Elektroonilise dokumendihalduse automatiseeritud süsteem SED. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDMS): mis see on, funktsioonid ja soovitused. Valitsuse algatused "elektroonilise dokumendi" ümber

"," Lõputöö "ja 1C: dokumendivoog. Nende lahenduste osakaal TAdviseri baasis ületab 60%.

Veelgi enam, selleks Eelmisel aastal selles ilmus info 600 uue projekti kohta. 2019. aastal täienes TAdviseri baas kõige sagedamini teabega Elma, Thesis, DirectumRX ja 1C: Dokumendihaldussüsteemide juurutamise kohta.

Kui arvestada juurutamist hankijate kaupa, võttes arvesse kõiki konkreetse ettevõtte EDMS-i / ECM-iga seotud otsuseid, siis sel juhul näeb 2019. aasta lõpu seisuga 5 parimat välja selline: Directum, Elma, Doxvision ja Haulmont ...

2018

2018. aasta detsembri andmetel sisaldas TAdviseri EDMS / ECM projektide andmebaas teavet enam kui 5,1 tuhande juurutuse kohta. Alates 2017. aasta detsembrist, s.o. alates eelmise aruande avaldamisest on see kasvanud ligi 700 uue ja arhiveeritud projekti võrra.

Pool kõigist projektidest, mille kohta teave on saidil saadaval, langeb 5 kodumaised süsteemid- Directum, Elma, Docsvision, Delo ja Thesis.

Kui vaadelda konkreetsete tarnijate kõigi EDMS / ECM klassi toodete juurutusi, siis projektide arvu järgi näevad esiviisik välja sellised: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision ja Haulmont.

2017

Kõige populaarsemad EDMS / ECM süsteemid

2017. aasta detsembri alguse andmetel sisaldas TAdviseri EDMS / ECM projektide andmebaas teavet umbes 4440 tuhande juurutuse kohta. Alates 2016. aasta novembrist, s.o. Alates eelmise aruande avaldamisest on see laienenud 460 uue ja arhiveeritud projekti võrra.

Rohkem kui pooled kõigist projektidest, mille kohta teave on saidil saadaval, langevad viiele kodumaisele süsteemile - Directum, Docsvision, ELMA, Delo ja 1C: Dokumendihaldus.

Kui vaadelda konkreetsete tootjate kõigi EDMS / ECM klassi toodete juurutamist, siis projektide arvu järgi näevad esiviisiku juhid, nagu aasta tagasi, välja sellised: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision. ja 1C.

2016

Kõige populaarsemad EDMS / ECM süsteemid

2016. aasta novembri alguse seisuga sisaldas TAdviseri projektide baas teavet 3980 EDMS / ECM süsteemide juurutuse kohta erinevates tööstusharudes. Nendel andmetel viidi kõige rohkem projekte lõpule Directumi (677 projekti), ELMA (446), Delo (430), DocsVisioni (428) ja 1C: Dokumendihalduse (164) abil.

Muidugi on need arvud tegelikust rakenduste arvust kaugel, sest näiteks ainult 1C veebisaidil on teavet enam kui 1,5 tuhande 1C: Dokumendihalduse juurutuse kohta. Sellegipoolest võimaldavad hääldatud andmed mõista, milliseid süsteeme Venemaal kasutatakse kõige sagedamini.

Kõige sagedamini juurutatud süsteemide esikümnes on esindatud vaid kaks välismaist lahendust - Documentum ja SharePoint. Seda seletatakse ennekõike sellega, et projekte, kus kasutatakse välismaiseid tooteid, võetakse mahu, mitte koguse järgi.

Tarnijad EDMS-i / ECM-i rakenduste arvu järgi

Ülaltoodud graafik näitab EDMS-i / ECM-i klassi kuuluvate konkreetsete tarnijate kõigi süsteemide rakenduste koguarvu. Kui ühes projektis kasutati kahte või enamat sama müüja lahendust, mis TAdviseri andmebaasis on klassifitseeritud EDMS-iks (ECM), siis arvestati iga lahenduse realiseerimist eraldi.

2015

Kõige populaarsemad EDMS / ECM süsteemid

TAdviseri hinnangul on Delo elektrooniline dokumendihaldussüsteem juurutuste arvult liider. TAdviseri baasis on kogu vaatlusperioodi jooksul antud lahendust kasutades teostatud 418 projekti. Veidi vähem projekte realiseeriti DocsVisioniga - 416 juurutust. Samuti on viie liidri hulgas kvantitatiivses mõttes ELMA, Directum ja 1C: Document Management 8 süsteemid – vastavalt 393, 368 ja 124. Kokku sisaldab TAdviseri baas 2015. aasta novembri seisuga teavet enam kui 3,3 tuhande projekti kohta.

Kõigist 2014. aastal valminud projektidest, mida TAdviseri andmebaasis on umbes 500, langes kõige rohkem juurutusi ELMA, Directumi, Delo, DocsVisioni ja

Dokumentatsiooniga töötamine võtab lõviosa mis tahes organisatsiooni ajast ja ressurssidest, sest paberid on kaasas kõigi etappidega ettevõtlustegevus... Töövoo protsesside sujuvamaks muutmine tõstab koheselt hüppeliselt juhtimise ja raamatupidamise efektiivsust, dokumentide ringlussüsteemi puudused tekitavad ettevõttele palju probleeme.

Automatiseerimine on mõjutanud ka seda ettevõtluse poolt.

  • Mõelge ettevõttes ühtse organisatsioonisüsteemi loomise ja toimimise tunnustele, mis tagab dokumentide liikumise elektroonilisel kujul,
  • arutame, kuidas valida sobivaim süsteem,
  • tutvume populaarseima EDMS-iga.

EDMS-süsteemide olemus

Dokumendivoog- termin, mis iseloomustab kõiki ettevõttes toimuvaid protsesse, mis on seotud erinevate toimingute dokumentatsiooni vormis fikseerimisega:

  • esmane kirjutamine või vastuvõtmine;
  • registreerimine;
  • dokumendiga asjakohaste toimingute tegemise tagamine;
  • kontroll täitmise üle;
  • raamatupidamine;
  • arhiveerimine;
  • ladustamine;
  • taaskasuta;
  • päring;
  • postitamine.

VIIDE! Töövoog hõlmab ka kõigi ülaltoodud tegevuste korraldamise protsessi. Oluline on eristada paberimajandust ja kontoritööd: viimane mõiste on laiem, see tähistab kogu dokumentatsiooniga seotud ärivaldkonda ja hõlmab esimest.

Pikka aega viidi töövooprotsess läbi eranditult paberkandjal, kuid kaasaegsed tehnoloogiad võimaldab teil seda süsteemi automatiseerida ja minna üle täiesti paberivabale valikule või oluliselt vähendada paberkandjal dokumentatsiooni liikumist.

Sellise automaatse nime andmiseks on mitu võimalust elektrooniline süsteem töö dokumentatsiooniga:

  • EDMS - elektrooniline dokumendihaldussüsteem;
  • SEDD - elektroonilise dokumendihalduse ja kontoritöö süsteem;
  • SAD - kontoriautomaatika süsteem;
  • SEDO - elektrooniline dokumendihaldussüsteem;
  • SADO on dokumendivoo automatiseerimissüsteem.

Kõige tavalisem lühend on SED.

EDMS-i kohustuslik komponent on kasutamine elektrooniline allkiri- elektroonilise dokumendi identifikaator, mis tagab selle autentsuse (mängib paberdokumendil isikliku viisa rolli).

