Elektrooniline kontor. Kirjakaupade hulgimüük madalate hindadega. Osta kirjatarbeid hulgi Tkz kirjatarbeid

Suurtes ettevõtetes peetakse kirjavahetust kümnete tuhandete vastaspooltega aastas ja tuhanded töötajad loovad sisedokumente. Osa kirjavahetusest saab vastu võtta ja paberkandjal töödelda. Elektroonilised arhiveerimissüsteemid aitavad ettevõtetel oma töö efektiivsust mitu korda tõsta ja luua kõigi dokumentide ühtse hoidla.

"Kantselei" hõlmab paberdokumentidega kogu töötsüklit: alates sisestamisest ja registreerimisest kuni arhiivi esitamiseni. Funktsionaalsus vastab täielikult Venemaa kontoritöö standarditele, võimaldades teil automatiseerida enamiku "käsitsi" toiminguid.

Juhtumite ja registreerimispäevikute nomenklatuuri säilitamine

Juhtumite nomenklatuuri heakskiidetud koosseisu hoitakse süsteemi spetsiaalses teatmikus. Dokumentide detsentraliseeritud arvestuse korral on registreerimiskohad ette nähtud struktuuriüksuste piires.

Juhtumite nomenklatuur

Iga nomenklatuuri juhtumi jaoks arhiivi ülekandmiseks dokumentide ettevalmistamisel saate automaatselt printida juhtumi kaane ja dokumentide loendi. Arhiivide säilitamiseks ja arhiivis otsimiseks ettevalmistamise aeg väheneb mitu korda.

Dokumentide registreerimine

Dokumendi DIRECTUM -i sisestamiseks täitke registreerimiskontrolli kaardi (RCC) nõutud väljad ja registreerimisnumber määratakse automaatselt. Paindlik numeratsioonisüsteem võimaldab teil iga registreerimispäeviku kontekstis dokumendile omavoliliselt ja automaatselt numbri määrata. Number võib sisaldada osakonna koodi, ajakirja koodi ja kõiki nõutavaid üksikasju. Lahenduse rakendamisega väheneb dokumentide registreerimise keskmine aeg 35-50%.

Näide RKK

RKK sisaldab esmaseid andmeid (osakond, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber jne), samuti teavet mis tahes paberdokumendi oleku kohta, näiteks selle asukohta. Dokumendi liigutamisel osakondade vahel luuakse igasse registreerimiskohta oma RKK. Paberdokumendi liikumist ettevõttes on võimalik jälgida loodud RCK -de ahelas.

Samuti saate RKK -le lisada dokumendi või selle skaneeritud pildi. Teenust DIRECTUM Capture Service kasutatakse suure hulga dokumentide kiireks sisestamiseks. Ta toetab erinevaid viise dokumentide sisestamine: jäädvustamine e-posti või failisüsteemi kaudu (näiteks skannerist).

ALS -i loomise ja andmete täitmise funktsiooni saab üle kanda Ario arukatele mehhanismidele. Pärast dokumendi saamist klassifitseerivad nad selle iseseisvalt, tunnevad ära teksti ja täidavad RKK väljavõetud sisuka teabega. Ametnik saab kontrollida ainult täidise õigsust. See võimaldab veelgi vähendada registreerimisaega ja vähendada tavapäraste toimingute arvu.

Sissetulevate dokumentide arvestamine ja täitmine

Pärast sissetuleva dokumendi registreerimist saadab asjaajaja paari hiireklõpsuga selle haldurile kaalumiseks. Dokumendi läbivaatamise tulemuste põhjal sõnastab sekretär või juht ise dokumendi jaoks juhised.

Kui juhil on assistent, teostab tema assistent dokumendi eelvaatamise koos otsuse eelnõu koostamisega. Pea peab vaid otsuse eelnõu heaks kiitma ja täitmiseks juhised saatma.

Tellimuste täitmise käigus pakutakse järgmist:

• kirjavahetuse fikseerimine täitmisel;
• võimalus delegeerida ja saata ülevaatamiseks;
• ajakontroll, uue tähtaja taotlused.

Juhendajad jälgivad jõudlust visuaalselt. Kõigil töös osalejatel on juurdepääs lühikesele kokkuvõttele, mis kajastab olukorda seotud ülesannetes.

