Përshkrimi i punës së drejtuesit të departamentit të tenderit. Përshkrimi i punës së shefit të departamentit të tenderit. Specialisti i punës së tenderit raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i departamentit të zhvillimit

aprovoj

[forma organizative dhe juridike, [nënshkrimi, emri i plotë, pozicioni

emrin e organizatës, drejtuesin ose zyrtarin tjetër

institucioni] i personit të autorizuar për të miratuar

Përshkrimi i punës]

[dita muaji Viti]

Përshkrimi i punës

Shefi i Departamentit të Ofertave

[emri i organizatës, ndërmarrjes]

E tashmja Përshkrimi i punës zhvilluar dhe miratuar në bazë të kontrata e punës me drejtuesin e departamentit të ankandit dhe në përputhje me përcaktimet e Kodit të Punës Federata Ruse dhe rregullore të tjera që rregullojnë marrëdhënia e punës.

1. Dispozitat e përgjithshme

1.1. Shefi i departamentit të ofertave i përket kategorisë së drejtuesve, punësohet dhe shkarkohet me urdhër të titullarit [të organizatës, institucionit etj.], të cilit i nënshtrohet drejtpërdrejt në punën e tij.

1.2. Një person me një më të lartë arsimin profesional dhe ka dhënë provimin e kualifikimit në kuadër të programit të posaçëm "rikualifikim profesional/trajnim i avancuar në fushën e organizimit të vendosjes së porosive për furnizimin e mallrave, kryerjen e punës, ofrimin e shërbimeve për nevoja shtetërore dhe komunale" dhe përvojë pune në specialitetin përkatës. në profilin e departamentit, të paktën [plotësoni] vitet e kërkuara ...

1.3. Shefi i Departamentit të Ofertave duhet të dijë:

Parimet e përgjithshme vendosja e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Parimet dhe konceptet themelore të sistemit të vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Proceset dhe burimet kryesore të sistemit për vendosjen e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Sistemi për vendosjen e urdhrave shtetërorë dhe komunalë në kontekstin e proceseve sociale, politike, ekonomike në Federatën Ruse;

Korniza rregullative ligjore për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale;

Normat ndërkombëtare për vendosjen e porosive qeveritare;

Legjislacioni rus për organizimin e vendosjes së porosive për furnizimin e mallrave, kryerjen e punës, ofrimin e shërbimeve për nevoja shtetërore dhe komunale;

Rregullatori rajonal aktet juridike lidhur me vendosjen e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

legjislacioni antimonopol i Federatës Ruse;

Procedura për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale;

Planifikimi i vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale;

Procedurat për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale me anë të tenderëve të hapur dhe të mbyllur;

Procedura e njoftimit, dokumentacioni i tenderit, procedura e dorëzimit të aplikacioneve për pjesëmarrje në konkurs, hapja e zarfeve me aplikimet për pjesëmarrje në konkurs dhe hapja e aksesit në aplikacionet e paraqitura në formularin dokumente elektronike, shqyrtimi i aplikimeve, vlerësimi dhe krahasimi i aplikimeve për pjesëmarrje në konkurs, pasojat e shpalljes së konkursit të pavlefshëm;

Kriteret për vlerësimin e aplikimeve për pjesëmarrje në konkurs, analiza krahasuese metodat për vlerësimin e aplikacioneve për pjesëmarrje në konkurs;

Procedura për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale me anë të ankandit të hapur dhe të mbyllur;

Procedura e njoftimit, dokumentacioni për ankandin, procedura e paraqitjes së aplikacioneve, shqyrtimi i aplikacioneve, mbajtja e ankandit, përmbledhja e rezultateve të ankandit, pasojat e shpalljes së ankandit të pavlefshëm;

Karakteristikat e ankandit në formë elektronike;

Vendosja e një porosie duke kërkuar kuota, duke përfshirë qëllimin e ofrimit të ndihmës humanitare, ose eliminimin e pasojave të emergjencave natyrore ose të shkaktuara nga njeriu, nga furnizuesi i vetëm(kryetar, kontraktues) i shkëmbimit të mallrave në bursat e mallrave;

Efikasiteti i vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Monitorimi i pajtueshmërisë me legjislacionin e Federatës Ruse për vendosjen e urdhrave shtetërorë dhe komunalë. Përgjegjësia për shkeljet në dhënien dhe ekzekutimin e porosive për furnizimin e mallrave, kryerjen e punëve, ofrimin e shërbimeve për nevoja shtetërore dhe komunale;

Sigurimi i mbrojtjes së të drejtave dhe interesave të pjesëmarrësve në vendosjen e urdhrave, një procedurë ankimimi;

Mbështetja informative e urdhrave shtetërorë dhe komunalë;

Struktura dhe veçoritë e kontratave shtetërore dhe komunale;

Menaxhimi i ekzekutimit të kontratave shtetërore dhe komunale, kontabiliteti i kontratave;

Specifikat e vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Veçoritë e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për furnizimin e mallrave;

Veçoritë e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për shërbime;

Karakteristikat e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për lloje te ndryshme punimet;

Legjislacioni civil, administrativ, i punës në aspektin e rregullimit të veprimtarisë së [organizatave, institucioneve];

Bazat e menaxhimit, menaxhimi i personelit;

Bazat e Menaxhimit të Projektit;

Rregulloret e brendshme të punës [organizatat, institucionet];

Rregulloret për mbrojtjen e punës dhe Siguri nga zjarri.

1.4. Gjatë kryerjes së detyrave zyrtare, drejtuesi i departamentit të ankandit udhëhiqet nga:

Kushtetuta e Federatës Ruse;

Kodi Civil i Federatës Ruse;

Kodi i Buxhetit të Federatës Ruse;

Ligji Federal i Federatës Ruse i 21 korrikut 2005 N 94-FZ "Për vendosjen e porosive për furnizimin e mallrave, kryerjen e punës, ofrimin e shërbimeve për nevoja shtetërore dhe komunale";

Ligji Federal i Federatës Ruse i 02 dhjetorit 1994 N 53-FZ "Për blerjet dhe furnizimet e produkteve bujqësore, lëndëve të para dhe ushqimit për nevojat e shtetit";

Akte të tjera ligjore të Federatës Ruse që rregullojnë marrëdhëniet juridike të organizimit dhe mbajtjes së ankandeve.

2. Përgjegjësitë e punës

Shefi i Departamentit të Ofertave:

2.1. Mbikëqyr veprimtarinë e departamentit.

2.2. Organizon rrymën dhe planifikimi përpara aktivitetet e departamentit, duke marrë parasysh qëllimet, detyrat dhe drejtimet për zbatimin e të cilave është krijuar, siguron kontroll mbi zbatimin e detyrave të planifikuara, koordinon punën e punonjësve të departamentit.

2.3. Ofron ndihmë metodologjike dhe praktike për punonjësit e departamentit për përgatitjen dhe pjesëmarrjen në konkurse, ankande.

2.4. Bën sugjerime për përmirësimin e rrjedhës së punës dhe menaxhimit të departamentit.

2.5. Merr pjesë në përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit në departament, në organizimin e zhvillimit të tyre profesional dhe ekselencë profesionale.

2.6. Merr pjesë në përgatitjen dhe certifikimin e punonjësve të departamentit.

2.7. Siguron përgatitjen në kohë të dokumentacionit raportues të vendosur.

2.8. Monitoron tendera, ankande në fonde masmedia dhe në internet.

2.9. Merr pjesë në përgatitjen e dokumentacionit të tenderit.

2.10. Përfaqëson interesat e [organizatave, institucioneve] në zbatimin e procedurave konkurruese.

2.11. Merr pjesë në zhvillimin e rregulloreve dhe udhëzime mbi tregtinë elektronike dhe prokurimin publik.

2.12. I paraqet menaxhmentit të [organizatës, institucionit] propozime për përmirësimin e cilësisë së punës së punonjësve të departamentit.

