Formas de mejorar la eficiencia de la gestión escolar. Mejorar la eficiencia de la gestión de la educación preescolar. El concepto y la estructura del sistema de gestión de la organización.

Secciones: Trabajar con niños en edad preescolar

Introducción

Relevancia. Para que la actividad gerencial del titular de la institución de educación preescolar sea efectiva, debe estar estructurada. Confíe en el análisis situación educativa en la aldea, el distrito y las solicitudes de los padres, para ser transformador (de acuerdo con los resultados de la investigación de L.I. Falyushina) - para tener como objetivo mejorar habilidades profesionales para cambiar y transformar las actividades pedagógicas, y es imperativo unir a todos los empleados de la institución educativa preescolar. Al mismo tiempo, se vuelve importante estructura organizativa gestión de la institución educativa preescolar.

La gestión de una institución educativa es una actividad especial en la que sus sujetos, a través de la planificación, organización, liderazgo y control, aseguran la organización de actividades conjuntas de niños, maestros, padres, personal de servicio y su enfoque en el logro de las metas educativas y de desarrollo de una institución educativa.

Según la definición de M.M. Potashnik, la estructura organizativa de la gestión en una institución preescolar es un conjunto de sujetos individuales y colectivos, entre los cuales se distribuyen los poderes y la responsabilidad por el desempeño de las funciones de gestión. Hay conexiones y relaciones que se pueden reproducir regularmente, es decir, la estructura organizativa de la gestión es una forma de dividir el sistema de gestión en partes y al mismo tiempo integrarlo en un todo.

Para analizar el sistema de gestión de la calidad en una institución educativa preescolar y la influencia del director del jardín de infantes en él, puede utilizar la metodología de J. Nissinen y E. Vodtilainen con estimaciones. Sin embargo, el método de evaluación de la eficacia de la gestión educativa de I.K. Shalaeva, desarrollado sobre la base de la gestión orientada al programa motivacional (MPTsU), que incluye las ventajas de las direcciones racionalistas y conductuales de la ciencia de la gestión. En el marco de los cursos, tuve la oportunidad de participar en el desarrollo de un modelo para las actividades de una institución de educación preescolar. Se desarrollaron las características de criterio de los deberes funcionales del jefe del jardín de infancia y las características de criterio de los resultados finales de la actividad del jardín de infancia. Utilizando la regla cualimítrica para evaluar el indicador integrador, desarrollada por I.K.Shalaev, determiné la calificación de certificación del jardín de infantes y mis actividades de gestión, lo que garantiza una planificación adecuada y la mejora de la eficiencia de las instituciones educativas preescolares.

Objetivo: Mejorar la eficiencia de la gestión de las instituciones de educación preescolar basadas en el MPCU.

Tareas:

1. Introducir responsabilidades funcionales en forma de estándares cualimétricos.
2. Desarrollar características de criterio de los resultados finales de la institución educativa preescolar.
3. Evaluar la efectividad de la gestión a través de la experiencia de la institución educativa preescolar.

Un objeto: jardín de infancia

Artículo: actividades del director de la institución educativa preescolar

Métodos de búsqueda:

1. Metodología del MPCU.
2. El método de las evaluaciones de expertos.

Capítulo 1. Autocertificación del objetivo del programa de una institución de educación preescolar

1.1. Análisis del sistema del proceso educativo de una institución de educación preescolar

Análisis estratégico

Análisis táctico

Análisis tradicional:

Consideramos las tareas planteadas para el año junto con el contenido, analizamos los resultados positivos y negativos y, en base a esto, las perspectivas que siguen para futuras actividades.

1.2. Modelo DOE

El problema de obtener un modelo de un sistema real fue y sigue siendo relevante. Los modelos deben reflejar sistemas reales no solo con ciertos parámetros, sino también describir las relaciones cuantitativas de su funcionamiento. Cuando se aplican a procesos de control, los modelos cuantitativos deben permitir la evaluación numérica de los resultados de una acción de control. El modelo de actividad de la institución educativa preescolar fue desarrollado por el doctor en ciencias pedagógicas, profesor I.K. Shalaev.

Para una gestión exitosa y obtener altos resultados en las actividades de gestión, un líder debe tener ciertas cualidades. Como muestran los estudios especiales y la práctica de la implementación de la gestión motivacional de programas y objetivos, las siguientes cualidades están en demanda:

• autorrealización (A);
• valores ideológicos y personales del líder, convicciones, voluntad, valentía, trabajo, iniciativa, organización, humanidad (I);
• erudición y crecimiento del profesionalismo, profundidad y practicidad de la mente, conocimiento (E);
• habilidades organizativas y la capacidad de administrarse a sí mismo, habilidades y habilidades organizativas, la capacidad de leer a una persona, la capacidad de influir en las personas (O);
• humanidad y metas personales, sociabilidad (H);
• estilo de gestión y conocimiento de los enfoques de gestión modernos (C);
• empatía y reflexión gerencial (R).

Los estándares cualimétricos de cualidades profesionales y personales fueron desarrollados por el Doctor en Ciencias Pedagógicas, Profesor I.K. Shalaev.

La eficacia de cualquier organización depende de la eficacia con la que se lleve a cabo el proceso de gestión. Algunos líderes (principalmente del lado izquierdo del cerebro) eligen tecnologías racionalistas, otros (principalmente del lado derecho del cerebro), tecnologías conductuales. Elegí los parámetros tecnológicos del MPCU como una educación integradora de enfoques racionalistas y conductuales: sa, Pdc, Rip, cn, so, ck, cf.

La tecnología MPCU se puede expresar mediante una secuencia de funciones de gestión:

• as- análisis estratégico, cuyo tema es el estado socio-psicológico del equipo (actitud hacia el trabajo, hacia los compañeros de trabajo, hacia uno mismo);
• a- análisis táctico, cuyo tema es la base de las creencias para las nuevas tareas de gestión y el nivel de implementación de las funciones socio-psicológicas de la gestión;
• pero- análisis tradicional, cuyo tema es el proceso educativo (de producción);
• Pdc- construcción de un árbol de objetivos de gestión;
• Rotura- desarrollo de un programa de ejecución;
• PD- planificación estratégica, cuyo resultado es la construcción de situaciones de estímulo, adecuadas a las indicaciones de la CA;
• Vie- planificación táctica, adecuada a las indicaciones de la mañana;
• NS- planificación tradicional, adecuada a las indicaciones y;
• avispas– organización estratégica dirigido a la implementación de ps;
• desde- la organización es táctica, dirigida a la implementación de PT;
• O- la organización es tradicional, dirigida a la implementación de p;
• policía- control estratégico, cuyo tema es el proceso de lograr el objetivo de una situación de estímulo;
• kt- control táctico, cuyo tema es el proceso de consecución de la base de persuasión para nuevas tareas de gestión;
• Para- control tradicional, cuyo tema es el cumplimiento de la labor docente y educativa con los estándares estatales;
• ordenador personal- regulación estratégica, dirigida al proceso de implementación de la estrategia socio-psicológica;
• rt- regulación táctica, dirigida al proceso de implementación de tácticas socio-psicológicas;
• R- la regulación tradicional como componente del ciclo de gestión en relación con el proceso educativo.

Los estándares cualimétricos del proceso de control fueron desarrollados por el Doctor en Ciencias Pedagógicas, Profesor I.K. Shalaev.

Se sabe que el orden social y las responsabilidades funcionales no dependen del tema de la gestión; se le prescriben simultáneamente con la orden de nombramiento para el puesto. Por tanto, los parámetros de responsabilidades funcionales (f1 - f10) encajan en el modelo de los sujetos de gestión según los niveles. Los estándares cualimétricos desarrollados por nosotros para el apoyo funcional y de recursos de la educación preescolar, ver Anexo 1, y los estándares cualimétricos de la actividad pedagógica desarrollados por nosotros, ver en Anexo 2 .

En la actualidad, no me planteo la meta de desarrollar un modelo de posgrado, pero en el futuro dicho modelo será muy demandado en la práctica, ya que asegurará la intencionalidad de las actividades de cada miembro del equipo en la formación de ciertas cualidades del egresado, y también permitirá asegurar la continuidad del "DOE - Escuela", lo que aumentará la eficiencia de las actividades de la institución educativa preescolar.

Proyecto modelo de posgrado DOW

1.3. Examen de la institución educativa preescolar.

Por autocertificación de programa-objetivo me refiero a la autocertificación, en la que los parámetros medidos están determinados por el árbol de objetivos (ver el árbol de objetivos), y las características del criterio son determinadas por el programa en ejecución (ver las características del criterio). Al mismo tiempo, las antiguas preguntas "¿medimos?" y "¿Así es como medimos?" en virtud de las leyes del MPCU y las reglas de cualimetría, reciben su permiso positivo.

Indicadores de rendimiento de la autocertificación del jefe del MDOU d / jardín de infancia "Raketa" c. Galbstadt de la Región Nacional Alemana - ARZ

1 / Desarrollo de las cualidades profesionales y personales de los sujetos de gestión:

Total: 65

2. Apoyo tecnológico a la gestión educativa:

Total: 319

3. Apoyo funcional y de recursos de una institución educativa:

Total: 89 2 = 178

4. ADR - Regla cualimétrica para evaluar el indicador integrado de los resultados finales, las actividades del equipo de jardín de infantes.

Total: 312

340 ARA 289: el intervalo de indicadores de la calificación óptima (el equipo merece aliento)

ARZ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 ARZ 850: el intervalo de indicadores de la calificación óptima (el jefe del jardín de infantes merece aliento).

Conclusión

- Entonces, como resultado del examen de los indicadores de rendimiento del jefe del jardín de infantes "Raketa", se identificaron los siguientes problemas, que caen:

• la relación entre "aprendices" y colegas más jóvenes; deseo excesivo de afirmarse; falta de motivación externa o interna para algunos profesores, etc. Para resolver problemas, es posible crear situaciones estimulantes utilizando los métodos del MPCU, como una situación de autoevaluación crítica, una situación de delegación de iniciativa, una situación de actitud, etc. estos métodos le permiten eliminar la contradicción, unir al equipo y crear un clima favorable en el equipo.

El enfoque de la investigación está destinado a servir para optimizar y mejorar la eficiencia de la gestión. Este marco de gestión de la investigación me ayuda a asegurar que las decisiones de gestión se tomen mejor informadas. Es la decisión que constituye el núcleo de la gestión, ya que la actividad de gestión es un sistema de acciones para la preparación, adopción e implementación de las decisiones de gestión. La objetividad de la evaluación de la información pedagógica recopilada en el jardín de infancia, la evidencia de las conclusiones extraídas y la adopción de una decisión adecuada de acuerdo con el objetivo establecido es posible sobre una base de investigación.

T.I. Shamova formula los requisitos para el director de la escuela, necesarios para la implementación de este enfoque en la gestión, creo que estos requisitos se pueden aplicar a los directores de las instituciones de educación preescolar:

• suficiente competencia profesional;
• conocimiento de la esencia de los procesos controlados, leyes de gestión, fundamentos psicológicos de la cooperación;
• posesión de métodos para recopilar, analizar y evaluar información sobre el progreso y resultados de los procesos controlados;
• cumplimiento de los principios de objetividad y evidencia de la información gerencial;
• la capacidad de implementar la visión sistémica proceso pedagógico en general;
• la capacidad de singularizar el eslabón principal, y actuar sobre él, de revelar la influencia de esta influencia en las conexiones y, por tanto, en el conjunto en el que se incluye.

Los enfoques anteriores tienen una cosa en común: resolver el problema de aumentar el nivel de eficiencia de la gestión del jardín de infancia. Una solución fundamentalmente nueva a este problema puede no ser el uso autónomo de uno de los enfoques de gestión, sino su integración. Esta solución fue propuesta por I.K. Shalaev en su concepto de gestión motivacional de programas y objetivos (MPTsU).

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El artículo proporciona una descripción general de las tecnologías educativas modernas. Tecnología de desarrollo de pensamiento crítico, taller pedagógico, tecnología de interacción de diálogo, que están enfocados al desarrollo de acciones educativas universales de los estudiantes.

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Tecnologías educativas modernas una herramienta para mejorar la eficiencia del proceso educativo

"Tres cualidades - un conocimiento extenso, el hábito de pensar y la nobleza de los sentimientos - son necesarias para que una persona sea educada en el pleno sentido de la palabra".

Chernyshevsky N.G.

Modernización Educación rusa presupone la creación de condiciones para una mayor humanización de la educación, el aprendizaje evolutivo, que contribuya a la mejora de la calidad del conocimiento y al fortalecimiento de la actividad personal del alumno en el proceso educativo. En este sentido, la formación de cualidades de pensamiento y personalidad como la independencia, la responsabilidad, la confianza en sí mismo, la ausencia de miedo al fracaso, basada en el dominio de los estudiantes de los medios de autorregulación del pensamiento y el comportamiento, adquiere un significado especial. .

Se requieren nuevas tecnologías para adaptarse a las nuevas estándares educativos y permitirá a los estudiantes en búsqueda independiente llegar al descubrimiento de nuevos conocimientos. Los conocimientos, destrezas y habilidades que se adquieran durante el autodescubrimiento serán más sólidos y conscientes y, por lo tanto, de mayor calidad.

En el período de las transformaciones cardinales, se imponen mayores requisitos a la personalidad. Por tanto, en la construcción del proceso educativo y la interacción de un docente y un alumno, no es la asimilación del proceso educativo lo que se pone en primer plano, sino la formación de habilidades intelectuales, la experiencia de toma de decisiones, la formación de la responsabilidad de los estudiantes por su aprendizaje, la capacidad de controlar el proceso educativo.Las nuevas tecnologías pedagógicas de la educación impulsan la autorrealización de los estudiantes, crean una atmósfera de cooperación y aumentan la responsabilidad de los maestros por los resultados de su trabajo.

El docente debe dominar las tecnologías educativas modernas para que el proceso de aprendizaje sea de alta calidad y aumente el interés del niño por adquirir nuevos conocimientos. Hoy en día, cuando se elige el aprendizaje orientado a la personalidad como la dirección prioritaria de la formación, el docente tiene el objetivo de hacerlo, por un lado, significativo y práctico y, por otro, accesible e interesante.

Las tecnologías educativas metacognitivas implican un mayor nivel de cognición, denotando la capacidad de introspección y autocontrol de la cognición y percepción de información, traducción de información externa a interna.

Un alumno en el proceso de aprendizaje construye él mismo este proceso, en base a metas reales y específicas, él mismo rastrea las direcciones de su desarrollo, él mismo determina el resultado final. Por otro lado, el uso de esta estrategia tiene como objetivo desarrollar las habilidades de trabajo reflexivo con la información.

Investigadores modernos en el campo de los métodos para el desarrollo del pensamiento crítico, tanto en Occidente (D. Halpern, K. Meredith, D. Steal, C. Temple, S. Walter, etc.) como en Rusia (MV Clarin, S I. Zair-Bek, I.O. Zagashev, I.V. Mushtavinskaya y otros) bajo el pensamiento crítico se entiende como un conjunto de cualidades y habilidades que determinan un alto nivel de cultura investigadora de un alumno y docente.

El aspecto metodológico de la formación del pensamiento crítico es que esta tecnología es un sistema de estrategias que combina técnicas trabajo educativo por tipo de actividad educativa.

Esta tecnología implica el uso de tres etapas (etapas) en la lección: la etapa de desafío, la etapa semántica y la etapa de reflexión.

Etapa 1 - "Desafío" (liquidación de una pizarra en blanco). El niño se hace a sí mismo la pregunta "¿Qué sé yo?" en este tema.

Etapa 2 - "Comprensión" (realización de la comprensión).

En esta etapa, el niño, bajo la guía del maestro y con la ayuda de sus compañeros, responderá las preguntas que él mismo se planteó en la primera etapa (lo que quiero saber).

Etapa 3 - "Reflexión" (reflexión).

Reflexión y generalización de lo aprendido por el niño en la lección sobre este tema.

El objetivo principal de la tecnología es desarrollar las habilidades intelectuales, la reflexión y la capacidad de trabajar con información de los estudiantes.

Filósofos y profesores fueron los primeros en mostrar interés por el problema de la interacción dialogante en la educación:

La idea de diálogo fue desarrollada por Sócrates, H. Gadamer, A. Camus, M. Heidegger, la orientación humanista de la estrategia de diálogo fue mostrada por Platón, JA Komensky, IG Pestalozzi, J.-J. Rousseau, VA Disterweg , K. D. Ushinsky.

Cada participante en la interacción de diálogo conjunto no solo se da cuenta de la necesidad de adquirir las habilidades básicas de una personalidad comunicativa-activa, sino que también comprende las formas de su desarrollo.

En la etapa de introducción de un nuevo material utilizando esta tecnología, se deben trabajar 2 enlaces, la formulación del problema y la búsqueda de su solución.

Trabajar con texto permite que cada niño elija un ritmo de trabajo que le resulte conveniente y forme su capacidad para percibir y asimilar activamente la información recibida. En la siguiente etapa de la lección, se intercambian tareas. La tercera etapa de la lección tiene como objetivo trabajar con nuevos textos. Gracias a la tecnología propuesta, aumenta la intensidad de la lección, se forma la responsabilidad de cada alumno por trabajar en grupo y se forman las habilidades de comunicación empresarial.

La sociedad moderna necesita personas que asuman una posición de vida activa, que sean capaces de pensar de forma creativa, tomar decisiones en una situación de elección y predecir las consecuencias de sus acciones. Especialmente demandada es una persona que sabe cómo construir y transformar de forma independiente su propia actividad vital, capaz de autorregularse en diferentes situaciones.

Además, una de las tecnologías educativas efectivas es un taller pedagógico para la construcción de conocimiento. El taller es una tecnología educativa reflexiva integrada, sintética, multidimensional y con resultado probabilístico, enfocada en un enfoque de actividad personal.Taller pedagógico como forma, método y esosLa nología de la educación no surgió de la nada.

Ideas educación gratuita L.N. Tolstoi, prácticoactividad de S.A. Rachinsky, investigación de L.S. VygotSkogo, el legado teórico de A.S. Makarenko, así comolos fundamentos de la doctrina filosófica de J.-J. Ruso y moderno Epistemólogos franceses  seguidores de theoTeorías del conocimiento de Gaston Vashlyara  se convirtió en la base para el modelado práctico, primero en francés y luegoTalleres pedagógicos de San Petersburgo ellos.

Orientación del taller pedagógico desarrollo holístico de la personalidad, predominio de este objetivo sobre el educativo. La esencia de los objetivos educativos búsqueda y autoconstrucción del conocimiento. El centro de esta tecnología es la personalidad.

Los principales bloques de la construcción de un taller pedagógico para la construcción del conocimiento son los siguientes:

Inducción ("orientación", despertar el interés personal, crear un estado de ánimo emocional);

Autoconstrucción y socioconstrucción (crear su propio producto, crear un producto intelectual en grupo);

Socialización 9 (presentación de la lección 9 creada por otro participante en pareja, en grupo a todo el equipo);

Reflexión ("reflexión", recuerdo de su experiencia en el taller: sentimientos, sensaciones, emociones, estados, rupturas).

El principal objetivo del taller pedagógico para la construcción del conocimiento es el desarrollo integral de la personalidad, prevaleciendo este objetivo sobre el educativo.

El nuevo establecimiento de objetivos del maestro proporciona un resultado probabilístico y cambia el establecimiento de objetivos del alumno, en el que crece su responsabilidad de utilizar las oportunidades proporcionadas. La dependencia del resultado de la calidad de la interacción de los participantes del taller está aumentando.

Las tecnologías propuestas utilizan métodos de trabajo grupales, lo que permite crear un entorno más cómodo para el trabajo de los estudiantes y alivia el estrés interno de los niños que no confían en sus habilidades.

Al organizar actividades educativas utilizando estas tecnologías, los estudiantes dominan diversas formas de integrar información, aprenden a desarrollar sus propias opiniones, adquieren las habilidades para construir inferencias, aprenden a expresar sus pensamientos de manera clara, segura y correcta en relación con los demás.

Trabajar en el marco de estas tecnologías ayudará a los estudiantes y al docente a hacer que el proceso de desarrollo de habilidades metacognitivas sea más enfocado y efectivo, y el estudio de las materias. creativo e interesante.

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Anotación: El artículo ofrece una descripción general de varias fuentes sobre la evaluación de la eficacia de los sistemas de gestión. Como cualquier otro sistema, el sistema de gestión empresarial consta de elementos que se combinan entre sí para su funcionamiento, mientras que es especialmente importante destacar el sujeto y objeto de la gestión, los elementos principales del sistema de gestión. Los autores muestran que cada elemento está sujeto a investigación para garantizar la integridad de la investigación del sistema de gestión.

Palabras clave: sistema, sistema de gestión, subsistema, empresa, funciones de gestión, métodos de gestión, decisiones de gestión

Abstracto: En la cláusula se presenta la revisión de algunas fuentes relativas a una estimación de la eficiencia de los sistemas de control. Al igual que cualquier otro sistema, un sistema de control de la empresa consta de elementos que se incorporan juntos por el propósito de funcionamiento, por lo que es especialmente importante asignar el sujeto y objeto de la gestión, elementos básicos de un sistema de control. Los autores muestran que cada elemento es un tema de investigación para proporcionar integridad a la investigación de un sistema de control.

Palabras clave: sistema, sistema de control, subsistema, empresa, funciones de gestión, métodos de gestión, decisiones administrativas

Skopin Oleg Viktorovich
candidato de ciencias económicas, profesor asociado
Natalia Nazarova

Universidad Estatal de Vyatka
[correo electrónico protegido]

El concepto de un sistema de gestión empresarial

La gestión se entiende como un determinado proceso de tal influencia intencionada del sujeto sobre el objeto de la gestión con el fin de lograr determinados resultados, que E.V. Libkind, N.E. Ryabikova, V.A. Chepurin.

