Mis on elektrooniline dokumendihaldus ja selle eelised ettevõtlusele. Elektrooniline dokumendihaldus: plussid ja miinused. kogenud nõuanded Elektrooniline dokumendivoog töövõtjate vahel plussid ja miinused

Inimharjumuste inerts on peamiseks takistuseks elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) kasutuselevõtul ettevõtetes. Nende eelised saavad peagi konkurentsivõitluses ette määratud, nii et nüüd tuleb mõelda kontoritöö digitaalsele rööbastele üleviimisele.

EDMSi õiguslik alus

Laialdase kontorivõrguga suurettevõtted lähevad kiiresti üle elektroonilisele dokumendivoogudele, mida soodustab piisava hulga olemasolu õiguslik raamistik.

EDMSi tööd reguleerivad seadused on järgmised:

1. nr 149-FZ "Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta".
2. nr 63-FZ "Sees elektrooniline allkiri».
3. nr 263-FZ "Elektroonilise dokumendihalduse piirangute kaotamise kohta."
4. Tsiviilkoodeks.
5. Vahekohtumenetluse seadustik.

Otsesed seadusandlikud normid on kõigile ühesugused, kuid EDMS-i juurutamisel peab ettevõte lisaks välja töötama mitmeid ettevõttesiseseid normatiivdokumente:

• digitaalallkirja kasutamise eeskirjad;
• ettevõtte reeglid elektrooniliseks dokumendihalduseks koos vaidluste lahendamise algoritmiga;
• reeglitega ühinemise dokument, millele peavad alla kirjutama kõik töötajad.

Ettevõtte töötajad on kohustatud kasutama ainult sertifitseeritud digitaalallkirju ja krüptograafilisi teabe kaitsevahendeid. Selle reegli järgimine ja õigusraamistiku järjepidevus võimaldavad muuta töötaja tegevuse ettevõtte EDMS-is juriidiliselt oluliseks.

EDMS-i olemus ja funktsioonid

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem - automatiseeritud süsteem töövoohaldus, mis võimaldab töötajatel suhelda digitaalsete seadmete kaudu ilma paberkandjat kasutamata.

EDMS-i põhifunktsioonid on järgmised:

• elektrooniliste dokumentide (ED) loomine, üleandmine, säilitamine;
• paberdokumentide digiteerimine;
• dokumendikaardi loomine selle atribuutidega;
• dokumentide moodustamine määratud atribuutidega valmismallide alusel;
• dokumentide otsimine tsentraliseeritud andmebaasist;
• marsruutdokumendid;
• dokumentide vastuvõtmise ja selles sisalduvate korralduste täitmise kontroll;
• päevikute, klassifikaatorite pidamine;
• ED teisendamine ühilduvatesse vormingutesse;
• sissetulevate dokumentide automaatne registreerimine;
• teadete saatmine;
• dokumentide kinnitamine;
• kollektiivne töö ED-ga;
• suhtlemine ED kaudu ettevõtte vastaspooltega;
• aruannete genereerimine dokumentide täitmise ja liikumise kohta.

EDMS-i oluline parameeter on selle modulaarsus, mis võimaldab laiendada funktsionaalsust ilma oluline muutus põhiseaded.

EDMS-i tüübid

Ilmselgelt suur tööstusettevõtted ja kaubandusettevõtetel on erinevad nõuded EDMS-ile. Sellepärast tarkvaratooted Sõltuvalt tööprotsesside standardimisest jagunevad need kahte kategooriasse:

• "Kast";
• põhi koos laiade konfigureerimisvõimalustega.

“Karbis” tooted on mõeldud laonduse, kontoriprotsesside ja väiketööstuse jaoks. Need nõuavad ainult modulaarset konfiguratsiooni ja esmase teabe sisestamist.

Nende omadused:

• kiire seadistamine;
• standardiseeritud õpetamine;
• läbivaatamist pole vaja;
• madal hoolduskulu.

Põhiplatvorme kasutatakse suurtes ettevõtetes, millel on ainulaadne organisatsiooniline ja tootmisstruktuur... Sellised EDMS-id nõuavad pikaajalist ülevaatamist, sealhulgas kliendi enda IT-spetsialistide poolt.

Neil on järgmised omadused:

• võime kohaneda konkreetsete äriprotsessidega;
• täiendavate tarkvaramoodulite loomine vastavalt kliendi nõudmistele;
• liidese muutlikkus;
• kulude planeerimise keerukus, mis on tingitud parenduste mahtude hindamise võimatusest.

Enamiku väikeettevõtete ja kaubandusorganisatsioonide jaoks piisab standardsetest "kasti" lahendustest.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eelised

Ettevõtte dokumendivoo elektroonilisele vormile üleviimine annab ettevõttele eeliseid mitte mitmel organisatsiooni tasandil. EDMS võimaldab lihtsustada nii juhtkonna kui ka tavatöötajate tööd.

Taktikalised eelised

Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab vähendada ettevõtte jooksvaid tegevuskulusid. Kui otsustate paigaldada EDHS-i kogu ettevõttes, on soovitatav enne süsteemi juurutamist mõõta töötajate tulemuslikkust. Saate lugeda aega malliülesannete täitmiseks, ettepanekute kinnitamiseks, vajalike dokumentide otsimiseks. Eraldi saate määrata kontoriseadmete ja kirjatarvete jooksvad kulud.

Lähtuvalt ettevõtte põhiprotsesside efektiivsusest eristatakse järgmisi EDMS-i eeliseid:

1. Füüsilise ruumi vabastamine kasutajate töökohtadel.
2. Arhiivipinna rentimise kulude vähendamine.
3. Töötajate aja kokkuhoid dokumentide kopeerimiseks, töötlemiseks, ajakirjadesse kandmiseks.
4. Paberi, paljundusseadmete materjalide maksumuse vähendamine.
5. Paberdokumentide osakondadevahelise ülekandmise aja vähendamine.
6. Töötajate aja kokkuhoid tänu mõne tööprotsessi täielikule automatiseerimisele.
7. Suurendage töötajate tootlikkust, vähendades rutiinset tööd.

EDMS-i taktikalised eelised muudavad tavatöötajate töö kõige lihtsamaks, seega on nemad need, kes täiustusi esimesena märkavad.

Strateegilised eelised

Strateegilised eesmärgid EDMS-i juurutamisel mõjutavad peamisi äriprotsesse: kasuminäitajad, vastaspooltega suhtlemise kiirus ja efektiivsus, äriinfo kaitse.

Nendes valdkondades saab eristada järgmisi elektroonilise dokumendihalduse eeliseid:

1. Tsentraliseeritud inforuumi loomine koos ED andmebaasiga ja sellele juhitav kaugjuurdepääs.
2. Infootsingu kiirendamine atribuutide järgi.
3. Võimalus igakülgselt kaitsta kommertsteavet arvutivõrgus.
4. Tööprotsesside läbipaistvuse suurendamine, korruptsiooniskeemide ennetamine.
5. Sisedokumentide paralleelse kooskõlastamise võimalus.
6. Kaugjuurdepääs töövoogudele väljaspool töökohta.
7. Dokumentide ohutuse ja nende võltsimise võimatuse parandamine.
8. Tellimuste täitmise järsk tõus tänu töötajate tegevuse online-jälgimisele.

Strateegilised eelised aitavad kaasa ettevõtte juhitavuse ja maine kasvule, mis annab olulist kasu uute klientide ligimeelitamisel.

Kasu tavakasutajatele

On leitud, et pikaajalised rutiinsed toimingud kahjustavad tervist ja vähendavad drastiliselt tootlikkust. Taotluste ja dokumentide monotoonne töötlemine erinevates programmides tõmbab tähelepanu kohustustelt kõrvale, võttes lõviosa tööajast.

EDMS-il on teatud kasutajaprobleemide lahendamisel mitmeid eeliseid:

1. ED mugav asukoht arhiivis, mis võimaldab teil need atribuutide järgi leida 1-2 minuti jooksul.
2. Tegevusprotsesside reguleerimine. Selle tulemusena saab töötaja ainult need tööülesanded, mida ta on ametijuhendi järgi kohustatud täitma.
3. Uute töötajate tööprotsessidega kohanemise kiirendamine ettevõttesisese suhtluse automatiseerimise kaudu.
4. Võimalus hankida teavet kooskõlastuste ahela ja projekti elluviimise etappide kohta.
5. Rutiinsete toimingute vähendamine arvutite töökeskkondade kombineerimise, mallide kasutamise, dokumentide printimise etapi ja nende allkirja kaotamise kaudu.

