Ne hai bisogno? Oppure vale la pena fare un sondaggio pre-progetto. Sondaggio pre-progetto nell'ambito dell'implementazione dell'EDMS: interviste e domande Sondaggio pre-progetto cosa

1. Devo condurre un sondaggio del genere? Cosa darà al cliente e all'azienda IT stessa?
2. Quali sono i compiti del sondaggio pre-progetto?
3. Quale dovrebbe essere il suo risultato?
4. È libero di fare il sondaggio pre-progetto o di prendere soldi per questo?
5. Come giustificare l'efficacia di un tale sondaggio per il cliente, può ripagare?

Qui ogni azienda prende una decisione a modo suo: qualcuno generalmente considera inopportuna una simile indagine (“entriamo in battaglia, e poi si vedrà…”); altri, svolgendolo durante l'implementazione, non individuano questo lavoro in un articolo separato; altri lo svolgono come una fase di lavoro indipendente, ma non prendono soldi per questo; il quarto considera giustamente l'indagine pre-progetto come un prodotto commerciale separato. La mia esperienza come manager e consulente mostra che un'indagine pre-progetto è una parte necessaria del lavoro di quasi tutte le aziende IT legate all'implementazione di sistemi di automazione. E il successo dell'intero progetto a volte dipende dalla corretta organizzazione e implementazione di questa fase.

Nell'ambito di questo articolo, cercherò di rispondere alle domande di cui sopra, basandomi sia sulla mia pratica che sull'esperienza dei clienti con cui ho dovuto comunicare, introducendo la tecnologia per condurre da zero un sondaggio pre-progetto.

La necessità di un sondaggio pre-progetto

L'inventore viene alla commissione e offre nuovo apparato per la rasatura all'aperto.
"Come funziona il tuo apparato?" - gli chiedono i membri della commissione.
"È molto semplice", risponde l'inventore. "Lanci una moneta nella fessura, metti la testa nella macchina e due lame iniziano a raderti."
"Scusa collega, ma le persone hanno forme del viso diverse!" - i membri della commissione gli fanno un'osservazione.
“Sì”, dice l'inventore, “ma questo solo prima della prima rasatura...”.

Il compito principale di qualsiasi automazione è preservare l'unicità vantaggi competitivi azienda automatizzata. Non dovrebbe essere permesso che, come in questo aneddoto, tutte le aziende dopo l'automazione diventino "una faccia". Pertanto, se vogliamo preservare i vantaggi competitivi unici dell'attività del cliente, quindi con qualsiasi modernizzazione dei processi aziendali, è imperativo condurre un'indagine pre-progetto.

Certo, puoi fare un'analisi approfondita delle ragioni che determinano questa esigenza. Possono essere l'elevato costo stimato del progetto, la necessità di modificare i processi aziendali esistenti durante l'automazione, l'inclusione nel progetto di lavoro, il cui ambito non può essere determinato in anticipo, ecc. Tuttavia, ricorda come in una storia molto istruttiva il comandante interruppe il rapporto del generale sulla causa della sconfitta:

"La nostra sconfitta è stata dovuta a una serie di motivi", ha esordito il generale. - Innanzitutto, la polvere da sparo era umida...
"Basta", lo fermò il comandante.

La situazione è simile qui, poiché per condurre un'indagine pre-progetto è abbastanza che il cliente abbia caratteristiche di business uniche (e ogni azienda dovrebbe averle, altrimenti semplicemente non sopravviverebbe sul mercato e lascerebbe il posto ai concorrenti).

Quindi, a livello globale, la questione della necessità di questo tipo di lavoro è risolta abbastanza facilmente: devono essere eseguiti se l'azienda che viene automatizzata si trova in un mercato competitivo.

Cosa offre un sondaggio pre-progetto al cliente e all'azienda IT stessa

Durante il sopralluogo pre-progettazione, il cliente può:

• ottenere una descrizione dettagliata dei processi aziendali esistenti in azienda e confrontare il business reale con la tua idea di esso;
• ottimizzare i processi aziendali esistenti utilizzando l'esperienza pratica che i consulenti di un'azienda IT hanno ricevuto durante precedenti implementazioni in aziende simili;
• valutare il grado di rispondenza delle funzionalità del sistema proposto ai reali processi aziendali del cliente;
• evidenziare tempestivamente i loro vantaggi unici e tenerne conto nella fase di attuazione del sistema e non dopo la sua introduzione nel funzionamento industriale;
• chiarire il budget e le tempistiche del progetto di automazione, tenendo conto di eventuali modifiche al sistema per le caratteristiche uniche dei propri processi aziendali;
• valutare le risorse (sia tecniche che umane) che saranno necessarie nella fase di implementazione del sistema. Pianificare tempestivamente l'allocazione di queste risorse per completare il progetto nel momento ottimale e senza superare il budget;
• valutare i possibili rischi che possono incidere sulla qualità del lavoro;
• ottimizzare i costi di implementazione del sistema a causa della possibile esecuzione di parte del lavoro in proprio;
• ottenere una stima più accurata dell'effetto economico e del ritorno sull'investimento.

Vantaggi di un sondaggio pre-progetto per un'azienda IT:

• aumentare il livello di soddisfazione del cliente allineando le sue aspettative, formate nella fase di vendita preliminare (quando i venditori propongono un "sogno"), con le reali capacità del sistema di supportare specifici processi aziendali;
• chiarimento dei tempi di attuazione del sistema e delle risorse necessarie per questo, consentendo di pianificare in anticipo la loro assegnazione;
• chiarimento tempestivo dei vantaggi unici del cliente per tenerne conto durante la configurazione o la finalizzazione del sistema di automazione;
• accorciando i tempi di implementazione e riducendo il rischio di svolgere lavori gratuiti. Le necessarie modifiche al sistema saranno effettuate prima dell'inizio della sua implementazione o in parallelo con esso, e non al termine della fase di funzionamento di prova, in cui vengono solitamente individuate carenze. Una situazione in cui viene rilevata un'incoerenza funzionale nella fase di completamento di un progetto comporta automaticamente ulteriori lavori non pianificati. Allo stesso tempo, il cliente ha solitamente difficoltà a finanziare tali lavori e per il completamento con successo del progetto spesso devono essere eseguiti gratuitamente;
• identificazione di probabili rischi che possono influenzare la qualità e la tempistica di attuazione. Fornitura tempestiva delle misure necessarie per ridurre al minimo l'impatto di questi rischi sul successo del progetto;
• ottenere dati per giustificare il numero di licenze e la struttura del progetto;
• fissare lo stato attuale delle cose nelle divisioni automatizzate e i principali parametri del loro lavoro giustificherà l'efficacia dell'applicazione del sistema proposto;
• l'instaurazione di contatti personali di consulenti con i principali esecutori del cliente sul progetto semplificherà ulteriormente il loro lavoro congiunto;
• ampliando la base di conoscenza (se presente) sui principali processi aziendali dei clienti in questo settore.

Naturalmente, non tutti gli argomenti a favore del sondaggio pre-progetto sono elencati qui, tuttavia, come dimostra la pratica, questo è abbastanza per convincere il cliente della sua necessità.

I compiti principali del sondaggio pre-progetto

Ovviamente, il prossimo compito più importante del sondaggio pre-progetto è identificare i vantaggi competitivi unici del cliente. Come dimostra la pratica, circa il 75% dei processi aziendali utilizzati dal cliente coincide con i processi in aziende simili nello stesso settore, il 10% realizza i suoi vantaggi competitivi unici e il restante 15% è il risultato dell'operazione della seconda legge della termodinamica :) (una conseguenza della “crescita naturale del caos ») E dovrebbe essere eliminata durante il progetto. Ma quel 10% competitivo, così importante per il business, ha semplicemente bisogno di essere preservato con qualsiasi automazione (ovviamente, a condizione che questi vantaggi possano essere formalizzati). Molto spesso, questo problema viene risolto configurando il sistema per il cliente, ma a volte è necessario che i servizi dei programmatori tengano conto delle caratteristiche uniche dell'azienda. Si noti che qui non stiamo parlando di sviluppo personalizzato, ma dell'implementazione di sistemi di automazione della produzione.

Comprendendo come verrà mantenuto il vantaggio competitivo del cliente, l'azienda IT sarà in grado di valutare la necessità e il costo della rilavorazione del prodotto, oltre a comprendere quali risorse aggiuntive potrebbero essere necessarie per questo.

Un obiettivo importante dell'indagine pre-progetto è diagnosticare lo stato dell'ambiente IT del cliente, ovvero valutare le apparecchiature informatiche, il software, le comunicazioni da lui utilizzate, il livello delle qualifiche degli specialisti IT, ecc. In questa fase, è necessario capire se il cliente ha risorse sufficienti per implementare con successo l'automazione del sistema. Qui arriviamo a un altro compito dell'indagine pre-progetto: l'analisi dei potenziali rischi del progetto e una descrizione delle loro probabili conseguenze. Allo stesso tempo, i consulenti non dovrebbero solo correggere tutti i possibili rischi, ma anche offrire al cliente modi per ridurli ciascuno.

Qualsiasi CIS presuppone l'accumulo di informazioni sulle attività operative dei reparti, pertanto il prossimo argomento dell'indagine pre-progetto dovrebbe essere la raccolta dei requisiti per il flusso di lavoro dei reparti automatizzati.

Le informazioni accumulate nel sistema rimarranno un peso morto se non sarà possibile analizzarle, quindi è molto importante durante il sopralluogo pre-progetto scoprire quali tipologie e forme di reportistica sono richieste dal cliente. Solitamente, gli strumenti di automazione includono già un set standard di report, ma ogni cliente giustamente considera unica la sua attività, e quindi richiede per sé un sistema unico di questo tipo, implementato, di norma, utilizzando un apposito generatore di report.

