Разпознава се като електронен документ. Формати и форми на електронни документи. Каква е разликата? Колко струват електронните документи?

Член 6. Условия за признаване на подписани електронни документи електронен подпис, еквивалентни на документи на хартиен носител, подписани с ръкописен подпис

1. Информация в електронна формаподписан с квалифициран електронен подпис се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, и може да се прилага във всяко правоотношение в съответствие със законодателството Руска федерация, с изключение на случаите, когато федералните закони или регулаторните правни актове, приети в съответствие с тях, установяват изискването за необходимостта от съставяне на документ изключително на хартиен носител.

2. Информацията в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, в случаите, установени с федерални закони, регулаторни правни актове, приети в съответствие с тях, или споразумение между участници в електронно взаимодействие. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, установяващи случаи на признаване на електронни документи, подписани с неквалифициран електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да предвиждат процедурата за проверка на електронния подпис. Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, установяващи случаи на признаване на електронни документи, подписани с обикновен електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да отговарят на изискванията на член 9 от този федерален закон.

3. Ако в съответствие с федералните закони, регулаторните правни актове, приети в съответствие с тях или обичая на търговския оборот, документът трябва да бъде заверен с печат, електронен документ, подписан с усилен електронен подпис и признат като еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, се признава за еквивалентен на документ на хартиен носител, подписан с ръкописен подпис и заверен с печат. Федералните закони, регулаторните правни актове, приети в съответствие с тях, или споразумение между участниците в електронното взаимодействие могат да предвиждат допълнителни изисквания за електронен документ, за да го признаят като еквивалентен на хартиен документ, заверен с печат.

3.1. Ако федералните закони, регулаторните правни актове, приети в съответствие с тях, предвиждат, че документът трябва да бъде подписан от няколко лица, електронният документ трябва да бъде подписан от лица (упълномощени длъжностни лицаорган, организация), изготвила този документ, по вида на подписа, установен от законодателството на Руската федерация за подписване на произведения електронен документ с електронен подпис.

4. Един електронен подпис може да бъде подписан от няколко свързани помежду си електронни документа (пакет от електронни документи). При подписване на пакет от електронни документи с електронен подпис, всеки от електронните документи, включени в този пакет, се счита за подписан с електронен подпис от вида, подписал пакета от електронни документи. Изключение правят случаите, когато пакетът от електронни документи от лицето, подписало пакета, включва електронни документи, създадени от други лица (органи, организации) и подписани от тях с вида на електронен подпис, който е установен от законодателството на Руската федерация за подписване на такива документи. В тези случаи електронният документ, включен в пакета, се счита за подписан от лицето, което първоначално е създало такъв електронен документ по вида на електронен подпис, с който този документ е подписан при създаването, независимо от какъв тип електронен подпис е пакетът на електронни документи е подписана с.

Данъчният кодекс на Руската федерация (отнася се и за „опростено“) гласи, че разходите, отчетени за данъчни цели, трябва да бъдат потвърдени с документи, съставени в съответствие със законодателството на Руската федерация. Данъчният кодекс не установява конкретен списък от документи, които потвърждават разходите, направени от данъкоплатеца. Следователно, потвърждението на данните данъчно счетоводствоса първичните документи, отговарящи на изискванията на счетоводното законодателство (Министерството на финансите обърна внимание на този нюанс в писма от 22.06.2016 г. № 03-07-11 / 36393, от 05.12.2014 г. № 03-03-06 / 1/62458). С други думи, „първичната”, в допълнение към основната функция - счетоводство и регистрация на фактите от икономическия живот - играе важна роля в данъчното счетоводство. Въпреки факта, че много материали (включително в нашето списание) са посветени на проблема с регистрацията на първични документи, винаги възникват въпроси по тази тема. На някои от тях ще дадем отговори днес, като вземем предвид обясненията на официалните органи.

