Seda tunnustatakse elektroonilise dokumendina. Elektrooniliste dokumentide vormid ja vormid. Mis vahet sellel on? Kui palju elektroonilised dokumendid maksavad?

Artikkel 6. Allkirjastatud elektrooniliste dokumentide tunnustamise tingimused elektrooniline allkiri, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumentidega

1. Teave sisse elektrooniline vorm kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud tunnistatakse elektrooniliseks dokumendiks, samaväärseks omakäelise allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga ja seda saab kohaldada igas õigussuhtes vastavalt õigusaktidele. Venemaa Föderatsioon, välja arvatud juhul, kui föderaalseadused või nende alusel vastu võetud normatiivaktid kehtestavad nõude, mille kohaselt tuleb dokument koostada ainult paberkandjal.

2. Lihtsa elektroonilise allkirjaga või kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilisel kujul olevat teavet tunnustatakse föderaalseaduste, nende alusel vastu võetud normatiivaktidega kehtestatud juhtudel käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga samaväärseks elektrooniliseks dokumendiks. või elektroonilises suhtluses osalejate vaheline leping. Regulatiivsed õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised lepingud, millega nähakse ette kvalifitseerimata elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamine käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumentidega, peaksid sätestama elektroonilise allkirja kontrollimise korra. Regulatiivsed õigusaktid ja elektroonilises suhtluses osalejate vahelised lepingud, millega nähakse ette lihtsa elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide samaväärseks tunnistamine käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud dokumentidega, peavad vastama käesoleva föderaalseaduse artikli 9 nõuetele.

3. Kui föderaalseaduste, nende kohaselt vastu võetud normatiivaktide või äritegevuse tavade kohaselt peab dokument olema kinnitatud pitseriga, täiustatud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud ja paberkandjal samaväärseks tunnistatud elektrooniline dokument. omakäelise allkirjaga allkirjastatud dokument tunnistatakse samaväärseks paberkandjal, omakäelise allkirjaga allkirjastatud ja pitseriga kinnitatud dokumendiga. Föderaalseadused, nende alusel vastu võetud normatiivaktid või elektroonilises suhtluses osalejate vaheline leping võivad elektroonilisele dokumendile ette näha lisanõuded, et tunnistada see samaväärseks pitsatiga kinnitatud paberdokumendiga.

3.1. Kui föderaalseadused, nende alusel vastu võetud normatiivaktid näevad ette, et dokumendile peab alla kirjutama mitu isikut, peavad elektroonilisele dokumendile alla kirjutama isikud (volitatud ametnikud asutus, organisatsioon), kes selle dokumendi koostas, allkirjatüübiga, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega koostatud elektroonilise dokumendi allkirjastamiseks elektroonilise allkirjaga.

4. Ühele elektroonilisele allkirjale saab alla kirjutada mitu omavahel seotud elektroonilist dokumenti (elektrooniliste dokumentide pakett). Elektrooniliste dokumentide paketi allkirjastamisel elektroonilise allkirjaga loetakse kõik selles paketis sisalduvad elektroonilised dokumendid allkirjastatuks seda tüüpi elektroonilise allkirjaga, millega allkirjastati elektrooniliste dokumentide pakett. Erandiks on juhud, kui paki allkirjastanud isiku elektrooniliste dokumentide pakett sisaldab elektroonilisi dokumente, mille on loonud teised isikud (asutused, organisatsioonid) ja mille nad on allkirjastanud Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud elektroonilise allkirja tüübiga. sellistele dokumentidele alla kirjutades. Nendel juhtudel loetakse pakendis sisalduv elektrooniline dokument allkirjastatuks sellise elektroonilise dokumendi algselt loonud isiku poolt selle elektroonilise allkirja tüübi järgi, millega see dokument loomisel allkirjastati, sõltumata sellest, mis tüüpi elektroonilise allkirjaga pakett on antud. elektrooniliste dokumentide kohta allkirjastati.

