Zyre elektronike. Shkrimi me shumicë me çmime të ulëta. Bleni shkrimi me shumicë shkrimi Tkz

Në kompanitë e mëdha, korrespondenca me dhjetëra mijëra palë kryhet çdo vit, dhe mijëra punonjës krijojnë dokumente të brendshme. Një pjesë e korrespondencës mund të merret dhe përpunohet në formë letre. Sistemet elektronike të regjistrimit ndihmojnë kompanitë të rrisin efikasitetin e tyre të punës disa herë dhe të krijojnë një depo të vetme të të gjitha dokumenteve.

"Kancelaria" mbulon të gjithë ciklin e punës me dokumente letre: nga hyrja dhe regjistrimi në dorëzimin në arkiv. Funksionaliteti është plotësisht i qëndrueshëm Standardet ruse puna në zyrë, duke ju lejuar të automatizoni shumicën e operacioneve "manuale".

Ruajtja e nomenklaturës së rasteve dhe ditarëve të regjistrimit

Përbërja e miratuar e nomenklaturës së rasteve mbahet në një libër të veçantë referimi të sistemit. Në rastin e kontabilitetit të decentralizuar të dokumenteve, vendet e regjistrimit sigurohen brenda ndarjeve strukturore.

Nomenklatura e rasteve

Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për secilin rast nomenklature, mund të printoni automatikisht kapakun e çështjes, si dhe listën e dokumenteve. Koha për t'u përgatitur për ruajtjen dhe kërkimin arkivor në arkiv zvogëlohet disa herë.

Regjistrimi i dokumenteve

Për të futur një dokument në DIRECTUM, plotësoni fushat e kërkuara të kartës së kontrollit të regjistrimit (RCC) dhe numri i regjistrimit do të caktohet automatikisht. Një sistem fleksibël i numërimit ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekstin e çdo ditari të regjistrimit në mënyrë arbitrare dhe automatike. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit dhe çdo detaj të kërkuar. Me zbatimin e zgjidhjes, koha mesatare për regjistrimin e dokumenteve zvogëlohet me 35-50%.

Shembull RKK

RKK përmbajnë të dhëna parësore (departamenti, data e regjistrimit, numri i regjistrimit, etj.), Si dhe informacion mbi statusin e çdo dokumenti në letër, për shembull, vendndodhjen e tij. Kur një dokument zhvendoset midis divizioneve, RKK e tij krijohet në secilin vend të regjistrimit. Shtë e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti letre brenda një kompanie përgjatë zinxhirit të RCK -ve të krijuara.

Ju gjithashtu mund të bashkëngjitni një dokument ose imazhin e tij të skanuar në RKK. Shërbimi i hyrjes në transmetimin DIRECTUM Capture Service përdoret për të futur shpejt një vëllim të madh të dokumenteve. Ajo mbështet menyra te ndryshme futja e dokumenteve: kapni nga e-mail ose nga sistemi i skedarëve (për shembull, nga një skaner).

Funksioni i krijimit të ALS dhe plotësimit të të dhënave mund të transferohet në mekanizmat inteligjentë të Ario. Pasi e kanë marrë dokumentin, ata e klasifikojnë në mënyrë të pavarur, njohin tekstin dhe mbushin RKK me informacionin domethënës të nxjerrë. Nëpunësi mund të kontrollojë vetëm saktësinë e mbushjes. Kjo ju lejon të zvogëloni më tej kohën për regjistrim dhe të zvogëloni numrin e operacioneve rutinë.

Shqyrtimi dhe ekzekutimi i dokumenteve në hyrje

Pas regjistrimit të dokumentit në hyrje, nëpunësi ia dërgon menaxherit me disa klikime. Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të dokumentit, sekretari ose vetë drejtuesi formulojnë udhëzime për dokumentin.

Nëse drejtuesi ka një asistent, asistenti i tij kryen një rishikim paraprak të dokumentit me përgatitjen e një projekt -rezolute. Kreu duhet vetëm të miratojë projekt rezolutën dhe të dërgojë udhëzime për ekzekutim.