EDMS-i juurutamise eelised

Ettevõttes elektroonilise dokumendihalduse kasutamise ilmseim eelis on võimalus õnnelikult vältida paljusid probleeme, mis traditsioonilises paberkandjal kontoritöös on peaaegu vältimatud. Need sisaldavad:

  • inimlik viga;
  • nõutava dokumendi kaotamine;
  • vajaliku paberi otsimisele kulunud aeg;
  • probleemid dokumentide saatmise, kohaletoimetamise ja vastuvõtmisega;
  • raskused vajaduse korral duplikaatide tegemisel;
  • kogunenud paberite säilitamise, arhiveerimise ja hävitamisega seotud lisatoimingud;
  • kirjatarvete kulud;
  • madalam kaitse võltsimise ja võimaliku kahju eest jne.

EDMS-i positiivsed omadused, mis mõjutavad oluliselt äriprotsesside tõhusust, tulenevad selle süsteemi kasutamise põhimõtetest.

  1. Unikaalne identifitseerimine- elektroonilisel kujul registreeritakse dokument üks kord, misjärel on see hõlpsasti automaatselt tuvastatav.
  2. Paralleelsed operatsioonid- elektroonilisel kujul saate peaaegu samaaegselt suhelda mitme dokumendiga, suurendades seeläbi tõhusust ja vähendades ajakulu.
  3. Dokumentaalbaasi ühtsus- kõik dokumendid koondatakse kokkulepitud süsteemi, mille tulemusena need ei dubleeri ega kao.
  4. Lihtne otsing- automaatne identifitseerimissüsteem võimaldab kiiresti leida nõutav dokument algandmete miinimumini.
  5. Kinnitamise võimalus- igale dokumendile saab elektroonilisel kujul lisada ühe või mitu faili, mis võimaldab teil varustada seda vajalike rakenduste ja atribuutidega.
  6. Täpsem aruandlus- elektrooniline vorm võimaldab dokumente vajalikel alustel rühmitada, mis võimaldab kontrollida dokumentide liikumise kõiki etappe ning tagada vajalike tegurite täielik ja usaldusväärne arvestus.
  7. Paindlik kohanemine- elektroonilist dokumendihaldust on lihtne kiiresti kohandada mis tahes tootmisvajadustega.

MÄRGE! Kõigi EDMS-i eeliste pakkumiseks peavad dokumentatsiooniga töötavad töötajad end ümber koolitama ja uusi oskusi õppima.

Mis on EDMS-id

Dokumendivoo automatiseerimise funktsioonide täitmiseks loodud tarkvaratoode erineb sellesse manustatud funktsioonide komplekti poolest.

  1. Universaalne EDMS(neid nimetatakse ka "pakendatud" või "kastiga" - standardsed süsteemid, mis pakuvad põhilisi kontoritöö funktsioone.
    • suhteliselt väike funktsionaalsus;
    • kohanematus ettevõtte spetsiifikaga;
    • kättesaadavus ning paigaldamise ja rakendamise lihtsus;
    • hinna poolest kõige odavam.

    2. TÄHELEPANU! Universaalse EDMS-i kasutuselevõtul ettevõttes peab tööandja hankima litsentsi uute juurutatavate töökohtade jaoks.

  2. Individuaalse arengu EDMS- spetsiaalselt konkreetse kliendi vajaduste rahuldamiseks loodud süsteemid. Neid tooteid iseloomustavad järgmised omadused:
    • maksimaalne personifitseerimine;
    • lisakulud töötajate ümberõppeks ja seadmete ostmiseks;
    • kõrge hind;
    • arendamiseks, paigaldamiseks ja juurutamiseks kulub rohkem aega.
  3. Kombineeritud EDMS- universaalse platvormi alusel võetakse kasutusele täiendavad individuaalsed lisandmoodulid. Sellise süsteemi installimine võimaldab teil lahendada järgmised ülesanded:
    • vastab täielikult organisatsiooni vajadustele;
    • vähenevad arendus-, paigaldus- ja kasutuselevõtukulud;
    • põhimoodulid võimaldavad teil süsteemi kiiresti omandada ja personali koolitada;
    • oskab suhelda teiste tarkvaratoodetega;
    • klient saab tarkvaratootele täielikud õigused.

Sõltuvalt konfiguratsioonist võimaldavad ühe või teise EDMS-i võimalused erinevate tootmistegevuse valdkondade automatiseerimist, mida saab erineval viisil kombineerida:

  1. Kontoritöö.
  2. Üldine dokumentide ringlus.
  3. Lepingu haldamine.
  4. Arhiveerimine.
  5. Projekti juht.
  6. Spetsiaalne dokumentatsioon.
  7. Suhtlemine sissetulevate dokumentidega.

Kuidas valida sobiv EDMS

Organisatsiooni dokumendivoo automatiseerimiseks parima valiku valimiseks turul üsna laia valiku toodete hulgast peate teadma, millistele parameetritele peaksite tähelepanu pöörama.

Valiku peamised tegurid on järgmised organisatsioonispetsiifilised punktid:

  • valmisolek asendada paberdokumentatsioon selle elektroonilise vastega (dokumendivoo "küpsus");
  • eesmärgid EDMSi rakendamine;
  • edasiarendamise võimalus;
  • rakendamiseks eraldatud vahendid (aeg ja raha).

Vaatleme iga tegurit üksikasjalikumalt:

  1. Algse töövoo küpsus. Mida paremini on pabertöövoog ettevõttes korraldatud, seda lihtsam on EDMS-i juurutada, kuna see eemaldab kohe kõik raskused, pakkudes vastutasuks tõhusama kontoritöö eeliseid. Süsteemi paigaldamiseks ja personali koolitamiseks kulub suhteliselt väike aja- ja rahakulu. Dokumendihalduse madalamatel tasanditel peate esmalt kulutama energiat põhiliste dokumendihaldusprotsesside vormistamisele ja seejärel tõlkima need elektroonilisele kujule.
  2. Rakendamise eesmärgid. Valiku määrab funktsioonide komplekt, mida üks või teine ​​EDMS pakub. Igal juhul on vaja sõelmete haldamist, kas piisab põhiomadustest või personifitseerimisest.
  3. Reservid... Kui automatiseerimine on vajalik juba formaliseeritud protsesside jaoks, on nende spetsiifilisuse tõenäosus suur. Organisatsiooni areng näeb ette muudatusi töövoos, milleks süsteem potentsiaalselt suuteline peaks olema. Seetõttu peaks kasutatav EDMS arendusreserve arvestades olema võimalikult paindlik.
  4. Vahendid... Väärtus ajas ja rahas on lõppkokkuvõttes investeeringu komponent. Seetõttu peate arvestama mitte ainult hinnaga. tarkvara ja selle paigaldamine, aga ka seda, kui palju selle süsteemi omamine maksma läheb. Lisakulud võivad olla vahendid juba toimiva EDMS-i "uuendamiseks", töötajate ümberõppeks jne.

Lühiülevaade mitmest populaarsest EDMS-ist

Tänapäeva Venemaa kaasaegsel turul kasutatakse umbes 20 erinevat EDMS-i. Analüüsime neist enim kasutatavaid, mis on end ettevõtte juhtimise efektiivsuse tõstmisel edukalt tõestanud.