Il compito effettivo dell'indagine pre-progetto è chiarire il budget finale del progetto e i tempi della sua attuazione, tenendo conto di tutti i dati ottenuti. Questi termini possono essere influenzati da una varietà di fattori, come la volontà della direzione del cliente di partecipare al progetto, la motivazione dei rappresentanti del cliente e dell'appaltatore, la probabilità di sabotaggio da parte dei dipendenti delle unità automatizzate, l'eventuale licenziamento (o, al contrario, assumere) un key manager a distanza di tempo dall'inizio del progetto, inadeguatezza del parco informatico esistente e della base tecnologica per raggiungere tutti gli obiettivi di automazione, mancanza di un budget per l'acquisto equipaggiamento necessario e altro ancora. Pertanto, il consulente deve chiarire in dettaglio tutte queste circostanze e rifletterle nella relazione, anche per uso interno. L'elaborazione del secondo rapporto - interno - ti consentirà di riflettere in dettaglio tutte le sfumature della relazione e le raccomandazioni per gli specialisti del dipartimento di implementazione e integrazione.

Un'altra questione importante che deve essere risolta nella fase dell'indagine pre-progetto è lo sviluppo di raccomandazioni sulla scelta dei metodi per l'attuazione del progetto. Qui è importante registrare chiaramente quali dei problemi precedentemente formulati dal cliente non vengono risolti utilizzando il sistema di automazione proposto e proporre soluzioni organizzative o di altro tipo per uscire da questa situazione.

Ogni azienda può facilmente aggiungere una dozzina di attività in più che vorrebbe risolvere in fase di indagine, ma, come dimostra la pratica reale, ottenere risposte alle domande di cui sopra rende già abbastanza efficace l'indagine pre-progetto.

Qual è di solito il risultato di un sondaggio pre-progetto

• una descrizione dei processi aziendali esistenti del cliente;
• un elenco dei principali compiti che devono essere risolti utilizzando il sistema di automazione;
• valutazione dei processi aziendali del cliente e raccomandazioni per modificare o ottimizzare il lavoro dei reparti, tenendo conto dei benefici forniti da IS;
• vantaggi competitivi unici del cliente, che devono essere presi in considerazione durante l'implementazione del sistema;
• analisi dell'ambiente IT esistente per la conformità ai requisiti di sistema governo d'impresa, raccomandazioni per il suo cambiamento;
• valutazione delle attività di integrazione dei sistemi informativi aziendali nell'infrastruttura informatica esistente del cliente;
• descrizione del flusso di lavoro nei reparti automatizzati e requisiti per l'analisi;
• valutazione dei possibili rischi durante l'attuazione del progetto e determinazione delle misure necessarie per minimizzare il loro impatto;
• una descrizione dei desideri del cliente che non possono essere implementati nel sistema di controllo proposto e richiederanno una revisione, una stima dei tempi e dei costi di tale revisione;
• una proposta per l'attuazione del progetto con una motivazione dell'opzione proposta, l'assegnazione del numero di postazioni di lavoro necessarie per il cliente e il chiarimento del budget del progetto.

Un documento separato per l'indagine pre-progetto dovrebbe essere un programma di lavoro preliminare, comprendente, tra le altre cose, un elenco concordato di persone responsabili (sia del cliente che dell'appaltatore), le loro aree di responsabilità e le regole di base di interazione tra loro. Per l'efficace attuazione del sistema, si raccomanda di redigere un regolamento dello scambio di informazioni tra i dipendenti del cliente e gli specialisti dell'azienda IT che conduce l'indagine e anche, cosa importante, di stabilire i termini e la procedura per monitorare l'esecuzione di lavoro.

Alcune aziende (più spesso quelle che si occupano di sviluppo personalizzato), al termine del sondaggio pre-progettazione, forniscono al cliente una bozza di incarico tecnico.

Fare un sondaggio pre-progetto gratuitamente o prendere soldi per questo?

Se lo scopo dell'indagine corrisponde ai compiti sopra descritti, allora richiederà la diversione di risorse aziendali significative e dovrà essere necessariamente pagata. Questo sondaggio pre-progetto è un servizio di consulenza a tutti gli effetti che consente non solo di valutare la necessità, i tempi e il budget per l'automazione, ma anche di ottimizzare i processi aziendali esistenti del cliente.

Come ha dimostrato la pratica, non è difficile vendere servizi di indagine pre-progetto se l'azienda ha implementato la tecnologia appropriata e i venditori sanno chiaramente (e possono spiegare chiaramente al cliente) perché viene eseguita l'indagine e quali vantaggi trarrà il cliente ricevere da esso.

Come giustificare l'efficacia del sondaggio pre-progetto per il cliente

Considera i potenziali canali di risparmio che possono essere presi in considerazione per giustificare la necessità di un'indagine pre-progetto.

1. Risparmiare risorse umane e tempo:
   • quando si finalizza il sistema per i vantaggi competitivi unici del cliente nella fase iniziale di implementazione e non dopo averlo messo in funzione commerciale;
   • nella fase di integrazione del sistema nell'infrastruttura IT del cliente a causa del fatto che tutte le informazioni sullo stato dell'ambiente IT dell'impresa e le sfumature dell'integrazione vengono chiarite prima dell'inizio e non durante l'implementazione;
   • per la tempestiva allocazione di risorse materiali e umane sia da parte dell'appaltatore che da parte del cliente;
   • a causa di una valutazione precoce dei possibili rischi che possono influenzare l'attuazione del sistema e lo sviluppo di misure necessarie per minimizzare le loro conseguenze negative.
     Eventuali ritardi nell'avanzamento del progetto comportano gravi costi aggiuntivi per il cliente, che possono essere calcolati abbastanza facilmente in ogni caso specifico.
2. Possibile riduzione dei costi di implementazione:
   • individuando servizi e lavori che il cliente può eseguire in proprio;
   • regolando i tempi di alcuni lavori dopo aver chiarito la loro effettiva intensità di lavoro.
3. Migliorare l'efficienza dei sistemi informativi aziendali e la produttività dei dipendenti ottimizzando i processi aziendali, tenendo conto delle caratteristiche uniche del cliente.
4. Rifiuto di utilizzare sistema automatizzato se nella fase del sondaggio pre-progettazione si scopre che non consentirà di risolvere i compiti del cliente o la sua revisione sarà troppo costosa.
   Nella mia pratica, c'è stato un caso in cui a un cliente con processi aziendali molto specifici, sulla base dei risultati di un sondaggio pre-progetto, è stato consigliato di non implementare un sistema informativo aziendale, ma di condurre cambiamenti organizzativi e per ottimizzare la tecnologia di lavoro con i propri clienti, poiché l'effetto dell'implementazione del sistema (che ha richiesto una costosa revisione) non avrebbe recuperato i costi. Di conseguenza, il cliente ha risparmiato decine di migliaia di dollari e il sondaggio pre-progetto ha dato i suoi frutti solo aumentando l'efficienza del dipartimento, che ha cambiato la tecnologia di lavoro dei dipendenti su consiglio dei consulenti.

L'assenza di una fase di indagine pre-progetto nella maggior parte dei casi porta a un significativo ritardo nell'attuazione dei progetti e ad un aumento del loro costo, sia a causa di problemi organizzativi che tecnici sorti durante l'attuazione. Spesso, tali progetti generalmente finiscono con un completo fallimento. Secondo uno studio del Gruppo Standish, quasi un terzo dei 2.500 progetti IT analizzati non solo non hanno avuto successo, ma non sono mai stati completati. In Russia, tali dati sono molto più difficili da ottenere, ma sono sicuro che la quota di implementazioni non riuscite non sarà inferiore.

Pertanto, se una società di consulenza non desidera avere progetti non realizzati nel proprio track record, deve semplicemente condurre un'indagine pre-progetto sull'attività dei clienti. È meglio abbandonare il contratto nella fase iniziale piuttosto che impantanarsi nel lavoro e finire con una macchia sulla propria reputazione.

Parole chiave: sondaggio aziendale, interviste e interrogazioni, registro delle informazioni in entrata, registro delle informazioni interne, registro delle informazioni in uscita, rapporto sull'indagine espressa sull'impresa, modello di riferimento, modello di business completo dell'organizzazione, modello di dominio funzionale.

Compiti e fasi del rilievo pre-progettuale dell'oggetto di automazione

Un'indagine aziendale è una fase importante e decisiva nella progettazione di un IC. L'esame di solito dura da 1 a 2 settimane. Durante questo periodo, l'analista di sistema dovrebbe esaminare non più di 2-3 tipi di attività (documentazione personale, contabilità, trasporti, marketing, ecc.).

Raccogliere informazioni per costruire modello di business completo dell'organizzazione spesso si riduce allo studio dei flussi informativi documentati e delle funzioni delle funzioni, anche attraverso interviste e questionari.

All'inizio del sondaggio, l'organizzazione di solito fornisce una serie di documenti, che di solito include:

Informazioni sintetiche sulle attività dell'impresa.

Informazioni sull'attività amministrativa, finanziaria-economica, produttiva dell'impresa.

Informazioni sulle politiche contabili e sulla rendicontazione.

Flusso documentale regolare dell'impresa.

Registro delle informazioni in entrata.

Registro informazioni interno.

Registro informazioni in uscita.

Informazioni sull'infrastruttura informatica e informatica dell'impresa.

Informazioni sui responsabili.

Elenchi di domande per interviste e interrogatori compilato per ciascuna unità censita e approvato dal responsabile dell'azienda. Questo viene fatto al fine di:

impedire l'accesso a informazioni riservate;

rafforzare il focus dell'indagine;

ridurre al minimo la distrazione dei dipendenti delle imprese dall'esercizio delle loro funzioni ufficiali.

Elenco generale delle domande(con il loro successivo dettaglio) comprende le seguenti voci:

i compiti principali dei dipartimenti;

informazioni raccolte e registrate;

segnalazione;

interazione con altri reparti.

Questionari per manager e specialisti può contenere le seguenti domande:

Quali dovrebbero essere gli obiettivi (dal punto di vista del vostro dipartimento) della creazione di un sistema di gestione aziendale integrato?

Struttura organizzativa dell'unità.

I compiti dell'unità.

La sequenza di azioni durante l'esecuzione delle attività.

Con quali tipologie di organizzazioni esterne (banca, cliente, fornitore, ecc.) interagisce il dipartimento e quali informazioni scambia?

Che tipo di materiale di riferimento utilizzi?

