Електронен офис. Канцтовари на едро на ниски цени. Купете канцеларски материали на едро Tkz канцеларски материали

В големите компании кореспонденцията с десетки хиляди контрагенти се осъществява годишно и хиляди служители създават вътрешни документи. Част от кореспонденцията може да бъде получена и обработена на хартиен носител. Системите за електронно картотекиране помагат на компаниите да увеличат ефективността на работата си няколко пъти и да създадат единно хранилище за всички документи.

"Канцелария" обхваща целия цикъл на работа с хартиени документи: от влизане и регистрация до изпращане в архива. Функционалността напълно отговаря на руските стандарти за офис работа, което ви позволява да автоматизирате повечето от „ръчните“ операции.

Поддържане на номенклатурата на делата и регистрационните дневници

Одобреният състав на номенклатурата на делата се съхранява в специален справочник на системата. В случай на децентрализирано отчитане на документи, местата за регистрация се предоставят в структурни отдели.

Номенклатура на делата

Когато подготвяте документи за прехвърляне в архива за всеки случай на номенклатура, можете автоматично да отпечатате корицата на делото, както и списък с документи. Времето за подготовка за архивно съхранение и търсене в архива се намалява няколко пъти.

Регистрация на документи

За да въведете документ в DIRECTUM, попълнете задължителните полета на контролната карта за регистрация (RCC) и регистрационният номер ще бъде присвоен автоматично. Гъвкавата система за номериране ви позволява да присвоявате номер на документ в контекста на всеки регистрационен дневник произволно и автоматично. Номерът може да включва код на отдел, код на списанието и всички необходими данни. С прилагането на решението средното време за регистриране на документи се намалява с 35-50%.

Пример RKK

RKK съдържат първични данни (отдел, дата на регистрация, регистрационен номер и т.н.), както и информация за състоянието на всеки хартиен документ, например неговото местоположение. Когато документ се премества между отделите, на всяко място на регистрация се създава негов собствен RKK. Възможно е да се проследи движението на хартиен документ в рамките на една компания по веригата от създадени RCK.

Можете също да прикачите документ или неговото сканирано изображение към RKK. Услугата DIRECTUM Capture се използва за бързо въвеждане на голям обем документи. Тя подкрепя различни начинивъвеждане на документи: заснемане от електронна поща или от файловата система (например от скенер).

Функцията за създаване на ALS и попълване на данните може да бъде прехвърлена към интелигентните механизми на Ario. След като са получили документа, те независимо го класифицират, разпознават текста и попълват РКК с извлечената смислена информация. Служителят може само да провери правилността на пълненето. Това ви позволява допълнително да намалите времето за регистрация и да намалите броя на рутинните операции.

Разглеждане и изпълнение на входящи документи

След като регистрира входящия документ, служителят с няколко кликвания го изпраща на мениджъра за разглеждане. Въз основа на резултатите от разглеждането на документа секретарят или самият ръководител формулират инструкции за документа.

Ако лидерът има помощник, неговият асистент извършва предварителен преглед на документа с изготвяне на проект на резолюция. Ръководителят трябва само да одобри проекта на резолюция и да изпрати инструкции за изпълнение.

В процеса на изпълнение на поръчки се осигурява следното:

• фиксиране на кореспонденцията при изпълнение;
• възможност за делегиране и изпращане за преразглеждане;
• контрол на времето, искания за нов краен срок.

Надзорниците проследяват визуално представянето. Всички участници в работата имат достъп до кратко резюме, отразяващо ситуацията по свързани задачи.

Дърво на мисията

Изпращане на писма до кореспонденти

Решението е тясно интегрирано с модула „Обмен с контрагенти“. След като изходящото писмо бъде одобрено, е лесно да го изпратите до получателите чрез системи за обмен на документи - това премахва необходимостта от многократно отпечатване на документа и намалява разходите за доставка.

В допълнение, за изходящи документи можете да посочите пощенски списък за организации и автоматично да изпращате имейли до получатели или да отпечатвате пликове, които отговарят на стандартите на пощата на Русия.

