Sistemi i automatizuar i menaxhimit të dokumenteve elektronike SED. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS): çfarë është, veçoritë dhe rekomandimet. Iniciativat e qeverisë rreth “Dokumentit Elektronik”

"," Teza "dhe 1C: Rrjedha e dokumentit. Pjesa e këtyre zgjidhjeve në bazën TAdviser kalon 60%.

Për më tepër, për Vitin e kaluar në të u shfaqën informacione për 600 projekte të reja. Në vitin 2019, baza e TAdviser u rimbush më shpesh me informacione mbi implementimet e sistemeve Elma, Thesis, DirectumRX dhe 1C: Document Management.

Nëse marrim parasysh implementimet nga shitësi, duke marrë parasysh të gjitha vendimet e një kompanie të caktuar në lidhje me EDMS / ECM, atëherë në këtë rast Top 5, që nga fundi i 2019, do të duken kështu: Directum, Elma, Doxvision dhe Haulmont ...

2018

Sipas të dhënave për dhjetor 2018, baza e të dhënave e projekteve EDMS/ECM të TAdviser përfshinte informacione për më shumë se 5.1 mijë zbatime. Që nga dhjetori 2017, d.m.th. që nga publikimi i raportit të mëparshëm, ai është rritur me gati 700 projekte të reja dhe të arkivuara.

Gjysma e të gjitha projekteve, informacioni për të cilin është i disponueshëm në sit, bie në 5 sistemet e brendshme- Directum, Elma, Docsvision, Delo dhe Thesis.

Nëse shikojmë zbatimin e të gjitha produkteve të klasës EDMS / ECM të shitësve specifikë, atëherë pesë drejtuesit për nga numri i projekteve do të duken kështu: Directum, Elma, Sistemet Elektronike të Zyrës (EOS), Doxvision dhe Haulmont.

2017

Sistemet më të njohura EDMS / ECM

Sipas të dhënave të fillimit të dhjetorit 2017, databaza e projekteve EDMS/ECM të TAdviser përfshinte informacion rreth 4440 mijë zbatime. Që nga nëntori 2016, d.m.th. Që nga publikimi i raportit të mëparshëm, atij i janë shtuar 460 projekte të reja dhe të arkivuara.

Më shumë se gjysma e të gjitha projekteve, informacioni për të cilin është i disponueshëm në faqe, bie në 5 sisteme vendase - Directum, Docsvision, ELMA, Delo dhe 1C: Menaxhimi i Dokumenteve.

Nëse shikojmë zbatimin e të gjitha produkteve të klasës EDMS / ECM të shitësve të veçantë, atëherë sipas numrit të projekteve pesë të parat, si një vit më parë, do të duken kështu: Directum, Sistemet Elektronike të Zyrës (EOS), ELMA, Doxvision dhe 1C.

2016

Sistemet më të njohura EDMS / ECM

Që nga fillimi i nëntorit 2016, baza e projekteve të TAdviser përfshinte informacion mbi 3980 zbatime të sistemeve EDMS/ECM në industri të ndryshme. Sipas këtyre të dhënave, numri më i madh i projekteve është realizuar duke përdorur Directum (677 projekte), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) dhe 1C: Document Management (164).

Sigurisht, këto shifra janë larg nga numri real i zbatimeve, sepse, për shembull, vetëm në faqen e internetit 1C ka informacione për më shumë se 1.5 mijë zbatime të 1C: Menaxhimi i Dokumenteve. Sidoqoftë, të dhënat e shprehura bëjnë të mundur të kuptojmë se cilat sisteme përdoren më shpesh në Rusi.

Dhjetë sistemet kryesore të vendosura më shpesh përfshijnë vetëm dy zgjidhje të huaja - Documentum dhe SharePoint. Kjo shpjegohet, para së gjithash, me faktin se projektet ku përdoren produkte të huaja merren nga vëllimi, jo nga sasia.

Shitësit sipas numrit të zbatimeve EDMS / ECM

Grafiku i mësipërm tregon implementimet totale të të gjithë sistemeve të shitësve specifikë që i përkasin klasës EDMS / ECM. Nëse në një projekt janë përdorur dy ose më shumë zgjidhje të të njëjtit shitës, të cilat në bazën e të dhënave TAdviser klasifikohen si EDMS (ECM), atëherë zbatimi i secilës zgjidhje është marrë parasysh veçmas.

2015

Sistemet më të njohura EDMS / ECM

Sipas TAdviser, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Delo është lider në numrin e zbatimeve. Në bazën TAdviser për të gjithë periudhën e vëzhgimit, janë 418 projekte të realizuara duke përdorur këtë zgjidhje. Pak më pak projekte u zbatuan me DocsVision - 416 zbatime. Gjithashtu, pesë liderët në terma sasiorë përfshijnë sistemet ELMA, Directum dhe 1C: Document Management 8 - përkatësisht 393, 368 dhe 124. Në total, baza TAdviser, që nga nëntori 2015, përmban informacione për më shumë se 3.3 mijë projekte.

Ndër të gjitha projektet e përfunduara në 2014, dhe janë rreth 500 të tilla në bazën e të dhënave TAdviser, numri më i madh i zbatimeve ra në ELMA, Directum, Delo, DocsVision dhe

Puna me dokumentacionin merr pjesën e luanit në kohën dhe burimet e çdo organizate, sepse letrat shoqërojnë të gjitha fazat veprimtari sipërmarrëse... Përshtatja e proceseve të rrjedhës së punës rrit menjëherë në mënyrë dramatike efikasitetin e menaxhimit dhe kontabilitetit, mangësitë e sistemit të qarkullimit të dokumenteve krijojnë shumë probleme për biznesin.

Automatizimi ka prekur edhe këtë anë të sipërmarrjes.

  • Konsideroni tiparet e krijimit dhe funksionimit të një sistemi të vetëm organizativ në ndërmarrje, i cili siguron lëvizjen e dokumenteve në formë elektronike,
  • ne do të diskutojmë se si të zgjedhim sistemin më të përshtatshëm,
  • le të njihemi me EDMS-të më të njohura.

Thelbi i sistemeve EDMS

Rrjedha e dokumentit- një term që karakterizon të gjitha proceset në ndërmarrje që lidhen me fiksimin e akteve të ndryshme në formën e dokumentacionit:

  • shkrimi ose marrja fillestare;
  • regjistrimi;
  • sigurimin e ekzekutimit të veprimeve të duhura në dokument;
  • kontroll mbi ekzekutimin;
  • Kontabiliteti;
  • arkivimi;
  • ruajtje;
  • ripërdorim;
  • hetim;
  • postimi.

REFERENCA! Rrjedha e punës përfshin gjithashtu procesin e organizimit të të gjitha aktiviteteve të mësipërme. Është e rëndësishme të bëhet dallimi midis dokumenteve dhe punës në zyrë: koncepti i fundit është më i gjerë, ai tregon të gjithë industrinë e biznesit që lidhet me dokumentacionin dhe përfshin të parën.

Për një kohë të gjatë, procesi i rrjedhës së punës u krye ekskluzivisht në formë letre, por teknologjive moderne ju lejon të automatizoni këtë sistem dhe të kaloni në një opsion krejtësisht pa letër ose të zvogëloni ndjeshëm rrjedhën e dokumentacionit në letër.

Ka disa opsione për të emërtuar një të tillë të automatizuar sistemi elektronik Puna me dokumentacionin:

  • EDMS - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve;
  • SEDD - sistemi i menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe punës në zyrë;
  • SAD - sistemi i automatizimit të zyrës;
  • SEDO - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve;
  • SADO është një sistem automatizimi i rrjedhës së dokumenteve.

Shkurtesa më e zakonshme është SED.

Një komponent i detyrueshëm i EDMS është përdorimi nënshkrim elektronik- identifikuesi i dokumentit elektronik, i cili garanton vërtetësinë e tij (luan rolin e një vize personale në një dokument letre).