Në procesin e ekzekutimit të urdhrave, ofrohet sa vijon:

• fiksimi i korrespondencës në ekzekutim;
• aftësia për të deleguar dhe dërguar për rishikim;
• kontrolli i kohës, kërkesat për një afat të ri.

Mbikëqyrësit ndjekin performancën vizualisht. Të gjithë pjesëmarrësit në punë kanë qasje në një përmbledhje të shkurtër që pasqyron situatën në detyrat përkatëse.

Pema e misionit

Dërgimi i letrave korrespondentëve

Zgjidhja është e integruar fort me modulin "Shkëmbimi me palët". Pasi të jetë miratuar letra që po largohet, është e lehtë t'i dërgoni marrësve përmes sistemeve të shkëmbimit të dokumenteve - kjo eliminon nevojën për printim të shumëfishtë të dokumentit dhe zvogëlon kostot e dorëzimit.

Për më tepër, për dokumentet në dalje, mund të specifikoni një listë postimi për organizatat dhe të dërgoni automatikisht e-mail tek marrësit ose të printoni zarfa që plotësojnë standardet e Postës Ruse.

Shtypja e zarfeve

Regjistrimi dhe njohja me dokumentet organizative dhe administrative

Regjistrimi dhe dorëzimi i dokumenteve administrative për miratim është plotësisht i automatizuar. Mjafton të plotësoni të dhënat e nevojshme në magjistarin e veprimit, pas së cilës sistemi do të krijojë një dokument dhe do t'ua dërgojë punonjësve të nevojshëm për miratim dhe nënshkrim:

Pas nënshkrimit, dokumenti organizativ dhe administrativ mund t'u dërgohet punonjësve të interesuar për shqyrtim. Për ta bërë këtë, duhet të plotësoni listën e postimeve të RKK. Kjo listë mund të përdoret gjithashtu në të ardhmen për të shpërndarë një dokument tjetër.

Punonjësit në listën e postimeve marrin detyra për t'u njohur me dokumentin. Në sistemin DIRECTUM, për të konfirmuar njohjen, mjafton të përfundoni detyrën. Dhe nëse dërgohet një detyrë për t'u njohur me një dokument që nuk është futur në sistem, atëherë kjo tregohet në tekstin e detyrës dhe interpretuesit njihen me dokumentin në formë letre.

Kërkimi dhe analiza

Sipas detajeve të njohura, si dokumenti elektronik ashtu edhe RKK -ja e tij mund të gjenden së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe fazën e ekzekutimit të dokumentit.

Kërko sipas RKK

Alsoshtë gjithashtu e mundur që shpejt të gjeni dokumentin e kërkuar së bashku me RKK me barkodin në analogun e letrës të dokumentit. Falë teknologjisë së shpejtë të identifikimit, barkodi lexohet nga një skaner special, pas së cilës sistemi gjen automatikisht dokumentin dhe punët e lidhura me të.

Dritarja e veprimit për dokumentin e gjetur

Për të analizuar efikasitetin e punës së përdoruesve, sistemi ofron raporte të specializuara: "Lista e rishikimit", "Kontrolli i kohës së ekzekutimit të urdhrave", "Statistikat e ekzekutimit të urdhrave", "Dokumentet që do të kthehen", etj.

Shembull i raportit

Klienti në internet mund të përdoret në zyrat e largëta të një organizate të shpërndarë gjeografikisht ose si një klient kryesor që siguron funksionalitet ndër-platformë dhe lehtësi administrimi. Për të punuar, ju duhet vetëm qasje në internet.

RKK hyrëse në zyrën e uebit

Efekti i zbatimit

Duke përdorur zgjidhjen, punonjësit do të marrin urdhra dhe udhëzime për ekzekutimin në kohën e duhur. Kontrolli i ekzekutimit vendimet e menaxhimit bëhet plotësisht transparent.