Отпечатване на пликове

Регистрация и запознаване с организационни и административни документи

Регистрацията и подаването на административни документи за одобрение е напълно автоматизирана. Достатъчно е да попълните необходимите данни в съветника за действия, след което системата ще генерира документ и ще го изпрати на необходимите служители за одобрение и подписване:

След подписването организационният и административният документ може да бъде изпратен на заинтересованите служители за преглед. За да направите това, трябва да попълните пощенския списък на RKK. Този списък може да се използва и в бъдеще за разпространение на друг документ.

Служителите в пощенския списък получават задачи, за да се запознаят с документа. В системата DIRECTUM, за да потвърдите запознаването, е достатъчно да изпълните задачата. И ако се изпрати задача за запознаване с документ, който не е въведен в системата, тогава това е посочено в текста на задачата и изпълнителите се запознават с документа на хартиен носител.

Търсене и анализ

Според известните подробности както самият електронен документ, така и неговият РКК могат да бъдат намерени заедно с информация за местоположението и етапа на изпълнение на документа.

Търсене по RKK

Възможно е също бързо да намерите необходимия документ заедно с RKK чрез баркода върху хартиения аналог на документа. Благодарение на технологията за бързо идентифициране, баркодът се чете от специален скенер, след което системата автоматично намира документа и свързаните с него задачи.

Прозорец за действие за намерения документ

За да се анализира ефективността на работата на потребителите, системата предоставя специализирани отчети: „Списък за преглед“, „Контрол на времето за изпълнение на поръчките“, „Статистика за изпълнението на поръчките“, „Документи, които трябва да бъдат върнати“ и др.

Примерен доклад

Уеб клиентът може да се използва в отдалечени офиси на географски разпределена организация или като основен клиент, осигуряващ междуплатформена функционалност и лекота на администриране. За да работите, имате нужда само от достъп до Интернет.

Входящ RKK в уеб офиса

Ефект на изпълнение

Използвайки решението, служителите ще получат своевременно поръчки и инструкции за изпълнение. Контролът върху изпълнението на управленски решения ще стане напълно прозрачен.

• До минимумрискът от загуба на документи се намалява
• 2 пътивремето за подготовка и одобряване на изходящо писмо ще бъде намалено
• 12 пътипо -бързо търсене на местоположението на хартиени документи
• 2 пътище се ускори подготовката на информация за ръководството за изпълнение на поръчки
• 20%изпълнението на инструкции от ръководството ще се увеличи

Когато купувате разнообразни аксесоари за мобилна и потребителска електроника в магазин Sotovik-M, ние също препоръчваме да се запасите с канцеларски материали-те са от съществено значение за работните процеси на всеки бизнес или институция с нестопанска цел. Ако искате да закупите канцеларски материали на едро, разгледайте нашата гама.

Купуването на канцеларски материали на едро от производителя (канцеларски материали на едро, канцеларски стоки на едро Москва) е ефективен начин за значително спестяване на постоянното осигуряване на офиса на компанията с канцеларски материали на едро. Искате ли евтини канцеларски материали на едро? Поръчвайки голяма партида химикалки, моливи, кламери, тетрадки и други дреболии веднъж на тримесечие или шест месеца, не е нужно да губите време за регистрация на следващата месечна доставка. Покупки на едроофис консумативите на едро също са полезни за правителствените организации - много администрации образователни институциикупувайте канцеларски материали на едро за училище, детска градинаили университет. Компаниите за търговия на едро с канцеларски материали поддържат адекватно ценова политика, следователно "Сотовик -М" продава прибори за писане на изгодна цена - канцеларските материали на едро са евтини. Канцтовари на едро в Москва (канцеларски материали на едро Москва, канцеларски стоки на едро Москва) в нашия онлайн магазин.

Канцтоварите на едро са много евтини. Канцтовари на едро в Москва

Канцтовари на едро в нашия магазин на една от най -изгодните цени. Ако планирате да закупите канцеларски материали на едро, канцеларски материали на едро от ниски цениили да поръчате необичайни канцеларски материали за магазин за подаръци на едро, "Сотовик-М" е това, от което се нуждаете! Купете канцеларски материали на едро, от обикновени тетрадки до щамповани продукти и визитки, на атрактивна цена с бърза доставка в цяла Русия. Ние имаме канцеларски материали на едро много евтини!

