Kas sul on seda vaja? Või tasub teha projektieelne küsitlus. Projektieelne küsitlus EDMSi juurutamise osana: intervjueerimine ja küsitlemine Projektieelne uuring mis

1. Kas sellist küsitlust on üldse vaja läbi viia? Mida see kliendile ja IT-ettevõttele endale annab?
2. Millised on projektieelse küsitluse ülesanded?
3. Milline peaks olema selle tulemus?
4. Kas projektieelse küsitluse tegemine on tasuta või selle eest raha võtmine?
5. Kuidas põhjendada sellise küsitluse tulemuslikkust kliendi jaoks, kas see võib end ära tasuda?

Siin langetab iga ettevõte omal moel otsuse: keegi peab sellist küsitlust üldiselt sobimatuks ("aseme lahingusse ja siis näeme ..."); teised, kes seda rakendamise ajal teevad, ei tõsta seda tööd eraldi artiklis välja; teised teevad seda iseseisva tööetapina, kuid nad ei võta selle eest raha; neljandad peavad projektieelset uuringut õigustatult eraldiseisvaks kommertstooteks. Minu kogemus juhi ja konsultandina näitab, et projektieelne küsitlus on peaaegu iga automaatikasüsteemide juurutamisega seotud IT-ettevõtte töö vajalik osa. Ja kogu projekti edu sõltub mõnikord selle etapi õigest korraldamisest ja läbiviimisest.

Selle artikli raames püüan vastata eelpool toodud küsimustele, tuginedes nii enda praktikale kui ka klientide kogemustele, kellega pidin suhtlema, tutvustades tehnoloogiat projektieelse uuringu nullist läbiviimiseks.

Projektieelse küsitluse vajadus

Leiutaja tuleb komisjoni ja pakub uus aparaat välistingimustes raseerimiseks.
"Kuidas teie aparaat töötab?" - küsivad komisjoni liikmed temalt.
"See on väga lihtne," vastab leiutaja. "Viska münt pessa, pista pea masinasse ja kaks tera hakkavad sind raseerima."
"Vabandust, kolleeg, aga inimestel on erinevad näokujud!" - komisjoni liikmed teevad talle märkuse.
"Jah," ütleb leiutaja, "aga see on alles enne esimest raseerimist ...".

Iga automaatika peamine ülesanne on säilitada unikaalne konkurentsieelised automatiseeritud ettevõte. Ei tohiks lubada, et nagu selles anekdoodis, muutuvad kõik ettevõtted pärast automatiseerimist "üht nägu". Seega, kui soovime säilitada kliendi äri ainulaadseid konkurentsieeliseid, siis iga äriprotsesside kaasajastamise juures on hädavajalik läbi viia projektieelne uuring.

Loomulikult saate teha sügava analüüsi põhjuste kohta, mis selle vajaduse määravad. Need võivad olla projekti kõrge hinnanguline maksumus, vajadus muuta olemasolevaid äriprotsesse automatiseerimise käigus, tööde kaasamine projekti, mille ulatust ei saa ette kindlaks määrata jne. Kuid pidage meeles, kuidas ühes väga õpetlikus loos ülem katkestas kindrali ettekande lüüasaamise põhjuste kohta:

"Meie lüüasaamist põhjustasid mitmed põhjused," alustas kindral. - Esiteks oli püssirohi niiske ...
"Aitab," peatas komandör ta.

Sarnane on olukord ka siin, kuna projektieelse küsitluse läbiviimiseks piisab täiesti sellest, kui kliendil on unikaalsed äriomadused (ja need peavad olema igal ettevõttel, muidu ta lihtsalt ei püsiks turul ja annaks konkurentidele teed).

Nii et globaalselt lahendatakse sedalaadi tööde vajalikkuse küsimus üsna lihtsalt – need tuleb läbi viia, kui automatiseeritav ettevõte on konkurentsitihedal turul.

Mida annab projektieelne küsitlus kliendile ja IT-ettevõttele endale

Projekteerimiseelse küsitluse käigus saab klient:

• saada üksikasjalik kirjeldus ettevõttes olemasolevatest äriprotsessidest ja võrrelda tegelikku äri oma ettekujutusega sellest;
• optimeerida olemasolevaid äriprotsesse, kasutades praktilisi kogemusi, mida IT-ettevõtte konsultandid said varasemate juurutuste käigus sarnastes ettevõtetes;
• hinnata kavandatava süsteemi funktsionaalsuse vastavust kliendi tegelikele äriprotsessidele;
• tõstke õigeaegselt esile nende ainulaadsed eelised ja võtke neid arvesse süsteemi rakendamise etapis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;
• selgitama automatiseerimisprojekti eelarvet ja ajastust, võttes arvesse võimalikke muudatusi süsteemis nende äriprotsesside ainulaadsete omaduste jaoks;
• hinnata ressursse (nii tehnilisi kui ka inimressursse), mida süsteemi juurutamise etapis vaja läheb. Planeerige õigeaegselt nende ressursside eraldamine, et projekt optimaalsel ajal ja eelarvet ületamata lõpule viia;
• hinnata võimalikke riske, mis võivad mõjutada töö kvaliteeti;
• optimeerida süsteemi juurutamise kulusid, kuna osa töid saab teostada iseseisvalt;
• saada täpsem hinnang majanduslikule mõjule ja investeeringutasuvusele.

Projektieelse küsitluse eelised IT-ettevõttele:

• kliendi rahulolu taseme tõstmine, viies tema ootused, mis kujunesid eelmüügi etapis (kui müüjad pakuvad “unistust”), vastavusse süsteemi tegelike võimalustega toetada konkreetseid äriprotsesse;
• süsteemi juurutamise ajastuse ja selleks vajalike ressursside selgitamine, mis võimaldab eelnevalt planeerida nende jaotust;
• kliendi unikaalsete eeliste õigeaegne selgitamine, et neid arvesse võtta automaatikasüsteemi seadistamisel või lõplikult vormistamisel;
• teostusaja lühendamine ja tasuta töö tegemise riski vähendamine. Süsteemi vajalikud muudatused tehakse enne selle kasutuselevõtu algust või sellega paralleelselt, mitte proovitalitluse etapi lõpus, mil tavaliselt tuvastatakse puudused. Olukord, kus projekti valmimisjärgus tuvastatakse funktsionaalne ebakõla, toob automaatselt kaasa täiendavaid planeerimata töid. Samas on tellijal tavaliselt raskusi selliste tööde rahastamisega ning projekti edukaks lõpetamiseks tuleb need sageli teha tasuta;
• tõenäoliste riskide tuvastamine, mis võivad mõjutada rakendamise kvaliteeti ja ajastust. Nende riskide mõju projekti õnnestumisele minimeerimiseks vajalike meetmete õigeaegne pakkumine;
• litsentside arvu ja projekti struktuuri põhjendavate andmete hankimine;
• automatiseeritud osakondade hetkeseisu ja nende töö põhiparameetrite fikseerimine õigustab kavandatava süsteemi rakendamise tõhusust;
• konsultantide isiklike kontaktide loomine tellija peamiste projektitäitjatega lihtsustab veelgi nende ühistööd;
• teadmistebaasi (kui see on olemas) laiendamine selle valdkonna klientide peamiste äriprotsesside kohta.

Loomulikult ei ole siin välja toodud kõiki projektieelse küsitluse poolt pakutavaid argumente, kuid nagu praktika näitab, piisab sellest täiesti, et klienti selle vajalikkuses veenda.

Projektieelse küsitluse põhiülesanded

Ilmselgelt on projektieelse küsitluse järgmine kõige olulisem ülesanne kliendi ainulaadsete konkurentsieeliste väljaselgitamine. Nagu praktika näitab, langeb umbes 75% kliendi kasutatavatest äriprotsessidest kokku sama valdkonna sarnaste ettevõtete protsessidega, 10% realiseerib oma ainulaadsed konkurentsieelised ja ülejäänud 15% on teise seaduse toimimise tulemus. termodünaamikast :) ("kaose loomuliku kasvu » tagajärg) Ja see tuleks projekti käigus kõrvaldada. Kuid need konkurentsivõimelised 10%, mis on äri jaoks nii olulised, tuleb lihtsalt igasuguse automatiseerimisega säilitada (muidugi eeldusel, et neid eeliseid saab vormistada). Enamasti lahendatakse see probleem süsteemi kliendi jaoks konfigureerimisega, kuid mõnikord on programmeerijate teenused vaja võtta arvesse ettevõtte ainulaadseid omadusi. Pange tähele, et siin ei räägi me kohandatud arendusest, vaid tootmise automatiseerimissüsteemide rakendamisest.

Mõistes, kuidas kliendi konkurentsieelis säilib, oskab IT-ettevõte hinnata toote ümbertöötamise vajadust ja maksumust ning mõista, milliseid lisaressursse selleks vaja võib minna.

Projektieelse küsitluse oluliseks eesmärgiks on diagnoosida kliendi IT-keskkonna olukord ehk hinnata tema poolt kasutatavat arvutitehnikat, tarkvara, sidet, IT-spetsialistide kvalifikatsiooni taset jne. tuleb mõista, kas kliendil on piisavalt ressursse süsteemi automatiseerimise edukaks juurutamiseks. Siin jõuame veel ühe projektieelse uuringu ülesandeni - projekti võimalike riskide analüüsi ja nende tõenäoliste tagajärgede kirjelduseni. Samas peavad konsultandid mitte ainult fikseerima kõik võimalikud riskid, vaid pakkuma kliendile võimalusi nende iga vähendamiseks.

Igasugune TIS eeldab osakondade operatiivtegevuse kohta teabe kogumist, seetõttu peaks projektieelse uuringu järgmine teema olema automatiseeritud osakondade töövoo nõuete kogumine.

Süsteemi kogunenud info jääb tühikaaluks, kui seda ei ole võimalik analüüsida, mistõttu on projektieelse uuringu käigus väga oluline välja selgitada, mis tüüpi ja vormis aruandlust tellija nõuab. Tavaliselt sisaldavad automatiseerimistööriistad juba standardset aruannete komplekti, kuid iga klient peab õigustatult oma ettevõtet ainulaadseks ja nõuab seetõttu unikaalset seda tüüpi süsteemi, mida reeglina rakendatakse spetsiaalse aruannete generaatori abil.

