Programma d'ufficio. Ufficio elettronico. Invio di lettere ai corrispondenti

Le grandi aziende conducono ogni anno corrispondenza con decine di migliaia di controparti e migliaia di dipendenti creano documenti interni. Parte della corrispondenza può essere ricevuta ed elaborata in forma cartacea. I sistemi di e-office aiutano le aziende ad aumentare la loro efficienza più volte e a formare un unico archivio di tutti i documenti.

"Ufficio" copre l'intero ciclo di lavoro con i documenti cartacei: dall'inserimento e registrazione fino alla presentazione in archivio. La funzionalità è completamente coerente standard russi lavoro d'ufficio, consentendo di automatizzare la maggior parte delle operazioni "manuali".

Mantenimento della nomenclatura dei casi e dei registri di registrazione

La composizione approvata della nomenclatura dei casi è conservata in un apposito elenco del sistema. Nel caso di contabilità decentrata degli atti, sono previsti luoghi di registrazione all'interno delle divisioni strutturali.

Nomenclatura dei casi

Quando si preparano i documenti per il trasferimento all'archivio per ogni caso di nomenclatura, è possibile stampare automaticamente la copertina del caso, nonché un inventario dei documenti. Il tempo di preparazione per l'archiviazione e la ricerca nell'archivio viene ridotto più volte.

Registrazione di documenti

Per inserire un documento in DIRECTUM, compilare i campi obbligatori della scheda di controllo della registrazione (RCC) e il numero di registrazione verrà assegnato automaticamente. Un sistema di numerazione flessibile consente di assegnare un numero a un documento nel contesto di ogni registro di registrazione in modo arbitrario e automatico. Il numero può includere un codice dipartimento, un codice giornale e tutti i dettagli necessari. Con l'implementazione della soluzione, il tempo medio per la registrazione dei documenti si riduce del 35-50%.

Esempio RKK

RKK contiene dati primari (suddivisione, data di registrazione, numero di registrazione, ecc.), nonché informazioni sullo stato di qualsiasi documento cartaceo, ad esempio la sua posizione. Quando si sposta un documento tra i reparti, ogni luogo di registrazione ha il proprio RSC. È possibile monitorare lo spostamento di un documento cartaceo all'interno dell'azienda lungo la catena di RCM creati.

È inoltre possibile allegare un documento o la relativa immagine scansionata all'RKK. Per l'immissione rapida di un grande volume di documenti, viene utilizzato il servizio di input in streaming DIRECTUM Capture Service. Lei sostiene vari modi immissione di documenti: cattura da e-mail o dal file system (ad esempio, da uno scanner).

La funzione di creazione dell'RCM e di compilazione dei dati può essere trasferita ai meccanismi intelligenti di Ario. Dopo aver ricevuto il documento, lo classificano autonomamente, riconoscono il testo e compilano l'RKK con le informazioni significative estratte. L'impiegato può solo verificare la correttezza del riempimento. Ciò consente di ridurre ulteriormente i tempi di registrazione e di ridurre il numero di operazioni di routine.

Esame ed esecuzione dei documenti in entrata

Dopo aver registrato il documento in arrivo, l'impiegato lo invia al capo per l'esame in un paio di clic. Sulla base dei risultati dell'esame del documento, il segretario o il capo stesso formano le istruzioni per il documento.

Se il capofila ha un assistente, la revisione preliminare del documento con la redazione di una bozza di risoluzione è effettuata dal suo assistente. Il leader può solo approvare la bozza di risoluzione e inviare istruzioni per l'esecuzione.

Nel processo di esecuzione degli ordini, è assicurato quanto segue:

fissare la corrispondenza in esecuzione;
la possibilità di delega e invio per revisione;
controllo delle scadenze, richieste di una nuova scadenza.

I supervisori tengono traccia delle prestazioni visivamente. Tutti i partecipanti al lavoro hanno accesso a un breve riepilogo che riflette lo stato delle attività correlate.

Albero delle missioni

Invio di lettere ai corrispondenti

La soluzione è strettamente integrata con il modulo “Scambio con controparti”. Una volta che una lettera in uscita è stata approvata, è facile inviarla ai destinatari attraverso sistemi di scambio di documenti: ciò elimina la necessità di stampare ripetutamente un documento e riduce i costi di consegna.

Inoltre, per i documenti in uscita, puoi specificare una mailing list per le organizzazioni e inviarli automaticamente e-mail destinatari o stampare buste che soddisfano gli standard delle poste russe.