Обикновено тежестта за осигуряване на "хартиения" документооборот и контрол на изпълнението на поръчките пада върху подразделенията на организацията, занимаващи се с офис работа: офиса, управлението на дела, както и върху тези, които отговарят за офисната работа в структурните подразделения. Именно за тях е предназначен модулът „Офис“ на системата за електронно управление на документи и взаимодействие DIRECTUM. Този модул улеснява изпълнението на рутинни операции за обработка на хартиени документи в съответствие с изискванията на Държавното образователно заведение, на което се основава традиционната руска технология на деловодството:

• унифицирана регистрация на цялата входяща и изходяща кореспонденция, както и на вътрешни документи, използващи регистрационни контролни карти (RCC);
• регистрация на местоположението на хартиен документ на всеки негов етап кръговат на живота: разглеждане от ръководството, одобряване на проекта на документ, изпълнение и др.;
• контрол върху своевременното изпълнение на нареждания, решения и инструкции на ръководството;
• отписване на документи по делото в съответствие с номенклатурата на делата, приета в организацията;
• бързо търсене на необходимата информация за състоянието, наличността, движението на хартиени документи;
• получаване на необходимите стандартни формуляри и списания, както и статистически отчетивърху документооборота на организацията.

В допълнение, модулът "Office" ви позволява да организирате обмен между различни организации. С такъв обмен е възможно да се използва електронен подпис(ES) и специалните механизми на системата ви позволяват да контролирате доставката на документи. Принципите на обмен се основават на промишления стандарт за обмен електронни документи„Взаимодействие на системите за автоматизация за поддръжка на управление на документи“, одобрено от Гилдията на мениджърите по документация.

Поддържане на номенклатурата на делата и регистрационните дневници

Гъвкавата система за номериране ви позволява да присвоите номер на документ в контекста електронен вестникРегистрация. За всеки дневник е зададен произволен метод за автоматично номериране на документи в дневника. Номерът може да включва кода на отдела, кода на списанието, както и всякакви други необходими данни.

Когато подготвяте документи за прехвърляне в архива за всеки случай на номенклатура, можете да отпечатате корицата на делото, както и опис на документите по делото, което значително намалява времето за подготовка на документи за съхранение на архиви.

Регистрация на документи

За регистриране на документи в модул "Офис" се използват регистрационни и контролни карти (RCC), които съдържат всички първични данни (кореспондент, организационна единица, представител на организацията, дата на регистрация, регистрационен номер, предмет и обобщениедокумент, начин на доставка и т.н.), както и необходимата информация за състоянието на всеки хартиен документ на организацията (местоположение, състояние на изпълнение и т.н.). За изходящи документи можете да посочите пощенски списък по организация.

Системата реализира възможността за регистриране на документи както от организации, така и от граждани.

За организации, използващи децентрализирана регистрация на документи, системата използва места за регистрация - работните места на секретарите и служителите в офиса. Всяко място за регистрация може да се обслужва от един или повече отдели. По места на регистрация е възможно да се разграничат правата за достъп до данни.

При преместване на документ между отдели, на всяко място на регистрация, може да се стартира негов собствен RKK. Така се появява верига от RKK, по която е възможно да се проследи движението на хартиен документ не само между служители в рамките на отдел, но и между отдели. Освен това чрез РКК се осъществява връзката на регистрираните документи на системата помежду си, като: „В отговор на“, „В изпълнение“ и т.н.

Процедурата за регистрация е проста и се състои в попълване на задължителните полета на RKK, докато регистрационният номер се присвоява автоматично.

При регистрация директно от RKK е възможно да въведете сканиран (електронен) документ в модула „Електронно управление на документи“ с автоматичното му свързване към RKK. За бързо въвеждане на голям обем документи се използват входните услуги на системата, които осигуряват поточно въвеждане на документи в модула. В бъдеще RKK, подобно на въведения електронен документ, може лесно да бъде намерен чрез баркода на хартиения аналог на документа, благодарение на вградената в системата технология за бързо идентифициране.

Според данните на RKK се отпечатват дневници на входящи и изходящи документи. За изходящи документи можете автоматично да генерирате и отпечатате стикер за плик.

