Në formën e mostrave të dokumenteve elektronike. Çfarë është një dokument elektronik. Rëndësia juridike e një dokumenti elektronik

Nuk është gjithmonë e lehtë të lidhësh punën tradicionale të zyrës me menaxhimin e dokumenteve elektronike. Në këtë artikull, do të gjeni përgjigje për pesë pyetjet më të njohura në lidhje me dokumentet elektronike. Ne do t'ju tregojmë se çfarë është një dokument elektronik, kur mund dhe duhet të transferohet në letër, si ta bëni shkëmbimin elektronik të dokumenteve ligjërisht të rëndësishëm, si të lëshoni një dokument elektronik si një shtojcë në një letër letre dhe si të ruani dokumentet elektronike .

PYETJA 1: ÇFAR IS SHT DOKUMENT ELEKTRONIK?

Dokumenti elektronik mban të gjithë cikli i jetes- nga krijimi në shkatërrim - në në format elektronik... Një dokument elektronik i shtypur - si një dokument letre i skanuar - është vetëm një kopje e origjinalit.

NË vitet e fundit teoria dhe praktika e punës në zyrë kërkojnë të "bëjnë miq" dokumente elektronike dhe letre në mënyrë që të mbajnë hapin me largimin e shpejtë të hapësirës online të rrjedhës së dokumenteve dhe në të njëjtën kohë të ruajnë rëndësinë e saj ligjore. Për shembull, ekzistojnë disa variante të një e-mail, nga të cilët vetëm një është një dokument elektronik i vërtetë:

• një letër e nënshkruar me një nënshkrim elektronik është një dokument i vërtetë elektronik;
• mesazhi i dërguar me e-mail nuk është një dokument, por mund të jetë, me kusht që pjesëmarrësit në komunikim të kenë rënë dakord për këtë;
• një kopje e skanuar e letrës në letër nuk është një dokument elektronik, por nëse dërguesi dhe marrësi kanë rënë dakord që shkëmbimi i kopjeve të tilla ka fuqi juridike, atëherë një kopje e tillë e dërguar me e-mail mund të barazohet me një e-mail. Ne do të flasim më shumë për këtë në përgjigjen e pyetjes së tretë.

PYETJA 2: N WH ÇFAR MEDIA P TOR T US P USRDORUR DOKUMENTET ELEKTRONIKE?

Mund të punoni me dokumente elektronike si në internet ashtu edhe në letër. Sigurisht, është më e lehtë dhe më e shpejtë të shkëmbeni dokumente elektronike duke përdorur e -mail ose një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (në tekstin e mëtejmë - EDMS), por kjo nuk është gjithmonë e mundur. Rezultati është kopje letre dokumente elektronike.

Shtyp email për të punuar në të, mundeni, por mos harroni: nëse po shkëmbeni letra me adresuesin në një platformë elektronike, atëherë përgjigjja e kësaj letre duhet të jetë elektronike. Për më tepër: një qytetar mund të kërkojë t'i dërgojë një përgjigje apelit të tij me e-mail.

Rregullat e brendshme të organizatës mund të përcaktojnë që një dokument i caktuar ekziston vetëm në formë elektronike. Si rregull, memorandumet janë të parat që shfaqen në hapësirën online. Punonjësit i shkëmbejnë ato në EDMS, shërbimet cloud ose me e-mail.

Sidoqoftë, ekzistojnë norma që përshkruajnë shtypjen e dokumenteve elektronike në mënyrë që t'i vendosni ato në dosje në letër.

PYETJA 3: SI T TO MBAJTET RRITJA E DOKUMENTIT TIG RNNDSIS LIGJOR P USR PINGRDORIMIN E DOKUMENTEVE ELEKTRONIKE?

Dokumentet elektronike nënshkruhen me nënshkrime dixhitale elektronike (në tekstin e mëtejmë - EDS). Në të njëjtën kohë, vetëm një EDS i kualifikuar i forcuar, domethënë i regjistruar në një qendër certifikimi të akredituar nga Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive të Rusisë, është një analog absolut i një të shkruar me dorë. Mund të përdoret kur komunikoni me agjencitë qeveritare. Organizatat mund të komunikojnë me njëra -tjetrën duke përdorur dokumente të nënshkruar nga çdo lloj EDS: të kualifikuar të përmirësuar, të rritur të pakualifikuar ose të thjeshtë. Çfarë lloj nënshkrimi dixhital të përdorni duhet të specifikohet në marrëveshje.

Një fragment i marrëveshjes për përdorimin e nënshkrimeve elektronike nga palët është dhënë në Shembullin 1.

Nëse dëshironi, palët mund të përcaktojnë në marrëveshje që mesazhet në klientët dhe mesazhet e postës, mesazhet sms kanë fuqi ligjore.

PYETJA 4: SI T TO MBAJM NJ DOKUMENT ELEKTRONIK N TO LETTERR P PR LETAPR?

