Cos'è la gestione elettronica dei documenti e i suoi vantaggi per le aziende. Gestione elettronica dei documenti: pro e contro. consigli esperti Gestione elettronica dei documenti tra controparti pro e contro

L'inerzia delle abitudini umane è il principale ostacolo all'introduzione dei sistemi elettronici di gestione dei documenti (EDMS) nelle imprese. I loro vantaggi diventeranno presto decisivi nella lotta competitiva, quindi ora devi pensare a trasferire il lavoro d'ufficio su una base digitale.

Base giuridica per EDS

Le grandi imprese con una vasta rete di filiali stanno rapidamente passando alla gestione elettronica dei documenti, facilitata dalla disponibilità di risorse sufficienti struttura legislativa.

Le leggi che regolano il lavoro dell'EDS sono:

1. N. 149-FZ "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni".
2. N. 63-FZ "On firma elettronica».
3. 263-FZ "Sull'abolizione delle restrizioni alla gestione elettronica dei documenti".
4. Codice civile.
5. Codice di procedura arbitrale.

Le norme legislative dirette sono le stesse per tutti, ma quando si implementa un EDMS, un'impresa deve sviluppare un numero aggiuntivo di documenti amministrativi interni:

• regolamenti per l'uso di EDS;
• regole aziendali per la gestione elettronica dei documenti con un algoritmo per la risoluzione delle controversie;
• un documento di adesione al regolamento, che deve essere firmato da tutti i dipendenti.

I dipendenti dell'azienda sono tenuti a utilizzare solo EDS certificati e mezzi di protezione crittografica delle informazioni. Il rispetto di tale norma e la coerenza del quadro normativo consentono di rendere giuridicamente significative le azioni del dipendente nell'EDMS aziendale.

L'essenza e le funzioni dell'EDMS

Sistema elettronico di gestione dei documenti - sistema automatizzato gestione del flusso di lavoro, che consente ai dipendenti di interagire attraverso dispositivi digitali senza l'utilizzo di supporti informativi cartacei.

Le funzioni di base dell'EDMS sono:

• creazione, trasferimento, archiviazione di documenti elettronici (ED);
• digitalizzazione di documenti cartacei;
• creare una scheda documento con i suoi attributi;
• formazione di documenti basati su modelli già pronti con attributi specificati;
• ricerca di documenti in una banca dati centralizzata;
• instradamento dei documenti;
• controllo sulla ricezione del documento e sull'esecuzione delle istruzioni in esso contenute;
• tenere diari, classificatori;
• convertire ED in formati compatibili;
• registrazione automatica della documentazione in entrata;
• invio di notifiche;
• coordinamento dei documenti;
• lavoro collettivo con ED;
• interazione tramite ED con controparti della società;
• generazione di report sull'esecuzione e il movimento di documenti.

Un parametro importante dell'EDMS è la sua modularità, che consente di espandere le funzionalità senza cambiamento significativo impostazioni di base.

Tipi di EDMS

Ovviamente grande imprese industriali e le società commerciali hanno esigenze diverse a SED. Ecco perché prodotti software si dividono in due categorie, a seconda della standardizzazione dei processi di lavoro:

• "scatola";
• base con ampie opzioni di configurazione.

I prodotti "in scatola" sono progettati per operazioni di magazzino, processi di ufficio e piccole industrie. Richiedono solo una configurazione modulare e l'introduzione di informazioni primarie.

Le loro caratteristiche:

• configurazione rapida;
• formazione standardizzata;
• nessuna modifica richiesta;
• basso costo di manutenzione.

Le piattaforme principali sono implementate in grandi imprese con un'organizzazione unica e struttura produttiva. Tali EDMS richiedono un perfezionamento a lungo termine, anche da parte degli specialisti IT del cliente.

Hanno le seguenti caratteristiche:

• la capacità di adeguarsi a specifici processi aziendali;
• creazione di moduli software aggiuntivi in ​​base alle esigenze del cliente;
• modificabilità dell'interfaccia;
• complessità della pianificazione dei costi a causa dell'impossibilità di stimare l'importo dei miglioramenti.

Per la maggior parte delle piccole imprese e delle organizzazioni commerciali, saranno sufficienti soluzioni standard "in scatola".

Vantaggi di un sistema elettronico di gestione dei documenti

Il trasferimento del flusso documentale aziendale in forma elettronica conferisce all'azienda vantaggi su più livelli organizzativi. EDMS consente di semplificare il lavoro sia dei dirigenti che dei dipendenti ordinari.

Vantaggi tattici

La gestione elettronica dei documenti consente di ridurre gli attuali costi operativi dell'azienda. Quando si decide di installare un EDMS in tutta l'azienda, si consiglia di misurare la produttività dei dipendenti prima di implementare il sistema. Puoi calcolare il tempo per completare le attività del modello, approvare proposte, cercare i documenti richiesti. Separatamente, è possibile determinare i costi correnti delle apparecchiature per ufficio e della cancelleria.

Sulla base dell'efficacia dei processi di base dell'azienda, si distinguono i seguenti vantaggi dell'EDMS:

1. Liberare spazio fisico sulle workstation degli utenti.
2. Ridurre il costo dell'affitto dei locali d'archivio.
3. Risparmiando tempo per i dipendenti per copiare documenti, elaborarli e inserirli nei giornali.
4. Ridurre il costo della carta, materiali per fotocopiatrici.
5. Tempi ridotti per il trasferimento di documenti cartacei tra i reparti.
6. Risparmio di tempo per i dipendenti grazie alla completa automazione di parte dei processi operativi.
7. Aumentare la produttività dei dipendenti riducendo il lavoro di routine.

I vantaggi tattici di EDMS rendono il lavoro dei dipendenti ordinari il più semplice, quindi sono loro che noteranno i miglioramenti in primo luogo.

Vantaggi strategici

Gli obiettivi strategici nell'implementazione dell'EDMS incidono sui principali processi aziendali: indicatori di profitto, velocità ed efficacia delle comunicazioni con le controparti, protezione delle informazioni commerciali.

In queste aree si possono distinguere i seguenti vantaggi della gestione elettronica dei documenti:

1. Creazione di uno spazio informativo centralizzato con database ED e accesso remoto controllato ad esso.
2. Accelerazione della ricerca delle informazioni per attributi.
3. Possibilità di protezione complessa delle informazioni commerciali in una rete informatica.
4. Aumentare la trasparenza dei processi di lavoro, prevenire schemi di corruzione.
5. Possibilità di coordinamento parallelo di documenti interni.
6. Accesso remoto ai processi di lavoro al di fuori del luogo di lavoro.
7. Aumentare la sicurezza dei documenti e l'impossibilità di falsificarli.
8. Un forte aumento nell'esecuzione delle istruzioni dovuto al monitoraggio online delle azioni dei dipendenti.

