È riconosciuto come documento elettronico. Formati e forme dei documenti elettronici. Qual è la differenza? Quanto costano i documenti elettronici?

Articolo 6. Condizioni per il riconoscimento dei documenti elettronici firmati firma elettronica, equivalenti a documenti cartacei firmati con firma autografa

1. Informazioni in modulo elettronico firmato con firma elettronica qualificata è riconosciuto come documento informatico equivalente ad un documento cartaceo firmato con firma autografa, e può essere utilizzato in qualsiasi rapporto giuridico ai sensi della normativa Federazione Russa, salvo il caso in cui leggi federali o atti normativi adottati in conformità ad esse stabiliscano il requisito della necessità di redigere un atto esclusivamente su supporto cartaceo.

2. Le informazioni in forma elettronica sottoscritte con una semplice firma elettronica o una firma elettronica non qualificata sono riconosciute come documento elettronico equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa, nei casi stabiliti dalle leggi federali, dagli atti normativi adottati in conformità delle stesse, o un accordo tra i partecipanti a un'interazione elettronica. Gli atti normativi e gli accordi tra i partecipanti all'interazione elettronica che stabiliscono casi di riconoscimento di documenti elettronici firmati con una firma elettronica non qualificata come equivalenti a documenti cartacei firmati con una firma autografa dovrebbero prevedere la procedura per la verifica della firma elettronica. Gli atti normativi e gli accordi tra i partecipanti all'interazione elettronica che stabiliscono casi di riconoscimento di documenti elettronici firmati con una semplice firma elettronica come equivalenti a documenti cartacei firmati con una firma autografa devono soddisfare i requisiti dell'articolo 9 della presente legge federale.

3. Se, in conformità con le leggi federali, gli atti normativi adottati in conformità con esse o la consuetudine del fatturato d'impresa, un documento deve essere certificato da un sigillo, un documento elettronico firmato con una firma elettronica rafforzata e riconosciuto come equivalente a un documento cartaceo documento sottoscritto con firma autografa è riconosciuto equivalente ad un documento su carta, firmato con firma autografa e certificato dal sigillo. Le leggi federali, gli atti normativi adottati in conformità con essi o un accordo tra i partecipanti all'interazione elettronica possono prevedere requisiti aggiuntivi per un documento elettronico al fine di riconoscerlo come equivalente a un documento cartaceo certificato dal sigillo.

3.1. Se le leggi federali, gli atti normativi adottati in conformità con esse prevedono che il documento debba essere firmato da più persone, il documento elettronico deve essere firmato da persone (autorizzate funzionari organismo, organizzazione) che ha prodotto questo documento, dal tipo di firma stabilito dalla legislazione della Federazione Russa per firmare il documento elettronico prodotto con una firma elettronica.

4. Una firma elettronica può essere firmata da più documenti elettronici interconnessi (un pacchetto di documenti elettronici). Quando si firma un pacchetto di documenti elettronici con una firma elettronica, ciascuno dei documenti elettronici inclusi in questo pacchetto è considerato firmato con una firma elettronica del tipo che ha firmato il pacchetto di documenti elettronici. L'eccezione è costituita dai casi in cui il pacchetto di documenti elettronici della persona che ha firmato il pacchetto include documenti elettronici creati da altre persone (enti, organizzazioni) e firmati da loro con il tipo di firma elettronica stabilito dalla legislazione della Federazione Russa per firmare tali documenti. In questi casi, il documento elettronico incluso nel pacchetto si considera firmato dalla persona che ha originariamente creato tale documento elettronico dal tipo di firma elettronica con cui questo documento è stato firmato quando è stato creato, indipendentemente dal tipo di firma elettronica del pacchetto di documenti elettronici è stato firmato con.

