Длъжностни характеристики на личния асистент на изпълнителния директор. Длъжностна характеристика на асистента (асистент) на генералния директор, длъжностни характеристики на асистента (асистент) на генералния директор, примерна длъжностна характеристика на асистента (асистент)

V описание на работатае посочен обхватът на задълженията и работата, които трябва да изпълнява лице, заемащо определена длъжност. Описание на длъжността в съответствие с Общоруски класификаторуправленска документация, или OKUD, OK 011-93 (одобрена с Резолюция на Държавен стандарт № 299 от 30.12.1993 г.) е класифицирана като документация за организационно и регулаторно регулиране на дейността на организацията. Групата от такива документи, заедно с длъжностната характеристика, включва по -специално вътрешните трудови разпоредби, разпоредбата за структурното звено, щатното разписание.

Задължителна ли е длъжностната характеристика?

Кодексът на труда на Руската федерация не задължава работодателите да съставят длъжностни характеристики. Всъщност, в трудов договор със служител, неговата трудова функция винаги трябва да се разкрива (работа според позицията в съответствие с маса за персонал, професия, специалност с посочване на квалификация или конкретния вид работа, възложена му) (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). Следователно е невъзможно да се търси отговорност от работодателя за липсата на длъжностни характеристики.

В същото време длъжностната характеристика обикновено е документ, в който е посочена трудовата функция на служителя. Инструкцията съдържа списък на работните отговорности на служителя, като се вземат предвид спецификите на организацията на производството, труда и управлението, правата на служителя и неговата отговорност (Писмо от Роструд от 30.11.2009 г. № 3520-6-1) . Нещо повече, длъжностната характеристика обикновено не само разкрива трудовата функция на служителя, но също така посочва квалификационните изисквания, които се прилагат към позицията или извършената работа (писмо от Rostrud от 24 ноември 2008 г. № 6234-TZ).

Наличието на длъжностни характеристики опростява процеса на взаимодействие между служителя и работодателя по въпросите на съдържанието трудова функция, правата и задълженията на служителя и изискванията към него. Тоест всички онези въпроси, които често възникват във взаимоотношенията както със съществуващи служители, така и с новоназначени, както и с кандидати за определена позиция.

Роструд смята, че длъжностната характеристика е необходима в интерес както на работодателя, така и на служителя. В крайна сметка наличието на длъжностна характеристика ще помогне (Писмо на Роструд от 09.08.2007 г. № 3042-6-0):

обективно да оцени дейността на служителя през периода изпитателен срок;
разумно отказват да наемат (в края на краищата инструкциите могат да съдържат допълнителни изисквания, свързани с бизнес качестваслужител);
да разпределя трудовите функции между служителите;
временно преместване на служителя на друга работа;
оценяват добросъвестността и пълнотата на работната функция на служителя.

Ето защо е препоръчително изготвянето на длъжностни характеристики в организацията.

Такава инструкция може да бъде приложена трудов договорили да бъде одобрен като независим документ.

Как се съставя длъжностната характеристика

Длъжностните характеристики обикновено се изготвят въз основа на квалификационни характеристики, които се съдържат в справочниците за квалификации (например в Квалификационния справочник за длъжности на мениджъри, специалисти и други служители, одобрен с Постановление на Министерството на труда от 21.08. 1998 г. № 37).

За работниците, наети по професиите на работниците, за да се определи тяхната трудова функция, се използват единни тарифни и квалификационни справочници за работа и професии на работници в съответните отрасли. Инструкциите, разработени въз основа на такива справочници, обикновено се наричат производствени инструкции. Въпреки това, за да се унифицира и опрости вътрешната документация в организацията, инструкциите за професии със сини якички често се наричат и длъжностни характеристики.