Правила за обработка на първични документи

При съставянето на първични документи икономическият субект трябва преди всичко да спазва правилата, установени в чл. 9 от Федералния закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ (по-нататък - Закон № 402-FZ). Именно в тази статия е фиксирано изискването за формализиране на всеки (!) Факт от икономическия живот с основен счетоводен документ. В допълнение, наименованата статия дефинира списък с необходими подробности, който трябва да съдържа такъв документ (клауза 2):

Заглавие на документа;

дата на изготвяне на документа;

наименованието на стопанския субект, съставил документа;

стойността на естественото и (или) парично измерване на факта на икономическия живот, като се посочват мерните единици;

името на длъжността на лицето (лицата), извършило (извършило) сделката, операцията и което е отговорно (отговорно) за нейното изпълнение;

подписи на лицата, извършили сделката, операцията и отговорните за нейното изпълнение, като се посочват фамилията и инициалите или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Част 5 на чл. 9 от Закон № 402-FZ предвижда възможността за съставяне на счетоводен документ в електронна форма.

Съществена точка : счетоводното законодателство предвижда възможност за издаване на първични счетоводни документи на хартиен носител и/или v в електронен формат... Оказва се, че Закон № 402-FZ не изисква едновременно присъствие първични хартиени и електронни документи. С една дума, икономическият субект има право самостоятелно да избира в каква форма да състави счетоводни документи и да ги обменя с контрагенти - на хартиен или електронен носител, тъй като никой от тях не е посочен като приоритет от Закон № 402-FZ (предоставен че са съставени и подписани с отчитане на изискванията на действащото законодателство). Вярно е, че изискванията на данъчното и счетоводното законодателство се различават.

Нюансите на обработката на електронни първични документи

За да може един документ, съставен в електронна форма, да бъде еквивалентен на хартиен документ, той трябва да съдържа всички задължителни данни за първичния счетоводен документ (списъкът им е даден по-горе) и електронен подпис (ЕП).

Да припомним: действащото законодателство предвижда използването на три вида подписи за подписване на електронни документи – обикновени, подсилени неквалифицирани и подобрени квалифицирани.

По силата на ал.3 на чл. 21 от Закон № 402-FZ видове електронни подписи, използвани за подписване на документи счетоводствоса зададени федерални стандартисчетоводство. Все още обаче не е приет стандартът, чиито разпоредби да определят кой подпис (от трите гореспоменати) да се използва за подписване на първични електронни документи. Настоящият PBU не казва нищо за видовете електронни подписи, които трябва да се използват за подписване на първични документи.

В тази връзка Министерството на финансите за целите на счетоводството и данъчното облагане допуска възможността за подписване на „електронен“ първичен всякакви електронния подпис, предвиден в Закон № 402-FZ (виж, например, писмо № 03-03-06 / 2/53176 от 12.09.2016 г.).

За счетоводството това предположение на финансистите може би е справедливо.

Забележка:да организира съхранението на счетоводни документи, включително първични счетоводни документи, счетоводни регистри, съставени под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис, Правилника за документите и работния процес в счетоводството, одобрен от Министерството на финансите на СССР от 29.07. 1983 г. № 105 (отчасти, което не противоречи на съответните законодателни и други регулаторни правни актове, издадени по-късно), и Правилата, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526 (виж приложението към писмото на Министерството на финансите на Русия от 22 януари 2016 г. № 07-04-09 / 2355).

Но не и за данъчно счетоводство. По този въпрос следва да се имат предвид последните разяснения на служители на Министерството на финансите в Писмо от 20.12.2017 г. No 03-03-06 / 1/85248. Те подчертаха това отношения в областта на използването на електронен подпис при граждански сделкисе урежда от Федералния закон № 63-FZ от 06.04.2011 г. И така, условията за признаване на електронни документи, заверени от ЕС, еквивалентни на хартиени документи, съдържащи саморъчен подпис на лицата, които са ги издали, са определени в чл. 6 от Закон № 63-FZ.

