Njihet si një dokument elektronik. Format dhe format e dokumenteve elektronike. Qfare eshte dallimi? Sa kushtojnë dokumentet elektronike

Neni 6. Kushtet për njohjen e dokumenteve elektronike të nënshkruara nënshkrim elektronik, ekuivalente me dokumentet në letër të nënshkruara me një nënshkrim të shkruar me dorë

1. Informacion në formë elektronike i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të kualifikuar njihet si një dokument elektronik i barabartë me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë dhe mund të përdoret në çdo marrëdhënie juridike në përputhje me legjislacionin. Federata Ruse, me përjashtim të rastit kur ligjet federale ose aktet ligjore rregullatore të miratuara në përputhje me to vendosin një kërkesë për nevojën për të hartuar një dokument ekskluzivisht në letër.

2. Informacioni në formë elektronike, i nënshkruar me një nënshkrim të thjeshtë elektronik ose një nënshkrim elektronik të pakualifikuar, njihet si një dokument elektronik i barabartë me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë, në rastet e përcaktuara nga ligjet federale, aktet ligjore rregullatore të miratuara në përputhje me ato ose një marrëveshje ndërmjet pjesëmarrësve të ndërveprimeve elektronike. Aktet rregullatore ligjore dhe marrëveshjet ndërmjet pjesëmarrësve në ndërveprimin elektronik që vendosin raste të njohjes së dokumenteve elektronike të nënshkruara me një nënshkrim elektronik të pakualifikuar si ekuivalente me dokumentet në letër të nënshkruara me një nënshkrim të shkruar me dorë duhet të parashikojnë procedurën për verifikimin e nënshkrimit elektronik. Aktet rregullatore ligjore dhe marrëveshjet midis pjesëmarrësve në ndërveprimin elektronik që vendosin raste të njohjes së dokumenteve elektronike të nënshkruara me një nënshkrim të thjeshtë elektronik si ekuivalent me dokumentet në letër të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë, duhet të përputhen me kërkesat e nenit 9 të këtij Ligji Federal.

3. Nëse, në përputhje me ligjet federale, aktet ligjore rregullatore të miratuara në përputhje me to ose zakonet e qarkullimit të biznesit, një dokument duhet të vërtetohet me një vulë, një dokument elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik të zgjeruar dhe të njohur si ekuivalent me një letër. dokumenti i nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë njihet si i barabartë me një dokument në letër, i nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë dhe i vërtetuar me vulë. Ligjet federale, aktet ligjore rregullatore të miratuara në përputhje me to, ose një marrëveshje midis pjesëmarrësve në ndërveprimin elektronik mund të parashikojnë kërkesa shtesë për një dokument elektronik në mënyrë që ta njohin atë si të barabartë me një dokument letre të vërtetuar me vulë.

3.1. Nëse ligjet federale, aktet ligjore rregullatore të miratuara në përputhje me to parashikojnë që dokumenti duhet të nënshkruhet nga disa persona, dokumenti elektronik duhet të nënshkruhet nga persona (të autorizuar zyrtarët organi, organizata) që ka prodhuar këtë dokument, sipas llojit të nënshkrimit që përcaktohet nga legjislacioni i Federatës Ruse për nënshkrimin e dokumentit elektronik të prodhuar me një nënshkrim elektronik.

4. Një nënshkrim elektronik mund të nënshkruhet nga disa dokumente elektronike të ndërlidhura (një paketë dokumentesh elektronike). Gjatë nënshkrimit të një pakete dokumentesh elektronike me nënshkrim elektronik, secili prej dokumenteve elektronike të përfshira në këtë paketë konsiderohet i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të llojit me të cilin nënshkruhet paketa e dokumenteve elektronike. Përjashtim bëjnë rastet kur paketa e dokumenteve elektronike nga personi që ka nënshkruar paketën përfshin dokumente elektronike të krijuara nga persona të tjerë (organet, organizatat) dhe të nënshkruara prej tyre me llojin e nënshkrimit elektronik që përcaktohet nga legjislacioni i Federatës Ruse për nënshkrimi i dokumenteve të tilla. Në këto raste, dokumenti elektronik i përfshirë në paketë konsiderohet i nënshkruar nga personi që ka krijuar fillimisht një dokument të tillë elektronik sipas llojit të nënshkrimit elektronik me të cilin është nënshkruar ky dokument në momentin e krijimit, pavarësisht nga lloji i nënshkrimit elektronik. është nënshkruar paketa e dokumenteve elektronike.