Тъй като длъжностната характеристика е вътрешен организационен и административен документ, работодателят е длъжен да запознае служителя с него срещу подпис при наемането му (преди подписване на трудов договор) (

Длъжностната характеристика на помощник -мениджъра е създадена, за да рационализира трудовите отношения. Документът посочва функционалните задължения, отговорности, права на служителя.

Длъжността „асистент мениджър“ в различните организации може да се нарече по различен начин: личен асистент директор, асистент мениджър, секретар.

Пример от типична длъжностна характеристика за асистент на мениджър

І. Общи разпоредби

1. Помощник на ръководителя се назначава на длъжността и се освобождава със заповед на ръководителя на организацията.

2. Помощникът на ръководителя се отчита директно на ръководителя на компанията.

3. По време на отсъствието на помощника на ръководителя правата и функционалните му задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е посочено в заповедта за организацията.

4. Лице, което има висше образованиеи подобен трудов стаж от една година или повече.

5. Помощник -мениджърът се ръководи в своята дейност от:

законодателството на Руската федерация;
Вътрешни трудови разпоредби, Хартата и други регламентии компании;
заповеди и заповеди на ръководството;
тази длъжностна характеристика.

6. Помощникът на мениджъра трябва да знае:

установената процедура за работа с документи в организацията;
регламенти бизнес комуникацияи етикет;
процедурата за поддържане на отчетната документация;
правила за използване на офис техника, комуникации;
основите на работа в текстов редактор, електронни таблици;
основи на офис работата;
организационна и персонална структура на компанията;
процедурата за сключване и изпълнение на договори.

II. Длъжностни задължения на помощник -мениджър

На помощник -мениджъра са възложени следните функционални задължения:

1. Планиране на работния ден на мениджъра: разработване и съгласуване на график за срещи, посещения, обаждания, приеми и други действия.

2. Личен съпровод на управителя при срещи, приеми, при пътувания.

3. Техническа поддръжкаработа на мениджъра: поръчка на билети, транспорт; организация на преговори, срещи.

4. Водене на протоколи и други документи, записващи хода и резултатите от срещи, срещи, преговори.

5. Представяне на вниманието на служителите от структурните подразделения на организацията инструкции, заповеди на ръководството и контрол на тяхното изпълнение.

6. Събиране на информация, изготвяне и предоставяне на аналитични, информационни, справочни и други доклади на ръководството.

7. Водене на протоколи, получаване на кореспонденция, изпратена до ръководителя.

8. Регистрация на посетители за лична среща с ръководителя, организиране на техния прием.

9. Приемане на документи и заявления за подпис на ръководителя, тяхната регистрация, отчитане и предаване на ръководителя.

10. Съставяне на писма, искания, други документи от името на ръководството.

11. Подготовка на сесии, срещи, срещи, провеждани от ръководителя. Събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа, мястото на провеждането им, дневния ред.

12. Изпълнение на служебни задачи на ръководителя.

ІІІ. Права

Помощникът на управителя има право да:

1. Получаване на информация в размер, необходим за изпълнение на възложените задачи.

2. Изпращайте предложения до ръководството за подобряване на тяхната работа и рационализиране на дейността на компанията.

3. Изпраща искания до организационни звена (от името на ръководителя или по лична инициатива) за получаване на документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения.

4. Изисквайте от ръководството на институцията да създаде необходимите условия за изпълнението му служебни задължения.

5. Приемам независими решенияв рамките на тяхната компетентност.

6. Имайте достъп до поверителна информация, когато възникне бизнес необходимост.

IV. Отговорност

Помощник -мениджърът отговаря за:

1. Предоставяне на неточна информация на служителите на организацията.

2. Неправилно изпълнение на задълженията си.

3. Материални щети за организацията, държавата, нейните контрагенти, служители.

4. Нарушаване на сроковете за изпълнение на задачите.

5. Нарушение на разпоредбите на ръководните документи на организацията, решения, постановления.

6. Разкриване на търговски тайни, лични данни, поверителна информация.

7. Действия извън неговата компетентност.