I vantaggi strategici contribuiscono alla crescita della gestibilità e dell'immagine dell'azienda, che offre un vantaggio significativo nell'attrarre nuovi clienti.

Vantaggi per gli utenti ordinari

Le operazioni di routine a lungo termine sono riconosciute come malsane e riducono drasticamente la produttività. L'elaborazione monotona di richieste e documenti in diversi programmi distrae dai doveri, assumendo la parte del leone dell'orario di lavoro.

EDMS presenta una serie di vantaggi per la risoluzione di questi problemi dell'utente:

1. Comoda posizione di ED nell'archivio, che ti consente di trovarli per attributi entro 1-2 minuti.
2. Regolazione dei processi operativi. Di conseguenza, il dipendente riceve solo le attività che devono svolgere in base alla descrizione del lavoro.
3. Accelerare l'adattamento dei nuovi dipendenti ai processi di lavoro automatizzando l'interazione intra-aziendale.
4. La capacità di ottenere informazioni sulla catena delle approvazioni e sulle fasi di attuazione del progetto.
5. Ridurre le operazioni di routine combinando ambienti di lavoro in computer, utilizzando modelli, eliminando la fase di stampa dei documenti e firmarli.

Ridurre il numero e la durata delle operazioni non specifiche consente di dedicare tempo direttamente a processi lavorativi che richiedono qualifiche elevate.

Vantaggi per la struttura IT dell'impresa

Quando si implementa un EDMS, viene integrato con l'infrastruttura IT esistente, offrendo i seguenti vantaggi:

• facilitare il controllo del sistema, riducendo i requisiti di qualificazione per il suo amministratore;
• la possibilità di impostare nuovi modelli e percorsi documentali senza strumenti di programmazione standard;
• consolidamento di più applicazioni in un unico ambiente di lavoro;
• la possibilità di scalare il sistema senza costi aggiuntivi;
• nessuna necessità di sostituire i computer esistenti;
• Protezione completa della rete contro il malware.

L'EDMS comporta alcuni investimenti in mezzi tecnici, ma ripagano poco tempo.

L'hardware del computer diventa interoperabile, con conseguente maggiore utilizzo delle sue risorse.

Vantaggi per i dirigenti

La gestione elettronica dei documenti lo fa lavoro efficiente personale direttivo per i seguenti vantaggi del sistema:

1. Mobilità di EDMS, la possibilità di accedere a ED tramite computer remoti durante i viaggi di lavoro.
2. Monitora facilmente i dipendenti con report sulle loro prestazioni, produttività e tempestività degli incarichi.
3. attraverso l'integrazione con .
4. Accelerazione delle procedure logistiche tra fornitori e acquirenti durante la condivisione di EDMS. È possibile scambiare ED primario collegandosi ad un unico operatore esterno che garantisca la legittimità legale dei documenti.
5. Fornire l'accesso alle informazioni finanziarie esclusivamente ai vertici aziendali, esclusa la segreteria.
6. Riduci la possibilità di perdere documenti importanti.

Il manager può sempre accedere al sistema e generare un report sulle prestazioni di ciascun dipendente.

La consapevolezza di questo fatto da parte dei dipendenti non dà loro l'opportunità di rilassarsi e farsi gli affari propri.

Svantaggi della gestione elettronica dei documenti

L'introduzione della gestione elettronica dei documenti nell'impresa ha i suoi svantaggi. Sono loro che non consentono alle piccole imprese di entrare in piena scala, operazioni di magazzino e gestione basate sul SED.

Gli svantaggi includono:

1. Probabilità di danneggiamento del database da parte di codice dannoso sconosciuto. Questo inconveniente può essere risolto eseguendo regolarmente il backup delle informazioni sui dispositivi che non sono collegati alla rete.
2. Difficoltà nell'adattare i dipendenti di età superiore ai 40 anni alla forma di interazione digitale.
3. Alto prezzo. Il prezzo degli EDMS domestici per le piccole imprese varia da 1000-10000 dollari.
4. L'efficacia dell'EDMS è ridotta se le controparti della società non dispongono di una gestione elettronica dei documenti.
5. Il vantaggio del sistema in uffici compatti senza unità di lavoro e stanze aggiuntive è dubbio.
6. La necessità di duplicare ED in forma cartacea quando si lavora con alcuni appaltatori.

Queste carenze sono in gran parte dovute al ritardo nell'adozione delle norme legali necessarie e al basso grado di penetrazione dell'EDMS nell'ambiente imprenditoriale. Ma le tendenze mostrano che tra 10-20 anni, la gestione elettronica dei documenti nell'impresa sarà considerata più la regola che l'eccezione.

Come scegliere il giusto EDMS?

Scegliere un EDS non è facile, perché c'è un'alta probabilità di acquistare il prodotto sbagliato o di stipulare un contratto con un'azienda incompetente.

Pertanto, al momento di decidere l'acquisto di un programma di gestione elettronica dei documenti, è necessario tenere conto di alcune sue caratteristiche:

1. Ore di funzionamento del produttore di EDMS nel mercato russo. Sono necessari anni di esperienza pratica nell'attuazione di tali sistemi per adeguarsi alla legislazione nazionale.
2. Conformità agli standard del settore.
3. Compatibilità con la struttura aziendale.
4. Possibilità e costo di ulteriore manutenzione del prodotto software.
5. La scalabilità dell'EDMS con l'espansione dell'impresa.
6. Disponibilità di documentazione di configurazione software per specialisti IT a tempo pieno.
7. Il livello di protezione delle informazioni.
8. Opzioni di ridondanza dei dati
9. Tempo di ripristino dopo i guasti.

Per la selezione finale di un'azienda per implementazione di EDMS si consiglia di analizzare diversi provider, studiare i materiali demo e chiedere di installare una versione demo del software. Quando si prende una decisione, è importante tenere conto del costo degli aggiornamenti delle apparecchiature e del livello di allenamento Vocale propri specialisti IT.

Difficoltà nell'implementazione di EDMS

Il processo di implementazione dell'EDMS in Russia è influenzato dall'uso di molti programmi senza licenza da parte degli utenti, dalla loro incompatibilità e dalla prevalenza della gestione manuale delle procedure aziendali.

Di conseguenza, i fornitori di gestione elettronica dei documenti nelle imprese devono affrontare tali difficoltà:

1. Un formato eterogeneo per la memorizzazione dei dati in diversi reparti.
2. Mancanza di informazioni strutturate nelle applicazioni utilizzate.
3. Sistema instabile di accesso dei dipendenti a specifici processi aziendali. Modulo standard descrizione del lavoro aiuta poco l'organizzazione del SED.
4. Caricamento del flusso informativo con procedure burocratiche e approvazioni.
5. Errori dovuti alla memorizzazione dei dati in varie applicazioni.
6. Analfabetismo informatico dei dipendenti dell'impresa e sabotaggio delle attività di formazione a livello di esecutori.
7. Non conformità dell'EDMS con gli standard e gli statuti del settore.

