Che cos'è la gestione elettronica dei documenti e i suoi vantaggi per le imprese. Revisione dei sistemi di gestione elettronica gratuita dei documenti Sistemi di organizzazione dell'archivio dei documenti

Dalla risposta alla domanda "Perché la tua azienda ha bisogno della gestione elettronica dei documenti?" dipende almeno la metà del successo del progetto per l'implementazione di un sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS). Stranamente, molto spesso puoi sentire una risposta del tipo: "Il concorrente / partner ha già - perché siamo peggio?" Ma se si stabilisce un tale obiettivo di implementazione dell'EDMS, è improbabile che i risultati siano impressionanti.

Quindi, quali obiettivi può affrontare un'azienda quando implementa un EDMS? Consideriamo le possibili opzioni.

Poiché il raggiungimento di ciascuno di questi obiettivi aumenta in modo sequenziale sia il budget del progetto di automazione sia i rischi che il progetto non venga completato con successo, fissare obiettivi sopravvalutati dovrebbe essere trattato con la massima cautela.

Un altro errore comune durante l'implementazione di un sistema è l'aspettativa che l'automazione stessa aiuti a ottimizzare il flusso di lavoro stesso. Ma come dicono i programmatori in questi casi: "Quando automatizzi il caos, otterrai solo "Caos automatizzato"».

A proposito, una nota importante sulla formazione del budget del progetto: deve essere calcolato in base al numero totale di dipendenti dell'azienda. Nella maggior parte dei casi, i progetti pilota del tipo "proviamo in un reparto" non aiutano nemmeno a capire se un'azienda ha bisogno o meno di un flusso documentale elettronico.

Una volta stabilito l'obiettivo e definite le attività di automazione, è possibile procedere alla fase successiva: la scelta di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Come scegliere?

Praticamente fino alla seconda metà degli anni 2000, il mercato dell'EDMS in Russia era focalizzato esclusivamente sui grandi clienti, le piccole e medie imprese non avevano scelta: esisteva una cerchia molto ristretta di EDMS "scatolati" adatti all'implementazione in aziende di queste dimensioni . Inoltre, nella maggior parte dei casi, questi EDMS erano solo versioni ridotte di sistemi "grandi", il che significa che i costi di acquisto e manutenzione, la complessità di utilizzo non erano del tutto adeguati alle aspettative delle piccole e medie imprese.

V l'anno scorso il mercato EDMS per le piccole e medie imprese si è notevolmente ampliato: i fornitori hanno formato una visione dell'automazione del flusso di documenti per le medie e piccole imprese e sono apparse molte nuove soluzioni focalizzate specificamente su questo segmento di mercato. Pertanto, la scelta di un sistema di gestione elettronica dei documenti è ora un compito piuttosto difficile. Proviamo a sistematizzare il processo di scelta di un EDMS in base agli obiettivi che l'azienda si pone introducendo la gestione elettronica dei documenti.

Tutti i sistemi di gestione elettronica dei documenti possono essere suddivisi condizionatamente in 3 grandi gruppi:

1. Sistemi per l'organizzazione di un archivio (archiviazione) di documenti.
2. Sistemi di office automation con elementi di flusso documentale.
3. Sistemi integrati per l'automazione del flusso documentale.

La maggior parte degli EDMS moderni contiene elementi di ciascuno dei tre gruppi, ma gli "universali completi" sono rari. Di norma, ogni sistema è focalizzato sull'automazione di un determinato gruppo di processi.

1. Sistemi di organizzazione dell'archivio documentale

Il termine "archivio (archiviazione) di documenti" ha due significati. Tali sistemi sono intesi come:

• Sistemi specializzati per l'archiviazione e l'elaborazione di volumi estremamente elevati di documenti. Tali sistemi sono necessari per una ristretta cerchia di aziende, ad esempio le organizzazioni di code ( servizi di pubblica utilità, settore pubblico, assicurativo, creditizio e bancario). Non ci sono così tanti di questi sistemi, risolvono una gamma piuttosto ristretta di problemi e non li considereremo in questo articolo.
• Sistemi di gestione documentale "leggeri" che forniscono solo funzionalità di base lavorare con i documenti: archiviazione centralizzata dei file di documenti e organizzazione dell'accesso dei dipendenti ad essi.

Se parliamo dell'archivio dei documenti come di un sistema di flusso di documenti "leggero", in questo approccio all'automazione del flusso di documenti le seguenti soluzioni sono le più popolari:

In generale, l'organizzazione del flusso di lavoro sotto forma di "archivio di documenti" ha senso sia per le piccole imprese (con uno staff dirigenziale di meno di 10 persone), sia per le imprese con un volume ridotto di flusso di lavoro (fino a 10-20 documenti al mese). Il vantaggio principale di tali sistemi è solo il basso costo e la facilità d'uso.

2. Sistemi di automazione dell'ufficio con elementi di flusso documentale

I sistemi di automazione dell'ufficio con elementi di flusso documentale costituiscono ora la maggior parte degli EDMS offerti sul mercato russo. Funzioni tipiche sistemi di questo gruppo:

• Archivio dei documenti:
• conservazione e archiviazione di documenti,
• ricerca per requisiti di registrazione e schede di controllo dei documenti, ricerca full-text per documenti,
• scansione e riconoscimento di documenti;
• Lavoro d'ufficio(in questo gruppo di sistemi, l'unità di office automation è la più sviluppata):
• registrazione di documenti,
• organizzazione della nomenclatura dei casi,
• differenziazione dei diritti di accesso.
• Flusso di documenti:
• documenti di instradamento,
• impartire ordini,
• visualizzazione dei processi aziendali.

Tutti i sistemi hanno caratteristiche quasi identiche, ma ognuno, ovviamente, ha le sue vantaggi competitivi... Informazioni dettagliate sui sistemi possono essere ottenute dal sito Web http://www.doc-online.ru e dai siti Web dei produttori di EDMS.

3. Sistemi complessi di automazione del flusso documentale

Questo gruppo di sistemi è il più "forte" nell'automazione dei processi relativi al flusso di documenti e alla gestione operativa dell'impresa: emissione e monitoraggio dell'esecuzione di ordini, documenti di instradamento, ecc.

L'introduzione di un tale EDMS è, piuttosto, giustificata nelle grandi organizzazioni (holding) a causa del fatto che i sistemi di questa classe sono sviluppati solo su ordinazione e, quindi, hanno un costo elevato, sono piuttosto difficili da padroneggiare e richiedono la partecipazione di specialisti IT durante l'implementazione. Tuttavia, la scelta dell'EDMS di questo gruppo offre anche grandi opportunità di modificare il sistema per le esigenze dell'azienda; è possibile creare un sistema equilibrato in termini di funzioni sia nel campo del lavoro d'ufficio che nel campo della documentazione circolazione.

Qual è il prossimo?

