Длъжностна характеристика на ръководителя на тръжния отдел. Образец на длъжностна характеристика на ръководителя на тръжния отдел. Специалистът по търговете е пряко подчинен на ръководителя на отдела за развитие

Аз одобрявам

[правна форма, [подпис, трите имена, длъжност

име на организацията, ръководител или друго длъжностно лице

учреждение] на лице, упълномощено да одобрява

описание на работата]

[ден месец година]

Описание на работата

началник търговски отдел

[име на организация, предприятие]

истински описание на работатаразработени и одобрени на осн трудов договорс началник тръжен отдел и съгласно разпоредбите на Кодекса на труда Руска федерацияи други правни актове, регулиращи работни отношения.

1. Общи положения

1.1. Ръководителят на тръжния отдел принадлежи към категорията на ръководителите, наема се и освобождава от него със заповед на ръководителя [организация, институция и др.], на когото той пряко се отчита в работата си.

1.2. Човек с висш професионално образованиеи които са положили квалификационен изпит по специална програма "професионална преквалификация / повишаване на квалификацията в областта на организирането на подаване на поръчки за доставка на стоки, извършване на работа, предоставяне на услуги за държавни и общински нужди" и най-малко [посочете необходими] години трудов стаж по специалността, съответстваща на профила на катедрата.

1.3. Ръководителят на отдела за наддаване трябва да знае:

Основни принципиизвършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Основни принципи и концепции на системата за поръчки за държавни и общински нужди;

Основните процеси и ресурси на системата за поръчки за държавни и общински нужди;

Системата за поставяне на държавни и общински поръчки в контекста на социалните, политическите, икономическите процеси в Руската федерация;

Нормативна правна уредба за извършване на държавни и общински поръчки;

Международни норми за изпълнение на държавни поръчки;

Руското законодателство относно организацията на подаване на поръчки за доставка на стоки, извършване на работа, предоставяне на услуги за държавни и общински нужди;

Регионални разпоредби правни актовесвързани с извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Антимонополното законодателство на Руската федерация;

Процедурата за извършване на държавни и общински поръчки;

Планиране на изпълнението на държавни и общински поръчки;

Процедури за извършване на държавни и общински поръчки по метода на открити и закрити търгове;

Процедурата за уведомяване, тръжната документация, процедурата за подаване на заявления за участие в конкурса, отваряне на пликове със заявления за участие в конкурса и отваряне на достъп до заявления, подадени във формуляра електронни документи, разглеждане на заявления, оценка и сравнение на заявления за участие в конкурса, последиците от обявяване на конкурса за невалиден;

Критерии за оценка на заявленията за участие в конкурса, сравнителен анализметоди за оценка на заявленията за участие в конкурса;

Процедурата за извършване на държавни и общински поръчки чрез провеждане на открит и закрит търг;

Процедурата за уведомяване, тръжната документация, процедурата за подаване на заявления, разглеждане на заявления, провеждане на търг, обобщаване на резултатите от търга, последиците от обявяване на търг за невалиден;

Характеристики на търга в електронен формуляр;

Правене на поръчка чрез искане на оферти, включително с цел оказване на хуманитарна помощ или отстраняване на последствията спешни случаиестествено или техногенен характер, г единствен доставчик(изпълнител, изпълнител) на борсови стоки на стоковите борси;

Ефективност при извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Контрол върху спазването на законодателството на Руската федерация относно поставянето на държавни и общински поръчки. Отговорност за нарушения при подаване и изпълнение на поръчки за доставка на стоки, извършване на работа, предоставяне на услуги за държавни и общински нужди;

Осигуряване на защита на правата и интересите на участниците в подаване на поръчки, процедурата по обжалване;

Информационно осигуряване на държавни и общински поръчки;

Структурата и особеностите на държавните и общинските поръчки;

Управление на изпълнението на държавни и общински поръчки, осчетоводяване на договори;

Особености при извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Характеристики на поставяне на държавни и общински поръчки за доставка на стоки;

Характеристики на изпълнение на държавни и общински поръчки за услуги;

Характеристики на изпълнение на държавни и общински поръчки за различни видовевърши работа;

Гражданско, административно, трудово законодателство в частта, отнасяща се до регулиране на дейността на [организации, институции];

Основи на управлението, управление на персонала;

Основи на управлението на проекти;

Правила за вътрешния трудов ред [организации, институции];

Правила за защита на труда и Пожарна безопасност.

1.4. При изпълнение на служебните си задължения ръководителят на тръжния отдел се ръководи от:

Конституцията на Руската федерация;

Гражданския кодекс на Руската федерация;

Бюджетния кодекс на Руската федерация;

Федерален закон на Руската федерация от 21 юли 2005 г. N 94-FZ „За подаване на поръчки за доставка на стоки, извършване на работа, предоставяне на услуги за държавни и общински нужди“;

Федерален закон на Руската федерация от 2 декември 1994 г. N 53-FZ „За закупуване и доставка на селскостопански продукти, суровини и храни за държавни нужди“;

Други правни актове на Руската федерация, регулиращи правните отношения по организирането и провеждането на търгове.

2. Работни задължения

Ръководител на отдела за наддаване:

2.1. Ръководи дейността на отдела.

2.2. Организира текущи и разширено планиранедейности на отдела, като се вземат предвид целите, задачите и насоките, за изпълнението на които е създаден, осигурява контрол върху изпълнението на планираните цели, координира работата на служителите на отдела.

2.3. Осигурява методическа и практическа помощ на служителите на отдела при подготовката и участието в конкурси, търгове.

2.4. Прави предложения за подобряване на работния процес и управлението на отдела.

2.5. Участва в подбора и разположението на персонала на отдела, в организирането на тяхното професионално развитие и професионално съвършенство.