Projektieelse küsitluse tegelik ülesanne on kõiki saadud andmeid arvesse võttes selgitada projekti lõplik eelarve ja selle elluviimise ajastus. Neid tingimusi võivad mõjutada mitmesugused tegurid, näiteks kliendi juhtkonna valmisolek projektis osaleda, tellija ja töövõtja esindajate motivatsioon, automatiseeritud üksuste töötajate sabotaaži tõenäosus, võimalik vallandamine ( või vastupidi, võtmejuhi palkamine teatud aja möödudes pärast projekti algust, olemasoleva arvutipargi ja tehnoloogilise baasi ebapiisavus kõigi automatiseerimiseesmärkide saavutamiseks, ostueelarve puudumine. vajalik varustus ja palju muud. Seetõttu peab konsultant kõiki neid asjaolusid üksikasjalikult selgitama ja kajastama aruandes, sealhulgas asutusesiseseks kasutamiseks. Teise - sisemise - aruande koostamine võimaldab teil üksikasjalikult kajastada kõiki suhte nüansse ja soovitusi rakendus- ja integratsiooniosakonna spetsialistidele.

Teine oluline küsimus, mis vajab lahendamist projektieelse küsitluse etapis, on soovituste väljatöötamine projekti elluviimise meetodite valiku kohta. Siinkohal on oluline selgelt fikseerida, millised kliendi poolt varem sõnastatud probleemidest ei lahene pakutud automatiseerimissüsteemi abil ning pakkuda välja korralduslikud või muud võimalused sellest olukorrast väljumiseks.

Igal ettevõttel on lihtne lisada küsitluse etapis veel kümmekond ülesannet, mida ta sooviks lahendada, kuid nagu näitab tegelik praktika, muudab eeltoodud küsimustele vastuste saamine juba projektieelse küsitluse üsna tõhusaks.

Mis on tavaliselt projektieelse küsitluse tulemus

• kliendi olemasolevate äriprotsesside kirjeldus;
• automaatikasüsteemi abil lahendamist vajavate põhiülesannete loetelu;
• hinnang kliendi äriprotsessidele ja soovitused osakondade töö muutmiseks või optimeerimiseks, arvestades IS-i pakutavaid hüvesid;
• kliendi unikaalsed konkurentsieelised, millega tuleb süsteemi juurutamisel arvestada;
• olemasoleva IT-keskkonna analüüs süsteeminõuetele vastavuse osas ettevõtte juhtimine, soovitused selle muutmiseks;
• töö hindamine ettevõtte infosüsteemide integreerimisel kliendi olemasolevasse IT infrastruktuuri;
• automatiseeritud osakondade töövoo kirjeldus ja nõuded analüütikale;
• võimalike riskide hindamine projekti elluviimisel ja nende mõju minimeerimiseks vajalike meetmete määramine;
• kliendi soovide kirjeldus, mida ei ole võimalik kavandatavas kontrollisüsteemis rakendada ja mis nõuavad ülevaatamist, hinnanguline läbivaatamise aeg ja maksumus;
• ettepanek projekti elluviimiseks koos pakutud variandi põhjendusega, tellijale vajalike töökohtade arvu määramisega ja projekti eelarve täpsustamisega.

Projektieelse küsitluse eraldiseisvaks dokumendiks peaks olema esialgne töögraafik, mis sisaldab muuhulgas kokkulepitud nimekirja vastutavatest isikutest (nii tellijalt kui ka töövõtjalt), nende vastutusalasid ja omavahelise suhtluse põhireegleid. neid. Süsteemi efektiivseks rakendamiseks on soovitav koostada kliendi töötajate ja küsitlust läbiviiva IT-ettevõtte spetsialistide vahelise infovahetuse regulatsioon ning samuti, mis on oluline, sätestada jälgimise aeg ja kord. töö sooritamine.

Mõned ettevõtted (enamasti need, kes tegelevad kohandatud arendusega) esitavad projektieelse uuringu läbimisel kliendile tehnilise ülesande mustandi.

Kas teha tasuta projektieelne küsitlus või võtta selle eest raha?

Kui uuringu eesmärk vastab ülalkirjeldatud ülesannetele, nõuab see ettevõtte märkimisväärsete ressursside ümbersuunamist ja see tuleb tingimata tasuda. See projektieelne uuring on täisväärtuslik nõustamisteenus, mis võimaldab mitte ainult hinnata automatiseerimise vajadust, ajastust ja eelarvet, vaid optimeerida ka kliendi olemasolevaid äriprotsesse.

Nagu praktika on näidanud, ei ole projektieelse küsitluse teenuste müümine keeruline, kui ettevõttes on kasutusele võetud vastav tehnoloogia ja müüjad teavad selgelt (ja oskavad kliendile selgelt selgitada), miks küsitlus läbi viiakse ja millist kasu klient sellest saab. sellest saada.

Kuidas põhjendada projektieelse küsitluse tulemuslikkust tellija jaoks

Kaaluge potentsiaalseid säästukanaleid, millega projektieelse uuringu vajaduse põhjendamisel arvestada.

1. Inimressursi ja aja kokkuhoid:
   • süsteemi viimistlemisel kliendi ainulaadsete konkurentsieeliste saavutamiseks juurutamise algfaasis, mitte pärast selle kasutuselevõttu;
   • süsteemi integreerimise etapis kliendi IT-infrastruktuuri, kuna kogu teave ettevõtte IT-keskkonna seisu ja integreerimise nüansside kohta selgitatakse välja enne käivitamist, mitte juurutamise ajal;
   • materiaalsete ja inimressursside õigeaegse eraldamise tõttu nii töövõtja kui ka tellija poolt;
   • süsteemi rakendamist mõjutada võivate võimalike riskide varajase hindamise ja nende negatiivsete tagajärgede minimeerimiseks vajalike meetmete väljatöötamise tõttu.
     Igasugune venitamine projekti edenemises toob kliendile kaasa tõsiseid lisakulusid, mida saab igal konkreetsel juhul üsna lihtsalt välja arvutada.
2. Rakenduskulude võimalik vähendamine:
   • tuvastades teenused ja tööd, mida klient saab ise teostada;
   • kohandades mõne töö ajastamist pärast nende tegeliku töömahukuse selgitamist.
3. Ettevõtte infosüsteemide efektiivsuse ja töötajate tootlikkuse tõstmine äriprotsesside optimeerimise kaudu, võttes arvesse kliendi unikaalseid omadusi.
4. Kasutamisest keeldumine automatiseeritud süsteem kui projekteerimiseelse küsitluse etapis selgub, et see ei võimalda kliendi probleeme lahendada või läheb selle ülevaatamine liiga kulukaks.
   Minu praktikas oli juhtum, kus väga spetsiifiliste äriprotsessidega kliendil soovitati projektieelse küsitluse tulemuste põhjal ettevõtte infosüsteemi mitte juurutada, vaid viia läbi. organisatsioonilised muudatused ning optimeerida oma klientidega töötamise tehnoloogiat, kuna süsteemi juurutamise mõju (mis nõudis kulukat ülevaatamist) ei oleks kulusid tagasi toonud. Selle tulemusel säästis klient kümneid tuhandeid dollareid ning projektieelne uuring tasus end ära vaid osakonna efektiivsuse tõstmisega, millega muudeti konsultantide soovitusel töötajate töötehnoloogiat.

Projektieelse uuringuetapi puudumine toob enamikul juhtudel kaasa projektide elluviimise olulise viivituse ja nende maksumuse suurenemise, seda nii elluviimise käigus tekkivate organisatsiooniliste ja tehniliste probleemide tõttu. Sageli lõppevad sellised projektid üldiselt täieliku ebaõnnestumisega. Standish Groupi uuringu kohaselt ei olnud peaaegu kolmandik 2500 analüüsitud IT-projektist mitte lihtsalt ebaõnnestunud, vaid ka ei jõudnud kunagi lõpuni. Venemaal on selliseid andmeid palju keerulisem hankida, kuid olen kindel, et ebaõnnestunud juurutuste osakaal ei jää vähemaks.

Seega, kui konsultatsioonifirma ei soovi realiseerimata projekte, tuleb tal lihtsalt läbi viia klientide äritegevuse projektieelne uuring. Parem on lepingust algstaadiumis loobuda, kui töösse takerduda ja oma mainele plekk saada.

Märksõnad: ettevõtteuuring, intervjueerimine ja küsitlus, sissetuleva teabe register, siseinfo register, väljamineva teabe register, ettevõtte kiirküsitluse aruanne, etalonmudel, organisatsiooni terviklik ärimudel, ainevaldkonna funktsionaalne mudel.

Automaatikaobjekti projekteerimiseelse uuringu ülesanded ja etapid

Ettevõtteuuring on IC kavandamise oluline ja määrav etapp. Uuringu kestus on tavaliselt 1-2 nädalat. Selle aja jooksul peaks süsteemianalüütik uurima mitte rohkem kui 2-3 tüüpi tegevusi (personaliarvestus, raamatupidamine, transport, turundus jne).

Teabe kogumine ehitamiseks organisatsiooni täielik ärimudel taandub sageli dokumenteeritud infovoogude ja osakondade funktsioonide uurimisele ning seda tehakse ka intervjuude ja küsimustike kaudu.

Küsitluse alguseks esitab organisatsioon tavaliselt dokumentide komplekti, mis tavaliselt sisaldab:

Kokkuvõtlik teave ettevõtte tegevuse kohta.

Teave ettevõtte haldus-, finants-majandusliku, tootmistegevuse kohta.

Teave arvestuspõhimõtete ja aruandluse kohta.

Ettevõtte regulaarne dokumendivoog.

Sissetuleva teabe register.

Siseinforegister.

Väljamineva teabe register.

Teave ettevõtte teabe ja andmetöötluse infrastruktuuri kohta.

Teave vastutavate isikute kohta.

Küsimuste loendid intervjueerimiseks ja küsitlemiseks koostatakse iga uuritava üksuse kohta ja kinnitatakse ettevõtte juhi poolt. Seda tehakse selleks, et:

konfidentsiaalsele teabele juurdepääsu takistamine;

küsitluse fookuse tugevdamine;

ettevõtete töötajate tööülesannete täitmisel segamise minimeerimine.

Üldine küsimuste loetelu(koos nende hilisemate üksikasjadega) sisaldab järgmisi üksusi:

osakondade põhiülesanded;

kogutud ja registreeritud teave;

aruandlus;

suhtlemine teiste osakondadega.

Küsimustikud juhtidele ja spetsialistidele võib sisaldada järgmisi küsimusi:

Millised (teie osakonna seisukohalt) peaksid olema integreeritud ettevõtte juhtimissüsteemi loomise eesmärgid?

Üksuse organisatsiooniline struktuur.

Üksuse ülesanded.

Toimingute jada ülesannete täitmisel.