Cabe señalar que la gestión y su desarrollo se debe principalmente a la definición de la misión, estrategia, valores de la empresa con base en el análisis de la experiencia pasada y visión de futuro, y este es el principal requisito para crear un efectivo sistema de gestión empresarial, como dijo Yu. Lekhto, A. Matveenko ...

Para crear un sistema de gestión empresarial eficaz, es necesario tener en cuenta que el estado regula y controla el derecho de todos los ciudadanos al pleno uso de las habilidades y propiedades para correr. actividad emprendedora en el marco de la legislación, como se establece en la Ley Federal de 14 de junio de 1995 N 88-FZ, que habla de la libre elección y creación de una estructura de gestión para la gestión de una determinada empresa.

La efectividad del funcionamiento de cualquier objeto económico, debido a la creciente complejidad, complejidad y fortalecimiento de las interconexiones, según I. Galushka, depende cada vez más de la calidad del sistema de gestión.

La mejora de la calidad del sistema de gestión empresarial se puede lograr mediante la realización de un estudio de todos los aspectos de las actividades, incluido el estudio tanto de un sistema controlado como de los subsistemas de control, es decir, el estudio y consideración de las fortalezas, debilidades empresa, proceso de producción y ventas, situación financiera, personal, marketing.

Es necesario definir el sistema de gestión empresarial para comprender las bases para el diseño y estudio del sistema de gestión.

Stanley Young define el sistema de gestión como un subsistema de la empresa, las partes constituyentes son grupos de personas que interactúan, mientras que las funciones del sistema de gestión son la percepción de las entradas de la empresa (ciertos problemas) y salidas (la implementación de un conjunto de acciones, procesos, cuyo resultado serán ciertas decisiones), mientras que los ingresos deberían aumentar debido a la optimización de la relación de todas las entradas y salidas de las actividades de toda la empresa.

En el trabajo de V.V. Glushchenko, I.I. Entender el sistema de control como un sistema que está diseñado para influir en el objeto de control, mientras traduce este objeto al estado deseado, dando a sus parámetros y procesos ciertos valores cuantitativos o cualitativos, siendo una versión hardware, normativa y funcional específica de la implementación de tecnologías para la resolución de problemas de gestión específicos.

Como señaló I. Aktashkina, B. Mishin, el sistema de gestión empresarial es un sistema independiente, pero puede ser parte de un sistema de orden superior, mientras que la composición de los elementos de cada uno de los subsistemas del sistema de gestión empresarial es diversa y depende de el contenido específico del sistema organizativo.

Como cualquier otro sistema, el sistema de gestión empresarial consta de elementos que se combinan entre sí para su funcionamiento, mientras que es especialmente importante destacar el sujeto y objeto de la gestión, los elementos principales del sistema de gestión. Cada elemento está sujeto a investigación para garantizar la integridad de la investigación del sistema de control.

Elementos del sistema de gestión empresarial y su estudio

El sistema de gestión empresarial incluye elementos tales como funciones de gestión, estructura organizativa de gestión, personal de gestión, medios técnicos de gestión, información, métodos de gestión, tecnología, finanzas, decisiones de gestión.

El estudio de un elemento del sistema de gestión como funciones es de gran importancia práctica, ya que determinan la estructura de los órganos de dirección de la empresa, como se describe en el artículo "Funciones de gestión", mientras que existen funciones de gestión general que son obligatorias. para el trabajo exitoso de cualquier organización (planificación, organización, motivación y control), así como funciones de gestión específicas (específicas), determinadas por el objeto de gestión.

Para controlar funciones empresa moderna incluyen: planificación, marketing, emprendimiento, finanzas, organización, producción, innovación, información y desarrollo social.

Cualquier función de gestión, como se indica en el artículo "La esencia de la función de gestión", se implementa "en un complejo de tareas de gestión, cuya solución asegura el logro de las metas de producción y el mantenimiento de los procesos en estados especificados".

También es importante tener en cuenta el hecho de que el estudio de la implementación práctica de las funciones de gestión en la empresa está asociado con el estudio de aquellas tareas que se resolverán en el curso de la realización de acciones secuenciales mediante el aparato de gestión adecuado, nota BA Raizberg , L. Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. ...
También es necesario investigar un elemento del sistema de gestión empresarial como la estructura organizativa de la gestión. Es necesario dar una definición, refiriéndose a N.I. Kabushkin, G.A. Bondarenko. que la estructura organizativa de la gestión empresarial es un conjunto de elementos interrelacionados e interdependientes que se encuentran en relaciones estables entre sí, y esto, a su vez, asegura su funcionamiento como un todo.

La estructura organizativa de la gestión empresarial incluye la composición de la estructura organizativa, la proporción de elementos de la estructura, así como la ubicación de los subsistemas individuales interconectados de la empresa, mientras que la creación de dicha estructura tiene como objetivo la distribución efectiva de derechos y responsabilidades. entre todo el personal de gestión de la empresa, que también es un elemento del sistema de gestión y está sujeto a investigación ...

Como señala Goldstein G.Ya., mientras se estudia un elemento del sistema de gestión como la estructura organizativa de gestión para optimizarlo y racionalizarlo, es necesario analizar (diagnosticar) la estructura de gestión existente y sintetizar (diseñar) la gestión. estructura, mientras que la tarea del análisis es establecer el nivel necesario de correspondencia entre la estructura organizativa de la gestión empresarial y las condiciones del entorno de funcionamiento, la síntesis se utiliza como una determinación del número y la composición de las unidades estructurales de gestión y ciertas métodos que los vinculan a la interacción.

La estructura organizativa de la empresa debe mejorarse constantemente en proporción a su desarrollo, lo que puede ser facilitado por el personal de gestión de la empresa, como uno de los elementos del sistema de gestión empresarial que requiere investigación y estudio.

Satoru Takaynagi señala que una empresa debe centrarse en la participación del personal de gestión en las decisiones tomadas directamente en todos los niveles de gestión, en el curso del uso de técnicas de gestión empresarial y de sistemas destinadas a maximizar el uso de los talentos y habilidades de los empleados.

El estudio del personal de gestión, como señala S. Silchenko, debe considerarse desde el punto de vista de la eficiencia del uso y la gestión del tiempo de trabajo a través de la planificación y para la interacción con otros elementos del sistema de gestión, ya que es el principio sistémico. que puede garantizar un mayor logro de los objetivos de todo el sistema de gestión empresarial.

También es necesario investigar los controles técnicos. En el artículo "Los medios técnicos de gestión" juegan un papel importante en la toma de decisiones de gestión, mientras que para obtener una mayor eficiencia, es necesario utilizar medios técnicos complejos: comunicaciones, reuniones, equipos de demostración, medios para equipar el lugar de trabajo del gerente, medios de control. . Investigación de medios técnicos de control, como señaló V.I. Knorring contribuye a aumentar la eficiencia de la tecnología de gestión, la organización del trabajo de gestión y el proceso de gestión en la empresa, utilizando tecnología más avanzada y un uso competente de la misma por parte del director.
D. Yampolskaya, M. Zonis señalan que la información de gestión no solo debe relacionarse con las tareas del gerente, sino que también debe ajustarse y combinarse con los modelos aplicados de procesos, mientras que la información debe ser significativa, es decir, influir en las decisiones tomadas. Para todo esto, se debe organizar un sistema de gestión de la información, lo que aumentará la eficiencia del sistema de gestión empresarial.

La necesidad de información de diferentes sujetos y enlaces del sistema de gestión empresarial no es la misma, sino que está determinada por las tareas que se resuelven en el proceso de gestión del sujeto de gestión: el jefe o empleado del aparato de gestión, que V. Notas de Popov.

En el estudio de la información gerencial, como señaló B.A. Chub. Hay que tener en cuenta que en el transcurso del estudio: “Se deben procesar grandes volúmenes de información en plazos estrictamente limitados; la información inicial se somete a un procesamiento repetido desde varios puntos de vista de producción y teniendo en cuenta los requisitos de los consumidores; los datos iniciales y los resultados de los cálculos se almacenan durante mucho tiempo ”.
Además, al realizar un estudio de la información de gestión como un elemento del sistema de gestión empresarial, como señala el vicepresidente Nesterov, la base para tomar decisiones correctas en las esferas externas e internas de la empresa es "la disponibilidad de información confiable necesaria para un análisis correcto . "

Los métodos de gestión son uno de los elementos fundamentales del sistema de gestión, ya que es con su ayuda que es posible llevar a cabo tanto el estudio del sistema de gestión empresarial, como son los métodos que aseguran el logro de metas y objetivos para el empresa.

Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M. tenga en cuenta que "la eficacia del estudio de los sistemas de control está determinada en gran medida por los métodos de investigación seleccionados y utilizados".

Para que la gestión empresarial sea más eficaz, es necesario aplicar una metodología sistemática, es decir, métodos enfoque de sistemas a la organización de las actividades de gestión en la empresa. Como señala el autor del artículo "Métodos de gestión", según la variedad de funciones de gestión, para cuya implementación se utilizan ciertos métodos, como los métodos de gestión de los subsistemas funcionales de la empresa, la realización de funciones de gestión y la toma de decisiones de gestión. .

Como señalan los autores del artículo "Métodos de investigación de sistemas de gestión", al realizar una investigación sobre sistemas de gestión empresarial, se puede utilizar "un arsenal extremadamente amplio de varios métodos: teóricos, empíricos, teóricos y empíricos".

Otro elemento del sistema de gestión empresarial que está sujeto a investigación es la tecnología de gestión. La tecnología de gestión se define como un conjunto de procesos de gestión interrelacionados destinados a justificar, desarrollar, tomar e implementar decisiones en los procesos de gestión. La tecnología de gestión consiste en "operaciones informativas, computacionales, organizativas y lógicas realizadas por directivos y especialistas de diversos perfiles según un algoritmo específico de forma manual o mediante medios técnicos", son estos componentes los que son objeto de investigación.

Como señala D. Plotnikov, el análisis financiero y el estudio de toda la actividad financiera de la empresa, y específicamente el sistema de gestión empresarial, puede ayudar en una evaluación efectiva y objetiva de la solvencia, eficiencia y rentabilidad de la empresa, así como identificar las perspectivas de desarrollo y, como resultado, tomar decisiones informadas.

Y, por supuesto, las decisiones de gestión tomadas en el campo del sistema de gestión están sujetas a investigación. Como señala V. Tsyplukhin, la mayoría de las decisiones las toman los gerentes, pero también a menudo los especialistas están mucho mejor versados ​​en la industria que el gerente, por lo tanto, el estudio de las decisiones gerenciales debe proporcionar una delimitación clara de las áreas de decisiones tomadas y, por lo tanto, en última instancia, aumentar su eficacia, de lo contrario, los errores de gestión pueden conducir a la ineficacia del sistema de gestión empresarial y la imposibilidad de su desarrollo.

Las principales características del sistema de gestión de la investigación son: metodología de la investigación, organización de la investigación, recursos de la investigación, objeto de la investigación, sujeto de la investigación, tipo de investigación, resultado de la investigación, eficiencia de la investigación.

Avdoshina Z.A. indica que para lograr los objetivos establecidos del estudio de los sistemas de control, el objeto, el tema, la novedad, la importancia práctica, los métodos de investigación, las limitaciones y las condiciones para el uso de varios métodos de tecnología de control, la definición de un problema en el estudio de procesos y sistemas de control, la implementación de un sistema de análisis de factores directos e indirectos, eficiencia.

Combinando todos los elementos del sistema de gestión empresarial, podemos llegar a la conclusión de que gestión moderna la empresa necesita un enfoque de investigación, que contribuirá al dinamismo, perspectivas de gestión, crecimiento de potencial, mayor profesionalismo en la toma de decisiones de gestión, gestión científica.

La estructura del proceso y los métodos de investigación y diseño de un sistema de gestión empresarial.

Mylnik V.V., Titarenko B.P., Volochienko V.A. preste atención al hecho de que la eficiencia de cualquier empresa depende en gran medida del estudio de los sistemas de gestión creados y construidos racionalmente utilizando la cantidad requerida de inversión. La investigación de sistemas de gestión le permite identificar la opción de inversión más rentable y eficaz recursos financieros al sistema de control.

El estudio del sistema de gestión empresarial, en general, también es un estudio y, por lo tanto, corresponde a la definición dada por A.K. Zaitsev. , la investigación como un tipo de actividad humana, consistente en reconocer problemas, situaciones, así como determinar su origen, identificar propiedades, contenido, patrones de desarrollo y comportamiento, establecer un lugar en el sistema de conocimiento acumulado, encontrar caminos, medios y oportunidades. utilizar nuevas ideas, conocimiento sobre el problema en la práctica de resolver el problema.

“La investigación de sistemas de gestión es un tipo de actividad encaminada al desarrollo y mejora de la gestión de acuerdo con las condiciones externas e internas en constante cambio” lo definen a continuación. Ignatieva A.V., Maksimtsov M.M.

E. M. Korotkov dice que "es necesario investigar no solo los procesos del objeto de control, sino también los procesos de funcionamiento y desarrollo del propio control".

Z. A. Avdoshina dice que al realizar investigaciones en las empresas, se establecen ciertos objetivos, para cuyo logro es necesario analizar e identificar los problemas existentes, así como recomendaciones para su resolución. La efectividad de la investigación del sistema de gestión empresarial se garantizará debido a la visión sistémica de la posesión del aparato científico categórico de la investigación, es decir, "evaluación del estado, diagnóstico, prevención de tendencias negativas, búsqueda" cuellos de botella"En el sistema de gestión, definiendo nuevas áreas de actividad".

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya presentaron un esquema del área temática de investigación del sistema de control en la actualidad (Esquema 1).

Esquema 1 - Estructura del estudio de los sistemas de control.

El esquema 1 muestra un arsenal desarrollado de métodos para investigar sistemas de control, utilizando estos métodos, es posible construir un modelo de un sistema de control, evaluar y diagnosticar el estado de un sistema de control, calcular las características de un sistema de control, hacer un diagnóstico , identificar y eliminar problemas organizacionales, lo que constituirá una metodología para la investigación de sistemas de control.

Shutilov FV señala un hecho tan importante como el hecho de que el estudio de los sistemas de gestión tiene el objetivo principal de desarrollar medidas a largo plazo destinadas a mejorar la organización, la estructura, los métodos de los modelos de gestión, que deben llevarse a cabo sobre la base de un sistema enfoque, y los resultados obtenidos se convertirán en base para la reestructuración el sistema existente administración.

Es necesario tener en cuenta lo que dice AB Bushuev, es decir, "cada elemento del sistema convierte una influencia externa (conexión de otro elemento) que llega a él en una influencia de salida que ingresa al siguiente elemento del sistema".

El proceso de investigación de sistemas de gestión empresarial tiene etapas secuenciales:

"uno. Asignación del objeto de investigación (empresa, subsistema, división).

2. Determinación del propósito del estudio, es decir, qué resultado nos interesa.

3. Asignación de variables de control y características.

4. Determinación de las funciones a analizar.

5. Determinación de criterios para evaluar los resultados de la investigación.

6. Determinación de los criterios para evaluar las soluciones propuestas para mejorar la gestión ".

Z. A. Avdoshina define un método de investigación como una forma de obtener nuevos conocimientos, una herramienta directa, con la ayuda de la cual se lleva a cabo la investigación necesaria.
Dependiendo del nivel del problema que se esté estudiando, las metas y los objetivos de la investigación, el estudio de los sistemas de control refleja un nivel global (sistémico, interdisciplinario, investigado utilizando métodos científicos generales) o local (se investigan problemas de pequeña escala con una especificidad pronunciada). utilizando métodos científicos específicos).

V. A. Dolyatovsky, V. N. Dolyatovskaya distinguen la existencia de cuatro grupos de métodos para estudiar sistemas de control:

1. Métodos prácticos de investigación de sistemas de control: lógicos; gráfico; sociológico; paramétrico; análisis factorial; análisis de expertos; modelado de simulación; métodos de investigación reflexiva; probar el sistema de control.

2. Metodología general: análisis del sistema; hipótesis y conceptos; enfoque dialéctico; técnicas para la construcción de procedimientos de investigación.

3. Planificación y organización de la investigación del sistema de gestión: establecimiento de objetivos y estructuración de objetivos; planificación de la investigación; análisis de sensibilidad; organización del proceso de investigación.

4. Evaluación de los resultados de la investigación, diagnóstico del estado del sistema de control: cálculo de indicadores de la efectividad del sistema de control; organización de diagnósticos económicos y organizativos.

ZA Avdoshina se refiere a los métodos generales de investigación científica: "control y diagnóstico de problemas, análisis de sistemas, métodos de investigación expertos, modelización e investigación estadística, análisis morfológico y representación de descomposición funcional en forma de agregado, análisis y síntesis de conceptos". A los métodos científicos privados: “muestreo y métodos de investigación sociológica, Delphi, métodos de criterios de promedio ponderado para la evaluación de proveedores, método de Monte Carlo, pruebas, método paramétrico, análisis factorial, análisis funcional y de costos, análisis financiero, presupuestación, cálculo, calendario, fotografía del tiempo de un trabajador, el método de Pareto y muchos otros métodos utilizados en subsistemas de gestión funcional ”.

Korotkov E.M. señala tal característica del estudio que no es solo una función de la gestión moderna, sino también el estilo de funcionamiento y cierto tipo sobre la organización de las actividades del personal de todo el sistema de gestión de la empresa, mientras que el estudio actúa como función principal, un enfoque de gestión que puede asegurar la calidad de las decisiones de gestión y como un medio de posible mejora.

Es posible señalar los principios básicos que deben observar todos los subsistemas del sistema de gestión empresarial en la formación, desarrollo y operación, así como en el estudio del sistema de gestión empresarial: el principio de legalidad estatal de la gestión de la organización. sistema; el principio de regulación legal en la creación, funcionamiento y desarrollo dentro de la organización; el principio de unidad de la teoría de la práctica de la gestión; principios de unificación de elementos; el principio de especialización, universalización de todos los procesos de gestión; el principio de la integridad del sujeto y el objeto de gestión; el principio de decisiones de gestión multivariante; el principio de estabilidad en relación con el entorno externo; el principio de movilidad (adaptabilidad) del proceso; el principio de automatización del control; el principio de desarrollo del sistema de gestión.

En el proceso de realizar investigaciones y analizar el trabajo de la empresa, se estudia el estado de producción y la actividad económica de la empresa; estructura de producción de la empresa; sistema de gestión y su estructura organizativa; peculiaridades de la interacción de la empresa con los consumidores, proveedores y otros participantes del mercado y otros aspectos importantes de las actividades, y especialmente el sistema de gestión empresarial.

Lista bibliográfica:

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INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO 1. TECNOLOGÍAS DE DOCUMENTACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN

1 Conceptos básicos y terminología de la documentación de gestión

2 Tecnologías típicas para organizar el trabajo con documentos

3 Tecnología de organización del trabajo con documentos en la escuela lingüística "Success" en KGOU SPO KPK

4 Posibilidades de utilizar tecnologías informáticas modernas en el trabajo de oficina

CAPÍTULO 2. USO DE LA PERSPECTIVA DE EM PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE NEGOCIOS Y LA CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS

1 Medios modernos para organizar el trabajo de oficina y el flujo de trabajo.

2 Implementación del flujo de documentos de la escuela lingüística "Success", como unidad estructural de KGOU SPO KPK, en el entorno de "MS Outlook"

2.1 Características del sistema "Microsoft Outlook"

2.2 Solucionar los problemas de contabilidad y control de ejecución de documentos en el entorno "MS Outlook"

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA

INTRODUCCIÓN

Mejorar la gestión de los sistemas productivos y económicos, aumentar el nivel de organización y la eficiencia del trabajo de gestión en la actualidad depende en gran medida de la racionalidad con la que se coloque el trabajo de oficina en las instituciones y empresas. La gestión empresarial requiere inevitablemente la creación de muchos tipos de documentos de gestión, sin los cuales es imposible resolver los problemas de planificación, financiación, préstamos, contabilidad e informes, gestión operativa, dotación de personal de la empresa, etc.

El tema principal del trabajo de los empleados del aparato administrativo es la información, y el proceso de gestión en sí mismo en el sentido tecnológico puede representarse como un proceso de circulación de la información. El principal portador de información en el aparato estatal moderno es un documento. La implementación de las funciones de cualquier órgano de gobierno está asociada con la preparación, recepción y dirección de diversos documentos. En consecuencia, la eficacia de sus actividades de gestión está asociada a la organización del trabajo con documentos. La rapidez con la que se obtiene la información necesaria para tomar una decisión depende de la claridad y eficiencia del procesamiento y movimiento del documento. El procesamiento tardío de documentos, especialmente los financieros, puede tener consecuencias económicas negativas. por lo tanto organización racional Siempre se presta gran atención al flujo de trabajo, la velocidad y la claridad del procesamiento y la transferencia de documentos para su ejecución.

Sin embargo, las formas clásicas "en papel" de hacer el trabajo de oficina y el flujo de documentos se están volviendo irrelevantes. La competencia es exigente. Cualquier solicitud de un cliente potencial debe satisfacerse de inmediato, cualquier decisión de gestión que se tome debe ejecutarse a tiempo y el procesamiento y movimiento de un documento en papel es, por regla general, mucho más lento que un documento electrónico. Por lo tanto, el problema de introducir sistemas de automatización para la creación, almacenamiento y movimiento de documentos en muchas organizaciones es muy grave.

Por tanto, la relevancia del tema es tesis debido a la necesidad de mejorar el trabajo de oficina para solución eficaz tareas de gestión.

Hoy en día, el sistema manual de trabajo con documentos está siendo reemplazado en todas partes por el papeleo más racional en una computadora, cuya base, por supuesto, son las tecnologías de los sistemas de gestión de documentos.

