Sotto forma di documenti di esempio elettronici. Cos'è un documento elettronico. Significato giuridico di un documento elettronico

Non è sempre facile collegare il lavoro d'ufficio tradizionale con la gestione elettronica dei documenti. In questo articolo troverai le risposte alle cinque domande più frequenti sui documenti elettronici. Ti diremo cos'è un documento elettronico, quando può e deve essere trasferito su carta, come rendere giuridicamente significativo lo scambio elettronico di documenti, come emettere un documento elettronico come allegato a una lettera cartacea e come archiviare documenti elettronici .

DOMANDA 1: CHE COS'È UN DOCUMENTO ELETTRONICO?

Un documento elettronico contiene la sua intera ciclo vitale- dalla creazione alla distruzione - in in formato elettronico... Un documento elettronico stampato, come un documento cartaceo scansionato, è solo una copia dell'originale.

V l'anno scorso teoria e pratica del lavoro d'ufficio cercano di "fare amicizia" con documenti elettronici e cartacei per stare al passo con la rapida uscita dallo spazio online del flusso documentale e allo stesso tempo preservarne il significato giuridico. Ad esempio, esistono diverse varianti di una e-mail, di cui solo una è un vero e proprio documento elettronico:

una lettera firmata con una firma elettronica è un vero e proprio documento elettronico;
il messaggio inviato via e-mail non è un documento, ma può esserlo, a condizione che i partecipanti alla comunicazione lo abbiano concordato;
una copia scannerizzata della lettera su carta non è un documento elettronico, ma se il mittente e il destinatario hanno convenuto che lo scambio di tali copie ha forza legale, quindi una tale copia inviata via e-mail può essere equiparata a una e-mail. Ne parleremo meglio nella risposta alla terza domanda.

DOMANDA 2: SU QUALI SUPPORTI UTILIZZARE I DOCUMENTI ELETTRONICI?

Puoi lavorare con documenti elettronici sia online che cartacei. Certo, è più facile e veloce scambiare documenti elettronici utilizzando la posta elettronica o un sistema di gestione elettronica dei documenti (di seguito - EDMS), ma ciò non è sempre possibile. Il risultato sono copie cartacee documenti elettronici.

Stampa e-mail per lavorarci, puoi, ma non dimenticare: se stai scambiando lettere con il destinatario su una piattaforma elettronica, la risposta a questa lettera deve essere elettronica. Inoltre: un cittadino può chiedere di inviargli una risposta al suo ricorso via e-mail.

Le regole interne dell'organizzazione possono stabilire che un determinato documento esiste solo in forma elettronica. Di norma, i promemoria sono i primi ad essere visualizzati nello spazio online. I dipendenti li scambiano in EDMS, servizi cloud o via e-mail.

Esistono però delle norme che prescrivono la stampa dei documenti elettronici per poterli inserire nel fascicolo su carta.

DOMANDA 3: COME MANTENERE UN FLUSSO DI DOCUMENTAZIONE LEGALMENTE SIGNIFICATIVO UTILIZZANDO DOCUMENTI ELETTRONICI?

I documenti elettronici sono firmati con firme digitali elettroniche (di seguito - EDS). Allo stesso tempo, solo un EDS qualificato rafforzato, ovvero registrato in un centro di certificazione accreditato dal Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Russia, è un analogo assoluto di uno scritto a mano. Può essere utilizzato quando si comunica con le agenzie governative. Le organizzazioni possono comunicare tra loro utilizzando documenti firmati da qualsiasi tipo di EDS: qualificato potenziato, non qualificato potenziato o semplice. Il tipo di firma digitale da utilizzare deve essere specificato nel contratto.

Un frammento dell'accordo sull'uso delle firme elettroniche da parte delle parti è riportato nell'esempio 1.

Se lo si desidera, le parti possono stipulare nell'accordo che i messaggi nei client di posta e nei messenger, i messaggi sms hanno valore legale.

DOMANDA 4: COME ALLEGARE UN DOCUMENTO ELETTRONICO A UNA LETTERA CARTA?

I pacchi di documenti vengono inviati dall'organizzazione con lettere di accompagnamento. I documenti elettronici non fanno eccezione. Ma a volte è necessario inviare una lettera di presentazione con diversi allegati cartacei e diversi allegati elettronici. In questo caso, devi prima preparare un'applicazione elettronica: masterizzala su un CD o una scheda flash. Quindi scrivi una lettera di presentazione. Infine, inserisci l'inserto in una busta con un disco o un'unità flash.

Oggetti di scena principali lettera di presentazione- variabile 19 "Nota applicativa".

Ecco alcuni esempi di lettera di presentazione (Esempio 2) e di copertina di un disco (Esempio 3).

DOMANDA 5: COME CONSERVARE I DOCUMENTI ELETTRONICI?

Il principio fondamentale dell'archiviazione dei documenti elettronici è nessuna discriminazione da parte del mezzo! Le regole di archiviazione sono le stesse sia per i file cartacei che per quelli elettronici. Tuttavia, ci sono alcune peculiarità per l'archiviazione di documenti elettronici. Sono specificati nel Regolamento per l'organizzazione della conservazione, acquisizione, contabilità e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico. Federazione Russa e altri documenti in autorità pubbliche, governi e organizzazioni locali (di seguito - il Regolamento 2015).

Un documento elettronico, prima di essere inviato per l'archiviazione, viene scaricato dal programma in cui è stato creato e salvato in un formato non modificabile: il Regolamento 2015 consiglia PDF/A, ma l'organizzazione dovrà acquistare Software per lavorare con esso. Il formato ottimale per il salvataggio di documenti elettronici adatto a molte organizzazioni è il PDF.

