Sistema automatizzato di gestione elettronica dei documenti ED. Sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS): cos'è, caratteristiche e raccomandazioni. Iniziative statali intorno al “Documento Elettronico”

"," Tesi "e 1C: Gestione documentale. La quota di queste soluzioni nella base di TAdviser supera il 60%.

Allo stesso tempo, per L'anno scorso contiene informazioni su 600 nuovi progetti. Nel 2019 la base di TAdviser si è spesso rifornita di informazioni sulle implementazioni dei sistemi Elma, "Thesis", DirectumRX e "1C: Document Management".

Se consideriamo le implementazioni dei fornitori, tenendo conto di tutte le soluzioni di una particolare azienda relative a EDMS / ECM, in questo caso, la Top 5, a partire dalla fine del 2019, sarà simile a questa: Directum, Elma,, Docsvizhn e Haulmont.

2018

A dicembre 2018, il database di TAdviser dei progetti EDMS/ECM includeva informazioni su oltre 5,1 mila implementazioni. Da dicembre 2017, cioè Dalla pubblicazione del precedente rapporto, è stato reintegrato con quasi 700 progetti nuovi e d'archivio.

La metà di tutti i progetti, le cui informazioni sono disponibili sul sito, ricade su 5 sistemi domestici- Directum, Elma, Docsvision, "Caso" e "Tesi".

Se osservi l'implementazione di tutti i prodotti della classe EDMS / ECM di fornitori specifici, in base al numero di progetti i primi cinque appariranno così: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn e Haulmont.

2017

I più diffusi sistemi EDMS/ECM

All'inizio di dicembre 2017, il database di TAdviser dei progetti EDMS/ECM includeva informazioni su circa 4.440.000 implementazioni. Da novembre 2016, cioè dalla pubblicazione del precedente rapporto, è stato reintegrato con 460 progetti nuovi e d'archivio.

Più della metà di tutti i progetti, le cui informazioni sono disponibili sul sito, ricade su 5 sistemi domestici: Directum, Docsvision, ELMA, Delo e 1C: Document Management.

Se guardi all'implementazione di tutti i prodotti della classe EDMS / ECM da parte di fornitori specifici, in termini di numero di progetti, i primi cinque, come un anno fa, saranno così: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Doksvizhn e 1C.

2016

I più diffusi sistemi EDMS/ECM

All'inizio di novembre 2016, la base del progetto TAdviser includeva informazioni su 3980 implementazioni di sistemi EDMS/ECM in vari settori. Secondo questi dati, il maggior numero di progetti è stato completato utilizzando i sistemi Directum (677 progetti), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) e 1C: Document Management (164).

Naturalmente, queste cifre sono lontane dal numero reale di implementazioni, perché, ad esempio, solo sul sito Web dell'azienda 1C ci sono informazioni su oltre 1,5 mila implementazioni di 1C: Document Management. Tuttavia, i dati vocali consentono di capire quali sistemi vengono utilizzati più spesso in Russia.

Nella top ten dei sistemi più frequentemente implementati, sono rappresentate solo due soluzioni straniere: Documentum e SharePoint. Ciò è spiegato, in primo luogo, dal fatto che i progetti in cui vengono utilizzati prodotti stranieri sono presi in volume e non in quantità.

Fornitori per numero di implementazioni EDMS/ECM

Il grafico sopra mostra le implementazioni totali di tutti i sistemi di fornitori specifici che appartengono alla classe EDMS/ECM. Se un progetto utilizzava due o più soluzioni dello stesso fornitore, classificate come EDMS (ECM) nel database di TAdviser, l'implementazione di ciascuna soluzione veniva presa in considerazione separatamente.

2015

I più diffusi sistemi EDMS/ECM

Secondo TAdviser, il sistema elettronico di gestione dei documenti Delo è il leader per numero di implementazioni. Nella banca dati TAdviser per l'intero periodo di osservazione sono 418 i progetti completati con questa soluzione. Un numero leggermente inferiore di progetti è stato implementato utilizzando DocsVision - 416 implementazioni. Tra i primi cinque in termini quantitativi anche i sistemi ELMA, Directum e "1C: Document Management 8" - 393, 368 e 124, rispettivamente. In totale, la banca dati TAdviser, a novembre 2015, contiene informazioni su oltre 3,3 mila progetti.

Tra tutti i progetti completati nel 2014, e ce ne sono circa 500 nel database TAdviser, il maggior numero di implementazioni è caduto su ELMA, Directum, Delo, DocsVision e "

Lavorare con la documentazione prende la parte del leone del tempo e delle risorse di qualsiasi organizzazione, perché i documenti accompagnano tutte le fasi attività imprenditoriale. Lo snellimento dei processi di gestione documentale aumenta immediatamente notevolmente l'efficienza gestionale e contabile, le carenze del sistema di circolazione documentale creano non pochi problemi alle imprese.

L'automazione ha influenzato anche questo lato dell'imprenditorialità.

• Considerare le caratteristiche della creazione e del funzionamento di un unico sistema organizzativo presso l'impresa, che garantisce la circolazione dei documenti in formato elettronico,
• discutere come scegliere il sistema più adatto,
• Facciamo conoscenza con il SED più popolare.

L'essenza dei sistemi EDMS

Flusso di documenti- un termine che caratterizza tutti i processi in un'impresa relativi alla fissazione di vari atti sotto forma di documentazione:

• scrittura o ricevuta iniziale;
• registrazione;
• garantire l'esecuzione delle azioni pertinenti ai sensi del documento;
• controllo sull'esecuzione;
• contabilità;
• archiviazione;
• Deposito;
• riutilizzo;
• inchiesta;
• mailing.

RIFERIMENTO! La gestione dei documenti comprende anche il processo di organizzazione di tutte le attività di cui sopra. È importante distinguere tra gestione documentale e lavoro d'ufficio: quest'ultimo concetto è più ampio, si riferisce all'intero settore aziendale associato alla documentazione e include il primo.

Per molto tempo il processo di gestione dei documenti è stato svolto esclusivamente in forma cartacea, ma moderne tecnologie consentono di automatizzare questo sistema e passare a una versione completamente paperless o ridurre notevolmente il flusso di documentazione su carta.

Esistono diverse opzioni per denominare un tale automatizzato sistema elettronico lavoro di documentazione:

• EDMS - sistema elettronico di gestione dei documenti;
• EDDD - sistema elettronico di gestione dei documenti e lavoro d'ufficio;
• CAD - sistema di automazione d'ufficio;
• SEDO - sistema elettronico di gestione dei documenti;
• SADO è un sistema di gestione dei documenti.

La più usata è l'abbreviazione SED.

Una componente obbligatoria del SED è l'uso di firma elettronica– un identificatore di un documento elettronico che ne garantisca l'autenticità (funziona come un visto personale su un documento cartaceo).