• Në minimum rreziku i humbjes së dokumenteve zvogëlohet
• 2 herë koha për përgatitjen dhe miratimin e një letre dalëse do të zvogëlohet
• 12 herë kërkimi për vendndodhjen e dokumenteve në letër do të jetë më i shpejtë
• 2 herë përgatitja e informacionit për menaxhmentin mbi ekzekutimin e urdhrave do të përshpejtohet
• 20% ekzekutimi i udhëzimeve nga menaxhmenti do të rritet

Kur blini një shumëllojshmëri të aksesorëve për pajisje elektronike të lëvizshme dhe të konsumit në dyqanin Sotovik-M, ne gjithashtu rekomandojmë grumbullimin e shkrimit-ato janë thelbësore për proceset e punës të çdo biznesi ose institucioni jofitimprurës. Nëse dëshironi të blini shkrimi me shumicë, atëherë shfletoni gamën tonë.

Blerja e shkrimit me shumicë nga prodhuesi (shkrimi me shumicë, shkrimi me shumicë Moskë) është një mënyrë efektive për të kursyer ndjeshëm në furnizimin e vazhdueshëm të zyrës së kompanisë me shkrimi me shumicë. Dëshironi shkrimi me shumicë të lirë? Duke porositur një seri të madhe stilolapsash, lapsash, kapëse letrash, fletore dhe gjëra të tjera të vogla një herë në tremujor ose gjashtë muaj, nuk keni pse humbni kohë në regjistrimin e dërgesës së ardhshme mujore. Blerje me shumicë furnizimet me shumicë të zyrës janë gjithashtu të dobishme për organizatat qeveritare - shumë administrata institucionet arsimore blini shkrimi me shumicë për shkollën, kopsht fëmijësh ose universitet. Kompanitë e shkrimit me shumicë mbajnë adekuat politika e çmimeve, prandaj "Sotovik -M" shet vegla shkrimi me një kosto të favorshme - shkrimi me shumicë është i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë (shkrimi me shumicë Moskë, shkrimi me shumicë Moskë) në dyqanin tonë online.

Shkrimi me shumicë është shumë i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë

Shkrimi me shumicë në dyqanin tonë me një nga çmimet më të favorshme. Nëse planifikoni të blini shkrimi për shkolla me shumicë, shkrimi me shumicë nga cmime te uleta ose për të porositur shkrimi të pazakontë për një dyqan dhuratash me shumicë, "Sotovik-M" është ajo që ju nevojitet! Blini shkrimi me shumicë, nga fletoret e zakonshme deri në vulosjen e produkteve dhe kartave të biznesit, me një çmim tërheqës me shpërndarje të shpejtë në të gjithë Rusinë. Ne kemi shkrimi me shumicë shumë lirë!

Në mënyrë tipike, barra e sigurimit të rrjedhës së punës "të letrës" dhe kontrollit të ekzekutimit të urdhrave bie mbi departamentet e organizatës të përfshira në punë klerike: zyra, menaxhimi i çështjeve, si dhe ata që janë përgjegjës për punën klerike në sektorët strukturorë. Forshtë për ta që synon moduli "Zyra" i sistemit të menaxhimit dhe ndërveprimit të dokumenteve elektronike DIRECTUM. Ky modul lehtëson ekzekutimin e operacioneve rutinore për përpunimin e dokumenteve të letrës në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, në të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë:

• regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme duke përdorur kartat e kontrollit të regjistrimit (RCC);
• regjistrimi i vendndodhjes së një dokumenti letre në çdo fazë të tij cikli i jetes: shqyrtimi nga menaxhmenti, miratimi i draft dokumentit, ekzekutimi, etj.;
• kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolutave dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
• fshirja e dokumenteve për rastin në përputhje me nomenklaturën e çështjeve të miratuara në organizatë;
• kërkim i shpejtë për informacionin e nevojshëm mbi gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
• marrja e formave dhe revistave standarde të nevojshme, si dhe raportet statistikore mbi rrjedhën e dokumenteve të organizatës.

Për më tepër, moduli "Zyra" ju lejon të organizoni shkëmbime midis organizatave të ndryshme. Me një shkëmbim të tillë, është e mundur të përdoret nënshkrim elektronik(ES), dhe mekanizmat e veçantë të sistemit ju lejojnë të kontrolloni shpërndarjen e dokumenteve. Parimet e shkëmbimit bazohen në standardin e shkëmbimit të industrisë dokumente elektronike"Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për menaxhimin e dokumenteve", miratuar nga Sporti i Menaxherëve të Dokumentacionit.