Il Codice Fiscale della Federazione Russa (rilevante anche per "semplificato") stabilisce che le spese contabilizzate ai fini fiscali devono essere confermate da documenti redatti in conformità con la legislazione della Federazione Russa. Il Codice Fiscale non stabilisce un elenco specifico di documenti che confermano le spese sostenute dal contribuente. Pertanto, la conferma dei dati contabilità fiscale sono i documenti primari che soddisfano i requisiti della normativa contabile (il Ministero delle finanze ha richiamato l'attenzione su questa sfumatura nelle lettere del 22.06.2016 n. 03-07-11 / 36393, del 05.12.2014 n. 03-03-06 / 1/62458). In altre parole, il "primario", oltre alla funzione principale - contabilità e registrazione dei fatti della vita economica - svolge un ruolo importante nella contabilità fiscale. Nonostante il fatto che molti materiali (anche nella nostra rivista) siano dedicati al problema della registrazione dei documenti primari, sorgono sempre domande su questo argomento. Ad alcuni di essi daremo oggi delle risposte, tenendo conto delle spiegazioni degli organi ufficiali.

Regole per il trattamento dei documenti primari

Nella redazione dei documenti primari, un soggetto economico deve innanzitutto rispettare le regole stabilite dall'art. 9 della legge federale del 06.12.2011 n. 402-FZ (di seguito - Legge n. 402-FZ). È in questo articolo che si fissa l'obbligo di formalizzare ogni (!) fatto della vita economica con un documento contabile primario. Inoltre, l'articolo citato definisce un elenco di dettagli richiesti, che dovrebbe contenere tale documento (clausola 2):

Titolo del documento;

data di preparazione del documento;

il nome del soggetto economico che ha redatto il documento;

il valore della misura naturale e (o) monetaria del fatto della vita economica, indicando le unità di misura;

il nome della posizione della persona (persone) che ha effettuato (effettuato) l'operazione, l'operazione e chi è responsabile (responsabile) della sua esecuzione;

le firme dei soggetti che hanno compiuto l'operazione, l'operazione e dei responsabili della sua esecuzione, con l'indicazione del cognome e delle iniziali o altri elementi necessari per identificare tali soggetti.

Parte 5 dell'art. 9 della legge n. 402-FZ prevede la possibilità di redigere un documento contabile in forma elettronica.

Punto essenziale : la normativa contabile prevede la possibilità di emettere documenti contabili primari su supporto cartaceo e/o v in formato elettronico... Si scopre che la legge n. 402-FZ non richiede la presenza simultanea primari documenti cartacei ed elettronici. In una parola, un'entità economica ha il diritto di scegliere autonomamente in quale forma redigere documenti contabili e scambiarli con le controparti - in formato cartaceo o elettronico, poiché nessuno di essi è nominato come prioritario dalla legge n. 402-FZ (a condizione che siano redatti e sottoscritti tenendo conto delle prescrizioni della normativa vigente). È vero, i requisiti della legislazione fiscale e contabile differiscono.

Le sfumature del trattamento dei documenti primari elettronici

Un documento redatto in forma elettronica, affinché sia equivalente a un documento cartaceo, deve contenere tutti gli estremi obbligatori del documento contabile primario (il loro elenco è riportato sopra) e una firma elettronica (SE).

Ricordiamo: l'attuale legislazione prevede l'uso di tre tipi di firme per la firma di documenti elettronici: semplice, non qualificata rafforzata e qualificata rafforzata.

In virtù del comma 3 dell'art. 21 della Legge n. 402-FZ tipi di firme elettroniche utilizzate per la firma dei documenti contabilità sono impostati standard federali contabilità. Tuttavia, lo standard, le cui disposizioni determinerebbero quale firma (delle tre sopra menzionate) dovrebbe essere utilizzata per firmare i documenti primari elettronici, non è stata ancora adottata. L'attuale PBU non dice nulla sui tipi di firme elettroniche che devono essere utilizzate per firmare i documenti primari.

A tal proposito, il Ministero delle Finanze, ai fini contabili e fiscali, concede la possibilità di sottoscrivere un atto primario “elettronico” qualunque la firma elettronica prevista dalla Legge n. 402-FZ (v., ad esempio, Lettera n. 03-03-06/2/53176 del 12.09.2016).