Missioonipuu

Kirjade saatmine korrespondentidele

Lahendus on tihedalt integreeritud mooduliga "Vahetus vastaspooltega". Kui väljaminev kiri on heaks kiidetud, on seda lihtne dokumendivahetussüsteemide kaudu adressaatidele saata - see välistab vajaduse dokumendi mitmekordseks printimiseks ja vähendab kohaletoimetamiskulusid.

Lisaks saate väljaminevate dokumentide jaoks määrata organisatsioonide postiloendi ja saata automaatselt e-kirju adressaatidele või printida ümbrikke, mis vastavad Venemaa Posti standarditele.

Ümbrike printimine

Registreerimine ja tutvumine organisatsiooniliste ja haldusdokumentidega

Registreerimine ja haldusdokumentide kinnitamiseks saatmine on täielikult automatiseeritud. Piisab vajalike andmete täitmisest toiminguviisardis, mille järel süsteem loob dokumendi ja saadab selle vajalikele töötajatele kinnitamiseks ja allkirjastamiseks:

Pärast allkirjastamist saab organisatsioonilise ja haldusdokumendi saata huvitatud töötajatele ülevaatamiseks. Selleks tuleb täita RKK meililist. Seda loendit saab tulevikus kasutada ka mõne muu dokumendi levitamiseks.

Meililistis olevad töötajad saavad ülesandeid dokumendiga tutvumiseks. DIRECTUM -süsteemis piisab tutvumise kinnitamiseks ülesande täitmisest. Ja kui saadetakse ülesanne, et tutvuda süsteemiga sisestamata dokumendiga, siis on see ülesande tekstis märgitud ja esinejad tutvuvad dokumendiga paberkandjal.

Otsing ja analüüs

Teadaolevate üksikasjade kohaselt võib leida nii elektroonilise dokumendi enda kui ka selle RKK koos teabega dokumendi asukoha ja täitmise etapi kohta.

Otsi RKK järgi

Samuti on dokumendi paberanaloogilt vöötkoodi järgi võimalik kiiresti leida vajalik dokument koos RKK -ga. Tänu kiirele tuvastustehnoloogiale loeb vöötkoodi spetsiaalne skanner, misjärel süsteem leiab dokumendi ja sellega seotud tööd automaatselt üles.

Toiminguaken leitud dokumendile

Kasutajate töö tulemuslikkuse analüüsimiseks pakub süsteem eriaruandeid: "Ülevaate nimekiri", "Tellimuste täitmise aja kontroll", "Tellimuste täitmise statistika", "Tagastatavad dokumendid" jne.

Aruande näidis

Veebiklienti saab kasutada geograafiliselt hajutatud organisatsiooni kaugkontorites või põhikliendina, pakkudes platvormideülest funktsionaalsust ja lihtsat haldamist. Töötamiseks vajate ainult Interneti -ühendust.

Sissetulev RKK veebikontoris

Rakendamise efekt

Lahendust kasutades saavad töötajad õigeaegselt korraldusi ja juhiseid täitmiseks. Kontroll juhtimisotsuste täitmise üle muutub täiesti läbipaistvaks.

• Miinimumini dokumentide kaotamise oht väheneb
• 2 korda lüheneb väljamineva kirja koostamise ja kinnitamise aeg
• 12 korda paberdokumentide asukoha otsimine on kiirem
• 2 korda kiirendatakse juhtkonnale korralduste täitmise kohta teabe koostamist
• 20% juhtkonna juhiste täitmine suureneb

Ostes kauplusest Sotovik-M erinevaid tarvikuid mobiili- ja olmeelektroonikale, soovitame varuda ka kontoritarbeid-need on hädavajalikud iga äri- või mittetulundusühingu tööprotsesside jaoks. Kui soovite osta hulgimüügi kirjatarbeid, siis sirvige meie valikut.

Kirjatarvete lahtiselt ostmine tootjalt (kirjatarvete hulgimüük, kirjatarvete hulgimüük Moskvas) on tõhus viis oluliselt säästa ettevõtte kontori pideva pakkumise eest lahtiselt kirjatarvetega. Kas soovite odavat hulgimüügi kirjatarbeid? Tellides kord kvartalis või kuue kuu jooksul suure partii pliiatseid, pliiatseid, kirjaklambreid, märkmikke ja muid pisiasju, ei pea te raisama aega järgmise igakuise tarne registreerimisele. Hulgiostud kontoritarvete hulgimüük on kasulik ka valitsusorganisatsioonidele - paljudele ametiasutustele õppeasutused osta kirjatarbeid hulgi kooli jaoks, lasteaed või ülikool. Hulgimüügi kirjatarbed säilitavad piisava koguse hinnapoliitika, seetõttu müüb "Sotovik -M" kirjutusvahendeid soodsa hinnaga - hulgimüük on odav. Kirjakaupade hulgimüük Moskvas (kirjatarvete hulgimüük Moskva, kirjatarvete hulgimüük Moskva) meie veebipoes.

