Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse registreerimine elektroonilises kirjavahetuse ajakirjas. Registreerimislogi Programm organisatsiooni dokumentide registreerimiseks

Igal suure käibega ettevõttel on alati probleeme äridokumentide säilitamisega, eriti nende säilitamise ja töötlemisega. Sellistes organisatsioonides kogunevad olulised paberid niipea kui võimalik, seetõttu muutub mõne aja pärast nende ladustamise probleem kiireloomuliseks ja koguneb rida täiendavaid raskusi, näiteks paberite ohutuse tagamiseks vajalike tingimuste täitmine, nende õige süstematiseerimine ja arhiveerimine.

Muidugi on ajad ammu möödas, kui ametlikud dokumendid kogunesid tolmustele riiulitele, eksides hunniku tarbetu vanapaberi poole. Tänapäeval tänu arengule infotehnoloogiad, selleks on spetsiaalsed arvutiprogrammid ja elektroonilised süsteemid... Näiteks "Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.2" (saab alla laadida aadressilt www.araxgroup.ru), mis on mõeldud sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning organisatsiooni sisedokumentide salvestamiseks. Tänu oskuslikule kasutamisele pole küsimustki, mida teha vanade tellimuste ja juhistega ning kuidas tagada nende usaldusväärne ladustamine.

Kuidas rakendus töötab: põhifunktsioonid

Tavalise arvutikasutaja jaoks mugava ja intuitiivse rakenduse abil on võimalik kiiresti kehtestada ajakohastatud dokumentatsiooni raamatupidamine ettevõtte kõigil tasanditel ja mis tahes vormingus ning koostada vajalikud aruanded. Süsteem tagab dokumendiga täieliku töötsükli: alates loomisest ja töötlemisest kuni salvestamiseni arhiivi, nii et võime kindlalt öelda dokumendivoo täieliku automatiseerimise kohta ettevõttes ja selle teisendamise elektrooniline formaat... Nüüd ei nõua kõik protsessid, mis on otseselt seotud dokumentide säilitamisega ettevõttes, hoolikat ja hoolikat kontrolli teatud toimingute rakendamise üle. Programm teeb kõik ise ja tuletab meelde dokumentide tähtaegu.

Kõik praegused paberid ja ka sissetulev / väljaminev teave salvestatakse programmidokumentide registreerimislogidesse, seega leidke nõutud dokument ei saa raskeks. Elektroonilise dokumendi printimine ei ole ebamugav, sest mis tahes kaasaegne formaat- Word / Writer, Excel / Calc - võimalusega jätkata failitööd "natiivsetes" rakendustes.

Programmi eelised

Lisaks võimalusele kasutada oma visuaalset malli kaardi kujul pakub programm kasutajale järgmisi eeliseid:

seadistades volitatud ametnikele individuaalselt teatisi koos meeldetuletusega kalendri vorm;
reguleeritud juurdepääs programmile sõltuvalt tegevuse tasemest - alates lihtsast vaatamisest ilma muudatuste tegemise õiguseta kuni halduskontrollini;
dokumentide skaneeritud koopiate loomine;
dokumentide ajakirjadele juurdepääsuõiguste seadmine, võimalus lubada ainult teie enda dokumentide nähtavuse režiim;
võrgustiku töörežiimi toetamine, et tagada produktiivne ja mugav meeskonnatöö;
märguannete saatmine programmi e-posti või posti teel;
võimalus salvestada mitme ettevõtte dokumente korraga;
kiire analüüs, redigeerimine ja otsing üksikute logiväljade järgi - programm genereerib automaatselt vajalikud aruanded;
integratsioon tasuta IP -telefoniserveriga Asterisk, mis võimaldab teil leida ajakohane teave enne telefonitoru tõstmist.

Seega võimaldab täiustatud utiliit "Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.2" luua lihtsa, turvalise ja usaldusväärse juhtimissüsteemiga ühtse äriruumi. Ja spetsiaalse Androidi rakenduse abil saate igal juhul ühendust pidada, tutvuda sissetulevate dokumentidega ja anda aru toimivusest, isegi kui käepärast on ainult nutitelefon.

Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning organisatsiooni sisedokumentide arvestamise programm.

Tarkvaratooteid saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni vajadustele.

