Анализ на текущото състояние на световния пазар на седи. Електронно управление на документи в регионите на Руската федерация. EDMS в здравеопазването

РЪСКИ ПАЗАР НА ЕДМ: ПРОБЛЕМИ И ПЕРСПЕКТИВИ ЗА ОЗНАЧЕНИЕТО НА СИСТЕМАТА НА ЕЛЕКТРОНЕН ОБРАТ: ПРОБЛЕМИ И ПЕРСПЕКТИВИ НА РАЗВИТИЕТО

Мащенко И.С., Чернишева Н.В.

Южноруски институт по мениджмънт - клон на Руската академия за национална икономика и публична администрация

Мащенко И.С., Чернишева Н.В.

Южноруски институт по управление - клон на руския президент

Национална икономика и публична администрация

Резюме: Статията анализира проблемите и перспективите за развитието на пазара на EDMS в Русия. Понятията за електронни системи за управление на документи, тяхното предназначение и актуализация в модерен свят, представя статистически данни за разработването и използването на специфични системи за управление на електронни документи, както в търговската структура, така и в публичния сектор. Направени са заключения относно проблемите на СУРЕ и необходимостта от тяхното развитие, усъвършенстване и използване в организации и държавни агенции с цел повишаване на тяхната ефективност и ефикасност.

Ключови думи: електронно управление на документи, система за електронно управление на документи, пазар на EDMS, функционалност на EDMS, EDMS в публичния сектор.

Анотация: Статията анализира проблемите и перспективите за развитието на пазара на системата за електронен оборот в Русия. Засегнати са следните понятия: системите за оборот на електронни документи, техните цели и осъществяване в съвременния свят, статистически данни за развитието и използването на конкретни системи за оборот на електронни документи са дадени както в търговската структура, така и в публичния сектор. Направени са изводи по проблемите на системите за електронен оборот, необходимостта от тяхното усъвършенстване и използване в организацията и държавните институции за повишаване на тяхната ефективност и резултатност.

Ключови думи: електронен документооборот, системата за електронен документооборот, пазарът на системите за оборот на електронни документи, системите за оборот на електронни документи в публичния сектор.

В съвременния свят развитието на технологиите и широкото им въвеждане доведоха до факта, че електронното управление на документи и архивната работа заемат водеща позиция в сравнение с техните хартиени колеги. Днес можем да наблюдаваме увеличаване на броя и обема на използваните документи в света. Освен това съотношението на електронни и хартиени документи се променя във времето в полза на последните.

През 2014 г. пазарът на EDMS отбеляза своята 20 -годишнина. Неговият произход и формиране е причинен преди всичко от необходимостта от автоматизиране на работата на държавните агенции - първата битови системиелектронното управление на документи е създадено според техните заповеди.

Електронна система за управление на документи (EDMS) е организационна и техническа система, която осигурява процеса на създаване, контрол на достъпа и разпространението на електронни документи в компютърни мрежи, както и осигуряване на контрол върху потока от документи в една организация.

EDMS на пазара на информационни технологии остава една от най -търсените системи, тъй като позволява:

Увеличете ефективността на управлението на компанията, като предоставите на ръководството цялата необходима информация за вземане на решения;

Оптимизирайте работата на служителите с документи;

активите на компанията (информация, която може да бъде загубена в резултат на съкращения или съкращения на служители), т.е.да се гарантира непрекъснатостта на бизнеса или бизнес процесите.

През 2013 г. руският пазар на EDMS, включително услугите за внедряване, нарасна с 20% в сравнение с 2012 г. до 30,72 млрд. Рубли. Той поддържа високи темпове на растеж от 2011 до 2013 г.: от 20 до 35%. За разлика от други сегменти на пазара на бизнес софтуер, където според TLew1Beg започва лек спад (B1 системи) или спира растежът (BIR системи), пазарът на EDMS трябва да покаже двуцифрен растеж до края на 2014 г .: основният двигател на този пазар е публичният сектор, където проектите в областта на автоматизацията на електронното управление на документи се изпълняват с висок интензитет. В броя на проектите делът на публичния сектор на пазара на EDMS е до 25%, в парично изражение - до 40%. ...

Положителната динамика на пазара през 2013 г. се потвърждава от данните за приходите на интеграторите. Сред онези компании, които са предоставили данни за приходите на пазара на EDMS, включително услуги за внедряване (в рубли, с включен ДДС), ръстът през 2013 г. спрямо предходната година е 15% или повече за повечето компании. (Маса 1) .

Таблица 1. Приходи от системни интегратори на пазара на EDMS в

Русия, 2012-2013, хиляди рубли

Приходи на компанията 2013 Проекти 2013 Проекти 2012 Проекти 2012 Нарастване на приходите 2012-2013

1C (всички франчайзополучатели) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19.1%

Бизнес логика 760 000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID Management Technologies 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Теглене 50 54 28 49 73,6%

монт (Холемонт) 000 800

0 FTS (FCS) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 ЗАПИТВАЙТЕ 23 200 57 17 600 35 31,8%

Общо 4 219 775 3 257 835 29,5%

Най -активното внедряване на EDMS в Русия се осъществява в публичния сектор, на първо място, това се отнася за властите, но и за компании с държавно участие.

Сред държавните компании за периода от началото на 2013 г. до септември 2014 г. се открояват по мащаб системата за електронно управление на документи в рамките на GAS Justice, която работи на базата на платформата Delo (EOS) (повече от 67 хил. потребители), както и внедряването на EMC Documentum в Росатом (30 хиляди) и въвеждането на Etlas (EDM) в Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Орловския регион за 10 хиляди работни станции. В търговския сектор най -големият проект за EDMS е внедряването на DocsVision в Сбербанк на Руската федерация; репликацията на системата все още продължава: според самата банка сега 100 000 банкови служители работят в EDMS на тази платформа (Таблица 2 ).

Таблица 2. Топ 5 на EDMS / ESM проектите в публичния сектор на Русия по брой потребители през 2013 г. - първите три тримесечия на 2014 г.

GAS Justice EOS Case 67 835

Клиентски системен интегратор Брой потребители

Росатом EMC Documentum CROC 30 000

Министерство на здравеопазването и социалното развитие на Орловска област Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Главна прокуратура на Руската федерация AIK надзор на EOS 9 123

Правителство на Ростовска област (EOS) EOS 7 639

В индустрията за EDMS се е развила парадоксална ситуация: обикновено

законодателството е спирачка по пътя на прилагане на нови технологии. Днес законодателната рамкаизпреварва техническите възможности на повечето от внедрените системи. От друга страна, възможностите на самите ECM платформи, върху които са изградени EDMS (както вносни, така и вътрешни), по принцип позволяват решаването на всички нови проблеми. Днес развитието се възпрепятства от липсата на компетентност на функционалните клиенти, които все още се придържат към консервативните възгледи за документооборота.

Очевидно на системно ниво има разбиране за важността на тази задача: с Постановление на правителството на Руската федерация от 09/06/2012 N 890 "За мерки за подобряване на електронния документооборот в държавните органи" беше установи, че преходът към EDM в държавните органи трябва да приключи до 31 декември 2017 г.

Но сегашното състояние на нещата оставя място за съмнение - мащабни инвестиции в ИКТ в публичния сектор, над 1 трилион. рубли, докато не дадат осезаем практически резултат.