Millist tüüpi väliste organisatsioonidega (pank, klient, tarnija jne) osakond suhtleb ja millist teavet ta vahetab?

Millist võrdlusmaterjali te kasutate?

Kui palju aega (minutites) kulutate põhitoimingute tegemiseks? Mis on "tippkoormuse" kuupäevad? (sagedus kuus, kvartalis, aastas jne) Osakonna tehniline varustus (arvutid, võrk, modem jne). Kasutatud tarkvaratooteid äriprotsesside automatiseerimiseks.

Milliseid aruandeid esitate ja kui sageli te juhtimiseks ette valmistute? Osakonna võtmespetsialistid, kes oskavad vastata kõikidele küsimustele osakonnas kasutatavate äriprotsesside kohta.

Kaugjuhtimispuldi objektide omadused.

Töökoha dokumendivoog.

Sel viisil kogutud andmed ei kata reeglina kõiki organisatsiooni tegevuse olulisi aspekte ja neil on suur subjektiivsus. Ja kõige tähtsam on see, et sellised uuringud ei paljasta organisatsiooni spetsiifiliste tunnustega seotud stabiilseid tegureid, mida saab mõjutada ainult organisatsioonisüsteemi funktsionaalse kohandamise meetodid.

Küsitletud organisatsioonide ja ettevõtete juhtidega tehtud intervjuude analüüs näitab, et nende arusaamad organisatsiooni ülesehitusest, toimimise üldistest ja kohalikest eesmärkidest, osakondade ülesannetest ja funktsioonidest ning töötajate alluvusest on kohati vastuolulised. Lisaks erinevad need ideed mõnikord ametlikult deklareeritud eesmärkidest ja reeglitest või on vastuolus tegeliku tegevusega.

Kui infovoogude struktuur on tuvastatav dokumentide näidiste ning arvutivõrkude ja andmebaaside konfiguratsioonide järgi, siis infokontaktis töötajate poolt läbiviidud reaalsete mikroprotsesside struktuur (peamiselt dokumenteerimata) jääb teadmata.

Neile küsimustele saab vastuseid anda personali tööaja pideva (või valikulise) pildistamise meetoditel põhinev struktuurne ja funktsionaalne diagnostika. Diagnostika eesmärk on saada usaldusväärseid teadmisi organisatsiooni ja selle funktsionaalsete elementide organisatsiooniliste suhete kohta.

Sellega seoses on organisatsioonistruktuuride funktsionaalse diagnostika kõige olulisemad ülesanded:

funktsioneerimise subjektide klassifikatsioon (kategooriad ja töötajate rühmad);

toimimisprotsessi elementide klassifikatsioon (tegevused, protseduurid);

suundade klassifikatsioon (lahendatavad probleemid), toimimise eesmärgid;

infovoo elementide klassifikatsioon;

organisatsiooni personali tegevuse uuringu läbiviimine;

jaotusuuring (ajas ja sageduses) organisatsioonilised omadused: protseduurid, personali kontaktid, tegevusalad, infovoogude elemendid - individuaalselt ja omavahel kombineerituna töötajate kategooriate, protseduuride liikide ja nende suundade kaupa (vastavalt uurimistöö tulemustele ja loogikale);

juhtide, töötajate ja osakondade vaheliste funktsionaalsete, informatiivsete, hierarhiliste, ajutiste, probleemsete suhete tegeliku struktuuri tuvastamine;

juhtide ja personali tööaja jaotuse struktuuri loomine seoses organisatsiooni funktsioonide, probleemide ja eesmärkidega;

peamiste organisatsiooni toimimise tehnoloogiate (infoprotsessid, sh dokumenteerimata) väljaselgitamine, nende eesmärgistamine võrreldes organisatsiooni deklareeritud eesmärkidega;

oma tegevuse spetsiifilisuse, sihtorientatsiooni ja tegeliku alluvuse poolest homogeensete töötajate rühmade tuvastamine, organisatsiooni struktuuri reaalse mudeli kujundamine ja selle võrdlemine deklareeritud mudeliga;

organisatsiooniliste suhete deklareeritud ja tegeliku struktuuri lahknevuse põhjuste väljaselgitamine.

Pidev tööaja "foto" on töötajate omaduste pidev jälgimine ja salvestamine tööprotsessis kogu tööpäeva jooksul. Sel juhul sisestatakse kuvatavad parameetrid järjestikku eelnevalt ettevalmistatud töölehel. Allpool on süsteemianalüütiku töölehe vorm:

Kohe pärast eksamiprotseduuri lõppu täiendatakse tabelit lisanäitajatega: tehnoloogiline haru, süsteemi funktsioon, subjekt, aspekt, emotsionaalne taust jne.

Osa näitajaid, need, mis on märgitud tärniga, täidetakse uuringu käigus, ülejäänud - pärast. Kirjete sisu on järgmine:

number (järjekorras);

agent (kontrollitava töötaja ametikoht);

aeg, mille jooksul protseduur tehti;

protseduur (elementaartoimingute kogumi sisu nimetus, mida ühendab konkreetse lahendatava probleemi ühisosa);

teave (teabe liikumise suund agendi ja vastaspoole vahel);

algatus (käesoleva menetluse alguse algataja);

vastaspool (subjektiga kokku puutuva töötaja positsioon);

suhtumine (peegeldab agendi ja vastaspoole alluvust, interaktsiooni vormi selles protseduuris);

probleem (lahendatava probleemi sõnaline kirjeldus).

Projektieelse küsitluse tulemus peaks ilmuma" Ettevõtete kiirküsitluse aruanne ", mille struktuur on toodud allpool.

Äriprotsesside skemaatiline lühikirjeldus, näiteks:

hangete ja varude haldamine;

tootmiskontroll;

müügijuhtimine;

finantsressursside juhtimine.

Automatiseerimise põhinõuded ja prioriteedid.

Kliendi vajalike ressursside hindamine projekti tagamiseks.

Uue hoone, rajatise või objekti rekonstrueerimise projekti loomisele eelneb tingimata mitmeid ettevalmistavaid meetmeid, mis võimaldavad võtta arvesse kõiki ehitise, maatüki ja tehniliste teenuste omadusi ja lähteandmeid. Eelprojekteerimise etapi algusetapp on projekteerimiseelne uuring, mis võimaldab projekteerimise ja tehniliste lahenduste edasiarendamise käigus täielikult järgida kehtiva SNiP ja määruste nõudeid, kõiki Kliendi tingimusi ja tema soove. Esialgsed sündmused sõltuvad sellest eskiiskavandi koosseis, projekti ja tehnilise dokumentatsiooni koostamise tähtajad ning töö keerukus.

Protseduuri omadused ja selle omadused

Projektieelne kontroll on spetsialiseeritud tööde kompleks erinevatel eesmärkidel objektide kogumiseks, töötlemiseks ja süsteemianalüüsiks. Kogutud andmete põhjal tekib ehitamise või rekonstrueerimise igakülgne põhjendus, nende teostatavus, võimalikud raskused ja probleemid. Küsitluse käigus kõige usaldusväärsema ja efektiivseima tulemuse saavutamiseks kasutatakse erinevat tüüpi kõrgtehnoloogilisi tööriistu ja seadmeid.

Spetsialistid esinemas uurimistöö peab omama eriharidust, omama ametlikke lubasid valitsusasutustelt ja SRO-süsteemi struktuuridelt.

Miks viiakse läbi projektieelne uuring:

1. Hinda objekti tegelikku seisukorda enne selle rekonstrueerimist, laiendamist, lõpetamist või kaasajastamist.
2. Projekti ja tehnilise dokumentatsiooni kadumise korral.
3. Projekti koostamisel vigu tehes.
4. Ehitusprotsessi käigus kohanduste tegemisel, mis ei kajastunud joonistel ja tegelikus töös.
5. Ehitiste ja insenervõrkude füüsilise ja vananemise hindamisel.

Täna sageli tellitud projekteerimiseelne dokumentatsioon investeeringueelses etapis eesmärgiga põhjendada finantsinvesteeringuid, nende teostatavust ja projekti süsteemset elluviimist.

Töö peamised etapid:

• Ettevalmistav etapp: Tellija soovide uurimine, vajaliku dokumentatsiooni ja muude andmete kogumine.
• Objektiga tutvumine, teenuste aja ja maksumuse kokkuleppimine, ürituste programmi koostamine ja tehnilise ülesande koostamine (detailne tehniline ülesanne).
• Objekti igakülgne visuaalne ja instrumentaalne kontroll.
• Saadud tulemuste analüüs ja vajalike arvutuste tegemine.
• Arvamuse koostamine objekti seisukorra kohta.

Kust tellida projektieelset küsitlust?

Mitmekesine ettevõte "Region" pakub üksikisikutele, ehitus- ja tellijaorganisatsioonidele, investeerimis- ja arendusettevõtetele täisteenuseid objektide, ehitusplatside, poolelioleva ehituse ja insenerisüsteemide eeluuringuks. Eelprojekteerimistööde aeg ja ideekavandi maksumus sõltub objekti ehituslikust keerukusest, tehtavate tööde mahust ja nende koosseisust, ehitusplatsi asukohast ning usaldusväärsete andmete olemasolust pinnaste, tehnotrasside ja kommunikatsioonide tegeliku seisukorra kohta.

Alustame artiklite sarja, mis on pühendatud elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisele ettevõttes. Esimese artikli teemaks on projektieelne küsitlus enne elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS) juurutamist.

Oletame, et organisatsiooni juhtkond on EDMS-i rakendamiseks küps. Mis järgmiseks? Milliseid samme peaks ettevõte astuma ja peaks võtma?

Lihtsaim viis on võtta kohe ühendust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi juurutava organisatsiooniga ehk võtta seisukoht "lahendame probleemid nii nagu need tulevad." Kuid lihtne meetod ei ole alati odavam. Esiteks peab kliendiorganisatsioon hindama EDMS-i rakendamise ulatust. Seetõttu peate enne selle algust asjade seisu analüüsima. Selleks on vaja uurida protsesse, mis automatiseeritakse ehk teisisõnu teha projekteerimiseelne uuring.

PROJEKTEERIMISEELNE KONTROLL ORGANISATSIOONI PERSPEKTIIVSEST

Rakendusorganisatsiooni seisukohast on projektieelne küsitlus täisväärtuslik esimene etapp mis tahes projekti elluviimisel. infosüsteem ja see sisaldub rakendusteenuse lepingus. Ja EDMS pole erand.