Например от клауза 1 на посочената статия следва, че е подписан електронен документ квалифициран ES , взето за изпълнение или предизвестие наравно с хартиен документ в почти всички случаи , с изключение на ситуация, когато изискването за съставяне на хартиен документ е залегнало във федералните закони и регулаторните правни актове. А клауза 2 определя условията за признаване на подписан електронен документ просто или неквалифициран електронен подпис , еквивалентен на хартиен документ в споразумението между участниците в електронното взаимодействие. Има две условия:

1. При използване прост ES споразумението трябва да съдържа правилата (чл. 9 от Закон № 63-FZ) за определяне на лицето, което подписва електронния документ, както и задължението на лицето, което създава и (или) използва простия ключ ES, да запази неговата поверителност .

2. При използване неквалифициран електронен подпис споразумението трябва да предвижда процедурата за проверка на електронния подпис.

Така при организиране електронно управление на документимежду "опростената" и нейните контрагенти, страните имат право да използват всякакъв вид електронен подпис (например обикновен електронен подпис). За взаимодействие с контрагенти (изпълнение на документи за транзакции) такъв подпис е напълно достатъчен. Освен това в Данъчния кодекс не се съдържат няма допълнителни изисквания за изпълнение на първични документи в електронен вид.

В същото време случаи в която информация в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис, се признава електронен документ, еквивалентен хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, не е дефинирано в Данъчния кодекс (виж Писмо № 03-03-06 / 1/85248). Но! В него директно са посочени редица случаи, когато данъкоплатците са длъжни да кандидатстват квалифициран ES , например:

при електронно взаимодействие с данъчните органи (изпращане на информационни съобщения) (клаузи 5.1, 7, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация);

при изпращане на заявления за връщане (прихващане) на данъци (чл. 78 от Данъчния кодекс на Руската федерация);

при подаване на данъчни отчети, отчети за застрахователни премии (клаузи 1, 5 от член 80, клауза 1 от член 431 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Въз основа на горните норми в съвкупност, Министерство на финансите в Писмо No 03-03-06 / 1/85248 стига до извода, че документ, изготвен в електронна форма и подписан с квалифициран електронен подпис, може да бъде документ, потвърждаващ разходите, направени от данъкоплатеца, в случаите, когато федералните закони или други регулаторни правни актове не установяват изискването за съставяне на такъв документ на хартиен носител.

Моля, обърнете внимание: електронноподписан документ квалифициран ES, е надлежно документално доказателство за разходите на данъкоплатеца, които се отчитат при облагането. Но само ако действащото законодателство не предвижда задължително съставяне на хартиен документ.

По този начин, за целите на данъчното счетоводство само един от трите възможни ES има ясен приоритет - подобрен квалифициран електронен подпис ... Това означава, че "опростеният" няма право да избира използването на този или онзи вид електронен подпис за данъчно счетоводство.

Забележка:Данъчният кодекс на Руската федерация закрепва правото на длъжностно лице данъчен офисизвършване на данъчна ревизия, да изиска от проверяваното лице необходимите за ревизията документи. В същото време клауза 2 предвижда възможността за подаване на електронни документи (чрез TCS канали). В електронна форма обаче могат да се подават само онези документи, чиито формати за предаване по каналите на TCS са одобрени от Федералната данъчна служба (виж Писмо на Федералната данъчна служба на Русия от 09.02.2016 г. № ED-4-2 / [защитен с имейл]). Например споразумение (споразумение, договор), включително допълнения (промени); акт за приемане на работа (услуги); товарителница; товарителница (ТОРГ-12). Съответно, ако електронният формат за прехвърляне на един или друг основен документ, потвърждаващ разходите на данъкоплатеца, не е одобрен от Федералната данъчна служба, такъв документ се представя на хартиен носител под формата на заверено копие (виж Писмо на Федералната данъчна служба на Русия № SD-3-3 / 808 от 29 февруари 2016 г.) ...

Законно ли е факсимилът върху първичните документи?