Vene Föderatsiooni maksuseadustik (asjakohane ka "lihtsustatud" puhul) ütleb, et maksustamise eesmärgil arvestatud kulud peavad olema kinnitatud dokumentidega, mis on koostatud vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele. Maksuseadustik ei kehtesta konkreetset loetelu dokumentidest, mis kinnitavad maksumaksja tehtud kulutusi. Seega andmete kinnitus maksuarvestus on esmased dokumendid, mis vastavad raamatupidamist käsitlevate õigusaktide nõuetele (Rahandusministeerium juhtis sellele nüansile tähelepanu 22.06.2016 kirjas nr 03-07-11 / 36393, 05.12.2014 nr 03-03-06 / 1/62458). Teisisõnu mängib maksuarvestuses olulist rolli ka “esmane” lisaks põhifunktsioonile - majanduselu faktide arvestus ja registreerimine. Hoolimata asjaolust, et esmaste dokumentide registreerimise probleemile on pühendatud palju materjale (sh meie ajakirjas), tekib sellel teemal alati küsimusi. Mõnele neist anname täna vastused, võttes arvesse ametlike organite selgitusi.

Esmaste dokumentide töötlemise reeglid

Algdokumentide vormistamisel peab majandusüksus eelkõige järgima art. 06.12.2011 föderaalseaduse nr 402-FZ (edaspidi seadus nr 402-FZ) artikkel 9. Just selles artiklis on fikseeritud nõue vormistada iga (!) majanduselu fakt esmase raamatupidamisdokumendiga. Lisaks määratleb nimetatud artikkel loendi nõutavad üksikasjad, mis peaks sisaldama sellist dokumenti (punkt 2):

Dokumendi pealkiri;

dokumendi koostamise kuupäev;

dokumendi koostanud majandusüksuse nimi;

majanduselu fakti loomuliku ja (või) rahalise mõõtmise väärtus, näidates ära mõõtühikud;

tehingu, toimingu teinud (tegi) ja selle teostamise eest vastutava (vastutavate) isiku(te) ametikoha nimetus;

tehingu, toimingu sooritanud isikute ja selle teostamise eest vastutajate allkirjad, märkides perekonnanime ja initsiaalid või muud nende isikute tuvastamiseks vajalikud andmed.

5. osa Art. Seaduse nr 402-FZ artikkel 9 näeb ette võimaluse koostada raamatupidamisdokument elektroonilisel kujul.

Oluline punkt : raamatupidamise seadusandlus näeb ette võimaluse väljastada raamatupidamise esmaseid dokumente paberkandjal ja/või v elektroonilisel kujul... Selgub, et seadus nr 402-FZ ei nõua samaaegset kohalolekut esmased paber- ja elektroonilised dokumendid. Ühesõnaga, majandusüksusel on õigus iseseisvalt valida, millises vormis raamatupidamisdokumente koostada ja vastaspooltega vahetada - paberkandjal või elektrooniliselt, kuna ühtki neist ei nimetata seadusega nr 402-FZ prioriteediks (esitatud). et need on koostatud ja allkirjastatud, võttes arvesse kehtivate õigusaktide nõudeid). Tõsi, maksu- ja raamatupidamisalaste õigusaktide nõuded on erinevad.

Elektrooniliste esmaste dokumentide töötlemise nüansid

Selleks, et elektroonilisel kujul koostatud dokument oleks samaväärne paberdokumendiga, peab see sisaldama kõiki kohustuslikke raamatupidamise esmase dokumendi andmeid (nende loetelu on toodud ülal) ja elektroonilist allkirja (ES).

Tuletame meelde: kehtivad õigusaktid näevad elektrooniliste dokumentide allkirjastamisel ette kolme tüüpi allkirjade kasutamist – liht-, tugevdatud kvalifitseerimata ja täiustatud kvalifitseeritud allkirjad.

Vastavalt artikli lõikele 3 Seaduse nr 402-FZ artikkel 21 dokumentide allkirjastamiseks kasutatavate elektrooniliste allkirjade tüübid raamatupidamine on seatud föderaalsed standardid raamatupidamine. Kuid standard, mille sätted määraksid, millist allkirja (kolmest eelnimetatust) kasutada elektrooniliste esmaste dokumentide allkirjastamiseks, pole veel vastu võetud. Praegune PBU ei ütle midagi elektrooniliste allkirjade tüüpide kohta, mida tuleb esmaste dokumentide allkirjastamiseks kasutada.