Per passare alla gestione elettronica dei documenti, c'è poca decisione volitiva da parte della direzione. Necessità di una revisione del sistema doveri ufficiali dipendenti e struttura dirigenziale della società. Per una desiderabile integrazione con l'impianto, che deve essere installato a norma di legge.

Una direzione importante quando si implementa l'EDMS, esiste una rigorosa politica del personale per quanto riguarda i dipendenti incompetenti e non formati. Perché la loro riluttanza a lavorare secondo nuovi principi aumenterà notevolmente i costi del processo di implementazione e manutenzione dell'elettronica. L'EDMS deve interagire con le persone all'interno di un unico meccanismo, quindi i suoi elementi mal funzionanti devono essere corretti o sostituiti in tempo.

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3. Responsabilità delle Parti

3.1 La Parte che ha violato gli obblighi previsti dall'Accordo in materia di protezione delle informazioni riservate trasferite ai sensi dell'Accordo è obbligata a risarcire, su richiesta della Parte interessata, l'effettivo danno causato da tale violazione dei termini dell'Accordo in conformità con l'attuale legislazione della Federazione Russa.

3.2 Il risarcimento del danno non pone fine agli obblighi della Parte inadempiente per il corretto adempimento degli obblighi previsti dal Contratto.

4.Altre disposizioni

4.1 Tutte le comunicazioni, richieste, richieste e altra corrispondenza ai sensi del presente Accordo, comprese quelle che includono informazioni riservate, devono essere formulate per iscritto e consegnate personalmente o tramite corriere, o inviate via e-mail agli indirizzi specificati nel contratto di licenza per computer programmi datato 01 dicembre 2016, l'accordo di adesione al contratto di licenza per i programmi per computer e nel presente Accordo o altri indirizzi che potranno essere specificati per iscritto dalla Parte in futuro.

4.2 Se una o più disposizioni (condizioni) del presente Accordo sono o diventano non valide, ciò non può fungere da motivo per la risoluzione di altre disposizioni (condizioni).

4.3 La legge della Federazione Russa si applica al presente Accordo e al rapporto tra l'Utente e Insales derivante dall'applicazione dell'Accordo.

4.3 L'Utente ha il diritto di inviare tutti i suggerimenti o le domande riguardanti il ​​presente Accordo al Servizio di Assistenza agli Utenti di Insales o all'indirizzo postale: 107078, Mosca, st. Novoryazanskaya, 18, pp. 11-12 aC "Stendhal" LLC "Insales Rus".

Data di pubblicazione: 01.12.2016

Nome completo in russo:

Società a responsabilità limitata "Insales Rus"

Nome abbreviato in russo:

Insales Rus LLC

Nome in inglese:

Società a responsabilità limitata di InSales Rus (InSales Rus LLC)

Indirizzo legale:

125319, Mosca, st. L'accademico Ilyushin, 4, edificio 1, ufficio 11

Indirizzo di posta:

107078, Mosca, st. Novoryazanskaya, 18, edificio 11-12, BC "Stendhal"

TIN: 7714843760 KPP: 771401001

Coordinate bancarie:

La tecnologia dell'informazione sta penetrando in vari settori di attività a una velocità tale che a volte è difficile valutarne l'adeguatezza. Un esempio lampante è l'introduzione di un sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS). Porta alla scomparsa di pile di documenti cartacei noiosi. A prima vista, un risultato eccellente e/o un'altra tecnica simile diventeranno presto impossibili. È così?

Argomenti per SED

A favore della gestione elettronica dei documenti, parlano i dati ottenuti a seguito di studi condotti negli Stati Uniti:

1. Secondo le stime, in questo Paese vengono utilizzati circa 4 trilioni di documenti cartacei e il loro numero cresce del 22% all'anno.
2. Circa il 90% di loro non lascia l'ufficio, ma viene semplicemente trasferito da dipendente a dipendente.
3. In media, ogni documento viene copiato 19 volte.
4. La metà del tempo di lavoro è dedicata alla ricerca delle informazioni necessarie e solo il 10% allo studio.
5. Circa l'8% dei documenti viene semplicemente perso.

Advanced Processing & Imaging, dopo aver condotto la loro ricerca, è giunto alla conclusione che piccola impresa, composto da 20 dipendenti, spende circa $ 180.000 per copiare o stampare vari documenti, una cifra abbastanza impressionante per pensare alla gestione elettronica dei documenti.

Particolarmente attivamente implementato tecnologia dell'informazione a Singapore. Ad esempio, tutti gli uffici telegrafici sono stati chiusi nel 2002, poiché questi servizi non erano più richiesti.

Vantaggi

La gestione elettronica dei documenti presenta una serie di vantaggi significativi:

• Fornisce trasparenza e controllo efficace sulla creazione, ricezione ed esecuzione dei documenti, velocizza il più possibile i processi aziendali;
• In pratica, alcuni ordini semplicemente non vengono evasi dai dipendenti. EDMS ti consente di controllare non solo il processo di lavoro, ma anche il suo risultato;
• Riduzione dei tempi di distribuzione, ricerca e creazione dei documenti. Il sistema è in grado di creare autonomamente registri, report e riepiloghi, il che ha un effetto positivo sull'efficienza dell'azienda;
• Qualsiasi impresa presta seria attenzione al mantenimento della riservatezza. La perdita di informazioni preziose può portare a milioni di perdite. I documenti cartacei sono abbastanza facili da rimuovere e trasferire di lato. SED non può escludere completamente tali situazioni, ma regola chiaramente l'accesso alle informazioni a seconda dell'autorità del dipendente. Allo stesso tempo, puoi sempre controllare chi ha utilizzato o apportato modifiche a documenti specifici;
• EDMS velocizza la procedura per familiarizzare i dipendenti con i nuovi documenti e garantisce il lavoro dell'azienda in un unico spazio informativo.

svantaggi

Il sistema di gestione elettronica dei documenti non è privo di alcuni svantaggi:

• Il suo principale svantaggio è il pericolo che un virus penetri nei computer dell'azienda e la conseguente perdita di tutte le informazioni. Per andare sul sicuro, hai bisogno di un sistema di backup;
• Un altro svantaggio è l'impreparazione del personale ad attuare un tale sistema. Molti dipendenti non hanno conoscenze sufficienti per lavorare con competenza nell'EDMS. Nel frattempo, da esso dipende la continuità del suo funzionamento;
• L'introduzione della gestione elettronica dei documenti richiede notevoli investimenti finanziari;
• Va notato che un unico spazio informativo non è stato ancora formato in Russia o nella CSI. Di conseguenza, non tutte le imprese possono effettuare lo scambio di documenti elettronici;
• Ci sono alcune restrizioni sull'attuazione dell'EDMS. Ad esempio, qualsiasi dipartimento del personale richiede la firma personale di un dipendente su una serie di documenti. Anche la procedura per la tenuta dei libri di lavoro è rigorosamente regolamentata.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti è utile principalmente per grandi imprese avere una struttura ramificata di divisioni. Può migliorare l'efficienza del loro funzionamento, ma disponibile su questa fase carenze ostacolano il processo della sua attuazione. L'EDMS richiede seri miglioramenti e, mentre il suo sviluppo continua, il bianco e nero continuerà a essere richiesto.