2.6. Участва в подготовката и провеждането на атестиране на служителите от отдела.

2.7. Осигурява своевременно изготвяне на установената отчетна документация.

2.8. Наблюдава конкурси, търгове в средства за масова информацияи в Интернет.

2.9. Участва в подготовката на тръжната документация.

2.10. Представлява интересите на [организации, институции] при провеждане на състезателни процедури.

2.11. Участва в разработването на наредби и насокиот електронна търговияи обществени поръчки.

2.12. Внася предложения до ръководството на [организацията, институцията] за подобряване на качеството на работа на служителите на отдела.

Ръководителят на тръжния отдел има право да:

3.1. За всички законови социални гаранции.

3.2. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на предприятието, свързани с неговата дейност.

3.3. Внася за разглеждане от ръководството предложения за подобряване на работата, свързана с отговорностите, предвидени в тази инструкция.

3.4. В рамките на своята компетентност информира непосредствения ръководител за всички открити в хода на дейността недостатъци и прави предложения за тяхното отстраняване.

3.5. Получаване от структурни подразделенияи специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на задълженията му.

3.6. Подписват и заверяват документи от своята компетентност.

3.7. Включете специалисти от всички (отделни) структурни подразделения на предприятието за решаване на възложените му задачи (ако е предвидено в наредбите за структурните подразделения, ако не, с разрешение на ръководителя).

3.8. Да изискват от ръководството на предприятието съдействие при изпълнение на техните задължения и права.

3.9. Повишете своята професионална квалификация.

3.10. Други права, предвидени от трудовото законодателство.

4. Отговорност

Ръководителят на отдела за офериране отговаря за:

4.1. За неуспех или неправилно изпълнениетехните служебни задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в рамките, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

4.2. За причиняване на материални щети на работодателя - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

4.3. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

Длъжностната характеристика е разработена в съответствие с [име, номер и дата на документа].

Ръководител кадрово обслужване[инициали, фамилия, подпис]

[ден месец година]

Съгласен:

[длъжност, инициали, фамилия, подпис]

[ден месец година]

Запознат съм с инструкцията: [инициали, фамилия, подпис]

[ден месец година]

Вижте документа в галерията:

Одобрявам [организационно-правен [подпис] [F. I. O., формуляр за длъжност, име на ръководителя или друга организация, предприятие, длъжностно лице, институция], упълномощен да одобри длъжностната характеристика] [ден, месец, година] L. P. Длъжностна характеристика на ръководителя на отдела за търгове и обществени поръчки [име на организацията , предприятие , институции] Настоящата длъжностна характеристика е разработена и утвърдена въз основа на трудов договор с началника на отдел „Оферти и обществени поръчки“, съгл. Кодекс на трудаРуската федерация, други регулаторни правни актове, регулиращи трудовите отношения. 1. Общи разпоредби 1.1. Ръководителят на отдел „Търгове и обществени поръчки“ принадлежи към категорията на ръководителите и е пряко подчинен на [наименование на длъжността]. 1.2.

внимание

3.5.

Информация

Подписват и заверяват документи от своята компетентност. 3.6. Привлича специалисти от всички структурни подразделения [организации, институции] за решаване на възложените му задачи.

3.7.

Безопасност и здраве при работа

Основни принципи и методи за популяризиране на представяните продукти на общинския и бюджетния пазар; § Спецификата на промотирането на продуктите на търговския пазар; § Платформи за провеждане на търгове, явно наддаване, електронни търгове; § Правила за отговор на запитвания за оферти, оферти § Методи за работа с медиите; § Основни технологични и характеристики на дизайнаи потребителски свойства на продаваните продукти; § Основи на ценообразуването и ценова политика; § Условия за доставка, съхранение и транспорт на продуктите; § методи за организиране на счетоводството и отчитането на изпълнението на плановете за продажби и продажбите на продуктите; § Редът за предоставяне на организационни, административни и други документи за участие в конкурси; § Правила за вътрешния трудов ред; § Правила и норми по охрана на труда; § Етика бизнес комуникация. 1.5.

Длъжностна характеристика на началника на отдела за търгове и обществени доставки

ОДОБРЯВАМ Генерален директор на LLC "Феникс" "" 20 № Длъжностна характеристика на специалист по тръжната работа на отдела за развитие 1.1. Специалистът по търговете принадлежи към категорията на специалистите.
1.2. В своята дейност специалистът по тръжна работа се ръководи от: § устава на предприятието; § правилник за отдела за развитие; § законодателни документи, нормативни правни актове на Руската федерация, както и учебни материалирегулиране на въпросите на извършваната работа в областта на тръжната дейност; § заповеди, заповеди и инструкции на ръководството на предприятието, ръководител на отдела за развитие; § правила за вътрешния трудов ред; § тази длъжностна характеристика. 1.3. Специалистът по търговете е пряко подчинен на ръководителя на отдела за развитие. 1.4.

1. Общи положения

При необходимост поискайте разяснения и вземете предвид промените в тръжната документация. 1.11. Подгответе своевременно пълен пакет документи. 1.12.

Взаимодейства с мениджъри и ръководители на отдели относно спецификата и цените на предлаганите продукти и техническата част на приложенията. 1.13. Анализирайте техническата част на приложенията за съответствие с действащото законодателство (FZ-94).

1.14. Подайте конкурентни оферти. 1.15. Преговаря и кореспондира с организаторите на състезанията. 1.16. Управлявайте множество проекти едновременно. 1.17. Предоставете своевременно цялата необходима информация за условията на доставка, гаранции, сертификати.

1.18. Сключете споразумения, договори. 1.19.