Shefi i departamentit të tregtisë ka të drejtë të:

3.1. Për të gjitha të përcaktuara me ligj garanci sociale.

3.2. Për t'u njohur me projektet e vendimeve të menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.

3.3. Paraqisni propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë udhëzim për shqyrtim nga drejtuesit.

3.4. Brenda kufijve të kompetencës së tyre, informojnë mbikëqyrësin e menjëhershëm për të gjitha mangësitë e konstatuara në procesin e veprimtarisë dhe bëjnë propozime për eliminimin e tyre.

3.5. Merrni nga njësitë strukturore dhe specialistëve informacione dhe dokumente të nevojshme për kryerjen e detyrave të tij të punës.

3.6. Nënshkruani dhe miratoni dokumentet brenda kompetencës së tyre.

3.7. Për të përfshirë specialistë nga të gjitha divizionet strukturore (individuale) të ndërmarrjes në zgjidhjen e detyrave që i janë caktuar (nëse kjo parashikohet nga dispozitat për ndarjet strukturore, nëse jo - me lejen e drejtuesit).

3.8. Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ndihmojë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre.

3.9. Përmirësoni kualifikimet tuaja profesionale.

3.10. Të drejta të tjera të parashikuara nga ligji i punës.

4. Përgjegjësia

Shefi i departamentit të tregtisë është përgjegjës për:

4.1. Për mospërmbushje ose performancë jo e duhur detyrat e tyre të punës të parashikuara nga ky përshkrim i punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse.

4.2. Për shkaktimin e dëmit material ndaj punëdhënësit - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.

4.3. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal, civil i Federatës Ruse.

Përshkrimi i punës është zhvilluar në përputhje me [emrin, numrin dhe datën e dokumentit].

Mbikëqyrësi shërbimi i personelit[inicialet, mbiemri, firma]

[dita muaji Viti]

Dakord:

[pozicioni, inicialet, mbiemri, nënshkrimi]

[dita muaji Viti]

I kam lexuar udhëzimet: [inicialet, mbiemri, nënshkrimi]

[dita muaji Viti]

Shikoni dokumentin në galeri:

Unë miratoj [nënshkrimin organizativ dhe ligjor] [F. Emri, pozicioni, forma, emri i drejtuesit ose organizatës tjetër, ndërmarrjes, zyrtarit, institucionit] i autorizuar për miratimin e përshkrimit të punës] [data, muaji, viti] MP Përshkrimi i punës së drejtuesit të departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike [emri i organizata, sipërmarrja, institucionet] Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar në bazë të një kontrate pune me drejtuesin e departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike, në përputhje me Kodi i Punës Të Federatës Ruse, rregullore të tjera që rregullojnë marrëdhëniet e punës. 1. Dispozitat e Përgjithshme 1.1. Drejtuesi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike klasifikohet si menaxher dhe raporton drejtpërdrejt te [titulli i punës]. 1.2.

Kujdes

3.5.

Informacion

Nënshkruani dhe miratoni dokumentet brenda kompetencës së tyre. 3.6. Të përfshijë specialistë nga të gjitha divizionet strukturore [organizatat, institucionet] në zgjidhjen e detyrave që i ngarkohen.

3.7.

Siguria dhe Shëndeti në Punë

Parimet dhe metodat themelore të promovimit të produkteve të paraqitura në tregjet komunale dhe buxhetore; § Specifikimi i promovimit të produkteve në tregun komercial; § Platforma për zhvillimin e tenderëve, oferta të hapura konkurruese, ankande elektronike; § Rregullat për përgjigjen e kërkesave për kuotime, propozime § Metodat e punës me median; § kryesore teknologjike dhe karakteristikat e projektimit dhe vetitë konsumatore të produkteve të shitura; § Bazat e çmimit dhe politikën e çmimeve; § Kushtet e dorëzimit, ruajtjes dhe transportit të produkteve; § metodat e organizimit të kontabilitetit dhe raportimit për zbatimin e planeve për shitje dhe shitje të produkteve; § Procedura për sigurimin e dokumenteve organizative, administrative dhe të tjera për pjesëmarrje në gara; § Rregulloret e brendshme të punës; § Rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës; § Etika komunikimi i biznesit. 1.5.

Përshkrimi i punës së drejtuesit të departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike

I MIRATUAR Drejtori i Përgjithshëm i SH.PK "Phoenix" "" 20 Nr. Përshkrimi i punës së specialistit në punën e tenderit të departamentit të zhvillimit 1.1. Një specialist në punën e tenderit i përket kategorisë së specialistëve.
1.2. Në veprimtarinë e tij, një specialist i punës së tenderit udhëhiqet nga: § statuti i ndërmarrjes; § rregulloret për departamentin e zhvillimit; § dokumentet legjislative, aktet rregullatore ligjore të Federatës Ruse, si dhe materialet mësimore rregullimin e çështjeve të punës së kryer në fushën e aktiviteteve tenderuese; § urdhra, udhëzime dhe udhëzime të menaxhmentit të ndërmarrjes, drejtuesit të departamentit të zhvillimit; § rregulloret e brendshme të punës; § ky përshkrim i punës. 1.3. Specialisti i punës së tenderit raporton drejtpërdrejt te drejtuesi i departamentit të zhvillimit. 1.4.

1. Dispozitat e Përgjithshme

Nëse është e nevojshme, kërkoni sqarime dhe merrni parasysh ndryshimet në dokumentacionin e tenderit. 1.11. Përgatitni menjëherë një paketë të plotë dokumentesh. 1.12.

Ndërveproni me menaxherët dhe drejtuesit e departamenteve për specifikat dhe çmimet e produkteve të ofruara dhe pjesën teknike të aplikacioneve. 1.13. Analizoni pjesën teknike të aplikacioneve për pajtueshmërinë me legjislacionin aktual (ФЗ-94).

1.14. Dorëzimi i aplikacioneve konkurruese. 1.15. Negocion dhe korrespondon me organizatorët e garave. 1.16. Kryeni disa projekte në të njëjtën kohë. 1.17. Siguroni me kohë të gjithë informacionin e nevojshëm në lidhje me kushtet e dorëzimit, garancitë, certifikatat.

1.18. Lidhni marrëveshje, kontrata. 1.19.

Rezyme e kreut të departamentit të tenderit në Moskë

I paraqet menaxhmentit të [organizatës, institucionit] propozime për përmirësimin e cilësisë së punës së punonjësve të departamentit. 3. Të drejtat e punonjësit Përgjegjësi i departamentit të tenderimit dhe prokurimit publik ka të drejtë: 3.1.

Kërkoni dhe merrni informacionin dhe dokumentet e nevojshme në lidhje me çështjet e aktiviteteve të tij. 3.2. Bëjini sugjerime mbikëqyrësit të menjëhershëm për të përmirësuar punën në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë përshkrim të punës.
3.3. Jepni urdhra për punonjësit vartës dhe monitoroni zbatimin e tyre. 3.4. Prezantoni menaxhmentit idenë e shpërblimit ose ndëshkimit të punonjësve nën kontrollin e tij.

3.5. Nënshkruani dhe miratoni dokumentet brenda kompetencës së tyre. 3.6. Të përfshijë specialistë nga të gjitha divizionet strukturore [organizatat, institucionet] në zgjidhjen e detyrave që i ngarkohen.
3.7.