Kodi Tatimor i Federatës Ruse (i përshtatshëm edhe për "të thjeshtuar") thotë se shpenzimet e llogaritura për qëllime tatimore duhet të konfirmohen me dokumente të hartuara në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse. Kodi Tatimor nuk përcakton një listë specifike të dokumenteve që konfirmojnë shpenzimet e bëra nga tatimpaguesi. Prandaj, konfirmimi i të dhënave kontabiliteti tatimor janë dokumentet parësore që plotësojnë kërkesat e legjislacionit të kontabilitetit (Ministria e Financave i ka tërhequr vëmendjen kësaj nuance me shkresat e datës 22.06.2016 Nr. 03-07-11 / 36393, datë 05.12.2014 Nr. 03-03-06 / 1/62458). Me fjalë të tjera, "primare", përveç funksionit kryesor - kontabilitetit dhe regjistrimit të fakteve të jetës ekonomike - luan një rol të rëndësishëm në kontabilitetin tatimor. Përkundër faktit se shumë materiale (përfshirë revistën tonë) i kushtohen problemit të regjistrimit të dokumenteve parësore, gjithmonë lindin pyetje për këtë temë. Për disa prej tyre sot do t'u japim përgjigje, duke marrë parasysh sqarimet e organeve zyrtare.

Rregullat për përpunimin e dokumenteve parësore

Gjatë hartimit të dokumenteve parësore, një subjekt ekonomik duhet para së gjithash të respektojë rregullat e përcaktuara nga Art. 9 i Ligjit Federal të datës 06.12.2011 Nr. 402-FZ (në tekstin e mëtejmë - Ligji Nr. 402-FZ). Pikërisht në këtë nen fiksohet kërkesa për të zyrtarizuar çdo (!) Fakt të jetës ekonomike me një dokument parësor kontabël. Përveç kësaj, artikulli i përmendur përcakton një listë të detajet e kërkuara, i cili duhet të përmbajë një dokument të tillë (klauzola 2):

Titulli i dokumentit;

data e përgatitjes së dokumentit;

emrin e subjektit ekonomik që ka përpiluar dokumentin;

vlera e matjes natyrore dhe (ose) monetare të faktit të jetës ekonomike, duke treguar njësitë e matjes;

emrin e pozitës së personit (personave) që ka bërë (bërë) transaksionin, operacionin dhe që është përgjegjës (përgjegjës) për ekzekutimin e tij;

nënshkrimet e personave që kanë përfunduar transaksionin, operacionin dhe ata që janë përgjegjës për ekzekutimin e tij, duke treguar mbiemrin dhe inicialet ose detaje të tjera të nevojshme për identifikimin e këtyre personave.

Pjesa 5 e Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ parashikon mundësinë e hartimit të një dokumenti kontabël në formë elektronike.

Moment thelbësor : legjislacioni i kontabilitetit parashikon mundësinë e lëshimit të dokumenteve të kontabilitetit parësor në letër dhe/ose v në format elektronik... Rezulton se Ligji Nr. 402-FZ nuk kërkon prani të njëkohshme dokumente primare letre dhe elektronike. Me një fjalë, një njësi ekonomike ka të drejtë të zgjedhë në mënyrë të pavarur se në çfarë forme të hartojë dokumente kontabël dhe t'i shkëmbejë ato me palët - në letër ose elektronike, pasi asnjë prej tyre nuk është emëruar si përparësi me Ligjin Nr. 402-FZ (parashikuar që hartohen dhe nënshkruhen duke marrë parasysh kërkesat e legjislacionit aktual). Vërtetë, kërkesat e legjislacionit tatimor dhe kontabilitetit ndryshojnë.

Nuancat e përpunimit të dokumenteve primare elektronike

Në mënyrë që një dokument i hartuar në formë elektronike të jetë i barabartë me një dokument letre, ai duhet të përmbajë të gjitha detajet e detyrueshme të dokumentit parësor të kontabilitetit (lista e tyre është dhënë më lart) dhe një nënshkrim elektronik (ES).

Kujtojmë: legjislacioni aktual parashikon përdorimin e tre llojeve të nënshkrimeve për nënshkrimin e dokumenteve elektronike - të thjeshta, të pakualifikuara të përforcuara dhe të kualifikuara të zgjeruara.

Në bazë të paragrafit 3 të Artit. 21 i ligjit nr. 402-FZ llojet e nënshkrimeve elektronike të përdorura për nënshkrimin e dokumenteve Kontabiliteti janë vendosur standardet federale Kontabiliteti. Megjithatë, standardi, dispozitat e të cilit do të përcaktonin se cili nënshkrim (nga tre të lartpërmendurat) duhet të përdoret për nënshkrimin e dokumenteve primare elektronike, ende nuk është miratuar. PBU aktuale nuk thotë asgjë për llojet e nënshkrimeve elektronike që duhet të përdoren për të nënshkruar dokumentet parësore.