Por supuesto, mundo moderno La tecnología de la información es difícil de imaginar sin el uso de sistemas de gestión de documentos. Casi todos los sistemas, en un grado u otro, están asociados con las funciones de almacenamiento y procesamiento de información a largo plazo. De hecho, la información se convierte en un factor determinante de la eficacia de cualquier campo de actividad. Los flujos de información han aumentado y los requisitos de velocidad de procesamiento de datos han aumentado, y ahora la mayoría de las operaciones no se pueden realizar manualmente, requieren el uso de las tecnologías informáticas más prometedoras. Cualquier decisión administrativa requiere una evaluación clara y precisa de la situación actual y las posibles perspectivas de cambio. Y si antes en la evaluación de la situación varias docenas de factores que podrían calcularse manualmente, ahora hay cientos y cientos de miles de tales factores, y la situación no cambia en un año, sino en unos minutos, y la propiedad de Las soluciones aplicadas requieren mucho, porque la reacción es y las decisiones equivocadas son más serias, rápidas y poderosas que antes. Y, por supuesto, es imposible prescindir de un modelo de información para la producción de sistemas de gestión de documentos.

El uso de tecnologías informáticas modernas y tecnologías del sistema de gestión de documentos en el trabajo de oficina de una organización ya hoy permite:

registrar documentos en varios lugares de trabajo utilizando tecnologías de red local y distribución del sistema de gestión de documentos;

organizar la unificación de la información sobre documentos (tanto internos como recibidos) de diferentes divisiones estructurales en un único sistema de gestión de documentos de las organizaciones;

organizar la información y el trabajo de referencia sobre la base de amplias posibilidades de búsqueda de información en el sistema de gestión de documentos;

organizar el control sobre la ejecución y movimiento de documentos.

La creación de un sistema de gestión de documentos para una organización en su conjunto tiene sus características positivas en comparación con las formas tradicionales de hacer el trabajo de oficina en papel.

El propósito de este trabajo es organizar el sistema de información "Documentos de la organización" en el entorno MS Outlook para mejorar la eficiencia de la documentación.

El objeto de la investigación es la escuela lingüística "Success" en KGOU SPO KPK.

El tema de la investigación es el flujo de trabajo de la escuela lingüística "Success".

En este trabajo, la tarea consistía en crear un sistema que en tan pronto como sea posible y con una mínima inversión de recursos financieros y humanos para software y hardware se puede mejorar la documentación. También se establecieron los siguientes objetivos de investigación:

Estudiar literatura teórica general y especial sobre el tema de investigación.

Estudie los materiales del área temática.

Analizar el trabajo de la escuela lingüística "Éxito" en la realización del trabajo de oficina.

Implementar el flujo de trabajo de la escuela lingüística "Success", como una subdivisión estructural de KGOU SPO KPK, en el entorno "MS Outlook".

La estructura de la tesis está determinada por la meta, los objetivos, la lógica de la investigación, y asume la presencia de una introducción, dos capítulos que constan de 4 párrafos en cada capítulo, una conclusión, una lista de referencias.

El primer capítulo está dedicado a cuestiones teóricas del trabajo de oficina. Aquí se dan los conceptos básicos y la terminología del soporte de documentación, se dan las tecnologías típicas para trabajar con documentos, incluido el análisis del trabajo con documentos en la escuela lingüística "Éxito", y también se dan las posibilidades de las tecnologías informáticas modernas en el trabajo de oficina.

El segundo capítulo está dedicado a la implementación de la tecnología "MS Outlook" en la escuela lingüística "Success". Describe las principales etapas de la organización del flujo de trabajo en el entorno "MS Outlook", revela las características del sistema.

Conclusión: se han resumido los resultados del trabajo realizado, se han determinado las perspectivas para el desarrollo del sistema de información.

La lista de literatura utilizada incluye 26 fuentes.

CAPÍTULO 1. TECNOLOGÍAS DE DOCUMENTACIÓN DE ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN

.1 Conceptos básicos y terminología de la documentación de gestión

La base de cualquier disciplina científica está formada por conceptos-ideas sobre lo general, lo más esencial y especial en los fenómenos y objetos estudiados. La disciplina que estudia los patrones de formación y funcionamiento de los sistemas de apoyo a la gestión documental se denomina gestión documental. La terminología de gestión de documentos incluye los términos de gestión de documentos (DOM), que denota todo lo que está asociado con los procesos de crear documentos, procesarlos, buscar, almacenar y usar. Tradicionalmente, el campo de actividad relacionado con el procesamiento de documentos se denomina trabajo de oficina. El término "trabajo de oficina" surgió en Rusia, según los diccionarios de la lengua rusa, en la segunda mitad del siglo XV111. y se forma a partir de la combinación de las palabras "producción del caso". Su significado se vuelve claro si tenemos en cuenta que el término "caso" originalmente significaba una cuestión (judicial o administrativa) decidida por el órgano de gobierno. En consecuencia, al trabajo de oficina se le llamó, en primer lugar, la consideración y solución de casos (cuestiones). El término "negocio" en el sentido de "colección de documentos" relacionado con cualquier tema comenzó a utilizarse posteriormente.

La norma terminológica define el trabajo de oficina como una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. El término "trabajo de oficina" de acuerdo con GOST R 51141-98 es sinónimo del término "soporte de documentación de la gestión", que entró en circulación científica hace más de 10 años en relación con un cambio en la base organizativa y técnica del trabajo de oficina y enfoques metodológicos para su perfeccionamiento debido a la implementación activa en el campo de trabajo con documentos de tecnología informática y la aparición de nuevas tecnologías de la información para la creación, recopilación, procesamiento, acumulación, almacenamiento, búsqueda y uso de la información. El término "documentación de gestión" enfatiza el componente de tecnología de la información en la organización moderna del trabajo de oficina y se forma por analogía con términos como "software", "soporte de información", "soporte lingüístico", etc.

El trabajo de oficina (DOW) implica, en primer lugar, la creación de documentos, o documentación, lo que se entiende como el registro de información en diversos soportes de acuerdo con las reglas establecidas. La documentación es un proceso regulado de registro de información en papel u otros medios, asegurando su vigencia legal. La documentación siempre se lleva a cabo de acuerdo con ciertas reglas establecidas por la ley. regulaciones o desarrollado por la tradición.

La documentación se puede realizar en lenguaje natural y en lenguajes artificiales utilizando nuevos medios. Al documentar en lenguaje natural, se crean documentos de texto: documentos que contienen información de voz grabada por cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación de sonido. Un documento de texto creado por escrito es un documento en papel tradicional o un videograma de un documento: una imagen de un documento en la pantalla de un monitor.

Al documentar en lenguajes artificiales, los documentos se crean en medios de máquina: documentos creados utilizando medios y métodos de grabación que garantizan el procesamiento de la información por una computadora electrónica (computadora).

Las herramientas de documentación son importantes al crear documentos, herramientas que utiliza una persona para crear documentos:

herramientas sencillas (bolígrafos, lápices, etc.);

mecánica y electromecánica (máquinas de escribir, grabadoras,

grabadoras de voz, equipos fotográficos, cinematográficos y de vídeo, etc.);

equipos de automatización - tecnología informática.

Dependiendo de las herramientas de documentación utilizadas, los métodos de documentación difieren (documentación textual, cine, fotografía, grabación de sonido, documentación electrónica) y los tipos de documentos creados en este caso.

Cuando se utilizan herramientas simples, se crean documentos escritos a mano (documentos de texto, cuya información se registra mediante cualquier tipo de escritura), documentos gráficos (que contienen información expresada a través de la imagen de un objeto) y documentos gráficos (en los que la imagen de un el objeto se obtiene a través de líneas, trazos, claroscuro) ... Cuando se usa equipo fotográfico, se crean documentos fotográficos, cuando se usa equipo de grabación de sonido - documentos fonográficos (o de sonido), cuando se usa equipo de película o video - documentos de película, con la ayuda de tecnología informática - documentos escritos en papel y videogramas, así como documentos en soportes de máquina.

El resultado de la documentación es un documento - información registrada en un soporte de material con detalles que permiten identificarlo. Un portador es un objeto material que se utiliza para fijar y almacenar voz, sonido o información visual en él, incluso en una forma transformada. Actualmente, el soporte más común de información documental es el papel; junto con él, también se utilizan ampliamente los nuevos medios, los magnéticos, que permiten utilizar la tecnología informática para la documentación.

La documentación supone el cumplimiento de las reglas establecidas para el registro de información, lo que da fuerza legal a los documentos que se crean. La fuerza legal es propiedad de un documento oficial, que le comunica la legislación vigente, la competencia del organismo que lo expidió y el procedimiento establecido para su registro.

La fuerza legal del documento la proporciona lo establecido. para cada tipo de documentos, un conjunto de detalles: elementos obligatorios de ejecución del documento (nombre del autor del documento, destinatario, firma, fecha, número de documento, sello de aprobación, sello, etc.). Los requisitos modernos para el papeleo están fijados en los estándares estatales, en particular, las reglas para la elaboración de documentos organizativos y administrativos se fijan en GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites ". La norma estatal establece no solo la composición de los requisitos (solo hay 30 de ellos), sino también las zonas y la secuencia de su colocación en el documento (ver Apéndice No. 1). Un conjunto de detalles de un documento oficial escrito, ordenados en una secuencia determinada, conforman la forma del documento. El formulario también está regulado por la norma estatal, por lo tanto, para la correcta preparación del documento, es necesario conocer no solo los detalles del documento, sino también la secuencia de su ubicación en el documento. La presencia del formulario, establecido por la norma estatal, asegura la unidad de la documentación y la unidad de la documentación tanto en el marco de una institución como en el país en su conjunto.

En la sociedad, los documentos son los principales portadores de información de gestión, científica, técnica, estadística y otra información socialmente significativa. Los documentos son portadores de información primaria, es en ellos donde se registra la información por primera vez. Esta propiedad permite distinguir documentos de otras fuentes de información (libros, periódicos, revistas, etc.) que contienen información secundaria procesada.

Cualquier documento creado en sociedad es un elemento de un sistema de nivel superior y se incluye en el sistema de documentación correspondiente como un elemento del mismo. Se entiende por sistema de documentación el conjunto de documentos interconectados según las características de origen, finalidad, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para su registro. Así como las letras de un idioma forman el alfabeto, ciertos tipos y variedades de documentos forman un sistema de documentación. Hasta ahora, no existe una clasificación consistente de sistemas de documentación, tipos y variedades de documentos en la ciencia documental, pero se utiliza la división empíricamente establecida de documentos en sistemas de documentación. La asignación de documentos a un sistema particular comienza con la división de todos los documentos en documentos oficiales y de origen personal. Entre estos últimos se incluyen los documentos elaborados por una persona ajena al ámbito de su actividad oficial o al desempeño de funciones públicas; es el más pequeño en términos de tipos y variedades de sistema de documentación, incluye correspondencia personal, memorias (memorias), diarios.

Documentos oficiales según la zona a la que atienden actividad humana se dividen en gestión, científica, técnica (diseño), tecnológica, producción, etc. Son los documentos de gestión los que aseguran la manejabilidad de los objetos en el marco tanto del estado como de una organización separada. Estos documentos están representados por un complejo de sistemas, los principales de los cuales son:

documentación organizativa y legal;

documentación de planificación;

documentación administrativa;

información y documentación de referencia y referencia y analítica;

documentación de informes;

documentación contractual;

documentación para la provisión de personal (personal a tiempo completo);

documentación de apoyo financiero (contabilidad e informes);

documentación logística;

Documentación sobre soporte documental e informativo de las actividades de la institución;

documentación que refleje las actividades principales de una institución, organización o empresa (en una empresa de fabricación, esta es documentación de producción, en Institución medica- un sistema de registros médicos, en una universidad - un sistema de registros para la educación superior, etc.).

Los documentos que componen un sistema de documentación se caracterizan por la unidad de su propósito previsto y, en su conjunto, proporcionan documentación de una función de gestión o tipo de actividad en particular.

El soporte de documentación de documentos implica no solo la creación de documentos, sino también la organización del trabajo con ellos. La organización del trabajo con documentos es la organización del flujo de trabajo de una institución, el almacenamiento de documentos y su uso en las actividades actuales. El flujo de documentos de una organización es un conjunto de procedimientos interrelacionados que aseguran el movimiento de documentos en una institución desde el momento en que se crean o reciben y hasta que se completa su ejecución o envío. Con el fin de una organización racional del flujo de trabajo, todos los documentos se distribuyen en flujos de documentos: documentos registrados y no registrados, documentos entrantes, salientes e internos, documentos que llegan o se envían a organizaciones superiores, documentos enviados o procedentes de organizaciones subordinadas, etc. Un documento Se entiende por flujo un conjunto de documentos, que cumplen un propósito específico en el proceso de flujo de trabajo.

La característica del flujo de trabajo es su volumen. El volumen de flujo de trabajo se refiere a la cantidad de documentos recibidos por la organización y creados por ella dentro de un cierto período de tiempo (generalmente un año). El volumen de flujo de trabajo es un indicador importante que se utiliza como criterio a la hora de elegir la forma organizativa del trabajo de oficina, organizar un sistema de recuperación de información según los documentos de una institución, establecer la estructura del servicio de gestión de la oficina, su dotación de personal, etc. las funciones más importantes en la organización del trabajo con documentos es la contabilidad de documentos, que está garantizada por su registro: registro de credenciales sobre el documento en la forma prescrita, fijando el hecho de la creación del documento, su envío o recepción. Además, el registro le permite controlar la ejecución de documentos, así como buscar documentos a solicitud de departamentos y empleados de la institución.

Junto con la organización de la circulación de documentos, el concepto de "organización del trabajo con documentos" incluye el almacenamiento de documentos y su uso en las actividades de la institución. Un sistema de almacenamiento de documentos es un conjunto de herramientas, métodos y técnicas para registrar y organizar documentos con el fin de buscarlos y utilizarlos en las actividades actuales de una institución. Para un sistema de archivo de documentos, los conceptos más significativos son los conceptos de "nomenclatura de casos" y "caso". La nomenclatura de casos es una lista sistematizada de títulos de casos formados en el trabajo de oficina de una institución, ordenados en una secuencia determinada con una indicación de su tiempo de almacenamiento, y un caso es una colección de documentos relacionados con un tema o área de Actividad y se coloca en una cubierta separada.

Los términos discutidos en esta sección forman la base
sistemas de terminología para el apoyo de la documentación de la gestión (trabajo de oficina).

1.2 Tecnologías típicas para organizar el trabajo con documentos

El soporte de información y documentación, que es la función de gestión de servicios más importante, necesita una organización cuidadosa y bien pensada. Esta función es realizada por unidades estructurales especiales (administración de empresas, departamentos generales, secretarías, oficinas) en grandes instituciones o por secretarias donde el aparato administrativo no es grande.

Los documentos son la base de información de las actividades de la organización, ya que es en ellos donde se concentra más del 80% de sus recursos de información. La rapidez con la que se obtiene la información necesaria para tomar una decisión depende de la claridad y eficiencia del procesamiento y movimiento del documento. El procesamiento tardío de documentos, especialmente los financieros, puede tener consecuencias económicas negativas. Por lo tanto, siempre se presta gran atención a la organización racional del flujo de trabajo, la velocidad y precisión del procesamiento y la transferencia de documentos para su ejecución.

Toda la documentación de la institución se divide en tres flujos de documentos:

documentos entrantes (entrantes);

documentos salientes (enviados);

documentos internos.

Cada uno de los flujos de documentos tiene su propia peculiaridad en composición, cantidad, procesamiento y movimiento.

El número de documentos de todos los flujos por año será el volumen del flujo de trabajo de la institución. El tamaño del flujo de trabajo es necesario para calcular el número requerido de personal de oficina, para calcular la efectividad del uso de medios de mecanización y automatización de oficinas. En general, muestra la carga de trabajo de todo el aparato de gestión, ya que todos sus empleados tienen que lidiar con documentos.

En la cadena tecnológica de procesamiento y movimiento de documentos, se pueden distinguir las siguientes etapas:

recepción y procesamiento primario de documentos;

consideración preliminar y distribución de documentos;

registro;

control sobre la ejecución;

trabajo de información y referencia;

ejecución de documentos y envío.

Recepción y tramitación primaria de documentos. La operación es principalmente técnica. Se lleva a cabo de forma centralizada por una secretaria-asistente, y en grandes instituciones, por expediciones o un empleado especialmente asignado (transitario). Los documentos se pueden recibir por correo, entregar por mensajero o visitante, recibir por teletipo, fax, correo electrónico.

Al recibir los documentos, en primer lugar, se verifica la exactitud de su entrega. La correspondencia recibida por error se devuelve al remitente o se reenvía al destinatario. Después de abrir los sobres, se comprueba la corrección del envolvente y su integridad, es decir, la presencia de todas las páginas del documento y todos los adjuntos. Para un fax, también verifica tanto el número total de páginas recibidas, su correspondencia con el número indicado en la primera hoja del fax, como su legibilidad. En caso de recepción incompleta de un mensaje de fax o de páginas individuales de mala calidad, se notificará al remitente.

Si los documentos se recibieron por correo, se abren todos los sobres, excepto los que llevan la inscripción "presencialmente". Una vez abiertos, los sobres se destruyen, a excepción de las cartas de ciudadanos particulares, ya que la dirección del remitente solo se puede indicar en el sobre. Los sobres también se conservan de los documentos recibidos ya vencidos. En este caso, el sello del sobre puede servir como prueba de la fecha de recepción del documento. Además, cuando reciba un documento financiero vencido por correo, debe redactar un acta el día de la recepción del documento, firmado por dos empleados de la organización (empresa) y un trabajador postal.

Todos los documentos entrantes deben estar marcados al recibir el documento en la organización. Consiste en la fecha de recepción y el número de serie de la cuenta. Además, puede contener el nombre abreviado de la institución receptora. El número de serie de la cuenta del último documento recibido en el año actual muestra el número total de documentos recibidos.

Un error típico que se comete en el procesamiento de los documentos entrantes es marcar el recibo solo en los documentos sujetos a un registro posterior. El resto de documentos (cartas publicitarias e informativas, invitaciones y muchos otros) quedan sin dar cuenta, aunque cuando se recibieron se dedicó tiempo a abrir el sobre, familiarizarse con el contenido, determinar cuál de los empleados podría necesitar la información recibida, y transferir el documento a este empleado. En este caso, el flujo de documentos entrantes se indica como significativamente reducido y no se puede calcular el tiempo para procesar la correspondencia no contabilizada.

El recibo suele estar sellado a mano o con un sello eléctrico.

El documento recibido por fax ya tiene fecha de recepción. Teniendo en cuenta que el fax generalmente se imprime en papel sensible a la luz, cuyo texto se desvanece rápidamente, se toma una fotocopia de los documentos importantes.

Recientemente, han aparecido máquinas de fax que le permiten recibir un documento en papel normal y, por lo tanto, no necesita ser copiado. De manera similar, el problema se resuelve cuando se reciben mensajes de fax en una computadora equipada con un módem de fax y luego, si es necesario, se imprimen faxes en una impresora normal. El procesamiento primario de documentos finaliza clasificándolos en registrados y no registrados. Los documentos no registrados se clasifican inmediatamente por albacea o departamento para su entrega. La organización debe tener una lista de documentos que no están sujetos a registro. Por lo general, se coloca como un apéndice de las instrucciones administrativas.

Distribución de documentos recibidos. La consideración preliminar y la distribución de los documentos determina el flujo directo de su movimiento y, en consecuencia, la velocidad de entrega del documento a un ejecutante específico, es decir, de hecho, el momento para resolver el problema. Por lo general, en la empresa este trabajo lo realiza el secretario asistente.

Para calificar la consideración preliminar y la distribución de documentos, es necesario conocer bien las funciones de las unidades estructurales y la distribución de responsabilidades entre los ejecutantes. La institución debe tener un clasificador de temas de actividad con una indicación de los artistas intérpretes o ejecutantes para cada tema. La tarea del secretario adjunto en esta etapa es liberar al gerente de un flujo excesivo de documentos, consideración de cuestiones secundarias.

El director debe recibir documentos relacionados con las actividades de la institución en su conjunto, sobre temas fundamentales o que lleven nueva información, documentos administrativos de organizaciones superiores. El resto de la documentación deberá entregarse directamente a los artistas intérpretes o ejecutantes especialistas.

El procesamiento, consideración y transferencia de documentos a los artistas intérpretes o ejecutantes se lleva a cabo el día de su recepción.

Si un documento está destinado a ser ejecutado por varias divisiones estructurales o personas, entonces se hace una copia de él o se establece el orden de ejecución.

Registro de documentos. El registro de documentos es la etapa más importante del trabajo con documentos y se define como "el registro de datos contables sobre el documento en la forma prescrita, fijando el hecho de su creación, envío o recepción".

Como se desprende de la definición, el registro ante todo da fuerza legal a un documento, ya que fija el hecho de su creación o recepción. Hasta que no se registre el documento, no se ha recibido su número, no se ha completado, no parece existir todavía. Por ejemplo, una orden, decreto, etc. Si el documento recibido no está registrado, la institución no se hace responsable del mismo, ya que no se confirma el hecho de la recepción.

El registro tiene tres finalidades: mantenimiento de registros de documentos, control de su ejecución y trabajo de referencia sobre documentos.

Todos los documentos que requieran una contabilidad especial, ejecución y uso con fines de referencia, independientemente del método de recepción, están sujetos a registro. El proceso de registro en sí mismo es la eliminación de indicadores (detalles) del documento para crear una base de datos de los documentos de la institución.

Los documentos se registran una vez. En una institución pequeña, una empresa, todos los documentos son registrados de forma centralizada por una secretaria. En una institución que tiene departamentos, el registro de documentos internos se realiza de manera descentralizada por grupos: en el departamento de contabilidad, el departamento de personal, la oficina. En este caso, los documentos internos deben registrarse el día de la firma o aprobación, incluidos el día de la recepción, los documentos salientes, el día del envío.

Como regla general, la siguiente información se escribe del documento durante el proceso de registro:

fecha de recepción;

número entrante (índice);

fecha del documento;

título (de qué trata el documento);

resolución; período de ejecución;

intérprete (que trabaja con él);

progreso de ejecución (se registran todas las transferencias del documento y cómo se ejecutó);

Caso No. (donde se coloca el documento después de la ejecución).

