Keni nevojë për të? Apo ia vlen të bësh një sondazh para projektit. Anketa para projektit si pjesë e zbatimit të EDMS: intervista dhe pyetje Anketa para projektit çfarë

1. A është fare e nevojshme të kryhet një sondazh i tillë? Çfarë do t'i japë klientit dhe vetë kompanisë së IT?
2. Cilat janë detyrat e anketës para projektit?
3. Cili duhet të jetë rezultati i tij?
4. A është falas të bësh sondazhin para projektit apo të marrësh para për të?
5. Si të justifikoni efektivitetin e një sondazhi të tillë për klientin, a mund të paguhet?

Këtu, secila kompani merr një vendim në mënyrën e vet: dikush në përgjithësi e konsideron një studim të tillë të papërshtatshëm ("le të përfshihemi në betejë, dhe pastaj do të shohim ..."); të tjerët, duke e kryer atë gjatë zbatimit, nuk e veçojnë këtë punë në një artikull të veçantë; të tjerët e kryejnë atë si një fazë të pavarur të punës, por ata nuk marrin para për këtë; i katërti me të drejtë e konsideron sondazhin para projektit si një produkt tregtar më vete. Përvoja ime si menaxher dhe konsulent tregon se një sondazh para projektit është një pjesë e domosdoshme e punës së pothuajse çdo kompanie IT që lidhet me zbatimin e sistemeve të automatizimit. Dhe suksesi i të gjithë projektit ndonjëherë varet nga organizimi dhe zbatimi i saktë i kësaj faze.

Në kuadrin e këtij artikulli, do të përpiqem t'u përgjigjem pyetjeve të mësipërme, bazuar si në praktikën time, ashtu edhe në përvojën e klientëve me të cilët më është dashur të komunikoj, duke prezantuar nga e para teknologjinë për kryerjen e një sondazhi para projektit.

Nevoja për një anketë para projektit

Shpikësi vjen në komision dhe ofron aparate të reja për rruajtje në natyrë.
"Si funksionon aparati juaj?" – e pyesin anëtarët e komisionit.
"Është shumë e thjeshtë," përgjigjet shpikësi. "Hidhni një monedhë në fole, futeni kokën në makinë dhe dy tehe fillojnë t'ju rruajnë."
"Më falni koleg, por njerëzit kanë forma të ndryshme të fytyrës!" - i bëjnë vërejtje anëtarët e komisionit.
"Po," thotë shpikësi, "por kjo është vetëm para rruajtjes së parë ...".

Detyra kryesore e çdo automatizimi është të ruajë unike avantazhet konkurruese kompania e automatizuar. Nuk duhet lejuar që, si në këtë anekdotë, të gjitha kompanitë pas automatizimit të bëhen “një fytyrë”. Prandaj, nëse duam të ruajmë avantazhet unike konkurruese të biznesit të klientit, atëherë me çdo modernizim të proceseve të biznesit, është e domosdoshme të kryhet një sondazh para projektit.

Sigurisht, ju mund të bëni një analizë të thellë të arsyeve që përcaktojnë këtë nevojë. Ato mund të jenë kostoja e lartë e vlerësuar e projektit, nevoja për të ndryshuar proceset ekzistuese të biznesit gjatë automatizimit, përfshirja në projektin e punës, fushëveprimi i të cilit nuk mund të përcaktohet paraprakisht, etj. Megjithatë, mbani mend se si në një histori shumë udhëzuese komandanti e ndërpreu raportin e gjeneralit për shkakun e disfatës:

"Humbja jonë ishte për shkak të një sërë arsyesh," filloi gjenerali. - Së pari, baruti ishte i lagësht ...
"Mjaft," e ndaloi komandanti.

Situata është e ngjashme këtu, pasi për kryerjen e një sondazhi para projektit mjafton që klienti të ketë veçori unike të biznesit (dhe secila kompani duhet t'i ketë ato, përndryshe thjesht nuk do të mbijetonte në treg dhe do t'u jepte rrugë konkurrentëve).

Pra, globalisht, çështja e nevojës për këtë lloj pune zgjidhet mjaft lehtë - ato duhet të kryhen nëse kompania që automatizohet është në një treg konkurrues.

Çfarë i jep klientit dhe vetë kompanisë së IT një sondazh para projektit

Gjatë anketës së para-dizajnimit, klienti mund të:

• merrni një përshkrim të detajuar të proceseve të biznesit që ekzistojnë në kompani dhe krahasoni biznesin real me idenë tuaj për të;
• optimizoni proceset ekzistuese të biznesit duke përdorur përvojën praktike që konsulentët nga një kompani IT kanë marrë gjatë zbatimeve të mëparshme në kompani të ngjashme;
• të vlerësojë shkallën e përputhshmërisë së funksionalitetit të sistemit të propozuar me proceset reale të biznesit të klientit;
• të nxjerrë në pah në kohë avantazhet e tyre unike dhe t'i marrë parasysh ato në fazën e zbatimit të sistemit, dhe jo pasi të jetë vënë në funksionim tregtar;
• të qartësojë buxhetin dhe kohën e projektit të automatizimit, duke marrë parasysh modifikimet e mundshme të sistemit për veçoritë unike të proceseve të tyre të biznesit;
• vlerësoni burimet (teknike dhe njerëzore) që do të nevojiten në fazën e zbatimit të sistemit. Planifikimi në kohë i alokimit të këtyre burimeve për të përfunduar projektin në kohën optimale dhe pa tejkaluar buxhetin;
• të vlerësojë rreziqet e mundshme që mund të ndikojnë në cilësinë e punës;
• optimizoni kostot e vendosjes së sistemit për shkak të ekzekutimit të mundshëm të një pjese të punës më vete;
• merrni një vlerësim më të saktë të efektit ekonomik dhe kthimit të investimit.

Përfitimet e një sondazhi para projektit për një kompani IT:

• rritja e nivelit të kënaqësisë së klientit duke përafruar pritshmëritë e tij, të formuara në fazën e shitjeve paraprake (kur shitësit ofrojnë një "ëndërr"), me aftësitë reale të sistemit për të mbështetur procese specifike të biznesit;
• sqarimi i kohës së zbatimit të sistemit dhe burimeve të kërkuara për këtë, duke ju lejuar të planifikoni shpërndarjen e tyre paraprakisht;
• sqarimi në kohë i avantazheve unike të klientit për t'i marrë parasysh ato gjatë konfigurimit ose finalizimit të sistemit të automatizimit;
• shkurtimin e kohës së zbatimit dhe uljen e rrezikut të kryerjes së punës pa pagesë. Modifikimet e nevojshme të sistemit do të kryhen përpara fillimit të vendosjes së tij ose paralelisht me të, dhe jo në fund të fazës së provës së funksionimit, në të cilën zakonisht identifikohen mangësitë. Një situatë ku zbulohet një mospërputhje funksionale në fazën e përfundimit të një projekti automatikisht kërkon punë shtesë të paplanifikuar. Në të njëjtën kohë, konsumatori zakonisht ka vështirësi në financimin e punëve të tilla, dhe për përfundimin me sukses të projektit ato shpesh duhet të kryhen pa pagesë;
• identifikimi i rreziqeve të mundshme që mund të ndikojnë në cilësinë dhe kohën e zbatimit. Sigurimi në kohë i masave të nevojshme për të minimizuar ndikimin e këtyre rreziqeve në suksesin e projektit;
• marrjen e të dhënave për të justifikuar numrin e licencave dhe strukturën e projektit;
• rregullimi i gjendjes aktuale të punëve në divizionet e automatizuara dhe parametrat kryesorë të punës së tyre do të justifikojë efektivitetin e aplikimit të sistemit të propozuar;
• vendosja e kontakteve personale të konsulentëve me ekzekutuesit kryesorë të klientit në projekt do të thjeshtojë më tej punën e tyre të përbashkët;
• zgjerimi i bazës së njohurive (nëse ka) mbi proceset kryesore të biznesit të klientëve në këtë industri.

Sigurisht, jo të gjitha argumentet në favor të një sondazhi para projektit janë renditur këtu, megjithatë, siç tregon praktika, kjo është mjaft e mjaftueshme për të bindur klientin për domosdoshmërinë e tij.

Detyrat kryesore të anketës para projektit

Natyrisht, detyra tjetër më e rëndësishme e sondazhit para projektit është identifikimi i avantazheve unike konkurruese të klientit. Siç tregon praktika, rreth 75% e proceseve të biznesit të përdorura nga klienti përkojnë me proceset në kompani të ngjashme në të njëjtën industri, 10% realizojnë avantazhet e tij unike konkurruese dhe 15% e mbetur janë rezultat i funksionimit të ligjit të dytë. i termodinamikës :) (pasojë e "rritjes natyrore të kaosit") Dhe duhet të eliminohet gjatë projektit. Por ato 10% konkurruese, kaq të rëndësishme për biznesin, thjesht duhet të ruhen me çdo automatizim (sigurisht, me kusht që këto avantazhe të mund të zyrtarizohen). Më shpesh, kjo çështje zgjidhet duke konfiguruar sistemin për klientin, por ndonjëherë shërbimet e programuesve kërkohet të marrin parasysh veçoritë unike të biznesit. Vini re se këtu nuk po flasim për zhvillimin me porosi, por për zbatimin e sistemeve të automatizimit të prodhimit.

Duke kuptuar se si do të ruhet avantazhi konkurrues i klientit, kompania e IT do të jetë në gjendje të vlerësojë nevojën dhe koston e ripërpunimit të produktit, si dhe të kuptojë se çfarë burimesh shtesë mund të kërkohen për këtë.

Një synim i rëndësishëm i sondazhit para projektit është diagnostikimi i gjendjes së mjedisit IT të klientit, pra vlerësimi i pajisjeve kompjuterike, softveri, komunikimet e përdorura prej tij, niveli i kualifikimeve të specialistëve të IT, etj. Në këtë fazë, është e nevojshme të kuptohet nëse klienti ka burime të mjaftueshme për të zbatuar me sukses automatizimin e sistemit. Këtu kemi ardhur te një detyrë tjetër e sondazhit para projektit - analiza e rreziqeve të mundshme të projektit dhe një përshkrim i pasojave të tyre të mundshme. Në të njëjtën kohë, konsulentët duhet jo vetëm të regjistrojnë të gjitha rreziqet e mundshme, por edhe t'i ofrojnë klientit mënyra për të reduktuar secilin prej tyre.

Çdo CIS supozon akumulimin e informacionit në lidhje me aktivitetet operacionale të departamenteve, prandaj, tema tjetër e anketës para projektit duhet të jetë mbledhja e kërkesave për rrjedhën e punës të departamenteve të automatizuara.

Informacioni i grumbulluar në sistem do të mbetet një peshë e vdekur nëse nuk është e mundur të analizohet, prandaj është shumë e rëndësishme gjatë sondazhit para projektit të zbuloni se çfarë lloje dhe formash raportimi kërkohen nga klienti. Zakonisht, mjetet e automatizimit tashmë përfshijnë një grup standard raportesh, por secili klient me të drejtë e konsideron biznesin e tij unik, dhe për këtë arsye kërkon një sistem unik të këtij lloji, i cili zbatohet, si rregull, duke përdorur një gjenerues të veçantë raportesh.

