Kontori programm. Elektrooniline kontor. Kirjade saatmine korrespondentidele

Suurtes ettevõtetes peetakse aastas kirjavahetust kümnete tuhandete vastaspooltega ning sisedokumente loovad tuhanded töötajad. Osa kirjavahetusest saab kätte ja töödelda paberkandjal. Elektroonilised arhiveerimissüsteemid aitavad ettevõtetel oma efektiivsust mitu korda tõsta ja luua kõigist dokumentidest ühtse hoidla.

"Kantsler" hõlmab kogu paberdokumentidega töötsüklit: alates sisestamisest ja registreerimisest kuni arhiivi esitamiseni. Funktsionaalsus on täielikult ühtlane Vene standardid kontoritöö, mis võimaldab automatiseerida enamiku "käsitsi" toiminguid.

Juhtumite ja registreerimispäevikute nomenklatuuri pidamine

Juhtumite nomenklatuuri kinnitatud koosseis hoitakse süsteemi spetsiaalses teatmeteos. Dokumentide detsentraliseeritud arvestuse korral on registreerimiskohad ette nähtud struktuuriüksuste piires.

Juhtumite nomenklatuur

Iga nomenklatuurijuhtumi kohta dokumente arhiivi üleandmiseks ette valmistades saate automaatselt välja printida juhtumi kaane, samuti dokumentide loetelu. Arhiivi säilitamiseks valmistumise ja arhiivis otsimise aeg väheneb mitu korda.

Dokumentide registreerimine

Dokumendi sisestamiseks DIRECTUM-is täitke registreerimise kontrollkaardi (RCC) nõutud väljad ja registreerimisnumber määratakse automaatselt. Paindlik nummerdamissüsteem võimaldab määrata iga registreerimispäeviku kontekstis dokumendile numbri meelevaldselt ja automaatselt. Number võib sisaldada osakonna koodi, päeviku koodi ja kõiki vajalikke üksikasju. Lahenduse rakendamisega väheneb keskmine dokumentide registreerimise aeg 35-50%.

Näide RKK

RKK sisaldab esmaseid andmeid (osakond, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber jne), samuti teavet mis tahes paberdokumendi oleku kohta, näiteks selle asukoht. Dokumendi teisaldamisel osakondade vahel luuakse igas registreerimiskohas oma RKK. Loodud RCK-de ahelas on võimalik jälgida paberdokumendi liikumist ettevõtte sees.

RKK-le saab lisada ka dokumendi või selle skannitud pildi. DIRECTUM Capture Service'i kasutatakse suure hulga dokumentide kiireks sisestamiseks. Ta toetab erinevaid viise dokumentide sisestamine: püüda e-postist või failisüsteemist (näiteks skannerist).

ALS-i loomise ja andmete täitmise funktsiooni saab üle kanda Ario intelligentsetele mehhanismidele. Pärast dokumendi kättesaamist klassifitseerivad nad selle iseseisvalt, tunnevad teksti ära ja täidavad RKK väljavõetud sisulise teabega. Asjaajaja saab kontrollida ainult täidise õigsust. See võimaldab teil veelgi lühendada registreerimisaega ja vähendada rutiinsete toimingute arvu.

Sissetulevate dokumentide arvestamine ja vormistamine

Pärast sissetuleva dokumendi registreerimist saadab ametnik selle paari klõpsuga haldurile. Dokumendi läbivaatamise tulemuste põhjal koostab sekretär või juhataja ise dokumendile juhised.

Kui juhil on abi, teeb tema abi dokumendile eeluuringu koos otsuse eelnõu koostamisega. Juht saab otsuse eelnõu vaid heaks kiita ja täitmiseks juhised saata.

Tellimuste täitmise käigus tagatakse:

kirjavahetuse fikseerimine täitmisel;
võimalus delegeerida ja saata ülevaatamiseks;
ajakontroll, uue tähtaja taotlused.

Juhendajad jälgivad jõudlust visuaalselt. Kõigil töös osalejatel on juurdepääs seotud ülesannete olukorda kajastavale lühikokkuvõttele.