Vantaggi dell'implementazione di un EDMS

Il vantaggio più evidente dell'utilizzo della gestione elettronica dei documenti in un'azienda è la capacità di evitare felicemente molti dei problemi che sono quasi inevitabili con la tradizionale forma cartacea del lavoro d'ufficio. Questi includono:

• errori dovuti al fattore umano;
• perdita del documento richiesto;
• tempo speso a cercare la carta necessaria;
• problemi con l'invio, la consegna e la ricezione della documentazione;
• difficoltà a fare duplicati se necessario;
• ulteriori azioni relative alla conservazione, archiviazione e distruzione delle carte accumulate;
• spese per forniture d'ufficio;
• minor grado di protezione dalla contraffazione e da possibili danni, ecc.

Le qualità positive dell'EDMS, che influiscono notevolmente sull'efficienza dei processi aziendali, derivano dai principi dell'utilizzo di questo sistema.

1. Identificazione univoca- in forma elettronica, un documento viene registrato una volta, dopodiché può essere facilmente identificato automaticamente.
2. Operazioni parallele- in forma elettronica, puoi interagire con più documenti quasi contemporaneamente, il che aumenta l'efficienza e riduce i costi di tempo.
3. Unità della base documentaria- tutti i documenti sono riuniti in un sistema coerente, per cui non vengono duplicati o persi.
4. Ricerca facile– il sistema di identificazione automatica consente di trovare rapidamente documento desiderato con un minimo di dati di input.
5. Possibilità di allegare- uno o più file possono essere allegati a qualsiasi documento in formato elettronico, che consente di fornirgli gli allegati e gli attributi necessari.
6. Reportistica avanzata – modulo elettronico consente di raggruppare i documenti in base ai motivi necessari, il che consente di controllare tutte le fasi del movimento della documentazione e fornire una contabilità completa e affidabile per i fattori necessari.
7. Adattamento flessibile- la gestione elettronica dei documenti è facilmente adattabile rapidamente a qualsiasi esigenza produttiva.

NOTA! Per fornire tutti i vantaggi noti dell'EDMS, il personale che lavora con la documentazione dovrà riqualificarsi e padroneggiare nuove competenze.

Cosa sono i SED

Un prodotto software progettato per eseguire funzioni di automazione del flusso di lavoro differisce per l'insieme di funzioni in esso incorporate.

1. EDMS universale(sono anche chiamati "pacchetto" o "scatolato" - sistemi standardizzati che forniscono funzioni di base del lavoro d'ufficio. Le loro caratteristiche distintive:
   • funzionalità relativamente piccola;
   • inadeguatezza alle specificità della società;
   • accessibilità e facilità di installazione e implementazione;
   • il più economico in termini di costo.

ATTENZIONE! Quando si introduce un EDMS universale in un'impresa, il datore di lavoro dovrà acquistare una licenza per l'introduzione di nuovi posti di lavoro.

2. EDMS di sviluppo individuale- sistemi realizzati appositamente per soddisfare le esigenze di un particolare cliente. Questi prodotti sono caratterizzati da:
   • massima personificazione;
   • spese aggiuntive per la riqualificazione dei dipendenti e l'acquisto di attrezzature;
   • alto prezzo;
   • richiede più tempo per lo sviluppo, l'installazione e l'implementazione.
3. EDMS combinato– sulla base della piattaforma universale vengono introdotti ulteriori add-on individuali. L'installazione di un tale sistema consente di risolvere le seguenti attività:
   • pienamente idoneo a soddisfare le esigenze dell'organizzazione;
   • si riducono i costi di sviluppo, installazione e messa in servizio;
   • i moduli di base consentono di padroneggiare rapidamente il sistema e formare il personale;
   • può interagire con altri prodotti software;
   • il cliente riceve tutti i diritti sul prodotto software.

A seconda della configurazione, le capacità di un particolare EDMS forniscono l'automazione di varie aree di attività di produzione, che possono essere combinate in diversi modi:

1. Lavoro d'ufficio.
2. Circolazione generale degli atti.
3. Gestione dei contratti.
4. Archiviazione.
5. Gestione del progetto.
6. Documentazione speciale.
7. Interazione con la documentazione in arrivo.

Come scegliere il giusto EDMS

Per scegliere l'opzione migliore per automatizzare il flusso di lavoro dell'organizzazione da una gamma abbastanza ampia di prodotti sul mercato, è necessario sapere a quali parametri prestare attenzione.

I fattori chiave nella selezione sono i seguenti punti caratteristici dell'organizzazione:

• disponibilità a sostituire la documentazione cartacea con la sua controparte elettronica (“maturità” del flusso di lavoro);
• obiettivi implementazione di EDMS;
• la possibilità di ulteriore sviluppo;
• risorse stanziate per l'attuazione (tempo e denaro).

Diamo un'occhiata a ciascun fattore in modo più dettagliato:

1. Maturità del flusso di lavoro originale. Migliore è l'organizzazione del flusso di lavoro cartaceo in azienda, più facile sarà l'implementazione dell'EDMS, poiché rimuoverà immediatamente tutte le difficoltà, fornendo in cambio i vantaggi di un lavoro d'ufficio più efficiente. Per installare il sistema e formare il personale saranno necessari tempi e costi finanziari relativamente ridotti. Ai livelli inferiori dell'organizzazione del flusso di lavoro, dovrai prima spendere energia per formalizzare i principali processi di gestione dei documenti e poi convertirli in formato elettronico.
2. Obiettivi di attuazione. La scelta è determinata dall'insieme di funzioni che questo o quell'EDMS fornirà. In ogni caso, la dirigenza decide se le caratteristiche di base saranno sufficienti o se è necessaria la personalizzazione.
3. riserve. Quando è richiesta l'automazione per processi già formalizzati, c'è un'alta probabilità della loro specificità. Lo sviluppo dell'organizzazione prevede cambiamenti nel flusso di lavoro, di cui il sistema dovrebbe essere potenzialmente capace. Pertanto, con le riserve di sviluppo stabilite, l'EDMS implementato dovrebbe essere il più flessibile possibile.
4. Risorse. Il valore, espresso in tempo e denaro, è in definitiva la componente dell'investimento. Pertanto, è necessario tenere conto non solo del prezzo Software e la sua installazione, ma anche quanto costerà possedere questo sistema. I costi aggiuntivi possono essere fondi per l'"aggiornamento" di un EDMS già funzionante, la riqualificazione dei dipendenti, ecc.

Una breve panoramica di diversi EDMS popolari

Circa 20 diversi EDMS sono attualmente utilizzati nel moderno mercato russo. Analizziamo i più comunemente usati, che si sono dimostrati con successo nel migliorare l'efficienza della gestione aziendale.