Avantazhet e zbatimit të EDMS

Avantazhi më i dukshëm i përdorimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje është aftësia për të shmangur me kënaqësi shumë probleme që janë pothuajse të pashmangshme në formën tradicionale letre të punës në zyrë. Kjo perfshin:

  • gabim njerëzor;
  • humbja e dokumentit të kërkuar;
  • koha e kaluar në kërkim të letrës së kërkuar;
  • probleme me dërgimin, dorëzimin dhe marrjen e dokumentacionit;
  • vështirësi, nëse është e nevojshme, për të bërë dublikatë;
  • veprime shtesë lidhur me ruajtjen, arkivimin dhe shkatërrimin e letrave të grumbulluara;
  • kostot e shkrimit;
  • shkallë më e ulët e mbrojtjes kundër falsifikimit dhe dëmtimit të mundshëm, etj.

Cilësitë pozitive të EDMS, të cilat ndikojnë në mënyrë dramatike në efikasitetin e proceseve të biznesit, burojnë nga parimet e përdorimit të këtij sistemi.

  1. Identifikimi unik- në formë elektronike, dokumenti regjistrohet një herë, pas së cilës mund të identifikohet lehtësisht automatikisht.
  2. Operacione paralele- në formë elektronike, ju mund të ndërveproni me disa dokumente pothuajse njëkohësisht, duke rritur kështu efikasitetin dhe duke reduktuar kostot e kohës.
  3. Uniteti i bazës dokumentare- të gjitha dokumentet mblidhen së bashku në një sistem të rënë dakord, si rezultat i të cilit ato nuk dublikohen ose humbasin.
  4. Kërkim i lehtë- sistemi automatik i identifikimit ju lejon të gjeni shpejt dokumenti i kërkuar në një minimum të të dhënave fillestare.
  5. Mundësia e bashkëngjitjes- një ose më shumë skedarë mund t'i bashkëngjiten çdo dokumenti në formë elektronike, i cili ju lejon ta furnizoni atë me aplikacionet dhe atributet e nevojshme.
  6. Raportim i avancuar- forma elektronike ju lejon të gruponi dokumentet sipas bazave të nevojshme, gjë që ju lejon të kontrolloni të gjitha fazat e lëvizjes së dokumenteve dhe të siguroni kontabilitet të plotë dhe të besueshëm për faktorët e nevojshëm.
  7. Përshtatje fleksibël- Menaxhimi elektronik i dokumenteve është i lehtë për t'u përshtatur shpejt me çdo nevojë prodhimi.

SHËNIM! Për të siguruar të gjitha avantazhet e theksuara të EDMS, personeli që punon me dokumentacionin do të duhet të rikualifikohet dhe të mësojë aftësi të reja.

Cilat janë EDMS

Një produkt softuerësh i krijuar për të kryer funksionet e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve ndryshon në grupin e funksioneve të përfshira në të.

  1. EDMS universale(ato quhen gjithashtu "të paketuara" ose "të paketuara" - sisteme të standardizuara që ofrojnë funksione bazë të punës në zyrë.
    • funksionalitet relativisht i vogël;
    • mospërshtatja me specifikat e kompanisë;
    • disponueshmëria dhe lehtësia e instalimit dhe zbatimit;
    • më e lira për sa i përket kostos.

    2. KUJDES! Kur prezanton një EDMS universale në një ndërmarrje, punëdhënësi do të duhet të marrë një licencë për punë të reja që do të futen.

  2. EDMS e zhvillimit individual- sisteme të krijuara posaçërisht për të përmbushur nevojat e një klienti të caktuar. Këto produkte karakterizohen nga:
    • personifikimi maksimal;
    • shpenzime shtesë për rikualifikimin e punonjësve dhe blerjen e pajisjeve;
    • cmim i larte;
    • kërkon më shumë kohë për t'u zhvilluar, instaluar dhe zbatuar.
  3. EDMS e kombinuar- në bazë të platformës universale, futen shtesa individuale shtesë. Instalimi i një sistemi të tillë ju lejon të zgjidhni detyrat e mëposhtme:
    • plotësisht i përshtatshëm për të përmbushur nevojat e organizatës;
    • kostot e zhvillimit, instalimit dhe komisionimit janë ulur;
    • modulet bazë ju lejojnë të zotëroni shpejt sistemin dhe të trajnoni personelin;
    • mund të ndërveprojë me produkte të tjera softuerike;
    • klienti merr të drejta të plota për produktin softuerik.

Në varësi të konfigurimit, aftësitë e një ose një tjetër EDMS sigurojnë automatizimin e fushave të ndryshme të aktivitetit të prodhimit, të cilat mund të kombinohen në mënyra të ndryshme:

  1. Pune zyre.
  2. Qarkullimi i përgjithshëm i dokumenteve.
  3. Menaxhimi i kontratës.
  4. Arkivimi.
  5. Menaxhimi i projektit.
  6. Dokumentacion special.
  7. Ndërveprimi me dokumentacionin në hyrje.

Si të zgjidhni një EDMS të përshtatshëm

Për të zgjedhur opsionin më të mirë për automatizimin e rrjedhës së punës së organizatës nga një gamë mjaft e gjerë produktesh në treg, duhet të dini se cilat parametra duhet t'i kushtoni vëmendje.

Faktorët kryesorë në përzgjedhjen janë pikat e mëposhtme specifike të organizatës:

  • gatishmëria për të zëvendësuar dokumentacionin në letër me homologun e tij elektronik (“maturimi” i rrjedhës së dokumenteve);
  • qëllimet zbatimin e EDMS;
  • mundësia e zhvillimit të mëtejshëm;
  • burimet e alokuara për zbatim (koha dhe paratë).

Le të shqyrtojmë secilin faktor në më shumë detaje:

  1. Pjekuria e rrjedhës origjinale të punës. Sa më mirë të organizohet rrjedha e punës së letrës në kompani, aq më e lehtë është zbatimi i EDMS, pasi ai do të heqë menjëherë të gjitha vështirësitë, duke siguruar në këmbim përfitimet e punës më efikase në zyrë. Do të duhet relativisht pak kohë dhe para për të instaluar sistemin dhe për të trajnuar personelin. Në nivelet më të ulëta të menaxhimit të dokumenteve, së pari do t'ju duhet të shpenzoni energji për formalizimin e proceseve kryesore të menaxhimit të dokumenteve dhe më pas t'i përktheni ato në formë elektronike.
  2. Qëllimet e zbatimit. Zgjedhja diktohet nga një grup funksionesh që do të sigurohen nga një ose një tjetër EDMS. Në çdo rast specifik, menaxhimi i sitës, nëse karakteristikat bazë do të jenë të mjaftueshme apo personifikimi do të kërkohet.
  3. Rezervat... Kur kërkohet automatizimi për proceset tashmë të formalizuara, ekziston një probabilitet i lartë i specifikës së tyre. Zhvillimi i organizatës parashikon ndryshime në rrjedhën e punës, për të cilat sistemi potencialisht duhet të jetë i aftë. Prandaj, duke pasur parasysh rezervat e zhvillimit, EDMS e zbatuar duhet të jetë sa më fleksibël.
  4. Burimet... Vlera në terma të kohës dhe parave është në fund të fundit komponenti i investimit. Prandaj, duhet të merrni parasysh jo vetëm çmimin software dhe instalimin e tij, por edhe sa do të kushtojë zotërimi i këtij sistemi. Kostot shtesë mund të jenë fonde për "përmirësimin" e një EDMS tashmë funksionale, rikualifikimin e punonjësve, etj.

Një përmbledhje e shkurtër e disa EDMS të njohura

Në tregun modern të Rusisë sot, përdoren rreth 20 EDMS të ndryshme. Le të analizojmë më të përdorurat prej tyre, të cilat kanë dëshmuar me sukses veten në përmirësimin e efikasitetit të menaxhimit të ndërmarrjes.