Mittespetsiifiliste toimingute arvu ja kestuse vähendamine võimaldab pühendada aega vahetult kõrget kvalifikatsiooni nõudvatele tööprotsessidele.

Kasu ettevõtte IT-struktuurile

EDMS-i juurutamisel integreeritakse see olemasoleva IT-infrastruktuuriga, pakkudes järgmisi eeliseid:

• süsteemi üle kontrolli hõlbustamine, selle haldaja kvalifikatsiooninõuete vähendamine;
• võimalus kohandada uusi malle ja dokumentide marsruute ilma standardsete programmeerimisvahenditeta;
• mitme rakenduse ühendamine üheks töökeskkonnaks;
• võimalus süsteemi skaleerida ilma lisakuludeta;
• pole vaja olemasolevaid arvuteid välja vahetada;
• terviklik võrgukaitse pahavara eest.

EDMS hõlmab teatud investeeringuid tehnilistesse vahenditesse, kuid need tasuvad end ära lühike aeg.

Arvuti riistvara ühildub, mille tulemuseks on selle ressursside suurem kasutamine.

Eelised juhtidele

Elektrooniline dokumendihaldus teeb tõhus töö juhtivtöötajad süsteemi järgmiste eeliste tõttu:

1. EDMS-i mobiilsus, võimalus ärireisidel kaugarvutite kaudu ED-le juurde pääseda.
2. Töötajate jälgimise lihtsus, kasutades aruandeid nende tulemuslikkuse, tootlikkuse ja tellimuste täitmise õigeaegsuse kohta.
3. integreerimise kaudu.
4. Tarnijate ja ostjate vaheliste logistiliste protseduuride kiirendamine EDMS-i ühiskasutusega. Primaarset ED-d on võimalik vahetada ühendades ühe välise operaatoriga, mis tagab dokumentide legitiimsuse.
5. Finantsteabele juurdepääsu võimaldamine ainult tippjuhtidele, välja arvatud sekretariaat.
6. Oluliste dokumentide kaotamise tõenäosuse vähendamine.

Juht saab alati süsteemi sisse logida ja koostada aruande iga töötaja töötulemuste kohta.

Kui töötajad seda fakti teadvustavad, ei anna neile võimalust lõõgastuda ja oma äri ajama hakata.

Elektroonilise dokumendihalduse puudused

Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtul ettevõttes on omad miinused. Just nemad ei luba väikeettevõtetel juurutada täismahus EDMS-il põhinevat laotegevust ja juhtimist.

Puuduste hulka kuuluvad:

1. Andmebaasi rikkumine tundmatu pahatahtliku koodi tõttu. Selle puuduse saab lahendada, tehes regulaarselt teavet võrguga mitteühendatud seadmete kohta.
2. Raskused 40+ vanusekategooria töötajate kohandamisel digitaalse suhtlusvormiga.
3. Kõrge hind. Kodumaise EDMS-i hind väikeettevõtetele jääb vahemikku 1000–10 000 dollarit.
4. EDMSi efektiivsus väheneb elektroonilise dokumendihalduse puudumisel ettevõtte vastaspoolte seas.
5. Süsteemi kasulikkus kompaktsetes kontorites ilma täiendavate tööüksuste ja ruumideta on küsitav.
6. Vajadus ED-d paberkandjal dubleerida mõne osapoolega töötamisel.

Need puudused on suuresti tingitud vajalike õigusnormide vastuvõtmise viibimisest ja EDMSi vähesest tungimisest ettevõtluskeskkonda. Kuid trendid näitavad, et 10-20 aasta pärast peetakse elektroonilist dokumendihaldust ettevõttes pigem reegliks kui erandiks.

Kuidas valida õige EDMS?

EDMS-i valimine pole lihtne, sest on suur tõenäosus osta vale toode või sõlmida leping ebakompetentse ettevõttega.

Seetõttu on elektroonilise dokumendihaldusprogrammi ostmisel vaja arvestada selle mitmete omadustega:

1. EDMS-i tootja tööaeg Venemaa turul. Siseriiklike õigusaktidega kohandamine nõuab aastatepikkust praktilist kogemust selliste süsteemide rakendamisel.
2. Vastavus tööstusstandarditele.
3. Ühilduvus ettevõtte struktuuriga.
4. Tarkvaratoote edasise hoolduse võimalus ja maksumus.
5. EDMS-i skaleeritavus koos ettevõtte laienemisega.
6. Tarkvara konfiguratsiooni dokumentatsiooni olemasolu täiskohaga IT-spetsialistidele.
7. Infokaitse tase.
8. Andmete varundamise valikud
9. Taastumisaeg pärast ebaõnnestumisi.

Ettevõtte lõplikuks valikuks EDMSi rakendamine Soovitatav on analüüsida mitut pakkujat, uurida demosid ja paluda installida tarkvara demoversioon. Otsuse tegemisel on oluline arvestada seadmete uuendamise maksumust ja taset kutsekoolitus oma IT-spetsialistid.

EDMS-i rakendamise raskused

EDMS-i juurutamise protsessi Venemaal mõjutavad paljude litsentseerimata programmide kasutamine kasutajate poolt, nende kokkusobimatus ja äriprotseduuride käsitsi haldamise ülekaal.

Seetõttu seisavad elektroonilise dokumendihalduse pakkujad ettevõtetes silmitsi järgmiste raskustega:

1. Mitmekesine andmesalvestusvorm erinevates osakondades.
2. Struktureeritud teabe puudumine kasutatavates rakendustes.
3. Töötajate konkreetsetele äriprotsessidele juurdepääsu süsteemi reguleerimise puudumine. Tüüpiline vorm töökirjeldus ei aita EDMS-i korraldamist vähe.
4. Infovoog on bürokraatlike protseduuride ja kooskõlastustega üle koormatud.
5. Krahhid andmete salvestamise tõttu erinevates rakendustes.
6. Ettevõtte töötajate arvutioskamatus ja koolitustegevuse sabotaaž esinejate tasemel.
7. EDMS-i vastuolu valdkonna normide ja põhimäärustega.

Juhtkonna tahtejõulist otsust elektroonilisele dokumendihaldusele üle minna on vähe. Vajab süsteemset remonti tööülesanded töötajad ja ettevõtte juhtimisstruktuur. Soovitavaks integreerimiseks süsteemiga, mis tuleb paigaldada vastavalt seadusele.

Oluline suund EDMS-i juurutamisel kehtib ebakompetentsete ja koolitamata töötajate suhtes range personalipoliitika. Kuna nende soovimatus töötada uute põhimõtete järgi suurendab oluliselt elektroonilise juurutamise ja hoolduse kulusid. EDMS peab inimestega suhtlema ühtse mehhanismi raames, seetõttu tuleb selle halvasti töötavad elemendid õigeaegselt parandada või välja vahetada.

Loe ka

Meil on valmis lahendus ja varustus

Proovige kõiki EKAM-i platvormi funktsioone tasuta

Privaatsusleping

ja isikuandmete töötlemine

1. Üldsätted

1.1. See konfidentsiaalsuse ja isikuandmete töötlemise leping (edaspidi leping) on ​​vabalt aktsepteeritud ja omal soovil kehtib kogu teabe kohta, mida LLC "Inseils Rus" ja/või tema sidusettevõtted, sealhulgas kõik ettevõttesse kuuluvad isikud, sama grupp kui LLC "Insails Rus" (sealhulgas LLC "EKAM teenus"), võib saada teavet kasutaja kohta LLC "Insails Rus" mis tahes saidi, teenuste, teenuste, arvutiprogrammide, toodete või teenuste kasutamise ajal ( edaspidi teenused) ning Insales Rus LLC poolt kasutajaga sõlmitud lepingute ja lepingute täitmise käik. Kasutaja nõusolek Lepinguga, mida ta on väljendanud suhete raames ühe loetletud isikutega, kehtib kõikidele teistele loetletud isikutele.

1.2 Teenuste kasutamine tähendab, et kasutaja nõustub käesoleva lepingu ja selles sätestatud tingimustega; nende tingimustega mittenõustumisel peab Kasutaja hoiduma Teenuste kasutamisest.

