Регистрация на входяща и изходяща кореспонденция в AC "електронен дневник за кореспонденция". Списание за регистрация Програма за регистрация на документи на организацията

Във всяко предприятие с голям оборот винаги има проблеми с поддръжката на бизнес документи, по -специално с тяхното съхранение и обработка. В такива организации важни документи се натрупват в възможно най -скоро, следователно след известно време проблемът с тяхното съхранение става спешен и се натрупват набор от допълнителни трудности, като спазването на необходимите условия за безопасност на хартиите, правилната им систематизация и архивиране.

Разбира се, дните отдавна са отминали, когато официалните документи се натрупват на прашни рафтове и се губят в купчина ненужна хартия. В днешно време, благодарение на разработката информационни технологии, за това има специални компютърни програмии електронни системи... Например „Регистрация на документи на организацията 4.2“ (може да бъде изтеглена на www.araxgroup.ru), която е предназначена за запис на входяща и изходяща кореспонденция и вътрешни документи на организацията. Благодарение на умелото му използване няма съмнение какво да се прави със стари поръчки и инструкции и как да се гарантира тяхното надеждно съхранение.

Как работи приложението: основни функции

С помощта на удобно и интуитивно приложение за обикновен потребител на компютър е възможно бързо да се установи счетоводство на актуална документация на всички нива на работа на компанията и във всякакъв формат, както и да се създадат необходимите отчети. Системата осигурява пълен цикъл на работа с документ: от създаване и обработка до записване в архива, така че можем уверено да кажем за пълната автоматизация на документооборота в предприятието и превръщането му в електронен формат... Сега всички процеси, пряко свързани с поддържането на документацията в предприятието, не изискват внимателен и старателен контрол върху изпълнението на определени действия. Програмата ще направи всичко сама и ще ви напомни за крайните срокове за документи.

Всички текущи документи, както и входящата / изходящата информация се съхраняват в регистрите за регистрация на програмните документи, така че намерете необходим документняма да е трудно. Няма да е неудобно да отпечатате електронен документ, защото всеки модерен формат- Word / Writer, Excel / Calc - с възможност за продължаване на файловата работа в „родните“ приложения.

Предимства на програмата

В допълнение към възможността да използвате свой собствен визуален шаблон под формата на карта, програмата предоставя на потребителя следните предимства:

настройване на известия за упълномощени служители поотделно, със създаване на напомняне в календарна форма;
регулиран достъп до програмата в зависимост от нивото на дейност - от просто гледане без право на промени до административен контрол;
създаване на сканирани копия на документация;
настройване на права за достъп до дневници с документи, възможност за активиране на режима на видимост само на вашите собствени документи;
поддръжка на мрежов режим на работа, за да се осигури продуктивна и комфортна работа в екип;
изпращане на известия по електронна поща или по вътрешна поща на програмата;
възможност за съхранение на документи от няколко компании едновременно;
бърз анализ, редактиране и търсене по отделни регистрационни полета - програмата автоматично ще генерира необходимите отчети;
интеграция с безплатния IP телефонен сървър Asterisk, който ви позволява да намерите актуална информацияпреди да вземете слушалката.

По този начин подобрената помощна програма „Регистрация на документи на организация 4.2“ ще ви позволи да създадете единно бизнес пространство с проста, безопасна и надеждна система за управление. И с помощта на специално приложение за Android можете да поддържате връзка при всякакви обстоятелства, да се запознаете с входящите документи и да докладвате за производителността, дори ако само смартфон е под ръка.

Програмата за отчитане на входяща и изходяща кореспонденция и вътрешни документи на организацията.

Софтуерният продукт може да бъде персонализиран според нуждите на вашата организация.

Информацията за цялата кореспонденция на вашата компания, както и за вътрешни документи (поръчки, инструкции и т.н.) се намира на едно място - регистрационни файлове на документи и винаги можете лесно да намерите необходимите

Цялата информация за всеки входящ, изходящ или вътрешен документ се представя визуално в картата на съответния документ

Можете да персонализирате формата на номера на документа, както е обичайно във вашата офис работа.

Няма да забравите за крайния срок за неизпълнения документ в ежедневната ви забързана работа! И не е нужно да минете през купчина документи в търсене на такива документи - програмата сама ще ви напомня за тях

Само упълномощени лица ще получават известия. длъжностни лица: Сигналите са конфигурирани за всеки потребител. Има и възможност за преглед на напомняния под формата на календар!