Sel juhul hõlmab eelprojekteerimine järgmist:

Organisatsioonis olemasoleva süsteemi diagnostika

kontoritöö;

Töö tegeliku seisu dokumentidega vastavuse analüüs organisatsiooni dokumentaalset tuge reguleerivatele siseeeskirjadele;

Dokumendivoogude ja kontoritöö optimeerimine;

Asjakohaste muudatuste sisseviimine sise-eeskirjadesse;

Riskide tuvastamine EDMSi rakendamisel;

Automatiseerimise piiride määramine, organisatsiooni olemasoleva IT infrastruktuuri audit, EDMS-i konkreetse IT-lahenduse pakkumine;

EDMS-i olemasolevasse IT-taristusse integreerimise töö hindamine.

Projektieelse uuringu tulemuseks on dokument "Funktsionaalsed nõuded" või "Uuringuaruanne" või projekt " Lähteülesanne"(Sõltub projekti keerukusest ja lepingutingimustest). Need dokumendid sisaldavad järgmisi uuringutulemusi:

Organisatsiooni uuritud äriprotsesside ja dokumendivoogude kirjeldus kontoritöö ja dokumentatsiooni toe osas;

Organisatsioonis kasutatavate dokumentide ja aruandlusvormide loetelu vaadeldavate protsesside süstematiseerimiseks;

Kasutaja rollide kirjeldus;

Organisatsioonis olemasoleva IT infrastruktuuri tehniline audit;

Organisatsiooni valmisoleku hindamine EDMS-i rakendamiseks;

Ettepanekud vaadeldavate äriprotsesside optimeerimiseks, arvestades EDMS-i rakendamist;

Projektiplaan (EDMS-i arendamine ja kohandamine, töötajate koolitus, EDMS-i piloottööstustegevus, EDMS-i tööstuslik käitamine) koos vajalike (inim- ja rahaliste) kulude hinnanguga;

Nõutavad seadmete spetsifikatsioonid;

Ettepanekud töötajate täiendõppe korraldamiseks.

Mõnikord pakuvad täitvad organisatsioonid projektieelse küsitluse läbiviimist tasuta. Seda tehakse organisatsiooni kui kliendi meelitamiseks,

seda praktiseeritakse aga harva.

Samuti pakuvad mõned täidesaatvad organisatsioonid programmi demoversiooni töötamiseks tasuta (reeglina kuuks ajaks). See võimaldab teil programmiga harjuda, hinnata kõiki selle plusse ja miinuseid ning harjuda liidesega.

PROJEKTEERIMISEELNE KONTROLL ORGANISATSIOONI-KLIENDI PUUNAST

Kliendiorganisatsiooni seisukohalt on projektieelne uuring audit: juhtimise dokumentaalse toetamise protsesside analüüs, et mõista hetkeolukorda ja selgitada välja hetked, mis on dokumendivoo juhtimise seisukohalt kõige problemaatilisemad. . Kliendiorganisatsioonil on mitmel põhjusel täiesti raske sellist täiemahulist uuringut iseseisvalt läbi viia. Esiteks kogemuste ja info puudumise tõttu, kuidas täpselt selline küsitlus läbi viiakse. Tekib mõistlik küsimus: kui see on nii raske, siis milleks ratast uuesti leiutada? Kas pole lihtsam kohe rakendusorganisatsiooniga ühendust võtta? See on võimalik, kuid lihtsam ei tähenda odavamat ...

Mõelgem, mida annab dokumentatsiooni tugiprotsesside uuring kliendiorganisatsioonile.

■ Eesmärkide sõnastamine EDMSi rakendamiseks.

■ ülesannete ja funktsioonide määramine, mida EDHS peab tulevikus täitma (rakenduspiiride määramine). Tihtipeale hakkab kliendiorganisatsioon selgete eesmärkide ja eesmärkide asemel üles lugema EDMS-i juurutamise kaudu lahendamist vajavaid probleeme. Kuid need pole samad asjad. Seetõttu peab organisatsioon selgelt aru saama, mida ta EDMS-i rakendamisega lõpuks saada soovib, ning seadma teostavale organisatsioonile konkreetsed ülesanded.

■ Organisatsiooni tegeliku elupildi hindamine (selle organisatsiooniline struktuur, funktsioonid, osakondade koostoime jne). Selle võimaluse annab organisatsioonisiseste regulatiivsete dokumentide analüüs nende praktikas rakendamise osas. Sätete analüüsi käigus struktuuriüksused, ametijuhendid, suhtluseeskirjad, huvitavad faktid on selgitamisel. Näiteks võib selguda, et teatud töötajate ametijuhendid on lootusetult vananenud või puuduvad üldse. Ja struktuuriüksused ei täida oma ülesandeid või, vastupidi, ei täida neid, mis on kohustatud jne.

■ Olemasolevate dokumenteerimisprotsesside kirjeldus... Ka siin võib üllatusi tulla palju.

■ Oskus optimeerida uuritavaid ja kirjeldatud äriprotsesse... Kui vajalik. Pärast sellist analüüsi võib osutuda vajalikuks sise-eeskirja uuendamine.

■ Hinne omavahendid(inimlik ja tehniline)... Enne süsteemi juurutamist tuleb aru saada, kui palju projekti elluviimises osalemist spetsialistidelt nõutakse ja kui valmis nad on. Kui räägime teostavatest spetsialistidest, siis piisab neile juhiste andmisest. Kuid juhtidega on olukord palju keerulisem. Juhtkonna osalemine EDMS-i rakendamises tuleks läbi arutada juba enne protsessi algust. Samuti ei ole üleliigne oma IT-infrastruktuuri analüüsimine, et teada saada, kas arvuteid on piisavalt, kas need on aegunud. tarkvara jne.

■ Riskide tuvastamine ja nende ületamise viisid EDMS-i juurutamisel... Riskide tuvastamine enne süsteemi juurutamist aitab neid minimeerida. Mis need riskid on? Midagi:

Vajalike regulatiivsete dokumentide puudumise või ebaolulisuse oht;

Ebapiisava oht tehnoloogilised seadmed organisatsioonid;

Vale tegemise oht rahaline hinnang EDMS-i juurutamine ja tugi jne.

KUIDAS ISE PROJEKTEERIMISEELNE ÜLEVAATUST TEHA

■ 1. etapp: määrake projektijuht... Projektijuht peab mõistma töövoo küsimusi ja omama häid teadmisi organisatsiooni IT-infrastruktuurist. Mitte igas organisatsioonis pole nendele nõuetele vastavat spetsialisti, seetõttu juhib projekti enamasti kaks töötajat - büroojuhataja ja IT-direktor.

■ 2. etapp: analüüsige reguleeriv raamistik ... Selles etapis on vaja uurida kohalikku määrused dokumentatsiooni toetamise osas. See ei puuduta ainult paberimajanduse juhiseid. Samuti peate tutvuma siseeeskirjadega lepingute haldamise, raamatupidamisdokumentide ringluse jms osas.

■ 3. etapp: intervjuude läbiviimine... Intervjuu läbiviimiseks on vaja määrata vastajate ring. Sellele aitab kaasa kohalike regulatiivsete dokumentide uurimine. Vastajate nimekirjas võivad olla näiteks struktuuriüksuste juhid, nende asetäitjad ja potentsiaalsed EDMSi võtmekasutajad (vastutavad spetsialistid

dokumentide koostamiseks, kinnitamiseks jne). Intervjuu jaoks tuleb koostada küsimuste nimekiri (vt Näide).

Büroojuhataja ankeedi küsimuste loetelu ja ligikaudsed vastused neile

1 . Kirjeldage oma struktuuriüksuse poolt täidetavaid funktsioone.

Töö korraldamine jooksva kontoritöö dokumentide, sealhulgas juhtkonna korralduste ja korralduste registreerimisel, arvestusel, säilitamisel ja vastavatele struktuuriüksustele üleandmisel, samuti töö asjade vormistamisel ja nende hoiuleandmisel.

Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse õigeaegse töötlemise, sihtkohta toimetamise tagamine.

Kontroll dokumentide vormistamise tähtaegade ja nende korrektse täitmise üle.

Bürootöö läbiviimise juhendite väljatöötamine ja rakendamine.

Osakondade kontoritöö korralduse metoodiline juhtimine.

Juhtumite õige vormistamise, säilitamise ja õigeaegse arhiivi toimetamise kontroll.

Välise ja sisemise dokumendivoo pakkumine.

Osalemine juhtkonna poolt kokku kutsutavate koosolekute ettevalmistamises ja nende pidamise korraldamises.

Dokumentidele juurdepääsuks kehtestatud režiimi tagamine.

Uute meetodite ja vahendite juurutamine dokumentidega töötamiseks.

2 . Kirjeldage üksuse struktuuri ja kvantitatiivset koostist.

Sekretariaat - 4;

ekspeditsioon - 1;

vastuvõturuum - 2;

arhiiv - 2.

3. Milliseid funktsioone te vahetult täidate?

Kontori juhtimine.

4. Kui suur on praegune töövoo maht osakonnas (dokumentide arv päevas, nende maht lehekülgedes või MB). Mida arvate, milline on dokumentide maht järgmisel aastal (kasv või vähenemine)?

Sissetulevad dokumendid - 14 000 kirjet;

väljaminevad dokumendid - 13 500 kirjet;

sisedokumendid - 4 tk.

Suure tõenäosusega töövoo maht järgmisel aastal ei muutu.

5. Kas kasutate praegu oma osakonnas infosüsteeme jooksvate ülesannete automatiseerimiseks? Kui jah, siis milline? Milliseid funktsioone selles täidetakse?

6. Loetlege kehtivad organisatsiooni, divisjoni dokumentaalset toetamist reguleerivad normdokumendid (bürootöö juhised, ametijuhendid, tööeeskirjad jne). Milliseid neist kasutate oma töös ja milliseid peate ebaoluliseks?

Organisatsiooni standard:

Haldusdokumendid. Tellimused ja juhised. Väljatöötamise, kinnitamise, allkirjastamise, registreerimise ja tühistamise kord.

Sissetulevad dokumendid. Vastuvõtmise, läbivaatamise, täitmiseks üleandmise ja operatiivhoiustamise kord.

Väljaminevad dokumendid. Ettevalmistamise, kinnitamise, allkirjastamise, registreerimise ja väljasaatmise kord.

Juhtumite nomenklatuur. Organisatsiooni dokumentide säilitamine, kasutamine ja hävitamine.

7. Kas suhtlemine ettevõtte teiste osakondadega on reguleeritud?

Koostöö kõigi struktuuriüksustega, välja arvatud haldus- ja majandusosakond (AXO), on reguleeritud ettevõtte sisemiste normatiivdokumentidega. Suhtlemine AXO-ga ei ole reguleeritud (kulleriga seotud taotlused, avaldused kirjavahetuse saatmiseks kiirpostiga jne).

