Шляхи підвищення ефективності управління школою. Підвищення ефективності управління дошкільною освітою. Поняття і структура системи управління організації

розділи: Робота з дошкільнятами

Вступ

Актуальність. Для того щоб управлінська діяльність керівника ДНЗ була ефективною, вона повинна бути структурованою. Спиратися на аналіз освітньої ситуаціїв селі, районі та запити батьків, носити перетворює характер (за результатами досліджень Л.І.Фалюшіной) - бути спрямованою на вдосконалення професійних уміньз метою зміни і перетворення педагогічної діяльності, і обов'язково - об'єднувати всіх співробітників ДОУ. При цьому, важливе значення набуває організаційна структурауправління ДОУ.

Управління освітньою установою - це особлива діяльність, в якій її суб'єкти за допомогою планування, організації, керівництва та контролю забезпечують організованість спільної діяльності дітей, педагогів, батьків, обслуговуючого персоналу і її спрямованість на досягнення освітніх цілей і цілей розвитку освітнього закладу.

За визначенням М.М. Поташника, організаційна структура управління в дошкільному закладі являє собою сукупність індивідуальних і колективних суб'єктів, між якими розподілені повноваження і відповідальність за виконання управлінських функцій. Існують регулярно відтворювані зв'язки і відносини, тобто організаційна структура управління - це спосіб поділу керуючої системи на частини і одночасно її інтеграції в ціле.

Для аналізу системи управління якістю в ДОУ і впливу на неї керівника дитячого садка можна використовувати методику Й. Ніссінен і Е. Водтілайнен з оцінками. Однак, особливий інтерес викликає методика оцінки ефективності управління освітою І.К. Шалаєва, розроблена на основі мотиваційного програмно-цільового управління (МПЦУ), що включає в себе гідності раціоналістичного і поведінкового напрямків науки управління. В рамах курсової підготовки мені випала нагода взяти участь в розробці моделі діяльності дошкільного навчального закладу. Були розроблені критеріальні характеристики функціональних обов'язків завідувача дитячим садом і критеріальні характеристики кінцевих результатів діяльності дитячого саду. Використовуючи квалімітріческое правило оцінки інтеграційного показника, розроблене І. К. Шалаєвим, я визначила атестаційний рейтинг дитячого садка і своєї управлінської діяльності, що забезпечує адекватне планування і підвищення ефективності управління ДОУ.

мета:Підвищення ефективності управління ДОУ на основі МПЦУ.

завдання:

1. уявити функціональні обов'язкиу вигляді квалиметрических еталонів.
2. Розробити критеріальні характеристики кінцевих результатів діяльності ДНЗ.
3. Оцінити ефективність управління, через експертизу ДОУ.

об'єкт:дитячий садок

предмет:діяльність завідувача ДНЗ

Методи дослідження:

1. Методологія МПЦУ.
2. Метод експертних оцінок.

Глава 1. Програмно-цільова самоатестації ДОУ

1.1. Системний аналіз навчально-виховного процесу ДНЗ

аналіз стратегічний

аналіз тактичний

Аналіз традиційний:

Розглядаємо поставлені завдання на рік спільно з вмістом, аналізуємо позитивні і негативні результати і, виходячи з цього перспективи, які випливають на подальшу діяльність.

1.2. модель ДОУ

Проблема отримання моделі реальної системи була і залишається актуальною. Моделі повинні відображати реальні системи не тільки певними параметрами, а й описувати кількісні співвідношення їх функціонування. Стосовно до процесів управління кількісні моделі повинні дозволяти чисельно оцінювати результати управляючого впливу. Модель діяльності ДНЗ була розроблена д.п.н., професором І.К. Шалаєвим.

Для успішного управління і отримання високих результатів управлінської діяльності керівника необхідно мати певні якості. Як показують спеціальні дослідження і практика реалізації мотиваційного програмно-цільового управління затребуваними є такі якості як:

• самоактуалізація (А);
• ідейність і особистісні цінності керівника, переконання, воля, мужність, працьовитість ініціативність, організованість, людяність (І);
• ерудиція і зростання професіоналізму, глибина і практичність розуму, знання (Е);
• організаторські здібності і вміння керувати собою, організаторські вміння і навички, вміння читати людини, вміння впливати на людей (О);
• людяність і особисті цілі, товариськість (Ч);
• стиль управління і знання сучасних управлінських підходів (С);
• управлінська емпатія і рефлексія (Р).

Кваліметріческіе еталони професійно-особистісних якостей розроблені д.п.н., професором І.К. Шалаєвим.

Ефективність діяльності будь-якої організації залежить від того, наскільки ефективно здійснюється процес управління. Одні керівники (переважно лівопівкульні) обирають раціоналістичні технології, інші (переважно правопівкульні) - поведінкові технології. Я обрала технологічні параметри МПЦУ як інтегративного освіти раціоналістичного і поведінкового підходів: са, ПДЦ, Ріп, сп, зі, ск, пор.

Технологія МПЦУ може бути виражена послідовністю управлінських функцій:

• ас- аналіз стратегічний, предметом якого є соціально-психологічний стан колективу (ставлення до праці, до товаришів по праці, до самого себе);
• ат- аналіз тактичний, предметом якого є база переконань під нові завдання управління і рівень реалізації соціально-психологічних функцій управління;
• а- традиційний аналіз, предметом якого є навчально-виховний (виробничий) процес;
• ПДЦ- побудова дерева цілей управління;
• Ріп- розробка виконує програми;
• пс- планування стратегічне, результатом якого є конструкції стомлений ситуацій, адекватні показаннями ас;
• пт- планування тактичне, адекватне показаннями ат;
• п- традиційне планування, адекватне показаннями а;
• ос– організація стратегічна, Спрямована на здійснення пс;
• від- організація тактична, спрямована на здійснення пт;
• про- організація традиційна, спрямована на здійснення п;
• кс- контроль стратегічний, предметом якого є процес досягнення мети стомлений ситуації;
• кт- контроль тактичний, предметом якого є процес досягнення бази переконання під нові завдання управління;
• до- контроль традиційний, предметом якого є відповідність навчально-виховної роботи державним стандартам;
• рс- регулювання стратегічне, спрямоване на процес здійснення соціально-психологічної стратегії;
• рт- регулювання тактичне, спрямоване на процес здійснення соціально-психологічної тактики;
• р- регулювання традиційне як складова управлінського циклу стосовно навчально-виховного процесу.

Кваліметріческіе еталони процесу управління розроблені д.п.н., професором І.К. Шалаєвим.

Відомо, що від суб'єкта управління соціальне замовлення і функціональні обов'язки не залежать - вони пропонуються йому одночасно з наказом про призначення на посаду. Тому параметри за функціональними обов'язками (ф1 - Ф10), вписуються в моделі суб'єктів управління відповідно рівням. Розроблені нами кваліметріческіе еталони функціонально-ресурсного забезпечення дошкільної освіти см. В додатку 1, А розроблені нами кваліметріческіе еталони педагогічної діяльності см. В додатку 2 .

В даний час я не ставлю за мету розробити модель випускника, але в перспективі така модель буде затребувана в практиці, так як забезпечить цілеспрямованість діяльності кожного члена колективу на формуванні певних якостей випускника, а також дозволить забезпечити спадкоємність "ДОУ - Школа", що підвищить ефективність діяльності дошкільного навчального закладу.

Проект моделі випускника ДНЗ

1.3. експертиза ДОУ

Під програмно-цільовий самоаттестации розумію самоатестації, в якій вимірювані параметри визначаються по дереву цілей (см.Дерево цілей), а критеріальні характеристики - по виконує програму (див. Критеріальні характеристики). При цьому одвічні питання "чи то ми вимірюємо?" і "Так ми вимірюємо?" в силу законів МПЦУ і правил кваліметрії отримують своє позитивне вирішення.

Показники діяльності самоаттестации завідувача МДОУ д / саду "Ракета" c.Гальбштадт Німецького національного району - АРЗ

1 / Розвиток професійно-особистісних якостей суб'єктів управління:

всього: 65

2. Технологічне забезпечення управління освітою:

всього: 319

3. Функціонально-ресурсне забезпечення установи освіти:

всього: 89 2 = 178

4. АДР - квалиметрическим правило оцінки інтегрованого показника кінцевих результатів, діяльності колективу дитячого садка.

всього: 312

340 АРД 289 - інтервал показників оптимального рейтингу (колектив заслуговує заохочення)

АРЗ = 65 + 319 + 178 + 312 = 874

1000 АРЗ 850 - інтервал показників оптимального рейтингу (завідувач дитячим садом заслуговує заохочення).

висновок

- Отже, в результаті проведеної експертизи показників діяльності завідуючої дитсадка "Ракета" були виявлені наступні проблеми, які западають:

• взаємини між "стажерами" і молодшими колегами; надмірне бажання самоствердитися; відсутність у деяких педагогів зовнішньої або внутрішньої мотивації і т.д. Для вирішення проблем, можливо, створити стомлений ситуації з використанням методів МПЦУ, таких як ситуацію критичною самооцінки, ситуації делегування ініціативи, ситуацію установки та ін. Тому дані методи дозволяють зняти протиріччя, згуртувати колектив і створити сприятливий клімат в колективі.

Дослідницький підхід покликаний служити цілям оптимізації та підвищення ефективності управління. Дана дослідницька основа управління допомагає мені забезпечити підвищення обґрунтованості управлінських рішень. Саме рішення можна вважати серцевиною управління, оскільки управлінська діяльність являє собою систему дій з підготовки, прийняття та реалізації управлінських рішень. Об'єктивність оцінки збирається в дитячому саду педагогічної інформації, доказовість зроблених висновків і прийняття адекватного рішення відповідно до поставленої мети можливо на дослідницькій основі.

Т.І. Шамова формулює вимоги до директора школи, необхідні для реалізації даного підходу в управлінні, вважаю ці вимоги можливим застосувати і до завідувачем ДНЗ:

• достатня професійна компетентність;
• знання сутності керованих процесів, закономірності управління, психологічних основ співробітництва;
• володіння методами збору, аналізу та оцінки інформації про хід та результати керованих процесів;
• дотримання принципів об'єктивності та доказовості управлінської інформації;
• вміння здійснювати системне бачення педагогічного процесув цілому;
• вміння виділяти головну ланку, і впливаючи на нього, виявляти вплив цього впливу на зв'язку, а значить, і на ціле, в яке воно входить.

Перераховані вище підходи об'єднує одне - вирішити проблему підвищення рівня ефективності управління дитячим садом. Принципово новим рішенням даної проблеми може бути не автономне використання одного з управлінських підходів, а їх інтеграція. Такий варіант рішення був запропонований І.К.Шалаевим в своїй концепції мотиваційного програмно-цільового управління (МПЦУ) ..

Список літератури

1. Абросимова М.А.Формування колективу ДНЗ. Психологічний супровід. - Москва: Творчий центр, 2006.
2. Виноградова Н.А., Микляева Н.В.Управління якістю освітнього процесу в ДОУ. Методичний посібник. - Москва: Айріс прес, 2007.
3. Пенькова Л.А., Калінкіна В.М., Казакова В.М., Сереброва Д.В.Менеджмент в практиці дошкільного закладу. Методологічний посібник. - Москва: Творчий центр, 2007.
4. Шалаєв І.К.Підвищення ефективності управління освітою. - Барнаул: ГОУДПО АКІПКРО, 2007.
5. Шалаєв І.К.Програмно-цільова психологія управління. Навчальний посібник. - Барнаул: БДПУ, 2007.
6. Шалаєв І.К.Методика оцінки ефективності управління освітою: програмно-цільовий підхід. - Барнаул: БДПУ, 2005.
7. Управління сучасною школою: Посібник для директора школи. Під редакцією Поташника М.М. - Москва, 1992.
8. Хрестоматія по ефективності управління освітою: мотиваційний програмно-цільовий підхід. Під редакцією Шалаєва І.К. - Барнаул: БДПУ, 2003.
9. Шамова Т.І.Дослідницький підходу в управлінні школою. - Москва, 1992.
10. Шалаєв І.К.Наукові основи мотиваційного програмно-цільового управління.- Барнаул: БДПУ, 2005.
11. Шалаєв І.К.Програмно-цільовий підхід в управлінні педагогічним колективом загальноосвітньої школи. - М: МГПИ, 1987.
12. Шалаєв І.К.Програмно-цільовий підхід в управлінні педагогічним колективом: результати дослідження та їх використання в школах алтайського краю. - Барнаул: БГПІ, 1989.
13. Шалаєв І.К.Наукові основи мотиваційного програмно-цільового управління. - Барнаул: БГПІ, 1995.
14. Шалаєв І.К.Мотиваційний програмно-цільове забезпечення управління освітою. - Барнаул: БДПУ, 2000..
15. Шалаєв І.К.Мотиваційний програмно-цільове управління: основи теорії і експертиза ефективності: Навчальний посібник з психології управління. - Барнаул: БДПУ, 2003.

У статті надано огляд сучасним освітнім технологіям. Технологія розвитку критичного мислення, педагогічна майстерня, технологія діалогової взаємодії, які орієнтовані на розвиток універсальних навчальних дій учнів.

Завантажити:

Попередній перегляд:

Сучасні освітні технології інструмент підвищення ефективності освітнього процесу

«Три якості - великі знання, звичка мислити і благородство почуттів - необхідні для того, щоб людина була освіченою в повному розумінні цього слова».

Чернишевський Н.Г.

модернізація російської освітипередбачає створення умов для подальшої гуманізації освіти, навчання, що сприяє підвищенню якості знань і посилення особистісної активності учня в навчальному процесі. У зв'язку з цим особливого значення набуває формування таких якостей мислення і особистості, як самостійність, відповідальність, впевненість в собі, відсутність страху перед невдачею, засноване на оволодінні учнями засобами саморегуляції мислення і поведінки.

Потрібні нові технології, які будуть відповідати новим освітнім стандартамі дозволять учням в самостійному пошуку приходити до відкриття нових знань. Ті знання, вміння, навички, які придбані при самостійному відкритті будуть міцнішими і усвідомленими, а значить більш якісними.

У період кардинальних перетворень до особистості пред'являються підвищені вимоги. Тому на перший план в побудові навчального процесу та взаємодії вчителя і учня висуваються не засвоєння навчального процесу, а формування інтелектуальних умінь, досвіду прийняття рішень, формування в учнів відповідальності за своє навчання, вміння контролювати навчальний процес.Нові педагогічні технології освіти дають поштовх самореалізації учнів, створюють атмосферу співробітництва, підвищують відповідальність педагогів за результати своєї праці.

Учитель повинен досконало володіти сучасними освітніми технологіями, щоб процес навчання був якісним і підвищував інтерес дитини до отримання нових знань. В даний час, коли пріоритетним напрямом навчання вибрано особистісно-орієнтоване навчання, перед педагогом стоїть мета зробити його, з одного боку, змістовним і практичним, а, з іншого боку, доступним і цікавим.

Метакогнітивні освітні технології передбачають більш високий рівень пізнання, що позначає здатність до самоаналізу і самоконтролю пізнання і сприйняття інформації, переклад зовнішньої інформації у внутрішню.

Учень в процесі навчання сам конструює цей процес, виходячи з реальних і конкретних цілей, сам відстежує напрямки свого розвитку, сам визначає кінцевий результат. З іншого боку, використання даної стратегії орієнтоване на розвиток навичок вдумливої ​​роботи з інформацією.

Сучасні дослідники в області методів розвитку критичного мислення, як на Заході (Д.Халперн, К.Мередіт, Д.Стіл, Ч.Темпл, С.Уолтер і ін.), Так і в Росії (М.В.Кларін, С. І.Заір-Бек, І.О.Загашев, І.В.Муштавінская і ін.) під критичним мисленням розуміють сукупність якостей і умінь, що обумовлюють високий рівень дослідницької культури учня і викладача.

Методичний аспект формування критичного мислення полягає в тому, що дана технологіяявляє собою систему стратегій, які об'єднують прийоми навчальної роботиза видами навчальної діяльності.

Дана технологія передбачає використання на уроці трьох етапів (стадій): стадії виклику, смисловий стадії і стадії рефлексії.

1 етап - «Виклик» (ліквідація чистого аркуша). Дитина ставить перед собою питання «Що я знаю?» з даної проблеми.

2 етап - «Осмислення» (реалізація осмислення).

На даній стадії дитина під керівництвом учителя і за допомогою своїх товаришів відповість на питання, які сам поставив перед собою на першій стадії (що хочу знати).

3 етап - «Рефлексія» (міркування).

Роздуми і узагальнення того, «що дізнався» дитина на уроці з даної проблеми.

Основною метою технології є розвиток інтелектуальних навичок учнів, рефлексії, умінь працювати з інформацією.

Першими інтерес до проблеми діалогової взаємодії в освіті проявили філософи і педагоги:

Ідею діалогу розвивали Сократ, Х.Гадамер, А.Камю, М. Хайдеггер, гуманістичну спрямованість діалогової стратегії показали Платон, Я.А.Коменский, І. Г. Песталоцці, Ж.-Ж. Руссо, В.А.Дістервег, К .Д.Ушінскій.

Кожен учасник спільного діалогової взаємодії не тільки усвідомлює необхідність придбання основних умінь комунікативно діяльнісної особистості, але і розбирається в способах їх розвитку.

На етапі введення нового матеріалу із застосуванням даної технології повинні бути опрацьовані 2 ланки, постановка проблеми та пошук її вирішення.

Робота з текстом дозволяє кожній дитині вибрати зручний для нього темп роботи і формує у нього здатність до активного сприйняття і засвоєння отриманої інформації. На наступному етапі уроку відбувається взаємообмін завданнями. Третій етап уроку націлений на роботу з новими текстами. Завдяки запропонованій технології підвищується інтенсивність уроку, відповідальність кожного учня за роботу в групі, формуються навички ділового спілкування.

Сучасне суспільство потребує людей, що займають активну життєву позицію, здатних креативно мислити, приймати рішення в ситуації вибору, прогнозувати наслідки своїх дій. Особливо затребуваний людина, що вміє самостійно будувати і перетворювати власну життєдіяльність, здатний до саморегуляції в різних ситуаціях.

Також однією з ефективних освітніх технологій є педагогічна майстерня побудови знань. Майстерня - синтетична, багатовимірна інтегрована рефлексивна освітня технологія з імовірнісним результатом, орієнтована на особистісно діяльнісного підходу.Педагогічна майстерня як форма, метод і тихнології навчання виникла не на порожньому місці.

Ідеї вільного виховання Л.М. Толстого, практичнадіяльність С.А. Рачинського, дослідження Л.С. Виготського, теоретична спадщина А.С. Макаренко, а такожоснови філософського вчення Ж.-Ж. Руссо і современних французьких епістемологів  послідовників теорії пізнання ГастонаВашляра  стали основою практичного моделювання спочатку французьких, а потімпетербурзьких педагогічних мастерскїх.

Орієнтація педагогічної майстерні цілісний розвиток особистості, переважання цієї мети над освітньою. Суть освітніх цілей пошук і самостроітельства знання. Центром цієї технології є особистість.

Основні блоки конструкції педагогічної майстерні побудови знань наступні:

Індукція ( «наведення», пробудження особистісного інтересу, створення емоційного настрою);

Само- і соціоконструкція (створення власного продукту, створення інтелектуального продукту в групі);

Соціалізація 9 (пред'явлення створеного іншим учасником заняття 9 в парі, в групі всьому колективу);

Рефлексія ( «відображення», згадування свого проживання майстерні: почуттів, відчуттів, емоцій, станів, розривів).

Основною метою педагогічної майстерні побудови знань є цілісний розвиток особистості, переважання цієї мети над освітньою.

Нове цілепокладання педагога забезпечує імовірнісний результат і змінює цілепокладання учня, при якому виростає його відповідальність за використання ним наданих можливостей. Посилюється залежність результату від якості взаємодії учасників майстерні.

Запропоновані технології використовують групові методи роботи, що дозволяє створити більш комфортну обстановку для роботи учнів і знімає внутрішнє напруження у невпевнених у своїх силах хлопців.

При організації навчальної діяльності з використанням даних технологій учні опановують різними способами інтегрування інформації, вчаться виробляти власну думку, набувають навички робити висновки, вчаться висловлювати свої думки ясно, впевнено, коректно по відношенню до оточуючих.

Робота в рамках цих технологій допоможе учням і вчителеві зробити процес розвитку метакогнітівного умінь більш цілеспрямованим і ефективним, а вивчення предметів творчим і цікавим.

