Maailma sed -turu hetkeolukorra analüüs. Elektrooniline dokumendihaldus Vene Föderatsiooni piirkondades. EDMS tervishoius

VENEMAA EDM -TURG: ELEKTROONILISE LÄBISÜSTEEMI MÄRGISTATUD PROBLEEMID JA NÄGEMISED: PROBLEEMID JA ARENGU LÄBIVAATAMINE

Maštšenko I.S., Tšernõševa N.V.

Lõuna -Vene Juhtimise Instituut - Vene Rahvamajanduse ja Avaliku Haldamise Akadeemia filiaal

Maštšenko I.S., Tšernõševa N.V.

Lõuna -Venemaa Juhtimisinstituut - Venemaa presidendi haru

Rahvamajandus ja avalik haldus

Kokkuvõte: Artiklis analüüsitakse probleeme ja väljavaateid EDMS -turu arenguks Venemaal. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide mõisted, nende eesmärk ja aktualiseerimine aastal kaasaegne maailm, esitab statistilisi andmeid konkreetsete elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide väljatöötamise ja kasutamise kohta nii äristruktuuris kui ka avalikus sektoris. Tehakse järeldusi EDMSi probleemide ning nende arendamise, täiustamise ja kasutamise vajaduse kohta organisatsioonides ja valitsusasutustes, et suurendada nende tõhusust ja tulemuslikkust.

Märksõnad: elektrooniline dokumendihaldus, elektrooniline dokumendihaldussüsteem, EDMS -turg, EDMS -funktsionaalsus, EDMS avalikus sektoris.

Märkus: Artiklis analüüsitakse Venemaa elektroonilise käibe süsteemi turu arengu probleeme ja väljavaateid. See hõlmab järgmisi mõisteid: elektrooniliste dokumentide käibe süsteemid, nende eesmärgid ja aktualiseerimine kaasaegses maailmas, statistilised andmed e-dokumentide käibe konkreetsete süsteemide väljatöötamise ja kasutamise kohta on esitatud nii kaubanduslikus kui ka avalikus sektoris. Elektroonilise käibesüsteemide probleemide kohta tehakse järeldused, et nende areng on vajalik ja nende kasutamine organisatsioonis ja riigiasutustes nende tõhususe ja tulemuslikkuse tõstmiseks on vajalik.

Märksõnad: elektrooniline dokumentaalkäive, elektroonilise dokumendikäibe süsteem, e-dokumendi käibe süsteemide turg, e-dokumendi käibe süsteemid avalikus sektoris.

Kaasaegses maailmas on tehnoloogiate areng ja nende laialdane kasutuselevõtt toonud kaasa asjaolu, et elektrooniline dokumendihaldus ja arhiivitöö on nende paberkandjal võrreldes juhtival kohal. Täna võime täheldada maailmas kasutatavate dokumentide arvu ja mahu suurenemist. Pealegi muutub elektrooniliste ja paberdokumentide suhe aja jooksul viimase kasuks.

2014. aastal tähistas EDMS -turg oma 20. aastapäeva. Selle tekkimise ja kujunemise põhjustas eelkõige vajadus automatiseerida valitsusasutuste tööd - esimene kodumaised süsteemid nende korralduste järgi loodi elektrooniline dokumendihaldus.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS) on organisatsiooniline ja tehniline süsteem, mis tagab elektrooniliste dokumentide loomise, juurdepääsu kontrollimise ja levitamise arvutivõrkudes, samuti tagab kontrolli dokumentide voo üle organisatsioonis.

Infotehnoloogia turul on EDMS endiselt üks nõutumaid süsteeme, kuna see võimaldab:

Suurendage ettevõtte juhtimise tõhusust, andes juhtkonnale kogu vajaliku teabe otsuste tegemiseks;

Optimeerida töötajate tööd dokumentidega;

ettevõtte varad (teave, mis võib kaotada töötajate koondamiste või koondamiste tõttu), s.t äritegevuse või äriprotsesside järjepidevuse tagamiseks.

2013. aastal kasvas Venemaa EDMS -i turg, sealhulgas rakendusteenused, võrreldes 2012. aastaga 20% 30,72 miljardi rublani. Aastatel 2011–2013 oli see kõrge kasvutempo: 20–35%. Erinevalt teistest majandustarkvara turusegmentidest, kus TLew1Begi andmetel algas väike langus (B1 -süsteemid) või peatus kasv (BIR -süsteemid), arenes EDMS -i turg peaks 2014. aasta lõpuks näitama kahekohalist kasvu: selle turu peamine tõukejõud on avalik sektor, kus elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimise valdkonna projekte rakendatakse suure intensiivsusega. Projektide arvus on avaliku sektori osa EDMS -i turul kuni 25%, rahas - kuni 40%. ...

Turu positiivset dünaamikat 2013. aastal kinnitavad andmed integraatorite tulude kohta. Nende ettevõtete hulgas, kes esitasid andmed EDMS -i turu tulude kohta, sealhulgas rakendusteenused (rublades, koos käibemaksuga), oli 2013. aastal kasv võrreldes eelmise aastaga enamiku ettevõtete puhul 15% või rohkem. (Tabel 1) .

Tabel 1. Süsteemiintegraatorite sissetulek EDMS -i turul aastal

Venemaa, 2012-2013, tuhat rubla

Ettevõtte tulud 2013 Projektid 2013 Projektid 2012 Projektid 2012 Tulude kasv 2012-2013

1C (kõik frantsiisivõtjad) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Äriloogika 760 000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID haldamise tehnoloogiad 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188 000 80 180 000 70 4,4%

ELM A 56 000 105 38 000 - 47,4%

Püük 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38 000 9 34 500 5 10,1%

1 KÜSI 23 200 57 17 600 35 31,8%

Kokku 4 219 775 3 257 835 29,5%

EDMSi kõige aktiivsem rakendamine Venemaal toimub avalikus sektoris, esiteks puudutab see ametiasutusi, aga ka riigi osalusega ettevõtteid.

Riigiettevõtete seas ajavahemikul 2013. aasta algusest kuni 2014. aasta septembrini paistab mastaabilt silma elektrooniline dokumendihaldussüsteem GAS Justice raames, mis töötab Delo (EOS) platvormi alusel (üle 67 tuhande kasutajad), samuti EMC Documentumi rakendamine Rosatomis (30 tuhat) ja Etlase (EDM) kasutuselevõtt Oryoli piirkonna tervise- ja sotsiaalse arengu osakonnas 10 tuhande tööjaama jaoks. Kaubandussektoris on suurim EDMS -i projekt DocsVisioni juurutamine Vene Föderatsiooni Sberbankis; süsteemi kopeerimine jätkub: panga enda andmetel töötab selle platvormi EDMS -is praegu 100 tuhat pangatöötajat (tabel 2 ).

Tabel 2. Top 5 EDMS / ESM projekti Venemaa avalikus sektoris kasutajate arvu järgi 2013. aastal - 2014. aasta kolm esimest kvartalit

GAS Justice EOS juhtum 67 835

Kliendisüsteemi integreerija Kasutajate arv

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Oryoli piirkonna tervise ja sotsiaalse arengu osakond Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10 000

Vene Föderatsiooni peaprokuratuur AIK Järelevalve EOS 9 123 üle

Rostovi piirkonna valitsuse juhtum (EOS) EOS 7 639

EDMS -tööstuses on kujunenud paradoksaalne olukord: tavaliselt

õigusaktid takistavad uute tehnoloogiate rakendamist. Täna õigusraamistikku on enamiku rakendatud süsteemide tehnilistest võimalustest ees. Teisest küljest võimaldavad ECM -i platvormide enda võimalused, millele EDMS on ehitatud (nii imporditud kui ka kodumaised), põhimõtteliselt lahendada kõik uued probleemid. Tänapäeval takistab arengut funktsionaalsete klientide pädevuse puudumine, kes järgivad endiselt konservatiivseid seisukohti dokumendivoogude kohta.

Ilmselgelt mõistetakse süsteemi tasandil selle ülesande tähtsust: Vene Föderatsiooni valitsuse 09.06.2012 määrusega N 890 "Meetmete kohta elektrooniliste dokumentide haldamise parandamiseks valitsusasutustes" on see kehtestati, et üleminek EDM -ile valitsusasutustes peab olema lõpule viidud 31. detsembriks 2017

Kuid praegune olukord jätab kahtlusteks ruumi - suuremahulised investeeringud IKT -sse avalikus sektoris, üle 1 triljoni. rubla, kuni need annavad käegakatsutava praktilise tulemuse.