Stampa di buste

Preparazione e familiarizzazione con documenti organizzativi e amministrativi

La registrazione e l'invio per l'approvazione dei documenti amministrativi è completamente automatizzato. È sufficiente compilare i dati necessari nella procedura guidata di azione, dopodiché il sistema genererà un documento e lo invierà ai dipendenti necessari per l'approvazione e la firma:

Dopo la firma, il documento organizzativo e amministrativo può essere inviato ai dipendenti interessati per la revisione. Per fare ciò, è necessario compilare una mailing list in RKK. Questo elenco può essere utilizzato anche in futuro per distribuire un altro documento.

I dipendenti della mailing list ricevono compiti per familiarizzare con il documento. Nel sistema DIRECTUM, per confermare la familiarizzazione, è sufficiente completare l'attività. E se un'attività viene inviata per conoscere un documento che non è inserito nel sistema, questo viene indicato nel testo dell'attività e gli esecutori familiarizzano con il documento in forma cartacea.

Ricerca e analisi

Secondo i dettagli noti, è possibile trovare sia il documento elettronico stesso che il suo RSC insieme a informazioni sull'ubicazione e sulla fase di esecuzione del documento.

Cerca per RKK

Trova rapidamente documento desiderato insieme all'RKK, è possibile anche tramite un codice a barre su un analogo cartaceo del documento. Grazie alla tecnologia di identificazione rapida, il codice a barre viene letto da uno speciale scanner, dopodiché il sistema trova automaticamente il documento e le relative commesse.

Finestra di azione per il documento trovato

Per analizzare l'efficienza del lavoro degli utenti, il sistema fornisce report specializzati: "Elenco di familiarizzazione", "Controllo dei tempi di esecuzione degli ordini", "Statistiche di esecuzione degli ordini", "Documenti da restituire", ecc.

Esempio di rapporto

Il client web può essere utilizzato negli uffici remoti di un'organizzazione geograficamente distribuita o come client principale, fornendo multipiattaforma e facilità di amministrazione. Tutto ciò di cui hai bisogno è l'accesso a Internet per lavorare.

RKK in entrata nell'ufficio web

Effetto di attuazione

Utilizzando la soluzione, i dipendenti riceveranno gli ordini e le istruzioni per l'esecuzione in modo tempestivo. Controllo dell'esecuzione decisioni di gestione diventa completamente trasparente.

Al minimo riduce il rischio di perdere documenti
2 volte i tempi per la preparazione e l'approvazione di una lettera in uscita saranno ridotti
12 volte velocizzare la ricerca della localizzazione dei documenti cartacei
2 volte sarà accelerata la predisposizione delle informazioni al management per l'esecuzione delle istruzioni
del 20% aumentare l'esecuzione delle istruzioni da parte del management

Tipicamente, l'onere di garantire il flusso di documenti "cartacei" e di monitorare l'esecuzione delle istruzioni ricade sulle divisioni dell'organizzazione coinvolte nel lavoro d'ufficio: l'ufficio, la gestione del caso, nonché i responsabili del lavoro d'ufficio nelle divisioni strutturali. È a loro che è destinato il modulo "Ufficio" del sistema elettronico di gestione dei documenti e dell'interazione DIRECTUM. Questo modulo semplifica l'esecuzione delle operazioni di routine per l'elaborazione di documenti cartacei in conformità con i requisiti del GSDOU, su cui si basa la tradizionale tecnologia per ufficio russa:

registrazione unificata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, nonché dei documenti interni mediante carte di registrazione e controllo (RCC);
registrazione dell'ubicazione di un documento cartaceo in qualsiasi sua fase ciclo vitale: esame da parte della direzione, approvazione della bozza di documento, esecuzione, ecc.;
controllo sulla tempestiva esecuzione delle istruzioni, delibere e istruzioni del management;
cancellazione di documenti nel caso secondo la nomenclatura dei casi adottata nell'organizzazione;
ricerca rapida delle informazioni necessarie sullo stato, disponibilità, circolazione dei documenti cartacei;
ottenendo il necessario forme standard e riviste, e rapporti statistici flusso di documenti dell'organizzazione.

Inoltre, il modulo "Ufficio" permette di organizzare lo scambio tra diverse organizzazioni. Con questo scambio, è possibile utilizzare firma elettronica(ES), e speciali meccanismi del sistema consentono di controllare la consegna dei documenti. I principi di scambio si basano sullo scambio di standard del settore documenti elettronici"Interazione di sistemi di automazione per la gestione della documentazione", approvato dalla Gilda dei Gestori Documentali.

