Mis on nimes? Kutsenõuded sekretäride erinevatele kategooriatele Sekretäri kutsutakse erinevalt

Sekretäri nimetatakse ülemuse ustavaks assistendiks ja paremaks käeks ning seda mõjuval põhjusel, sest juhi sekretäri ülesannete hulka kuulub tõhusa juhtimise ja haldustegevuse tagamine. Juhi sekretär tegeleb äripaberite ja dokumentide ettevalmistamise ja vormistamisega, aitab pealikku ettevõtluses ja lahendab paljusid organisatsioonilisi küsimusi.

Abisekretäri ametikohta võib pidada ka esinduslikuks, kuna ta on ettevõtte nägu - ta kohtub külalistega, vastab kõnedele ja kirjadele. Selline töö nõuab palju meelekindlust, suhtlemisoskust ja organiseeritust. Sel põhjusel võib sekretäri elukutse lubada suuri väljavaateid - tulevikus võib spetsialistist saada kontorijuht ja seejärel üks direktoritest või tippjuhtidest.

Peasekretäri ametikoht on nõutav peaaegu igas ettevõttes, kus on kontor klientidele ja külastajatele. Need võivad olla nii suured ettevõtted kui ka väikeettevõtete organisatsioonid.

Elukutse ajalugu

Aja jooksul on sekretäri volitused märkimisväärselt laienenud ja täna saavad nad täita väga erinevaid funktsioone. Nii tekkis vajadus kitsa spetsialiseerumisega spetsialistide järele, mille tulemusena tekkis sekretäri-assistendi, asjaajaja, sekretäri-tõlgi ja büroojuhi amet.

Sekretäri kohustused

Abisekretäri ülesannete hulka kuuluvad:

• külastajate vastuvõtt;
• telefonikõnede vastuvõtmine;
• arvestuse pidamine;
• juhi tööpäeva planeerimine;
• koosolekute korraldamine;
• juhile ja teistele töötajatele ärireisi ajal piletite broneerimine ja hotellide broneerimine;
• kontoritarvete tellimine;
• pea taotluste täitmine.

Mõnikord on vastutava sekretäri ülesannete hulka kirjavahetus inglise keeles.

Sekretäri nõuded

Nõuded sekretäri assistendile hõlmavad järgmist:

• kesk- või kõrgharidus;
• Arvuti omamine;
• kontoritöö põhitõdede tundmine;
• inglise keele oskus (mõnikord).

Samuti eeldab sekretäri amet järgmisi oskusi:

• täpsus;
• võime hea välja näha (esinduslik);
• organisatsioon.

Sekretäri CV näidis

Jätka näidist

Kuidas saada sekretäriks

Kuidas saada sekretäriks? See võib olla iga kõrghariduse omanik, kes on läbinud sekretäriassistentide kursused või saanud koolituse otse töökohal. Reeglina ei sea tööandjad taotleja erialale erinõudeid, vaid keskenduvad sellele, et taotlejal oleksid vajalikud isikuomadused ja ta saaks ülesandeid nõuetekohasel tasemel täita.

Sekretäri palk

Sekretäri palk võib olla erinev - 15 kuni 45 tuhat rubla. Sissetulek sõltub töötaja kohustuste ulatusest ja piirkonnast, kus ta töötab. Abisekretäri keskmine palk on 30 tuhat rubla.

Tagasi juhtimisülesannete juurde

Sekretär täidab järgmisi tööülesandeid:

- Teostab juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe kallal tööd.

- võtab vastu kirjavahetuse, mis saabub juhatajale arutamiseks, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele esinejale kasutamiseks töö või vastuste koostamise käigus.

- võtab vastu dokumente ja isiklikke avaldusi pea allkirjastamiseks.

- Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab juhile teenusteabe, korraldab juhataja telefonivestlusi.

- koostab juhataja nimel kirju, päringuid ja muid dokumente.

- Teostab juhi koosolekute ja koosolekute ettevalmistamist (kogub vajalikke materjale, teavitab osalejaid koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), koostab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.

- teostab kontrolli ettevõtte töötajate poolt väljastatud korralduste ja korralduste täitmise üle, samuti kontrolli all olevate juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.

- Varustab juhi töökoha vajaliku organisatsioonilise varustusega, kirjatarbega, loob tingimused, mis soodustavad juhi tõhusat tööd.

- Korraldab külastajate vastuvõttu, edendab töötajate taotluste ja ettepanekute kaalumise tõhusust.

- vormistab juhtumeid vastavalt heakskiidetud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.

- Korraldab peareise: tellib lennu- ja rongipileteid, broneerib hotelle.

- Teostab oma vahetu juhendaja individuaalseid teenindusülesandeid.

Sekretäril on õigus:

- saada teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet määratud ülesannete lahendamiseks vajalikus mahus.

- Esitage juhtkonnale ettepanekuid oma ja ettevõtte töö parandamiseks.

- nõuda teavet ja dokumente, mis on vajalikud tema ametikohustuste täitmiseks, isiklikult või juhi nimel ettevõtte osakondadelt ja teistelt spetsialistidelt.

- nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametikohustuste täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuse tulemusel tekkinud dokumentide ohutust.

- teha otsuseid oma pädevuse piires.

Sekretär vastutab:

- oma kohustuste täitmata jätmise ja / või enneaegse hooletuse tõttu.

- kehtivate juhiste, ärisaladuste ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste ja korralduste täitmata jätmise eest.

- Sisemiste töö -eeskirjade, tödistsipliini, ohutusnõuete ja tuleohutuse eeskirjade rikkumise eest.

Direktori kohustused
Endine direktor
Väline kontroll
Operatiivne juhtimine
Kontrollsüsteem

Tagasi | | Üles

© 2009-2018 Finantsjuhtimiskeskus. Kõik õigused kaitstud. Materjalide avaldamine
lubatud koos kohustusliku viitega saidile viitavale lingile.

See, mida sekretär peaks teadma ja suutma, on kirjas kvalifikatsiooniprofiilis.

Kvalifikatsiooni tunnusjoon- See on regulatiivne dokument, mis määrab kindlaks, mida konkreetne töötaja peaks oma töökohal tegema, mida ta peaks teadma ja suutma selleks teha ning milline peaks olema tema väljaõppe tase.

Tööülesanded (sekretär peab oskama) Tehke tehnilisi funktsioone ettevõtte (või osakonna) juhi töö tagamiseks ja säilitamiseks, aidake planeerida juhi tööpäeva. Võtke osakonnadelt või esinejatelt vastu juhile vajalikku teavet, helistage töötajatele tema nimel. Korraldage pea telefonivestlusi, võtke vastu ja edastage telefonisõnumeid, salvestage vastuvõetud sõnumid tema äraolekul ja juhtige nende sisu pea tähelepanu. Korraldage pea jaoks reisi- ja ärireise. Teha tööd juhataja korraldatud koosolekute ja koosolekute ettevalmistamisega (koguda vajalikke materjale, teavitada osalejaid koosoleku või koosoleku toimumise ajast, kohast ja päevakorrast, nende registreerimisest), pidada ja koostada protokolle. Varustage juhi töökoht kontoritarvete, organisatsioonitehnoloogiaga, looge tingimused, mis soodustavad tema tõhusat tööd. Edastage ja võtke vastu teavet vastuvõtmis- ja sideseadmete kohta, printige kiiresti erinevaid materjale pea suunas. Teostage dokumenteerimistööd, võtke vastu juhataja nimel saadud kirjavahetus, korraldage see ettevõttes kehtestatud korras ja edastage see pärast kaalumist osakondade juhtidele või konkreetsetele esinejatele, et neid saaks kasutada oma töö käigus või koostada vastus. Säilitage juhi ja töötajate teabeteenused (suuline, dokumentaalfilm, koostage ajakirjandusülevaateid, esitage koopiaid huvitavatest artiklitest). Jälgige kodanike isiklikel taotlustel pea käskluste täitmise tähtaegu. Korraldada külastajate vastuvõtt, näidates üles neile taktitunnet ja tähelepanu, et hõlbustada töötajate taotluste ja ettepanekute kiiret kaalumist, vormistada juhtumeid vastavalt kinnitatud juhtumite nomenklatuurile, tagada nende turvalisus ja esitada need arhiivi õigel ajal. Looge ja kasutage andmebaase (sh Interneti -teavet).

Sekretär peaks teadma: ettevõtte tegevus ning töötajate ülesanded ja pädevus; määrused ja juhised dokumentide koostamiseks; masinakiri; töö personaalarvutiga, kaasaegsed arvutiredaktorid (Word, Excel jne); õigekirja- ja kirjavahemärgid; materjali paigutuse järjekord erinevate dokumentide printimisel; kontoriseadmete (faksid, miniautomaatsed telefonijaamad, koopiamasinad, diktofonid, magnetofonid) kasutamise reeglid; sisesüsteemide kasutamise reeglid; ühtse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemi standardid; sisemised tööeeskirjad; sekretäritöö teadusliku korraldamise alused; inimese psühholoogia ja tõhusa suhtluse seadused; teenindusetikett; töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse reeglid ja normid; klientide ja partnerite võõrkeel; Vene Föderatsiooni töökoodeks.

Ettevõtete (ettevõtete) kvalifikatsiooniomaduste väljatöötamiseks ja täpsustamiseks töötatakse välja ametijuhendid.

Ametikoha kirjeldus - peamine organisatsiooniline ja juriidiline dokument, mis reguleerib sekretäri tegevust, määratledes tema õigused, positsiooni organisatsioonis, töö iseloomu. Sekretär tugineb sellele dokumendile suhetes töötajatega. Mis on ametijuhendis kirjas, siis küsitakse, millised õigused selles on antud, sekretäril on.

Sekretäri ametijuhend on individuaalne dokument, kuna sekretäri ametikohal on palju astmeid. Väikeses organisatsioonis (või ettevõttes) on üks sekretär (abisekretär). Suuremates organisatsioonides võivad igas struktuuriüksuses juhtida sekretärid ja tema asetäitjad. Seal on juhatuse sekretärid, teadusnõukogude teadussekretärid jne. Igal sekretäril on alati, lähtudes organisatsiooni tegevuse mahust ja eripärast, juhi nõudmistest ja usaldusest sekretäri vastu, oma kohustuste ja õiguste ring, loominguliste, loogiliste ja tehniliste tööde kombinatsioonid. Samal ajal on olemas tüüpiline dokumentide ja mitte-dokumentide haldamise toimingute kogum, mida teevad kõik sekretärid. Lisaks tuleneb sekretäri ametijuhendi koostamise eripära ja keerukus tema tegevuse mitmekülgsusest. Seetõttu on võimatu rääkida ühestki sekretäri (sekretäri-assistendi) ametijuhendi standardist.

Kuid nagu iga ametijuhendi puhul, kehtestatakse sellele ka üldised nõuded. Esiteks on sellel juba väljakujunenud ühtne tekstistruktuur, nimelt osad:

1. Üldsätted;

2) funktsioonid;

3) tööülesanded;

5) vastutus;

6) suhted;

7) ühendused positsiooni järgi.

Lisada võiks rubriigi “Töö hindamine” ning viimastel aastatel ilmub üha sagedamini jaotis “Töökorraldus (igapäevane rutiin)”.

Jaotis "Üldsätted" sisaldab ametikoha täpset nimetust vastavalt personalitabelile, kohta juhtimissüsteemis, see tähendab struktuuriüksuse ja alluvuse nimetust, ametisse nimetamise ja vallandamise ning asendamise korda . Suurtes organisatsioonides, kus on koolieelne haridusasutus, on sekretäril kahekordne alluvus - otse oma pea ja koolieelse lasteasutuse juhi suhtes. Sekretärid nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist juhataja korraldusel (suures organisatsioonis - koolieelse lasteasutuse juhi ettepanekul).

Sama jaotis täpsustab nõudeid erialasele koolitusele ja töökogemusele. Tänaseks on suhtumine sekretäri ja nõuded talle kardinaalselt muutunud. Ettevõtted otsivad kõrg- või keskeriharidusega sekretäri, kes oskab võõrkeelt ja valdab vabalt arvutit. Üha enam peavad sekretärid ja välismaad tundma mitte ühte, vaid kahte või enamat võõrkeelt, kuna firmadel on välispartneritega palju kontakte ja sekretär suhtleb nendega. See sisaldab ka juhiseid peamiste seadusandlike ja regulatiivsete, regulatiivsete, metoodiliste, organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kohta, millest sekretär oma töös juhindub.

Jaotises "Funktsioonid" on loetletud sekretäri (sekretäri-assistendi) põhitegevused, näiteks: info ja dokumentatsiooni tugi juhile, organisatsiooni tugi juhile, osalemine näituste ja esitluste ettevalmistamisel jne.