Missioonipuu

Kirjade saatmine korrespondentidele

Lahendus on tihedalt integreeritud mooduliga "Vaheta vastaspooltega". Kui väljaminev kiri on kinnitatud, on seda lihtne dokumendivahetussüsteemide kaudu adressaatidele saata – see välistab vajaduse dokumendi mitmekordseks printimiseks ja vähendab kohaletoimetamiskulusid.

Lisaks saate väljaminevate dokumentide jaoks määrata organisatsioonide meililisti ja saata need automaatselt meilid saajatele või printida ümbrikud, mis vastavad Vene Posti standarditele.

Ümbrike printimine

Registreerimine ja tutvumine korraldus- ja haldusdokumentidega

Haldusdokumentide täitmine ja kinnitamiseks saatmine on täielikult automatiseeritud. Piisab toiminguviisardis vajalike andmete täitmisest, mille järel süsteem genereerib dokumendi ja saadab selle vajalikele töötajatele kinnitamiseks ja allkirjastamiseks:

Pärast allkirjastamist saab organisatsiooni- ja haldusdokumendi saata huvitatud töötajatele tutvumiseks. Selleks tuleb täita RKK meililisti. Seda nimekirja saab edaspidi kasutada ka mõne muu dokumendi levitamiseks.

Meililistis olevad töötajad saavad ülesandeid dokumendiga tutvumiseks. Süsteemis DIRECTUM piisab tutvumise kinnitamiseks ülesande täitmisest. Ja kui süsteemi sisestamata dokumendiga tutvumiseks saadetakse ülesanne, siis on see ülesande tekstis märgitud ja täitjad tutvuvad dokumendiga paberkandjal.

Otsimine ja analüüs

Teadaolevalt on leitav nii elektrooniline dokument ise kui ka selle RKK koos teabega dokumendi asukoha ja täitmise etapi kohta.

Otsing RKK järgi

Leia kiiresti nõutav dokument koos RKK-ga on võimalik ka dokumendi paberanaloogil oleva vöötkoodi järgi. Tänu kiirele tuvastamistehnoloogiale loeb vöötkoodi spetsiaalne skanner, misjärel leiab süsteem automaatselt dokumendi ja sellega seotud ülesanded.

Leitud dokumendi toiminguaken

Kasutajate töö tulemuslikkuse analüüsimiseks pakub süsteem spetsiaalseid aruandeid: "Ülevaatuste nimekiri", "Tellimuste täitmise ajastuse kontroll", "Tellimuste täitmise statistika", "Tagastatavad dokumendid" jne.

Näidisaruande

Veebiklienti saab kasutada geograafiliselt hajutatud organisatsiooni kaugkontorites või põhikliendina, pakkudes platvormidevahelist ja hõlpsat haldust. Töötamiseks vajate ainult Interneti-ühendust.

Sissetulev RKK veebikontoris

Rakendusefekt

Lahendust kasutades saavad töötajad tellimusi ja korraldusi õigeaegselt täitmiseks. Täitmise kontroll juhtimisotsused muutub täiesti läbipaistvaks.

Minimaalselt dokumentide kadumise oht väheneb
2 korda lüheneb väljamineva kirja koostamise ja kinnitamise aeg
12 korda paberdokumentide asukoha otsimine on kiirem
2 korda kiirendatakse juhtkonnale info koostamist korralduste täitmise kohta
20% suureneb juhtkonna juhiste täitmine

Tavaliselt langeb "paberkandjal" dokumendivoo tagamise ja tellimuste täitmise kontrollimise koorem organisatsiooni kontoritööga tegelevatel allüksustel: bürool, juhtumikorraldusel, aga ka struktuuriüksustes kontoritöö eest vastutavatel isikutel. Just neile on mõeldud elektroonilise dokumendihalduse ja interaktsioonihaldussüsteemi DIRECTUM moodul "Kontor". See moodul hõlbustab rutiinsete toimingute läbiviimist paberdokumentide töötlemiseks vastavalt riikliku õppeasutuse nõuetele, millel põhineb traditsiooniline vene kontoritöö tehnoloogia:

kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse, samuti sisemiste dokumentide ühtne registreerimine registreerimise kontrollkaartide (RCC) abil;
paberdokumendi asukoha registreerimine selle mis tahes etapis eluring: juhtkonna poolt läbivaatamine, dokumendi projekti kinnitamine, täitmine jne;
kontroll juhtkonna korralduste, otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
dokumentide juhtumisse mahakandmine vastavalt organisatsioonis vastuvõetud juhtumite nomenklatuurile;
vajaliku info kiire otsimine paberdokumentide seisu, saadavuse, liikumise kohta;
vajalike tüüpvormide ja ajakirjade hankimine, samuti statistilised aruanded organisatsiooni dokumendivoo kohta.

