Имате ли нужда от него? Или си струва да направите проучване преди проекта. Проучване преди проекта като част от внедряването на EDMS: интервюиране и разпит Проучване преди проекта какво

1. Необходимо ли е изобщо да се прави такова проучване? Какво ще даде на клиента и самата IT компания?
2. Какви са задачите на предпроектното проучване?
3. Какъв трябва да бъде неговият резултат?
4. Безплатно ли е да се направи проучване преди проекта или да се вземат пари за него?
5. Как да оправдаем ефективността на такова проучване за клиента, може ли да се изплати?

Тук всяка компания взема решение по свой собствен начин: някой обикновено смята подобно проучване за неподходящо („нека се включим в битката, а после ще видим...“); други, които го извършват по време на изпълнение, не отделят тази работа в отделна статия; други го извършват като независим етап на работа, но не вземат пари за това; четвъртите основателно считат предпроектното проучване за отделен търговски продукт. Опитът ми като мениджър и консултант показва, че предпроектното проучване е необходима част от работата на почти всяка IT компания, свързана с внедряването на системи за автоматизация. И успехът на целия проект понякога зависи от правилната организация и изпълнение на този етап.

В рамките на тази статия ще се опитам да отговоря на горните въпроси, базирайки се както на собствената си практика, така и на опита на клиенти, с които трябваше да общувам, въвеждайки технологията за провеждане на предпроектно проучване от нулата.

Необходимостта от предпроектно проучване

Изобретателят идва на комисията и предлага нов апаратза бръснене на открито.
"Как работи вашият апарат?" - питат го членовете на комисията.
„Много е просто“, отговаря изобретателят. „Хвърли монета в слота, сложи главата си в машината и две остриета започват да те бръснат.“
„Съжалявам, колега, но хората имат различни форми на лицето!“ - членове на комисията му правят забележка.
„Да“, казва изобретателят, „но това е само преди първото бръснене…“.

Основната задача на всяка автоматизация е да запази уникалността конкурентни предимстваавтоматизираната компания. Не бива да се допуска, че както в този анекдот всички компании след автоматизация стават „едно лице“. Ето защо, ако искаме да запазим уникалните конкурентни предимства на бизнеса на клиента, тогава при всяка модернизация на бизнес процесите е наложително да се проведе предпроектно проучване.

Разбира се, можете да направите задълбочен анализ на причините, които определят тази нужда. Те могат да бъдат високата прогнозна цена на проекта, необходимостта от промяна на съществуващите бизнес процеси по време на автоматизацията, включването в проекта на работа, чийто обхват не може да бъде определен предварително и т.н. Все пак не забравяйте как в една много поучителна история командирът прекъсна доклада на генерала за причината за поражението:

„Нашето поражение се дължи на различни причини“, започна генералът. - Първо, барутът беше влажен ...
— Стига — спря го командирът.

Тук ситуацията е подобна, тъй като за провеждане на предпроектно проучване е напълно достатъчно клиентът да има уникални бизнес характеристики (и всяка компания трябва да ги има, в противен случай тя просто няма да оцелее на пазара и да отстъпи място на конкурентите).

Така че в световен мащаб въпросът за необходимостта от този вид работа се решава доста лесно - те трябва да се извършват, ако автоматизираната компания е на конкурентен пазар.

Какво дава предпроектното проучване на клиента и самата IT компания

По време на проучването преди проектиране, клиентът може:

• получете подробно описание на бизнес процесите, съществуващи в компанията, и сравнете реалния бизнес с вашата представа за него;
• оптимизиране на съществуващите бизнес процеси чрез използване на практическия опит, който консултантите от ИТ компания получиха при предишни внедрявания в подобни компании;
• оценка на степента на съответствие на функционалността на предлаганата система с реалните бизнес процеси на клиента;
• своевременно подчертават техните уникални предимства и ги вземат предвид на етапа на внедряване на системата, а не след въвеждането й в търговска експлоатация;
• изясняват бюджета и времето на проекта за автоматизация, като се вземат предвид възможните модификации на системата за уникалните характеристики на техните бизнес процеси;
• оценява ресурсите (технически и човешки), които ще са необходими на етапа на внедряване на системата. Планирайте своевременно разпределението на тези ресурси за завършване на проекта в оптимално време и без надвишаване на бюджета;
• оценяват възможните рискове, които могат да повлияят на качеството на работа;
• оптимизиране на разходите за внедряване на системата поради възможното изпълнение на част от работата самостоятелно;
• получите по-точна оценка на икономическия ефект и възвръщаемостта на инвестицията.

Предимства на проучване преди проекта за ИТ компания:

• повишаване нивото на удовлетвореност на клиентите чрез привеждане в съответствие на неговите очаквания, формирани на етапа на предварителни продажби (когато продавачите предлагат „мечта”), с реалните възможности на системата да поддържа конкретни бизнес процеси;
• изясняване на времето за внедряване на системата и ресурсите, необходими за това, което ви позволява да планирате предварително тяхното разпределение;
• своевременно изясняване на уникалните предимства на клиента, за да ги вземе предвид при конфигуриране или финализиране на системата за автоматизация;
• съкращаване на времето за изпълнение и намаляване на риска от извършване на безплатна работа. Необходимите модификации на системата ще бъдат извършени преди началото на внедряването й или паралелно с нея, а не в края на фазата на пробна експлоатация, при която обикновено се установяват недостатъци. Ситуация, при която се открие функционално несъответствие на етапа на завършване на проекта, автоматично води до допълнителна непланирана работа. В същото време клиентът обикновено изпитва затруднения при финансирането на подобни работи, а за успешното завършване на проекта те често трябва да се извършват безплатно;
• идентифициране на вероятни рискове, които могат да повлияят на качеството и времето на изпълнение. Навременно предоставяне на мерки, необходими за минимизиране на въздействието на тези рискове върху успеха на проекта;
• получаване на данни за обосноваване на броя на лицензите и структурата на проекта;
• определянето на текущото състояние на нещата в автоматизираните подразделения и основните параметри на тяхната работа ще оправдае ефективността на прилагането на предложената система;
• установяването на лични контакти на консултанти с главните изпълнители на клиента по проекта допълнително ще опрости съвместната им работа;
• разширяване на базата от знания (ако има такава) за основните бизнес процеси на клиентите в тази индустрия.

Разбира се, тук не са изброени всички аргументи в полза на предпроектното проучване, но, както показва практиката, това е напълно достатъчно, за да убеди клиента в неговата необходимост.

Основните задачи на предпроектното проучване

Очевидно следващата най-важна задача на предпроектното проучване е да идентифицира уникалните конкурентни предимства на клиента. Както показва практиката, около 75% от бизнес процесите, използвани от клиента, съвпадат с процесите в подобни компании в същия бранш, 10% реализират неговите уникални конкурентни предимства, а останалите 15% са резултат от действието на втория закон. на термодинамиката :) (последствие от „естествения растеж на хаоса“) И трябва да бъде елиминиран по време на проекта. Но тези конкурентни 10%, толкова важни за бизнеса, просто трябва да бъдат запазени с всякаква автоматизация (разбира се, при условие че тези предимства могат да бъдат формализирани). Най-често този проблем се решава чрез конфигуриране на системата за клиента, но понякога се изискват услугите на програмисти, за да се вземат предвид уникалните характеристики на бизнеса. Имайте предвид, че тук не говорим за разработка по поръчка, а за внедряване на системи за автоматизация на производството.

Разбирайки как ще се поддържа конкурентното предимство на клиента, ИТ компанията ще може да оцени необходимостта и цената на преработката на продукта, както и да разбере какви допълнителни ресурси може да са необходими за това.

Важна цел на предпроектното проучване е да се диагностицира състоянието на ИТ средата на клиента, тоест да се оцени използваното от него компютърно оборудване, софтуер, комуникации, нивото на умения на ИТ специалистите и др. На този етап е необходимо да се разбере дали клиентът разполага с достатъчно ресурси за успешно прилагане на автоматизацията на системата. Тук стигаме до друга задача на предпроектното проучване – анализ на потенциалните рискове на проекта и описание на вероятните последствия от тях. В същото време консултантите трябва не само да записват всички възможни рискове, но и да предлагат на клиента начини за намаляване на всеки от тях.

Всяка CIS предполага натрупване на информация за оперативните дейности на отделите, следователно следващата тема на проучването преди проекта трябва да бъде събирането на изисквания за работния процес на автоматизираните отдели.

Информацията, натрупана в системата, ще остане мъртва тежест, ако не е възможно да се анализира, затова е много важно по време на предпроектното проучване да разберете какви видове и форми на отчитане се изискват от клиента. Обикновено инструментите за автоматизация вече включват стандартен набор от отчети, но всеки клиент с право смята бизнеса си за уникален и следователно изисква уникална система от този вид, която се реализира като правило с помощта на специален генератор на отчети.