Kirjakaupade hulgimüük on väga odav. Kirjatarvete hulgimüük Moskvas

Hulgi kirjatarbed meie poes ühe soodsaima hinnaga. Kui kavatsete osta hulgimüügi koolitarbeid, siis hulgi kirjatarbeid madalad hinnad või tellida kingituste hulgimüügiks ebatavalisi kirjatarbeid, on "Sotovik-M" see, mida vajate! Ostke kirjatarbeid hulgi, alates tavalistest sülearvutitest kuni templitoodete ja visiitkaartideni, atraktiivse hinnaga ja kiire kohaletoimetamisega kogu Venemaal. Meil on hulgimüügi kirjatarbed väga odavad!

Tavaliselt lasub dokumentide "paberkandjal" liikumise tagamine ja korralduste täitmise kontrollimise kohustus organisatsiooni osakondadel, kes tegelevad kantseleitööga: büroo, juhtumikorraldus, samuti need, kes vastutavad kantseleitöö eest struktuuriüksustes. Just neile on mõeldud elektroonilise dokumendihalduse ja interaktsioonihaldussüsteemi DIRECTUM moodul "Kontor". See moodul hõlbustab paberdokumentide töötlemise tavapäraste toimingute tegemist vastavalt riikliku haridusasutuse nõuetele, millel põhineb traditsiooniline vene kontoritöö tehnoloogia:

• kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning sisedokumentide ühtne registreerimine registreerimiskaartide (RCC) abil;
• paberdokumendi asukoha registreerimine selle mis tahes etapis eluring: juhtkonna kaalumine, dokumendi eelnõu kinnitamine, täitmine jne;
• kontroll korralduste, juhtkonna otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
• dokumentide kustutamine juhtumile vastavalt organisatsioonis vastuvõetud juhtumite nomenklatuurile;
• kiire teabe otsimine paberdokumentide oleku, kättesaadavuse ja liikumise kohta;
• vajalike tüüpvormide ja ajakirjade hankimine, samuti statistilised aruanded organisatsiooni dokumentide voo kohta.

Lisaks võimaldab moodul "Kontor" korraldada vahetust erinevate organisatsioonide vahel. Sellise vahetusega on võimalik kasutada elektrooniline allkiri(ES) ja süsteemi erimehhanismid võimaldavad teil kontrollida dokumentide kättetoimetamist. Vahetuspõhimõtted põhinevad tööstuse vahetusstandardil elektroonilised dokumendid"Automatiseerimissüsteemide koostoime juhtimise dokumenteerimiseks", heaks kiidetud dokumentatsioonihaldurite gildi poolt.

Juhtumite ja registreerimispäevikute nomenklatuuri säilitamine

Paindlik numeratsioonisüsteem võimaldab teil dokumendile numbri määrata kontekstis elektrooniline päevik registreerimine. Iga ajakirja jaoks määratakse ajakirja siseselt dokumentide automaatseks nummerdamiseks suvaline meetod. Number võib sisaldada osakonna koodi, ajakirja koodi ja muid nõutavaid üksikasju.

Iga nomenklatuurijuhtumi jaoks arhiivi ülekandmiseks dokumentide ettevalmistamisel saate printida nii juhtumi kaane kui ka juhtumite dokumentide inventuuri, mis vähendab oluliselt dokumentide arhiivi säilitamiseks ettevalmistamise aega.

Dokumentide registreerimine

Dokumentide registreerimiseks moodulis "Kontor" kasutatakse registreerimis- ja kontrollkaarte (RCC), mis sisaldavad kõiki põhiandmeid (korrespondent, organisatsiooniüksus, organisatsiooni esindaja, registreerimiskuupäev, registreerimisnumber, teema ja kokkuvõte dokument, kättetoimetamisviis jne), samuti vajalik teave organisatsiooni mis tahes paberdokumendi oleku kohta (asukoht, täitmise olek jne). Väljaminevate dokumentide puhul saate määrata meililistide organisatsioonide kaupa.