Lisaks võimaldab moodul "Kontor" korraldada vahetust erinevate organisatsioonide vahel. Sellise vahetusega on võimalik kasutada elektrooniline allkiri(ES) ja süsteemi spetsiaalsed mehhanismid võimaldavad teil kontrollida dokumentide kohaletoimetamist. Vahetuspõhimõtted põhinevad tööstusharu börsistandardil elektroonilised dokumendid Dokumentatsioonihaldurite gildi poolt heaks kiidetud "Dokumendihalduse automatiseerimissüsteemide interaktsioon".

Juhtumite ja registreerimispäevikute nomenklatuuri pidamine

Paindlik nummerdamissüsteem võimaldab teil dokumendile kontekstis numbri määrata elektrooniline ajakiri registreerimine. Iga päeviku jaoks on määratud suvaline meetod dokumentide automaatseks nummerdamiseks ajakirjas. Number võib sisaldada osakonna koodi, ajakirja koodi ja muid nõutavaid üksikasju.

Iga nomenklatuurijuhtumi kohta arhiivi üleandmiseks dokumente ette valmistades saab trükkida kaasuse kaane, aga ka asja dokumentide inventuuri, mis vähendab oluliselt dokumentide arhiivihoiuks ettevalmistamise aega.

Dokumentide registreerimine

Dokumentide registreerimiseks moodulis "Kontor" kasutatakse registreerimis- ja kontrollkaarte (RCC), mis sisaldavad kõiki esmaseid andmeid (korrespondent, organisatsiooniüksus, organisatsiooni esindaja, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber, teema ja kokkuvõte dokument, tarneviis jne), samuti vajalik teave organisatsiooni mis tahes paberdokumendi oleku kohta (asukoht, täitmise olek jne). Väljaminevate dokumentide jaoks saate määrata organisatsioonide kaupa postiloendi.

Süsteem rakendab nii organisatsioonide kui ka kodanike dokumentide registreerimise võimalust.

Detsentraliseeritud dokumentide registreerimist kasutavate organisatsioonide jaoks kasutab süsteem registreerimiskohti - sekretäride ja kontoritöötajate töökohti. Iga sisseregistreerimiskohta võib teenindada üks või mitu osakonda. Registreerimiskohtade lõikes on võimalik andmetele juurdepääsuõigusi eristada.

Dokumendi liigutamisel osakondade vahel saab igas registreerimiskohas käivitada oma RKK. Nii tekib RKK kett, mida mööda on võimalik jälgida paberdokumendi liikumist mitte ainult divisjonisiseselt töötajate vahel, vaid ka osakondade vahel. Lisaks toimub RKK kaudu süsteemi registreeritud dokumentide vaheline seos, näiteks: "Vastuseks", "Teostamisel" jne.

Registreerimisprotseduur on lihtne ja seisneb RKK nõutud väljade täitmises, kusjuures registreerimisnumber määratakse automaatselt.

Registreerudes otse RKK-st, on võimalik skaneeritud (elektrooniline) dokument sisestada moodulisse "Elektrooniline dokumendihaldus" koos selle automaatse ühendusega RKK-ga. Suuremahuliste dokumentide kiireks sisestamiseks kasutatakse süsteemi sisestusteenuseid, mis tagavad dokumentide voogedastuse moodulisse. RKK, nagu ka sisestatud elektrooniline dokument, on tänu süsteemi sisseehitatud kiirele tuvastamistehnoloogiale edaspidi hõlpsasti leitav dokumendi paberanaloogil oleva vöötkoodi järgi.