8. Нарушение трудова дисциплина, предпазни мерки, вътрешни трудови разпоредби, противопожарна защита.

9. Нарушаване на нормите на бизнес етикета, грубо отношение към бизнес партньори, посетители, служители на организацията.

Работни отговорности асистент (асистент) Генералният директор - това е преди всичко помощ на първото лице на компанията. Длъжностната характеристика на помощник (помощник) генерален директор може да включва специфични изисквания (например познаване на двама чужди езици) и отговорности. Във всеки случай примерна длъжностна характеристика на асистент (помощник) главен изпълнителен директор ще ви помогне при съставянето на документ за персонала.

Длъжностна характеристика на помощник генерален директор
(Описание на длъжността за помощник изпълнителен директор)

ОДОБРЕН
Управител
Фамилия I.O. ________________
"________" _____________ ____ Г.

1. Общи разпоредби

1.1. Помощникът (помощник) на генералния директор принадлежи към професионалната категория.
1.2. Помощник (помощник) на изпълнителния директор се назначава и освобождава със заповедта на изпълнителния директор на компанията.
1.3. Асистентът (асистентът) на изпълнителния директор се отчита директно на главния изпълнителен директор на компанията.
1.4. По време на отсъствието на помощника (помощника) на генералния директор неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността асистент (асистент) на генералния директор се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше или непълно висше образование, опит на подобна работа от една година, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер) ), Програми на Microsoft Office (Word, Excel), офис работа.
1.6. Помощникът (помощникът) на генералния директор се ръководи в дейността си от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устав на компанията, Вътрешни трудови разпоредби, други фирмени наредби;
- заповеди и заповеди на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Длъжностни задължения на помощника (помощника) генерален директор

Асистентът (помощникът) на изпълнителния директор изпълнява следните работни задължения:
2.1. Планира работния ден на изпълнителния директор (срещи, обаждания, приеми и т.н.).
2.2. Осигурява техническа поддръжка за дейностите на генералния директор (поръчване на транспорт, билети; организиране на срещи, преговори и др.)
2.3. Придружава главния изпълнителен директор на срещи, пътувания и др.
2.4. Участва в преговори, бизнес срещи, специални приеми; води протоколи и други документи, формализиращи хода и резултата от срещите, преговорите.
2.5. От името на генералния директор координира отделни въпроси със служители на структурни отдели, представя им инструкциите и заповедите на ръководителя; контролира изпълнението на инструкции и нареждания.
2.6. Събира материали и информация, изисквани от главния изпълнителен директор, подготвя аналитични, информационни, справочни и други материали и ги предоставя на мениджъра.
2.7. Поддържа офис работа, получава кореспонденция, получена за разглеждане от генералния директор, приема документи и лични заявления за подпис на генералния директор, поддържа техните записи и регистрация и ги прехвърля на ръководителя.
2.8. Поддържа среща с ръководителя, организира приема на посетители.
2.9. Съставя писма, запитвания и други документи от името на генералния директор.
2.10. Осъществява работа по подготовката на срещи и срещи, проведени от генералния директор (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събитието, дневен ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от срещи и срещи.
2.11. Изпълнява определени официални задачи на генералния директор.

3. Правата на помощник (помощник) на генералния директор

Помощникът (помощникът) на генералния директор има право да:
3.1. Получавайте информация, включително поверителна информация, в размер, необходим за решаване на възложените задачи.
3.2. Подайте предложения към ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Искайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на компанията.
3.5. Вземайте решения от своята компетентност.

4. Отговорност на помощника (помощника) генерален директор

Помощникът (помощникът) на генералния директор отговаря за:
4.1. За неизпълнение и / или ненавременно, небрежно изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на настоящите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговската тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилата на вътрешните трудови разпоредби, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарната безопасност.