Teave kogu teie ettevõtte kirjavahetuse kohta, samuti sisedokumendid (tellimused, juhised jne) asuvad ühes kohas - dokumentide registreerimise logid ja leiate alati hõlpsalt vajaliku

Kogu teave iga sissetuleva, väljamineva või sisemise dokumendi kohta esitatakse visuaalselt vastava dokumendi kaardil

Saate kohandada dokumendi numbri vormingut, nagu see on teie kontoritöös tavapärane.

Te ei unusta oma igapäevases kirglikus töös täitmata dokumendi tähtaega! Ja ka selliste dokumentide otsimisel ei pea te paberite hunnikut läbima - programm tuletab teile neid ise meelde

Ainult volitatud isikud saavad teateid. ametnikke: Hoiatused on konfigureeritud iga kasutaja jaoks. Ja seal on ka võimalus vaadata meeldetuletusi kalendri kujul!

Programmiga töötamise alustamiseks ei pea te eelmiste aastate dokumente käsitsi sisestama - saate need automaatselt Exceli failist laadida.

Mugav meeskonnatöö dokumentide kallal on võrgurežiimi tugi ja õiguste eristamise võimalus. Juurdepääs ja töö programmiga "Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.8" on rangelt reguleeritud: sõltuvalt kasutajale lubatud funktsioonidest rakendatakse kolme juurdepääsu taset - administratiivne, kasutaja ja ainult vaatamiseks (ilma muudatuste tegemise õiguseta). Lisaks on võimalik iga juurdepääsutaseme jaoks logidele juurdepääsu peenhäälestada.

Skanneriga töötamise tugi võimaldab teil hõlpsasti programmi laadida originaaldokumentide skaneeritud koopiaid, automaatset lehe söötmist toetava skanneri kasutamisel on skannimise voogesituse võimalus.

Dokumentide täitmise eest vastutavaid ametnikke teavitatakse õigeaegselt uutest ülesannetest - programmil on funktsioonid e -posti teel teatiste saatmiseks, mis võimaldab siduda faile, salvestada sõnumeid ja neid otsida

Ühes programmis suvalise arvu ettevõtete dokumentide säilitamine: kogu dokumentide teave on ühes kohas, see on juurdepääsetav ja mugavalt esitatav

Funktsioon "Vaata ainult enda dokumente" võimaldab jagada dokumente esinejate vahel, välistades teiste dokumentide vaatamise ja parandamise võimaluse.

Programmide failiversioonide igapäevaseks automaatseks arhiveerimiseks aja järgi saate kasutada tasuta utiliiti Automaatne failide arhiveerimine.

Programmi tasuta versiooni installimiseks toimige järgmiselt.

* Toetust pakutakse Interneti kaudu.

Litsents 1 töökoht programmi standardversioon (mitte-SQL) pakutakse tasuta, ilma piiranguteta.

Täiendavate võrgutööde ostmiseks saatke meile taotlus aadressile, märkige selles oma ettevõtte nimi, toote nimi ("Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.8") ja lisatööde arv ning me saadame teile leping ja arve.

Makske arve teile sobival viisil.

Pärast maksmist saatke aadressile See e -posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud.

Programmi hind "Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.8"

Põhiversioon - 1 töökoht - tasuta

2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 4000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 3000 rubla 1 töökoha kohta
alates 11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 2000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. ja rohkem - 1000 rubla 1 töökoha kohta

Hinna kalkulaator

0 + 1 * 4000 = 4000 rubla.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 rubla.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 rubla.

* Hind sisaldab 1 aastat tehniline abi telefoni ja Interneti kaudu.

* Dispetšeri režiim litsentsitakse eraldi, litsentsi maksumus 1 aastaks on 4000 rubla. Kui lülitate režiimi "Dispatch" sisse

Organisatsioonidele, kes vajavad suuremat andmete usaldusväärsust ja juurdepääsu turvalisust teabele, sulgeda volitamata juurdepääs andmetele, võimalik sisseehitatud andmete krüptimine, võimalus kasutada veebiklienti dokumentide vaatamiseks ja androidrakendus esinejate teavitamiseks dokumentide vastuvõtmisest ja dokumentide täitmise kontrollimiseks. programmi versioonid Organisatsioonidokumentide registreerimine Microsoft SQL Serveri ja PostgreSQL jaoks.

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine" ostmiseks" SQL versioon:

1. Laadige alla programmi demoversioon (installifail MS SQL Serveri ja PostgreSQL jaoks) ja installige programm.

2. Saatke meile taotlus aadressile See e -posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud., märkige selles oma ettevõtte nimi, toote nimi ("Organisatsiooni dokumentide registreerimine MS SQL 4.8 versioon" või"Organisatsiooni dokumentide registreerimine PostgreSQL 4.8 versioon") ja töökohtade arvu ning saadame teile lepingu ja arve.