  1. "Praktikoni". Në vitin 2012, Ministria e Telekomit dhe Komunikimeve Masive e prezantoi këtë sistem si kryesor për qarkullimin e dokumenteve, ka rreth 4 mijë klientë. Sistemi përdoret nga shumica agjencive qeveritare Moska. Ky program mund të përdoret në versionin cloud ose server. Kostoja e një tarife abonimi për një organizatë është relativisht e ulët; një pagesë shtesë bëhet për çdo përdorues shtesë.
  2. "Naumen DMS"- zhvillim i bazuar në NauDoc (në të kaluarën e afërt një nga EDMS-të më të njohura), por në një version të përmirësuar dhe të zgjeruar. Pjesë e më shumë sistem i gjerë Procesi i Menaxhimit të Biznesit.
  3. "Directum"- një sistem që fokusohet në parimet e ndërveprimit kolektiv. Përmban mekanizma të përshtatshëm për krijimin e bazave të të dhënave për dokumentacion, organizimin e konferencave, intervistave, takimeve, etj.
  4. Kompania Media- përkundrazi, siguron personifikimin maksimal. Me ndihmën e këtij EDMS, është e lehtë të krijohen punë personale dhe të sigurohet funksionimi i tyre.
  5. "Nje biznes"- një produkt kryesor që zë pothuajse gjysmën e tregut EDMS në Federatën Ruse, i cili përdoret nga Banka Qendrore, Sberbank, Rostelecom dhe organizata të tjera të mëdha.

Sot, shumica e kompanive po kalojnë nga letra në rrjedhën elektronike të punës. Kjo kursen kohë dhe para për organizatën. Menaxhimi elektronik i dokumenteve eliminon dokumentacionin. Ju mund të shkëmbeni informacion 24 orë në ditë nga zyra apo çdo vend tjetër. Thjesht duhet të keni një kompjuter me të nënshkrim elektronik dhe akses në internet. Përveç kësaj, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve bën të mundur monitorimin e ecurisë së punës në kohë reale.

Çfarë është menaxhimi elektronik i dokumenteve

Nëse flasim me fjalë të thjeshta, menaxhimi elektronik i dokumenteve është shkëmbimi i dokumenteve elektronike nëpërmjet rrjeti lokal, Internet ose kanale të tjera. Rrjedha elektronike e dokumenteve mund të ndodhë si brenda një organizate ashtu edhe ndërmjet kompanive.

EDF ju lejon jo vetëm të shkëmbeni dokumente, por edhe të organizoni punën pa përdorur media letre: kërkimi i dokumenteve, hartimi i raporteve, mbajtja e një arkivi dhe shumë më tepër.

Rrjedha elektronike e dokumenteve kryhet përmes sistemit të operatorit EDM të përfshirë në rrjetin e besimit të Shërbimit Federal të Taksave të Rusisë. Një kompani dërgon një dokument tjetër elektronik. Marrësi e merr atë brenda pak sekondash në kompjuterin e tij. Në këtë kohë, operatori kryen një verifikim automatik të nënshkrimit elektronik me të cilin është nënshkruar dokumenti dhe nëse formati i dokumentit përputhet me kërkesat ligjore. Me ndihmën e statuseve, dërguesi mund të shohë se si lëviz dokumenti.

Llojet e dokumenteve elektronike

Pothuajse çdo dokument mund të përkthehet pamje elektronike... Në mënyrë tipike, kompanitë po kalojnë në kontrata elektronike, fatura, fatura të ndryshme, raporte dhe më shumë.

Dokumentet elektronike ndahen në dokumente të paformalizuara dhe dokumente të formalizuara.

Dokumentet e paformalizuara - letra, kontrata, prokura, dokumentacion teknik dhe dokumente të tjera, janë të përjashtuara nga rregullimi i rreptë nga shteti.

Dokumentet e formalizuara kanë kërkesa strikte për formatin dhe rregulloret e transferimit. Dokument i zyrtarizuar - një dokument që është krijuar në formatin e Shërbimit Federal të Taksave, për shembull, një akt i pranimit të punës. Dokumentet e formalizuara ndikojnë në korrektësinë e llogaritjeve tatimore, prandaj respektimi i të gjitha procedurave të transferimit është thelbësor për ta.

Vini re se dokumentet elektronike të paformalizuara mund të jenë në çdo format: doc, xlsx, pdf, jpg dhe të tjera, ndërsa dokumentet e formalizuara mund të jenë vetëm në formën e një skedari me shtesën xml.

Funksionet e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve kryen funksionet e mëposhtme:

  • regjistrimi i një dokumenti;
  • kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;
  • krijimi i librave të referencës;
  • kontrolli i lëvizjes së dokumenteve letre dhe elektronike, mbajtja e historikut të punës me dokumente;
  • krijimi dhe redaktimi i detajeve të dokumenteve;
  • gjenerimi i raporteve për rrjedhën e dokumenteve të ndërmarrjes;
  • importimi i dokumenteve nga sistemi i skedarëve dhe Interneti;
  • krijimi i një dokumenti direkt nga sistemi duke përdorur një shabllon;
  • punë me versione dokumentesh, dokumente komplekse me shumë komponentë dhe me shumë formate, bashkëngjitje;
  • shpërndarja elektronike e dokumenteve;
  • punë me dokumente në dosje;
  • marrjen e dokumenteve duke përdorur skanimin dhe njohjen;
  • uljen e kostos së aksesit të të dhënave dhe përpunimit të dokumenteve.

Opsionet EDF

Ekzistojnë dy mënyra për të organizuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Së pari, është e mundur të lidhni një marrëveshje për menaxhimin e dokumenteve elektronike me kontraktorët dhe shkëmbimin e dokumenteve që do të nënshkruhen me një nënshkrim elektronik përmes postës elektronike.

Së dyti, ju mund të organizoni EDM përmes një operatori të veçantë. Në këtë rast, duhet të bashkoheni me rregullat për shkëmbimin e dokumenteve elektronike. Pas kësaj, një shkëmbim me palët është i disponueshëm si me dokumente të formalizuara ashtu edhe me ato joformalizuara.

Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike. Të mirat dhe të këqijat e EDF

Menaxhimi elektronik i dokumenteve është një sistem i tërë informacioni që përfshin softuer të specializuar, e-mail, internet, një rrjet lokal dhe më shumë.

Rrjedha elektronike e dokumenteve në krahasim me letrën duket shumë më tërheqëse. Le të theksojmë avantazhet kryesore të EDF.

  • më e thjeshta - kostot që lidhen me kostot e letrës janë ulur;
  • kursen kohë - punonjësit shpenzojnë më pak kohë për të gjetur një dokument letre;
  • rritet transparenca e punës së brendshme të kompanisë - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve bën të mundur gjurmimin e statusit të dokumentit;
  • ruhet një histori personale e çdo skedari dhe dokumenteve shoqëruese - në çdo kohë mund t'i hapni të gjitha Dokumentet e nevojshme që përmban kërkesa që lidhen me lloje të ndryshme marrëdhëniesh ndërmjet shoqërisë dhe subjekteve të jashtme;
  • raportet e organizatës përgatiten menjëherë;
  • rritja e sigurisë së të dhënave.

Ndër minuset, mund të vërehet kostoja e lartë e softuerit dhe kostot që lidhen me trajnimin e punonjësve dhe dixhitalizimin e të gjitha dokumenteve të disponueshme.

Çfarë nevojitet për të kaluar në menaxhimin elektronik të dokumenteve

Për të futur qarkullimin elektronik të dokumenteve, është e nevojshme të zhvillohet dhe miratohet procedura për qarkullimin elektronik të dokumenteve; të emërojë ata që janë përgjegjës për mirëmbajtjen e tij; organizoni një arkiv elektronik të dokumenteve të pranuara dhe të dërguara; të përcaktojë në politikën e kontabilitetit rregullat për krijimin, marrjen dhe ruajtjen e dokumenteve elektronike; caktojnë personat përgjegjës për formimin dhe nënshkrimin e dokumenteve elektronike.

Të gjithë punonjësit që janë të autorizuar të nënshkruajnë dokumente duhet të kenë një nënshkrim elektronik.

Algoritmi i përafërt i veprimeve:

  • është duke u zhvilluar një detyrë teknike;
  • zgjidhet një zgjidhje IT;
  • përshkruhen proceset e biznesit;
  • hartohen vlerësimet, oraret, listat e burimeve të nevojshme dhe plani i përgjithshëm i punës;
  • EDF po prezantohet;
  • programi është duke u testuar;
  • është nisur sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve;
  • monitorohet përdorimi i sistemit.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve

Çdo sistem EDI mund të përmbajë vetitë e kategorive të listuara më poshtë, megjithatë, shumica e tyre kanë një orientim specifik të lidhur me pozicionimin e produktit.