Действителната задача на предпроектното проучване е да изясни окончателния бюджет на проекта и сроковете за неговото изпълнение, като се вземат предвид всички получени данни. Тези условия могат да бъдат повлияни от различни фактори, като желанието на ръководството на клиента да участва в проекта, мотивацията на представителите на клиента и изпълнителя, вероятността от саботаж от служители на автоматизираните звена, възможното уволнение ( или, обратно, наемане) на ключов мениджър след определено време след началото на проекта, неадекватност на съществуващия компютърен парк и технологична база за постигане на всички цели на автоматизация, липса на бюджет за покупката необходимото оборудванеи още много. Следователно консултантът трябва да изясни подробно всички тези обстоятелства и да ги отрази в доклада, включително за вътрешна употреба. Изготвянето на втория - вътрешен - доклад ще ви позволи да отразите подробно всички нюанси на връзката и препоръки за специалистите от отдела за внедряване и интеграция.

Друг важен въпрос, който трябва да бъде разрешен на етапа на предпроектното проучване, е разработването на препоръки за избор на методи за изпълнение на проекта. Тук е важно ясно да се запише кои от проблемите, формулирани преди това от клиента, не са решени с помощта на предложената система за автоматизация и да се предложат организационни или други начини за излизане от тази ситуация.

Всяка компания може лесно да добави още десетина задачи, които би искала да реши на етапа на проучването, но, както показва реалната практика, получаването на отговори на горните въпроси вече прави проучването преди проекта доста ефективно.

Какво обикновено е резултат от проучване преди проекта

• описание на съществуващите бизнес процеси на клиента;
• списък на основните задачи, които трябва да бъдат решени с помощта на системата за автоматизация;
• оценка на бизнес процесите на клиента и препоръки за промяна или оптимизиране на работата на отделите, като се вземат предвид предимствата, предоставени от ИС;
• уникални конкурентни предимства на клиента, които трябва да се вземат предвид при внедряването на системата;
• анализ на съществуващата ИТ среда за съответствие със системните изисквания корпоративно управление, препоръки за промяната му;
• оценка на работата по интегриране на корпоративни информационни системи в съществуващата ИТ инфраструктура на клиента;
• описание на работния процес в автоматизираните отдели и изисквания за аналитика;
• оценка на възможните рискове при изпълнение на проекта и определяне на мерки, необходими за минимизиране на тяхното въздействие;
• описание на желанията на клиента, които не могат да бъдат приложени в предложената система за контрол и ще изискват ревизия, оценка на времето и разходите за такава ревизия;
• предложение за изпълнение на проекта с обосновка на предложения вариант, задаване на необходимия брой работни станции за клиента и уточняване на бюджета на проекта.

Отделен документ от проучването преди проекта трябва да бъде предварителен работен график, включително, наред с други неща, съгласуван списък на отговорните лица (както от клиента, така и от изпълнителя), техните области на отговорност и основните правила за взаимодействие между тях. За ефективното внедряване на системата се препоръчва да се изготви регламент за обмена на информация между служителите на клиента и специалистите на ИТ компанията, провеждаща проучването, както и, което е важно, да се предвидят времето и процедурата за наблюдение на изпълнение на работата.

Някои фирми (най-често тези, които се занимават с разработка по поръчка), след приключване на предпроектното проучване предоставят на клиента проект на техническо задание.

Да направите безплатно проучване преди проекта или да вземете пари за него?

Ако целта на проучването съответства на описаните по-горе задачи, то ще изисква отклоняване на значителни фирмени ресурси и задължително трябва да бъде платено. Това предпроектно проучване е пълноценна консултантска услуга, която ви позволява не само да оцените необходимостта, времето и бюджета за автоматизация, но и да оптимизирате съществуващите бизнес процеси на клиента.

Както показа практиката, не е трудно да се продават услуги за проучване преди проекта, ако компанията е внедрила подходящата технология и продавачите ясно знаят (и могат ясно да обяснят на клиента) защо се извършва проучването и какви ползи ще има клиентът получават от него.

Как да обосновем ефективността на предпроектното проучване за клиента

Помислете за потенциални канали за спестяване, които могат да бъдат взети предвид при обосноваването на необходимостта от проучване преди проекта.

1. Спестяване на човешки ресурси и време:
   • при финализиране на системата за уникалните конкурентни предимства на клиента в началния етап на внедряване, а не след въвеждането й в търговска експлоатация;
   • на етапа на системна интеграция в ИТ инфраструктурата на клиента поради факта, че цялата информация за състоянието на ИТ средата на предприятието и нюансите на интеграцията се изясняват преди началото, а не по време на внедряването;
   • поради навременното разпределяне на материални и човешки ресурси както от страна на изпълнителя, така и от страна на клиента;
   • поради ранната оценка на възможните рискове, които могат да повлияят на внедряването на системата, и разработването на мерки, необходими за минимизиране на негативните им последици.
     Всяко забавяне на изпълнението на проекта води до сериозни допълнителни разходи за клиента, които могат да бъдат изчислени сравнително лесно във всеки конкретен случай.
2. Възможно намаляване на разходите за изпълнение:
   • чрез идентифициране на услуги и работи, които клиентът може да извърши самостоятелно;
   • чрез коригиране на времето на някои работи след изясняване на действителната им интензивност на труда.
3. Подобряване на ефективността на корпоративните информационни системи и производителността на служителите чрез оптимизиране на бизнес процесите, като се вземат предвид уникалните характеристики на клиента.
4. Отказ за използване автоматизирана системаако на етапа на предпроектното проучване се окаже, че няма да позволи решаването на проблемите на клиента или ревизията му ще струва твърде скъпо.
   В моята практика имаше случай, когато клиент с много специфични бизнес процеси, въз основа на резултатите от предпроектно проучване, беше посъветван да не внедрява корпоративна информационна система, а да проведе организационни промении да оптимизират технологията на работа с клиентите си, тъй като ефектът от внедряването на системата (което изисква скъпа ревизия) не би възстановил разходите. В резултат на това клиентът спести десетки хиляди долари, а проучването преди проекта се изплати само чрез повишаване на ефективността на отдела, което промени технологията на работа на служителите по препоръка на консултантите.

Липсата на предпроектно проучване в повечето случаи води до значително забавяне на изпълнението на проектите и повишаване на тяхната цена, както поради организационни, така и технически проблеми, възникващи по време на изпълнението. Често подобни проекти като цяло завършват с пълен провал. Според проучване на Standish Group, почти една трета от анализираните от тях 2500 ИТ проекта не просто са били неуспешни, но и никога не са били завършени. В Русия е много по-трудно да се получат такива данни, но съм сигурен, че делът на неуспешните реализации ще бъде не по-малък.

Следователно, ако една консултантска компания не иска да има нереализирани проекти в своя опит, тогава тя просто трябва да проведе предпроектно проучване на бизнеса на клиентите. По-добре е да се откажете от договора в началния етап, отколкото да затънете в работа и да останете с петно ​​върху репутацията си.

Ключови думи:проучване на предприятието, интервюиране и анкетиране, регистър на входящата информация, регистър на вътрешна информация, регистър на изходящата информация, отчет за експресно проучване на предприятието, референтен модел, пълен бизнес модел на организацията, функционален модел на предметната област.

Задачи и етапи на предпроектното проучване на обекта за автоматизация

Проучването на предприятието е важен и определящ етап в проектирането на ИС. Продължителността на изследването обикновено е 1-2 седмици. През това време системният анализатор трябва да разгледа не повече от 2-3 вида дейности (кадрова документация, счетоводство, транспорт, маркетинг и др.).

Събиране на информация за строителство цялостен бизнес модел на организациятачесто се свежда до изучаване на документирани информационни потоци и функции на отделите, а също така се извършва чрез интервюта и въпросници.

До началото на проучването организацията обикновено предоставя набор от документи, който обикновено включва:

Обобщена информация за дейността на предприятието.

Информация за административната, финансово-стопанската, производствената дейност на предприятието.

Информация за счетоводни политики и отчетност.

Редовен документооборот на предприятието.

Регистър на входящата информация.

Вътрешен информационен регистър.

Регистър за изходяща информация.

Информация за информационната и изчислителната инфраструктура на предприятието.

Информация за отговорните лица.

Списъци с въпроси за интервю и разпитсъставя се за всяко изследвано звено и се утвърждава от ръководителя на дружеството. Това се прави с цел:

предотвратяване на достъп до поверителна информация;

засилване на фокуса на проучването;

свеждане до минимум на разсейването на служителите на предприятията от изпълнение на служебните си задължения.

Общ списък с въпроси(с последващото им детайлизиране) включва следните елементи:

основните задачи на отделите;

събрана и регистрирана информация;

отчитане;

взаимодействие с други отдели.

Въпросници за мениджъри и специалистиможе да съдържа следните въпроси:

Какви (от гледна точка на вашия отдел) трябва да бъдат целите на създаването на интегрирана система за управление на предприятието?

