Ufficio elettronico. Cancelleria all'ingrosso a prezzi bassi. Acquista cancelleria all'ingrosso Tkz cancelleria

Nelle grandi aziende, la corrispondenza con decine di migliaia di controparti viene effettuata ogni anno e migliaia di dipendenti creano documenti interni. Parte della corrispondenza può essere ricevuta ed elaborata in forma cartacea. I sistemi di archiviazione elettronica aiutano le aziende ad aumentare più volte la loro efficienza lavorativa e a creare un unico repository di tutti i documenti.

"Cancelleria" copre l'intero ciclo di lavoro con i documenti cartacei: dall'inserimento e registrazione all'invio all'archivio. La funzionalità è pienamente conforme agli standard di lavoro d'ufficio russi, consentendo di automatizzare la maggior parte delle operazioni "manuali".

Mantenimento della nomenclatura dei casi e dei giornali di registrazione

La composizione approvata della nomenclatura dei casi è conservata in un apposito libro di riferimento del sistema. Nel caso della contabilità decentrata dei documenti, i posti di registrazione sono previsti all'interno delle divisioni strutturali.

Nomenclatura dei casi

Quando si preparano i documenti per il trasferimento all'archivio per ogni caso di nomenclatura, è possibile stampare automaticamente la copertina del caso, nonché l'elenco dei documenti. Il tempo di preparazione per l'archiviazione e la ricerca nell'archivio viene ridotto più volte.

Registrazione dei documenti

Per inserire un documento in DIRECTUM, compilare i campi obbligatori della carta di controllo della registrazione (RCC), e il numero di registrazione verrà assegnato automaticamente. Un sistema di numerazione flessibile consente di assegnare un numero a un documento nel contesto di ciascun giornale di registrazione in modo arbitrario e automatico. Il numero può includere codice reparto, codice giornale e tutti i dettagli richiesti. Con l'implementazione della soluzione, il tempo medio per la registrazione dei documenti si riduce del 35-50%.

Esempio RKK

RKK contiene dati primari (reparto, data di registrazione, numero di registrazione, ecc.), nonché informazioni sullo stato di qualsiasi documento cartaceo, ad esempio la sua posizione. Quando un documento viene spostato tra le divisioni, viene istituito il proprio RKK in ogni luogo di registrazione. È possibile tracciare il movimento di un documento cartaceo all'interno di un'azienda lungo la catena degli RCK creati.

È inoltre possibile allegare un documento o la sua immagine scansionata all'RKK. Il servizio di input in streaming DIRECTUM Capture Service viene utilizzato per immettere rapidamente un grande volume di documenti. lei sostiene diversi modi inserimento documenti: acquisizione da e-mail o da file system (ad esempio da uno scanner).

La funzione di creazione dell'ALS e compilazione dei dati può essere trasferita ai meccanismi intelligenti di Ario. Dopo aver ricevuto il documento, lo classificano in modo indipendente, riconoscono il testo e riempiono l'RKK con le informazioni significative estratte. L'impiegato può solo controllare la correttezza del riempimento. Ciò consente di ridurre ulteriormente i tempi di registrazione e ridurre il numero di operazioni di routine.

Esame ed esecuzione dei documenti in entrata

Dopo aver registrato il documento in arrivo, l'impiegato in un paio di clic lo invia al manager per l'esame. Sulla base dei risultati dell'esame del documento, il segretario o il capo stesso formulano istruzioni per il documento.

Se il leader ha un assistente, il suo assistente esegue una revisione preliminare del documento con la preparazione di una bozza di risoluzione. Il capo deve solo approvare la bozza di delibera e inviare istruzioni per l'esecuzione.

Nel processo di esecuzione degli ordini, è previsto quanto segue:

• fissazione della corrispondenza all'esecuzione;
• la capacità di delegare e inviare per revisione;
• controllo del tempo, richiesta di una nuova scadenza.

I supervisori monitorano visivamente le prestazioni. Tutti i partecipanti al lavoro hanno accesso a un breve riassunto che riflette la situazione sui relativi incarichi.

Albero delle missioni

Invio di lettere ai corrispondenti

La soluzione è strettamente integrata con il modulo "Scambio con controparti". Una volta che la lettera in uscita è stata approvata, è facile inviarla ai destinatari attraverso i sistemi di scambio di documenti: questo elimina la necessità di stampare più volte il documento e riduce i costi di consegna.

Inoltre, per i documenti in uscita, è possibile specificare una mailing list per le organizzazioni e inviare automaticamente e-mail ai destinatari o stampare buste conformi agli standard di Russian Post.