Al registrarse ciertos tipos documentos, por ejemplo, apelaciones de ciudadanos, documentos internos y salientes, la información ingresada en los formularios de registro se modifica y complementa parcialmente. Por ejemplo, al registrar las apelaciones de los ciudadanos, se registra su dirección.

La institución tiene el derecho, teniendo en cuenta sus particularidades, de complementar la información sobre el documento de entrada registrado. Por ejemplo, a menudo se tiene en cuenta el número de hojas, la presencia de archivos adjuntos, etc.

Los formularios de registro típicos pueden ser de dos tipos: revista y tarjeta.

El sistema de registro de revistas es necesario solo cuando el registro de documentos es lo primero, evita reclamos de los ciudadanos, situaciones de conflicto. Por ejemplo, al emitir documentos educativos, libros de trabajo, pasa. Estos son, por regla general, documentos, cuyo índice de registro consiste en un número de serie.

Puede abandonar el sistema de diario incluso cuando se recibe una cantidad muy pequeña de documentos.

En todos los demás casos, esta forma de registro está desactualizada, ya que complica el control sobre la ejecución de los documentos y el trabajo de referencia sobre ellos.

El sistema de tarjetas para registrar documentos es más conveniente. La forma de la tarjeta (RKK - tarjeta de registro y control) y la ubicación de los detalles en ella pueden determinarse en la propia institución y registrarse en las instrucciones para el trabajo de oficina.

Habiendo dibujado tal forma de tarjeta en formato A5 o A6, se copia en una fotocopiadora, eligiendo un papel bastante grueso. Para diferentes grupos de documentos registrados, puede utilizar tarjetas de diferentes colores, franjas de color a lo largo del margen superior o en diagonal.

Para mantener un sistema de registro de tarjetas en modo manual, es necesario contar con una circulación de tarjetas durante un año y al menos dos buzones para guardar tarjetas: en el índice de tarjetas de control de plazos y en el índice de tarjetas de referencia.

La institución determina el número de copias de las tarjetas de registro completadas (generalmente se les llama tarjetas de registro y control - RCC). Como regla general, se completan al menos dos de estas tarjetas.

La tarjeta del documento se puede completar de forma incompleta al principio, antes de que el documento se entregue al administrador, es decir, sin resolución, plazo y ejecutante. Después de revisar el documento por el titular, la tarjeta se complementa, es decir esta información se ingresa en él.

Con una clara interacción entre el secretario asistente y el director, si el director revisa la correspondencia recibida por la mañana, primero puede entregar los documentos al director para que los revise y luego, teniendo su resolución, completar todo el formulario de registro.

Una vez cumplimentada la ficha, una de ellas se coloca en el índice de fichas de plazo, la otra en el archivo de información y referencias y se entrega el documento al contratista para que trabaje con él.

Control sobre la ejecución de documentos. El seguimiento de la ejecución de la tarea asignada es una de las funciones de gestión. En el control, se puede distinguir el control sobre la esencia de la resolución del problema y el control sobre el momento de la asignación. Control sobre los méritos de la ejecución de la orden, la resolución del asunto la lleva a cabo el titular (institución o departamento) o personas especialmente autorizadas. El control, en esencia, es una evaluación de cuán correcta, exitosa y completamente se resuelve el problema. El control de los plazos de ejecución de los documentos lo realiza la secretaria o el servicio de documentación de gestión. El control de término se puede dividir en rutinario y preventivo.

La realización del control requiere el conocimiento de métodos y técnicas simples y la disponibilidad de medios técnicos.

Dada la disciplina aún de bajo desempeño en el país, todos los documentos que requieren ejecución y respuesta deben ser controlados.

Los plazos para la ejecución de documentos pueden ser determinados por ley. Por ejemplo, para la ejecución de solicitudes ciudadanas. En los documentos recibidos de organizaciones superiores y que contienen cualquier orden, generalmente el término se indica en los propios documentos. En los documentos administrativos y decisiones de los órganos colegiados se indica el plazo para cada punto. Sobre los documentos considerados por el titular, el plazo para su ejecución figura en la resolución. Para resolver problemas recurrentes en la institución, se deben establecer términos estándar para la ejecución de dichos documentos y reflejarlos en las instrucciones.

En el anexo del "Sistema estatal de soporte de documentación para la gestión" hay una lista de plazos típicos para la ejecución de documentos, que deben utilizarse al redactar las instrucciones para el trabajo de oficina de una institución en particular.

Para los documentos que contienen una tarea compleja, se pueden establecer plazos largos (varios meses, seis meses, un año). En este caso, es necesario dividir el orden en etapas y controlar la ejecución de la tarea en etapas.

La forma de control se selecciona en función de las capacidades de la institución. Podría ser un archivo de tiempo manual.

Índice de tarjetas de término. Para el control manual se utilizan tarjetas de registro y un archivador con 32 divisores móviles (cartón o plástico). Treinta y un separadores son los días del mes (31 días). Para el separador número 32, las tarjetas se colocan en los documentos, cuya fecha límite cae el mes siguiente. En los últimos días del mes (con 2-3 días de anticipación), estas tarjetas se colocarán según las fechas del nuevo mes. Las tarjetas vencidas se colocan frente al primer separador. Permanecen aquí hasta que se indique una nueva fecha de vencimiento extendida.

Una vez registrados los documentos en su totalidad, el secretario organiza las tarjetas de acuerdo con los plazos, es decir, coloca cada tarjeta en el número en el que se debe ejecutar el documento. Todos los elementos de los documentos administrativos también se emiten en tarjetas separadas. De cualquier forma, puede anotar en la tarjeta e instrucciones verbales de la dirección.

Por lo tanto, el secretario del archivador de fecha límite puede saber fácilmente qué debe pagar en qué día.

Una de las principales funciones del secretario al comienzo de la jornada laboral es retirar las fichas de todas las tareas del día actual del índice de fichas de fecha límite y comprobar si se completarán hoy. Puede ser una encuesta personal, una encuesta telefónica, etc. Si se interrumpe el cumplimiento de alguna tarea y es necesario posponer el plazo, se informa al responsable. El plazo solo puede ser modificado por la persona que lo estableció previamente.

Además del seguimiento continuo, el secretario debe realizar un seguimiento preventivo. Para ello, tomará tarjetas por tareas, cuyo plazo vence en 3 días, y advertirá a cada ejecutante sobre esto. El seguimiento diario (rutinario y preventivo) crea un ambiente de trabajo normal en la oficina. A los empleados se les enseña que la finalización de cualquier tarea será necesaria a tiempo.

Un control sistemático de la ejecución, hábil y correctamente realizado por el secretario, quien recuerda con tacto que el documento es necesario a tiempo, que la prosperidad de la empresa depende de la resolución oportuna del problema, etc., todo el tiempo enfatiza la necesidad este empleado y su obra. Además, el archivo de la tarjeta de fecha límite ayuda a planificar la jornada laboral del gerente, ya que refleja todas las actividades y tareas para una fecha determinada.

Cuando se ha ejecutado el documento, se hace una nota en el reverso de la tarjeta, indicando cómo se resolvió el problema, para qué número y cuándo se envió el documento. El documento se considera ejecutado cuando las tareas establecidas en el documento o especificadas en la resolución se completan por completo. Si, en el proceso de resolución del problema, el documento se transfirió de un ejecutante a otro, todo esto también se registra en el reverso de la tarjeta. Después de retirar el documento del control, la tarjeta de control se saca del índice de tarjetas de fecha límite y se reorganiza en la tarjeta de referencia. El control sobre el tiempo de ejecución debe realizarse en cada unidad estructural.

De vez en cuando (en las grandes instituciones de forma mensual) se elaboran informes analíticos, que indican cuántos documentos se tomaron para su control, cuántos no se completaron a tiempo, de los cuales por razones válidas e irrespetuosas.

Trabajo de información y referencia. Uno de los principales propósitos del registro es crear una base de datos de documentos de la institución. El secretario-asistente (en una gran institución, el servicio de soporte de información y documentación de la gerencia), sobre la base de este banco de datos, está obligado a responder dos tipos de preguntas en pocos minutos:

quién, dónde, en qué etapa del trabajo se encuentra cualquier documento y - en qué documentos puede encontrar información sobre un tema específico.

Posesión de todo el conjunto de recursos de información y documentación - la tarea mas importante secretaria (institución de educación preescolar). Y, en primer lugar, para esta tarea, todos los datos de los documentos se registran en formularios de registro.

Se crea un archivo de tarjeta de referencia a partir de tarjetas de registro. Un archivador necesita una caja larga o varias, ya que las tarjetas, a diferencia de un archivo de control de fecha límite, se acumularán durante todo el año.

Los separadores en el archivo de referencia serán los nombres de las unidades estructurales (si las hubiera) o áreas de actividad en la institución. Dentro de estos apartados, lo más conveniente es colocar fichas en orden alfabético de corresponsales o cuestiones de actividad (bienes, productos, etc.). Se mantiene un archivo separado para los recursos de los ciudadanos (propuestas, declaraciones, quejas). También es bueno tener un índice de tarjetas separado para los documentos legislativos, reglamentarios y administrativos, que se construye sobre una base temática.

En el momento de la inscripción, como ya se mencionó anteriormente, se deben redactar dos tarjetas: una se coloca en el archivo de tarjetas de control de plazos y la otra en la referencia. Esto debe hacerse porque una solicitud de un documento puede llegar cuando todavía está en funcionamiento y no será posible buscar rápidamente la información en el archivo de fecha límite. Tal solicitud en los 3 minutos asignados solo se puede realizar utilizando el archivo de referencia. En consecuencia, mientras el documento está en funcionamiento, hay dos tarjetas para él: en la fecha límite y en los índices de tarjetas de referencia.

Después de la ejecución del documento, la tarjeta del período de tiempo, como más completa y con todas las marcas sobre la solución del problema planteado en el documento, se reorganiza en el índice de la tarjeta de referencia, y se reordena una tarjeta similar del índice de la tarjeta de referencia. eliminado y destruido o utilizado para crear un índice de tarjeta de referencia adicional para buscar documentos mediante otro motor de búsqueda. atributo (por ejemplo, si el índice de tarjeta principal se crea sobre una base temática, los corresponsales pueden ordenar alfabéticamente las tarjetas adicionales).

En el trabajo operativo hay archivadores para el año actual y el año pasado. El período de almacenamiento general de las tarjetas es de 3 años. En el índice de tarjetas de documentos legislativos, reglamentarios y administrativos, las tarjetas permanecen hasta que los documentos se reemplazan por otros nuevos.

Las posibilidades de los servicios de información y referencia se han ampliado significativamente con la introducción de un sistema de registro automatizado.

Envío de documentos. El procesamiento y envío de documentos salientes, así como la recepción y procesamiento de documentos entrantes, se realizan de forma centralizada o por una secretaria o en una expedición (transitario).

Habiendo recibido un documento para el envío, en primer lugar, verifican la exactitud de su ejecución:

presencia de una firma;

la presencia de una fecha (si no está en el documento que se envía, se adjunta);

la presencia de un título;

la presencia de una marca sobre el artista intérprete o ejecutante;

direccionamiento correcto;

si el documento está destinado a un corresponsal único, la presencia de una dirección;

la presencia de todas las páginas del documento y todos los anexos especificados.

Estos elementos de diseño son necesarios al enviar un documento tanto por correo como por fax. Si el documento se ejecuta incorrectamente o no se presenta en un conjunto completo, se devuelve al contratista para su revisión.

Cuando un documento se envía por correo, se convierte. Los documentos enviados a una dirección se juntan en un sobre. Los sobres están direccionados, marcados. Para los corresponsales habituales, los sobres se preparan con antelación. Todo el registro de documentos destinados al envío postal se lleva a cabo en estricta conformidad con los requisitos de las normas postales.

Sin embargo, en últimos años Con el desarrollo de la transmisión de documentos a través de canales de comunicación telefónica (fax, correo electrónico), la cantidad de correspondencia enviada por correo tradicional está disminuyendo constantemente.

La transmisión de documentos mediante correo electrónico reduce significativamente el tiempo de transferencia de información y aumenta la confiabilidad de la entrega.

Al mismo tiempo, no hay que olvidar que la transmisión de documentos por correo electrónico plantea el problema de certificar la autenticidad de la firma (autorización del documento), es decir, el uso de un programa especial ”. firma electronica"y la celebración de un acuerdo de autorización especial con cada corresponsal.

1.3 La tecnología de organización del trabajo con documentos en la escuela lingüística "Success" en KGOU SPO KPK

En la escuela de lingüística "Éxito", la dirección de la oficina se asigna al director. escuela lingüística (como unidad estructural). Trabaja directamente con todo tipo de documentos (entrantes, salientes, internos excepto contables) y asegura su procesamiento y contabilidad.

El procedimiento para trabajar con documentos, así como su preparación y ejecución, se describe con suficiente detalle en los documentos normativos y metodológicos. Para la escuela lingüística "Éxito" como unidad estructural de KGOU SPO KPK opera posición general desarrollado sobre la base de la Ley de la Federación de Rusia "Sobre la educación" y la carta del colegio.

Este Reglamento regula las actividades de la "Escuela Lingüística" Éxito "" como unidad estructural del KPC. La escuela de lingüística básica normativa es la Ley de la Federación de Rusia "sobre educación" de fecha 10 de junio de 1992. No. 3266-1 (enmendado por las leyes federales), un reglamento estándar sobre una institución educativa de educación secundaria vocacional, aprobado por el Decreto del Gobierno de RF del 3 de marzo de 2001 No. 160, otros reglamentos que rigen las actividades de una institución educativa. En sus actividades, la escuela lingüística se rige por la legislación de la Federación de Rusia, los decretos y órdenes del Gobierno de la Federación de Rusia, las decisiones del Ministerio de Educación del Territorio de Khabarovsk, la Carta del KPC, este Reglamento. La escuela de lingüística proporciona servicios educativos adicionales en la enseñanza de idiomas extranjeros a niños en edad preescolar y escolar, alumnos, estudiantes de instituciones educativas. La escuela de lingüística implementa programas creativos intensivos de autor y métodos modernos de enseñanza de idiomas extranjeros.

Las metas y objetivos son crear condiciones favorables para el desarrollo versátil del individuo, incluso satisfaciendo las necesidades de los estudiantes en la autoeducación y recibiendo educación adicional en el campo de una lengua extranjera. Estudio en profundidad de lenguas extranjeras, historia y literatura de los países del idioma estudiado, cultura y estudios regionales. Enseñanza de lenguas extranjeras mediante métodos creativos e intensivos, preparándose para la admisión a Susa y universidades. Organización de programas de intercambio con escuelas extranjeras, pasantías para estudiantes y profesores de escuela, participación en Competiciones internacionales y Olimpiadas. Organización de cooperación con instituciones educativas extranjeras, fundaciones. Realización de seminarios para profesores de lenguas extranjeras.

Todas las actividades escolares se llevan a cabo de acuerdo con los programas desarrollados aprobados por el Ministerio de Educación del Territorio de Khabarovsk, en una elección pedagógicamente basada en los medios, métodos y formas de educación, teniendo en cuenta los intereses, inclinaciones y características de edad de los estudiantes en una base pagada. La escuela practica la enseñanza en grupo. La ocupación de grupos es de 10-12 personas. El modo de clases es 2-3 veces por semana (4-6 horas académicas), que incluye la práctica de hablar y escribir, escuchar, leer literatura extranjera y especiales adicionales. cursos de comunicación, negocios, trabajo con la prensa, teatro, etc. Pago mensual según contrato, dependiendo de la intensidad de las clases. El pago está sujeto a cambios durante el año debido a la inflación. Todos los profesores de la escuela tienen formación pedagógica superior, experiencia en la enseñanza de lenguas extranjeras, trabajan bajo un contrato de trabajo (contrato). La duración del año escolar, los trimestres, las semanas y la duración de las vacaciones se determina por orden del director de la escuela al comienzo del año escolar o por semestre. Los estudiantes toman pruebas 2 veces al año para verificar la asimilación del material educativo, tener la oportunidad de participar en la vida cultural de la escuela, celebrar vacaciones y trabajar en proyectos individuales.

La escuela está ubicada en el edificio educativo del KPK en Krasnorechenskaya 114A y utiliza la propiedad de la universidad sobre la base de la gestión operativa. La fuente de financiación de la escuela es:

fondos presupuestarios y extrapresupuestarios;

contribuciones gratuitas y caritativas;

otras fuentes de acuerdo con la legislación de la Federación de Rusia.

Los fondos recibidos de los ciudadanos para la educación se envían a una cuenta especial del COD y se distribuyen de acuerdo con un acuerdo entre el director del colegio y el director del colegio. El control de las actividades financieras y económicas de la escuela está a cargo del director del KPK.

La escuela está dirigida por un director designado por el director del KPC en los términos contrato de empleo... El director de la escuela contrata y planifica la estrategia para el desarrollo de la escuela. Los profesores de escuela llevan a cabo actividades organizativas y educativas de acuerdo con la carta de la KPC y este reglamento, asegurando el nivel profesional necesario de sus actividades.

La escuela se está reorganizando, liquidando sobre la base de una decisión del Consejo institución educativa COD por orden del director en caso de violación de esta disposición o el estatuto de COD.

El documento principal de la organización es una licencia (1) con una lista de programas educativos profesionales, según la cual la institución educativa estatal de educación vocacional secundaria "Khabarovsk Pedagogical College" tiene derecho a realizar actividades educativas (2), así como las reglas para la prestación de servicios pagados de la Escuela Pedagógica de Khabarovsk basadas también en disposiciones generales ...

Reglas para la prestación de servicios educativos pagados COD.

Provisiones generales:

Estas reglas se desarrollan de acuerdo con la Ley de la Federación de Rusia. "Sobre la educación", modificada por la Ley Federal Nº 12-F3 de 13.01.96 (artículo 45); Reglamento modelo sobre una institución educativa de educación secundaria profesional; La Ley del Territorio de Khabarovsk "Sobre el procedimiento para la introducción de servicios pagados por las autoridades estatales y locales, las organizaciones estatales y municipales", de 31 de octubre de 1996, núm. 73; Resolución del Jefe de la Administración del Territorio de Khabarovsk "sobre la aprobación del reglamento sobre el procedimiento para la introducción de servicios pagados por los órganos gubernamentales estatales y locales, las organizaciones estatales y municipales", de fecha 01.09.97, núm. 383; Carta de la universidad; otros actos regulatorios de R.F.

Las reglas determinan el orden, los tipos de pago. servicios educativos, las condiciones y procedimiento para su prestación, las obligaciones de los estudiantes.

Se proporcionan servicios educativos adicionales pagados para satisfacer las necesidades educativas de los estudiantes y mejorar la calidad del proceso educativo.

La posibilidad de proporcionar servicios de este tipo está prevista por la Carta del colegio y se lleva a cabo a expensas de fondos extrapresupuestarios de patrocinadores, organizaciones, individuos, incl. padres.

Las reglas son vinculantes para todos los empleados y estudiantes de COD.

Tipos de servicios educativos de pago (3).

Condiciones para la prestación de servicios educativos remunerados:

El colegio brinda servicios educativos pagados a la población con licencia para realizar las actividades educativas pertinentes.

Los servicios educativos no se pueden proporcionar a cambio y en el marco de las principales actividades educativas financiadas con cargo al presupuesto.

Los ingresos de las actividades especificadas de la universidad se reinvierten en esta institución educativa a su discreción, incluso para un aumento en los gastos de salarios trabajadores universitarios. Esta actividad no se aplica a la actividad empresarial.

El flujo de trabajo principal se compone de pedidos basados ​​en la celebración de contratos "sobre la prestación de servicios educativos remunerados" (4). Los pedidos regulan:

composición de los grupos de estudio;

Personal docente;

horario escolar;

pago de clases;

y etc. cuestiones organizativas (vacaciones, etc.).

Y también existe un diario de registro de asistencia y avance mediante el cual se monitorea el trabajo del proceso educativo, y la hoja de tiempo del maestro, según el cual se paga a los empleados.

Las hojas de asistencia y los pedidos se transfieren al departamento de contabilidad, que, a su vez, controla el trabajo de la escuela y paga por el trabajo del personal de la escuela.

1.4 Posibilidades de utilizar tecnologías informáticas modernas en el trabajo de oficina

Cuando hablan de automatización de oficinas o flujo de trabajo, por lo general se refieren a cualquier Tecnologías de la información relacionados con el procesamiento de documentos, desde el uso de procesadores de texto hasta sistemas de gestión de flujo de trabajo y gestión de bases de datos. En una institución moderna, las principales herramientas tecnológicas para trabajar con documentos son las computadoras instaladas en las estaciones de trabajo de los artistas intérpretes o ejecutantes y conectadas a una red. Si una red informática cubre al menos todos los lugares de trabajo del personal de oficina en las divisiones estructurales de una organización, entonces es posible utilizar la red para mover documentos y realizar un seguimiento centralizado del progreso del proceso de la oficina, hasta el trabajo de los artistas intérpretes o ejecutantes en documentos en sus lugares de trabajo.

En la escuela de lingüística "Éxito" en KGOU SPO KPK, la red informática no cubre todos los lugares de trabajo del personal de oficina, por lo que es difícil rastrear el movimiento de documentos y monitorear su ejecución. Básicamente, todos los documentos se preparan utilizando editores de texto y gráficos, cuyas capacidades se analizan a continuación, y luego, en la versión impresa, se transfieren a los artistas intérpretes o ejecutantes. Por tanto, resulta bastante difícil controlar su implementación. Para simplificar la tarea de control, hemos desarrollado un sistema de registro automatizado y control de ejecución de documentos basado en el programa Outlook. Las ventajas de desarrollar nuestro sistema de información específicamente en Outlook también se analizan en detalle a continuación. La introducción de un sistema de registro de documentos computarizado asegura la recopilación y el almacenamiento de datos completos sobre todos los documentos de la organización, permite un control efectivo y realiza trabajos de información y referencia. Trabajar con documentos en Microsoft Word

El trabajo de oficina moderno se caracteriza por la introducción de tecnología informática en el proceso de trabajo con documentos. El desarrollo de la tecnología y las nuevas tecnologías de la información permite resolver una de las principales tareas del trabajo de oficina, la creación de documentos, utilizando varios editores de texto. Este entorno permite editar documentos rápidamente, utilizar formularios (plantillas) listos para usar en la preparación de tipos básicos de documentos, duplicación múltiple de documentos creados y mucho más.

