Elektrooniliste näidisdokumentide kujul. Mis on elektrooniline dokument. Elektroonilise dokumendi õiguslik tähendus

Traditsioonilist kontoritööd ei ole alati lihtne siduda elektroonilise dokumendihaldusega. Sellest artiklist leiate vastused viiele kõige populaarsemale küsimusele elektrooniliste dokumentide kohta. Me ütleme teile, mis on elektrooniline dokument, millal seda saab ja tuleks paberkandjale üle kanda, kuidas muuta dokumentide elektrooniline vahetamine juriidiliselt oluliseks, kuidas väljastada elektrooniline dokument paberkirja lisana ja kuidas elektroonilisi dokumente säilitada .

KÜSIMUS 1: MIS ON ELEKTROONILINE DOKUMENT?

Elektrooniline dokument mahutab kogu selle eluring- loomisest hävinguni - sisse elektroonilisel kujul... Trükitud elektrooniline dokument - nagu skaneeritud paberdokument - on vaid originaali koopia.

IN viimased aastad kontoritöö teooria ja praktika püüavad "sõbruneda" elektrooniliste ja paberdokumentidega, et sammu pidada kiiresti voolavast dokumendivoogude ruumist ja säilitada samal ajal selle õiguslik tähendus. Näiteks on mitu e-kirja varianti, millest ainult üks on tõeline elektrooniline dokument:

• elektroonilise allkirjaga allkirjastatud kiri on tõeline elektrooniline dokument;
• e-postiga saadetud teade ei ole dokument, kuid võib olla, eeldusel, et suhtluses osalejad on selles kokku leppinud;
• kirja skaneeritud koopia paberil ei ole elektrooniline dokument, kuid kui saatja ja saaja on kokku leppinud, et selliste koopiate vahetamine on juriidiline jõud, siis saab sellist e-postiga saadetud koopiat samastada e-kirjaga. Sellest räägime lähemalt kolmanda küsimuse vastuses.

KÜSIMUS 2: MILLELE MEETODITELE ELEKTROONILISI DOKUMENTE KASUTADA?

Elektrooniliste dokumentidega saate töötada nii veebis kui ka paberil. Loomulikult on lihtsam ja kiirem vahetada elektroonilisi dokumente e -posti või elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (edaspidi - EDMS) abil, kuid see pole alati võimalik. Tulemuseks on paberkoopiad elektroonilised dokumendid.

Prindi meilile selle kallal töötamiseks võite, kuid ärge unustage: kui vahetate adressaadiga kirju elektroonilisel platvormil, peab vastus sellele kirjale olema elektrooniline. Lisaks: kodanik võib nõuda, et ta saadaks talle apellatsioonkaebusele vastuse e-posti teel.

Organisatsiooni sisekorraeeskirjad võivad sätestada, et teatud dokument on olemas ainult elektroonilisel kujul. Reeglina kuvatakse veebiruumis esimesena memod. Töötajad vahetavad neid EDMS-is, pilveteenustes või e-posti teel.

Siiski on olemas normid, mis näevad ette elektrooniliste dokumentide printimise, et need paberkandjal toimikusse paigutada.

KÜSIMUS 3: KUIDAS ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE KOHTA HOIDA JURIIDILISELT OLULIST DOKUMENTIVOOGI?

Elektroonilised dokumendid allkirjastatakse elektrooniliste digitaalallkirjadega (edaspidi EDS). Samal ajal on käsitsi kirjutatud absoluutne analoog ainult tugevdatud kvalifitseeritud EDS, st registreeritud Venemaa telekommunikatsiooni- ja maakrediteeritud sertifitseerimiskeskuses. Seda saab kasutada valitsusasutustega suhtlemisel. Organisatsioonid saavad omavahel suhelda, kasutades igat tüüpi EDS -i allkirjastatud dokumente: täiustatud kvalifitseeritud, täiustatud kvalifitseerimata või lihtsaid. Millist digitaalallkirja kasutada, tuleb lepingus täpsustada.

Katkend poolte elektroonilise allkirja kasutamise kokkuleppest on toodud näites 1.

Pooled võivad soovi korral lepingus sätestada, et meiliklientides ja sõnumitoojatel olevad sõnumid, SMS -id on juriidilise jõuga.

KÜSIMUS 4: KUIDAS ELEKTROONILIST DOKUMENTI PABERIKIRJALE KINNITADA?