Përshkrimi i punës së shefit të departamentit të tenderit

I paraqet menaxhmentit të [organizatës, institucionit] propozime për përmirësimin e cilësisë së punës së punonjësve të departamentit. 3. Të drejtat e punonjësit Udhëheqësi i departamentit të tenderëve dhe prokurimit publik ka të drejtë: 3.1. Kërkoni dhe merrni informacionin dhe dokumentet e nevojshme në lidhje me çështjet e aktiviteteve të tij. 3.2. Bëjini sugjerime mbikëqyrësit të menjëhershëm për të përmirësuar punën në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë përshkrim të punës.
3.3.

Jepni urdhra për punonjësit vartës dhe monitoroni zbatimin e tyre. 3.4. Prezantoni menaxhmentit idenë e shpërblimit ose ndëshkimit të punonjësve nën kontrollin e tij.

Përshkrimi i punës së drejtuesit të departamentit të tenderit

Në detyrën e specialistit për punë tenderuese emërohet personi që ka arsim të lartë profesional në drejtësi ose ekonomi dhe aftësim shtesë ose përvojë pune në fushën e veprimtarive tenderuese për të paktën 2 vjet. 1.5. Një specialist në punën e tenderit emërohet dhe shkarkohet nga pozicioni i tij me urdhër të ndërmarrjes me propozimin e drejtuesit të departamentit të zhvillimit në përputhje me kërkesat e kodit të punës të Federatës Ruse.

Gjatë mungesës së një specialisti në punën e tenderit, detyrat e tij kryhen nga një person i caktuar me urdhër Drejtori i Përgjithshëm... Ky person fiton të drejtat përkatëse dhe mban përgjegjësi në përputhje me këto udhëzime.

1.7. Kur ristrukturoni (riorganizoni) një ndërmarrje, ndryshoni një biznes, etj., ky përshkrim i punës i nënshtrohet ndryshimeve dhe shtesave të duhura. 2. Kërkesat për njohuri dhe kualifikime: 2.1.

Përshkrimi i punës së drejtuesit të departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike [emri i organizatës, ndërmarrjes, institucionit] Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar në bazë të një kontrate pune me drejtuesin e departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike, në përputhje me Kodi i Punës i Federatës Ruse, rregullore të tjera që rregullojnë marrëdhëniet juridike të punës. 1. Dispozitat e Përgjithshme 1.1. Drejtuesi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike klasifikohet si menaxher dhe raporton drejtpërdrejt te [titulli i punës].

1.2. Një person që ka arsimin e lartë dhe ka dhënë provimin kualifikues për programin special [shkruani të kërkuarit] dhe përvojë pune në specialitetin që i përgjigjet profilit të departamentit, jo më pak se [vlerë] vite. 1.3.

Paraqet propozime për përmirësimin e rrjedhës së punës dhe menaxhimit të departamentit të tenderimit dhe prokurimit publik. 2.5. Merr pjesë në përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit në departament, në organizimin e kualifikimeve dhe aftësive të tyre profesionale.

Merr pjesë në përgatitjen dhe certifikimin e punonjësve të departamentit. 2.7. Siguron përgatitjen në kohë të dokumentacionit raportues të vendosur.

Monitoron tendera, konkurse, ankande në media dhe në internet. 2.9. Merr pjesë në përgatitjen e dokumentacionit të tenderit. 2.10.

Përfaqëson interesat e [organizatave, institucioneve] në zbatimin e procedurave konkurruese. 2.11. Merr pjesë në zhvillimin e rregulloreve dhe udhëzimeve për tenderët elektronikë dhe furnizimet e qeverisë. 2.12.
Paraqet propozime për përmirësimin e rrjedhës së punës dhe menaxhimit të departamentit të tenderimit dhe prokurimit publik. 2.5. Merr pjesë në përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit në departament, në organizimin e kualifikimeve dhe aftësive të tyre profesionale. 2.6. Merr pjesë në përgatitjen dhe certifikimin e punonjësve të departamentit. 2.7. Siguron përgatitjen në kohë të dokumentacionit raportues të vendosur. 2.8. Monitoron tendera, konkurse, ankande në media dhe në internet. 2.9. Merr pjesë në përgatitjen e dokumentacionit të tenderit. 2.10. Përfaqëson interesat e [organizatave, institucioneve] në zbatimin e procedurave konkurruese. 2.11. Merr pjesë në zhvillimin e rregulloreve dhe udhëzimeve për tenderat elektronikë dhe prokurimet qeveritare. 2.12.

Për kryerjen e pahijshme ose moskryerjen e detyrave të tyre të parashikuara në seksionin 3 të këtij përshkrimi të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse. 6.2. Për shkelje të rregullave dhe rregulloreve që rregullojnë veprimtarinë e ndërmarrjes.

6.3. Për dorëzimin e duhur dhe në kohë të rasteve gjatë transferimit në një punë tjetër, shkarkim nga personi që merr pozicionin aktual dhe në mungesë të tillë, tek personi që e zëvendëson ose drejtpërdrejt te drejtuesi i departamentit të zhvillimit. 6.4. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse. 6.5.

Në organizatat e mëdha që lidhen me shitjen e mallrave të ndryshme ose shitjen e shërbimeve, duhet të ketë një departament tenderimi. Kjo nënndarje e brendshme e ndërmarrjes kontrollon pjesëmarrjen e organizatës në tenderët publikë dhe privatë për furnizimin e mallrave/shitjen e shërbimeve.

Nëse bëhet fjalë për një strukturë shtetërore, atëherë punonjësit e departamentit janë të detyruar të organizojnë dhe zhvillojnë tendera në përputhje me legjislacionin ekzistues. Punonjësve u kërkohet të kenë njohuri të plotë për rregullat e zhvillimit të tenderëve. Ata mund të njihen me to në detaje kur studiojnë Ligjin Federal Nr. 94.

Kreu i kompanisë duhet të ketë një ide të qartë se çfarë është departamenti i tenderit: çfarë bën secili punonjës, si mund të përdoret për të rritur produktivitetin. Së pari, kompania duhet të ketë të gjitha licencat e nevojshme për të marrë pjesë në lloje të ndryshme ankandesh.

Punonjësit e këtij departamenti duhet të kryejnë veprimet e mëposhtme:

marr ankandet elektronike të udhëhequr nga rezultatet e monitorimit të rregullt të të gjithë tenderëve që plotësojnë specifikat e aktiviteteve të firmës;
përgatit dokumentacionin e nevojshëm për pjesëmarrje në tenderët e zhvilluar platformat elektronike, të udhëhequr nga kërkesat e një klienti të mundshëm;
përfaqëson interesat e ndërmarrjes për periudhën e tenderit nëse kërkesa pranohet nga klienti;
gjurmoni rezultatet e ankandeve;
të ndërtojë ndërveprim me institucionet e kreditit, strukturat e sigurimit dhe garantuesit në lidhje me dhënien e kredive me tender dhe përmbushjen e të gjitha detyrimeve sipas kontratave ekzistuese;
nënshkruan kontrata me klientët komunalë dhe shtetërorë, si dhe përgatit dokumentacionin për zbatimin e një kontrate shtetërore në përputhje me kërkesat ekzistuese;
për të kryer punë analitike, monitorim të tenderëve të kaluar tashmë në lidhje me pjesëmarrjen e kësaj ndërmarrje në to.

Përgjegjësi të tilla i caktohen departamentit të tenderit. Ai jo vetëm që duhet të kontrollojë pjesëmarrjen e ndërmarrjes së tij në ankande të caktuara, por edhe të sillet sa më korrekt në raport me pjesëmarrësit e tjerë në konkurs. Në fakt, kjo ndarje e organizatës është fytyra e saj, me anë të së cilës klienti mund të nxjerrë një përfundim për punën e të gjithë kompanisë.