Преместване и изпълнение на документи

След регистрацията входящият документ преминава през етапите на разглеждане, разрешаване, поставяне на контрол и изпълнение на документа. В същото време по -нататъшната работа на изпълнителите с документ може да се извърши изцяло в в електронен формат... Това значително намалява времето, необходимо за изпълнителите и предотвратява случайна загуба на оригинала.

В зависимост от стила на работа на мениджъра, документът се преглежда от него или на хартиен, или в електронен вид.

Въз основа на резолюцията, издадена от ръководителя, документът може да бъде поставен под контрол с назначаването на изпълнители, инструкции и срокове. За изпълнители, които работят с модул „Управление на бизнес процеси“, секретарят или самият мениджър могат бързо да създадат задача директно от ALAC. Работата със задачи ви позволява да се възползвате максимално от възможностите на системата за контрол на изпълнението на поръчки, като например: записване на пълна кореспонденция относно изпълнението на поръчките; възможност за изпращане за преразглеждане; гъвкава конфигурация на маршрутизиране и др.

Впоследствие, в съответствие със задачите, свързани с RKK, можете бързо да пресъздадете историята на работата по документа, процедурата за одобрение и обосновката на решението.

Ако модулът „Офис“ се използва самостоятелно, всички инструкции, издадени на изпълнителите, се вписват от секретаря в РКК на документа, след което се следи своевременното им изпълнение. В същото време поръчките могат да бъдат разпечатани за неавтоматизирани потребители.

При работа с електронни документи всички движения на документи се извършват чрез задачи, докато местоположението на хартиения документ по всяко време се записва в специален раздел на РКК. Това ви позволява бързо да намерите хартиен оригинал на документа чрез RKK. Работата с изходящи и вътрешни документи се основава на същите принципи.

Обмен на електронни документи между системите

С помощта на системата е възможно да се организира обменът на официални, юридически значими електронни документи между организациите. Обменът на документи се основава на използването на индустриалния стандарт за обмен на електронни документи „Взаимодействие на системите за автоматизация за поддръжка на управление на документи“, одобрен от Гилдията на мениджърите по документация.

Обменът на документи може да се извършва както между структурни единициедна компания (холдинг) и между независими партньорски организации. В този случай страните по обмена могат да използват различни системиуправление на електронни документи или изобщо да не работят с такива системи.

Ако обменът се извършва между подразделения на една компания (холдинг), тогава работата с документи се извършва в модулите „Електронно управление на документи“, „Управление на бизнес процеси“ и „Офис“. Ако обменът е между външни организации, след това електронният документ се експортира от системата във файл ESD. Втората страна може или да импортира ESD документа в своята система за електронно управление на документи (при условие че този формат се поддържа от тази система; форматът ESD е отворен), или да използва безплатната програма DIRECTUM OverDoc за работа с документа за ESD. DIRECTUM OverDoc ви позволява да видите документ, неговите атрибути и всички електронни подписи, с които е подписан документът, включително маркера за валидност.

Търсене и анализ на информация

От момента на регистрация на всеки документ в системата можете да намерите както регистрационната му карта заедно с информация за местоположението и процеса на изпълнение на документа, така и самия електронен документ.

Системата търси по регистрационни номера, кореспондент, автор на резолюцията, както и по всички подробности за RKK и тяхната произволна комбинация.

Освен това системата предоставя специализирани отчети, които значително повишават ефективността на работата на потребителите: Разглеждани документи, Просрочени поръчки, Документи за връщане и др.

Уеб модул "Канцеларски материали"

Уеб модулът "Office" е предназначен да автоматизира работата с официални хартиени документи, например с административни документи, входящи и изходящи писма, инструкции, доклади и бележки. Улеснява обработката на хартиени документи.

Обработката на хартиени документи се извършва в съответствие с изискванията на Държавната образователна институция, на която се основава традиционната руска технология на деловодството.

Уеб модулът "Office" е насочен към решаване на проблеми:

• унифицирана регистрация на цялата входяща и изходяща кореспонденция, както и на вътрешни документи, като се използват регистрационни и контролни карти;
• контрол върху своевременното изпълнение на нареждания, решения и инструкции на ръководството;
• бързо търсене на необходимата информация за състоянието, наличността, движението на хартиени документи;
• получаване на необходимите стандартни формуляри и списания, както и статистически отчети за работния процес на организацията.