  1. "Harjutamine". 2012. aastal võttis Telekomi- ja Mselle dokumendiringluse peamise süsteemi kasutusele, sellel on umbes 4 tuhat klienti. Süsteemi kasutab enamik valitsusagentuurid Moskva linn. Seda programmi saab kasutada pilve- või serveriversioonis. Organisatsiooni liitumistasu kulu on suhteliselt madal, iga lisanduva kasutaja eest tehakse lisatasu.
  2. "Naumen DMS"- arendus, mis põhineb NauDocil (lähimineviku üks populaarsemaid EDMS-i), kuid täiustatud ja laiendatud versioonis. Osa enamast lai süsteemäriprotsesside juhtimine.
  3. "Directum"– süsteem, mis keskendub kollektiivse suhtluse põhimõtetele. Sisaldab mugavaid mehhanisme dokumentatsiooni andmebaaside loomiseks, konverentside, intervjuude, koosolekute jms korraldamiseks.
  4. EttevõteMeedia- vastupidi, see tagab maksimaalse personifikatsiooni. Selle EDMS-i abil on lihtne luua isiklikke töökohti ja tagada nende toimimine.
  5. "Juhtum"- juhtiv toode, mis hõivab peaaegu poole Venemaa Föderatsiooni EDMS-i turust, mida kasutavad keskpank, Sberbank, Rostelecom ja teised suured organisatsioonid.

Tänapäeval on enamik ettevõtteid üle minemas paberkandjal töövoogudele elektroonilisele. See säästab organisatsiooni aega ja raha. Elektrooniline dokumendihaldus välistab paberimajanduse. Infot saab vahetada 24 tundi ööpäevas kontorist või mujalt. Piisab ainult arvuti olemasolust elektrooniline allkiri ja internetiühendus. Lisaks võimaldab elektrooniline dokumendihaldussüsteem jälgida tööde kulgu reaalajas.

Mis on elektrooniline dokumendihaldus

Kui me räägime lihtsate sõnadega, elektrooniline dokumendihaldus on elektrooniliste dokumentide vahetamine läbi kohtvõrk, Internet või muud kanalid. Elektrooniline dokumendivoog võib toimuda nii organisatsiooni sees kui ka ettevõtete vahel.

EDF võimaldab mitte ainult vahetada dokumente, vaid ka korraldada tööd ilma paberkandjat kasutamata: dokumentide otsimine, aruannete koostamine, arhiivi pidamine ja palju muud.

Elektrooniline dokumentide ringlus toimub Venemaa föderaalse maksuteenistuse usaldusvõrgustikku kuuluva EDM-i operaatori süsteemi kaudu. Üks ettevõte saadab teise elektroonilise dokumendi. Adressaat saab selle mõne sekundi jooksul oma arvutisse. Sel ajal kontrollib operaator automaatselt, millise elektroonilise allkirjaga dokument on kinnitatud ja kas dokumendi vorm vastab seadusest tulenevatele nõuetele. Olekute abil näeb saatja, kuidas dokument liigub.

Elektrooniliste dokumentide liigid

Peaaegu iga dokumenti saab tõlkida elektrooniline vaade... Tavaliselt lähevad ettevõtted üle elektroonilistele lepingutele, arvetele, erinevatele arvetele, aruannetele jne.

Elektroonilised dokumendid jagunevad vormistamata dokumentideks ja vormistatud dokumentideks.

Vormistamata dokumendid - kirjad, lepingud, volikirjad, tehniline dokumentatsioon ja muud dokumendid, need on riiklikult rangest regulatsioonist vabastatud.

Vormistatud dokumentidele kehtivad ranged nõuded vormingule ja üleandmisreeglitele. Vormindatud dokument - dokument, mis loodi föderaalse maksuteenistuse vormingus, näiteks töö vastuvõtmise akt. Vormistatud dokumendid mõjutavad maksuarvestuse õigsust, seetõttu on nende jaoks ülioluline kõigi ülekandmise protseduuride järgimine.

Pange tähele, et vormistamata elektroonilised dokumendid võivad olla mis tahes vormingus: doc, xlsx, pdf, jpg ja muud, samas kui vormistatud dokumendid võivad olla ainult xml-laiendiga faili kujul.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi funktsioonid

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem täidab järgmisi funktsioone:

  • dokumendi registreerimine;
  • kontroll dokumentide täitmise üle;
  • teatmeteoste loomine;
  • paber- ja elektrooniliste dokumentide liikumise kontroll, dokumentidega töötamise ajaloo pidamine;
  • dokumentide detailide loomine ja redigeerimine;
  • ettevõtte dokumendivoo aruannete genereerimine;
  • dokumentide import failisüsteemist ja Internetist;
  • dokumendi loomine otse süsteemist malli abil;
  • töötada dokumendiversioonide, keerukate mitmekomponentsete ja mitmeformaadiliste dokumentidega, manustega;
  • dokumentide elektrooniline levitamine;
  • töötada kaustades olevate dokumentidega;
  • dokumentide hankimine skaneerimise ja tuvastamise abil;
  • andmetele juurdepääsu ja dokumentide töötlemise kulude vähendamine.

EDF-i valikud

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi korraldamiseks on kaks võimalust. Esiteks on võimalik sõlmida osapooltega elektroonilise dokumendihalduse leping ja vahetada e-posti teel elektroonilise allkirjaga allkirjastatavaid dokumente.

Teiseks on võimalik EDM-i korraldada spetsiaalse operaatori kaudu. Sel juhul peate liituma elektrooniliste dokumentide vahetamise reeglitega. Pärast seda on võimalik vastaspooltega vahetada nii vormistatud kui ka vormistamata dokumente.

Elektroonilise dokumendihalduse automatiseerimine. EDFi plussid ja miinused

Elektrooniline dokumendihaldus on terviklik infosüsteem, mis sisaldab spetsiaalset tarkvara, e-posti, Internetti, kohtvõrku ja muud.

Elektrooniline dokumendivoog tundub paberiga võrreldes palju atraktiivsem. Toome välja EDI peamised eelised.

  • kõige lihtsam - paberikuludega seotud kulud vähenevad;
  • säästab aega – töötajatel kulub vähem aega paberdokumendi leidmisele;
  • suureneb ettevõtte sisemise töö läbipaistvus - elektrooniline dokumendihaldussüsteem võimaldab jälgida dokumendi olekut;
  • säilitatakse iga faili ja kaasnevate dokumentide isiklik ajalugu – igal ajal saate kõik avada Vajalikud dokumendid sisaldab nõudeid, mis on seotud erinevat tüüpi suhetega ettevõtte ja välisüksuste vahel;
  • organisatsiooni aruanded koostatakse kiiresti;
  • suurenenud andmete turvalisus.

Miinuste hulgas võib märkida tarkvara kõrget hinda ning töötajate koolitamise ja kõigi olemasolevate dokumentide digiteerimisega seotud kulusid.

Mida on vaja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks

Elektroonilise dokumendiringluse juurutamiseks on vaja välja töötada ja kinnitada elektroonilise dokumendiringluse kord; nimetada selle hooldamise eest vastutavad isikud; korraldama saabunud ja saadetud dokumentide elektroonilist arhiivi; sätestab arvestuspoliitikas elektrooniliste dokumentide loomise, vastuvõtmise ja säilitamise reeglid; määrab elektrooniliste dokumentide vormistamise ja allkirjastamise eest vastutavad isikud.

Kõik töötajad, kes on volitatud dokumente allkirjastama, peavad omama elektroonilist allkirja.