Jaotises "Tööülesanded" on loetletud kõik tööd, toimingud ja tehnoloogiad, mida nende rakendamisel kasutatakse. See loetleb sekretäri tehtud töö loogilises järjekorras. Igat liiki tööd on jagatud toiminguteks, näidates ära täitmistehnoloogia. Näiteks funktsioon "teave ja dokumentatsiooni tugi" on jagatud kaheks osaks: dokumentatsioon ja töö dokumentidega. Dokumenteerimine hõlmab omakorda projektijuhi korraldusel kirjade (kutsekirjad, meeldetuletuskirjad jne), telegrammide jms koostamist; halduri dokumentide printimine arvutisse; dokumentide õigsuse kontrollimine, kui need juhile allkirjastamiseks esitatakse (viisad, andmete kättesaadavus ja õigsus vastavalt standardi nõuetele jne); dokumentide koopiate võtmine ja kinnitamine jne. Dokumentidega töötamine hõlmab sissetulevate dokumentide vastuvõtmist (näidatud on kellaajad, näiteks: kell 09 ja 16), fakside ja e-kirjade vastuvõtmist (päeva jooksul); vastuvõetud dokumentide esmane töötlemine vastavalt kontoritöö juhendi nõuetele; dokumentide eelvaade (kui see on sekretärile usaldatud); dokumentide registreerimine vastavalt organisatsioonis kehtestatud reeglitele; dokumentide aruanne juhatajale jne.

Jaotis "Õigused" on ehk kõige olulisem. Ta rõhutab sekretäri kohta juhtimissüsteemis, tema tähtsust, positsiooni organisatsioonis. Juhi sekretärile delegeeritud volitused ja tema sõltumatuse aste on nähtavad just õiguste kaudu. See jaotis võimaldab sekretäril vabastada juhi aega peamiste strateegiliste ja taktikaliste ülesannete lahendamiseks.

Just see ametijuhendi jaotis annab sekretärile (abisekretärile) rohkem või vähem volitusi ja määrab tema võimete taseme.

Jaotis "Vastutus" on koostatud ranges kooskõlas seadustega.

Jaotis "Suhted (ühendused ametikohtade kaupa)" on samuti väga oluline iga juhtivtöötaja töö korraldamiseks ja ennekõike on see tingitud automatiseeritud süsteemide aktiivsest rakendamisest, mis nõuavad üksikasjalikku teavet selle kohta, millisel kujul , kellele see edastatakse ja kellelt see vastu võetakse. ...

Viimastel aastatel on ametijuhendis sageli ilmunud jaotis Töö hindamine. Tavaliselt täpsustatakse selles töö õigeaegsuse ja kvaliteedi kriteeriume, näiteks: kaebusi, pretensioone ja kaebusi ei esitata; dokumentides vigade puudumine; juhtkonna juhiste täitmise tähtaegade järgimine jne.

Ametijuhend lõpeb reeglina viitega selle läbivaatamise korrale. Ametijuhendi läbivaatamise tingimusteks võivad olla muudatused organisatsiooni struktuuris, millega kaasnes töötajate ülesannete ümberjaotamine, sekretäri tehtavate tööliikide muutmine, arvutitehnoloogia kasutuselevõtt. Kuid palju sagedamini näitavad need juhise kohustusliku läbivaatamise või uuesti kinnitamise perioodi (3 aastat või 5 aastat).

Valikuline jaotis on "Töö korraldamine", kuid viimasel ajal on see väga populaarne ja üha tavalisem. See annab sekretärile ligikaudse igapäevase rutiini. See võib välja näha selline.

TÖÖPÄEVA ESIMENE POOL:

1) tule tööle 10 minutit enne pead, et kontrollida töökohtade (enda ja pea) seisukorda, korrastada end, koostada või täpsustada eelseisva päeva plaani;

2) valida vastavalt plaanile vajalikud dokumendid ja toimikud;

3) saada kirjavahetust, tutvuda sisuga, lükata edasi esikohajärgset otsust nõudvad dokumendid;

4) edastada kohe telegrammid, kiireloomulised faksid ja telefonisõnumid juhatajale;

5) ülejäänud dokumentide jaoks valmistage ette võimalike vastuste või lahenduste variandid, jagage esinejate vahel;

6) vaadata saadud arvustusi, aruandeid, kutseid jne.

jne .; kirjutage päevikusse-kalendrisse kõigi sündmuste kuupäevad ja kellaajad;

7) säilitama jooksva teabe- ja teatmeteoste jaoks vajalikke dokumente;

8) annab aru saadud kirjavahetuse juhile;

9) selgitab koos peaga jooksva päeva kavandatavate tegevuste sisu;

10) edastab telefoni teel ja isiklikult pea juhised vastavatele täitjatele ning tuletab meelde dokumentide täitmise tähtaegade lõppemist.

PÄEVA TEINE POOL:

1) täidetud dokumentide kogumine ja allkirjastamiseks ettevalmistamine;

2) aru andma juhile täidetud dokumentide kohta, võtma tema käest menetletud dokumendid;

3) töödelda ja saata väljaminevaid dokumente;

4) planeerida tegevused järgmiseks päevaks.

Kogu tööpäeva jooksul tehakse järgmist:

a) töö külastajatega, telefonivestlused;

b) täidetud dokumentide toimikutesse salvestamine;

c) arvutiga töö tegemine;

d) dokumentide kopeerimise korraldamine vastavalt juhataja juhistele.

TÖÖPÄEVA LÕPP:

1) vaadata oma päevikut ja teavitada vastavaid osakondi teatud sündmusteks valmistumise vajadusest;

2) kui juht jääb pärast tööpäeva lõppu tööle, on vaja anda talle kogu vajalik teave ja materjalid;

3) korrastada oma töökoht, eemaldada dokumendid, sulgeda seif ja kõik dokumentidega kapid, lülitada võrgust välja elektroonilised ja tehnilised seadmed.

Ametijuhend on kogu juhtimisaparaadi töö korraldamiseks vajalike dokumentide paketi lahutamatu osa.

NÕUANNE. Korraldage oma tööpäev nii, et saate teha kõike ja olla kõigile kasulik. Andke end oma tööle, kuid ärge unustage, et on küsimusi, mis ei kuulu teie pädevusse. Nii et tehke ainult seda, mida peate tegema.

Summeerida: tuleb veel kord märkida, et sekretäri ametijuhend on individuaalne dokument, kuna sekretäri ametikohal on palju astmeid. Igal sekretäril, lähtudes organisatsiooni tegevuse mahust ja eripärast, juhi nõudmistest ja usaldusest sekretäri vastu, on oma kohustuste ja õiguste ring, erinevad loominguliste, loogiliste ja tehniliste tööliikide kombinatsioonid.

Ettevõtte peainseneri peetakse tavaliselt direktori paremaks käeks ja kaubanduse asetäitjaks vasakut, kuid kui sekretär puudub, pole direktoril üldse käsi.

Sekretäri kontseptsioon ja sordid
sekretär piisavalt lai. Ladina keelest tõlgituna tähendab sõna "secretarius" "usaldusisikut".

Tavaliselt on sekretäri ja juhi suhted üsna usalduslikud, nii et see peaks olema, sest kohustama ametlikke volitusi.

Sekretäri mõiste on tänapäeval üsna keeruline ja sellel on palju astmeid, toon mõne näite:
Tehniline sekretär- töötab kontoriseadmetega (faks, multifunktsionaalne seade, personaalarvuti), kasutab Internetti, täidab juhtide ja töötajate korraldusi, kutsub juhataja nimel ettevõtteid ja asutusi, võtab vastu ja saadab sõnumeid sidevahendite abil.
Vastuvõtja- võtab vastu sissetulevaid kirju ja fakse, e-kirju, vastab telefonikõnedele, suunab need osakondadesse või konkreetsetele töötajatele, kohtub külastajatega.
Büroo sekretär- võtab vastu ja analüüsib kirjavahetust, täidab juhataja ja tema asetäitjate korraldusi, trükib dokumentide tekste, peab dokumentatsiooni.
Sekretär-assistent- mitte ainult sekretär, vaid ka spetsialist, kes on ettevõtte tegevusega hästi kursis, kes võib mõnel juhul teha mõningaid iseseisvaid otsuseid. Abisekretär koostab juhatajale aruandeid, otsib juhile vajalikku dokumentatsiooni, planeerib juhataja tööpäeva ja lahendab oma pädevuse piires haldusküsimusi.
Kontori juhataja- tagab kogu kontori toimimise: valmistab ette materjalid esitlusteks, tagab katkematu transporditeenuse, selge suhtluse, tagab kontoritehnika toimimise ja kirjatarvete kättesaadavuse. Kontori juhataja vastutab kontori väljanägemise eest, väikeses asutuses saab ta samaaegselt täita personaliametniku ülesandeid.
Väikestes äriorganisatsioonides erinevad sekretärid, kuidas neid ka ei kutsutaks, selle poolest, et nad peavad tegema universaalset tööd.
Sekretäri elukutse on ehk näitlejale kõige lähemal. Sekretäri töö eripära ja keerukus tuleneb sellest, et ta on alati silmapiiril, juhtkonna, kolleegide, klientidega suhtlemise keskmes. Naeratus, meeldiv hääl, kena välimus, kindlad žestid ja hea tahe, olenemata meeleolust, loovad kontoris erilise õhkkonna.

Sekretäri ametijuhend

KINNITATUD
Peadirektor
Perekonnanimi I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Üldsätted

1.1. Sekretär kuulub tehniliste täitjate kategooriasse.
1.2. Sekretär nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist ettevõtte peadirektori korraldusega.
1.3. Sekretär allub otse ettevõtte struktuuriüksuse peadirektorile / juhile.
1.4. Sekretäri äraoleku ajal lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis teatatakse organisatsiooni korralduses.
1.5. Sekretäri ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgem, mittetäielik kõrg- või keskeriharidus, kuue kuu pikkune sarnase töö kogemus, kontoriseadmete (faks, koopiamasin, skanner, printer) tundmine, Microsoft Office'i programmid (Word, Excel).
1.6. Sekretär juhindub oma tegevuses:
- Vene Föderatsiooni õigusaktid;
- ettevõtte harta, sisemised tööeeskirjad, muud ettevõtte eeskirjad;
- juhtkonna korraldused ja korraldused;
- see ametijuhend.

2. Sekretäri ametikohustused

Sekretär täidab järgmisi tööülesandeid:
2.1. Teostab juhataja haldus- ja haldustegevuse korraldusliku ja tehnilise toe kallal tööd.
2.2. Aktsepteerib juhataja kaalumiseks saabuvat kirjavahetust, edastab selle vastavalt tehtud otsusele struktuuriüksustele või konkreetsele esinejale kasutamiseks töö või vastuste ettevalmistamise käigus.
2.3. Aktsepteerib dokumente ja isiklikke avaldusi pea allkirjastamiseks.
2.4. Vastab telefonikõnedele, salvestab ja edastab teenindusinfot juhile, korraldab juhataja telefonivestlusi.
2.5. Koostab juhataja nimel kirju, päringuid ja muid dokumente.
2.6. Teostab juhi koosolekute ja koosolekute ettevalmistamise tööd (kogub vajalikke materjale, teavitab osalejaid koosoleku toimumise ajast ja kohast, päevakorrast, nende registreerimisest), koostab ja koostab koosolekute ja koosolekute protokolle.
2.7. Teostab kontrolli ettevõtte töötajate antud korralduste ja korralduste täitmise üle, samuti kontrolli all olevate juhiste ja juhiste täitmise tähtaegadest kinnipidamise üle.
2.8. Varustab juhi töökoha vajaliku organisatsioonilise varustusega, kirjatarbega, loob tingimused, mis soodustavad juhi tõhusat tööd.
2.9. Korraldab külastajate vastuvõttu, edendab töötajate taotluste ja ettepanekute kaalumise tõhusust.
2.10. Vormib juhtumeid vastavalt heakskiidetud nomenklatuurile, tagab nende ohutuse ja esitab need õigeaegselt arhiivi.
2.11. Korraldab peareise: tellib lennu- ja rongipileteid, broneerib hotelle.
2.12.

Teostab oma vahetu juhendaja individuaalseid teenindusülesandeid.

3. Sekretäri õigused

Sekretäril on õigus:
3.1. Saate teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet määratud ülesannete lahendamiseks vajalikus mahus.
3.2. Esitage juhtkonnale ettepanekuid oma ja ettevõtte töö parandamiseks.
3.3. Küsige ettevõtte osakondadelt ja teistelt spetsialistidelt isiklikult või juhi nimel teavet ja dokumente, mis on vajalikud tema ametikohustuste täitmiseks.
3.4. Nõuda juhtkonnalt normaalsete tingimuste loomist ametikohustuste täitmiseks ja kõigi ettevõtte tegevuse tulemusel tekkinud dokumentide ohutust.
3.5. Tehke otsuseid oma pädevuse piires.

4. Sekretäri vastutus

Sekretär vastutab:
4.1. Oma kohustuste mittetäitmise ja / või enneaegse, hooletuse täitmise eest.
4.2. Kehtivate juhiste, ärisaladuste ja konfidentsiaalse teabe säilitamise korralduste ja korralduste täitmata jätmise eest.
4.3. Sisemiste töö -eeskirjade, tödistsipliini, ohutusnõuete ja tuleohutuse eeskirjade rikkumise eest.