1. "Pratica". Nel 2012 il Ministero delle Telecomunicazioni e delle Comunicazioni di Massa ha introdotto questo sistema come principale per la gestione documentale, conta circa 4mila clienti. La maggior parte delle persone usa il sistema istituzioni pubbliche Mosca. Questo programma può essere utilizzato in versione cloud o server. Il costo di una quota di abbonamento per un'organizzazione è relativamente basso, per ogni utente aggiuntivo viene effettuato un pagamento aggiuntivo.
2. "Naumen DMS"- sviluppo basato su NauDoc (nel recente passato, uno degli EDMS più diffusi), ma in una versione migliorata e integrata. Fa parte di più sistema ampio gestione dei processi aziendali.
3. Diretto- un sistema che enfatizza i principi dell'interazione collettiva. Contiene comodi meccanismi per la creazione di database per la documentazione, l'organizzazione di conferenze, interviste, riunioni, ecc.
4. "Società Media" Al contrario, fornisce la massima personalizzazione. Con l'aiuto di questo EDMS è facile creare posti di lavoro personali e garantirne il funzionamento.
5. "Caso"- il prodotto di punta, che occupa quasi la metà del mercato EDMS nella Federazione Russa, utilizzato da Banca centrale, Sberbank, Rostelecom e altre grandi organizzazioni.

Oggi, la maggior parte delle aziende sta passando dal supporto cartaceo a quello elettronico. Ciò consente di risparmiare tempo e denaro per l'organizzazione. La gestione elettronica dei documenti elimina le scartoffie. Puoi scambiare informazioni 24 ore su 24 dall'ufficio o da qualsiasi altro luogo. Tutto ciò che serve è un computer con firma elettronica e accesso a Internet. Inoltre, il sistema elettronico di gestione documentale permette di controllare in tempo reale lo stato di avanzamento dei lavori.

Cos'è la gestione elettronica dei documenti

Se parlare in parole povere, la gestione elettronica dei documenti è lo scambio di documenti elettronici tramite rete locale, Internet o altri canali. La gestione elettronica dei documenti può avvenire sia all'interno dell'organizzazione che tra le aziende.

EDI permette non solo di scambiare documenti, ma anche di organizzare il lavoro senza l'utilizzo di supporti cartacei: ricerca di documenti, compilazione di report, archiviazione e molto altro.

La gestione elettronica dei documenti viene effettuata attraverso il sistema di un operatore EDF incluso nella rete fiduciaria del Servizio fiscale federale russo. Una società invia un altro documento elettronico. Il destinatario lo riceve in pochi secondi sul proprio PC. In questo momento, l'operatore effettua un controllo automatico della firma elettronica con cui è vidimato il documento e se il formato del documento è conforme ai requisiti di legge. Con l'aiuto degli stati, il mittente può vedere come si sta muovendo il documento.

Tipi di documenti elettronici

Quasi tutti i documenti possono essere tradotti in modulo elettronico. In genere, le aziende stanno passando a contratti elettronici, lettere di vettura, fatture varie, rapporti e così via.

I documenti elettronici si dividono in documenti non formalizzati e documenti formalizzati.

Documenti non formalizzati - lettere, contratti, procure, documentazione tecnica e altri documenti, sono esenti da una rigida regolamentazione da parte dello stato.

I documenti formalizzati sono soggetti a severi requisiti per il formato e le regole di trasmissione. Documento formalizzato: un documento creato secondo il formato del Servizio fiscale federale, ad esempio un atto di accettazione del lavoro. I documenti formalizzati influiscono sulla correttezza dei calcoli fiscali, quindi per loro è importante il rispetto di tutte le procedure di trasferimento.

Tieni presente che i documenti elettronici non formalizzati possono essere in qualsiasi formato: doc, xlsx, pdf, jpg e altro, mentre i documenti formalizzati possono essere solo sotto forma di file con estensione xml.

Funzioni del sistema elettronico di gestione dei documenti

Il sistema di gestione elettronica dei documenti svolge le seguenti funzioni:

• registrazione dei documenti;
• controllo sull'esecuzione degli atti;
• creazione di directory;
• controllo del movimento di documenti cartacei ed elettronici, mantenendo la cronologia del lavoro con i documenti;
• creazione e modifica di dettagli di documenti;
• formazione di rapporti sul flusso documentale dell'impresa;
• importare documenti dal file system e da Internet;
• creare un documento direttamente dal sistema utilizzando un modello;
• lavorare con versioni di documenti, documenti complessi multicomponente e multiformato, allegati;
• distribuzione elettronica di documenti;
• lavorare con i documenti nelle cartelle;
• ottenere documenti mediante scansione e riconoscimento;
• riducendo i costi di accesso ai dati e di elaborazione dei documenti.

Opzioni EDI

Esistono due modi per organizzare un sistema elettronico di gestione dei documenti. In primo luogo, è possibile concludere un accordo sulla gestione elettronica dei documenti con le controparti e scambiare documenti che verranno firmati con firma elettronica via e-mail.

In secondo luogo, è possibile organizzare EDI tramite un apposito operatore. In questo caso, è necessario aderire alle regole per lo scambio di documenti elettronici. Successivamente è possibile scambiare con le controparti sia documenti formalizzati che non formalizzati.

Automazione della gestione elettronica dei documenti. Pro e contro di EDI

La gestione elettronica dei documenti è un intero sistema informativo che include software specializzato, e-mail, Internet, una rete locale e altro ancora.

La gestione elettronica dei documenti rispetto alla carta sembra molto più attraente. Evidenziamo i principali vantaggi di EDI.

• nella sua forma più semplice, i costi della carta sono ridotti;
• fa risparmiare tempo: i dipendenti impiegano meno tempo per trovare un documento cartaceo;
• aumenta la trasparenza del lavoro interno all'azienda - il sistema di gestione elettronica dei documenti consente di tracciare lo stato del documento;
• viene conservata una cronologia personale di ogni file e dei relativi documenti di accompagnamento - in qualsiasi momento puoi aprirli tutti Documenti richiesti contenente i requisiti relativi a vari tipi rapporti tra la società ed enti esterni;
• compilare tempestivamente i rapporti dell'organizzazione;
• maggiore sicurezza dei dati.

Tra gli svantaggi, si può notare l'alto costo del software e i costi associati alla formazione dei dipendenti e alla digitalizzazione di tutti i documenti disponibili.

Cosa ti serve per passare alla gestione elettronica dei documenti

Per introdurre la gestione elettronica dei documenti è necessario sviluppare e approvare la procedura per la gestione elettronica dei documenti; nominare i responsabili della sua manutenzione; organizzare Archivio elettronico documenti ricevuti e inviati; prescrivere nella politica contabile le regole per la creazione, ricezione e conservazione dei documenti elettronici; nominare le persone incaricate della formazione e della firma dei documenti elettronici.

Tutti i dipendenti che hanno il diritto di firmare documenti devono essere muniti di firma elettronica.

Algoritmo approssimativo di azioni:

• le specifiche tecniche sono in fase di elaborazione;
• selezionare una soluzione informatica;
• sono descritti i processi aziendali;
• vengono compilati preventivi, programmi, elenchi delle risorse necessarie e un piano di lavoro generale;
• EDI viene introdotto;
• il programma è in fase di test;
• viene lanciato un sistema elettronico di gestione dei documenti;
• controllo sull'uso del sistema.

Sistema elettronico di gestione dei documenti

Qualsiasi sistema EDI può contenere le proprietà delle categorie elencate di seguito, tuttavia la maggior parte di esse ha un orientamento specifico associato al posizionamento del prodotto.