3. Makske arve teile sobival viisil.

4. Pärast maksmist saatke aadressile See e -posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud. maksekinnitus (maksekorralduse koopia või number, maksmise kuupäev ja summa) ning saadame teile registreerimiskoodi ja aktiveerimiskoodi.
Dokumentide originaalid (leping, kasutamisõiguste vastuvõtmise ja üleandmise akt, arve, arve, litsentsileping) saadetakse posti teel pärast tasumist.

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine MS SQL 4.8 versiooni" hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 9000 rubla

Lisatööd (võrgustiku koostööks):
2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 6000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 5000 rubla 1 töökoha kohta
11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 4000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. ja rohkem - 3000 rubla 1 töökoha kohta

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinna kalkulaator

Näide kahe töökoha maksumuse arvutamiseks:
9000 + 1 * 6000 = 15000 rubla.

Näide kuue töö maksumuse arvutamiseks:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 rubla

Näide 25 töökoha maksumuse arvutamiseks:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 rubla.

Kui valite laiendatud garantiiteenuse valiku, on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentside maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.

"Saatmine" 1 kuu antakse tasuta, piiramatu litsentsi maksumus on 12 000 rubla.

PostgreSQL on tasuta SQL -server, mis on vääriline alternatiiv kaubanduslikule Microsoft SQL Serverile, PostgreSQL DBMS on eriti oluline valitsusagentuurid Vene tarkvaratoodete kasutamise poliitika järgimise raames.

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine PostgreSQL 4.8 versiooni registreerimine" hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 10 000 rubla

Lisatööd (võrgustiku koostööks):
2. kuni 5. (kaasa arvatud) - 7000 rubla 1 töökoha kohta
6. kuni 10. (kaasa arvatud) - 6000 rubla 1 töökoha kohta
11. kuni 20. (kaasa arvatud) - 5000 rubla 1 töökoha kohta
alates 21. ja rohkem - 4000 rubla 1 töökoha kohta

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinna kalkulaator

Näide kahe töökoha maksumuse arvutamiseks:
10000 + 1 * 7000 = 17000 rubla.

Näide kuue töö maksumuse arvutamiseks:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 rubla

Näide 25 töökoha maksumuse arvutamiseks:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 rubla.

* Hind sisaldab 1 -aastast tehnilist tuge telefoni ja veebis. Kui valite laiendatud garantiiteenuse valiku, on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentside maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.

* Dispetšeri režiim litsentsitakse eraldi, litsentsi maksumus 1 aastaks on 4000 rubla. Kui režiim on sisse lülitatud "Saatmine" 1 kuu antakse tasuta, piiramatu litsentsi maksumus on 12 000 rubla.

Programmi kasutajate hulgas Moskva linna riiklik ühtne ettevõte "Unikaalsete objektide rekonstrueerimise ja arendamise juhtimine", JSCB "Vene usalduspank", LLC "KB Finance Business Bank", kommertspank "RBA", LLC "Multidistsiplinaarne töötlemisettevõte", OJSC " Tsentromashproekt ", OJSC" Krasnogorski tehas "Electrodvigatel", GKU RD "Mahhatškala linna ühe riigi kliendiarendaja direktoraat" ja paljud teised.