За да започнете работа с програмата, не е нужно ръчно да въвеждате документи за предходни години - можете автоматично да ги заредите от файл на Excel.

Удобната работа в екип по документи се осигурява с поддръжка на мрежовия режим и възможност за разграничаване на правата. Достъпът и работата с програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8" са строго регламентирани: реализирани са три нива на достъп в зависимост от разрешените на потребителя функции - административни, потребителски и само за преглед (без право на промени). Освен това е възможно фино настройване на достъпа до регистрационни файлове за всяко ниво на достъп.

Поддръжката за работа със скенер ще улесни зареждането на сканирани копия на оригинали в програмата; има възможност за стрийминг на сканиране при използване на скенер, който поддържа автоматично подаване на листа.

Длъжностните лица, отговорни за изпълнението на документи, ще бъдат уведомени навреме за пристигането на нови задачи към тях - програмата има функции за изпращане на известия по имейл с възможност за свързване на файлове, съхраняване на съобщения и търсене на тях

Поддържане на документи на произволен брой компании в една програма: цялата информация за документите е на едно място, тя е достъпна и удобно представена

Функцията „Вижте само вашите собствени документи“ ви позволява да разделяте документи между изпълнители, изключвайки възможността за разглеждане и коригиране на чужди документи.

За ежедневно автоматично архивиране на файлови версии на програми по време можете да използвате безплатната помощна програма Автоматично архивиране на файлове.

За да инсталирате безплатната версия на програмата:

* Продуктовата поддръжка се предоставя по интернет.

Лиценз за 1 работно мястостандартната (не-SQL) версия на програмата се предоставя безплатно, без ограничения.

За да закупите допълнителни работни места в мрежата, изпратете ни заявление на адреса, посочете в него името на вашата компания, името на продукта ("Регистрация на документи на организацията 4.8") и броя на допълнителните работни места и ние ще изпратим имате споразумение и фактура.

Платете сметката по всеки удобен за вас начин.

След плащане изпратете на адреса Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите.

Цена на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8"

Основна версия - 1 работно място - безплатно

от 2 -ри до 5 -ти включително - 4000 рубли на 1 работно място
от 6 -ти до 10 -ти включително - 3000 рубли на 1 работно място
от 11 -ти до 20 -ти включително - 2000 рубли на 1 работно място
от 21 -ви и повече - 1000 рубли на 1 работно място

Калкулатор на цените

0 + 1 * 4000 = 4000 рубли.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 рубли.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 рубли.

* Цената включва 1 година техническа поддръжкапо телефона и чрез интернет.

* Диспечерският режим е лицензиран отделно, цената на лиценза за 1 година е 4000 рубли. Когато включите режима "Изпращане"

За организации, които изискват повишена надеждност на данните и сигурност на достъпадо информация, затваряне на неоторизиран достъп до данни, възможно вградено криптиране на данни, възможност за използване на уеб клиент за преглед на документи и андроид приложение за уведомяване на изпълнителите за получаването на документи и контрол на изпълнението на документи, има версии на програмата Регистрация на организационни документи за Microsoft SQL Server и PostgreSQL.

За закупуване на програмата „Регистрация на документи на организацията" SQL версия:

1. Изтеглете демо версията на програмата (инсталационния файл за MS SQL Server и за PostgreSQL) и инсталирайте програмата.

2. Изпратете ни заявка на адреса Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите., посочете в него името на вашата компания, името на продукта („Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на MS SQL“ или"Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на PostgreSQL") и броя на работните места и ние ще ви изпратим договор и фактура.

3. Платете сметката по всеки удобен за вас начин.

4. След плащане изпратете на адреса Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате активиран JavaScript, за да го видите.потвърждение на плащането (копие или номер на платежното нареждане, дата и размер на плащането) и ние ще ви изпратим регистрационен код и код за активиране.
Оригиналите на документи (споразумение, акт за приемане и прехвърляне на права на ползване, фактура, фактура, лицензионно споразумение) се изпращат по пощата след плащане.

Цената на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на MS SQL"

Основна версия- 1 работно място - 9000 рубли

Допълнителни работни места (за мрежово сътрудничество):
от 2 -ри до 5 -ти включително - 6000 рубли на 1 работно място
от 6 -ти до 10 -ти включително - 5000 рубли на 1 работно място
от 11 -ти до 20 -ти включително - 4000 рубли на 1 работно място
от 21 -ви и повече - 3000 рубли на 1 работно място

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Калкулатор на цените

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
9000 + 1 * 6000 = 15000 рубли.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 рубли

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 рубли.