RKK andmetel prinditakse sissetulevate ja väljaminevate dokumentide logid. Väljuvate dokumentide jaoks saate automaatselt genereerida ja printida ümbrikukleebise.

Dokumentide teisaldamine ja vormistamine

Pärast registreerimist läbib saabuv dokument läbivaatamise, lahendamise, kontrolli seadmise ja dokumendi täitmise etapid. Samal ajal saab esinejate edasise töö dokumendiga täielikult sisse viia elektroonilisel kujul... See vähendab oluliselt esinejatele kuluvat aega ja hoiab ära originaali juhusliku kadumise.

Olenevalt juhi tööstiilist vaatab dokumendi läbi tema ise või paberkandjal või elektroonilisel kujul.

Juhataja otsuse alusel saab dokumendi kontrolli alla võtta koos esitajate määramise, juhiste ja tähtaegadega. Mooduliga "Äriprotsesside juhtimine" töötavatele täitjatele saab sekretär või juht ise kiiresti ülesande koostada otse ALAC-ist. Tööülesannetega töötamine võimaldab maksimaalselt ära kasutada süsteemi võimalusi tellimuste täitmise kontrollimiseks, näiteks: täieliku kirjavahetuse salvestamine tellimuste täitmise kohta; revisjoni saatmise võimalus; marsruutimise paindlik konfiguratsioon jne.

Seejärel saate vastavalt RKK-ga seotud ülesannetele kiiresti uuesti luua dokumendiga töötamise ajaloo, kooskõlastusprotseduuri ja otsuse põhjenduse.

Mooduli "Kontor" iseseisval kasutamisel sisestatakse sekretäri poolt kõik sooritajatele antud juhised dokumendi RKK-sse, misjärel jälgitakse nende õigeaegset täitmist. Samal ajal saab mitteautomaatsetele kasutajatele tellimusi välja printida.

Elektrooniliste dokumentidega töötamisel viiakse kõik dokumentide liikumised läbi ülesannete kaudu, samal ajal kui paberdokumendi asukoht igal ajal fikseeritakse RKK spetsiaalsel vahekaardil. See võimaldab RKK kaudu kiiresti leida dokumendi paberkandjal originaali. Töö väljaminevate ja sisemiste dokumentidega toimub samadel põhimõtetel.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine süsteemide vahel

Süsteemi abil on võimalik korraldada ametlike, juriidiliselt oluliste elektrooniliste dokumentide vahetust organisatsioonide vahel. Dokumentide vahetamise aluseks on dokumentatsioonihaldurite gildi poolt heaks kiidetud elektrooniliste dokumentide vahetamise tööstusstandard "Dokumendihalduse toe automatiseerimissüsteemide interaktsioon".

Dokumentide vahetamine võib toimuda mõlema vahel struktuurijaotusedüks ettevõte (valdus) ja sõltumatute partnerorganisatsioonide vahel. Sel juhul saavad vahetuse osapooled kasutada erinevad süsteemid elektroonilist dokumendihaldust või ei tööta selliste süsteemidega üldse.

Kui vahetus toimub ühe ettevõtte allüksuste vahel (osakond), siis töö dokumentidega toimub moodulites "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside juhtimine" ja "Büroo". Kui vahetus on vahel välised organisatsioonid, siis eksporditakse elektrooniline dokument süsteemist ESD-vormingus faili. Teine osapool saab importida ESD-dokumendi oma elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi (eeldusel, et see süsteem toetab seda vormingut; ESD-vorming on avatud) või kasutada ESD-dokumendiga töötamiseks tasuta programmi DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc võimaldab vaadata dokumenti, selle atribuute ja kõiki elektroonilisi allkirju, millega dokument allkirjastati, sealhulgas kehtivusmärki.

Info otsimine ja analüüs

Iga dokumendi süsteemis registreerimise hetkest leiate nii selle registreerimiskaardi koos teabega asukoha ja dokumendi täitmise protsessi kohta kui ka elektroonilise dokumendi enda.

Süsteem otsib registreerimisnumbrid, korrespondent, resolutsiooni autor, samuti kõiki RKK üksikasju ja nende meelevaldset kombineerimist.