Ruajtja e nomenklaturës së rasteve dhe ditarëve të regjistrimit

Sistemi fleksibël i numërimit ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekst revistë elektronike regjistrimi. Për secilën revistë, është vendosur një metodë arbitrare e numërimit automatik të dokumenteve brenda ditarit. Numri mund të përfshijë kodin e departamentit, kodin e ditarit, si dhe çdo detaj tjetër të kërkuar.

Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për secilin rast nomenklature, mund të printoni kapakun e çështjes, si dhe inventarin e dokumenteve të rastit, gjë që zvogëlon ndjeshëm kohën për përgatitjen e dokumenteve për ruajtjen e arkivit.

Regjistrimi i dokumenteve

Për të regjistruar dokumentet në modulin "Zyra", përdoren kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC), të cilat përmbajnë të gjitha të dhënat kryesore (korrespondenti, njësia organizative, përfaqësuesi i organizatës, data e regjistrimit, numri i regjistrimit, subjekti dhe përmbledhje dokument, mënyra e dorëzimit, etj.), si dhe informacionin e nevojshëm në lidhje me statusin e çdo dokumenti të organizatës (vendndodhja, statusi i ekzekutimit, etj.). Për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postimi sipas organizatës.

Sistemi zbaton aftësinë për të regjistruar dokumente si nga organizatat ashtu edhe nga qytetarët.

Për organizatat që përdorin regjistrimin e decentralizuar të dokumenteve, sistemi përdor vendet e regjistrimit - vendet e punës të sekretarëve dhe stafit të zyrës. Çdo vend check-in mund të shërbehet nga një ose më shumë departamente. Sipas vendeve të regjistrimit, është e mundur të dallohen të drejtat e qasjes në të dhëna.

Kur zhvendosni një dokument midis departamenteve, në secilin vend të regjistrimit, mund të filloni RKK -në e tij. Kështu, shfaqet një zinxhir i RKK, përgjatë të cilit është e mundur të gjurmoni lëvizjen e një dokumenti letre jo vetëm midis punonjësve brenda një departamenti, por edhe midis departamenteve. Për më tepër, përmes RKK -së, kryhet marrëdhënia e dokumenteve të regjistruara të sistemit me njëri -tjetrin, siç janë: "Në përgjigje të", "Në ekzekutim", etj.

Procedura e regjistrimit është e thjeshtë dhe konsiston në plotësimin e fushave të kërkuara të RKK -së, ndërsa numri i regjistrimit caktohet automatikisht.

Kur regjistroheni drejtpërdrejt nga RKK, është e mundur të futni një dokument të skanuar (elektronik) në modulin "Menaxhimi i Dokumenteve Elektronike" me bashkëngjitjen e tij automatike në RKK. Për hyrjen e shpejtë të një vëllimi të madh të dokumenteve, përdoren shërbimet hyrëse të sistemit, të cilat sigurojnë hyrjen rrjedhëse të dokumenteve në modul. Në të ardhmen, RKK, ashtu si dokumenti elektronik i futur, mund të gjendet lehtësisht me barkod në analogun e letrës të dokumentit, falë teknologjisë së shpejtë të identifikimit të integruar në sistem.

Sipas të dhënave të RKK, shtypen regjistrat e dokumenteve hyrëse dhe dalëse. Për dokumentet që dalin, mund të krijoni dhe printoni automatikisht një afishe zarfi.

Lëvizja dhe ekzekutimi i dokumenteve

Pas regjistrimit, dokumenti në hyrje kalon nëpër fazat e shqyrtimit, zgjidhjes, vënies nën kontroll dhe ekzekutimit të dokumentit. Në të njëjtën kohë, puna e mëtejshme e interpretuesve me një dokument mund të kryhet plotësisht në në format elektronik... Kjo zvogëlon ndjeshëm kohën e kërkuar për interpretuesit dhe parandalon humbjen aksidentale të origjinalit.