Основата на уеб модула "Office" се състои от справочниците "Регистрационни и контролни карти", "Инструкции за RKK", "Номенклатура на делата".

Предимства на интегрирането на модула "Канцеларски материали" с други модули на системата

Така, благодарение на взаимодействието на модулите „Електронно управление на документи“, „Управление на бизнес процеси“ и „Офис“ в рамките на единна системаповишаване на ефективността на организацията се осигурява при пълно спазване на местните традиции и стандартите за работа в офиса. Всички механизми, предоставени от всеки модул, могат да се използват в различни комбинации от „хартиени“ и „електронни“ етапи на работа с документи. В същото време традиционната „хартиена“ офис работа хармонично се вписва електронно управление на документиорганизации с развити хоризонтални връзки.

Отличителна чертаелектронният офис на Olympus е неговата богата функционалност, която произхожда от класическата офис работа.

На голям индустриално предприятиезадачите на секретаря (чиновник) са не само регистрация на документи, но и много други задачи:

• определяне на ръководителя, на когото да се прехвърли входящият документ в резолюцията
• изготвяне на предварителни резолюции
• доставка на документа до изпълнителя
• контрол върху връщането на оригинала
• обобщен анализ на изпълнението на задачата
• контрол върху изпълнението на поръчки
• формиране на окончателен отчет за неизпълнени задачи
• изпращане на изходящи документи
• потърсете необходимия документ по заявка
• печат, сканиране
• и дори съхранение на огромно количество документи. Един добър чиновник е отговорен за всичко това.

Електронен офис Olympus може да свърши работата добри хорапо -лесно и по -ефективно!

Автоматична регистрация:

Автоматичен контрол на повторно получени документи

Самата система улавя документи, влизащи отново в организацията, и предупреждава за това.

Автоматични известия за връщане на оригинала

Системата предоставя схема за преместване на оригинала и ако не бъде върната навреме, тя ще уведоми регистратора.

Удобна комуникационна система

Връзките на документи в Olympus предполагат възможност за получаване на подробна история на всички взаимосвързани документи, включително архивни, създадени допълнително при анулиране или изменение.

Дизайнер на отчети

Използвайки дизайнера на отчети на системата Olympus, служител може да създава необходимите отчети, без да прибягва до помощта на администратор или програмист. По този начин често се генерират отчети по неплатени или контролни документи.

Гъвкава система за филтриране

Системата Olymp предоставя възможност за извършване на заявка за търсене на документи с помощта на филтриращ низ. Линията за филтриране ви позволява да формулирате много променливи термини за търсене за желания документ.

Електронен офис в системата на Olympusе инструмент за организиране на дигитална офис работа. Този сегмент натрупва цялата информация, свързана с фирмените документи. Той съдържа историята на работата на потребителите; съхранява всички връзки към документи; информира за датата на падежа; включва всички файлове, създадени с документа; дава отговори на въпроси на изпълнители и отговорни за документа, както и на резултатите от тяхната работа.

Контрол на изпълнението

Контрол на изпълнението в системата Olympusе дълбока функционалност, която предоставя информация за графика, етапите и резултатите от изпълнението на поръчките. Тази функционалност присъства в цялата система, от електронен офис до структурирано съхранение. Функционалността е изградена върху графика на изпълнение на документа и инструкциите и информиране за неизпълнението на тези срокове.

Визуализация на контрола на изпълнението

1. Цветна индикация и съобщения от системата на Olympus за неизпълнение на крайния срок.
2. Специализиран режим с общия брой на получените задачи, поети на работа, изпълнени в срок, завършен със закъснение в периоди, които не са изпълнени в срок.
3. Цяла система от отчети за изпълнението на поръчки в контекста на документа, изпълнители, контрольори.

Специален контрол

За своевременно и качествено изпълнение на задачи Olympus разполага със специална система за контрол. Същността му е, че всички най -важни задачи, поставени за контрол, трябва да преминат през процедурата за отстраняване от контрол, т.е. затваряне. В някои случаи, за да се премахне задача от контрол, е необходимо да се оцени качеството на работата, извършена от компетентен специалист. След това системата може допълнително да приложи процедурата за потвърждение.

