Mis on elektrooniline dokumendihaldus ja selle eelised ettevõttele. Tasuta elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade Dokumendiarhiivi korraldussüsteemid

Vastusest küsimusele "Miks vajab teie ettevõte elektroonilist dokumendihaldust?" sõltub vähemalt pool süsteemi juurutamise projekti edukusest elektrooniline dokumendihaldus(SED). Kummalisel kombel võite väga sageli kuulda vastust: "Konkurendil / partneril on juba olemas - miks me oleme halvemad?" Kuid kui seate sellise eesmärgi EDMSi rakendamiseks, ei ole tulemused tõenäoliselt muljetavaldavad.

Niisiis, milliste eesmärkidega võib ettevõte EDMSi rakendamisel silmitsi seista? Kaalume võimalikke variante.

Kuna kõigi nende eesmärkide saavutamine suurendab järjestikku nii automatiseerimisprojekti eelarvet kui ka riske, et projekti ei õnnestu edukalt lõpule viia, ülehinnatud eesmärkide seadmist tuleks käsitleda ülima ettevaatlikkusega.

Teine levinud viga süsteemi juurutamisel on ootus, et automatiseerimine ise aitab töövoogu ise optimeerida. Kuid nagu programmeerijad sellistel juhtudel ütlevad: „Kui te automatiseerite kaose, saate ainult "Automatiseeritud kaos"».

Muide, oluline märkus projekti eelarve kujundamise kohta: see tuleb arvutada ettevõtte töötajate koguarvu alusel. Enamikul juhtudel ei aita "proovime ühes osakonnas" tüüpi pilootprojektid isegi mõista, kas ettevõte vajab elektroonilist dokumendivoogu või mitte.

Kui eesmärk on seatud ja automaatikaülesanded on määratletud, võite jätkata järgmise etapiga - elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimisega.

Kuidas valida?

Praktiliselt kuni 2000. aastate teise pooleni oli EDMS-i turg Venemaal keskendunud eranditult suurtele klientidele, väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel polnud valikut: oli väga väike ring "pakitud" EDMS-i, mis sobiks rakendamiseks sellises suuruses ettevõtetes. . Enamikul juhtudel olid need EDMS-id ainult "suurte" süsteemide kärbitud versioonid, mis tähendab, et ostu- ja hoolduskulud, kasutamise keerukus ei vastanud väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete ootustele.

V viimased aastad Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete EDMS-turg on märkimisväärselt laienenud: tarnijad on kujundanud nägemuse dokumendivoogude automatiseerimisest keskmise ja väikese suurusega ettevõtetele ning ilmunud on palju uusi lahendusi, mis on suunatud just sellele turusegmendile. Seetõttu on elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valik praegu üsna keeruline ülesanne. Proovime süstematiseerida EDMS -i valimise protsessi, lähtudes eesmärkidest, mille ettevõte endale elektroonilise dokumendihalduse juurutamisega seab.

Kõik elektroonilised dokumendihaldussüsteemid võib tinglikult jagada kolmeks suureks rühmaks:

1. Süsteemid dokumentide arhiivi (säilitamise) korraldamiseks.
2. Dokumendivoogude elementidega kontori automatiseerimissüsteemid.
3. Dokumendivoogude automatiseerimise integreeritud süsteemid.

Enamik kaasaegseid EDMS-e sisaldab elemente kõigist kolmest rühmast, kuid "täieõiguslikud universaalid" on haruldased. Reeglina on iga süsteem keskendunud teatud protsesside rühma automatiseerimisele.

1. Dokumentide arhiivi korraldussüsteemid

Terminil "dokumentide arhiiv (säilitamine)" on kaks tähendust. Selliseid süsteeme mõistetakse järgmiselt:

• Spetsiaalsed süsteemid äärmiselt suurte dokumentide koguste säilitamiseks ja töötlemiseks. Sellised süsteemid on vajalikud kitsale ettevõtete ringile, näiteks järjekorras olevatele organisatsioonidele ( kommunaalteenused, avalik sektor, kindlustus, krediidi- ja pangandussektor). Selliseid süsteeme pole nii palju, need lahendavad üsna kitsa probleemide ringi ja me ei käsitle neid selles artiklis.
• "Kerged" dokumendihaldussüsteemid, mis pakuvad ainult põhifunktsioonid dokumentidega töötamine: dokumendifailide tsentraliseeritud salvestamine ja töötajate juurdepääsu korraldamine neile.

Kui me räägime dokumentide arhiivist kui "kergest" dokumendivoogude süsteemist, siis on selles dokumendivoogude automatiseerimise lähenemisviisis kõige populaarsemad järgmised lahendused:

Üldiselt on töövoo korraldamine "dokumentide arhiivi" vormis mõttekas kas väikeettevõtete (juhtivtöötajad alla 10 inimese) või väikese töövooga ettevõtete (kuni 10-20) jaoks dokumente kuus). Selliste süsteemide peamine boonus on ainult nende odavus ja kasutusmugavus.

2. Dokumendivoogude elementidega kontori automatiseerimissüsteemid

Nüüd moodustavad enamiku Venemaa turul pakutavatest EDMS -ist kontorite automatiseerimissüsteemid koos dokumendivoogude elementidega. Tüüpilised funktsioonid Selle rühma süsteemid:

• Dokumentide arhiiv:
• dokumentide säilitamine ja arhiveerimine,
• otsimine dokumentide registreerimis- ja kontrollkaartide järgi, dokumentide täistekstiotsing,
• dokumentide skaneerimine ja äratundmine;
• Kontoritöö(selles süsteemide rühmas on kontori automatiseerimise üksus kõige arenenum):
• dokumentide registreerimine,
• juhtumite nomenklatuuri korraldamine,
• juurdepääsuõiguste diferentseerimine.
• Dokumendivoog:
• dokumentide suunamine,
• korralduste väljastamine,
• äriprotsesside visualiseerimine.

Kõigil süsteemidel on peaaegu identsed omadused, kuid igal neist on muidugi oma konkurentsieeliseid... Üksikasjalikku teavet süsteemide kohta saab veebisaidilt http://www.doc-online.ru ja EDMS-i tootjate veebisaitidelt.

3. Dokumentide voo automatiseerimise keerukad süsteemid

See süsteemide rühm on kõige tugevam dokumentide voo ja ettevõtte operatiivjuhtimisega seotud protsesside automatiseerimisel - tellimuste täitmise väljastamine ja jälgimine, dokumentide suunamine jne.

Sellise EDMS -i kasutuselevõtt on suurtes organisatsioonides (osalustes) õigustatud, kuna selle klassi süsteemid töötatakse välja ainult tellimuse alusel ja seetõttu on need kallid, neid on üsna raske hallata ja need nõuavad osalemist IT -spetsialistid rakendamise ajal. Selle grupi EDMS -i valik annab aga ka suurepäraseid võimalusi süsteemi muutmiseks vastavalt ettevõtte vajadustele; on võimalik luua funktsioonide poolest tasakaalustatud süsteem nii kontoritöö kui ka dokumentide valdkonnas ringlusse.

Mis järgmiseks?

Kui olete ostu jaoks oma lemmikud otsustanud, ärge unustage arvesse võtta järgmisi aspekte, mis kindlasti mõjutavad EDMS -i rakendamise projekti edukust:

• Küsige, mis süsteemil on kasvuvõimalusi nii et te ei pea kulutama raha uue EDMSi juurutamisele koos ettevõtte ulatuse kasvuga.
• Kui võrrelda süsteemide maksumust määra täiskulu projekti. Väga sageli peitub märkimisväärne osa kuludest lisamoodulites, infrastruktuuritarkvaras, uuringuteenustes, süsteemi juurutamises ja hoolduses.
• Enne ostu vaadake süsteemi "reaalajas" või veel parem, lahenduste pakkuja klientidega. Mitte ükski ilus esitlus ega süsteemi "laboratoorne" demonstratsioon ei näita sellega töötamise tegelikke omadusi.
• Mõned turul olevad süsteemid on nn "Kastis" SED. See tähendab võimalust iseseisvalt süsteemi installida ja konfigureerida. Mõelge, et see valik võib osutuda kasumlikumaks, isegi kui peate oma IT -spetsialistid koolitusele saatma.
• Veenduge, et teie ettevõtte töötajad "tõmbavad" süsteemi- mis tahes automatiseerimine toob tavaliselt kaasa töömahu suurenemise, eriti rakendamise faasis. Kui ettevõttel on puudus töötajatest, on vaja kas suurendada oma arvu või valida lihtsamate funktsioonidega EDMS.
• Süsteemi rakendamise protseduur- oluline osa projekti edust. Enne süsteemi ostmist planeerige see etapp kindlasti ette ja arutage lahenduse pakkujaga selle funktsioone! Väga sageli, ilma selle etapi põhjaliku uurimiseta, ripub EDMS ettevõttes nagu "surnud kaal".

