Programi i zyrës. Zyra elektronike. Dërgimi i letrave te korrespondentët

Në kompanitë e mëdha, korrespondenca me dhjetëra mijëra palë kryhet çdo vit, dhe dokumentet e brendshme krijohen nga mijëra punonjës. Një pjesë e korrespondencës mund të merret dhe përpunohet në formë letre. Sistemet e dosjeve elektronike i ndihmojnë kompanitë të rrisin efikasitetin e tyre disa herë dhe të krijojnë një depo të vetme të të gjitha dokumenteve.

"Chancery" mbulon të gjithë ciklin e punës me dokumente në letër: nga futja dhe regjistrimi deri te depozitimi në arkiv. Funksionaliteti është plotësisht i qëndrueshëm Standardet ruse punë në zyrë, duke ju lejuar të automatizoni shumicën e operacioneve "manuale".

Ruajtja e nomenklaturës së lëndëve dhe regjistrave

Përbërja e miratuar e nomenklaturës së lëndëve ruhet në një libër referimi të veçantë të sistemit. Në rastin e kontabilitetit të decentralizuar të dokumenteve, vendet e regjistrimit sigurohen brenda njësive strukturore.

Nomenklatura e rasteve

Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për çdo rast nomenklature, mund të printoni automatikisht kopertinën e çantës, si dhe një listë dokumentesh. Koha për t'u përgatitur për ruajtjen arkivore dhe kërkimin në arkiv zvogëlohet disa herë.

Regjistrimi i dokumenteve

Për të futur një dokument në DIRECTUM, plotësoni fushat e kërkuara të kartës së kontrollit të regjistrimit (RCC) dhe numri i regjistrimit do të caktohet automatikisht. Një sistem fleksibël numërimi ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekstin e çdo ditari regjistrimi në mënyrë arbitrare dhe automatike. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit dhe çdo detaj të kërkuar. Me zbatimin e zgjidhjes, koha mesatare për regjistrimin e dokumenteve zvogëlohet me 35-50%.

Shembull RKK

RKK përmban të dhëna parësore (departament, datën e regjistrimit, numrin e regjistrimit, etj.), si dhe informacione për statusin e çdo dokumenti në letër, për shembull, vendndodhjen e tij. Kur një dokument zhvendoset ndërmjet divizioneve, RKK-ja e tij vendoset në çdo vend të regjistrimit. Është e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti letre brenda një kompanie përgjatë zinxhirit të RCK-ve të krijuara.

Ju gjithashtu mund të bashkëngjitni një dokument ose imazhin e tij të skanuar në RKK. Shërbimi DIRECTUM Capture përdoret për të futur shpejt një vëllim të madh dokumentesh. Ajo mbështet menyra te ndryshme futja e dokumenteve: kapja nga posta elektronike ose nga sistemi i skedarëve (për shembull, nga një skaner).

Funksioni i krijimit të ALS dhe plotësimit të të dhënave mund të transferohet në mekanizmat inteligjentë të Ario. Pas marrjes së dokumentit, ata në mënyrë të pavarur e klasifikojnë atë, njohin tekstin dhe mbushin RKK-në me informacionin e nxjerrë kuptimplotë. Nëpunësi mund të kontrollojë vetëm korrektësinë e mbushjes. Kjo ju lejon të reduktoni më tej kohën për regjistrim dhe të zvogëloni numrin e operacioneve rutinë.

Shqyrtimi dhe ekzekutimi i dokumenteve në hyrje

Pas regjistrimit të dokumentit në hyrje, nëpunësi ia dërgon atë menaxherit me disa klikime. Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të dokumentit, sekretari ose vetë drejtuesi formulojnë udhëzime për dokumentin.

Nëse drejtuesi ka një asistent, ndihmësi i tij kryen një ekzaminim paraprak të dokumentit me përgatitjen e një projekt-rezolute. Drejtuesi mund të miratojë vetëm projekt-rezolutën dhe të dërgojë udhëzime për ekzekutim.

Në procesin e ekzekutimit të urdhrave sigurohet:

fiksimi i korrespondencës në ekzekutim;
aftësia për të deleguar dhe dërguar për rishikim;
kontrolli i kohës, kërkesa për një afat të ri.

Mbikëqyrësit ndjekin performancën në mënyrë vizuale. Të gjithë pjesëmarrësit në punë kanë qasje në një përmbledhje të shkurtër që pasqyron situatën në detyrat përkatëse.

