Programma delle schede attività. Software di monitoraggio del tempo, inclusi quelli gratuiti. Presenza sul posto di lavoro

Il diritto del lavoro obbliga i datori di lavoro a tenere traccia del tempo lavorato dai dipendenti. Le organizzazioni dovrebbero tenere conto delle ore lavorate, indipendentemente dallo status giuridico e imprenditori individuali... Soprattutto per questo, Goskomstat ha sviluppato e approvato i moduli della scheda attività N T-12 e N T-13.

Daremo istruzioni per la compilazione, che aiuteranno a riflettere correttamente i dati e ad utilizzare la scheda attività in modo razionale.

A cosa serve una scheda attività?

Il foglio presenze, approvato dal decreto del Comitato statale di statistica del 01/05/2004 n. 1, aiuta il dipartimento del personale e il dipartimento contabile dell'impresa:

• prendere in considerazione il tempo lavorato o non lavorato lavoratore assunto;
• monitorare il rispetto dell'orario di lavoro (presenze, assenze, ritardi);
• disporre di informazioni ufficiali sul tempo lavorato da ciascun dipendente per il calcolo delle retribuzioni o la compilazione di rapporti statistici.

Aiuterà il contabile a confermare la legalità della maturazione o meno degli stipendi e dei compensi per ciascun dipendente. Funzionario del personale - per monitorare l'affluenza e, se necessario, giustificare la sanzione inflitta al dipendente.

Il foglio presenze si riferisce ai moduli dei documenti che vengono rilasciati al dipendente al momento del licenziamento insieme a libro di lavoro su sua richiesta (Articolo 84.1 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Va notato che le forme unificate delle schede attività N T-12 e N T-13 dal 1 gennaio 2013 non sono richieste per l'uso. Tuttavia, i datori di lavoro sono obbligati a conservare i registri (parte 4 dell'articolo 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Le organizzazioni e i singoli imprenditori possono utilizzare altri metodi per controllare il tempo trascorso dai dipendenti nei loro luoghi di lavoro. Ma in effetti, il formato del modulo sviluppato da Gostkomstat è abbastanza conveniente e continua ad essere utilizzato ovunque.

Chi mantiene il timesheet nell'organizzazione

Secondo le Linee guida per l'utilizzo e la compilazione dei moduli dei documenti contabili primari:

• il foglio presenze per il 2019 è redatto e mantenuto da una persona autorizzata;
• il capo del dipartimento e il dipendente firmano il documento servizio del personale;
• dopodiché viene trasferito all'ufficio contabilità.

Come si vede, le regole non stabiliscono la posizione del dipendente che tiene il timesheet. La direzione ha il diritto di nominare chiunque per svolgere questo compito. Per questo, viene emesso un ordine indicando la posizione e il nome del responsabile. Se l'ordine per la nomina di tale dipendente non viene emesso, l'obbligo di tenere i registri dovrebbe essere precisato in contratto di lavoro... In caso contrario, è illegale richiedere a un dipendente di tenere registri. Nelle grandi organizzazioni, tale dipendente viene nominato in ciascun dipartimento. Compila un modulo entro un mese, lo consegna al capo del dipartimento per la firma, il quale, a sua volta, dopo aver verificato i dati, presenta il modulo all'ufficiale del personale. Un dipendente del dipartimento del personale verifica le informazioni, compila i documenti necessari per il suo lavoro sulla base, firma la scheda attività e la trasmette al contabile.

Nelle piccole imprese, una catena così lunga non viene seguita: il timesheet tiene addetto al personale, e quindi lo trasferisce immediatamente all'ufficio contabilità.

Qual è la differenza tra le forme N T-12 e N T-13 della scheda attività?

Due forme approvate di argomenti differiscono, una di esse (T-13) viene utilizzata in istituzioni e aziende in cui è installato un tornello speciale - sistema automatico controllo delle presenze dei dipendenti. E il modulo T-12 è considerato universale e contiene, inoltre, un'ulteriore Sezione 2. Può riflettere i pagamenti ai dipendenti per i salari. Ma se l'azienda conduce accordi con il personale come specie separate contabilità, la sezione 2 rimane semplicemente vuota.

Completare la scheda attività

Ci sono due modi per compilare il timesheet:

• riempimento solido - ogni giorno vengono annotate tutte le presenze e l'assenteismo;
• compilando per deviazioni - vengono annotate solo gli arrivi in ​​ritardo, le mancate presentazioni.

Ad esempio, daremo istruzioni per compilare il modulo T-13 utilizzando il metodo di riempimento continuo.

