Analisi dello stato attuale del mercato mondiale del sed. Gestione elettronica dei documenti nelle regioni della Federazione Russa. EDMS in sanità

MERCATO EDM RUSSO: PROBLEMI E PROSPETTIVE PER LA MARCATURA DEL SISTEMA DI FATTURATO ELETTRONICO: PROBLEMI E PROSPETTIVE DI SVILUPPO

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Istituto di gestione della Russia meridionale - un ramo dell'Accademia russa dell'economia nazionale e Servizio pubblico

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Istituto di gestione della Russia meridionale - ramo del presidenziale russo

Economia Nazionale e Pubblica Amministrazione

Abstract: L'articolo analizza i problemi e le prospettive per lo sviluppo del mercato EDMS in Russia. I concetti di sistemi di gestione elettronica dei documenti, il loro scopo e la loro attuazione in mondo moderno, presenta dati statistici sullo sviluppo e l'utilizzo di specifici sistemi di gestione elettronica dei documenti, sia nella struttura commerciale che nel settore pubblico. Vengono tratte conclusioni sui problemi dell'EDMS e sulla necessità del loro sviluppo, miglioramento e utilizzo nelle organizzazioni e negli enti governativi al fine di aumentarne l'efficienza e l'efficacia.

Parole chiave: gestione elettronica dei documenti, sistema di gestione elettronica dei documenti, mercato EDMS, funzionalità EDMS, EDMS nel settore pubblico.

Annotazione: L'articolo analizza i problemi e le prospettive dello sviluppo del mercato del sistema di fatturato elettronico in Russia. Sono interessate le seguenti nozioni: i sistemi di turnover di documenti elettronici, i loro obiettivi e la loro attuazione nel mondo moderno, i dati statistici sullo sviluppo e l'utilizzo di sistemi concreti di turnover di documenti elettronici sono forniti sia nel settore della costruzione commerciale che nel settore pubblico. Si traggono conclusioni sui problemi dei sistemi di turnover elettronico sulla necessità del loro sviluppo migliorando e utilizzando nell'organizzazione e nelle strutture statali per elevarne l'efficienza e la risultatività.

Parole chiave: turnover documentale elettronico, sistema di turnover documentale elettronico, mercato dei sistemi turnover documentale elettronico, sistemi di turnover documentale elettronico nel settore pubblico.

Nel mondo moderno, lo sviluppo delle tecnologie e la loro diffusa introduzione ha portato al fatto che la gestione elettronica dei documenti e il lavoro di archiviazione occupano una posizione di primo piano rispetto alla loro controparte cartacea. Oggi possiamo osservare un aumento del numero e del volume dei documenti utilizzati nel mondo. Inoltre, il rapporto tra documenti elettronici e cartacei cambia nel tempo a favore di quest'ultimo.

Nel 2014 il mercato EDMS ha festeggiato il suo 20° anniversario. La sua origine e formazione è stata causata principalmente dalla necessità di automatizzare il lavoro delle agenzie governative - la prima impianti domestici gestione elettronica dei documenti sono stati creati secondo i loro ordini.

Un sistema di gestione dei documenti elettronici (EDMS) è un sistema organizzativo e tecnico che garantisce il processo di creazione, controllo dell'accesso e distribuzione di documenti elettronici nelle reti di computer, oltre a fornire il controllo sul flusso di documenti in un'organizzazione.

L'EDMS nel mercato delle tecnologie dell'informazione rimane tra i sistemi più richiesti, in quanto consente:

Aumentare l'efficienza della gestione aziendale fornendo al management tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni;

Ottimizzare il lavoro dei dipendenti con i documenti;

beni aziendali (informazioni che possono andare perdute a seguito di licenziamenti o licenziamenti di dipendenti), ovvero per garantire la continuità del business o dei processi aziendali.

Nel 2013, il mercato EDMS russo, compresi i servizi di implementazione, è cresciuto del 20% rispetto al 2012 raggiungendo i 30,72 miliardi di rubli. Ha mantenuto alti tassi di crescita dal 2011 al 2013: dal 20 al 35% A differenza di altri segmenti del mercato del software aziendale, dove, secondo TLew1Beg, è iniziata una leggera flessione (sistemi B1) o si è arrestata la crescita (sistemi BIR), il mercato EDMS dovrebbe registrare una crescita a doppia cifra entro la fine del 2014: il principale driver di questo mercato è il settore pubblico, dove vengono implementati ad alta intensità progetti nel campo dell'automazione della gestione elettronica dei documenti. Nel numero di progetti, la quota del settore pubblico nel mercato EDMS è fino al 25%, in termini monetari - fino al 40%. ...

La dinamica positiva del mercato nel 2013 è confermata dai dati sui ricavi degli integratori. Tra le aziende che hanno presentato dati sui ricavi nel mercato EDMS, inclusi i servizi di implementazione (in rubli, IVA inclusa), la crescita nel 2013 rispetto all'anno precedente è stata del 15% o più per la maggior parte delle aziende. (Tabella 1) .

Tabella 1. Reddito degli integratori di sistema nel mercato EDMS in

Russia, 2012-2013, mille rubli

Fatturato aziendale 2013 Progetti 2013 Progetti 2012 Progetti 2012 Crescita dei ricavi 2012-2013

1C (tutti gli affiliati) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Logica aziendale 760.000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

Tecnologie di gestione ID 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188.000 80 180.000 70 4,4%

OLMO A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Trazione 50 54 28 49 73,6%

monte (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 RICHIEDI IL 23 200 57 17 600 35 31,8%

Totale 4.219.775 3.257.835 29,5%

Il piu 'attivo implementazione dell'EDMS in Russia, sono implementati nel settore pubblico, prima di tutto, questo vale per le autorità, ma anche per le aziende a partecipazione statale.

Tra le aziende statali per il periodo da inizio 2013 a settembre 2014 spiccano, per dimensioni, il sistema di gestione elettronica dei documenti all'interno del GAS Justice, che opera sulla base della piattaforma Delo (EOS) (oltre 67 mila utenti), nonché l'implementazione di EMC Documentum a Rosatom (30 mila) e l'introduzione di Etlas (EDM) nel Dipartimento della salute e dello sviluppo sociale della regione di Oryol per 10 mila postazioni di lavoro. Nel settore commerciale, il più grande progetto EDMS è l'implementazione di DocsVision in Sberbank della Federazione Russa; la replica del sistema è ancora in corso: secondo la banca stessa, ora 100mila dipendenti di banca lavorano nell'EDMS su questa piattaforma (Tabella 2 ).

Tabella 2. Primi 5 progetti EDMS/ESM nel settore pubblico della Russia per numero di utenti nel 2013 - i primi tre trimestri del 2014

GAS Giustizia EOS Caso 67 835

Cliente System Integrator Numero di utenti

Documentum EMC Rosatom CROC 30 000

Dipartimento della salute e dello sviluppo sociale della regione di Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10.000

Ufficio del Procuratore Generale della Federazione Russa AIK Supervisione di EOS 9 123

Caso del governo della regione di Rostov (EOS) EOS 7 639

Una situazione paradossale si è sviluppata nel settore EDMS: di solito

la legislazione è un freno al modo di applicare le nuove tecnologie. Oggi il quadro legislativoè in anticipo rispetto alle capacità tecniche della maggior parte dei sistemi implementati. D'altra parte, le capacità delle stesse piattaforme ECM, su cui sono costruiti gli EDMS (sia importati che domestici), in linea di principio consentono di risolvere tutti i nuovi problemi. Oggi, lo sviluppo è ostacolato dalla mancanza di competenza dei clienti funzionali che aderiscono ancora a opinioni conservatrici sul flusso di documenti.

Ovviamente, a livello di sistema, c'è una comprensione dell'importanza di questo compito: con il Decreto del Governo della Federazione Russa del 09/06/2012 N 890 "Sulle misure per migliorare il flusso di documenti elettronici negli enti governativi" è stato stabilito che il passaggio all'EDM negli enti governativi deve essere completato entro il 31 dicembre 2017

Ma lo stato attuale delle cose lascia spazio a dubbi: investimenti su larga scala nelle TIC nel settore pubblico, oltre 1 trilione. rubli, fino a quando non danno un risultato pratico tangibile.