Lisaks pakub süsteem spetsiaalseid aruandeid, mis tõstavad oluliselt kasutajate töö efektiivsust: Ülevaatamisel olevad dokumendid, Tähtaja ületanud tellimused, Tagastatavad dokumendid jne.

Veebimoodul "Kirjatarbed"

Veebimoodul "Kontor" on mõeldud töö automatiseerimiseks ametlike paberdokumentidega, näiteks asjaajamisdokumentidega, sissetulevate ja väljaminevate kirjade, korralduste, aruannete ja memodega. Hõlbustab paberdokumentide töötlemist.

Paberdokumentide töötlemine toimub vastavalt Riikliku Õppeasutuse nõuetele, millel põhineb traditsiooniline vene kontoritöö tehnoloogia.

Veebimoodul "Kontor" on suunatud probleemide lahendamisele:

kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse, samuti sisedokumentide ühtne registreerimine, kasutades registreerimis- ja kontrollkaarte;
kontroll juhtkonna korralduste, otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
kiire vajaliku info otsimine paberdokumentide seisukorra, saadavuse, liikumise kohta;
vajalike tüüpvormide ja ajakirjade hankimine, samuti organisatsiooni töövoo statistiliste aruannete hankimine.

Veebimooduli "Kontor" aluse moodustavad teatmeteosed "Registreerimis- ja kontrollkaardid", "RKK tellimused", "Juhtude nomenklatuur".

"Kirjatarbed" mooduli integreerimise eelised süsteemi teiste moodulitega

Seega tänu moodulite "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside haldamine" ja "Kontor" koostoimele ühtne süsteem organisatsiooni efektiivsuse kasv tagatakse kodumaiste traditsioonide ja kontoritöö standardite täieliku järgimisega. Kõiki iga mooduli pakutavaid mehhanisme saab kasutada dokumentidega töötamise erinevates "paber" ja "elektrooniliste" etappide kombinatsioonides. Samas sobib harmooniliselt traditsiooniline "paberist" kontoritöö elektrooniline dokumendihaldus arenenud horisontaalsete sidemetega organisatsioonid.

Sotovik-M kauplusest erinevaid mobiili- ja olmeelektroonika tarvikuid ostes soovitame varuda ka kirjatarbeid - need on hädavajalikud iga äri- või mittetulundusühingu tööprotsessides. Kui soovite osta kirjatarbeid hulgi, sirvige meie valikut.

Tootjalt kirjatarvete hulgi ostmine (kirjatarvete hulgi, kirjatarvete hulgimüük Moskvas) on tõhus viis ettevõtte kontori pideva hulgi kirjatarvetega varustamisel oluliselt kokku hoida. Kas soovite odavat hulgimüügi kirjatarbeid? Tellides kord kvartalis või kuus kuud suure partii pastakaid, pliiatseid, kirjaklambreid, märkmikke ja muid pisiasju, ei pea te raiskama aega järgmise igakuise tarne registreerimisele. Hulgiostud kontoritarvete hulgimüügist on kasu ka valitsusasutustele – paljudele haldusasutustele õppeasutused osta kooli jaoks kirjatarbeid hulgi, lasteaed või ülikool. Kirjatarvete hulgimüügiettevõtted säilitavad piisavad hinnapoliitika, seetõttu müüb "Sotovik-M" soodsalt kirjutusvahendeid - kirjatarvete hulgimüük on odav. Kirjatarvete hulgimüük Moskvas (kirjatarvete hulgimüük Moskva, kirjatarvete hulgimüük Moskva) meie veebipoes.

Kirjatarvete hulgimüük on väga odav. Kirjatarvete hulgimüük Moskvas

Kirjatarvete hulgimüük meie kaupluses ühe soodsaima hinnaga. Kui plaanite koolitarvete hulgimüüki, kirjatarbed hulgimüük madalad hinnad või tellida ebatavalisi kirjatarbeid kingipoe hulgimüügiks, "Sotovik-M" on see, mida vajate! Ostke hulgi kirjatarbeid, alates tavalistest sülearvutitest kuni templitoodete ja visiitkaartideni, soodsa hinnaga ja kiire kohaletoimetamisega üle kogu Venemaa. Meil on kirjatarvete hulgimüük väga odav!