Ligikaudne toimingute algoritm:

  • väljatöötamisel on tehniline ülesanne;
  • valitakse IT-lahendus;
  • kirjeldatakse äriprotsesse;
  • koostatakse kalkulatsioonid, ajakavad, vajalike ressursside nimekirjad ja üldine tööplaan;
  • EAF juurutatakse;
  • programmi testitakse;
  • käivitatakse elektrooniline dokumendihaldussüsteem;
  • jälgitakse süsteemi kasutamist.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem

Kõik EDI-süsteemid võivad sisaldada allpool loetletud kategooriate omadusi, kuid enamikul neist on toote positsioneerimisega seotud spetsiifiline orientatsioon.

1. Elektrooniline arhiiv on EDM-süsteem, mis on suunatud andmete tõhusale säilitamisele ja väljavõtule.

2. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid koos täiustatud töövootööriistadega – tagavad mõne objekti liikumise mööda kindlat rada, mis on eelnevalt paika pandud. Igal etapil võib objekt muutuda, mistõttu nimetatakse seda üldsõnaks "töö". Tööle on lisatud dokumendid, kuid need pole siin põhiobjektid. Tänu nendele süsteemidele on teatud töö korraldatud.

3. EDI süsteemid, mis on keskendunud organisatsiooni juhtimise ja teadmiste kogumise toetamisele. Need on süsteemid, mis ühendavad ülalkirjeldatud süsteemide omadused. Siin võib põhielemendiks olla ükskõik milline – töö või dokument. Neid süsteeme kasutavad riigiasutused, suurettevõtted, kus on teatud reeglid ja protseduurid dokumentide liikumiseks.

4. EAF-i süsteemid, mis on keskendunud koostöö toetamisele - sellised süsteemid erinevad eelmistest ja neil puudub selge hierarhia töövoo korraldamisel ja vormistamisel. Sellise EDF-i ülesanne on tagada töötajate töö ettevõttes, kus iganes nad ka ei asuks, ja säilitada tehtud töö tulemusi.

5. EDM-süsteemid, millel on täiustatud lisateenused. Hea näide on kliendisuhete halduse (CRM) teenus. Seda tüüpi teenused on mitmekesised ja võivad hõlmata erinevaid teenuste komplekte.

Iga ettevõte mõtleb varem või hiljem äriprotsesside optimeerimisele ja efektiivsuse tõstmisele, mida saab luua elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) abil.

EDMS võimaldab lahendada erineva suuruse ja tegevusalaga, sealhulgas geograafiliselt jaotatud ettevõtete dokumentidega töö automatiseerimise probleeme. Selle klassi tarkvarasüsteemid tagavad ettevõtte juriidiliselt olulise töövoo korraldamise, dokumentide arhiivi pidamise, büroo töö automatiseerimise (sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse registreerimine, dokumentide skannimine ja esinejatele elektroonilisel kujul suhtlemise), täitevdistsipliini jälgimise, lepingute ja maksete kokkuleppimine, täitmise koordineerimine ja jälgimine organisatsiooniliselt - administratiivsed dokumendid, raamatupidamise esmase dokumentatsiooni töötlemine ja säilitamine, samuti erinevatele ärivaldkondadele spetsialiseerunud protsesside automatiseerimine. Lisaks on enamiku kaasaegsete EDMS-i tunnuseks mobiilseadmete tugi ja võimalus integreeruda ettevõtte olemasolevate teabeplatvormidega.

Venemaa turul on tohutult palju erinevaid elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme ning et ettevõtetel oleks valiku tegemine lihtsam, oleme koostanud valiku just sellistest lahendustest. Kõik need on eranditult kodumaise toodanguga, vastavad venelasena dokumendihalduse valdkonna seadusandlikele ja regulatiivsetele ning metoodilistele nõuetele. reguleeriv raamistik ja rahvusvahelistele standarditele samuti IT turvanõuded. Eraldi tuleb märkida, et peaaegu kõik allpool loetletud tooted on kantud kodumaise tarkvara registrisse ja neid soovitatakse kasutada Vene Föderatsiooni valitsusasutustes ja organisatsioonides, samuti ettevõtetes, kes viivad ellu tarkvara impordi asendusprogrammi raames projekte. .

  1. "Dialoog". Arendaja: riigi ühtne ettevõte "Crimea Technologies" (Krimmi Vabariigi sisepoliitika, teabe- ja kommunikatsiooniministeeriumi toel).
  2. Ettevõtte elektrooniline dokumendihaldussüsteem CSED 3.0. Arendaja: KROK Region.
  3. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem "SED-Sirius". Arendaja: Center infotehnoloogiad täitevvõimude süsteemid (CITIS).
  4. Tee-ehitusorganisatsioonide protsesside automatiseerimissüsteem "Epyura" (ehitatud "1C: Enterprise" platvormi alusel). Arendaja: Armen Rafikovitš Arakelyan.
  5. EDMS "Sinkopa-dokument". Arendaja: Kuban-Inform-Holding-Yug ettevõte.
  6. Tarkvarapakett "Elektroonilise dokumendihalduse ja tellimuste täitmise kontrolli avatud modulaarne süsteem" (SEDKP). Arendaja: FGAU GNII ITT "Informika".
  7. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem Directum. Arendaja: Directum ettevõte.
  8. Tarkvaratoode "STEK - Document Management". Arendaja: JSC STC STEK.
  9. "Dokumendihalduse punane platvorm". Arendaja: ettevõte Red Soft.
  10. Süsteem "Bürokraat". Arendaja: LLC "Bürokraat"
  11. Infosüsteem "Elektrooniline kontoritöö ja dokumendihaldus". Arendaja: ettevõte Breeze Plus.
  12. Komita Courier JE süsteem. Arendaja: aktsiaselts"Comita".
  13. Moodul "Dokumendivoog" (tarnitakse ERP-süsteemi "Compass" osana). Arendaja: Compassi ettevõte.
  14. EDMS WSS Docs (põhineb Microsoft SharePointi platvormil). Arendaja: WSS-konsultatsioonifirma.
  15. Salakontoritöö automatiseeritud süsteem AS SDP. Arendaja: LLC "Uute tehnoloogiate keskus" Impulse ".
  16. Ettevõtete organisatsioonilise ja haldusliku dokumendivoo (bürootöö) automatiseerimissüsteem "Lotsman: ORD". Arendaja: ASKON-Design Systems LLC.
  17. EOS for SharePointi süsteem (ehitatud Microsoft SharePointi platvormi baasil). Arendaja: Electronic Office Systems (EOS) ettevõte.
  18. Infosüsteem EtaxReport. Arendaja: elektrooniliste ärisüsteemide ettevõte.
  19. EDMS "Aurora: Dokumendivoog". Arendaja: Aurora Digital Group LLC.
  20. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem Comsoft Docs. Arendaja: Komsoft JSC.
  21. EDS-süsteem Comindware (ehitatud Comindware Business Application Platformi baasil). Arendaja: Comindware ettevõte.
  22. Kiirdokumendi süsteem. Arendaja: Electronic Express LLC.
  23. Codex: dokumendihalduse tarkvarapakett. Arendaja: Kodeks Consortium.
  24. Automatiseeritud süsteem "Gosekspertiza". Arendaja: Ekomash info LLC.
  25. Turvaline elektrooniline dokumendihaldussüsteem "Stack-Trust". Arendaja: Stacki ettevõtete grupp.
  26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Arendaja: Optima ettevõtete grupp.
  27. EDMS LandDocs. Arendaja: Lanit ettevõtete grupp.
  28. Tarkvarakompleks "Dokumendivoog". Arendaja: presidendi kantselei föderaalne ühtne ettevõte "Main Research Computing Center". Venemaa Föderatsioon(FSUE "GlavNIVTs").
  29. SEDO lahendus. Arendaja: ID - Management Technologies LLC.
  30. Elektrooniline dokumendihaldussüsteem valitsusasutustele ja ettevõtlusele "Praktika". Arendaja: "Dokumendihaldussüsteemide" ettevõte.
  31. EDMS DoXLogic. Arendaja: BFT ettevõte.
  32. Alpha Dock süsteem. Arendaja: "Alpha Doc".
  33. Süsteem "Väline". Arendaja: SKB Kontur.
  34. Turvaline elektrooniline dokumendihaldussüsteem