Stampa buste

Registrazione e familiarizzazione con documenti organizzativi e amministrativi

La registrazione e l'invio di documenti amministrativi per l'approvazione sono completamente automatizzati. È sufficiente inserire i dati necessari nella procedura guidata di azione, dopodiché il sistema genererà un documento e lo invierà ai dipendenti necessari per l'approvazione e la firma:

Dopo la firma, il documento organizzativo e amministrativo può essere inviato ai dipendenti interessati per la revisione. Per fare ciò, è necessario compilare la mailing list RKK. Questo elenco può essere utilizzato anche in futuro per distribuire un altro documento.

I dipendenti della mailing list ricevono incarichi per familiarizzare con il documento. Nel sistema DIRECTUM, per confermare la familiarizzazione, è sufficiente completare l'attività. E se un'attività viene inviata per familiarizzare con un documento che non è inserito nel sistema, questo viene indicato nel testo dell'attività e gli artisti acquisiscono familiarità con il documento in formato cartaceo.

Ricerca e analisi

Secondo i dettagli noti, sia il documento elettronico stesso che il suo RKK possono essere trovati insieme alle informazioni sulla posizione e sulla fase di esecuzione del documento.

Cerca per RKK

È anche possibile trovare rapidamente il documento richiesto insieme all'RKK tramite il codice a barre sull'analogo cartaceo del documento. Grazie alla tecnologia di identificazione rapida, il codice a barre viene letto da uno speciale scanner, dopodiché il sistema trova automaticamente il documento e i lavori associati.

Finestra di azione per il documento trovato

Per analizzare l'efficacia del lavoro degli utenti, il sistema fornisce report specializzati: "Elenco revisioni", "Controllo dei tempi di esecuzione degli ordini", "Statistiche sull'esecuzione degli ordini", "Documenti da restituire", ecc.

Rapporto di esempio

Il client web può essere utilizzato negli uffici remoti di un'organizzazione geograficamente distribuita o come client principale fornendo funzionalità multipiattaforma e facilità di amministrazione. Per lavorare, hai solo bisogno di un accesso a Internet.

RKK in entrata nell'ufficio web

Effetto di attuazione

Utilizzando la soluzione, i dipendenti riceveranno ordini e istruzioni per l'esecuzione in modo tempestivo. Il controllo sull'esecuzione delle decisioni manageriali diventerà completamente trasparente.

• Al minimo si riduce il rischio di smarrimento dei documenti
• 2 volte il tempo per la preparazione e l'approvazione di una lettera in uscita sarà ridotto
• 12 volte ricerca più rapida della posizione dei documenti cartacei
• 2 volte sarà accelerata la predisposizione delle informazioni per la gestione sull'esecuzione degli ordini
• 20% l'esecuzione delle istruzioni da parte della direzione aumenterà

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In genere, l'onere di garantire il flusso di lavoro "cartaceo" e il controllo dell'esecuzione degli ordini ricade sui reparti dell'organizzazione coinvolti nel lavoro d'ufficio: l'ufficio, la gestione dei casi, nonché sui responsabili del lavoro d'ufficio nelle divisioni strutturali. È a loro che è destinato il modulo "Office" del sistema di gestione elettronica dei documenti e di interazione DIRECTUM. Questo modulo facilita l'esecuzione di operazioni di routine per l'elaborazione di documenti cartacei in conformità con i requisiti dell'Istituto di istruzione statale per l'istruzione, su cui si basa la tradizionale tecnologia russa del lavoro d'ufficio:

• registrazione unificata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, nonché dei documenti interni mediante schede di controllo della registrazione (RCC);
• registrazione della posizione di un documento cartaceo in qualsiasi fase della sua ciclo vitale: esame da parte della direzione, approvazione della bozza dell'atto, esecuzione, ecc.;
• controllo sulla tempestiva esecuzione di ordini, delibere e istruzioni della direzione;
• cancellare i documenti al caso secondo la nomenclatura dei casi adottata nell'organizzazione;
• ricerca rapida delle informazioni necessarie sullo stato, la disponibilità, la circolazione dei documenti cartacei;
• ottenere i moduli e le riviste standard necessari, nonché rapporti statistici sul flusso documentale dell'organizzazione.