Изпълнителният помощник е елитът административен персонал... Директор голямо предприятиесе нуждае от отговорен и надежден помощник, който провежда цялата организационна и информационна работа. Така лидерът спира да губи време нерационално, да се суети и да се занимава с незначителни проблеми. Помощникът придобива специален статут във фирмата, тъй като е довереник на директора.

За да изпълнявате задълженията си ефективно, не е достатъчно да притежавате основен набор от знания и умения, трябва да притежавате определени човешки качества. Трябва да сте точен, приятелски настроен, самообладател, тактичен, отдаден на корпоративните интереси. В същото време трябва да се подготвите да бъдете в подчинено положение, да можете да се адаптирате към обстоятелствата и характера на шефа.

На първо място, трябва да можете да уважавате както самия лидер, така и другите. Ще трябва да овладеете способността да управлявате и да давате поръчки, защото ще бъдете натоварени с отговорността за надзора на прости проекти. Работата трябва да се приема с пълна отговорност и да не се страхувате от нея. Приложете инициативата си и не се страхувайте да изразите мнението си пред шефа си, ако смятате, че сте прави.

Основните отговорности на асистента на добър мениджър са: документация и организационна работа. Информационните и документационни услуги включват следните случаи:
1. Приемане и проверка на подготвени проектодокументи, които се дават на началника за подписване, редактирането и преработката им.
2. Получаване на кореспонденция, която пристига на адреса на компанията, и прехвърлянето й на съответната структурни единиции конкретни служители. Подготовка и изпращане на отговори.
3. Съставяне на писма, искания, доклади, доклади и друга документация, изисквана от ръководителя.
4. Поддържане на архивни записи и безопасно съхранение на делата.
5. Контрол на работата на служителите на компанията, следене на сроковете.
6. Поддържане на файл с регистрационна карта.

Поддръжката без документи се състои от други отговорности:
1. Получаване и излъчване на съобщения по различни комуникационни канали.
2. Контролиране на входящи телефонни обаждания, „лицето“ на компанията в разговор с клиенти, бързо вземане на решения относно важността на разговора.
3. Осигуряване работата на ръководителя чрез организиране на неговата маса.
4. Рационално планиране на срещи и други дела на началника.
5. Подготовка на съвети, сесии, срещи (събиране на участници и документи). Водене на протоколи от тези срещи.
6. Организиране на фирмени презентации.
7. Изпълнение на лични искания и заповеди на ръководителя.

Обхватът на тези отговорности зависи от мащаба на предприятието, ръководството. Директорът на голяма компания има няколко помощници, чиито задължения са по -тесни, но не по -малко.

Изпълнителният асистент е чудесна възможност за овладяване на управленски умения. Тази позиция може да бъде следващата стъпка в кариерата ви.

ОДОБРЕН
Управител
Фамилия I.O. ________________
"________" _____________ ____ Г.

1. Общи разпоредби

1.1. Помощникът (помощник) на генералния директор принадлежи към професионалната категория.
1.2. Помощник (помощник) на изпълнителния директор се назначава и освобождава със заповедта на изпълнителния директор на компанията.
1.3. Асистентът (асистентът) на изпълнителния директор се отчита директно на главния изпълнителен директор на компанията.
1.4. По време на отсъствието на помощника (помощника) на генералния директор правата и задълженията му се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността асистент (асистент) на генералния директор се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше или непълно висше образование, опит на подобна работа от една година, познаване на офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер) ), Програми на Microsoft Office (Word, Excel), офис работа.
1.6. Помощникът (помощникът) на генералния директор се ръководи в дейността си от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устав на компанията, Вътрешни трудови разпоредби, други фирмени наредби;
- заповеди и заповеди на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

