Cosa c'è in un nome? Requisiti professionali per varie categorie di segretari La segretaria si chiama diversamente

La segretaria è chiamata l'assistente fedele e il braccio destro del capo, e per una buona ragione, perché i compiti della segretaria del manager includono l'assicurazione di attività gestionali e amministrative efficaci. La segretaria del manager è impegnata nella preparazione e nell'esecuzione di documenti e documenti aziendali, aiuta il capo negli affari e risolve molti problemi organizzativi.

Anche la posizione del segretario-assistente può essere considerata rappresentativa, poiché è il volto dell'azienda: incontra gli ospiti, risponde alle chiamate e alle lettere. Tale lavoro richiede molta compostezza, capacità di comunicazione e organizzazione. Per questo motivo, la professione di segretario può promettere grandi prospettive: in futuro, uno specialista può diventare un capo ufficio, e poi uno degli amministratori o dei dirigenti.

La posizione di segretario esecutivo è richiesta in quasi tutte le aziende che hanno un ufficio per clienti e visitatori. Queste possono essere sia grandi imprese che organizzazioni di piccole imprese.

Storia della professione

Nel tempo, i poteri del segretario si sono notevolmente ampliati e oggi possono svolgere un'ampia varietà di funzioni. Pertanto, è sorta la necessità di specialisti di ristretta specializzazione, a seguito della quale è apparsa la professione di segretario-assistente, impiegato, segretario-traduttore e direttore d'ufficio.

Compiti del segretario

I compiti del segretario-assistente includono:

• accoglienza dei visitatori;
• ricevere telefonate;
• tenuta dei registri;
• pianificare la giornata lavorativa del manager;
• organizzazione di riunioni;
• prenotazione di biglietti e prenotazione di hotel per il manager e altri dipendenti durante un viaggio d'affari;
• ordinare forniture per ufficio;
• soddisfacimento delle richieste del capo.

A volte le funzioni del segretario esecutivo includono la corrispondenza in inglese.

Requisiti del segretario

I requisiti per un assistente segretario includono:

• istruzione secondaria o superiore;
• proprietà del PC;
• conoscenza delle basi del lavoro d'ufficio;
• conoscenza della lingua inglese (a volte).

Inoltre, la posizione di segretario presuppone le seguenti competenze:

• puntualità;
• la capacità di avere un bell'aspetto (presentabile);
• organizzazione.

Esempio di curriculum per segretaria

Riprendi campione

Come diventare una segretaria

Come si diventa segretaria? Questo può essere il titolare di qualsiasi istruzione superiore che ha completato corsi di assistenti di segreteria o ha ricevuto una formazione direttamente sul posto di lavoro. Di norma, i datori di lavoro non impongono requisiti speciali sulla specialità del candidato, ma si concentrano sull'assicurare che il candidato abbia le qualità personali necessarie e sia in grado di svolgere le proprie mansioni al livello adeguato.

Stipendio segretario

Lo stipendio del segretario può essere diverso: da 15 a 45 mila rubli. Il reddito dipende dall'ambito delle responsabilità del dipendente e dalla regione in cui lavora. Lo stipendio medio di un assistente segretario è di 30 mila rubli.

Torna alle responsabilità della leadership

La segretaria svolge le seguenti mansioni lavorative:

- Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico alle attività amministrative e amministrative del capo.

- Accetta la corrispondenza pervenuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasferisce secondo la decisione presa alle divisioni strutturali o ad uno specifico esecutore per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

- Accetta documenti e richieste personali per la firma del capo.

- Risponde alle telefonate, registra e trasferisce le informazioni di servizio alla testa, organizza le conversazioni telefoniche della testa.

- Per conto del capo, redige lettere, inchieste e altri documenti.

- Svolge attività di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccolta dei materiali necessari, comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, loro registrazione), tiene e redige verbali di riunioni e riunioni.

- Esercita il controllo sull'esecuzione degli ordini e degli ordini emessi dai dipendenti dell'impresa, nonché sul rispetto dei termini per l'esecuzione delle istruzioni e delle istruzioni del capo, presi sotto controllo.

- Fornisce al posto di lavoro del manager le necessarie attrezzature organizzative, articoli di cancelleria, crea condizioni favorevoli all'efficace lavoro del manager.

- Organizza l'accoglienza dei visitatori, promuove l'efficienza della considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.

- Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li presenta all'archivio in tempo utile.

- Organizza viaggi di lavoro per la testa: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenotazioni alberghi.

- Svolge incarichi di servizio individuali del suo diretto superiore.

Il segretario ha diritto:

- Ricevere informazioni, anche riservate, nella misura necessaria per risolvere i compiti assegnati.

- Presentare proposte alla direzione per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.

- Richiedere informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni ufficiali personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti.

- Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati a seguito delle attività dell'azienda.

- Prendere decisioni di loro competenza.

Il segretario ha il compito di:

- Per inadempimento e/o intempestivo, negligente adempimento dei propri doveri.

- Per il mancato rispetto delle vigenti istruzioni, ordini e ordini per la conservazione di segreti commerciali e informazioni riservate.

- Per violazione delle norme del regolamento interno del lavoro, disciplina del lavoro, norme di sicurezza e sicurezza antincendio.

Compiti del direttore
Ex direttore
Controllo esterno
Gestione operativa
Sistema di controllo

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Ciò che il segretario dovrebbe sapere e saper fare è indicato nel profilo di qualificazione.

Caratteristica di qualificazione- Questo è un documento normativo che stabilisce cosa dovrebbe fare un determinato dipendente nel suo lavoro, cosa dovrebbe sapere ed essere in grado di fare per questo e quale dovrebbe essere il suo livello di formazione.

Responsabilità lavorative (la segretaria deve essere in grado di) Svolgere funzioni tecniche per garantire e mantenere il lavoro del capo dell'impresa (o del dipartimento), aiutare a pianificare la giornata lavorativa del capo. Ricevi le informazioni necessarie per il capo dai reparti o dagli artisti, chiama i lavoratori per suo conto. Organizzare conversazioni telefoniche del capo, ricevere e trasmettere messaggi telefonici, registrare i messaggi ricevuti in sua assenza e portare il loro contenuto all'attenzione del capo. Organizza viaggi e viaggi di lavoro per la testa. Svolgere il lavoro di preparazione delle riunioni e degli incontri tenuti dal responsabile (raccolta dei materiali necessari, comunicazione ai partecipanti dell'ora, del luogo e dell'ordine del giorno dell'incontro o dell'incontro, la loro registrazione), tenere e redigere verbali. Fornire al posto di lavoro del manager forniture per ufficio, tecnologia organizzativa, creare condizioni favorevoli al suo lavoro efficace. Trasmetti e ricevi informazioni sui dispositivi di ricezione e comunicazione, stampa rapidamente vari materiali nella direzione della testa. Condurre il lavoro di documentazione, accettare la corrispondenza ricevuta a nome del capo, organizzarla secondo la procedura adottata nell'impresa e trasferirla dopo l'esame ai capi di dipartimento o esecutori specifici per l'uso nel processo del loro lavoro o per preparare un risposta. Mantenere i servizi di informazione per il manager e i dipendenti (orale, documentario, comporre rassegne stampa, fornire copie di articoli interessanti). Monitorare i tempi di esecuzione degli ordini dal capo sulle richieste personali dei cittadini. Organizzare l'accoglienza dei visitatori, dimostrando loro tatto e attenzione, facilitare la pronta considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti, formare casi secondo la nomenclatura dei casi approvata, garantirne la sicurezza e sottoporli all'archivio puntuale. Creare e utilizzare database (comprese le informazioni su Internet).

La segretaria dovrebbe sapere: le attività dell'impresa ei doveri e le competenze dei dipendenti; regolamenti e istruzioni per la documentazione; dattiloscritto; lavorare su un personal computer, moderni editor di computer (Word, Excel, ecc.); regole di ortografia e punteggiatura; l'ordine della disposizione del materiale durante la stampa di vari documenti; regole di funzionamento delle apparecchiature d'ufficio (fax, centralini telefonici mini-automatici, fotocopiatrici, registratori vocali, registratori a nastro); regole per l'uso dei sistemi intercomunicanti; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; regolamento interno del lavoro; fondamenti di organizzazione scientifica del lavoro di segreteria; psicologia umana e leggi della comunicazione efficace; etichetta di servizio; regole e norme di protezione del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio; lingua straniera di clienti e partner; Codice del lavoro della Federazione Russa.

Per sviluppare e concretizzare le caratteristiche di qualificazione presso le imprese (aziende), vengono sviluppate descrizioni del lavoro.

Descrizione del lavoro - il principale documento organizzativo e legale che regola le attività del segretario, definendone i diritti, la posizione nell'organizzazione, la natura del lavoro. Il segretario fa affidamento su questo documento nel suo rapporto con i dipendenti. Ciò che è scritto nella descrizione del lavoro, quindi verrà chiesto quali diritti sono dati in esso, il segretario ha.

La descrizione del lavoro per il segretario è un documento individuale, poiché la posizione del segretario ha molte gradazioni. In una piccola organizzazione (o azienda), ci sarà un segretario (assistente segretario). Nelle organizzazioni più grandi, i segretari possono essere a capo e i suoi vice, in ogni unità strutturale. Ci sono segretari di consiglio, segretari scientifici di consigli scientifici, ecc. Ogni segretario sempre, in base al volume e alle specificità delle attività dell'organizzazione, alle esigenze del capo e alla sua fiducia nel segretario, ha una propria gamma di responsabilità e diritti, diversi combinazioni di tipi di lavoro creativi, logici e tecnici. Allo stesso tempo, esiste un tipico insieme di operazioni di gestione documentale e non documentale che vengono eseguite da tutte le segretarie. Inoltre, la particolarità e complessità della redazione del job description del segretario è dovuta alla versatilità delle sue attività. Pertanto, è impossibile parlare di un singolo standard della descrizione del lavoro del segretario (assistente di segreteria).

Tuttavia, come per qualsiasi descrizione del lavoro, sono imposti requisiti generali. Innanzitutto, ha una struttura unificata già consolidata del testo, ovvero le sezioni:

1. Disposizioni generali;

2) funzioni;

3) mansioni lavorative;

5) responsabilità;

6) relazioni;

7) collegamenti per posizione.

Si potrebbe aggiungere una sezione chiamata “Valutazione del lavoro” e negli ultimi anni appare sempre più spesso una sezione “Organizzazione del lavoro (routine quotidiana)”.

La sezione "Disposizioni generali" contiene il nome esatto della posizione secondo la tabella del personale, il posto nel sistema di gestione, ovvero il nome dell'unità strutturale e subordinazione, la procedura di nomina e revoca e la procedura di sostituzione . Nelle grandi organizzazioni che hanno un istituto di istruzione prescolare, il segretario ha una doppia subordinazione: direttamente al suo capo e al capo dell'istituto di istruzione prescolare. I segretari sono nominati e licenziati per ordine del capo (in una grande organizzazione - su proposta del capo dell'istituto di istruzione prescolare).

La stessa sezione specifica i requisiti per la formazione professionale e l'esperienza lavorativa. Oggi, l'atteggiamento nei confronti del segretario e i requisiti per lui sono cambiati radicalmente. Le aziende cercano una segretaria con una formazione specialistica superiore o secondaria, che conosca una lingua straniera e parli fluentemente di un computer. Sempre più spesso il segretario, così come all'estero, è tenuto a conoscere non una, ma due o più lingue straniere, poiché le aziende hanno numerosi contatti con i partner esteri, e il segretario comunica con loro. Contiene inoltre indicazioni sui principali documenti legislativi e regolamentari, regolamentari, metodologici, organizzativi, amministrativi, cui il segretario si ispira nel suo lavoro.

Nella sezione "Funzioni" sono elencate le principali attività del segretario (assistente-segretario), ad esempio: supporto informativo e documentale per il responsabile, supporto organizzativo per il responsabile, partecipazione alla preparazione di mostre e presentazioni, ecc.