Detyra aktuale e sondazhit para projektit është të qartësojë buxhetin përfundimtar të projektit dhe kohën e zbatimit të tij, duke marrë parasysh të gjitha të dhënat e marra. Këto kushte mund të ndikohen nga një sërë faktorësh, si gatishmëria e menaxhimit të klientit për të marrë pjesë në projekt, motivimi i përfaqësuesve të klientit dhe kontraktorit, mundësia e sabotimit nga punonjësit e njësive të automatizuara, shkarkimi i mundshëm ( ose, anasjelltas, punësimi) i një menaxheri kyç pas një kohe të caktuar pas fillimit të projektit, pamjaftueshmëria e parkut ekzistues kompjuterik dhe bazës teknologjike për të arritur të gjitha qëllimet e automatizimit, mungesa e buxhetit për blerjen. pajisjet e nevojshme edhe me shume. Prandaj, konsulenti duhet të sqarojë në detaje të gjitha këto rrethana dhe t'i pasqyrojë ato në raport, përfshirë edhe për përdorim të brendshëm. Hartimi i raportit të dytë - të brendshëm - do t'ju lejojë të pasqyroni në detaje të gjitha nuancat e marrëdhënies dhe rekomandimet për specialistët e departamentit të zbatimit dhe integrimit.

Një çështje tjetër e rëndësishme që duhet të zgjidhet në fazën e anketës para projektit është zhvillimi i rekomandimeve për zgjedhjen e metodave për zbatimin e projektit. Këtu është e rëndësishme të regjistrohet qartë se cilat nga problemet e formuluara më parë nga klienti nuk janë zgjidhur duke përdorur sistemin e propozuar të automatizimit dhe të propozohen mënyra organizative ose të tjera për të dalë nga kjo situatë.

Çdo kompani mund të shtojë lehtësisht një duzinë detyrash të tjera që do të dëshironte t'i zgjidhte në fazën e sondazhit, por, siç tregon praktika reale, marrja e përgjigjeve për pyetjet e mësipërme tashmë e bën sondazhin para projektit mjaft efektiv.

Cili është zakonisht rezultati i një sondazhi para projektit

• përshkrimin e proceseve ekzistuese të biznesit të klientit;
• një listë e detyrave kryesore që duhet të zgjidhen duke përdorur sistemin e automatizimit;
• vlerësimi i proceseve të biznesit të klientit dhe rekomandimet për ndryshimin ose optimizimin e punës së departamenteve, duke marrë parasysh përfitimet e ofruara nga IS;
• avantazhet unike konkurruese të klientit, të cilat duhet të merren parasysh gjatë zbatimit të sistemit;
• analiza e mjedisit ekzistues të TI-së për përputhjen me kërkesat e sistemit qeverisjen e korporatës, rekomandime për ndryshimin e tij;
• vlerësimi i punës për integrimin e sistemeve të informacionit të korporatës në infrastrukturën ekzistuese të TI-së të klientit;
• përshkrimi i rrjedhës së punës në departamentet e automatizuara dhe kërkesat për analitikë;
• vlerësimin e rreziqeve të mundshme gjatë zbatimit të projektit dhe përcaktimin e masave të nevojshme për të minimizuar ndikimin e tyre;
• një përshkrim të dëshirave të klientit që nuk mund të zbatohen në sistemin e propozuar të kontrollit dhe do të kërkojnë rishikim, një vlerësim të kohës dhe kostos së një rishikimi të tillë;
• propozim për zbatimin e projektit me një justifikim të opsionit të propozuar, duke vendosur numrin e stacioneve të punës që kërkohen për klientin dhe duke sqaruar buxhetin e projektit.

Një dokument i veçantë i anketës para projektit duhet të jetë një plan paraprak i punës, duke përfshirë, ndër të tjera, një listë të dakorduar të personave përgjegjës (si nga klienti ashtu edhe nga kontraktori), fushat e tyre të përgjegjësisë dhe rregullat bazë të ndërveprimit midis ato. Për zbatimin efektiv të sistemit, rekomandohet hartimi i një rregulloreje të shkëmbimit të informacionit midis punonjësve të klientit dhe specialistëve të kompanisë së IT që kryen sondazhin, si dhe, gjë që është e rëndësishme, të përcaktohet koha dhe procedura për monitorimin e kryerja e punës.

Disa kompani (më shpesh ato që janë të angazhuara në zhvillimin me porosi), pas përfundimit të sondazhit të para-projektimit, i ofrojnë klientit një projekt-detyrë teknike.

Për të bërë një anketë para projektit falas apo për të marrë para për të?

Nëse qëllimi i sondazhit korrespondon me detyrat e përshkruara më sipër, atëherë ai do të kërkojë devijimin e burimeve të rëndësishme të kompanisë dhe domosdoshmërisht duhet të paguhet. Ky sondazh para projektit është një shërbim këshillimi i plotë që ju lejon jo vetëm të vlerësoni nevojën, kohën dhe buxhetin për automatizimin, por edhe të optimizoni proceset ekzistuese të biznesit të klientit.

Siç ka treguar praktika, nuk është e vështirë të shesësh shërbime të anketimit para projektit nëse kompania ka zbatuar teknologjinë e duhur dhe shitësit e dinë qartë (dhe mund t'i shpjegojnë qartë klientit) për çfarë qëllimi kryhet sondazhi dhe çfarë përfitimesh klienti do të marrë prej tij.

Si të justifikoni efektivitetin e anketës para projektit për klientin

Merrni parasysh kanalet e mundshme të kursimit që mund të merren parasysh për të justifikuar nevojën për një anketë para projektit.

1. Kursimi i burimeve njerëzore dhe kohës:
   • kur finalizon sistemin për avantazhet unike konkurruese të klientit në fazën fillestare të zbatimit, dhe jo pas vënies në funksion komercial;
   • në fazën e integrimit të sistemit në infrastrukturën e IT të klientit për shkak të faktit se të gjitha informacionet në lidhje me gjendjen e mjedisit IT të ndërmarrjes dhe nuancat e integrimit sqarohen para fillimit, dhe jo gjatë zbatimit;
   • për shkak të shpërndarjes në kohë të burimeve materiale dhe njerëzore si nga ana e kontraktorit ashtu edhe nga ana e klientit;
   • për shkak të vlerësimit të hershëm të rreziqeve të mundshme që mund të ndikojnë në zbatimin e sistemit dhe zhvillimit të masave të nevojshme për të minimizuar pasojat e tyre negative.
     Çdo vonesë në ecurinë e projektit rezulton në kosto shtesë serioze për klientin, të cilat mund të llogariten mjaft lehtë në çdo rast specifik.
2. Ulje e mundshme në koston e zbatimit:
   • duke identifikuar shërbimet dhe punët që klienti mund t'i kryejë vetë;
   • duke rregulluar kohën e disa punëve pas sqarimit të intensitetit aktual të punës së tyre.
3. Përmirësimi i efikasitetit të sistemeve të informacionit të korporatës dhe produktivitetit të punonjësve duke optimizuar proceset e biznesit, duke marrë parasysh karakteristikat unike të klientit.
4. Refuzimi i përdorimit sistem i automatizuar nëse në fazën e sondazhit të para-projektimit rezulton se nuk do të lejojë zgjidhjen e problemeve të klientit ose rishikimi i tij do të jetë shumë i shtrenjtë.
   Në praktikën time, ka pasur një rast kur një klient me procese biznesi shumë specifike, bazuar në rezultatet e një sondazhi para projektit, është këshilluar të mos vendosë një sistem informacioni të korporatës, por të kryejë ndryshimet organizative dhe për të optimizuar teknologjinë e punës me klientët e tyre, pasi efekti i zbatimit të sistemit (i cili kërkonte një rishikim të shtrenjtë) nuk do të kishte rimbursuar kostot. Si rezultat, klienti kurseu dhjetëra mijëra dollarë dhe sondazhi para projektit u shpërblye vetëm duke rritur efikasitetin e njësisë, e cila ndryshoi teknologjinë e punës së punonjësve me rekomandimin e konsulentëve.

Mungesa e një faze të anketimit para projektit në shumicën e rasteve çon në një vonesë të konsiderueshme në zbatimin e projekteve dhe një rritje të kostos së tyre, si për shkak të problemeve organizative dhe teknike që lindin gjatë zbatimit. Shpesh, projekte të tilla përgjithësisht përfundojnë me dështim të plotë. Sipas një studimi nga Standish Group, pothuajse një e treta e 2500 projekteve të IT-së që ata analizuan nuk ishin thjesht të pasuksesshme, por nuk u përfunduan kurrë. Është shumë më e vështirë për të marrë të dhëna të tilla në Rusi, por jam i sigurt se pjesa e zbatimeve të pasuksesshme do të jetë jo më pak.

Prandaj, nëse një kompani konsulente nuk dëshiron të ketë në historikun e saj projekte të parealizuara, atëherë ajo thjesht duhet të kryejë një anketë para projektit të biznesit të klientëve. Është më mirë të braktisni kontratën në fazën fillestare sesa të zhyteni në punë dhe të përfundoni me një njollë në reputacionin tuaj.

Fjalë kyçe: anketa e ndërmarrjes, intervistimi dhe marrja në pyetje, regjistri i informacioneve hyrëse, regjistri i informacionit të brendshëm, regjistri i informacionit dalës, raporti i anketimit të shprehur të ndërmarrjes, modeli referencë, modeli i plotë i biznesit të organizatës, modeli funksional i fushës së subjektit.

Detyrat dhe fazat e studimit para-projektues të objektit të automatizimit

Anketa e ndërmarrjes është një fazë e rëndësishme dhe përcaktuese në hartimin e një IC. Kohëzgjatja e ekzaminimit është zakonisht 1-2 javë. Gjatë kësaj kohe, një analist i sistemeve duhet të ekzaminojë jo më shumë se 2-3 lloje aktivitetesh (të dhënat e personelit, kontabiliteti, transporti, marketingu, etj.).

Mbledhja e informacionit për ndërtimin modeli i plotë i biznesit të organizatës shpesh zbret në studimin e flukseve të informacionit të dokumentuar dhe funksioneve të departamenteve, dhe bëhet edhe nëpërmjet intervistave dhe pyetësorëve.

Në fillim të sondazhit, organizata zakonisht ofron një grup dokumentesh, të cilat zakonisht përfshijnë:

Informacion përmbledhës mbi aktivitetet e ndërmarrjes.

Informacion për veprimtarinë administrative, financiaro-ekonomike, prodhuese të ndërmarrjes.

Informacion rreth politikave të kontabilitetit dhe raportimit.

Rrjedha e rregullt e dokumenteve të ndërmarrjes.

Regjistri i informacionit në hyrje.

Regjistri i informacionit të brendshëm.

Regjistri i informacionit dalës.

Informacion në lidhje me infrastrukturën informative dhe kompjuterike të ndërmarrjes.

Informacion për personat përgjegjës.

Listat e pyetjeve për intervistim dhe pyetje hartohet për çdo njësi të anketuar dhe miratohet nga titullari i shoqërisë. Kjo bëhet me qëllim që:

parandalimi i aksesit në informacione konfidenciale;

forcimi i fokusit të anketës;

minimizimi i shpërqendrimit të punonjësve të ndërmarrjeve nga kryerja e detyrave të tyre zyrtare.

Lista e përgjithshme e pyetjeve(me detajet e tyre të mëvonshme) përfshin artikujt e mëposhtëm:

detyrat kryesore të departamenteve;

informacione të mbledhura dhe të regjistruara;

raportimi;

ndërveprim me departamentet e tjera.

Pyetësorë për menaxherët dhe specialistët mund të përmbajë pyetjet e mëposhtme:

Cilat duhet të jenë (nga këndvështrimi i departamentit tuaj) qëllimet e krijimit të një sistemi të integruar të menaxhimit të ndërmarrjes?

Struktura organizative e njësisë.

Detyrat e njësisë.

Sekuenca e veprimeve gjatë kryerjes së detyrave.

Me çfarë lloje të organizatave të jashtme (bankë, klient, furnizues, etj.) ndërvepron departamenti dhe çfarë informacioni shkëmben?

Çfarë lloj materiali referimi përdorni?