04.02.2016 Kirjavahetuse registreerimine arvutis omab mitmeid vaieldamatuid eeliseid tavapäraste mitteelektrooniliste ajakirjade ees. Siin on vaid mõned neist, mis lihtsustavad oluliselt dokumentide registreerimist ja suurendavad ettevõtte sisemise kontoritöö efektiivsust.
1. Ühtne abisüsteem. Esialgu moodustatud kataloogid (töötajad, kirjavahetusliigid, adressaadid jne) võimaldavad neid tulevikus tõhusalt kasutada: need välistavad samade väärtuste mitmetähendusliku tõlgendamise, neid kasutatakse dokumentide otsimisel ja valimisel vastavalt teatud kriteeriumidele (dokumendid konkreetse töövõtja puhul kasutatakse kirjavahetuse liigi järgi, vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja muud) kontoritöö lõpparuandluses.
2. Sissetulevad ja väljaminevad dokumendid(kirjavahetus) on ühes kaardiregistris, erinevalt erinevast paberajakirjad regulaarse registreerimisega. See kapp võib olla piiramatu suurusega (võrreldes tavaliste ajakirjadega) ja sinna saab salvestada dokumente kogu ettevõtte ajaloost. See võimaldab teil kiiresti leida vajalikud dokumendid elektroonilises arhiivis.
3. Võimalus salvestada elektrooniline postkast paberdokumentide koopiad (skaneeritud, EDS -i allkirjastatud elektroonilised failid ( elektrooniline allkiri). Sellise elektroonilise kirjavahetuse päeviku kollektiivsel kasutamisel (ettevõtte arvutivõrgus) on igal töötajal vastavalt oma juurdepääsutasemele (rollile) kohene juurdepääs vajalikule registreeritud sissetulevale / väljaminevale dokumendile, samuti elektrooniline koopia. Ettevõtte sees EDS -i kasutamisel on võimalus loobuda tavapärastest paberkandjatest, mis vähendab oluliselt finantskulusid.
4. Kontroll sissetulevate dokumentide täitmise üle... Tõhusus võrreldes tavalise ajakirjaga on samuti ilmne. See on kontrollitavate dokumentide valimise kiirus, võimalus teostada mitte ainult praegust kontrolli, vaid ka esialgset (tulevased perioodid). Üksikasjad sissetuleva kirjavahetuse täitmise kontrolli kohta
5. Väljunddokumentide trükkimine: registreeritud sissetuleva / väljamineva kirjavahetuse registrid, kontrolli all olevate dokumentide registrid (koos tähtaegadega), dokumentide lahendamine, registreerimiskaart, teave dokumentide liikumise kohta. Kõikidel juhtudel kasutatakse dokumentide printimisel valmis malle. See võimaldab teil automaatselt saada valmis dokumente sekunditega.
Elektrooniliste ajakirjade eelised võrreldes paberitega pole kaugeltki täielikud.
Selle artikli eesmärk on tutvustada lugejat sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimisel programmi "" võimalustega. Selles rakendatakse ka ülalkirjeldatud eeliseid.

Ühes programmis Kirjavahetuse elektrooniline päevik sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimine toimub dokumentide kappides. Dokumentide elektroonilise kausta režiimi aktiveerimine toimub programmi peamenüü üksuse "Registreerimine - Dokumentide kapp" valimisega:

Väline vaade vahelduvvoolu dokumentide kappi Elektrooniline kirjavahetuse päevik näeb välja selline:

Dokumendikapi liidest (toimiku kapi tööriistariba üksikute elementide otstarve, kausta kontekstimenüü, andmetabel) kirjeldatakse üksikasjalikult kasutusjuhendis punktides 3.2.1 - 3.2.3. ().
Sissetuleva või väljamineva dokumendi registreerimiseks AS -i "Elektrooniline kirjavahetuse päevik" elektroonilises kappis vajutage tööriistariba nuppu "Funktsioonid - Uus". Programm avab akna dokumendi registreerimiseks:

Sõltuvalt välja "Kirjavahetuse klassifikatsioon" valikust jätkatakse sissetuleva või väljamineva dokumendi registreerimist.

Sissetuleva dokumendi puhul on registreerimiskaardil välimus:

Pärast sissetuleva / väljamineva dokumendi teabe registreerimiskaardile sisestamist klõpsake dokumendi registreerimise lõpuleviimiseks tööriistaribal nuppu "Salvesta F2" (dokumentide salvestamiseks on alternatiivne viis - klaviatuuri klahv F2).
Pärast dokumendi salvestamist kajastub teave selle kohta elektroonilise kapi andmetabelis.
Täpsemat teavet kirjavahetuse registreerimise kohta AS-i programmis Elektrooniline kirjavahetuse ajakiri vt kasutusjuhendist lk 3.2.4-3.2.10 (

Sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse ning organisatsiooni sisedokumentide arvestamise programm.

Tarkvaratooteid saab kohandada vastavalt teie organisatsiooni vajadustele.

Teave kogu teie ettevõtte kirjavahetuse kohta, samuti sisedokumendid (tellimused, juhised jne) asuvad ühes kohas - dokumentide registreerimise logid ja leiate alati hõlpsalt vajaliku

Kogu teave iga sissetuleva, väljamineva või sisemise dokumendi kohta esitatakse visuaalselt vastava dokumendi kaardil

Saate kohandada dokumendi numbri vormingut, nagu see on teie kontoritöös tavapärane.