1. Un archivio elettronico è un sistema EDI finalizzato all'archiviazione e al recupero efficienti dei dati.

2. Sistemi elettronici di gestione dei documenti con strumenti di flusso di lavoro avanzati - assicurano il movimento di alcuni oggetti lungo un determinato percorso predeterminato. In ogni fase, l'oggetto può cambiare, motivo per cui è chiamato la parola generica "lavoro". I documenti sono allegati all'opera, tuttavia non sono gli oggetti principali qui. Grazie a questi sistemi si organizza un certo lavoro.

3. Sistemi EDI, che sono focalizzati sul supporto alla gestione dell'organizzazione e all'accumulo di conoscenze. Questi sono sistemi che combinano le proprietà dei sistemi sopra descritti. Qui l'elemento di base può essere qualsiasi cosa: lavoro o documento. Questi sistemi sono utilizzati da agenzie governative, grandi aziende, dove esistono determinate regole e procedure per la circolazione dei documenti.

4. Sistemi EDI focalizzati sul supporto della collaborazione - tali sistemi differiscono dai precedenti e non hanno una chiara gerarchia nell'organizzazione e formalizzazione del flusso di lavoro. Il compito di tale EDI è garantire il lavoro dei dipendenti in azienda, ovunque si trovino, e preservare i risultati del lavoro svolto.

5. Sistemi EDI che hanno sviluppato servizi aggiuntivi. Un ottimo esempio è la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Tali servizi sono diversi e possono includere diversi insiemi di servizi.

Qualsiasi azienda prima o poi pensa a ottimizzare e aumentare l'efficienza dei processi aziendali, che possono essere coordinati utilizzando i sistemi elettronici di gestione dei documenti (EDMS).

Gli EDMS consentono di risolvere i problemi di automazione del lavoro con documenti di imprese di varie dimensioni e campi di attività, compresi quelli distribuiti geograficamente. I sistemi software di questa classe garantiscono l'organizzazione di un flusso di documenti legalmente significativo dell'azienda, mantenendo un archivio di documenti, automatizzando il lavoro dell'ufficio (registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita, scansione di documenti e portarli agli esecutori testamentari in forma elettronica) , controllo della disciplina delle prestazioni, armonizzazione dei contratti e dei pagamenti, coordinamento e controllo dell'esecuzione degli atti organizzativi - amministrativi, elaborazione e conservazione della documentazione contabile primaria, nonché automazione dei processi specializzati per le diverse aree di business. Inoltre, una caratteristica dei più moderni EDMS è il supporto per i dispositivi mobili e la capacità di integrarsi con le piattaforme informative aziendali esistenti.

Esiste un numero enorme di sistemi di gestione elettronica dei documenti sul mercato russo e, per facilitare la scelta delle aziende, abbiamo compilato una selezione di tali soluzioni. Tutti loro - esclusivamente produzione nazionale, sono conformi ai requisiti legislativi e normativi nel campo della gestione dei documenti come russo quadro normativo, e standard internazionali e requisiti di sicurezza informatica. Separatamente, vale la pena notare che quasi tutti i prodotti elencati di seguito sono inclusi nel registro del software domestico e sono consigliati per l'uso nei dipartimenti e nelle organizzazioni governative della Federazione Russa, nonché nelle aziende che implementano progetti nell'ambito del programma di sostituzione dell'importazione di software .

1. "Dialogo". Sviluppatore: State Unitary Enterprise Krymtekhnologii (con il supporto del Ministero della politica interna, dell'informazione e delle comunicazioni della Repubblica di Crimea).
2. Sistema di gestione elettronica dei documenti aziendali KSED 3.0. Sviluppatore: "Regione CROC".
3. Sistema elettronico di gestione dei documenti "SED-Sirius". Sviluppatore: Centro Tecnologie informatiche e sistemi di autorità esecutive (CITiS).
4. Sistema di automazione dei processi per le organizzazioni di costruzione di strade "Epyura" (costruito sulla base della piattaforma "1C: Enterprise"). Sviluppatore: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Documento sincope". Sviluppatore: società Kuban-Inform-Holding-South.
6. Complesso software "Sistema modulare aperto di gestione elettronica dei documenti e controllo dell'esecuzione delle istruzioni" (SEDKP). Sviluppatore: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistema di gestione elettronica dei documenti Directum. Sviluppatore: società Directum.
8. Prodotto software "STEK - Gestione documentale". Sviluppatore: JSC "NTC STEK".
9. "Piattaforma rossa del flusso di lavoro". Sviluppatore: azienda Red Soft.
10. Sistema "burocratico". Sviluppatore: Burocrate LLC
11. Sistema informativo "Lavoro d'ufficio elettronico e flusso documentale". Sviluppatore: società Breeze Plus.
12. Sistema Comita Courier JE. Sviluppatore: società per azioni"Comita".
13. Modulo "Gestione documenti" (fornito nell'ambito del sistema ERP "Compass"). Sviluppatore: azienda Compass.
14. EDMS WSS Docs (basato sulla piattaforma Microsoft SharePoint). Sviluppatore: società di consulenza WSS.
15. Sistema automatizzato di lavoro d'ufficio segreto AS SDP. Sviluppatore: Center for New Technologies "Impulse" LLC.
16. Sistema di automazione per il flusso di lavoro organizzativo e amministrativo (lavoro d'ufficio) delle imprese "Pilota: ORD". Sviluppatore: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS per SharePoint (basato sulla piattaforma Microsoft SharePoint). Sviluppatore: società di sistemi elettronici per ufficio (EOS).
18. Sistema informativo EtaxReport. Sviluppatore: azienda di sistemi elettronici per il business.
19. EDMS "Aurora: gestione dei documenti". Sviluppatore: Avrora Digital Group LLC.
20. Sistema elettronico di gestione dei documenti Comsoft Docs. Sviluppatore: JSC "Comsoft".
21. Sistema Comindware EDMS (costruito sulla piattaforma applicativa aziendale Comindware). Sviluppatore: azienda Comindware.
22. Sistema "Documento espresso". Sviluppatore: Electronic Express LLC.
23. Complesso software "Codice: Flusso di documenti". Sviluppatore: Code Consortium.
24. Sistema automatizzato "Gosexpertiza". Sviluppatore: Ecomash info LLC.
25. Il sistema di gestione elettronica sicura dei documenti "Stack-Trust". Sviluppatore: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Sviluppatore: gruppo di società Optima.
27. SED LanDocs. Sviluppatore: gruppo di società Lanit.
28. Pacchetto software "Gestione documenti". Sviluppatore: Federal State Unitary Enterprise "Main Research Computing Center" dell'Ufficio del Presidente Federazione Russa(FGUP "GlavNIVTs").
29. Soluzione SEDO. Sviluppatore: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistema elettronico di gestione dei documenti per organizzazioni governative e "Pratica" aziendale. Sviluppatore: società di sistemi di gestione dei documenti.
31. EDMS DoXLogic. Sviluppatore: società BFT.
32. Sistema Alfa Doc. Sviluppatore: Alpha Doc.
33. Sistema esterno. Sviluppatore: SKB Kontur.
34. Sistema di gestione elettronica sicuro dei documenti

La scelta di un sistema elettronico di gestione dei documenti aziende moderne sono guidati da una strategia di sviluppo comune, obiettivi, presenza di un ambiente competitivo, struttura desiderata e attesa effetto economico dall'implementazione di una tale soluzione. Gli obiettivi dell'implementazione dell'EDMS includono il miglioramento del controllo della disciplina esecutiva, riducendo il numero di documenti persi; riduzione dei tempi di approvazione; riducendo il numero di errori nel lavorare con i documenti standard.