Kahjuks pole tänapäeval ühtegi õiguslikult olulist avalikku teenust, mis hõlmaks mis tahes juriidiliselt oluliste toimingute sooritamist - dokumendi väljastamist, kodaniku staatuse muutmist jne - elektroonilisse vormi. Kõik EPGU -s pakutavad teenused on ainult informatiivsel eesmärgil.

EDMS -süsteemid on suunatud organisatsiooni tegevuse täiustamisele, kuid igal neist on oma lai funktsionaalsus, mis sisaldab mitmeid omadusi. Uurimise ajal olime

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Dokumendivoog * Boss-referent

■ ÄRI ■ EVFRA T ■ MOTIV

Tuvastati 9 süsteemi. Näitame nende funktsionaalseid seadmeid, mille alusel toome välja süsteemide eelised ja puudused (joonis 1,2). Riis. 1. Kaasaegse EDMSi tehnilised võimalused

Riis. 2. 100 kasutaja litsentside maksumus, välja arvatud DBMS -i maksumus, lisamoodulid ja allahindlused

EDMS -i funktsionaalsuse võrdlemisel võetakse vastu järgmised nimetused: "+" - võimalus on rakendatud; "+/-" - võimalus on piiratud funktsionaalsuse piires saadaval või on vaja lisatarkvara; " -" - võimalust pole rakendatud.

Vastavalt funktsioonile "Dokumentidega töötamine" on juhtivatel kohtadel sellised EDMS-id nagu: Boss-assistent, Delo ja Efrat. Rohujuuretasandi hõivas PayDox (tabel 3).

TÖÖDOKUMENTIDEGA DECUMENTIDE KOHTA Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Sisseehitatud tööriistad

vaadata lisatud faile

Manuste vahetamine

Töötamine dokumendiprojektidega / - / - / -

Tabel 3. Dokumentidega töötamine

Vastavalt funktsiooni "Info otsimine ja analüüs" väljatöötamisele on juhid sellised EDMS -id nagu: Efrat, Delo ja DocsVision. Viimased positsioonid on hõivatud 1C, Directum, GlobusProfessional (tabel 4).

TEABE OTSIMINE JA ANALÜÜS Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Atribuutide otsing (otsige dokumendi üksikasjade järgi)

Otsige ülesandeid ja ülesandeid (sh tähtaegade, täitjate, kontrollerite järgi)

Täistekstiotsing, võttes arvesse vene keele morfoloogiat / - / - / - / - / -

Mitmesuguste otsingute rakendamine ühes taotluses / -

Tabel 4. Analüüsiteabe leidmine

Tabel 5. Infoturbe

TEAVE TURVALISUS Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Toetus erinevatele autentimismeetoditele / - / - / - / - / - / - / -

Kasutajaõiguste määramine

Kasutajarühmadele õiguste määramine

Kohandatud rollide tugi

Vastavalt infoturbefunktsiooni arengule on juhtivad positsioonid Boss-Referent, Efrat, Delo ja DocsVision. Viimastel positsioonidel: 1C ja GlobusProfessional (tabel 5).

Läbiviidud analüüsi põhjal saab eristada mitut EDMS -i, millel on suurim funktsionaalne varustus. Nende hulka kuuluvad: Eufrat, kes on vaieldamatu juht, samuti Delo ja DocsVision. 9 -st EDMS -ist eristusid 1C, Globus Professional, PayDox ebapiisava funktsionaalse varustuse poolest. Ülejäänud EDMS hõivas keskmise niši.

Kokkuvõtteks võib öelda, et EDMS on kaasaegses maailmas vajalik ja selle pidev täiustamine on samuti oluline kriteerium. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid on Venemaa turul hästi tuntud. Tänaseks on nende rakendamine laialt levinud ja jõudnud tootlikkuse tippu. Edasine kasv

turg on võimalik mitte suurendada ECM -i kasutajate arvu, vaid parandada nende funktsionaalsust. Tänapäeval on olemasolevate lahenduste väljavahetamise peamiste põhjuste hulgas jõudlusprobleemid, funktsionaalsuse puudumine, praeguse lahenduse kõrged arendus- ja toetuskulud, suletud platvormi kood, ebamugav liides, probleemid territoriaalse levitamise ja integreerimisega, samuti sidumine vananenud tarkvaraga. ja riistvaraplatvormid.

Bibliograafia:

1. Mansurova NA, Veselov PS Väikeste ja keskmise suurusega ettevõtete elektroonilise dokumendihaldussüsteemi eeldused ja rakendamise etapid // Majandusuuringud 2010 № 1 - lk 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektrooniline dokumendivoog spetsialistide koolituse ja täiendõppe süsteemis // Riigi- ja omavalitsusjuhtimine. SKAGSi teaduslikud märkused. 2009. nr 4. Lk 66-75

3. [Elektrooniline ressurss]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Elektrooniline ressurss]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Elektrooniline ressurss]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Haševa I. A. Info- ja kommunikatsioonitehnoloogiate kasutamise tava nende pakkumisel avalikud teenused// Riigi- ja munitsipaalhaldus. SKAGSi teaduslikud märkused. 2009. nr 4. Lk 99-108

7. Bakušev V.V., Grigorjev E.S. Elektroonilised tehnoloogiad aparaatide riigipoliitilises ja süsteemses juhtimistegevuses: eelduste hindamine // Riigi ja omavalitsuste juhtimine. SKAGSi teaduslikud märkused. 2009. nr 1. S. 56-61.

8. [Elektrooniline ressurss]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

IDC analüütikud märgivad järgmist ülemaailmse EDMS -turu arengusuundadest :

1. Edasine areng turg, selle konsolideerimine, uute osalejate teke turul, pakkumiste eristamine turuosalistest. EDMS -i turul jätkuvad ühinemised ja ülevõtmised ning suures osas - ülemaailmselt tuntud IT -firmad (Oracle, Microsoft, SAP, Baan jne), kes on jõudnud uude tegevusvaldkonda.

2. EDMS -i integreerimine ühiste ettevõtterakendustega. Ettevõtte andmete ja rakenduste integreerimine on üks suurimaid väljakutseid, millega ettevõtted täna silmitsi seisavad, ja see on ka tulevikus probleem. E-äri ajastul usuvad IDC analüütikud, et e-äri ajastul saavad edukaks ainult need ettevõtted, kellel on ettevõtte teabehalduse (EIM) strateegiad kõige intelligentsemalt sõnastatud. EIM -i strateegia eesmärk iga ettevõtte jaoks on pakkuda lihtsat ja kiiret juurdepääsu kõikidele ettevõtte teadmistele ja andmetele ning võimalust hallata ettevõtte teavet kõikjalt (see peab olema asjakohane ja juurdepääsetav igas kontekstis). Need ettevõtted vajavad sügavat integreerimist kõikide üksteisega suhtlevate ettevõtterakenduste jaoks.

Sellega seoses on eriti oluline võimalus integreerida EDMS teiste ettevõtte rakendustega (nii meie enda kui ka teiste arendajatega). Vaatamata praegusele majanduslangusele usuvad IDC analüütikud, et ettevõtted jätkavad integratsiooniprojektides osalemist järgmistel põhjustel.

· Ettevõtte rakenduste integreerimine võimaldab keerukamaid süsteeme paremini kasutada;

· On säilinud vajadus pärandsüsteemide ühiseks tööks uute rakendustega;

· Ülemaailmsel IT -turul jätkuv ühinemiste ja ülevõtmiste protsess sunnib ettevõtteid rakendusi oma ettevõtte infosüsteemidesse integreerima.

IT -tööstus tegeleb aktiivselt EDMS -i arendamise ühendamise ja ühiste operatsioonisüsteemide, rakenduste ja erinevate liidesekeskkondadega integreerimise probleemidega. Muutuvad ka integratsioonilahenduste pakkujate pakutavad integratsioonimeetodid. Praegu on integratsiooni (virtualiseerimise) peamine kiht API pakutav ainus tarnija ettevõtte sisuhalduse infrastruktuur. Tulevikus on aga oodata üleminekut integratsioonilt API-de kaudu üldlevinud integratsioonile veebiteenuste kaudu XML-sõnumite kaudu suhtlemisel, kasutades süsteemist sõltumatuid sõnavarasid ja protokolle. See välistab ettevõtte sõltuvuse ühest müüjast, kuigi nõuab uute standardite loomist.