1. Arkivi elektronik është një sistem EDM, i cili synon ruajtjen dhe rikthimin efikas të të dhënave.

2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve me mjete të avancuara të rrjedhës së punës - sigurojnë lëvizjen e disa objekteve përgjatë një rruge të caktuar, e cila është vendosur paraprakisht. Në çdo fazë, objekti mund të ndryshojë, prandaj quhet fjala e përgjithshme "punë". Dokumentet i janë bashkangjitur punës, megjithatë, ato nuk janë objektet kryesore këtu. Falë këtyre sistemeve organizohet një punë e caktuar.

3. Sistemet EDI, të cilat janë të fokusuara në mbështetjen e menaxhimit të organizatës dhe akumulimin e njohurive. Këto janë sisteme që kombinojnë vetitë e sistemeve të përshkruara më sipër. Këtu, elementi bazë mund të jetë çdo gjë - një vepër ose një dokument. Këto sisteme përdoren nga agjenci qeveritare, kompani të mëdha, ku ekzistojnë rregulla dhe procedura të caktuara për lëvizjen e dokumenteve.

4. Sistemet EDF që janë të fokusuara në mbështetjen e bashkëpunimit - sisteme të tilla ndryshojnë nga ato të mëparshmet dhe nuk kanë një hierarki të qartë në organizimin dhe formalizimin e rrjedhës së punës. Detyra e një EDF të tillë është të sigurojë punën e punonjësve në kompani, kudo që ata ndodhen, dhe të ruajë rezultatet e punës së bërë.

5. Sistemet EDM që kanë zhvilluar shërbime shtesë. Një shembull kryesor është shërbimi i menaxhimit të marrëdhënieve me klientët (CRM). Këto lloje shërbimesh janë të ndryshme dhe mund të përfshijnë grupe të ndryshme shërbimesh.

Çdo kompani herët a vonë mendon për optimizimin dhe rritjen e efikasitetit të proceseve të biznesit, të cilat mund të krijohen duke përdorur sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS).

EDMS lejon zgjidhjen e problemeve të automatizimit të punës me dokumente të ndërmarrjeve të shkallëve dhe fushave të ndryshme të veprimtarisë, përfshirë ato të shpërndara gjeografikisht. Sistemet softuerike të kësaj klase sigurojnë organizimin e rrjedhës së dokumenteve të rëndësishme juridike të kompanisë, mbajtjen e një arkivi të dokumenteve, automatizimin e punës së zyrës (regjistrimin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse, skanimin e dokumenteve dhe komunikimin me interpretuesit në formë elektronike), monitorimin Disiplinë ekzekutive, marrëveshjen e kontratave dhe pagesave, koordinimin dhe monitorimin e ekzekutimit të dokumenteve organizative - administrative, përpunimin dhe ruajtjen e dokumentacionit parësor kontabël, si dhe automatizimin e proceseve të specializuara për fusha të ndryshme të biznesit. Për më tepër, një veçori e EDMS më moderne është mbështetja për pajisjet mobile dhe aftësia për t'u integruar me platformat ekzistuese të informacionit të ndërmarrjes.

Ekziston një larmi e madhe e sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike në tregun rus, dhe për ta bërë më të lehtë për kompanitë të bëjnë një zgjedhje, ne kemi përpiluar një përzgjedhje të zgjidhjeve të tilla. Të gjithë janë ekskluzivisht të prodhimit vendas, ato përputhen me kërkesat legjislative dhe rregullatore dhe metodologjike në fushën e menaxhimit të dokumenteve si rus. kuadri rregullator dhe standardet ndërkombëtare si dhe kërkesat e sigurisë së TI-së. Më vete, duhet të theksohet se pothuajse të gjitha produktet e listuara më poshtë janë të përfshira në regjistrin e softuerit vendas dhe rekomandohen për përdorim në departamentet dhe organizatat qeveritare të Federatës Ruse, si dhe në kompanitë që zbatojnë projekte nën programin e zëvendësimit të importit të softuerit. .

  1. "Dialog". Zhvilluesi: Ndërmarrja Unitare Shtetërore "Crimea Technologies" (me mbështetjen e Ministrisë së Politikës së Brendshme, Informacionit dhe Komunikimit të Republikës së Krimesë).
  2. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve të korporatës CSED 3.0. Zhvilluesi: Rajoni KROK.
  3. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve "SED-Sirius". Zhvilluesi: Qendra teknologjitë e informacionit dhe sistemet e autoriteteve ekzekutive (CITIS).
  4. Sistemi i automatizimit të procesit për organizatat e ndërtimit të rrugëve "Epyura" (i ndërtuar mbi bazën e platformës "1C: Ndërmarrja"). Zhvilluesi: Armen Rafikovich Arakelyan.
  5. EDMS "Sinkopa-dokument". Zhvilluesi: Kompania Kuban-Inform-Holding-Yug.
  6. Paketa softuerike "Sistemi i hapur modular i menaxhimit elektronik të dokumenteve dhe kontrollit të ekzekutimit të porosive" (SEDKP). Zhvilluesi: FGAU GNII ITT "Informika".
  7. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Directum. Zhvilluesi: Kompania Directum.
  8. Produkt softuerik "STEK - Menaxhimi i Dokumenteve". Zhvilluesi: SH.A. "STC STEK".
  9. “Platforma e Kuqe e Menaxhimit të Dokumenteve”. Zhvilluesi: Red Soft Company.
  10. Sistemi "Burokrat". Zhvilluesi: LLC "Bureokrat"
  11. Sistemi informativ "Punimi elektronik i zyrës dhe menaxhimi i dokumenteve". Zhvilluesi: Kompania Breeze Plus.
  12. Sistemi Komita Courier JE. Zhvilluesi: shoqëri aksionare"Comita".
  13. Moduli "Rrjedha e dokumentit" (furnizuar si pjesë e sistemit ERP "Compass"). Zhvilluesi: Kompania Compass.
  14. EDMS WSS Docs (bazuar në platformën Microsoft SharePoint). Zhvilluesi: WSS-Company Consulting.
  15. Sistemi i automatizuar i punës së zyrës sekrete AS SDP. Zhvilluesi: LLC "Qendra për Teknologjitë e Reja" Impulse ".
  16. Sistemi i automatizimit të rrjedhës së dokumenteve organizative dhe administrative (punë zyre) të ndërmarrjeve "Lotsman: ORD". Zhvilluesi: ASKON-Design Systems LLC.
  17. EOS për sistemin SharePoint (i ndërtuar mbi bazën e platformës Microsoft SharePoint). Zhvilluesi: Electronic Office Systems (EOS).
  18. Sistemi i informacionit EtaxReport. Zhvilluesi: Kompania Electronic Business Systems.
  19. EDMS "Aurora: Document flow". Zhvilluesi: Aurora Digital Group LLC.
  20. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Comsoft Docs. Zhvilluesi: Komsoft Sh.A.
  21. Sistemi EDS Comindware (i ndërtuar në bazë të Platformës së Aplikimit të Biznesit Comindware). Zhvilluesi: Comindware.
  22. Sistemi i Dokumenteve Express. Zhvilluesi: Electronic Express LLC.
  23. Codex: Paketa softuerike e Menaxhimit të Dokumenteve. Zhvilluesi: Kodeks Consortium.
  24. Sistemi i automatizuar "Gosexpertiza". Zhvilluesi: Ekomash info LLC.
  25. Sistemi i sigurt i menaxhimit të dokumenteve elektronike "Stack-Trust". Zhvilluesi: Grupi i grupeve të kompanive.
  26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Zhvilluesi: Grupi i kompanive Optima.
  27. EDMS LanDocs. Zhvilluesi: Grupi i kompanive Lanit.
  28. Kompleksi softuerik "Rrjedha e dokumenteve". Zhvilluesi: Ndërmarrja Federale Unitare e Shtetit "Qendra kryesore kompjuterike e kërkimit" të Zyrës së Presidentit Federata Ruse(FSUE "GlavNIVTs").
  29. Zgjidhja SEDO. Zhvilluesi: ID - Management Technologies LLC.
  30. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve për organizatat qeveritare dhe biznesin "Praktika". Zhvilluesi: Kompania "Document Management Systems".
  31. EDMS DoXLogic. Zhvilluesi: Kompania BFT.
  32. Sistemi Alpha Dock. Zhvilluesi: Alpha Doc.
  33. Sistemi i jashtëm. Zhvilluesi: SKB Kontur.
  34. Sistemi i sigurt i menaxhimit të dokumenteve elektronike

Në zgjedhjen e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve kompani moderne udhëhiqen nga një strategji e përgjithshme zhvillimi, qëllimet, prania e një mjedisi konkurrues, struktura e dëshiruar dhe e pritshme efekt ekonomik nga zbatimi i një zgjidhjeje të tillë. Qëllimet e prezantimit të EDMS përfshijnë përmirësimin e kontrollit mbi disiplinën e performancës, reduktimin e numrit të dokumenteve të humbura; zvogëlimi i kohës së miratimit; zvogëlimi i numrit të gabimeve në punën me dokumente standarde.