8. Milliseid funktsioone peaks teie arvates EDMS täitma?

Dokumendihaldus sisse elektroonilisel kujul... Erinevate dokumentide loomine ja säilitamine elektroonilisel kujul (MS Wordis, MS Excelis, MS Visios); dokumentide otsimine; dokumentide versioonide säilitamine; dokumentide struktureerimine kaustade kaupa; dokumentidele juurdepääsuõiguste määramine; dokumentidega töötamise ajalugu.

Dokumentatsiooni tugiprotsesside juhtimine. Dokumentide kinnitamise ja töötlemise protsesside toetamine kõikides etappides; korralduste andmine ja nende täitmise kontroll.

Paberdokumentide registreerimine; kohtuasjade nomenklatuuri säilitamine; paberdokumentide asukoha kontroll.

Lepingu haldamine. Lepingute läbirääkimiste ja registreerimise protsessi korraldamine.

Koosolekute juhtimine. Koosolekute ettevalmistamise ja läbiviimise korraldamine (koha ja aja kooskõlastamine, osalejate koosseis, päevakord); protokolli koostamine ja levitamine; kontroll koosolekutel tehtud otsuste täitmise üle.

9. Loetlege, mis tüüpi töid te igat tüüpi dokumentidega teete.

Sissetulevad dokumendid (organisatsiooni saabunud dokumendid):

. vastuvõtt ja töötlemine;

. juhipoolne kaalumine (resolutsioon);

. registreerimine;

. hukkamine;

. täitmise kontroll;

. praegune ladustamine ja kasutamine;

. üleandmine arhiivihoidlasse.

Väljaminevad dokumendid (organisatsioonis loodud ja organisatsiooni tütarettevõtetele ja sõltuvatele ettevõtetele, kolmandatest isikutest organisatsioonidele või üksikisikutele saadetud dokumendid):

. projekti koostamine;

. dokumendi eelnõu kinnitamine;

.

. allkirjastamine;

. heakskiit (vajadusel);

. kirjavahetuse registreerimine;

. dokumendi saatmine adressaadile;

. asjasse teise koopia esitamine.

Sisedokumendid (tellimus, tellimus, memo, seletuskiri, seletuskiri, avaldus):

. dokumendi kavandi koostamine;

. projekti kinnitamine;

. kujunduse õigsuse kontrollimine;

. allkirjastamine;

. registreerimine;

. dokumendi üleandmine esitajatele;

. dokumendi täitmine;

. kontroll dokumendi täitmise üle;

. vormistatud dokumendi esitamine asjasse.

10. Kirjeldada saabuvate dokumentide töötlemise ja registreerimise edastamise korda.

Kogu sissetulev kirjavahetus võetakse vastu ja registreeritakse kontoris.

"Isiklikult" märgitud kirjavahetus antakse adressaadile või tema volitatud esindajale üle isiklikult. "Konfidentsiaalseks" märgitud kirjavahetust töötleb isik, kes vastutab konfidentsiaalsete dokumentide pidamise eest.

Saabunud kirjavahetuse ümbrikud säilitatakse ja lisatakse dokumentidele juhtudel, kui ümbrikul olev kalendritempel peaks olema selle dokumendi saatmise või vastuvõtmise aja kinnituseks või kui saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule. Kindlasti hoidke alles ümbrikke nõudekirjadega, samuti kodanike pöördumistega.

Sissetulevate dokumentide registreerimise kord

Kõik organisatsiooni juhtkonnale adresseeritud dokumendid kuuluvad registreerimisele (välja arvatud registreerimata dokumentide ligikaudses loendis sisalduvad dokumendid).

Saadud dokumendid tembeldatakse registreerimistempliga, millel on märgitud kättesaamise kuupäev, saabuva järjekorranumber. Kui dokumendil on manus, tehakse selle kohta sissetuleva numbri juurde märge. Tempel asetatakse dokumendi esimese lehe esiküljele paremasse alumisse nurka.

Seerianumbrid kantakse seerianumbrite registreerimispäevikusse.

Registreerimisele mittekuuluvad dokumendid lüüakse templiga ja märgitakse vaid dokumendi kättesaamise kuupäev.

Registreerimisel tuleb järgida ühekordse kande põhimõtet: iga dokument registreeritakse büroos ainult üks kord.

11. Kirjeldada saabuvate dokumentide haldamise ja otsuste andmise korda.

Juhataja läbivaatamist vajavad dokumendid antakse talle üle pärast registreerimist.

Vajadusel valib sekretär välja lisamaterjalid (lepingud, kirjad, aktid jne) ja annab need koos saabunud dokumentidega üle juhatajale.

Dokumendi juhi otsus kajastub resolutsioonis.

Otsuses määratakse täitja, nähakse ette, mida ja mis kuupäevaks ta peab tegema, seejärel kinnitatakse kuupäev ja juhi allkiri.

Pärast juhatajalt dokumentide kättesaamist kannab sekretär resolutsiooni andmed sissetuleva kirjavahetuse registrisse.

Pärast seda antakse dokument üle resolutsioonis märgitud töövõtjale.

Dokumendid, mis on vormistatud mitme osakonna poolt, edastatakse neile ükshaaval või samaaegselt koopiatena (kasutades valguskoopiat).

12. Kirjeldada dokumentide kontrollimiseks esitamise korda.

Pärast otsuse läbivaatamist ja kehtestamist juhi poolt (resolutsioonis on kirjas täitja nimi, tellimuse sisu, täitmise tähtaeg, allkiri ja kuupäev), mis võib olla aluseks dokumendi kontrollile võtmisele, esitatakse dokument. antakse esitajale üle saabuvate dokumentide registrisse laekumise vastu koos esitaja poolt laekumise kuupäevaga.

Kui resolutsioonis on märgitud mitu esitajat, eemaldatakse dokumendist täiendavad koopiad.

Dokumendi originaal saadetakse esmalt resolutsioonis märgitud esitajale.

Dokumendi saatmisel mitmele esitajale kannab vastutust materjali koostamise eest resolutsioonis märgitud esitaja esimesena (vastutav esitaja). Ülejäänud esinejad (kaasesinejad) on kohustatud esitama vastutavale esitajale vajalikud materjalid temaga kokkulepitud aja jooksul.

Tulemusaruande peavad kinnitama kõik resolutsioonis loetletud esinejad.

13. Kirjeldada dokumentide täitmise kontrollimise protsessi, täitmiseks saadud dokumentide fikseerimise korda, dokumentide kontrolli alt kõrvaldamise korda.

a) Milliste dokumentide (korralduste) täitmine kuulub kohustusliku kontrolli alla?

. Haldusdokumendid (korraldused, juhised);

. konkreetseid tööjuhendeid sisaldavad dokumendid (protokollid, kirjad, memod, plaanid jne).

nendega ja täitmistingimused; vastuse ettevalmistamise nõudmine, sündmuste korraldamine, aruanne jne;

. väljaantud otsustes sisalduvad juhised (sh elektroonilisel kujul) käsitletavate dokumentide (kirjade jms) kohta;

. eraldiseisev, mitte seotud ühegi dokumendiga, juhi juhised, dokumenteeritud (sh elektroonilisel kujul).

b) Millistel juhtudel loetakse dokumendid (korraldused) täidetuks?

. Nende kohta koostatud lõplikke dokumente ei tagastata läbivaatamiseks ja nende kohta tehti asjakohane otsus;

. Lõpetatud juhendi alusel koostatud dokumentide kavandite kooskõlastamine ja allkirjastamine.

. dokumendi (korralduse) alusel koostatud väljaminevad kirjad registreeritakse ja saadetakse;

. lepingudokumendid registreeritakse;

. juht, kelle ülesannete hulka kuulub korralduste täitmise jälgimine (kontrolör), kinnitab nende täitmist nendes tõstatatud küsimuste sisuliselt.

c) Millised on vastutava täitja ja kaastäitjate õigused?

. Anda korraldusi oma vahetutele alluvatele ja kontrollida nende poolt juhiste täitmist;

. nõuda töötajatelt dokumendi (korralduse) täitmiseks vajalikku teavet;

. määrab dokumendi (tellimuse) täitmise korra (sealhulgas korralduse täitmiseks materjalide koostamise ja kokkuleppimise korra, kaastäitjate korralduse täitmise töös osalemise aja ja vormi);

. koordineerida kaastäitjate tööd;

. kutsuda kokku kaastäitjad kollegiaalse arutelu läbiviimiseks ja dokumendi (korralduse) täitmisega seotud küsimuste lahendamiseks;

. teeb põhjendatud otsuse kaastäitjate esitatud ettepanekute ja kommentaaride lõppdokumendi eelnõusse arvamise või sellest keeldumise kohta;

. koostab ettepanekud dokumentide (tellimuste) täitmise tähtaja pikendamiseks, näidates ära tähtaja pikendamise objektiivsed põhjused ja kavandatava täitmise kuupäeva.

d) Mille eest vastutab töövõtja?

. Koostamise kvaliteet (lõppdokumendi koostamisel kasutatud teabe täielikkus ja usaldusväärsus), dokumendi (tellimuse) täitmiseks koostatud dokumentide vormistamise korrektsus;

. aastal kaastäitjate ja koordineerivate isikute (organisatsioonide) kommentaaride ja ettepanekute kajastamise täielikkus ja korrektsus. uus väljaanne dokument (tellimus);

. dokumendi (korralduse) täitmiseks kehtestatud tähtaegadest kinnipidamine;

. originaaldokumendi ohutus (kui originaaldokument sellele üle kantakse).

e) Millised on dokumentide (tellimuste) täitmise tähtajad?

Dokumendis või korralduses (resolutsioonis) määratakse reeglina selle täitmise tähtaeg (kalendrikuupäev).

Kui otsuse tekstis on kuupäeva või ajaperioodi asemel termini määratlus sõnalises väljenduses, tuleb korraldus täita sobiva aja jooksul:

. "Väga kiire", "kohe" - ühe tööpäeva jooksul;

. "Kiiresti" - mitte rohkem kui kolm tööpäeva;

. "Kohe" - 10 tööpäeva jooksul.

Kui korralduse täitmise tähtaega ei ole määratud, tuleb korraldus täita kuni 30 kalendripäeva jooksul või vastavalt korralduse (resolutsiooni) dokumendis märgitud tähtajale.

f) Millised on vastutava töötleja õigused?

