Автоматизирана система за електронен документооборот СЕД. Електронна система за управление на документи (EDMS): какво е това, характеристики и препоръки. Правителствени инициативи около "Електронния документ"

"," Теза "и 1C: Документооборот. Делът на тези решения в базата на TAdviser надхвърля 60%.

Освен това, за Миналата годинав него се появи информация за 600 нови проекта. През 2019 г. базата на TAdviser най-често се попълва с информация за внедряването на системите Elma, Thesis, DirectumRX и 1C: Управление на документи.

Ако разгледаме реализациите по доставчик, като вземем предвид всички решения на конкретна компания, свързани с EDMS / ECM, тогава в този случай Топ 5 към края на 2019 г. ще изглежда така: Directum, Elma, Doxvision и Haulmont ...

2018

По данни за декември 2018 г. базата данни за EDMS/ECM проекти на TAdviser включваше информация за над 5,1 хиляди реализации. От декември 2017 г., т.е. от публикуването на предишния доклад той нарасна с почти 700 нови и архивирани проекта.

Половината от всички проекти, информация за които е налична на сайта, се пада на 5 домашни системи- Directum, Elma, Docsvision, Delo и Thesis.

Ако разгледаме реализациите на всички продукти от клас EDMS / ECM на конкретни доставчици, тогава по броя на проектите първите пет лидери ще изглеждат така: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision и Haulmont.

2017

Най-популярните EDMS / ECM системи

Според данните към началото на декември 2017 г. базата данни за EDMS/ECM проекти на TAdviser включва информация за около 4440 хил. реализации. От ноември 2016 г., т.е. От публикуването на предишния доклад той се разшири с 460 нови и архивирани проекта.

Повече от половината от всички проекти, информация за които е налична на сайта, попадат върху 5 вътрешни системи - Directum, Docsvision, ELMA, Delo и 1C: Управление на документи.

Ако разгледаме внедряването на всички продукти от клас EDMS / ECM на конкретни доставчици, тогава по броя на проектите първите пет лидери, както преди година, ще изглеждат така: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision и 1C.

2016

Най-популярните EDMS / ECM системи

Към началото на ноември 2016 г. базата на проекти на TAdviser включваше информация за 3980 внедрения на EDMS/ECM системи в различни индустрии. Според тези данни най-голям брой проекти са изпълнени с Directum (677 проекта), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) и 1C: Управление на документи (164).

Разбира се, тези цифри са далеч от реалния брой имплементации, тъй като например само на уебсайта на 1C има информация за повече от 1,5 хиляди реализации на 1C: Управление на документи. Независимо от това, озвучените данни позволяват да се разбере кои системи се използват най-често в Русия.

В десетката на най-често прилаганите системи са представени само две чужди решения – Documentum и SharePoint. Това се обяснява преди всичко с факта, че проектите, в които се използват чужди продукти, се вземат по обем, а не по количество.

Доставчици по брой внедрявания на EDMS/ECM

Графиката по-горе показва общите реализации на всички системи на конкретни доставчици, които принадлежат към класа EDMS / ECM. Ако в един проект са използвани две или повече решения на един и същи доставчик, които в базата данни TAdviser са класифицирани като EDMS (ECM), тогава реализацията на всяко решение се взема предвид поотделно.

2015

Най-популярните EDMS / ECM системи

Според TAdviser системата за електронно управление на документи "Дело" е лидер по брой внедрявания. В базата на TAdviser за целия период на наблюдение има 418 проекта, изпълнени с това решение. Малко по-малко проекти бяха реализирани с DocsVision - 416 реализации. Също така петте лидери в количествено отношение включват системите ELMA, Directum и 1C: Document Management 8 – съответно 393, 368 и 124. Като цяло базата на TAdviser към ноември 2015 г. съдържа информация за повече от 3,3 хиляди проекта.

Сред всички проекти, завършени през 2014 г., а в базата данни на TAdviser има около 500 от тях, най-голям брой имплементации са на ELMA, Directum, Delo, DocsVision и

Работата с документация отнема лъвския дял от времето и ресурсите на всяка организация, тъй като документите придружават всички етапи предприемаческа дейност... Рационализирането на процесите на работния процес незабавно повишава драстично ефективността на управлението и счетоводството, недостатъците на системата за документооборот създават много проблеми за бизнеса.

Автоматизацията засегна и тази страна на предприемачеството.

Разгледайте особеностите на създаването и функционирането на единна организационна система в предприятието, която осигурява движението на документи в електронна форма,
ще обсъдим как да изберем най-подходящата система,
нека се запознаем с най-популярните EDMS.

Същността на EDMS системите

Документооборот- термин, който характеризира всички процеси в предприятието, свързани с фиксирането на различни актове под формата на документация:

първоначално писане или получаване;
Регистрация;
осигуряване на извършването на съответните действия по документа;
контрол върху изпълнението;
счетоводство;
архивиране;
съхранение;
повторна употреба;
разследване;
изпращане по пощата.

СПРАВКА!Работният процес включва и процеса на организиране на всички горепосочени дейности. Важно е да се прави разлика между документация и офис работа: последната концепция е по-широка, обозначава цялата бизнес индустрия, свързана с документацията, и включва първата.

Дълго време процесът на работния процес се извършваше изключително на хартиен носител, но съвременни технологииви позволяват да автоматизирате тази система и да преминете към напълно безхартиен вариант или значително да намалите потока от документация на хартия.

Има няколко опции за именуване на такъв автоматизиран електронна системаработа с документация:

EDMS - електронна система за управление на документи;
SEDD - система за електронно управление на документи и деловодство;
SAD - система за офис автоматизация;
SEDO - електронна система за управление на документи;
SADO е система за автоматизация на документооборота.

Най-често срещаното съкращение е SED.

Задължителен компонент на EDMS е използването електронен подпис- идентификаторът на електронния документ, който гарантира неговата автентичност (играе ролята на лична виза върху хартиен документ).

