Под формата на електронни образци на документи. Какво е електронен документ. Правно значение на електронен документ

Не винаги е лесно да се свърже традиционната офис работа с електронното управление на документи. В тази статия ще намерите отговори на петте най -популярни въпроса за електронните документи. Ще ви кажем какво е електронен документ, кога може и трябва да бъде прехвърлен на хартиен носител, как да направим електронния обмен на документи правно значим, как да издадем електронен документ като прикачен файл към хартиено писмо и как да съхраняваме електронни документи .

ВЪПРОС 1: КАКВО Е ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ?

Електронен документ съдържа цялата му част кръговат на живота- от създаването до унищожението - в в електронен формат... Отпечатан електронен документ - като сканиран хартиен документ - е само копие на оригинала.

IN последните годинитеорията и практиката на офис работата се стремят да „сприятеляват“ електронни и хартиени документи, за да бъдат в крак с бързото напускане на онлайн пространството на документооборота и в същото време да запазят правното му значение. Например, има няколко варианта на имейл, от които само един е истински електронен документ:

• писмо, подписано с електронен подпис, е истински електронен документ;
• съобщението, изпратено по електронна поща, не е документ, но може да бъде, при условие че участниците в комуникацията са се договорили за това;
• сканирано копие на писмото на хартия не е електронен документ, но ако изпращачът и получателят са се съгласили, че размяната на такива копия е юридическа сила, тогава такова копие, изпратено по електронна поща, може да бъде приравнено на имейл. Ще говорим повече за това в отговора на третия въпрос.

ВЪПРОС 2: НА КАКВИ МЕДИИ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННИТЕ ДОКУМЕНТИ?

Можете да работите с електронни документи както онлайн, така и на хартия. Разбира се, по -лесно и по -бързо е да се обменят електронни документи с помощта на електронна поща или система за управление на електронни документи (по -долу - EDMS), но това не винаги е възможно. Резултатът са хартиени копия електронни документи.

Печат електронна пощада работите по него, можете, но не забравяйте: ако обменяте писма с адресата на електронна платформа, тогава отговорът на това писмо трябва да бъде електронен. Освен това: гражданин може да поиска да му изпрати отговор на жалбата си по електронна поща.

Вътрешните правила на организацията могат да установят, че определен документ съществува само в електронна форма. По правило служебните бележки са първите, които се показват в онлайн пространството. Служителите ги обменят в EDMS, облачни услуги или по електронна поща.

Съществуват обаче норми, които предписват отпечатването на електронни документи, за да се поставят във файла на хартия.

ВЪПРОС 3: КАК ДА ПОДДРЪЖЕМ ПРАВНО ЗНАЧИМИ ПОТОКИ НА ДОКУМЕНТИ, ИЗПОЛЗВАЩИ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

Електронните документи се подписват с електронни цифрови подписи (наричани по -долу ЕЦП). В същото време само засилен квалифициран EDS, тоест регистриран в сертифициращ център, акредитиран от Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Русия, е абсолютен аналог на ръкописен. Може да се използва при комуникация с правителствени агенции. Организациите могат да комуникират помежду си, като използват документи, подписани от всякакъв вид ЕЦП: подобрени квалифицирани, подобрени неквалифицирани или прости. Какъв вид цифров подпис да използвате трябва да бъде посочен в споразумението.

Фрагмент от споразумението за използването на електронен подпис от страните е даден в пример 1.

При желание страните могат да уговорят в споразумението, че съобщенията в пощенски клиенти и пратеници, sms съобщения са правно обвързващи.

ВЪПРОС 4: КАК ДА СЕ ПРИЛОЖИ ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ КЪМ ХАРТИЙНО ПИСМО?

Пакети с документи се изпращат от организацията с мотивационни писма. Електронните документи не са изключение. Но понякога трябва да изпратите мотивационно писмо с няколко хартиени и няколко електронни приложения. В този случай първо трябва да подготвите електронно заявление: запишете го на CD или флаш карта. След това напишете мотивационно писмо. И накрая, поставете вложката в плик с диск или флаш устройство.

Основни реквизити мотивационно писмо- променлива 19 "Бележка за кандидатстване".

Ето примери за мотивационно писмо (пример 2) и обложка на диск (пример 3).

