali dettagli personali: compila semplicemente il modulo della rubrica. Vedremo in seguito come Outlook utilizza completamente tutte le informazioni che inserisci.

Contact Manager ti consente non solo di creare record separati per ogni destinatario, ma anche di combinarli in gruppi, creando le cosiddette "Mailing List" - questa funzione tornerà utile quando devi inviare lo stesso messaggio o file a tutti i dipendenti di un reparto del tuo ufficio.

E-mail. In Windows, come sappiamo, il rappresentante junior della famiglia Outlook, Outlook Express, gestisce la posta elettronica. E affronta questo lavoro quasi meglio di suo "fratello maggiore". Funziona più correttamente con le codifiche della lingua russa diverse dalla codifica standard di Windows, può ricevere non solo messaggi di posta elettronica personali, ma anche messaggi da newsgroup ...

Ma il punto qui non è che Outlook Express sia buono e Outlook sia cattivo: è solo che i due programmi hanno "sfere di attività" leggermente diverse. Orientato a lavorare in un ambiente di rete aziendale, Outlook ti consente di inviare un messaggio o un file non solo a Internet, ma anche al tuo collega sulla rete locale.

Puoi creare messaggi non solo nell'editor integrato del programma, come era in Outlook Express: ora qualsiasi pacchetto MS Office può diventare la tua "scrivania". Dopo aver creato una tabella in Excel o un documento di testo in Word, puoi, senza uscire dal programma, inviarlo al destinatario desiderato utilizzando il menu "File / Invia".

Come pacchetto per uso aziendale, Outlook dispone di metodi molto sofisticati per proteggere i messaggi in uscita utilizzando sistemi di crittografia incorporati e firme elettroniche individuali. Per un utente domestico, tutti questi gradi di protezione, il più delle volte sembrano eccessivi, ma assicurati che durante il trasferimento di dati riservati, ulteriori precauzioni non danneggeranno. Ha Outlook e un sistema di filtri per pulire la posta da tutti i tipi di "rifiuti elettronici" - pubblicità commerciali, che vengono riversate in abbondanza in ogni casella di posta senza il consenso del proprietario.

Fax. Nelle prime versioni di Outlook, MS Fax era incluso come client fax ed era semplicemente impossibile lavorarci senza lacrime. Con Outlook 2000, gli sviluppatori hanno deciso di correggere questa omissione sostituendo il loro prodotto interno con una versione ridotta di Symantec Fax.

Puoi creare un messaggio fax direttamente dalla shell di Outlook, ma è molto più comodo farlo da altri pacchetti MS Office - Word o Excel - utilizzando il menu "File / Invia" già a noi familiare. La procedura guidata del messaggio fax ti consentirà di aggiungere un'intestazione bella e informativa al tuo documento e tutte le informazioni necessarie per l'invio, incluso il numero di fax, verranno prese dalla rubrica. Oltre all'invio, Outlook può essere configurato per ricevere fax, sia manualmente che automaticamente. Uno dei pochi inconvenienti della procedura guidata fax di Outlook è l'impossibilità di inviare in modo programmato a un numero elevato di utenti: per questo è necessario installare una versione aggiuntiva completa di Symantec WinFax Pro.

Videoconferenza. Nel caso in cui il computer del destinatario sia dotato almeno della più semplice Web-Camera, puoi in qualsiasi momento organizzare una "videoconferenza" in tempo reale utilizzando il programma Net Meeting installato sul tuo computer. E puoi chiamare la tua futura controparte per un "appuntamento" virtuale, ovviamente, usando Outlook. L'unico peccato è che nella pratica degli affari domestici, la videoconferenza all'interno dell'ufficio è ancora relativamente rara e i capi preferiscono distribuire istruzioni preziose ai loro subordinati, per così dire in modalità reale.

Calendario - e non solo un calendario, ma anche un diario dettagliato con la possibilità di elaborare un programma orario anche per un intero anno. Allo stesso tempo, tutti gli eventi e gli incontri programmati per ogni giorno possono essere suddivisi in categorie e, in futuro, il programma per ciascuno di essi può essere visualizzato separatamente sullo schermo. Riceverai un calendario separato per "incontri di lavoro", "riunioni", "cene" e "pianificazione" ... e forse anche "appuntamenti d'amore". Ovviamente non esiste una categoria del genere, ma nulla impedirà all'utente di crearla da solo.

Oltre agli eventi una tantum, puoi anche pianificare eventi ricorrenti. Il calendario risultante può essere visualizzato in diverse modalità: eventi per il giorno corrente, per una settimana, per un mese.

Compiti. Oltre al calendario, Outlook ha un altro strumento di pianificazione integrato: l'elenco delle attività. In esso, non solo puoi descrivere in dettaglio cosa dovrebbe essere fatto e quando, ma anche indicare per quanto tempo prevedi di incontrarti, qual è la quantità di lavoro, quanto costerà completare, ecc.

Altro piccolo, ma importante dettaglio: Outlook può registrare la ricezione degli ordini e di alcuni altri tipi di documenti elettronici in un'apposita cartella denominata "Agenda".

2.2.2 Risoluzione dei problemi di contabilità e controllo dell'esecuzione dei documenti nell'ambiente "MS Outlook"

1. Avvia Outlook facendo clic sul pulsante nel pannello di Microsoft Office o utilizzando il pulsante Start:

Start - Programmi - Microsoft Outlook

Troviamo gruppi di cartelle di lavoro nella finestra del programma.

Tenere traccia delle persone nella cartella Contatti. La cartella Contatti è organizzata come un database. In esso possiamo salvare un'ampia varietà di informazioni: indirizzo e-mail, indirizzo postale, diversi numeri di telefono e alcune informazioni personali relative alla persona di contatto, ad esempio compleanno e anniversario di un evento. Quando si immette il nome o l'indirizzo di un contatto, Outlook suddivide queste informazioni in componenti e le inserisce in campi separati. Possiamo ordinare, raggruppare e filtrare i contatti in base a qualsiasi parte del nome o dell'indirizzo. Basta fare clic sul pulsante o selezionare un comando di menu per inviare a quel contatto una convocazione di riunione, un'e-mail o un'attività. Quando si salvano le informazioni su un contatto in un file, il nome del file può essere: nome, cognome, nome dell'organizzazione, soprannome della persona di contatto o qualsiasi altra parola che ti aiuti a trovare rapidamente questo contatto, ad esempio "catering" . È possibile inserire fino a tre indirizzi per ogni persona di contatto. Uno di essi può essere specificato come postale, dopodiché può essere stampato su etichette postali, buste e utilizzato per creare lettere a più destinatari.

Quando crei contatti nel calendario, un messaggio sull'evento associato al contatto, come il compleanno della persona specificata, appare automaticamente nelle pagine corrispondenti.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Contatti".

Creiamo un nuovo contatto. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "Crea" sulla barra degli strumenti. Si aprirà una finestra di contatto

Inseriamo le informazioni sul contatto nei campi proposti nella scheda "Generale". Alcuni campi dispongono di pulsanti che consentono di inserire le informazioni in modo più accurato. Ad esempio, facciamo clic sul pulsante "Nome completo". Si aprirà un'ulteriore finestra per l'inserimento di un nome. Compila i campi associati al nome del contatto.