"purjed"- Seltskond koos piiratud vastutus"Inseils Rus", PSRN 1117746506514, INN 7714843760, kontrollpunkt 771401001, registreeritud aadressil: 125319, Moskva, Akademika Iljušini tn., 4, hoone 1, kontor 11 (edaspidi "ühest küljest"), ja

"Kasutaja" -

või individuaalne kes on teovõimeline ja on vastavalt õigusaktidele tunnustatud tsiviilõigussuhetes osalejana Venemaa Föderatsioon;

või üksus registreeritud selle riigi õigusaktide kohaselt, mille resident selline isik on;

või üksikettevõtja registreeritud selle riigi õigusaktide kohaselt, mille resident selline isik on;

kes on selle lepingu tingimustega nõustunud.

1.4 Lepingu tähenduses on pooled kindlaks määranud, et konfidentsiaalne teave on mis tahes laadi (tootmis-, tehniline, majanduslik, organisatsiooniline ja muu) teave, sealhulgas intellektuaalse tegevuse tulemused, samuti teave kutsetegevuse läbiviimise meetodite kohta. tegevused (sealhulgas, kuid mitte ainult: teave toodete, tööde ja teenuste kohta; teave tehnoloogiate ja uurimisprojektide kohta; teave tehniliste süsteemide ja seadmete, sealhulgas tarkvaraelementide kohta; äriprognoosid ja teave tulevaste ostude kohta; konkreetsete partnerite nõuded ja spetsifikatsioonid ning potentsiaalsed partnerid; teave, mis on seotud intellektuaalomandiga, samuti kavad ja tehnoloogiad, mis on seotud kõige eelnimetatuga), mille üks pool on teisele kirjalikult ja/või elektroonilisel kujul edastanud ja mille lepinguosaline on sõnaselgelt määranud oma konfidentsiaalseks teabeks.

1.5. Käesoleva lepingu eesmärk on kaitsta konfidentsiaalset teavet, mida pooled vahetavad läbirääkimiste, lepingute sõlmimise ja kohustuste täitmise, samuti igasuguse muu suhtluse käigus (sealhulgas, kuid mitte ainult, konsulteerimine, teabe küsimine ja edastamine ning muu tellimused).

2. Poolte kohustused

2.1 Pooled lepivad kokku, et hoiavad saladuses kogu konfidentsiaalset teavet, mille üks Pool on saanud teiselt poolelt poolte suhtluse käigus, ei avalda, avalda, avalikusta ega edasta muul viisil sellist teavet ühelegi kolmandale isikule ilma lepinguosalise eelneva kirjaliku loata. teisele Poolele, välja arvatud kehtivates õigusaktides sätestatud juhtudel, kui sellise teabe edastamise eest vastutavad Pooled.

2.2.Kumbki lepinguosaline võtab kõik vajalikud meetmed konfidentsiaalse teabe kaitsmiseks, kasutades vähemalt samu meetmeid, mida lepinguosaline rakendab oma konfidentsiaalse teabe kaitsmiseks. Juurdepääs konfidentsiaalsele teabele võimaldatakse ainult mõlema poole töötajatele, kes seda mõistlikult täidavad ametlikud kohustused käesoleva lepingu täitmiseks.

2.3 Konfidentsiaalse teabe saladuses hoidmise kohustus kehtib käesoleva Lepingu, arvutiprogrammide litsentsilepingu 01.12.2016, arvutiprogrammide litsentsilepinguga liitumise lepingu, käsundus- ja muude lepingute kehtivusajal ning viis aastat. pärast tegevuse lõpetamist, kui Pooled ei lepi eraldi kokku teisiti.

a) kui esitatud teave on muutunud avalikult kättesaadavaks ilma ühe lepinguosalise kohustusi rikkumata;

b) kui edastatud teave on lepinguosalisele teatavaks saanud tema enda uurimistöö, süstemaatiliste vaatluste või muude tegevuste tulemusena, mis on läbi viidud ilma teiselt poolelt saadud konfidentsiaalset teavet kasutamata;

c) kui esitatud teave on saadud seaduslikult kolmandalt isikult ilma kohustuseta seda saladuses hoida, kuni üks lepinguosalistest selle esitab;

d) kui teave esitatakse asutuse kirjalikul nõudmisel riigivõim, muu riigiorgan või kohalik omavalitsusorgan oma ülesannete täitmiseks ja selle avalikustamine nendele organitele on Erakonnale kohustuslik. Sel juhul peab Pool koheselt teavitama teist Poolt saadud taotlusest;

e) kui teave edastatakse kolmandale isikule lepinguosalise nõusolekul, kelle kohta teavet edastatakse.

2.5.Insales ei kontrolli Kasutaja esitatud teabe õigsust ega suuda hinnata tema teovõimet.

2.6 Teave, mille kasutaja Inseilsile Teenustes registreerumisel annab, ei ole isikuandmed, nagu need on määratletud Vene Föderatsiooni föderaalseaduses nr 152-ФЗ 27.07.2006. "Isikuandmete kohta".

2.7 Insales jätab endale õiguse käesolevat lepingut muuta. Muudatuste tegemisel näidatakse kuupäev praeguses väljaandes viimane uuendus... Lepingu uus versioon jõustub selle postitamise hetkest, kui ei ole sätestatud teisiti. uus väljaanne Kokkulepped.

2.8. Käesoleva lepinguga nõustudes mõistab kasutaja ja nõustub, et Inseils võib saata Kasutajale isikupärastatud sõnumeid ja teavet (sealhulgas, kuid mitte ainult), et parandada Teenuste kvaliteeti, arendada uusi tooteid, luua ja saata kasutajale personaalseid pakkumisi. Kasutaja, et teavitada Kasutajat muudatustest Tariifiplaanid ja uuendused, et saata Kasutajale teenuste teemalisi turundusmaterjale, kaitsta teenuseid ja kasutajaid ning muudel eesmärkidel.

Kasutajal on õigus keelduda ülaltoodud teabe saamisest, teatades sellest kirjalikult Inseils -i e-posti aadressile.

2.9. Käesoleva lepinguga nõustudes mõistab ja nõustub kasutaja, et Inseilsi teenused võivad kasutada küpsiseid, loendureid, muid tehnoloogiaid, et tagada teenuste üldiselt või konkreetselt nende üksikute funktsioonide toimimine ning kasutajal ei ole selles osas Inseilsile pretensioone. arvesse.

2.10 Kasutaja on teadlik, et tema poolt Interneti-saitide külastamiseks kasutatavatel seadmetel ja tarkvaral võib olla küpsistega toimingute keelamine (mis tahes saitide või teatud saitide puhul), samuti varem vastuvõetud küpsiste kustutamine.

Insailsil on õigus kindlaks teha, et teatud Teenuse osutamine on võimalik ainult tingimusel, et kasutaja lubab küpsiste vastuvõtmist ja vastuvõtmist.

2.11 Kasutaja vastutab ainuisikuliselt tema poolt kontole juurdepääsuks valitud vahendite turvalisuse eest ning tagab ka iseseisvalt nende konfidentsiaalsuse. Kasutaja vastutab ainuisikuliselt kõigi tegevuste (ja nende tagajärgede) eest, mis on seotud teenustega või nende kasutaja kontol kasutamisega, sealhulgas andmete vabatahtliku edastamise eest kasutaja kontole juurdepääsuks kolmandatele isikutele mis tahes tingimustel (sealhulgas lepingute alusel). või kokkulepped) ... Samal ajal loetakse kõik toimingud Kasutaja konto all Teenuste sees või kasutades tehtuks Kasutaja enda poolt, välja arvatud juhud, kui Kasutaja on teavitanud Inseilsit volitamata juurdepääsust teenustele, kasutades kasutaja kontot ja/või mis tahes tema kontole juurdepääsu vahendite konfidentsiaalsuse rikkumine (rikkumise kahtlus).

2.12 Kasutaja on kohustatud viivitamatult teavitama Insailsit igast volitamata (kasutaja poolt mittevolitatud) juurdepääsust teenustele, kasutades Kasutaja kontot ja/või tema kontole juurdepääsu vahendite konfidentsiaalsuse rikkumisest (rikkumise kahtlusest). Turvakaalutlustel on kasutaja kohustatud iga teenustega töötamise seansi lõpus iseseisvalt oma konto all ohutu välja lülitama. Insales ei vastuta andmete võimaliku kaotsimineku või kahjustumise ega ka muude tagajärgede eest, mis võivad tekkida, kui Kasutaja rikub Lepingu käesoleva osa sätteid.