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt on ettevõtte jaoks ülioluline samm, eriti keskmise ja väikese suurusega ettevõtete jaoks, kus igasugused kulutused mõjutavad oluliselt "elujõudu". Seetõttu on EDMSi ja lahenduste pakkuja õige valik, võttes arvesse väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete töö iseärasusi. oluline tegur... Selles artiklis püüdsime anda aimu väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete EDMS-turu hetkeseisust ning aidata valida õige elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Soovin teile edu.

Ahenda saade

EDMS-i valides saate taotleda analüütilist teavet saitidelt http://www.doc-online.ru ja http://www.docflow.ru, samuti otse arendajatelt:

• IT-ettevõtte BOSS-Referent süsteem. Veebisait http://www.boss-referent.ru
• Ettevõtte "EOS" süsteem "BUSINESS". Veebisait http://www.eos.ru
• Ettevõtte "Kognitiivsed tehnoloogiad" süsteem "Eufrat-dokumentide voog". Veebisait http://www.evfrat.ru
• Ettevõtte "InterTrust" süsteem "CompanyMedia". Veebisait http://www.intertrust.ru
• Ettevõtte Naumen süsteem NauDoc. Veebisait http://www.naumen.ru
• Ettevõtte "DuxSoft" süsteem "Akta". Veebisait http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - parandada kvaliteetselt kõigi tasandite juhtide ja ainespetsialistide dokumentidega töötamise protsessi, vähendada dokumentidega rutiinse töö aega, teisisõnu, dokumendivoo automatiseerimist ettevõttes

NAUDOC on NAUMENi poolt välja töötatud tarkvaratoode kontori automatiseerimiseks, töövooks ja äriprotsessideks. NAUDOC võimaldab teil hallata dokumentide töötlemise protsesse ja jälgida tulemuslikkuse distsipliini, saades igakülgset teavet ülesannete täitmise edenemise kohta.

NauDoc elektrooniline dokumendihaldussüsteem sobib optimaalselt keskmise ja väikeettevõtte, fondivalitsejate, projekteerimisorganisatsioonide, juhtkonstruktsioonide osakondade dokumentide ringluse automatiseerimiseks, aga ka suurte ettevõtete jagunemistega seotud dokumentide ringluse automatiseerimise konkreetsete ülesannete lahendamiseks ( töötada normatiivdokumentidega vastavalt ISO 9001: 2000 nõuetele, töötajate ja personaliteenistuse vaheline suhtlus jne).

Kasutades NAUDOC -i, on võimalik korraldada ühtne dokumentide hoidla, millel on rollide alusel juurdepääsuõiguste diferentseerimine, mis võimaldab töötajatel igal ajal juurdepääsu dokumentidele ja niipea kui võimalik leidke kogu vajalik teave sõltumata dokumentide omaniku kohalolekust töökohal. Logid võimaldavad salvestada sissetulevaid, sisemisi ja väljaminevaid pabereid, jälgides dokumentide paberkoopiate liikumist ettevõttes.

NAUDOCi toimivusdistsipliini kontrollide kättesaadavus võimaldab määrata süsteemis töötajatele ülesandeid, jälgida nende täitmist, jälgida tähtaegu, saata pabereid kinnitamiseks ja saata heakskiidetud pabereid teistele süsteemi kasutajatele ülevaatamiseks. Kohandamine eluring dokumendikategooriate jaoks võimaldab teil määrata tüüpilised dokumentide liikumisteed, seadistada nende automaatse marsruutimise ja ülesannete määramise.

Kõik toimingud dokumentide ja ülesannetega viiakse läbi veebiliidese kaudu, ühendades süsteemiga kõikjalt maailmast, luues seeläbi organisatsiooni, sealhulgas kaugharu ja mobiilsete töötajate jaoks ühtse inforuumi.

NauDoc elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise eelised:

Ametnike poolt dokumentide kinnitamise korra lihtsustamine

• Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle organisatsiooni poolt vastu võetud dokumentide kinnitamise korra kohaselt teatud inimeste ringile kinnitamiseks.
• Ühiselt töötades tehakse kõik toimingud dokumendi ühe koopiaga. Dokumendi kinnitanud NauDoc -i kasutajad saavad sellele protsessi käigus juurdepääsu.
• Igal etapil saab koostada heakskiitmisaruande (näidates ära volitatud isiku nime ja ametikoha ning dokumendi kinnitamise täpse aja).

Elektrooniliste ja paberdokumentide registreerimise võimalus süsteemis

• Dokumendi registreerimine registreerimislogis toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis.
• Paberdokumentide jaoks luuakse süsteemis spetsiaalne elektrooniline kaart, dokumendile saab lisada skaneeritud koopia.

Dokumentide otsimise kiirendamine üksikasjade ja sisu järgi

• NauDoc süsteem võimaldab teil koheselt leida kõik dokumendid konkreetse nõude jaoks (näiteks registreerimisnumber või lühikirjeldus).

Töö lihtsustamine organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega

• Kasutaja loob dokumendi NauDoc süsteemis vastavalt eelnevalt määratletud mallile. Dokumendi loomiseks peate muutma selle registreerimiskaardi andmete väärtusi, need sisestatakse automaatselt dokumendi teksti. Vajadusel saate lubada kasutajal malli teksti muuta.
• Pärast dokumendi loomist saadab töötaja selle organisatsioonis vastuvõetud korra kohaselt tööle teatud inimeste ringile.
• Süsteem “teab” kinnitamisprotseduuri: kontrollib etappides ettenähtud tähtaegu, teavitab vastutavaid isikuid, süsteem saadab ka teatisi dokumendi liikumisest etapist etappi.
• Dokumendi registreerimine registreerimislogis toimub automaatselt dokumendiga töötamise teatud etapis. Sellisel juhul antakse dokumendile registreerimisnumber ja määratakse registreerimise kuupäev.

Protsesside juhtimine

• NauDoc süsteem võimaldab automatiseerida ettevõtte tootmis- või juhtimisprotsesse. Võimaldab esile tõsta etappe, vastutavaid isikuid, kavandatud tähtaegu. See võimaldab teil kulude aruandeid tasuda etapis, kus iga protsessi eksemplar on, et leida „ kitsad kohad»Ja vastutavad isikud, kelle tõttu tähtajad on rikutud, teevad enne muudatuste tegemist protsessi.

Töö lihtsustamine sissetuleva ja väljamineva kirjavahetusega

• NauDocit saab konfigureerida e -posti kliendiks, pakkudes võimalust töötada sissetulevate ja väljaminevate dokumentidega, nagu ka süsteemi tavaliste dokumentidega.
• Sissetuleva kirjavahetuse töötlemisel võtab sekretär kirju vastu, registreerib tähed sissetuleva kirjavahetuse logisse, dokumendile määratakse automaatselt registreerimisnumber. Pärast ettevalmistamist saadetakse dokument organisatsioonis vastu võetud korras juhatajale lahendamiseks. Pärast kaalumist saadetakse dokument organisatsiooni töötajatele ülevaatamiseks või täitmiseks.
• Väljuva kirjavahetuse töötlemisel loob töötaja kirja organisatsioonis aktsepteeritud malli järgi, saadab selle juhatajale kinnitamiseks vastavalt organisatsioonis vastuvõetud korrale. Pärast dokumendi kinnitamist saadetakse see automaatselt sekretärile. Sekretär salvestab kirja registrisse ja saadab selle e-postiga. Sel juhul salvestatakse kõik dokumendid süsteemi ja need on otsimiseks saadaval.