La sezione "Responsabilità del lavoro" elenca tutti i tipi di lavoro, operazioni e tecnologie utilizzate nella loro attuazione. Elenca il lavoro svolto dal segretario in una sequenza logica. Tutti i tipi di lavoro sono suddivisi in operazioni con un'indicazione della tecnologia di esecuzione. Ad esempio, la funzione "supporto per informazioni e documentazione" è divisa in due parti: documentazione e lavoro con i documenti. La documentazione, a sua volta, comprende la redazione di lettere (lettere di invito, lettere di sollecito, ecc.), telegrammi, ecc., su indicazione del responsabile del progetto; stampa sul computer dei documenti del gestore; verificare la correttezza dei documenti quando vengono presentati per la firma al capo (visti, presenza e correttezza dei dettagli secondo i requisiti della norma, ecc.); prendere e certificare copie di documenti, ecc. Lavorare con i documenti include ricevere i documenti in entrata (sono indicati gli orari, ad esempio: alle ore 09 e alle 16), ricevere fax ed e-mail (durante la giornata); elaborazione primaria dei documenti ricevuti in conformità con i requisiti delle istruzioni per il lavoro d'ufficio; anteprima dei documenti (se affidati alla segreteria); registrazione dei documenti secondo le regole stabilite nell'organizzazione; rapporto di documenti al capo, ecc.

La sezione "Diritti" è forse la più importante. Sottolinea il posto del segretario nel sistema di gestione, la sua importanza, la posizione nell'organizzazione. È attraverso i diritti che sono visibili i poteri delegati dal capo al segretario e il grado della sua indipendenza. Questa sezione consente al segretario di liberare il tempo del manager per risolvere i principali compiti strategici e tattici.

È questa sezione della descrizione del lavoro che conferisce al segretario (assistente segretario) più o meno poteri e determina il grado delle sue capacità.

La sezione "Responsabilità" è redatta nel rigoroso rispetto della legge.

Anche la sezione "Rapporti (connessioni per posizione)" è molto importante per organizzare il lavoro di qualsiasi membro del personale dirigente, e ciò è dovuto, prima di tutto, all'implementazione attiva di sistemi automatizzati che richiedono l'indicazione dettagliata di quali informazioni, in quale forma , a chi viene trasmessa e da chi viene ricevuta. ...

Negli ultimi anni, la sezione Job Evaluation è apparsa spesso nella job description. Di solito specifica i criteri per la tempestività del lavoro e la sua qualità, ad esempio: assenza di reclami, reclami e lamentele; assenza di errori nei documenti; rispetto dei termini per l'esecuzione delle istruzioni della direzione, ecc.

Di norma, la descrizione del lavoro termina con l'indicazione della procedura per la sua revisione. Le condizioni per la revisione della descrizione del lavoro possono essere cambiamenti nella struttura dell'organizzazione, che hanno comportato una ridistribuzione dei doveri dei dipendenti, un cambiamento nei tipi di lavoro svolto dal segretario, l'introduzione della tecnologia informatica. Ma molto più spesso indicano il periodo di revisione obbligatoria o riapprovazione dell'istruzione (3 anni o 5 anni).

Una sezione facoltativa è "Organizzazione del lavoro", ma ultimamente è molto apprezzata e sempre più diffusa. Fornisce una routine quotidiana approssimativa per una segretaria. Potrebbe assomigliare a questo.

PRIMA META' DELLA GIORNATA LAVORATIVA:

1) venire al lavoro 10 minuti prima del capo, per verificare lo stato dei luoghi di lavoro (il proprio e il capo), mettersi in ordine, redigere o chiarire un piano per la giornata successiva;

2) selezionare i documenti e i file necessari in conformità con il piano;

3) ricevere la corrispondenza, conoscere il contenuto, posticipare i documenti che richiedono una decisione di massima priorità del capo;

4) trasferire immediatamente al capo telegrammi, fax urgenti e messaggi telefonici;

5) per il resto dei documenti, predisporre opzioni per eventuali risposte o risoluzioni, distribuire tra gli interpreti;

6) visualizzare recensioni ricevute, segnalazioni, inviti, ecc.

eccetera .; annota le date e gli orari di tutti gli eventi nel tuo diario-calendario;

7) conservare i documenti necessari per l'attività informativa e di riferimento corrente;

8) riferire al responsabile della corrispondenza ricevuta;

9) chiarire, insieme al responsabile, il contenuto delle attività programmate per la giornata in corso;

10) trasmettere telefonicamente e personalmente le istruzioni del capo ai relativi esecutori e ricordare i termini di scadenza per l'esecuzione degli atti.

SECONDA METÀ DELLA GIORNATA:

1) raccolta e predisposizione alla firma dei documenti eseguiti;

2) riferire al capo sui documenti eseguiti, prendere i documenti da lui elaborati dal capo;

3) elaborare e inviare documenti in uscita;

4) programmare le attività per il giorno successivo.

Durante l'intera giornata lavorativa si effettuano:

a) lavorare con i visitatori, conversazioni telefoniche;

b) archiviazione in file dei documenti eseguiti;

c) eseguire lavori su un computer;

d) organizzazione della copiatura dei documenti secondo la direzione del capo.

FINE GIORNATA LAVORATIVA:

1) visualizzare il proprio diario e informare gli uffici competenti della necessità di prepararsi per determinati eventi;

2) se il dirigente rimane al lavoro dopo la fine della giornata lavorativa, è necessario fornirgli tutte le informazioni e i materiali necessari;

3) mettere in ordine il proprio posto di lavoro, togliere i documenti, chiudere la cassaforte e tutti gli armadietti con i documenti, scollegare dalla rete le apparecchiature elettroniche e tecniche.

La descrizione del lavoro è parte integrante dell'intero pacchetto di documenti necessari per organizzare il lavoro dell'apparato di gestione.

CONSIGLI. Organizza la tua giornata lavorativa in modo da poter fare tutto ed essere utile per tutti. Dedicati al tuo lavoro, ma non dimenticare che ci sono domande che non sono di tua competenza. Quindi fai solo quello che devi fare.

Riassumendo: va notato ancora una volta che la descrizione del lavoro di una segretaria è un documento individuale, poiché la posizione di una segretaria ha molte gradazioni. Ogni segretario, in base al volume e alle specificità delle attività dell'organizzazione, alle esigenze del capo e alla sua fiducia nel segretario, ha la propria gamma di responsabilità e diritti, varie combinazioni di tipi di lavoro creativi, logici e tecnici.

L'ingegnere capo di un'impresa è generalmente considerato la mano destra del direttore e il vice per il commercio è la sinistra, ma quando il segretario è assente, il direttore non ha affatto le mani.

Concetto e varietà del segretario
segretario abbastanza largo. Tradotto dal latino, la parola "secretarius" significa "confidente".

Di solito, il rapporto tra la segretaria e il manager è abbastanza fiducioso, quindi dovrebbe essere, dal momento che obbligare i poteri ufficiali.

Il concetto di segretaria oggi è piuttosto complesso e ha molte gradazioni, ne darò un esempio:
Segretario tecnico- lavora con apparecchiature d'ufficio (fax, dispositivo multifunzione, personal computer), utilizza Internet, esegue ordini di dirigenti e dipendenti, chiama aziende e istituzioni per conto del dirigente, riceve e invia messaggi mediante comunicazioni.
Addetto alla reception- accetta lettere e fax in arrivo, messaggi di posta elettronica, risponde alle telefonate, li reindirizza a reparti o dipendenti specifici, incontra i visitatori.
Segretaria d'ufficio- accetta e analizza la corrispondenza, esegue gli ordini del capo e dei suoi supplenti, digita i testi dei documenti, conserva la documentazione.
Segretario-assistente- non solo una segretaria, ma anche uno specialista che conosce bene le attività dell'azienda, che in alcuni casi può prendere alcune decisioni indipendenti. Il segretario-assistente prepara i rapporti del capo, ricerca la documentazione necessaria per il capo, pianifica la giornata lavorativa del capo, risolve le questioni amministrative di sua competenza.
Capo ufficio- assicura il funzionamento dell'intero ufficio: prepara i materiali per le presentazioni, garantisce servizi di trasporto ininterrotti, una comunicazione chiara, assicurando il funzionamento delle apparecchiature d'ufficio e la disponibilità di cancelleria. Il responsabile dell'ufficio è responsabile dell'aspetto dell'ufficio, in una piccola istituzione può svolgere contemporaneamente le funzioni di un ufficiale del personale.
Nelle piccole organizzazioni commerciali, le segretarie, comunque si chiamino, differiscono per il fatto che devono svolgere un lavoro universale.
La professione di segretaria è forse la più vicina alla professione di attore. La specificità e complessità del lavoro del segretario è dovuta al fatto che è sempre in vista, al centro della comunicazione con il management, i colleghi, i clienti. Un sorriso, una voce piacevole, un aspetto ordinato, gesti sicuri e buona volontà, qualunque sia l'umore, creano un'atmosfera speciale in ufficio.

Descrizione del lavoro del segretario

APPROVATO
Direttore generale
Cognome I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
1.2. Il segretario è nominato e revocato con provvedimento del direttore generale della società.
1.3. Il segretario riporta direttamente al direttore generale/capo dell'unità strutturale dell'azienda.
1.4. Durante l'assenza del segretario, i suoi diritti e doveri vengono trasferiti a un altro funzionario, che viene annunciato nell'ordine per l'organizzazione.
1.5. Una persona che soddisfi i seguenti requisiti è nominata alla carica di segretario: istruzione - superiore, incompleta superiore o secondaria specializzata, esperienza di lavoro simile da sei mesi, conoscenza delle apparecchiature per ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante), programmi Microsoft Office (Parola, Excel).
1.6. Il segretario è guidato nelle sue attività da:
- atti legislativi della Federazione Russa;
- Statuto Aziendale, Regolamento Interno del Lavoro, altri regolamenti aziendali;
- ordini e ordini della direzione;
- questa descrizione del lavoro.

2. Compiti ufficiali del segretario

La segretaria svolge le seguenti mansioni lavorative:
2.1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico alle attività amministrative e amministrative del capo.
2.2. Accetta la corrispondenza pervenuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasferisce secondo la decisione presa alle divisioni strutturali o ad uno specifico esecutore per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
2.3. Accetta documenti e richieste personali per la firma del capo.
2.4. Risponde alle telefonate, registra e trasferisce le informazioni di servizio alla testa, organizza le conversazioni telefoniche della testa.
2.5. Per conto del capo, redige lettere, inchieste e altri documenti.
2.6. Svolge attività di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal responsabile (raccolta dei materiali necessari, comunicazione ai partecipanti dell'ora e del luogo della riunione, ordine del giorno, registrazione degli stessi), tiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
2.7. Svolge il controllo sull'esecuzione degli ordini e degli ordini emessi dai dipendenti dell'impresa, nonché sul rispetto dei termini per l'esecuzione delle istruzioni e degli ordini del capo, presi sotto controllo.
2.8. Fornisce al posto di lavoro del manager le necessarie attrezzature organizzative, articoli di cancelleria, crea condizioni favorevoli all'efficace lavoro del manager.
2.9. Organizza l'accoglienza dei visitatori, promuove l'efficienza della considerazione delle richieste e delle proposte dei dipendenti.
2.10. Forma i casi secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li invia all'archivio in tempo utile.
2.11. Organizza viaggi di lavoro per la testa: ordina biglietti aerei e ferroviari, prenotazioni alberghi.
2.12.

Svolge incarichi di servizio individuali del suo diretto superiore.

3. Diritti del Segretario

Il segretario ha diritto:
3.1. Ricevere informazioni, anche riservate, nella quantità necessaria per risolvere i compiti assegnati.
3.2. Presentare proposte alla direzione per migliorare il proprio lavoro e il lavoro dell'azienda.
3.3. Richiedere informazioni e documenti necessari per l'esercizio delle sue funzioni ufficiali personalmente o per conto del capo dalle divisioni dell'impresa e da altri specialisti.
3.4. Richiedere alla direzione di creare condizioni normali per lo svolgimento delle funzioni ufficiali e la sicurezza di tutti i documenti generati a seguito delle attività dell'azienda.
3.5. Prendere decisioni di loro competenza.

4. Responsabilità del segretario

Il segretario ha il compito di:
4.1. Per inadempimento e/o intempestivo, negligente adempimento dei propri doveri.
4.2. Per il mancato rispetto delle attuali istruzioni, ordini e ordini per la conservazione di segreti commerciali e informazioni riservate.
4.3. Per violazione delle norme del regolamento interno del lavoro, della disciplina del lavoro, delle norme di sicurezza e della sicurezza antincendio.