Kui te pärast selle artikli lugemist ei saa kindlat vastust, küsige kiiret abi.

Sekretariaadiküsimused, lühike ajalooline taust

Unustame mõneks ajaks ÜRO peasekretäri, arvukad kõrgelt hinnatud akadeemiate teadussekretärid, teised võimu kõrgema astme elanikud, keda nimetatakse sekretärideks. See on pärit teisest piirkonnast. Jutt tuleb Peeter Suure poolt 1720. aastal kehtestatud "sekretäri auastmest". Vastavalt reformaatori tsaari vastuvõetud üldmäärustele, mis panid aluse Venemaa kontoritööle, oli see ametniku nimi, kellele usaldati tänapäeva terminoloogiat kasutades laiaulatuslikud vastutusvaldkonnad - dokumendihalduse tugi. Märkimisväärse enesekindlusega oli ta kohustatud täitma oma kohust ilma "viivituste ja ebamäärasusteta äris". Täna elab meie riigis "sekretäri auaste" taassündi. Seda dikteerib Venemaa majanduse sisenemine turusuhetesse ja kõrgtehnoloogiate laialdane kasutamine ettevõtluses. Sekretäri töötaja vastutuse osakaal uutes tingimustes on märkimisväärselt kasvanud, selle olulisuse lati ettevõtte igapäevases tegevuses on tõusnud. Ettevõtte edu, meeskonna psühholoogilise kliima seisund sõltub suuresti tema erialasest ettevalmistusest, kogemustest, suhtumisest ärisse. Kahjuks ei vasta paljude Venemaa ettevõtete sekretäri de facto ametlik staatus suurenenud töömahule. Selle rolli, õiguslikku ja rahalist olukorda alahinnatakse põhjendamatult. Üsna sageli valitsevad juhid, kes näevad seda positsiooni läbi vananenud stereotüüpide prisma, ebaadekvaatse suhtumise sekretäritöötaja vastu. See mõjutab sekretäri tähtsuse ja tema koha üldises tootmisprotsessis alahindamist turu ja vaba konkurentsi tingimustes. Erinevalt arenenud kapitalistlikest riikidest ei ole sekretäritöötaja ülesanded ja õigused, keda mõnikord nimetatakse abisekretäriks või kontorijuhiks, sisuliselt tänaseni selgelt määratlemata. Sekretäriosakond on endiselt killustatud. Sekretärid pole erialaselt ühtsed. Neil ei ole riiklikke organisatsioone, millega võimulolijad ja tööandjad arvestaksid ning kes oleksid valmis kaitsma oma huve, hoolitsema oma kutsehariduse ja karjäärivõimaluste eest.

Ameeriklased usuvad, et ametliku positsiooni kindlustamine ja selle edukas töö põhineb kahe omaduse sünteesil: töökus ja algatusvõime. Tee hakkab saavutama karjäärikasvu kõrgust ja saama korraliku põhihariduse. Kaasaegsel elektroonika ajastul hõlmab see tingimata infotehnoloogia, juhtimise ja majanduse, õiguse, ärieetika ja võõrkeelte aluste valdamist. Kuid te võite saada täieõiguslikuks sekretäriks ainult siis, kui olete kogunud teatud kogemusi ja tööstaaži.

Mis puudutab sekretäri ametikohta meie riigis praeguses etapis, siis juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsiooni käsiraamatus, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni töö- ja sotsiaalarengu ministeeriumi 21. augusti määrusega, 1998 nr 37 (koos täienduste ja muudatustega), see antakse täiendustest: sekretär-stenograaf, sekretär-masinakirjutaja, pimedaspetsialisti sekretär, peasekretär, teadussekretär. Kvalifikatsiooni käsiraamatus esitatud sekretäri ametikohtade loetelu näitab, et mõiste „sekretär” on üsna keeruline ja sellel on tõesti palju astmeid - alates teadussekretärist kuni sekretäri -masinakirjutajani. Seega on sekretäridel palju erinevaid funktsioone, kohustusi ja õigusi, erinevaid nõudeid haridusele, töökogemusele ja oskustele.

Juhi sekretäri ametikoht eeldab kõrgemat erialast haridust ja sekretär -masinakirjutaja ametikoht - "algkutseharidus või keskeriharidus ja eriõpe vastavalt kehtestatud programmile".

Sõnaraamatutes on sõna "sekretär" määratletud kui "isik, kes korraldab üksikisiku või mõne asutuse ärilist kirjavahetust, samuti vastutab kontoritöö eest", ja SI Ozhegovi sõnastikus - "ärikirjavahetuse eest vastutav töötaja". , üksikisiku või institutsiooni päevakajalised asjad ". Seega rõhutatakse määratlustes, et sekretär võib teenindada nii üksikisikut (juhti) kui ka institutsiooni.

Sõna "sekretär" pärineb keskaegsest prantsuse sõnast "secrettaire" ja tähendas algselt usaldusisikut (prantsuse keeles saladus). Hea sekretär jääb sisuliselt selliseks ka täna. Venemaal ilmub sekretäri amet 18. sajandil, algul täpselt keisri isikliku sekretäri ametikohana, ja selgitavas sõnaraamatus määratleb V. Dahl: "riigisekretär, suveräänse usaldusväärse kirja sekretär". 18. sajandi esimesel veerandil. sekretärist saab institutsiooni ametnik ja selle perioodi seadusandlikes aktides on välja toodud tema tegevuse ulatus ja ametikohustused. Seega on definitsioonides töö dokumentidega esile tõstetud. Lisaks rõhutavad nad, et sekretär võib teenindada nii üksikisikut (juhti) kui ka institutsiooni. Sekretär peaks alati olema "vormiriietuses": hoolikalt ja läbimõeldult riides, puhas, valmis kiiresti ja tõhusalt täitma talle antud juhiseid, suutma rahulikult, ilma segaduse, karmuse, kära ja väärikalt lahendada oma pädevusse kuuluvaid küsimusi . Ta vajab kingituse tunnetada juhtumi "nüansse", mis võimaldab tal vabalt rasketest olukordadest välja tulla, eriti mitte näha ega kuulda seda, mida ei tohiks näha ega kuulda. Sekretär on alati silmapiiril ja teab paljusid asju: ta töötab dokumentidega, osaleb ärikohtumistel ja läbirääkimistel, vastab telefonikõnele ja teeb juhtkonna nimel ise tellimuse, lepib külastajatega kokku. Kuid mõnikord peate tegema ühekordseid ülesandeid, näiteks raha ülekandmist, kaugkõnet, haige kolleegi külastamist jne.

Abisekretäri roll juhtimisdokumentatsiooni struktuuris. Sekretäri kategooriad.

Sekretär on tänapäeva tööturul üks levinumaid ameteid. Ükski organisatsioon ei saa ilma sekretärita hakkama. Sekretär on juhi parem käsi, töötaja, kellele kuulub operatiivteave ja kes on kursis ettevõtte, ettevõtte, organisatsiooni, ettevõtte või asutuse päevakajaliste asjadega.

Viimastel aastatel on sekretäri elukutse teinud olulisi muutusi. Kui hiljuti oli kombeks sekretäri nimetada "ettevõtte näoks", siis täna saab teda juba võrrelda pea parema käega, reguleerides erinevaid tootmisprotsesse. Meie riigis on nõudlus kvalifitseeritud sekretäride järele järsult suurenenud. See on peamiselt tingitud suure hulga struktuuride tekkimisest.

Rahvusvaheline kutselised sekretärid International andis kaasaegsele sekretärile järgmise määratluse: "Ta on ettevõtliku ja kaalutletud pealiku assistent, kellel on kõik ametiks vajalikud kutseoskused, kes teeb oma pädevuse piires otsuseid ja võtab vajadusel enda üle kontrolli . "

Tänapäeval on mitmesuguste organisatsiooniliste ja juriidiliste vormide organisatsioonides ja ettevõtetes sekretäri elukutset palju. Erinevate sekretäritöötajate ülesanded on väga erinevad.

Suurte organisatsioonide telefonioperaator võtab vastu kõik telefonikõned ja võtab ühendust vajalike tellijatega. Telefonisekretär võtab vastu telefonitellimusi ja sõnumeid, annab telefoni teel vajaliku teabe ettevõtte pakutavate kaupade või teenuste kohta, juhi nimel, võtab telefoni teel ühendust oma töötajate ja kolmandate osapoolte organisatsioonide esindajatega. Tehniline sekretär töötab kontoritehnikaga. Vastuvõtja võtab vastu kirju, fakse, e-kirju, vastab telefonikõnedele ja edastab need sihtkohta, võtab vastu külastajaid. Büroo sekretär võtab vastu ja analüüsib kirjavahetust, koostab dokumentide eelnõusid, korraldab tööd dokumentidega, täidab juhataja ja tema asetäitjate korraldusi, on büroo koordinaator ja dispetšer.

Juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsiooni käsiraamatus (kinnitatud Vene Föderatsiooni tööministeeriumi 21. augusti 1998. aasta otsusega nr 37) on sekretäri ametikoht lisatud: sekretär -kirjutaja, pimedaspetsialisti sekretär, peasekretär, sekretär-stenograaf, akadeemiline sekretär. Neid kõiki eristavad mitmesugused funktsioonid, kohustuste ja õiguste kogum, erinevad nõuded haridusele, töökogemusele ja oskustele. Nende spetsialistide kvalifikatsiooniomadused on esitatud A lisas.

Uute sotsiaalmajanduslike suhete areng Venemaal on põhjustanud erinevat tüüpi valitsusväliste ettevõtete ja ettevõtete kiire kasvu. Iga sellise organisatsiooni juhil on sekretär. Sekretärid töötavad ka vabade elukutsete esindajate - juristide, notarite, aga ka väikeste eraettevõtete heaks.

Vabaühenduste äriorganisatsioonide juhtivtöötajad on reeglina väga väikesed. Nende ettevõtete juhid tegelevad peamiselt oma ettevõtte arendamise peamiste tootmisküsimuste ja strateegiliste probleemide lahendamisega ning usaldavad märkimisväärse osa juhtimistööst (peamiselt haldustööst) oma sekretäridele. Kaasaegse ettevõtte juhi sekretär ei pea mitte ainult kiiresti dokumente printima ja õigesti koostama, vaid ka koostama erinevate dokumentide tekste, redigeerima projekte, mitte ainult ratsionaalselt korraldama külastajate vastuvõttu ja telefoniteenust, vaid ka iseseisvalt lahendama paljusid küsimusi. vastavalt pea juhistele.

Seda uut tüüpi sekretäri ametit nimetatakse abisekretäriks.

Nagu teate, on sekretär ja assistent sekretäri elukutse üsna erinevad variandid. Organisatsiooni juhi sekretär on assistent, kes korraldab esimese juhataja tegevust, koostab talle dokumente, korraldab koosolekuid, läbirääkimisi, tööreise ja osutab telefoniteenuseid. Assistent on spetsialist mitte ainult sekretäritegevuse valdkonnas, vaid ka ettevõtte põhitegevuse valdkonnas; ta koostab otsuseid, aruandeid, aruandeid, juhataja kõnesid, analüütilisi dokumente; analüüsib olukorda ning võtab osa ettevõtte strateegia ja taktika väljatöötamisest.

Sõna "sekretär" pärineb ladinakeelsest sõnast secret ("saladus, saladus") ja sõna "referent" tähendab "inimene, kes midagi suhtleb". Nime "sekretär-assistent" päritolu selgitab osaliselt sekretäri rolli ja tähtsust juhtimisstruktuuris.

Sekretär-assistent on juhi usaldusisik, kes omab teatud teavet ja vabastab oma ülemuse praegusest tööst, et ta saaks keskenduda ettevõtte põhiküsimuste lahendamisele. Tänu sekretäri-assistendi tööle saab juht võimalikult palju keskenduda oma kutseülesannete täitmisele.

Abisekretär on elukutse, mis hõlmab paljusid funktsioone. Kaasaegse sekretäri-assistendi arvukad ja mitmekesised ülesanded saab (piisava kokkuleppe korral) jagada kaheks suureks rühmaks:

Haldusdokumentatsiooni funktsioonid;

Funktsioonid nn paberivaba haldusteenuse jaoks.

Juhtkonna dokumentaalse toe ülesandeid täites tegeleb sekretär-assistent ametlike dokumentide ettevalmistamise ja vormistamisega, dokumendivoogude korraldamisega, dokumentide säilitamise ja kasutamisega organisatsiooni praeguses tegevuses. Tuleb märkida, et valitsusvälistes struktuurides, kus töötavad sekretärid-assistendid, ei luua reeglina spetsiaalset kantseleiüksust, kantseleiteenistuste funktsioonid on koondatud sekretariaati. Samal ajal on sekretäri-assistendi töökoht tavaliselt varustatud kaasaegsete tehniliste vahenditega ja seda toetab tarkvara. See võimaldab teil optimaalselt, minimaalse tööajakuluga, korraldada kontoriteenuseid, kombineerides seda muude arvukate ülesannete täitmisega.