Pakot e dokumenteve dërgohen nga organizata me letra motivuese. Dokumentet elektronike nuk bëjnë përjashtim. Por ndonjëherë ju duhet të dërgoni një letër motivuese me disa letra dhe disa bashkëngjitje elektronike. Në këtë rast, së pari duhet të përgatitni një aplikim elektronik: ta digjni në një CD ose kartë flash. Pastaj shkruani një letër motivuese. Së fundi, vendoseni futjen në një zarf me një disk ose flash drive.

Regjistrimet kryesore letër motivuese- variabli 19 "Shënim aplikimi".

Këtu janë shembuj të një letre motivuese (Shembulli 2) dhe një mbulesë disku (Shembulli 3).

PYETJA 5: SI T TO RUAJN D DOKUMENTET ELEKTRONIKE?

Parimi kryesor i ruajtjes së dokumenteve elektronike nuk është diskriminimi nga mediumi! Rregullat e arkivimit janë të njëjta si për skedarët letër ashtu edhe për ato elektronikë. Sidoqoftë, ka disa veçori për ruajtjen e dokumenteve elektronike. Ato specifikohen në Rregullat për organizimin e ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve nga Fondi i Arkivit. Federata Ruse dhe dokumente të tjera në autoritetet publike, qeveritë vendore dhe organizatat (në tekstin e mëtejmë - Rregullat 2015).

Një dokument elektronik, para se të dërgohet për ruajtje, shkarkohet nga programi në të cilin është krijuar dhe ruajtur në një format të pandryshueshëm: Rregullat e vitit 2015 rekomandojnë PDF / A, por organizata do të duhet të blejë softuer për të punuar me të. Formati optimal për ruajtjen e dokumenteve elektronike që i përshtatet shumë organizatave është PDF.

Një skedar elektronik regjistrohet në një bartës të veçantë elektronik. Opsioni më i mirë është një CD e shkruar një herë. Rregullat e vitit 2015 kërkojnë që ju të regjistroni një skedar elektronik në dy disqe: një kopje është një kopje pune, e dyta është ajo kryesore. Kjo vlen vetëm për rastet e periudhave të ruajtjes të përhershme dhe afatgjata (mbi 10 vjet). Nëse skedari ka një periudhë pesëvjeçare të ruajtjes, atëherë nuk mund të transferohet në arkiv, thjesht duke e ruajtur atë në një format të pandryshueshëm. Nëse një rast i tillë ende duhet të transferohet në ruajtje, atëherë do të jetë e mjaftueshme për ta shkruar atë në një disk.

Për secilin rast, hartohet një mbulesë (Shembulli 4).

Skedarët elektronikë në disqe transferohen në arkiv në përputhje me procedurën e miratuar në organizatë.

PUMRMBLEDHJE

1. Dokumentet elektronike nga krijimi në shkatërrim ekzistojnë në formë elektronike.
2. Ju mund të punoni me dokumente elektronike në çdo medium.
3. Organizata vendos rregullat për shkëmbimin e dokumenteve elektronike në një marrëveshje me njëri -tjetrin.
4. Një dokument elektronik mund t'i bashkëngjitet një letre letre. Aplikimi është hartuar në përputhje me GOST R 7.0.97. Sistemi i standardeve mbi informacionin, bibliotekarinë dhe botimin. Dokumentacioni organizativ dhe administrativ. Kërkesat për shkresa.
5. Dokumentet elektronike transferohen në arkivin e organizatës në CD, të hartuara në përputhje me Rregullat e 2015.

Dikur, nëpunësit i rezistuan kalimit nga revista letre regjistrimi në sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve. Tani, në shumicën e organizatave, miratimi i brendshëm i dokumenteve tashmë është kryer në EDMS (sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve) dhe nuk shkakton shqetësim. Tani kemi mundësi të reja që ofrojnë edhe më shumë perspektiva për kalimin në dokumente plotësisht elektronike. Sidoqoftë, në të njëjtën kohë, frika të reja fillojnë të na kapërcejnë.

Disa njerëz mund të kenë një ndjenjë të pakëndshme pasigurie dhe dyshimi kur lexojnë frazën "dokument elektronik". Shumë pyetje vijnë menjëherë në mendje: A është e besueshme? Si të ruani? A do të pranojnë gjykatat?

Por pse askush nuk bën të njëjtat pyetje kur punon me letër, por thjesht sepse është e njohur dhe duket të jetë e besueshme. Edhe pse legjislacioni "letër" është i papërsosur dhe mund të gjeni të meta. Po, bazë normative menaxhimi elektronik i dokumenteve është gjithashtu larg përsosmërisë dhe ka ende pika të bardha, por ai po zhvillohet dhe përmirësohet vazhdimisht, ndërsa legjislacioni "letër" gradualisht po vjetrohet.

Por çfarë ndodh me pyetjet tona? Ju duhet të kërkoni përgjigje për to. Dokument elektronik -, ruajeni dhe gjykojeni atë.

Tani është koha për të vendosur për kalimin në dokumentet elektronike, dhe jo për të jetuar epokën e saj me letër. Timeshtë koha për të marrë përgjigje për pyetjet dhe shqetësimet tuaja, në mënyrë që të mos jeni në rolin e një kapjeje më vonë.