Ако изберете опцията за удължено гаранционно обслужване, цената на допълнителна година поддръжка е 20% от цената на лицензите.

* Срокът на лиценза не е ограничен.

„Изпращане“ 1 месец се предоставя безплатно, цената на неограничен лиценз е 12 000 рубли.

PostgreSQLе свободно разпространяващ се SQL сървър, който е достойна алтернатива на търговския Microsoft SQL Server, PostgreSQL СУБД е особено подходяща за правителствени агенциив рамките на спазването на политиката за използване на руски софтуерни продукти.

Цена на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на PostgreSQL"

Основна версия- 1 работно място - 10 000 рубли

Допълнителни работни места (за мрежово сътрудничество):
от 2 -ри до 5 -ти включително - 7000 рубли на 1 работно място
от 6 -ти до 10 -ти включително - 6000 рубли на 1 работно място
от 11 -ти до 20 -ти включително - 5000 рубли на 1 работно място
от 21 -ви и повече - 4000 рубли на 1 работно място

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Калкулатор на цените

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
10000 + 1 * 7000 = 17000 рубли.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 рубли

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 рубли.

* Цената включва 1 година техническа поддръжка по телефона и онлайн. Ако изберете опцията за удължено гаранционно обслужване, цената на допълнителна година поддръжка е 20% от цената на лицензите.

* Срокът на лиценза не е ограничен.

* Диспечерският режим е лицензиран отделно, цената на лиценза за 1 година е 4000 рубли. Когато режимът е включен „Изпращане“ 1 месец се предоставя безплатно, цената на неограничен лиценз е 12 000 рубли.

Сред потребителите на програмата Държавно унитарно предприятие на град Москва "Управление за реконструкция и развитие на уникални обекти", АКБ "Руска доверителна банка", LLC "KB Finance Business Bank", Търговска банка "RBA", LLC "Мултидисциплинарна преработвателна компания", ОАО " Центромашпроект ", ОАО" Красногорски завод "Електродвигател", ГКУ РД "Дирекция на един държавен клиент-разработчик" на град Махачкала и много други.

04.02.2016 Регистрация на кореспонденция на компютъраима редица несъмнени предимства пред конвенционалните неелектронни списания. Ето само някои от тях, които значително опростяват регистрацията на документи и повишават ефективността на работата на вътрешния офис на компанията.
1. Единна система за помощ. Първоначално формираните справочници (служители, видове кореспонденция, адресати и т.н.) позволяват да бъдат ефективно използвани в бъдеще: изключват двусмисленото тълкуване на едни и същи стойности, използват се при търсене и подбор на документи по определени критерии (документи за конкретен изпълнител, по вид кореспонденция, съгласно номенклатурата на делата и други) се използват в окончателното отчитане на работата в офиса.
2. Входящи и изходящи документи(кореспонденция) е в единен картотека, за разлика от различните хартиени списанияс редовна регистрация. Този шкаф може да бъде с неограничен размер (в сравнение с обикновените списания) и да съхранява документи от цялата история на компанията. Това ви позволява бързо да намерите задължителни документив електронния архив.
3. Възможност за съхранение в електронна пощенска кутиякопия на хартиени документи (сканирани, електронни файлове, подписани от ЕЦП ( електронен подпис). При колективно използване на такъв електронен дневник за кореспонденция (в компютърната мрежа на компанията) всеки служител, в съответствие с нивото си на достъп (роля), може да има незабавен достъп до необходимия регистриран входящ / изходящ документ, както и до неговия електронно копие. Когато използвате EDS в рамките на компанията, има възможност да изоставите конвенционалните хартиени носители, което значително намалява финансовите разходи.
4. Контрол върху изпълнението на входящи документи... Ефективността в сравнение с обикновеното списание също е очевидна. Това е скоростта на подбор на документи под контрол, възможността да се извършва не само текущ контрол, но и предварителни (бъдещи периоди). Подробности за контрола върху изпълнението на входяща кореспонденция
5. Отпечатване на изходни документи: регистри на регистрирана входяща / изходяща кореспонденция, регистри на документи под контрол (със срокове), разрешаване на документи, регистрационна карта, информация за движението на документи. Във всички случаи при отпечатване на документи се използват готови шаблони. Това ви позволява автоматично да получавате готови документи за секунди.
Предимствата на електронните списания в сравнение с хартиените далеч не са пълни.
Целта на тази статия е да запознае читателя с възможностите на програмата AC "" при регистриране на входящи / изходящи документи. Описаните по -горе предимства също се реализират в него.