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Affari di Segreteria, Breve Cenni Storici

Dimentichiamo per un po' il Segretario Generale dell'ONU, numerosi segretari scientifici di accademie di tutto rispetto, altri abitanti delle alte sfere del potere, chiamati segretari. Questo proviene da un'altra zona. Si tratterà del "grado di segretario" istituito nel 1720 da Pietro il Grande. Secondo il Regolamento generale adottato dallo zar riformatore, che ha posto le basi per il lavoro d'ufficio russo, questo era il nome di un funzionario a cui erano affidate una vasta gamma di responsabilità nel campo, per usare la terminologia moderna, della gestione dei documenti. Dotato di notevole fiducia, doveva svolgere il suo dovere senza "ritardi e vaghezze negli affari". Oggi il "grado di segretario" nel nostro Paese sta vivendo una rinascita. Ciò è dettato dall'ingresso dell'economia russa nelle relazioni di mercato e dall'uso diffuso di alte tecnologie negli affari. La quota di responsabilità dell'impiegato di segreteria nelle nuove condizioni è aumentata notevolmente, si è alzata l'asticella della sua importanza nelle attività quotidiane dell'azienda. Il successo dell'azienda e lo stato del clima psicologico nel team dipendono in gran parte dalla sua formazione professionale, esperienza, attitudine al business. Sfortunatamente, lo status ufficiale di fatto di una segretaria in molte aziende russe non corrisponde all'aumento del volume di lavoro svolto. Il suo ruolo, la sua situazione giuridica e finanziaria sono ingiustificatamente sminuiti. Molto spesso, c'è un atteggiamento inadeguato nei confronti della segretaria da parte dei manager che vedono questa posizione attraverso il prisma di stereotipi obsoleti. La sottovalutazione dell'importanza del segretario e del suo posto nel processo produttivo generale nelle condizioni del mercato e della libera concorrenza colpisce. A differenza dei paesi capitalisti sviluppati, i doveri ei diritti di una segretaria, a volte indicata come assistente segretaria o direttore d'ufficio, non sono ancora oggi sostanzialmente definiti chiaramente. Lo stesso dipartimento di segreteria rimane frammentato. I segretari non sono professionalmente uniti. Non hanno organizzazioni nazionali che verrebbero prese in considerazione da chi detiene il potere e datori di lavoro e che sarebbero pronte a proteggere i loro interessi, a prendersi cura della loro formazione professionale e della loro crescita professionale.

Gli americani credono che il consolidamento di una posizione ufficiale e il suo lavoro di successo si basino sulla sintesi di due qualità: diligenza e iniziativa. Il percorso inizia per raggiungere le vette della crescita professionale e ricevere un livello di istruzione di base dignitoso. Nell'era moderna dell'elettronica, ciò include necessariamente la padronanza delle basi della tecnologia dell'informazione, della gestione e dell'economia, del diritto, dell'etica degli affari e delle lingue straniere. Ma puoi diventare un segretario a tutti gli effetti solo se hai accumulato una certa esperienza e anzianità di servizio.

Per quanto riguarda la posizione di un segretario nel nostro paese nella fase attuale, nel Manuale di qualificazione delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti, approvato con decreto del Ministero del lavoro e dello sviluppo sociale della Federazione Russa il 21 agosto, 1998 n. 37 (con ulteriori integrazioni e modifiche), è dato dalle integrazioni: segretario-stenografo, segretario-dattilografo, segretario di un cieco specialista, segretario del capo, segretario scientifico. L'elenco delle posizioni del segretario riportato nel Manuale delle qualifiche mostra che il concetto di "segretario" è piuttosto complesso e ha davvero molte gradazioni - dal segretario scientifico al segretario dattilografo. Pertanto, esiste un'ampia varietà di funzioni svolte dai segretari, un insieme di responsabilità e diritti, vari requisiti per l'istruzione, l'esperienza lavorativa e le competenze.

La posizione del segretario del manager richiede un'istruzione professionale superiore e la posizione del segretario dattilografo - "istruzione professionale primaria o istruzione generale secondaria e formazione speciale secondo il programma stabilito".

Nei dizionari, la parola "segretario" è definita come "una persona che conduce la corrispondenza commerciale di un individuo o di un'istituzione, nonché responsabile del lavoro d'ufficio", e nel dizionario di SI Ozhegov - "un impiegato responsabile della corrispondenza commerciale , attualità di un individuo o di un'istituzione”. Pertanto, le definizioni sottolineano che il segretario può servire sia un individuo (manager) sia un'istituzione.

La parola "segretario" deriva dalla parola francese medievale "secretaire" e originariamente significava un confidente (segreto in francese). Un buon segretario sostanzialmente lo rimane oggi. In Russia, la carica di segretario appare nel XVIII secolo, inizialmente proprio come la carica di segretario personale dell'imperatore, e nel Dizionario esplicativo V. Dahl definisce: "il segretario di stato, l'impiegato di fiducia del sovrano". Nel primo quarto del XVIII sec. il segretario diventa funzionario dell'istituzione e negli atti legislativi di questo periodo sono delineati l'ambito delle sue attività e dei doveri d'ufficio. Pertanto, nelle definizioni, viene evidenziato il lavoro con i documenti. Inoltre, sottolineano che il segretario può servire sia un individuo (manager) che un'istituzione. Il segretario deve essere sempre in "divisa": vestito con cura e attenzione, ordinato, pronto a eseguire rapidamente ed efficacemente le istruzioni che gli sono state impartite, in grado di risolvere con calma, senza confusione, durezza, clamore e con dignità le questioni di sua competenza . Ha bisogno del dono di sentire le "sfumature" del caso, che gli permette di uscire liberamente dalle situazioni difficili, in particolare, di non vedere o sentire ciò che non dovrebbe essere visto o sentito. Il segretario è sempre in vista e al corrente di molte cose: si occupa di documenti, partecipa a riunioni di lavoro e trattative, risponde a una telefonata e fa lui stesso un ordine per conto della direzione, prende appuntamento con i visitatori. Ma a volte devi svolgere incarichi una tantum, ad esempio trasferire denaro, conversazioni telefoniche a lunga distanza, visitare un collega malato e così via.

Il ruolo del vicesegretario nella struttura della documentazione gestionale. Categorie di segretaria.

La segretaria è una delle professioni più comuni nel mercato del lavoro moderno. Nessuna organizzazione può fare a meno di una segretaria. Una segretaria è il braccio destro di un manager, un dipendente che possiede informazioni operative ed è a conoscenza degli affari correnti di un'azienda, azienda, organizzazione, impresa o istituzione.

Negli ultimi anni la professione di segretaria ha subito notevoli cambiamenti. Se di recente era consuetudine chiamare il segretario "il volto dell'azienda", oggi può già essere paragonato alla mano destra di un leader, che regola vari processi produttivi. Nel nostro paese, la domanda di segretarie qualificate è aumentata notevolmente. Ciò è dovuto principalmente all'emergere di un gran numero di strutture.

Gli International Professional Secretaries International hanno dato al moderno segretario la seguente definizione: "Egli è un assistente intraprendente e prudente del capo, che possiede tutte le capacità professionali necessarie per un ufficio, prende decisioni di sua competenza e, se necessario, prende il controllo su se stesso ."

Oggi, in organizzazioni e imprese di varie forme organizzative e giuridiche, esistono molte varietà della professione di segretaria. Le responsabilità dei vari membri del personale di segreteria sono molto diverse.

L'operatore al telefono nelle grandi organizzazioni accetta tutte le telefonate e si connette con gli abbonati necessari. La segretaria al telefono accetta ordini e messaggi telefonici, fornisce telefonicamente le informazioni necessarie sulla gamma di beni o servizi forniti dall'azienda, per conto del capo, contatta telefonicamente i propri dipendenti e rappresentanti di organizzazioni terze. La segretaria tecnica lavora con le apparecchiature d'ufficio. L'addetto alla reception accetta lettere, fax, e-mail, risponde alle telefonate e le inoltra a destinazione, riceve i visitatori. Il segretario dell'ufficio riceve e analizza la corrispondenza, prepara bozze di documenti, organizza il lavoro con i documenti, esegue gli ordini del capo e dei suoi vice, è il coordinatore e il responsabile dell'ufficio.

Nel Manuale di qualificazione delle posizioni di dirigenti, specialisti e altri dipendenti (approvato dalla Risoluzione del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 21 agosto 1998 n. 37), viene fornita la posizione del segretario con le aggiunte: segretario -dattilografo, segretario di uno specialista non vedente, segretario del capo, segretario-stenografo, segretario accademico. Tutti si distinguono per un'ampia varietà di funzioni, un insieme di responsabilità e diritti, vari requisiti per l'istruzione, l'esperienza lavorativa e le competenze. Le caratteristiche di qualificazione di questi specialisti sono presentate nell'Appendice A.

Lo sviluppo di nuove relazioni socio-economiche in Russia ha causato la rapida crescita di vari tipi di imprese e imprese non statali. Il capo di ciascuna di queste organizzazioni ha un segretario. I segretari lavorano anche per i rappresentanti delle libere professioni - avvocati, notai, nonché per piccole imprese private.

Il personale direttivo delle organizzazioni commerciali non governative, di regola, è molto ridotto. I leader di queste aziende sono principalmente impegnati nella risoluzione di problemi di produzione di base, problemi strategici dello sviluppo delle loro imprese e affidano una parte significativa del lavoro di gestione (principalmente amministrativo) ai loro segretari. Il segretario del capo di un'azienda moderna non deve solo stampare rapidamente e redigere correttamente documenti, ma anche comporre i testi di vari documenti, modificare progetti, non solo organizzare razionalmente l'accoglienza dei visitatori e il servizio telefonico, ma anche risolvere autonomamente molti problemi secondo le indicazioni del capo.

Questo nuovo tipo di professione di segretaria si chiama vicesegretario.

Come sai, una segretaria e un assistente sono varietà abbastanza diverse della professione di segretaria. Il segretario del capo dell'organizzazione è un assistente che organizza le attività del primo capo, prepara i documenti per lui, organizza riunioni, trattative, viaggi di lavoro e fornisce servizi telefonici. Un assistente è uno specialista non solo nel campo degli affari di segreteria, ma anche nel campo dell'attività principale dell'azienda; prepara decisioni, relazioni, relazioni, discorsi del preside, documenti analitici; analizza la situazione e partecipa allo sviluppo della strategia e della tattica dell'impresa.

La parola "segretario" deriva dalla parola latina secret ("segreto, segreto") e la parola "referente" significa "una persona che comunica qualcosa". L'origine del nome "assistente-segretario" spiega in parte il ruolo e l'importanza del segretario nella struttura di gestione.

Un segretario-assistente è un confidente di un manager che possiede determinate informazioni e libera il suo capo dal lavoro corrente per consentirgli di concentrarsi sulla risoluzione dei problemi principali dell'impresa. Grazie al lavoro del segretario-assistente, il manager può concentrarsi il più possibile sull'adempimento dei suoi compiti professionali.

Assistente segretario è una professione che comprende molte funzioni. Le numerose e variegate mansioni di un moderno segretario-assistente possono (con un sufficiente grado di convenzione) essere suddivise in due grandi gruppi:

Funzioni di documentazione gestionale;

Funzioni per il cd servizio di gestione paperless.

Svolgendo le funzioni di supporto documentale della direzione, il segretario-assistente è impegnato nella preparazione ed esecuzione di documenti ufficiali, nell'organizzazione del flusso documentale, nell'archiviazione e nell'uso dei documenti nelle attività correnti dell'organizzazione. Va notato che nelle strutture non statali in cui lavorano i segretari-assistenti, di norma non viene creata un'unità clericale dedicata, le funzioni per i servizi clericali sono concentrate nella segreteria. Allo stesso tempo, il posto di lavoro dell'assistente segretario è solitamente dotato di mezzi tecnici moderni e supportato da software. Ciò consente di organizzare in modo ottimale, con il minimo dispendio di tempo lavorativo, i servizi d'ufficio, abbinandoli allo svolgimento di altre numerose mansioni.

Le funzioni del segretario-assistente per il servizio non documentale comprendono: organizzazione dell'accoglienza dei visitatori, servizio telefonico, garanzia del riposo lavorativo del dirigente, contatti con il personale dell'azienda e cura degli ospiti dell'azienda, organizzazione di riunioni e trattative per il dirigente, preparazione di viaggi di lavoro per il dirigente, organizzazione e partecipazione a riunioni, monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni della direzione, organizzazione della giornata lavorativa del dirigente, prenotazione dell'orario, organizzazione del posto di lavoro del dirigente, controllo sulla funzionalità e sul corretto funzionamento delle apparecchiature d'ufficio.

