Програма за график. Софтуер за проследяване на времето, включително безплатни. Присъствие на работното място

Трудовото законодателство задължава работодателите да следят времето, отработено от служителите. Организациите трябва да вземат предвид отработените часове, независимо от правния статут и индивидуални предприемачи... Специално за това Госкомстат е разработил и одобрил формулярите на разписанието N T-12 и N T-13.

Ето инструкции за попълване, които ще ви помогнат да отразявате правилно данните и да използвате рационално работния график.

За какво служи графикът?

Разписанието, одобрено с постановление на Държавния комитет по статистика от 01/05/2004 № 1, помага на отдела по персонала и счетоводния отдел на предприятието:

• вземете предвид отработеното или необработеното време нает работник;
• следи за спазването на графика на работното време (посещаемост, неявяване, закъснение);
• разполагат с официална информация за работното време на всеки служител за изчисляване на заплатите или съставяне на статистически отчети.

Той ще помогне на счетоводителя да потвърди законността на начисляването или неначисляването на заплати и обезщетения за всеки служител. Служител по персонала - за проследяване на избирателната активност и, ако е необходимо, оправдаване на наказанието, наложено на служителя.

Разписанието се отнася до формулярите на документи, които се издават на служителя при уволнение заедно с трудова книжкапо негово искане (член 84.1 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Трябва да се отбележи, че единните формуляри на разписания N T-12 и N T-13 от 1 януари 2013 г. не са необходими за използване. Работодателите обаче са длъжни да водят записи (част 4 от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Организациите и индивидуалните предприемачи могат да използват други методи за контрол на времето, прекарано от служителите на техните работни места. Но всъщност форматът на формуляра, разработен от Gostkomstat, е доста удобен и продължава да се използва навсякъде.

Кой поддържа график в организацията

Съгласно Насоките за използване и попълване на формуляри на първични счетоводни документи:

• табелата за времето за 2019 г. се изготвя и поддържа от упълномощено лице;
• началникът на отдела и служителят подписват документа обслужване на персонала;
• след което се прехвърля в счетоводния отдел.

Както виждаме, правилата не установяват длъжността на служителя, който води график. Ръководството има право да назначи всеки да изпълнява тази задача. За това се издава заповед, в която се посочва длъжността и името на отговорното лице. Ако заповедта за назначаване на такъв служител не е издадена, тогава задължението за водене на записи трябва да бъде изписано в трудов договор... В противен случай е незаконно да се изисква от служител да води записи. В големите организации такъв служител се назначава във всеки отдел. Той попълва формуляр в рамките на един месец, дава го на началника на отдела за подпис, който от своя страна, след като провери данните, изпраща формуляра на служителя по персонала. Служител на отдела за персонал проверява информацията, попълва необходимите за работата си документи въз основа на нея, подписва разписанието и го предава на счетоводителя.

В малките фирми такава дълга верига не се спазва - графикът се запазва персонал, а след това незабавно го прехвърля в счетоводния отдел.

Каква е разликата между формулярите N T-12 и N T-13 на табелата за работно време

Две одобрени форми на теми се различават, една от тях (Т -13) се използва в институции и компании, където е инсталиран специален турникет - автоматична системаконтрол на посещаемостта на служителите. А формулярът Т-12 се счита за универсален и съдържа, в допълнение, допълнителен раздел 2. Той може да отразява плащанията на служителите за заплати. Но ако компанията извършва сетълменти с персонал като отделни видовесчетоводство, раздел 2 просто остава празен.

Попълване на график

Има два начина за попълване на график:

• солидно запълване - всеки ден се отбелязват всички посещения и отсъствия;
• попълване по отклонения - отбелязват се само закъснели пристигания, неявявания.

Например, ние ще дадем инструкции за попълване на формуляра Т-13, използвайки метода за непрекъснато попълване.

Стъпка 1 - името на организацията и структурното звено

Най -отгоре въведете името на компанията (пълно име на IP) и името на структурното звено. Това може да бъде отдел продажби, отдел маркетинг, производствен отдел и т.н.