Departamenti i tenderit: struktura e nënndarjes

Departamenti në të cilin punonjësit janë të përfshirë në organizimin dhe pjesëmarrjen në tenderë ka një strukturë të caktuar që ju lejon të përcaktoni qartë përgjegjësitë e secilit punonjës. Që një biznes të funksionojë mirë, menaxheri i tij duhet të dijë se si të krijojë një departament tenderimi.

Përgjegjësi i departamentit emërohet në detyrë me urdhër të drejtuesit të një njësie më të lartë ose drejtorit të ndërmarrjes. Punonjësit e këtij departamenti caktohen në një pozicion dhe largohen prej tij sipas urdhrit të drejtuesit të organizatës.

Zëvendësdrejtori i ndërmarrjes për pjesën administrative dhe ekonomike është i detyruar t'i sigurojë njësisë numrin e duhur të ambienteve në përputhje me treguesit normativë. Gjithashtu. ky punonjës është i detyruar t'i sigurojë sektorit të tenderit pajisjet e nevojshme të zyrës, pajisjet e telekomunikacionit dhe pajisjet e zyrës.

Të gjithë punonjësit e shërbimit të tenderit janë të detyruar të mbajnë dokumentacionin në përputhje me kërkesat e përcaktuara brenda ndërmarrjes dhe t'ia japin me kohë përgjegjësit të departamentit. Verifikimi i dokumentacionit kryhet edhe nga titullari i ndërmarrjes, sipas orarit të përcaktuar.

Në rast se një punonjës i ri emërohet në pozicionin e drejtuesit të një divizioni, drejtori i ndërmarrjes është i detyruar t'i mësojë atij funksione të reja. Udhëheqës i ri duhet të dijë se si të organizojë punën e departamentit të tenderit - atëherë efikasiteti i të gjithë ndërmarrjes do të rritet ndjeshëm.

Qëllimet dhe objektivat e njësisë

Caktohet shërbimi i prokurimit që kontrollon pjesëmarrjen e shoqërisë në tendera plani i caktuar për t'u ekzekutuar. Bëhet fjalë për përcaktimin dhe marrëveshjen për metodat e vendosjes së porosive dhe porosive, planet për kryerjen e punës, si dhe ofrimin e disa shërbimeve për divizionet e tjera të ndërmarrjes.

Punonjësit e departamentit duhet të jenë në gjendje të identifikojnë furnitorët cilësorë, të parandalojnë korrupsionin dhe abuzimet e tjera në fushën me të cilën duhet të punojnë gjatë lidhjes së marrëveshjeve të së drejtës civile. Nëse është e nevojshme, punonjësit e ndërmarrjes kanë të drejtë të përfshijnë oficerët e zbatimit të ligjit në zgjidhjen e problemeve të shfaqura.

Departamenti i tenderimit pranë firmës që organizon ankandet është i detyruar të respektojë kërkesat e legjislacionit ekzistues:

të hartojë saktë dokumentacionin e tenderit;
të sigurojë transparencën e ankandeve;
për të kryer punë me cilësi të lartë për të identifikuar kontraktorët dhe interpretuesit.

Funksionaliteti i shërbimit të tenderit të ndërmarrjes së klientit

Brenda ndërmarrjes së klientit, e cila në mënyrë të pavarur formon tenderë, sipas të cilave zgjedh furnitorët në të ardhmen, ekziston edhe një departament tenderimi - ky është një nga divizionet kryesore. Departamenti ka një funksion të caktuar, i cili është i detyruar të kryejë vazhdimisht:

organizimi i vendosjes së porosive menyra te ndryshme(ankand i hapur, i mbyllur, pa ofertë);
zhvillimi i dokumentacionit të nevojshëm, kryerja e kërkesave për kuotim çmimesh për mallrat dhe shërbimet me interes për kompaninë;
postimi i informacionit në portalin e internetit të prokurimit publik;
publikimi i protokolleve për rezultatet e konkurseve;
njoftimin e pjesëmarrësve për përfundimin e ankandit dhe rezultatet e tij;
dërgimin e një njoftimi dhe një kopje të marrëveshjes civile për ofrimin e shërbimeve për fituesin e tenderit;
mirëmbajtja e dokumentacionit për tenderat, përgatitja e raporteve për çdo periudhë;
ofrimi i shërbimeve konsulente për drejtuesit e divizioneve sipas kontratave të së drejtës civile;
kontroll mbi sigurinë e dokumentacionit për pesë vjet.

Të përfshirët në tenderë, përveç përgjegjësive të tyre kryesore, duhet të ndërveprojnë aktivisht me departamentet e tjera të ndërmarrjes. Këto janë kontaktet e mëposhtme:

me menaxhimin e organizatës (nga drejtuesi i kompanisë, departamenti merr dokumente të një natyre organizative, dhe në këmbim ofron raporte për punën e kryer);
me ndarjet e brendshme të ndërmarrjes (prej tyre merr departamenti detyrë teknike, sipas të cilit zhvillohet tenderi, dhe në këmbim jep informacion për tenderët e kaluar dhe kërkesat për kuotime për koston e shërbimeve të caktuara);
me departamentin e kontabilitetit (prej tyre departamenti i tenderit duhet të marrë informacion për transferimin e fondeve dhe përmbushjen e kushteve të kontratës nga fituesi, dhe në këmbim të sigurojë dokumentacionin e tenderit të nënshkruar nga përfaqësuesit e ndërmarrjes dhe furnizuesi);
me avokatë (departamenti duhet të marrë prej tyre tenderët e përgatitur për kontratat me furnitorët, të cilat krijohen në bazë të të dhënave të ofruara nga departamenti);
me departamentet e tjera të ndërmarrjes për çështje të ndryshme që mund të lidhen me funksionalitetin kryesor të departamentit.

Të drejtat dhe detyrimet e punonjësve

Drejtuesi i ndërmarrjes jo vetëm që duhet të dijë se çfarë është departamenti i tenderit dhe çfarë funksioni u caktohet punonjësve të tij, por gjithashtu të kujtojë se punonjësit kanë të drejtat dhe detyrimet e tyre. Informacioni në lidhje me këtë tregohet në përshkrimet e punës dhe kontratat e punës, nëse është e nevojshme, ato mund të kujtohen nga një specialist i burimeve njerëzore që kontrollon rrjedhën e punës brenda ndërmarrjes. Reputacioni dhe suksesi i kompanisë varet nga sa mirë funksionon departamenti i tenderimit, ndaj është e nevojshme të bëhen përpjekje serioze për organizimin e departamentit.

aprovoj

[nënshkrimi organizativ dhe ligjor] [F. I.O., pozicion

Forma, emri i kokës ose ndonjë tjetër

Organizatat, ndërmarrjet, zyrtarët,

Institucionet] të autorizuara për të miratuar

Përshkrimi i punës]

[dita muaji Viti]

M. P.

Përshkrimi i punës

Shef i Departamentit të Tenderëve dhe Prokurimeve Publike

[emri i organizatës, ndërmarrjes, institucionit]

Ky përshkrim i punës është zhvilluar dhe miratuar në bazë të një kontrate pune me drejtuesin e departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike, në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse dhe rregulloret e tjera që rregullojnë marrëdhëniet juridike të punës.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Drejtuesi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike klasifikohet si menaxher dhe raporton drejtpërdrejt te [titulli i punës].

1.2. Personi i cili ka arsim të lartë dhe ka dhënë një provim kualifikues sipas një programi të posaçëm [shkruani kërkohet] dhe përvojë pune në specialitetin që korrespondon me profilin e departamentit, të paktën vite [vlerë], pranohet në pozicionin e shefi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike.