По-рано беше споменато, че един от задължителните реквизити при съставянето на първичния документ е подписът на лицето (лицата), предвидено в клауза 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ, като се посочват фамилното име и инициалите или други подробности, необходими за идентифициране на това лице (лица). Начинът на полагане на такъв подпис - на ръка (механично) или чрез факс - не е предвиден в Закон № 402-FZ. В същото време той не съдържа пряка забрана за използване на факсимилен подпис при обработка на първични документи. В крайна сметка предимството на последния метод е неоспоримо, особено в ситуация, когато данъкоплатецът трябва да изготвя голям брой първични документи всеки ден.

За съществен разговор смятаме, че има смисъл да обясним какво е факсимиле. Например, в Резолюция на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 27 септември 2011 г. № 4134/11 понятието "факсимиле" се определя като клише, тоест точно възпроизвеждане на подпис с помощта на фотография и печат. А в клауза 2 от Инструкцията за процедурата за производство, отчитане, съхранение и унищожаване на печати, печати и факсимилета, както и тяхното издаване и използване в системата на Министерството на вътрешните работи на Русия, се посочва, че факсимиле е аналог на оригинален личен подпис на лицето, изработен по механичен път.

Надзорните органи по принцип възразяват срещу използването на факсимилета върху първичните документи. Друго напомняне за това беше направено в неотдавнашното писмо на Министерството на финансите на Русия от 08.12.2017 г. № 03-03-06 / 1/81951. По-рано в писмо от 13 април 2015 г. № 03-03-06 / 20808 финансистите посочиха още, че действащото законодателство не предвижда използването на факсимилен подпис при изготвяне на първични документи, те трябва да бъдат подписани от отговорник.

Служителите обаче по никакъв начин не аргументират забраната си, а само настояват документът да съдържа лични подпис на лицето, което го е издало. Вярно е, че споменаването на личния подпис се съдържа в чл. 9 от Закон № 129-FZ - предшественикът на Закон № 402-FZ. В течението нормативен актпише за подписа, без да упоменава самоличността му. Но позоваването на изтекла норма никак не притеснява финансистите.

Въпреки това, дори ако указанията относно задължението за личен подпис върху документа в параграфи. 7 т. 2 от чл. 9 от Закон № 402-FZ, това указание, според нас (като се вземат предвид горните дефиниции на понятието "факс"), не може да се тълкува недвусмислено по такъв начин, че подписът трябва да бъде положен със собствена ръка или механично.

Не случайно арбитражна практикапо този въпрос е спорен.

Например, възможността за използване на факсимилен подпис за издаване на „основен“ е посочена в Решение на Въоръжените сили на РФ № 307-KG17-1822 от 29 март 2017 г. по дело № A42-3320 / 2015 г. Отсъствието в данъчното законодателство на забрана за факсимилно възпроизвеждане на подписи върху първични документи е посочено в Постановление на АС BBO от 09.02.2016 г. № F01-6109 / 2015 г. по дело № A29-3865 / 2015 г.

Но има съдебни актове, според които първичните документи, подписани с помощта на факсимила, не могат да се считат за документи, съставени в съответствие със законодателството на Руската федерация. Така арбитрите на AS MO в Решение от 06.04.2015 г. № F05-3258 / 2015 г. по дело No A40-4051 / 14 отбелязват, че използването на факсимилета не се отнася за правилните методи за обработка на документи за първични и данъчно счетоводство. Те се повтарят от съдиите от АС МО, които в Постановление от 10.05.2016 г. No F05-5570 / 2016 г. по дело No A40-5400 / 15 посочиха, че счетоводното законодателство предвижда пряка забрана за използването на факсимилно възпроизвеждане на подписа на ръководителя при изготвяне на първични документи, които водят до финансови последици.Обстоятелството, че счетоводните документи трябва да съдържат личните подписи на съответните лица, се отчита и в Решение на ТЗ УО от 19 август 2016 г. № F09-7693 / 16 по дело № A71-6027 / 2015 г. (По дефиницията на на въоръжените сили на РФ от 19 декември 2016 г. № 309-KG16 -16803 потвърден).