За съжаление днес няма нито една юридически значима обществена услуга, която да включва извършването на каквито и да било правно значими действия - издаване на документ, промяна на статута на гражданин и т.н. - прехвърлени в електронна форма. Всички услуги, предоставяни в EPGU, са само за информационни цели.

Системите за EDMS са насочени към подобряване на дейността на една организация, но всяка от тях има своя широка функционалност, която включва редица характеристики. По време на изследването бяхме

■ Directum ■ Документи Визия ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1С: Документен поток * Референтен шеф

■ БИЗНЕС ■ EVFRA T ■ MOTIV

Идентифицирани са 9 системи. Ще покажем тяхното функционално оборудване, въз основа на което ще подчертаем предимствата и недостатъците на системите (фиг. 1,2). Ориз. 1. Технически възможности на съвременните EDMS

Ориз. 2. Цената на лицензите за 100 потребители, с изключение на разходите за СУБД, допълнителни модули и отстъпки

При сравняване на функционалността на EDMS се приемат следните обозначения: "+" - възможността е реализирана; "+/-" - възможността е налична в рамките на ограничената функционалност или е необходим допълнителен софтуер; " -" - възможността не е реализирана.

Според функцията "Работа с документи" водещите позиции се заемат от такива СУРЕ като: помощник-шеф, Дело и Ефрат. Нивото на нивата е заето от PayDox (Таблица 3).

РАБОТА С ДОКУМЕНТИ С Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Вградени инструменти

преглед на прикачени файлове

Смяна на прикачени файлове

Работа с проекти за документи / - / - / - -

Таблица 3. Работа с документи

Според развитието на функцията „Търсене и анализ на информация“ лидерите са такива EDMS като: Efrat, Delo и DocsVision. Последните позиции са заети от 1C, Directum, GlobusProfessional (Таблица 4).

ТЪРСЕНЕ И АНАЛИЗ НА ИНФОРМАЦИЯ Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Търсене на атрибут (търсене по подробности за документа)

Търсене на задачи и задачи (включително по срокове, изпълнители, контрольори)

Пълнотекстово търсене, като се вземе предвид морфологията на руския език / - / - / - - / - / -

Изпълнение на различни видове търсения в една заявка / -

Таблица 4. Намиране на аналитична информация

Таблица 5. Информационна сигурност

ИНФОРМАЦИОННА СИГУРНОСТ Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Поддръжка за различни методи за удостоверяване / - / - / - / / - / - / - / -

Присвояване на потребителски права

Предоставяне на права на потребителски групи

Поддръжка за персонализирани роли

Според развитието на функцията за защита на информацията водещите позиции са Boss-Referent, Efrat, Delo и DocsVision. В последните позиции: 1С и GlobusProfessional (Таблица 5).

Въз основа на извършения анализ могат да се разграничат няколко EDMS с най -голямо функционално оборудване. Те включват: Ефрат, който е безспорен лидер, също Delo и DocsVision. От 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox се отличаваха с недостатъчно функционално оборудване. Останалата част от EDMS заемаше средната ниша.

В заключение можем да кажем, че EDMS е необходим в съвременния свят и неговото постоянно подобряване също е важен критерий. Системите за електронно управление на документи са добре познати на руския пазар. Днес тяхното внедряване стана широко разпространено и достигна пик в производителността. По -нататъшен растеж

пазарът е възможен не чрез увеличаване на броя на потребителите на ECM, а чрез подобряване на тяхната функционалност. Днес сред основните причини за подмяна на съществуващите решения са проблеми с производителността, липса на функционалност, високи разходи за разработка и поддръжка на настоящото решение, затворен код на платформата, неудобен интерфейс, проблеми с териториалното разпределение и интеграция, както и обвързването с остарял софтуер и хардуерни платформи.

Библиография:

1. Мансурова Н. А., Веселов П. С. Предпоставки и етапи на внедряване на системата за електронно управление на документи за малкия и среден бизнес // Икономически изследвания 2010 № 1 - С. 2

2. Гайсински И.Е., Вострикова Т.В., Перова М.В. Електронен документооборот в системата на обучение и повишаване на квалификацията на специалисти // Държавно и общинско управление. Научни бележки на SKAGS. 2009. No 4. С. 66-75

3. [Електронен ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Електронен ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Електронен ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Хашева И. А. Практиката за използване на информационни и комуникационни технологии при предоставянето на обществени услуги// Държавна и общинска администрация. Научни бележки на SKAGS. 2009. No 4. С. 99-108

7. Бакушев В.В., Григориев Е.С. Електронните технологии в държавно-политическата и системната управленска дейност на апаратите: оценка на предпоставките // Държавно и общинско управление. Научни бележки на SKAGS. 2009. No 1. С. 56-61.

8. [Електронен ресурс]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Анализаторите на IDC отбелязват следното тенденции в развитието на световния пазар на EDMS :

1. По-нататъчно развитиепазар, неговата консолидация, появата на нови участници на пазара, диференциране на офертите от участниците на пазара.На пазара на EDMS продължават сливанията и придобиванията и до голяма степен - от световноизвестни IT фирми (Oracle, Microsoft, SAP, Baan и др.), Които навлязоха в нова област на дейност.

2. Интегриране на EDMS с общи корпоративни приложения.Интегрирането на корпоративни данни и приложения е едно от най -големите предизвикателства, пред които са изправени предприятията днес, и ще продължи да бъде проблем в бъдеще. В ерата на електронния бизнес анализаторите на IDC вярват, че само предприятия с най-интелигентната формулировка на своята стратегия за управление на корпоративната информация (EIM) ще успеят. Целта на стратегията EIM за всяко предприятие е да осигури лесен и бърз достъп до всички корпоративни знания и данни и възможност за управление на корпоративна информация отвсякъде (тя трябва да бъде подходяща и достъпна във всички контексти). Тези предприятия ще се нуждаят от дълбока интеграция на всички свои корпоративни приложения, които комуникират помежду си.

В тази връзка възможността за интегриране на EDMS с други корпоративни приложения (както наши, така и други разработчици) е от особено значение. Въпреки настоящия икономически спад, анализаторите на IDC смятат, че предприятията ще продължат да участват в проекти за интеграция по следните причини:

· Интеграцията на корпоративни приложения позволява по -добро използване на сложни системи;

· Запазена е необходимостта от съвместна работа на наследени системи с нови приложения;

· Продължаващият процес на сливания и придобивания на световния ИТ пазар принуждава предприятията да интегрират приложения в своите корпоративни информационни системи.

ИТ индустрията активно се занимава с въпросите за унифициране на разработването на EDMS и тяхната интеграция с общи операционни системи, приложения и различни интерфейсни среди. Методите за интеграция, предлагани от доставчиците на интеграционни решения, също се променят. В момента основният слой на интеграция (виртуализация) е API, предоставен от единствен доставчиккорпоративна инфраструктура за управление на съдържанието. В бъдеще обаче се очаква да се премине от интеграция чрез API към повсеместна интеграция чрез уеб услуги, базирана на комуникация чрез XML съобщения, използващи независими от системата речници и протоколи. Това ще премахне зависимостта на предприятието от един доставчик, въпреки че ще изисква създаването на нови стандарти.