Rëndësia juridike e një dokumenti elektronik

Për të kuptuar se çfarë mund të bëjnë dokumentet pa letër, është e nevojshme para së gjithash të zbuloni se si konsiderohet një dokument elektronik nga pikëpamja ligjore.

Por dokumentet elektronike po pushtojnë edhe këtë zonë konservatore. Edhe një gjë e tillë letre në dukje e patundur si Historia e punes, së shpejti ligjvënësit planifikojnë të kalojnë në formë elektronike.

Sidoqoftë, ka të dhëna të personelit që tashmë mund të konvertohen plotësisht në formë elektronike:

• ditari i regjistrimit të kontratave të punës dhe ndryshimet në to;
• regjistri i urdhrave për punësim;
• formulari T-60 (shënimi-llogaritja për dhënien e lejes një punonjësi);
• formulari T-61 (llogaritja e shënimeve pas përfundimit (përfundimit) kontrata e punës me një punonjës (pushim nga puna));
• fletë orari, etj.

Sa i përket ruajtjes së këtyre dokumenteve, sipas legjislacionit, dokumentet elektronike ruhen për të njëjtën kohë, gjë që u detyrohet homologëve të tyre të letrës. Sidoqoftë, për shkak të faktit se ky nuk është vetëm një dokument që thjesht mund të merret nga rafti si letër, ai mbivendoset kërkesa shtesë për depozita që sigurojnë riprodhimin e dokumenteve elektronike, si dhe mjetet për verifikimin e vërtetësisë së një nënshkrimi elektronik. Periudha e ruajtjes për këto fonde është e barabartë me periudhën e ruajtjes së dokumentit.

Kur kaloni në dokumente elektronike, duhet të mbahet mend se ato duhet të jenë gati për transferim nga palët, autoritetet rregullatore dhe, nëse është e nevojshme, gjyqësore. Në veçanti, FTS imponon kërkesa të rrepta mbi formatin dhe metodën e shkëmbimit. Me palët, shkëmbimi është më i lehtë.

Tabela më poshtë tregon të gjitha dokumentet e mundshme që në kohën e këtij shkrimi janë pranuar nga Shërbimi Federal i Taksave (sipas urdhrit të Shërbimit Federal të Taksave të datës 29 qershor 2012 Nr. ММВ-7-6 / [email -i i mbrojtur]) Dokumentet ndahen në ato që duhet të dërgohen rreptësisht në një format specifik (xml) dhe ato që mund të dërgohen në skanimin e imazheve.

Dokumentet elektronike të krijuara sipas formateve të miratuara që mund t'i paraqiten inspektimit në një skedar xml (dokumente të formalizuara)

Dokumente elektronike në çdo format (ose dokumente në letër) që mund të paraqiten në inspektim përmes internetit në format grafik jpg, tif, pdf ose pgn (dokumente të pa formalizuara)

Pas hyrjes në fuqi të Urdhrit të Shërbimit Federal të Taksave të datës 18 janar 2017 Nr. ММВ-7-6 / [email -i i mbrojtur], i cili miratoi formatin e ri të skedarit xml për inventarizimin e dokumenteve, u bë e mundur të dorëzohen skedarë xml dhe dokumente letre në formën e skanimit të imazheve (në formatet jpg, tif, pdf) përmes TCS. Inventari i ri është i vlefshëm nga 1 qershor 2017. Kështu, jo vetëm dokumentet elektronike mund të dërgohen përmes TCS, por edhe dokumente të hartuar fillimisht në letër.

Duhet mbajtur mend se në enën e transferuar në autoriteti tatimor mund të përmbajë të dy skedarët me shtesën xml dhe skedarët e skanuar në formatet e duhura.

Lista e dokumenteve të dhëna në tabelën e mësipërme është shteruese (për momentin) dhe nëse tatimpaguesit i kërkohen të dhëna të tjera, atëherë nuk do të jetë e mundur të përdoret as llogari personale tatimpaguesi, as sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Në këtë rast, duhet të përdorni çdo metodë tjetër të specifikuar në nenin 93 të Kodit Tatimor të Federatës Ruse.

Në vend të prodhimit

Për të vazhduar me kohën, gjithmonë duhet të ecni dhe ndonjëherë të vraponi dorë për dore me produkte të reja. Dhe që ky vrap të jetë një shëtitje e lehtë, duhet të përdorni të gjitha mjetet në dispozicion. Në këtë rast, më së shumti mjet i rëndësishëm janë sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve (i brendshëm) dhe shërbimet juridike të rëndësishme të këmbimit elektronik (të jashtëm). Shitësit dhe operatorët mbajnë gishtin në pulsin e legjislacionit dhe teknologjisë, mund t'ju këshillojnë dhe t'ju ndihmojnë të ndërtoni një punë pa letra në mënyrë korrekte. Withshtë me mbështetjen e tyre që kalimi juaj në dokumentet elektronike do të jetë pa dhimbje.