Mittedokumenditeenistuse sekretäri-assistendi funktsioonide hulka kuuluvad: külastajate vastuvõtu korraldamine, telefoniteenus, juhi töörahu tagamine, kontaktid ettevõtte töötajatega ja ettevõtte külaliste eest hoolitsemine, juhatajale kohtumiste ja läbirääkimiste korraldamine, juhile töölähetuste ettevalmistamine, koosolekute korraldamine ja nendel osalemine, juhtkonna korralduste täitmise jälgimine, juhi tööpäeva korraldamine, aja broneerimine, juhi töökoha korraldamine, kontoriseadmete kasutuskõlblikkuse ja korrektse toimimise kontroll.

Sageli on dokumendita haldamise sekretäriülesanded määratletud kui juhi tegevuse organisatsioonilise toetamise funktsioonid. See pole täiesti täpne. Tõepoolest, sekretär-assistent on juhi usaldusväärne abiline. Samal ajal on sellel kõik (või enamik neist) organisatsiooni sise- ja välissuhted suletud, see on juhi ja töötajate, samuti äripartnerite vaheline side. Seega on mitte-dokumentaalsete teenuste sekretäri-assistendi ülesannetes märkimisväärne koht suhtlemisfunktsioonid. Tänapäeval ei kutsuta tegevjuhi sekretäri-abi sageli mitte ainult juhi “paremaks käeks”, vaid seda võrreldakse ka ettevõtte “kesknärvisüsteemiga”, mis rõhutab veel kord kommunikatsioonikomponendi tähtsust paberivabades teenustes.

Sekretäri-assistendi funktsioonide erirühm koosneb referentsfunktsioonidest, mida on raske üheselt määratleda dokumentaalsete või mittedokumentaalseteks. Mõningal määral on neid funktsioone mõnikord määratletud kui juhi tegevusi toetava teabe funktsioone. Võrdluskomponent sisaldab peamiselt:

Erikirjanduse ja perioodika vaatamine ettevõtte profiili järgi,

Pea jaoks vajaliku teabe otsimine ja töötlemine,

Teadmised raamatutest, teatmeteostest ja muudest allikatest, mis sisaldavad juhi igapäevases tegevuses vajalikku teavet.

Referendifunktsioonide ulatus on erinevates organisatsioonides väga erinev, kuid iga sekretär-referent peaks olema võimeline pädevalt korraldama tööd teabega. Sekretäril-assistendil peab olema põhjalik teave ettevõtte töötajate kohta (telefonid, aadressid jne), ta peab leidma juhile vajaliku töötaja mitte ainult töö ajal, vaid ka vabal ajal, teadma kõige olulisemat sündmused töötajate isiklikus elus (tähtpäevad, muud pidustused).

Lisaks traditsioonilistele juhi assistendi ja assistendi ülesannetele on täna abisekretärile delegeeritud mitmesuguseid funktsioone, mis pole varem olnud sekretäritegevuse osa. Nende kohustuste ulatus on erinevates ettevõtetes üsna lai ja erinev.

Teatavad haldusfunktsioonid ja väiksemad raamatupidamistoimingud antakse sageli üle sekretärile-abile. Sekretäri-assistendi tööülesannete hulka kuulub ettevõtte klientide ja külaliste vastuvõtmine, avalike suhete (avalike suhete) raames toimuv tegevus, arhiivide moodustamine jne. Sekretär-assistent vaatab läbi juhataja kirjavahetuse, saates osa dokumendid otse spetsialistidele ja juhtidele; ta registreerib ja kontrollib kõigi peajuhiste täitmist, nii kirjalikke kui ka suulisi. Kõik pea tegevusega seotud faktid, dokumendid, juhised on fikseeritud tema päevikus.

Väikestes äriorganisatsioonides suhtleb sekretär-assistent reeglina turvateenistuse, personali ja majandusteenustega. Nende talituste juhtide ametikohtade puudumisel koordineerib ta mõnikord otseselt nende üksuste tegevust. Sageli viiakse sekretärid-kohtunikud üle personaliga töötavate töötajate teatud funktsioonidesse (näiteks töösuhete dokumenteerimine). Mõnes väikeses ettevõttes on sekretäri-assistendi ülesanded lähedasemad juhataja asetäitja ülesannetele üldistes küsimustes.

Sageli allub abisekretärile töötaja, kes täidab nooremasekretäri ülesandeid.

Iga tegevsekretär peab olema võimeline tegema otsuseid, andma juhiseid ja esindama oma juhti äriolukordades.

Abisekretäride tähtsus juhtimisstruktuuris kasvab pidevalt. Ajakirja "Profile" andmetel on sekretär-assistent täna kahekümne populaarseima ameti hulgas. Pealegi sai see amet vastavalt prestiiži astmele ja järgmise viie aasta väljavaadetele maksimaalse hinnangu. Elav ja huvitav töö, head palgad (eriti suurtes linnades) muudavad selle ameti üsna atraktiivseks. Nõudlus kutseliste sekretäride-assistentide järele püsib sõltumata kriisidest, poliitilistest ja valuutakõikumistest.

Uue sekretäri kutse kujunemine põhineb võrdselt sise- ja väliskogemusel sekretäriteenuste korraldamisel.

Tuleb märkida, et Ameerika Ühendriikides ja Lääne -Euroopas on diplomeeritud sekretäri tööd juba ammu peetud üsna lugupeetuks ja vastavalt tasustatud. Sekretäre koolitatakse spetsialiseeritud haridusasutustes, kus õpetatakse kõrgel tasemel. Paljud riigid on kehtestanud kutsesekretäri tiitli jaoks spetsiaalse eksami, ilma milleta ei saa loota kõrgele sekretäri kohale.

Kaasaegse Venemaa ettevõtte abisekretäri tööl on oma eripära:

Mitmesuguseid ülesandeid, mille keerukus, tähtsus jne on märkimisväärselt erinev;

Väga kiire tööpäev;

Vajadus teha paralleelselt mitmeid töid;

Pidev ületund, planeerimata ülesanded, vajadus pärast tööpäeva lõppu hilineda kiireloomuliste tööde korral;

Eritingimused: telefonikõned, kõned jne.

Sekretäritöö eripära ja keerukus on seotud ka sellega, et sekretär on alati silmapiiril, juhtkonna, kolleegide, klientidega suhtlemise keskmes. Pole juhus, et nad ütlevad, et "sekretär on ettevõtte nägu". Abisekretär on teenindaja. Koduses praktikas on abisekretäri ametikohal valdavalt naised, kes tõenäolisemalt realiseerivad end assistendina.

Seoses sekretäri ametikoha muutumisega kaasaegse ettevõtte juhtimisstruktuuris on ilmnenud kõrgemad nõuded sekretäri-assistendi haridustasemele, tema erialasele eruditsioonile, suhtlemisoskusele ja erinevatele äriprobleemidele lahendamise võimele. .

Tänapäeval nõuab sekretäri-assistendi elukutse, et inimene oleks sekretäritöö eripärade tõttu kõrgelt ette valmistatud, terve rida isiku- ja äriomadusi.

Pöördume arvukate reklaamide poole, mis kutsuvad sekretäre-abilisi tööle. Sellele ametikohale kandideerijatele esitatakse järgmised nõuded: teadmised kontoritööst (see tähendab teadmisi juhtimisdokumentide põhiliikide koostamise ja täitmise reeglite ning dokumentidega töö korraldamise põhireeglite kohta); Arvutioskused (see tähendab teadmisi Microsoft Worldi tekstiredaktorist, Microsoft Exceli arvutustabelisüsteemist ja üldist Windowsi opsüsteemi tundmist); võõrkeele teatud piirides, sagedamini inglise, harvemini saksa või prantsuse keele oskus.

Tegelikult on tänapäevaste sekretäride kvalifikatsioon ja muud nõuded palju laiemad. Paraku ei suuda juht sekretäri palkamisel alati neid nõudeid selgelt sõnastada. Ja ametijuhend, kus see on olemas, ei anna täielikku pilti abisekretäri ülesannetest.

Professionaalsel sekretäril-assistendil peavad olema teatud teadmised ja oskused, tal peavad olema teatud äri- ja isikuomadused.

Kaasaegse sekretäri-assistendi jaoks vajalikud erialased teadmised ja oskused võib jagada ligikaudu kolme rühma:

1. Juhtkonna ja ettevõtte kui terviku dokumenteerimiseks ja teabe toetamiseks vajalikud teadmised.

Abisekretär peaks teadma:

Haldusdokumentide regulatiivsed ja metoodilised dokumendid,

Dokumendihalduse põhiprintsiibid,

Arhiveerimise põhitõed,

Põhilised rakendusprogrammid,

Vene keel,

Üks või mitu võõrkeelt (olenevalt ettevõtte profiilist).

Koostada ja teostada juhtimisdokumentide peamised liigid ja variandid;

Korraldada ratsionaalselt tööd juhtimisdokumentidega, pidada arhiivi;

Otsige, korraldage ja salvestage teavet;

Dokumentide koostamiseks, tegemiseks ja kopeerimiseks kasutage kirjutusmasinat, personaalarvutit, printerit ja muid vahendeid.

2. Ettevõtte ja selle administratsiooni kommunikatiivseks toetamiseks vajalikud teadmised:

Ärivestluse reeglid;

Külastajate vastuvõtu, kohtumiste, ärireiside korraldamise põhimõtted;

Kaasaegsed suhtlusvahendid;

Kutse -eetika alused.

Nende teadmiste põhjal peaks sekretär olema võimeline:

Pidada ärivestlusi ja telefonivestlusi;

Korraldada koosolekuid, esitlusi, ärireise;

Kasutage kaasaegseid sidevahendeid;

Külaliste vastuvõtu korraldamine;

Planeerige oma tööd, planeerige ja säästke juhi aega.

3. Ettevõtte põhitegevuse, selle sisemise struktuuri ja välissuhetega seotud teadmised:

Juhtimistöö korraldamise põhimõtted, juhtimise õiguslikud alused;

Haldus-, töö- ja äriõiguse alused;

Ettevõtte ja selle töötajate tegevust reguleerivad õigusaktid ja määrused.

Nendele teadmistele tuginedes peaks sekretär olema võimeline tagama juhi tõhusa töö.

Lisaks võime öelda nende eriteadmiste kohta, mis peaksid olema teadussekretäril, kellel on tavaliselt lisaks kõrgharidusele ka akadeemiline kraad.

Teadussekretär peab teadma:

Vastava teadmiste, teaduse ja tehnoloogia valdkonna teaduslikud probleemid;

Majandusarengu suunad asutuse konkreetses tegevusvaldkonnas;

Sise- ja välismaised saavutused sarnases teadmiste valdkonnas;

Kehtestatud kord teadusliku uurimis- ja arendustegevuse korraldamiseks, kavandamiseks, rahastamiseks, läbiviimiseks ja rakendamiseks ning nende patenteerimiseks;

Autoriõigust ja patendikaitset reguleerivad kohaldatavad õigusaktid;

Meetodid teadlaste töö korraldamiseks ning teadus- ja arendustegevuse juhtimiseks jne.

Seega peab sekretär-assistent olema võimeline tegema igat tüüpi töid: lihtsaimast tehnilisest loominguliseni. Kuid tema töö erineb teiste sekretäride tööst ennekõike kõrgeima professionaalsuse, materjalide kogumise, analüüsimise, esitamise ja dokumentide koostamisega seotud viitetüüpide olemasolu, võõrkeelte ladusate oskuste ja laitmatute teadmiste poolest. arvutitehnoloogia. Sekretär-assistent on juhi kõrgelt haritud, loominguliselt andekas, väga professionaalne assistent, keda ta alati usaldab ja kellele ta võib täielikult loota igasuguse keerukusega ülesannete täitmisel.

Kutsenõuded erinevate sekretäride kategooriatele

Sekretäride kategooriate töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog. Sekretär-masinakirjutaja. Sekretär-stenograaf. Pimedate spetsialistide sekretär. Peasekretär. Üldnõuded sekretäride eri kategooriatele. Kaasaegse sekretäri karjäärietapid. Sekretär-assistent. Kontori juhataja. Peasekretär-assistent. Sekretäri kategooriad. Sekretäri tegevus juhtimisaparaadi struktuuris. Sekretäri töö kvalifikatsiooninõuded, haridustase, töökogemus, praktilised oskused. Sekretäri tööülesannete reguleerimine organisatsioonilistes ja juriidilistes dokumentides. Teatud kategooria sekretäri ametisse nimetamine, sisu, ametijuhendite ja koolitusjuhendite väljatöötamise kord. Sekretäri funktsioonide sõltuvus pea tasemest, organisatsiooni suunast, töövoo mahust, dokumentide toe süsteemist. Sekretäri suhtlus organisatsiooni personaliga.

Abisekretäri äri- ja isikuomadused.