Mantenimento della nomenclatura dei casi e dei registri di registrazione

Il sistema di numerazione flessibile consente di assegnare un numero a un documento in una sezione giornale elettronico registrazione. Per ogni giornale di registrazione viene impostato un metodo arbitrario di numerazione automatica dei documenti all'interno del giornale di registrazione. Il numero può includere un codice dipartimento, un codice giornale e qualsiasi altro dettaglio necessario.

Quando si preparano i documenti per il trasferimento all'archivio per ciascun file di nomenclatura, è possibile stampare la copertina del caso, nonché un inventario dei documenti del caso, il che riduce notevolmente i tempi di preparazione dei documenti per l'archiviazione in archivio.

Registrazione di documenti

Per la registrazione dei documenti nel modulo "Ufficio" si utilizzano le Carte di registrazione e controllo (RCC), che contengono tutti i dati primari (corrispondente, unità organizzativa, rappresentante dell'organizzazione, data di registrazione, numero di registrazione, soggetto e riepilogo documento, modalità di consegna, ecc.), nonché le informazioni necessarie sullo stato di qualsiasi documento cartaceo dell'organizzazione (ubicazione, stato di esecuzione, ecc.). Per i documenti in uscita, puoi specificare una lista di distribuzione per le organizzazioni.

Il sistema implementa la possibilità di registrare i documenti sia delle organizzazioni che dei cittadini.

Per le organizzazioni che utilizzano la registrazione decentralizzata dei documenti, il sistema utilizza i luoghi di registrazione: i luoghi di lavoro dei segretari e del personale d'ufficio. Ogni luogo di registrazione può servire una o più divisioni. In base ai luoghi di registrazione è possibile differenziare i diritti di accesso ai dati.

Quando si sposta un documento tra i reparti, ogni luogo di registrazione può avere il proprio RSC. Appare così una catena RKK, lungo la quale è possibile tracciare lo spostamento di un documento cartaceo non solo tra i dipendenti all'interno di un dipartimento, ma anche tra i dipartimenti. Inoltre, tramite il RSC, viene effettuata l'interconnessione tra gli atti registrati del sistema quali: “In risposta a”, “In esecuzione”, ecc.

La procedura di registrazione è semplice e consiste nella compilazione dei campi obbligatori della RKK, mentre il numero di registrazione viene assegnato automaticamente.

Quando ci si registra direttamente dall'RKK, è possibile inserire un documento scansionato (elettronico) nel modulo "Gestione elettronica dei documenti" con il suo allegato automatico all'RKK. Per l'inserimento tempestivo di un grande volume di documenti, vengono utilizzati i servizi di input del sistema, che garantiscono l'inserimento in linea dei documenti nel modulo. In futuro, l'RKK, così come il documento elettronico inserito, potrà essere facilmente trovato dal codice a barre sull'analogo cartaceo del documento, grazie alla tecnologia di identificazione rapida integrata nel sistema.

Secondo la RKK, vengono stampati i registri dei documenti in entrata e in uscita. Per i documenti in uscita, puoi generare e stampare automaticamente un adesivo sulla busta.

Movimentazione ed esecuzione di documenti

Dopo la registrazione, il documento in entrata passa attraverso le fasi di esame, risoluzione, controllo ed esecuzione del documento. Allo stesso tempo, l'ulteriore lavoro degli esecutori testamentari con il documento può essere svolto completamente in formato elettronico. Ciò riduce notevolmente il tempo trascorso dagli artisti e previene la perdita accidentale dell'originale.

A seconda dello stile di lavoro del manager, il documento viene considerato da lui in formato cartaceo o elettronico.

In base alla deliberazione del responsabile, il documento può essere posto sotto controllo con nomina di esecutori testamentari, istruzioni e termini. Per i dirigenti che lavorano con il modulo Business Process Management, il segretario o il manager stesso possono creare rapidamente un'attività direttamente da RKK. Lavorare con i compiti consente di sfruttare al massimo tali possibilità del sistema di monitoraggio dell'esecuzione delle istruzioni, quali: fissare la piena corrispondenza sull'esecuzione delle istruzioni; la possibilità di invio per revisione; impostazioni di routing flessibili, ecc.

Successivamente, per le attività relative all'RSC, è possibile ricreare rapidamente lo storico dei lavori sul documento, la procedura di approvazione e la motivazione della decisione.