Pyetja 5. Klasifikimi i dokumenteve

Klasifikimi i dokumenteve- shpërndarjen e dokumenteve në grupe (lloje) bazuar në shenjat e përmbajtjes, formën e përgatitjes, etj., me qëllim organizimin dhe përmirësimin e efikasitetit të punës me to.

Klasifikimi ju lejon të zhvilloni metoda të caktuara të punës me secilin grup dokumentesh, t'i rregulloni ato në udhëzime, të organizoni dokumente në punën e zyrës. 2. Në mënyrë konvencionale, dokumentet mund të ndahen në grupet e mëposhtme: me anë të dokumentacionit: i shkruar me dorë; elektronike;

Grafike;

film, foto, kolonë zanore;

sipas zonës së përdorimit: organizative dhe administrative; financiare dhe kontabël; shkencore dhe teknike; sipas punës; raportimi dhe statistikor;

në vendin e përpilimit:

Hyrja (e marrë nga organizata);

Dalës (i dërguar nga organizata);

E brendshme (e përpiluar dhe e përdorur brenda vetë organizatës);

me vulën e kufizimit të aksesit:

e hapur (e paklasifikuar);

me një vulë të kufizimit të aksesit. Dokumentet mund të kenë vulat e mëposhtme:

"Për përdorim zyrtar" (informacion zyrtar i destinuar vetëm për punonjësit e një organizate ose industrie të caktuar); "Sekret", "Sekret i jashtëzakonshëm", "Rëndësi e veçantë" (informacion që përmban sekrete shtetërore); "Konfidenciale" (informacion, qasja në të cilën është e kufizuar nga legjislacioni i Federatës Ruse);

"Sekret tregtar" (informacion që ka vlerë komerciale për shkak të panjohjes së tij për palët e treta, në të cilat nuk ka qasje falas baza ligjore dhe në lidhje me të cilat pronari i një informacioni të tillë ka hyrë në një regjim mbrojtjeje);

nga origjina:

zyrtare (shërbimi) (që prek interesat e organizatës, hartuar nga një ligjor ose person natyral lëshuar në mënyrën e përcaktuar); personale (në lidhje me interesat e një personi të caktuar dhe të qenit nominal);

më th domethënie qesharake:

origjinalet ose origjinalet (kopjet e para ose të vetme të dokumenteve zyrtare, të nënshkruara personalisht nga autori);

kopje (dokumente që riprodhojnë plotësisht informacionin e dokumentit origjinal dhe të gjitha tiparet e tij të jashtme ose një pjesë të tyre që nuk kanë fuqi juridike);

kopje të vërtetuara (kopje të dokumenteve mbi të cilat, në përputhje me rendi i vendosur vendosni detajet e nevojshme që u japin atyre fuqi ligjore);

dublikata (kopje të kopjuara të dokumentit origjinal që janë ligjërisht të detyrueshme);

në formën e prezantimit:

individuale (përmbajtja e së cilës paraqitet në formë të lirë);

klishe (kur struktura, një pjesë e dokumentit, frazat standarde përgatiten paraprakisht, dhe pjesa tjetër plotësohet kur përpiloni, për shembull, një certifikatë nga vendi i punës);

tipike (e krijuar për të dokumentuar situatat standarde, për shembull, udhëtimet e biznesit, dhe të përdorura në të gjitha organizatat);

nga afati i ruajtjes:

ruajtje e përhershme;

ruajtje afatgjatë (mbi 10 vjet); ruajtje e përkohshme (deri në 10 vjet).

1 . Dokument elektronik- një dokument në të cilin informacioni paraqitet në formë elektronike, me kërkesat e nevojshme për njohjen e tij si të vlefshme.

Dokumenti elektronik duhet të përputhet me sa vijon Kërkesat:

krijuar, përpunuar, ruajtur, transmetuar dhe marrë duke përdorur softuer dhe harduer;

të shfaqet (riprodhohet) në një formë të kuptueshme për perceptimin.

Dokument elektronik ndoshta riprodhohet në formë dhe formë, e kuptueshme: në ekranin e ekranit; në leter;

një objekt tjetër material që mund të ndahet nga mjedisi i makinës në një formë të arritshme për inspektim vizual. Kur përdorni një dokument elektronik, nuk kërkohet të siguroni një kopje të tij në letër, me përjashtim të rasteve të parashikuara nga rregullatori akte juridike RF ose me marrëveshje të palëve. Përparësitëpërdorimi i dokumenteve elektronike:

grupi kompjuterik i dokumenteve minimizohet duke përdorur mostra të gatshme të përfshira në kujtesën e PC; përpunimi kompjuterik i dokumenteve elektronike (për shembull, porositë për mallra) është shumë më i shpejtë sesa përpunimi i dokumenteve të letrës;

grumbullimi, sistematizimi dhe kërkimi i çdo dokumenti ose informacioni nga dokumentet përshpejtohet dhe thjeshtohet; me ndihmën e e-mail, bëhet transferimi i shpejtë i dokumenteve në çdo distancë; ruajtja e dokumenteve elektronike ju lejon të kurseni një sasi të madhe informacioni në media të vogla dhe për këtë arsye nuk kërkon zona të mëdha për arkivat; zvogëlohet vëllimi i operacioneve rutinë teknike me dokumente, lirohet koha për zgjidhjen e detyrave kuptimplota të menaxhimit;

zvogëlohet numri i humbjeve të dokumenteve, vendndodhja e të cilave nuk dihet;

bëhet e mundur të përdoret informacioni i marrë për të përgatitur një dokument tjetër (raport, përmbledhje, rishikim, etj.), duke rritur kështu efikasitetin dhe cilësinë e dokumentit të përpiluar.