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valikul kaasaegsed ettevõtted juhinduvad üldisest arengustrateegiast, eesmärkidest, konkurentsikeskkonna olemasolust, soovitud struktuurist ja ootustest majanduslik mõju sellise lahenduse rakendamisest. EDMS-i juurutamise eesmärgid hõlmavad jõudlusdistsipliini kontrolli parandamist, kaotatud dokumentide arvu vähendamist; heakskiitmise aja lühendamine; vigade arvu vähendamine standarddokumentidega töötamisel.

ECM-i funktsioonide jaoks on mitmeid põhinõudeid. Ettevõtte töövoo optimeerimise edasine edu sõltub süsteemi vastavusest nendele nõuetele. Dokumentide kinnitamise ja ülesannete andmise protsessid toimuvad kiiremini, kui need viiakse „paberilt“ elektroonilisele vormile, väheneb ka dokumentide ja tellimuste menetlemise aeg ning on võimalik jälgida dokumendiga töö edenemist. Süsteemiga töötades teavitatakse esinejaid automaatselt uutest dokumentidest ning nende töötlemise ajastus on kontrolli all. Kiireks juurdepääsuks dokumentidele, hõlpsaks otsimiseks ja dokumentide turvalisuseks on korraldatud elektrooniline salvestusruum.

Oluline on, et kaitstud andmetele juurdepääsuõigused oleksid piiritletud. Vähendab oluliselt tööaega ja automaatne täitmine standarddokumentide jaotised olemasolevate võrdlusandmete kohta. Juhil on oluline omada mugavaid vahendeid ülesannete täitmise tähtaegade ja konsolideeritud aruandluse jälgimiseks. Infosisu säilitamiseks ettevõtte töös peaks EDMS olema hõlpsasti integreeritav olemasoleva postisüsteemiga ja ettevõttes olemasolevate raamatupidamissüsteemidega (personali-, finants-, raamatupidamis- ja tootmisjuhtimissüsteemid).

Samuti pöörab üha enam organisatsioone tähelepanu kaugtöö võimalusele süsteemis. Süsteemi hindamise olulisteks kriteeriumiteks on võimalus koostada aruandeid dokumentide, esitajate, dokumentide olekute jms kohta; süsteemi kiire juurutamine; süsteemi paigaldamise ja hoolduse maksumus; süsteemi arendamise lihtsus; oskus kasutada süsteemitarkvara lisaülesannete lahendamiseks.

Ja lisanõuded:

  • dokumentide voogesituse olemasolu süsteemi, skanneriga töötamise võimalus;
  • eelkonfigureeritud lepinguhaldusmoodul;
  • tahvelarvuti versioon;
  • mobiilikliendid.

Võrdlus

Mõelgem, kuidas neid funktsioone rakendatakse Docsvisionis, Directumis, ELMA ECM +, Optima WorkFlow ja 1C: Dokumendihaldussüsteemides 8. Kõiki neid süsteeme ühendab ühine kontseptsioon, mis põhineb klassikaliste EDMS-i ja äriprotsesside halduse tööriistade kombinatsioonil. Ühendades elektroonilise dokumendihalduse ja BPM-süsteemide eeliseid, arendavad ettevõtted protsesse ja suurendavad operatiivtegevuse efektiivsust.

Funktsionaalsus ja integreerimisvõimalused

Directum

Directumi süsteemi funktsionaalsed eelised hõlmavad enamat kui laiendatud ärilahenduste kataloogi. Igapäevaselt tööl kasutatavatest funktsioonidest võib välja tuua mugavad meeldetuletused, lugejate kohandamise ja vöötkoodimärkidega töötamise. Manustatud failide eelvaate olemasolu, failihoidlad, suur valik lõpetatud teatmeteoseid põhikonfiguratsioonis, interaktiivsed viisardid dokumentide loomiseks.

Selle EDMS-i negatiivsed küljed: objektide lehekülgede kaupa väljundi puudumine dokumentide loendis ja otsingutulemustes, võimetus kasutada täiendavaid stiile dokumendi loendis.

Need funktsioonid on rakendatud Docsvisionis. Kõik veebilehed ja kohandatud aruanded kuvatakse rakenduse põhiaknas. Arhiveeritud dokumendid teisaldatakse andmebaasis eraldi tabelitesse. Süsteemi kasutajad saavad valida autentimisvaliku. Registreerimiskaardi XML-kirjeldusele rakendatakse XSLT-teisendust.

ELMA

ELMA süsteemi eristab laiendatud ärilahenduste rida. Nende hulgas on moodul ECM + (BPM-süsteemi ja klassikalise EDMS-i funktsioonide kombinatsioon), Projects + - standardfunktsioonid projektijuhtimiseks ja protsesside haldamiseks; ELMA CRM + - rakendab kliendikeskset lähenemist läbi lõpp-protsesside juurutamise. Ja KPI lahendus, mida Directumi süsteemil pole.

Integreerimisvõimaluste teemal - ELMA ECM + ja veel kahel lahendusel on plugin MS Outlookiga töötamiseks. Lisaks saab ELMA-d hõlpsasti integreerida 1C: Enterprise'iga (kõigi praeguste versioonidega).

Et mitte sattuda segadusse paljudes muudatuste ja muudatustega failides, võib rakenduses olevatel dokumentidel olla piiramatu arv versioone, kuid kehtivaks saab määrata ainult ühe. Kogu dokumendimuudatuste ajalugu kogutakse dokumendikaardile.

Kõik vajalikud tööriistad dokumendiga töötamine ja nende dokumentidega töötamise toimivusdistsipliini kontrollimine on kasutaja käeulatuses.

Kui ettevõte sai dokumendi paberkandjal, salvestatakse see pärast skaneerimist automaatselt.

Juht saab vaadata aruannet praeguse jõudluse olukorra kohta ja kasutajatele pakutakse mitmeid filtreid, et kujundada tulemusi oma äranägemise järgi.

ECM + rakendust saab kohandada vastavalt konkreetse ettevõtte vajadustele ja organisatsiooni struktuurile.

Dokumentide loomise kiirendamiseks saate luua malle. See on saadaval kõigile kasutajatele, isegi ilma programmeerimisoskusteta.

Saate konfigureerida vöötkoodi automaatse sisestamise malli, et see süsteemis kohe ära tunda.

Kõigil selles ülevaates käsitletud süsteemidel on oma mobiilirakendus süsteemi funktsioonide juhtimiseks tahvelarvuti või mobiilseadme kaudu. See võimaldab tippjuhtidel osaleda ettevõtte operatiivtegevuses kõikjal, kus on Interneti-ühendus. Mobiilikliendid ühilduvad kõigi mobiilsete OS-idega.