Passaggio 1: il nome dell'organizzazione e dell'unità strutturale

In alto inserire il nome dell'azienda (nome completo dell'IP) e il nome dell'unità strutturale. Questo potrebbe essere un reparto vendite, un reparto marketing, Dipartimento di Produzione eccetera.

Passaggio 2 - Codice OKPO

OKPO - classificatore tutto russo imprese e organizzazioni. Contenuto nelle banche dati di Rosstat, è costituito da:

• 8 cifre per le persone giuridiche;
• 10 cifre per i singoli imprenditori.

Fase 3 - numero del documento e data di preparazione

• Il numero del documento viene assegnato in ordine.
• La data di compilazione è solitamente l'ultimo giorno del mese di riferimento.

Fase 4 - periodo di riferimento

Il foglio presenze viene consegnato per un mese, nel nostro caso il periodo dal primo all'ultimo giorno di agosto.

Passaggio 5 - informazioni sui dipendenti

Viene compilata una riga separata per ogni dipendente del dipartimento.

• Numero di serie in pagella.
• Cognome e posizione del dipendente.

• A ciascun dipendente viene assegnato un numero di personale e viene utilizzato in tutti i documenti contabili interni. Viene trattenuto dal dipendente per l'intero periodo di lavoro nell'organizzazione e non viene trasferito a un'altra persona per diversi anni dopo il licenziamento.

Fase 6 - informazioni su presenze e numero di ore

Per compilare le informazioni sulla presenza e l'assenteismo dei dipendenti, vengono utilizzati simboli abbreviati. Ne troverai un elenco alla fine dell'articolo in un paragrafo separato. Nel nostro esempio, per il dipendente Petrov A.A. 4 abbreviazioni utilizzate:

• I - presenze (in caso di presenze, nella cella inferiore è registrato il numero di ore lavorate);
• In un fine settimana;
• K - viaggio d'affari;
• OT - vacanza.

Passaggio 7 - il numero totale di giorni e ore nel mese

• Nella quinta colonna indicare il numero di giorni e ore lavorate per ogni semestre.

• Nella sesta colonna - il numero totale di giorni e ore al mese.

Passaggio 8 - informazioni sul libro paga

Il codice del tipo di salario definisce un tipo specifico di pagamento in contanti, cifrato in numeri. Lista completa per i codici, vedere la fine dell'articolo. L'esempio utilizzato:

• 2000 - stipendio (salario);
• 2012 - ferie pagate.

• Conto corrispondente: un conto contabile dal quale vengono cancellati i costi del tipo di remunerazione specificato. Nel nostro caso, il conto per l'annullamento di stipendi, viaggi e ferie è lo stesso.

• La colonna 9 indica il numero di giorni o ore lavorate per ogni tipo di retribuzione. Nel nostro caso, la cella superiore contiene i giorni di presenza e i viaggi di lavoro e quella inferiore i giorni di vacanza.

Se un tipo di retribuzione (stipendio) è applicabile a tutti i dipendenti durante il mese, si scrivono in alto il codice del tipo di pagamento e il numero di conto, si lasciano in bianco le colonne 7 e 8, indicando solo i giorni o le ore lavorate nella colonna 9. In questo modo:

Passaggio 9 - informazioni sui motivi e l'ora della mancata presentazione

Le colonne 10-12 contengono il codice del motivo dell'assenza e il numero di ore di assenza. Nel nostro esempio, il dipendente è stato assente per 13 giorni:

• 3 giorni - a causa di un viaggio di lavoro;
• Sono stato in vacanza per 10 giorni.

Fase 10 - firme delle persone responsabili

La pagella viene firmata a fine mese:

• il dipendente responsabile della manutenzione;
• il capo del dipartimento;
• lavoratore del personale.

Come contrassegnare le ferie nella scheda attività

Prima di contrassegnare la vacanza nella scheda attività, è importante conoscere i seguenti punti:

• che tipo di vacanza mettere giù;
• periodo di ferie - da quale a quale data riposa il dipendente;
• con quale metodo viene compilata la scheda attività: vengono registrate solide o solo le deviazioni.

In pagella sono indicate le diverse tipologie di congedo con le seguenti sigle:

Quando si utilizzano entrambi i metodi di compilazione del foglio presenze, viene apposto il simbolo delle ferie per ogni giorno di assenza del dipendente. È solo che quando si utilizza il metodo continuo, il resto dei giorni viene riempito di presenze (codice condizionale "I") e, tenendo conto delle deviazioni, rimangono vuoti.

Altre denominazioni e codici in pagella

diamo designazioni delle lettere utilizzato nella scheda attività sotto forma di tabelle.