От своя страна добавяме, че фактът на заверка на първични документи с факсимилен подпис не може да бъде достатъчно основание за твърдение за липсата на документални доказателства за направените от данъкоплатеца разходи. Но във всеки случай данъчните власти ще обърнат внимание на такива документи (виж, например, Решение на Централния организационен комитет от 16.11.2017 г. № F10-4607 / 2017 г. по дело № A09-15640 / 2016 г.).

Забележка:за формиране на данъчни счетоводни данни са необходими правилно изготвени документи, потвърждаващи разходите, направени от „опростените“. В тази връзка е по-безопасно за „опростените“ да поставят „на живо“ личен подпис върху първичните документи, в противен случай са възможни искове от данъчните власти и тяхната позиция ще трябва да се защитава в съда.

Основни документи: "не могат да бъдат заменени"

В писмо от 23.10.2017 г. № 03-03-10 / 69280 Министерството на финансите отбелязва, че Закон № 402-FZ не се предоставя пълна замяна на първичния счетоводен документ, приет преди това за осчетоводяване, с нов, коректен документ при грешки в първичния документ. Забрана за подобни действия обаче също няма. Между другото, Данъчният кодекс също не забранява въвеждането на липсваща информация в първичните документи и коригирането им чрез пълната им замяна с нови документи със същите данни в съответствие с изискванията на закона. АС ПО обърна внимание на този нюанс в определение No F06-20469 / 2017 г. от 24.05.2017 г. по дело No A72-5811 / 2016г.

Арбитрите смятат, че такава замяна е възможна. И така, в Решение на Деветнадесети арбитражен апелативен съд от 21 февруари 2013 г. по дело № A64-3569 / 2012 г. се отбелязва: законът (в случая става дума за Закон № в нарушение на установените процедура или съдържаща неточна информация за извършени стопански операции и не забранява на субекта да отстранява несъответствието на първичните документи с изискванията на счетоводното законодателство, като прави корекции на неправилно съставен документ, преиздава го, заменя го с документ, съставен в установен реди подава преиздадени първични документи на данъчен органили пред съд, за да докаже законосъобразността на направените разноски.

По този начин, ако не подмяна, тогава са възможни корекции и корекции на "първичния". Подобно право на субектите е заложено в клауза 7 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Същото правило гласи, че не всеки документ подлежи на корекция. Например, не е възможно да се променят пари в брой и банкови документи (клауза 4.7 от Наредба на Банката на Русия № 3210-U от 11 март 2014 г., клауза 16 от Правилника за счетоводството и счетоводни отчетив РФ).

В същото време механизмът за извършване на корекции в първичните документи в клауза 7 на чл. 9 от Закон № 402-FZ не е ясно изписано (което в крайна сметка стана причина за спорове относно процедурата за коригиране на "първичния"), той установява само минималните изисквания за съдържанието на коригирания първичен документ. Всъщност този параграф определя основните правила за метода на корекция за извършване на корекции, процедурата за прилагане на които е дадена в раздел. 4 Правилник за документите и работния процес в счетоводството (по-нататък - Правилник) - корекциите трябва да бъдат придружени от посочване на датата на тяхното въвеждане и информация за лицето, което ги е направило.

Междувременно отсъствието в Закон № 402-FZ на подробна процедура за извършване на корекции в първичните счетоводни документи позволява на субектите сами да разработват такива правила и да ги фиксират в счетоводната политика. На практика има два често срещани начина за извършване на корекции на "първичното".

* Този метод, предвиден в разд. 4 от наредбата се прилага за документи, съставени ръчно или по автоматизиран начин (тоест с помощта на специализирани счетоводни програми, например "1C"). В последния случай, въпреки електронния метод за създаване на документ, той всъщност не е такъв, тъй като в документооборота на субекта се използва като обикновен хартиен.

