Офис програма. Електронен офис. Изпращане на писма до кореспонденти

В големите компании кореспонденцията с десетки хиляди контрагенти се извършва годишно, а вътрешните документи се създават от хиляди служители. Част от кореспонденцията може да бъде получена и обработена на хартиен носител. Електронните системи за архивиране помагат на компаниите да увеличат своята ефективност няколко пъти и да създадат единно хранилище на всички документи.

"Канцелярия" обхваща целия цикъл на работа с хартиени документи: от въвеждане и регистрация до подаване в архива. Функционалността е напълно съвместима руски стандартиофис работа, което ви позволява да автоматизирате повечето от "ръчните" операции.

Поддържане на номенклатурата на делата и регистрационните дневници

Утвърденият състав на номенклатурата на делата се съхранява в специален справочник на системата. При децентрализирано счетоводство на документи местата за регистрация се осигуряват в структурните поделения.

Номенклатура на делата

При подготовка на документи за предаване в архива за всяко номенклатурно дело можете автоматично да отпечатате корицата на делото, както и списъка с документи. Времето за подготовка за архивно съхранение и търсене в архива се намалява няколко пъти.

Регистрация на документи

За да въведете документ в DIRECTUM, попълнете задължителните полета на картата за контрол на регистрацията (RCC) и регистрационният номер ще бъде присвоен автоматично. Гъвкавата система за номериране ви позволява да присвоите номер на документ в контекста на всеки регистрационен журнал произволно и автоматично. Номерът може да включва код на отдел, код на дневник и всички необходими подробности. С внедряването на решението средното време за регистриране на документи се намалява с 35-50%.

Пример RKK

RKK съдържа първични данни (отдел, дата на регистрация, регистрационен номер и т.н.), както и информация за състоянието на всеки хартиен документ, например неговото местоположение. Когато даден документ се премества между отделите, на всяко място на регистрация се създава собствен RKK. Възможно е да се проследи движението на хартиен документ в рамките на една компания по веригата от създадени RCK.

Можете също да прикачите документ или неговото сканирано изображение към RKK. Услугата DIRECTUM Capture се използва за бързо въвеждане на голям обем документи. Тя подкрепя различни начинивъвеждане на документи: заснемане от електронна поща или от файловата система (например от скенер).

Функцията за създаване на ALS и попълване на данните може да бъде прехвърлена към интелигентните механизми на Ario. След като получат документа, те самостоятелно го класифицират, разпознават текста и попълват RKK с извлечената смислена информация. Служителят може само да провери правилността на пълнежа. Това ви позволява допълнително да намалите времето за регистрация и да намалите броя на рутинните операции.

Разглеждане и изпълнение на входящи документи

След като регистрира входящия документ, служителят го изпраща на мениджъра с няколко щраквания. Въз основа на резултатите от разглеждането на документа, секретарят или самият ръководител формулират инструкции за документа.

Ако ръководителят има помощник, неговият помощник извършва предварителен преглед на документа с изготвяне на проект за решение. Лидерът може само да одобри проекта за решение и да изпрати инструкции за изпълнение.

В процеса на изпълнение на поръчките се осигурява следното:

фиксиране на кореспонденция при изпълнение;
възможността за делегиране и изпращане за ревизия;
контрол на времето, искания за нов срок.

Супервайзерите проследяват ефективността визуално. Всички участници в работата имат достъп до кратко резюме, отразяващо ситуацията по свързани задачи.

Дърво на мисията

Изпращане на писма до кореспонденти

Решението е тясно интегрирано с модула "Размяна с контрагенти". След като изходящото писмо е одобрено, е лесно да го изпратите до получателите чрез системи за обмен на документи – това елиминира необходимостта от многократно разпечатване на документа и намалява разходите за доставка.

Освен това за изходящи документи можете да посочите пощенски списък за организации и автоматично да го изпратите имейлиполучатели или отпечатани пликове, които отговарят на стандартите на Руската поща.

Печат на пликове

Регистрация и запознаване с организационни и административни документи

Изпълнението и изпращането за одобрение на административни документи е напълно автоматизирано. Достатъчно е да попълните необходимите данни в съветника за действие, след което системата ще генерира документ и ще го изпрати на необходимите служители за одобрение и подпис:

След подписване организационно-административният документ може да бъде изпратен на заинтересовани служители за преглед. За да направите това, трябва да попълните пощенския списък на RKK. Този списък може да се използва и в бъдеще за разпространение на друг документ.