Ekzistojnë një sërë kërkesash kryesore për funksionet e ECM. Suksesi i mëtejshëm i optimizimit të fluksit të punës së kompanisë varet nga pajtueshmëria e sistemit me këto kërkesa. Proceset e miratimit të dokumenteve dhe caktimit të detyrave kryhen më shpejt kur ato transferohen nga "letër" në formën elektronike, gjithashtu zvogëlohet koha për përpunimin e dokumenteve dhe porosive dhe bëhet e mundur të gjurmohet ecuria e punës me dokumentin. Kur punoni me sistemin, interpretuesit njoftohen automatikisht për dokumentet e reja dhe koha e përpunimit të tyre është nën kontroll. Për akses të shpejtë në dokumente, kërkim të lehtë dhe siguri të dokumenteve, organizohet një ruajtje elektronike.

Është e rëndësishme që të drejtat e aksesit në të dhënat e mbrojtura të kufizohen. Redukton ndjeshëm kohën e punës dhe mbushje automatike seksionet e dokumenteve standarde mbi të dhënat ekzistuese të referencës. Është e rëndësishme që menaxheri të ketë mjete të përshtatshme për monitorimin e afateve për ekzekutimin e detyrave dhe raportimin përmbledhës. Për të ruajtur përmbajtjen e informacionit në punën e kompanisë, EDMS duhet të integrohet lehtësisht me sistemin ekzistues të postës dhe me sistemet ekzistuese të kontabilitetit në kompani (sistemet e personelit, financiar, kontabilitetit dhe menaxhimit të prodhimit.

Gjithashtu, gjithnjë e më shumë organizata po i kushtojnë vëmendje mundësisë së punës në distancë në sistem. Kriteret e rëndësishme për vlerësimin e sistemit përfshijnë aftësinë për të gjeneruar raporte mbi dokumentet, interpretuesit, statuset e dokumenteve, etj.; zbatimi i shpejtë i sistemit; koston e instalimit dhe mirëmbajtjes së sistemit; lehtësia e zhvillimit të sistemit; aftësia për të përdorur softuerin e sistemit për të zgjidhur detyra shtesë.

Dhe kërkesat shtesë:

  • prania e hyrjes së dokumenteve në sistem, aftësia për të punuar me një skaner;
  • modul i para-konfiguruar i menaxhimit të kontratës;
  • versioni i tabletit;
  • klientët celularë.

Krahasimi

Le të shqyrtojmë se si zbatohen këto funksione në Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow dhe 1C: Sistemet e Menaxhimit të Dokumenteve 8. Të gjitha këto sisteme janë të bashkuara nga një koncept i përbashkët i bazuar në një kombinim të mjeteve klasike EDMS dhe menaxhimit të procesit të biznesit. Duke kombinuar avantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe sistemeve BPM, kompanitë po zhvillojnë procese dhe po rrisin efikasitetin e aktiviteteve operacionale.

Funksionaliteti dhe aftësitë integruese

Directum

Përfitimet funksionale të sistemit Directum përfshijnë më shumë se një katalog të zgjeruar zgjidhjesh biznesi. Nga funksionet e përdorura çdo ditë në punë, mund të veçohen kujtimet e përshtatshme, aftësia për të personalizuar numëruesit dhe për të punuar me etiketat e barkodit. Prania e një pamje paraprake të skedarëve të bashkangjitur, ruajtjes së skedarëve, një përzgjedhje e madhe e librave të referencës së përfunduar në konfigurimin bazë, magjistarët ndërveprues për krijimin e dokumenteve.

Anët negative të këtij EDMS: mungesa e prodhimit faqe për faqe të objekteve në inventarin e dokumenteve dhe rezultatet e kërkimit, pamundësia për të përdorur stile shtesë në inventarin e dokumentit.

Këto funksione zbatohen në Docsvision. Çdo faqe ueb dhe raporte të personalizuara shfaqen brenda dritares kryesore të aplikacionit. Dokumentet e arkivuara zhvendosen në tabela të veçanta në bazën e të dhënave. Përdoruesit e sistemit mund të zgjedhin një opsion vërtetimi. Transformimi XSLT zbatohet në përshkrimin XML të kartës së regjistrimit.

ELMA

ELMA dallohet nga një linjë e zgjeruar zgjidhjesh biznesi. Midis tyre janë moduli ECM + (një kombinim i funksioneve të sistemit BPM dhe EDMS klasik), Projektet + - funksionet standarde për menaxhimin e projektit plus menaxhimin e procesit; ELMA CRM + - zbaton një qasje të orientuar nga klienti përmes zbatimit të proceseve nga fundi në fund. Dhe një zgjidhje KPI që Directum nuk e ka.

Për çështjen e mundësive të integrimit, ELMA ECM + dhe dy zgjidhje të tjera kanë një plug-in për të punuar me MS Outlook. Përveç kësaj, ELMA mund të integrohet lehtësisht me 1C: Enterprise (me të gjitha versionet aktuale).

Për të mos u ngatërruar në një numër të madh skedarësh me ndryshime dhe ndryshime, dokumentet në aplikacion mund të kenë një numër të pakufizuar versionesh, por vetëm një mund t'i caktohet atij aktual. I gjithë historia e ndryshimeve të dokumentit është mbledhur në kartën e dokumentit.

Gjithçka mjetet e nevojshme për të punuar në dokument dhe për të kontrolluar disiplinën e performancës për të punuar me këto dokumente janë në majë të gishtave të përdoruesit.

Nëse dokumenti është marrë nga kompania në formë letre, ai ruhet automatikisht pas skanimit.

Menaxheri mund të shikojë raportin mbi situatën aktuale të performancës dhe përdoruesve u sigurohen një sërë filtrash për t'i dhënë rezultatet sipas dëshirës.

Aplikacioni ECM + mund të personalizohet sipas nevojave të ndërmarrjes individuale dhe strukturës së saj organizative.

Për të përshpejtuar krijimin e dokumenteve, mund të krijoni shabllone. Është i disponueshëm për çdo përdorues, edhe pa aftësi programimi.

Ju mund të konfiguroni futjen automatike të një barkodi në shabllon për njohje të menjëhershme në sistem.

Të gjitha sistemet e konsideruara në këtë rishikim kanë të tyret aplikacioni celular për të operuar funksionet e sistemit nëpërmjet një kompjuteri tablet ose pajisjeje celulare. Kjo u lejon menaxherëve të lartë të marrin pjesë në aktivitetet operative të kompanisë nga kudo me një lidhje interneti. Klientët celularë janë të pajtueshëm me të gjitha sistemet operative celulare.

Optima WorkFlow

Përparësitë e sistemit përfshijnë mundësinë e përdorimit të stileve shtesë në listën e dokumenteve, shfaqjen e imazheve në listën e dokumenteve dhe zonën e shikimit. Filtrimi i listës së ngarkuar të dokumenteve është i mundur. Optima WorkFlow mbështet vendosjen e rubrikave në ditarët e dokumenteve, vendosjen e zonës së shikimit të një regjistrimi të zgjedhur në listën e dokumenteve. Përshtatja e kartës së regjistrimit të porosisë po funksionon. Aplikacionet në internet të palëve të treta mund të futen në dritaren kryesore. Ka integrim me IBM WebSphere MQ. Për të automatizuar aktivitetet e departamenteve arkivore, është zhvilluar një modul i veçantë Arkivi.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Fushat kryesore të punës së kësaj zgjidhjeje janë puna në zyrë, rrjedha e përgjithshme e dokumenteve, menaxhimi i aktiviteteve kontraktuale, arkivi elektronik dhe puna me kërkesat. Funksionaliteti mund të zgjerohet duke përdorur shtojca. Kur përpunoni rrugët e dokumenteve, mund të bashkëngjitni skedarë dhe më pas t'i modifikoni ato. Ekziston një regjistrim i Windows Explorer.