Sfortunatamente, oggi, non esiste un singolo servizio pubblico legalmente significativo che implichi l'esecuzione di azioni legalmente significative - rilascio di un documento, modifica dello status di cittadino, ecc. - tradotte in forma elettronica. Tutti i servizi forniti a EPGU sono solo a scopo informativo.

I sistemi EDMS mirano a migliorare le attività di un'organizzazione, ma ognuno di essi ha la sua ampia funzionalità, che include una serie di caratteristiche. Durante la ricerca, siamo stati

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: Flusso documentale * Capo-referente

■ BUSINESS ■ EVFRA T ■ MOTIV

Sono stati individuati 9 sistemi. Mostreremo la loro attrezzatura funzionale, sulla base della quale evidenzieremo i vantaggi e gli svantaggi dei sistemi (Fig. 1,2). Riso. 1. Capacità tecniche del moderno EDMS

Riso. 2. Il costo delle licenze per 100 utenti, escluso il costo del DBMS, moduli aggiuntivi e sconti

Quando si confrontano le funzionalità dell'EDMS, vengono adottate le seguenti designazioni: "+" - l'opportunità è implementata; "+/-" - l'opzione è disponibile nell'ambito della funzionalità limitata o è richiesto un software aggiuntivo; "-" - l'opportunità non è stata implementata.

Secondo la funzione "Lavorare con i documenti", le posizioni principali sono occupate da tali EDMS come: assistente capo, Delo ed Efrat. Il livello di base è stato occupato da PayDox (tabella 3).

LAVORARE CON I DOCUMENTI CON Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Strumenti integrati

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Lavorare con progetti di documenti / - / - / -

Tabella 3. Lavorare con i documenti

Secondo lo sviluppo della funzione "Ricerca e analisi delle informazioni", i leader sono tali EDMS come: Efrat, Delo e DocsVision. Le ultime posizioni sono occupate da 1C, Directum, GlobusProfessional (Tabella 4).

RICERCA E ANALISI DELLE INFORMAZIONI Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referente CASO EVFRAT MOTIV

Ricerca per attributo (ricerca per dettagli del documento)

Ricerca compiti e incarichi (anche per scadenze, esecutori, controllori)

Ricerca full-text tenendo conto della morfologia della lingua russa / - / - / - / - / -

Implementazione di vari tipi di ricerche in un'unica richiesta / -

Tabella 4. Ricerca di informazioni sull'analisi

Tabella 5. Sicurezza delle informazioni

SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokumento Boss-referente CASO EVFRAT MOTIV

Supporto diversi modi autenticazione / - / - / - / - / - / - / -

Assegnazione dei diritti utente

Assegnazione dei diritti ai gruppi di utenti

Supporto per ruoli personalizzati

Secondo lo sviluppo della funzione Information Security, le posizioni principali sono Boss-Referent, Efrat, Delo e DocsVision. Nelle ultime posizioni: 1C e GlobusProfessional (Tabella 5).

Sulla base dell'analisi effettuata, si possono distinguere diversi EDMS con la maggiore attrezzatura funzionale. Questi includono: Euphrates, che è il leader indiscusso, anche Delo e DocsVision. Su 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox si sono distinti per un'attrezzatura funzionale insufficiente. Il resto dell'EDMS occupava la nicchia centrale.

In conclusione, possiamo dire che l'EDMS è necessario nel mondo moderno e anche il suo costante miglioramento è un criterio importante. I sistemi di gestione elettronica dei documenti sono ben noti nel mercato russo. Oggi la loro implementazione è diventata diffusa e ha raggiunto il picco della produttività. Ulteriore crescita

mercato è possibile non aumentando il numero di utenti ECM, ma migliorandone le funzionalità. Oggi, tra i principali motivi per sostituire le soluzioni esistenti ci sono problemi di prestazioni, mancanza di funzionalità, costi elevati di sviluppo e supporto della soluzione attuale, codice della piattaforma chiusa, interfaccia scomoda, problemi con la distribuzione e l'integrazione territoriale, nonché il legame con software obsoleto e piattaforme hardware.

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Gli analisti di IDC osservano quanto segue tendenze di sviluppo del mercato globale EDMS :

1. Ulteriori sviluppi mercato, il suo consolidamento, l'emergere di nuovi partecipanti al mercato, la differenziazione delle offerte dei partecipanti al mercato. Nel mercato EDMS, continuano le fusioni e acquisizioni, e in larga misura da aziende IT di fama mondiale (Oracle, Microsoft, SAP, Baan, ecc.) che sono entrate in un nuovo campo di attività.

2. Integrazione di EDMS con le comuni applicazioni aziendali. L'integrazione di dati e applicazioni aziendali è una delle maggiori sfide che le aziende devono affrontare oggi e continuerà a essere un problema in futuro. Nell'era dell'e-business, gli analisti di IDC credono che solo le aziende con la formulazione più intelligente della loro strategia di Enterprise Information Management (EIM) avranno successo. L'obiettivo della strategia EIM per qualsiasi impresa è fornire un accesso facile e rapido a tutte le conoscenze e i dati aziendali e la capacità di gestire le informazioni aziendali da qualsiasi luogo (deve essere pertinente e accessibile in tutti i contesti). Queste aziende avranno bisogno di una profonda integrazione di tutte le loro applicazioni aziendali che comunicano tra loro.

A questo proposito, assume particolare rilevanza la possibilità di integrare l'EDMS con altre applicazioni aziendali (sia nostre che di altri sviluppatori). Nonostante l'attuale crisi economica, gli analisti di IDC ritengono che le imprese continueranno a partecipare a progetti di integrazione per i seguenti motivi:

· L'integrazione delle applicazioni aziendali consente un migliore utilizzo di sistemi complessi;

· È stata preservata la necessità di un lavoro congiunto dei sistemi legacy con nuove applicazioni;

Il processo in corso di fusioni e acquisizioni nel mercato IT globale costringe le aziende a integrare le applicazioni nella loro azienda sistemi di informazione.

L'industria IT sta affrontando attivamente i problemi dell'unificazione dello sviluppo EDMS e della loro integrazione con i comuni sistemi operativi, applicazioni, vari ambienti di interfaccia. Cambiano anche le modalità di integrazione offerte dai fornitori di soluzioni di integrazione. Attualmente, il livello principale di integrazione (virtualizzazione) è l'API fornita da unico fornitore infrastruttura di gestione dei contenuti aziendali. Tuttavia, in futuro, si prevede di passare dall'integrazione tramite API all'integrazione onnipresente tramite servizi Web basati sulla comunicazione tramite messaggi XML utilizzando vocabolari e protocolli indipendenti dal sistema. Ciò eliminerà la dipendenza dell'impresa da un singolo fornitore, sebbene richiederà la creazione di nuovi standard.

3. Forte richiesta di sistemi OMS. La domanda di sistemi OMS a medio termine rimarrà forte, poiché la maggior parte degli utenti di sistemi ERP non vuole avere problemi con la formazione e l'output di vari report e documenti. Un certo impulso allo sviluppo dei sistemi OMS sarà dato anche dall'ulteriore diffusione del commercio elettronico, che è molto esigente sulla disponibilità della generazione distribuita di documenti di output nei sistemi informativi delle imprese.

4. Cambiamenti tecnologici nel settore IT:

· Per sostituire l'EDMS con un'architettura a due livelli del tipo "client-server" ora è venuto sistemi con architettura a tre livelli, che sono molto più facili da integrare con altre applicazioni aziendali tramite le API (sebbene rimangano le capacità delle interfacce CORBA, COM/DCOM, ecc.),

· Gestione documentale semplificata in molti EDMS.

