Изисква ли се номера на персонала на служителите? Как се присвоява номера на персонала на служителите на организацията. Как да присвоите личен номер на служител

Какво е личен номер, откъде идва и изисква ли се? Прочетете в нашата статия, разберете дали броят на уволнените служители може да се използва

В тази статия ще научите:

Процедура за присвояване на персонален номер

Кодексът на труда не определя какво е щатното число на служителя. Тази концепция се появява в писмото на Държавния комитет по труда на СССР № 75-АВ, Министерството на финансите на СССР № 89, Централното статистическо управление на СССР № 10-80 от 27.04.1973 г. Когато човек получи работа, отделът за персонал му присвоява цифров код - личен номер. Тази комбинация от числа е уникална и не се повтаря, всеки служител има своя собствена. Кодът остава непроменен през целия период на трудовото правоотношение между лице и фирма.

В много големи компании с хиляди служители това може да се направи от отделен специалист – хронометрист. В други фирми такива отговорности се възлагат на специалист в отдела за персонал или счетоводството.

Законодателството не регулира това кодиране и неговото присвояване по никакъв начин и теоретично всяка компания има право да измисли свой собствен шифър, използвайки римски цифри, символи и букви. Но обикновено хронометристите следват практиката, която се е развила през годините.

Процесът на присвояване на личен номер на нов служител традиционно е следният:

специалистът, който оформя новопристигналия служител, иска от отговорния служител безплатна комбинация;
присвоения на лицето код се вписва в заповедта за работа и личната карта;
информация за приетия в персонала специалист и присвоения му номер се вписва в счетоводния дневник.

Изисква ли се личен номер

Тъй като законодателството не прави щатната численост на служителите задължителна, малките фирми, състоящи се от 2-3 служители, се справят без тях. Но в средните и големите компании те се използват най-често. Тази кодификация позволява:

улеснява работата на счетоводителите при обработка и записване на информация за вътрешното движение на служителите;
по-просто и правилно и данъци, благодарение на маркировките, направени от личния номер на служителя;
опростете търсенето на информация за заплати, болнични, отпуски и др. за всеки служител.

Персонален номер на служител при повторно приемане

Кодът, присвоен на служител при постъпване на работа, не се променя, докато лицето не бъде уволнено от тази организация. За да се избегне объркване, се препоръчва 1-2 години след уволнението на служител да не се възлага кодът му на нови специалисти.

В този случай, ако служителят реши да се върне в предприятието, той трябва да върне стария идентификатор. При по-късно връщане лицето ще получи предишния код само ако няма време да го даде на някой от новите специалисти.

Ще се промени ли щатният номер на служителя, когато бъде преместен в друг отдел или на друга длъжност? Повече подробности - в материала на статията.

От статията ще научите:

Номерът на персонала е реквизит, широко използван в личните досиета. С негова помощ във вътрешни документи се посочва служител - конкретно лице, а не персонал на предприятието. Номерата на персонала през 2017 г. се появяват заедно с паспортните данни на персонала в лични досиета и карти, , ведомост.

Важно: ако организацията използва за вътрешно счетоводство на персонала и унифицирани форми на Госкомстат става щатният номер на служителя задължителен реквизит, без което е невъзможно правилното попълване на формулярите.

Изтеглете свързани документи:

Какво е личен номер на служителя

Персоналният номер е цифров код, уникален в рамките на дадено предприятие, присвоен на служител. Кодът трябва да е достатъчно прост и да позволява уникална идентификация на всеки служител, за да няма объркване при попълването на регистрационните форми. Ако структурната единица има своя собствена персонална службаи счетоводство, на служителите му се присвояват кодове в рамките на отдела. Това може да се намери в големите предприятия.

Персонален номер, присвоен на служител веднъж, когато , остава непроменен през целия период, докато продължава трудовото правоотношение между работника или служителя и работодателя. По правило след уволнението на служител неговият личен номер остава незает и ако бивш служителреши да се върне, ще му бъде назначен същият идентификатор.

В бъдеще на всеки новодошъл, приет в щата, се присвоява собствен код - във възходящ ред, в хронологичен ред. Веднъж получен, кодът не се променя кога или в случай на промяна в паспортните данни на служителя.

Тези идентификационни номера на служителите се присвояват на:

работа по безсрочен трудов договор;
нает от ;
външни служители на непълен работен ден;
сезонни работници.

Номерата на персонала са за вътрешна употреба. Поради това те почти никога не се появяват в изходящата документация на работодателя, а се използват за отчитане на отработените часове и автоматизиране на заплатите при регистрация и т.н.

Използването на такива идентификатори позволява:

да опрости и улесни обработката на данни за служителите;
проследяване на движението им между отделите в процеса на трансфери;
когато присвоявате номер на персонала, направете в него специални маркировки, които улесняват счетоводството и установете, например, специална процедура за натрупване ;
своевременно формират заявки за всеки служител и получават пълна информация за начислената и изплатената заплата, , свободно време, извънреден труд, ваканции и др.