Dokumentide paketid saadetakse organisatsioonilt kaaskirjadega. Elektroonilised dokumendid pole erand. Kuid mõnikord peate saatma kaaskirja koos mitme paberi ja mitme elektroonilise manusega. Sellisel juhul peate kõigepealt koostama elektroonilise rakenduse: põletama selle CD -le või välkmälukaardile. Seejärel kirjutage kaaskiri. Lõpuks asetage sisestus ketta või mälupulgaga ümbrikusse.

Peamised rekvisiidid kaaskirja- muutuja 19 "Rakenduse märkus".

Siin on näited kaaskirjast (näide 2) ja plaadikaanest (näide 3).

KÜSIMUS 5: KUIDAS ELEKTROONILISI DOKUMENTE SÄILITADA?

Elektrooniliste dokumentide säilitamise põhiprintsiip ei ole teabekandja diskrimineerimine! Arhiveerimisreeglid on nii paber- kui ka elektrooniliste failide puhul samad. Elektrooniliste dokumentide säilitamiseks on siiski mõned eripärad. Need on täpsustatud Arhiivifondist dokumentide säilitamise, hankimise, arvestuse ja kasutamise eeskirjades. Venemaa Föderatsioon ja muud riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides olevad dokumendid (edaspidi - eeskiri 2015).

Enne ladustamiseks saatmist laaditakse elektrooniline dokument välja programmist, milles see loodi, ja salvestatakse muutmatul kujul: 2015. aasta reeglid soovitavad PDF / A -d, kuid organisatsioon peab selle ostma tarkvara sellega töötada. Optimaalne vorm elektrooniliste dokumentide salvestamiseks, mis sobib paljudele organisatsioonidele, on PDF.

Elektrooniline fail salvestatakse eraldi elektroonilisele kandjale. Parim variant on üks kord kirjutatav CD. 2015. aasta reeglid nõuavad elektroonilise faili salvestamist kahele kettale: üks eksemplar on töökoopia, teine ​​on peamine. See kehtib ainult püsiva ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamisaja kohta. Kui failil on viieaastane säilitustähtaeg, ei saa seda arhiivi üle kanda, lihtsalt salvestades selle muutmata kujul. Kui selline juhtum tuleb siiski salvestusse üle kanda, siis piisab selle kirjutamisest ühele kettale.

Iga juhtumi kohta koostatakse kate (näide 4).

Plaatidel olevad elektroonilised failid kantakse arhiivi organisatsioonis vastu võetud korras.

KOKKUVÕTE

1. Elektroonilised dokumendid loomisest kuni hävitamiseni on olemas elektroonilisel kujul.
2. Elektrooniliste dokumentidega saate töötada mis tahes andmekandjal.
3. Organisatsioon kehtestab elektrooniliste dokumentide vahetamise reeglid omavahelise kokkuleppega.
4. Paberkirjale saab lisada elektroonilise dokumendi. Taotlus on koostatud vastavalt standardile GOST R 7.0.97. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded paberimajandusele.
5. Elektroonilised dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi CD -plaatidel, mis on kujundatud vastavalt 2015. aasta reeglitele.

Kunagi olid ametnikud vastupanu üleminekule paberajakirjad registreerimine elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides. Nüüd toimub enamikus organisatsioonides dokumentide sisemine kinnitamine juba EDMS -is (elektrooniline dokumendihaldussüsteem) ja see ei tekita muret. Nüüd on meil uued võimalused, mis annavad veelgi rohkem väljavaateid täielikult elektroonilistele dokumentidele üleminekuks. Kuid samal ajal hakkavad meist üle saama uued hirmud.

Mõnel inimesel võib fraasi "elektrooniline dokument" lugedes tekkida ebameeldiv ebakindlus ja kahtlus. Kohe tuleb meelde nii palju küsimusi: kas see on usaldusväärne? Kuidas säilitada? Kas kohtud võtavad vastu?

Aga miks keegi ei esita paberiga töötades samu küsimusi, vaid lihtsalt sellepärast, et see on tuttav ja tundub usaldusväärne. Kuigi "paberist" õigusaktid on ebatäiuslikud ja võite leida vigu. Jah, normatiivne alus ka elektrooniline dokumendihaldus pole kaugeltki täiuslik ja valgeid laike on veel, kuid see areneb ja paraneb pidevalt, samal ajal kui "paberkandjal" õigusaktid järk -järgult vananevad.

Aga kuidas on meie küsimustega? Peame neile vastuseid otsima. Elektrooniline dokument -hoidke seda ja kohus seda.

Nüüd on aeg otsustada elektroonilistele dokumentidele ülemineku üle ja mitte paberiga selle vanust välja elada. On aeg saada vastused oma küsimustele ja muredele, et mitte hiljem järelejõudmise rollis olla.