Spesso le funzioni di segreteria per la gestione documentless sono definite come funzioni di supporto organizzativo delle attività del manager. Questo non è del tutto esatto. In effetti, il segretario-assistente è un assistente affidabile del manager. Allo stesso tempo, tutte (o la maggior parte di esse) le relazioni interne ed esterne dell'organizzazione sono chiuse su di essa, è il collegamento tra il manager e i dipendenti, nonché i partner commerciali. Un posto significativo nelle funzioni di segretario-assistente per i servizi non documentali è quindi occupato dalle funzioni di comunicazione. Oggi il segretario-assistente del dirigente non solo viene spesso definito il “braccio destro” di un manager, ma è anche paragonato al “sistema nervoso centrale” di un'azienda, il che sottolinea ancora una volta l'importanza della componente comunicazione nei servizi paperless.

Un gruppo speciale di funzioni del segretario-assistente è costituito da funzioni di riferimento, che sono difficili da definire univocamente come documentarie o non documentali. Con un certo grado di convenzione, queste funzioni sono talvolta definite come funzioni di supporto informativo delle attività del manager. La componente di riferimento comprende principalmente:

Visualizzazione di pubblicazioni speciali e periodici in base al profilo dell'azienda,

Ricerca ed elaborazione delle informazioni necessarie per il capo,

Conoscenza di libri, libri di riferimento e altre fonti, che contengono informazioni necessarie nelle attività quotidiane di un manager.

L'ambito delle funzioni di referente nelle diverse organizzazioni è molto diverso, ma ogni segretario-referente dovrebbe essere in grado di organizzare con competenza il lavoro con le informazioni. Il segretario-assistente deve avere informazioni complete sui dipendenti dell'azienda (numeri di telefono, indirizzi, ecc.), essere in grado di trovare il dipendente necessario per il manager non solo durante il lavoro, ma anche nel suo tempo libero, conoscere le più eventi importanti nella vita personale dei dipendenti (anniversari, altre celebrazioni).

Al vicesegretario vengono oggi delegate, oltre alle tradizionali funzioni di assistente e assistente del dirigente, diverse funzioni che prima non facevano parte dell'attività di segreteria. La portata di queste responsabilità è piuttosto ampia e varia nelle diverse aziende.

Alcune funzioni amministrative e operazioni contabili minori sono spesso trasferite al segretario-assistente. I compiti del segretario-assistente comprendono l'accoglienza di clienti e ospiti dell'azienda, le attività nell'ambito delle pubbliche relazioni (pubbliche relazioni), la formazione di archivi, ecc. Il segretario-assistente sfoglia la corrispondenza del capo, inviando parte del i documenti direttamente a specialisti e manager; registra e controlla l'esecuzione di tutti gli ordini del capo, sia scritti che orali. Tutti i fatti, i documenti, le istruzioni relativi all'attività del capo sono registrati nel suo diario.

Nelle piccole organizzazioni commerciali, l'assistente di segreteria, di regola, interagisce con il servizio di sicurezza, il personale e i servizi economici. In assenza delle posizioni di responsabili di questi servizi, a volte coordina direttamente le attività di queste unità. Spesso, i segretari-arbitri vengono trasferiti a determinate funzioni dei dipendenti coinvolti nel lavoro con il personale (ad esempio, la documentazione dei rapporti di lavoro). In alcune piccole imprese, i compiti di un segretario-assistente sono più vicini a quelli di un vice capo per le questioni generali.

Spesso un dipendente che svolge le funzioni di segretario subordinato è subordinato all'assistente segretario.

Qualsiasi segretario esecutivo deve essere in grado di prendere decisioni, dare indicazioni e rappresentare il proprio manager nelle situazioni aziendali.

L'importanza degli assistenti segretari nella struttura di gestione è in costante aumento. Secondo la rivista "Profilo", oggi il segretario-assistente è una delle venti professioni più apprezzate. Inoltre, in base al grado di prestigio e alle prospettive per i prossimi cinque anni, questa professione ha ricevuto la massima valutazione. Lavoro vivace e interessante, buoni salari (soprattutto nelle grandi città) rendono questa professione piuttosto attraente. La domanda di segretari-assistente professionisti viene mantenuta indipendentemente da crisi, fluttuazioni politiche e tassi di cambio.

La formazione di una nuova professione di segretaria si basa ugualmente sull'esperienza nazionale ed estera nell'organizzazione dei servizi di segreteria.

Va notato che negli Stati Uniti e nell'Europa occidentale, il lavoro di una segretaria certificata è stato a lungo considerato abbastanza rispettato e pagato di conseguenza. I segretari sono formati in istituzioni educative specializzate con un alto livello di insegnamento. Molti paesi hanno introdotto un esame speciale per il titolo di segretario professionale, senza il quale è impossibile contare su una posizione di alto segretario.

Il lavoro di un assistente segretario di una moderna azienda russa ha le sue specifiche:

Un'ampia varietà di compiti con differenze significative nel loro grado di complessità, importanza, ecc .;

Una giornata lavorativa molto intensa;

La necessità di eseguire più lavori in parallelo;

Straordinari costanti, compiti non pianificati, necessità di rimanere fino a tardi dopo la fine della giornata lavorativa in caso di lavoro urgente;

Condizioni di lavoro speciali: telefonate, chiamate, ecc.

La specificità e complessità del lavoro di segreteria è anche legata al fatto che la segretaria è sempre in vista, al centro della comunicazione con il management, i colleghi, i clienti. Non a caso si dice che "la segretaria è il volto dell'azienda". L'assistente segretaria è una professione di servizio. Nella pratica domestica, il posto di assistente segretario è occupato prevalentemente da donne, che hanno maggiori probabilità di realizzarsi come assistente.

In connessione con il cambiamento nella posizione del segretario nella struttura di gestione di un'azienda moderna, sono emersi requisiti più elevati per il livello di istruzione dell'assistente di segreteria, la sua erudizione professionale, le capacità di comunicazione e la capacità di risolvere vari problemi aziendali .

Oggi, la professione di assistente di segreteria richiede una persona altamente preparata, tutta una serie di qualità personali e aziendali, dovute alle specificità del lavoro di segreteria.

Passiamo ai numerosi annunci che invitano a lavorare le segretarie-assistenti. I seguenti requisiti sono imposti ai candidati per questa posizione: conoscenza del lavoro d'ufficio (questo implica la conoscenza delle regole per la preparazione e l'esecuzione dei principali tipi di documenti di gestione e le regole di base per l'organizzazione del lavoro con i documenti); Competenze PC (ovvero conoscenza dell'editor di testo Microsoft World, del sistema di fogli di calcolo Microsoft Excel e familiarità generale con il sistema operativo Windows); conoscenza entro certi limiti di una lingua straniera, più spesso l'inglese, meno spesso il tedesco o il francese.

In effetti, le qualifiche e gli altri requisiti per i segretari moderni sono molto più ampi. Sfortunatamente, quando assume una segretaria, il manager non è sempre in grado di formulare chiaramente questi requisiti. E la descrizione del lavoro, ove disponibile, non fornisce un quadro completo delle mansioni di un vicesegretario.

Un segretario-assistente professionale deve avere determinate conoscenze e abilità, possedere determinate qualità lavorative e personali.

Le conoscenze e le competenze professionali necessarie per un moderno segretario-assistente possono essere suddivise approssimativamente in tre gruppi:

1. Conoscenze necessarie per il supporto documentale e informativo del management e dell'azienda nel suo complesso.

L'assistente segretario dovrebbe sapere:

Documenti normativi e metodologici sul supporto documentale del management,

Principi di base della gestione dei documenti,

Fondamenti di archiviazione,

Programmi applicativi di base,

Lingua russa,

Una o più lingue straniere (a seconda del profilo dell'azienda).

Redigere ed eseguire i principali tipi e varietà di documenti di gestione;

Organizza razionalmente il lavoro con i documenti di gestione, mantieni un archivio;

Trovare, organizzare e archiviare informazioni;

Usa una macchina da scrivere, un personal computer, una stampante e altri mezzi per redigere, creare e copiare documenti.

2. Conoscenze necessarie per il supporto comunicativo dell'impresa e della sua amministrazione:

Regole di conversazione d'affari;

I principi di organizzazione dell'accoglienza dei visitatori, riunioni, viaggi d'affari;

mezzi di comunicazione moderni;

Fondamenti di etica professionale.

Sulla base di queste conoscenze, il segretario dovrebbe essere in grado di:

Condurre conversazioni di lavoro e conversazioni telefoniche;

Organizzare meeting, presentazioni, viaggi di lavoro;

Utilizzare mezzi di comunicazione moderni;

Organizzare l'accoglienza dei visitatori;

Pianifica il tuo lavoro, pianifica e risparmia tempo al manager.

3. Conoscenze relative alle principali attività dell'impresa, alla sua struttura interna e alle relazioni esterne:

Principi dell'organizzazione del lavoro manageriale, fondamenti legali della gestione;

Fondamenti di diritto amministrativo, del lavoro e dell'impresa;

Atti legali e regolamenti che regolano le attività della società e dei suoi dipendenti.

Sulla base di questa conoscenza, il segretario dovrebbe essere in grado di garantire l'efficace lavoro del leader.

Inoltre, possiamo dire di quelle conoscenze speciali che dovrebbe avere un segretario scientifico, che di solito ha non solo un'istruzione superiore, ma anche un titolo accademico.

Il segretario scientifico deve sapere:

problemi scientifici del relativo campo della conoscenza, della scienza e della tecnologia;

Direzioni di sviluppo economico in uno specifico campo di attività dell'ente;

Risultati nazionali ed esteri in un campo di conoscenza simile;

La procedura stabilita per l'organizzazione, la pianificazione, il finanziamento, la conduzione e l'attuazione della ricerca scientifica e dello sviluppo, nonché il loro brevetto;

Legislazione applicabile in materia di tutela del diritto d'autore e dei brevetti;

Metodi per l'organizzazione del lavoro degli scienziati e la gestione della ricerca scientifica e dello sviluppo, ecc.

Pertanto, il segretario-assistente deve essere in grado di svolgere tutti i tipi di lavoro: dal più semplice tecnico al creativo. Ma il suo lavoro si differenzia dal lavoro di altri segretari principalmente per la massima professionalità, la presenza di tipi di lavoro di riferimento relativi alla raccolta, all'analisi, alla presentazione di materiali e alla preparazione di documenti, conoscenza fluente delle lingue straniere e conoscenza impeccabile di informatica. Un segretario-assistente è un assistente del manager altamente istruito, creativamente dotato e altamente professionale, di cui si fida sempre e sul quale può fare pieno affidamento nello svolgimento di incarichi di qualsiasi complessità.

Requisiti professionali per varie categorie di segretari

Elenco delle qualifiche degli incarichi dei dipendenti circa le categorie dei segretari. Segretario-dattilografo. Segretario-stenografo. La segretaria dello specialista dei ciechi. Segretario capo. Requisiti generali per le varie categorie di segretari. Fasi di carriera di una segretaria moderna. Segretario-assistente. Capo ufficio. Segretario-assistente alla testa. Categorie di segretaria. Le attività del segretario nella struttura dell'apparato di gestione. Requisiti di qualificazione per il lavoro di segretaria, livello di istruzione, esperienza lavorativa, abilità pratiche. Disciplina delle responsabilità di lavoro del segretario nei documenti organizzativi e legali. Nomina, contenuto, procedura per lo sviluppo di descrizioni di lavoro e istruzioni di formazione per una segretaria di una determinata categoria. La dipendenza delle funzioni del segretario dal livello del capo, la direzione dell'organizzazione, il volume del flusso di lavoro, il sistema di supporto della documentazione. Interazione del segretario con il personale dell'organizzazione.

Qualità professionali e personali dell'assistente segretario.

La psicologia moderna comprende una personalità come un sistema più o meno autonomo e stabile di caratteristiche psicologiche individuali socialmente significative di una persona, rendendolo esattamente lo stesso e non determinando la sua identità, comportamento, abilità, capacità creative, atteggiamento nei confronti di se stesso e delle altre persone, in una parola: tutto il suo aspetto , il livello delle aspirazioni e il comportamento reale. Queste caratteristiche sono dovute alle caratteristiche naturali delle persone, ad esempio età, sesso, temperamento, ecc., ai loro bisogni attuali, interessi, orientamenti di valore e ruoli sociali nella società, ma allo stesso tempo e all'esperienza di vita passata acquisita attraverso il conoscenze, abilità, abitudini, cultura delle generazioni precedenti, tradizioni familiari, ecc.