** Този метод не трябва да се използва при коригиране на двустранни документи, тъй като трябва да се направят промени и в двете копия. Едностранната промяна на информацията в първичните документи без взаимно изразяване на волята на страните е в противоречие със закона и не води до правни последици (виж например Решение на Първи арбитражен апелативен съд от 30 юни 2015 г. в сл. № А43-27322 / 2014 г.). Също така е неудобно, когато правите няколко корекции в документа - в този случай документът става нечетлив.

* Посоченият метод се основава на метода за извършване на корекции по аналогия с утвърдената процедура за съставяне на коригирани фактури. Заглавието - нов (коригиращ) документ - е взето от Препоръките на фонд NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Корекции в първични документи". Вярно е, че по смисъла на анализирания въпрос и като се има предвид използваната аналогия с фактурите, в случая е по-правилно да се говори за нов (преработен) документ. Всъщност с този метод се съставя нов първичен документ, който да замени грешния.

Съществена точка : гореспоменатите начини за извършване на корекции се отнасят само за хартията "първична". Грешките в електронните документи, поради техническите особености на съставянето им, не могат да бъдат коригирани чрез коректорски метод. Единствения възможен начинотстраняването им е изготвянето на нов (коригиращ) електронен документ.

Не винаги е лесно да се свърже традиционната офис работа с електронното управление на документи. В тази статия ще намерите отговори на петте най-популярни въпроса за електронните документи. Ще ви кажем какво е електронен документ, кога може и трябва да бъде прехвърлен на хартиен носител, как да направите електронния обмен на документи юридически значим, как да издадете електронен документ като прикачен файл към хартиено писмо и как да съхранявате електронни документи .

ВЪПРОС 1: КАКВО Е ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ?

Електронният документ съдържа цялата си информация жизнен цикъл- от създаване до унищожение - в електронен вид. Печатният електронен документ – като сканиран хартиен документ – е просто копие на оригинала.

V последните годинитеорията и практиката на работата в офиса се стремят да "сприятеляват" електронни и хартиени документи, за да бъдат в крак с бързо напускащото онлайн пространство на документооборота и в същото време да го запазят правно значение... Например, има няколко варианта на имейл, от които само един е истински електронен документ:

писмо, подписано с електронен подпис, е истински електронен документ;
изпратеното по електронна поща съобщение не е документ, но може да бъде, при условие че участниците в комуникацията са се споразумели за това;
сканирано копие на писмо на хартиен носител не е електронен документ, но ако подателят и получателят са се споразумели, че размяната на такива копия правна сила, то такова копие, изпратено по имейл, може да бъде приравнено на имейл. Ще говорим повече за това в отговора на третия въпрос.

ВЪПРОС 2: НА КАКВИ НОСИ ДА ИЗПОЛЗВАМЕ ЕЛЕКТРОННИТЕ ДОКУМЕНТИ?

Можете да работите с електронни документи както онлайн, така и на хартия. Разбира се, е по-лесно и по-бързо да обменяте електронни документи с помощта на електронна поща или електронна система за управление на документи (наричана по-долу - EDMS), но това не винаги е възможно. Резултатът е хартиени копия на електронни документи.

Печат електронна пощаза да работите върху него, можете, но не забравяйте: ако обменяте писма с адресата на електронна платформа, тогава отговорът на това писмо трябва да бъде електронен. Освен това: гражданин може да поиска да му изпрати отговор на жалбата му по електронна поща.

Вътрешните правила на организацията могат да определят, че даден документ съществува само в електронна форма. По правило служебните бележки са първите, които се показват в онлайн пространството. Служителите ги обменят в EDMS, облачни услуги или по имейл.

Има обаче норми, които предписват отпечатването на електронни документи, за да се поставят във файла на хартиен носител.

ВЪПРОС 3: КАК ДА ПОДДЪРЖАТЕ ПРАВНО ЗНАЧЕН ДОКУМЕНТОПОТОК ИЗПОЛЗВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

Електронните документи се подписват с електронни цифрови подписи (наричани по-долу ЕЦП). В същото време само подсилена квалифицирана EDS, тоест регистрирана в център за сертифициране, акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Русия, е абсолютен аналог на ръкописния. Може да се използва при комуникация с държавни агенции. Организациите могат да комуникират помежду си, като използват документи, подписани от всякакъв тип EDS: подобрено квалифицирано, подобрено неквалифицирано или просто. Какъв вид цифров подпис да използвате трябва да бъде посочено в споразумението.