Sa kohë (në minuta) shpenzoni për kryerjen e operacioneve bazë? Cilat janë datat e "ngarkesës së pikut"? (frekuenca në muaj, tremujor, vit, etj.) Pajisjet teknike të departamentit (kompjuterë, rrjet, modem, etj.). Përdoren produkte softuerike për të automatizuar proceset e biznesit.

Çfarë raportesh dhe sa shpesh përgatiteni për menaxhim? Specialistët kryesorë të departamentit të cilët janë në gjendje t'i përgjigjen çdo pyetjeje në lidhje me proceset e biznesit të përdorura në departament.

Karakteristikat e objekteve të telekomandës.

Rrjedha e dokumenteve në vendin e punës.

Të dhënat e mbledhura në këtë mënyrë, si rregull, nuk mbulojnë të gjitha aspektet e rëndësishme të veprimtarisë organizative dhe kanë një shkallë të lartë subjektiviteti. Dhe gjëja më e rëndësishme është që anketa të tilla nuk zbulojnë faktorë të qëndrueshëm që lidhen me veçoritë specifike të organizatës, të cilat mund të ndikohen vetëm nga metodat e rregullimit funksional të sistemit organizativ.

Analiza e intervistave me drejtuesit e organizatave dhe ndërmarrjeve të anketuara tregon se idetë e tyre për strukturën e organizatës, qëllimet e përgjithshme dhe lokale të funksionimit, detyrat dhe funksionet e departamenteve, si dhe vartësinë e punonjësve ndonjëherë janë kontradiktore. Për më tepër, këto ide ndonjëherë ndryshojnë nga qëllimet dhe rregullat e deklaruara zyrtarisht ose kundërshtojnë aktivitetet aktuale.

Nëse struktura e flukseve të informacionit mund të identifikohet nga mostrat e dokumenteve dhe konfigurimet e rrjeteve kompjuterike dhe bazave të të dhënave, atëherë struktura e mikroproceseve reale të kryera nga personeli në kontaktet e informacionit (kryesisht të padokumentuara) mbetet e panjohur.

Përgjigjet për këto pyetje mund të jepen nga diagnostikimi strukturor dhe funksional i bazuar në metodat e fotografimit të vazhdueshëm (ose selektiv) të kohës së punës së personelit. Qëllimi i diagnostifikimit është të marrë njohuri të besueshme për organizatën dhe marrëdhëniet organizative të elementeve të saj funksionale.

Në këtë drejtim, detyrat më të rëndësishme të diagnostikimit funksional të strukturave organizative përfshijnë:

klasifikimi i lëndëve të funksionimit (kategoritë dhe grupe punëtorësh);

klasifikimi i elementeve të procesit të funksionimit (veprimet, procedurat);

klasifikimi i drejtimeve (problemet për t'u zgjidhur), qëllimet e funksionimit;

klasifikimi i elementeve të rrjedhës së informacionit;

kryerja e një studimi të aktiviteteve të personelit të organizatës;

studimi i shpërndarjes (në kohë dhe frekuencë) karakteristikat organizative: procedurat, kontaktet e personelit, fushat e veprimtarisë, elementët e fluksit të informacionit - individualisht dhe në kombinim me njëri-tjetrin sipas kategorive të punonjësve, llojet e procedurave dhe drejtimet e tyre (sipas rezultateve dhe logjikës së hulumtimit);

identifikimi i strukturës reale të marrëdhënieve funksionale, informative, hierarkike, të përkohshme, problematike ndërmjet menaxherëve, punonjësve dhe departamenteve;

ngritja e një strukture për shpërndarjen e kohës së punës për menaxherët dhe personelin në lidhje me funksionet, problemet dhe qëllimet e organizatës;

identifikimi i teknologjive kryesore për funksionimin e organizatës (proceset e informacionit, përfshirë ato të padokumentuara), përcaktimi i qëllimeve të tyre në krahasim me qëllimet e deklaruara të organizatës;

identifikimi i grupeve të punëtorëve homogjenë për sa i përket specifikës së aktiviteteve të tyre, orientimit të synuar dhe vartësisë reale, formimit të një modeli real të strukturës organizative dhe krahasimit të tij me atë të deklaruar;

përcaktimi i arsyeve të mospërputhjes midis strukturës së deklaruar dhe asaj reale të marrëdhënieve organizative.

Një “fotografi” e vazhdueshme e orarit të punës është vëzhgimi dhe regjistrimi i vazhdueshëm i karakteristikave të punëtorëve në procesin e funksionimit gjatë gjithë ditës së punës. Në këtë rast, parametrat e shfaqur futen në mënyrë sekuenciale në një fletë pune të përgatitur paraprakisht. Më poshtë është formulari i fletës së punës së analistit të sistemit:

Menjëherë pas përfundimit të procedurës së ekzaminimit, tabela plotësohet me karakteristika shtesë: dega teknologjike, funksioni i sistemit, lënda, aspekti, sfondi emocional, etj.

Disa nga treguesit, ata të shënuar me yll, plotësohen gjatë sondazhit, pjesa tjetër - pas. Përmbajtja e hyrjeve është si më poshtë:

numri (me radhë);

agjent (pozicioni i punonjësit që ekzaminohet);

koha gjatë së cilës është kryer procedura;

procedurë (emri i përmbajtjes së një grupi veprimesh elementare, të bashkuara nga e përbashkëta e problemit të caktuar që zgjidhet);

informacion (drejtimi i lëvizjes së informacionit ndërmjet agjentit dhe palës tjetër);

iniciativa (nismëtar i fillimit të kësaj procedure);

kundërpalë (pozicioni i një punonjësi që është në kontakt me subjektin);

qëndrimi (duke reflektuar vartësinë e agjentit dhe palës tjetër, formën e ndërveprimit në këtë procedurë);

problem (përshkrim verbal i problemit që zgjidhet).

Rezultati i anketës para projektit duhet të shfaqet " Raport mbi anketën e shprehur të ndërmarrjes ", struktura e së cilës jepet më poshtë.

Përshkrim i shkurtër skematik i proceseve të biznesit, për shembull:

menaxhimi i prokurimit dhe inventarit;

kontrolli i prodhimit;

menaxher Shitjesh;

menaxhimin e burimeve financiare.

Kërkesat bazë dhe prioritetet e automatizimit.

Vlerësimi i burimeve të nevojshme të klientit për të siguruar projektin.

Krijimi i një projekti për një ndërtesë të re, strukturë ose rindërtim të një objekti domosdoshmërisht paraprihet nga një sërë masash përgatitore që lejojnë marrjen parasysh të të gjitha tipareve dhe të dhënave fillestare të strukturës, parcelës së tokës dhe shërbimeve. Faza e fillimit të fazës së projektimit paraprak është një studim para-projektues, i cili lejon, në procesin e zhvillimit të mëtejshëm të projektimit dhe zgjidhjeve teknike, të përputhet plotësisht me kërkesat e SNiP-së dhe rregulloreve aktuale, të gjitha kushtet e Klientit dhe dëshirat e tij. Ngjarjet paraprake do të varen nga përbërjen e projekt-projektit, kushtet e përgatitjes së dokumentacionit projektues dhe teknik dhe kompleksiteti i punës.

Karakteristikat e procedurës dhe tiparet e saj

Inspektimi para projektit është një kompleks punimesh të specializuara për mbledhjen, përpunimin dhe analizën e sistemit të objekteve për qëllime të ndryshme. Mbi bazën e të dhënave të mbledhura, lind një justifikim gjithëpërfshirës i ndërtimit ose rindërtimit, fizibiliteti i tyre, vështirësitë dhe problemet e mundshme. Për të arritur rezultatin më të besueshëm dhe efektiv gjatë sondazhit, përdoren lloje të ndryshme të mjeteve dhe pajisjeve të teknologjisë së lartë.

Specialistët që performojnë punë kërkimore duhet të ketë arsim të specializuar, të ketë leje zyrtare nga agjencitë qeveritare dhe strukturat e sistemit SRO.

Pse kryhet një sondazh para projektit:

1. Të vlerësojë gjendjen reale të objektit përpara rindërtimit, zgjerimit, përfundimit ose modernizimit të tij.
2. Në rast të humbjes së projektimit dhe dokumentacionit teknik.
3. Kur bëni gabime në hartimin e një projekti.
4. Kur bëni rregullime gjatë procesit të ndërtimit, të cilat nuk u pasqyruan në vizatime dhe në punën aktuale.
5. Gjatë vlerësimit të fizikës dhe vjetërsisë së strukturave dhe rrjeteve inxhinierike.

Shpesh porositet sot dokumentacionin e para-projektimit në fazën e para-investimit me qëllim justifikimin e arsyetuar të investimeve financiare, fizibilitetin e tyre dhe zbatimin sistematik të projektit.

Fazat kryesore të punës:

• Faza përgatitore: studimi i dëshirave të Klientit, mbledhja e dokumentacionit të nevojshëm dhe të dhëna të tjera.
• Njohja me objektin, duke rënë dakord për kohën dhe koston e shërbimeve, zhvillimin e një programi ngjarjesh dhe hartimin e një detyre teknike (detyrë teknike të detajuar).
• Inspektim gjithëpërfshirës vizual dhe instrumental i objektit.
• Analiza e rezultateve të marra dhe kryerja e llogaritjeve të nevojshme.
• Hartimi i një mendimi për gjendjen e objektit.

Ku të porosisni një sondazh para projektit?

Kompania e larmishme "Rajoni" u ofron individëve, organizatave të ndërtimit dhe kontraktimit, kompanive investuese dhe zhvillimore një gamë të plotë shërbimesh për rilevimin paraprak të objekteve, kantiereve, ndërtimeve në zhvillim dhe sistemeve inxhinierike. Koha e punës paraprojektuese dhe kostoja e projektimit konceptual varet nga kompleksiteti strukturor i objektit, sasia e punës që duhet bërë dhe përbërja e tyre, vendndodhja e kantierit të ndërtimit dhe disponueshmëria e të dhënave të besueshme për gjendjen aktuale të dherave, linjave të shërbimeve dhe komunikimeve.

Ne po fillojmë një seri artikujsh kushtuar zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një ndërmarrje. Tema e artikullit të parë është një sondazh para projektit përpara zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS).

Le të supozojmë se menaxhimi i organizatës është i pjekur për zbatimin e EDMS. Ç'pritet më tej? Çfarë hapash duhet të ndërmarrë dhe duhet të ndërmarrë kompania?

Mënyra më e lehtë është të kontaktoni menjëherë organizatën që do të zbatojë sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve, me fjalë të tjera, të mbajë pozicionin "do t'i zgjidhim problemet ashtu siç vijnë". Megjithatë, metoda e thjeshtë nuk është gjithmonë më pak e kushtueshme. Para së gjithash, organizata e klientit duhet të vlerësojë shkallën e zbatimit të EDMS. Prandaj, para se të fillojë, duhet të analizoni gjendjen e punëve. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të studiohen proceset që do të automatizohen, me fjalë të tjera, të kryhet një studim para-projektues.

INSPEKTIMI I PARAPRAKEVE NGA ORGANIZIMI PERSPEKTIVË-PERSPEKTIV

Nga pozicioni i organizatës zbatuese, sondazhi para projektit është një fazë e parë e plotë në zbatimin e çdo sistemi i informacionit dhe përfshihet në marrëveshjen e shërbimit të zbatimit. Dhe EDMS nuk është përjashtim.