Optima WorkFlow

Süsteemi eelisteks on võimalus kasutada dokumentide loendis täiendavaid stiile, kuvada pilte dokumentide loendis ja vaatamisalal. Laaditud dokumentide loendi filtreerimine on võimalik. Optima WorkFlow toetab dokumendipäevikutes rubriikide seadistamist, dokumentide loendis valitud kirje vaatamisala seadistamist. Tellimuse registreerimiskaardi kohandamine toimib. Peaaknasse saab manustada kolmanda osapoole veebirakendusi. Integratsioon on olemas IBM WebSphere MQ-ga. Arhiiviosakondade tegevuse automatiseerimiseks on välja töötatud spetsiaalne moodul Arhiiv.

1C: dokumendivoog 8

Selle lahenduse peamised töövaldkonnad on kontoritöö, üldine dokumendivoog, lepinguliste tegevuste haldamine, elektrooniline arhiiv ja töö päringutega. Funktsionaalsust saab laiendada pluginate abil. Dokumentide marsruutide töötlemisel saate faile manustada ja neid hiljem muuta. Seal on Windows Exploreri registreerimine.

Saate konfigureerida erinevatest allikatest (kaust, e-post, veeb) dokumentide automaatset loomist, registreerimist ja saatmist.

Puudused: sisemist posti pole. Te ei saa tellimustega rühmale ja kaustadele ülesandeid luua. Lisaks puudub sellel lahendusel projektijuhtimise moodul. Ei saa registreeruda MS Office'ist, Open Office'ist. QMS dokumentatsiooniga töötamist ei toetata. Samuti pole võimalust hoida kasutaja isiklikke kaustu.

Liidesed

Directum

Directumi süsteemi kõigi töörežiimide liidesed on ühtsed, saate konfigureerida dokumentide ja ülesannete töötlemise reegleid. Asendusrežiimis säilitab süsteem oma teabesisu. Failidega töötamine on võimalik võrgus. Eraldi faili juurdepääsuõigusi jagatakse, igaüks neist on atribuutiivselt kirjeldatud. Samuti võite märkida töövooprotsesside läbipaistvust. Ülesanded lisatakse MS Outlooki kalendrisse. Süsteemi eeliseks on kohandatavad otsingumallid ja mugavad filtreerimismehhanismid loendi veergude järgi.

Kuid on mitmeid puudusi: elementide lehekülgede vahetamise võimalus puudub (Win32-s). Minimaalsed visuaalsete efektide seaded. Rekvisiitide nimetusi erinevates keeltes on võimatu lokaliseerida. Kaardi suurust ei saa muuta. Elektrooniliste dokumentide vahel linkide loomisel ei saa seose kirjeldamiseks kommentaare lisada. Liides on ülekoormatud.

Riis. üks. Directum süsteemi liides

Docsvision

Docsvision kasutab eelkonfigureeritud teemasid ja käsulint on kohandatav. Dokumentidevahelised lingid kuvatakse puuvaates. Linkidele saab lisada märkusi. Võimalus on kujundada ülesandekaarte. Tööriistariba on kohandatav. Töötab täistekstiotsing ühelt realt, on kohandatavad otsingumallid, kohandatav on ka otsinguvormide kujundus.

Samas on süsteemi miinusteks see, et ülesandele ei ole võimalik dokumenti automaatselt lisada. Protsessid ei ole läbipaistvad, meeldetuletused töötavad ainult siis, kui MS Outlook on sisse lülitatud.

Riis. 2. Docsvision süsteemi liides

ELMA

Väliselt on ELMA ECM + liides standardne failisalvestus, ilma selliste süsteemidega kogemuseta kasutaja saab hõlpsasti iseseisvalt navigeerida.

Dokumentide registreerimine toimub spetsiaalses viisardis mitme järjestikuse etapina. Süsteemi sisenedes tuleb lihtsalt märkida dokumendi vajalikud andmed ja lisada elektrooniline versioon, süsteem genereerib automaatselt dokumendikaardi, millel on kõik andmed.

Kogu teave organisatsiooni kohta sisaldub siseportaalis. Kõik tööks vajalikud tööriistad on ühes kohas: dokumentide arhiiv, ülesanded, kalender, sõnumivoog, aruanded, veebidokumendid.

Kohandamise käigus saab toiminguid lihtsustada või laiendada.

Riis. 3. ELMA liides

Optima WorkFlow

Süsteemil on intuitiivne liides. Süsteem konfigureerib rakenduste kujundusstiile, saadaval on väljund dokumentide loendisse ning atribuutide ja piltide vaateala, rakendatakse dokumentide loendi joonistamise stiile (font, täitmine, ikoon).

Tähelepanu väärivad mugavad otsingud registreerimiskaartide väljadel-loenditel, väljade kohustusliku täitmise visuaalse kontrolli olemasolu, võimalus töötada failide, linkide ja dokumentide liikumisega ühes aknas.

Manustatud failidega on mugav töötada – töö toimub veebis ühes aknas, sisse- ja väljaregistreerimise režiimis. Dokumentide vahelised otspunktid lingid renderdatakse puuna.

Ülesandekaardi saab kujundada ülesande koostamisel.

Puudused: kasutajad ei saa luua uusi ajakirju, dokumendikomplekte, seadistusi ei salvestata andmebaasi. Registreerimiskaardil olevat tööriistariba pole võimalik kohandada, rekvisiitide nimetusi lokaliseerida. Kaardi suurus on muutumatu. Pukseerimismehhanisme ei rakendata. Sidekaartide liidesevaliku põhifunktsioonid puuduvad. Teine puudus on ülesande loomisel protsessi läbipaistmatus, esinejatele ei saa meeldetuletusi seadistada.

Riis. 4. Optima WorkFlow liides

1C: dokumendivoog 8

Liides on kohandatav vastavalt kasutajatüüpidele. Saate vaadata praegu süsteemi sisse logitud kasutajate loendit. RKK (disainer) jaoks on olemas disainitööriistad, võimalus RKK-d laiendada ja kohandada, samal ajal kui saate kasutada keerulisi elemente - tabeleid, struktuure.

Puudused: ei ole sisseehitatud vaatajaid lisatud failide jaoks, puudub vaade rühmaülesannetele, puudub täitja määramine grupist juhiks.

Riis. 5. Liides 1C: dokumendihaldus 8

Otsingufunktsioonid

Directum

Süsteemi eelisteks on dokumentide ja registreerimiskaartide (RK) andmete täistekstiotsingu olemasolu. Otsingumalle saab kohandada vastavalt RK üksikasjadele. Toimib dokumentide loendi filter veeruväärtuste järgi. Mugavad funktsioonid otsingumallide kohandamiseks. Saate luua otsingukaustu.

Negatiivsed omadused: konfigureeritud otsingutele pole võimalik juurdepääsuõigusi jagada; veebikliendi otsinguid pole konfigureeritud; puudub võimalus luua keerulisi otsingupäringuid, puudub objektide lehekülgede kaupa kuvamine dokumentide loendis ja otsingutulemustes, dokumentide loendis ei rakendata täiendavaid stiile.

Docsvision

Docsvision toetab keeruliste otsingupäringute loomist XML-i abil ja otsingu juurdepääsuõiguste levitamist.

Viga- vaatajapaneeli aeglane tegevus.

ELMA

ELMA ECM + kogub dokumendid ühtsesse elektroonilisse arhiivi. Dokumentide otsimine toimub kiiresti ja mugavalt mitte ainult nime, vaid ka dokumendikaardi või RK andmete järgi. Otsingutulemused kuvatakse ainult siis, kui teil on õigus dokumentidele juurde pääseda. Otsinguparameetrid salvestatakse filtrivormingus, edaspidi saab dokumente kiiresti otsida salvestatud parameetrite järgi.