Dopo aver deciso i preferiti per l'acquisto, non dimenticare di prendere in considerazione i seguenti aspetti, che influenzeranno sicuramente il successo del progetto di implementazione dell'EDMS:

• Chiedi cosa ha il sistema opportunità di crescita in modo da non dover spendere soldi per l'implementazione di un nuovo EDMS con la crescita della scala del business.
• Quando si confronta il costo dei sistemi Vota costo intero progetto. Molto spesso, una parte significativa del costo è nascosta in moduli aggiuntivi, software di infrastruttura, servizi di rilevamento, implementazione e manutenzione del sistema.
• Prima dell'acquisto guarda il sistema "live" o meglio ancora, con i clienti del fornitore di soluzioni. Nessuna bella presentazione o dimostrazione "di laboratorio" del sistema mostrerà le reali caratteristiche del lavoro con esso.
• Alcuni dei sistemi sul mercato sono i cosiddetti "Incorniciato" SED. Ciò significa la possibilità di installare e configurare il sistema da soli. Considera che questa opzione potrebbe rivelarsi più redditizia, anche se devi inviare i tuoi specialisti IT per la formazione.
• Assicurati che i dipendenti della tua azienda "tirino" il sistema- qualsiasi automazione porta solitamente ad un aumento della mole di lavoro, soprattutto in fase di realizzazione. Se l'azienda ha carenza di personale, è necessario o aumentarne il numero, oppure scegliere un EDMS con funzioni più semplici.
• Procedura di implementazione del sistema- un elemento importante del successo del progetto. Prima di acquistare un sistema, assicurati di pianificare questa fase in anticipo e di discuterne le funzionalità con il fornitore della soluzione! Molto spesso, senza uno studio approfondito di questa fase, l'EDMS pende come un "peso morto" sull'azienda.

L'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti è un passaggio cruciale per un'azienda, soprattutto per le medie e piccole imprese, dove qualsiasi spesa incide in modo significativo sulla "vitalità". Pertanto, la scelta corretta di un EDMS e di un fornitore di soluzioni, tenendo conto delle peculiarità del lavoro delle piccole e medie imprese, è molto fattore importante... In questo articolo, abbiamo cercato di dare un'idea dello stato attuale del mercato EDMS per le piccole e medie imprese e aiutare nella scelta del giusto sistema di gestione elettronica dei documenti. Vi auguro il successo.

Comprimi spettacolo

Quando si seleziona un EDMS, è possibile richiedere informazioni analitiche ai siti http://www.doc-online.ru e http://www.docflow.ru, nonché direttamente agli sviluppatori:

• BOSS-Sistema di riferimento dell'azienda IT. Sito web http://www.boss-referent.ru
• Sistema "BUSINESS" della società "EOS". Sito web http://www.eos.ru
• Sistema "Eufrate-flusso documentale" dell'azienda "Cognitive Technologies". Sito web http://www.evfrat.ru
• Il sistema "CompanyMedia" della società "InterTrust". Sito web http://www.intertrust.ru
• Il sistema NauDoc dell'azienda Naumen. Sito web http://www.naumen.ru
• Il sistema "Akta" dell'azienda "DuxSoft". Sito web http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - per migliorare qualitativamente il processo di lavoro con documenti di manager e specialisti in materia di tutti i livelli, per ridurre il tempo del lavoro di routine con i documenti, in altre parole, l'automazione del flusso di documenti nell'impresa

NAUDOC è un prodotto software per l'automazione dell'ufficio, il flusso di lavoro e i processi aziendali, sviluppato da NAUMEN. NAUDOC consente di gestire i processi di elaborazione dei documenti e monitorare la disciplina delle prestazioni, ricevendo informazioni complete sullo stato di avanzamento degli incarichi.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è particolarmente adatto per automatizzare la circolazione dei documenti di medie e piccole imprese, società di gestione, organizzazioni di progettazione, divisioni di strutture di holding, nonché per risolvere compiti specifici per l'automazione della circolazione dei documenti che devono affrontare divisioni di grandi aziende (garantendo lavorare con documenti normativi in ​​conformità con i requisiti della norma ISO 9001: 2000, interazione tra dipendenti e servizio del personale, ecc.).

Utilizzando NAUDOC è possibile organizzare un unico repository di documenti con differenziazione dei diritti di accesso in base ai ruoli, che consente ai dipendenti in qualsiasi momento di accedere ai documenti e appena possibile reperire tutte le informazioni necessarie indipendentemente dalla presenza del titolare dei documenti sul luogo di lavoro. I registri consentono di registrare la documentazione in entrata, interna e in uscita, tracciando il movimento delle copie cartacee dei documenti all'interno dell'azienda.

La disponibilità di NAUDOC di controlli sulla disciplina delle prestazioni consente di assegnare compiti ai dipendenti nel sistema, monitorare le loro prestazioni, tenere traccia delle scadenze, inviare documenti per l'approvazione e inviare documenti approvati per la revisione ad altri utenti del sistema. personalizzazione ciclo vitale per le categorie di documenti consente di specificare percorsi tipici di spostamento dei documenti, configurarne l'instradamento automatico e l'assegnazione delle attività.

Tutte le azioni con documenti e attività vengono eseguite tramite l'interfaccia web, collegandosi al sistema da qualsiasi parte del mondo, creando così un unico spazio informativo per l'organizzazione, comprese le filiali remote e i lavoratori mobili.

I vantaggi dell'utilizzo del sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc:

Semplificazione della procedura per l'approvazione dei documenti da parte dei funzionari

• Dopo aver creato il documento, il dipendente lo invia per l'approvazione a una determinata cerchia di persone in conformità con la procedura di approvazione dei documenti adottata dall'organizzazione.
• Quando si lavora collettivamente, tutte le azioni vengono eseguite su una copia del documento. Gli utenti NauDoc che approvano il documento possono accedervi durante il processo.
• In qualsiasi momento è possibile creare un verbale di approvazione (indicante il nome e la posizione del soggetto che autorizza e l'ora esatta dell'approvazione del documento).

Possibilità di registrazione a sistema di documenti elettronici e cartacei

• La registrazione di un documento nel registro di registrazione avviene automaticamente in una determinata fase del lavoro con il documento.
• Per i documenti cartacei, nel sistema viene creata un'apposita scheda elettronica alla quale è possibile allegare una copia scannerizzata del documento.

Accelerazione della ricerca di documenti per dettagli e contenuto

• Il sistema NauDoc ti darà la possibilità di trovare istantaneamente tutti i documenti per un requisito specifico (ad esempio, numero di registrazione o breve descrizione).

Semplificazione del lavoro con documenti organizzativi e amministrativi

• L'utente crea un documento nel sistema NauDoc, secondo un modello predefinito. Per creare un documento, è necessario modificare i valori dei dettagli nella sua scheda di registrazione, verranno automaticamente inseriti nel testo del documento. Se necessario, puoi consentire all'utente di modificare il testo del modello.
• Dopo che il documento è stato creato, il dipendente lo invia al lavoro a una determinata cerchia di persone in conformità con la procedura adottata nell'organizzazione.
• Il sistema “conosce” la procedura di approvazione: controlla le scadenze programmate nelle fasi, informa i responsabili, il sistema invia anche notifiche sullo spostamento del documento da una fase all'altra.
• La registrazione di un documento nel registro di registrazione avviene automaticamente in una determinata fase del lavoro con il documento. In questo caso, il documento è assegnato numero di registrazione e la data di registrazione è fissata.

Gestione dei processi

• Il sistema NauDoc permette di automatizzare i processi produttivi o gestionali dell'azienda. Consente di evidenziare le fasi, i responsabili, le date programmate. Ciò consente di generare report sulla fase in cui si trova ciascuna delle istanze di processo, per trovare " posti stretti»E le persone responsabili a causa delle quali le scadenze vengono interrotte, effettuano il processo prima di apportare modifiche.