Список літератури:

1. Концепція федеральних державних стандартів загальної освіти - проект - Рос.акад. освіти під ред. А.М.Кондакова, А.А.Кузнецова.-М.: Просвещение, 2008. (Стандарти другого покоління).
2. Кулюткин Ю.М., Муштавінская І.В., «Освітні технології і педагогічні рефлексії», Спб .: СПбГУПМ, 2002.
3. Іваньшіна Є.В., Муштавінская І.В. «Критичне мислення на уроках природознавства. Природознавство в школі »- 2004 - №3.
4. Іваньшіна Є.В. Використання освітніх технологій при вивченні курсу «Природознавство» старшої школи. Академічний вісник - 2009 - №3-СпбАППО.
5. Селевко Г.К. Енциклопедія освітніх технологій в 2 т. Т.1-М.НІІ шк. технології 2006
6. Степіхова В.А. Педагогічні в досвіді вчителів. Майстерні методичний посібник4-е изд. Доп. СПб: З Пб АППО 2005.
7. Казачкова Т.Б. Технології діалогової взаємодії як засіб індивідуально-особистісного розвитку учнів і педагогів: Матеріали Шостих міжрегіональних педагогічних читань, присвячених пам'яті И.Я.Лернера в 2 ч.- Володимир: ВГГУ2010 -Ч.1.

анотація:У статті представлений огляд ряду джерел з питань оцінки ефективності систем управління. Як і будь-яка інша система, система управління підприємством складається з елементів, які об'єднані воєдино метою функціонування, при цьому особливо важливо виділяти суб'єкт і об'єкт управління, основні елементи системи управління. Автори показують, що кожен елемент підлягає дослідженню, щоб забезпечити цілісність дослідження системи управління.

Ключові слова:система, система управління, підсистема, підприємство, функції управління, методи управління, управлінські рішення

Abstract: In clause the review of some sources concerning an estimation of efficiency of control systems is presented. As well as any other system, a control system of the enterprise consists of elements which are incorporated together by the purpose of functioning, thus it is especially important to allocate the subject and object of management, basic elements of a control system. Authors show, that each element is a subject to research to provide integrity of research of a control system.

Keywords: system, control system, subsystem, enterprise, functions of management, methods of management, administrative decisions

Скопин Олег Вікторович
кандидат економічних наук, доцент
Назарова Наталія Леонідівна

Вятський державний університет
[Email protected]

Поняття системи управління підприємством

Управління розуміється, як певний процес такого цілеспрямованого впливу суб'єкта на об'єкт управління з метою досягти певних результатів, про що говорять Є.В. Лібкінд, Н.Є. Рябикова, В.А. Чепурін.

Необхідно відзначити, що управління та його розвиток обумовлений в першу чергу визначенням місії, стратегії, цінностей підприємства на основі аналізу минулого досвіду і бачення майбутнього, а це є головною вимогою для створення ефективної системи управління підприємством, про що говорять Ю. Лехто, А. Матвеенко .

Для створення ефективної системи управління підприємством необхідно врахувати, держава регулює і контролює право всіх громадян на повне використання здібностей і майна для ведення підприємницької діяльностів рамках законодавства, про що сказано в Федеральному Законі від 14 червня 1995 року N 88-ФЗ, що говорить про вільний вибір і створення структури управління керівництвом конкретного підприємства.

Ефективність функціонування будь-якого економічного об'єкта, внаслідок зростаючої складності, комплексності та посилення взаємозв'язків, як стверджує І. Галушка все в більшій мірі залежить від якості системи управління.

Підвищення якості системи управління підприємства може бути досягнуто при проведенні дослідження всіх сторін діяльності, включаючи в себе дослідження, як керованої системи, так і керуючих підсистем, а саме дослідження і розгляд сильних, слабких сторінпідприємства, процесу виробництва і збуту, фінансового стану, персоналу, маркетингу.

Необхідно дати визначення системи управління підприємством, щоб зрозуміти основу для проектування та дослідження системи управління.

Систему управління Стенлі Янг визначає як підсистему підприємства, складовими частинами є групи взаємодіючих людей, при цьому функції системи управління є сприйняттям входів підприємства (певних проблем) і виходів (виконання комплексу дій, процесів, підсумком яких будуть певні рішення), при цьому повинні збільшуватися доходи внаслідок оптимізації взаємозв'язку всіх входів і виходів від діяльності всього підприємства.

В роботі Глущенко В.В., Глущенко І.І. розуміють систему управління як таку систему, яка призначена для впливу на об'єкт управління, при цьому переводить цей об'єкт в бажаний стан, надаючи його параметрам і процесам певні кількісні або якісні значення, при цьому будучи конкретним апаратурним, нормативним, функціональним варіантом реалізації технологій для вирішення конкретної проблеми управління.

Як відзначають, І. Acтaшкінa, B. Mішін, система управління підприємством являє собою самостійну систему, але може входити в систему більш високого порядку, при цьому склад елементів кожної з підсистем системи управління підприємством є різноманітним і залежних від конкретного змісту системи організації.

Як і будь-яка інша система, система управління підприємством складається з елементів, які об'єднані воєдино метою функціонування, при цьому особливо важливо виділяти суб'єкт і об'єкт управління, основні елементи системи управління. Кожен елемент підлягає дослідженню, щоб забезпечити цілісність дослідження системи управління.

Елементи системи управління підприємством і їх дослідження

Система управління підприємством включає такі елементи, як функції управління, організаційну структуру управління, персонал управління, технічні засоби управління, інформацію, методи управління, технологію, фінанси, управлінські рішення.

Дослідження такого елемента системи управління, як функції має велике практичне значення, так як вони визначають структуру органів управління підприємства, про що йдеться в статті «Функції управління», при цьому існує загальні функції управління, які є обов'язковими для успішної роботи будь-якої організації (планування, організація, мотивація і контроль), а також конкретні функції управління (специфічні), що визначаються об'єктом управління.

До функцій управління сучасним підприємствомвідносять: планування, маркетинг, підприємництво, фінанси, організацію, виробництво, інновації, інформацію і соціальний розвиток.

Будь-яка функція управління як вказується в статті «Сутність функції управління» реалізується «в комплексі управлінських завдань, вирішення яких забезпечує досягнення цілей виробництва і підтримку процесів в заданих станах».

Також важливо враховувати те, що дослідження практичної реалізації функцій управління на підприємстві пов'язано з дослідженням тих вирішуваних завдань в ході виконання послідовних дій відповідним апаратом управління, зазначають Райзберг Б.А., Лозовський Л.Ш., Стародубцева Є.Б. .
Також необхідно дослідити такий елемент системи управління підприємством, як організаційна структура управління. Необхідно дати визначення, посилаючись на Кабушкин Н.І., Бондаренко Г.А. , Що організаційна структура управління підприємством - це така сукупність взаємопов'язаних і взаємозалежних елементів, які знаходяться між собою в стійких відносинах, а це в свою чергу забезпечує їх функціонування як єдиного цілого.

Організаційна структура управління підприємством включає в себе склад організаційний структури, співвідношення елементів структури, а також розташування взаємопов'язаних окремих підсистем підприємства, при цьому створення такої структури націлене на ефективний розподіл прав і відповідальності між всіма управлінським персоналом підприємства, який теж є елементом системи управління і підлягає дослідженню .

Як зазначає Гольдштейн Г. Я., що досліджуючи такий елемент системи управління, як організаційна структура управління з метою його оптимізації та раціоналізації, необхідно проводити аналіз (діагностика) існуючої структури управління і синтез (проектування) структури управління, при цьому завдання аналізу -встановлення необхідного рівня відповідності організаційної структури управління підприємством та умовами середовища функціонування, синтез же використовується як визначення числа і складу структурних одиниць управління і певних способів, що зв'язують їх у взаємодію.

Організаційна структура підприємства повинна постійно вдосконалюватися пропорційно її розвитку, чому може сприяти персонал управління підприємства, як один з елементів системи управління підприємством, що вимагає дослідження і вивчення.

Сатору Така нагі зазначає, що підприємство повинно орієнтуватися на участь персоналу управління в прийнятих рішеннях безпосередньо на всіх рівнях управління, в ході використання прийомів управління підприємством і системою, спрямованих на максимально можливе використання талантів і здібностей працівників.

Дослідження персоналу управління як зазначає С. Сільченко має розглядатися з точки зору ефективності використання та управління робочим часом за допомогою планування і для взаємодії з іншими елементами системи управління, так як саме системний принцип може забезпечити більшу досягнення цілей всієї системи управління підприємством.

Також необхідно дослідити технічні засоби управління. У статті «Технічні засоби управління» велику роль відіграють при прийнятті управлінських рішень, при цьому для отримання більш високої ефективності необхідно комплексне застосування технічних засобів: зв'язку, проведення нарад, демонстраційної техніки, засобів оснащення робочого місця керівника, засобів контролю. Дослідження технічних засобів управління, як зазначає В.І. Кнорринг сприяє підвищенню ефективності технології управління, організації управлінської праці та процесу управління на підприємстві, використовуючи при цьому більш досконалу техніку і грамотне користування нею керівником.
Д. Ямпoльcкaя, M. Зoніc відзначають, що управлінська інформація повинна не просто співвідноситися з завданнями керівника, а також підходити і поєднуватися з застосовуваними моделями процесів, при цьому інформація повинна бути значущою, тобто впливати на рішення, що приймаються. Для всього цього повинна бути організована інформаційна система управління, що збільшить ефективність системи управління підприємством.

Потреба в інформації різних суб'єктів і ланок системи управління підприємством неоднакова, а визначувана завданнями, які вирішуються в процесі управління суб'єктом управління: керівником або працівником управлінського апарату, що відзначає В. Попов.

При дослідженні управлінської інформації, як зазначає Чуб Б.А. необхідно враховувати, що в ході дослідження: «великі обсяги інформації повинні оброблятися в жорстко обмежений термін; вихідна інформація піддається неодноразової обробці з різних виробничих точок зору і з урахуванням вимог споживачів; вихідні дані і результати розрахунків зберігаються тривалий час ».
Також при проведенні дослідження управлінської інформації як елементу системи управління підприємства, як зазначає В.П.Нестеров основою прийняття правильних рішення у зовнішній, внутрішній сферах роботи підприємства є «наявність необхідної для коректного аналізу достовірної інформації».

Методи управління є одним з основних елементів системи управління, так як саме з їх допомогою можна проводити як дослідження системи управління підприємством, так і саме методи забезпечують досягнення цілей і завдань для підприємства.

Ігнатьєва А.В., Максимцов М.М. відзначають, що «ефективність дослідження систем управління багато в чому визначається обраними і використаними методами дослідження».

Щоб управління підприємством було найбільш ефективним, необхідно застосовувати системну методологію, тобто методи системного підходудо організації управлінської діяльності на підприємстві. Як зазначає автор статті «Методи управління», при цьому в залежності від різноманітності функцій управління, для здійснення яких застосовуються такі певні методи як методи управління функціональними підсистемами підприємства, виконання функцій управління і прийняття управлінських рішень.

Як відзначають автори статті «Методи дослідження систем управління» при проведенні досліджень системи управління підприємством можна використовувати «виключно широкий арсенал різноманітних методів: теоретичні, емпіричні, теоретико-емпіричні».

Ще одним елементом системи управління підприємства, що підлягають дослідженню є технологія управління. Технологія управління визначається як сукупність взаємопов'язаних управлінських процесів, спрямованих на обґрунтування, вироблення, прийняття і виконання рішень управлінських процесів. Технологія управління складається з «інформаційних, обчислювальних, організаційних і логічних операцій, що виконуються керівниками і спеціалістами різного профілю за певним алгоритмом вручну або з використанням технічних засобів», саме ці складові частини і підлягають дослідженню.

Як зазначає Д. Плотніков, фінансовий аналізі дослідження всієї фінансової діяльності підприємства, так і конкретно системи управління підприємства може допомогти в ефективній і об'єктивній оцінці платоспроможності, ефективності і прибутковості від діяльності підприємства, а також вивчити перспективи подальшого розвитку і в результаті прийняти обгрунтовані рішення.

І, звичайно ж, дослідженню підлягають управлінські рішення, що приймаються в сфері системи управління. Як зазначає В. Циплухін, що більшу частину рішень приймають керівники, але також часто фахівці набагато краще розбираються в галузі, ніж керівник, тому дослідження управлінських рішень має забезпечити чітку розмежована областей прийнятих рішень і тим самим підвищивши в кінцевому підсумку їх ефективність, інакше помилки керівництва можуть призвести до неефективності системи управління підприємства та неможливості її розвитку.

Основними характеристиками дослідження системи управління є: методологія дослідження, організація дослідження, ресурси дослідження, об'єкт дослідження, предмет дослідження, тип дослідження, результат дослідження, ефективність дослідження.

Авдошина З.А. вказує на те, що для досягнення поставлених цілей дослідження систем управління повинні бути визначені об'єкт, предмет, новизну, практичне значення, методи дослідження, обмеження і умови використання різних методів технологія управління, визначення проблеми в дослідженні процесів і систем управління, здійснення системного аналізу прямих і непрямих факторів, ефективність.

Об'єднуючи всі елементи системи управління підприємства можна прийти до висновку, що сучасне управлінняпідприємством потребує дослідному підході, що буде сприяти динамічності, перспективності управління, зростання потенціалу, підвищенню професіоналізму в прийнятті управлінських рішень, науковості управління.

Структура процесу і методи дослідження і проектування системи управління підприємством

Мильніков В.В., Титаренко Б.П., Волочіенко В.А. звертають увагу на те, що ефективність діяльності будь підприємств в значній мірі залежить від дослідження систем управління, що створюються і раціонально побудованих при використанні потрібного обсягу інвестицій. Дослідження систем управління дозволяє виявити найбільш прибутковий і ефективний варіант вкладення фінансових коштівв систему управління.

Дослідження системи управління підприємства, в загальному, теж є дослідженням і значить, йому відповідає визначення, дане Зайцевим А.К. , Дослідження як вид діяльності людини, що складається з розпізнавання проблем, ситуацій, а також визначення їх походження, виявлення властивостей, змісту, закономірностей розвитку і поведінки, встановлення місця в системі накопичених знань, знаходженні шляхів, засобів і можливостей використання нових уявлень, знань про проблему в практиці вирішення проблеми.

«Дослідження систем управління - це вид діяльності, спрямований на розвиток і вдосконалення управління відповідно до постійно змінюються зовнішніми і внутрішніми умовами» визначають його так. Ігнатьєва А.В., Максимцов М.М.

Коротков Е. М. говорить про те, що «досліджувати потрібно не тільки процеси об'єкта управління, а й процеси функціонування і розвитку самого управління».

Авдошина З. А. говорить про те, що при проведенні досліджень на підприємствах ставляться певні цілі, для досягнення яких необхідний аналіз і виявлення існуючих проблем, а також рекомендації для їх вирішення. Ефективність проведення дослідження системи управління підприємством буде забезпечена за рахунок системного бачення володіння науково-категоріальному апаратом дослідження, тобто «оцінка стану, діагностика, профілактика негативних тенденцій, пошук« вузьких місць»В системі управління, визначення нових напрямків діяльності».

В. А. Долятовскій, В. Н. Долятовская представили схему предметної області дослідження системи управління в даний час (Схема 1).

Схема 1 - Структура дослідження систем управління

Схема 1 показує розвинений арсенал методів дослідження систем управління, використовуючи дані методи можна домогтися побудови моделі системи управління, провести оцінку та діагностику стану системи управління, розрахунок характеристик системи управління, постановку діагнозу, виявлення і усунення організаційних проблем, що становитиме методологію досліджень систем управління.

Жартував Ф.В відзначає такий важливий факт, як те, що дослідження систем управління має головною метою розробку саме довгострокових націлених на перспективу заходів щодо вдосконалення організації, структури, методів моделей управління, що має бути здійснено на основі системного походу, а отримані результати стану т основою для перебудови існуючої системиуправління.

Необхідно враховувати те, про що говорить А.Б.Бушуев, а саме «кожен елемент системи перетворює надходить на нього зовнішній вплив (зв'язок від іншого елемента) в вихідний вплив, яке надходить на наступний елемент системи».

Процес дослідження систем управління підприємством має послідовні етапи:

«1. Виділення об'єкта дослідження (фірма, підсистема, підрозділ).

2. Визначення мети дослідження, тобто, який результат нас цікавить.

3. Виділення керуючих і характеристичних змінних.

4. Визначення функцій, що підлягають аналізу.

5. Визначення критеріїв оцінки результатів дослідження.

6. Визначення критеріїв оцінки пропонованих рішень щодо поліпшення управління ».

Авдошина З. А. визначає метод дослідження як такий спосіб отримання нового знання, безпосередній інструментарій, за допомогою якого проводиться необхідне дослідження.
Залежно від рівня досліджуваної проблеми, цілей, завдань дослідження дослідження систем управління відображає глобальний (системний, міждисциплінарний, досліджуються за допомогою загальнонаукових методів) або локальний характер (проблеми невеликого масштабу з вираженою специфікою, досліджуються за допомогою частнонаучних методів).

В. А. Долятовскій, В. Н. Долятовская виділяють існування чотирьох груп методів дослідження систем управління:

1. Практичні методи дослідження систем управління: логічні; графічні; соціологічні; параметричні; факторний аналіз; експертний аналіз; імітаційне моделювання; рефлексивні методи дослідження; тестування системи управління.

2. Загальна методологія: системний аналіз; гіпотези і концепції; діалектичний підхід; прийоми побудови дослідницьких процедур.

3. Планування і організація дослідження системи управління: постановка мети і структуризація мети; планування дослідження; аналіз чутливості; організація процесу дослідження.

4. Оцінка результатів дослідження, діагностика стану системи управління: розрахунок показників ефективності системи управління; організація економічної та організаційної діагностики.

Авдошина З. А. до загальнонаукових методів дослідження відносить: «контроль і діагностику проблем, системний аналіз, експертні методи дослідження, моделювання і статистичні дослідження, морфологічний аналіз і функціонально - Декомпозиційні подання до формі агрегату, аналіз і синтез понять». До частнонаучние методи: «визначення вибірки і методи соціологічних досліджень, Дельфі, методи середньозважених критеріїв при оцінці постачальників, метод Монте-Карло, тестування, параметричний метод, факторний аналіз, функціонально-вартісний аналіз, фінансовий аналіз, бюджетування, калькулювання, хронометраж, фотографія робочого часу, метод Парето, і багато інших методів, що застосовуються в функціональних підсистемах менеджменту ».

Коротков Е. М. вказує на таку особливість дослідження, що воно не тільки функція сучасного менеджменту, а також стиль функціонування і певний типпо організації діяльності персоналу всієї системи управління підприємства, при цьому дослідження виступає як основна функція, підхід управління, яке може забезпечити якість управлінських рішень і як засіб можливого вдосконалення.

Можна виділити основні принципи, яких повинні дотримуватися всі підсистеми системи управління підприємства при формуванні, розвитку і функціонуванні, а також при проведенні дослідження системи управління підприємства: принцип державної законності системи менеджменту організації; принцип правової регламентації при створенні, функціонуванні та розвитку всередині організації; принцип єдності теорії практики управління; принципи уніфікації елементів; принцип спеціалізації, універсалізації всіх процесів управління; принцип цілісності суб'єкта і об'єкта управління; принцип багатоваріантності управлінського рішення; принцип стійкості по відношенню до зовнішнього середовища; принцип мобільності (адаптованості) процесу; принцип автоматизації управління; принцип розвитку системи менеджменту.

В процесі проведення дослідження та аналізу роботи підприємства вивчається стан виробничо-господарської діяльності підприємства; виробнича структура підприємства; система управління і її організаційна структура; особливості взаємодії підприємства зі споживачами, постачальниками та іншими учасниками ринку та інші важливі аспекти діяльності і особливо системи управління підприємства.

Бібліографічний список:

Бушуєв А.Б. Дослідження систем управління. - Санкт-Петербург 2002.

Глущенко В.В., Глущенко І.І. Дослідження систем управління, м Залізничний, Моск.обл.: ТОВ НВЦ «Крила», 2000..

Долятовскій В.А., Долятовская В.Н. Дослідження систем управління: Навчальний-практичний посібник. - Москва: ІКЦ «МарТ», Ростов н / Д: Видавничий центр «МарТ», 2003 - 256 с.

Райзберг Б.А., Лозовський Л.Ш., Стародубцева Є.Б. Сучасний економічний словник.

Федеральний Закон "Про державну підтримку малого підприємництва в Російської Федерації"(Від 14 червня 1995 року N 88-ФЗ)

Ямпільська Д.О., Зонис М.М. Менеджмент. - Видавництво - Нева; Олма-Пресс - 2003.

Янг С. Системне управління організацією. Пер. з англ. під ред. С. П. Никанорова, С. А. Батасова. - М., «Радянське радіо», 1972, стор. 456.