Viga: täistekstiotsingu puudumine dokumentides.

Optima WorkFlow

Otsest andmebaasipäringut rakendatakse keeruka otsingupäringu moodustamiseks dokumendiajakirjades. Dokumendi sisust tehakse täistekstiotsing ja otsing registreerimiskaardi näidise abil (otsingumalle pole vaja kohandada). Otsingupäringuid saate sisestada registreerimiskaartide andmete järgi. Filtreid rakendatakse kõikidele saadaolevatele dokumendipäevikutele.

Süsteemi puuduseks on suutmatus salvestada kohandatud otsingumalle. Dokumentide registreerimiskaartide andmete täistekstiotsing puudub. Kasutajad ei saa luua otsingukaustu ega keerulisi otsinguid. Registreerimiskaardi andmete täistekstiotsing puudub.

1C: dokumendivoog 8

Dokumendi üksikasjade järgi tehakse atribuutotsing. Saate luua otsingumustreid, nende salvestus on hierarhiline ja kategoriseeritud. Otsingutulemuste põhjal koostatakse aruanded.

Ühe taotluse korral on seda võimatu täita erinevat tüüpi otsing. Registreerimise ajal dubleerivate dokumentide automaatseks otsimiseks rekvisiitide komplekti ei ole seadistatud.

Administratiivsed seaded

Directum

Süsteem võimaldab hoida korraga mitme ettevõtte organisatsioonilist ja personalistruktuuri. Esitatakse üksikasjalik teave osakondade ja töötajate kohta, seda on võimalik laiendada. Kui on vaja asendada (täis või assistendi poolt), luuakse automaatselt kaustad "sisend/välja". Alamstringi filter ja indekseerimise otsing töötavad.

Puudused: OShS-i ekraan ei ole visuaalne, elemente pole võimalik teatud järjekorras sortida, katalooge on keeruline luua ja täita, kataloogikirjete lokaliseerimine puudub. Miinimumseaded välimus ja RK käitumine.

Riis. 6. Registreerimiskaartide ilmumine Directumi süsteemis

Docsvision

Docsvision toetab korraga mitme ettevõtte OShS-i hooldust. On asendusfunktsioonid (alaline või ajutine asendaja). Alamstringi filter töötab. Puudused dubleerivad osaliselt Directumi omadusi: tööohutuse ja tööohutuse visuaalne kuvamine, elementide sorteerimine etteantud järjekorras, kataloogide ajalugu ei saa pidada, trükitud katalooge luua, hierarhilisi katalooge luua, sisseehitatud nomenklatuur puudub. juhtumite kataloog. Disaineri madal jõudlus.

Riis. 7. Töötajate kataloog süsteemis Docsvision

ELMA

Olukorda on mugav jälgida suurettevõtete filiaalides. Ühes aknas on ühendatud mitu süsteemi, mis moodustab ühtse infosüsteem jaotused ja kvaliteetne teabevahetus. Kasutajal on kogu vajalik teave välissüsteemi kohta oma lehelt lahkumata. Mugav on vahetada ettevõtte divisjonide lehekülgi. Lisaks on saadaval info tegevuste teostamise, jooksvate uudiste, dokumentide vaatamise, äriprotsesside elluviimise käivitamise kohta.

Riis. kaheksa. Filiaalide lehtede seadistamine ELMA-s

Üldinfo kõigi filiaalide ja osakondade kohta on juhatajale kättesaadav. Osakondade ja töötajate andmeid saab laiendada.

Töötajate asendamine toimub spetsiaalses jaotises. Asendused tühistatakse automaatselt perioodi lõpus. Kui asendav protsess on installitud, kantakse ülesanded protsesside kaupa sellele automaatselt üle. Süsteem teavitab ühekordsest ülesandest ja selle töötaja puudumisest, pakkudes välja teise täitja valiku.

Riis. 9. ELMA jaotise "Asendamine" seadistamine

Spetsiaalses jaotises "Puudumise ajakava" kuvatakse nimekiri töötajatest, kes teatud perioodi töökohalt puuduvad.

Optima WorkFlow

Süsteem toetab mitme ettevõtte OShS-i hooldust, struktuur on selgelt kuvatud. Asendusfunktsioonid (alaline / ajutine asendaja) on realiseeritud, toimub jooksev otsing algustähtede järgi. Üksusi saab sorteerida määratud järjekorras; üsna lihtne teatmeteose täitmine, hierarhiliste teatmeteoste loomine, teatmeteosekirje kehtivusaja määramine.

Registreerimiskaartide jaoks on mallide kujundaja, registreerimiskaartide sündmuste jaoks kasutatakse kohandatavaid suurusi, tausta, järjehoidjaid, välju, fonte, skripte.

Puudused: puudub võimalus säilitada kataloogi ajalugu, puudub peegelinfo asendamise kohta. Teave osakondade ja töötajate kohta on minimaalne. Te ei saa luua trükitud teatmeteoseid, pidada teatmeteoste ajalugu ega lokaliseerida viitekirjeid. Skriptikoodi süntaksi kontrollimise funktsiooni ei ole, puuduvad "raadio nupu" tüüpi väljad.

Riis. 10. Uue töötaja lisamine Optima WorkFlow organisatsiooniskeemi

1C: dokumendivoog 8

Kasutaja töölaud on kohandatud vastavalt nende rollile. Võimaldab kiiret juurdepääsu töötajate andmetele, telefoninumbrite loendile, soovitustele kirjavahetuse kirjutamiseks jne. Osakonnajuhataja jaoks saate luua paneeli mis tahes otstarbega dokumentide täisteksti otsimiseks, juhile antakse paneel kiireks juurdepääsuks aruannetele. Infot levitatakse vastavalt juurdepääsuõigustele. Organisatsiooniline struktuurÄriprotsesside teostajate valimiseks saab kasutada organisatsioone ja täitja rolle.

Alamsüsteem "Töötajate ülesanded ja protsessid" sisaldab tööriistu äriprotsesside loomiseks ja haldamiseks, samuti ülesannete rollipõhise adresseerimise seadistamiseks, maatriksi seadistamiseks töötajate asendamiseks / asendamiseks.

Äriprotsesside modelleerimine

Directum

Süsteem rakendab mugavaid modelleerimisfunktsioone. Marsruudi diagrammi silumine viiakse läbi samm-sammult. Platvormil on sisseehitatud kõrgetasemeline programmeerimiskeel IS-Builder. Oma API abil on võimalik luua oma funktsioone ja skripte. Aruanderedaktor on realiseeritud IS-Builderi keeles. Miinus: põhiplokkide arv on ebapiisav.

Riis. üksteist.Äriprotsesside modelleerimine Directumi süsteemis

Docsvision

Süsteemil on mugavad funktsioonid marsruudi skeemi modelleerimiseks ja kujundamiseks ilma tarkvaratööriistu kasutamata. Saate ise oma funktsioone arendada. Võimalik on luua skripte kasutades oma API-d, helistada veebiteenustele. Tööriistad – MS aruandlus.

Viga: optimeerimiseks on vaja asendada lihtsate plokkide rühm ühe skriptiplokiga.