Предимства на внедряването на EDMS

Най-очевидното предимство на използването на електронно управление на документи в предприятието е способността щастливо да избягвате много проблеми, които са почти неизбежни в традиционната офис работа на хартиен носител. Те включват:

човешка грешка;
загуба на необходимия документ;
време, прекарано в търсене на необходимата хартия;
проблеми с изпращане, доставка и получаване на документация;
трудности, ако е необходимо, да се направят дубликати;
допълнителни действия, свързани със съхраняване, архивиране и унищожаване на натрупани книжа;
разходи за канцеларски материали;
по-ниска степен на защита срещу фалшифициране и евентуална вреда и др.

Положителните качества на EDMS, които драматично влияят върху ефективността на бизнес процесите, произтичат от принципите на използване на тази система.

Уникална идентификация- в електронен вид документът се регистрира еднократно, след което лесно може да бъде идентифициран автоматично.
Паралелни операции- в електронен вид можете да взаимодействате с няколко документа почти едновременно, като по този начин повишавате ефективността и намалявате разходите за време.
Единство на документалната база- всички документи се събират в съгласувана система, в резултат на което не се дублират или губят.
Лесно търсене- автоматична система за идентификация ви позволява бързо да намерите изискуем документдо минимум изходни данни.
Възможност за прикачване- един или повече файлове могат да бъдат прикачени към всеки документ в електронен вид, което ви позволява да му предоставите необходимите приложения и атрибути.
Разширено отчитане- електронната форма ви позволява да групирате документи по необходимите основания, което ви позволява да контролирате всички етапи от движението на документи и да осигурите пълно и надеждно отчитане на необходимите фактори.
Гъвкава адаптация- електронното управление на документи е лесно за бързо адаптиране към всякакви производствени нужди.

ЗАБЕЛЕЖКА!За да осигури всички отбелязани предимства на EDMS, персоналът, който работи с документацията, ще трябва да се преквалифицира и да научи нови умения.

Какво представляват EDMS

Софтуерният продукт, предназначен да изпълнява функциите за автоматизация на документооборота, се различава по набора от функции, вградени в него.

Универсален EDMS(те се наричат още "опаковани" или "опаковани" - стандартизирани системи, които осигуряват основни функции за работа в офиса.
- сравнително малка функционалност;
- неадаптиране към спецификата на фирмата;
- наличност и лекота на инсталиране и изпълнение;
- най-евтиният по отношение на цената.

ВНИМАНИЕ!При въвеждане на универсална СУД в предприятието работодателят ще трябва да придобие лиценз за въвеждане на нови работни места.

EDMS на индивидуално развитие- системи, направени специално за задоволяване на нуждите на конкретен клиент. Тези продукти се характеризират с:
- максимална персонификация;
- допълнителни разходи за преквалификация на служителите и закупуване на оборудване;
- висока цена;
- отнема повече време за разработване, инсталиране и внедряване.
Комбиниран EDMS- въвеждат се допълнителни индивидуални добавки на базата на универсалната платформа. Инсталирането на такава система ви позволява да решите следните задачи:
- напълно пригодени за задоволяване на нуждите на организацията;
- намаляват разходите за разработка, монтаж и въвеждане в експлоатация;
- основните модули ви позволяват бързо да овладеете системата и да обучите персонал;
- може да взаимодейства с други софтуерни продукти;
- клиентът получава пълни права върху софтуерния продукт.

В зависимост от конфигурацията, възможностите на един или друг EDMS осигуряват автоматизация на различни области на производствена дейност, които могат да се комбинират по различни начини:

Офис работа.
Общ документооборот.
Управление на договори.
Архивиране.
Управление на проекти.
Специална документация.
Взаимодействие с входяща документация.

Как да изберем подходящ EDMS

За да изберете най-добрия вариант за автоматизиране на документопотока на организация от доста широка гама продукти на пазара, трябва да знаете на какви параметри трябва да обърнете внимание.

Ключовите фактори при избора са следните специфични за организацията точки:

готовност за замяна на хартиената документация с нейния електронен аналог („зрялост” на документооборота);
цели внедряване на EDMS;
възможността за по-нататъшно развитие;
средства, отпуснати за изпълнение (време и пари).

Нека разгледаме всеки фактор по-подробно:

Зрелостта на оригиналния работен процес.Колкото по-добре е организиран хартиения работен процес във фирмата, толкова по-лесно е внедряването на EDMS, тъй като той незабавно ще премахне всички трудности, осигурявайки в замяна ползите от по-ефективната работа в офиса. За инсталирането на системата и обучението на персонала ще са необходими сравнително малки времеви и финансови разходи. На по-ниските нива на управление на документи първо ще трябва да изразходвате енергия за формализиране на основните процеси за управление на документи и след това да ги преведете в електронен вид.
Цели за изпълнение.Изборът е продиктуван от набор от функции, които ще се предоставят от един или друг EDMS. Във всеки случай се изисква управлението на ситата, дали основните характеристики ще бъдат достатъчни или персонификация.
Резерви... Когато се изисква автоматизация за вече формализирани процеси, има голяма вероятност за тяхната специфичност. Развитието на организацията предвижда промени в работния процес, на които системата потенциално трябва да бъде способна. Следователно, предвид резервите за развитие, внедрената EDMS трябва да бъде възможно най-гъвкава.
Ресурси... Стойността по отношение на време и пари в крайна сметка е инвестиционният компонент. Следователно, трябва да вземете предвид не само цената. софтуери нейната инсталация, но и колко ще струва притежаването на тази система. Допълнителни разходи могат да бъдат средства за „надграждане” на вече функциониращ EDMS, преквалификация на служители и др.

Кратък преглед на няколко популярни EDMS

На съвременния пазар на Русия днес се използват около 20 различни EDMS. Нека анализираме най-често използваните от тях, които успешно се доказаха в подобряването на ефективността на управлението на предприятието.