ВСТУП

ГЛАВА 1. ОРГАНІЗАЦІЯ І ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

1 Основні поняття і термінологія документаційного забезпечення управління

2 Типові технології організації роботи з документами

3 Технологія організації роботи з документами в лінгвістичній школі «Success» при КГОУ СПО ГПК

4 Можливості застосування сучасних комп'ютерних технологій в діловодстві

ГЛАВА 2. ВИКОРИСТАННЯ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА І ДОКУМЕНТООБІГУ

1 Сучасні засоби організації діловодства та документообігу

2 Реалізація документообігу лінгвістичної школи «Success», як структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК, в середовищі «MS Outlook»

2.1 Особливості роботи системи «Microsoft Outlook»

2.2 Рішення задач обліку і контролю виконання документів в середовищі «MS Outlook»

ВИСНОВОК

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Удосконалення управління виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації та ефективності управлінської праці сьогодні багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство. Управління підприємством неминуче вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати завдання планування, фінансування, кредитування, бухгалтерського облікуі звітності, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності підприємства і т.п.

Основним предметом праці працівників апарату управління є інформація, а сам процес управління в технологічному сенсі може бути представлений як процес циркуляції інформації. Головним носієм інформації в сучасному державному апараті є документ. Реалізація функцій будь-якого органу управління, пов'язана зі складанням, отриманням, напрямком різних документів. Отже, ефектність їх управлінської діяльності пов'язана з питаннями організації роботи з документами. Від чіткості та оперативності обробки і руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може привести до негативних економічних наслідків. Тому раціональної організаціїдокументообігу, швидкості і чіткості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага.

Однак класичні, «паперові» способи ведення діловодства та документообігу нині стають неактуальними. Конкуренція пред'являє високі вимоги. Будь-який запит від потенційного клієнта повинен бути оперативно задоволений, будь прийняте управлінське рішення має бути своєчасно виконано, а обробка і рух паперового документа здійснюється, як правило, набагато повільніше, ніж документа електронного. Тому питання впровадження систем автоматизації створення, зберігання і руху документів в багатьох організаціях стоїть дуже гостро.

Таким чином, актуальність теми денной дипломної роботиобумовлюється необхідністю вдосконалення діловодства для ефективного вирішенняуправлінських завдань.

Сьогодні ручна система роботи з документами повсюдно замінюється найбільш раціональним ведення діловодства на комп'ютері, основою якого, безумовно, є технології систем документообігу.

І дійсно, сучасний світінформаційних технологій важко уявити собі без використання систем документообігу. Практично всі системи в тій чи іншій мірі пов'язані з функціями довготривалого зберігання і обробки інформації. Фактично інформація стає фактором, що визначає ефективність будь-якої сфери діяльності. Збільшилися інформаційні потоки і підвищилися вимоги до швидкості обробки даних, і тепер уже більшість операцій не можуть бути виконано вручну, вони вимагають застосування найбільш перспективних комп'ютерних технологій. Будь-які адміністративні рішення вимагають чіткої і точної оцінки поточної ситуації та можливих перспектив її зміни. І якщо раніше в оцінці ситуації брало участь кілька десятків чинників, які могли бути обчислені вручну, то тепер таких факторів сотні і сотні тисяч, і ситуація змінюється не в перебігу року, а через кілька хвилин, а власність застосовуваних рішень потрібна велика, тому що реакція але а неправильні рішення більш серйозна, більш швидка і більш потужна, ніж раніше. І, звичайно, обійтися без інформаційної моделі виробництва систем документообігу неможливо.

Використання сучасних комп'ютерних технологій і технологій системи документообігу в діловодстві організації вже сьогодні дозволяє:

реєструвати документи на різних робочих місцях, використовуючи локальні мережеві технології і розподіл системи документообігу;

організувати об'єднання відомостей про документи (як внутрішніх, так і надійшли) різних структурних підрозділів в єдиній системі документообігу організацій;

організувати інформаційно-довідкову роботу на основі широких можливостей пошуку інформації в системі документообігу;

організувати контроль виконання і руху документів.

Створення системи документообігу організації в цілому має свої позитивні риси в порівнянні з традиційними паперовими способами ведення діловодства.

Метою даної роботи є організація інформаційної системи «Документи організації» в середовищі MS Outlook, для підвищення ефективності документаційного забезпечення.

Об'єкт дослідження - лінгвістична школа «Success» при КГОУ СПО ГПК.

Предмет дослідження - документообіг лінгвістичної школи «Success».

У даній роботі ставилося завдання створення такої системи, яка в найкоротші терміниі з мінімальними витратами фінансових та людських ресурсів на програмне, і апаратне забезпечення зможе поліпшити документаційне забезпечення. Також ставилися наступні завдання дослідження:

Вивчити загальнотеоретичну і спеціальну літературу по темі дослідження.

Вивчити матеріали предметної області.

Проаналізувати роботу лінгвістичної школи «Success» з ведення діловодства.

Реалізувати документообіг лінгвістичної школи «Success», як структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК, в середовищі «MS Outlook».

Структура дипломної роботи визначається метою, завданнями, логікою дослідження, і передбачає наявність вступу, трьох розділів, що складаються з 4 параграфів в кожному розділі, висновків, списку використаних джерел.

Перша глава присвячена теоретичним питанням діловодства. Тут даються основні поняття і термінологія документаційного забезпечення, наведені типові технології роботи з документами, в тому числі проаналізовано роботу з документами в лінгвістичній школі «Success», також наведені можливості сучасних комп'ютерних технологій в діловодстві.

Другий розділ присвячено реалізації технології «MS Outlook» в лінгвістичній школі «Success». Тут описуються основні етапи організації документообігу в середовищі «MS Outlook», розкриваються особливості роботи системи.

Висновок - підведені підсумки виконаної роботи, визначені перспективи розвитку інформаційної системи.

Список використаної літератури включає 26 джерел.

ГЛАВА 1. ОРГАНІЗАЦІЯ І ТЕХНОЛОГІЇ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

.1 Основні поняття і термінологія документаційного забезпечення управління

Основу будь-якої наукової дисципліни складають поняття-уявлення про загальний, найістотніше, особливому в досліджуваних явищах і предметах. Дисципліна, що вивчає закономірності формування і функціонування систем документаційного забезпечення управління називається документознавством. Термінологія документознавства включає в себе терміни документаційного забезпечення управління (ДОП), що позначають все, що пов'язано з процесами створення документів, їх обробки, пошуку, зберігання, використання. Традиційно сфера діяльності, пов'язана з обробкою документів, називається діловодством. Термін «діловодство» виник в Росії, за даними словників російської мови, в другій половині XV111 ст. і утворений від поєднання слів «виробництво справи». Значення його стає зрозумілим, якщо мати на увазі, що термін «справа» спочатку означав питання (судовий або адміністративний), яке можна вирішити органом управління. Отже, діловодством називалося, перш за все, розгляд і вирішення справ (питань). Термін «справу» в значенні «зібрання документів», що відносяться до будь-якого питання, став вживатися пізніше.

Термінологічний стандарт визначає діловодство як галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Термін «діловодство» відповідно до ГОСТу Р 51141-98 синонімічний терміну «документаційне забезпечення управління», який увійшов в науковий обіг понад 10 років тому в зв'язку зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його вдосконалення завдяки активному впровадженню в сферу роботи з документами коштів обчислювальної техніки і появи нових інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації. Термін «документаційне забезпечення управління» підкреслює інформаційно-технологічну складову в сучасній організації діловодства і утворений за аналогією з такими термінами, як «програмне забезпечення», «інформаційне забезпечення», «лінгвістичне забезпечення» і т. П.

Діловодство (ДНЗ) передбачає, перш за все, створення документів, або документування, під яким розуміється запис інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування - регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який би її юридичну силу. Документування завжди здійснюється за певними правилами, встановленими правовими нормативними актамиабо виробленими традицією.

Документування може здійснюватися на природній мові і на штучних мовах з використанням нових носіїв інформації. При документуванні на природній мові створюються текстові документи -документи, що містять мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Текстовий документ, створений за допомогою листа, - це традиційний документ на паперовому носії або відеограми документа - зображення документа на екрані монітора.

При документуванні на штучних мовах документи створюються на машинних носіях - документи, створені з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку інформації електронно-обчислювальною машиною (ЕОМ).

Важливе значення при створенні документів мають кошти документування - знаряддя, що використовуються людиною для створення документів:

прості знаряддя (ручки, олівці та ін.);

механічні та електромеханічні (друкарські машинки, магнітофони,

диктофони, фото-, кіно- та відеотехніка та ін.);

засоби автоматизації - комп'ютерна техніка.

Залежно від використовуваних засобів документування різняться способи документування (текстове документування, кіно, фото, фонодокументірованіе, електронне документування) і типи створюваних при цьому документів.

При використанні простих знарядь створюються рукописні письмові документи (текстові документи, інформація яких зафіксована будь-яким типом письма), образотворчі документи (що містять інформацію, виражену за допомогою зображення якого-небудь об'єкта) і графічні документи (в яких зображення об'єкта отримано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні) . При використанні фототехніки створюються фотодокументи, при використанні звукозаписної техніки - фоно (або звукові) документи, при застосуванні кіно- чи відеотехніки - кінодокументи, за допомогою комп'ютерної техніки - письмові документи на паперовому носії та відеограми, а також документи на машинних носіях.

Результатом документування є документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення і зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, в тому числі в перетвореному вигляді. В даний час найбільш поширеним носієм документної інформації є папір; поряд з нею широко використовуються і нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваних документів. Юридична сила - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим. для кожного різновиду документів комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа (ім'я автора документа, адресата, підпис, дата, номер.документа, гриф затвердження, печатку та ін.). Сучасні вимоги до оформлення документів фіксуються в державних стандартах, зокрема правила оформлення організаційно-розпорядчих документів зафіксовані в ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Державним стандартом встановлено не тільки склад реквізитів (їх всього 30), але і зони і послідовність їх розміщення на документі (див. Додаток №1). Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, становлять формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного складання документа необхідно знати не тільки реквізити документа, але і послідовність їх розташування на документі. Наявність формуляра, встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування і єдність документації як в рамках однієї установи, так і в цілому в країні.

У суспільстві документи є основними носіями управлінської, наукової, технічної, статистичної та іншої соціально значущої інформації. Документи - носії первинної інформації, саме в них інформація фіксується вперше. Це властивість і дозволяє відрізняти документи від інших джерел інформації - книг, газет, журналів і ін., Що містять перероблену, вторинну інформацію.

Будь-який документ, що створюється в суспільстві, є елементом системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Як літери однієї мови складають алфавіт, так і окремі види і різновиди документів складають систему документації. До теперішнього часу в документоведении немає несуперечливої ​​класифікації систем документації, видів і різновидів документів, а використовується емпірично склалося поділ документів на системи документації. Віднесення документів до тієї чи іншої системи починається з поділу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх відносяться документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності або виконання громадських обов'язків; це сама нечисленна з точки зору видів і різновидів система документації, вона включає особисте листування, спогади (мемуари), щоденники.

Офіційні документи в залежності від обслуговується ними сфери людської діяльностіподіляються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Саме управлінські документи, забезпечують керованість об'єктів в рамках як держави, так і окремої організації. Ці документи представлені комплексом систем, основними з яких є:

організаційно-правова документація;

планова документація;

розпорядча документація;

інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;

звітна документація;

договірна документація;

документація щодо забезпечення кадрами (поличному складу);

документація щодо забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);

документація по матеріально-технічному забезпеченню;

Документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;

документація, що відображає основну діяльність установи, організації або підприємства (на виробничому підприємстві це виробнича документація, в лікувальному закладі- система медичної документації, у ВНЗ - система документації з вищої освіти і т. Д.).

Документи, що становлять одну систему документації, характеризуються єдністю цільового призначення і в комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але і організацію роботи з ними. Організація роботи з документами - це організація документообігу установи, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності. Документообіг організації - це сукупність взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення або надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються на докумёнтопотокі: реєстровані і незареєстровані документи, вхідні, вихідні та внутрішні документи, документи, що надходять або направлені на вищі організації, документи, що направляються або надходять з підвідомчих організацій, і ін. Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення в процесі документообігу ..

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду часу (як правило, року). Обсяг документообігу - важливий показник, який використовується в якості критерію при виборі організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, встановленні структури служби діловодства, її штатного складу і ін. Одна з найважливіших функцій в організації роботи з документами - облік документів, який забезпечується їх реєстрацією -запісью облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення документа, його відправки або отримання. Крім того, реєстрація дозволяє здійснювати контроль виконання документів, а також вести пошук документів за запитами підрозділів і працівників установи.

Поряд з організацією документообігу в поняття «організація роботи з документами» входить зберігання документів та їх використання в діяльності установи. Система зберігання документів - це сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності установи. Для системи зберігання документів найбільш значимими поняттями є поняття «номенклатура справ» і «справа». Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що формуються в діловодстві установи, розташованих в певній послідовності із зазначенням термінів їх зберігання, а справа - це сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності і поміщених в окрему обкладинку.

Розглянуті в даному розділі терміни становлять основу
терміносистеми документаційного забезпечення управління (діловодства).

1.2 Типові технології організації роботи з документами

Інформаційно-документаційне забезпечення, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує ретельної, продуманої організації. Цю функцію виконують або спеціальні структурні підрозділи (управління справами, загальні відділи, секретаріати, канцелярії) в великих установах або секретарі там, де управлінський апарат не великий.

Документи є інформаційною основою діяльності організації, оскільки саме в них зосереджено понад 80% її інформаційних ресурсів. Від чіткості та оперативності обробки і руху документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може привести до негативних економічних наслідків. Тому раціональної організації документообігу, швидкості і чіткості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага.

Вся документація установи ділиться на три документопотока:

вхідні (надходять) документи;

вихідні (відправляються) документи;

внутрішні документи.

Кожен з документопотоков має свою особливість в складі, кількості, обробці та рух.

Кількість документів всіх потоків за рік складе обсяг документообігу установи. Величина документообігу потрібна для розрахунку необхідної чисельності діловодного персоналу, розрахунку ефективності застосування засобів механізації та автоматизації діловодства. В цілому вона показує завантаженість всього управлінського апарату, так як всім його працівникам доводиться мати справу з документами.

У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити етапи:

прийом і первинна обробка документів;

попередній розгляд і розподіл документів;

реєстрація;

контроль за виконанням;

інформаційно-довідкова робота;

виконання документів і відправка.

Прийом і первинна обробка документів. Операція в основному технічна. Проводиться централізовано секретарем-референтом, а в великих установах - експедиціями або спеціально виділеним працівником (експедитором). Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром або відвідувачем, прийняті по телетайпу, факсом, електронною поштою.

При отриманні документів, перш за все, перевіряється правильність їх доставки. Помилково отримана кореспонденція повертається відправнику або пересилається адресатові. Після розкриття конвертів перевіряється правильність вкладення і його цілісність, тобто наявність всіх сторінок документа і всіх додатків. Для факсу також перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок, відповідність їх кількості зазначеному на першому аркуші факсу, так і їх читаність. У разі неповного отримання факсимільного повідомлення або поганої якості окремих сторінок про це повідомляється відправнику.

Якщо документи надійшли поштою, розкриваються всі конверти, за винятком мають напис "особисто". Конверти після розтину знищуються, за винятком листів приватних громадян, так як зворотну адресу може бути зазначений тільки на конверті. Зберігаються конверти і від документів, що надійшли вже з простроченим терміном виконання. В цьому випадку штемпель на конверті має бути доказом дня отримання документа. Крім того, при отриманні поштою простроченого фінансового документа треба скласти акт про день отримання документа, підписаний двома співробітниками організації (фірми) і працівником пошти.

На всіх вхідних документах повинна бути проставлена ​​відмітка про надходження документа в організацію. Вона складається з дати отримання і облікового порядкового номера. Крім того, в ній може бути зазначено скорочену назву установи-одержувача. Обліковий порядковий номер останнього документа, отриманого в поточному році, показує загальну кількість документів, що надійшли.

Типовою помилкою, яку допускають при обробці вхідних документів, є проставлення відмітки про надходження тільки на документах, що підлягають подальшій реєстрації. Решта документів (рекламні та інформаційні листи, запрошення та багато інших) залишаються неврахованими, хоча при їх отриманні було витрачено час на розтин конверта, ознайомлення зі змістом, визначення, кому з працівників може знадобитися отримана інформація, передачу документа даного працівника. Вхідний документопотік в такому випадку вказується значно зменшеним, а час на обробку неврахованої кореспонденції неможливо прорахувати.

Відмітка про надходження зазвичай проставляється у вигляді штампа від руки або електричним штемпелевателем.

Документ, отриманий факсом, вже має дату отримання. З огляду на, що факс, як правило, виводиться на світлочутливий папір, текст на якій швидко вицвітає, з важливих документів знімають ксерокопію.

Останнім часом з'явилися факсимільні апарати, що дозволяють отримати документ на звичайному папері і, отже, не потребує копіюванні. Аналогічно проблема вирішується при отриманні факсимільних повідомлень на комп'ютер, обладнаний факс-модемом, і наступної, при необхідності, роздруківці факсів на звичайному принтері. Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх на реєстровані і незареєстровані. Незареєстровані документи відразу упорядковано відповідно до виконавцям або відділам для доставки. В організації повинен бути список документів, що не підлягають реєстрації. Зазвичай він поміщається у вигляді додатку до інструкції з діловодства.

Розподіл документів, що надійшли. Попередній розгляд і розподіл документів визначає прямоточность їх руху і відповідно швидкість доставки документа конкретному виконавцю, тобто фактично час вирішення питання. Зазвичай в фірмі цю роботу проводить секретар-референт.

Для того щоб кваліфіковано попередньо розглянути і розподілити документи, треба добре знати функції структурних підрозділів і розподіл обов'язків між виконавцями. В установі треба мати класифікатор питань діяльності із зазначенням виконавців по кожному питанню. Завдання секретаря-референта на даному етапі - звільнити керівника від зайвого потоку документів, розгляду другорядних питань.

До керівника повинні надійти документи, що стосуються діяльності установи в цілому, з принципових питань або несучі нову інформацію, розпорядчі документи вищестоящих організацій. Решта документів повинні передаватися безпосередньо виконавцям-фахівцям.

Обробка, розгляд і передача документів виконавцям проводиться в день їх надходження.

Якщо документ призначений до виконання кількох структурних підрозділах або особам, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.

Реєстрація документів. Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання".

Як випливає з визначення, реєстрація передусім надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджений.

Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) для створення бази даних про документи установи.

Документи реєструються один раз. У невеликому установі, фірмі все документи реєструє централізовано секретар. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано по групам: в бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, що входять до день надходження, вихідні - в день відправлення.

З документа в процесі реєстрації виписуються, як правило, такі відомості:

дата отримання;

вхідний № (індекс);

дата документа;

заголовок (про що документ);

резолюція; термін виконання;

виконавець (хто з ним працює);

хід виконання (фіксуються всі передачі документа і як виконаний);

№ справи (куди документ поміщений після виконання).

При реєстрації окремих видівдокументів, наприклад, звернень громадян, внутрішніх та вихідних документів відомості, вносяться до реєстраційних форми, частково змінюються і доповнюються. Наприклад, при реєстрації звернень громадян записується їх адресу.

Установа має право, враховуючи свою специфіку, доповнювати відомості про реєстроване вхідному документі. Наприклад, часто враховується кількість аркушів, наявність додатків і т.д.

Типові форми реєстрації можуть бути двох видів: журнальна і карткова.

Журнальна система реєстрації потрібна тільки тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації. Наприклад, під час видачі документів про освіту, трудових книжок, Пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера.

Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів.

У всіх інших випадках ця форма реєстрації застаріла, тому що ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу по ним.

Більш зручною є карткова система реєстрації документів. Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.

Накресливши на форматі А5 або А6 таку форму картки, її розмножують на ксероксі, вибравши досить щільний папір. Для різних реєстрованих груп документів можна використовувати картки різних кольорів, колірні смуги по верхньому полю або по діагоналі.

Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і як мінімум два картотечних ящика для зберігання карток: в сроковой контрольної картотеці і довідкової картотеці.

Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають реєстраційно-контрольними картками - РКК) визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється як мінімум дві.

Картку на документ можна заповнити спочатку в повному обсязі, до передачі документа керівнику, тобто без резолюції, терміну виконання і виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто ці відомості вносяться в неї.

При чіткій взаємодії секретаря-референта і керівника, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівнику, а потім вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму.

Заповнивши картку, одну з них поміщають в строкові картотеку, іншу - в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним.

Контроль за виконанням документів. Контроль виконання дорученого завдання є однією з функцій управління. У контролі можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль за термінами виконання документів веде секретар або служба документаційного забезпечення управління. Строковий контроль можна розділити на поточний і попереджувальний.