La scheda "Azioni" rifletterà ulteriormente tutte le azioni relative a questo contatto: telefonate, invio di messaggi e altro.

Le informazioni su ciascun contatto vengono salvate in una scheda separata. Chiudiamo la finestra dei contatti e vediamo come vengono presentate le informazioni nella cartella Contatti.

Creeremo diversi contatti da diverse organizzazioni con le quali la nostra azienda intrattiene relazioni commerciali.

8. Creiamo diversi contatti con i dipendenti di un'azienda. Per questo:

fare doppio clic sul contatto esistente;

seleziona il comando dal menu "Azioni" - "Crea contatto nella stessa azienda"; si aprirà una finestra in cui alcuni dei campi relativi all'indirizzo e ai numeri di telefono dell'azienda saranno già compilati;

inseriremo le informazioni mancanti e, se necessario, modificheremo anche quelle esistenti.

Inseriamo nella cartella "Contatti" le informazioni sui dipendenti della nostra azienda e, prima di tutto, le informazioni sul direttore.

Modifichiamo la visualizzazione corrente delle informazioni sui contatti in una cartella, utilizzando il comando "Visualizza" - "Visualizzazione corrente" e scegliendo una visualizzazione dall'elenco fornito:

Schede di indirizzo

Schede di indirizzo dettagliate

Elenco telefonico

Per organizzazione o altro.

Telefonata. Tenere traccia delle telefonate aziendali è molto importante. In precedenza, con una buona organizzazione del lavoro, si usava un apposito libro per registrare i messaggi telefonici, che riflettevano le informazioni: a chi o da chi era la chiamata, data, ora, testo del messaggio, chi ha ricevuto (trasmesso). In ambiente Outlook è possibile creare automaticamente un record delle conversazioni telefoniche effettuate.

Se disponi di un modem, Outlook può comporre i numeri di telefono dei contatti. Allo stesso tempo, il tempo di conversazione può essere registrato in Outlook, che viene inserito nel Diario. Puoi anche aggiungere note sulla conversazione lì.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Contatti". Selezioniamo il referente da chiamare.

Sulla barra degli strumenti, aprire l'elenco facendo clic sul pulsante "Composizione automatica" o selezionare il comando "Chiama un contatto" dal menu "Azioni". Selezionare uno dei telefoni di contatto dall'elenco. Si aprirà la finestra "Nuova chiamata".

Seleziona la casella "Crea una voce di diario ogni volta che chiami".

Facciamo clic sul pulsante "Chiama". Se è presente un modem, inizierà immediatamente la composizione del numero di telefono e contemporaneamente si aprirà la finestra “Telefonata”. Quando il modem effettua una connessione, puoi sollevare il ricevitore e chiudere la finestra "Nuova chiamata".

È particolarmente importante indicare i parametri di occupazione se lavoriamo in gruppo e comunicare i nostri piani agli altri partecipanti attraverso la rete. Le nostre opzioni di lavoro li aiuteranno a pianificare il loro orario di lavoro.

Nella finestra "Telefonata", registreremo l'argomento della conversazione e descriveremo in modo più dettagliato il contenuto della conversazione. Con buone qualifiche, il segretario può parlare e registrare la conversazione allo stesso tempo.

Chiudiamo la finestra dopo aver registrato le informazioni sulla chiamata in essa. Alla domanda del programma "Vuoi salvare le modifiche apportate?" rispondere affermativamente. Successivamente, le informazioni sulla telefonata verranno salvate nella scheda contatto e nel "Diario".

Unisci la cartella Contatti con i documenti di Word. Quando inviamo lettere, dobbiamo scrivere sulle buste gli indirizzi del destinatario e l'indirizzo del mittente. Questo lavoro può essere eseguito automaticamente utilizzando le informazioni dalla cartella Contatti. A tale scopo, utilizzare la modalità "Stampa unione" nell'ambiente di programmazione di Word.

Tecnologia di lavoro

Apriamo un nuovo documento di Word.

Eseguiamo il comando "Servizio" - "Buste e adesivi". Si apre la finestra Buste ed etichette.

Andiamo alla scheda "Buste". Vedremo i campi per l'inserimento dell'indirizzo del destinatario e dell'indirizzo del mittente. Sopra ogni campo c'è un'icona "Rubrica".

Nel campo del destinatario, fai clic sul pulsante della rubrica. Nella finestra che si apre, seleziona il destinatario.

Nel campo dell'indirizzo del mittente, fai clic sul pulsante della rubrica. Nella finestra che si apre, seleziona il nome del direttore o altro dipendente della tua azienda, per conto del quale viene inviata la lettera. Deseleziona la casella di controllo "Non stampare".

Per selezionare la dimensione della busta, fare clic sul pulsante "Opzioni". Selezionare la dimensione della busta richiesta dall'elenco.

Per visualizzare la scritta sulla busta, fare clic sul pulsante "Aggiungi" nella finestra "Buste ed etichette".

La cartella da aprire all'avvio di Outlook. Quando si avvia Outlook, si apre automaticamente una delle cartelle, ad esempio Posta in arrivo, che contiene informazioni sulla posta elettronica in arrivo. Tuttavia, l'utente può specificare indipendentemente la cartella che si aprirà all'avvio di un programma, ad esempio Outlook oggi.

Tecnologia di lavoro

Avviamo il programma Outlook.

Andiamo alla scheda "Avanzate" e facciamo clic sul pulsante "Opzioni avanzate".

Nella finestra che si apre, espandi la cartella "Apri" e seleziona la cartella "Outlook oggi" che si aprirà all'avvio di Outlook.

Finiamo di lavorare con il programma.

Riapriamo il programma e assicuriamoci che la cartella che hai specificato si apra all'avvio.

Configurazione utente. L'ambiente software Outlook consente di organizzare sia il lavoro personale di ciascun dipendente che il lavoro di gruppo. Il lavoro di gruppo presuppone la capacità di lavorare con gli stessi documenti.

Per organizzare il lavoro di gruppo dei dipendenti, è necessario che l'impresa disponga di una rete organizzata e di regole generali per l'indirizzamento e l'invio di file in rete da un dipendente all'altro. Questi problemi vengono affrontati da un dipendente speciale: l'amministratore di rete, che ti istruirà in un luogo di lavoro specifico.

L'ambiente software Outlook offre tre modalità di lavoro con la posta:

solo Internet;

aziendale o per gruppi di lavoro;

nessuna e-mail.

In questa sezione, daremo un'occhiata alle funzionalità offline e alle funzionalità di collaborazione di gruppo di base utilizzando la posta elettronica aziendale o Internet.

Prima di iniziare a lavorare nell'ambiente Outlook, dobbiamo definirci come utenti di questo programma su questo computer. Questo viene fatto creando un account utente Internet. Questa voce ti definirà ulteriormente come la persona predefinita responsabile di tutte le attività e le assegnazioni nell'ambiente di Outlook.

Tecnologia di lavoro

Nel menu "Servizio", selezionare la voce "Parametri".

Andiamo alla scheda "Consegna posta".

Facciamo clic sul pulsante "Modifica la configurazione dei servizi di posta".

Assicuriamoci che il nostro computer sia impostato per funzionare con la posta "Solo Internet". Facciamo clic sul pulsante "Annulla".

Nel menu "Servizio", seleziona la voce "Account".