Un file elettronico è registrato su un supporto elettronico separato. L'opzione migliore è un CD scrivibile una sola volta. Le regole del 2015 richiedono di registrare un file elettronico su due dischi: una copia è una copia di lavoro, la seconda è quella principale. Questo vale solo per i casi di conservazione permanente ea lungo termine (oltre 10 anni). Se il file ha un periodo di conservazione di cinque anni, allora non può essere trasferito nell'archivio, semplicemente salvandolo in un formato non modificabile. Se un caso del genere deve ancora essere trasferito nell'archivio, sarà sufficiente scriverlo su un disco.

Per ogni caso viene redatta una copertina (Esempio 4).

I file elettronici su disco vengono trasferiti all'archivio secondo la procedura adottata nell'organizzazione.

RIEPILOGO

I documenti elettronici dalla creazione alla distruzione esistono in formato elettronico.
Puoi lavorare con documenti elettronici su qualsiasi supporto.
L'organizzazione stabilisce le regole per lo scambio di documenti elettronici in un accordo tra loro.
Un documento elettronico può essere allegato a una lettera cartacea. La domanda è redatta in conformità con GOST R 7.0.97. Sistema di norme sull'informazione, la biblioteconomia e l'editoria. Documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti per la documentazione.
I documenti elettronici sono trasferiti all'archivio dell'organizzazione su CD-ROM, redatti secondo il Regolamento 2015.

29 giugno 2017 12:55

C'era una volta, gli impiegati hanno resistito al passaggio da riviste cartacee registrazione nei sistemi di gestione elettronica dei documenti. Ora, nella maggior parte delle organizzazioni, l'approvazione interna dei documenti viene già eseguita nell'EDMS (sistema di gestione elettronica dei documenti) e non è motivo di preoccupazione. Ora abbiamo nuove opportunità che offrono ancora più prospettive per il passaggio a documenti completamente elettronici. Tuttavia, allo stesso tempo, nuove paure iniziano a sopraffarci.

Alcune persone possono avere una spiacevole sensazione di incertezza e dubbio quando leggono la frase "documento elettronico". Tante domande vengono subito in mente: è affidabile? Come conservare? I tribunali accetteranno?

Ma perché nessuno fa le stesse domande quando si lavora con la carta, ma semplicemente perché è familiare e sembra affidabile. Anche se la normativa "cartacea" è imperfetta e si possono trovare delle falle. Sì, base normativa anche la gestione elettronica dei documenti è lungi dall'essere perfetta e vi sono ancora dei punti bianchi, ma è in continua evoluzione e miglioramento, mentre la normativa “cartacea” sta progressivamente diventando obsoleta.

Ma per quanto riguarda le nostre domande? Hai bisogno di cercare risposte a loro. Documento elettronico -, archiviarlo e lo tribunali.

Ora è il momento di decidere sul passaggio ai documenti elettronici e non di vivere la sua età con la carta. È tempo di ottenere risposte alle tue domande e preoccupazioni, in modo da non essere nel ruolo di un recupero in seguito.

Significato giuridico di un documento elettronico

Per capire cosa possono fare i documenti senza la carta, è necessario prima di tutto scoprire come viene considerato un documento elettronico da un punto di vista legale.

Ma i documenti elettronici stanno conquistando anche quest'area conservatrice. Anche una cosa di carta apparentemente incrollabile come storico lavorativo, presto i legislatori prevedono di trasferire in formato elettronico.

Tuttavia, esistono anagrafiche del personale che possono già essere completamente convertite in formato elettronico:

giornale di registrazione dei contratti di lavoro e loro modifiche;
registro degli ordini di assunzione;
modulo T-60 (calcolo della nota sulla concessione del congedo a un dipendente);
modulo T-61 (calcolo della nota alla risoluzione (rescissione) contratto di lavoro con un dipendente (licenziamento));
foglio presenze, ecc.

Per quanto riguarda la conservazione di questi documenti, secondo la normativa, i documenti elettronici sono conservati per lo stesso lasso di tempo, dovuto alle loro controparti cartacee. Tuttavia, poiché questo non è solo un documento che può essere semplicemente preso dallo scaffale come carta, è sovrapposto requisito di deposito aggiuntivo che garantiscono la riproduzione di documenti elettronici, nonché mezzi per verificare l'autenticità di una firma elettronica. Il periodo di conservazione di questi fondi è pari al periodo di conservazione del documento.

Quando si passa ai documenti elettronici, è necessario ricordare che devono essere pronti per il trasferimento da parte di controparti, autorità di regolamentazione e, se necessario, giudiziari. In particolare, l'FTS impone requisiti rigorosi sul formato e sulle modalità di scambio. Con le controparti lo scambio è più facile.

La tabella seguente mostra tutti i possibili documenti che al momento della stesura di questo documento sono accettati dal Servizio fiscale federale (secondo l'ordine del Servizio fiscale federale del 29 giugno 2012 n. ММВ-7-6 / [e-mail protetta]). I documenti si dividono in quelli che devono essere inviati rigorosamente in un formato specifico (xml) e quelli che possono essere inviati in immagini scansionate.