3. Силно търсене на OMS системи.Търсенето на OMS системи в средносрочен план ще остане силно, тъй като повечето потребители на ERP не искат да имат проблеми с формирането и извеждането на различни отчети и документи. Известен тласък за развитието на OMS системи ще даде и по -нататъшното разпространение на електронния бизнес, който е много взискателен към наличието на разпределено генериране на изходни документи в информационните системи на предприятията.

4. Технологични промени в ИТ индустрията:

· За да се замени EDMS с двустепенна архитектура от типа "клиент-сървър" сега дойде системи с тристепенна архитектура,които са много по -лесни за интегриране с други корпоративни приложения чрез API (въпреки че възможностите на интерфейсите CORBA, COM / DCOM и др. остават),

· Опростено управление на документи в много EDMS.

IDC прогнозира, че в бъдеще ще има преместване на фокуса от чиста ERMS към съвместни технологии за електронно управление на документи, управление на знания и решения за управление на съдържанието и информацията (портали). Сега, в по -голямата част от EDMS, за да се постигне пазарна привлекателност, той се прилага многоезичие.

5. Промени в предпочитанията на потребителите.Увеличената функционалност на EDMS сега в много случаи просто не се търси от потребителите. Доста голям брой EDMS са просто пренаситени с функционалност, която често не е необходима в обикновеното предприятие. Поради това обстоятелство, евтина основна функционалност за управление на документи(внедрен например в редица софтуерни продукти от Microsoft, Lotus, Oracle и др.) става все по -привлекателен за потребителите.

В същото време пазарът остава в търсенето на сложни вертикални EDMS решения за фармацевтичната, строителната, застрахователната и други индустрии. Редица индустрии (като производство на медицинско оборудване, аерокосмическо строителство, транспорт, юриспруденция и др.) Обикновено изискват особено строг контрол върху определени документи и тяхното съдържание.

Анализаторите прогнозират силно търсене на технологии за работни потоциглавно за тяхното използване при интеграция на приложения и автоматизация на бизнес процеси.

Идеята за закупуване на EDMS от малки компании от корпоративни потребители става все по -малко популярна. В резултат на това има благоприятни възможности за бързото развитие на този пазар на големи и известни доставчици в индустрията за развитие. софтуер.

6. Развитие на Интернет-ориентирани EDMS.Ключовото условие за успеха на EDMS на световния пазар е тяхната уеб ориентация. Системите за управление на уеб съдържание започват да играят централна роля и ще станат по -функционални само в бъдеще. Развитието на уеб -базирани EDMS ще бъде улеснено и от нарастващата популярност на мобилния достъп до Интернет - за доставяне на разнообразно съдържание чрез тези системи до мобилни устройства. Следователно тези системи вече изпълняват функциите на мобилен достъп. В допълнение, продължаващата индустриална специализация и интеграция ще ускорят развитието на системите за управление на уеб съдържание.

Наблюдава се и постепенно преминаване от технологиите за управление на съдържанието към технологиите за управление на знанието.

7. Бърза промяна в пазарната ориентация на разработчиците на EDMS.Динамична промяна в пазарната ориентация на разработчиците на EDMS се превърна в реда на нещата, но основната им задача остава да решат проблемите с управлението на критична корпоративна информация.

8. Предлагане от водещи разработчици на EDMS универсални решения за големи предприятия за управление на цялата им корпоративна информация.Доставчиците на EDMS предлагат услуги от доставката на офис решения до внедряването на цялостно корпоративно решение (от обработка на входяща електронна поща до съдържание в Интранет / Екстранет и Интернет). Индустриалните анализатори отбелязват, че впечатляващият проект за въображение за създаване на „напълно съвместно“ предприятие (всички служители на който използват възможностите на EDMS) все още остава на нивото на красива идея. Западна Европа сега е най -близо до нейното прилагане.

9. Увеличаване на интензивността на дейностите на разработчиците на софтуер за създаване и популяризиране на съвместни решения

10. Съвместно разработване на индустриални стандарти.Това е устойчива тенденция в развитието на ИТ индустрията. Можем да отбележим по -специално работата по създаването на отворен протокол за синхронизиране на данни SyncML, в който участват компании като IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion и Starfish Software.

11. По -нататъшно развитие на концепцията за ECM- Enterprise Content Management („управление на корпоративно съдържание“, а не управление на корпоративно електронно управление на документи), което става все по -популярно от 2001 г. насам.

От гледна точка на анализатор, концепцията ECM предлага много бизнес ползи. ECM система, която интегрира цялото съдържание и технологично ориентирани технологии в рамките на едно предприятие, осигурява обща инфраструктура за управление на работния процес, свеждайки до минимум необходимостта от внедряване и поддържане на множество технологии за изпълнение на различни бизнес функции .

Същността на този подход (наречен инфраструктура) е, че корпоративното съдържание не трябва да принадлежи само към едно приложение или система - то трябва да е достъпно за множество приложения и свободно да се разпространява между тях.

ECM е стратегическа инфраструктура и техническа архитектура за поддържане на единна кръговат на животанеструктурирана информация (съдържание) от различни видове и формати. ECM системите се състоят от приложения, които могат да взаимодействат помежду си и да се използват и продават независимо. Следните ключови компоненти са внедрени в съвременните ECM системи:

· Управление на документи - експорт / импорт, контрол на версиите, сигурност и библиотечни услуги за бизнес документи;

· Управление на изображения на документи (Document Imaging) - улавяне, трансформиране и управление на хартиени документи;

· Управление на записите (или, в съответствие с последния превод на стандарта IEEE 15489-GOST R ISO 15489-1-2007, „управление на документи“)-дългосрочно архивиране, автоматизиране на политиките за съхранение и спазване на нормативните изисквания, гарантиращи спазването на законовите и промишлени разпоредби;

· Управление на работния процес (workflow) - поддръжка на бизнес процеси, прехвърляне на съдържание по маршрути, възлагане на работни задачи и състояния, създаване на журнали за одит;

· Управление на уеб съдържание (WCM) - автоматизация на ролята на уеб администратора, динамично управление на съдържанието и взаимодействие с потребителя;

· Управление на мултимедийно съдържание (DAM) - управление на графични, видео и аудио файлове, различни маркетингови материали, например флаш банери, реклами;

Управление на знанията - поддръжка на системи за натрупване и предоставяне на информация, свързана с бизнеса;

· Ориентирано към документи взаимодействие (колаборация) - споделянето на документи от потребителите и поддръжката на екипите по проекти.

Важно свойство на инфраструктурата на ECM е нейната независимост от единно универсално хранилище на съдържание.Инфраструктурата на ECM интегрира много специализирани хранилища за данни, включително, но не само, магазини за документи за електронни продукти, електронна поща, магазини за уеб съдържание, файлови системи и дори СУБД.

Освен това, с помощта на инфраструктурата на ECM, такива корпоративни услуги за управление на съдържанието се прилагат като персонализация, контрол на достъпа, управление на правата на потребителите и т.н. (което опростява администрирането и поддръжката на системата ECM).