В програма Електронен журнал за кореспонденциярегистрацията на входящи и изходящи документи се извършва в картотеката на документите. Активирането на режима на електронния шкаф за документи се извършва чрез избор на елемента от главното меню на програмата "Регистрация - шкаф за документи":

Външен изглед на картотеката на документите на AC Електронният дневник за кореспонденция изглежда така:

Подробно описание на интерфейса на шкафа за документи (предназначението на отделните елементи от лентата с инструменти на шкафа за документи, контекстното меню на шкафа за подаване на документи, таблицата с данни) е описано в ръководството за потребителя в точки 3.2.1 - 3.2.3. ().
За да регистрирате входящ или изходящ документ в електронния архив на AS „Електронен дневник за кореспонденция“, натиснете бутона „Функции - Ново“ на лентата с инструменти. Програмата ще отвори прозорец за регистриране на документ:

В зависимост от избора на полето „Класификация на кореспонденцията“, регистрацията на входящия или изходящия документ ще продължи.

За входящ документ регистрационната карта има външен вид:

След като въведете информация за входящия / изходящия документ в регистрационната карта, за да завършите регистрацията на документа, щракнете върху бутона „Запазване на F2“ в лентата с инструменти (има алтернативен начин за запазване на документи - клавиш F2 на клавиатурата).
След като запишете документа, информацията за него ще бъде отразена в таблицата с данни на електронния шкаф за архивиране.
За по-подробна информация относно регистрацията на кореспонденция в програмата AS Електронно списание за кореспонденция вижте Ръководството на потребителя, стр. 3.2.4-3.2.10 (

Програмата за отчитане на входяща и изходяща кореспонденция и вътрешни документи на организацията.

Софтуерният продукт може да бъде персонализиран според нуждите на вашата организация.

Можете да персонализирате формата на номера на документа, както е обичайно във вашата офис работа.

Само упълномощени служители ще получават известия: известията са конфигурирани за всеки потребител. Има и възможност за преглед на напомняния под формата на календар!

За ежедневно автоматично архивиране на файлови версии на програми по време можете да използвате безплатна помощна програма Автоматично архивиране на файлове.

За да инсталирате безплатната версия на програмата:

* Продуктовата поддръжка се предоставя по интернет.

Лиценз за 1 работно място на стандартната (не-SQL) версия на програмата се предоставя безплатно, без ограничения.

Платете сметката по всеки удобен за вас начин.

Цена на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8"

Основна версия- 1 работно място - безплатно

Калкулатор на цените

0 + 1 * 4000 = 4000 рубли.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 рубли.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 рубли.

* Цената включва 1 година техническа поддръжка по телефона и онлайн.

За закупуване на програмата „Регистрация на документи на организацията" SQL версия:

3. Платете сметката по всеки удобен за вас начин.

Цената на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на MS SQL"

Основна версия- 1 работно място - 9000 рубли

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Калкулатор на цените

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
9000 + 1 * 6000 = 15000 рубли.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 рубли

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 рубли.

* Срокът на лиценза не е ограничен.

„Изпращане“ 1 месец се предоставя безплатно, цената на неограничен лиценз е 12 000 рубли.

PostgreSQLе безплатен SQL сървър, който е достойна алтернатива на търговския Microsoft SQL Server, PostgreSQL СУБД е особено актуална за държавните агенции в рамките на спазването на политиката за използване на руски софтуерни продукти.

Цена на програмата "Регистрация на документи на организацията 4.8 версия на PostgreSQL"

Основна версия- 1 работно място - 10 000 рубли

За да изчислите цената на лицензите, можете да използвате Калкулатор на цените

Пример за изчисляване на разходите за 2 работни места:
10000 + 1 * 7000 = 17000 рубли.

Пример за изчисляване на разходите за 6 работни места:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 рубли

Пример за изчисляване на разходите за 25 работни места:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 рубли.

* Срокът на лиценза не е ограничен.