Резюме на ръководителя на тръжния отдел в Москва

Внася предложения до ръководството на [организацията, институцията] за подобряване на качеството на работа на служителите на отдела. 3. Права на служителя Ръководител на търгове и обществени поръчкиима право: 3.1.

Иска и получава необходимата информация и документи, свързани с въпросите на дейността му. 3.2. Правете предложения на прекия ръководител за подобряване на работата, свързана със задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика.
3.3. Давайте заповеди на подчинени служители и следете за тяхното изпълнение. 3.4. Въведете идеи на ръководството за повишаване или наказване на служители под негово ръководство.

3.5. Подписват и заверяват документи от своята компетентност. 3.6. Привлича специалисти от всички структурни подразделения [организации, институции] за решаване на възложените му задачи.
3.7.

Началник тръжен отдел длъжностна характеристика

Внася предложения до ръководството на [организацията, институцията] за подобряване на качеството на работа на служителите на отдела. 3. Права на служителя Ръководителят на отдел "Търгове и обществени поръчки" има право: 3.1. Иска и получава необходимата информация и документи, свързани с въпросите на дейността му. 3.2. Правете предложения на прекия ръководител за подобряване на работата, свързана със задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика.
3.3.

Давайте заповеди на подчинени служители и следете за тяхното изпълнение. 3.4. Въведете идеи на ръководството за повишаване или наказване на служители под негово ръководство.

Длъжностна характеристика на ръководителя на тръжния отдел

На длъжността специалист по тръжна работа се назначава лице, което има висше професионално юридическо или икономическо образование и допълнително обучение или трудов стаж в областта на тръжната дейност най-малко 2 години. 1.5. Специалистът по тръжна работа се назначава и освобождава от длъжност със заповед на предприятието по предложение на ръководителя на отдела за развитие в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация.

По време на отсъствието на специалист по тръжна работа неговите задължения се изпълняват от назначено със заповед лице генерален директор. Това лице придобива съответните права и носи отговорност в съответствие с тази инструкция.

1.7. При преструктуриране (реорганизиране) на предприятие, промяна на бизнес и др., В тази длъжностна характеристика се правят подходящи промени и допълнения. 2. Изисквания за знания и квалификация: 2.1.

Длъжностна характеристика на началника на отдел "Оферти и обществени поръчки" [име на организация, предприятие, институция] Настоящата длъжностна характеристика е разработена и утвърдена въз основа на трудов договор с началника на отдел "Оферти и обществени поръчки" в съответствие с Кодекс на труда на Руската федерация, други регулаторни правни актове, регулиращи трудовите правоотношения. 1. Общи разпоредби 1.1. Ръководителят на отдел „Търгове и обществени поръчки“ принадлежи към категорията на ръководителите и е пряко подчинен на [наименование на длъжността].

1.2. Човек, който има висше образованиеи който е преминал квалификационен изпит по специална програма [посочете подходящото] и трудов стаж по специалността, съответстваща на профила на отдела, не по-малко от [стойност] години. 1.3.

Прави предложения за подобряване на работния процес и управление на отдел „Търгове и обществени поръчки“. 2.5. Участва в подбора и разположението на персонала на отдела, в организирането на повишаването на тяхната квалификация и професионални умения.

Участва в подготовката и провеждането на атестиране на служителите от отдела. 2.7. Осигурява своевременно изготвяне на установената отчетна документация.

Следи търгове, конкурси, аукциони в медиите и интернет. 2.9. Участва в подготовката на тръжната документация. 2.10.

Представлява интересите на [организации, институции] при провеждане на състезателни процедури. 2.11. Участва в разработването на наредби и насоки за електронни търгове и обществени поръчки. 2.12.
Прави предложения за подобряване на работния процес и управление на отдел „Търгове и обществени поръчки“. 2.5. Участва в подбора и разположението на персонала на отдела, в организирането на повишаването на тяхната квалификация и професионални умения. 2.6. Участва в подготовката и провеждането на атестиране на служителите от отдела. 2.7. Осигурява своевременно изготвяне на установената отчетна документация. 2.8. Следи търгове, конкурси, аукциони в медиите и интернет. 2.9. Участва в подготовката на тръжната документация. 2.10. Представлява интересите на [организации, институции] при провеждане на състезателни процедури. 2.11. Участва в разработването на наредби и насоки за електронни търгове и обществени поръчки. 2.12.

За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в раздел 3 от тази длъжностна характеристика - до степента, определена от действащото трудово законодателство на Руската федерация. 6.2. За нарушение на правилата и разпоредбите, регулиращи дейността на предприятието.

6.3. За правилното и навременно предаване на делата при преместване на друга работа, освобождаване от длъжност на лицето, което заема текущата длъжност, а при липса на такова, на лицето, което го замества, или директно на ръководителя на отдела за развитие. 6.4. За престъпления, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация. 6.5.

В големите организации, свързани с търговията с различни стоки или продажбата на услуги, трябва да има тръжен отдел. Това вътрешно подразделение на предприятието контролира участието на организацията в публични и частни търгове за доставка на стоки / продажба на услуги.

Ако говорим за държавна структура, тогава служителите на отдела са длъжни да организират и провеждат търгове в съответствие със съществуващото законодателство. От служителите се изисква пълно познаване на правилата за провеждане на състезания. С тях могат да се запознаят в детайли при изучаване федерален закон № 94.

Ръководителят на компанията трябва да има ясна представа какво представлява тръжният отдел: какво прави всеки от служителите му, как може да се използва за увеличаване на производителността. На първо място, компанията трябва да притежава всички необходими лицензи за участие в различни видове търгове.