IDC prevede che in futuro ci sarà uno spostamento dell'attenzione dal puro sistema ERMS alle tecnologie collaborative di gestione dei documenti elettronici, alla gestione della conoscenza e alle soluzioni di gestione dei contenuti e delle informazioni (portali). Ora nella stragrande maggioranza degli EDMS, al fine di raggiungere l'attrattiva del mercato, viene implementato multilinguismo.

5. Cambiamenti nelle preferenze dei consumatori. La maggiore funzionalità dell'EDMS ora in molti casi semplicemente non è richiesta dai consumatori. Un numero abbastanza elevato di EDMS è semplicemente sovrasaturato con funzionalità che spesso non sono necessarie in un'impresa ordinaria. A causa di questa circostanza, funzionalità di gestione dei documenti di base poco costose(implementato, ad esempio, in una serie di prodotti software di Microsoft, Lotus, Oracle, ecc.) sta diventando sempre più attraente per i consumatori.

Allo stesso tempo, il mercato continua a richiedere soluzioni EDMS verticali complesse per i settori farmaceutico, edile, assicurativo e altri. Numerosi settori (come la produzione di apparecchiature mediche, l'edilizia aerospaziale, i trasporti, il diritto, ecc.) richiedono generalmente un controllo particolarmente rigoroso su determinati documenti e sul loro contenuto.

Gli analisti prevedono forte domanda di tecnologie per il flusso di lavoro principalmente per il loro utilizzo nell'integrazione delle applicazioni e nell'automazione dei processi aziendali.

L'idea di acquistare EDMS da piccole aziende da parte di utenti aziendali sta diventando sempre meno popolare. Di conseguenza, ci sono opportunità favorevoli per il rapido sviluppo in questo mercato di fornitori grandi e noti nel settore dello sviluppo. Software.

6. Sviluppo di EDMS orientati a Internet. La condizione chiave per il successo dell'EDMS nel mercato mondiale è il suo orientamento al Web. I sistemi di gestione dei contenuti Web stanno cominciando a svolgere un ruolo centrale e diventeranno solo più funzionali in futuro. Lo sviluppo dell'EDMS orientato al Web sarà inoltre facilitato dalla crescente popolarità dell'accesso a Internet mobile, per fornire una varietà di contenuti attraverso questi sistemi ai dispositivi mobili. Pertanto, questi sistemi stanno ora implementando le funzioni di accesso mobile. Inoltre, la continua specializzazione e integrazione del settore accelererà l'evoluzione dei sistemi di gestione dei contenuti Web.

C'è anche un graduale passaggio dalle tecnologie di gestione dei contenuti alle tecnologie di gestione della conoscenza.

7. Rapido cambiamento nell'orientamento al mercato degli sviluppatori EDMS. Un cambiamento dinamico nell'orientamento al mercato degli sviluppatori EDMS è diventato nell'ordine delle cose, ma il loro compito principale rimane quello di risolvere i problemi di gestione delle informazioni aziendali critiche.

8. Offrendo dai principali sviluppatori EDMS soluzioni universali per le grandi imprese per gestire tutte le loro informazioni aziendali. I fornitori di EDMS offrono servizi dalla fornitura di soluzioni per l'ufficio all'implementazione di una soluzione aziendale completa (dall'elaborazione della posta elettronica in arrivo ai contenuti Intranet/Extranet e Internet). Gli analisti del settore notano che l'imponente progetto di creare un'impresa "completamente collaborativa" (tutti i dipendenti utilizzano le capacità dell'EDMS) rimane ancora al livello di una bella idea. L'Europa occidentale è ora più vicina alla sua attuazione.

9. Aumentare l'intensità delle attività degli sviluppatori di software per creare e promuovere soluzioni comuni

10. Sviluppo congiunto di standard di settore. Questa è una tendenza costante nello sviluppo del settore IT. Vale la pena notare, in particolare, il lavoro sulla creazione di un protocollo di sincronizzazione dei dati aperto SyncML, a cui prendono parte aziende come IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion e Starfish Software.

11. Ulteriore sviluppo del concetto ECM- Enterprise Content Management ("gestione dei contenuti aziendali", non gestione dei documenti elettronici aziendali), che è diventato sempre più popolare dal 2001.

Dal punto di vista degli analisti, il concetto ECM offre molti vantaggi aziendali. Un sistema ECM che integra tutti i contenuti e le tecnologie orientate ai processi all'interno di un'azienda, fornisce un'infrastruttura comune per la gestione del flusso di lavoro, riducendo al minimo la necessità di implementare e supportare più tecnologie per implementare varie funzioni aziendali .

L'essenza di questo approccio (chiamato infrastruttura) è che il contenuto aziendale non dovrebbe appartenere a una sola applicazione o sistema, ma dovrebbe essere disponibile per più applicazioni e liberamente ridistribuito tra di loro.

ECM è un'infrastruttura strategica e un'architettura tecnica per supportare un unico ciclo vitale informazioni non strutturate (contenuto) di vario tipo e formato. I sistemi ECM sono costituiti da applicazioni che possono interagire tra loro ed essere utilizzate e vendute indipendentemente. I seguenti componenti chiave sono implementati nei moderni sistemi ECM:

· Gestione dei documenti - esportazione/importazione, controllo della versione, sicurezza e servizi di libreria per documenti aziendali;

· Gestione delle immagini dei documenti (Document Imaging) - acquisizione, trasformazione e gestione dei documenti cartacei;

· Gestione dei record (o, secondo l'ultima traduzione dello standard IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, "gestione dei documenti") - archiviazione a lungo termine, automazione delle politiche di conservazione e conformità normativa, garantendo la conformità con e normative di settore;

· Gestione del flusso di lavoro (workflow) - supporto dei processi aziendali, trasferimento di contenuti lungo i percorsi, assegnazione di attività e stati di lavoro, creazione di registri di controllo;

· Web Content Management (WCM) - automazione del ruolo di webmaster, gestione dinamica dei contenuti e interazione con l'utente;

· Gestione dei contenuti multimediali (DAM) - gestione di file grafici, video e audio, vari materiali di marketing, ad esempio banner flash, spot pubblicitari;

· Knowledge management (Knowledge Management) - supporto di sistemi per l'accumulo e la consegna di informazioni rilevanti per il business;

· Interazione orientata ai documenti (Collaborazione) - la condivisione di documenti da parte degli utenti e il supporto per i team di progetto.

Una proprietà importante dell'infrastruttura ECM è la sua indipendenza da un unico archivio universale di contenuti. L'infrastruttura ECM integra molti archivi di dati specializzati, inclusi, a titolo esemplificativo, archivi di documenti di prodotti elettronici, e-mail, archivi di contenuti Web, file system e persino DBMS.

Inoltre, con l'aiuto dell'infrastruttura ECM, vengono implementati tali servizi di gestione dei contenuti aziendali come personalizzazione, controllo degli accessi, gestione dei diritti degli utenti, ecc. (che semplifica l'amministrazione e la manutenzione del sistema ECM).

Le capacità dei sistemi ECM possono essere suddivise in diverse categorie principali:

· funzioni generali Gestione dei contenuti, inteso come la capacità di gestire una varietà di oggetti elettronici (immagini, documenti d'ufficio, grafica, disegni, contenuti Web, e-mail, video, audio e multimediali). Il sistema ECM fornisce un repository per tutti questi tipi di oggetti elettronici con vari servizi di libreria (profilazione dei contenuti, controllo della versione, cronologia delle revisioni, sicurezza dell'accesso ai documenti, ecc.), nonché la capacità di gestire questi oggetti durante l'intero ciclo di vita;

· funzioni di controllo del processo, che è intesa come capacità di automatizzare e gestire processi e flussi di lavoro aziendali;

· integrazione con altri sistemi ECM, il che implica la capacità di integrare i sistemi ECM con sistemi ERP esterni, applicazioni per ufficio, repository di contenuti e altri EDMS. L'integrazione può essere eseguita utilizzando una varietà di approcci, incluso l'uso di interfacce orientate agli oggetti (come EJB), connettori, API, tecnologie di integrazione delle applicazioni aziendali EAI (Integrazione di applicazioni aziendali) e così via.