3. Poolte vastutus

3.1 Pool, kes on rikkunud Lepingust tulenevaid kohustusi Lepingu alusel edastatud konfidentsiaalse teabe kaitsmisel, on kohustatud hüvitama mõjutatud Poole nõudel lepingutingimuste sellise rikkumisega tekitatud reaalse kahju. vastavalt Vene Föderatsiooni kehtivatele õigusaktidele.

3.2.Kahju hüvitamine ei lõpeta rikkunud Poole kohustusi täita oma Lepingust tulenevaid kohustusi nõuetekohaselt.

4.Muud sätted

4.1. Kõik käesoleva lepingu kohased teated, päringud, nõuded ja muu kirjavahetus, sealhulgas need, mis sisaldavad konfidentsiaalset teavet, tuleb esitada kirjalikult ja toimetada kohale isiklikult või kulleriga või saata e-postiga litsentsilepingus märgitud aadressidele. arvutiprogrammid 01.12.2016, arvutiprogrammide litsentsilepinguga ühinemise leping ja käesolevas lepingus või muul poolel kirjalikult märgitud aadressidel.

4.2 Kui üks või mitu käesoleva lepingu sätet (tingimust) on kehtetud või muutuvad kehtetuks, ei saa see olla teiste sätete (tingimuste) lõppemise põhjuseks.

4.3 Käesolevale Lepingule ning Lepingu kohaldamisega seoses tekkinud suhetele Kasutaja ja Sissemüügi vahel kohaldatakse Vene Föderatsiooni õigust.

4.3 Kõik käesoleva lepinguga seotud ettepanekud või küsimused on Kasutajal õigus saata Inseils'i kasutajatugi või postiaadressile: 107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, tn 11-12 Ärikeskus "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Avaldamise kuupäev: 01.12.2016

Täisnimi vene keeles:

Piiratud vastutusega äriühing "Insales Rus"

Lühendatud nimi vene keeles:

OÜ "Insales Rus"

Nimi inglise keeles:

Piiratud vastutusega äriühing InSales Rus (InSales Rus LLC)

Juriidiline aadress:

125319, Moskva, st. Akadeemik Iljušin, 4, hoone 1, kabinet 11

Postiaadress:

107078, Moskva, st. Novoryazanskaya, 18, lk 11-12, eKr "Stendhal"

INN: 7714843760 Kontrollpunkt: 771401001

Pangaandmed:

Infotehnoloogia tungib erinevatesse ärivaldkondadesse sellise kiirusega, et nende asjakohasust on mõnikord raske hinnata. Markantne näide on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS) kasutuselevõtt. See toob kaasa igavate paberdokumentide hunnikute kadumise. Esmapilgul suurepärane tulemus ja või mõni muu sarnane tehnika muutub peagi võimatuks. On see nii?

Argumendid EDMSi poolt

Elektroonilise dokumendihalduse kasuks räägivad USA-s tehtud uuringute tulemusena saadud arvud:

1. Hinnanguliselt kasutatakse selles riigis umbes 4 triljonit paberdokumenti ja nende arv kasvab 22% aastas.
2. Umbes 90% neist ei lahku kontorist, vaid viiakse lihtsalt töötajalt töötaja juurde.
3. Keskmiselt kopeeritakse iga dokumenti 19 korda.
4. Pool tööajast kulub vajaliku info leidmisele ja vaid 10% selle uurimisele.
5. Umbes 8% dokumentidest läheb lihtsalt kaotsi.

Advanced Processing & Imaging jõudis pärast uurimistöö läbiviimist sellele järeldusele väikeettevõte, mis koosneb 20 töötajast, kulutab erinevate dokumentide kopeerimisele või printimisele umbes 180 000 $. Piisavalt muljetavaldav näitaja, et mõelda elektroonilisele dokumendihaldusele.

Eriti aktiivselt rakendatud Infotehnoloogia Singapuris. Näiteks suleti 2002. aastal kõik telegraafikontorid, kuna nende teenuste järele ei olnud enam nõudlust.

Eelised

Elektroonilisel dokumendihaldusel on mitmeid olulisi eeliseid:

• See tagab läbipaistvuse ja tõhusa kontrolli dokumentide loomise, vastuvõtmise ja täitmise üle, maksimeerib äriprotsesside kiirust;
• Praktikas jääb osa tellimustest töötajatel lihtsalt täitmata. EDMS võimaldab teil kontrollida mitte ainult tööprotsessi, vaid ka selle tulemust;
• Postitamise, otsimise ja dokumentide loomise aja vähendamine. Süsteem suudab iseseisvalt luua registreid, aruandeid ja kokkuvõtteid, mis mõjutab positiivselt ettevõtte efektiivsust;
• Iga ettevõte pöörab tõsist tähelepanu konfidentsiaalsusele. Väärtusliku teabe kaotamine võib kaasa tuua miljoneid kahjusid. Piisab lihtsalt paberdokumendid välja võtta ja küljele anda. SED ei saa selliseid olukordi täielikult välistada, kuid see reguleerib selgelt juurdepääsu teabele, sõltuvalt töötaja volitustest. Sel juhul saate alati kontrollida, kes konkreetseid dokumente kasutas või neis muudatusi tegi;
• EDMS kiirendab maksimaalselt töötajate uute dokumentidega tutvumise protseduuri ning tagab ettevõtte töö ühtses inforuumis.

Puudused

Elektroonilisel dokumendihaldussüsteemil ei ole teatud puudusi:

• Selle peamiseks puuduseks on oht, et viirus tungib ettevõtte arvutitesse ja sellele järgnev kogu teabe kadu. Ohutuse tagamiseks vajate koondamissüsteemi;
• Teiseks puuduseks on personali puudumine sellise süsteemi rakendamiseks. Paljudel töötajatel pole piisavalt teadmisi, et EDMS-is pädevalt töötada. Vahepeal sõltub selle toimimise katkematu toimimine sellest;
• Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt nõuab olulisi rahalisi investeeringuid;
• Tuleb märkida, et ühtset inforuumi ei ole Venemaal ega SRÜ-s veel moodustatud. Sellest tulenevalt ei ole võimalik elektroonilist dokumendivahetust läbi viia iga ettevõttega;
• EDMS-i rakendamisel on teatud piirangud. Näiteks nõuab iga personaliosakond töötaja isiklikku allkirja mitmel dokumendil. Samuti on rangelt reguleeritud tööraamatute pidamise kord.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on kasulik eelkõige suurettevõtted millel on ulatuslik osakondade struktuur. See võib suurendada nende toimimise tõhusust, kuid on saadaval see etapp puudused aeglustavad selle rakendamise protsessi. EDMS vajab tõsist ülevaatamist ja kuigi selle moodustamine jätkub, on must ja valge jätkuvalt nõudlik.

"Personaliohvitser. Personalihaldus", 2009, N 2

ÜLEMINEK PABERLT SEGADOKUMENDITÖÖLE

Elektrooniliste süsteemide laialdane kasutamine paberdokumentide koostamiseks ja haldamiseks muudab järk-järgult piiri elektrooniliste ja mitteelektrooniliste dokumentide vahel. Hoolimata kõigest "paberivaba tehnoloogiast" räägitavast jutust, liigume tegelikkuses traditsiooniliselt pabertöövoo juurest mitte elektroonilisele, vaid segatöövoole.

Sõnastik Personalihaldus... Elektrooniline dokumendivoog on dokumendihaldussüsteem, milles võrgustruktuuri ühendatud arvutites toetatakse info- ja sidetehnoloogiate abil kogu loodud, edastatud ja salvestatud dokumentide massiivi, mis annab võimaluse hajutatud andmebaasi moodustamiseks ja haldamiseks. Samas ei keelata paberdokumentide kasutamist, vaid tunnustatakse esmatähtsaks loodud, parandatud ja arvutis salvestatud elektroonilist dokumenti.

Elektrooniliste dokumentide plussid ja miinused

Ükskõik, kuidas optimistid ja skeptikud elektrooniliste dokumentide üle vaidlevad, ei eita keegi tõsiasja, et valdav osa kontoridokumentidest luuakse arvutites. Infotehnoloogia sellise tingimusteta võidu põhjused on üsna selged:

Elektroonilisi dokumente on lihtne luua, redigeerida, reprodutseerida, levitada ja edastada;

Vajaliku info otsimine on muutunud palju lihtsamaks ning kontekstipõhine otsing annab võimalusi, millest paberitööd tehes võis vaid unistada;

Info ja dokumentide reserveerimise, kindlustusfondide loomise jms küsimusi on lihtsam ja väiksema vaevaga lahendada;

Ettevõtluses ja valitsuses võivad elektroonilised dokumendid õige kasutamise korral kiirendada otsuste tegemist ja parandada nende kvaliteeti.