3. Suur nõudlus OMS -süsteemide järele. Nõudlus OMS-süsteemide järele jääb keskpikas perspektiivis tugevaks, kuna enamus ERP-süsteemide kasutajaid ei soovi probleeme erinevate aruannete ja dokumentide koostamise ja väljastamisega. Teatud tõuke OMS -süsteemide arendamisele annab ka elektroonilise äri edasine levik, mis on väga nõudlik väljunddokumentide hajutatud genereerimise kättesaadavuse suhtes ettevõtete infosüsteemides.

4. Tehnoloogilised muutused IT -valdkonnas:

· Nüüd tuli EDMS asendada kahetasandilise arhitektuuriga "klient-server" kolmetasandilise arhitektuuriga süsteemid, mida on API kaudu palju lihtsam integreerida teiste ettevõtterakendustega (kuigi CORBA, COM / DCOM jne liideste võimalused jäävad alles),

· Lihtsustatud dokumendihaldus paljudes EDMSides.

IDC ennustab, et tulevikus muutub fookus puhtalt EDHSilt koostöötehnoloogiatele elektroonilise dokumendihalduse, teadmiste haldamise ning sisu- ja teabehalduslahenduste (portaalide) abil. Nüüd, valdavas enamuses EDMS -ist, rakendatakse seda turu atraktiivsuse saavutamiseks mitmekeelsus.

5. Muutused tarbijate eelistustes. EDMSi suurenenud funktsionaalsus pole paljudel juhtudel lihtsalt tarbijate jaoks nõutud. Üsna suur hulk EDMS -e on lihtsalt üleküllastatud funktsionaalsusega, mida tavaettevõttes sageli vaja pole. Selle asjaolu tõttu odav dokumendihalduse põhifunktsioon(rakendatud näiteks mitmetes Microsofti, Lotuse, Oracle'i jne tarkvaratoodetes) muutub tarbijate jaoks üha atraktiivsemaks.

Samal ajal on turul endiselt nõudlus keerukate vertikaalsete EDMS -lahenduste järele farmaatsia-, ehitus-, kindlustus- ja muudes tööstusharudes. Mitmed tööstusharud (näiteks meditsiiniseadmete tootmine, kosmosetööstus, transport, kohtupraktika jne) nõuavad üldiselt eriti ranget kontrolli teatud dokumentide ja nende sisu üle.

Analüütikud ennustavad suur nõudlus töövoo tehnoloogiate järele peamiselt nende kasutamiseks rakenduste integreerimisel ja äriprotsesside automatiseerimisel.

Üha vähem populaarne on idee osta EDMS väikeettevõtetelt ettevõtte kasutajate poolt. Selle tulemusena on sellel turul suured ja tuntud arendustööstuse müüjad soodsad võimalused kiireks arenguks. tarkvara.

6. Internetile orienteeritud EDMS-i väljatöötamine. EDMS-i edu maailmaturul peamine tingimus on nende veebikesksus. Veebi sisuhaldussüsteemid hakkavad mängima keskset rolli ja muutuvad funktsionaalsemaks alles tulevikus. Veebipõhiste EDMS -ide väljatöötamist hõlbustab ka mobiilse Interneti -juurdepääsu üha kasvav populaarsus - mitmesuguse sisu edastamiseks nende süsteemide kaudu mobiilseadmetesse. Seetõttu rakendavad need süsteemid nüüd mobiilile juurdepääsu funktsioone. Lisaks kiirendab tööstuse spetsialiseerumine ja integratsioon veebisisuhaldussüsteemide arengut.

Samuti toimub järkjärguline üleminek sisuhaldustehnoloogiatelt teadmiste haldamise tehnoloogiatele.

7. Kiire muutus EDMS -i arendajate turule orienteerituses. Dünaamiline muutus EDMS -i arendajate turule orienteerituses on muutunud asjade järjekorda, kuid nende peamine ülesanne jääb lahendada ettevõtte kriitilise teabe haldamise probleemid.

8. Juhtivad EDMS -i arendajad pakuvad universaalseid lahendusi suurettevõtetele kogu oma ettevõtte teabe haldamiseks. EDMS-i müüjad pakuvad teenuseid alates kontorilahenduste kohaletoimetamisest kuni ettevõtte terviklahenduse juurutamiseni (alates sissetulevate e-kirjade töötlemisest kuni sise- ja ekstraneti sisu ja Internetini). Tööstusharu analüütikud märgivad, et muljetavaldav kujutlusvõimeprojekt "täielikult koostööl põhineva" ettevõtte loomiseks (mille kõik töötajad kasutavad EDMS -i võimalusi) jääb endiselt ilusa idee tasemele. Lääne -Euroopa on praegu selle rakendamisele kõige lähemal.

9. Tarkvaraarendajate tegevuse intensiivsuse suurendamine ühislahenduste loomiseks ja edendamiseks

10. Tööstuse standardite ühine väljatöötamine. See on pidev trend IT -tööstuse arengus. Eriti väärib märkimist töö avatud andmete sünkroonimisprotokolli SyncML loomisega, millest võtavad osa sellised ettevõtted nagu IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion ja Starfish Software.

11. ECM -i kontseptsiooni edasiarendamine- Ettevõtte sisuhaldus ("ettevõtte sisu haldamine", mitte ettevõtte elektroonilise dokumendihalduse haldamine), mis on alates 2001. aastast muutunud üha populaarsemaks.

Analüütikute vaatenurgast pakub ECM kontseptsioon palju ärilisi eeliseid. ECM-süsteem, mis ühendab ettevõttes kõik sisule ja protsessile orienteeritud tehnoloogiad, pakub ühist infrastruktuuri selle töövoo haldamiseks, minimeerides vajadust kasutada ja toetada mitut tehnoloogiat erinevate ärifunktsioonide rakendamiseks. .

Selle lähenemisviisi (mida nimetatakse infrastruktuuriks) olemus on see, et ettevõtte sisu ei tohiks kuuluda ainult ühte rakendusse või süsteemi - see peaks olema kättesaadav mitmele rakendusele ja nende vahel vabalt levitatud.

ECM on strateegiline infrastruktuur ja tehniline arhitektuur, mis toetab ühte eluring erinevat tüüpi ja vormingutega struktureerimata teave (sisu). ECM -süsteemid koosnevad rakendustest, mis võivad üksteisega suhelda ning mida saab iseseisvalt kasutada ja müüa. Kaasaegsetes ECM -süsteemides on rakendatud järgmised põhikomponendid:

· Dokumentide haldamine - äridokumentide eksport / import, versioonikontroll, turva- ja raamatukoguteenused;

· Dokumentide piltide haldamine (Document Imaging) - paberdokumentide jäädvustamine, teisendamine ja haldamine;

· Dokumentide haldamine (või vastavalt IEEE 15489 standardi viimasele tõlkele-GOST R ISO 15489-1-2007, "dokumendihaldus")-pikaajaline arhiveerimine, säilitamiseeskirjade automatiseerimine ja regulatsioonide järgimine, seadusest kinnipidamise tagamine ja tööstuseeskirjad;

· Töövoo juhtimine (töövoog) - äriprotsesside toetamine, sisu ülekandmine mööda marsruute, tööülesannete ja olekute määramine, auditilogide loomine;

· Veebisisu haldamine (WCM) - veebimeistri rolli automatiseerimine, dünaamiline sisuhaldus ja kasutajate suhtlus;

· Multimeedia sisuhaldus (DAM) - graafika-, video- ja helifailide haldamine, mitmesugused turundusmaterjalid, näiteks välklambid, reklaamid;

Knowledge Management - ettevõtlusega seotud teabe kogumise ja edastamise süsteemide tugi;

· Dokumendikeskne suhtlus (Collaboration) - kasutajate dokumentide jagamine ja projektimeeskondade tugi.

ECM -i infrastruktuuri oluline omadus on see sõltumatus ühest universaalsest sisuhoidlast. ECM-i infrastruktuur ühendab paljusid spetsialiseeritud andmesalvesid, sealhulgas, kuid mitte ainult, elektroonilisi tootedokumentide kauplusi, e-posti, veebisisu poode, failisüsteeme ja isegi DBMS-e.

Lisaks rakendatakse ECM -i infrastruktuuri abil selliseid ettevõtte sisuhaldusteenuseid nagu isikupärastamine, juurdepääsu kontroll, kasutajaõiguste haldamine jne (mis lihtsustab ECM -süsteemi haldamist ja hooldamist).