Esistono numerosi requisiti chiave per le funzioni ERMS (ECM). L'ulteriore successo dell'ottimizzazione del flusso di lavoro dell'azienda dipende dalla conformità del sistema a questi requisiti. I processi di approvazione dei documenti e di assegnazione degli incarichi sono più rapidi quando questi vengono trasferiti dal formato cartaceo a quello elettronico, si riducono anche i tempi per l'elaborazione di documenti e ordini e diventa possibile tenere traccia dell'avanzamento del lavoro con un documento. Quando lavorano con il sistema, gli esecutori vengono automaticamente informati dei nuovi documenti e i tempi della loro elaborazione sono sotto controllo. Una memoria elettronica è organizzata per un rapido accesso ai documenti, una facile ricerca e conservazione dei documenti.

È importante che i diritti di accesso ai dati protetti siano differenziati. Riduce significativamente il tempo di funzionamento e completamento automatico sezioni di documenti standard sui dati di riferimento esistenti. È importante che il manager disponga di mezzi convenienti per monitorare la tempistica delle attività e una reportistica di sintesi. Per mantenere il contenuto informativo nel lavoro dell'azienda, l'EDMS dovrebbe essere facilmente integrato con il sistema di posta esistente e con i sistemi contabili esistenti in azienda (sistemi di gestione del personale, finanziari, contabili e della produzione.

Inoltre, sempre più organizzazioni stanno prestando attenzione alla possibilità di lavoro a distanza nel sistema. Criteri importanti per la valutazione del sistema includono la possibilità di generare report su documenti, esecutori, stati di documenti, ecc.; rapida implementazione del sistema; il costo di installazione e manutenzione del sistema; facilità di sviluppo del sistema; la capacità di utilizzare il software di sistema per risolvere ulteriori problemi.

E requisiti aggiuntivi:

• la presenza di input in streaming di documenti nel sistema, la capacità di lavorare con uno scanner;
• modulo preconfigurato di gestione dei contratti;
• versione tablet;
• client mobili.

Confronto

Consideriamo come queste funzioni sono implementate nei sistemi Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow e 1C: Workflow 8. Tutti questi sistemi sono uniti da un concetto comune basato su una combinazione di EDMS classici e strumenti di gestione dei processi aziendali. Combinando i vantaggi della gestione elettronica dei documenti e dei sistemi BPM, le aziende ottengono lo sviluppo dei processi e aumentano l'efficienza delle operazioni.

Funzionalità e opzioni di integrazione

Diretto

I vantaggi funzionali del sistema Directum non includono solo un catalogo ampliato di soluzioni aziendali. Dalle funzioni utilizzate quotidianamente al lavoro, si possono individuare comodi promemoria, la possibilità di personalizzare i numeratori e lavorare con etichette con codici a barre. La presenza di un'anteprima dei file allegati, archivi di file, un'ampia selezione di directory completate nella configurazione di base, procedure guidate interattive per la creazione di documenti.

Gli aspetti negativi di questo EDMS: la mancanza di impaginazione degli oggetti nell'inventario dei documenti e dei risultati della ricerca, l'inaccessibilità dell'applicazione di stili aggiuntivi nell'inventario del documento.

Queste funzioni sono implementate in Docsvision. All'interno della finestra principale dell'applicazione vengono visualizzate eventuali pagine web e report personalizzati. I documenti archiviati vengono spostati in tabelle di database separate. Gli utenti del sistema possono scegliere l'opzione di autenticazione. Viene applicata una trasformazione XSLT alla descrizione XML della scheda di registrazione.

ELMA

Il sistema ELMA si distingue per una linea estesa di soluzioni di business. Tra questi ci sono il modulo ECM + (una combinazione delle funzioni del sistema BPM e del classico EDMS), Projects + - funzioni standard per la gestione dei progetti più la gestione dei processi; ELMA CRM+ - implementa un approccio orientato al cliente attraverso l'implementazione di processi end-to-end. E una soluzione KPI che il sistema Directum non ha.

Per quanto riguarda le opzioni di integrazione, ELMA ECM+ e altre due soluzioni hanno un plug-in per lavorare con MS Outlook. Inoltre, ELMA si integra facilmente con 1C:Enterprise (con tutte le versioni attuali).

Per non confondersi in un gran numero di file con modifiche e modifiche, i documenti nell'applicazione possono avere un numero illimitato di versioni, ma solo una può essere assegnata come aggiornata. L'intera cronologia delle modifiche ai documenti viene raccolta sulla scheda documenti.

Qualunque cosa strumenti necessari lavorare sul documento e controllare la disciplina esecutiva per lavorare con questi documenti sono a portata di mano dell'utente.

Se il documento viene ricevuto dall'azienda in formato cartaceo, viene salvato automaticamente dopo la scansione.

Il manager può visualizzare un report sulla situazione attuale delle prestazioni e agli utenti viene fornita una serie di filtri per modellare i risultati nel modo che ritengono più opportuno.

L'applicazione ECM+ può essere liberamente personalizzata in base alle esigenze della singola impresa e alla sua struttura organizzativa.

Per velocizzare la creazione di documenti, puoi creare modelli. Questo è disponibile per qualsiasi utente, anche senza competenze di programmazione.

È possibile impostare l'inserimento automatico di un codice a barre in un modello per il riconoscimento istantaneo nel sistema.

Tutti i sistemi considerati nella revisione hanno i propri app mobile per azionare le funzioni del sistema tramite un tablet o un dispositivo mobile. Ciò consente ai top manager di partecipare alle attività operative dell'azienda da qualsiasi luogo in cui sia presente una connessione Internet. I client mobili sono compatibili con tutti i sistemi operativi mobili.

Flusso di lavoro ottimale

I vantaggi del sistema includono la possibilità di applicare stili aggiuntivi nell'inventario dei documenti, visualizzare le immagini nell'inventario dei documenti e nell'area di visualizzazione. È possibile filtrare l'elenco di documenti caricato. Optima WorkFlow supporta l'impostazione dei rubricatori nei giornali di giornale, impostando l'area di visualizzazione della voce selezionata nell'inventario dei documenti. La personalizzazione della scheda di registrazione dell'ordine sta funzionando. È possibile incorporare applicazioni Web di terze parti nella finestra principale. Esiste l'integrazione con IBM WebSphere MQ. Per automatizzare le attività delle unità archivistiche è stato sviluppato un apposito modulo Archivio.