Semplificazione del lavoro con corrispondenza in entrata e in uscita

• NauDoc può essere configurato come client di posta, fornendo la possibilità di lavorare con documenti in entrata e in uscita, come con i normali documenti nel sistema.
• Durante l'elaborazione della corrispondenza in entrata, la segretaria accetta le lettere, registra le lettere nel registro delle corrispondenze in entrata, al documento viene assegnato automaticamente un numero di registrazione. Dopo la preparazione, il documento viene inviato al capo per la risoluzione, secondo la procedura adottata nell'organizzazione. Dopo l'esame, il documento viene inviato per la revisione o l'esecuzione ai dipendenti dell'organizzazione.
• Durante l'elaborazione della corrispondenza in uscita, il dipendente crea una lettera secondo il modello accettato nell'organizzazione, la invia per l'approvazione al capo, in conformità con la procedura adottata nell'organizzazione. Dopo l'approvazione del documento, questo viene automaticamente inviato alla segreteria. Il segretario registra la lettera nel Registro e la invia per e-mail. In questo caso, tutti i documenti vengono salvati nel sistema e sono disponibili per la ricerca.

Creazione di un portale web aziendale e di una risorsa Internet aziendale

• NAUDOC permette di creare siti internet e intranet e gestire il posizionamento dei contenuti (funzionalità ENGINE). Il contenuto può essere carta, grafica e altri oggetti NAUDOC.
• Comodo sviluppo e modifica delle pagine delle risorse nell'editor WISYWIG integrato, controllo della versione.
• Gestione della pubblicazione di notizie, questionari e votazioni.
• Funzionalità di sviluppo integrate e riprogettazione delle pagine delle risorse.
• Controllo degli accessi centralizzato nelle sezioni delle risorse, la capacità di coordinare i documenti prima della pubblicazione su una risorsa web.

Caratteristiche tecnologiche del sistema

• L'interfaccia web al 100% consente di connettersi al sistema da qualsiasi parte del mondo, creando un unico spazio informativo per l'organizzazione, le sue filiali remote e i lavoratori mobili.
• il sistema è realizzato con il software di scansione e OCR di ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• il sistema consente l'autenticazione e l'autorizzazione delle persone in servizi di directory esterni, ad esempio LDAP o Microsoft Active Directory;
• il sistema ha un modulo per lavorare con una firma digitale elettronica () e ha la capacità di gestire un EDS di qualsiasi provider di crittografia che supporta l'interfaccia Microsoft CRYPTOAPI.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è particolarmente adatto per automatizzare la circolazione dei documenti di medie e piccole imprese, società di gestione, organizzazioni di progettazione, divisioni di strutture di holding, nonché per risolvere compiti specifici per l'automazione della circolazione dei documenti che devono affrontare divisioni di grandi aziende (garantendo lavorare con documenti normativi in ​​conformità con i requisiti ISO 9001: 2000, interazione tra dipendenti e servizio del personale, ecc.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è progettato per lavorare comodamente fino a 50 utenti che possono creare fino a 5.000 documenti all'anno. Questi sono i limiti tecnologici della piattaforma software Zope su cui è sviluppato il prodotto.

Dalle note pratiche, si possono distinguere i seguenti fattori:

• Elevata affidabilità del sistema. Per 4 anni di funzionamento, non un singolo guasto.
• Elevato livello di sicurezza del sistema contro gli attacchi degli hacker
• Funzionalità piacevoli per un sistema gratuito, ma estremamente scarse per uno a pagamento
• Elevato carico del server anche con un piccolo database. È più probabile che la colpa sia della scarsa ottimizzazione dei thread. Da qui il lento lavoro con i documenti.
• Inconveniente nell'inserimento dei dati nel database.
• L'usabilità in quanto tale è assente , sembra che i programmatori abbiano scritto il sistema per se stessi e non per venderlo.
• Impressione di incompletezza del sistema.
• Cattivo (lento) supporto tecnico e informativo sul forum, anche per clienti paganti
• Nella versione gratuita, a partire da un certo numero di attività accumulate, la ricerca fornisce risposte errate.
• Nella versione a pagamento, a partire da un certo numero di attività accumulate: la ricerca inizia a commettere errori quando si sceglie un'area di ricerca, cerca i documenti nel posto sbagliato, non comprende le condizioni logiche di ricerca standard.
• Il codice di sistema è aperto, ma è impossibile modificare qualcosa manualmente.

piattaforma: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC è disponibile in 2 edizioni: NAUDOC Free e NAUDOC Enterprise

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Non è un segreto che il buon andamento di qualsiasi attività commerciale dipenda principalmente da come funziona il meccanismo di organizzazione della documentazione. Dopotutto, le scartoffie, anche se non divertenti, sono un anello importante nella gestione aziendale.

Inoltre, la documentazione dovrebbe essere trattata in modo tempestivo, altrimenti inizierà ad accumularsi e perdersi. Al fine di evitare possibili perdite, è stato introdotto un sistema di gestione elettronica dei documenti.

In questo articolo ti diremo: cos'è un EDMS? Quali tipi, vantaggi e svantaggi ha?

Con lo sviluppo di Internet, il tempo delle cartelle spesse e degli archivi polverosi è diventato un ricordo del passato. Ora il processo di lavoro con i documenti è completamente automatizzato. I documenti necessari possono essere trovati con un clic e l'archiviazione avviene senza alcun intervento umano. Tali opportunità per le imprese sono aperte dall'EDMS.

Un sistema elettronico di gestione dei documenti (EDMS) è un software speciale, grazie al quale i documenti vengono elaborati in in formato elettronico... In altre parole, grazie all'EDMS, è possibile trasferire documenti tra dipendenti, emettere compiti individuali, archiviare, ecc.

Sicuramente molte organizzazioni sanno come creare documenti elettronici, archiviarli e trasferirli. Tuttavia, un semplice formato elettronico non ne avrà forza legale... Affinché la carta elettronica aumenti di peso, è importante che sia firmata da entrambe le parti. In tal caso i documenti devono essere sigillati con apposita firma elettronica.

Pertanto, l'EDMS può essere suddiviso in due tipi:

1. Flusso documentale all'interno dell'azienda tra i dipendenti;
2. Flusso di documenti tra varie imprese e organizzazioni attraverso appositi canali di comunicazione.

Per utilizzare l'EDMS all'interno dell'organizzazione, è necessario un software speciale. Di solito un tale programma è chiamato piattaforma EDF. Inoltre, è necessario hardware aggiuntivo per il corretto funzionamento di tale software. Ad esempio, server, canali di rete, ecc.

Sarà necessario un operatore di gestione elettronica dei documenti se è necessario lavorare con documenti tra due diverse società. Un tale operatore sarà un buon aiuto. Del resto, sa come recapitare messaggi, controllare in che formato vengono inviati i documenti, richiedere e controllare l'apposizione di una firma elettronica, archiviare e archiviare in proprio i documenti, ecc.

Pertanto, l'EDMS è il "sistema circolatorio" dell'intera azienda. Risparmia molto tempo e, senza dubbio, ha un effetto positivo sul lavoro dell'organizzazione nel suo insieme. Ma c'è sempre un vantaggio da questo tipo di elaborazione delle informazioni? E l'EDMS è in grado di danneggiare il business? Per rispondere a queste domande, è necessario considerare il positivo e lati negativi gestione elettronica dei documenti.

Pro e contro di EDF

Come qualsiasi altro processo EDF, ha sia vantaggi che svantaggi. I parametri principali sono presentati nella tabella sottostante.