Формиране на заповед за контрол

1. Издаването на контролни заповеди е придружено от назначаване на ръководител и, ако е необходимо, служител, потвърждаващ висококачественото изпълнение.
2. Коефициентът на дисциплина на изпълнение се изчислява автоматично за тестови поръчки.
3. Специалният режим „Анализ на изпълнението на контролни задачи“ показва информация за навременността на изпълнението на контролните задачи.
4. Таблата за управление на работния плот се трансформират тази информацияв графичен изглед.

Управление на документи

Компетентното управление на документи е залог ефективна работаотдел, отдел, услуга и организация като цяло. „Управление на документи“ в системата на Olympusе модерен инструмент за управление на мащабно предприятие, специално фокусирано върху бизнес процеси на високо ниво.

„Управление на документи“ е Сегмент от модула Управление на документи - Olympus, изграден на принципа на планиращ, т.е. всички задачи и документи, получени от служителя, са подредени в един списък.

Списъкът показва вида на задачата, предмета, съдържанието, датата на получаване, падежа, от кого е дошла. Този списък може лесно да бъде допълнен с необходимата колона.

Червеният фон сигнализира за просрочена задача, която ще ви помогне да не забравите за нейното изпълнение. Системата има разширен контрол, когато цветната индикация информира за наближаващата дата на изпълнение на документа.

Под списъка във всички раздели Допълнителна информация, които ще са необходими за вземане на решение. Това са текст на документ, подробно задание, история на движението и свързани документи.

Лесно е да намерите желания документ в програмата, както и да повдигнете историята на работата с него. Нещо повече, историята показва колко кръга документът вече се разпространява, кой го е взел на работа и кой още не.

Незабавно получаване на информация:

• кой е инициирал документа;
• който се съгласи;
• кой го има в момента;
• какви коментари са дадени и от кого по документа;
• дали този документ е свързан с други документи и как, с възможност за отваряне, включително свързани документи;
• за служител, услуга, отдел или цялото предприятие като цяло, вижте снимка на изпълнени и неизпълнени поръчки.

Удобство при работа с голям набор от документи:

• самата система генерира списък с документи за разглеждане;
• системата подсказва за кои документи трябва спешно да вземете решение;
• системата информира за период, който е към края си;
• системата дава възможност да делегирате работата си и лесно да контролирате навременното изпълнение;
• системата ви позволява да получите историята на работата по всеки документ;
• системата ще ви позволи да назначавате заместници по време на неговото отсъствие и да видите как работи заместникът.

Лесно управление на документи:

• увеличаване на скоростта на обмен на информация;
• повишаване нивото на изпълнителна дисциплина на служителите;
• спазване на сроковете за изпълнение на договорите;
• възможност за бързо получаване на необходимата информация, без да ставате от работното място.

Структура на съхранение

Структурираното съхранение на документи на системата Olympus не е просто библиотека с ограничен достъп до папки, тя е индивидуална „база от знания“ на всеки служител. Принципът на изграждане на хранилището на Olympus се основава на правата на достъп на потребителя до раздели, папки, документи, файлове. Системата автоматично изгражда индивидуална архивна структура за всеки служител. Потребителят вижда само тези раздели и документи, върху които има права.

Освен това служителят има възможност да копира част от структурата на архива, папки, документи в лично хранилище. Такава възможност ще позволи на потребителя да получи необходимата му информация, документа, дори по -бързо.

Запълване на хранилището

Съхранението в системата на Olympus се запълва с документи автоматично въз основа на резултатите от завършването на цикъла на работа с документа. Тази технология ви позволява да натрупвате задължителни документив съответните раздели, без да отделяте специално време за тази работа.

Когато се появи нов документ в хранилището, системата уведомява служителя, ако той е абониран за такива известия.

Удобство при работа с документи

Съхранението на Olymp се отличава с функционални услуги, които определят удобството при работа с документи:

• Версиониране;
• Документи за връзка (анулирани, обезсилени, в допълнение);
• Извлечение от архива;
• Издаване на оригинал;
• Атрибути за съхранение (инвентарен номер, място за съхранение, стелаж, рафт, брой копия).