Служителите на този отдел са длъжни да извършват следните операции:

Вдигни електронни търговеръководейки се от резултатите от редовното наблюдение на всички търгове, отговарящи на спецификата на дейността на дружеството;
подготвят необходимата документация за участие в търгове, провеждани в електронни платформи, ръководени от изискванията на потенциален клиент;
представлява интересите на предприятието за периода на търга, в случай че заявлението е прието от клиента;
следи резултатите от търговете;
изграждане на взаимодействие с кредитни институции, застрахователни структури и поръчители относно предоставянето на търгови заеми и изпълнението на всички задължения по съществуващи договори;
сключва договори с общински и държавни клиенти, както и изготвя документация за изпълнение на държавна поръчка в съответствие със съществуващите изисквания;
извършване на аналитична работа, наблюдение на минали търгове относно участието на това предприятие в тях.

Такива задължения се възлагат на отдела за търгове. Той трябва не само да контролира участието на своето предприятие в различни търгове, но и да се държи възможно най-правилно по отношение на другите участници в състезанието. Всъщност това разделение на организацията е нейното лице, според което клиентът може да направи заключение за работата на цялата компания.

Тръжен отдел: звено структура

Отделът, в който служителите организират и участват в търгове, има определена структура, която позволява ясно да се определят отговорностите на всеки служител. За да може предприятието да работи с висока възвръщаемост, неговият мениджър трябва да знае как да организира тръжен отдел.

Ръководителят на отдела се назначава на длъжността със заповед на ръководителя на висше звено или директора на предприятието. Служителите на този отдел се назначават на длъжността и се отстраняват от нея със заповед на ръководителя на организацията.

Заместник-директорът на предприятието по административно-икономическата част е длъжен да осигури на звеното необходимия брой помещения в съответствие със стандартните показатели. Също. този служител е длъжен да осигури на тръжното звено необходимото офис оборудване, телекомуникационно оборудване и канцеларски материали.

Всички служители на тръжната служба са длъжни да поддържат документация в съответствие с изискванията, установени в предприятието, и да я предоставят своевременно на ръководителя на звеното. Проверката на документацията се извършва и от ръководителя на предприятието, съгласно установения график.

Ако на длъжността ръководител на отдел бъде назначен нов служител, директорът на предприятието е длъжен да го обучи на новата функционалност. Нов лидертрябва да знае как да организира работата на тръжния отдел - тогава ефективността на цялото предприятие ще се увеличи значително.

Цели и задачи на звеното

Преди това е поставена службата, занимаваща се с обществени поръчки и контролираща участието на фирмата в търгове определен планда бъдат изпълнени. Говорим за определяне и координиране на методи за подаване на заявления и поръчки, работни планове, както и предоставяне на определени услуги за други отдели на предприятието.

Служителите на отдела трябва да могат да идентифицират качествени доставчици, да предотвратяват корупция и други злоупотреби в областта, с която трябва да работят, когато сключват гражданскоправни споразумения. Ако е необходимо, служителите на предприятието имат право да включат служители на правоприлагащите органи при разрешаването на възникващи проблеми.

Тръжният отдел на фирмата, организираща търгове, е длъжен да спазва изискванията на съществуващото законодателство:

правилно съставяне на тръжна документация;
осигуряване на прозрачност на търговете;
да извърши качествено работата по определяне на възложители и изпълнители.

Функционалността на търговата услуга на предприятието клиент

В рамките на предприятието-клиент, което самостоятелно формира оферти, по които впоследствие избира доставчици, има и тръжен отдел - това е едно от основните звена. Отделът има определени функции, които трябва постоянно да изпълнява:

организация на подаване на поръчки различни начини(явен търг, закрит, без наддаване);
разработване на необходимата документация, изготвяне на заявки за ценови оферти за стоки и услуги, представляващи интерес за дружеството;
публикуване на информация в интернет портала за обществени поръчки;
Публикуване на протоколи за резултатите от състезания;
уведомяване на участниците за приключването на търга и резултатите от него;
изпращане на уведомление до победителя в търга и копие от гражданскоправния договор за предоставяне на услуги;
поддържане на документация по търговете, изготвяне на отчети за всеки период;
предоставяне на консултантски услуги за ръководители на отдели по граждански договори;
контрол върху безопасността на документацията за пет години.

Участниците в търговете, в допълнение към основните си задължения, трябва активно да взаимодействат с други отдели на предприятието. Това са следните контакти:

с ръководството на организацията (отделът получава организационни документи от ръководителя на компанията и в замяна предоставя отчети за извършената работа);
с вътрешните подразделения на предприятието (от тях отделът получава техническо заданиеза който се провежда търгът и в замяна предоставя информация за минали търгове и искания за оферти за стойността на определени услуги);
със счетоводния отдел (от тях тръжният отдел трябва да получи информация за превода на средства и изпълнението на условията на договора от победителя и в замяна да предостави тръжната документация, подписана от представителите на предприятието и доставчика);
с юристи (отделът трябва да получи от тях изготвени оферти за договори с доставчици, които се създават на базата на предоставените от отдела данни);
с други отдели на предприятието по различни въпроси, които могат да се отнасят до основната функционалност на звеното.

Права и задължения на служителите

Ръководителят на предприятието трябва не само да знае какво е тръжен отдел и какви функции са възложени на неговите служители, но и да помни, че служителите имат свои собствени права и задължения. Информацията за това е посочена в длъжностните характеристики и трудовите договори, ако е необходимо, те могат да бъдат напомнени от специалист по човешки ресурси, който контролира работния процес в предприятието. Репутацията и успехът на компанията зависи от това колко добре работи тръжният отдел, така че трябва да се положат сериозни усилия за организирането на отдела.

Аз одобрявам

[организационно-правен [подпис] [F. I. O., позиция

Форма, име на главата или др

Организации, предприятия, длъжностни лица,

Институции], упълномощени да одобряват

описание на работата]

[ден месец година]

М.П.