Pema e misionit

Dërgimi i letrave te korrespondentët

Zgjidhja është e integruar ngushtë me modulin "Shkëmbimi me palët". Pasi letra dalëse të jetë miratuar, është e lehtë t'i dërgohet marrësve përmes sistemeve të shkëmbimit të dokumenteve - kjo eliminon nevojën për printim të shumëfishtë të dokumentit dhe redukton kostot e dorëzimit.

Përveç kësaj, për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postimesh për organizatat dhe të dërgoni automatikisht emailet marrësit ose zarfet e shtypura që plotësojnë standardet e Postës Ruse.

Printimi i zarfeve

Regjistrimi dhe njohja me dokumentet organizative dhe administrative

Ekzekutimi dhe dërgimi për miratim i dokumenteve administrative është plotësisht i automatizuar. Mjafton të plotësoni të dhënat e nevojshme në magjistarin e veprimit, pas së cilës sistemi do të gjenerojë një dokument dhe do t'ua dërgojë punonjësve të nevojshëm për miratim dhe nënshkrim:

Pas nënshkrimit, dokumenti organizativ dhe administrativ mund t'u dërgohet punonjësve të interesuar për shqyrtim. Për ta bërë këtë, duhet të plotësoni listën e postimeve të RKK. Kjo listë mund të përdoret gjithashtu në të ardhmen për të shpërndarë një dokument tjetër.

Punonjësit në listën e postimeve marrin detyra për t'u njohur me dokumentin. Në sistemin DIRECTUM, për të konfirmuar njohjen, mjafton të përfundoni detyrën. Dhe nëse një detyrë dërgohet për t'u njohur me një dokument që nuk është futur në sistem, atëherë kjo tregohet në tekstin e detyrës dhe interpretuesit njihen me dokumentin në formë letre.

Kërkim dhe analizë

Sipas detajeve të njohura, si vetë dokumenti elektronik ashtu edhe RKK-ja e tij mund të gjenden së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe fazën e ekzekutimit të dokumentit.

Kërko nga RKK

Gjeni shpejt dokumenti i kërkuar së bashku me RKK-në është e mundur edhe me barkod në analogun e letrës së dokumentit. Falë teknologjisë së identifikimit të shpejtë, barkodi lexohet nga një skaner i veçantë, pas së cilës sistemi gjen automatikisht dokumentin dhe detyrat e lidhura me to.

Dritarja e veprimit për dokumentin e gjetur

Për të analizuar efektivitetin e punës së përdoruesve, sistemi ofron raporte të specializuara: "Lista e rishikimit", "Kontrolli i kohës së ekzekutimit të porosive", "Statistikat e ekzekutimit të porosive", "Dokumentet për t'u kthyer" etj.

Shembull raporti

Klienti në internet mund të përdoret në zyrat e largëta të një organizate të shpërndarë gjeografikisht ose si klient kryesor që ofron ndër-platformë dhe lehtësi administrimi. Për të punuar, ju duhet vetëm akses në internet.

RKK hyrëse në zyrën e internetit

Efekti i zbatimit

Duke përdorur zgjidhjen, punonjësit do të marrin urdhra dhe urdhra në kohën e duhur për ekzekutim. Kontrolli i ekzekutimit vendimet e menaxhmentit bëhet plotësisht transparent.

Në minimum zvogëlohet rreziku i humbjes së dokumenteve
2 herë koha për përgatitjen dhe miratimin e një letre dalëse do të reduktohet
12 herë kërkimi për vendndodhjen e dokumenteve në letër do të jetë më i shpejtë
2 herë përgatitja e informacionit për menaxhmentin për ekzekutimin e urdhrave do të përshpejtohet
20% ekzekutimi i udhëzimeve nga menaxhmenti do të rritet

Në mënyrë tipike, barra e sigurimit të rrjedhës së dokumenteve "letër" dhe kontrollit mbi ekzekutimin e urdhrave bie mbi divizionet e organizatës që merren me punën e zyrës: zyra, menaxhimi i çështjeve, si dhe ata që janë përgjegjës për punën e zyrës në divizionet strukturore. Është për ta që synohet moduli "Zyra" i sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve DIRECTUM dhe menaxhimit të ndërveprimit. Ky modul lehtëson ekzekutimin e operacioneve rutinë për përpunimin e dokumenteve të letrës në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, mbi të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë:

regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme duke përdorur kartat e kontrollit të regjistrimit (RCC);
regjistrimi i vendndodhjes së një dokumenti letre në çdo fazë të tij cikli i jetes: shqyrtimi nga menaxhmenti, miratimi i draft dokumentit, ekzekutimi, etj.;
kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolucioneve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
fshirja e dokumenteve në çështje në përputhje me nomenklaturën e rasteve të miratuara në organizatë;
kërkimi i shpejtë i informacionit të nevojshëm për gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
marrjen e formularëve dhe revistave të nevojshme standarde, si dhe raportet statistikore mbi rrjedhën e dokumenteve të organizatës.