Организационна структура на звеното.

Задачите на звеното.

Последователността на действията при изпълнение на задачи.

С какви видове външни организации (банка, клиент, доставчик и др.) взаимодейства отделът и каква информация обменя?

Какъв вид референтен материал използвате?

Колко време (в минути) отделяте за извършване на основни операции? Кои са датите за „върхово натоварване“? (честота на месец, тримесечие, година и др.) Техническо оборудване на отдела (компютри, мрежа, модем и др.). Използвани софтуерни продукти за автоматизиране на бизнес процеси.

Какви отчети и колко често подготвяте за управление? Ключови специалисти на отдела, които могат да отговорят на всякакви въпроси относно бизнес процесите, използвани в отдела.

Характеристики на обектите за дистанционно управление.

Документооборот на работното място.

Събраните по този начин данни по правило не обхващат всички значими аспекти на организационната дейност и имат висока степен на субективност. И най-важното е, че подобни проучвания не разкриват стабилни фактори, свързани със специфичните особености на организацията, които могат да бъдат повлияни само чрез методи за функционално регулиране на организационната система.

Анализът на интервютата с ръководителите на анкетираните организации и предприятия показва, че техните представи за структурата на организацията, общите и местните цели на функциониране, задачите и функциите на отделите, както и подчинеността на служителите понякога са противоречиви. Освен това тези идеи понякога се разминават с официално декларираните цели и правила или противоречат на действителните дейности.

Ако структурата на информационните потоци може да бъде идентифицирана чрез образци на документи и конфигурации на компютърни мрежи и бази данни, тогава структурата на реалните микропроцеси, извършвани от персонала в информационни контакти (до голяма степен недокументирана), остава неизвестна.

Отговорите на тези въпроси може да даде структурна и функционална диагностика, базирана на методите за непрекъснато (или селективно) заснемане на работното време на персонала. Целта на диагностиката е да се получат надеждни знания за организацията и организационните взаимоотношения на нейните функционални елементи.

В тази връзка най-важните задачи на функционалната диагностика на организационните структури включват:

класификация на субектите на функциониране (категории и групи работници);

класификация на елементите на процеса на функциониране (действия, процедури);

класификация на направленията (проблеми за решаване), цели на функциониране;

класификация на елементите на информационния поток;

провеждане на проучване на дейността на персонала на организацията;

проучване на разпределението (по време и честота) организационни характеристики: процедури, контакти на персонала, области на дейност, елементи на информационните потоци - поотделно и в комбинация помежду си по категории служители, видове процедури и техните насоки (според резултатите и логиката на изследването);

идентифициране на реалната структура на функционални, информационни, йерархични, временни, проблемни взаимоотношения между ръководители, служители и отдели;

създаване на структура за разпределение на работното време на ръководителите и персонала във връзка с функциите, проблемите и целите на организацията;

идентифициране на основните технологии за функциониране на организацията (информационни процеси, включително недокументирани), тяхното целеполагане в сравнение с декларираните цели на организацията;

идентифициране на групи работници, хомогенни по отношение на спецификата на тяхната дейност, целева ориентация и реална подчиненост, формиране на реален модел на организационната структура и съпоставянето му с декларирания;

установяване на причините за несъответствието между декларираната и реалната структура на организационните отношения.

Непрекъсната „снимка“ на работното време е непрекъснатото наблюдение и записване на характеристиките на работниците в процеса на функциониране през целия работен ден. В този случай показаните параметри се въвеждат последователно в предварително подготвен работен лист. По-долу е формуляра за работен лист за системен анализатор:

Веднага след края на изпитната процедура таблицата се попълва с допълнителни характеристики: технологичен клон, функция на системата, предмет, аспект, емоционален фон и др.

Някои от индикаторите, маркирани със звездичка, се попълват по време на анкетата, останалите - след. Съдържанието на записите е както следва:

номер (по ред);

агент (позиция на проверявания служител);

времето, през което е извършена процедурата;

процедура (наименование на съдържанието на набор от елементарни действия, обединени от общото на конкретния проблем, който се решава);

информация (посока на движение на информация между агента и контрагента);

инициатива (инициатор на началото на тази процедура);

контрагент (позиция на служител, който е в контакт с субекта);

отношение (отразяващо подчинеността на агента и контрагента, формата на взаимодействие в тази процедура);

проблем (устно описание на проблема, който се решава).

Резултатът от предпроектното проучванетрябва да се появи " Доклад за експресно проучване на предприятието ", чиято структура е дадена по-долу.

Кратко схематично описание на бизнес процесите, например:

управление на доставките и инвентара;

Управление на производството;

управление продажби;

управление на финансовите ресурси.

Основни изисквания и приоритети на автоматизацията.

Оценка на необходимите ресурси на клиента за осигуряване на проекта.

Създаването на проект за нова сграда, конструкция или реконструкция на обект задължително се предшества от редица подготвителни мерки, които позволяват да се вземат предвид всички характеристики и първоначални данни на структурата, парцела и комуналните услуги. Началният етап на етапа на предварителен проект е предварително проектиране проучване, което позволява в процеса на по-нататъшно разработване на проектни и технически решения напълно да се съобразят с изискванията на действащия SNiP и разпоредбите, всички условия на Клиента и неговите желания. Предварителните събития ще зависят от състав на проектопроекта, срокове за изготвяне на проектно-техническа документация и сложността на работата.

Характеристики на процедурата и нейните характеристики

Предпроектната инспекция е комплекс от специализирани работи за събиране, обработка и системен анализ на обекти с различно предназначение. Въз основа на събраните данни възниква цялостна обосновка на строителството или преустройството, тяхната осъществимост, възможни трудности и проблеми. За постигане на най-надежден и ефективен резултат по време на изследването се използват различни видове високотехнологични инструменти и оборудване.

Специалисти, изпълняващи изследователска работатрябва да има специализирано образование, да има официални разрешения от държавни агенции и структури на системата на SRO.

Защо се извършва проучване преди проекта:

1. Да се ​​оцени реалното състояние на обекта преди неговата реконструкция, разширение, завършване или модернизация.
2. При загуба на проектна и техническа документация.
3. Когато правите грешки при съставянето на проект.
4. При извършване на корекции по време на строителния процес, които не са отразени в чертежите и в самата работа.
5. При оценка на физическото и остаряването на конструкции и инженерни мрежи.

Често се поръчва днес предпроектна документацияна прединвестиционната фаза с цел мотивирана обосновка на финансовите инвестиции, тяхната осъществимост и системно изпълнение на проекта.

Основните етапи на работа:

• Подготвителен етап: изучаване на желанията на Клиента, събиране на необходимата документация и други данни.
• Запознаване с обекта, съгласуване на сроковете и цената на услугите, разработване на програма от събития и изготвяне на техническо задание (подробно техническо задание).
• Цялостна визуална и инструментална проверка на обекта.
• Анализ на получените резултати и извършване на необходимите изчисления.
• Изготвяне на становище за състоянието на обекта.

Къде да поръчам предпроектно проучване?

Диверсифицираната компания "Регион" предоставя на физически лица, строителни и възложители, инвестиционни и развойни фирми пълен набор от услуги за предварително заснемане на обекти, строителни обекти, незавършено строителство и инженерни системи. Време на предпроектна работа и цена на идейния проектзависи от конструктивната сложност на обекта, обема на работите, които трябва да се извършат и техния състав, местоположението на строителната площадка и наличието на надеждни данни за действителното състояние на почвите, комуналните линии и комуникациите.

Започваме поредица от статии, посветени на внедряването на система за електронно управление на документи в предприятието. Темата на първата статия е предпроектно проучване преди внедряването на система за електронно управление на документи (EDMS).

Да приемем, че ръководството на организацията е узряло за внедряването на EDMS. Какво следва? Какви стъпки трябва да предприеме и трябва да предприеме компанията?

Най-лесният начин е незабавно да се свържете с организацията, която ще внедри системата за електронно управление на документи, с други думи, заемете позицията „ние ще решим проблемите, когато се появят“. Простият метод обаче не винаги е по-евтин. На първо място, организацията на клиента трябва да оцени мащаба на внедряването на EDMS. Ето защо, преди да започне, трябва да анализирате състоянието на нещата. За да направите това, е необходимо да се проучат процесите, които ще бъдат автоматизирани, с други думи, да се извърши предпроектно проучване.

ПРЕДВАРИТЕЛНА ИНСПЕКЦИЯ ОТ ПЕРСПЕКТИВА ОРГАНИЗАЦИЯ-ПЕРСПЕКТИВА

От позицията на изпълняващата организация, предпроектното проучване е пълноценен първи етап от изпълнението на всякакви информационна системаи е включено в договора за изпълнение на услугата. И EDMS не е изключение.