Fino ad ora, l'ECM esiste solo come concetto e l'infrastruttura ECM oggi è in larga misura solo uno sguardo alle prospettive di sviluppo del mercato EDMS.

12. Sviluppo di tecnologie per la gestione di documenti e conoscenza. Il concetto di sistemi di gestione della conoscenza, secondo IDC, implica lo sviluppo e l'uso di tecnologie note e nuove per la gestione dell'informazione e della conoscenza (in ordine decrescente di importanza):

Trasmissione di messaggi,

· E-mail,

Gestione documenti,

Strumenti di ricerca,

Portali di informazioni aziendali,

Archivio dati,

Strumenti per il lavoro di squadra,

Tecnologie del flusso di lavoro,

· Formazione basata sul web.

La direzione di sviluppo delle tecnologie per la gestione dei documenti e della conoscenza è presentata come segue (in ordine crescente di priorità di attuazione):

Infrastruttura di comunicazione (fornisce il trasferimento di messaggi, database condivisi, cataloghi, libri di riferimento, moduli elettronici documenti, sicurezza),

Gestione del flusso di lavoro (per instradare moduli e inserire documenti via e-mail, monitorare i processi aziendali, fornire strumenti di collaborazione),

Strumenti di ricerca e gestione dei documenti (per la ricerca e il recupero di documenti da fonti di informazione interne ed esterne),

· Mezzi di gestione dell'interazione con i clienti - Sistemi CRM (per l'implementazione della gestione delle vendite, assistenza clienti, personale sul campo, marketing, e-commerce).

EDMS e ISUD fanno quindi parte di un concetto più ampio di gestione della conoscenza, che implica un costante rafforzamento del ruolo delle informazioni e delle competenze per raggiungere quattro obiettivi aziendali: innovazione, competenza, efficienza, reattività. I documenti contengono una parte significativa delle conoscenze dell'organizzazione e la loro gestione garantisce l'uso efficace delle conoscenze e dell'esperienza.

Mercato EDMS russo ha anche le sue caratteristiche.La necessità delle imprese e delle organizzazioni russe di ottimizzare il proprio flusso di lavoro rimane alta e continua a crescere. Per l'anno scorso in Russia sono apparse dozzine di aziende impegnate nello sviluppo e nella fornitura di EDMS, sia estere che di propria progettazione. Le prime implementazioni EDMS su larga scala (per lo più pilota) sono già in atto in Russia. Si può ritenere che siano state create le basi del mercato russo per il software di gestione dei documenti.

Le prospettive del mercato EDMS russo sono migliorate dall'adozione della legge sulla firma digitale elettronica, che crea Basi legali per la diffusione dell'EDMS durante l'interazione interaziendale.

Va notato che la piccola dimensione attualmente osservata del mercato EDMS russo è associata non da ultimo alla relativa irrilevanza della quota del flusso di documenti elettronici nel flusso di documenti totale delle imprese e delle organizzazioni russe (che possono permettersi di acquistare EDMS a costi da diversi decine a diverse centinaia di migliaia di dollari). Nella stragrande maggioranza dei casi, le pratiche burocratiche dominano nelle imprese russe. Questa circostanza è spiegata non solo dalle tradizioni e da un certo conservatorismo, ma anche dalle difficili condizioni finanziarie e tecniche della maggior parte delle imprese e delle organizzazioni russe.

Secondo la classificazione IDC, la maggior parte degli EDMS domestici appartiene alla classe dei sistemi focalizzati sui processi aziendali (spesso con controlli del flusso di lavoro). In varie fonti si nota che nella maggior parte degli EDMS domestici sono implementate le seguenti funzioni:

· Elaborazione/conservazione di documenti;

· Gestione del flusso di lavoro (trasferimento di documenti tra esecutori);

· Controllo dell'esecuzione dei documenti;

· Ricerca documenti per attributi e ricerca full-text;

· Lavorare con documenti correlati;

· Regolamento dei diritti di accesso;

· Cancellazione di documenti;

· Integrazione con sistemi di posta elettronica esterni, ecc.

Il principale vantaggio dell'EDMS domestico è tenere conto delle specificità e delle tradizioni russe di lavorare con i documenti, che erano originariamente incorporate nella loro logica aziendale.

Il principale tendenze di sviluppo del mercato EDMS russo :

1. ingresso nel mercato EDMS nazionale di aziende IT multidisciplinari(tabella 5) .

Tabella 5 - Sistemi di gestione elettronica dei documenti

Continuazione della tabella 5.

Fine della tabella 5.

Tra centinaia di aziende IT russe che occupano saldamente il loro posto nel mercato IT domestico, un certo numero di grandi aziende diversificate prendono sul serio il mercato EDMS e diversificano le loro attività, offrendo le proprie soluzioni nel campo dell'automazione del flusso di documenti. Qui si possono citare aziende come IBS, Aquarius (la sua controllata Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT, ecc .;

2. lavoro congiunto sulla standardizzazione dell'EDMS.

Un certo numero di aziende russe (STC IRM, InterTrust, EOS) collaborano per standardizzare i protocolli per l'interazione dell'EDMS. Nell'aprile 2002, hanno creato un "Gruppo di lavoro sulla standardizzazione del protocollo" dedicato e permanente a questo scopo;

3. crescente interesse per il mercato russo di sviluppatori e fornitori stranieri di EDMS . Questo interesse si manifesta nell'ingresso di fornitori esteri di EDMS nel mercato russo attraverso società partner. Un esempio è la società canadese Hummingbird, che attraverso il suo partner, la società russa HBS, promuove il sistema DOCS Open/Fusion, il sistema di gestione della conoscenza Fulcrum, lo strumento di integrazione dei dati Genio e il portale Hummingbird EIP. FileNet è entrata anche nel mercato russo (in particolare, con l'aiuto di Galaktika, che è diventata partner di FileNet nella promozione dell'EDMS Panagon sul mercato russo);

4. sviluppo di soluzioni integrate. La presenza di diverse dozzine di EDMS sul mercato russo costringe gli sviluppatori a creare strumenti per la loro integrazione. Un esempio di ciò è il rilascio da parte di IT Co. di un gateway XML nel suo BOSS-Referent EDMS, che consentirà di combinare EDMS costruiti su piattaforme diverse e utilizzare formati di dati diversi in un unico spazio informativo;

5. cooperazione e promozione congiunta di soluzioni integrate. Alcune aziende russe offrono i loro EDMS sotto forma di versioni OEM preinstallate sui computer dell'assieme dei loro partner. Ne è un esempio la collaborazione delle società russe IT Co. e Inel-Data, che offrono ai propri clienti una soluzione integrata, ovvero una versione OEM dell'EDMS BOSS-Referent preinstallata su un personal computer Excimer.

I principali requisiti che il sistema di gestione elettronica dei documenti deve soddisfare:

• Archiviazione sicura e facile recupero della documentazione.
• Supporto e realizzazione di compiti d'ufficio.
• Controllo tempestivo sull'esecuzione dei documenti e sul loro instradamento.
• Creazione di report analitici.
• Garanzia di sicurezza delle informazioni.

I moderni EDMS hanno anche funzioni per interagire con i clienti, elaborare le loro richieste e ulteriori strumenti utili che consentono di risolvere molti problemi applicati.

Tipi di sistemi di gestione elettronica dei documenti

Esistono vari tipi di classificazione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti, ma la classificazione più indicativa è la divisione dell'EDMS per funzionalità del titolo. Qualsiasi EDMS è posizionato dal suo sviluppatore come destinato principalmente all'esecuzione di un certo tipo di attività. Ciò non significa che non preveda alcuna tecnologia aggiuntiva inerente alla maggior parte dei "fratelli". È solo che la cassetta degli attrezzi di ogni sistema di gestione elettronica dei documenti ha i suoi punti di forza e lati deboli... Nella funzionalità di classificazione per titolo, vengono presi in considerazione i punti di forza dell'EDMS.