Në këtë drejtim, Ministria e Financave për qëllime të kontabilitetit dhe tatimeve lejon mundësinë e nënshkrimit të një primare "elektronike". ndonjë nënshkrimi elektronik i parashikuar nga ligji Nr. 402-FZ (shih, për shembull, Letrën Nr. 03-03-06 / 2/53176, datë 12.09.2016).

Për kontabilitetin, ky supozim i financuesve është ndoshta i drejtë.

Shënim: për të organizuar ruajtjen e dokumenteve të kontabilitetit, duke përfshirë dokumentet kryesore të kontabilitetit, regjistrat e kontabilitetit, të hartuara në formën e një dokumenti elektronik të nënshkruar me një nënshkrim elektronik, Rregulloret për dokumentet dhe rrjedhën e punës në kontabilitet, të miratuara nga Ministria e Financave e BRSS, datë 29 korrik , 1983, Nr. 105 (pjesërisht, duke mos kundërshtuar aktet përkatëse legjislative dhe aktet e tjera rregullatore ligjore të nxjerra më vonë), dhe Rregullat e miratuara me Urdhrin e Ministrisë së Kulturës së Rusisë, datë 31 Mars 2015 Nr. 526 (shih aneksin e Letra e Ministrisë së Financave të Rusisë e datës 22 janar 2016 Nr. 07-04-09 / 2355).

Por jo për kontabilitetin tatimor. Për këtë çështje duhen pasur parasysh edhe sqarimet e fundit të zyrtarëve të Ministrisë së Financave në Shkresën e datës 20.12.2017 Nr.03-03-06/1/85248. Ata theksuan se marrëdhëniet në fushën e përdorimit të nënshkrimeve elektronike në transaksionet civile rregullohet nga Ligji Federal i 06.04.2011 Nr. 63-FZ. Pra, kushtet për njohjen e dokumenteve elektronike të vërtetuara me nënshkrim elektronik si ekuivalente me dokumentet në letër që përmbajnë nënshkrimin e shkruar me dorë të personave që i kanë lëshuar ato përcaktohen në Art. 6 i Ligjit Nr. 63-FZ.

Për shembull, nga pika 1 e nenit të përmendur rrjedh se një dokument elektronik është nënshkruar ES të kualifikuar , marrë për ekzekutim ose njoftim në një nivel me dokument letre pothuajse në të gjitha rastet , me përjashtim të një situate kur kërkesa për të hartuar një dokument letre parashikohet në ligjet federale dhe aktet ligjore rregullatore. Dhe pika 2 përcakton kushtet për njohjen e një dokumenti elektronik të nënshkruar thjeshtë ose nënshkrim elektronik i pakualifikuar , ekuivalente me një dokument letre në marrëveshjen ndërmjet pjesëmarrësve të ndërveprimit elektronik. Ka dy kushte:

1. Kur përdorni ES e thjeshtë marrëveshja duhet të përmbajë rregullat (neni 9 i ligjit nr. 63-FZ) për përcaktimin e personit që nënshkruan dokumentin elektronik, si dhe detyrimin e personit që krijon dhe (ose) përdor çelësin e thjeshtë ES për të ruajtur konfidencialitetin e tij. .

2. Kur përdorni nënshkrim elektronik i pakualifikuar marrëveshja duhet të parashikojë procedurën e verifikimit të nënshkrimit elektronik.

Kështu, gjatë organizimit menaxhimi elektronik i dokumenteve ndërmjet "të thjeshtuarit" dhe palëve të tij, palët kanë të drejtë të përdorin ndonjë lloj nënshkrim elektronik (për shembull, një nënshkrim i thjeshtë elektronik). Për ndërveprim me palët (ekzekutimi i dokumenteve për transaksione), një nënshkrim i tillë është i mjaftueshëm. Për më tepër, në Kodin Tatimor nuk përmban nuk ka kërkesa shtesë për ekzekutimin e dokumenteve parësore në formë elektronike.

Ne te njejten kohe rastet në të cilin informacion në formë elektronike, i nënshkruar me një nënshkrim të thjeshtë elektronik, njihet dokument elektronik, ekuivalente një dokument letre i nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë, nuk përcaktohet në Kodin Tatimor (shih Letrën Nr. 03-03-06 / 1/85248). Por! Ai përmend drejtpërdrejt një sërë rastesh kur tatimpaguesit kërkohet të aplikojnë ES të kualifikuar , për shembull:

kur bashkëveproni në mënyrë elektronike me autoritetet tatimore (dërgimi i mesazheve të informacionit) (klauzola 5.1, 7, neni 23 i Kodit Tatimor të Federatës Ruse);

kur dërgoni aplikacione për kthimin (kompensimin) e taksave (neni 78, Kodi Tatimor i Federatës Ruse);

gjatë paraqitjes së raporteve tatimore, raportet për primet e sigurimit (klauzola 1, 5 e nenit 80, pika 1 e nenit 431 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse).