"Responsabile del personale. Gestione anagrafica personale”, 2009, N 2

TRANSIZIONE DA CARTA A FLUSSO DI DOCUMENTI MISTI

L'uso diffuso dei sistemi elettronici per la preparazione e la gestione dei documenti cartacei sta progressivamente offuscando il confine tra documenti elettronici e non elettronici. Nonostante tutti i discorsi sulle “tecnologie paperless”, in realtà si sta passando dal flusso di lavoro cartaceo tradizionale non a quello elettronico, ma a quello misto.

Vocabolario lavoro d'ufficio del personale. La gestione elettronica dei documenti è un sistema di gestione della documentazione in cui l'intera gamma di documenti creati, trasmessi e archiviati è supportata utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione su computer uniti in una struttura di rete che prevede la possibilità di formare e mantenere un database distribuito. Allo stesso tempo, non viene negato l'uso di documenti cartacei, ma viene riconosciuto come prioritario un documento elettronico creato, corretto e archiviato in un computer.

Pro e contro dei documenti elettronici

Non importa quanto ottimisti e scettici discutino sui documenti elettronici, nessuno nega il fatto che la stragrande maggioranza dei documenti d'ufficio sia creata su computer. Le ragioni di una tale vittoria incondizionata dell'informatica sono abbastanza chiare:

I documenti elettronici sono facili da creare, modificare, riprodurre, distribuire e inviare;

È diventato molto più facile cercare le informazioni necessarie e la ricerca contestuale offre opportunità che si possono solo sognare quando si eseguono scartoffie;

È più facile e con minor sforzo risolvere problemi di prenotazione di informazioni e documenti, creazione di fondi assicurativi, ecc.;

Nelle imprese e nella pubblica amministrazione i documenti elettronici, se utilizzati correttamente, possono accelerare il processo decisionale e migliorarne la qualità.

L'uso diffuso dei sistemi elettronici per la preparazione e la gestione dei documenti cartacei sta progressivamente offuscando il confine tra documenti elettronici e non elettronici. In una serie di leggi e standard di vari paesi del mondo, ad esempio, una stampa è definita come una forma di presentazione di un documento elettronico su carta.

A documenti normativi Anche le nostre autorità pubbliche appaiono diciture simili:

Regolamento sui requisiti per le attività dei partecipanti ai mercati finanziari nell'utilizzo di documenti elettronici (approvato con Ordine Servizio federale sui mercati finanziari del 12.08.2005 N 05-77/pz-n):

“... un documento in formato elettronico e (o) la sua copia su carta, certificata in a tempo debito...“.

Regolamento sulla procedura per il riconoscimento delle persone come investitori qualificati (approvato con Ordinanza del Servizio Federale dei Mercati Finanziari del 18 marzo 2008 N 08-12 / pz-n):

“4.7. Una persona che si riconosce come investitore qualificato è obbligata, su richiesta dell'FFMS della Russia e in conformità con il requisito specificato, a presentare il registro in forma elettronica e (o) la sua copia cartacea debitamente certificata.

Tuttavia, i documenti elettronici, come qualsiasi tecnologia, hanno i loro svantaggi che devono essere presi in considerazione:

La rapida obsolescenza delle tecnologie, che costringe le organizzazioni a migliorare costantemente i metodi di lavoro utilizzati, a spostare regolarmente documenti e informazioni da un sistema all'altro, a migrarli da supporti e formati obsoleti a nuovi;

La breve vita di servizio dei vettori di informazioni e la loro diversità, che porta a un aggiornamento abbastanza frequente, che richiede all'organizzazione di monitorare costantemente la sicurezza delle informazioni;

Problemi legali irrisolti e, soprattutto, la questione del riconoscimento legislativo forza legale documenti elettronici effettivamente utilizzati;

La complessità di garantire non solo la sicurezza, ma anche la distruzione dei documenti elettronici rispetto ai documenti cartacei;

La necessità di avvalersi di personale altamente qualificato, il cui stipendio aumenta automaticamente i costi di gestione di documenti e informazioni.

Inoltre, ora è impossibile abbandonare completamente la carta e altri supporti di memorizzazione analogici per una serie di motivi:

In primo luogo, questi sono i requisiti esistenti della legislazione e dei regolamenti per l'esecuzione di una serie di documenti su carta. Ciò vale principalmente per i documenti più significativi nell'attività commerciale, come atti statutari, atti patrimoniali, licenze, ecc.;

Non importa quanto si parli dei vantaggi dei documenti elettronici, dobbiamo anche tenere conto del fatto che molti manager e specialisti trovano più conveniente lavorare con la carta quando prendono decisioni responsabili;

Non è meno importante che nel corso di diversi secoli si sia sviluppata una tecnologia consolidata per la creazione, l'elaborazione, l'archiviazione a lungo termine e la distruzione di documenti cartacei, esiste sia un quadro legislativo e normativo a tutti gli effetti, sia sviluppi metodologici e raccomandazioni che possono essere utilizzate nel lavoro pratico;

Per lavorare con carta e microfilm non sono necessari mezzi tecnici particolari, il che rende preferibili questi tipi di supporti per la conservazione di duplicati o copie di quei documenti che possono essere urgentemente necessari in caso di emergenze e disastri di vario genere, quando i documenti elettronici potrebbero non essere disponibile.

Nonostante il fatto che abbandoni completamente i documenti cartacei comunità globale non ancora pronti, le loro carenze si fanno sempre più sentire, aggravate dalle richieste sempre crescenti di velocità di elaborazione delle informazioni e del processo decisionale:

La bassa velocità di creazione, elaborazione e trasmissione di documenti e informazioni su carta è peggio incompatibile con le esigenze delle imprese e della pubblica amministrazione, che utilizzano sempre più l'informatica. Documentare l'attività “elettronica” solo su carta è quasi impossibile;

È molto più difficile e lento cercare informazioni nei documenti cartacei, cosa estremamente scomoda durante il lavoro operativo;

Sono necessari spazi significativi per lo stoccaggio di documenti cartacei, che richiede costi sempre maggiori per l'affitto o l'acquisizione di locali, loro attrezzature e per un aumento del personale al servizio di tali depositi;

La gestione dei documenti cartacei (compreso il controllo degli accessi agli stessi) passa solitamente a livello di casistica, che risulta sempre più insufficiente sia nel risolvere i compiti della principale attività aziendale sia nel garantire la sicurezza delle informazioni.