ECM -süsteemide võimalused võib jagada mitmeks põhikategooriaks:

· üldised sisuhaldusfunktsioonid, mida mõistetakse kui võimet hallata mitmesuguseid elektroonilisi objekte (pildid, kontoridokumendid, graafika, joonised, veebisisu, e-post, video, heli ja multimeedia). ECM -süsteem pakub kõigi seda tüüpi elektrooniliste objektide hoidlat erinevate raamatukoguteenustega (sisu profiilimine, versioonide kontroll, redaktsiooniajalugu, dokumentidele juurdepääsu turvalisus jne), samuti võimalust hallata neid objekte kogu nende elutsükli vältel;

· protsessi juhtimise funktsioonid, mida mõistetakse kui võimalust automatiseerida ja hallata äriprotsesse ja töövooge;

· integreerimine teiste ECM -süsteemidega, mis tähendab võimalust integreerida ECM -süsteemid väliste ERP -süsteemide, kontorirakenduste, sisuhoidlate ja muude EDMS -idega. Integratsiooni saab teha mitmesuguste lähenemisviiside abil, sealhulgas objektorienteeritud liideste (nt EJB), pistikute, API-de, ettevõtterakenduste integreerimise tehnoloogiate kasutamine EAI (ettevõtterakenduste integreerimine) ja jne.

Siiani eksisteerib ECM ainult kontseptsioonina ja ECMi infrastruktuur on tänapäeval suures osas vaid pilk EDMS -turu arenguväljavaadetele.

12. Dokumentide ja teadmiste haldamise tehnoloogiate väljatöötamine. Teadmusjuhtimissüsteemide kontseptsioon hõlmab IDC andmetel teadaolevate ja uute tehnoloogiate väljatöötamist ja kasutamist teabe ja teadmiste haldamiseks (tähtsuse vähenemise järjekorras):

Sõnumite edastamine,

· E -post,

Dokumendihaldus,

Otsingutööriistad,

Ettevõtte infoportaalid,

Andmekogu,

Meeskonnatöö vahendid,

Töövoo tehnoloogiad,

· Veebipõhine koolitus.

Dokumentide ja teadmiste haldamise tehnoloogiate arendamise suund on esitatud järgmiselt (rakendamise prioriteetide kasvavas järjekorras):

Sideinfrastruktuur (pakub sõnumite edastamist, jagatud andmebaase, katalooge, teatmikke, elektroonilised vormid dokumendid, turvalisus),

Töövoo haldamine (vormide ja sisenddokumentide suunamiseks e -posti teel, äriprotsesside jälgimiseks, koostöövahendite pakkumiseks),

Otsingutööriistad ja dokumendihaldus (dokumentide otsimiseks ja allalaadimiseks sisemistest ja välistest teabeallikatest),

· Klientidega suhtlemise haldamise vahendid-CRM-süsteemid (müügijuhtimise, klienditoe, kohapealse personali, turunduse, e-kaubanduse rakendamiseks).

Seega on EDMS ja ISUD osa laiemast teadmusjuhtimise kontseptsioonist, mis hõlmab teabe ja asjatundlikkuse rolli pidevat tugevdamist, et saavutada neli ärilist eesmärki: innovatsioon, pädevus, tõhusus, reageerimisvõime. Dokumendid sisaldavad olulist osa organisatsiooni teadmistest ning nende haldamine tagab teadmiste ja kogemuste tõhusa kasutamise.

Venemaa EDMS -i turg Venemaa ettevõtete ja organisatsioonide vajadus oma töövoogu optimeerida on endiselt suur ja kasvab jätkuvalt. Per viimased aastad Venemaal on ilmunud kümneid ettevõtteid, mis tegelevad nii välismaiste kui ka oma disainiga EDMS -ide väljatöötamise ja tarnimisega. Esimesed suuremahulised EDMS-i rakendused (enamasti piloot) on Venemaal juba paigas. Võib lugeda, et Venemaa dokumendihaldustarkvara turu alused on loodud.

Venemaa EDMS -turu väljavaateid parandab elektroonilise digitaalallkirja seaduse vastuvõtmine, mis loob õiguslik alus EDMSi levitamiseks ettevõtetevahelise suhtluse ajal.

Tuleb märkida, et Venemaa EDMS -turu praegu täheldatud väiksus on seotud mitte ainult elektrooniliste dokumendivoogude osakaalu suhtelise tähtsusetusega Venemaa ettevõtete ja organisatsioonide kogu dokumendivoos (mis võivad endale lubada EDMS -i ostmist mitmelt poolt) kümneid kuni mitusada tuhat dollarit). Enamikul juhtudel domineerib Venemaa ettevõtetes paberimajandus. Seda asjaolu ei seleta mitte ainult traditsioonid ja teatav konservatiivsus, vaid ka enamiku Venemaa ettevõtete ja organisatsioonide raske rahaline ja tehniline olukord.

IDC klassifikatsiooni kohaselt kuulub suurem osa kodumaistest EDMS -idest äriprotsessidele (sageli töövoo juhtimiselementidega) keskendunud süsteemide klassi. Erinevates allikates märgitakse, et enamikus kodumaistes EDMS -is rakendatakse järgmisi funktsioone:

· Dokumentide töötlemine / säilitamine;

· Töövoo juhtimine (dokumentide edastamine esinejate vahel);

· Dokumentide täitmise kontroll;

· Dokumentide otsimine atribuutide järgi ja täistekstiotsing;

· Töö seotud dokumentidega;

· Juurdepääsuõiguste reguleerimine;

· Dokumentide mahakandmine;

· Integreerimine väliste e-posti süsteemidega jne.

Kodumaise EDMSi peamine eelis on Venemaa eripärade ja dokumentidega töötamise traditsioonide arvestamine, mis algselt lisati nende äriloogikasse.

Peamine Venemaa EDMS -turu arengusuundadest :

1. sisenemine multidistsiplinaarsete IT -ettevõtete kodumaisele EDMS -i turule(tabel 5) .

Tabel 5 - Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Tabeli 5 jätk.

Tabeli lõpp 5.

Sadade Venemaa IT -ettevõtete seas, kes kindlalt hõivavad oma koha kodumaisel IT -turul, võtavad mitmed suured hajutatud ettevõtted EDMS -turgu tõsiselt ja mitmekesistavad oma tegevust, pakkudes oma lahendusi dokumendivoogude automatiseerimise valdkonnas. Siinkohal võib mainida selliseid ettevõtteid nagu IBS, Aquarius (selle tütarettevõte Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT jne;

2. ühine töö EDMS -i standardimise kallal.

Mitmed Venemaa ettevõtted (STC IRM, InterTrust, EOS) teevad koostööd EDMS -i interaktsiooniprotokollide standardimise valdkonnas. 2002. aasta aprillis lõid nad selleks spetsiaalse alalise protokollide standardimise töörühma;

3. kasvav huvi Venemaa EDMS -i arendajate ja tarnijate turu vastu . See huvi avaldub välismaiste EDMS -i tarnijate sisenemisel Venemaa turule partnerfirmade kaudu. Näitena võib tuua Kanada firma Hummingbird, kes tegutseb oma partneri, Venemaa ettevõtte HBS kaudu, et edendada DOCS Open / Fusion süsteemi, teadmiste haldussüsteemi Fulcrum, Genio andmete integreerimise tööriista ja Hummingbirdi EIP -portaali. FileNet sisenes ka Venemaa turule (eelkõige Galaktika abiga, mis sai FileNeti partneriks Panagon EDMS -i reklaamimisel Venemaa turul);

4. integreeritud lahenduste väljatöötamine. Mitukümmend EDMS -i olemasolu Venemaa turul sunnib arendajaid looma tööriistu nende integreerimiseks. Selle näiteks on IT Co. poolt XOS-lüüsi vabastamine oma BOSS-referent EDMS-is, mis võimaldab kombineerida eri platvormidele ehitatud ja erinevaid andmevorminguid kasutavaid EDMS-e ühte inforuumi;

5. koostöö ja integreeritud lahenduste ühine edendamine. Mõned Venemaa ettevõtted pakuvad oma EDMS -i OEM -versioonide kujul, mis on eelnevalt installitud oma partneri koostesse. Selle näiteks on Venemaa ettevõtete IT Co. ja Inel-Data koostöö, mis pakuvad oma klientidele integreeritud lahendust, mis on Excimeri personaalarvutisse eelinstallitud BOSS-Referent EDMS-i OEM-versioon.

Peamised nõuded, millele elektrooniline dokumendihaldussüsteem peab vastama:

• Ohutu ladustamine ja dokumentide hõlbus otsimine.
• Ametnikuülesannete toetamine ja elluviimine.
• Õigeaegne kontroll dokumentide täitmise ja nende suunamise üle.
• Analüütiliste aruannete koostamine.
• Infoturbe tagamine.