Bazuar në normat e mësipërme në tërësi, Ministria e Financave në shkresën nr.03-03-06/1/85248 ka ardhur në përfundimin se një dokument i ekzekutuar në formë elektronike dhe i nënshkruar me një nënshkrim elektronik të kualifikuar mund të jetë një dokument që konfirmon shpenzimet e bëra nga tatimpaguesi, në rastet kur ligjet federale ose aktet e tjera rregullatore ligjore nuk parashikojnë kërkesën për të hartuar një dokument të tillë në letër..

Ju lutemi vini re: elektronike dokument i nënshkruar ES të kualifikuar, është një dëshmi e duhur dokumentare e shpenzimeve të tatimpaguesit që merren parasysh në tatim. Por vetëm nëse legjislacioni aktual nuk parashikon përgatitjen e detyrueshme të një dokumenti në letër.

Kështu, për qëllime të kontabilitetit tatimor, vetëm një nga tre ES të mundshme ka një prioritet të qartë - nënshkrimi elektronik i kualifikuar i përmirësuar ... Kjo do të thotë që "i thjeshtuari" nuk ka të drejtë të zgjedhë përdorimin e këtij apo atij lloji të nënshkrimit elektronik për kontabilitetin tatimor.

Shënim: Kodi Tatimor i Federatës Ruse parashikon të drejtën e një zyrtari zyra e taksave kryerja e kontrollit tatimor, për të kërkuar nga personi i inspektuar dokumentet e nevojshme për kontrollin. Në të njëjtën kohë, pika 2 parashikon mundësinë e paraqitjes së dokumenteve elektronike (përmes kanaleve TCS). Sidoqoftë, në formë elektronike, mund të dorëzohen vetëm ato dokumente, formatet e transmetimit të të cilave përmes kanaleve TCS miratohen nga Shërbimi Federal i Taksave (shih Letrën e Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë, datë 09.02.2016 Nr. ED-4-2 / [email i mbrojtur]). Për shembull, një marrëveshje (marrëveshje, kontratë), duke përfshirë shtesat (ndryshimet); certifikatë pranimi për punë (shërbime); fletëdorëzimi; fletëngarkesë (TORG-12). Prandaj, nëse formati elektronik për transmetimin e një ose një dokumenti tjetër parësor që konfirmon shpenzimet e tatimpaguesit nuk miratohet nga Shërbimi Federal i Taksave, një dokument i tillë dorëzohet në letër në formën e një kopjeje të vërtetuar (shiko Letrën e Shërbimit Federal të Taksave i Rusisë Nr. SD-3-3 / 808 datë 29 shkurt 2016) ...

A është i ligjshëm faksimili në dokumentet parësore?

Më herët u përmend se një nga kushtet e detyrueshme në ekzekutimin e dokumentit parësor është nënshkrimi i personit (personave) të parashikuar në paragrafin 2 të Artit. 9 të ligjit nr. 402-FZ, duke treguar mbiemrin dhe inicialet ose detaje të tjera të nevojshme për të identifikuar këtë person (a). Mënyra e vendosjes së një nënshkrimi të tillë - me dorë (mekanike) ose me faks - nuk është e përcaktuar me ligjin nr. 402-FZ. Në të njëjtën kohë, ai nuk përmban një ndalim të drejtpërdrejtë për përdorimin e një nënshkrimi faksimile në ekzekutimin e dokumenteve parësore. Në fund të fundit, avantazhi i metodës së fundit është i pamohueshëm, veçanërisht në një situatë kur tatimpaguesi duhet të hartojë një numër të madh dokumentesh parësore çdo ditë.

Për një bisedë thelbësore, ne besojmë se ka kuptim të shpjegojmë se çfarë është një faksimile. Për shembull, në Rezolutën e Presidiumit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të 27 shtatorit 2011 nr. 4134/11, koncepti i "faksimilit" përcaktohet si një klishe, domethënë një riprodhim i saktë i një nënshkrimi. me anë të fotografisë dhe printimit. Dhe në pikën 2 të Udhëzimit për procedurën për prodhimin, kontabilitetin, ruajtjen dhe shkatërrimin e vulave, pullave dhe faksimileve, si dhe lëshimin dhe përdorimin e tyre në sistemin e Ministrisë së Punëve të Brendshme të Rusisë, thuhet se faksimile është analoge me nënshkrimi origjinal personal i personit i bërë me mjete mekanike.

Autoritetet mbikëqyrëse përgjithësisht kundërshtojnë përdorimin e faksimileve në dokumentet parësore. Një tjetër kujtesë për këtë është bërë në letrën e fundit të Ministrisë së Financave të Rusisë, datë 08.12.2017 Nr. 03-03-06 / 1/81951. Më herët, në letrën e datës 13 Prill 2015 Nr. 03-03-06 / 20808, financuesit theksuan gjithashtu se legjislacioni aktual nuk parashikon përdorimin e një firme faksimile gjatë hartimit të dokumenteve parësore, ato duhet të nënshkruhen nga personi përgjegjës.