Presenza sul posto di lavoro:

Assenza dal posto di lavoro:

Daremo solo codici digitali di base dei tipi di salario(L'elenco completo si trova nell'Ordine del Servizio fiscale federale della Russia del 13.10.2006 N SAE-3-04 / [e-mail protetta]):

Scheda attività di esempio completata

I programmi di presenza di tempo si concentrano principalmente su aziende moderne che cercano di migliorare la produttività del proprio personale. Tali programmi, presentati da sviluppatori nazionali e stranieri, differiscono in modo significativo in termini di funzionalità, costi e pubblico di destinazione.

Il mio programma

Il servizio cloud "My Schedule" è dotato di una comoda tecnologia di riconoscimento facciale di VisionLabs. Tiene traccia degli orari di arrivo e partenza dei dipendenti utilizzando i loro telefoni personali e Router wifi... Identifica i dipendenti per aspetto esteriore, registra i loro movimenti all'interno dell'ufficio.

Ambito di applicazione: Al dettaglio, ristorazione, terziario, centri di servizio, farmacie, istituzioni mediche.

Costo: da 1.390 rubli/mese per i primi 50 dipendenti. Per ogni successivo 20 rubli / mese.

I report sono presentati in una comoda tabella

UfficioMETRICA

L'applicazione registra gli orari di inizio e fine giornata lavorativa, le pause pranzo, le pause lavorative. Monitora l'attività del dipendente durante l'utilizzo del computer, registra i clic, i movimenti del cursore, lo scorrimento, il tempo trascorso con vari siti. I dati ottenuti sono riassunti in tabelle e grafici analitici.

Ambiti di applicazione: piccole e medie imprese.

Costo: per 5 lavori - 4.250 rubli, per 10 - 7.565 rubli, per 20 - 14.240 rubli, per 30 - 18.690 rubli.

Grande Fratello

L'applicazione è progettata per il personale con orari di lavoro flessibili. Fissa la durata della giornata lavorativa, rileva le deviazioni dalla norma specificata nella pagella. Direttamente dal timesheet permette di accedere alla pagina personale del dipendente per analizzare la struttura delle ore lavorate. Riepiloga i dati in tabelle e grafici. Consente di controllare il lavoro dei dipendenti degli uffici remoti.

Destinatari: personale con orari di lavoro flessibili, dipendenti di unità strutturali remote.

StaffCop

Il programma consente di visualizzare gli orari di inizio e fine dei dipendenti, la loro attività sui computer. Le informazioni sono riassunte in report PDF colorati con tabelle e diagrammi, che vengono inviati ogni giorno all'e-mail del manager. Il contenuto delle relazioni e il tempo della loro consegna è determinato dal gestore stesso. Il programma può essere utilizzato per compilare fogli presenze e buste paga.

Destinatari: imprese private e statali con uno staff da 5 a 25.000 persone.

Costo: licenza perpetua per 5-25 computer - 4.200 rubli, per 12 mesi - 2.970 rubli, per 6 mesi - 1.732 rubli, per 3 mesi - 990 rubli.

Yaware

Il programma funziona sia in modalità aperta che in modalità di navigazione in incognito. Si avvia e si spegne con il computer. Registra l'inizio e la fine della giornata lavorativa, le pause, calcola il tempo totale lavorato. Raggruppa siti e programmi in base al grado di produttività. Ricorda il tempo in cui il dipendente è lontano dal posto di lavoro e lo invita a scrivere una breve relazione per la direzione. Personalizzato in base alle esigenze di dipendenti specifici e unità strutturali.

Destinatari: aziende di qualsiasi dimensione, dipendenti remoti, liberi professionisti.

Costo: fino a 5 dipendenti sono gratuiti. Più di 5 dipendenti - da 150 a 450 rubli / mese.

L'applicazione mobile Yaware.Mobile è progettata per tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti con una natura di lavoro itinerante. L'applicazione è installata su cellulare dipendente. Con esso, puoi controllare le chiamate in entrata e in uscita, i messaggi SMS, il tempo di utilizzo applicazioni mobili e siti utilizzati dallo specialista.

Destinatari: personale mobile.

Prezzo: 380 rubli / mese per ogni dipendente mobile.

Contatore del personale

Monitor applicazioni attività correnti dipendenti che utilizzano computer, laptop, tablet e telefoni. Analizza l'attività degli utenti, raggruppa i programmi ei siti utilizzati per grado di utilità. Tiene traccia dell'attività della tastiera, del mouse, acquisisce schermate del monitor, registra i suoni dal microfono integrato, registra la comunicazione in messaggistica istantanea, tiene traccia dei movimenti sulla mappa, interrompe il lavoro. Funziona in modalità invisibile. Genera automaticamente report sul lavoro del personale, grafici delle dinamiche di produttività.

Pubblico target: organizzazioni di qualsiasi profilo e dimensione.