Ettevõtte veebiportaali ja ettevõtte Interneti -ressursi loomine

• NAUDOC võimaldab teil luua Interneti- ja sisevõrgu saite ning hallata sisu paigutust (MOOTORI funktsionaalsus). Sisu võib olla paberid, graafika ja muud NAUDOC -objektid.
• Ressursilehtede mugav arendamine ja redigeerimine sisseehitatud WISYWIG-redaktoris, versioonikontroll.
• Uudiste, küsimustike ja häälte avaldamise haldamine.
• Sisseehitatud arendusvõimalused ja ressursilehtede ümberkujundamine.
• Tsentraliseeritud juurdepääsu kontroll ressursside sektsioonides, võimalus dokumente kooskõlastada enne veebiressursis avaldamist.

Süsteemi tehnoloogilised omadused

• 100% veebiliides võimaldab teil süsteemiga ühenduse luua kõikjal maailmas, luues ühtse inforuumi organisatsioonile, selle kaugematele harudele ja mobiilsetele töötajatele.
• süsteem on ehitatud ABBYY FINEREADER Scripting Editioni skannimis- ja OCR -tarkvara abil;
• süsteem võimaldab autentida ja volitada inimesi välistes kataloogiteenustes, näiteks LDAP või Microsoft Active Directory;
• süsteemil on moodul elektroonilise digitaalallkirjaga töötamiseks () ja see suudab hallata mis tahes krüptoteenuse pakkujat, kes toetab Microsoft CRYPTOAPI liidest.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem NauDoc sobib optimaalselt väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete, fondivalitsejate, projekteerimisorganisatsioonide, juhtkonstruktsioonide osakondade dokumentide ringluse automatiseerimiseks, aga ka suurte ringkondade ees seisvate dokumentide ringluse automatiseerimise konkreetsete ülesannete lahendamiseks. ettevõtted (töö tagamine normatiivdokumentidega vastavalt ISO 9001: 2000 nõuetele, töötajate ja personaliteenistuse vaheline suhtlus jne.

NauDoc elektrooniline dokumendihaldussüsteem on loodud mugavaks tööks kuni 50 kasutajale, kes saavad luua kuni 5000 dokumenti aastas. Need on Zope tarkvara platvormi tehnoloogilised piirangud, millel toode on välja töötatud.

Praktilistest märkustest võib eristada järgmisi tegureid:

• Süsteemi kõrge töökindlus. Nelja tööaasta jooksul pole ühtegi ebaõnnestumist.
• Süsteemi kõrge turvalisus häkkerirünnakute vastu
• Kena funktsionaalsus tasuta süsteemi jaoks, kuid tasulise jaoks äärmiselt napp
• Suur serverikoormus isegi väikese andmebaasi korral. Kõige tõenäolisemalt on süüdi kehv niidi optimeerimine. Sellest ka aeglane töö dokumentidega.
• Ebamugavus andmete sisestamisel andmebaasi.
• Kasutatavus kui selline puudub , tundub, et programmeerijad kirjutasid süsteemi endale, mitte müügiks.
• Mulje süsteemi mittetäielikkusest.
• Kehv (aeglane) tehniline ja informatiivne tugi foorumil, isegi tasulistele klientidele
• Tasuta versioonis, alustades teatud hulgast kogunenud ülesannetest - otsing annab valesid vastuseid.
• Tasulises versioonis alustades teatud hulgast kogunenud ülesannetest - otsing hakkab otsinguala valimisel vigu tegema, otsib dokumente valest kohast, ei saa aru loogilistest standardtingimustest.
• Süsteemikood on avatud, kuid käsitsi pole võimalik midagi muuta.

Platvorm: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC on saadaval kahes väljaandes: NAUDOC Free ja NAUDOC Enterprise

Jäta oma kommentaar!

Pole saladus, et mis tahes äri edukas läbiviimine sõltub eelkõige sellest, kuidas toimib dokumentatsiooni korraldamise mehhanism. Lõppude lõpuks on paberimajandusega tegelemine, ehkki mitte lõbus, ettevõtte juhtimise oluline lüli.

Lisaks tuleks dokumentatsiooniga tegeleda õigeaegselt, vastasel juhul hakkab see kogunema ja kaduma. Võimalike kahjude vältimiseks võeti kasutusele elektrooniline dokumendihaldussüsteem.

Selles artiklis me ütleme teile: Mis on EDMS? Mis tüübid, eelised ja puudused sellel on?

Interneti arenedes on paksude kaustade ja tolmuste arhiivide aeg minevik. Nüüd on dokumentidega töötamise protsess täielikult automatiseeritud. Vajalikud paberid leiate ühe klõpsuga ja arhiveerimine toimub ilma inimese sekkumiseta. EDMS avab sellised võimalused ettevõtetele.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on spetsiaalne tarkvara, tänu millele dokumente töödeldakse elektroonilisel kujul... Teisisõnu, tänu EDMS -ile on võimalik dokumente töötajate vahel üle kanda, individuaalseid ülesandeid väljastada, arhiveerida jne.

Kindlasti teavad paljud organisatsioonid, kuidas elektroonilisi dokumente luua, neid säilitada ja üle kanda. Siiski lihtsalt elektrooniline formaat ei oma õiguslikku mõju. Elektroonilise paberi kaalus juurde võtmiseks on oluline, et sellele kirjutavad alla mõlemad osapooled. Sellisel juhul tuleb dokumendid pitseerida spetsiaalse elektroonilise allkirjaga.

Seetõttu võib EDMSi jagada kahte tüüpi:

1. Dokumendivoog ettevõttesiseselt töötajate vahel;
2. Dokumentide voog vahel erinevaid ettevõtteid ja organisatsioonid spetsiaalsete suhtluskanalite kaudu.

EDMSi kasutamiseks organisatsioonis on vaja spetsiaalset tarkvara. Tavaliselt nimetatakse sellist programmi EDFi platvormiks. Lisaks on sellise tarkvara tõrgeteta toimimiseks vaja täiendavat riistvara. Näiteks serverid, võrgukanalid jne.

Elektroonilist dokumendihaldusoperaatorit on vaja, kui on vaja töötada paberitega kahe erineva ettevõtte vahel. Selline operaator on hea abiline. Lõppude lõpuks teab ta sõnumeid edastada, kontrollib, mis formaadis dokumente saadetakse, nõuab ja kontrollib elektroonilise allkirja kinnitamist, salvestab ja arhiveerib paberid ise jne.

Seega on EDMS kogu ettevõtte "vereringesüsteem". See säästab palju aega ja avaldab kahtlemata positiivset mõju kogu organisatsiooni tööle. Kuid kas sellist tüüpi andmetöötlusest on alati kasu? Ja kas EDMS suudab ettevõtet kahjustada? Nendele küsimustele vastamiseks peate arvestama positiivse ja negatiivsed küljed elektrooniline dokumendihaldus.

EAFi plussid ja miinused

Nagu igal teisel EAFi protsessil, on sellel ka plusse ja miinuseid. Peamised parameetrid on esitatud allolevas tabelis.

Väärikus

puudused

Tellimine. Süsteem määrab dokumentidele automaatselt numbrid, mis välistab kõikvõimalikud vead Jälgimine. Saate igal ajal teada, kes dokumendiga töötab Ohutus. Töötajal ei ole võimalik elektroonilist dokumenti kaotada ega rikkuda Taastumine. Kustutatud dokumendi saab igal ajal taastada Ajutiste ressursside säilitamine... Dokumendi elektrooniline vorm jõuab iga töötajani mõne sekundiga, olenemata nende asukohast. See on mugav töötada. Vajadusel saab töötaja muuta dokumendi algversiooni. EDF võimaldab neid kõiki taastada. Lisaks saate jälgida nende spetsialistide nimesid, kes töötasid paberil. Kättesaadavus. EDM -süsteem töötab ööpäevaringselt. Lisaks saab töötaja Interneti kaudu ühenduse loomisel igal ajal dokumentidega töötada, isegi kui ta on haiglas või puhkusel. Planeerimine. Süsteem võimaldab spetsialistil paberite abil töökäiku planeerida. Saate määrata kuupäeva, täitmise aja ja tellimuse. Ja õigel ajal annab programm ise töötajale teada oma töö tegemise vajadusest. Mugav otsing. Programm on koostatud nii, et seda oleks võimalik leida nõutud dokument mitte ainult nime, vaid ka märksõna järgi. Paberi säästmine. Dokumentatsiooni pole vaja printida, kaustadesse õmmelda ja inventuuri teha. Kogu teave salvestatakse elektrooniliselt ja igal ajal nõutud dokument saab paberile välja printida.