ВЪПРОС 5: КАК ДА СЪХРАНЯВАТЕ ЕЛЕКТРОННИ ДОКУМЕНТИ?

Основният принцип за съхранение на електронни документи не е дискриминация от страна на носителя! Правилата за архивиране са еднакви както за хартиени, така и за електронни файлове. Съществуват обаче някои особености при съхранението на електронни документи. Те са посочени в Правилата за организация на съхранението, придобиването, счетоводството и използването на документи от Архивния фонд. Руска федерацияи други документи в публичните органи, местните власти и организации (по -долу - Правилата 2015).

Електронен документ, преди да бъде изпратен за съхранение, се разтоварва от програмата, в която е създаден и запазен в непроменен формат: Правилата от 2015 г. препоръчват PDF / A, но организацията ще трябва да закупи софтуерда работи с него. Оптималният формат за запазване на електронни документи, подходящ за много организации, е PDF.

Електронен файл се записва на отделен електронен носител. Най-добрият вариант е компактдиск с възможност за запис веднъж. Правилата от 2015 г. изискват да записвате електронен файл на два диска: едно копие е работно копие, второто е основното. Това се отнася само за случаи на постоянни и дългосрочни (над 10 години) периоди на съхранение. Ако файлът има петгодишен период на съхранение, той не може да бъде прехвърлен в архива, просто като го запишете в непроменен формат. Ако такъв случай все още трябва да бъде прехвърлен в хранилището, тогава ще бъде достатъчно да го запишете на един диск.

За всеки случай се изготвя корица (пример 4).

Електронните файлове на дискове се прехвърлят в архива в съответствие с процедурата, приета в организацията.

РЕЗЮМЕ

1. Електронните документи от създаването до унищожаването съществуват в електронна форма.
2. Можете да работите с електронни документи на всеки носител.
3. Организацията установява правилата за обмен на електронни документи в споразумение помежду си.
4. Към хартиено писмо може да бъде прикачен електронен документ. Заявлението е съставено в съответствие с GOST R 7.0.97. Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Организационна и административна документация. Изисквания за документи.
5. Електронните документи се прехвърлят в архива на организацията на компактдискове, съставени в съответствие с Правилата от 2015 г.

Някога чиновниците се съпротивляваха на прехода от хартиени списаниярегистрация в електронни системи за управление на документи. Сега в повечето организации вътрешното одобрение на документи вече се извършва в EDMS (електронна система за управление на документи) и не предизвиква безпокойство. Сега имаме нови възможности, които осигуряват още повече перспективи за прехода към напълно електронни документи. В същото време обаче нови страхове започват да ни преодоляват.

Някои хора може да имат неприятно чувство на несигурност и съмнение, когато четат израза „електронен документ“. Толкова много въпроси веднага идват на ум: надежден ли е? Как да съхранявате? Ще приемат ли съдилищата?

Но защо никой не задава същите въпроси при работа с хартия, а просто защото е познат и изглежда надежден. Въпреки че "хартиеното" законодателство е несъвършено и можете да намерите недостатъци. Да, нормативна базаелектронното управление на документи също далеч не е перфектно и все още има бели петна, но се развива и непрекъснато се подобрява, докато "хартиеното" законодателство постепенно остарява.

Но какво ще кажете за нашите въпроси? Трябва да търсим отговори на тях. Електронен документ -съхранявайте го и го съдете.

Сега е моментът да се вземе решение за прехода към електронни документи, а не да се изживее възрастта с хартия. Време е да получите отговори на вашите въпроси и притеснения, за да не бъдете в ролята на наваксване по-късно.

Правно значение на електронен документ

За да разберем какво могат да правят документите без хартия, е необходимо преди всичко да разберем как се разглежда електронен документ от правна гледна точка.

Но електронните документи завладяват и тази консервативна област. Дори такова привидно непоклатимо хартиено нещо като История на заетостта, скоро депутатите планират да преминат към електронна форма.

Има обаче записи за персонала, които вече могат да бъдат напълно преобразувани в електронен вид:

• дневник за регистрация на трудови договори и изменения в тях;
• регистър на заповедите за работа;
• формуляр Т-60 (бележка-изчисление за предоставяне на отпуск на служител);
• формуляр Т-61 (бележка-изчисление при прекратяване (прекратяване) трудов договорсъс служител (уволнение));
• график за работа и др.