Sulla base dei dati ottenuti dalla natura (e, se necessario, correggendoli leggermente) puoi formarti come una persona in grado di padroneggiare la professione desiderata, avvantaggia la società e te stesso e ottieni soddisfazione dal lavoro svolto. V pienamente tutto quello che è stato detto appartiene alla professione segretario.

Si tratta del segretario di un'impresa, istituzione, organizzazione di qualsiasi forma di impresa. Questa professione è molto diffusa in tutto il mondo, soprattutto tra le ragazze e le giovani donne, ma anche gli uomini sono impiegati nel lavoro di segreteria. All'estero, la posizione di segretario di un'azienda per un giovane è considerata prestigiosa e piuttosto ben pagata. La popolarità di questa professione nella Russia moderna sta aumentando in connessione con la transizione verso un'economia di mercato e l'emergere di una massa di nuove attività e altre strutture. Ma allo stesso tempo, aumenta anche il livello dei requisiti professionali e di altro tipo per la personalità del segretario.

Il segretario è il volto dell'istituzione. Un'azienda si giudica dal suo lavoro e dal suo comportamento. Il segretario deve attenersi alla "corporate identity aziendale". Precisione, competenza, correttezza, efficienza, laconicismo, cortesia e benevolenza: questi sono i suoi principi fondamentali e devono essere osservati nel lavoro.

Il venditore medio si concentra su qualsiasi attività diversa da quella che gli fa guadagnare la maggior parte dei suoi soldi. Durante i corsi di formazione, raramente mi viene chiesto: "Qual è il modo migliore per iniziare una conversazione? Che parole dovrei dire?" - ma ogni volta che si parla di chiamate a freddo, sento: "E se ci dicessero" no "?" È l'abilità di avviare con competenza una conversazione e stabilire un contatto che porta l'80% dei risultati e l'abilità di rispondere al rifiuto - solo il 20%. Mettere la tua energia principale e concentrarti sul lavoro con i rifiuti è come gridare "Salva!" Invece dell'allenamento di nuoto. Pertanto, analizzeremo in dettaglio come ottenere attraverso la segreteria.

Tutti i metodi di passaggio attraverso il segretario possono essere suddivisi in tre tipi.

1. Ricevimenti onesti si basano sulla nostra fiducia e spirito, sulla conoscenza dei processi aziendali e su altre caratteristiche del lavoro sia del segretario stesso che dell'azienda nel suo insieme.

2. Tecniche con elementi di inganno o manipolazione si basano su un certo inganno del segretario. Non sono un sostenitore di queste tecniche, ma esistono e funzionano, quindi vale la pena menzionarle.

3. Tecniche con elementi di intrigo e rottura del modello- tecniche in cui le nostre parole non si adattano al modello di pensiero del segretario, il suo "programma" fallisce e ci lascia passare.

La prima accoglienza onesta tramite il segretario è scoprire in anticipo il nome del decisore. È così facile che molti non lo fanno! Conoscere il nome è una delle chiavi principali per contattare un decisore!

Ci sono diversi modi semplici per scoprire il nome.

Metodo numero 1. Preparazione. Mentre ti prepari per la chiamata, puoi scoprire il nome del decisore sul sito Web della società, nelle sue notizie o nei media.

Metodo numero 2. Una chiamata da un collega, o il metodo di due chiamate. Il tuo collega chiama per primo il tuo contatto, apprende il nome del decisore, te lo dà e tu effettui la chiamata utilizzando il nome del decisore. A proposito, il tuo collega dovrebbe effettuare la chiamata nel modo più efficiente possibile ed essere pronto a portarla a termine se è inaspettatamente connesso al decisore ☺. La chiamata di un collega sembra standard:

– Buona giornata! Igor Stalevarov, azienda Unicstream. Si prega di connettersi con il regista.

- E su quale domanda?

– Sul tema della cooperazione. Vorremmo fornirvi i nostri prodotti.

- Invia informazioni a e-mail.

– Sì, ok, sono pronto per registrare!(Scrive l'e-mail.)

– Come si chiama il regista? Segnerò quell'informazione per lui. (O "A chi devo inviare la lettera?")

- Andrej Ivanovich Ipatov. (Scrive il nome).

– Molte grazie! Quando devo richiamare in base ai risultati?

- Chiama venerdì dopo le due.

– Sì ok! Ti auguro il meglio!

Quindi, il tuo collega ha scoperto il nome del direttore, ora tra un paio d'ore puoi fare la tua chiamata. Naturalmente, è consigliabile che il tuo collega escogiti un nome diverso per l'azienda, in modo che quando chiami, la segretaria non abbia dubbi. A volte un assistente esperto alla domanda: "Qual è il nome del regista? A chi deve essere inviata la lettera?" risponderà: “Scrivi al nome della società. Verrà comunque da me". In questo caso, il tuo tentativo è fallito.

Metodo numero 3. Una telefonata al poliziotto distrettuale. In questo caso si tratta, ovviamente, di manipolazione. Cerchi sul sito web l'indirizzo legale della società, chiami per conto dell'ufficiale di polizia distrettuale e scopri il nome del decisore. È successo che nel nostro paese, la maggior parte delle persone tratta le forze dell'ordine con una certa paura e prima risponde alle loro domande, e solo allora pensa al perché. Il segretario spesso non fa eccezione. La cosa principale è che devi conoscere la posizione del decisore e trovare in anticipo qualsiasi nome e cognome del direttore. La chiamata è breve, fatta in un tono assolutamente serio, ma indifferente, senza parole inutili, emozioni e parole rispettose che usano la gente comune:

– Un ufficiale della milizia distrettuale per un tale distretto Gordeev! Specifica il nome e il cognome del tuo regista (pausa), Sergey Leshchinsky? (Pausa.)

- No. Ipatov Andrey Ivanovich. (Prudente.)

– Uh-huh, Andrey Ipatov. Grazie... (Riaggancia il telefono.)

Nella maggior parte dei casi, il segretario, senza esitazione, detta il nome del decisore. Inoltre, allo stesso modo, puoi anche chiedere un numero diretto, dal momento che ti sei "rivolto" per chiedere aiuto all'ufficiale di polizia distrettuale.

Metodo numero 4. Chiamata dell'ispettore fiscale. La ricezione ripete completamente quella precedente, ma viene eseguita per conto dell'ispettore fiscale.

– Codice fiscale dell'ispettore di tale distretto Gordeev. Questa è Unicstream LLC, giusto?

- Sì perché?..

– Controllo dei dettagli: sei LLC "Unicstream", l'indirizzo legale è 5th Stolbovaya Street, 7, e attualmente il direttore della società è Sergey Ivanovich Leshchinsky?(Diciamo qualsiasi nome e cognome.)

No, no. (Oppure dice immediatamente il nome e il cognome corretti.)

– Quindi, devi sistemare ... E chi?

- Andrei Ipatov. (Prudente.)

– Quindi, I-pa-tov And-rei Iva-no-vich. Il suo telefono è rimasto lo stesso?

– Detta, controllerò.

- Settecentoventitre... (La segretaria detta il numero.)

– Sì. Tutto è corretto. Grazie!

Metodo numero 5. Chiama la tua segretaria.È più conveniente eseguire questa tecnica con l'aiuto di un partner. Il tuo collega dovrebbe chiamare l'azienda che ti interessa per conto della tua segretaria personale. Quindi, il tuo status diventa un passo con il suo capo, ed è molto più facile per "la tua segretaria" negoziare con un collega. Può sia scoprire il nome del decisore, sia organizzare il tuo incontro o, se necessario, l'ora della tua chiamata al suo capo, quindi il contatto sarà atteso e non sarà freddo!

Come potrebbe apparire:

- Buon pomeriggio, la compagnia "Unicstream", assistente alla regia Ivanova Svetlana. Vorrei organizzare un incontro (contatto) tra il mio direttore e il vostro. Quando è conveniente farlo?

- Ciao!.. E specifica chi sei e su quale tema?

- Sono un assistente di Sergey Vladimirovich Nikiforov, direttore di Unicstream, stiamo pianificando alcuni progetti insieme a te e il mio direttore mi ha incaricato di fissare un appuntamento con il tuo direttore, quando sarebbe conveniente farlo? Sergei Vladimirovich ha tempo, per esempio, domani pomeriggio. Cosa hai?

- Bagnare. Fammi vedere. Bene, alle 16:00 puoi. Come iscriverti?

- "Unicstream", Sergey Nikiforov. A proposito, qual è il nome corretto del tuo regista?

- Andrei Ipatov.

- Allora, Ipatov Andrey Ivanovich. Bene. Ciò significa che domani Sergey sarà a casa tua alle 16:00. Ti auguro il meglio.

Ovviamente, devi parlare in modo assolutamente sicuro, come se tu (o il tuo collega) foste in realtà un assistente e non foste "fumante" con problemi di connessione.

È importante notare come funziona la frase "stiamo pianificando determinati progetti con te". Questo è solo il caso quando non siamo in tempo, ma il segretario decide da solo che stiamo già collaborando. Almeno questo può decidere, perché la frase è detta al presente - "pianificazione" e vaga - "certi progetti". Allo stesso tempo, sembra molto impressionante.

Metodo numero 6. Chiama direttamente una terza parte. Questo metodo si basa sulla "Preparazione". Quando studi il sito web di un potenziale cliente, a volte trovi nomi, cognomi e numeri di telefono di alcuni dipendenti. Puoi chiamare uno di loro, chattare e ottenere il nome del direttore, una raccomandazione da una "terza parte", o magari andare immediatamente dal decisore:

- Sergej Ivanovič?

- Sergey Ivanovich, buon pomeriggio, mi chiamo Sergey Nikiforov, la compagnia "Unicstream". Sto cercando una persona che si occupi degli acquisti da te, ha guardato le informazioni sul tuo sito web e ha deciso che potresti essere tu (pausa).

- No, no. Probabilmente qualche errore...

- Sergei Ivanovich, per favore, aiutami, e chi è impegnato in acquisti da te? Abbiamo in programma di lavorare con voi, ed è importante per me chiarire alcune domande ora.

Permettetemi di ricordarvi che un terzo non è gravato dall'onere della responsabilità e, se sembriamo favorevoli, nulla ci impedisce di ricevere informazioni.

- Questo è Andrey Nikolaevich, direttore commerciale, prende una decisione e poi i manager si occupano delle questioni tecniche.

- Kharlamov.

- Har-la-mov. Come può essere più facile per me contattarlo?

- Così. Ora ti dirò ... 975 31 10, sarai portato dal segretario Andrey Nikolaevich.

- Capisco, grazie, Sergei Ivanovich! Posso dire che mi hai consigliato di contattarlo?

- Per l'amor di Dio.

- A proposito, come si chiama la segretaria?

- Albina.

- Grazie mille, Sergey Ivanovich!

Così, abbiamo appreso il nome del decisore, il nome del segretario e abbiamo anche ricevuto pseudo-raccomandazioni che aiuteranno a comunicare con Albina. A volte la stessa terza parte può connettersi direttamente con il decisore. Allora ha senso dire una frase in modo diverso:

- Vedo: Andrei Nikolaevich. Qual è il suo cognome?

- Kharlamov.

- Har-la-mov. Sergey Ivanovich, puoi mettermi in contatto con Andrey Nikolaevich?

Naturalmente, non c'è mai una garanzia al 100% che una terza parte sarà in grado di connettersi, ma ricorda che con le chiamate a freddo, come con le vendite attive, è importante usare tutte le possibilità! La regola della statistica non è stata cancellata!

conclusioni

1. Tutte le modalità di passaggio del segretario possono essere suddivise in tre tipi.

- Onesto.

- Con elementi di inganno o manipolazione.

- Con elementi di intrigo e rottura dello schema.

2. Il primo modo per contattare il decisore è scoprire il nome in anticipo. Ora abbiamo almeno sei modi per scoprire il nome.

Un ufficio può funzionare senza un capo, ma non senza una segretaria

Jane Fonda

La professione di segretaria è una delle più richieste oggi. Solo pochi anni fa, un'azienda in genere aveva bisogno di una sola segretaria. Una persona si è occupata di tutto, compresa la ricezione delle chiamate, la distribuzione del lavoro, ad esempio, un'intera flotta di auto, la stampa di documenti, tè e caffè per i visitatori e la stesura della giornata lavorativa del capo.