Megjithatë, zyrtarët nuk e vërtetojnë në asnjë mënyrë ndalimin e tyre, ata vetëm këmbëngulin që dokumenti duhet të përmbajë personale nënshkrimi i personit që e ka lëshuar atë. Vërtetë, përmendja e nënshkrimit personal përmbahej në Art. 9 i ligjit nr. 129-FZ - paraardhësi i ligjit nr. 402-FZ. Në rrymën akt normativ flet për nënshkrimin pa përmendur identitetin e tij. Por referimi për normën e skaduar nuk i shqetëson aspak financuesit.

Megjithatë, edhe nëse udhëzimet për detyrimin e një nënshkrimi personal në dokument në paragrafë. 7 f. 2 art. 9 të Ligjit Nr. 402-FZ, ky tregues, sipas mendimit tonë (duke marrë parasysh përkufizimet e mësipërme të konceptit "faksimile"), nuk mund të interpretohet pa mëdyshje në atë mënyrë që nënshkrimi duhet të vendoset me dorën tuaj ose mekanikisht.

Jo rastësisht praktikë arbitrazhi për këtë çështje është e diskutueshme.

Për shembull, mundësia e përdorimit të një nënshkrimi faksimile për lëshimin e një "primare" tregohet në Vendimin e Forcave të Armatosura të RF nr. 307-KG17-1822, datë 29 mars 2017 në çështjen nr. A42-3320 / 2015. Mungesa në legjislacionin tatimor të ndalimit të riprodhimit me faks të nënshkrimeve në dokumentet parësore është deklaruar në Dekretin e KB BBO datë 09.02.2016 Nr. F01-6109 / 2015 në çështjen nr. A29-3865 / 2015.

Por ka akte gjyqësore që thonë se dokumentet parësore të nënshkruara duke përdorur faksimile nuk mund të konsiderohen dokumente të hartuara në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse. Kështu, arbitrat e AS OT në Rezolutën e datës 06.04.2015 Nr. F05-3258 / 2015 në çështjen Nr. kontabiliteti tatimor. Atyre u bënë jehonë edhe gjyqtarët e AK-së, të cilët në Dekretin e datës 05/10/2016 Nr. F05-5570 / 2016 në çështjen nr. legjislacioni i kontabilitetit parashikon një ndalim të drejtpërdrejtë të përdorimit të riprodhimit faksimile të nënshkrimit të titullarit gjatë përgatitjes së dokumenteve parësore që sjellin pasoja financiare. Fakti që dokumentet e kontabilitetit duhet të përmbajnë nënshkrimet personale të personave përkatës raportohet edhe në Rezolutën e AK UO datë 19 gusht 2016 Nr. F09-7693 / 16 në çështjen nr. Forcat e Armatosura të RF të datës 19 dhjetor 2016 Nr. 309-KG16 -16803 u vërtetua).

Nga ana jonë shtojmë se fakti i nënshkrimit të dokumenteve parësore me firmë faksimile nuk mund të jetë një bazë e mjaftueshme për të pohuar se nuk ka dëshmi dokumentare të kostove të bëra nga tatimpaguesi. Por në çdo rast, autoritetet tatimore do t'i kushtojnë vëmendje dokumenteve të tilla (shih, për shembull, Rezolutën e Komitetit Organizativ Qendror të datës 16.11.2017 Nr. F10-4607 / 2017 në rastin Nr. A09-15640 / 2016).

Shënim: për formimin e të dhënave të kontabilitetit tatimor, kërkohen dokumente të hartuara siç duhet, që konfirmojnë kostot e bëra nga "thjeshtuar". Në këtë drejtim, është më e sigurt për të "thjeshtuarit" të vendosin një nënshkrim personal "live" në dokumentet parësore, përndryshe pretendimet nga organet tatimore janë të mundshme dhe pozicioni i tyre do të duhet të mbrohet në gjykatë.

Dokumentet kryesore: "nuk mund të zëvendësohet"

Në shkresën e datës 23.10.2017 Nr. 03-03-10 / 69280, Ministria e Financave vuri në dukje se Ligji Nr. 402-FZ nuk ofrohet zëvendësimi i plotë i dokumentit të kontabilitetit parësor të pranuar më parë për kontabilitet me një dokument të ri, të saktë në rast të gabimeve në dokumentin parësor. Megjithatë, nuk ka asnjë ndalim për veprime të tilla. Nga rruga, Kodi Tatimor gjithashtu nuk ndalon futjen e informacionit të munguar në dokumentet parësore dhe korrigjimin e tyre duke i zëvendësuar plotësisht me dokumente të reja me të njëjtat detaje në përputhje me kërkesat e ligjit. AS PO tërhoqi vëmendjen për këtë nuancë në Rezolutën Nr. F06-20469 / 2017 të datës 24 maj 2017 për çështjen nr. A72-5811 / 2016.