Flusso di lavoro misto: la realtà di oggi

Nonostante tutti i discorsi sulle “tecnologie paperless”, in realtà si sta passando dal flusso di lavoro cartaceo tradizionale non a quello elettronico, ma a quello misto. Manifestazioni di flusso di lavoro misto possono essere osservate ovunque:

La registrazione elettronica dei documenti nei sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) consente di utilizzarli come mezzo per la gestione di documenti sia elettronici che cartacei;

L'uso di codici a barre e tag radio RFID consente di registrare e registrare documenti e casse cartacei in formato elettronico;

La tenuta dei vari registri statali (compreso un periodo di conservazione permanente) avviene contemporaneamente su supporto elettronico e cartaceo;

Conservazione di fascicoli e dossier contenenti documenti sia elettronici che cartacei.

Se l'esperienza secolare di lavoro con i documenti cartacei ci permette di dire che qui sono stati risolti tutti i problemi principali, allora per quanto riguarda i documenti elettronici possiamo solo affermare che sono stati accumulati vent'anni di esperienza con essi, i problemi principali sono compresi e c'è una certa esperienza nel risolverli.

Un altro tipo di documento, apparso più di recente, pone compiti ancora più complessi per gli specialisti della gestione dei documenti. Si tratta di documenti ibridi che contengono contemporaneamente informazioni sia in forma analogica che elettronica.

Tali documenti si sono già diffusi, basti citare almeno tali noti tipi di documenti: un passaporto biometrico, una carta di credito, una dichiarazione dei redditi con apposto contemporaneamente un codice a barre bidimensionale, nuove banconote dotate di Tag radio RFID, varie smart card ampiamente utilizzate nei magazzini, nei trasporti e nel commercio, etichette contenenti sia informazioni testuali che codici a barre e/o tag RFID.

Si pone un problema piuttosto non banale di gestione di tali documenti, tenuto conto della loro natura “doppia”. Si può dire che i principali problemi di lavoro con i documenti ibridi sono già stati individuati, ma finora non c'è una solida esperienza pratica né raccomandazioni sul loro utilizzo.

Attualmente, il lavoro con i documenti nelle organizzazioni si basa sulla separazione dei flussi di informazioni:

Le decisioni operative sono prese sulla base di informazioni (cartacee ed elettroniche);

Le decisioni giuridicamente significative vengono redatte, di regola, sotto forma di documenti cartacei (spesso con un ritardo, che è una violazione delle regole del lavoro, ma nella maggior parte dei casi chiudono un occhio su questo, poiché la necessità di decisioni operative supera i rischi associati al ritardo delle decisioni cartacee). Allo stesso tempo, il numero di tipologie di documenti che la normativa consente di creare in forma elettronica è in progressivo aumento;

Sempre più spesso, le decisioni "interne" vengono prese e registrate elettronicamente e la possibilità di utilizzare documenti elettronici per questo è determinata nei documenti normativi interni dell'organizzazione.

Nota. Sempre più spesso, le decisioni gestionali prese all'interno dell'organizzazione vengono registrate elettronicamente e la possibilità di utilizzare documenti elettronici per questo è determinata dalle normative locali.

Uno dei problemi già manifestati del flusso di lavoro misto è la necessità di rispondere alla domanda: "Come archiviare le informazioni in un flusso di lavoro misto?" Quando si esegue un flusso di lavoro misto, si pone il problema di garantire la completezza dei casi, perché molto spesso alcuni documenti vengono creati su cartaceo, mentre altri esistono solo in formato elettronico. E solo insieme formano una serie completa di documenti: un caso ibrido.

Alcuni esperti sono del parere che, per comodità di lavoro, almeno una delle serie di documenti (cartacei o elettronici) debba essere completa integrandola con copie o duplicati. Sono possibili due soluzioni, ognuna delle quali è piuttosto laboriosa:

Scansione di documenti cartacei;

Stampa documenti elettronici.

Esistono notevoli differenze nei metodi di gestione delle informazioni archiviate su vari supporti, che devono essere prese in considerazione anche in un flusso di lavoro misto:

I documenti non elettronici (analogici) sono generalmente gestiti a livello di media (custodia, microfilm, ecc.);

I documenti elettronici nei sistemi di gestione dei documenti elettronici sono gestiti a livello di documento unico;

I documenti elettronici su supporto rimovibile (CD, DVD, floppy disk, nastri, ecc.), a seconda delle circostanze, possono essere gestiti sia a livello di supporto che a livello di documento.

Periodo di validità nel flusso di lavoro misto

Allo stato attuale è generalmente riconosciuto il principio secondo cui i periodi di conservazione non dipendono dal tipo di supporto, ma sono determinati in base al contenuto e al valore delle informazioni registrate nel documento. Allo stesso tempo, è sempre più possibile incontrare situazioni in cui i periodi di conservazione dei documenti elettronici iniziano a differire dai periodi di conservazione delle corrispondenti controparti cartacee. Ciò è dovuto al fatto che una serie di documenti elettronici, dotati di strumenti di ricerca e sistematizzazione, può avere un valore maggiore rispetto ai singoli documenti.

Gli American National Archives (NARA) già oggi richiedono alle agenzie governative di tenerne conto quando stabiliscono i periodi di conservazione per i documenti elettronici. Nelle loro raccomandazioni per la compilazione di elenchi di documenti con indicazione dei periodi di conservazione, prestano attenzione ai seguenti punti:

Gli elenchi dovrebbero, di norma, determinare i periodi di conservazione dei documenti, indipendentemente dal tipo di supporto (documenti elettronici, cartacei, ecc.);

Quando si traducono documenti in modulo elettronico il loro valore può cambiare, quindi gli archivi nazionali degli Stati Uniti hanno sviluppato un meccanismo per rivedere i periodi di conservazione al momento della transizione organizzazioni governative per la gestione elettronica dei documenti;

Se è accertato che i documenti (anche dopo che sono stati convertiti in formato elettronico) contengono materiale maggiori informazioni o utilizzati in modo diverso, i periodi di conservazione dovrebbero essere rivisti.

Un approccio simile è stato dimostrato dalle nostre autorità governative quando, nel 2002, si è deciso di stabilire un periodo di conservazione permanente per le immagini del questionario di censimento:

Regolamento sulla procedura e sui termini di conservazione dei fogli del censimento e di altri documenti del censimento della popolazione tutta russa del 2002:

“2. I fogli del censimento del censimento della popolazione tutta russa del 2002, al termine della loro elaborazione automatizzata, sono archiviati negli organi territoriali del Comitato statale della Federazione Russa di statistica ... per un anno dalla data di pubblicazione ufficiale del risultati del censimento della popolazione tutta russa del 2002 e sono soggetti a distruzione nel modo prescritto.