Inoltre, il modulo "Office" consente di organizzare lo scambio tra diverse organizzazioni. Con un tale scambio, è possibile utilizzare firma elettronica(ES), e meccanismi speciali del sistema consentono di controllare la consegna dei documenti. I principi di scambio si basano sullo standard di scambio del settore documenti elettronici"Interazione dei sistemi di automazione per il supporto alla gestione dei documenti", approvato dalla Guild of Managers of Documentation.

Mantenimento della nomenclatura dei casi e dei giornali di registrazione

Il sistema di numerazione flessibile consente di assegnare un numero a un documento nel contesto giornale elettronico registrazione. Per ogni giornale viene impostato un metodo arbitrario di numerazione automatica dei documenti all'interno del giornale. Il numero può includere il codice reparto, il codice giornale e qualsiasi altro dettaglio richiesto.

Quando si preparano i documenti per il trasferimento all'archivio per ciascun caso di nomenclatura, è possibile stampare la copertina del caso, nonché un inventario dei documenti nel caso, che riduce significativamente il tempo di preparazione dei documenti per l'archiviazione.

Registrazione dei documenti

Per la registrazione dei documenti nel modulo "Ufficio" vengono utilizzate le schede di registrazione e controllo (RCC), che contengono tutti i dati primari (corrispondente, unità organizzativa, rappresentante dell'organizzazione, data di registrazione, numero di registrazione, soggetto e riepilogo documento, modalità di consegna, ecc.), nonché le informazioni necessarie sullo stato di qualsiasi documento cartaceo dell'organizzazione (ubicazione, stato di esecuzione, ecc.). Per i documenti in uscita, è possibile specificare una mailing list per organizzazione.

Il sistema implementa la possibilità di registrare documenti sia da organizzazioni che da cittadini.

Per le organizzazioni che utilizzano la registrazione decentralizzata dei documenti, il sistema utilizza i luoghi di registrazione: i luoghi di lavoro delle segretarie e del personale d'ufficio. Ogni postazione di check-in può essere servita da uno o più reparti. Per luoghi di registrazione è possibile differenziare i diritti di accesso ai dati.

Quando si sposta un documento tra i reparti, in ogni luogo di registrazione può essere avviato il proprio RKK. Appare così una catena di RKK, lungo la quale è possibile tracciare il movimento di un documento cartaceo non solo tra dipendenti all'interno di una divisione, ma anche tra divisioni. Inoltre, attraverso l'RKK, viene effettuato tra di loro il rapporto tra i documenti registrati del sistema, quali: "In risposta a", "In esecuzione", ecc.

La procedura di registrazione è semplice e consiste nel compilare i campi obbligatori della RKK, mentre il numero di registrazione viene assegnato automaticamente.

Quando ci si registra direttamente dall'RKK, è possibile inserire un documento scansionato (elettronico) nel modulo "Gestione elettronica dei documenti" con il suo allegato automatico all'RKK. Per l'inserimento tempestivo di un grande volume di documenti, vengono utilizzati i servizi di input del sistema, che forniscono l'immissione in streaming di documenti nel modulo. In futuro, l'RKK, come il documento elettronico inserito, potrà essere facilmente individuato dal codice a barre sull'analogo cartaceo del documento, grazie alla tecnologia di identificazione rapida integrata nel sistema.

Secondo i dati RKK, vengono stampati i registri dei documenti in entrata e in uscita. Per i documenti in uscita, puoi generare e stampare automaticamente una busta adesiva.

Movimento ed esecuzione di documenti

Dopo la registrazione, il documento in entrata passa attraverso le fasi di esame, risoluzione, controllo ed esecuzione del documento. Allo stesso tempo, l'ulteriore lavoro degli artisti con un documento può essere svolto completamente in in formato elettronico... Ciò riduce significativamente il tempo necessario per gli artisti e previene la perdita accidentale dell'originale.

A seconda dello stile di lavoro del manager, il documento viene esaminato da lui in formato cartaceo o elettronico.

Sulla base della delibera emessa dal capo, il documento può essere messo sotto controllo con la nomina degli esecutori, le istruzioni e le scadenze. Per gli esecutori che lavorano con il modulo "Gestione dei processi aziendali", la segretaria o il manager stesso possono creare rapidamente un'attività direttamente dall'ALAC. La gestione delle attività consente di sfruttare al meglio le capacità del sistema di controllo dell'esecuzione degli ordini, quali: registrazione della corrispondenza completa sull'esecuzione degli ordini; la possibilità di inviare per la revisione; configurazione flessibile del routing, ecc.

Successivamente, in base alle attività relative all'RKK, è possibile ricreare rapidamente la cronologia dei lavori sul documento, la procedura di approvazione e la motivazione della decisione.