Per la contabilità, questa ipotesi dei finanzieri è forse giusta.

Nota: organizzare l'archiviazione dei documenti contabili, compresi i documenti contabili primari, i registri contabili, redatti sotto forma di un documento elettronico firmato con una firma elettronica, il Regolamento sui documenti e il flusso di lavoro in contabilità, approvato dal Ministero delle finanze dell'URSS del 29.07. 1983 n. 105 (in parte, non in contraddizione con i pertinenti atti legislativi e altri atti normativi emanati in seguito), e il Regolamento approvato con Ordine del Ministero della Cultura della Russia del 31 marzo 2015 n. 526 (vedi allegato alla Lettera di il Ministero delle Finanze della Russia del 22 gennaio 2016 n. 07-04-09 / 2355).

Ma non per la contabilità fiscale. Al riguardo vanno tenuti in considerazione i recenti chiarimenti dei funzionari del Ministero delle Finanze nella Lettera del 20.12.2017 n. 03-03-06 / 1/85248. Hanno sottolineato che rapporti in materia di utilizzo della firma elettronica nelle transazioni civili disciplinato dalla legge federale del 06.04.2011 n. 63-FZ. Pertanto, le condizioni per il riconoscimento dei documenti informatici certificati da ES, equivalenti ai documenti cartacei contenenti la firma autografa dei soggetti che li hanno rilasciati, sono definite dall'art. 6 della Legge n. 63-FZ.

Ad esempio, dalla clausola 1 dell'articolo citato segue che un documento elettronico firmato qualificata ES , preso per esecuzione o avviso alla pari con documento cartaceo in quasi tutti i casi , ad eccezione di una situazione in cui l'obbligo di redigere un documento cartaceo è sancito da leggi federali e atti normativi. E la clausola 2 definisce le condizioni per il riconoscimento di un documento elettronico firmato semplice o firma elettronica non qualificata , equivalente a un documento cartaceo nell'accordo tra i partecipanti all'interazione elettronica. Ci sono due condizioni:

1. Quando si utilizza semplice ES l'accordo deve contenere le regole (art. 9 della legge n. 63-FZ) per determinare la persona che firma il documento informatico, nonché l'obbligo per la persona che crea e (o) utilizza la chiave semplice ES di mantenerne la riservatezza .

2. Quando si utilizza firma elettronica non qualificata l'accordo dovrebbe prevedere la procedura per la verifica della firma elettronica.

Così, quando si organizza gestione elettronica dei documenti tra il "semplificato" e le sue controparti, le parti hanno il diritto di utilizzare qualsiasi tipo firma elettronica (ad esempio, una semplice firma elettronica). Per l'interazione con le controparti (esecuzione di documenti per le transazioni), tale firma è abbastanza. Inoltre, nel Codice Fiscale non contenuto nessun requisito aggiuntivo per l'esecuzione di documenti primari in formato elettronico.

Allo stesso tempo casi in cui le informazioni in forma elettronica, sottoscritte con una semplice firma elettronica, è riconosciuto documento elettronico, equivalente un documento cartaceo firmato con una firma autografa, non definito nel Codice Fiscale (vedi Lettera n. 03-03-06 / 1/85248). Ma! Indica direttamente una serie di casi in cui i contribuenti sono tenuti a presentare domanda qualificata ES , Per esempio:

quando si interagisce elettronicamente con le autorità fiscali (invio di messaggi informativi) (clausole 5.1, 7, articolo 23 del Codice Fiscale della Federazione Russa);

quando si inviano domande per la restituzione (compensazione) delle imposte (articolo 78, Codice fiscale della Federazione Russa);

quando si inviano dichiarazioni fiscali, relazioni sui premi assicurativi (clausole 1, 5 dell'articolo 80, clausola 1 dell'articolo 431 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Sulla base delle suddette norme aggregate, il Ministero delle Finanze con Lettera n. 03-03-06 / 1/85248 è giunto alla conclusione che un documento redatto in forma elettronica e firmato con una firma elettronica qualificata può essere un documento che conferma le spese sostenute dal contribuente, nei casi in cui le leggi federali o altri atti normativi non stabiliscono l'obbligo di redigere tale documento su carta.