Kaasaegne psühholoogia mõistab isiksust kui enam -vähem autonoomset ja stabiilset süsteemi, mis sisaldab inimese sotsiaalselt olulisi individuaalseid psühholoogilisi omadusi, muutes ta täpselt samasuguseks ega määra tema identiteeti, käitumist, võimeid, loomingulisi võimalusi, suhtumist endasse ja teistesse inimestesse. ühesõnaga - kogu tema välimus, püüdluste tase ja tegelik käitumine. Need omadused tulenevad inimeste loomulikest omadustest, näiteks vanusest, soost, temperamendist jne, nende praegustest vajadustest, huvidest, väärtushinnangutest ja ühiskondlikest rollidest ühiskonnas, kuid samal ajal ja varasemate elukogemuste kaudu. teadmised, oskused, harjumused, eelmiste põlvkondade kultuur, peretraditsioonid jne.

Loodusest saadud andmete põhjal (ja vajadusel neid veidi parandades) saate kujuneda inimeseks, kes suudab soovitud eriala omandada, kasu ühiskonnale ja endale ning saada tehtud tööst rahulolu. V täielikult kõik, mis öeldud kuulub eriala juurde sekretär.

Me räägime mis tahes vormis ettevõtte, asutuse, organisatsiooni sekretärist. See elukutse on väga levinud kogu maailmas, eriti tüdrukute ja noorte naiste seas, kuid sekretäritööl töötavad ka mehed. Välismaal peetakse noormehe jaoks ettevõtte sekretäri ametit prestiižseks ja üsna kõrgelt tasustatuks. Selle ameti populaarsus tänapäeva Venemaal kasvab seoses üleminekuga turumajandusele ning uute äri- ja muude struktuuride massi tekkimisega. Kuid samal ajal tõusevad ka sekretäri isiksusele esitatavad kutse- ja muud nõuded.

Sekretär on institutsiooni nägu. Ettevõtet hinnatakse tema töö ja käitumise järgi. Sekretär peab kinni pidama "ettevõtte korporatiivsest identiteedist". Täpsus, pädevus, korrektsus, tõhusus, lakoonilisus, viisakus ja heatahtlikkus - need on selle peamised põhimõtted ja neid tuleb töös järgida.

Keskmine müügimees keskendub muule tegevusele peale selle, mis talle suurema osa raha teenib. Koolitustel küsitakse minult harva: „Mis on parim viis vestluse alustamiseks? Mis sõnu öelda? " - aga kui tuleb kõne külmade kõnede kohta, kuulen: "Mis siis, kui meile öeldakse" ei "?" 80% tulemustest toob kaasa oskus õigesti vestlust alustada ja kontakti luua ning tagasilükkamisele reageerimise oskus - ainult 20%. Kui paned oma põhienergia ja keskendud keeldumistega tegelemisele, on see ujumistreeningu asemel karjumine „Päästa!“. Seetõttu analüüsime üksikasjalikult, kuidas sekretärist läbi saada.

Kõik sekretäri läbimise meetodid võib jagada kolme tüüpi.

1. Ausad vastuvõtud põhinevad meie enesekindlusel ja suhtumisel, teadmistel äriprotsessidest ja muudest sekretäri enda ja ettevõtte kui terviku töö iseärasustest.

2. Pettuse või manipuleerimise elementidega tehnikad mis põhineb sekretäri teataval eksitamisel. Ma ei ole nende tehnikate pooldaja, kuid need on olemas ja toimivad, seega on need mainimist väärt.

3. Intriigielementide ja malli purustamise tehnikad- tehnikaid, milles meie sõnad ei mahu sekretäri mõtlemismudelisse, tema "programm" ebaõnnestub ja ta laseb meid läbi.

Esimene aus vastuvõtt sekretäri kaudu on otsustaja nimi eelnevalt teada saada. See on nii lihtne, et paljud seda ei tee! Nime teadmine on üks peamisi võtmeid otsustaja poole pöördumiseks!

Nime leidmiseks on mitu lihtsat viisi.

Meetod number 1. Ettevalmistus. Kõneks valmistudes saate otsustaja nime teada saada ettevõtte veebisaidilt, selle uudistest või meediast.

Meetod number 2. Kõne kolleegilt või kahe kõne meetod. Teie kolleeg helistab kõigepealt teie kontaktile, saab teada otsustaja nime, annab selle teile ja teie helistate otsustaja nime kasutades. Muide, teie kolleeg peaks helistama võimalikult tõhusalt ja olema valmis selle lõpetama, kui ta on ootamatult otsustajaga ühendatud ☺. Kolleegi kõne näeb välja tavaline:

– Head päeva! Igor Stalevarov, ettevõte Unicstream. Palun võtke ühendust režissööriga.

- Ja mis küsimuse peale?

– Koostöö teemal. Soovime teile oma tooteid tarnida.

- Saada teave meilile.

– Jah, ok, olen valmis salvestama!(Kirjutab kirja üles.)

– Mis on režissööri nimi? Märgin selle teabe tema jaoks. (Või "Kelle nimele peaksin kirja saatma?")

- Andrei Ivanovitš Ipatov. (Kirjutab nime üles).

– Tänud! Millal peaksin tulemuste põhjal tagasi helistama?

- Helistage reedel pärast kahte.

– Jah OK! Kõike paremat!

Niisiis, teie kolleeg sai direktori nime teada, nüüd saate paari tunni pärast helistada. Loomulikult on soovitav, et teie kolleeg mõtleks ettevõttele välja teise nime, et helistades ei tekiks sekretäris kahtlusi. Mõnikord kogenud assistent küsimusele: “Mis on lavastaja nimi? Kelle nimele kiri saata? " vastab: „Kirjutage ettevõtte nimele. Ta tuleb minu juurde niikuinii. " Sel juhul ebaõnnestus teie katse.

Meetod number 3. Kõne piirkonnapolitseinikule. Sel juhul on see muidugi manipuleerimine. Otsite veebisaidilt ettevõtte juriidilist aadressi, helistate piirkonnapolitseiniku nimel ja saate teada otsustaja nime. Juhtus nii, et meie riigis suhtub enamik inimesi õiguskaitseorganitesse mõningase hirmuga ja vastab kõigepealt nende küsimustele ning alles siis mõtleb, miks. Sekretär pole enamasti erand. Peamine on see, et peate teadma otsustaja positsiooni ja mõtlema eelnevalt välja direktori mis tahes nime ja perekonnanime. Kõne on lühike, tehtud absoluutselt tõsisel, kuid ükskõiksel toonil, ilma tarbetute sõnade, emotsioonide ja lugupidavate sõnadeta, mida tavalised inimesed kasutavad:

– Piirkonna miilitsaohvitser sellise ringkonna Gordejevi eest! Täpsustage oma režissööri nimi ja perekonnanimi (paus), Sergei Leštšinski? (Paus.)

- Ei. Ipatov Andrei Ivanovitš. (Ettevaatust.)

– Oh, Andrei Ipatov. aitäh... (Paneb telefoni kinni.)

Enamasti dikteerib sekretär kõhklemata otsustaja nime. Veelgi enam, samamoodi võite küsida ka otsenumbrit, kuna pöördusite abi saamiseks piirkonnapolitseiniku poole.

Meetod number 4. Maksuinspektori kõne. Vastuvõtt kordab täielikult eelmist, kuid seda tehakse maksuinspektori nimel.

– Sellise ja sellise ringkonna inspektor maksunumber Gordejev. See on Unicstream LLC, eks?

- Jah miks?..

– Üksikasjade kontrollimine: olete OÜ "Unicstream", juriidiline aadress 5-ya Stolbovaya tänav, 7 ja praegu ettevõtte Leshchinsky direktor Sergei Ivanovitš?(Me ütleme mis tahes nime ja perekonnanime.)

Ei ei. (Või ütleb ta kohe ise õige nime ja perekonnanime.)

– Niisiis, peate parandama ... Ja kes?

- Ipatov Andrei Ivanovitš. (Ettevaatust.)

– Niisiis, I-pa-tov Andrei Iva-no-vich. Kas tema telefon jäi samaks?

– Dikteerige, ma kontrollin.

- Seitsesada kakskümmend kolm ... (Sekretär dikteerib numbri.)

– Jah. Kõik on õige. Tänan!

Meetod number 5. Helistage oma sekretärile. Seda tehnikat on mugavam teha partneri abiga. Teie kolleeg peaks teie isikliku sekretäri nimel helistama teid huvitavale ettevõttele. Seega muutub teie staatus tema ülemusega üheks sammuks ja teie sekretäril on palju lihtsam kolleegiga läbi rääkida. Ta saab nii otsustaja nime teada saada kui ka teie kohtumise või vajadusel teie ülemusele helistamise aja kokku leppida, siis on kontakt oodatud ja külm ei ole!

Kuidas see välja võiks näha:

- Tere pärastlõunal, ettevõte "Unicstream", režissööri abi Ivanova Svetlana. Tahaksin korraldada kohtumise (kontakti) oma direktori ja teie vahel. Millal on seda mugav teha?

- Tere! .. Ja täpsustage, kes te olete ja mis küsimuses?

- Olen Unicstreami direktori Sergei Vladimirovitš Nikiforovi assistent, plaanime koos teiega teatud projekte ja mu direktor käskis mul teie direktoriga kohtumise kokku leppida, millal oleks seda mugav teha? Sergei Vladimirovitšil on aega näiteks homme pärastlõunal. Mis sul on?

- Nii-ak. Las ma vaatan. Noh, kell 16:00 saate. Kuidas teid registreerida?

- "Unicstream", Sergei Nikiforov. Muide, mis on teie režissööri õige nimi?

- Ipatov Andrei Ivanovitš.

- Niisiis, Ipatov Andrei Ivanovitš. Hea. See tähendab, et homme on Sergei teie juures kell 16.00. Kõike paremat.

Loomulikult peate rääkima täiesti enesekindlalt, justkui oleksite teie (või teie kolleeg) tegelikult assistent ja ei „aurutaks” ühegi ühenduse probleemiga.

Oluline on märkida, kuidas toimib fraas „plaanime koos teiega teatud projekte”. See on lihtsalt juhtum, kui me pole õigel ajal, kuid otsustab sekretär ise et teeme juba koostööd. Vähemalt saab ta seda otsustada, sest fraas öeldakse olevikus - "planeerimine" ja ebamäärane - "teatud projektid". Samal ajal tundub see väga muljetavaldav.

Meetod number 6. Helistage otse kolmandale osapoolele. See meetod põhineb "ettevalmistamisel". Potentsiaalse kliendi veebisaiti uurides leiate mõnikord sellelt mõne töötaja nimesid, perekonnanimesid ja telefoninumbreid. Võite helistada ühele neist, vestelda ja saada režissööri nime, kolmanda osapoole soovituse või minna otsustaja juurde:

- Sergei Ivanovitš?

- Sergei Ivanovitš, tere pärastlõunal, minu nimi on Sergei Nikiforov, firma "Unicstream". Otsin inimest, kes tegeleb teie ostudega, vaatas teie veebisaidi teavet ja otsustas, et see võite olla teie (paus).

- Ei ei. Ilmselt mingi viga ...

- Sergei Ivanovitš, palun aidake mind ja kes tegeleb teiega ostudega? Plaanime teiega koostööd teha ja minu jaoks on oluline nüüd mõned küsimused selgeks teha.

Tuletan meelde, et kolmandat isikut ei koorma vastutuskoorem ja kui kõlame soodsalt, siis ei takista miski meid teavet saamast.

- See on kommertsdirektor Andrei Nikolajevitš, ta teeb otsuse ja seejärel tegelevad juhid tehniliste küsimustega.

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Kuidas oleks mul lihtsam temaga ühendust võtta?

- Nii. Nüüd ma ütlen teile ... 975 31 10, teid viiakse sekretäri Andrei Nikolajevitši juurde.

- Ma näen, aitäh, Sergei Ivanovitš! Kas ma võin öelda, et soovitasite mul temaga ühendust võtta?

- Jumala pärast.

- Muide, mis on sekretäri nimi?

- Albina.

- Suur tänu, Sergei Ivanovitš!

Nii saime teada otsustaja nime, sekretäri nime ja saime ka pseudosoovitusi, mis aitavad Albinaga suhelda. Mõnikord saab kolmas isik ise otsustajaga otse ühendust võtta. Siis on mõttekas öelda üks fraas teisiti:

- Ma näen: Andrei Nikolajevitš. Mis on tema perekonnanimi?

- Kharlamov.

-Har-la-mov. Sergei Ivanovitš, kas saate mind Andrei Nikolajevitšiga ühendada?

Muidugi pole kunagi 100% garantiid, et kolmas osapool saab ühenduse luua, kuid pidage meeles, et külmade kõnede korral, nagu aktiivse müügi korral, oluline on lihtsalt kasutada kõiki võimalusi! Statistika reeglit pole tühistatud!

järeldused

1. Kõik sekretäri läbimise meetodid võib jagada kolme tüüpi.

- Aus.