1.3. Shefi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike emërohet dhe shkarkohet me urdhër të [emrit të pozitës së drejtuesit].

1.4. Përgjegjësi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike duhet të dijë:

Parimet e përgjithshme për vendosjen e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Parimet dhe konceptet themelore të sistemit të vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Proceset dhe burimet kryesore të sistemit për vendosjen e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Sistemi për vendosjen e urdhrave shtetërorë dhe komunalë në kontekstin e proceseve sociale, politike, ekonomike në Federatën Ruse;

Korniza rregullative ligjore për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale;

Kushtetuta e Federatës Ruse;

Normat ndërkombëtare për vendosjen e porosive qeveritare;

Legjislacioni rus për organizimin e vendosjes së porosive për furnizimin e mallrave, kryerjen e punës, ofrimin e shërbimeve për nevoja shtetërore dhe komunale;

Aktet ligjore rregullatore rajonale që kanë të bëjnë me vendosjen e porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

legjislacioni antimonopol i Federatës Ruse;

Planifikimi i vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale;

Procedura e njoftimit, dokumentacioni i tenderit, procedura e dorëzimit të aplikacioneve për pjesëmarrje në konkurs, hapja e zarfeve me aplikimet për pjesëmarrje në konkurs dhe hapja e aksesit në aplikacionet e dorëzuara në formën e dokumenteve elektronike, shqyrtimi i aplikacioneve, vlerësimi dhe krahasimi i aplikacioneve për pjesëmarrjen në konkurs, pasojat e shpalljes së konkursit të pavlefshëm;

Kriteret për vlerësimin e aplikimeve për pjesëmarrje në tender, analiza krahasuese e metodave për vlerësimin e aplikimeve për pjesëmarrje në tender;

Procedura për vendosjen e porosive shtetërore dhe komunale;

Procedura e njoftimit, dokumentacioni i tenderit, procedura e paraqitjes së aplikacioneve, shqyrtimi i aplikacioneve, mbajtja, përmbledhja e rezultateve, pasojat e pavlefshmërisë;

Veçoritë e kryerjes së tenderëve dhe furnizimeve qeveritare në formë elektronike;

Bërja e një porosie duke kërkuar kuotime, përfshirë për qëllimin e ofrimit të ndihmës humanitare, ose eliminimin e pasojave të emergjencave natyrore ose të shkaktuara nga njeriu, me një furnizues të vetëm (interpretues, kontraktor) të mallrave të këmbimit në bursat e mallrave;

Efikasiteti i vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Sigurimi i mbrojtjes së të drejtave dhe interesave të pjesëmarrësve në vendosjen e urdhrave, një procedurë ankimimi;

Mbështetja informative e urdhrave shtetërorë dhe komunalë;

Struktura dhe veçoritë e kontratave shtetërore dhe komunale;

Menaxhimi i ekzekutimit të kontratave shtetërore dhe komunale, kontabiliteti i kontratave;

Specifikat e vendosjes së porosive për nevoja shtetërore dhe komunale;

Veçoritë e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për furnizimin e mallrave;

Veçoritë e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për shërbime;

Specifikat e vendosjes së porosive shtetërore dhe komunale për lloje të ndryshme të punëve;

Legjislacioni civil, administrativ, i punës në aspektin e rregullimit të veprimtarisë së [organizatave, institucioneve];

Bazat e menaxhimit, menaxhimi i personelit;

Bazat e Menaxhimit të Projektit;

Rregulloret e brendshme të punës [organizatat, institucionet];

Rregullat për mbrojtjen e punës, sigurinë nga zjarri, kanalizimet industriale.

1.5. Në mënyrë profesionale cilësi të rëndësishme: [lista e cilësive].

1.6. Në mungesë të tij, detyrat e drejtuesit të departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike kryhen nga [shkruani informacionin e kërkuar].

2. Përgjegjësitë e punës

Përgjegjësit të departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike i caktohen këto detyra pune:

2.1. Mbikëqyr aktivitetet e departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike.

2.2. Organizon planifikimin aktual dhe afatgjatë të veprimtarive të departamentit, duke marrë parasysh qëllimet, detyrat dhe drejtimet për zbatimin e të cilave është krijuar, siguron kontroll mbi zbatimin e detyrave të planifikuara, koordinon punën e punonjësve të departamentit.

2.3. Ofron asistencë metodologjike dhe praktike për punonjësit e departamentit për përgatitjen dhe pjesëmarrjen në tendera dhe prokurimet qeveritare.

2.4. Paraqet propozime për përmirësimin e rrjedhës së punës dhe menaxhimit të departamentit të tenderimit dhe prokurimit publik.

2.5. Merr pjesë në përzgjedhjen dhe vendosjen e personelit në departament, në organizimin e kualifikimeve dhe aftësive të tyre profesionale.

2.6. Merr pjesë në përgatitjen dhe certifikimin e punonjësve të departamentit.

2.7. Siguron përgatitjen në kohë të dokumentacionit raportues të vendosur.

2.11. Merr pjesë në zhvillimin e rregulloreve dhe udhëzimeve për tenderat elektronikë dhe prokurimet qeveritare.

2.12. I paraqet menaxhmentit të [organizatës, institucionit] propozime për përmirësimin e cilësisë së punës së punonjësve të departamentit.

3. Të drejtat e punonjësve

Drejtuesi i departamentit të tenderëve dhe prokurimeve publike ka të drejtë:

3.1. Kërkoni dhe merrni informacionin dhe dokumentet e nevojshme në lidhje me çështjet e aktiviteteve të tij.

3.2. Bëjini sugjerime mbikëqyrësit të menjëhershëm për të përmirësuar punën në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë përshkrim të punës.

3.3. Jepni urdhra për punonjësit vartës dhe monitoroni zbatimin e tyre.

3.4. Prezantoni menaxhmentit idenë e shpërblimit ose ndëshkimit të punonjësve nën kontrollin e tij.

Departamenti i tenderit është një mjet efektiv për shitjet me tender, veçanërisht në një situatë të paqëndrueshme ekonomike. Për më tepër, çdo kompani herët a vonë përballet me nevojën për të zgjeruar mundësitë për marketingun e produkteve/shërbimeve të saj. Një mjet efektiv për zgjerimin e kanaleve të shitjes është zhvillimi i një drejtimi tenderimi. Pjesëmarrja në tendera dhe në rast fitoreje, lidhja e kontratave me furnitorët shtetërorë dhe tregtarë.

Zhvillimi i drejtimit të tenderit dhe departamentit të tenderit, në veçanti, gjatë krizës, kur kompanitë tregtare reduktojnë ndjeshëm buxhetet e tyre ose refuzojnë plotësisht të lidhin kontrata për një numër jo jetik drejtime të rëndësishme... Edhe në kohë krize, shteti blen dhe do të blejë vepra, mallra, shërbime të nevojshme për funksionimin normal të të gjithë vendit. Përveç kësaj, qeveria është një klient i besueshëm që paguan faturat.

Departamenti i tenderit: detyrat

Detyrat kryesore të departamentit të tenderit, të cilat ia vlen të theksohen, janë:
sigurimin e pjesëmarrjes së shoqërisë në tenderë
pjesëmarrje në krijimin dhe ruajtjen e imazhit të kompanisë
tërheqjen e kontratave të reja përmes sistemit të tenderëve dhe tërheqjen e klientëve të rinj, si dhe mbajtjen/kthimin e klientëve të vjetër.

Parakusht për aktivitet efektiv në këtë drejtim është krijimi i një departamenti tenderimi me specialistë të kualifikuar të motivuar për rezultatin. Kjo do të diskutohet në artikull.