Dignità

svantaggi

Ordinare. Il sistema assegna automaticamente i numeri ai documenti, eliminando ogni tipo di errore Monitoraggio. In qualsiasi momento puoi scoprire chi sta lavorando con il documento Sicurezza. Il dipendente non potrà perdere o rovinare il documento elettronico Recupero . Un documento cancellato può essere ripristinato in qualsiasi momento Conservazione delle risorse temporanee... La forma elettronica del documento arriva a ciascun dipendente in pochi secondi, indipendentemente dalla loro posizione. È conveniente lavorare. Se necessario, il dipendente può modificare la versione originale del documento. EDF consente di ripristinare ciascuno di essi. Inoltre, puoi tenere traccia dei nomi di quegli specialisti che hanno lavorato alla carta. Disponibilità . Il sistema EDM funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Inoltre, quando è connesso ad esso via Internet, un dipendente può lavorare con la documentazione in qualsiasi momento, anche se è in ospedale o in vacanza. Pianificazione. Il sistema consente a uno specialista di pianificare il corso del lavoro con i documenti. È possibile impostare la data, l'ora di esecuzione e la sequenza. E al momento giusto, il programma stesso chiederà al dipendente la necessità di svolgere il suo lavoro. Ricerca conveniente. Il programma è progettato in modo tale da consentire di trovare documento richiesto non solo per nome, ma anche per parola chiave. Risparmio di carta. Non è necessario stampare la documentazione, unirla in cartelle e fare un inventario. Tutte le informazioni sono archiviate elettronicamente e in qualsiasi momento documento richiesto può essere stampato su carta.

Spese di denaro... La creazione di EDF richiederà determinati costi finanziari. Servono soldi per software e hardware. L'importo dei costi dipenderà dal numero di dipendenti collegati. In media, questo importo sarà di circa 100.000 rubli (*). Per utilizzare immediatamente l'EDMS - non funzionerà... Dopo l'acquisizione, l'installazione, l'implementazione e il debug del programma ci vuole molto tempo, oltre a competenze speciali. Addestramento... Per utilizzare correttamente l'ERMS, tutti i dipendenti coinvolti devono seguire una formazione specifica. Sicurezza... Per la sicurezza delle informazioni, i leader aziendali devono prestare particolare attenzione alla sicurezza. Vale a dire rilasciare firma elettronica, determinare quale dei dipendenti e quale accesso ai documenti avranno, e inoltre devono proteggere il programma dalla penetrazione dall'esterno. Avrai bisogno di un amministratore EDMS... Il personale dell'organizzazione deve avere una persona che sarà in grado di risolvere gli attuali compiti di lavoro nell'EDMS. Vale a dire, per eseguire il debug del server, aiutare gli utenti, monitorare il funzionamento del sistema. Richiede backup continuo... Al fine di preservare le informazioni, gli utenti devono conservare i record in ogni momento. In alcuni casi è richiesta l'esistenza di un documento elettronico e cartaceo... Se, ad esempio, un partner non ha installato un EDMS, quando si lavora con lui, la documentazione dovrebbe essere sia in formato elettronico che cartaceo.

Il vero costo della gestione elettronica dei documenti per le piccole imprese

(*) Se l'azienda è piccola, e l'imprenditore (o l'unico proprietario) firmerà personalmente i documenti, i costi saranno minimi. Consistono nell'acquisto di una firma digitale elettronica - 1.500 rubli e nell'accesso a un servizio di gestione elettronica dei documenti - da 100 rubli.

Per piccoli volumi la nostra redazione consiglia il servizio Kontur.Diadok. Se scegli la tariffa “ universale“, Quindi i costi saranno solo 9 rubli per il documento inviato. Se confrontato con l'invio di documenti originali per posta, ecco l'invio di uno Lettera registrata all'interno della regione sarà di almeno 50 rubli. La differenza è evidente:

Il sistema offre a tutti i nuovi utenti 50 trasferimenti bonus di benvenuto di documenti elettronici.

Come si evince dalla tabella, nonostante gli aspetti positivi, il SED presenta anche aspetti negativi. Si riducono principalmente a costi del materiale, che, come si è scoperto, potrebbe non essere piccolo.

La società sosterrà costi significativi non solo per l'installazione Software, e l'acquisto delle attrezzature necessarie, ma deve anche assumere un dipendente, senza le cui competenze speciali il sistema di gestione elettronica dei documenti semplicemente non funzionerà. Tale dipendente è anche tenuto a pagare uno stipendio. E questa è un'altra voce di costo.

Ma non dimenticare che gli sforzi profusi pagheranno in futuro e le aziende che lavorano con EDMS ne trarranno solo beneficio. Dopotutto, risparmieranno non solo sui tempi di elaborazione delle informazioni, ma ridurranno anche significativamente il costo del pagamento dei servizi, ad esempio per un archivista. Inoltre, oltre a tutto il resto, l'archivio elettronico non richiede locali aggiuntivi, l'acquisto di forniture per ufficio aggiuntive e altri punti.

Che cos'è un sistema di gestione elettronica dei documenti?

Di norma, si tratta di un sistema di gestione elettronica dei documenti (EDM), in cui è possibile generare, inviare, ricevere e firmare documenti elettronici. Sono equivalenti a quelli cartacei con firma autografa. Per condurre la gestione elettronica dei documenti, è necessario un certificato di firma elettronica.

L'interfaccia di solito è composta da 2-3 schede, incluse le controparti (i tuoi partner e clienti che partecipano a EDF) e la scheda principale - Documenti. In questa scheda, nelle sezioni Posta in arrivo e Posta in uscita, troverai i documenti da te inviati e ricevuti.

Tipi di EDF

Indubbiamente, quando introducono la gestione elettronica dei documenti, le organizzazioni danno grande importanza all'efficienza. È difficile dire quale tipo di EDI sarà più efficace per una particolare organizzazione. Tutto dipende dalla direzione dell'impresa e dai suoi processi aziendali.

Tuttavia, esiste una qualifica generale EDF in termini di funzionalità, tecnologia di controllo, componenti costitutivi, ecc. A tal proposito si possono distinguere le principali tipologie di EDMS:

• Sistema di lavoro d'ufficio... Questo tipo è destinato alla gestione dell'impresa. Inoltre, si sta lavorando su tutti regole accettate con controllo verticale, ad es. da capo a subordinato;
• Archivi elettronici... Lo scopo principale di un tale sistema è organizzare l'archiviazione dei documenti. Tra le altre cose, il programma consente all'utente di trovare facilmente la carta richiesta. Tuttavia, il trasferimento della documentazione in tale sistema non sarà possibile;
• Sistemi di flusso di lavoro... Questo tipo di sistema è molto diffuso tra gli utenti per il fatto che la sua il compito principaleÈ l'organizzazione e l'automazione dei processi aziendali. È facile fare affari con un software del genere e il flusso di lavoro è solo un motivo per l'esistenza di momenti di lavoro;
• Sistemi ECM... Il software consente all'utente di introdurre novità nel sistema di gestione dell'organizzazione. Con l'ausilio di sistemi complessi è possibile gestire: documenti, firme, flussi di lavoro, conoscenza dei dipendenti, ecc. Questo tipo di EDF sarà molto più costoso, perché offre all'utente funzionalità avanzate.

Vale la pena notare che ogni tipo di EDMS diventa la scala più grande del precedente e dà più possibilità utenti. Tuttavia, per apprezzare appieno i vantaggi della gestione elettronica dei documenti, è necessario fare la scelta giusta.

Come scegliere il giusto EDMS

Come già notato, la scelta di un EDMS è un processo complesso che richiede un'attenzione particolare. Tra le altre cose, la gestione dell'azienda deve tenere conto di un numero enorme di fattori decisivi, come la direzione dell'impresa, il personale, ecc.

Ad esempio, per organizzazione commerciale stabilirà correttamente il sistema ERMS sia tra dipendenti che tra partner. Solo così l'azienda potrà ottenere i benefici economici necessari.