Quindi, sembra così:

• EDMS progettato per creare e lavorare con documentazione elettronica, nonché analoghi digitali di documenti cartacei.
• Sistemi di contabilità che automatizzano la registrazione di eventi e documenti durante tutto il loro ciclo di vita (archiviatori elettronici).
• EDMS, il cui compito principale è automatizzare il lavoro con grandi archivi di informazioni aziendali.
• Sistemi per la gestione di archivi elettronici con documentazione.
• EDMS, la cui funzionalità è specializzata nell'estrazione delle informazioni necessarie da archivi e altre fonti elettroniche.
• Sistemi che gestiscono i processi aziendali, l'elaborazione dei documenti e le attività dei dipendenti dell'organizzazione che sono coinvolti nel lavoro con i documenti aziendali.
• Informazioni EDMS che controllano i dispositivi di archiviazione dei dati.

Esiste anche una breve classificazione dell'EDMS per paese di origine, utilizzata solo in Russia. Secondo esso, i sistemi di gestione elettronica dei documenti nel nostro paese sono suddivisi in nazionali, importati e russi, sviluppati sulla piattaforma estera Lotus / Domino. La nostra recensione contiene esempi di soli due EDMS stranieri: EMC Documentum e Lotus Domino.Doc. Tutti gli altri EDMS hanno la "cittadinanza" della Russia.

TOP-10 sistemi di gestione elettronica dei documenti

Abbiamo valutato i sistemi di gestione elettronica dei documenti, soffermandoci sul confronto di cinque parametri, determinanti nella scelta di un EDMS per automatizzare la circolazione dei documenti in azienda. La scala è di dieci punti.

Nota: la valutazione finale del sistema nella tabella non pretende di essere obiettività al cento per cento e riflette l'opinione dell'autore basata su un'analisi approfondita di questo argomento. Questa revisione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti viene effettuata solo tra prodotti software di alta qualità che possono essere selezionati in modo sicuro per l'uso in tipi diversi attività commerciale.

UN BUSINESS

Questo sistema di gestione elettronica dei documenti è un leader riconosciuto nel suo segmento in tutto lo spazio post-sovietico. In esso, sia le più grandi holding, le società che le piccole imprese svolgono con successo il flusso di documenti e il lavoro d'ufficio. In relazione a tale sistema, è opportuno applicare la tautologia: "BUSINESS" conosce il suo mestiere. In effetti, questo software è ideale per l'automazione e il flusso di lavoro dell'ufficio.

professionisti

• La capacità di tracciare tutte le fasi di movimento di qualsiasi documento elettronico.
• Semplicità e praticità nella creazione di progetti di documentazione.
• Debug generale e funzionalità del sistema.

contro

• Gli svantaggi "sforzati" includono un'interfaccia un po' arcaica e una certa difficoltà di padronanza.

Quanto costa?

Il prezzo di una licenza per utilizzare il sistema DELO all'interno di un posto di lavoro (DBMS - Oracle) dipende dal numero totale pianificato di questi posti e varia da 11.000 rubli (201-500 rubli / m2) a 13.400 rubli (1-5 rubli / m2) ). Se l'organizzazione utilizza il DBMS di Microsoft SQL Server, la licenza per uno posto di lavoro costerà rispettivamente da 7200 a 9500 rubli.

Logica

Fino al 2012, il programma "Logic EDMS" era chiamato "Boss-Referent" ed era uno dei più popolari sistemi di gestione dei documenti elettronici russi, un serio concorrente dell'EDMS "Delo". Il cambio di nome non ha intaccato in alcun modo la qualità di questo software, che rimane un sistema affidabile e funzionale per la gestione del lavoro d'ufficio in aziende di ogni tipo e dimensione.

professionisti

• La capacità di creare percorsi multilivello complessi per l'approvazione dei documenti.
• Elevato livello di protezione dei dati degli utenti.
• Relativa facilità di padronanza dei componenti principali del sistema.
• Processi di elaborazione dei documenti flessibili e modificabili.

contro

• Differenziazione scomoda dei diritti di accesso in caso di grave avvicendamento del personale.
• Non è il lavoro di supporto tecnico più coscienzioso.
• Interfaccia arcaica.

Quanto costa?

Il costo di una licenza per utilizzare questo programma dipende dal numero di dipendenti ad esso collegati. Se il loro numero non supera le 49 persone, il prezzo sarà di 5.900 per ogni lavoro; da 50 a 199 dipendenti collegati - 5.200 rubli; e se ci sono più di 200 posti di lavoro, il prezzo di una licenza sarà minimo: 4900 rubli.

Eufrate

Questo sistema di gestione elettronica dei documenti è sviluppato nel pieno rispetto dei requisiti della norma Qualità ISO 9000 e GOST russi nel campo del lavoro d'ufficio. "EVFRAT" differisce dai suoi "colleghi nel negozio" per la presenza di molti dei suoi sviluppi software unici che non possono essere trovati in EDMS concorrenti. Puramente tecnologicamente, questo sistema è uno dei più "avanzati" nel moderno mercato EDMS russo.

professionisti

• Il set di consegna di questo sistema include un DBMS integrato "Nika", che libera automaticamente l'organizzazione dell'utente dall'acquisto di software aggiuntivo.
• Interfaccia amichevole con un design piacevole e memorabile.
• Meccanismo di ruolo integrato per la gestione dei diritti di accesso.

contro

• Basta bassa velocità lavoro, specialmente su computer deboli.
• Interruzioni periodiche del lavoro e supporto tecnico lento.

Quanto costa?

Una licenza standard con l'installazione del sistema sul server di un'organizzazione costa da 5200 a 7300 rubli per posto di lavoro, più utenti - un prezzo inferiore. Tuttavia, esiste anche la possibilità di posizionare il componente server sull'apparecchiatura del produttore. In questo caso, viene applicato un sistema di canone di abbonamento: quattro tariffe, che costano da 10.000 a 95.000 rubli al mese.

1C: Archivio

È uno dei migliori e sicuramente il più versatile software di gestione dei documenti per un'azienda. "1C: Archive" fornisce l'archiviazione affidabile e, soprattutto, centralizzata di documenti aziendali di vari formati, con accesso ad essa da parte di personale autorizzato che può modificare i file.

professionisti

• Algoritmo con debug per trovare rapidamente i dati richiesti.
• La capacità di archiviare documenti di qualsiasi tipo, da testo e grafica a file audio e video.
• Le più ampie opzioni di scalabilità che ti consentono di utilizzare con successo questo software sia nelle grandi che nelle piccole imprese.
• Il vantaggio principale di 1C: Archive, che distingue questo programma dai suoi concorrenti, è la combinazione ottimale del prezzo del prodotto e delle capacità della sua funzionalità.
• Supporto per l'integrazione con applicazioni esterne.

contro

• Consumo di molte risorse di sistema.
• Maggiore complessità di apprendimento, anche per utenti esperti.

Quanto costa?

Il prezzo di "assemblaggio" di questo programma varia da 12.000 a 57.000 rubli e il primo importo dovrà essere pagato esclusivamente per l'aggiornamento della versione precedente di 1C: Archive.

DIRETTO

EDMS DIRECTUM semplice e funzionale sarà un'ottima soluzione per le piccole e medie imprese. Grazie a questo sistema, la gestione elettronica dei documenti può essere combinata con successo con il tradizionale lavoro cartaceo, in modo che in seguito "indolore" trasferisca completamente l'organizzazione a lavorare in DIRECTUM. La tecnologia Advanced Workflow fornisce un'automazione efficiente dei flussi di lavoro dell'ufficio.

professionisti

• Disponibilità di specialisti strumenti software che semplifichino al massimo la ricerca e l'identificazione della documentazione.
• Ampie opportunità di automodifica del sistema per compiti specifici.
• Integrazione avanzata con altri programmi.

contro

• Il sistema è incentrato sul personale dirigente dell'impresa: è più difficile per gli impiegati ordinari lavorarci.
• Una politica dei prezzi un po' confusa e poco trasparente.

Quanto costa?