Elektroonilise dokumendi õiguslik tähendus

Selleks, et mõista, mida dokumendid ilma paberita teha saavad, tuleb kõigepealt välja selgitada, kuidas suhtutakse elektroonilisse dokumenti õiguslikust aspektist.

Kuid elektroonilised dokumendid vallutavad ka selle konservatiivse ala. Isegi selline näiliselt kõigutamatu paberi asi nagu tööajalugu, peagi kavatsevad seadusandjad üle kanda elektroonilisele vormile.

Siiski on personali andmeid, mida saab juba täielikult elektrooniliseks vorminguks teisendada:

• töölepingute ja nende muudatuste registreerimise päevik;
• töölevõtmise korralduste register;
• vorm T-60 (märkuse arvutamine töötajale puhkuse andmise kohta);
• vorm T-61 (märkmete arvutamine lõpetamisel (lõpetamisel) tööleping töötajaga (vallandamine));
• töögraafik jne.

Mis puudutab nende dokumentide säilitamist, siis vastavalt õigusaktidele säilitatakse elektroonilisi dokumente sama kaua, mis tuleneb nende paberkandjal olevatest analoogidest. Kuna aga tegemist ei ole lihtsalt dokumendiga, mida saab lihtsalt riiulilt paberina välja võtta, asetatakse see üksteise peale täiendav tagatisraha nõue mis tagavad elektrooniliste dokumentide reprodutseerimise, samuti vahendid elektroonilise allkirja ehtsuse kontrollimiseks. Nende vahendite säilitamise aeg on võrdne dokumendi säilitustähtajaga.

Elektroonilistele dokumentidele üleminekul tuleb meeles pidada, et need peavad olema valmis ülekandmiseks osapoolte, reguleerivate asutuste ja vajadusel kohtute poolt. Eelkõige kehtestab FTS ranged nõuded vahetuse vormile ja meetodile. Vastaspooltega on vahetus lihtsam.

Allolev tabel näitab kõiki võimalikke dokumente, mis on käesoleva kirjutamise ajal föderaalse maksuteenistuse poolt aktsepteeritud (vastavalt föderaalse maksuteenistuse 29. juuni 2012. aasta korraldusele nr ММВ-7-6 / [e -post kaitstud]). Dokumendid jagunevad dokumentideks, mis tuleb saata rangelt kindlas vormingus (xml), ja dokumentideks, mida saab saata skannitud piltidena.

Elektroonilised dokumendid, mis on loodud vastavalt heakskiidetud vormingutele ja mida saab kontrollile esitada xml -failina (vormistatud dokumendid)

Igas vormingus elektroonilised dokumendid (või paberkandjal olevad dokumendid), mida saab ülevaatusele esitada Interneti kaudu graafilises vormingus jpg, tif, pdf või pgn (vormistamata dokumendid)

Pärast föderaalse maksuteenistuse 18. jaanuari 2017. aasta korralduse nr ММВ-7-6 / jõustumist [e -post kaitstud], millega kiideti heaks xml -faili uus vorming dokumentide loendiks, sai võimalikuks esitada nii xml -failid kui ka paberdokumendid skaneeritud piltide kujul (jpg-, tif-, pdf -vormingus) TCS -i kaudu. Uus inventuur kehtib alates 1. juunist 2017. Seega ei saa telekaamerasüsteemi kaudu saata mitte ainult elektroonilisi dokumente, vaid ka algselt paberkandjal koostatud dokumente.

Tuleb meeles pidada, et konteinerisse üle viidud maksuamet võib sisaldada nii xml -laiendiga faile kui ka skannitud faile sobivas vormingus.

Ülaltoodud tabelis esitatud dokumentide loetelu on ammendav (hetkel) ja kui maksumaksjalt küsitakse muid andmeid, siis ei saa seda kasutada isiklik konto maksumaksja ega elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Sellisel juhul peate kasutama mõnda muud Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 93 täpsustatud meetodit.

Väljundi asemel

Ajaga kaasas käimiseks peate alati kõndima ja mõnikord uute toodetega käsikäes jooksma. Ja et see jooks oleks lihtne jalutuskäik, peate kasutama kõiki olemasolevaid tööriistu. Sel juhul kõige rohkem oluline tööriist on elektrooniline dokumendihaldussüsteem (sisemine) ja õiguslikult olulised elektroonilised vahetusteenused (välised). Müüjad ja operaatorid hoiavad pöialt seadusandlusel ja tehnoloogial, võivad anda nõu ja aidata teil paberivaba töö õigesti üles ehitada. Nende toel on teie üleminek elektroonilistele dokumentidele valutu.