Служителите в пощенския списък получават задачи да се запознаят с документа. В системата DIRECTUM, за да потвърдите запознаването, е достатъчно да изпълните задачата. И ако е изпратена задача за запознаване с документ, който не е въведен в системата, това се посочва в текста на задачата и изпълнителите се запознават с документа на хартиен носител.

Търсене и анализ

Според известни подробности, както самият електронен документ, така и неговият РКК могат да бъдат намерени заедно с информация за местоположението и етапа на изпълнение на документа.

Търсене по RKK

Намерете бързо изискуем документзаедно с РКК е възможно и чрез баркода върху хартиения аналог на документа. Благодарение на технологията за бърза идентификация, баркодът се чете от специален скенер, след което системата автоматично намира документа и свързаните с него задачи.

Прозорец за действие за намерения документ

За да анализира ефективността на работата на потребителите, системата предоставя специализирани отчети: „Списък за преглед“, „Контрол на времето за изпълнение на поръчките“, „Статистика за изпълнението на поръчки“, „Документи за връщане“ и др.

Примерен доклад

Уеб клиентът може да се използва в отдалечени офиси на географски разпределена организация или като основен клиент, осигуряващ кросплатформен и лесно администриране. За да работите, ви е необходим само достъп до Интернет.

Входящ RKK в уеб офиса

Ефект от прилагането

Използвайки решението, служителите ще получават своевременно поръчки и поръчки за изпълнение. Контрол на изпълнението управленски решениястава напълно прозрачен.

До минимумнамалява се рискът от загуба на документи
2 пътивремето за изготвяне и одобряване на изходящо писмо ще бъде намалено
12 пътитърсенето на местоположението на хартиените документи ще бъде по-бързо
2 пътище се ускори изготвянето на информация за ръководството за изпълнение на поръчките
20%ще се увеличи изпълнението на инструкциите от ръководството

Обикновено тежестта за осигуряване на "хартиения" документооборот и контрола върху изпълнението на поръчките пада върху подразделенията на организацията, които се занимават с офис работа: офис, управление на казуси, както и тези, които отговарят за деловодството в структурните подразделения. Именно за тях е предназначен модул "Офис" на системата за електронно управление на документи и взаимодействие DIRECTUM. Този модул улеснява изпълнението на рутинни операции за обработка на хартиени документи в съответствие с изискванията на Държавната образователна институция, на която се основава традиционната руска технология на офис работа:

единна регистрация на цялата входяща и изходяща кореспонденция, както и вътрешни документи с помощта на регистрационни контролни карти (RCC);
регистрация на местоположението на хартиен документ на всеки етап от неговото кръговат на живота: разглеждане от ръководството, одобряване на проектодокумента, изпълнение и др.;
контрол за своевременното изпълнение на заповеди, решения и указания на ръководството;
отписване на документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата, приета в организацията;
бързо търсене на необходимата информация за състоянието, наличността, движението на хартиените документи;
получаване на необходимите стандартни формуляри и списания, както и статистически отчетивърху документооборота на организацията.

В допълнение, модулът "Office" ви позволява да организирате обмен между различни организации. С такъв обмен е възможно да се използва електронен подпис(ES) и специалните механизми на системата ви позволяват да контролирате доставката на документи. Принципите на обмен се основават на индустриалния стандарт за обмен електронни документи„Взаимодействие на системите за автоматизация за управление на документи”, одобрена от Гилдията на мениджърите по документация.

Поддържане на номенклатурата на делата и регистрационните дневници

Гъвкавата система за номериране ви позволява да присвоите номер на документ в контекста електронен вестникРегистрация. За всяко списание се задава произволен метод за автоматично номериране на документите в дневника. Номерът може да включва кода на отдела, кода на списанието, както и всякакви други необходими подробности.

При подготовка на документи за предаване в архива за всяко номенклатурно дело можете да отпечатате корицата на делото, както и описа на документите по делото, което значително намалява времето за подготовка на документи за архивно съхранение.