"Практика".През 2012 г. Министерството на далекосъобщенията и масовите съобщения въведе тази система като основна за документооборот, има около 4 хиляди клиенти. Системата се използва от повечето правителствени агенцииград Москва. Тази програма може да се използва в облачна или сървърна версия. Цената на абонаментната такса за една организация е сравнително ниска; за всеки допълнителен потребител се прави допълнително плащане.
"Наумен ДМС"- разработка на базата на NauDoc (в близкото минало един от най-популярните EDMS), но в подобрена и разширена версия. Част от повече широка системаУправление на бизнес процеси.
"Директум"- система, която се фокусира върху принципите на колективното взаимодействие. Съдържа удобни механизми за създаване на бази данни за документация, организиране на конференции, интервюта, срещи и др.
CompanyMedia- напротив, осигурява максимална персонификация. С помощта на този EDMS е лесно да се създават лични работни места и да се гарантира тяхното функциониране.
"Случай"- водещ продукт, който заема почти половината от пазара на EDMS в Руската федерация, който се използва от Централната банка, Сбербанк, Ростелеком и други големи организации.

Днес повечето компании преминават от хартиен към електронен работен процес. Това спестява време и пари за организацията. Електронното управление на документи елиминира бумащината. Можете да обменяте информация 24 часа в денонощието от офиса или друго място. Достатъчно е само да имате компютър с електронен подписи интернет достъп. Освен това електронната система за управление на документи дава възможност да се следи хода на работата в реално време.

Какво е електронно управление на документи

Ако говорим с прости думи, електронното управление на документи е обмен на електронни документи чрез локална мрежа, интернет или други канали. Електронният документооборот може да се осъществява както в рамките на една организация, така и между компаниите.

EDF ви позволява не само да обменяте документи, но и да организирате работа без използване на хартиени носители: търсене на документи, съставяне на отчети, поддържане на архив и много други.

Електронният документооборот се осъществява чрез системата на EDM оператора, включена в мрежата за доверие на Федералната данъчна служба на Русия. Една фирма изпраща друг електронен документ. Адресатът го получава в рамките на няколко секунди на своя компютър. В този момент операторът автоматично проверява електронния подпис, с който е заверен документът, и дали форматът на документа отговаря на законовите изисквания. С помощта на статуси подателят може да види как се движи документът.

Видове електронни документи

Почти всеки документ може да бъде преведен електронен изглед... Обикновено компаниите преминават към електронни договори, фактури, различни фактури, отчети и т.н.

Електронните документи се делят на неформализирани документи и формализирани документи.

Неформализирани документи - писма, договори, пълномощни, техническа документация и други документи, те са освободени от стриктно регулиране от страна на държавата.

Формализираните документи имат строги изисквания за формата и правилата за трансфер. Формализиран документ - документ, който е създаден във формата на Федералната данъчна служба, например акт за приемане на работа. Формализираните документи влияят върху коректността на данъчните изчисления, следователно спазването на всички процедури за прехвърляне е от съществено значение за тях.

Имайте предвид, че неформализираните електронни документи могат да бъдат във всякакъв формат: doc, xlsx, pdf, jpg и други, докато формализираните документи могат да бъдат само под формата на файл с разширение xml.

Функции на системата за електронно управление на документи

Системата за електронно управление на документи изпълнява следните функции:

регистрация на документ;
контрол върху изпълнението на документи;
създаване на справочници;
контрол на движението на хартиени и електронни документи, водене на история на работа с документи;
създаване и редактиране на детайли на документи;
генериране на справки за документооборота на предприятието;
импортиране на документи от файловата система и Интернет;
създаване на документ директно от системата с помощта на шаблон;
работа с версии на документи, сложни многокомпонентни и многоформатни документи, прикачени файлове;
електронно разпространение на документи;
работа с документи в папки;
получаване на документи чрез сканиране и разпознаване;
намаляване на разходите за достъп до данни и обработка на документи.

Опции на EDF

Има два начина за организиране на електронна система за управление на документи. Първо, възможно е да се сключи споразумение за електронно управление на документи с контрагенти и да се обменят документи, които ще бъдат подписани с електронен подпис по електронна поща.

Второ, възможно е да се организира EDM чрез специален оператор. В този случай трябва да се присъедините към правилата за обмен на електронни документи. След това е наличен обмен с контрагенти, както формализирани документи, така и неформализирани.

Автоматизиране на електронния документооборот. Плюсове и минуси на EDF

Електронното управление на документи е цялостна информационна система, която включва специализиран софтуер, електронна поща, интернет, локална мрежа и други.

Електронният документооборот в сравнение с хартиения изглежда много по-привлекателен. Нека да подчертаем основните предимства на EDI.

най-простият - разходите, свързани с разходите за хартия, се намаляват;
спестява време - служителите отделят по-малко време за намиране на хартиен документ;
увеличава се прозрачността на вътрешната работа на компанията - електронната система за управление на документи дава възможност за проследяване на състоянието на документа;
съхранява се лична история на всеки файл и придружаващите го документи - по всяко време можете да отворите всички Задължителни документисъдържащи изисквания, свързани с различни видове взаимоотношения между дружеството и външни субекти;
отчетите на организацията се изготвят своевременно;
повишена сигурност на данните.

Сред минусите може да се отбележи високата цена на софтуера и разходите, свързани с обучението на служители и дигитализирането на всички налични документи.

Какво е необходимо за преминаване към електронно управление на документи

За въвеждане на електронен документооборот е необходимо да се разработи и утвърди процедурата за електронен документооборот; посочете отговорните за поддръжката му; организира електронен архив на получените и изпратените документи; предписват в счетоводната политика правилата за създаване, получаване и съхраняване на електронни документи; определя лица, отговорни за формирането и подписването на електронни документи.

Всички служители, които са упълномощени да подписват документи, трябва да имат електронен подпис.

Приблизителен алгоритъм на действията:

разработва се техническо задание;
избира се ИТ решение;
описани са бизнес процесите;
изготвят се разчети, графици, списъци на необходимите ресурси и общ работен план;
EDF се въвежда;
програмата се тества;
стартира системата за електронно управление на документи;
следи се използването на системата.

Електронна система за управление на документи

Всяка EDI система може да съдържа свойствата на категориите, изброени по-долу, но повечето от тях имат специфична ориентация, свързана с позиционирането на продукта.

1. Електронният архив е EDM система, която е насочена към ефективно съхранение и извличане на данни.