Në këtë rast, sondazhi i para-projektimit përfshin:

Diagnostifikimi i sistemit ekzistues në organizatë

pune zyre;

Analiza e përputhshmërisë së gjendjes aktuale të punës me dokumentet me rregulloret e brendshme të organizatës që rregullojnë mbështetjen e dokumentacionit;

Optimizimi i fluksit të dokumenteve dhe punës në zyrë;

Futja e ndryshimeve të duhura në rregulloret e brendshme;

Identifikimi i rreziqeve në zbatimin e EDMS;

Përcaktimi i kufijve të automatizimit, auditimi i infrastrukturës ekzistuese IT të organizatës, propozimi i një zgjidhjeje specifike IT për EDMS;

Vlerësimi i punës për integrimin e EDMS në infrastrukturën ekzistuese të IT.

Rezultati i anketës para projektit do të jetë dokumenti "Kërkesat funksionale", ose "Raporti i anketës", ose projekti " Termat e referencës“(Në varësi të kompleksitetit të projektit dhe kushteve të kontratës). Këto dokumente do të përmbajnë rezultatet e mëposhtme të sondazhit:

Përshkrimi i proceseve të studiuara të biznesit dhe flukseve të dokumenteve të organizatës për sa i përket punës në zyrë dhe mbështetjes së dokumentacionit;

Lista e dokumenteve dhe formularëve të raportimit të përdorura në organizatë për të sistemuar proceset e konsideruara;

Përshkrimi i roleve të përdoruesve;

Auditimi teknik i infrastrukturës ekzistuese të TI-së në organizatë;

Vlerësimi i gatishmërisë së organizatës për të zbatuar EDMS;

Propozime për optimizimin e proceseve të biznesit të konsideruara, duke marrë parasysh zbatimin e EDMS;

Plani i projektit (zhvillimi dhe rregullimi i EDMS, trajnimi i punonjësve, funksionimi pilot industrial i EDMS, funksionimi industrial i EDMS) me një vlerësim të kostove të nevojshme (njerëzore dhe financiare);

Specifikimet e nevojshme të pajisjeve;

Propozime për organizimin e trajnimeve të avancuara për punonjësit.

Ndonjëherë organizatat zbatuese ofrojnë të kryejnë një anketë para projektit pa pagesë. Kjo është bërë për të tërhequr organizatën si klient,

megjithatë, praktikohet rrallë.

Gjithashtu, disa organizata ekzekutuese ofrojnë një version demo të programit për punë falas (si rregull, për një muaj). Kjo ju lejon të mësoheni me programin, të vlerësoni të gjitha të mirat dhe të këqijat e tij dhe të mësoheni me ndërfaqen.

INSPEKTIMI PARAPRAK I PRAKTIKËS NGA PAMJA E ORGANIZIMIT-KLIENTI

Nga këndvështrimi i organizatës së klientit, një anketë para projektit është një auditim: një analizë e proceseve të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin në mënyrë që të kuptohet situata aktuale dhe të identifikohen momentet që janë më problematike nga pikëpamja e menaxhimi i rrjedhës së dokumenteve. Do të jetë plotësisht e vështirë për një organizatë klientësh të kryejë në mënyrë të pavarur një studim të tillë të plotë për disa arsye. Para së gjithash, për shkak të mungesës së përvojës dhe informacionit se si kryhet saktësisht një sondazh i tillë. Shtrohet një pyetje e arsyeshme: nëse është kaq e vështirë, atëherë pse të rishpikësh timonin? A nuk është më e lehtë të kontaktosh menjëherë organizatën zbatuese? Është e mundur, por më e thjeshtë nuk do të thotë më e lirë ...

Le të shqyrtojmë se çfarë i jep një organizate klienti një studim i proceseve të mbështetjes së dokumentacionit.

■ Formulimi i objektivave për zbatimin e EDMS.

■ Përcaktimi i detyrave dhe funksioneve që ERMS do të duhet të kryejë në të ardhmen (përcaktimi i kufijve të zbatimit). Shpesh, në vend të qëllimeve dhe objektivave të qarta, organizata e klientit fillon të listojë problemet që duhet të zgjidhen përmes zbatimit të EDMS. Por nuk janë e njëjta gjë. Prandaj, organizata duhet të kuptojë qartë se çfarë dëshiron të marrë në fund nga zbatimi i EDMS dhe të vendosë detyra specifike për organizatën zbatuese.

■ Vlerësimi i tablosë së jetës reale të organizatës (saj Struktura organizative, funksionet, ndërveprimi i departamenteve, etj.). Kjo mundësi jepet nga analiza e dokumenteve rregullatore të brendshme të organizatës për sa i përket mënyrës se si ato zbatohen në praktikë. Gjatë analizës së dispozitave njësitë strukturore, përshkrimet e punës, rregulloret e ndërveprimit, fakte interesante po sqarohen. Për shembull, mund të rezultojë se përshkrimet e punës së punonjësve të caktuar janë të vjetruara pa shpresë ose mungojnë fare. Dhe divizionet strukturore nuk i kryejnë funksionet e tyre ose, përkundrazi, nuk i përmbushin ato që janë të detyruara, etj.

■ Përshkrimi i proceseve ekzistuese të dokumentacionit... Edhe këtu mund të ketë shumë surpriza.

■ Aftësia për të optimizuar proceset e biznesit të anketuara dhe të përshkruara... Nëse është e nevojshme. Pas një analize të tillë, mund të jetë e nevojshme të përditësohen rregulloret e brendshme.

■ Gradë burimet e veta(njerëzore dhe teknike)... Para prezantimit të sistemit, është e nevojshme të kuptohet se sa pjesëmarrja në zbatimin e projektit do të kërkohet nga specialistët dhe sa të gatshëm janë ata. Nëse flasim për specialistë ekzekutues, atëherë mjafton që ata të japin udhëzime. Por me drejtuesit, situata është shumë më e ndërlikuar. Pjesëmarrja e stafit drejtues në zbatimin e EDMS duhet të diskutohet edhe përpara fillimit të procesit. Gjithashtu, nuk do të jetë e tepërt të analizoni infrastrukturën tuaj të TI-së për të zbuluar nëse ka mjaft kompjuterë, nëse janë të vjetëruar. software etj.

■ Identifikimi i rreziqeve dhe mënyrat për tejkalimin e tyre gjatë prezantimit të EDMS... Identifikimi i rreziqeve përpara zbatimit të sistemit do të ndihmojë në minimizimin e tyre. Cilat janë këto rreziqe? Çdo gjë:

Rreziku i mungesës ose i parelevancës së dokumenteve të nevojshme rregullatore;

Rreziku i pamjaftueshmërisë pajisje teknologjike organizatat;

Rreziku i pasaktë vlerësim financiar zbatimin dhe mbështetjen e EDMS, etj.

SI TË KRYERNI VETË NJË INSPEKTIM PARAPRAKIMOR

■ Faza 1: Emëroni një menaxher projekti... Menaxheri i projektit duhet të kuptojë çështjet e rrjedhës së punës dhe të ketë njohuri të mira të infrastrukturës së IT të organizatës. Jo çdo organizatë ka një specialist që plotëson këto kërkesa, prandaj, më shpesh dy punonjës janë në krye të projektit - kreu i zyrës dhe drejtori i IT.

■ Faza 2: analizoni kuadri rregullator ... Në këtë fazë, është e nevojshme të studiohet lokali rregulloret organizatat për sa i përket mbështetjes së dokumentacionit. Nuk ka të bëjë vetëm me udhëzimet e dokumenteve. Gjithashtu do t'ju duhet të studioni rregulloret e brendshme për sa i përket menaxhimit të kontratave, qarkullimit të dokumenteve të kontabilitetit, etj.

■ Faza 3: kryerja e intervistave... Për të kryer një intervistë, është e nevojshme të përcaktohet rrethi i të anketuarve. Studimi i dokumenteve rregullatore lokale do të ndihmojë në këtë. Lista e të anketuarve mund të përfshijë, për shembull, drejtues të divizioneve strukturore, zëvendësit e tyre dhe përdoruesit kryesorë të mundshëm të EDMS (specialistët përgjegjës

për krijimin, miratimin e dokumenteve, etj.). Për intervistën duhet të përgatitet një listë pyetjesh (shih shembullin).

Lista e pyetjeve të pyetësorit për drejtuesin e zyrës dhe përgjigjet e përafërta për to

1 . Përshkruani funksionet e kryera nga njësia juaj strukturore.

Organizimi i punës për regjistrimin, kontabilitetin, ruajtjen dhe transferimin në njësitë strukturore përkatëse të dokumenteve të punës aktuale të zyrës, përfshirë urdhrat dhe urdhrat e menaxhmentit, si dhe punën për formimin e çështjeve dhe depozitimin e tyre.

Sigurimi i përpunimit në kohë të korrespondencës hyrëse dhe dalëse, dërgimi i saj në destinacion.

Kontroll mbi afatet e ekzekutimit të dokumenteve dhe ekzekutimin korrekt të tyre.

Zhvillimi dhe zbatimi i udhëzimeve për kryerjen e punës në zyrë.

Menaxhimi metodik i organizimit të punës në zyrë në departamente.

Kontroll mbi formimin e saktë, ruajtjen dhe dërgimin në kohë të lëndëve në arkiv.

Sigurimi i rrjedhës së dokumenteve të jashtme dhe të brendshme.

Pjesëmarrja në përgatitjen e takimeve të thirrura nga menaxhmenti dhe organizimi i mirëmbajtjes së tyre.

Sigurimi i regjimit të vendosur të aksesit në dokumentacion.

Zbatimi i metodave dhe mjeteve të reja për të punuar me dokumente.

2 . Përshkruani strukturën dhe përbërjen sasiore të njësisë.

Sekretariati - 4;

ekspeditë - 1;

dhoma e pritjes - 2;

arkiv - 2.

3. Çfarë funksionesh kryeni drejtpërdrejt?

Menaxhimi i zyrës.

4. Sa është vëllimi aktual i fluksit të punës në departament (numri i dokumenteve në ditë, madhësia e tyre në faqe ose MB). Çfarë mendoni, çfarë vëllimi të dokumenteve do të jetë vitin e ardhshëm (rritje apo ulje)?

Dokumentet hyrëse - 14.000 artikuj;

dokumente dalëse - 13.500 artikuj;

dokumente të brendshme - 4 njësi.

Me shumë mundësi, vëllimi i rrjedhës së punës nuk do të ndryshojë vitin e ardhshëm.

5. A përdorni tani një sistem(s) informacioni në departamentin tuaj për të automatizuar detyrat aktuale? Nëse po, cili? Çfarë funksionesh kryhen në të?

6. Listoni dokumentet rregullatore aktuale që rregullojnë mbështetjen dokumentare të organizatës, divizionit (udhëzimet për punën në zyrë, përshkrimet e punës, rregulloret e punës, etj.). Cilat prej tyre përdorni në punën tuaj dhe cilat i konsideroni të parëndësishme?

Standardi i organizimit:

Dokumentet administrative. Urdhra dhe udhëzime. Procedura për zhvillimin, miratimin, nënshkrimin, regjistrimin dhe anulimin.

Dokumentet hyrëse. Procedura e pranimit, shqyrtimit, transferimit për ekzekutim dhe ruajtjes operacionale.

Dokumentet dalëse. Procedura për përgatitjen, miratimin, nënshkrimin, regjistrimin dhe dërgimin.

Nomenklatura e rasteve. Ruajtja, përdorimi dhe shkatërrimi i dokumenteve të organizatës.

7. A është i rregulluar ndërveprimi me divizionet e tjera të shoqërisë?

Ndërveprimi me të gjitha divizionet strukturore, me përjashtim të departamentit administrativ dhe ekonomik (AXO), rregullohet nga dokumentet rregullatore të brendshme të kompanisë. Ndërveprimi me AXO nuk është i rregulluar (aplikime për një korrier, aplikacione për dërgimin e korrespondencës me postë të shpejtë, etj.).

8. Çfarë funksionesh, sipas jush, duhet të kryejë EDMS?