Arbitrat e konsiderojnë të mundshëm një zëvendësim të tillë. Pra, në vendimin e Gjykatës së Apelit të Arbitrazhit të Nëntëmbëdhjetë, datë 21.02.2013, në çështjen nr. procedurë ose që përmban informacion të pasaktë në lidhje me transaksionet e përfunduara të biznesit dhe nuk e ndalon njësinë ekonomike të eliminojë mospërputhjen e dokumenteve parësore me kërkesat e legjislacionit të kontabilitetit duke bërë korrigjime në një dokument të hartuar gabimisht, duke e ribotuar atë, duke e zëvendësuar me një dokument të hartuar në rend i vendosur dhe të dorëzojë dokumentet parësore të ribotuara autoriteti tatimor ose në gjykatë për të vërtetuar ligjshmërinë e shpenzimeve të bëra.

Kështu, nëse jo zëvendësim, atëherë korrigjimet dhe korrigjimet në "primare" janë të mundshme. Një e drejtë e ngjashme e subjekteve parashikohet në pikën 7 të Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ. I njëjti rregull përcakton që jo çdo dokument i nënshtrohet korrigjimit. Për shembull, është e pamundur të ndryshosh paratë dhe dokumentet bankare (klauzola 4.7 e Urdhëresës nr. 3210-U të Bankës së Rusisë, datë 11 mars 2014, pika 16 e Rregullores për Kontabilitetin dhe pasqyrat e kontabilitetit në RF).

Në të njëjtën kohë, mekanizmi për të bërë korrigjime në dokumentet parësore në pikën 7 të Artit. 9 i Ligjit Nr. 402-FZ i pa shprehur qartë (që përfundimisht u bë shkak për mosmarrëveshje në lidhje me procedurën e korrigjimit të "primare"), ai përcakton vetëm kërkesat minimale për përmbajtjen e dokumentit parësor të korrigjuar. Në fakt, ky paragraf përcakton rregullat bazë për metodën e korrigjimit për kryerjen e korrigjimeve, procedura e zbatimit të së cilës është dhënë në seksion. 4 Rregulloret për dokumentet dhe rrjedhën e punës në kontabilitet (në tekstin e mëtejmë - Rregulloret) - korrigjimet duhet të shoqërohen me një tregues të datës së prezantimit të tyre dhe informacion për personin që i ka bërë ato.

Ndërkohë, mungesa në ligjin nr.402-FZ e një procedure të detajuar për të bërë korrigjime në dokumentet e kontabilitetit parësor i lejon subjektet të zhvillojnë vetë rregulla të tilla dhe t'i rregullojnë ato në politikën e kontabilitetit. Në praktikë, ekzistojnë dy mënyra të zakonshme për të bërë korrigjime në "primare".

* Kjo metodë, e dhënë në Sec. 4 i Rregullores zbatohet për dokumentet e hartuara me dorë ose në mënyrë të automatizuar (d.m.th., duke përdorur programe të specializuara të kontabilitetit, për shembull, "1C"). Në rastin e fundit, megjithë metodën elektronike të krijimit të një dokumenti, ai, në fakt, nuk është i tillë, pasi në rrjedhën e dokumentit të lëndës përdoret si një letër e zakonshme.

** Kjo metodë nuk duhet të përdoret gjatë korrigjimit të dokumenteve të dyanshme, pasi duhet të bëhen ndryshime në të dyja kopjet. Një ndryshim i njëanshëm i informacionit në dokumentet parësore pa shprehje të ndërsjellë të vullnetit të palëve është në kundërshtim me ligjin dhe nuk sjell pasoja juridike (shih, për shembull, Vendimin e Gjykatës së Parë të Apelit të Arbitrazhit, datë 30 qershor 2015 në çështjen Nr. А43-27322 / 2014). Është gjithashtu e papërshtatshme kur bëni disa korrigjime në dokument - në këtë rast, dokumenti bëhet i palexueshëm.

* Metoda e emërtuar bazohet në metodën e kryerjes së korrigjimeve në analogji me procedurën e miratuar për hartimin e faturave të korrigjuara. Titulli - një dokument i ri (korrigjues) - është marrë nga Rekomandimet e Fondacionit NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Korrigjimet në dokumentet parësore". Vërtetë, në kuptimin e pyetjes që analizohet dhe duke marrë parasysh analogjinë e përdorur me faturat, në këtë rast është më e saktë të flitet për një dokument të ri (të rishikuar). Në fakt, me këtë metodë, hartohet një dokument i ri parësor për të zëvendësuar atë të gabuar.