Описание на работата

Началник отдел "Търгове и обществени поръчки".

[име на организация, предприятие, институция]

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена въз основа на трудов договор с ръководителя на отдела за търгове и обществени доставки в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други регулаторни правни актове, регулиращи трудовите отношения.

1. Общи положения

1.1. Ръководителят на отдел „Търгове и обществени поръчки“ принадлежи към категорията на ръководителите и е пряко подчинен на [наименование на длъжността].

1.2. За ръководител на катедрата се приема лице, което има висше образование и е положило квалификационен изпит по специална програма [посочете подходящото] и най-малко [стойност] години по специалността, съответстваща на профила на катедрата. търгове и обществени доставки.

1.3. Ръководителят на отдела за търгове и обществени доставки се назначава на длъжността и освобождава от длъжност със заповед на [име на длъжността на ръководителя].

1.4. Ръководителят на отдела за търгове и обществени поръчки трябва да знае:

Общи принципи за извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Основни принципи и концепции на системата за поръчки за държавни и общински нужди;

Основните процеси и ресурси на системата за поръчки за държавни и общински нужди;

Нормативна правна уредба за извършване на държавни и общински поръчки;

Конституцията на Руската федерация;

Международни норми за изпълнение на държавни поръчки;

Регионални нормативни правни актове, свързани с извършването на поръчки за държавни и общински нужди;

Антимонополното законодателство на Руската федерация;

Планиране на изпълнението на държавни и общински поръчки;

Процедурата за уведомяване, тръжната документация, процедурата за подаване на заявления за участие в конкурса, отваряне на пликове със заявления за участие в конкурса и отваряне на достъп до заявления, подадени под формата на електронни документи, разглеждане на заявления, оценка и сравнение на заявления за участие в конкурса, последиците от обявяване на конкурса за недействителен;

Критерии за оценка на заявленията за участие в търга, сравнителен анализ на методите за оценка на заявленията за участие в търга;

Процедурата за извършване на държавни и общински поръчки;

Процедурата за уведомяване, тръжната документация, процедурата за подаване на заявления, разглеждане на заявления, провеждане, обобщаване, последиците от обявяване на невалидни;

Характеристики на провеждане на търгове и държавни доставки в електронен вид;

Подаване на поръчка чрез искане на оферти, включително за целите на предоставяне на хуманитарна помощ или отстраняване на последствията от природни или техногенни бедствия, от един доставчик (изпълнител, изпълнител) на борсови стоки на стоковите борси;

Ефективност при извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Информационно осигуряване на държавни и общински поръчки;

Структурата и особеностите на държавните и общинските поръчки;

Управление на изпълнението на държавни и общински поръчки, осчетоводяване на договори;

Особености при извършване на поръчки за държавни и общински нужди;

Характеристики на поставяне на държавни и общински поръчки за доставка на стоки;

Характеристики на изпълнение на държавни и общински поръчки за услуги;

Характеристики на поставяне на държавни и общински поръчки за различни видове работа;

Основи на управлението, управление на персонала;

Основи на управлението на проекти;

Правила за вътрешния трудов ред [организации, институции];

Правила за защита на труда, пожарна безопасност, промишлена санитария.

1.5. Професионално важни качества: [списък на качествата].

1.6. Служебните задължения на началника на отдела за търгове и обществени доставки в негово отсъствие се изпълняват от [попълнете съответното].

2. Длъжностни задължения

Началник отдел "Тръжни процедури и обществени поръчки" се възлага на следните длъжностни задължения:

2.1. Ръководи дейността на отдел "Търгове и обществени поръчки".

2.2. Организира текущото и дългосрочното планиране на дейността на отдела, като взема предвид целите, задачите и насоките, за изпълнението на които е създаден, осигурява контрол върху изпълнението на планираните цели, координира работата на служителите на отдела.

2.3. Оказва методическа и практическа помощ на служителите от отдела по въпросите на подготовката и участието в търгове и обществени поръчки.

2.4. Прави предложения за подобряване на работния процес и управление на отдел „Търгове и обществени поръчки“.

2.5. Участва в подбора и разположението на персонала на отдела, в организирането на повишаването на тяхната квалификация и професионални умения.

2.6. Участва в подготовката и провеждането на атестиране на служителите от отдела.

2.7. Осигурява своевременно изготвяне на установената отчетна документация.

2.11. Участва в разработването на наредби и насоки за електронни търгове и обществени поръчки.

3. Права на работника

Ръководителят на отдела за търгове и обществени поръчки има право:

3.1. Иска и получава необходимата информация и документи, свързани с въпросите на дейността му.

3.2. Правете предложения на прекия ръководител за подобряване на работата, свързана със задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика.

3.3. Давайте заповеди на подчинени служители и следете за тяхното изпълнение.

3.4. Въведете идеи на ръководството за повишаване или наказване на служители под негово ръководство.

Тръжният отдел е ефективен инструмент за търгови продажби, особено в нестабилна икономическа ситуация. Освен това всяка компания рано или късно се сблъсква с необходимостта да разшири възможностите за маркетинг на своите продукти / услуги. Ефективен инструмент за разширяване на каналите за продажба е развитието на тръжна посока. Участие в търгове и при победа сключване на договори с държавни и търговски доставчици.

От особено значение е развитието на тръжното направление и в частност на тръжния отдел по време на кризата, когато търговски дружествазначително намаляват бюджетите си или напълно отказват да сключват договори за редица несъществени важни направления. Държавата, дори и в условията на криза, закупува и ще продължава да закупува работи, стоки и услуги, необходими за нормалното функциониране на цялата държава. Освен това държавата е надежден клиент, който плаща сметките.