Le licenze per l'uso di questo EDMS vengono acquistate sia separatamente che come parte di offerte di pacchetti. La licenza client di base più economica costa 7.800 rubli. Il costo dei pacchetti di licenze parte da 148.200 rubli (base per 20 dipendenti) e arriva fino a 2.010.000 rubli (per 200 dipendenti).

Flusso di lavoro OPTIMA

Questo sistema di gestione elettronica dei documenti è un forte contadino medio nel suo segmento. È in costante sviluppo e finora non può competere alla pari con i mastodonti riconosciuti del mercato. Tuttavia, OPTIMA-WorkFlow ha una serie di "asso nella manica" - ​​tecnologie uniche che lo distinguono dallo sfondo generale.

professionisti

• Implementazione della funzione di inserimento seriale delle stesse tipologie di documenti e loro informazioni di registrazione.
• Scansione con un programma antivirus.
• Indicizzazione facoltativa di documenti ordinari e criptati.
• Interfaccia utente multilingue.

contro

• Svantaggi delle funzionalità tipiche, che vengono definitivamente eliminati dai prossimi aggiornamenti.

Quanto costa?

Le soluzioni tipiche basate su questa piattaforma costano da 55.000 a 75.000 rubli.

Documento EMC

Questa piattaforma per l'automazione dei processi del flusso di lavoro è stata sviluppata dal leader mondiale nel settore IT, EMC. Le potenti funzionalità abbinate alla personalizzazione flessibile dei singoli strumenti rendono EMC Documentum il miglior EDMS estero disponibile sul mercato russo.

professionisti

• Un alto grado di facilità di gestione dei documenti di progettazione.
• Implementazione di un meccanismo di check-in/check-out che consente di gestire la distribuzione dei diritti di accesso.
• La presenza di una funzione che consente di implementare la procedura di approvazione a più livelli.
• Supporto per dispositivi di scansione e riconoscimento documenti.

contro

• Funziona solo con il browser Internet Explorer.
• Mancanza di documentazione tecnica e pratica pubblicamente disponibile sul sistema.
• Frequenti "freni" e ritardi ad alto carico del sistema.

Quanto costa?

Non ci sono prezzi fissi per l'utilizzo di questa piattaforma. Il costo della sua implementazione viene discusso individualmente con ciascun cliente.

LanDocs

Sviluppata nel 1997 dalla società nazionale "LANIT", questa piattaforma per l'automazione della gestione dei documenti rimane ancora oggi richiesta da molte aziende e istituzioni. LanDocs consente di creare un ambiente di lavoro e flusso di lavoro d'ufficio confortevole, fornendo a tutte le categorie di utenti il ​​set di strumenti necessario per gestirlo.

professionisti

• Disponibilità di strumenti di protezione crittografica integrati.
• La possibilità di includere dipendenti di filiali remote nel processo del flusso di lavoro.
• Disponibilità della funzione di scansione batch di documenti cartacei.

contro

• Questo è un problema di prestazioni abbastanza comune.
• Deboli opportunità per espandere la funzionalità.
• Difficoltà a padroneggiare il sistema da zero.

Quanto costa?

Il prezzo di una licenza server varia da 30.000 a 216.000 rubli. Le licenze utente possono essere acquistate a prezzi che vanno da 5.600 a 8.400 rubli.

AziendaMedia

CompanyMedia è un insieme di soluzioni software progettate per automatizzare i processi aziendali, il flusso di lavoro e il lavoro d'ufficio. Questo EDMS si differenzia dai suoi concorrenti per la sua insuperabile flessibilità di impostazioni e la presenza di moduli indipendenti che possono essere installati separatamente.

professionisti

• La possibilità di un buon funzionamento del sistema presso imprese con una struttura aziendale complessa e una struttura territoriale.
• Affidabilità senza precedenti del sistema, che gli consente di funzionare attivamente 24 ore su 24, 365 giorni all'anno.
• Supporto automatizzato per lavorare con diversi tipi di luoghi di lavoro.
• Differenziazione dei diritti di accesso, secondo la struttura gerarchica dell'organizzazione.

contro

• L'interfaccia web ha un supporto limitato per alcuni browser, in particolare FireFox.
• Il focus del sistema è principalmente sulle medie e grandi imprese.

Quanto costa?

Il prezzo finale di questo software è costituito da molti componenti, tra cui la formazione del personale, l'installazione di moduli aggiuntivi e il trasferimento dei diritti di utilizzo del sistema. Il limite massimo dell'importo totale è di 99.000 rubli. Il modulo tematico più economico costerà 4000 rubli.

Lotus Domino.Doc

Questo EDMS è un'applicazione alla nota piattaforma Notes / Domino, che dispone di un sistema di sicurezza dei dati di alto livello. Inoltre Lotus Domino.Doc dispone di un archivio elettronico avanzato che consente di implementare un ampio storage di documenti aziendali.

professionisti

• Disponibilità di sistemi di replica unici progettati per affrontare in modo completo le attività di gestione del flusso di documenti in un ambiente distribuito.
• La capacità di cercare documenti in parti separate dell'archiviazione delle informazioni.
• Le directory LDAP si ridimensionano al livello aziendale.

contro

• Gli svantaggi di questo sistema derivano principalmente dalla sua origine occidentale: ci sono alcune domande sull'interfaccia e sull'implementazione di alcune funzioni.

Quanto costa?

Il costo delle licenze utente e server viene calcolato singolarmente sul sito della piattaforma.

Infine

Riassumendo una certa linea sotto la revisione, vorrei notare una sfumatura importante: l'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti nella tua azienda non garantisce affatto un aumento istantaneo della sua redditività e, in alcuni casi, può essere dannoso. Se la tua organizzazione funziona con successo e realizza un profitto, lavorando senza EDMS, pensa mille volte prima di decidere sulla loro implementazione. Non c'è bisogno di inseguire la "moda progressista" e installare questi sistemi senza un serio bisogno di essi. Tuttavia, con l'espansione dell'attività e l'elevato carico di lavoro dei dipendenti, il sistema di gestione elettronica dei documenti può diventare una sorta di ancora di salvezza che aiuterà l'azienda a uscire dal vortice delle scartoffie.

Il mercato russo dei sistemi EDMS/ECM sta dimostrando uno sviluppo tranquillo e sta entrando in fase di consolidamento. Prosegue la dinamica positiva grazie ai progetti di supporto, nonché alla modernizzazione e al ridimensionamento dei sistemi. Questo articolo analizza il mercato russo dei sistemi di gestione elettronica dei documenti. Vengono considerate le dinamiche di crescita, driver di sviluppo, vengono presentate le opinioni degli esperti. Vengono presentati i valori di mercato attuali e previsti. Viene considerato il problema dello stato del mercato russo dei sistemi di gestione elettronica dei documenti nelle condizioni della crisi. Un fatto indiscutibile è la necessità di implementare sistemi di gestione elettronica dei documenti nelle organizzazioni di qualsiasi dimensione. Vengono presi in considerazione gli EDMS più diffusi utilizzati in Russia e ne vengono determinate le caratteristiche.

gestione elettronica dei documenti

tecnologia dell'informazione

Mercato EDMS russo.

1. Panoramica del mercato dei sistemi di gestione elettronica dei documenti 2017 [Risorsa elettronica] - Modalità di accesso http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (data di accesso 25.12.2017).

2. Lo stato del mercato russo dei sistemi di gestione elettronica dei documenti in crisi [Risorsa elettronica] - Modalità di accesso:

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6. Leader del mercato russo SED / ECM [risorsa elettronica] - Modalità di accesso: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (data di accesso 25.12.2017).

7. Semplicemente sulla gestione elettronica dei documenti [risorsa elettronica]. - Modalità di accesso: https://ecm-journal.ru/mustknow (data del trattamento 25/12/2017).

Attualmente, la quantità di informazioni aziendali interne nelle organizzazioni sta crescendo rapidamente, il che comporta la necessità di elaborare e archiviare un'enorme quantità di documenti cartacei. Di conseguenza, questo processo diventa difficile e inefficace. Risolvere questo problema, sistemi automatizzati gestione elettronica dei documenti (EDMS). Ciò ha permesso di passare a un nuovo livello di sviluppo aziendale, aumentando l'efficienza del lavoro con i documenti senza perdere informazioni.