Los principales productos de software utilizados para solucionar este problema son Microsoft Word, Lexicon para Windows, WordPerfect para Windows. El trabajo más óptimo parece estar en Microsoft Word.

El editor de texto de Word es un entorno de software versátil para trabajar con documentos de texto, diseñado para facilitar el trabajo con diferentes tipos de documentos. Proporciona una variedad de posibilidades, tanto en la preparación de textos como en la manipulación de documentos de texto listos para usar guardados en varios medios. Se pueden formar nuevos textos a partir de fragmentos de textos prefabricados; varios objetos creados en otras aplicaciones se pueden incrustar en los textos; Los documentos de texto se pueden transmitir a través de las líneas de comunicación de las redes informáticas locales y globales.

Para el editor de Word, se pueden observar las siguientes características, como regla, inherentes a otros procesadores de texto:

el uso de una variedad de fuentes y sus estilos;

uso en un documento de símbolos de alfabetos de diferentes idiomas (cirílico, latín, griego, árabe, hebreo, etc.);

editar texto y revisar la ortografía (ortografía y gramática);

paginación automática del documento, introducción de encabezados de página (encabezados y pies de página), notas al pie;

kit de herramientas de gráficos comerciales incorporado (que le permite incluir diagramas, dibujos, diagramas en el texto);

varias herramientas para formatear el texto terminado (alineación, columnas, numeración);

mantener una tabla de contenido escalonada de varios niveles;

encontrar y reemplazar un fragmento de texto;

trabajar con varios documentos al mismo tiempo, incluidos documentos de diferentes entornos (texto, hojas de cálculo, gráficos, bases de datos).

Además, el editor de Word tiene una amplia gama de herramientas de automatización para simplificar las tareas comunes:

trabajar con macro secuencias de caracteres;

autocorrección de errores tipográficos;

formato de texto automático a medida que escribe (autoformato);

sugerencia automática de la versión completa de la fecha, así como palabras o frases de la lista de autotexto después de ingresar las primeras letras (autocompletado);

análisis automático del documento para resaltar sus disposiciones clave, a partir de las cuales se elabora el resumen del autor;

la capacidad de crear estilos;

suministro automático de sugerencias e información de referencia que pueda necesitar durante la tarea (asistente);

la presencia de un asistente para cartas, calendarios, agendas, currículums, sobres, faxes, facilitando el trabajo de creación de documentos.

Las funciones enumeradas de MSWord simplifican enormemente el trabajo del personal administrativo al crear y editar documentos de texto.

Trabajar con documentos en el programa MS EXCEL

El soporte de información para las actividades de gestión incluye tecnologías para la preparación y procesamiento de varios tipos de documentos, en los que un lugar significativo está ocupado por información en forma numérica (financiera, contable, de planificación y analítica, etc.), redactada en forma de varios tipos de tablas, formas de declaraciones, formularios, listas. En tales casos, el uso de hojas de cálculo de Excel es muy útil, con la ayuda de las cuales puede: trabajar con tablas y realizar cálculos, incluidos los muy complejos; construir gráficos basados ​​en los datos contenidos en las tablas; crear bases de datos y procesarlas.

Numerosas publicaciones están dedicadas a describir las capacidades de MS Excel. Aquí le daremos solo algunas recomendaciones que pueden ser útiles a la hora de crear documentos y trabajar con ellos en MS Excel.

La creación de cualquier documento en MS Excel, independientemente de la versión de este programa utilizada, es recomendable comenzar con una descripción de las propiedades generales usando el comando Archivo, Propiedades, Completar los campos, Título, Asunto, Autor, Palabras clave permite para ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos desarrollados.

Presentación tabular de datos. La propiedad principal de una hoja de cálculo de Excel es la capacidad de almacenar diferentes tipos de datos en celdas contiguas: texto, números o fórmulas. Basta con activar la celda y escribir en el teclado lo que necesita. El tipo de datos ingresados ​​se determina automáticamente y está destinado no solo a almacenar datos numéricos y no numéricos, sino a realizar todo tipo de operaciones con estos datos. Las fórmulas son la esencia de Excel. Se pueden construir de varias formas.

Presentación gráfica de datos estadísticos. En la documentación, junto con las tablas, los gráficos se utilizan ampliamente. Son un medio conveniente de presentación visual de datos y complementan con éxito las tablas o incluso las reemplazan, ayudan en el análisis y comparación de datos para facilitar su percepción e interpretación.

Excel tiene dos diferentes caminos la construcción de diagramas que difieren en la forma en que se almacenan en la memoria de la computadora: diagramas incrustados y diagramas individuales. Los gráficos incrustados son gráficos superpuestos en la página de trabajo y guardados en el mismo archivo (ocupan parte de la hoja de cálculo). Los diagramas individuales son objetos gráficos independientes (ocupan toda la pantalla).

Para construir cualquier diagrama, debe especificar los datos, que luego se presentarán en forma gráfica. La forma más sencilla de crear un gráfico incrustado es utilizar el Asistente para gráficos. Después de hacer clic en el botón Asistente de gráficos, aparece un cuadro de diálogo en la pantalla, donde, después de especificar todos los datos, obtenemos un gráfico listo para usar.

Trabajar con plantillas de usuario. Para ahorrar tiempo dedicado a la creación de documentos, es recomendable analizar sistemáticamente el contenido de los documentos y desarrollar sus formularios estándar. La plantilla es la base para crear un documento estándar. La ejecución del comando Archivo, Nuevo en Microsoft Excel invoca la oferta de seleccionar una de las plantillas para crear un nuevo documento.

Encabezados y pies de página en Excel. Para simplificar el trabajo con documentos impresos, es recomendable utilizar encabezados y pies de página. Un pie de página es un campo en el que puede ingresar material de referencia o explicativo, como el nombre del archivo, el nombre de la hoja de trabajo, el número de página, la fecha y hora actuales, el nombre del departamento y otra información del servicio. La información ingresada en el encabezado y pie de página de una sola página aparece en los encabezados y pies de página de todas las páginas. Los encabezados y pies de página se encuentran en la parte superior o inferior de la página. En Excel, puede utilizar los formatos de encabezado y pie de página integrados o crear los suyos propios. Antes de imprimir, puede establecer su posición en relación con el borde de la página.

Los ejemplos considerados del uso de editores de texto y gráficos se utilizan principalmente como medio para crear documentos. Pero es muy difícil, con un gran flujo de documentos en la organización, buscar la información necesaria, rastrear la relación del documento creado con otros documentos relacionados. Por ello, en la actualidad, para el soporte informativo de una institución moderna, cada vez utilizan más los sistemas de gestión de bases de datos (DBMS) .ACCESS, como medio para crear y operar una base de datos.

Actualmente, varios de los sistemas de administración de bases de datos de oficina (DBMS) más populares se utilizan para crear bases de datos en organizaciones pequeñas, pero el más popular por muchas razones es Microsoft Access DBMS (o MS Access). Dependiendo de las capacidades de una computadora en particular y de la versión del sistema operativo instalado (Windows 98, Me, 2000, XP), se utilizan diferentes versiones del DBMS (Access 97, 2000, XP).

Access implementa completamente la gestión de bases de datos relacionales. El sistema admite claves primarias y externas y garantiza la integridad de los datos a nivel del kernel (lo que evita operaciones de actualización o eliminación incompatibles). Además, las tablas en Access están equipadas con herramientas de validación de datos para evitar la entrada incorrecta sin importar cómo se realice, y cada campo de la tabla tiene su propio formato y descripciones estándar, lo que simplifica enormemente la entrada de datos. Las características fundamentales de cualquier DBMS son los tipos de datos que puede almacenar y procesar. Access DBMS le permite utilizar los siguientes tipos de datos en los registros:

Contador: este campo se establece automáticamente cuando se agrega un nuevo registro a la base de datos. Los valores en estos campos son inaccesibles para el usuario y no se pueden actualizar: si se elimina algún registro, el contador continúa con la numeración existente.

Texto: este campo puede contener hasta 255 caracteres de texto libre. Si no se especifica la longitud del campo, el valor predeterminado es 50 caracteres: este campo puede contener un conjunto arbitrario de caracteres de hasta 64 K.

Numérico: contiene números enteros y / o fraccionarios y ocupa de uno a ocho bytes, según el tipo (valor) del número.

Fecha / Hora: contiene la fecha en varios formatos (por ejemplo, el formato corto es 31/12/2004, el formato completo es 31/12/04 23:59:59, etc.).

Moneda: este campo especifica la cantidad de dinero con una precisión de 15 decimales enteros y 4 decimales (en este caso, generalmente solo se muestran dos lugares decimales en la pantalla).

Booleano: estos campos contienen valores booleanos SÍ o NO.

Objeto OLE: Estos campos almacenan objetos que han sido transferidos desde otras aplicaciones (imágenes, tablas).

Si no se encuentran valores en los campos durante el procesamiento especial, el sistema brinda soporte completo para valores nulos.

El procesamiento de datos relacionales en Access debido a la arquitectura flexible del sistema es capaz de satisfacer cualquier necesidad. Al mismo tiempo, Access se puede utilizar como un DBMS independiente en el modo de servidor de archivos o como un componente de cliente de productos como SQL Server. Además. Access admite el protocolo Open Database Connectivity (ODBC), que le permite conectarse a bases de datos en muchos formatos diferentes, como SQL Server, Oracle, Sybase e incluso mainframes DB / 2 de IBM.

Access admite el procesamiento de transacciones con integridad garantizada. Además, se proporciona seguridad a nivel de usuario, lo que le permite controlar el acceso a los datos para usuarios individuales y grupos enteros.

El sistema de ayuda de Microsoft sigue siendo el mejor de la industria tanto para usuarios novatos como experimentados. Access proporciona ayuda contextual a la que se puede acceder haciendo clic en , y la pantalla mostrará inmediatamente información de ayuda sobre el tema que interesa al usuario en ese momento. En este caso, puede ir fácilmente a la tabla de contenido del sistema de ayuda, información específica, el historial de llamadas anteriores y marcadores.

El asistente puede convertir horas de trabajo en minutos. Los asistentes hacen preguntas importantes sobre el contenido, el estilo y el formato del objeto que se está creando; luego construyen automáticamente el objeto deseado. Access tiene alrededor de cien asistentes para ayudarlo a diseñar bases de datos, aplicaciones, tablas, formularios, informes, gráficos, etiquetas de correo, controles y propiedades. Incluso puede personalizar asistentes para diferentes tareas. Le permite importar y exportar archivos de muchos formatos conocidos, incluidos dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, muchos formatos de texto ASCII (incluso con una longitud de línea fija o un delimitador especificado) y Consulte también datos HTML. La importación crea una tabla de Access; exportar una tabla de Access crea un archivo en el formato especificado.

Vincular (anteriormente llamado archivo adjunto) significa que puede usar datos externos sin crear una tabla de Access. Puede crear un vínculo similar a datos dBASE, FoxPro, Excel, ASCII y SQL. Una característica muy poderosa, vincular tablas de Access a sus tablas externas y luego compartirlas, se aplica a las tablas de Access, dBASE, FoxPro y SQL Server.

Las ventanas de diseño de formularios e informes tienen la misma interfaz y brindan al usuario muchas opciones. El formulario o informe está diseñado de acuerdo con el principio WYSIWYG (Lo que ve es lo que obtiene). Al agregar otro control, el usuario ve cómo cambia el formulario creado.

Los formularios e informes pueden incluir etiquetas, campos de datos de texto, botones de opción, casillas de verificación, líneas y rectángulos, y aplicarles estilo con colores y sombras en los elementos. Además, puede incluir imágenes completas, diagramas, subformularios y subinformes. Al mismo tiempo, todos los parámetros de presentación de datos permanecen completamente bajo el control del usuario.

Los formularios pueden abarcar muchas páginas y los informes pueden tener muchos niveles de agrupación y resumen de datos.

Puede obtener una vista previa de los formularios y los informes a vista de pájaro haciendo zoom. En el modo de diseño, puede ver el informe con datos ficticios para no tener que esperar a que se procese un archivo real de gran tamaño.

El Diseñador de informes es una herramienta muy poderosa, con hasta diez niveles de agrupación y clasificación. Le permite crear informes que muestran porcentajes y totales en solo dos pasadas.

Una de las funciones más poderosas de Access también es la más importante. Las relaciones le permiten vincular tablas gráficamente. Incluso puede vincular tablas que representan diferentes tipos de archivos (por ejemplo, una tabla de Access y una tabla de dBASE). Después de tal vinculación, las tablas actúan como un todo y ahora puede crear consultas en relación con cualquier dato en ellas. Puede seleccionar campos específicos, definir un orden de clasificación, crear expresiones calculadas e ingresar criterios para seleccionar los registros que desee. Puede mostrar los resultados de ejecutar una consulta como una tabla, formulario o informe. No se requiere que el usuario preestablezca relaciones: en cambio, es suficiente ingresar al diseñador de consultas (por ejemplo, cuando necesita construir un informe específico).

Las consultas también se aplican en otros casos. Puede crear consultas que calculen totales, mostrar tablas agrupadas y crear tablas nuevas. Incluso puede usar una consulta para actualizar datos en tablas, eliminar registros y agregar una tabla a otra.

Access utiliza la misma aplicación de gráficos que Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Project. Le permite crear cientos de tipos de gráficos y tablas, personalizándolos en función de sus necesidades específicas. Puede crear gráficos de barras, de barras, circulares, de superficie y de otro tipo tanto en 2D como en 3D. Pueden ir acompañados arbitrariamente de texto, decorados. Colores diferentes y patrones. Los valores se pueden mostrar en barras o porciones de gráficos circulares. Puede rotar las imágenes del diagrama para que se muestren desde cualquier ángulo conveniente. Todo esto lo proporciona el programa Access Graph.

Con DDE (intercambio dinámico de datos) y OLE (vinculación e incrustación de objetos), puede agregar todo tipo de objetos nuevos a los formularios e informes de Access. Estos objetos pueden ser sonido, imágenes, diagramas e incluso videoclips. Puede incrustar objetos OLE (como mapas de bits) o documentos de procesador de texto (Word o WordPerfect), o vincularlos a hojas de cálculo de Excel. Al vincular estos objetos a su base de datos, el usuario puede crear formularios e informes dinámicos y utilizar la misma información en diferentes aplicaciones de Windows.

Access ahora proporciona todas las funciones que permiten que una aplicación se comunique con Internet / intranet. Con un clic, puede guardar tablas, consultas, formularios e informes en formato HTML. Un asistente permite que incluso un novato transfiera códigos HTML de un objeto a una página web, poniéndolos a disposición de cualquiera que navegue por Internet. Los hipervínculos le permiten acceder a los datos que se encuentran en una página web directamente desde los formularios de Access. Contiene más de cien funciones (pequeños programas integrados que devuelven un valor como resultado de la ejecución) que realizan una variedad de tareas. Hay funciones para manipular bases de datos, cadenas, números en formato de fecha y hora, matemáticos, comerciales y financieros. Se pueden utilizar para crear expresiones calculadas en formularios, informes y consultas.

Para los no programadores (o usuarios avanzados que simplemente no quieren programar), Access proporciona macros. Te permiten automatizar algunas tareas. Cerca de cincuenta macros permiten manipular datos, crear menús y cuadros de diálogo, abrir formularios e informes, en una palabra, automatizar casi cualquier tarea. Con macros, puede resolver aproximadamente el 90% de todas las tareas de procesamiento de datos. Este es un entorno de desarrollo de aplicaciones serio con un lenguaje de programación con todas las funciones. Visual Basic para aplicaciones: VBA (anteriormente conocido como Access Basic) adopta un enfoque de programación orientado a objetos y permite al programador hacer casi cualquier cosa imaginable. Es un poderoso lenguaje de programación estructurado.

El entorno de desarrollo con todas las funciones admite muchas funciones modernas y potentes: modo de múltiples ventanas para editar y depurar, verificación automática de sintaxis, puntos de interrupción, ejecución paso a paso e incluso ayuda de sintaxis que muestra opciones para comandos de entrada en la pantalla.

En negocios o esfera personal a menudo tienes que trabajar con datos de diferentes fuentes, cada uno de los cuales está asociado con un tipo específico de actividad. Se requieren algunos conocimientos y habilidades organizativas para coordinar todos estos datos. Microsoft Access combina información de diferentes fuentes en una única base de datos relacional. Los formularios, consultas e informes que crea le permiten actualizar datos de manera rápida y eficiente, obtener respuestas a preguntas, buscar los datos que necesita, analizar los datos e imprimir informes.

En la base de datos, la información de cada fuente se almacena en una tabla separada. Cuando se trabaja con datos de varias tablas, se establecen relaciones entre las tablas.

Para buscar y seleccionar datos que cumplan determinadas condiciones, se crea una consulta. Las consultas también le permiten actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, realizar cálculos incorporados o ad-hoc.

Los formularios se utilizan para ver, ingresar o cambiar datos directamente en la tabla. El formulario le permite seleccionar datos de una o más tablas y mostrarlos en la pantalla usando un diseño estándar o creado por el usuario.

Puede utilizar un informe para analizar los datos o imprimirlo de una manera específica, por ejemplo, puede crear e imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales.

Para realizar automáticamente algunas operaciones, se utilizan macros que contienen un conjunto de una o más macros, como abrir formularios o imprimir informes. Las macros pueden resultar útiles para automatizar las tareas que se realizan con frecuencia. Por ejemplo, cuando el usuario hace clic en un botón, puede ejecutar una macro que imprima un informe.

A veces es necesario crear su propio procedimiento, que debe iniciarse desde cualquier ventana de la base de datos, o un procedimiento diseñado para manejar un evento específico. Un conjunto de tales procedimientos en el lenguaje Visual Basic, reunidos en una unidad de programa, se denomina módulo. Hay dos tipos principales de módulos: módulos de clase y módulos estándar. Los módulos de clase son módulos de formulario y módulos de informe asociados con un formulario o informe específico. A menudo contienen rutinas de eventos (como la pulsación de una tecla) y se generan automáticamente cuando se crea la primera rutina de eventos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados con ningún objeto, así como procedimientos de uso común que se pueden iniciar desde cualquier ventana de la base de datos.

CAPÍTULO 2. USO DE LA PERSPECTIVA DE EM PARA LA ORGANIZACIÓN DEL PROCESAMIENTO DE NEGOCIOS Y LA CIRCULACIÓN DE DOCUMENTOS

.1 Medios modernos para organizar el trabajo de oficina y el flujo de documentos

Requisitos para el trabajo de oficina moderno y el flujo de documentos. Cada documento debe llegar rápidamente al destinatario (de lo contrario, simplemente no tiene sentido). En muchos casos, la tarea de entregar un documento se asigna a una agencia gubernamental importante: la oficina de correos. Sin embargo, todavía se requiere del documento que siempre sea útil y que se pueda encontrar rápidamente en el momento adecuado.

Cuando trabaje con un documento, debe seguir ciertas reglas. Por supuesto, tales reglas no pueden ser complicadas, pero uno debe estar de acuerdo en que tales reglas deben serlo y deben seguirse. Nadie discutirá esta tesis, pero desafortunadamente, en la práctica de cualquier organización, hay suficientes ejemplos molestos (y costosos) de incumplimiento de los requisitos elementales de trabajo de oficina.

No se debe esperar que todos los empleados sean extremadamente disciplinados en todo momento y que sean auxiliares administrativos para caminar. Pero un empleado inteligente siempre debe saber dónde obtener una respuesta a sus preguntas.

La experiencia ha demostrado que incluso en una oficina pequeña, las reglas comerciales deben escribirse. De hecho, si exige y espera orden de sus subordinados, no debe confiar en la memoria colectiva de sus empleados. Es mejor dedicar dos horas una vez a redactar un conjunto de reglas generales que estar constantemente molesto por la falta de documentos necesarios y la "estupidez" de los empleados.

Fundamentos del trabajo de oficina. ¿Qué debe reflejarse en el reglamento interno del trabajo de oficina? Es imposible prever todo y no hay necesidad de esforzarse por ello, pero se recomienda estipular algunos requisitos estándar en estas reglas.

En primer lugar, la lista misma de asuntos de la empresa o división, sus designaciones y nombres.

Es necesario indicar quién es personalmente responsable de cada uno de los casos y dónde se deben almacenar estos casos. Para evitar confusiones, debe instalar lista requerida funcionarios que deben endosar los documentos de cada caso.

Se debe establecer en qué computadoras y en qué carpetas se deben almacenar los archivos de documentos de cada caso, quién puede tener acceso a los archivos de cada caso.

No siempre es necesario regular el orden de trabajo en un documento, pero las buenas prácticas requieren que se asigne una carpeta predeterminada en cada computadora para trabajar con los documentos actuales. Esto es muy útil cuando necesita urgentemente encontrar un archivo en ausencia de su propietario. Se debe estipular especialmente que después de la aprobación del documento, se deben eliminar sus versiones para evitar malentendidos, y el archivo del documento se debe mover de la carpeta de documentos actual a la carpeta destinada para él.

También se debe acordar el período de conservación de los documentos y archivos asociados.

Es recomendable determinar con anticipación el procedimiento para la remoción temporal de documentos de los casos (por ejemplo, la buena práctica requiere que en lugar de un documento incautado, se inserte una hoja de papel en el archivo que indique quién, cuándo y por qué tomó el documento fuera del archivo).

Debe especificarse definitivamente el procedimiento de registro de documentos y la obligatoriedad de este procedimiento. Por lo general, los documentos se registran formando el número de documento a partir del número de caso y el número de registro en sí, sin olvidar la fecha de registro.

Una copia del documento guardado en el archivo, como regla, debe estar firmada por el desarrollador y todas las visas necesarias.