Стъпка 2 - код на OKPO

OKPO - общоруски класификаторпредприятия и организации. Съдържа се в базите данни на Росстат, се състои от:

• 8 цифри за юридически лица;
• 10 цифри за индивидуални предприемачи.

Стъпка 3 - номер на документ и дата на подготовка

• Номерът на документа се задава по ред.
• Датата на съставяне обикновено е последният ден от отчетния месец.

Стъпка 4 - отчетен период

Таблицата с времето се предава за един месец - периодът от първия до последния ден на август в нашия случай.

Стъпка 5 - информация за служителите

За всеки служител на отдела се попълва отделен ред.

• Сериен номер в табелата.
• Фамилия и длъжност на служителя.

• На всеки служител се присвоява персонален номер, който се използва във всички вътрешни счетоводни документи. Той се запазва от служителя за целия период на работа в организацията и не се прехвърля на друго лице няколко години след уволнението.

Стъпка 6 - информация за посещаемостта и броя на часовете

За попълване на информация за посещаемостта и отсъствията на служителите се използват съкратени символи. Списък с тях ще намерите в края на статията в отделен параграф. В нашия пример за служителя Петров А.А. Използвани са 4 съкращения:

• I - посещаемост (в случай на посещаемост, броят на отработените часове се записва в долната клетка);
• В уикенд;
• К - командировка;
• OT - ваканция.

Стъпка 7 - общият брой дни и часове за месеца

• В петата колона посочете броя на отработените дни и часове за всеки половин месец.

• В 6 -та колона - общият брой дни и часове на месец.

Стъпка 8 - Информация за заплатите

Кодът на вида на заплатата дефинира определен вид парични плащания, криптирани в цифри. Пълен списъкза кодове вижте края на статията. Използваният пример:

• 2000 - заплата (заплати);
• 2012 г. - отпуск.

• Съответстваща сметка - счетоводна сметка, от която се отписват разходите за посочения вид възнаграждение. В нашия случай сметката за отписване на заплати, пътни плащания и ваканция е една и съща.

• Колона 9 показва броя на дните или часовете, отработени за всеки вид заплащане. В нашия случай горната клетка съдържа дните на посещаемост и командировки, а най -долната - дните на почивка.

Ако един вид възнаграждение (заплата) е приложим за всички служители през месеца, тогава кодът на вида на плащането и номерът на сметката се изписват най -отгоре, колони 7 и 8 се оставят празни, като се посочват само отработените дни или часове в колона 9. Ето така:

Стъпка 9 - информация за причините и часа на неявяването

Колоните 10-12 съдържат кода на причината за отсъствието и броя на часовете на отсъствие. В нашия пример служителят отсъства 13 дни:

• 3 дни - поради командировка;
• Бях в отпуск 10 дни.

Стъпка 10 - подписи на отговорни лица

Отчетната карта се подписва в края на месеца:

• служителят, отговорен за поддръжката;
• началникът на отдела;
• персонал.

Как да отбележите ваканция в графика

Преди да отбележите ваканцията в графика, е важно да знаете следните точки:

• каква ваканция да отложим;
• период на ваканция - от каква до коя дата почива служителят;
• по какъв метод се попълва графикът - се регистрират плътни или само отклонения.

В протокола са посочени различни видове отпуски със следните съкращения:

Когато се използват и двата метода за попълване на график за работа, символът за ваканция се поставя за всеки ден, когато служителят отсъства. Просто, когато се използва непрекъснат метод, останалите дни се запълват с посещаемост (условен код "I"), а когато се използва методът на отчитане на отклонения, те остават празни.

Други обозначения и кодове в табелата

Нека да дадем буквени обозначенияизползвани в табелата за работа под формата на таблици.

Присъствие на работното място:

Отсъствие от работното място:

Ще дадем само основни цифрови кодове на видове заплати(Пълният списък е в заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 13.10.2006 г. N SAE-3-04 / [защитен имейл]):

Попълнен примерен работен лист

Програмите за посещаемост са фокусирани главно върху съвременни компаниикоито се стремят да подобрят производителността на своя персонал. Такива програми, представени от местни и чуждестранни разработчици, се различават значително по отношение на функционалността, цената и целевата аудитория.