Sellega seoses võimaldab rahandusministeerium raamatupidamise ja maksustamise eesmärgil allkirjastada "elektroonilise" eellepingu. ükskõik milline seaduses nr 402-FZ sätestatud elektrooniline allkiri (vt nt 12.09.2016 kiri nr 03-03-06 / 2/53176).

Raamatupidamise jaoks on see rahastajate oletus ehk õiglane.

Märge: korraldada raamatupidamisdokumentide, sh raamatupidamise algdokumentide, elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektroonilise dokumendina vormistatud raamatupidamisregistrite, NSVL Rahandusministeeriumi poolt 07.29.2007 kinnitatud dokumentide ja raamatupidamise töövoo eeskirjad. 1983 nr 105 (osaliselt, mis ei ole vastuolus hiljem välja antud asjakohaste seadusandlike ja muude normatiivaktidega) ning Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. a korraldusega nr 526 kinnitatud eeskirjad (vt 2015. aasta kirja lisa Venemaa Rahandusministeerium 22. jaanuarist 2016 nr 07-04-09 / 2355).

Aga mitte maksuarvestuse jaoks. Selles küsimuses tuleks arvestada Rahandusministeeriumi ametnike hiljutiste selgitustega 20.12.2017 kirjas nr 03-03-06 / 1/85248. Nad rõhutasid seda suhted elektrooniliste allkirjade kasutamise valdkonnas tsiviiltehingutes mida reguleerib 06.04.2011 föderaalseadus nr 63-FZ. Seega on ES-i poolt kinnitatud elektrooniliste dokumentide tunnustamise tingimused, mis on samaväärsed nende väljastanud isikute omakäelist allkirja sisaldavate paberdokumentidega, määratletud artiklis. Seaduse nr 63-FZ artikkel 6.

Näiteks nimetatud artikli punktist 1 tuleneb, et elektrooniline dokument on allkirjastatud kvalifitseeritud ES , võetud täitmiseks või teatamiseks võrdsel tasemel paberdokumendiga peaaegu kõigil juhtudel , välja arvatud juhul, kui paberdokumendi vormistamise nõue on sätestatud föderaalseadustes ja normatiivaktides. Ja punkt 2 määratleb allkirjastatud elektroonilise dokumendi tunnustamise tingimused lihtne või kvalifitseerimata elektrooniline allkiri , samaväärne paberdokumendiga elektroonilises suhtluses osalejate vahelises lepingus. On kaks tingimust:

1. Kasutamisel lihtne ES leping peab sisaldama reegleid (seaduse nr 63-FZ artikkel 9) elektroonilisele dokumendile alla kirjutava isiku määramiseks, samuti lihtsa ES-võtme looja ja (või) kasutaja kohustust säilitada selle konfidentsiaalsus. .

2. Kasutamisel kvalifitseerimata elektrooniline allkiri lepingus tuleks sätestada elektroonilise allkirja kontrollimise kord.

Seega korraldamisel elektrooniline dokumendihaldus"lihtsustatud" ja selle vastaspoolte vahel on pooltel õigus kasutada mis tahes elektrooniline allkiri (näiteks lihtne elektrooniline allkiri). Osapooltega suhtlemiseks (tehingute dokumentide vormistamine) piisab sellisest allkirjast. Pealegi maksuseadustikus ei sisalda lisanõudeid esmaste dokumentide vormistamisel elektroonilisel kujul ei ole.

Samal ajal juhtudel milles on elektroonilisel kujul teave, mis on allkirjastatud lihtsa elektroonilise allkirjaga, tunnustatakse elektrooniline dokument, samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokument, maksuseadustikus määratlemata (vt kiri nr 03-03-06 / 1/85248). Aga! See nimetab otseselt mitmeid juhtumeid, mil maksumaksja on kohustatud avalduse esitama kvalifitseeritud ES , näiteks:

maksuametiga elektroonilisel suhtlemisel (teabesõnumite saatmisel) (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku punktid 5.1, 7, artikkel 23);

maksude tagastamise (tasaarvestuse) taotluste saatmisel (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 78);

maksuaruannete esitamisel kindlustusmaksete aruanded (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 80 punktid 1, 5, artikli 431 punkt 1).