Oggi è semplicemente impossibile far fronte a così tante responsabilità nelle sole grandi e medie imprese. Ci sono molte aziende in cui un dipendente svolge tutte le funzioni di segreteria, e in altre organizzazioni c'è un intero dipartimento di segretarie, che sono gestiti dal capo della segreteria, tutto dipende dalle dimensioni dell'azienda, nonché dalle specifiche delle sue attività.

Abbiamo cercato di identificare e classificare tutte le posizioni di segreteria esistenti in base alle funzioni svolte e al posto del dipendente nella struttura dell'organizzazione.

Se assumiamo che l'azienda impieghi il numero massimo di segretari, il lavoro del dipartimento di segreteria potrebbe assomigliare a questo.

Il personale degli operatori chiama al telefono i potenziali clienti con un'offerta di beni o servizi. Allo stesso tempo, c'è un'ondata di chiamate da parte dei clienti perché l'azienda fa pubblicità sui media. A queste chiamate risponde la segreteria telefonicamente e fisserà ai chiamanti l'orario della visita. Quando i visitatori arrivano in ufficio, vengono accolti da un addetto alla reception che accompagnerà i clienti in una stanza speciale. Lì, l'attento amministratore dell'ufficio offrirà tè o caffè mentre il visitatore attende il ricevimento. E se a un certo punto il flusso dei clienti si è fermato, allora l'amministratore mette le cose in ordine nella stanza dei visitatori, distribuisce riviste, innaffia fiori. Allo stesso tempo, c'è un responsabile dell'ufficio economico, invia corrieri e autisti e controlla la disponibilità di cancelleria, controlla il funzionamento dell'ufficio. Ogni manager ha un segretario personale e i senior manager hanno anche segretari-assistenti e assistenti personali. A completare il quadro si possono aggiungere operatori di PC che compilano banche dati, stampano tutta la documentazione, listini, depliant, libretti con informazioni costantemente aggiornate, nonché addetti che tengono registri, annotano e archiviano. Tutti i servizi di segreteria sono gestiti dal capo del dipartimento di segreteria.

E questo non è un elenco completo di posizioni di segreteria, quindi cercheremo di combinare le specializzazioni più vicine in alcuni gruppi di base che si incontrano più spesso nella pratica, vale a dire:

operatore telefonico;
receptionist / amministratore / receptionist;
segretario di dipartimento;
segretario-assistente;
capo ufficio/capo segreteria;
assistente personale/assistente personale.

Operatore al telefono

Questa è forse la posizione meno pagata, ma più ricercata di tutti i servizi d'ufficio. Ci sono molti altri nomi per questa posizione, ad esempio dipendente, più spesso dipendente, per lavorare al telefono, manager per le trattative, spedizioniere al telefono, ecc.

La principale responsabilità di un tale dipendente è quella di lavorare con le chiamate in entrata o in uscita. Di norma, il lavoro non è collegato al servizio diretto dei visitatori o all'esecuzione di compiti della direzione.

, la capacità di avere se stessi durante una conversazione telefonica
attitudine alle tecniche di vendita telefonica

Funzioni tipiche:

Chiamate da clienti e clienti dell'organizzazione;
- chiamate ai dipendenti dell'organizzazione con ulteriore inoltro;
- chiamate di dipendenti dell'organizzazione coinvolta nei cicli produttivi.

2. Implementazione delle vendite per telefono con chiamate in uscita, o con chiamate in entrata da clienti.

3. Trasferimento di informazioni di riferimento per telefono.

4. Visualizzazione in programmi specializzati per l'organizzazione dei risultati della ricezione di telefonate:

Registrazione delle informazioni sui clienti;
- Risultati di vendita;
- Fonti pubblicitarie di richieste di chiamata;
- eccetera.

Tale posizione di solito esiste in grandi aziende o in aziende focalizzate su un grande flusso di clienti (servizio, aiuto e altri servizi). L'elenco dei requisiti per questo dipendente non è lungo e di solito si limita ad avere una voce piacevole e il desiderio di lavorare.

Receptionist / Amministratore / Receptionist

Questo nome deriva dal nome della reception, dietro la quale si trova il posto di lavoro della segretaria. Quindi, una varietà di opzioni di ortografia e pronuncia: reception, reception e il nome della professione di receptionist. Inizialmente, tali posizioni, come gli stessi banchi della reception, esistevano solo negli hotel e nei saloni di bellezza. Ora, in molti uffici in cui lavorano attivamente con i visitatori, è necessaria una persona del genere. Responsabilità simili per lo spedizioniere, il segretario di turno, il segretario al telefono, ecc.

Il posto vacante dell'addetto alla reception è aperto da aziende i cui uffici ricevono un gran numero di telefonate e molti visitatori. Pertanto, le ragazze con buoni dati esterni sono solitamente invitate al posto di receptionist.

Requisiti di base:

uso sicuro di computer e apparecchiature per ufficio
la conoscenza delle lingue straniere è facoltativa
buone capacità di comunicazione

Funzioni tipiche:

1. Ricezione di chiamate in russo e/o lingue straniere:

Da clienti e clienti dell'organizzazione
- chiamate ai dipendenti dell'organizzazione con ulteriore inoltro

2. Incontro e registrazione dei visitatori alla reception

3. Ricezione di lettere, fax, documentazione elettronica
4. Svolge alcuni altri incarichi minori della direzione. In alcuni casi tiene statistiche, accetta contanti, compila moduli di documenti, stampa lettere (senza compilarsi).
Molto spesso, questa posizione si trova in società straniere e società russe focalizzate su clienti stranieri. Di norma, uno dei requisiti principali per i candidati per questo posto vacante è la conoscenza di una lingua straniera almeno a un buon livello di conversazione.

Segretario di Dipartimento

Una segretaria che opera nell'ambito di qualsiasi divisione strutturale dell'azienda (reparto, dipartimento, settore, ecc.), spesso in possesso di conoscenze specifiche relative alle specificità del lavoro della divisione strutturale corrispondente.

Requisiti di base:

uso sicuro di computer e apparecchiature per ufficio

l'istruzione superiore è auspicabile o conoscenze speciali relative alle specificità del lavoro dell'unità strutturale corrispondente
conoscenza lingue straniere per aziende estere
buone capacità di comunicazione

Funzioni tipiche:

1. Ricevere chiamate, rispondere a richieste standard nell'ambito del lavoro di questa unità strutturale, inoltrare chiamate a dipendenti specifici.
2. Incontro con i visitatori.
3. Acquisto di forniture per ufficio.
4. Svolgimento del lavoro d'ufficio dell'unità strutturale.
5. Visualizzazione della posta, selezione e strutturazione della corrispondenza necessaria.

Questa posizione si trova solo in grandi aziende con divisioni strutturali o molti reparti.

Segretario-assistente

Il segretario-assistente è più concentrato sul lavoro esterno, cioè esegue gli ordini del capo per quanto riguarda la comunicazione con clienti e partner, quindi è tenuto a conoscere le lingue straniere. La competenza del segretario del dirigente comprende questioni relative ai processi che si verificano all'interno dell'azienda, ovvero svolge compiti relativi all'azienda stessa e ai suoi dipendenti.
Questa segretaria, così come un assistente personale, lavora con una persona, ma queste sono spesso le seconde persone dell'azienda (vicedirettori, vicepresidenti, capi di dipartimento e divisione, ecc.). Inoltre, l'assistente segretario può lavorare con la prima persona, senza svolgere il rappresentante e alcune altre funzioni di un assistente personale.

Requisiti di base:

istruzione superiore
esperienza lavorativa in analoga posizione da un anno
diligenza, responsabilità, apprendimento
uso sicuro di computer e apparecchiature per ufficio

Funzioni tipiche:

1. Lettere autocomposte.
2. Controllo sull'esecuzione degli atti e degli incarichi subordinati all'immediato capo della/e unità strutturale/i.
3. Stesura di un programma di lavoro per il capo.
4. Revisione e preparazione delle informazioni per il capo.
5. Stesura di note analitiche e referenze per il capo.
6. Preparazione e supporto delle trattative.

Capo Ufficio / Capo Segreteria

Un manager d'ufficio è una specie di amministratore d'ufficio. Oltre alle consuete mansioni di segreteria, gli può essere affidato il coordinamento delle attività di alcuni servizi aziendali (ad esempio automobilistico), l'esecuzione degli ordini dei dipendenti, sia dirigenziali che di base. Questa posizione richiede più indipendenza rispetto al semplice ruolo di segretaria o receptionist. Il responsabile dell'ufficio ha il diritto di realizzare determinati progetti di sua competenza (studio di nuovi prodotti e servizi, miglioramento dei sistemi di lavoro dell'azienda). E spesso è anche questa segretaria che si occupa di organizzare eventi aziendali, conferenze, consegnare pranzi in ufficio, ecc.

Requisiti di base:
istruzione superiore
uso sicuro di computer e apparecchiature per ufficio
responsabilità, energia

Funzioni tipiche:

1. Garantire la vita dell'ufficio (organizzazione dell'acquisto di cancelleria, consegna dell'acqua, controllo della disponibilità della carta in stampanti, fotocopiatrici e molto altro).

2. Risoluzione di problemi amministrativi (affitto di un edificio, addetti alle pulizie, autisti, segretarie e molto altro).
3. Introduzione di nuove forme di organizzazione del lavoro.
4. Poteri di rappresentanza (negli enti pubblici, ecc.).
5. Selezione, gestione e formazione del personale subordinato.
La posizione è più tipica per le aziende con ampi uffici.
Il capo della segreteria si riunisce solo nelle grandi aziende, con uno staff di segretari in ufficio di almeno 58.

Assistente personale / assistente personale

Una delle posizioni di segreteria più responsabili, che richiede acrobazie aeree e professionalità. Un buon aiutante, oltre alle sue conoscenze e abilità professionali, deve avere capacità molto sviluppate per l'attività analitica, essere indipendente nel prendere decisioni e, soprattutto, essere un ottimo psicologo e conoscere le abitudini caratteristiche del suo capo non peggio della sua stretta parenti. Tutti i documenti passati attraverso l'assistente e diretti alla scrivania del manager devono essere impeccabili. La conoscenza dell'etichetta aziendale è molto richiesta in questa posizione. La capacità dell'assistente personale di comportarsi durante le riunioni di lavoro determina come i partecipanti a questa riunione percepiranno il leader.
In altre parole, è un assistente insostituibile che è a conoscenza di tutti i momenti e le problematiche lavorative del suo manager. Si presume che questo segretario lavori esclusivamente con la prima persona. Il compito principale di un tale specialista è diventare la "mano destra" del suo capo, risparmiare il suo tempo di lavoro molto costoso, risparmiandogli al massimo quelle domande e problemi di routine che una segretaria professionale e qualificata può facilmente affrontare.

Requisiti di base:

compatibilità psicologica con il leader
istruzione superiore
esperienza lavorativa in posizione analoga di almeno due anni
diligenza, responsabilità, capacità di apprendimento, cortesia eccezionale
uso sicuro di computer e apparecchiature per ufficio

Funzioni tipiche:

1. Coordina le azioni del capo.
2. Redige documenti in modo indipendente.
3. Prepara i materiali per le riunioni e le trattative.
4. Prepara note analitiche e riferimenti.
5. Tiene i verbali delle riunioni, delle trattative, delle assemblee degli azionisti e del consiglio di amministrazione.
6. Traduce da una lingua straniera, se necessario.
7. Effettua la preparazione di viaggi di lavoro per il capo (selezione, ordinazione di un hotel, biglietti per il trasporto, taxi, ecc.).
8. Presenta solo al suo diretto superiore. In rari casi, il suo lavoro può essere coordinato da un responsabile dell'ufficio.

Il livello degli stipendi dei segretari dipende dai requisiti del segretario per conoscenza, esperienza, abilità e qualifiche. È inoltre impossibile non tenere conto della situazione finanziaria di una determinata azienda e della politica da essa perseguita in relazione agli stipendi dei suoi dipendenti.
I seguenti fattori di solito influenzano il livello degli stipendi dei segretari:

• possesso di una o più lingue straniere;
• esperienza lavorativa in posizione analoga;
• disponibilità di istruzione superiore;
• competenze speciali necessarie per una posizione specifica, nonché conoscenza di programmi informatici speciali;
• requisiti per la comparsa dei candidati.