Що се отнася до съхранението на тези документи, според законодателството електронните документи се съхраняват за същия период от време, което се дължи на техните копия на хартия. Поради факта, че това не е просто документ, който може просто да бъде изваден от рафта като хартия, той се наслагва изискване за допълнителен депозиткоито осигуряват възпроизвеждането на електронни документи, както и средства за проверка на автентичността на електронен подпис. Периодът на съхранение на тези средства е равен на периода на съхранение на документа.

При преминаване към електронни документи трябва да се помни, че те трябва да са готови за прехвърляне от контрагенти, регулаторни органи и, ако е необходимо, съдебни. По -специално, FTS налага строги изисквания за формата и метода на обмен. С контрагентите обменът е по -лесен.

Таблицата по-долу показва всички възможни документи, които към момента на това писане са приети от Федералната данъчна служба (съгласно заповедта на Федералната данъчна служба от 29 юни 2012 г. № ММВ-7-6 / [защитен имейл]). Документите са разделени на тези, които трябва да бъдат изпратени строго в определен формат (xml), и тези, които могат да бъдат изпратени в сканирани изображения.

Електронни документи, генерирани съгласно одобрени формати, които могат да бъдат представени на проверката в xml файл (формализирани документи)

Електронни документи във всеки формат (или документи на хартиен носител), които могат да бъдат представени на проверката чрез Интернет в графичен формат jpg, tif, pdf или pgn (неформализирани документи)

След влизане в сила на заповедта на Федералната данъчна служба от 18 януари 2017 г. No ММВ-7-6 / [защитен имейл], който одобри новия формат на xml файла за списъка с документи, стана възможно изпращането както на xml файлове, така и на хартиени документи под формата на сканирани изображения (в jpg, tif, pdf формати) чрез TCS. Новият опис е валиден от 1 юни 2017 г. По този начин не само електронни документи, но и документи, първоначално съставени на хартиен носител, могат да бъдат изпращани чрез TCS.

Трябва да се помни, че в контейнера, прехвърлен в данъчен органможе да съдържа както файлове с разширението xml, така и сканирани файлове в съответните формати.

Списъкът с документи, даден в горната таблица, е изчерпателен (в момента) и ако от данъкоплатеца се поискат други данни, тогава няма да е възможно да се използват нито лична сметкаданъкоплатеца, нито системата за електронно управление на документи. В този случай трябва да използвате всеки друг метод, посочен в член 93 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Вместо изход

За да сте в крак с времето, винаги трябва да ходите, а понякога и да вървите ръка за ръка с нови продукти. И за да бъде това бягане лесна разходка, трябва да използвате всички налични инструменти. В този случай най -много важен инструментса системата за електронно управление на документи (вътрешна) и правно значими услуги за електронен обмен (външни). Доставчиците и операторите държат пръст на пулса на законодателството и технологиите, могат да ви посъветват и помогнат да изградите правилно работа без хартия. С тяхна подкрепа преходът ви към електронни документи ще бъде безболезнен.

Въпрос 5. Класификация на документите

Класификация на документите- разпределението на документите в групи (видове) въз основа на признаци на съдържание, форма на подготовка и др. с цел организиране и подобряване на ефективността на работата с тях.

Класификацията ви позволява да разработите определени методи за работа с всяка група документи, да ги фиксирате в инструкции, да организирате документи в офис работа. 2. Условно документите могат да бъдат разделени на следните групи: чрез документация: ръкописно; електронни;

Графичен;

филм, снимка, саундтрак;

по област на употреба: организационни и административни; финансово -счетоводни; научно -технически; според работата; отчетност и статистика;

на мястото на съставяне:

Входящи (получени от организацията);

Изходящи (изпратени от организацията);

Вътрешни (съставени и използвани в самата организация);

чрез печат за ограничаване на достъпа:

отворен (некласифициран);

с печат за ограничаване на достъпа. Документите могат да имат следните печати:

„За официална употреба“ (официална информация, предназначена само за служители на определена организация или индустрия); „Тайна“, „Строго секретно“, „Специално значение“ (информация, съдържаща държавни тайни); „Поверително“ (информация, достъпът до която е ограничен от законодателството на Руската федерация);

„Търговска тайна“ (информация, която има търговска стойност поради неизвестността си на трети страни, до която няма свободен достъп правно основаниеи по отношение на които собственикът на такава информация е влязъл в режим на защита);

по произход:

длъжностно лице (услуга) (засягащо интересите на организацията, съставено от правен или естествен човекиздадени по предписания начин); лични (свързани с интересите на конкретно лице и номинални);

на th рицично значение:

оригинали или оригинали (първи или единични копия на официални документи, лично подписани от автора);

копия (документи, които напълно възпроизвеждат информацията от оригиналния документ и всички негови външни характеристики или част от тях, които нямат юридическа сила);

заверени копия (копия от документи, на които в съответствие с установен редпосочете необходимите подробности, които им придават юридическа сила);

дубликати (дублирани копия на оригиналния документ, които са правно обвързващи);

под формата на презентация:

индивидуално (съдържанието на което е представено в свободна форма);

шаблон (когато структурата, част от документа, стандартни фрази се подготвят предварително, а другата част се попълва при съставяне, например, удостоверение от мястото на работа);

типични (създадени за документиране на стандартни ситуации, например командировки и използвани във всички организации);

по срока на годност:

постоянно съхранение;

дългосрочно съхранение (над 10 години); временно съхранение (до 10 години).

1 . Електронен документ- документ, в който информацията е представена в електронен вид, с необходимите условия за признаването й за валидна.

Електронният документ трябва да отговаря на следното изисквания:

създадени, обработени, съхранени, предадени и получени с помощта на софтуер и хардуер;

да бъдат показани (възпроизведени) във форма, разбираема за възприемане.

Електронен документможе би възпроизведени във форма и форма, разбираемо: на екрана на дисплея; на хартия;

друг материален обект, който може да бъде отделен от машинната среда във форма, достъпна за визуална проверка. Когато използвате електронен документ, не е необходимо да предоставяте копие от него на хартиен носител, с изключение на случаите, предвидени от нормативната уредба правни актове RF или по споразумение на страните. Предимстваизползване на електронни документи:

компютърният набор от документи се минимизира чрез използване на готови мостри, съдържащи се в паметта на компютъра; компютърната обработка на електронни документи (например поръчки за стоки) е много по -бърза от обработката на хартиени документи;

събирането, систематизирането и търсенето на всеки документ или информация от документи се ускорява и опростява; с помощта на електронна поща се извършва бързото прехвърляне на документи на всяко разстояние; съхранението на електронни документи ви позволява да запишете голямо количество информация на малки носители и следователно не изисква големи площи за архивиране; обемът на рутинните технически операции с документи се намалява, освобождава се време за решаване на смислени управленски задачи;

намалява се броят на загубите на документи, чието местоположение е неизвестно;

става възможно да се използва получената информация за изготвяне на друг документ (доклад, резюме, преглед и т.н.), като по този начин се повишава ефективността и качеството на съставения документ.

Одобряване на проекта на електронен документима следното Ползи:

четене на документ на компютърния екран без извеждане на хартия; се правят корекции в проектодокумента;

Към недостатъцитемогат да се приписват електронни документи: крехкост на съхранение в сравнение с хартиени документи;

необходимостта от технически средства за четене; възможността за извършване на неоторизирани промени (при липса на електронен цифров подпис (ЕЦП) или други средства за защита).

3. Електронно управление на документи- процесът на движение, обработка, съхранение и обмен на електронни документи. Участници в обмена на електронни документи - физически и юридически лица, държавни органи на Руската федерация, органи на местното самоуправление, участващи в обмена на електронни документи.

Подател на електронен документ- участник в обмена на електронни документи, който съставя електронен документ, подписва го със своя ЕЦП и го изпраща на адреса на получателя директно или чрез информационен посредник.

Получател на електронен документ- участникът в обмена на електронни документи, на чийто адрес е получен електронният документ.

Посредник при обмена на електронни документи (информационен посредник)- юридическо лице или индивидуален предприемач, която извършва услуги, свързани с обмена на електронни документи между податели и получатели на електронни документи.