Eeltoodud normide alusel kokkuvõttes jõudis Rahandusministeerium kirjas nr 03-03-06 / 1/85248 järeldusele, et elektroonilisel kujul koostatud ja kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokument võib olla maksumaksja tehtud kulutusi kinnitav dokument, kui föderaalseadused või muud normatiivaktid ei näe ette sellise dokumendi paberkandjal vormistamise nõuet..

Pange tähele: elektrooniline dokument allkirjastatud kvalifitseeritud ES, on nõuetekohane dokumentaalne tõend maksumaksja kulude kohta, mida maksustamisel arvesse võetakse. Kuid ainult siis, kui kehtivad õigusaktid ei näe ette paberdokumendi kohustuslikku vormistamist.

Seega maksuarvestuse jaoks on ainult ühel kolmest võimalikust ES-st selge prioriteet - täiustatud kvalifitseeritud elektrooniline allkiri ... See tähendab, et "lihtsustatud" ei ole õigust valida seda või teist tüüpi elektroonilise allkirja kasutamist maksuarvestuses.

Märge: Vene Föderatsiooni maksuseadustik sätestab ametniku õiguse maksuamet maksurevisjoni läbiviimine, nõuda kontrollitavalt isikult välja revisjoniks vajalikud dokumendid. Samas sätestab punkt 2 elektrooniliste dokumentide (TKS kanalite kaudu) esitamise võimaluse. Kuid elektroonilisel kujul saab esitada ainult neid dokumente, mille edastamise vormingud TCS-i kanalite kaudu on föderaalse maksuteenistuse poolt heaks kiidetud (vt Venemaa föderaalse maksuteenistuse 09.02.2016 kirja nr ED-4-2 / [e-postiga kaitstud]). Näiteks kokkulepe (leping, leping), sealhulgas täiendused (muudatused); tööde (teenuste) vastuvõtuakt; saateleht; saateleht (TORG-12). Seega, kui föderaalne maksuteenistus ei ole heaks kiitnud ühe või teise maksumaksja kulusid kinnitava esmase dokumendi edastamise elektroonilist vormingut, esitatakse selline dokument paberkandjal kinnitatud koopiana (vt föderaalse maksuteenistuse kiri). Venemaa nr SD-3-3 / 808, 29. veebruar 2016) ...

Kas faksimiil esmastel dokumentidel on seaduslik?

Varem oli mainitud, et põhidokumendi vormistamise üheks kohustuslikuks rekvisiidiks on art. punktis 2 sätestatud isiku(te) allkiri. 9 seaduse nr 402-FZ, märkides perekonnanime ja initsiaalid või muud selle isiku(te) tuvastamiseks vajalikud andmed. Sellise allkirja kinnitamise viis – käsitsi (mehaaniliselt) või faksi teel – ei ole seaduses nr 402-FZ sätestatud. Samas ei sisalda see otsest keeldu faksiallkirja kasutamiseks esmaste dokumentide töötlemisel. Viimase meetodi eelis on ju vaieldamatu, eriti olukorras, kus maksumaksjal tuleb iga päev vormistada suur hulk esmaseid dokumente.

Sisulise vestluse jaoks on meie arvates mõistlik selgitada, mis on faksiimile. Näiteks Vene Föderatsiooni Kõrgeima Arbitraažikohtu presiidiumi 27. septembri 2011. aasta resolutsioonis nr 4134/11 on mõiste "faksiimile" määratletud kui klišee, see tähendab allkirja täpset reprodutseerimist. fotograafia ja trükkimise abil. Ja tollitõkendite, templite ja faksimiilide valmistamise, arvestuse, ladustamise ja hävitamise, samuti nende väljaandmise ja Venemaa siseministeeriumi süsteemis kasutamise korra juhendi punktis 2 on märgitud, et faksiimile on analoogne isiku originaalallkiri, mis on tehtud mehaaniliselt.

Järelevalveasutused on üldiselt vastu fakside kasutamisele esmastel dokumentidel. Veel üks meeldetuletus selle kohta tehti hiljutises Venemaa Rahandusministeeriumi kirjas 08.12.2017 nr 03-03-06 / 1/81951. Varem on rahastajad 13. aprilli 2015 kirjas nr 03-03-06 / 20808 juhtinud tähelepanu ka sellele, et kehtiv seadusandlus ei näe ette faksiallkirja kasutamist esmaste dokumentide vormistamisel, need peavad olema allkirjastatud hiljemalt vastutav isik.