Küsimus 5. Dokumentide klassifikatsioon

Dokumentide klassifikatsioon- dokumentide jagamine rühmadesse (tüüpidesse), mis põhinevad sisulistel märkidel, koostamisvormil jne, et korraldada ja parandada nendega töötamist.

Klassifitseerimine võimaldab teil välja töötada teatud meetodid iga dokumendirühmaga töötamiseks, fikseerida need juhistes, korraldada dokumente kontoritöös. 2. Tavaliselt võib dokumente jagada järgmistesse rühmadesse: dokumentatsiooni teel: käsitsi kirjutatud; elektrooniline;

Graafiline;

film, foto, heliriba;

kasutusala järgi: organisatsiooniline ja halduslik; finants ja raamatupidamine; teaduslik ja tehniline; vastavalt tööle; aruandlus ja statistika;

koostamise kohas:

Sissetulev (organisatsioon saab);

Väljuv (saadetud organisatsioonist);

Sisemine (koostatud ja kasutatud organisatsioonisiseselt);

juurdepääsupiirangu templi abil:

avatud (salastamata);

juurdepääsupiiranguga templiga. Dokumentidel võivad olla järgmised templid:

"Ametlikuks kasutamiseks" (ametlik teave, mis on mõeldud ainult konkreetse organisatsiooni või tööstusharu töötajatele); "Saladus", "Ülisalajane", "Eriline tähtsus" (riigisaladust sisaldav teave); "Konfidentsiaalne" (teave, millele juurdepääs on piiratud Vene Föderatsiooni õigusaktidega);

"Ärisaladus" (teave, millel on kaubanduslik väärtus, kuna see on kolmandatele isikutele tundmatu, millele pole vaba juurdepääsu õiguslik alus ja mille suhtes sellise teabe omanik on sisenenud kaitserežiimi);

päritolu järgi:

ametnik (teenistus) (organisatsiooni huve mõjutav, koostatud juriidilise või füüsiline isik väljastatud ettenähtud viisil); isiklik (mis puudutab konkreetse isiku huve ja on nominaalne);

th naeruväärne tähendus:

originaalid või originaalid (ametlike dokumentide esimene või üksik koopia, autori isiklikult allkirjastatud);

koopiad (dokumendid, mis reprodutseerivad täielikult originaaldokumendi teavet ja kõiki selle väliseid tunnuseid või nende osa, millel puudub juriidiline jõud);

kinnitatud koopiad (koopiad dokumentidest, millel vastavalt kehtestatud korda pange kirja vajalikud juriidilist jõudu andvad üksikasjad);

duplikaadid (originaaldokumendi duplikaatkoopiad, mis on õiguslikult siduvad);

esitluse vormis:

üksikisik (mille sisu on esitatud vabas vormis);

šabloon (kui struktuur, dokumendi osa, standardlaused on eelnevalt ette valmistatud ja teine ​​osa täidetakse näiteks töökoha sertifikaadi koostamisel);

tüüpiline (loodud standardolukordade, näiteks ärireiside dokumenteerimiseks ja kasutatud kõikides organisatsioonides);

säilivusaja järgi:

alaline ladustamine;

pikaajaline ladustamine (üle 10 aasta); ajutine ladustamine (kuni 10 aastat).

1 . Elektrooniline dokument- dokument, milles teave esitatakse elektroonilisel kujul koos selle kehtivaks tunnistamiseks vajalike tingimustega.

Elektrooniline dokument peab vastama järgmisele nõuded:

tarkvara, riistvara abil loodud, töödeldud, salvestatud, edastatud ja vastuvõetud;

kuvatakse (reprodutseeritakse) tajule arusaadavas vormis.

Elektrooniline dokument võib olla paljundatud vormis ja vormis, arusaadav: ekraanil; paberil;

muu materiaalne objekt, mida saab masina kandjast visuaalseks kontrollimiseks juurdepääsetaval kujul eraldada. Elektroonilise dokumendi kasutamisel ei pea selle koopiat paberkandjal esitama, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel õigusakte RF või poolte kokkuleppel. Eelisedelektrooniliste dokumentide kasutamine:

arvuti dokumentide komplekt minimeeritakse, kasutades arvuti mälus olevaid valmisproove; elektrooniliste dokumentide (näiteks kauba tellimuste) arvutitöötlus on palju kiirem kui paberdokumentide töötlemine;