Quanto tempo (in minuti) dedichi all'esecuzione delle operazioni di base? Quali sono le date del "carico di punta"? (periodicità mensile, trimestrale, annuale, ecc.) Dotazione tecnica dell'unità (computer, rete, modem, ecc.). Prodotti software utilizzati per automatizzare i processi aziendali.

Quali rapporti e con quale frequenza ti prepari per la gestione? Specialisti chiave del dipartimento che sono in grado di rispondere a qualsiasi domanda sui processi aziendali applicati nel dipartimento.

Caratteristiche degli oggetti di controllo remoto.

Flusso di documenti sul posto di lavoro.

I dati così raccolti, di regola, non coprono tutti gli aspetti significativi dell'attività organizzativa e presentano un alto grado di soggettività. E la cosa più importante è che tali indagini non rivelano fattori stabili associati alle caratteristiche specifiche dell'organizzazione, che possono essere influenzate solo da metodi di adeguamento funzionale del sistema organizzativo.

Un'analisi delle interviste con i capi delle organizzazioni e delle imprese intervistate mostra che le loro idee sulla struttura dell'organizzazione, sugli obiettivi generali e locali di funzionamento, sui compiti e sulle funzioni dei dipartimenti, nonché sulla subordinazione dei dipendenti sono talvolta contraddittorie. Inoltre, queste idee a volte divergono dagli obiettivi e dalle regole ufficialmente dichiarati o contraddicono le attività effettive.

Se la struttura dei flussi informativi può essere identificata da campioni di documenti e configurazioni di reti informatiche e banche dati, allora rimane sconosciuta la struttura dei veri e propri microprocessi svolti dal personale nei contatti informativi (in gran parte non documentati).

Le risposte a queste domande possono essere fornite da una diagnostica strutturale e funzionale basata sui metodi della fotografia continua (o selettiva) dell'orario di lavoro del personale. Lo scopo della diagnostica è ottenere una conoscenza affidabile dell'organizzazione e delle relazioni organizzative dei suoi elementi funzionali.

A tal proposito, i compiti più importanti della diagnostica funzionale delle strutture organizzative comprendono:

classificazione dei soggetti di funzionamento (categorie e gruppi di lavoratori);

classificazione degli elementi del processo di funzionamento (azioni, procedure);

classificazione delle direzioni (problemi da risolvere), obiettivi di funzionamento;

classificazione degli elementi del flusso informativo;

condurre un'indagine sulle attività del personale dell'organizzazione;

studio della distribuzione (nel tempo e nella frequenza) caratteristiche organizzative: procedure, contatti del personale, aree di attività, elementi dei flussi informativi - singolarmente e in combinazione tra loro per categorie di dipendenti, tipologie di procedure e loro indicazioni (secondo i risultati e la logica della ricerca);

identificazione della reale struttura dei rapporti funzionali, informativi, gerarchici, temporanei, problematici tra dirigenti, dipendenti e funzioni;

istituzione di una struttura per la distribuzione dell'orario di lavoro dei dirigenti e del personale in relazione alle funzioni, ai problemi e agli obiettivi dell'organizzazione;

identificazione delle principali tecnologie di funzionamento dell'organizzazione (processi informativi, compresi quelli non documentati), la loro definizione degli obiettivi rispetto agli obiettivi dichiarati dell'organizzazione;

individuazione di gruppi di lavoratori omogenei per specificità delle loro attività, orientamento al target e reale subordinazione, formazione di un modello reale della struttura organizzativa e confronto con quello dichiarato;

determinazione delle ragioni della discrepanza tra struttura dichiarata e reale dei rapporti organizzativi.

Una "fotografia" continua dell'orario di lavoro è l'osservazione continua e la registrazione delle caratteristiche dei lavoratori nel processo di funzionamento durante tutta la giornata lavorativa. In questo caso, i parametri visualizzati vengono inseriti in sequenza in un foglio di lavoro pre-preparato. Di seguito è riportato il modulo del foglio di lavoro dell'analista di sistema:

Subito dopo la conclusione della procedura d'esame, la tabella viene reintegrata con ulteriori caratteristiche: ramo tecnologico, funzione del sistema, soggetto, aspetto, background emotivo, ecc.

Alcuni degli indicatori, quelli contrassegnati da un asterisco, vengono compilati durante il sondaggio, il resto dopo. Il contenuto delle voci è il seguente:

numero (in ordine);

agente (posizione del dipendente in esame);

il tempo durante il quale è stata eseguita la procedura;

procedura (nome del contenuto di un insieme di azioni elementari, unite dalla comunanza del particolare problema da risolvere);

informazioni (direzione di circolazione delle informazioni tra l'agente e la controparte);

iniziativa (iniziatore dell'inizio di questa procedura);

controparte (posizione di un dipendente che è in contatto con il soggetto);

atteggiamento (che riflette la subordinazione dell'agente e della controparte, la forma di interazione in questa procedura);

problema (descrizione verbale del problema da risolvere).

Il risultato del sondaggio pre-progetto dovrebbe apparire" Rapporto sull'indagine espressa dell'impresa ", la cui struttura è riportata di seguito.

Breve descrizione schematica dei processi aziendali, ad esempio:

approvvigionamento e gestione delle scorte;

controllo della produzione;

direzione vendite;

gestione delle risorse finanziarie.

Requisiti di base e priorità dell'automazione.

Valutazione delle risorse necessarie del cliente per garantire il progetto.

La creazione di un progetto per una nuova costruzione, struttura o ricostruzione di un oggetto è necessariamente preceduta da una serie di misure preparatorie che consentono di prendere in considerazione tutte le caratteristiche e i dati iniziali della struttura, del terreno e delle utenze. La fase iniziale della fase di progettazione preliminare è un'indagine pre-progettuale, che consente, nel processo di ulteriore sviluppo delle soluzioni progettuali e tecniche, di soddisfare pienamente i requisiti dell'attuale SNiP e delle normative, tutte le condizioni del Cliente e i suoi desideri. Gli eventi preliminari dipenderanno da composizione del progetto di progetto, i termini di predisposizione della documentazione progettuale e tecnica e la complessità dell'opera.

Caratteristiche della procedura e sue caratteristiche

L'ispezione pre-progetto è un complesso di lavori specializzati per la raccolta, l'elaborazione e l'analisi del sistema di oggetti per vari scopi. Sulla base dei dati raccolti, sorge una giustificazione completa della costruzione o della ricostruzione, la loro fattibilità, possibili difficoltà e problemi. Per ottenere il risultato più affidabile ed efficace durante il sondaggio, vengono utilizzati vari tipi di strumenti e attrezzature ad alta tecnologia.

Specialisti dello spettacolo lavoro di ricerca deve avere un'istruzione specializzata, avere autorizzazioni ufficiali da agenzie governative e strutture del sistema SRO.

Perché viene effettuato un sondaggio pre-design:

1. Per valutare lo stato reale dell'oggetto prima della sua ricostruzione, ampliamento, completamento o ammodernamento.
2. In caso di perdita del progetto e della documentazione tecnica.
3. Quando si commettono errori nella stesura di un progetto.
4. Quando si apportano modifiche durante il processo di costruzione che non si riflettono nei disegni e nel lavoro effettivo.
5. Quando si valuta la fisica e l'obsolescenza di strutture e reti di ingegneria.

Ordinato spesso oggi documentazione pre-progetto nella fase di pre-investimento con l'obiettivo di giustificazione motivata degli investimenti finanziari, della loro fattibilità e dell'attuazione sistematica del progetto.

Le principali fasi del lavoro:

• Fase preparatoria: studio dei desideri del Cliente, raccolta della documentazione necessaria e altri dati.
• Conoscere l'oggetto, concordare tempi e costi dei servizi, sviluppare un programma di eventi e redigere un incarico tecnico (incarico tecnico dettagliato).
• Ispezione visiva e strumentale completa dell'oggetto.
• Analisi dei risultati ottenuti ed esecuzione dei calcoli necessari.
• Elaborazione di un parere sullo stato dell'oggetto.

Dove ordinare un sondaggio pre-progetto?

La società diversificata "Regione" fornisce a privati, organizzazioni di costruzione e appaltatori, società di investimento e sviluppo una gamma completa di servizi per il rilievo preliminare di oggetti, cantieri, costruzioni in corso e sistemi di ingegneria. Tempo di lavoro di pre-progettazione e costo del progetto di progetto dipende dalla complessità strutturale dell'oggetto, dalla quantità di lavoro da svolgere e dalla loro composizione, dall'ubicazione del cantiere e dalla disponibilità di dati affidabili sullo stato effettivo dei terreni, delle linee di servizio e delle comunicazioni.

Stiamo iniziando una serie di articoli dedicati all'implementazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti in un'impresa. L'argomento del primo articolo è un'indagine pre-progetto prima dell'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS).

Supponiamo che la gestione dell'organizzazione sia matura per l'implementazione dell'EDMS. Qual è il prossimo? Quali misure dovrebbe intraprendere e dovrebbe adottare l'azienda?

Il modo più semplice è contattare immediatamente l'organizzazione che implementerà il sistema di gestione elettronica dei documenti, in altre parole, prendere la posizione "risolveremo i problemi non appena si presentano". Tuttavia, il metodo semplice non è sempre meno costoso. Prima di tutto, l'organizzazione del cliente deve valutare la portata dell'implementazione dell'EDMS. Pertanto, prima che inizi, è necessario analizzare lo stato delle cose. Per fare ciò, è necessario studiare i processi che verranno automatizzati, ovvero eseguire un'indagine pre-progettazione.

ISPEZIONE PRE-PROGETTAZIONE DALLA PROSPETTIVA ORGANIZZAZIONE-PERFORMANCE

Dal punto di vista dell'organizzazione esecutrice, l'indagine pre-progetto è una prima fase a tutti gli effetti dell'attuazione di qualsiasi sistema informativo ed è incluso nel contratto di servizio di implementazione. E l'EDMS non fa eccezione.