Kaasaegsetel EDMS -idel on ka funktsioonid klientidega suhtlemiseks, nende taotluste töötlemiseks ja täiendavaid kasulikke tööriistu, mis võimaldavad teil lahendada paljusid rakendatud probleeme.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid

Elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme liigitatakse mitut tüüpi, kuid kõige soovituslikum klassifikatsioon on EDMS -ide jagamine pealkirjade funktsionaalsuse järgi. Mis tahes EDMS on selle arendaja poolt paigutatud eelkõige teatud tüüpi ülesannete täitmiseks. See ei tähenda, et see ei näeks ette enamikule "vendadele" omaseid lisatehnoloogiaid. Lihtsalt iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tööriistakastil on oma tugevused ja nõrgad küljed... Pealkirja funktsionaalsuse järgi klassifitseerimisel võetakse arvesse EDMSi tugevusi.

Niisiis, see näeb välja selline:

• EDMS, mis on loodud elektroonilise dokumentatsiooni ning paberdokumentide digitaalsete analoogide loomiseks ja nendega töötamiseks.
• Raamatupidamissüsteemid, mis automatiseerivad sündmuste ja dokumentide registreerimist kogu nende elutsükli vältel (elektroonilised arhiivid).
• EDMS, mille peamine ülesanne on automatiseerida tööd suurte ettevõteteabehoidlatega.
• Süsteemid elektrooniliste arhiivide haldamiseks koos dokumentatsiooniga.
• EDMS, mille funktsionaalsus on spetsialiseerunud vajaliku teabe hankimisele arhiividest ja muudest elektroonilistest allikatest.
• Süsteemid, mis haldavad ettevõtte protsesse, dokumentide töötlemist ja äridokumentidega töötamisega seotud organisatsiooni töötajate tegevust.
• Teabe EDMS, mis juhib andmeid salvestavaid seadmeid.

Samuti on olemas EDMS -ide lühike klassifikatsioon päritoluriigi järgi, mida kasutatakse ainult Venemaal. Selle kohaselt on meie riigis elektroonilised dokumendihaldussüsteemid jagatud kodumaisteks, imporditavateks ja venelasteks, mis on välja töötatud välisplatvormil Lotus / Domino. Meie ülevaade sisaldab näiteid ainult kahest välisriigi EDMS -ist - EMC Documentum ja Lotus Domino.Doc. Kõigil teistel EDMSidel on Venemaa "kodakondsus".

TOP-10 elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Hindasime elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, keskendudes viie parameetri võrdlemisele, mis on määrava tähtsusega, kui valite EDMSi dokumentide ringluse automatiseerimiseks ettevõttes. Skaala on kümnepalline.

Märkus: tabeli süsteemi lõpphinnang ei pretendeeri sajaprotsendilisele objektiivsusele ja peegeldab autori arvamust, mis põhineb selle teema sügaval analüüsil. See elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade on tehtud ainult kvaliteetsete tarkvaratoodete hulgas, mida saab turvaliselt valida kasutamiseks erinevad tüübidäri.

ÄRI

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tunnustatud liider kogu Nõukogude-järgses ruumis. Selles teostavad nii suurimad osalused kui ka ettevõtted ja väikeettevõtted edukalt dokumendivoogude ja kontoritööd. Selle süsteemiga seoses on asjakohane rakendada tautoloogiat: "BUSINESS" tunneb oma äri. Tõepoolest, see tarkvara on ideaalne kontori sügavaks automatiseerimiseks ja töövooks.

plussid

• Võimalus jälgida mis tahes elektroonilise dokumendi liikumise kõiki etappe.
• Dokumentatsiooniprojektide loomise lihtsus ja mugavus.
• Süsteemi üldine silumine ja funktsionaalsus.

Miinused

• "Pingelised" puudused hõlmavad mõnevõrra arhailist liidest ja teatud raskusi omandamisel.

Mis hind on?

Litsentsi hind DELO süsteemi kasutamiseks ühes töökohas (DBMS-Oracle) sõltub nende kohtade kavandatavast üldarvust ja varieerub 11 000 rubla (201-500 rubla / m) kuni 13 400 rubla (1-5 rubla / m) ). Kui organisatsioon kasutab Microsoft SQL Serveri DBMS -i, maksab ühe töökoha litsents vastavalt 7200 kuni 9500 rubla.

Loogika

Kuni 2012. aastani kandis programm "Logic EDMS" nime "Boss-Referent" ja oli üks populaarsemaid Venemaa elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, tõsine konkurent EDMS-ile "Delo". Nimevahetus ei mõjutanud selle kvaliteeti tarkvara toode ning see on jätkuvalt tugev ja tugev süsteem dokumentide haldamiseks igat tüüpi ja suurusega ettevõtetes.

plussid

• Võimalus ehitada keerukaid mitmetasandilisi marsruute dokumentide kinnitamiseks.
• Kasutajaandmete kaitse kõrge tase.
• Suhteline lihtsus süsteemi põhikomponentide omandamisel.
• Paindlikud ja muudetavad dokumentide töötlemise protsessid.

Miinused

• Juurdepääsuõiguste ebamugav diferentseerimine tõsise personalivoolavuse korral.
• Mitte kõige kohusetundlikum tehnilise toe töö.
• Arhailine liides.

Mis hind on?

Selle programmi ühe litsentsi maksumus sõltub sellega ühendatud töötajate arvust. Kui nende arv ei ületa 49 inimest, on hind iga töö kohta 5900; 50 kuni 199 ühendatud töötajat - 5200 rubla; ja kui töökohti on rohkem kui 200, on ühe litsentsi hind minimaalne - 4900 rubla.

Eufrat

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on välja töötatud täielikult järgides ISO 9000 kvaliteedistandardi ja Venemaa GOST -ide nõudeid kontoritöö valdkonnas. “EVFRAT” erineb oma “kolleegidest poes” paljude ainulaadsete tarkvaraarenduste olemasoluga, mida konkureerivatest EDMSidest ei leia. Puhtalt tehnoloogiliselt on see süsteem tänapäeva Venemaa EDMS -i turul üks "arenenumaid".

plussid

• Selle süsteemi tarnekomplekt sisaldab manustatud DBMS -i "Nika", mis vabastab kasutajaorganisatsiooni automaatselt lisatarkvara ostmisest.
• Sõbralik liides meeldiva ja meeldejääva kujundusega.
• Sisseehitatud rollimehhanism juurdepääsuõiguste haldamiseks.

Miinused

• Piisav aeglane kiirus töötada, eriti nõrkadel arvutitel.
• Perioodilised töökatkestused ja loid tehniline tugi.

Mis hind on?

Tavaline litsents koos süsteemi installimisega organisatsiooni enda serverisse maksab 5200-7300 rubla töökoha kohta, rohkem kasutajaid - madalam hind. Siiski on ka võimalus paigutada serveri komponent tootja seadmetele. Sel juhul rakendatakse liitumistasude süsteemi - neli tariifi, mis maksavad 10 000–95 000 rubla kuus.

1C: arhiiv

See on ettevõtte jaoks üks parimaid ja kindlasti mitmekülgsemaid dokumendihaldustarkvara. "1C: arhiiv" pakub usaldusväärset ja mis kõige tähtsam - tsentraliseeritud eri vormingus äridokumentide talletamist, millele pääsevad juurde volitatud töötajad, kes saavad faile redigeerida.

plussid

• Silutud algoritm vajalike andmete kiireks leidmiseks.
• Võimalus salvestada mis tahes tüüpi dokumente - alates tekstist ja graafikast kuni heli- ja videofailideni.
• Kõige laiem mastaapsus, mis võimaldab teil seda tarkvara edukalt kasutada nii suurtes kui ka väikestes ettevõtetes.
• 1C: Archive peamine eelis, mis eristab seda programmi konkurentidest, on optimaalne kombinatsioon toote hinnast ja selle funktsionaalsuse võimalustest.
• Väliste rakendustega integreerimise tugi.

Miinused

• Tarbib palju süsteemiressursse.
• Suurem õppimise keerukus isegi kogenud kasutajatele.

Mis hind on?

Selle programmi "kokkupaneku" hind varieerub 12 000 kuni 57 000 rubla ulatuses ja esimene summa tuleb maksta eranditult 1C: Archive eelmise versiooni uuendamise eest.