Длъжностни задължения на асистента (асистента) към генералния директор

Асистентът (помощникът) на изпълнителния директор изпълнява следните работни задължения:
2.1. Планира работния ден на изпълнителния директор (срещи, обаждания, приеми и т.н.).
2.2. Осигурява техническа поддръжка за дейностите на генералния директор (поръчване на транспорт, билети; организиране на срещи, преговори и др.)
2.3. Придружава главния изпълнителен директор на срещи, пътувания и др.
2.4. Участва в преговори, бизнес срещи, специални приеми; води протоколи и други документи, формализиращи хода и резултата от срещите, преговорите.
2.5. От името на генералния директор координира отделни въпроси със служители на структурни отдели, представя им инструкциите и заповедите на ръководителя; контролира изпълнението на инструкции и нареждания.
2.6. Събира материали и информация, изисквани от главния изпълнителен директор, подготвя аналитични, информационни, справочни и други материали и ги предоставя на мениджъра.
2.7. Поддържа офис работа, получава кореспонденция, получена за разглеждане от генералния директор, приема документи и лични заявления за подпис на генералния директор, поддържа техните записи и регистрация и ги прехвърля на ръководителя.
2.8. Поддържа среща с ръководителя, организира приема на посетители.
2.9. Съставя писма, запитвания и други документи от името на генералния директор.
2.10. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, проведени от генералния директор (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събитието, дневен ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от срещи и срещи.
2.11. Изпълнява определени официални задачи на генералния директор.

3. Правата на помощник (помощник) на генералния директор

Помощникът (помощникът) на генералния директор има право да:
3.1.

Получавайте информация, включително поверителна, в размер, необходим за решаване на възложените задачи.
3.2. Подайте предложения към ръководството за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Искайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на компанията.
3.5. Вземайте решения от своята компетентност.

4. Отговорност на помощника (помощника) генерален директор

Ако след прочитането на тази статия не получите категоричен отговор, помолете за бърза помощ:

1. Общи разпоредби

1.1. Помощник генерален мениджър е изпълнителен асистент.

1.2. Квалификационни изисквания:
По-висок професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж или непълно висше професионално образование и трудов стаж в съответния отраслов профил на индустрията в продължение на поне 1 година.

1.3. Помощник изпълнителен директор трябва да знае:
- постановления, заповеди, заповеди, други уреждащи и регламентивисши органи по отношение на финансовите и икономическите дейности на предприятието;
- профил, специализация и особености на структурата на предприятието, перспективи за неговото развитие;
- производствен капацитет и човешки ресурси на предприятието; технология на производство на продуктите на компанията;
- процедурата за изготвяне и съгласуване на бизнес планове за производствените и икономически и финансово -икономически дейности на предприятието;
- средства за комуникация, изчислителни и организационни технологии;
- процедурата за сключване и изпълнение на търговски и финансови договори;
- процедурата и сроковете за докладване;
- средства за механизация на ръчния труд;
- процедурата за закупуване на оборудване, мебели, инвентар, канцеларски материали и регистриране на плащания за услуги;
- основи на икономиката, организацията на труда, производството и управлението;
- трудово законодателство;
- вътрешни трудови разпоредби;
- правила и норми за охрана на труда.

1.4. Назначаването на длъжността помощник -генерален директор и освобождаването от длъжност се извършват със заповед на генералния директор.

1.5. Помощникът на главния изпълнителен директор се отчита директно на главния изпълнителен директор.

1.6. По време на отсъствието на помощника на генералния директор (командировка, ваканция, болест и т.н.) неговите задължения се изпълняват от лице, назначено в установен ред... Това лице придобива съответните права и носи отговорност за неправилното изпълнение на възложените му задължения.