In questo caso, il sondaggio pre-progetto include:

Diagnostica del sistema esistente nell'organizzazione

lavoro d'ufficio;

Analisi della conformità dello stato effettivo dei lavori con i documenti con i documenti normativi interni dell'organizzazione che regolano la documentazione;

Ottimizzazione dei flussi documentali e del lavoro d'ufficio;

Introduzione di opportune modifiche ai documenti normativi interni;

Identificazione dei rischi nell'implementazione dell'EDMS;

Determinazione dei limiti di automazione, audit dell'infrastruttura IT esistente dell'organizzazione, proposta di una soluzione IT specifica per EDMS;

Valutazione del lavoro sull'integrazione dell'EDMS nell'infrastruttura IT esistente.

Il risultato del sondaggio pre-progetto sarà il documento "Requisiti Funzionali", o "Rapporto di indagine", o il progetto " Termine di paragone"(A seconda della complessità del progetto e dei termini del contratto). Questi documenti conterranno i seguenti risultati del sondaggio:

Descrizione dei processi aziendali studiati e dei flussi documentali dell'organizzazione in termini di lavoro d'ufficio e documentazione;

L'elenco dei documenti e dei moduli di rendicontazione utilizzati nell'organizzazione per sistematizzare i processi considerati;

Descrizione dei ruoli utente;

Audit tecnico dell'infrastruttura IT esistente nell'organizzazione;

Valutazione della disponibilità dell'organizzazione a implementare l'EDMS;

Proposte per l'ottimizzazione dei processi aziendali considerati, tenendo conto dell'implementazione dell'EDMS;

Piano di progetto (sviluppo e adeguamento dell'EDMS, formazione dei dipendenti, operazione industriale pilota dell'EDMS, operazione industriale dell'EDMS) con una valutazione dei costi necessari (umani e finanziari);

Specifiche dell'attrezzatura richiesta;

Proposte per l'organizzazione di corsi di alta formazione per i dipendenti.

A volte le organizzazioni esecutrici si offrono di condurre un sondaggio pre-progetto gratuitamente. Questo viene fatto per attirare l'organizzazione come cliente,

tuttavia, è praticato raramente.

Inoltre, alcune organizzazioni implementatrici forniscono gratuitamente una versione demo del programma (di solito per un mese). Ciò ti consente di abituarti al programma, valutare tutti i suoi pro e contro e abituarti all'interfaccia.

ISPEZIONE PRE-PROGETTAZIONE DAL PUNTO DI VISTA DELL'ORGANIZZAZIONE-CLIENTE

Dal punto di vista dell'organizzazione committente, un'indagine pre-progetto è un audit: un'analisi dei processi di supporto documentale del management al fine di comprendere la situazione attuale e individuare i momenti più problematici dal punto di vista della gestione del flusso documentale. Sarà completamente difficile per un'organizzazione di clienti svolgere in modo indipendente un sondaggio così completo per diversi motivi. Prima di tutto, a causa della mancanza di esperienza e informazioni su come viene eseguita esattamente una tale indagine. Sorge una domanda ragionevole: se è così difficile, allora perché reinventare la ruota? Non è più semplice contattare subito l'organizzazione esecutrice? È possibile, ma più semplice non significa più economico ...

Consideriamo cosa offre un'indagine sui processi di supporto alla documentazione a un'organizzazione cliente.

■ Formulazione di obiettivi per l'implementazione dell'EDMS.

■ Definire i compiti e le funzioni che il sistema ERMS dovrà svolgere in futuro (definizione dei confini di implementazione). Spesso, invece di obiettivi e obiettivi chiari, l'organizzazione del cliente inizia a elencare i problemi che devono essere risolti attraverso l'implementazione dell'EDMS. Ma non sono la stessa cosa. Pertanto, l'organizzazione deve comprendere chiaramente cosa vuole ottenere alla fine dall'implementazione dell'EDMS e impostare compiti specifici per l'organizzazione esecutrice.

■ Valutazione del quadro della vita reale dell'organizzazione (la sua struttura organizzativa, funzioni, interazione dei reparti, ecc.). Tale opportunità è fornita dall'analisi dei documenti normativi interni dell'organizzazione in termini di come vengono implementati nella pratica. Durante l'analisi delle disposizioni unità strutturali, descrizioni delle mansioni, regolamenti di interazione, fatti interessanti vengono chiariti. Ad esempio, potrebbe risultare che le descrizioni delle mansioni di alcuni dipendenti siano irrimediabilmente obsolete o del tutto assenti. E le divisioni strutturali non svolgono le loro funzioni o, al contrario, non adempiono a quelle che sono obbligate, ecc.

■ Descrizione dei processi di documentazione esistenti... Anche qui ci possono essere molte sorprese.

■ La capacità di ottimizzare i processi aziendali rilevati e descritti... Se necessario. Dopo tale analisi, potrebbe essere necessario aggiornare il regolamento interno.

■ Grado risorse proprie(umano e tecnico)... Prima di introdurre il sistema, è necessario capire quanta partecipazione all'attuazione del progetto sarà richiesta dagli specialisti e quanto sono pronti. Se parliamo di eseguire specialisti, è sufficiente che diano istruzioni. Ma con i leader la situazione è molto più complicata. La partecipazione del personale direttivo all'attuazione dell'EDMS dovrebbe essere discussa anche prima dell'inizio del processo. Inoltre, non sarà superfluo analizzare la propria infrastruttura IT per scoprire se ci sono abbastanza computer, se è obsoleta. Software eccetera.

■ Identificazione dei rischi e dei modi per superarli durante l'attuazione dell'EDMS... Identificare i rischi prima di implementare il sistema aiuterà a minimizzarli. Quali sono questi rischi? Nulla:

Il rischio di assenza o irrilevanza dei necessari documenti normativi;

Rischio di insufficiente attrezzatura tecnologica organizzazioni;

Rischio di errore valutazione finanziaria implementazione e supporto di EDMS, ecc.

COME ESEGUIRE DA SOLI UN'ISPEZIONE PRE-PROGETTAZIONE

■ Fase 1: nomina di un project manager... Il project manager deve comprendere i problemi del flusso di lavoro e avere una buona conoscenza dell'infrastruttura IT dell'organizzazione. Non tutte le organizzazioni hanno uno specialista che soddisfi questi requisiti, quindi molto spesso due dipendenti sono responsabili del progetto: il capo dell'ufficio e il direttore IT.

■ Fase 2: analizzare quadro normativo ... In questa fase, è necessario studiare il locale regolamenti organizzazioni in termini di supporto alla documentazione. Non si tratta solo di istruzioni burocratiche. Dovrai inoltre studiare la normativa interna in tema di gestione dei contratti, circolazione dei documenti contabili, ecc.

■ Fase 3: conduzione delle interviste... Per condurre un'intervista, è necessario determinare la cerchia degli intervistati. Lo studio dei documenti normativi locali aiuterà in questo. L'elenco degli intervistati può includere, ad esempio, i capi delle divisioni strutturali, i loro supplenti e potenziali utenti chiave dell'EDMS (specialisti responsabili

per la creazione, approvazione di documenti, ecc.). Per il colloquio deve essere preparato un elenco di domande (vedi Esempio).

L'elenco delle domande del questionario per il capo dell'ufficio e le risposte approssimative ad esse

1 . Descrivi le funzioni svolte dalla tua unità strutturale.

Organizzazione del lavoro di registrazione, contabilità, archiviazione e trasferimento alle pertinenti divisioni strutturali dei documenti del lavoro d'ufficio corrente, compresi gli ordini e gli ordini della direzione, nonché il lavoro sulla formazione dei casi e il loro deposito.

Garantire l'elaborazione tempestiva della corrispondenza in entrata e in uscita, la sua consegna a destinazione.

Controllo delle scadenze per l'esecuzione degli atti e della loro corretta esecuzione.

Sviluppo e attuazione di istruzioni per lo svolgimento del lavoro d'ufficio.

Gestione metodica dell'organizzazione del lavoro d'ufficio nei reparti.

Controllo sulla corretta formazione, conservazione e tempestiva consegna delle pratiche all'archivio.

Fornire flusso di documenti esterni e interni.

Partecipazione alla preparazione degli incontri convocati dalla direzione e all'organizzazione della loro manutenzione.

Garantire il regime stabilito di accesso alla documentazione.

Implementazione di nuovi metodi e strumenti per lavorare con i documenti.

2 . Descrivere la struttura e la composizione quantitativa dell'unità.

Segreteria - 4;

spedizione - 1;

sala di ricevimento - 2;

archivio - 2.

3. Quali funzioni svolgi direttamente?

Gestione dell'ufficio.

4. Qual è il volume attuale del flusso di lavoro nel dipartimento (il numero di documenti al giorno, la loro dimensione in pagine o MB). Cosa ne pensi, quanti documenti ci saranno nel prossimo anno (aumento o diminuzione)?

Documenti in entrata - 14.000 articoli;

documenti in uscita - 13.500 articoli;

documenti interni - 4 unità.

Molto probabilmente, il volume del flusso di lavoro non cambierà l'anno prossimo.

5. Attualmente utilizzi uno o più sistemi informativi nel tuo reparto per automatizzare le attività correnti? Se sì, quale? Quali funzioni vengono svolte in esso?

6. Elencare i documenti normativi vigenti che disciplinano il supporto documentale dell'organizzazione, divisione (istruzioni per il lavoro d'ufficio, descrizioni delle mansioni, regolamenti del lavoro, ecc.). Quali di questi usi nel tuo lavoro e quali consideri irrilevanti?

Norma di organizzazione:

Documenti amministrativi. Ordini e istruzioni. L'ordine di sviluppo, approvazione, firma, registrazione e cancellazione.

Documenti in arrivo. La procedura per l'accettazione, il corrispettivo, il trasferimento per l'esecuzione e la conservazione operativa.

Documenti in uscita. La procedura per la preparazione, l'approvazione, la firma, la registrazione e l'invio.

Nomenclatura dei casi. Conservazione, uso e distruzione dei documenti dell'organizzazione.

7. L'interazione con altre divisioni dell'azienda è regolamentata?

L'interazione con tutte le divisioni strutturali, ad eccezione del dipartimento amministrativo ed economico (AXO), è regolata dai documenti normativi interni della società. L'interazione con ACS non è regolamentata (domande per un corriere, richieste per l'invio di corrispondenza tramite corriere espresso, ecc.).