Nella finestra di dialogo Account Internet, seleziona la scheda Posta.

prospettiva della tecnologia informatica del lavoro d'ufficio

7. Diamo un'occhiata agli account esistenti e facciamo clic sul pulsante "Aggiungi". Verrà avviata la "Connessione guidata Internet". Quindi segui i passaggi del "Wizard":

inserisci un nome, ad esempio Anna Ilyina o il tuo nome;

indicheremo l'indirizzo email, per esempio [e-mail protetta] o il tuo indirizzo;

specifica il server dei messaggi in arrivo: mail.ru o il tuo server;

specifica il server dei messaggi in uscita: mail.ru o il tuo server;

indicheremo l'account (puoi lasciare quello suggerito dal "Wizard") e, se necessario, la password;

impostare manualmente l'interruttore "Metodo di connessione a Internet";

terminare il lavoro del "Wizard" facendo clic sul pulsante "Fine"; la finestra di dialogo Account Internet ricompare con l'account creato.

Evidenzia l'account creato. Facciamo clic sul pulsante "Proprietà". Rivediamo e, se necessario, modifichiamo le proprietà dell'account.

Fare clic sul pulsante "Utilizza come predefinito". Ora abbiamo identificato Anna Ilyina (o noi stessi) come utente del programma.

Chiudiamo la finestra di dialogo.

Lavoro di pianificazione dell'orario di lavoro. Le attività del segretario sono molto diverse. Ciò include la preparazione di documenti e telefonate, l'organizzazione dell'accoglienza dei visitatori e molto altro ancora. Questa attività relativa alla soluzione di problemi attuali è invisibile alla persona non iniziata. Tuttavia, l'efficienza dell'impresa dipende da come viene eseguita con successo ed efficienza.

In Outlook, tutti gli appuntamenti sono classificati nei seguenti gruppi che già conosci: Appuntamenti, Riunioni, Eventi, Attività e Telefonate.

Incontri. Un incontro è un evento che coinvolge una o due persone. L'orario dell'incontro viene concordato tra loro ed è riservato nel calendario. L'incontro non richiede il coinvolgimento di risorse: una sala speciale, tempi di preparazione, costi del materiale. Un incontro può essere un rapporto quotidiano al capo, una telefonata e un ricevimento di visitatori. L'importante è che, di regola, questa sia una piccola impresa, in termini di tempo dedicato alla preparazione; è programmato per un certo tempo ed è unilaterale (eseguito personalmente dal segretario) o bilaterale (conversazione tra due).

Tecnologia di lavoro

Facciamo clic sulla scala temporale "Momento", situata non prima di mezz'ora dall'ora corrente;

Scriviamo l'oggetto dell'incontro e premiamo "Invio".

La riunione sarà contrassegnata da un'icona di avviso speciale. Il programma emetterà automaticamente un segnale 15 minuti prima dell'inizio della riunione per avvertire dell'imminente riunione.

Aspettiamo il segnale sonoro.

Cambiamo la durata dell'incontro:

sposta il puntatore del mouse sul bordo superiore o inferiore del record della riunione (il puntatore del mouse cambierà forma);

afferrare e spostare il bordo della riunione.

Creiamo qualche altro incontro con argomenti diversi per i prossimi giorni.

Modifica le opzioni della riunione. Quando si pianifica un appuntamento, è possibile associarlo a un contatto. Quindi le informazioni su di lei verranno registrate nei dettagli di contatto. Sulla base di queste informazioni, puoi sempre ricordare quando e quali incontri si sono svolti con il contatto, a cosa sono stati dedicati. Quando si pianifica un incontro, possiamo specificare le opzioni di impiego.

Tecnologia di lavoro

Aprire la finestra delle opzioni della riunione facendo doppio clic sull'argomento o su una riga vuota dell'agenda.

Considera la scheda Riunione.

Facciamo quanto segue:

cambiare l'argomento della riunione;

indicare il luogo di ritrovo;

disabilitare il flag di avviso;

impostare i parametri dell'occupazione: occupato, libero, discutibile, non al lavoro.

Collegheremo l'incontro con un contatto. Per fare ciò, fai clic sul pulsante "Contatti" nella parte inferiore della finestra di dialogo e nell'elenco dei contatti che si apre, seleziona il nome della persona di contatto con cui è programmato l'incontro.

Note e allegati. Di solito durante la riunione vengono discusse alcune questioni aziendali. Possiamo prendere appunti nella finestra della riunione, appunti, quali questioni dovrebbero essere discusse, suggerimenti sugli argomenti discussi, ecc. Se un documento viene preparato per una riunione, può essere inserito direttamente nella finestra della riunione o collegato ad essa.

Tecnologia di lavoro

Apri la finestra della riunione

Nel campo di testo per le note per la riunione, scrivi il testo: "Discutere le scadenze, il numero di partecipanti e la gamma delle loro domande".

Allega al meeting il file creato e salvato sul computer:

cliccare sul pulsante "Aggiungi file" (o il menu Inserisci - File);

trovare il file desiderato nella finestra di navigazione e fare clic sul pulsante "Inserisci" (l'icona del file apparirà nella finestra).

Possiamo anche inserire il contenuto del file:

selezionare la voce "Oggetto" dal menu "Inserisci";

nella finestra di dialogo, imposta il pulsante di opzione "Crea da file";

fare clic sul pulsante "Sfoglia" e selezionare il nome del file nella finestra di dialogo;

chiudere le finestre di dialogo facendo clic sul pulsante "OK" e assicurarsi che il contenuto del file appaia nel campo delle note.

Pianificazione di appuntamenti ricorrenti. Nel lavoro del segretario ci sono incontri che si ripetono periodicamente. Ad esempio, viene fatta una relazione al direttore all'inizio di ogni giornata lavorativa, i documenti vengono firmati alla fine della giornata lavorativa, una volta alla settimana si tengono riunioni dedicate alla pianificazione del lavoro imminente e una relazione "Sul lavoro svolto. " Tutti questi tipi di appuntamenti possono essere contrassegnati come ricorrenti nel calendario. In questo caso, verranno automaticamente registrati nei giorni programmati.

Tecnologia di lavoro

Creiamo più appuntamenti nel calendario, a cui verrà poi assegnato un attributo di ricorrenza (Tabella 1).

Tabella 1 - Eventi ricorrenti

Impostiamo un flag di ricorrenza per una riunione:

fare doppio clic per aprire la finestra della riunione;

sulla barra degli strumenti, fare clic sul pulsante "Ripetizione";

nella finestra di dialogo "Ricorrenza", impostare i parametri di ricorrenza necessari;

chiudi la finestra della riunione e trova altre date nel calendario per le quali verrà registrata automaticamente una riunione ricorrente.

Programmazione meeting ed eventi. L'incontro prevede l'invito di diversi partecipanti. Outlook ti consente di selezionare i partecipanti dalla cartella Contatti e inviare loro automaticamente gli inviti. Questo tipo di lavoro è direttamente correlato alla possibilità di lavoro di gruppo in rete. Un evento è un'attività che dura tutto il giorno.

Tecnologia di lavoro

Apriamo un incontro ricorrente "Plannerka".

Fare clic sulla scheda "Disponibile per i membri". Quando fai clic su questa scheda, l'appuntamento viene automaticamente convertito in una riunione.