Възможностите на ECM системите могат да бъдат разделени на няколко основни категории:

· общи функции за управление на съдържанието, което се разбира като способността за управление на различни електронни обекти (изображения, офис документи, графики, чертежи, уеб съдържание, електронна поща, видео, аудио и мултимедия). Системата ECM предоставя хранилище за всички тези видове електронни обекти с различни библиотечни услуги (профилиране на съдържанието, контрол на версиите, история на редакциите, защита на достъпа до документи и др.), Както и възможност за управление на тези обекти през целия им жизнен цикъл;

· функции за управление на процеса,което се разбира като способността за автоматизиране и управление на бизнес процеси и работни потоци;

· интеграция с други ECM системи, което предполага възможността за интегриране на ECM системи с външни ERP системи, офис приложения, хранилища на съдържание и други EDMS. Интеграцията може да се извърши с помощта на различни подходи, включително използването на обектно-ориентирани интерфейси (като EJB), конектори, API, технологии за интегриране на корпоративни приложения EAI (интеграция на корпоративни приложения)и т.н.

Досега ECM съществува само като концепция, а инфраструктурата на ECM днес е до голяма степен само поглед към перспективите за развитие на пазара на EDMS.

12. Развитие на технологии за управление на документи и знания.Концепцията за системи за управление на знанието, според IDC, включва разработването и използването на известни и нови технологии за управление на информацията и знанията (в низходящ ред на важност):

Предаване на съобщения,

· Електронна поща,

Управление на документи,

Инструменти за търсене,

Портали за корпоративна информация,

Хранилище за данни,

Средства за работа в екип,

Технологии на работния процес,

· Учебно обучение.

Посоката на развитие на технологиите за управление на документи и знания е представена по следния начин (във възходящ ред на приоритет на внедряване):

Комуникационна инфраструктура (осигурява трансфер на съобщения, споделени бази данни, каталози, справочници, електронни формуляридокументи, сигурност),

Управление на работния поток (за маршрутизиране на формуляри и входни документи по имейл, мониторинг на бизнес процесите, предоставяне на инструменти за сътрудничество),

Инструменти за търсене и управление на документи (за търсене и извличане на документи от вътрешни и външни източници на информация),

· Начини за управление на взаимодействието с клиентите-CRM-системи (за прилагане на управление на продажбите, поддръжка на клиенти, персонал на място, маркетинг, електронна търговия).

По този начин EDMS и ISUD са част от по -широка концепция за управление на знанието, която предполага постоянно засилване на ролята на информацията и експертния опит за постигане на четири бизнес цели: иновация, компетентност, ефективност, отзивчивост. Документите съдържат значителна част от знанията на организацията и тяхното управление осигурява ефективното използване на знания и опит.

Руският пазар на EDMSсъщо има свои собствени характеристики.Потребността на руските предприятия и организации да оптимизират своя работен поток остава висока и продължава да расте. Пер последните годинив Русия се появиха десетки компании, които се занимават с разработването и доставката на EDMS, както чуждестранни, така и със собствен дизайн. Първите мащабни внедрявания на EDMS (предимно пилотни) вече са налице в Русия. Може да се счита, че основите на руския пазар за софтуер за управление на документи са формирани.

Перспективите на руския пазар за EDMS се подобряват с приемането на закона за електронния цифров подпис, който създава правно основаниеза разпространение на EDMS по време на междукорпоративно взаимодействие.

Трябва да се отбележи, че наблюдаваният в момента малък размер на руския пазар на EDMS е свързан не на последно място с относителната незначителност на дела на електронния документооборот в общия документооборот на руските предприятия и организации (които могат да си позволят да закупят EDMS на стойност от няколко десетки до няколкостотин хиляди долара). В по -голямата част от случаите документацията доминира в руските предприятия. Това обстоятелство се обяснява не само с традиции и известен консерватизъм, но и с тежкото финансово и техническо състояние на повечето руски предприятия и организации.

Според IDC класификацията, по -голямата част от домашните EDMS принадлежат към класа системи, фокусирани върху бизнес процесите (често с елементи за управление на работния поток). В различни източници се отбелязва, че в повечето вътрешни EDMS се изпълняват следните функции:

· Обработка / съхранение на документи;

· Управление на работния поток (прехвърляне на документи между изпълнители);

· Контрол на изпълнението на документи;

· Търсене на документи по атрибути и пълнотекстово търсене;

· Работа със свързани документи;

· Регулиране на правата за достъп;

· Отписване на документи;

· Интеграция с външни системи за електронна поща и др.

Основното предимство на вътрешния СУОС е отчитането на руските специфики и традиции на работа с документи, които първоначално бяха включени в тяхната бизнес логика.

Основното тенденции в развитието на руския пазар на EDMS :

1. навлизане на вътрешния EDMS пазар на мултидисциплинарни IT компании(таблица 5) .

Таблица 5 - Системи за електронно управление на документи

Продължение на таблица 5.

Край на таблица 5.

Сред стотиците руски ИТ компании, които заемат твърдо мястото си на вътрешния ИТ пазар, редица големи диверсифицирани компании приемат сериозно пазара на EDMS и диверсифицират дейността си, предлагайки свои собствени решения в областта на автоматизацията на документооборота. Тук могат да се споменат компании като IBS, Aquarius (дъщерното му дружество Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT и др.;

2. съвместна работа по стандартизация на EDMS.

Редица руски компании (STC IRM, InterTrust, EOS) работят заедно за стандартизиране на протоколите за взаимодействие на EDMS. През април 2002 г. те създадоха специална, постоянна „Работна група по стандартизация на протокола“ за тази цел;

3. нарастващ интерес към руския пазар на чуждестранни разработчици и доставчици на EDMS . Този интерес се проявява при навлизането на чуждестранни доставчици на EDMS на руския пазар чрез компании партньори. Пример за това е канадската фирма Hummingbird, която действа чрез своя партньор, руската компания HBS, за да популяризира системата DOCS Open / Fusion, системата за управление на знанията Fulcrum, инструмента за интегриране на данни Genio и портала за колибри EIP. FileNet също влезе на руския пазар (по -специално с помощта на Galaktika, която стана партньор на FileNet за популяризиране на Panagon EDMS на руския пазар);

4. разработване на интегрирани решения.Наличието на няколко десетки EDMS на руския пазар принуждава разработчиците да създават инструменти за тяхната интеграция. Пример за това е пускането от IT Co. на XML шлюз в неговия BOSS-Referent EDMS, който ще позволи комбинирането на EDMS, изградено на различни платформи и използване на различни формати на данни в единно информационно пространство;

5. сътрудничество и съвместно популяризиране на интегрирани решения.Някои руски компании предлагат своите EDMS под формата на OEM версии, предварително инсталирани на компютрите на сглобяването на техния партньор. Пример за това е сътрудничеството на руските компании IT Co. и Inel-Data, които предлагат на своите клиенти интегрирано решение, което е OEM версия на BOSS-Referent EDMS, предварително инсталирана на персонален компютър Excimer.

Основните изисквания, на които трябва да отговаря системата за електронно управление на документи:

• Безопасно съхранение и лесно извличане на документация.
• Поддръжка и изпълнение на канцеларски задачи.
• Навременен контрол върху изпълнението на документите и тяхното маршрутизиране.
• Съставяне на аналитични доклади.
• Осигуряване на сигурността на информацията.

Съвременните EDMS също имат функции за взаимодействие с клиенти, обработка на техните заявки и допълнителни полезни инструменти, които ви позволяват да решавате много приложни проблеми.