Në varësi të stilit të punës së menaxherit, dokumenti shqyrtohet prej tij ose në letër ose në formë elektronike.

Bazuar në rezolutën e lëshuar nga drejtuesi, dokumenti mund të vihet nën kontroll me emërimin e interpretuesve, udhëzimeve dhe afateve. Për ekzekutuesit që punojnë me modulin "Menaxhimi i Procesit të Biznesit", sekretari ose vetë menaxheri mund të krijojnë shpejt një detyrë drejtpërdrejt nga ALAC. Puna me detyrat ju lejon të shfrytëzoni sa më shumë nga aftësitë e sistemit për të kontrolluar ekzekutimin e urdhrave, të tilla si: regjistrimi i korrespondencës së plotë mbi ekzekutimin e urdhrave; aftësia për të dërguar për rishikim; konfigurimi fleksibël i rrugëzimit, etj.

Më pas, sipas detyrave që lidhen me RKK, ju mund të rikrijoni shpejt historinë e punës në dokument, procedurën e miratimit dhe arsyetimin për vendimin.

Nëse moduli "Zyra" përdoret në mënyrë të pavarur, të gjitha udhëzimet e lëshuara për interpretuesit futen nga sekretari në RKK të dokumentit, pas së cilës monitorohet ekzekutimi i tyre në kohë. Në të njëjtën kohë, porositë mund të printohen për përdoruesit jo të automatizuar.

Kur punoni me dokumente elektronike, të gjitha lëvizjet e dokumenteve kryhen përmes detyrave, ndërsa vendndodhja e dokumentit në çdo kohë regjistrohet në një skedë të veçantë të RKK. Kjo ju lejon të gjeni shpejt një origjinal letre të dokumentit përmes RKK. Puna me dokumentet dalëse dhe të brendshme bazohet në të njëjtat parime.

Shkëmbimi i dokumenteve elektronike midis sistemeve

Me ndihmën e sistemit, është e mundur të organizoni shkëmbimin e dokumenteve elektronike zyrtare, të rëndësishme juridikisht midis organizatave. Shkëmbimi i dokumenteve bazohet në përdorimin e standardit të industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve", miratuar nga Sporti i Menaxherëve të Dokumentacionit.

Shkëmbimi i dokumenteve mund të bëhet si në mes njësitë strukturore një kompani (mbajtëse), dhe midis organizatave partnere të pavarura. Në këtë rast, palët në shkëmbim mund të përdorin sisteme të ndryshme menaxhimin elektronik të dokumenteve ose nuk punojnë fare me sisteme të tilla.

Nëse shkëmbimi kryhet midis divizioneve të një kompanie (mbajtëse), atëherë puna me dokumentet zhvillohet në modulet "Menaxhimi i Dokumenteve Elektronike", "Menaxhimi i Procesit të Biznesit" dhe "Zyra". Nëse shkëmbimi është midis organizatat e jashtme, atëherë dokumenti elektronik eksportohet nga sistemi në një skedar ESD. Pala e dytë ose mund të importojë dokumentin ESD në sistemin e tyre elektronik të menaxhimit të dokumenteve (me kusht që ky format të mbështetet nga ky sistem; formati ESD është i hapur), ose të përdorë programin falas DIRECTUM OverDoc për të punuar me dokumentin ESD. DIRECTUM OverDoc ju lejon të shihni një dokument, atributet e tij dhe të gjitha nënshkrimet elektronike me të cilat është nënshkruar dokumenti, përfshirë shenjën e vlefshmërisë.

Kërkimi dhe analiza e informacionit

Që nga momenti i regjistrimit të çdo dokumenti në sistem, mund të gjeni si kartën e regjistrimit të tij së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe procesin e ekzekutimit të dokumentit, ashtu edhe vetë dokumentin elektronik.

Sistemi kërkon për numrat e regjistrimit, korrespondent, autor i rezolutës, si dhe për të gjitha detajet e RKK -së dhe kombinimin e tyre arbitrar.

Për më tepër, sistemi siguron raporte të specializuara që rrisin ndjeshëm efikasitetin e punës së përdoruesve: Dokumentet në shqyrtim, Urdhrat e vonuar, Dokumentet që do të kthehen, etj.