Se il modulo "Ufficio" viene utilizzato in modo indipendente, tutte le istruzioni impartite agli artisti vengono inserite dal segretario nell'RKK del documento, dopodiché viene monitorata la loro tempestiva esecuzione. Allo stesso tempo, gli ordini possono essere stampati per gli utenti non automatizzati.

Quando si lavora con documenti elettronici, tutti i movimenti di documenti vengono eseguiti tramite attività, mentre su una scheda speciale dell'RKK viene registrata la posizione del documento cartaceo in qualsiasi momento. Ciò consente di trovare rapidamente un originale cartaceo del documento tramite l'RKK. Il lavoro con i documenti in uscita e interni si basa sugli stessi principi.

Scambio di documenti elettronici tra sistemi

Con l'aiuto del sistema, è possibile organizzare lo scambio di documenti elettronici ufficiali e legalmente significativi tra le organizzazioni. Lo scambio di documenti si basa sull'uso dello standard industriale per lo scambio di documenti elettronici "Interazione dei sistemi di automazione per il supporto della gestione dei documenti", approvato dalla Gilda dei gestori della documentazione.

Lo scambio di documenti può essere effettuato sia tra unità strutturali una società (holding) e tra organizzazioni partner indipendenti. In questo caso, le parti dello scambio possono utilizzare diversi sistemi gestione elettronica dei documenti o non funzionano affatto con tali sistemi.

Se lo scambio viene effettuato tra le divisioni di una società (holding), il lavoro con i documenti avviene nei moduli "Gestione elettronica dei documenti", "Gestione dei processi aziendali" e "Ufficio". Se lo scambio è tra organizzazioni esterne, quindi il documento elettronico viene esportato dal sistema in un file ESD. La seconda parte può importare il documento ESD nel proprio sistema di gestione elettronica dei documenti (a condizione che questo formato sia supportato da questo sistema; il formato ESD è aperto) oppure utilizzare il programma gratuito DIRECTUM OverDoc per lavorare con il documento ESD. DIRECTUM OverDoc permette di visualizzare un documento, i suoi attributi e tutte le firme elettroniche con cui il documento è stato firmato, compreso il token di validità.

Ricerca e analisi delle informazioni

Dal momento della registrazione di qualsiasi documento nel sistema, è possibile trovare sia la sua scheda di registrazione insieme alle informazioni sulla posizione e il processo di esecuzione del documento, sia il documento elettronico stesso.

Il sistema ricerca per numeri di registrazione, corrispondente, autore della risoluzione, nonché per tutti i dettagli dell'RKK e la loro combinazione arbitraria.

Inoltre, il sistema fornisce report specializzati che aumentano notevolmente l'efficienza del lavoro degli utenti: Documenti in esame, Ordini scaduti, Documenti da restituire, ecc.

Modulo web "Cancelleria"

Il modulo web "Office" è progettato per automatizzare il lavoro con documenti cartacei ufficiali, ad esempio con documenti amministrativi, lettere in entrata e in uscita, istruzioni, report e promemoria. Facilita il trattamento dei documenti cartacei.

L'elaborazione dei documenti cartacei viene effettuata in conformità con i requisiti dell'Istituto statale per l'istruzione, su cui si basa la tradizionale tecnologia russa del lavoro d'ufficio.

Il modulo web "Office" è finalizzato alla risoluzione dei problemi:

• registrazione unificata di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, nonché dei documenti interni, mediante schede di registrazione e controllo;
• controllo sulla tempestiva esecuzione di ordini, delibere e istruzioni della direzione;
• ricerca rapida delle informazioni necessarie sullo stato, la disponibilità, lo spostamento dei documenti cartacei;
• ottenere i moduli e le riviste standard necessari, nonché i rapporti statistici sul flusso di lavoro dell'organizzazione.

La base del modulo web "Office" è costituita dai libri di riferimento "Carte di registrazione e controllo", "Istruzioni per RKK", "Nomenclatura dei casi".

Vantaggi dell'integrazione del modulo "Cancelleria" con altri moduli del sistema

Pertanto, grazie all'interazione dei moduli "Gestione elettronica dei documenti", "Gestione dei processi aziendali" e "Ufficio" all'interno di sistema unificato un aumento dell'efficienza dell'organizzazione è assicurato nel pieno rispetto delle tradizioni domestiche e degli standard di lavoro d'ufficio. Tutti i meccanismi forniti da ciascun modulo possono essere utilizzati in varie combinazioni di fasi "cartacee" ed "elettroniche" di lavoro con i documenti. Allo stesso tempo, il tradizionale lavoro d'ufficio "cartaceo" si inserisce armoniosamente in gestione elettronica dei documenti organizzazioni con collegamenti orizzontali sviluppati.