Elektrooniliste süsteemide laialdane kasutamine paberdokumentide koostamiseks ja haldamiseks muudab järk-järgult piiri elektrooniliste ja mitteelektrooniliste dokumentide vahel. Mitmetes seadustes ja standardites üle maailma on näiteks väljatrükk määratletud kui elektroonilise dokumendi paberil esitamise vorm.

V reguleerivad dokumendid ka meie valitsusorganid näevad välja sarnased sõnastused:

Määrused finantsturu osaliste tegevusele elektrooniliste dokumentide kasutamisel esitatavate nõuete kohta (kinnitatud korraldusega Föderaalteenistus finantsturgude jaoks alates 08.12.2005 N 05-77 / пз-н):

“... elektroonilisel kujul dokument ja (või) selle paberkandjal kinnitatud koopia kehtestatud kord...“.

Määrused isikute kvalifitseeritud investoriteks tunnistamise korra kohta (kinnitatud föderaalse finantsturgude talituse 18. märtsi 2008. aasta määrusega N 08-12 / pz-n):

“4.7. Kvalifitseeritud investorit tunnustav isik on kohustatud Venemaa FFMSi nõudmisel ja vastavalt kindlaksmääratud nõudele esitama registri elektroonilisel kujul ja (või) selle koopia paberkandjal, mis on kinnitatud kehtestatud korras. "

Kuid elektroonilistel dokumentidel, nagu igal tehnoloogial, on oma puudused, millega tuleb arvestada:

Tehnoloogiate kiire vananemine, mis sunnib organisatsioone pidevalt täiustama kasutatavaid töömeetodeid, teisaldama regulaarselt dokumente ja teavet ühest süsteemist teise, migreerima neid vananenud kandjatelt ja vormingutelt uutele;

Infokandjate lühike kasutusiga ja nende mitmekesisus, mis toob kaasa üsna sagedase uuenduse, mis nõuab organisatsioonilt pidevat info ohutuse jälgimist;

Lahendamata õiguslikud probleemid ja eelkõige seadusandliku tunnustamise küsimus juriidilist jõudu tegelikult kasutatud elektroonilised dokumendid;

mitte ainult ohutuse tagamise, vaid ka elektrooniliste dokumentide hävitamise keerukus võrreldes paberdokumentidega;

Vajadus kasutada kõrgelt kvalifitseeritud personali, kelle palk tõstab automaatselt dokumentide ja teabe haldamise kulusid.

Lisaks on nüüd võimatu mitmel põhjusel paberist ja muudest analoogkandjatest täielikult loobuda:

Esiteks on need kehtivad õigusaktide ja määruste nõuded mitmete paberkandjal dokumentide vormistamiseks. Eelkõige kehtib see äritegevuses kõige olulisemate dokumentide kohta, nagu põhikirjalised dokumendid, varadokumendid, litsentsid jne;

Ükskõik kui palju me ka ei räägiks elektrooniliste dokumentide eelistest, tuleb meeles pidada, et paljudel juhtidel ja spetsialistidel on olulisi otsuseid langetades mugavam paberiga töötada;

Sama oluline on see, et mitme sajandi jooksul on välja kujunenud hästi toimiv tehnoloogia paberdokumentide loomiseks, töötlemiseks, pikaajaliseks säilitamiseks ja hävitamiseks, olemas on nii täisväärtuslik seadusandlik ja regulatiivne raamistik ning metoodilised arengud ja soovitusi, mida saab kasutada praktilises töös;

Paberi ja mikrofilmiga töötamiseks ei ole vaja erilisi tehnilisi vahendeid, mistõttu on seda tüüpi andmekandjad eelistatavamad nende dokumentide duplikaatide või koopiate hoidmiseks, mida võib hädaolukordades ja katastroofides, kui elektroonilisi dokumente ei pruugita olla. saadaval.

Hoolimata sellest, et paberdokumentidest täielikult loobuda globaalne kogukond kuni selle valmimiseni annavad üha enam tunda nende puudused, mida süvendavad pidevalt kasvavad nõuded infotöötluse ja otsuste tegemise kiirusele:

Paberkandjal dokumentide ja teabe loomise, töötlemise ja edastamise madal kiirus ei sobi veelgi enam infotehnoloogiat kasutavate ettevõtete ja valitsuse vajadustega. “Elektroonilisi” tegevusi on peaaegu võimatu dokumenteerida ainult paberil;

Palju keerulisem ja aeglasem on infot otsida paberdokumentidest, mis on operatiivtööks äärmiselt ebamugav;

Paberdokumentide säilitamine nõuab märkimisväärseid pindu, mis nõuab pidevalt kasvavaid kulutusi ruumide rentimiseks või ostmiseks, nende varustuseks ning neid hoiuruume teenindava personali arvu suurendamiseks;

Paberdokumentide haldamine (sh neile juurdepääsu haldamine) on enamasti juhtumitasandil, mis on järjest enam osutunud ebapiisavaks nii põhitegevuse probleemide lahendamisel kui ka infoturbe tagamisel.

Segatöövoog on tänapäeva reaalsus

Hoolimata kõigest "paberivaba tehnoloogiast" räägitavast jutust, liigume tegelikkuses traditsiooniliselt pabertöövoo juurest mitte elektroonilisele, vaid segatöövoole. Segatud töövoo ilminguid võib täheldada kõikjal:

Dokumentide elektrooniline registreerimine elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides (EDMS) võimaldab neid kasutada nii elektrooniliste kui paberdokumentide haldusvahendina;

Vöötkoodide ja RFID-raadiomärgiste kasutamine võimaldab registreerida ja salvestada paberdokumente ja -karpe elektroonilisel kujul;

Erinevate riiklike registrite pidamine (sh alaline säilitusaeg) toimub samaaegselt nii elektroonilisel kui paberkujul;

Juhtumihaldus ja toimikud, mis sisaldavad nii elektroonilisi kui paberdokumente.

Kui sajanditepikkune paberdokumentidega töötamise kogemus lubab väita, et siin on kõik põhiprobleemid lahendatud, siis elektrooniliste dokumentide osas võib vaid tõdeda, et nendega on kogunenud paarkümmend aastat kogemust, põhiprobleemid. on selged ja nende lahendamisel on kogemusi.

Teist tüüpi dokumendid, mis on viimasel ajal ilmunud, seavad dokumendihalduse valdkonna spetsialistidele veelgi keerukamad ülesanded. Need on hübriiddokumendid, mis sisaldavad samaaegselt teavet nii analoog- kui ka elektroonilisel kujul.

Sellised dokumendid on juba laialt levinud, piisab, kui nimetada vähemalt selliseid tuntud dokumenditüüpe: biomeetriline pass, krediitkaart, maksudeklaratsioon, millele on samaaegselt kantud kahemõõtmeline vöötkood, uued rahatähed. RFID raadiosiltidega, mitmesugused kiipkaardid, mida kasutatakse laialdaselt laos, transpordis ja kaubanduses, sildid, mis sisaldavad nii tekstilist teavet kui ka vöötkoode ja/või raadiosagedusmärgiseid.

Selliste dokumentide haldamisel tekib üsna mittetriviaalne probleem, võttes arvesse nende "topelt" olemust. Võib öelda, et peamised probleemid hübriiddokumentidega töötamisel on juba välja selgitatud, kuid seni puuduvad kindlad praktilised kogemused ega soovitused nende kasutamiseks.

Praegu põhineb töö dokumentidega organisatsioonides infovoogude eraldamisel:

Operatiivotsused tehakse teabe (paber- ja elektrooniline) alusel;

Õiguslikult olulised otsused tehakse reeglina paberdokumentide vormis (sageli - hilinemisega, mis on tööreeglite rikkumine, kuid enamasti pigistavad nad sellele silmad kinni, kuna vajadus operatiivsed lahendused kaalub üles riskid, mis on seotud otsuste hilinenud esitamisega, kasutades paberdokumente). Samal ajal suureneb järk-järgult nende dokumendiliikide arv, mida õigusaktid lubavad luua elektroonilisel kujul;

Üha enam tehakse ja fikseeritakse “sisemised” otsused elektrooniliselt ning elektrooniliste dokumentide kasutamise võimalus selleks on määratud organisatsioonisiseste normatiivdokumentidega.