Per selezionare i partecipanti e inviare loro gli inviti, fare clic sul pulsante "Altri". Si aprirà la rubrica.

Selezioniamo i partecipanti alla riunione.

Nell'elenco generato, fai clic sull'icona di invio dell'invito accanto a ciascun partecipante e seleziona gli inviti "invia" o "non inviare".

Quando si forma la cartella "Contatti", tutte le date di nascite e anniversari vengono registrate automaticamente nell'agenda per i giorni corrispondenti come eventi. Una tale entrata nel giorno giusto ci ricorderà la necessità di congratularsi con un partner, che è un segno di cortesia nella comunicazione aziendale. L'evento è indicato nell'intestazione del foglio diario. Esaminiamo il diario e assicuriamoci che la registrazione corrispondente venga effettuata sui compleanni dei tuoi dipendenti e partner.

Creiamo un evento per l'intera giornata "Seminario dei Manager":

fare doppio clic per aprire una nuova riunione;

spunta la casella "Tutto il giorno";

impostare il resto dei parametri della riunione: argomento, luogo, data, ora, partecipanti.

Crea un'attività. La finestra della cartella "Calendario" contiene la "Barra delle applicazioni". Un'attività, a differenza di un appuntamento, non ha una data o un'ora di scadenza specifica. Ha solo una data di inizio e una data di scadenza specifiche. Le attività vengono archiviate in una cartella separata con lo stesso nome. La "barra delle applicazioni" nel calendario è collegata alla cartella "Attività". È possibile impostare i seguenti parametri dell'attività:

indicare l'argomento del problema;

impostare una data di inizio e una data di scadenza;

seguiremo le fasi di completamento: non iniziato, in corso, completato, posticipato, in sospeso;

indicheremo la percentuale dell'attività completata;

affidare l'incarico ad un altro esecutore e controllarne l'esecuzione;

collegare l'attività a un contatto;

allegare un file o prendere appunti;

modificare la visualizzazione dei dettagli dell'attività nella finestra.

Molte di queste opzioni sono simili alle opzioni di riunione.

Tecnologia di lavoro

Consideriamo la presentazione delle informazioni sulle attività nella cartella Calendario e nella cartella Attività. Si sovrappongono in molti modi.

Andiamo nella cartella "Attività".

Per creare un'attività, fai clic sulla riga denominata "Fai clic" - "aggiungi un elemento" - "Attività". In questo modo, possiamo impostare il tema, "Scadenza" e alcuni altri parametri "Attività". Annoteremo l'"Ordine per l'approvazione del programma delle ferie" e indicheremo la data di scadenza nel menu a discesa "Calendario", quindi premere "Invio".

Per immettere informazioni dettagliate sull'attività, fare doppio clic per aprire la finestra dei parametri dell'attività.

Inseriamo la data di inizio, lo stato, la percentuale di completamento dell'attività. Controlliamo la casella di avviso.

Alleghiamo il "File dell'ordine" all'attività.

Creiamo qualche altra attività per i prossimi 5 giorni:

raccogliere informazioni sulle vacanze;

elaborare un programma per il seminario;

fare un elenco dei partecipanti al seminario;

invieremo messaggi telefonici ai partecipanti al seminario.

Assegnazione del compito a un'altra persona e monitoraggio dell'esecuzione. Il segretario non solo svolge in autonomia i compiti del direttore, ma può anche, su sue istruzioni, affidare l'incarico ad un altro dipendente e vigilare sull'attuazione.

Outlook ti consente di assegnare un'attività a chiunque nella cartella Contatti. Quando un'attività viene assegnata, viene inviata automaticamente in rete a un dipendente che diventa il proprietario dell'attività. L'incarico assegnato viene archiviato nella cartella della segretaria, che ha così la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento della sua attuazione.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la finestra delle attività "Invia messaggi telefonici ai partecipanti al seminario".

Sulla barra degli strumenti, fai clic sul pulsante "Assegna attività". Apparirà la riga "A...".

Facciamo clic sul pulsante "A...". Si aprirà la finestra per il destinatario dell'ordine.

Selezionare il contatto desiderato facendo clic e spostarlo nell'elenco dei destinatari del messaggio facendo clic sul pulsante "A...".

Chiudiamo la finestra e assicuriamoci che il contatto selezionato sia indicato nella riga "A...".

Chiudiamo la finestra delle attività. Outlook inizierà a inoltrare l'attività immediatamente. Dopo aver assegnato un compito a un'altra persona, cessiamo di esserne il proprietario, cioè non possiamo modificarne i parametri. Non ci resta che controllare l'esecuzione del compito.

Vediamo nella cartella Attività come è cambiata l'icona Attività. Una nuova icona indica che l'attività è stata assegnata a un'altra persona. Le attività in una cartella sono raggruppate per persona responsabile.

Creiamo altre attività e le assegniamo a persone diverse dalla cartella Contatti.

Modificare la presentazione dei dettagli dell'attività. I dettagli dell'attività sono presentati sotto forma di tabella. Le intestazioni delle colonne indicano le opzioni visualizzate per l'attività. L'ambiente software consente di modificare la presentazione delle informazioni sull'attività. Per fare ciò, utilizzare la voce "Vista corrente" dal menu "Visualizza". Se per qualche motivo non siamo soddisfatti delle visualizzazioni offerte dal programma, possiamo noi stessi impostare un numero qualsiasi di colonne nella tabella, metodi di raggruppamento e ordinamento delle attività.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Attività".

Nel menu "Visualizza", seleziona la voce "Vista corrente" e dal menu aggiuntivo una delle viste.

Vediamo come è cambiata la visualizzazione del problema.

Applichiamo altri tipi di rappresentazione.

Fare clic con il tasto destro sulla barra del titolo.

Nel menu contestuale, seleziona la voce "Cambia vista corrente". Si apre la finestra Visualizza dettagli.

Diamo un'occhiata al contenuto dei pulsanti. Modificare la visualizzazione utilizzando le finestre di dialogo dei pulsanti.

Crea una nota. Una nota adesiva è un piccolo memorandum. Il testo della nota può essere molto vario: un pensiero che non si vuole dimenticare; un promemoria di qualcosa a te stesso o a un altro dipendente; un aneddoto fresco che, a volte, puoi raccontare al tuo partner; preventivo e altro. In un ufficio non computerizzato, a volte puoi vedere questa immagine. Ovunque - sul tavolo, sul telefono, sul muro, sul vetro della finestra, sullo scrittoio - ci sono piccoli fogli su cui sono incollati degli appunti. Queste sono note. D'accordo sul fatto che un tale ufficio può dare a un estraneo un'idea del forte impiego di dipendenti, tuttavia, sembra molto casual.

Le note nell'ambiente software di Outlook sono un analogo elettronico di un taccuino di carta con buoni. Le note vengono utilizzate per registrare domande, promemoria e altro, solitamente scritte su un taccuino di carta. Inoltre, le note sono utili per memorizzare informazioni di cui potresti aver bisogno in seguito, come indicazioni o testo che puoi incollare in altri elementi o documenti. Outlook ha una cartella speciale in cui è possibile creare e salvare una nota e utilizzarla occasionalmente. Oltre a queste funzionalità di base, puoi:

associare una nota a un contatto;

inviare per posta;

genere;

modificare la presentazione della nota.