Моето разписание

Облачната услуга „Моят график“ е оборудвана с удобна технология за разпознаване на лица от VisionLabs. Той проследява часовете на пристигане и напускане на служителите, използващи личните си телефони и Wi-Fi рутер... Идентифицира служителите по външен вид, регистрира техните движения в офиса.

Обхват на приложение: на дребно, кетъринг, сектор услуги, сервизни центрове, аптеки, лечебни заведения.

Цена: от 1390 рубли / месец за първите 50 служители. За всеки следващи 20 рубли / месец.

Отчетите са представени в удобна таблица

ОфисMETRICA

Приложението записва началния и крайния час на работния ден, обедните почивки, паузите в работата. Следи активността на служителя при използване на компютъра, регистрира кликвания, движения на курсора, превъртане, време, прекарано с различни сайтове. Получените данни се обобщават в аналитични таблици и графики.

Обхват на приложение: малки и средни компании.

Разходи: за 5 работни места - 4 250 рубли, за 10 - 7565 рубли, за 20 - 14 240 рубли, за 30 - 18 690 рубли.

Голям брат

Приложението е предназначено за персонал с гъвкаво работно време. Фиксира продължителността на работния ден, отбелязва отклонения от посочената норма в табелата. Директно от графика ви позволява да отидете на личната страница на служителя, за да анализирате структурата на отработените часове. Обобщава данните в таблици и диаграми. Позволява ви да контролирате работата на служители в отдалечени офиси.

Целева аудитория: персонал с гъвкаво работно време, служители на отдалечени структурни звена.

StaffCop

Програмата ви позволява да видите началното и крайното време на служителите, тяхната дейност на компютри. Информацията е обобщена в цветни PDF-доклади с таблици и диаграми, които се изпращат ежедневно на електронната поща на мениджъра. Съдържанието на отчетите и времето на тяхното предаване се определя от самия мениджър. Програмата може да се използва за съставяне на разписания на работното време и заплати.

Целева аудитория: частни и държавни предприятия с персонал от 5 до 25 000 души.

Разходи: вечен лиценз за 5–25 компютъра - 4 200 рубли, за 12 месеца - 2 970 рубли, за 6 месеца - 1732 рубли, за 3 месеца - 990 рубли.

Yaware

Програмата работи както в отворен режим, така и в инкогнито. Стартира и изключва с компютъра. Поправя началото и края на работния ден, почивките, изчислява общото отработено време. Групира сайтове и програми според степента на тяхната производителност. Спомня си времето, когато служителят е далеч от работното място и го кани да напише кратък доклад за ръководството. Персонализиран според нуждите на конкретни служители и структурни звена.

Целева аудитория: компании от всякакъв размер, наемащи отдалечени служители, на свободна практика.

Разходи: До 5 служители са безплатни. Повече от 5 служители - от 150 до 450 рубли / месец.

Мобилното приложение Yaware.Mobile е проектирано да следи работното време на служителите с пътуващ характер на работа. Приложението е инсталирано на мобилен телефонслужител. Може да се използва за контрол на входящи и изходящи повиквания, SMS съобщения, време за използване мобилни приложенияи сайтове, използвани от специалиста.

Целева аудитория: мобилен персонал.

Цена: 380 рубли / месец за всеки мобилен служител.

StaffCounter

Монитори за приложения текущи дейностислужители, използващи компютри, лаптопи, таблети и телефони. Анализира активността на потребителите, групира програмите и сайтовете, използвани по степента на полезност. Проследява активността на клавиатурата, мишката, прави екранни снимки на монитора, записва звуци от вградения микрофон, записва комуникация в незабавни съобщения, проследява движения по картата, прекъсвания в работата. Работи в скрит режим. Автоматично генерира отчети за работата на персонала, графики на динамиката на производителността.

Целева аудитория: организации от всякакъв профил и размер.

Цена: 69 рубли / месец за един служител при закупуване на до 10 лиценза, 65 рубли / месец. при закупуване от 11 до 90 лиценза и 59 рубли / месец. на служител при закупуване на 91 до 500 лиценза.