Per istituzione stataleè meglio concentrarsi sulle specificità del suo lavoro e prestare maggiore attenzione alla creazione di archivi elettronici. Ed è anche necessario formare i dipendenti per lavorare con loro.

Quando si sceglie l'uno o l'altro EDMS, è importante considerare se il sistema soddisfa i requisiti indicati. Questi includono:

• Completezza di funzionalità;
• La comodità d'uso;
• Quanto velocemente verrà introdotto questo sistema nel flusso di lavoro;
• La presenza di impostazioni, e devono essere flessibili;
• Il sistema ha la capacità di espandere le funzionalità;
• È possibile adattare l'EDMS al software esistente dell'impresa;
• Facilità di adattamento;
• Disponibilità supporto tecnico... È importante che tale assistenza sia di alto livello;
• Reputazione del produttore, ecc.

Tenendo conto di questo fatto, l'utente deve attenersi alle seguenti azioni:

1. Esplora la funzionalità. È necessario prestare particolare attenzione al capitolo "Opportunità". È importante che il produttore indichi specificamente l'elenco delle attività eseguite dal programma. Se non ci sono specifiche, vale la pena abbandonare un tale sistema EDMS;
2. Disponibilità di presentazioni tematiche. È importante che il programma contenga materiale dimostrativo, spiegando così all'utente come utilizzare la funzionalità;
3. Esamina gli screenshot. Quindi il manager sarà in grado di assicurarsi se la funzionalità è davvero semplice e se ha i requisiti dichiarati;
4. Assicurati di studiare le recensioni degli utenti reali. Maggior parte il modo migliore- questo è guardare video su YouTube;
5. Molti produttori offrono prove gratuite ai dirigenti. L'utente potrà così capire se il prodotto selezionato è adatto o meno;
6. Quanto al costo della merce, è ovvio che questo punto non può che preoccupare l'acquirente. È difficile determinare quale dovrebbe essere il costo reale dell'EDMS, ma vale la pena studiare cosa costituisce questa o quella cifra. Pertanto, uno studio dettagliato del listino prezzi aiuterà l'acquirente ad evitare spese e spese impreviste.

Vale la pena ricordare che solo uno specialista aiuterà a fare la scelta giusta. Pertanto, la selezione e l'installazione dell'EDMS dovrebbero essere eseguite solo sotto la stretta attenzione di una persona con competenze speciali.

A causa dell'alto costo, non tutte le organizzazioni nel nostro paese lavorano con EDMS. Al momento, finora solo le grandi aziende svolgono pratiche burocratiche in formato elettronico. Ma tutto sta cambiando ed è probabile che nel prossimo futuro sarà apprezzata la necessità di lavorare con l'aiuto dell'EDMS e molte aziende potranno permettersi di condurre e-business... Ciò significa che diventeranno i più efficaci e di successo!

6. Chi sono i carismatici? [Risorsa elettronica] // Rivista di benedizione. 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Le mie nove vite in Scientology / trad. dall'inglese A. Kondrashova, 2007.M.: 201 p.

8. Chernyshev VM Spada a doppio taglio. Sinossi sulla settologia. K: Seminario teologico di Kiev, 2000.169 p.

Testo originale russo © A.A. Vaykina, 2016

Vladychansky Timur Valerievich

Studente della Facoltà di Management, Russian State Social University

Mosca, RF E-mail: [e-mail protetta] Supervisore accademico: Veretekhina S.V., Candidate of Economic Sciences, Professore Associato del Dipartimento di Gestione del Personale e Politiche del Personale

e-mail: [e-mail protetta]

FLUSSO DOCUMENTALE ELETTRONICO DELLE PICCOLE IMPRESE

annotazione

Il documento tratta l'implementazione della gestione elettronica dei documenti, nonché i principali vantaggi e la fattibilità economica della sua attuazione.

Parole chiave Flusso di documenti elettronici, automazione del flusso di documenti, Sistemi di informazione, processi aziendali, documento.

Il documento discute l'implementazione della gestione elettronica dei documenti, nonché i principali vantaggi e la fattibilità economica della sua implementazione.

Gestione elettronica dei documenti, automazione del flusso di lavoro, sistemi informativi, processi aziendali, documenti.

Il modo moderno di fare affari nelle imprese e nelle organizzazioni richiede molto lavoro con i documenti. La ricerca, l'approvazione e l'accordo diventano procedure piuttosto complesse e farraginose, che non possono essere escluse. L'unico approccio efficace in una situazione del genere è l'uso di tecnologie moderne e la massima automazione di tutte le fasi del lavoro con i documenti. Inoltre, la recente comparsa di una quantità sufficiente di potenza di calcolo disponibile e software di alta qualità per loro rende tale soluzione facile da implementare ed economica.

L'automazione del flusso di lavoro consente di organizzare in modo più efficiente il lavoro dell'impresa. Ricezione veloce della carta e campioni elettronici documento attraverso l'uso di tecnologie di scansione, riconoscimento e stampa del documento rende il passaggio da versione cartacea documento in formato elettronico e viceversa. Si apre così un metodo per il trasferimento indolore dei documenti dalla trasmissione cartacea a quella elettronica, mentre diventa possibile sfruttare i vantaggi dei computer.

La possibilità di introdurre la gestione elettronica dei documenti legalmente significativa in quelli esistenti

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i sistemi informativi e i processi aziendali dei clienti contribuiscono a portare il lavoro di grandi, medie e piccole imprese ad un livello qualitativamente nuovo. L'uso di meccanismi di scambio di documenti online fornirà i seguenti vantaggi: indipendenza dalla posizione geografica, aumento della produttività dei servizi finanziari e contabili e ottimizzazione dei costi di fare affari.

L'automazione consentirà inoltre di distribuire istantaneamente i costi ai centri di responsabilità finanziaria e alle voci di budget, analizzare l'esecuzione dei budget dei dipartimenti per prendere decisioni operative e valutare l'efficacia del loro lavoro online e analizzare in dettaglio singole voci di costo particolarmente significative.

Se parliamo di efficienza, l'automazione del flusso di documenti nell'azienda offre risparmi significativi. Il numero di documenti cartacei è notevolmente ridotto, riducendo così al minimo i costi di materiali di consumo... I dipendenti dedicano meno tempo alla ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno, creando documenti standard da zero e compilando vari report. La preparazione e l'approvazione dei documenti sono molte volte più veloci, il che, tra le altre cose, aumenta la fiducia nell'azienda da parte dei partner.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti consente di automatizzare lo sviluppo e l'approvazione di tutti i documenti dell'organizzazione, inviare documenti per la revisione da parte di un'ampia gamma di dipendenti, emettere ordini e monitorare la loro implementazione, nonché creare processi aziendali arbitrari per risolvere qualsiasi organizzazione compiti.

Il sistema contiene una serie di processi aziendali standard incorporati che coprono la maggior parte delle attività di automazione del flusso di lavoro. Usando questi processi, puoi iniziare con il sistema molto rapidamente. Oltre a quelli standard, gli utenti possono sviluppare i propri processi, nonché apportare le modifiche necessarie ai processi esistenti, utilizzando comodi strumenti integrati nel sistema.

Qualsiasi processo aziendale può essere avviato da un utente di sistema con l'autorità appropriata. Inoltre, il sistema fornisce funzionalità flessibili di pianificazione degli eventi, consentendo di preconfigurare le date e la frequenza di avvio di determinati processi e notifiche.