Ju mund të konfiguroni krijimin, regjistrimin dhe dërgimin automatik përgjatë rrugës së dokumenteve nga burime të ndryshme (dosje, e-mail, ueb).

Disavantazhet: nuk ka postë të brendshme. Nuk mund të krijoni detyra për grupin dhe dosjet me porosi. Për më tepër, kjo zgjidhje nuk ka një modul të menaxhimit të projektit. Nuk mund të regjistrohet nga MS Office, Open Office. Puna me dokumentacionin QMS nuk mbështetet. Gjithashtu, nuk ka asnjë mënyrë për të ruajtur dosjet personale të përdoruesit.

Ndërfaqet

Directum

Ndërfaqet e të gjitha mënyrave të funksionimit në sistemin Directum janë të unifikuara; ju mund të konfiguroni rregullat për përpunimin e dokumenteve dhe detyrave. Në modalitetin e zëvendësimit, sistemi ruan përmbajtjen e tij të informacionit. Puna me skedarë është e mundur në internet. Të drejtat e aksesit në një skedar të veçantë shpërndahen, secila prej tyre përshkruhet në mënyrë atributive. Ju gjithashtu mund të vini re transparencën e proceseve të rrjedhës së punës. Detyrat i shtohen kalendarit MS Outlook. Avantazhi i sistemit është modele kërkimi të personalizueshëm dhe mekanizma të përshtatshëm filtrimi sipas kolonave të listës.

Por ka një sërë disavantazhesh: nuk ka mundësi të faqezimit të elementeve (në Win32). Cilësimet minimale të efekteve vizuale. Është e pamundur të lokalizohen emrat e kërkesave në gjuhë të ndryshme. Madhësia e kartës nuk mund të ndryshohet. Kur krijoni lidhje midis dokumenteve elektronike, nuk mund të shtoni komente për të përshkruar marrëdhënien. Ndërfaqja është e mbingarkuar.

Oriz. 1. Ndërfaqja e sistemit Directum

Docsvision

Docsvision përdor tema të para-konfiguruara dhe shiriti i komandës është i personalizueshëm. Lidhjet ndërmjet dokumenteve shfaqen në një pamje peme. Lidhjet mund të shënohen. Ekziston mundësia e dizajnimit të kartave të detyrave. Shiriti i veglave është i personalizueshëm. Kërkimi me tekst të plotë nga një rresht i vetëm funksionon, ka modele kërkimi të personalizueshëm, dizajni i formularëve të kërkimit është gjithashtu i personalizueshëm.

Në të njëjtën kohë, disavantazhet e sistemit janë se nuk është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në një detyrë. Proceset nuk janë transparente, kujtuesit funksionojnë vetëm kur MS Outlook është aktiv.

Oriz. 2. Ndërfaqja e sistemit Docsvision

ELMA

Nga jashtë, ndërfaqja ELMA ECM + është një ruajtje standarde e skedarëve, një përdorues pa përvojë me sisteme të tilla mund të lundrojë lehtësisht në mënyrë të pavarur.

Regjistrimi i dokumenteve kryhet në një magjistar të veçantë në disa hapa vijues. Kur hyni në sistem, thjesht duhet të tregoni detajet e nevojshme të dokumentit dhe të bashkëngjitni versionin elektronik, sistemi gjeneron automatikisht një kartë dokumenti me të gjitha të dhënat në të.

Të gjitha informacionet mbi organizatën gjenden në portalin e brendshëm. Të gjitha mjetet që ju nevojiten për të punuar janë në një vend: një arkiv dokumentesh, detyrash, kalendar, furnizim mesazhesh, raporte, dokumente ueb.

Operacionet mund të thjeshtohen ose zgjerohen gjatë personalizimit.

Oriz. 3. Ndërfaqja ELMA

Optima WorkFlow

Sistemi ka një ndërfaqe intuitive. Sistemi konfiguron stilet e projektimit të aplikacioneve, nxjerr në listën e dokumenteve dhe zona e shikimit të atributeve dhe imazheve është e disponueshme, stilet e vizatimit të listës së dokumenteve (font, mbushje, ikona) aplikohen.

Vlen të përmendet kërkimet e përshtatshme në fushat-listat e kartave të regjistrimit, prania e kontrollit vizual të plotësimit të detyrueshëm të fushave, aftësia për të punuar me skedarë, lidhje dhe lëvizje dokumentesh në një dritare të vetme.

Është i përshtatshëm për të punuar me skedarë të bashkangjitur - puna kryhet në internet në një dritare të vetme, në modalitetin e hyrjes dhe daljes. Lidhjet nga fundi në fund ndërmjet dokumenteve paraqiten si një pemë.

Ju mund të krijoni një kartë caktimi kur krijoni një detyrë.

Disavantazhet: përdoruesit nuk mund të krijojnë revista të reja, grupet e dokumenteve, cilësimet nuk ruhen në bazën e të dhënave. Në kartën e regjistrimit, është e pamundur të personalizosh shiritin e veglave, të lokalizosh emrat e kërkesave. Madhësia e kartës është e pandryshueshme. Mekanizmat e tërheqjes dhe lëshimit nuk janë zbatuar. Nuk ka funksione themelore të përzgjedhjes së ndërfaqes së kartave për komunikim. Një pengesë tjetër është paqartësia e procesit kur krijoni një detyrë; nuk mund të vendosni kujtues për interpretuesit.

Oriz. 4. Ndërfaqja Optima WorkFlow

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Ndërfaqja është e personalizueshme për llojet e përdoruesve. Ju mund të shikoni një listë të përdoruesve të regjistruar aktualisht në sistem. Ekzistojnë mjete të projektimit për RKK (projektuesi), aftësia për të zgjeruar dhe personalizuar RKK, ndërsa mund të përdorni elementë kompleksë - tabela, struktura.

Disavantazhet: pa shikues të integruar për skedarët e bashkangjitur, pa pamje të detyrave të grupit, pa caktim të një ekzekutuesi si udhëheqës nga grupi.

Oriz. 5. Ndërfaqja 1C: Menaxhimi i dokumenteve 8

Funksionet e kërkimit

Directum

Përparësitë e sistemit përfshijnë disponueshmërinë e kërkimit me tekst të plotë për dokumentet dhe detajet e kartave të regjistrimit (RK). Modelet e kërkimit mund të personalizohen sipas detajeve të RK. Filtri i listës së dokumenteve sipas vlerave të kolonës është në fuqi. Funksione të përshtatshme për personalizimin e shablloneve të kërkimit. Dosjet e kërkimit mund të krijohen.

Cilësitë negative: është e pamundur të shpërndahen të drejtat e aksesit në kërkimet e konfiguruara; asnjë kërkim i klientit në ueb nuk është konfiguruar; nuk ka mundësi për të krijuar pyetje komplekse kërkimi, nuk ka dalje faqe për faqe të objekteve në listën e dokumenteve dhe rezultateve të kërkimit, stilet shtesë nuk aplikohen në listën e dokumenteve.

Docsvision

Docsvision mbështet krijimin e pyetjeve komplekse të kërkimit duke përdorur XML, si dhe shpërndarjen e të drejtave të aksesit në kërkim.

E metë- veprim i ngadaltë i panelit të shikuesit.

ELMA

ELMA ECM + mbledh dokumente në një arkiv të vetëm elektronik. Kërkimi i dokumenteve kryhet shpejt dhe me lehtësi jo vetëm me emër, por edhe nga detajet e kartës së dokumentit ose RK. Rezultatet e kërkimit shfaqen vetëm nëse keni leje për të hyrë në dokumente. Parametrat e kërkimit ruhen në një format filtri, në të ardhmen mund të kërkoni shpejt dokumente sipas parametrave të ruajtur.

E meta: mungesa e kërkimit të tekstit të plotë në dokumente.