Se il modulo "Cancelleria" viene utilizzato in modo indipendente, tutte le istruzioni impartite agli esecutori vengono inserite dal segretario nell'RSC del documento, dopodiché viene monitorata la loro tempestiva esecuzione. Allo stesso tempo, per gli utenti non automatizzati, è possibile stampare le istruzioni.

Quando si lavora con documenti elettronici, tutti i movimenti dei documenti vengono eseguiti attraverso attività, mentre la posizione di un documento cartaceo in qualsiasi momento viene registrata su una scheda speciale dell'RKK. Ciò consente di trovare rapidamente l'originale cartaceo del documento tramite l'RKK. Il lavoro con i documenti in uscita e interni si basa sugli stessi principi.

Scambio di documenti elettronici tra sistemi

Con l'aiuto del sistema, è possibile organizzare lo scambio di documenti elettronici ufficiali e giuridicamente significativi tra organizzazioni. Lo scambio di documenti si basa sull'utilizzo dello standard di settore per lo scambio di documenti elettronici "Interaction of automation systems for document management", approvato dalla Guild of Document Managers.

I documenti possono essere scambiati tra divisioni strutturali una società (holding) e tra organizzazioni partner indipendenti. In questo caso, le parti dello scambio possono utilizzare sistemi diversi gestione elettronica dei documenti o non funziona affatto con tali sistemi.

Se lo scambio viene effettuato tra divisioni di una società (holding), il lavoro con i documenti avviene nei moduli "Gestione elettronica dei documenti", "Gestione dei processi aziendali" e "Ufficio". Se lo scambio è tra terzi, quindi il documento elettronico viene esportato dal sistema in un file ESD. La seconda parte può importare un documento ESD nel proprio sistema elettronico di gestione dei documenti (a condizione che questo formato sia supportato da questo sistema; il formato ESD è aperto), oppure utilizzare il programma distribuito gratuitamente DIRECTUM OverDoc per lavorare con un documento ESD. DIRECTUM OverDoc permette di visualizzare il documento, i suoi attributi e tutti gli ES con cui il documento è stato firmato, compreso il contrassegno di autenticità.

Ricerca e analisi delle informazioni

Dal momento della registrazione di qualsiasi documento nel sistema, è possibile trovare sia la sua scheda di registrazione, insieme alle informazioni sull'ubicazione e il processo di esecuzione del documento, sia il documento elettronico stesso.

Il sistema cerca numeri di registrazione, il corrispondente, l'autore della risoluzione, nonché tutti i requisiti della RKK e la loro arbitraria combinazione.

Inoltre, il sistema fornisce report specializzati che aumentano notevolmente l'efficienza del lavoro degli utenti: Documenti in esame, Ordini scaduti, Documenti da restituire, ecc.

Modulo web "Ufficio"

Il modulo web "Ufficio" è progettato per automatizzare il lavoro con documenti cartacei ufficiali, come documenti amministrativi, lettere in entrata e in uscita, istruzioni, promemoria e promemoria. Facilita la gestione dei documenti cartacei.

L'elaborazione dei documenti cartacei viene eseguita in conformità con i requisiti del GSDOU, su cui si basa la tradizionale tecnologia per ufficio russa.

Il modulo web "Office" ha lo scopo di risolvere i seguenti compiti:

registrazione unificata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, nonché dei documenti interni, utilizzando le carte di registrazione e di controllo;
controllo sulla tempestiva esecuzione delle istruzioni, delibere e istruzioni del management;
ricerca rapida delle informazioni necessarie sullo stato, disponibilità, circolazione dei documenti cartacei;
ottenere i moduli e le riviste standard necessari, nonché rapporti statistici sul flusso di lavoro dell'organizzazione.

La base del modulo web "Cancelleria" è costituita dai libri di consultazione "Carte di registrazione e controllo", "Incarichi per il RRC", "Nomenclatura dei casi".

Vantaggi dell'integrazione del modulo "Office" con altri moduli del sistema

Pertanto, grazie all'interazione dei moduli "Gestione elettronica dei documenti", "Gestione dei processi aziendali" e "Ufficio" all'interno del sistema unificato l'aumento dell'efficienza del lavoro dell'organizzazione è assicurato nel pieno rispetto delle tradizioni domestiche e degli standard del lavoro d'ufficio. Tutti i meccanismi forniti da ciascun modulo possono essere utilizzati in varie combinazioni di fasi "cartacee" ed "elettroniche" di lavoro con i documenti. Allo stesso tempo, il tradizionale lavoro d'ufficio "di carta" si inserisce armoniosamente gestione elettronica dei documenti organizzazioni con connessioni orizzontali sviluppate.

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