Struktura tipike organizative e departamentit të tenderit

Le të hedhim një vështrim në strukturën tipike të departamentit të tenderit. Menjëherë do të bëj një rezervë që struktura që do të shqyrtojmë është tipike. Në kompanitë e mëdha, përgjegjësitë mund t'i caktohen një specialisti individual, në kompanitë e vogla, përgjegjësitë e të gjithë departamentit të tenderit mund të rishpërndahen midis një ose dy punonjësve.
Shefi i departamentit të tenderit
Nënkryetari / Kryespecialist
Menaxher /
Ndihmës menaxher/sekretar

Zinxhiri i komandës duket si ky:

Ndarja e përgjegjësive të zyrtarëve të tenderit dhe përshkrimet tipike të vendeve të punës

Një nga gabimet standarde që bëhen gjatë krijimit dhe zhvillimit të një drejtimi tenderi është rishpërndarja e funksioneve dhe përgjegjësive për përgatitjen e tenderëve midis specialistëve që nuk janë përfshirë më parë në këtë dhe nuk kanë njohuri të mjaftueshme në këtë fushë.

Për shembull, përveç funksioneve bazë, avokatit i jepet edhe zhvillimi i drejtimeve për tenderat. Mund të mos jetë avokat, në disa kompani funksionet e përgatitjes së tenderëve i kalojnë sekretarit, ndihmës menaxherit ose kontabilistit. Kjo është një qasje joefektive, e cila në fund të fundit ndikon në rezultatet e punës në tenderë.

Për pjesëmarrje efektive në tenderë, kërkohet njohuri në këtë fushë, si dhe përvoja. Qasja më racionale dhe efikase është krijimi i një departamenti tenderimi, i cili në fazën fillestare mund të përbëhet edhe nga një specialist. Por ky specialist duhet të jetë i trajnuar në fushën e tenderëve dhe të ketë përvojë praktike përkatëse. Veprimtaria e departamentit të tenderit duhet të synojë vetëm arritjen e një qëllimi - pjesëmarrjen efektive të kompanisë në tendera dhe marrjen e kontratave të reja për kompaninë përmes sistemit të tenderimit.

Shpërndarja e përgjegjësive brenda departamentit të tenderit, të cilën ne do ta shqyrtojmë me ju, janë gjithashtu tipike dhe mund të ndryshojnë në një organizatë të caktuar.

Shefi i departamentit të tenderit:
2.1. Monitoron shpalljet e tenderëve në burime të ndryshme.
2.2. Koordinon pjesëmarrjen në tendera me drejtorin e Shoqërisë ose drejtuesit e departamenteve, bazuar në specifikat e veprimtarive të departamenteve.
2.3. Analizon pjesëmarrjen në tender të konkurrentëve dhe jep informacion për menaxhmentin e departamenteve, i cili është i nevojshëm për formimin e propozimeve financiare.
2.4. Së bashku me departamentin juridik merr pjesë në hartimin e kërkesave për sqarimin e dokumentacionit të prokurimit;
2.5. U përgjigjet pyetjeve aktuale mbi përgatitjen e dokumentacionit për pjesëmarrje në ankand përfaqësuesve të departamenteve dhe organizatorëve të tenderit.
2.6. Planifikon aktivitetet e punonjësve të departamentit.
2.7. Mbikëqyr përgatitjen e propozimeve (financiare dhe teknike) për tenderat, vlerësimet dhe oraret e punës nga specialistët e Shoqërisë dhe përcakton kohën e dorëzimit të dokumentacionit nga specialistët e Shoqërisë, të caktuar nga drejtuesit e divizioneve, në departamentin e tenderit;
2.8. Mbikëqyr përgatitjen e paketave të dokumenteve për tenderë nga punonjësit e departamentit.
2.9. Merr pjesë në plotësimin e formularëve të dokumenteve, në përputhje me dokumentacionin e prokurimit;
2.10. Përgatit një paketë dokumentesh për tendera me rëndësi strategjike në përputhje me kërkesat e dokumentacionit të prokurimit.
2.11. Kontrollon dërgimin e dokumenteve për tenderë;
2.12. Harton dokumentacionin kontabël dhe ia ofron drejtorit të shoqërisë.
2.13. Në rast të fitimit të ankandit, ajo u jep punonjësve të Shoqërisë informacionin e nevojshëm për të lidhur një marrëveshje. Përgjegjësia për ndryshimet në planet kalendarike, propozimet teknike etj., të nevojshme për lidhjen e kontratës, u takon specialistëve të divizioneve që fituan ankand.
2.14. Informon Departamenti Ligjor për nevojën e lëshimit të garancive bankare dhe për kohën e dorëzimit të dokumenteve.
2.15. Ofron informacion për departamentin e kontabilitetit, i cili është i nevojshëm për pagesën e garancisë për aplikimet për pjesëmarrje në tenderë dhe informacion për kohën e dorëzimit të urdhërpagesave në departamentin e tenderit.
2.16. Monitoron ndryshimet në Legjislacion, kuadrin ligjor për përgatitjen e dokumenteve të tenderit, prokurimet publike dhe njeh punonjësit e departamentit me këtë informacion.
2.17. Mbikëqyr aktivitetet e vartësve, merr masa për të siguruar që ata të jenë në përputhje me rregullat e orarit të brendshëm të punës.
2.18. Paraqet propozime për ngritjen në detyrë ose vendosjen e gjobave për punonjësit e departamentit, promovon kualifikimet e tyre.

Epo, tani do ta zgjidhim me ju detyrat tipike specialist i tenderit.

Specialisti i tenderit:
2.1. Merr pjesë në monitorimin e shpalljeve të tenderëve në burime të ndryshme
2.2. U përgjigjet pyetjeve aktuale mbi përgatitjen e dokumentacionit për pjesëmarrje në ankand përfaqësuesve të departamenteve dhe organizatorëve të tenderit.
2.3. Përgatit një paketë dokumentesh në përputhje me kërkesat e dokumenteve të tenderit:
 përgatit propozime (financiare dhe teknike) të ofruara nga specialistë të departamenteve në përputhje me standardet e dokumentacionit;
 kërkon nga departamenti i kontabilitetit të dhëna dhe dokumente financiare për Shoqërinë;
 kërkon (në varësi të kërkesave të dokumentacionit të prokurimit) informacion nga agjenci të ndryshme qeveritare si pjesë e përgatitjes së dokumenteve të tenderit në fushën e tij të përgjegjësisë;
 në emër të përgjegjësit të departamentit plotëson formularët e dokumenteve në përputhje me dokumentacionin e prokurimit;
 në emër të drejtuesit të departamentit, mbledh dokumentet ( dokumentet përbërëse, licenca, diploma, certifikata specialistësh, kopje kontratash, aktesh etj.)
 skanon, fotokopjon dokumentet e nevojshme për përgatitjen e një aplikimi për tender.
 organizon noterizimin e dokumenteve të kërkuara për përgatitjen e një pakete dokumentesh për tenderin
2.4. Specialisti i tenderit formon një paketë dokumentesh të përfshira në tender në mënyrën e përcaktuar nga organizatori i prokurimit dhe në përputhje me kërkesat e dokumentacionit.
2.5. Organizon dërgimin e dokumenteve për tender dhe kontrollon marrjen e tyre nga klientët;
2.6. Në rast nevoje prodhimi kryen funksione korriere.
2.7. Strukturon informacionin për tenderët në formë elektronike dhe në letër.
2.8. Në emër të drejtuesit të departamentit, harton letra, pyetje dhe dokumente të tjera.
2.9. Përgatit përgjigje për letrat dhe pyetjet në fushën e kompetencës së tij
2.10. Zbaton urdhrat e përgjegjësit të departamentit në fushën e kompetencës së tij.