8. Quali funzioni, secondo te, dovrebbe svolgere l'EDMS?

Gestione documentale in in formato elettronico... Creazione e archiviazione di vari documenti in formato elettronico (in MS Word, MS Excel, MS Visio); ricerca di documenti; memorizzare versioni di documenti; strutturazione dei documenti per cartelle; assegnazione dei diritti di accesso ai documenti; storia del lavoro con i documenti.

Gestione dei processi di supporto alla documentazione. Supporto dei processi di approvazione ed elaborazione dei documenti in tutte le fasi; emissione degli ordini e controllo della loro esecuzione.

Registrazione di documenti cartacei; mantenimento della nomenclatura dei casi; controllo della posizione dei documenti cartacei.

Gestione dei contratti. Organizzazione del processo di negoziazione e registrazione dei contratti.

Gestione delle riunioni. Organizzazione della preparazione e dello svolgimento delle riunioni (coordinamento di luogo e tempo, composizione dei partecipanti, ordine del giorno); formazione e distribuzione del protocollo; controllo sull'esecuzione delle decisioni prese durante le riunioni.

9. Elenca i tipi di lavoro che svolgi con documenti di tutti i tipi.

Documenti in entrata (documenti ricevuti dall'organizzazione):

. ricezione ed elaborazione;

. considerazione da parte del capo (delibera);

. registrazione;

. esecuzione;

. controllo dell'esecuzione;

. conservazione e utilizzo correnti;

. trasferimento in archivio.

Documenti in uscita (documenti creati nell'organizzazione e inviati a società controllate e dipendenti dell'organizzazione, organizzazioni terze o persone fisiche):

. stesura di un progetto;

. approvazione della bozza del documento;

.

. firma;

. approvazione (se necessaria);

. registrazione della corrispondenza;

. invio del documento al destinatario;

. deposito di una seconda copia nel caso.

Documenti interni (ordine, ordine, promemoria, lettera esplicativa, nota esplicativa, domanda):

. redigere una bozza di documento;

. approvazione del progetto;

. verifica della correttezza del progetto;

. firma;

. registrazione;

. trasferimento del documento agli esecutori;

. esecuzione del documento;

. controllo dell'esecuzione del documento;

. deposito del documento eseguito nel caso.

10. Descrivere la procedura per l'elaborazione dell'inoltro e la registrazione dei documenti in entrata.

Tutta la corrispondenza in arrivo viene accettata e registrata presso l'ufficio.

La corrispondenza contrassegnata "di persona" viene consegnata personalmente al destinatario o al suo rappresentante autorizzato. La corrispondenza contrassegnata come "riservata" viene elaborata dalla persona responsabile della conservazione dei documenti riservati.

Le buste della corrispondenza ricevuta vengono conservate e allegate agli atti nei casi in cui il timbro calendario apposto sulla busta serva a confermare l'ora di invio o ricezione di tale documento, oppure se l'indirizzo del mittente è indicato solo sulla busta. Assicurati di conservare le buste con le lettere di reclamo, così come con gli appelli dei cittadini.

Procedura per la registrazione dei documenti in entrata

Tutti i documenti indirizzati alla direzione dell'organizzazione sono soggetti a registrazione (ad eccezione dei documenti inclusi nell'elenco approssimativo dei documenti non registrati).

I documenti ricevuti sono timbrati con un timbro di registrazione, che indica la data di ricezione, il numero di serie in entrata. Se è presente un allegato al documento, viene apposto un segno accanto al numero in entrata. Il timbro viene posizionato sul lato anteriore del primo foglio del documento nell'angolo inferiore destro.

I numeri di serie sono registrati nel registro di registrazione dei numeri di serie.

I documenti non soggetti a registrazione sono timbrati e viene indicata solo la data di ricezione del documento.

Al momento della registrazione, è necessario osservare il principio dell'ingresso una tantum: ogni documento viene registrato in ufficio una sola volta.

11. Descrivere la procedura per la gestione dei documenti in entrata e l'emissione delle delibere.

I documenti che richiedono un esame da parte del capo gli vengono trasferiti dopo la registrazione.

Se necessario, la segretaria seleziona i materiali aggiuntivi (contratti, lettere, atti, ecc.) e li trasferisce alla testa insieme ai documenti ricevuti.

La decisione del capo del documento si riflette nella risoluzione.

La delibera specifica l'esecutore, prescrive cosa e entro quale data deve fare, poi si appongono la data e la firma del capo.

Ricevuti i documenti dal capo, il segretario inserisce le informazioni della delibera nel registro della corrispondenza in entrata.

Successivamente, il documento viene trasferito al contraente specificato nella risoluzione.

I documenti che vengono eseguiti da più dipartimenti vengono trasferiti a loro uno per uno o contemporaneamente in copia (usando la fotocopia).

12. Descrivere la procedura per la presentazione dei documenti per il controllo.

Dopo l'esame e l'imposizione da parte del capo della delibera (la delibera comprende il nome dell'esecutore, il contenuto dell'ordine, il termine per l'esecuzione, la firma e la data), che può essere la base per prendere il documento per il controllo, il documento è trasferito all'esecutore contro ricevuta nel registro dei documenti in entrata con la data di ricezione da parte dell'esecutore.

Se nella risoluzione sono indicati più artisti, vengono rimosse ulteriori copie del documento.

L'originale dell'atto è inviato all'esecutore nominato per primo nella delibera.

Quando si invia un documento a più esecutori, la responsabilità della preparazione del materiale è a carico dell'esecutore indicato per primo nella delibera (esecutore responsabile). Il resto degli esecutori (co-interpreti) sono obbligati a presentare i materiali necessari all'esecutore responsabile entro i tempi concordati con lui.

La relazione sulla performance deve essere approvata da tutti gli artisti elencati nella delibera.

13. Descrivere il processo di controllo dell'esecuzione dei documenti, la procedura per la registrazione dei documenti ricevuti per l'esecuzione, la procedura per la rimozione dei documenti dal controllo.

a) L'esecuzione di quali documenti (ordini) è soggetta a controllo obbligatorio?

. Documenti amministrativi (ordini, istruzioni);

. documenti (verbali, lettere, promemoria, piani, ecc.) contenenti istruzioni specifiche per il lavoro

con essi e termini di esecuzione; richiedere la preparazione di una risposta, tenere eventi, un rapporto, ecc.;

. istruzioni contenute nelle delibere emesse (anche in forma elettronica) sui documenti considerati (lettere, ecc.);

. separato, non correlato ad alcun documento, istruzioni del capo, documentato (anche in forma elettronica).

b) In quali casi i documenti (ordini) si considerano eseguiti?

. I documenti finali preparati su di essi non vengono restituiti per la revisione e su di essi è stata presa una decisione appropriata;

. Completato il coordinamento e la firma delle bozze dei documenti redatti in esecuzione delle istruzioni.

. le lettere in uscita preparate a seguito di un documento (ordine) sono registrate e inviate;

. i documenti contrattuali sono registrati;

. il dirigente, tra i cui compiti rientra il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini (titolare), ne conferma l'adempimento nel merito delle questioni in essi sollevate.

c) Quali sono i diritti dell'esecutore testamentario responsabile e dei coesecutori?

. Dai istruzioni ai tuoi subordinati immediati e controlla l'esecuzione delle istruzioni da parte loro;

. richiedere ai dipendenti le informazioni necessarie per l'esecuzione del documento (ordine);

. determinare la procedura per l'esecuzione del documento (ordine) (compresa la procedura per la preparazione e l'approvazione dei materiali per l'esecuzione dell'ordine, i tempi e la forma di partecipazione dei co-esecutori ai lavori sull'esecuzione dell'ordine) ;

. coordinare il lavoro dei co-esecutori;

. convocare i co-esecutori per condurre una discussione collegiale e risolvere questioni relative all'esecuzione dell'atto (ordine);

. prendere una decisione motivata sull'inclusione o il rifiuto di includere nella bozza del documento finale le proposte e i commenti presentati dai co-esecutori;

. predisporre proposte di proroga del termine per l'esecuzione dei documenti (ordini) indicando le ragioni oggettive della proroga e la data prevista di esecuzione.

d) Di cosa è responsabile l'appaltatore?

. La qualità della redazione (completezza e attendibilità delle informazioni utilizzate nella redazione del documento finale), la correttezza dell'esecuzione dei documenti predisposti in esecuzione del documento (ordine);

. completezza e correttezza di riflessione dei commenti e suggerimenti dei co-esecutori e dei soggetti coordinatori (organizzazioni) in nuova edizione documento (ordine);

. rispetto delle scadenze stabilite per l'esecuzione del documento (ordine);

. la sicurezza del documento originale (se gli viene consegnato il documento originale).

e) Quali sono le scadenze per l'esecuzione dei documenti (ordini)?

Il documento o l'ordine (risoluzione), di regola, fissa il termine (data di calendario) per la sua esecuzione.

Se nel testo della delibera, al posto di una data o di un termine, è definito un termine in espressione verbale, l'ordine è soggetto a esecuzione entro il termine appropriato:

. "Molto urgente", "immediato" - entro un giorno lavorativo;

. "Urgentemente" - entro tre giorni lavorativi;

. "Prontamente" - entro 10 giorni lavorativi.

Se il termine per l'esecuzione dell'ordine non è specificato, l'ordine deve essere eseguito entro un termine non superiore a 30 giorni di calendario o secondo il periodo di tempo specificato nel documento a cui si riferisce l'ordine (delibera).

f) Quali sono i diritti del titolare?

. Richiedere informazioni sullo stato di avanzamento dell'esecuzione del documento (ordine);

. restituire i documenti redatti in violazione dei requisiti dei regolamenti locali dell'organizzazione per la revisione;

. rimuovere i documenti (ordini) dal controllo.

14. Descrivere la procedura per la registrazione e l'elaborazione dell'inoltro dei documenti in uscita.

I documenti firmati dalla direzione lo stesso giorno devono essere consegnati all'ufficio per la registrazione e l'invio.