Raha kulutused... EAFi loomine nõuab teatavaid rahalisi kulutusi. Raha on vaja tarkvara ja riistvara jaoks. Kulude suurus sõltub seotud töötajate arvust. Keskmiselt on see summa umbes 100 000 rubla (*). EDMSi kohe kasutamine - see ei tööta... Pärast programmi omandamist, installimist, rakendamist ja silumist kulub palju aega, samuti erilisi oskusi. Koolitus... EDHSi korrektseks kasutamiseks peavad kõik asjaomased töötajad läbima erikoolituse. Turvalisus... Teabe ohutuse huvides peavad ettevõtte juhid pöörama erilist tähelepanu turvalisusele. Nimelt vabastamiseks elektrooniline allkiri, otsustada, kes töötajatest ja milline juurdepääs paberitele on, ning samuti kaitsma programmi väljastpoolt tungimise eest. Te vajate EDMS -i administraatorit... Organisatsiooni töötajatel peab olema inimene, kes suudab lahendada EDMS -is töötamise praegused ülesanded. Nimelt serveri silumiseks, kasutajate abistamiseks, süsteemi toimimise jälgimiseks. Nõuab pidevat varundamist... Teabe säilitamiseks peavad kasutajad kogu aeg arvestust pidama. Mõnel juhul on nõutav elektroonilise ja paberdokumendi olemasolu... Kui näiteks partneril pole EDMS -i installitud, siis temaga töötades peaks dokumentatsioon olema nii elektrooniline kui ka paberkandjal.

Elektroonilise dokumendihalduse tegelikud kulud väikeettevõtetele

(*) Kui ettevõte on väike ja ettevõtte omanik (või füüsilisest isikust ettevõtja) kavatseb dokumentidele isiklikult alla kirjutada, on kulud minimaalsed. Need koosnevad elektroonilise digitaalallkirja ostmisest - 1500 rubla ja juurdepääs elektroonilisele dokumendihaldusteenusele - alates 100 rubla.

Sest väikesed mahud meie toimetus soovitab teenust Kontur.Diadok. Kui valite tariifi " Universaalne“, Siis on saadetud dokumendi kulud vaid 9 rubla. Kui võrrelda originaaldokumentide saatmist postiga, siis siin on ühe saatmine registreeritud kiri piirkonna piires on vähemalt 50 rubla. Erinevus on ilmne:

Süsteem annab kõigile uutele kasutajatele 50 tervitusboonust elektrooniliste dokumentide ülekandmiseks.

Nagu tabelist näha, on SED -il hoolimata positiivsetest aspektidest ka negatiivseid külgi. Need taanduvad peamiselt kuni materjalikulud, mis, nagu selgus, ei pruugi olla väike.

Ettevõte kannab märkimisväärseid kulusid mitte ainult paigaldamiseks tarkvara, ja vajalike seadmete ostmine, kuid peab tööle võtma ka töötaja, kelle eriliste oskusteta elektrooniline dokumendihaldussüsteem lihtsalt ei tööta. Selliselt töötajalt nõutakse ka palka. Ja see on veel üks kuluartikkel.

Kuid ärge unustage, et tehtud jõupingutused tasuvad end tulevikus ära ja EDMS -iga töötavad ettevõtted saavad sellest ainult kasu. Lõppude lõpuks säästavad nad mitte ainult teabe töötlemise aega, vaid vähendavad oluliselt ka näiteks arhivaari teenuste eest tasumise kulusid. Lisaks ei nõua elektrooniline arhiiv lisaks kõigele muule täiendavaid ruume, täiendavate kontoritarvete ostmist ja muid punkte.

Mis on elektrooniline dokumendihaldussüsteem?

Reeglina on see elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDM), milles saate luua, saata, vastu võtta ja allkirjastada elektroonilisi dokumente. Need on samaväärsed paberkandjal käsitsi kirjutatud allkirjaga. Elektroonilise dokumendihalduse tegemiseks vajate elektroonilise allkirja sertifikaati.

Liides koosneb tavaliselt 2-3 vahekaardist, mille hulgas on vastaspooled (teie partnerid ja EAFi osalevad kliendid) ja peamine vahekaart - dokumendid. Selle vahekaardi jaotistes Sisendkaust ja Väljuvad leiate teie saadetud ja vastuvõetud dokumendid.

EAFi tüübid

Kahtlemata panevad organisatsioonid elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel suurt rõhku efektiivsusele. Raske on öelda, milline EDI tüüp on konkreetse organisatsiooni jaoks kõige tõhusam. Kõik sõltub ettevõtte suunast ja äriprotsessidest.

Siiski on olemas üldine EAFi kvalifikatsioon funktsionaalsuse, juhtimistehnoloogia, koostisosade jms osas. Sellega seoses saab eristada peamisi EDMS -i tüüpe:

• Kontoritöö süsteem... See tüüp on ette nähtud ettevõtte juhtimiseks. Pealegi toimub töö vastavalt kõigile aktsepteeritud reeglitele vertikaalse juhtimisega, s.t. ülemuselt alluvale;
• Elektroonilised arhiivid... Sellise süsteemi peamine eesmärk on dokumentide säilitamise korraldamine. Muuhulgas võimaldab programm kasutajal hõlpsasti vajalikku paberit leida. Dokumentide edastamine sellises süsteemis ei ole aga võimalik;
• Töövoosüsteemid... Seda tüüpi süsteem on kasutajate seas laialt levinud, kuna see on peamine ülesanne Kas äriprotsesside korraldamine ja automatiseerimine. Sellise tarkvaraga on lihtne äri ajada ja töövoog on vaid põhjus töömomentide olemasoluks;
• ECM süsteemid... Tarkvara võimaldab kasutajal tutvustada organisatsiooni juhtimissüsteemi uudsust. Keerukate süsteemide abil on võimalik hallata: dokumente, allkirju, töövooge, töötajate teadmisi jne. Seda tüüpi EDF on palju kallim, kuna see pakub kasutajale täiustatud funktsioone.

Väärib märkimist, et iga EDMS -i tüüp muutub eelmise suurimaks skaalaks ja annab rohkem võimalusi kasutajatele. Kuid selleks, et hinnata elektroonilise dokumendihalduse kõiki eeliseid, on vaja teha õige valik.

Kuidas valida õige EDMS

Nagu juba märgitud, on EDMSi valimine keeruline protsess, mis nõuab erilist tähelepanu. Muuhulgas peab ettevõtte juhtkond võtma arvesse tohutut hulka otsustavaid tegureid, nagu ettevõtte suund, personal jne.

Näiteks selleks kaubanduslik organisatsioon loob õigesti EDHSi nii töötajate kui ka partnerite vahel. Ainult sel viisil on ettevõttel võimalik saada vajalikku majanduslikku kasu.

Sest riigiasutus parem on keskenduda selle töö eripäradele ja pöörata rohkem tähelepanu elektrooniliste arhiivide loomisele. Ja nõutakse ka töötajate koolitamist nendega töötamiseks.

Ühe või teise EDMS -i valimisel on oluline kaaluda, kas süsteem vastab kehtestatud nõuetele. Need sisaldavad:

• Funktsionaalsuse täielikkus;
• Kasutusmugavus;
• Kui kiiresti see süsteem töövoogu sisse viiakse;
• Seadete olemasolu ja need peavad olema paindlikud;
• Kas süsteemil on võimalus funktsionaalsust laiendada;
• Kas EDMS -i on võimalik kohandada ettevõtte olemasoleva tarkvaraga;
• Kohanemise lihtsus;
• Kättesaadavus tehniline abi... On oluline, et selline abi oleks kõrgetasemeline;
• Tootja maine jne.