Ametnikud aga oma keeldu kuidagi ei põhjenda, vaid nõuavad, et dokument peaks sisaldama isiklik selle välja andnud isiku allkiri. Tõsi, isikliku allkirja mainimine sisaldus art. Seaduse nr 129-FZ artikkel 9 - seaduse nr 402-FZ eelkäija. Praeguses normatiivakt see ütleb allkirja kohta, mainimata selle identiteeti. Aga viide aegunud normile ei häiri rahastajaid sugugi.

Kuid isegi siis, kui juhised isikliku allkirja kohustuse kohta dokumendil lõigetes. 7 lk 2 art. 9 seaduse nr 402-FZ kohaselt ei saa seda tähist meie arvates (võttes arvesse ülaltoodud mõiste "faksimiil" definitsioone) üheselt tõlgendada nii, et allkiri tuleb kinnitada oma käega või mehaaniliselt.

Mitte juhuslikult arbitraaži praktika selles küsimuses on vastuoluline.

Näiteks faksiallkirja kasutamise võimalus "esmase" väljastamiseks on märgitud RF relvajõudude 29. märtsi 2017 otsuses nr 307-KG17-1822 asjas nr A42-3320 / 2015. Algdokumentidel allkirjade faksi teel reprodutseerimise keelu puudumine maksuseadustes on märgitud AC BBO 09.02.2016 määruses nr F01-6109 / 2015 asjas nr A29-3865 / 2015.

Kuid on olemas kohtuaktid, mille kohaselt ei saa faksimiiliga allkirjastatud esmaseid dokumente pidada dokumentideks, mis on koostatud vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele. Seega märkisid AS MO vahekohtunikud 06.04.2015 resolutsioonis nr F05-3258 / 2015 asjas nr A40-4051 / 14, et faksimiili kasutamine ei kehti esmaste ja dokumentide õigete töötlemise meetodite kohta. maksuarvestus. Neid kordavad AC MO kohtunikud, kes märkisid 05.10.2016 määruses nr F05-5570 / 2016 asjas nr A40-5400 / 15, et raamatupidamisalased õigusaktid näevad ette otsese keelu kasutada rahalisi tagajärgi kaasa toovate esmaste dokumentide koostamisel juhi allkirja faksiimile. Asjaolu, et raamatupidamisdokumendid peavad sisaldama asjaomaste isikute isiklikke allkirju, on kajastatud ka KA UO 19. augusti 2016. a resolutsioonis nr F09-7693 / 16 asjas nr A71-6027 / 2015 (määratluse järgi). RF relvajõudude 19. detsembri 2016 nr 309-KG16-16803 järgi).

Omalt poolt lisame, et esmaste dokumentide faksiallkirjaga kinnitamise fakt ei saa olla piisavaks aluseks maksumaksja tehtud kulutuste dokumentaalsete tõendite puudumise kinnitamiseks. Kuid igal juhul pöörab maksuhaldur sellistele dokumentidele tähelepanu (vt nt Keskkorralduskomitee 16.11.2017 otsus nr F10-4607 / 2017 asjas nr A09-15640 / 2016).

Märge: maksuarvestuse andmete moodustamiseks on vaja korralikult vormistatud dokumente, mis kinnitavad "lihtsustatud" tehtud kulutusi. Sellega seoses on "lihtsustatud" jaoks turvalisem panna esmastele dokumentidele "elav" isiklik allkiri, vastasel juhul on maksuhalduri nõuded võimalikud ja nende seisukohta tuleb kohtus kaitsta.

Peamised dokumendid: "ei saa asendada"

23.10.2017 kirjas nr 03-03-10 / 69280 märkis rahandusministeerium, et seadus nr 402-FZ ei ole tagatud varem arvestusse võetud raamatupidamise esmase dokumendi täielik asendamine uue korrektse dokumendiga esmases dokumendis esinevate vigade korral. Samas ei ole ka sellisteks toiminguteks keeldu. Muide, maksuseadustik ei keela ka puuduvate andmete sisestamist algdokumentidesse ja nende parandamist, asendades need täielikult uute samade andmetega dokumentidega vastavalt seaduse nõuetele. AS PO juhtis sellele nüansile tähelepanu 24. mai 2017. a resolutsioonis nr F06-20469 / 2017 asjas nr A72-5811 / 2016.