2. Системи за електронно управление на документи с усъвършенствани инструменти за работния процес – осигуряват движението на някои обекти по определена предварително зададена пътека. На всеки етап обектът може да се променя, поради което се нарича общата дума "работа". Документите са приложени към работата, но те не са основните обекти тук. Благодарение на тези системи се организира определена работа.

3. EDI системи, които са насочени към подпомагане на управлението на организацията и натрупването на знания. Това са системи, които съчетават свойствата на системите, описани по-горе. Тук основният елемент може да бъде всичко - произведение или документ. Тези системи се използват от държавни агенции, големи компании, където има определени правила и процедури за движение на документи.

4. EDF системи, които са насочени към подпомагане на сътрудничеството – такива системи се различават от предишните и нямат ясна йерархия в организацията и формализирането на работния поток. Задачата на такъв EDF е да осигури работата на служителите във фирмата, където и да се намират, и да запази резултатите от извършената работа.

5. EDM системи, които имат разширени допълнителни услуги. Отличен пример е услугата за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Тези видове услуги са разнообразни и могат да включват различни набори от услуги.

Всяка компания рано или късно мисли за оптимизиране и повишаване на ефективността на бизнес процесите, които могат да бъдат установени с помощта на електронни системи за управление на документи (EDMS).

EDMS позволява решаване на задачи за автоматизиране на работата с документи на предприятия с различни размери и сфери на дейност, включително географски разпределени. Софтуерните системи от този клас осигуряват организация на правно значимия работен процес на компанията, поддържане на архив от документи, автоматизиране на работата на офиса (регистриране на входяща и изходяща кореспонденция, сканиране на документи и комуникация с изпълнителите в електронен вид), наблюдение на изпълнителската дисциплина, договаряне на договори и плащания, координиране и наблюдение на изпълнението на организационно - административни документи, обработка и съхранение на първична счетоводна документация, както и автоматизиране на процеси, специализирани за различни сфери на бизнеса. В допълнение, характеристика на повечето съвременни EDMS е поддръжката на мобилни устройства и възможността за интегриране със съществуващите информационни платформи на предприятието.

На руския пазар има огромно разнообразие от системи за електронно управление на документи и за да улесним компаниите да направят избор, ние сме съставили селекция от такива решения. Всички те са изключително местно производство, те отговарят на законодателните и регулаторните и методически изисквания в областта на управлението на документи като руски регулаторна рамкаи международни стандартикакто и изискванията за ИТ сигурност. Отделно трябва да се отбележи, че почти всички продукти, изброени по-долу, са включени в регистъра на вътрешния софтуер и се препоръчват за използване в държавни ведомства и организации на Руската федерация, както и в компании, изпълняващи проекти по програмата за заместване на вноса на софтуер .

"Диалог". Разработчик: Държавно унитарно предприятие "Кримски технологии" (с подкрепата на Министерството на вътрешната политика, информацията и комуникациите на Република Крим).
Корпоративна система за електронен документооборот CSED 3.0. Разработчик: KROK Region.
Система за електронно управление на документи "СЕД-Сириус". Разработчик: Център информационни технологиии системи на изпълнителната власт (CITIS).
Система за автоматизация на процеси за пътно-строителни организации "Епюра" (изградена на базата на платформата "1C: Enterprise"). Разработчик: Армен Рафикович Аракелян.
EDMS „Синкопа-документ”. Разработчик: Kuban-Inform-Holding-Yug company.
Софтуерният пакет „Отворена модулна система за електронно управление на документи и контрол върху изпълнението на поръчки“ (СЕДКП). Разработчик: FGAU GNII ITT "Informika".
Система за електронно управление на документи Directum. Разработчик: компания Directum.
Софтуерен продукт "СТЕК - Управление на документи". Разработчик: JSC STC STEK.
„Червена платформа за управление на документи“. Разработчик: Red Soft company.
Система "Бюрократ". Разработчик: LLC "Бюрократ"
Информационна система "Електронно деловодство и управление на документи". Разработчик: Breeze Plus company.
Комита Куриер JE система. Разработчик: акционерно дружество"комита".
Модул "Документопоток" (доставя се като част от ERP-системата "Компас"). Разработчик: компания Compass.
EDMS WSS Docs (базирани на платформата Microsoft SharePoint). Разработчик: WSS-Консултантска компания.
Автоматизирана система за тайна офис работа AS SDP. Разработчик: LLC "Център за нови технологии" Импулс ".
Система за автоматизация на организационния и административен документооборот (офис работа) на предприятията "Lotsman: ORD". Разработчик: ASKON-Design Systems LLC.
Система EOS за SharePoint (изградена на базата на платформата Microsoft SharePoint). Разработчик: компания Electronic Office Systems (EOS).
Информационна система EtaxReport. Разработчик: Компания за електронни бизнес системи.
EDMS „Аврора: Документопоток“. Разработчик: Aurora Digital Group LLC.
Система за електронно управление на документи Comsoft Docs. Разработчик: Комсофт АД.
EDS-система Comindware (изградена на базата на Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
Система за експресни документи. Разработчик: Electronic Express LLC.
Codex: софтуерен пакет за управление на документи. Разработчик: Консорциум Kodeks.
Автоматизирана система "Госекспертиза". Разработчик: Ekomash info LLC.
Сигурна електронна система за управление на документи "Stack-Trust". Разработчик: Група компании Stack.
EDMS OPTIMA-WorkFlow. Разработчик: Група компании Оптима.
EDMS LanDocs. Разработчик: група компании Ланит.
Софтуерен комплекс "Документопоток". Разработчик: Федерално държавно унитарно предприятие "Главен изследователски изчислителен център" на кабинета на президента Руска федерация(FSUE "GlavNIVTs").
SEDO решение. Разработчик: ID - Management Technologies LLC.
Система за електронно управление на документи за държавни организации и бизнеса "Практика". Разработчик: Фирма "Системи за управление на документи".
EDMS DoXLogic. Разработчик: BFT company.
Alpha Dock система. Разработчик: "Alpha Doc".
Система "Външна". Разработчик: SKB Kontur.
Сигурна електронна система за управление на документи

При избора на система за електронен документооборот съвременни компаниисе ръководят от обща стратегия за развитие, цели, наличие на конкурентна среда, желана структура и очаквана икономически ефектот прилагането на такова решение. Целите на въвеждането на EDMS включват подобряване на контрола върху дисциплината на изпълнение, намаляване на броя на загубените документи; намаляване на времето за одобрение; намаляване на броя на грешките при работа със стандартни документи.