Süsteem rakendab võimalust registreerida dokumente nii organisatsioonidelt kui ka kodanikelt.

Dokumentide detsentraliseeritud registreerimist kasutavate organisatsioonide jaoks kasutab süsteem registreerimiskohti - sekretäride ja kontoritöötajate töökohti. Iga sisseregistreerimiskohta saab teenindada üks või mitu osakonda. Registreerimiskohtade järgi on võimalik andmetele juurdepääsuõigusi eristada.

Dokumendi teisaldamisel osakondade vahel saab igas registreerimiskohas käivitada oma RKK. Nii ilmub RKK kett, mida mööda on võimalik jälgida paberdokumendi liikumist mitte ainult osakonna sees töötajate, vaid ka osakondade vahel. Lisaks viiakse RKK kaudu läbi süsteemi registreeritud dokumentide omavahelised suhted, näiteks: "Vastuseks", "Täitmisel" jne.

Registreerimisprotseduur on lihtne ja seisneb RKK nõutavate väljade täitmises, samas kui registreerimisnumber määratakse automaatselt.

Otse RKK -st registreerimisel on võimalik skannitud (elektrooniline) dokument sisestada moodulisse "Elektrooniline dokumendihaldus" koos selle automaatse ühendusega RKK -ga. Suure hulga dokumentide kiireks sisestamiseks kasutatakse süsteemi sisendteenuseid, mis tagavad dokumentide voogesituse moodulisse. Tulevikus on RKK, nagu ka sisestatud elektrooniline dokument, tänu süsteemi sisseehitatud kiirele tuvastustehnoloogiale hõlpsasti leitav dokumendi paberanaloogi vöötkoodi järgi.

Vastavalt RKK andmetele prinditakse sissetulevate ja väljaminevate dokumentide logid. Väljuvate dokumentide puhul saate ümbrikukleebise automaatselt genereerida ja printida.

Dokumentide liikumine ja vormistamine

Pärast registreerimist läbib sissetulev dokument läbivaatamise, lahendamise, kontrolli ülevõtmise ja täitmise etapid. Samal ajal saab esinejate edasist tööd dokumendiga täielikult teostada elektroonilisel kujul... See vähendab oluliselt esinejatele kuluvat aega ja hoiab ära originaali juhusliku kadumise.

Sõltuvalt juhi tööstiilist vaatab ta dokumendi läbi kas paberkandjal või elektroonilisel kujul.

Juhi välja antud resolutsiooni alusel saab dokumendi kontrolli alla saada koos esinejate määramise, juhiste ja tähtaegadega. Täituritele, kes töötavad mooduliga "Äriprotsesside juhtimine", saab sekretär või juht ise kiiresti luua ülesande otse ALAC -ist. Ülesannetega töötamine võimaldab maksimaalselt ära kasutada süsteemi võimalusi korralduste täitmise kontrollimiseks, näiteks: tellimuste täitmise täieliku kirjavahetuse salvestamine; võimalus saata ülevaatamiseks; marsruutimise paindlik konfiguratsioon jne.

Seejärel saate vastavalt RKK -ga seotud ülesannetele kiiresti uuesti luua dokumendiga töötamise ajaloo, kinnitamismenetluse ja otsuse põhjenduse.

Kui moodulit "Kontor" kasutatakse iseseisvalt, sisestab sekretär kõik esinejatele antud juhised dokumendi RKK -sse, mille järel jälgitakse nende õigeaegset täitmist. Samal ajal saab tellimusi välja printida ka automatiseerimata kasutajatele.

Elektrooniliste dokumentidega töötamisel viiakse kõik dokumentide liigutused läbi ülesannete, samas kui paberdokumendi asukoht salvestatakse igal ajal RKK spetsiaalsele sakile. See võimaldab teil kiiresti leida dokumendi paberist originaali RKK kaudu. Töö väljaminevate ja sisedokumentidega põhineb samadel põhimõtetel.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine süsteemide vahel

Süsteemi abil on võimalik korraldada ametlike, juriidiliselt oluliste elektrooniliste dokumentide vahetust organisatsioonide vahel. Dokumentide vahetamise aluseks on tööstusstandardi kasutamine elektrooniliste dokumentide vahetamisel "Automatiseerimissüsteemide koostoime dokumendihalduse toetuseks", mille on heaks kiitnud dokumentatsioonihaldurite gild.