2. Работни отговорности

Помощник на генералния директор:

- организира работата по получаването, обработката, изпращането на входящи стоки, документи и кореспонденция според местоназначението им, като гарантира тяхната безопасност и навременна доставка до получателите;
- следи за наличието на необходимите видове транспорт, като организира правилния транспорт;
- взема мерки за изпълнение на транспортния план, смяна на задачите от водачите на автомобили;
- попълва, издава и приема товарителници и товарителници;
- Осъществява регистрация на документи за пътуване и отчитане на експлоатацията на превозни средства;
- контролира правилността на записите на показанията на скоростомера и получаването на горива и смазочни материали (горива и смазочни материали);
- идентифицира в пътните листи записи за нарушения на правилата от водачите автомобилен трафики ги докладва на ръководството;
- сравнява получените данни за експлоатацията на превозни средства с дневни задачи на смяна, идентифицира отклонения и причините за възникването им;
- следи за спазването на дисциплината на автомобилния транспорт от водачите на МПС, води отчетност за експлоатацията на МПС;
- уведомява получателите за часа на пристигане на стоките до техния адрес.

2.3. Участва в разработването на планове за текущи и основни ремонти и изготвянето на разчети на икономическите разходи.

2.4. Организира ремонта на помещения, следи качеството на ремонтните работи.

2.5. Решава въпроси относно придобиването и съхранението на канцеларски материали, необходими стоки за бита, оборудване и инвентар, предоставя им структурни звена, а също така води записи на техните разходи и съставяне на установена отчетност.

3. Права

Помощникът на генералния директор има право да:

3.1. Осигурете на структурните подразделения, отделни специалисти и други служители на предприятието задължителни инструкции.

3.2. Предприемете действия, ако бъдат открити нарушения на вътрешния ред в предприятието и изправете извършителите пред съда.

3.3. Искайте и получавайте от структурни отдели всякаква информация, справочни и други материали за дейността на предприятието.

Да се запознае с документите, определящи неговите права и задължения на заеманата длъжност, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.

3.5. Внася предложения за подобряване на работата, свързана със задълженията, предвидени в тази инструкция, за разглеждане от генералния директор.

4. Отговорност

Помощникът на генералния мениджър отговаря за:

4.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на техните задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, установени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

4.2. За престъпления, извършени в хода на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

4.3. За причиняване на материални щети на предприятието - в границите, установени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Купете книги за управление на човешките ресурси

	Наръчник на служител по персонала (книга + дискM) Тази публикация предоставя практически препоръки за организиране на работата на HR отдел и Администрация по човешки ресурси... Материалът е ясно систематизиран и съдържа голям брой конкретни примери и примерни документи. Книгата е придружена от диск с формуляри на документи и разпоредби в системата Garant, регулиращи различни въпроси работни отношенияи работа на персонала. Книгата ще бъде полезна за широк кръг читатели, служители на персонала, мениджъри на предприятия и организации от всички форми на собственост.
	Готови ли сте за пристигането на инспектор по труда? (2013) Авторът обяснява подробно какво представлява инспекцията по труда и какви са границите на нейните правомощия, как се извършват проверките за спазване на трудовото законодателство и как те могат да приключат, какви нарушения могат да доведат до глоба и кои от тях ще доведат до лишаване от ръководителят на организацията. Книгата предоставя практически препоръки за работодателски организации и индивидуални предприемачи, които ще помогнат да се избегнат претенциите на инспекторите по труда. При подготовката на книгата всички последните променизаконодателство. Автор: Елена Карсецкая Книгата е адресирана до ръководителите на организации от всички форми на собственост, служители кадрови услуги, счетоводители, индивидуални предприемачи, както и всички, които се интересуват от спазването на трудовото законодателство.
	Колекция от длъжностни характеристики Колекцията включва длъжностни характеристики, съставени в съответствие с квалификациисъдържащи се в Наръчник за квалификациядлъжности на мениджъри, специалисти и други служители, одобрени с постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37, както и в съответствие с други разпоредби относно тарифните и квалификационни характеристики (изисквания). Колекцията се състои от два раздела: първият включва в цялата индустрия длъжностни характеристики на мениджъри, специалисти, технически изпълнители, във втората - длъжностни характеристики по отрасли (редакционна и издателска дейност, транспорт, банкиране, търговия, научни изследвания, образование, здравеопазване). За ръководители на организации, служители на човешки ресурси и правни услуги.