1C: flusso di lavoro 8

Le principali aree di lavoro di questa soluzione sono il lavoro d'ufficio, la gestione generale dei documenti, la gestione dei contratti, l'archivio elettronico e il lavoro con i ricorsi. La funzionalità può essere estesa con i plugin. Quando si elaborano percorsi di documenti, è possibile allegare file e modificarli in un secondo momento. C'è una registrazione di Windows Explorer.

È possibile impostare la creazione, la registrazione e l'instradamento automatici di documenti provenienti da diverse fonti (cartella, casella di posta elettronica, web).

Screpolatura: nessuna posta interna. Non è possibile creare attività per un gruppo e una cartella con le assegnazioni. Inoltre, questa soluzione non dispone di un modulo di gestione dei progetti. Impossibile registrarsi da MS Office, Open Office. Il lavoro con la documentazione QMS non è supportato. Inoltre, non è possibile mantenere le cartelle personali dell'utente.

Interfacce

Diretto

Le interfacce di tutte le modalità operative nel sistema Directum sono unificate, è possibile impostare regole per l'elaborazione di documenti e attività. Nella modalità di sostituzione, il sistema conserva la sua informativa. È possibile lavorare con i file online. I diritti di accesso a un file separato sono distribuiti, ciascuno di essi è descritto in modo attributivo. Possiamo anche notare la trasparenza dei processi di gestione dei documenti. Le attività vengono aggiunte al calendario di MS Outlook. Il vantaggio del sistema sono modelli di ricerca personalizzabili e comodi meccanismi di filtraggio per colonne di elenchi.

Ma ci sono anche una serie di svantaggi: non c'è possibilità di output della pagina degli elementi (in Win32). Impostazioni minime degli effetti visivi. Non è possibile localizzare i nomi degli attributi in lingue diverse. Il formato della carta non può essere modificato. Quando si creano collegamenti tra documenti elettronici, non è possibile inserire commenti per descrivere il collegamento. L'interfaccia è sovraccarica.

Riso. uno. Interfaccia del sistema Directum

docsvision

Docsvision utilizza temi preconfigurati, la barra multifunzione dei comandi è personalizzabile. I collegamenti end-to-end tra i documenti vengono visualizzati come un albero. I link possono essere commentati. È possibile progettare schede attività. La barra degli strumenti è personalizzabile. La ricerca full-text da una singola riga funziona, ci sono modelli di ricerca personalizzati, anche il design dei moduli di ricerca è personalizzabile.

Allo stesso tempo, gli svantaggi del sistema sono la mancanza della possibilità di allegare automaticamente un documento a un'attività. I processi non sono trasparenti, i promemoria funzionano solo quando MS Outlook è abilitato.

Riso. 2. Interfaccia del sistema Docsvision

ELMA

Esternamente, l'interfaccia ELMA ECM+ è un archivio di file standard, un utente senza esperienza con tali sistemi può navigare facilmente in modo indipendente.

La registrazione dei documenti viene implementata in una speciale procedura guidata in diversi passaggi successivi. Quando si entra nel sistema, è sufficiente specificare i dettagli necessari del documento e allegare versione elettronica, il sistema genera automaticamente una scheda documento con tutti i dati su di essa.

Tutte le informazioni sull'organizzazione sono contenute nel portale interno. Tutti gli strumenti necessari al lavoro sono in un unico posto: archivio documenti, attività, calendario, feed di messaggi, report, documenti web.

Le operazioni possono essere semplificate o ampliate durante la configurazione.

Riso. 3. Interfaccia ELMA

Flusso di lavoro ottimale

Il sistema ha un'interfaccia intuitiva. Gli stili dell'applicazione sono configurati nel sistema, l'output nell'inventario dei documenti e l'area di visualizzazione dei dettagli e delle immagini è disponibile, vengono applicati gli stili per disegnare l'elenco dei documenti (carattere, riempimento, icona).

Vale la pena notare le comode ricerche nei campi-elenchi delle tessere di registrazione, la presenza del controllo visivo dei campi obbligatori, la possibilità di lavorare con file, collegamenti e movimento di documenti in un'unica finestra.

È conveniente lavorare con i file allegati: il lavoro viene svolto online in un'unica finestra, in modalità check-in & check-out. I collegamenti end-to-end tra i documenti vengono visualizzati come un albero.

È possibile progettare una scheda attività durante la creazione di un compito.

Screpolatura: gli utenti non possono creare nuove riviste, raccolte di documenti, le impostazioni non vengono salvate nel database. Nella scheda di registrazione, è impossibile impostare una barra degli strumenti, localizzare i nomi dei dettagli. La dimensione della carta non è modificabile. I meccanismi di trascinamento della selezione non sono implementati. Non ci sono funzioni di base per la selezione dell'interfaccia delle schede per la comunicazione. Un altro inconveniente è l'opacità del processo durante la creazione di un'attività; non è possibile impostare promemoria per gli esecutori.

Riso. 4. Interfaccia del flusso di lavoro ottimale

1C: flusso di lavoro 8

L'interfaccia è personalizzabile per i tipi di utenti. È possibile visualizzare un elenco di utenti attualmente connessi al sistema. Esistono strumenti di progettazione RKK (designer), la possibilità di espandere e personalizzare RKK, mentre puoi utilizzare elementi complessi: tabelle, strutture.

Screpolatura: non ci sono visualizzatori integrati per i file allegati, nessuna visualizzazione di attività di gruppo, nessuna assegnazione di un esecutore da parte di un leader di un gruppo.

Riso. 5. Interfaccia 1C: flusso di lavoro 8

Funzioni di ricerca

Diretto

I vantaggi del sistema includono la presenza di una ricerca full-text di documenti e dettagli delle carte di registrazione (RC). I modelli di ricerca possono essere configurati in base ai requisiti della Repubblica del Kazakistan. Esiste un filtro di inventario dei documenti in base ai valori delle colonne. Funzioni utili per personalizzare i modelli di ricerca. È possibile creare cartelle di ricerca.

Qualità negative: è impossibile distribuire i diritti di accesso alle ricerche personalizzate; nessuna ricerca configurata nel client web; non c'è possibilità di creare query di ricerca complesse, non c'è impaginazione di oggetti nell'inventario di documenti e risultati di ricerca, non vengono applicati stili aggiuntivi nell'inventario del documento.

docsvision

Docsvision supporta la creazione di query di ricerca complesse utilizzando XML, nonché la distribuzione dei diritti di accesso alle ricerche.

Difetto– azione lenta del pannello di visualizzazione.

ELMA

ELMA ECM+ raccoglie i documenti in un unico archivio elettronico. La ricerca dei documenti viene effettuata in modo rapido e conveniente non solo per nome, ma anche per i dettagli della carta documenti o AC. I risultati della ricerca vengono visualizzati solo se si dispone dei diritti di accesso ai documenti. I parametri di ricerca vengono salvati in un formato di filtro, in futuro puoi cercare rapidamente i documenti in base ai parametri salvati.

Difetto: mancanza di ricerca full-text nei documenti.