Riis. 12.Äriprotsesside modelleerimine süsteemis Docsvision

ELMA

Äriprotsesside modelleerimine toimub spetsiaalses lihtsa ja intuitiivse graafilise liidesega graafilises redaktoris "ELMA Designer". Äriprotsesside kirjeldamise tähistus on BPMN 2.0, mis on mugav töövoogude kirjeldamiseks ja sisaldab peaaegu kõiki vajalikke primitiive. Ärianalüütik saab äriprotsesse kavandada ilma programmeerija abita. Saate arendada ettevõttes juhtimismudelit ja teha protsessides muudatusi liikvel olles, ilma süsteemi peatamata.

Dokumentide liikumist ettevõttes saab korraldada mis tahes keerukusega marsruute. Dokumendi marsruut kajastab, milliseid töötajaid see dokument läbib, samuti sellega kavandatavate tööde järjekorda ja olemust. Protsessi graafiline mudel luuakse hiirega paletilt vajalike toimingute plokkide lohistamisel, misjärel ühendatakse toimingud üleminekutega. Üleminekutele saate lisada kommentaare.

Riis. kolmteist. ELMA EDMS-is äriprotsessina kirjeldatud dokumendimarsruut

Optima WorkFlow

Süsteemis on äriprotsesside mudelite kujundaja, kasutatakse skripte.

Riis. 14.Äriprotsesside modelleerimine programmis Optima WorkFlow

Ploki omaduste seadistamine on lihtne. Teostatakse skriptide loomine oma API abil, oma funktsioonide ja plokkide loomine, objektide mahalaadimine vahetusvormingus. Tööriistad – Crystal Reports 11.0.

Võimalik on kohandada rakenduse välimust, kohandada dokumentide loendit (veergude nähtavus ja järjekord, sorteerimine), kohandada teateid.

Modelleerimismehhanismid on ebamugavad, äriloogika seadistamise funktsioonid on minimaalsed, dokumentide töötlemiseks on vaja kirjutada skripte, puudub kujundaja elutsüklid dokumente.

1C: dokumendivoog 8

Süsteem loob dokumentide liikumiseks standardmarsruudid, olemas on marsruudiharude ja tingimuslike üleminekute tugi. Samuti on olemas aruandlusvormide kujundaja.

Riis. 15. 1C äriprotsessi plokkskeem: dokumendivoog 8

Andmete ja toimingute turvalisus

Directum

Andmekaitse süsteemis toimub sisselogimisparooli ja Windowsi kontode abil. Saate luua kasutajarühmi ja rolle. Olemas on diskreetne ja rollipõhine juurdepääsukontrolli mudel, samuti võimalus anda välja õigusi ja privileege. Juurdepääsuõiguste eristamine toimub kausta, RK, faili ja teatmeteose tasemel. Saate konfigureerida õiguste üleandmist. Kasutatakse krüptimist ja EDS-i.

Süsteemi puudused: kohandatud otsingutele juurdepääsuõigusi ei jaotata, veebikliendis pole kohandatud otsinguid ja keerulisi otsingupäringuid ei saa luua.

Vaatepaanide jõudlus on üsna aeglane.

Docsvision

Süsteemi eelised andmeturbe seisukohalt on järgmised: kohustusliku juurdepääsukontrolli olemasolu, juurdepääsuõiguste diferentseerimine kõigil tasanditel; õiguste ülemineku seadmine. Krüptimise ja digitaalallkirja rakendamine.

ELMA

Iga kasutaja kõikjalt, kellel on Interneti-ühendus, saab sisestada oma kasutajanime ja parooli ning logida ELMA süsteemi sisse. See sisselogimine on vaikimisi konfigureeritud kõigi kasutajate jaoks, kuid sisselogimise kaitsmiseks on kolm peamist võimalust:

  1. Logige sisse ainult usaldusväärsete seadmete kaudu. Kui logite sisse arvutist või mobiilseade, mis ei ole usaldusväärsete loendis, teatab süsteem sisselogimise võimatusest.
  2. Sisselogimine Tokeniga. Token on seade, mis on seotud kasutajakontoga ja vastab ainult sellele. Lisaks on üksikul kasutajal oma PIN-kood. Tokenisse saab kirjutada korraga mitu elektroonilist võtme-konteinerit – sisenemiseks erinevad süsteemid, ja mitte ainult ELMA-s, et kasutaja ei kannaks tervet võtmekimpu.
  3. Sisselogimine sertifikaadiga. Mehhanism töötab peaaegu samamoodi. Kasutaja seob sertifikaadi oma kontoga. Sertifikaadiga saab süsteemi siseneda ainult konkreetselt töökohalt. See funktsioon on saadaval ainult brauserites. Mozilla Firefox ja Internet Explorer.

Dokumendi või selle versiooni kinnitamiseks, allkirjastamiseks kasutatakse elektroonilist digitaalallkirja. Sel juhul ei saa ükski teine ​​kasutaja, isegi kui ta on parooli teada saanud, dokumendiga nõustuda ega sellele alla kirjutada.

ELMA pakub juurdepääsuõiguste konfigureerimist süsteemi erinevatele objektidele. Õiguste haldamise keskmes on organisatsiooni struktuuri elementide ja süsteemi üksikute kasutajate roll, konfiguratsiooniprotsess seisneb ametikohtade, osakondade ja allüksuste graafilises kuvamises ning vastutuse jaotamises.

Optima WorkFlow

Andmekaitse toimub sisselogimise / parooli, Windowsi konto abil. Luuakse kasutajarühmad ja rollid, samuti diskreetne ja rollipõhine juurdepääsukontrolli mudel. Võimalik on väljastada volitusi, diferentseerida juurdepääsuõigusi kausta tasemel, seadistada suhtelisi juurdepääsuõigusi vastavalt organisatsiooni organisatsioonilisele struktuurile, kasutada EDS-i.

Juurdepääsuõigusi ei saa määrata ühele failile. Faili eelvaade puudub.

1C: dokumendivoog 8

Seal on tarkvara dokumentide terviklikkuse kontroll, tugi erinevaid viise autentimine. Kasutajale antakse õigused tellimuse või dokumendi täitmise ajaks. EDS-i allkirjastatud dokumendid saadetakse koos allkirjade salvestamise infoga. Juurdepääsuõigused määratakse vastavalt kasutaja positsioonile, tema rollile, äriprotsessides osalemise astmele, templile või individuaalselt. Õigused on määratud kaustadele ja dokumenditüüpidele ning kehtivad ka manustatud failidele, need võivad sisaldada lugemis- või kirjutamispiiranguid. Juurdepääs aruannetele on samuti piiratud – töötajale on kättesaadavad ainult tema aruanded ning juhile tema osakonna aruanded.

Dokumendi osade (registreerimisvormi väljad, lisatud failid) juurdepääsuõigusi ei eristata. Andmete varundamise ja taastamise tööriistade süsteem puudub.

Järeldus

EDMS-i valivad ettevõtted seisavad silmitsi sama probleemiga - nad peavad omandatud süsteemi ja organisatsiooni olemasolevaid äriprotsesse pikka aega kombineerima. Kogu ettevõtte töö optimeerimiseks on oluline ehitada töövoo protsessid põhilisteks – end-to-end protsessideks ning mida varem selline liitmine toimub, seda parem. See aeganõudev tegevus nõuab aga aega, kogemust ja pidevat suhtlust kõigilt töötajatelt, kelle töö on seotud dokumentidega. Ühel või teisel määral võivad süsteemid oma funktsioone kasutades seda protsessi kiirendada. Tulemusi kokku võttes ja hinnates, siis ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 ja Directum vastavad kõige enam põhinõuetele.

Sarnased väljaanded