Тръжен отдел: задачи

Основните задачи на тръжния отдел, които си заслужава да бъдат подчертани, са:
Осигуряване на участие на фирмата в търгове
участие в създаването и поддържането на имиджа на компанията
привличане на нови договори чрез тръжна система и привличане на нови клиенти, както и задържане/връщане на стари клиенти

Предпоставка за ефективна дейност в тази посока е създаването на тръжен отдел с квалифицирани и мотивирани за резултати специалисти. Това ще бъде обсъдено в статията.

Типова организационна структура на тръжния отдел

Нека да разгледаме типичната структура на тръжния отдел. Веднага ще направя резервация, че структурата, която ще разгледаме, е типична. IN големи компанииотговорностите могат да бъдат възложени на отделен специалист, в малките фирми отговорностите на целия тръжен отдел могат да бъдат преразпределени между един или двама служители.
Началник тръжен отдел
Заместник ръководител / Главен специалист
управител /
Помощник управител / секретар

Схемата на подчинение изглежда така:

Разпределение на задълженията на служителите от тръжния отдел и типични длъжностни характеристики

Една от стандартните грешки, които се допускат при създаването и разработването на тръжна област, е преразпределението на функциите и отговорностите по подготовката на офертите между специалисти, които преди това не са се занимавали с това и нямат достатъчно познания в тази област.

Например, в допълнение към основните функции, на адвоката се дава и разработването на указания за търгове. Това може да не е адвокат, в някои фирми функциите по изготвяне на оферти се прехвърлят на секретар, помощник-управител или счетоводител. Това е неефективен подход, който в крайна сметка се отразява на резултатите от работата в търговете.

Ефективното участие в търгове изисква познания в тази област, както и опит. Най-рационалният и ефективен подход е създаването на тръжен отдел, който в началния етап може да се състои от един специалист. Но този специалист трябва да е обучен в областта на търговете и да има подходящ практически опит. Дейностите на тръжния отдел трябва да бъдат насочени към постигане само на една цел - ефективното участие на фирмата в търгове и получаване на нови договори за компанията чрез системата за наддаване.

Разпределението на отговорностите в тръжния отдел, което ще разгледаме с вас, също е типично и може да се различава в конкретна организация.

Началник тръжен отдел:
2.1. Следи обявите за търгове в различни източници.
2.2. Координира участието в търга с директора на Дружеството или ръководителите на отдели, въз основа на спецификата на дейността на отделите.
2.3. Анализира участието на конкурентите в търга и предоставя информация на ръководството на отделите, необходима за формиране на финансови предложения.
2.4. Участва в изготвянето на искания за разяснения на документацията за обществени поръчки съвместно с правния отдел;
2.5. Отговаря на текущи въпроси относно подготовката на документацията за участие в търга на представители на отдели и организатори на търгове.
2.6. Планира дейността на служителите в отдела.
2.7. Контролира изготвянето на предложения (финансови и технически) за оферти, разчети и работни графици от специалистите на Дружеството и определя сроковете за подаване на документация от специалистите на Дружеството, назначени от ръководителите на отдели към отдела за търгове;
2.8. Контролира подготовката на пакети документи за търгове от служители на отдела.
2.9. Участва в попълването на формуляри на документи, съгласно документацията за обществената поръчка;
2.10. Подготвя пакет от документи за стратегически важни търгове в съответствие с изискванията на документацията за обществената поръчка.
2.11. Контролира изпращането на документи за търгове;
2.12. Изготвя счетоводна документация и я предава на директора на дружеството.
2.13. При спечелване на търга предоставя необходимата информация за сключване на договора на служителите на Дружеството. Отговорност за промени в календарните планове, техническите предложения и др., необходими за сключването на договора, носят специалистите от отделите, спечелили търга.
2.14. информира правен отделза необходимостта от издаване на банкови гаранции и за сроковете за подаване на документи.
2.15. Предоставя информация на счетоводния отдел, необходима за заплащане на сигурността на заявленията за участие в търгове и информация за времето на подаване на платежни нареждания в отдела за търгове.
2.16. Проследява промените в нормативната уредба, правната уредба за подготовка на тръжната документация, обществените поръчки и запознава служителите на отдела с тази информация.
2.17. Наблюдава дейността на подчинените, взема мерки за осигуряване на спазването от тях на правилата на вътрешния трудов ред.
2.18. Внася предложения за повишаване или налагане на наказания на служители на отдела, съдейства за повишаване на тяхната квалификация.

Е, сега ще анализираме типични задълженияспециалист по търгове.

Специалист по търгове:
2.1. Участва в мониторинга на обявите за търгове в различни източници
2.2. Отговаря на текущи въпроси относно подготовката на документацията за участие в търга на представители на отдели и организатори на търгове.
2.3. Подготвя пакет от документи в съответствие с изискванията на тръжната документация:
 изготвя предложения (финансови и технически), предоставени от специалисти на отдела в съответствие със стандартите за документация;
 изисква финансови данни и документи за Дружеството от счетоводния отдел;
 изисква (в зависимост от изискванията на документацията за поръчката) удостоверения от различни държавни агенции като част от подготовката на тръжни документи в сферата на своята отговорност;
 от името на ръководителя на отдела попълва формуляри на документи в съответствие с документацията за поръчката;
- от името на ръководителя на отдела събира документи ( учредителни документи, лицензи, дипломи, сертификати за специалисти, копия от договори, актове и др.)
 сканира, фотокопира документите, необходими за подготовка на заявление за участие в търг.
 организира нотариална заверка на документи, необходими за изготвяне на пакет от документи за търга
2.4. Специалистът по търга формира пакет от документи, включени в офертата, по начина, определен от организатора на поръчката и в съответствие с изискванията за документация.
2.5. Организира изпращането на документи за оферти и контролира получаването им от Клиентите;
2.6. При производствена необходимост изпълнява куриерски функции.
2.7. Структурира информацията за търговете на електронен и хартиен носител.
2.8. От името на ръководителя на отдела той съставя писма, искания и други документи.
2.9. Подготвя отговори на писма и запитвания в сферата на своята компетентност
2.10. Изпълнява указанията на началника на отдела в областта на своята компетентност.