Documenti elettronici generati secondo formati approvati che possono essere sottoposti al controllo in un file xml (documenti formalizzati)

Tipo di documento	Scopo del documento	Informazioni aggiuntive
Fattura		Una fattura elettronica è un originale legalmente significativo, come la sua controparte cartacea. Contiene gli stessi dettagli e dati, deve essere firmato dal responsabile o da persona autorizzata e presentato entro cinque giorni. Anche una fattura elettronica deve essere registrata nel libro mastro e nei libri di acquisto e vendita e conservata elettronicamente per almeno 4 anni. Può essere presentato come base per ottenere una detrazione dell'IVA. Secondo l'ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 04.03.2015 n. ММВ-7-6 / [e-mail protetta] deve contenere l'identificativo dell'operatore della gestione elettronica dei documenti. Il venditore e l'acquirente devono avere le stesse fatture (o solo elettroniche o solo cartacee). Utilizzate fino al 30 giugno 2017, le fatture create prima del 1 luglio 2017 sono accettate fino al 31 dicembre 2020.
Libro degli acquisti	È destinato alla registrazione dei documenti che confermano il pagamento dell'IVA sull'acquisto di beni, lavori eseguiti, servizi resi, al fine di determinare l'importo dell'imposta soggetta a detrazione (rimborso) secondo le modalità stabilite dal Codice Fiscale della Federazione Russa .	È compilato rigorosamente secondo un modulo unificato. I moduli arbitrari sono vietati e rifiutati dalle autorità fiscali. La forma del libro degli acquisti e delle vendite è stata approvata dal decreto del governo della Federazione Russa del 26 dicembre 2011 n. 1137. Deve essere conservato per almeno 4 anni (dalla data dell'ultima registrazione). Formato e-book acquisti e vendite, approvato con ordinanza del Servizio fiscale federale della Russia del 04.03.2015 n. ММВ-7-6 / [e-mail protetta]
Libro delle vendite	È destinato alla registrazione di fatture e talvolta altri documenti per la vendita di beni (esecuzione di lavori, fornitura di servizi) da parte di organizzazioni e imprenditori in tutti i casi in cui sorge l'obbligo di calcolare le imposte.
Registro delle fatture ricevute ed emesse	Documento di dichiarazione dell'imposta sul valore aggiunto (IVA), che riflette le fatture ricevute ed emesse.	Indipendentemente dalla registrazione iniziale (su carta o in forma elettronica), viene fornita alle autorità di regolamentazione esclusivamente in forma elettronica. Si precisa che la normativa non prescrive la necessità di presentare un giornale corretto se in esso è stato riscontrato un errore dopo essere stato inviato all'autorità di vigilanza. Tuttavia, la maggior parte degli esperti consiglia di farlo cancellando prima le voci errate. Il giornale è prescritto per essere conservato per almeno 4 anni insieme a tutti i documenti primari.

Foglio aggiuntivo del Libro della spesa		Simile a comprare e vendere libri.
Foglio aggiuntivo del Libretto delle vendite	Utilizzato per registrare le fatture corrette dopo la fine del periodo fiscale in cui è stato commesso l'errore	Simile a comprare e vendere libri.
		Non applicabile dal 1 luglio 2017.
		In uso fino al 30 giugno 2017, le fatture di rettifica create prima del 1 luglio 2017 sono accettate fino al 31 dicembre 2020. Dal 1 luglio, sono formati secondo l'ordine del Servizio fiscale federale del 13 aprile 2016 n. ММВ-7-15 / 189.
Documento sul trasferimento di merci nelle operazioni commerciali	Il documento formalizza l'accettazione e il trasferimento dei beni nell'esecuzione dei contratti nell'ambito del rapporto di compravendita.	Atti in conformità con l'ordine del Servizio fiscale federale del 30.11.2015 n. ММВ-7-10 / [e-mail protetta]
Documento sul trasferimento dei risultati del lavoro (sulla fornitura di servizi)	Il documento che formalizza l'accettazione e il trasferimento dei risultati del lavoro svolto (servizi resi)	Atti in conformità con l'ordine del Servizio fiscale federale del 30.11.2015 n. ММВ-7-10 / [e-mail protetta]
Fattura e documento sulla spedizione delle merci (esecuzione del lavoro), trasferimento dei diritti di proprietà (documento sulla fornitura di servizi), inclusa una fattura	Un documento di trasferimento universale che sostituisce il documento originale o un insieme di documenti di chiusura per una transazione. UPD sostituisce: Fattura; Documento primario: fattura/atto; Set di documenti: fattura + lettera di vettura / atto.	A seconda della qualità con cui il compilatore utilizza il formato, il file xml conterrà un insieme di certi dettagli richiesti... È obbligatorio dal 1 luglio 2017. Se il FRT viene utilizzato come documento primario, può essere trasferito senza la partecipazione di un operatore di gestione elettronica dei documenti. Se l'UPD viene utilizzato come fattura e documento primario, allora non si può fare a meno di un operatore EDM.
Fattura di rettifica e un documento sulla variazione del valore delle merci spedite (lavori eseguiti, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti, inclusa una fattura di rettifica	Un documento di correzione universale che può essere utilizzato per diversi scopi contemporaneamente: per rettifica fatture; durante la correzione dei documenti primari; quando si correggono documenti primari, inclusa una fattura (documenti di trasferimento universali).	A seconda della qualità con cui il compilatore utilizza il formato, il file xml conterrà una serie di determinati dettagli richiesti. È obbligatorio dal 1 luglio 2017. Se il nuovo formato viene utilizzato solo con la funzione di documento sulla variazione del valore delle merci spedite (lavori eseguiti, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti (UCD con stato "2") , quindi include anche un file di scambio per rappresentare le informazioni del venditore e un file di scambio per presentare le informazioni dell'acquirente, che (a seconda delle disposizioni del codice civile della Federazione Russa) potrebbero non esistere. Allo stesso tempo, non ci sarà fattura correttiva nel file di scambio di informazioni del venditore e, di conseguenza, tale file sarà firmato solo con la firma elettronica della persona responsabile della registrazione del fatto della vita economica.
Risposta a una richiesta di chiarimento	La risposta è fornita al diritto dell'ispettorato fiscale previsto dall'articolo 88 del Codice Fiscale della Federazione Russa sulla base dei risultati di una verifica documentale della dichiarazione e di altri documenti che contengono informazioni sull'imposta sul valore aggiunto e sulle detrazioni dei contribuenti per periodo di riferimento, richiedere chiarimenti alla dichiarazione IVA.	Dal 1° gennaio 2017 la risposta all'esigenza di chiarimenti sull'IVA dovrà essere presentata solo in forma elettronica tramite i canali di telecomunicazione (TCS). La risposta alla richiesta inviata al sopralluogo in forma cartacea si considera non presentata. Ciò è direttamente previsto dall'articolo 88 della legge federale del 05/01/2016 n. 130-FZ. La mancata presentazione (o la presentazione tardiva) delle spiegazioni è soggetta a una multa di 5.000 rubli.