Но въпреки това основната причина, поради която е особено препоръчително да се присвояват персонални номера на служителите, е работното време, отработено от всеки от тях. Тези уникални номера се използват за счетоводство, включително автоматизирано, и фиксиране на часа на пристигане и заминаване от работа, обедни почивки, отсъствия по лични въпроси. Благодарение на тяхното използване работодателят има възможност да получи достоверна информация за това колко пълноценно служителят използва своята работно време, контролирайте това и го вземете предвид в системата за възнаграждения, например при изчисляване на бонуси.

Изтеглете в.doc

Всеки служител трябва да получи свой собствен уникален код, дори ако е външен служител на непълно работно време, работещ на половината или една четвърт от ставката.

Персонален номер на служител: как се присвоява код на вътрешен работник на непълно работно време

- широко разпространено явление, чиято същност се свежда до извършване на работа на няколко позиции в рамките на една организация. Вътрешен работник на непълно работно време изпълнява допълнителни задачи на работодателя само в свободното си време от работа на основна длъжност, въз основа на отделен трудов договор.

Тъй като при страните сключват не един, а няколко трудови договора - според броя на длъжностите, заемани от служителя - препоръчително е да се определи личен номер за всеки от тях. Специалист, който работи на две позиции, получава два различни номера на персонала, за трима - три и т.н. По този начин процедурата за отчитане на времето, отработено от работник на непълно работно време, е опростена. Отработените часове на основната длъжност се отчитат отделно от отработените часове Изтеглете завършената проба
Изтеглете в.doc

През 2017 г. щатните номера се присвояват на всички служители, при които работодателят се установява работни отношения... Включително домашните работници, и професионалисти, наети на непълно работно време или седмично. Персонални номера-2017 не се присвояват само на лица, с които се осъществява сътрудничество на базата на (договор, предоставяне на услуги).

Служителите на предприятия и организации не винаги се сблъскват с такова понятие като номер на персонала. Освен това обикновените работници може просто дори да не знаят за съществуването му. Но специалистите от отделите за персонал са длъжни да водят отчети за времето на персонала. И това е само част от управлението на кадровата документация, която е истинска наука със свои закони, правила и процедури. В същото време разделът за числеността на персонала заема в него, макар и не съвсем официално, но доста значимо място.

Какво е личен номер

Както вече става ясно от самото име, всъщност Номер на персоналаТова е специален цифров код на служител. Приписва се на човек от момента, в който той започне да изпълнява служебни задължения... Номерата на персонала не се повтарят и този код е строго индивидуален за всеки служител. През целия период на работа на дадено лице в определена компания неговият персонал остава непроменен.

Дори ако служител в даден момент напусне организацията, но след това реши да се върне в нея, ще му бъде присвоен предишният личен номер.

Трябва да кажа, че отчитането на времето рядко се използва в малки фирми, но като правило е в задължителенизползвани в средни и големи предприятия.

За какво са номерата на персонала?

Възлагането на специални цифрови комбинации на служителите на предприятието преследва няколко цели наведнъж:

улесняване на работата на специалисти от счетоводния отдел за обработка и записване на данни за вътрешните движения на служителите;
номерът на персонала се използва за извършване на различни марки за конкретен служител, които позволяват в бъдеще по-просто и правилно да се изчисляват такива параметри като заплати и свързани данъци;
Тези цифри улесняват намирането на цялата информация за заплата, отпуск по болест, отпуск, извънреден труд, отпуск и т.н. за конкретен служител.

Но въпреки това основната цел на номера на персонала е да следи времето, прекарано от служителя директно на работното място. За да направите това, упълномощените служители на предприятието записват времето на пристигане на персонала от работа и напускане на дома, всички видове отсъствия за обяд, по лични въпроси и др. В бъдеще тази информация ви позволява да определите дали човек е работил определеното време или може би е имал претоварване и въз основа на това да изчислите заплатите си.

Ако говорим за времето, което един служител трябва да прекара на работното място, тогава има три основни варианта.

Пълно работно време (40 часа седмично).
По-кратко работно време (20 часа седмично или по-малко).
Работа на непълно работно време (броят на часовете се определя индивидуално с отделно споразумение между работодателя и служителя).

Най-често последните две точки се отнасят за студенти, непълнолетни, пенсионери, хора с увреждания и някои други категории граждани.