При обмен на електронни документи трябва да се използват инструменти за защита на информацията в съответствие с изискванията на нормативните правни актове на Руската федерация.

Електронен документ подлежи на проверка, за да се потвърди неговата автентичност чрез средства ЕЦП проверка... Потвърждаването на автентичността на електронния документ се извършва от получателя на електронния документ, като се използват инструментите за проверка на ЕЦП, предоставени му от изпращача или разпространителя на инструментите за проверка на ЕЦП. Автентичността на електронния документСчита се за потвърдено, ако в резултат на изпълнението от получателя на електронния документ на процедурите, предвидени чрез проверка на цифровия подпис, се установи неизменността на всички негови данни. Електронно управление на документирегламентирани с наредби:

състояние;

междуотраслова;

специфични за индустрията;

местни (предприятия).

Правно регулиранев областта на електронния документооборот режисиран:

за провеждане на единна държавна политика в областта на електронния документооборот;

осигуряване на сигурността и защитата на информацията по време на нейното създаване, обработка, съхранение, предаване и приемане;

гарантиране на правата и законните интереси на потребителите на електронни документи;

правно подпомагане на технологията за създаване, обработка, съхранение, предаване и приемане на електронни документи. Извършва се работа с електронни документи, изпратени по електронна поща по същия начин работа с хартиени документи. Следователно електронното управление на документи се нарича още автоматизирана работа в офиса.На всеки абонат в електронната поща се присвоява индивидуална пощенска кутия, на която се присвоява потребителски код, а обменът на електронни съобщения се осъществява през тези пощенски кутии.

Подателят на електронния документ създава файл със съобщение, посочва неговото име, дата, час на изпращане и стартира програмата за изпращане на имейл.

Електронните документи се изпращат на адресатите в съответствие с инструкциите за пощенския списък.

Адресатът получава документа на екрана на компютъра, който при необходимост може да бъде прехвърлен на хартия. Електронните документи се регистрират с компютър.

Мениджърът, след като получи електронен документ, поставя резолюция върху него и документът се изпраща на компютъра до изпълнителя (изпълнителите) чрез вътрешната мрежа.

Процес на изпълнение на електронни документи подобенизпълнение на хартиени документи. Електронният документооборот непрекъснато расте, особено във връзка с развитието на интернет търговията. Срок на съхранение на електронни документи същото,както при хартиените (например банкови известия и изисквания за превод - 5 години). Съхраняването на файлове за такъв период може да доведе до тяхната загуба, затова се препоръчва да се създадат специални архиви на електронни документи на компактдискове.

При съхранение на електронни документи в електронен архив трябва да се осигури:

защита на електронни документи от неоторизиран достъп и изкривяване;

възможността да се предостави на заинтересованите страни достъп до съхранявани електронни документи по начина, предписан от нормативните актове;

възможност за потвърждаване на автентичността на електронни документи през целия период на тяхното съхранение;

възможност за представяне на съхранени електронни документи под формата на хартиен носител.

В бъдеще развитието на електронното управление на документи е фокусирано върху максималното използване на електронни документи, което предполага промяна в съществуващите вътрешни традиции на работа в офиса и постепенно изоставяне на хартиените носители на информация.

29.05.18 71 255 13

Документите могат да бъдат подписани на хартиен носител или по електронен път. На хартия дълго време, по електронен път - не е ясно как.

Павел Овчинников

12 години работа с електронни документи

Но тук вече дванадесет години се занимавам с електронни документи и ще ви кажа: това е невероятна тръпка. Нека ви разкажа как всичко работи, с примери.

Накратко казано

За да започнете да поддържате електронно управление на документи, трябва:

1. Убедете контрагентите да започнат да обменят електронни документи.
2. Купете сертификат за електронен подпис.
3. Вземете решение за начина на изпращане на документи: чрез специална услуга или без нея.

Кой има нужда от електронни документи

Въпреки удобството и модерността, малко хора извършват електронно управление на документи. Ако предприемач с опростено данъчно облагане сключи няколко договора годишно, може да не е толкова страшно за него да изпрати отпечатани документи няколко пъти. Но има случаи, когато електронното управление на документи е изключително полезно.