Documenti elettronici in qualsiasi formato (o documenti cartacei) sottoponibili al sopralluogo via Internet in formato grafico jpg, tif, pdf o pgn (documenti non formalizzati)

Tipo di documento	Scopo del documento	Informazioni aggiuntive
Fattura	Un documento attestante l'effettiva spedizione di merci o la fornitura di servizi e il loro costo.	Descritto sopra
Nota di carico	Base per la conferma del costo del trasporto della merce. Rilasciato in alcuni casi, anche se la consegna della merce è effettuata da un terzo	Viene redatto insieme al FRT per il trasporto delle merci e viene compilato in 4 copie identiche: una per il destinatario e il mittente e 2 per l'impresa di trasporto. Dal 1 luglio 2017 non ha subito alcuna modifica. Al momento è necessaria una copia cartacea. Tuttavia, è possibile rivolgersi alle autorità di regolamentazione tramite TCS. Va notato che la traduzione in forma elettronica di questo documento è una questione importante per aziende di trasporto... Al momento, ci sono anche suggerimenti per migliorare il processo di scambio di TTN, puoi familiarizzare con loro nell'articolo
Certificato di accettazione dei lavori (servizi)	Conferma il fatto di esecuzione di lavori (servizi).	Descritto sopra
Dichiarazione doganale di carico/dichiarazione di transito	Il documento principale redatto quando si spostano le merci attraverso il confine doganale dello stato (esportazione, importazione). Serve come base per attraversare il confine.	Sono esclusi errori, macchie, cancellazioni. Se, nella compilazione della dichiarazione, hai commesso un errore, puoi cancellare i dati errati e indicare quelli corretti sopra di essi. Ogni modifica è certificata dalla firma e dal timbro del dichiarante. Si raccomanda di rilasciarla in via telematica al fine di evitare le situazioni sopra descritte (che possono comportare la restituzione della dichiarazione per revisione, anche per grafia illeggibile). Quando si utilizza il modulo di dichiarazione elettronico, la persona che dichiara la merce dichiara in modulo elettronico informazioni da indicare nella dichiarazione doganale, e fornisce anche informazioni dai documenti richiesti per sdoganamento merci secondo il regime doganale prescelto, autorità doganale attraverso un metodo elettronico di scambio di informazioni. Applicato in conformità con l'ordine del Comitato doganale statale della Federazione Russa del 30 marzo 2004 n. 395
Foglio supplementare alla dichiarazione doganale del carico/dichiarazione di transito	Utilizzato per l'esportazione di merci dal territorio doganale.	Simile alla dichiarazione doganale del carico/dichiarazione di transito.
Specificazione (calcolo, calcolo) del prezzo (costo)	Un documento che definisce in modo accurato, completo e in forma verificabile i requisiti, il design, il comportamento o altre caratteristiche di un sistema, componente, prodotto, risultato o servizio e le procedure che possono determinare se queste condizioni sono state soddisfatte. Viene utilizzato per determinare i costi in forma di valore (monetario) per la produzione di un'unità o di un gruppo di unità di prodotti, o per alcuni tipi produzioni.	Nessuna particolarità individuata.
Lettera di vettura (TORG-12)	Registrazione del congedo di merci e materiali organizzazioni esterne e la tenuta dei registri delle relative operazioni.	Descritto sopra
Integrazione al contratto	Un addendum o allegati allo stesso che costituiscono parte integrante del contratto. Le integrazioni all'accordo, di norma, modificano i termini essenziali dell'accordo e sono firmate contemporaneamente all'accordo o successivamente, nel processo di esecuzione della transazione.	Innanzitutto, le parti devono concludere tra loro due ulteriori accordi. La prima descriverà la modalità di scambio di documenti che le parti sceglieranno (oggi una delle opzioni più sicure è lo scambio attraverso i servizi degli operatori di flusso di documenti elettronici). Nel secondo accordo, è necessario indicare il tipo di firma elettronica che le parti hanno convenuto di utilizzare e identificarla con una firma autografa. Se le parti hanno concordato l'uso di una firma qualificata rafforzata, non è necessario concludere il secondo accordo, poiché questo tipo di firma elettronica è equiparato alla firma e al sigillo autografi dell'organizzazione. I contratti possono essere conclusi sia elettronicamente che in forma cartacea. Quindi, in conformità con la legislazione e la pratica dell'elettronica piattaforme di trading quando si effettua un ordine governativo basato sui risultati di un'asta aperta, è possibile concludere solo un contratto elettronico. Ma se l'ordine è stato effettuato in modo diverso, è possibile emettere una versione cartacea.
Accordo (accordo, contratto)	Accordo di due o più persone per stabilire, modificare o terminare diritti civili e responsabilità
Fattura di rettifica	Un documento che serve come base per l'accettazione da parte dell'acquirente della detrazione IVA presentata dal venditore, che viene redatto quando cambia il valore dei beni spediti (lavori eseguiti, servizi resi), i diritti di proprietà trasferiti, anche in caso di una modifica del prezzo (tariffa) e (o) chiarimento della quantità (volume) delle merci spedite (lavori eseguiti, servizi resi), diritti di proprietà trasferiti.	Descritto sopra
Rapporto R&S	Una relazione sul lavoro svolto finalizzato all'ottenimento di nuove conoscenze e applicazioni pratiche nella creazione di un nuovo prodotto o tecnologia.	Nella lettera n. ED-4-3 / [e-mail protetta] del 26 marzo 2013, la FTS ha ricordato che se un contribuente ha il diritto di considerare i costi di ricerca e sviluppo utilizzando un coefficiente di 1,5, allora deve accompagnare la dichiarazione dei redditi con un rapporto di ricerca e sviluppo. La relazione sull'attività di ricerca e sviluppo completata è presentata dal contribuente in relazione a ciascuna ricerca e sviluppo (fase di lavoro separata) e deve rispettare i requisiti generali stabiliti dalle norme nazionali per la struttura delle relazioni scientifiche e tecniche (in particolare, GOST 7.32-2001). Per inviarlo alle autorità fiscali, è necessario utilizzare il flusso di documenti per l'attuazione delle richieste scritte degli abbonati (Appendice n. 5 all'ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 09.11.2010 n. ММВ-7-6 / [e-mail protetta]). L'FTS raccomanda inoltre di presentare un rapporto di ricerca e sviluppo dopo aver ricevuto una ricevuta dall'autorità fiscale sulla ricevuta della dichiarazione dei redditi.