mis tahes dokumendi või teabe kogumine, süstematiseerimine ja otsimine dokumentidest kiirendatakse ja lihtsustatakse; e-posti abil viiakse dokumendid kiiresti üle mis tahes kaugusele; elektrooniliste dokumentide salvestamine võimaldab salvestada suurel hulgal teavet väikestele andmekandjatele ega vaja seetõttu arhiivide jaoks suuri alasid; vähendatakse rutiinsete tehniliste toimingute mahtu dokumentidega, vabastatakse aega sisukate juhtimisülesannete lahendamiseks;

vähendatakse dokumentide kadumiste arvu, mille asukoht on teadmata;

muutub võimalikuks saadud teabe kasutamine mõne muu dokumendi (aruande, kokkuvõtte, ülevaate jne) koostamiseks, suurendades seeläbi koostatud dokumendi tõhusust ja kvaliteeti.

Elektroonilise dokumendi eelnõu kinnitamine on järgmine Eelised:

dokumendi lugemine arvutiekraanil ilma paberile väljastamata; dokumendi eelnõus tehakse parandusi;

Miinusteleomistada saab elektroonilisi dokumente: ladustamise ebakindlus võrreldes paberdokumentidega;

tehniliste lugemisvahendite vajadus; volitamata muudatuste tegemise võimalus (elektroonilise digitaalallkirja (EDS) või muude kaitsevahendite puudumisel).

3. Elektrooniline dokumendihaldus- elektrooniliste dokumentide liikumise, töötlemise, säilitamise ja vahetamise protsess. Osalejad elektrooniliste dokumentide vahetamisel - füüsiline ja juriidilised isikud, Vene Föderatsiooni valitsusasutused, elektrooniliste dokumentide vahetamisega seotud kohaliku omavalitsuse organid.

Elektroonilise dokumendi saatja- elektrooniliste dokumentide vahetuses osaleja, kes koostab elektroonilise dokumendi, allkirjastab selle oma EDS -iga ja saadab selle otse või teabevahendaja kaudu adressaadi aadressile.

Elektroonilise dokumendi saaja- elektrooniliste dokumentide vahetuses osaleja, kelle aadressile elektrooniline dokument laekus.

Elektrooniliste dokumentide vahetamise vahendaja (teabe vahendaja)- juriidiline isik või üksikettevõtja, mis osutab elektrooniliste dokumentide saatjate ja vastuvõtjate vahel elektrooniliste dokumentide vahetamisega seotud teenuseid.

Elektrooniliste dokumentide vahetamisel tuleb kasutada infoturbevahendeid vastavalt Vene Föderatsiooni normatiivaktide nõuetele.

Elektroonilist dokumenti tuleb kontrollida, et selle autentsust kinnitada EDS -i kontrollimine... Elektroonilise dokumendi ehtsuse kinnitab elektroonilise dokumendi saaja, kasutades EDS -i kontrollivahendeid, mille EDS -i kontrollivahendite saatja või levitaja on talle andnud. Elektroonilise dokumendi autentsus Seda loetakse kinnitatuks, kui elektroonilise dokumendi saaja on täitnud digitaalallkirja kontrollimise teel ettenähtud protseduurid ja tuvastatud on kõigi selle andmete muutumatus. Elektrooniline dokumendihaldusmäärustega reguleeritud:

osariik;

sektoritevaheline;

tööstusspetsiifiline;

kohalikud (ettevõtted).

Õiguslik regulatsioon elektrooniliste dokumentide ringluse valdkonnas suunatud:

ühtse riikliku poliitika elluviimiseks elektrooniliste dokumentide ringluse valdkonnas;

teabe turvalisuse ja kaitse tagamine selle loomise, töötlemise, säilitamise, edastamise ja vastuvõtmise ajal;

elektrooniliste dokumentide kasutajate õiguste ja õigustatud huvide tagamine;

õiguslik tugi elektrooniliste dokumentide loomise, töötlemise, säilitamise, edastamise ja vastuvõtmise tehnoloogiale. Töötatakse e-postiga saadetud elektrooniliste dokumentidega sarnaselt tööd paberdokumentidega. Seetõttu nimetatakse ka elektroonilist dokumendihaldust automatiseeritud kontoritöö. Igale e-posti abonendile määratakse individuaalne postkast, millele määratakse kasutajakood, ja elektrooniliste sõnumite vahetamine toimub nende postkastide kaudu.

Elektroonilise dokumendi saatja loob sõnumifaili, määrab selle nime, kuupäeva, saatmise aja ja käivitab e -kirjade saatmise programmi.