Menaxhimi i dokumenteve në në format elektronik... Krijimi dhe ruajtja e dokumenteve të ndryshme në formë elektronike (në MS Word, MS Excel, MS Visio); kërkimi i dokumenteve; ruajtja e versioneve të dokumenteve; strukturimi i dokumenteve sipas dosjeve; caktimi i të drejtave të aksesit në dokumente; historia e punës me dokumente.

Menaxhimi i proceseve të mbështetjes së dokumentacionit. Mbështetja e proceseve të miratimit dhe përpunimit të dokumenteve në të gjitha fazat; nxjerrjen e urdhrave dhe kontrollin e ekzekutimit të tyre.

Regjistrimi i dokumenteve në letër; ruajtja e nomenklaturës së lëndëve; kontrolli i vendndodhjes së dokumenteve në letër.

Menaxhimi i kontratës. Organizimi i procesit të negocimit dhe regjistrimit të kontratave.

Menaxhimi i takimit. Organizimi i përgatitjes dhe mbajtjes së takimeve (koordinimi i vendit dhe kohës, përbërja e pjesëmarrësve, agjenda); formimi dhe shpërndarja e protokollit; kontrollin mbi ekzekutimin e vendimeve të marra në mbledhje.

9. Rendisni çfarë lloj pune bëni me dokumente të të gjitha llojeve.

Dokumentet hyrëse (dokumentet e marra nga organizata):

. pritje dhe përpunim;

. shqyrtim nga kreu (rezolucion);

. regjistrimi;

. ekzekutimi;

. kontrolli i ekzekutimit;

. ruajtja dhe përdorimi aktual;

. transferimi në ruajtje arkivore.

Dokumentet dalëse (dokumentet e krijuara në organizatë dhe dërguar filialeve dhe kompanive të varura të organizatës, organizatave të palëve të treta ose individëve):

. hartimi i një projekti;

. miratimi i draft dokumentit;

.

. nënshkrimi;

. miratimi (nëse është e nevojshme);

. regjistrimi i korrespondencës;

. dërgimi i dokumentit tek adresuesi;

. depozitimi i një kopjeje të dytë në këtë rast.

Dokumentet e brendshme (urdhri, porosia, memo, letër shpjeguese, shënim shpjegues, aplikim):

. hartimi i një draft dokumenti;

. miratimi i projektit;

. kontrollimi i korrektësisë së dizajnit;

. nënshkrimi;

. regjistrimi;

. transferimi i dokumentit te interpretuesit;

. ekzekutimi i dokumentit;

. kontroll mbi ekzekutimin e dokumentit;

. depozitimi i dokumentit të ekzekutuar në çështje.

10. Përshkruani procedurën e përcjelljes së përpunimit dhe regjistrimit të dokumenteve hyrëse.

E gjithë korrespondenca e ardhur pranohet dhe regjistrohet në zyrë.

Korrespondenca e shënuar "personalisht" i dorëzohet personalisht adresuesit ose përfaqësuesit të tij të autorizuar. Korrespondenca e shënuar "konfidenciale" përpunohet nga personi përgjegjës për ruajtjen e të dhënave konfidenciale.

Zarfet nga korrespondenca e pranuar ruhen dhe i bashkëngjiten dokumenteve në rastet kur vula kalendarike në zarf duhet të shërbejë si konfirmim i kohës së dërgimit ose marrjes së këtij dokumenti, ose nëse adresa e dërguesit shënohet vetëm në zarf. Sigurohuni që të mbani zarfe me letrat e kërkesës, si dhe me apelet e qytetarëve.

Procedura për regjistrimin e dokumenteve hyrëse

Të gjitha dokumentet drejtuar menaxhmentit të organizatës i nënshtrohen regjistrimit (përveç dokumenteve të përfshira në listën e përafërt të dokumenteve të paregjistruara).

Dokumentet e marra vulosen me një vulë regjistrimi, e cila tregon datën e marrjes, numrin rendor në hyrje. Nëse dokumenti ka një bashkëngjitje, atëherë bëhet një shenjë për këtë pranë numrit në hyrje. Vula vendoset në anën e përparme të fletës së parë të dokumentit në këndin e poshtëm djathtas.

Numrat serialë regjistrohen në regjistrin e regjistrimit të numrave serialë.

Dokumentet që nuk janë objekt regjistrimi vulosen dhe shënohet vetëm data e marrjes së dokumentit.

Gjatë regjistrimit duhet respektuar parimi i hyrjes një herë: çdo dokument regjistrohet në zyrë vetëm një herë.

11. Përshkruani procedurën për menaxhimin e dokumenteve hyrëse dhe nxjerrjen e vendimeve.

Dokumentet që kërkojnë shqyrtim nga drejtuesi i transferohen atij pas regjistrimit.

Nëse është e nevojshme, sekretari përzgjedh materiale shtesë (kontrata, letra, akte etj.) dhe ia dorëzon kryesuesit së bashku me dokumentet e marra.

Vendimi i titullarit të dokumentit pasqyrohet në rezolutë.

Rezoluta specifikon ekzekutuesin, përcakton se çfarë dhe deri në cilën datë duhet ta bëjë atë, pastaj vendoset data dhe nënshkrimi i menaxherit.

Pasi ka marrë dokumentet nga drejtuesi, sekretari fut informacionin nga rezoluta në regjistrin e korrespondencës hyrëse.

Pas kësaj, dokumenti i transferohet kontraktorit të specifikuar në rezolutë.

Dokumentet që ekzekutohen nga disa departamente u transferohen atyre një nga një ose njëkohësisht në kopje (duke përdorur fotokopje).

12. Përshkruani procedurën e paraqitjes së dokumenteve për kontroll.

Pas shqyrtimit dhe vendosjes nga kreu i rezolutës (rezoluta përfshin emrin e ekzekutuesit, përmbajtjen e urdhrit, afatin e ekzekutimit, nënshkrimin dhe datën), e cila mund të jetë baza për marrjen e dokumentit për kontroll, dokumentin. i transferohet interpretuesit kundrejt marrjes në regjistrin e dokumenteve hyrëse me datën e marrjes nga interpretuesi.

Nëse disa interpretues tregohen në rezolutë, atëherë kopjet shtesë të dokumentit hiqen.

Origjinali i dokumentit i dërgohet së pari interpretuesit të treguar në rezolutë.

Kur dërgoni një dokument tek disa interpretues, përgjegjësia për përgatitjen e materialit është e bartur nga interpretuesi i treguar në rezolutë i pari (përgjegjësi i ekzekutimit). Pjesa tjetër e interpretuesve (bashkë interpretuesit) janë të detyruar t'i dorëzojnë materialet e nevojshme interpretuesit përgjegjës brenda afatit kohor të rënë dakord me të.

Raporti i performancës duhet të miratohet nga të gjithë interpretuesit e listuar në rezolutë.

13. Përshkruani procesin e kontrollit të ekzekutimit të dokumenteve, procedurën e regjistrimit të dokumenteve të marra për ekzekutim, procedurën e heqjes së dokumenteve nga kontrolli.

a) Ekzekutimi i cilit dokumente (urdhra) i nënshtrohet kontrollit të detyrueshëm?

. Dokumentet administrative (urdhra, udhëzime);

. dokumente (procesverbale, letra, shkresa, plane, etj.) që përmbajnë udhëzime specifike për punë

me to dhe kushtet e ekzekutimit; kërkon përgatitjen e një përgjigjeje, mbajtjen e ngjarjeve, një raporti, etj .;

. udhëzimet e përfshira në rezolutat e lëshuara (përfshirë në formë elektronike) për dokumentet e shqyrtuara (letrat, etj.);

. të veçanta, të palidhura me asnjë dokument, udhëzime të titullarit, të dokumentuara (përfshirë në formë elektronike).

b) Në cilat raste dokumentet (urdhrat) konsiderohen të ekzekutuara?

. Dokumentet përfundimtare të përgatitura mbi to nuk kthehen për rishikim dhe për to është marrë një vendim përkatës;

. Koordinimi i përfunduar dhe nënshkrimi i draft dokumenteve të përgatitura në zbatim të udhëzimeve.

. letrat dalëse të përgatitura në përputhje me një dokument (urdhri) regjistrohen dhe dërgohen;

. dokumentet e kontratës janë të regjistruara;

. menaxheri, detyrat e të cilit përfshijnë monitorimin e ekzekutimit të urdhrave (kontrollues), konfirmon përmbushjen e tyre në bazë të pyetjeve të ngritura në to.

c) Cilat janë të drejtat e përmbaruesit përgjegjës dhe bashkëekzekutuesit?

. Jepni udhëzime vartësve tuaj të afërt dhe kontrolloni ekzekutimin e udhëzimeve prej tyre;

. të kërkojë nga punonjësit informacionin e nevojshëm për ekzekutimin e dokumentit (urdhrit);

. përcaktoni procedurën për ekzekutimin e dokumentit (urdhrit) (përfshirë procedurën për përgatitjen dhe marrëveshjen për materialet për ekzekutimin e urdhrit, kohën dhe formën e pjesëmarrjes së bashkëekzekutuesve në punën për ekzekutimin e urdhrit);

. koordinon punën e bashkëekzekutuesve;

. të thërrasë bashkëekzekutuesit për të zhvilluar një diskutim kolegjial ​​dhe për të zgjidhur çështjet që lidhen me ekzekutimin e dokumentit (urdhrit);

. të marrë një vendim të arsyetuar për përfshirjen ose refuzimin e përfshirjes në draft dokumentin përfundimtar të propozimeve dhe komenteve të paraqitura nga bashkëekzekutuesit;

. përgatit propozime për zgjatjen e afatit për ekzekutimin e dokumenteve (urdhrave) duke treguar arsyet objektive të zgjatjes dhe datën e planifikuar të ekzekutimit.

d) Për çfarë është përgjegjës kontraktori?

. Cilësia e përgatitjes (plotësia dhe besueshmëria e informacionit të përdorur në përgatitjen e dokumentit përfundimtar), korrektësia e dokumenteve të përgatitura në zbatim të dokumentit (urdhrit);

. plotësia dhe korrektësia e pasqyrimit të komenteve dhe propozimeve të bashkëekzekutuesve dhe personave (organizatave) koordinuese në botim i ri dokument (urdhër);

. respektimi i afateve të përcaktuara për ekzekutimin e dokumentit (urdhrit);

. sigurinë e dokumentit origjinal (nëse dokumenti origjinal i transferohet atij).

e) Cilat janë afatet për ekzekutimin e dokumenteve (urdhrave)?

Dokumenti ose urdhri (rezoluta), si rregull, përcakton afatin (datën kalendarike) për ekzekutimin e tij.

Nëse në tekstin e rezolutës, në vend të një date ose një periudhe kohore, ekziston një përkufizim i një termi në shprehje verbale, urdhri duhet të ekzekutohet brenda kornizës kohore të përshtatshme:

. "Shumë urgjent", "menjëherë" - brenda një dite pune;

. "Urgjentisht" - brenda tre ditëve të punës;

. "Menjëherë" - brenda 10 ditëve të punës.

Nëse afati për ekzekutimin e urdhrit nuk është i specifikuar, urdhri duhet të ekzekutohet brenda një periudhe jo më të madhe se 30 ditë kalendarike ose në përputhje me periudhën kohore të përcaktuar në dokumentin me të cilin lidhet urdhri (rezoluta).

f) Cilat janë të drejtat e kontrollorit?

. Kërkoni informacion mbi ecurinë e ekzekutimit të dokumentit (urdhrit);

. dokumentet e kthimit të hartuara në kundërshtim me kërkesat e rregulloreve lokale të organizatës për rishikim;

. hiqni dokumentet (urdhrat) nga kontrolli.