Dokumente saab vahetada mõlema vahel struktuuriüksusedüks ettevõte (valdus) ja sõltumatute partnerorganisatsioonide vahel. Sel juhul saavad vahetuse osapooled kasutada erinevaid süsteeme elektrooniline dokumendihaldus või ei tööta selliste süsteemidega üldse.

Kui vahetus toimub ühe ettevõtte (osaluse) osakondade vahel, siis töö dokumentidega toimub moodulites "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside juhtimine" ja "Kontor". Kui vahetus on vahel väljaspool organisatsioone, siis eksporditakse elektrooniline dokument süsteemist ESD -faili. Teine osapool võib ESD -dokumendi importida oma elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi (eeldusel, et see vorming seda süsteemi toetab; ESD -vorming on avatud) või kasutada ESD -dokumendiga töötamiseks tasuta programmi DIRECTUM OverDoc. DIRECTUM OverDoc võimaldab teil vaadata dokumenti, selle atribuute ja kõiki elektroonilisi allkirju, millega dokument allkirjastati, sealhulgas kehtivusluba.

Teabe otsimine ja analüüs

Alates mis tahes dokumendi registreerimisest süsteemis leiate nii selle registreerimiskaardi koos teabega dokumendi asukoha ja protsessi kohta, kui ka elektroonilise dokumendi enda kohta.

Süsteem otsib registreerimisnumbrite, korrespondendi, resolutsiooni autori, aga ka kõigi RKK üksikasjade ja nende suvalise kombinatsiooni järgi.

Lisaks pakub süsteem spetsiaalseid aruandeid, mis suurendavad oluliselt kasutajate töö efektiivsust: vaadeldavad dokumendid, hilinenud tellimused, tagastatavad dokumendid jne.

Veebimoodul "Kirjatarbed"

Veebimoodul "Office" on loodud töö automatiseerimiseks ametlike paberdokumentidega, näiteks haldusdokumentide, sissetulevate ja väljaminevate kirjade, juhiste, aruannete ja memodega. Hõlbustab paberdokumentide töötlemist.

Paberdokumentide töötlemine toimub vastavalt riikliku haridusasutuse nõuetele, millel põhineb traditsiooniline vene kontoritöö tehnoloogia.

Veebimooduli "Office" eesmärk on lahendada järgmised probleemid:

• kogu sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning sisedokumentide ühtne registreerimine registreerimis- ja kontrollkaartide abil;
• kontroll korralduste, juhtkonna otsuste ja juhiste õigeaegse täitmise üle;
• kiire teabe otsimine paberdokumentide seisukorra, kättesaadavuse ja liikumise kohta;
• vajalike tüüpvormide ja ajakirjade ning organisatsiooni töövoo statistiliste aruannete hankimine.

Veebimooduli "Office" aluseks on teatmeteosed "Registreerimis- ja kontrollkaardid", "Juhised RKK -le", "Juhtumite nomenklatuur".

Mooduli "Kirjatarbed" integreerimise eelised teiste süsteemi moodulitega

Seega tänu moodulite "Elektrooniline dokumendihaldus", "Äriprotsesside juhtimine" ja "Kontor" koostoimele sees ühtne süsteem organisatsiooni efektiivsuse kasv on tagatud, järgides täielikult kodumaiseid traditsioone ja kontoritöö standardeid. Kõiki moodulite pakutavaid mehhanisme saab kasutada dokumentidega töötamise erinevates kombinatsioonides "paberist" ja "elektrooniliselt". Samal ajal sobib harmooniliselt traditsiooniline "paberist" kontoritöö elektrooniline dokumendihaldus organisatsioonid, kellel on arenenud horisontaalsed sidemed.

Iseloomulik tunnus Olympuse elektrooniline kontor on selle rikkalik funktsionaalsus, mis sai alguse klassikalisest kontoritööst.

Suurel tööstusettevõte sekretäri (sekretäri) ülesanded ei ole mitte ainult dokumentide registreerimine, vaid ka palju muid ülesandeid:

• pea kindlaksmääramine, kellele sissetulev dokument resolutsioonile üle kanda
• eelotsuste koostamine
• dokumendi üleandmine töövõtjale
• kontroll originaali tagastamise üle
• ülesande täitmise kokkuvõtlik analüüs
• korralduste täitmise kontroll
• täitmata ülesannete kohta lõpparuande koostamine
• väljaminevate dokumentide saatmine
• otsige soovitud dokumenti soovi korral
• printida, skannida
• ja isegi tohutu hulga dokumentide säilitamine. Hea asjaajaja vastutab selle kõige eest.