Caratteristica distintiva l'ufficio elettronico Olympus è la sua ricca funzionalità, che ha avuto origine dal classico lavoro d'ufficio.

Su un grande impresa industriale i compiti del segretario (impiegato) non sono solo la registrazione dei documenti, ma anche molti altri compiti:

• determinazione del capo a cui trasferire il documento in entrata alla delibera
• preparazione di pre-deliberazioni
• consegna del documento al contraente
• controllo sulla restituzione dell'originale
• analisi riassuntiva dell'esecuzione del compito
• controllo dell'esecuzione degli ordini
• formazione della rendicontazione finale sugli incarichi non eseguiti
• invio di documenti in uscita
• cerca il documento richiesto su richiesta
• stampare, scansionare
• e persino l'archiviazione di un'enorme quantità di documenti. Un buon impiegato è responsabile di tutto questo.

Ufficio elettronico Olympus in grado di fare il lavoro brava gente più facile ed efficiente!

Registrazione automatica:

Controllo automatico dei documenti ricevuti nuovamente

Il sistema stesso rileva i documenti che rientrano nell'organizzazione e li avverte.

Notifiche automatiche sulla restituzione dell'originale

Il sistema fornisce uno schema per il movimento dell'originale e, se non viene restituito in tempo, lo notificherà al registrar.

Comodo sistema di comunicazione

I collegamenti di documenti in Olympus implicano la possibilità di ottenere una cronologia dettagliata di tutti i documenti interconnessi, compresi quelli d'archivio, creati in aggiunta, nella cancellazione o modifica.

Report Designer

Utilizzando il report designer del sistema Olympus, un dipendente può creare i report di cui ha bisogno senza ricorrere all'aiuto di un amministratore o di un programmatore. Questa è la frequenza con cui vengono generati i report sui documenti in sospeso o di controllo.

Sistema di filtrazione flessibile

Il sistema Olymp offre la possibilità di eseguire una richiesta di ricerca di documenti utilizzando una stringa di filtro. La riga di filtraggio consente di formulare molti termini di ricerca variabili per il documento desiderato.

Ufficio elettronico nel sistema Olympusè uno strumento per organizzare il lavoro d'ufficio digitale. Questo segmento accumula tutte le informazioni relative ai documenti aziendali. Contiene la cronologia del lavoro degli utenti; memorizza tutti i collegamenti ai documenti; informa sulla data di scadenza; include tutti i file creati con il documento; fornisce risposte alle domande degli artisti e dei responsabili del documento, nonché i risultati del loro lavoro.

Controllo dell'esecuzione

Controllo dell'esecuzione nel sistema Olympusè una funzionalità profonda che fornisce informazioni sui tempi, sulle fasi e sui risultati dell'esecuzione degli ordini. Questa funzionalità è presente in tutto il sistema, dall'ufficio elettronico all'archiviazione strutturata. La funzionalità si basa sui tempi di esecuzione del documento e delle istruzioni e sull'informazione del mancato rispetto di tali scadenze.

Visualizzazione del controllo di esecuzione

1. Indicazione a colori e messaggi dal sistema Olympus sul mancato rispetto della scadenza.
2. Modalità specializzata con il numero totale di attività ricevute, messe in opera, completate in tempo, completate con un ritardo nei periodi non completati in tempo.
3. Un intero sistema di rapporti sull'esecuzione degli ordini nel contesto del documento, esecutori, controllori.

Controllo speciale

Per l'esecuzione tempestiva e di alta qualità delle attività, Olympus dispone di uno speciale sistema di controllo. La sua essenza è che tutti i compiti più importanti fissati per il controllo devono passare attraverso la procedura di rimozione dal controllo, ad es. chiusura. In alcuni casi, per rimuovere un'attività dal controllo, è necessario valutare la qualità del lavoro svolto da uno specialista competente. Quindi il sistema può anche applicare la procedura di conferma.

Formazione di un ordine di controllo

1. L'emissione degli ordini di controllo è accompagnata dalla nomina di un supervisore e, se necessario, di un dipendente che confermi le prestazioni di alta qualità.
2. Il rapporto di disciplina delle prestazioni viene calcolato automaticamente per gli ordini di prova.
3. La modalità speciale "Analisi dell'esecuzione delle attività di controllo" mostra informazioni sulla tempestività dell'esecuzione delle attività di controllo.
4. I cruscotti desktop si trasformano questa informazione in una vista grafica.