Il sistema consente di lavorare non solo con i documenti interni dell'organizzazione, ma anche di automatizzare completamente l'elaborazione dei documenti in entrata e in uscita. Tale automazione riduce notevolmente i tempi di elaborazione dei documenti in entrata e ne semplifica la contabilizzazione, rende assolutamente trasparente e gestibile l'intero processo dalla ricezione di un documento in entrata all'invio di un documento in uscita.

Di seguito è mostrato il tempo impiegato per le operazioni tipiche durante l'elaborazione di documenti cartacei ed elettronici.

Onere speso per operazioni tipiche, ore al mese

Figura 3 - Grafico che mostra il tempo dedicato alle operazioni tipiche durante l'elaborazione di documenti cartacei ed elettronici.

Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali di un'organizzazione mediante l'elettronica

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sistemi di gestione dei documenti: l'emergere del pieno controllo sull'attuazione di tutti i compiti risolti nell'organizzazione. Oltre ai tempi di sviluppo e approvazione dei documenti, la direzione può controllare tutti gli aspetti del lavoro dei propri subordinati: il tempo del loro lavoro nel sistema, il numero di compiti eseguiti, il tempo necessario per completare i compiti, il numero di compiti scaduti e il tempo entro il quale erano scaduti. I dipendenti autorizzati ricevono notifiche tempestive che l'attività potrebbe non essere completata in tempo, in modo che possano contattare il dipendente che sta ritardando il processo e risolvere rapidamente un potenziale problema. Inoltre, in qualsiasi momento, è possibile richiedere rapporti dettagliati sullo stato di avanzamento delle attività correnti dell'organizzazione.

Il controllo dell'esecuzione consente di modificare radicalmente il lavoro di un'organizzazione, rendere semplici e trasparenti i processi complessi, mostrare la qualità del lavoro di tutti i dipendenti e consentire di influenzare rapidamente tutti i processi.

Recentemente hanno iniziato a comparire soluzioni box-based di sistemi di gestione elettronica dei documenti, rivolte alle piccole e medie imprese, che hanno capacità insite nei sistemi aziendali, come, ad esempio, un disegnatore di percorsi grafici, un progettista di schede di registrazione e modelli di report o la possibilità per gli utenti di scrivere moduli software aggiuntivi.

L'introduzione dell'EDMS è consigliabile nelle grandi imprese, dove il volume dei documenti è talvolta molto grande e il flusso di lavoro cartaceo spesso rallenta le attività di interi reparti, il che è semplicemente inaccettabile. Un sistema di gestione elettronica dei documenti è uno strumento efficace per migliorare la velocità di lavoro di qualsiasi impresa o organizzazione.

Prima di tutto, si tratta di una riduzione del costo dei supporti cartacei. Inoltre, i dipendenti dell'organizzazione non dovranno perdere tempo a correre in un dipartimento vicino per una firma, un altro per un sigillo. Naturalmente, ciò influirà sulla velocità di elaborazione dei flussi di informazioni. Gli ordini verranno eseguiti molto più velocemente, i documenti verranno elaborati senza ritardi.

V mondo moderno Con una concorrenza sempre crescente e flussi di informazioni in aumento, ti viene chiesto ogni giorno di rendere la tua infrastruttura più efficiente, mantenere tutti produttivi, migliorare i processi aziendali e rendere la tua azienda più trasparente e sicura. E fai tutto più velocemente, in modo più sicuro e a un costo inferiore. In queste condizioni, la disponibilità di un efficace sistema di gestione elettronica dei documenti diventa fondamentale per il successo aziendale.

Elenco della letteratura utilizzata:

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© Vladychansky TV, 2016

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Alexandrovna

Studente del 3° anno della Facoltà di Economia, Novosibirsk State University of Economics and Management - "NINH", Novosibirsk, RF E-mail: [e-mail protetta]

PROBLEMI DELL'UTILIZZO ATTIVO DEI SOCIAL DA PARTE DEI GIOVANI E MODI DELLA LORO SOLUZIONE

annotazione

L'articolo rivela l'essenza dei principali problemi derivanti dall'uso attivo e frequente di social networks, le loro possibili ragioni. Vengono proposti metodi per risolvere i problemi considerati in relazione a un individuo e a un gruppo di persone. Vengono rivelate le possibilità di risolvere i problemi in modo indipendente dall'utente di un social network.

Attualmente, i social network e in particolare i problemi correlati sono della massima rilevanza in ampi circoli. I social network stanno diventando sempre più popolari ogni anno, quasi nessuna persona, principalmente i giovani, può immaginare la propria vita senza utilizzare Internet per la comunicazione (dopotutto, è la comunicazione l'obiettivo primario della creazione di una risorsa come i social network) . Naturalmente i giovani perseguono anche altri obiettivi (oltre alla comunicazione informale), registrandosi su tutti i tipi di siti, ad esempio: guardare le notizie, ascoltare musica, corrispondenza commerciale, lavorare. Tuttavia, la maggior parte del tempo trascorso sui social network, i giovani si dedicano specificamente alla comunicazione informale con parenti, persone care, amici.

L'uso attivo dei social network, nonostante la loro tempestiva apparizione sullo sfondo del progresso scientifico e tecnologico, nonostante l'inalienabilità della loro esistenza nel mondo moderno in connessione con lo sviluppo della comunicazione remota, presenta ancora lati negativi e problemi che possono riguardare sia un individui e gruppi di persone (e questi gruppi possono essere completamente diversi per numero di membri) e possono causare problemi più ambiziosi che devono essere risolti, e risolti senza pregiudizio del normale corso del tempo, e cioè: progresso, tecnica e sviluppo tecnologico della società.

Al fine di formulare proposte per la risoluzione di problemi associati ad attivi

L'EDMS è una delle aree più misteriose e mitizzate dell'IT. Il settore è diventato invaso da miti sin dal suo inizio. Naturalmente, alcuni di essi sono già obsoleti e hanno perso la loro rilevanza, ma le nuove tendenze del settore e dell'IT aggiungono idee sbagliate al mercato. È tempo di sfatare quelli più rilevanti.

1. EDMS è l'automazione dei documenti d'ufficio, in entrata/uscita e amministrativi

Nonostante il fatto che i sistemi di gestione elettronica dei documenti siano da tempo radicati nel mercato russo, questo punto di vista è abbastanza comune.

In effetti, tutti hanno una gestione elettronica dei documenti. Non appena hai creato un file in Word e lo hai inviato via e-mail o ricevuto il file per posta, il flusso di documenti elettronici è già avvenuto.

"L'ufficio è solo una delle forme di organizzazione di EDF, che meglio si adatta alla pratica domestica di lavorare con documenti cartacei", ha spiegato Sergey Kuryanov, Direttore Marketing Strategico, DocsVision. Questo modulo implica una contabilità centralizzata totale di tutti i documenti ufficiali, nonché il controllo del processo di esecuzione delle istruzioni emesse dalla direzione.

Tuttavia, il contenuto dell'impresa non si limita ai documenti ufficiali; prima di loro e nel processo della loro preparazione, vengono creati e diffusi documenti non ufficiali. E i loro flussi sono molto più complessi e di più.

Un vero EDMS dovrebbe risolvere il problema della gestione di tutti, nessuno escluso documenti elettronici- sia ufficiale che non ufficiale - Sergey Kuryanov

"Viviamo nel mondo dell'informazione e quasi il 100% delle informazioni esiste sotto forma di documenti elettronici. Un vero EDMS dovrebbe risolvere il problema della gestione di tutti i documenti elettronici senza eccezioni, sia ufficiali che non ufficiali", ha affermato Sergey Kuryanov. Sarebbe più corretto, secondo lui, non produrre sistemi separati per ogni tipo di documento, ma esigere dal proprio EDMS una soluzione globale al problema.