Големи компанииелектронните документи помагат за намаляване на разходите, ако обемът на външната кореспонденция надвишава няколкостотин документа на месец. За тях доставката на ценни книжа влияе пряко върху скоростта на транзакциите. Разходите за документооборот могат да възлизат на стотици хиляди рубли годишно, а рисковете, свързани със загуби, грешки и глоби от данъчните власти допълнително увеличават разходите.

Дори ако сега подписвате един акт на всеки шест месеца, това не означава, че вашият бизнес няма да расте. Може да имате големи партньори, които работят с електронни документи и те ще изискват същото от вас.

Например

Онлайн магазинът редовно натрупва вземания за десетки милиони поради факта, че за пореден път са допуснали грешка във фактурата: стоките са в камиона, не могат да бъдат изнесени в склада. Докато чакат куриера с коригирания документ да пристигне от доставчика, минават дни. Въведохме електронни документи и сега всички корекции в документите отнемат по -малко от час.

А в голяма електроснабдителна компания, по време на данъчни проверки на място, инспекторите ежегодно констатират нарушения и грешки в документите. Чекът за глоби достигна 120 000 рубли годишно. Стигна се дотам, че финансовият отдел предварително е вкарал тези пари в бюджета като режийни разходи. Въведохме електронно управление на документи и сега правилността на документите се контролира от програми, а не от хора. Вече няма грешки.

Какво е електронен документ

Електронен документ е обикновен док или pdf файл, който може да бъде създаден и прочетен във всеки редактор. Важно е той да бъде подписан със специален електронен подпис и изпратен по специален начин.

За да може партньор, адвокат или съдия да не се съмняват, че вие ​​сте подписали електронния документ и никой не го е променил, специалистите по дигитална сигурност излязоха с електронен подпис. Това е като пръстов отпечатък, наслагван върху уникален набор от битове и байтове във вашия документ. Грубо казано, когато подписвате нещо с електронен подпис, казвате: „Потвърждавам автентичността на този набор от битове“.

Към всеки документ е приложен електронен подпис, след което се счита за подписан. Документът може да се чете без подпис. Той гарантира само, че имате същия непроменен документ във формата, в която той ви е изпратен. Ако промените нещо в документа и го запазите, неговият набор от битове ще се промени - подписът ще бъде невалиден.

Например

Двете компании решиха да подпишат електронен договор. Съставихме договор, договорихме условията. Сега една компания подписва договора с подписа си и го изпраща на другата. Тя отваря договора и решава да поправи нещо тайно, например размера на глобите. Коригира. Запазва. Представя първо. Тя изглежда - опа! - оригиналният подпис на това споразумение се счупи. Това означава, че нещо е поправено, злодеите. След това отиват да бият лицето, вероятно.

Къде да получите електронен подпис

Електронен подпис се закупува в специален център за сертифициране. Просто трябва да намерите удобен център във вашия град. Основното е, че той е включен в списъка с акредитирани центрове на Министерството на съобщенията на Руската федерация.

Същото може да се направи точно в офиса на центъра за сертифициране: просто дойдете с всички документи и попълнете заявление. Но в този случай ще трябва да изчакате да се извърши безкасовото плащане - това може да отнеме няколко часа. Невъзможно е да платите сертификата за компанията в брой, както е невъзможно да го получите от разстояние.

Как работи електронният подпис

Правната сила на електронния подпис е описана във федералния закон "За електронните подписи".

Законът определя видовете подписи: прости, неквалифицирани и квалифицирани. Можете да подпишете всеки от тях, но с резерви: квалифициран - за данъци, наддаване и в някои случаи за съда; прост и неквалифициран - за всичко останало.

Прост или неквалифициран подпис

Достъпен и евтин вариант, но с ограничена употреба. Неквалифицираният подпис съдържа криптографски алгоритми, но не е проверен от нито един сертифициращ орган. Един прост е просто комбинация от потребителско име и парола, акаунт на уебсайта на публични услуги или имейл адрес на контрагент.

Такива подписи са подходящи, ако не участвате в електронни търгове, не обменяте първични електронни данни и не изпращате данъчни декларации. Прост подписможе да се използва за договори, сметки и актове, но ще трябва да подпишете отделно споразумение с контрагента и да запишете съгласието на страните да се доверят на такъв подпис.