Departamenti i tenderit dhe menaxhimi i procesit

Drejtuesi (drejtuesi) i departamentit të tenderit menaxhon procesin duke planifikuar, monitoruar, kontrolluar, analizuar dhe pranuar vendimet e menaxhmentit... Në kompani të ndryshme, puna e tenderit dhe procesi i menaxhimit mund të organizohen në mënyra të ndryshme. Por ne do të shqyrtojmë opsionin standard, kur funksionet e drejtimit të departamentit të tenderit të kryhen nga drejtuesi i departamentit të tenderit.

Përgjegjësi i departamentit të tenderit planifikon ecurinë e procesit sipas numrit të tenderëve të miratuar duke përdorur informacionin e mëposhtëm:
informacion rreth tenderëve të shpallur,
kërkesat e organizatorit të prokurimit të përcaktuara në dokumentacionin e prokurimit,
informacion mbi rezultatet e pjesëmarrjes në ankand

Përgjegjësi i departamentit të tenderit regjistron rezultatet e planifikimit në dokumentet e brendshme të departamentit. Në praktikë, ju mund të planifikoni përgatitjen e tenderëve duke përdorur Excel. Kjo do të thotë, të mbajë një tabelë me informacione për klientin, subjektin e blerjes, çmimin fillestar (maksimal), çmimin e pjesëmarrësit, afatin e pranimit të dokumenteve, kohën e përmbledhjes dhe informacione të tjera që mund të jenë të dobishme në puna. Kjo tabelë mund të përdoret për raportim tek menaxhmenti.

Si një alternativë ndaj këtij opsioni, raportimi mund të bëhet në shërbime të specializuara dhe programeve.

Departamenti i Tenderit dhe teknologjia e tij e punës

Le të hedhim një vështrim në vetë procesin e punës së departamentit të tenderit në kompaninë e furnitorit dhe skemën e ndërveprimit brenda kompanisë.

Puna e tenderit fillon me marrjen e informacionit për tenderët në vazhdim në përputhje me të dhënat për nevojën për ofrimin e shërbimeve të marra nga menaxhmenti i kompanisë. Domethënë, specialisti i tenderit ose drejtuesi i departamentit të tenderit gjen fillimisht një ankand duke marrë parasysh kriteret e përzgjedhjes: çmimin, rajonin, subjektin e ankandit ose informacione të tjera që vijnë nga drejtimi i kompanisë.

Procesi përfundon në kushtet e mëposhtme:
marrjen e informacionit në lidhje me rezultatet e tregtimit
komunikimin e informacionit me palët e interesuara brenda kompanisë.

Informacioni rreth rezultateve është publikuar në Shtetet e Bashkuara sistemi i informacionit ose nëse është një tender komercial, atëherë informacioni mund të merret gojarisht nga klienti ose nga faqja e internetit e klientit. Më tej, informacioni i marrë i transmetohet departamentit të specializuar nëpërmjet sistemit CRM, qoftë me e-mail ose gojarisht. Në rast të fitimit, informacioni për datën e vendosjes së rezultateve të tenderit, shumën e sigurimit të kontratës dhe kushtet e lidhjes së kontratës transmetohet shtesë. Më tej, specialisti përgjegjës për lidhjen e kontratës angazhohet për ekzekutimin e garancisë bankare dhe lidhjen e kontratës. Në praktikë, funksioni kontraktor shpesh i besohet një avokati të kompanisë ose një specialisti në departamentin e tenderit. Nëse një specialist i departamentit të tenderit është i përfshirë në lidhjen e kontratave, procesi përfundon në momentin e lidhjes së një marrëveshjeje me klientin.

Kushtet e nevojshme për vazhdimin e procesit të biznesit të departamentit të tenderit është koordinimi në kohë i pjesëmarrjes në tender me menaxhmentin, i cili përfshin përzgjedhjen fillestare, përzgjedhjen dytësore dhe përzgjedhjen përfundimtare të tenderëve. Në fazën e përzgjedhjes fillestare, menaxheri zgjedh ofertat duke marrë parasysh kriteret e çmimit, rajonit, subjektit të blerjes. Në përzgjedhjen dytësore, blerjet e përzgjedhura analizohen nga drejtuesi i departamentit të tenderit dhe drejtuesit e departamenteve të specializuara për fizibilitetin e pjesëmarrjes. Janë analizuar kriteret për vlerësimin e aplikacionit, përcaktohet përshtatshmëria e pjesëmarrjes, duke marrë parasysh kostot e udhëtimit dhe duke marrë parasysh uljen e mundshme të çmimit të konkurrentëve.

Në fazën përfundimtare, specialistët e departamentit të specializuar analizojnë kërkesat teknike të blerjes, afatet. Shefi i departamentit të tenderit analizon blerjet e mëparshme të klientit për blerje të ngjashme, analizon çmimet e konkurrentëve dhe llogarit një parashikim për një ulje të mundshme të çmimit. Duke marrë parasysh këta faktorë, menaxhmenti i departamentit të specializuar dhe, nëse është e nevojshme, drejtuesi i kompanisë merr një vendim përfundimtar për këshillueshmërinë e pjesëmarrjes në ankand.

Departamenti i tenderit: fazat kryesore dhe parimet e punës

Nga pikëpamja e strukturës strukturore, puna e tenderit është një sistem veprimesh të njëpasnjëshme që synojnë përmbushjen e kërkesave dhe nevojave të paracaktuara të Kompanisë, duke përfshirë kufizimet në aspektin e kohës, kostos, burimeve, duke marrë parasysh natyrën dhe specifikat e punës në një shërbim specifik.

Fazat kryesore të procesit

Monitorimi i shpalljeve të tenderëve në burime të ndryshme.
Koordinimi me drejtuesit e Shoqërisë, drejtuesit e departamenteve të pjesëmarrjes në ankand në përputhje me politikën e Shoqërisë dhe specifikat e aktiviteteve të divizioneve.
Planifikimi i përgatitjes së dokumentacionit për pjesëmarrje në ankand në përputhje me afatin e dorëzimit të dokumenteve.
Formimi i një pakete dokumentacioni në përputhje me kërkesat dhe në mënyrën e përcaktuar nga organizatorët e ankandit.
Kontrollimi i dokumentacionit për përputhjen me kërkesat.
Korrigjimi i dokumentacionit, nëse është e nevojshme.
Kontrollimi për korrigjime përpara dorëzimit të dokumentacionit.
Përgatitja e paketës për dërgesë dhe dërgimi i dokumentacionit.
Kontrolli i dërgimit të dokumentacionit tek organizatorët e ankandit.
Monitorimi i rezultateve të pjesëmarrjes në ankand.
Sjellja e informacionit rreth rezultateve të tenderit tek palët e interesuara brenda kompanisë.

Parimet bazë të kryerjes së punimeve të tenderit:
Konsistenca- puna organizohet dhe kryhet në përputhje me standardet e brendshme për përgatitjen e dokumentacionit të Shoqërisë dhe duke marrë parasysh të gjithë grupin e kërkesave të dokumentacionit.
Sekuenca - planifikimi dhe ekzekutimi i punës ndodh në një sekuencë strikte në të cilën detyrat pasuese përdorin rezultatet e atyre të mëparshme.
Rëndësia- Punimet duhet të jenë në përputhje me tendencat dhe kërkesat aktuale të përcaktuara në dokumentacionin e prokurimit dhe aktet legjislative.
Efektiviteti- çdo pikë e punës ka për qëllim arritjen e një rezultati specifik, i cili, nga ana tjetër, është një komponent i detyrueshëm i rezultatit përfundimtar.
Konfidencialiteti- të gjitha materialet e marra brenda kompanisë si pjesë e punës, të gjitha rezultatet e ndërmjetme dhe përfundimtare në çdo format prezantimi janë pronë e kompanisë dhe shpërndarja e tyre ose përdorimi i mëtejshëm në çfarëdo forme nuk lejohet pa leje të veçantë.

shënim: Në rastet kur keni dyshime për integritetin e punonjësve të organizatorit, për shembull, kur ka arsye për të besuar se informacioni konfidencial me ofertën tuaj të çmimit mund t'u zbulohet ofertuesve të tjerë, ju rekomandojmë që të siguroni dorëzimin e ofertave te momentin e fundit... Në momentin e fundit, bëhet fjalë për paraqitjen e një aplikacioni disa orë përpara afatit të fundit për pranimin e aplikacioneve, ose dorëzimin e një aplikimi direkt në hapjen e zarfeve.