В този случай проучването преди проектиране включва:

Диагностика на съществуващата система в организацията

офис работа;

Анализ на съответствието на действителното състояние на работа с документи с вътрешните правила на организацията, регулиращи документалната поддръжка;

Оптимизиране на документооборота и деловодството;

Въвеждане на съответните промени във вътрешните разпоредби;

Идентифициране на рискове при внедряване на EDMS;

Определяне на границите на автоматизация, одит на съществуващата ИТ инфраструктура на организацията, предложение на конкретно ИТ решение за EDMS;

Оценка на работата по интегриране на EDMS в съществуващата ИТ инфраструктура.

Резултатът от проучването преди проекта ще бъде документът "Функционални изисквания", или "Доклад от проучването", или проектът " Техническо задание„(В зависимост от сложността на проекта и условията на договора). Тези документи ще съдържат следните резултати от проучването:

Описание на изучаваните бизнес процеси и документопотоци на организацията по отношение на деловодството и документационното осигуряване;

Списъкът с документи и отчетни форми, използвани в организацията за систематизиране на разглежданите процеси;

Описание на потребителските роли;

Технически одит на съществуващата ИТ инфраструктура в организацията;

Оценка на готовността на организацията за внедряване на EDMS;

Предложения за оптимизиране на разглежданите бизнес процеси с отчитане внедряването на СУД;

План на проекта (разработване и настройка на EDMS, обучение на служителите, пилотна промишлена експлоатация на EDMS, промишлена експлоатация на EDMS) с оценка на необходимите разходи (човешки и финансови);

Необходими спецификации на оборудването;

Предложения за организиране на повишаване на квалификацията на служителите.

Понякога изпълняващите организации предлагат безплатно проучване преди проекта. Това се прави, за да привлече организацията като клиент,

обаче рядко се практикува.

Освен това някои изпълняващи организации предоставят демо версия на програмата за работа безплатно (като правило за един месец). Това ви позволява да свикнете с програмата, да оцените всички нейни плюсове и минуси и да свикнете с интерфейса.

ПРЕДВАРИТЕЛЕН ОГЛЕД ОТ ГЛЕД НА ОРГАНИЗАЦИЯТА-КЛИЕНТ

От гледна точка на организацията на клиента, предпроектното проучване е одит: анализ на процесите на документационна поддръжка на управлението, за да се разбере текущата ситуация и да се идентифицират моментите, които са най-проблематични от гледна точка на управление на документооборота. За една клиентска организация ще бъде напълно трудно да извърши самостоятелно такова пълноценно проучване по няколко причини. На първо място, поради липсата на опит и информация как точно се извършва едно такова проучване. Възниква разумен въпрос: ако е толкова трудно, тогава защо преоткриваме колелото? Не е ли по-лесно веднага да се свържете с изпълняващата организация? Възможно е, но по-просто не означава по-евтино...

Нека разгледаме какво дава едно проучване на процесите за поддръжка на документация на клиентската организация.

■ Формулиране на цели за внедряване на EDMS.

■ Определяне на задачите и функциите, които СУД ще трябва да изпълнява в бъдеще (определяне на границите на изпълнение). Често, вместо ясни цели и задачи, организацията на клиента започва да изброява проблемите, които трябва да бъдат решени чрез внедряването на EDMS. Но те не са едно и също нещо. Следователно организацията трябва ясно да разбере какво иска да получи в крайна сметка от внедряването на EDMS и да постави конкретни задачи за изпълняващата организация.

■ Оценка на реалната картина на живота на организацията (нейната организационна структура, функции, взаимодействие на отделите и др.). Тази възможност се предоставя от анализа на вътрешните регулаторни документи на организацията по отношение на това как те се прилагат на практика. По време на анализа на разпоредбите структурни звена, изясняват се длъжностни характеристики, правила за взаимодействие, интересни факти. Например може да се окаже, че длъжностните характеристики на определени служители са безнадеждно остарели или изобщо липсват. А структурните поделения не изпълняват функциите си или, напротив, не изпълняват тези, които са задължени и т.н.

■ Описание на съществуващите процеси на документиране... И тук може да има много изненади.

■ Възможност за оптимизиране на изследваните и описани бизнес процеси... Ако е необходимо. След такъв анализ може да се наложи актуализиране на вътрешните разпоредби.

■ Оценка собствени ресурси(човешки и технически)... Преди да се представи системата, е необходимо да се разбере колко участие в изпълнението на проекта ще се изисква от специалисти и колко са готови. Ако говорим за изпълняващи специалисти, тогава е достатъчно те да дават инструкции. Но с лидерите ситуацията е много по-сложна. Участието на ръководния персонал във внедряването на EDMS трябва да се обсъди още преди началото на процеса. Също така няма да е излишно да анализирате собствената си ИТ инфраструктура, за да разберете дали има достатъчно компютри, дали са остарели. софтуери т.н.

■ Идентифициране на рисковете и начини за преодоляването им при въвеждане на EDMS... Идентифицирането на рисковете преди внедряването на системата ще помогне за минимизирането им. Какви са тези рискове? Всичко:

Рискът от липса или неуместност на необходимите нормативни документи;

Риск от недостатъчен технологично оборудванеорганизации;

Риск от неправилно финансова оценкавнедряване и поддръжка на EDMS и др.

КАК САМИ ДА ИЗВЪРШИТЕ ПРЕДПРОЕКТНА ИНСПЕКЦИЯ

■ Етап 1: Назначете ръководител на проекта... Мениджърът на проекта трябва да разбира проблемите на работния процес и да има добри познания за ИТ инфраструктурата на организацията. Не всяка организация има специалист, който отговаря на тези изисквания, следователно най-често двама служители отговарят за проекта - ръководителят на офиса и ИТ директорът.

■ Етап 2: анализирайте регулаторна рамка ... На този етап е необходимо да се проучи местното регламентиорганизации по отношение на документационна поддръжка. Не става въпрос само за инструкции за работа с документи. Също така ще трябва да проучите вътрешни разпоредби по отношение на управлението на договорите, циркулацията на счетоводни документи и т.н.

■ Етап 3: провеждане на интервюта... За провеждане на интервю е необходимо да се определи кръгът на респондентите. Изучаването на местните регулаторни документи ще помогне за това. Списъкът на респондентите може да включва например ръководители на структурни подразделения, техните заместници и потенциални ключови потребители на EDMS (специалисти, отговорни

за създаване, одобряване на документи и др.). За интервюто трябва да бъде подготвен списък с въпроси (вижте Пример).

Списъкът с въпроси от въпросника за ръководителя на офиса и приблизителните отговори на тях

1 . Опишете функциите, изпълнявани от вашата структурна единица.

Организиране на работата по регистрация, счетоводство, съхранение и предаване на съответните структурни звена на документи за текущо деловодство, включително заповеди и заповеди на ръководството, както и работа по формиране на дела и тяхното депозиране.

Осигуряване на навременна обработка на входящата и изходящата кореспонденция, доставката й до местоназначението.

Контрол върху сроковете за изпълнение на документите и правилното им изпълнение.

Разработване и изпълнение на инструкции за провеждане на деловодството.

Методическо ръководство на организацията на деловодството в отделите.

Контрол върху правилното формиране, съхраняване и навременно предаване на делата в архива.

Осигуряване на външен и вътрешен документооборот.

Участие в подготовката на заседанията, свиквани от ръководството и организацията на тяхното поддържане.

Осигуряване на установения режим на достъп до документация.

Внедряване на нови методи и инструменти за работа с документи.

2 . Опишете структурата и количествения състав на единицата.

Секретариат - 4;

експедиция - 1;

приемна - 2;

архив - 2.

3. Какви функции изпълнявате директно?

Офис мениджмънт.

4. Какъв е текущият обем на работния процес в отдела (брой документи на ден, техният размер в страници или MB). Какво мислите, какъв обем документи ще има през следващата година (увеличение или намаление)?

Входящи документи - 14 000 бр.;

изходящи документи - 13 500 бр.;

вътрешни документи - 4 бр.

Най-вероятно обемът на работния поток няма да се промени през следващата година.

5. Сега използвате ли информационна система(и) във вашия отдел за автоматизиране на текущите задачи? Ако да, коя? Какви функции се изпълняват в него?

6. Избройте настоящите регулаторни документи, регулиращи документалното осигуряване на организацията, подразделението (инструкции за работа в офиса, длъжностни характеристики, правила за работа и др.). Кои от тях използвате в работата си и кои смятате за неуместни?

Стандарт на организацията:

Административни документи. Заповеди и инструкции. Процедурата за разработване, одобрение, подписване, регистрация и анулиране.

Входящи документи. Редът за приемане, разглеждане, предаване за изпълнение и оперативно съхранение.

Изходящи документи. Процедурата за подготовка, одобрение, подписване, регистрация и изпращане.

Номенклатура на делата. Съхранение, използване и унищожаване на документи на организацията.

7. Регулирано ли е взаимодействието с други подразделения на компанията?