Годишен отпуск

Системата е насочена към координиране и наблюдение на отсъствието на служители на работното място, както и към изчисляване на свързаните с това разходи. Служителите могат да използват системата, за да изпращат заявки за почивка, а представители на службата по човешки ресурси могат да ги одобряват или отхвърлят, да съставят доклади за това колко дни и по какви причини служителят е отсъствал на работното място през годината.

Целева аудитория: компании с до 1000 служители.

Цена: индивидуално договаряне с всеки клиент.

CrocoTime

Проследяването на времето е предназначено за проследяване на работното време и оценка на степента на натовареност на персонала. Предимството на тракера е възможността за синхронизиране с IP телефония, турникети и календар. Благодарение на тази полезна функция, ръководството на компанията получава пълна представа за работния ден на подчинените. Доклад за отсъствия, закъснения и преждевременно напускане на работното място се изпраща на ръководството.

Целева аудитория: всяка компания, независимо от профила и размера

Цената на облачната версия за едно работно място е 250 рубли / месец. Локалната версия е достъпна при индивидуални условия.

Доктор на времето

Програмата следи сайтовете и приложенията, използвани от служителя. Показва структурата на работното време с помощта на диаграми ( зелен цвят- работа на компютър, жълто - престой, синьо - мобилна работа). Програмата следи активността на клавиатурата и мишката, прави екранни снимки на екрана на редовни интервали. GPS проследяването е незаменимо за управлението на работниците на терен.

Целева аудитория: компании, които имат служители с характер на работа на място (доставка на пица, цветя, кореспонденция).

Цена: 600 рубли / месец за един работно място.

Toggl

Основното предимство на услугата е нейната простота. Услугата е фокусирана върху независим контрол: потребителят записва името на задачата, стартира таймера и го спира в края на работата. Той може да преглежда списък с изпълнени задачи, да изгражда диаграми на задачи и да следи напредъка им.

Целева аудитория: фрийлансъри, индивидуални предприемачи, частни потребители.

Цена: Безплатно. За $ 5 можете значително да разширите функционалността на програмата.

С помощта на изброените програми е възможно да се оптимизира структурата на работното време на персонала и да се увеличи неговата производителност чрез намаляване на броя на закъсненията, преждевременните заминавания и престоя. Софтуердава възможност на ръководството и представителите на човешките ресурси да идентифицират ключови служители и външни лица, по -ефективно да разпределят възнагражденията между тях, както и да контролират работно времеперсонал от отдалечени структурни подразделения и служители с пътуващ характер на работа и гъвкав график.

Всяка организация трябва да води ежедневно записи за наличието на служители на работното им място; за това отделът по персонала използва унифицирана форма на график за работа под формата на T-13. Тя ви позволява да запишете тяхното присъствие, закъснение и отсъствие, причините за които могат да възникнат по различни причини, както валидни, така и невалидни. Въз основа на информационния лист в края на месеца счетоводният отдел изчислява заплатислужители, особено тези служители, чиито заплати се формират въз основа на времето на присъствие на работното място.

Графикът на работното време играе важна роля в работата на предприятието, от регистрирането на посещаемостта на служителите на работното място, до изчисляването на техните заплати. За всяко събитие е въведен специален код, който може да отразява времето на работния ден, болестта, командировката, ваканцията, включително забавяне и отсъствие на служител на работното място. В допълнение, този документ ви позволява да проследявате нормите на работната седмица и да правите определени корекции в работния процес.

Така че, въз основа на информационния лист, мениджърът може да вземе определени решения за промяна на работната седмица на служителя, ако възникне претоварване, това често може да се случи с плаващ график или смяна на болен служител. Също така въз основа на информационния лист можете да вземете решение, както за бонуси и стимули за служител, така и за премахване на бонуси и налагане на наказание.

Моля, обърнете внимание, че първата част от табелата за работното време, за първата половина на месеца, се представя в счетоводния отдел за изчисляване на авансовото плащане за заплати и въз основа на напълно попълнен график се прави пълно изчисляване на заплатите.