І. Общи разпоредби

2. Помощникът на ръководителя се отчита директно на ръководителя на компанията.

4. На длъжността помощник -мениджър се назначава лице, което има висше образование и подобен трудов стаж от една година или повече.

5. Помощник -мениджърът се ръководи в своята дейност от:

законодателството на Руската федерация;
Вътрешни трудови разпоредби, Устава и други разпоредби на компанията;
заповеди и заповеди на ръководството;
тази длъжностна характеристика.

6. Помощникът на мениджъра трябва да знае:

установената процедура за работа с документи в организацията;
правила за бизнес комуникация и етикет;
процедурата за поддържане на отчетната документация;
правила за използване на офис техника, комуникации;
основите на работа в текстов редактор, електронни таблици;
основи на офис работата;
организационна и персонална структура на компанията;
процедурата за сключване и изпълнение на договори.

ІІ.
Длъжностни задължения на помощник -мениджър

На помощник -мениджъра са възложени следните функционални задължения:

2. Личен съпровод на управителя при срещи, приеми, при пътувания.

3. Техническа поддръжка за работата на ръководителя: поръчка на билети, транспорт; организация на преговори, срещи.

4. Водене на протоколи и други документи, записващи хода и резултатите от срещи, срещи, преговори.

7. Водене на протоколи, получаване на кореспонденция, изпратена до ръководителя.

8. Регистрация на посетители за лична среща с ръководителя, организиране на техния прием.

Приемане на документи и заявления за подпис на ръководителя, тяхната регистрация, отчитане и предаване на ръководителя.

10. Съставяне на писма, искания, други документи от името на ръководството.

12. Изпълнение на служебни задачи на ръководителя.

ІІІ. Права

Помощникът на управителя има право да:

1. Получаване на информация в размер, необходим за изпълнение на възложените задачи.

4. Изисквайте от ръководството на институцията да създаде необходимите условия за изпълнение на служебните си задължения.

5. Вземат независими решения от своята компетентност.

6. Имайте достъп до поверителна информация, когато възникне бизнес необходимост.

IV. Отговорност

Помощник -мениджърът отговаря за:

1. Предоставяне на неточна информация на служителите на организацията.

2. Неправилно изпълнение на задълженията си.

3. Материални щети за организацията, държавата, нейните контрагенти, служители.

4. Нарушаване на сроковете за изпълнение на задачите.

5. Нарушение на разпоредбите на ръководните документи на организацията, решения, постановления.

6. Разкриване на търговски тайни, лични данни, поверителна информация.

7. Действия извън неговата компетентност.

8. Нарушаване на трудовата дисциплина, предпазни мерки, вътрешни трудови разпоредби, противопожарна защита.

Инструкции за работа

Описание на длъжността помощник -директор по общи въпроси

Отваря се във формат WORD

1. ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ

1.1. Тази длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на помощник -директора за общи въпроси.

1.2. Помощникът на директора по общи въпроси се назначава и освобождава по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на директора на предприятието.

1.3. Помощникът на директора по общи въпроси се отчита директно на генералния директор на дружеството.

1.4. Помощникът на директора по общи въпроси трябва да знае:

- постановления, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши органи относно административни и икономически услуги; структура на предприятие, институция, организация и перспективи за неговото развитие; средства за комуникация, изчислителни и организационни технологии; процедурата и сроковете за изготвяне на доклади; средства за механизация на ръчния труд; процедурата за закупуване на оборудване, мебели, инвентар, канцеларски материали и регистриране на плащания за услуги; основи на икономиката, организацията на труда, производството и управлението; трудово законодателство; Вътрешни трудови разпоредби; правила и норми за защита на труда.

1.6. По време на временно отсъствие на помощник -директора по общи въпроси неговите задължения са възложени на управителя на офиса.