Seda asjaolu arvesse võttes peaks kasutaja järgima järgmisi toiminguid:

1. Uurige funktsionaalsust. Erilist tähelepanu tuleb pöörata peatükile "Võimalused". On oluline, et tootja näitaks konkreetselt programmi poolt täidetud ülesannete loendi. Kui spetsiifikat pole, siis tasub sellisest EDMS -süsteemist loobuda;
2. Temaatiliste esitluste kättesaadavus. On oluline, et programm sisaldaks demomaterjali, selgitades sellega kasutajale, kuidas funktsionaalsust kasutada;
3. Uurige ekraanipilte. Nii saab juht veenduda, kas funktsionaalsus on tõesti lihtne ja kas sellel on kehtestatud nõuded;
4. Uurige kindlasti tegelike kasutajate ülevaateid. Enamik parim viis- see on YouTube'is videote vaatamine;
5. Paljud tootjad pakuvad juhtidele tasuta prooviversioone. Nii saab kasutaja aru, kas valitud toode sobib või mitte;
6. Mis puudutab kauba maksumust, siis on ilmne, et see punkt ei saa ostjat muretseda. Raske on kindlaks teha, milline peaks olema EDMSi tegelik maksumus, kuid tasub uurida, millest see või teine ​​arv koosneb. Seetõttu aitab hinnakirja üksikasjalik uurimine ostjal vältida ettenägematuid kulutusi ja kulusid.

Tasub meeles pidada, et ainult spetsialist aitab õiget valikut teha. Seetõttu tuleks EDMSi valida ja paigaldada ainult eriliste oskustega isiku tähelepaneliku tähelepanu all.

Kõrge hinna tõttu ei tööta kõik meie riigi organisatsioonid EDMS -iga. Praegu teevad elektroonilisi dokumente seni ainult suured ettevõtted. Kuid kõik muutub ja on tõenäoline, et lähitulevikus hinnatakse vajadust töötada EDMSi abil ja paljud ettevõtted saavad endale lubada e-äri... See tähendab, et neist saavad kõige tõhusamad ja edukamad!

6. Kes on karismaatikud? [Elektrooniline ressurss] // Ajakiri õnnistus. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Minu üheksa elab saientoloogias / trans. inglise keelest A. Kondrašova, 2007. M.: 201 lk.

8. Tšernõšev VM Kahe teraga mõõk. Sektoloogia konspekt. K: Kiievi vaimulik seminar, 2000.169 lk.

Algne venekeelne tekst © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Venemaa Riikliku Sotsiaalülikooli juhtimisteaduskonna üliõpilane

Moskva, RF E-post: [e -post kaitstud] Akadeemiline juhendaja: Veretekhina S.V., majandusteaduste kandidaat, personalijuhtimise ja personalipoliitika osakonna dotsent

e-post: [e -post kaitstud]

VÄIKESTE ETTEVÕTETE ELEKTROONILINE DOKUMENTIVoo

annotatsioon

Referaat käsitleb elektroonilise dokumendihalduse rakendamist, samuti selle rakendamise peamisi eeliseid ja majanduslikku otstarbekust.

Märksõnad Elektrooniline dokumendivoog, dokumendivoogude automatiseerimine, Infosüsteemid, äriprotsessid, dokument.

Töös käsitletakse elektroonilise dokumendihalduse rakendamist, samuti selle rakendamise peamisi eeliseid ja majanduslikku otstarbekust.

Elektrooniline dokumendihaldus, töövoo automatiseerimine, infosüsteemid, äriprotsessid, dokument.

Kaasaegne äritegemise viis ettevõtetes ja organisatsioonides nõuab palju tööd dokumentidega. Otsimine, heakskiitmine ja nõustumine muutuvad üsna keerukaks ja tülikaks protseduuriks, mida ei saa välistada. Ainus tõhus lähenemisviis sellises olukorras on kaasaegsete tehnoloogiate kasutamine ja dokumentidega töötamise kõigi etappide maksimaalne automatiseerimine. Lisaks muudab hiljutine piisava arvu saadaoleva arvutusvõimsuse ja nende jaoks kvaliteetse tarkvara ilmumine sellise lahenduse hõlpsasti rakendatavaks ja ökonoomseks.

Töövoo automatiseerimine võimaldab tõhusamalt korraldada ettevõtte tööd. Paberi- ja elektrooniliste dokumendiproovide kiire hankimine dokumentide skaneerimise, tuvastamise ja printimise tehnoloogiate abil muudab ülemineku paberversioon dokument elektrooniliselt ja tagasi. Seega avatakse meetod dokumentide valutuks ülekandmiseks paberkandjal elektroonilisele esitlusele, samas on võimalik kasutada arvutite eeliseid.

Võimalus kehtestada olemasolevatele juriidiliselt oluline elektrooniline dokumendihaldus

RAHVUSVAHELINE TEADUSLIK AJAKIRI "TEADUSSÜMBOL" nr 5/2016 ISSN 2410-700X_

klientide infosüsteemid ja äriprotsessid aitavad viia suurte, keskmiste ja väikeste ettevõtete töö kvalitatiivselt uuele tasemele. Veebipõhiste dokumendivahetusmehhanismide kasutamine annab järgmised eelised: sõltumatus geograafilisest asukohast, suurem finants- ja raamatupidamisteenuste tootlikkus ning äritegevuse kulude optimeerimine.

Automatiseerimine võimaldab ka kulusid koheselt jaotada finantsvastutuse keskustele ja eelarvepunktidele, analüüsida osakondade eelarvete täitmist, et teha operatiivseid otsuseid ja hinnata nende töö tõhusust veebis, analüüsida üksikasjalikult üksikuid, eriti olulisi kuluartikleid.

Kui me räägime tõhususest, siis tagab dokumendivoogude automatiseerimine ettevõttes märkimisväärset kokkuhoidu. Paberdokumentide arvu vähendatakse oluliselt, minimeerides seeläbi kulusid kuluvad materjalid... Töötajad kulutavad vähem aega vajaliku teabe otsimiseks, standarddokumentide loomiseks nullist ja erinevate aruannete koostamiseks. Dokumentide koostamine ja kinnitamine on kordades kiirem, mis muu hulgas suurendab partnerite usaldust ettevõtte vastu.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab teil automatiseerida organisatsiooni kõigi dokumentide väljatöötamist ja heakskiitmist, saata laialdaste töötajatega tutvumiseks dokumente, anda korraldusi ja jälgida nende täitmist, samuti luua suvalisi äriprotsesse mis tahes organisatsiooniliste probleemide lahendamiseks. ülesandeid.

Süsteem sisaldab mitmeid sisseehitatud standardseid äriprotsesse, mis hõlmavad enamikku dokumendivoogude automatiseerimise ülesannetest. Neid protsesse kasutades saate süsteemiga väga kiiresti alustada. Lisaks standardprotsessidele saavad kasutajad arendada oma protsesse ja teha vajalikke kohandusi olemasolevatesse protsessidesse, kasutades selleks süsteemi sisseehitatud mugavaid tööriistu.

Mis tahes äriprotsessi saab käivitada vastava õigusega süsteemikasutaja. Lisaks pakub süsteem paindlikke sündmuste ajastamise võimalusi, võimaldades teil eelnevalt konfigureerida teatud protsesside ja teatiste käivitamise kuupäevad ja sageduse.

Süsteem võimaldab teil töötada mitte ainult organisatsiooni sisedokumentidega, vaid ka täielikult automatiseerida sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemist. Selline automatiseerimine vähendab oluliselt sissetulevate dokumentide töötlemise aega ja lihtsustab nende arvestust, muudab kogu protsessi alates sissetuleva dokumendi saamisest kuni väljamineva dokumendi saatmiseni täiesti läbipaistvaks ja hallatavaks.

Allpool on näidatud paber- ja elektrooniliste dokumentide töötlemisel kulutatud aeg.

Koormus kulus tüüpilistele operatsioonidele, tunde kuus

Joonis 3 - graafik, mis näitab aega, mis kulub tüüpilistele toimingutele paber- ja elektrooniliste dokumentide töötlemisel.

Organisatsiooni äriprotsesside automatiseerimise üks peamisi eeliseid elektroonika abil

RAHVUSVAHELINE TEADUSLIK AJAKIRI "TEADUSSÜMBOL" nr 5/2016 ISSN 2410-700X_

dokumendihaldussüsteemid - täieliku kontrolli tekkimine kõigi organisatsioonis lahendatud ülesannete täitmise üle. Lisaks dokumentide väljatöötamise ja kinnitamise ajastamisele saab juhtkond kontrollida alluvate töö kõiki aspekte: nende tööaega süsteemis, tehtud ülesannete arvu, ülesannete täitmiseks kuluvat aega, hilinenud ülesannete arvu ja nende tähtaega. Volitatud töötajad saavad õigeaegselt teateid, et ülesanne ei pruugi õigeaegselt lõpule jõuda, et nad saaksid protsessiga viivitava töötajaga ühendust võtta ja võimaliku probleemi kiiresti lahendada. Lisaks saate igal ajal nõuda üksikasjalikke aruandeid organisatsiooni praeguste ülesannete edenemise kohta.