Prezzo: 69 rubli/mese per un dipendente quando si acquistano fino a 10 licenze, 65 rubli / mese. quando si acquistano da 11 a 90 licenze e 59 rubli / mese. per dipendente al momento dell'acquisto da 91 a 500 licenze.

Ferie annuali

Il sistema ha lo scopo di coordinare e monitorare l'assenza di dipendenti sul posto di lavoro, nonché di calcolare i relativi costi. I dipendenti possono utilizzare il sistema per inviare richieste di permessi, i rappresentanti del servizio HR possono approvarle o rifiutarle, redigere report su quanti giorni e per quali motivi il dipendente è stato assente dal posto di lavoro durante l'anno.

Destinatari: aziende fino a 1.000 dipendenti.

Costo: negoziato individualmente con ogni cliente.

CrocoTime

Il time tracker è progettato per tenere traccia delle ore di lavoro e valutare il grado di carico di lavoro del personale. Il vantaggio del tracker è la possibilità di sincronizzarsi con telefonia IP, tornelli e calendario. Grazie a questa utile funzione, il management aziendale ottiene un quadro completo della giornata lavorativa dei subordinati. Alla direzione viene inviato un rapporto su assenteismo, ritardo e prematura uscita dal posto di lavoro.

Destinatari: qualsiasi azienda, indipendentemente dal profilo e dalle dimensioni

Il costo della versione cloud per un posto di lavoro è di 250 rubli / mese. La versione locale è disponibile a condizioni individuali.

dottore del tempo

Il programma monitora i siti e le applicazioni utilizzate dal dipendente. Visualizza la struttura dell'orario di lavoro tramite diagrammi ( colore verde- lavoro al computer, giallo - tempi di inattività, blu - lavoro mobile). Il programma monitora l'attività della tastiera e del mouse, acquisisce schermate dello schermo a intervalli regolari. Il tracciamento GPS è indispensabile per la gestione del lavoratore sul campo.

Destinatari: aziende che hanno dipendenti con natura di lavoro in loco (consegna pizza, fiori, corrispondenza).

Prezzo: 600 rubli/mese per uno posto di lavoro.

Attiva/disattiva

Il principale vantaggio del servizio è la sua semplicità. Il servizio è focalizzato sull'autocontrollo: l'utente scrive il nome dell'attività, avvia il timer e lo interrompe alla fine del lavoro. Può visualizzare un elenco di attività completate, creare diagrammi di attività e monitorare i loro progressi.

Destinatari: liberi professionisti, imprenditori individuali, utenti privati.

Senza costi. Per $ 5, puoi espandere significativamente la funzionalità del programma.

Con l'ausilio dei programmi elencati è possibile ottimizzare la struttura dell'orario di lavoro del personale e aumentarne la produttività riducendo il numero di ritardi, partenze anticipate e tempi di fermo. Software consente alla direzione e ai rappresentanti delle risorse umane di identificare i dipendenti chiave e gli esterni, distribuire in modo più efficace la remunerazione tra di loro e anche controllare tempo di lavoro personale delle divisioni strutturali remote e dipendenti con natura del lavoro itinerante e un orario flessibile.

Ogni organizzazione deve tenere quotidianamente un registro della disponibilità dei dipendenti nei propri luoghi di lavoro; per questo, il dipartimento del personale utilizza una forma unificata di scheda attività sotto forma di T-13. Consente di registrare la loro presenza, ritardo e assenza, i cui motivi possono sorgere a vario titolo, validi e non validi. Sulla base del foglio dati alla fine del mese, il reparto contabilità calcola salari dipendenti, in particolare quei dipendenti la cui retribuzione è formata in base al tempo di presenza sul posto di lavoro.

La scheda attività svolge un ruolo importante nel lavoro dell'impresa, dalla registrazione della presenza dei dipendenti sul posto di lavoro, al calcolo dei loro salari. Ogni evento ha il suo codice speciale, che può riflettere il tempo giorno lavorativo, malattia, viaggio d'affari, vacanza, compreso il ritardo e l'assenza dal lavoro. Inoltre, questo documento ti consente di tenere traccia delle norme della settimana lavorativa e di apportare alcune modifiche al flusso di lavoro.

Quindi, in base alla scheda tecnica, il manager può prendere determinate decisioni per modificare la settimana lavorativa del dipendente, se si verifica un superlavoro, ciò può verificarsi abbastanza spesso con un programma variabile o la sostituzione di un dipendente malato. Inoltre, sulla base della scheda tecnica, puoi prendere una decisione, sia su bonus e incentivi a un dipendente, sia su de-bonus e irrogazione di una sanzione.