Ведення контролю вимагає знання нескладних методів, прийомів і наявності технічних засобів.

З огляду на поки ще низьку виконавську дисципліну в країні, всі документи, що вимагають виконання і відповіді, повинні бути поставлені на контроль.

Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством. Наприклад, для виконання звернень громадян. У документах, які надійшли від вищестоящих організацій і містять яке-небудь доручення, зазвичай термін вказаний в самих документах. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься в резолюції. Для вирішення періодично повторюваних питань у закладі повинні бути встановлені і відображені в інструкції типові терміни виконання таких документів.

У додатку до "Державної системі документаційного забезпечення управління" надано перелік типових строків виконання документів, яким треба скористатися, складаючи інструкцію з діловодства конкретної установи.

Для документів, що містять складне завдання, можуть бути встановлені тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). В такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.

Форма контролю вибирається виходячи з можливостей установи. Це може бути ручна строкової картотека.

Строкові картотека. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32-ма рухомими (картонними або пластиковими) роздільниками. Тридцять один роздільник - це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони стоять тут до тих пір, поки не буде вказано новий, продовжений термін виконання.

Зареєструвавши повністю документи, секретар розставляє картки за термінами виконання, тобто ставить кожну картку на те число, на яке документ повинен бути виконаний. На окремі картки виписуються і всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на картку і усні доручення керівництва.

Таким чином, секретар по сроковой картотеці легко може знати, що на якийсь день має бути виконане.

Одна з головних обов'язків секретаря на початку робочого дня -винуть з сроковой картотеки картки на всі завдання поточного дня і перевірити, чи будуть вони виконані сьогодні. Це може бути особисте опитування, опитування по телефону і т.п. Якщо виконання будь-якого завдання зривається і необхідний перенесення терміну виконання, про це доповідається керівнику. Термін виконання може бути змінений тільки особою, його раніше встановив.

Крім поточного контролю секретар повинен вести попереджувальний контроль. Для цього він візьме картки на завдання, термін виконання яких закінчується через 3 дня, і попередить про це кожного виконавця. Щоденний контроль (поточний і попереджувальний) створює нормальну робочу атмосферу в офісі. Працівники привчаються до того, що виконання будь-якого завдання обов'язково спитають в термін.

Систематична перевірка виконання, вміло і коректно проведена секретарем, який тактовно нагадує, що документ потрібен в термін, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми і т.д., весь час підкреслює потрібність даного працівникаі його роботи. Крім того, строкові картотека допомагає при плануванні робочого дня керівника, так як в ній відображені всі заходи і завдання на дане число.

Коли документ виконаний, на зворотному боці картки робиться відмітка про виконання, вказується, як вирішено питання, за яким номером та коли відправлений документ. Документ вважається виконаним тоді, коли повністю виконані поставлені в документі або зазначені в резолюції завдання. Якщо в процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, все це також фіксується на зворотному боці картки. Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається з сроковой картотеки і переставляється в довідкову. Контроль за термінами виконання повинен вестися в кожному структурному підрозділі.

Періодично (у великих установах щомісячно) складаються аналітичні довідки, в яких вказується, яка кількість документів було взято на контроль, скільки не виконана в строк, з них з поважних і неповажних причин.

Інформаційно-довідкова робота. Одна з головних цілей реєстрації - створення банку даних про документи установи. Секретар-референт (у великому установі служба інформаційно-документаційного забезпечення управління) на основі цього банку даних зобов'язаний в кілька хвилин відповісти на питання двох типів:

у кого, де, в якій стадії роботи знаходиться будь-який документ і -в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів - найголовніше завданнясекретаря (служби ДОУ). І перш за все для виконання саме цього завдання записуються в реєстраційні форми всі дані про документи.

Довідкова картотека будується з реєстраційних карток. Для картотеки потрібен довгий ящик або кілька ящиків, так як картки будуть, на відміну від строкової контрольної картотеки, накопичуватися протягом року.

Роздільниками в довідковій картотеці будуть назви структурних підрозділів (якщо вони є) або напряму діяльності в установі. Усередині цих розділів найзручніше розміщувати картки за алфавітом кореспондентів або питань діяльності (товарів, виробів і т.д.). Окремо ведеться картотека на звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги). Добре також мати окрему картотеку на законодавчо-нормативні та розпорядчі документи, яка будується за тематичним принципом.

У момент реєстрації, як вже зазначалося вище, треба скласти дві картки: одна поміщається в строкові контрольну картотеку, інша - в довідкову. Це доводиться робити тому, що запит про документ може надійти тоді, коли він ще перебуває в роботі і швидко навести довідку по сроковой картотеці не вдасться. Такий запит в покладені 3 хвилини можна виконати тільки за довідковою картотекою. Отже, поки документ в роботі, на нього є дві картки - в сроковой і довідкової картотеках.

Після виконання документа картка з сроковой картотеки як більш повна і має всі позначки про вирішення питання, порушеного в документі, переставляється в довідкову картотеку, а аналогічна картка з довідкової картотеки виймається і знищується або використовується з метою створення додаткової довідкової картотеки для пошуку документів по іншому пошуковому ознакою (наприклад, якщо основна картотека побудована за тематичним ознакою, то в додатковій картки можуть розташовуватися за алфавітом кореспондентів).

В оперативній роботі знаходяться картотеки за поточний і минулий рік. Загальний термін зберігання карток - 3 роки. У картотеці законодавчо-нормативних та розпорядчих документів картки коштують до заміни документів новими.

Значно розширені можливості інформаційно-довідкового обслуговування з введенням автоматизованої системи реєстрації.

Відправка документів. Обробка і відправлення вихідних документів, так само, як прийом і обробка вхідних, проводяться централізовано або секретарем або в експедиції (експедитором).

Отримавши документ до відправки, перш за все перевіряють правильність його оформлення:

наявність підпису;

наявність дати (якщо її немає на відправляється документі, її проставляють);

наявність заголовка;

наявність позначки про виконавця;

правильність адресування;

якщо документ предназначентразовому кореспонденту, наявність адреси;

наявність всіх сторінок в документі і всіх зазначених додатків.

Ці елементи оформлення обов'язкові при відправленні документа як поштою, так і факсом. Якщо документ оформлений неправильно або представлений не в повному комплекті, він повертається виконавцю для доопрацювання.

При відправці документа поштою він конвертах. Документи, що надсилаються на одну адресу, вкладаються разом в один конверт. Конверти адресуються, маркуються. Для постійних кореспондентів конверти заготовлюються заздалегідь. Все оформлення документів, призначених до поштової оформлення, проводиться в суворій відповідності до вимог поштових правил.

Однак в Останніми рокамиз розвитком передачі документів по телефонних каналах зв'язку (факс, електронна пошта) кількість кореспонденції, пересилається традиційними поштовими відправленнями, постійно зменшується.

Передача документів з використанням електронної пошти значно скорочує час на передачу інформації і підвищує надійність доставки.

Разом з тим не слід забувати, що передача документів по електронній пошті ставить проблему посвідчення достовірності підпису (авторизації документа), тобто застосування спеціальної програми " електронного підпису"І укладення спеціальної угоди про авторизацію з кожним кореспондентом.

1.3 Технологія організації роботи з документами в лінгвістичній школі «Success» при КГОУ СПО ГПК

У лінгвістичній школі «Success» ведення діловодства покладається на зав. лінгвістичної школи (як структурний підрозділ). Вона безпосередньо працює з усіма видами документів (вхідні, вихідні, внутрішні крім бухгалтерії) і забезпечує їх обробку та облік.

Порядок роботи з документами, так само, як і їх складання, і оформлення, досить детально описаний в нормативно-методичних документах. Для лінгвістичної школи «Success» як для структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК діє загальне положеннярозроблене на підставі Закону Російської Федерації «Про освіту» та статуті коледжу.

Це Положення регулює діяльність «Лінгвістичною школі« Success »» як структурного підрозділу ГПК. Нормативної основний лінгвістичної школи є Закон України «Про освіту» від 10 червня 1992р. №3266-1 (редакції Федеральних законів), типове положення про освітній установі середньої професійної освіти, затверджене постановою Уряду РФ від 3 березня 2001 р №160, інші нормативні акти, що визначають діяльність освітнього закладу. У своїй діяльності лінгвістична школа керується законодавством РФ, указами і розпорядженнями Уряду РФ, рішеннями Міністерства освіти Хабаровського краю, Статутом ГПК, цим Положенням. Лінгвістична школа здійснює додаткові освітні послуги в навчанні іноземними мовами дітей дошкільного та шкільного віку, учнів, студентів освітніх навчальних закладів. Лінгвістична школа реалізує інтенсивні, авторські творчі програми та сучасні методики навчання іноземним мовам.

Цілями і завданнями є створення сприятливих умов для різнобічного розвитку особистості, в тому числі шляхом задоволення потреб учнів у самоосвіті та отриманні додаткової освіти в галузі іноземних мов. Поглиблене вивчення іноземних мов, історії та літератури країн мови, що вивчається, культури та країнознавства. Навчання іноземних мов за творчим і інтенсивними методами, підготовка до вступу в Сузи і ВНЗ. Організація обмінних програм із зарубіжними школами, стажувань учнів і педагогів школи, участь в міжнародних конкурсахі олімпіадах. Організація співпраці із закордонними навчальними закладами, фондами. Проведення семінарів для вчителів іноземних мов.

Вся діяльність школи здійснюється відповідно до розроблених програм, затверджених Міністерством освіти Хабаровського краю, на педагогічно обгрунтованому виборі засобів, методів і форм навчання з урахуванням інтересів, схильностей і вікових особливостей учнів на платній основі. У школі практикується групове навчання. Наповнюваність груп 10-12 чоловік. Режим занять -2-3 рази на тиждень (4-6 академічні години), що включає практику усного та писемного мовлення, аудіювання, читання іноземної літератури і додаткові спец. курси по спілкуванню, бізнесу, роботі з пресою, драмі та ін. Оплата в місяць згідно договору в залежності від інтенсивності занять. Оплата може бути змінена протягом року в зв'язку з інфляцією. Всі педагоги школи мають вищу педагогічну освіту, досвід викладання іноземних мов, працюють за трудовим договором (контрактом). Тривалість навчального року, чверті, тижні і тривалість канікул визначається наказом керівника школи на початку навчального року або по семестрах. Учні здають тести 2 рази в рік з метою перевірки засвоєння навчального матеріалу, мають можливість брати участь у культурному житті школи, проводити свята, працювати над індивідуальними проектами.

Школа розташовується в навчальному корпусі ГПК за адресою Краснореченський 114А і користується майном коледжу на праві оперативного управління. Джерелом фінансування школи є:

бюджетні та позабюджетні кошти;

безоплатні та благодійні внески;

інші джерела відповідно до законодавства РФ.

Кошти, що надходять від громадян за навчання, направляються на спеціальний рахунок ГПК і розподіляються відповідно до договору між директором коледжу і керівником школи. Контроль за фінансово-господарською діяльністю школи здійснює директор ГПК.

Управління школою здійснює керівник, призначений директором ГПК на умовах трудового договору. Керівник школи здійснює підбір кадрів і планує стратегію розвитку школи. Педагоги школи ведуть організаційну і освітню діяльність відповідно до статуту ГПК і реальним станом, забезпечуючи необхідний професійний рівень своєї діяльності.

Школа реорганізується, ліквідується на підставі рішення Ради навчального закладуГПК наказом директора в разі порушення даного положення або статуту ГПК.

Основним документом організації є ліцензія (1) з переліком професійних освітніх програм, за якими державних освітніх установ середньої професійної освіти «Хабаровський педагогічний коледж» має право ведення освітньої діяльності (2), а також правила надання платних послуг Хабаровського педагогічного коледжу засноване також на загальних положеннях .

Правила надання платних освітніх послуг ГПК.

Загальні положення:

Справжні правила розроблені відповідно до Закону Р.Ф. «Про освіту» в редакції Федерального закону від 13.01.96 № 12-Ф3 (стаття 45); Типовим положенням про освітній установі середньої професійної освіти; Законом Хабаровського краю «Про порядок введення платних послуг органами державної влади та місцевого самоврядування, державними і муніципальними організаціями» від 31.10.96 № 73; Постановою голови адміністрації Хабаровського краю «Про затвердження Положення про порядок введення платних послуг органами державної влади та місцевого самоврядування, державними і муніципальними організаціями» від 01.09.97 №383; Статутом коледжу; іншими нормативними актами Р.Ф.

Правила визначають порядок, види платних освітніх послуг, Умови і порядок їх надання, обов'язки учнів.

Платні додаткові освітні послуги надаються з метою задоволення освітніх потреб учнів, поліпшення якості освітнього процесу.

Можливість надання послуг даного виду передбачається Статутом коледжу і здійснюється за рахунок позабюджетних коштів спонсорів, організацій, приватних осіб, в т.ч. батьків.

Правила є обов'язковими для виконання всіма працівниками і учнями ГПК.

Види платних освітніх послуг (3).

Умови надання платних освітніх послуг:

Надання платних освітніх послуг населенню коледж здійснює при наявності ліцензії на здійснення відповідної освітньої діяльності.

Освітні послуги не можуть надаватися замість і в рамках основної освітньої діяльності, що фінансується з коштів бюджету.

Дохід від зазначеної діяльності коледжу реінвестується в даний навчальний заклад на його розсуд, в тому числі на збільшення витрат на заробітну платупрацівникам коледжу. Дана діяльність не відноситься до підприємницької.

Основний документообіг становлять накази, засновані на укладанні договорів «про надання платних освітніх послуг» (4). Накази регламентують:

склад навчальних груп;

викладацький склад;

розклад роботи школи;

оплату занять;

та ін. організаційні питання (канікули і т.п.).

А також є журнал обліку відвідування та успішності за допомогою якого здійснюється контроль за роботою освітнього процесу, і табель обліку робочого часу викладача по якому здійснюється оплата співробітникам.

Табеля і накази передаються в бухгалтерію, вона в свою чергу контролює роботу школи і здійснює оплату праці персоналу школи.

1.4 Можливості застосування сучасних комп'ютерних технологій в діловодстві

Коли говорять про автоматизації діловодства або документообігу, то зазвичай мають на увазі будь-які інформаційні технології, Пов'язані з обробкою документів - від використання текстових процесорів до систем управління потоком робіт та управління базами даних. У сучасному закладі основними технологічними інструментами роботи з документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і об'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює хоча б все робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях.

У лінгвістичній школі «Success» при КГОУ СПО ГПК комп'ютерна мережа не охоплює всі робочі місця діловодного персоналу, тому складно відстежувати переміщення документів і стежити за їх виконанням. В основному всі документи готуються за допомогою текстових і графічних редакторів, можливості яких розглянуті нижче, і потім вже в друкованому варіанті передаються виконавцям. Таким чином здійснити контроль за їх виконанням стає досить складно. Щоб спростити завдання контролю, ми розробили систему автоматизованої реєстрації і контролю виконання документів на базі програми -Outlook. Переваги розробки нашої інформаційної системи саме в Outlook також детально розглянуті нижче. Введення комп'ютеризованої системи реєстрації документів забезпечує збір і зберігання вичерпних даних про всіх документах організації, дозволяє здійснювати ефективний контроль і вести інформаційно-довідкову роботу. Робота з документами в програмі Microsoft Word

Сучасне діловодство характеризується впровадженням в процес роботи з документами комп'ютерної техніки. Розвиток техніки і нових інформаційних технологій дозволяє для вирішення однієї з основних завдань діловодства - створення документів - використовувати різні текстові редактори. Це середовище дає можливість оперативного редагування документів, використання готових форм (шаблонів) при складанні основних видів документів, багаторазового тиражування створених документів і багато іншого.

Основними програмними продуктами, використовуваними для вирішення даного завдання, є Microsoft Word, Лексикон for Windows, WordPerfect for Windows. Найбільш оптимальною є робота в Microsoft Word.

Текстовий редактор Word - це універсальна програмна середовище для роботи з текстовими документами, розроблена для спрощення роботи з різними видами документів. Він надає різноманітні можливості, як при підготовці текстів, так і при маніпулюванні з готовими текстовими документами, збереженими на різних носіях. З фрагментів готових текстів можна формувати нові тексти; в тексти можна впроваджувати різні об'єкти, створені в інших додатках; текстові документи можна передавати по лініях зв'язку локальних і глобальних комп'ютерних мереж.

Для редактора Word можна відзначити наступні можливості, як правило, властиві й іншим текстовим процесорам:

використання різноманітних шрифтів і їх накреслень;

використання в одному документі символів алфавітів різних мов (кирилиці, латиниці, грецького, арабського, єврейського і т.д.);

редагування тексту і перевірка правопису (орфографії і граматики);

автоматичне розбиття документа на сторінки, введення заголовків сторінок (колонтитулів), виносок;

вбудований інструментарій ділової графіки (дозволяє включати в текст схеми, креслення, діаграми);

різноманітні інструменти форматування готового тексту (вирівнювання, колонки, нумерація);

ведення ступеневої багаторівневого змісту;

пошук і заміна фрагмента тексту;

робота з декількома документами одночасно, в тому числі з документами різних середовищ (текстом, електронними таблицями, графікою, базами даних).

Крім цього, в редакторі Word є широкий вибір засобів автоматизації, що спрощують виконання типових задач:

робота з макропоследовательностей символів;

автозамена помилок при введенні;

автоматичне форматування тексту при введенні (автоформат);

автоматична пропозиція повного варіанту дати, а також слова або фрази зі списку автотексту після введення декількох перших літер (автозавершення);

автоматичний аналіз документа з метою виділення його ключових положень, на підставі якого складається автореферат;

можливість створення стилів;

автоматичне надання рад і довідкових відомостей, які можуть знадобитися по ходу виконання задачі (помічник);

наявність майстра листів, календарів, повісток, резюме, конвертів, факсів, що полегшують роботу зі створення документів.

Перераховані функції MSWord значно спрощують роботу діловодного персоналу при створенні і редагуванні текстових документів.

Робота з документами в програмі MS EXCEL

Інформаційна підтримка управлінської діяльності включає в себе технології підготовки та обробки різних видів документа, в яких значне місце займає інформація в числовій формі (фінансова, бухгалтерська, планово-аналітична і т.п.), що оформляється у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм , списків. У таких випадках дуже корисним є застосування електронних таблиць Excel, за допомогою яких можна: працювати з таблицями і виконувати розрахунки, включаючи і дуже складні; будувати графіки на підставі містяться в таблицях даних; створювати бази даних і обробляти їх.

Опису можливостей MS Excel присвячені численні видання. Тут ми наведемо лише деякі рекомендації, які можуть бути корисні при створенні документів і роботі з ними в MS Excel.

Створення будь-якого документа в MS Excel, незалежно від застосовуваної версії цієї програми, доцільно починати з опису загальних властивостей за допомогою команди Файл, Властивості, Заповнення полів, Назва, Тема, Автор, Ключові слова дозволяє заощадити час при пошуку розроблених документів.

Табличне представлення даних. Основна властивість робочого листа електронної таблиці Excel-здатність зберігати в суміжних комірках дані різного типу: текст, числа або формули. Досить зробити вічко активним і набрати на клавіатурі те, що потрібно. Тип введених даних визначається автоматіческі.предназначен не.столько для зберігання числових і нечислових даних, скільки для виконання всіляких операцій з цими даними. Формули - це суть Excel. Вони можуть бути побудовані різними способами.

Графічне представлення статистичних даних. У документації, поряд з таблицями широко використовуються діаграми. Вони є зручним засобом візуального представлення даних і вдало доповнюють таблиці або навіть замінюють їх, допомагають при аналізі і порівнянні даних полегшити їх сприйняття та інтерпретацію.

В Excel є два різні способипобудови діаграм, що відрізняються за способом зберігання їх в пам'яті комп'ютера: впроваджені діаграми і окремі діаграми. Впроваджені діаграми являють собою графіки, накладені на робочу сторінку, які зберігаються в цьому ж файлі (займають частину електронної таблиці). Окремі діаграми - це самостійні графічні об'єкти (займають весь екран).

Для побудови будь-якої діаграми необхідно вказати дані, які потім будуть представлені в графічному вигляді. Створити впроваджену діаграму найпростіше за допомогою Майстра діаграм. Після клацання по кнопці Майстер діаграм на екрані з'являється діалогове вікно, де після завдання всіх даних отримуємо готову діаграму.

Робота з шаблонами користувача. Для економії часу, що витрачається на створення документів, доцільно систематично проводити аналіз змісту документів і розробляти їх типові форми. Основою для створення типового документа є шаблон. Виконання команди Файл, Створити в Microsoft Excel, викликає пропозиція вибрати один із шаблонів для створення нового документа.