2. L'EDMS da solo salverà l'azienda dal disordine interno

Questo è uno dei miti profondamente radicati. L'EDMS, infatti, non risolve i problemi di disordine organizzativo, se già esiste in azienda.

"Se il sistema viene implementato in un'azienda in cui non si comprende l'interazione interna, i processi aziendali e le aree di responsabilità, l'implementazione del sistema non farà che esacerbare questi problemi", ha spiegato Ivan Tarkhanov, Responsabile della gestione elettronica dei documenti presso Cognitive Technologies. I decisori dell'implementazione dovrebbero essere chiari sugli obiettivi che stanno perseguendo con questo progetto.

Se il sistema viene implementato in un'azienda in cui non si comprende l'interazione interna, i processi aziendali e le aree di responsabilità, l'implementazione del sistema non farà altro che esacerbare questi problemi - Ivan Tarkhanov

3. Se il flusso di documenti è elettronico, allora è effettivo.

Questo mito era al suo apice alcuni anni fa. Ora, la maggior parte dei clienti capisce già che non è così, ma molti continuano a credere in questa illusione.

"Anche il flusso di documenti elettronici può essere inefficace, tutto dipende dall'efficacia con cui viene costruito il processo aziendale stesso e non dalla sua implementazione tecnica", ha affermato. Sergey Plaunov, Responsabile di BPM ed ECM presso CROC.

"Dovresti rispondere tu stesso alle domande: è stata effettuata la reingegnerizzazione, compreso le migliori pratiche esistenti in azienda, preso in considerazione e unificato le procedure che sono importanti per l'azienda nel suo insieme", ha spiegato Ilya Konstantinov, Dipartimento di Sistemi Aziendali, Esperto Tecnico presso Digital Design. È anche importante chi utilizza il sistema e in quale modalità, se la gestione funziona nell'EDMS o tutto ciò che è richiesto viene svolto dagli assistenti. Queste sono tutte sfumature, ma, secondo Konstantinov, seguono gli obiettivi del cliente dell'implementazione.

Quindi, se la reingegnerizzazione e l'ottimizzazione del processo aziendale del flusso di documenti sono programmate per la transizione al flusso di documenti elettronici, allora, secondo Sergei Plaunov, puoi implementarlo immediatamente nella forma più efficace.

Se hai tempo per reingegnerizzare e ottimizzare il processo aziendale del flusso di lavoro con la transizione al flusso di documenti elettronici, puoi implementarlo immediatamente nella forma più efficace - Sergey Plaunov

4. La scelta migliore sono le soluzioni dei leader di mercato

Questo mito sta in superficie e, per la sua semplicità ed ovvietà, cattura le menti dei clienti, predeterminando o almeno influenzando seriamente la loro scelta. Ma in realtà, non tutto è così semplice.

"I sistemi, l'apice della loro popolarità oggi, hanno conquistato il mercato negli anni passati, quando i vantaggi tecnologici e di altro tipo ad essi inerenti erano più richiesti", - ha affermato Alessandro Nazarov, Responsabile delle vendite di Haulmont. Ora le esigenze del mercato stanno cambiando e le soluzioni sviluppate 4-5 anni fa stanno diventando sempre più rilevanti.

I sistemi, l'apice della loro popolarità oggi, hanno conquistato il mercato negli anni passati, quando i vantaggi tecnologici e di altro tipo ad essi inerenti erano più richiesti - Alexander Nazarov

Tali sistemi con meno implementazioni di quelli dei leader, secondo Nazarov, possono essere molto più progressivi, più tecnologici, si basano su tecnologie moderne e sarà rilevante per almeno 5 - 7 anni dopo l'attuazione. Allo stesso tempo, il periodo della loro presenza sul mercato e, di conseguenza, la loro esperienza nell'implementazione del progetto può essere più che sufficiente per l'implementazione di progetti di qualsiasi scala.

5. I sistemi di fabbricazione occidentale sono più funzionali e flessibili

Questo mito ha un fondamento reale. Storicamente, i sistemi russi erano inferiori alle soluzioni ECM occidentali, ma erano più focalizzati sui processi richiesti in modo specifico aziende russe, che dal punto di vista dell'organizzazione del management hanno una certa specificità.

"Negli ultimi decenni di sviluppo del mercato EDMS, i produttori nazionali più maturi hanno implementato piattaforme di automazione potenti e flessibili che non sono inferiori ai sistemi occidentali", ha spiegato. Vladimir Andreev, Presidente di Doksvision. Allo stesso tempo, secondo lui, hanno alcuni vantaggi, poiché contengono moduli e applicazioni già pronti incentrati sull'automazione dei processi con specifiche domestiche, per non parlare del costo del software e della disponibilità dei servizi.

Negli ultimi decenni di sviluppo del mercato EDMS, i produttori nazionali più maturi hanno implementato piattaforme di automazione potenti e flessibili che non sono inferiori ai sistemi occidentali - Vladimir Andreev

6. EDMS solo per organizzazioni con regolamenti chiari e processi aziendali descritti

In effetti, se l'organizzazione è un disastro, non ha molto senso un EDMS funzionante. Ma non è affatto necessario che tutto sia corretto e chiaro.

"Recentemente, sempre più aziende che utilizzano metodologie di gestione flessibili utilizzano la gestione dei casi adattiva", ha affermato Ivan Tarkhanov. Anche gli EDMS, secondo lui, si stanno adattando a questa tendenza e stanno cambiando le loro classiche configurazioni e regole di lavoro.

Di recente, sempre più aziende che utilizzano metodologie di gestione flessibili utilizzano la gestione dei casi adattiva - Ivan Tarkhanov

7. Immediatamente dopo l'implementazione del sistema, puoi iniziare a usarlo attivamente

A causa della natura dell'oggetto di automazione - processi governo d'impresa- l'introduzione dell'EDMS non può essere percepita come un normale progetto che si conclude con la messa in servizio. Tutti i processi di gestione sono un'entità in continua evoluzione. Inoltre, all'inizio dell'implementazione dell'EDMS, la parte ricevente ha una scarsa idea delle reali possibilità del potenziale sistema.

"In pratica, l'implementazione dell'EDMS è una catena di progetti interconnessi sia per lo sviluppo della gamma di processi automatizzati che per l'espansione del loro contenuto funzionale e la modernizzazione dei processi", ha affermato Vladimir Andreev. Ecco perché al toolkit EDMS vengono imposti requisiti specifici, se possibile, la personalizzazione delle applicazioni già implementate e la rapida automazione di processi sempre più nuovi.

In pratica, l'implementazione di un EDMS è una catena di progetti interconnessi sia per lo sviluppo della gamma di processi automatizzati che per l'espansione del loro contenuto funzionale e la modernizzazione dei processi - Vladimir Andreev

8. Quando si implementa l'EDMS, nulla è richiesto al cliente, tutto sarà fatto dal contraente

Questa delusione è tipica soprattutto delle piccole imprese, così come di coloro che non amano l'informatizzazione e raramente realizzano tali progetti. In effetti, l'introduzione di un EDMS è quasi sempre un cambiamento nel lavoro interno e nella routine dell'azienda.

"Se la squadra non è pronta per questo e non c'è una forte motivazione per il cambiamento, allora l'effetto sarà l'opposto o zero", ha detto Ivan Tarkhanov. Allo stesso tempo, di recente, secondo lui, c'è una tendenza al cambiamento, tk. i clienti sono diventati più esperti.