Взаимодействието с всички структурни подразделения, с изключение на административно-стопанския отдел (AXO), се регулира от вътрешните регулаторни документи на компанията. Взаимодействието с AXO не е регламентирано (заявления за куриер, заявки за изпращане на кореспонденция по експресна поща и др.).

8. Какви функции, според вас, трябва да изпълнява EDMS?

Управление на документи в в електронен формат... Създаване и съхранение на различни документи в електронен вид (в MS Word, MS Excel, MS Visio); търсене на документи; съхраняване на версии на документи; структуриране на документи по папки; възлагане на права за достъп до документи; история на работа с документи.

Управление на процесите по поддръжка на документацията. Поддръжка на процесите по одобрение и обработка на документи на всички етапи; издаване на заповеди и контрол на тяхното изпълнение.

Регистрация на хартиени документи; поддържане на номенклатурата на делата; контрол на местоположението на хартиените документи.

Управление на договори. Организиране на процеса на договаряне и регистриране на договори.

Управление на срещата. Организиране на подготовка и провеждане на заседания (съгласуване на място и час, състав на участниците, дневен ред); формиране и разпространение на протокола; контрол върху изпълнението на решенията, взети на заседанията.

9. Избройте какви видове работа извършвате с документи от всякакъв вид.

Входящи документи (документи, получени от организацията):

. приемане и обработка;

. разглеждане от ръководителя (резолюция);

. Регистрация;

. екзекуция;

. контрол на изпълнението;

. текущо съхранение и използване;

. прехвърляне в архива.

Изходящи документи (документи, създадени в организацията и изпратени до дъщерни и зависими дружества на организацията, организации на трети страни или физически лица):

. изготвяне на проект;

. одобряване на проекта на документ;

.

. подписване;

. одобрение (ако е необходимо);

. регистрация на кореспонденция;

. изпращане на документа до адресата;

. депозиране на втори екземпляр по делото.

Вътрешни документи (заповед, заповед, бележка, обяснително писмо, обяснителна бележка, приложение):

. изготвяне на проект на документ;

. одобрение на проекта;

. проверка на правилността на дизайна;

. подписване;

. Регистрация;

. предаване на документа на изпълнителите;

. изпълнение на документа;

. контрол върху изпълнението на документа;

. внасяне на изпълнения документ по делото.

10. Опишете процедурата за препращаща обработка и регистрация на входящи документи.

Цялата входяща кореспонденция се приема и регистрира в офиса.

Кореспонденцията с надпис "лично" се предава лично на адресата или негов упълномощен представител. Кореспонденцията, обозначена като „поверителна“, се обработва от лицето, което отговаря за поддържането на поверителни записи.

Пликовете от получената кореспонденция се запазват и прилагат към документи в случаите, когато календарният печат върху плика трябва да служи за потвърждение за момента на изпращане или получаване на този документ, или ако адресът на подателя е посочен само на плика. Не забравяйте да съхранявате пликове с писма за иск, както и с жалби на граждани.

Процедура за регистриране на входящи документи

Всички документи, адресирани до ръководството на организацията, подлежат на регистрация (с изключение на документи, включени в приблизителния списък на нерегистрираните документи).

Получените документи се подпечатват с регистрационен печат, на който се посочва датата на получаване, пореден входящ номер. Ако има прикачен файл към документа, тогава до входящия номер се прави маркировка за това. Печатът се поставя от лицевата страна на първия лист от документа в долния десен ъгъл.

Серийните номера се записват в регистрационния регистър на серийните номера.

Документите, които не подлежат на регистрация, се подпечатват и се посочва само датата на получаване на документа.

При регистрация трябва да се спазва принципът на еднократно вписване: всеки документ се регистрира в офиса само веднъж.

11. Опишете процедурата за управление на входящи документи и издаване на решения.

Документите, които изискват разглеждане от ръководителя, се прехвърлят към него след регистрация.

При необходимост секретарят избира допълнителни материали (договори, писма, актове и др.) и ги предава на ръководителя заедно с получените документи.

Решението на ръководителя на документа е отразено в резолюцията.

В решението се посочва изпълнителят, предписва се какво и до коя дата трябва да го направи, след което се поставя датата и подписът на управителя.

След като получи документите от ръководителя, секретарят вписва информацията от резолюцията в регистъра на входящата кореспонденция.

След това документът се прехвърля на изпълнителя, посочен в резолюцията.

Документите, които се изпълняват от няколко отдела, се прехвърлят към тях един по един или едновременно в копия (с помощта на фотокопиране).

12. Опишете реда за подаване на документи за контрол.

След разглеждане и налагане от ръководителя на резолюцията (резолюцията включва името на изпълнителя, съдържанието на поръчката, срока за изпълнение, подписа и датата), което може да бъде основание за вземане на документа за контрол, документът се предава на изпълнителя срещу разписка в регистъра на входящите документи с датата на получаване от изпълнителя.

Ако в резолюцията са посочени няколко изпълнители, допълнителните копия на документа се премахват.

Оригиналът на документа се изпраща на изпълнителя, посочен първо в резолюцията.

При изпращане на документ до няколко изпълнители отговорността за подготовката на материала се носи от изпълнителя, посочен първи в резолюцията (отговорен изпълнител). Останалите изпълнители (съизпълнители) са длъжни да предоставят необходимите материали на отговорния изпълнител в уговорения с него срок.

Отчетът за изпълнението трябва да бъде одобрен от всички изпълнители, изброени в резолюцията.

13. Опишете процеса на контрол на изпълнението на документи, процедурата за регистриране на документи, получени за изпълнение, процедурата за отстраняване на документи от контрол.

а) Изпълнението на кои документи (заповеди) подлежи на задължителен контрол?

. Административни документи (заповеди, инструкции);

. документи (протоколи, писма, бележки, планове и др.), съдържащи конкретни инструкции за работа

с тях и срокове на изпълнение; изискващи изготвяне на отговор, провеждане на събития, доклад и др.;

. указания, съдържащи се в издадените решения (включително в електронен вид) по разглежданите документи (писма и др.);

. отделни, не свързани с никакъв документ, инструкции на ръководителя, документирани (включително в електронен вид).

б) В какви случаи документите (заповедите) се считат за изпълнени?

. Изготвените по тях окончателни документи не се връщат за преразглеждане, като по тях е взето съответното решение;

. Извършено съгласуване и подписване на проекти на документи, изготвени в изпълнение на указания.

. изходящите писма, изготвени в изпълнение на документ (заповед), се регистрират и изпращат;

. документите по договора са регистрирани;

. мениджърът, чиито задължения включват наблюдение на изпълнението на поръчките (контрольор), потвърждава тяхното изпълнение по същество на поставените в тях въпроси.

в) Какви са правата на отговорния изпълнител и съизпълнителите?

. Давайте инструкции на вашите непосредствени подчинени и контролирайте изпълнението на инструкциите от тях;

. да поиска от служителите информацията, необходима за изпълнението на документа (заповедта);

. определя процедурата за изпълнение на документа (поръчката) (включително процедурата за подготовка и съгласуване на материали за изпълнение на поръчката, времето и формата на участие на съизпълнителите в работата по изпълнението на поръчката);

. координира работата на съизпълнителите;

. да свика съизпълнители за провеждане на колегиално обсъждане и решаване на въпроси, свързани с изпълнението на документа (заповедта);

. взема мотивирано решение за включване или отказ за включване в проекта на окончателния документ на представените от съизпълнителите предложения и коментари;

. изготвя предложения за удължаване на срока за изпълнение на документи (поръчки), посочващи обективните причини за удължаването и планираната дата на изпълнение.

г) За какво отговаря изпълнителят?

. Качеството на изготвяне (пълнота и достоверност на информацията, използвана при изготвянето на окончателния документ), коректност на изпълнение на документи, изготвени в изпълнение на документа (поръчката);

. пълнота и коректност на отразяване на коментари и предложения на съизпълнители и координиращи лица (организации) в ново изданиедокумент (заповед);

. спазване на установените срокове за изпълнение на документа (поръчката);

. безопасността на оригиналния документ (ако оригиналният документ се прехвърля в него).

д) Какви са сроковете за изпълнение на документи (поръчки)?

Документът или заповедта (резолюцията), като правило, определя крайния срок (календарна дата) за неговото изпълнение.

Ако в текста на решението, вместо дата или период от време, има дефиниция на термин в устно изражение, заповедта трябва да бъде изпълнена в съответния срок:

. „Много спешно”, „незабавно” – в рамките на един работен ден;

. „Спешно” – не повече от три работни дни;

. "Своевременно" - в рамките на 10 работни дни.

Ако срокът за изпълнение на поръчката не е посочен, поръчката трябва да бъде изпълнена в срок не повече от 30 календарни дни или в съответствие с срока, посочен в документа, за който се отнася заповедта (решението).

е) Какви са правата на администратора?