Come puoi vedere, puoi eseguire azioni simili alle azioni con altri elementi con una nota.

Puoi lavorare lasciando le note aperte sullo schermo. Le modifiche apportate alla nota vengono salvate automaticamente. Quindi il nostro schermo sarà pieno di note.

Tecnologia di lavoro

Apri la cartella Note.

Fare clic sul pulsante "Crea". Si aprirà una finestra di nota gialla.

Annota il testo della nota nella finestra.

Chiudi la nota. Apparirà sotto forma di icona sul campo di lavoro della cartella.

Collega una nota a un contatto:

fare doppio clic sull'icona per aprire la nota;

apri il menu delle note nascoste;

seleziona la voce "Contatti";

nell'elenco dei contatti che si apre, seleziona la persona di cui hai bisogno.

Quando una nota è associata a un contatto, le informazioni al riguardo si riflettono nella scheda "Azioni contatto". Apriamo nella cartella "Contatti" la scheda della persona con cui hai collegato la nota.

Andiamo alla scheda "Azioni" e, tra le altre azioni, troviamo la menzione della nota.

Esploriamo altre funzionalità del menu delle note. Tra gli altri, troveremo il comando Avanti. Quando il comando viene eseguito, si apre una finestra di messaggio di posta elettronica standard. Familiarizzeremo con le regole per l'invio di messaggi di seguito.

Contabilità lavori eseguiti. Un diario è un documento contenente un elenco giornaliero di attività completate ed eventi che si sono verificati nella vita di una determinata persona. I diari sono stati tenuti nei lontani tempi "pre-computer" per poter ricostruire il corso degli eventi.

Nei vari lavori del segretario è necessario anche organizzare la contabilità del lavoro svolto. Per questo, c'è una speciale cartella "Diario" nell'ambiente software. In questa cartella vengono registrati automaticamente i link a tutti i file con cui è stato svolto il lavoro; eventi citati nelle cartelle "Calendario", "Attività", "Note"; Telefonate effettuate.

Alcune informazioni sul lavoro svolto possono essere registrate manualmente nell'agenda. La cartella "Diario" mostra una pianificazione per lavorare con i documenti. Per ogni elemento viene creato un record, che riflette la data, l'ora di inizio del lavoro, il tempo trascorso a lavorare con l'elemento. È possibile aprire l'elemento facendo doppio clic.

Visualizzazione e impostazione del diario. Alcuni elementi possono essere inseriti automaticamente nell'agenda. Si tratta di messaggi, convocazioni di riunioni, risposte a convocazioni di riunioni, riunioni annullate, incarichi, risposte a incarichi, telefonate. L'agenda può registrare automaticamente i documenti creati nei seguenti programmi: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word e altri programmi compatibili con Microsoft Office. Possiamo indicare i contatti per i quali dobbiamo inserire le annotazioni nell'agenda.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Diario". Mentre stavamo lavorando nell'ambiente Outlook, alcune voci sul nostro lavoro sono già apparse nella cartella. Le voci dell'Agenda sono raggruppate per tipo.

Diamo un'occhiata ai gruppi di record. Per visualizzare i record dello stesso tipo, fare clic sul pulsante con il segno (+). Per chiudere il gruppo, fare clic sul pulsante con il segno (-).

Per specificare i tipi di record, file e contatti per i quali le informazioni devono essere salvate nell'agenda, nel menu "Strumenti", selezionare la voce "Opzioni".

Nella scheda "Impostazioni", premere il pulsante "Opzioni" per il diario.

Nella finestra "Impostazioni agenda", spuntare le caselle accanto ai tipi di elementi, contatti e file che devono essere presi in considerazione nell'agenda.

Registrazione manuale dell'evento nell'agenda.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Diario".

Sulla barra degli strumenti, fai clic sul pulsante "Crea". Si apre la finestra Nuova voce di diario (Senza titolo).

Nel campo "Oggetto", inserisci una descrizione.

Nell'elenco "Tipo" selezionare il tipo di voce da inserire nell'agenda.

Se necessario, impostiamo altri parametri.

Inoltro di messaggi tramite e-mail. Al giorno d'oggi, la posta elettronica è un mezzo di comunicazione comune quanto il telefono e la posta ordinaria. Inoltre, l'e-mail è ancora più preferibile per i seguenti motivi:

il messaggio viene inviato direttamente dal posto di lavoro;

i messaggi raggiungono il destinatario molto rapidamente;

non richiesto materiali di consumo(carta, buste, inchiostro);

puoi inviare una lettera a più indirizzi contemporaneamente;

grazie a tutto quanto sopra, il tempo viene notevolmente risparmiato.

In un moderno ufficio aziendale, la posta elettronica è un attributo essenziale e la capacità di utilizzarla è l'abilità professionale più importante di una segretaria e di qualsiasi altro dipendente.

Le informazioni trasmesse via e-mail sono chiamate messaggio (Mail Message). I messaggi inviati via e-mail sono divisi in quattro gruppi:

Posta in arrivo - ricevuto via e-mail;

In uscita - quelli da inviare;

Bozze - messaggi in preparazione;

Spedito.

Sono presenti cartelle nel riquadro principale di Outlook che corrispondono a questi gruppi di messaggi. È conveniente organizzarli in un gruppo separato di cartelle "Posta". Per utilizzare Outlook per inviare e ricevere posta su Internet, è necessario un account. Abbiamo discusso la procedura per la creazione di un account sopra.

Crea e invia un messaggio. L'ambiente software Outlook ha una casella di messaggio standard, in cui noi, come su una busta, dobbiamo indicare a chi è indirizzata, nonché l'oggetto e il contenuto. Inoltre, possiamo allegare al messaggio un file precedentemente preparato, inserire un'immagine. Se Outlook non è impostato per inviare e-mail immediate, tutti i messaggi creati verranno salvati nella cartella Posta in uscita.

In ambiente Outlook è possibile impostare la modalità di invio del messaggio: immediata o su comando.

Tecnologia di lavoro

Imposta la modalità di invio del messaggio:

nel menu "Servizio", selezionare "Opzioni";

nella finestra "Opzioni" vai alla scheda "Consegna posta";

seleziona o deseleziona la casella Invia messaggi immediatamente.

Apriamo la cartella "Posta in uscita" e facciamo clic sul pulsante "Nuovo". Si aprirà una finestra di messaggio. Questa finestra consente di trasferire informazioni sotto forma di testo normale, nonché di allegare file alla lettera:

Nella finestra del messaggio, fare clic sul pulsante "A..." e selezionare uno o più destinatari dall'elenco dei contatti. Possiamo anche scegliere a chi inviare una copia (pulsante Cc) e una copia per conoscenza nascosta (pulsante Ccn).

Nel campo "Oggetto", inseriremo brevemente il titolo del messaggio.

Nel campo di lavoro, inserisci il testo del messaggio.

Per creare un allegato, seleziona la voce "File" dal menu "Inserisci".

Nella finestra di ricerca, fare doppio clic sul file precedentemente creato e salvato. L'allegato viene visualizzato come un'icona di file con il suo nome nella parte inferiore della finestra del messaggio.

Per inviare un messaggio, fare clic sul pulsante "Invia" sulla barra degli strumenti. Il messaggio verrà inviato immediatamente o inserito nella cartella Posta in uscita, a seconda della modalità impostata.