Si prega di notare che la prima parte della scheda attività, per la prima metà del mese, viene presentata all'ufficio contabilità per il calcolo dell'anticipo per i salari e, sulla base di una scheda attività completamente compilata, viene effettuato un calcolo completo delle retribuzioni.

Esempio di riempimento del foglio presenze

La pagella può essere compilata in due modi, dovresti scegliere quello che ti sarà più comodo e comprensibile:

1. I dati vengono inseriti quotidianamente: il modulo indica i dati sulla presenza dei dipendenti al lavoro e l'assenteismo, se tale fatto è stato scoperto.
2. I dati vengono inseriti nel modulo solo in caso di deviazioni dai valori standardizzati, ad esempio se un dipendente improvvisamente non si presenta al lavoro, in questo caso viene annotata la sua assenza.

Legenda nella scheda attività

Codice del tipo di salario nella scheda attività

• Stipendio e indennità di viaggio - 2000
• Compensi ai dipendenti con contratto civile (escluse royalties) - 2010
• Ferie pagate - 2012
• Pagamento per inabilità temporanea al lavoro - 2300

Riempimento del campione del modulo t-13

La compilazione della scheda attività non è particolarmente difficile, per questo scegli una comoda opzione di contabilità per te e inserisci i dati e i codici appropriati:

• V "Colonna 1"è necessario indicare il successivo numero di serie.
• V "Colonna 2"- dati personali per ciascun dipendente dell'organizzazione, in conformità con, posizione e nome completo.
• "Colonna 3" contiene Numero del personale dipendente.
• V "Colonna 4" utilizzando i codici alfabetici per ogni dipendente si inseriscono i dati per ogni giorno dello slave, nella cella superiore il codice corrispondente, e nella cella inferiore la durata del dipendente. Quindi, se è impostata la pianificazione 5/2, la giornata lavorativa è di 8 ore e la giornata lavorativa con la pianificazione 2/2 sarà di 11 ore. I dati della prima metà del mese e della seconda sono inseriti in colonne separate. Sopra - per il primo e sotto per la seconda metà. In caso di superlavoro, il datore di lavoro è tenuto a risarcire il lavoratore per il tempo eccessivamente sovraccarico in denaro o con permessi.
• V "Colonna 5" Le ore lavorate complessive sono indicate separatamente per il primo semestre e separatamente per la seconda metà del mese.
• "Colonna 6" contiene il valore totale delle ore lavorate (somma della colonna 5).
• V "Colonna 7" vengono inseriti i dati sul codice salariale.
• "Scatola 8" contiene i dati dell'account contabilità per riflettere il costo del salario.
• Colonne 10-13 vengono utilizzati per contabilizzare l'assenteismo dei dipendenti, indicando il codice appropriato e il numero di giorni.

Situazioni non standard

Aspettativa non retribuita

Secondo la legislazione, si possono distinguere i seguenti tipi di tali vacanze:

• Per motivi familiari - "FARE"
• Congedo senza retribuzione, fornito in conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, ad esempio, in occasione di un matrimonio - "OZ"
• Sulla base di una decisione su un contratto collettivo o di una decisione di settore - "DB"

Se ci sono vacanze durante le vacanze

In presenza di vacanze durante le ferie assegnate, in conformità con calendario di produzione per l'anno in corso, questi non sono contrassegnati dal codice “B”. Quindi, ad esempio, se un dipendente è andato in vacanza dal 9 al 16 giugno e durante questo periodo c'è un giorno festivo il 12 giugno, al posto del codice (OT), è necessario scrivere il codice "B". Questo giorno non è incluso nel periodo di ferie pagate.

Malattia durante le ferie annuali

Se durante la vacanza il dipendente ha sofferto di una malattia e ha fornito un congedo per malattia in conferma, quindi invece del codice "OT", è necessario annotare il codice "B", in conformità con il congedo per malattia. In tal caso la vacanza sarà prolungata per tutta la durata della malattia.

Foglio orario- funge da base per il calcolo degli stipendi dei dipendenti. Questo documento contiene informazioni sulla presenza dei dipendenti nei luoghi di lavoro o sulla loro assenza con l'indicazione del motivo. Per la compilazione è possibile utilizzare il modulo unificato T-13 o il modulo T-12. Nell'ambito di questo articolo, considereremo in dettaglio le caratteristiche della compilazione del foglio presenze del modulo T-13, forniremo un esempio di compilazione del foglio presenze utilizzando l'esempio del modulo T-13. In alternativa, puoi scaricare entrambi i moduli qui sotto.

Il foglio presenze è una tabella in cui vengono prese in considerazione le presenze e l'assenteismo per ciascun dipendente dell'impresa. Viene visualizzato il numero totale di giorni e ore lavorate al mese. Inoltre, sono indicate le designazioni in codice dei motivi dell'assenteismo.