DIRECTUM

Lihtne ja funktsionaalne EDMS DIRECTUM on suurepärane lahendus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tänu sellele süsteemile saab elektroonilist dokumendihaldust edukalt kombineerida traditsioonilise paberitöövooga, nii et hiljem "valutult" viiks organisatsioon täielikult DIRECTUM -i tööle. Täiustatud töövoo tehnoloogia tagab kontori töövoogude tõhusa automatiseerimise.

plussid

• Spetsiaalsete tarkvaratööriistade kättesaadavus, mis muudavad dokumentide otsimise ja tuvastamise võimalikult lihtsaks.
• Suured võimalused süsteemi iseseisvaks muutmiseks konkreetsete ülesannete jaoks.
• Täiustatud integreerimine teiste programmidega.

Miinused

• Süsteem on keskendunud ettevõtte juhtivtöötajatele - tavalistel ametnikel on selles keerulisem töötada.
• Mõneti segane ja läbipaistmatu hinnapoliitika.

Mis hind on?

Selle EDMSi kasutamiseks mõeldud litsentsid ostetakse nii eraldi kui ka pakettpakkumiste osana. Kõige odavam põhiline CAL maksab 7800 rubla. Litsentsipakettide maksumus algab 148 200 rublast (baas 20 töötaja kohta) ja ulatub 2 010 000 rublani (200 töötaja kohta).

OPTIMA-WorkFlow

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tugev keskmine talupoeg. See on pidevas arengus ja siiani ei saa konkureerida turu tunnustatud mastodonitega võrdsetel alustel. OPTIMA -WorkFlow'il on aga mitmeid "nippe varrukas" - ainulaadsed tehnoloogiad, mis eristavad seda üldisest taustast.

plussid

• Sama tüüpi dokumentide ja nende registreerimisteabe sarjasisendi funktsiooni rakendamine.
• Skaneerimine viirusetõrjeprogrammiga.
• Tavaliste ja krüptitud dokumentide valikuline indekseerimine.
• Mitmekeelne kasutajaliides.

Miinused

• Tüüpilise funktsionaalsuse puudused, mis tulevaste värskenduste abil jäädavalt kõrvaldatakse.

Mis hind on?

Sellel platvormil põhinevad tüüpilised lahendused maksavad 55 000 kuni 75 000 rubla.

EMC dokument

Selle tööprotsesside automatiseerimise platvormi töötas välja maailma IT -valdkonna liider EMC. Võimas funktsionaalsus koos üksikute tööriistade paindliku kohandamisega muudavad EMC Documentumi parimaks Venemaa turul saadaolevaks välismaiseks EDMS -iks.

plussid

• Disainidokumentide haldamise kõrge lihtsus.
• Sisse- / väljaregistreerimismehhanismi rakendamine, mis võimaldab teil hallata juurdepääsuõiguste jaotust.
• Funktsiooni olemasolu, mis võimaldab teil kinnitusmenetlust mitmel tasandil rakendada.
• Skannimis- ja dokumendituvastusseadmete tugi.

Miinused

• Töötage ainult Internet Exploreri brauseriga.
• Süsteemi puudutava avaliku tehnilise ja praktilise dokumentatsiooni puudumine.
• Sagedased "pidurid" ja viivitused süsteemi suure koormuse korral.

Mis hind on?

Selle platvormi kasutamisel pole fikseeritud hindu. Selle rakendamise maksumust arutatakse iga kliendiga individuaalselt.

LanDocs

See dokumentide haldamise automatiseerimise platvorm, mille töötas välja 1997. aastal kodumaine ettevõte "LANIT", on paljude ettevõtete ja asutuste poolt tänaseni nõudlik. LanDocs võimaldab teil luua mugava kontoritöö- ja töövoogukeskkonna, pakkudes kõigi kasutajate kategooriate jaoks selle haldamiseks vajalikke tööriistu.

plussid

• Integreeritud krüptokaitsetööriistade kättesaadavus.
• Võimalus kaasata töövoo protsessi kaugemate harude töötajaid.
• Paberdokumentide pakett -skaneerimise funktsiooni kättesaadavus.

Miinused

• See on üsna tavaline jõudlusprobleem.
• Nõrgad võimalused funktsionaalsuse laiendamiseks.
• Raskused süsteemi juhtimisel nullist.

Mis hind on?

Serverilitsentsi hind varieerub 30 000 kuni 216 000 rubla ulatuses. Kasutajalitsentse saab osta hinnaga vahemikus 5600 kuni 8400 rubla.

CompanyMedia

CompanyMedia on tarkvaralahenduste komplekt, mis on loodud äriprotsesside, töövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. See EDMS erineb konkurentidest oma ületamatu seadete paindlikkuse ja eraldi paigaldatavate moodulite olemasolu tõttu.

plussid

• Süsteemi eduka toimimise võimalus keerulise korporatiivse struktuuri ja territoriaalse struktuuriga ettevõtetes.
• Süsteemi enneolematu töökindlus, mis võimaldab tal aktiivselt töötada ööpäevaringselt, 365 päeva aastas.
• Automatiseeritud tugi mitut tüüpi töökohtadega töötamiseks.
• Juurdepääsuõiguste diferentseerimine vastavalt organisatsiooni hierarhilisele struktuurile.

Miinused

• Veebiliidesel on piiratud toetus mõnele brauserile, eriti FireFoxile.
• Süsteemi fookuses on peamiselt keskmised ja suured ettevõtted.

Mis hind on?

Selle tarkvara lõpphind koosneb paljudest komponentidest, sealhulgas personali koolitus, lisamoodulite paigaldamine ja süsteemi kasutusõiguste üleandmine. Kogusumma ülempiir on 99 000 rubla. Odavaim temaatiline moodul maksab 4000 rubla.

Lotus Domino.Doc

See EDMS on rakendus tuntud Notes / Domino platvormile, millel on kõrgetasemeline andmeturvasüsteem. Ka Lotus Domino.Docil on täiustatud elektrooniline arhiiv, mis võimaldab teil rakendada suurt ettevõtte dokumentide salvestusruumi.

plussid

• Ainulaadsete kopeerimissüsteemide kättesaadavus, mis on loodud dokumendivoogude haldamise ülesannete keeruliseks lahendamiseks hajusas keskkonnas.
• Võimalus otsida dokumente teabesalvest eraldi osadest.
• LDAP -kataloogid ulatuvad ettevõtte tasemeni.

Miinused

• Selle süsteemi puudused tulenevad peamiselt selle lääne päritolust - teatud funktsioonide liidese ja rakendamise kohta on teatud küsimusi.

Mis hind on?

Kasutaja- ja serverilitsentside maksumus arvutatakse platvormi veebisaidil individuaalselt.

Lõpuks

Kokkuvõtteks läbivaadatava rea ​​kohta tahaksin märkida olulise nüansi: elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttes ei taga üldse selle kasumlikkuse kohest tõusu ja mõnel juhul võib see kahju. Kui teie organisatsioon toimib edukalt ja teenib kasumit, töötades ilma EDMSita, siis mõelge tuhat korda, enne kui otsustate nende rakendamise üle. Pole vaja "progressiivset moodi" taga ajada ja neid süsteeme ilma tõsise vajaduseta installida. Ettevõtte laienemise ja töötajate suure töökoormusega võib aga elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist saada omamoodi päästerõngas, mis aitab ettevõttel paberimajanduse keerisest väljuda.

Venemaa EDMS / ECM süsteemide turg näitab rahulikku arengut ja on jõudmas konsolideerumisjärku. Positiivne dünaamika jätkub tänu toetusprojektidele, samuti süsteemide moderniseerimisele ja skaleerimisele. Käesolevas artiklis analüüsitakse Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turgu. Arvestatakse majanduskasvu dünaamikat, arengu edasiviivaid tegureid, esitatakse ekspertide arvamusi. Esitatakse praegused ja prognoositavad turuväärtused. Kaalutakse Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turu olukorra probleemi kriisi tingimustes. Vaieldamatu fakt on vajadus rakendada elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme igas suuruses organisatsioonides. Arvesse võetakse Venemaal kasutatavaid kõige populaarsemaid EDMS -e ja määratakse kindlaks nende omadused.

elektrooniline dokumendihaldus

infotehnoloogia

Venemaa EDMS -i turg.

1. Turuülevaade elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest 2017 [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (juurdepääsu kuupäev 25.12.2017).

2. Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turu olukord kriisis [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (ravikuupäev 25.12.2017).

4. EDMS -turg Venemaal - 2016 [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (ravi kuupäev 25.12.2017).

5. EDMS (Venemaa turg) [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C% D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81 % D1% 81% D0% B8% D0% B8) (tiraažikuupäev 25. detsember 2017).