9. Le piccole imprese non hanno bisogno di un buon EDMS

Il mito è abbastanza ovvio ed è associato a un malinteso comune secondo cui le piccole aziende hanno bisogno di MS Office e 1C.

Infatti, se un'azienda impiega 10 persone, puoi organizzare la registrazione e la contabilità dei documenti in Excel, archiviare le immagini dei documenti nel cloud e indirizzarle a Outlook.

"Una piccola organizzazione può trovare una soluzione cloud adatta. Si tratta sia di Google Apps che di Microsoft Office 365", ha affermato Sergey Kuryanov.

"Potrebbe essere un sistema valido e comprensibile per questa squadra nelle condizioni date", ha spiegato Ilya Konstantinov. La domanda è: quali compiti si prefiggono le piccole imprese e l'IT?

"Tutto dipende da cosa è considerata una piccola impresa. Se escludiamo la microimpresa da questa definizione, dove il processo del flusso di lavoro è piuttosto specifico, allora c'è un vantaggio dall'EDMS per le piccole imprese", ha affermato Dmitry Shushkin, direttore dei progetti aziendali presso ABBYY Russia. Naturalmente, a causa delle dimensioni, l'effetto dell'utilizzo dell'EDMS per le piccole imprese sarà meno evidente rispetto a quelle di medie o grandi dimensioni.

"Naturalmente, funzioni come la registrazione della corrispondenza in arrivo, il monitoraggio dell'esecuzione degli ordini, l'automazione delle procedure per l'approvazione dei documenti sono troppo ingombranti per le piccole imprese e non sono necessarie, poiché tali cose sono più facili e veloci da discutere per un piccolo gruppo di persone semplicemente seduti allo stesso tavolo", ha spiegato Sergey Plaunov. Allo stesso tempo, i mezzi per formare un ambiente informativo di lavoro, in cui sia possibile strutturare qualitativamente le informazioni, ricercare e fornire un rapido accesso ad esse, formare modelli di documenti, discuterli, ecc., possono essere molto appropriati anche nel caso di una piccola impresa.

"Se un imprenditore ha intenzione di crescere, allora è necessario pensare allo sviluppo e al debug delle comunicazioni interne, dei processi aziendali", ha spiegato Ilya Konstantinov. E prima o poi, la questione della scelta di una piattaforma di gestione dei documenti diventerà rilevante.

10. Gli EDMS mobili sono pericolosi

In realtà, l'EDMS mobile non è più pericoloso di altre applicazioni aziendali con accesso mobile.

"La minaccia non è nell'EDMS mobile, ma nell'implementazione di una specifica workstation mobile, nell'assenza o nell'applicazione errata delle politiche di sicurezza da parte del personale IT del cliente", ha spiegato Sergey Kuryanov.

La minaccia non è nell'EDMS mobile, ma nell'implementazione di una postazione mobile specifica, in assenza o applicazione errata delle politiche di sicurezza da parte del personale IT del cliente, - Sergey Kuryanov

"Molto dipende dalla politica dell'azienda, dalle tecnologie utilizzate e dall'approccio per garantire informazioni di sicurezza- devono essere elaborate sia misure organizzative che tecniche ", - ha affermato Sergey Plaunov. Con la dovuta attenzione a questo problema con l'uso di mezzi moderniè sicuro. E, secondo Plaunov, è vitale nelle realtà moderne.

"Attualmente, i fornitori di EDMS stanno risolvendo il problema della sicurezza dell'accesso ai dati aziendali. Per alcune piattaforme, esistono prodotti software fornire un accesso mobile sicuro all'EDMS ", - ha spiegato Ilya Konstantinov. Una varietà di metodi di accesso, ha affermato, richiede complesse misure di sicurezza. E questo compito è risolto dai servizi IT non tanto nel contesto dell'EDMS, ma nel contesto del l'intero panorama IT dell'azienda.

"Inoltre, la risposta a questo mito sarà il fatto che le grandi aziende, comprese quelle finanziarie e statali, hanno accesso mobile all'EDMS e sono utilizzate ai più alti livelli di gestione", ha affermato Ilya Konstantinov.

Nelle grandi aziende, comprese quelle finanziarie e statali, l'accesso mobile all'EDMS è disponibile e viene utilizzato ai più alti livelli di gestione - Ilya Konstantinov

11. Non esiste una base giuridica per l'attuazione dell'EDS

In realtà il quadro legislativo per l'introduzione di EDS è completamente pronto.

"Ora nessuno impedisce alle aziende di passare al flusso di documenti senza carta con qualsiasi documento, ad eccezione di un piccolo elenco concordato (personale e altri tipi speciali di lavoro d'ufficio)", ha spiegato Sergei Kuryanov. Il problema spesso non è che non ci siano leggi e regolamenti, ma che l'azienda non si sia sviluppata internamente regolamenti, legittimando l'uso dei mezzi EDS, e quindi non può passare al flusso documentale senza carta.

Questo, secondo Kuryanov, è come un problema dell'"ultimo miglio" nell'Internet cablata, quando ci sono canali dorsali e un'infrastruttura di routing, ma non c'è connessione di un computer di casa a questa infrastruttura.

"Dopotutto, nessuno chiamerà il provider per te e non organizzerà la connessione e il routing all'interno dell'appartamento", spiega.

12.EMS impiega troppo tempo per essere implementato

Questa affermazione una volta era abbastanza vera, ma al momento è un mito a tutti gli effetti.

"In effetti, cinque anni fa, è stato lungo e difficile implementare l'EDMS nell'immagine, nella somiglianza e nei regolamenti del flusso di lavoro cartaceo. SED ", - ha affermato Alexander Nazarov. E se prendi in considerazione il tempo per sondaggio pre-progettazione, la lunga configurazione del sistema e la sua integrazione nell'infrastruttura IT dell'organizzazione, il tempo per installare l'applicazione per ciascun utente e altri fattori, l'implementazione dell'EDMS ha richiesto davvero molto tempo e risorse. Ma ora la situazione è diversa.

"Le moderne piattaforme EDMS contengono molti strumenti per l'implementazione accelerata, da una serie di applicazioni pronte all'uso a strumenti che consentono di aumentare gradualmente le funzionalità da semplici a complesse", ha spiegato Sergey Kuryanov. In questo modo puoi iniziare in modo rapido ed economico e sviluppare, se necessario, a qualsiasi livello.

"I tempi dell'implementazione dell'EDMS dipendono dalla complessità del processo aziendale del flusso di lavoro stesso, dalla necessità di ottimizzarlo, dalla quantità di miglioramenti e personalizzazioni di questa o quella soluzione, dal numero di utenti e sistemi integrati nell'organizzazione, ecc." , - ha detto Sergey Plaunov. Quando si tratta di decine di migliaia di utenti e una moltitudine di sistemi integrati, allora 2-3 anni è un periodo abbastanza normale. Media impresa, secondo Plaunov, può ottenere in media un EDMS industriale in sei mesi.

Le medie imprese possono ottenere un EDMS industriale in media in sei mesi - Sergey Plaunov

"La velocità di attuazione dell'EDMS dipende dall'ampiezza del compito", ha affermato Dmitry Shushkin. Per non aspettare l'effetto per diversi anni, è necessario eseguire l'implementazione in più fasi. La corretta prioritizzazione delle attività, secondo Shushkin, aiuterà a ottenere risultati tangibili dopo la prima fase di attuazione.

La corretta prioritizzazione delle attività, secondo Shushkin, aiuterà a ottenere risultati tangibili dopo la prima fase di attuazione - Dmitry Shushkin