Prima di registrare un documento ricevuto per la spedizione, viene verificata la correttezza della sua esecuzione:

. la presenza di elementi del modulo, firma, data, visti richiesti e informazioni sull'appaltatore;

. la presenza di un titolo al testo, il numero e la data del documento a cui si dà risposta;

. correttezza dell'indirizzo del destinatario;

. la presenza degli allegati specificati nel documento, nonché dei materiali sulla base dei quali è stato preparato il documento in uscita (se si tratta di una risposta a una lettera in entrata);

. disponibilità di un sigillo nei casi in cui è richiesto.

I documenti eseguiti in modo errato vengono restituiti agli artisti.

Se il documento viene inviato a più indirizzi, il contraente consegna tante copie della lettera firmata da inviare a tutti i destinatari e una copia della copia.

Dopo aver verificato il disegno, il documento viene registrato nel giornale e viene apposto un numero in uscita su tutte le copie del documento in ordine.

Il numero in uscita è costituito dall'indice dell'unità strutturale che ha preparato la risposta, dal numero del caso secondo la nomenclatura dei casi e dal numero di serie.

Sulla copia del documento in uscita viene apposto un timbro di registrazione attestante nell'angolo superiore sinistro.

La corrispondenza viene inviata per l'invio all'ufficio postale o consegnata tramite corrieri.

Copie autenticate dei documenti inviati lo stesso giorno sono trasferite agli uffici competenti agli esecutori testamentari per l'archiviazione del caso.

15. Descrivere la procedura per lo sviluppo di un ordine (istruzione).

Prima della presentazione per la firma, il progetto di decreto (decreto) è approvato dai vicedirettori generali per aree di attività, dal capo dell'ufficio legale e dai responsabili delle altre divisioni strutturali interessate.

Nell'approvare una bozza di atto, i legali ne verificano la conformità alla normativa vigente, nonché la correttezza dei riferimenti ai documenti normativi.

I visti sono apposti sul retro dell'ultimo foglio dell'ordine originale.

I commenti sull'ordine di bozza sono riportati sul retro dell'ultimo foglio o su un foglio separato, sul quale viene fatta una nota corrispondente sulla bozza.

Se l'esecutore apporta modifiche e integrazioni, la bozza dell'ordine dovrebbe essere coordinata con tutti coloro che hanno firmato il documento in precedenza.

Gli ordini firmati dalla direzione il giorno della firma vengono trasferiti all'ufficio per la registrazione in un apposito giornale e la replica.

Gli ordini vengono emessi in un numero di copie strettamente limitato e vengono inviati solo alle unità strutturali che ne hanno bisogno.

La responsabilità di determinare la circolazione e la correttezza della distribuzione del documento spetta ai responsabili delle divisioni strutturali che hanno preparato l'ordine.

Le bozze degli ordini per il personale sono preparate dal dipartimento del personale.

Negli ordini per il personale, i visti di approvazione sono registrati sul lato anteriore del documento, sotto il requisito "Firma".

Gli ordini per il personale sono registrati, formati in casi separatamente dagli altri ordini e hanno una numerazione indipendente: al numero di registrazione viene aggiunto l'indice "k".

Gli originali degli ordini per l'attività principale sono archiviati nell'ufficio e gli ordini per il personale - nel dipartimento del personale del dipartimento del personale.

Adozione decisioni di gestione e le decisioni stesse sono documentate dai verbali delle riunioni di produzione con la direzione.

16. In che modo, secondo lei, è necessario modificare la procedura per lavorare con i documenti?

L'organizzazione non dispone di un documento locale che regoli il processo di esecuzione e il controllo sull'esecuzione dei documenti (ordini). Il processo non include l'ufficio, ma il controllo sull'esecuzione dei documenti (ordini) è una delle sue funzioni.

17. Quali forme di contabilità e registrazione dei documenti vengono utilizzate nell'organizzazione?

18. Qual è la procedura per preparare i file per il loro trasferimento in archivio?

Prima di trasferire i casi in archivio, viene effettuato un esame del valore scientifico e pratico dei documenti.

L'esame del valore dei documenti viene effettuato da una commissione di esperti permanente dell'organizzazione (CE).

La composizione del CE è approvata con decreto del Direttore Generale.

Nel suo lavoro, la CE è guidata dalla legge federale del 22 ottobre 2004 n. 125-FZ "Sull'archiviazione in Federazione Russa», Regole di base per gli archivi delle organizzazioni (approvate con decisione del Collegium di Rosarkhiv del 06.02.2002), documenti normativi e metodologici del Rosarkhiv.

Il CE dell'organizzazione svolge le seguenti funzioni:

. esamina progetti di nomenclatura dei casi di divisioni strutturali dell'organizzazione;

. organizza la selezione annuale dei documenti per la conservazione e la distruzione;

. considera gli inventari per lo stoccaggio permanente, il personale e lo stoccaggio a lungo termine (oltre 10 anni);

. considera e approva gli atti relativi all'assegnazione per la distruzione dei casi che non sono oggetto di ulteriore conservazione;

. prende in considerazione proposte di modifica dei periodi di conservazione per alcune categorie di documenti stabilite dagli attuali elenchi dei materiali documentari con periodi di conservazione e delibera in merito alla presentazione di tali proposte all'esame dell'istituto archivistico;

. partecipa alla preparazione e all'esame di bozze di elenchi di documenti, nomenclature standard e approssimative di casi e altro aiuti per l'insegnamento sul lavoro d'ufficio e sul lavoro dell'archivio dell'organizzazione.

I membri della CE, con la partecipazione di altri specialisti, verificano come sia stata eseguita correttamente la selezione dei documenti per l'archiviazione e la distruzione attraverso la visualizzazione di inventari, atti e documenti. La selezione diretta dei documenti viene effettuata dai dipendenti delle divisioni strutturali responsabili della tenuta dei registri e dai dipendenti dell'archivio.

La selezione dei documenti e dei casi di distruzione è formalizzata da un atto. Gli atti sono esaminati dalla CE, firmati dal presidente, dai suoi membri e approvati dalla direzione dell'organizzazione.

Trasferimento dei casi all'archivio centrale dell'organizzazione.

I file del periodo di conservazione permanente ea lungo termine (oltre 10 anni) sono trasferiti all'archivio dell'organizzazione non prima di un anno dopo il loro completamento nell'attuale lavoro d'ufficio. Il trasferimento all'archivio dei casi con un periodo di conservazione temporanea (fino a 10 anni) è effettuato a discrezione della direzione e tenendo conto del grado di carico di lavoro dell'archivio.

L'archivio accetta i documenti per la conservazione secondo distinte di consegna separatamente per periodi di conservazione permanente e temporanea in duplice copia.

Se singoli casi sono necessari per qualche unità strutturale per lavori in corso, l'archivio redige il rilascio di questi casi ad esso per l'uso temporaneo.

L'addetto all'archivio sottoscrive l'accettazione delle pratiche su tutte le copie delle distinte di consegna, indicando la data di ammissione e il numero delle pratiche accettate.

Una copia degli inventari viene restituita al mittente, il resto rimane nell'archivio dell'organizzazione.

L'emissione di casi per uso temporaneo ai dipendenti delle divisioni strutturali dell'organizzazione viene effettuata sulla base di una richiesta speciale.

L'emissione dei casi è redatta da una ricevuta di un dipendente dell'organizzazione e da una voce corrispondente nel libro contabile per l'emissione dei casi dall'archivio.

I casi sono emessi per un periodo non superiore a un mese. I dipendenti delle divisioni strutturali sono responsabili della tempestiva restituzione dei documenti emessi dall'archivio per uso temporaneo.

Durante l'anno clericale viene compilata una scheda sostitutiva per un fascicolo rilasciato in caso di necessità d'ufficio. Indica l'unità strutturale, il numero della pratica, la data della sua emissione, a chi è stata emessa la pratica, la data della sua restituzione e sono fornite le colonne per le ricevute di ricezione e accettazione della pratica.

19. Fornire la forma della nomenclatura degli affari del dipartimento e descrivere l'organizzazione della conservazione dei documenti nel dipartimento.

Nelle divisioni strutturali dell'organizzazione, le nomenclature dei casi vengono sviluppate annualmente nella forma prescritta.

Sono redatti dal responsabile del lavoro d'ufficio, con il coinvolgimento di specialisti.

Sulla base della nomenclatura dei casi di suddivisione strutturale, l'ufficio redige una nomenclatura consolidata degli affari dell'organizzazione.

La nomenclatura dei casi di un'unità strutturale comprende tutti i casi e i documenti generati nelle attività dell'unità, nonché tutte le schede di riferimento, i giornali e altri moduli contabili.

Tutti i casi devono avere un indice, che consiste in una designazione digitale convenzionale di un'unità strutturale e un numero di serie del caso secondo la nomenclatura.

La nomenclatura contiene i nomi (titoli) dei casi.

Nel redigere il titolo del caso, oltre al nome dell'argomento (oggetto, problema), viene indicato il tipo di caso in corso (materiali, corrispondenza, ecc.), nonché le date degli eventi, i dati sui corrispondenti si annota se il documento è un originale o una copia, ecc. ecc.

I periodi di conservazione dei casi e dei numeri di articolo sono indicati secondo l'Elenco dei documenti archivistici amministrativi standard generati nel corso delle attività degli organi statali, degli enti locali e delle organizzazioni, con l'indicazione dei periodi di conservazione (approvato con ordinanza del Ministero della Cultura del Russia del 25.08.2010 n. 558).

I periodi di conservazione per i casi non indicati nell'Elenco sono stabiliti dagli specialisti delle divisioni strutturali unitamente all'archivio centrale.

I casi che si sono formati nell'anno della carica e non sono stati inclusi nella nomenclatura dei casi vengono aggiunti in aggiunta alla sezione corrispondente.

La nomenclatura dei casi viene rivista annualmente: vengono specificate le intestazioni dei casi e i periodi di conservazione, vengono introdotti nuovi casi avviati durante l'anno.

Lo spostamento (lavori incompiuti) dell'unità strutturale viene trasferito alla nomenclatura dei casi per l'anno successivo, mantenendo l'indice clericale originale.

Alla fine dell'anno, al termine della nomenclatura dei casi, viene effettuata una registrazione definitiva delle categorie e del numero di casi aperti, separatamente permanenti, a lungo termine (oltre 10 anni) e temporanei (fino a 10 anni inclusi ) periodi di conservazione. Il record finale è certificato e queste informazioni vengono trasferite all'archivio.