Moduli i uebit "Shkrimi"

Moduli i uebit "Zyra" është krijuar për të automatizuar punën me dokumente zyrtare në letër, për shembull, me dokumente administrative, letra hyrëse dhe dalëse, udhëzime, raporte dhe shënime. Lehtëson përpunimin e dokumenteve në letër.

Përpunimi i dokumenteve në letër kryhet në përputhje me kërkesat e Institucionit Arsimor Shtetëror të Arsimit, në të cilin bazohet teknologjia tradicionale ruse e punës në zyrë.

Moduli i uebit "Office" ka për qëllim zgjidhjen e problemeve:

• regjistrim i unifikuar i të gjitha korrespondencave hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme, duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit;
• kontroll mbi ekzekutimin në kohë të urdhrave, rezolutave dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
• kërkim i shpejtë për informacionin e nevojshëm mbi gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
• marrjen e formularëve dhe revistave standarde të nevojshme, si dhe raporteve statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.

Baza e modulit të uebit "Zyra" përbëhet nga librat referues "Kartat e regjistrimit dhe kontrollit", "Udhëzimet për RKK", "Nomenklatura e rasteve".

Avantazhet e integrimit të modulit "Stationery" me module të tjera të sistemit

Kështu, falë ndërveprimit të moduleve "Menaxhimi i Dokumenteve Elektronike", "Menaxhimi i Procesit të Biznesit" dhe "Zyra" brenda sistem të unifikuar sigurohet një rritje e efikasitetit të organizatës me pajtueshmëri të plotë me traditat vendase dhe standardet e punës në zyrë. Të gjithë mekanizmat e ofruar nga secili modul mund të përdoren në kombinime të ndryshme të fazave "letër" dhe "elektronike" të punës me dokumente. Në të njëjtën kohë, puna tradicionale e zyrës "letër" përshtatet në mënyrë harmonike menaxhimi elektronik i dokumenteve organizatat me lidhje horizontale të zhvilluara.

Tipar dallues zyra elektronike Olympus është funksionaliteti i saj i pasur, i cili e ka origjinën nga puna klasike e zyrës.

Në një të madhe ndërmarrje industriale detyrat e sekretarit (nëpunësit) nuk janë vetëm regjistrimi i dokumenteve, por edhe shumë detyra të tjera:

• përcaktimi i kreut të cilit do t'i transferojë dokumentin në hyrje në rezolutë
• përgatitja e para-rezolutave
• dorëzimi i dokumentit tek kontraktuesi
• kontroll mbi kthimin e origjinalit
• analiza përmbledhëse e ekzekutimit të detyrave
• kontrollin e ekzekutimit të urdhrave
• formimi i raportimit përfundimtar për detyrat e paplotësuara
• dërgimi i dokumenteve dalëse
• kërkoni me kërkesë dokumentin e kërkuar
• printoni, skanoni
• madje edhe ruajtjen e një sasie të madhe të dokumenteve. Një nëpunës i mirë është përgjegjës për të gjitha këto.

Zyra elektronike Olympus në gjendje të bëjë punën njerez te mire më e lehtë dhe më efikase!

Regjistrimi automatik:

Kontroll automatik i dokumenteve të marra përsëri

Vetë sistemi kap dokumente që hyjnë përsëri në organizatë dhe paralajmëron për këtë.

Njoftime automatike për kthimin e origjinalit

Sistemi siguron një skemë për lëvizjen e origjinalit, dhe nëse nuk kthehet në kohë, do të njoftojë regjistruesin.

Sistemi i përshtatshëm i komunikimit

Lidhjet e dokumenteve në Olimp nënkuptojnë mundësinë e marrjes së një historie të detajuar të të gjithë dokumenteve të ndërlidhur, përfshirë ato arkivorë, të krijuar shtesë, në anulimin ose modifikimin.

Projektuesi i Raportit

Duke përdorur projektuesin e raporteve të sistemit Olympus, një punonjës mund të krijojë raportet që i nevojiten pa përdorur ndihmën e një administratori ose programuesi. Kjo është sa shpesh gjenerohen raporte për dokumente të papaguara ose të kontrollit.