Miratimi i draft dokumentit elektronik ka sa më poshtë Përfitimet:

leximi i një dokumenti në ekranin e kompjuterit pa dalë në letër; bëhen korrigjime në draft dokumentin;

Tek disavantazhetdokumentet elektronike mund t'i atribuohen: brishtësia e ruajtjes në krahasim me dokumentet e letrës;

nevoja për mjete teknike për të lexuar; mundësia e bërjes së ndryshimeve të paautorizuara (në mungesë të nënshkrimit elektronik dixhital (EDS) ose mjeteve të tjera të mbrojtjes).

3. Menaxhimi elektronik i dokumenteve- procesi i lëvizjes, përpunimit, ruajtjes dhe shkëmbimit të dokumenteve elektronike. Pjesëmarrës në shkëmbimin e dokumenteve elektronike - fizike dhe personat juridikë, organet qeveritare të Federatës Ruse, organet e qeverisjes vendore të përfshira në shkëmbimin e dokumenteve elektronike.

Dërguesi i një dokumenti elektronik- një pjesëmarrës në shkëmbimin e dokumenteve elektronike, i cili harton një dokument elektronik, e nënshkruan atë me EDS -në e tij dhe e dërgon atë në adresën e marrësit drejtpërdrejt ose përmes një ndërmjetësi informacioni.

Marrësi i një dokumenti elektronik- pjesëmarrësi në shkëmbimin e dokumenteve elektronike, në adresën e të cilit u mor dokumenti elektronik.

Ndërmjetës në shkëmbimin e dokumenteve elektronike (ndërmjetës informacioni)- person juridik ose sipërmarrës individual, e cila kryen shërbime që lidhen me shkëmbimin e dokumenteve elektronike midis dërguesve dhe marrësve të dokumenteve elektronike.

Kur shkëmbeni dokumente elektronike, mjetet e sigurisë së informacionit duhet të përdoren në përputhje me kërkesat e akteve ligjore rregullatore të Federatës Ruse.

Një dokument elektronik i nënshtrohet verifikimit për të konfirmuar vërtetësinë e tij me anë të mjeteve Verifikimi EDS... Konfirmimi i vërtetësisë së dokumentit elektronik bëhet nga marrësi i dokumentit elektronik duke përdorur mjetet e verifikimit EDS të siguruara nga dërguesi ose shpërndarësi i mjeteve të verifikimit EDS. Vërtetësia e dokumentit elektronik Konsiderohet e konfirmuar nëse, si rezultat i përmbushjes nga marrësi i dokumentit elektronik të procedurave të parashikuara me anë të verifikimit të nënshkrimit dixhital, vërtetohet pandryshueshmëria e të gjitha detajeve të tij. Menaxhimi elektronik i dokumenteverregulluar me rregullore:

shteti;

ndërsektoriale;

specifike për industrinë;

lokale (ndërmarrjet).

Rregullimi ligjor në fushën e qarkullimit të dokumenteve elektronike drejtuar:

për zbatimin e një politike shtetërore të unifikuar në fushën e qarkullimit të dokumenteve elektronike;

sigurimi i sigurisë dhe mbrojtjes së informacionit gjatë krijimit, përpunimit, ruajtjes, transmetimit dhe marrjes së tij;

sigurimi i të drejtave dhe interesave legjitime të përdoruesve të dokumenteve elektronike;

mbështetje ligjore për teknologjinë e krijimit, përpunimit, ruajtjes, transmetimit dhe marrjes së dokumenteve elektronike. Puna me dokumentet elektronike të dërguara me postë elektronike është duke u kryer në mënyrë të ngjashme punoni me dokumente letre. Prandaj, menaxhimi elektronik i dokumenteve quhet gjithashtu punë automatike në zyrë. Secilit pajtimtar në e-mail i është caktuar një kuti postare individuale, së cilës i është caktuar një kod përdoruesi, dhe shkëmbimi i mesazheve elektronike kryhet përmes këtyre kutive postare.

Dërguesi i dokumentit elektronik krijon një skedar mesazhi, specifikon emrin e tij, datën, kohën e dërgimit dhe fillon programin e dërgimit të postës elektronike.

Dokumentet elektronike u dërgohen adresuesve në përputhje me udhëzimet për listën e postimeve.

Adresuesi merr dokumentin në ekranin e PC, i cili, nëse është e nevojshme, mund të transferohet në letër. Duke përdorur një kompjuter, dokumentet elektronike regjistrohen.