Di seguito è riportato lo stipendio medio a Mosca per i segretari, a seconda della posizione e dei fattori di cui sopra che influenzano il livello degli stipendi.

Abbiamo detto più volte che è molto difficile definire le responsabilità tipiche di una segretaria o di un vicedirettore. Molto dipende dall'ambito dell'azienda, dalle sue dimensioni, dall'immaginazione della testa e praticamente non è regolato da nulla. Inoltre, esiste una divisione all'interno della professione stessa, che, come dimostra la pratica, è intesa in modo diverso da lavoratori e datori di lavoro.

Le stesse segretarie sentono la differenza, a volte intuitivamente, ecco perché le controversie su chi è "più importante", quale gerarchia esiste all'interno della professione, che è il gradino più alto nella carriera di un impiegato amministrativo, non si placano sui forum. Non c'è ancora consenso su questo punteggio tra i miei colleghi.

Tuttavia, se esistono questi numerosi nomi, allora devono esistere anche i fenomeni che descrivono.

Comprendiamo tutte le complessità della classificazione delle posizioni amministrative.

Capire i concetti

Elenchiamo le principali cariche amministrative: "segretario", "assistente", "assistente-segretario", "assistente direttore", "segretario alla reception", "capo ufficio". Prima di esaminarli più in dettaglio, capiamo cosa si intende per ciascuna di queste posizioni.

Wikipedia non definisce la posizione di "segretario". Contiene solo l'articolo "Segretario-Assistente", che contiene la seguente definizione: segretaria-assistente- un impiegato con un'ampia gamma di responsabilità dalla ricezione delle telefonate (addetto alla reception) all'assistente di un manager (segretario personale).

Ecco l'elenco delle mansioni svolte dal segretario-assistente:

• ricevere telefonate al gestore;
• lavorare con i documenti: determinazione dell'importanza, preparazione, registrazione, distribuzione, ricezione, conservazione, sistematizzazione;
• pianificazione e preparazione dell'accoglienza dei visitatori;
• assistenza nella pianificazione dell'orario di lavoro del capo, a volte - prenotazione di hotel e biglietti aerei;
• partecipazione alla preparazione di trattative commerciali;
• ordinare articoli di cancelleria e altre cose necessarie per la vita dell'ufficio, a volte - fornire al manager prodotti.

Non c'è stata particolare chiarezza dopo aver letto questo articolo. Sappiamo già tutti che la gamma di responsabilità è ampia e quanto sopra può essere svolto sia dal segretario che dal vicedirettore. Inoltre, questa è ben lungi dalla metà delle responsabilità che i rappresentanti tipici della nostra professione devono adempiere. O forse questo è un nome generico per l'intero gruppo di professioni? È improbabile che la maggior parte delle persone senta parlare del "segretario", senza prefissi.

La parola "segretario", come sai, deriva dal lat. segreto("Segreto, segreto"). E nell'antica Roma i procuratori erano chiamati segretari. Conclusione: il segretario ha accesso a determinate informazioni che non sono soggette a diffusione al pubblico, e per svolgere i suoi compiti deve guadagnarsi la fiducia del dirigente.

Per quanto riguarda l'origine della parola "referente", anche il nome è latino - "riprodurre, comunicare". Pertanto, questa persona sta lavorando con le informazioni. In generale, l'origine delle parole è senza dubbio correlata alla professione moderna, ma non spiega completamente cosa fa questo dipendente nell'organizzazione.

Per riassumere: la maggior parte di noi sono tutti gli stessi segretari-referenti. Tuttavia, questo si riflette molto raramente nella tabella del personale e nel libro di lavoro: molti dei miei colleghi sono "chiamati" in modo diverso.

Evitare la confusione

Segretario suricezione- una posizione che nella coscienza di massa è associata alla ricezione e distribuzione di chiamate e corrispondenza. A volte tali dipendenti possono anche svolgere la prima accoglienza dei visitatori. Tra le cariche di segreteria, questa è l'unica, dal cui nome si capisce subito cosa si dovrà fare. Anche se, ovviamente, ci sono delle eccezioni.
Capo ufficioè una carta da lucido dall'inglese. ufficio manager, cioè. capo ufficio. Le sue principali responsabilità sono la gestione delle risorse amministrative, finanziarie e di altro tipo per garantire il buon funzionamento di un singolo ufficio e del suo personale. Il responsabile dell'ufficio è una delle posizioni dirigenziali junior.
La subordinazione di un tale dipendente può essere autisti, addetti alle pulizie e spesso segretarie. A causa del fatto che il responsabile dell'ufficio è responsabile del supporto vitale dell'ufficio e dei suoi dipendenti, molte persone pensano che questa posizione sia simile alla posizione di un manager. Hanno molte responsabilità simili, ma Dio non voglia di confonderti e chiamare il responsabile dell'ufficio un custode! Non c'è nulla di vergognoso in quest'ultimo, ma il grado di responsabilità di un dirigente d'ufficio è molto più alto e presuppone qualifiche più elevate.
Assistente alla testa- una posizione che molti considerano il gradino più alto nella carriera di un impiegato amministrativo. Nelle aziende occidentali, la posizione suona spesso come "assistente personale" (traduzione letterale dall'inglese. personale assistente). Mi piace di più la versione tradizionale, perché il titolo della posizione ne racchiude tutta l'essenza. Assistente - dalla parola "aiuto". L'assistente di un supervisore aiuta il supervisore ad adempiere alle proprie responsabilità. Ciò che verrà incluso esattamente nelle funzioni di supporto dipende da molti fattori.

Pertanto, le responsabilità di due professionisti che occupano formalmente la stessa posizione possono essere radicalmente diverse: uno di loro lavora con la documentazione, distribuisce telefonate e riceve visitatori, mentre l'altro partecipa alle riunioni di gestione e ha il potere di prendere decisioni importanti. Questo, tra l'altro, non esclude affatto il fatto che sia l'uno che l'altro stiano cucendo i bottoni strappati e stiano cercando una tata per i figli del loro capo. Ancora una volta, non c'è un ordine: il nome in questo caso chiarisce solo il tuo scopo, ma non è noto come lo eseguirai esattamente.

Studiamo documenti normativi

Esiste un documento che descrive tutte le posizioni rappresentate sul territorio del nostro paese - "Classificatore tutto russo delle professioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e dei gradi salariali"(OKPDTR, OK 016-94). In caso di difficoltà con la definizione di qualsiasi posizione in azienda, è possibile fare riferimento a questo documento e scegliere quella più adatta.

Questo classificatore può essere trovato sui siti: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. Su quest'ultimo, oltre all'OK 016-94, c'è il "Libro di riferimento unificato per la tariffa e le qualifiche" (ETKS) e il "Classificatore di occupazioni tutto russo" (OKZ 010-93, OKZ). Queste sono due sezioni di OK 016-94. Il primo include le professioni dei lavoratori, il secondo - le posizioni dei dipendenti.

Le professioni dei lavoratori (e sono nel classificatore 5491) non ci interessano in questo caso, passiamo alle posizioni dei dipendenti. Ce ne sono 2598 e di sicuro tutto ciò di cui abbiamo bisogno può essere trovato qui.

Cominciamo con la posizione di segretario. Come risultato di una ricerca alfabetica, otteniamo la seguente tabella (vedi Tabella 1).

Tabella 1

Posizioni in OK 016-94 contenenti il ​​nome "segretario"

Ogni posizione ha il suo codice... Inoltre, diverse posizioni ne hanno una Codice OKZ, il che significa che sono combinati in un unico gruppo. Il nome "segretario al direttore" si riferisce al gruppo 4115 (gruppo "Segretari"). Questo gruppo è composto dalle seguenti posizioni:

• impiegato;
• segretario di uno specialista non vedente;
• capo segretario;
• impiegato del tribunale;
• segretario dell'unità didattica;
• segretario-dattilografo;
• segretario-stenografo.

Ecco cosa si dice dei segretari del suddetto gruppo: I segretari svolgono funzioni tecniche per garantire e mantenere il lavoro del capo dell'istituzione di un'organizzazione o di un'impresa, utilizzando un computer, apparecchiature per ufficio e altri mezzi tecnici.

Le loro responsabilità includono:

In questo sito c'è una comoda divisione delle posizioni in gruppi, da cui si può vedere che il gruppo 4115 è incluso nel gruppo senior 411 "Segretari, operatori di macchine calcolatrici (calcolatrici) e professioni correlate". Questi ultimi, oltre ai segretari, comprendono operatori informatici, stenografi, dattilografi, ecc.

In generale, le responsabilità di cui sopra non contrastano con la realtà, tranne per il fatto che la menzione di una telescrivente e di una macchina da scrivere farà sorridere (e qualche sussulto) qualcuno. Tuttavia, qualsiasi segretario, anche principiante, guardando l'elenco delle responsabilità proposto, chiederà: “Come? Ed è tutto? Dov'è il supporto per il visto, l'organizzazione dei viaggi di lavoro, i verbali delle riunioni?" Dopotutto, abbiamo detto più di una volta che una segretaria è una professione che presuppone che dedichi almeno la metà del tuo tempo di lavoro alla manutenzione senza documenti del manager e dei dipendenti. La riga "ricevere visitatori" non trasmette l'intera varietà di compiti che il segretario deve svolgere. Il resto dei compiti sono puramente tecnici e riguardano il lavoro con i documenti. Guardando la descrizione disponibile, si potrebbe pensare che la segretaria sia seduta in una stanza separata e stia semplicemente digitando sul computer e scrivendo qualcosa nel registro. Ma sappiamo che questo è tutt'altro che vero. Pertanto, è improbabile che una tale definizione sia adatta agli specialisti.

Torniamo al classificatore: è assente la figura di “capoufficio”, nonché “capoufficio” e “assistente dirigente”. Ma c'è una posizione "referente" (cod. 26088), inclusa nel gruppo 3431 - "Personale amministrativo e dirigenziale".

Questo gruppo, oltre a vari nomi di amministratori, dirigenti, è composto dalle posizioni di un ispettore per il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, un assistente, un assistente per l'attività principale.

Quartiere divertente, vero? Nello stesso gruppo con l'assistente c'è un ispettore per il controllo sull'esecuzione degli ordini. Molte segretarie conoscono questo controllo in prima persona, poiché lo effettuano loro stesse.

Il sito http://www.etks.info/ dice che il personale amministrativo e manageriale e il personale delle relative professioni risolvono problemi amministrativi e di coordinamento nelle attività delle organizzazioni e delle loro divisioni strutturali, mantengono la documentazione e il supporto informativo.

Le loro responsabilità includono:

• conduzione di corrispondenza commerciale, verbali e altra documentazione amministrativa;
• pianificazione e organizzazione di meeting meeting, incontri di lavoro e viaggi;
• concordare la tempistica dei vari eventi, monitorandone il rispetto;
• assistenza a dirigenti e dipendenti nella risoluzione di problematiche di natura amministrativa ed organizzativa;
• predisposizione di bozze di contratto, accordi, negoziazione, organizzazione dell'accoglienza di visitatori e dipendenti;
• adempimento dei relativi obblighi;
• supervisione di altri lavoratori.

Quante responsabilità da questo elenco svolgi? Come si chiama il tuo titolo? "Segretario"? "Capo ufficio"? "Assistant Manager"?

Se ricordiamo che tradizionalmente il lavoro di una segretaria si divide in servizi documentari e non, e la maggior parte di noi svolge mansioni dalle liste per entrambi i gruppi considerati (“Segretarie” e “Personale amministrativo e dirigenziale”), allora possiamo concludere che in base alle responsabilità, la maggior parte di noi sono assistenti esecutivi.

Cosa significa? Perché il classificatore non riflette posizioni come "assistente manager" o "capo ufficio"? Perché, in pratica, ci sono posizioni, ma non sono nel classificatore? Forse è obsoleto oi compilatori non si sono preoccupati di capire la situazione nel moderno mercato del lavoro?

Naturalmente, questo classificatore è in qualche modo conservativo. Ma anche i dizionari ortografici sono conservatori. Le persone parlano e scrivono in modi diversi, ma ci sono alcune regole, una norma accettata dagli specialisti e le persone alfabetizzate sono guidate da essa. Tutte le istruzioni, i classificatori e gli altri documenti ufficiali sviluppati da specialisti implicano l'esistenza di un'organizzazione ideale in cui il segretario si occupa dei documenti, gli ispettori ne controllano l'esecuzione e il supporto per i visti e il lavoro con le delegazioni sono responsabilità del servizio di protocollo.