Има редица ключови изисквания за функциите на ECM. По-нататъшният успех на оптимизиране на работния процес на компанията зависи от съответствието на системата с тези изисквания. Процесите на одобрение на документи и възлагане на задачи се извършват по-бързо, когато те се прехвърлят от „хартиен“ в електронен вид, времето за обработка на документи и поръчки също се намалява и става възможно да се проследява ходът на работата с документа. При работа със системата изпълнителите се уведомяват автоматично за нови документи, а времето за обработката им е под контрол. За бърз достъп до документи, лесно търсене и безопасност на документи е организирано електронно съхранение.

Важно е правата за достъп до защитени данни да са ограничени. Значително намалява времето за работа и автоматично попълванераздели от стандартни документи за съществуващи справочни данни. За мениджъра е важно да разполага с удобни средства за наблюдение на сроковете за изпълнение на задачите и консолидирано отчитане. За поддържане на информационно съдържание в работата на компанията, EDMS трябва лесно да се интегрира със съществуващата пощенска система и със съществуващите счетоводни системи в компанията (системи за управление на персонала, финансите, счетоводството и производството.

Също така все повече организации обръщат внимание на възможността за отдалечена работа в системата. Важни критерии за оценка на системата включват възможността за генериране на отчети за документи, изпълнители, статуси на документи и др.; бързо внедряване на системата; разходите за инсталиране и поддръжка на системата; лекота на разработване на системата; възможността за използване на системния софтуер за решаване на допълнителни задачи.

И допълнителни изисквания:

наличието на поточно въвеждане на документи в системата, възможност за работа със скенер;
предварително конфигуриран модул за управление на договори;
таблетна версия;
мобилни клиенти.

Сравнение

Нека разгледаме как тези функции се реализират в Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow и 1C: системи за управление на документи 8. Всички тези системи са обединени от обща концепция, базирана на комбинация от класически EDMS и инструменти за управление на бизнес процесите. Комбинирайки предимствата на електронното управление на документи и BPM системите, компаниите развиват процеси и повишават ефективността на оперативните дейности.

Функционалност и възможности за интеграция

Directum

Функционалните предимства на системата Directum включват повече от разширен каталог от бизнес решения. От функциите, които се използват всеки ден в работата, могат да се откроят удобни напомняния, възможността за персонализиране на числители и работа с маркировки за баркод. Наличие на предварителен преглед на прикачени файлове, файлови хранилища, голям избор от завършени справочници в основната конфигурация, интерактивни съветници за създаване на документи.

Отрицателни страни на този EDMS: липсата на извеждане страница по страница на обекти в списъка с документи и резултатите от търсенето, невъзможността за използване на допълнителни стилове в списъка на документа.

Тези функции са реализирани в Docsvision. Всички уеб страници и персонализирани отчети се показват в главния прозорец на приложението. Архивираните документи се преместват в отделни таблици в базата данни. Потребителите на системата могат да изберат опция за удостоверяване. XSLT трансформацията се прилага към XML описанието на регистрационната карта.

ELMA

Системата ELMA се отличава с разширена гама от бизнес решения. Сред тях са модулът ECM + (комбинация от функциите на BPM системата и класическата EDMS), Projects + - стандартни функции за управление на проекти плюс управление на процеси; ELMA CRM + - внедрява клиент-ориентиран подход чрез внедряване на процеси от край до край. И KPI решение, което системата Directum няма.

По въпроса за възможностите за интеграция - ELMA ECM+ и две други решения имат плъгин за работа с MS Outlook. Освен това ELMA може лесно да се интегрира с 1C: Enterprise (с всички текущи версии).

За да не се бъркате в голям брой файлове с изменения и промени, документите в приложението могат да имат неограничен брой версии, но само една може да бъде определена като актуална. Цялата история на промените в документите се събира на картата с документи.

Всичко необходими инструментида работите върху документа и да контролирате дисциплината на изпълнение за работа с тези документи са на една ръка разстояние на потребителя.

Ако документът е получен от компанията на хартиен носител, той автоматично се записва след сканиране.

Мениджърът може да преглежда отчет за текущото състояние на производителността, а на потребителите се предоставят редица филтри, за да оформят резултатите, както сметнат за добре.

Приложението ECM + може да бъде персонализирано според нуждите на отделното предприятие и неговата организационна структура.

За да ускорите създаването на документи, можете да създавате шаблони. Той е достъпен за всеки потребител, дори без умения за програмиране.

Можете да конфигурирате автоматичното вмъкване на баркод в шаблона за незабавно разпознаване в системата.

Всички системи, разгледани в този преглед, имат свои собствени мобилно приложениеза управление на функциите на системата чрез таблет или мобилно устройство. Това позволява на топ мениджърите да участват в оперативната дейност на компанията от всяко място с интернет връзка. Мобилните клиенти са съвместими с всички мобилни ОС.

Optima WorkFlow

Предимствата на системата включват възможността за използване на допълнителни стилове в списъка с документи, показване на изображения в списъка с документи и областта за преглед. Възможно е филтриране на заредения списък с документи. Optima WorkFlow поддържа настройка на рубрики в дневниците на документи, настройка на областта за преглед на избран запис в списъка с документи. Персонализирането на картата за регистрация на поръчката работи. Уеб приложенията на трети страни могат да бъдат вградени в главния прозорец. Има интеграция с IBM WebSphere MQ. За автоматизиране на дейността на архивните отдели е разработен специален модул Архив.