I casi nell'attuale lavoro d'ufficio sono formati secondo la nomenclatura dei casi.

Tutti i documenti vengono raggruppati in file e archiviati prima di essere trasferiti all'archivio nelle divisioni strutturali dell'organizzazione.

Solo i documenti eseguiti vengono archiviati nel caso. Il contraente cancella i documenti eseguiti "Nel caso n. ____", confermando così che il problema sollevato nella lettera è stato risolto.

Le copie dei documenti depositati nel caso sono certificate.

I documenti eseguiti vengono archiviati nel caso nell'ordine di risoluzione delle questioni in ordine di cronologia, alfabeto, indicizzazione (numerazione) e il documento di risposta deve seguire il documento di richiesta.

I documenti di un anno clericale sono raggruppati in casi, ad eccezione dei casi trasferibili che hanno un periodo di formazione lungo, superiore a un anno (ad esempio, piani a lungo termine, file personali, ecc.).

Ogni cassa non deve contenere più di 250 fogli (spessore cassa 30-40 mm). Con un grande volume di documenti, viene eseguita la divisione cronologica del complesso in casi indipendenti o la divisione della questione in sotto-domande.

Il ritiro dei documenti dagli archivi dell'attuale lavoro d'ufficio viene effettuato con il permesso della direzione dell'unità strutturale. I documenti degli archivi sono emessi contro una ricevuta in una carta sostitutiva, che è conservata da un dipendente dell'ufficio.

I soggetti preposti allo svolgimento dell'attività d'ufficio assicurano la contabilità e la conservazione dei documenti. È vietato il ritiro di documenti dagli archivi di conservazione permanente dopo il completamento del loro lavoro d'ufficio.

20. È necessario creare una cronologia del lavoro con i documenti, tenere traccia dei progressi e del processo di approvazione?

21. Ti capita spesso di riscontrare indisponibilità di risorse di rete (unità condivise, stampanti)?

Sì. Gli arresti anomali si verificano mensilmente.

22. Diresti che il tuo computer è lento e il tuo disco rigido spesso non ha spazio?

23. Ti capita spesso di riscontrare errori mentre lavori con la posta elettronica?

Molto raramente.

Per semplificare l'elaborazione dei risultati dell'intervista, possono essere presentati come segue:

■ Fase 4: condurre un sondaggio... L'indagine viene effettuata al fine di ottenere informazioni più dettagliate sul flusso documentale dell'organizzazione. Inoltre, un questionario confidenziale ti consentirà di scoprire il vero atteggiamento dei dipendenti nei confronti del progetto per l'implementazione dell'EDMS. Un elenco di esempio di domande nel questionario può essere simile a questo:

Il tuo atteggiamento nei confronti dell'implementazione dell'EDMS (positivo, negativo, ambivalente, ecc.).

Quali ragioni, secondo lei, possono impedire l'attuazione dell'EDMS (scadenze di progetto molto strette, riluttanza dei dipendenti a lavorare nell'EDMS, qualifiche insufficienti dei dipendenti, ecc.)?

Cosa ti aspetti dall'implementazione dell'EDMS (riduzione dei costi, riduzione dei tempi di approvazione dei documenti, aumento del livello di controllo sull'esecuzione degli ordini)?

Qual è, secondo te, il livello di garanzia della sicurezza dei documenti nell'organizzazione (alto, medio, basso)?

Quanto tempo dedichi alla ricerca del documento richiesto?

Qual è, secondo te, la velocità di ricerca delle informazioni necessarie nell'organizzazione (alta, soddisfacente, bassa)?

Quanto tempo viene speso per l'approvazione del documento? (Chiarire per ogni tipo di documenti concordati.)

I risultati del sondaggio possono essere presentati in una tabella Excel (Tabella 2) e quindi, sulla base di questi dati, creare diagrammi per chiarezza.

COSTO DI ATTUAZIONE E PROPRIETÀ DI EDMS

Molte organizzazioni, concentrandosi sui costi di implementazione dell'EDMS, trascurano il costo totale di proprietà dell'EDMS.

Uno dei criteri per la scelta di un EDMS dovrebbe essere il costo di proprietà. Le potenziali organizzazioni esecutrici possono fornire i dati necessari (almeno, il calcolo dell'implementazione e della manutenzione) su richiesta. Il costo di proprietà è composto da spese di capitale e di esercizio.

Il costo di capitale stimato per l'implementazione (CAPEX) può essere simile a questo:

Equipaggiamento (se richiesto, ad esempio un server più potente, acquisto aggiuntivo di un PC): 300.000 rubli;

Licenze per il software in fase di implementazione (licenze server e client): 400.000 rubli;

Lavori (costo del lavoro dei consulenti): 1.500.000 rubli.

Totale: 2.200.000 rubli.

Per quanto riguarda i costi operativi (OPEX), possono essere i seguenti:

Formazione di nuovi utenti per lavorare con il sistema: 100.000 rubli;

Manutenzione del sistema informativo (all'anno): RUB 500.000;

Supporto tecnico utente (all'anno): 200.000 rubli.

Totale: 800.000 rubli. nell'anno.

Gli esempi forniscono un costo approssimativo dei costi, tuttavia, consentono anche di determinare che i costi operativi dell'EDMS possono arrivare fino al 40% dei costi di implementazione.

Pertanto, quando si sceglie un EDMS, è necessario prestare attenzione al costo delle licenze, alla possibilità di formare nuovi utenti, ai costi di manutenzione e supporto.

Puoi formare tu stesso uno o due specialisti. E se ce ne sono dieci, e anche da diverse divisioni strutturali, eseguiranno compiti diversi nell'EDMS ... In questo caso, potrebbe essere necessario condurre una formazione da parte di specialisti dell'organizzazione esecutiva. Per quanto riguarda la manutenzione e il supporto tecnico, di norma, le organizzazioni di implementazione offrono diverse opzioni.

Non dovresti scegliere immediatamente l'offerta di escort più economica - alla fine può essere costosa. È necessario analizzare tutte le condizioni, vale a dire: il tempo di risposta all'applicazione (può essere 24 ore, 36 ore, ecc.), Il tempo di risoluzione dei problemi (3-5 giorni lavorativi), ecc.

QUANDO È MEGLIO RINVIARE L'ATTUAZIONE DEL SED

In pratica, ci sono situazioni in cui è meglio non precipitarsi nell'implementazione dell'EDMS e prima apportare modifiche organizzative, ottimizzare i processi di lavoro con i documenti, ecc.

È meglio posticipare l'implementazione dell'EDMS nei casi in cui:

L'iniziativa di attuazione non viene dal top management, ma dai responsabili delle divisioni strutturali;

Nell'organizzazione, caos dal punto di vista della regolazione dei processi (il caos automatizzato non cesserà di essere caos);

Per un motivo o per l'altro, i dipendenti si "ribellano" all'introduzione dell'EDMS ("c'è molto lavoro, c'è poca gente, e poi c'è l'introduzione").

RIEPILOGO

1. L'ispezione pre-progetto prima dell'implementazione dell'EDMS è obbligatoria e di fatto è un audit del flusso di lavoro.

2. Condurre autonomamente un sondaggio pre-progetto, contattare immediatamente i servizi dell'organizzazione esecutrice o fare entrambe le cose: spetta all'organizzazione del cliente decidere.

3. Il sondaggio pre-progetto consente di valutare la prontezza dell'organizzazione per implementare l'EDMS e ridurre i tempi ei costi finanziari in futuro durante l'implementazione del progetto.

4. A volte è meglio posticipare l'implementazione dell'EDMS e apportare modifiche organizzative, ottimizzare i processi di lavoro con i documenti, ecc.

Attualmente, c'è un rapido sviluppo e implementazione Tecnologie informatiche non solo nelle agenzie governative, ma anche in molte imprese russe, e il successo dell'implementazione stessa dipende da quale sarà l'approccio all'implementazione dell'EDMS, da quanto bene è pianificato.

Man mano che l'azienda cresce, aumenta anche il volume delle scartoffie. E quando il numero di documenti elaborati supera il valore soglia, i processi di lavoro con i documenti sfuggono al controllo, cessano di essere controllabili e, di conseguenza, iniziano a rallentare lo sviluppo dell'impresa, quindi la comprensione dell'importanza di introdurre EDMS viene. A questo punto, molte aziende si trovano ad affrontare un problema chiamato "da dove cominciare".

Il processo di implementazione dell'EDMS nella pratica mondiale e domestica di successo comprende le seguenti fasi:

1. Indagine informativa.
   1. Intervistare.
   2. Interrogatorio.
2. Analisi dei dati raccolti.
3. Formazione dei requisiti tecnici e funzionali per l'EDMS.
4. Monitoraggio mercato EDMS e tenendo una gara d'appalto.
5. Prova dimostrativa.
6. Conclusione di un contratto.
7. Sviluppo di regolamenti per EDMS.
8. Installazione e configurazione del software.
9. Formazione per utenti EDMS.
10. Test del software con gli utenti.
11. Eliminazione degli errori rilevati durante il test del sistema.
12. Sfruttamento industriale.

Perché non fare a meno di un sondaggio informativo?

Perché è così importante condurre un sondaggio informativo? Si ritiene che un'indagine pre-progetto di alta qualità garantisca 80% di successo dell'implementazione dell'EDMS... Dopotutto, consente:

• ottenere un "ritratto" più chiaro dell'organizzazione: la sua missione, le direzioni di attività; Struttura aziendale; funzioni delle divisioni (e loro interazione), previste dalle disposizioni sulle divisioni strutturali; principali processi aziendali;
• determinare lo stato generale dell'organizzazione del lavoro d'ufficio nell'impresa;
• definire flussi informativi e documentali (comprese le tipologie di documenti utilizzati);
• identificare e prendere in considerazione i rischi e le modalità per superarli durante l'attuazione del sistema;
• determinare lo scopo dell'attuazione;
• determinare i compiti e le funzioni che l'EDMS dovrà svolgere in futuro;
• definire gli utenti dell'EDMS;
• apprendere e descrivere i processi aziendali esistenti (da automatizzare), ecc.