Si prega di notare: elettronico documento firmato qualificata ES, costituisce una prova documentale adeguata delle spese del contribuente di cui si tiene conto ai fini fiscali. Ma solo se la normativa vigente non prevede la redazione obbligatoria di un documento cartaceo.

In questo modo, ai fini della contabilità fiscale, solo uno dei tre possibili ES ha una chiara priorità - firma elettronica qualificata avanzata ... Ciò significa che il "semplificato" non ha il diritto di scegliere l'uso di questo o quel tipo di firma elettronica per la contabilità fiscale.

Nota: il Codice Fiscale della Federazione Russa sancisce il diritto di un funzionario ufficio delle imposte condurre una verifica fiscale, per richiedere alla persona ispezionata i documenti necessari per la verifica. Allo stesso tempo, la clausola 2 prevede la possibilità di presentare documenti elettronici (tramite canali TCS). Tuttavia, in formato elettronico, possono essere presentati solo quei documenti i cui formati di trasmissione attraverso i canali TCS sono approvati dal Servizio fiscale federale (vedi Lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 09.02.2016 n. ED-4-2 / [e-mail protetta]). Ad esempio, un accordo (accordo, contratto), comprese le integrazioni (modifiche); certificato di accettazione del lavoro (servizi); nota di carico; lettera di vettura (TORG-12). Di conseguenza, se il formato elettronico per il trasferimento dell'uno o dell'altro documento principale che conferma le spese del contribuente non è approvato dal Servizio fiscale federale, tale documento viene presentato su carta sotto forma di copia autenticata (vedi Lettera del Servizio fiscale federale della Russia n. SD-3-3 / 808 del 29 febbraio 2016) ...

Il fax sui documenti primari è legale?

In precedenza si è detto che uno dei requisiti obbligatori nell'esecuzione dell'atto primario è la firma della persona (persone) prevista dal comma 2 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ, indicando il cognome e le iniziali o altri dati necessari per identificare tale/i persona/e. Il modo di apporre tale firma - a mano (meccanicamente) o per fax - non è previsto dalla legge n. 402-FZ. Allo stesso tempo, non contiene un divieto diretto all'uso di una firma facsimile durante l'elaborazione dei documenti primari. Dopotutto, il vantaggio di quest'ultimo metodo è innegabile, soprattutto in una situazione in cui il contribuente deve redigere un gran numero di documenti primari ogni giorno.

Per una conversazione sostanziale, riteniamo che abbia senso spiegare cos'è un facsimile. Ad esempio, nella Risoluzione del Presidium della Corte Suprema Arbitrale della Federazione Russa del 27 settembre 2011 n. 4134/11, il concetto di "facsimile" è definito come un cliché, ovvero una riproduzione fedele di una firma attraverso la fotografia e la stampa. E nella clausola 2 dell'Istruzione sulla procedura per la fabbricazione, la contabilità, l'archiviazione e la distruzione di sigilli, francobolli e facsimili, nonché la loro emissione e utilizzo nel sistema del Ministero degli affari interni della Russia, si afferma che il facsimile è analogo a la firma personale in originale della persona, apposta con mezzi meccanici.

Le autorità di vigilanza in genere si oppongono all'uso di fax sui documenti primari. Un altro richiamo a ciò è stato fatto nella recente Lettera del Ministero delle Finanze della Russia del 08.12.2017 n. 03-03-06 / 1/81951. In precedenza, nella Lettera del 13 aprile 2015 n. 03-03-06 / 20808, i finanziatori hanno inoltre sottolineato che la normativa vigente non prevede l'uso della firma in facsimile nella preparazione dei documenti primari, che devono essere firmati dal responsabile.