1C: Документооборот 8

Основните области на работа на това решение са офис работа, общ документооборот, управление на договорни дейности, електронен архив и работа със заявки. Функционалността може да бъде разширена с помощта на плъгини. Когато обработвате маршрути на документи, можете да прикачвате файлове и впоследствие да ги променяте. Има регистрация в Windows Explorer.

Можете да конфигурирате автоматичното създаване, регистрация и изпращане по маршрута на документи от различни източници (папка, електронна поща, уеб).

недостатъци:няма вътрешна поща. Не можете да създавате задачи за групата и папки с поръчки. Освен това това решение няма модул за управление на проекти. Не мога да се регистрирам от MS Office, Open Office. Работата с QMS документация не се поддържа. Освен това няма начин да запазите личните папки на потребителя.

интерфейси

Directum

Интерфейсите на всички режими на работа в системата Directum са унифицирани, можете да конфигурирате правилата за обработка на документи и задачи. В режим на заместване системата запазва своето информационно съдържание. Работата с файлове е възможна онлайн. Правата за достъп до отделен файл са разпределени, като всяко от тях е описано атрибутивно. Можете също да отбележите прозрачността на процесите на работния процес. Задачите се добавят към календара на MS Outlook. Предимството на системата са адаптивни шаблони за търсене и удобни механизми за филтриране по колони на списък.

Но има редица недостатъци: няма възможност за пагинация на елементите (в Win32). Минимални настройки за визуални ефекти. Невъзможно е да се локализират имената на реквизитите на различни езици. Картата не може да бъде преоразмерена. Когато създавате връзки между електронни документи, не можете да добавяте коментари, за да опишете връзката. Интерфейсът е претоварен.

Ориз. един.Системен интерфейс Directum

Docsvision

Docsvision използва предварително конфигурирани теми, а лентата за команди може да се персонализира. Връзките между документите се показват в дървовиден изглед. Връзките могат да бъдат анотирани. Има възможност за проектиране на карти със задачи. Лентата с инструменти е персонализирана. Пълнотекстово търсене от един ред работи, има адаптивни шаблони за търсене, дизайнът на формите за търсене също може да се персонализира.

В същото време недостатъците на системата са, че не е възможно автоматично да се прикачи документ към задача. Процесите не са прозрачни, напомнянията работят само когато MS Outlook е включен.

Ориз. 2.Системен интерфейс Docsvision

ELMA

Външно интерфейсът ELMA ECM + е стандартно съхранение на файлове, потребител без опит с такива системи може лесно да навигира независимо.

Регистрацията на документи се извършва в специален съветник на няколко последователни стъпки. Когато влизате в системата, просто трябва да посочите необходимите данни за документа и да прикачите електронната версия, системата автоматично генерира карта за документи с всички данни в нея.

Цялата информация за организацията се съдържа във вътрешния портал. Всички инструменти, от които се нуждаете, са на едно място: архив от документи, задачи, календар, канал за съобщения, отчети, уеб документи.

Операциите могат да бъдат опростени или разширени по време на персонализирането.

Ориз. 3. ELMA интерфейс

Optima WorkFlow

Системата има интуитивен интерфейс. Системата конфигурира стилове на дизайн на приложението, извежда в списъка с документи и е достъпна зоната за преглед на атрибути и изображения, прилагат се стилове на рисуване на списъка с документи (шрифт, запълване, икона).

Струва си да се отбележи удобното търсене в полетата-списъци с регистрационни карти, наличието на визуален контрол на задължителното попълване на полетата, възможността за работа с файлове, връзки и движение на документи в един прозорец.

Удобно е да работите с прикачени файлове - работата се извършва онлайн в един прозорец, в режим на регистрация и напускане. Връзките от край до край между документите се изобразяват като дърво.

Можете да проектирате карта със задача, когато създавате задание.

недостатъци:потребителите не могат да създават нови списания, набори от документи, настройките не се записват в базата данни. Невъзможно е да се персонализира лентата с инструменти в регистрационната карта, да се локализират имената на реквизитите. Размерът на картата е непроменен. Механизмите за плъзгане и пускане не са внедрени. Няма основни функции на интерфейса за избор на карти за комуникация. Друг недостатък е непрозрачността на процеса при създаване на задание; не можете да настроите напомняния за изпълнители.

Ориз. 4.Интерфейс на Optima WorkFlow

1C: Документооборот 8

Интерфейсът може да се персонализира за типове потребители. Можете да видите списък с потребители, които в момента са влезли в системата. Има инструменти за проектиране на RKK (дизайнер), възможност за разширяване и персонализиране на RKK, докато можете да използвате сложни елементи - таблици, структури.

недостатъци:без вградени средства за преглед на прикачени файлове, без преглед на групови задачи, без назначение на изпълнител като лидер от групата.

Ориз. 5.Интерфейс 1C: Управление на документи 8

Функции за търсене

Directum

Предимствата на системата включват наличието на пълнотекстово търсене на документи и данни за регистрационни карти (RK). Шаблоните за търсене могат да бъдат персонализирани според детайлите на RK. В сила е филтърът на списъка с документи по стойности на колони. Удобни функции за персонализиране на шаблони за търсене. Могат да се създават папки за търсене.

Отрицателни качества: невъзможно е да се разпределят правата за достъп до конфигурирани търсения; няма конфигурирани търсения на уеб клиенти; няма възможност за създаване на сложни заявки за търсене, няма показване страница по страница на обекти в списъка с документи и резултатите от търсенето, допълнителни стилове не се прилагат в списъка с документи.

Docsvision

Docsvision поддържа създаването на сложни заявки за търсене с помощта на XML и разпределението на правата за достъп за търсене.

недостатък- бавно действие на зрителния панел.

ELMA

ELMA ECM + събира документи в единен електронен архив. Търсенето на документи се извършва бързо и удобно, не само по име, но и по данните на картата с документи или RK. Резултатите от търсенето се показват само ако имате разрешение за достъп до документите. Параметрите за търсене се записват във формат на филтър, в бъдеще можете бързо да търсите документи по запазени параметри.

недостатък:липса на пълнотекстово търсене в документи.