Optima WorkFlow

Një pyetje e drejtpërdrejtë e bazës së të dhënave zbatohet për të formuar një pyetje komplekse kërkimi në ditarët e dokumenteve. Një kërkim me tekst të plotë kryhet mbi përmbajtjen e dokumentit dhe një kërkim kryhet duke përdorur një mostër të kartës së regjistrimit (nuk ka nevojë të personalizoni shabllonet e kërkimit). Ju mund të shkruani pyetje kërkimi nga detajet e kartave të regjistrimit. Filtrat aplikohen në të gjitha revistat e disponueshme të dokumenteve.

Disavantazhi i sistemit është pamundësia për të ruajtur shabllonet e kërkimit me porosi. Nuk ka asnjë kërkim me tekst të plotë për detajet e kartave të regjistrimit të dokumenteve. Përdoruesit nuk mund të krijojnë dosje kërkimi dhe kërkime komplekse. Nuk ka kërkim të plotë në tekst sipas detajeve të kartës së regjistrimit.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Një kërkim atributiv kryhet sipas detajeve të dokumentit. Ju mund të krijoni modele kërkimi, ruajtja e tyre është hierarkike dhe e kategorizuar. Bazuar në rezultatet e kërkimit, krijohen raporte.

Në një kërkesë është e pamundur të realizohet lloje te ndryshme kërkimi. Nuk ka një përcaktim të një sërë kushtesh për kërkimin automatik të dokumenteve të kopjuara gjatë regjistrimit.

Cilësimet administrative

Directum

Sistemi ju lejon të ruani njëkohësisht strukturën organizative të disa kompanive. Ofrohet informacion i detajuar për departamentet dhe punonjësit, ai mund të zgjerohet. Nëse është e nevojshme të zëvendësohet (i plotë ose nga një asistent), dosjet "in / jashtë" krijohen automatikisht. Filtri i nënvargut dhe kërkimi zvarritës funksionojnë.

Disavantazhet: Ekrani OShS nuk është vizual, nuk ekziston mundësia e renditjes së elementeve në një rend të caktuar, është e vështirë të krijohen dhe plotësohen drejtoritë, nuk ka lokalizim të hyrjeve të drejtorisë. Cilësimet minimale pamjen dhe sjelljen e RK.

Oriz. 6. Paraqitja e kartave të regjistrimit në sistemin Directum

Docsvision

Docsvision mbështet menaxhimin e OShS të disa kompanive menjëherë. Ka funksione zëvendësuese (zëvendësues të përhershëm ose të përkohshëm). Filtri i nënvargut funksionon. Disavantazhet kopjojnë pjesërisht vetitë e Directum: jo shfaqja vizuale e OSH, nuk ka renditje të elementeve në një renditje të caktuar, është e pamundur të ruhet historia e drejtorisë, të krijohen drejtori të shtypura, të krijohen drejtori hierarkike, nuk ka të ndërtuar- në drejtorinë “Nomenklatura e lëndëve”. Performanca e ulët e projektuesit.

Oriz. 7. Drejtoria e punonjësve në sistemin Docsvision

ELMA

Është i përshtatshëm për të monitoruar situatën në degët e kompanive të mëdha. Disa sisteme kombinohen në një dritare, duke organizuar një të vetme sistemi i informacionit ndarjet dhe shkëmbimin e cilësisë së lartë të informacionit. Përdoruesi ka të gjitha informacionet e nevojshme për sistemin e jashtëm pa u larguar nga faqja e tij. Është i përshtatshëm për të kaluar midis faqeve të divizioneve të kompanisë. Përveç kësaj, disponohen informacione për kryerjen e aktiviteteve, lajmet aktuale, shikimin e dokumenteve, fillimin e ekzekutimit të proceseve të biznesit.

Oriz. tetë. Krijimi i faqeve të degëve në ELMA

Informacione të përgjithshme për të gjitha degët dhe divizionet janë në dispozicion të drejtuesit. Të dhënat për departamentet dhe punonjësit mund të zgjerohen.

Zëvendësimi i punonjësve kryhet në një seksion të veçantë. Zëvendësimet anulohen automatikisht në fund të afatit. Kur instalohet një proces zëvendësues, detyrat sipas procesit transferohen automatikisht tek ai. Sistemi informon për një detyrë një herë dhe për mungesën e këtij punonjësi, duke ofruar të zgjedhë një interpretues tjetër.

Oriz. nëntë. Konfigurimi i seksionit "Zëvendësimi" në ELMA

Një seksion i veçantë "Orari i mungesës" shfaq një listë të punonjësve që mungojnë në vendin e punës për një periudhë të caktuar.

Optima WorkFlow

Sistemi mbështet mirëmbajtjen e OShS të disa kompanive, struktura shfaqet qartë. Funksionet e zëvendësimit (zëvendësues i përhershëm / i përkohshëm) janë zbatuar, ekziston një kërkim në vazhdim me shkronjat e para. Artikujt mund të renditen në rendin e specifikuar; plotësimi mjaft i thjeshtë i librit të referencës, krijimi i librave të referencës hierarkike, përcaktimi i periudhës së vlefshmërisë së regjistrimit të librit të referencës.

Ekziston një projektues i shablloneve për kartat e regjistrimit, madhësitë e personalizueshme, sfondet, faqerojtësit, fushat, shkronjat, skriptet përdoren për ngjarjet e kartave të regjistrimit.

Disavantazhet: nuk ka asnjë mundësi për të ruajtur historinë e drejtorisë, nuk ka informacion pasqyrë për zëvendësimin. Informacioni për departamentet dhe punonjësit është minimal. Ju nuk mund të krijoni libra referimi të shtypur, të mbani një histori të librave të referencës, të lokalizoni të dhënat e referencës. Nuk ka asnjë funksion për të kontrolluar sintaksën e kodit të skriptit, nuk ka fusha të llojit "buton radio".

Oriz. dhjetë. Shtimi i një punonjësi të ri në strukturën organizative në Optima WorkFlow

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Desktopi i përdoruesit personalizohet sipas rolit të tij. Ofron akses të shpejtë në të dhënat për punonjësit, një listë numrash telefoni, rekomandime për shkrimin e korrespondencës, etj. Për drejtuesin e departamentit, mund të konfiguroni një panel për kërkimin e tekstit të plotë për dokumente të çdo qëllimi, menaxherit i sigurohet një panel për qasje të shpejtë në raporte. Informacioni shpërndahet sipas të drejtave të aksesit. Struktura organizative organizatat dhe rolet e interpretuesve mund të përdoren për të përzgjedhur interpretues për proceset e biznesit.

Nënsistemi "Detyrat dhe proceset e punonjësve" përmban mjete për krijimin dhe menaxhimin e proceseve të biznesit, si dhe vendosjen e adresimit të detyrave të bazuara në role, vendosjen e një matrice për zëvendësimin/zëvendësimin e punonjësve.

Modelimi i procesit të biznesit

Directum

Sistemi zbaton funksione të përshtatshme modelimi. Korrigjimi i diagramit të rrugës zbatohet hap pas hapi. Platforma ka një gjuhë programimi të integruar të nivelit të lartë IS-Builder. Është e mundur të krijoni funksionet dhe skriptet tuaja duke përdorur API-në tuaj. Redaktori i raportit zbatohet në gjuhën IS-Builder. Minus: numri i blloqeve bazë është i pamjaftueshëm.

Oriz. njëmbëdhjetë. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Directum

Docsvision

Sistemi ka funksione të përshtatshme për modelimin dhe hartimin e një skeme të rrugës pa përdorimin e mjeteve softuerike. Ju mund të zhvilloni funksionet tuaja. Është e mundur të krijohen skripta duke përdorur API-në e vet, duke thirrur shërbime në internet. Mjetet - Raportimi MS.

E meta:është e nevojshme të zëvendësohet një grup blloqesh të thjeshta me një bllok skripti për optimizim.

Oriz. 12. Modelimi i proceseve të biznesit në sistemin Docsvision

ELMA

Modelimi i proceseve të biznesit kryhet në një redaktues grafik special "ELMA Designer" me një ndërfaqe grafike të thjeshtë dhe intuitive. Shënimi për përshkrimin e proceseve të biznesit është BPMN 2.0, i cili është i përshtatshëm për të përshkruar zinxhirët e punës dhe përmban pothuajse të gjithë primitivët e nevojshëm. Një analist biznesi mund të hartojë procese biznesi pa ndihmën e një programuesi. Ju mund të zhvilloni një model menaxhimi në një kompani dhe të bëni ndryshime në procese në lëvizje, pa e ndalur sistemin.