Видове системи за електронно управление на документи

Съществуват различни видове класификация на електронните системи за управление на документи, но най -показателната класификация е разделянето на EDMS по функционалност на заглавието. Всеки EDMS се позиционира от своя разработчик като предназначен предимно за изпълнение на определен тип задача. Това не означава, че не предвижда никакви допълнителни технологии, присъщи на повечето „братя“. Просто кутията с инструменти на всяка система за електронно управление на документи има своите силни страни и слаби страни... При класификацията по функционалност на заглавието се вземат предвид силните страни на EDMS.

И така, изглежда така:

• EDMS, предназначени за създаване и работа с електронна документация, както и цифрови аналози на хартиени документи.
• Счетоводни системи, които автоматизират регистрирането на събития и документи през целия им жизнен цикъл (електронни картотеки).
• EDMS, чиято основна задача е да автоматизира работата с големи хранилища на корпоративна информация.
• Системи за управление на електронни архиви с документация.
• EDMS, чиято функционалност е специализирана в извличането на необходимата информация от архиви и други електронни източници.
• Системи, които управляват корпоративни процеси, обработка на документи и дейностите на служителите на организацията, които участват в работата с бизнес документи.
• Информационни EDMS, които управляват устройства за съхранение на данни.

Съществува и кратка класификация на EDMS по държава на произход, използвана само в Русия. Според него системите за електронно управление на документи у нас се подразделят на вътрешни, вносни и руски, разработени на чуждестранната платформа Lotus / Domino. Нашият преглед съдържа примери само за два чужди EDMS - EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Всички останали EDMS имат "гражданство" на Русия.

ТОП-10 електронни системи за управление на документи

Ние оценихме системите за електронно управление на документи, като се фокусирахме върху сравняването на пет параметъра, които са решаващи при избора на EDMS за автоматизиране на документооборота в предприятие. Скалата е десетточкова.

Забележка: окончателната оценка на системата в таблицата не претендира за стопроцентова обективност и отразява мнението на автора въз основа на задълбочен анализ на тази тема. Този преглед на системите за електронно управление на документи е направен само сред висококачествени софтуерни продукти, които могат безопасно да бъдат избрани за използване в различни видовебизнес.

БИЗНЕС

Тази система за електронно управление на документи е признат лидер в своя сегмент в цялото постсъветско пространство. В него както най -големите холдинги, така и корпорации и малкия бизнес успешно осъществяват документооборот и офис работа. Във връзка с тази система е целесъобразно да се приложи тавтологията: "БИЗНЕС" знае своята работа. Всъщност този софтуер е идеален за дълбока офис автоматизация и работен процес.

професионалисти

• Възможност за проследяване на всички етапи на движение на всеки електронен документ.
• Простота и удобство при създаването на проекти за документация.
• Общо отстраняване на грешки и функционалност на системата.

Минуси

• „Напрегнатите“ недостатъци включват донякъде архаичен интерфейс и известни трудности при овладяването.

Каква е цената?

Цената на лиценз за използване на системата DELO в рамките на едно работно място (СУБД-Oracle) зависи от планирания общ брой на тези места и варира от 11 000 рубли (201-500 рубли / м) до 13 400 рубли (1-5 рубли / м) ). Ако организацията използва СУБД Microsoft SQL Server, тогава лицензът за едно работно място ще струва съответно от 7200 до 9500 рубли.

Логики

До 2012 г. програмата "Logic EDMS" се наричаше "Boss-Referent" и беше една от най-популярните руски електронни системи за управление на документи, сериозен конкурент на EDMS "Delo". Промяната на името не повлия на качеството на това софтуерен продукти продължава да бъде здрава и стабилна система за управление на записи в бизнеси от всички видове и размери.

професионалисти

• Възможност за изграждане на сложни многостепенни маршрути за одобрение на документи.
• Високо ниво на защита на потребителските данни.
• Относителна лекота на овладяване на основните компоненти на системата.
• Гъвкави и модифицируеми процеси за обработка на документи.

Минуси

• Неудобно разграничаване на правата за достъп при сериозно текучество на персонала.
• Не е най -съвестната работа за техническа поддръжка.
• Архаичен интерфейс.

Каква е цената?

Цената на един лиценз за използване на тази програма зависи от броя на служителите, свързани с нея. Ако техният брой не надвишава 49 души, тогава цената ще бъде 5 900 за всяка работа; от 50 до 199 свързани работници - 5200 рубли; и ако има повече от 200 работни места, тогава цената на един лиценз ще бъде минимална - 4900 рубли.

Ефрат

Тази система за електронно управление на документи е разработена в пълно съответствие с изискванията на стандарта за качество ISO 9000 и руските ГОСТ в областта на офис работата. „EVFRAT“ се различава от своите „колеги в магазина“ с наличието на много свои собствени уникални софтуерни разработки, които не могат да бъдат намерени в конкуриращите се EDMS. Чисто технологично тази система е една от най -„напредналите“ на съвременния руски пазар на EDMS.

професионалисти

• Комплектът за доставка на тази система включва вградена СУБД "Nika", която автоматично освобождава потребителската организация от закупуване на допълнителен софтуер.
• Приятелски интерфейс с приятен и запомнящ се дизайн.
• Вграден механизъм за управление на правата за достъп.

Минуси

• Достатъчно ниска скоростработа, особено на слаби компютри.
• Периодични прекъсвания в работата и бавна техническа поддръжка.

Каква е цената?

Стандартният лиценз с инсталирането на системата на собствен сървър на организацията струва от 5200 до 7300 рубли на работно място, повече потребители - по -ниска цена. Съществува обаче и възможност за поставяне на сървърния компонент върху оборудването на производителя. В този случай се прилага система за абонаментна такса - четири тарифи, струващи от 10 000 до 95 000 рубли на месец.

1С: Архив

Това е един от най -добрите и със сигурност най -универсалния софтуер за управление на документи за предприятие. „1С: Архив“ осигурява надеждно и най -важното централизирано съхранение на бизнес документи в различни формати, с достъп до него от упълномощен персонал, който може да редактира файлове.

професионалисти

• Отстранен алгоритъм за бързо намиране на необходимите данни.
• Възможност за съхраняване на документи от всякакъв тип - от текстови и графични до аудио и видео файлове.
• Най -широките опции за мащабиране, които ви позволяват успешно да използвате този софтуер както в големи, така и в малки предприятия.
• Основното предимство на 1С: Архив, което отличава тази програма от нейните конкуренти, е оптималната комбинация от цената на продукта и възможностите на неговата функционалност.
• Поддръжка за интеграция с външни приложения.

Минуси

• Консумиране на много системни ресурси.
• Повишена сложност на обучение, дори за опитни потребители.

Каква е цената?

Цената на "монтажа" на тази програма варира от 12 000 до 57 000 рубли, а първата сума ще трябва да бъде платена изключително за надстройката на предишната версия на 1С: Архив.

ДИРЕКТУМ

Простият и функционален EDMS DIRECTUM ще бъде отлично решение за малкия и среден бизнес. Благодарение на тази система електронното управление на документи може успешно да се комбинира с традиционната работа на хартия, така че по -късно "безболезнено" напълно да прехвърли организацията на работа в DIRECTUM. Разширената технология на работния процес осигурява ефективна автоматизация на работните потоци в офиса.