Moment thelbësor : mënyrat e mësipërme të korrigjimeve vlejnë vetëm për letrën "primare". Gabimet në dokumentet elektronike, për shkak të veçorive teknike të përpilimit të tyre, nuk mund të korrigjohen me metodën e korrigjimit. I vetmi mënyrë e mundshme eliminimi i tyre është përgatitja e një dokumenti të ri elektronik (korrektues).

Nuk është gjithmonë e lehtë të lidhësh punën tradicionale të zyrës me menaxhimin elektronik të dokumenteve. Në këtë artikull do të gjeni përgjigje për pesë pyetjet më të njohura në lidhje me dokumentet elektronike. Ne do t'ju tregojmë se çfarë është një dokument elektronik, kur mund dhe duhet të transferohet në letër, si ta bëni shkëmbimin elektronik të dokumenteve ligjërisht të rëndësishëm, si të lëshoni një dokument elektronik si bashkëngjitje në një letër letre dhe si të ruani dokumentet elektronike .

PYETJA 1: ÇFARË ËSHTË DOKUMENTI ELEKTRONIK?

Dokumenti elektronik mban të gjithë cikli i jetes- nga krijimi në shkatërrim - në formë elektronike. Një dokument elektronik i printuar - si një dokument letre i skanuar - është thjesht një kopje e origjinalit.

V vitet e fundit teoria dhe praktika e punës në zyrë synojnë të "bëjnë miq" dokumente elektronike dhe në letër për të mbajtur ritmin me largimin e shpejtë të hapësirës online të rrjedhës së dokumenteve dhe në të njëjtën kohë për ta ruajtur atë. rëndësi juridike... Për shembull, ekzistojnë disa variante të një e-mail, nga të cilat vetëm një është një dokument i vërtetë elektronik:

një letër e nënshkruar me një nënshkrim elektronik është një dokument i vërtetë elektronik;
mesazhi i dërguar me e-mail nuk është dokument, por mund të jetë, me kusht që pjesëmarrësit në komunikim të kenë rënë dakord për këtë;
një kopje e skanuar e letrës në letër nuk është një dokument elektronik, por nëse dërguesi dhe marrësi kanë rënë dakord që shkëmbimi i këtyre kopjeve ka fuqi juridike, atëherë një kopje e tillë e dërguar me e-mail mund të barazohet me një e-mail. Më shumë për këtë do të flasim në përgjigjen e pyetjes së tretë.

PYETJA 2: NË ÇFARË MEDIA TË PËRDORNI DOKUMENTET ELEKTRONIKE?

Ju mund të punoni me dokumente elektronike si në internet ashtu edhe në letër. Sigurisht, është më e lehtë dhe më e shpejtë për të shkëmbyer dokumente elektronike duke përdorur postë elektronike ose një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (në tekstin e mëtejmë - EDMS), por kjo nuk është gjithmonë e mundur. Rezultati është kopje letre e dokumenteve elektronike.

Printo email për të punuar në të, mundeni, por mos harroni: nëse po shkëmbeni letra me adresuesin në një platformë elektronike, atëherë përgjigjja e kësaj letre duhet të jetë elektronike. Për më tepër: një qytetar mund të kërkojë që t'i dërgojë një përgjigje për ankesën e tij me e-mail.

Rregullat e brendshme të organizatës mund të përcaktojnë që një dokument i caktuar ekziston vetëm në formë elektronike. Si rregull, shënimet e shërbimit janë të parat që shfaqen në hapësirën online. Punonjësit i shkëmbejnë ato në EDMS, shërbimet cloud ose me e-mail.

Megjithatë, ka norma që parashikojnë printimin e dokumenteve elektronike për t'i vendosur ato në dosje në letër.

PYETJA 3: SI TË MBAJMË RRJEDHJE LIGJORE TË RËNDËSISHME TË DOKUMENTEVE ME DOKUMENTE ELEKTRONIKE?

Dokumentet elektronike nënshkruhen me nënshkrime dixhitale elektronike (në tekstin e mëtejmë EDS). Në të njëjtën kohë, vetëm një EDS e kualifikuar e forcuar, domethënë e regjistruar në një qendër certifikimi të akredituar nga Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Rusisë, është një analog absolut i një të shkruar me dorë. Mund të përdoret kur komunikoni me agjencitë qeveritare. Organizatat mund të komunikojnë me njëra-tjetrën duke përdorur dokumente të nënshkruara nga çdo lloj EDS: i kualifikuar i përmirësuar, i pakualifikuar i përmirësuar ose i thjeshtë. Çfarë lloj nënshkrimi dixhital duhet përdorur duhet të specifikohet në marrëveshje.