4. La memorizzazione delle immagini grafiche delle forme di censimento del censimento della popolazione tutta russa del 2002 su un supporto macchina viene eseguita come segue:

Una copia è conservata Comitato di Stato Federazione Russa sulle statistiche secondo la procedura stabilita prima del prossimo censimento della popolazione;

Seconda copia con Software trasferito fino al 1 gennaio 2004 per la conservazione permanente negli Archivi di Stato della Federazione Russa.

Cosa serve: regolamenti interni
e personale qualificato

Analisi del legislativo moderno quadro normativo la gestione dei documenti mostra che vi è un inasprimento dei requisiti non solo per la disponibilità di documenti normativi interni, ma anche per la loro rigorosa attuazione da parte dell'organizzazione. Con l'aiuto di documenti normativi interni, le organizzazioni creano un quadro normativo per la gestione elettronica e mista dei documenti e ciò consente di ridurre al minimo i rischi dell'utilizzo di documenti elettronici nella zona "grigia", dove la procedura per lavorare con i documenti è scarsamente regolamentata da leggi e regolamenti.

La necessità di sviluppare un quadro normativo interno per l'organizzazione è menzionata anche nello standard GOST R ISO 15489-1-2007:

Standard GOST R ISO 15489-1-2007 "Gestione della documentazione":

"La gestione dei documenti in un'organizzazione include:

a) adozione di politiche e standard nel campo della gestione dei record;

distribuzione di responsabilità e poteri per la gestione dei documenti;

c) stabilire, attuare e diffondere linee guida e procedure per la gestione degli atti”.

Le relazioni con le organizzazioni esterne e l'uso di documenti elettronici in interazione con esse sono costruite, di norma, sulla base del codice civile della Federazione Russa. Tutto ciò che riguarda lo scambio di documenti elettronici è fissato nei contratti e negli accordi.

Le principali difficoltà nello sviluppo di un quadro normativo interno per flussi di lavoro misti sorgono per i seguenti motivi:

In Russia non è stata ancora stabilita la procedura per il riconoscimento della forza giuridica dei documenti elettronici da parte degli organi e dei tribunali statali, che soddisferebbe pienamente le esigenze delle imprese e della pubblica amministrazione, nonché la prassi consolidata di utilizzo di documenti e informazioni elettroniche;

Non esistono praticamente metodi e standard russi per valutare il valore dei documenti elettronici, trasferirli in archivi, distruggere documenti elettronici, lavorare con documenti elettronici riservati e segreti;

In una certa misura, ovviamente, può aiutare Esperienza straniera, ma molto spesso gli specialisti domestici nel campo della gestione dei documenti semplicemente non riescono a "raggiungerlo" a causa della scarsa padronanza lingue straniere e mancanza di traduzioni.

Per lavoro di successo in condizioni di flusso di lavoro misto, la formazione del personale diventa un compito particolarmente importante. Sono le caratteristiche del personale dell'organizzazione, le loro qualifiche, l'attitudine generale ad apprendere cose nuove, la comprensione della necessità di cambiamento che sono la pietra angolare per un'implementazione di successo. moderne tecnologie nella gestione dei documenti.

La formazione e la formazione avanzata di tutto il personale nel campo della gestione dei documenti possono ridurre significativamente i rischi quando si utilizzano documenti elettronici nel lavoro, aumentare l'efficienza del lavoro dei dipendenti e introdurre la gestione elettronica dei documenti e l'interazione elettronica interdipartimentale in un tempo più breve. L'organizzazione competente di questo lavoro di formazione risiede principalmente al servizio del personale dell'organizzazione.

La prima fase del passaggio a un flusso di lavoro misto, quando i computer vengono utilizzati per preparare i documenti cartacei, è già stata completata. Maggioranza organizzazioni russe sono nella seconda fase sistemi elettronici sono utilizzati per registrare, registrare e controllare l'esecuzione di documenti. Per accelerare il lavoro, vengono utilizzate attivamente copie elettroniche dei documenti. Inoltre, sono già state adottate alcune leggi che consentono (in singoli casi- richiedere) di conservare alcuni documenti solo in formato elettronico.

Nella fase successiva, che nella maggior parte delle organizzazioni non è lontana, i documenti elettronici autentici inizieranno gradualmente a sostituire quelli cartacei. Prima di tutto, ciò influirà sui documenti interni di massa dell'organizzazione, come promemoria e promemoria. In questa fase, è importante regolare correttamente il lavoro nel flusso di lavoro misto nei documenti normativi interni, in particolare questioni come l'uso di EDS nel flusso di lavoro dell'organizzazione.

Dizionario di gestione degli archivi del personale. Una firma digitale elettronica è un attributo di un documento elettronico atto a proteggere tale documento elettronico dalla contraffazione, ottenuto a seguito di trasformazione crittografica di informazioni utilizzando la chiave privata di una firma digitale elettronica (di seguito denominata EDS) e che consente di identificare il titolare del certificato della chiave di firma, nonché di accertare l'assenza di distorsione delle informazioni nel documento elettronico. Secondo la legge federale del 10 gennaio 2002 N 1-FZ "Sulla firma digitale elettronica", un EDS in un documento elettronico equivale a una firma autografa in un documento cartaceo, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni: a) la firma il certificato di chiave relativo a questo EDS non ha perso la sua validità (valido) al momento della verifica o al momento della firma di un documento elettronico se esiste la prova che determina il momento della firma;

b) è confermata l'autenticità dell'EDS nel documento elettronico;

c) EDS è utilizzato in conformità con le informazioni specificate nel certificato della chiave di firma.

Da un lato è necessario superare la paura dei dipendenti prima dell'introduzione di nuove tecnologie, dall'altro è necessario rendersi conto che ogni tecnologia ha i suoi punti deboli. Finora, sia le questioni di regolamentazione legislativa e regolamentare dell'uso dei documenti elettronici, sia le questioni della conservazione a lungo termine dei documenti elettronici, in particolare quelli firmati con EDS, non sono state completamente risolte.

Molti anni di esperienza dimostrano che i problemi tecnici del passaggio a un flusso di lavoro misto, di regola, vengono risolti con successo. La difficoltà maggiore è la soluzione di problemi organizzativi strettamente legati al “fattore umano”. Per passare con successo alla gestione elettronica dei documenti, è molto importante organizzare adeguatamente il reclutamento, l'istruzione e la formazione del personale dell'organizzazione.