Колонтитули в Excel. Для того щоб спростити роботу з друкованими документами доцільно використовувати колонтитули. Колонтитул - це поле, в яке можна ввести довідковий або пояснює матеріал, наприклад ім'я файлу, ім'я робочого листа, номер сторінки, поточні дата і час, назва підрозділу та інша службова інформація. Інформація, введена в колонтитулі всього однієї сторінки, з'являється в колонтитулах всіх сторінок. Колонтитули розташовуються вгорі або внизу сторінки. В Excel можна використовувати вбудовані формати колонтитулів або створювати свої. Перед початком друку можна задати їх розташування відносно краю сторінки.

Розглянуті приклади застосування текстових і графічних редакторів в основному використовують як засоби створення документів. Але дуже складно, при великому документообіг в організації, здійснити пошук необхідної інформації, простежити взаємозв'язок створеного документа з інших питань, пов'язаних з ним документами. Тому в даний час для інформаційної підтримки сучасного установи все частіше використовують системи управління базами даних (СКБД) .ACCESS, як засіб створення і експлуатації бази даних

В даний час використовуються для створення баз даних в невеликих організаціях кілька найбільш популярних офісних систем управління базами даних (СКБД), але найбільш масової з багатьох причин є СУБД Access фірми Microsoft (або MS Access). Залежно від можливостей конкретної ЕОМ і від версії встановленої операційної системи (Windows 98, Me, 2000, ХР) використовуються різні версії СУБД (Access 97, 2000, ХР).

У Access повною мірою реалізовано управління реляційними базами даних. Система підтримує первинні і зовнішні ключі і забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісні операції оновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access забезпечені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректний введення незалежно від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат і стандартні описи, що істотно полегшує введення даних. Фундаментальними характеристиками будь-СУБД є типи даних, які вона може зберігати і обробляти. СУБД Access дозволяє використовувати в записах такі типи даних:

Лічильник: значення цього поля встановлюється автоматично при додаванні в базу даних нового запису. Значення в цих полях не доступні користувачеві і не можуть оновлюватися: якщо будь-які записи видалені, то лічильник продовжує існувала нумерацію.

Текстовий: таке поле може містити до 255 знаків довільного тексту. Якщо довжина поля не задана, то за замовчуванням приймається довжина 50 знаків .: в такому полі може міститися довільний набір знаків довжиною до 64К.

Числовий: містить цілі та / або дробові числа і займає від одного до восьми байт, в залежності від виду (величини) числа.

Дата / час: містить дату в різних форматах (наприклад, короткий формат-31.12.04, повний формат-31.12.04 23:59:59 і т.д.).

Грошовий: в такому полі вказується грошова сума з точністю до 15 цілих і 4 дрібних десяткових розрядів (при цьому на екран зазвичай виводиться тільки два знака після коми).

Логічний: в таких полях містяться логічні значення ТАК чи НІ.

Об'єкт OLE: в цих полях зберігаються об'єкти, які були перенесені з інших додатків (малюнки, таблиці).

Якщо в процесі спеціальної обробки в полях не виявляється ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень.

Реляційна обробка даних в Access за рахунок гнучкої архітектури системи здатна задовольнити будь-які потреби. При цьому Access може використовуватися як автономна СУБД в режимі файл-сервера або клієнтського компонента таких продуктів, як SQL Server. Крім того. Access підтримує протокол ODBC (Open Database Connectivity), що дозволяє підключатися до баз даних безлічі різних форматів, таких як SQL Server, Oracle, Sybase і навіть DB / 2 для великих ЕОМ фірми IBM.

Система Access підтримує обробку транзакцій з гарантією їх цілісності. Крім того, передбачений захист на рівні користувача, що дозволяє контролювати доступ до даних окремих користувачів і цілих груп.

Організація довідкової системи фірми Microsoft - як і раніше найкраща в галузі, причому як для новачків, так і для досвідчених користувачів. У Access передбачена контекстно-залежна довідка, для отримання якої досить натиснути , І на екрані відразу ж з'явиться довідкова інформація з того питання, яке цікавить користувача в поточний момент. При цьому можна легко перейти до змісту довідкової системи, конкретної інформації, журналу попередніх звернень і закладок.

Майстер (Wizard) може перетворити годинник роботи в лічені хвилини. Майстри задають навідні питання щодо змісту, стилю і формату створюваного об'єкта; потім вони автоматично будують потрібний об'єкт. У складі Access близько ста майстрів, що допомагають конструювати бази даних, додатки, таблиці, форми, звіти, діаграми, поштові наклейки, елементи управління і властивості. Допускається навіть настроювання майстрів для вирішення різних задач.позволяет імпортувати і експортувати файли багатьох відомих форматів, включаючи dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, багато текстові формати ASCII (в тому числі з фіксованою довжиною рядка або заданим обмежувачем), а також дані в форматі HTML. В результаті імпортування створюється таблиця Access; в результаті експортування таблиці Access створюється файл в заданому форматі.

Зв'язування (раніше йменувалося приєднанням) означає, що можна, використовувати зовнішні дані без створення таблиці Access. Можна встановлювати подібний зв'язок з даними dBASE, FoxPro, Excel, ASCII і SQL. Дуже потужна можливість - зв'язування таблиць Access з їх зовнішніми таблицями з наступним спільним використанням - це відноситься до таблиць Access, dBASE, FoxPro і SQL Server.

Вікна конструкторів форм і звітів мають однаковий інтерфейс і надають користувачеві багато можливостей. Форма або звіт конструюється за принципом WYSIWYG (What You See Is What You Get - що бачиш, то і отримаєш). Додаючи черговий елемент управління, користувач бачить, як при цьому змінюється створювана форма.

У форми і звіти можна включати написи, поля текстових даних, перемикачі, прапорці, лінії і прямокутники, а також оформляти їх, виділяючи елементи кольором і тінню. Більш того, можна включати цілі малюнки, діаграми, підформи та підзвітні суми. При цьому всі параметри подання даних залишаються повністю підконтрольними користувачеві.

Форми можуть займати багато сторінок, а в звітах може бути передбачено багато рівнів угруповання даних і підведення підсумків.

Форми і звіти можна переглядати в режимі попереднього перегляду, забезпечуючи погляд "з висоти пташиного польоту" шляхом зміни масштабу. У режимі конструювання звіт можна переглядати з фіктивними даними, щоб не чекати обробки великого реального файлу.

Конструктор звітів - дуже потужний засіб, що допускає використання до десяти рівнів угруповання і сортування. Завдяки йому існує можливість створення звітів, котрі демонструють відсоткові і підсумкові показники, одержати які можна лише за два проходи.

Одна з найпотужніших можливостей Access одночасно є і найбільш важливою. Відносини дозволяють зв'язати таблиці графічно. Можна навіть пов'язувати таблиці, що представляють файли різних типів (наприклад, таблицю Access і таблицю dBASE). Після подібного зв'язування таблиці виступають вже як одне ціле, і тепер можна будувати запити стосовно будь-яких даних в них. Можна вибирати конкретні поля, визначати порядок сортування, створювати обчислювані вирази і вводити критерії відбору потрібних записів. Можна відображати результати виконання запиту у вигляді таблиці, форми або звіту. Від користувача не потрібно попередньої установки зв'язків: замість цього досить увійти в конструктор запитів (наприклад, коли потрібно побудувати певний звіт).

Запити застосовують і в інших випадках. Можна створювати запити, які забезпечують обчислення підсумків, відображення згрупованих і побудова нових таблиць. Запит можна використовувати навіть для поновлення даних в таблицях, видалення записів і додавання однієї таблиці до іншої.

У Access використовується те ж саме графічне додаток, що і в Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Project. Воно дозволяє створювати сотні типів графіків і діаграм, налаштовуючи їх, виходячи з конкретних потреб. Можна створювати гістограми, лінійчатих, кругові, поверхневі та інші діаграми, причому як двох-, так і тривимірні. Їх можна довільно супроводжувати текстом, оформляти різними кольорамиі візерунками. Значення можуть відображатися в стовпцях або секторах кругових діаграм. Можна розгортати зображення діаграм так, щоб вони відтворювалися під будь-яким зручним кутом зору. Все це забезпечує програма Access Graph.

За допомогою DDE (Dynamic Data Exchange - динамічний обмін даними) і OLE (Object Linking and Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів) в форми і звіти Access можна додавати всілякі нові об'єкти. Такими об'єктами можуть бути звук, малюнки, діаграми і навіть відеокліпи. Можна впроваджувати об'єкти OLE (наприклад, растрові зображення) або документи текстових процесорів (Word або WordPerfect) або встановлювати зв'язку з електронними таблицями Excel. Пов'язуючи ці об'єкти зі своєю базою даних, користувач може створювати динамічні форми і звіти, а також використовувати одну і ту ж інформацію в різних додатках Windows.

У Access тепер передбачені всі можливості, щоб забезпечити зв'язок додатку з Internet / intranet. Одним клацанням кнопкою миші можна зберегти таблиці, запити, форми і звіти у форматі HTML. Відповідний майстер дозволяє навіть новачкові перенести коди HTML з об'єкта на Web-сторінку, роблячи їх доступними для використання всім, хто подорожує по Internet. Гіперпосилання дозволяють отримувати доступ до даних, які розміщені на Web-сторінці, прямо з форм Access.содержіт понад ста функцій (невеликих вбудованих програм, які в результаті виконання повертають значення), що виконують безліч різноманітних завдань. Є функції для маніпулювання базами даних, рядками, числами в форматі дати і часу, математичні, ділові та фінансові. Їх можна використовувати для створення обчислюваних виразів в формах, звітах і запитах.

Для непрограмістів (або досвідчених користувачів, які просто не бажають програмувати) в Access передбачені макроси. Вони дозволяють автоматизувати виконання деяких завдань. Близько п'ятдесяти макросів дають можливість маніпулювати даними, створювати меню і діалогові вікна, відкривати форми і звіти, словом, автоматизувати виконання практично будь-якої задачі. За допомогою макросів можна вирішити близько 90% всіх завдань обробки даних.- це серйозна середовище розробки додатків з повнофункціональним мовою програмування. Мова Visual Basic for Applications - VBA (раніше відомий як Access Basic) реалізує об'єктно-орієнтований підхід до програмування і дозволяє програмісту робити практично все, що тільки можна собі уявити. Це потужна мова структурного програмування.

Повнофункціональна середовище розробки підтримує безліч потужних сучасних можливостей: багатовіконний режим для редагування та налагодження, автоматичну перевірку синтаксису, контрольні точки, послідовне виконання і навіть синтаксичну довідку, яка буде показувати на екрані варіанти вводяться команд.

У діловій або особистій сферічасто доводиться працювати з даними з різних джерел, Кожен з яких пов'язаний з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички. Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані і друкувати звіти.

У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями.

Для пошуку і відбору даних, які відповідають певним умовам створюється запит. Запити дозволяють також оновити або видалити одночасно кілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.

Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.

Для аналізу даних або роздруківки їх певним чином використовується звіт, наприклад, можна створити і надрукувати звіт, группирующий дані і обчислює підсумки.

Для автоматичного виконання деяких операцій використовуються макроси, містять набір з однієї або більш макрокоманд, таких як відкриття форм або друк звітів. Макроси можуть бути корисні для автоматизації часто виконуваних завдань. Наприклад, при натисканні користувачем кнопки можна запустити макрос, який роздрукує звіт.

Іноді буває необхідно створити власну процедуру, яка повинна запускатися з будь-якого вікна бази даних або процедуру, призначену для обробки певної події. Набір таких процедур на мові Visual Basic, зібраний в одну програмну одиницю, називається модуль. Існує два основних типи модулів: модулі класу і стандартні модулі. Модулі класу - це модулі форм і модулі звітів, пов'язані з певною формою або звітом. Вони часто містять процедури обробки подій (наприклад, натискання клавіші) і створюються автоматично при створенні першої процедури обробки події. У стандартних модулях містяться загальні процедури, які пов'язані ні з яким об'єктом, а також часто використовувані процедури, які можуть бути запущені з будь-якого вікна бази даних.

ГЛАВА 2. ВИКОРИСТАННЯ MS OUTLOOK ДЛЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА І ДОКУМЕНТООБІГУ

.1 Сучасні засоби організації діловодства та документообігу

Вимоги до сучасного діловодства та документообігу. Кожен документ повинен швидко досягти адресата (інакше він просто не має сенсу). У багатьох випадках завдання доставки документа покладається на важливий державний орган - пошту. Втім, від документа ще потрібно, щоб він завжди був би до речі і в потрібний момент його можна було швидко знайти.

При роботі з документом треба дотримуватися певних правил. Звичайно, такі правила не можуть бути складними, але слід погодитися з тим, що такі правила повинні бути, і їх слід дотримуватися. З цією тезою ніхто не буде сперечатися, але на жаль, в практиці будь-якої організації досить прикрих (і дорогих) прикладів невиконання елементарних вимог діловодства.

Не слід очікувати, що кожен, хто працює завжди будуть гранично дисципліновані і будуть являти собою ходячі посібники з діловодства. Але тлумачний службовець завжди повинен знати, де можна отримати відповідь на свої питання.

Досвід показав, що навіть в невеликому офісі правила діловодства повинні бути писаними. Справді, якщо вимагати від підлеглих порядку в справах і очікувати такого порядку, то покладатися на колективну пам'ять своїх співробітників не варто. Краще один раз витратити дві години складання зводу загальних правил, ніж постійно засмучуватися відсутністю потрібних документів і "безглуздістю" співробітників.

Основи діловодства. Що ж треба відобразити у внутрішніх правилах діловодства? Всі передбачити неможливо і до цього не треба прагнути, але рекомендується обумовити в цих правилах якісь стандартні вимоги.

Перш за все - сам перелік справ фірми або підрозділу, їх позначення і найменування.

Необхідно вказати, хто персонально відповідає за кожне з цих справ і де ці справи повинні зберігатися. Щоб уникнути непорозумінь слід встановити необхідний перелікпосадових осіб, які повинні візувати документи кожного з цих справ.

Слід встановити, на яких комп'ютерах і в яких папках слід зберігати файли документів кожної справи, хто може мати доступ до файлів кожної справи.

Порядок роботи над документом потрібно регламентувати не завжди, але хороша практика вимагає, щоб на кожному комп'ютері для роботи над поточними документами була виділена наперед визначена папка. Це дуже стане в нагоді, коли потрібно терміново знайти файл за відсутності його господаря. Слід спеціально домовитися про те, що після затвердження документа слід видалити його версії, щоб уникнути непорозумінь, а файл документа перемістити з папки поточних документів в призначену для нього папку.

Період зберігання документів і пов'язаних з ними файлів також слід обумовити.

Доцільно визначити заздалегідь порядок тимчасового вилучення документів із справ (наприклад, хороша практика вимагає, щоб замість вилученого документа в справу обов'язково вставлявся аркуш паперу із зазначенням того, хто, коли і навіщо вийняв документ зі справи).

Порядок реєстрації документів і обов'язковість цієї процедури слід обов'язково обумовити. Зазвичай документи реєструють, формуючи номер документа з номера справи та власне реєстраційного номера, не забуваючи про дату реєстрації.

Копія документа, що зберігається в справі, як правило, повинна мати підпис розробника і всі необхідні візи.

Окремо слід обумовити порядок і терміни внутрішньофірмової розсилки документів, включаючи оперативні рішення (рішення і накази керівників, протоколи оперативних нарад т. Д.). Слід вказати, хто несе за це відповідальність.

У правилах діловодства рекомендується обумовити перелік дій, які обов'язково повинні документуватися за допомогою актів встановленої форми - педантизм такого роду не відштовхне сумлінних керівників. До правил діловодства корисно докласти зразки оформлення типових документів і, у міру накопичення досвіду, навіть вказати імена і розташування відповідних їм файлів шаблонів типових документів на дисках комп'ютерів - це буде економити час, дисциплінувати персонал і сприяти формуванню фірмового стилюроботи з документами.

Діловодство і документообіг з використанням систем електронних комунікацій. Пересилку документів зазвичай довіряють пошті. Але розвиток комп'ютерних технологій за останні десятиліття призвело до того, що пошта всіх країн втратила монополію на пересилку інформації. Незначне переобладнання будь-якого комп'ютера дозволяє зробити його потужним засобом комунікації.

У цій книзі опис тонкощів електронних комунікацій не наводиться - це справа професіоналів, і десятки фірм пропонують свої компетентні послуги в цій галузі. Нам з вами важливо зрозуміти, які можливості приховані в системах електронних комунікацій.

Є два принципово відрізняються один від одного типу пристроїв електронних комунікацій. Хоча для користувача різниця між ними може бути зовсім непомітна, знати про них корисно.

Перша група призначена для підтримки локальних мереж комп'ютерів, відстань між якими може становити від метрів до кілометрів. При цьому кожен з комп'ютерів локальної мережі повинен бути обладнаний спеціальним електронним приладом - так званої мережевої платою. Крім того, всі вхідні в локальну мережукомп'ютери обов'язково повинні бути пов'язані між собою спеціальним кабелем, буде потрібно і де-не-яке додаткове обладнання. Його склад сильно залежить від протяжності локальної мережі.

Друга група пристроїв не потребує прокладання спеціальних кабельних мереж, вона спочатку орієнтована на використання стандартних телефонних каналів зв'язку. Для застосування такої технології комп'ютер повинен бути оснащений спеціальним пристроєм - модемом, і за допомогою цього пристрою підключений до телефонних каналах зв'язку. При використанні модемів відстань між комп'ютерами і їх розміщення вже не мають значення - потрібен тільки доступ до телефонних каналах зв'язку. На цьому принципі заснована світова комп'ютерна мережа Internet. Втім, необхідно розуміти, що розроблене для Internet програмне забезпечення може з успіхом працювати і в локальних мережах комп'ютерів в межах очі. У країнах з найбільш розвиненими електронними комунікаціями цифровий підпис вже широко використовується в багатьох сферах діяльності і навіть, наприклад, в корпоративних системах управління виробництвом, в системах автоматизованого проектування, у банківському секторі. Електронний підпис стала таким важливим факторомділового життя, що в США вже прийнятий закон про порядок її використання, і вона, при дотриманні певних умов, прирівнюється до традиційного підпису (правда, в американському законодавстві залишилося небагато юридичних процедур, на які цифровий підпис поширюватися не буде). Напевно, прийняття аналогічного закону в Росії - це лише питання часу.

Корпоративні системи документообігу. Будь-який документ може бути представлений у вигляді файлу. А маніпулювання файлами, їх обробка та пересилання - це якраз те, що комп'ютери вміють робити найкраще. Тому логіка розвитку подій, конкуренція і людський геній швидко домоглися того, що тепер документ можна сформувати, узгодити, підписати, переслати і прочитати без виведення його на папір. Так як комп'ютер нічого не забуває, нічого не втрачає і нічого не плутає, а вартість зберігання інформації в ньому швидко знижується, виявилося ефективним довірити комп'ютерів всі документи фірми повністю.

Сума всіх досягнень інформаційних технологій привела до виникнення корпоративних систем документообігу. Для створення такої системи необхідно, щоб співробітники фірми мали доступ до комп'ютерів, оснащеним засобами електронних комунікацій і спеціальним програмним забезпеченням. Корпоративна система документообігу дозволяє робити з документами все те, що з ними роблять в будь-якій системі діловодства та документообігу. Одночасно з цим корпоративний система документообігу забезпечує принципово нові можливості, доступні тільки комп'ютерам. Це означає, що в рамках такої системи комп'ютери для користі справи об'єднують всі свої найкращі якості.

Наприклад, в такій системі документообігу можна поставити на документ електронний підпис, обмежити доступ до документа, направити його певним співробітникам в певному порядку, в будь-який момент встановити, де і в якій стадії відпрацювання знаходиться будь-який документ, і переглянути пов'язані з документом замітки співробітників, що обробляли його.

Корпоративна система документообігу здатна розуміти і правильно застосовуються в компанії процеси обробки документів. Вони дають можливість окреслити типовий документ (вхідний або вихідний), його характерні реквізити, порядок його обробки та права учасників такого процесу. Після цього процес буде автоматично витримуватися суворо і точно. Документ буде послідовно передаватися від однієї посадової особи іншій відповідно до прийнятої технологією обробки документа відповідного типу. Кожен співробітник своєчасно отримає повідомлення про отримання направленого йому документа, і за ним нікуди не треба буде ходити. Документ прийде разом з необхідними коментарями співробітників і зазначенням, наскільки терміново потрібно обробити даний документ. В корпоративній системі документообігу істотно полегшується збір узагальнених даних, при якому доводиться обробляти багато документів, що відносяться до різних періодів часу і різними напрямками діяльності.