Përveç kësaj, moduli "Office" ju lejon të organizoni shkëmbime midis organizatave të ndryshme. Me një shkëmbim të tillë, është e mundur të përdoret nënshkrim elektronik(ES), dhe mekanizmat specialë të sistemit ju lejojnë të kontrolloni dorëzimin e dokumenteve. Parimet e shkëmbimit bazohen në standardin e shkëmbimit të industrisë dokumente elektronike“Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për menaxhimin e dokumenteve”, miratuar nga Guildi i Menaxherëve të Dokumentacionit.

Ruajtja e nomenklaturës së lëndëve dhe regjistrave

Sistemi fleksibël i numërimit ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekst ditar elektronik regjistrimin. Për çdo ditar, vendoset një metodë arbitrare e numërimit automatik të dokumenteve brenda ditarit. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit, si dhe çdo detaj tjetër të kërkuar.

Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për çdo rast nomenklature, mund të printoni kopertinën e rastit, si dhe inventarin e dokumenteve të lëndës, gjë që redukton ndjeshëm kohën e përgatitjes së dokumenteve për ruajtje arkivore.

Regjistrimi i dokumenteve

Për regjistrimin e dokumenteve në modulin "Zyra" përdoren kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC), të cilat përmbajnë të gjitha të dhënat parësore (korrespondenti, njësia organizative, përfaqësuesi i organizatës, data e regjistrimit, numri i regjistrimit, subjekti dhe përmbledhje dokumentin, mënyrën e dorëzimit, etj.), Si dhe informacionin e nevojshëm në lidhje me statusin e çdo dokumenti letre të organizatës (vendndodhja, statusi i ekzekutimit, etj.). Për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postimesh sipas organizatës.

Sistemi implementon mundësinë e regjistrimit të dokumenteve si nga organizatat ashtu edhe nga qytetarët.

Për organizatat që përdorin regjistrimin e decentralizuar të dokumenteve, sistemi përdor vendet e regjistrimit - vendet e punës së sekretarëve dhe stafit të zyrës. Çdo vend check-in mund të shërbehet nga një ose më shumë departamente. Sipas vendeve të regjistrimit, është e mundur të diferencohen të drejtat e aksesit në të dhëna.

Kur një dokument zhvendoset ndërmjet departamenteve, në çdo vend të regjistrimit, RKK-ja e tij mund të fillojë. Kështu, shfaqet një zinxhir i RKK-së, përgjatë të cilit është e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti në letër jo vetëm midis punonjësve brenda një divizioni, por edhe midis divizioneve. Përveç kësaj, përmes RKK-së, ndërlidhja ndërmjet dokumenteve të regjistruara të sistemit kryhet ndërmjet tyre, si: “Në përgjigje”, “Në ekzekutim” etj.

Procedura e regjistrimit është e thjeshtë dhe konsiston në plotësimin e fushave të kërkuara të RKK-së, ndërsa numri i regjistrimit caktohet automatikisht.

Kur regjistroheni drejtpërdrejt nga RKK, është e mundur të futni një dokument të skanuar (elektronik) në modulin "Menaxhimi elektronik i dokumenteve" me lidhjen e tij automatike me RKK. Për futjen e menjëhershme të një vëllimi të madh dokumentesh, përdoren shërbimet e hyrjes së sistemit, të cilat sigurojnë hyrjen e dokumenteve me transmetim në modul. Në të ardhmen, RKK, si dokumenti elektronik i futur, mund të gjendet lehtësisht nga barkodi në analogun e letrës së dokumentit, falë teknologjisë së shpejtë të identifikimit të integruar në sistem.

Sipas të dhënave të RKK-së, shtypen regjistrat e dokumenteve hyrëse dhe dalëse. Për dokumentet dalëse, mund të gjeneroni dhe printoni automatikisht një ngjitëse zarfi.