Menaxheri, pasi ka marrë një dokument elektronik, vendos një rezolutë mbi të, dhe dokumenti i dërgohet PC -së tek interpretuesi (interpretuesit) përmes rrjetit të brendshëm.

Procesi i Ekzekutimit të Dokumenteve Elektronike i ngjashëm ekzekutimi i dokumenteve në letër. Qarkullimi elektronik i dokumenteve po rritet vazhdimisht, veçanërisht në lidhje me zhvillimin e tregtisë në internet. Periudha e ruajtjes së dokumenteve elektronike e njejta, si me ato letre (për shembull, njoftimet bankare dhe kërkesat për transferim - 5 vjet). Ruajtja e skedarëve për një periudhë të tillë mund të çojë në humbjen e tyre, prandaj rekomandohet krijimi i arkivave të veçantë të dokumenteve elektronike në CD-ROM.

Në ruajtja e dokumenteve elektronike në arkiv elektronik duhet të sigurohet:

mbrojtja e dokumenteve elektronike nga aksesi dhe shtrembërimi i paautorizuar;

aftësia për t'u siguruar palëve të interesuara qasje në dokumentet elektronike të ruajtura në mënyrën e përcaktuar me aktet rregullatore;

aftësia për të konfirmuar vërtetësinë e dokumenteve elektronike gjatë gjithë periudhës së ruajtjes së tyre;

aftësia për të paraqitur dokumentet elektronike të ruajtura në formën e një kopje të fortë.

Në të ardhmen, zhvillimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike përqendrohet në përdorimin maksimal të dokumenteve elektronike, që nënkupton një ndryshim në traditat ekzistuese të brendshme të punës në zyrë dhe braktisjen graduale të transportuesve të informacionit të letrës.

29.05.18 71 255 13

Dokumentet mund të nënshkruhen në letër ose në mënyrë elektronike. Në letër për një kohë të gjatë, në mënyrë elektronike - nuk është e qartë se si.

Pavel Ovchinnikov

12 vjet pune me dokumente elektronike

Por këtu unë jam marrë me dokumente elektronike për dymbëdhjetë vjet dhe do t'ju them: kjo është një emocion i jashtëzakonshëm. Më lejoni t'ju them se si funksionon gjithçka, me shembuj.

Shkurtimisht

Për të filluar mirëmbajtjen e menaxhimit elektronik të dokumenteve, ju nevojiten:

1. Bindni palët që të fillojnë shkëmbimin e dokumenteve elektronike.
2. Blini një certifikatë nënshkrimi elektronik.
3. Vendosni për mënyrën e dërgimit të dokumenteve: përmes një shërbimi special ose pa të.

Kush ka nevojë për dokumente elektronike

Pavarësisht komoditetit dhe modernitetit, pak njerëz kryejnë menaxhimin elektronik të dokumenteve. Nëse një sipërmarrës me taksim të thjeshtuar lidh disa kontrata në vit, mund të mos jetë aq e frikshme për të që të dërgojë dokumente të shtypura disa herë. Por ka raste kur menaxhimi elektronik i dokumenteve është jashtëzakonisht i dobishëm.

Kompanitë e mëdha dokumentet elektronike ndihmojnë në uljen e kostove nëse vëllimi i korrespondencës së jashtme tejkalon disa qindra dokumente në muaj. Për ta, shpërndarja e letrave me vlerë ndikon drejtpërdrejt në shpejtësinë e transaksioneve. Kostot e qarkullimit të dokumenteve mund të arrijnë në qindra mijëra rubla në vit, dhe rreziqet që lidhen me humbjet, gabimet dhe gjobat nga autoritetet tatimore rrisin më tej kostot.

Edhe nëse tani nënshkruani një akt çdo gjashtë muaj, kjo nuk do të thotë që biznesi juaj nuk do të rritet. Ju mund të keni partnerë të mëdhenj që punojnë me dokumente elektronike, dhe ata do të kërkojnë të njëjtën gjë nga ju.

Për shembull

Dyqani online grumbulloi rregullisht llogari të arkëtueshme për dhjetëra miliona për shkak të faktit se ata përsëri bënë një gabim në faturë: mallrat janë në kamion, ato nuk mund të merren në magazinë. Ndërsa ata janë duke pritur që korrieri me dokumentin e korrigjuar të arrijë nga furnizuesi, ditët kalojnë. Ne kemi prezantuar dokumente elektronike, dhe tani të gjitha korrigjimet në dokumente zgjasin më pak se një orë.

Dhe në një kompani të madhe të furnizimit me energji elektrike, gjatë inspektimeve të taksave në terren, inspektorët çdo vit gjenin shkelje dhe gabime në dokumente. Çeku për gjoba arriti në 120,000 rubla në vit. Arriti në atë pikë që departamenti i financave i futi këto para në buxhet paraprakisht si kosto të përgjithshme. Ne kemi prezantuar menaxhimin elektronik të dokumenteve, dhe tani korrektësia e dokumenteve kontrollohet nga programet, jo njerëzit. Nuk ka më gabime.