Причому документом в таких системах стає не тільки власне документ, таблиця, діаграма, а й будь-яке зображення (статичне або динамічне), звукозапис і взагалі все, що здатний обробити комп'ютер. Прикладом статичного зображення може бути, наприклад, креслення будь-якої складності або електронна модель вузла, виробу або споруди. Динамічне зображення може являти собою найпростішу рекламну презентацію або навіть справжній відеофільм. Нагадаємо, що корпоративна система документообігу нечутлива до відстаней і дозволяє в рамках єдиної системи за єдиними правилами працювати у всіх філіях фірми (включаючи, наприклад, австралійське і Магаданської відділення) так, як ніби всі сидять в сусідніх кімнатах. При цьому робота буде виконуватися в режимі реального часу, т. Е. Для пересилання документа за тисячі кілометрів достатні лічені хвилини.

Звичайно, корпоративна система документообігу є недешевим задоволенням. Але скільки може в живому справі коштувати втрачений або неправильно оброблений документ, скільки може коштувати своєчасна і точна інформація? Іноді це питання виживання фірми. Крім того, не будемо забувати, що зниження вартості комп'ютерної обробки даних і зберігання інформації в пам'яті комп'ютера - один з найдинамічніших позитивних процесів в історії людства.

Можна згадати кілька вартих уваги видів програмного забезпеченнякорпоративних систем документообігу, але одним з безперечних лідерів на цьому ринку є система Lotus Notes і широкий спектр систем і програмних продуктів, побудованих на характерних для неї рішеннях. Це саме спектр програмних систем і рішень, розбиратися в можливостях яких доведеться за участю дилерів і експертів з урахуванням запитів конкретної фірми. Важливо уявляти собі, що в даний час технології Lotus Notes включають в себе як засоби розробки додатків (програм) для розподілених (многокомпьютерних) обчислювальних середовищ, так і вже готові програмні продуктидля управління корпоративним документообігом. Прикладом (не єдиним) програмного продукту, побудованого на технологіях Lotus Notes і забезпечує підтримку корпоративного документообігу, є система Domino.Doc..Doc має дуже широкі можливості для створення і управління документами в розподіленої обчислювальної середовищі, забезпечуючи характерну для сучасних промислових рішень надійність і включає наступні функції:

розробку документів за допомогою будь-яких програмних продуктів Windows;

підтримку колективної роботи над документами;

реєстрацію вхідних і вихідних документів;

підтримку у вигляді документів будь-яких даних, які можуть бути збережені в електронній формі;

збереження версій документів;

повномасштабні засоби текстового пошуку та отримання документів; Про створення типових документів;

схвалених галузевих засобів захисту і шифрування документів;

забезпечення ідентифікації користувачів і робочих груп користувачів відповідно до ієрархічною структурою організації;

підтримку роботи з мобільними і відключаються користувачами (наприклад, з комівояжерами, мають портативні комп'ютери і періодично підключають їх до мережі).

Звичайно, така складна програмна система вимагає кваліфікованої настройки і супроводу фахівцями, але її висока ефективність і гнучкість забезпечать розв'язання багатьох проблем, які є ключовими для продуктивної роботи. Для тих, хто намагається домогтися успіху в сучасному бізнесі, Важливо розуміти, що у швидко мінливому середовищі ніяке рішення не буде хорошим дуже довго. Засоби налаштування корпоративних систем документообігу (і, звичайно, Domino.Doc) дозволяють швидко забезпечувати будь-які маневри фірми як за своєю структурою, так і за специфікою послуг, що надаються при впевненості, що конфіденційна інформація залишиться конфіденційною, а точна і повна інформація - точної і повної.

Закінчуючи короткий опис систем корпоративного документообігу, слід вказати, що на цьому ринку швидко з'являються нові програмні продукти і рішення, і якщо вас це зацікавило, обов'язково познайомтеся з усією гамою представлених на ринку програмних продуктів і послуг перед тим як прийняти рішення.

2.2 Реалізація документообігу лінгвістичної школи «Success», як структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК, в середовищі «MS Outlook»

.2.1 Особливості роботи системи «Microsoft Outlook»

Поряд з програмою презентації Power Point, комунікаційний менеджер Outlook досі числиться в аутсайдерах пакета MS Office. Домашні користувачі практично відразу ж викреслюють її зі списку встановлюваних програм під час інсталяції «офісу». Та й серед співробітників фірм і підприємств знайдеться небагато тих, хто в повній мірі може скористатися можливостями цього прекрасного пакету.

Чимала частка відповідальності за цей прикрий факт лежить на плечах самих розробників - аж до виходу останньої версії Outlook залишався одним з найбільш громіздких і незручних модулів MS Office, а дике кількість помилок в локалізованої версії неабияк псувало настрій вітчизняним користувачам. І було це тим прикріше, що, за задумом творців, він повинен був стати центром офісного пакету і повсякденним інструментом будь-якого користувача. Сьогодні для цього є всі підстави - помилки виправлені, а працювати з програмою стало не в приклад зручніше, ніж раніше.

Адресна книга. Менеджер контактів. Якщо Outlook є «серцем» MS Office, то серцем самого Outlook, поза всяким сумнівом, є менеджер контактів. Адже даними з адресної книги буде користуватися не тільки він сам, але і всі програми сімейства MS Office. На відміну від простенької адресної книги Outlook Express, менеджер контактів дозволяє скласти ціле досьє на всіх ваших колег, знайомих товаришів по службі. Крім чисто ділових зведенні в адресній книзі передбачені спеціальні поля для імені дружини, дня народження, річниці весілля вашого товариша по службі або знайомого. Поки що не думайте, навіщо це програмі знадобилося справлятися про таких особистих подробицях - просто заповніть бланк адресної книги. Надалі ми побачимо, наскільки повно використовує Outlook всю введену вами інформацію.

Менеджер контактів дозволяє не просто створювати окремі записи для кожного адресата, а й об'єднувати їх в групи, створюючи так звані «Списки розсилки» - ця можливість стане в нагоді вам, коли необхідно буде відправити одне і те ж повідомлення або файл всім співробітникам будь-якого відділу в вашому офісі.

Електронна пошта. У Windows, як ми знаємо, електронною поштою завідує молодший представник сімейства Outlook - Outlook Express. І справляється з цією роботою чи не краще, ніж його «старший брат». Він більш коректно працює з кодуваннями російської мови, відмінними від стандартної кодування Windows, вміє приймати не тільки особисті електронні послання, а й повідомлення з груп новин ...

Але справа тут не в тому, що Outlook Express хороший, а Outlook - поганий: просто у цих двох програм трохи відрізняються «сфери діяльності». Орієнтований на роботу в корпоративній мережевому середовищі, Outlook дозволяє вам відправляти повідомлення або файл не тільки за адресою Інтернет, але і своєму колезі по локальній мережі.

Створювати повідомлення ви можете не тільки у вбудованому редакторі програми, як це було в Outlook Express: тепер вашим «письмовим столом» може стати будь-який пакет MS Office. Створивши таблицю в Excel або текстовий документ в Word, ви можете, не залишаючи програми, відправити його потрібного адресата за допомогою меню «Файл / Відправити».

Будучи пакетом, для ділового застосування, Outlook у своєму розпорядженні досить досконалими методами захисту вихідних повідомлень за допомогою вбудованих систем шифрування і індивідуальної електронного підпису. Для домашнього користувача всі ці ступені захисту, найчастіше за все здаються надмірними, але будьте впевнені, що при пересиланні конфіденційних даних зайва обережність не завадить. Має у своєму розпорядженні Outlook і системою фільтрів для очищення пошти від всілякого «електронного сміття» - комерційної реклами, яка в достатку зсипається в кожну поштову скриньку без згоди власника.

Факс. У перші версії Outlook в якості факс-клієнта була включена програма MS Fax, працювати з якою без сліз було просто неможливо. Створюючи Outlook 2000,, його розробники вирішили виправити це упущення, замінивши продукт власного виготовлення на усічену версію пакету Symantec Fax.

Створити факс-повідомлення можна безпосередньо з оболонки Outlook, однак куди зручніше зробити це з інших пакетів MS Office - Word або Excel - за допомогою вже знайомого нам меню «Файл / Відправити». Майстер факс-повідомлень дозволить вам додати до вашого документа красиву і інформативну шапку, а вся необхідна інформація для відправки, включаючи номер факсу, буде взята з адресної книги. Крім відправки, Outlook можна налаштувати на прийом факсів, як в ручному, так і в автоматичному режимі. Один з небагатьох недоліків факс-майстри Outlook- неможливість автономної розсилки за розкладом великому числу користувачів: для цього вам доведеться встановити додатково повнофункціональну версію Symantec WinFax Pro.

Відеоконференції. У тому випадку, якщо комп'ютер вашого адресата оснащені хоча б найпростішої Web-камерою, ви в будь-який момент може влаштувати «відеоконференцію» в реальному часі за допомогою встановленої на вашому комп'ютері програми Net Meeting. А викликати вашого майбутнього візаві на віртуальне «побачення» можна, звичайно ж, за допомогою Outlook. Шкода тільки, що в практиці вітчизняного бізнесу відеоконференції в рамках офісу ще порівняно мало розповсюджені, а цінні вказівки своїм підлеглим начальники воліють роздавати, так би мовити в реальному режимі.

Календар - і не тільки календар, але і докладний щоденник з можливістю складання погодинного розкладу хоч на цілий рік вперед. При цьому всі заходи і зустрічі, заплановані на кожен день, можна розбити по категоріям, і в подальшому відобразити на екрані розклад по кожній з них окремо. Вийде окремий календар для «ділових зустрічей», «нарад», «обідів» і «планёрок» ... і може бути, навіть «любовних побачень». Такий категорії, звичайно ж, немає, але ніщо не завадить користувачу створити її самостійно.

Крім разових заходів можна запланувати ще й повторювані. Одержаний календар можна вивести на екран в кількох режимів: заходи на поточний день, на тиждень, місяць.

Завдання. Крім календаря в Outlook вбудована і інший засіб планування - список завдань. У ньому ви можете не просто докладно розписати, що саме і коли слід зробити, але і вказати, в який термін ви плануєте вкластися, який обсяг робіт, у скільки обійдеться їх виконання тощо

Ще одна маленька, але важлива деталь: Outlook може фіксувати надходження доручень і деяких інших видів електронних документів в спеціальній папці, іменованої «Щоденником».

2.2.2 Рішення задач обліку і контролю виконання документів в середовищі «MS Outlook»

1. Запустимо програму Outlook клацанням на кнопці на панелі Microsoft Office або використовуючи кнопку «Пуск»:

Пуск - Програми - Microsoft Outlook

Знайдемо групи робочих папок у вікні програми.

Облік відомостей про людей в папці Контакти. Папка Контакти організована на зразок бази даних. У ній ми можете зберегти найрізноманітніші відомості: адреса електронної пошти, поштова адреса, кілька номерів телефонів і деякі відомості особистого характеру, які стосуються заповнивши контактну форму, наприклад, день народження і річниця якої-небудь події. При введенні імені або адреси контактної особи Outlook розділяє ці відомості на компоненти і поміщає їх в окремі Поля. Ми можемо виконати сортування, угруповання і фільтрацію контактів з будь-якої частини імені або адреси. Досить натиснути потрібну кнопку або вибрати команду меню, щоб відправити заповнивши контактну форму запрошення на збори, повідомлення електронної пошти або завдання. При збереженні відомостей про контактну особу в файл в якості імені цього файлу можуть використовуватися: ім'я, прізвище, назва організації, прізвисько контактної особи або будь-яке інше слово, яке допоможе швидко знаходити цей контакт, наприклад, «постачальник провізії». Для кожного контактної особи є можливість вводити до трьох адрес. Один з них може бути вказаний як поштовий, після чого він може друкуватися на поштових наклейках, конвертах і використовуватися для створення листів декільком адресатам.

При створенні контактів в календарі на відповідних сторінках автоматично з'являється повідомлення про подію, пов'язану з контактом, наприклад про день народження вказаної особи.

технологія роботи

Відкриємо папку «Контакти».

Створимо новий контакт. Для цього клацнемо на кнопці «Створити» на панелі інструментів. Відкриється вікно контакту

Введемо відомості про контакт в пропоновані поля на вкладці «Загальні». За певних полів розташовані кнопки, які дозволяють ввести інформацію точніше. Наприклад, клацнемо на кнопці «Повне ім'я». Відкриється додаткове вікно введення імені. Заповнимо поля, пов'язані з ім'ям контакту.

На вкладці «Дії» в подальшому будуть відображатися всі дії, пов'язані з цим контактом: телефонні дзвінки, відсилання повідомлень та інші.

Відомості про кожний контакт зберігаються в окремій картці. Закриємо вікно контакту і переглянемо, як представлені відомості в папці «Контакти».

Створимо кілька контактів з різних організацій, з якими наше підприємство підтримує ділові відносини.

8. Створимо кілька контактів з колегами з одного підприємства. Для цього:

клацнемо двічі на наявному контакті;

виберемо команду з меню «Дії» - «Створити контакт в тому ж підприємстві»; відкриється вікно, в якому деякі поля, пов'язані з адресою та телефонами підприємства, будуть вже заповнені;

введемо відсутні відомості, а також змінимо, якщо це необхідно, наявні.

Внесемо в папку «Контакти» відомості про співробітників нашого підприємства, і, перш за все, відомості про директора.

Змінимо поточне подання відомостей про контакти в папці, використовуючи команду «Вид» - «Поточна вистава» і вибравши уявлення із запропонованого списку:

адресні картки

Докладні адресні картки

список телефонів

За організаціям або інші.

Телефонний дзвінок. Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше при хорошій організації роботи використовувалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відбивалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Outlook можна автоматично створювати запис про проведені телефонні переговори.

При наявності модему, Outlook може набирати номери телефонів контактних осіб. При цьому в Outlook може фіксуватися час розмови, яке заноситься в Щоденник. Туди ж можна занести замітки про розмову.

технологія роботи

Відкриємо папку «Контакти». Виділимо контактна особа, якій потрібно зателефонувати.

На панелі інструментів розкриємо список, клацнувши на кнопці «Автонабір» або виберемо в меню «Дії» команду «Подзвонити контакту». У списку виберіть один з контактних телефонів. Відкриється вікно «Новий дзвінок».

Встановимо прапорець «При кожному дзвінку створювати запис в щоденнику».

Щелкнем на кнопці «Подзвонити». При наявності модему відразу почнеться набір телефонного номера і одночасно відкриється вікно «Телефонний дзвінок». Коли модем зробить з'єднання, можна зняти телефонну трубку і закрити вікно «Новий дзвінок».

Особливо важливо вказувати параметри зайнятості, якщо ми працюємо в групі і повідомляємо по мережі свої плани іншим учасникам. Наші параметри зайнятості допоможуть їм планувати свій робочий час.

У вікні «Телефонний дзвінок» зробимо запис про тему розмови і опишемо більш детально зміст розмови. При гарній кваліфікації секретар вміє одночасно і говорити, і фіксувати розмову.

Закриємо вікно після запису в ньому інформації про дзвінок. На питання програми «Зберегти зроблені зміни?» прийміть. Після цього відомості про телефонний дзвінок збережуться в картці контакту і в «Щоденнику».

Злиття папки Контакти з документами Word. При надсиланні листів нам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотну адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з папки «Контакти». Для цього використовується режим «Злиття» в програмному середовищі Word.

технологія роботи

Відкриємо новий документ Word.

Виконаємо команду «Сервіс» - «Конверти і наклейки». Відкриється вікно «Конверти і наклейки».

Перейдемо на вкладку «Конверти». Ми побачимо поля для вставки адреси одержувача і зворотної адреси. Над кожним полем розташований значок «адресної книги».

В поле одержувача щелкнем на кнопці адресної книги. У вікні виберемо адресата.

В поле зворотної адреси щелкнем на кнопці адресної книги. У вікні виберемо прізвище директора або іншого співробітника вашого підприємства, від імені кого посилається лист. Відключимо прапорець «Не друкувати».

Щоб змінити розмір конверта щелкнем на кнопці «Параметри». У списку виберемо потрібний розмір конверта.

Для перегляду написи на конверті щелкнем на кнопці «Додати» у вікні «Конверти і наклейки».

Папка, що відкривається при запуску Outlook. При запуску середовища Outlook автоматично відкривається одна з папок, наприклад, Вхідні, яка містить інформацію про прийшла електронній пошті. Однак користувач може самостійно вказати папку, яка буде відкриватися при запуску програми, наприклад, Outlook сьогодні.

технологія роботи

Запустимо програму Outlook.

Перейдемо на вкладку «Додатково» і натисніть кнопку «Додаткові параметри».

У вікні, розкриємо список «Відкрити» папку і виберемо папку «Outlook сьогодні», яка буде відкриватися при запуску Outlook.

Завершимо роботу з програмою.

Знову відкриємо програму і переконаємося, що при запуску відкривається задана вами папка.

Конфігурація користувача. Програмне середовище Outlook дозволяє організувати як особисту роботу кожного співробітника, так і групову роботу. Групова робота передбачає можливість роботи з одними і тими ж документами.

Для організації групової роботи співробітників необхідно, щоб на підприємстві була організована мережа і встановлено загальні правила адресації і пересилки файлів по мережі від одного співробітника іншим. Цими питаннями займається спеціальний співробітник - адміністратор мережі, який і надасть вам подальші на конкретному робочому місці.

Програмне середовище Outlook пропонує три режими роботи з поштою:

тільки Інтернет;

корпоративна або для робочих груп;

немає електронної пошти.

У цьому розділі ми ознайомимося з можливістю автономної роботи, а також з основними можливостями групової роботи з використанням корпоративної електронної пошти або Інтернету.

Перед початком роботи в середовищі Outlook ми повинні визначити себе як користувача даної програми на даному комп'ютері. Це робиться за допомогою створення облікового запису користувача Інтернету. Такий запис в подальшому буде визначати вас за замовчуванням як відповідального за виконання всіх завдань і доручень в середовищі Outlook.

технологія роботи

У меню «Сервіс» виберемо пункт «Параметри».

Перейдемо на вкладку «Доставка пошти».

Щелкнем на кнопці «Змінити конфігурацію поштових служб».

Переконаємося, що на нашому комп'ютері встановлений режим роботи з поштою «Тільки Інтернет». Щелкнем на кнопці «Скасування».

У меню «Сервіс» виберемо пункт «Облікові записи».

У діалоговому вікні «Облікові записи в Інтернеті» виберемо вкладку «Пошта».

діловодство комп'ютерний технологія Оutlook

7. Переглянемо наявні облікові записи і клацнемо на кнопці «Додати». Розпочне роботу «Майстер підключення до Інтернету». Далі прямуємо кроків «Майстра»:

введемо ім'я, наприклад, Анна Ільїна або своє ім'я;

вкажемо адресу електронної пошти, наприклад [Email protected]або свою адресу;

вкажемо сервер вхідних повідомлень: mail.ru або свій сервер;

вкажемо сервер вихідної пошти: mail.ru або свій сервер;

вкажемо обліковий запис (можна залишити запропоновану «Майстром») і, при необхідності, пароль;

встановимо перемикач «Спосіб підключення до Інтернету» вручну;

завершимо роботу «Майстри», натиснувши кнопку «Готово»; на екрані знову з'явиться діалогове вікно «Облікові записи в Інтернеті», а в ньому - створений обліковий запис.

Виділіть зроблену обліковий запис. Щелкнем на кнопці «Властивості». Переглянемо і, якщо необхідно, змінимо властивості облікового запису.

Щелкнем на кнопці «Використовувати за замовчуванням». Тепер ми визначили Анну Ільїну (або себе) як користувача програми.

Закриємо діалогове вікно.

Робота з планування робочого часу. Діяльність секретаря досить різноманітна. Це і підготовка документів, і телефонні дзвінки, і організація прийому відвідувачів і багато іншого. Ця діяльність, пов'язана з вирішенням поточних питань, непомітна непосвяченому людині. Однак від того, наскільки успішно і оперативно вона здійснюється, залежить ефективність роботи підприємства.

У середовищі Outlook всі заходи поділяються на такі групи, про які ви вже знаєте: зустрічі, збори, події, завдання, а також телефонні дзвінки.

Зустрічі. Зустріч - це захід, що стосується одного - двох осіб. Час зустрічі узгоджується між ними і резервується в календарі. Зустріч не вимагає залучення ресурсів: спеціального приміщення, час на підготовку, матеріальних витрат. Зустріччю можна назвати і щоденний доповідь керівнику, і телефонний дзвінок, і прийом відвідувачів. Важливим є те, що, як правило, це - невелика власна справа, з точки зору витрат часу на підготовку; воно планується на певний час і є одностороннім (виконується особисто секретарем) або двостороннім (бесіда двох).