Un sistema di gestione elettronica dei documenti è un sistema organizzativo e tecnico che consente di creare e distribuire documenti elettronici nelle reti informatiche di informazioni di un'organizzazione, controllare il flusso di documenti secondo percorsi stabiliti e distribuzione gerarchica degli utenti. Allo stesso tempo, la tecnologia EDMS è finalizzata a garantire una gestione altamente efficace delle attività documentali dell'organizzazione a diversi livelli di gestione, nonché a mantenere il controllo della qualità del flusso documentale e all'ottimizzazione dei processi aziendali.

EDMS include molte caratteristiche produttive, strutturali, requisiti e standard aziendali. La scelta di un sistema di gestione elettronica dei documenti ottimale per il lavoro dipende da un certo numero di documenti cartacei nell'organizzazione, dalla necessità di gestione operativa dei flussi di lavoro, dalla presenza di compiti speciali, nonché dalla capacità di cercare informazioni, garantire la sicurezza dei dati, ecc.

Nonostante la difficile situazione economica in Russia, il mercato interno dei sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS/ECM) continua a svilupparsi. Alcune aziende specializzate nello sviluppo e nell'implementazione di tali soluzioni stanno mostrando una crescita molto significativa.

Secondo i dati Tadviser, pubblicati alla fine del 2017, nel 2016 sono rimaste le dinamiche positive del mercato russo dei sistemi EDMS / ECM. Come nell'anno precedente, nel 2015 ammontava al 10%, mentre il volume di mercato in termini di rubli è aumentato a 41,6 miliardi di rubli.

La continua crescita del mercato è influenzata sia dalla ripresa economica generale che dai singoli driver. Per l'ambito EDMS/ECM si tratta di un processo crescente di sostituzione delle importazioni, un percorso verso l'economia digitale, l'aumento della mobilità e il rapido sviluppo di nuove tecnologie.

Secondo TAdviser, alla fine del 2017, la dinamica rimarrà al livello del 2016.

Dinamica del mercato russo dei sistemi di gestione elettronica dei documenti, miliardi di rubli

La maggior parte dei partecipanti al mercato EDMS/ECM russo, alla fine del 2016, ha mostrato un andamento positivo dei ricavi da progetti in quest'area. Solo due aziende su 16 avevano indicatori negativi. Il leader è stata ancora una volta la società "Business Logic", le cui entrate derivanti dai progetti EDMS / ECM sono aumentate del 25,7% e hanno raggiunto 1,86 miliardi di rubli. Quasi un terzo di questo importo è stato rappresentato dalle vendite di licenze e due terzi dai servizi di implementazione e supporto. I tre leader includevano anche le società Croc e TerraLink.

La sostituzione delle importazioni è penetrata profondamente nel settore IT e l'impatto di questo processo si fa sentire in tutti i suoi segmenti. Nel campo dei sistemi EDMS/ECM, la sostituzione di soluzioni estere con prodotti nazionali è uno dei driver principali.

Lo Stato si adopera costantemente per garantire che il registro del software nazionale sia pienamente operativo. La pressione sulle aziende che ignorano il registro è in aumento. Di conseguenza, sempre più organizzazioni stanno iniziando a utilizzare i sistemi ECM domestici.

I fornitori di soluzioni EDMS notano un aumento della domanda di piattaforme domestiche, associato, prima di tutto, al consolidamento legislativo della transizione alle soluzioni russe per le organizzazioni statali e gli enti governativi. Il lancio del Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa della Federazione Russa del registro del software domestico per supportare i prodotti sostitutivi delle importazioni ha contribuito molto a questo: i sistemi IT inclusi in esso sono raccomandati per l'acquisto nelle organizzazioni statali.

Le grandi aziende del settore a partecipazione statale - i principali clienti dei sistemi EDMS - presumono che nel prossimo futuro dovranno anche abbandonare piattaforme straniere a favore di soluzioni russe. A questo proposito, molte società informatiche russe stanno sviluppando le proprie piattaforme per EDMS.

Un altro ovvio fattore trainante del mercato EDMS è il rapido sviluppo delle tecnologie digitali per le imprese in Russia.

L'utilizzo di moderni strumenti per l'archiviazione e l'elaborazione dei dati in EDMS (blockchain, Big Data, AI) amplia le funzionalità delle soluzioni nel campo dell'elaborazione, della standardizzazione e dell'analisi dei dati (BI), e l'EDMS è sempre più utilizzato come data warehouse aziendale. Gli strumenti di visualizzazione dei dati vengono visualizzati nei sistemi.

Lo sviluppo del mercato è stimolato dalla totale abbandono del business al mobile. Oggi 4,8 miliardi di persone - più della metà della popolazione mondiale - sono utenti attivi dispositivi mobili, e si può prevedere che la cifra raggiungerà i 6 miliardi entro il 2020. Naturalmente tablet e smartphone stanno diventando un elemento comune dell'infrastruttura informatica delle aziende. V attualmente Il concetto più popolare è BYOD (Bring Your Own Device), che implica che i dipendenti utilizzino i propri dispositivi per le attività lavorative: la direzione dell'azienda non ha bisogno di spendere soldi per l'acquisto di apparecchiature mobili.

L'incertezza politica ha aumentato i rischi dell'utilizzo di soluzioni estere in Russia, inoltre sono diventate molto costose. Se fino al 2016 gli EDMS cloud, compresi quelli importati, si stavano rapidamente sviluppando come servizio, ora c'è il problema di utilizzarli in Russia (e quelli russi all'estero). ...

Molte aziende lasciano il mercato e quelle che rimangono riducono gli investimenti e controllano strettamente le finanze. Molti per la prima volta iniziano a valutare l'efficacia dei propri processi aziendali, cercando modi per ottimizzarli. E i mezzi per questo sono i sistemi EDMS \ ECM. Ma per avviare un nuovo progetto informatico in tali condizioni, è necessario comprovarne l'efficacia nel dettaglio. Pertanto, sono richiesti solo quei sistemi che aumentano davvero l'efficienza dell'azienda, - afferma.

Abbastanza stranamente, ma la sostituzione delle importazioni può essere una barriera di mercato. la necessità di implementare con urgenza il supporto per le infrastrutture domestiche rende difficile investire in innovazioni promettenti come l'intelligenza artificiale.

Un altro esempio di barriera è il processo di coinvolgimento delle controparti in EDF. Le aziende che hanno capito e la necessità di utilizzare EDF devono affrontare la riluttanza a utilizzare EDF da parte delle controparti. A questo proposito, le aziende sono costrette a realizzare progetti separati per il loro coinvolgimento e motivazione.

Il principale ostacolo al mercato è la mancanza di uno standard unico, regolamenti e un'insufficiente unificazione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti in aziende russe... Quindi, dipendenti imprese industriali abituato, oltre ai report standard, a utilizzare molti documenti di ingegneria: ad esempio, i disegni in AutoCAD. Ciò complica il passaggio a un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Nel 2016-2017 si sono verificati importanti cambiamenti legislativi che cambieranno radicalmente l'approccio all'implementazione IT nelle agenzie governative. Nel 2016 è stato emesso un ordine del governo della Federazione Russa del 26 luglio 2016 n. 1588-r, che obbligava a passare al software per ufficio domestico Autorità federali l'esecutivo e i fondi statali fuori bilancio. Inoltre, un forte impulso al mercato è stato dato dai requisiti aggiuntivi per il software per ufficio, approvati con decreto del governo della Federazione Russa n. 325 del 23 marzo 2017 e seguiti nel luglio dello stesso anno. linee guida sulla transizione delle agenzie governative al software domestico, approvato dal Ministero delle telecomunicazioni e delle comunicazioni di massa.

Il percorso verso l'economia digitale offre al mercato IT russo in generale e al mercato dei sistemi EDMS/ECM in particolare un enorme potenziale e molte nuove opportunità.