професионалисти

• Наличие на специализирани софтуерни инструменти, които максимално опростяват търсенето и идентифицирането на документацията.
• Широки възможности за самомодифициране на системата за конкретни задачи.
• Разширена интеграция с други програми.

Минуси

• Системата е насочена към ръководния персонал на предприятието - обикновените чиновници работят по -трудно в него.
• Донякъде объркваща и непрозрачна ценова политика.

Каква е цената?

Лицензите за използването на този EDMS се закупуват както отделно, така и като част от пакетни оферти. Най -евтиният основен клиентски лиценз струва 7800 рубли. Цената на лицензионните пакети започва от 148 200 рубли (база за 20 служители) и достига до 2 010 000 рубли (за 200 служители).

OPTIMA-Работен поток

Тази система за електронно управление на документи е силен среден селянин в своя сегмент. Той е в постоянно развитие и досега не може да се конкурира наравно с признатите мастодонти на пазара. OPTIMA -WorkFlow обаче има редица „трикове в ръкава“ - уникални технологии, които го отличават от общия опит.

професионалисти

• Изпълнение на функцията за серийно въвеждане на същите видове документи и тяхната регистрационна информация.
• Сканиране с антивирусна програма.
• Незадължително индексиране на обикновени и криптирани документи.
• Многоезичен потребителски интерфейс.

Минуси

• Недостатъци на типичната функционалност, които се елиминират за постоянно от предстоящите актуализации.

Каква е цената?

Типичните решения, базирани на тази платформа, струват от 55 000 до 75 000 рубли.

EMC Documentum

Тази платформа за автоматизиране на работните процеси е разработена от световния лидер в IT индустрията, EMC. Мощната функционалност, съчетана с гъвкаво персонализиране на отделни инструменти, правят EMC Documentum най -добрата чуждестранна EDMS, налична на руския пазар.

професионалисти

• Висока степен на лекота на управление на проектните документи.
• Въвеждане на механизъм за настаняване / напускане, който ви позволява да управлявате разпределението на правата за достъп.
• Наличието на функция, която ви позволява да приложите процедурата за одобрение на няколко нива.
• Поддръжка за устройства за сканиране и разпознаване на документи.

Минуси

• Работете само с браузъра Internet Explorer.
• Липса на публично достъпна техническа и практическа документация за системата.
• Чести "спирачки" и изоставания при голямо натоварване на системата.

Каква е цената?

Няма фиксирани цени за използване на тази платформа. Цената на нейното изпълнение се обсъжда индивидуално с всеки клиент.

LanDocs

Разработена през 1997 г. от местната компания LANIT, тази платформа за автоматизиране на управлението на документи остава търсена от много предприятия и институции и до днес. LanDocs ви позволява да изградите удобна офис работа и работна среда, предоставяйки на всички категории потребители необходимия набор от инструменти за управление.

професионалисти

• Наличие на интегрирани инструменти за криптографска защита.
• Възможност за включване на служители от отдалечени клонове в процеса на работния процес.
• Наличие на функцията за пакетно сканиране на хартиени документи.

Минуси

• Това е доста често срещан проблем с производителността.
• Слаби възможности за разширяване на функционалността.
• Трудности при овладяването на системата от нулата.

Каква е цената?

Цената на сървърния лиценз варира от 30 000 до 216 000 рубли. Потребителските лицензи могат да бъдат закупени на цени от 5600 до 8400 рубли.

CompanyMedia

CompanyMedia е набор от софтуерни решения, предназначени за автоматизиране на бизнес процеси, работен поток и офис работа. Този EDMS се различава от конкурентите си с ненадминатата гъвкавост на настройките и наличието на независими модули, които могат да се инсталират отделно.

професионалисти

• Възможността за успешно функциониране на системата в предприятия със сложна корпоративна структура и териториална структура.
• Безпрецедентна надеждност на системата, която й позволява да функционира активно денонощно, 365 дни в годината.
• Автоматизирана поддръжка за работа с няколко типа работни места.
• Разграничаване на правата за достъп, в съответствие с йерархичната структура на организацията.

Минуси

• Уеб интерфейсът има ограничена поддръжка за някои браузъри, по -специално FireFox.
• Фокусът на системата е основно върху средния и големия бизнес.

Каква е цената?

Крайната цена на този софтуер се състои от много компоненти, включително обучение на персонала, инсталиране на допълнителни модули и прехвърляне на права за използване на системата. Горната граница на общата сума е 99 000 рубли. Най -евтиният тематичен модул ще струва 4000 рубли.

Lotus Domino.Doc

Този EDMS е приложение към добре познатата платформа Notes / Domino, която има система за защита на данни на високо ниво. Също така Lotus Domino.Doc разполага с усъвършенстван електронен архив, който ви позволява да внедрите голямо съхранение на корпоративни документи.

професионалисти

• Наличие на уникални системи за репликация, предназначени за цялостно решаване на задачи по управление на документооборот в разпределена среда.
• Възможност за търсене на документи в отделни части на хранилището за информация.
• LDAP директориите намаляват до ниво предприятие.

Минуси

• Недостатъците на тази система произтичат главно от нейния западен произход - има някои въпроси относно интерфейса и изпълнението на някои функции.

Каква е цената?

Цената на потребителските и сървърните лицензи се изчислява индивидуално на уебсайта на платформата.

В крайна сметка

Обобщавайки определен ред в прегледа, бих искал да отбележа един важен нюанс: въвеждането на електронна система за управление на документи във вашия бизнес изобщо не гарантира незабавно увеличение на неговата рентабилност и в някои случаи може да направи вреда. Ако вашата организация функционира успешно и носи печалба, като работи без EDMS, тогава помислете хиляда пъти, преди да вземете решение за тяхното внедряване. Няма нужда да се гони „прогресивната мода“ и да се инсталират тези системи без сериозна нужда от тях. Въпреки това, с разширяването на бизнеса и голямото натоварване на служителите, електронната система за управление на документи може да се превърне в един вид спасителна линия, която ще помогне на компанията да излезе от вихъра на документите.

Руският пазар на системи EDMS / ECM демонстрира спокойно развитие и навлиза в етап на консолидация. Положителната динамика продължава благодарение на проекти за поддръжка, както и модернизация и мащабиране на системите. Тази статия анализира руския пазар за системи за електронно управление на документи. Разглеждат се динамиката на растежа, двигателите на развитието, представят се експертни становища. Представени са текущите и прогнозните пазарни стойности. Разглежда се проблемът за състоянието на руския пазар на системи за електронно управление на документи в условията на кризата. Безспорен факт е необходимостта от внедряване на системи за електронно управление на документи в организации от всякакъв размер. Разглеждат се най -популярните EDMS, използвани в Русия, и се определят техните характеристики.

електронно управление на документи

информационни технологии

Руският пазар на EDMS.

1. Обзор на пазара на електронни системи за управление на документи 2017 [Електронен ресурс] - Режим на достъп http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (дата на достъп 25.12.2017 г.).

2. Състоянието на руския пазар на системи за електронно управление на документи в криза [Електронен ресурс] - Режим на достъп:

3. https://interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (дата на лечение 25.12.2017 г.).