Vahekohtunikud peavad sellist asendamist võimalikuks. Niisiis on üheksateistkümnenda vahekohtu apellatsioonikohtu resolutsioonis 21. veebruaril 2013 asjas nr A64-3569 / 2012 märgitud: seadus (antud juhul räägime seadusest nr. kord või mis sisaldab ebatäpseid andmeid lõpetatud majandustegevuse kohta ning ei keela üksusel kõrvaldada algdokumentide mittevastavust raamatupidamist käsitlevate õigusaktide nõuetele, tehes parandusi valesti koostatud dokumendis, väljastades selle uuesti, asendades selle 2010. aastal koostatud dokumendiga. kehtestatud kord ja esitage uuesti väljastatud esmased dokumendid aadressile maksuhaldur või kohtule tehtud kulude õiguspärasuse põhjendamiseks.

Seega, kui mitte asendamine, siis "esmase" kohandamine ja parandused on võimalikud. Sarnane subjektide õigus on sätestatud art. Seaduse nr 402-FZ artikkel 9. Sama reegel näeb ette, et iga dokument ei kuulu parandamisele. Näiteks on võimatu muuta sularaha ja pangadokumente (Vene Panga 11. märtsi 2014. aasta määruse nr 3210-U punkt 4.7, raamatupidamise eeskirjade punkt 16 ja raamatupidamisaruanded RF-is).

Samal ajal kehtib artikli 7 punktis 7 põhidokumentides paranduste tegemise mehhanism. Seaduse nr 402-FZ artikkel 9 pole selgelt välja kirjutatud (millest sai lõpuks vaidlusi "esmase" parandamise korra üle), kehtestab see parandatud esmase dokumendi sisule vaid miinimumnõuded. Tegelikult sätestab see lõige paranduste tegemise parandusmeetodi põhireeglid, mille rakendamise kord on toodud jaotises. 4 Raamatupidamise dokumentide ja töövoo eeskirjad (edaspidi - Määrused) - paranduste juurde tuleb märkida nende kehtestamise kuupäev ja andmed nende tegija kohta.

Vahepeal võimaldab see, et seaduses nr 402-FZ puudub üksikasjalik kord esmaste raamatupidamisdokumentide paranduste tegemiseks, subjektidel sellised reeglid iseseisvalt välja töötada ja need raamatupidamispoliitikas fikseerida. Praktikas on kaks levinud viisi "esmase" paranduste tegemiseks.

* See meetod, mis on sätestatud jaotises. Määruse lõiget 4 kohaldatakse dokumentidele, mis on koostatud käsitsi või automatiseeritud viisil (st spetsiaalsete raamatupidamisprogrammide abil, näiteks "1C"). Viimasel juhul, hoolimata dokumendi loomise elektroonilisest meetodist, pole see tegelikult selline, kuna teema dokumendivoos kasutatakse seda tavalise paberkandjana.

** Seda meetodit ei tohiks kasutada kahepoolsete dokumentide parandamisel, kuna muudatusi tuleb teha mõlemas eksemplaris. Andmete ühepoolne muutmine esmastes dokumentides ilma poolte vastastikuse tahteavalduseta on vastuolus seadusega ega too kaasa õiguslikke tagajärgi (vt nt Esimese Arbitraažikohtu 30. juuni 2015. a resolutsioon asjas nr А43-27322 / 2014). Ebamugav on ka dokumendis mitmete paranduste tegemisel – sellisel juhul muutub dokument loetamatuks.

* Nimetatud meetod põhineb paranduste tegemise meetodil analoogselt parandatud arvete koostamise kinnitatud korraga. Pealkiri – uus (parandus)dokument – on võetud fondi NRBU BMT soovitustest R-41/2013-KpR "Parandused algdokumentides". Tõsi, analüüsitava küsimuse mõistes ja arvetega kasutatud analoogiat arvestades on antud juhul õigem rääkida uuest (täiustatud) dokumendist. Tegelikult koostatakse selle meetodiga vale dokumendi asemel uus esmane dokument.