Регистрация на документи

За регистриране на документи в модул "Офис" се използват регистрационни и контролни карти (RCC), които съдържат всички първични данни (кореспондент, организационна единица, представител на организацията, дата на регистрация, регистрационен номер, предмет и обобщениедокумент, начин на доставка и др.), както и необходимата информация за състоянието на всеки хартиен документ на организацията (местоположение, състояние на изпълнение и др.). За изходящи документи можете да посочите пощенски списък по организация.

Системата реализира възможността за регистриране на документи както от организации, така и от граждани.

За организации, използващи децентрализирана регистрация на документи, системата използва места за регистрация - работните места на секретари и офис персонал. Всяко място за чекиране може да се обслужва от един или повече отдели. По места на регистрация е възможно да се разграничат правата за достъп до данни.

При преместване на документ между отдели, на всяко място на регистрация, може да се стартира собствен RKK. По този начин се появява верига от RKK, по която е възможно да се проследи движението на хартиен документ не само между служители в рамките на подразделение, но и между отдели. Освен това, чрез RKK, връзката между регистрираните документи на системата се осъществява помежду си, като: "В отговор на", "В изпълнение" и т.н.

Процедурата по регистрация е проста и се състои в попълване на задължителните полета на РКК, като регистрационният номер се присвоява автоматично.

При директно регистриране от РКК е възможно въвеждане на сканиран (електронен) документ в модул „Управление на електронни документи“ с автоматичното му свързване към РКК. За бързото въвеждане на голям обем документи се използват входните услуги на системата, които осигуряват поточно въвеждане на документи в модула. В бъдеще RKK, подобно на въведения електронен документ, може лесно да бъде намерен по баркода върху хартиения аналог на документа, благодарение на вградената в системата технология за бърза идентификация.

По данни на РКК се отпечатват дневници на входящи и изходящи документи. За изходящи документи можете автоматично да генерирате и отпечатате стикер за плик.

Движение и изпълнение на документи

След регистрация входящият документ преминава през етапите на разглеждане, разрешаване, пускане на контрол и изпълнение на документа. В същото време по-нататъшната работа на изпълнителите с документ може да се извърши напълно в в електронен формат... Това значително намалява времето, необходимо на изпълнителите и предотвратява случайна загуба на оригинала.

В зависимост от стила на работа на ръководителя, документът се преглежда от него или на хартиен носител или в електронен вид.

Въз основа на решението, издадено от ръководителя, документът може да бъде поставен под контрол с назначаване на изпълнители, инструкции и срокове. За изпълнителите, които работят с модул „Управление на бизнес процесите“, секретарят или самият мениджър може бързо да създаде задача директно от ALAC. Работата със задачи ви позволява да се възползвате максимално от възможностите на системата за контрол на изпълнението на поръчки, като например: записване на пълна кореспонденция при изпълнението на поръчките; възможността за изпращане за ревизия; гъвкава конфигурация на маршрутизация и др.

Впоследствие, според задачите, свързани с RKK, можете бързо да пресъздадете историята на работата по документа, процедурата за одобрение и обосновката за решението.

При самостоятелно използване на модул "Офис", всички издадени инструкции на изпълнителите се вписват от секретаря в РКК на документа, след което се следи за своевременното им изпълнение. В същото време поръчките могат да се разпечатват за неавтоматизирани потребители.

При работа с електронни документи всички движения на документи се извършват чрез задачи, докато местоположението на хартиения документ по всяко време се записва в специален раздел на RKK. Това ви позволява бързо да намерите хартиен оригинал на документа чрез RKK. Работата с изходящи и вътрешни документи се основава на едни и същи принципи.

Обмен на електронни документи между системите

С помощта на системата е възможно да се организира обмен на официални, правно значими електронни документи между организации. Обменът на документи се основава на използването на индустриалния стандарт за обмен на електронни документи "Взаимодействие на системите за автоматизация за поддръжка на управление на документи", одобрен от Гилдията на мениджърите по документация.

Обменът на документи може да се извърши както между структурни подразделенияедна компания (холдинг) и между независими партньорски организации. В този случай страните по борсата могат да използват различни системиуправление на електронни документи или изобщо да не работят с такива системи.