Пример за попълване на лист с време

Отчетната карта може да се попълни по два начина, трябва да изберете този, който ще бъде най -удобен и разбираем:

1. Данните се въвеждат ежедневно - формулярът показва данни за посещаемостта на служителите на работа и отсъствията, ако е установен такъв факт.
2. Данните се въвеждат във формуляра само в случай на отклонения от стандартизираните стойности, например, ако служител изведнъж не дойде на работа, в този случай се отбелязва неговото отсъствие.

Легенда в графика

Код на типа заплата в табелата за работно време

• Заплати и надбавки за пътуване - 2000
• Възнаграждение на служителите по граждански договори (с изключение на роялти) - 2010 г.
• Заплата за почивка - 2012 г.
• Плащане за временна неработоспособност - 2300

Формуляр t-13 за пълнене на проби

Попълването на графика не е особено трудно, за това избирате удобна за вас счетоводна опция и записвате подходящите данни и кодове:

• V „Колона 1“е необходимо да посочите следващия сериен номер.
• V „Колона 2“- лични данни за всеки служител на организацията, в съответствие с, длъжност и пълно име.
• „Колона 3“съдържа Номер на персоналаслужител.
• V „Колона 4“използвайки буквени кодове за всеки служител, се въвеждат данни за всеки ден на подчинения, в горната клетка съответния код, а в долната клетка е посочена продължителността на работника. Така че, ако е зададен график 5/2, тогава работният ден е 8 часа, а работният ден с графика 2/2 ще бъде 11 часа. Данните за първата половина на месеца и за втората се вписват в отделни колони. Горе - за първото, и отдолу за второто полувреме. Когато възникне претоварване, работодателят трябва да компенсира работника за пренатовареното време или в брой, или с почивка.
• V „Колона 5“Общо отработените часове са посочени отделно за първата половина и отделно за втората половина на месеца.
• „Колона 6“съдържа общата стойност на отработените часове (сумата от колона 5).
• V „Колона 7“въвеждат се данни за кода на заплатата.
• "Кутия 8"съдържа данни за акаунта счетоводствода отразява цената на заплатите.
• Колони 10-13се използват за отчитане на отсъствията на служители, като се посочва подходящият код и броят на дните.

Нестандартни ситуации

Неплатен отпуск

Съгласно законодателството могат да се разграничат следните видове такива ваканции:

• По семейни причини - "DO"
• Отпуск без заплащане, предоставен в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, например по случай сватба - "OZ"
• Въз основа на решение за колективен договор или решение на индустрията - "DB"

Ако по време на ваканцията има празници

В присъствието на почивни днипо време на отпуснатата ваканция, в съответствие с производствен календарза текущата година те не са маркирани с код „В“. Така, например, ако служител е ходил на почивка от 9 юни до 16 юни и през този период има официален празник на 12 юни, тогава вместо кода (OT) е необходимо да се напише кодът „B“. Този ден не е включен в периода на платена ваканция.

Болест по време на годишен отпуск

Ако по време на ваканцията служителят е претърпял заболяване и е предоставил болничен лист в потвърждение, тогава вместо кода „OT“ е необходимо да се запише кодът „B“ в съответствие с отпуска по болест. В този случай ваканцията ще бъде удължена по време на болестта.

Таблица с часове- служи като основа за изчисляване на заплатите на служителите. Този документ съдържа информация за присъствието на служители на техните работни места или за тяхното отсъствие с посочване на причината. За да попълните, можете да използвате унифициран формуляр Т-13 или формуляр Т-12. В рамките на тази статия ще разгледаме подробно характеристиките на попълването на табелата за време на формуляра Т-13, ще дадем извадка от попълването на табелата за времето, като използваме примера на формуляра Т-13. Като алтернатива можете да изтеглите и двете формуляри по -долу.

Разписанието е таблица, в която се вземат предвид посещаемостта и отсъствията за всеки служител на предприятието. Показва се общият брой отработени дни и часове на месец. Освен това са посочени кодови обозначения на причините за отсъствията.