14. Përshkruani procedurën për regjistrimin dhe përcjelljen e përpunimit të dokumenteve dalëse.

Dokumentet e nënshkruara nga menaxhmenti në të njëjtën ditë duhet t'i dorëzohen zyrës për regjistrim dhe dërgim.

Para regjistrimit të një dokumenti të marrë për dërgesë, kontrollohet korrektësia e ekzekutimit të tij:

. prania e elementeve të formularit, nënshkrimit, datës, vizave të kërkuara dhe informacionit për kontraktorin;

. prania e titullit të tekstit, numri dhe data e dokumentit të cilit i është dhënë përgjigjja;

. korrektësia e adresës së marrësit;

. prania e bashkëngjitjeve të specifikuara në dokument, si dhe materialet mbi bazën e të cilave është përgatitur dokumenti dalës (nëse kjo është një përgjigje ndaj një letre hyrëse);

. disponueshmëria e një vule në rastet kur kërkohet.

Dokumentet e ekzekutuara gabimisht u kthehen interpretuesve.

Nëse dokumenti dërgohet në disa adresa, kontraktori dorëzon aq kopje të letrës së nënshkruar sa duhet për t'u dërguar të gjithë adresuesve dhe një kopje të kopjes.

Pas kontrollit të dizajnit, dokumenti regjistrohet në ditar dhe një numër dalës vendoset në të gjitha kopjet e dokumentit në rregull.

Numri në dalje përbëhet nga indeksi i njësisë strukturore që përgatiti përgjigjen, numri i lëndës sipas nomenklaturës së lëndëve dhe numri serial.

Në kopjen e dokumentit dalës, në këndin e sipërm të majtë vendoset një vulë regjistrimi vërtetuese.

Korrespondenca dorëzohet për dërgim në zyrën postare ose dorëzohet me korrierë.

Kopjet e vërtetuara të dokumenteve të dërguara në të njëjtën ditë transferohen në departamentet përkatëse te ekzekutorët për depozitim në çështje.

15. Përshkruani procedurën për zhvillimin e një urdhri (udhëzimi).

Përpara paraqitjes për nënshkrim, projekt-urdhri (dekretimi) miratohet nga zëvendësdrejtorët e përgjithshëm për fushat e veprimtarisë, drejtuesi i departamentit juridik dhe drejtuesit e sektorëve të tjerë strukturorë të interesuar.

Kur miratojnë një projekt-dokument, avokatët kontrollojnë përputhshmërinë e tij me legjislacionin aktual, si dhe korrektësinë e referencave në dokumentet rregullatore.

Vizat vendosen në anën e pasme të fletës së fundit të porosisë origjinale.

Komentet për draft-urdhrin shprehen në anën e pasme të fletës së fundit ose në një fletë të veçantë, për të cilën bëhet shënimi përkatës në draft.

Nëse ekzekutuesi bën ndryshime dhe shtesa, projekt-urdhri duhet të koordinohet me të gjithë ata që kanë nënshkruar dokumentin më herët.

Urdhrat e nënshkruara nga menaxhmenti në ditën e nënshkrimit transferohen në zyrë për regjistrim në një ditar të veçantë dhe përsëritje.

Urdhrat lëshohen në një numër rreptësisht të kufizuar kopjesh dhe u dërgohen vetëm atyre divizioneve strukturore që kanë nevojë për to.

Përgjegjësia për përcaktimin e qarkullimit dhe korrektësisë së shpërndarjes së dokumentit u takon drejtuesve të divizioneve strukturore që përgatitën urdhrin.

Projekturdhrat për personelin përgatiten nga departamenti i personelit.

Në urdhrat për personelin, vizat e miratimit regjistrohen në anën e përparme të dokumentit, poshtë kushtit "Nënshkrimi".

Urdhrat për personelin regjistrohen, formohen në raste veçmas nga urdhrat e tjerë dhe kanë numërim të pavarur: indeksi "k" i shtohet numrit të regjistrimit.

Origjinalet e urdhrave për veprimtarinë kryesore ruhen në zyrë, dhe urdhrat për personelin - në departamentin e personelit të departamentit të personelit.

Birësimi vendimet e menaxhmentit dhe vetë vendimet dokumentohen nga procesverbali i takimeve të prodhimit me menaxhmentin.

16. Si është e nevojshme, sipas jush, ndryshimi i procedurës së punës me dokumente?

Organizata nuk ka një dokument lokal që rregullon procesin e ekzekutimit dhe kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve (urdhrave). Procesi nuk përfshin zyrën, por kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve (urdhrave) është një nga funksionet e tij.

17. Cilat forma të kontabilitetit dhe regjistrimit të dokumenteve përdoren në organizatë?

18. Cila është procedura e përgatitjes së dosjeve për transferimin e tyre në ruajtje arkivore?

Përpara transferimit të lëndëve në arkiv, bëhet një ekzaminim i vlerës shkencore dhe praktike të dokumenteve.

Ekzaminimi i vlerës së dokumenteve kryhet nga një komision i përhershëm ekspertësh i organizatës (KE).

Përbërja e KE miratohet me urdhër të Drejtorit të Përgjithshëm.

Në punën e tij, KE udhëhiqet nga Ligji Federal i 22 tetorit 2004 Nr. 125-FZ "Për arkivimin në Federata Ruse", Rregullat themelore për arkivat e organizatave (miratuar me vendim të Kolegjiumit të Rosarkhiv, datë 06.02.2002), dokumente rregullatore dhe metodologjike të Rosarkhiv.

KE-ja e organizatës kryen funksionet e mëposhtme:

. shqyrton draftet e nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore të organizatës;

. organizon përzgjedhjen vjetore të dokumenteve për ruajtje dhe asgjësim;

. merr parasysh inventarët për rastet e magazinimit të përhershëm, rastet e personelit dhe magazinimin afatgjatë (mbi 10 vjet);

. shqyrton dhe miraton aktet për ndarjen për asgjësimin e lëndëve që nuk janë objekt i ruajtjes së mëtejshme;

. shqyrton propozimet për ndryshimin e periudhave të ruajtjes për kategori të caktuara të dokumenteve të përcaktuara nga listat aktuale të materialeve dokumentare me periudha të ruajtjes dhe merr vendime për paraqitjen e këtyre propozimeve për shqyrtim nga institucioni arkivor;

. merr pjesë në përgatitjen dhe shqyrtimin e draft listave të dokumenteve, nomenklaturës standarde dhe të përafërt të çështjeve dhe të tjera mjete mësimore mbi punën në zyrë dhe punën e arkivit të organizatës.

Anëtarët e KE-së, me pjesëmarrjen e specialistëve të tjerë, kontrollojnë se sa saktë është bërë përzgjedhja e dokumenteve për ruajtje dhe asgjësim duke parë inventarët, aktet dhe dokumentet. Përzgjedhja e drejtpërdrejtë e dokumenteve kryhet nga punonjësit e njësive strukturore përgjegjëse për mbajtjen e të dhënave dhe punonjësit e arkivit.

Përzgjedhja e dokumenteve dhe rasteve për asgjësim zyrtarizohet me akt. Aktet shqyrtohen nga KE, nënshkruhen nga kryetari, anëtarët e tij dhe miratohen nga drejtuesit e organizatës.

Transferimi i lëndëve në arkivin qendror të organizatës.

Dosjet e ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë (mbi 10 vjet) transferohen në arkivin e organizatës jo më herët se një vit pas përfundimit të tyre në punën aktuale të zyrës. Transferimi në arkivin e lëndëve me një periudhë ruajtjeje të përkohshme (deri në 10 vjet) kryhet sipas gjykimit të menaxhmentit dhe duke marrë parasysh shkallën e ngarkesës së arkivit.

Arkivi pranon dokumente për ruajtje sipas listave të dorëzimit veçmas për periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në dy kopje.

Nëse rastet individuale janë të nevojshme për ndonjë njësi strukturore për punë aktuale, arkivi harton lëshimin e këtyre lëndëve tek ai për përdorim të përkohshëm.

Punonjësi i arkivit firmos për pranimin e çështjeve në të gjitha kopjet e listave të dorëzimit, duke treguar datën e pranimit dhe numrin e çështjeve të pranuara.

Një kopje e inventarit i kthehet dërguesit, pjesa tjetër mbetet në arkivin e organizatës.

Lëshimi i rasteve për përdorim të përkohshëm për punonjësit e njësive strukturore të organizatës kryhet në bazë të një kërkese të veçantë.

Lëshimi i çështjeve hartohet me një faturë të një punonjësi të organizatës dhe një regjistrim përkatës në librin e kontabilitetit për nxjerrjen e çështjeve nga arkivi.

Çështjet lëshohen për një periudhë jo më të gjatë se një muaj. Punonjësit e njësive strukturore janë përgjegjës për kthimin në kohë të dokumenteve të lëshuara nga arkivi për përdorim të përkohshëm.

Gjatë vitit klerik plotësohet një kartë zëvendësuese për dosjen e lëshuar në rast nevoje zyrtare. Tregon njësinë strukturore, numrin e lëndës, datën e lëshimit të saj, kujt i është lëshuar lënda, datën e kthimit të saj, si dhe jepen kolonat për faturat për marrjen dhe pranimin e çështjes.

19. Jepni formën e nomenklaturës së punëve të departamentit dhe përshkruani organizimin e ruajtjes së dokumenteve në departament.

Në ndarjet strukturore të organizatës, nomenklaturat e rasteve zhvillohen çdo vit në formën e përcaktuar.

Ato përpilohen nga personi përgjegjës për punën në zyrë, me përfshirjen e specialistëve.

Në bazë të nomenklaturës së rasteve të ndarjeve strukturore, zyra harton një nomenklaturë të konsoliduar të punëve të organizatës.

Nomenklatura e rasteve të një njësie strukturore përfshin të gjitha rastet dhe dokumentet e krijuara në veprimtaritë e njësisë, si dhe të gjitha kartat e referencës, ditarët dhe formularët e tjerë të kontabilitetit.

Të gjitha rastet duhet të kenë një indeks, i cili përbëhet nga një emërtim dixhital konvencional i një njësie strukturore dhe një numër serial i kasës sipas nomenklaturës.

Nomenklatura përmban emrat (titujt) e rasteve.

Gjatë hartimit të titullit të çështjes, përveç emrit të temës (subjektit, çështjes), tregohet edhe lloji i çështjes së nisur (materialet, korrespondenca, etj.), si dhe datat e ngjarjeve, të dhënat për korrespondentëve, bëhet një shënim nëse dokumenti është origjinal apo kopje, etj etj.

Periudhat e ruajtjes së rasteve dhe numrat e artikujve tregohen në përputhje me Listën e dokumenteve standarde arkivore administrative të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, autoriteteve lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes (miratuar me urdhër të Ministrisë së Kulturës Rusia datë 25.08.2010 Nr 558).

Periudhat e ruajtjes për rastet e papërcaktuara në Listë përcaktohen nga specialistët e sektorëve strukturorë së bashku me arkivin qendror.

Çështjet që janë formuar në vitin e zyrës dhe nuk janë përfshirë në nomenklaturën e lëndëve, i shtohen shtesë seksionit përkatës.

Nomenklatura e lëndëve rishikohet çdo vit: përcaktohen titujt e lëndëve dhe periudhat e mbajtjes, futen çështjet e reja të iniciuara gjatë vitit.

Rrotullimi (puna e papërfunduar) e njësisë strukturore kalohet në nomenklaturën e lëndëve për vitin e ardhshëm, duke ruajtur indeksin origjinal të mbajtjes së evidencës.

Në fund të vitit, në fund të nomenklaturës së lëndëve, bëhet një procesverbal përmbledhës për kategoritë dhe numrin e çështjeve të hapura, veçmas të përhershme, afatgjatë (mbi 10 vjet) dhe të përkohshme (deri në 10 vjet përfshirë). periudhat e ruajtjes. Regjistrimi përfundimtar vërtetohet dhe ky informacion transferohet në arkiv.