Кой присвоява личен номер на служител

Във всяка организация, която поддържа такова кадрово досие, трябва да има специалист, на когото е поверена тази отговорност. По правило това е или ръководител на отдел, или служител на отдела за персонал, който впоследствие прехвърля данните в счетоводния отдел, или директно счетоводител, или специален хронометрист. Последното е особено често срещано за големи промишлени предприятия... Упълномощен служител води регистър и записи на зададените шифри, контролира правилността на тяхното присвояване и използване

На кого се приписват персонални кодове

Номерата на персонала трябва да бъдат присвоени на всички служители на компанията, където се водят кадрови регистри. В частност:

тези, които са наети на постоянна основа;
временни служители;
външни служители на непълен работен ден;
сезонни работници.

Внимание!Ако служител комбинира позиции в рамките на едно и също структурна единицаили отдел, не е необходимо да въвеждате отделен личен номер в него. Въпреки това, ако втората му работа е извън тази организация или в друг отдел, тогава присвояването на личен номер е съвсем подходящо.

Как се присвоява личен номер

Съгласно общоприетите правила за персонала и счетоводство, номерата на персонала трябва да бъдат присвоени от една стойност. С увеличаването на броя на служителите тази цифра, съответно, расте в хронологичен ред, без пропуски. Само за криптиране на номера на персонала арабски цифри, без да добавяте други знаци, като точки, кавички, тирета и т.н.

Горната информация обаче не е строго обвързваща. Факт е, че законът не съдържа никакви специални клаузи или нормативни актове, регулиращи присвояването на номера на персонала. Така че чисто теоретично всяко предприятие има право самостоятелно да решава как да разработи и приложи тези цифрови кодове към служителите, както и да ги коригира в бъдеще.

Тъй като отчитането на времето ви позволява да поддържате ред при поддържането на вътрешна документация, препоръчително е да се придържате към следните препоръки при определяне на номера на персонала:

Строго определен служител трябва да бъде ангажиран с отчитането на времето;
Трябва да зададете личен номер веднага след като новонаетият служител подаде всичко задължителни документиза регистрация или в първия й работен ден;
При задаване на цифрови комбинации време-число е необходимо да се спазва хронологията, като се изключват пропуски;
Необходимо е да се донесе на вниманието на служителя назначения му цифров код;
Не забравяйте да въведете индивидуален номер.

Присвояване на персонални номера на пенсионирани служители на новонаети служители

Рано или късно почти всички специалисти, участващи в регистрите на персонала в предприятия и организации, си задават въпроса: възможно ли е пренасочване на персонални номера? Тъй като това по никакъв начин не е регламентирано от закона, тук трябва да разчитаме на установената практика. И той е такъв, че обикновено вече използваните номера или не намират по-нататъшна употреба, или се назначават на нови служители, след като е изминала поне една година от уволнението на служителя, който преди това е бил вписан в него.

Къде се регистрира счетоводството на персонала?

Предприятията, които използват отчети за отчитане на времето на служителите, като правило поддържат и дневник с номера на персонала... Той записва следните данни:

фамилия, име, отчество на служителя;
датата на наемането му;
длъжност и специалност;
номер и дата на трудовия договор;
структурно звено, в което е вписан;
самият номер на персонала.

Файлове

Обобщавайки горната информация, можем да кажем, че воденето на време е доста важна част от управлението на персонала и счетоводната документация. Въпреки това, при определяне на номера на персонала, човек трябва да се ръководи от някои правила, които всяка компания има право да разработва самостоятелно. Нарушаването им обаче не води до никакви санкции от страна на регулаторните органи. Независимо от това, безупречното поддържане на времето значително улеснява и оптимизира работата на HR и счетоводните отдели, като ви позволява да избягвате грешки при начисляването заплатии други плащания.

Номер на персонала

Номер на персонала- уникален номер на служител на предприятие, учреждение, организация или негова голяма структурна единица, под който служителят фигурира във вътрешни документи, предимно в лично досие, справка (от която произлиза името) и документи за плащане на заплати.

Персоналният номер на служител е уникален в рамките на организация или структурно звено, което има собствен отдел за персонал и счетоводен отдел, присвоява се веднъж при постъпване на работа, никога не се променя. В някои организации след уволнението на служител той вече не може да бъде възложен на други служители, които идват на работа по-късно, докато в други е разрешено. Обикновено номерата на персонала се присвояват, започвайки с един (номер 1 обикновено се отнася до първия ръководител на предприятието), всеки следващ номер е с един по-голям от предишния.

Фондация Уикимедия. 2010 г.

Вижте какво е "Номер на персонала" в други речници:

Номер на персонала- за дни (без да се брои времето, прекарано на път) от "" 20 до "" 20 години Валидно при представяне на паспорт Глава позиция подпис дешифриране на подпис Бележки при заминаване в командировка, пристигане ... Речник-справочник на термините на нормативно-техническата документация

НОМЕР, ТАБЛИЦА- номера, определен на всеки служител при наемане. Поставя се върху всички документи за регистрация на персонал, производство и заплати. В случай на уволнение или преместване на друга работа, номерът на персонала по правило не може ... ...