Tuttavia, i funzionari non giustificano in alcun modo il loro divieto, insistono solo sul fatto che il documento dovrebbe contenere personale firma di chi l'ha rilasciata. Vero, la menzione della firma personale era contenuta nell'art. 9 della legge n. 129-FZ - predecessore della legge n. 402-FZ. Nella corrente atto normativo dice della firma senza menzionarne l'identità. Ma il riferimento alla norma scaduta non infastidisce affatto i finanzieri.

Tuttavia, anche se le istruzioni sull'obbligo della firma personale sul documento di cui ai paragrafi. 7 comma 2 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ, tale indicazione, a nostro avviso (tenendo conto delle definizioni sopra riportate del concetto di "facsimile"), non può essere interpretata in modo univoco in modo tale che la firma debba essere apposta di propria mano o meccanicamente.

Non a caso pratica di arbitraggio su questo tema è controverso.

Ad esempio, la possibilità di utilizzare una firma facsimile per l'emissione di un "primario" è indicata nella decisione delle forze armate RF n. 307-KG17-1822 del 29 marzo 2017 nel caso n. A42-3320 / 2015. L'assenza nella normativa fiscale di un divieto di riproduzione facsimile delle firme su documenti primari è indicata nella risoluzione dell'AC BBO del 09.02.2016 n. F01-6109 / 2015 nel caso n. A29-3865/2015.

Ma ci sono atti giudiziari che affermano che i documenti primari firmati tramite fax non possono essere considerati documenti redatti in conformità con la legislazione della Federazione Russa. Pertanto, gli arbitri dell'AS MO nella risoluzione del 06.04.2015 n. F05-3258 / 2015 nel caso n. A40-4051 / 14 hanno notato che l'uso dei facsimili non si applica alle modalità corrette di trattamento dei documenti per i documenti primari e contabilità fiscale. A loro fanno eco i giudici dell'AC MO, che hanno indicato nel Decreto del 05/10/2016 n. F05-5570/2016 nella causa n. A40-5400/15 che la normativa contabile prevede il divieto diretto dell'uso della riproduzione facsimile della firma del capo nella predisposizione dei documenti primari che comportano conseguenze finanziarie. Il fatto che i documenti contabili debbano contenere le firme personali dei soggetti rilevanti è riportato anche nella Delibera della CA UO del 19 agosto 2016 n. F09-7693/16 nel caso n. A71-6027/2015 (Con la definizione di accolte le Forze Armate RF del 19 dicembre 2016 n. 309-KG16 -16803).

Da parte nostra aggiungiamo che il fatto di vidimazione di atti primari con firma in facsimile non può costituire una base sufficiente per far valere l'assenza di prove documentali delle spese sostenute dal contribuente. Ma in ogni caso, le autorità fiscali presteranno attenzione a tali documenti (vedi, ad esempio, la Risoluzione del Comitato Organizzatore Centrale del 16/11/2017 n. F10-4607/2017 nel caso n. A09-15640 / 2016).

Nota: per la formazione dei dati contabili fiscali, sono richiesti documenti debitamente redatti, attestanti i costi sostenuti dalla "semplificata". A tal proposito, è più sicuro per i "semplificati" apporre una firma personale "dal vivo" sui documenti primari, altrimenti sono possibili pretese del fisco e la loro posizione dovrà essere difesa in giudizio.

Documenti primari: "non possono essere sostituiti"

Nella lettera del 23.10.2017 n. 03-03-10 / 69280, il Ministero delle finanze ha rilevato che la legge n. 402-FZ non fornito sostituzione completa del documento contabile primario precedentemente accettato per la contabilità con un nuovo documento corretto in caso di errori nel documento primario. Tuttavia, non vi è alcun divieto nemmeno su tali azioni. A proposito, anche il Codice Fiscale non vieta di inserire le informazioni mancanti nei documenti primari e di correggerli sostituendoli completamente con nuovi documenti con gli stessi dettagli in conformità con i requisiti di legge. L'AS PO ha richiamato l'attenzione su questa sfumatura nella risoluzione n. F06-20469 / 2017 del 24 maggio 2017 sul caso n. A72-5811 / 2016.