. Nõuda teavet dokumendi (tellimuse) täitmise edenemise kohta;

. tagastama läbivaatamiseks dokumendid, mis on koostatud rikkudes organisatsiooni kohalike eeskirjade nõudeid;

. eemaldada dokumendid (tellimused) kontrolli alt.

14. Kirjeldage väljaminevate dokumentide registreerimise ja edastamise menetlemise korda.

Samal päeval juhtkonna poolt allkirjastatud dokumendid tuleb üle anda büroole registreerimiseks ja ärasaatmiseks.

Enne saatmiseks vastuvõetud dokumendi registreerimist kontrollitakse selle täitmise õigsust:

. vormi elementide olemasolu, allkiri, kuupäev, nõutavad viisad ja teave töövõtja kohta;

. teksti pealkirja olemasolu, dokumendi number ja kuupäev, millele vastus antakse;

. saaja aadressi õigsus;

. dokumendis märgitud lisade olemasolu, samuti väljamineva dokumendi koostamise aluseks olnud materjalide olemasolu (kui see on vastus sissetulevale kirjale);

. pitseri olemasolu juhtudel, kui see on vajalik.

Ebaõigesti vormistatud dokumendid tagastatakse esitajatele.

Kui dokument saadetakse mitmele aadressile, annab töövõtja allkirjastatud kirjast nii palju eksemplare, kui on vaja kõikidele adressaatidele saata, ja ühe eksemplari.

Pärast kujunduse kontrollimist registreeritakse dokument ajakirjas ja kõikidele järjekorras olevatele eksemplaridele kantakse väljaminev number.

Väljaminev number koosneb vastuse koostanud struktuuriüksuse indeksist, juhtumi numbrist vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile ja järjekorranumbrist.

Väljamineva dokumendi eksemplarile kantakse ülemisse vasakusse nurka registreerimist tõendav tempel.

Kirjavahetus edastatakse postkontorisse või toimetatakse kohale kullerite abil.

Samal päeval saadetud dokumentide kinnitatud ärakirjad antakse asjassepuutumiseks üle asjaomastele osakondadele täitjatele.

15. Kirjeldage korralduse (juhendi) väljatöötamise korda.

Enne allkirjastamiseks esitamist kinnitavad korralduse (määruse) eelnõud peadirektori asetäitjad tegevusaladel, õigusosakonna juhataja ja teiste huvitatud struktuuriüksuste juhid.

Dokumendi eelnõu kooskõlastamisel kontrollivad juristid selle vastavust kehtivatele õigusaktidele, samuti viidete õigsust normatiivdokumentidele.

Viisad kinnitatakse esialgse tellimuse viimase lehe tagaküljele.

Märkused korralduse eelnõu kohta märgitakse viimase lehe tagaküljele või eraldi lehele, mille kohta tehakse eelnõule vastav märge.

Kui täitja teeb parandusi ja täiendusi, tuleks korralduse eelnõu kooskõlastada kõigiga, kes dokumendile varem alla kirjutasid.

Allkirjastamise päeval juhtkonna poolt allkirjastatud korraldused edastatakse büroosse registreerimiseks spetsiaalses ajakirjas ja paljundamiseks.

Tellimusi väljastatakse rangelt piiratud eksemplarides ja saadetakse ainult neile struktuuriüksustele, kes neid vajavad.

Dokumendi tiraaži ja jaotamise õigsuse kindlaksmääramise eest vastutavad korralduse koostanud struktuuriüksuste juhid.

Personali tellimuste eelnõud koostab personaliosakond.

Personalitellimuste puhul märgitakse kinnitusviisad dokumendi esiküljele rekvisiidi "Allkiri" alla.

Personalitellimused on registreeritud, muudest tellimustest eraldi vormistatud ümbristeks ja iseseisva numeratsiooniga: registreerimisnumbrile lisatakse indeks "k".

Põhitegevuse tellimuste originaale hoitakse kontoris ja personali tellimusi - personaliosakonna personaliosakonnas.

Lapsendamine juhtimisotsused ja otsused ise on dokumenteeritud juhtkonnaga peetud tootmiskoosolekute protokollidega.

16. Kuidas on teie arvates vajalik muuta dokumentidega töötamise korda?

Organisatsioonil puudub kohalik dokument, mis reguleeriks dokumentide (tellimuste) täitmise protsessi ja kontrolli. Protsess ei hõlma kontorit, kuid kontroll dokumentide (tellimuste) täitmise üle on üks selle funktsioone.

17. Milliseid arvestuse ja dokumentide registreerimise vorme organisatsioonis kasutatakse?

18. Milline on toimikute ettevalmistamise kord arhiivihoidlasse üleandmiseks?

Enne asjade arhiivi üleandmist tehakse dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis.

Dokumentide väärtuse ekspertiisi viib läbi organisatsiooni (EK) alaline ekspertkomisjon.

EK koosseis kinnitatakse peadirektori korraldusega.

Oma töös juhindub EÜ 22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadusest nr 125-FZ "Arhiveerimise kohta aastal Venemaa Föderatsioon", Organisatsioonide arhiivide põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 06.02.2002 otsusega), Rosarkhivi regulatiivsed ja metoodilised dokumendid.

Organisatsiooni EK täidab järgmisi ülesandeid:

. vaatab läbi organisatsiooni struktuurijaotuste juhtumite nomenklatuuride eelnõud;

. korraldab iga-aastase dokumentide valiku säilitamiseks ja hävitamiseks;

. arvestab inventuuri püsihoiukastide, personalikohvrite ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise jaoks;

. vaatab läbi ja kiidab heaks aktid selliste juhtumite hävitamiseks eraldamise kohta, mida ei ole vaja täiendavalt säilitada;

. kaalub ettepanekuid kehtivate säilitustähtaegadega dokumentaalmaterjalide loeteludega kehtestatud teatud kategooriate dokumentide säilitustähtaegade muutmise kohta ja teeb otsused nende ettepanekute esitamise kohta arhiiviasutusele;

. osaleb dokumentide loetelude, kohtuasjade tüüp- ja umbkaudsete nomenklatuuride jms koostamisel ja läbivaatamisel õppevahendid bürootöö ja organisatsiooni arhiivi töö kohta.

EK liikmed kontrollivad teiste spetsialistide osalusel inventuuride, aktide ja dokumentide vaatamisega, kui korrektselt toimus dokumentide valik säilitamiseks ja hävitamiseks. Dokumentide otsevalikut teostavad arvestuse pidamise eest vastutavate struktuuriüksuste töötajad ja arhiivi töötajad.

Dokumentide ja juhtumite valik hävitamiseks vormistatakse aktiga. Aktid vaatab läbi EK, allkirjastavad selle esimees ja liikmed ning kinnitab organisatsiooni juhtkond.

Juhtumite üleandmine organisatsiooni keskarhiivi.

Püsiva ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitusaja failid kantakse organisatsiooni arhiivi mitte varem kui aasta pärast nende jooksva kontoritöö lõpetamist. Ajutise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) juhtumite arhiivi üleandmine toimub juhtkonna äranägemisel ja arvestades arhiivi töömahu määra.

Arhiiv võtab dokumente säilitamiseks tarnenimekirjade alusel eraldi alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks kahes eksemplaris.

Kui mõne struktuuriüksuse jaoks on jooksvaks tööks vaja üksikjuhtumeid, vormistab arhiiv talle nende juhtumite väljastamise ajutiseks kasutamiseks.

Arhiivitöötaja annab allkirja kohtuasjade vastuvõtmise kohta kõikidele tarnelehtede eksemplaridele, märkides vastuvõtmise kuupäeva ja vastuvõetud juhtumite arvu.

Varude üks eksemplar tagastatakse saatjale, ülejäänud jäävad organisatsiooni arhiivi.

Organisatsiooni struktuuriüksuste töötajatele ajutiseks kasutamiseks mõeldud juhtumite väljastamine toimub erisoovi alusel.

Juhtumite väljastamine vormistatakse organisatsiooni töötaja kviitungiga ja vastava kannega raamatupidamisraamatusse juhtumite arhiivist väljastamise kohta.

Juhtumid väljastatakse perioodiks, mis ei ületa ühte kuud. Arhiivi poolt ajutiseks kasutamiseks väljastatud dokumentide õigeaegse tagastamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad.

Ametiaasta jooksul täidetakse ametivajaduse korral väljastatud toimikule asenduskaart. Sellel on märgitud struktuuriüksus, asja number, väljastamise kuupäev, kellele asi väljastati, tagastamise kuupäev ning on toodud asja vastuvõtmise ja vastuvõtmise kviitungite veerud.

19. Andke osakonna asjaajamise nomenklatuuri vorm ja kirjeldage dokumentide säilitamise korraldust osakonnas.

Organisatsiooni struktuuriüksustes töötatakse igal aastal välja juhtumite nomenklatuurid ettenähtud kujul.

Need koostab kontoritöö eest vastutav isik, kaasates spetsialiste.

Struktuuriüksuste juhtumite nomenklatuuri alusel koostab büroo organisatsiooni asjade koondnomenklatuuri.

Struktuuriüksuse kohtuasjade nomenklatuur sisaldab kõiki üksuse tegevuses tekkivaid juhtumeid ja dokumente, samuti kõiki viitekaarte, päevikuid ja muid raamatupidamise blankette.

Kõikidel juhtudel peab olema indeks, mis koosneb tavapärasest struktuuriüksuse digitaalsest tähistusest ja juhtumi nomenklatuurijärgsest seerianumbrist.

Nomenklatuur sisaldab juhtumite nimetusi (pealkirju).

Asja pealkirja koostamisel märgitakse lisaks teema nimetusele (teema, küsimus) algatatud asja liik (materjalid, kirjavahetus jne), sündmuste toimumise kuupäevad, andmed korrespondentidele tehakse märge selle kohta, kas dokument on originaal või koopia jne jne.

Juhtumite säilitusajad ja artiklinumbrid märgitakse vastavalt Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud vormiliste haldusarhiividokumentide loetelule, märkides ära säilitustähtajad (kinnitatud Kultuuriministeeriumi korraldusega. Venemaa 25.08.2010 nr 558).

Nimekirjas nimetamata juhtumite säilitustähtajad kehtestavad struktuuriüksuste spetsialistid koos keskarhiiviga.

Juhtumid, mis moodustati ametiaastal ja ei kuulunud kohtuasjade nomenklatuuri, lisatakse täiendavalt selle vastavasse jaotisesse.

Asjade nomenklatuur vaadatakse igal aastal üle: täpsustatakse asjade päid ja säilitustähtaegu, tutvustatakse uusi aasta jooksul algatatud juhtumeid.