Foglio presenze modulo T-13 - riempimento del campione

Innanzitutto, va precisato che la compilazione del form può essere effettuata in due modi:

• tutte le presenze e le assenze al lavoro vengono rilevate giornalmente;
• si rilevano solo assenteismo, ritardo e altre deviazioni dalla normale giornata lavorativa.

La nostra scheda attività di esempio utilizza il metodo di monitoraggio della prima volta.

Prima di tutto, è necessario inserire nella scheda attività i dati sulle uscite dei dipendenti per lavorare durante il mese. Il modulo T-13 per questo ha una tabella in cui viene compilata una riga separata per ciascun dipendente.

Nelle colonne 2 e 3 vengono inseriti il ​​nome completo, la posizione del dipendente e il suo numero di personale.

La colonna 4 indica le presenze e le assenze al lavoro. Per ogni giorno di calendario del mese - una cella separata, la designazione del codice è indicata in alto, sotto il numero di ore lavorate per quel giorno. L'opzione è possibile quando la cella inferiore non è riempita, mentre il tempo di lavoro è registrato in giorni.

I codici possono essere trovati sulla pagina del titolo della scheda attività T-12.

Nell'esempio seguente per la compilazione del modulo T-13, sono stati utilizzati i seguenti codici lettera per tenere traccia delle ore di lavoro:

• I - la giornata è stata completamente elaborata;
• B - giorno libero;
• K - trovare un dipendente in viaggio d'affari;
• B - in congedo per malattia;
• OT - in vacanza.

Alla fine del mese, dovrebbe essere contato il numero di giorni e ore lavorate nella prima e nella seconda metà del mese, per questo la scheda attività ha le colonne 5, 6. Nella quinta, la cella superiore riflette il numero di giorni lavorati per la prima e la seconda metà del mese, nella cella inferiore - il numero di ore lavorate per ogni metà del mese. Nella sesta è indicato il numero di giorni lavorati (cella superiore) e di ore (cella inferiore) per l'intero mese. La figura seguente mostra un esempio di compilazione della colonna 1-6 della scheda attività.

Un esempio di compilazione della colonna 1-6 della scheda attività (modulo T-13)

Le colonne 7-9 del modulo T-13 contengono informazioni che saranno utili per.

Per ogni tipo di salario esiste una designazione di codice separata, ad esempio:

• 2000 è il codice per gli stipendi e le indennità di viaggio;
• 2012 - codice della scheda attività per il pagamento delle ferie;
• 2300 - codice quando si paga un congedo per malattia, ecc.

Il nostro esempio di compilazione di una scheda attività contiene i tre codici precedenti.

Se viene utilizzato un solo tipo di retribuzione per tutti i dipendenti, devono essere compilati i seguenti dati:

• codice del tipo di salario - nella colonna in alto 7-9, lo stesso per tutti i dipendenti;
• conto di corrispondenza - un conto a cui sono correlati i costi di questo tipo di remunerazione;
• 7, 8 colonne rimangono vuote;
• 9 - il numero di giorni (ore) lavorati al mese per ciascun dipendente.

Se vengono utilizzati diversi tipi di salario, è necessario compilare tutte e tre le colonne: 7, 8, 9.

Nel settimo viene inserito il codice salariale, nell'ottavo - il conto per l'attribuzione dei costi per questo tipo di pagamento, nel nono - il numero di giorni o ore corrispondenti a questo tipo di pagamento. Questi dati vengono compilati per ogni dipendente specificato nella scheda attività.

Le restanti colonne della tabella contengono informazioni sui motivi delle assenze e dei ritardi dei dipendenti.

Ha anche i propri codici per i motivi di mancata presentazione, ad esempio:

• K - viaggio d'affari;
• B - congedo per malattia;
• OT - vacanza, ecc.

Accanto all'indicazione del codice causale, viene posto il numero di ore o giorni di assenza del dipendente per tale motivo. La compilazione della scheda attività è solitamente responsabilità dei responsabili dei reparti o delle divisioni, o del personale dell'ufficio del personale.

Compilazione del foglio presenze secondo il modulo T-13 (colonne 7-13)

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Scarica la scheda attività (modulo T-13). Campione e cancelleria in Excel

Di seguito è possibile scaricare un modulo di scheda attività su un foglio e, come esempio, di seguito è possibile visualizzare un documento di esempio completato.

Video lezione “Bilancio orario di lavoro. Modulo T-13"

Questo tutorial video mostra un esempio dettagliato di compilazione di una scheda attività utilizzando il modulo T-13.