Puoi ottenere le risposte alle domande elencate da autoapprendimento di informazioni generali sull'oggetto dell'attuazione dell'EDMS. Aiuta a prepararsi per intervistando leadership e specialisti chiave. E analizzare i risultati del colloquio ti aiuterà a sviluppare questionario con domande più dettagliate per una cerchia più ampia di persone. Pertanto, ogni fase del sondaggio consente di approfondire il problema e ottenere una descrizione sempre più dettagliata del problema in uscita.

Solo comprendendo le reali esigenze dell'impresa, è possibile determinare quali funzioni dovrebbe svolgere l'EDMS. Quindi il suo aspetto sarà in grado di ottimizzare il lavoro delle persone e non lo percepiranno come la ralla di un carro.

Al momento dell'inizio dell'indagine, il nostro stabilimento di lavorazione della carne disponeva di un gruppo di uffici distribuiti geograficamente, una struttura aziendale complessa e un grande volume di flusso di lavoro cartaceo, che ha portato a un flusso di documenti incontrollato, violazione dei termini di approvazione ed esecuzione, come così come la perdita dei documenti.

Con un aumento dei volumi di produzione e un aumento dei compiti risolti dalla nostra impresa, è cresciuto solo il numero di gestione e altra documentazione sviluppata, ricevuta e inviata, e anche il ruolo della disciplina esecutiva è aumentato. In connessione con l'ingresso dell'impianto di lavorazione della carne a un nuovo livello, la direzione dell'impresa ha deciso di introdurre un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS), che consente di automatizzare non solo il lavoro con documenti organizzativi e amministrativi (ordini, corrispondenza, ecc. .), ma anche alcuni processi aziendali accompagnati da elaborazione ed esecuzione di documenti.

A tal fine, è stato formato un team di specialisti delle principali divisioni strutturali dell'impresa. Il capo di questo progetto è stato nominato vicedirettore delle istituzioni educative prescolari - l'autore di questo articolo.

Intervista

Abbiamo deciso di implementare l'EDMS in più fasi. La prima fase dell'indagine informativa, "visibile" per il team, è stata: un sondaggio sulla prima linea di manager e partecipanti chiave nei processi aziendali che lavoreranno nell'EDMS, cioè. saranno i suoi utenti. V obbligatorio Questa indagine dovrebbe includere dirigenti e specialisti in materia delle unità strutturali interessate, che saranno in grado di esprimere i loro desideri e commenti.

Prima dell'inizio questa fase vicedirettore per le istituzioni educative prescolari erano domande preparate, le cui risposte potrebbero dare un'idea dei problemi nell'organizzazione del lavoro con i documenti.

È stato compilato un elenco di futuri intervistati, che includeva circa 30 persone (questo capi di dipartimento, i loro vice e specialisti responsabili della creazione di documenti, della loro approvazione, firma e approvazione). Con ciascuno è stato concordato un incontro separato, durante il quale è stato prima enunciato lo scopo della conversazione personale, quindi è proseguito un dialogo, il cui "programma" era un elenco di tesi e domande preparate in anticipo (vedi esempio 1). Per la comodità di condurre e analizzare l'intervista, è possibile registrare la conversazione su un dittafono. Ma è meglio che un partecipante al sondaggio non sappia che la registrazione è in corso, perché quando vede un registratore vocale, la maggior parte delle persone si perde.

Esempio 1

Billetta per interviste nell'ambito di un sondaggio di un impianto di lavorazione della carne per l'attuazione dell'EDMS

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Durante l'incontro con ciascun intervistato, il vice per le istituzioni educative prescolari all'inizio della conversazione ha dettagliato quanto segue:

1. Lo scopo del sondaggio:

"Indagine sullo stato del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro, comprensione dei processi aziendali esistenti che devono essere automatizzati e le cui attività sono accompagnate dall'elaborazione e dall'esecuzione di documenti".

2. Perché la nostra azienda ha bisogno di implementare l'EDMS:

"Lo scopo dell'EDMS è migliorare qualitativamente il processo di lavoro con i documenti di manager e specialisti in materia di tutti i livelli, per ridurre il tempo del lavoro di routine con i documenti".

3. Quali sono i vantaggi dell'EDMS, ad esempio:

“Il sistema permette di ridurre i tempi di ricerca il documento richiesto, consente di avere accesso a un database comune di documenti con differenziazione dei diritti utente, è possibile lavorare nel sistema da remoto, lavorare con un documento congiuntamente per più utenti, coordinare documenti in modo rapido e semplice, automatizzare la registrazione e la distribuzione dei documenti, organizzare controllo sull'esecuzione degli ordini e dei documenti ( attività di gestione diventa trasparente), è possibile firmare i documenti nel sistema utilizzando firma elettronica, organizzare il lavoro con contratti, integrare EDMS con altri programmi utilizzati dall'organizzazione, ridurre i costi di mantenimento dell'archivio ”.

1. Quali problemi incontri mentre lavori con i documenti?
2. Cosa vorresti migliorare, migliorare, cambiare nell'organizzazione del lavoro con i documenti?
3. Con quale rapidità ed efficienza avviene la consegna dei documenti?
4. Dove sono, secondo te, le aree deboli che causano problemi nel lavorare con i documenti?
5. Le forme esistenti di documenti sono comode da usare?
6. Quanto tempo ci vuole per elaborare un documento? Questa domanda dovrebbe essere posta in relazione a ciascun tipo di documenti che sono massicciamente presenti nei processi aziendali dell'organizzazione.
7. Qual è il volume del flusso di lavoro nella tua area di lavoro?

Il processo di intervista è stato influenzato dall'attività dei partecipanti al sondaggio, che ha influito sui tempi dell'intervista e ha anche dimostrato la sottovalutazione dell'importanza del progetto da parte del personale.

A seguito dell'analisi delle informazioni raccolte durante l'intervista, è stata costituita una tabella mostrato nell'Esempio 2. Ha contribuito a strutturare le informazioni ricevute ea trarre le necessarie conclusioni, che si riflettono bene in esso.

Esempio 2

Sistematizzazione delle informazioni ottenute durante il colloquio

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Sulla base dei risultati delle interviste, sono stati identificati i seguenti processi aziendali che richiedono l'automazione da parte dell'EDMS in primo luogo:

• gestione dei contratti;
• riconciliazione fatture per pagamento;
• coordinamento dei documenti organizzativi e amministrativi:
• controllo sull'esecuzione degli ordini (delibere).

Le interviste hanno contribuito a preparare il terreno per il questionario, che presuppone una maggiore accuratezza nel fornire risposte alle domande.

Questionario

Lo scopo del sondaggio era ottenere informazioni più dettagliate (accurate) sullo stato attuale del flusso di lavoro e del lavoro d'ufficio presso l'azienda. I partecipanti al sondaggio erano capi delle divisioni strutturali e specialisti in materia, che poi dovrebbero diventare utenti dell'EDMS. L'indagine è stata condotta in contumacia, il che significava compilare il questionario in assenza del ricercatore.

Il questionario era composto da tre parti (vedi Esempio 4):

1. Parte introduttiva - il suo compito principale era quello di indurre l'intervistato a dare risposte alle domande poste. Sono stati descritti lo scopo e gli obiettivi dello studio, il significato del ruolo del rispondente; istruzioni per la compilazione del questionario.
2. La parte principale, contenente domande con una formulazione semplice, e la loro completezza e numero dipendono dall'obiettivo desiderato (le domande nel questionario di esempio dell'Esempio 4 sono raccomandative e possono differire dalle domande ottimali per il sondaggio della tua impresa, puoi usarle come modello di partenza per sviluppare il proprio questionario).
3. La parte finale - qui al convenuto è stata data una garanzia di riservatezza della sua opinione; ha espresso gratitudine per aver partecipato allo studio.

Su richiesta dell'intervistato, il questionario è stato stampato e consegnato a lui personalmente o inviato alla sua e-mail. Il modulo del questionario è stato progettato in modo che fosse conveniente per il rispondente compilarlo direttamente nel file word.

Se il questionario è stato inviato come file word, quindi nel corpo e-mail il destinatario ha visto per primo il testo di accompagnamento (tutti i dettagli di contatto nell'esempio sono fittizi):

Esempio 3

Testo di accompagnamento e oggetto dell'e-mail quando si invia il questionario come allegato via e-mail

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Esempio 4

Questionario per condurre un'indagine sull'impresa prima dell'implementazione dell'EDMS

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I dati raccolti sono stati inseriti in una tabella MS Excel, che ha permesso di generare automaticamente i diagrammi della distribuzione dei pareri su ogni tematica. Quelli. i risultati sono stati presentati alla direzione nel modo più descrittivo (vedi Esempio 6). Il numero di opzioni di risposta selezionate per ciascuna domanda è stato riportato su un foglio del file e i diagrammi basati su questi dati sono stati creati sull'altro foglio:

In futuro, prenderemo in considerazione tutti i rischi identificati in modo che in appena possibile vai a lavorare in EDMS:

• il rischio di assenza o errata definizione dei compiti e delle funzioni dell'EDMS;
• il rischio di sottovalutare le risorse necessarie (denaro, tempo);
• il rischio di violazione dei termini di attuazione delle fasi del progetto;
• il rischio di un'informazione insufficiente dei dipendenti dell'impresa sull'andamento dei lavori, nonché il rischio di negligenza, passività, resistenza dei dipendenti, scarso coinvolgimento dei dirigenti nel progetto;
• il rischio di attrezzature tecnologiche scadenti;
• il rischio di mancanza di un quadro normativo.

In generale, l'indagine ha mostrato un atteggiamento positivo nei confronti dell'introduzione della gestione elettronica dei documenti, ma c'era anche un numero di dipendenti che erano negativi sull'implementazione dell'EDMS, perché hanno percepito questo progetto come un'altra innovazione che non farà che aumentare il loro lavoro .

Successivamente, sulla base dell'analisi dei risultati delle interviste e dei questionari, è stato determinato l'obiettivo e sono stati elaborati i requisiti per l'EDMS, ma questa è già un'altra e non meno importante fase del lavoro di implementazione. Attualmente, la nostra azienda sta conducendo un'analisi comparativa del mercato EDMS.

Note a piè di pagina

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