Struktuuriüksuse jooksev (lõpetamata töö) kantakse üle järgmise aasta asjade nomenklatuuri, säilitades algse arvestuse registri.

Aasta lõpus, kohtuasjade nomenklatuuri lõpus, tehakse lõplik arvestus kategooriate ja algatatud asjade arvu kohta, eraldi püsivate, pikaajaliste (üle 10 aasta) ja ajutiste (kuni 10 aastat kaasa arvatud) kohta. ) säilitusajad. Lõppkirje kinnitatakse ja see teave edastatakse arhiivi.

Juhtumid praeguses kontoritöös vormistatakse vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile.

Kõik dokumendid koondatakse juhtumitesse ja säilitatakse enne arhiivi üleandmist organisatsiooni struktuuriüksustes.

Asjasse kantakse ainult vormistatud dokumendid. Töövõtja kannab vormistatud dokumendid maha "Juhul nr ____", kinnitades sellega, et kirjas tõstatatud küsimus on lahendatud.

Asjas esitatud dokumentide koopiad on kinnitatud.

Täidetud dokumendid kantakse asjasse küsimuste lahendamise järjekorras kronoloogias, tähestikus, indekseerimises (numeratsioonis) ning vastusdokument peab järgnema nõudedokumendile.

Ühe asjaajamise aasta dokumendid rühmitatakse kohtuasjadesse, välja arvatud ülekantavad juhtumid, mille vormistamisperiood on pikk, üle ühe aasta (näiteks pikaajalised plaanid, isiklikud failid jne).

Igas karbis ei tohi olla rohkem kui 250 lehte (ümbrise paksus 30-40 mm). Suure dokumendimahu puhul viiakse läbi kas kompleksi kronoloogiline jaotamine iseseisvateks kaasusteks või küsimuse jagamine alaküsimusteks.

Dokumentide väljavõtmine jooksva bürootöö toimikutest toimub struktuuriüksuse juhtkonna loal. Toimikutest väljastatakse dokumendid kviitungi vastu asenduskaardil, mida hoiab kantselei töötaja.

Bürootöö läbiviimise eest vastutavad isikud tagavad raamatupidamise ja dokumentide säilimise. Pärast kontoritöö lõpetamist on dokumentide väljavõtmine püsivalt säilitatavatest toimikutest keelatud.

20. Kas on vaja koostada dokumentidega töö ajalugu, jälgida edenemist ja kinnitamise protsessi?

21. Kas teil esineb sageli võrguressursside (jagatud draivid, printerid) kättesaamatust?

Jah. Avariid esineb igakuiselt.

22. Kas ütleksite, et teie arvuti on aeglane ja kõvakettal napib sageli ruumi?

23. Kas teil esineb e-postiga töötades sageli tõrkeid?

Väga harva.

Intervjuu tulemuste töötlemise lihtsustamiseks võib need esitada järgmiselt:

■ 4. etapp: viige läbi uuring... Küsitlus viiakse läbi selleks, et saada täpsemat teavet organisatsiooni dokumendivoo kohta. Lisaks võimaldab konfidentsiaalne küsimustik välja selgitada töötajate tõelise suhtumise EDMS-i rakendamise projekti. Küsimustiku küsimuste näidisloend võib välja näha järgmine:

Teie suhtumine EDMS-i rakendamisse (positiivne, negatiivne, ambivalentne jne).

Millised põhjused võivad Teie hinnangul takistada EDMSi rakendamist (projektide väga kitsad tähtajad, töötajate soovimatus EDMS-is töötada, töötajate ebapiisav kvalifikatsioon jne)?

Mida ootate EDMS-i rakendamiselt (kulude vähendamine, dokumentide kinnitamiseks kuluva aja lühendamine, tellimuste täitmise kontrolli taseme tõstmine)?

Milline on teie hinnangul organisatsioonis dokumentide turvalisuse tagamise tase (kõrge, keskmine, madal)?

Kui palju aega kulutate vajaliku dokumendi otsimisele?

Milline on teie hinnangul organisatsioonis vajaliku info otsimise kiirus (kõrge, rahuldav, madal)?

Kui palju aega kulub dokumentide kinnitamisele? (Täpsustage igat tüüpi kokkulepitud dokumente.)

Uuringu tulemused saab esitada Exceli tabelis (tabel 2) ja seejärel nende andmete põhjal selguse huvides diagramme koostada.

EDMS-I RAKENDUS- JA OMADUSKULU

Paljud organisatsioonid, kes keskenduvad EDMS-i rakendamise kuludele, jätavad tähelepanuta EDMS-i omamise kogukulud.

Üks EDMS-i valiku kriteeriume peaks olema omamiskulu. Potentsiaalsed rakendusorganisatsioonid võivad nõudmisel esitada vajalikud andmed (vähemalt rakendamise ja hoolduse arvutused). Omamiskulu koosneb kapitali- ja tegevuskuludest.

Rakendamise hinnanguline kapitalikulu (CAPEX) võib välja näha järgmine:

Varustus (vajadusel nt võimsam server, arvuti lisaost): 300 000 rubla;

Juurutatava tarkvara litsentsid (serveri- ja kliendilitsentsid): 400 000 rubla;

Töö (konsultantide tööjõukulud): 1 500 000 rubla.

Kokku: 2 200 000 rubla.

Mis puudutab tegevuskulusid (OPEX), siis need võivad olla järgmised:

Uute kasutajate koolitamine süsteemiga töötamiseks: 100 000 rubla;

Infosüsteemi hooldus (aastas): 500 000 RUB;

Kasutaja tehniline tugi (aastas): 200 000 rubla.

Kokku: 800 000 rubla. aastal.

Näidetes on toodud kulude ligikaudne maksumus, kuid see võimaldab ka määrata, et EDMS-i tegevuskulud võivad moodustada kuni 40% rakenduskuludest.

Seetõttu peate EDMS-i valimisel pöörama tähelepanu litsentside maksumusele, uute kasutajate koolitamise võimalusele, hoolduse ja toe maksumusele.

Saate ise välja õpetada ühe või kaks spetsialisti. Ja kui neid on kümme ja isegi erinevatest struktuuriüksustest, siis täidavad nad EDMS-is erinevaid ülesandeid ... Sel juhul võib osutuda vajalikuks läbi viia koolitust teostava organisatsiooni spetsialistide poolt. Mis puudutab hooldust ja tehnilist tuge, siis reeglina pakuvad rakendusorganisatsioonid mitmeid võimalusi.

Ei tasu valida kohe kõige odavamat eskortpakkumist – see võib lõpuks kalliks minna. On vaja analüüsida kõiki tingimusi, nimelt: taotlusele reageerimise aeg (see võib olla 24 tundi, 36 tundi jne), tõrkeotsingu aeg (3-5 tööpäeva) jne.

MILLAL ON PAREM SED-I RAKENDAMIST EDASI LÜKKADA

Praktikas tuleb ette olukordi, kus EDMS-i rakendamisega on parem mitte kiirustada ja esmalt teha organisatsioonilisi muudatusi, optimeerida dokumentidega töötamise protsesse jne.

Parem on EDMS-i rakendamine edasi lükata juhtudel, kui:

Rakendamise initsiatiiv ei tule mitte tippjuhtkonnalt, vaid struktuuriüksuste juhtidelt;

Organisatsioonis kaos protsesside reguleerimise seisukohalt (automatiseeritud kaos ei lakka olemast kaos);

Töötajad "mässavad" ühel või teisel põhjusel EDMS-i kasutuselevõtu vastu ("tööd on palju, inimesi on vähe ja siis on sissejuhatus").

KOKKUVÕTE

1. Projektieelne kontroll enne EDMS-i juurutamist on kohustuslik ja tegelikult on see töövoo audit.

2. Tehke omal käel projektieelne küsitlus, pöörduge kohe teostava organisatsiooni teenuste poole või tehke mõlemat - see on kliendiorganisatsiooni enda otsustada.

3. Projektieelne uuring võimaldab hinnata organisatsiooni valmisolekut EDMS-i juurutamiseks ning vähendada edaspidi aja- ja finantskulusid projekti elluviimisel.

4. Mõnikord on parem EDMS-i rakendamine edasi lükata ja teha organisatsioonilisi muudatusi, optimeerida dokumentidega töötamise protsesse jne.

Praegu toimub kiire areng ja rakendamine infotehnoloogiad mitte ainult valitsusasutustes, vaid ka paljudes Venemaa ettevõtetes ning rakendamise edukus sõltub sellest, milline on lähenemine EDMS-i rakendamisele, kui hästi see on planeeritud.

Äri kasvades kasvab ka paberimajanduse maht. Ja kui töödeldud dokumentide arv ületab läviväärtuse, väljuvad dokumentidega töötamise protsessid kontrolli alt, lakkavad olemast kontrollitavad ja selle tulemusena hakkavad nad ettevõtte arengut aeglustama, siis tekib arusaamine tähtsusest. EDMS-i rakendamisest. Praegu seisavad paljud ettevõtted silmitsi probleemiga, mida nimetatakse "kust alustada".

EDMS-i rakendamise protsess edukas maailma ja kodumaises praktikas hõlmab järgmisi etappe:

1. Infoküsitlus.
   1. Intervjueerimine.
   2. Küsitlemine.
2. Kogutud andmete analüüs.
3. EDMSi tehniliste ja funktsionaalsete nõuete kujundamine.
4. Järelevalve EDMS-i turg ja hanke korraldamine.
5. Demo testimine.
6. Lepingu sõlmimine.
7. EDMSi regulatsioonide väljatöötamine.
8. Tarkvara installimine ja konfigureerimine.
9. EDMS-i kasutajakoolitus.
10. Tarkvara testimine kasutajatega.
11. Süsteemi testimise käigus leitud vigade kõrvaldamine.
12. Tööstuslik kasutamine.

Miks mitte teha ilma teabeküsitluseta?

Miks on teabeküsitluse läbiviimine nii oluline? Arvatakse, et kvaliteetne projektieelne uuring tagab EDMS-i rakendamise edukus 80%.... Lõppude lõpuks võimaldab see:

• saada selgem "portree" organisatsioonist: selle missioonist, tegevussuundadest; Ettevõtte struktuur; osakondade ülesanded (ja nende koostoime), mis on sätestatud struktuuriüksuste sätetes; peamised äriprotsessid;
• määrata kindlaks ettevõtte kontoritöö korralduse üldine olukord;
• määrata teabe- ja dokumentatsioonivood (sealhulgas kasutatavad dokumendiliigid);
• tuvastama ja arvestama süsteemi juurutamisel riske ja viise nende ületamiseks;
• määrata rakendamise eesmärk;
• määrata kindlaks ülesanded ja funktsioonid, mida EDMS peab tulevikus täitma;
• määratleda EDMS-i kasutajad;
• õppida ja kirjeldada olemasolevaid äriprotsesse (automatiseerida) jne.