Il foglio presenze è progettato per inserire informazioni sul tempo effettivamente lavorato dai dipendenti delle organizzazioni. Devo dire che il foglio presenze non è strettamente obbligatorio - in linea di principio, può essere arbitrario, ovvero ogni azienda è libera di utilizzare il proprio foglio presenze quando si presenta tale necessità. Tuttavia, il modulo è stato sviluppato e raccomandato per l'uso dal Comitato statale di statistica della Federazione Russa ed è preferito.

File

Chi compila la scheda attività

Il modulo è compilato da un dipendente del dipartimento del personale o dal capo unità strutturale, o un cronometrista appositamente assunto per questa funzione. Sulla base delle informazioni inserite in esso, gli specialisti del dipartimento di contabilità maturano stipendi e altri pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione. In effetti, il timesheet è uno dei documenti contabili più importanti. E se le piccole aziende possono farne a meno, allora grandi imprese v obbligatorio tenere tali registri orari.

A seconda del sistema di registrazione del personale adottato in azienda, il foglio presenze può essere formato uno per tutti i dipendenti dell'organizzazione o essere conservato separatamente in ciascuna divisione.

Il timesheet è un documento regolare, cioè ogni mese è necessario redigere una nuova copia, quindi il numero di serie del timesheet sarà uguale al numero di serie del mese in cui è stato creato. Il periodo della scheda attività copre tutti i giorni del mese.

Puoi compilare il timesheet sia elettronicamente che per iscritto. Tuttavia, dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie, dovrà comunque essere stampato per le firme dei responsabili.

Modulo T-13. Caratteristiche del modulo

Iniziamo con il modulo T-13, che ora viene utilizzato molto più spesso per tenere una scheda attività.

Il modulo unificato T-13 o scheda attività elettronica è ben noto ai dipendenti del dipartimento del personale. Questo non è l'unico, ma sicuramente il modo più comune per tenere traccia delle ore lavorate. Se stai conservando i registri manualmente, dovresti utilizzare il modulo T-12.

Timesheet è uno strumento familiare per tenere traccia delle presenze dei dipendenti. Il modulo T-13 consente di registrare in dettaglio i motivi della mancata presentazione al lavoro, comprese le ferie degli studenti durante la sessione, la formazione avanzata e diversi tipi di congedo per invalidità. Il periodo di compilazione del documento può essere inferiore a 31 giorni.

Il T-13 completato è la base per il calcolo degli stipendi.

Formato per la compilazione del timesheet in T-13

A differenza delle tabelle arbitrarie di contenuto simile, T-13 contiene dati sull'impresa, inclusa la forma di proprietà e OKPO. Il numero del documento è apposto in conformità con i requisiti interni per la manutenzione delle schede attività.

Nella parte superiore è indicato anche il nome del dipartimento. Si ricorda che il responsabile di questo dipartimento (anche se la compilazione del timesheet non è di sua competenza) deve firmare il modulo compilato.

L'ordine dei dipendenti è determinato dalla decisione della persona responsabile. L'ordinamento più comune è alfabetico, come nel nostro esempio, ma è possibile l'ordinamento per numero di personale (colonna 3).

Nella colonna 4, mettiamo i segni per giorno:

SONO- (presenza) giorno lavorativo,
V- giorno libero,
A PARTIRE DAL- vacanza,
RP- affluenza nel giorno libero (lavoro libero),
A- viaggio di lavoro,
PC- addestramento,
Ho- congedo di studio su chiamata di un istituto di istruzione,
B- congedo per malattia con congedo per malattia,
T- congedo per malattia non retribuito senza congedo per malattia.

Sotto il segno ho messo il numero di ore lavorate quel giorno. Nella colonna 5 riassumiamo il numero di I nella riga e il numero di ore. Otteniamo 4 valori per 2 metà del mese. Nella colonna 6, riassumiamo i valori e otteniamo la cifra finale per il lavoro per il mese.

Il numero di ore per C, OT, K, B e altri casi non è indicato nella quarta colonna. Ci sono colonne 10-13 per questo.

Contabilità per assenze per malattia, ferie o altre assenze

I codici di designazione possono essere diversi (ad esempio numerici). Il formato specifico di riempimento non è prescritto dalla legge.

La designazione X mostra che non teniamo conto di questo giorno: per comodità, il mese è diviso in due righe con valori disuguali. Per i mesi con 30 giorni (ad esempio, novembre, la colonna avrà questo aspetto (per comodità, il 31° numero "inesistente" è evidenziato in rosso):

T-13 per novembre

Per analogia, T-13 viene compilato per le visite di febbraio.