. Изискване на информация за хода на изпълнението на документа (поръчката);

. връщане на документи, съставени в нарушение на изискванията на местните разпоредби на организацията, за преразглеждане;

. премахване на документи (заповеди) от контрол.

14. Опишете процедурата за регистрация и обработка на препращане на изходящи документи.

Подписаните от ръководството документи в същия ден трябва да бъдат предадени в офиса за регистрация и изпращане.

Преди да регистрирате документ, получен за изпращане, се проверява правилността на неговото изпълнение:

. наличието на елементи от формуляра, подпис, дата, необходими визи и информация за изпълнителя;

. наличието на заглавие към текста, номера и датата на документа, на който се дава отговорът;

. коректност на адреса на получателя;

. наличието на посочените в документа приложения, както и материали, въз основа на които е изготвен изходящият документ (ако това е отговор на входящо писмо);

. наличие на пломба в случаите, когато е необходимо.

Неправилно оформените документи се връщат на изпълнителите.

Ако документът е изпратен на няколко адреса, изпълнителят предава толкова копия от подписаното писмо, колкото е необходимо, за да бъдат изпратени на всички адресати, и едно копие от копието.

След проверка на дизайна документът се регистрира в дневника и на всички екземпляри от документа по реда се поставя изходящ номер.

Изходящият номер се състои от индекса на структурното звено, изготвило отговора, номера на делото по номенклатурата на делата и поредния номер.

Върху копието на изходящия документ в горния ляв ъгъл се поставя удостоверителен регистрационен печат.

Кореспонденцията се предава за изпращане до пощенската служба или се доставя с куриери.

Заверени копия от изпратените документи същия ден се предават на съответните отдели на изпълнителите за завеждане по делото.

15. Опишете процедурата за разработване на заповед (инструкция).

Преди внасяне за подпис проектът за заповед (указ) се утвърждава от заместник генералните директори по направления на дейност, ръководителя на правния отдел и ръководителите на други заинтересовани структурни поделения.

При одобряване на проект на документ юристите проверяват съответствието му с действащото законодателство, както и коректността на препратките към нормативни документи.

Визите се поставят на гърба на последния лист на оригиналната поръчка.

Коментарите по проекта за заповед се посочват на гърба на последния лист или на отделен лист, за което се прави съответна бележка върху проекта.

Ако изпълнителят направи изменения и допълнения, проектът за заповед трябва да бъде съгласуван с всички, които са подписали документа по-рано.

Заповеди, подписани от ръководството в деня на подписване, се прехвърлят в офиса за регистрация в специален журнал и репликация.

Заповедите се издават в строго ограничен брой екземпляри и се изпращат само до онези структурни подразделения, които имат нужда от тях.

Отговорността за определяне на тиража и правилното разпространение на документа е на ръководителите на структурните подразделения, изготвили поръчката.

Проектите на заповеди за персонала се изготвят от отдел „Персонал“.

В заповедите за персонал, визи за одобрение се записват на лицевата страна на документа, под реквизит „Подпис“.

Заповедите за персонал се регистрират, оформят се в дела отделно от другите заповеди и имат самостоятелна номерация: индексът "k" се добавя към регистрационния номер.

Оригиналите на заповеди за основна дейност се съхраняват в деловодството, а заповедите за персонал - в отдела за персонал на отдела за персонал.

Осиновяване управленски решенияа самите решения се документират с протоколи от производствени срещи с ръководството.

16. Как според Вас е необходимо да се промени процедурата за работа с документи?

Организацията няма местен документ, регламентиращ процеса на изпълнение и контрол върху изпълнението на документи (заповеди). Процесът не включва деловодството, но контролът върху изпълнението на документи (заповеди) е една от неговите функции.

17. Какви форми на счетоводство и регистрация на документи се използват в организацията?

18. Каква е процедурата за подготовка на файловете за прехвърлянето им в архив?

Преди предаване на делата в архива се извършва проверка на научната и практическата стойност на документите.

Проверката на стойността на документите се извършва от постоянна експертна комисия на организацията (ЕК).

Съставът на ЕК се утвърждава със заповед на генералния директор.

В своята работа ЕК се ръководи от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руска федерация", Основните правила за архивите на организациите (одобрени с решение на Колегията на Росархив от 06.02.2002 г.), регулаторни и методически документи на Росархив.

ЕК на организацията изпълнява следните функции:

. разглежда проекти на номенклатури на дела на структурните подразделения на организацията;

. организира ежегодния подбор на документи за съхранение и унищожаване;

. разглежда описи за каси за постоянно съхранение, кадри и дългосрочно (над 10 години) съхранение;

. разглежда и одобрява актове за разпределяне за унищожаване на дела, които не подлежат на допълнително съхранение;

. разглежда предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, установени от актуалните списъци на документални материали със срокове на съхранение, и взема решения за внасяне на тези предложения за разглеждане от архивното учреждение;

. участва в изготвянето и разглеждането на проекти на списъци с документи, типови и приблизителни номенклатури на делата и др. учебни помагалапо деловодството и работата на архива на организацията.

Членовете на ЕК, с участието на други специалисти, проверяват доколко правилно е извършен подборът на документи за съхранение и унищожаване чрез преглед на описи, актове и документи. Директният подбор на документи се извършва от служители на структурните подразделения, отговорни за воденето на документация, и служители на архива.

Подборът на документи и дела за унищожаване се оформя с акт. Актовете се разглеждат от ЕК, подписват се от председателя, неговите членове и се одобряват от ръководството на организацията.

Прехвърляне на делата в централния архив на организацията.

Файловете с постоянен и дългосрочен (над 10 години) срок на съхранение се прехвърлят в архива на организацията не по-рано от една година след приключването им в текущата офис работа. Прехвърлянето в архива на дела със срок на временно съхранение (до 10 години) се извършва по преценка на ръководството и като се отчита степента на натовареност на архива.

Архивът приема документи за съхранение по доставни листи поотделно за постоянно и временно съхранение в два екземпляра.

Ако отделни дела са необходими на някое структурно звено за текуща работа, архивът му изготвя издаването на тези дела за временно ползване.

Служителят на архива се подписва за приемане на делата върху всички екземпляри от списъците за доставка, като посочва датата на приемане и броя на приетите дела.

Един екземпляр от описите се връща на подателя, останалите остават в архива на организацията.

Издаването на дела за временно ползване на служители на структурните подразделения на организацията се извършва въз основа на специално искане.

Издаването на дела се оформя с разписка на служител на организацията и съответно вписване в счетоводната книга за издаване на дела от архива.

Делата се издават за срок не по-дълъг от един месец. Служителите на структурните подразделения отговарят за своевременното връщане на издадените от архива документи за временно ползване.

През служебната година се попълва заместваща карта за преписка, издадена при служебна необходимост. В него се посочва структурното звено, номерът на делото, датата на издаването му, на кого е издадено делото, датата на връщането му и са предоставени графите за разписки за получаване и приемане на делото.

19. Дайте формата на номенклатурата на делата на отдела и опишете организацията на съхранение на документи в отдела.

В структурните подразделения на организацията ежегодно се разработват номенклатури на дела в предписаната форма.

Те се съставят от лицето, отговорно за деловодството, с привличането на специалисти.

Въз основа на номенклатурата на делата на структурните подразделения службата изготвя консолидирана номенклатура на делата на организацията.

Номенклатурата на делата на структурното звено включва всички дела и документи, генерирани в дейността на звеното, както и всички справочни карти, дневници и други счетоводни формуляри.

Всички случаи трябва да имат индекс, който се състои от конвенционално цифрово обозначение на структурна единица и пореден номер на делото съгласно номенклатурата.

Номенклатурата съдържа имената (заглавията) на делата.

При съставяне на заглавието на делото освен името на темата (предмет, въпрос) се посочва вида на образуваното дело (материали, кореспонденция и др.), както и датите на събитията, данни за кореспонденти се прави бележка дали документът е оригинал или копие и т.н.

Сроковете за съхранение на делата и номерата на артикули се посочват в съответствие със Списъка на стандартните административни архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват сроковете на съхранение (утвърден със заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 г. № 558).

Сроковете за съхранение на дела, които не са посочени в Списъка, се установяват от специалистите на структурните поделения съвместно с централния архив.

Дела, които са образувани през служебната година и не са включени в номенклатурата на делата, се добавят допълнително към съответния раздел.

Ежегодно се преразглежда номенклатурата на делата: уточняват се заглавията на делата и сроковете на задържане, въвеждат се нови дела, образувани през годината.

Преминаването (незавършена работа) на структурното звено се прехвърля в номенклатурата на делата за следващата година, като се запазва първоначалният индекс на деловодството.

В края на годината, в края на номенклатурата на делата, се прави окончателен запис за категориите и броя на образуваните дела, отделно постоянни, дългосрочни (над 10 години) и временни (до 10 години включително). ) периоди на съхранение. Окончателният запис се заверява и тази информация се прехвърля в архива.