- koos pettuse või manipuleerimise elementidega.

- intriigielementide ja mustri lõhkumisega.

2. Esimene võimalus otsustajani jõudmiseks on nimi eelnevalt teada saada. Nüüd on meil nime väljaselgitamiseks vähemalt kuus võimalust.

Kontor võib töötada ilma ülemuseta, kuid mitte ilma sekretärita

Jane Fonda

Sekretäri elukutse on tänapäeval üks nõutumaid. Vaid paar aastat tagasi vajas ettevõte tavaliselt ainult ühte sekretäri. Üks inimene hoolitses kõige eest, sealhulgas kõnede vastuvõtmise, tööde jagamise eest, näiteks terve autopargi, dokumentide printimise, külastajatele tee ja kohvi ning ülemuse päeva koostamise.

Tänapäeval on suurtes ja keskmise suurusega ettevõtetes üksi lihtsalt võimatu toime tulla nii paljude kohustustega. On palju ettevõtteid, kus üks sekretäriülesandeid täidab üks töötaja, ja teistes organisatsioonides on terve sekretäride osakond, mida juhib sekretariaadi juht, kõik sõltub ettevõtte suurusest, aga ka eripärast oma tegevusest.

Püüdsime tuvastada ja klassifitseerida kõik olemasolevad sekretäri ametikohad sõltuvalt täidetavatest funktsioonidest ja töötaja kohast organisatsiooni struktuuris.

Kui eeldada, et ettevõttes töötab maksimaalne arv sekretäre, siis võib sekretariaadi osakonna töö välja näha selline.

Telefonioperaatorite töötajad helistavad potentsiaalsetele klientidele kaupade või teenuste pakkumisega. Samal ajal toimub klientide kõnede voog, kuna ettevõte reklaamib meedias. Nendele kõnedele vastab sekretär telefonitsi ja määrab helistajatele visiidi aja. Kui külastajad kontorisse jõuavad, tervitab neid administraator, kes saadab kliendid spetsiaalsesse ruumi. Seal pakub tähelepanelik kontori administraator teed või kohvi, kuni külastaja vastuvõttu ootab. Ja kui mingil hetkel on klientide voog peatunud, siis administraator paneb külastajatoas asjad korda, paneb ajakirjad välja, kastab lilli. Samal ajal on majanduskontori juht, ta saadab välja kullereid ja autojuhte ning jälgib kirjatarvete kättesaadavust, kontrollib kontori toimimist. Igal juhil on isiklik sekretär ning tippjuhtidel on ka sekretärid-assistendid ja isiklikud assistendid. Pildi lõpuleviimiseks saate lisada personaalarvutite operaatoreid, kes täidavad andmebaase, prindivad kogu dokumentatsiooni, hinnakirju, brošüüre, pidevalt uuendatava teabega brošüüre, samuti asjaajajaid, kes haldavad dokumente, dokumenteerivad ja arhiveerivad. Kõiki sekretäriteenuseid juhib sekretariaadi osakonna juhataja.

Ja see pole kaugeltki sekretäri ametikohtade täielik loetelu, seega proovime ühendada lähimad erialad teatud põhirühmadesse, mida praktikas kõige sagedamini kohtab, nimelt:

telefonioperaator;
administraator / administraator / administraator;
osakonna sekretär;
sekretär-assistent;
büroojuht / sekretariaadi juht;
isiklik assistent / isiklik assistent.

Operaator telefonis

See on ehk kõige vähem tasustatud, kuid ihaldatuim positsioon kõigist kontoriteenustest. Sellel ametikohal on palju teisi nimesid, näiteks töötaja, sagedamini töötaja, telefoniga töötamiseks, juhataja läbirääkimisteks, dispetšer telefonis jne.

Sellise töötaja peamine vastutus on töötada sissetulevate või väljaminevate kõnedega. Reeglina ei ole töö seotud külastajate otsese teenindamise ega juhtkonna ülesannete täitmisega.

, võime olla telefonivestluse ajal iseendaga
sobivus telefonimüügi tehnikate jaoks

Tüüpilised funktsioonid:

Kõned klientidelt ja organisatsiooni klientidelt;
- helistab organisatsiooni töötajatele edasise edastamisega;
- tootmistsüklitega seotud organisatsiooni töötajate kõned.

2. Telefonimüügi rakendamine väljuvate kõnede või klientide sissetulevate kõnede korral.

3. Viideteabe edastamine telefoni teel.

4. Kuvage telefonikõnede tulemuste korraldamiseks spetsiaalsetes programmides:

Klienditeabe salvestamine;
- Müügitulemused;
- kõnepäringute reklaamiallikad;
- jne.

Selline positsioon eksisteerib tavaliselt suurtes ettevõtetes või ettevõtetes, mis on keskendunud suurele kliendivoole (teenindus, abi ja muud teenused). Sellele töötajale esitatavate nõuete loetelu pole pikk ja piirdub tavaliselt meeldiva hääle ja töösooviga.

Vastuvõtja / administraator / administraator

See nimi tuleneb vastuvõtu nimest, mille taga asub sekretäri töökoht. Sellest tulenevalt mitmesuguseid õigekirja- ja hääldusvõimalusi: vastuvõtt, vastuvõtt, samuti vastuvõtja elukutse nimi. Esialgu eksisteerisid sellised ametikohad, nagu vastuvõtulauad ise, ainult hotellides ja ilusalongides. Nüüd on paljudes kontorites, kus nad külastajatega aktiivselt koostööd teevad, sellist inimest vaja. Sarnased kohustused dispetšeril, valvesekretäril, sekretäril telefonis jne.

Vastuvõtja vaba ametikoha avavad ettevõtted, kelle kontorid võtavad vastu palju telefonikõnesid ja palju külastajaid. Seetõttu kutsutakse tavaliselt vastuvõtuametniku kohale häid väliste andmetega tüdrukuid.

Põhinõuded:

arvutite ja kontoriseadmete enesekindel kasutamine
võõrkeelte oskus on vabatahtlik
head suhtlemisoskused

Tüüpilised funktsioonid:

1. Vene ja / või võõrkeelsete kõnede vastuvõtmine:

Organisatsiooni klientidelt ja klientidelt
- kõned organisatsiooni töötajatele edasise edastamisega

2. Külastajate kohtumine ja registreerimine vastuvõtul

3. Kirjade, fakside, elektroonilise dokumentatsiooni vastuvõtmine
4. Teostab muid juhtkonna väiksemaid ülesandeid. Mõnel juhul peab ta statistikat, võtab vastu sularaha, täidab dokumentide vorme, prindib kirju (ise koostamata).
Enamasti leidub seda positsiooni välisettevõtetes ja välisfirmadele keskendunud Venemaa ettevõtetes. Reeglina on üks peamisi nõudeid selle vaba ametikoha kandidaatidele võõrkeele oskus vähemalt heal vestlustasemel.

Osakonna sekretär

Sekretär, kes töötab osana ettevõtte mis tahes struktuuriüksusest (osakond, osakond, sektor jne), kellel on sageli eriteadmised vastava struktuuriüksuse töö eripärade kohta.

Põhinõuded:

arvutite ja kontoriseadmete enesekindel kasutamine

soovitav on kõrgharidus või vastava struktuuriüksuse töö eripäraga seotud eriteadmised
võõrkeelte oskus välisettevõtetele
head suhtlemisoskused

Tüüpilised funktsioonid:

1. Kõnede vastuvõtmine, standardpäringutele vastamine selle struktuuriüksuse töö raames, kõnede suunamine konkreetsetele töötajatele.
2. Külastajatega kohtumine.
3. Kontoritarvete ostmine.
4. Struktuuriüksuse kontoritöö läbiviimine.
5. Kirjade vaatamine, vajaliku kirjavahetuse valimine ja struktureerimine.

Seda positsiooni leidub ainult suurtes ettevõtetes, millel on struktuuriüksused või palju osakondi.

Sekretär-assistent

Sekretär-assistent on rohkem keskendunud tööle väljaspool ettevõtet, see tähendab, et ta täidab juhi korraldusi seoses klientide ja partneritega suhtlemisega, mistõttu on ta kohustatud oskama võõrkeeli. Juhi sekretäri pädevusse kuuluvad ettevõttesiseste protsessidega seotud küsimused, see tähendab, et ta täidab ettevõtte enda ja selle töötajatega seotud ülesandeid.
See sekretär ja isiklik assistent töötavad ühe inimesega, kuid enamasti on need ettevõtte teised isikud (asedirektorid, asepresidendid, osakondade ja osakondade juhid jne). Samuti võib abisekretär töötada esimese inimesega, ilma et ta täidaks isiklikke abistajaid ja muid funktsioone.

Põhinõuded:

kõrgharidus
töökogemus sarnasel ametikohal aastast
töökus, vastutus, õppimine
arvutite ja kontoriseadmete enesekindel kasutamine

Tüüpilised funktsioonid:

1. Ise koostavad kirjad.
2. Kontroll struktuuriüksuse (de) vahetule juhile alluvate dokumentide ja ülesannete täitmise üle.
3. Pea töögraafiku koostamine.
4. Pea kohta käiva teabe läbivaatamine ja ettevalmistamine.
5. Analüütiliste märkmete ja viidete koostamine ülemusele.
6. Läbirääkimiste ettevalmistamine ja toetamine.

Kontorijuht / sekretariaadi juhataja

Kontorijuht on omamoodi kontorihaldur. Lisaks tavapärastele sekretäriülesannetele võidakse talle usaldada mitmete ettevõtte teenuste (näiteks auto) tegevuse koordineerimine, nii juhtkonna kui ka lihttöötajate korralduste täitmine. See ametikoht nõuab suuremat iseseisvust kui ainult sekretär või administraator. Kontorijuhil on õigus oma pädevuse piires ellu viia teatud projekte (uute toodete ja teenuste uurimine, ettevõtte töösüsteemide täiustamine). Ja sageli on see sekretär vastutav ettevõtteürituste, konverentside korraldamise, kontorisse lõuna kohaletoimetamise jms eest.

Põhinõuded:
kõrgharidus
arvutite ja kontoriseadmete enesekindel kasutamine
vastutust, energiat

Tüüpilised funktsioonid:

1. Kontori elu tagamine (kirjatarvete ostmise, vee kohaletoimetamise korraldamine, paberi kättesaadavuse kontroll printerites, koopiamasinates ja palju muud).

2. Haldusprobleemide lahendamine (hoone üürimine, koristajad, autojuhid, sekretärid ja palju muud).
3. Töökorralduse uute vormide tutvustamine.
4. Esindusvolitused (valitsusasutustes jne).
5. Alluvate töötajate valik, juhtimine ja väljaõpe.
Ametikoht on tüüpilisem suurte kontoripindadega ettevõtetele.
Sekretariaadi juht kohtub ainult suurtes ettevõtetes, sekretäride koosseis on vähemalt 58 inimest.

Isiklik assistent / isiklik assistent

Üks vastutustundlikumaid sekretäri ametikohti, mis nõuab aerobaatikat ja professionaalsust. Hea abiline peab lisaks oma erialastele teadmistele ja oskustele olema väga arenenud analüüsivõimega, sõltumatu otsuste tegemisel ja mis kõige tähtsam, olema väga hea psühholoog ja tundma oma ülemuse iseloomulikke harjumusi mitte halvemini kui tema lähedane sugulased. Kõik assistendi kaudu läbitud ja juhataja lauale minevad dokumendid peavad olema veatud. Selles ametis on väga nõutud ärietiketi tundmine. Isikliku assistendi võime ärikohtumistel käituda määrab, kuidas sellel koosolekul osalejad juhti tajuvad.
Teisisõnu, see on asendamatu abiline, kes on kursis kõigi oma juhi tööhetkedega ja probleemidega. Eeldatakse, et see sekretär töötab eranditult esimese isikuga. Sellise spetsialisti peamine ülesanne on saada oma ülemuse "paremaks käeks", säästa tema väga kallist tööaega, säästes teda maksimaalselt nendest rutiinsetest küsimustest ja probleemidest, millega professionaalne, kvalifitseeritud sekretär saab hõlpsasti hakkama.

Põhinõuded:

psühholoogiline ühilduvus juhiga
kõrgharidus
töökogemus sarnasel ametikohal vähemalt kaks aastat
töökus, vastutus, õppimisvõime, erakordne viisakus
arvutite ja kontoriseadmete enesekindel kasutamine

Tüüpilised funktsioonid:

1. Koordineerib pea tegevust.
2. Koostab dokumente iseseisvalt.
3. Valmistab ette materjale kohtumisteks ja läbirääkimisteks.
4. Koostab analüütilisi märkmeid ja viiteid.
5. Koosolekute, läbirääkimiste, aktsionäride ja juhatuse koosolekute protokollimine.
6. Tõlgib võõrkeelest vastavalt vajadusele.
7. Teostab juhiks komandeeringute ettevalmistamist (valik, hotelli tellimine, transpordipiletid, taksod jne).
8. Esitab ainult oma vahetule juhendajale. Harvadel juhtudel saab tema tööd koordineerida kontorijuht.