Nota. È impossibile stabilire un flusso di lavoro misto senza personale qualificato.

Letteratura

1. Regolamento sui requisiti per l'attività dei partecipanti ai mercati finanziari nell'utilizzo di documenti elettronici: approvato. Ordinanza del Servizio federale dei mercati finanziari dell'08.12.2005 N 05-77/pz-n / Bollettino regolamentare organi federali potere esecutivo. - 2006, n. 6.

2. Regolamento sulla procedura per il riconoscimento dei soggetti quali investitori qualificati: approvato. Ordine del Servizio federale dei mercati finanziari del 18 marzo 2008 N 08-12/pz-n / Bollettino degli atti normativi delle autorità esecutive federali. - 2008, n. 19.

3 Registro federale v. 69, n. 223, pag. 67692, 19 novembre 2004, URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

L'introduzione di un sistema elettronico di gestione dei documenti consente inoltre di aumentare il livello di riservatezza. Ogni partecipante riceve esattamente il grado di accesso ai documenti aziendali che corrisponde alla sua autorità: lettura, modifica del documento o pieni diritti. Tutte le azioni vengono registrate in un sistema informatico, quindi in qualsiasi momento puoi vedere chi ha lavorato con i dati, apportato modifiche. In generale, il problema della riservatezza è molto acuto. La perdita di alcuni documenti aziendali può portare a milioni di perdite. Dopotutto, i documenti cartacei possono essere facilmente rimossi dalla cartella e tutte le informazioni trasferite a lato. Quando si introduce un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'azienda, ovviamente, non sarà possibile eliminare completamente la perdita di informazioni, ma si può sempre vedere quale dei dipendenti, quando, a che punto e come hanno utilizzato questi documenti.

Pro e contro della gestione elettronica dei documenti

Un'organizzazione che decide di utilizzare le fatture elettroniche deve seguire i passaggi seguenti. In primo luogo, concludere un accordo con un operatore di gestione elettronica dei documenti che assicuri lo scambio di informazioni aperte e riservate attraverso i canali di telecomunicazione nell'ambito della gestione elettronica dei documenti delle fatture tra il venditore e l'acquirente. Si noti che l'operatore deve far parte della rete di operatori affidabili di gestione dei documenti elettronici, organizzata dal Servizio fiscale federale russo.

Gestione elettronica dei documenti: pro e contro

Informazioni

Una firma digitale elettronica (EDS) è un analogo di una firma autografa, che è uno strumento di sicurezza delle informazioni che offre la capacità di controllare l'integrità e autenticare i documenti elettronici. EDI può essere utilizzato per automatizzare l'ufficio, creare archivio elettronico documenti, gestione elettronica dei documenti aziendali (flusso di lavoro), gestione dell'iter contrattuale, automazione del lavoro con documentazione SGQ (sistemi di gestione della qualità) e per l'automazione dei ricorsi dei cittadini. EDI può essere utilizzato in qualsiasi azienda, indipendentemente dalla sua dimensione e forma di proprietà, il sistema può essere configurato per funzionare sia all'interno di una piccola struttura (dipartimento, dipartimento) che all'interno di un'organizzazione geograficamente distribuita con uno schema sviluppato di flussi informativi.

Pro e contro dell'utilizzo della gestione elettronica dei documenti

Se il disco rigido si guasta, tutti i documenti archiviati su di esso andranno persi. Per non perdere dati, è necessario utilizzare un sistema di backup esterno. Sicurezza. La privacy delle informazioni è una delle principali preoccupazioni negli uffici senza carta.

Documenti primari elettronici: pro e contro

Sulla base di molti anni di pratica nell'implementazione delle edizioni standard di THESIS - Basic e Standard, è stato sviluppato il seguente schema:

• Installazione del sistema - massimo 1 giorno lavorativo.
• Formazione per amministratori di sistema - 1 giorno lavorativo.
• Configurazione del sistema - 5-10 giorni lavorativi.
• Formazione utenti: il numero di giorni dipende dal numero di gruppi di utenti, massimo 5 giorni lavorativi.
• Operazione di prova - 22 giorni lavorativi.

Su questo, l'implementazione si considera completata e il sistema entra in esercizio commerciale: “In pratica, le fasi di implementazione della “scatola” sono molto più rapide. Sono previste 4 ore per l'installazione, altre 4 per la formazione degli amministratori e altre 4 per la formazione di un gruppo di utenti", commenta Ekaterina Koroleva, Leading Specialist supporto tecnico TESI.

Gestione elettronica dei documenti in azienda: pro e contro

IT e business L'idea di abbandonare il flusso di lavoro cartaceo è stata discussa a lungo. Le nuove tecnologie consentono di abbandonare quasi completamente la carta. Ma questo non significa che questa soluzione sia adatta a qualsiasi azienda e che sia così facile da implementare.
Sfortunatamente, mentre la possibilità di gestione elettronica dei documenti è limitata dalla legge, e gli utenti non sono ancora pronti per un tale regime. Considera i pro ei contro della gestione elettronica dei documenti. Pro Risparmio. L'eliminazione della carta può comportare notevoli risparmi sui costi.
Considera quanto spendi ogni mese in carta, inchiostro, affrancatura e così via. Inoltre, questi documenti devono essere archiviati da qualche parte. Tutto questo può costarti un bel soldo. Accesso. La gestione elettronica dei documenti implica il formato digitale di tutti i documenti.
Possono essere archiviati nel cloud, accedendo ai dati tramite applicazioni web.

/ gestione elettronica dei documenti

La scelta tra implementazione "standard" e "progetto" è piuttosto difficile per le aziende che cercano modi per velocizzare il lavoro con i documenti e passare a un flusso di lavoro "senza carta". Cosa c'è di più importante: automatizzare l'elaborazione dei documenti, spendendo un budget e un tempo minimi o semplificare il lavoro dei dipendenti utilizzando una soluzione più adatta alle esigenze dell'azienda? In questo articolo considereremo i pro ei contro di EDMS usando l'esempio dei progetti per l'implementazione di tre edizioni del sistema TEZIS: Basic, Standard ed Extended. Puoi leggere un breve su di loro qui e una recensione dettagliata di seguito.

Funzionalità EDMS in diverse edizioni La funzionalità risultante dipende direttamente dalla scelta dell'opzione di implementazione EDMS.

Pro e contro di sed in diverse edizioni

La gestione elettronica dei documenti consente di ottimizzare il processo di formazione dei nuovi dipendenti e l'introduzione di nuovi processi in azienda. L'introduzione di nuove istruzioni e regolamenti per la gestione elettronica dei documenti è molto più rapida che informare individualmente ciascun dipendente e familiarizzare con i documenti cartacei. La gestione elettronica dei documenti migliora la cultura aziendale.
Tutte le strutture dell'azienda lavorano in un unico spazio informativo, che consente a quasi tutti i dipendenti di essere coinvolti nei processi aziendali. L'esistenza della gestione elettronica dei documenti nell'azienda consente di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato standard internazionali. Quando emergono nuovi standard, un'azienda che opera in un sistema di gestione elettronica dei documenti può modificare i propri documenti in base nuovo modello che aumenta il livello di competitività sul mercato.