Le colonne 7-9 indicano il codice di pagamento, il numero di giorni e il tipo di addebito. Il nostro esempio utilizza i codici:

• 2000 - Giornata lavorativa comune,
• 2300 - congedo per malattia (indennità di invalidità),
• 2012 - vacanza.

Soluzione alternativa

Alcune aziende approvano una versione leggermente semplificata della scheda attività senza dettagliare il motivo delle omissioni. La colonna 4 indica solo 2 codici:

• SONO- giorno lavorativo,
• h- giorno non lavorato.

Questo metodo può essere scomodo in quanto non registra il congedo per malattia.

Casi speciali

1. Come posso completare il T-13 per il personale che partecipa a conferenze e altri eventi di formazione?

Dipende dalla posizione dell'impresa. Questi giorni possono essere conteggiati come lavoratori (I), oppure possono essere contati come formazione avanzata (PC). Anche il tasso di pagamento può variare.

2. Il codice posso avere un valore per più di 8 ore?

Sì. Forse, se c'è un ordine speciale sull'orario di lavoro prolungato. Col tempo può essere contrassegnato con la designazione C.

3. Qual è la differenza tra le schede attività T-12 e T-13?

Il primo è un modulo di partecipazione manuale. Il secondo è elettronico. Molti reparti di contabilità sono ora passati a T-13, poiché può essere raccolto automaticamente utilizzando un programma speciale.

Modulo T-12

Innanzitutto, come in qualsiasi altro documento di atti del personale, è necessario prima inserire i dettagli dell'organizzazione nel timesheet: il suo nome completo con il codice OKPO (devi prenderlo dai documenti di registrazione), stato organizzativo e giuridico (IP, LLC, CJSC, OJSC), nonché l'unità strutturale (dipartimento) per la quale data pagella(se necessario).

Quindi è necessario inserire nella colonna appropriata il numero del documento per il flusso documentale interno e indicare anche periodo di riferimento che tenga conto del timesheet indicato.

Codici numerici e alfabetici nella scheda attività

Questa parte della scheda attività include codici alfabetici e numerici utilizzati per compilare le informazioni necessarie sui dipendenti, nonché la loro decrittazione. Devono essere inseriti nella parte principale della scheda attività al fine di riflettere brevemente e chiaramente la quantità di tempo effettivamente trascorso dall'uno o dall'altro dipendente sul posto di lavoro, nonché i motivi della sua assenza dal lavoro. Se gli specialisti del dipartimento del personale hanno bisogno di inserire alcuni codici aggiuntivi in ​​questa forma della pagella, possono essere sviluppati indipendentemente e inseriti in questa tabella.

Tracciamento del tempo in T-12

Questa sezione nella pagella è la principale: è in essa che viene registrato il tempo di lavoro. Innanzitutto, è necessario inserire il numero di serie del dipendente nella prima colonna di questa sezione, quindi, nella seconda, il suo nome completo (preferibilmente il nome completo e il patronimico in modo che non ci siano confusione ed errori). Nella terza colonna è necessario inserire il numero di matricola del dipendente assegnatogli durante il rapporto di lavoro (è individuale e mai ripetuto).

Ci sono due righe per ogni dipendente nella pagella: contengono informazioni crittografate sulla presenza o assenza del posto di lavoro in ogni giorno di calendario del mese. Inoltre, è immediatamente necessario indicare il motivo della mancata presenza sul posto di lavoro, se accertato.

Il motivo è indicato nella riga superiore di fronte al nome completo del dipendente e nella riga inferiore il numero di ore effettivamente lavorate e, se il dipendente non si è presentato sul posto di lavoro, la cella inferiore può essere lasciata vuota.

Il passo successivo è calcolare il numero totale di ore e giorni effettivamente lavorati per periodi di due settimane e, alla fine della tabella, il risultato dei calcoli per il mese.

Allo stesso tempo, dovresti monitorare attentamente che il numero totale di giorni di calendario in un mese coincida con la quantità di lavoro, giorni di riposo e ferie indicati per ciascun dipendente.

Va detto che a volte le persone incaricate della compilazione della scheda attività inseriscono in essa solo quelle informazioni che riguardano i giorni in cui il dipendente è stato assente dal posto di lavoro. Tuttavia, questa opzione può portare a errori personali e contabili, quindi non è consigliabile utilizzarla.

Data e firme delle persone responsabili

Dopo che il foglio presenze è stato completato, il dipendente responsabile deve indicare la sua posizione e anche firmare nelle celle appropriate con una decrittazione obbligatoria. Il foglio presenze deve essere approvato anche dal capo dell'unità strutturale o dal direttore dell'impresa - anche con l'indicazione della posizione e una firma con una trascrizione. L'ultima cosa da inserire è la data in cui è stata compilata la scheda attività.