Lëndët në punën aktuale të zyrës formohen në përputhje me nomenklaturën e lëndëve.

Të gjitha dokumentet grupohen në raste dhe ruhen përpara se të transferohen në arkiv në njësitë strukturore të organizatës.

Në këtë rast depozitohen vetëm dokumentet e ekzekutuara. Kontraktori shlyen dokumentet e ekzekutuara “Në rastin nr. ____”, duke vërtetuar se çështja e ngritur në shkresë është zgjidhur.

Kopjet e dokumenteve të depozituara në rast janë të vërtetuara.

Dokumentet e ekzekutuara depozitohen në lëndë sipas radhës së zgjidhjes së çështjeve në kronologji, alfabet, indeksim (numërim), dhe dokumenti i përgjigjes duhet të ndjekë dokumentin e kërkesës.

Dokumentet e një viti klerik grupohen në raste, me përjashtim të rasteve të transferueshme që kanë një periudhë të gjatë, më shumë se një vit, formimi (p.sh. planet afatgjata, dosjet personale, etj.).

Çdo kuti duhet të përmbajë jo më shumë se 250 fletë (trashësia e kasës 30-40 mm). Me një vëllim të madh dokumentesh, kryhet ose ndarja kronologjike e kompleksit në raste të pavarura, ose ndarja e çështjes në nënpyetje.

Tërheqja e dokumenteve nga dosjet e punës aktuale të zyrës kryhet me lejen e drejtuesve të njësisë strukturore. Dokumentet nga dosjet lëshohen kundrejt një faturë në një kartë zëvendësuese, e cila mbahet nga punonjësi i zyrës.

Personat përgjegjës për kryerjen e punës në zyrë sigurojnë kontabilitetin dhe ruajtjen e dokumenteve. Ndalohet tërheqja e dokumenteve nga dosjet e ruajtjes së përhershme pas përfundimit të punës së tyre në zyrë.

20. A ka nevojë për të formuar një histori të punës me dokumente, për të ndjekur progresin dhe procesin e miratimit?

21. A hasni shpesh mungesë të burimeve të rrjetit (disk të përbashkët, printera)?

Po. Rrëzimet ndodhin çdo muaj.

22. A do të thoshit se kompjuteri juaj është i ngadalshëm dhe në hard diskun tuaj shpesh i mungon hapësira?

23. A përjetoni shpesh dështime gjatë punës me e-mail?

Shume ralle.

Për të thjeshtuar përpunimin e rezultateve të intervistave, ato mund të paraqiten si më poshtë:

■ Faza 4: kryeni një sondazh... Sondazhi kryhet për të marrë informacion më të detajuar në lidhje me rrjedhën e dokumenteve të organizatës. Për më tepër, një pyetësor konfidencial do t'ju lejojë të zbuloni qëndrimin e vërtetë të punonjësve ndaj projektit për zbatimin e EDMS. Një listë mostër e pyetjeve në pyetësor mund të duket si kjo:

Qëndrimi juaj ndaj zbatimit të EDMS (pozitiv, negativ, ambivalent, etj.).

Cilat arsye, sipas jush, mund të pengojnë zbatimin e EDMS (afate shumë të ngushta të projektit, mosgatishmëria e punonjësve për të punuar në EDMS, kualifikime të pamjaftueshme të punonjësve, etj.)?

Çfarë prisni nga zbatimi i EDMS (ulja e kostos, shkurtimi i kohës së nevojshme për miratimin e dokumenteve, rritja e nivelit të kontrollit mbi ekzekutimin e urdhrave)?

Cili është, sipas jush, niveli i sigurimit të sigurisë së dokumenteve në organizatë (i lartë, i mesëm, i ulët)?

Sa kohë shpenzoni duke kërkuar dokumentin e kërkuar?

Cila është, sipas jush, shpejtësia e kërkimit të informacionit të nevojshëm në organizatë (e lartë, e kënaqshme, e ulët)?

Sa kohë harxhohet për miratimin e dokumentit? (Sqaroni për çdo lloj dokumenti të rënë dakord.)

Rezultatet e sondazhit mund të paraqiten në një tabelë Excel (Tabela 2), dhe më pas, bazuar në këto të dhëna, të ndërtohen diagrame për qartësi.

KOSTOT E ZBATIMIT DHE PRONËSIA E EDMS

Shumë organizata, duke u fokusuar në koston e zbatimit të EDMS, anashkalojnë koston totale të pronësisë së EDMS.

Një nga kriteret për zgjedhjen e një EDMS duhet të jetë kostoja e pronësisë. Organizatat e mundshme ekzekutuese mund të ofrojnë të dhënat e nevojshme (të paktën, llogaritjen e zbatimit dhe mirëmbajtjes) sipas kërkesës. Kostoja e pronësisë përbëhet nga shpenzimet kapitale dhe operative.

Kostoja e vlerësuar kapitale e zbatimit (CAPEX) mund të duket kështu:

Pajisjet (nëse kërkohet, për shembull, një server më i fuqishëm, blerje shtesë e një PC): 300,000 rubla;

Licencat për softuerin që po vendoset (licencat e serverit dhe klientit): 400,000 rubla;

Puna (kostot e punës së konsulentëve): 1,500,000 rubla.

Gjithsej: 2,200,000 rubla.

Sa i përket kostove operative (OPEX), ato mund të jenë si më poshtë:

Trajnimi i përdoruesve të rinj për të punuar me sistemin: 100,000 rubla;

Mirëmbajtja e sistemit të informacionit (në vit): 500,000 rubla;

Mbështetja teknike e përdoruesit (në vit): 200,000 rubla.

Gjithsej: 800,000 rubla. në vit.

Shembujt ofrojnë një kosto të përafërt të kostove, megjithatë, ju lejon gjithashtu të përcaktoni që kostot e funksionimit të EDMS mund të jenë deri në 40% të kostove të zbatimit.

Prandaj, kur zgjidhni një EDMS, duhet t'i kushtoni vëmendje kostos së licencave, mundësisë së trajnimit të përdoruesve të rinj, kostos së mirëmbajtjes dhe mbështetjes.

Ju mund të trajnoni një ose dy specialistë vetë. Dhe nëse janë dhjetë prej tyre, madje edhe nga divizione të ndryshme strukturore, atëherë ata do të kryejnë detyra të ndryshme në EDMS ... Në këtë rast, mund të jetë e nevojshme të kryhen trajnime nga specialistë të organizatës zbatuese. Sa i përket mirëmbajtjes dhe mbështetjes teknike, si rregull, organizatat zbatuese ofrojnë disa opsione.

Nuk duhet të zgjidhni menjëherë ofertën më të lirë të shoqërimit - në fund mund të kushtojë. Është e nevojshme të analizohen të gjitha kushtet, përkatësisht: koha e përgjigjes ndaj aplikacionit (kjo mund të jetë 24 orë, 36 orë, etj.), Koha e zgjidhjes së problemeve (3-5 ditë pune), etj.

KUR ËSHTË MË MIRË TË PLOJOHET ZBATIMI I SED

Në praktikë, ka situata kur është më mirë të mos nxitoni në zbatimin e EDMS dhe së pari të bëni ndryshime organizative, të optimizoni proceset e punës me dokumente, etj.

Është më mirë të shtyhet zbatimi i EDMS në rastet kur:

Iniciativa për zbatimin nuk vjen nga drejtuesit e lartë, por nga drejtuesit e divizioneve strukturore;

Në organizatë, kaosi nga pikëpamja e rregullimit të proceseve (kaosi i automatizuar nuk do të pushojë së qeni kaos);

Për një arsye ose një tjetër, punonjësit "rebelohen" kundër futjes së EDMS ("ka shumë punë, ka pak njerëz dhe pastaj është futja").

PËRMBLEDHJE

1. Inspektimi para projektit përpara zbatimit të EDMS është i detyrueshëm dhe në fakt është një auditim i rrjedhës së punës.

2. Kryeni vetë një anketë para projektit, aplikoni menjëherë në shërbimet e organizatës ekzekutuese ose bëni të dyja - i takon organizatës së klientit të vendosë.

3. Sondazhi para projektit ju lejon të vlerësoni gatishmërinë e organizatës për të zbatuar EDMS dhe për të reduktuar kohën dhe kostot financiare në të ardhmen gjatë zbatimit të projektit.

4. Ndonjëherë është më mirë të shtyhet zbatimi i EDMS dhe të bëhen ndryshime organizative, të optimizohen proceset e punës me dokumente, etj.

Aktualisht, ka zhvillim dhe zbatim të shpejtë teknologjitë e informacionit jo vetëm në agjencitë qeveritare, por edhe në shumë ndërmarrje ruse, dhe vetë suksesi i zbatimit varet nga cila do të jetë qasja për zbatimin e EDMS, sa mirë është planifikuar.

Ndërsa biznesi rritet, rritet edhe vëllimi i dokumenteve. Dhe kur numri i dokumenteve të përpunuara tejkalon vlerën e pragut, proceset e punës me dokumente dalin jashtë kontrollit, pushojnë së qeni të kontrollueshme dhe, si rezultat, ato fillojnë të ngadalësojnë zhvillimin e ndërmarrjes, atëherë një kuptim i rëndësisë i zbatimit të EDMS vjen. Në këtë pikë, shumë biznese janë përballur me një problem të quajtur “ku të fillojë”.

Procesi i zbatimit të EDMS në praktikën e suksesshme botërore dhe vendase përfshin fazat e mëposhtme:

1. Sondazh informacioni.
   1. Duke intervistuar.
   2. Në pyetje.
2. Analiza e të dhënave të mbledhura.
3. Formimi i kërkesave teknike dhe funksionale për EDMS.
4. Monitorimi tregu EDMS dhe mbajtjen e një tenderi.
5. Testim demo.
6. Lidhja e një kontrate.
7. Zhvillimi i rregulloreve për EDMS.
8. Instalimi dhe konfigurimi i softuerit.
9. Trajnimi i përdoruesve EDMS.
10. Testimi i softuerit me përdoruesit.
11. Eliminimi i gabimeve të gjetura gjatë testimit të sistemit.
12. Shfrytëzimi industrial.

Pse të mos bëni pa një sondazh informacioni?

Pse është kaq e rëndësishme të kryhet një sondazh informacioni? Besohet se një sondazh me cilësi të lartë para projektit garanton 80% sukses i zbatimit të EDMS... Në fund të fundit, kjo lejon:

• për të marrë një "portret" më të qartë të organizatës: misionin e saj, drejtimet e veprimtarisë; Struktura e kompanisë; funksionet e divizioneve (dhe ndërveprimi i tyre), të përcaktuara në dispozitat për ndarjet strukturore; proceset kryesore të biznesit;
• përcaktoni gjendjen e përgjithshme të organizimit të punës së zyrës në ndërmarrje;
• të përcaktojë rrjedhat e informacionit dhe dokumentacionit (duke përfshirë llojet e dokumenteve të përdorura);
• të identifikojë dhe të marrë parasysh rreziqet dhe mënyrat për tejkalimin e tyre gjatë zbatimit të sistemit;
• të përcaktojë qëllimin e zbatimit;
• të përcaktojë detyrat dhe funksionet që EDMS do të duhet të kryejë në të ardhmen;
• përcaktimi i përdoruesve të EDMS;
• mësojnë dhe përshkruajnë proceset ekzistuese të biznesit (të automatizohen), etj.