Täitekontroll võimaldab teil radikaalselt muuta organisatsiooni tööd, muuta keerulised protsessid lihtsaks ja läbipaistvaks, näidata kõigi töötajate töö kvaliteeti ja võimaldada teil kiiresti kõiki protsesse mõjutada.

Hiljuti on hakanud ilmuma elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kastipõhised lahendused, mis on suunatud väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kellel on korporatiivsüsteemidele omased võimalused, näiteks graafiline marsruudi kujundaja, registreerimiskaartide kujundaja ja aruandemallid või kasutajate võimalus täiendavaid tarkvaramooduleid kirjutada.

EDMSi juurutamine on soovitatav suurtes ettevõtetes, kus dokumentide maht on mõnikord väga suur ja paberitöövoog aeglustab sageli tervete osakondade tegevust, mis on lihtsalt vastuvõetamatu. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on tõhus vahend iga ettevõtte või organisatsiooni töökiiruse parandamiseks.

Esiteks on see paberkandjate kulude vähenemine. Lisaks ei pea organisatsiooni töötajad raiskama aega naaberosakonda allkirja saamiseks, teisele pitseri saamiseks. Loomulikult mõjutab see infovoogude töötlemise kiirust. Tellimused täidetakse palju kiiremini, dokumente töödeldakse viivitamatult.

V kaasaegne maailm Kuna konkurents aina suureneb ja infovood suurenevad, palutakse teil iga päev muuta oma infrastruktuur tõhusamaks, hoida kõik produktiivsed, parandada äriprotsesse ning muuta oma äri läbipaistvamaks ja turvalisemaks. Ja tehke seda kõike kiiremini, ohutumalt ja madalama hinnaga. Nendes tingimustes on tõhusa elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kättesaadavus eduka äri jaoks ülioluline.

Kasutatud kirjanduse loend:

1. Bondaletov V.V. Juhi karjäär ja ametialane pädevus kaasaegse Venemaa tingimustes. / Kogumikus: Professionaalne sotsiaalharidus: tasemed, kogemused ja arenguväljavaated. XIII ülevenemaalise sotsiaalpedagoogilise kongressi materjalide kogu. 2013. S. 38-40.

2. Veretekhina S.V. Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamise probleemid ettevõtete koolieelsetes haridusasutustes // Kadrovik 2014, nr 11. Lk 122-129.

3. Veretekhina S.V. Psühhomeetrilised testid ja tarkvaralahendused. Afanasjevi lugemiste materjalid. 2015. T.1.; 13.P.116-121.

4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Automatiseeritud süsteemid kontroll dokumentide täitmise üle. Kaasaegne teadus: teooria ja praktika aktuaalsed probleemid. Sari: Majandus ja õigus. 2015. Nr 3-4, lk 12-16.

5. Veretekhina S.V. Euroopa spetsifikatsiooni MOREG-2 nõuete ülevaade ja tarkvara EDMS / ECM lahenduste impordi asendamise probleem Venemaa turul. Ivanovo lugemiste materjalid. 2015. Nr 5.P.203-209.

6. Veretekhina S. V. Automatiseeritud personali hindamissüsteemid / S. V. Veretekhina // Personalihaldus ja intellektuaalsed ressursid Venemaal. 2015. T. 4. Ei. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinitšenko M.V. Tõhusus kui KPI alus. Ivanovo näitude materjalid. 2015. nr 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Personali reserv käsiraamatud. / Vinichenko M.V. // Probleemianalüüs ja riigihalduse kujundamine. - 2014. - nr 5 (37), 7. köide - Lk 16-30

9. Kibanov A.Ya. Personalijuhtimise alused. - M.: INFRA-M, 2014.- 440 lk.

RAHVUSVAHELINE TEADUSLIK AJAKIRI "TEADUSSÜMBOL" nr 5/2016 ISSN 2410-700X

10. Kirillov A.V. Personalijuhtimistehnoloogiate arendamise problemaatilised küsimused koduses praktikas ja nende lahendamise viisid: Monograafia / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M.: Rusays, 2015.- 280 s

11. Aksenov, A.S. Väikeettevõtete elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide rakendamise tunnused / A.S. Aksenov // Donbassi uuenduslikud perspektiivid: rahvusvahelise teaduslik-praktilise materjali materjalid. Conf., 20. – 22. Mai 2015 V. 7: Juhtimise reformimine uuendusliku arengu kontekstis. -Donetsk, 2015.-P.7-11.

12. Manurova N.A. Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu eeldused ja etapid väike- ja keskmise suurusega ettevõtete valdkonnas // Majandusuuringud. Nr 1., 2014

© Vladychansky T.V., 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Jekaterina Aleksandrovna

Novosibirski Riikliku Majandus- ja Juhtimisülikooli majandusteaduskonna 3. kursuse üliõpilane - "NINH", Novosibirsk, RF E -post: [e -post kaitstud]

Sotsiaalmeedia aktiivse kasutamise noored ja nende lahenduste viis

annotatsioon

Artiklis selgitatakse välja nende aktiivsest ja sagedasest kasutamisest tulenevate peamiste probleemide olemus sotsiaalsed võrgustikud, nende võimalikud põhjused. Pakutakse välja viise, kuidas kaalutud probleeme üksikisiku ja inimrühma suhtes lahendada. Avaldatakse sotsiaalvõrgustiku kasutaja võimalused probleemide iseseisvaks lahendamiseks.

Praegu on sotsiaalsed võrgustikud ja eriti nendega seotud probleemid laiades ringkondades kõige olulisemad. Sotsiaalvõrgustikud muutuvad iga aastaga üha populaarsemaks, peaaegu ükski inimene, peamiselt noored, ei kujuta ette oma elu ilma internetti suhtluseta kasutamata (lõppude lõpuks on just suhtlemine sellise ressursi nagu sotsiaalvõrgustikud loomise peamine eesmärk) . Loomulikult taotlevad noored ka muid eesmärke (lisaks mitteametlikule suhtlusele), registreerudes kõikvõimalikel saitidel, näiteks: uudiste vaatamine, muusika kuulamine, ärikirjavahetus, töö. Suurema osa ajast, mis sotsiaalvõrgustikes veedetakse, pühendavad noored aga mitteametlikule suhtlusele sugulaste, lähedaste, sõpradega.

Sotsiaalsete võrgustike aktiivsel kasutamisel, vaatamata nende õigeaegsele ilmumisele teaduse ja tehnoloogia arengu taustal, vaatamata nende olemasolu võõrandamatusele kaasaegses maailmas seoses kaugsuhtluse arendamisega, on endiselt negatiivseid külgi ja probleeme, mis võivad puudutada nii üksikisikud ja inimrühmad (ja need rühmad võivad liikmete arvult olla täiesti erinevad) ning võivad olla põhjuseks ambitsioonikamatele probleemidele, mis tuleb lahendada ja lahendada, kahjustamata seejuures tavapärast aja kulgu, nimelt: progress, tehniline ja ühiskonna tehnoloogiline areng.

Selleks, et sõnastada ettepanekuid aktiivse tegevusega seotud probleemide lahendamiseks

EDMS on IT üks salapärasemaid ja mütoloogilisemaid valdkondi. Sektor on algusest peale kasvanud müütidega. Loomulikult on mõned neist juba aegunud ja kaotanud oma tähtsuse, kuid uued tööstus- ja IT -suundumused lisavad turule väärarusaamu. On aeg kõige asjakohasemad lahti lükata.

1. EDMS on kontori, sissetulevate / väljaminevate ja haldusdokumentide automatiseerimine

Hoolimata asjaolust, et elektroonilised dokumendihaldussüsteemid on Venemaa turul juba ammu juurdunud, kohtab seda seisukohta üsna sageli.

Tegelikult on kõigil elektrooniline dokumendihaldus. Niipea, kui tegite Wordis faili ja saatsite selle e -postiga või saite faili posti teel - elektrooniline dokumendivoog on juba toimunud.