Lëvizja e dokumenteve në kompani mund të organizohet përgjatë rrugëve të çdo kompleksiteti. Rruga e dokumentit pasqyron nëpër të cilët punonjësit do të kalojë ky dokument, si dhe rendin dhe natyrën e punës së planifikuar në të. Një model grafik i procesit krijohet duke tërhequr blloqet e nevojshme të operacioneve nga paleta me miun, pas së cilës operacionet lidhen me tranzicione. Ju mund të shtoni komente për tranzicionet.

Oriz. 13. Rruga e dokumentit e përshkruar si një proces biznesi në ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistemi ka një projektues të modeleve të proceseve të biznesit, përdoren skriptet.

Oriz. katërmbëdhjetë. Modelimi i proceseve të biznesit në Optima WorkFlow

Vendosja e vetive të bllokut është e thjeshtë. Krijimi i skripteve duke përdorur API-në e vet, krijimi i funksioneve dhe blloqeve të veta, shkarkimi i objekteve në një format shkëmbimi kryhet. Mjetet - Crystal Reports 11.0.

Është e mundur të personalizoni pamjen e aplikacionit, të personalizoni listën e dokumenteve (dukshmëria dhe renditja e kolonave, renditja), personalizimi i njoftimeve.

Mekanizmat e modelimit janë të papërshtatshëm, funksionet për vendosjen e logjikës së biznesit janë minimale, bëhet e nevojshme të shkruani skripta për përpunimin e dokumenteve, nuk ka projektues ciklet e jetës dokumentet.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Sistemi krijon rrugë standarde për lëvizjen e dokumenteve, ka mbështetje për degët e rrugëve dhe tranzicionet e kushtëzuara. Ekziston edhe një projektues i formularëve të raportimit.

Oriz. 15. Blloku i një procesi biznesi në 1C: Rrjedha e dokumentit 8

Siguria e të dhënave dhe veprimeve

Directum

Mbrojtja e të dhënave në sistem kryhet duke përdorur një fjalëkalim hyrje dhe llogari të Windows. Ju mund të krijoni grupe dhe role përdoruesish. Ekziston një model kontrolli i qasjes diskrete dhe i bazuar në role, si dhe aftësia për të lëshuar leje dhe privilegje. Diferencimi i të drejtave të aksesit kryhet në nivelin e dosjes, RK, skedarit dhe librit referues. Ju mund të konfiguroni transferimin e të drejtave. Përdoren enkriptimi dhe EDS.

Disavantazhet e sistemit: nuk ka shpërndarje të të drejtave të aksesit për kërkimet e personalizuara, nuk ka kërkime të personalizuara në klientin në ueb dhe nuk mund të krijohen pyetje komplekse kërkimi.

Performanca e paneleve të pamjes është mjaft e ngadaltë.

Docsvision

Përparësitë e sistemit përsa i përket sigurisë së të dhënave janë: disponueshmëria e kontrollit të detyrueshëm të aksesit, diferencimi i të drejtave të aksesit në të gjitha nivelet; vendosja e transferimit të të drejtave. Aplikimi i enkriptimit dhe nënshkrimit dixhital.

ELMA

Çdo përdorues nga kudo me akses në internet mund të fusë emrin e përdoruesit dhe fjalëkalimin dhe të hyjë në sistemin ELMA. Ky hyrje është konfiguruar si parazgjedhje për të gjithë përdoruesit, por ekzistojnë tre mënyra kryesore për të mbrojtur hyrjen:

  1. Hyni vetëm përmes pajisjeve të besuara. Nëse jeni duke hyrë nga një kompjuter ose pajisje celulare, e cila nuk është në listën e besuar, sistemi do të raportojë pamundësinë e hyrjes.
  2. Hyni me Token. Një shenjë është një pajisje që lidhet me një llogari përdoruesi dhe do të korrespondojë vetëm me të. Plus, një përdorues individual ka kodin e tij PIN. Disa çelësa-kontejnerë elektronikë mund të shkruhen në një shenjë menjëherë - për të hyrë sisteme të ndryshme, dhe jo vetëm në ELMA, në mënyrë që përdoruesi të mos mbajë një tufë të tërë çelësash.
  3. Identifikohu me Certifikatë. Mekanizmi funksionon pothuajse në të njëjtën mënyrë. Përdoruesi lidh certifikatën me llogarinë e tij. Ju mund të hyni në sistem me një certifikatë vetëm nga një vend pune specifik. Ky funksion është i disponueshëm vetëm në shfletues. Mozilla Firefox dhe Internet Explorer.

Për miratimin, nënshkrimin e një dokumenti ose versionin e tij, përdoret një nënshkrim elektronik dixhital. Në këtë rast, asnjë përdorues tjetër, edhe pasi të ketë mësuar fjalëkalimin, nuk do të jetë në gjendje të pajtohet ose të nënshkruajë dokumentin.

ELMA lejon vendosjen e të drejtave të aksesit në objekte të ndryshme të sistemit. Në qendër të menaxhimit të të drejtave është roli i elementeve të strukturës organizative dhe përdoruesve individualë të sistemit, procesi i konfigurimit konsiston në paraqitjen grafike të pozicioneve, departamenteve dhe divizioneve, si dhe shpërndarjen e përgjegjësive.

Optima WorkFlow

Mbrojtja e të dhënave kryhet duke përdorur hyrjen / fjalëkalimin, llogarinë Windows. Krijohen grupet dhe rolet e përdoruesve, si dhe një model kontrolli i qasjes diskrete dhe i bazuar në role. Është e mundur të lëshohen kompetenca, të diferencohen të drejtat e aksesit në nivel dosjeje, të vendosen të drejta relative të aksesit sipas strukturës organizative të organizatës, të përdoret një EDS.

Ju nuk mund të caktoni të drejta aksesi në një skedar të vetëm. Nuk ka pamje paraprake të skedarit.

1C: Rrjedha e dokumentit 8

Atje jane software kontrolli i integritetit të dokumentit, mbështetje menyra te ndryshme vërtetimi. Përdoruesit i jepen të drejta për kohën e ekzekutimit të porosisë ose dokumentit. Dokumentet e nënshkruara nga EDS dërgohen me informacion të ruajtur në lidhje me nënshkrimet. Të drejtat e aksesit caktohen në përputhje me pozicionin e përdoruesit, rolin e tij, shkallën e pjesëmarrjes në proceset e biznesit, vulën ose individualisht. Të drejtat janë caktuar për dosjet dhe llojet e dokumenteve dhe zbatohen gjithashtu për skedarët e bashkangjitur, ato mund të përmbajnë kufizime në lexim ose shkrim. Qasja në raporte është gjithashtu e kufizuar - vetëm raportet e tij janë në dispozicion të punonjësit, dhe raportet e departamentit të tij janë në dispozicion të menaxherit.

Nuk ka diferencim të të drejtave të aksesit për pjesë të dokumentit (fushat e formularit të regjistrimit, skedarët e bashkangjitur). Nuk ka asnjë sistem mjetesh rezervë dhe rikuperimi të të dhënave.

konkluzioni

Kompanitë që zgjedhin EDMS përballen me të njëjtin problem - ato duhet të kombinojnë sistemin e fituar dhe proceset ekzistuese të biznesit të organizatës për një kohë të gjatë. Për të optimizuar punën e të gjithë kompanisë, është e rëndësishme të ndërtoni proceset e rrjedhës së punës në proceset kryesore - nga fundi në fund, dhe sa më shpejt të ndodhë një bashkim i tillë, aq më mirë. Megjithatë, ky aktivitet që kërkon kohë kërkon kohë, përvojë dhe komunikim të vazhdueshëm të të gjithë punonjësve, puna e të cilëve lidhet me dokumentet. Në një shkallë ose në një tjetër, sistemet, duke përdorur funksionet e tyre, mund ta përshpejtojnë këtë proces. Duke përmbledhur dhe vlerësuar rezultatet, ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 dhe Directum korrespondojnë më së shumti me kërkesat kryesore.

Publikime të ngjashme