Делата в текущото деловодство се формират в съответствие с номенклатурата на делата.

Всички документи се групират в дела и се съхраняват преди да бъдат прехвърлени в архива в структурните подразделения на организацията.

По делото се завеждат само изпълнени документи. Изпълнителят отписва изпълнените документи „В дело № ____“, като по този начин потвърждава, че повдигнатият в писмото въпрос е разрешен.

Заверени са копия от представените по делото документи.

Изпълнените документи се завеждат по делото по реда на решаване на въпросите по хронология, азбука, индексиране (номерация), като документът за отговор трябва да следва документа за искане.

Документите за една деловодна година се групират в дела, с изключение на прехвърляеми дела, които имат дълъг, повече от една година, период на образуване (напр. дългосрочни планове, лични досиета и др.).

Всяка кутия трябва да съдържа не повече от 250 листа (дебелина на кутията 30-40 mm). При голям обем документи се извършва или хронологичното разделяне на комплекса на самостоятелни дела, или разделянето на въпроса на подвъпроси.

Изтеглянето на документи от досиетата на текущото деловодство се извършва с разрешение на ръководството на структурното звено. Документите от преписките се издават срещу разписка в заместваща карта, която се съхранява от служител на деловодството.

Отговорните лица за воденето на деловодството осигуряват счетоводството и съхраняването на документите. Изтеглянето на документи от досиета на постоянно съхранение след приключване на служебната им работа е забранено.

20. Има ли нужда от формиране на история на работа с документи, проследяване на напредъка и процеса на одобрение?

21. Често ли се сблъсквате с липса на мрежови ресурси (споделени дискове, принтери)?

да. Сривове се случват ежемесечно.

22. Бихте ли казали, че компютърът ви е бавен и на твърдия ви диск често му липсва място?

23. Често ли изпитвате неуспехи, докато работите с електронна поща?

Рядко.

За да се опрости обработката на резултатите от интервюто, те могат да бъдат представени, както следва:

■ Етап 4: провеждане на анкета... Проучването се извършва с цел получаване на по-подробна информация за документопотока на организацията. В допълнение, поверителен въпросник ще ви позволи да разберете истинското отношение на служителите към проекта за внедряване на EDMS. Примерен списък с въпроси във въпросника може да изглежда така:

Вашето отношение към прилагането на EDMS (положително, отрицателно, амбивалентно и др.).

Какви причини, според вас, могат да възпрепятстват внедряването на СУД (много къси срокове на проекта, нежелание на служителите да работят в СУД, недостатъчна квалификация на служителите и др.)?

Какво очаквате от внедряването на EDMS (намаляване на разходите, съкращаване на времето за одобряване на документи, повишаване нивото на контрол върху изпълнението на поръчките)?

Какво според вас е нивото на гарантиране на безопасността на документите в организацията (високо, средно, ниско)?

Колко време отделяте за търсене на необходимия документ?

Каква според вас е скоростта на търсене на необходимата информация в организацията (висока, задоволителна, ниска)?

Колко време се отделя за одобрение на документ? (Пояснете за всеки тип договорени документи.)

Резултатите от проучването могат да бъдат представени в таблица на Excel (Таблица 2) и след това въз основа на тези данни да се изградят диаграми за по-голяма яснота.

РАЗХОДИ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ И СОБСТВЕНОСТ НА EDMS

Много организации, фокусирайки се върху разходите за внедряване на EDMS, пренебрегват общите разходи за притежание на EDMS.

Един от критериите за избор на EDMS трябва да бъде цената на притежанието. Потенциалните организации-изпълнители могат да предоставят необходимите данни (поне изчислението на изпълнението и поддръжката) при поискване. Цената на собствеността се състои от капиталови и оперативни разходи.

Приблизителните капиталови разходи за внедряване (CAPEX) могат да изглеждат така:

Оборудване (ако е необходимо, например, по-мощен сървър, допълнителна покупка на компютър): 300 000 рубли;

Лицензи за внедрявания софтуер (сървърни и клиентски лицензи): 400 000 рубли;

Работа (разходи за труд на консултанти): 1 500 000 рубли.

Общо: 2 200 000 рубли.

Що се отнася до оперативните разходи (OPEX), те могат да бъдат както следва:

Обучение на нови потребители за работа със системата: 100 000 рубли;

Поддръжка на информационната система (годишно): 500 000 рубли;

Техническа поддръжка на потребителя (годишно): 200 000 рубли.

Общо: 800 000 рубли. през годината.

Примерите предоставят приблизителна цена на разходите, но също така ви позволяват да определите, че оперативните разходи на EDMS могат да бъдат до 40% от разходите за внедряване.

Ето защо, когато избирате EDMS, трябва да обърнете внимание на цената на лицензите, възможността за обучение на нови потребители, разходите за поддръжка и поддръжка.

Можете сами да обучите един или двама специалисти. И ако има десет от тях и дори от различни структурни подразделения, тогава те ще изпълняват различни задачи в EDMS ... В този случай може да се наложи провеждане на обучение от специалисти на изпълняващата организация. Що се отнася до поддръжката и техническата поддръжка, като правило, внедряващите организации предлагат няколко възможности.

Не бива да избирате веднага най-евтината оферта за ескорт - в крайна сметка може да стане скъпа. Необходимо е да се анализират всички условия, а именно: времето за отговор на приложението (това може да бъде 24 часа, 36 часа и т.н.), времето за отстраняване на неизправности (3-5 работни дни) и т.н.

КОГА Е ПО-ДОБРЕ ДА СЕ ОТЛОЖИ ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА СЕД

На практика има ситуации, когато е по-добре да не бързате с внедряването на EDMS и първо да направите организационни промени, да оптимизирате процесите на работа с документи и т.н.

Внедряването на EDMS е по-добре да се отложи в случаите, когато:

Инициативата за изпълнение не идва от висшето ръководство, а от ръководителите на структурни поделения;

В организацията хаос от гледна точка на регулирането на процесите (автоматизираният хаос няма да престане да бъде хаос);

По една или друга причина служителите се „бунтуват“ срещу въвеждането на СУД („има много работа, малко хора и след това е въвеждането“).

РЕЗЮМЕ

1. Задължителна е предпроектната проверка преди внедряването на СУД и всъщност представлява одит на работния процес.

2. Извършете самостоятелно проучване преди проекта, незабавно кандидатствайте за услугите на изпълняващата организация или направете и двете - това зависи от организацията на клиента да реши.

3. Проучването преди проекта ви позволява да оцените готовността на организацията да внедри EDMS и да намали времевите и финансовите разходи в бъдеще по време на изпълнението на проекта.

4. Понякога е по-добре да се отложи внедряването на СУД и да се направят организационни промени, да се оптимизират процесите на работа с документи и др.

В момента има бързо развитие и внедряване информационни технологиине само в държавните агенции, но и в много руски предприятия, а успехът на самото внедряване зависи от това какъв ще бъде подходът към внедряването на EDMS, колко добре е планирано.

С разрастването на бизнеса се увеличава и обемът на документацията. И когато броят на обработените документи надвиши праговата стойност, процесите на работа с документи излизат извън контрол, престават да бъдат контролирани и в резултат на това започват да забавят развитието на предприятието, тогава разбирането за важността на внедряването на EDMS идва. В този момент много фирми са изправени пред проблем, наречен „откъде да започна“.

Процесът на внедряване на EDMS в успешна световна и вътрешна практика включва следните етапи:

1. Информационно проучване.
   1. Интервюиране.
   2. Разпитване.
2. Анализ на събраните данни.
3. Формиране на технически и функционални изисквания към СУД.
4. Мониторинг EDMS пазари провеждане на търг.
5. Демо тестване.
6. Сключване на договор.
7. Разработване на наредби за EDMS.
8. Инсталиране и конфигуриране на софтуер.
9. Обучение на потребителите на EDMS.
10. Тестване на софтуер с потребители.
11. Елиминиране на грешки, открити по време на тестване на системата.
12. Индустриална експлоатация.

Защо да не минем без информационна анкета?

Защо е толкова важно да се проведе информационно проучване? Смята се, че висококачественото предпроектно проучване гарантира 80% успех от внедряването на EDMS... В крайна сметка позволява:

• да получите по-ясен "портрет" на организацията: нейната мисия, посоки на дейност; Фирмена структура; функции на подразделенията (и тяхното взаимодействие), определени в разпоредбите за структурните поделения; основни бизнес процеси;
• определя общото състояние на организацията на деловодството в предприятието;
• определяне на информационни и документационни потоци (включително видове използвани документи);
• идентифицират и отчитат рисковете и начините за тяхното преодоляване при внедряване на системата;
• определят целта на изпълнението;
• да определи задачите и функциите, които EDMS ще трябва да изпълнява в бъдеще;
• определят потребителите на EDMS;
• научете и опишете съществуващи бизнес процеси (да бъдат автоматизирани) и др.