Gli arbitri considerano possibile tale sostituzione. Così, nella Delibera della Diciannovesima Corte Arbitrale d'Appello del 21 febbraio 2013 nella causa n. A64-3569 / 2012, si nota: la legge (in questo caso si tratta della legge n. in violazione del stabilito procedura o contenente informazioni inesatte sulle operazioni aziendali concluse, e non vieta all'ente di eliminare l'incoerenza dei documenti primari con i requisiti della normativa contabile, apportando correzioni a un documento redatto in modo errato, riemettendolo, sostituendolo con un documento redatto in ordine stabilito e inviare i documenti primari riemessi a autorità fiscale o ad un tribunale per comprovare la legittimità delle spese sostenute.

Pertanto, se non la sostituzione, sono possibili regolazioni e correzioni al "primario". Analogo diritto dei soggetti è sancito dal comma 7 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ. La stessa regola prevede che non tutti i documenti siano soggetti a correzione. Ad esempio, è impossibile cambiare contanti e documenti bancari (clausola 4.7 dell'ordinanza della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014, clausola 16 del Regolamento sulla contabilità e dichiarazioni contabili in RF).

Allo stesso tempo, il meccanismo per apportare correzioni ai documenti primari di cui al comma 7 dell'art. 9 della Legge n. 402-FZ non è spiegato chiaramente (che alla fine è diventato motivo di controversie sulla procedura per la correzione del "primario"), stabilisce solo i requisiti minimi per il contenuto del documento primario corretto. In questo paragrafo, infatti, vengono enunciate le regole di base per il metodo correttivo per apportare correzioni, la cui procedura per l'attuazione è riportata nella sezione. 4 Regolamento sui documenti e flusso di lavoro in contabilità (di seguito - Regolamento) - le correzioni devono essere accompagnate dall'indicazione della data della loro introduzione e dalle informazioni sulla persona che le ha apportate.

Nel frattempo, l'assenza nella legge n. 402-FZ di una procedura dettagliata per apportare correzioni ai documenti contabili primari consente ai soggetti di sviluppare tali regole da soli e fissarle nella politica contabile. In pratica, ci sono due modi comuni per apportare correzioni al "primario".

* Questo metodo, previsto dalla Sez. 4 del Regolamento si applica ai documenti redatti manualmente o in modo automatizzato (ossia utilizzando programmi contabili specializzati, ad esempio “1C”). In quest'ultimo caso, nonostante il metodo elettronico di creazione di un documento, di fatto non è tale, poiché nel flusso documentale del soggetto viene utilizzato come un normale cartaceo.

** Questo metodo non deve essere utilizzato quando si correggono documenti fronte/retro, poiché le modifiche devono essere apportate a entrambe le copie. Una modifica unilaterale delle informazioni negli atti primari senza espressione reciproca della volontà delle parti è contraria alla legge e non comporta conseguenze legali (si veda, ad esempio, la Delibera della Prima Corte Arbitrale d'Appello del 30 giugno 2015 nel caso 43-27322 / 2014). È anche scomodo quando si apportano diverse correzioni al documento: in questo caso, il documento diventa illeggibile.

* Il metodo citato si basa sul metodo di apportare correzioni per analogia con la procedura approvata per la redazione delle fatture corrette. Il titolo - un nuovo documento (correttivo) - è tratto dalle Raccomandazioni del Fondo NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Correzioni nei documenti primari". È vero, ai sensi della questione in analisi e tenuto conto dell'analogia utilizzata con le fatture, in questo caso è più corretto parlare di documento nuovo (rivisto). Infatti con questo metodo si redige un nuovo documento primario in sostituzione di quello sbagliato.

Punto essenziale : le suddette modalità di correzione si applicano solo alla carta "primaria". Errori nei documenti elettronici, a causa delle peculiarità tecniche della loro compilazione, non possono essere corretti con un metodo di correzione di bozze. L'unico modo possibile la loro eliminazione è la preparazione di un nuovo documento elettronico (correttivo).