Gestione documenti

La gestione competente dei documenti è un impegno lavoro efficace dipartimento, divisione, servizio e organizzazione nel suo complesso. "Gestione dei documenti" nel sistema Olympusè uno strumento moderno per la gestione di una grande impresa, specificamente focalizzato sui processi aziendali di alto livello.

"Document Management" è un segmento del modulo Document Management - Olympus, costruito sul principio di un pianificatore, ovvero tutti i compiti e i documenti ricevuti dal dipendente sono allineati in un unico elenco.

L'elenco mostra il tipo di attività, oggetto, contenuto, data di ricezione, data di scadenza, da chi proviene. Questo elenco può essere facilmente integrato con la colonna richiesta.

Uno sfondo rosso segnala un'attività scaduta, che ti aiuterà a non dimenticare il suo completamento. Il sistema dispone di un controllo avanzato, quando l'indicazione del colore informa sull'avvicinarsi della data di esecuzione del documento.

Di seguito l'elenco nelle schede all Informazioni aggiuntive, che sarà necessario per prendere una decisione. Si tratta di testo del documento, assegnazione dettagliata, cronologia dei movimenti e documenti correlati.

È facile trovare il documento desiderato nel programma e aumentare la cronologia del lavoro con esso. Inoltre, la storia mostra in quanti circoli il documento sta già circolando, chi lo ha adottato e chi non l'ha ancora fatto.

Ricezione tempestiva di informazioni:

• chi ha avviato il documento;
• chi ha acconsentito;
• chi ce l'ha in questo momento;
• quali commenti sono stati dati e da chi sul documento;
• se questo documento è correlato ad altri documenti e come, con la possibilità di aprire, compresi i documenti correlati;
• per un dipendente, un servizio, un reparto o l'intera azienda nel suo insieme, vedere un'immagine degli ordini completati e non eseguiti.

Comodità di lavorare con una vasta gamma di documenti:

• il sistema stesso genera un elenco di documenti da valutare;
• il sistema richiede quali documenti è necessario prendere urgentemente una decisione;
• il sistema informa su un periodo che sta volgendo al termine;
• il sistema consente di delegare il proprio lavoro e di controllare facilmente l'esecuzione tempestiva;
• il sistema permette di ottenere lo storico dei lavori su qualsiasi documento;
• il sistema ti consentirà di nominare i deputati durante la sua assenza e vedere come ha lavorato il vice.

Facilità di gestione dei documenti:

• aumentare la velocità di scambio di informazioni;
• aumentare il livello di disciplina esecutiva dei dipendenti;
• rispetto delle scadenze per l'esecuzione dei contratti;
• la capacità di ottenere le informazioni necessarie senza alzarsi rapidamente dal posto di lavoro.

Struttura di archiviazione

L'archiviazione strutturata dei documenti del sistema Olympus non è solo una biblioteca con accesso delimitato alle cartelle, è una "base di conoscenza" individuale di ciascun dipendente. Il principio di costruzione del repository Olympus si basa sui diritti di accesso dell'utente a sezioni, cartelle, documenti, file. Il sistema crea automaticamente una struttura di archivio individuale per ogni dipendente. L'utente vede solo le sezioni ei documenti sui quali ha diritti.

Inoltre, il dipendente ha la possibilità di copiare parte della struttura dell'archivio, cartelle, documenti nell'archivio personale. Tale opportunità consentirà all'utente di ottenere le informazioni di cui ha bisogno, il documento ancora più velocemente.

Riempire il magazzino

L'archiviazione nel sistema Olympus viene riempita automaticamente di documenti in base ai risultati del completamento del ciclo di lavoro con il documento. Questa tecnologia permette di accumulare documenti richiesti nelle sezioni pertinenti, senza dedicare specificatamente tempo a questo lavoro.

Quando un nuovo documento appare nella memoria, il sistema notifica al dipendente se è iscritto a tali notifiche.

Comodità di lavorare con i documenti

Lo storage Olymp si distingue per servizi funzionali che determinano la comodità di lavorare con i documenti:

• Versionamento;
• Documenti di relazione (cancellati, invalidati, in aggiunta);
• Estratto dall'archivio;
• Rilascio dell'originale;
• Attributi di archiviazione (numero di inventario, archiviazione, rack, scaffale, numero di copie).