Dopo l'entrata in vigore dell'ordinanza del servizio fiscale federale del 18 gennaio 2017 n. ММВ-7-6 / [e-mail protetta], che ha approvato il nuovo formato del file xml per l'elenco dei documenti, è stato possibile inviare tramite TCS sia file xml che documenti cartacei sotto forma di immagini scansionate (nei formati jpg, tif, pdf). Il nuovo inventario è valido dal 1 giugno 2017. Pertanto, non solo i documenti elettronici possono essere inviati tramite TCS, ma anche i documenti originariamente redatti su carta.

Va ricordato che nel contenitore trasferito a autorità fiscale può contenere sia file con estensione xml che file scansionati nei formati appropriati.

L'elenco dei documenti riportato nella tabella sopra è (al momento) esaustivo e se vengono richiesti altri dati al contribuente, non sarà possibile utilizzare né account personale il contribuente, né il sistema di gestione elettronica dei documenti. In questo caso, è necessario utilizzare qualsiasi altro metodo specificato nell'articolo 93 del Codice Fiscale della Federazione Russa.

Invece di uscita

Per stare al passo con i tempi bisogna sempre camminare, e qualche volta correre di pari passo con i nuovi prodotti. E perché questa corsa sia una passeggiata facile, devi usare tutti gli strumenti disponibili. In questo caso, il più strumento importante sono il sistema di gestione elettronica dei documenti (interno) e i servizi di scambio elettronico legalmente significativi (esterno). Venditori e operatori sono sempre al passo con la legislazione e la tecnologia, possono consigliarti e aiutarti a costruire correttamente un lavoro senza carta. È con il loro supporto che la tua transizione ai documenti elettronici sarà indolore.

Domanda 5. Classificazione dei documenti

Classificazione dei documenti- la distribuzione dei documenti in gruppi (tipi) in base a segni di contenuto, forma di preparazione, ecc. al fine di organizzare e migliorare l'efficienza del lavoro con essi.

La classificazione consente di sviluppare determinati metodi di lavoro con ciascun gruppo di documenti, correggerli nelle istruzioni, organizzare i documenti nel lavoro d'ufficio. 2. Convenzionalmente, i documenti possono essere suddivisi nei seguenti gruppi: a titolo di documentazione: scritto a mano; elettronico;

Grafico;

film, foto, colonna sonora;

per area di utilizzo: organizzativo e amministrativo; finanziario e contabile; scientifico e tecnico; secondo lavoro; reportistica e statistica;

nel luogo di compilazione:

In entrata (ricevuto dall'organizzazione);

In uscita (inviato dall'organizzazione);

Interno (compilato e utilizzato all'interno dell'organizzazione stessa);

per timbro di restrizione dell'accesso:

aperto (non classificato);

con un timbro di restrizione dell'accesso. I documenti possono avere i seguenti timbri:

"Per uso ufficiale" (informazioni ufficiali destinate solo ai dipendenti di una particolare organizzazione o industria); "Secret", "Top secret", "Particolare importanza" (informazioni contenenti segreti di stato); "Riservato" (informazioni il cui accesso è limitato dalla legislazione della Federazione Russa);

"segreto commerciale" (informazione che ha valore commerciale in quanto sconosciuta a terzi, alla quale non vi è libero accesso a Basi legali e nei confronti dei quali il titolare di tali informazioni è entrato in regime di protezione);

per origine:

funzionario (servizio) (che lede gli interessi dell'organizzazione, redatto da un legale o persona naturale rilasciato secondo le modalità previste); personale (relativo agli interessi di una persona specifica ed essere nominale);

su th significato ridicolo:

originali o originali (prime o singole copie di documenti ufficiali, firmate personalmente dall'autore);

copie (documenti che riproducono integralmente le informazioni del documento originale e tutte le sue caratteristiche esterne o parte di esse prive di valore legale);

copie autenticate (copie di documenti sui quali, ai sensi del ordine stabilito inserire i dettagli necessari che conferiscono loro valore legale);

duplicati (duplicati del documento originale legalmente vincolanti);

sotto forma di presentazione:

individuo (il cui contenuto è presentato in forma libera);

stencil (quando la struttura, parte del documento, le frasi standard vengono preparate in anticipo e l'altra parte viene compilata durante la compilazione, ad esempio, di un certificato dal luogo di lavoro);

tipico (creato per documentare situazioni standard, ad esempio viaggi di lavoro e utilizzato in tutte le organizzazioni);

per durata di conservazione:

stoccaggio permanente;

conservazione a lungo termine (oltre 10 anni); conservazione temporanea (fino a 10 anni).