Sekretäride palgatase sõltub sekretäri nõudmistest teadmiste, kogemuste, oskuste ja kvalifikatsiooni osas. Samuti on võimatu mitte arvestada konkreetse ettevõtte finantsseisundit ja selle poliitikat töötajate palga osas.
Sekretäride palgataset mõjutavad tavaliselt järgmised tegurid:

• ühe või mitme võõrkeele oskus;
• töökogemus sarnasel ametikohal;
• kõrghariduse kättesaadavus;
• konkreetseks ametikohaks vajalikud erioskused, samuti eriprogrammide tundmine;
• kandidaatide välimusele esitatavad nõuded.

Allpool on sekretäride keskmine palk Moskvas, sõltuvalt ametikohast ja ülaltoodud teguritest, mis mõjutavad palgataset.

Oleme juba mitu korda maininud, et sekretäri või juhataja abi tüüpilisi kohustusi on väga raske määratleda. Palju sõltub ettevõtte ulatusest, selle suurusest, pea kujutlusvõimest ja seda praktiliselt ei reguleeri miski. Lisaks on eriala enda sees jaotus, mida, nagu näitab praktika, mõistavad töötajad ja tööandjad erinevalt.

Sekretärid ise tunnetavad erinevust, mõnikord intuitiivselt, seetõttu ei vaibu foorumites vaidlused selle üle, kes on "tähtsam", milline hierarhia on kutsealal olemas, mis on administratiivtöötaja karjääri kõrgeim samm. Minu kolleegide seas pole selles punktis veel üksmeelt.

Sellegipoolest, kui need arvukad nimed on olemas, peavad ka nende kirjeldatud nähtused olemas olema.

Mõistame kõiki halduspositsioonide klassifitseerimise nõtkusi.

Mõistete mõistmine

Loetleme peamised administratiivsed ametikohad: "sekretär", "assistent", "sekretär-assistent", "abijuht", "sekretär vastuvõtul", "kontorijuht". Enne kui vaatame neid üksikasjalikumalt, mõistame, mida nende positsioonide all mõeldakse.

Vikipeedia ei määratle "sekretäri" ametikohta. See sisaldab ainult artiklit "Sekretäri assistent", mis sisaldab järgmist määratlust: sekretär-assistent- kontoritöötaja, kelle ülesanded on laiaulatuslikud alates telefonikõnede vastuvõtmisest (administraator) kuni juhataja abi (isikliku sekretärina).

Siin on sekretäri assistendi täidetavate ülesannete loetelu:

• telefonikõnede vastuvõtmine juhile;
• töö dokumentidega: tähtsuse määramine, ettevalmistamine, registreerimine, levitamine, vastuvõtmine, säilitamine, süstematiseerimine;
• külastajate vastuvõtu planeerimine ja ettevalmistamine;
• abi pealiku töögraafiku kavandamisel, mõnikord - hotellide ja lennupiletite broneerimine;
• äriläbirääkimiste ettevalmistamisel osalemine;
• kirjatarvete ja muu kontori eluks vajaliku tellimine, vahel - juhatajale toodete pakkumine.

Pärast selle artikli lugemist polnud erilist selgust. Me kõik juba teame, et vastutusala on lai ja ülaltoodut võivad täita nii sekretär kui ka juhataja abi. Lisaks pole see kaugeltki pool kohustustest, mida meie kutseala tüüpilised esindajad peavad täitma. Või äkki on see kogu elukutsete rühma üldnimetus? On ebatõenäoline, et enamik inimesi kuuleb "sekretärist" ilma eesliideteta.

Sõna "sekretär", nagu teate, pärineb lat. saladus("Saladus, saladus"). Ja Vana -Roomas kutsuti volikirju sekretärideks. Järeldus: sekretäril on juurdepääs teatud teabele, mis ei kuulu avalikustamisele, ja oma ülesannete täitmiseks peab ta teenima juhi usalduse.

Mis puudutab sõna "referent" päritolu, siis on ka nimi ladina keel - "paljundamine, suhtlemine". Seetõttu töötab see inimene teabega. Üldiselt on sõnade päritolu kahtlemata seotud kaasaegse elukutsega, kuid ei selgita täielikult, mida see töötaja organisatsioonis teeb.

Kokkuvõtteks: enamik meist on kõik ühesugused sekretärid-referente. See aga kajastub personalitabelis ja tööraamatus väga harva: paljusid mu kolleege "kutsutakse" erinevalt.

Segaduste vältimiseks

Sekretär edasivastuvõtt- seisukoht, mis massiteadvuses on seotud kõnede ja kirjavahetuse vastuvõtmise ja levitamisega. Mõnikord saavad sellised töötajad läbi viia ka külastajate esialgse vastuvõtu. Sekretäriametitest on see ainus, mille nimest on kohe selge, mida tuleb teha. Kuigi muidugi on ka erandeid.
Kontori juhataja on inglise keele jälgimispaber. kontor juhataja, st. kontori juhataja. Tema põhiülesanded on hallata haldus-, rahalisi ja muid ressursse, et tagada ühe büroo ja selle töötajate tõrgeteta toimimine. Kontorijuht on üks noorema juhtkonna ametikohti.
Sellise töötaja alluvuseks võivad olla autojuhid, koristajad ja sageli sekretärid. Kuna büroojuht vastutab kontori ja selle töötajate elutoetuse eest, arvavad paljud inimesed, et see ametikoht sarnaneb juhi ametikohaga. Neil on üsna palju sarnaseid kohustusi, kuid hoidku jumal, et te end segadusse ajaksite ja kontorijuhti korrapidajaks kutsuksite! Viimases pole midagi häbiväärset, kuid kontorijuhi vastutusaste on palju kõrgem ja eeldab kõrgemat kvalifikatsiooni.
Juhataja abi- ametikoht, mida paljud peavad haldustöötaja karjääri kõrgeimaks sammuks. Lääne ettevõtetes kõlab see positsioon sageli "isikliku abistajana" (sõnasõnaline tõlge inglise keelest). isiklik assistent). Mulle meeldib traditsiooniline versioon rohkem, sest ametikoha pealkiri sisaldab kogu selle olemust. Assistent - sõnast "abi". Juhendaja assistent aitab juhendajal tema kohustusi täita. Mis täpselt abifunktsioonidesse kaasatakse, sõltub paljudest teguritest.

Seega võivad ametlikult sama ametit täitva kahe spetsialisti kohustused olla radikaalselt erinevad: üks neist töötab dokumentatsiooniga, jagab telefonikõnesid ja võtab vastu külastajaid, teine ​​aga osaleb juhtkonna koosolekutel ja on volitatud tegema olulisi otsuseid. See, muide, ei välista sugugi seda, et nii üks kui teine ​​õmbleb maha rebitud nööpe ja otsivad oma juhi lastele lapsehoidjat. Jällegi pole järjekorda: nimi selgestab sel juhul ainult teie eesmärki ja seda, kuidas täpselt seda teete, pole teada.

Uurime regulatiivseid dokumente

On olemas dokument, mis kirjeldab kõiki meie riigi territooriumil esindatud positsioone - "Ülevenemaaline töötajate ametite, töötajate ametikohtade ja palgaastmete klassifikaator"(OKPDTR, OK 016-94). Kui teil on raskusi mõne ettevõtte positsiooni määratlemisega, saate sellele dokumendile viidates valida sobivaima.

Selle klassifikaatori leiate veebisaitidelt: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Viimasel on lisaks OK 016-94 olemas "Ühtne tariifide ja kvalifikatsioonide teatmik" (ETKS) ja "Ülevenemaaline ametite klassifikaator" (OKZ 010-93, OKZ). Need on kaks jaotise OK 016-94 jaotist. Esimene hõlmab töötajate elukutset, teine ​​- töötajate ametikohti.

Tööliste ametid (ja need on klassifikaatoris 5491) ei paku meile sel juhul huvi, pöördugem töötajate positsioonide poole. Neid on 2598 ja kindlasti leiate siit kõik vajaliku.

Alustame sekretäri ametist. Tähestikulise otsingu tulemusena saame järgmise tabeli (vt tabel 1).

Tabel 1

Ametikohad OK 016-94, mis sisaldavad nime "sekretär"

Igal positsioonil on oma koodi... Lisaks on erinevatel positsioonidel üks OKZ kood, mis tähendab, et need on ühendatud üheks rühmaks. Nimi "juhi sekretär" viitab rühmale 4115 (rühm "Sekretärid"). See rühm koosneb järgmistest ametikohtadest:

• asjaajaja;
• pimedate spetsialistide sekretär;
• peasekretär;
• kohtu sekretär;
• haridusüksuse sekretär;
• sekretär-masinakirjutaja;
• sekretär-stenograaf.

Siin on, mida öeldakse nimetatud rühma sekretäride kohta: Sekretärid täidavad tehnilisi ülesandeid organisatsiooni või ettevõtte asutuse juhi töö tagamiseks ja säilitamiseks, kasutades arvutit, kontoriseadmeid ja muid tehnilisi vahendeid.

Nende kohustuste hulka kuuluvad:

Sellel saidil on mugav positsioonide jagamine rühmadesse, millest nähtub, et rühm 4115 kuulub vanemasse gruppi 411 "Sekretärid, arvutusmasinate (arvutite) ja nendega seotud ametite operaatorid". Viimaste hulka kuuluvad lisaks sekretäridele arvutioperaatorid, stenograafid, masinakirjutajad jne.

Üldiselt ei lähe ülaltoodud kohustused tegelikkusele vastu, välja arvatud see, et tele- ja kirjutusmasina mainimine paneb kellegi naeratama (ja mõned võpatama). Kuid iga - isegi algaja - sekretär, vaadates kavandatud kohustuste loetelu, küsib: „Kuidas? Ja see on kõik? Kus on viisatoetus, ärireiside korraldamine, koosolekute protokollid? " Oleme ju rohkem kui üks kord öelnud, et sekretär on elukutse, mis eeldab, et pühendate vähemalt poole oma tööajast juhi ja töötajate dokumenteerimata ülalpidamisele. Rida "külastajate vastuvõtmine" ei anna edasi kõiki ülesandeid, mida sekretär peab täitma. Ülejäänud ülesanded on puhtalt tehnilised ja on seotud dokumentidega töötamisega. Olemasolevat kirjeldust vaadates võiks arvata, et sekretär istub eraldi ruumis ja lihtsalt trükib arvutis ning kirjutab midagi registrisse. Kuid me teame, et see pole kaugeltki nii. Seetõttu ei sobi selline määratlus spetsialistidele tõenäoliselt.

Pöördume tagasi klassifikaatori juurde: selles puudub ametikoht “kontorijuht”, samuti “kontorijuht” ja “abijuht”. Kuid on olemas ametikoht "referent" (kood 26088), mis kuulub gruppi 3431 - "Haldus- ja juhtimistöötajad".

Selle rühma moodustavad lisaks erinevatele administraatorite, juhtide nimedele korralduste täitmise jälgimise inspektori, assistendi, põhitegevuse assistendi ametikohad.

Naljakas naabruskond, kas pole? Assistendiga samas rühmas on kontrollija, kes kontrollib korralduste täitmist. Paljud sekretärid teavad sellest kontrollist omal nahal, kuna nad ise seda teostavad.

Sait http://www.etks.info/ ütleb seda haldus- ja juhtivtöötajad ning nendega seotud kutsealade töötajad lahendavad organisatsioonide ja nende struktuuriüksuste tegevuses haldus- ja koordineerimisküsimusi, haldavad dokumentatsiooni ja teabetugi.

Nende kohustuste hulka kuuluvad:

• ärikirjavahetuse, protokollide ja muude haldusdokumentide pidamine;
• koosolekute, ärikohtumiste ja reiside planeerimine ja korraldamine;
• erinevate sündmuste ajastamise kokkuleppimine, nende järgimise jälgimine;
• abi juhtidele ja töötajatele administratiivse ja organisatsioonilise iseloomuga küsimuste lahendamisel;
• lepingute, kokkulepete projektide koostamine, läbirääkimised, külastajate ja töötajate vastuvõtu korraldamine;
• sellega seotud kohustuste täitmine;
• teiste töötajate järelevalve.

Mitu kohustust sellest nimekirjast täidate? Kuidas teie tiitlit nimetatakse? "Sekretär"? "Kontori juhataja"? "Juhataja assistent"?

Kui meenutada, et traditsiooniliselt on sekretäri töö jagatud dokumentaalteenusteks ja mitte-dokumentaalseteks teenusteks ning enamik meist täidab mõlema vaadeldava rühma („sekretärid” ja „haldus- ja juhtivtöötajad”) nimekirjadest tulenevaid ülesandeid, siis võime järeldada et kohustuste põhjal on enamik meist tegevjuhid.

Mida see tähendab? Miks klassifikaator ei kajasta selliseid ametikohti nagu "abijuht" või "kontorijuht"? Miks praktikas on positsioone, kuid neid pole klassifikaatoris? Võib -olla on see aegunud või koostajad ei viitsinud aru saada olukorrast tänapäevasel tööturul?