6. Venemaa SED/ECM turu juhid [Elektrooniline ressurss] - Juurdepääsurežiim: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (juurdepääsu kuupäev 25.12.2017).

7. Lihtsalt elektroonilisest dokumendihaldusest [Elektrooniline ressurss]. - Juurdepääsurežiim: https://ecm-journal.ru/mustknow (ravi kuupäev 25.12.2017).

Praegu kasvab ettevõttesisese ettevõtte teabe hulk kiiresti, mis toob kaasa vajaduse töödelda ja säilitada tohutul hulgal paberdokumente. Selle tulemusena muutub see protsess raskeks ja ebaefektiivseks. Selle probleemi lahendamiseks automatiseeritud süsteemid elektrooniline dokumendihaldus (EDMS). See võimaldas liikuda uuele äriarengu tasemele, suurendades dokumentidega töötamise tõhusust ilma teavet kaotamata.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem on organisatsiooniline ja tehniline süsteem, mis võimaldab teil luua ja levitada elektroonilisi dokumente organisatsiooni infoarvutivõrkudes, kontrollida dokumentide voogu vastavalt kehtestatud marsruutidele ja kasutajate hierarhilist jaotust. Samas on EDMS -tehnoloogia eesmärk tagada organisatsiooni dokumentaalse tegevuse ülitõhus juhtimine erinevatel juhtimistasanditel, samuti säilitada dokumendivoogude kvaliteedikontroll ja optimeerida äriprotsesse.

EDMS sisaldab palju tootmis-, struktuuriomadusi, nõudeid ja ettevõtte standardeid. Tööks optimaalse elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valik sõltub teatud arvust organisatsiooni paberdokumentidest, töövoogude operatiivjuhtimise vajadusest, eriülesannete olemasolust, samuti teabe otsimise oskusest, tagada andmete turvalisus jne.

Vaatamata Venemaa raskele majanduslikule olukorrale areneb elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS / ECM) siseturg edasi. Mõned selliste lahenduste väljatöötamisele ja rakendamisele spetsialiseerunud ettevõtted näitavad väga olulist kasvu.

2017. aasta lõpus avaldatud Tadviseri andmete kohaselt jäi 2016. aastal Venemaa EDMS / ECM süsteemide turu positiivne dünaamika püsima. Nagu ka eelmisel aastal, moodustas see 2015. aastal 10%, samal ajal kui turumaht rubla arvestuses kasvas 41,6 miljardi rublani.

Turu jätkuvat kasvu mõjutavad nii üldine majanduse elavnemine kui ka üksikud tegurid. EDMS / ECM sfääri jaoks on see kasvav impordi asendamise protsess, kurss digitaalse majanduse, liikuvuse suurendamise ja uute tehnoloogiate kiire arengu poole.

TAdviseri sõnul jääb 2017. aasta lõpus dünaamika 2016. aasta tasemele.

Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turu dünaamika, miljard rubla

Enamik Venemaa EDMS / ECM turul osalejaid näitasid 2016. aasta lõpus positiivseid suundumusi selle valdkonna projektide tuludest. Vaid kahel ettevõttel 16 -st olid negatiivsed näitajad. Liider oli taas ettevõte "Business Logic", mille tulud EDMS / ECM projektidest kasvasid 25,7% ja ulatusid 1,86 miljardi rublani. Peaaegu kolmandik sellest summast tuli litsentsimüügist, kaks kolmandikku - rakendus- ja tugiteenustest. Kolme juhi hulka kuulusid ka Croc ja TerraLink.

Impordi asendamine on tunginud sügavale IT -valdkonda ja selle protsessi mõju on tunda kõigis selle segmentides. EDMS / ECM süsteemide valdkonnas on välismaiste lahenduste asendamine kodumaiste toodetega üks peamisi tõukejõude.

Riik püüab järjekindlalt tagada kodumaise tarkvara registri täieliku toimimise. Surve registrit eiravatele ettevõtetele suureneb. Selle tulemusena hakkavad üha enam organisatsioone kasutama kodumaiseid ECM -süsteeme.

EDMS -lahenduste pakkujad märgivad nõudluse suurenemist kodumaiste platvormide järele, mis on ennekõike seotud seadusandliku konsolideerimisega üleminekule Venemaa lahendustele riiklike organisatsioonide ja valitsusasutuste jaoks. Sellele aitas palju kaasa Venemaa Föderatsiooni tkodumaise tarkvara registri käivitamine importi asendavate toodete toetamiseks - selles sisalduvad IT -süsteemid on soovitatav osta riiklikes organisatsioonides.

Riigi osalusega suured tööstusettevõtted - EDMS -süsteemide peamised kliendid - eeldavad, et lähiajal peavad nad loobuma ka välisplatvormidest Venemaa lahenduste kasuks. Sellega seoses arendavad paljud Venemaa IT -ettevõtted EDMS -i jaoks oma platvorme.

EDMS -turu teine ​​ilmne tõukejõud on Venemaa ettevõtete jaoks mõeldud digitaalsete tehnoloogiate kiire areng.

Kaasaegsete EDMS -i andmete salvestamise ja töötlemise tööriistade (blockchain, Big Data, AI) kasutamine laiendab andmete töötlemise, standardimise ja analüüsi (BI) valdkonna lahenduste funktsionaalsust ning üha enam kasutatakse EDMS -i ettevõtte andmelaona. Andmete visualiseerimise tööriistad ilmuvad süsteemidesse.

Turu arengut soodustab ettevõtete täielik liikumine mobiiltelefonidele. Praegu kasutab mobiilseadmeid aktiivselt 4,8 miljardit inimest - üle poole maailma elanikkonnast ja võib ennustada, et aastaks 2020 kasvab see arv 6 miljardini. Loomulikult on tahvelarvutid ja nutitelefonid muutumas IT -infrastruktuuri ühiseks elemendiks ettevõtetest. V praegu Kõige populaarsem kontseptsioon on BYOD (Bring Your Own Device), mis tähendab, et töötajad kasutavad tööülesanneteks oma seadmeid - ettevõtte juhtkonnal pole vaja mobiilseadmete ostmiseks raha kulutada.

Poliitiline ebakindlus on suurendanud Venemaal välislahenduste kasutamise riske, lisaks on need muutunud väga kulukaks. Kui kuni 2016. aastani arenesid pilv -EDMS -id, sealhulgas imporditud, kiiresti teenusena, siis nüüd on probleem nende kasutamisel Venemaal (ja vene omad välismaal). ...

Paljud ettevõtted lahkuvad turult ja need, kes jäävad - vähendavad investeeringuid ja kontrollivad rangelt rahandust. Paljud hakkavad esimest korda hindama oma äriprotsesside tõhusust, otsima võimalusi nende optimeerimiseks. Ja selleks on EDMS \ ECM süsteemid. Kuid selleks, et sellistel tingimustel käivitada uus IT -projekt, on vaja selle tõhusust üksikasjalikult põhjendada. Seetõttu on nõutud ainult need süsteemid, mis tõepoolest suurendavad ettevõtte tõhusust, - ütleb ta.

Kummaline küll, kuid impordi asendamine võib olla turutõke. vajadus kiiresti rakendada toetust kodumaisele infrastruktuurile raskendab investeerimist paljutõotavatesse uuendustesse nagu tehisintellekt.

Teine näide tõkkest on osapoolte kaasamine EAFi. Ettevõtted, kes on aru saanud ja vajadus kasutada EDF -i, seisavad vastaspoolte ees silmitsi vastumeelsusega EDF -i kasutada. Sellega seoses on ettevõtted sunnitud oma kaasamise ja motivatsiooni nimel ellu viima eraldi projekte.

Peamine turutõke on ühtse standardi, eeskirjade puudumine ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ebapiisav ühtsus Venemaa ettevõtetes. Seega on tööstusettevõtete töötajad harjunud lisaks tavapärastele aruannetele kasutama palju inseneridokumente: näiteks jooniseid AutoCADis. See raskendab üleminekut elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile.

Aastatel 2016-2017 toimusid olulised seadusemuudatused, mis muudavad põhimõtteliselt lähenemist IT rakendamisele valitsusasutustes. 2016. aastal anti Vene Föderatsiooni valitsuse 26. juuli 2016. aasta korraldus nr 1588-r, mis kohustas üle minema kodumaisele kontoritarkvarale Föderaalsed organid täidesaatev võim ja riigieelarvevälised fondid. Lisaks andsid turule väga võimsa tõuke täiendavad nõuded kontoritarkvarale, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 23. märtsi 2017. aasta määrusega nr 325, ja sama aasta juulis järgnevad metoodilised soovitused. riigiorganite üleminekut kodumaisele tarkvarale, mille on heaks kiitnud telekommunikatsiooni- jam.