Flusso di lavoro ottimale

Una query di database diretta viene utilizzata per formare una query di ricerca complessa nei registri dei documenti. Viene eseguita una ricerca full-text in base al contenuto del documento e una ricerca in base al campione della scheda di registrazione (non è necessario impostare modelli di ricerca). È possibile inserire query di ricerca per i dettagli delle schede di registrazione. I filtri applicati vengono applicati a tutti i giornali di registrazione documenti disponibili.

Lo svantaggio del sistema è l'impossibilità di salvare modelli di ricerca personalizzati. Non esiste una ricerca full-text per i dettagli delle carte di registrazione dei documenti. Gli utenti non possono creare cartelle di ricerca e query di ricerca complesse. Non esiste una ricerca full-text per i dettagli delle carte di registrazione.

1C: flusso di lavoro 8

Una ricerca attributiva viene effettuata dai dettagli del documento. Puoi creare modelli di ricerca, la loro archiviazione è gerarchica e classificabile. Sulla base dei risultati della ricerca, vengono generati rapporti.

Non può essere eseguito in una query diversi tipi ricerca. Non è possibile impostare un insieme di dettagli per la ricerca automatica dei duplicati di documenti durante la registrazione.

Impostazioni amministrative

Diretto

Il sistema consente di mantenere contemporaneamente la struttura organizzativa di più aziende. Fornisce informazioni dettagliate su dipartimenti e dipendenti, può essere ampliato. Se è richiesta la sostituzione (completa o tramite assistente), vengono create automaticamente le cartelle di posta in arrivo/posta in uscita. Filtro sottostringa ed esecuzione del lavoro di ricerca.

Screpolatura: la visualizzazione del GHS non è visiva, non c'è possibilità di ordinare gli elementi in un certo ordine, è difficile creare e compilare directory, non c'è localizzazione delle voci di directory. Impostazioni minime aspetto esteriore e comportamento della RK.

Riso. 6. Aspetto delle carte di registrazione nel sistema Directum

docsvision

Docsvision supporta il mantenimento dell'OShS di più aziende contemporaneamente. Ci sono funzioni di sostituzione (sostitutiva permanente o temporanea). Il filtro sottostringa funziona. Gli svantaggi duplicano in parte le proprietà di Directum: nessuna visualizzazione visiva dell'OShS, nessun ordinamento degli elementi in un determinato ordine, è impossibile mantenere la cronologia della directory, creare directory digitate, creare directory gerarchiche, non c'è un built-in directory "Nomenclatura dei casi". Scarse prestazioni del costruttore.

Riso. 7. Directory dei dipendenti nel sistema Docsvision

ELMA

È conveniente monitorare la situazione nelle filiali delle grandi aziende. Diversi sistemi sono combinati in un'unica finestra, organizzandone una sola sistema informativo dipartimenti e scambio di informazioni di alta qualità. L'utente dispone di tutte le informazioni necessarie sul sistema esterno senza lasciare la sua pagina. È conveniente passare da una pagina all'altra dei reparti aziendali. Inoltre, sono disponibili informazioni sullo svolgimento delle attività, sulle notizie attuali, sulla visualizzazione di documenti, sull'avvio dell'esecuzione dei processi aziendali.

Riso. otto. Impostazione delle pagine delle filiali in ELMA

Informazioni generali su tutte le filiali e divisioni sono a disposizione del capo. I dati sui reparti e sui dipendenti possono essere ampliati.

Le sostituzioni dei dipendenti sono effettuate in un'apposita sezione. Le sostituzioni vengono rimosse automaticamente al termine del mandato. Quando si installa una sostituzione, le attività dei processi vengono trasferite automaticamente su di essa. Il sistema segnala un'attività una tantum e l'assenza di questo dipendente, offrendo di scegliere un altro esecutore.

Riso. 9. Configurazione della sezione "Sostituzione" in ELMA

Nell'apposita sezione “Programma delle assenze” viene visualizzato l'elenco dei dipendenti assenti dal luogo di lavoro per un determinato periodo di tempo.

Flusso di lavoro ottimale

Il sistema supporta la manutenzione dell'OShS di diverse aziende, la struttura è chiaramente visualizzata. Sono implementate le funzioni di sostituzione (sostituzione permanente / temporanea), è in corso una ricerca per prime lettere. Gli articoli possono essere ordinati in un determinato ordine; abbastanza semplice compilare la directory, creare directory gerarchiche, impostare il periodo di validità della voce della directory.

C'è un designer del modello di scheda di registrazione, dimensioni, sfondo, segnalibri, campi, caratteri sono configurati, script di script vengono applicati per gli eventi della scheda di registrazione.

Screpolatura: non c'è possibilità di mantenere la cronologia della directory, non ci sono informazioni speculari sulla sostituzione. Le informazioni sui reparti e sui dipendenti sono minime. Non è possibile creare directory digitate, mantenere la cronologia delle directory, localizzare voci di directory. Non c'è alcuna funzione per controllare la sintassi del codice degli script script, non ci sono campi di tipo "radio button".

Riso. 10. Aggiunta di un nuovo dipendente alla struttura organizzativa in Optima WorkFlow

1C: flusso di lavoro 8

Il desktop dell'utente è personalizzato in base al suo ruolo. Fornisce un rapido accesso ai dati sui dipendenti, un elenco di telefoni, consigli per scrivere la corrispondenza, ecc. Per il capo del dipartimento, è possibile impostare un pannello per la ricerca full-text di documentazione di qualsiasi scopo, il capo è dotato di un pannello per un rapido accesso ai report. Le informazioni sono distribuite in base ai diritti di accesso. Struttura organizzativa organizzazioni e ruoli esecutori possono essere utilizzati per selezionare gli esecutori dei processi aziendali.

Il sottosistema "Compiti e processi dei dipendenti" contiene strumenti per la creazione e la gestione dei processi aziendali, nonché impostazioni per l'indirizzamento dei compiti in base ai ruoli, impostazioni per la matrice di sostituzione/sostituzione dei dipendenti.

Modellazione dei processi aziendali

Diretto

Il sistema implementa comode funzioni di modellazione. Il debug dello schema del percorso viene implementato passo dopo passo. La piattaforma ha un linguaggio di programmazione di alto livello integrato IS-Builder. Puoi creare le tue funzioni e script utilizzando la tua API. L'editor di report è implementato nel linguaggio IS-Builder. Meno: il numero di blocchi di base è insufficiente.

Riso. undici. Modellazione dei processi aziendali nel sistema Directum

docsvision

Il sistema dispone di comode funzioni per la modellazione e la progettazione di uno schema di percorso senza l'uso di software. Puoi sviluppare le tue funzioni. Puoi creare script di script utilizzando la tua API, chiamando i servizi web. Utensili– Segnalazione SM.

Difetto:è necessario sostituire un gruppo di semplici blocchi con un unico blocco di script di script per l'ottimizzazione.