Märge. Üha sagedamini fikseeritakse organisatsioonisiseselt tehtud juhtimisotsused elektroonilisel kujul ning elektrooniliste dokumentide kasutamise võimaluse selleks määravad kohalikud regulatsioonid.

Segatöövoo üheks juba esile kerkinud probleemiks on vajadus vastata küsimusele: “Kuidas salvestada infot segatöövoos?” Segatöövoo läbiviimisel tekib probleem juhtumite terviklikkuse tagamisel, sest üsna sageli on osa dokumente katmata. loodud paberil, samas kui teised eksisteerivad ainult elektroonilisel kujul. Ja ainult koos moodustavad nad täieliku dokumentide komplekti - hübriidjuhtumi.

Mitmed eksperdid on seisukohal, et töö mugavuse huvides peaks vähemalt üks dokumentide komplekt (paber- või elektrooniline) olema täielik, täiendades seda koopiate või duplikaatidega. Võimalikke lahendusi on kaks, millest igaüks on üsna töömahukas:

Paberdokumentide skannimine;

Printige elektroonilisi dokumente.

Erinevatele andmekandjatele salvestatud teabe haldamise meetodites on märgatavaid erinevusi, millega tuleb arvestada ka segatöövoo puhul:

Mitteelektroonilisi (analoogseid) dokumente hallatakse tavaliselt meediatasandil (ümbris, mikrofilm jne);

Elektroonilisi dokumente elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides hallatakse üksikdokumendi tasemel;

Irdkandjal (CD, DVD, disketid, lindid jne) olevaid elektroonilisi dokumente saab olenevalt asjaoludest hallata nii meediumi kui ka dokumendi tasandil.

Säilitusperioodid segatöövoos

Praegu on üldtunnustatud põhimõte, et säilitusajad ei sõltu andmekandja tüübist, vaid määratakse lähtuvalt dokumenti salvestatud teabe sisust ja väärtusest. Samas on üha enam võimalik kokku puutuda olukordadega, kus elektrooniliste dokumentide säilitusajad hakkavad erinema vastavate paberdokumentide säilitusaegadest. See on tingitud asjaolust, et otsingu- ja süstematiseerimisvahenditega varustatud elektrooniliste dokumentide massiiv võib olla väärtuslikum kui üksikud dokumendid.

Ameerika rahvusarhiiv (NARA) nõuab juba praegu, et valitsusasutused arvestaksid sellega elektrooniliste dokumentide säilitustähtaegade määramisel. Oma soovitustes hoiuperioodi tähistavate dokumentide loetelude koostamiseks pööravad nad tähelepanu järgmistele punktidele:

Nimekirjad peaksid reeglina määratlema dokumentide säilitustähtajad, olenemata kandja tüübist (elektroonilised dokumendid, paber jne);

Dokumentide tõlkimisel keelde elektrooniline vorm nende väärtus võib muutuda, mistõttu on Ameerika Ühendriikide rahvusarhiiv välja töötanud mehhanismi säilitamisperioodide ülevaatamiseks ülemineku ajal valitsusorganisatsioonid elektrooniliseks dokumendihalduseks;

Kui tuvastatakse, et dokumendid (sh pärast nende tõlkimist elektroonilisele vormile) sisaldavad sisuliselt rohkem informatsiooni või kasutada muul viisil, tuleks säilitusajad üle vaadata.

Sarnast lähenemist näitasid ka meie valitsusasutused, kui 2002. aastal otsustati kehtestada loendusankeetide graafiliste piltide püsiv säilitusaeg:

2002. aasta ülevenemaalise rahvaloenduse loendusblankettide ja muude dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade eeskirjad:

"2. Pärast nende automatiseeritud töötlemise lõpetamist säilitatakse 2002. aasta ülevenemaalise rahvaloenduse loendusvorme Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee territoriaalorganites ... ühe aasta jooksul alates 2002. aasta rahvaloenduse ametliku avaldamise kuupäevast. 2002. aasta ülevenemaalise rahvaloenduse tulemused ja kuuluvad kehtestatud korras hävitamisele.

4. 2002. aasta ülevenemaalise rahvaloenduse graafiliste kujutiste salvestamine arvutikandjatele toimub järgmiselt:

Üks eksemplar on säilinud Riigikomitee Venemaa Föderatsiooni statistika kehtestatud korras enne järgmist rahvaloendust;

Teine koopia koos tarkvara anti üle enne 1. jaanuari 2004 alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni Riigiarhiivis.

Mida on vaja: sisemised eeskirjad
ja kvalifitseeritud personal

Kaasaegse seadusandluse analüüs reguleeriv raamistik dokumendihaldus näitab, et nõudeid karmistatakse mitte ainult sisemiste regulatiivdokumentide olemasolu, vaid ka nende range rakendamise suhtes organisatsiooni poolt. Organisatsioonid loovad sisemiste normatiivdokumentide abil elektroonilise ja segadokumentide liikumise reguleeriva raamistiku ning see võimaldab minimeerida elektrooniliste dokumentide kasutamise riske "hallis" tsoonis, kus dokumentidega töötamise kord on halvasti reguleeritud. õigusaktide ja määrustega.

Organisatsiooni sisemise regulatiivse raamistiku väljatöötamise vajadus on sätestatud ka standardis GOST R ISO 15489-1-2007:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Dokumendihaldus":

"Dokumendihaldus organisatsioonis hõlmab:

a) poliitikate ja standardite vastuvõtmine dokumendihalduse valdkonnas;

vastutuse ja volituste jaotus dokumendihalduse alal;

c) dokumentidega töötamise juhiste ja protseduuride kehtestamine, rakendamine ja levitamine.

Suhted välisorganisatsioonidega ja elektrooniliste dokumentide kasutamine nendega suhtlemisel on reeglina üles ehitatud Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku alusel. Kõik elektrooniliste dokumentide vahetamisega seonduv fikseeritakse lepingutes ja lepingutes.

Peamised raskused segatöövoo sisemise reguleeriva raamistiku väljatöötamisel tekivad järgmistel põhjustel:

Venemaal ei ole veel kehtestatud elektrooniliste dokumentide õigusjõu tunnustamise korda riigiorganite ja kohtute poolt, mis vastaks täielikult ettevõtete ja valitsuse vajadustele, samuti elektrooniliste dokumentide ja teabe kasutamise väljakujunenud tavale;

Praktiliselt puuduvad Venemaa meetodid ja standardid elektrooniliste dokumentide väärtuse uurimiseks, arhiivihoidlasse üleandmiseks, elektrooniliste dokumentide hävitamiseks, töötamiseks konfidentsiaalsete ja salajaste elektrooniliste dokumentidega;

Teatud määral võib see muidugi aidata välismaised kogemused, kuid enamasti ei saa kodumaised dokumendihalduse valdkonna spetsialistid nõrga omandiõiguse tõttu lihtsalt "kätte" võõrkeeled ja tõlgete puudumine.

Sest edukas töö segatöövoo keskkonnas muutub personali koolitus eriti oluliseks ülesandeks. Just organisatsiooni personali omadused, nende kvalifikatsioon, üldine suhtumine uute asjade valdamisse, muutuste vajaduse mõistmine on eduka elluviimise nurgakivi. kaasaegsed tehnoloogiad dokumendihalduses.

Kogu personali dokumendihaldusalane koolitus ja täiendkoolitus võivad oluliselt vähendada riske elektrooniliste dokumentide kasutamisel oma töös, tõsta töötajate efektiivsust ning juurutada lühema ajaga elektroonilist dokumendivoogu ja osakondadevahelist elektroonilist suhtlust. Selle koolitustöö pädev korraldus seisneb eelkõige organisatsiooni personali teenindamises.

Segatöövoole ülemineku esimene etapp, mil paberdokumentide koostamiseks kasutatakse arvuteid, on juba läbitud. Enamus Vene organisatsioonid on teises etapis - elektroonilised süsteemid kasutatakse registreerimiseks, arvestuseks ja dokumentide vormistamise kontrollimiseks. Töö kiirendamiseks kasutatakse aktiivselt dokumentide elektroonilisi koopiaid. Lisaks on juba vastu võetud mitmeid seadusi, mis lubavad (s üksikjuhtudel- nõue) hoida teatud dokumente ainult elektroonilisel kujul.