Çfarë është një dokument elektronik

Një dokument elektronik është një skedar i zakonshëm dok ose pdf që mund të krijohet dhe lexohet në çdo redaktues. Shtë e rëndësishme që ajo të nënshkruhet me një nënshkrim elektronik të veçantë dhe të dërgohet në një mënyrë të veçantë.

Në mënyrë që një partner, avokat ose gjyqtar të mos ketë dyshim se keni qenë ju që nënshkruat dokumentin elektronik dhe askush nuk e ndryshoi atë, specialistët e sigurisë dixhitale dolën me një nënshkrim elektronik. Likeshtë si një gjurmë gishtash e mbivendosur në një grup unik copash dhe bajtësh në dokumentin tuaj. Përafërsisht, kur nënshkruani diçka me një nënshkrim elektronik, ju thoni: "Unë konfirmoj vërtetësinë e këtij grupi të copave".

Një nënshkrim elektronik i bashkëngjitet çdo dokumenti, pas së cilës konsiderohet i nënshkruar. Dokumenti mund të lexohet pa nënshkrim. Ai vetëm ju garanton që keni të njëjtin dokument të pandryshuar në formën në të cilën ju është dërguar. Nëse ndryshoni diçka në dokument dhe e ruani atë, grupi i tij i bitëve do të ndryshojë - nënshkrimi do të jetë i pavlefshëm.

Për shembull

Të dy kompanitë vendosën të nënshkruajnë një kontratë elektronike. Ne hartuam një kontratë, u pajtuam për kushtet. Tani njëra kompani nënshkruan kontratën me nënshkrimin e saj dhe ia dërgon tjetrës. Ajo hap kontratën dhe vendos të rregullojë diçka në dinakërinë, për shembull, shumën e gjobave. Korrigjon. Kursen. Parashtrohet së pari. Ajo duket - oops! - nënshkrimi origjinal në këtë marrëveshje u prish. Do të thotë që diçka është rregulluar, horrat. Pastaj ata shkojnë për të rrahur fytyrën, me siguri.

Ku të merrni një nënshkrim elektronik

Një nënshkrim elektronik blihet në një qendër të veçantë certifikimi. Thjesht duhet të gjesh një qendër të përshtatshme në qytetin tënd. Gjëja kryesore është që ajo të përfshihet në listën e qendrave të akredituara të Ministrisë së Komunikimeve të Federatës Ruse.

E njëjta gjë mund të bëhet menjëherë në zyrën e qendrës së certifikimit: thjesht vini me të gjitha dokumentet dhe plotësoni një aplikim. Por në këtë rast, do të duhet të prisni që pagesa pa para të gatshme të bëhet - kjo mund të zgjasë disa orë. Theshtë e pamundur të paguash për certifikatën për kompaninë në para të gatshme, ashtu siç është e pamundur ta marrësh atë nga distanca.

Si funksionon një nënshkrim elektronik

Fuqia juridike e një nënshkrimi elektronik përshkruhet në ligjin federal "Për Nënshkrimet Elektronike".

Ligji përcakton llojet e nënshkrimeve: të thjeshta, të pakualifikuara dhe të kualifikuara. Ju mund të nënshkruani secilën prej tyre, por me rezerva: të kualifikuar - për taksat, ofertat dhe, në disa raste, për gjykatën; e thjeshtë dhe e pakualifikuar - për gjithçka tjetër.

Nënshkrim i thjeshtë ose i pakualifikuar

Një opsion i përballueshëm dhe i lirë, por me përdorim të kufizuar. Nënshkrimi i pakualifikuar përmban algoritme kriptografike, por nuk verifikohet nga asnjë autoritet certifikues. Një e thjeshtë është vetëm një kombinim i një hyrje dhe një fjalëkalimi, një llogari në faqen e internetit të shërbimeve publike ose adresës së postës elektronike të një pale tjetër.

Nënshkrime të tilla janë të përshtatshme nëse nuk merrni pjesë në ankandet elektronike, nuk shkëmbeni të dhëna elektronike parësore dhe nuk dërgoni raporte tatimore. Nënshkrim i thjeshtë mund të përdoret për kontrata, llogari dhe akte, por do t'ju duhet të nënshkruani një marrëveshje të veçantë me palën tjetër dhe të regjistroni pëlqimin e palëve për t'i besuar një nënshkrimi të tillë.

Nëse keni dhjetëra kontraktorë dhe dokumente të ndryshme, skema nuk do të funksionojë. Ju do të duhet të nënshkruani një dokument të tillë me të gjithë, dhe me kalimin e kohës ky proces do të ngadalësohet, jo do të shpejtojë punën. Atëherë është më mirë të mendoni për një certifikatë tjetër të nënshkrimit elektronik.

Për të përdorur një nënshkrim të thjeshtë elektronik, duhet të printoni dhe nënshkruani një version letre të marrëveshjes ose të përfshini një klauzolë të veçantë në kontratën me palën tjetër - kjo është një kërkesë ligjore.