Muidugi on see klassifikaator mõnevõrra konservatiivne. Kuid õigekirja sõnaraamatud on ka konservatiivsed. Inimesed räägivad ja kirjutavad erinevalt, kuid on teatud reeglid, spetsialistide poolt aktsepteeritud norm ja kirjaoskajad juhinduvad sellest. Kõik spetsialistide koostatud juhised, klassifikaatorid ja muud ametlikud dokumendid viitavad ideaalse organisatsiooni olemasolule, kus sekretär tegeleb dokumentidega, inspektorid kontrollivad nende täitmist ning viisatoetus ja töö delegatsioonidega on protokolliteenistuse kohustus.

Ärge arvake, et seda ei juhtu. Nii on üles ehitatud paljude suurte valitsusasutuste ja korporatsioonide, administratsioonide ja tehaste töö. Esiteks seetõttu, et nad on eksisteerinud juba üle tosina aasta ja juhinduvad oma tegevuses ametijuhenditest ja regulatsioonidest, mis on välja töötatud juba NSV Liidus, kui oli raske ette kujutada olukorda „kes läks metsa, kes ostis küttepuid“. Teiseks on sellisel ülesannete jagamisel palju tegemist salajasusega. Näiteks tehastes, mis täidavad sõjalisi korraldusi, pole täidesekretäridel juurdepääsu Internetile ja nad jätavad oma mobiiltelefonid sissepääsu juures olevasse seifi. Sellises olukorras on raske infot otsida või pileteid tellida. Seda teevad üksikud spetsialistid, kellel on juurdepääs veebile.

Lisaks on üks asi, kui sekretär ettevõttes, kus töötab sada inimest, on „šveitslane, niitja ja mängur”, ja hoopis teine, kui ettevõttes töötab mitu tuhat inimest. Sel juhul on enamik tööprotsesse rangelt reguleeritud ja tsentraliseeritud. Üks spetsialist ei saa nende eest vastutada, seal on terved osakonnad.

muideks

Mis puudutab esmapilgul vananenud nimede olemasolu (näiteks "sekretär-masinakirjutaja"), siis meie riigis on tänapäevani organisatsioone, kus mõned dokumendid trükitakse ainult kirjutusmasinal (salajasuse tõttu). Lisaks sellele näitab sõna "masinakirjutaja" olemasolu selles määratluses kõige sagedamini suurt tööd, mis on seotud spetsiaalselt dokumentide koostamisega. Nõukogude ajal tegid seda tööd masinakirjutajad ja tsentraliseeritud kontoritööga suurtes ettevõtetes on see säilinud tänapäevani.
Kas seda ametikohta võib nimetada näiteks "arvuti operaatoriks"? Muidugi teevad seda paljud ettevõtted. Aga miks, kui massiteadvuses on sellele kontseptsioonile juba määratud teatud kohustuste loetelu? Keelele ei meeldi mingid kunstlikud uuendused. Kui see termin kaotab oma tähtsuse, kaob see.

Miks praktikas leidub sekretäre, kes täidavad nii referentide kui ka inspektorite ülesandeid kontrollida dokumentide täitmist, ja isegi tõlkijaid? Sest teooria erineb alati praktikast. Ettevõtted, eriti väikesed, püüavad eelkõige säästa raha, määrates ühele töötajale palju erinevaid ülesandeid. Üks mu kolleegidest andis sekretäri ametikohale järgmise määratluse: „inimene, kes teeb seda, mida teised töötajad ei taha teha”. No juhtub ka. Lisaks, nagu me juba ütlesime, on vastutuse lahknevus sageli seotud võimatusega sisestada teatud üksus personalitabelisse, samuti tööandjate arusaamatusega kutsealal esinevatest astmetest.

Võrrelge kohustusi

Vaatame, mida tööandja selle või selle nime all mõtleb. Selleks pöörduge tööotsingu saitide poole. Valime välja mitu nimega teadet: "sekretär", "sekretär-assistent", "abijuht", "kontorijuht", valime iga rühma jaoks kolm ja võrdleme täidetud ülesannete loendeid (me ei dubleeri ülesandeid, mis korduvad erinevad vabad töökohad).

Kontori juhataja

1. Pea korralduste täitmine.
2. Kontori elutugi.
3. Abi juhi tööaja planeerimisel.
4. Kirjavahetuse ja sisedokumentatsiooni koostamine ja vormistamine.
5. Pea külaliste ja külastajate vastuvõtt, koosolekute ja läbirääkimiste korraldamine.
6. Suhtlemine klientidega kontoris, luues neile sõbraliku ja hubase õhkkonna. Autori märkus: see tööandja otsustas kontohalduri pealt raha säästa.
7. Kõnede vastuvõtmine reklaamiliinile ja nende edastamine nõutud osakonda.
8. Kontori korra ja puhtuse kontroll.
9. Dokumentide ja teabe süstematiseerimine ja klassifitseerimine, viies need vahetu esitajateni. Autori märkus: kas see on kontoritöö? Aga ei, sellel vakantsel kohal on see eraldi reale märgitud.
10. Klientidelt teabe juhtimine juhtidele.
11. Kontoritöötajate juhiste täitmine vajalike juhiste ja teabe täitmiseks ja edastamiseks.
12. Paberimajanduse õigsuse kontrollimine vastavalt kehtestatud nõuetele uute töötajate palkamisel. Märge: Ma teadsin, et ettevõttes pole personalitöötajat!
13. Kopeerimis- ja paljundustööde teostamine.
14. Volikirjade väljastamine.
15. Ajatabeli pidamine. Autori märkus: Kindlasti mitte personalitöötaja!
16. Dokumentide vormistamine ja aruannete koostamine majanduslikeks vajadusteks raha kulutamise kohta.

sekretär

1. Dokumendivoogude korraldamine, ärikirjavahetus.
2. Pea korralduste täitmine.
3. Vajalike dokumentide koostamine ja aruandlus.
4. Koosolekute, läbirääkimiste, koosolekute korraldamine ja koordineerimine.
5. Töölähetuste korraldamine (lennu- ja rongipiletite tellimine, ümberistumised, hotellide broneerimine jne).
6. Partnerite saabumise korraldamine (hotellibroneeringud, ümberistumised jne).
7. Sissetulevate kõnede vastuvõtmine ja levitamine.
8. Toetab kontori elu.
9. Juhtkonna korralduste täitmine (teabe otsimine, aruannete koostamine, suhtlemine tooraine tarnijatega, sageli inglise keeles).
10. Posti- ja kullerteenuse saatmine.
11. Ettevõttesisese dokumendivoo pakkumine.
12. Mail.
13. Administratiivne tugi peale.
14. Kontroll juhtkonna juhiste täitmise üle.
15. Töö kontoritehnikaga.
16. Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide koostamine.

Sekretär-assistent

1. Kontorielu korraldamine.
2. Kõnede vastuvõtmine ja levitamine.
3. Külastajate vastuvõtt.
4. Kohtumiste ja läbirääkimiste korraldamine.
5. Ärireiside korraldamine (piletite broneerimine ja broneerimine, hotellid, taksod, viisatoetus).
6. Äriline kirjavahetus.
7. Kirjade saatmine ja vastuvõtmine, volikirjade väljastamine.
8. Kontoritöö.
9. Juhtkonna juhiste täitmine.
10. Töötamine kullerteenusega.
11. Suhtlemine ettevõtte osakondadega.
12. Kontoris korra hoidmine, sõbralik õhkkond.
13. Direktori päevakavale haldustoe pakkumine.
14. Kontroll korralduste täitmise üle ja direktori algatatud dokumentatsiooni kinnitamine.
15. Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni koostamine.

Juhataja abi

1. Sissetulevate / väljaminevate kõnede vastuvõtmine.
2. Töö posti / kirjavahetusega, ärikirjavahetusega.
3. Teabe analüüs, andmete kogumine, aruandlus.
4. Suhtlemine osakondade juhtidega.
5. Pea korralduste täitmine teatud aja jooksul.
6. Tellimuste / teenusetööde õigeaegse täitmise jälgimine.
7. Kaasnevad ärireisid (viisa vormistamine, raudtee- ja lennupiletite broneerimine, ümberistumised, hotellid, üritused, ekskursioonid).
8. Delegatsioonide, külastajate ettevõtte juhtkonna vastuvõtu korraldamine ja toetamine, koosolekute, läbirääkimiste, esitluste korraldamine.
9. Kontroll kirjatarvete kulude üle, vajadusel tellige.
10. Registreerimine, teabe originaalide ning organisatsiooniliste ja haldusdokumentide säilitamine.
11. Kontori elutugi.
12. Kontoritöö, dokumendivoog.
13. Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide registreerimine.
14. Abi juhataja tööpäeva planeerimisel.

Nagu näete, on nende ametikohtade spetsialistidel palju sarnaseid kohustusi. Kõik nad tegelevad (või osalevad) kontori elutoetuses, võtavad vastu ja jagavad kõnesid, korraldavad töövoogu ja täidavad pealt käske.

Vaadake sekretäri, vastutava sekretäri ja juhataja abi kohustuste nimekirju. Nad on peaaegu identsed. Kui üks ettevõtetest ei oota assistendilt ka analüütilist tööd. Kontorijuhi ametikoht on mõnevõrra ebatavaline, kellelt tööandjad ootavad personali- ja tööinspektori ülesandeid. Ja võib -olla on ta ainus, kellelt juhti ei oodata (või pole seda lihtsalt reklaamis märgitud?). Võime julgelt öelda, et juhataja abi peab juhti abistama, mis ei vabasta teda vajadusest kontorit "toetada".

Enne järelduste tegemist pöördume veel ühe parameetri poole: millised on tööandjate nõuded nende ametikohtade spetsialistidele (tabel 2).

tabel 2

Tööandja nõuded kantseleijuhile, sekretärile, sekretärile-abile, juhataja abile

Meie juhuslikult valitud tööandjad ei eelda kontorijuhilt head välimust ja kõrgharidust. Meie arvates ei näe nad sekretäri ja kontorijuhi vahel suurt vahet. Ülejäänud kolmele ametikohale esitatavad nõuded ja täidetud ülesanded on peaaegu identsed. Ainult juhiabilt soovivad nad isikliku assistendina töötamise kogemust, unustamata seejuures ka meeskonnatöö võimet (pole saladus, et paljud assistendid kipuvad meeskonnast lahku minema - töö spetsiifika nõuab seda) .

Loomulikult selgub intervjuul, et pooled kohustused lihtsalt "unustati" kirjutada ja kusagilt mujalt ilmub kandidaadile kaks tosinat nõuet. Kuid tervikuna on suundumus selge: tööandja näeb büroojuhti inimesena, kes hakkab hoolitsema kontori, kõigi töötajate ja isegi klientide eest. Kuid sekretäri, abisekretäri ja juhataja abi vahel pole suurt vahet.

See tähendab, et teooria ja seekord erinesid praktikast. Meile on selge, et sekretär peaks teostama, ütleme, tehnilise funktsionaalsuse (töö dokumentidega jne), ja juhataja abi või assistent peaks täitma keerukamaid funktsioone (kirjutama ärikirju, koostama analüütilisi ülevaateid jne). Tean ainult ühte ettevõtet, kus vastutus on sel viisil jaotatud. Kuid ta kuulub ideaalide kategooriasse. Praktikas on see jaotus pigem erand kui reegel.

Kahtlustan, et enamikul juhtudel soovivad tööandjad lihtsalt raha säästa, palgates spetsialisti, kes ühendab mitu funktsiooni. Lisaks on täiendavate üksuste lisamine personalitabelisse endiselt tülikas.

Miks on selle halduskohtade rühma kõige tavalisem nimi täpselt “sekretär”? Esiteks sellepärast, et kõik on sellest juba ammu kuulnud. Teiseks võib teoreetiliselt juhataja abi osakonna töötajate abistamisest keelduda ja sekretäril pole kuhugi minna. Kolmandaks, kõik ei tea, kes see salapärane "referent" on, seega on parem mitte tekitada terminoloogiaga tarbetuid tüsistusi.

Ilmselgelt on vaikivalt aktsepteeritud jagunemine, mis seab tegevjuhi assistendid kõrgemale kui sekretärid või tegevsekretärid, tegelikult tegelikult formaalsus. Kahtlemata kõlab “režissööri assistent” kindlamalt kui “režissööri sekretär”. See on võib -olla kogu erinevus. Tööandjat huvitavad rohkem teie isikuomadused ja töökogemus kui see, milline kanne on teie tööraamatus. Loomulikult ei lõpetanud me kunagi segadusega positsioonidel. Neile, kes on mures asjaolu pärast, et hoolimata täidetud ülesannete mitmekesisusest nimetatakse tema ametikohta "sekretäriks", soovitame teil kõik kompleksid ära visata ja küsimusele, kes te töötate, vastake uhkusega: "Sekretär ".