Oluline punkt : ülalmainitud paranduste tegemise viisid kehtivad ainult paberile "esmane". Elektroonilistes dokumentides esinevaid vigu nende koostamise tehnilistest iseärasustest tulenevalt ei saa korrektuurimeetodil parandada. Ainus võimalik viis nende kõrvaldamine on uue (parandusliku) elektroonilise dokumendi koostamine.

Traditsioonilist kontoritööd ei ole alati lihtne siduda elektroonilise dokumendihaldusega. Sellest artiklist leiate vastused viiele kõige populaarsemale küsimusele elektrooniliste dokumentide kohta. Räägime teile, mis on elektrooniline dokument, millal saab ja tuleks seda paberkandjal üle kanda, kuidas muuta dokumentide elektrooniline vahetamine juriidiliselt oluliseks, kuidas väljastada elektrooniline dokument paberkirja manusena ja kuidas säilitada elektroonilisi dokumente. .

KÜSIMUS 1: MIS ON ELEKTROONILINE DOKUMENT?

Elektrooniline dokument sisaldab kogu oma eluring- loomisest hävitamiseni - elektroonilisel kujul. Trükitud elektrooniline dokument – nagu skannitud paberdokument – on lihtsalt originaali koopia.

V viimased aastad kontoritöö teooria ja praktika püüavad elektroonilisi ja paberdokumente "sõbraks sõlmida", et olla kursis dokumendivoo veebiruumist kiirelt väljumisega ja seda samal ajal säilitada. juriidilist tähtsust... Näiteks e-kirjal on mitu varianti, millest ainult üks on tõeline elektrooniline dokument:

elektroonilise allkirjaga allkirjastatud kiri on ehtne elektrooniline dokument;
e-posti teel saadetud teade ei ole dokument, kuid see võib olla, eeldusel, et suhtluses osalejad on selles kokku leppinud;
kirja skaneeritud koopia paberkandjal ei ole elektrooniline dokument, kuid kui saatja ja saaja on kokku leppinud, et selliste koopiate vahetamisel on juriidilist jõudu, siis võib sellise e-kirjaga saadetud koopia võrdsustada e-kirjaga. Sellest räägime pikemalt vastuses kolmandale küsimusele.

KÜSIMUS 2: MILLISEL MEEDIKUL ELEKTROONILISI DOKUMENTE KASUTADA?

Elektrooniliste dokumentidega saate töötada nii veebis kui ka paberkandjal. Loomulikult on lihtsam ja kiirem elektroonilisi dokumente vahetada e-posti või elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (edaspidi - EDMS) abil, kuid see ei ole alati võimalik. Tulemuseks on elektrooniliste dokumentide paberkoopiad.

Prindi meili selle kallal töötada saate, kuid ärge unustage: kui vahetate adressaadiga kirju elektroonilisel platvormil, siis peab sellele kirjale vastamine olema elektrooniline. Veelgi enam: kodanik võib nõuda, et ta saadaks talle e-posti teel vastuse oma pöördumisele.

Organisatsiooni sise-eeskirjad võivad sätestada, et teatud dokument eksisteerib ainult elektroonilisel kujul. Reeglina kuvatakse veebiruumis esimesena teenindusmärkmed. Töötajad vahetavad neid EDMS-is, pilveteenustes või e-posti teel.

Küll aga on normid, mis näevad ette elektrooniliste dokumentide printimise, et need paberkandjal toimikusse paigutada.

KÜSIMUS 3: KUIDAS HOIDDA ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE KASUTAMISEGA ÕIGUSLIKULT TÄHTIS DOKUMENTIVOOGU?

Elektroonilised dokumendid allkirjastatakse elektrooniliste digitaalallkirjadega (edaspidi EDS). Samal ajal on käsitsi kirjutatud absoluutne analoog ainult tugevdatud kvalifitseeritud EDS, st Venemaa telekommunikatsiooni- ja maakrediteeritud sertifitseerimiskeskuses registreeritud. Seda saab kasutada valitsusasutustega suhtlemisel. Organisatsioonid saavad üksteisega suhelda, kasutades dokumente, mis on allkirjastatud mis tahes tüüpi EDS-iga: täiustatud kvalifitseeritud, täiustatud kvalifitseerimata või lihtsad. Millist digiallkirja kasutada, tuleb lepingus täpsustada.