Suund digitaalse majanduse poole annab Venemaa IT -turule üldiselt ja EDMS / ECM -süsteemide turule eriti suure potentsiaali ja palju uusi võimalusi.

Elektrooniline dokumendivoog, elektrooniliste avalike teenuste osutamine, portaalide arendamine - kõik need valdkonnad on tegelikult digitaalmajanduse elemendid ja Venemaal on need tehnoloogiad maailmaga üsna kooskõlas. Suund digitaalse majanduse suunas toob kindlasti kaasa uusi muudatusi. Prognoosid on ilmsed: see on laviinitaoline digitaalse teabe mahu ja mitmekesisuse kasv, kõigi töötajate kaasamine intensiivsesse elektroonilisse suhtlusse, "paberi" digiteerimine ja sellega seotud äriprotsesside aktiveerimine.

Bibliograafiline viide

KüsimusedPCNädal vastab Konstantin Istomin, ettevõtte tegevdirektorDIRECTUM. Küsimusi esitati PC Week / RE 20. aastapäeva uuringu raames.

Kui Venemaal hakkas moodustuma EDMS / ECM süsteemide segment, siis millised on selle arengu põhipunktid ja etapid?

Segmendi moodustamise algust võib nimetada 1995. aastaks, kui hakkasid silma esimesed kontoritööle keskendunud ringlussüsteemid. Eufrat ja Delo on selliste süsteemide näited. Vene traditsiooniline dokumentide vertikaalne ringlus, milles dokument peab enne töövõtja juurde jõudmist juhtimise läbima, määras esimeste automatiseerimissüsteemide omadused. Automatiseerimise põhiülesanded olid registreerimine ja dokumentide täitmise kontroll, aruannete koostamine. Töö sellistes süsteemides põhines registreerimiskaartidel. Ettevõtte sisuhaldusest on praeguses staadiumis veel vara rääkida, kuid nii märgiti ära segmendi arengu algus.

Järgmisel etapil, mis kestis umbes aastatel 1997–2000, ilmusid Venemaa turule dokumentide elektroonilised arhiivid. Üks esindajatest on DOCS Open süsteem. See suund ei saanud Venemaal siis suurt arengut, jällegi kontoritöö ja dokumentide ringluse spetsiifilise traditsiooni tõttu.

Umbes samal perioodil ilmusid esimesed töövoosüsteemid, mis olid suunatud puhtalt interaktsiooni automatiseerimisele ja töötasid dokumendihaldusprotsessidest eraldatuna. Näitena võib tuua Venemaa OPTIMA WorkFlow süsteemi ja Western Staffware.

Keerulised süsteemid ilmusid aastatel 2002-2003. Need ühendasid töövoo mehhanismid ja võimalused dokumentide elektroonilise arhiivi korraldamiseks. Just selles etapis saame rääkida täieõiguslike elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tekkimisest, mis võimaldasid töötada, sealhulgas dokumentide sisuga. Tehnoloogiline verstapost oli sel ajal oma arendusplatvormide loomine, mis põhinevad Microsoft SQL Serveri ja / või Oracle DBMS -i võimalustel. Tolle perioodi heaks illustratsiooniks oli näitus ja konverents DOCFLOW 2004. Tol ajal oli üritus pigem näituse moodi: osalejad kogunesid vaatama välismaal laialt levinud jukebokse, võimsaid tööstusskannereid ... Paari aasta pärast kujunes konverentsist asjalikum; praktiline huvi lahenduste kasutamise vastu on märgatav. Docsvisionist ja DIRECTUMist said Venemaa keeruliste süsteemide silmapaistvad esindajad, Lääne Documentum süsteem hakkas Venemaal aktiivselt reklaamima. Lisaks arendati aktiivselt eraldi filiaalina kodumaiseid süsteeme, mis põhinevad Lotus Notesil.

2006. aastat võib nimetada kaasaegsete ECM -süsteemide loomise aastaks, mis ühendasid dokumendihalduse ja interaktsiooni funktsionaalsuse. Samal ajal sõnastas uuringufirma Gartner kriteeriumid, millele ECM -süsteemid peavad vastama. Vene keerukate süsteemide uued versioonid kajastavad ka uut ECM -i kontseptsiooni. Ka sel perioodil hakati aktiivselt arendama erinevaid ärilahendusi, mis olid mõeldud ühe ECM platvormi alusel erinevate ettevõtete ülesannete katmiseks.

Alates 2011. aastast kuni tänapäevani on ECM-is, nagu ka kogu IT-valdkonnas, ilmnenud selge suund kasutajatele: süsteemid muutuvad kasutajasõbralikumaks, rõhk on pandud intuitiivsete liideste loomisele. Mobiilseid lahendusi arendatakse kõikjal, mis on viimastel aastatel muutunud mitte trendiks, vaid kaasaegsete ECM -süsteemide olemasolu vajalikuks tingimuseks. Pilvetoodete arendamise trend areneb, turg annab märku klientide valmisolekust SaaS -lahenduste jaoks ja töövoo valdkonnas. Kuigi siin jääb Venemaa aistingutes 2-3 aastat Lääne turgudest maha.

Kuidas elas see IT -turu segment üle 1998. ja 2008. aasta kriisid?

1998. aastal Venemaa EDMS / ECM turgu kui sellist veel ei eksisteerinud (see oli väga väike). Kriisi põhiomaduseks võib nimetada kasutajate keeldumist lääneriikide süsteemidest - vaikimisi mõjutatud koos kõigi selle tagajärgedega.

2008. aastal toimus EDMS / ESM segmendi aktiivne kasv, mis pakkus klientidele suurt huvi. Seetõttu on IT -tööstuse üldise majanduslangusega see segment kõige vähem kannatanud. Müük vähenes, kuid tõsiseid šokke polnud, taastumine võttis aega umbes aasta.

Kuidas erineb olukord 1998. ja 2008. aasta kriiside ajal täheldatust? Millised on selle turusegmendi väljavaated lähitulevikus?

Praegune olukord sarnaneb 2008. aasta kriisiga, millel on tavalised kriisi ilmingud. Äritegevus on üldiselt langenud, müügi dünaamika on vähenenud.

Üldiselt erineb praegune olukord märgatavalt 2008. aastast.

Esiteks tundub praegune kriis venivat, sest Venemaa peamised põhjused - naftahinnad ja sanktsioonid - ei muutu tõenäoliselt kiiresti, taastumine võtab aega 2-3 aastat.

Teiseks, tänaseks on ECM -i turg jõudnud oma küpsuseni: kliendid teavad, mida süsteemidelt vajavad, lahendustele esitatakse üsna selged nõuded. Üldiselt on lähenemine automatiseerimise küsimusele muutunud: tõhususest on saanud käegakatsutav näitaja. Ja kui klient näeb "arvuliselt" ECM-süsteemi rakendamise eeliseid, teeb ta täielikult teadliku ja läbimõeldud otsuse.

Suurtel ettevõtetel on nagu varemgi tõeline automatiseerimisvajadus, mille puhul mastaabisääst võimaldab paremini hinnata ECM -lahenduste rakendamisest saadavat kasu. Turu peamised stimulaatorid on nafta- ja gaasitööstuse, kaitsetööstuse ja riigikorporatsioonide esindajad ning ekspordile orienteeritud ettevõtted.

Samuti toetatakse riigi aktiivset positsiooni IT -sektori suhtes: elektrooniliste dokumentide kasutamise takistusi on oluliselt vähendatud, impordi asendamise suundumus dollari vahetuskursi ja lääneriikide sanktsioonide taustal suurendab võimalusi kodumaised arendajad.

Tulevikus on EDMS / ECM turu edasine kasv eeldatavasti palju suurem kui IT -turg tervikuna, samas kui majanduskasv sõltub kriisi perioodil majanduse seisust. Peamiselt jätkub kasvutrend suurtes ettevõtetes, keskmise suurusega ettevõtted eelistavad kergemaid, valmis ja odavaid lahendusi. Selles osas näevad pilvetehnoloogiad kasulikud välja. Tugevate eelarvekärbete tõttu on valitsusasutustes oodata suuremat majanduslangust. Ettevõtetevaheline dokumendivoogude turg, mis on ECMist veidi eemal, kuid millel on oma osa, on praegu algusjärgus ja eeldatavasti kasvab kiiresti, mis loob uusi võimalusi.