Se non abbiamo impostato la modalità di invio immediato dei messaggi, dobbiamo utilizzare il comando "Invia" dal menu "Servizio". Dopo che il messaggio è stato inoltrato, il messaggio verrà automaticamente spostato dalla cartella Posta in uscita alla cartella Posta inviata.

È possibile combinare le azioni di invio e ricezione di messaggi. Per farlo, seleziona il comando Invia/Ricevi dal menu Servizio. Nell'elenco a discesa, seleziona la voce dell'account (se ce ne sono più) su cui vogliamo eseguire azioni. Successivamente, il computer si connetterà al server di posta e i messaggi verranno inviati. Se il server di posta ha ricevuto messaggi per il tuo account, verranno inoltrati al nostro computer.

Creiamo un nuovo messaggio sul tema "Coordinamento dei tempi di consegna delle apparecchiature" e lo indirizziamo al contatto.

Se non abbiamo finito di comporre il messaggio o non lo invieremo nel prossimo futuro, lo salveremo nella cartella "Bozze". Per fare ciò, seleziona il comando "Salva" dal menu "File".

Possiamo inviare un messaggio a un indirizzo non registrato nella cartella "Contatti". Per fare ciò, nella riga "A ...", annota esplicitamente l'indirizzo e-mail.

Visualizza cartelle di posta e messaggi. Man mano che le cartelle di posta si riempiono, possiamo vedere un numero accanto al nome della cartella nel riquadro di Outlook. Questo numero indica quanti elementi (messaggi) sono presenti nella cartella. Possiamo aprire una cartella, visualizzare l'elenco dei messaggi in essa contenuti, aprire qualsiasi messaggio, trasferirlo in un'altra cartella. Gli allegati allegati ai messaggi possono essere salvati separatamente in altre cartelle del computer. Di tanto in tanto è necessario eliminare i messaggi non necessari dalla cartella.

Tecnologia di lavoro

Diamo un'occhiata alle cartelle di posta nel riquadro di Outlook e determiniamo, senza aprire le cartelle, quanti elementi ci sono.

Per ricevere i messaggi in arrivo dal server, selezionare il comando Invia/Ricevi dal menu Servizio.

Se non siamo in grado di lavorare con la posta elettronica in ufficio, copieremo diversi messaggi dalla cartella Posta in uscita alla cartella Posta in arrivo. Per fare ciò, prendi il nome del messaggio e spostalo sull'icona Posta in arrivo nella barra di Outlook.

Apriamo la cartella "Posta in arrivo".

La cartella è divisa in due parti. Nella parte superiore c'è un elenco dei messaggi nell'ordine in cui sono stati ricevuti, e alcune informazioni: da chi, oggetto, data e ora di ricezione. Per visualizzare il messaggio, fare clic su di esso. Il testo del messaggio viene visualizzato in basso. Se è presente un'icona a forma di graffetta accanto al messaggio, il messaggio contiene un allegato.

Apriamo un messaggio con un allegato. Salviamo l'allegato separatamente come file:

fare doppio clic sulla riga del messaggio per aprire la finestra del messaggio;

nella finestra di navigazione, selezionare la cartella in cui vogliamo salvare il file, inserire il nome del file o lasciare quello specificato, quindi fare clic sul pulsante "Salva".

Cancelliamo il messaggio dalla cartella. Per fare ciò, prendi il messaggio e spostalo nell'icona della cartella Posta eliminata.

Quando molti elementi si accumulano nella cartella Posta eliminata, possiamo svuotare la cartella, ovvero eliminare definitivamente gli elementi. Per fare ciò, fare clic con il tasto destro del mouse sull'icona della cartella "Posta eliminata" e selezionare il comando "Posta eliminata" della cartella "Vuota" nel menu di scelta rapida.

Utilizzo di firma e biglietto da visita. Nella corrispondenza commerciale, le frasi standard vengono spesso utilizzate per iniziare e terminare una lettera. In Outlook, tali frasi sono chiamate firme, sebbene nella vita reale chiamiamo firma il nome del mittente indicato alla fine della lettera. Qui il concetto di firma è un po' più ampio. La firma può essere qualsiasi frase conveniente nel contesto di questo messaggio, che è stata compilata in anticipo e salvata con un determinato nome. Possiamo creare diverse firme per diverse occasioni e inserirle nel messaggio.

Oltre alla firma, questa applicazione utilizza il concetto di biglietto da visita elettronico con informazioni su di noi, che possiamo allegare al messaggio. Il destinatario del nostro messaggio può, in base a questo biglietto da visita, creare un biglietto con informazioni su di noi nella cartella Contatti. Un biglietto da visita elettronico è formato sulla base di una voce della nostra cartella Contatti e, di fatto, è un analogo di un biglietto da visita con tutte le informazioni in esso contenute. Pertanto, se vogliamo inviare al partner non tutte, ma solo una parte delle informazioni, dobbiamo creare un duplicato della scheda contatto con i dati selezionati:

creare e inserire firme in un messaggio;

allegare un biglietto da visita al messaggio;

creare un contatto in base al biglietto da visita inviato.

Tecnologia di lavoro

Apriamo la cartella "Posta in uscita".

Per creare una o più firme, seleziona il comando "Opzioni" dal menu "Strumenti".

Andiamo alla scheda "Messaggio". Facciamo clic sul pulsante "Seleziona firma".

Nella finestra "Seleziona firma" che si apre, fai clic sul pulsante "Crea". Viene avviata la procedura guidata per la creazione della firma.

Inseriamo il nome della firma, ad esempio "Ti auguro buona fortuna con il tuo biglietto da visita" e impostiamo il pulsante di opzione "Inizia con modello vuoto". Facciamo clic sul pulsante "Avanti".

Nella finestra "Cambia firma", inserisci il testo.

Alleghiamo alla firma un biglietto da visita:

fare clic sul pulsante "Crea un biglietto da visita dall'elenco dei contatti ...";

seleziona il nome del contatto nell'elenco che si apre;

fare clic sul pulsante "Fine".

Creiamo un nuovo messaggio.

Nel menu "Inserisci", seleziona la voce "Firma". Nell'elenco a discesa, seleziona una firma.

Riceveremo nuovi messaggi utilizzando il comando "Invia/Ricevi".

Apriamo un messaggio con allegato un biglietto da visita.

Facciamo clic sull'icona "Graffetta" e apriamo il biglietto da visita elettronico che ci è stato inviato. Sembra una scheda di contatto.

Scriviamo un nuovo contatto nella nostra cartella. Per fare ciò, fare clic sul pulsante "Salva e chiudi". Le informazioni verranno salvate automaticamente nella cartella Contatti. È possibile integrare ulteriormente questa carta con informazioni nuove o modificate sul partner.

Apriamo la cartella "Contatti" e assicuriamoci che ci sia un nuovo record relativo al contatto.

Formattazione del messaggio. Finora abbiamo creato messaggi scritti in chiaro. Molti messaggi di posta elettronica, brevi e di tipo professionale, non richiedono una formattazione aggiuntiva e sono pertanto scritti in testo semplice e non formattato. Inoltre, tali messaggi occupano poca memoria e richiedono meno tempo per il trasferimento.