Sistemi fleksibël i filtrimit

Sistemi Olimp siguron aftësinë për të kryer një kërkesë për kërkimin e dokumentit duke përdorur një varg filtri. Linja e filtrimit ju lejon të formuloni terma kërkimi me shumë ndryshore për dokumentin e dëshiruar.

Zyra elektronike në sistemin Olympusështë një mjet për organizimin e punës së zyrës dixhitale. Ky segment grumbullon të gjithë informacionin në lidhje me dokumentet e kompanisë. Ai përmban historinë e punës së përdoruesve; ruan të gjitha lidhjet e dokumenteve; informon për datën e caktuar; përfshin të gjithë skedarët e krijuar me dokumentin; jep përgjigje për pyetjet e interpretuesve dhe atyre që janë përgjegjës për dokumentin, si dhe rezultatet e punës së tyre.

Kontrolli i ekzekutimit

Kontrolli i ekzekutimit në sistemin Olympusështë një funksionalitet i thellë që siguron informacion mbi kohën, fazat dhe rezultatet e ekzekutimit të urdhrave. Ky funksionalitet është i pranishëm në të gjithë sistemin, nga zyra elektronike në ruajtjen e strukturuar. Funksionaliteti është ndërtuar mbi kohën e ekzekutimit të dokumentit dhe udhëzimeve dhe informimin në lidhje me dështimin e këtyre afateve.

Vizualizimi i kontrollit të ekzekutimit

1. Tregues ngjyrash dhe mesazhe nga sistemi Olympus për dështimin e afatit.
2. Mënyra e specializuar me numrin e përgjithshëm të detyrave të marra, të marra në punë, të përfunduara në kohë, të përfunduara me vonesë në periudhat që nuk përfundojnë në kohë.
3. Një sistem i tërë raportesh për ekzekutimin e urdhrave në kontekstin e dokumentit, interpretuesve, kontrolluesve.

Kontroll i veçantë

Për ekzekutimin në kohë dhe me cilësi të lartë të detyrave, Olympus ka një sistem të veçantë kontrolli. Thelbi i tij është se të gjitha detyrat më të rëndësishme të vendosura për kontroll duhet të kalojnë nëpër procedurën e heqjes nga kontrolli d.m.th. mbyllja. Në disa raste, për të hequr një detyrë nga kontrolli, kërkohet të vlerësoni cilësinë e punës së kryer nga një specialist kompetent. Pastaj sistemi mund të aplikojë shtesë procedurën e konfirmimit.

Formimi i një urdhri kontrolli

1. Lëshimi i urdhrave të kontrollit shoqërohet me emërimin e një mbikëqyrësi, dhe, nëse është e nevojshme, një punonjës që konfirmon performancën me cilësi të lartë.
2. Raporti i disiplinës së performancës llogaritet automatikisht për urdhrat e testimit.
3. Mënyra speciale "Analiza e ekzekutimit të detyrave të kontrollit" tregon informacion në lidhje me afatin e ekzekutimit të detyrave të kontrollit.
4. Pultet e desktopit transformohen ky informacion në një pamje grafike.

Menaxhimi i dokumenteve

Menaxhimi kompetent i dokumenteve është një peng punë efektive departamenti, divizioni, shërbimi dhe organizata në tërësi. "Menaxhimi i Dokumenteve" në sistemin Olympusështë një mjet modern për menaxhimin e një ndërmarrje në shkallë të gjerë, e fokusuar veçanërisht në proceset e biznesit të nivelit të lartë.

"Menaxhimi i Dokumenteve" është një segment i Menaxhimit të Dokumenteve - moduli Olympus, i ndërtuar mbi parimin e një planifikuesi, dmth. të gjitha detyrat dhe dokumentet e marra nga punonjësi janë rreshtuar në një listë.

Lista tregon llojin e detyrës, lëndën, përmbajtjen, datën e marrjes, afatin, nga i cili ka ardhur. Kjo listë mund të plotësohet lehtësisht me kolonën e kërkuar.