Nënshkrim i kualifikuar

Ky nënshkrim është i përshtatshëm për faturat dhe taksat. Sipas ligjit, faturat elektronike mund të nënshkruhen vetëm me këtë nënshkrim. Ekziston një certifikatë e kualifikuar nga 1000 RUR, mund ta blini vetëm në një qendër certifikimi, e cila është pjesë e zonës së besimit të FTS.

Çdo vit, Certifikata e Nënshkrimit të Kualifikuar duhet të rinovohet, gjë që shton shqetësimet: ju duhet të monitoroni periudhën e vlefshmërisë dhe të porosisni një ribotim në kohë.

Për të punuar me një nënshkrim të kualifikuar, duhet të instaloni një program të veçantë - një mjet për mbrojtjen kriptografike të informacionit. Programi vendos një nënshkrim elektronik në dokument dhe verifikon nënshkrimet e pjesëmarrësve të tjerë në shkëmbim.

Ju mund të zgjidhni një program të paguar ("CryptoPro CSP") ose falas ("Vipnet CSP"). Funksionalisht, ato janë pothuajse të njëjta, por me atë falas mund të ketë probleme të pajtueshmërisë. Të dy punojnë në Windows dhe Mac. Ai i paguar kushton rreth 1000 RUR, pagesa vjetore për certifikatën e nënshkrimit elektronik është rreth 1000 RUR.

Disa njerëz përdorin një nënshkrim elektronik të bazuar në re, i cili nuk kërkon instalimin e një programi të mbrojtjes kriptografike. Nënshkrimi cloud ruhet në shërbimin e shkëmbimit dhe çdo herë që nënshkruani një dokument, ju merrni një SMS me konfirmimin e veprimit në telefonin tuaj. Një çertifikatë e tillë është më e lirë dhe më e përshtatshme për t’u përdorur, por më pak e sigurt se një program mbrojtës kriptografik.

Pse keni nevojë për një operator të rrjedhës së dokumenteve

Një dokument elektronik i nënshkruar mund të dërgohet me email të rregullt, por kjo nuk është e sigurt. Nëse posta hakohet, dokumentet do të përfundojnë në posedim të ndërhyrësve. Prandaj, për shembull, zyra tatimore pranon deklarata vetëm përmes shërbimeve speciale. Përmes të njëjtave shërbime, ju duhet të shkëmbeni fatura elektronike, përndryshe ju shkelni urdhrin e Ministrisë së Financave të Rusisë. Shërbime të tilla quhen operatorë të rrjedhës së dokumenteve.

Për një përdorues të thjeshtë, ky është një email i pompuar. Punon përmes një shfletuesi, ka dosje me hyrje dhe dalje, drejtori adresash, kërkim të integruar, redaktues dokumentesh. Brenda - një shërbim shumë i ngarkuar me kanale komunikimi të sigurta dhe kriptim, të cilat sigurojnë sigurinë e transferimit të dokumenteve.

Nuk është as e nevojshme të lidhni një marrëveshje me operatorin e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Thjesht regjistrohuni, shkarkoni certifikatën e nënshkrimit elektronik dhe paguani tarifën e faturës. Pjesa tjetër e shqetësimeve merren nga operatori: njofton Shërbimin Federal të Taksave që jeni bashkuar në shkëmbim, monitoron formatet dhe garanton pajtueshmërinë me legjislacionin e Federatës Ruse.

Ka disa dhjetëra shërbime të tilla në Rusi. Për sa i përket çmimit, funksionalitetit, besueshmërisë dhe shpejtësisë, ato janë pothuajse të njëjta. Isshtë e zakonshme të zgjidhni operatorët sipas cilësisë së shërbimit: sa shpejt funksionon mbështetja teknike, a është operatori gati për të ndihmuar në lidhjen e kontraktorëve, cilat mundësi ofron ai dhe nëse ai ka konsulentë analitikë që do t'ju ndihmojnë të zbatoni shërbimin në punë.

Palës suaj gjithashtu do t'i duhet të lidhet me operatorin. Ai mund të zgjedhë tuajin ose ndonjë tjetër - atëherë shkëmbimi do të kalojë nëpër roaming, si në komunikimi qelizor.

Sa kushtojnë dokumentet elektronike

Duke punuar përmes një operatori, ju paguani vetëm për një dokument të nënshkruar nga të dyja palët. Mesatarisht, kostoja e dërgimit të një dokumenti është rreth 6-8 R, dhe të gjitha dokumentet në hyrje janë falas.

Zakonisht, fillestarët blejnë një paketë minimale prej 300 dokumentesh, e cila përfundon shumë shpejt. Pastaj ju duhet të blini paketën tjetër. Moreshtë më fitimprurëse të blini një paketë vjetore të pakufizuar ose të pajtoheni me kushtet individuale.

Kalimi në dokumente elektronike është i dobishëm nëse dërgoni 100 ose më shumë dokumente në muaj ose të paktën 1000 dokumente në vit. Pastaj ju do të shkurtoni letrën tuaj dhe shpenzimet e transportit deri në 5 herë.

Sa kushton rrjedha e punës

1000 dokumente letre