технологія роботи

Щелкнем на шкалі часу «Момент», розташований не раніше, ніж через півгодини від поточного часу;

Запишемо тему зустрічі і натиснемо «Enter».

Зустріч буде відзначена спеціальним значком оповіщення. Програма автоматично за 15 хвилин до початку зустрічі видасть звуковий сигнал, що попереджає про наближення зустрічі.

Дочекаємося звукового сигналу.

Змінимо тривалість зустрічі:

наведемо курсор миші на верхню або нижню межу записи про зустрічі (покажчик миші змінить форму);

захопимо і перемістимо кордон зустрічі.

Створимо ще кілька зустрічей з різними темами на найближчі дні.

Зміна параметрів зустрічі. При плануванні зустрічі можна пов'язати її з контактом. Тоді інформація про неї буде фіксуватися в відомостях про контакт. За цими даними завжди можна згадати, коли і які зустрічі відбулися з контактом, чому вони були присвячені. При плануванні зустрічі ми можемо вказати параметри зайнятості.

технологія роботи

Відкриємо вікно параметрів зустрічі подвійним клацанням на темі або на порожній рядку в щоденнику.

Розглянемо вкладку «Зустріч».

Виконаємо такі дії:

змінимо тему зустрічі;

вкажемо місце зустрічі;

відключимо прапорець оповіщення;

встановимо параметри зайнятості: зайнятий, вільний, під питанням, немає на роботі.

Зв'яжемо зустріч з контактом. Для цього клацнемо на кнопці «Контакти» в нижній частині діалогового вікна і в списку, контактів виберемо ім'я контактної особи, з яким запланована зустріч.

Нотатки та вкладення. Зазвичай при зустрічі обговорюються якісь ділові питання. Ми можемо в вікні зустрічі зробити замітки, примітки, які питання передбачається обговорити, пропозиції з обговорюваних тем та інше. Якщо до зустрічі готується документ, то його можна або безпосередньо вставити у вікно зустрічі, або пов'язати з нею.

технологія роботи

Відкриємо вікно зустрічі

У текстовому полі для нотаток до зустрічі запишемо текст: «Обговорити терміни роботи, кількість учасників і коло їхніх питань».

Прикріпимо до зустрічі створений і збережений на комп'ютері файл:

клацнемо на кнопці «Додати файл» (або меню Вставка - Файл);

у вікні огляду знайдемо потрібний файл і клацнемо на кнопці «Вставити» (значок файлу з'явиться у вікні).

Ми можемо також вставити вміст файлу:

виберемо в меню «Вставка» пункт «Об'єкт»;

в діалоговому вікні встановимо перемикач «Створити з файлу»;

клацнемо на кнопці «Обзор» і в діалоговому вікні виберемо ім'я файлу;

закриємо діалогові вікна клацанням на кнопці «ОК» і переконаємося, що вміст файлу з'явилося в полі нотаток.

Планування повторюваних зустрічей. В роботі секретаря є зустрічі, які періодично повторюються. Наприклад, доповідь директору проводиться на початку кожного робочого дня, підписання документів - в кінці робочого дня, раз в тиждень проводяться наради, присвячені плануванню майбутньої роботи і звіт «Про виконану роботу». Всі перераховані види зустрічей можна відзначити в календарі як повторювані. У цьому випадку вони автоматично будуть записані на заплановані дні.

технологія роботи

Створимо в календарі кілька зустрічей, яким потім буде присвоєно ознаку повторення (табл. 1).

Таблиця 1 - Події, що повторюються

Задамо ознака повторення для зустрічі:

подвійним клацанням відкриємо вікно зустрічі;

на панелі інструментів щелкнем на кнопці «Повторення»;

в діалоговому вікні «Повторення зустрічі» встановимо необхідні параметри повторення;

закриємо вікно зустрічі і знайдемо в календарі інші дати, на які автоматично буде записана повторюється зустріч.

Планування зборів і подій. Збори передбачає запрошення кількох учасників. Програмне середовище Outlook дозволяє вибрати учасників з папки «Контакти» і автоматично послати їм запрошення. Цей вид роботи безпосередньо пов'язаний з можливістю групової роботи в мережі. Подія - це захід на весь день.

технологія роботи

Відкриємо повторювану зустріч «Планерка».

Клацніть на вкладці «Доступно для учасників». При переході на цю вкладку зустріч автоматично перетвориться в збори.

Для вибору учасників і відправки їм запрошень щелкнем на кнопці «Інші». Відкриється адресна книга.

Виберемо учасників зборів.

У сформованому списку щелкнем на значку відправки запрошення поруч з кожним учасником і виберіть пункт «відправляти» або «не відправляти» запрошення.

При формуванні папки «Контакти» все дати народжень і річниць автоматично записуються в щоденник на відповідні дні як події. Такий запис в потрібний день нагадає нам про необхідність привітати партнера, що є ознакою чемності в діловому спілкуванні. Подія вказується в головній частині листа щоденника. Переглянемо щоденник і переконаємося, що в дні народжень ваших співробітників і партнерів внесено відповідний запис.

Створимо подія на весь день «Семінар менеджерів»:

подвійним клацанням відкриємо нову зустріч;

встановимо прапорець «Цілий день»;

задамо інші параметри зустрічі: тему, місце, дату, час, учасників.

Створення завдання. У вікні папки «Календар» розташована «Панель завдань». Завдання, на відміну від зустрічі, не має конкретної дати і часу виконання. Вона має лише певну дату початку і термін виконання. Завдання зберігаються в окремій папці з однойменною назвою. «Панель задач» в календарі пов'язана з папкою «Завдання». Ви можете встановити наступні параметри завдання:

вкажемо тему завдання;

призначимо дату початку і термін виконання;

відстежимо стадії завершеності: чи не почалася, виконується, завершена, відкладена, в очікуванні;

вкажемо відсоток виконання завдання;

доручити задачу іншому виконавцю і контролювати виконання;

зв'яжемо завдання з контактом;

прикріпимо файл або запишемо замітки;

змінимо подання відомостей про завдання у вікні.

Багато з цих параметрів аналогічні параметрам зустрічі.

технологія роботи

Розглянемо подання інформації про завдання в папці «Календар» і в папці «Завдання». Вони багато в чому збігаються.

Перейдемо в папку «Завдання».

Для створення завдання щелкнем на рядку з написом «Клацання» - «додасть елемент» - «Завдання». Таким способом ми можемо поставити тему, «Термін виконання» і ще деякі параметри «Завдання». Запишемо «Наказ про затвердження графіка відпусток» і вкажемо термін виконання в спадному «Календарі», потім натиснемо «Enter».

Щоб ввести докладні відомості про завдання, двічі клацнувши відкриємо вікно параметрів завдання.

Введемо дату початку, стан, відсоток завершеності завдання. Встановимо прапорець оповіщення.

Прикріпимо до задачі «Файл з наказом».

Створимо ще кілька завдань на найближчі 5 днів:

зберемо відомості про відпустки;

складемо план проведення семінару;

складемо список учасників семінару;

разошлём телефонограми учасникам семінару.

Доручення завдання іншій особі і контроль виконання. Секретар не тільки самостійно виконує завдання директора, але і може за його вказівкою доручити виконання завдання іншому співробітнику і здійснювати контроль виконання.

Програмне середовище Outlook дозволяє доручити завдання будь-якій особі з папки «Контакти». При дорученні завдання вона автоматично пересилається по мережі співробітнику, який стає власником завдання. Доручена завдання зберігається в папці секретаря, який таким чином має можливість контролювати хід її виконання.

технологія роботи

Відкриємо вікно завдання «Розіслати телефонограми учасникам семінару».

На панелі інструментів щелкнем на кнопці «Призначити завдання». З'явиться рядок «Кому ...».

Щелкнем на кнопці «Кому ...». Відкриється вікно одержувача доручення.

Виділимо клацанням потрібний контакт і перенесемо його в список одержувачів повідомлення клацанням на кнопці «Кому ...».

Закриємо вікно і переконаємося, що в рядку «Кому ...», зазначений обраний контакт.

Закриємо вікно завдання. Програма Outlook негайно приступить до пересилання завдання. Після того, як ми доручили завдання іншій людині, ми перестаємо бути її господарем, тобто не можемо змінювати її параметри. Нам залишається тільки контролювати виконання завдання.

Переглянемо в папці «Завдання», як змінився значок «Завдання». Новий значок означає, що завдання доручено іншій особі. Завдання в папці групуються по відповідальним за виконання.

Створимо ще кілька завдань і доручимо їх різним особам з папки «Контакти».

Зміна подання відомостей про завдання. Відомості про завдання представлені у вигляді таблиці. Заголовки стовпців вказують на які відображаються параметри завдання. Програмне середовище дозволяє змінити уявлення інформації про завдання. Для цього використовується пункт «Поточна вистава» з меню «Вид». Якщо нас по яких-небудь причин не влаштовує вистави, пропоновані програмою, ми можемо самі встановити будь-яку кількість стовпців в таблиці, способи угруповання і сортування завдань.

технологія роботи

Відкриємо папку «Завдання».

У меню «Вид» виберемо пункт «Поточна вистава» і з додаткового меню один з видів представлення.

Переглянемо, як змінилося уявлення завдання.

Застосуємо інші види уявлення.

Клацнемо правою кнопкою миші на рядку заголовків.

У контекстному меню виберемо пункт «Змінити поточне подання». Відкриється вікно відомостей про подання.

Переглянемо вміст кнопок. Змінюємо уявлення, використовуючи діалогові вікна кнопок.

Створення нотатки. Замітка - це невеличка записка на пам'ять. Текст замітки може бути найрізноманітнішим: думка, яку не хочеться забути; нагадування про що-небудь собі або іншого співробітника; свіжий анекдот, який при нагоді можна розповісти партнеру; цитата і багато іншого. У некомпьютерізованном офісі іноді можна бачити таку картину. Всюди - на столі, на телефоні, на стіні, на склі вікна, на письмовому приладі - розклеєні маленькі листочки з якимись записами. Це замітки. Погодьтеся, що такий офіс може дати сторонній людині уявлення про сильну зайнятість співробітників, однак, дуже вже недбало виглядає.

Нотатки в програмному середовищі Outlook - це електронний аналог паперового блокнота з відривними листками. Нотатки використовуються для запису питань, нагадувань і багато чого іншого, що зазвичай записується в паперовий блокнот. Крім того, в нотатках зручно зберігати відомості, які можуть знадобитися пізніше, наприклад, вказівки або текст, який можна вставити в інші елементи або документи. Програмне середовище Outlook має спеціальну папку, в якій можна створити і зберегти дані та при нагоді скористатися нею. Крім цих основних можливостей можна:

зв'язати замітку з контактом;

відправити поштою;

надрукувати;

змінити уявлення замітки.

Як бачимо, з заміткою можна проводити дії, аналогічні діям з іншими елементами.

Можна працювати, залишивши замітки відкритими на екрані. Внесені в замітку зміни зберігаються автоматично. Тоді у нас екран буде заповнений нотатками.

технологія роботи

Відкрийте папку Нотатки.

Клацніть на кнопці «Створити». Відкриється вікно замітки жовтого кольору.

Запишіть у вікні текст нотатки.

Закрийте замітку. Вона у вигляді значка з'явиться на робочому полі папки.

Зв'яжіть замітку з контактом:

подвійним клацанням на значку відкриємо замітку;

відкриємо приховане меню замітки;

виберемо пункт «Контакти»;

в списку контактів виберемо потрібну людину.

При зв'язку замітки з контактом інформація про це відбивається на вкладці «Дії контакту». Відкриємо в папці «Контакти» картку особи, з яким ви пов'язали замітку.

Перейдемо на вкладку «Дії» і серед інших дій знайдіть згадка про замітці.

Вивчимо інші можливості меню замітки. Серед інших ми знайдемо команду «Переслати». При виконанні команди відкривається стандартне вікно повідомлення електронної пошти. З правилами пересилання повідомлень ми ознайомимося далі.

Облік виконаної роботи. Щоденник - це документ, що містить розписаний по днях перелік виконаних справ і подій, що сталися в житті конкретної людини. Щоденники вели ще в далекі «докомп'ютерному» часи, для того щоб мати можливість відновити хід подій.

У різноманітної роботі секретаря теж необхідно організувати облік виконаної роботи. Для цього в програмному середовищі є спеціальна папка «Щоденник». У цій папці автоматично реєструються посилання на всі файли, з якими була проведена робота; заходи, згадані в папках «Календар», «Завдання», «Нотатки»; «Зроблені телефонні дзвінки».

Деякі відомості про виконану роботу можна записати в щоденник вручну. У папці «Щоденник» відображається графік роботи з документами. Для кожного елемента створюється запис, в якій відображені дата, час початку роботи, час, витрачений на роботу з елементом. Подвійним клацанням можна відкрити елемент.

Перегляд і настроювання Щоденника. Деякі елементи можуть автоматично заноситися в щоденник. Це повідомлення, запрошення на збори, відповіді на запрошення на збори, скасування зборів, доручення, відповіді на доручення, телефонні дзвінки. У щоденник можуть автоматично заноситися документи, створені в наступних програмах: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word і інші програми, сумісні з Microsoft Office. Ми можемо вказати контакти, для яких треба робити записи в щоденнику.

технологія роботи

Відкриємо папку «Щоденник». За той час, поки ми працювали в середовищі Outlook, в папці вже з'явилися деякі записи про нашу роботу. Записи в Щоденнику згруповані за типами.

Переглянемо групи записів. Щоб переглянути записи одного типу, клацніть на кнопці зі знаком (+). Щоб закрити групу, клацніть на кнопці зі знаком (-).

Щоб вказати типи записів, файлів і контакти, для яких слід зберігати інформацію в щоденнику, в меню «Сервис» виберемо пункт «Параметри».

На вкладці «Налаштування» натиснемо кнопку «Параметри» щоденника.

У вікні «Параметри щоденника» встановимо прапорці біля тих типів елементів, контактів і файлів, які треба враховувати в щоденнику.

Запис заходи в Щоденнику вручну.

технологія роботи

Відкриємо папку «Щоденник».

На панелі інструментів щелкнем на кнопці «Створити». Відкриється «Створити» вікно «Запис у щоденнику» (Без імені).

В поле «Тема» введемо опис.

У списку «Тип» виберемо тип запису, що заноситься в щоденник.

Встановимо інші параметри, якщо вони необхідні.

Пересилання повідомлень по електронній пошті. В наші дні електронна пошта є таким же звичним засобом спілкування, як телефон і звичайна пошта. Більш того, електронна пошта навіть більш краща з наступних причин:

відправка повідомлення проводиться прямо з робочого місця;

повідомлення доходять до адресата дуже швидко;

не потрібні витратні матеріали(Папір, конверти, чорнило);

можна надіслати листа відразу за кількома адресами;

внаслідок усього перерахованого вище істотно економиться час.

У сучасному діловому офісі електронна пошта є невід'ємним атрибутом, а вміння нею користуватися - найважливішим професійним умінням секретаря і будь-якого іншого працівника.

Інформація, передана по електронній пошті, називається повідомленням (Mail Message). Повідомлення, надіслані електронною поштою, поділяються на чотири групи:

Вхідні - прийшли по електронній пошті;

Вихідні - ті, які треба відправити;

Чернетки - повідомлення в стадії підготовки;

Відправлені.

На головній панелі Outlook є папки, відповідні цим групам повідомлень. Їх зручно організувати в окрему групу папок «Пошта». Щоб використовувати Outlook для відправки та отримання пошти через Інтернет, нам потрібна обліковий запис. Порядок створення облікового запису ми розглядали вище.

Створення і відправка повідомлення. Програмне середовище Outlook має стандартне вікно повідомлення, в якому ми, як на конверті, повинні вказати, кому воно адресоване, а також тему і зміст. Крім того, ми можемо додати до повідомлення заздалегідь підготовлений файл, вставити малюнок. Якщо в Outlook не встановлено режим негайної відправки електронної пошти, то все створені повідомлення зберігатимуться в папці «Вихідні».

У середовищі Outlook можна встановити режим відправки повідомлення: негайно або по команді.

технологія роботи

Встановимо режим відправки повідомлення:

в меню «Сервіс» виберіть пункт «Параметри»;

у вікні «Параметри» перейдіть на вкладку «Доставка пошти»;

встановіть або вимкніть прапорець «Надсилати повідомлення негайно».

Відкриємо папку «Вихідні» і клацнемо на кнопці «Створити». Відкриється вікно повідомлення. Це вікно дозволяє передати інформацію у вигляді простого тексту, а також вкладати в лист файли:

У вікні повідомлення клацніть на кнопці «Кому ...» і виберіть у списку контактів один або кілька адресатів. Ми можемо також вибрати, кому направити копію (кнопка Копія) і приховану копію (кнопка СК).

В поле «Тема» введемо коротко заголовок повідомлення.

У робочому полі введемо текст повідомлення.

Для створення вкладення виберемо в меню «Вставка» пункт «Файл».

У вікні огляду подвійним клацанням виберемо заздалегідь створений і збережений файл. Вкладення відображається у вигляді значка файлу з його назвою в нижній частині вікна повідомлення.

Для відправки повідомлення щелкнем на кнопці «Відправити» на панелі інструментів. Повідомлення буде відправлено негайно або поміщено в папку «Вихідні» в залежності від встановленого режиму.

Якщо у нас не встановлений режим негайної відправки повідомлень, треба скористатися командою «Надіслати» з меню «Сервис». Після пересилання повідомлення лист автоматично буде переміщено з папки «Вихідні» в папку «Надіслані».

Можна поєднати дії по відправці і прийому повідомлень. Для цього виберемо в меню «Сервис» команду «Відправити / Отримати». У списку виберемо пункт тієї облікового запису (якщо їх декілька), по якій ми хочемо зробити дії. Після цього відбудеться підключення комп'ютера до сервера електронної пошти, і повідомлення будуть відправлені. Якщо на поштовому сервері є надійшли повідомлення на ваш обліковий запис, вони будуть переслані на наш комп'ютер.

Створимо нове повідомлення по темі «Узгодження термінів поставки обладнання» і адресуємо його контакту.

Якщо ми не завершили роботу над складанням повідомлення або не збираємося його найближчим часом відправляти, збережемо його в папці «Чернетки». Для цього виберемо в меню «Файл» команду «Зберегти».

Ми можемо відправити його за адресою, яка не записаний в папці «Контакти». Для цього в рядку «Кому ...» запишемо адресу електронної пошти в явному вигляді.

Перегляд поштових папок і повідомлень. У міру заповнення поштових папок ми можемо побачити на панелі Outlook число поруч з назвою папки. Це число показує, скільки елементів (повідомлень) знаходиться в папці. Ми можемо відкрити папку, переглянути список знаходяться в ній повідомлень, відкрити будь-яке повідомлення, перекласти його в іншу папку. Вкладення, приєднані до повідомлень, можна зберігати окремо в інших папках на своєму комп'ютері. Потрібен час від часу видаляти непотрібні повідомлення з папки.

технологія роботи

Переглянемо на панелі Outlook поштові папки і визначимо, не відкриваючи папки, скільки в них знаходиться елементів.

Для отримання повідомлень, що надійшли з сервера виберемо з меню «Сервис» команду «Відправити / Отримати».

Якщо ми не маємо можливості працювати в кабінеті з електронною поштою, скопіюємо кілька повідомлень з папки «Вихідні» в папку «Вхідні». Для цього захопимо назву повідомлення і перемістимо його на значок папки «Вхідні» на панелі Outlook.

Відкриємо папку «Вхідні».

Папка розділена на дві частини. У верхній частині розташований список повідомлень в тому порядку, як вони надійшли, і деякі відомості: від кого, тема, дата і час надходження. Для перегляду повідомлення клацніть на ньому. У нижній частині з'явиться текст повідомлення. Якщо близько повідомлення розташований значок скріпки означає повідомлення містить вкладення.

Відкриємо повідомлення з вкладенням. Збережемо вкладення окремо як файл:

подвійним клацанням на рядку повідомлення відкриємо вікно повідомлення;

у вікні огляду виберемо папку, в яку хочемо зберегти файл, введіть ім'я файлу або залишити те, що зазначене, потім клацнемо на кнопці «Зберегти».

Видалимо повідомлення з папки. Для цього захопимо повідомлення і перемістимо його на значок папки Видалені.

Коли в папці Дистанційні накопичується багато елементів, ми можемо очистити папку, тобто безповоротно видалити елементи. Для цього клацнемо правою кнопкою миші на значку папки «Видалені» і в контекстному меню виберемо команду «Очистити папку" Видалені "».