Një sfond i kuq sinjalizon një detyrë të vonuar, e cila do t'ju ndihmojë të mos harroni përfundimin e saj. Sistemi ka kontroll të avancuar, kur treguesi i ngjyrës informon për datën e afrimit të ekzekutimit të dokumentit.

Nën listën në skedat të gjitha informacion shtese, e cila do të kërkohet për të marrë një vendim. Këto janë teksti i dokumentit, caktimi i detajuar, historia e lëvizjes dhe dokumentet përkatëse.

Easyshtë e lehtë të gjesh dokumentin e dëshiruar në program, si dhe të ngresh historinë e punës me të. Për më tepër, historia tregon se sa qarqe po qarkullon dokumenti, kush e ka marrë atë në punë dhe kush nuk e ka bërë ende.

Marrja e shpejtë e informacionit:

• kush e inicoi dokumentin;
• kush ra dakord;
• kush e ka për momentin;
• çfarë komentesh janë dhënë dhe nga kush në dokument;
• nëse ky dokument lidhet me dokumente të tjera dhe si, me aftësinë për të hapur, përfshirë dokumentet e lidhura;
• për një punonjës, shërbim, departament ose të gjithë ndërmarrjen në tërësi, shihni një fotografi të porosive të përfunduara dhe të paplotësuara.

Lehtësia për të punuar me një grup të madh dokumentesh:

• vetë sistemi gjeneron një listë dokumentesh për shqyrtim;
• sistemi bën thirrje për dokumentet që ju nevojiten për të marrë urgjentisht një vendim;
• sistemi informon për periudhën që po përfundon;
• sistemi ju lejon të delegoni punën tuaj dhe të kontrolloni me lehtësi ekzekutimin në kohë;
• sistemi ju lejon të merrni historinë e punës në çdo dokument;
• sistemi do t'ju lejojë të caktoni zëvendës gjatë mungesës së tij dhe të shihni se si ka punuar deputeti.

Lehtësia e menaxhimit të dokumenteve:

• rritja e shpejtësisë së shkëmbimit të informacionit;
• rritjen e nivelit të disiplinës ekzekutive të punonjësve;
• respektimi i afateve për ekzekutimin e kontratave;
• aftësia për të marrë informacionin e nevojshëm pa u ngritur shpejt nga vendi i punës.

Struktura e magazinimit

Ruajtja e strukturuar e dokumenteve të sistemit Olympus nuk është vetëm një bibliotekë me qasje të kufizuar në dosje, është një "bazë njohurish" individuale e secilit punonjës. Parimi i ndërtimit të depove Olympus bazohet në të drejtat e përdoruesit për akses në seksione, dosje, dokumente, skedarë. Sistemi ndërton automatikisht një strukturë arkivore individuale për secilin punonjës. Përdoruesi sheh vetëm ato pjesë dhe dokumente për të cilat ai ka të drejta.

Për më tepër, punonjësi ka aftësinë të kopjojë një pjesë të strukturës së arkivit, dosjeve, dokumenteve në ruajtjen personale. Një mundësi e tillë do t'i lejojë përdoruesit të marrë informacionin që i nevojitet, dokumentin edhe më shpejt.

Mbushja e magazinës

Magazinimi në sistemin Olympus është i mbushur me dokumente automatikisht bazuar në rezultatet e përfundimit të ciklit të punës me dokumentin. Kjo teknologji ju lejon të grumbulloni dokumentet e kerkuara në pjesët përkatëse, pa lënë veçanërisht kohë për këtë punë.

Kur një dokument i ri shfaqet në ruajtje, sistemi njofton punonjësin nëse ai është i regjistruar në njoftime të tilla.

Lehtësia për të punuar me dokumente

Magazinimi Olimpik dallohet nga shërbimet funksionale që përcaktojnë komoditetin e punës me dokumente:

• Versionim;
• Dokumentet e marrëdhënieve (të anuluara, të pavlefshme, përveç kësaj);
• Ekstrakt nga arkivi;
• Lëshimi i origjinalit;
• Atributet e ruajtjes (numri i inventarit, ruajtja, rafti, rafti, numri i kopjeve).