Lëvizja dhe ekzekutimi i dokumenteve

Pas regjistrimit, dokumenti i ardhur kalon në fazat e shqyrtimit, zgjidhjes, vënies në kontroll dhe ekzekutimit të dokumentit. Në të njëjtën kohë, puna e mëtejshme e interpretuesve me një dokument mund të kryhet plotësisht në në format elektronik... Kjo redukton ndjeshëm kohën e nevojshme për interpretuesit dhe parandalon humbjen aksidentale të origjinalit.

Në varësi të stilit të punës së menaxherit, dokumenti shqyrtohet nga ai ose në letër ose në formë elektronike.

Në bazë të vendimit të dhënë nga titullari, dokumenti mund të vihet nën kontroll me caktimin e ekzekutuesve, udhëzimeve dhe afateve. Për ekzekutuesit që punojnë me modulin "Menaxhimi i Procesit të Biznesit", sekretari ose vetë menaxheri mund të krijojnë shpejt një detyrë direkt nga ALAC. Puna me detyra ju lejon të shfrytëzoni maksimalisht aftësitë e sistemit për të kontrolluar ekzekutimin e urdhrave, si p.sh.: regjistrimi i korrespondencës së plotë në ekzekutimin e urdhrave; aftësia për të dërguar për rishikim; konfigurim fleksibël i rrugëzimit, etj.

Më pas, sipas detyrave që lidhen me RKK-në, mund të rikrijoni shpejt historinë e punës në dokument, procedurën e miratimit dhe arsyetimin për vendimin.

Nëse moduli "Zyra" përdoret në mënyrë të pavarur, të gjitha udhëzimet e dhëna për interpretuesit futen nga sekretari në RKK të dokumentit, pas së cilës monitorohet ekzekutimi i tyre në kohë. Në të njëjtën kohë, porositë mund të printohen për përdoruesit jo të automatizuar.

Gjatë punës me dokumente elektronike, të gjitha lëvizjet e dokumenteve kryhen përmes detyrave, ndërsa vendndodhja e dokumentit në letër në çdo kohë regjistrohet në një skedë të veçantë të RKK-së. Kjo ju lejon të gjeni shpejt një origjinal letre të dokumentit përmes RKK. Puna me dokumentet dalëse dhe të brendshme bazohet në të njëjtat parime.

Shkëmbimi i dokumenteve elektronike ndërmjet sistemeve

Me ndihmën e sistemit, është e mundur të organizohet shkëmbimi i dokumenteve elektronike zyrtare, ligjërisht të rëndësishme ndërmjet organizatave. Shkëmbimi i dokumenteve bazohet në përdorimin e standardit të industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve", miratuar nga Guildi i Menaxherëve të Dokumentacionit.

Shkëmbimi i dokumenteve mund të kryhet të dyja ndërmjet ndarjet strukturore një kompani (holding), dhe ndërmjet organizatave të pavarura partnere. Në këtë rast, palët në shkëmbim mund të përdorin sisteme të ndryshme menaxhimi i dokumenteve elektronike ose nuk punon fare me sisteme të tilla.

Nëse shkëmbimi kryhet midis divizioneve të një kompanie (holding), atëherë puna me dokumentet zhvillohet në modulet "Menaxhimi elektronik i dokumenteve", "Menaxhimi i procesit të biznesit" dhe "Zyra". Nëse shkëmbimi është ndërmjet organizatat e jashtme, më pas dokumenti elektronik eksportohet nga sistemi në një skedar të formatit ESD. Pala e dytë ose mund të importojë dokumentin ESD në sistemin e tyre elektronik të menaxhimit të dokumenteve (me kusht që ky format të mbështetet nga ky sistem; formati ESD është i hapur), ose të përdorë programin falas DIRECTUM OverDoc për të punuar me dokumentin ESD. DIRECTUM OverDoc ju lejon të shikoni një dokument, atributet e tij dhe të gjitha nënshkrimet elektronike me të cilat është nënshkruar dokumenti, duke përfshirë shenjën e vlefshmërisë.

Kërkimi dhe analiza e informacionit

Që në momentin e regjistrimit të çdo dokumenti në sistem, mund të gjeni si kartën e regjistrimit të tij së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe procesin e ekzekutimit të dokumentit, si dhe vetë dokumentin elektronik.