ТАБЛИЦА СЧЕТОВОДСТВО Правна енциклопедия

Отчитане на работното време на всеки служител. Извършва се в отчетната карта, която посочва щатния номер на всеки служител, неговото фамилно име, собствено име, отчество, информация за работното време за всеки ден от месеца ... Енциклопедичен речник по икономика и право

стая- а; мн.ч. числа /; м. (от лат.число число) вж. също. номер 1) Поредният номер на обект в редица други еднородни. Номера на къщата. Телефонен номер. Номер на документ. з... Речник на много изрази

А; мн.ч. числа; м. [от лат. numerus number] 1. Пореден номер на обект в редица други еднородни. Н. у дома. Н. телефон. Н. документ. Н. полет, маршрут. N. билет. Н. задачи. Трамвай n. осем, четиридесет и две. Научете, запишете, запомнете, запомнете, ... ... енциклопедичен речник

СЧЕТОВОДСТВО, ТАБЛИЦА- счетоводство с помощта на основния документ разписки за присъствие на работа и използване на работното време, обхващащо всички служители на организацията. На всеки служител се присвоява конкретен личен номер, който е посочен във всички счетоводни документи ... ... Голям счетоводен речник

СЧЕТОВОДСТВО, ТАБЛИЦА- регистриране на присъствието на работа и използването на работното време на всеки служител за всеки работен ден, извършено с помощта на първичния документ на разписанието. Че. се извършва по метода на регистриране на отклоненията (липси, закъснения и др.). Табелката отразява... Голям речник по икономика

заплата- (Заплати) Най-важното средство за повишаване на интереса на работниците Участие на работниците в дела на новосъздадените материални и духовни блага Съдържание Съдържание. > заплатите са най-важното средство за повишаване на мотивацията ... ... Инвеститорска енциклопедия

И (неактуален) номер, а, мн. числа и (неактуални) числа, м. 1. Пореден номер на обект в редица други еднородни. Номера на къщата. Телефонен номер. Номер на документ. □ [Войницин] взе билета, показа номера и отиде да седне до прозореца, докато неговият предшественик ... ... Малък академичен речник

Новосъздадената организация набира служители. Задължително ли е да се присвои личен номер на нов служител на компанията или може и без него? В какъв ред трябва да направя това? Ще отговорим на тези и други въпроси в статията.

На служител, който е приет в организацията, трябва да бъде присвоен личен номер. Този атрибут е вътрешният код на служителя и е посочен във всички кадрови документи, съставен по унифицирани формуляри (в заповедта за работа, график на отпуските, лична карта и др.). Присвояването на личен номер на служител е задължителна процедура съгласно кл.

Как се присвоява личен номер на служител?

18 Основни разпоредби за отчитане на труда и заплатите в промишлеността и строителството, въведени с писмо на Държавния комитет по труда на СССР, Министерството на финансите на СССР и Централното статистическо управление на СССР от 27.04.1973 г. No 75-АВ / 89 / 10-80.

Имайте предвид, че процедурата за присвояване на личен номер не е установена от трудовото законодателство и може да бъде одобрена от работодателя (организация или индивидуален предприемач) независимо (член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). По този начин няма единна извадка на процедурата за присвояване на персонален номер в организацията и може да се различава в различните компании.

След уволнението номерът не се използва година-две

Номерът на персонала се съхранява от служителя през цялото време на работата му в организацията. Освен това, при уволнение на служител, неговият личен номер не може да бъде присвоен на друг служител за една до две години (клауза 18 от Основните разпоредби, одобрени с писмо от Държавния комитет по труда на СССР, Министерството на финансите на СССР, Централната статистическа служба на СССР Кабинет от 27.04.1973 г. No 75-АВ / 89/10 -80).

Що се отнася до персоналните номера на полицейските служители, не се изисква присвояване на личен номер на служител по трудов договор или по договор за платена услуга. Персоналният номер се присвоява само на служителите на компанията.

По този начин присвояването на личен номер на по-рано уволнен служител при повторно наемане е възможно, ако не са изминали две години от датата на уволнението му и предишният му личен номер не е бил присвоен на друг служител. Освен това в момента в програмите 1C "ZUP" и "Заплата и персонал" специалист по персоналможе самостоятелно да определи процедурата за присвояване на личен номер на новонает служител (за повече подробности вижте „Личен номер на служител при повторно наемане“).

На практика служителите по персонала имат въпрос относно присвояването на личен номер вътрешно непълно работно време... Всъщност не е забранено въвеждането на допълнителен личен номер в такава ситуация. Има обаче и друг вариант за решаване на проблема (за повече подробности вижте "Кадровен номер на вътрешния непълно работно време").

Ако откриете грешка, моля, изберете част от текст и натиснете Ctrl + Enter.