Non è sempre facile collegare il lavoro d'ufficio tradizionale con la gestione elettronica dei documenti. In questo articolo troverai le risposte alle cinque domande più frequenti sui documenti elettronici. Ti diremo cos'è un documento elettronico, quando può e deve essere trasferito su carta, come rendere giuridicamente significativo lo scambio elettronico di documenti, come emettere un documento elettronico come allegato a una lettera cartacea e come archiviare documenti elettronici .

DOMANDA 1: CHE COS'È UN DOCUMENTO ELETTRONICO?

Un documento elettronico contiene la sua intera ciclo vitale- dalla creazione alla distruzione - in formato elettronico. Un documento elettronico stampato, come un documento cartaceo scansionato, è solo una copia dell'originale.

V l'anno scorso teoria e pratica del lavoro d'ufficio cercano di "fare amicizia" con documenti elettronici e cartacei per stare al passo con l'abbandono rapido dello spazio online del flusso documentale e allo stesso tempo preservarlo significato giuridico... Ad esempio, esistono diverse varianti di una e-mail, di cui solo una è un vero e proprio documento elettronico:

una lettera firmata con una firma elettronica è un vero e proprio documento elettronico;
il messaggio inviato via e-mail non è un documento, ma può esserlo, a condizione che i partecipanti alla comunicazione lo abbiano concordato;
una copia scannerizzata di una lettera su carta non è un documento elettronico, ma se il mittente e il destinatario hanno convenuto che lo scambio di tali copie ha forza legale, quindi una tale copia inviata via e-mail può essere equiparata a una e-mail. Ne parleremo meglio nella risposta alla terza domanda.

DOMANDA 2: SU QUALI SUPPORTI UTILIZZARE I DOCUMENTI ELETTRONICI?

Puoi lavorare con documenti elettronici sia online che cartacei. Certo, è più facile e veloce scambiare documenti elettronici utilizzando la posta elettronica o un sistema di gestione elettronica dei documenti (di seguito - EDMS), ma ciò non è sempre possibile. Il risultato sono copie cartacee di documenti elettronici.

Stampa e-mail per lavorarci, puoi, ma non dimenticare: se stai scambiando lettere con il destinatario su una piattaforma elettronica, la risposta a questa lettera deve essere elettronica. Inoltre: un cittadino può chiedere di inviargli una risposta al suo ricorso via e-mail.

Le regole interne dell'organizzazione possono stabilire che un determinato documento esiste solo in forma elettronica. Di norma, le note di servizio sono le prime ad essere visualizzate nello spazio online. I dipendenti li scambiano in EDMS, servizi cloud o via e-mail.

Esistono però delle norme che prescrivono la stampa dei documenti elettronici per poterli inserire nel fascicolo su supporto cartaceo.

DOMANDA 3: COME MANTENERE UN FLUSSO DI DOCUMENTAZIONE LEGALMENTE SIGNIFICATIVO UTILIZZANDO DOCUMENTI ELETTRONICI?

I documenti elettronici sono firmati con firme elettroniche digitali (di seguito denominate EDS). Allo stesso tempo, solo un EDS qualificato rafforzato, ovvero registrato in un centro di certificazione accreditato dal Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Russia, è un analogo assoluto di uno scritto a mano. Può essere utilizzato quando si comunica con le agenzie governative. Le organizzazioni possono comunicare tra loro utilizzando documenti firmati da qualsiasi tipo di EDS: qualificato potenziato, non qualificato potenziato o semplice. Nel contratto deve essere specificato il tipo di firma digitale da utilizzare.

Un frammento dell'accordo sull'uso delle firme elettroniche da parte delle parti è riportato nell'esempio 1.

Se lo si desidera, le parti possono stipulare nell'accordo che i messaggi nei client di posta e nei messenger, i messaggi sms sono legalmente vincolanti.

DOMANDA 4: COME ALLEGARE UN DOCUMENTO ELETTRONICO A UNA LETTERA CARTA?