Elektroonilised dokumendid saadetakse adressaatidele vastavalt meililisti juhistele.

Adressaat saab dokumendi arvutiekraanilt, mille saab vajadusel paberile üle kanda. Arvuti abil registreeritakse elektroonilised dokumendid.

Mänedžer, olles saanud elektroonilise dokumendi, esitab sellele resolutsiooni ja dokument saadetakse sisevõrgu kaudu esinejale (esitajatele) arvutisse.

Dokumendi elektrooniline täitmise protsess sarnane paberdokumentide vormistamine. Elektrooniline dokumentide ringlus kasvab pidevalt, eriti seoses Interneti -kaubanduse arenguga. Elektrooniliste dokumentide säilitamise aeg sama, nagu paberkandjal (näiteks pangateated ja ülekandenõuded - 5 aastat). Failide säilitamine sellisel perioodil võib viia nende kadumiseni, seetõttu on soovitatav luua elektrooniliste dokumentide eriarhiivid CD-ROM-idele.

Kell elektrooniliste dokumentide säilitamine sisse elektrooniline arhiiv tuleb tagada:

elektrooniliste dokumentide kaitse volitamata juurdepääsu ja moonutuste eest;

võimalus anda huvitatud isikutele juurdepääs salvestatud elektroonilistele dokumentidele normatiivaktidega ettenähtud viisil;

võimalus kinnitada elektrooniliste dokumentide ehtsust kogu nende säilitamise aja jooksul;

võimalus esitada salvestatud elektroonilisi dokumente paberkandjal.

Tulevikus on elektroonilise dokumendihalduse arendamine keskendunud elektrooniliste dokumentide maksimaalsele kasutamisele, mis eeldab seniste kodumaiste kontoritöö traditsioonide muutmist ja paberkandjal teabe andmekandjate järkjärgulist loobumist.

29.05.18 71 255 13

Dokumente saab allkirjastada paberkandjal või elektrooniliselt. Paberil pikka aega, elektrooniliselt - pole selge, kuidas.

Pavel Ovtšinnikov

12 aastat töötanud elektrooniliste dokumentidega

Aga siin olen tegelenud elektrooniliste dokumentidega kaksteist aastat ja ütlen teile: see on uskumatu põnevus. Las ma näitan teile, kuidas see kõik toimib.

Lühidalt öeldes

Elektroonilise dokumendihalduse alustamiseks vajate:

1. Veena osapooli alustama elektrooniliste dokumentide vahetamist.
2. Ostke elektroonilise allkirja sertifikaat.
3. Otsustage dokumentide saatmise viis: spetsiaalse teenuse kaudu või ilma selleta.

Kes vajab elektroonilisi dokumente

Vaatamata mugavusele ja kaasaegsusele tegelevad vähesed inimesed elektroonilise dokumendihaldusega. Kui lihtsustatud maksustamisega ettevõtja sõlmib paar lepingut aastas, ei pruugi tema jaoks nii hirmutav paar korda trükitud dokumente saata. Kuid on juhtumeid, kus elektrooniline dokumendihaldus on äärmiselt kasulik.

Suured ettevõtted elektroonilised dokumendid aitavad kulusid vähendada, kui väliskirjavahetuse maht ületab mitusada dokumenti kuus. Nende jaoks mõjutab väärtpaberite kättetoimetamine otseselt tehingute kiirust. Dokumentide ringluskulud võivad ulatuda sadadesse tuhandetesse rubladesse aastas ning maksuhalduri kahjude, vigade ja trahvidega seotud riskid suurendavad kulusid veelgi.

Isegi kui nüüd allkirjastate ühe akti iga kuue kuu tagant, ei tähenda see, et teie äri ei kasvaks. Teil võib olla suuri partnereid, kes töötavad elektrooniliste dokumentidega, ja nad nõuavad teilt sama.

Näiteks

Veebipood kogus regulaarselt kümnete miljonite võlgnevusi, kuna nad tegid taas arvel vea: kaup on veoautos, neid ei saa lattu viia. Kui nad ootavad, kuni tarnijalt saabub kuller koos parandatud dokumendiga, mööduvad päevad. Oleme kasutusele võtnud elektroonilised dokumendid ja nüüd võtab dokumentides kõik parandused aega vähem kui tund.

Ja suures elektritootmisettevõttes leidsid inspektorid igal aastal kohapealse maksukontrolli ajal rikkumisi ja vigu dokumentides. Trahvide tšekk ulatus 120 000 rublani aastas. Asi jõudis niikaugele, et rahandusosakond pani selle raha üldkuludena eelarvesse ette. Oleme kasutusele võtnud elektroonilise dokumendihalduse ja nüüd kontrollivad dokumentide õigsust programmid, mitte inimesed. Rohkem vigu pole.