Järgmises etapis, mis enamikus organisatsioonides on kohe käes, asendavad autentsed elektroonilised dokumendid järk-järgult paberdokumendid. Esiteks mõjutab see organisatsiooni mahukaid sisedokumente, nagu teenus ja memorandumid. Selles etapis on oluline sisemistes regulatiivdokumentides korrektselt reguleerida segatöövoo töö – eelkõige sellised küsimused nagu EDS-i kasutamine organisatsiooni töövoos.

Personalidokumentide haldamise sõnastik. Elektrooniline digitaalallkiri - selle elektroonilise dokumendi kaitsmiseks võltsimise eest loodud elektrooniline dokument, mis on saadud teabe krüptograafilise teisendamise tulemusena elektroonilise digitaalallkirja (edaspidi EDS) privaatvõtit kasutades ja võimaldab tuvastada dokumendi omanikku. allkirjavõtme sertifikaati, samuti tuvastada elektroonilises dokumendis sisalduva teabe moonutamise puudumine. Vastavalt 10.01.2002 föderaalseadusele N 1-FZ “Elektroonilise digitaalallkirja kohta” on elektroonilises dokumendis olev EDS samaväärne paberdokumendi käsitsi kirjutatud allkirjaga, kui on täidetud järgmised tingimused: a) allkirja võti. selle EDS-iga seotud sertifikaat ei ole kontrollimise ajal või allkirjastamise hetke määravate tõendite olemasolul elektroonilise dokumendi allkirjastamise ajal aegunud (kehtiv);

b) elektroonilises dokumendis oleva EDS-i autentsus on kinnitatud;

c) EDS-i kasutatakse vastavalt allkirjavõtme sertifikaadil märgitud teabele.

Ühelt poolt on vaja üle saada töötajate hirm enne uute tehnoloogiate kasutuselevõttu, teisalt aga teadvustada, et igal tehnoloogial on oma nõrgad kohad. Seni ei ole täielikult lahendatud nii elektrooniliste dokumentide kasutamise seadusandliku ja regulatiivse reguleerimise küsimused kui ka elektrooniliste dokumentide, eriti EDS-i allkirjastatud dokumentide pikaajalise säilitamise küsimused.

Paljude aastate kogemused näitavad, et segatöövoogudele ülemineku tehnilised probleemid lahendatakse tavaliselt üsna edukalt. Suurimaid raskusi tekitab organisatsiooniliste probleemide lahendamine, mis on tihedalt seotud "inimfaktoriga". Edukaks elektroonilise dokumendivoo suunas liikumiseks on väga oluline personalivaliku, organisatsiooni personali koolituse ja koolituse nõuetekohane korraldamine.

Märge. Segatöövoo loomine ilma kvalifitseeritud personalita on võimatu.

Kirjandus

1. Määrused finantsturgudel osalejate tegevusele elektrooniliste dokumentide kasutamisel esitatavate nõuete kohta: kinnitatud. Föderaalse finantsturgude talituse 08.12.2005 korraldusega N 05-77 / pz-n / Normatiivaktide bülletään föderaalorganid täidesaatev võim. - 2006, N 6.

2. Isikute kvalifitseeritud investoriks tunnistamise korra eeskiri: kinnitatud. Föderaalse finantsturgude talituse 18. märtsi 2008. aasta korraldusega N 08-12 / pz-n / Föderaalsete täitevorganite normatiivaktide bülletään. - 2008, N 19.

3. Federal Register v. 69, nr 223, lk. 67692, 19. november 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Samuti tõstab konfidentsiaalsustaset elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt. Iga osaleja saab ettevõtte dokumentidele täpselt sellise juurdepääsu, mis vastab tema volitustele: lugemine, dokumendi redigeerimine või täielikud õigused. Kõik toimingud salvestatakse arvutisüsteemi, nii et saate igal ajal näha, kes andmetega töötas, neid muudatusi tegi. Üldiselt on konfidentsiaalsusprobleem väga terav. Mõne ettevõtte dokumendi kaotamine võib kaasa tuua miljoneid kahjusid. Paberdokumendid saab ju kaustast lihtsalt eemaldada ja kogu info kõrvale kanda. Ettevõttes elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisel ei ole loomulikult võimalik infoleket täielikult likvideerida, kuid alati on näha, kes töötajatest, millal, mis hetkel ja kuidas neid dokumente kasutas.

Elektroonilise dokumendihalduse plussid ja miinused

Organisatsioon, kes otsustab kasutada elektroonilisi arveid, peaks tegema järgmised sammud. Esiteks sõlmida leping elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga, mis tagab müüja ja ostja vahelise arvete elektroonilise dokumendiringluse raames avatud ja konfidentsiaalse teabe vahetamise sidekanalite kaudu. Pange tähele, et operaator peab kuuluma Venemaa föderaalse maksuteenistuse korraldatavasse elektroonilise dokumendihalduse usaldusväärsete operaatorite võrgustikku.

Elektrooniline dokumendivoog: plussid ja miinused

Info

Elektrooniline digitaalallkiri (EDS) on käsitsi kirjutatud allkirja analoog, mis on teabe kaitsmise vahend, mis annab võimaluse kontrollida elektrooniliste dokumentide terviklikkust ja kinnitada nende autentsust. EDF-iga saab kontorit automatiseerida, luua elektrooniline arhiiv dokumendid, ettevõtte elektrooniline dokumendihaldus (töövoog), lepinguliste protsesside haldamine, töö automatiseerimine QMS dokumentatsiooniga (kvaliteedijuhtimissüsteem) ja kodanike päringute automatiseerimiseks. EDF-i saab kasutada igas ettevõttes, olenemata selle suurusest ja omandivormist, süsteemi saab konfigureerida töötama nii väikeses struktuuris (osakond, osakond) kui ka geograafiliselt hajutatud organisatsioonis, millel on välja töötatud infovoogude skeem.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutamise plussid ja miinused

Kui kõvaketas ebaõnnestub, kaovad kõik sellele salvestatud dokumendid. Andmete kadumise vältimiseks peate kasutama välist varundussüsteemi. Ohutus. Teabe konfidentsiaalsus on paberivabades kontorites suur probleem.

Elektroonilised esmased dokumendid: plussid ja miinused

TEZISe standardväljaannete - Basic ja Standard - kasutuselevõtu pikaajalise praktika põhjal on välja töötatud järgmine skeem:

• Süsteemi paigaldamine - maksimaalselt 1 tööpäev.
• Süsteemiadministraatori koolitus -1 tööpäev.
• Süsteemi seadistamine - 5-10 tööpäeva.
• Kasutajakoolitus - päevade arv sõltub kasutajagruppide arvust, maksimaalselt 5 tööpäeva.
• Proovitöö - 22 tööpäeva.

Siinkohal loetakse juurutamine lõpetatuks ja süsteem läheb kommertskasutuseks.“Praktikas on kasti juurutamisetapid palju kiiremad. Paigaldamiseks on ette nähtud 4 tundi, administraatori koolituseks veel 4 ja ühe kasutajarühma koolitamiseks veel 4 tundi, " kommenteerib juhtivspetsialist Ekaterina Koroleva. tehniline abi LÕPUTÖÖ.

Elektrooniline dokumendihaldus ettevõttes - plussid ja miinused

IT ja äri Pabertöövoost loobumise ideed on arutatud pikka aega. Uued tehnoloogiad võimaldavad paberist peaaegu täielikult loobuda. Kuid see ei tähenda, et see lahendus sobiks ühelegi ettevõttele ja et seda oleks nii lihtne rakendada.
Kahjuks on elektroonilise dokumendihalduse võimalus seadusega piiratud ja kasutajad pole veel selliseks režiimiks valmis. Kaaluge elektroonilise dokumendihalduse plusse ja miinuseid. Plussid Säästud. Paberitöö vältimine võib kaasa tuua märkimisväärse kulude kokkuhoiu.
Mõelge, kui palju kulutate iga kuu paberile, tindile, postikulule jne. Lisaks tuleb need dokumendid kuskil hoiustada. Kõik see võib teile maksta päris senti. Juurdepääs. Elektrooniline dokumendihaldus eeldab kõigi dokumentide digitaalset vormingut.
Neid saab salvestada pilves, kui pääsete andmetele ligi veebirakenduste kaudu.