Використання підпису і візитної картки. У діловому листуванні дуже часто застосовують стандартні фрази для початку і закінчення листа. Такі фрази в середовищі Outlook називаються підписом, хоча в реальному житті підписом ми називаємо ім'я відправника, вказане в кінці листа. Тут поняття підпису дещо ширше. Пера може бути будь-яка фраза, зручна в контексті даного повідомлення, яка заздалегідь складена і збережена з деяким ім'ям. Ми можемо створити кілька підписів на різні випадки і вставляти їх в повідомлення.

Крім підпису в цьому додатку використовується поняття електронної візитної картки з відомостями про себе, яку ми можемо приєднати до повідомлення. Одержувач нашого повідомлення може на основі цієї візитної картки створити в папці «Контакти» картку з відомостями про нас. Електронна візитна картка формується на основі запису з нашої папки «Контакти» і, по суті, є аналогом картки контакту з усіма що містяться в ній відомостями. Тому, якщо ми захочемо переслати партнеру не всі, а тільки частина відомостей, треба створити дублікат картки контакту з вибірковими даними:

створювати і вставляти підписи в повідомлення;

прикріплювати до повідомлення візитну картку;

створювати контакт на основі надісланої візитної картки.

технологія роботи

Відкриємо папку «Вихідні».

Для створення однієї або декількох підписів виберемо в меню «Сервис» команду «Параметри».

Перейдемо на вкладку «Повідомлення». Щелкнем на кнопці «Вибір підпису».

У вікні «Вибір підпису» клацнемо на кнопці «Створити». Розпочне роботу майстер створення підпису.

Введемо ім'я підпису, наприклад, «Бажаю удачі з візиткою» і встановимо перемикач «Почати з порожнього зразка». Щелкнем на кнопці «Далі».

У вікні «Зміна підпису» введемо текст.

Прикріпимо до підпису візитну картку:

клацнемо на кнопці «Створити візитну картку зі списку контактів ...»;

виберемо в списку ім'я контакту;

клацнемо на кнопці «Готово».

Створимо нове повідомлення.

В меню «Вставка» виберемо пункт «Підпис». У списку, що розкрився виберемо підпис.

Отримаємо нові повідомлення, використовуючи команду «Відправити / Отримати».

Відкриємо повідомлення з вкладенням візитки.

Щелкнем на значку «Скріпки» і відкриємо надіслану нам електронну візитну картку. Вона має вигляд картки контакту.

Запишемо новий контакт в свою папку. Для цього клацнемо на кнопці «Зберегти і закрити». Відомості автоматично збережуться у вашій папці «Контакти». Ви можете надалі доповнити цю картку новими або зміненими відомостями про партнера.

Відкриємо папку «Контакти» і переконаємося, що там з'явився новий запис про контакт.

Форматування повідомлення. До сих пір ми створювали повідомлення, написані простою текстом. Багато повідомлення електронної пошти, короткі і ділові, не вимагають додаткового оформлення і тому пишуться простим неформатований текстом. До того ж, такі повідомлення займають мало пам'яті і вимагають менше часу для передачі.

Однак іноді виникає необхідність послати більше яскраве і барвисте повідомлення. Зазвичай це пов'язано з яким-небудь торжеством. Для цих випадків програмне середовище Outlook надає розширені можливості оформлення тексту, а також вставки малюнків, а саме використання для підготовки повідомлень форматів RTF Microsoft Outlook або HTML. При використанні одного з цих форматів при створенні повідомлення відкривається панель, схожа на панель форматування текстового редактора Word. Призначення кнопок форматування вказано на підказках.

технологія роботи

Для вставки в повідомлення малюнка заздалегідь підготуємо його і збережемо в форматі gif в який-небудь папці. В меню «Вставка» виберемо пункт «Малюнок».

У вікні клацнемо на кнопці «Обзор» і у вікні огляду виберемо файл малюнка і клацнемо на кнопці «Відкрити». Ім'я з'явиться у вікні вставки малюнка.

Закриємо вікно клацанням на кнопці «Вставити». Малюнок з'явиться у вікні повідомлення.

Відправимо повідомлення.

Відправлення відповіді на повідомлення. Кожній людині, яка посилає пошту, дуже важливо знати, чи отримали його повідомлення. Середа Outlook пропонує можливість автоматично відправляти повідомлення - короткі повідомлення відправнику, коли було отримано повідомлення. Для цього треба встановити параметри відстеження пошти.

Крім повідомлення багато ви пишете, потребує відповіді. При написанні відповіді ми можемо до нього приєднати вихідне повідомлення або частину його, щоб одержувач відразу зрозумів, на яке повідомлення прийшла відповідь.

технологія роботи

Відкриємо в меню «Сервис» команду «Параметри».

На вкладці «Налаштування» клацніть на кнопці «Параметри пошти».

У вікні «Параметри електронної пошти» знайдемо поле, в якому зазначено, що «при відповіді на повідомлення - включити і зрушити текст вихідного повідомлення». Це поле має список, що розкривається інших можливостей. Однак краще залишити те, що пропонує програма.

Щелкнем на кнопці «Параметри відстеження».

Встановимо прапорці та перемкнемо. Ці параметри дозволять нам автоматично управляти відправкою повідомлень на отримані повідомлення. У такому повідомленні буде вказана дата і час отримання повідомлення. Ми також зможемо дізнатися, коли було отримано наше повідомлення.

Простежимо, щоб після установки зазначених параметрів програмне середовище Outlook стала автоматично пересилати повідомлення про отримання повідомлення.

Для відправлення відповіді на повідомлення в папці «Вхідні» виділіть рядок з заголовком повідомлення.

На панелі інструментів щелкнем на кнопку «Відповісти». Відкриється вікно нового повідомлення, в якому в рядку «Кому ...» буде вказана адреса відправника, в полі повідомлення буде вставлений текст вихідного повідомлення, в рядку Тема буде вказано: RE: .

Введемо текст відповіді, видалимо частково або повністю вихідне повідомлення.

Відправимо відповідь.

Організація роботи з документами - ключова технологія управління в будь-якій установі: від офісу невеликого підприємствадо федерального відомства або величезної корпорації. Природно, ефективне управління вимагає певної системи роботи з документами. Чим ширше сфера і масштаби діяльності організації, тим більш важливу і самостійну роль грає власне система діловодства.

До недавнього часу робота з документами здійснювалася переважно за допомогою переміщення паперових документів і ведення безлічі паперових реєстраційних журналів і картотек. Застосування нових інформаційних технологій в області ДОУ дозволяє ставитися до діловодства не як до жорсткого і консервативному механізму, а як до ефективного та гнучкого інструменту реалізації різного роду інновацій в цій галузі. В даний час розвиток інформаційних технологій призвело до появи методів і засобів, що забезпечують інтегровані рішення по автоматизації діловодства, що дозволяють автоматизувати ручні операції і пошук документів, контролювати виконання доручень пов'язаних з документами.

Інформаційна система «Документи організації» реалізовувалася для підвищення ефективності роботи лінгвістичної школи «Success», як структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК.

В ході виконання роботи були вирішені поставлені завдання:

вивчені общетеоретическая, спеціальна література по темі дослідження і матеріали предметної області;

ознайомлення та вивчення структури організації, документів і документопотока;

реалізований документообіг лінгвістичної школи «Success», як структурного підрозділу КГОУ СПО ГПК на основі програмного додатка MS Outlook, що дало можливість з мінімальними витратами на програмне і апаратне забезпечення досягти максимальних результатів при обробці і обліку документів.

Реалізація дипломного проекту дозволила інтегрувати всі документи організації в середу MS Outlook, що дозволило:

організовувати документи оптимально зручно для користування;

виділяти основні заходи та своєчасно про них нагадувати (в ході навчального процесу);

повністю автоматизувати діловодство організації.

Тим самим підвищити швидкість і надійність рішень задач діловодства в рамках даної організації. Перевага системи евляется її гнучкість, тобто можливість налаштувати її під будь-яку установу, включивши будь-які відомості в картки «Контакти», що цікавлять саму організацію, а так само можливість роботи з іншими додатками MS Office.

Застосування комп'ютерних технологій і технологій автоматизації діловодства є перспективним напрямком і дозволяє організувати роботу з документообігом установ на сучасному рівні.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Андрєєва В.І. Діловодство: Вимоги до документообігу фірми. - 3-е изд., Перераб.и доп. - М., 1996.

2. Андрєєва В.І. Діловодство в кадровій службі: Практичний посібник із зразками документов.3-е изд., Испр. і доп.-М .: Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2000..

Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник із зразками документів. 6-е изд., Испр. І доп. - М .: Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1999.

Андрєєва В.І. Зразки документів з діловодства. - М .: Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 1998..

Андреянової В.В. Як організувати діловодство на підприємстві. - М .: ИНФРА-М, 1998.

Васильєв Д.В. Діловодство на комп'ютері. - М .: Стрикс, ПРІОР, 1999..

Васильєва І.М. Основи діловодства і персональний менеджмент: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів. - М .: Фінанси і статистика, 1999..

ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та определенія.-М.: ІПК Видавництво стандартів, 1998..

Давидова Е.Н., Рибаков А.Є. Діловодство: Навчально-практичний посібник. - М .: ТетраСистемс, 1999..

Елизаветина Т. Діловодство на компьютере.-3-е изд. - СПб .: Пітер, 2004, 304 с.

Інформатика: Підручник / За ред. проф. Н.В. Макарової. 4-е перераб. изд. - М .: Фінанси і статистика, 2001..

Інформатика: Практикум з технології роботи на комп'ютері / Под ред. проф. Н.Ф. Макарової. 4-е перераб. Вид. - М .: Фінанси і статистика, 2001..

Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. 3-е изд., Испр. І доп. - М .: ИНФРА-М, Новосибірськ: Сибірська угода, 2000..

Клименко С.В., Крохин І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документи в корпоративних мережах: друге пришестя Гуттенберга. - М .: Екон-Трендз, 1999..

Колтунова М.В. Візовий збір: Що потрібно знати упорядника. Акад. нар. госп-ва при уряді РФ. - М .: Справа, 1999..

Комп'ютер для менеджера / Під ред. В.В. Комягина. - М .: Тріумф, 1988.

Комп'ютерне діловодство: Навчальний курс / За ред. Н. Макарова та ін. СПб .: Питер, 2004. - 416 с.

Кудряев В.А. та ін. Організація роботи з документами: Підручник. - М .: ИНФРА-М, 1999..

Кузнецов С.Л. Діловодство на комп'ютері. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999.

Кузнецов С.Л. Комп'ютеризація діловодства. - М .: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999.

Куперштейн В.І. Сучасні інформаційні технології в діловодстві та управлінні. СПб., БХВ, 1999..

Куперштейн В.І. MS Office і Project в управлінні і делопроізводстве.-2-е изд., Перераб. і доп. - СПб .: БХВ-Петербург, 2001. - 400 с.

Леонтьєв В.П. Новітня Енциклопедія персонального комп'ютера 2003. - М .: ОЛМА-ПРЕСС, 2003. - 920 с.

Макарова Н.В., Ніколайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Комп'ютерне діловодство: навчальний курс. - СПб .: Пітер, 2004.-411 с.

Модер Дж., Філіпс С. Метод мережевого планування в організації робіт. - М .: Енергія, 1966.

Основні положення по розробці і застосуванню систем мережевого планування і управління. - М .: Економіка, 1967.

2. Маркетинг в системі освіти: сутність, зміст, технологія діяльності / Баразгова Е.С., Долганов А.Е., Козловська О.В. // Магістр. - 2011. - №3.-С.33-44.

3. Міжнародне співробітництво вузів в інтересах підвищення якості підготовки фахівців / Забродін Д.М .. Меліхова Н.В. // Міжнар. співробітництво в обл. образ., підготує. і переподгот. спец .: досвід і проблеми. Матер. міжнар. наук.-практ. конф.- Тамбов, 2011.- С.3-12.

4. Циклічна динаміка зміни структурних типів зайнятості населення / Блінова Т.В. // Циклічність як форма екон. динам .: Тез. доп. Всерос. науч. конф.- СПб, 2010. - С.9-12.

Макушнікова Е.С.

ЕФЕКТИВНІСТЬ управління освітньою установою

Ключові слова: ефективність управління, освітня установа, освітні послуги, підприємницький університет.

Анотація: у статті розглядаються теоретико-методичні підходи до підвищення ефективності управління освітніми організаціями.

Keywords: governance, educational institution, educational services, the entrepreneurial university.

Abstract: The article discusses the theoretical and methodological approaches to improving educational organizations management.

В умовах розвитку університетської менеджменту та комерціалізації освітніх послуг, терміни

підприємницький університет, освітня організація підприємницького типу та інші широко використовуються в європейській і російській науковій і діловій літературі. У Європі регулярно проводяться міжнародні конференції, Присвячені підприємницької діяльності в освіті. Проте, серед вітчизняних наукових і викладацьких кіл, особливо представників старших вікових груп, термін

«Підприємництво» по відношенню до освіти і науки зустрічає негативну реакцію. Досвід успішного розвитку європейських і російських університетів показує, що в

сучасних умовах глобального, з високим рівнем конкуренції науково-освітнього ринку немає альтернативи комерціалізації освітньої діяльності та наукових досліджень, а, отже, підприємницькому стилю роботи.

Акцент на інноваційність у підприємницькій діяльності освітніх організацій, Роблять не тільки зарубіжні, а й видатні російські вчені. Серед них: АхіезерА.С., Лазарєв В.С, Поташник М.М., Сухорукова Л.М, Фонотов А.Г. та ін.

Перехід до інноваційного, підприємницький режимроботи університету вносить серйозні корективи в діяльність, як керівної ланки, так і викладацького складу. Досягнення зазначеної мети можливе лише при наявності пройшли через конкурсний відбір і перепідготовку професійно-педагогічних кадрів сприйнятливих до всього нового, здатних творити, які володіють стратегіями самостійного пошуку і навичками роботи в команді, що володіють почуттям відповідальності і прагнення до творення, актуальним переліком ключових та професійних компетенцій.

Оцінюючи перспективи розвитку університетів, як

освітніх підприємницьких організацій інноваційного типу, слід відзначити безальтернативність даної стратегії в умовах триваючого економічної та фінансової кризи.

Основні положення компетентнісного підходу позначені в «Концепції модернізації російської освіти на період до 2010 року», де в якості однієї з головних завдань системи освіти називається необхідність формування цілісної системи універсальних умінь, здатності до самостійної діяльності та відповідальності, тобто ключових компетенцій, що визначають сучасне якість освіти. Поняття компетенції сформувалося в умовах становлення нового підходу до людських ресурсів на Заході, який дозволив зафіксувати виникла потреба в адаптації людини до інтенсивних змін технологій і вимог робочих місць. При такому підході компетенції характеризуються як загальна здатність, яка проявляється і формується в діяльності, заснована на знаннях, цінностях, схильностях і дозволяє людині встановити зв'язок між знанням і ситуацією, виявити процедуру (систему дій) для успішного вирішення проблеми. На відміну від знань, умінь, навичок, які передбачають дію за аналогією зі зразком, компетенція передбачає наявність досвіду самостійної діяльності на основі універсальних знань.

Проте, все дослідники сходяться на думці про те, що компетентності представляють багаторівневу структуру.

Узагальнюючий, інтегрований підхід в розумінні компетентності представлений в працях Російських вчених. На відміну від своїх західних колег вони розглядають компетенції як складові професійної, в тому числі педагогічної культури особистості.

Структура управлінської компетентності менеджера

освіти включає в себе наступні компоненти: когнітивний компонент, що включає в себе систему управлінських знань. Він передбачає наявність певних управлінських знань, в тому числі основ наукового управління, що допомагають фахівцеві адекватно оцінювати реальні управлінські ситуації використовувати знаходити і застосовувати необхідну інформацію для їх вирішення, а також в процесі самоменеджменту розвивати управлінську компетентність. Мотиваційний компонент включає особистісно значущі мотиви і ціннісні установки, позитивне ставлення до виконання управлінської діяльності, лідерський ентузіазм, наявність професійного інтересу до управлінської роботи, творчий підхід до роботи менеджера, потреба в постійному розвитку і вдосконалення управлінської компетентності. Діяльнісний компонент включає дослідні, організаторські, проектувальні вміння фахівця, проектувальні вміння керівника, що дозволяють йому реалізувати технології ефективного управління в умовах освітнього простору. Особистісний компонент являє собою сукупність значущих для ефективного управління особистісних характеристик керівника.

Управлінська діяльність ефективного менеджера освіти, в силу складності і варіативності самого процесу управління, завжди носить творчий, креативний характер. Компетентнісний підхід в управлінні не тільки не тільки не порушує цієї закономірності, але навпаки значно підвищує ефективність роботи управлінських кадрів. Причина цього закладена в самому механізмі реалізації даного підходу, оскільки результати управлінської діяльності безпосередньо співвідносяться не тільки з повнотою і системністю управлінських знань, але з проявом особистісних якостей керівника, здатністю діяти в нових ситуаціях професійної, особистої і громадської життя.

Таким чином, підвищення ефективності управління освітніми установами передбачає вирішення наступних завдань:

Використання існуючих в університеті елементів практико-орієнтованого навчання та їх адаптація до бізнес-середовищі

Моделювання організаційної інфраструктури внутрішньої бізнес-середовища університету (виділення інфраструктурних одиниць, визначення послідовності їх створення);

Розвиток мережі інфраструктурних одиниць, що відтворюють міську інфраструктуру і функціонують за законами ринкової економіки;

Розробка механізму взаємодії інфраструктурних одиниць вузу зі структурними підрозділамиуніверситету;

Розробка навчально-методичного забезпечення використання функціонуючої внутрішньої бізнес-середовища відповідно до цілей модернізації освітнього процесу під вимоги вузу;

Створення і розвиток інституту викладачів розробляють індивідуальні програми.

Такий підхід вимагає системних змін у змісті та організації освітнього процесу університету та реалізації комплексу взаємопов'язаних за ресурсами, термінами і етапам перетворень, проте сприятиме формуванню вузом конкурентних перевагза рахунок появи сінергітіческій ефектів взаємодії з бізнес-середовищем.

Список літератури

1. Глекова Н.Л., Іголкін С.Л. Теоретичні проблеми підвищення конкурентоспроможності регіональної системи вищої професійної освіти на базі раціоналізації моніторингу та інформаційних систем. // Територія науки. 2007. № 4. С. 442-449.

2. Багірова М.А., Іголкін С.Л., Шинкарчук А.В. Проблеми оптимального планування транспортного обслуговування в менеджменті територіально-розподіленої освітньої системи. // Територія науки. 2007. № 5. С. 622-628.

3. Іголкін С.Л., Багірова М.А., Шинкарчук А.В. Створення моделей оптимального планування транспортного обслуговування в менеджменті територіально-розподіленої освітньої системи // Територія науки. 2007. № 5. С. 637-648.

4. Кустов А.І., Данилова В.В., Мігель І.А. Проблеми сучасної професійної освіти і напрямки його модернізації // Територія науки. 2013. № 2. С. 38-47.

5. Мартинов С.В. Витрати і принципи фінансування системи освіти // Територія науки. 2013.№1.С. 28-35.

6. Михайлівська Г.Н., Занин А.Н. Реалізація концепції модернізації освіти // Територія науки. 2013. № 2. С. 47-49.

7. Назарова Г.Н. Корпоративне управлінняяк фактор сталого розвитку навчального закладу // Територія науки. 2013. № 2. С. 50-53.

Мичко СЮ.

ВДОСКОНАЛЕННЯ УПРАВЛІННЯМ КОНКУРЕНТОСПРОМОЖНІСТЮ ВНЗ

Воронезький економіко-правовий інститут

Ключові слова: вищі навчальні заклади, конкурентоспроможність, управління, диверсифікація.

Анотація: у статті пропонуються перспективні напрямки підвищення конкурентоспроможності вищих навчальних закладів.

Keywords: higher education, competitiveness, management, diversification.

Abstract: The article suggests promising ways to improve the competitiveness of higher education institutions.

В сучасних умовах при величезній різноманітності освітніх установ, Окремий ВНЗ, як самостійна одиниця, повинен бути конкурентоспроможним на ринку освіти. Кожен ВНЗ сам вирішує, як і за допомогою яких методів він виділиться з багатьох інших навчальних закладів.

Розвиток системи освіти РФ обумовлено прагненням вузів відповідати новим вимогам, що пред'являються до якості і структурі освіти. До тенденцій, що відображає розвиток системи освіти відносяться: внутрішня диверсифікація діяльності вузів за напрямками; перехід міжнародного співробітництва на новий рівень, як в сфері наукових досліджень, так і в галузі освіти; розвиток процесу формування чотирьох основних моделей вищого навчального закладу; перехід системи вищої освіти до нової багатоступінчастої структури.