"Kontor on vaid üks EDF -i korraldamise vormidest, mis sobib kõige paremini kodumaise praktikaga paberdokumentidega töötamisel," selgitas ta Sergei Kurjanov, DocsVisioni strateegiline turundusdirektor. See vorm eeldab kõigi ametlike dokumentide täielikku tsentraliseeritud raamatupidamist, samuti juhtkonna antud juhiste täitmise protsessi kontrolli.

Ettevõtte sisu ei piirdu siiski ainult ametlike dokumentidega; mitteametlikud dokumendid luuakse ja levitatakse enne neid ning nende koostamise ajal. Ja nende voog on palju keerulisem ja rohkem.

See EDMS peaks lahendama eranditult kõigi elektrooniliste dokumentide haldamise probleemi - nii ametlikud kui ka mitteametlikud - Sergei Kuryanov

"Me elame infomaailmas ja peaaegu 100% teabest eksisteerib elektrooniliste dokumentide kujul. Tõeline EDMS peaks lahendama kõikide eranditult elektrooniliste dokumentide - nii ametlike kui mitteametlike - haldamise probleemi," ütles Sergei Kuryanov. Tema sõnul oleks õigem mitte toota iga dokumendiliigi jaoks eraldi süsteeme, vaid nõuda oma EDMS -ilt probleemi terviklikku lahendust.

2. EDMS iseenesest päästab ettevõtte sisemisest segadusest

See on üks sügavalt juurdunud müüte. Tegelikult ei lahenda EDMS organisatsioonilise jama probleeme, kui see on ettevõttes juba olemas.

"Kui süsteemi rakendatakse ettevõttes, kus puudub arusaam sisemisest suhtlusest, äriprotsessidest ja vastutusvaldkondadest, siis süsteemi rakendamine ainult süvendab neid probleeme," selgitas ta Ivan Tarkhanov, Kognitiivsete tehnoloogiate elektroonilise dokumendihalduse juht. Rakendamise otsustajatel peaks olema selge, milliseid eesmärke nad selle projektiga taotlevad.

Kui süsteemi rakendatakse ettevõttes, kus puudub arusaam sisemisest suhtlusest, äriprotsessidest ja vastutusvaldkondadest, siis süsteemi rakendamine ainult süvendab neid probleeme - Ivan Tarkhanov

3. Kui dokumendivoog on elektrooniline, on see tõhus.

See müüt oli haripunktis paar aastat tagasi. Nüüd saab enamik kliente juba aru, et see pole nii, kuid paljud usuvad sellesse eksitusse jätkuvalt.

"Ka elektrooniline dokumendivoog võib olla ebaefektiivne, kõik sõltub sellest, kui tõhusalt on äriprotsess ise üles ehitatud, mitte selle tehnilisest rakendamisest," ütles ta. Sergei Plaunov, BPM ja ECM juht CROCis.

"Peaksite ise vastama küsimustele: kas viidi läbi ümberkujundamine, mõisteti ettevõtte olemasolevaid parimaid tavasid, võeti arvesse ja ühtseid protseduure, mis on ettevõtte jaoks tervikuna olulised," selgitas ta. Ilja Konstantinov, osakond ettevõtte süsteemid, Digitaalse disaini tehniline ekspert. Samuti on oluline, kes ja mis režiimis süsteemi kasutab, kas juhtkond töötab EDMS -is või kõik nõutav tehakse assistentide poolt. Need on kõik nüansid, kuid Konstantinovi sõnul tulenevad need rakenduskliendi eesmärkidest.

Niisiis, kui dokumendivoogude ümberkujundamine ja äriprotsessi optimeerimine on ajastatud üleminekule elektroonilisele dokumendivoole, siis saate Sergei Plaunovi sõnul selle kohe kõige tõhusamal kujul rakendada.

Kui ajastate töövoo äriprotsessi ümberkujundamisele ja optimeerimisele üleminekuga elektroonilisele dokumendivoole, saate selle kohe rakendada kõige tõhusamal kujul - Sergei Plaunov

4. Parim valik on turuliidrite lahendused

See müüt peitub pinnal ning haarab oma lihtsuse ja ilmsuse tõttu klientide meeled, määrates nende valiku ette või vähemalt tõsiselt mõjutades. Kuid tegelikult pole kõik nii lihtne.

"Süsteemid, nende populaarsuse tipp praegu, on turu vallutanud viimastel aastatel, kui neile omased tehnoloogilised ja muud eelised olid kõige nõutumad," ütles ta. Aleksander Nazarov, Haulmonti müügijuht. Nüüd on turuvajadused muutumas ja 4-5 aastat tagasi välja töötatud lahendused muutuvad üha aktuaalsemaks.

Süsteemid, nende populaarsuse tipphetk täna, vallutasid turu viimastel aastatel, kui neile omased tehnoloogilised ja muud eelised olid kõige nõutumad - Aleksander Nazarov

Sellised süsteemid, millel on vähem rakendusi kui juhtidel, võivad Nazarovi sõnul olla palju progressiivsemad, tehnoloogilisemad, need põhinevad kaasaegsed tehnoloogiad ja see on asjakohane vähemalt 5-7 aastat pärast rakendamist. Samal ajal võib nende turul viibimise periood ja sellest tulenevalt projektide elluviimise kogemus olla mistahes mahuga projektide elluviimiseks enam kui piisav.

5. Läänes toodetud süsteemid on funktsionaalsemad ja paindlikumad

Sellel müüdil on tõeline alus. Ajalooliselt olid Venemaa süsteemid Lääne ECM -i lahendustest halvemad, kuid need keskendusid rohkem konkreetselt vajalikele protsessidele Vene firmad, millel on juhtimise korraldamise seisukohast teatud eripära.

"EDMS -i turu arengu viimaste aastakümnete jooksul on kõige küpsemad kodumaised tootjad kasutusele võtnud võimsad ja paindlikud automatiseerimisplatvormid, mis ei jää lääne süsteemidele alla," selgitas ta. Vladimir Andrejev, Doksvisioni president. Samal ajal on neil tema sõnul teatud eelised, kuna need sisaldavad valmis mooduleid ja rakendusi, mis on keskendunud kodumaise spetsiifikaga protsesside automatiseerimisele, rääkimata tarkvara maksumusest ja teenuste kättesaadavusest.

Viimase aastakümne jooksul EDMS -i turu arengus on kõige küpsemad kodumaised tootjad rakendanud võimsaid ja paindlikke automatiseerimisplatvorme, mis ei ole halvemad kui lääne süsteemid - Vladimir Andreev

6. EDMS ainult organisatsioonidele, kellel on selged eeskirjad ja kirjeldatud äriprotsessid

Tõepoolest, kui organisatsioonis on jama, pole töötavast EDMSist suurt tolku. Kuid pole üldse vajalik, et kõik oleks korrektne ja selge.

"Viimasel ajal kasutavad üha enam paindlikke juhtimismetoodikaid kasutavaid ettevõtteid adaptiivset juhtumikorraldust," ütles Ivan Tarkhanov. Tema sõnul kohanevad EDMS ka selle trendiga ning muudavad oma klassikalisi konfiguratsioone ja tööreegleid.

Viimasel ajal kasutavad üha enam paindlikke juhtimismetoodikaid kasutavaid ettevõtteid adaptiivset juhtumikorraldust - Ivan Tarkhanov

7. Kohe pärast süsteemi juurutamist võite hakata seda aktiivselt kasutama

Tulenevalt automatiseerimisobjekti olemusest - protsessid ettevõtte juhtimine- EDMSi rakendamist ei saa käsitada tavapärase projektina, mis lõpeb kasutuselevõtmisega. Kõik juhtimisprotsessid on pidevalt muutuv üksus. Lisaks on EDMSi rakendamise alguses vastuvõtval poolel halb ettekujutus potentsiaalse süsteemi tegelikest võimalustest.

"Praktikas on EDMS -i rakendamine omavahel seotud projektide ahel nii automatiseeritud protsesside valiku arendamiseks kui ka nende funktsionaalse sisu laiendamiseks ja protsesside kaasajastamiseks," ütles Vladimir Andrejev. Seetõttu esitatakse EDMS -i tööriistakomplektile erinõuded, võimaluse korral juba rakendatud rakenduste kohandamine ja üha uute protsesside kiire automatiseerimine.