Non pensare che questo non accada. Questo è il modo in cui è strutturato il lavoro di molte grandi agenzie governative e aziende, amministrazioni e fabbriche. In primo luogo, perché esistono da più di una dozzina di anni e nelle loro attività sono guidati da descrizioni di lavoro e regolamenti sviluppati in URSS, quando era difficile immaginare la situazione "chi andava nella foresta, chi comprava legna da ardere". In secondo luogo, una tale divisione dei compiti ha molto a che fare con la segretezza. Ad esempio, nelle fabbriche che eseguono ordini militari, i segretari esecutivi non hanno accesso a Internet e lasciano i loro telefoni cellulari in una cassaforte all'ingresso. In una situazione del genere, è difficile cercare informazioni o ordinare i biglietti. Questo viene fatto da singoli specialisti che hanno accesso al Web.

Inoltre, una cosa è se una segretaria in un'azienda in cui lavorano un centinaio di persone è "uno svizzero, un mietitore e un giocatore", e un'altra cosa quando l'azienda impiega diverse migliaia. In questo caso, la maggior parte dei processi lavorativi è strettamente regolamentata e centralizzata. Uno specialista non può essere responsabile per loro, ci sono interi dipartimenti.

a proposito

Per quanto riguarda la presenza di nomi a prima vista obsoleti (ad esempio, "segretario dattilografo"), nel nostro paese fino ad oggi ci sono organizzazioni in cui alcuni documenti vengono stampati solo su una macchina da scrivere (a causa della segretezza). Inoltre, la presenza della parola "dattilografo" in questa definizione indica molto spesso una grande quantità di lavoro associata specificamente alla preparazione di documenti. In epoca sovietica, erano i dattilografi a eseguire questo lavoro e, nelle grandi aziende con un lavoro d'ufficio centralizzato, questo è stato preservato fino ad oggi.
Questa posizione può essere chiamata, ad esempio, "Operatore PC"? Certo, molte aziende lo fanno. Ma perché, se nella coscienza di massa un certo elenco di responsabilità è già stato assegnato a questo concetto? Alla lingua non piacciono le innovazioni artificiali. Quando questo termine perde la sua rilevanza, scomparirà.

Perché, in pratica, ci sono segretari che svolgono le funzioni sia di referenti che di ispettori per controllare l'esecuzione dei documenti, e anche di traduttori? Perché la teoria è sempre diversa dalla pratica. Le aziende, specialmente quelle piccole, cercano principalmente di risparmiare denaro assegnando molte responsabilità diverse a un dipendente. Uno dei miei colleghi ha dato la seguente definizione della posizione di segretario: "una persona che fa ciò che gli altri dipendenti non vogliono fare". Bene, succede anche. Inoltre, come abbiamo già detto, la discrepanza nelle responsabilità è spesso associata all'impossibilità di inserire una determinata unità nella tabella del personale, nonché alla mancanza di comprensione da parte dei datori di lavoro delle gradazioni esistenti all'interno della professione.

Confronta le responsabilità

Vediamo cosa intende il datore di lavoro con questo o quel nome. Per fare ciò, rivolgiti ai siti per la ricerca di lavoro. Selezioniamo più annunci con i nomi: "segretario", "assistente-segretario", "assistente responsabile", "capoufficio", selezioniamone tre per ogni gruppo e confrontiamo gli elenchi delle mansioni svolte (non duplichiamo mansioni che si ripetono in diversi posti vacanti).

Capo ufficio

1. Esecuzione degli ordini del capo.
2. Supporto vitale in ufficio.
3. Assistenza nella pianificazione dell'orario di lavoro del dirigente.
4. Preparazione ed esecuzione della corrispondenza e della documentazione interna.
5. Accoglienza ospiti e visitatori della testata, organizzazione di incontri e trattative.
6. Comunicazione con i clienti in ufficio, creando per loro un'atmosfera amichevole e accogliente. Nota dell'autore: questo datore di lavoro ha deciso di risparmiare sull'account manager.
7. Ricevere chiamate alla linea pubblicitaria e trasferirle al reparto richiesto.
8. Controllo dell'ordine e della pulizia in ufficio.
9. Sistematizzazione e classificazione di documenti e informazioni, portandoli agli esecutori immediati. Nota dell'autore: come questo è il lavoro d'ufficio? Ma no, in questo posto vacante è indicato su una riga separata.
10. Portare le informazioni dai clienti all'attenzione dei manager.
11. Adempimento delle istruzioni del personale dell'ufficio per l'esecuzione e la trasmissione delle istruzioni e delle informazioni necessarie.
12. Verifica della correttezza delle pratiche burocratiche in conformità con i requisiti stabiliti durante l'assunzione di nuovi dipendenti. Nota: Sapevo che non c'era nessun funzionario delle risorse umane in azienda!
13. Esecuzione di lavori di copiatura e duplicazione.
14. Rilascio di procure.
15. Mantenimento di un timesheet. Nota dell'autore: Sicuramente nessun responsabile delle risorse umane!
16. Esecuzione di atti e redazione di relazioni sulla spesa dei fondi per esigenze economiche.

segretario

1. Organizzazione del flusso documentale, corrispondenza commerciale.
2. Esecuzione degli ordini del capo.
3. Predisposizione della documentazione e reportistica necessaria.
4. Organizzazione e coordinamento di meeting, trattative, meeting.
5. Organizzazione di viaggi di lavoro (ordinazione di biglietti aerei e ferroviari, trasferimenti, prenotazione alberghi, ecc.).
6. Organizzazione dell'arrivo dei partner (prenotazioni alberghiere, trasferimenti, ecc.).
7. Ricezione e distribuzione delle chiamate in entrata.
8. Mantenimento della vita dell'ufficio.
9. Esecuzione degli ordini dal management (ricerca di informazioni, redazione di report, comunicazione con fornitori di materie prime, spesso in lingua inglese).
10. Fornitura di posta e corriere.
11. Fornitura del flusso documentale intraaziendale.
12. Posta.
13. Supporto amministrativo per il capo.
14. Controllo sull'esecuzione delle istruzioni da parte della direzione.
15. Lavorare con apparecchiature per ufficio.
16. Preparazione di documenti organizzativi e amministrativi.

Segretario-assistente

1. Organizzazione della vita in ufficio.
2. Ricezione e distribuzione delle chiamate.
3. Accoglienza dei visitatori.
4. Organizzazione di incontri e trattative.
5. Organizzazione di viaggi di lavoro (prenotazione e prenotazione biglietti, hotel, taxi, assistenza visti).
6. Corrispondenza di lavoro.
7. Invio e ricezione posta, rilascio procure.
8. Lavoro d'ufficio.
9. Esecuzione di istruzioni da parte della direzione.
10. Lavorare con un servizio di corriere.
11. Interazione con le divisioni dell'azienda.
12. Mantenere l'ordine in ufficio, un'atmosfera amichevole.
13. Fornire supporto amministrativo per il programma della giornata del direttore.
14. Controllo sull'esecuzione degli ordini e approvazione della documentazione avviata dal direttore.
15. Preparazione della documentazione organizzativa e amministrativa.

Assistente alla testa

1. Ricezione di chiamate in entrata/uscita.
2. Lavora con posta/corrispondenza, corrispondenza commerciale.
3. Analisi delle informazioni, raccolta dati, reportistica.
4. Comunicazione con i responsabili dei reparti.
5. Esecuzione degli ordini del capo in un determinato lasso di tempo.
6. Monitoraggio della puntuale esecuzione degli ordini/affidamenti di servizi.
7. Accompagnamento viaggi di lavoro (elaborazione visti, prenotazione biglietti ferroviari e aerei, trasferimenti, hotel, eventi, escursioni).
8. Organizzazione e supporto dell'accoglienza da parte della direzione dell'impresa di delegazioni, visitatori, organizzazione di riunioni, trattative, presentazioni.
9. Controllo sulla spesa di cancelleria, se necessario, ordine.
10. Registrazione, conservazione degli originali delle informazioni e dei documenti organizzativi e amministrativi.
11. Supporto vitale in ufficio.
12. Lavoro d'ufficio, flusso di documenti.
13. Registrazione della documentazione in entrata, in uscita, interna.
14. Assistenza nella pianificazione della giornata lavorativa del dirigente.

Come puoi vedere, i professionisti in queste posizioni hanno molte responsabilità simili. Tutti sono impegnati (o prendono parte) al supporto vitale dell'ufficio, ricevendo e distribuendo chiamate, organizzando il flusso di lavoro ed eseguendo gli ordini dal capo.

Guarda gli elenchi delle responsabilità per il segretario, il segretario esecutivo e il vicedirettore. Sono quasi identici. A meno che una delle aziende non si aspetti anche un lavoro analitico dall'assistente. Un po' fuori dal comune è la posizione di un capo ufficio, dal quale i datori di lavoro si aspettano di svolgere le funzioni di ispettore del personale e del lavoro. E, forse, è l'unico che non dovrebbe aiutare il leader (o semplicemente non è indicato nell'annuncio?). Possiamo dire con sicurezza che l'assistente del manager dovrà aiutare il manager, il che non lo solleva dalla necessità di "supportare" l'ufficio.

Prima di trarre conclusioni, passiamo a un altro parametro: quali sono i requisiti dei datori di lavoro per gli specialisti di queste posizioni (tabella 2).

Tavolo 2

Requisiti del datore di lavoro per il responsabile dell'ufficio, il segretario, l'assistente di segreteria, il vicedirettore

Bene, i datori di lavoro scelti a caso da noi non richiedono un bell'aspetto e un'istruzione superiore da un responsabile dell'ufficio. Secondo noi, non vedono molta differenza tra una segretaria e un capoufficio. I requisiti per le altre tre posizioni, così come le mansioni svolte, sono pressoché identiche. Solo dall'assistente manager vogliono l'esperienza di lavorare come assistente personale, senza dimenticare la capacità di lavorare in una squadra (non è un segreto che molti assistenti tendono a staccarsi dalla squadra - le specifiche del lavoro lo richiedono) .

Naturalmente, al colloquio si scopre che metà delle responsabilità è stata semplicemente "dimenticata" di scrivere, e da qualche altra parte appariranno due dozzine di requisiti per il candidato. Ma nel complesso, la tendenza è chiara: il datore di lavoro vede il responsabile dell'ufficio come una persona che si prenderà cura dell'ufficio, di tutti i dipendenti e persino dei clienti. Ma non c'è molta differenza tra il segretario, il vicesegretario e il vicedirettore.

Cioè, teoria e questa volta divergeva dalla pratica. È chiaro per noi che la segretaria deve svolgere, diciamo, funzionalità tecniche (lavorare con i documenti, ecc.) e l'assistente o l'assistente del manager deve svolgere funzioni più complesse (scrivere lettere commerciali, comporre revisioni analitiche, ecc.). Conosco solo una società in cui le responsabilità sono distribuite in questo modo. Ma lei appartiene alla categoria degli ideali. In pratica, questa divisione è l'eccezione piuttosto che la regola.

Sospetto che nella maggior parte dei casi i datori di lavoro vogliano semplicemente risparmiare assumendo uno specialista che combini diverse funzioni. Inoltre, l'introduzione di unità aggiuntive nella tabella del personale è ancora una seccatura.

Perché il nome più comune per questo gruppo di incarichi amministrativi è proprio “segretario”? Primo, perché tutti ne hanno sentito parlare da molto tempo. In secondo luogo, in teoria, l'assistente del direttore può rifiutarsi di aiutare i dipendenti del dipartimento e la segretaria non ha un posto dove andare. In terzo luogo, non tutti sanno chi sia questo misterioso "referente", quindi è meglio non creare complicazioni inutili con la terminologia.

È ovvio che la divisione tacitamente accettata, che pone i vicedirettori al di sopra dei segretari o dei segretari-assistenti, è, di fatto, una formalità. Senza dubbio, "assistente alla regia" suona più solido di "segretario alla regia". Questa, forse, è l'intera differenza. Il datore di lavoro è più interessato alle tue qualità personali e alla tua esperienza lavorativa rispetto a ciò che è scritto nel tuo libro di lavoro. Certo, non abbiamo mai finito con la confusione nelle posizioni. Tuttavia, per coloro che sono preoccupati per il fatto che, con tutta la varietà dei compiti svolti, la sua posizione è chiamata "segretario", ti consigliamo di scartare tutti i complessi e alla domanda su chi lavori, rispondi con orgoglio: "Segretario ".