Можете да получите отговори на изброените въпроси чрез самостоятелно изучаване на обща информацияза обекта на изпълнение на СУД. Помага да се подготвите за интервюиранеръководство и ключови специалисти. А анализирането на резултатите от интервюто ще ви помогне да се развивате въпросникс по-подробни въпроси за по-широк кръг от хора. По този начин всеки етап от проучването ви позволява да се потопите в проблема все по-дълбоко и да получите все по-подробно описание на проблема на изхода.

Само чрез разбиране на реалните нужди на предприятието е възможно да се определи какви функции трябва да изпълнява EDMS. Тогава външният му вид ще може да оптимизира работата на хората и те няма да го възприемат като пето колело на количка.

Към момента на започване на проучването нашият месопреработвателен завод имаше група географски разпределени офиси, сложна структура на предприятието и голям обем хартиен работен поток, което доведе до разпръснат неконтролиран документооборот, нарушаване на условията за одобрение и изпълнение, т.к. както и загубата на документи.

С увеличаване на производствените обеми и увеличаване на задачите, решавани от нашето предприятие, обемът на разработената, получена и изпратена документация за управление и друга документация само нарасна, а ролята на изпълнителската дисциплина също се увеличи. Във връзка с навлизането на месокомбината на ново ниво, ръководството на предприятието реши да въведе електронна система за управление на документи (EDMS), която позволява автоматизиране не само на работата с организационни и административни документи (заповеди, кореспонденция и др.). .), но и някои бизнес процеси, придружени от обработка и изпълнение на документи.

За целта е сформиран екип от специалисти от ключови структурни подразделения на предприятието. Ръководителят на този проект беше назначен за заместник-директор на предучилищните образователни институции - автор на тази статия.

Интервюиране

Решихме да внедрим EDMS на етапи. Първият етап от информационното проучване, "видим" за екипа, беше - проучване на първата линия от мениджъри и основни участници в бизнес процесите, които ще работят в СУД, т.е. ще бъдат негови потребители. V задължителенТова проучване трябва да включва ръководители и предметни специалисти на заинтересовани структурни звена, които ще могат да изразят своите желания и коментари.

Преди началото този етапзаместник-директор по предучилищните образователни институции бяха подготвени въпроси, отговорите на които биха могли да дадат представа за проблемите при организацията на работа с документи.

Беше съставен списък с бъдещи респонденти, който включваше около 30 души (това ръководители на отдели, техните заместници и специалисти, отговарящи за създаването на документи, тяхното утвърждаване, подписване и одобряване). Всеки от тях се договори за отделна среща, по време на която първо беше заявена целта на личния разговор, а след това имаше диалог, чиято „програма“ беше списък с тези и въпроси, подготвени предварително (виж Пример 1). За удобство при провеждане и анализиране на интервюто можете да запишете разговора на диктофон. Но е по-добре един участник в анкетата да не знае, че записът се провежда, защото повечето хора се губят, когато видят диктофон.

Пример 1

Заготовка за интервюта като част от проучване на месокомбинат за внедряване на EDMS

Свиване на шоуто

При среща с всеки респондент, заместник на предучилищното образователно заведение в началото на разговора подробно разказа следното:

1. Целта на анкетата:

„Проучване на състоянието на офис работата и работния процес, разбиране на съществуващите бизнес процеси, които трябва да бъдат автоматизирани и чиито дейности са придружени от обработка и изпълнение на документи.“

2. Защо нашата компания трябва да внедри EDMS:

„Целта на СУД е качествено да подобри процеса на работа с документи на ръководители и предметни специалисти от всички нива, да намали времето за рутинна работа с документи.“

3. Какви са предимствата на EDMS, например:

„Системата ви позволява да намалите времето за търсене необходимия документ, ви позволява да имате достъп до обща база данни от документи с диференциране на потребителските права, можете да работите в системата дистанционно, да работите с един документ съвместно за няколко потребители, да координирате документи бързо и лесно, да автоматизирате регистрацията и разпространението на документи, да организирате контрол върху изпълнението на поръчки и документи ( управленски дейностистава прозрачен), е възможно да подписвате документи в системата с помощта на електронен подпис, организиране на работа с договори, интегриране на EDMS с други програми, използвани от организацията, намаляване на разходите за поддържане на архива”.

1. Какви проблеми срещате при работа с документи?
2. Какво бихте искали да подобрите, подобрите, промените в организацията на работа с документи?
3. Колко бързо и ефективно се извършва доставката на документи?
4. Къде според вас са слабите места, които създават проблеми при работата с документи?
5. Удобни ли са за използване съществуващите форми на документи?
6. Колко време отнема обработката на един документ? Този въпрос трябва да бъде зададен във връзка с всеки тип документ, който масово присъства в бизнес процесите на организацията.
7. Какъв е обемът на работния процес във вашата област на работа?

Процесът на интервюто беше повлиян от натовареността на участниците в анкетата, което се отрази на времето на интервюто, а също така демонстрира подценяването на важността на проекта от страна на персонала.

В резултат на анализа на събраната по време на интервюто информация се формира таблицапоказано в Пример 2. Тя помогна да структурира получената информация и да направи необходимите изводи, които са добре отразени в нея.

Пример 2

Систематизиране на информацията, получена по време на интервюто

Свиване на шоуто

Въз основа на резултатите от интервютата бяха идентифицирани следните бизнес процеси, които изискват автоматизация от EDMS на първо място:

• управление на договори;
• съгласуване на фактури за плащане;
• съгласуване на организационни и административни документи:
• контрол върху изпълнението на заповеди (решения).

Интервютата помогнаха да се подготви основата за въпросника, който предполага по-голяма точност при предоставянето на отговори на въпроси.

Въпросник

Целта на анкетата беше да се получи по-подробна (точна) информация за текущото състояние на документооборота и деловодството в предприятието. Участниците в анкетата бяха ръководители на структурни подразделения и предметни специалисти, които след това трябва да станат потребители на СУД. Анкетата беше проведена задочно, което означаваше попълване на въпросника в отсъствието на изследователя.

Въпросникът се състои от три части (виж Пример 4):

1. Уводна част – основната му задача беше да подтикне респондента да даде отговори на поставените въпроси. Описани са целта и задачите на изследването, значението на ролята на респондента; инструкции за попълване на въпросника.
2. Основната част, съдържаща въпроси с проста формулировка, а тяхната пълнота и брой зависят от желаната цел (въпросите в примерния въпросник от Пример 4 са препоръчителни и може да се различават от оптималните въпроси за проучването на вашето предприятие, можете да ги използвате като начален шаблон за разработване на ваш собствен въпросник).
3. Заключителната част – тук на ответника е дадена гаранция за конфиденциалност на мнението си; изрази благодарност за участието в проучването.

По искане на респондента анкетата е разпечатана и му връчена лично или изпратена на електронната му поща. Формулярът на въпросника е проектиран така, че да е удобно за респондента да го попълни директно в word файла.

Ако въпросникът е изпратен като word файл, тогава в тялото електронна пощаполучателят първо видял придружаващия текст (всички данни за контакт в примера са фиктивни):

Пример 3

Придружаващ текст и тема на имейла при изпращане на въпросника като прикачен файл по имейл

Свиване на шоуто

Пример 4

Въпросник за провеждане на анкета на предприятието преди въвеждането на EDMS

Свиване на шоуто

Събраните данни бяха въведени в таблица на MS Excel, което даде възможност за автоматично генериране на диаграми на разпределението на мненията по всеки въпрос. Тези. резултатите бяха представени на ръководството по най-описателен начин (вж. Пример 6). Броят на избраните опции за отговор за всеки въпрос беше отразен на един лист от файла, а диаграми въз основа на тези данни бяха построени на другия му лист:

В бъдеще ще вземем предвид всички идентифицирани рискове, така че в възможно най-скороотидете на работа в EDMS:

• риска от липса или неправилно дефиниране на задачите и функциите на EDMS;
• рискът от подценяване на необходимите ресурси (парични средства, време);
• рискът от нарушаване на сроковете за изпълнение на етапите на проекта;
• рискът от недостатъчно информиране на служителите на предприятието за напредъка на работата, както и рискът от пренебрегване, пасивност, съпротива на служителите, слабо участие на ръководителите в проекта;
• рискът от лошо технологично оборудване;
• рискът от липса на регулаторна рамка.

Като цяло проучването показа положително отношение към въвеждането на електронния документооборот, но имаше и редица служители, които бяха негативно настроени към внедряването на EDMS, тъй като възприеха този проект като поредната иновация, която само ще добави работа към тях .

Впоследствие, на базата на анализа на резултатите от интервютата и анкетните карти, беше определена целта и бяха изготвени изисквания към EDMS, но това вече е друг и не по-малко важен етап от внедряването. В момента нашата компания извършва сравнителен анализ на пазара на EDMS.

Бележки под линия

Свиване на шоуто