Tuttavia, a volte diventa necessario inviare un messaggio più luminoso e colorato. Questo di solito è associato a qualche tipo di celebrazione. Per questi casi, l'ambiente di programmazione Outlook offre opzioni avanzate per la formattazione del testo, nonché l'inserimento di immagini, ovvero l'uso di Microsoft Outlook o formati HTML per la preparazione dei messaggi. Quando si utilizza uno di questi formati, quando si compone il messaggio, viene visualizzato un riquadro simile al riquadro di formattazione di un editor di testo di Word. Lo scopo dei pulsanti di formattazione è indicato nelle descrizioni comandi.

Tecnologia di lavoro

Per inserire un'immagine in un messaggio, preparala in anticipo e salvala in formato gif in una cartella. Nel menu "Inserisci", seleziona la voce "Immagine".

Nella finestra che si apre, fare clic sul pulsante "Sfoglia" e nella finestra di ricerca selezionare il file immagine e fare clic sul pulsante "Apri". Il nome apparirà nella finestra di inserimento dell'immagine.

Chiudere la finestra facendo clic sul pulsante "Inserisci". L'immagine apparirà nella finestra del messaggio.

Mandiamo un messaggio.

Invio di una risposta a un messaggio. È molto importante per ogni persona che invia posta sapere se il messaggio è stato ricevuto. L'ambiente Outlook offre la possibilità di inviare automaticamente notifiche - brevi messaggi al mittente quando è stato ricevuto un messaggio. Per fare ciò, è necessario impostare i parametri di tracciamento della posta.

Oltre alla notifica, molti messaggi richiedono una risposta. Quando inviamo una risposta, possiamo allegare il messaggio originale o parte di esso in modo che il destinatario capisca immediatamente a quale messaggio è arrivata la risposta.

Tecnologia di lavoro

Apriamo il comando "Opzioni" nel menu "Servizio".

Nella scheda Impostazioni, fai clic sul pulsante Opzioni posta.

Nella finestra "Impostazioni e-mail" che si apre, troveremo un campo che afferma che "quando rispondi a un messaggio, includi e sposta il testo del messaggio originale". Questo campo ha un elenco a discesa di altre opzioni. Tuttavia, è meglio lasciare ciò che offre il programma.

Fare clic sul pulsante "Opzioni di monitoraggio".

Controlliamo le caselle e attiviamole. Questi parametri ci permetteranno di gestire automaticamente l'invio delle notifiche per i messaggi ricevuti. Tale comunicazione indicherà la data e l'ora di ricezione del messaggio. Possiamo anche scoprire quando è stato ricevuto il nostro messaggio.

Assicuriamoci che dopo aver impostato i parametri specificati, l'ambiente Outlook inoltrerà automaticamente le notifiche di ricezione dei messaggi.

Per inviare una risposta a un messaggio nella cartella Posta in arrivo, seleziona la riga con l'intestazione del messaggio.

Sulla barra degli strumenti, fai clic sul pulsante "Rispondi". Si aprirà una nuova finestra di messaggio, nella quale verrà indicato l'indirizzo del mittente nella riga "A...", il testo del messaggio originale verrà inserito nel campo messaggio, la riga Oggetto indicherà: RE: .

Inseriremo il testo della risposta, cancelleremo parte o tutto il messaggio originale.

Invieremo una risposta.

L'organizzazione del lavoro con i documenti è una tecnologia di gestione chiave in qualsiasi istituzione: dall'ufficio piccola impresa a un dipartimento federale o a una grande società. Naturalmente, una gestione efficace richiede un qualche tipo di sistema di gestione dei documenti. Quanto più ampia è la portata e la portata delle attività dell'organizzazione, tanto più importante e indipendente è il ruolo svolto dall'effettivo sistema di lavoro d'ufficio.

Fino a poco tempo il lavoro con i documenti si svolgeva principalmente attraverso lo spostamento di documenti cartacei e la manutenzione di molti registri e schedari cartacei. L'uso delle nuove tecnologie dell'informazione nel campo delle istituzioni educative prescolari consente di trattare il lavoro d'ufficio non come un meccanismo rigido e conservativo, ma come uno strumento efficace e flessibile per implementare vari tipi di innovazioni in questo settore. Attualmente, lo sviluppo delle tecnologie dell'informazione ha portato alla nascita di metodi e strumenti che forniscono soluzioni integrate per l'automazione del lavoro d'ufficio, consentendo di automatizzare le operazioni manuali e la ricerca dei documenti, per controllare l'esecuzione degli ordini relativi ai documenti.

Il sistema informativo "Documenti dell'organizzazione" è stato implementato per migliorare l'efficienza della scuola linguistica "Success", come suddivisione strutturale di KGOU SPO KPK.

Nel corso del lavoro, i compiti sono stati risolti:

sono state studiate letteratura teorica generale, speciale sul tema della ricerca e materiali dell'area disciplinare;

familiarizzazione e studio della struttura dell'organizzazione, dei documenti e del flusso documentale;

implementato il flusso documentale della scuola linguistica "Success", come suddivisione strutturale di KGOU SPO KPC basata sull'applicazione software MS Outlook, che ha permesso di ottenere i massimi risultati nell'elaborazione e nella contabilizzazione dei documenti con costi minimi per software e hardware.

L'implementazione del progetto di diploma ha permesso di integrare tutti i documenti dell'organizzazione nell'ambiente MS Outlook, che ha permesso di:

organizzare i documenti in modo ottimale per l'uso;

evidenziare gli eventi principali e ricordarli in modo tempestivo (durante il processo educativo);

automatizzare completamente il lavoro d'ufficio dell'organizzazione.

Pertanto, per aumentare la velocità e l'affidabilità delle soluzioni ai problemi del lavoro d'ufficio nell'ambito di questa organizzazione. Il vantaggio del sistema è la sua flessibilità, ad es. la possibilità di personalizzarlo per qualsiasi istituzione, comprese tutte le informazioni nelle schede "Contatti" di interesse per l'organizzazione stessa, nonché la capacità di lavorare con altre applicazioni MS Office.

L'uso delle tecnologie informatiche e delle tecnologie di automazione dell'ufficio è una direzione promettente e consente di organizzare il lavoro con il flusso di documenti delle istituzioni a un livello moderno.

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E.S. Makushnikova

EFFICIENZA DELLA GESTIONE DEGLI ISTITUTI EDUCATIVI

Parole chiave: efficienza gestionale, istituzione educativa, servizi educativi, università imprenditoriale.

Riassunto: L'articolo discute gli approcci teorici e metodologici per migliorare l'efficienza della gestione delle organizzazioni educative.

Parole chiave: governance, istituzione educativa, servizi educativi, università imprenditoriale.

Abstract: L'articolo discute gli approcci teorici e metodologici per migliorare la gestione delle organizzazioni educative.

Nel contesto dello sviluppo del management universitario e della commercializzazione dei servizi educativi, i termini

un'università imprenditoriale, un'organizzazione educativa di tipo imprenditoriale e altre sono ampiamente utilizzate nella letteratura scientifica e commerciale europea e russa. L'Europa ospita regolarmente conferenze internazionali dedicato all'imprenditorialità nell'istruzione. Tuttavia, tra i circoli scientifici e didattici nazionali, in particolare i rappresentanti dei gruppi di età più avanzata, il termine

L'"imprenditorialità" in relazione all'istruzione e alla scienza incontra una reazione negativa. L'esperienza dello sviluppo di successo delle università europee e russe mostra che in

condizioni moderne di un mercato scientifico ed educativo globale e altamente competitivo, non esiste alternativa alla commercializzazione delle attività educative e della ricerca scientifica e, di conseguenza, a uno stile di lavoro imprenditoriale.