En particular, se debe estipular el procedimiento y el momento de la distribución de documentos dentro de la empresa, incluidas las decisiones operativas (decisiones y órdenes de los gerentes, actas de las reuniones operativas, etc.). Se debe indicar quién es el responsable de esto.

En las reglas del trabajo de oficina, se recomienda estipular una lista de acciones que deben documentarse utilizando actos de la forma establecida; la pedantería de este tipo no alienará a los líderes concienzudos. Es útil adjuntar muestras de documentos estándar a las reglas del trabajo de oficina y, a medida que se gana experiencia, incluso indicar los nombres y la ubicación de los archivos de plantilla correspondientes de documentos estándar en discos de computadora; esto ahorrará tiempo, disciplinará al personal y contribuirá a la formación identidad corporativa trabajar con documentos.

Trabajo de oficina y gestión documental mediante sistemas de comunicaciones electrónicas. El reenvío de documentos suele ser de confianza por correo. Pero el desarrollo de la tecnología informática en las últimas décadas ha llevado al hecho de que la oficina de correos de todos los países ha perdido su monopolio sobre la transferencia de información. Un pequeño reequipamiento de cualquier computadora lo convierte en una poderosa herramienta de comunicación.

Este libro no describe las complejidades de las comunicaciones electrónicas; este es el negocio de los profesionales y decenas de empresas ofrecen sus servicios competentes en esta área. Es importante para nosotros comprender qué oportunidades se esconden en los sistemas de comunicaciones electrónicas.

Hay dos tipos fundamentalmente diferentes de dispositivos de comunicaciones electrónicas. Si bien la diferencia entre los dos puede ser completamente sutil para el usuario, es útil conocerlos.

El primer grupo está diseñado para soportar redes de computadoras de área local, cuya distancia puede ser de metros a kilómetros. Además, cada una de las computadoras en la red de área local debe estar equipada con un dispositivo electrónico especial, la llamada tarjeta de red. Además, todo incluido en Red de área local las computadoras deben estar conectadas entre sí con un cable especial y se requiere algún equipo adicional. Su composición depende en gran medida de la longitud de la red local.

El segundo grupo de dispositivos no requiere el tendido de redes de cable especiales; inicialmente se centra en el uso de canales de comunicación telefónica estándar. Para usar esta tecnología, una computadora debe estar equipada con un dispositivo especial: un módem, y con la ayuda de este dispositivo debe estar conectada a los canales de comunicación telefónica. Al usar módems, la distancia entre las computadoras y su ubicación ya no importan: solo necesita acceso a los canales de comunicación telefónica. La red informática mundial Internet se basa en este principio. Sin embargo, es necesario comprender que el software desarrollado para Internet puede funcionar con éxito en redes locales de computadoras dentro del ojo. En los países con las comunicaciones electrónicas más desarrolladas, la firma digital ya es ampliamente utilizada en muchas áreas de actividad e incluso, por ejemplo, en sistemas de gestión de producción corporativa, en sistemas de diseño asistido por computadora, en el sector bancario. La firma electrónica se volvió así factor importante vida comercial, que EE. UU. ya aprobó una ley sobre el procedimiento para su uso y, sujeto a ciertas condiciones, se equipara a una firma tradicional (sin embargo, en la legislación de EE. UU. solo hay unos pocos procedimientos legales a los que una firma digital no se aplicará). Probablemente, la adopción de una ley similar en Rusia es solo cuestión de tiempo.

Sistemas de gestión de documentos corporativos. Cualquier documento puede presentarse como un archivo. Y manipular archivos, procesarlos y transferirlos es lo que mejor hacen las computadoras. Por lo tanto, la lógica del desarrollo de los eventos, la competencia y el genio humano lograron rápidamente que ahora el documento se pueda formar, acordar, firmar, enviar y leer sin ponerlo en papel. Dado que la computadora no olvida nada, no pierde nada y no confunde nada, y el costo de almacenar información en ella está disminuyendo rápidamente, resultó ser efectivo confiar a las computadoras todos los documentos de la empresa en su totalidad.

La suma de todos los logros de la tecnología de la información ha dado lugar a la aparición de sistemas de gestión de documentos corporativos. Para crear dicho sistema, es necesario que los empleados de la empresa tengan acceso a computadoras equipadas con comunicaciones electrónicas y software especial. El sistema de gestión documental corporativo permite hacer con documentos todo lo que se hace con ellos en cualquier gestión documental y sistema de gestión documental. Al mismo tiempo, el sistema de administración de documentos corporativos brinda oportunidades fundamentalmente nuevas disponibles solo para las computadoras. Esto significa que dentro de dicho sistema, las computadoras combinan todas sus mejores cualidades para el bien de la empresa.

Por ejemplo, en un sistema de flujo de trabajo de este tipo, puede poner una firma electrónica en un documento, restringir el acceso al documento, enviarlo a ciertos empleados en un orden específico, determinar en cualquier momento dónde y en qué etapa de procesamiento se encuentra cualquier documento. y ver notas relacionadas con el documento de los empleados que procesaron el suyo.

El sistema de gestión de documentos corporativos es capaz de comprender y utilizar correctamente en los procesos de procesamiento de documentos de la empresa. Le permiten describir un documento típico (entrante o saliente), sus detalles característicos, el orden de su procesamiento y los derechos de los participantes en dicho proceso. Después de eso, el proceso se seguirá automáticamente de forma estricta y precisa. El documento será transferido secuencialmente de un funcionario a otro de acuerdo con la tecnología adoptada para procesar un documento del tipo correspondiente. Cada empleado recibirá una notificación oportuna de la recepción del documento que se le envió, y no tendrá que ir a ninguna parte. El documento vendrá junto con los comentarios necesarios de los empleados y una indicación de la urgencia de procesar este documento. En el sistema de workflow corporativo se facilita enormemente la recogida de datos generalizados, en los que hay que procesar multitud de documentos relacionados con distintos periodos de tiempo y distintas áreas de actividad.

Además, un documento en tales sistemas se convierte no solo en el documento en sí, una tabla, un diagrama, sino también en cualquier imagen (estática o dinámica), grabación de sonido y, en general, todo lo que una computadora es capaz de procesar. Un ejemplo de imagen estática puede ser, por ejemplo, un dibujo de cualquier complejidad o un modelo electrónico de una unidad, producto o estructura. Una imagen dinámica puede ser una simple presentación promocional o incluso un video real. Recordemos que el sistema de gestión de documentos corporativos es insensible a las distancias y permite, dentro de un único sistema, de acuerdo con reglas uniformes, trabajar en todas las sucursales de la empresa (incluidas, por ejemplo, las sucursales de Australia y Magadan) como si todos estuvieran sentados en cuartos adyacentes. En este caso, el trabajo se realizará en tiempo real, es decir, unos minutos son suficientes para enviar un documento a lo largo de miles de kilómetros.

Por supuesto, un sistema de gestión de documentos corporativos no es un placer barato. Pero, ¿cuánto puede costar un documento perdido o procesado incorrectamente en una materia viva, cuánto puede costar la información oportuna y precisa? A veces se trata de la supervivencia de la empresa. Además, no olvidemos que reducir el costo del procesamiento de datos informáticos y almacenar información en la memoria de la computadora es uno de los procesos positivos más dinámicos en la historia de la humanidad.

Se pueden mencionar varias especies dignas de mención software sistemas de gestión de documentos corporativos, pero uno de los líderes indiscutibles en este mercado es el sistema Lotus Notes y una amplia gama de sistemas y productos de software basados ​​en sus soluciones características. Esta es precisamente la gama de sistemas y soluciones de software, cuyas capacidades deberán entenderse con la participación de distribuidores y expertos, teniendo en cuenta las solicitudes de una empresa en particular. Es importante darse cuenta de que actualmente las tecnologías de Lotus Notes incluyen tanto herramientas de desarrollo de aplicaciones (programas) para entornos informáticos distribuidos (multicomputadoras) como listas para usar. productos de software para la gestión de documentos corporativos. Un ejemplo (no el único) de un producto de software construido con tecnologías Lotus Notes y que brinda soporte para el flujo de documentos corporativos es el sistema Domino.Doc. Doc tiene capacidades muy amplias para crear y administrar documentos en un entorno informático distribuido, lo que proporciona la confiabilidad característica de las soluciones industriales modernas, incluidas las siguientes funciones:

desarrollo de documentos utilizando cualquier producto de software de Windows;

apoyo al trabajo colectivo sobre documentos;

registro de documentos entrantes y salientes;

soporte en forma de documentos de cualquier dato que pueda ser almacenado en formato electrónico;

guardar versiones de documentos;

medios a gran escala de búsqueda de texto y recuperación de documentos; Sobre la creación de documentos estándar;

soporte de medios industriales de protección y encriptación de documentos;

asegurar la identificación de usuarios y grupos de trabajo de usuarios de acuerdo con la estructura jerárquica de la organización;

Soporte para trabajar con usuarios móviles y desconectados (por ejemplo, con vendedores que tienen computadoras portátiles y las conectan periódicamente a la red).

Por supuesto, un sistema de software tan complejo requiere un ajuste y un mantenimiento calificados por parte de especialistas, pero su alta eficiencia y flexibilidad proporcionarán una solución a muchos de los problemas que son clave para el trabajo productivo. Para aquellos que intentan triunfar en negocio moderno Es importante comprender que en un entorno que cambia rápidamente, ninguna solución será buena por mucho tiempo. Las herramientas para la puesta en marcha de sistemas de gestión documental corporativos (y, por supuesto, Domino.Doc) permiten asegurar rápidamente cualquier maniobra de la empresa, tanto en su estructura como en la especificidad de los servicios prestados, con la confianza de que la información confidencial mantener la información confidencial, precisa y completa, precisa y completa.

Terminando una breve descripción de los sistemas de gestión de documentos corporativos, cabe señalar que nuevos productos y soluciones de software están apareciendo rápidamente en este mercado, y si está interesado, asegúrese de familiarizarse con toda la gama de productos y servicios de software en el mercado antes de tomar una decisión.

2.2 Implementación del flujo de documentos de la escuela lingüística "Success", como subdivisión estructural de KGOU SPO KPK, en el entorno de "MS Outlook"

.2.1 Características del sistema "Microsoft Outlook"

Junto con el programa de presentación de Power Point, Outlook Communication Manager sigue siendo uno de los elementos externos de la suite de MS Office. Los usuarios domésticos lo eliminan casi de inmediato de la lista de programas instalados durante la instalación de la "oficina". Y entre los empleados de firmas y empresas son pocos los que pueden aprovechar al máximo las posibilidades de este maravilloso paquete.

Una parte considerable de la responsabilidad de este desafortunado hecho recae en los propios desarrolladores: hasta el lanzamiento de la última versión, Outlook seguía siendo uno de los módulos de MS Office más engorrosos e inconvenientes, y la gran cantidad de errores en la versión localizada. bastante estropeó el estado de ánimo de los usuarios domésticos. Y esto era aún más molesto porque, según el plan de los creadores, se suponía que se convertiría en el centro de una suite ofimática y en una herramienta diaria para cualquier usuario. Hoy en día existen muchas razones para esto: los errores se han corregido y trabajar con el programa se ha vuelto mucho más conveniente que antes.

La libreta de direcciones. Gerente de contacto. Si Outlook es el "corazón" de MS Office, entonces el corazón mismo de Outlook es, sin duda, el administrador de contactos. Después de todo, los datos de la libreta de direcciones serán utilizados no solo por él, sino también por todos los programas de la familia MS Office. A diferencia de la libreta de direcciones simple de Outlook Express, el administrador de contactos le permite compilar un expediente completo sobre todos sus colegas, colegas conocidos. Además de la información puramente comercial, la libreta de direcciones proporciona campos especiales para el nombre de la esposa, el cumpleaños, el aniversario de bodas de su colega o amigo. Por ahora, no se preocupe por el motivo por el cual el programa necesitaba solicitar información sobre tales datos personales; simplemente complete el formulario de la libreta de direcciones. Más adelante veremos cuán completamente Outlook usa toda la información que ingresa.

Contact Manager le permite no solo crear registros separados para cada destinatario, sino también combinarlos en grupos, creando las llamadas "Listas de correo"; esta función será útil cuando necesite enviar el mismo mensaje o archivo a todos los empleados de un departamento en su oficina.

Correo electrónico. En Windows, como sabemos, el representante junior de la familia Outlook, Outlook Express, administra el correo electrónico. Y hace frente a este trabajo casi mejor que su "hermano mayor". Funciona más correctamente con codificaciones en idioma ruso distintas de la codificación estándar de Windows; puede recibir no solo mensajes de correo electrónico personales, sino también mensajes de grupos de noticias ...

Pero el punto aquí no es que Outlook Express sea bueno y Outlook sea malo: es solo que los dos programas tienen "esferas de actividad" ligeramente diferentes. Orientado a trabajar en un entorno de red corporativa, Outlook le permite enviar un mensaje o archivo no solo a Internet, sino también a su colega en la red local.

Puede crear mensajes no solo en el editor integrado del programa, como en Outlook Express: ahora cualquier paquete de MS Office puede convertirse en su "escritorio". Después de haber creado una tabla en Excel o un documento de texto en Word, puede, sin salir del programa, enviarlo al destinatario deseado usando el menú "Archivo / Enviar".

Como paquete para uso empresarial, Outlook tiene métodos muy sofisticados para proteger los mensajes salientes con sistemas de cifrado integrados y firmas electrónicas personalizadas. Para un usuario doméstico, todos estos grados de protección, la mayoría de las veces, parecen excesivos, pero asegúrese de que cuando envíe datos confidenciales, las precauciones adicionales no perjudicarán. Tiene Outlook y un sistema de filtrado para limpiar el correo de todo tipo de "basura electrónica" - publicidad comercial, que se vierte en abundancia en todos los buzones sin el consentimiento del propietario.

Máquina de fax. En las primeras versiones de Outlook, MS Fax se incluía como cliente de fax y era simplemente imposible trabajar con él sin problemas. Con Outlook 2000, los desarrolladores decidieron corregir esta omisión reemplazando su producto interno con una versión simplificada de Symantec Fax.

Puede crear un mensaje de fax directamente desde el shell de Outlook, pero es mucho más conveniente hacerlo desde otros paquetes de MS Office, Word o Excel, utilizando el menú "Archivo / Enviar" que ya conocemos. El asistente de mensajes de fax le permitirá agregar un encabezado hermoso e informativo a su documento, y toda la información necesaria para enviar, incluido el número de fax, se tomará de la libreta de direcciones. Además de enviar, Outlook se puede configurar para recibir faxes, tanto de forma manual como automática. Uno de los pocos inconvenientes del asistente de fax de Outlook es la imposibilidad de enviar en un horario a un gran número de usuarios: para ello, debe instalar una versión adicional con todas las funciones de Symantec WinFax Pro.

Videoconferencia. En el caso de que la computadora de su destinatario esté equipada con al menos la cámara web más simple, puede en cualquier momento organizar una "videoconferencia" en tiempo real utilizando el programa Net Meeting instalado en su computadora. Y puede llamar a su futuro homólogo para una "cita" virtual, por supuesto, utilizando Outlook. La única lástima es que en la práctica de los negocios domésticos, la videoconferencia dentro de la oficina sigue siendo relativamente rara, y los jefes prefieren distribuir instrucciones valiosas a sus subordinados, por así decirlo en modo real.

Calendario, y no solo un calendario, sino también un diario detallado con la capacidad de elaborar un cronograma por horas incluso para todo un año. Al mismo tiempo, todos los eventos y reuniones programados para cada día se pueden dividir en categorías y, en el futuro, el horario de cada uno de ellos se puede mostrar en la pantalla por separado. Obtendrá un calendario separado para "reuniones de negocios", "reuniones", "cenas" y "planificación" ... y tal vez incluso "citas amorosas". Por supuesto, no existe tal categoría, pero nada evitará que el usuario la cree por su cuenta.

Además de los eventos únicos, también puede programar eventos recurrentes. El calendario resultante se puede mostrar en varios modos: eventos para el día actual, durante una semana, durante un mes.

Tareas. Además del calendario, Outlook tiene una herramienta de programación incorporada: la lista de tareas. En él, no solo puede describir en detalle qué se debe hacer y cuándo, sino también indicar cuánto tiempo planea reunirse, cuál es la cantidad de trabajo, cuánto costará completarlo, etc.

Otro detalle pequeño, pero importante: Outlook puede registrar la recepción de pedidos y algunos otros tipos de documentos electrónicos en una carpeta especial llamada "Agenda".

2.2.2 Resolución de los problemas de contabilidad y control de ejecución de documentos en el entorno "MS Outlook"

1. Inicie Outlook haciendo clic en el botón en el panel de Microsoft Office o usando el botón Inicio:

Inicio - Programas - Microsoft Outlook

Busquemos grupos de carpetas de trabajo en la ventana del programa.

Realizar un seguimiento de las personas en la carpeta Contactos. La carpeta Contactos está organizada como una base de datos. En él podemos guardar una gran variedad de información: dirección de correo electrónico, dirección postal, varios números de teléfono y alguna información personal relacionada con la persona de contacto, por ejemplo, cumpleaños y aniversario de un evento. Cuando ingresa el nombre o la dirección de un contacto, Outlook divide esta información en componentes y la coloca en campos separados. Podemos ordenar, agrupar y filtrar contactos por cualquier parte del nombre o dirección. Simplemente haga clic en el botón o seleccione un comando de menú para enviar a ese contacto una solicitud de reunión, un correo electrónico o una tarea. Al guardar información sobre un contacto en un archivo, el nombre del archivo puede ser: nombre, apellido, nombre de la organización, apodo de la persona de contacto o cualquier otra palabra que lo ayude a encontrar rápidamente este contacto, por ejemplo, "catering". . Se pueden ingresar hasta tres direcciones para cada persona de contacto. Uno de ellos puede especificarse como postal, después de lo cual puede imprimirse en etiquetas de correo, sobres y usarse para crear cartas a varios destinatarios.

Cuando crea contactos en el calendario, un mensaje sobre el evento asociado con el contacto, como el cumpleaños de la persona especificada, aparece automáticamente en las páginas correspondientes.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Contactos".

Creemos un nuevo contacto. Para hacer esto, haga clic en el botón "Crear" en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana de contacto

Ingresemos información sobre el contacto en los campos propuestos en la pestaña "General". Algunos de los campos tienen botones que le permiten ingresar información con mayor precisión. Por ejemplo, hagamos clic en el botón "Nombre completo". Se abrirá una ventana adicional para ingresar un nombre. Complete los campos asociados con el nombre del contacto.

La pestaña "Acciones" reflejará además todas las acciones relacionadas con este contacto: llamadas telefónicas, envío de mensajes y otros.

La información sobre cada contacto se guarda en una tarjeta separada. Cerremos la ventana del contacto y veamos cómo se presenta la información en la carpeta Contactos.

Crearemos varios contactos de diferentes organizaciones con las que nuestra empresa mantiene relaciones comerciales.

8. Creemos varios contactos con empleados de una empresa. Para esto:

haga doble clic en el contacto existente;

seleccione el comando del menú "Acciones" - "Crear contacto en la misma empresa"; se abrirá una ventana en la que ya estarán llenados algunos de los campos relacionados con la dirección y teléfonos de la empresa;

ingresaremos la información faltante, y también cambiaremos, si es necesario, las existentes.

Ingresemos la información sobre los empleados de nuestra empresa en la carpeta "Contactos" y, en primer lugar, la información sobre el director.

Cambiemos la vista actual de la información sobre los contactos en una carpeta, usando el comando "Ver" - "Vista actual" y eligiendo una vista de la lista provista:

Tarjetas de dirección

Tarjetas de direcciones detalladas

Lista de teléfonos

Por organización u otras.

Llamada telefónica. Hacer un seguimiento de las llamadas telefónicas de la empresa es muy importante. Anteriormente, con una buena organización del trabajo, se usaba un libro especial para registrar los mensajes telefónicos, que reflejaba información: a quién o de quién era la llamada, fecha, hora, texto del mensaje, quién lo recibió (transmitió). En el entorno de Outlook, puede crear automáticamente un registro de las conversaciones telefónicas realizadas.

Si tiene un módem, Outlook puede marcar números de teléfono de contacto. Al mismo tiempo, el tiempo de conversación se puede registrar en Outlook, que se ingresa en el Diario. También puede agregar notas sobre la conversación allí.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Contactos". Seleccionemos la persona de contacto a la que llamar.

En la barra de herramientas, abra la lista haciendo clic en el botón "Marcado automático" o seleccione el comando "Llamar a un contacto" del menú "Acciones". Seleccione uno de los teléfonos de contacto de la lista. Se abrirá la ventana "Nueva llamada".

Marque la casilla "Crear una entrada en el diario cada vez que llame".

Hagamos clic en el botón "Llamar". Si hay un módem, la marcación del número de teléfono comenzará inmediatamente y la ventana "Llamada telefónica" se abrirá al mismo tiempo. Cuando el módem establece una conexión, puede levantar el auricular y cerrar la ventana "Nueva llamada".

Es especialmente importante indicar los parámetros de empleo si trabajamos en grupo y comunicamos nuestros planes a otros participantes a través de la red. Nuestras opciones de empleo les ayudarán a planificar sus horas de trabajo.

En la ventana "Llamada telefónica", haremos una nota sobre el tema de la conversación y describiremos con más detalle el contenido de la conversación. Con buenas calificaciones, la secretaria puede hablar y grabar la conversación al mismo tiempo.

Cerremos la ventana después de registrar la información sobre la llamada en ella. Cuando el programa le pregunte "¿Desea guardar los cambios que realizó?" respuesta afirmativa. Después de eso, la información sobre la llamada telefónica se guardará en la tarjeta de contacto y en el "Diario".

Fusiona la carpeta Contactos con documentos de Word. Al enviar cartas, tenemos que inscribir en sobres las direcciones del destinatario, así como la dirección del remitente. Este trabajo se puede realizar automáticamente utilizando la información de su carpeta Contactos. Para ello, utilice el modo "Combinar correspondencia" en el entorno de programación de Word.