Flusso di documenti

Nel caso di THESIS, è un visual designer dei processi.

• Strumenti per la creazione di vari report, anche grafici.
• Possibilità di utilizzare EP (non specializzato rinforzato).
• Modulo di riconoscimento del testo.

Opzionalmente, l'edizione Standard del sistema offre anche un gateway con un portale aziendale e la possibilità di utilizzare una versione mobile. L'edizione estesa ha la più ampia gamma di funzionalità, che implica la messa a punto della soluzione. Oltre a tutto quanto sopra, consente la modifica diretta del codice del programma e supporta complesse architetture multi-server per rendere il sistema il più scalabile, produttivo e adattato a una specifica azienda.

Svantaggi della gestione elettronica dei documenti

Insieme ai principali utilizzatori del sistema sul territorio del cliente, viene svolto lo studio e l'analisi dei processi aziendali che si prevede di automatizzare. Il risultato del sondaggio viene registrato e concordato.

• Sviluppo e approvazione della specifica funzionale (FS). Sulla base delle informazioni ottenute dal sondaggio, viene sviluppata e concordata una specifica funzionale del futuro sistema di flusso di lavoro, inclusa una descrizione dei processi aziendali automatizzati, la progettazione del modulo e i requisiti di sistema.
• Configurazione ed ampliamento delle funzionalità tipiche del sistema TEZIS, secondo le FS. Oltre al lavoro di impostazione del sistema specificato nel piano di attuazione standard, sono in corso lavori per impostare e perfezionare il TEZIS EDMS in conformità con i requisiti della specifica funzionale approvata.
• Trasferimento delle impostazioni, dimostrazione del sistema.

Svantaggi della gestione elettronica dei documenti

Va notato che la gestione elettronica dei documenti ha i suoi svantaggi. Uno svantaggio significativo del sistema di gestione elettronica dei documenti è il problema della sicurezza dei documenti. Dopotutto, in qualsiasi momento un virus può penetrare nel computer, il sistema per il salvataggio dei documenti non funziona.

Il problema può essere risolto creando un sistema di prenotazione. Uno degli svantaggi del sistema di gestione elettronica dei documenti è il personale o il personale impiegato nel sistema. Nel processo di automazione del flusso di lavoro, potrebbe non essere possibile evitare lo stress tra i dipendenti che sono abituati al lavoro manuale e hanno una conoscenza insufficiente della gestione elettronica dei documenti. In un sistema di gestione elettronica dei documenti, un'immissione dei dati competente è particolarmente importante. Fattore umano qui è particolarmente importante, perché l'ulteriore ininterrotto funzionamento del sistema dipenderà dalla qualità del lavoro di personale qualificato.

Svantaggi della gestione elettronica dei documenti rispetto alla carta

Inoltre, ha un meccanismo di estensione unico che rende tutte le modifiche apportate su una versione del sistema compatibili con la nuova versione quando viene aggiornata. Ciò consente di automatizzare processi sulla base di EDMS del tutto unici e insoliti per questo gruppo di sistemi, che possono essere importanti per le aziende che richiedono una gestione documentale specifica. L'edizione standard soddisfa anche la maggior parte delle esigenze nell'espansione delle funzionalità del sistema, in particolare, nella più importante: la creazione di nuovi processi e report aziendali. Il visual designer dei processi aziendali, integrato nell'EDMS, consente di tracciare nuovi percorsi per lo spostamento e l'elaborazione dei documenti, e senza l'utilizzo di strumenti di programmazione.

Finora, nella maggior parte delle aziende, la gestione dei documenti esiste in formato cartaceo. Naturalmente, in questa forma, il flusso di lavoro è più familiare e tradizionale, ma allo stesso tempo presenta una serie di svantaggi che si sovrappongono in modo significativo alla dignità della sua familiarità.

Svantaggi del flusso di lavoro cartaceo

• Ricerca di documenti lenta;
• Difficoltà nel tracciare lo spostamento di un documento in tutte le sue fasi ciclo vitale;
• La complessità dell'organizzazione di un controllo efficace e della rendicontazione sull'attuazione delle delibere;
• La durata della preparazione e approvazione dei documenti;
• La complessità dell'organizzazione del flusso di lavoro, se più utenti lavorano contemporaneamente con gli stessi documenti;
• Impossibilità o laboriosità nell'ottenere report e log riepilogativi.

Pertanto, il flusso di lavoro tradizionale è inefficiente. Tutti questi svantaggi vengono eliminati con l'introduzione di sistemi di gestione elettronica dei documenti. Per le organizzazioni in cui il numero di documenti e la complessità della loro manutenzione sono elevati, diventa un compito fondamentale automatizzare il flusso di lavoro al fine di eliminare gli svantaggi di cui sopra.

Vantaggi della gestione elettronica dei documenti

• non si trascorrono ore, ma secondi o minuti alla ricerca di documenti; l'attesa dei documenti non è richiesta - i documenti sono contemporaneamente a disposizione di tutti i dipendenti che hanno diritto ad accedervi;
• il processo di coordinamento e approvazione dei documenti diventa trasparente e si svolge in tempo reale;
• il tempo non è dedicato al trasferimento di documenti tra i reparti: le schede e i file dei documenti sono disponibili in tempo reale per tutti i dipendenti che hanno il diritto di accedervi;
• la preparazione di rapporti standard sulla circolazione dei documenti avviene con la semplice pressione di un pulsante;
• l'assenza di dipendenti chiave in ufficio non interrompe il lavoro con i documenti - un sistema di gestione elettronica dei documenti di nuova generazione offre la possibilità di lavorare in remoto con i documenti sia tramite un browser web che tramite e-mail;
• organizzazione di un unico spazio informativo aziendale. Le informazioni sono memorizzate in sistema aziendale gestione dei documenti, non sui computer dei dipendenti;
• migliorare la gestione dell'azienda nel suo complesso. L'accelerazione dei flussi informativi e la riduzione del numero di errori nelle decisioni di gestione attraverso l'utilizzo di dati rilevanti e tempestivi porta ad un aumento della gestibilità dell'azienda nel suo complesso.

L'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti porta non solo vantaggi economici (come il risparmio Forniture, risparmiando l'orario di lavoro dei dipendenti), ma anche per migliorare la qualità della gestione dell'organizzazione (puoi prendere decisioni più velocemente, vedere visivamente lo stato di avanzamento del lavoro sui documenti).