Формуляр за времеви лист Т -13 - попълване на проба

На първо място, трябва да се отбележи, че попълването на формуляра може да стане по два начина:

• ежедневно се отбелязва цялото присъствие, неприсъствието на работа;
• се отбелязват само отсъствия, закъснения и други отклонения от нормалния работен ден.

Нашият примерен график за работа използва първия метод за проследяване на времето.

На първо място, трябва да въведете данни за напускането на служителите на работа през месеца в табела за работно време. Във формуляр Т-13 за това има таблица, в която се попълва отделен ред за всеки служител.

В колони 2 и 3 се посочват пълното име, длъжността на служителя и неговият персонален номер.

Колона 4 показва присъствие и неприсъствие на работа. За всеки календарен ден от месеца - отделна клетка, обозначението на кода е посочено най -отгоре, под броя на отработените часове за този ден. Опцията е възможна, когато долната клетка не е запълнена, докато работното време се записва в дни.

Кодовете могат да бъдат намерени на заглавната страница на разписанието на T-12.

В извадката по-долу за попълване на формуляра Т-13 бяха използвани следните буквени кодове за проследяване на работното време:

• I - денят е отработен напълно;
• Б - почивен ден;
• К - намиране на служител в командировка;
• Б - в отпуск по болест;
• OT - на почивка.

В края на месеца трябва да се брои броят на дните и часовете, отработени през първата и втората половина на месеца, като за това графикът има графи 5, 6. В петата горната клетка отразява броя на дните отработени за първата и втората половина на месеца, в долната клетка - броят на отработените часове за всяка половина на месеца. В шестата се посочва броят на отработените дни (горна клетка) и часове (долна клетка) за целия месец. На фигурата по-долу е показан пример за попълване на колона 1-6 от табелата за работно време.

Пример за попълване на колона 1-6 от табелата за работно време (формуляр Т-13)

Колони 7-9 от формуляр Т-13 съдържат информация, която ще бъде полезна за.

За всеки вид заплати има отделно обозначение, например:

• 2000 е кодът за заплати и надбавки за пътуване;
• 2012 г. - код на графика за изплащане на отпуск;
• 2300 - код при заплащане на отпуск по болест и др.

Нашият пример за попълване на график съдържа горните три кода.

Ако за всички служители се използва само един вид възнаграждение, следва да се попълнят следните данни:

• код на вид заплата - в горната част на колона 7-9, еднакъв за всички служители;
• кореспондентска сметка - сметка, с която са свързани разходите за този вид възнаграждение;
• 7, 8 колони остават празни;
• 9 - броят на дните (часовете), отработени на месец за всеки служител.

Ако се използват няколко вида заплати, тогава трябва да попълните и трите колони: 7, 8, 9.

На седмия се поставя кодът на заплатата, на осмия - сметката за приписване на разходите за този вид плащане, на деветия - броят на дните или часовете, съответстващи на този вид плащане. Тези данни се попълват за всеки служител, посочен в работния лист.

Останалите колони от таблицата съдържат информация за причините за отсъствията и закъсненията на служителите.

Той също така има свои собствени кодове за причините за неявяването, например:

• К - командировка;
• Б - отпуск по болест;
• OT - ваканция и др.

До указанието на кода на причината се поставя броят часове или дни отсъствие на служителя по тази причина. Попълването на графика обикновено е отговорност на ръководителите на отдели или отдели или служителите на отдела за персонал.

Попълване на табелата с времето съгласно формуляра Т-13 (колони 7-13)

Авторският курс на Олга Ликина (счетоводител на M.Video management) е отличен за организиране на кадрови записи в компанията за начинаещи служители по персонала и счетоводители ⇓

Изтеглете график за работа (формуляр Т-13). Примерни и канцеларски материали в Excel

По -долу можете да изтеглите формуляр за работен график на един лист и като пример по -долу можете да видите завършен примерен документ.

Видео урок „График на времето. Формуляр Т-13 "

Този видео урок показва подробен пример за попълване на график с помощта на формуляра Т-13.

Таблицата с разписания е предназначена да въвежда информация за действително отработеното време от служители на организации. Трябва да кажа, че табелата за разписания не е строго задължителна - по принцип тя може да бъде произволна, тоест всяка компания е свободна да използва своя собствена табела за време, когато възникне такава необходимост. Формулярът обаче е разработен и препоръчан за използване от Държавния комитет по статистика на Руската федерация и е предпочитан.