Tecnología de trabajo

Abramos un nuevo documento de Word.

Ejecutemos el comando "Servicio" - "Sobres y pegatinas". Se abre la ventana Sobres y etiquetas.

Vayamos a la pestaña "Sobres". Veremos campos para insertar la dirección del destinatario y la dirección del remitente. Encima de cada campo hay un icono de "Libreta de direcciones".

En el campo del destinatario, haga clic en el botón de la libreta de direcciones. En la ventana que se abre, seleccione el destinatario.

En el campo de la dirección de devolución, haga clic en el botón de la libreta de direcciones. En la ventana que se abre, seleccione el nombre del director u otro empleado de su empresa, en nombre de quien se envía la carta. Desmarque la casilla de verificación "No imprimir".

Para seleccionar el tamaño del sobre, haga clic en el botón "Opciones". Seleccione el tamaño de sobre requerido de la lista.

Para ver la inscripción en el sobre, haga clic en el botón "Agregar" en la ventana "Sobres y etiquetas".

La carpeta que se abrirá cuando se inicie Outlook. Cuando inicia Outlook, una de las carpetas se abre automáticamente, por ejemplo, Bandeja de entrada, que contiene información sobre el correo electrónico entrante. Sin embargo, el usuario puede especificar de forma independiente la carpeta que se abrirá al iniciar un programa, por ejemplo, Outlook hoy.

Tecnología de trabajo

Iniciemos el programa Outlook.

Vayamos a la pestaña Avanzado y hagamos clic en el botón Opciones avanzadas.

En la ventana que se abre, expanda la carpeta "Abrir" y seleccione la carpeta "Outlook hoy" que se abrirá cuando se inicie Outlook.

Terminemos de trabajar con el programa.

Volvamos a abrir el programa y asegurémonos de que la carpeta que especificó se abre al inicio.

Configuración de usuario. El entorno de software de Outlook le permite organizar tanto el trabajo personal de cada empleado como el trabajo en grupo. El trabajo en grupo asume la capacidad de trabajar con los mismos documentos.

Para organizar el trabajo en grupo de los empleados, es necesario que la empresa tenga una red organizada y se establezcan reglas generales para el direccionamiento y envío de archivos a través de la red de un empleado a otro. Estos problemas los trata un empleado especial: el administrador de la red, que le dará instrucciones en un lugar de trabajo específico.

El entorno de software de Outlook ofrece tres modos de trabajar con el correo:

solo Internet;

corporativos o para grupos de trabajo;

sin correo electrónico.

En esta sección, echaremos un vistazo a las capacidades fuera de línea, así como a las capacidades básicas de colaboración grupal mediante el correo electrónico corporativo o Internet.

Antes de comenzar a trabajar en el entorno Outlook, debemos definirnos como usuario de este programa en este equipo. Esto se hace creando una cuenta de usuario de Internet. Esta entrada lo definirá aún más como la persona predeterminada responsable de todas las tareas y asignaciones en el entorno de Outlook.

Tecnología de trabajo

En el menú "Servicio", seleccione el elemento "Parámetros".

Vayamos a la pestaña "Entrega de correo".

Hagamos clic en el botón "Cambiar la configuración de los servicios de correo".

Asegurémonos de que nuestra computadora esté configurada para trabajar con correo "solo de Internet". Hagamos clic en el botón "Cancelar".

En el menú "Servicio", seleccione el elemento "Cuentas".

En el cuadro de diálogo Cuentas de Internet, seleccione la pestaña Correo.

perspectiva de tecnología informática de trabajo de oficina

7. Veamos las cuentas existentes y hagamos clic en el botón "Agregar". Se iniciará el "Asistente para la conexión a Internet". Luego siga los pasos del "Asistente":

ingrese un nombre, por ejemplo, Anna Ilyina o su nombre;

le indicaremos la dirección de correo electrónico, por ejemplo [correo electrónico protegido] o su dirección;

especifique el servidor de mensajes entrantes: mail.ru o su propio servidor;

especifique el servidor de mensajes salientes: mail.ru o su servidor;

le indicaremos la cuenta (puede dejar la sugerida por el "Asistente") y, si es necesario, la contraseña;

configure el interruptor "Método de conexión a Internet" manualmente;

terminar el trabajo del "Asistente" haciendo clic en el botón "Finalizar"; vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Cuentas de Internet con la cuenta que creó.

Resalte la cuenta creada. Hagamos clic en el botón "Propiedades". Revisemos y, si es necesario, cambiemos las propiedades de la cuenta.

Haga clic en el botón "Usar como predeterminado". Ahora hemos identificado a Anna Ilyina (oa nosotros mismos) como usuaria del programa.

Cerremos el cuadro de diálogo.

Trabajo de planificación del tiempo de trabajo. Las actividades de la secretaria son muy diversas. Esto incluye la preparación de documentos y llamadas telefónicas, y la organización de la recepción de visitantes y mucho más. Esta actividad relacionada con la solución de problemas actuales es invisible para el no iniciado. Sin embargo, la eficiencia de la empresa depende del éxito y la eficiencia con que se lleve a cabo.

En Outlook, todas las citas se clasifican en los siguientes grupos que ya conoce: Citas, Reuniones, Eventos, Tareas y Llamadas telefónicas.

Reuniones. Una reunión es un evento que involucra a una o dos personas. La hora de la reunión se acuerda entre ellos y está reservada en el calendario. La reunión no requiere la participación de recursos: una sala especial, tiempo de preparación, costos de materiales. Una reunión se puede llamar un informe diario al director, una llamada telefónica y recibir visitas. Lo importante es que, por regla general, se trata de una pequeña empresa, en cuanto al tiempo dedicado a la preparación; está programado para un tiempo específico y es unilateral (realizado personalmente por la secretaria) o bilateral (conversación entre dos).

Tecnología de trabajo

Hagamos clic en la escala de tiempo "Momento", que se encuentra no antes de media hora desde la hora actual;

Anotemos el tema de la reunión y presionemos "Enter".

La reunión se marcará con un icono de alerta especial. El programa hará sonar automáticamente una señal 15 minutos antes del inicio de la reunión para advertir de que se acerca la reunión.

Esperemos la señal sonora.

Cambiemos la duración de la reunión:

mueva el puntero del mouse sobre el borde superior o inferior del registro de la reunión (el puntero del mouse cambiará de forma);

agarre y mueva el borde de la reunión.

Creemos algunas reuniones más con diferentes temas para los próximos días.

Cambiar las opciones de la reunión. Al programar una cita, puede asociarla con un contacto. Luego, la información sobre ella se registrará en los datos de contacto. Con base en esta información, siempre puede recordar cuándo y qué reuniones tuvieron lugar con el contacto, a qué se dedicaron. Al programar una reunión, podemos especificar las opciones de empleo.

Tecnología de trabajo

Abra la ventana de opciones de la reunión haciendo doble clic en el tema o en una línea vacía del diario.

Considere la pestaña Reunión.

Hagamos lo siguiente:

cambiar el tema de la reunión;

indicar el lugar de encuentro;

desactivar la bandera de alerta;

establecer los parámetros del empleo: ocupado, libre, cuestionable, no en el trabajo.

Vincularemos la reunión con un contacto. Para hacer esto, haga clic en el botón "Contactos" en la parte inferior del cuadro de diálogo y en la lista de contactos que se abre, seleccione el nombre de la persona de contacto con quien está programada la reunión.

Notas y anexos. Por lo general, durante la reunión se discuten algunos asuntos comerciales. Podemos tomar notas en la ventana de la reunión, notas, qué temas se supone que deben discutirse, sugerencias sobre los temas discutidos, etc. Si se está preparando un documento para una reunión, puede insertarse directamente en la ventana de la reunión o vincularse a ella.

Tecnología de trabajo

Abre la ventana de la reunión

En el campo de texto de las notas para la reunión, escriba el texto: "Discuta los plazos, el número de participantes y la variedad de sus preguntas".

Adjunte el archivo creado y guardado en la computadora a la reunión:

haga clic en el botón "Agregar archivo" (o en el menú Insertar - Archivo);

busque el archivo requerido en la ventana de exploración y haga clic en el botón "Insertar" (el icono del archivo aparecerá en la ventana).

También podemos insertar el contenido del archivo:

seleccione el elemento "Objeto" del menú "Insertar";

en el cuadro de diálogo, establezca el botón de opción "Crear desde archivo";

haga clic en el botón "Examinar" y seleccione el nombre del archivo en el cuadro de diálogo;

cierre los cuadros de diálogo haciendo clic en el botón "Aceptar" y asegúrese de que el contenido del archivo aparezca en el campo de notas.

Programación de citas periódicas. En el trabajo del secretario, hay reuniones que se repiten periódicamente. Por ejemplo, se realiza un informe al director al comienzo de cada jornada laboral, los documentos se firman al final de la jornada laboral, una vez a la semana se realizan reuniones dedicadas a la planificación del próximo trabajo y un informe “Sobre el trabajo realizado” . Todos estos tipos de citas se pueden marcar como recurrentes en el calendario. En este caso, se registrarán automáticamente en los días programados.

Tecnología de trabajo

Creemos varias citas en el calendario, a las que luego se les asignará un atributo de recurrencia (Tabla 1).

Tabla 1 - Eventos recurrentes

Establezcamos la bandera de recurrencia para la reunión:

haga doble clic para abrir la ventana de la reunión;

en la barra de herramientas, haga clic en el botón "Repetición";

en el cuadro de diálogo "Recurrencia", configure los parámetros de recurrencia necesarios;

cierre la ventana de la reunión y busque otras fechas en el calendario para las que se grabará automáticamente una reunión periódica.

Programación de reuniones y eventos. La reunión implica invitar a varios participantes. Outlook le permite seleccionar asistentes de su carpeta Contactos y enviarles invitaciones automáticamente. Este tipo de trabajo está directamente relacionado con la posibilidad de trabajo en grupo en la red. Un evento es una actividad de todo el día.

Tecnología de trabajo

Abramos una reunión periódica "Plannerka".

Haga clic en la pestaña "Disponible para miembros". Al hacer clic en esta pestaña, la cita se convierte automáticamente en una reunión.

Para seleccionar participantes y enviarles invitaciones, haga clic en el botón "Otros". Se abrirá la libreta de direcciones.

Seleccionemos a los participantes de la reunión.

En la lista generada, haga clic en el icono de enviar invitación junto a cada participante y seleccione "enviar" o "no enviar" invitaciones.

Al formar la carpeta "Contactos", todas las fechas de nacimiento y aniversarios se registran automáticamente en el diario de los días correspondientes como eventos. Una entrada así en el día adecuado nos recordará la necesidad de felicitar a un socio, lo que es un signo de cortesía en la comunicación empresarial. El evento se indica en el encabezado de la hoja del diario. Repasemos el diario y asegurémonos de que se realiza la entrada correspondiente en los cumpleaños de sus empleados y socios.

Creemos un evento para todo el día "Seminario de Directivos":

haga doble clic para abrir una nueva reunión;

marque la casilla "Todo el día";

establecer el resto de los parámetros de la reunión: tema, lugar, fecha, hora, participantes.

Crea una tarea. En la ventana de la carpeta "Calendario" está la "Barra de tareas". Una tarea, a diferencia de una cita, no tiene una fecha u hora de vencimiento específicas. Solo tiene una fecha de inicio y una fecha de vencimiento específicas. Las tareas se almacenan en una carpeta separada con el mismo nombre. La "barra de tareas" del calendario está vinculada a la carpeta "Tareas". Puede configurar los siguientes parámetros de tarea:

indicar el tema del problema;

establecer una fecha de inicio y una fecha de vencimiento;

realizar un seguimiento de las etapas de finalización: no iniciado, en curso, completado, pospuesto, pendiente;

indicaremos el porcentaje de la tarea completada;

encomendar la tarea a otro ejecutante y supervisar la ejecución;

vincular la tarea a un contacto;

adjunte un archivo o anote notas;

cambiar la vista de los detalles de la tarea en la ventana.

Muchas de estas opciones son similares a las opciones de reunión.

Tecnología de trabajo

Consideremos la presentación de información sobre tareas en la carpeta Calendario y en la carpeta Tareas. Se superponen de muchas formas.

Vayamos a la carpeta "Tareas".

Para crear una tarea, haga clic en la línea etiquetada "Haga clic" - "Agregar elemento" - "Tarea". De esta manera, podemos configurar el tema, "Fecha de vencimiento" y algunos otros parámetros "Tareas". Escribiremos la “Orden para la aprobación del programa de vacaciones” e indicaremos la fecha de vencimiento en el menú desplegable “Calendario”, luego presionaremos “Enter”.

Para ingresar información detallada sobre la tarea, haga doble clic para abrir la ventana de parámetros de la tarea.

Ingresemos la fecha de inicio, el estado, el porcentaje de finalización de la tarea. Marquemos la casilla de alerta.

Adjuntemos el "Archivo de pedido" a la tarea.

Creemos algunas tareas más para los próximos 5 días:

recopilar información sobre vacaciones;

elaborar un plan para el seminario;

hacer una lista de los participantes del seminario;

enviaremos mensajes telefónicos a los participantes del seminario.

Asignar la tarea a otra persona y monitorear la ejecución. El secretario no solo realiza de forma independiente las tareas del director, sino que también puede, siguiendo sus instrucciones, asignar la tarea a otro empleado y monitorear la implementación.

Outlook le permite asignar una tarea a cualquier persona en su carpeta de Contactos. Cuando se asigna una tarea, se envía automáticamente a través de la red a un empleado que se convierte en el propietario de la tarea. La tarea asignada se almacena en la carpeta de la secretaria, que así tiene la capacidad de monitorear el progreso de su implementación.

Tecnología de trabajo

Abramos la ventana de tareas "Enviar mensajes telefónicos a los participantes del seminario".

En la barra de herramientas, haga clic en el botón "Asignar tarea". Aparecerá la línea "Para ...".

Hagamos clic en el botón "Para ...". Se abrirá la ventana para el destinatario del pedido.

Seleccione el contacto requerido haciendo clic y muévalo a la lista de destinatarios del mensaje haciendo clic en el botón "Para ...".

Cerremos la ventana y asegurémonos de que el contacto seleccionado esté indicado en la línea "Para ...".

Cerremos la ventana de la tarea. Outlook comenzará a reenviar la tarea de inmediato. Después de haberle asignado una tarea a otra persona, dejamos de ser su dueño, es decir, no podemos cambiar sus parámetros. Todo lo que nos queda es controlar la ejecución de la tarea.

Veamos en la carpeta Tareas cómo ha cambiado el icono de Tareas. Un nuevo icono significa que la tarea ha sido asignada a otra persona. Las tareas de la carpeta están agrupadas por persona responsable.

Creemos algunas tareas más y asígnelas a diferentes personas de la carpeta Contactos.

Cambia la presentación de los detalles de la tarea. Los detalles de la tarea se presentan en forma de tabla. Los encabezados de columna indican las opciones mostradas para la tarea. El entorno de software le permite cambiar la presentación de la información sobre la tarea. Para hacer esto, use el elemento "Vista actual" del menú "Ver". Si por alguna razón no estamos satisfechos con las vistas que ofrece el programa, nosotros mismos podemos establecer cualquier número de columnas en la tabla, métodos de agrupación y ordenación de tareas.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Tareas".

En el menú "Ver", seleccione el elemento "Vista actual" y en el menú adicional una de las vistas.

Veamos cómo ha cambiado la visión del problema.

Apliquemos otros tipos de representación.

Haga clic derecho en la barra de título.

En el menú contextual, seleccione el elemento "Cambiar vista actual". Se abre la ventana Ver detalles.

Veamos el contenido de los botones. Cambie la vista usando los cuadros de diálogo de los botones.

Crea una nota. Una nota adhesiva es un pequeño memorándum. El texto de la nota puede ser muy diverso: un pensamiento que no quieres olvidar; un recordatorio de algo para usted o para otro empleado; una anécdota fresca que, en ocasiones, puedes contarle a tu pareja; cotización y más. En una oficina no computarizada, a veces puede ver esta imagen. En todas partes, en la mesa, en el teléfono, en la pared, en el vidrio de la ventana, en el instrumento de escritura, hay pequeñas hojas de papel con algunas notas pegadas. Estas son notas. Esté de acuerdo en que una oficina de este tipo puede dar a un extraño una idea del fuerte empleo de los empleados, sin embargo, parece muy informal.

Notes en el entorno de software de Outlook es un análogo electrónico de un cuaderno de papel con comprobantes. Las notas se utilizan para registrar preguntas, recordatorios y más, generalmente escritos en un cuaderno de papel. Además, las notas son útiles para almacenar información que pueda necesitar más adelante, como instrucciones o texto que puede pegar en otros elementos o documentos. Outlook tiene una carpeta especial en la que puede crear y guardar una nota y utilizarla de vez en cuando. Además de estas funciones básicas, puede:

asociar una nota con un contacto;

enviar por correo electrónico;

escribe;

cambiar la presentación de la nota.

Como puede ver, puede realizar acciones similares a acciones con otros elementos con una nota.

Puede trabajar dejando notas abiertas en la pantalla. Los cambios realizados en la nota se guardan automáticamente. Entonces nuestra pantalla se llenará de notas.

Tecnología de trabajo

Abra la carpeta de notas.

Haga clic en el botón "Crear". Se abrirá una ventana de nota amarilla.

Escriba el texto de la nota en la ventana.

Cierra la nota. Aparecerá en forma de icono en el campo de trabajo de la carpeta.

Vincular una nota a un contacto:

haga doble clic en el icono para abrir la nota;

abre el menú de notas ocultas;

seleccione el elemento "Contactos";

en la lista de contactos que se abre, seleccione la persona que necesita.

Cuando una nota está asociada a un contacto, la información sobre esto se refleja en la pestaña "Acciones de contacto". Abramos en la carpeta Contactos la tarjeta de la persona con la que vinculó la nota.

Vayamos a la pestaña "Acciones" y, entre otras acciones, busquemos la mención de la nota.

Exploremos otras características del menú de notas. Entre otros, encontraremos el comando Forward. Cuando se ejecuta el comando, se abre una ventana de mensaje de correo electrónico estándar. Nos familiarizaremos con las reglas para enviar mensajes a continuación.

Contabilización del trabajo realizado. Un diario es un documento que contiene una lista diaria de tareas y eventos completados que han ocurrido en la vida de una persona en particular. En los lejanos tiempos "pre-informáticos" se llevaban diarios para poder reconstruir el curso de los acontecimientos.

En los diversos trabajos de la secretaria, también es necesario organizar la contabilidad del trabajo realizado. Para ello, hay una carpeta especial "Diario" en el entorno del software. Los enlaces a todos los archivos con los que se realizó el trabajo se registran automáticamente en esta carpeta; eventos mencionados en las carpetas "Calendario", "Tareas", "Notas"; Llamadas telefónicas realizadas.

Alguna información sobre el trabajo realizado se puede registrar en el diario manualmente. La carpeta "Diario" muestra un programa para trabajar con documentos. Para cada elemento, se crea un registro, que refleja la fecha, hora de inicio del trabajo, tiempo dedicado al trabajo con el elemento. Puede abrir el artículo haciendo doble clic.

Ver y configurar el diario. Algunos elementos se pueden ingresar automáticamente en el diario. Estos son mensajes, solicitudes de reunión, respuestas a solicitudes de reunión, reuniones canceladas, asignaciones, respuestas a asignaciones, llamadas telefónicas. El diario puede incluir automáticamente documentos creados en los siguientes programas: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word y otros programas compatibles con Microsoft Office. Podemos indicar los contactos para los que necesitamos realizar entradas en el diario.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Diario". Durante el tiempo que estuvimos trabajando en el entorno Outlook, ya aparecieron en la carpeta algunas entradas sobre nuestro trabajo. Las entradas del diario están agrupadas por tipo.

Veamos los grupos de registros. Para ver registros del mismo tipo, haga clic en el botón con el signo (+). Para cerrar el grupo, haga clic en el botón con el signo (-).

Para especificar los tipos de registros, archivos y contactos cuya información se debe guardar en el diario, en el menú "Herramientas", seleccione el elemento "Opciones".

En la pestaña "Configuración", presione el botón "Opciones" para el diario.

En la ventana "Configuración del diario", marque las casillas junto a los tipos de elementos, contactos y archivos que deben tenerse en cuenta en el diario.

Grabación del evento en el diario de forma manual.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Diario".

En la barra de herramientas, haga clic en el botón "Crear". Se abre la ventana Nueva entrada de diario (sin título).

En el campo "Asunto", ingrese una descripción.

En la lista "Tipo", seleccione el tipo de entrada que se introducirá en el diario.

Establezcamos otros parámetros, si es necesario.

Reenvío de mensajes por correo electrónico. En estos días, el correo electrónico es un medio de comunicación tan común como el teléfono y el correo postal. Además, el correo electrónico es aún más preferible por las siguientes razones:

el mensaje se envía directamente desde el lugar de trabajo;

los mensajes llegan al destinatario muy rápidamente;

no requerido materiales fungibles(papel, sobres, tinta);

puede enviar una carta a varias direcciones a la vez;

Debido a todo lo anterior, se ahorra mucho tiempo.

En una oficina comercial moderna, el correo electrónico es un atributo esencial y la capacidad de usarlo es la habilidad profesional más importante de una secretaria y de cualquier otro empleado.

La información transmitida por correo electrónico se denomina mensaje (Mensaje de correo). Los mensajes enviados por correo electrónico se dividen en cuatro grupos:

Bandeja de entrada: recibida por correo electrónico;

Salientes: los que se enviarán;

Borradores: mensajes en preparación;

Enviado.

Hay carpetas en el panel principal de Outlook que corresponden a estos grupos de mensajes. Es conveniente organizarlos en un grupo separado de carpetas "Correo". Para usar Outlook para enviar y recibir correo a través de Internet, necesitamos una cuenta. Discutimos el procedimiento para crear una cuenta arriba.