I pacchi di documenti vengono inviati dall'organizzazione con lettere di accompagnamento. I documenti elettronici non fanno eccezione. Ma a volte è necessario inviare una lettera di presentazione con diversi allegati cartacei e diversi allegati elettronici. In questo caso, devi prima preparare un'applicazione elettronica: masterizzala su un CD o una scheda flash. Quindi scrivi una lettera di presentazione. Infine, inserisci l'inserto in una busta con un disco o un'unità flash.

Oggetti di scena principali lettera di presentazione- variabile 19 "Nota applicativa".

Ecco alcuni esempi di lettera di presentazione (Esempio 2) e di copertina di un disco (Esempio 3).

DOMANDA 5: COME CONSERVARE I DOCUMENTI ELETTRONICI?

Il principio fondamentale dell'archiviazione dei documenti elettronici è nessuna discriminazione da parte del mezzo! Le regole di archiviazione sono le stesse sia per i file cartacei che per quelli elettronici. Tuttavia, ci sono alcune peculiarità per l'archiviazione di documenti elettronici. Sono specificati nelle Regole per l'organizzazione dell'archiviazione, dell'acquisizione, della contabilità e dell'uso dei documenti del Fondo archivi della Federazione Russa e di altri documenti negli organi governativi, nei governi e nelle organizzazioni locali (di seguito - Regole 2015).

Un documento elettronico, prima di essere inviato per l'archiviazione, viene scaricato dal programma in cui è stato creato e salvato in un formato non modificabile: il Regolamento 2015 consiglia PDF/A, ma l'organizzazione dovrà acquistare Software per lavorare con esso. Il formato ottimale per il salvataggio di documenti elettronici adatto a molte organizzazioni è il PDF.

Un file elettronico è registrato su un supporto elettronico separato. L'opzione migliore è un CD scrivibile una sola volta. Le regole del 2015 richiedono di registrare un file elettronico su due dischi: una copia è una copia di lavoro, la seconda è quella principale. Questo vale solo per i casi di conservazione permanente ea lungo termine (oltre 10 anni). Se il file ha un periodo di conservazione di cinque anni, allora non può essere trasferito nell'archivio, semplicemente salvandolo in un formato non modificabile. Se un caso del genere deve ancora essere trasferito nell'archivio, sarà sufficiente scriverlo su un disco.

Per ogni caso viene redatta una copertina (Esempio 4).

I file elettronici su disco vengono trasferiti all'archivio secondo la procedura adottata nell'organizzazione.

RIEPILOGO

I documenti elettronici dalla creazione alla distruzione esistono in formato elettronico.
Puoi lavorare con documenti elettronici su qualsiasi supporto.
L'organizzazione stabilisce le regole per lo scambio di documenti elettronici in un accordo tra loro.
Un documento elettronico può essere allegato a una lettera cartacea. La domanda è redatta in conformità con GOST R 7.0.97. Sistema di norme sull'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione.
I documenti elettronici sono trasferiti all'archivio dell'organizzazione su CD, redatti secondo il Regolamento 2015.

1. Le informazioni in forma elettronica firmate da una firma elettronica qualificata sono riconosciute come un documento elettronico equivalente a un documento cartaceo firmato con una firma autografa e possono essere applicate in qualsiasi rapporto giuridico in conformità con la legislazione della Federazione Russa, a meno che le leggi federali o quelli adottati in conformità con i loro atti normativi regolamentari hanno stabilito il requisito della necessità di redigere un documento esclusivamente su carta.

(vedi testo nell'edizione precedente)

3.1. Se le leggi federali adottate in conformità con esse, gli atti normativi stabiliscono che un documento deve essere firmato da più persone, il documento elettronico deve essere firmato dalle persone (funzionari autorizzati dell'ente, organizzazione) che hanno preparato questo documento con il tipo di firma che è stabilito dalla legislazione della Federazione Russa per la firma del documento elettronico prodotto con una firma elettronica.