1 . Documento elettronico- un documento in cui le informazioni sono presentate in forma elettronica, con i requisiti necessari per il loro riconoscimento come valido.

Il documento elettronico deve essere conforme a quanto segue requisiti:

creati, elaborati, archiviati, trasmessi e ricevuti utilizzando software e hardware;

essere visualizzato (riprodotto) in una forma comprensibile per la percezione.

Documento elettronico può essere riprodotto nella forma e nella forma, comprensibile: sullo schermo del display; su carta;

un altro oggetto materiale che può essere separato dal supporto della macchina in una forma accessibile per l'ispezione visiva. Quando si utilizza un documento informatico, non è necessario fornirne copia su supporto cartaceo, ad eccezione dei casi previsti dalla normativa atti legali RF o previo accordo delle parti. Vantaggiuso di documenti elettronici:

il set di documenti del computer è ridotto al minimo utilizzando campioni già pronti contenuti nella memoria del PC; l'elaborazione informatica di documenti elettronici (ad esempio, ordini di merci) è molto più rapida dell'elaborazione di documenti cartacei;

la raccolta, la sistematizzazione e la ricerca di qualsiasi documento o informazione da documenti è accelerata e semplificata; con l'aiuto della posta elettronica, viene effettuato il trasferimento tempestivo di documenti a qualsiasi distanza; l'archiviazione di documenti elettronici consente di salvare una grande quantità di informazioni su piccoli supporti e quindi non richiede grandi aree per gli archivi; il volume delle operazioni tecniche di routine con i documenti è ridotto, il tempo è liberato per risolvere compiti di gestione significativi;

il numero di perdite di documenti, la cui posizione è sconosciuta, è ridotto;

diventa possibile utilizzare le informazioni ricevute per preparare un altro documento (relazione, sintesi, revisione, ecc.), aumentando così l'efficienza e la qualità del documento compilato.

Approvazione della bozza del documento elettronico ha il seguente Benefici:

leggere un documento sullo schermo di un PC senza stamparlo su carta; vengono apportate correzioni alla bozza del documento;

Agli svantaggii documenti elettronici possono essere attribuiti: fragilità della conservazione rispetto ai documenti cartacei;

la necessità di mezzi tecnici per la lettura; la possibilità di apportare modifiche non autorizzate (in assenza di una firma elettronica digitale (EDS) o di altri mezzi di protezione).

3. Gestione elettronica dei documenti- il processo di movimentazione, elaborazione, conservazione e scambio di documenti elettronici. Partecipanti allo scambio di documenti elettronici - fisico e persone giuridiche, enti governativi della Federazione Russa, enti governativi locali coinvolti nello scambio di documenti elettronici.

Mittente di un documento elettronico- un partecipante allo scambio di documenti elettronici, che redige un documento elettronico, lo firma con il proprio EDS e lo invia all'indirizzo del destinatario direttamente o tramite un intermediario informativo.

Destinatario di un documento elettronico- il partecipante allo scambio di documenti elettronici, al cui indirizzo è stato ricevuto il documento elettronico.

Intermediario nello scambio di documenti elettronici (intermediario delle informazioni)- persona giuridica o imprenditore individuale, che svolge servizi relativi allo scambio di documenti elettronici tra mittenti e destinatari di documenti elettronici.

Quando si scambiano documenti elettronici, i mezzi di sicurezza delle informazioni devono essere utilizzati in conformità con i requisiti degli atti normativi della Federazione Russa.

Un documento elettronico è soggetto a verifica per confermarne l'autenticità mediante Verifica EDS... La conferma dell'autenticità del documento elettronico è effettuata dal destinatario del documento elettronico utilizzando gli strumenti di verifica EDS fornitigli dal mittente o dal distributore degli strumenti di verifica EDS. L'autenticità del documento elettronico Si considera confermato se, a seguito dell'adempimento da parte del destinatario del documento informatico delle procedure previste mediante verifica della firma digitale, è accertata l'invariabilità di tutti i suoi dati. Gestione elettronica dei documentiregolato da regolamenti:

stato;

intersettoriale;

specifici del settore;

locale (imprese).

Regolamento legale nel campo della circolazione elettronica dei documenti dirette:

per l'attuazione di una politica statale unificata nel campo della circolazione dei documenti elettronici;

garantire la sicurezza e la protezione delle informazioni durante la loro creazione, elaborazione, conservazione, trasmissione e ricezione;

garantire i diritti e gli interessi legittimi degli utenti di documenti elettronici;

supporto legale per la tecnologia di creazione, elaborazione, archiviazione, trasmissione e ricezione di documenti elettronici. Il lavoro con i documenti elettronici inviati via e-mail viene eseguito allo stesso modo lavorare con documenti cartacei. Pertanto, la gestione elettronica dei documenti è anche chiamata lavoro d'ufficio automatizzato. Ad ogni abbonato alla posta elettronica viene assegnata una casella di posta individuale, a cui viene assegnato un codice utente, e lo scambio di messaggi elettronici avviene attraverso queste caselle di posta.

Il mittente del documento elettronico crea un file di messaggio, ne specifica il nome, la data, l'ora di invio e avvia il programma di invio della posta elettronica.

I documenti elettronici vengono inviati ai destinatari secondo le istruzioni per la mailing list.

Il destinatario riceve il documento sullo schermo del PC, che, se necessario, può essere trasferito su carta. Utilizzando un PC, i documenti elettronici vengono registrati.

Il manager, dopo aver ricevuto un documento elettronico, lo delibera e il documento viene inviato al PC all'esecutore (esecutori) tramite la rete interna.