Riso. 12. Modellazione dei processi aziendali nel sistema Docsvision

ELMA

La modellazione dei processi aziendali viene effettuata in un apposito editor grafico "ELMA Designer" con un'interfaccia grafica semplice e comprensibile. La notazione per descrivere i processi di business è BPMN 2.0, che è conveniente per descrivere le catene di lavoro e contiene quasi tutte le primitive necessarie. Un analista aziendale può progettare processi aziendali senza l'aiuto di un programmatore. Puoi sviluppare un modello di gestione in un'azienda e apportare modifiche ai processi in movimento, senza fermare il sistema.

La circolazione dei documenti in azienda può essere organizzata lungo percorsi di qualsiasi complessità. Il percorso del documento riflette attraverso quali dipendenti passerà questo documento, nonché l'ordine e la natura del lavoro pianificato su di esso. Un modello grafico del processo viene creato trascinando con il mouse i blocchi di operazioni necessari dalla tavolozza, dopodiché le operazioni sono collegate da transizioni. Puoi aggiungere commenti alle transizioni.

Riso. tredici. Percorso del documento, descritto come processo aziendale, in ELMA EDMS

Flusso di lavoro ottimale

Il sistema ha un designer di modelli di processi aziendali, vengono utilizzati script con script.

Riso. 14. Modellazione dei processi aziendali in Optima WorkFlow

L'impostazione delle proprietà dei blocchi è facile. Gli script di script vengono creati utilizzando la propria API, la creazione delle proprie funzioni e blocchi, lo scarico di oggetti in un formato di scambio. Strumenti - Crystal Reports 11.0.

È possibile personalizzare l'aspetto dell'applicazione, impostare un inventario dei documenti (visibilità e ordine delle colonne, ordinamento), impostazioni per le notifiche.

I meccanismi di modellazione sono scomodi, le funzioni di personalizzazione della logica aziendale sono minime, diventa necessario scrivere script con script per l'elaborazione dei documenti, non c'è designer cicli vitali documenti.

1C: flusso di lavoro 8

Il sistema crea percorsi tipici per lo spostamento di documenti, è presente il supporto per rami di percorso e transizioni condizionali. C'è anche un designer di moduli di report.

Riso. 15. Diagramma di flusso di un processo aziendale in 1C: flusso di lavoro 8

Sicurezza dei dati e delle attività

Diretto

La protezione dei dati nel sistema viene eseguita utilizzando una password di accesso e account Windows. È possibile creare gruppi di utenti e ruoli. Esiste un modello di controllo degli accessi discreto e basato sui ruoli, è anche possibile emettere poteri e privilegi. La differenziazione dei diritti di accesso avviene a livello di cartella, RK, file e directory. È possibile impostare il trasferimento dei diritti. Vengono utilizzati crittografia ed EDS.

Svantaggi del sistema: non c'è distribuzione dei diritti di accesso alle ricerche configurate, non ci sono ricerche configurate nel client web, non è possibile creare query di ricerca complesse.

Le prestazioni dei pannelli di visualizzazione sono piuttosto lente.

docsvision

I vantaggi del sistema in termini di sicurezza dei dati possono essere identificati come segue: la presenza del controllo degli accessi obbligatorio, differenziazione dei diritti di accesso a tutti i livelli; impostazione del trasferimento dei diritti. L'uso della crittografia e della firma digitale.

ELMA

Qualsiasi utente da qualsiasi luogo con accesso a Internet può inserire il proprio login e password e accedere al sistema ELMA. Questo accesso è configurato per impostazione predefinita per tutti gli utenti, ma esistono tre modi principali per proteggere un accesso:

1. Accedi solo tramite dispositivi attendibili. Se stai effettuando l'accesso da un computer o dispositivo mobile, che non è nell'elenco di quelli fidati, il sistema segnalerà che è impossibile accedere.
2. Accesso tramite token. Token: un dispositivo che è legato a un account utente e corrisponderà solo ad esso. Inoltre, un singolo utente ha il proprio codice PIN. È possibile scrivere sul token più contenitori di chiavi elettroniche contemporaneamente per entrare sistemi diversi, e non solo in ELMA, in modo che l'utente non debba portare con sé un intero mazzo di chiavi.
3. Ingresso certificato. Il meccanismo funziona più o meno allo stesso modo. L'utente associa il certificato al proprio account. È possibile accedere al sistema utilizzando un certificato solo da un luogo di lavoro specifico. Questa possibilità è disponibile solo in browser Mozilla Firefox e Internet Explorer.

Per concordare, firmare un documento o la sua versione, viene utilizzata una firma digitale elettronica. Allo stesso tempo, nessun altro utente, pur conoscendo la password, potrà acconsentire o firmare il documento.

ELMA consente di impostare i diritti di accesso a vari oggetti di sistema. Al centro della gestione dei diritti c'è il ruolo degli elementi della struttura organizzativa e dei singoli utenti del sistema, il processo di impostazione consiste nella visualizzazione grafica di posizioni, dipartimenti e suddivisioni e nella distribuzione delle responsabilità.

Flusso di lavoro ottimale

La protezione dei dati avviene tramite login/password, account Windows. Vengono creati gruppi e ruoli utente, nonché un modello discreto e di ruolo per il controllo degli accessi. Esiste la possibilità di conferire deleghe, delimitare i diritti di accesso a livello di cartella, impostare i relativi diritti di accesso in base alla struttura organizzativa dell'organizzazione, utilizzando EDS.

Non è possibile assegnare autorizzazioni a un singolo file. Anteprima del file mancante.

1C: flusso di lavoro 8

Esistono strumenti software per monitorare l'integrità dei documenti, supporto vari modi autenticazione. All'utente sono concessi i diritti per il momento dell'esecuzione dell'ordine o del documento. I documenti firmati con EDS vengono inviati con il salvataggio delle informazioni sulle firme. I diritti di accesso sono assegnati in base alla posizione dell'utente, al suo ruolo, al grado di partecipazione ai processi aziendali, all'avvoltoio o individualmente. I diritti sono stabiliti per cartelle e tipi di documenti e si applicano anche ai file allegati, possono contenere restrizioni alla lettura o alla scrittura. Anche l'accesso ai rapporti è limitato - il dipendente ha accesso solo ai suoi rapporti, al manager - ai rapporti del suo dipartimento.

Non vi è alcuna differenziazione dei diritti di accesso a parti del documento (campi modulo di registrazione, file allegati). Non esiste un sistema di strumenti di backup e ripristino dei dati.

Conclusione

Le aziende che scelgono un EDMS devono affrontare lo stesso problema: devono integrare a lungo termine il sistema acquisito e i processi aziendali esistenti dell'organizzazione. Per ottimizzare il lavoro dell'intera azienda, è importante integrare i processi di gestione dei documenti nei principali processi end-to-end e prima si verifica una tale combinazione, meglio è. Tuttavia, questo evento dispendioso in termini di tempo richiede tempo, esperienza e comunicazione costante di tutti i dipendenti il ​​cui lavoro è correlato ai documenti. In un modo o nell'altro, i sistemi, utilizzando le loro funzioni, consentono di accelerare questo processo. Riassumendo e valutando i risultati, ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 e Directum soddisfano soprattutto i requisiti chiave.