Ако имате десетки изпълнители и различни документи, схемата няма да работи. Ще трябва да подпишете такъв документ с всички и с течение на времето този процес ще се забави, а не ще ускори работата. Тогава е по -добре да помислите за друг сертификат за електронен подпис.

За да използвате обикновен електронен подпис, трябва да отпечатате и подпишете хартиен вариант на споразумението или да включите специална клауза в договора с контрагента - това е законово изискване.

Квалифициран подпис

Този подпис е подходящ за фактури и данъци. По закон електронните фактури могат да се подписват само с този подпис. Има квалифициран сертификат от 1000 RUR, можете да го закупите само в сертифициращ център, който е част от зоната на доверие на Федералната данъчна служба.

Всяка година сертификатът за квалифициран подпис трябва да се подновява, което допълнително притеснява: трябва да следите срока на валидност и да поръчате преиздаване навреме.

За да работите с квалифициран подпис, трябва да инсталирате специална програма - средство за криптографска защита на информацията. Програмата поставя електронен подпис към документа и проверява подписите на други участници в обмена.

Можете да изберете платена програма („CryptoPro CSP“) или безплатна („Vipnet CSP“). Функционално те са почти еднакви, но с безплатната може да има проблеми със съвместимостта. И двете работят на Windows и Mac. Платеният струва около 1000 RUR, годишното плащане за сертификата за електронен подпис е около 1000 RUR.

Някои хора използват облачен електронен подпис, който не изисква инсталиране на криптографска програма за защита. Подписът в облака се съхранява в услугата за обмен и всеки път, когато подпишете документ, получавате SMS с потвърждение на действието на телефона си. Такъв сертификат е по -евтин и по -удобен за използване, но по -малко сигурен от програмата за криптографска защита.

Защо имате нужда от оператор на документооборот

Подписан електронен документ може да бъде изпратен по обикновен имейл, но това не е сигурно. Ако пощата е хакната, документите ще се окажат във владение на натрапниците. Следователно, например, данъчен офисприема декларации само чрез специални услуги. Чрез същите услуги трябва да обменяте електронни фактури, в противен случай нарушавате заповедта на Министерството на финансите на Русия. Такива услуги се наричат ​​оператори на документооборот.

За обикновен потребител това е напълнен имейл. Работи чрез браузър, има папки с входящи и изходящи, адресна директория, вградено търсене, редактор на документи. Вътре - високо заредена услуга със защитени комуникационни канали и криптиране, които гарантират сигурността на трансфера на документи.

Дори не е необходимо да се сключва споразумение с оператор за управление на електронни документи. Просто се регистрирайте, изтеглете сертификата за електронен подпис и платете тарифата по фактурата. Останалите притеснения се поемат от оператора: уведомява Федералната данъчна служба, че сте се присъединили към борсата, следи форматите и гарантира спазването на законодателството на Руската федерация.

В Русия има няколко десетки такива услуги. По отношение на цена, функционалност, надеждност и скорост те са приблизително еднакви. Обичайно е да се избират оператори според качеството на услугата: колко бързо работи техническата поддръжка, готов ли е операторът да помогне за свързването на изпълнители, какви възможности предлага и дали има аналитични консултанти, които ще ви помогнат да внедрите услугата в работа.

Вашият контрагент също ще трябва да се свърже с оператора. Той може да избере ваш или друг - тогава обменът ще премине през роуминг, както в клетъчна комуникация.

Колко струват електронните документи

Работейки чрез оператор, вие плащате само за документ, подписан от двете страни. Средно цената за изпращане на документ е около 6-8 R, а всички входящи документи са безплатни.

Обикновено начинаещите купуват минимален пакет от 300 документа, което приключва много бързо. След това трябва да закупите следващия пакет. По -изгодно е да закупите неограничен годишен пакет или да се споразумеете за индивидуални условия.

Преминаването към електронни документи е полезно, ако изпращате 100 или повече документа на месец или поне 1000 документа годишно. Тогава ще намалите хартията и разходите за доставка почти 5 пъти.

Колко струва работният процес

1000 хартиени документа