Processo di esecuzione di documenti elettronici simile esecuzione di documenti cartacei. La circolazione elettronica dei documenti è in costante crescita, soprattutto in relazione allo sviluppo del commercio su Internet. Periodo di conservazione dei documenti elettronici stesso, come con quelli cartacei (ad esempio, avvisi bancari e requisiti di trasferimento - 5 anni). La memorizzazione di file per tale periodo può comportare la loro perdita, pertanto si consiglia di creare archivi speciali di documenti elettronici su CD-ROM.

In archiviazione di documenti elettronici v archivio elettronico deve essere assicurato:

protezione dei documenti elettronici da accessi non autorizzati e distorsioni;

la possibilità di fornire agli interessati l'accesso ai documenti informatici conservati secondo le modalità previste dagli atti normativi;

la capacità di confermare l'autenticità dei documenti elettronici durante l'intero periodo della loro conservazione;

la possibilità di presentare documenti elettronici archiviati sotto forma di copia cartacea.

In futuro, lo sviluppo della gestione elettronica dei documenti si concentra sul massimo utilizzo dei documenti elettronici, il che implica un cambiamento nelle tradizioni domestiche esistenti del lavoro d'ufficio e il graduale abbandono dei supporti di informazione cartacei.

29.05.18 71 255 13

I documenti possono essere firmati su carta o elettronicamente. Sulla carta per molto tempo, elettronicamente - non è chiaro come.

Pavel Ovchinnikov

12 anni di lavoro con documenti elettronici

Ma qui sono dodici anni che mi occupo di documenti elettronici e vi dirò: questa è un'emozione incredibile. Lascia che ti spieghi come funziona, con esempi.

In breve

Per iniziare a mantenere la gestione elettronica dei documenti, è necessario:

Convincere le controparti ad avviare lo scambio di documenti elettronici.
Acquista un certificato di firma elettronica.
Decidi il metodo di invio dei documenti: tramite un servizio speciale o senza di esso.

Chi ha bisogno di documenti elettronici

Nonostante la comodità e la modernità, poche persone gestiscono la gestione elettronica dei documenti. Se un imprenditore con tassazione semplificata conclude un paio di contratti all'anno, potrebbe non essere così spaventoso per lui inviare documenti stampati un paio di volte. Ma ci sono casi in cui la gestione elettronica dei documenti è estremamente utile.

Grandi aziende i documenti elettronici aiutano a ridurre i costi se il volume della corrispondenza esterna supera diverse centinaia di documenti al mese. Per loro, la consegna dei titoli influisce direttamente sulla velocità delle transazioni. I costi della circolazione dei documenti possono ammontare a centinaia di migliaia di rubli all'anno e i rischi associati a perdite, errori e multe da parte delle autorità fiscali aumentano ulteriormente i costi.

Anche se ora firmi un atto ogni sei mesi, ciò non significa che la tua attività non crescerà. Potresti avere grandi partner che lavorano con documenti elettronici e ti chiederanno lo stesso.

Per esempio

Il negozio online ha accumulato regolarmente crediti per decine di milioni a causa del fatto che ancora una volta hanno commesso un errore nella fattura: la merce è nel camion, non può essere portata al magazzino. Mentre aspettano che arrivi il corriere con il documento corretto dal fornitore, passano i giorni. Abbiamo introdotto i documenti elettronici e ora tutte le correzioni nei documenti richiedono meno di un'ora.

E in una grande azienda di fornitura di energia, durante le ispezioni fiscali sul campo, gli ispettori hanno riscontrato annualmente violazioni ed errori nei documenti. L'assegno per le multe ha raggiunto i 120.000 rubli all'anno. È arrivato al punto che il dipartimento delle finanze ha messo questi soldi nel budget in anticipo come spese generali. Abbiamo introdotto la gestione elettronica dei documenti e ora la correttezza dei documenti è controllata dai programmi, non dalle persone. Non ci sono più errori.

Che cos'è un documento elettronico

Un documento elettronico è un normale file dock o pdf che può essere creato e letto in qualsiasi editor. È importante che sia firmato con una firma elettronica speciale e inviato in modo speciale.

Affinché un partner, un avvocato o un giudice non abbiano dubbi sul fatto che sei stato tu a firmare il documento elettronico e nessuno lo ha modificato, gli specialisti della sicurezza digitale hanno escogitato una firma elettronica. È come un'impronta digitale sovrapposta a un insieme univoco di bit e byte nel documento. In parole povere, quando firmi qualcosa con una firma elettronica, dici: "Confermo l'autenticità di questo insieme di bit".

Una firma elettronica è allegata a qualsiasi documento, dopo di che si considera firmato. Il documento può essere letto senza firma. Garantisce solo che tu abbia lo stesso documento invariato nella forma in cui ti è stato inviato. Se modifichi qualcosa nel documento e lo salvi, il suo set di bit cambierà - la firma non sarà valida.

Per esempio

Le due società hanno deciso di firmare un contratto elettronico. Abbiamo stipulato un contratto, concordato i termini. Ora una società firma il contratto con la sua firma e lo invia all'altra. Apre il contratto e decide di aggiustare qualcosa in sordina, ad esempio l'importo delle multe. Corregge. Salva. Invia prima. Sembra - oops! - la firma originale su questo accordo si è rotta. Significa che qualcosa è stato aggiustato, i cattivi. Poi vanno a picchiare la faccia, probabilmente.

Dove ottenere una firma elettronica

Una firma elettronica viene acquistata presso un centro di certificazione speciale. Hai solo bisogno di trovare un centro conveniente nella tua città. La cosa principale è che è incluso nell'elenco dei centri accreditati del Ministero delle Comunicazioni della Federazione Russa.

Lo stesso può essere fatto direttamente nell'ufficio del centro di certificazione: basta venire con tutti i documenti e compilare una domanda. Ma in questo caso, dovrai aspettare che il pagamento non in contanti avvenga - questo può richiedere diverse ore. È impossibile pagare il certificato per l'azienda in contanti, così come è impossibile riceverlo a distanza.