/ elektrooniline dokumendihaldus

Valik "standardse" ja "disain" teostuse vahel on piisavalt keeruline ettevõtetele, kes otsivad võimalusi dokumentidega töötamise kiirendamiseks ja "paberivabale" dokumendivoogudele üleminekuks. Mis on olulisem – kas automatiseerida dokumentide töötlemist, kulutades minimaalselt eelarve- ja ajakulu või lihtsustada töötajate tööd, kasutades selleks ettevõtte vajadustele kõige paremini kohandatud lahendust? Selles artiklis käsitleme EDMS-i plusse ja miinuseid, kasutades TEZIS-süsteemi kolme väljaande - Basic, Standard ja Extended - rakendamise projektide näidet. Nende kohta saate lühidalt lugeda siit ja üksikasjalikku ülevaadet - allpool.

EDMS-i funktsionaalsus erinevates väljaannetes Saadud funktsionaalsus sõltub otseselt EDMS-i juurutamisvaliku valikust.

Sedi plussid ja miinused erinevates väljaannetes

Elektrooniline dokumendihaldus võimaldab optimeerida uute töötajate koolitusprotsessi ja uute protsesside juurutamist ettevõttes. Uute juhiste ja regulatsioonide juurutamine elektroonilises dokumendihalduses on palju kiirem kui iga töötaja eraldi teavitamine ja paberdokumentidega kurssi viimine. Elektrooniline dokumendihaldus suurendab ettevõtte kultuuri.
Kõik ettevõtte struktuurid toimivad ühtses inforuumis, mis võimaldab pea iga töötaja kaasamist ettevõtte protsessidesse. Elektroonilise dokumendihalduse olemasolu ettevõttes võimaldab kiiresti kohaneda turumuutustega rahvusvahelistele standarditele... Uute standardite tekkides võib elektroonilises dokumendihaldussüsteemis tegutsev ettevõte oma dokumente muuta uus mall, mis tõstab konkurentsivõime taset turul.

Dokumendivoog

TÖÖ puhul on tegemist visuaalse protsessi kujundajaga.

• Tööriistad erinevate, sh graafiliste aruannete koostamiseks.
• ES (tugevdatud kvalifitseerimata) kasutamise võimalus.
• Tekstituvastuse moodul.

Valikuliselt pakub süsteemi standardversioon ka lüüsi ettevõtte portaaliga ja võimalust kasutada mobiilset versiooni. Kõige laiem funktsioonide komplekt on Advanced Editionis, mis hõlmab lahenduse peenhäälestamist. Lisaks kõigele eelnevale võimaldab see programmi koodi otsest muutmist ning toetab keerulisi mitmeserver-arhitektuure, et muuta süsteem konkreetse ettevõtte jaoks võimalikult skaleeritavaks, efektiivseks ja kohandatavaks.

Elektroonilise dokumendihalduse puudused

Koos süsteemi võtmekasutajatega viiakse kliendi kohapeal läbi automatiseerida plaanitavate äriprotsesside uuring ja analüüs. Eksamitulemus fikseeritakse ja lepitakse kokku.

• Funktsionaalse spetsifikatsiooni (FS) väljatöötamine ja kinnitamine. Küsitluse tulemusena saadud info põhjal töötatakse välja ja lepitakse kokku tulevase töövoosüsteemi funktsionaalne spetsifikatsioon, mis sisaldab automatiseeritud äriprotsesside kirjeldust, vormide kujundamist ja nõudeid süsteemile.
• TEZIS-süsteemi tüüpilise funktsionaalsuse seadistamine ja laiendamine vastavalt FS-ile. Lisaks standardses rakendusplaanis määratud süsteemi seadistamistööle tehakse tööd TEZIS EDMSi seadistamiseks ja täiustamiseks vastavalt kinnitatud funktsionaalse spetsifikatsiooni nõuetele.
• Seadete ülekandmine, süsteemi demonstreerimine.

Elektroonilise dokumendihalduse puudused

Tuleb märkida, et elektroonilisel dokumendihaldusel on omad puudused. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi oluliseks puuduseks on dokumentide ohutuse probleem. Tõepoolest, igal ajal võib viirus arvutisse siseneda, ei pruugi dokumentide salvestamise süsteem töötada.

Probleemi saab lahendada koondamissüsteemi loomisega. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi üks puudusi on personal ehk personal, kes on süsteemis tööl. Dokumendivoo automatiseerimise protsessis ei pruugi olla võimalik vältida stressi füüsilise tööga harjunud ja ebapiisavate elektroonilise dokumendivoo teadmistega töötajatel. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis on pädev andmesisestus eriti oluline. Inimfaktor siin on see eriti oluline, sest süsteemi edasine katkematu toimimine sõltub kvalifitseeritud personali kvaliteetsest tööst.

Elektroonilise dokumendihalduse miinused võrreldes paberkandjaga

Lisaks on sellel ainulaadne laiendusmehhanism, tänu millele ühilduvad kõik süsteemi ühes versioonis tehtud muudatused uuendamisel uue versiooniga. See võimaldab automatiseerida selle süsteemirühma jaoks täiesti ainulaadseid ja ebatavalisi EDMS-i protsesse, mis võivad olla olulised ettevõtete jaoks, mis nõuavad konkreetset dokumendivoogu. Standardväljaanne rahuldab ka enamiku süsteemi funktsionaalsuse laiendamise vajadustest, eelkõige kõige olulisema - uute äriprotsesside ja aruannete loomise. EDMS-i sisseehitatud äriprotsesside visuaalne kujundaja võimaldab koostada uusi marsruute dokumentide liikumiseks ja töötlemiseks ning ilma programmeerimisvahendeid kasutamata.

Seni on töövoog enamikus ettevõtetes paberkujul. Loomulikult on sellisel kujul töövoog tuttavam ja traditsioonilisem, kuid samal ajal on sellel mitmeid puudusi, mis kattuvad oluliselt selle tuttavlikkuse väärikusega.

Paberi töövoo miinused

• Aeglane dokumendiotsing;
• Raskused dokumendi liikumise jälgimisel selle kõigis etappides eluring;
• Raskused resolutsioonide rakendamise tõhusa kontrolli ja aruandluse korraldamisel;
• Dokumentide koostamise ja kinnitamise kestus;
• Töövoo korralduse keerukus, kui mitu kasutajat töötab samaaegselt samade dokumentidega;
• Kokkuvõtlike aruannete ja logide saamise võimatus või töömahukus.

Seega on traditsiooniline töövoog ebaefektiivne. Kõik need puudused kõrvaldatakse elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutuselevõtuga. Organisatsioonide jaoks, kus dokumentide hulk ja nende hooldamise keerukus on suur, muutub ülaltoodud puuduste kõrvaldamiseks ülioluliseks töövoo automatiseerimine.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

• dokumentide otsimisele ei kuluta tunde, vaid sekundeid või minuteid; dokumentide ootamine pole vajalik - dokumendid on üheaegselt kättesaadavad kõigile töötajatele, kellel on nendega tutvumise õigus;
• dokumentide kokkuleppimise ja kinnitamise protsess muutub läbipaistvaks ja toimub reaalajas;
• ei kuluta aega dokumentide ülekandmisele osakondade vahel - kaardid ja dokumendifailid on reaalajas kättesaadavad kõigile neile juurdepääsuõigust omavatele töötajatele;
• dokumentide liikumise tüüparuannete koostamine toimub ühe nupuvajutusega;
• võtmetöötajate puudumine kontoris ei katkesta tööd dokumentidega - uue põlvkonna elektrooniline dokumendihaldussüsteem annab võimaluse teha dokumentidega kaugtööd nii läbi veebilehitseja kui ka e-posti teel;
• ühtse ettevõtte teaberuumi korraldamine. Teave salvestatakse sisse ettevõtte süsteem dokumendihaldus, mitte töötajate arvutites;
• ettevõtte kui terviku juhitavuse parandamine. Infovoogude kiirenemine ja vigade arvu vähenemine juhtimisotsuste tegemisel asjakohaste ja õigeaegsete andmete kasutamise kaudu toob kaasa ettevõtte kui terviku juhitavuse tõusu.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt ei too kaasa mitte ainult majanduslikke eeliseid (näiteks kokkuhoid Varud, säästes töötajate tööaega), aga ka organisatsiooni juhtimise kvaliteedi parandamiseks (otsused saab kiiremini vastu võtta, visuaalselt näha töö edenemist dokumentidega).