Elektrooniline kontor Olympus suudab seda tööd teha head inimesed lihtsam ja tõhusam!

Automaatne registreerimine:

Taas vastuvõetud dokumentide automaatne kontroll

Süsteem ise püüab dokumendid, mis sisenevad uuesti organisatsiooni, ja hoiatab selle eest.

Automaatne märguanne originaali tagastamise kohta

Süsteem pakub originaali teisaldamise skeemi ja kui seda ei tagastata õigeaegselt, teavitab see sellest registripidajat.

Mugav sidesüsteem

Dokumentide lingid Olympuses viitavad võimalusele saada üksikasjalikku ajalugu kõigi omavahel seotud dokumentide, sealhulgas arhiividokumentide kohta, mis on lisaks loodud tühistamise või muutmise ajal.

Aruande kujundaja

Olümposüsteemi aruannete kujundaja abil saab töötaja luua aruandeid, mida ta vajab, ilma administraatori või programmeerija abita. Nii sageli koostatakse aruandeid tasumata või kontrolldokumentide kohta.

Paindlik filtreerimissüsteem

Olymp süsteem pakub võimalust teostada dokumendiotsingu päringut filtristringi abil. Filtreerimisliin võimaldab teil soovitud dokumendi jaoks sõnastada palju muutuvaid otsingutermineid.

Elektrooniline kontor Olympuse süsteemis on vahend digitaalse kontoritöö korraldamiseks. See segment kogub kogu ettevõtte dokumentidega seotud teabe. See sisaldab kasutajate töö ajalugu; salvestab kõik dokumentide lingid; teavitab tähtpäevast; sisaldab kõiki dokumendiga loodud faile; annab vastused esinejate ja dokumendi eest vastutavate isikute küsimustele ning nende töö tulemustele.

Täitmise kontroll

Täitekontroll Olympuse süsteemis on sügav funktsioon, mis annab teavet tellimuste täitmise aja, etappide ja tulemuste kohta. See funktsioon on olemas kogu süsteemis, alates elektroonilisest kontorist kuni struktureeritud salvestusruumini. Funktsionaalsus põhineb dokumendi ja juhiste täitmise ajastusel ning teavitamisel nende tähtaegade ebaõnnestumisest.

Täitmise juhtimise visualiseerimine

1. Värvitähis ja teated Olympuse süsteemist tähtaja ebaõnnestumise kohta.
2. Spetsiaalne režiim, mis sisaldab vastuvõetud, tööle võetud, õigeaegselt täidetud ülesannete koguarvu, tähtaegselt lõpetamata perioodide hilinemisega.
3. Terve aruannete süsteem tellimuste täitmise kohta dokumendi, esitajate, kontrollerite kontekstis.

Eriline kontroll

Ülesannete õigeaegseks ja kvaliteetseks täitmiseks on Olympusel spetsiaalne juhtimissüsteem. Selle olemus on see, et kõik kontrollimiseks seatud kõige olulisemad ülesanded peavad läbima kontrolli alt kõrvaldamise protseduuri s.t. sulgemine. Mõnel juhul on ülesande kontrolli alt kõrvaldamiseks vaja hinnata pädeva spetsialisti tehtud töö kvaliteeti. Seejärel saab süsteem täiendavalt rakendada kinnitusprotseduuri.

Kontrollimiskorralduse vormistamine

1. Kontrollimiskorralduste väljastamisega kaasneb juhendaja ja vajadusel töötaja, kes kinnitab kvaliteetset tulemuslikkust, määramine.
2. Toimivusdistsipliini suhe arvutatakse testtellimuste jaoks automaatselt.
3. Erirežiim "Juhtimisülesannete täitmise analüüs" näitab teavet kontrollülesannete täitmise õigeaegsuse kohta.
4. Töölaua armatuurlauad muutuvad see informatsioon graafilisse vaatesse.

Dokumendihaldus

Pädev dokumendihaldus on pant tõhusat tööd osakond, osakond, teenindus ja organisatsioon tervikuna. "Dokumendihaldus" Olympuse süsteemis on kaasaegne tööriist suuremahulise ettevõtte juhtimiseks, keskendudes spetsiaalselt kõrgetasemelistele äriprotsessidele.