Come funziona una firma elettronica

La forza giuridica di una firma elettronica è descritta nella legge federale "Sulle firme elettroniche".

La legge definisce i tipi di firme: semplici, non qualificate e qualificate. Puoi sottoscriverne uno qualsiasi, ma con riserva: qualificato - per il fisco, per le gare e, in alcuni casi, per il tribunale; semplice e non qualificato - per tutto il resto.

Firma semplice o non qualificata

Un'opzione conveniente ed economica, ma con un uso limitato. La firma non qualificata contiene algoritmi crittografici, ma non è verificata da alcuna autorità di certificazione. Uno semplice è solo una combinazione di login e password, un account sul sito Web dei servizi pubblici o l'indirizzo e-mail di una controparte.

Tali firme sono adatte se non si partecipa ad aste elettroniche, non si scambiano dati primari elettronici e non si inviano rendiconti fiscali. Firma semplice può essere utilizzato per contratti, conti e atti, ma dovrai firmare un accordo separato con la controparte e registrare il consenso delle parti a fidarsi di tale firma.

Se hai dozzine di appaltatori e documenti diversi, lo schema non funzionerà. Dovrai firmare un tale documento con tutti e nel tempo questo processo rallenterà, non accelererà il lavoro. Allora è meglio pensare a un altro certificato di firma elettronica.

Per utilizzare una semplice firma elettronica, è necessario stampare e firmare una versione cartacea dell'accordo o includere una clausola speciale nel contratto con la controparte: questo è un requisito legale.

Firma qualificata

Questa firma è adatta per fatture e tasse. Per legge, le fatture elettroniche possono essere firmate solo con questa firma. Esiste un certificato qualificato da 1000 RUR, è possibile acquistarlo solo presso un centro di certificazione, che fa parte della zona di fiducia del Servizio fiscale federale.

Ogni anno, il certificato di firma qualificata deve essere rinnovato, il che aumenta le preoccupazioni: è necessario monitorare il periodo di validità e ordinare una riemissione in tempo.

Per lavorare con una firma qualificata, è necessario installare un programma speciale, un mezzo di protezione crittografica delle informazioni. Il programma appone una firma elettronica al documento e verifica le firme degli altri partecipanti allo scambio.

Puoi scegliere un programma a pagamento ("CryptoPro CSP") o gratuito ("Vipnet CSP"). Funzionalmente sono quasi uguali, ma con quello gratuito potrebbero esserci problemi di compatibilità. Entrambi funzionano su Windows e Mac. Quello pagato costa circa 1000 RUR, il pagamento annuale per il certificato di firma elettronica è di circa 1000 RUR.

Alcune persone utilizzano una firma elettronica basata su cloud, che non richiede l'installazione di un programma di protezione crittografica. La firma cloud è memorizzata nel servizio di scambio e ogni volta che firmi un documento, ricevi un SMS di conferma dell'azione sul tuo telefono. Tale certificato è più economico e più comodo da usare, ma meno sicuro di un programma di protezione crittografica.

Perché hai bisogno di un operatore del flusso di documenti?

Un documento elettronico firmato può essere inviato tramite e-mail normale, ma non è sicuro. Se la posta viene hackerata, i documenti finiranno in possesso degli intrusi. Pertanto, ad esempio, ufficio delle imposte accetta dichiarazioni solo tramite appositi servizi. Attraverso gli stessi servizi, è necessario scambiare fatture elettroniche, altrimenti si viola l'ordine del Ministero delle finanze della Russia. Tali servizi sono chiamati operatori di flusso di documenti.

Per un utente semplice, questa è un'e-mail pompata. Funziona attraverso un browser, ci sono cartelle con entrata e uscita, directory degli indirizzi, ricerca integrata, editor di documenti. All'interno - un servizio altamente caricato con canali di comunicazione sicuri e crittografia, che garantiscono la sicurezza del trasferimento dei documenti.

Non è nemmeno necessario stipulare un accordo con l'operatore di gestione elettronica dei documenti. Basta registrarsi, scaricare il certificato di firma elettronica e pagare la tariffa della fattura. Il resto delle preoccupazioni viene preso dall'operatore: notifica al Servizio fiscale federale che hai aderito allo scambio, monitora i formati e garantisce il rispetto della legislazione della Federazione Russa.

Ci sono diverse dozzine di tali servizi in Russia. In termini di prezzo, funzionalità, affidabilità e velocità, sono più o meno la stessa cosa. È consuetudine scegliere gli operatori in base alla qualità del servizio: quanto velocemente funziona il supporto tecnico, l'operatore è pronto ad aiutare a collegare gli appaltatori, quali opportunità offre e se ha consulenti analitici che ti aiuteranno a implementare il servizio nel lavoro.

Anche la tua controparte dovrà connettersi all'operatore. Può scegliere il tuo o qualsiasi altro - quindi lo scambio passerà attraverso il roaming, come in cellulare.

Quanto costano i documenti elettronici

Operando tramite un operatore, paghi solo un documento firmato da entrambe le parti. In media, il costo per l'invio di un documento è di circa 6-8 R e tutti i documenti in arrivo sono gratuiti.

Di solito, i principianti acquistano un pacchetto minimo di 300 documenti, che termina molto rapidamente. Quindi devi acquistare il pacchetto successivo. È più redditizio acquistare un pacchetto annuale illimitato o concordare condizioni individuali.

Il passaggio ai documenti elettronici è vantaggioso se invii 100 o più documenti al mese o almeno 1000 documenti all'anno. Quindi ridurrai la carta e i costi di spedizione fino a 5 volte.

Quanto costa il flusso di lavoro

1000 documenti cartacei