Burimet e informacionit të përdorura në ofrimin e shërbimeve

informacioni fillestar i marrë nga organizatorët e tenderëve (shpallje në faqen e internetit, njoftim për ndryshime në kushtet e tenderëve; dokumentacion për pjesëmarrje në tenderë, plan prokurimi, procesverbal shqyrtimi dhe vlerësimi)
informacioni fillestar i marrë nga klienti (në varësi të kushteve të dokumentacionit të prokurimit: metodologjia, metodologjia, koncepti, propozimi teknik, lista e specialistëve, informacioni për përvojën, plani kalendar, propozim financiar)
vet bazë informacioni(mostra të dokumenteve të Kompanisë, formularëve)

Puna e tenderit dhe dokumentimi i rezultateve

Dokumentimi i punës për përgatitjen e dokumentacionit të ofertuesit dhe rezultatet e tij kryhet duke përdorur shabllone dokumentesh të mostrës së vendosur (format raporti). Në kompani, një formular, për shembull, i përgatitur në Excel, mund të miratohet si një dokument raportimi. Gjithashtu, informacioni për tenderët e përgatitur, rezultatet e punës së departamentit të tenderit mund të regjistrohen në Sistemi CRM ose programe ose shërbime të tjera të specializuara, për shembull, në shërbimin Tenderplan.

Sistemi i pagesave dhe motivimit

Sistemet më të njohura të pagesave në fushën e tenderëve janë si më poshtë:
1) pagesa për rezultatin
2) pagesa fikse

Në rastin e parë, kompania motivon punonjësit e departamentit të tenderit për të marrë një rezultat, d.m.th. Marrja e kontratave të reja për kompaninë. Në rastin e dytë, praktikisht nuk ka një motivim të tillë.

Variacionet e mundshme të sistemit Pay-for-Rezult:
1. Paga + përqindja e tenderëve të fituar
2. Paga + bonus fiks në bazë të performancës
3. Përqindja e tenderëve të fituar
4. Pagesa për çdo aplikim të pranuar.
Opsioni më i zakonshëm i pagesës për specialistët e tenderit në shtet është i pari dhe i dyti, për specialistët në distancë, opsionet 3 dhe 4. Ndryshimet janë gjithashtu të mundshme, për shembull, kur profesionisti i pavarur përgatit vetëm pjesën e parë të ofertës për ankand dhe, nëse oferta për pjesën e parë pranohet, ai merr një pagesë fikse. Pjesa e dytë e aplikacionit përgatitet nga specialistët e klientit, të cilët marrin një pagë dhe një përqindje të tenderëve të fituar ose një pagë dhe një bonus fiks.
Plus i padyshimtë i këtij sistemi shpërblimi është motivimi për rezultatin përfundimtar. Interesi dhe rezultati me një sistem të tillë shpërblimi është më i lartë se sa me një pagesë fikse. Me kusht sigurisht që rroga të mos jetë e pakët, por tregu.

Tani do të shqyrtojmë opsionet për një pagesë fikse:
1. Paga fikse
2. Pagesë fikse për çdo aplikim të përgatitur
Në variantin e parë, variacione të ndryshme janë gjithashtu të mundshme, për shembull, kur pagesa për jashtë orarit i shtohet pagës. Në rastet kur vëllimi i tenderëve të përgatitur është i madh dhe ka shumë punë jashtë orarit, atëherë edhe shuma e pagesës për jashtë orarit mund të jetë e konsiderueshme.

Të mirat dhe të këqijat e mbështetjes së tenderit

Kompanitë dhe sipërmarrësit që sapo po hyjnë në tregun e porosive qeveritare bëjnë një gabim të zakonshëm. I gjithë drejtimi i tenderit të kompanisë i është dhënë tërësisht një kompanie që ofron mbështetje në fushën e tenderëve. Kryesor dhe gabimi kryesor qëndron në faktin se asnjë kompani tjetër përveç tuajën dhe asnjë specialist tjetër përveç punonjësit tuaj nuk do të jetë kaq i interesuar për rezultatin.

Minus i parë tërheqja e një kompanie outsourcing për tenderë është:
- interes i dobët për rezultatin e punonjësit që do të përgatisë një aplikim për ju. Edhe nëse i paguani një tarifë të mirë një kompanie të jashtme, kjo nuk do të ndikojë në pagesën e një punonjësi specifik që do të përgatisë aplikacionin tuaj.
Minus i dytë nuk është gjithmonë një nivel i lartë shkrim-leximi në lëndën tuaj, të atyre punonjësve të kompanisë outsourcing që do të përgatisin një aplikim.
Minus i tretëështë kontroll i dobët mbi aktivitetet e stafit që përgatit ofertat e tenderit. Ju mund të mos e dini dhe kuptoni gjithmonë saktësisht nëse një punonjës i një kompanie kontraktuese po punon në tenderin tuaj dhe në cilën fazë është projekti.

Si rezultat, duke paguar para të mira për punën, mund të merrni një situatë në të cilën nuk ka interes për rezultatin e punës, jo një profesionalizëm të lartë të interpretuesit në temën tuaj dhe mungesë kontrolli.

Prandaj, është shumë e dekurajuar që të jepen plotësisht të gjitha drejtimet për kontraktimin e tenderëve. Është e mundur dhe e nevojshme për të tërhequr kompanitë outsourcing për të mbështetur tenderët dhe profesionistët e lirë, por ju duhet vetëm të delegoni një pjesë të detyrave dhe të kontrolloni procesin e përgatitjes së aplikacioneve.

Kjo do të thotë, ne kemi nevojë për një specialist tenderash në kompani, i cili do të jetë i motivuar për të arritur rezultate në tenderë, për të kryer disa nga funksionet personalisht dhe për të deleguar disa nga funksionet. Për shembull, përgatitja e pjesëve të para të ankandeve mund t'i delegohet një shoqërie shoqëruese tenderash ose një profesionisti të lirë. Gjëja kryesore është që specialistët të kenë përvojë të mjaftueshme praktike në temën tuaj.

Është shumë e dekurajuar të delegoni funksionet e kërkimit të tenderëve, pasi për të zgjedhur blerje vërtet premtuese dhe interesante në temën tuaj, duhet ta kuptoni thellësisht këtë temë dhe të jeni në gjendje të analizoni dhe llogaritni perspektivat për pjesëmarrje. Një specialist që nuk e kupton temën tuaj nuk do të jetë në gjendje ta bëjë atë në mënyrë efikase.

Avantazhi kryesor i punësimit të një profesionisti të pavarur ose një kompanie mbështetëse të tenderit është reduktimi i kohës për operacionet rutinë. Koha e kursyer mund të përdoret në mënyrë më efikase për rezultate më të mira. Për shembull, kaloni më shumë kohë në analitikë. Gjithashtu është e mundur të rritet numri i tenderëve të përpunuar dhe të përgatitur.