4. Пазар на EDMS в Русия - 2016 г. [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (дата на третиране 25.12.2017 г.).

5. EDMS (руски пазар) [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (дата на разпространение 25 декември 2017 г.).

6. Лидери на руския пазар SED/ECM [Електронен ресурс] - Режим на достъп: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (дата на достъп 25.12.2017 г.).

7. Просто за електронно управление на документи [Електронен ресурс]. - Режим на достъп: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата на лечение 25/12/2017).

В момента количеството вътрешна корпоративна информация в организациите нараства бързо, което води до необходимостта от обработка и съхраняване на огромно количество хартиени документи. В резултат на това този процес става труден и неефективен. За да разрешите този проблем, автоматизирани системиелектронно управление на документи (EDMS). Това направи възможно преминаването към ново ниво на развитие на бизнеса, повишавайки ефективността на работата с документи, без да губи информация.

Електронна система за управление на документи е организационна и техническа система, която ви позволява да създавате и разпространявате електронни документи в информационните компютърни мрежи на организация, да контролирате потока от документи според установените маршрути и йерархично разпределение на потребителите. В същото време технологията EDMS има за цел да осигури високоефективно управление на документалните дейности на организацията на различни нива на управление, както и поддържане на качествен контрол на документооборота и оптимизиране на бизнес процесите.

EDMS включва много производствени, структурни характеристики, изисквания и корпоративни стандарти. Изборът на оптимална за работа система за електронно управление на документи зависи от определен брой хартиени документи в организацията, необходимостта от оперативно управление на работните потоци, наличието на специални задачи, както и възможността за търсене на информация, гарантира сигурността на данните и др.

Въпреки тежката икономическа ситуация в Русия, вътрешният пазар на системи за електронно управление на документи (EDMS / ECM) продължава да се развива. Някои компании, специализирани в разработването и внедряването на такива решения, показват много значителен ръст.

Според данните на Tadviser, публикувани в края на 2017 г., през 2016 г. се запазва положителната динамика на руския пазар на системи EDMS / ECM. Както и през предходната година, през 2015 г. той възлиза на 10%, докато обемът на пазара в рублови стойности нараства до 41,6 млрд. Рубли.

Продължаващият растеж на пазара се влияе както от общото икономическо възстановяване, така и от отделните двигатели. За сферата на EDMS / ECM това е нарастващ процес на заместване на вноса, курс към цифровата икономика, повишена мобилност и бързо развитие на нови технологии.

Според TAdviser, в края на 2017 г. динамиката ще остане на нивото на 2016 г.

Динамика на руския пазар на системи за електронно управление на документи, милиарди рубли

Повечето участници на руския пазар на EDMS / ECM в края на 2016 г. показаха положителна тенденция в приходите от проекти в тази област. Само две компании от 16 са с отрицателни показатели. Лидер отново беше компанията "Business Logic", чиито приходи от проектите EDMS / ECM се увеличиха с 25,7% и достигнаха 1,86 милиарда рубли. Почти една трета от тази сума се дължи на продажбите на лицензи, а две трети - на услугите за внедряване и поддръжка. Тримата лидери включваха и компаниите Croc и TerraLink.

Заместването на вноса проникна дълбоко в ИТ индустрията и въздействието на този процес се усеща във всичките му сегменти. В областта на системите EDMS / ECM подмяната на чуждестранни решения с местни продукти е един от основните двигатели.

Държавата постоянно се стреми да гарантира, че регистърът на вътрешния софтуер е напълно функциониращ. Натискът върху компаниите, пренебрегващи регистъра, се увеличава. В резултат на това все повече организации започват да използват вътрешни ECM системи.

Доставчиците на решения за EDMS отбелязват увеличаване на търсенето на вътрешни платформи, свързано преди всичко със законодателното укрепване на прехода към руски решения за държавни организации и държавни органи. Стартирането на Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация на регистъра на местния софтуер в подкрепа на продуктите, заместващи вноса, допринесе много за това - включените в него ИТ системи се препоръчват за закупуване в държавни организации.

Големите индустриални компании с държавно участие - основните клиенти на EDMS системите - предполагат, че в близко бъдеще ще трябва да се откажат и от чуждестранни платформи в полза на руските решения. В тази връзка много руски IT компании разработват свои собствени платформи за EDMS.

Друг очевиден двигател на пазара на EDMS е бързото развитие на цифровите технологии за бизнеса в Русия.

Използването на съвременни инструменти за съхранение и обработка на данни в EDMS (blockchain, Big Data, AI) разширява функционалността на решенията в областта на обработката, стандартизацията и анализа на данни (BI), а EDMS все повече се използва като корпоративни складове за данни. Инструментите за визуализация на данни се появяват в системите.

Развитието на пазара се стимулира от пълното преминаване на бизнеса към мобилни устройства. Днес 4,8 милиарда души - повече от половината от световното население - са активни потребители на мобилни устройства и може да се прогнозира, че до 2020 г. цифрата ще нарасне до 6 милиарда. Естествено, таблетите и смартфоните се превръщат в общ елемент от ИТ инфраструктурата на компании. V понастоящемНай -популярната концепция е BYOD (Bring Your Own Device), което предполага, че служителите използват свои собствени устройства за работни задачи - ръководството на компанията не трябва да харчи пари за закупуване на мобилно оборудване.

Политическата несигурност увеличи риска от използването на чуждестранни решения в Русия, плюс това те станаха много скъпи. Ако до 2016 г. облачните EDMS, включително внесените, бързо се развиваха като услуга, сега има проблем с използването им в Русия (и руските в чужбина). ...

Много компании напускат пазара, а тези, които остават - намаляват инвестициите и строго контролират финансите. Мнозина за първи път започват да оценяват ефективността на своите бизнес процеси, да търсят начини да ги оптимизират. Средствата за това са EDMS \ ECM системи. Но за да се стартира нов ИТ проект при такива условия, е необходимо подробно да се обоснове ефективността му. Следователно се търсят само тези системи, които наистина повишават ефективността на бизнеса - казва той.

Колкото и да е странно, но заместването на вноса може да бъде пазарна бариера. необходимостта от спешно прилагане на подкрепа за вътрешната инфраструктура затруднява инвестирането в обещаващи иновации като изкуствения интелект.

Друг пример за бариера е процесът на включване на контрагенти в ЕФР. Компаниите, които са разбрали и необходимостта да използват ЕФР, са изправени пред нежеланието да използват ЕФР от контрагентите. В тази връзка компаниите са принудени да реализират отделни проекти за тяхното участие и мотивация.

Основната бариера пред пазара е липсата на единен стандарт, регулации и недостатъчно унифициране на системите за електронно управление на документи в руските компании. По този начин служителите на индустриалните предприятия са свикнали, в допълнение към стандартните отчети, да използват много инженерни документи: например чертежи в AutoCAD. Това усложнява прехода към електронна система за управление на документи.

През 2016-2017 г. настъпиха важни законодателни промени, които коренно ще променят подхода за внедряване на ИТ в държавните агенции. През 2016 г. беше издадена заповед на правителството на Руската федерация от 26 юли 2016 г. № 1588-r, която задължаваше да премине към вътрешен офис софтуер Федерални властиизпълнителната власт и държавните извънбюджетни фондове. В допълнение, много мощен тласък на пазара бяха дадени от допълнителни изисквания за офис софтуер, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация № 325 от 23 март 2017 г., и методическите препоръки, последвали през юли същата година относно прехода на държавните органи към вътрешен софтуер, одобрен от Министерството на телекомуникациите и масовите съобщения.