Файлове

Кой попълва работния лист

Формулярът се попълва или от служител на отдела за персонал, или от ръководителя структурно звено, или хронометрист, специално нает за тази функция. Въз основа на въведената в него информация специалистите на счетоводния отдел начисляват заплати и други плащания на служителите на организацията. Всъщност графикът е един от най -важните счетоводни документи. И ако малките компании могат без него, тогава големи предприятия v задължителенсъхранявайте такива записи на времето.

В зависимост от системата за счетоводно отчитане на персонала, приета в предприятието, графикът за работно време може да бъде съставен или един за всички служители на организацията, или да се съхранява отделно във всяко отделение.

Графикът на работното време е обикновен документ, тоест всеки месец трябва да съставите ново копие, така че серийният номер на разписанието ще бъде равен на серийния номер на месеца, в който е създаден. Периодът на разписанието обхваща всички дни от месеца.

Можете да попълните табелата за график както по електронен път, така и в писмена форма. Въпреки това, след като въведете цялата необходима информация, тя все още ще трябва да бъде отпечатана за подписите на отговорните лица.

Формуляр Т-13. Характеристики на формуляра

Нека започнем с формуляра Т-13, който сега се използва много по-често за водене на график.

Единният формуляр Т-13 или електронният график за работа е добре познат на служителите от отдела за персонал. Това не е единственият, но определено най -често срещаният начин за проследяване на отработените часове. Ако записвате ръчно, трябва да използвате формуляр Т-12.

Разписанието е познат инструмент за проследяване на посещаемостта на служителите. Формуляр Т-13 ви позволява да запишете подробно причините за неявяването на работа, включително студентските ваканции по време на сесията, повишаването на квалификацията и няколко вида отпуск за инвалидност. Срокът, за който се попълва документът, може да бъде по -малък от 31 дни.

Завършеният Т-13 е основата за изчисляване на заплатите.

Формат за попълване на график в T-13

За разлика от произволни таблици с подобно съдържание, T-13 съдържа данни за предприятието, включително формата на собственост и OKPO. Номерът на документа се поставя в съответствие с вътрешните изисквания за поддържане на разписания.

Името на отдела също е посочено в горната част. Трябва да се помни, че ръководителят на този отдел (дори ако попълването на график не е негова отговорност) трябва да подпише попълнения формуляр.

Редът на служителите се определя с решение на отговорното лице. Най -често срещаният сортиране е по азбучен ред, както в нашия пример, но е възможна опцията за подреждане по брой на персонала (колона 3).

В колона 4 поставяме бележки по дни:

АЗ СЪМ- (присъствие) работен ден,
V- почивен ден,
ОТ- ваканция,
RP- избирателна активност в почивен ден (работен ден),
ДА СЕ- командировка,
настолен компютър- обучение,
Имам- учебен отпуск с обаждане от образователна институция,
Б- отпуск по болест с отпуск по болест,
T- неплатен отпуск по болест без отпуск по болест.

Под знака поставям броя на отработените часове този ден. В колона 5 обобщаваме броя на I в реда и броя на часовете. Получаваме 4 стойности за 2 половината от месеца. В колона 6 обобщаваме стойностите и получаваме крайната цифра за работата за месеца.

Броят на часовете за C, OT, K, B и други случаи не е посочен в четвъртата колона. За това има колони 10-13.

Отчитане на отпуск по болест, отпуски или други отсъствия

Кодовете за обозначение могат да бъдат различни (например цифрови). Конкретният формат на попълване не е предписан от закона.

Означението X показва, че не вземаме предвид този ден: за удобство месецът е разделен на два реда с неравни стойности. Месеци с 30 дни (например ноември, колоната ще изглежда така (за удобство „несъществуващият“ 31-ви номер е маркиран в червено):

Т-13 за ноември

По аналогия Т-13 се попълва за посещения през февруари.