Optima WorkFlow

Прилага се директна заявка за база данни за формиране на сложна заявка за търсене в дневници на документи. Извършва се пълнотекстово търсене върху съдържанието на документа и търсенето се извършва с помощта на образец на регистрационна карта (няма нужда от персонализиране на шаблони за търсене). Можете да въвеждате заявки за търсене по данните на регистрационните карти. Филтрите се прилагат към всички налични дневници на документи.

Недостатъкът на системата е невъзможността за запазване на персонализирани шаблони за търсене. Няма пълнотекстово търсене на детайлите на регистрационните карти на документи. Потребителите не могат да създават папки за търсене и сложни търсения. Няма търсене в пълен текст за данни за регистрационната карта.

1C: Документооборот 8

Извършва се атрибутивно търсене според детайлите на документа. Можете да създавате модели за търсене, тяхното съхранение е йерархично и категоризирано. Въз основа на резултатите от търсенето се генерират отчети.

В една заявка е невъзможно да се изпълни различни видовеТърсене. Няма настройка на набор от реквизити за автоматично търсене на дублиращи се документи при регистрация.

Административни настройки

Directum

Системата ви позволява едновременно да поддържате организационната и персоналната структура на няколко компании. Предоставена е подробна информация за отделите и служителите, която може да бъде разширена. При необходимост от подмяна (пълна или от асистент), автоматично се създават папки "вход/изход". Филтърът на поднизовете и търсенето с обхождане работят.

недостатъци:Дисплеят на OShS не е визуален, няма възможност за сортиране на елементи в определен ред, трудно е да се създават и попълват директории, няма локализация на записи в директорията. Минимални настройки външен види поведение на РК.

Ориз. 6.Поява на регистрационни карти в системата Directum

Docsvision

Docsvision поддържа поддръжката на OShS на няколко компании наведнъж. Има заместващи функции (постоянен или временен заместител). Филтърът на поднизовете работи. Недостатъците частично дублират свойствата на Directum: не е визуален дисплей на OSH, няма сортиране на елементи в даден ред, не можете да поддържате история на директории, да създавате въведени директории, да създавате йерархични директории, няма вградена "номенклатура на делата" директория. Ниска производителност на дизайнера.

Ориз. 7.Справочник на служителите в системата Docsvision

ELMA

Удобно е да се следи ситуацията в клоновете на големи компании. Няколко системи са комбинирани в един прозорец, организирайки един информационна системаподразделения и висококачествен обмен на информация. Потребителят разполага с цялата необходима информация за външната система, без да напуска страницата си. Удобно е да превключвате между страниците на фирмените поделения. Освен това е достъпна информация за извършване на дейности, актуални новини, преглед на документи, стартиране на изпълнението на бизнес процеси.

Ориз. осем.Създаване на клон страници в ELMA

Обща информация за всички клонове и поделения е на разположение на ръководителя. Данните за отделите и служителите могат да бъдат разширени.

Смяната на служителите се извършва в специален раздел. Заместванията се отменят автоматично в края на срока. Когато е инсталиран заместващ процес, задачи по процес автоматично се прехвърлят към него. Системата информира за еднократна задача и за отсъствието на този служител, като предлага да избере друг изпълнител.

Ориз. 9.Конфигуриране на секцията "Заместване" в ELMA

Специален раздел "График на отсъствията" показва списък на служителите, които отсъстват от работното място за определен период.

Optima WorkFlow

Системата поддържа поддръжката на OShS на няколко компании, структурата е ясно показана. Реализирани са функции за заместване (постоянен/временен заместител), има текущо търсене по първи букви. Елементите могат да бъдат сортирани в посочения ред; доста просто попълване на справочника, създаване на йерархични справочници, задаване на дата на изтичане на записа на справочника.

Има дизайнер на шаблони за регистрационни карти, персонализирани размери, фонове, отметки, полета, шрифтове, скриптове се използват за събития с регистрационни карти.

недостатъци:няма възможност за поддържане на историята на директорията, няма огледална информация за подмяната. Информацията за отдели и служители е минимална. Не можете да създавате въведени справочници, да поддържате история на справочниците, да локализирате справочни записи. Няма функция за проверка на синтаксиса на скриптовия код, няма полета от типа "радио бутон".

Ориз. 10.Добавяне на нов служител към организационната схема в Optima WorkFlow

1C: Документооборот 8

Работният плот на потребителя се персонализира според тяхната роля. Осигурява бърз достъп до данни за служители, списък с телефонни номера, препоръки за писане на кореспонденция и др. За ръководителя на отдела можете да настроите панел за пълнотекстово търсене на документи с всякаква цел, на мениджъра се предоставя панел за бърз достъп до отчети. Информацията се разпространява според правата за достъп. Организационна структураОрганизациите и ролите на изпълнителите могат да се използват за избор на изпълнители на бизнес процеси.

Подсистемата „Задачи и процеси на служителите“ съдържа инструменти за създаване и управление на бизнес процеси, както и настройка на ролевото адресиране на задачите, настройка на матрица за смяна/подмяна на служители.

Моделиране на бизнес процеси

Directum

Системата реализира удобни функции за моделиране. Отстраняването на грешки в маршрутната диаграма се изпълнява стъпка по стъпка. Платформата има вграден език за програмиране на високо ниво IS-Builder. Възможно е да създадете свои собствени функции и скриптове, като използвате свой собствен API. Редакторът на отчети е реализиран на езика на IS-Builder. Минус: броят на основните блокове е недостатъчен.

Ориз. единадесет.Моделиране на бизнес процеси в системата Directum

Docsvision

Системата разполага с удобни функции за моделиране и проектиране на маршрутна схема без използване на софтуерни инструменти. Можете да развиете свои собствени функции. Възможно е да създавате скриптове, използвайки собствен API, да се обадите на уеб услуги. Инструменти - MS Reporting.

недостатък:необходимо е да се замени група прости блокове с един скриптов блок за оптимизация.