Mis on elektrooniline dokument

Elektrooniline dokument on tavaline dokk või pdf -fail, mida saab luua ja lugeda mis tahes redaktoris. On oluline, et see oleks allkirjastatud spetsiaalse elektroonilise allkirjaga ja saadetud erilisel viisil.

Selleks, et partneril, advokaadil või kohtunikul poleks kahtlust, et elektroonilisele dokumendile kirjutasite alla teie ja keegi seda ei muutnud, pakkusid digitaalse turvaspetsialistid välja elektroonilise allkirja. See on nagu sõrmejälg, mis asetatakse teie dokumendi ainulaadsele bittide ja baitide komplektile. Jämedalt öeldes ütlete midagi elektroonilise allkirjaga allkirjastades: "Ma kinnitan selle bitikomplekti ehtsust."

Igale dokumendile lisatakse elektrooniline allkiri, mille järel loetakse see allkirjastatuks. Dokumenti saab lugeda ilma allkirjata. See garanteerib ainult selle, et teil on sama muutmata dokument sellisel kujul, nagu see teile saadeti. Kui muudate dokumendis midagi ja salvestate selle, muutub selle bittide komplekt - allkiri on kehtetu.

Näiteks

Mõlemad ettevõtted otsustasid sõlmida elektroonilise lepingu. Koostasime lepingu, leppisime tingimustes kokku. Nüüd kirjutab üks ettevõte lepingu allkirjaga alla ja saadab selle teisele. Ta avab lepingu ja otsustab kelmikale midagi parandada, näiteks trahvide suuruse. Parandab. Salvestab. Esitab esmalt. Ta näeb välja - oih! - selle lepingu esialgne allkiri purunes. See tähendab, et midagi on parandatud, kurikaelad. Siis lähevad nad ilmselt nägu lööma.

Kust saada elektroonilist allkirja

Elektrooniline allkiri ostetakse spetsiaalses sertifitseerimiskeskuses. Peate lihtsalt leidma oma linnas mugava keskuse. Peaasi, et see on kantud Vene Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi akrediteeritud keskuste nimekirja.

Seda kõike saab teha otse sertifitseerimiskeskuse kontoris: tulge lihtsalt kõigi dokumentidega ja täitke taotlus. Kuid sel juhul peate ootama sularahata makse toimumist - see võib võtta mitu tundi. Ettevõtte sertifikaadi eest sularahas tasumine on võimatu, nagu ka eemalt kättesaamine.

Kuidas elektrooniline allkiri töötab

Elektroonilise allkirja õiguslikku jõudu kirjeldatakse föderaalseaduses "Elektrooniliste allkirjade kohta".

Seadus määratleb allkirjade tüübid: lihtsad, kvalifitseerimata ja kvalifitseeritud. Võite alla kirjutada mis tahes neist, kuid reservatsioonidega: kvalifitseeritud - maksude, pakkumiste ja mõnel juhul ka kohtu jaoks; lihtne ja oskamatu - kõige muu jaoks.

Lihtne või tingimusteta allkiri

Soodne ja odav võimalus, kuid piiratud kasutusega. Kvalifitseerimata allkiri sisaldab krüptoalgoritme, kuid ükski sertifitseerimisasutus ei ole seda kontrollinud. Lihtne on lihtsalt sisselogimise ja parooli kombinatsioon, avalike teenuste veebisaidil olev konto või vastaspoole e -posti aadress.

Sellised allkirjad sobivad, kui te ei osale elektroonilistel oksjonitel, ei vaheta elektroonilisi esmaseid andmeid ega saada maksudeklaratsioone. Lihtne allkiri saab kasutada lepingute, kontode ja toimingute jaoks, kuid peate allkirjastama vastaspoolega eraldi lepingu ja registreerima poolte nõusoleku sellise allkirja usaldamiseks.

Kui teil on kümneid töövõtjaid ja erinevaid dokumente, siis skeem ei tööta. Sellisele dokumendile peate kõigile alla kirjutama ja aja jooksul see protsess aeglustub, mitte ei kiirenda tööd. Siis on parem mõelda teisele elektroonilise allkirja sertifikaadile.

Lihtsa elektroonilise allkirja kasutamiseks peate printima ja allkirjastama lepingu paberversiooni või lisama vastaspoolega sõlmitud lepingusse eriklausli - see on seadusest tulenev nõue.