Te ei unusta oma igapäevases kirglikus töös täitmata dokumendi tähtaega! Ja ka selliste dokumentide otsimisel ei pea te paberite hunnikut läbima - programm tuletab teile neid ise meelde

Ainult volitatud ametnikud saavad teateid: teated on konfigureeritud iga kasutaja jaoks. Ja seal on ka võimalus vaadata meeldetuletusi kalendri kujul!

Programmiga töötamise alustamiseks ei pea te eelmiste aastate dokumente käsitsi sisestama - saate need automaatselt Exceli failist laadida.

Ühes programmis suvalise arvu ettevõtete dokumentide säilitamine: kogu dokumentide teave on ühes kohas, see on juurdepääsetav ja mugavalt esitatav

Funktsioon "Vaata ainult enda dokumente" võimaldab jagada dokumente esinejate vahel, välistades teiste dokumentide vaatamise ja parandamise võimaluse.

Programmide failiversioonide igapäevaseks automaatseks arhiveerimiseks aja järgi saate kasutada tasuta utiliiti Failide automaatne arhiveerimine.

Programmi tasuta versiooni installimiseks toimige järgmiselt.

* Toetust pakutakse Interneti kaudu.

Programmi standardversiooni (mitte-SQL) ühe töökoha litsents antakse tasuta, ilma piiranguteta.

Makske arve teile sobival viisil.

Pärast maksmist saatke aadressile See e -posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle vaatamiseks peab JavaScript olema lubatud.

Programmi hind "Organisatsiooni dokumentide registreerimine 4.8"

Põhiversioon- 1 töökoht - tasuta

Hinna kalkulaator

0 + 1 * 4000 = 4000 rubla.

0 + 4 * 4000 + 1 * 3000 = 19000 rubla.

0 + 4 * 4000 + 5 * 3000 + 10 * 2000 + 5 * 1000 = 56000 rubla.

* Hind sisaldab 1 -aastast tehnilist tuge telefoni ja veebis.

* Dispetšeri režiim litsentsitakse eraldi, litsentsi maksumus 1 aastaks on 4000 rubla. Kui lülitate režiimi "Dispatch" sisse

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine" ostmiseks" SQL versioon:

1. Laadige alla programmi demoversioon (installifail MS SQL Serveri ja PostgreSQL jaoks) ja installige programm.

3. Makske arve teile sobival viisil.

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine MS SQL 4.8 versiooni" hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 9000 rubla

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinna kalkulaator

Näide kahe töökoha maksumuse arvutamiseks:
9000 + 1 * 6000 = 15000 rubla.

Näide kuue töö maksumuse arvutamiseks:
9000+4*6000 +1*5000 = 38 000 rubla

Näide 25 töökoha maksumuse arvutamiseks:
9000 +4*6000 + 5 * 5000 + 10 * 4000 + 5 * 3000 = 113000 rubla.

Kui valite laiendatud garantiiteenuse valiku, on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentside maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.

"Saatmine" 1 kuu antakse tasuta, piiramatu litsentsi maksumus on 12 000 rubla.

PostgreSQL on tasuta SQL -server, mis on vääriline alternatiiv kommertslikule Microsoft SQL Serverile, PostgreSQL DBMS on eriti asjakohane valitsusasutuste jaoks seoses Venemaa tarkvaratoodete kasutamise poliitika järgimisega.

Programmi "Organisatsiooni dokumentide registreerimine PostgreSQL 4.8 versiooni registreerimine" hind

Põhiversioon- 1 töökoht - 10 000 rubla

Litsentside maksumuse arvutamiseks võite kasutada Hinna kalkulaator

Näide kahe töökoha maksumuse arvutamiseks:
10000 + 1 * 7000 = 17000 rubla.

Näide kuue töö maksumuse arvutamiseks:
10000+4*7000 +1*6000 = 44 000 rubla

Näide 25 töökoha maksumuse arvutamiseks:
10000 +4*7000 + 5 * 6000 + 10 * 5000 + 5 * 4000 = 138000 rubla.

* Hind sisaldab 1 -aastast tehnilist tuge telefoni ja veebis. Kui valite laiendatud garantiiteenuse valiku, on täiendava aasta toetuse maksumus 20% litsentside maksumusest.

* Litsentsi kehtivusaeg ei ole piiratud.