Тръжен отдел и управление на процесите

Ръководителят (началникът) на тръжния отдел управлява процеса, като извършва планиране, наблюдение, контрол, анализ и приемане управленски решения. В различните компании тръжната работа и процесът на управление могат да бъдат организирани по различни начини. Но ние ще разгледаме стандартния вариант, когато функциите на ръководството на тръжния отдел се изпълняват от ръководителя на тръжния отдел.

Ръководителят на тръжния отдел планира напредъка на процеса според броя на договорените оферти, като използва следната информация:
информация за обявени търгове,
изискванията на организатора на поръчката, посочени в документацията за поръчката,
информация за резултатите от участието в търга

Ръководителят на тръжния отдел фиксира резултатите от планирането във вътрешните документи на отдела. На практика можете да планирате подготовката на търгове с помощта на Excel. Тоест, поддържайте таблица с информация за клиента, предмета на покупката, началната (максималната) цена, цената на участника, крайните срокове за приемане на документи, времето за обобщаване и друга информация, която може да бъде полезна в работата. Тази таблица може да се използва за докладване на ръководството.

Като алтернатива на тази опция отчитането може да се извърши в специализирани услугии програми.

Тръжен отдел и технология на работа

Нека да разгледаме самия процес на тръжния отдел в компанията на доставчика и схемата на взаимодействие вътре в компанията.

Тръжната работа започва с получаване на информация за провеждащите се търгове в съответствие с данните за необходимостта от предоставяне на услуги, получени от ръководството на дружеството. Тоест специалистът по търговете или ръководителят на отдела за търгове първо намира офертите, като взема предвид критериите за подбор: цена, регион, предмет на търгове или друга информация, която идва от ръководството на компанията.

Процесът завършва при следните условия:
получаване на информация за резултатите от търговията
съобщаване на информация на заинтересованите страни в компанията.

Информацията за резултатите е публикувана в Единния информационна системаили ако е търговски търг, информацията може да бъде получена устно от клиента или от уебсайта на клиента. Освен това получената информация се предава на съответния отдел чрез CRM системата или от електронна пощаили устно. В случай на печалба допълнително се предава информация за датата на поставяне на резултатите от търга, размера на гаранцията по договора и условията на договора. Освен това отговорният специалист за сключването на договора е ангажиран с изпълнението на банкова гаранция и сключването на договора. На практика често функциите по сключване на договори се възлагат на фирмен юрист или специалист в тръжния отдел. В случай, че специалист от тръжния отдел е ангажиран със сключването на договори, процесът приключва в момента на сключване на договора с клиента.

Необходимите условия за продължаване на бизнес процеса на тръжния отдел е навременното съгласуване на офертите с ръководството, което включва първичен подбор, вторичен подбор и окончателен подбор на офертите. На етапа на първичния подбор мениджърът избира оферти, като взема предвид критериите цена, регион, предмет на покупка. При вторичния подбор избраните покупки се анализират от ръководителя на тръжния отдел и ръководителите на специализирани отдели за целесъобразността на участието. Анализират се критериите за оценка на заявлението, определя се целесъобразността на участието, като се вземат предвид разходите за командировки и като се вземе предвид възможното намаляване на цената на конкурентите.

На последния етап специалистите от профилния отдел анализират техническите изисквания на покупката, сроковете. Ръководителят на тръжния отдел анализира предишните покупки на клиента за подобни покупки, анализира цените на конкурентите и изчислява прогноза за възможно намаление на цената. Като се вземат предвид тези фактори, ръководството на съответния отдел и, ако е необходимо, ръководството на компанията взема окончателното решение относно целесъобразността на участието в търга.

Тръжен отдел: основни етапи и принципи на работа

От гледна точка на структурното изграждане, тръжната работа е система от последователни действия, насочени към задоволяване на предварително определени изисквания и нужди на Компанията, включително времеви, финансови и ресурсни ограничения, като се вземат предвид естеството и спецификата на работата за конкретна услуга.

Основни етапи на процеса

Следене на обяви за наддаване в различни източници.
Съгласуване с ръководителите на Дружеството, ръководителите на отдели за участие в търга в съответствие с политиката на Дружеството и спецификата на дейността на поделенията.
Планиране подготовката на документация за участие в търга в съответствие със сроковете за подаване на документи.
Оформяне на пакет документация в съответствие с изискванията и по начина, определен от организаторите на търга.
Проверка на документацията за съответствие с изискванията.
Корекция на документацията, ако е необходимо.
Преглед на промените преди подаване на документация.
Подготовка на пакета за изпращане и изпращане на документация.
Контрол на изпращане на документация до организаторите на търга.
Проследяване на резултатите от участието в търга.
Предоставяне на информация за резултатите от търга на заинтересованите страни в компанията.

Основни принципи за извършване на тръжни работи:
Последователност– работата се организира и извършва в съответствие с вътрешните стандарти на документацията на компанията и като се вземе предвид целият набор от изисквания към документацията.
Последователност - планирането и изпълнението на работата се извършва в строга последователност, при която следващите задачи използват резултатите от предишните.
Уместност– работите трябва да отговарят на съвременните тенденции и изисквания, посочени в документацията за обществената поръчка и законодателните актове.
Ефективност- всеки елемент от работата е насочен към постигане на конкретен резултат, който от своя страна е задължителен компонент на крайния резултат.
Конфиденциалност- всички материали, получени в рамките на компанията като част от работата, всички междинни и крайни резултати във всеки формат на представяне са собственост на компанията и тяхното разпространение или по-нататъшно използване под каквато и да е форма не е разрешено без специално разрешение.