Flusso di documenti elettronici, fornitura di servizi pubblici in forma elettronica, sviluppo di portali: tutte queste aree sono in realtà elementi dell'economia digitale e in Russia queste tecnologie sono abbastanza coerenti con il mondo. Il percorso verso l'economia digitale è destinato a portare ulteriori cambiamenti. Le previsioni sono evidenti: si tratta di una crescita a valanga del volume e della varietà dell'informazione digitale, del coinvolgimento di tutti i dipendenti in un'intensa comunicazione elettronica, della digitalizzazione della "carta" e dell'attivazione dei relativi processi aziendali.

Riferimento bibliografico

DomandePCWeek risponde Konstantin Istomin, direttore esecutivo dell'aziendaDIRETTO. Le domande sono state poste nell'ambito del sondaggio PC Week / RE 20th Anniversary.

Quando il segmento dei sistemi EDMS / ECM ha iniziato a formarsi in Russia, quali sono i punti chiave e le fasi del suo sviluppo?

L'inizio della formazione del segmento può essere chiamato 1995, quando divennero evidenti i primi sistemi di circolazione incentrati sul lavoro d'ufficio. L'Eufrate e Delo sono esempi di tali sistemi. La tradizione russa della circolazione verticale dei documenti, in cui un documento, prima di arrivare all'appaltatore, deve passare attraverso il manuale, ha determinato le caratteristiche dei primi sistemi di automazione. I compiti principali dell'automazione erano la registrazione e il controllo dell'esecuzione dei documenti, la preparazione dei rapporti. Il lavoro in tali sistemi si basava su schede di registrazione. È troppo presto per parlare di gestione dei contenuti aziendali in questa fase, ma è così che è stato indicato l'inizio dello sviluppo del segmento.

Nella fase successiva, che è durata dal 1997 al 2000 circa, sul mercato russo sono apparsi archivi elettronici di documenti. Uno dei rappresentanti è il sistema DOCS Open. Questa direzione non ha ricevuto molto sviluppo in Russia allora, sempre a causa della specifica tradizione del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti.

Nello stesso periodo sono comparsi i primi sistemi di flusso di lavoro, mirati esclusivamente all'automazione dell'interazione e che funzionavano in isolamento dai processi di gestione dei documenti. Un esempio è il sistema russo OPTIMA WorkFlow e il Western Staffware.

I sistemi complessi sono apparsi nel 2002-2003. Hanno combinato i meccanismi del flusso di lavoro e le possibilità di organizzare archivi elettronici di documenti. Proprio in questa fase, possiamo parlare dell'emergere di sistemi di gestione elettronica dei documenti a tutti gli effetti, che hanno permesso di lavorare, anche con il contenuto dei documenti. Una pietra miliare tecnologica in questo momento è stata la creazione delle nostre piattaforme di sviluppo basate sulle capacità di Microsoft SQL Server e/o Oracle DBMS. Una buona illustrazione di quel periodo è stata la mostra e conferenza DOCFLOW 2004. A quel tempo, l'evento era più simile a una mostra: i partecipanti si sono riuniti per vedere Jukebox diffusi all'estero, potenti scanner industriali ... Dopo un paio d'anni, la conferenza è diventata più professionale; l'interesse pratico nell'uso delle soluzioni è evidente. Docsvision e DIRECTUM sono diventati rappresentanti di spicco di complessi sistemi russi, il sistema Western Documentum ha iniziato a promuovere attivamente in Russia. Inoltre, i sistemi domestici basati su Lotus Notes sono stati sviluppati attivamente come un ramo separato.

Il 2006 può essere definito l'anno della formazione dei moderni sistemi ECM che combinavano le funzionalità di gestione dei documenti e interazione. Allo stesso tempo, la società di ricerca Gartner ha formulato i criteri che i sistemi ECM devono soddisfare. Le nuove versioni dei sistemi complessi russi riflettono anche il nuovo concetto di ECM. Anche durante questo periodo, hanno iniziato a essere attivamente sviluppate diverse soluzioni aziendali, progettate per coprire una varietà di compiti delle aziende sulla base di un'unica piattaforma ECM.

Dal 2011 ad oggi, in ECM, come in tutto il campo dell'IT, è emersa una chiara tendenza all'orientamento dell'utente: i sistemi stanno diventando più user-friendly, l'accento è posto sulla creazione di interfacce intuitive. Ovunque si stanno sviluppando soluzioni mobili, che negli ultimi anni non sono diventate una tendenza, ma una condizione necessaria per l'esistenza dei moderni sistemi ECM. Il trend di sviluppo dei prodotti cloud si sta sviluppando, il mercato segnala la disponibilità dei clienti per le soluzioni SaaS e nel campo del workflow. Anche se qui la Russia è rimasta indietro rispetto ai mercati occidentali nelle sensazioni per 2-3 anni.

Come ha fatto questo segmento del mercato IT a sopravvivere alle crisi del 1998 e del 2008?

Nel 1998, il mercato EDMS/ECM russo in quanto tale non esisteva ancora (era molto piccolo). La caratteristica principale della crisi può essere definita il rifiuto degli utenti dei sistemi occidentali: l'inadempienza interessata con tutte le sue conseguenze.

Nel 2008 c'è stata una crescita attiva del segmento EDMS / ESM, un grande interesse dei clienti. Pertanto, con la crisi economica generale nel settore IT, questo segmento ha sofferto di meno. Il volume delle vendite è diminuito, ma non ci sono stati shock gravi, la ripresa è durata circa un anno.

In che modo la situazione differisce da quella osservata durante le crisi del 1998 e del 2008? Quali sono le prospettive per questo segmento di mercato per il prossimo futuro?

La situazione attuale è simile alla crisi del 2008 con manifestazioni di crisi "solite". C'è un calo generale dell'attività commerciale, le dinamiche di vendita sono diminuite.

In generale, la situazione attuale differisce notevolmente dal 2008.

In primo luogo, l'attuale crisi sembra protrarsi, perché le ragioni fondamentali per la Russia - prezzi del petrolio e sanzioni - difficilmente cambieranno rapidamente, la ripresa richiederà 2-3 anni.

In secondo luogo, oggi il mercato ECM ha raggiunto la sua maturità: i clienti sanno di cosa hanno bisogno dai sistemi, vengono proposti requisiti abbastanza chiari per le soluzioni. In generale, l'approccio al tema dell'automazione è cambiato: l'efficienza è diventata un indicatore tangibile. E se il cliente vede "nei numeri" i vantaggi dell'implementazione di un sistema ECM, prende una decisione pienamente consapevole e ben ponderata.

Come prima, le grandi aziende hanno un reale bisogno di automazione, per cui le economie di scala consentono di valutare meglio i vantaggi dell'implementazione di soluzioni ECM. I principali stimolatori del mercato sono rappresentanti dell'industria petrolifera e del gas, dell'industria della difesa e delle società statali, nonché delle imprese orientate all'esportazione.

Viene inoltre sostenuta la posizione attiva dello Stato nei confronti del settore informatico: le barriere all'uso dei documenti elettronici sono state notevolmente ridotte, la tendenza alla sostituzione delle importazioni sullo sfondo del tasso di cambio del dollaro in aumento e le sanzioni occidentali aumentano le possibilità di sviluppatori domestici.

In futuro, si prevede che l'ulteriore crescita del mercato EDMS / ECM sarà molto più ampia del mercato IT nel suo insieme, mentre il tasso di crescita durante il periodo di crisi dipenderà dallo stato dell'economia. Principalmente, la tendenza al rialzo continuerà in grandi imprese, le medie imprese preferiranno soluzioni più leggere, pronte all'uso ea basso costo. In questa parte, le tecnologie cloud sembrano vantaggiose. Si prevede una recessione più ampia negli organi di governo a causa dei forti tagli di bilancio. Il mercato del flusso documentale interaziendale, che è un po' diverso dall'ECM, ma ha un peso su di esso, è ora nelle sue prime fasi di sviluppo e si prevede che cresca rapidamente, creando nuove opportunità.