Fragment pooltepoolse elektroonilise allkirja kasutamise lepingust on toodud näites 1.

Soovi korral võivad pooled lepingus sätestada, et kirjad e-posti klientides ja messengerides, sms-id on õiguslikult siduvad.

KÜSIMUS 4: KUIDAS LISADA PABERKIRJALE ELEKTROONILIST DOKUMENTI?

Dokumentide pakid saadetakse organisatsioonist koos kaaskirjadega. Elektroonilised dokumendid pole erand. Kuid mõnikord tuleb saata kaaskiri mitme paberkandjal ja mitme elektroonilise manusega. Sel juhul peate esmalt ette valmistama elektroonilise rakenduse: kirjutage see CD-le või välkmälukaardile. Seejärel kirjutage kaaskiri. Viimasena asetage vahetükk ketta või mälupulgaga ümbrikusse.

Peamised rekvisiidid kaaskiri- muutuja 19 "Taotlusmärkus".

Siin on näited kaaskirjast (näide 2) ja plaadikaanest (näide 3).

KÜSIMUS 5: KUIDAS ELEKTROONILISI DOKUMENTE SÄILITADA?

Elektrooniliste dokumentide säilitamise peamine põhimõte on mitte diskrimineerimine teabekandja poolt! Arhiveerimisreeglid on samad nii paber- kui ka elektrooniliste toimikute puhul. Siiski on elektrooniliste dokumentide säilitamisel mõned iseärasused. Need on täpsustatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude dokumentide säilitamise, omandamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjades valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (edaspidi - 2015. aasta eeskirjad).

Elektrooniline dokument laaditakse enne ladustamiseks saatmist programmist, milles see loodi, ja salvestatakse muutmatus vormingus: 2015. aasta reeglid soovitavad PDF / A, kuid organisatsioon peab ostma tarkvara sellega töötada. Paljudele organisatsioonidele sobivate elektrooniliste dokumentide salvestamise optimaalne vorming on PDF.

Elektrooniline fail salvestatakse eraldi elektroonilisele kandjale. Parim variant on üks kord kirjutatav CD. 2015. aasta reeglid nõuavad elektroonilise faili salvestamist kahele plaadile: üks eksemplar on töökoopia, teine on peamine. See kehtib ainult püsiva ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamisperioodide kohta. Kui failil on viis aastat säilitustähtaega, siis ei saa seda arhiivi üle kanda, lihtsalt salvestades muutmatus vormingus. Kui selline ümbris tuleb siiski salvestusruumi üle kanda, siis piisab selle kirjutamisest ühele kettale.

Iga juhtumi jaoks koostatakse kate (näide 4).

Elektroonilised failid ketastel kantakse arhiivi organisatsioonis vastuvõetud korras.

KOKKUVÕTE

Elektroonilised dokumendid loomisest hävitamiseni eksisteerivad elektroonilisel kujul.
Saate töötada elektrooniliste dokumentidega mis tahes andmekandjal.
Organisatsioon kehtestab omavahelises kokkuleppes elektrooniliste dokumentide vahetamise reeglid.
Paberkirjale saab lisada elektroonilise dokumendi. Taotlus on koostatud vastavalt standardile GOST R 7.0.97. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded paberimajandusele.
Elektroonilised dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi CD-del, mis on koostatud vastavalt 2015. aasta reeglitele.

1. Kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud teave elektroonilisel kujul loetakse elektrooniliseks dokumendiks, mis on samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga allkirjastatud paberdokumendiga ja seda saab kohaldada mis tahes õigussuhtes vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele, välja arvatud föderaalseadused. või nende normatiivaktide kohaselt vastu võetud dokumendid kehtestasid nõude üksnes paberkandjal dokumendi vormistamise vajaduse kohta.

(vt teksti eelmises väljaandes)

3.1. Kui nende kohaselt vastu võetud föderaalseadused, normatiivaktid näevad ette, et dokumendile peab alla kirjutama mitu isikut, peavad elektroonilisele dokumendile alla kirjutama isikud (asutuse, organisatsiooni volitatud ametnikud), kes selle dokumendi koostasid, koos allkirjatüübiga. mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni õigusaktidega toodetud elektroonilise dokumendi allkirjastamiseks elektroonilise allkirjaga.