Sistemi kërkon për numrat e regjistrimit, korrespondent, autor i rezolutës, si dhe për të gjitha detajet e RKK-së dhe kombinimin arbitrar të tyre.

Përveç kësaj, sistemi ofron raporte të specializuara që rrisin ndjeshëm efikasitetin e punës së përdoruesve: Dokumentet në shqyrtim, Urdhrat e vonuara, Dokumentet për t'u kthyer etj.

Moduli në ueb "Kanceri"

Moduli në internet "Office" është krijuar për të automatizuar punën me dokumente zyrtare në letër, për shembull, me dokumente administrative, letra hyrëse dhe dalëse, udhëzime, raporte dhe memorandume. Lehtëson përpunimin e dokumenteve në letër.

Përpunimi i dokumenteve të letrës kryhet në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, mbi të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë.

Moduli në internet "Office" ka për qëllim zgjidhjen e problemeve:

regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme, duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit;
kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolucioneve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
kërkimi i shpejtë i informacionit të nevojshëm për gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
marrjen e formularëve dhe revistat e nevojshme standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.

Baza e modulit ueb "Zyra" përbëhet nga librat referencë "Kartat e regjistrimit dhe kontrollit", "Urdhërat për RKK", "Nomenklatura e lëndëve".

Avantazhet e integrimit të modulit "Stationery" me modulet e tjera të sistemit

Kështu, falë ndërveprimit të moduleve "Menaxhimi elektronik i dokumenteve", "Menaxhimi i procesit të biznesit" dhe "Zyra" në kuadër të sistem të unifikuar sigurohet një rritje e efikasitetit të organizatës me përputhje të plotë me traditat vendase dhe standardet e punës në zyrë. Të gjithë mekanizmat e ofruar nga secili modul mund të përdoren në kombinime të ndryshme të fazave "letër" dhe "elektronike" të punës me dokumente. Në të njëjtën kohë, puna tradicionale e zyrës "letër" përshtatet në mënyrë harmonike menaxhimi elektronik i dokumenteve organizata me lidhje të zhvilluara horizontale.

Kur blini një shumëllojshmëri të aksesorëve për pajisje elektronike celulare dhe të konsumit në dyqanin Sotovik-M, ne rekomandojmë gjithashtu furnizimin me furnizime zyre - ato janë thelbësore për proceset e punës të çdo biznesi ose institucioni jofitimprurës. Nëse dëshironi të blini artikuj shkrimi me shumicë, atëherë shfletoni gamën tonë.

Blerja e artikujve shkrimi me shumicë nga prodhuesi (kancelari me shumicë, artikuj shkrimi me shumicë në Moskë) është një mënyrë efektive për të kursyer ndjeshëm sigurimin e vazhdueshëm të zyrës së kompanisë me artikuj shkrimi me shumicë. Dëshironi artikuj shkrimi me shumicë të lirë? Duke porositur një grumbull të madh stilolapsash, lapsash, kapëse letre, bllok shënimesh dhe gjëra të tjera të vogla një herë në çerek ose gjashtë muaj, nuk keni pse të humbni kohë për regjistrimin e dorëzimit të ardhshëm mujor. Blerjet me shumicë furnizimet e zyrës me shumicë janë gjithashtu të dobishme për organizatat qeveritare - shumë administrata institucionet arsimore blej artikuj shkrimi me shumicë për shkollë, kopshti i fëmijëve ose universitet. Kompanitë e shitjes me shumicë të shkrimit mbajnë adekuate politikën e çmimeve, prandaj "Sotovik-M" shet enët e shkrimit me një kosto të favorshme - artikuj shkrimi me shumicë është i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë (shitëse shkrimi në Moskë, shitje me shumicë artikuj shkrimi në Moskë) në dyqanin tonë online.

Shkrimi me shumicë është shumë i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë

Me shumicë në dyqanin tonë artikuj shkrimi me një nga çmimet më të volitshme. Nëse planifikoni të shisni me shumicë artikuj shkollorë, artikuj shkrimi me shumicë nga cmime te uleta ose për të porositur artikuj të pazakontë shkrimi për një dyqan dhuratash me shumicë, "Sotovik-M" është ajo që ju nevojitet! Blini artikuj shkrimi me shumicë, nga fletoret e zakonshme deri te produktet e vulave dhe kartat e biznesit, me një çmim tërheqës me dërgesë të shpejtë në të gjithë Rusinë. Kemi kancelari me shumice shume te lire!