Колони 7-9 посочват кода за плащане, броя на дните и вида на таксите. В нашия пример се използват кодове:

• 2000 - Общ работен ден,
• 2300 - отпуск по болест (обезщетение за инвалидност),
• 2012 - ваканция.

Алтернативно решение

Някои предприятия одобряват леко опростена версия на разписанието, без да описват подробно причината за пропуските. Колона 4 показва само 2 кода:

• АЗ СЪМ- работен ден,
• З- неработен ден.

Този метод може да бъде неудобен, тъй като не регистрира отпуск по болест.

Специални случаи

1. Как да завършим T-13 за персонал, посещаващ конференции и други обучителни събития?

Зависи от позицията на предприятието. Тези дни могат да се броят като работници (I), или като напреднали обучения (PC). Размерът на плащането също може да варира.

2. Мога ли код I да има стойност за повече от 8 часа?

Да. Може би, ако има специална поръчка за удължено работно време. Извънреден трудмогат да бъдат маркирани с обозначението C.

3. Каква е разликата между разписанията на T-12 и T-13?

Първият е формуляр за ръчно присъствие. Вторият е по електронен път. Много счетоводни отдели вече са преминали към Т-13, тъй като той може да бъде автоматично събиран с помощта на специална програма.

Формуляр Т-12

На първо място, както във всеки друг документ за досиетата на персонала, първо трябва да въведете данните за организацията в графика: нейното пълно име с кода на OKPO (трябва да го вземете от документите за регистрация), организационен и правен статус (IP, LLC, CJSC, OJSC), както и структурната единица (отдел), за която дадена справка(ако е необходимо).

След това трябва да въведете в съответната колона номера на документа за вътрешния документооборот и също да посочите отчетен периодкоето отчита дадения график.

Числови и азбучни кодове в табелата за разписания

Тази част от разписанието включва азбучни и цифрови кодове, използвани за попълване на необходимата информация за служителите, както и тяхното декриптиране. Те трябва да бъдат въведени в основната част на работния лист, за да отразяват накратко и ясно времето, действително прекарано от един или друг служител на работното място, както и причините за отсъствието му от работа. Ако специалистите от отдела за персонал имат нужда да въведат някои допълнителни кодове в тази форма на протокола, те могат да бъдат разработени независимо и да бъдат въведени в тази таблица.

Проследяване на времето в Т-12

Този раздел в работния лист е основният - в него се записва работното време. Първо, трябва да въведете серийния номер на служителя в първата колона на този раздел, след това, във втората - пълното му име (за предпочитане пълното име и бащиното име, за да няма объркване и грешки). В третата колона трябва да вмъкнете номера на персонала на служителя, който му е присвоен по време на работа (той е индивидуален и никога не се повтаря).

В отчетната карта има два реда за всеки служител - те съдържат криптирана информация за наличието или отсъствието на работното място за всеки календарен ден от месеца. Освен това е необходимо незабавно да се посочи причината за неявяването на работното място, ако такава е установена.

Причината е посочена в горния ред срещу пълното име на служителя, а в долния ред - действително отработените часове и ако служителят не се е появил на работното място, долната клетка може да бъде оставена празна.

Следващата стъпка е да се изчисли общият брой часове и дни, действително отработени за двуседмични периоди, и в края на таблицата резултатът от изчисленията за месеца.

В същото време трябва внимателно да следите, че общият брой календарни дни в един месец съвпада с обема на работа, почивни дни и празници, посочени за всеки служител.

Трябва да се каже, че понякога лицата, отговорни за попълването на работния график, въвеждат в него само тази информация, която се отнася до дните, когато служителят е отсъствал от работното място. Тази опция обаче може да доведе до персонални и счетоводни грешки, така че не е препоръчително да я използвате.

Дата и подписи на отговорни лица

След попълване на табелата с данни служителят, отговорен за това, трябва да посочи длъжността си, а също така да влезе в съответните клетки със задължително декриптиране. Разписанието трябва да бъде одобрено и от ръководителя на структурното звено или директора на предприятието - също с посочване на длъжността и подпис с препис. Последното нещо, което трябва да въведете, е датата, на която е попълнен графикът.