Забележка: В случаите, когато имате подозрения относно почтеността на служителите на организатора на търга, например, когато има причина да смятате, че поверителна информация с вашето ценово предложение може да бъде разкрита на други участници в търга, препоръчваме да гарантирате, че предложенията са доставени на последен момент. В последния момент това е подаване на заявление няколко часа преди крайния срок за приемане на заявления или директно при отваряне на пликовете.

Източници на информация, използвани при предоставянето на услугата

първоначална информация, получена от организаторите на търгове (обява на уебсайта, уведомление за промени в условията на търга; документация за участие в търга, план за обществени поръчки, протокол за разглеждане и оценка)
първоначална информация, получена от клиента (в зависимост от условията на документацията за поръчката: методология, методология, концепция, техническо предложение, списък на специалисти, информация за опит, календарен план, финансова оферта)
собствен информационна база(образци на документи на дружеството, формуляри)

Тръжна работа и документиране на резултатите

Документирането на работата по подготовката на документацията на оферента и нейните резултати се извършва с помощта на образци на документи от установения образец (формат на отчет). В една фирма за отчетен документ може да се приеме формуляр, например изготвен в Excel. Също така може да се записва информация за подготвени оферти, за резултатите от работата на тръжния отдел CRM системаили други специализирани програми или услуги, например в услугата Tenderplan.

Система за заплащане и мотивация

Най-популярните платежни системи в областта на търговете са следните:
1) плащане за резултати
2) фиксирано плащане

В първия случай компанията мотивира служителите от тръжния отдел да получат резултати, т.е. получаване на нови договори за компанията. Във втория случай такава мотивация всъщност липсва.

Възможни варианти на системата "Плащане за резултати":
1. Заплата + процент спечелени търгове
2. Заплата + фиксиран бонус на база представяне
3. Процент на спечелените търгове
4. Заплащане за всяка допусната заявка.
Най-често срещаните опции за плащане за вътрешни специалисти по търгове са първата и втората, за дистанционните специалисти са опциите 3 и 4. Възможни са и варианти, например когато фрийлансър изготвя само първата част от заявлението за търга и, ако заявлението за първата част е прието, получава фиксирано заплащане. Втората част на приложението се изготвя от специалисти на клиента, които получават заплата и процент от спечелените търгове или заплата и фиксиран бонус.
Безспорното предимство на тази система на възнаграждение е мотивацията за крайния резултат. Интересът и резултатът при такава система на възнаграждение са по-високи отколкото при твърда заплата. При условие, разбира се, че заплатата не е мижава, а пазарна.

Сега ще разгледаме опции за фиксирано плащане:
1. Фиксирана заплата
2. Фиксирано заплащане за всяка изготвена заявка
В първия вариант са възможни и различни варианти, например, когато плащането за обработка се добавя към заплатата. В случаите, когато обемът на подготвените оферти е голям и има много обработка, тогава размерът на плащането за обработка също може да бъде значителен.

Плюсове и минуси на поддръжка на търгове

Фирмите и предприемачите, които тепърва навлизат на пазара на държавни поръчки, правят една често срещана грешка. Цялото тръжно направление на фирмата е изцяло възложено на компания, която предоставя поддръжка в областта на търговете. Основни и основна грешкае, че никоя друга компания освен вашата и никой друг специалист освен вашия служител няма да бъде толкова заинтересован от резултата.

Първият минуспривличането на аутсорсинг компания чрез търгове е:
- слаба заинтересованост от резултата на служителя, който ще подготви заявлението вместо вас. Дори и да платите прилична такса на аутсорсинг компания, това най-вероятно няма да се отрази на плащането на конкретен служител, който ще подготви вашата кандидатура.
Второ минусне винаги е висока грамотност във вашия предмет, тези служители на аутсорсинг компанията, които ще подготвят приложението.
Трети минусслаб контрол върху дейността на служителите, изготвящи оферти. Невинаги може да знаете и разбирате точно дали служител на аутсорсинг компания работи по вашия търг и на какъв етап е проектът.

В резултат на това, като сте платили прилични пари за работата, можете да получите ситуация, в която няма интерес към резултата от работата, изпълнителят не е високо професионален във вашия предмет и няма контрол.

Поради това силно не се препоръчва да се дава цялата посока на търговете за аутсорсинг. Възможно е и необходимо е да се привлекат аутсорсинг компании за поддръжка на търгове и свободни професии, но трябва да делегирате само част от задачите и да контролирате процеса на подготовка на кандидатурите.

Тоест имаме нужда от тръжен специалист в компанията, който да е мотивиран за резултати в търговете, да изпълнява някои от функциите лично, а някои да делегира. Например, подготовката на първите части от търговете може да бъде делегирана на компания за ескорт на търг или на свободна практика. Основното е, че специалистите във вашата област имат достатъчно практически опит.

Делегирането на функциите за търсене на оферти е силно обезсърчено, тъй като за да изберете наистина обещаващи и интересни покупки по вашата тема, трябва да разберете тази тема дълбоко и да можете да анализирате и изчислявате перспективите за участие. Специалист, който не разбира вашия предмет, няма да може да го направи качествено.

Основното предимство на наемането на фрийлансър или компания за поддръжка на търгове е намаляването на времето за рутинни операции. Спестеното време може да се използва по-рационално за по-добри резултати. Например отделете повече време за анализи. Възможно е и увеличаване на броя на обработените и подготвени оферти.