Loetletud küsimustele saad vastused aadressil üldteabe iseõppimine EDMSi rakendamise objekti kohta. See aitab valmistuda intervjueerimine juhtkond ja võtmespetsialistid. Ja intervjuu tulemuste analüüsimine aitab teil areneda küsimustik täpsemate küsimustega laiemale inimeste ringile. Seega võimaldab küsitluse iga etapp sukelduda probleemisse üha sügavamale ja saada väljundis probleemist üha üksikasjalikum kirjeldus.

Ainult ettevõtte tegelikke vajadusi mõistes on võimalik kindlaks teha, milliseid funktsioone EDMS täitma peaks. Siis suudab selle välimus inimeste tööd optimeerida ja nad ei taju seda vankri viienda rattana.

Küsitluse alguseks oli meie lihakombinaadil grupp geograafiliselt hajutatud kontoreid, keeruline ettevõtte struktuur ja suur pabertöövoog, mis tõi kaasa hajutatud kontrollimatu dokumendivoo, kooskõlastus- ja täitmise tingimuste rikkumise, samuti dokumentide kaotamine.

Tootmismahtude ja meie ettevõtte lahendatavate ülesannete suurenemisega kasvas väljatöötatud, vastuvõetud ja saadetud juhtimis- ja muu dokumentatsiooni hulk ning kasvas ka teostusdistsipliini roll. Seoses lihakombinaadi uuele tasemele jõudmisega otsustas ettevõtte juhtkond võtta kasutusele elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (EDMS), mis võimaldab automatiseerida mitte ainult tööd organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega (tellimused, kirjavahetus jne). .), aga ka mõningaid äriprotsesse, millega kaasneb dokumentide töötlemine ja täitmine.

Selleks moodustati ettevõtte peamiste struktuuriüksuste spetsialistide meeskond. Selle projekti juht määrati koolieelsete lasteasutuste direktori asetäitjaks - selle artikli autoriks.

Intervjueerimine

Otsustasime EDMS-i rakendada etapiviisiliselt. Infoküsitluse esimene, meeskonna jaoks "nähtav" etapp oli küsitlus esimeste juhtide ja äriprotsesside peamiste osalejate kohta, kes hakkavad töötama EDMS-is, st. on selle kasutajad. V kohustuslik Antud küsitluses peaksid osalema huvitatud struktuuriüksuste juhid ja ainespetsialistid, kes saavad väljendada oma soove ja kommentaare.

Enne algust see etapp koolieelsete lasteasutuste direktori asetäitja olid ettevalmistatud küsimused, mille vastused võiksid anda aimu probleemidest dokumentidega töökorralduses.

Koostati tulevaste vastajate nimekiri, mis hõlmas umbes 30 inimest (see osakonnajuhatajad, nende asetäitjad ja dokumentide koostamise, viseerimise, allkirjastamise ja kinnitamise eest vastutavad spetsialistid). Igaüks leppis kokku eraldi kohtumise, mille käigus öeldi esmalt välja isikliku vestluse eesmärk ning seejärel peeti dialoogi, mille “programmiks” oli eelnevalt koostatud teeside ja küsimuste loetelu (vt näide 1). Intervjuu läbiviimise ja analüüsimise mugavuse huvides saate vestluse salvestada diktofonile. Kuid küsitluses osalejal on parem mitte teada, et salvestus toimub, sest enamik inimesi eksib diktofoni nähes ära.

Näide 1

Intervjuude toorik lihakombinaadi uuringu osana EDMS-i juurutamiseks

Ahenda saadet

Iga vastajaga kohtudes täpsustas koolieelse õppeasutuse asetäitja vestluse alguses järgmist:

1. Küsitluse eesmärk:

"Kontoritöö ja töövoo seisu uuring, arusaam olemasolevatest äriprotsessidest, mis peavad olema automatiseeritud ja mille tegevusega kaasneb dokumentide menetlemine ja vormistamine."

2. Miks meie ettevõte peab EDMS-i juurutama?

"EDMS-i eesmärk on kvalitatiivselt parendada kõikide tasemete juhtide ja ainespetsialistide dokumentidega töötamise protsessi, vähendada rutiinse dokumentidega töötamise aega."

3. Millised on EDMS-i eelised, näiteks:

“Süsteem võimaldab lühendada otsimisele kuluvat aega nõutav dokument, võimaldab ligipääsu ühisele dokumentide andmebaasile koos kasutajaõiguste diferentseerimisega, saate töötada süsteemis kaugjuhtimisega, töötada ühe dokumendiga mitme kasutaja jaoks ühiselt, koordineerida dokumente kiiresti ja lihtsalt, automatiseerida dokumentide registreerimist ja levitamist, korraldada kontroll korralduste ja dokumentide täitmise üle ( juhtimistegevused muutub läbipaistvaks), on võimalik süsteemis dokumente allkirjastada kasutades elektrooniline allkiri, korraldada tööd lepingutega, integreerida EDMS teiste organisatsioonis kasutatavate programmidega, vähendada arhiivi ülalpidamiskulusid ”.

1. Milliste probleemidega dokumentidega töötades kokku puutute?
2. Mida sooviksite dokumentidega töötamise korralduses parandada, täiustada, muuta?
3. Kui kiiresti ja tõhusalt dokumentide kättetoimetamine toimub?
4. Kus on teie arvates nõrgad kohad, mis tekitavad probleeme dokumentidega töötamisel?
5. Kas olemasolevaid dokumendivorme on mugav kasutada?
6. Kui kaua ühe dokumendi töötlemine aega võtab? Seda küsimust tuleks esitada igat tüüpi dokumendi kohta, mis on organisatsiooni äriprotsessides massiliselt olemas.
7. Kui suur on teie töövaldkonna töövoo maht?

Intervjuu protsessi mõjutas küsitluses osalejate hõivatus, mis mõjutas intervjuu ajastust ning näitas ka projekti olulisuse alahindamist töötajate poolt.

Intervjuu käigus kogutud info analüüsi tulemusena moodustus tabel Näide 2. Ta aitas saadud teavet struktureerida ja teha vajalikke järeldusi, mis selles hästi kajastuvad.

Näide 2

Intervjuu käigus saadud info süstematiseerimine

Ahenda saadet

Intervjuude tulemuste põhjal tuvastati järgmised äriprotsessid, mis nõuavad eelkõige EDMS-i automatiseerimist:

• lepingute haldamine;
• arvete vastavustasumine;
• korraldus- ja haldusdokumentide kooskõlastamine:
• kontroll korralduste (resolutsioonide) täitmise üle.

Intervjuud aitasid ette valmistada pinnast küsimustiku jaoks, mis eeldab suuremat täpsust küsimustele vastuste andmisel.

Küsimustik

Küsitluse eesmärk oli saada täpsemat (täpsemat) teavet dokumendivoo ja kontoritöö hetkeseisu kohta ettevõttes. Küsitluses osalesid struktuuriüksuste juhid ja ainespetsialistid, kellest siis peaksid saama EDMSi kasutajad. Küsitlus viidi läbi tagaselja, mis tähendas ankeedi täitmist uurija äraolekul.

Küsimustik koosnes kolmest osast (vt näide 4):

1. Sissejuhatav osa – selle põhiülesanne oli ärgitada vastajat esitatavatele küsimustele vastuseid andma. Kirjeldati uuringu eesmärki ja eesmärke, vastaja rolli olulisust; ankeedi täitmise juhised.
2. Lihtsa sõnastusega küsimusi sisaldav põhiosa ning nende täielikkus ja arv sõltub soovitud eesmärgist (näite 4 küsimustiku näidisküsimused on soovituslikud ja võivad erineda teie ettevõtte küsitluse jaoks optimaalsetest küsimustest, saate neid kasutada oma küsimustiku koostamise algmallina).
3. Lõpposa – siin anti vastajale oma arvamuse konfidentsiaalsuse garantii; avaldas tänu uuringus osalemise eest.

Vastaja soovil prinditi küsimustik välja ja anti talle isiklikult üle või saadeti e-postile. Ankeedi vorm oli koostatud nii, et vastajal oleks mugav seda täita otse Wordi failis.

Kui ankeet saadeti sõnafailina, siis kehas meili adressaat nägi esimest korda saateteksti (kõik näites toodud kontaktandmed on fiktiivsed):

Näide 3

Saatetekst ja e-kirja teema küsimustiku manusena saatmisel e-kirjaga

Ahenda saadet

Näide 4

Küsimustik ettevõtte küsitluse läbiviimiseks enne EDMS-i rakendamist

Ahenda saadet

Kogutud andmed sisestati MS Exceli tabelisse, mis võimaldas automaatselt genereerida diagramme arvamuste jaotumise kohta igas küsimuses. Need. tulemused esitati juhtkonnale kõige kirjeldavamal viisil (vt näide 6). Iga küsimuse jaoks valitud vastusevariantide arv kajastus faili ühel lehel ja nende andmete põhjal koostati diagrammid selle teisele lehele:

Tulevikus võtame arvesse kõiki tuvastatud riske, et sisse niipea kui võimalik minge EDMS-i tööle:

• EDMSi ülesannete ja funktsioonide puudumise või ebaõige määratlemise oht;
• vajalike ressursside (sularaha, aja) alahindamise oht;
• projekti etappide elluviimise tingimuste rikkumise oht;
• ettevõtte töötajate ebapiisava informeerimise oht töö edenemisest, samuti oht hooletusse jätmise, passiivsuse, töötajate vastupanu, juhtide nõrga kaasatuse ohtu projekti;
• halbade tehnoloogiliste seadmete oht;
• reguleeriva raamistiku puudumise oht.

Üldjoontes näitas uuring positiivset suhtumist elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtusse, kuid oli ka mitmeid töötajaid, kes suhtusid EDMS-i juurutamisse negatiivselt, kuna tajusid seda projekti kui järjekordset uuendust, mis neile ainult tööd lisab. .

Seejärel määrati intervjuude ja ankeetide tulemuste analüüsi põhjal eesmärk ja koostati nõuded EDMS-ile, kuid see on juba järjekordne ja mitte vähem oluline etapp rakendamisel. Hetkel teostab meie ettevõte EDMS-turu võrdlevat analüüsi.

Allmärkused

Ahenda saadet