Një fragment i marrëveshjes për përdorimin e nënshkrimeve elektronike nga palët është dhënë në shembullin 1.

Nëse dëshironi, palët mund të përcaktojnë në marrëveshje që mesazhet në klientët e postës dhe mesazherët, mesazhet sms të kenë fuqi ligjore.

PYETJA 4: SI TË BASHKËGJITHET NJË DOKUMENT ELEKTRONIK NJË LETËR LETËR?

Paketat e dokumenteve dërgohen nga organizata me letra motivuese. Dokumentet elektronike nuk bëjnë përjashtim. Por ndonjëherë ju duhet të dërgoni një letër motivuese me disa letra dhe disa bashkëngjitje elektronike. Në këtë rast, së pari duhet të përgatisni një aplikacion elektronik: ta digjni në një CD ose kartë flash. Pastaj shkruani një letër motivuese. Së fundi, vendoseni futjen në një zarf me një disk ose flash drive.

Rekuizitat kryesore letër motivuese- variabli 19 "Shënim aplikimi".

Këtu janë shembuj të një letre motivuese (Shembulli 2) dhe një kopertine disku (Shembulli 3).

PYETJA 5: SI TË RUAJNI DOKUMENTET ELEKTRONIKE?

Parimi kryesor i ruajtjes së dokumenteve elektronike është mosdiskriminimi nga mediumi! Rregullat e arkivimit janë të njëjta si për dosjet në letër ashtu edhe për ato elektronike. Megjithatë, ka disa veçori për ruajtjen e dokumenteve elektronike. Ato përcaktohen në Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve nga Fondi Arkivor i Federatës Ruse dhe dokumente të tjera në organet qeveritare, qeveritë lokale dhe organizatat (në tekstin e mëtejmë - Rregullat 2015).

Një dokument elektronik, përpara se të dërgohet për ruajtje, shkarkohet nga programi në të cilin është krijuar dhe ruhet në një format të pandryshueshëm: Rregullat e 2015 rekomandojnë PDF / A, por organizata do të duhet të blejë software për të punuar me të. Formati optimal për ruajtjen e dokumenteve elektronike që i përshtatet shumë organizatave është PDF.

Një skedar elektronik regjistrohet në një transportues elektronik të veçantë. Opsioni më i mirë është një CD me shkrim një herë. Rregullat e vitit 2015 kërkojnë që të regjistroni një skedar elektronik në dy disqe: një kopje është e punës, e dyta është kryesore. Kjo vlen vetëm për rastet e periudhave të ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë (mbi 10 vjet). Nëse skedari ka një periudhë ruajtjeje pesëvjeçare, atëherë ai nuk mund të transferohet në arkiv, thjesht duke e ruajtur në një format të pandryshueshëm. Nëse një rast i tillë ende duhet të transferohet në ruajtje, atëherë do të jetë e mjaftueshme ta shkruani atë në një disk.

Për secilin rast, hartohet një mbulesë (Shembulli 4).

Skedarët elektronikë në disqe transferohen në arkiv në përputhje me procedurën e miratuar në organizatë.

PËRMBLEDHJE

Dokumentet elektronike nga krijimi deri në shkatërrim ekzistojnë në formë elektronike.
Ju mund të punoni me dokumente elektronike në çdo medium.
Organizata vendos rregullat për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në një marrëveshje me njëri-tjetrin.
Një dokument elektronik mund t'i bashkëngjitet një letre në letër. Aplikimi është hartuar në përputhje me GOST R 7.0.97. Sistemi i standardeve për informacionin, bibliotekarinë dhe botimin. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumente.
Dokumentet elektronike transferohen në arkivin e organizatës në CD, të dizajnuara në përputhje me Rregullat e vitit 2015.

1. Informacioni në formë elektronike i nënshkruar nga një nënshkrim elektronik i kualifikuar njihet si një dokument elektronik i barabartë me një dokument letre të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë dhe mund të përdoret në çdo marrëdhënie juridike në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse, përveç nëse ligjet federale ose ato të miratuara në përputhje me aktet e tyre rregullatore ligjore vendosin kërkesën për nevojën për të hartuar një dokument ekskluzivisht në letër.

(shih tekstin në botimin e mëparshëm)

3.1. Nëse ligjet federale miratohen në përputhje me to, aktet ligjore rregullatore parashikojnë që dokumenti duhet të nënshkruhet nga disa persona, dokumenti elektronik duhet të nënshkruhet nga personat (zyrtarët e autorizuar të organit, organizatës) që kanë përgatitur këtë dokument, me llojin e nënshkrimi i vendosur nga legjislacioni i Federatës Ruse për nënshkrimin e dokumentit elektronik të prodhuar me një nënshkrim elektronik.