2. ФУНКЦИОНАЛНИ ОТГОВОРНОСТИ

Заместник -директор по общи въпроси:

2.1. Осъществява и следи за прилагането на мерки за осигуряване на рационалното използване на автомобилния транспорторганизации, както и:

· Организира работа по получаването, обработката, изпращането на входящи стоки, документи и кореспонденция според местоназначението им, като гарантира тяхната безопасност и своевременна доставка до получателите.

· Осъществява контрол върху наличието на необходимите видове транспорт, организацията на правилния транспорт.

· Взема мерки за изпълнение на транспортния план, смяна на задачите от водачите на автомобили

· Попълва, издава и приема товарителници и товарителници.

· Осъществява регистрация на документи за пътуване и отчитане работата на превозните средства.

· Следи за правилността на записите на показанията на скоростомера и получаването на горива и смазочни материали (горива и смазочни материали).

· Разкрива в товарителниците записи за нарушения на правилата за движение, допуснати от водачите, и ги докладва на ръководството.

· Сравнява получените данни за експлоатацията на превозни средства с дневни задачи на смяна, идентифицира отклонения и причините за възникването им.

· Следи за спазването на дисциплината на автомобилния транспорт от водачите на МПС, води отчетност за експлоатацията на МПС.

· Уведомява получателите за часа на пристигане на стоките до техния адрес.

2.2. Осигурява поддръжка и подходящо състояние в съответствие с правилата и разпоредбите за промишлена санитария и противопожарна защита на сградата, в която се намират офис помещенията на компанията, както и контрол върху изправността на оборудването (осветление, отоплителни системи, вентилация и др.) .

2.2. Участва в разработването на планове за текущи и основни ремонти и изготвянето на разчети на икономическите разходи.

2.3. Организира ремонта на помещения, следи качеството на ремонтните работи.

Решава въпроси относно придобиването и съхранението на канцеларски материали, необходими стоки за бита, оборудване и инвентар, предоставя им структурни звена, а също така води записи на техните разходи и съставяне на установена отчетност.

2.6. Контролира рационалното използване на материали и средства, отпуснати за икономически цели.

2.7. Контролира работата по подобряването на офис територията, както и следи състоянието и навременния ремонт на мебелите.

2.8. Осигурява прилагането на противопожарни мерки и поддържането на противопожарно оборудване в добро състояние.

3. ПРАВА

Помощник -директор по общи въпроси има право да:

3.1. Да дава на подчинени служители и услуги задачи, задачи по редица въпроси, включени в неговите функционални задължения.

3.2. Следете изпълнението на задачите и работата, навременното изпълнение на отделни поръчки и задачи на подчинената служба и служителите.

3.3. Искайте и получавайте необходимите материали и документи, свързани с дейността на помощник -директора по общи въпроси.

3.4. Влезте в отношения с отделите външни организациида решава оперативни въпроси на производствената дейност от компетентността на помощник -директора по общи въпроси.

4. ОТГОВОРНОСТ

Помощник -директор по общи въпроси отговаря за:

4.1. Резултати и ефективност на производствените дейности.

4.2. Неспазването им функционални отговорности, както и за резултатите от работата.

4.3. Неточна информация за състоянието на работата, която се извършва.

4.4. Неспазване на заповеди, заповеди и инструкции на директора на дружеството.

4.5. Неприемането на мерки за потискане на установени нарушения на правилата за безопасност, противопожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за дейността на компанията, нейните служители.

4.6. Неспазване на спазването на трудовата и дисциплинарната дисциплина от служителите на отдела.

5. УСЛОВИЯ НА РАБОТА

5.1. Работното време на помощник -директора по общи въпроси се определя в съответствие с вътрешните трудови разпоредби, установени във фирмата.

5.2. За решаване на оперативни въпроси за осигуряване на производствената дейност на отдела, помощник -директорът по общи въпроси управлява транспорта по общ начин.