Ju mund të merrni përgjigje për pyetjet e listuara nga vetë-studimi i informacionit të përgjithshëm për objektin e zbatimit të EDMS. Ndihmon përgatitjen për intervistimi lidershipi dhe specialistët kryesorë. Dhe analizimi i rezultateve të intervistës do t'ju ndihmojë të zhvilloheni pyetësor me pyetje më të detajuara për një rreth më të gjerë njerëzish. Kështu, çdo fazë e sondazhit ju lejon të zhyteni në problemin gjithnjë e më thellë dhe të merrni një përshkrim gjithnjë e më të detajuar të problemit në dalje.

Vetëm duke kuptuar nevojat reale të ndërmarrjes, është e mundur të përcaktohet se cilat funksione duhet të kryejë EDMS. Atëherë pamja e saj do të jetë në gjendje të optimizojë punën e njerëzve dhe ata nuk do ta perceptojnë atë si rrotën e pestë të një karroce.

Në kohën kur filloi studimi, fabrika jonë e përpunimit të mishit kishte një grup zyrash të shpërndara gjeografikisht, një strukturë komplekse sipërmarrjeje dhe një vëllim të madh të fluksit të punës së letrës, gjë që çoi në një rrjedhje të shpërndarë të pakontrolluar dokumentesh, shkelje të kushteve të miratimit dhe ekzekutimit, si si dhe humbjen e dokumenteve.

Me një rritje të vëllimit të prodhimit dhe një rritje të detyrave të zgjidhura nga ndërmarrja jonë, numri i menaxhimit dhe dokumentacionit tjetër të zhvilluar, marrë dhe dërguar vetëm u rrit, dhe roli i disiplinës ekzekutive gjithashtu u rrit. Në lidhje me hyrjen e fabrikës së përpunimit të mishit në një nivel të ri, menaxhmenti i ndërmarrjes vendosi të prezantojë një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve (EDMS), i cili lejon automatizimin jo vetëm të punës me dokumentet organizative dhe administrative (urdhra, korrespondencë, etj. .), por edhe disa procese biznesi të shoqëruara me përpunim dhe ekzekutim dokumentesh.

Për këtë qëllim, u formua një ekip specialistësh nga divizionet kryesore strukturore të ndërmarrjes. Drejtues i këtij projekti u emërua zëvendësdrejtor për institucionet arsimore parashkollore - autori i këtij artikulli.

Duke intervistuar

Ne vendosëm të zbatonim EDMS në faza. Faza e parë e sondazhit të informacionit, "e dukshme" për ekipin, ishte - një sondazh i linjës së parë të menaxherëve dhe pjesëmarrësve kryesorë në proceset e biznesit që do të punojnë në EDMS, d.m.th. do të jenë përdoruesit e tij. V të detyrueshme Ky sondazh duhet të përfshijë drejtues dhe specialistë të lëndëve të njësive strukturore të interesuara, të cilët do të jenë në gjendje të shprehin dëshirat dhe komentet e tyre.

Para fillimit këtë fazë zëvendësdrejtor për institucionet arsimore parashkollore ishin pyetje të përgatitura, përgjigjet e të cilave mund të japin një ide për problemet në organizimin e punës me dokumente.

U përpilua një listë e të anketuarve të ardhshëm, e cila përfshinte rreth 30 persona (kjo drejtuesit e departamenteve, zëvendësit e tyre dhe specialistët përgjegjës për krijimin e dokumenteve, miratimin, nënshkrimin dhe miratimin e tyre). Secili prej tyre ranë dakord për një takim të veçantë, gjatë të cilit fillimisht u deklarua qëllimi i bisedës personale, dhe më pas pati një dialog, "programi" i të cilit ishte një listë me teza dhe pyetje të përgatitura paraprakisht (shih Shembullin 1). Për lehtësinë e kryerjes dhe analizimit të intervistës, mund ta regjistroni bisedën në një diktafon. Por është më mirë që një pjesëmarrës i sondazhit të mos e dijë se regjistrimi po bëhet, sepse shumica e njerëzve humbasin kur shohin një regjistrues zëri.

Shembulli 1

Billet për intervista si pjesë e një studimi të një fabrike të përpunimit të mishit për zbatimin e EDMS

Palos Shfaq

Kur u takua me secilin të anketuar, zëvendësi i institucionit arsimor parashkollor në fillim të bisedës detajoi sa vijon:

1. Qëllimi i anketës:

“Anketa e gjendjes së punës dhe rrjedhës së punës në zyrë, kuptimi i proceseve ekzistuese të biznesit që duhet të automatizohen dhe aktivitetet e të cilave shoqërohen me përpunimin dhe ekzekutimin e dokumenteve”.

2. Pse kompania jonë duhet të zbatojë EDMS:

“Qëllimi i EDMS është përmirësimi cilësor i procesit të punës me dokumentet e drejtuesve dhe specialistëve të lëndëve të të gjitha niveleve, për të reduktuar kohën e punës rutinë me dokumentet”.

3. Cilat janë avantazhet e EDMS, për shembull:

“Sistemi ju lejon të reduktoni kohën e kërkimit dokumentin e kërkuar, ju lejon të keni akses në një bazë të dhënash të përbashkët të dokumenteve me diferencim të të drejtave të përdoruesit, mund të punoni në sistem nga distanca, të punoni me një dokument së bashku për disa përdorues, të koordinoni dokumentet shpejt dhe me lehtësi, të automatizoni regjistrimin dhe shpërndarjen e dokumenteve, të organizoni kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave dhe dokumenteve ( aktivitetet e menaxhimit bëhet transparent), është e mundur të nënshkruani dokumente në sistem duke përdorur nënshkrim elektronik, organizimi i punës me kontrata, integrimi i EDMS me programet e tjera të përdorura nga organizata, ulja e kostos së mirëmbajtjes së arkivit”.

1. Çfarë problemesh hasni gjatë punës me dokumente?
2. Çfarë dëshironi të përmirësoni, përmirësoni, ndryshoni në organizimin e punës me dokumente?
3. Sa shpejt dhe me efikasitet bëhet dorëzimi i dokumenteve?
4. Ku janë, sipas jush, fushat e dobëta që shkaktojnë probleme në punën me dokumentet?
5. A janë format ekzistuese të dokumenteve të përshtatshme për t'u përdorur?
6. Sa kohë duhet për të përpunuar një dokument? Kjo pyetje duhet bërë në lidhje me çdo lloj dokumenti që është masivisht i pranishëm në proceset e biznesit të organizatës.
7. Sa është vëllimi i fluksit të punës në fushën tuaj të punës?

Procesi i intervistës u ndikua nga ngarkesa e pjesëmarrësve në anketë, e cila ndikoi në kohën e intervistës dhe gjithashtu tregoi nënvlerësimin e rëndësisë së projektit nga ana e stafit.

Si rezultat i analizës së informacionit të mbledhur gjatë intervistës, u formua një tabelë treguar në shembullin 2. Ajo ndihmoi në strukturimin e informacionit të marrë dhe nxjerrjen e përfundimeve të nevojshme, të cilat pasqyrohen mirë në të.

Shembulli 2

Sistematizimi i informacionit të marrë gjatë intervistës

Palos Shfaq

Bazuar në rezultatet e intervistave, u identifikuan proceset e mëposhtme të biznesit që kërkojnë automatizim nga EDMS në radhë të parë:

• menaxhimi i kontratës;
• rakordimi i faturave për pagesë;
• koordinimi i dokumenteve organizative dhe administrative:
• kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave (rezolutave).

Intervistat ndihmuan në përgatitjen e terrenit për pyetësorin, i cili supozon saktësi më të madhe në dhënien e përgjigjeve të pyetjeve.

Pyetësor

Qëllimi i anketës ishte të merrte informacion më të detajuar (të saktë) për gjendjen aktuale të rrjedhës së dokumenteve dhe punën në zyrë në ndërmarrje. Pjesëmarrësit e anketës ishin drejtues të sektorëve strukturorë dhe specialistë të lëndëve, të cilët më pas duhet të bëhen përdorues të EDMS. Anketa u krye në mungesë, që nënkuptonte plotësimin e pyetësorit në mungesë të studiuesit.

Pyetësori përbëhej nga tre pjesë (shih shembullin 4):

1. Pjesa hyrëse - detyra kryesore e saj ishte të nxiste të anketuarin të jepte përgjigje për pyetjet e parashtruara. U përshkruan qëllimi dhe objektivat e studimit, rëndësia e rolit të të anketuarit; udhëzime për plotësimin e pyetësorit.
2. Pjesa kryesore, që përmban pyetje me formulim të thjeshtë, dhe plotësia dhe numri i tyre varen nga qëllimi i dëshiruar (pyetjet në pyetësorin kampion nga Shembulli 4 janë rekomanduese dhe mund të ndryshojnë nga pyetjet optimale për anketimin e ndërmarrjes suaj, ju mund t'i përdorni ato si modeli fillestar për zhvillimin e pyetësorit tuaj).
3. Pjesa e fundit - këtu të paditurit iu dha garancia për konfidencialitetin e mendimit të tij; shprehu mirënjohjen për pjesëmarrjen në studim.

Me kërkesë të të paditurit, pyetësori iu printua dhe iu dorëzua atij personalisht ose iu dërgua në emailin e tij. Formulari i pyetësorit ishte krijuar në mënyrë që të ishte e përshtatshme për të anketuarin ta plotësonte atë drejtpërdrejt në skedarin word.

Nëse pyetësori është dërguar si një skedar word, atëherë në trup email marrësi pa tekstin shoqërues (të gjitha detajet e kontaktit në shembull janë fiktive):

Shembulli 3

Teksti shoqërues dhe subjekti i e-mail-it gjatë dërgimit të pyetësorit si bashkëngjitje me e-mail

Palos Shfaq

Shembulli 4

Pyetësor për kryerjen e një anketimi të ndërmarrjes përpara zbatimit të EDMS

Palos Shfaq

Të dhënat e mbledhura u futën në një tabelë MS Excel, e cila bëri të mundur gjenerimin automatik të diagrameve të shpërndarjes së opinioneve për çdo çështje. ato. rezultatet iu paraqitën menaxhmentit në mënyrën më përshkruese (shih Shembullin 6). Numri i opsioneve të zgjedhura të përgjigjeve për secilën pyetje u pasqyrua në njërën fletë të skedarit dhe diagramet e bazuara në këto të dhëna u ndërtuan në fletën tjetër të tij:

Në të ardhmen, ne do të marrim parasysh të gjitha rreziqet e identifikuara në mënyrë që në sa me shpejt te jete e mundur shkoni në punë në EDMS:

• rreziku i mungesës ose përcaktimit të gabuar të detyrave dhe funksioneve të EDMS;
• rreziku i nënvlerësimit të burimeve të nevojshme (para, kohë);
• rreziku i shkeljes së kushteve të zbatimit të fazave të projektit;
• rreziku i informimit të pamjaftueshëm të punonjësve të ndërmarrjes për ecurinë e punës, si dhe rreziku i neglizhencës, pasivitetit, rezistencës së punonjësve, përfshirja e dobët e menaxherëve në projekt;
• rreziku i pajisjeve të dobëta teknologjike;
• rreziku i mungesës së një kuadri rregullator.

Në përgjithësi, sondazhi tregoi një qëndrim pozitiv ndaj futjes së menaxhimit elektronik të dokumenteve, por kishte edhe një numër punonjësish që ishin negativë për zbatimin e EDMS, sepse e perceptuan këtë projekt si një risi tjetër që vetëm do t'u shtojë punë. .

Më pas, bazuar në analizën e rezultateve të intervistave dhe pyetësorëve, u përcaktua qëllimi dhe u hartuan kërkesat për EDMS, por kjo është tashmë një fazë tjetër dhe jo më pak e rëndësishme në zbatim. Aktualisht, kompania jonë po kryen një analizë krahasuese të tregut EDMS.

Fusnotat

Palos Shfaq