Фрагмент от споразумението за използване на електронни подписи от страните е даден в Пример 1.

При желание страните могат да уговорят в споразумението, че съобщенията в пощенски клиенти и месинджъри, sms съобщенията са правно обвързващи.

ВЪПРОС 4: КАК ДА ПРИКАЧИТЕ ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ КЪМ ХАРТИЕНО ПИСМО?

Пакетите с документи се изпращат от организацията с мотивационни писма. Електронните документи не са изключение. Но понякога трябва да изпратите мотивационно писмо с няколко хартиени и няколко електронни приложения. В този случай първо трябва да подготвите електронно приложение: да го запишете на CD или флаш карта. След това напишете мотивационно писмо. Накрая поставете вложката в плик с диск или флаш устройство.

Основен реквизит мотивационно писмо- променлива 19 "Бележка за кандидатстване".

Ето примери за мотивационно писмо (Пример 2) и обложка на диск (Пример 3).

ВЪПРОС 5: КАК ДА СЪХРАНЯВАМЕ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

Основният принцип за съхранение на електронни документи е липса на дискриминация от носителя! Правилата за архивиране са еднакви както за хартиените, така и за електронните файлове. Има обаче някои особености при съхраняването на електронни документи. Те са посочени в Правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи от Архивния фонд на Руската федерация и други документи в държавни органи, местни власти и организации (по-нататък - Правила 2015).

Електронен документ, преди да бъде изпратен за съхранение, се разтоварва от програмата, в която е създаден и се записва в непроменен формат: Правилата за 2015 г. препоръчват PDF / A, но организацията ще трябва да закупи софтуерда работи с него. Оптималният формат за записване на електронни документи, който ще подхожда на много организации, е PDF.

Електронен файл се записва на отделен електронен носител. Най-добрият вариант е CD за еднократно записване. Правилата от 2015 г. изискват да запишете електронен файл на два диска: едното копие е работно копие, второто е основното. Това се отнася само за случаи на постоянен и продължителен (над 10 години) периоди на съхранение. Ако файлът има петгодишен период на съхранение, тогава той не може да бъде прехвърлен в архива, просто като го запазите в непроменен формат. Ако такъв случай все още трябва да бъде прехвърлен в хранилището, тогава ще бъде достатъчно да го запишете на един диск.

За всеки случай се съставя капак (пример 4).

Електронните файлове на дискове се прехвърлят в архива в съответствие с процедурата, приета в организацията.

РЕЗЮМЕ

Електронните документи от създаването до унищожаването съществуват в електронен вид.
Можете да работите с електронни документи във всеки носител.
Организацията установява правилата за обмен на електронни документи в споразумение помежду си.
Към хартиено писмо може да се приложи електронен документ. Заявлението е съставено в съответствие с GOST R 7.0.97. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Организационна и административна документация. Изисквания за документи.
Електронните документи се прехвърлят в архива на организацията на компактдискове, съставени в съответствие с Правилника за 2015 г.

1. Информацията в електронна форма, подписана с квалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, и може да се прилага във всяко правоотношение в съответствие със законодателството на Руската федерация, освен ако федерално закони или тези, приети в съответствие с техните подзаконови нормативни актове, установяват изискването за необходимостта от съставяне на документ изключително на хартиен носител.

(вижте текста в предишното издание)

3.1. Ако федералните закони, приети в съответствие с тях, регулаторните правни актове предвиждат, че документът трябва да бъде подписан от няколко лица, електронният документ трябва да бъде подписан от лицата (упълномощени служители на органа, организацията), които са изготвили този документ с вида подпис което е установено от законодателството на Руската федерация за подписване на произведения електронен документ с електронен подпис.