Kvalifitseeritud allkiri

See allkiri sobib arvete ja maksude jaoks. Seaduse järgi saab elektroonilisi arveid allkirjastada ainult selle allkirjaga. Kvalifitseeritud sertifikaat on alates 1000 RUR, saate seda osta ainult sertifitseerimiskeskuses, mis on osa föderaalse maksuteenistuse usaldustsoonist.

Igal aastal tuleb kvalifitseeritud allkirja sertifikaati uuendada, mis lisab muret: peate jälgima kehtivusaega ja tellima õigeaegse väljaandmise.

Kvalifitseeritud allkirjaga töötamiseks peate installima spetsiaalse programmi - teabe krüptograafilise kaitse vahendi. Programm lisab dokumendile elektroonilise allkirja ja kontrollib teiste vahetuses osalejate allkirju.

Saate valida tasulise programmi ("CryptoPro CSP") või tasuta ("Vipnet CSP"). Funktsionaalselt on need peaaegu samad, kuid tasuta versiooniga võib tekkida ühilduvusprobleeme. Mõlemad töötavad Windowsi ja Maciga. Tasuline maksab umbes 1000 RUR, iga -aastane makse elektroonilise allkirja sertifikaadi eest on umbes 1000 RUR.

Mõned inimesed kasutavad pilvepõhist elektroonilist allkirja, mille jaoks pole vaja krüptograafilist kaitseprogrammi installida. Pilveallkiri salvestatakse vahetusteenusesse ja iga kord, kui dokumendile alla kirjutate, saate telefonis toimingu kinnitava SMS -i. Selline sertifikaat on odavam ja mugavam kasutada, kuid vähem turvaline kui krüptograafiline kaitseprogramm.

Miks vajate dokumendivoogude operaatorit?

Allkirjastatud elektroonilise dokumendi saab saata tavalise e -posti teel, kuid see pole turvaline. Kui posti häkkitakse, satuvad dokumendid sissetungijate valdusse. Seetõttu näiteks maksuamet võtab deklaratsioone vastu ainult eriteenistuste kaudu. Samade teenuste kaudu peate vahetama elektroonilisi arveid, vastasel juhul rikute Venemaa rahandusministeeriumi korraldust. Selliseid teenuseid nimetatakse dokumendivoogude operaatoriteks.

Lihtsa kasutaja jaoks on see ülespumbatud e-kiri. Töötab brauseri kaudu, seal on kaustad sissetuleva ja väljaminevaga, aadressikataloog, sisseehitatud otsing, dokumendiredaktor. Toas - kõrge koormusega teenus, millel on turvalised sidekanalid ja krüptimine, mis tagavad dokumentide edastamise turvalisuse.

Elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga pole isegi vaja lepingut sõlmida. Lihtsalt registreeruge, laadige alla elektroonilise allkirja sertifikaat ja makske arvetariif. Ülejäänud mured võtab operaator enda kätte: teatab föderaalsele maksuteenistusele, et olete börsiga liitunud, jälgib vorminguid ja tagab vastavuse Vene Föderatsiooni õigusaktidele.

Venemaal on selliseid teenuseid mitukümmend. Hinna, funktsionaalsuse, töökindluse ja kiiruse poolest on need umbes samad. Operaatoreid on tavaks valida teenuse kvaliteedi järgi: kui kiiresti tehniline tugi töötab, kas operaator on valmis aitama töövõtjaid ühendada, milliseid võimalusi ta pakub ja kas tal on analüütilisi konsultante, kes aitavad teil teenust tööle rakendada.

Teie vastaspool peab samuti operaatoriga ühendust võtma. Ta saab valida teie või mis tahes muu - siis toimub vahetus rändluse kaudu, nagu aastal mobiilside.

Kui palju maksavad elektroonilised dokumendid

Operaatori kaudu töötades maksate ainult mõlema poole allkirjastatud dokumendi eest. Keskmiselt on dokumendi saatmise hind umbes 6-8 R ja kõik sissetulevad dokumendid on tasuta.

Tavaliselt ostavad algajad minimaalselt 300 dokumendipaketti, mis lõpeb väga kiiresti. Siis peate ostma järgmise paketi. Kasumlikum on osta piiramatu aastapakett või leppida kokku individuaalsetes tingimustes.

Elektroonilistele dokumentidele üleminek on kasulik, kui saadate 100 või enam dokumenti kuus või vähemalt 1000 dokumenti aastas. Siis vähendate oma paberit ja saatmiskulusid kuni 5 korda.

Kui palju töövoog maksab

1000 paberdokumenti