Praktikas on EDMSi rakendamine omavahel seotud projektide ahel nii automatiseeritud protsesside valiku arendamiseks kui ka nende funktsionaalse sisu laiendamiseks ja protsesside kaasajastamiseks - Vladimir Andreev

8. EDMSi rakendamisel ei nõuta kliendilt midagi, kõik teeb töövõtja

See eksitus on tüüpiline eelkõige väikeettevõtetele, aga ka neile, kellele ei meeldi informeerimine ja kes selliseid projekte harva ellu viivad. Tegelikult on EDMSi kasutuselevõtt peaaegu alati muutus ettevõtte sisemises töös ja rutiinis.

"Kui meeskond pole selleks valmis ja puudub võimas motivatsioon muutusteks, siis on efekt vastupidine või null," ütles Ivan Tarkhanov. Samas viimasel ajal on tema sõnul tendents muutuda, tk. kliendid on muutunud kogenumaks.

9. Väikeettevõtted ei vaja head EDMS -i

Müüt on üsna ilmne ja on seotud levinud eksiarvamusega, et väikeettevõtted vajavad MS Office'i ja 1C -d.

Tõepoolest, kui ettevõttes töötab 10 inimest, saate korraldada dokumentide registreerimise ja raamatupidamise Excelis, salvestada dokumentide pilte pilve ja suunata need Outlooki.

"Väike organisatsioon võib leida sobiva pilvelahenduse. Need on nii Google Apps kui ka Microsoft Office 365," ütles Sergei Kuryanov.

"See võib antud meeskonna jaoks olla antud tingimustes hea ja arusaadav süsteem," selgitas Ilja Konstantinov. Küsimus on selles, milliseid ülesandeid seavad väikeettevõtlus ja IT endale?

"Kõik sõltub sellest, mida peetakse väikeettevõtteks. Kui me jätame sellest määratlusest välja mikroettevõtluse, kus töövoo protsess on üsna spetsiifiline, siis on EDMS -ist väikeettevõtetele kasu," ütles ABBYY korporatiivprojektide direktor Dmitri Šuškin. Venemaa. Muidugi on mastaabist tulenevalt EDMS -i kasutamise mõju väikeettevõtetele vähem ilmne kui keskmise või suure ettevõtte puhul.

"Loomulikult on sellised funktsioonid nagu sissetuleva kirjavahetuse registreerimine, tellimuste täitmise jälgimine, dokumentide kinnitamise protseduuride automatiseerimine väikeettevõtete jaoks liiga tülikas ja neid pole vaja, kuna selliseid asju on väikesel grupil lihtsam ja kiirem arutada. istub sama laua taga, "selgitas ta Sergei Plaunovit. Samal ajal võivad tööteabekeskkonna kujundamise vahendid, milles on võimalik teavet kvalitatiivselt struktureerida, otsida ja sellele kiiret juurdepääsu anda, vormistada dokumendimalle, neid arutada jne, isegi juhul, väikeettevõttest.

"Kui ettevõtja plaanib kasvada, siis tuleb mõelda sisekommunikatsiooni, äriprotsesside arendamisele ja silumisele," selgitas Ilja Konstantinov. Ja varem või hiljem muutub dokumendihaldusplatvormi valimise küsimus aktuaalseks.

10. Mobiilne EDMS on ohtlik

Tegelikkuses ei ole mobiilne EDMS ohtlikum kui teised mobiilse juurdepääsuga ettevõtterakendused.

"Oht ei seisne mobiilses EDMS -is, vaid konkreetse mobiilse tööjaama rakendamises, kui turvapoliitikat pole või seda ei rakendata kliendi IT -personali poolt," selgitas Sergei Kuryanov.

Oht ei seisne mobiilses EDMS -is, vaid konkreetse mobiilse AWP rakendamises, kui kliendi IT -töötajad ei ole turvapoliitikat rakendanud või seda valesti rakendanud, - Sergei Kuryanov

„Palju sõltub ettevõtte poliitikast, kasutatavatest tehnoloogiatest ja lähenemisviisist tagamisele infoturbe- nii organisatsioonilised kui ka tehnilised meetmed tuleb välja töötada, "ütles Sergei Plaunov. Pöörates sellele probleemile nõuetekohast tähelepanu kaasaegsed vahendid see on ohutu. Ja Plaunovi sõnul on see tänapäeva reaalsuses eluliselt tähtis.

"Praegu lahendavad EDMS -i müüjad ettevõtte andmetele juurdepääsu turvalisuse küsimust. Mõne platvormi puhul on need eraldi tarkvaratooted turvalise mobiilse juurdepääsu pakkumine EDMS -ile. kogu ettevõtte IT -maastikku.

"Vastus sellele müüdile on ka asjaolu, et suurkorporatsioonidel, sealhulgas finants- ja riiklikel, on EDMS -ile mobiilne juurdepääs ja neid kasutatakse juhtkonna kõrgeimal tasemel," ütles Ilja Konstantinov.

Suurkorporatsioonides, sealhulgas finants- ja riiklikes, on EDMS -i mobiilne juurdepääs saadaval ja seda kasutatakse kõrgeimal juhtimistasandil - Ilja Konstantinov

11. EDSi rakendamiseks puudub õiguslik alus

Tegelikult õigusraamistikku EDSi kasutuselevõtuks on täiesti valmis.

"Nüüd ei takista keegi ettevõtetel üleminekut paberivabale dokumendivoogudele mis tahes dokumentidega, välja arvatud väike kokkulepitud nimekiri (personal ja muud eri tüüpi kontoritööd)," selgitas Sergei Kurjanov. Probleem pole sageli selles, et puuduvad seadused ja eeskirjad, vaid selles, et ettevõttel pole sisemist arengut määrused, seadustades EDS -i vahendite kasutamise ega saa seetõttu üle minna paberivabale dokumendivoole.

See on Kurjanovi sõnul traadiga internetis nagu "viimase miili" probleem - kui on olemas selgrookanalid ja marsruutimise infrastruktuur, kuid koduarvuti pole selle infrastruktuuriga ühendatud.

"Lõppude lõpuks ei helista keegi teile teenusepakkujale ega korralda ühendust ja marsruutimist korterisiseselt," selgitab ta.

12. EMS -i rakendamine võtab liiga kaua aega

See väide oli kunagi üsna tõsi, kuid hetkel on see täieõiguslik müüt.

"Tõepoolest, viis aastat tagasi oli EDMSi rakendamine paberitöövoo kuvandis, sarnasuses ja eeskirjades pikk ja raske. SED", - ütles Aleksander Nazarov. Ja kui arvestada aega disainieelne ülevaatus, süsteemi pikk seadistamine ja selle integreerimine organisatsiooni IT -infrastruktuuri, iga kasutaja jaoks rakenduse installimise aeg ja muud tegurid, EDMS -i rakendamine võttis tõesti palju aega ja ressursse. Nüüd on aga olukord teine.

"Kaasaegsed EDMS-platvormid sisaldavad palju tööriistu kiirendatud rakendamiseks, alates kasutusvalmis rakenduste komplektist kuni tööriistadeni, mis võimaldavad teil funktsionaalsust järk-järgult lihtsast keerukamaks muuta," selgitas Sergei Kuryanov. Nii saate kiiresti ja odavalt alustada ning vajadusel areneda mis tahes tasemele.

"EDMS -i rakendamise ajastus sõltub töövoo äriprotsessi enda keerukusest, selle optimeerimise vajadusest, konkreetse lahenduse täiustuste ja kohanduste hulgast, kasutajate ja integreeritud süsteemide arvust organisatsioonis jne." - ütles Sergei Plaunov. Kui rääkida kümnetest tuhandetest kasutajatest ja paljudest integreeritud süsteemidest, siis 2-3 aastat on täiesti tavaline periood. Keskmine äri saab Plaunovi sõnul tööstusliku EDMSi hankida keskmiselt kuue kuuga.

Keskmine äri saab tööstusliku EDMS -i keskmiselt kuue kuuga - Sergei Plaunov

"EDMSi rakendamise kiirus sõltub ülesande laiusest," ütles Dmitri Šuškin. Selleks, et mitte oodata mõju mitu aastat, peate rakendama etappide kaupa. Ülesannete õige tähtsuse määramine aitab Šuškini sõnul saavutada käegakatsutavaid tulemusi pärast rakendamise esimest etappi.

Ülesannete õige tähtsuse määramine aitab Šuškini sõnul saavutada käegakatsutavaid tulemusi pärast rakendamise esimest etappi - Dmitri Šuškin