Crea y envía un mensaje. El entorno del software Outlook tiene un cuadro de mensaje estándar, en el que, como en un sobre, debemos indicar a quién va dirigido, así como el tema y el contenido. Además, podemos adjuntar un archivo previamente preparado al mensaje, insertar una imagen. Si Outlook no está configurado para enviar correo electrónico inmediato, todos los mensajes creados se guardarán en la carpeta Bandeja de salida.

En el entorno de Outlook, puede configurar el modo de envío de mensajes: inmediato o al recibir un comando.

Tecnología de trabajo

Configure el modo de envío de mensajes:

en el menú "Servicio", seleccione "Opciones";

en la ventana "Opciones" vaya a la pestaña "Entrega de correo";

Marque o desmarque la casilla Enviar mensajes inmediatamente.

Abramos la carpeta "Bandeja de salida" y hagamos clic en el botón "Nuevo". Se abrirá un cuadro de mensaje. Esta ventana le permite transferir información en forma de texto sin formato, así como adjuntar archivos a la carta:

En la ventana del mensaje, haga clic en el botón "Para ..." y seleccione uno o más destinatarios de la lista de contactos. También podemos elegir a quién enviar una copia (botón CC) y copia oculta (botón CCO).

En el campo "Asunto", ingresaremos brevemente el título del mensaje.

En el campo de trabajo, ingrese el texto del mensaje.

Para crear un archivo adjunto, seleccione el elemento "Archivo" del menú "Insertar".

En la ventana de exploración, haga doble clic en el archivo creado y guardado anteriormente. El archivo adjunto se muestra como un icono de archivo con su nombre en la parte inferior de la ventana del mensaje.

Para enviar un mensaje, haga clic en el botón "Enviar" en la barra de herramientas. El mensaje se enviará inmediatamente o se colocará en la carpeta Buzón de salida, según el modo establecido.

Si no hemos configurado el modo de envío inmediato de mensajes, debemos utilizar el comando "Enviar" del menú "Servicio". Una vez reenviado el mensaje, el mensaje se moverá automáticamente de la carpeta Buzón de salida a la carpeta Elementos enviados.

Puede combinar las acciones de enviar y recibir mensajes. Para hacer esto, seleccione el comando Enviar / Recibir del menú Servicio. En la lista desplegable, seleccionamos el elemento de la cuenta (si hay varios) sobre el que queremos realizar acciones. Después de eso, la computadora se conectará al servidor de correo y se enviarán los mensajes. Si el servidor de correo ha recibido mensajes para su cuenta, se reenviarán a nuestra computadora.

Creemos un nuevo mensaje sobre el tema "Coordinación de tiempos de entrega de equipos" y enviárselo al contacto.

Si no hemos terminado de redactar el mensaje o no lo vamos a enviar en un futuro próximo, lo guardaremos en la carpeta "Borradores". Para hacer esto, seleccione el comando "Guardar" del menú "Archivo".

Podemos enviar un mensaje a una dirección que no esté registrada en la carpeta "Contactos". Para hacer esto, en la línea "Para ...", escriba la dirección de correo electrónico explícitamente.

Ver carpetas de correo y mensajes. A medida que las carpetas de correo se llenan, podemos ver un número junto al nombre de la carpeta en el panel de Outlook. Este número indica cuántos elementos (mensajes) hay en la carpeta. Podemos abrir una carpeta, ver la lista de mensajes que contiene, abrir cualquier mensaje, transferirlo a otra carpeta. Los archivos adjuntos a los mensajes se pueden guardar por separado en otras carpetas de su computadora. Es necesario eliminar los mensajes innecesarios de la carpeta de vez en cuando.

Tecnología de trabajo

Veamos las carpetas de correo en el panel de Outlook y determinemos, sin abrir las carpetas, cuántos elementos hay en ellas.

Para recibir mensajes entrantes del servidor, seleccione el comando Enviar / Recibir del menú Servicio.

Si no podemos trabajar con el correo electrónico en la oficina, copiaremos varios mensajes de la carpeta Buzón de salida a la carpeta Buzón de entrada. Para hacer esto, tome el nombre del mensaje y muévalo al ícono de la Bandeja de entrada en la barra de Outlook.

Abramos la carpeta "Bandeja de entrada".

La carpeta está dividida en dos partes. En la parte superior hay una lista de mensajes en el orden en que fueron recibidos, y alguna información: de quién, asunto, fecha y hora de recepción. Para ver el mensaje, haga clic en él. El texto del mensaje aparece en la parte inferior. Si hay un icono de clip al lado del mensaje, entonces el mensaje contiene un archivo adjunto.

Abramos un mensaje con un archivo adjunto. Guardemos el adjunto por separado como un archivo:

haga doble clic en la línea del mensaje para abrir el cuadro de mensaje;

En la ventana de navegación, seleccionamos la carpeta donde queremos guardar el archivo, ingresamos el nombre del archivo o dejamos el especificado, luego hacemos clic en el botón "Guardar".

Eliminemos el mensaje de la carpeta. Para hacer esto, tome el mensaje y muévalo al ícono de la carpeta Elementos eliminados.

Cuando se acumulan muchos elementos en la carpeta Elementos eliminados, podemos vaciar la carpeta, es decir, eliminar permanentemente los elementos. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el icono de la carpeta "Elementos eliminados" y seleccione el comando "Elementos eliminados" de la carpeta "Vaciar" en el menú contextual.

Uso de firma y tarjeta de presentación. En la correspondencia comercial, las frases estándar se utilizan a menudo para comenzar y terminar una carta. En Outlook, estas frases se denominan firmas, aunque en la vida real llamamos firma al nombre del remitente que se indica al final de la carta. Aquí el concepto de firma es algo más amplio. La firma puede ser cualquier frase que sea conveniente en el contexto de este mensaje, que haya sido compilada de antemano y guardada con un nombre determinado. Podemos crear varias firmas para diferentes ocasiones e insertarlas en el mensaje.

Además de la firma, esta aplicación utiliza el concepto de tarjeta de presentación electrónica con información sobre nosotros mismos, que podemos adjuntar al mensaje. El destinatario de nuestro mensaje puede, basándose en esta tarjeta de presentación, crear una tarjeta con información sobre nosotros en la carpeta Contactos. Una tarjeta de presentación electrónica se forma a partir de una entrada de nuestra carpeta Contactos y, de hecho, es un análogo de una tarjeta de contacto con toda la información que contiene. Por lo tanto, si queremos enviar al socio no toda la información, sino solo una parte, debemos crear un duplicado de la tarjeta de contacto con los datos seleccionados:

crear e insertar firmas en un mensaje;

adjunte una tarjeta de presentación al mensaje;

crear un contacto basado en la tarjeta de presentación enviada.

Tecnología de trabajo

Abramos la carpeta "Bandeja de salida".

Para crear una o varias firmas, seleccione el comando "Opciones" del menú "Herramientas".

Vayamos a la pestaña "Mensaje". Hagamos clic en el botón "Seleccionar firma".

En la ventana "Seleccionar firma" que se abre, haga clic en el botón "Crear". Se inicia el asistente de creación de firmas.

Ingresemos el nombre de la firma, por ejemplo, "Le deseo buena suerte con su tarjeta de presentación" y configuremos el botón de opción "Comenzar con plantilla en blanco". Hagamos clic en el botón "Siguiente".

En la ventana "Cambiar firma", ingrese el texto.

Adjuntemos una tarjeta de presentación a la firma:

haga clic en el botón "Crear una tarjeta de visita de la lista de contactos ...";

seleccione el nombre del contacto en la lista que se abre;

haga clic en el botón "Finalizar".

Creemos un nuevo mensaje.

En el menú "Insertar", seleccione el elemento "Firma". En la lista desplegable, seleccione una firma.

Recibiremos nuevos mensajes usando el comando "Enviar / Recibir".

Abramos un mensaje con una tarjeta de presentación adjunta.

Hagamos clic en el icono "Clip" y abramos la tarjeta de presentación electrónica que nos enviaron. Parece una tarjeta de contacto.

Escribamos un nuevo contacto en nuestra carpeta. Para hacer esto, haga clic en el botón "Guardar y cerrar". La información se guardará automáticamente en su carpeta Contactos. Puede complementar esta tarjeta con información nueva o modificada sobre el socio.

Vamos a abrir la carpeta "Contactos" y asegurarnos de que haya un nuevo registro sobre el contacto.

Formatear el mensaje. Hasta ahora, hemos creado mensajes escritos en texto plano. Muchos mensajes de correo electrónico, cortos y comerciales, no requieren formato adicional y, por lo tanto, están escritos en texto simple y sin formato. Además, estos mensajes ocupan poca memoria y tardan menos en transferirse.

Sin embargo, a veces se hace necesario enviar un mensaje más brillante y colorido. Esto suele estar asociado con algún tipo de celebración. Para estos casos, el entorno de programación de Outlook proporciona opciones avanzadas para el formato de texto, así como la inserción de imágenes, es decir, el uso de Microsoft Outlook o formatos HTML para la preparación de mensajes. Cuando usa uno de estos formatos, aparece un panel cuando redacta un mensaje, similar al panel de formato de un editor de texto de Word. El propósito de los botones de formato se indica en la información sobre herramientas.

Tecnología de trabajo

Para insertar una imagen en un mensaje, preparémoslo con anticipación y guárdelo en formato gif en alguna carpeta. En el menú "Insertar", seleccione el elemento "Imagen".

En la ventana que se abre, haga clic en el botón "Examinar" y en la ventana de examen seleccione el archivo de imagen y haga clic en el botón "Abrir". El nombre aparecerá en la ventana de inserción de imágenes.

Cierre la ventana haciendo clic en el botón "Insertar". La imagen aparecerá en el cuadro de mensaje.

Enviemos un mensaje.

Enviar una respuesta a un mensaje. Es muy importante que toda persona que envíe correo sepa si su mensaje ha sido recibido. El entorno de Outlook ofrece la posibilidad de enviar notificaciones automáticamente: mensajes cortos al remitente cuando se recibe un mensaje. Para hacer esto, necesita configurar los parámetros de seguimiento de correo.

Además de la notificación, muchos mensajes requieren una respuesta. Al enviar una respuesta, podemos adjuntar el mensaje original o parte de él para que el destinatario entienda de inmediato a qué mensaje llegó la respuesta.

Tecnología de trabajo

Abramos el comando "Opciones" en el menú "Servicio".

En la pestaña Configuración, haga clic en el botón Opciones de correo.

En la ventana "Configuración de correo electrónico" que se abre, encontraremos un campo que indica que "al responder a un mensaje, incluya y cambie el texto del mensaje original". Este campo tiene una lista desplegable de otras opciones. Sin embargo, es mejor dejar lo que ofrece el programa.

Haga clic en el botón "Opciones de seguimiento".

Vamos a marcar las casillas y alternarlas. Estos parámetros nos permitirán gestionar automáticamente el envío de notificaciones de los mensajes recibidos. Dicha notificación indicará la fecha y hora de recepción del mensaje. También podemos saber cuándo se recibió nuestro mensaje.

Asegurémonos de que después de configurar los parámetros especificados, el entorno de software de Outlook reenviará automáticamente las notificaciones de recepción de mensajes.

Para enviar una respuesta a un mensaje en la carpeta Bandeja de entrada, seleccione la línea con el encabezado del mensaje.

En la barra de herramientas, haga clic en el botón "Responder". Se abrirá una nueva ventana de mensaje, en la cual se indicará la dirección del remitente en la línea "Para ...", el texto del mensaje original se insertará en el campo del mensaje, la línea Asunto indicará: RE: .

Ingresaremos el texto de respuesta, eliminaremos parte o todo el mensaje original.

Le enviaremos una respuesta.

La organización del trabajo con documentos es una tecnología de gestión clave en cualquier institución: desde la oficina pequeños negocios a un departamento federal o una gran corporación. Naturalmente, una gestión eficaz requiere algún tipo de sistema de gestión de documentos. Cuanto más amplio sea el alcance y la escala de las actividades de la organización, más importante e independiente desempeñará el sistema de trabajo de oficina.

Hasta hace poco, el trabajo con documentos se realizaba principalmente mediante el movimiento de documentos en papel y el mantenimiento de muchos registros en papel y archivos de tarjetas. El uso de las nuevas tecnologías de la información en el campo de la educación preescolar nos permite tratar el trabajo de oficina no como un mecanismo rígido y conservador, sino como una herramienta eficaz y flexible para implementar diversos tipos de innovaciones en esta área. Actualmente, el desarrollo de la tecnología de la información ha propiciado la aparición de métodos y herramientas que brindan soluciones integradas para la automatización del trabajo de oficina, permitiéndole automatizar operaciones manuales y búsqueda de documentos, para controlar la ejecución de órdenes relacionadas con documentos.

El sistema de información "Documentos de la organización" se implementó para mejorar la eficiencia de la escuela lingüística "Éxito", como una subdivisión estructural de KGOU SPO KPK.

En el transcurso del trabajo se resolvieron las tareas:

se estudió literatura teórica general, especial sobre el tema de investigación y materiales del área temática;

familiarización y estudio de la estructura de la organización, documentos y flujo de documentos;

implementó el flujo de documentos de la escuela lingüística "Success", como una subdivisión estructural de KGOU SPO KPK basada en la aplicación de software MS Outlook, lo que permitió lograr los máximos resultados en el procesamiento y contabilidad de documentos con costos mínimos de software y hardware.

La implementación del proyecto de diploma permitió integrar todos los documentos de la organización en el entorno de MS Outlook, lo que permitió:

organizar documentos de forma óptima para su uso;

resaltar los eventos principales y recordarlos de manera oportuna (durante el proceso educativo);

Automatizar completamente el trabajo de oficina de la organización.

Por lo tanto, para aumentar la velocidad y confiabilidad de las soluciones a los problemas del trabajo de oficina dentro de una organización determinada. La ventaja del sistema es su flexibilidad, es decir la capacidad de personalizarlo para cualquier institución, incluida cualquier información en las tarjetas de "Contactos" de interés para la propia organización, así como la capacidad de trabajar con otras aplicaciones de MS Office.

El uso de tecnologías informáticas y tecnologías de automatización de oficinas es una dirección prometedora y le permite organizar el trabajo con el flujo de documentos de las instituciones a un nivel moderno.

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E.S. Makushnikova

EFICIENCIA DE GESTIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Palabras clave: eficiencia gerencial, institución educativa, servicios educativos, universidad emprendedora.

Currículum: El artículo analiza enfoques teóricos y metodológicos para mejorar la eficiencia de la gestión de las organizaciones educativas.

Palabras clave: gobernanza, institución educativa, servicios educativos, universidad emprendedora.

Resumen: El artículo analiza los enfoques teóricos y metodológicos para mejorar la gestión de las organizaciones educativas.

En el contexto del desarrollo de la gestión universitaria y la comercialización de servicios educativos, los términos

una universidad empresarial, una organización educativa de tipo empresarial y otras se utilizan ampliamente en la literatura científica y empresarial europea y rusa. Europa acoge regularmente conferencias internacionales sobre el espíritu empresarial en la educación. Sin embargo, entre los círculos científicos y docentes nacionales, especialmente los representantes de los grupos de mayor edad, el término

El "espíritu empresarial" en relación con la educación y la ciencia se encuentra con una reacción negativa. La experiencia del desarrollo exitoso de las universidades europeas y rusas muestra que en

En las modernas condiciones de un mercado científico y educativo global, altamente competitivo, no hay alternativa a la comercialización de actividades educativas y de investigación científica y, en consecuencia, un estilo de trabajo emprendedor.

Énfasis en la innovación en el espíritu empresarial organizaciones educativas, son realizados no solo por extranjeros, sino también por destacados científicos rusos. Entre ellos: Akhiezer A.S., Lazarev V.S., Potashnik M.M., Sukhorukova L.M., Fonotov A.G. y etc.

Transición a lo innovador, régimen empresarial el trabajo de la universidad hace ajustes serios en las actividades tanto de la dirección como del profesorado. El logro de este objetivo solo es posible si se cuenta con personal profesional y pedagógico que haya pasado por la selección competitiva y el reciclaje, receptivo a todo lo nuevo, capaz de crear, poseedor de estrategias de búsqueda independiente y habilidades de trabajo en equipo, con sentido de la responsabilidad y deseo de crear, una lista actualizada de competencias clave y profesionales.

Evaluando las perspectivas de desarrollo de las universidades, ¿cómo

organizaciones empresariales educativas de tipo innovador, cabe señalar que no existe alternativa a esta estrategia en el contexto de la actual crisis económica y financiera.

Las principales disposiciones del enfoque basado en competencias se describen en el "Concepto para la modernización de la educación rusa para el período hasta 2010", donde una de las principales tareas del sistema educativo es la necesidad de formar un sistema integral de competencias universales. , la capacidad de actuar con independencia y responsabilidad, es decir, competencias clave que determinan la calidad de la educación moderna. El concepto de competencia se formó en el contexto de la formación de un nuevo enfoque de los recursos humanos en Occidente, que permitió solucionar la necesidad emergente de adaptación humana a los cambios intensivos en la tecnología y los requisitos laborales. Con este enfoque, las competencias se caracterizan como una habilidad general que se manifiesta y se forma en la actividad, se fundamenta en conocimientos, valores, inclinaciones y permite a la persona establecer una conexión entre el conocimiento y una situación, para encontrar un procedimiento (sistema de acciones ) para resolver con éxito un problema. En contraste con el conocimiento, las habilidades y las habilidades que implican actuar por analogía con un modelo, la competencia proporciona la experiencia de una actividad independiente basada en el conocimiento universal.

Sin embargo, todos los investigadores coinciden en que las competencias representan una estructura de múltiples niveles.

En los trabajos de científicos rusos se presenta un enfoque generalizado e integrado para comprender la competencia. A diferencia de sus colegas occidentales, consideran las competencias como componentes de la cultura profesional, incluida la pedagógica, del individuo.

La estructura de la competencia gerencial

la educación incluye los siguientes componentes: un componente cognitivo, que incluye un sistema de conocimiento gerencial. Asume la presencia de ciertos conocimientos gerenciales, incluyendo los fundamentos de la gestión científica, ayudando a un especialista a evaluar adecuadamente situaciones gerenciales reales, utilizar, encontrar y aplicar la información necesaria para resolverlas, así como desarrollar la competencia gerencial en el proceso de autogestión. administración. El componente motivacional incluye motivos personalmente significativos y actitudes de valor, una actitud positiva hacia el desempeño de las actividades gerenciales, entusiasmo por el liderazgo, un interés profesional en el trabajo gerencial, un enfoque creativo del trabajo de un gerente, la necesidad de un desarrollo y mejoramiento constante de la gerencia. competencia. El componente de actividad incluye investigación, organización, habilidades de diseño de un especialista, habilidades de diseño de un líder, lo que le permite implementar tecnologías de gestión efectivas en el espacio educativo. El componente personal es un conjunto de características personales del líder que son importantes para una gestión eficaz.

La actividad de gestión de un director de educación eficaz, debido a la complejidad y variabilidad del proceso de gestión en sí, es siempre creativa, de naturaleza creativa. El enfoque de gestión basado en competencias no solo no viola este patrón, sino que, por el contrario, aumenta significativamente la eficiencia del trabajo del personal de gestión. La razón de esto radica en el mecanismo mismo de la implementación de este enfoque, ya que los resultados de la actividad gerencial están directamente relacionados no solo con la integridad y consistencia del conocimiento gerencial, sino con la manifestación de las cualidades personales del líder, la capacidad de actuar. en nuevas situaciones de la vida profesional, personal y social.

Así, aumentar la eficiencia de la gestión de las instituciones educativas presupone la solución de las siguientes tareas:

Utilizar los elementos de aprendizaje orientado a la práctica existentes en la universidad y adaptarlos al entorno empresarial

Modelización de la infraestructura organizativa del entorno empresarial interno de la universidad (identificación de unidades de infraestructura, determinación de la secuencia de su creación);

Desarrollo de una red de unidades de infraestructura que reproduzcan la infraestructura urbana y funcionen de acuerdo con las leyes de una economía de mercado;

Desarrollo de un mecanismo de interacción de las unidades de infraestructura de la universidad con unidades estructurales Universidad;

Desarrollo de apoyo educativo y metodológico para el uso de un entorno empresarial interno que funcione de acuerdo con los objetivos de modernizar el proceso educativo para cumplir con los requisitos de la universidad;

Creación y desarrollo del instituto de profesores desarrollando programas individuales.

Este enfoque requiere cambios sistémicos en el contenido y organización del proceso educativo de la universidad y la implementación de un complejo de recursos, términos y etapas de transformación interrelacionados, pero contribuirá a la formación de ventajas competitivas debido a la aparición de efectos sinérgicos de la interacción con el entorno empresarial.

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La astilla de Syu.

MEJORA DE LA GESTIÓN DE LA COMPETITIVIDAD UNIVERSITARIA

Instituto de Economía y Derecho de Voronezh

Palabras clave: instituciones de educación superior, competitividad, gestión, diversificación.

Currículum: El artículo propone direcciones prometedoras para aumentar la competitividad de las instituciones de educación superior.

Palabras clave: educación superior, competitividad, gestión, diversificación.

Resumen: El artículo sugiere formas prometedoras para mejorar la competitividad de las instituciones de educación superior.

En condiciones modernas, con una gran variedad. Instituciones educacionales, una universidad separada, como unidad independiente, debe ser competitiva en el mercado educativo. Cada universidad decide por sí misma cómo y con qué métodos se diferenciará de muchas otras instituciones educativas.

El desarrollo del sistema educativo en la Federación de Rusia se debe al deseo de las universidades de cumplir con los nuevos requisitos de calidad y estructura de la educación. Las tendencias que reflejan el desarrollo del sistema educativo incluyen: diversificación interna de las actividades de las universidades en áreas; la transición de la cooperación internacional a un nuevo nivel, tanto en el campo de la investigación científica como en el campo de la educación; desarrollo del proceso de formación de cuatro modelos básicos de una institución de educación superior; transición del sistema de educación superior a una nueva estructura de múltiples etapas.