Enfasi sull'innovatività nell'imprenditorialità organizzazioni educative, sono fatti non solo da stranieri, ma anche da eminenti scienziati russi. Tra questi: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. e così via.

Transizione all'innovazione, regime imprenditoriale il lavoro dell'università apporta seri aggiustamenti alle attività sia della direzione che del personale docente. Il raggiungimento di questo obiettivo è possibile solo se c'è personale professionale e pedagogico che ha superato la selezione competitiva e la riqualificazione, che è ricettivo a tutto ciò che è nuovo, capace di creare, in possesso di strategie per la ricerca autonoma e capacità di lavoro di squadra, con senso di responsabilità e un desiderio di creare un elenco aggiornato delle competenze chiave e professionali.

Valutare le prospettive di sviluppo delle università, come

organizzazioni imprenditoriali educative di tipo innovativo, va notato che non esiste alternativa a questa strategia nel contesto della crisi economica e finanziaria in corso.

Le principali disposizioni dell'approccio basato sulle competenze sono delineate nel "Concetto per la modernizzazione dell'istruzione russa per il periodo fino al 2010", in cui uno dei compiti principali del sistema educativo è la necessità di formare un sistema integrale di competenze universali , la capacità di agire in modo indipendente e la responsabilità, cioè le competenze chiave che determinano la qualità dell'istruzione moderna. Il concetto di competenza si è formato nel contesto dell'emergere di un nuovo approccio alle risorse umane in Occidente, che ha permesso di fissare l'esigenza emergente di adattamento umano ai cambiamenti intensivi della tecnologia e delle esigenze lavorative. Con questo approccio, le competenze si caratterizzano come una capacità generale che si manifesta e si forma nell'attività, si basa su conoscenze, valori, inclinazioni e consente a una persona di stabilire una connessione tra una conoscenza e una situazione, di trovare una procedura (sistema di azioni ) per risolvere con successo un problema. A differenza di conoscenze, abilità e abilità che implicano un'azione per analogia con un modello, la competenza prevede l'esperienza di un'attività indipendente basata sulla conoscenza universale.

Tuttavia, tutti i ricercatori concordano sul fatto che le competenze rappresentano una struttura multilivello.

Un approccio generalizzante e integrato alla comprensione delle competenze è presentato nei lavori degli scienziati russi. A differenza delle loro controparti occidentali, considerano le competenze come componenti della cultura professionale, anche pedagogica, dell'individuo.

La struttura della competenza manageriale

l'istruzione comprende le seguenti componenti: una componente cognitiva, che include un sistema di conoscenze manageriali. Presuppone la presenza di determinate conoscenze manageriali, compresi i fondamenti della gestione scientifica, aiutando uno specialista a valutare adeguatamente situazioni manageriali reali, utilizzare, trovare e applicare le informazioni necessarie per risolverle, nonché sviluppare competenze manageriali nel processo di auto- gestione. La componente motivazionale include motivazioni personali significative e atteggiamenti di valore, un atteggiamento positivo verso lo svolgimento di attività manageriali, entusiasmo per la leadership, un interesse professionale per il lavoro manageriale, un approccio creativo al lavoro di un manager, la necessità di un costante sviluppo e miglioramento delle capacità manageriali competenza. La componente di attività comprende ricerca, organizzazione, capacità di progettazione di uno specialista, capacità di progettazione di un leader, che gli consentono di implementare tecnologie di gestione efficaci nello spazio educativo. La componente personale è un insieme di caratteristiche personali del leader che sono significative per una gestione efficace.

L'attività di gestione di un efficace manager dell'istruzione, a causa della complessità e della variabilità del processo di gestione stesso, è sempre di natura creativa, creativa. Un approccio alla gestione basato sulle competenze non solo non viola questo modello, ma al contrario aumenta significativamente l'efficienza del lavoro del personale direttivo. La ragione di ciò risiede nel meccanismo stesso dell'attuazione di questo approccio, poiché i risultati dell'attività manageriale sono direttamente correlati non solo alla completezza e coerenza delle conoscenze manageriali, ma alla manifestazione delle qualità personali del leader, alla capacità di agire in nuove situazioni della vita professionale, personale e sociale.

Pertanto, aumentare l'efficienza della gestione delle istituzioni educative presuppone la soluzione dei seguenti compiti:

Utilizzando gli elementi di apprendimento orientato alla pratica esistenti all'università e adattandoli all'ambiente aziendale

Modellazione dell'infrastruttura organizzativa dell'ambiente aziendale interno dell'università (identificazione delle unità infrastrutturali, determinazione della sequenza della loro creazione);

Sviluppo di una rete di unità infrastrutturali che riproducano infrastrutture urbane e funzionino secondo le leggi di un'economia di mercato;

Sviluppo di un meccanismo per l'interazione delle unità infrastrutturali dell'università con unità strutturali Università;

Sviluppo di supporto educativo e metodologico per l'uso di un ambiente aziendale interno funzionante in conformità con gli obiettivi di modernizzazione del processo educativo per soddisfare i requisiti dell'università;

Creazione e sviluppo dell'istituto di insegnanti che sviluppano programmi individuali.

Questo approccio richiede cambiamenti sistemici nel contenuto e nell'organizzazione del processo educativo dell'università e l'implementazione di un complesso di risorse, termini e fasi di trasformazioni interconnessi, ma contribuirà alla formazione di vantaggi competitivi a causa dell'emergere di effetti sinergici di interazione con l'ambiente imprenditoriale.

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La scheggia di Syu.

MIGLIORAMENTO DELLA GESTIONE DELLA COMPETITIVITÀ UNIVERSITARIA

Istituto di economia e diritto di Voronezh

Parole chiave: istituti di istruzione superiore, competitività, gestione, diversificazione.

Riassunto: L'articolo propone indicazioni promettenti per aumentare la competitività degli istituti di istruzione superiore.

Parole chiave: alta formazione, competitività, management, diversificazione.

Abstract: L'articolo suggerisce modi promettenti per migliorare la competitività degli istituti di istruzione superiore.

In condizioni moderne, con una grande varietà istituzioni educative, un'università separata, in quanto unità indipendente, deve essere competitiva nel mercato dell'istruzione. Ogni università decide da sola come e con quali metodi si distinguerà da molte altre istituzioni educative.

Lo sviluppo del sistema educativo nella Federazione Russa è dovuto al desiderio delle università di soddisfare i nuovi requisiti per la qualità e la struttura dell'istruzione. Le tendenze che riflettono lo sviluppo del sistema educativo includono: diversificazione interna delle attività delle università nei settori; la transizione della cooperazione internazionale ad un nuovo livello, sia nel campo della ricerca scientifica che nel campo dell'istruzione; sviluppo del processo di formazione di quattro modelli di base di un istituto di istruzione superiore; transizione del sistema di istruzione superiore verso una nuova struttura multistadio.