Ориз. 12.Моделиране на бизнес процеси в системата Docsvision

ELMA

Моделирането на бизнес процеси се извършва в специален графичен редактор "ELMA Designer" с прост и интуитивен графичен интерфейс. Нотацията за описание на бизнес процеси е BPMN 2.0, която е удобна за описване на работни потоци и съдържа почти всички необходими примитиви. Бизнес анализаторът може да проектира бизнес процеси без помощта на програмист. Можете да разработите модел на управление в една компания и да правите промени в процесите в движение, без да спирате системата.

Движението на документи във фирмата може да бъде организирано по маршрути с всякаква сложност. Маршрутът на документа отразява през кои служители ще премине този документ, както и реда и естеството на планираната работа по него. Създава се графичен модел на процеса чрез плъзгане на необходимите блокове от операции от палитрата с мишката, след което операциите се свързват чрез преходи. Можете да добавяте коментари към преходите.

Ориз. тринадесет.Маршрутът на документа, описан като бизнес процес в ELMA EDMS

Optima WorkFlow

В системата има дизайнер на модели на бизнес процеси, използвани са скриптове.

Ориз. 14.Моделиране на бизнес процеси в Optima WorkFlow

Настройката на свойствата на блока е лесна. Извършва се създаване на скриптове с помощта на собствен API, създаване на собствени функции и блокове, разтоварване на обекти в обменен формат. Инструменти - Crystal Reports 11.0.

Възможно е да персонализирате външния вид на приложението, да персонализирате списъка с документи (видимост и ред на колоните, сортиране), да персонализирате известията.

Механизмите за моделиране са неудобни, функциите за настройка на бизнес логиката са минимални, става необходимо да се пишат скриптове за обработка на документи, няма дизайнер жизнени циклидокументи.

1C: Документооборот 8

Системата създава стандартни маршрути за движение на документи, има поддръжка за разклонения на маршрути и условни преходи. Има и дизайнер на отчетни форми.

Ориз. 15.Блокова схема на бизнес процес в 1C: Документооборот 8

Защита на данните и действията

Directum

Защитата на данните в системата се осъществява с помощта на парола за вход и акаунти в Windows. Можете да създавате потребителски групи и роли. Има дискретен и базиран на роли модел за контрол на достъпа, както и възможност за издаване на разрешения и привилегии. Разграничаването на правата за достъп се извършва на ниво папка, RK, файл и справочник. Можете да конфигурирате прехвърлянето на права. Използват се криптиране и EDS.

Недостатъци на системата:няма разпределение на правата за достъп до персонализирани търсения, няма персонализирани търсения в уеб клиента и не могат да се създават сложни заявки за търсене.

Производителността на изгледите е доста бавна.

Docsvision

Предимствата на системата по отношение на сигурността на данните са следните: наличие на задължителен контрол на достъпа, диференциране на правата за достъп на всички нива; установяване на прехвърляне на права. Прилагане на криптиране и цифров подпис.

ELMA

Всеки потребител от всяко място с достъп до Интернет може да въведе своето потребителско име и парола и да влезе в системата ELMA. Това влизане е конфигурирано по подразбиране за всички потребители, но има три основни начина за защита на влизането:

Влезте само през надеждни устройства. Ако влизате от компютър или мобилно устройство, който не е в списъка с доверие, системата ще съобщи за невъзможността за влизане.
Вход чрез токен. Токенът е устройство, което е свързано с потребителски акаунт и ще отговаря само на него. Освен това отделният потребител има свой собствен ПИН код. Няколко електронни ключа-контейнера могат да бъдат записани на токен наведнъж - за влизане различни системи, а не само в ELMA, така че потребителят да не носи цял куп ключове.
Вход чрез сертификат. Механизмът работи почти по същия начин. Потребителят свързва сертификата към своя акаунт. Можете да влезете в системата със сертификат само от определено работно място. Тази функция е достъпна само в браузъри. Mozilla Firefoxи Internet Explorer.

За одобрение, подписване на документ или неговата версия се използва електронен цифров подпис. В този случай никой друг потребител, дори и да е научил паролата, няма да може да се съгласи или да подпише документа.

ELMA осигурява конфигуриране на права за достъп до различни обекти на системата. В основата на управлението на правата е ролята на елементите на организационната структура и отделните потребители на системата, процесът на конфигуриране се състои в графично изобразяване на позиции, отдели и отдели и разпределение на отговорностите.

Optima WorkFlow

Защитата на данните се осъществява с помощта на вход / парола, акаунт в Windows. Създават се потребителски групи и роли, както и дискретен и базиран на роли модел за контрол на достъпа. Възможно е да се издават правомощия, да се разграничават правата за достъп на ниво папка, да се задават относителни права за достъп според организационната структура на организацията, да се използва EDS.

Не можете да присвоите права за достъп на един файл. Няма предварителен преглед на файла.

1C: Документооборот 8

Има софтуерконтрол на целостта на документи, поддръжка различни начиниудостоверяване. На потребителя се предоставят права за момента на изпълнение на поръчката или документа. Подписаните от ЕЦП документи се изпращат със запазваща информация за подписите. Правата за достъп се предоставят в съответствие с позицията на потребителя, неговата роля, степен на участие в бизнес процеси, печат или индивидуално. Правата се задават за папки и типове документи и се отнасят и за прикачените файлове, може да съдържат ограничения за четене или писане. Достъпът до отчетите също е ограничен – само неговите отчети са достъпни за служителя, а отчетите на неговия отдел са достъпни за мениджъра.

Няма диференциране на правата за достъп за части от документа (полета на регистрационната форма, прикачени файлове). Няма система от инструменти за архивиране и възстановяване на данни.

Заключение

Компаниите, които избират EDMS, се сблъскват със същия проблем - те трябва да комбинират придобитата система и съществуващите бизнес процеси на организацията за дълго време. За да се оптимизира работата на цялата компания, е важно процесите на работния процес да бъдат изградени в основните – процеси от край до край и колкото по-бързо се осъществи такова сливане, толкова по-добре. Тази трудоемка дейност обаче изисква време, опит и постоянна комуникация на всички служители, чиято работа е свързана с документи. В една или друга степен системите, използвайки функциите си, могат да ускорят този процес. Обобщавайки и оценявайки резултатите, тогава ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 и Directum отговарят най-вече на ключовите изисквания.