"Dokumendihaldus" on dokumendihalduse - Olympuse mooduli segment, mis on üles ehitatud planeerija põhimõttel, st kõik töötaja kätte saadud ülesanded ja dokumendid on koondatud ühte nimekirja.

Loend näitab ülesande tüüpi, teemat, sisu, kättesaamise kuupäeva, tähtaega, kellelt see pärineb. Seda nimekirja saab hõlpsasti täiendada vajaliku veeruga.

Punane taust annab märku hilinenud ülesandest, mis aitab teil selle täitmist mitte unustada. Süsteemil on täiustatud juhtimine, kui värvinäidik teavitab dokumendi täitmise lähenevast kuupäevast.

Vahekaartide loendi all kõik Lisainformatsioon, mis on vajalik otsuse tegemiseks. Need on dokumendi tekst, üksikasjalikud ülesanded, liikumiste ajalugu ja nendega seotud dokumendid.

Programmist on lihtne leida soovitud dokument, samuti tõsta sellega töötamise ajalugu. Pealegi näitab ajalugu, kui palju ringkondi dokument juba ringleb, kes on selle tööle võtnud ja kes veel mitte.

Teabe kiire saamine:

• kes algatas dokumendi;
• kes nõustus;
• kellel see hetkel on;
• milliseid kommentaare ja kes dokumendi kohta esitas;
• kas see dokument on seotud teiste dokumentidega ja kuidas, koos võimalusega avada, sealhulgas seotud dokumendid;
• töötaja, teenuse, osakonna või kogu ettevõtte jaoks tervikuna vaadake pilti täidetud ja täitmata tellimustest.

Suure hulga dokumentidega töötamise mugavus:

• süsteem ise koostab kaalumiseks vajalike dokumentide loendi;
• süsteem küsib, milliste dokumentide jaoks peate kiiresti otsuse tegema;
• süsteem teavitab perioodist, mis on lõppemas;
• süsteem võimaldab teie tööd delegeerida ja hõlpsasti õigeaegset täitmist kontrollida;
• süsteem võimaldab teil saada mis tahes dokumendi tööajalugu;
• süsteem võimaldab teil tema puudumise ajal määrata asetäitjaid ja näha, kuidas asetäitja töötas.

Dokumentide haldamise lihtsus:

• infovahetuse kiiruse suurendamine;
• töötajate juhtivdistsipliini taseme tõstmine;
• lepingute täitmise tähtaegade järgimine;
• võime saada vajalikku teavet kiiresti, ilma töökohalt tõusmata.

Ladustamisstruktuur

Olympuse süsteemi dokumentide struktureeritud säilitamine ei ole lihtsalt raamatukogu, millel on piiritletud juurdepääs kaustadele, see on iga töötaja individuaalne "teadmistebaas". Olympuse hoidla ehitamise põhimõte põhineb kasutaja juurdepääsuõigustel jaotistele, kaustadele, dokumentidele, failidele. Süsteem ehitab igale töötajale automaatselt individuaalse arhiivistruktuuri. Kasutaja näeb ainult neid jaotisi ja dokumente, millele tal on õigused.

Lisaks on töötajal võimalus kopeerida osa arhiivi struktuurist, kaustadest, dokumentidest isiklikku hoiukohta. Selline võimalus võimaldab kasutajal saada vajalikku teavet, dokumenti veelgi kiiremini.

Salve täitmine

Salvestusruum Olympuse süsteemis täidetakse dokumentidega automaatselt, lähtudes dokumendiga tehtud töötsükli lõpetamise tulemustest. See tehnoloogia võimaldab teil koguneda vajalikud dokumendid asjakohastes jaotistes, ilma selleks tööks spetsiaalselt aega eraldamata.

Kui salvestusse ilmub uus dokument, teavitab süsteem töötajat, kui ta on selliste teadetega liitunud.

Mugavus dokumentidega töötamisel

Olympuse salvestusruumi eristavad funktsionaalsed teenused, mis määravad dokumentidega töötamise mugavuse:

• Versioonide koostamine;
• Suhtedokumendid (tühistatud, kehtetuks tunnistatud, lisaks);
• Väljavõte arhiivist;
• Originaali väljastamine;
• Säilitamise atribuudid (varude number, salvestusruum, riiul, riiul, koopiate arv).