Курсът към цифровата икономика дава на руския IT пазар като цяло и на пазара на EDMS / ECM системи в частност огромен потенциал и много нови възможности.

Електронен документооборот, предоставяне на обществени услуги в електронна форма, разработване на портали - всички тези области всъщност са елементи на цифровата икономика, а в Русия тези технологии са напълно съвместими със света. Пътят към цифровата икономика ще донесе допълнителни промени. Прогнозите са очевидни: това е лавинообразно нарастване на обема и разновидностите на цифровата информация, участието на всички служители в интензивни електронни комуникации, дигитализирането на „хартия“ и активирането на свързани бизнес процеси.

Библиографска справка

Въпросинастолен компютърСедмични отговори Константин Истомин, изпълнителен директор на компаниятаДИРЕКТУМ. Въпросите бяха зададени като част от изследването на PC Week / RE за 20 -годишнината.

Когато сегментът на системите EDMS / ECM започна да се формира в Русия, кои са ключовите моменти и етапи от неговото развитие?

Началото на формирането на сегмента може да се нарече 1995 г., когато първите тиражни системи, фокусирани върху офис работата, стават забележими. Ефрат и Дело са примери за такива системи. Руската традиция за вертикално документооборот, при която документ, преди да стигне до изпълнителя, трябва да премине през ръководството, определи характеристиките на първите системи за автоматизация. Основните задачи на автоматизацията бяха регистрация и контрол на изпълнението на документи, изготвяне на доклади. Работата в такива системи се основаваше на регистрационни карти. На този етап е твърде рано да се говори за управление на корпоративното съдържание, но така беше посочено самото начало на развитието на сегмента.

На следващия етап, който продължи от около 1997 до 2000 г., на руския пазар се появиха електронни архиви с документи. Един от представителите е системата DOCS Open. Тази посока не получи особено развитие в Русия тогава, отново поради специфичната традиция на офис работа и управление на документи.

Приблизително по същия период се появяват първите системи за работни потоци, те са насочени изцяло към автоматизиране на взаимодействието и работят изолирано от процесите на управление на документи. Пример за това са руската система OPTIMA WorkFlow и западният софтуер за персонал.

Сложните системи се появяват през 2002-2003 г. Те комбинираха механизмите на работния процес и възможностите за организиране на електронни архиви на документи. Именно на този етап можем да говорим за появата на пълноценни електронни системи за управление на документи, които направиха възможно работата, включително със съдържанието на документите. Технологичен етап по това време беше създаването на наши собствени платформи за разработка, базирани на възможностите на Microsoft SQL Server и / или Oracle DBMS. Добра илюстрация на този период беше изложбата и конференцията DOCFLOW 2004. По това време събитието приличаше повече на изложба: участниците се събраха, за да видят широко разпространени джубокс кутии в чужбина, мощни индустриални скенери ... След няколко години конференцията стана по -делови; забележим е практическият интерес към използването на решения. Docsvision и DIRECTUM станаха видни представители на сложни руски системи, системата Western Documentum започна активно да се популяризира в Русия. В допълнение, вътрешните системи, базирани на Lotus Notes, бяха активно разработени като отделен клон.

2006 г. може да се нарече година на формирането на съвременни ECM системи, които съчетават функционалността на управление на документи и взаимодействие. В същото време изследователската компания Gartner формулира критериите, на които трябва да отговарят ECM системите. Новите версии на руските сложни системи отразяват и новата концепция за ECM. Също така през този период започнаха активно да се разработват различни бизнес решения, предназначени да затварят различни задачи на компаниите на базата на една ECM платформа.

От 2011 г. до днес в ECM, както и в цялата област на ИТ, се очертава ясна тенденция на потребителска ориентация: системите стават все по-удобни за потребителя, акцентът се поставя върху създаването на интуитивни интерфейси. Навсякъде се разработват мобилни решения, които през последните години се превърнаха не в тенденция, а в необходимо условие за съществуването на съвременни ECM системи. Тенденцията на развитие на облачните продукти се развива, пазарът сигнализира за готовността на клиентите за SaaS решения и в областта на работния процес. Въпреки че тук Русия изостава от западните пазари в сензации за 2-3 години.

Как този сегмент от ИТ пазара оцеля в кризите от 1998 и 2008 г.?

През 1998 г. руският пазар на EDMS / ECM като такъв все още не съществува (той беше много малък). Основната характеристика на кризата може да се нарече отказ на потребители от западните системи - неизпълнение, засегнато с всичките му последици.

През 2008 г. имаше активен ръст на сегмента EDMS / ESM, голям интерес от страна на клиентите. Следователно, с общия икономически спад в ИТ индустрията, този сегмент е пострадал най -малко. Продажбите намаляха, но нямаше сериозни сътресения, възстановяването отне около година.

По какво се различава ситуацията от тази, наблюдавана по време на кризите от 1998 и 2008 г.? Какви са перспективите за този пазарен сегмент в близко бъдеще?

Настоящата ситуация е подобна на кризата от 2008 г. с „обичайни“ кризисни прояви. Налице е общ спад на бизнес активността, динамиката на продажбите е намаляла.

Като цяло настоящата ситуация се различава значително от 2008 г.

Първо, настоящата криза изглежда е продължителна, защото основните причини за Русия - цените на петрола и санкциите - едва ли ще се променят бързо, възстановяването ще отнеме 2-3 години.

Второ, днес пазарът на ECM достигна своята зрялост: клиентите знаят от какво имат нужда от системите, за решенията се поставят доста ясни изисквания. Като цяло подходът към автоматизацията се е променил: ефективността се е превърнала в осезаем показател. И ако клиентът види „в цифри“ ползите от внедряването на ECM система, той взема напълно съзнателно, добре обмислено решение.

Както преди, големите компании имат реална нужда от автоматизация, за която икономиите от мащаба позволяват по -добра оценка на ползите от внедряването на решения за ECM. Основните стимулатори на пазара са представители на петролната и газовата промишленост, отбранителната промишленост и държавните корпорации, както и експортно ориентирани предприятия.

Подкрепя се и активната позиция на държавата по отношение на ИТ сектора: бариерите пред използването на електронни документи са значително намалени, тенденцията на заместване на вноса на фона на нарастващия курс на долара и санкциите на Запада увеличават шансовете за местни разработчици.

В бъдеще се очаква по -нататъшен растеж на пазара на EDMS / ECM да бъде много по -голям от пазара на ИТ като цяло, докато темпът на растеж по време на кризата ще зависи от състоянието на икономиката. Основно тенденцията на растеж ще продължи в големите предприятия, средните компании ще дадат предпочитание на по-леки, готови и евтини решения. В тази част облачните технологии изглеждат полезни. Очаква се по -голяма рецесия в държавните органи поради силно съкращаване на бюджета. Пазарът на междукорпоративен документооборот, който е малко по -различен от ECM, но има отношение към него, сега е в ранните си етапи на развитие и се очаква да расте бързо, което създава нови възможности.