Ако обменът се извършва между подразделения на една компания (холдинг), тогава работата с документи се извършва в модулите "Електронно управление на документи", "Управление на бизнес процеси" и "Офис". Ако обменът е между външни организации, след което електронният документ се експортира от системата във файл с ESD формат. Втората страна може или да импортира ESD документа в своята система за електронно управление на документи (при условие, че този формат се поддържа от тази система; ESD форматът е отворен), или да използва безплатната програма DIRECTUM OverDoc за работа с ESD документа. DIRECTUM OverDoc ви позволява да видите документ, неговите атрибути и всички електронни подписи, с които е подписан документът, включително токена за валидност.

Търсене и анализ на информация

От момента на регистрация на всеки документ в системата можете да намерите както неговата регистрационна карта заедно с информация за местоположението и процеса на изпълнение на документа, така и самия електронен документ.

Системата търси регистрационни номера, кореспондент, автор на резолюцията, както и за всички детайли на РКК и произволната им комбинация.

Освен това системата предоставя специализирани отчети, които значително повишават ефективността на работата на потребителите: Документи в процес на преглед, Просрочени поръчки, Документи за връщане и др.

Уеб модул "Канцеларски материали"

Уеб модулът "Office" е предназначен да автоматизира работата с официални документи на хартиен носител, например с административни документи, входящи и изходящи писма, заповеди, отчети и бележки. Улеснява обработката на хартиени документи.

Обработката на хартиени документи се извършва в съответствие с изискванията на Държавната образователна институция, на която се основава традиционната руска технология на деловодството.

Уеб модулът "Office" е насочен към решаване на проблеми:

единна регистрация на цялата входяща и изходяща кореспонденция, както и вътрешни документи, с помощта на регистрационни и контролни карти;
контрол за своевременното изпълнение на заповеди, решения и указания на ръководството;
бързо търсене на необходимата информация за състоянието, наличността, движението на хартиените документи;
получаване на необходимите стандартни формуляри и дневници, както и статистически отчети за работния процес на организацията.

Основата на уеб модула "Офис" са справочниците "Регистрационни и контролни карти", "Заповеди за РКК", "Номенклатура на делата".

Предимства на интегрирането на модул "Канцеларски материали" с други модули на системата

Така благодарение на взаимодействието на модулите „Електронно управление на документи“, „Управление на бизнес процесите“ и „Офис“ в рамките на единна системаосигурява се повишаване на ефективността на организацията при пълно спазване на домашните традиции и стандартите за работа в офиса. Всички механизми, предоставени от всеки модул, могат да се използват в различни комбинации от "хартиени" и "електронни" етапи на работа с документи. В същото време хармонично се вписва традиционната "хартиена" офис работа електронно управление на документиорганизации с развити хоризонтални връзки.

При закупуване на разнообразни аксесоари за мобилна и битова електроника в магазин Сотовик-М препоръчваме да се запасите и с канцеларски материали - те са от съществено значение за работните процеси на всеки бизнес или институция с нестопанска цел. Ако искате да закупите канцеларски материали на едро, разгледайте нашата гама.

Закупуването на канцеларски материали на едро от производителя (канцеларски материали на едро, канцеларски материали на едро в Москва) е ефективен начин да спестите значително от постоянното осигуряване на офиса на компанията с канцеларски материали в насипно състояние. Искате евтини канцеларски материали на едро? Поръчвайки голяма партида химикалки, моливи, кламери, тефтери и други малки неща веднъж на тримесечие или шест месеца, не е нужно да губите време за регистрация на следващата месечна доставка. Покупки на едроофис консумативи на едро са полезни и за правителствени организации - много администрации образователни институциикупуват канцеларски материали на едро за училище, детска градинаили университет. Фирмите за канцеларски материали на едро поддържат адекватно ценова политика, следователно "Сотовик-М" продава прибори за писане на изгодна цена - канцеларските материали на едро са евтини. Канцеларски материали на едро в Москва (канцелярски материали на едро Москва, канцеларски материали на едро Москва) в нашия онлайн магазин.

Канцеларските материали на едро са много евтини. Канцеларски материали на едро в Москва

Канцеларски материали на едро в нашия магазин на едни от най-изгодните цени. Ако планирате да продавате на едро училищни канцеларски материали, канцеларски материалина едро от ниски цениили да поръчате необичайни канцеларски материали за магазин за подаръци на едро, "Сотовик-М" е това, от което се нуждаете! Купете канцеларски материали на едро, от обикновени тетрадки до продукти за печат и визитни картички, на атрактивна цена с бърза доставка в цяла Русия. Имаме канцеларски материали на едро много евтино!